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AUDITORIA DE GASTOS

Objetivo
El Objetivo de la revisin de los gastos debe obedecer a querer tener la certeza
de su correcta realizacin y que estos cumplan con los requisitos
administrativos y fiscales que le den su validez.
Para eso sera necesario lo siguiente:

Verificar que los gastos registrados sean reales.


Que correspondan al ejercicio en que se incurrieron.
Que estn bien clasificados en atencin a su origen y concepto.
Determinar los gastos extraordinarios para destacarlos en el estado de
resultados.

Control Interno
Para una correcta y oportuna forma de registrar los gastos es necesario contar
con dos puntos fundamentales:
a) Poltica de Gastos. Conjunto de reglas y procedimientos a seguir para la
realizacin de un gasto. Desde su origen gasta su aplicacin en la contabilidad.
b) Presupuestos. Presupuestos de gastos a realizar e informes de las
variaciones resultantes en relacin con los gastos reales. Explicaciones de las
mismas.
Dentro de las polticas se debern incluir los responsables de autorizar el
gasto, los documentos comprobatorios necesarios y su aplicacin contable
segn corresponda.
Procedimientos
Una forma prctica de hacer la revisin de los gastos bien podra ser la
siguiente:
1. Anlisis de Variaciones. Elaborar cedulas comparativas de gastos, ya
sea contra el mes o el ejercicio anterior o contra el presupuesto de
gastos. Investigar las variaciones y sugerir las correcciones segn
corresponda.
2. Verificacin Documental. Determinar las partidas que por su monto o
relevancia sea necesario verificar la documentacin comprobatoria de
las mismas. Una partida que se recomienda revisar, invariablemente, es
la que corresponde a las compras. La base para esta revisin sera el
Manual de Polticas de Gastos. Los porcentajes de verificacin deben
ser con base a la relevancia de las partidas a revisar ya sea por su
monto o por su cantidad de veces que se realiza.
3. Conexin contra otras cuentas. La revisin de los gastos no incluye
solamente verificar la correcta aplicacin a la cuenta correspondiente
sino que tambin a la contra-cuenta respectiva y que mejor que ya que
se est viendo el asiento contable se aproveche para hacerlo.

4. Pruebas Globales. Hay algunas cuentas de gastos que por su


naturaleza es posible hacer una revisin global para verificar su correcta
aplicacin. Entre las ms relevantes podemos considerar el rengln de
las comisiones sobre ventas, que van en funcin de las ventas
realizadas. El reporte que se elabore deber detallar las fallas
detectadas y los asientos de correccin para que el trabajo sea completo
y se le pueda dar seguimiento con posterioridad.
PROCEDIMIENTOS ANALTICOS
1. Revise los gastos para observar qu tan razonables y consistentes son
con los aos anteriores. Elabore preguntas y obtenga explicaciones para
los movimientos inusuales.
2. Considere si los procedimientos analticos sustantivos sern efectivos.
En caso afirmativo:

Defina el objetivo del procedimiento;

Determine el mtodo de examen;

Defina una desviacin significativa;

Especifique el nivel de confianza deseado;

Determine el resultado esperado;

Examine cualquier desviacin del resultado esperado;

Evale los resultados y concluya; e Identifique las afirmaciones para


las que los procedimientos analticos han contribuido a lograr una
certeza significativa.

3. Compras y Costos de Ventas: Vuelva a calcular el margen de ganancias


brutas basado en el precio de venta y el costo de venta y documente las
razones de las diferencias. Documente las razones de los cambios en el
margen de ganancias brutas del ao anterior.
4. Sueldos y Salarios: Lleve a cabo procedimientos detallados de revisin
analtica, en caso apropiado. Esos procedimientos pueden incluir:

La prueba de las pruebas totales (compare el nmero de empleados


en el ao actual con los del ao anterior y concluya si hay un
incremento / disminucin en los sueldos y salarios y si el gasto es
aparentemente razonable).

Verifique si ha habido incrementos en los salarios del personal


durante el ao que expliquen la razn del incremento en sueldos y
salarios.

PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS

Basado en lo anterior y en los conocimientos que tenemos de la entidad y sus


sistemas contables, realice las pruebas de auditora sustantivas que se indican
a continuacin para ofrecer una certeza suficiente que nos permita concluir
sobre la validez de cada una de las afirmaciones.
1. COMPRAS Y COSTO DE VENTAS
a) Verifique las compras en el libro mayor general o el libro de
caja/efectivo para soportar la documentacin:

Libros de registro principal;

Facturas;

Notas de entrega.

b) Verifique que las compras sean vlidas (es decir, que se hayan
enviado al cliente los bienes y servicios ordenados por el cliente).
c) Verifique que las compras se hayan asignado a las cuentas correctas
del libro mayor general y de compras.
d) Pruebe la secuencia de las notas de los bienes recibidos para
asegurarse
de
que
estn
completas.
Seleccione los asientos de los registros de compras de los ltimos
das de este periodo y verifique con las notas de bienes recibidos
para asegurarse de su registro correcto, si no se han probado an
bajo el rubro inventarios.
e) Seleccione los asientos en la cuenta de control del libro mayor de
compras despus de fin de ao y confirme que se relacionen con el
ao anterior.
f) Seleccione una muestra de los pagos realizados despus de fin de
ao y verifique que los pasivos para los que se hayan cubierto los
pagos se hayan registrado en el periodo correcto.
g) Seleccione los renglones de los registros de bienes recibidos
despus de fin de ao para asegurarse de que el pasivo se haya
registrado en el periodo correcto.
h) Asegrese de que las notas de bienes devueltos antes y despus de
fin de ao coincidan con las notas de crdito asentadas en el ao
correcto.
i) Revise las notas de crdito emitidas despus de fin de ao para
asegurarse si alguna pertenece al ao anterior.
j) Asegrese de que los artculos en trnsito se hayan contabilizado en
forma correcta, incluyendo:

Bienes recibidos y no facturados;

Artculos no procesados;

Bienes recibidos que no concuerden;

Facturas de proveedores que no concuerden;

Notas de crdito que no concuerden.

Revise la cuenta de control y el libro mayor para renglones grandes e inusuales


alrededor de fin de ao.
2. SUELDOS Y SALARIOS
a) Costo de nmina y prestaciones.

Verifique los clculos y clculos cruzados en los registros de


nmina.

Verifique los asientos de la nmina contra las cuentas de control y


concilie cualquier diferencia entre el pago bruto de acuerdo a la
nmina y el libro mayor general.

Verifique las cifras de salarios y prestaciones en la nmina con:

i.

El pago bruto y detalle de prestaciones en los contratos de


empleo, archivos de personal o listas de salarios;

ii.

Bonos y comisiones contra autorizaciones;

iii.

Tiempo extra con informes de tiempo extra.

Verifique los registros que se relacionen con los pagos a


trabajadores temporales y de medio tiempo, asegurndose de que
se hayan mantenido registros apropiados y que se hayan
considerado adecuadamente las deducciones.

Vuelva a realizar el clculo de los impuestos en una parte o en


toda la nmina, incluyendo los impuestos sobre prestaciones y
asegrese de que stos se hayan calculado en forma correcta.

Verifique si los pagos de gastos o prestaciones en especie para


todos los empleados se han notificado a las autoridades fiscales.

Asegrese de que se hayan remitido las deducciones estatutarias


de manera oportuna a las autoridades correspondientes.

Compare los detalles de los pagos realizados en forma global


(como seguro de vida) con la documentacin de soporte.

Confirme el pago neto en los avisos de pago con el cheque, sobre


de pago o resumen de transferencia bancaria.

Confirme la existencia de empleados mediante la inspeccin fsica


y archivos de personal.

Confirme que los empleados recientes se hayan agregado y que


los salientes se hayan suprimido.

Haga un escrutinio de los registros de nmina para observar


renglones inusuales o incorrectos (como prstamos o
autorizaciones de gastos).

b) Pensiones y Montos Vencidos Finales


Considere si el cargo de pensiones en la cuenta de prdidas y ganancias y el
activo o pasivo de pensiones en las cuentas se estableci en forma razonable.
c) Otras Deducciones
Compruebe otras deducciones en la nmina con la documentacin de soporte
(como autorizaciones en el archivo de personal, trminos del contrato u otras
condiciones del esquema de pensiones).
d) Escrutinio
Solicite y obtenga explicaciones de movimientos inusuales en los costos de
nmina y nmero de personal.
e) Revelaciones
Asegrese de que la revelacin de los costos de empleados en el borrador de
estados financieros cumpla con las NIIF.
f) Pruebas Adicionales
Considere si se requieren pruebas adicionales para el logro de los objetivos de
auditora.
3. PRUEBAS DE GASTOS GENERALES

a) Verifique los renglones materiales con las facturas o registros de


pasivos.
b) Proporcione los detalles de todos los renglones que no sean
deducibles para propsitos fiscales o donde el tratamiento fiscal no
sea claro (tanto para el IVA como para el impuesto a las empresas).
Considere en particular:

La renta por contratacin de la planta;

Reparaciones y renovaciones;

Cargos por honorarios legales y profesionales;

Suscripciones y donaciones;

Gastos diversos;

Renglones no deducibles;

Gastos para un propsito distinto al comercio.

c) Verifique los ajustes (en caso apropiado) que se requieren para la


remuneracin de los auditores del ao anterior y confirme si el cargo
para el ao actual es razonable debido a los costos de tiempo y si se
han convenido con el cliente.
d) Haga un escrutinio del libro mayor general y el libro de efectivo para
observar renglones grandes o inusuales de gastos.
e) Revise las cuentas de gastos para observar qu tan razonables y
consistentes son con los aos anteriores, presupuestos, cuentas
administrativas y renglones relacionados (como gastos por uso de
vehculos para vehculos propios) y obtenga explicaciones para las
variaciones inusuales.
4. RECLAMACIN DE IVA DERIVADO DE INGRESOS
a) Para una muestra de compras y gastos en la declaracin de IVA:

Examine las facturas y asegrese de que cumplan con las


regulaciones del IVA.

Confirme que el IVA de la entrada se haya reclamado nicamente


sobre bienes y servicios elegibles y que las tasas sean las
correctas.

Verifique que la reclamacin del IVA caiga dentro del periodo de


IVA correspondiente.

Verifique que todas las facturas indiquen el nombre del cliente.

b) Compare las compras en el libro mayor general contra las compras


en las declaraciones de IVA para asegurarse de que las
declaraciones de IVA reflejen correctamente las compras.
c) Tome en cuenta el riesgo de que se graven penalidades por la
interpretacin incorrecta de los requerimientos legales.

5. RENGLONES EXCEPCIONALES
a) Verifique todos los rubros contra la documentacin de soporte.
b) Haga un escrutinio del libro mayor general para todos los renglones
excepcionales potenciales.

c) Revise otras fuentes de informacin como, por ejemplo, las minutas


del consejo para los renglones potencialmente revelables como
excepcionales.
6. RENGLONES DEL AO ANTERIOR
Asegrese de que los registros del ao anterior se hayan restablecido
apropiadamente de acuerdo con la NIA
7. PRUEBAS ADICIONALES
Considere si se requieren pruebas adicionales para el logro de los
objetivos de auditora.