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1.

LECCIN 1

Introduccin a Project
Una vez completada esta leccin, podr:
Iniciar Microsoft Project
Utilizar las vistas para trabajar de diferentes formas con los detalles del
plan de proyecto
Utilizar los informes para imprimir los detalles del plan de proyecto
Crear un plan de proyecto e introducir una fecha de inicio de proyecto
Microsoft Project es un programa que consta de una amplia variedad de
productos, y puede facilitar:
La realizacin del seguimiento de la informacin que conlleva
los requerimientos del trabajo, la duracin y los recursos del
proyecto
La forma de visualizar el plan de proyecto en un formato
estndar y con un diseo apropiado
El proceso de programar tareas y recursos de manera apropiada
y consistente
El intercambiar informacin de proyecto con otras aplicaciones
del sistema de Microsoft Office
El comunicar la informacin a los recursos y otros
participantes, dado que el administrador de proyectos posee el
control del proyecto
La gestin de los proyectos utilizando un programa con una
apariencia y comportamiento similar a otras aplicaciones de
productividad de Escritorio

1.2

Conceptos bsicos de Project 2003

Inicio de Project
Project Standard es un miembro de la familia del Sistema de Microsoft Office,
de modo que la apariencia de Project es similar a la de Word, Excel y Access.
La organizacin de la Barra de Herramientas y la barra de Mens es muy
similar a la de otras aplicaciones de Office, aunque no su contenido.
En este ejercicio, iniciar Project Standard y se crear un archivo basado en una
plantilla adems de conocer las principales reas de la interfaz de Project.
1. Se dar click en el Botn Inicio
2. Se dar click en Todos los Programas
3. Del Men Microsoft Office, se dar click en Microsoft Project 2003

4. La barra de mens contiene conjuntos de instrucciones aplicables.

5. La barra de herramientas ofrece un acceso rpido a las tareas ms


comunes

6. La Barra de Formato ofrece varias opciones que dan un estilo


especfico a varios elementos como texto.

Leccin 1

Introduccin a Project

7. La Barra Gua de Proyectos ofrece varias opciones propias de la


visualizacin de un proyecto.

8. El Panel de Tareas consta de una lista de archivos abiertos


recientemente adems de otras opciones.

9. La ventana del plan de proyecto contiene una vista del documento


activo
10. El cuadro de escriba una pregunta es una herramienta de ayuda que
ofrece soluciones rpidas a las consultas escritas.

1.3

1.4

Conceptos bsicos de Project 2003

Si ha utilizado las aplicaciones de Office, estar familiarizado con muchos


de los elementos de la interfaz de la ventana de Project. Algunos de estos
son:
Las barras de mens principal, que permite proporcionar
instrucciones a Project
Las barras de herramientas, que ofrecen un acceso rpido a las
tareas ms comunes
La ventana del plan de proyecto, que contiene una vista del plan de
proyecto activo
El cuadro escriba una pregunta, que permite buscar de forma
rpida en el sistema de ayuda de Project las instrucciones sobre el
modo de llevar a cabo las actividades comunes de Project.
El panel de tareas Inicio de Project, similar a los paneles de tareas
que puede observar en las dems aplicaciones de Office
A continuacin, veremos las plantillas incluidas con Project y crearemos un
plan de proyecto basado en una de ellas.
1.
En la seccin de Plantillas, se seleccionar la opcin En mi PC
2. Del cuadro de Dilogo se elegir la pestaa Plantillas de Project

3. Del grupo de plantillas selecciona la nombrada Nuevo Negocio


4. Se dar click en Aceptar
5. Se ha creado un nuevo documento de Project a partir de una Plantilla.

Leccin 1

Introduccin a Project

Anlisis de las Vistas


El espacio de trabajo de Project, se denomina Vista. Project dispone de docenas
de vistas, aunque normalmente trabajar con una vista o hasta dos. Las vistas
son utilizadas para introducir, editar, analizar y visualizar la informacin del
proyecto. La vista predeterminada, que ver al iniciar Project es el Diagrama de
Gantt, mostrada en la siguiente ilustracin.

En trminos generales, las vistas centran su atencin en los detalles de las


tareas o en los detalles de los recursos. El diagrama de Gantt, lista los detalles
de las tareas en una tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma
grfica cada tarea como una barra en el diagrama situado en la parte derecha de
la vista.
La vista Diagrama de Gantt, es una forma comn de representar un plan de
proyecto, especialmente cuando se presenta a los dems. Tambin resulta til
para la introduccin y refinamiento de los detalles de tarea y para el anlisis del
proyecto.
En este ejercicio se mostrar un proyecto desde diferentes vistas.
1. Se dar click en Hoja de recursos desde el men Ver.

1.5

1.6

Conceptos bsicos de Project 2003

2. La hoja de recursos visualiza los detalles de los recursos.


3. Se dar click en Ms vistas desde el Men Ver.
4. Del cuadro de dilogo se elegir la opcin Hoja de Tareas y se dar click
en Aceptar.

5. La hoja de tareas, lista los detalles de cada una


6. Se elegir Uso de recursos del Men Ver.
7. Esta vista muestra los recursos segn las tareas a las que han sido
asignados y viceversa en una escala temporal (das o semanas)

Leccin 1

Introduccin a Project

8. Ahora se elegir la opcin Uso de tareas en el men Ver


9. Se seleccionar la tarea Definir enfoque del negocio
10. Se dar click en el botn Ir a la tarea seleccionada en la Barra de
Herramientas Estndar
11. Se mostrar la escala temporal con los valores de trabajo programados
para esta tarea.

12. Del men Ver se elegir la opcin Calendario.


13. Esta vista carece de los elementos del diagrama, la tabla o la escala
temporal.

1.7

1.8

Conceptos bsicos de Project 2003

14. Se elegir Diagrama de Red desde el Men Ver

15. Esta vista muestra la relacin entre tareas.

A continuacin, se mostrarn dos vistas simultneas


1. Se dar click en Ms Vistas del men Ver
2. Del cuadro de dilogo se elegir Entrada de tareas y se dar click en
Aceptar

Leccin 1

Introduccin a Project

3. Se seleccionar la tarea 3 (Definir enfoque del negocio)


4. En la parte inferior de la pantalla la vista de Entrada de tareas mostrar
los detalles de la tarea.

5. Se dar click en la tarea 4 (Identificar las capacidades, informacin y


soporte disponibles)
6. Para quitar la divisin, slo se dar click derecho en una parte vaca de la
vista inferior y del men secundario se elegir la opcin Ocultar Vista de
Formulario

1.9

1.10

Conceptos bsicos de Project 2003

7. Utilizar los Informes para Imprimir


los detalles del plan de proyecto
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos
de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar en pantalla o
imprimir, los informes estn diseados para ser impresos. Los datos no son
introducidos directamente en un informe. Project incluye varios informes de
tareas y recursos predefinidos.
En este ejercicio, visualizaremos un informe en la ventana Vista preliminar:
1. Se dar click en Informes desde el Men Ver
2. Se seleccionar la opcin Personalizados

3. En la lista Informes se seleccionar Tarea y se dar click en Vista Previa

Leccin 1

Introduccin a Project

1.11

4. Se dar click en Imprimir y en el cuadro se dar click en Aceptar.


5. Se cerrar la vista previa al dar click en Cerrar.
6. Tambin se cerrar el cuadro de dilogo de Informes personalizados e
Informes.

1.12

Conceptos bsicos de Project 2003

Creacin de un nuevo Plan de


Proyecto
Una vez realizado el recorrido por las principales partes de la Interfaz de
Project, estar en disposicin de crear un plan de proyecto. Un plan de proyecto
es esencialmente un modelo a partir de los aspectos del proyecto real que tiene
previsto que ocurran, o que desea que ocurran. Project hace un constante uso de
los calendarios. El calendario define el horario laborable y no laborable para las
tareas y representa el horario de trabajo normal, el cual podra sufrir
variaciones debido a los periodos de vacaciones o asuetos.
Algunas caractersticas de
Project Standard y
Professional, son diferentes.
Se resaltarn las diferencias
en las ocasiones en que
sean necesarias.

En este ejercicio, crearemos un nuevo plan utilizando la Gua de proyectos y se


configurarn periodos laborables
1. Del panel de tareas Nuevo, se elegir la opcin Proyecto en blanco
2. Se elegir la opcin Definir el Proyecto en el panel de tareas (en la
versin Professional) o Definir fecha de inicio de programacin (en la
versin Standard)
3. Se cambiar la fecha de inicio del proyecto desde el calendario.

4. Se dar click en Listo (versin Project Standard) o Guardar e ir al paso 2


(Project Professional)
5. S seleccionar la opcin No y se dar click en el paso 3
6. Se dar click en Guardar y finalizar
7. Se dar click en el Botn Guardar de la Barra de Herramientas Estndar
y se dar nombre al archivo como Proyecto1
8. Se dar click en Guardar
9. Se dar click en Definir periodos laborables generales desde el panel de
tareas
10. En la lista Seleccionar una Plantilla de Calendario se elegir el Estndar

Leccin 1

Introduccin a Project

11. Se dar click en Guardar e ir al paso 2


12. Este panel, ofrece la posibilidad de cambiar el horario de trabajo aunque
se utilizar la opcin predeterminada
13. Se dar click en Guardar e ir al paso 3
14. Se dar click en cambiar calendario laboral
15. El da 29 de abril es da de asueto en la escuela, por lo que se marcar
como periodo no laborable

16. Se dar click en Aceptar


17. Para comprobar que se ha considerado como no laborable, se verificar
desde el calendario de la grfica de Gantt
18. Se dar click en Guardar e ir al paso 4
19. En esta pantalla puede hacer ajustes a cada campo

20. Se dar click en Guardar e ir al paso 5


21. En la pantalla final se dar click en Guardar y finalizar

1.13

1.14

Conceptos bsicos de Project 2003

Creacin de un nuevo Plan de


Proyecto
Del mismo modo que ocurre en otros programas, Project permite especificar
Propiedades de archivo. Algunas de estas son estadsticas como el nmero que
ha sido revisado el documento. Otras incluyen informacin que probablemente
desee registrar acerca del plan de proyecto, como el nombre del administrador
o las palabras clave soportadas en una bsqueda de archivo. Project utiliza
adems propiedades para los encabezados y pies de pgina cuando se imprime.
En este ejercicio, especificaremos algunas propiedades.
1. Se elegir Propiedades, del men Archivo y aparecer el cuadro
Propiedades
2. Se seleccionar la ficha Resumen

3.
4.
5.
6.

Se escribir Calendario de produccin de video en el cuado Asunto


Se escribir el nombre del autor.
Se habilitar la opcin Guardar vista previa
Se dar click en Aceptar

Leccin 1

Introduccin a Project

Resumen de la leccin

Project incluye varias plantillas sofisticadas que ofrecen un punto de


partida para un nuevo plan de proyecto

El principal espacio de trabajo en Project es una vista. Normalmente,


dispone de una o en ocasiones de dos vistas visualizadas de manera
simultnea. La vista predeterminada es la vista Diagrama de Gantt y
probablemente sea la ms conocida en Project.

Project incluye un gran nmero de informes incorporados. stos estn


destinados a la visualizacin de los datos de Project.

Utilice los calendarios de Project para controlar cundo puede ser


programado el trabajo.

Evaluacin
1. Esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico
______________________

2. Herramienta que permite analizar el efecto de los tiempos de una tarea


en la realizacin de las dems ______________________

3. Una de las opciones ofrecidas por Project es la modificacin del


horario ________________

4. Formatos predefinidos destinados a la impresin de datos de Project.

5. Project considera 3 plantillas de calendario que son: estndar, turno de


noche y _________________

1.15

2.1

LECCIN 2

Creando una Lista de


Tareas
Una vez completada esta leccin, podr:
Introducir tareas
Crear un hito para llevar a cabo un seguimiento de un evento importante
Organizar las tareas en fases
Crear relaciones de tareas y documentarlas con notas
Comprobar la duracin total de un plan de proyecto

Adems de escribir la
informacin de tarea
directamente en Project,
puede desarrollar listas de
tareas en otras aplicaciones
y despus importarlas en
Project.

Las tareas son los bloques ms bsicos en la creacin de cualquier proyecto (las
tareas representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto).
Las tareas describen el trabajo del proyecto en trminos de secuencia, duracin y
requerimiento de recursos. Se trabajar con dos tipos de tareas:
Tareas de resumen: conjuntan las duraciones, costos y otras subtareas.
Hitos: Indican un evento importante en el transcurso de un proyecto.
En este ejercicio, se introducirn las primeras tareas requeridas en el proyecto.
1. Se dar click en Crear una lista de las tareas del proyecto en la gua de
proyecto, en la seccin de Tareas.

2.2

Conceptos bsicos de Project 2003

2. Se escribir Planeacin del Sitio en la primera celda debajo de nombre


de la tarea y se oprimir la tecla Intro.
3. Se seguirn escribiendo las siguientes tareas:
a. Redaccin de Texto por Tema
b. Bsqueda de Imgenes
c. Integracin de Navegacin en FrontPage
d. Integracin de textos a FrontPage
La duracin de una tarea es la cantidad de tiempo que emplear para
completarse. Project puede trabajar con duraciones de tarea en un rango de
minutos a meses. Dependiendo del mbito del proyecto, puede trabajar con
duraciones de tarea en una escala de horas das y semanas.
El calendario de proyecto para un plan puede estar definido de las 8 de la
maana a las 5 de la tarde, de lunes a viernes, con una hora designada a comer
y considerando como periodo no laborable las tardes y los fines de semana.
As, una tarea con requerimientos de trabajo de 16 hrs. Podr ser terminado en
dos das.
Al especificar medidas de duracin temporal, puede utilizar las siguientes
abreviaturas:

Si escribe esta
abreviatura

Aparecer de esta forma

Lo que significa

min

minuto

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2.3

hr

hora

da

da

sem

semana

Ms

ms

mes

En este ejercicio, se introducir la duracin de las tareas creadas anteriormente.


Al haberlas creado, Project introdujo una duracin estimada de un da para cada
una de ellas.
1. Se dar click en la celda situada a la derecha de Planeacin del Sitio
2. Se escribir 2d y se oprimir la tecla Intro
3. Se debern introducir las siguientes duraciones:
a. Redaccin de Texto por Tema 8 das
b. Bsqueda de Imgenes 2 das
c. Integracin de Navegacin en FrontPage 2 das
d. Integracin de textos a FrontPage 1 da

Introduccin de un Hito
Adems del seguimiento de tareas a completar, puede que desee realizar un
seguimiento de un evento importante del proyecto como conocer la fecha de fin
de cada fase.
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto o
acompaan al mismo. El hito en s, no supone la realizacin de un trabajo y se
representan como tareas con duracin cero.
En este ejercicio, se crear un hito.
1. Se seleccionar la primera tarea
2. Del men Insertar se elegir la opcin Nueva Tarea

2.4

Conceptos bsicos de Project 2003

3. Se escribir Planeacin completada

4. En el campo de duracin se escribir 0d


5. Automticamente se mostrar como un hito

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

Organizacin de Tareas en Fases


Si posee un conjunto complejo de tareas, se debe considerar la posibilidad de
organizar las tareas en fases. La visualizacin de las fases de las tareas
facilitar la revisin del plan de proyecto desde el punto de vista de
elementos principales y detallados de trabajo. Por ejemplo, un proyecto en la
realizacin de un sitio Web escolar, puede dividirse en fases principales de
trabajo, tales como la planeacin, la navegacin, la redaccin de las
secciones, etc. La creacin de fases, se lleva a cabo aplicando un sangrado a
las tareas. En Project, las fases estn representadas por tareas de resumen.
El comportamiento de una tarea de resumen, es diferente al de las dems. No
podr editar directamente su duracin, la fecha de comienzo ni otros valores
calculados, debido a que estos, dependen de las tareas de detalle. Las tareas
de resumen son de gran utilidad a la hora de obtener informacin sobre las
fases del trabajo del proyecto.
En este ejercicio, se insertarn tareas y fases.
1. Se dar click derecho en el selector de la fila 2
2. Del Men secundario se elegir la opcin Nueva Tarea

3. Se insertar una nueva tarea ms.


4. Se escribirn los siguientes nombres a las nuevas tareas:
a. Tema
b. Plano de Navegacin
5. Se dar click en Organizar tareas en fases

2.5

2.6

Conceptos bsicos de Project 2003

6. Se seleccionarn las dos tareas nuevas


7. Se dar click en el botn Aplicar sangra en el panel izquierdo

8. La tarea 1 se convertir en una tarea tipo resumen


9. Se dar click en Listo desde el panel izquierdo

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

Vincular Tareas
Las tareas de proyecto debern ser llevadas a cabo en un determinado orden.
Por ejemplo, antes de que se produzca la gua de navegacin de un sitio, se
debi haber planeado el propsito del mismo. Estas dos tareas, poseen una
relacin fin a comienzo (tambin denominada dependencia o vnculo) con dos
aspectos.
La segunda tarea debe producirse despus de la primera, es decir, en
secuencia
La segunda tarea slo se producir si la primera es completada,
indicando una dependencia.
La primer tarea adquiere el nombre de predecesora y la segunda se
denominar sucesora, pues sucede a la tarea predecesora.
Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o ms tareas sucesoras, de
igual forma, cualquier tarea puede ser sucesora de una o ms tareas
predecesoras. Esto hace que las tareas slo puedan tener uno de los cuatro tipos
de relacin de tarea:

Relacin de Tarea

Significado

Fin a Comienzo (FC) La fecha de fin de la


tarea predecesora
determina el inicio de
la tarea sucesora
Comienzo a
comienzo (CC)

La fecha de
comienzo de la tarea
predecesora
determina la fecha de
comienzo de la tarea
sucesora

Fin a fin (FF)

La fecha de fin de la
tarea predecesora
determina la fecha de
fin de la tarea
sucesora

Comienzo a Fin (CF) La fecha de


comienzo de la tarea
predecesora
determina la fecha de
fin de la tarea
sucesora

Diagrama de Gantt

2.7

2.8

Conceptos bsicos de Project 2003

La presentacin de las relaciones de tarea y el tratamiento de los cambios en las


fechas programadas de comienzo y fin, son aspectos en los que el uso de un
motor de programacin como Project puede demostrar su funcionalidad.
Las relaciones de tarea aparecen de varias formas en Project. Por Ejemplo:
En las vistas Diagrama de Gantt y Diagrama de Red, las relaciones de
tarea aparecen como lneas de vnculo entre las tareas.
En las tablas, los nmeros de identificador de las tareas predecesoras,
aparecen en los campos Predecesoras de las tareas sucesoras.
Para crear relaciones de tarea, se deben establecer vnculos entre las tareas.
Todas las tareas del plan de proyecto han sido programadas para comenzar en
un mismo da.
En este ejercicio, se vincularn tareas.
1. Se dar click en Programar Tareas
2. Se seleccionarn las tareas 2 y 3 y se dar click en el botn de fin a
comienzo

3. Ahora se vincularn igualmente, las tareas de la 6 a la 9


4. Se seleccionar la tarea 12
5. De la barra de herramientas estndar, se dar click en el botn
Informacin de la tarea
6. Del cuadro de dilogo, se elegir la ficha Predecesoras
7. En la primer celda debajo de Nombre de tarea se desplegar la lista de
todas las tareas existentes y se elegir la tarea Bsqueda de Imgenes
8. Se oprimir la tecla Intro y se dar click en el botn Aceptar.

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

9. Para vincular tareas no adyacentes, seleccione las tareas al momento de


oprimir la tecla Ctrl
10. Al terminar, se dar click en Listo del panel izquierdo

2.9

2.10

Conceptos bsicos de Project 2003

Documentar Tareas
Puede registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota. Si dispone
de descripciones detalladas sobre una tarea y desea indicar un nombre breve
para la tarea, puede aadir estos detalles en una nota de tarea. De este modo, la
informacin reside en el archivo de Project y podr ser visualizada o impresa
fcilmente.
Existen 3 tipos de notas:
Notas de tarea: Introducidas y revisadas en la ficha Notas de la
Informacin de Tarea.
Notas de recurso: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la
Informacin de Recurso.
SUGERENCIA
Para abrir el cuadro de
dilogo Informacin de la
tarea, elija Informacin de la
tarea en el men Proyecto.

Notas de asignacin: Introducidas y revisadas en la ficha notas de la


Informacin de Asignacin.
Las notas de Project, soportan diferentes opciones de formato de texto,
permitindolo vincular o almacenar imgenes y otros tipos de archivos.
Los hipervnculos permiten unir una tarea, recurso o asignacin a informacin
adicional que reside fuera del plan de proyecto, como otro archivo, informacin
en una determinada ubicacin del mismo documento, una pgina o sitio Web o
a una pgina en la Intranet.
En este ejercicio, se crearn notas de recurso, asignacin y tareas.
1. Se dar click en la tarea 1 y desde la barra de herramientas se dar click
en el botn de notas de tarea

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

2. Se escribir un comentario y se dar click en Aceptar


3. Se elegir la Vista Hoja de Recursos desde el Men Ver
4. Se seleccionar el recurso existente y se dar click en el botn de notas
de recursos
5. Se escribir un comentario y se dar click en Aceptar

6. Se elegir la Vista Uso de Recursos y se seleccionar la ltima tarea


7. Se dar click en el botn notas de la asignacin desde la barra de
herramientas
8. Se escribir un comentario de la asignacin
9. Se seleccionar la vista del diagrama de Gantt
10. Se abrir la nota de tarea y se agregar el siguiente vnculo:
a. http://www.microsoft.com/latam

11. Se dar click en el botn Insertar objeto


12. En el cuadro de dilogo se elegir Crear desde un archivo y despus se
dar click en el botn Examinar
13. Se elegir una imagen y se cerrar el cuadro al dar aceptar hasta llegar a
la nota.

La Duracin de un Proyecto
Aunque no se ha introducido directamente la duracin total del proyecto o la
fecha de finalizacin, Project ha calculado este valor basndose en la duracin
individual de las tareas y en las relaciones de tarea.
Para conocer la fecha de fin programada para el proyecto, es a travs del cuadro
de dilogo Informacin del Proyecto.
SUGERENCIA
Tambin puede hacer click
en los botones Acercar y
Alejar para cambiar la escala
temporal de la vista
Diagrama de Gantt.

En este ejercicio, se visualizar la fecha de fin del proyecto.

2.11

2.12

Conceptos bsicos de Project 2003

1. Del men Proyecto, se elegir la opcin Informacin del Proyecto


2. Se dar click en el botn de estadsticas y se mostrarn varios
valores, incluyendo la duracin, fecha de inicio y fin del proyecto

3.
4.
5.
6.

Se dar click en Cerrar


Se cerrar la gua de proyectos desde la barra gua de proyectos.
En el men Ver se elegir la opcin Zoom
Del cuadro Zoom se habilitar la opcin Proyecto completo y se
dar click en Aceptar

No se puede editar la fecha de fin directamente ya que este proyecto ha sido


programado tomando como referencia la fecha de comienzo y la duracin de
las tareas, los das laborables requeridos.

Leccin 2

Creando una Lista de Tareas

Resumen de la leccin

Los aspectos esenciales de las tareas de un plan de proyecto son su


duracin y el orden de incurrencia.

Los vnculos de tarea, o relaciones, hacen que el comienzo o fin de una


tarea afecte al comienzo o fin de otra tarea. Una relacin de tarea
comn es una relacin de fin a comienzo, donde la finalizacin de una
tarea controla el comienzo de otra tarea.

En Project, las fases de una programacin se representan como tareas


de resumen.

El cuadro de dilogo Informacin del proyecto es una excelente forma


de ver los valores clave de un plan de proyecto como su fecha de fin
programada y su duracin.

Evaluacin
1. Las _________________ son un conjunto de tareas similares. Tienen
un comportamiento diferente.

2. Evento significativo que sucede en el transcurso del proyecto.

3. Bloques bsicos en la creacin de un proyecto.

4. Las cuatro relaciones de tareas que existen son: Fin a Comienzo,


Comienzo a Comienzo, _________________ y Comienzo a Fin.

5. Los tres tipos de notas se pueden agregar a tareas, asignaciones y


_________________

2.13

3.1

LECCIN 3

Los Recursos
Una vez completada esta leccin, podr:
Configurar la informacin bsica de los recursos para personas,
equipamiento y materiales
Configurar la informacin de costo para los recursos
Cambiar la disponibilidad de un recurso para el trabajo
Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar
las tareas de un proyecto. Project se enfoca en los siguientes aspectos de los
recursos:
Disponibilidad: Determina el momento en el que el recurso influye
sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.
Costos: Hacen referencia al importe que ser necesario para pagar a esos
recursos.

La posibilidad de gestin de recursos de Project supone una de las mayores


ventajas, si lo comparamos con herramientas de planificacin de tareas como
por ejemplo una agenda. No es necesario configurar los recursos o asignarlos a
tareas, pero sin esta informacin, se tiene un menor control sobre los mismos
factores. En caso contrario, la configuracin de esta informacin no le ocupar
mucho tiempo, al contrario se reduce el tiempo o costos.
Project trabaja con dos tipos de recursos:
Recursos de trabajo
Recursos materiales
Los de trabajo, son las personas y el equipamiento que realizan el trabajo del
proyecto. A continuacin encontrar ejemplos de recursos de trabajo:

Recurso de Trabajo

Ejemplo

Persona individual identificada por


nombre.

Daniel Ruiz Soto

Persona individual identificada por


funcin o ttulo de trabajo.

Lder de proyecto

Grupos de personas con un objetivo


en comn.

Ilustradores

Equipamiento

Computadoras e impresoras

3.2

Conceptos bsicos de Project 2003

En este ejercicio, se configurar la informacin de diversos recursos humanos.


1. Se dar click en Recursos desde la barra Gua de proyectos
2. Se dar click en Especificar personas y equipamiento para el proyecto
en el panel Recursos
3. Se dar click en Especificar recursos de forma manual
4. En la primera celda del encabezado Nombre de recurso se escribir
Elizabeth Snchez Mndez
5. Se ampliar el ancho de la columna
6. Se escribirn los siguientes recursos en las siguientes celdas:
a. Daniel Ruz Soto
b. Andrea Garca Nun
c. Oscar Prez Manzano
7. Se dar click en Cerrar del Panel de Gua de proyectos
8. Se elegir la vista Hoja de recursos
9. Se escribir ilustrador en la celda despus del ltimo recurso
10. Asegrese de que se encuentre seleccionado Trabajo en el campo Tipo

11. Vaya al campo de Capacidad mxima del nuevo recurso y se escribir


200%, debido a que se considera el trabajo paralelo de dos ilustradores
trabajando al 100%
La capacidad mxima representa la cantidad de un recurso para llevar a cabo
cualquier tarea. Project le advertir si asigna algn recurso a ms tareas de las
que puede llevar a cabo con una capacidad mxima del 100%.
Cuando un recurso representa una categora de personas que se irn
intercambiando como los ilustradores de la simulacin anterior, se puede
disponer de mayor capacidad mxima, 200% o ms, dependiendo del nmero
de recursos disponibles para trabajar a jornada completa cada da laborable.
Los recursos humanos y de equipamiento se configuran del mismo modo. Sin
embargo existen ciertas diferencias en el modo en que puede programar los dos

Leccin 3

Los Recursos

tipos de recursos. Los recursos de equipamiento podran funcionar a horario


completo y los recursos humanos tienen un horario laborable al da. Otro de los
factores a considerar es que los recursos humanos son ms flexibles en las
tareas, mientras que los recursos de equipamiento son ms especializados en
sus funciones. Es posible configurar los recursos de equipamiento cuando:
Existan varios equipos o personas que podran necesitar una parte
del equipamiento para realizar diferentes tareas de manera
simultnea y el equipamiento estuviese sobreasignado
Desee planificar y realizar un seguimiento de los costos asociados
al equipamiento.

En este ejercicio, se configurarn las caractersticas de un equipamiento.


1. Se dar click en la siguiente celda vaca de la columna de Recursos
2. Se dar click en el botn informacin del recurso desde la Barra de
Herramientas Estndar

SUGERENCIA
Tambin puede hacer doble
clickk en una celda vaca en
la columna Nombre de
recurso para crear uno
nuevo utilizando el cuadro
Informacin del Recurso

3. En la ficha General se escribir Computadora de diseo en el campo


Nombre del recurso

3.3

3.4

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se especificar el tipo Trabajo, para este recurso y se dar click en el


botn Aceptar
5. En la celda de capacidad mxima del nuevo recurso se especificar
200%, debido a que se requerirn dos mquinas, una para cada
ilustrador.
Los recursos materiales son los artculos de consumo que sern agotados durante
el progreso del proyecto. En un proyecto de construccin por ejemplo, se
consideran como recursos materiales los clavos, las tablas, el cemento, etc.
Aunque Project no es un sistema completo de inventario, puede mantenerle
informado del consumo de los recursos materiales.
En este ejercicio, introduciremos informacin sobre los recursos materiales.
1. Se dar click en la siguiente celda en blanco de la columna Nombre del
recurso
2. Se escribir Papel de impresin
3. Se seleccionar la opcin Material del campo Tipo, del nuevo recurso

Leccin 3

Los Recursos

4. Se escribir Paquete de hojas en blanco en la columna Etiqueta de


Material
Tanto en los recursos materiales como en los recursos de trabajo, puede editar y
perfilar las asignaciones de recurso, establecer varias tasas de costo, especificar
tareas de costo a aplicar en diferentes horarios y compartir los recursos a travs
de un fondo de recursos. A diferencia de los recursos de trabajo, los recursos
materiales no utilizan tasas de costo de horas extra, calendarios de recurso o
capacidad mxima.

3.5

3.6

Conceptos bsicos de Project 2003

Tasas de Costo del Recurso


Casi todos los proyectos poseen algn aspecto financiero y el costo dirige el
mbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestin de la informacin
financiera permiten al administrador del proyecto responder a preguntas como:
Cul es el costo total del proyecto, basado en la estimacin de los
recursos y la duracin de las tareas?
Se estn utilizando recursos muy costosos que podran sustituirse por
otros?
Cul ser el importe de un tipo de recurso o tarea durante el transcurso
del proyecto?
Se puede sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duracin
del proyecto?
En el siguiente ejercicio, se introducir informacin de costo para los recursos.
1. Se dar click en el campo Tasa Estndar del Recurso 1 y se escribir
1500/s que son los honorarios semanales del recurso

2. En el campo Tasa estndar se escribir la siguiente informacin:


a. 1300/s
b. 1500/s
c. 1000/s
d. 1000/s
e. 200/d
f. 50

Leccin 3

Los Recursos

3. En el caso de los recursos materiales slo se especificar el costo


unitario

En muchos proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor


parte de los costos. Para aprovechar las caractersticas de Gestin de Costos de
Project, el administrador de proyecto debera conocer los costos asociados a
cada recurso material y de trabajo. En el caso de los recursos humanos, sta
sera una informacin difcil de conseguir.
Dependiendo de las prioridades del proyecto y de los estatutos de la
organizacin, probablemente no sea capaz de realizar un seguimiento de los
costos del recurso.

3.7

3.8

Conceptos bsicos de Project 2003

Ajuste del Horario Laboral para


Recursos Individuales
Project utiliza distintos tipos de calendarios para diferentes propsitos. El
calendario de recurso controla el horario laborable y no laborable de un
recurso. Los calendarios de recurso slo son aplicables a los recursos de
trabajo, es decir a personas y equipamiento y no a los recursos materiales.
Durante la creacin inicial de los recursos de un plan de proyecto, Project crea
un calendario de recurso para cada recurso. El ajuste inicial del horario laboral
para el calendario del recurso coincidir exactamente con el calendario base
Estndar (incorporado a Project, en el que el horario laboral es de 8 am a 5 pm,
de lunes a viernes). En caso de que el calendario de recurso requiera algn
cambio de horarios para un recurso especfico, se puede hacer y tambin se
pueden especificar periodos vacacionales, asuetos, etc.
Cualquier cambio realizado en el calendario base Estndar, ser reflejado
automticamente en todos los calendarios de recurso que estn basados en el
calendario base Estndar. Sin embargo, cualquier cambio especfico realizado
en el horario laboral de un recurso, no ser cambiado.
En este ejercicio, especificaremos el periodo laborable y no laborable de los
recursos individuales de trabajo.
1. Se elegir Cambiar calendario laboral del men Herramientas

2. Se seleccionar el Recurso Andrea Garca Nun de la lista Para


3. En el calendario se deber localizar el da 14 de marzo
4. De las opciones de Establecer fechas seleccionadas como, se elegir
Periodo no laborable

Leccin 3

Los Recursos

5. Se seleccionar el recurso Oscar Prez Manzano de la lista


6. En el cuadro de confirmacin de almacenamiento de cambios, se dar
click en S.
7. Del calendario se seleccionarn los das 17 y 18 de Marzo
8. Se escribir 06:00 pm en el campo Hasta
9. Seleccione los encabezados de las columnas de lunes, martes y
mircoles y seleccione la opcin Periodo no laborable

10. Se dar click en el botn Aceptar

3.9

3.10

Conceptos bsicos de Project 2003

Si necesita editar varios calendarios de recurso de una forma similar, puede


asignar un calendario base diferente a un recurso o a un conjunto de recursos.
Esto es ms eficiente que editar los calendarios individuales, y permite realizar
los ajustes a nivel de proyecto en un calendario base en caso de ser necesario.
Si dispone de un recurso que slo se encuentra disponible para trabajar en su
proyecto a tiempo parcial, probablemente desear establecer el horario laboral
del recurso en el proyecto para que refleje una programacin a tiempo real. El
cambio de la disponibilidad del recurso, mantiene el enfoque sobre la capacidad
de trabajo del recurso en el proyecto, en lugar de sobre las horas en las que
puede realizar el trabajo.

Leccin 3

Los Recursos

Resumen de la leccin

El registro de la informacin de recursos en los planes de proyecto,


ayuda a controlar mejor quin y cundo lleva a cabo el trabajo, y cul
es su costo.

Los recursos humanos y de equipamiento llevan a cabo el trabajo de un


proyecto.

Los recursos materiales se consumen durante un proyecto

Evaluacin
1. Las dos diferencias bsicas entre los recursos humanos y los de
equipamiento en cuanto a su configuracin en Project son:
______________ y _____________

2. Los Recursos Humanos y de Equipamiento se conocen como


_______________

3. Aquel que controla los horarios laborables y no laborables de un recurso.

4. Uno de los aspectos importantes para Project respecto a los recursos es su


_______________

5. Project puede mantenerle informado de los _________________ de los


recursos materiales.

3.11

4.1

LECCIN 4

Asignando Tareas
Una vez completada esta leccin, podr:
Asignar recursos a las tareas
Controlar la forma en que Project programa las asignaciones adicionales
Asignar recursos materiales a las tareas
Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la
realizacin del trabajo. Desde la perspectiva de las tareas es lo que se denomina
proceso de asignacin de un recurso a una tarea; desde la perspectiva de los
recursos, se podra denominar como una asignacin de recurso. Tarea ms
recurso, igual a asignacin.
En Project no es necesario asignar recursos a tareas, aunque existen varias
razones por las que debera hacerlo. Si asigna los recursos a las tareas, podr
encontrar respuestas a preguntas como:
Qu personas se encargan de trabajar en las tareas y cundo?
Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que
requiere el proyecto?
Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando ste no se
encuentra disponible?
Ha asignado un recurso a tantas tareas que ha sobrepasado la
capacidad de trabajo del recurso?

La asignacin de un recurso a una tarea permite realizar un seguimiento del


progreso del trabajo en la tarea. Si introduce informacin sobre los costos,
Project adems calcular el costo de la tarea y del recurso de manera
automtica.
La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda
almacenada en el campo capacidad mxima. A menos que se especifique lo
contrario, Project asignar el 100% de unidades, si el recurso dispone menos
del 100% de capacidad mxima, Project asignar el valor de la capacidad
mxima del recurso en las asignaciones a las que se encuentre relacionado.
En este ejercicio se asignarn recursos a tareas.
1. Se dar click en Recursos, desde la Gua de Proyecto
2. Se dar click en Asignar personas y equipamiento a las tareas en el
panel de recursos
3. Se dar click en Asignar Recursos y del cuadro de dilogo se elegir la
tarea 2

4.2

Conceptos bsicos de Project 2003

4. La tarea 3 se asignar a Andrea Garca Nun


5. Se dar click en el recurso Daniel Ruiz Soto y se dar click en el botn
Asignar
6. Se seleccionarn las tareas de la 6 a la 9 y se elegir como recurso a
Elizabeth Snchez Mndez

7. Se seleccionarn las tareas 11 y 12 a los recursos Ilustrador y


Computadoras de Diseo
8. Las tareas 14 a 16 sern asignadas a Oscar Prez Manzano
9. Por ltimo la tarea 18 ser llevada a cabo por Andrea Garca Nun
10. Antes de cerrar el cuadro de dilogo, se examinar el final del panel
izquierdo en donde se encuentra informacin como la duracin y los
recursos asignados

Leccin 2

Asignando Tareas

11. Se dar click en el botn Cerrar


Despus de crear una tarea y antes de asignar un recurso, la tarea posee una
duracin pero no un trabajo asociado a ella. El trabajo representa la cantidad de
tiempo que un recurso o recursos emplearn para completar una tarea. Si existe
una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad de tiempo expresada
como trabajo ser la misma que la cantidad de tiempo expresada como
duracin.
La cantidad de trabajo slo ser diferente de la duracin si asigna ms de un
recurso a una tarea o si asigna un recurso que no trabaja a tiempo completo.
Project calcula el trabajo utilizando la frmula de programacin:

Duracin x Unidades = Trabajo

4.3

4.4

Conceptos bsicos de Project 2003

Asignacin de Recursos Adicionales a


una Tarea
De manera automtica, Project utiliza un mtodo de programacin denominado
programacin condicionada por el esfuerzo. Esto significa que el trabajo de una
tarea permanece constante independientemente del nmero de recursos
asignados. El efecto ms visible de la programacin condicionada por el
esfuerzo es que cuando asigna recursos adicionales a una tarea, la duracin de
sta disminuye. Project aplica la programacin condicionada por el esfuerzo
cuando asigna o elimina recursos de las tareas.
Para definir la cantidad de trabajo que una tarea representa, se asignar uno o
ms recursos a la tarea. Si aade recursos adicionales ms adelante, la cantidad
de trabajo no cambiar, aunque la duracin de la tarea se vea reducida.

La programacin
condicionada por el esfuerzo
est activa para todas las
tareas creadas en Project.
Para cambiar el ajuste, elija
Opciones en el men
Herramientas y seleccione
la ficha Programacin y
seleccione o anule la
seleccin de casilla Las
tareas nuevas estn
condicionadas por el
esfuerzo.

En caso de que asigne ms de un recurso a una tarea y despus elimine uno de


ellos cuando la programacin condicionada por el esfuerzo se encuentra
asignada, la cantidad de trabajo de la tarea permanecer constante. La duracin
o tiempo empleados por los dems recursos para completar esta tarea, se ver
incrementado.
En este ejercicio, se asignarn recursos adicionales.
1. Se dar click en la tarea 2, cuyo trabajo requerido es de 40 hrs. y
duracin es de 1 da.
2. Se dar click en el recurso Andrea Garca Nun y se dar click en
Asignar desde el cuadro de dilogo Asignar Recursos

3. El trabajo total requerido todava es de 40 hrs aunque est distribuido


entre dos recursos, por lo que la duracin se disminuye a la mitad
(medio da)

Leccin 2

Asignando Tareas

4. Las fechas de comienzo de las tareas sucesoras tambin se modificarn


5. Se dar click en la tarea 9 y se asignar al recurso Andrea Garca Nun
6. Aparecer un Indicador de Etiqueta desde el que podr elegir el modo
en que desea que Project trate la asignacin
7. Del men de la etiqueta inteligente, se elegir la opcin Aumentar
trabajo y mantener la duracin constante

8. Se suplicara a 16 el trabajo y la duracin se mantendr

El administrador de proyecto ser el que decida la programacin condicionada


por el esfuerzo y su aplicacin en los proyectos. Existen tareas en las que no
siempre es posible aplicar la programacin debido a que debe existir una
capacitacin previa, o una coordinacin exhaustiva para completar la tarea y el

4.5

4.6

Conceptos bsicos de Project 2003

aplicar la programacin condicionada por el esfuerzo resultara en un


decremento de la productividad.

Leccin 2

Asignando Tareas

Asignacin de Recursos Materiales a


las Tareas
Existen dos formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material:
Asignar una cantidad de unidades fija a la tarea. En donde se
multiplicar el costo de unidad por el nmero de unidades consumidas
para determinar el costo total.
Asignar una tasa variable del recurso material para la tarea. Project
ajustar la cantidad y el costo del recurso segn cambie la duracin de
la tarea.

En este ejercicio asignaremos el recurso material a una tarea.


1. Se dar click en la tarea 3 desde el cuadro asignar recursos

2. De la lista se elegir el recurso Papel de Impresin y se dar click en


Asignar
3. Project asignar el recurso material a la tarea.
Puesto que el recurso material no realiza ningn tiempo de trabajo, la asignacin
de un recurso material no afecta la duracin de una tarea.

4.7

4.8

Conceptos bsicos de Project 2003

Resumen de la leccin

Una tarea posee un trabajo asociado a ella despus de que un recurso


de trabajo ha sido asignado a la tarea

Cuando se asigna a los recursos ms trabajo del que pueden completar


en un periodo de tiempo, se dice que estn sobreasignados durante ese
periodo.

Debe asignar los recursos a las tareas antes de poder realizar un


seguimiento de su progreso o costo.

Project sigue la frmula de la programacin; unidades x tiempo =


trabajo

La programacin condicionada por el esfuerzo es un ajuste a nivel de


tarea que determina si el trabajo permanece constante cuando asigna
recursos adicionales a la tarea

La forma ms fcil de comprender la programacin condicionada por


el esfuerzo es preguntndose si una persona puede realizar esta tarea
en 10 das, podran 2 personas realizarla en 5 das? Si es as, entonces
debera asignarse la programacin condicionada por el esfuerzo

Las etiquetas inteligentes aparecen despus de que lleve a cabo ciertas


acciones en Project

Asignar recursos materiales a las tareas permite realizar un


seguimiento de los materiales de consumo.

Evaluacin
1. Asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin de un
trabajo.
2. El trabajo de una tarea permanece constante independientemente del
nmero de recursos
3. Clculo de las horas de trabajo dedicadas a una tarea con una duracin
especfica.
4. El cuadro de dilogo Asignacin de recursos le permite relacionar recursos
y _____________
5.

Cuando se requiere una capacitacin o preparacin previa para iniciar las


labores de la tarea o en casos en que la coordinacin entre todos los
recursos sea difcil de llevar a cabo son limitaciones a la aplicacin de la:
_______________________

5.1

LECCIN 5

Formato e Impresin
de un Plan
Una vez completada esta leccin, podr:
Personalizar la vista del Diagrama de Gantt y representar objetos en la
parte grfica
Cambiar el formato de un plan y editar e imprimir informes
Un plan de Project es una base de datos de informacin. Generalmente no se
visualiza toda la informacin almacenada de manera simultnea, sino que se
enfocar la atencin en los aspectos del proyecto que le interesen al momento.
Las vistas y los informes son las formas ms comunes de visualizar o imprimir
los datos de un plan de proyecto. En los dos casos, puede modificar el formato
de los datos para cubrir sus requerimientos.
La principal forma en la que Project representa las tareas de forma grfica, es por
medio de las barras grficas del panel derecho de la pantalla. stas se denominan
barras de Gantt. En esta parte aparecern las tareas, tareas de resumen y los
hitos, cada uno dispondr de un formato especfico.

Diagrama de Gantt Personalizado


El diagrama de Gantt se ha convertido en una forma estndar de visualizar los
planes de proyecto. Este diagrama fue concebido por el Ingeniero americano
Henry Gantt, quien por medio de un grfico de barras, mostr el uso de
recursos. Actualmente es tal el uso del diagrama de Gantt, que para muchos es
sinnimo de plan de proyecto.
El diagrama de Gantt consta de dos partes:
Tabla (del lado izquierdo)
Diagrama de barras (del lado derecho)
Las barras de diagrama representan grficamente las tareas de la tabla en
trminos de fechas de comienzo y fin, duracin y estado. Los dems elementos
del diagrama como las lneas de vnculo representan las relaciones entre las
tareas.
El diagrama de Gantt es una representacin de la informacin de proyecto de
fcil comprensin ampliamente extendida en el mundo de la gestin de
proyectos. El formato predeterminado aplicado a la vista Diagrama de Gantt,
funciona para la visualizacin en pantalla, la comparticin con otros programas
y la impresin. Es posible cambiar el formato de cualquiera de los elementos
del diagrama.
Existen 3 formas de dar formato a las barras de Gantt:

5. 2

1.

2.

Para abrir el cuadro


Estilos de barra, se
deber dar click en el
men Formato.
Para abrir el Asistente
para Diagramas de
Gantt, debe elegir la
opcin desde el men
Formato.

Conceptos bsicos de Project 2003

1. Dar formato a todas las categoras de las barras de Gantt en el cuadro


de dilogo Estilos de barra. Desde aqu, los cambios en el formato
realizados para un tipo de barra, sern aplicados a todas esas barras en
el Diagrama de Gantt
2. Dar formato a todas las categoras de las barras de Gantt utilizando el
Asistente para Diagramas de Gantt. El asistente contiene una serie de
pginas que permiten seleccionar las opciones de formato para las
barras de Gantt ms utilizadas en el diagrama.
3. Dar formato a las barras de Gantt individuales de forma directa. Los
cambios de este tipo no tendrn efecto en las dems barras del
diagrama de Gantt
En este ejercicio, se utilizar el Asistente para diagramas de Gantt al modificar
el formato de las barras.
1. Se dar click en el men Herramientas y en Opciones
2. En la ficha Vista se habilitar la casilla Mostrar tarea de Resumen del
Proyecto
3. Se dar click en Aceptar
4. Se deber ampliar el ancho de la columna Duracin
5. Se elegir Ms vistas desde el Men Ver
6. Se elegir el Diagrama de Gantt

7. Se dar click en el botn Copiar


8. Desde el cuadro de dilogo Definicin de una Vista, se escribir
Diagrama de Gantt Personal en el campo Nombre

Leccin 5

Formato e Impresin de un Plan

9. Se dar click en Aceptar y en el botn Aplicar del cuadro Ms vistas


10. Se dar click en el men Formato y posteriormente en el Asistente para
diagramas de Gantt
11. Se iniciar el Asistente

12.
13.
14.
15.

Se habilitar la opcin Otra y de la lista, la opcin Estndar: estilo 4


Se dar click Fin
Haga click en Dar formato y posteriormente en Salir del asistente
Se han cambiado las propiedades del formato del Diagrama de Gantt
personal

5.3

5. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

16. Se elegir la vista preliminar desde la Barra de Herramientas Estndar

Si desea ver otros formatos del diagrama de Gantt disponibles en el asistente,


seleccione la opcin deseada en el cuadro situado junto a la opcin Otra, para
observar la vista previa en el rea izquierda de la ventana del asistente.

Objetos en un Diagrama de Gantt

Si la barra de herramientas
Dibujo no dispone del tipo de
elemento que desea aadir,
puede incluir imgenes de
mapa de bits o documentos,
utilizando el comando Objeto
del men Insertar.

Project incluye una barra de herramientas Dibujo, con la que puede trazar
objetos en el rea grfica de un Diagrama de Gantt, si desea destacar un evento
o elemento, puede dibujar objetos como cuadros de texto, flechas, etc. De igual
forma puede unir un objeto trazado de una barra de Gantt a una fecha
especfica en la escala temporal. Usted puede:
Unir objetos a una barra de Gantt cuando el objeto corresponde a
la tarea que la barra representa. El objeto se mover con la barra
en caso de que la tarea fuese reprogramada.
Unir objetos a una fecha cuando la informacin a la que hace
referencia, se encuentra asociada a la fecha. El objeto permanecer
en la misma posicin en la escala temporal, sin importar la parte
de la escala en la que est siendo visualizada.
En el siguiente ejercicio, se aadir un elemento grfico.
1. Del men secundario de la opcin Barras de Herramientas en el
men Ver, se elegir la opcin Dibujo
2. Se dar click en el cuadro de texto
3. Se trazar un recuadro en el rea grfica

Leccin 5

Formato e Impresin de un Plan

4. Se escribir Natalicio de Hroe Nacional


5. Se dar click en Dibujo, del men formato, y se elegir Propiedades

6. Se modificar el color de relleno por amarillo


7. Se seleccionar la ficha Tamao y Posicin
8. Se habilitar la opcin Adjuntar a escala temporal y se elegir la
fecha 21 de marzo del 2005-03-11
9. Se especificar una distancia de 8 cms. En la escala vertical y se
dar click en Aceptar

5.5

5. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

Formato del Texto en una Vista


Puede aplicar tambin un formato al texto de las tablas de dos formas:
Dando formato a todas las categoras de texto en el cuadro de
Estilos de texto
Dando formato directamente a selecciones individuales de texto.
Estos cambios no repercutirn en el resto del texto de la vista.
Los cambios realizados en cualquier vista o informe, afectarn slo a la que se
encuentre activa.
En este ejercicio cambiar el estilo de texto y el formato individual.
4. Del men Ver, se elegir la opcin Tabla: Entrada y se elegir la
opcin Resumen
5. En el men Formato, se elegir la opcin Estilos de texto

6. Se seleccionar Tareas de Resumen en la lista Cambiar


7. Se cambiar el tamao y el color del texto

Leccin 5

Formato e Impresin de un Plan

8. Se ampliar la columna de Duracin


9. Se dar click en el campo costo de la tarea 9
10. Se cambiar el formato de la fuente desde el men Formato

Para resumir, utilice la orden Estilos de texto para cambiar el formato de


categoras completas de informacin. Cuando desee aplicar formato a un
determinado elemento, se deber modificar desde el cuadro de Fuente, del men
Formato.
Algunos de los botones de la barra de herramientas Formato, corresponden a las
opciones disponibles con el cuadro de dilogo de Fuente. ste cuadro de dilogo
no siempre se encuentra disponible, un ejemplo es la vista Calendario.

Impresin de Informes
Los informes son formatos predefinidos destinados a la impresin de los datos
de Project. A diferencia de las vistas, con las que puede trabajar sobre la
pantalla o imprimir, los informes estn diseados slo para la impresin o

5.7

5. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

visualizacin en la ventana Vista preliminar. Un informe no permite la entrada


de informacin.
Project incluye varios informes de tareas, recursos y asignaciones que puede
editar para obtener la informacin deseada.

En este ejercicio, se visualizar un informe desde la vista preliminar.


1. Del men Ver, se elegir la opcin Informes

2. Se elegir la opcin Generales


3. Se elegir la opcin, Resumen del Proyecto

4. En la vista Preliminar, se dar click a la mitad de la hoja, para hacer un


acercamiento y ver los datos

Leccin 5

Formato e Impresin de un Plan

5. Se cerrar la vista preliminar


6. Se seleccionar en asignaciones del cuadro de Informes

7. Se seleccionar el Informe Tarea, recursos humanos y fechas

5.9

5. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

8. Se mostrar el informe solicitado desde la Vista Previa


9. El mensaje de la barra de estado indica la cantidad de hojas ocupadas
por el informe
Puede cambiar los encabezados y pies de las vistas del mismo modo que en los
informes. Los cambios realizados en la configuracin de pgina de cualquier
vista o informe, slo se aplicarn a esa vista o informe. La forma general de
personalizar la configuracin de pgina es la misma para cualquier informe o
vista.

Leccin 5

Formato e Impresin de un Plan

Resumen de la leccin

Para dar formato a las categoras completas de las barras de Gantt,


puede utilizar el cuadro Estilos de barras o el Asistente para diagramas
de Gantt. Para dar formato a las barras de Gantt individuales, se debe
utilizar la opcin Barra, del men Formato.

Puede redefinir el formato de una vista incorporada o copiar una vista


y despus cambiar su formato.

Puede trazar o insertar objetos grficos en la parte derecha de la vista


Diagrama de Gantt, pero no en la parte de la tabla (izquierda).

Los informes estn destinados a la impresin o vista preliminar, no


puede introducir o editar datos directamente en un informe. Sin
embargo puede editar algunos elementos de los informes, tales como el
texto que aparece en el encabezado o pie de pgina.

Evaluacin
1. Representa grficamente las tareas de la tabla en trminos de fechas
de inicio y final, en una escala temporal.
2. Al igual que con las opciones de formato en Project, los cambios de
formato en cualquier vista o informe, afectarn _______________
3. Para cambiar el formato de todas las tareas de un proyecto, de manera
automtica, se deber utilizar la herramienta de __________
4. Existen _________ categoras de informes
5. Los encabezados de los informes pueden contener elementos como la
fecha de actualizacin y tambin _______________

5.11

6.1

LECCIN 6

El Seguimiento de un
Proyecto
Una vez completada esta leccin, podr:
Almacenar los valores reales de la programacin como una lnea de base
Registrar el progreso de las tareas de una fecha
Registrar el porcentaje completado de una tarea
Introducir los valores para el comienzo, fin y duracin de las tareas
Hasta ahora, nos hemos enfocado en la planificacin del proyecto, pero una vez
comenzado el trabajo, se dar paso a la gestin del proyecto: el seguimiento del
progreso.
El seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto como el
trabajo realizado por los recursos, su fecha de realizacin y su costo. Estos
detalles se denominan valores reales.
El seguimiento de los valores reales es esencial en la gestin de proyectos y
compararlo con la planeacin. El administrador debe conocer el desarrollo del
trabajo del equipo involucrado en el proyecto y aplicar acciones correctivas
cuando sea necesario. Esto permitir tener respuestas a los siguientes
cuestionamientos:
Las tareas inician y finalizan de acuerdo a lo planeado?, cul sera
la repercusin si algo cambiara?
Los recursos estn empleando ms o menos tiempo del que
planific para completar las tareas?
Se estn superando los costos de tarea previstos?
Project soporta varias formas de realizar el seguimiento de progreso de un
proyecto, dependiendo del nivel de detalle o el control necesario. El seguimiento
detallado del progreso requiere de una mayor inversin de tiempo por parte de
los miembros del equipo y del lider de proyecto. Los diferentes niveles de
seguimiento incluyen:
La actualizacin del trabajo del proyecto segn lo previsto. Cuando
todo el proyecto sucede exactamente como se planific
La actualizacin del porcentaje completado de cada tarea en valores
precisos o en incrementos
La actualizacin de las fechas reales de comienzo y fin, el trabajo
real y la duracin real y restante de cada tarea o la asignacin.
La actualizacin del trabajo por periodo de tiempo. ste es el nivel
de seguimiento ms detallado. Aqu actualiza los valores de trabajo
real por da, semana u otro intervalo de tiempo.

6. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Puede que necesite aplicar una combinacin de estas posibilidades en el mismo


proyecto, ya que diferentes partes de un proyecto podran necesitar diferentes
formas de seguimiento.

Almacenamiento de una Lnea Base


del Proyecto
Una de las actividades ms importantes de un administrador de proyecto
despus de desarrollar un plan de proyecto, es registrar los datos reales y
evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento
del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto,
necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan es lo que se denomina
lnea de base del plan o lnea de base, que es un conjunto de los valores
importantes de un plan de proyecto, como la estimacin de las fechas de
comienzo y finalizacin y los costos de las tareas, recursos y asignaciones. Al
almacenar una lnea base se toma una imagen esttica de los valores
existentes y la almacena en el plan de Project para futuras comparaciones.
Los valores almacenados en una lnea de base incluyen los campos de tarea,
recurso y asignaciones adems de los campos por fase temporal mostrados a
continuacin:

Campos de Tarea

Campos de Recurso

Campos de Asignacin

Comienzo

Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal

Comienzo

Fin

Campos de costo y
costo por fase
temporal

Fin

Duracin

Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal

Campos de trabajo y
trabajo por fase
temporal

Campos de costo y
costo por fase
temporal

Campos de costo y
costo por fase
temporal

Se debe almacenar una lnea de base en las siguientes situaciones:


1. Cuando se haya desarrollado el plan del proyecto lo ms completo
posible.
2. Cuando todava no haya comenzado la introduccin de valores
reales como el porcentaje de trabajo completado.

Leccin 6

El Seguimiento de un Proyecto

En el siguiente ejercicio se almacenar la lnea de base.


1. Se dar click en Seguimiento
2. Se dar click en Guardar un Plan Previsto para Compararlo con
Versiones Posteriores

3.
4.
5.
6.

Se dar click en Guardar lnea de base


Se ocultar la gua de proyectos
Se elegir la vista Hoja de Tareas
Se elegir Tabla: Variacin, del men Ver

7. Se visualizarn las columnas de comienzo y fin previsto y reales


junto a la columna de tareas, debido a que no se han introducido
cambios, las fechas son iguales
8. Se ha guardado una lnea de base

6.3

6. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Seguimiento de un Proyecto
El seguimiento ms sencillo se da al actualizar el trabajo completado y
confirmar que se ha procedido segn lo previsto. Esto se lleva a cabo desde el
cuadro de dilogo Actualizar Proyecto. Posteriormente, puede verificar que el
seguimiento se ha actualizado, desde diferentes vistas. En la vista Diagrama de
Gantt, las barras de progreso mostrarn el avance de las tareas, y tambin
aparecer una marca de comprobacin en la columna Indicadores de las tareas
completadas. Mientras que las barras de progreso cubrirn la longitud total de
la tarea y su duracin estimada.
En este ejercicio, se actualizar el avance del proyecto al da actual
1. Se elegir el Diagrama de Gantt
2. Se elegir Actualizar proyecto desde el men Herramientas

Tambin puede hacer click


en el botn de flecha abajo,
del cuadro Actualizar
trabajo completado al, y
seleccionar la fecha deseada
en el calendario.

3. Se habilitar la opcin: Actualizar trabajo completado al


4. Se escribir 14/03/05

Leccin 6

El Seguimiento de un Proyecto

5. Se dar click en Aceptar


6. Se mostrarn barras de progreso en las barras de Gantt de las tareas
completadas hasta la fecha actualizada y aparecen indicadores al
lado izquierdo de las tareas completadas.

Introduccin del Porcentaje de una


Tarea
Al comenzar el trabajo de una tarea, puede actualizar el progreso, expresado
como porcentaje. Cuando introduzca un porcentaje distinto de 0, Project
cambiar la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida con su fecha
de comienzo programada. Posteriormente, trazar la lnea de progreso a travs
de la longitud de la barra de Gantt. Normalmente necesitar registrar las tareas
para que comiencen o finalicen ms pronto o ms tarde de lo previsto.
En este ejercicio, se actualizar el porcentaje completado de tareas.

1. Se dar click en Seguimiento


2. Se dar click en Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del
proyecto
3. En el Panel Configurar seguimiento, se seleccionar la opcin Realizar
siempre el seguimiento mediante la especificacin del Porcentaje
completado del trabajo

6.5

6. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se dar click en Listo o en Guardar y finalizar, Project actualiza la vista


gua de proyectos y la grfica de Gantt
5. Se dar click en Incorporar informacin del progreso al proyecto
6. Se escribir 100% en la tarea 12
7. Se escribir 50% en el trabajo completado de la tarea 14 y se dar click
en el botn Ir a la tarea seleccionada

8. Se ubicar el puntero en la barra de la tarea 5 y se mostrar un


comentario con las propiedades de la tarea, incluyendo su porcentaje.

Leccin 6

El Seguimiento de un Proyecto

Valores Reales de las Tareas


Una forma de mantener actualizada la informacin de la programacin, es
registrando lo que ocurre realmente con cada tarea del proyecto. Puede
actualizar los valores de comienzo, fin y duracin de cada tarea. Al introducir
estos valores, se actualizar el calendario y se calcular el porcentaje
completado utilizando los siguientes criterios:
Al introducir una fecha de comienzo real, se trasladar la fecha de
comienzo programada para que coincida con la fecha real.
Al introducir la fecha de fin real de una tarea, la fecha de fin
programada se trasladar para que coincida con la fecha real y se
configurar la tarea como completada al 100%.
Al introducir el valor real de una tarea, se recalculan los valores de
trabajo restantes.
Al introducir la duracin real de una tarea, en caso de que sea
menor que la programada, se restar la duracin real de la
duracin programada para determinar la restante.
Al introducir la duracin real de una tarea, en caso de que sea
igual a la programada, se configurar como completada al 100%.
Al introducir la duracin real de una tarea y en caso de que sea
mayor que la programada, se ajustar la duracin para que
coincida con la real y se configurar como completada al 100%.
En este ejercicio, se actualizarn los valores de trabajo real.
1. Se dar click en Prepararse para realizar el seguimiento del
progreso del proyecto
2. Se seleccionar la opcin realizar siempre el seguimiento mediante
la especificacin del Trabajo real realizado y Trabajo restante
3. Se dar click en Guardar y finalizar o Listo y se actualizarn los
valores de trabajo real y trabajo restante en la lista de tareas
4. Se debe ir a la opcin Incorporar informacin del progreso al
proyecto

6.7

6. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

5. Se ocultar el panel gua de proyectos


6. Se escribir 6 en la tarea 6 en el campo de trabajo y en el men del
cuadro de dilogo se elegir Aumentar la duracin de la tarea
7. Se actualizarn las tareas
8. En el campo Comienzo del estado real, se escribir 16/03/05 y su
duracin real ser de 1 da

9. Se dar click en Aceptar

Leccin 6

El Seguimiento de un Proyecto

Resumen de la leccin

Antes de realizar un seguimiento de trabajo real de un proyecto, se


debe almacenar una lnea de base. Esto proporciona una imagen
esttica del proyecto inicial para futuras comparaciones frente al
progreso real. sta es una buena forma de decir si el proyecto se est
cumpliendo o no.

La posibilidad de realizar un seguimiento del trabajo real de un plan de


proyecto es una ventaja principal que una herramienta de gestin de
proyectos tiene sobre otras herramientas de mantenimiento de listas. Se
puede realizar un seguimiento de trabajo real a nivel general o a
niveles ms detallados

La gua de Proyectos ayuda a la realizacin de la configuracin de un


proyecto de manera correcta en el nivel de seguimiento que desee
llevar a cabo.

Para evaluar apropiadamente el estado de un proyecto despus de


comenzar a realizar el seguimiento, es necesario una combinacin de
actualizacin precisa de los datos en Project y el uso de su buen juicio
en la interpretacin de los resultados.

Evaluacin
1. La fase de gestin de los proyectos, se basa en el ___________ de los
mismos y de los valores reales, esenciales a la hora de gestionar un
proyecto de manera apropiada.

2. Tan pronto como haya comenzado el trabajo en una tarea, podr actualizar
el progreso como ______________ de avance.

3. La lnea de base se almacena cuando: se ha configurado un proyecto a


detalle o cuando _________________________________

4. Conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto como la


estimacin de fechas, costos, recursos y asignaciones.

5. La actualizacin de tareas le permite variar el _______________________


y la duracin de una tarea

6.9

7.1

LECCIN 7

Refinamiento de los
Detalles de la Tarea
Una vez completada esta leccin, podr:
Vincular tareas, aplicar delimitaciones a las mismas
Crear un calendario de tarea y configurar tareas repetitivas
Cambiar un tipo de tarea
Identificar las tareas en la ruta crtica y establecer fechas lmite de tarea
Introducir costos fijos y sus incrementos

Vincular Tareas y Delimitaciones de


tareas
Cuando se introducen tareas en Project y despues se establecen vnculos entre
ellas haciendo click en el botn Vincular tareas, la relacin existente ser fin a
comienzo (FC), para la mayora de las tareas esto resulta apropiado, aunque en
ocasiones probablemente desee cambiar algunas relaciones de tarea. Algunos
ejemplos de tareas que requieren una relacin que no sea de fin a comienzo
seran instalar las luces para una escena, o la planifiaccin de una secuencia de
filmacin antes de que un guin este terminado.
Las relaciones de tarea deben reflejar la secuencia en que se realizarn los
trabajos. Una vez establecidas podr refinar la planificacin especificando la
superposicin o posposicin (tiempo de adelanto o de retraso) entre las fechas de
comienzo o fin de las tareas predecesoras o sucesoras.
Imagine que dos tareas tienen una relacin fin a comienzo:
El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que
concluya su tarea predecesora.
El tiempo de posposicin hace que la tarea sucesora comience algn
tiempo despus de que la tarea predecesora haya concluido.
El tiempo de adelanto y posposicin afecta las relaciones de tarea. En un
ejemplo terico: Antes de que la tarea 8 pueda comenzar deber permitir que
pase el tiempo necesario para que la tarea 7 quede lista si estas son parte de un
proceso consecutivo; sin embargo, podra comenzar la tarea 9 si la tarea 8 solo
requiere de un porcentaje de conclusin para que comience la siguiente tarea y
esto representara el restante porcentual entre ambas tareas.
Puede introducir el tiempo de adelanto y de posposicin como unidades de
tiempo o como un porcentaje de la tarea predecesora. El tiempo de adelanto se

7. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

introduce como unidades positivas, mientras que el de retraso como unidades


negativas. Puede agregar tiempo de adelanto o posposicin a cualquier tipo de
relacin de tarea fin a comienzo, comienzo a fin, etc.
Se cambiarn las relaciones de tarea y se introducir el tiempo de adelanto y
posposicin entre las tareas predecesoras y sucesoras.

1. Se dar doble click en la tarea 15


2. En la ficha Predecesoras se escribir -50% en el campo Pos de la
tarea 14 Predecesora

3. Se dar click en Aceptar


4. En el diagrama de Gantt, se muestra que el inicio de la tarea 15
comienza cuando todava no se ha terminado la tarea 14
5. Se dar doble click en la tarea 9
6. En el campo Tipo, se elegir la opcin Comienzo a Comienzo (CC)

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

7. Las tareas 10 y 9 se considerarn paralelas


Cada tarea posee algn tipo de delimitacin aplicada. Una delimitacin
controla la fecha de comienzo y fin de una tarea y el grado en el que puede ser
modificada la programacin de una tarea. Existen tres categoras de
delimitaciones:
Delimitaciones flexibles. Project puede cambiar las fechas de
comienzo y fin de una tarea, pero no podr cambiar su duracin. Su
finalidad es comenzar con la tarea lo antes posible.
Delimitaciones inflexibles. Una tarea debe comenzar o finalizar en
una fecha determinada, las delimitaciones inflexibles se denominan
delimitaciones fuertes.
Delimitaciones semiflexibles. Una tarea tiene un lmite de fecha de
comienzo o de fin, Project es flexible a la hora de cambiar las fechas
de comienzo o fin pero no la duracin. A estas delimitaciones se les
conocen como dbiles.

7.3

7. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Existen ocho tipos de delimitaciones de tarea:

Categora de
delimitacin

Incluye este tipo


de delimitacin

Significa

Flexible

Lo antes posible

Project programar una tarea para que


comience lo antes posible.

Lo mas tarde
posible

Project programar una tarea para que


comience lo ms tarde posible sin que
para ello deba posponer las tareas
sucesoras o cambiar las fechas de fin del
proyecto.

No comenzar
antes de

Project programar una tarea para que


comience en o despus de la fecha de
delimitacin. Utilice este tipo de
delimitacin para evitar que una tarea
comience antes de una determinada
fecha.

No comenzar
despus de

Project programar una tarea para que


comience en o antes de la fecha de
delimitacin. Utilice este tipo de
delimitacin para evitar que una tarea
comience despus de una determinada
fecha.

No finalizar antes
de

Project programar una tarea para que


finalice en o despus de la fecha de
delimitacin. Utilice este tipo de
delimitacin para evitar que una tarea
finalice antes de una determinada fecha.

No finalizar
despus de

Project programar una tarea para que


finalice en o antes de la fecha de
delimitacin. Utilice este tipo de
delimitacin para evitar que una tarea
finalice despus de una determinada
fecha.

Debe comenzar el

Project programar una tarea para que


comience en la fecha de delimitacin
que haya especificado. Utilice este tipo
para asegurar que una tarea comience en
una determinada fecha.

Debe finalizar el

Project programar una tarea para que


finalice en la fecha de delimitacin que
haya especificado. Utilice este tipo para
asegurar que una tarea finalice en una
determinada fecha.

Semiflexible

Inflexible

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

Estas categoras de delimitaciones tienen efectos diferentes en la programacin


de las tareas:
Las delimitaciones flexibles no cuentan con fechas de comienzo o fin,
fijas o impuestas. Deben utilizarse siempre que sea posible.
Las delimitaciones semiflexibles limitan los posibles cambios en la
programacin de una tarea dentro del intervalo de fecha especificado.
Las delimitaciones inflexibles evitan la posibilidad de programar de
nuevo una tarea. Utilice este tipo de delimitacin nicamente cuando
sea absolutamente necesario.

En este ejercicio, se aplicar una delimitacin tipo No Comenzar Antes De.


1. Se dar click en Tareas y posteriormente en Establecer fechas
lmite y delimitar tareas
2. Se elegir la tarea 6 y se seleccionar de la lista inferior, la
opcin No comenzar antes del

3. En el campo de la fecha se introducir el 08/03/2005


4. Se dar click en Listo
Cuando decida aplicar delimitaciones de tareas debe tomar en cuenta:
La introduccin de una fecha de fin para una tarea aplicar una
delimitacin No finalizar antes del a la tarea.
La introduccin de una fecha de comienzo para una tarea, o el arrastre
de una barra de Gantt directamente en el diagrama aplicar una
delimitacin No comenzar antes del a la tarea.
En la mayora de las ocasiones la introduccin de una fecha de lmite es
una alternativa preferible antes de una delimitacin flexible o inflexible.

7.5

7. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

A menos que especifique una hora Project programa una hora de


comienzo o de fin en la fecha de delimitacin utilizando los valores
Hora predeterminada de entrada y Hora predeterminada de salida de la
ficha Calendario.
Para eliminar una delimitacin, elija Informacin de la tarea en el
men Proyecto, y seleccione la ficha Avanzado en el cuadro de dilogo
Informacin de la tarea. Seleccione Lo antes posible o Lo ms tarde
posible en el cuadro Tipo de delimitacin.
Si necesita aplicar delimitaciones semifexibles o inflexibles a las tareas
adems de las relaciones de tarea, podra crear lo que se denomina
demora negativa, la fecha de delimitacin aplicada a la tarea sucesora
anular la relacin. Puede hacer que exista prioridad sobre las
delimitaciones. Elija Opciones en el men Herramientas y seleccione
la ficha Programacin. Anule la seleccin de la casilla de verificacin
Las tareas siempre respetan las fechas de delimitacin.
Si el proyecto debe ser planificado a partir de la fecha de fin en lugar de
la fecha de comienzo, el funcionamiento de las delimitaciones ser
diferente. El valor predeterminado para las nuevas tareas ser el tipo de
delimitacin Lo mas tarde posible.
Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto es posible que pueda
predecir que el trabajo de una tarea ser interrumpido. Puede dividir la tarea para
indicar el tiempo en que el trabajo ser interrumpido y cuando ser reanudado. A
continuacin se listan algunas de las razones por las que podra desear dividir
una tarea:
Existe una interrupcin prevista en una tarea.
Existe una interrupcin imprevista en una tarea.
En este ejercicio, se dividir una tarea.
1. Se dividir a continuacin, una tarea
2. Se dar click en la tarea 16
3. Se dar click en el botn Dividir tarea, desde la Barra de Herramientas
Estndar

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

4. Se desplazar el puntero sobre la barra de Gantt de la tarea 16 hasta que


aparezca como fecha de inicio el 25/03/05 y se dar click.

5. La tarea se ha dividido.
Existen algunos detalles que debe recordar al dividir tareas:
El ajuste de la unidad inferior de la escala temporal es importante a
la hora de dividir tareas: la calibracin de la unidad inferior
determina el incremento de tiempo ms pequeo en el que podr
dividir una tarea.
Puede dividir una tarea en tantos segmentos como desee.
Para cambiar la duracin de la divisin, arrastre un segmento de una
parte de la divisin de la tarea hacia la izquierda o hacia la derecha.
El tiempo en s de la divisin de la tarea no ser incluido en la
duracin de la tarea a menos que la tarea posea una duracin fija.

7.7

7. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

Si la divisin de la duracin de una tarea cambia, el ltimo


segmento aumentar o disminuir.
Si se modifica la programacin de una divisin de tarea, la tarea
completa ser nuevamente programada.
La redistribucin de los recursos o el ajuste de las asignaciones de
forma manual puede ocasionar la divisin de tareas.
Para volver a unir dos segmentos arrastre un segmento hasta
alcanzar el otro segmento.
Si no desea visualizar las divisiones como una lnea de puntos
puede eliminarlas.
En ocasiones desear que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo.
Para esto aplicaremos un calendario de tarea a estas tareas. Puede especificar el
calendario base a utilizar como calendario de la tarea, estos son algunos
ejemplos de requerimiento de un calendario de tarea:
Cuando utilice el calendario base Estndar como calendario del
proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en turno de noche.
Cuando una tarea deba realizarse durante un determinado da.
Cuando una tarea deba realizarse durante un fin de semana.
Project no crea calendarios de tareas de forma automtica, deber asignar a la
tarea uno de los calendarios de tarea ofrecidos por Project.
Para las tareas que dispongan de un calendario de tarea y asignaciones del
recurso, Project programa el trabajo en el horario laboral comn entre el
calendario de tarea y el calendario y el calendario del recurso o recursos. Si no
existe ningn calendario laboral comn, Project mostrar un recuadro de
advertencia.
1. Se crear y aplicar un calendario de tarea
2. Se cambiar el horario laborable desde el men Herramientas.
3. Se dar click en Nuevo

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

4. Se escribir Galera de imgenes en el campo Nombre


5. Se seleccionar la opcin Hacer una copia del calendario (Estndar) y se
dar click en Aceptar

6. Se seleccionar el da 14 de marzo en el calendario


7. El horario laborable ser de 14.00 a 18.00 horas
8. Se habilitar la opcin Horario laborable no predeterminado

7.9

7. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

9. Se seleccionar la tarea 11 y se dar doble click


10. En la ficha Avanzado, se seleccionar la opcin Galera de Imgenes, de
la lista de Calendario
11. Se habilitar la casilla La programacin omite los calendarios de
recursos y se dar click en Aceptar
Una tarea dispone de trabajo cuando le ha sido asignado al menos un recurso de
trabajo. Cada valor de la formula corresponde a un tipo de tarea. Un tipo de tarea
determina el valor que permanece fijo en la frmula de programacin si los otros
dos valores cambian.
El tipo de tarea predeterminado es unidades fijas; cuando cambia la duracin de
una tarea, Project vuelve a calcular el valor. En cualquier caso, no cambiar el
valor de las unidades. Los otros dos tipos de tareas son la duracin fija y el
trabajo fijo.
Para una tarea fija, es posible cambiar el valor del trabajo o las unidades de la
tarea. Para una tarea de trabajo fijo, podr cambiar el valor de la duracin y las
unidades de la tarea, pero no podr desactivar la programacin condicionada por
el esfuerzo.
En este ejercicio, se cambiarn los valores de la frmula de programacin y el
tipo de tareas.
1. Se dar click en Seguimiento
2. Se dar click en Realizar cambios en el proyecto
3. Se seleccionar la tarea 18 y en el campo Duracin, se escribir 6d

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

4. Se dar click en la etiqueta inteligente

5. De las opciones se seleccionar Disminuir la capacidad mxima de los


recursos
6. Se abrir el cuadro Informacin de tarea, en la ficha Avanzado
7. De la lista Tipo de tarea, se elegir la opcin Duracin Fija
Las tareas de resumen,
siempre tienen un tipo de
tarea de duracin fija que no
podr ser cambiado. Puesto
que est basada en la fecha
de comienzo ms anterior y
la fecha de comienzo ms
posterior de sus subtareas.

7.11

7. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

8. En la ficha de Recursos se especificar el 80% de las unidades para el


recurso asignado

9. Se dar click en Aceptar y se visualizar el proyecto desde la Grfica de


Gantt.
Muchos proyectos requieren de tareas repetitivas como juntas de personal,
creacin de informes, inspecciones de calidad, etc. Aunque resulta ms fcil
establecer la programacin de estos eventos, debera contabilizarlos en el plan de
proyecto. Las reuniones de personal y eventos similares, ocuparn un tiempo de
los recursos en el que deberan abandonar sus otras asignaciones.
Para facilitar la contabilizacin de dichos eventos en el plan del proyecto
crearemos una tarea repetitiva, que se lleva a cabo de manera peridica, diaria,
semanal, mensual o anual. Cuando establece una tarea repetitiva, se crea una
serie de tareas con delimitaciones No Comenzar Antes Del, sin relaciones de
tarea y con la programacin condicionada por el esfuerzo inhabilitada.

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

En este ejercicio, se crear una tarea repetitiva.


1. Se seleccionar la tarea 10
2. Se dar click en el Men Insertar y en la opcin Tarea repetitiva

3. El nombre de la tarea ser Reunin de equipo de trabajo


4. Se especificarn los siguientes valores:
a. Duracin
b. Periodicidad
c. Fecha de comienzo
d. Periodo de finalizacin

5.
6.
7.
8.

Se dar click en Aceptar


Se asignarn recursos desde la barra de herramientas estndar
Se dar click en Asignar y Cerrar
Se dar click en el signo + de la tarea repetitiva para mostrar las
asignaciones de recursos como subtareas

7.13

7. 14

Conceptos bsicos de Project 2003

9. Se ha creado una tarea repetitiva

Visualizacin de la ruta Crtica del


Proyecto e Introduccin de Fechas
Lmite
Una ruta crtica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de
la fecha de fin de proyecto. La palabra crtica, hace referencia al modo en que
su programacin afecta a la fecha de fin del proyecto. Si desea reducir la
duracin de un proyecto para que repercuta en la fecha de fin, deber comenzar
por acortar la ruta crtica.
Durante el transcurso de un proyecto, probablemente cambie la ruta crtica
conforme vayan siendo completadas las tareas antes o despus de lo previsto.
Cuando la programacin cambia, tambin puede cambiar la ruta crtica.
Despus de que sea completada una tarea en la ruta crtica, no se considerar
crtica, puesto que no podr afectar la fecha de fin del proyecto.
Un aspecto clave que le ayudar a comprender la ruta crtica es el concepto de
demora o flotante, existen dos tipos de demora:
Margen de demora: Cantidad de tiempo que una tarea puede
retrasarse antes de que se posponga la fecha de fin del proyecto.
Demora total: Cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse
antes de que se posponga la fecha de fin del proyecto.
Para que una tarea sea incluida en la ruta crtica, su demora total deber ser
inferior a una determinada cantidad. Las tareas no crticas disponen de una
demora, lo que significa que pueden comenzar o finalizar ms pronto o ms
tarde dentro de su tiempo de demora sin que esto afecte a la fecha de fin de un
proyecto.
En este ejercicio, visualizaremos la ruta crtica.

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

1. Se elegir la vista de Gantt Detallado desde el cuadro Mas vistas


2. Las tareas en color rojo son crticas y las tareas en azul, son no crticas

3. Las tareas con una lnea al inicio o fin son aquellas que tienen un
margen de demora
4. Se han identificado las tareas crticas y las no crticas

Algunos aspectos que debe recordar al trabajar con la ruta crtica son:
Para aprender sobre la
gestin de la ruta crtica,
puede escribir Toda la
informacin acerca de la
ruta crtica en el cuadro
Buscar en la esquina
superior derecha de la
ventana de Project.

Project define una tarea crtica si tiene una demora cero.


Puede cambiar la demora requerida para que una tarea sea
crtica.
Project recalcula la ruta crtica incluso aunque nunca sea
visualizada.
Se pueden observar el margen de demora y los valores de la
demora total en la tabla de programacin.
Uno de los errores ms comunes de los nuevos usuarios, es colocar
delimitaciones semiflexibles o inflexibles en demasiadas tareas. Estas
delimitaciones, reducen la flexibilidad en la planificacin.

Si tiene certeza de que una tarea deber ser completada en una fecha se
recomienda una delimitacin Debe Finalizar El. Si la tarea se retrasa por algn
motivo, perder la fecha de fin que le ha sido programada. Lo mejor, sera
proponer una delimitacin Lo Antes Posible e introducir una fecha lmite.

Una fecha lmite es un valor de fecha introducida en una tarea que indica la
fecha mxima en la que la tarea deber ser completada. La introduccin de una
fecha lmite, hace que Project Visualice un marcador de lmite en el Diagrama

7.15

7. 16

Conceptos bsicos de Project 2003

de Gantt y le advierta en caso de que intente desplazar la fecha de fin, posterior


a la fecha lmite, Project le advertir con un icono en la columna de
Indicadores.
En este ejercicio, se introducir una fecha lmite.
1. Se especificar una fecha lmite de terminacin de tarea
2. Se seleccionar la tarea 5
3. Se dar click en Tareas y despus en Establecer fechas lmite y delimitar
tareas

4. La fecha lmite ser el 9 de Marzo de 2005

5. Se dar click en Listo y se ocultar la Gua de Proyectos

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

Introduccin de Costos Fijos


En muchos proyectos, los costos financieros se derivan de los recursos
materiales y de trabajo. Normalmente se establecen las tasas de costo por horas,
semanas o meses para los recursos. Adems de los costos de recurso asociados
a una tarea, podra tener un costo fijo. Esto se denomina a una cantidad
monetaria presupuestada para una tarea. Estos costos, son los mismos,
independientemente del tiempo o esfuerzo que los recursos empleen en la
finalizacin de la tarea. Algunos ejemplos pueden ser:
Los gastos de viaje de un miembro del equipo del proyecto
Gastos de montaje de alguna pieza de equipo
Gastos relacionados a la renta o uso de equipo de cmputo.
Si se introducen los costos de recurso y los fijos para una tarea, Project sumar
los dos, para determinar el costo final de la tarea. Podr especificar cuando los
costos sean acumulados en los siguientes momentos:
Al comienzo, el costo fijo completo esta programado para el comienzo
de la tarea.
Al fin; el costo fijo completo est programado para el final de la tarea.
Por prorrateo; el costo fijo est distribuido durante el transcurso de la
duracin de la tarea.
Cuando planifique un proyecto, el mtodo de acumulacin que decida utilizar
para los costos fijos, determinar el modo en que estos sern programados a
travs del tiempo. Project asigna el mtodo de acumulacin prorrateo para los
costos fijos, aunque puede cambiar esta opcin, para que coincida con las
prcticas contables de costo de la organizacin.
En este ejercicio, se asignar un costo fijo a una tarea.
1. A continuacin se especificar el costo fijo y su mtodo de acumulacin
2. Se elegir la vista Hoja de tareas
3. En la opcin Tabla: Entrada (del men Ver), se elegir Costo

7.17

7. 18

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se escribir 100 en el costo fijo de la tarea 14, En el campo


Acumulacin, se elegir de la lista la opcin Comienzo

5. Se ha especificado el mtodo de acumulacin y el costo fijo de una tarea

Leccin 6

Refinamiento de los Detalles de la Tarea

Resumen de la leccin

Utilizando una combinacin de relaciones de tarea, y el tiempo de


adelanto y posposicin, puede ajustar con mayor precisin el modo en
que el trabajo debera llevarse a cabo.

Cuando introduzca un tiempo de adelanto entre una tarea predecesora


y sucesora, especifique el tiempo de adelanto como un valor de
porcentaje ya que ofrece un mayor rango de flexibilidad.

Las opciones de delimitaciones permiten aprovechar las ventajas del


motor de programacin de Project, o desviarlo de manera efectiva.

Puede establecer una fecha lmite para una tarea en lugar de aplicar
una delimitacin Debe Finalizar El.

La ruta crtica indica la serie de tareas que deben ser completadas fuera
de horario laboral normal del proyecto, puede crear un nuevo
calendario y aplicarlo a la tarea.

Project soporta tres tipos de tarea, el predeterminado es de unidades


fijas. Un tipo de tarea cuando realiza un cambio en los valores de
unidades de trabajo, duracin o asignacin.

Evaluacin
1. Serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin del
proyecto.
2. Llamado tiempo de posposicin, hace que la tarea sucesora comience
tiempo despus de que la tarea predecesora haya concluido.
3. En donde no existe una fecha fija de comienzo o fin.
4. Tarea en la que se puede cambiar la duracin y unidades de la tarea
5. Mtodo de acumulacin en el que el costo fijo se distribuye a lo largo del
transcurso de la tarea

7.19

8.1

LECCIN 8

Refinamiento de los
Recursos y las
Asignaciones
Una vez completada esta leccin, podr:
Establecer diferentes tasas de costo para los recursos
Configurar la tasa variable de consumo de los recursos materiales
Configurar la disponibilidad de recurso
Manejo de demoras y perfiles de asignacin

Tasas de Costo
Dado que los recursos humanos y de equipamiento suelen ser la parte ms
costosa de un proyecto, es importante para la planificacin, conocer el modo de
hacer un mejor uso del tiempo de los recursos. Se utilizarn varias caractersticas
avanzadas de Project relacionadas con los recursos y sus asignaciones a las
tareas.
Algunos de los recursos de trabajo podran llevar a cabo diferentes tareas, con
diferentes tasas de costos, por lo que se deber especificar tantas tablas de
costos, como sean aplicables a diferentes actividades por persona. Esto se realiza
despus de haber asignado el recurso a las tareas. Cada recurso, puede tener
hasta 5 tablas de tasas de costo.
En este ejercicio, se crear una segunda tabla de costos para un recurso.
1. Elija la vista Hoja de recursos
2. Se visualizar la informacin del recurso Daniel Ruiz Soto
3. Se elegir la ficha B, del apartado Costos

8. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se escribir 14/h en la tasa estndar y 21/h en la tasa horas extra,


despus se dar click en Aceptar

5. Los datos registrados en la tasa estndar de la hoja de recursos


coinciden con los de la tabla de tasas A, puesto que es la determinada y
no cambiarn hasta que se especifique que se utilizar la tabla B
Los recursos pueden tener tasas de costo estndar y tasas de costo extra. De
manera predeterminada, Project utilizar estas tasas durante el transcurso del
proyecto, pero se pueden cambiar las tasas para aplicar otras diferentes en
periodos de tiempo diferentes.
Project utiliza estas tasas de costo a la hora de calcular los costos de recurso,
basndose en el trabajo que haya sido programado para este recurso. Puede
asignar hasta un mximo de 25 tasas de costo que sern aplicadas en los
diferentes horarios de cada una de las cinco tablas del recurso.

Leccin 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

En este ejercicio, se darn de alta varias tasas de costo a un recurso.


1. Se seleccionar el recurso Daniel Ruiz Soto
2. Se agregarn los siguientes valores en la ficha de costos
a. 20% en el campo Tasa estndar de la segunda fila
b. 15% en el campo Tasa horas extra
c. El da ser el 19/03/05

3. Se dar click en Aceptar


4. Se han agregado valores de costos y das aplicables
En los incrementos, se pueden introducir valores exactos, o un porcentaje de
incremento o decremento calculado a partir de la tasa anterior. El clculo de una
nueva tasa de costo basada en un porcentaje de la tasa de costo previa es un
clculo que se hace una sola vez.
Cuando los proyectos tienen recursos materiales, se puede especificar una
cantidad fija o tasa fija de consumo a una tarea. Otra forma de utilizar los
recursos es asignndolos con una tasa variable de consumo, las diferencias son:
1. Tasa fija de consumo: Independientemente de la duracin de la tarea
asignada, ser utilizada una cantidad absoluta del recurso.
2. Tasa variable de consumo: La cantidad de recurso material consumido,
depende de la duracin de la tarea. Esta cantidad, ser calculada
basndose en la duracin de la tarea.
Una vez introducida una tasa de pago estndar para una unidad de recurso
material, Project calcular el costo total de la asignacin.
1. Se utilizar la vista Uso de tareas
2. Se seleccionar la fila del recurso Daniel Ruiz, debajo de la tarea 2 y se
ubicar el campo de Costo total
3. Se dar click en Informacin de la Asignacin

8.3

8. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

4. En la ficha General se elegir de la lista la opcin B en el campo Tabla


de tasas de costo

5. Se ha aplicado una tasa de costo diferente a un recurso en su asignacin.

Puede establecer hasta cinco tasas de pago por recurso. Esto permite aplicar
diferentes tasas de pago a las diferentes asignaciones de un recurso. De manera
predeterminada, Project utiliza la tasa A en cada asignacin, aunque puede
especificar le uso de otra tabla de tasa.
En este ejercicio, se aplicar una tasa de pago diferente a un recurso en su
asignacin.
1. Se asignar una tasa variable de consumo
2. Desde el diagrama de Gantt se elegir la tarea 3
3. Se dar click en el botn Asignar Recursos

Leccin 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

4. En la fila Papel de impresin se escribir 1 en el campo Unidades y se


dar click en Asignar

5. Se elegir la vista Uso de tareas


6. Se abrir el cuadro de informacin de asignacin del papel de impresin

7. Se observarn los valores de las unidades asignadas, en caso de que


stas sufran cambios, se recalcular el costo total
8. Se ha asignado una tasa variable de consumo

Disponibilidad del Recurso


Uno de los valores que Project almacena para cada recurso de trabajo es el
valor de Capacidad Mxima del recurso. sta es la capacidad mxima de un
recurso para poder llevar a cabo las tareas. Los ajustes del horario de trabajo de

8.5

8. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

un recurso, determinan el momento en el que un recurso est disponible para


trabajar. La capacidad del recurso para trabajar, determina el horario en que el
recurso puede trabajar sin llegar a encontrarse sobreasignado.

Es posible especificar diferentes valores de capacidad mxima de un recurso


para que sean aplicados en diferentes periodos de tiempo. El ajuste de la
disponibilidad de un recurso durante el transcurso del proyecto, permite
controlar con exactitud, el valor de capacidad mxima que un recurso tiene en
un momento dado. Esto se realiza desde el cuadro Disponibilidad del recurso
en el cuadro de dilogo Informacin del recurso.

En este ejercicio, se personalizar la disponibilidad de un recurso.


1. Se personalizar la disponibilidad del Ilustrador
2. Se seleccionar el Ilustrador en la informacin del recurso
3. En la ficha general se llenarn los siguientes datos en las tres filas
a. Disponibilidad
b. Unidades

4. Se dar click en Aceptar despus de llenar los datos


5. Se ha personalizado la disponibilidad de este recurso

Demoras y Perfiles en Asignaciones


Si existe ms de un recurso asignado a una tarea, probablemente no desee que
todos los recursos comiencen a trabajar en la tarea de manera simultnea.

Leccin 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

Puede demorar el comienzo del trabajo de uno o ms recursos asignados a una


tarea. Por ejemplo, supongamos que una tarea tiene asignados 4 recursos, 3 de
ellos, deben trabajar en tareas diferentes y el cuarto se encargar posteriormente
de inspeccionar la calidad del trabajo.
Si necesita retrasar el comienzo de todos los recursos asignados, en lugar de
ajustar cada asignacin de recurso, debera programar de nuevo la fecha de
comienzo de la tarea.
En este ejercicio, se demorar el comienzo de una asignacin de recurso.
1. Se ver el proyecto desde la vista uso de tareas
2. Se elegir al recurso Elizabeth Snchez y se dar click en Informacin
de la Asignacin
Tambin puede atrasar o
realizar otros cambios en las
asignaciones de recursos
individuales utilizando la
Gua de proyectos desde el
panel de Seguimiento.

3. Se especificar el 14/03/05 como fecha de comienzo y se dar click en


Aceptar

8.7

8. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se ha demorado la participacin de un recurso en la tarea

En las vistas Uso de recursos y Uso de tareas, podemos ver con exactitud, el
tiempo programado de cada recurso para trabajar en cada tarea. Adems de
visualizar los detalles de la asignacin, podemos cambiar la cantidad de tiempo
que un recurso trabajar en una tarea en un determinado periodo de tiempo.
Existen dos mtodos de hacer esto:
Aplicar un perfil predefinido de trabajo a una asignacin. Los
perfiles predefinidos normalmente describen el modo en que
el trabajo est distribuido en el tiempo de forma grfica. El
perfil grfico de campana, distribuye menos trabajo al
principio y al fin de la asignacin, mientras conserva la mayor
parte del trabajo en el espacio intermedio. Si observa el
grfico de trabajo, comprobar que la sombra del grfico tiene
forma de campana.
Editar directamente los detalles de la asignacin de forma
manual. Puede cambiar los valores de la asignacin
directamente en la cuadrcula de escala temporal en la vista
Uso de recurso o Uso de tareas.
La forma en que perfile o edite una asignacin depender de las necesidades a
cubrir. Los perfiles predefinidos funcionan mejor para las asignaciones donde
puede predecir un modelo de esfuerzo.
En el siguiente ejercicio, se aplicar un perfil predefinido a las asignaciones de
una tarea.
1. Desde la vista Uso de tareas, se elegir al recurso Elizabeth Snchez
2. En la ficha general del cuadro Informacin de la Asignacin, se
especificar la opcin Creciente en el campo Perfil de trabajo

Leccin 6

Refinamiento de los Recursos y las Asignaciones

3. Se dar click en Aceptar


4. Se colocar el puntero sobre el indicador a la izquierda del recurso
5. Se visualizar una sugerencia indicando el tipo de perfil aplicado

8.9

8. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

Resumen de la leccin

Mientras trabaje con los costos de recurso, puede especificar tareas de


costo diferentes para las diferentes asignaciones y aplicar diferentes
tasas de costo en varios horarios.

Puede contabilizar la disponibilidad de recurso variable en cualquier


momento, lo que permite controlar el momento en que un recurso se
encontrar asignado.

En una vista de uso, puede editar los valores de trabajo programado de


las asignaciones de recurso en cualquier momento.

Los recursos materiales, cuando son asignados a una tarea, pueden


tener una tasa de consumo fija o variable.

Evaluacin
1. Cantidad de recurso material se basa en la duracin de la asignacin a la
que se encuentre relacionado.
2. Determina el modo en que el trabajo est distribuido en el tiempo de forma
grfica.
3. Los recursos materiales utilizados en un proyecto, pueden asignarse de dos
formas, por medio de la tasa Variable de consumo y la _____________
4. La capacidad del recurso para trabajar determina el horario en que el
recurso puede trabajar sin encontrarse ________________
5. Los recursos de trabajo pueden llevar a cabo diferentes tareas con
diferentes niveles de especializacin que por lo tanto, consideran diferentes
_________________.

9.1

LECCIN 9

Recursos,
Asignaciones y Costos
Una vez completada esta leccin, podr:
Visualizar y editar la asignacin de un recurso
Resolver las sobreasignaciones de recursos automticamente
Visualizar los costos de proyecto y la fecha de fin del mismo

Visualizar y Editar la Asignacin de


un Recurso
Al crear un plan de proyecto, trabajar con tareas, recursos y asignaciones de
forma conjunta. Los cambios realizados en las tareas afectarn a los recursos
asignados a esas tareas.
Se centrar la atencin en la distribucin del recurso como el modo en que las
asignaciones de tarea realizadas, afectan a la cantidad de trabajo de los recursos
humanos y de equipamiento del proyecto.
La relacin entre la capacidad de un recursos y sus asignaciones se denomina
distribucin. Cada recurso puede tener alguno de los tres estados de distribucin
siguientes:
Infraasignado: cuando las asignaciones de un recurso no cubre la
capacidad mxima del mismo.
Totalmente Asignado: cuando las asignaciones del recurso cubren
su capacidad mxima.
Sobreasignado: cuando las asignaciones del recurso sobrepasan su
capacidad mxima.
La capacidad de trabajo de un recurso, se mide en unidades; la capacidad de
trabajo de un determinado recurso es lo que se denomina capacidad mxima. Las
unidades se encuentran expresadas como nmeros o como porcentaje.
En este ejercicio, se visualizarn los recursos sobreasignados.
1.
2.
3.
4.

Se dar click en Informe


Se dar click en Ver cmo est asignado el tiempo de los recursos
Se dar click en el encabezado de la columna Nombre del Recurso
Se ocultarn las subtareas

9. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

5. Se seleccionar el recurso Oscar Prez Manzano


6. Se dar click derecho en la barra superior de la escala de tiempo y se
elegir del men la opcin Escala temporal
7. En la ficha Intermedio, se elegir de la lista Unidades, la opcin Meses

8. De la lista Mostrar, se elegir la opcin Un Nivel (intermedio)

Leccin 9

Recursos, Asignaciones y Costos

9. Se dar click en Aceptar


10. Se mostrar la cantidad de horas asignadas a diferentes tareas, las
cantidades de una sobreasignacin, se encuentran en color rojo
Al trabajar con las asignaciones de un recurso, debe recordar que:
De manera predeterminada, la vista Uso de recursos, muestra la
tabla Uso. Sin embargo, puede visualizar diferentes tablas desde el
men Tabla.
La vista Uso de recursos muestra los valores de trabajo en la
cuadrcula de escala temporal. Sin embargo se pueden visualizar los
valores de asignacin adicionales como el costo y la disponibilidad
restante.
En lugar de utilizar la Escala temporal, para cambiar los niveles de
la misma, puede hacer click en los botones Acercar y alejar, de la
barra de herramientas estndar.
Para visualizar las asignaciones de cada recurso en un grfico junto
a una escala temporal, puede visualizar el Grfico de recursos
eligiendo la orden Grfico de recursos en el men Ver.

Sobreasignacin de Recursos
Ahora nos centraremos en la solucin de las sobreasignaciones de forma
manual.
Para aprender ms sobre la
resolucin de los problemas
de sobreasignacin de
recursos, se debe escribir
Solucionar problemas de
asignaciones de recursos
en el cuadro Buscar.

La edicin manual de una asignacin es slo una forma de resolver una


sobreasignacin de recurso. Entre otras soluciones se incluyen las siguientes:
Sustituir el recurso sobreasignado por otro, utilizando el botn
Reemplazar, del cuadro de dilogo Asignar recursos
Reducir el valor del campo Unidades, en el cuadro de dilogo
Informacin de la asignacin o Asignar recursos

9.3

9. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Si la sobreasignacin no es demasiado seria, podra dejarla en la programacin.


En este ejercicio, se editar una asignacin manualmente.
1. Se editar manualmente una asignacin
2. Se seleccionar la tarea Planeacin del sitio
3. En la ficha General del cuadro de dilogo, se asignarn 50% de
unidades

4. De las acciones de etiquetas inteligentes se dar click en la opcin


Cambiar trabajo total para que coincida con la capacidad mxima y
la duracin
5. Se ha modificado manualmente una asignacin

Leccin 9

Recursos, Asignaciones y Costos

La redistribucin de recursos es el proceso de demora del trabajo de un recurso


en una tarea para la resolucin de una sobreasignacin. Las opciones del cuadro
de dilogo Redistribuir recursos, permiten establecer los parmetros sobre el
modo en que desea que Project resuelva las sobreasignaciones de recurso.
Dependiendo de las opciones elegidas, esto podra suponer el retraso de la fecha
de comienzo de una asignacin o tarea, o la divisin del trabajo de la tarea.
Despus de la redistribucin, Project retrasar las fechas de comienzo de la
segunda y tercera tarea de forma que el recurso no est sobreasignado. En
ocasiones la redistribucin del recurso obliga a retrasar la fecha de fin del
proyecto, a menos que indique lo contrario.
La redistribucin del recurso es una herramienta potente, aunque lo nico que
hace es retrasar las tareas, dividir las tareas y retrasar las asignaciones del
recurso. La redistribucin del recurso sigue un conjunto complejo de reglas y
opciones que sern especificadas en el cuadro de dilogo redistribuir recursos.
Esta herramienta no podr sustituir su planificacin sobre la duracin, relaciones
y delimitaciones de las tareas, as como la disponibilidad del recurso.
La redistribucin del recurso trabajar con toda esta informacin a medida que
vaya siendo introducida en el plan del proyecto, aunque podra no ser capaz de
resolver todas las sobreasignaciones del recurso dentro del intervalo de tiempo
deseado a menos que cambie las tareas bsicas y la informacin de recurso.
En este ejercicio, se redistribuir un recurso, y se visualizarn los efectos en la
fecha de fin de proyecto.
1. Se visualizar el plan desde la vista Hoja de Recursos
2. Se abrir el cuadro Redistribuir recursos desde el men
Herramientas

3. Se dar click en el botn Redistribuir ahora


4. En el cuadro se habilitar la opcin Todo el fondo y se dar click en
Aceptar

9.5

9. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

5. Se visualizar el proyecto desde la grfica de Gantt de


redistribucin

6. Ahora cada tarea tendr dos barras, la de color verde representa la


tarea antes de su redistribucin y la barra de color azul, representa
la tarea redistribuida.

Costos de Proyecto y Fecha de Fin


No todos los planes de proyecto incluyen informacin de costo, pero para
aquellos que s lo hacen, mantener un seguimiento de los costos de proyecto
puede resultar tan importante o ms como mantener un seguimiento de la fecha
de fin prevista. Los dos factores a considerar a la hora de analizar los costos de
proyecto son los que desea visualizar y el mejor modo en que stos pueden ser
visualizados.
Los tipos de costo con los que puede contar durante el proyecto son:
Los costos previstos o de lnea de base; los costos de tarea, recurso o
asignacin original programada almacenados como parte de un plan
previsto
Los costos actuales; acumulados de las tareas, recursos y asignaciones
de un plan de proyecto. A medida que realiza ajustes en un plan de
proyecto como la asignacin o eliminacin de recursos.
Los costos reales: los que han sido contrados por las tareas, recursos o
asignaciones

Leccin 9

Recursos, Asignaciones y Costos

Los costos restantes: Diferencia entre los costos actuales o


programados y los reales de las tareas, recursos o asignaciones.
Puede que necesite comparar estos costos o examinarlos de forma individual
por tarea, recurso o asignacin. Tambin puede examinar los valores de costo
de las tareas de resumen o de un plan de proyecto completo. Las formas ms
comunes de visualizar estos costos son:
Visualizar los costos actuales, previstos, reales y restantes del proyecto
completo en el cuadro de dilogo Estadsticas del proyecto.
Visualizar o imprimir informes con formato que incluyen el flujo de
caja, el presupuesto, los recursos o tareas con presupuesto sobrepasado
y el valor acumulado.
Visualizar la informacin de costo a nivel de asignacin, tarea o
recurso en las vistas de uso de la tabla costo.
En este ejercicio, se visualizarn los costos generales e individuales.
1. Se cambiar la vista a la Hoja de Tareas
2. Se elegir Opciones, del men Herramientas
3. En la ficha Vista se habilitar la casilla Mostrar tarea de resumen del
proyecto y se dar click en Aceptar

4. Del men Ver, se elegir tabla y del men secundario se dar click en
Costo
5. Se ampliar la o las columnas con signos de libra (#), para visualizar los
valores
6. La columna Real, slo mostrar valores cero, puesto que todava no
considera el progreso real.

9.7

9. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

7. Se han visualizado los costos de un proyecto


La fecha de fin de proyecto es una funcin de su duracin y la fecha de inicio.
La mayora de los proyectos poseen una fecha de fin deseada, o suave, y otros
proyectos, poseen una fecha de fin a cumplir o tambin llamada rgida.
Durante la gestin de proyectos como stos, es esencial conocer la fecha de fin
actual o prevista y comprender el modo en que los ajustes realizados en la
planificacin afectarn a la fecha de fin.
La fechad e fin de un proyecto est determinada por su ruta crtica, durante la
evaluacin de la duracin de un proyecto, debera centrar su atencin en las
tareas de la ruta crtica denominadas, tareas crticas.

Leccin 9

Recursos, Asignaciones y Costos

Resumen de la leccin

El valor de capacidad mxima de un recurso, determina el momento en


que el recurso, pasar a estar sobreasignado.

La vista Uso de recursos, permite observar los detalles de las


asignaciones que producen sobreasignaciones de recurso.

Las sobreasignaciones de recurso pueden resolverse de forma manual


o automtica.

Durante la edicin del valor de asignacin de recurso, puede utilizar


una Etiqueta inteligente para cambiar el efecto de su accin en la
programacin.

Puede visualizar los detalles de costo desde el nivel de asignacin


individual hasta el nivel de proyecto completo.

Las tareas en la ruta crtica determinan la fecha de fin del proyecto.

Evaluacin
1. Los tipos de distribucin de recursos
__________________ y sobreasignacin

son:

Infraasignacin,

2. Las asignaciones del recurso cubren su capacidad mxima.


3. ___________ es una resolucin a la sobreasignacin de recursos
4. Diferencia entre los costos actuales o programados y los costos reales de
las tareas, recursos o asignaciones.
5. La mayora de los proyectos tienen una fecha de fin deseada, tambin
llamada _________________.

9.9

10.1

LECCIN 10

Organizacin y
Formato de Datos
Una vez completada esta leccin, podr:
Ordenar los datos de tareas y recursos adems de su visualizacin en
grupos
Filtrar datos de tareas y recursos
Crear tablas y vistas personales

Ordenar datos de tareas y recursos


adems de su visualizacin en grupos
A continuacin, utilizaremos algunas de las herramientas de formato de Project
para cambiar la apariencia de los datos y otras herramientas que permiten
organizar y analizar datos.
La ordenacin es la forma ms sencilla de organizar los datos sobre tareas o
recursos en Project. Las tareas o recursos podrn ser ordenados por cirterios
predefinidos, o creando un criterio de ordenacin personal con un mximo de
tres condiciones.
La ordenacin no cambia los datos subyacentes del plan de proyecto, sino que
ordena de nuevo, los datos disponibles. La nica excepcin, es la posibilidad de
renumerar los identificadores de recurso o de tarea, despus de la ordenacin,
despus de esto, no podr restaurar la numeracin de la secuencia.
Podr utilizar grupos de recurso para representar los equipos funcionales,
departamentos, o cualquier grupo de personal que describa de forma lgica los
conjuntos de recursos similares. La ordenacin de todos los recursos por grupo
de recurso, permite visualizar ms fcilmente los costos asociados con cada
grupo.
En este ejercicio, se ordenar la vista de un recurso.
1. Se establecer la vista Hoja de Recurso
2. En la opcin Tabla del Men Ver, se elegir Resumen
3. Se abrir el cuadro Ordenar

10. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

4. De la lista desplegable del primer criterio, se elegir la opcin Costo en


orden Descendente
5. En este ejercicio no se utilizar la renumeracin, por lo que la casilla no
debe estar habilitada
6. Se dar click en Ordenar
7. A continuacin se agregar un segundo criterio de ordenacin
8. Se abrir de nuevo el cuadro Ordenar
9. En el primer criterio se elegir de la lista Grupo deg Recursos en orden
Ascendente
10. En el segundo criterio se seleccionar Costo en orden Descendente
11. Se dar click en Ordenar

El agrupamiento es similar a
la caractersticas de
Subtotales de Excel. Permite
organizar y analizar los datos
de Project a un programa de
hoja de clculo para lograr su
propsito.

12. Por ltimo se ordenar la tabla por identificador.


13. Se ha utilizado la herramienta de ordenacin.
Durante el proyecto, las vistas predeterminadas disponibles en Project, ofrecen
varias formas de visualizacin y anlisis de datos. Una caracterstica importante
es el agrupamiento, que permite organizar la informacin de recursos y tareas de

Leccin 10

Organizacin y Formato de Datos

10.3

acuerdo con el criterio seleccionado. Aade valores de resumen o acumulados


en los intervalos que pueden ser personalizados.
El agrupamiento puede cambiar de manera significativa la visualizacin de los
datos de recursos y tareas, permitiendo un nivel de refinamiento en la
presentacin y anlisis de datos. El agrupamiento no cambia la estructura
subyacente del plan del proyecto, slo organiza y resume los datos. Cuando los
datos son agrupados en una vista, el agrupamiento ser aplicado a todas las
tablas que sean visualizadas en la vista.
Project incluye varios criterios predefinidos para agrupar los recursos y tareas
como el agrupamiento de las tareas por su duracin o de los recursos por la tasa
de pago estndar.
En este ejercicio, se agruparn recursos por grupo.
1. Se elegir la opcin Agrupar por Grupo de Recursos desde el cuadro
Ms grupos

2. Se dar click en Copiar


3. Se escribir Grupo de recursos por costo en el campo Nombre
4. En la segunda celda de la columna Nombre de campo se elegir la
opcin Costo con orden Descendente

10. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

5. Se dar click en Definir intervalos de grupo


6. En la lista Agrupar en: se elegir Intervalo y en el Intervalo de Grupo se
escribir 1000

7. Se dar click en Aceptar, para cerrar los dos cuadros y se dar click en
Aplicar
8. Se dar doble click en el encabezado Nombre del recurso
9. Aparecer el cuadro Definicin de Columna y se dar click en Ajuste
Perfecto

Leccin 10

Organizacin y Formato de Datos

10.5

10. Se regresar a la vista original al elegir Agrupacin: Sin agrupacin


desde el Men Proyecto
11. Se han agrupado recursos

Filtros
Otra caracterstica til para cambiar la visualizacin de la informacin es el uso
de filtros, herramienta que oculta los datos de las tareas o recursos que no
cumplen el criterio especificado, visualizando solamente aquellos datos en los
que est interesado. El uso de esta herramienta no cambia los datos del plan de
proyecto, slo el modo en que son visualizados.
Existen dos formas de utilizar los filtros:
Aplicar un filtro predefinido o personalizado para observar o
destacar la informacin de la tarea o recurso que coincide con el
criterio del filtro. Algunos filtros solicitan la informacin de un
criterio.
Utilizar Autofiltros para filtrar cualquier tabla de forma
automtica. Cuando los autofiltros estn activos, se encuentra
activada, aparecern unas flechas junto a los nombres de columna,
y se visualizar la lista de criterios que podr utilizar para filtrar
los datos. Las opciones de la lista, depender del tipo de datos de
la columna.
Ambos tipos de filtro, ocultan las filas que no cumplen el criterio especificado
en las vistas de hoja de tareas o de recursos. Al aplicar filtros, observar saltos
en los nmeros de identificadores, stos no se habrn borrado, slo estarn
ocultos. Al aplicar un filtro, se aplicar a todas las tablas que puedan ser
visualizadas en la vista.
Las vistas Calendario y diagrama de Red, tambin soportan filtros, pero no
Autofiltros.
En el ejercicio, se utilizarn los dos tipos de filtro.

10. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

1. Se dar click en el botn de Autofiltro de la Barra de Herramientas


Formato
2. Se desplegar la lista de filtrado de la columna Nombre de tarea y se
elegir la opcin Personalizado

3. Se aplicar un filtro en donde se muestren slo las tareas que contengan


la palabra imgenes

4. Se dar click en Aceptar y se mostrarn los resultados. El color azul del


encabezado muestra que el filtro personalizado ha sido aplicado en esa
columna

Leccin 10

Organizacin y Formato de Datos

10.7

5. Se deshabilitar el Autofiltro
6. Se crear un Filtro Personalizado desde el Men Proyecto
7. En el cuadro Ms filtros, se elegir Nuevo

8. Se crear un filtro llamado Tareas sin Finalizar y Costo, para que se


muestren las tareas que tengan un 50% o ms de porcentaje completado
y cuyo costo sea mayor a 1,000 pesos

10. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

9. Se dar click en Aceptar


10. Se eliminar el filtrado al elegir Filtro para: Todas las tareas desde el
men Proyecto
11. Se ha creado un filtro personalizado

Tablas y Vistas Personalizadas


Una tabla es una presentacin similar a la de una hoja de clculo de los datos
del proyecto, organizados en columnas verticales y en filas horizontales. Cada
columna representa uno de los muchos campos de Project, y cada fila una tarea
o recurso. La interseccin de una columna y una fila se denomina celda o
campo.
Project incluye varias tablas que pueden ser aplicadas en las vistas.
Generalmente estas tablas contendrn los campos que desea. Sin embargo
puede modificar cualquier tabla predefinida, o crear su propia tabla con slo
aquellos datos que desee.
En este ejercicio, se crear una nueva tabla a partir de una ya existente.
1. Se dar click en Ms tablas, del men secundario de Tabla
2. De la lista del cuadro Ms tablas, se elegir Entrada y se dar click en
Copiar

Leccin 10

Organizacin y Formato de Datos

10.9

3. En el campo Nombre, se escribir Tabla de Entrada de Tiempos


4. Se eliminarn los campos: Indicadores, fin, predecesoras y nombres de
los recursos
5. En la siguiente celda vaca se elegir de la lista el campo fecha de
delimitacin
6. Los datos y el ttulo se alinearn al centro, el ancho ser de 15 y en la
columna de ttulo se escribir Fecha lmite y se ajustar el encabezado

7. En la seccin Formato de fecha se elegir un formato diferente al


predeterminado

10. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

8. Se dar click en Aceptar y posteriormente el Aplicar


9. Se ha creado una nueva tabla

Casi todo el trabajo en Project, ocurrir en una vista. Una vista puede contener
elementos tales como tablas, grupos y filtros. Estos, pueden ser combinados
con otros elementos como una escala temporal, o con elementos grficos como
la representacin grfica de las tareas en el Diagrama de Gantt.
Project incluye varias vistas que organizan la informacin segn propsitos
especficos. Puede que necesite visualizar la informacin del proyecto de un
modo que no est disponible entre las vistas predefinidas, para incluir
diferentes elementos, puede modificar una tabla existente y agregarlos, o crear
una nueva tabla desde cero y configurarla.
En este ejercicio, se crear una vista.
1. Se abrir el cuadro Ms Vistas
2. Se dar click en Nueva, se deber encontrar habilitada la opcin Vista
nica y se dar click en Aceptar

Leccin 10

Organizacin y Formato de Datos

10.11

3. En el cuadro nombre se escribir Vista Calendario


4. De la lista tabla, se elegir la opcin Tabla de Entrada de Tiempos

5. En la lista grupo, se elegir Sin agrupar y en la lista de Filtro, la opcin


de Intervalo de Fechas
6. Se deber habilitar la opcin Mostrar en el men

10. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

7. Se dar click en Aceptar y Aplicar


8. Se solicita el intervalo de fecha, se deber elegir el 14 de marzo como
fecha inicial y el 28 de marzo como fecha lmite
9. Se ha creado y almacenado una vista nueva, que estar disponible en el
men de vistas del proyecto

Leccin 10

Organizacin y Formato de Datos

10.13

Resumen

Las formas ms comunes de organizar los datos en Project, incluyen la


ordenacin, agrupamiento y filtrado. En ninguno de los casos, se
elimina los datos, simplemente cambia el modo en que son
visualizados.

Project incluye muchos criterios de ordenacin, agrupamiento y


filtrado, adems de permitir que cree los suyos.

Mientras la ordenacin y filtrado reorganiza o muestra de manera


selectiva slo algunos de los datos de un plan de proyecto, el
agrupamiento aade valores de resumen de los datos.

Las tablas son los elementos principales de la mayora de las vistas en


Project. Project dispone de varias tablas incorporadas, y puede recrear
las suyas.

El usuario trabaja con Project a travs de las vistas. Las vistas pueden
contener tablas, grupos filtros y en algunos casos grficos. La vista
Diagrama de Gantt, consiste en una tabla en la parte izquierda y una
escala temporal en la derecha.

Project ofrece muchas vistas incorporadas y puede crear las suyas.

Evaluacin
1. Herramienta que oculta los datos de tareas o recursos que no cumplen con
uno o varios criterios.
2. Agrega unas flechas al lado de cada encabezado de columna con una lista
de los criterios que pueden utilizarse para filtrar esa columna.
3. Herramienta que puede agregar valores de resumen o acumulados en los
intervalos en los que pueden ser personalizados.
4. Los parmetros de la modificacin o creacin de una tabla se llevan a cabo
desde el cuadro Definicin de ___________.
5. Ajuste que al ser seleccionado, se renumerarn todos los archivos de forma
permanente.

11.1

LECCIN 11

Impresin de la
Informacin del
Proyecto
Una vez completada esta leccin, podr:
Cambiar las opciones de configuracin de pgina para las vistas e
informes
Imprimir una Vista
Imprimir un Informe

Configuracin de Pgina para vistas e


informes
Utilizaremos algunas de las vistas e informes disponibles para imprimir un plan
de proyecto. Una de las tareas ms importantes de caulquier administrador de
proyecto, es comunicar la informacin del proyecto a los participantes, lo que a
menudo implica imprimir el proyecto. Puede utilizar las vistas e informes
predefinidos tal y como son, o personalizarlos para que se ajusten a sus
necesidades.
Imprimir la informacin de un plan de proyecto, es una prctica muy comn para
la mayora de los administradores de proyecto. La impresin se centra en las
vistas e informes. stas organizan los detalles de un plan de proyecto en
formatos especficos para determinados propsitos. Puede introducir, leer, editar
e imprimir informacin, mientras que en un informe slo puede imprimir
informacin.
Puede personalizar la forma de imprimir las vistas y los informes; sin embargo
las opciones de impresin de informes no son tan amplias. Para personalizar la
impresin de una vista o informe, utilice los cuadros de dilogo Configurar
pgina e Imprimir.
En el cuadro configurar pgina, las fichas pgina y Mrgenes, se encuentran
disponibles para las vistas y los informes. Las opciones especficas que
selecciona en Configurar Pgina, para cualquier vista o informe, afectarn slo a
esta vista o informe.
Algunas de las opciones de las fichas Encabezado, Pie de pgina y Vista
del cuadro Configurar Pgina para todas las vistas. La ficha Vista,
incluye opciones que varan dependiendo de la vista activa. Para las
vistas que incluyen una leyenda, tambin se encuentra disponible la
ficha leyenda.

11. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Puede utilizar la opciones de las fichas encabezado y pie de pgina en la


mayor parte de los informes, pero las fichas Leyenda y vista no se
encuentran disponibles para todos los informes.
El cuadro de dilogo Imprimir, se puede accesar desde el comando Imprimir, del
men Archivo, o desde la Vista Preliminar. La mayora de las opciones
disponibles para las vistas, tambin estn disponibles para los informes. La vista
Diagrama de Gantt y el Informe Tareas, recursos humanos y fechas, incluyen
una escala temporal. Si lo desea, puede especificar determinados intervalos de
fechas para la escala temporal en el cuadro Imprimir.
En este ejercicio, se compararn las opciones de configuracin de pgina en las
vistas y en los informes.
1. Se abrir el cuadro Configuracin de Pgina
2. Se dar click en la ficha Vista

3. Las opciones de la vista estn relacionadas a las columnas y la escala


temporal del Diagrama de Gantt.
4. Se cerrar el cuadro Configurar pgina
5. Se visualizar el Calendario del proyecto y se abrir de nuevo el cuadro
Configurar pgina
6. En la ficha Vista se encontrarn opciones para controlar el modo en el
que sern organizados los detalles en la vista Calendario al ser impresa

Leccin 11

Impresin de la Informacin del Proyecto

11.3

7. Se cerrar el cuadro Configurar pgina


8. Se crear un informe personalizado tipo Tareas y recursos humanos

9. Se dar click en el botn Configurar


10. Las fichas Leyenda y Vista, no se encuentran disponibles y se cerrarn
los cuadros abiertos
11. Se han comparado las opciones de impresin de las vistas e informes

Impresin de las Vistas


La impresin de una vista permite obtener una copia impresa de todo aquello
que se visualiza en la pantalla. Cualquier personalizacin realizada en una
vista, tambin ser impresa. Puede imprimir cualquier vista que aparezca en
Project con las siguientes excepciones:

11. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

No podr imprimir vistas de formulario como Formulario de tareas


y Diagrama de relaciones.
Si se encuentran visualizadas dos vistas en una combinacin de
vista, slo ser impresa la vista del panel activo.
La parte del plan de proyecto que se visualiza en la pantalla en un momento
dado, podra ser una parte relativamente pequea del proyecto completo, y que
la impresin de la vista del proyecto completo y que la impresin de la vista del
proyecto podra suponer un gran nmero de pginas.
En el ejercicio, se cambiar la configuracin de pgina de la vista Diagrama de
Gantt.
1. Se abrir la Vista Preliminar
2. Se dar click en Pgina a la derecha desde la Vista Preliminar y se
regresar a la primer pgina
3. Se dar click en Varias pginas

4. Se dar click en Configurar pgina

Leccin 11

Impresin de la Informacin del Proyecto

11.5

5.
6.
7.
8.

En la ficha Encabezado, se especificar una alineacin tipo centro


Se agregar el ttulo del documento
Se dar click en la ficha Leyenda
Se elegir la alineacin derecha y se escribir Comienzo: y se
agregar la fecha de comienzo del proyecto
9. Se agregar una lnea que contenga Duracin: y de la lista Campos de
proyecto, se elegir Duracin

10. Se modificar el ancho


11. Se dar click en Aceptar
12. Se han modificado algunas propiedades de la impresin de la Vista del
Diagrama de Gantt

11. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

Impresin de Informes
Los informes son formatos predefinidos, pensados para la impresin de los
datos en Project. A diferencia de las vistas, stos estn diseados slo para su
impresin y no para trabajar en ellos. No es posible introducir datos
directamente, Project incluye varios informes de tarea, recurso o asignacin
predefinidas que podr editar para obtener la informacin deseada.
Existen algunos ajustes especificados para una vista que podran afectar a
algunos informes como:
Si se contraen u ocultan las subtareas bajo las tareas de resumen en
una vista, los informes que incluyan las listas de tareas slo
mostrarn las tareas de resumen y no las subtareas.
En las vistas de uso, si las asignaciones son contradas u ocultadas
bajo las tareas o recursos, los informes de uso, por tanto, ocultarn
los detalles de la asignacin.
En este ejercicio, se visualizar un informe desde la Vista Preliminar.
1. Se abrir el cuadro de informes y se elegir la opcin
Personalizados

2. Se seleccionar la opcin Tarea y se dar click en Vista Previa

Leccin 11

Impresin de la Informacin del Proyecto

3. Se cerrar la Vista Preliminar


4. Se copiar el informe Tarea
5. Se nombrar al informe como: Informe de Tareas Personalizado

6. El periodo ser mensual y la tabla tipo Resumen


7. Se dar click en Aceptar y se visualizar la Vista Previa

11.7

11. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

8. Se ha creado y visualizado un informe

Leccin 11

Impresin de la Informacin del Proyecto

Resumen

Project permite imprimir las vistas o los informes. Los informes estn
diseados slo para la impresin.

Cuando se imprime una vista, generalmente obtendr una copia en


papel de todo aquello que se observa en pantalla.

Incluso en los planes de proyecto moderadamente extensos, una vista o


informe impreso podra requerir ms hojas de papel de las que
esperaba. Por esta razn, es aconsejable que siempre realice una vista
preliminar de lo que despus ser la salida impresa antes de imprimir.

El gran nmero de informes disponibles en Project, se encuentra


organizado en varias categoras como Costos y Asignaciones.

Evaluacin
1. Uno de los cuadros desde los que se pueden configurar propiedades de
impresin es:
2. Las secciones de Vista y _____________, no siempre se encuentran
disponibles.
3. Secciones en donde se configura informacin a ser agregada en la parte
superior y/o inferior de la impresin.
4. Seccin en la que se configura la disposicin de la hoja a imprimir
(horizontal o vertical), la escala de impresin y otras propiedades de papel.
5. Es una excepcin en la impresin de ________________ No se
imprimirn vistas de formulario como el de tareas

11.9

12.1

LECCIN 12

Publicacin de la
Informacin del
Proyecto en Lnea
Una vez completada esta leccin, podr:
Tomar un snapshot o imagen esttica de una vista Diagrama de Gantt
como imagen GIF
Publicar informacin de Project en formato HTML
Controlar la forma en que es almacenada la informacin de Project en
formato HTML

Imgenes Estticas
Imprimir la informacin es una forma comn de compartir los detalles del
proyecto con los dems, aunque existen limitaciones. Los detalles de Project
pueden quedar desfasados casi tan pronto como son presentados en papel. Esto
tambin limita la duplicacin y distribucin de copias. La publicacin de la
informacin de un proyecto, permite actualizar ms fcilmente los detalles del
proyecto publicado y compartir dicha informacin con una amplia audiencia de
usuarios interactivos.
Se utilizarn las caractersticas de publicacin en la Web de Project. Estas
caractersticas incluyen la herramienta de copiar imagen, que captura el estado
del proyecto grficamente y lo almacena en imagen GIF.
Para comunicar los detalles del proyecto a los recursos, administradores y otros
participantes, necesitar copiar la informacin de Project y pegarla en otros
programas y formatos. Project soporta el mtodo de copiar y pegar de la mayora
de los programas de Windows, y dispone de una caracterstica adicional
denominada Copiar Imagen. Al tomar estas imgenes estticas, se dispone de
diferentes opciones:
Copiar la vista completa que se encuentra visible en la pantalla o las
filas seleccionadas de la tabla de una vista.
Copiar un intervalo de tiempo que especifique o que est mostrado en la
pantalla.
Puede almacenar la imagen esttica en un archivo formato GIF (por sus siglas,
Formato de Intercambio de grficos) en la ubicacin que especifique. Una vez
almacenada la imagen en un archivo GIF, podr ser utilizada en cualquier
programa que soporte el formato GIF, y podr ser combinada con contenido
HTML o para ser utilizada por el Portapapeles de Windows, y despus pegarla
en otro programa para su visualizacin en pantalla.

12. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

En este ejercicio, se har uso de la herramienta copiar imagen, y se alamacenar


con formato GIF.
1. Se aplicar un filtro para ver slo las tareas de resumen
2. Se dar click en Zoom, del men Ver
3. Se elegir la opcin Proyecto Completo y se dar click en Aceptar

4. Se dar click en Copiar imagen de la Barra de Herramientas Estndar


5. En el cuadro Copiar imagen, se especificar que la imagen ser formato
GIF y en el botn Examinar, se especificar la ubicacin en donde se
almacenar

6.
7.
8.
9.

Se dar click en Aceptar


Se abrir la barra de herramientas Web
Se dar click en el botn Ir y en Abrir Hipervnculo
Al oprimir el botn Examinar se especificar el Tipo de archivo,
como Archivos GIF

Leccin 12

Publicacin de la Informacin del Proyecto en Lnea

12.3

10. Se abrir la imagen almacenada


11. La imagen ser mostrada en el programa de visualizacin de imgenes.

Almacenamiento de un Proyecto en
Formato Web
Otra forma de publicar la informacin de Project es almacenarla como pgina
Web. Esta opcin, a diferencia de la herramienta Copiar imagen, resulta ms
apropiado para la publicacin de texto.
Project utiliza equivalencias, tambin denominadas equivalencias de
exportacin o equivalencias de datos, para especificar los datos exactos a
exportar y el modo en que la informacin ser estructurada. Las equivalencias
de exportacin organizan los datos de Project en tablas HTML.
Las equivalencias predefinidas son similares a algunas de las tablas e informes
predefinidos de Project. Puede utilizar las equivalencias de exportacin tal y
como son, o personalizarlas para exportar slo los datos deseados.
En el ejercicio, se almacenar un proyecto como pgina Web.
1. Se dar click en Guardar como una pgina Web desde el Men Archivo
2. Se especificar la ubicacin de almacenamiento de la pgina Web, el
nombre y se dar click en Guardar
3. Aparecer un Asistente de Exportacin y se dar click en Siguiente

12. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se elegir la opcin Utilizar una equivalencia existente y se seguir con


el Asistente

5. De la lista se elegir la opcin Exportar a HTML usando la plantilla


estndar y se finalizar el Asistente
6. Se abrir el hipervnculo desde la barra de herramientas Web

Leccin 12

Publicacin de la Informacin del Proyecto en Lnea

12.5

7. Aparecer la pgina Web guardada del proyecto, la cul contiene


informacin de tareas, recursos y asignaciones del plan de Proyecto
Algunas de las acciones que puede realizar para refinar las pginas Web que
publica desde Project son:
Para obtener una lista de las
etiquetas de HTML, que le
ayudarn a refinar su pgina
exportada, escriba plantillas
y etiquetas de exportacin
a HTML disponibles en el
cuadro Buscar o en el
cuadro Escriba una
Pregunta.

Puede editar la equivalencia de exportacin. Una vez seleccionada


la equivalencia en el Asistente para exportacin, haga click en el
botn Siguiente para conocer las dems opciones del asistente.
Dispone de flexibilidad para la eleccin de los campos de tarea,
recurso y asignacin que desea exportar y el modo en que los datos
exportados sern organizados.
Si es un usuario avanzado de HTML, podr editar la pgina Web
directamente, despus de ser almacenada en Project.
Puede aplicar una plantilla HTML diferente a la pgina Web,
despus de ser almacenada.

Cambio de la Apariencia
Pgina Web de Project

de

una

Aunque las equivalencias de exportacin determinan los datos de Project que se


almacenarn en una pgina Web y el modo en que stos sern almacenados, las
plantillas HTML determinarn el formato de estos datos. Project incluye varias
plantillas HTML que podrn ser aplicadas cuando almacene una pgina Web.
Practique con los diferentes formatos para encontrar aquellos que se ajusten
ms a sus necesidades.
En este ejercicio, se cambiar la apariencia de la pgina Web del Proyecto.
1. Se dar click en Guardar como pgina Web y se dar un nuevo nombre
2. En el asistente, se dar click en Siguiente y se utilizar la equivalencia
existente

12. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

3. Se dar click en Siguiente de nuevo y se elegir la opcin Exportar a


HTML usando la plantilla estndar
4. En la prxima pantalla, se deshabilitar la casilla Asignaciones
5. En la seccin Opciones de HTML se dar click en Examinar y se
buscar la ruta en donde se encuentran las plantillas

6. Se elegir la opcin Centered Navy.html


7. Se habilitar la opcin Incluir archivo de imgenes en la pgina HTML

Leccin 12

Publicacin de la Informacin del Proyecto en Lnea

12.7

8. Se buscar la imagen guardada anteriormente en el botn Examinar


9. Se finalizar el Asistente
10. Se abrir el hipervnculo desde la barra de herramientas

11. Se ha modificado el formato de la presentacin de la pgina Web


guardada y se ha integrado una imagen esttica almacenada
anteriormente.
Dependiendo de las necesidades de comunicacin que posea como
administrador, estas herramientas le sern de utilidad, puesto que le permiten
mucha flexibilidad de presentacin y configuracin de datos.

12. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

Resumen

Los detalles de Project pueden cambiar de forma rpida. Puede que


encuentre ms eficiente publicar los planes de Project de manera
interactiva, actualizar y volver a publicar, cuando sea necesario.

La herramienta Copiar imagen, permite producir una imagen grfica en


formato GIF, que puede ser insertada en otro documento o pgina Web
o pegada en el portapapeles y llevarla a otros programas de Office.

Al realizar el almacenamiento en una pgina Web utilice equivalencias


de exportacin para especificar la informacin de Project que desea
exportar.

Cuando realice la exportacin de los datos de Project a una pgina


Web, controle el formato de los datos exportados aplicando una de las
diversas plantillas HTML incorporadas.

Evaluacin
1. Herramienta que permite capturar snapshots de las vistas de Project.
2. Especifican los datos a exportar y el modo en que la informacin deber
ser estructurada.
3. Opcin para refinar las pginas Web publicadas desde Project.
4. Las imgenes estticas se guardan en formato
5. Las ______________________, tambin se pueden almacenar en el
Portapapeles de Windows para estar disponibles para otros programas de
Office.

13.1

LECCIN 13

Importacin y
Exportacin de
Informacin en
Diferentes Formatos
Una vez completada esta leccin, podr:
Copiar y pegar datos con Project como Documento de Origen y Destino.
Generar un documento de Office con detalles del Proyecto adems de
una ilustracin.
Utilizar Project para abrir un documento generado en otro programa y
almacenar desde Project con otros formatos por medio de las
equivalencias de importacin y exportacin.

Herramientas de Copiar y Pegar


En esta leccin se centrar la atencin en las diversas formas de obtener datos en
Project 2003 y de las herramientas para que Project almacene proyectos en otros
formatos.
Algunos de los trminos ocupados a lo largo de la leccin sern:
Programa de origen; programa desde el que se copia la informacin.
Programa de destino; programa en el que se pegar la informacin.
Muchos programas de
Windows disponen de la
herramienta Pegado

El uso de herramientas como copiar, copiar imagen, pegar y pegado especial,


permiten copiar y pegar datos en y desde Project. Cuando copia datos desde
Project, tendr la posibilidad de elegir entre dos opciones:

especial, que ofrece ms


opciones para el pegado de
texto desde Project en el
programa de destino. Puede
optar tambin por pegar slo
los datos o realizar el pegado
con un enlace a los datos de
Origen en Project.

Copiar texto desde una tabla y pegarlo como texto en un programa


de destino como Word.
Copiar una imagen grfica de una vista de Project y pegarla como
una imagen grfica en el programa destino. La herramienta Copiar
imagen, permite optimizar la imagen para su visualizacin en
pantalla o para su impresin.
Existe una diferencia importante entre Copiar y Copiar imagen. El uso de Copiar
permite editar los datos en el programa de destino. Sin embargo, el uso de copiar
imagen produce una imagen que slo podr ser editada con un programa de
edicin de grficos como Microsoft Paint.

13. 2

Un objeto OLE es la

Conceptos bsicos de Project 2003

Dispone de dos opciones cuando pega datos procedentes de otros programas en


Project:

tecnologa de integracin de
programas que se puede
utilizar para compartir
informacin entre programas.
Todos los programas de
Office admiten OLE, de
manera que es posible
compartir informacin a
travs de objetos vinculados
e incrustados.

El pegado de texto en varias

Puede pegar texto en una tabla, en un rango de celdas, copiadas


desde Excel, o una secuencia de prrafos desde Word.
Puede pegar una imagen grfica o un objeto OLE desde otro
programa en una parte grfica de una vista Diagrama de Gantt. Es
posible pegar una imagen grfica o un objeto OLE en una nota de
tarea, recurso o asignacin, en una vista, en un encabezado o pie de
pgina, leyenda o informe.
En este ejercicio, se copiar una imagen esttica en el portapapeles de Windows,
y se pegar en otro programa.
1. Se aplicar un filtro de las tareas de Resumen
2. Se dar click en Zoom, del men Ver
3. Se elegir la opcin Proyecto completo y se dar click en Aceptar

columnas, requiere
planeacin, asegurarse de
que el orden de la
informacin en el programa
de origen, coincide con el
orden de las columnas en la
tabla de Project. Las
columnas destino deben
tambin soportar los mismos
tipos de datos.

4. Se copiar la imagen de la vista y en el cuadro de dilogo se elegir la


opcin Para pantalla y se dar click en Aceptar

Leccin 13 Importacin y Exportacin de Informacin en Diferentes


Formatos
13.3

5. Se abrir un documento de Microsoft Word y se ubicar el cursor en la


primer lnea
6. Se pegar la imagen

7. Se ha pegado una imagen esttica de Project en un documento de


Microsoft Word

Resumen de Proyecto
PowerPoint o Visio.

para

Word,

Project puede hacer ms fcil la generacin de un documento completo en


Word, PowerPoint o Visio. Esto es posible con la caracterstica Copiar imagen
en el asistente de Office, que le guiar en el proceso de especificacin de los
datos exactos que desea incluir el nuevo documento de Office y el modo en que
desea que stos sean visualizados. Este asistente funciona en la mayora de las

13. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

vistas de Project, aunque no con la vista Calendario, la vista Diagrama de red o


las vistas de formulario.
La herramienta Copiar imagen en el asistente de Office, genera un nuevo
documento de Office que contiene la tabla de los valores de campo que se
aplican al proyecto completo y una imagen GIF de la vista actual de Project. El
asistente ofrece la oportunidad de generar un nuevo documento en cualquiera
de los tres formatos de Office ms comunes; PowerPoint, Word y Visio.
En el ejercicio, se crear un documento de Word, desde el Asistente Copiar
Imagen.
1. Se abrir la barra de herramientas Anlisis
2. Se dar click en Copiar Imagen en el Asistente de Office
3. Se iniciar el asistente y en la pantalla 1 de 4, se deber habilitar la
opcin Mantener mi nivel de esquema original

4. Se dar click en Siguiente


5. Se configurarn las opciones requeridas en la pantalla 2 de 4 y se dar
click en Siguiente

Leccin 13 Importacin y Exportacin de Informacin en Diferentes


Formatos
13.5

6. Se dar click en Vista Previa

7.
8.
9.
10.

Se cerrar la vista para regresar al paso 3


Se elegir la opcin Word, como la Aplicacin del documento a crear
Se dar click en Horizontal en la seccin de Orientacin
Se dar click en Siguiente y se seleccionar Costo en el cuadro Campos
de Microsoft Office Project

13. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

11. Se dar click en Agregar y en la siguiente pantalla se dar click en


Finalizar y despus en cerrar
12. Se abrir el documento creado en Word

13. Se ha creado un documento en Word desde el Asistente de Copiar


imagen

Apertura de otros
Archivo en Project

Formatos

de

La informacin que necesita incorporar en un documento de Project podra


proceder de muchas fuentes. Entre otros, podramos citar una lista de tareas
desde una hoja de clculo o los costos de los recursos desde una base de datos.
Muchos de los miembros de equipos en la realizacin de proyectos, no utilizan
Project como parte de su trabajo primario, pero requieren enviar o compartir

Leccin 13 Importacin y Exportacin de Informacin en Diferentes


Formatos
13.7

informacin con los administradores de proyecto, por lo que cierta informacin


puede encontrarse en otros formatos.
Project utiliza las equivalencias de importacin al abrir datos de otro formato
de archivo o para el almacenamiento, por lo que se denominan Equivalencias
de importacin y exportacin o equivalencias de datos. stas permiten
especificar el modo en que desea que los datos del programa origen, sean
trasladados a los campos del programa destino.
En este ejercicio, se importarn datos de un archivo en Excel, por medio del
asistente de importacin de datos.
1.
2.
3.
4.

Se abrir desde Project un documento de Excel


Aparecer el Asistente para importacin y se dar click en Siguiente
Se habilitar la opcin Equivalencia nueva y se dar click en Siguiente
En la siguiente pantalla se elegir la opcin Como proyecto nuevo y se
continuar con el asistente

5. Se habilitar la casilla de Tareas y la de Incluir encabezados al importar


6. Se dar click en Siguiente
7. Aparecer la pgina de equivalencia de tareas, que le permite identificar
el libro de origen y el modo en que sern incluidos los datos

13. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

8. Se seleccionar Tareas en la lista Nombre de la hoja de clculo de


origen

9. Se dar click en Siguiente y en Finalizar


10. Project importar los datos de Excel en un nuevo documento

Almacenamiento en otros Formatos


de Archivo desde Project
El pegado de los datos de Project en otros programas podra resultar apropiado
en un momento dado, pero esta tcnica podra no funcionar correctamente si
necesita exportar una gran cantidad de datos. Para estos casos, puede almacenar
los datos en varios formatos desde Project. Existen dos posibilidades al hace
esto:

Leccin 13 Importacin y Exportacin de Informacin en Diferentes


Formatos
13.9

Puede almacenar el proyecto completo como una base de datos.


Puede almacenar varios proyectos en un archivo de base de datos
para la administracin centralizada o para otros propsitos. Entre
los formatos soportados se incluyen Base de datos de Project (.mpd)
y Base de datos de Access (.mdb). La diferencia entre estos
formatos es que el formato de datos de Project requiere
almacenamiento del proyecto completo, mientras que el de base de
datos de Access, permite almacenar el proyecto completo o slo
aquellos especificados en una equivalencia de exportacin.
Tambin se puede almacenar un proyecto en formato XML (por sus
siglas en ingls, Extensible Markup Language)
Puede almacenar los datos que especifique en un formato diferente.
Entre los formatos soportados, se incluyen bases de datos de
Access, pginas Web, libro de trabajo de Excel, tabla dinmica de
Excel o texto delimitado por comas o tabulaciones.
En este ejercicio, se almacenarn los datos de un proyecto en otro formato.
1. Se elegir la opcin Guardar como
2. El tipo de archivo deber ser Texto (delimitado por tabulaciones), se
dar click en Guardar

3. En el Asistente se dar click en Siguiente


4. Se utilizar una equivalencia existente y se continuar con el Asistente
5. De la siguiente lista se deber elegir la opcin Datos de costo por tareas
y se finalizar el Asistente

13. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

6. Se abrir el bloc de notas

7. Se deber encontrar desactivado el Ajuste automtico de palabras o el


ajuste de lnea
8. Se abrir el archivo creado

Leccin 13 Importacin y Exportacin de Informacin en Diferentes


Formatos
13.11

9. Se ha guardado un documento en otro formato

13. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

Resumen

Cuando se comparten los datos de Project con otras aplicaciones de


Office existen dos tcnicas tiles para incluir una copia de las
imgenes de la vista activa y generar un nuevo documento de Office
que incluya los detalles importantes de Project y una imagen de la vista
activa.

Puede copiar y pegar en Project del mismo modo en que otras


aplicaciones de Windows. Sin embargo, preste una especial atencin
cuando pegue datos en una tabla de Project y asegrese de que los
datos que desea son incluidos en los campos correctos.

Para facilitar la importacin de datos de Excel en Project, se han


instalado dos plantillas de Excel que se encuentran estructuradas de
manera apropiada para la importacin en Project.

Al abrirse otros formatos de datos en Project, se utilizan las


equivalencias de importacin para facilitar la organizacin de los datos
importados en la estructura correcta de una tabla de Project.

Project soporta el almacenamiento de los datos en formatos de datos


estructurados tales como base de datos Access de escritorio y XML.

Evaluacin
1. Permiten especificar el modo en que desea que los datos del archivo del
programa de origen sean trasladados a los campos de Project.
2. Genera un nuevo documento de Word, _______________ y/o Visio que
contiene la tabla de valores de campo y una imagen GIF.
3. Programa receptor de la informacin copiada o almacenada desde un
programa diferente.
4. Las imgenes estticas se guardan en formato
5. Formato de Base de Datos de ___________, que requiere el
almacenamiento del proyecto completo.

14.1

LECCIN 14

Seguimiento de Tareas
y Asignaciones
Una vez completada esta leccin, podr:
Actualizar la lnea de base de un plan almacenado previamente.
Registrar el trabajo real diario de las tareas y las asignaciones.
Interrumpir el trabajo de una tarea y especificar la fecha en la que
deber comenzar de nuevo.

Actualizar la Lnea de Base


La creacin, verificacin y comunicacin de un plan de proyecto podra llevar
mucho tiempo. La planificacin es slo la primera fase de la gestin de
proyectos. Una vez completada esta fase, comenzar la implantacin del
proyecto. Los proyectos, de manera ideal, se llevarn a cabo tal y como han sido
planeados. Cuanto ms complejo es el proyecto, ms se prolongar la duracin
prevista y mayores sern las posibilidades de que exista una variacin.
La variacin es la diferencia entre lo que debera ocurrir y lo que en realidad
ocurre. El seguimiento de trabajo real y la comparacin de ste con el plan,
permiten identificar la variacin de manera anticipada y ajustar la parte no
completada del plan, en caso de que sea necesario.
Se realizar el seguimiento de los totales de trabajo a nivel de tarea y de
asignacin, y el trabajo por periodo de tiempo como el trabajo completado por
semana o por da. La informacin distribuida en el transcurso del tiempo se
conoce como fase temporal, de modo que en ocasiones el seguimiento de trabajo
por periodo de tiempo se denomina seguimiento de los valores reales por fase
temporal.
El seguimiento de los valores reales por fase temporal, es una forma de
consignar las cuestiones ms bsicas de gestin de un proyecto. El administrador
debe determinar el nivel de seguimiento que se ajusta ms a las necesidades del
plan de proyecto y a sus participantes. El nivel de seguimiento ms detallado, es
el que requiere una mayor inversin de tiempo.
La lnea de base es un conjunto de valores importantes de un plan de proyecto
como las fechas previstas de comienzo y de fin y los costos de las tareas,
recursos y asignaciones. Al almacenar una lnea de base, Project toma una
imagen esttica de los valores existentes y lo almacena en el archivo de Project
para futuras comparaciones.
A medida que transcurre el tiempo, puede que necesite cambiar sus expectativas,
podra requerir refinar el plan de proyecto aadiendo o eliminando tareas o

14. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

asignaciones y as sucesivamente. Para mantener una lnea de base precisa para


posteriores comparaciones, existen varias opciones:
Actualizar la lnea de base para el proyecto completo, esta opcin
sustituye los valores de la lnea de base original por los valores
programados actualmente.
Actualizar la lnea de base para las tareas seleccionadas. Esto no
afecta a los valores de la lnea de base de las dems tareas, ni a los
valores de la lnea de base de los recursos del proyecto.
Almacenar una segunda lnea de base. Puede almacenar hasta 11
lneas de base en un proyecto.
En este ejercicio, se actualizar la lnea de base.
1. Se visualizar el proyecto desde la vista Gantt de Seguimiento
2. Se elegir Ir a, en el men Edicin y en el campo Identificador se
escribir 5, se dar click en Aceptar
3. Esta tarea fue aadida despus de almacenar la lnea de base inicial, por
lo que no tiene valores de lnea de base
4. Se almacenar la lnea de base del proyecto completo

5. Del cuadro se elegir la opcin Guardar lnea de Base y en el apartado


Para, se elegir la opcin proyecto completo

Leccin 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

14.3

6. Se dar click en Aceptar y en S


7. Se ha guardado una lnea de base para todo el proyecto

Valores Reales y Restantes de las


Tareas y Asignaciones
En las tareas en las que se asignaron recursos, puede introducir los valores de
trabajo reales y restantes para la tarea o para asignaciones de la misma. Se debe
considerar:
Si una tarea posee un nico recurso asignado, los valores del
trabajo real que introduce para la tarea o la asignacin, se
aplicarn igualmente a la tarea y al recurso.
Si una tarea posee varios recursos asignados, los valores del
trabajo real que introduce para la tarea sern distribuidos entre las
asignaciones segn sus unidades de asignacin.
Si una tarea posee varios recursos asignados, los valores del
trabajo real que introduce para una asignacin sern acumulados
en la tarea, pero no afectarn a las dems asignaciones de la
misma.

En el ejercicio, se actualizarn los valores de tareas y asignaciones.


1. Se visualizar el proyecto desde el Uso de tareas y la vista de la tabla
deber ser Trabajo
2. Se dar click en la tarea 3 y se ver el Trabajo Real, desde el Men
Formato, en la opcin Detalles

14. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

3. Se buscar la columna Real de la tarea 3 y se escribir 48h

4. Se han actualizado las horas restantes de trabajo real y ha sido


distribuido entre las asignaciones de la tarea
5. Se modificar el trabajo real de un recurso asignado a la tarea

Leccin 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

14.5

6. Se han modificado los horarios y su distribucin en la asignacin


El seguimiento del valor del trabajo real completado de una tarea es ms
detallado que la introduccin de un simple porcentaje completado en una tarea.
Ningn mtodo es tan detallado como la introduccin del trabajo real pro fase
temporal para las tareas o asignaciones. Project siempre distribuye cualquier
porcentaje completado o valor de trabajo real a nivel de tarea o asignacin
introducido en los correspondientes valores de escala temporal.
La introduccin de los valores por fase temporal supone ms trabajo para el
administrador del proyecto y de igual forma para los miembros del equipo de
trabajo, al tener que reportar de sus valores diarios al administrador. Sin
embargo, esto ofrecer ms detalle sobre el estado de las tareas y recursos del
proyecto que otros mtodos. Esta es la mejor opcin si usted cuenta con un
proyecto con las siguientes caractersticas:
Tareas de alto riesgo
La duracin de las tareas es relativamente corta y una variacin
pondra en peligro el proyecto entero.
Existen tareas en las que los inversores u otros participantes
requieren informacin especfica de avance.
Las tareas requieren la facturacin por horas hombre o de mano de
obra.
En este ejercicio, se actualizarn valores diarios de tarea.
1. Se deber ir a la tarea 26
2. En el panel derecho, se dar click en la celda de trabajo real del
Mircoles 25 de mayo en la fila de la tarea 26

14. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

3. Se escribir 10h y se oprimir la tecla Tab


4. El 26 de mayo, se escribir 5h en el trabajo real de la misma tarea

5. Esta actualizacin, concluye el trabajo real para la tarea, ahora se


introducirn los valores de trabajo real para las asignaciones de la tarea
27
6. Los valores del trabajo real de los recursos fueron acumulados a los
valores del trabajo real de las tareas
Cuando necesite realizar un seguimiento del trabajo real lo ms detallado
posible, utilice la cuadrcula de escala temporal de la vista Uso de tareas o de la
vista Uso de recursos, en stas podr introducir los valores de trabajo real para
las asignaciones individuales diarias, semanales o con la frecuencia que desee. Si
requiere el uso de la escala temporal, podr utilizarlos como valores reales por
fase temporal.

Leccin 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

14.7

Reprogramar el Trabajo Restante


Durante el proyecto, puede interrumpirse una tarea o hasta el proyecto completo.
Si esto ocurre, puede hacer que Project vuelva a programar el inicio del trabajo
restante despus de una fecha especificada.
Al programar de nuevo el trabajo incompleto, se especificar la fecha en la que
se reanudar el trabajo. Las tareas y la reprogramacin sern tratadas de la
siguiente forma:
Si no se ha registrado ningn trabajo realizado en la tarea, antes de
la fecha de la nueva programacin y no se ha aplicado restricciones,
la tarea ser reprogramada para que comience despus de dicha
fecha.
Si se ha registrado trabajo real en la tarea, anteriormente, pero no
despus de la fecha de la nueva programacin, la tarea ser dividida
de modo que todo el trabajo restante comience despus de la fecha
de la nueva programacin. El trabajo real no se ver afectado.
Si se ha registrado trabajo real antes y despus de la fecha de la
nueva programacin, la tarea no se ver afectada.
En este ejercicio, se reprogramar la planificacin despus de un retraso en el
trabajo.
1. Se deber dar click en la tarea 37
2. Se actualizar el proyecto desde Seguimiento en el men Herramientas

3. En el cuadro Actualizar Proyecto,


se seleccionar la opcin
Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de, y la fecha
ser 12/06/05

14. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Se dar click en Aceptar


5. Se ha reprogramado manualmente una tarea

Puede desactivar la
posibilidad de que Project
reprograme el trabajo
incompleto en las tareas que
no poseen ningn trabajo
real porque no han sido
comenzadas.

Si utiliza las fechas de estado para informar de los valores reales, Project
soportar varias opciones para el control del modo en que los segmentos
completados e incompletos de una tarea son programados en relacin con la
fecha de estado como: Retrasar el fin de las partes completadas despus de
la fecha de estado a la fecha de estado.

Leccin 14

Seguimiento de Tareas y Asignaciones

Resumen

El almacenamiento de una lnea de base, guarda un conjunto de valores


de tareas, recursos y asignaciones de un plan de proyecto. El
almacenamiento de un plan provisional, slo almacena las fechas de
comienzo y fin de las tareas.

Si realiza el seguimiento del trabajo a nivel de tarea, el trabajo se


extiende a las asignaciones. En el caso inverso, el trabajo se resume a
nivel de tarea.

En las vistas de uso, puede cambiar los incrementos de hora en el nivel


inferior de la escala temporal para que coincida con el periodo de
tiempo sobre el que desea realizar el seguimiento.

Si el trabajo en un proyecto fuese interrumpido por alguna razn,


puede reprogramar el trabajo para comenzar en otra fecha.

Evaluacin
1. Actualizar la lnea de base para el proyecto completo implica
______________
2. Seguimiento de la informacin distribuida en el transcurso del tiempo.
3. Al registrar el trabajo real: Si una tarea posee ms de un recurso asignado,
los valores de trabajo sern _________________.
4. Al reprogramar tareas: Si se ha realizado trabajo real antes y despus de la
fecha de reprogramacin, _____________________.
5. El seguimiento detallado de un proyecto implica mayor trabajo, sin
embargo se recomienda cuando:

14.9

15.1

LECCIN 15

El Estado del Proyecto


Una vez completada esta leccin, podr:
Determinar las tareas que comenzaron o fueron completadas
posteriormente.
Visualizar y examinar los costos de tareas y recursos adems de la
variacin.
Utilizar campos personales para crear una vista con indicadores
Grficos.

Tareas Pospuestas
Despus de configurar la lnea de base, el objetivo principal del administrador
del proyecto, ser la recopilacin, introduccin y anlisis de los detalles del
rendimiento del proyecto en Project. En la mayora de los proyectos, estos
detalles del rendimiento se reducen a tres cuestiones principales:
El trabajo requerido para completar una tarea
Si la tarea se inici y finaliz segn lo previsto
El costo requerido para completar una tarea
La comuniacin del estado del proyecto a los participantes, as como a los
interesados, es la funcin ms importante de un administrador de proyecto. Un
proyecto con una comunicacin eficiente, tiene mucho a su favor para ser
exitoso.
Una clave para la comunicacin es conocer:
Quin necesita conocer el estado del proyecto y con qu
propsito?
Qu formato o nivel de detalle necesitan estas personas?
La tarea de comunicacin ser comunicar el estado del proyecto al:
Elaborar informes de estado que describan el proyecto en trminos
de costo, alcance y programacin
Desarrollar informes de progreso que documenten las realizaciones
especficas del equipo de proyecto.
Realizar pronsticos, que preciden el futuro rendimiento del
proyecto.
La diferencia entre los detalles reales o programados y los de la lnea de base, es
lo que se denomina variacin, sta se mide como tiempo o costo. Al completar la
planificacin inicial del proyecto, muchos de los administradores emplean la
mayor parte del tiempo en identificar, documentar e informar de la misma.

15. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Una causa de la variacin, es el retraso en el comienzo y finalizacin de las


tareas. El conocer estos factores ayudar a identificr las razones de atrasos.
Existen varias formas de observar las tareas retrasadas, dependiendo del tipo de
informacin que desee conocer.
Aplicar la vista Gantt de Seguimiento para observar las tareas
retrasadas.
Aplicar la tabla Variacin a una vista de tareas, para observar el
nmero de das de variacin para las fechas de comienzo y fin de
cada tarea.
Filtrar las tareas retrasadas o pospuestas con los filtros Progreso
retrasado o Tareas pospuestas.
Seguir las instrucciones del panel Comprobar progreso.
En este ejercicio, se visualizar la variacin de un proyecto.
1. Se abrir la Informacin del proyecto
2. Se dar click en Estadsticas en donde se visualizarn los das de
variacin de programacin

3. Se cerrar el cuadro y se abrir la vista Gantt de Seguimiento


4. Se visualizar la tarea 25 en el diagrama
5. Se aplicar un Filtro tipo Tareas pospuestas para que se muestren las
tareas interrumpidas respecto a la lnea base del proyecto

Leccin 15

El Estado del Proyecto

15.3

6. Se mostrarn de nuevo todas las tareas


7. Se mostrar la vista Hoja de tareas con la vista en la Tabla:Variacin en
donde se mostrarn los valores de variacin, previstos y programados
por tarea

8. Se han visualizado algunas variaciones del proyecto


Algunos consejos y sugerencias para la visualizacin de las tareas pospuestas
son:
Para observar una leyenda de todos los cdigos de color y smbolos
de la barra de Gantt, active la vista Diagrama de Gantt y elija
Estilos de barra del men Formato.
Todos los filtros se encuentran disponibles a travs del botn Filtro
en la barra de herramientas Formato, si no ha sido aplicado ningn
filtro a la vista, aparecer el botn Todas las tareas o Todos los
recursos.

15. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Para determinar las tareas o recursos que sern visualizados u


ocultados, puede observar los criterios de muchos filtros desde el
men Proyecto.
El informe Tareas pospuestas, describe las tareas que no se
cumplirn segn lo previsto.
Para observar la variacin de las asignaciones de una tarea, se debe
activar la vista Uso de tareas y aplicar la tabla Variacin o la taba
Trabajo.

Anlisis de los Costos de Tareas y


Recursos
El estado de la programacin, es un indicador del bienestar del proyecto
completo. Para los proyectos que incluyen informacin de costos, otro
indicador importante, es la variacin de los costos. El costo de tarea se proyecta
como costo fijo aplicado a tareas, costo de recursos derivados de las
asignaciones y ambos. La variacin del costo es la diferencia entre el previsto y
el real. La evaluacin de la variacin de costos, permite realizar los ajustes del
presupuesto para evitar un incremento en el total presupuestado para el
proyecto.
Aunque las tareas y los recursos estn relacionados, resulta ms informativo
evaluarlos de manera individual.
En el ejercicio, se visualizar la variacin de costos de una tarea.
1. Se abrir el cuadro de Estadsticas del proyecto para visualizar la
seccin de costo

2. Se cerrar el cuadro de Estadsticas y de la Informacin del Proyecto


3. Se visualizar la tabla: Costo, del men Ver, para notar el costo previsto
de cada tarea, el costo real y la variacin.

Leccin 15

El Estado del Proyecto

15.5

4. Se dar click en la tarea 37 y se dar click en Informe de la Gua de


Proyectos
5. Se dar click en Ver costos del proyecto y de la seccin Aplicar un
filtro, se elegir Costo mayor que el presupuestado

6. Se mostrarn las tareas cuyo costo real y programado es superior a los


costos previstos
Los costos de tarea y de recursos estn relacionados, generalmente los costos
de tarea son derivados de los costos de recursos asignados.
Algunos consejos del trabajo con los datos de costo son:
Puede utilizar el informe Tareas con presupuesto sobrepasado para
listar las tareas que superan el presupuesto.

15. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

El filtro Costo mayor que el presupuestado y todos los dems


filtros del Panel Costos del proyecto tambin se encuentran
disponibles en el cuadro Ms Filtros.
La tabla Trabajo, muestra la variacin del trabajo. Tambin puede
comparar el trabajo programado y el previsto en una vista de Uso
Se ha visualizado la variacin de costo para una tarea, para
visualizar la variacin del costo para las asignaciones a una tarea,
se debe alternar a la vista Uso de tareas y aplicar la tabla Costo.
En algunas ocasiones, los administradores de proyecto se interesan en los
costos de recurso con el propsito de conocer el progreso y la variacin dentro
de un proyecto. La informacin de costo de los recursos tambin puede resultar
de inters para otras personas con necesidades de informacin diferentes. Puede
que los costos de recurso sean tareas propias de un administrador ejecutivo o un
administrador de recursos.
Otra razn para realizar el seguimiento de los costos de recursos, es la
facturacin de la empresa (ya sea interna o externa).
En este ejercicio, se visualizarn los costos de recurso.
1. Se elegir la Hoja de recursos y la Tabla: Costo
2. Se aplicar un Orden de Costo Descendente para mostrar los recursos
por costo de mayor a menor importe

3. Se aplicar un Orden de Variacin de costo Descendente para mostrar


los recursos por variacin de costo de mayor a menor costo

Leccin 15

El Estado del Proyecto

15.7

4. Se han mostrado las variaciones de costo por recursos


Algunas sugerencias en el trabajo con el costo de los recursos son:
Utilizar el informe Recursos con presupuesto sobrepasado, para listar
los recursos que superan el presupuesto.
Tambin puede observar los valores de costo por fase temporal en una
vista de uso.

15. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

Informe de la Variacin de costo con


Indicadores Grficos
Existen varias formas de informar el estado de un proyecto en trminos de tarea
o variacin de presupuesto. Existen tambin muchas caractersticas de Project,
que permiten el informe de estado del Proyecto. Project puede ser utilizado para
recopilar el tipo de informacin de estado del proyecto que mejor se ajuste a las
necesidades de los participantes.
En este ejercicio, se crear una vista con indicadores grficos.

Cuando cambie la variacin

1. Se visualizar el proyecto desde la Hoja de Tareas


2. Se personalizarn campos desde la opcin Personalizar del men
Herramientas

de costo de una tarea,


tambin cambiar el
indicador grfico segn los
intervalos especificados en la
frmula.

3. En la ficha Campos personalizados se elegir de la lista Tipo, la opcin


Nmero
4. De la lista se elegir la opcin Sobrepresupuestado (Nmero3) y se dar
click en Frmula en la seccin de Atributos Personalizados

Leccin 15

El Estado del Proyecto

15.9

5. Se muestra la frmula que calcula la variacin de costos de cada tarea.


Se cerrar el cuadro de frmula
6. Se abrir el cuadro Indicadores grficos y se dar click en la primera
celda de la columna Imagen y se mostrarn los indicadores grficos que
pueden ser asociados con los valores de campos

7. Se cancelar el cuadro de Indicadores grficos y el de Personalizar


campos
8. Se cambiar la tabla a Tabla: costo Se seleccionar la columna Costo
fijo
9. Se dar click en el men Insertar y se elegir la opcin Columnas
10. En el cuadro Definicin de columna, se elegir de la primera lista la
opcin Sobrepresupuestado (Nmero3) y se dar click en Aceptar

15. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

11. Se insertar la columna con los indicadores grficos, que se actualizarn


con las variaciones en el transcurso del tiempo.

Leccin 15

El Estado del Proyecto

15.11

Resumen

La variacin de programacin se produce por las tareas que se han


pospuesto de su fecha de comienzo o fin previstas. Puede utilizar una
combinacin de vistas, tablas, filtros e informes para identificar las
tareas que se han pospuesto y la variacin generada

La variacin de programacin y de costo estn relacionadas. Puede


aplicar una combinacin de vistas, tablas, filtros e informes para
localizar la variacin de costo.

Puede utilizar frmulas e indicadores grficos en los campos


personalizados para crear una vista personalizada para comunicar
aspectos clave del proyecto a todos los participantes.

Evaluacin
1. Los tipos de costos en un proyecto son los reales, actuales, restantes y
____________
2. La _____________ es la diferencia entre los detalles reales o programados.
Se puede identificar fcilmente en tiempo y costos.
3. Informe que documenta la realizacin especfica del equipo de proyecto.
4. Costo que ha sido contrado hasta el momento.
5. La informacin del costo de los recursos puede servir en el seguimiento de
la ________________ de la empresa

16.1

LECCIN 16

Formato Avanzado
Una vez completada esta leccin, podr:
Dar formato a la Vista Diagrama de Gantt
Dar formato a la Vista Diagrama de Red
Dar formato a la Vista Calendario

Formato del Diagrama de Gantt


Un plan de proytecto con un buen formato, es esencial, para la comunicacin de
los detalles a los recursos, clientes y otros participantes. Algunas posibilidades
de formato, son similares a las utilizadas en un procesador de texto. En cuanto a
la aplicacin de que un estilo, ste afecta a todo el contenido. Usted puede crear
sus estilos para cambiar la apariencia de su documento. Existen tambin otras
opciones de formato para identificar tareas y otros elementos.
Es posible cambiar directamente el formato de determinados elementos en un
Diagrama de Gantt o por medio del Asistente para Diagramas de Gantt. Para
cambiar la apariencia general del Diagrama de Gantt, puede utilizar la
herramienta Estilos de barra.
Adems de cambiar el formato de los objetos que aparecen de manera
predeterminada en el Diagrama de Gantt, puede aadir o eliminar objetos, que
resultan de gran utilidad para el plan actual, el provisional o el previsto.
Los nombres de la mayora

En este ejercicio, se visualizar la programacin actual, la lnea de base y el plan


provisional.

de las barras de tarea,


aparecern en la leyenda de
las vistas impresas de
Diagrama de Gantt. Si no
desea que aparezca en la
leyenda, el nombre de la
barra de tarea personal,
escriba un asterisco (*) al
principio del nombre de la
barra de tarea.

1. Del cuadro Ms vistas, se copiar el Diagrama Gantt de Seguimiento


2. El nuevo diagrama se nombrar Gantt de Seguimiento Provisional y se
dar click en Aceptar y Aplicar

16. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

3.
4.
5.
6.

Se abrir el cuadro Estilos de barra


Se dar click en Divisin y se insertar una fila
Se escribir Provisional en la nueva celda
Se dar click en Mostrar para tareas de la fila insertada y de la lista se
elegir la opcin Normales
7. De la columna Desde, se elegir para la fila insertada la opcin
Comienzo1 y Fin1, en la columna Hasta
8. Se dar click en la columna Fila y se elegir la opcin 2, para que se
visualicen varias filas de barras de Gantt para cada tarea.

9. En la ficha Barras se modificar el formato de las barras


10. A continuacin, se dar formato al texto de las barras
11. Se dar alineacin a las fechas Comienzo1 y Fin1

Leccin 16

Formato Avanzado

16.3

12. Se dar click en Aceptar y se visualizarn las barras de la tarea 6


13. La barra en el plan provisional se muestra en color verde.

14. Se visualizarn las lneas de la cuadrcula horizontal en la parte de las


barras de Gantt
15. En el cuadro cuadrcula, se habilitar la opcin Filas de Gantt y de la
lista Tipo, seleccionada la ltima opcin

16. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

16. Se ha visualizado el Diagrama de Gant con cuadrculas y con barras por


tarea en la lnea de base y el plan provisional.

Formato de la Vista del Diagrama de


Red
En la administracin comn de proyectos, el Diagrama de Red es una forma
general de mostrar las actividades de proyecto y de sus relaciones. Las tareas se
presentan en cuadros o nodos y las relaciones entre tareas, trazadas como
lneas.
Los nodos con una X trazada
sobre ellos, representan las
tareas completadas.

Esta es una vista que muestra un diagrama para visualizar las actividades del
proyecto en ms de un formato de Diagrama de flujo. Es til si desea centrar la
atencin de los recursos en las relaciones de las actividades que en sus
duraciones. Existen varias opciones de formato para esta vista.
En el ejercicio, se dar formato a un Diagrama de Red.
1. Se elegir Diagrama de Red, desde el men Ver

Leccin 16

Formato Avanzado

16.5

2. Se abrir el cuadro de Estilos de cuadros desde el men Formato

3. Se dar click en Ms Plantillas y de la lista Plantillas en Diagrama de


Red se elegir la opcin Estndar. Se dar click en Copiar.
4. El nombre de la nueva plantilla ser Estndar+EDT
5. Se dar click en la lista que contiene el campo de Id y se elegir la
opcin EDT. Se oprimir la tecla Enter para actualizar la vista previa y
se cerrarn los dos cuadros.

16. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

6. En el cuadro Estilos de cuadro, se elegir toda la lista la opcin


Configuracin de estilos para
7. De la lista Plantilla de datos, se elegir la opcin Estndar+EDT y se
dar click en Aceptar

8. Project aplicar el estilo de cuadro revisado a los nodos en el Diagrama


de Red.

Formato de la Vista Calendario


La vista Calendario es probablemente, la vista ms sencilla de Project, sin
embargo sta incluso ofrece varias opciones de formato. Esta vista es
especialmente til para la comparticin de informacin de la programacin con
los recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de
meses en lugar de una vista ms detallada, tal como el Diagrama de Gantt.

Leccin 16

Formato Avanzado

16.7

En este ejercicio, se cambiar el formado de la vista Calendario.


12. Se elegir la opcin Estilos de barra
13. En la lista Tipo de tarea, se elegir Resumen y en la lista del tipo de
barra se elegir la opcin Barra

14. Del cuadro Tipo de tarea, se elegir la opcin Tareas Crticas y la trama
elegida ser la segunda opcin de la lista, tambin se modificar el
color.

15. Se dar click en Aceptar


16. Del men Formato, se elegir la opcin Disear ahora

16. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

17. La vista calendario visualizar las tareas crticas y de resumen con un


formato diferente.

Leccin 16

Formato Avanzado

Resumen

En la parte Grfica de una vista de Diagrama de Gantt, pueden


aparecer diferentes tipos de barras. Cada uno, puede representar una
clase de tarea o la condicin de la misma.

El asistente para diagramas de Gantt, ofrece un formato de barra de


Gantt limitado, pero la herramienta Estilos de barra, ofrece un control
completo sobre el formato de las mismas.

Aunque el diagrama de Gantt es muy til, el Diagrama de Red, resulta


til para controlar la atencin de los participantes en las relaciones de
las actividades.

La vista Calendario, es til para aquellas personas que prefieren un


formato tradicional de meses.

Evaluacin
1. Dos de las formas en que puede cambiar el formato de las barras del
Diagrama de Gantt son por medio del Asistente para Diagramas de Gantt y
_______________
2. Vista til para la comparticin de informacin de la programacin con los
recursos u otros participantes que prefieren un formato tradicional de
meses.
3. Diagrama que muestra las tareas con cuadros o nodos y las relaciones por
medio de lneas.
4. Al dar formato al Diagrama de Gantt, se pueden ______________
elementos.
5. Al aplicar un formato con _______________, stos se aplican a todo el
contenido.

16.9

17.1

LECCIN 17

Personalizando Project
Una vez completada esta leccin, podr:
Copiar un elemento personalizado desde un plan de proyecto a otro, por
medio del Organizador.
Grabar y Reproducir una Macro Sencilla.
Editar una macro con el Editor de Visual Basic
Crear una barra de herramientas Personalizada

Trabajando con el Organizador


Algunas opciones de personalizacin, son similares a las opciones de Microsoft
Office. Algunas son slo aplicadas para Project.
El organizador es la caracterstica que utilizar para compartir los elementos
personalizados entre los planes de proyecto. Los nombres de las fichas del
cuadro de dilogo, determinarn la lista completa de los elementos que pueden
ser copiados entre archivos con el Organizador.
Una caracterstica con la que puede trabajar con el Organizador es la plantilla
global, que se instala como parte de Project y ofrece vistas, tablas y otros
elementos predeterminados para todos los nuevos archivos de Project. Los
elementos de la plantilla global son:
Calendarios
Filtros
Formularios
Grupos
Equivalencias
Informes
Tablas
Mens y barras de herramientas
Mdulos o macros
Vistas
La primera vez que se visualiza una vista, tabla o elemento en Project, es
automticamente copiado desde la Plantilla Global. El elemento residir en el
proyecto. Cualquier personalizacin del elemento en el proyecto, se aplicar slo
a ese plan de proyecto y no afectar a la Plantilla Global. Las macros, barras de
herramientas y equivalencias de importacin y exportacin, son la excepcin.
Project almacena los elementos antes mencionados en la Plantilla Global.

17. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Para trabajar con la plantilla global, lo deber hacer desde el Organizador.


Existen dos acciones que pueden llevarse a cabo en la Plantilla Global:
Crear un elemento personalizado como una vista personal y hacer
que est disponible en todos los planes de proyecto con los que
trabaje conpiando la vista personalizada en la plantilla global.
Reemplazar un elemento personalizado en un plan de proyecto,
copiando el elemento original, a partir de la plantilla global, en el
plan de proyecto.
Los ajustes en la plantilla global, sern aplicados a todos los planes de proyecto
con los que trabaje en Project.
En este ejercicio, se copiar una tabla personalizada de un proyecto a otro.
1. El proyecto abierto contiene una tabla personalizada llamada Tabla
Entrada Personal, que se copiar a otro proyecto.
2. Se abrir el Organizador y se seleccionar la ficha Tablas. Los
elementos de la plantilla global aparecen en la parte izquierda y los del
proyecto, en la parte derecha.
Cuando copia una vista
completa, sta se encuentra
formada por tablas, filtros y
grupos, por lo que puede que
tambin necesite copiar
estos elementos, que forman
parte de la vista
personalizada.

3. Al seleccionar un elemento de cualquier lado, y dar click en Copiar, ste


ser copiado al lado contrario.
4. De la lista Tablas disponibles en: (ubicado en la parte izquierda de la
ficha), se elegir el archivo Promocin Aeroespacial Parnell 18
5. Se seleccionar Tabla Entrada Personal de la lista derecha y se copiar.
Se cerrar el Organizador

Leccin 17

Personalizando Project

17.3

6. Se abrir el archivo al que se ha copiado la tabla y se abrir el cuadro


Ms vistas

7. Se seleccionar la Hoja de tareas y la tabla deber especificarse como


Tabla: Entrada Personal
8. Se ha copiado una tabla de un proyecto a otro por medio del
Organizador.

Grabando Macros
Muchas de las actividades en Project, son repetitivas, para ahorrar tiempo,
puede grabar una macro con las pulsaciones de tecla y acciones del ratn. La
macro se grabar en Visual Basic para aplicaciones, que es el lenguaje de
programacin incorporado en las aplicaciones de escritorio. Con este, podr
llevar a acabo acciones complejas, aunque si lo prefiere, puede grabar y
reproducir macros sencillas.

17. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

Las macros creadas, son almacenadas en la plantilla global, de modo que


estarn disponibles siempre que est ejecutando Project, y no se requerir que
el archivo en el que se cre tal macro, est abierto al momento de ejecutarla en
un archivo diferente. Incluso puede copiar la macro de la Plantilla global a otro
archivo, para que se conserve al momento de copiar el documento a un
dispositivo de almacenamiento.
La publicacin de un plan de Proyecto en formato HTML, es una buena forma
de compartir los detalles del proyecto, sin embargo, requiere de varias
actualizaciones, para que se muestren los detalles ms recientes del plan. La
secuencia de pasos para publicar el documento, puede convertirse en una
Macro.
Los nombres de Macro,
deben comenzar por una

En el ejercicio, se grabar una macro que publique el proyecto en formato


HTML.

letra y no contener espacios.


Se pueden utilizar caracteres
subrayados (_) para marcar
espacios en el nombre.

1. Se dar click en Macro, desde el Men Herramientas y se dar click


en Grabar Macro
2. Se nombrar a la macro como Pgina _ Web

3. En la siguiente seccin se puede especificar una abreviacin para


ejecutar la Macro, este ejercicio no lo requerir de esta forma.
4. La macro ser almacenada en el proyecto activo y slo podr ser
aplicada cuando el archivo en donde se encuentra almacenada, se
encuentre abierto.
5. En el cuadro de Descripcin se escribir algo referente a las
acciones llevadas a cabo por la macro.
6. Se dar click en Aceptar
7. Se abrir el diagrama de Gantt y se elegir el Zoom del proyecto
completo

Leccin 17

Personalizando Project

17.5

8. Se copiar una imagen del proyecto de tipo Archivo GIF

9. Se proceder a guardar el proyecto como Pgina Web utilizando


una equivalencia existente y usando la plantilla estndar e
incluyendo el archivo de imagen.
10. Se elegir el Zoom reestablecido y se detendr la macro
11. Se ejecutar la macro.

17. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

12. Se dar click en Sobrescribir y en Aceptar.

13. Se abrir el archivo del proyecto en formato HTML

Leccin 17

Personalizando Project

17.7

14. Se ha creado y ejecutado una macro que publicar el proyecto en


formato HTML

Editando Macros
Las macros que han sido grabadas, pueden ser editadas desde el Editor de Visual
Basic. El entorno es estndar de muchas aplicaciones de Office, aunque los
detalles especficos de cada aplicacin son diferentes, el modo general en que
utiliza VBA en cada una de las aplicaciones es el mismo. La automatizacin de
VBA es una potente herramienta que puede aprender, y cuyo conocimiento
puede ser utilizado en muchos programas.
En este ejercicio, se editar la macro grabada anteriormente.
1. Se seleccionar la Macro a ser editada y se dar click en Modificar
2. Se dar click al principio de la 4 lnea de cdigo y se oprimir la tecla
Enter
3. Se escribir la siguiente lnea: Application.Alerts False

17. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

4. Esta lnea evitar la aparicin de los cuadros de confirmacin al


sobrescribir archivos.
5. A continuacin se especificar en el cdigo que se requiere mostrar la
fecha de comienzo del proyecto. Se escribir ActiveProject.ProjectStart,
en la lnea con el texto FromDate:=
6. Ahora se especificar que se debe obtener la fecha de fin actual del
proyecto. Se escribir ActiveProject.ProjectFinish en el campo
ToDate:=

7. Se cerrar el editor y se volver al proyecto.

Leccin 17

Personalizando Project

17.9

8. Se abrir la informacin del proyecto y se especificar la fecha de


comienzo como 24/04/05.

9. Se cambiar la duracin de la tarea a 7 das

17. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

10. Se ejecutar la macro recin creada, esta vez, no se le solicitar


confirmar que se sobrescriba el documento y la macro detectar la fecha
de comienzo y fin actualizada.
11. Se abrir el archivo creado en formato HTML

Personalizacin
Herramientas

de

una

Barra

de

Existen varias elecciones sobre el modo en que trabaja con Project. Algunas de
las preferencias que establece, se aplican de forma automtica en las dems
aplicaciones de Office y viceversa. Algunos de estos ajustes de personalizacin
son:

Las barras de herramientas


se pueden encontrar
ancladas a la parte superior
o inferior de la pantalla, o
pueden estar flotantes, para
cambiar su estado (anclada o
flotante) slo requiere
arrastrar la barra al lugar
deseado.

Visualizacin u ocultacin del ayudante de Office.


Configuracin de Project para almacenar el archivo activo o todos
los archivos abiertos.
Creacin de Barras de herramientas personalizadas con botones
para cualquier Herramienta deseada.
En este ejercicio, se crear una barra de herramientas personalizada.
1. Se abrir el cuadro Personalizar desde el Men Ver.
2. Se crear una nueva Barra de Herramientas con nombre: Mi Barra
Personal y se dar click en Aceptar

Leccin 17

Personalizando Project

17.11

3. Se seleccionar la ficha Comandos y se seleccionar la opcin Todas las


macros en la lista Categoras
4. Se arrastrar la macro de la lista Comandos, a Mi Barra Personal

5. Se dar click en Modificar Seleccin y se elegir la opcin Imagen y


Texto, esto permitir que el botn tenga espacio para una imagen y una
etiqueta de texto
6. Se volver a dar click en Modificar seleccin y del men se elegir
Cambiar imagen del botn

17. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

7. Se elegir una imagen

8. Se modificar el Nombre del Botn al dar click en Modificar seleccin


y en Nombre
9. Se escribir Publicar en la Web y se oprimir la tecla Enter

Leccin 17

Personalizando Project

17.13

10. Se cerrar el cuadro Personalizar


11. A partir de este momento, al dar click en el botn de la barra
personalizada, se ejecutar la macro asignada a la Barra de
Herramientas Personalizada.

12. Las personalizaciones de las barras de herramientas, se aplicarn a todos


los proyectos, debido a que stas se almacenarn el la Plantilla Global.

17. 14

Conceptos bsicos de Project 2003

Resumen

Los elementos personalizados, se comparten entre los planes de


proyecto a travs del organizador.

Al igual que en muchos otros programas de Office, Project utiliza el


lenguaje de programacin de macro Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). Entre otras cosas, las Macros permiten automatizar tareas
repetitivas.

Si desea trabajar con el cdigo de VBA, puede hacerlo en el Editor de


VBA.

Puede personalizar las barras de herramientas, para incluir las


herramientas que desee, como accesos directos.

Evaluacin
1. Caracterstica para la comparticin de los elementos personalizados entre
los diferentes proyectos.
2. Herramienta de Ayuda interactiva de Microsoft Office. Su funcionalidad,
es similar a la del Asistente para Ayuda de Microsoft Office 95.
3. Lenguaje de programacin de macros incorporado en las aplicaciones de
escritorio de Office.
4. Herramienta que al grabar las pulsaciones de teclas y acciones del ratn,
ahorran tiempo en la realizacin de tareas repetitivas.
5. Las personalizaciones de algunos elementos (como las barras de
herramientas personalizadas) se almacenan en _______________

18.1

LECCIN 18

Anlisis del Valor


Acumulado
Una vez completada esta leccin, podr:
Establecer una fecha de estado y observar los indicadores del valor
acumulado para el rendimiento de la programacin
Observar los indicadores del rendimiento del costo del valor acumulado

Indicadores del Valor Acumulado


Una de las actividades esenciales del administrador, es observar la variacin de
las tareas y recursos en el transcurso del proyecto. La visualizacin de la
programacin o la variacin del presupuesto, de manera aislada, no indican
demasiado, sobre el rendimiento que podra continuar en el tiempo restante del
proyecto.
Para obtener una visin ms completa en tiempo y costo, podemos utilizar un
anlisis del valor acumulado, cuyo propsito es medir el progreso del proyecto, y
facilitar la prediccin de su resultado. El anlisis del valor acumulado conlleva la
comparacin del progreso del proyecto que espera alcanzar en un momento de la
programcin o presupuesto de un plan y la prediccin de rendimiento futuro del
proyecto.
Las diferencias entre el anlisis del valor acumulado y un sencillo anlisis de la
variacin del presupuesto y de la programacin son:
El anlisis de la variacin formula preguntas como Cules son los
recultados obtenidos en el rendimiento actual?
El anlisis del valor acumulado formula preguntas como Se
obtienen los beneficios esperados dado el rendimiento actual?
Al conocer el rendimiento del proyecto, podr determinar dos aspectos
importantes:
El verdadero costo de los resultados del proyecto hasta la fecha.
La tendencia del rendimiento durante el resto del proyecto.
Este anlisis tiene sus orgenes en los grandes proyectos del Gobierno de Estados
Unidos de Amrica y constituye una de las herramientas de informe esenciales
para los principales proyectos gubernamentales. La utilidad del anlisis es
aumentar la popularidad en el sector privado en los proyectos ms pequeos.
Para que Project calcule las cantidades de valor acumulado para un plan de
proyecto, se debe:

18. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Almacenar un plan de lnea de base de modo que Project puede


calcular el costo presupuestado del trabajo programado antes de
comenzar el seguimiento del trabajo real.
Registrar el trabajo real de las tareas o asignaciones.
Establecer la fecha de estado de modo que Project puede calcular el
rendimiento actual del proyecto en un momento. Si no especifica
una fecha de estado, se utilizar la fecha actual.
El anlisis del valor acumulado utiliza los tres valores clave siguientes para
generar los valores de indicador de costo o programacin.
El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), es el valor
programado a ser compeltado hasta la fecha de estado, se calcula
aadiendo los valores de lnea base por fase temporal.
El costo real del trabajo realizado (CRTR), es el costo real
necesario para completar el trabajo real de cada tarea, hasta la fecha
de estado.
El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) o tambin
llamado valor acumulado. Es la parte del costo presupuestado que
ha sido empleada para completar el trabajo real de cada tarea hasta
la fecha de estado. Es el valor acumulado por el trabajo realizado.
La programacin del anlisis del valor acumulado y la variacin del costo, estn
directamente relacionados, aunque es ms fcil examinar cada uno de ellos en
forma separada. Project agrupa los campos de indicador de costo del valor
acumulado en otra tabla. Una tercera tabla combina los campos clave de los
indicadores de costo y de programacin.
En este ejercicio, se especificar la fecha de estado y se visualizarn los
indicadores de programacin del valor acumulado.
1. Se abrir el cuadro de Informacin del Proyecto
2. En la fecha de estado se especificar el 30/06/2005 y se dar click en
Aceptar

Leccin 18

Anlisis del Valor Acumulado

18.3

3. Se elegir del cuadro ms tablas, la opcin Indicadores de programacin


del valor acumulado y se dar click en Aplicar

4. En esta tabla se pueden observar los indicadores de programacin del


valor acumulado para el proyecto, las tareas y subtareas. Los valores se
encuentran representados como valores monetarios o porcentajes.
5. La columna de VP, muestra la Variacin de Programacin que es la
diferencia entre CPTP y CPTR.

18. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

6. La columna %VP, es la variacin de programacin de CPTP expresada


en porcentaje e indica si el nivel actual de finalizacin de las tareas se
encuentra por encima o por debajo del rendimiento previsto en la lnea
base.

7. La columna IRP es el ndice de rendimiento de la programacin. Valor


de CPTR dividido entre CPTP. Forma ms comn de comparar el
rendimiento de la programacin del valor acumulado entre las tareas, las
tareas de resumen o los proyectos.

Leccin 18

Anlisis del Valor Acumulado

18.5

Visualizacin de los Indicadores de


Costo del Valor Acumulado
Los indicadores de costo del valor acumulado, le ayudarn a saber si existe
suficiente dinero disponible para completar el proyecto. Para calcular los
indicadores de costo, Project utiliza el costo real del trabajo realizado o CRTR,
que se deriva de los valores de trabajo real registrados en un plan de proyecto.
En el ejercicio, se visualizarn los costos del valor acumulado para el proyecto.
1. Del cuadro Ms tablas, se elegir la tabla Indicadores del costo
acumulado

2. En esta tabla se pueden observar los indicadores de costo del valor


acumulado para el plan, las tareas de resumen y las subtareas.

18. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

3. La columna de VC es la variacin de Costo, la diferencia entre CTPR y


CRTR

4. La columna %VC muestra el porcentaje de costo para CPTP, expresado


como porcentaje, indica la proximidad por encima o por debajo del plan
presupuestado.

5. La columna CPF lista el costo presupuestado al finalizar o costo total de


lnea de base.

Leccin 18

Anlisis del Valor Acumulado

18.7

6. EL CFE es el costo estimado al finalizar que representa el coste


previsto para completar una tarea basndose en el rendimiento hasta el
momento.

7. VAF representa la variacin en la finalizacin o la diferencia entre CPF


y CEF

18. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

8. La columna IRPC es el ndice del rendimiento completo en porcentaje


del trabajo restante para el presupuesto restante hasta la fecha de estado.
Desde un anlisis de variacin de costo, un proyecto puede parecer que no
tenga problemas, pero al analizar la variacin de la programacin, puede que
esto no sea as. Generalmente no resulta tan evidente el buen funcionamiento
del proyecto y requiere una comparacin entre la variacin de la programacin
y del costo, tomando como base el rendimiento pasado y los pronsticos
futuros.
El anlisis del valor acumulado es una de las tareas ms complicadas que puede
llevar a cabo en Project, pero la informacin ofrecida del proyecto, es de un
valor incalculable. El anlisis del valor acumulado, es un gran ejemplo de las
ventajas obtenidas por la introduccin de la informacin del costo de las tareas
y recursos en un plan de proyecto.

Leccin 18

Anlisis del Valor Acumulado

Resumen

El anlisis del valor acumulado, es un concepto complejo y concreto


de evaluacin del rendimiento del proyecto y prediccin de su
resultado.

Para realizar el anlisis del valora cumulado, recuerde que es esencial


establecer la fecha de estado del proyecto.

Project organiza los indicadores clave del valor acumulado en los


indicadores de programacin y las tablas de indicadores de costo, as
como una tabla del valor total acumulado.

Evaluacin
1. Uno de los requisitos para el clculo del valor acumulado es
_______________________________
2. Valor clave del anlisis del Valor Acumulado
3. La diferencia entre el valor acumulado y un anlisis de la variacin del
presupuesto y de la programacin es que el anlisis de la variacin
determina el __________________.
4. Los indicadores del costo del valor acumulado le ayudarn a determinar si
___________________________________
5. El propsito de este anlisis es medir el progreso del proyecto y facilitar la
prediccin de su resultado.

18.9

19.1

LECCIN 19

Consolidacin de
Proyectos y Recursos
Una vez completada esta leccin, podr:
Crear un fondo de recursos para compartir recursos entre varios
proyectos y observar la asignacin de un recurso en varios proyectos.
Cambiar las asignaciones de un recurso en un plan compartido, su
calendario laboral y especificar una fecha como periodo no laborable en
el fondo de recursos.
Crear un plan de proyecto y convertirlo en un plan compartido, adems
de actualizar manualmente el fondo de recursos.
Insertar planes de proyecto para crear un proyecto consolidado y
vincular tareas entre dos planes de proyecto.

Fondos de Recursos y Asignaciones


La mayora de los administradores de proyectos, deben encargarse de ms de un
proyecto a la vez, generalmente estos proyectos comparten recursos y trabajan
de manera simultnea. Project le ofrece la oportunidad de compartir informacin
de recursos entre varios proyectos y unificarlos en un plan consolidado.
Al manejar varios proyectos, los recursos de trabajo suelen estar asignados a ms
de un proyecto, lo que podra ser difcil la coordinacin del tiempo de cada
recurso, especialmente si los proyectos son administrados por personas
diferentes.
Al manejar recursos compartidos en varios proyectos, puede resultar que stos se
encuentren sobreasignados o infraasignados en el conjunto de proyectos en el
que participan. Project le ayuda a visualizar los tiempos y las tareas a las que los
recursos han sido asignados para encontrar reas de oportunidad en los manejos
de tiempos.
Un fondo de recursos, le ayudar a observar el modo enq ue estn siendo
utilizados los recursos en diversos proyectos, puesto que rene la informacin de
recursos de varios planes de proyecto. Al cambiar la informacin del recurso en
el fondo de recurso, todos los planes de proyecto vinculados, utilizarn la
informacin actualizada.

19. 2

Conceptos bsicos de Project 2003

Los planes de proyecto que estn vinculados al fondo de recursos se denominan


planes compartidos.

Proyecto 1

Proyecto 2

Fondo de Recursos

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto Nuevo

Si se gestiona un proyecto con recursos que no estn siendo utilizados en otros,


el uso de un fondo de recursos, no ofrecer ninguna ventaja. La configuracin de
un fondo de recursos en entornos de proyectos ms complejos, le permitir:
Introducir la informacin de recurso una vez, pero utilizarla en
varios planes de proyecto.
Visualizar los detalles de la asignacin de recursos de varios
recursos reunidos en una ubicacin.
Visualizar los costos de las asignaciones por recurso en varios
proyectos
Localizar los recursos que estn sobreasignados en varios proyectos
incluso si stos estn infraasignados en proyectos individuales.
Introducir informacin de recurso como periodos no laborables, de
forma que se encuentre disponible de forma simultnea en los
dems archivos compartidos.
Cuando trabaja con otros usuarios de Project en red, un fondo de recursos resulta
til, pues ser almacenado en una ubicacin central y los propietarios
individuales de los planes compartidos, podrn actualizar informacin tanto en
suy proyecto, como en el fondo de recursos.

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.3

En este ejercicio, se crear un fondo de recurso de dos proyectos.


1. Se crear un nuevo documento que llevar por nombre Fondo de
Recursos 20
2. Se organizarn todos los proyectos abiertos, desde el men Ventana

3. Se elegir como vista del documento Fondo de Recursos 20 la Hoja de


recursos
4. Algunos de los recursos aparecen en los dos proyectos que tienen
informacin y ninguno se encuentra sobreasignado
5. Se compartirn los recursos del documento Promociona Aeroespacial
Parnell 20

6. Se dar click en Compartir recursos del men Herramientas y del men


secundario se elegir la opcin Compartir recursos

19. 4

Conceptos bsicos de Project 2003

7. Se elegirn las siguientes opciones y se dar click en Aceptar


8. Se compartirn de igual forma los recursos del documento Comercial
Juguetes Wingtip 20

9. Se ha conformado el fondo de recursos, que consta de la informacin de


recurso de ambos planes compartidos basndose en el nombre del
recurso
El uso de un fondo de recursos, permite ver el modo en que se han asignado los
recursos sobreasignados en los proyectos a los que han sido asignados.
En este ejercicio, se examinar el fondo de recursos.
1. Se visualizar el proyecto desde la vista Uso de recursos
2. Se visualizarn las tareas y el calendario de las mismas, asignadas al
recurso 5.

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.5

3. Los das de la escala temporal en rojo definen los das en los que el
recurso se encuentra sobre asignado
4. Se dividir la ventana para ver los recursos y sus asignaciones

Efectos en Planes Compartidos y el


Fondo de Recursos
Debido a que los detalles de asignacin de un recurso se originan en planes
compartidos, Project actualiza el fondo de recursos con los detalles de la
asignacin mientras que stos estn siendo realizados con el plan compartido.

19. 6

Conceptos bsicos de Project 2003

En el ejercicio, se cambiar una asignacin de los recursos en el plan


compartido.
1. El documento Promocin Aeroespacial Parnell 20 se visualizar desde
el Diagrama de Gantt
2. Se dar click en la tarea 5 y en Asignar recursos
3. De la lista de recursos se asignar a Jenny Lysaker y se cerrar el cuadro

4. Del men Ventana, se elegir el documento Fondo de recursos 20

5. La nueva asignacin de tarea de Jenny Lysaker aparecer en el


documento.

Al actualizar la informacin de un recurso en el fondo de recursos, la nueva


informacin estar disponible en todos los archivos compartidos, lo cual resulta
til en empresas en las que existe un gran nmero de recursos que trabajan en

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.7

varios proyectos, generalmente los administradores de proyecto, son


responsables del mantenimiento general de la informacin actualizada del
recurso.
En este ejercicio, se actualizar el periodo laborable de un recurso, en el fondo
de recursos.
1. Se dar click en Informacin del recurso 2
2. Se seleccionar la ficha de Horario de trabajo y se seleccionarn los das
9 y 10 de mayo como periodos no laborables

3. Se dar click en Aceptar


4. En la escala temporal se pueden visualizar los das 9 y 10 sin
programacin de trabajo para el recurso 2

5. Ahora se abrir el calendario del mismo recurso en otro archivo.


6. El calendario muestra los das 9 y 10 como periodos no laborables

19. 8

Conceptos bsicos de Project 2003

7. Se han actualizado los cambios de la informacin de un recurso desde el


fondo de recurso a los proyectos vinculados.
Al manejar un fondo de recursos, tambin se puede modificar el horario de
trabajo de un calendario base y observar la actualizacin, en todos los planes
compartidos. As, al especificar un periodo no laborable en el calendario base,
los proyectos vinculados a ste, mostrarn los mismos cambios.
En este ejercicio, se modificar el calendario base del fondo de recursos.
1. Se abrir el cuadro Cambiar calendario laboral
2. De la lista Para: se elegir la opcin Estndar (Calendario del proyecto)

3. Se localizar el 9 de mayo y se especificar como periodo no laborable.


Se dar click en Aceptar

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.9

4. Se abrir otro documento y se abrir el calendario del proyecto


5. Se localizar el 9 de mayo, que est considerado como periodo no
laborable, determinado desde el Fondo de Recursos 20

6. Se han heredado las propiedades del calendario de fondo de recursos a


los documentos compartidos.

Una ventaja que supone un


ahorro de tiempo al crear
nuevos planes de proyecto
compartido de un fondo de
recursos, es que la
informacin de recurso se
encuentra disponible de
manera instantnea.

Creaciones y Actualizaciones de
Nuevos Proyectos a un Fondo de
Recursos
En el momento que requiera, podr hacer que un plan del proyecto, pase a ser
un archivo compartido en un fondo de recursos, cuando est introduciendo las
tareas en el archivo de proyecto, despus de que haya asignado los recursos a
las tareas o hasta despus de que el trabajo haya comenzado, puede requerir

19. 10

Conceptos bsicos de Project 2003

crear archivos compartidos no slo de los proyectos que ya hayan comenzado,


sino de todos los nuevos proyectos.
Se crear un plan de proyecto, y se convertir en un plan de proyecto
compartido.
1.
2.
3.
4.

Se abrir el fondo de recursos y se visualizar desde la Hoja de recursos


Se dar click en Nuevo, de la barra de herramientas Estndar
Se elegir Guardar como y se nombrar como Proyecto _Nuevo 20
Se abrir el cuadro Asignar recursos y se dar click en el men
Herramientas.

5. Se compartirn recursos desde el cuadro compartir recursos. Los


recursos debern ser los del Fondo de Recursos 20. Se dar click en
Aceptar.

6. Se cerrar el cuadro Asignar recursos

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.11

7. Se cerrar el archivo nuevo y se guardarn los cambios en el Fondo de


recursos 20.
Si comparte un fondo de recursos con otros usuarios por una red, en el momento
en que un usuario abra el fondo de recursos en modo lectura/escritura, evitar
que los dems usuarios actualicen la informacin de los recursos. Por esto, es
aconsejable que se abra el fondo de recursos en modo slo lectura y utilizar la
herramienta Actualizar fondo de recursos slo cuando necesite actualizar el
fondo de recursos. Esta herramienta se encuentra en el submen Compartir
recursos del men Herramientas. sta actualiza el archivo de fondo de recursos
con la nueva informacin de asignacin, para que cualquier persona que abra el
archivo, visualice la informacin de asignacin ms reciente.
En este ejercicio, se cambiarn las asignaciones de un archivo compartido y se
actualizar la informacin de una asignacin del fondo de recursos de manera
manual
1. Se abrir el documento Promocin Aeroespacial Parnell 20.
2. Se dar click en Asignar recursos a la tarea 6. Se asignar a Stephanie
Hooper

3. Se dar click en la tarea 8 y se quitar la asignacin a Sue Jackson


4. Del men Compartir recursos, se elegir Actualizar fondo de recursos

19. 12

Conceptos bsicos de Project 2003

5. Ahora se modificar una asignacin en el plan compartido


6. Se dar click en la tarea 3 y se asignar a Lane Stacksteder

7. Se cerrar el cuadro Asignar Recursos y se cerrar el archivo


8. Dado que el fondo de recursos fue abierto en modo de slo lectura,
Project determinar que los cambios de asignacin no han sido
actualizados en el fondo de recursos. Se deber dar click en Aceptar

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.13

Los proyectos consolidados


tambin se conocen como
proyectos principales y los
insertados se pueden
denominar subproyectos.

9. Se han cambiado las asignaciones de un archivo compartido y


actualizado la informacin en el fondo de recursos

Relaciones entre Planes de Proyecto


Muchos proyectos suelen implicar varias personas trabajando en tareas con
diferentes horarios, lugares y en varias ocasiones, con diferentes supervisores.
Un fondo de recursos no ofrece el nivel de control que podra desear sobre las
tareas y las relaciones existentes entre los proyectos.
Una forma de recopilar la informacin de proyecto, es crear proyectos
consolidados, que contiene proyectos insertados, los cuales no residen en el
consolidado, pero estn vinculados a l de tal modo, que pueden ser
visualizados y editados, desde el proyecto consolidado. Al editar el proyecto
insertado fuera del proyecto consolidado, la informacin actualizada aparecer
actualizada en el proyecto consolidado, la prxima vez que se abra.
El uso de proyectos consolidados permite:
Ver todas las tareas de los proyectos de su organizacin en una
vista.
Resumir la informacin de proyecto en distintos niveles de
gestin.
Dividir los datos de un proyecto para que cumpla con la naturaleza
del proyecto y reunir la informacin de manera conjunta en un
proyecto para ofrecer una vista amplia de la informacin.
Ver la informacin de los proyectos en una ubicacin de modo que
pueda filtrar, ordenar y agrupar los datos.
Los proyectos consolidados utilizan la caracterstica de esquema de Project. Un
proyecto insertado, aparecer como una tarea de resumen en el proyecto
consolidado, salvo el color gris, de la barra de Gantt de resumen y el icono de
proyecto insertado que aparece en la columna Indicadores.

19. 14

Conceptos bsicos de Project 2003

En este ejercicio, se crear un plan de proyecto consolidado y se visualizarn


los proyectos insertados.
1. Se abrir el documento Promocin Aeroespacial Parnell 20 y del cuadro
de dilogo se elegir la opcin No abrir los otros archivos

2. Se abrir de igual forma el archivo Comercial Juguetes Wingtip 20


3. Se elegir la opcin Nueva ventana del men Ventana

4. Del cuadro de dilogo se seleccionarn los dos nombres de archivos al


mismo tiempo y se dar click en Aceptar
5. Se aplicar un Zoom de proyecto completo al nuevo proyecto

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.15

6. Se guardar el archivo como Proyectos Consolidados 20 y en el cuadro


de dilogo se dar click en S a todo
7. Se dar click en Herramientas y en Opciones, en el cuadro se elegir la
ficha Vista

8. En el apartado Opciones de esquema, se habilitar la opcin Mostrar


tarea de resumen del proyecto y se dar click en Aceptar
9. Se mostrarn las tareas de resumen del consolidado. Los valores de
duracin y el trabajo representan los valores de resumen de ambos
proyectos insertados.
La mayora de los proyectos no estn aislados. Las tareas o fases de un proyecto,
podran depender de las tareas de otros proyectos. Para mostrar estas
dependencias, se deben vincular tareas entre proyectos. Algunas de las razones
por las que podra necesitar dependencias entre proyectos son:
La finalizacin de una tarea de un proyecto podra se predecesora de
una tarea de otro proyecto diferente, por lo que otros administradores

19. 16

Conceptos bsicos de Project 2003

de proyecto, requerirn la informacin de la misma, para saber el


impacto en su proyecto.
Si una persona o parte del equipo es asignada a una tarea en un
proyecto, puede que requiera retrasar el comienzo de una tarea de otro
proyecto, hasta que el recurso complete la primera tarea. Posiblemente
las tareas no tengan actividades en comn, pero requieran del mismo
recurso.
Las relaciones de tarea entre archivos de proyecto, son similares a los vnculos
entre las tareas dentro de un archivo, excepto que las tareas predecesora y
sucesora externas posean nombres de tarea y barras de Gantt de color gris. En
ocasiones, se hace referencia a dichas tareas como tareas fantasma, pues se
encuentran vinculadas dentro del archivo de proyecto.
En este ejercicio, se vincularn tareas de archivos diferentes.
1. Se dar click en la tarea 5 del documento Comercial Juguetes Wingtip
20.
2. Se abrir la informacin de tarea y se seleccionar la ficha Predecesoras.

3. Se dar click en la siguiente celda vaca de la columna Id y se escribir


Promocin Aeroespacial Parnell 20\8 se oprimir la tecla Enter y se dar
click en Aceptar.

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.17

4. Se elegir en el men Ventana la opcin Organizar todo, las tareas


vinculadas aparecen en los dos planes.

5. La eliminacin de una tarea en el archivo de origen o de la tarea


fantasma en el archivo de destino, borrar la tarea correspondiente o la
tarea fantasma del otro archivo.
Algunos consejos en el trabajo con proyectos consolidados y vnculos entre
proyectos:
Si no desea visualizar los vnculos entre proyectos, se puede anular la
opcin desde el men Herramientas, Opciones, en la ficha Vista.
Para crear vnculos entre proyectos, durante la visualizacin de un
proyecto consolidado, se deber dar click en el botn Vincular tareas,
de la barra de herramientas Estndar.

19. 18

Conceptos bsicos de Project 2003

Cada vez que abre un plan de proyecto con vnculos entre proyectos,
se solicitar su confirmacin para la actualizacin de los vnculos entre
proyectos.

Leccin 19

Consolidacin de Proyectos y Recursos

19.19

Resumen

Si posee informacin de recurso duplicada en ms de un plan de


proyecto, un fondo de recursos es una excelente forma de recopilar la
informacin de los recursos en los proyectos y descubrir problemas de
asignaciones.

Adems de poder indicar el horario no laborable de los recursos


individuales en un fondo de recursos, puede editar el calendario de
proyecto del fondo y la actualizacin se propagar a todos los archivos
compartidos.

Los detalles de la asignacin de recursos de los archivos compartidos


se encuentra disponible para ser vistos en el fondo de recursos.

La consolidacin de los planes de proyecto en un plan resulta de gran


utilidad al ver todos los detalles agregados en un lugar, porque esto
todava le permitir trabajar con los planes de proyecto individuales.

Cuando una tarea de un plan de proyecto posee una dependencia lgica


sobre una tarea en otro plan de proyecto, puede vincular las dos tareas.
Esto genera tareas fantasmas en ambos planes de proyecto.

Evaluacin
1. Plan de proyecto que rene la informacin de los recursos de varios planes
de proyecto.
2. Planes de proyecto vinculados al fondo de los recursos.
3. Proyectos que no residen en el consolidado, pero estn vinculados a l de
modo que pueden ser visualizados y editados desde el proyecto
consolidado.
4. Se aconseja abrir el fondo de recursos en modo ________________ y
utilizar la herramienta Actualizar fondo de recursos cuando se requiera.
5. La configuracin de un fondo
____________________________

de

recursos

le

permitir