OCTUBRE DE 2007

LA IMPORTANCIA DE CONOCER Y SABER CLASIFICAR LOS COSTOS PARA UNA BUENA TOMA DE DECISIONES

BOLETIN 64

A pesar de todas las innovaciones en tecnología que diariamente se gestan, y facilitan la clasificación de los costos, todavía existen organizaciones que no han logrado definir un sistema de costos adecuado, que a partir de sus necesidades, les permita generar factores claves de éxito para una buena toma de decisiones. La contabilidad durante mucho tiempo ha tenido tres principales ramas de aplicación, una financiera, una administrativa y una de costos. Las empresas entonces deben conocer que la contabilidad de costos, permite realizar análisis y presentaciones de la información, que brinda la contabilidad financiera y la no financiera, relacionada con todos los costos de adquirir o utilizar recursos en las organizaciones. Así pues, el costo puede ser considerado como un recurso sacrificado o utilizado para alcanzar un objetivo específico. Una de las principales clasificaciones es la de costo real y costo presupuestado, siendo una de las más utilizadas y fáciles de distinguir. Para las empresas conocer cómo influyen éstos en la rentabilidad real de la empresa es estratégico, ya que puedo estar sobrevalorando el presupuesto, que puede significar una disminución real del efectivo y el aumento de inventarios incurriendo en otros costos no planeados. Cuando se dice que un costo es directo o indirecto, en ocasiones todavía existen confusiones. La pregunta más generada en costos es: ¿Qué es un material indirecto o mano de obra indirecta? El caso más conocido es el del pegante. Para estudiantes que inician, es obvio decir que el pegante es un material directo porque se encuentra en el producto, pero olvidan que en la inmediatez del proceso productivo de una empresa, es difícil contabilizar y decir: “ésta es la untada una, ésta la untada dos…”. Para contabilizar un material del cual no se utilizó por completo, en la fabricación de un producto, implicaría un método muy específico y detallado de información. Esto podría significar que la empresa tuviese una máquina especializada de pesaje, conociera el peso exacto del recipiente vacío y lleno, y cada vez que se utilice un poco en cada producto, pesar el recipiente y restar las cifras anteriores. Esto generaría ineficiencia, y justamente el sistema de costos no está buscando retrasar los procesos de producción.
Área Costos

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Existen otro tipo de dilemas en una empresa, como conocer cuáles son los verdaderos elementos del costo. Los tradicionales elementos del costo del producto son los materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Muchas son las personas que asignan un costo como un gasto o viceversa, siendo poco conscientes de los efectos que pueden tener para la empresa esta asignación sin criterios. Es delicado cuando tradicionalmente se le asignan indiscriminadamente todos los costos al producto, queriendo cargárselos en el precio de venta, en ocasiones sin tener en cuenta el precio de venta del mercado, perdiendo así competitividad. También constantemente se ve una gran confusión entre lo que es un costo y un gasto, con preguntas como ¿el perro del vigilante es un CIF? Si bien el vigilante será un CIF, siempre y cuando esté cubriendo el área de la fábrica, lo cual no implica que el perro sea un costo indirecto, pues de ninguna forma se relaciona con la producción.

La correcta asignación de costos, y entre más directa sea ésta, dará como resultado un mejor costeo de los productos. Esto permite a la organización, a partir del establecimiento de un precio de venta, conocer a nivel de mercado qué tan eficiente y efectivamente se están llevando a cabo los procesos de la empresa. La parte más complicada de la asignación de los costos, está determinada por el prorrateo de los costos indirectos de fabricación; dependerá del sistema de costeo la ponderación para esta asignación, siendo de mayor facilidad evitarse asignaciones, en ocasiones arbitrarias, que no muestran el costo real de cada una de las líneas de producto y el producto final como tal.

Para gerentes y administradores es fácil determinar que muchos costos son no controlables, lo que significa que no se pueden administrar en forma directa, siendo en parte justificación para ineficiencia en la gestión para la obtención de mejores resultados. Otras de las clasificaciones más importantes dentro de la contabilidad de costos tradicional, son la determinación de costo variable y costo fijo, p ues todo dependerá de la perspectiva y circunstancias de la empresa. Toda empresa de cierta forma debe establecer un rango relevante, el cual determina en sí el nivel de actividad ha desarrollar o la capacidad de producción. Dentro de este rango relevante existen diversos costos variables y fijos, así con la determinación de estos costos es posible establecer indicadores para la empresa. Conocer exactamente cuáles son los costos variables y fijos, me permite conocer el margen de contribución de una empresa, el cual es un ingreso de ventas menos el costo variable total; éste luego nos permite realizar una comparación en la empresa sobre lo que puede ser la utilidad del período. Por ejemplo si los costos fijos son iguales al margen de contribución, significa que para ese período la utilidad operacional fue nula, mientras si por el contrario los costos fijos son menores al margen de contribución es posible saber que la utilidad operacional será positiva y así viceversa.

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La buena determinación de los costos fijos muestra su influencia en las utilidades de una empresa, pues bien, aunque es arriesgado aumentar los costos fijos en una empresa, es posible al mismo tiempo, a partir de un buen nivel de ventas, ampliar la capacidad de la empresa, y así obtener más unidades sobre las cuales hacer una asignación de costos unitarios fijos. Con la clasificación de los costos conoceremos otro tipo de indicadores como el margen de seguridad, que sería la diferencia entre el punto de equilibrio y las máximas ventas previstas, o también puede ser entendido como el ingreso que se espera devengar por arriba del volumen de equilibrio. Por ejemplo si el volumen de equilibrio son 500 unidades, y se venden actualmente 800, el margen de seguridad será de 300. Éste es posible visualizarse como una medida de riesgo de la empresa, que muestra hasta que punto es posible disminuir las ventas por debajo del nivel esperado, pues cuando disminuyen los costos fijos y variables se incrementa el margen de seguridad; si disminuyen las ventas proyectadas para el próximo año, cuando el margen de seguridad es alto, existen menos probabilidades de sufrir pérdidas, que por el contrario si fuesen bajas. No solamente por medio de los procedimientos establecidos por la contabilidad financiera, es posible generar información contable estratégica para la empresa. El conocimiento sobre los costos puede ser en ciertos casos una ventaja competitiva al mercado abierto y globalizado, donde los múltiples canales unen cada vez más las economías mundiales, lo que hace de carácter prioritario para cada empresa conocer realmente cuánto le está representando económicamente una línea de producción, o bien sea un producto, y así determinar qué procesos realmente significan más recursos para la empresa, que puede ser reemplazados por medio de la subcontratación o con la realización de nuevos acuerdos con proveedores estratégicos, no sólo nacionales sino también internacionales. El reto entonces, es encontrar más soluciones además de éstas.

CONTACTO: consultoriocontable@eafit.edu.co. Universidad Eafit Bloque 26 Oficina 111. Extensión 830.
"Este boletín es de carácter informativo y no compromete la opinión de La Universidad EAFIT."

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