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MANUAL DE

OFIMATICA I

Manual de Ofimática

Indice

Tema 1: Windows








Conceptos fundamentales
El teclado
Discos, ficheros y carpetas
El explorador de windows
La papelera de reciclaje
Mover y copiar información
Guardar y recuperar información del disco
Acceso directos
Accesorios de windows

Tema 2: Word










¿ Que es Word ?
Inicio de Word
Menú archivo
Seleccionar texto
Dar forma al texto
Tablas
Buscar y reemplazar
Imágenes
Menú ver
Encabezado y pie de pagina

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Manual de Ofimática

Tema 3: Excel








Introducción
Elementos de una hoja de calculo
Barra de herramientas
Trabajar con celdas, filas y columnas
Menú archivo
Formato de celdas
Referencia a celdas
Formulas y funciones

Tema 4: Access










¿ Que es Access ?
¿ Que es una base de datos ?
¿ Que es una tabla ?
Ejemplo de base de datos
Relaciones entre tablas
Consultas a la base de datos
Operadores de comparación
Tipos de consultas
Formularios
Informes

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Manual de Ofimática Tema 5: Power Point      ¿ Que es Power Point ? Trabajar con Power Point Crear una presentación nueva Preparar presentaciones electrónicas Organizar presentaciones 4 .

Encender el Ordenador Buscaremos el botón Power en el frontal de la torre y lo presionaremos. como el procesador. como la disquetera. Otros componentes que podemos encontrar dentro de la torre son las Unidades de Disco. A esta torre la llamamos CPU (Unidad Central de Proceso). La mayoría de las torres se colocan en posición vertical. aunque algunos modelos vienen en horizontal. Si quitáramos la tapa que la cubre con un destornillador dentro descubriríamos una placa rectangular llamada Placa Base. ya que en él se almacenan los programas que necesitaremos para poder trabajar. pero la más significativa es el Disco Duro. En esta placa van soldados o pinchados los componentes básicos del ordenador. la tarjeta gráfica y la tarjeta de Sonido.Manual de Ofimática Windows Conceptos fundamentales Lo primero que debemos aprender es a localizar la torre del ordenador. al conjunto de todos estos componentes. la memoria. Cuanto mayor velocidad tenga el procesador y mayor número de placas de memoria tengamos instaladas mejor será el rendimiento final de nuestro equipo. tanto la torre como los dispositivos que conectamos a la misma se les conoce con el nombre de Hardware o parte física del Sistema Informático. Automáticamente se encenderá una luz verde 5 . el CD-ROM. En general.

Transcurridos unos segundos veremos el logotipo de Windows. Hay que tener en cuenta que para cualquier cosa que queramos hacer deberemos usar un programa. Por lo tanto. desde el que podremos empezar a trabajar. la primera función de un Sistema Operativo es la de ofrecer lo que llamamos una Interface para poder comunicarnos con el ordenador. Linux. la impresora. Existen otras modelos de Sistema Operativo como Unix. aunque sean cosas tan triviales como escribir una anotación o realizar una operación de cálculo. aunque debemos saber que nos es el único del mercado. etc. El monitor.Manual de Ofimática junto a dicho botón que indicará que el ordenador está recibiendo energía y el Monitor comenzará a listar una serie de informaciones que indican el arranque del ordenador. Es el más popular que existe hoy por hoy. el Sistema Operativo. Por último el Sistema Operativo se encarga de controlar la ejecución de todos los programas que nosotros necesitamos para trabajar con el ordenador. Otra función importante del Sistema Operativo es la de reconocer y controlar todos los dispositivos que conectamos a la CPU. 6 . etc es lo que denominamos Dispositivos. En el caso de Windows. el ratón. esta Interface gráfica consiste en una serie de ventanas en las que el usuario irá eligiendo diversas opciones con el ratón. un módem. de ahí el nombre de Windows (Ventanas en inglés). quizás por su facilidad de uso para usuarios noveles. ¿Qué es Windows? Windows es lo que llamamos un Sistema Operativo.

Para cualquier tarea a realizar con el ordenador precisaremos de un programa que deberemos poner en marcha. redactar informes o simplemente jugar a disparar Aliens. Para borrar un programa del disco duro habrá que realizar otro proceso llamado Desinstalación. ¿Cómo apago el ordenador? Para apagar el ordenador no necesitamos pulsar el mismo botón que usamos al encenderlo.. Los datos del disco compacto se trasladan al disco duro en un proceso llamado Instalación Una vez instalado un programa.. Los programas se venden en las tiendas especializadas y vienen en un disco compacto que se introduce en el lector de CD-ROM la primera vez que queremos usarlo. A los programas también se les conoce como Software o parte lógica del Sistema Informática.Manual de Ofimática ¿Y qué es un Programa? Técnicamente se conoce como un lenguaje de instrucciones escritas en un lenguaje especial (un lenguaje de programación) destinadas a resolver problemas específicos. será accesible desde Windows y podremos ponerlo en marcha siempre que deseemos sin necesidad de repetir el proceso de Instalación. 7 . Mediante programas trabajamos con el ordenador y realizamos tareas como escribir cartas. Lo haremos desde el propio sistema operativo con la opción del Menú Inicio Apagar el Sistema.

lápices. Este escritorio lo podríamos asemejar con nuestra mesa de trabajo donde colocamos nuestros libros. al fin y al cabo nuestras herramientas de trabajo. cuadernos.Manual de Ofimática El Escritorio de Windows Lo primero que veremos una vez ha arrancado el ordenador es lo que conocemos con el nombre de Escritorio de Windows. 8 . etc.

Otro elemento fundamental que encontraremos dentro del Escritorio es la Barra de Tareas. en el extremo izquierdo encontraremos el botón Inicio. Dentro de la barra de tareas.) que utilizamos con mayor frecuencia. 9 . Dentro del entorno de Windows. El escritorio resulta de utilidad para organizar los objetos (programas. Para desplazar el puntero. el puntero sirve tan sólo para señalar una posición. archivos. basta deslizar el ratón en la superficie de la mesa de trabajo en la dirección deseada.. estos objetos que aparecen representados gráficamente diseminados por el fondo del escritorio. El desplazamiento del puntero del ratón por la pantalla no afecta a la información que se ve en la misma. les llamamos Iconos. que nos permitirá iniciar cualquier programa instalado en el ordenador.. aplicaciones de cualquier tipo. Las técnicas que podemos hacer con el mismo son:  Señalar: Desplazar el ratón hasta situar el puntero sobre el elemento determinado se denomina señalar. así como cambiar de uno a otro con un golpe de ratón. que nos permitirá controlar los programas que tenemos en ejecución. Usar el Ratón El ratón sirve para controlar el puntero. (la flechita) que aparece en la pantalla.Manual de Ofimática Vista del Escritorio y sus partes Cada acción en Windows suele comenzar en el Escritorio. Al pulsar el botón del ratón tiene lugar una acción determinada en la posición que ocupe actualmente el puntero. así como acceder a sitios específicos de Windows.

Puede usar esta técnica para seleccionar datos y para trasladar y copiar texto u objetos. con el botón izquierdo del ratón. Sólo tendremos que escoger el programa adecuado y hacer un clic sobre el mismo.Manual de Ofimática  Pulsar/Hacer clic: Señalar un elemento de la pantalla y pulsar el botón del ratón se denomina pulsar. por ejemplo. Automáticamente se abrirá un nuevo panel a la derecha del primero y aquí ya podremos ver los iconos de los programas. También se utiliza como atajo a ciertas órdenes utilizadas frecuentemente desde los menús.  Doble pulsación / Doble clic: Se trata de realizar dos pulsaciones seguidas.  Pinchar y Arrastrar: Se trata de mantener pulsado el botón del ratón mientras se desplaza el puntero por la pantalla. El botón secundario del mouse obtiene los llamados Menús contextuales o Menús Emergentes. La opción más habitual de iniciar un programa es utilizando el botón Inicio de la barra de tareas. Iniciar un Programa Ahora que ya tenemos en pantalla el Escritorio. Elegiremos la opción llamada Programas colocando el ratón encima del texto y haciendo un clic. 10 . útiles en aquellas ventanas donde no disponemos de línea de menús. vamos a utilizar los programas que vienen incluidos con el sistema operativo. Por tanto. Observaremos que se despliega un menú con diversas opciones. el escritorio. lo más rápido posible. colocaremos el puntero sobre dicho botón y haremos un solo clic de ratón.

El primer elemento que observamos en una ventana es la Barra de Título donde aparece el nombre del programa que hemos iniciado. En la figura se muestra la ventana y cómo nombramos a cada una de sus partes. Estos también tienen una flecha a su derecha.Manual de Ofimática Iniciar el programa bloc de notas Algunos programas aparecen agrupados con un icono característico llamado Grupo de Programas. 11 . ya que será algo básico para seguir trabajando con Windows. Esto es algo común a todos los programas. Las Ventanas de Windows Lo primero que observaremos es que el programa llamado Bloc de Notas se abre en la típica ventana de Windows. Deberemos hacer clic sobre el nombre del Grupo de Programas y aparecerá un nuevo panel en el que veremos cada uno de los programas que conforman el grupo. También veremos el icono característico que representa al programa y podremos pulsar sobre él para acceder al Cuadro de Control para realizar las mismas operaciones que con los controles del extremo derecho de la barra de título.

Manual de Ofimática Estos controles que acabamos de mencionar nos ayudarán a trabajar con la ventana realizando las operaciones de Maximizar. antes de ser maximizada.  Cerrar: Permite cerrar las ventanas. es decir. a través de botones realizar las operaciones más habituales en cada programa. que devuelve la ventana a su tamaño y posición inicial. una vez realizada la operación se convertirá en el botón de Restaurar. que permiten. sigue abierta. pero en la parte inferior del escritorio. La aplicación continúa ejecutándose. 12 .  Minimizar: Permite reducir a icono la ventana activa. Minimizar. en la barra de tareas. para dejar de utilizar esa aplicación. Debajo de la barra de título aparece la Línea de Menús. En algunos programas debajo de la Línea de menús encontramos una o varias Barras de Herramientas. El Botón de maximizar. y donde se ubican todas las órdenes posibles que se pueden dar a un programa.  Maximizar/Restaurar: Permite ampliar la ventana activa de la aplicación a fin de llenar por completo el escritorio. Restaurar y Cerrar.

La ventana que 13 . lo que quiere decir que podemos tener tantas ventanas abiertas como queramos o por lo menos tantas como aguanten los recursos del sistema. Trabajar con varias ventanas Windows es un sistema operativo multitarea. cada uno de ellos se abre en una ventana independiente. En algunos programas aparece la Barra de Estado en la parte más inferior de la ventana mostrando informaciones específicas de algún objeto. Nos ayudarán a desplazarnos por el texto cuando este sea tan extenso que no entre en el área de la ventana.Manual de Ofimática Típica ventana Windows Las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical aparecen en el lateral derecho y la parte inferior de cada ventana. Cuando abrimos dos programas en Windows.

Para ello haremos clic sobre la barra de título de la ventana y mientras mantenemos presionado el botón moveremos el ratón. Botones de la Barra de Tareas Mover y Redimensionar Ventanas Una de las operaciones que podemos hacer con las ventanas es moverlas a otra zona del escritorio. 14 . lo que nos permite fácilmente cambiar de aplicaciones. Normalmente aparece el perfil de la ventana indicando dónde se va a situar. no podemos hacer clic en la ventana trasera para cambiar a esa ventana. Para “activar” una ventana basta con hacer un clic de ratón en cualquier parte de la ventana. Cuando los programas en los que trabajamos están Maximizados. mientras que la ventana o ventanas traseras están inactivas y su barra de título está en gris. En la barra de Tareas encontraremos tantos botones como programas hayamos iniciado. Al soltar el ratón la ventana se desplazará a su nueva ubicación.Manual de Ofimática está al frente la llamamos Ventana Activa y su barra de título aparece en azul intenso. Estos botones nos permitirán cambiar entre ventanas aunque éstas se hallen maximizadas. Los botones se van estrechando para dar cabida a los nuevos cuando el número de programas abiertos es muy numeroso. por lo que deberemos recurrir a los botones de la barra de tareas.

Manual de Ofimática Aspecto del puntero al redimensionar También podemos cambiar el tamaño de una ventana. así como los números de 1 al 0. Observaremos que el teclado dispone de las mismas teclas que una máquina de escribir qwerty. El Teclado Ahora que sabemos iniciar el bloc de notas es hora de utilizar el teclado. representando los caracteres del alfabeto. Para ello colocaremos el ratón sobre cualquiera de los bordes de la ventana hasta que el puntero del ratón cambie de aspecto a una flecha negra con dos puntas. 15 . Empleamos la técnica de pinchar y arrastrar y la ventana se estirará por el borde por donde la hemos enganchado.

Para aquellas teclas que representen tres caracteres. por ejemplo. utilizaremos la tecla Shift. como la del número 2. Habrá que mantener pulsada dicha tecla mientras presionamos en la letra que queremos poner en mayúscula. presente a ambos lados del teclado y representada por una flecha hueca mirando hacia arriba. Si solo deseamos poner una letra en Mayúsculas. por ejemplo al escribir un nombre.Manual de Ofimática Cursor Aspecto del cursor Probaremos a escribir cualquier texto sobre el bloc de notas para familiarizarnos con la posición de las teclas. deberemos mantener presionada la tecla Alt Gr (sólo existe una con esa etiqueta) mientras pulsamos 16 . un palito vertical que parpadea y que indica el punto concreto donde se insertarán los caracteres que vayamos tecleando. Cuando presionamos esta tecla las mayúsculas se bloquean y todo lo que escribamos aparecerá en pantalla con ese formato. Algo importante a tener en cuenta a la hora de escribir es la presencia del cursor. ¿Para Escribir Mayúsculas? Si queremos escribir un texto amplio todo en mayúsculas lo mejor será utilizar la tecla llamada Bloq Mayús ubicada al lado de la letra A.

al igual que la propia forma de la tecla. ¿Cómo Borrar? Para borrar caracteres podemos utilizar dos teclas diferentes. la tecla Supr en el tramo medio del teclado y la tecla BakSpace. representada por una flecha en ángulo recto. imprescindible para el correo electrónico. Mover el Cursor por el Texto El método más habitual de desplazar el cursor por un texto es utilizar el ratón. Así obtendremos el símbolo de la arroba @. junto al símbolo de interrogación y representada por una flecha que mira hacia la izquierda. El puntero del ratón adopta la forma de una I latina cuando nos encontramos dentro de un programa de texto. 17 . ¿Y Para Saltar de Línea? Cada vez que queramos saltar para escribir en la línea siguiente utilizaremos la tecla Enter. Colocaremos el puntero en el sitio preciso donde queremos desplazar el cursor. igual que cuando tiene el aspecto de flecha.Manual de Ofimática en la tecla del 2. La diferencia entre ellas está que Suprimir borra el carácter que esté a la derecha del cursor y BackSpace borra el carácter que está a la izquierda del cursor. bien para insertar nuevo texto o para realizar modificaciones. Esto nos da una idea de la importancia que tiene observar la posición del cursor antes de ponernos a borrar. Al mover el ratón su símbolo se moverá por la pantalla.

sean éstos disquetes. ficheros y carpetas. Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de tal forma que las letras que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar para almacenar la información son las siguientes: 18 . discos duros. necesitamos tener claros algunos conceptos como fichero y carpeta. sobre todo si queremos moverlo a una distancia corta. etc. DVD. La tecla Inicio lleva el cursor al primer carácter de la línea actual y la tecla fin lleva el cursor al último carácter de la línea actual. ya que van a desarrollar un papel importante a la hora de definir cómo se guarda la información dentro del Disco. Antes de ponernos a guardar la información en el Disco. Las flechas a derecha e izquierda moverán el cursor una posición en la dirección elegida. Discos. Otras teclas muy utilizadas en programas de texto son las teclas Inicio y Fin. Hablando de Discos Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se encargan de leer y escribir discos de distintos formatos. es utilizar las teclas de movimiento en el tramo medio del teclado y representadas por cuatro flechas apuntando en las cuatro direcciones. CD-ROM. Las flechas arriba y abajo moverán el cursor una línea hacia arriba o abajo Si mantenemos presionadas estas teclas continuadamente veremos como el cursor se desplaza en tramos más amplios.Manual de Ofimática Otra manera de desplazar el cursor.

En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255 caracteres. que nos hemos inventado.Manual de Ofimática  A: se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre disquetes de 3 ½ . ¿Qué es una carpeta? Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la carpeta y dotándole de un nombre. La normativa para nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar ficheros. incluyendo números. y espacios en blanco. Para producir un fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicación donde generaré información que guardaré en el disco en forma de fichero. para poder tener los datos 19 . guiones. ¿Qué es un Fichero? Un archivo o fichero (son sinónimos) es cualquier información que almacenamos en un disco. El usuario solamente tendrá que encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder después distinguirlo de los otros y decidir en qué carpeta se va a almacenar. Lo que no podremos usar serán algunos caracteres especiales..  C: se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que no tiene salida por el frontal del equipo. como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso memorizarlos todos. ya que el propio Windows se encargará de decirnos mediante una ventana qué el nombre de fichero que hemos elegido no es correcto. sino que es algo lógico. Dependiendo del tipo de información que vamos a grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno de ellos. Físicamente no existen dentro del disco.

eliminarlas. Dentro de esa carpeta podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y cartas y otra Subcarpeta llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. el de un clasificador de color amarillo. podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco duro del ordenador. una para cartas formales y otra carpeta para anotaciones rápidas. Dentro de una carpeta podemos tener varias carpetas. De esa manera siempre conseguiremos tener todo en orden. mover ficheros de unas carpetas a otras.Manual de Ofimática bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fácilmente. El Explorador de Windows Para poder visualizar lo que tiene cada una de las unidades de disco y poder crear carpetas. Por ejemplo. de la misma manera funcionan las carpetas. Estructura de Carpetas dentro del disco duro Las Carpetas no ocupan espacio en el disco. usaremos uno de los programas más 20 . Dentro de la carpeta Textos podríamos tener a su vez dos subcarpetas. Windows siempre representa a las carpetas con el mismo icono. Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y subdivisiones de las materias que queremos separar. únicamente lo ocupan los ficheros que pueda haber dentro de ellas. como si fuera un clasificador.

Seleccionar en el botón Inicio-Programas y en el nuevo panel Explorador de Windows. Existen varias formas de abrir el explorador de Windows..  Barra de Dirección Carpetas Barra de Menús Barra de Herramientas Barras de desplazamiento vertical B. 21 . de desplazamiento horizontal Ventana del explorador de Windows Vemos como la zona de trabajo se divide en dos zonas claramente diferenciadas.Manual de Ofimática importantes dentro de Windows llamando Explorador de Windows. Dos de las más comunes son:  Hacer clic con el botón derecho sobre el icono de Mi PC y seleccionar Explorar. el marco izquierdo que es el listado de carpetas y cuya cúspide es el Escritorio y el marco derecho al que podemos llamar listado de contenidos y que varía dependiendo de cual es la carpeta que hemos abierto en ese momento.

cada una de ellas designada con su letra correspondiente. 22 . y subcarpetas. Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo de él en ese momento está contraído y que si hacemos un clic con el ratón se desplegará y pasará a estar en estado -. tienen un + o un – en su parte izquierda. en general cualquier contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo. Con esta operación decimos que abrimos una carpeta. Si hago clic encima del icono de una de esas carpetas. Explorar carpetas y ficheros En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas. subcarpetas y ficheros. subcarpetas y ficheros. simbólicamente viene a representar el conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema. En la parte derecha del Explorador veremos carpetas. en la parte de la derecha del Explorador veo todo su contenido. veremos todas las unidades de disco que se encuentran presentes en nuestra máquina. Aspecto de Mi Pc Desplegado y Contraído Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos.Manual de Ofimática Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC. Colgando de Mi PC.

Eliminar una carpeta o fichero Seleccionamos la carpeta o fichero. Al lado de la carpeta o fichero. borrando. A continuación elegimos la orden del menú ARCHIVO. Eliminar.Manual de Ofimática Crear una carpeta Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos: 1) Tenemos que tener claro dónde queremos crearnos esa carpeta. insertando caracteres. no se pierden definitivamente. 23 . 3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER. etc. aparecerá un cursor al final del nombre actual del mismo. Veremos que se pone en azul intenso. 2) El siguiente paso será ir al menú ARCHIVO y seleccionar la opción NUEVO-CARPETA. con lo que podremos actuar como si estuviéramos en un programa de texto. También tenemos la opción de pulsar sobre el icono eliminar de la barra de Herramientas. Hacemos un clic en la parte izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos que contenga al nuevo elemento. Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro. Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre y a continuación vamos al Menú ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre. sino que son almacenados por el sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje.

para dejar sitio libre a nuevos elementos que queramos eliminar. podremos seleccionar cualquier carpeta o fichero allí ubicada y elegir la orden del menú ARCHIVO Restaurar. todos los elementos que estuvieran ubicados en ella. La Papelera de Reciclaje Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o también buscándola en el árbol del Explorador. Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera. podremos visitar la Papelera para poder recuperarlo. una vez la estemos explorando elegiremos la orden del menú ARCHIVO Vaciar Papelera de Reciclaje. Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminará todo su contenido. Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la papelera. colgando del Escritorio y casi al final del todo. si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que previamente habíamos eliminado. Hay que tener en cuenta que una vez vaciemos la papelera. se perderán de forma definitiva. Para vaciar la papelera. incluidas las subcarpetas que pudiera tener. tal y como estaba antes de eliminarlo. o en su defecto. De esa forma el elemento volverá a su ubicación original con toda su información.Manual de Ofimática Así. 24 . el botón derecho del ratón sobre el icono de la papelera.

o simplemente reubicar unos ficheros desde una carpeta a otra. Para mover. Se abrirá una ventana que nos muestra el espacio utilizado y el espacio libre en diferentes colores. 4) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción PEGAR. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos consultar el espacio disponible y en el menú Archivo elegimos Propiedades. es decir. Para copiar un archivo o carpeta: 1) Lo selecciono. sacar algo de un sitio para ponerlo en otro.Manual de Ofimática Ver el espacio libre en Disco Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una forma muy gráfica de hacerlo desde el Explorador de Windows. donde se almacena temporalmente información para que la podamos mover o copiar. (Control+C). Mover y Copiar Información A veces necesitaremos trasladar nuestra información de la oficina a casa. . (Control+V) . También nos servirá el icono copiar de la barra de herramientas. a la que llama PORTAPELES. 3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar. Todas estas operaciones las realizaremos también desde el Explorador de Windows. Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada. sigo los mismo pasos que para copiar con la única 25 . 2) Voy al menú EDICIÓN y elijo la opción COPIAR.

Aunque no exige ninguna orden del menú. Habrá que indicarle a Windows en qué unidad de disco. También se puede mover un fichero utilizando solamente el ratón por la técnica de pinchar sobre el fichero o carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva posición. después en qué carpeta vamos a almacenar el fichero y el nombre que le vamos a dar a éste. hay que ser muy preciso con el ratón ya que podemos trasladar la información a cualquier otra ubicación cercana. elijo CORTAR. Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene subcarpetas. toda la estructura completa será movida o copiada. Guardar y recuperar información del disco En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una información que la mayoría de las veces deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente recuperarla. que en el paso 2 en vez de elegir Copiar. la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya habíamos almacenado una vez anterior. (Control+X). Guardar y Guardar como La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una información en el disco en forma de fichero (grabar).Manual de Ofimática diferencia.. En este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni 26 . En cambio.

Ventana Guardar como Abrir Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que está en el disco. En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegará un panel con las distintas unidades de disco. Este proceso habrá que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta que deseemos. ya que Windows conoce estos datos de la vez anterior. Pinchamos con el ratón en la unidad donde queramos almacenar la información y en el recuadro inferior aparecerán todas las carpetas correspondientes a esa unidad.Manual de Ofimática dónde lo vamos a almacenar. Primero iniciaremos el programa con el que ese 27 . Volvemos a pinchar esta vez en la carpeta que nos interese y le damos al botón Abrir hasta que veamos el nombre de la carpeta en el recuadro Guardar en. Por último con el botón Guardar la información quedará grabada en el disco. Una vez tengamos el nombre de la carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con el ratón en el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero.

Accesos Directos Los iconos de acceso directo facilitan el acceso a aplicaciones que utilizamos con más frecuencia. todos los programas que aparecen listados en el menú Inicio. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos pinchamos con el ratón en el nombre del fichero y le damos al botón Abrir. Algunos accesos directos son creados por los propios programas de instalación y colocados en el escritorio. Otros son obtenidos por los usuarios para poder tener nuestros programas favoritos siempre accesibles desde la pantalla del escritorio. Programas.Manual de Ofimática fichero ha sido creado En el menú Archivo pincharemos sobre abrir. En realidad. Se distinguen fácilmente porque son iconos con una pequeña flechita en su esquina inferior izquierda. son en realidad accesos directos. El proceso es idéntico. 28 . solo que ahora se llama Abrir. Existen múltiples formas de crear accesos directos en el escritorio. lo único que ahora habrá que indicarle la unidad de disco y la carpeta donde está almacenado el archivo que queremos recuperar. La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como. vamos a ver algunas de ellas: Nuevo Acceso Directo Si hacemos clic con el botón derecho sobre el escritorio y escogemos la opción Nuevo-Acceso directo se visualiza una ventana que permite a través del botón Examinar buscar el archivo ejecutable o el documento del cual se desea crear el acceso directo.

. se puede elegir los archivos que queremos que nos muestre: Programas o Todos los archivos (si el acceso directo que vamos a hacer es a un documento). La orden Nuevo acceso Directo también está disponible en el programa Explorador de Windows. En el Menú contextual que aparece utilizaremos la orden Enviar a Escritorio como Acceso directo. Ventana Crear Acceso Directo Seleccionando en la opción Tipo de archivo. Esta orden está limitada 29 . Nos aparecerán las mismas ventanas que en la opción anterior. en el menú Archivo. Enviar al Escritorio como Acceso Directo La opción más rápida y sencilla de crear un acceso directo de cualquier programa o documento es utilizando el botón derecho del ratón sobre el programa o documento del que queremos obtener un acceso directo en el Escritorio.Manual de Ofimática Pinchamos en Examinar..

etc. Lo más rápido es hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre una zona libre del escritorio y elegir Propiedades. Para obtener estos accesorios presionaremos el botón Inicio de la barra de tareas. Y ahí terminan sus funciones. Bloc De Notas Como su nombre e icono indican. Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto. No destacan por su potencia. mensajes. sustituye la típica libreta para anotar recados. pero son una buena colección de Herramientas para hacer casi de todo y resultan útiles si no disponemos de otros programas más especializados. a continuación volveremos a elegir Accesorios. por lo que si queremos obtenerlo en otro sitio habrá que utilizar otro método.Manual de Ofimática únicamente a sacar Accesos directos al Escritorio. Accesorios de Windows Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos trabajos. Escritorio a medida Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades de Pantalla. elegiremos la opción Programas. 30 .

Manual de Ofimática Ficha para poner el Papel tapiz  FONDO: En la pestaña de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio.  Protector de pantalla: 31 . bien sea con un diseño o con una imagen de las listadas en la caja blanca. se repita en un mosaico si es una imagen pequeña o simplemente se coloque en el centro del escritorio. La forma en que se muestra la imagen se pude cambiar mediante el cuadro Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el área.

Manual de Ofimática Un protector de pantalla son imágenes animadas que saltan al cabo de un tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador. colores. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina al escritorio Active Desktop o Escritorio Activo. Podemos establecer el tiempo que tardará el salvapantallas en activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una contraseña para que nadie “fisgue” nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el ordenador. tamaño de las barras. tipos de letra. etc.  Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una página Web tendremos la posibilidad de colocar una página Web ocupando una zona del escritorio. 32 .  Apariencia: En esta pestaña lo que conseguimos es cambiar todos los elementos de las ventanas de Windows.  Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los iconos y las ventanas. En el momento en el que alguien toca el ratón o el teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla muestra el escritorio tal y como lo dejamos.

Manual de Ofimática Word ¿Qué es Microsoft Word? En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que éstos tengan el aspecto deseado. La más fácil. Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de Windows. formateado e impresión de documentos. Nos aparece una ventana. 33 . con una hoja en blanco donde podremos empezar a escribir el texto deseado en el punto de inserción. A continuación mostramos un gráfico y pasamos a explicar las partes más importantes en la ventana donde se ejecuta el programa. al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. consiste en utilizar el menú Programas. Inicio de Microsoft Word Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. InicioProgramas-Microsoft Word. Se utiliza para la edición. señalado por la barra intermitente.

La primera de estas es la Barra de Menús donde están todas las órdenes que podemos dar a Word para que deje el documento como nosotros queremos. 34 . etc. así como el nombre del documento que estamos editando (Documento 1). observamos que la ventana podría desmontarse en pequeñas franjas horizontales que comienzan con una línea vertical más marcada. a cada una de estas franjas la llamamos barras. se llaman Entradas de Menú. Cada una de las palabras que aparecen en esta barra como Archivo. Ver .Manual de Ofimática Vista inicial de Word ¿Cómo se llama cada cosa? La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra de Título y muestra el nombre e icono del programa que estamos usando. Edición. Si contemplamos la imagen.

35 .Manual de Ofimática Las Barras de Herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos. Ir un carácter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la derecha. Ir al final de una línea: Presionar la tecla Fin. Son una forma rápida de poner a nuestro alcance la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús. La zona blanca donde aparece el folio se llama Área de Trabajo y ahí es donde iremos escribiendo el texto de nuestro documento. Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Fin. Desplazarnos por el Documento Cuando estamos escribiendo. Ir al principio de una línea: Presionar la tecla Inicio. haciendo clic en la zona de texto donde queremos situar el cursor (el palito vertical intermitente). Word incluye trece barras de herramientas. Ir un carácter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la izquierda. corrigiendo o simplemente poniendo bonito nuestro documento necesitaremos desplazarnos por él. Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de desplazamiento a la derecha. Una forma de hacerlo es mediante el ratón. Debajo de las barras encontramos la Regla. Pero en ocasiones es más rápido hacerlo mediante el teclado:        Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Inicio. que nos ayuda a medir las dimensiones de nuestro folio y a calcular sus márgenes.

Por último hacemos clic en el botón Guardar. Abrir y Guardar Una de las cosas más importantes es saber guardar la información. MENÚ ARCHIVO Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo. 2.  Ir un párrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia abajo. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. 36 . de esa forma.  Ir un párrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia arriba. Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos escribiendo. se conserva una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar. guardarlo y recuperarlo del disco.Manual de Ofimática  Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar la tecla de desplazamiento a la izquierda. ya que. ya sea en el disco duro o en un disquete. 3. y con qué nombre.

Configurar Página Sirve para preparar la página de cara a imprimirla. hacer clic en el archivo elegido y presionar el botón Abrir. pondrá abrir. Los 37 . Podemos dejar algún espacio extra en el recuadro Encuadernación si pensamos encuadernar nuestro trabajo final para introducir las anillas. En este caso debemos indicarle donde se encuentra el archivo a recuperar.Manual de Ofimática Ventana Guardar como Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir. Se compone de cuatro fichas: Márgenes Establecemos los márgenes de impresión o distancias desde el folio hasta dónde se empezará a escribir el texto establecidos en centímetros. etc. grapas. la ventana que aparece es idéntica la que vimos en grabar. pero en este caso si observamos su barra de título.

. Diseño de Página Podemos controlar la alineación Vertical del texto en el recuadro Alineación Vertical.. tal y como controlamos la alineación horizontal desde los formatos de Párrafo. 38 . Entre lo que podemos hacer al imprimir está el sacar varias copias de nuestro documento estableciendo el número de copias requeridas en el cuadro Copias. Tamaño y Fuente del Papel En la ficha Tamaño estableceremos el papel en el que vamos a imprimir. Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar la casilla Márgenes simétricos. La cantidad de papeles disponibles dependerá de cada impresora. a diferencia del icono de la barra de Herramientas. convirtiendo nuestros márgenes izquierdo y derecho en Exterior e Interior respectivamente. Para ello escogemos la opción adecuada en el recuadro Aplicar a. nos abre una ventana donde podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Otra opción que tenemos es la de imprimir en sentido horizontal o vertical. Imprimir Esta orden del Menú.. En todo momento veremos el aspecto de las hojas con los nuevos márgenes en la ventana derecha. Presionando el botón Números de línea podemos hacer que Word numere las líneas al imprimir el documento. (lo más usual) o establecer diferentes márgenes en diferentes “Secciones” de Nuestro Documento.Manual de Ofimática márgenes se pueden aplicar a todo el documento.

El método más utilizado por la mayoría de usuarios consiste en colocar el cursor al lado de la palabra o frase a seleccionar. Seleccionar un párrafo: Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha. Seleccionar varios párrafos: Seleccionar la primera línea del primer párrafo y sin levantar el dedo del ratón moverlo hacia los siguientes párrafos.Manual de Ofimática En el bloque Intervalo de Impresión establecemos cuantas páginas del documento queremos imprimir. Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la primera palabra. es decir. Sin embargo hay formas mucho más efectivas de seleccionar texto también haciendo uso del ratón o combinándolo con el teclado:      Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra. con el fondo negro y las letras blancas. SELECCIONAR TEXTO Es la operación básica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un formato (darle una presencia agradable al documento). pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto en vídeo inverso. Para que estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir sólo la opción El Intervalo. hacer doble clic. hacer un clic. Seleccionar una línea Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha. presionar la 39 .

En Word 97 una de las novedades es que podemos desplazar texto de un sitio a otro usando el ratón. si hacemos la misma operación pero sin pulsar la tecla Control. este toma forma de flechita con la punta hacia la izquierda. Cuando se pasa el puntero del ratón (flechita) sobre el texto seleccionado. podemos echar mano del portapapeles. 2. hacer triple clic  Seleccionar un solo carácter: Presionar la tecla shift y mientras la mantenemos presionada utilizar la flecha de desplazamiento a la derecha. Además de esta forma de arrastre mediante el ratón. Seleccionar el texto que se desea mover. o de un programa a otro o dentro del mismo programa del Word. o moverlo de sitio. Copiar y Mover Texto Muchas veces necesitamos copiar texto. Si entonces hacemos clic y se pulsa la tecla Control y arrastramos el texto seleccionado hasta el lugar deseado el texto se copiará. en cambio. Para ello hay que hacer lo siguiente: 1. el texto se mueve de posición.Manual de Ofimática tecla Shift y mientras la mantenemos presionada hacer doble clic en la última palabra del bloque de texto.  Seleccionar todo el texto: Colocar el ratón al comienzo de la línea y cuando veamos que el cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha. Los datos 40 . que es un área de almacenamiento propia del entorno de Windows.

etc. Vamos al menú Edición-Copiar (o Control+C). se mantienen hasta que apaguemos el ordenador o metamos otros datos nuevos. DAR FORMA AL TEXTO Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de características. Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que mas nos gusta. 2.. seguimos los mismos 4 pasos anteriores. que se aplican a un texto seleccionado. negrita.. subrayados. pero en vez de elegir Copiar elegiremos Edición-Cortar (o Control+X). como pueden ser: tamaño. colores. Debemos distinguir entre Formatos de Fuente. y Formatos de Párrafo que afectan a todo un párrafo.. Si lo que queremos es mover el texto de sitio. Seleccionamos el texto deseado. 3. Nos posicionamos donde queremos dejar el texto.Manual de Ofimática almacenados aquí. En ambos casos utilizaremos el menú Formato o la barra de Herramientas del mismo nombre. En el caso de que queramos copiar texto: 1. 4. Vamos al menú Edición-Pegar (o Control+V). 41 . Barra de Herramientas de Formato Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato tanto de fuente como de párrafo con solo hacer clic en el botón correspondiente: Se usa muchísimo y aquí están los botones más interesantes de la misma.

o por ambos lados. centro. Esto es un elemento de lista numerada. Pinchando en la flecha accedemos a los colores disponibles. Ahí va un ejemplo: 1. Para resaltar el texto usamos la Negrita. Herramienta realce para realzar el texto como si tuviéramos un rotulador fosforescente. derecha. Estos dos botones sirven para crear listados de elementos. experimenta con el botón flecha. A esta última opción le llamamos Justificado. Aquí está el botón de Subrayado Aquí tenemos cuatro botones para hacer que un párrafo quede alineado por la izquierda. que nos permite pinchar en la imagen del cuadro o en la flecha de al lado. como este párrafo.Manual de Ofimática Pinchando aquí escogemos el tamaño del texto. Botones para Disminuir y aumentar sangría. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado. 42 . Cada vez que se presiona uno de ellos moverá todo un párrafo hacia la derecha o la izquierda del documento. Sirve para poner un bonito borde al párrafo como éste. Esto es un botón llamado Mixto. Este párrafo tiene aumentada su sangría. Cursiva para ladear el texto hacia la derecha. tanto con números (el primer botón) como con Viñetas o símbolos el segundo.  Esto es un elemento de lista con viñeta.

Menú Formato Fuente Los formatos que aquí aparecen deben aplicarse sobre texto previamente seleccionado. pero si en el menú Formato-Fuente y son los llamados Efectos: . como por ejemplo: subrayado solo palabras. Encontramos opciones conocidas como Negrita.Manual de Ofimática Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto. VERSALES. Cursiva. subrayado doble. Pinchando en la flecha veréis todos los colores disponibles. En esta misma opción podemos pasar a la ficha Espaciado de caracteres. Para exagerar más el efecto escribiremos en el recuadro la cantidad de puntos que queramos se expanda o comprima un texto. etc. . R Reelliieevvee. 43 . distintos tipos de Subrayado. Doble Tachado. También podemos hacer que el texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la línea de base del texto cogiendo la opción correspondiente en el recuadro Posición y estableciendo la distancia en puntos. Superíndice. Los valores que tienen por defecto tanto el espaciado como la posición es Normal. MAYÚSCULAS. etc y también otros formatos especiales que no se encuentran en la barra de formato. Tachado. Subrayado. subrayado punto raya. So mbra. G Grraabbaaddoo. Subíndice. El recuadro llamado Espaciado nos permite aumentar o disminuir la separación entre las letras de una palabra escogiendo expandido o comprimido.

Para llegar a esta opción usaremos el menú Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas. como en una oración. 44 .Manual de Ofimática Ventana Formato Fuente Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animación que nos permite dar efectos animados al texto seleccionado. Cambiar Mayúsculas y Minúsculas Nos permite transformar texto escrito en minúsculas a mayúsculas y viceversa. Aparte de estas dos conversiones nos ofrece más opciones:  Tipo Oración: Pone la primera letras en mayúsculas y todo lo demás en minúsculas. Estas animaciones sirven solo para verlas en pantalla.

 Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINÚSCULAS Y TODAS LAS DEMÁS EN MAYÚSCULAS. Centro. se quita la otra. 45 . Interlineado Es la distancia que hay entre las líneas de un párrafo. Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero siempre podemos acercarnos al menú Formato Párrafo y pinchar en el cuadro Alineación. Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Formato de párrafos Un párrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de párrafo (cada vez que pulsamos ENTER). Al seleccionar una de ellas. Podemos visualizar los saltos de párrafo y otros caracteres no imprimibles pulsando el botón: Alinear Párrafos La alineación del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre sí dando lugar a una gran cantidad de variaciones. Normalmente Word está preparado para escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde este cuadro de Formato Párrafo.Manual de Ofimática  Tipo Título: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En Mayúsculas. Izquierda. Derecha y Justificado.

o para remarcar los elementos de una lista podemos utilizar viñetas. Se pueden aplicar al párrafo utilizando unos deslizadores de la regla o entrando en el menú Formato Párrafo y pinchando en los cuadros llamados Sangría Izquierda. Para aplicar estos formatos a un párrafo o a un grupo de ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de herramientas de Formato. Sangría Derecha. mueve todo el margen izquierdo de un párrafo. Se desliza el triángulo invertido de la regla y arrastra también al cuadrado. Sangría de primera línea mueve solo la primera línea de un párrafo para resaltarla. o una combinación de ambos (esquemas numerados).Manual de Ofimática Sangrías Las sangrías consisten en jugar con los márgenes de un párrafo haciendo que sea más estrecho que los demás y en la distancia que nos apetezca. Este cuadrado arrastrará también a los dos triángulos superiores. listas numeradas. mueve el margen derecho del párrafo. pero si lo que queremos es escoger la viñeta o estilo de numeración que saldrá cada vez que apretemos esos botones iremos al menú Formato. mueve todo menos la primera línea en un párrafo. Numeración y Viñetas. Se desliza el triángulo superior de la regla hasta la posición que se quiera. Se desliza el triángulo que hay en el lado derecho de la regla. Hay tres pestañas para poder configurar cada elemento. Numeración y Viñetas Para hacer esquemas. Derecha o Especial. Sangría Francesa. Se desliza el cuadrado inferior de la regla. 46 . Estas son las diferentes sangrías: Sangría Izquierda.

Word tiene cuatro tipo de tabuladores que se pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botón izquierdo de la misma. Las fuentes que mayor número de símbolos tienen son Symbol. en el caso de las viñetas podemos escoger entre una amplia gama de símbolos pulsando el botón Viñeta de la ventana Personalizar. Los cuatro tipos de tabuladores son: Tabulación Izquierda Tabulación Derecha Tabulación Centrada Tabulación Decimal Tabulación Barra El texto se alinea por la izquierda en la posición del tabulador (es el tipo de tabulador por defecto). Tabuladores Otra característica de párrafo son los tabuladores. Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el botón Personalizar. Estos cuatro tabuladores se diferencian por cómo se alinea el texto respecto a ellos. Se traza una línea vertical en la posición del tabulador 47 . El texto se alinea centrado en la posición del tabulador El texto se alinea en la coma decimal de las cifras en la posición del tabulador (para columnas de números con decimales). Además.Manual de Ofimática Dentro de cada pestaña aparecen ocho recuadros con posibles modelos de numeración y viñetas. El texto se alinea por la derecha en la posición del tabulador. Webdings y Windings.

así como establecer un color de fondo (sombreado) en los párrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentación. En la regla aparecerá un símbolo como estos. podemos pinchar encima de él. Una vez fijadas los saltos de tabulación con cualquiera de estos métodos para aplicarlo en el momento de escribir el texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de tabulación con la tecla Tabulador del teclado representada por dos flechas en direcciones opuestas. Si queremos establecer tabuladores desde el menú. después la clase de alineación que va a tener. cuando acabemos con todos. Este formato no es exclusivo de los 48 . Elegimos la posición en la que queremos que haya un tabulador. como poner rellenos. y arrastrarlo a la nueva posición. según el que hayamos elegido. después se hace clic encima de la regla en la posición que queramos. Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la regla. indicándonos que hay un tabulador. Si una vez colocado no nos gusta como queda.Manual de Ofimática En la parte izquierda de la regla aparecen estos símbolos. y por último si tiene o no relleno. hacemos clic en Aceptar. haremos clic en el menú Formato-Tabulaciones. Bordes y Sombras Otro formato que se aplica a los párrafos son los bordes. por cada tabulación le damos al botón de Fijar. desde aquí tenemos además alguna opción más. se trata de líneas de diversos grosores y colores que rodean a los párrafos. se hace clic hasta visualizar la tabulación deseada. por ejemplo hacia el documento.

texto. Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el menú Tabla-Insertar Tabla donde nos 49 . también se puede aplicar a un texto seleccionado. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda.) en la página del documento de Word. Tendremos además la opción de colocar bordes a toda las páginas. Word dispone de una interesante galería de bordes artísticos (como si fueran marcos).. Ejemplo de Bordes artísticos TABLAS Las tablas permiten disponer columnas de números y textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y ordenar los distintos objetos (imágenes. Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal).Manual de Ofimática párrafos. Barra de Herramientas de Tablas y Bordes Si optamos por aplicar bordes desde el menú FormatoBordes y Sombreado.. la intersección de filas y de columnas se llama celda. que son un listado de imágenes que pueden rodear a la página en sustitución de las líneas. aunque no deja manipular los bordes como cuando se aplica a un párrafo.

Manual de Ofimática pregunta cuántas filas y cuántas columnas va a tener nuestra tabla. insertar/eliminar filas o columnas o celdas. Varias columnas: De la misma forma que una sola columna. Para seleccionar:       Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos aparece una flechita negra. Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los métodos habituales. 50 . Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una sola. o en el menú Tabla-Dibujar Tabla donde nos permite dibujar nuestra tabla a mano. Una celda: Hacemos clic en la zona de selección de la celda (cerca del borde izquierdo de la misma). la de Tablas y Bordes: Selección de Filas y Columnas en una Tabla Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. con un solo clic seleccionamos la fila. Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas. Edición de Una Tabla Tenemos la oportunidad de. arrastrando por las filas deseadas. después de haber terminado la estructura de nuestra tabla. pero manteniendo el dedo pulsado y arrastrando por las columnas deseadas. Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar fuera de la tabla. Para ellos se debe seleccionarlas previamente.

una fila o una columna dentro de una tabla.  Si deseamos insertar una columna después de la última como indica la figura y después la opción de menú Tabla-Insertar columnas. Seleccionar la opción del menú Tablas-Insertar filas/columnas. lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla y dirigirnos al menú Tabla. Dividir y Unir Celdas Para combinar celdas. Si queremos eliminar una celda. Hay dos casos especiales:  Si deseamos insertar una fila al final de la tabla. lo único que hay que hacer es seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer botón de Combinar Celdas Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y pulsamos el segundo botón de los mostrados llamado Dividir Celdas. pulsar la tecla Tabulador. BUSCAR Y REEMPLAZAR Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de reemplazar alguna palabra por otra lo 51 . colocándose en la última celda de la tabla.Manual de Ofimática Para insertar filas o columnas en la cantidad y posición que se desee insertar. Si optamos por el menú encontraremos las órdenes Combinar y Dividir celdas en el menú Tabla.

a través de la barra de Herramientas de Imagen o en el menú Formato Imagen. pasaremos a la ficha Reemplazar y en el cuadro correspondiente escribiremos la palabra o expresión que queremos utilizar. que forman parte de la Galería de Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o insertar imágenes que tengamos nosotros grabadas en cualquier carpeta del disco duro. Si encuentra la palabra está aparecerá seleccionada en pantalla. IMÁGENES Podemos escoger entre insertar imágenes prediseñadas. Si además de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra. la forma de trabajar con ella es exactamente igual. 52 . Si hay más palabras iguales volviendo a presionar el mismo botón se colocará en la siguiente. En la caja que se abrirá podremos escribir la palabra a buscar y comenzar la búsqueda con el botón Buscar siguiente.Manual de Ofimática podemos hacer a través del menú Edición-Buscar o EdiciónBuscar y Reemplazar. Tanto si insertamos una como otra.

Reglas. Barra de imagen MENÚ VER Todas las opciones del Menú Ver afectan a la forma en que se ve el texto en pantalla o sirven para ocultar o mostrar elementos como las Barras de Herramientas. Como su nombre indica. hasta que veamos que aparecen unos puntitos en todo su perímetro llamado Tiradores. sirven para tirar de ellos colocando el ratón encima de uno de ellos hasta que el puntero tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el ratón. pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la nueva posición. Conviene tirar de las diagonales para no deformar la imagen. Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratón sobre ella y cuando veamos que el puntero toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas. ni el texto formando columnas. pero como ventaja Word consumirá menos recursos. Disponemos de cuatro Vistas entre las que podemos ver el documento bien eligiéndolas en este menú o pinchando en los iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal. etc. Es la mejor opción para trabajar con texto 53 . Con este procedimiento podemos hacer la imagen más pequeña o más grande.  Normal: En esta vista no veremos los elementos gráficos.Manual de Ofimática Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla haciendo un clic sobre ella.

También nos servirá a la hora de desarrollar esquemas numerados. Otra opción interesante del Menú Ver es el Zoom que me permite cambiar el tamaño del texto que veo en pantalla. que es un sistema que nos permite “navegar” por los distintos apartados del texto. El cambio de página se representa por un cambio de folio Diseño en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser leídos en pantalla y además activa el llamado Mapa del Documento. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de documentos. Encabezados Y Pies De Página Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del margen de la página. etc.  Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con aquellos documentos de Word que por su extensión conviene dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado Documento Principal. expandir. 54 . y nos ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo dividiéndolo en niveles que podemos mover.  Diseño de Página: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimirá. También podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en % que aparece en la barra de herramientas estándar. El cambio de página se representa por una línea discontinua. Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado forma o aplicado estilos. Estos elementos son:  Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada página de nuestro documento. contraer.Manual de Ofimática normal.

Manual de Ofimática  Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las páginas. contienen con frecuencia números de página. Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y pies de página permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. para ello tenemos que estar en Diseño de Página (Ver-Diseño de página). se pueden introducir textos y/o gráficos y/o campos. También se pueden aplicar las opciones de formato de texto y párrafos estudiadas en los apartados anteriores. Y también es posible disponer de distintos encabezados y pies para primeras páginas. Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de página se facilita la lectura del documento ya que el lector siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que está leyendo y en que parte está. título de la obra. etc. Cuando estamos en el diseño del encabezado y del pie de página nos aparece una barra de herramientas: Empezando por el primer botón de la izquierda: 55 . páginas pares e impares. Los encabezados y los pies de página se utilizan para lograr la continuidad y estructura de un documento. de todas formas si no estamos en este diseño Word nos pasa automáticamente a él. Por ejemplo. o incluso por las distintas secciones de un documento. título del capítulo. tenemos que ir al menú Ver-Encabezado y pie de página. Para crear encabezados y pies de página.

utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y Pies de Página. Configurar página. Fecha. 56 . Mostrar el siguiente. Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de página. Igual que el anterior. Total de páginas en el documento. Mostrar el anterior. Cerrar. Cualquier texto o expresión que no inserten directamente estos botones habrá que escribirlos a mano. Insertar números de página. Hora. Ver u ocultar el texto del documento. centro y derecha.Manual de Ofimática              Insertar Elementos de Autotexto. izquierda. uno en el centro de la hoja. Formato del número de página. Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de páginas pares e impares. existen dos tabuladores. están situados por si queremos escribir varias cosas en tres posiciones diferentes. y otro en la derecha. Cambiar entre encabezado y pie.

Excel 97 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de Hojas de Cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. diagramas de barras. multiplicaciones. para realizar análisis de sensibilidad de forma rápida. calcular y analizar datos numéricos. que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente..). nubes de puntos.) y estar representados en dos o tres dimensiones. manipular.. ya que cuenta con un lenguaje propio de programación (Excel Visual Basic). Permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (MACROS). Con Excel 97 se puede guardar. de líneas. textos y fórmulas. dependiendo de las necesidades del usuario. Las capacidades matemáticas de las hojas de cálculo abarcan desde el cálculo financiero hasta estadística.. de tarta. dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo. restas. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones. Distintas hojas de cálculo se agrupan 57 . Excel 97 permite establecer relaciones entre los valores de distintas celdas y hojas.Manual de Ofimática Excel INTRODUCCIÓN La hoja de cálculo es un programa cuyo diseño está dirigido hacia la manipulación de datos numéricos principalmente. recalculando toda la hoja al mínimo cambio que se efectúe en alguna de las celdas relacionadas. más allá de las simples operaciones básicas con números (sumas.. y son estas características las que hacen de las hojas de cálculo una herramienta versátil.

De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna. AJ231... . . IV). Observaremos que los controles de Maximizar. Para acceder a una determinada opción desde el teclado se pulsará la letra que aparece en subrayada en la opción deseada. consiste en utilizar el menú Programas. al que se accede pulsando el botón de inicio de la barra de tareas. C. 2.777. etc.. seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2. InicioProgramas-Excel... Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas. B.. R6. V165. haciendo un total de 16. AA. Elementos de una Hoja de Cálculo Es necesario conocer las convenciones siguientes para poder ejecutar correctamente la hoja de cálculo.. mientras que las filas son identificadas mediante números (1. 58 .. . La más fácil.. AB. Si se tiene conectado un ratón se dará por hecho que para marcar una opción se pulsará el botón izquierdo del mismo sobre dicha opción.Manual de Ofimática formando un fichero denominado Libro de Trabajo. Las columnas se identifican mediante letras (A. 65536). 3.) Abrir Excel Existen varias maneras de iniciar Excel. minimizar y cerrar junto a la barra de título son los del propio programa y los que están inmediatamente abajo son los controles del Libro de Trabajo (Archivos que genera Excel) que en ese momento está abierto.216 celdas.

Estandar Línea Estado B.H  Barra de Menús: Estas opciones se muestran en la parte superior de la pantalla.H. 59 . Desde el teclado pulsaremos '/' o la tecla 'Alt'.  Barra de Herramientas:. Barra Título Menú Cuadro Nombres Barra Formato Celda Etiquetas Barra Formulas B. Es una barra que contiene algunas de las operaciones efectuadas más habitualmente en una hoja de cálculo. Sólo se puede acceder a ella con el ratón. Para activar el menú se pincha con el ratón en la opción deseada o podemos utilizar el teclado. usuales también en otras hojas de cálculo. Para acceder a alguna de las opciones sólo es necesario mover el cursor a la opción de menú y pulsar ENTER (también se puede pulsar la letra que aparece subrayada para esa opción).Manual de Ofimática La hoja de cálculo ofrece una pantalla en la que aparecen los siguientes elementos.

 Línea de estado: Es la línea que se encuentra en la parte inferior de la ventana y muestra diversa 60 . Las filas están numeradas del 1 en adelante y las columnas desde la A. Para hacer referencia a una celda siempre se hará en el formato COLUMNAFILA (A7. BA. Las columnas que se encuentran más allá de la letra Z se definen por combinación de dos letras. Se debe situar el cursor en la celda adecuada antes de introducir una información. se muestra un rango de filas y un rango de columnas para que el usuario sepa en qué parte de la hoja de cálculo se encuentra. . lo que ofrece varios millones de posiciones para datos y el límite. por tanto.). Aquí podremos ver los valores que tecleamos en una celda y podremos modificar fórmulas introducidas anteriormente.Manual de Ofimática  Barra de Fórmulas: Esta línea está suele colocarse bajo la barra de Herramientas de Formato. AZ.. La letra de la izquierda se empareja con cada letra del alfabeto y cuando las posibilidades de combinación se agotan se comienza con la siguiente letra del alfabeto (AA. BC81).  Área de trabajo de la hoja de cálculo:. Es la zona en la que el usuario introduce los datos... Aunque por el tamaño de la pantalla pueda parecer que la hoja de cálculo está limitada ésta tiene una capacidad de 65536 filas por 256 columnas. .. BB.  Cuadro de nombres y de coordenadas: Para facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de cálculo. está en la memoria disponible y no en la capacidad de almacenamiento de la hoja. AB. Allí donde se encuentre el cursor la celda quedará remarcada por un borde grueso indicando que ésa es la celda activa.

En el menú Ver-Barras de Herramientas-Personalizar. Lo que podemos hacer también con las barras de herramientas es personalizarlas. Son una forma rápida de poner al alcance del usuario la mayoría de las opciones de Word evitando tener que buscar estas opciones por los distintos menús.Manual de Ofimática información sobre la configuración del trabajo en la hoja de cálculo.  Etiquetas de hoja: En Excel cada fichero que generamos lo denominamos “Libro de Trabajo”. En la ventana personalizar encontramos tres fichas distintas: 61 . poniendo o quitando los botones que queramos.. Las Etiquetas de la parte inferior de pantalla nos ayudan a pasar de una a otra hoja dentro de un mismo Libro de Trabajo. la de estándar y la de formato. En esta parte se indica el modo de trabajo del usuario en cada operación que lleva a cabo así como el estado de ciertas teclas que influyen en la forma de introducir datos (bloqueo de mayúsculas. Cuando se inicia Excel por primera vez aparecen por defecto dos barras de herramientas.).. Este libro puede contener varias hojas de cálculo incluidas con información relacionada entre sí. modo de selección. Barras de Herramientas Las barras de herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos. que son las dos filas de botones que se ven en la imagen anterior. Podemos visualizar u ocultar las barras de herramientas que deseemos a través del menú Ver-Barras de Herramientas.

Manual de Ofimática

En la ficha Barras de Herramientas encontramos
un listado de todas las Barras de Herramientas con
las que podemos trabajar en Excel pudiendo
ocultarlas o mostrarlas marcando o desmarcando en
su casilla correspondiente. Si previamente habíamos
personalizado los botones de una barra de
Herramientas, el botón Restablecer las deja y tal
como estaban cuando instalamos el programa.
Incluso podemos crearnos nuestras propias barras
de herramientas a través del botón Nueva. A esta
barra le daremos un nombre e indicaremos si estará
disponible para todos los documentos añadiéndola a
la plantilla (Normal) o solamente para el documento
activo.
 En la ficha Comandos primero elegimos un menú
en la ventana izquierda. Al hacerlo en la parte
derecha se desplegarán todas las órdenes posibles
junto a sus botones referentes a ese menú. Elegimos
uno pinchando sobre él y lo arrastramos hasta la
barra de Herramientas donde queremos depositarlo.
Para abrir una ventana con información sobre esa
orden pulsamos en el botón Descripción.
Tanto en la ficha anterior como en esta, aparece el
botón Teclado que nos permite establecer combinaciones de
teclas que sirvan como atajo para una determinada orden. Esto
nos evita coger el ratón cada vez que queremos dar una
instrucción a Excel. Las combinaciones de teclas suelen ser del
tipo Control+Tecla que escojamos o una tecla de Función desde
F1 hasta F12 siempre y cuando la combinación que
propongamos no esté ya siendo usada por el programa.

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Manual de Ofimática

En la ficha de Opciones podemos marcar la opción
para que se vean los iconos grandes, para que se
muestre un texto de ayuda cada vez que nos
situamos sobre un elemento de la barra de
Herramientas, y para que se nos muestren las
combinaciones de teclas asociadas a ese elemento.

Borrar datos de una celda
Si un dato aparece en una celda y se desea borrar, se
debe colocar el cursor en dicha celda y pulsar <Supr>. Hay
usuarios que habitualmente se colocan en la celda e introducen
un espacio en blanco y luego pulsan <Enter>. Esta costumbre no
se recomienda, ya que consume memoria y espacio en disco. Lo
recomendable es situarse en la celda y pulsar <Supr>. De esta
manera, se elimina de la memoria y no queda nada almacenado.

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Manual de Ofimática

También se puede borrar selectivamente en una celda.
Una celda está compuesta por el dato almacenado y por las
propiedades de la misma. En Edición, el usuario dispone de la
opción Borrar, la cual ofrece borrar:


Todo: Borra contenidos y propiedades.
Formatos: Solo borra propiedades.
Comentarios: Sólo borra los comentarios añadidos
a esa celda.
Contenidos: Sólo borra los contenidos. Equivale a
utilizar la tecla Suprimir.

TRABAJAR CON CELDAS, FILAS Y
COLUMNAS
Insertar y Eliminar Celdas
Para insertar una celda nos colocamos en una celda
adyacente y utilizamos la orden del Menú Insertar Celdas. Para
colocar esta nueva celda las celdas contiguas tendrán que
reubicarse para dejar hueco a la nueva; por tanto, indicaremos si
se deben desplazar a la derecha o hacia abajo.
El proceso de eliminación es muy parecido, aunque la
orden a emplear está en el menú Edición Eliminar. Al eliminar
una celda queda un hueco que debe ser ocupado, por lo tanto, las
celdas contiguas deberán desplazarse hacia esa posición.
Indicaremos a Excel si se deben desplazar hacia arriba o hacia a
la izquierda.

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Si la celda inicial marcada lo ha sido por error. Un bloque es un conjunto de celdas seleccionado sobre el que se va a efectuar una acción. Un método de trabajo más potente es crear un bloque de celdas y aplicar a todo el conjunto la acción decidida. Para marcar un rango o bloque de celdas que están adyacentes situaremos el cursor en la celda superior izquierda de lo que será el bloque. A medida que el bloque se amplia las celdas marcadas aparecen coloreadas en negro. Para marcar un rango de celdas que no están adyacentes pulsaremos la tecla <Ctrl> mientras marcamos los distintos bloques pinchando con el ratón.Manual de Ofimática Seleccionar Celdas Cualquier operación u orden a realizar sobre una celda exige que esa celda sea la celda activa. se debe volver a marcar todo el bloque desde el principio. la cual afecta siempre a todas las celdas incluidas en el bloque. deberá estar seleccionada. es decir. Para ello basta con desplazarse hasta la celda elegida o pinchar sobre ella con el ratón. se emplean las teclas de desplazamiento de cursor. mientras se mantiene pulsada. Cuando dicha operación se ha de realizar sobre más de una celda el trabajo puede ser improductivo (ya que habría que repetir dicha acción para cada celda afectada). actuando el programa sobre todo el bloque de celdas seleccionado. Al bloque también se le llama Rango de Celdas. Para realizar la operación con el ratón se procede pinchando sobre una esquina del bloque y se arrastra el puntero hasta la esquina opuesta. Al cambiar las propiedades de 65 . El rango de celdas ya estará fijado por lo que se puede ir al menú y de ahí a la opción que se desee ejecutar para ese bloque. Entonces pulsamos la tecla de mayúsculas 'Shift' y.

También podemos mover celdas si una vez seleccionadas situamos el cursor (en forma de cruz gruesa) en un borde de las celdas seleccionadas. Copiar y mover celdas. El proceso para mover celdas es idéntico al de copia variando la orden que damos en el paso 2. seguiremos los siguientes pasos: 1) Seleccionar lo que queremos copiar. Seleccionamos la celda o el grupo de celdas y situamos el cursor en el controlador de relleno (si es un bloque de celdas nos situaremos en el controlador de relleno de la última celda seleccionada).Manual de Ofimática uno de los bloques. El cursor se transforma en 66 . Su principal ventaja es que evitan la reiteración de una acción por parte del usuario. que en vez de Copiar. Para copiar el contenido de una celda a celdas adyacentes. Para copiar una celda o un bloque de ellas. Los rangos de celdas son utilizados para casi todo tipo de acciones en la hoja de cálculo. 3) Colocarnos en la celda donde queremos depositar la copia (si es un bloque nos colocaremos en la celda superior izquierda del bloque o seleccionamos un rango de celdas idéntico al de copia). también podemos utilizar el ratón. Pinchamos y arrastramos tantas filas o columnas como queramos. también se cambian en el resto de rangos de celda seleccionados. 4) Menú Edición Pegar. 2) Menú Edición Copiar. de ahí su importancia. será Cortar.

lo que copiaremos no será el contenido o resultado de esa celda. si copiamos una celda que contiene un 5 sobre una celda que contiene un valor numérico de 6 y marcamos la Opción Multiplicar el resultado en la celda destino será 30. utilizamos la orden del menú Edición Pegado Especial. al pegarlas aparecerán en columna. 67 . La opción de Formatos. El bloque Pegar nos permite copiar solamente uno de los elementos que aparecen listados. El bloque llamado Operación lo utilizaremos cuando el proceso de pegado se realice sobre celdas que contengan valores numéricos. de texto. sino la propia fórmula. está accesible en la barra de herramientas mediante el icono que representa una brocha. Pinchamos y arrastramos la celda o el bloque a su nueva ubicación. Para copiar más de uno de esos elementos. deberemos realizar dos Pegados especiales consecutivos. La casilla Transponer invierte la orientación de las celdas copiadas. como formatos numéricos.Manual de Ofimática una flecha ladeada a la derecha. Pegados especiales Copiar una celda implica copiar no solo su contenido. colores. comentarios añadidos. nos permite operar entre la celda origen y la celda de destino. sino solamente copiar alguno de ellos. etc. Habrá ocasiones en que no nos interese realizar la copia de todos estos elementos. Para realizar esto en vez de utilizar la Orden Pegar. de forma que si estas se distribuían a los largo de la fila. Así. Si además la celda contiene una fórmula. una de las más usadas. en vez de copiar sin más los contenidos de una celda. Por ejemplo. sino también todas sus propiedades.

Es una opción muy utilizada en Excel. El botón Pegar Vínculos establece un vínculo entre la celda origen y la celda destino. Utilizando la orden del menú Insertar Filas o Insertar Columnas.Manual de Ofimática La casilla Saltar Blancos. si se modifica la celda origen también se modificará la celda destino. colocaremos el ratón en el número identificativo y haremos clic. La fila aparecerá coloreada en negro indicando que está seleccionada. 68 . ya que en el bloque destino aparecería también en blanco y puede que nos interese omitir el pegado para esa celda en concreto en vez de dejarla en blanco. de forma que una vez finalizado el proceso de Copia. al realizar el pegado se omita el contenido de esa celda. Algunas de estas operaciones exigirán que previamente realicemos una selección de fila o columna. Trabajar con Filas y Columnas Hay ciertas operaciones que podemos realizar con las filas y columnas para ayudarnos en la edición de la hoja de cálculo. especifica que cuando copiemos un bloque de celdas. Para seleccionar una fila completa. Entre las operaciones que podemos realizar con ellas están: Insertar filas o columnas Para utilizar esta orden previamente hay que seleccionar una fila o una columna. Para seleccionar una columna haremos clic con el ratón en el nombre de la letra identificativa de la columna y también aparecerá coloreada en negro. Columnas Excel inserta filas siempre por encima de la seleccionada y columnas a la izquierda de la que hayamos marcado. y una de ellas esté en blanco.

El cursor se transforma en una barra vertical con dos flechas horizontales a ambos lados. 69 . Autoajuste El Autoajuste es una orden del menú Formato que obliga a una columna o a una fila a que adquieran el ancho o el alto necesario para mostrar correctamente el valor existente en la celda activa. Modificar el alto de filas y el ancho de columnas Podemos hacerlo con el ratón situándolo en las líneas verticales que separan los números de fila y letras de columna. De esta forma evitaremos que determinados datos no se vean por falta de espacio. Si la fila o columna no aparecen en pantalla. ni desaprovecharemos el espacio de filas y columnas. seleccionaremos toda la hoja de cálculo haciendo clic en el recuadro que existe entre la cabecera de la columna A y el número 1 de la primera fila. Empleando la técnica de pinchar y arrastrar haremos los huecos más grandes o más pequeños. También podemos recurrir al menú Formato Fila Alto y Formato Columna Ancho y escribir los valores en centímetros en las casillas de alto y ancho. Mostrar y Ocultar Cualquier fila o columna puede ocultarse utilizando estas dos órdenes del menú Formato Fila y Formato Columna. Para volver a mostrarla elegiremos la orden Mostrar.Manual de Ofimática Eliminar filas o columnas Seleccionamos la fila o columna a eliminar y en el menú Edición Eliminar.

xlt. Nuevo Libro de Trabajo Si necesitamos sacar un nuevo libro para realizar la gestión de otros documentos podemos presionar el icono de Nuevo en la barra de Herramientas Estándar o elegir en el menú Archivo Nuevo. donde formatos. Todos los “pliegos” nuevos que aparecen en pantalla o documentos de Word están basados en un modelo original llamado “Plantilla” almacenado en una carpeta del mismo nombre dentro de Archivos de programa. damos la orden Mostrar y las columnas y filas ocultas aparecerán. guardarlo y recuperarlo del disco. También podemos crearnos nuestras propias plantillas y rellenar libros nuevos basados en esos modelos.Manual de Ofimática Después de realizar la selección de toda la hoja. Microsoft Office. Estos libros se recogen en la ficha Soluciones de Hoja de Cálculo.. Estas plantillas son archivos con extensión. fórmulas y funciones ya están aplicados y sólo queda sustituir el texto y las imágenes por el nuestro propio. a diferencia de 70 . Recuadro MENÚ ARCHIVO Aquí encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparación del documento para imprimirlo. Al utilizar el menú tenemos mas opciones como la de sacar un libro de facturas completamente diseñado. como facturas y albaranes personalizados.

Guardar se utiliza cuando el fichero ha sido abierto previamente desde el disco. Conviene guardar el libro con cierta frecuencia durante el desarrollo de la sesión de trabajo. Opcionalmente. Cuando presionamos el icono Nuevo de la barra de Herramientas Estándar se aparece un nuevo documento basado en la plantilla o modelo por defecto. Si el usuario va a utilizar sus datos en otro programa de hoja de cálculo puede indicarlo en el apartado bajo la lista de ficheros del directorio por defecto (operación también conocida como Exportar). El programa abre un cuadro de diálogo en el que escribir el nombre del fichero de hoja de cálculo. situación que se da si el usuario ha creado una hoja de cálculo nueva.Manual de Ofimática los libros propiamente dichos que son archivos . evitando sobreescribir la información del disco. Guardar como también se debe emplear cuando haya sido abierto para modificar parte de los datos y se desee conservar sin cambios el fichero original. de esa forma. Guardar y Guardar Como Una de las cosas más importantes es saber guardar la información.xlt. llamada Libro. el usuario puede cambiar la ubicación en la que guardar el fichero así como el disco. Guardar como se emplea cuando la hoja de cálculo todavía no tiene nombre. al archivar el programa pregunta si se desea reemplazar la información del 71 . ya sea en el disco duro o en un disquete. ya que.xls. se conserva una copia reciente de los datos en caso de producirse un corte de fluido eléctrico o cualquier otro incidente. el programa ya conoce el nombre de fichero con el que guardar los datos por lo que no es necesario nombrar el fichero. Automáticamente. En este caso.

Automáticamente aparecerá la carpeta de Plantillas que es donde se almacenan todos estos archivos. Seleccionar en el menú Archivo la opción Guardar o Guardar como. Si lo que se desea es grabar la hoja mientras se trabaja como método de seguridad se debe utilizar la opción "Guardar". Por último hacemos clic en el botón Guardar. y con qué nombre. Si el usuario ha finalizado su trabajo con la hoja puede utilizar "Cerrar" de forma que el programa solicitará si se desean guardar los cambios en el disco.Manual de Ofimática disco (que es anterior) con la información nueva (que es la actual). 72 . Sea cual sea la decisión del usuario de almacenar o no los datos. Hay otras formas de almacenar una hoja de cálculo. 6. de forma que el usuario almacena los datos pero continúa con la hoja en pantalla Los pasos a seguir son los siguientes: 4. es bastante similar. Elegimos Archivo Abrir y en la ventana Abrir elegiremos en el recuadro tipo de archivo Plantillas. El procedimiento a la hora de abrir una plantilla para hacerle alguna modificación. elimina de la pantalla toda la información. Si queremos que el documento actual quede almacenado como plantilla o modelo que sirva para la elaboración de otros documentos en el recuadro de la ventana Guardar llamado Guardar como tipo elegiremos Plantilla. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dónde lo quiero guardar. 5. por ejemplo. cerrando la hoja.

El icono de esta ventana llamado herramientas permite:    Imprimir un documento antes de abrirlo Abrirlo como sólo lectura (no se podrá modificar) Abrirlo como una copia (podemos modificar esta copia. cuando demos la orden de Abrir. podemos guardar “la escena” tal y como está. Para ello usaremos la orden Guardar área de trabajo. elegiremos en el recuadro tipo de archivo Área de Trabajo. La Ventana de Apertura presenta algunas herramientas útiles como diferentes vistas para ver los iconos de los Archivos. lo que evita operaciones repetitivas de ir abriendo y guardando los distintos libros. que es Archivos de Microsoft Excel. Para abrir el área de trabajo.xlw. Si vamos a cerrar el programa pero nos gustaría continuar en otro momento trabajando con esos mismos libros. Excel genera un archivo con extensión . Vista preliminar. etc. Abrir Para abrir un archivo de Excel normal también elijo Archivo-Abrir. pero esta vez en tipo de Archivo le dejo la opción por defecto. para poder contrastar datos entre ellos. expuestos en mosaico. cascada.Manual de Ofimática Guardar Área de Trabajo En ocasiones tendremos varios libros abiertos dentro de Excel. pero siempre conservaremos un original sin modificar)  Conocer las propiedades del documento  Ordenar los documentos que se presentan en la ventana izquierda 73 . etc.

En el recuadro Buscar en indicaremos dónde se realizará la búsqueda y para que también rastree las subcarpetas marcaremos la casilla Buscar en subcarpetas. Si queremos buscar en toda la estructura del disco deberemos presionar el botón de búsqueda avanzada que nos remitirá a otra ventana donde ya aparecerán en el cuadro superior los criterios de búsqueda especificados en la ventana Abrir. El botón Buscar ahora lanzará la búsqueda y los 74 . Para comenzar la búsqueda emplearemos el botón Buscar ahora.Manual de Ofimática  Hacer que se produzca una búsqueda también en subcarpetas sin llegar a entrar en la ventana de búsqueda Avanzada. La ventana Abrir nos permite realizar una búsqueda del mismo para lo que introduciremos el nombre del fichero en el recuadro correspondiente si lo conocemos o en su defecto algunas palabras del contenido o cualquiera de las propiedades que hayamos establecido para ese fichero en el recuadro llamado Texto o Propiedad. Para obtener una Vista Preliminar del Archivo antes de Abrirlo pulsaremos el botón de Vista Preliminar. Buscar un Libro Algunas veces no recordamos exactamente donde habíamos guardado nuestro Archivo de Excel. La próxima vez que pulsemos el botón de Vista Preliminar teniendo seleccionado ese documento nos aparecerá en la ventana derecha una imagen previa. La búsqueda de esta forma solo se realiza en la carpeta donde estemos situados. Si aparece un mensaje Vista no disponible tendremos que abrir el Documento y en el menú Archivo Propiedades marcar la casilla Guardar imagen preliminar. Podemos hacer que el motor de búsqueda distinga entre mayúsculas y minúsculas marcando la Casilla Coincidir minúsculas y mayúsculas.

Para establecer estas propiedades iremos al menú Archivo Propiedades. Otras fichas como Resumen o Personalizar nos permiten cambiar algunos parámetros que se establecen por defecto:  Resumen: Podemos establecer el autor del libro. La ventana Propiedades se compone de varias fichas. Propiedades Muchas veces el éxito de la búsqueda estará íntimamente relacionado con la cantidad de propiedades o información adicional que se haya guardado junto al libro propiamente dicho.Manual de Ofimática botones Guardar Búsqueda y Abrir Búsqueda permiten guardar los parámetros de la búsqueda y recuperarlos respectivamente. Si aparte del criterio de búsqueda especificado en la ventana Abrir queremos especificar otras condiciones utilizaremos el bloque Definir más criterios donde podremos hacer que ambos se sumen marcando la opción Y o que tengan en cuenta cualquiera de los dos marcando la opción O. la organización. marcar la casilla de guardar imagen preliminar para poder visualizar el documento antes de abrirlo.  Personalizar: Del listado de elementos que aparecen en el recuadro superior podemos 75 . algunas solamente nos proporcionarán información del documento como la Ficha Estadísticas. Contenido o General. Podemos establecer palabras clave que nos faciliten la búsqueda del documento y agregar comentarios sobre la redacción del mismo.

Vista Preliminar En esta vista podemos obtener una vista global de la hoja activa para ver cómo quedaría ya impresa.Manual de Ofimática seleccionar cualquiera de ellos y rellenar una información en el recuadro Valor. ya que al entrar en esta vista el cursor se transforma en una lupa que acerca o aleja la imagen. a la que también llegamos desde Archivo Imprimir. Es equivalente a utilizar la orden Configurar página de este menú. Los dos primeros botones nos desplazarán por las distintas páginas en las que se imprimirá la hoja activa. Para que quede registrado pulsaremos el botón Agregar y continuaremos Agregando todas las propiedades que necesitemos. El botón Márgenes coloca unas guías discontinuas en la vista preliminar que nos ayudan a modificar los márgenes de 76 . Para hacer este zoom también podemos pinchar directamente sobre el documento. El botón Imprimir nos lleva a la ventana para establecer las opciones de impresión. El botón Zoom nos permite acercar o alejar la imagen para obtener distintas vistas. Al entrar se abre una Barra de Botones para esta vista. El botón Configurar nos lleva a la ventana para establecer las opciones de configuración de la página antes de imprimirla.

Las páginas aparecen separadas por una línea azul intensa en la que podemos pinchar y arrastrar hasta la posición que queramos determinando así qué filas y columnas quedarán en una página y cuales en otra. es decir. Esta opción resulta muy interesante cuando alguna columna o fila se nos salta a la página siguiente debido a sus dimensiones. El botón llamado Saltos de Página nos lleva a la vista del mismo nombre que nos permite establecer los diferentes Saltos de Página de la hoja a nuestra conveniencia.Manual de Ofimática la hoja. El botón Cerrar cierra la vista preliminar y vuelve a la vista Normal o cualquiera que estuviéramos empleando antes de entrar aquí. para dividir nuestro trabajo en varias páginas. Al activar el botón Márgenes también aparecen unas marcas gruesas en la zona superior de la hoja que nos permiten modificar el ancho de las columnas mediante la técnica de pinchar y arrastrar. Para ello podemos plegar la ventana de Configuración de Página pinchando en el cuadrado de colores correspondiente y seleccionar con el ratón las celdas adecuadas. Idéntica operación es accesible desde el Menú Archivo Establecer Área de impresión. Para borrar un área de impresión previamente establecida utilizamos la orden del menú 77 . Hoja Lo primero que podemos hacer en esta ficha es establecer el Área de Impresión. Si queremos introducir su medida exacta en centímetros será preferible el botón Configurar y a continuación rellenar los valores necesarios en la ficha Márgenes. qué parte de todo el documento se va a imprimir. Excel cambia la escala a la que se imprimirá nuestra tabla para que entre todo en el mismo folio o viceversa.

marcándolas con el ratón o introduciendo las referencias de las celdas directamente en los recuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Realizar la impresión en Blanco y Negro aunque las celdas estén coloreadas. Para plegar la ficha Hoja también podemos pinchar en los pequeños cuadrados que existen en cada una de estas opciones. una a la derecha y otra justo debajo. tendrá dos hojas adyacentes. Si en ambas parcelas hay datos escritos. El siguiente bloque nos permite repetir filas y columnas en todas las páginas que imprimamos. El bloque Imprimir nos permite ocultar o mostrar determinadas partes de la Hoja en la impresión final. Debido a las dimensiones de una Hoja con su total de columnas y filas. tendremos que establecer cuál de esas dos parcelas se imprimirá siguiendo a la 78 . Realizar la impresión en Calidad de Borrador. números de fila y Letras de columna. es decir. como:      Las Líneas de División que dividen nuestra Hoja en celdas y que por defecto no se imprimen.Manual de Ofimática Archivo Borrar Área de Impresión o suprimimos los valores introducidos en el recuadro de la ficha Hoja. La primera parcela. por tanto. El último bloque establece el orden en que se van a imprimir las hojas. para no gastar tinta en las pruebas. Hacer que aparezcan los Títulos de Filas y Columnas. Establecer si se van a imprimir los Comentarios agregados a la Hoja y en qué posición. Excel divide el pliego en parcelas de impresión mediante saltos de página.

FORMATO DE CELDAS Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los números y el texto contenidos en las celdas de datos. de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. así como el tamaño de las propias celdas. Utilizaremos el menú Formato Celda formado por seis fichas que detallamos a continuación.Manual de Ofimática primera hoja y este orden que elijamos se respetará durante la impresión de las siguientes páginas. El programa también puede realizar un formato automático utilizando la orden del menú Formato Autoformato. En la ventana Autoformato adquirir todos los formatos que 79 .

ya que a nivel interno este tipo de datos también son numéricos y Excel puede operar con ellos. entre las que encontramos formatos de fecha y hora. Los diferentes formatos aparecen formando categorías (formatos integrados). por lo tanto no se puede modificar la alineación de celdas a las que se haya aplicado este formato.:  General: Es el formato que se le asigna a cualquier celda por defecto. 80 . Ficha Número Establece la presentación de los datos numéricos. cuando aún no la hemos formateado.  Contabilidad: Es un formato numérico que alinea decimales y símbolos monetarios en una columna.  Porcentaje: Este formato coloca el símbolo % al dato introducido en la celda y lo multiplica por 100.  Número: Utilizamos este formato para representar cantidades numéricas con opción a colocar el punto separador de miles y decimales. Seleccionada una categoría en el marco derecho aparecen diferentes formatos u opciones para esa categoría que podemos elegir.Manual de Ofimática ofrece el modelo elegido pincharemos en el botón Opciones y desmarcaremos las casillas correspondientes a los formatos que no deseemos. Algunos de estos formatos están accesibles desde la Barra de Herramientas de Formato.

los números menores que la unidad comenzarán por el separador. Si el número tiene más dígitos a la izquierda del separador que marcadores en el formato.  Fecha: Distintos formatos para datos de tipo Fecha. etc. Si el número tiene más dígitos a la derecha del separador que marcadores en el formato. aun cuando sea un número.  Especial: Formatos para teléfonos. con posibilidad de utilizar decimales.  Fracción: Números en formato de fracción.  0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato. incluiremos los siguientes dígitos marcadores en una sección.  # presenta únicamente los dígitos significativos. Códigos básicos de formato de número Para dar formato a las fracciones o los números con decimales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador. se presentarán los dígitos adicionales. para alinear los decimales. códigos postales.  ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador. por ejemplo. se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores.  Científica: Aplicaremos este formato en cantidades que hagan un uso intensivo de decimales.Manual de Ofimática  Moneda: Coloca el símbolo monetario que escojamos al contenido de la celda. También puede utilizarse este símbolo para las 81 . no presenta los ceros sin valor.  Texto: El dato contenido en la celda será tratado como texto.  Hora: Distintas presentaciones para datos de tipo Fecha de los que solo queremos mostrar la parte horaria.

 Para definir el color de una sección del formato. el siguiente formato presenta códigos postales de cinco dígitos con los ceros a la izquierda y códigos postales de nueve dígitos más cuatro números con un guión.  Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado. [<=99999]00000. encierre la condición entre corchetes. Por ejemplo. El color debe ser el primer elemento de la sección.  Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil. escriba en la sección el nombre del color entre corchetes. escogeremos el tipo estándar y en el cuadro llamado tipo haremos clic con el ratón y escribiremos a mano 82 . incluya un punto en el formato de número. Por ejemplo. para introducir en una celda la expresión 50 TUERCAS. la coincidencia consta de un operador de comparación y un valor.Manual de Ofimática fracciones que tengan un número de dígitos variable.00000-0000 Tipo Estándar Utilizaremos este tipo cuando queremos introducir dentro de una misma celda una cantidad numérica junto a una expresión de texto para poder operar posteriormente con esa celda.

 Reducir hasta ajustar: Obliga al texto a reducir su tamaño para que se vea completo dentro del ancho de la celda. Esta orden tiene un botón en la barra de herramientas llamado Combinar y Centrar que realiza el combinado de celdas y además centra directamente el texto. una sola en la que podemos introducir expresiones de texto y alinearlas. Para ello pinchamos en el control de color rojo y arrastramos hasta el 83 .Manual de Ofimática “TUERCAS” entre comillas. izquierda con sangría alguna opción inexistente en la barra de herramientas de formato. justificar. como la opción Rellenar. que centra cualquier dato en un rango de celdas previamente seleccionadas. El bloque Orientación nos permite girar el texto. De forma que la expresión final quede de la siguiente forma: Ficha Alineación En el bloque Alineación del texto de esta ventana estableceremos tanto la alineación horizontal como la vertical. La alineación horizontal nos ofrece la posibilidad de alinear el contenido a la izquierda. centro. que rellena la celda repitiendo los valores introducidos. derecha. El bloque Control del texto nos permite:  Ajustar texto: Introduce un Retorno de carro cuando el texto es más ancho que la celda que lo contiene. pero sin combinarlas. o Centrar en la selección.  Combinar celdas: Hace de un grupo de celdas previamente seleccionadas.

el tamaño y el color de las letras. En la barra de Herramientas de Formato encontramos muchas de las órdenes que corresponden a esta Ficha. diferentes subrayados y efectos como tachado. Ficha Fuente Fuente establece el tipo de letra con el que se mostrarán los datos de la celda. Ficha Bordes Bordes nos ayuda a dibujar con distintas líneas el perímetro de las celdas o de un bloque de celdas. 84 . así como sus divisiones interiores. Si deseamos escribir texto en columna letra a letra. superíndice y subíndice.Manual de Ofimática ángulo deseado. Adicionalmente se define el aspecto del texto. pincharemos en la ventana que nos presenta el texto de esta forma.

Manual de Ofimática

Lo primero que podemos hacer es seleccionar el tipo de
línea que vamos a utilizar y su color. Si queremos marcar todo el
perímetro, las líneas interiores o quitar los bordes que tenga la
selección, podremos utilizar el bloque de bordes preestablecidos.
Si nuestro diseño no entra en esta categoría iremos al bloque
Borde y pincharemos en los botones correspondientes o
directamente sobre la Vista previa para colocar y quitar Bordes.
Observaremos que disponemos también de unos bordes
diagonales en ambas direcciones.
Ficha Tramas
Tramas permite cambiar el color de fondo para la celda.
Esta propiedad es útil para resaltar valores totales o importantes
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Manual de Ofimática

en una hoja de cálculo. Escogeremos algún color sólido o un
entramado en la Caja llamada Trama.

REFERENCIAS DE CELDAS
Referencias absolutas, relativas y mixtas
Excel usa siempre referencias relativas para las
direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto
significa que las referencias usadas cambiarán de modo acorde
tras copiar la fórmula de una celda a otra. Con mucha frecuencia
éste es el comportamiento deseado.
El método más seguro para definir referencias a celdas
consiste en utilizar el ratón para apuntar a la celda cuya
referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la
referencia a una celda en una fórmula, basta hacer clic en dicha
celda.
Para introducir una fórmula en una celda mediante el sistema
anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los
siguientes pasos:
1) Seleccionar la celda donde se desea introducir la
fórmula.
2) Teclear un signo igual (=).
3) Señalar con el ratón la celda cuya referencia desea
introducir y hacer clic. La dirección de la celda
apuntada aparece en la posición del punto de
inserción, en la barra de fórmulas.
4) Introducir un operador, por ejemplo el operador
suma (+).
5) Si se desea introducir más referencias celdas en la
fórmula, basta repetir los pasos 3 y cuantas veces
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Manual de Ofimática

sea necesario. Para dar la fórmula por terminada se
pulsa Intro.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a
celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva
posición. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es
posible utiliza referencias absolutas para filas y relativas para
columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en
absolutas introduciendo el carácter dólar ($) antes de la letra de
la columna o el número de fila, que se quieren mantener
invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni de
columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los
dos índices.
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas
diferentes:

Conforme se introduce la fórmula, se teclea el
carácter $ delante del índice de fila y/o de columna
que se quiere mantener constante.
Colocando el punto de inserción en la barra de
referencias de manera que esté dentro de la referencia a la celda,
pulsando la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias
relativas, absolutas y por los dos casos mixtos. En efecto, en
algunos casos, se pretende que tan sólo una de las dos
dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales
casos, se utiliza una referencia mixta, es decir, una referencia
que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por
ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna,
mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la fórmula.
Con B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la
fila 5 siempre permanece constante.

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y devuelven un resultado. a la que se denominan Argumentos. se puede crear la fórmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la función PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea. Las Funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad de cálculo. tales como sumas y restas. Siempre que sea posible.Excel convierte cualquier fórmula antecedida por el símbolo @ por el 88 .Manual de Ofimática FÓRMULAS Y FUNCIONES Las Fórmulas constituyen el núcleo de cualquier hoja de cálculo y por tanto de Excel. ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la posibilidad de errores tipográficos. en comparación con la tarea de escribir una fórmula. hasta complejos cálculos financieros. Mediante fórmulas. valores lógicos. En la mayoría de los casos. La fórmula debe empezar con un signo igual (=). Por ejemplo. Introducción de fórmulas La introducción de una fórmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda. Las fórmulas se pueden utilizar para múltiples usos: desde realizar operaciones sencillas. es mejor utilizar funciones que escribir las propias fórmulas. referencias. estadísticos y científicos. Las funciones aceptan información. matrices o información sobre la hoja de cálculo. el Resultado es un valor numérico. Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las fórmulas lo hacen sobre los números. Las Funciones son más rápidas. se llevan a cabo todos los cálculos que se necesitan en una hoja de cálculo. pero también pueden devolver resultados con texto.

deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. /). se pueden seguir los siguientes pasos: 1) Seleccionar con el ratón la celda o la zona derecha de la barra de herramientas. *. 4) Terminar la introducción de la fórmula pulsando Intro. funciones o nombres. operadores. referencia a celdas. el proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección se realiza antes de llamar al Asistente para Gráficos. 3) Teclear valores numéricos. 89 . A continuación. Para lanzar este asistente utilizaremos la orden Insertar Gráfico o haremos clic en el botón de Asistente para Gráficos. funciones y nombres. la fórmula se irá construyendo paso a paso utilizando valores. Aunque el Asistente para Gráficos permite también seleccionar mediante referencias los datos a representar gráficamente. todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +. De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una fórmula. -. Antes de presionar este botón. 2) Comenzar tecleando el signo igual (=). dejando a la elección del usuario el utilizar cualquiera de los dos símbolos para construir la función (son equivalentes @suma y =suma). referencias a celdas.Manual de Ofimática símbolo =. Para introducir una fórmula en una celda o en la barra de herramientas. Crear un Gráfico La manera más simple de introducir un gráfico es mediante la utilización del Asistente para Gráficos.

o si lo creamos en una hoja independiente. se determinan el título. continuar o volver hacia atrás aparecerán en cada una de estos pasos. 4) Ubicación: Decidiremos si “incrustamos” el gráfico en una hoja de cálculo. etc. Así. aportando una vista preliminar del mismo. 3) Opciones del Gráfico: Permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentación del gráfico. las inscripciones de los ejes. presionando sobre el botón Presionar para ver muestra.Manual de Ofimática El Asistente consta de cuatro pasos o ventanas Las opciones de acabar. 1) Elegir el Tipo y subtipo de Gráfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los gráficos en Estándar y Normalizados. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la selección se lee por filas o por columnas. Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece una breve explicación de la información que cada gráfico proporciona. Además da acceso a una vista preliminar de la aplicación del gráfico elegido a los datos seleccionados. cambiar el nombre de las series. la leyenda.'. 2) Origen de Datos: Aquí podemos modificar los datos a representar que habíamos seleccionado. agregar nuevas series. la apariencia de éstos. la aparición o no de tabla de datos y los rótulos. eliminarlas. Si las series no están situadas consecutivamente en la hoja de cálculo se debe separar cada conjunto de datos por el símbolo '. 90 .

Manual de Ofimática Modificar un gráfico Una vez creado el gráfico siempre podemos retornar a cualquiera de los 4 pasos anteriores a través del menú Gráfico que aparece en la Barra de Menús. 91 . El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rótulos de los datos. Para dar este formato es necesario seleccionar el punto del gráfico que deseamos editar. ejes. Por ejemplo. Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos seleccionados. Por ejemplo. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. texto e incluso el propio área del gráfico. añadir objetos. si se ha construido un gráfico tridimensional. apareciendo un menú contextual que permite cambiar las características del mismo. hay que hacer clic dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie. títulos. algunos de los menús de Excel. Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es hacer clic sobre el objeto que interesa en cada caso con el botón derecho. Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores. como Insertar y Formato. leyendas. o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. muestran posibilidades específicas para dicho gráfico y para sus elementos. el comando Formato/Vista 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el gráfico. El usuario puede configurar los gráficos.

92 . Entre las partes de un gráfico que podemos editar tenemos:  Área del Gráfico. El cuadro de lista que aparece como primer elemento de la barra de herramientas nos permite seleccionar cualquiera de las partes de un gráfico. En un gráfico 3D. El icono que representa un gráfico nos permite cambiar el tipo escogido en el primer paso del asistente. el área delimitada por los ejes y que incluye todas las series de datos. es el gráfico completo y todos sus elementos. Con el icono adyacente podremos obtener las propiedades del elemento seleccionado. marcas de graduación y títulos de ejes. nombres de categorías. el área delimitada por los ejes y que incluye series de datos.  Área de Trazado: En un gráfico 2D.Manual de Ofimática Una opción muy cómoda para trabajar con gráficos es obtener la barra de Herramientas del mismo nombre. Los dos siguientes muestran u ocultan la leyenda y la tabla de datos respectivamente. Los cuatro últimos botones nos permiten disponer los datos del gráfico en filas o columnas (los dos primeros) y la alineación del texto (los dos últimos).

Manual de Ofimática Gastos 250. Los rótulos de las marcas de graduación proceden de celdas de la hoja de cálculo que se ha utilizado para crear el gráfico.  Título del Eje X.000 Marcas de Graduación Líneas de División 50. normalmente.000 0  Ejes: Líneas que rodean un lado del área de trazado. valores o series del gráfico. Los rótulos de las marcas de graduación identifican las categorías.000 150. los valores de datos se trazan en el eje de valores (Y) que. proporcionando un marco de referencia para realizar Serie de Datos mediciones o comparaciones en un gráfico. similares a las divisiones de una regla. En la mayoría de los gráficos. es horizontal. referencia sobre la información que representa la escala del eje x. 93 .  Marcas de Graduación y Rótulos de Marcas de Graduación: Las marcas de graduación son pequeñas líneas de medición que cortan un eje.000 200.000 100. es vertical y las categorías se representan en el eje de categorías (X) que. normalmente.

que se origina a partir de las filas o columnas de una sola hoja de cálculo. punto. Las claves de leyenda aparecen a la izquierda de cada entrada de leyenda. Marcador de Datos: Barra. Título del Gráfico: es el título (opcional) que informa del contenido del gráfico. Cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o categorías de un gráfico. sector u otro símbolo de un gráfico que representa un único punto de datos o valor procedente de una celda de la hoja de cálculo. Series de datos: Grupo de puntos de datos relacionados. trazados en un gráfico. Puede trazar una o varias series de datos en un gráfico.Entrada de Leyenda: Cada uno de los elementos de una leyenda. Cada serie de datos de un gráfico se distingue por un color o diseño exclusivo. 94 . que representa un único punto de datos o un valor procedente de una celda de la hoja de cálculo. .Manual de Ofimática         Título del Eje Y: referencia sobre la información que representa la escala del eje Y. Clave de Leyenda: Cuadros en leyendas que muestran los diseños y colores asignados a las series de datos (o categorías) de un gráfico. Cuando se aplica formato a una clave de leyenda también se aplica el formato al marcador de datos asociado. Rótulo de Datos: Rótulo que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos. Varios marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos. Los gráficos circulares sólo pueden tener una serie de datos. Leyenda. área.

 Líneas de División en Gráficos: Líneas que pueden agregarse a un gráfico para facilitar la visión y la evaluación de los datos. nombres de series de datos o categorías.Manual de Ofimática Los rótulos de datos pueden aplicarse a un único marcador de datos. Las líneas de división abarcan desde las marcas de graduación en un eje hasta el área de trazado. a toda una serie de datos o a todos los marcadores de datos de un gráfico.  Plano Inferior y Planos Laterales 3D: Áreas que rodean varios tipos de gráficos 3D y proporcionan dimensión y límites al gráfico. los rótulos de datos pueden mostrar valores. Dependiendo del tipo de gráfico. porcentajes o una combinación de todos ellos. 95 . Dentro del área de trazado se muestran dos planos laterales y un plano inferior.

¿Qué es una Base de Datos? Podemos definir una base de datos como información organizada de forma sistemática. relaciones. etc. Access también es un sistema de gestión de bases de datos SGBD ó DBMS (Data Base Management System).mdb. consultas. 96 . Una base de datos consta de distintos objetos: tablas. de tal modo que podemos acceder a ella rápidamente y realizar diferentes procesos como consultas. La base de datos está constituida por la estructura de información y la información en ella contenida.Manual de Ofimática Access ¿Qué es Access? Access es un programa que nos va a permitir almacenar una gran cantidad de información y poder acceder a ella de una manera rápida y eficaz. Bajo el concepto de base de datos. formularios. etc. La estructura básica de esta información son tablas. informes. Access agrupa todos los ficheros involucrados en la gestión de una serie de datos relacionados. índices. También es el programa de bases de datos que ofrece más sencillez bajo el entorno Windows. Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero que tiene la extensión . obtención de informes.

en cada uno de los cuales se guarda un dato. una columna siempre tendría el mismo tipo de dato. Campo y Registro Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. fecha. un nombre. alfanumérico. Hay un tipo de ficheros llamados índices que son pequeñas bases de datos que se generan basándose en un determinado campo para obtener una correcta ordenación de la base de datos respecto del campo elegido. Esto es necesario para poder mantener un orden de almacenamiento y presentación.Manual de Ofimática ¿Qué es una tabla? Una tabla es una colección de datos con la misma estructura. Si dispusiéramos la información de un listín telefónico en forma de tabla. de un cierto número de campos. Además de los campos que se definen en una base de datos el programa genera un campo adicional al que el usuario no tiene acceso que se llama número de registro. es deseable que estén ordenados. pues. Este campo contiene un número que relaciona al registro e indica en qué posición de la base de datos se ha introducido. etc. Un registro es cada una de las filas de la tabla. etc. que puede ser numérico. 97 . una dirección. por ejemplo un número de teléfono. Cada tabla consta. y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación. para acceder de una manera rápida y eficaz. ¿Qué es un índice? Los registros de una base de datos no siempre se introducen ordenadamente por lo que.

por ejemplo.Manual de Ofimática Ejemplo de una base de datos Imaginemos que poseemos un almacén de ropa y deseamos almacenar en una base de datos toda la información referente a nuestros artículos. así como tablas que reflejaran la facturación que realizamos en nuestras ventas diarias. Programas. A nuestra base de datos la podríamos llamar Almacenes Gómez y de momento. podríamos tener tablas que contendrían la información de nuestros proveedores. los vaqueros Levis 501 o las camisetas de algodón blancas Nike. lo que quiere decir que no tendremos números de referencia repetidos. sólo va a estar compuesta por una tabla donde introduciremos los datos de nuestro catálogo de moda. Cada una de estas gamas de productos serán únicas. cada registro tendrá toda la información referente a un artículo concreto. A esta tabla la llamaremos Artículos y se compondrá de los siguientes campos:       Nº de Referencia (el código de cada artículo) Descripción Color Número de unidades Precio unitario de compra Precio unitario de venta En esta tabla. Iniciar Access Podemos iniciar Access desde un acceso directo en el escritorio si lo tuviéramos o desde el botón Inicio. Adicionalmente. algo así como nuestro carné de identidad. 98 .

antes de empezar a trabajar con los diferentes objetos de la base de datos deberemos crearla proporcionándola un nombre. Para poder trabajar con una base de datos primero ésta debe ser creada. En nuestro caso seleccionaremos la opción Base de datos en blanco. Creación de una base de datos El primer cuadro de diálogo que aparece al arrancar Access tiene por título Microsoft Access. A esta ventana se le suele llamar Ventana de Introducción. En este cuadro se tienen las opciones de crear una nueva base de datos en blanco. 99 .Manual de Ofimática Microsoft Access. El programa también se inicia si hacemos doble clic sobre un fichero de base de datos (. crearla mediante un asistente o abrir una base de datos que ya esté grabada en alguna unidad de disco.mdb) desde el Explorador de Windows. Por lo tanto.

Al pulsar el botón correspondiente al tipo de objeto. estemos donde estemos pulsando el botón de la barra de herramientas . Esta ventana también se denomina Ventana Principal de la Base de Datos y en cualquier momento podemos retornar a ella. macros y módulos. escribiremos Almacenes Goméz en el cuadro Nombre de Archivo y para que se almacene en una carpeta accesible. informes. se muestra en la ventana de la base de datos la lista de objetos existentes de este tipo. formularios. 100 . pulsaremos el botón Mis Documentos Objetos de Access En la parte izquierda de la ventana de la base de datos se observan siete botones con los nombres de los tipos de objetos que puede poseer una base de datos: tablas. consultas.Manual de Ofimática Escribimos el nombre de la Base de Datos En nuestro ejemplo de base de datos.

Manual de Ofimática

Objetos de Access

Cada objeto de la base de datos se puede abrir, cambiar su
diseño o crear un nuevo objeto del mismo tipo presionando en
los botones correspondientes:
.
Creación de Tablas
La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos.
Es lo primero que se crea, antes que cualquiera de los otros
objetos.
Como resumen, una tabla es un conjunto de datos
estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros).
En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la
información de la base de datos.
Lo más correcto es elegir la Vista Diseño
estructura y dejar la Vista Hoja de Datos
registros.

para crear la

para introducir los
101

Manual de Ofimática

Vista Diseño. Tipos de Campos
En esta vista habrá cierta información a introducir. Los
siguientes conceptos son básicos para la creación de cualquier
tabla:

 Nombre del campo: es el nombre que se va a asignar a
cada campo del registro. Este es necesario para poder
identificar cada información tratada.

 Tipo de información: indica qué clase de datos se van a
almacenar en el campo. Estos tipos pueden ser los
siguientes:






Texto: se pueden introducir en el campo todo tipo
de caracteres desde números a letras, pasando por
signos y símbolos. Acepta hasta 255 caracteres.
Numérico: sólo se pueden introducir números, con
signo o sin él.
Moneda: igual que numérico excepto que maneja
con mayor precisión cifras decimales.
Fecha / Hora: sólo acepta fechas u horas como
datos y tiene un ancho de ocho caracteres.
Sí / No: campos de una sola posición que aceptan
valores Sí o No.
Memo: campos que aceptan largas entradas de texto
(comentarios, anotaciones...). Estos campos tienen
una longitud de 32.000 caracteres aunque pueden
estar limitados por la memoria del sistema.
Autonumérico: campos numéricos que se
autoincrementan al añadir registros.
Objeto OLE: estos campos establecen enlaces con
datos generados por otros programas.

102

Manual de Ofimática


 Descripción: esta información es opcional. Su finalidad es
informar del tipo de dato almacenado en el campo.
Ejemplo
Para crear nuestra tabla Artículos, presionaremos la opción
Crear tabla en vista diseño. En la cuadrícula introduciremos los
nombres de nuestros campos y al lado indicaremos de qué tipo
son, tal y como se muestra en la figura.

Campos de la tabla Artículos

Propiedades de Campos
Cada campo tiene, además, ciertas propiedades
independientes que personalizan la entrada de datos. Ciertas
propiedades son comunes a todos los tipos de campo mientras
que otras son específicas del tipo de campo. Todas ellas tienen
un valor por defecto, por lo que podemos no modificar todas las
propiedades sino sólo aquellas que nos interesen. Para alternar
entre la cuadrícula superior y la inferior podremos utilizar la
tecla F6. Estas propiedades son las siguientes:
Máscara de entrada: Se puede predeterminar el tipo de
valor que el campo puede contener, cambiando la plantilla de
entrada. Una máscara de entrada de datos es una lista de
caracteres que indican el tipo de caracteres que se pueden
introducir en cada posición del campo. Estos caracteres son los
siguientes:
103

Ya que en algunos campos se suele introducir un dato con mayor frecuencia. una edad negativa). Formato: ACCESS define varios formatos de presentación predeterminados para cada tipo de campo de forma que los datos aparezcan presentados de diferente forma a como han sido introducidos. Valor predeterminado: un campo puede ofrecer un valor por defecto en vez de aparecer vacío. Si no deseáramos el valor predeterminado sólo deberíamos escribir el nuevo dato en el campo. Regla de validación: permite definir condiciones previas a la introducción de datos. una tabla de clientes donde casi todos fueran de la provincia de Vizcaya. Por ejemplo.Manual de Ofimática Requerido: si la propiedad de este campo se cambia a SI. Opcionalmente. Texto de validación: Mensaje alternativo al mostrado por ACCESS cuando un dato no cumple la regla de validación. mejorando la presentación de los mismos. definiendo ese dato como valor predeterminado se evita escribirlo. se etiqueta cada campo en los listados de pantalla con el nombre del campo. el programa emite un mensaje de error. Mediante esta opción se evita la introducción de datos inexactos o erróneos (por ejemplo. Si un dato no cumple las condiciones. Para cada campo se muestran los tipos de formato y un ejemplo de su presentación. 104 . tendremos la obligación de rellenar los datos del campo antes de poder pasar a otro. Título: por defecto. en esta opción se puede definir cuál será el texto que aparecerá en la etiqueta.

Creación de un campo clave Un campo clave es un campo que no puede estar repetido y que indicará que nuestro listado de elementos se ordenará siempre por ese campo. acortando su longitud de 50 a 30. lo que facilita en gran medida la búsqueda de cualquier artículo conociendo su campo clave. Si no hemos establecido ninguno. Propiedades del campo Color Estableceremos los campos de precio de compra y precio de venta con formato de euros. Access nos informará de ello al cerrar la ventana de diseño de la tabla y nos recomendará la creación de una campo clave. para que los visualicemos en pantalla con sus decimales y el símbolo del euro. 105 . cambiaremos las propiedades del campo color.Manual de Ofimática Ejemplo Para nuestra tabla Artículos.

Si observamos las propiedades de este campo veremos que la propiedad Indexado ha cambiado al estado Sí y entre paréntesis aparece la expresión sin duplicados. o seleccionaremos en el menú Edición Clave principal. Pulsamos sobre la llave de la barra de herramientas y automáticamente aparecerá una llave al lado del nombre del campo. seleccionaremos el campo que queremos establecer como principal. en el que los nombres de campo se muestran en la parte superior y cada nuevo registro se sitúa en una fila horizontal. Simplemente iremos tecleando la información en cada campo. y pulsaremos el icono que representa una llave en la barra de herramientas. en vista Diseño. Ejemplo de campo clave En la tabla Artículos.Manual de Ofimática Para crear un campo clave. 106 . indicando que es un valor que no se puede repetir. Se pueden deshacer los cambios en un campo antes de modificar otro mediante la tecla Escape. El La presentación de los datos se realiza en formato de tabla. Introducción de Datos con la Vista Hoja de Datos Para la introducción de datos elegiremos la Vista Hoja de Datos. seleccionamos el campo numref haciendo un clic en el selector de registro. Esta operación anula cualquier otro índice principal definido en la estructura de la tabla. Cuando se finaliza de introducir la información para un campo se pulsa la tecla <Enter> y Access pasa el cursor al siguiente campo de la base.

etc a las celdas que conforman la Hoja de Datos. No se pueden dar formato a columnas o filas de forma individual. Negrita Cursiva Subrayado Alineación Izquierda Alineación Centrada Alineación Derecha Selector de campo. Las mismas opciones podemos encontrarlas en el menú Formato Fuente o Formato Hoja de Datos. Barra de Formato Con la barra de Formato podremos dar color. Tipo de Fuente a elegir entre las de la lista Color de Fondo 107 . Este cambio de letra afecta tanto a las cabeceras de campo como a los datos de los registros. Al aplicar un formato de los que aquí se mencionan. sombras. También se puede cambiar el tipo de fuente con el que representar los datos en Formato Fuente. Para finalizar la introducción sólo es necesario cerrar la ventana del Diseño / Hoja de Datos y Access almacena los datos en el disco. automáticamente se aplican a toda la tabla.Manual de Ofimática Para introducir información en un campo memo podemos utilizar la combinación <Mays>+<F2> (combinación que realiza un zoom sobre el contenido del campo) obteniendo una pantalla de edición en la que se puede escribir. rellenos. Permite desplazar el cursor al campo elegido de la lista.

Las tablas se relacionan a través de campos comunes que existen en ambas.   Relación uno a varios: Esta relación trabaja con una 108 .Manual de Ofimática Color de Texto Color de Cuadrícula Estilo de los bordes Tamaño del Texto Efectos de celdas Relaciones entre Tablas En el diseño de una estructura de datos es fundamental distribuir todos los datos en tablas que agrupen aquellas informaciones más coherentes entre sí. Por ello es preciso crear campos de tipo clave cuya función exclusiva es permitir la relación entre las distintas tablas. al rellenar un nuevo registro no es necesario repetir las mismas informaciones (por ejemplo. De esta forma. procediendo posteriormente a establecer relaciones entre las distintas tablas. Dependiendo de las características de estos campos podemos encontrar tres tipos diferentes de relaciones. introducir ocho veces los datos de un cliente si éste realiza ocho pedidos). Para establecer una relación se debe acudir a la opción Relaciones en el Menú Herramientas o pulsar el botón correspondiente de la barra de herramientas. que Access detecta automáticamente siguiendo los siguientes criterios:   Relación uno a uno: Los campos usados para relacionar las tablas son claves primarias en ambas tablas.

  Ventana para definir tipo de relación Si aún no hemos seleccionado ninguna tabla la ventana Mostrar Tablas nos permitirá ir agregando las tablas necesarias para establecer las relaciones. También podemos establecer las relaciones pinchando en el campo de una tabla y arrastrándolo y soltándolo sobre el campo deseado de la otra tabla. A continuación podremos establecer los parámetros de las relaciones desde la ventana Modificar Relaciones. La inserción. Otras opciones disponibles de la ventana arriba mostrada tienen que ver con la integridad referencial.Manual de Ofimática tabla principal donde el campo por el que relacionamos es la clave principal y otra secundaria donde el campo conector no se constituye en clave principal. con lo que ambas quedarán relacionadas por dicho campo.   Relación Varios a Varios: Este modelo de relación utiliza campos que no constituyen clave principal en ninguna de las tablas a relacionar. supresión o modificación de campos en un tabla que puedan repercutir en su tabla relacionada puede ser 109 . o normas básicas que deben tener las tablas relacionadas para garantizar la fiabilidad de los datos.

que por error. que actualizará automáticamente cualquier cambio producido en el campo de una tabla en sus correspondientes tablas relacionadas. Access impedirá. El control de Access todavía irá más lejos si marcamos las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los campos relacionados. utilizaremos la orden del menú Edición Suprimir. Si sólo deseamos modificar cualquier atributo de la relación lo haremos desde el menú Relaciones Modificar Relación o pulsando doble clic sobre las líneas conectoras entre tablas. Si necesitamos sacar más tablas pulsaremos 110 . También podemos hacer clic en las líneas conectoras que señalan la relación y usar la tecla Suprimir del teclado. Aspecto de cuatro tablas relacionadas Para suprimir relaciones previamente establecidas. Podemos relacionar varios grupos de tablas en la misma ventana de Diseño. dañemos los datos de tablas relacionadas.Manual de Ofimática controlado por Access marcando la casilla Integridad Referencial. Así.

Si no utilizamos esta opción. Para volver a mostrar de nuevo todas las relaciones podemos utilizar el botón Mostrar todas o el comando análogo del menú Relaciones. pero no los símbolos del tipo de relación que existe entre ellas. posteriormente utilizado como base para realizar nuevas consultas o realizar listados de dichos registros. Los símbolos que indican el tipo de relación que se establece entre las tablas sólo aparecerán en pantalla cuando marcamos la opción Integridad Referencial. pero no suprime las mismas. Para mostrar únicamente las tablas relacionadas directamente con un tabla pulsaremos el botón Mostrar Directas o el comando del menú Relaciones. Las tablas tal y como aparecen en la ventana Relaciones pueden moverse arrastrándolas por la barra de título. sólo veremos líneas conectoras que relacionan las tablas. Esto oculta los dibujos de las relaciones. Si sólo deseamos ocultar un tabla en el diseño actual usaremos otro comando del menú Relaciones llamado Ocultar tabla. Consultas a la Base de Datos Una consulta a una base de datos consiste en la extracción de una colección de registros que cumplen unas condiciones establecidas por nosotros. El resultado de esta consulta puede ser. 111 .Manual de Ofimática el botón Mostrar tablas o utilizaremos el comando del menú Relaciones Mostrar Tablas. Si nos estorban las relaciones establecidas anteriormente podemos borrar el diseño actual de la pantalla con el botón Borrar Diseño o el comando del mismo nombre del menú Relaciones. y añadiremos las nuevas tablas.

solo veremos en pantalla los campos cuyos nombres aparezcan en la fila correspondiente de la cuadrícula de diseño.Manual de Ofimática La ventana de consulta se divide en dos áreas. sino que con pincharlos y arrastrarlos desde las tablas será suficiente. Al comienzo de cada consulta deberemos establecer cuáles son las tablas que deben intervenir en la misma. Los registros localizados se mostrarán en el orden en el que se encuentran almacenados en la tabla. Cuando realizamos una consulta en la vista Diseño dispondremos de la llamada Cuadrícula de Diseño que consta de los siguientes elementos:   Nombre de campo: Finalizada la consulta. En la superior se muestran las tablas y consultas que intervienen en la consulta que se está diseñando. dispondremos del botón Mostrar Tablas . Para que se muestren ordenados por un campo determinado se debe activar la ordenación en dicho campo.   Orden. Esta operación se puede aplicar en múltiples campos teniendo en cuenta que la prioridad en la ordenación se realizará tomando como primer campo ordenado al campo 112 . Esta puede ser ascendente o descendente. Para llevar todos los campos de golpe a la cuadrícula podemos utilizar el asterisco que aparece al principio de cada tabla y que actúa como comodín. Si varios registros ordenados almacenan el mismo dato se puede indicar en un segundo campo un orden para dicho grupo de registros. Si posteriormente necesitáramos de más tablas. No es necesario teclear los nombres. También podemos hacer doble clic sobre el nombre de la tabla y se seleccionarán todos los campos para arrastrarlos. En la parte inferior se muestran los campos que intervienen en la consulta.

Un criterio se compone del nombre del campo. La activación de esta casilla determina que el campo se mostrará en la tabla final. Diseño de consulta   Mostrar.   Criterios: En esta casilla se escriben las expresiones que describen las condiciones que deben cumplir los registros para ser válidos. siguiendo esta norma para todos los campos con definición de orden. la cual se hace evidente por una gruesa barra vertical situada entre dos de los campos de la consulta. pero por razones de visualización se puede desactivar cada campo independientemente. todos los campos incluidos están activados. Para reubicar un campo en otra posición se selecciona previamente haciendo clic en la zona superior del mismo y luego se arrastra hasta su nueva posición. Por defecto. un operador y un valor constante de validación. 113 .Manual de Ofimática seleccionado que se encuentre más a la izquierda.

o del botón Hoja de datos . Dicha tabla se puede manejar como cualquier otra tabla creada por nosotros. Si la información es alfanumérica aparecerá expresada entre comillas. Operadores lógicos Cuando se trata de especificar varios criterios para el mismo campo se dispone de los siguientes operadores lógicos: 114 . Para ejecutar la consulta disponemos de la opción de menú Ver Vista Hoja de datos. Si es necesario realizar cualquier modificación sobre la consulta el usuario puede acceder de nuevo a la vista Diseño a través del menú Ver Vista de Diseño o con el botón correspondiente .Manual de Ofimática Operadores de comparación (relacionales) Los operadores de comparación o relacionales pueden ser los siguientes: = Igual > Mayor que >= Mayor o igual a < Menor <= Menor o igual a <> Distinto de / No igual a entre n Y n2 Entre los valores n y n2 (incluidos) Todos aquellos registros que cumplen la condición específica se suman a la lista de registros de la tabla final. apareciendo la tabla de respuesta con los registros válidos. así como el botón Ejecutar o la opción del menú Consulta Ejecutar. Si la constante es una fecha aparecerá encerrada entre '#' (almohadilla).

Estas operaciones se seleccionan en el menú Consulta o en sus botones correspondientes de la barra de herramientas y para llevarlas a cabo será necesario seleccionar la opción Ejecutar. Para ello. Tipos de Consultas Todas las operaciones de consulta que se realizan por defecto son consultas de selección . el programa incluye una nueva línea llamada "Actualizar a" en la que se debe escribir la nueva información.   O: Permite que sólo uno de los criterios (el de su izquierda o el de su derecha) sea válido para aceptar un registro en la tabla de resultado. Pero también se pueden realizar otras operaciones. las cuales permiten el mantenimiento de las tablas con un mínimo esfuerzo. 115 . creando los campos que se activan en la visualización del resultado. es decir. mostrando sólo los campos que el usuario indica. Consulta de Actualización.Manual de Ofimática   Y: Fuerza a que se cumplan tanto la condición de su izquierda como la de su derecha. También se pueden situar varios criterios en distintas líneas. utilizando unos filtros de condición se extraen una serie de registros de una tabla o tablas. Esta opción permite cambiar la información almacenada en los campos de los registros indicando cuál es su nuevo valor. La opción Creación de tabla genera una tabla con los registros que cumplan los criterios. Consulta de Creación de tabla. Si uno de los criterios no se cumple el registro no es válido. ejerciendo el mismo efecto que separando los criterios mediante este operador.

En este caso. La ejecución de esta consulta produce una salida en forma de tabla en la que se cruzan las informaciones seleccionadas de la tabla. Consulta de Tabla de referencias cruzadas. Formularios Los Formularios sirven a distintos propósitos. Si en alguno de los campos no se rellena esta información. 116 . un campo que ejerza de columna y otro que opere como fila. Para cada campo se añade la línea "Eliminar". Consulta de Eliminación. el contenido del campo no se añadirá. hasta la constitución de una auténtico panel de control desde el que lanzaremos otros formularios.Manual de Ofimática Consulta de Datos anexados. Los Formularios también pueden ser pantallas interactivas en las que el usuario introduzca las opciones de consulta y edición que estime oportunas. donde para cada campo se escribe el término "Dónde" que significa "Para cada registro que cumpla el criterio". al cuál se le indicará el tipo de operación de resumen que debe mostrar en la selección final. La coordenada de cruce representará el resumen de un tercer campo seleccionado. Debido a complejidad de esta consulta se puede utilizar el Asistente para Consultas de Tabla de Referencia Cruzada. se añade la línea "Añadir a" en la cual el usuario debe especificar para cada campo hacia qué campo de la tabla de destino se deben copiar los registros. En este caso. desde la simple introducción de datos en pantalla con un diseño atractivo. al menos. permitiendo obtener datos resumidos en cada cruce de datos. En este caso se debe indicar. Permite añadir registros a una tabla existente. informes o consultas. los registros que cumplan los criterios de selección serán borrados de la tabla indicada.

Tabular. 3. Elegir una distribución para los datos en pantalla entre los modelos En Columnas. Es una forma casi instantánea de hacer formularios. en Tabla y en Hoja de Datos. La Vista Formulario será la Vista en la que el Formulario funcionará una vez terminado su diseño para cumplir son los objetivos para los que fue diseñado.Manual de Ofimática En la columna de objetos haremos clic en la opción Formularios. Con Asistente El Asistente nos irá pidiendo los siguientes datos: 1. podemos utilizar los Autoformularios en sus tres modalidades: Autoformulario en Columnas. Los campos que queremos incluir en el formulario y a qué tablas pertenecen. Justificado y Hoja de Datos. Se nos permitirá recurrir a un Asistente que nos ofrecerá los diseños predeterminados de Access o podremos realizar nuestras propias presentaciones o retocar el trabajo del Asistente accediendo a la Vista Diseño. Si antes de entrar al Asistente tenemos claro la distribución que queremos para los datos y vamos a representar todos los campos de una sola tabla. Elegir un modelo de formulario entre los preestablecidos de Access que afectará al formato del mismo. 2. Formularios en Vista Diseño Si entramos en la ventana de diseño nos encontraremos con una serie de elementos destinados por completo al diseño de los formularios: 117 .

así como los encabezados y Pies de Página. como el área de Detalle. 118 .Manual de Ofimática   Menús: en la parte superior de la pantalla aparecen las diversas opciones que puede elegir el usuario. Esta área a su vez se compone de diferentes secciones. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados Controles u Objetos de Tipo Control. Podemos acceder a ellos activando la Barra de Herramientas desde el menú Ver. Los controles son los componentes habituales de las ventanas y diálogos de Access y otras aplicaciones Windows.   Regla: muestra una regla que ayuda al usuario a colocar los elementos de diseño. Escogido un control se determina su ubicación y tamaño dibujándolo en el área de diseño. Otras secciones que podemos incorporar serán los Encabezados y Pies de Formulario. Etiquetas: contienen los nombres de los campos Marco de Imagen inserta imágenes en el formulario.   Pantalla de diseño: la superficie sobre la que colocar los distintos elementos de diseño. que aparece por defecto. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto. Puede redimensionarse su aspecto básico arrastrando sobre los laterales de la pantalla de diseño. Estos son los más comunes: Cuadros de edición o Cajas de Texto se utilizan para introducir y editar campos. Adicionalmente se puede mostrar una cuadrícula que permite ajustar con exactitud los elementos (mostrándolos alineados entre sí).

Marco de Objeto Independiente. Grupo de Opciones. desde una 119 . Hace uso del Asistente. También hace uso del Asistente para controles si éste está activado. mientras que los cuadros de lista permiten seleccionar valores múltiples. Botón de Comando. Es muy similar al anterior con la salvedad de que permite escribir en la caja un valor no contemplado en el listado predeterminado de valores. etc. Permitirá escoger un valor entre el listado completo al pulsar en la flecha ubicada en el extremo derecho. Los siguientes expuestos son ideales para representar campos de tipo lógico Si / No: Botón de Alternar Botón de Opción Casilla de Verificación Otros controles que podemos insertar son: Cuadro de Lista para campos en los que tenemos una lista de valores limitada. Este botón no representa ningún tipo de campo en concreto. incrustado o vinculado. Sirve para insertar cualquier tipo de objeto. Cuadro Combinado. Su finalidad es la misma que el Cuadro de Lista. Representa el mismo tipo de campos con la salvedad de que sólo permite escoger un único valor. En su interior podemos colocar texto o imagen. Si tenemos el botón Asistente para controles activado será mucho más sencillo crear este tipo de controles. un programa externo.Manual de Ofimática El resto de controles nos servirán para poder representar campos con características especiales. Sirve para lanzar la ejecución de una macro.

Las propiedades del mismo que podemos modificar desde el Formulario Principal son menores que las que podemos modificar cuando lo abrimos como Formulario Independiente. En las solapas podemos escribir texto o insertar una pequeña imagen. Es una buena opción para ver en pantalla todos los datos de dos tablas relacionadas. Formulario / Subformulario. Sirve para representar cualquier campo de tipo OLE que tengamos en una de nuestras tablas. Marco de Objeto Dependiente. Permite crear un control de tipos Fichas de Windows. Para hacer esto último haremos doble clic sobre el subformulario pero sin haberlo seleccionado previamente o simplemente lo abriremos como Formulario Independiente y modificaremos sus propiedades. El usuario podrá pasar de una a otra pulsando en las pestañas correspondientes. Control Ficha. Se pueden agregar más fichas de las que salen por defecto. Permite insertar un segundo formulario dentro de otro llamado Formulario Principal. podemos hacer doble clic sobre él y el objeto se abrirá en su aplicación correspondiente para su edición. Este segundo formulario puede estar ya hecho y grabado como formulario independiente o se puede generar sobre la marcha con ayuda del Asistente. 120 . etc. que se verán actualizadas en el Formulario Principal. Así.Manual de Ofimática imagen hasta documentos generados por otros programas. Una vez insertado un objeto. los podemos distribuir en diferentes fichas. suprimirlas. Se utiliza cuando queremos representar una gran cantidad de datos en pantalla.

Cuando se han ubicado elementos en el Diseño éstos pueden desplazarse y redimensionarse. Este control simplemente nos ayuda a dibujar líneas Rectas en el Formulario para decorarlo o separar bloques de datos. por ejemplo.Manual de Ofimática Salto de Página. En la Ventana que aparece podemos pinchar en cualquier campo y arrastrarlo al área de trabajo. pero permite trazar rectángulos. Nos permitirá obtener un Registro por página. Rectángulo. Para distribuir los campos por el área de diseño. por lo tanto. Líneas Rectas. utilizaremos cualquier de los controles anteriores o pulsaremos el botón Lista de Campos (Menú Ver Lista de Campos). Simplemente insertar un salto de Página que afectará a la impresión del Formulario. Con la misma finalidad que el control anterior. Explicación de controles 121 .

aunque no es estrictamente necesario. El informe se basa habitualmente en una consulta o tabla almacenada en la base de datos. por el contrario si suprimimos un etiqueta su control asociado permanecerá en pantalla.Manual de Ofimática Para dar forma a los controles podemos utilizar la barra de Formato en la ventana de Diseño del formulario. Vista Preliminar y Vista Previa de Diseño. Informes Los informes permiten mostrar la información de una manera detallada y elegante y son habitualmente utilizados para generar resúmenes y balances para los directivos.3. hojas de datos y módulos. 122 . el catálogo de la compañía y en general cualquier información que vaya a ser impresa.   La ventana Vista Previa Del Diseño está disponible para informes en la vista Diseño. Se puede decir que un informe es la manera más eficiente de mostrar información. Las Vistas que maneja un informe son Vista diseño. Al borrar un control se borra su etiqueta asociada. informes. La Vista previa del diseño proporciona una visión rápida del diseño básico de un informe pero puede no incluir todos los datos del mismo. La eliminación de un control se realiza mediante su selección y el uso de la tecla Suprimir. Si queremos dar un formato global que afecte a todos los controles de nuestro Diseño y al fondo del formulario podemos usar la orden Autoformato del menú Formato o pulsar el botón de la barra de Herramientas . Por lo tanto. albaranes y facturas para los clientes. se dispone de dos ventanas de vista previa:   La ventana Vista Preliminar está disponible para formularios. Prácticamente encontraremos las mismas opciones que en la barra de formato explicada en la sección 3.

123 . Para comenzar a generar un informe seleccionamos el objeto Informes en la Ventana Principal de la Base de Datos y pulsamos Nuevo.  Informes de Grupos y Totales son muy utilizados. Entre las opciones encontraremos la posibilidad de generar tipos de informes como los que acabamos de enumerar.Manual de Ofimática Tipos de Informes  Informes de una Columna imprimen en una columna de cuadros de texto los valores de cada registro de una tabla o consulta.  Etiquetas Postales son un tipo especial de informe. Seleccionar las tablas y campos que van a formar parte del informe.  Informes Tabulares presentan una columna para cada campo de la tabla o consulta e imprimen los valores de los registros en las filas situadas bajo el encabezado de las columnas. Si queremos poner todos lo campos de una determinada tabla podemos pulsar directamente el botón >>. seguiremos estos pasos: 1. Se utilizan para imprimir nombres y direcciones (u otros datos) en grupo. Una vez dentro del asistente. Se aconseja utilizar un Asistente y luego pasar a la Vista Diseño para perfeccionar el trabajo. La característica Autoinforme de Access crea un informe de columna simple con una sola pulsación del botón Autoinforme de la barra de herramientas.  Informes de Varias Columnas se crean a partir de informes de una columna incluyendo varias columnas en una misma página. Agrupan los registros y resumen la información imprimiendo subtotales y totales.

Elegir el estilo del informe. Alinear a la Izquierda 1. Esquema 1. los campos por los que se van a realizar las agrupaciones y por tanto cómo se organiza el informe. Marcar la opción Ajustar los campos para que no queden partidos al imprimir. gráficos. 4. Elegir la disposición de los datos en el informe entre varias predeterminadas: En Pasos. sonido. La filosofía del funcionamiento de PowerPoint es la misma que unas diapositivas que vamos pasando manual o automáticamente. Bloque. 3. Poner nombre al informe. Trabajar con Power Point 124 . vídeos. 5. Se pueden ordenarlos registros de los grupos en base a cualquier campo hasta un máximo de cuatro. es decir.Manual de Ofimática 2. Elegir el criterio de ordenación de los registros. Esquema 2. 6. Elegir la Orientación del Papel: Horizontal o Vertical. 7. Power Point ¿Qué es Power Point? Power Point es un programa de creación de aplicaciones visuales en forma de demostraciones y presentaciones. Seleccionar el Nivel de Agrupamiento. donde se nos muestran textos. Podemos tener varios niveles de agrupamientos. etc. Alinear a la Izquierda 2.

barras de botones. las barras de menús. 125 . etc. Dibuje y escriba lo que desee en una página de notas. o bien con un asistente para autocontenido. cuando cree composiciones de “visualización progresiva”. o una presentación en blanco ó abrir una presentación ya existente.  Vista Clasificador de diapositivas: Esta vista es la más apropiada para ordenar diapositivas. La primera pantalla que nos aparece nos permite crear una nueva presentación. Active cada vista haciendo clic en el botón correspondiente. Cómo utilizar las diferentes vistas de Power Point PowerPoint dispone de cinco vistas. o desde el menú Ver de la barra de menús. y cuando modifique el aspecto de una diapositiva.  Vista Página de notas: Con esta vista puede crear notas para el moderador.  Vista Esquema: Use esta vista cuando trabaje con títulos de diapositivas y con el texto principal. agregar transiciones y calcular el tiempo.  Vista Diapositiva: Use esta vista cuando incorpore texto y elementos gráficos. Es la más adecuada para organizar y desarrollar el contenido de una presentación.Manual de Ofimática Se puede iniciar PowerPoint desde el menú de Inicio o desde un acceso directo creado previamente en el escritorio. denominadas animaciones. son las típicas de cualquier aplicación de Windows 95/98. situado en la parte inferior de la ventana principal. cada una de las cuales proporciona una manera distinta de examinar el trabajo. o una plantilla. Las partes de la ventana de PowerPoint.

haga clic en el Menú Archivo Nuevo y. haga doble clic en Presentación en blanco. en la ficha General. haga clic en Nuevo y. las animaciones y calcular el tiempo. Las presentaciones creadas con el Asistente para contenido contienen sugerencias para ubicar los distintos tipos de información y para organizar esta información en un formato de presentación eficaz. con un formato ya elaborado). También puede crear una nueva presentación sin usar el Asistente.Manual de Ofimática  Presentación con diapositivas: En esta vista. Para utilizar una plantilla prediseñada (es decir. el tipo de diapositiva que vamos a usar para comenzar la presentación. 126 . la diapositiva abarca toda la pantalla y puede ver el efecto de las transiciones. Posteriormente iremos añadiendo nuevas diapositivas utilizando el Menú Insertar Nueva Diapositiva o el botón de la barra de herramientas estándar . Para abrir una presentación en blanco. y eligiendo de la ventana Nueva Diapositiva mostrada anteriormente. haga doble clic en Asistente para autocontenido en la ficha Presentaciones y. Crear una presentación nueva La manera más rápida de crear una presentación nueva es utilizando el botón de la barra de herramientas estándar representado por un folio en blanco . Puede conseguir una valiosa ayuda para crear y organizar su presentación con el Asistente para autocontenido de PowerPoint. Una vez elegido el tipo de presentación que desea crear. a continuación. Para usar el asistente. siga las instrucciones del asistente. haga clic en Nuevo (menú Archivo). el asistente usa la información proporcionada para ayudar a crear un esquema de presentación.

Si hace clic en el icono de diapositiva situado junto a un título. Para acceder a esta opción simplemente elegiremos la opción de Presentaciones. Escribir el texto    Cada línea de texto que escriba en un esquema se convertirá automáticamente en el título de una diapositiva o en una viñeta dentro de una diapositiva. Puede hacer clic a la izquierda de una viñeta y arrastrarla a otra ubicación. podrá arrastrar la diapositiva y todo el texto subordinado. haga doble clic en el diseño que desee. Selección del tipo de presentación Otra manera de trabajar es utilizar cualquiera de las presentaciones ya estructuras y diseñadas por PowerPoint atendiendo a las exposiciones más comunes que se pueden hacer dentro de una empresa.Manual de Ofimática en la ficha Diseños de presentaciones. 127 .

es el momento de decidir qué aspecto va a tener.Manual de Ofimática   Para crear un nuevo elemento en la viñeta. cree primero una viñeta y. tramas. Selección del aspecto 128 . haga clic en el botón Aumentar hasta que la viñeta se convierta en un icono de diapositiva. Elegir el aspecto Una vez escrita la información. También podemos utilizar la opción Fondo para elegir un color sólido como fondo de la diapositiva o una combinación de colores en degradados. Use el comando Aplicar diseño (menú Formato) para seleccionar uno de los diseños profesionales de PowerPoint. a continuación. texturas. Para crear una diapositiva nueva. haga clic al final de una línea de un elemento existente en a viñeta y presione ENTER. o incluso podemos utilizar un fichero de imagen del disco para aplicarlo como fondo a toda la diapositiva o a una parte de ella.

Las transiciones de diapositivas y animaciones permiten controlar mejor el ritmo. y películas. una forma muy cómoda de ver y seleccionar imágenes prediseñadas. Animaciones y transiciones Si desea evitar que el público siga leyendo mientras usted aclara algún punto anterior de la diapositiva. Use los comandos Preestablecer animación y Personalizar animación (menú Presentación) para 129 . Las animaciones de texto y gráficos atraen la atención y ayudan a transmitir el mensaje al público. sonidos. Esto se conoce como presentación progresiva. Use las herramientas de dibujo de la barra de herramientas Dibujo para centrar la atención en la información importante. Importe gráficos de otros programas con los comandos Objeto e Imagen (menú Insertar). Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo para obtener el máximo provecho. Agregue elementos multimedia con el comando Películas y sonidos (menú Insertar). Es posible utilizar efectos multimedia como sonido y vídeo para obtener el máximo provecho. gráficos. Preparar presentaciones electrónicas Las presentaciones electrónicas ofrecen varias ventajas:      Puede hacer cambios hasta el último minuto. cada vez que haga clic con el ratón. aparecerá otro elemento de texto o gráfico en la diapositiva. cree animaciones.Manual de Ofimática Agregar imágenes El botón Insertar imagen prediseñada abre la Galería de imágenes de Microsoft. En las animaciones.

para animar un carácter. Puede incluir elementos de texto. Podemos utilizar las opciones que nos presenta la barra de herramientas de animaciones para poder probar distintos efectos. Orden que tiene el objeto seleccionado en la secuencia de animaciones. pero esta vez se aplican sobre los caracteres individualmente. puede atenuar. Podemos aplicar la animación al título o al texto Aquí tenemos 4 efectos distintos para aplicar sobre el movimiento Otros cuatro efectos. Accedemos a la ventana Personalizar Animación Usaremos la Vista Previa para ver como queda Barra de herramientas de la animación 130 .Manual de Ofimática aplicar animaciones a los elementos seleccionados de una diapositiva. Cuando pase al siguiente elemento de una animación. ocultar o cambiar de color los elementos ya mostrados. como viñetas y títulos. Puede crear también varias animaciones por diapositiva y decidir el orden en el que van a activarse. una palabra o un párrafo cada vez.

Al crear y organizar una presentación. haga clic en Mostrar. haga clic en el menú Herramientas-Expandir diapositiva para crear un nuevo conjunto de diapositivas a partir 131 .Manual de Ofimática También puede agregar transiciones especiales entre diapositivas haciendo clic en Transición de diapositiva (menú Presentación). Crear una diapositiva en una presentación. Por ejemplo. a continuación. lo que complica en exceso la diapositiva. seleccione su nombre en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y. en caso de que no haya más espacio en una diapositiva. Organizar las presentaciones Si por lo que sea tenemos que hacer una presentación y dirigirla a varios públicos deberemos simplificar y organizar el material de manera que pueda servir para distintos fines. Estas diapositivas se definen haciendo clic en el menú Presentación-Presentaciones personalizadas. Cada viñeta de la diapositiva tiene a su vez más viñetas. incluidos los efectos de sonido. tal vez descubra que algunas diapositivas contienen demasiada información. Al pasar a la diapositiva siguiente. Crear mini-presentaciones a partir de una presentación maestra. para el desarrollo de productos y para la dirección ejecutiva. Para ejecutar una presentación personalizada. se activarán los efectos de transición que haya aplicado. Para simplificar la presentación. una presentación maestra puede crear presentaciones personalizadas distintas para ventas. Una presentación personalizada es un grupo de diapositivas seleccionadas a las que se les asigna un nombre para facilitar su consulta.

Si optamos por introducir un icono del archivo multimedia correspondiente. podremos animarlo como cualquier otro elemento más de la diapositiva.Manual de Ofimática de la actual. haga clic en Personalizar animación. Cada viñeta de la diapositiva expandida se convierte en una nueva diapositiva. Accedemos a una ventana que nos permite establecer los intervalos entre animaciones. Personalizar las presentaciones En el menú Presentación. 132 . etc. permitir que se ejecute un vídeo o un archivo de sonido durante la presentación.