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MANUAL NORMATIVO DE

ESCALAFN

CONTENIDO

PRESENTACIN
CAPTULO PRIMERO
Generalidades
1. Finalidad
2. Objetivo
2.1 Objetivo General
2.2 Objetivo Especifico
3. Base Legal
4. Alcance
CAPTULO SEGUNDO
Disposiciones Generales
Disposiciones Especficas
CAPTULO TERCERO
Legajo Personal
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Tipo de Legajos
Caractersticas
Clasificacin del Legajo Personal
Estructura y Organizacin del Legajo
Apertura del Legajo
Ingreso de Documentos al Legajo Personal
Actualizacin del Legajo Personal
Ambiente, Conservacin y Custodia del Legajo Personal
Registro Sistematizado
Digitalizacin del Legajo Personal
Funciones del Personal Asignado al Registro y Archivo de Escalafn
Rectificacin de Registro
Prohibiciones

CAPTULO CUARTO
Responsabilidad y Seguimiento
Anexos:
Anexo N 01 - Gua para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal y del
Registro en el Sistema Informtico de Escalafn
Anexo N 02 - Gua para la Implementacin de los Archivos de Escalafn del
Ministerio de Educacin.

PRESENTACIN
El presente Manual Normativo establece normas, conceptos y procedimientos necesarios
para implementar y mantener el Sistema Informtico de Escalafn de los servidores activos
nombrados, cesantes y pensionistas de las Instancias de Gestin Educativa
Descentralizadas del Ministerio de Educacin.
Asimismo, este dispositivo normativo determina los documentos que deben ser registrados
en el ingreso y actualizacin del Sistema Informtico de Escalafn y la manera de conservar
y custodiar el legajo personal de forma fsica y digital, estableciendo la importancia del
Escalafn.

CAPTULO PRIMERO

GENERALIDADES
1. FINALIDAD
Establecer criterios y procedimientos para la implementacin del Sistema
Informtico de Escalafn en las Instancias de Gestin Educativa
Descentralizadas del Ministerio de Educacin.
2. OBJETIVO
2.1 Objetivo General
Normar el contenido y la pertinencia a ser registrados en el legajo personal
del servidor y registrar la documentacin en condicin de nombrado,
cesante y pensionista, a fin de que proporcionen al usuario informacin
actualizada y confiable.
2.2 Objetivo Especifico
2.2.1 Determinar las responsabilidades especficas del personal que labora
en el rea de Escalafn o las que haga sus veces en las Instancias
de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin.
2.2.2 Establecer el procedimiento para el archivamiento de los documentos
en el Legajo Personal.
3. BASE LEGAL

Constitucin Poltica del Per.


Ley N 26644 Precisan el goce del derecho de descanso pre-natal y postnatal de la trabajadora gestante.
Ley N 27444 de la Ley de Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado.
Ley N 27815 Cdigo de tica de la Funcin Pblica
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales
Ley N 27927, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica,
modifica por la Ley N 27806.
Ley General de Educacin N 28044
Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico
Ley N 28626, Ley que faculta a las Universidades para expedir duplicado
de diplomas de grados y ttulos profesionales.
Ley N 28789, Tercer prrafo del artculo 1, en la que precisa la Tercera
Disposicin Transitoria de la Ley N 28449, Ley que establece nuevas reglas
del rgimen de pensiones del Decreto Ley N 20530.
Ley N 29394, Ley de Institutos y Escuela de Educacin Superior
Ley N 29409 Ley que concede el derecho de licencia por paternidad a los

trabajadores de la actividad pblica y privada.


Ley N 29733, Ley de Proteccin de Datos Personales
Ley N 29944 Ley de Reforma Magisterial
Ley N 29992 Ley que modifica la ley N 26644 sobre extensin del
descanso post natal para los casos de nacimiento de nios con
discapacidad.
Ley N 30012 Ley que concede el derecho de licencia a trabajadores con
familiares directos que se encuentran con enfermedad en estado grave o
terminal o sufran accidente grave.
Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del
Patrimonio Documental.
Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa
Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Ley de Bases de la
Carrera Administrativa
Decreto Supremo N 015-2002-ED, Reglamento de Organizacin y
Funciones de las Direcciones Regionales de Educacin y de las
Unidades de Gestin Educativa.
Decreto Supremo N 072-2003-PCM Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Decreto Supremo N 033-2005-PCM Reglamento del Cdigo de tica de
la Funcin Publica
Decreto Supremo N 004-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma
Magisterial
Decreto Supremo N 004-2010-ED, aprueba reglamento de la Ley N
29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educacin Superior.
Decreto Supremo N 001-2015-ED Reglamento de Organizacin y
Funciones del Ministerio de Educacin
Resolucin Suprema N 001-2007-ED Proyecto Educativo Nacional al
2021.
Decreto Supremo N 008-2014-MINEDU, modifica artculos y
disposiciones del Reglamento de la Ley N 29944.
Resolucin Ministerial N 226-2003-ED, aprobar la Directiva N 015-2013MINEDU/SG-OTD Procedimiento para la Transferencia de Documentos en
el Ministerio de Educacin.
Resolucin Ministerial N 215-2015-MINEDU, que aprueba el Manual de
Operaciones de la Direccin Regional de Educacin de Lima Metropolitana.
Resolucin de Presidencia Ejecutiva N 238-2014-SERVIR-PE - Formalizar
la aprobacin de la Directiva N 002-2014-SERVIR/GDSRH - "Normas para
la Gestin del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos en
las entidades pblicas".
Resolucin N 1256-2013-ANR, modifquense los artculos 5 y 6 del Texto
nico Ordenado del Reglamento de la Ley N 28626 Ley que faculta a las
Universidades para expedir duplicado de diplomas de grados y ttulos
profesionales, aprobado por Resolucin N 1503-2011-ANR.Ley N 25323,
Sistema Nacional de Archiveros
Resolucin Jefatural N 029-2008-AGN/J, Reglamento de Salud y Seguridad
Resolucin Jefatural N 375-2008-AGN/J, Foliacin de documentos
archivsticos.
Resolucin Directoral N 004-94-INAP/DNP - Normas para la organizacin
del Legajo Personal.

4. ALCANCE
Las normas y procedimientos que se establecen en el presente Manual
Normativo, son de estricta aplicacin obligatoria en las siguientes Instancias
de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin:

Sede Central del Ministerio de Educacin


Direcciones Regionales de Educacin o quien haga sus veces.
Unidades de Gestin Educativa Local
Colegios Militares

CAPTULO SEGUNDO

DISPOSICIONES GENERALES
1.

El servidor en condicin de nombrado, cesante y pensionista, deber contar


obligatoriamente con un legajo personal.

2.

El rea de Escalafn o las que haga sus veces, es el responsable de administrar


la documentacin e informacin sistematizada de los legajos personales.

3.

La informacin contenida en el legajo personal forma parte del acervo documental


del servidor, es considerado como parte del archivo del Escalafn de la Instancia
de Gestin Educativa Descentralizada del Ministerio de Educacin.

4.

El Legajo personal est organizado en diez (10) secciones, cuyo contenido


identifica de manera ordenada y cronolgica la documentacin incorporada, estas
secciones se encuentran detalladas en la Gua para el Procedimiento de la
Apertura del Legajo Personal y del Registro en el Sistema Informtico del
Escalafn.

5.

Es obligacin del servidor bajo responsabilidad presentar la documentacin


requerida de acuerdo a las secciones establecidas en el Anexo N 01 - Gua para
el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal y del Registro en el Sistema
Informtico del Escalafn, actualizando permanentemente dicha informacin,
hasta su cese, bajo responsabilidad.

6.

Los documentos archivados y el registro de informacin del legajo personal son


utilizados como fuente y sustento para la formulacin de informes escalafonarios y
la generacin de informacin requerida para el reconocimiento de derechos,
otorgamiento de remuneraciones, bonificaciones, beneficios, estmulos, y otros
conforme a las normas legales vigentes.

7.

Toda documentacin que se incorporara al legajo personal, en relacin al servidor


en condicin de nombrado, cesante y pensionistas deber estar fedateada por la
Instancia de Gestin Educativa Descentralizada del Ministerio de Educacin
correspondiente, con excepcin de los documentos que se haya adjuntado en su

momento antes de la vigencia del manual normativo de escalafn, porque en su


momento realizaron dicho trmite.
8.

En caso de reasignacin, designacin, permuta y transferencia del servidor, la


Instancia de Gestin Educativa Descentralizada de origen remitir a la de destino
bajo responsabilidad el legajo personal de este. Asimismo, realizar la
transferencia del archivo digital y la baja correspondiente en el sistema informtico
del escalafn. El legajo personal deber estar correctamente foliado.

9.

En caso que una resolucin incluya a ms de un servidor, deber ser reproducida


en la misma cantidad como servidores contenga la misma para su insercin en los
legajos correspondientes de cada uno.

10. La Oficina de Trmite Documentario o Secretaria General de las Instancias de


Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin, estn obligadas
a remitir al rea de Escalafn o las que haga sus veces, los actos administrativos
bajo responsabilidad, como las resoluciones concernientes al servidor, para el
respectivo registro e insercin en el legajo personal.
11. Todos los documentos ordenados contenidos en cada seccin del legajo personal
sern foliados, de tal manera que la primera hoja y dems hojas sern foliadas en
forma correlativa. La foliacin se escribe en nmeros y letras en el ngulo superior
derecho de cada pgina, tomndose esta determinacin por la adicin constante
de documentos que adjunta el servidor en condicin de nombrado, cesante y
pensionista.

DISPOSICIONES ESPECFICAS
PARA EL PROFESOR NOMBRADO
1.

El artculo 87 del Decreto Supremo N 04-2013-ED Reglamento de la Ley N


29944 Ley de Reforma Magisterial seala que las sanciones de cese temporal y
destitucin son registradas, adems del Escalafn Magisterial, en el Registro
Nacional de Sanciones de Destitucin y Despido conforme a las disposiciones de
la Autoridad Nacional del Servicio Civil, la que ser comunicada por la Instancia
de Gestin Educativa Descentralizada que corresponda, en un plazo no mayor
de quince (15) das hbiles contados desde la fecha en que qued firme y
consentida la Resolucin respectiva.

2.

El artculo 32 del Decreto Supremo N 04-2013-ED Reglamento de la Ley N


29944 Ley de Reforma Magisterial indica que las sanciones impuestas al
profesor constituyen demritos y se registran de oficio en el escalafn magisterial.
Igualmente se registran las sentencias judiciales condenatorias por delito doloso
y las resoluciones de inhabilitacin con autoridad de cosa juzgada.

3.

El artculo 51 de la Ley N 29944 Ley de Reforma Magisterial seala que el


profesor sancionado administrativamente, puede solicitar la eliminacin de
anotacin de sancin en el Escalafn Magisterial, luego de transcurrido un ao

de haber cumplido con la sancin aplicada por falta disciplinaria. En el caso del
profesor sancionado de conformidad con el literal c) del citado artculo, debe
haber transcurrido dos aos del cumplimiento de la sancin. En ambos supuestos
se requiere, adems, haber observado buena conducta y obtenido informe
favorable de su desempeo laboral.
4.

El artculo 43 de la Ley N 29944 Ley de Reforma Magisterial establece que las


sanciones de los profesores son:
a) Amonestacin escrita.
b) Suspensin en el cargo hasta por treinta (30) das sin goce de
remuneraciones.
c) Cese temporal en el cargo sin goce de remuneraciones desde treinta y
das hasta doce (12) meses.
d) Destitucin del servicio.

CAPTULO TERCERO

EL LEGAJO PERSONAL
1. TIPO DE LEGAJOS:
1.1.

Legajo Personal Fsico.

Es el conjunto de documentos de carcter CONFIDENCIAL, donde se archivan


los documentos personales y laborales del servidor en condicin de nombrado,
cesante y pensionista, y se incrementan con los que se generan durante su
vida laboral hasta el cese.
Es un instrumento de gestin de las reas de Escalafn o las que haga sus
veces de las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de
Educacin, que nos permite conocer las caractersticas de los servidores en
condicin de nombrado, cesante y pensionista, como aspectos personales y
laborales.
1.2.

Legajo Personal Digital.

Es el registro digitalizado de los documentos, clasificado segn la organizacin


de las secciones del legajo personal, su acceso solo est permitido al que
labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces de registro y
actualizacin del Sistema Informtico de Escalafn.
2. CARACTERISTICAS
El Legajo Personal se caracteriza por ser:

2.1 Personal.- Cada servidor nombrado, cesante y pensionista tendr un


Legajo Personal, de forma fsica y digital.
2.2 Registrable.- Toda documentacin pertinente al servidor nombrado,
cesante y pensionista que ingresa a su legajo personal, es registrada y
digitalizada en el sistema informtico de escalafn.
2.3 Dinmico y Sistemtico.- Toda documentacin correspondiente al
servidor nombrado, cesante y pensionista que emita la Entidad ser
constantemente registrada y actualizada en el legajo personal de forma
fsica y digital.
2.4 Pblico.- La informacin bsica y genrica del servidor nombrado (datos
personales: Apellidos y Nombres, Nmero de DNI, Fecha de Nacimiento,
Estado Civil; formacin acadmica: grado o ttulo alcanzado; y trayectoria
laboral: Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio
de Educacin en donde labora)
En el caso de los pensionistas (datos personales: Apellidos y Nombres,
Nmero de DNI, Fecha de Nacimiento, Estado Civil; Tipo de pensin,
cargo al cese: Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del
Ministerio de Educacin en donde percibe la pensin)
Ambas informaciones estn contenidas en el Legajo personal digital es de
conocimiento pblico, de conformidad con las normas nacionales vigentes
sobre transparencia y acceso a la informacin.
3. CLASIFICACION DEL LEGAJO PERSONAL:
Los legajos personales se clasifican, de acuerdo a la condicin laboral del servidor,
en:
3.1 Legajo del servidor nombrado:
Corresponde a los servidores de educacin que se encuentran en ejercicio en
condicin de nombrados y aquellos profesores que hayan sido designados.
3.2 Legajo del cesante:
Corresponde a los servidores que han dejado de prestar servicios en calidad
de nombrado al sector educacin, quien no perciben pensin de cesanta.
3.3 Legajo de pensionista:
Corresponde a los servidores que han dejado de prestar servicios en calidad
de nombrado al sector educacin, quienes perciben pensin de cesanta.
4. ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN DEL LEGAJO
4.1 El legajo personal est organizado en diez (10) secciones y establecidas en el
presente manual normativo, estn acompaados cada una con su respectivo
resumen de documentos a adjuntar detallados en el Anexo N 01 - Gua para el

Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal y del Registro en el Sistema


Informtico de Escalafn.
Las secciones del Legajo Personal, tendrn las siguientes denominaciones:
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X

Filiacin e Identificacin Personal


Situacin Acadmica
Ingreso o Reingreso
Trayectoria Laboral
Asignaciones e Incentivos Temporales, Retenciones Judiciales y Pagos
Indebidos
Retiro y Rgimen Pensionario
Premios y Estmulos
Sanciones
Licencias y Vacaciones
Otros

4.2 Cada seccin del legajo personal registra indistintamente cantidad de folios, por
estar en forma constante adicionando documentos el servidor en condicin de
nombrado, cesante y pensionista, adjunte documentos.
Lo detalles del contenido de las secciones se encuentra en el Anexo N 01 - Gua
para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal y del Registro en el
Sistema Informtico de Escalafn.
5. APERTURA DEL LEGAJO PERSONAL:
5.1 El rea de Escalafn o las que haga sus veces, apertura de oficio el legajo
personal con la resolucin de nombramiento.
5.2 Es responsabilidad del rea de Escalafn o las que haga sus veces, la
actualizacin permanente del legajo con respecto a las resoluciones que emite
en las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de
Educacin al que pertenece el servidor, adems de su mantenimiento y custodia.
5.3 El legajo personal es un instrumento base para efectuar la respectiva
verificacin de la informacin de los sistemas institucionales, para resolver
asuntos administrativos relacionados con las acciones de personal.
5.4 El servidor una vez notificado con la resolucin de nombramiento tendr la
obligacin de presentar sus documentos personales y laborales debidamente
fedateada en la Instancia de Gestin Educativa Descentralizada en la cual
labora, dentro de la primera semana de inicio de sus labores y lo presentara de
forma ordenada de acuerdo a las secciones establecidas en el Manual
Normativo de Escalafn, en caso de que se cumpla con la remisin se tomar
las medidas correctivas administrativas.

6. INGRESO DE DOCUMENTOS AL LEGAJO PERSONAL:

6.1 El servidor entregar a travs de la Mesa de Partes o Tramite Documentario la


documentacin requerida, debiendo estar fedateada, para anexar a su legajo
personal. La documentacin debe reunir los requisitos exigidos y ser
concordante con la organizacin determinada en el numeral 4.1 en el presente
manual normativo y el detalle de las secciones que forman parte de la presente
el Anexo N 01 - Gua para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal
y del Registro en el Sistema Informtico de Escalafn.
6.2 El encargado de Mesa de Partes, cuando tenga una duda sobre una
documentacin presentada por el servidor nombrado, cesante y pensionista,
coordinara con rea de Escalafn o las que haga sus veces, para su
esclarecimiento, de existir inconvenientes, deber ser devuelto de inmediato al
interesado, segn sea el caso, a fin de evitar observaciones en su registro y
archivo en el legajo personal.
6.3 Toda la documentacin vlida para el ingreso fsico al Legajo Personal del
servidor debe contar previamente con el visto bueno del Encargado del rea de
Escalafn o las que haga sus veces distribuir la documentacin recepcionada
al tcnico de Escalafn, para el registro y digitalizacin en el sistema informtico
del escalafn y su insercin en el legajo fsico y su archivo correspondiente.
6.4 El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces,
verificar que la documentacin que se anexa al legajo personal ingresado por
Mesa de Partes o Tramite Documentario por el servidor nombrado, cesante y
pensionista, no se encuentre con omisin o error de la misma, si en caso tuviera,
Mesa de Partes, deber realizar las medidas correctivas segn artculo 125 de
la Ley de Procedimiento Administrativo General.
6.5 Los documentos a insertarse son aquellos que se han considerados en cada una
de las secciones de la estructura del legajo personal, en caso de un documento
no este descrito en la seccin correspondiente ser anexado en la Seccin X Otros.
6.6 En caso de detectarse resoluciones emitidas en forma incorrecta, stas no se
registrarn en el Escalafn, debiendo comunicar a su jefe inmediato superior
jerrquico correspondiente para su rectificacin y/o anulacin segn sea el caso.
6.7 A partir de la emisin del presente manual normativo de escalafn, se registrar
los datos personales y laborales del servidor nombrado, cesante y pensionista
en el sistema informtico de escalafn, por lo que ya no se utilizar la ficha
personal, sin embargo sta servir como referencia informativa y se adjuntar
en la seccin X del Legajo Personal.

7. ACTUALIZACIN DEL LEGAJO PERSONAL:


7.1 Es responsabilidad del rea de Escalafn o las que haga sus veces actualizar

la documentacin contenida en el legajo personal, con las resoluciones que


emita la Instancia de Gestin Educativa Descentralizada del Ministerio de
Educacin, donde labora el servidor nombrado y labor el cesante y pensionista.
7.2 Es responsabilidad del servidor, la actualizacin permanente de los documentos
cuya informacin se modifica por asuntos personales o laborales.
7.3 Es responsabilidad del rea de Escalafn o las que haga sus veces realizar
revisiones permanente de actualizacin de los legajos personales, de forma
general y/o aleatoria a fin de determinar los documentos faltantes y comunicar
al servidor, la documentacin faltante en sus respectivos legajos previstos en las
secciones en el Anexo N 01 - Gua para el Procedimiento de la Apertura del
Legajo Personal y del Registro en el Sistema Informtico de Escalafn, para su
complementacin y/o actualizacin, obligndose al servidor pblico a entregarlo
bajo responsabilidad.
7.4 El rea de Escalafn o las que haga sus veces de las Instancias de Gestin
Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin, deber tener cuidado
en la revisin de los documentos fedateados y/o deterioro ingresado por Mesa
de Partes remitido por el servidor en condicin nombrado, cesante o pensionista,
se le devolver a Mesa de Partes tal hecho que comuniquen al servidor que
subsane dicho acto.
8. AMBIENTE, CONSERVACION Y CUSTODIA DEL LEGAJO PERSONAL:
8.1

Las Instancias de Gestin Educativas Descentralizadas del Ministerio de


Educacin, debern dotar al rea de Escalafn o las que haga sus veces de
los recursos materiales, equipamiento, local y del personal pertinente para el
cumplimiento de sus funciones, as como para el archivamiento de los legajos
personales.

8.2

La custodia de los legajos personales es responsabilidad del rea de


Escalafn o las que haga sus veces, por ello se prohbe la salida de los legajos
fuera de los ambientes de trabajo, debiendo permanecer en su archivo, salvo
disposicin judicial o autorizacin escrita de la Alta Direccin con la debida
justificacin. Su incumplimiento genera responsabilidad administrativa y
funcional de quien autoriza, traslada y recepciona el legajo personal por los
daos que pudiera ocasionar.

8.3

Cuando el legajo personal se retira del rea de Escalafn o las que haga sus
veces, en calidad de prstamo, por disposicin judicial y/o de la Alta Direccin,
se dejar constancia mediante un acta suscrita por el Encargado del rea de
Escalafn o las que haga sus veces y del solicitante precisando la situacin
del referido legajo, la cantidad de folios y la fecha de devolucin.

8.4

El Encargado del rea de Escalafn o las que haga sus veces, capacitara y
distribuir sus funciones al personal tcnico a su cargo, la responsabilidad de
administrar los legajos personales, registrar, digitalizar al sistema informtico
de escalafn para un adecuado control y supervisin.

8.5

Los legajos personales se posicionaran en cajas archiveras y posteriormente


se ubicaran en estantes segn Anexo N 02 - Gua para la Implementacin de
los Archivos de Escalafn del Ministerio de Educacin, que permitan su rpida
identificacin y ubicacin.

8.6

Para el manejo y conservacin de los legajos personales, los ambientes deben


reunir las condiciones adecuadas de ventilacin, iluminacin, seguridad,
evitando los sitios hmedos y riesgo de posible incendio, bajo responsabilidad.

8.7

Todo el personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces
deber usar guantes y mascarillas, mandiles al momento de manipular los
legajos personales.

8.8

La manipulacin de la documentacin contenida en el legajo personal, se


realiza con las manos secas, esta terminante prohibido el uso de una
esponjera con agua.

8.9

Para realizar alguna anotacin en los documentos que obran en los legajos
personales debe usarse solo lpiz que no deteriore la documentacin
existente.

8.10 Se prohbe colocar los legajos personales en cualquier lugar del ambiente de
escalafn o posicionarla en una diferente caja archivera que no le
corresponda, bajo responsabilidad administrativa y funcional.
8.11 Las Instancias de Gestin Educativas Descentralizadas del Ministerio de
Educacin, programar peridicamente la fumigacin de los ambientes y
documentos como medida preventiva de erradicacin de microorganismos por
proteccin de la documentacin, de manera tal que se eviten los riesgos al
personal de contraer enfermedades.
8.12 Una vez utilizado o actualizado el legajo deber ser devuelto inmediatamente
a su respectiva caja archivera correspondiente.
8.13 Se prohbe dejar legajos sueltos, fuera de su caja archivadora por medida de
seguridad y precaucin, evitando el deterioro y/o extravo de la documentacin
como del mismo legajo personal.
8.14 El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces, que
utilice un legajo personal para la elaboracin de informes u ordenamiento se
responsabilizar del mismo, en caso de identificarse algn dao o deterioro.
8.15 Se proceder a restaurar los legajos personales que muestren signos de
deterioro y mal estado, a fin de preservar su contenido y utilidad.
8.16 Se prohbe efectuar, bajo responsabilidad, enmendaduras, raspaduras,
desgloses, aadiduras, sustituciones de pginas o alteraciones de foliacin.

8.17 Las medidas del espacio del ambiente de las reas de Escalafn de las
Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin
que corresponda, ser de acuerdo a la cantidad de legajos personales,
recursos humanos, equipamiento, que cuenta en cada mbito jurisdiccional,
de acuerdo al Anexo N 02 - Gua para la Implementacin de los Archivos de
Escalafn del Ministerio de Educacin.
8.18 El rea de Escalafn o las que haga sus veces, contar con andamios para la
posicin de las cajas archiveras, cumpliendo con las medidas adecuadas de
seguridad, segn anexo citado en el prrafo precedente.
9. REGISTRO SISTEMATIZADO
9.1

Es el registro sistematizado de la informacin en la base de datos del Sistema


Informtico de Escalafn, cuya fuente de informacin es el fiel reflejo de los
documentos del legajo personal.

9.2

El registro sistematizado es la accin administrativa permanente, mediante la


cual se registran los datos de Filiacin e Identidad Personal y Trayectoria
Laboral del servidor en estricto orden cronolgico. (no va)

9.3

El registro en el sistema informtico de Escalafn, es un instrumento tcnico


de base que nos permite consolidar y obtener la informacin general del
servidor, mediante el cual se elaboraran los Informes Escalafonarios
requeridos para el otorgamiento de derechos, remuneraciones,
bonificaciones, beneficios, estmulos, sanciones y pensiones que
corresponda al servidor, de acuerdo a los dispositivos legales vigentes.

9.4

Asimismo, el registro en el sistema brindara una informacin ordenada y


veraz del Escalafn digital, la misma que servir para beneficios del servidor
formular polticas de personal, de remuneraciones y de bienestar.

9.5

El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces
cumplirn con la actualizacin en el sistema de escalafn, debiendo registrar
con mucho cuidado todos los campos establecidos en el sistema, detallando
todos los datos relevantes del documento a registrar.

9.6

Las personas que laboran en el rea de Escalafn o las que haga sus veces,
debern tener conocimiento sobre las siglas del rgano que expidi dicha la
resolucin, como el ao y el lugar de origen, para que pueda ser registrada
en el sistema en forma veraz.

10. DIGITALIZACIN DEL LEGAJO PERSONAL:


10.1 En el sistema del escalafn se debe digitalizar toda la documentacin que
obra en el Legajo personal, la cual debe estar debidamente fedateada.
10.2 Los documentos digitalizados deben estar ordenados en el sistema

informtico de escalafn en estricto orden de acuerdo a las secciones


establecidas en la estructura del legajo personal.
10.3 Los documentos deben estar en condiciones ptimas, no debe estar
deteriorados o maltratados.

11. FUNCIONES DEL PERSONAL ASIGNADO AL REGISTRO Y ARCHIVO DE


ESCALAFON
11.1 El personal asignado al manejo del Sistema Informtico de Escalafn, debe
actuar con profesionalismo, sentido tico, discrecionalidad y confidencialidad
en el manejo informacin y de la documentacin e informacin de los legajos
personales.
11.2 El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces,
realizar las acciones de supervisin, actualizacin, seguridad y custodia de
los legajos personales.
11.3 Clasificar y archivar los documentos de acuerdo a la organizacin de las
secciones del legajo personal.
11.4 Registrar y digitalizar los documentos en el sistema informtico de Escalafn.
11.5 Realizar permanentemente copias de seguridad de la base de datos del
sistema informtico.
11.6 Verificacin permanente del ordenamiento del legajo personal, adoptndose
las acciones correctivas.
11.7 Elaborar los informes escalafonarios, proporcionando informacin veraz y
oportuna conforme a los documentos del legajo.
11.8 El personal que labora en el rea de Escalafn o las que haga sus veces de
las Instancias de Gestin Educativa descentralizadas del Sector Educacin
son las siguientes:

Encargado del rea de Escalafn o las que haga sus veces


Tcnico en Escalafn
Tcnico en Computacin
Tcnico en Archivo

12. RECTIFICACIN DE REGISTRO


12.1 La rectificacin de datos personales que se encuentran registrados en el
sistema de escalafn procede mediante una resolucin de rectificacin de la
entidad que lo expidi o por mandato judicial, como por ejemplo: partida de
nacimiento o ttulo y/o grado.

12.2 Si se tratara de un error producto de una resolucin mal emitida por las
Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Sector Educacin,
previo acto resolutivo el registro se rectificar en el sistema de escalafn.
12.3 Es responsabilidad del Encargado del rea de Escalafn o las que haga sus
veces, que una vez detectado el error, deber ser comunicado a su Jefe
inmediato, mediante informe escrito, indicndose en forma detallada y
sustentada el error detectado, a fin de que se tomen las medidas correctivas
correspondientes.
13. PROHIBICIONES
13.1 Est terminantemente prohibido brindar la informacin que obra en el legajo
personal a terceras personas. Esta informacin se proporciona nicamente al
titular previa identificacin o a la autoridad competente que la solicite
oficialmente al rea u Oficina competente.
13.2 En el rea de Escalafn o las que haga sus veces, no deben mantenerse
archivos independientes como tomos de resoluciones, por lo que se est
duplicando funciones, solo el Archivo Central de cada jurisdiccin es la
responsable de tal custodia.
13.3 En caso que el servidor requiera informacin del legajo personal y no le sea
posible solicitarla personalmente, podr otorgar mediante poder legalizado
ante Notario Pblico a terceros, para que en su representacin se efecten
los trmites pertinentes.
13.4 Por ningn motivo se otorgar reportes del sistema al interesado, toda vez
que la misma constituye un documento reservado, de uso interno y exclusivo
del Sector. Toda informacin con referencia al legajo personal ser atendida
con la emisin del denominado "Informe Escalafonario" que se encuentra en
el Anexo N 01 - Gua para el Procedimiento de la Apertura del Legajo Personal
y del Registro en el Sistema Informtico de Escalafn.
13.5 La informacin contenida en el legajo personal, en caso de ser requerida por
un tercero, deber sujetarse de acuerdo al Texto nico Ordenado de la Ley
N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Decreto
Supremo N 043-2003-PCM.

CAPTULO CUARTO

RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO
El Director de las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de
Educacin, a travs del Jefe de la Oficina de Recursos Humanos o las que haga sus

veces, son responsables de hacer cumplir lo dispuesto en el presente manual


normativo.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
La Oficina de Recursos Humanos o las que haga sus veces de las Instancias de Gestin
Educativa Descentralizada del Ministerio de Educacin, es la encargada de evaluar
permanentemente el cumplimiento de lo establecido en el presente Manual Normativo.
Las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas a travs de la Oficina de
Recursos Humanos o las que haga sus veces, a partir de entrada de la vigencia de la
presente norma, mediante el rea de Escalafn o las que haga sus veces,
implementara la organizacin de los Legajos Personales fsico y digital segn las
disposiciones establecidas en el presente manual normativo.
Las Instancias de Gestin Educativa Descentralizadas del Ministerio de Educacin,
realizara la difusin del presente manual normativo.
Todas las acciones no previstas en el presente Manual Normativo, sern absueltas por
la Direcciones correspondientes del Ministerio de Educacin. Asimismo, estas
brindarn asesoramiento tcnico para su correcta aplicacin.
La Direccin Tcnica Normativa de Docentes DITEN estar a cargo de la
implementacin del Sistema de Escalafn, por lo que las Direcciones inmersas en la
presente norma coordinaran con sta sobre su uso y mantenimiento.
Los informes escalafonarios tendrn una vigencia de no mayor de seis (6) meses de
fecha de emisin de dicho informe para trmites de procesos que convoque el
Ministerio de Educacin, con excepcin de otros trmites que pueda solicitar.
Los servidores nombrados tienen la obligacin de entregar la documentacin e
informacin, de conformidad con lo dispuesto por la Ley de Procedimiento
Administrativo General.
Asimismo estos documentos son los nicos validos en los procesos de evaluacin.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
DEROGATORIAS
Derguese la Resolucin Ministerial N 376-2003-ED Manual Normativo de Escalafn
y la Resolucin Jefatural N 2589-2008-ED aprobar la Directiva N 089-2008-ME/SGOGA-UPER, sobre El Sistema Nacional del Escalafn Magisterial para Profesores
Nombrados en el Marco de la Ley N 29062 y su Reglamento aprobado por Decreto
Supremo N 003-2008-ED, y adems cualquier otra norma que se oponga del presente.
El presente manual entra en vigencia al da siguiente de su aprobacin.