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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

POLICA NACIONAL

DIRECCIN GENERAL

RESOLUCIN 00176 DEL 26 DE MARZO DE 2013

Por la cual se adopta la actualizacin Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA


En uso de sus facultades legales y

CONSIDERANDO:
Que la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la
Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, en su Artculo 1.
CREACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, establece: Crase el Sistema de Gestin de la
Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin sistemtica y transparente que
permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la
prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estar enmarcada en los
planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. El Sistema de Gestin de la Calidad adoptar en
cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los
usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente.
Que el Decreto 4485 del 18 de Noviembre de 2009, Por medio de la cual adopta la actualizacin de la
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, en su artculo 2 determina que los organismos y
entidades a las cuales se les aplica la Ley 872 de 2003 dentro del ao siguiente a la publicacin del presente
decreto, debern realizar los ajustes necesarios para adaptar sus procesos a la nueva versin de la norma
Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000 Versin 2009
Que el Decreto 4222 del 23 de Noviembre de 2006 Por el cual se modifica parcialmente la estructura del
Ministerio de Defensa Nacional, en su artculo 2 numeral 8, faculta al Director General de la Polica
Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos necesarios
para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional y puede delegar esta funcin de
conformidad con las normas legales vigentes.
Que mediante Resolucin 02360 del 29/06/2012, "Se adopt la actualizacin del Manual del Sistema de
Gestin Integral para la Polica Nacional y se derogan otras disposiciones".
Que en atencin a los preceptos normativos que rigen sobre este tpico, se hace necesario actualizar el
Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, con el fin de contar con un instrumento de
consulta y orientacin para los funcionarios, que permita alcanzar la gestin por procesos facilitando el
cumplimiento de la misin Institucional; por tanto se hace necesario derogar la resolucin enunciada, por
cuanto el contenido del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, contempla los
preceptos y lineamientos establecidos en los documentos mencionados.
Que con fundamento en los anteriores considerandos, se hace necesario adoptar la actualizacin del Manual
del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, con el objeto de lograr mayor calidad, eciencia,
ecacia y efectividad relacionadas con los sistemas, procesos y prcticas que debe utilizar la Institucin,
mediante la elaboracin y aplicacin, entre otros, de tcnicas como el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Vericar,

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Actuar), para el desempeo de sus funciones y alcance de sus objetivos en la prestacin del servicio de
Polica, para lo cual
RESUELVE:
ARTCULO 1. ADOPCIN. Adoptar en todas sus partes el Manual del Sistema de Gestin Integral para la
Polica Nacional, que forma parte contextual de la presente resolucin y que se identificar, as: MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL.
ARTCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. La estructura del
Manual del Sistema de Gestin Integral, estar compuesto por los siguientes captulos, as:
CAPTULO I
GENERALIDADES
ARTCULO 3. OBJETIVO.Dar a conocer a todos los servidores pblicos de la Institucin las caractersticas
generales del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional y su alcance, generando unidad de criterio
en la interpretacin de los componentes del sistema, la interaccin entre ellos, sus caractersticas de
funcionamiento y del sistema en general.
En este manual se establecen las caractersticas de cada uno de los componentes que conforman el
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.
El propsito ulterior de este documento es permitir que cada uno de los miembros de la institucin,
identifique dentro del sistema, cul es su radio de actuacin, las responsabilidades y deberes frente al cliente
y las partes interesadas de la Polica Nacional.
ARTCULO 4. RESPONSABILIDADES.El dueo de proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin
Integral es el responsable por la emisin, modificacin, control y distribucin de este manual y de la validez
del contenido y su formalizacin a travs de las actividades y criterios establecidos en el Procedimiento
Control de Documentos.
Cada uno de los miembros de la Institucin es responsable de hacer un uso adecuado de este documento,
asegurando que para su aplicacin cuente con la ltima versin publicada en la Suite Visin Empresarial.
El dueo, responsable y ejecutor de proceso, son los encargados de verificar la comprensin del presente
documento por parte de los servidores pblicos que laboran bajo su supervisin y que dicho escrito sea
tenido en cuenta en las diferentes actividades que ejecutan sus procesos.
CAPTULO II

REFERENCIAS NORMATIVAS

ARTCULO 5. FUNDAMENTO LEGAL. A partir de la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991,


Colombia adopt el modelo de Estado Social Democrtico de Derecho, y para su mantenimiento requiere de
un cuerpo de Polica con las ms altas calidades humanas y una gran profesionalizacin de sus integrantes,
que le permita cumplir su misin constitucional de preservar el orden pblico interno en condiciones de
seguridad, salubridad, moralidad y ecologa para brindar a los ciudadanos el goce de sus derechos y el
cumplimiento de sus deberes.
El artculo 218 de la norma ibdem establece la responsabilidad social asumida por la Institucin y que ha
sido tomada como la misin de la Polica Nacional.
La Ley 62 de 1993 en su artculo 5 define La Polica Nacional es un cuerpo armado, instituido para prestar
un servicio pblico de carcter permanente, de naturaleza civil a cargo de la Nacin. Su fin primordial es el
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mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas para
asegurar la paz ciudadana.
La expedicin de la Ley en referencia proyecta a la Institucin a la bsqueda del mejoramiento de la calidad
en la prestacin del servicio; esta norma, define en su artculo 2 que: El servicio pblico de Polica se
presta con fundamento en los principios de igualdad, imparcialidad, control ciudadano y publicidad mediante
la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Por tanto, el inters por mantener la
armona social, la convivencia ciudadana, el respeto recproco entre las personas y de stas hacia el Estado,
da a la actividad policial un carcter eminentemente comunitario, preventivo, educativo, ecolgico, solidario y
de apoyo judicial.
De igual forma, la actividad policial se define como una profesin y en consecuencia, todo miembro de la
Polica Nacional debe recibir formacin integral en academias y centros especializados en la cultura de los
derechos humanos, la instruccin tica, los sistemas de calidad, la ecologa, el liderazgo y el servicio a la
comunidad.
ARTCULO 6. NORMOGRAMA. La Polica Nacional con el propsito de dar cumplimento a la elaboracin
del Normograma Institucional, desarroll mediante dos aplicativos que permiten el almacenamiento,
actualizacin y consulta por parte de todos los funcionarios, tanto de la normatividad interna, como la
externa, normas aplicables al desarrollo de las actividades institucionales, as:
Normatividad interna: Aplicativo en la Polired Gua de Disposiciones
Normatividad externa: Aplicativo en la Polired Consulta Jurdica

CAPTULO III
PRESENTACIN INSTITUCIONAL

ARTCULO 7. INFORMACIN GENERAL. La Polica Nacional de Colombia es una Institucin centenaria,


creada el 5 de noviembre de 1891; es la nica fuerza de polica en el pas, por tanto le compete la
conservacin del orden pblico interno y tiene jurisdiccin nacional.

Constitucionalmente hace parte de la Fuerza Pblica, no es deliberante, no puede ejercer la funcin del
sufragio, ni intervenir en actividades o debates de partidos o movimientos polticos. Desde 1953 depende del
Ministerio de Defensa Nacional.

Para garantizar el cumplimiento de su misin y el logro de su visin, tiene funcionarios distribuidos en la


categora de oficiales, suboficiales, nivel ejecutivo, agentes, auxiliares bachilleres, auxiliares de polica y
personal no uniformado, que se encuentran en 2.586 lugares geogrficos del pas (ciudades, municipios,
corregimientos e inspecciones), logrando un cubrimiento nacional.

ARTCULO 8. FORMULACIN ESTRATGICA INSTITUCIONAL. Es uno de los elementos fundamentales


del Direccionamiento Estratgico, precisa el marco filosfico de la Institucin que inspira y moviliza el
accionar institucional, a travs de la definicin de la Misin, Visin, MEGA, Principios y Valores
Institucionales y Polticas Institucionales, convirtindose en el eje de ruta de la Planeacin Estratgica.

ARTCULO 9. MISIN. La Polica Nacional tendr como Misin permanente el mandato establecido en el
Artculo 218 de la Constitucin Poltica de Colombia, que seala:
La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la nacin, cuyo fin
primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades
pblicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. (Art. 218 C.P.C.).
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ARTCULO 10. VISIN. La Visin definida por la Polica Nacional, es la siguiente:


Al ao 2019, la Polica Nacional habr hecho una contribucin de excepcional valor en la convivencia y
seguridad ciudadana para la construccin de un pas prspero y en paz; soportada en el humanismo, la
corresponsabilidad y el trabajo cercano a la comunidad.
ARTCULO 11. MEGA. La MEGA definida por la Polica Nacional, es la siguiente:
La Polica Nacional, prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, que
garantice comunidades seguras, solidarias y en convivencia. Al 2014, alcanzar los ms altos estndares de
credibilidad, confianza y posicionamiento ante los colombianos, destacndose como el mejor servicio policial
de Amrica.
ARTCULO 12. POLTICAS y LINEAMIENTOS
POLTICAS INSTITUCIONALES: La Polica Nacional adopta las siguientes Polticas Institucionales:
Humanismo
1. Humanismo
sentido
comunitario,
con con
sentido
comunitario,
responsabilidad,
estabilidad
y
responsabilidad,
estabilidad
y
efectividad
efectividad
CREECREE

Gerencia
del servicio
7.
del servicio
5. Gerencia

Polica
de vigilancia
2. Polica
de vigilancia

trabajo
en equipo
con con
trabajo
en equipo
la sostenibilidad
parapara
la sostenibilidad
y y
proyeccin
proyeccin
institucional
institucional

posicionada,
posicionada,
reconocida
reconocida
y
enaltecida
y enaltecida

Gestin
6. Gestin
del del

Conocimiento
Conocimiento
innovacin
innovacin
y y
Desarrollo
Desarrollo
Tecnolgico
Tecnolgico

3. Integridad
policial
Integridad
policial
transparencia
transparencia
y y
veedura
social
veedura
social

Lineamientos
Lineamientos
de lade la
DIRECCIN
DIRECCIN

Servicio
efectivo
5. Servicio
efectivo

La prevencin
4. La prevencin

fundamentado
fundamentado
en laen la
vocacin,
credibilidad
vocacin,
credibilidad
y y
la confianza
ciudadana
la confianza
ciudadana

esencia
esencia
del del
servicio
de polica
servicio
de polica

Figura 1. Lineamientos Generales de Polticas


La Institucin ha definido siete polticas, a saber:
1
Convivencia y
seguridad ciudadana
integral prioritaria y
prospectiva

2
Polica rural un
compromiso con el
futuro del pas

Desarrollo proyectivo

POLTICAS

Ofensiva definitiva
contra el narcotrfico

Cultura de la
legalidad

Gestin humana y
calidad de vida ptima

Investigacin
criminal e inteligencia
proactiva

Figura 2. Polticas Institucionales

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ARTCULO 13. POLTICA DE CALIDAD. La siguiente es la Poltica de Calidad definida y establecida por la
Polica Nacional:
En la Polica Nacional nos comprometemos a prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano
al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en convivencia, a travs del mejoramiento
de los estndares de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestin Integral.
ARTCULO 14. OBJETIVOS DE CALIDAD. Los siguientes, son los objetivos de calidad definidos por la
Polica Nacional:

Crear condiciones de seguridad para la convivencia ciudadana.


Alcanzar la credibilidad y confianza con una mejor atencin, comunicacin y resultados efectivos.
Garantizar la Integridad policial, la transparencia y la veedura social.
Contribuir a garantizar la gobernabilidad del pas a travs de la sinergia interinstitucional con autoridades
territoriales, de justicia y fuerzas militares.

Los objetivos de calidad sern desarrollados a travs de las metas formuladas en el Plan Estratgico
Institucional y corresponden a los objetivos estratgicos de la perspectiva cliente; la medicin y control de los
objetivos de calidad se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la entidad.

PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
ARTCULO 15. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES.

VIDA

EXCELENCIA

DIGNIDAD

EQUIDAD Y
COHERENCIA

Figura 3. Principios Institucionales


La Polica Nacional adopta los principios y valores ticos acordes con el Sistema tico Policial, establecidos
en el artculo 9 de la Resolucin No. 02782 del 150909 Por la cual se derogan las resoluciones No. 05293
del 041208, mediante la cual se fortalece el Sistema tico Policial, se incorporan los referentes ticos:
Cdigo de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Cdigo de tica;
Imperativos y Directrices ticas, o dems normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
Principio de Vida. Reconocemos que la humanidad forma parte de una comunidad de vida, y que su
bienestar depende de la preservacin de una biosfera saludable, con todos sus sistemas ecolgicos, una
rica variedad de plantas y animales, tierras frtiles, aguas puras y aire limpio. Por ello nos
comprometemos con la proteccin y defensa de la vida humana, de la diversidad de formas de vida y del
medio ambiente en general, as como a tratar a todos los seres vivos con respeto y consideracin.
Principio de Dignidad. Afirmamos que los seres humanos tenemos una dignidad inherente e inviolable,
y reconocemos los Derechos Humanos y las libertades fundamentales como el marco tico de nuestro
accionar, el cual est orientado a promover una cultura de tolerancia, no violencia y paz, como garanta
de seguridad y convivencia ciudadana.
Principio de equidad y coherencia. Sostenemos que la justicia social y econmica son requisitos para
que todos los habitantes del pas alcancen un modo de vida digno y seguro que garantice su desarrollo
humano dentro del marco de la democracia, afirmamos la igualdad y la equidad como base de la
objetividad en nuestras actuaciones, y nos comprometemos con el buen ejemplo como ciudadanos y
como servidores pblicos a ser referentes para la sociedad.
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Principio de Excelencia. Exaltamos el honor y la vocacin policial como el ncleo de nuestra identidad
profesional, y nos comprometemos a esforzarnos para imprimirle al actuar policial el ms alto nivel de
desempeo.
ARTCULO 16. VALORES INSTITUCIONALES.
Vocacin Policial. Profunda conviccin y total disposicin hacia el servicio. Asumimos la profesin
policial como proyecto de vida, y somos testimonio ejemplar de lo que significa ser integrante de la Polica
Nacional.
Honor Policial. Orgullo de pertenecer a la Institucin Policial por la excelencia del deber cumplido ante la
comunidad y las leyes. Entregamos el mejor esfuerzo en el ejercicio de la funcin Policial, y la ejecutamos
con profesionalismo y abnegacin.
Valor Policial. Arrojo y gallarda en la realizacin de las funciones propias del servicio. Actuamos con
determinacin y firmeza frente a los obstculos que impidan el desarrollo de las funciones propias del
servicio y obramos con tenacidad y arrojo en situaciones de riesgo, reconociendo las debilidades.
Disciplina. Disposicin para reconocer la autoridad, cumplir las rdenes y acatar las normas.
Reconocemos la subordinacin a las autoridades jerrquicas; cumplimos a cabalidad las rdenes que nos
sean impartidas; y regulamos nuestras actuaciones segn el marco legal establecido.
Honestidad. Ser coherente entre lo que se piensa, se dice y se hace. Proteger y respetar lo ajeno.
Somos coherentes entre lo que decimos y el ejemplo que damos; rendimos los informes basados en
datos y hechos reales; protegemos y cuidamos los bienes y recursos pblicos, emplendolos nicamente
para fines del servicio; nos abstenemos de apropiarnos de lo que no nos pertenece; y rechazamos y
denunciamos cualquier acto que atente contra el correcto cumplimiento del servicio policial.
Lealtad. Pertenencia y observancia de los postulados de la Institucin. Exaltamos la identidad policial,
protegemos el buen nombre de la Institucin y guardamos los preceptos patrios en todas las actuaciones.
Compromiso. Asumir como propios los lineamientos y polticas institucionales, enfocndose hacia el
logro de los objetivos dentro del mejoramiento continuo. Hacemos propias las directrices policiales sobre
la familia, la comunidad, la sociedad y el Estado; cumplimos con empeo, profesionalismo y sentido de
pertenencia los deberes y obligaciones y orientamos todas las actuaciones hacia el logro de los objetivos
institucionales.
Respeto. Reconocer la dignidad y los derechos de los otros. Observamos y protegemos los derechos y
libertades del ser humano; otorgamos un buen trato a la comunidad y a los miembros de la Institucin;
realizamos la planeacin institucional teniendo en cuenta la proteccin del medio ambiente; y
desarrollamos programas de formacin de cultura ecolgica dentro y fuera de la Institucin.
Tolerancia. Aceptar las ideas, creencias y prcticas de los dems cuando son diferentes o contrarias a
las propias, dentro del marco de la cultura y de la Ley. Reconocemos y valoramos las distintas formas de
pensar, sentir y actuar de los dems; promovemos la concertacin de intereses frente a objetivos
comunes y guardamos compostura ante situaciones crticas e inesperadas.
Justicia. Dar a cada quien lo que le corresponde sin discriminacin ni favoritismo. Garantizamos el
cumplimiento de las normas brindando un trato equitativo en el marco de la convivencia y seguridad
ciudadana, y ejercemos la autoridad, el mando y la administracin del talento humano sin discriminacin
ni preferencia.
Transparencia. Claridad y visibilidad en el ejercicio de la actividad docente. Hacemos pblico el
desarrollo y los resultados de la labor; entregamos la informacin que se nos solicite en el marco de la
Ley en forma completa, veraz y oportuna y estamos abiertos al control social y estatal.

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Participacin. Abrir y promover espacios para que otros formen parte activa en el logro de objetivos
comunes. Consultamos y atendemos las opiniones de los integrantes de la Institucin, las exigencias del
entorno y las expectativas de la comunidad en la planeacin y el logro de los propsitos institucionales.
Solidaridad. Disposicin para actuar de manera altruista frente a los otros. Actuamos humanitariamente
ante las necesidades de la comunidad y del pas, y mantenemos el espritu de compaerismo
fomentando el trabajo en equipo y apoyndonos en la adversidad.
Responsabilidad. Reconocer y asumir las consecuencias de los actos u omisiones libres y conscientes.
Asumimos las consecuencias de nuestros actos (salvo la autoincriminacin punitiva) tomando medidas
para prevenirlas, corregirlas o resarcir los perjuicios causados.
Seguridad. Firmeza en el actuar, considerando los riesgos propios de la actividad. Nos reconocemos
como autoridad y actuamos con firmeza y plena conviccin, analizando las amenazas y minimizando los
riesgos para las partes involucradas.

ARTCULO 17. ESTRUCTURA ORGNICA INSTITUCIONAL. La Polica Nacional como Institucin se


ajusta a lo preceptuado en la Ley 489 de 1998, artculo 3, que a la letra dice: ARTICULO 3o. PRINCIPIOS
DE LA FUNCIN ADMINISTRATIVA. La funcin administrativa se desarrollar conforme a los principios
constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economa,
imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios
anteriores se aplicarn, igualmente, en la prestacin de servicios pblicos, en cuanto fueren compatibles con
su naturaleza y rgimen. Ver anexo 6.

Soportada por una estructura organizacional que se divide en cuatro niveles, as:

Direccin: lo componen la Direccin General, la cual participa en la poltica de seguridad pblica y lidera
la ejecucin del Plan Estratgico Institucional; la Subdireccin General, que encadena y promueve la
sinergia a travs del trabajo corporativo entre todas las dependencias.
Supervisin y Control: Se encarga de fomentar y promocionar la cultura de la legalidad y moralidad del
talento humano de la Institucin y el desarrollo de labores de verificacin y evaluacin del Sistema de
Control Interno.
Asesor: Es el responsable de la planeacin y proyeccin de la Institucin; apoyo, asesora, diseo y
desarrollo del sistema de telecomunicaciones e informtica; la direccin y organizacin de la
comunicacin organizacional y la promocin de la imagen corporativa; y de prestar asistencia legal y
jurdica.
Ejecucin: A su vez se subdivide en los mbitos operativo, administrativo y educativo.
Operativo: Lo componen direcciones, que desarrollan los procesos misionales o esenciales de la
Institucin y se subdividen en reas y Grupos en el nivel central con unidades desconcentradas a
nivel regional y local.
Administrativo: Se encuentran direcciones que desarrollan los procesos de soporte y apoyo del mapa
de procesos y se subdividen en reas y Grupos en el nivel central y se replican en las unidades
desconcentradas a travs de las jefaturas administrativas.
Educativo: Se encuentra la Direccin Nacional de Escuelas, cuenta con escuelas de polica de
formacin y centros de instruccin en todo el pas.

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CAPTULO IV
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

ARTCULO 18. ORIGEN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. El Sistema de Gestin Integral, tiene su
origen en el proceso de transformacin cultural que adelanta la Polica Nacional desde 1995, orientado a
lograr mayor efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y fortalecer su
liderazgo en el desarrollo del pas.
El proceso de transformacin cultural centr sus objetivos en cuatro pilares fundamentales:
Construir una cultura de seguridad, a partir de una mayor interaccin con la comunidad.
Cambiar la forma de trabajar centrada en funciones, reglamentos y manuales rgidos, por una gestin por
procesos, que garantice una mayor calidad del servicio policial.
Profesionalismo del polica, expresado en el aprendizaje permanente y el desarrollo de habilidades
gerenciales.
Incrementar los niveles de calidad de vida y satisfaccin de los integrantes de la Institucin a travs de un
modelo de gestin humana.
El Sistema de Gestin Integral, retoma y articula estos mismos objetivos de tal manera que la proyeccin de
la Institucin sea consistente, coherente y promueva el incremento de la efectividad de las actividades que
ejecutan las diferentes dependencias.
En consecuencia, la Polica Nacional declara al SGI como el enfoque gerencial que orienta la gestin del
servicio policial hacia la satisfaccin de la comunidad mediante un desarrollo integral y armnico
fundamentado en la mejora continua. En l se incorporan los componentes de calidad (ISO 9001, NTCGP
1000) y el Modelo Estndar de Control Interno MECI, ampliando los resultados esperados a la eficacia, la
eficiencia y efectividad.
La gestin integral del modelo gerencial de la Polica Nacional es el conjunto de elementos o componentes
(sistemas, procesos, infraestructura, conocimiento institucional, talento humano, tecnologa, entre otros), que
conforman la Polica Nacional,
interactan de diversas maneras especficas, son gestionados
coherentemente con una misin y horizonte institucional y permiten garantizar la convivencia y seguridad a
los colombianos en todo el territorio nacional.
La gestin de este sistema integral da respuestas a diferentes requisitos y aspectos relacionados con las
polticas institucionales, como son la informacin, la calidad, las finanzas, la proteccin del medio ambiente,
entre otros, lo que conlleva a adoptar la definicin de Sistema de Gestin Integral.

ARTCULO 19. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL. El enfoque de Gestin Integral
orienta la gestin hacia el logro de una mayor efectividad; fundamentado en los siguientes principios:
Enfoque sistmico. Permite visualizar la organizacin como transformadora de insumos y conocimientos
en productos y servicios de calidad dentro de un entorno cambiante.
Orientacin al cliente. Dirige los esfuerzos a la satisfaccin de las necesidades y expectativas de la
comunidad.
Liderazgo colectivo. Busca permanente del profesionalismo del hombre polica, expresado en el
ejercicio de la autoridad con base en el conocimiento y la prctica de los valores institucionales.

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Planeacin participativa. Sustenta la creacin e innovacin para el mejoramiento continuo del servicio
policial.
Gestin basada en datos y hechos. Reconoce el poder de la informacin para acertar en la toma de
decisiones.
As mismo, se adoptan los principios enunciados en el numeral 1.2 de la NTCGP:1000 y los principios
enunciados en el numeral 1.2 del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005

ARTCULO 20. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Y SUS COMPONENTES. La estructura diseada y los
mtodos involucrados en ella, permiten su actualizacin de acuerdo con las necesidades de la Institucin, de
los cambios exigidos por el gobierno nacional y los cambios ocurridos en el pas en materia de
comportamiento social, tecnologa, cooperacin internacional, entre otros, confirindole al sistema la
versatilidad y dinmica necesarias para su sostenibilidad del xito institucional en el tiempo.
La Polica Nacional, comprende que implementar un sistema de gestin, ms que dar respuesta a unos
requisitos establecidos en una o varias normas, es lograr que la Institucin disee, se interprete y funcione
como un sistema dinmico, verstil, que tiene la capacidad de adaptarse a los cambios que el contexto le
exige y a mejorar su desempeo en funcin del cumplimiento de la misin que le encarga la Constitucin
Poltica. Con esta argumentacin la Polica Nacional dise su sistema cuyo resultado se puede ver
representado en los mapas conceptuales denominados Sistema de Gestin Integral cuya descripcin se
encuentra en las siguientes lneas:
Como se aprecia en el diagrama, el Sistema de Gestin Integral posee tres importantes componentes: el
Direccionamiento Estratgico, que da respuesta a la finalidad; la Gerencia de Procesos, que precisa las
actividades que se deben ejecutar para cumplir con esa finalidad; y la Gestin del Talento Humano, quien
hace realidad la prestacin de los servicios, dimensiones que interactan dentro de ellas para generar la
Cultura Institucional en la Polica Nacional, de tal manera que la proyeccin de la Institucin sea coherente,
consistente y promueva el incremento de la efectividad de las actividades que ejecuta, teniendo en cuenta
que el recurso ms importante de la Institucin es su gente, quien hace posible el trabajo y el logro de los
objetivos establecidos.
Los tres componentes se impactan y condicionan mutuamente, dando lugar a zonas comunes de
interseccin entre ellos y creando un rea comn de confluencia que seala el resultado de todo el sistema:
el desarrollo integral y armnico tanto de la Institucin como de los individuos que la conforman.

Figura 4. Sistema de Gestin Integral

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HOJA N. 10
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DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES

ARTCULO 21. RELACIN ENTRE EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL Y


OTROS SISTEMAS DE GESTIN. El sistema de gestin de la Polica Nacional, es nico y posee una
estructura suficiente y dinmica, tal como se explic, capaz de dar respuesta a los diferentes requisitos
establecidos. Una de las grandes fortalezas de este sistema, es que su diseo logra integrar a l diferentes
conceptos, que han sido propuestos y establecidos como requisitos desde diferentes modelos de gestin,
como son Sistema de Gestin Ambiental, Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin, Sistema de
Gestin de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial, Atencin al cliente, entre otros.
Adicionalmente, las herramientas o instrumentos establecidos para este modelo, contienen caractersticas,
que permiten que dichas herramientas sean tiles para dar respuestas a los diversos requisitos de diferentes
modelos, de manera simultnea. Ver anexo 4.
La tabla Comparacin entre algunos sistemas de gestin y el SGI de la Polica Nacional, que se aprecia en
el anexo 1, presenta una comparacin entre los diferentes requisitos de los modelos exigidos y el modelo de
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, como se puede observar en la tabla del anexo 1; el
Sistema de Gestin Integral y sus diferentes componentes, le dan respuesta a los diferentes requisitos
establecidos en varios modelos de gestin.
ARTCULO 22. ALCANCE. El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, se desarrolla mediante la
operacionalizacin de procesos gerenciales, misionales, de soporte y de evaluacin y mejora, descritos en
los mapas de procesos de primer, segundo y tercer nivel, involucrados en la prestacin de los servicios de
polica ofrecidos por la Institucin en el cumplimiento de su deber constitucional.
Para efectos del alcance de los sistemas de gestin certificables de acuerdo con el estndar Norma
Tcnica Calidad para la Gestin Pblica, NTCGP 1000 y con el estndar Norma Tcnica Colombiana
NTC ISO 9001, la Institucin establece diferentes alcances, con diferentes coberturas, los cuales se
encuentran detallados en el anexo 2, Tabla de Alcances y Exclusiones del Sistema de Gestin de Calidad,
presentada en este manual.
ARTCULO 23. EXCLUSIONES. La exclusin de requisitos del sistema de gestin, es un concepto que est
asociado y se aplica en los procesos de certificacin desarrollados por un organismo certificador, bajo un
estndar de referencia especfico, entre los que se destacan el modelo NTCGP 1000, NTC ISO 9001, NTC
ISO 14001, ISO 27001,entre otros, con estos propsitos la Polica Nacional determin diferentes
exclusiones, teniendo en cuenta los alcances establecidos, para las diferentes unidades, segn se explic en
el numeral anterior. Estas exclusiones, se resumen en el anexo 2, Tabla de Alcances y Exclusiones del
Sistema de Gestin de Calidad.

CAPTULO V

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS DE LA POLICA NACIONAL

ARTCULO 24. CLIENTES. Los clientes son aquellos que configuran la razn de ser de la Polica Nacional.
Es decir, son todas aquellas personas naturales, jurdicas o pblicas a las que constitucionalmente o
legalmente la Institucin debe atender. De tal forma, que si se acta efectivamente en respuesta a los
requerimientos y expectativas de los clientes, se cumple la esencia de la funcin policial.
La Polica Nacional para la correcta implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad dentro de su
Sistema de Gestin Integral, seala el compromiso con la satisfaccin del cliente en su Poltica de Calidad,
que se ve desarrollada a travs de los objetivos de calidad.
Para medir la satisfaccin del cliente, la Polica Nacional ha definido diferentes herramientas con el fin de
conocer y entender las necesidades actuales y futuras de los clientes y conocer la percepcin sobre la
prestacin del servicio de polica.
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Se definen como clientes de la Polica Nacional.
CATEGORIA

SUB- CATEGORIA

CLIENTES Y PARTES INTERESADAS


General

Poblacin
Vulnerable
Gremios, asociaciones y sector productivo.
Comunidad

Organizada
Medios de comunicacin
Policas de otros pases
Internacional
Organismos multilaterales
Ejecutiva
Ramas del poder pblico

Judicial

Estado

Legislativa
rganos
autnomos
independientes

Comunidad
Policial

rganos de Control
Personal activo

Usuarios
Personal en uso de buen retiro y pensionados
Tabla 1. Clientes de la Polica Nacional
CAPTULO VI

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
ARTCULO 25. RESPONSABILIDAD DEL COMPONENTE. Al iniciar la vigencia 2008 se realiz un
diagnstico de los avances del SGI, en el entendido que Un sistema es un conjunto de unidades en
interrelacin. L. Von Bertalanffy (1968), donde se evidenci que se contaba con grandes desarrollos en
cada uno de los componentes, especialmente en el Direccionamiento Estratgico, el cual tiene como
responsabilidad fundamental orientar a la Institucin hacia el futuro, teniendo en cuenta la gestin
estratgica institucional; de manera que garantice la estabilidad y continuidad organizacional, a travs del
cumplimiento de los objetivos institucionales as como el logro de los fines esenciales del Estado.

Direccionamiento
Estratgico

Figura 5. Direccionamiento Estratgico


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ARTCULO 26. PROPSITO DEL COMPONENTE. En el entendido que el Direccionamiento Estratgico,
precisa el marco filosfico de la Institucin, el cual inspira y moviliza el accionar institucional; su propsito
primordial es impulsar el SGI, alineado con las polticas de Gobierno plasmadas en el Plan Nacional de
Desarrollo, los objetivos establecidos por el Sector Defensa a travs de su Plan Estratgico Sectorial, los
lineamientos dados por el mando institucional adems de las necesidades y expectativas de la comunidad y
las partes interesadas.
Como el Direccionamiento Estratgico es el que proyecta el futuro de la Institucin, este se concreta con el
Plan Estratgico Institucional; resultado de un ejercicio real de construccin concertada y participativa de
planeacin, liderada por el alto mando en cabeza del Director General, que precisa los compromisos y retos
asumidos por la Polica Nacional en cumplimiento a la Constitucin Poltica, la ley y a la poltica de gobierno,
como tambin, en atencin a los requerimientos y expectativas de la comunidad y a las necesidades
institucionales.
En el ao 2008, la Institucin adopt la metodologa del Cuadro de Mando Integral-CMI basado en la
metodologa del Balanced Score Card-BSC, para hacer seguimiento, control, evaluacin y mejora a la
gestin integral de la Polica Nacional y garantizar desde la planeacin estratgica, tctica y operacional el
desarrollo de la Misin y la MEGA, el logro de la Visin, Principios, Valores, Polticas institucionales;
convirtindose todo el conjunto en la hoja de ruta de la Planeacin Estratgica.
ARTCULO 27. CARACTERSTICAS Y FUNCIONAMIENTO DEL COMPONENTE.
Formulacin Estratgica: Es uno de los elementos fundamentales del Direccionamiento Estratgico, precisa
el marco filosfico de la Institucin que inspira y moviliza el accionar institucional, a travs de la definicin de
la Misin, Visin, MEGA, Principios y Valores Institucionales y Polticas Institucionales, convirtindose en el
eje de ruta de la Planeacin Estratgica.
Planteamiento Estratgico. Desarrolla el Plan Estratgico Institucional (Mapa Estratgico Institucional y
Cuadro de Mando Integral), el cual se operacionaliza a travs de planes de accin de segundo y tercer nivel
de despliegue. Este elemento se fundamenta en el establecimiento y articulacin de los lineamientos
generales de poltica de la Direccin.
MAPA ESTRATGICO DE LA POLICA NACIONAL. Es la representacin grfica de los objetivos
estratgicos adoptados por la institucin con su respectiva relacin de causa-efecto. La Polica Nacional
define su Mapa Estratgico a travs del desarrollo de dos ejes estratgicos, cuatro perspectivas y sus
objetivos estratgicos.
El mapa busca conectar los objetivos estratgicos en una relacin causa efecto en cada una de las
perspectivas enunciadas. El mapa estratgico institucional ser el mapa de la Polica Nacional, y el mapa
estratgico de segundo nivel ser el de las direcciones y oficinas asesoras.

CUADRO DE MANDO INTEGRAL INSTITUCIONAL. Es una herramienta estratgica de administracin


que la Polica Nacional adopt, que muestra continuamente cundo la Institucin y sus funcionarios
alcanzan los resultados definidos en el mapa estratgico, est compuesto por indicadores y sus metas.
El despliegue de las Polticas Institucionales es el ejercicio que consiste en precisar las metas (que) y
estrategias (como) que permiten materializarlas, a travs de acciones concretas mediante niveles de
despliegue. Las metas y estrategias institucionales constituyen el primer nivel del plan estratgico, las cuales
son retomadas por las direcciones y oficinas asesoras, quienes de acuerdo con su misin, establecen su
compromiso mediante la formulacin de las metas estratgicas, con lo cual dan origen al segundo nivel del
plan, haciendo explcito el ejercicio de despliegue.
Los planes de accin operacionalizan el Plan Estratgico Institucional y los planes estratgicos de las
direcciones y oficinas asesoras, garantizando una gestin alineada con el devenir Institucional y las
exigencias del entorno representado en el Estado Colombiano y la voz de la comunidad, razn por la cual se
busca darle continuidad a la metodologa implementada y fortalecer algunos aspectos hechos evidentes en
el diagnstico que sobre la formulacin y ejecucin ha hecho la Institucin.
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Las policas metropolitanas, departamentos de Polica, escuelas de Polica, puntos de servicio de bienestar
social y reas de sanidad que representan la presencia institucional a lo largo de la geografa nacional,
realizan el tercer nivel de despliegue del Plan Estratgico; definen las metas propias que permiten
desarrollar las estrategias establecidas por la Direccin de Seguridad Ciudadana, Direccin Nacional de
Escuelas, Direccin de Bienestar Social y Direccin de Sanidad respectivamente, a travs de planes de
accin, con lo cual se asegura la alineacin de propsitos y estrategias entre las unidades responsables y
sus respectivas direcciones.
Con el propsito de lograr la implementacin de nuevos mtodos y tecnologas como principios y prcticas
indispensables para contribuir con el desarrollo Institucional, la Polica Nacional adelant la adquisicin e
implementacin del Software Suite Visin Empresarial-SVE, como un elemento constitutivo del proyecto
que hace posible la automatizacin de la gestin en trminos de los procesos y la estrategia, el software
permite la integracin de los sistemas de informacin utilizados por la Institucin; el seguimiento y control en
tiempo real. Asimismo, facilita a los intervinientes en los procesos: dueos, responsables y ejecutores,
desde cualquier lugar, sustentar sus desempeos y ejercer controles de acuerdo con su rol y competencia.
El Software que cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para apoyar la gestin estratgica a
travs de Balanced Score Card, y la gestin de procesos a travs del Sistema de Gestin de la Calidad.
CAPTULO VII
GERENCIA DE PROCESOS
ARTCULO 28. DEFINICIN GERENCIA DE PROCESOS. La Gerencia de Procesos es uno de los
componentes del SGI de la Polica Nacional, define los procesos en el da a da, estos deben estar
implementados, estandarizados y operados en forma tal que garantice la ejecucin de la estrategia
diariamente.

Gerencia de
Procesos

Figura 6. Gerencia de Procesos


Es una concepcin gerencial bsica con un enfoque basado en procesos, permite abordar y dinamizar la
cotidianidad de la organizacin; implica controlar la rutina de trabajo y la relacin de las personas con los
procesos para que estos se realicen de forma sistmica y disciplinada.
ARTCULO 29. PROPSITO DEL COMPONENTE. La gerencia de procesos tiene como propsitos:
Realizar las actividades necesarias para entregar los productos o servicios con la calidad requerida por
el cliente.
Garantizar el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento de los procesos.
Permite alcanzar los resultados en trminos de eficacia, eficiencia y efectividad.
Todas las actividades de la Institucin se desarrollan en el marco de los procesos definidos, buscando
que la ejecucin y el logro de la estrategia se complemente en la ejecucin de los procesos, con lo cual
se espera superar la brecha entre cmo somos o estamos y cmo debemos ser o estar.
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El fin ltimo de la gerencia de procesos es mejorar el nivel de desempeo en torno al cumplimiento de la
misin, a travs de la unificacin de mtodos, herramientas y maneras de pensar para alcanzar un mejor
desempeo institucional y de calidad en el servicio.
ARTCULO 30. GESTIN POR PROCESOS. La gestin por procesos inicia con la determinacin de la
cadena de valor de la Polica Nacional y utiliza el ciclo del mejoramiento continuo PHVA, como mtodo para
garantizar que los productos y servicios que ofrece la Institucin, cumplan los requerimientos de calidad
esperados por el ciudadano y se realicen de la manera ms efectiva.
Para ello, se precisan los procesos misionales, se elaboran sus procedimientos, se determinan los
resultados esperados y se controla que se cumplan como se han establecido. Cuando se identifican pasos
que no agregan valor y por el contrario los hacen complejos e ineficientes, se realiza el ajuste y mejora.
Al establecer la identificacin, diseo, descripcin, anlisis, estandarizacin, control, evaluacin y
mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de uso comn y repetitivo sobre las actividades
relevantes de la prestacin del servicio, se busca el cumplimiento de la misin y el logro de la visin.
De la misma forma, se definen las responsabilidades y autoridades sobre los procesos de la Institucin que
permiten alcanzar los resultados planificados y los recursos requeridos para el alcance del impacto en la
prestacin del servicio en la comunidad (eficiencia y efectividad).
Debido a la complejidad institucional, en cuanto a su estructura, tamao, niveles de desconcentracin y
especificidad de las direcciones y oficinas asesoras, se estructur un modelo de gestin que integra los
elementos necesarios para soportar toda la operacin de la Polica Nacional en tres niveles de despliegue
(estratgico, tctico y operacional) cuya forma de operacin se describe en el Modelo de Operacin por
Procesos.
ARTCULO 31. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. El Modelo de Operacin por Procesos es el
estndar institucional para la gestin y control de las actividades que realiza la Polica Nacional; permite
liderarla como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en forma sistmica y disponer de
los recursos necesarios para su realizacin.
El modelo permite dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
Requisitos generales numeral 4.1. NTCGP 1000:2009/ISO9001:2008. La entidad debe establecer,
documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de calidad y mejorar continuamente su eficacia,
eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de la norma; este sistema incluye de manera integral
todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su funcin.
Elemento 1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos del Componente Direccionamiento Estratgico MECI
1000:2005 Elemento de Control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin
de la entidad pblica, armonizando con enfoque sistmico la misin y visin institucional, orientndola hacia
una organizacin por procesos, los cuales en su interaccin, interdependencia y relacin causa-efecto
garantizan una ejecucin eficiente y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pblica.
ARTCULO 32. ARTICULACIN DEL MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. El modelo de
operacin por procesos permite establecer y llevar a la prctica los principios del Sistema de Gestin
Integral, los principios institucionales, los de Gestin de la Calidad establecidos en NTCGP 1000:2009 e
ISO9001:2008 y los principios asociados al Sistema de Control Interno, logrando una integracin entre el
sistema, las actitudes y comportamientos que los seres humanos que participan en su ejecucin, deben
adoptar para alcanzar los resultados esperados por los clientes y partes Interesadas.
Permite la integracin y articulacin entre la normatividad legal aplicable y los diferentes Modelos de
Sistemas de Gestin como NTCGP1000:2009, ISO9001:2008, MECI1000:2005. Sirve adems como la
plataforma para la incorporacin de normatividades asociadas a los dems sistemas de gestin.
Teniendo en cuenta los criterios definidos en la gua de implementacin del Modelo Estndar de Control
Interno para las entidades del estado, respecto al concepto de Polticas de Operacin y las caractersticas

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exigidas por el MECI, la informacin correspondiente a las polticas de operacin se definen a travs de:
instructivos, guas, procedimientos y planes de manejo de riesgos entre otros.
ARTCULO 33. ESTRUCTURA DEL MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. La estructura del
Modelo de Operacin por Procesos define las principales actividades a realizar y los productos a disear e
implementar para lograr la gestin por procesos en la Institucin.
Los elementos estructurales del Modelo son:

Mapa de procesos

Niveles de proceso

Modelo de
Operacin por
procesos
Procesos

Responsabilidad y
autoridad

Figura 7. Elementos estructurales del Modelo de operacin por procesos.


ARTCULO 34. MAPA DE PROCESOS DE PRIMER NIVEL
La Polica Nacional adopt el Mapa de Procesos Institucional como un esquema que integra sus procesos
gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluacin y mejora; de conformidad con los requisitos de la
NTCGP 1000:2009 e ISO9001:2008. Ver anexo (5).
Este esquema evidencia la interrelacin que existe entre los procesos, donde generalmente la salida de uno
se constituye en la entrada del siguiente, lo que permite desarrollar una gestin sistmica y enfocada en
procesos.
Igualmente, permite liderar la Institucin como un todo, donde el nivel estratgico cumple la funcin de
planear los grandes retos institucionales, los procesos misionales definen y desarrollan las actividades en
cumplimiento de esos logros, apoyados en la gestin de los recursos necesarios para su realizacin; el
proceso de Control Interno verifica la gestin y resultados y finalmente, el Proceso de Mejora Continua e
Innovacin permite ajustar el sistema con el fin de optimizar el desempeo y ofrecer un valor agregado a la
satisfaccin de los clientes.
ARTCULO 35. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS
Los procesos son clasificados fundamentalmente como se establece en la figura 8.

Figura 8. Clasificacin de procesos


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Pargrafo 1 Procesos gerenciales.
Estn vinculados al mbito de las responsabilidades de la alta direccin. Se refieren fundamentalmente a los
procesos de planeacin, establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, medios y mtodos
de comunicacin, direccionamiento del talento humano entre otros que se consideran ligados a factores
claves o estratgicos.
Pargrafo 2 Procesos misionales.
Estn ligados directamente a la realizacin del producto o a la prestacin del servicio policial, en
cumplimiento del objeto o razn de ser de la Polica Nacional. La cadena de valor que en los mapas de
procesos se ubica en los procesos misionales, guarda relacin con la oferta de valor desarrollada con la
metodologa de Cuadro de Mando Integral de la Polica Nacional.
Pargrafo 3 Procesos de soporte.
Suministran los recursos, servicios e informacin necesarios a los dems procesos para el cumplimiento de
los objetivos de cada uno.
Pargrafo 4 Procesos de evaluacin y mejora.
Incluyen aquellos procesos necesarios para evaluar y medir la gestin de los procesos con el fin de
establecer acciones de mejora. Dentro de los procesos de evaluacin y mejora pueden distinguirse
actividades de verificacin como la evaluacin independiente y las actividades de actuacin que
retroalimentan a los procesos gerenciales, misionales y de soporte.
ARTCULO 36. MAPA DE PROCESOS DE SEGUNDO NIVEL DE LAS DIRECCIONES DE LA POLICA
NACIONAL. Son mapas que integran los despliegues de los procesos gerenciales y de soporte, as como
procesos misionales que establecen los criterios desde el punto de vista tctico. Los procesos de evaluacin
y mejora e innovacin se reflejan en el desarrollo de las actividades del verificar y actuar de cada uno de los
procesos y despliegues.
Nota: Los mapas de procesos de segundo nivel estn asociados fundamentalmente a las Direcciones de la
Polica Nacional y una oficina asesora (Oficina de Telemtica).
ARTCULO 37. MAPA DE PROCESOS DE TERCER NIVEL. Es un esquema que integra los despliegues de
los procesos gerenciales y de soporte y las caracterizaciones de los procesos misionales que establecen los
criterios desde el punto de vista operacional. Los procesos de evaluacin y mejora se reflejan en el
desarrollo de las actividades del verificar y actuar de cada uno de los procesos y despliegues.
Los mapas de proceso de tercer nivel son propios de las unidades desconcentradas como policas
metropolitanas, departamentos de Polica, escuelas de Polica, colegios, centros sociales, centros
vacacionales y unidades de sanidad policial.
ARTCULO 38. NIVELES DE PROCESOS. Debido a la complejidad en cuanto a tamao y unidades
desconcentradas que conforman la Institucin y la disponibilidad de recursos, igualmente a los diferentes
niveles de autoridad y responsabilidad de tipo estratgico, tctico y operacional, la Polica Nacional
establece una priorizacin de procesos, as:
Procesos de primer nivel.
Procesos de segundo nivel.
Procesos de tercer nivel.
Procesos de primer nivel.
Determinan las directrices para el desempeo institucional de los procesos segn la formulacin estratgica
y constituyen el mapa de procesos de primer nivel o institucional. Los procesos de primer nivel definen,

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aprueban las caracterizaciones de los procesos de 2 y 3er nivel con la participacin de las direcciones de 2
nivel. Tienen un enfoque estratgico integrador.
Nota: Las oficinas asesoras y de control que no cuentan con mapa de procesos, debern nombrar mediante
orden interna de personal los responsables que ejecutan actividades de los procesos gerenciales y de
soporte; asi mismo realizan autoevaluacion solo a sus procesos misionales.
Procesos de segundo nivel.
Los procesos de segundo nivel dan lineamientos de tipo tctico sobre temas especficos de acuerdo con la
misionalidad de cada una de las direcciones de la Polica Nacional (Convivencia y Seguridad Ciudadana,
Antinarcticos, Sanidad etc.) y establecen planes, programas y procedimientos de operacin. Tienen un
enfoque tctico.
Procesos misionales de tercer nivel.
Son los procesos de prestacin de servicios de cada unidad desconcentrada, forman parte de la cadena de
valor de los mapas de procesos de tercer nivel y comprenden el nivel operacional de la Polica Nacional.
En atencin a la misionalidad de la unidad del tercer nivel, los procesos caracterizados podrn tener su
propia denominacin, de forma que oriente el objetivo y el alcance del mismo. Planifican y ejecutan el
servicio. Tienen un enfoque operacional.
ARTCULO 39. PROCESOS. Son el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan
para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
ARTCULO 40. COMPONENTES DE UN PROCESO. Los procesos se componen de actividades; aquellas
actividades consideradas como crticas para la institucin, requieren documentarse a travs de
procedimientos, los cuales contienen tareas. Asimismo, algunas actividades o tareas pueden documentarse
a travs de guas.
PROCESO

Diagrama de un proceso
Soporte Legal

P
r
o
v
e
e
d
o
r
e
s

Entradas
o insumos

Objetivos

Indicadores

Controles

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Recursos
Recursos

Resultados,
salidas o
productos

C
l
i
e
n
t
e
s

Riesgos

Figura 9. Proceso
La Polica Nacional establece que los procesos se documentan a travs de caracterizaciones; en este
formato se identifica y prioriza los procesos crticos de la Institucin que resultan determinantes de la calidad
en la prestacin del servicio, ejerciendo control continuo sobre su secuencia e interrelacin con otros.
Caracterizar es conocer y documentar los elementos requeridos para el funcionamiento de cada proceso en
la Institucin; obedece a una serie de requisitos que deben responder a las siguientes preguntas:
Cules son las entradas o insumos?, Quines son los proveedores de cada insumo?, Cules son las
salidas, beneficios o servicios?, Quines son los receptores, clientes o beneficiarios de cada salida,
producto o servicio?, Cules son los recursos requeridos?, Cules son las normas, riesgos, indicadores y
responsables?
Nota 1: Los puntos de control se pueden aplicar a las tareas de los procedimientos, en las cuales se
requiera un control especfico de acuerdo al nivel de criticidad (verificacin, revisin, chequeo,
comprobacin, etc). A excepcin de la Direccin de Inteligencia que cuenta con el tipo documental Gua.
Nota 2: Los protocolos corresponden a un parmetro de control especifico para el desarrollo de tareas por
lo cual no requiere la aplicacin de concepto punto de control.
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ARTCULO 41. INTERACCIN DE LOS PROCESOS. Es la forma como estos se comunican entre s y
mantienen el principio de Enfoque del Sistema para la Gestin, radica en que el resultado de un proceso,
es el insumo o entrada de otro proceso.
Los procesos de segundo nivel permiten a la unidad tctica llevar a la prctica los objetivos y la estrategia
asociada a cada uno de ellos, delegada por el primer nivel. Monitorean el desempeo institucional,
retroalimentan y apoyan a las unidades de tercer nivel en la mejora de la prestacin del servicio por medio
de la asignacin de recursos, revisin y ajuste a las estructuras operativas, definicin de doctrina y
metodologas para la operacin.

Figura 10. Desdoblamiento de los procesos

ARTCULO 42. DOCUMENTOS DEL PROCESO. La caracterizacin de un proceso, para el cumplimiento de


sus actividades, control, seguimiento y medicin, debe contar como mnimo con los siguientes
documentos:

Matriz de servicios, caractersticas y estndares en el formato establecido.


Fichas tcnicas de indicadores.
Mapa de riesgos.
Informe de autoevaluacin del control y la gestin.
Procedimientos.
Guas.
Formatos.

ARTCULO 43. CONCEPTO DE DESPLIEGUE DE PROCESOS. Es la responsabilidad de la ejecucin de


las actividades asignadas por parte de los dueos de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel,
a las unidades policiales (operativa, administrativa o educativa) con el fin de mantener un enfoque sistmico
En general corresponde a:
Difusin. Dar a conocer a la unidad los lineamientos, polticas, directrices, planes de accin, productos
del sistema y proyectos entre otros.
Aplicacin. Es la responsabilidad de ejecucin de actividades, procedimientos, guas, directrices y
riesgos.
Informacin y anlisis. Medicin y anlisis de los indicadores de gestin que sean delegados a la
unidad, informando al dueo de proceso sus resultados.
Toma de acciones de mejora. Frente al resultado de la ejecucin de las actividades delegadas, las
unidades de segundo o tercer nivel toman las acciones necesarias, que permitan la mejora de la gestin
en la unidad.

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ARTCULO 44. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD SOBRE LOS PROCESOS. La Polica Nacional
establece diferentes roles dentro de la gestin por procesos, estn determinados por la responsabilidad,
autoridad y ejecucin sobre los procesos as:
ARTCULO 45. DUEOS DE PROCESO DE PRIMER Y SEGUNDO NIVEL. El dueo del proceso tiene
como responsabilidades fundamentales:
Definir, revisar, modificar, aprobar, actualizar, publicar, entrenar, medir, analizar y mejorar la gestin del
proceso, despliegue, procedimientos, guas y formatos requeridos para su ejecucin.
Realiza la alineacin del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta.
Realiza el control de calidad del proceso y efecta todos los ajustes necesarios para que el producto
corresponda con lo planeado, es decir con el objetivo del proceso.
Es el mximo responsable para el cumplimiento del objetivo del proceso, que le ha sido asignado.
Debe propender por la satisfaccin del cliente, cuando aplique.
En caso de ser necesario puede nombrar los responsables de proceso mediante orden del da.
Promueve la mejora continua del proceso.
Monitorea los resultados de la gestin del proceso.
Lidera la realizacin de la revisin por la direccin, cuando aplique.
Lidera las acciones para la apropiacin de la poltica y los objetivos de calidad.
ARTCULO 46. RESPONSABLES DE PROCESO
El responsable de proceso tiene como responsabilidades fundamentales:
Ejerce las funciones determinadas por el dueo de proceso definidas en las caracterizaciones y
despliegues de los procesos.
Propone los ajustes necesarios para la mejora de la ejecucin y gestin al dueo del proceso.
Realiza seguimiento y facilita el logro en el cumplimiento de los objetivos del proceso a travs de la
medicin de los indicadores, evaluando tendencias para la mejora de su gestin.
Hace seguimiento a la satisfaccin del cliente, cuando aplique.
Debe liderar acciones para la apropiacin e interiorizacin de la poltica y los objetivos de calidad.
Realiza seguimiento al control del servicio no conforme y ejecuta acciones de mejora, cuando aplique.
Implementa las acciones de mejora necesarias sobre el resultado de la gestin del proceso.
Implementa los ajustes determinados por el dueo de proceso para mejorar la prestacin del servicio.
Pueden ser nombrados mediante orden del da por el dueo de proceso.
Identifica los riesgos que afectan la ejecucin del proceso y los controla para evitar su materializacin.
Emprende acciones de contingencia cuando aplique.
Nota: Teniendo como marco el modelo de operacin por procesos, concretamente el criterio de
responsabilidad y autoridad, el tercer nivel actuar en calidad de responsables de proceso.
ARTCULO 47. EJECUTORES DE PROCESO. El ejecutor de proceso tiene como responsabilidades
fundamentales:
Debe conocer ampliamente el proceso que ejecuta y los procesos con quien interacta, teniendo siempre
como referente la satisfaccin del cliente.
Ejecuta las actividades del proceso dejando evidencia de la realizacin de los mismos en los formatos u
otros medios definidos para registro.
Debe trabajar permanentemente para lograr el objetivo del proceso.
Debe interiorizar la poltica y los objetivos de calidad.
Garantiza la coherencia del SGI en la prestacin del servicio.
Propone los ajustes necesarios para la mejora de la ejecucin y gestin al dueo del proceso.
Participa activamente en el desarrollo de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

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ARTCULO 48. ANALISTA DE PROCESOS (OFICINA DE PLANEACIN) RESPONSABLE GESTIN
DE PROCESOS (PLANEACIN UNIDADES).
Debe ser el funcionario con la competencia necesaria y la experiencia de campo para asesorar en el
tema.
Coadyuva a los dueos de proceso en las actividades de documentacin, revisin y actualizacin de los
documentos asociados al proceso, a travs de la metodologa dispuesta por la Institucin.
Ejecuta de manera inmediata el procedimiento de control de documentos cada vez que un manual, mapa
de procesos, proceso, procedimiento, formato y gua requiera actualizacin, por cambios de la
normatividad legal vigente o procedimental.
Debern socializar las actualizaciones de los documentos que afectan al proceso y asegurar su
aplicacin.
Socializar la utilizacin del mdulo de documentos del aplicativo S.V.E.
ARTCULO 49. INTERACCIN DE AUTORIDADES DE LOS PROCESOS. Los responsables de procesos
deben reportar los resultados de la evaluacin de la gestin al dueo del proceso, as mismo, los dueos de
proceso dependiendo el nivel, reportarn al dueo de proceso inmediatamente superior hasta el primer nivel,
quien informa a la alta direccin por medio de los mtodos previstos por el Sistema de Gestin Integral.
ARTCULO 50. PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS. Los procedimientos obligatorios del estndar NTCGP
1000 e ISO 9001 en las versiones vigentes para la Polica Nacional, se documentan, administran, consultan
y publican en la Suite Visin Empresarial SVE de acuerdo a la normatividad existente.
1. Procedimiento control de documentos: se encuentra documentado con el cdigo.1DS-PR-0001, en donde
se establece la creacin, modificacin, y eliminacin, de los documentos, garantizando que los
integrantes de la Polica Nacional conozcan los documentos que soportan el Sistema de Gestin de
Integral y que deben ser aplicados en la ejecucin de los procesos institucionales.
2. Procedimiento control de registros: se encuentra documentado con el cdigo 1GD-PR-0001 en donde se
establece la identificacin, clasificacin, conservacin y disposicin final de los registros que produce la
Institucin, para asegurar su uso adecuado en los trminos de la normatividad vigente aplicable al manejo
de la informacin, que garantice su disponibilidad en la forma y medios que requiera la institucin.
3. Procedimiento auditoras internas: se encuentra documentado mediante el procedimiento 1CI-FR-0001
Auditora Interna en donde se establece el desarrollo y la ejecucin del programa de auditoras. En la
Polica Nacional.
4. Procedimiento del control de producto o servicio no conforme: se encuentra documentado a traves de la
guia 1DS-GU-0012, en donde se identifica y controla el posible producto o servicio no conforme.
5. Procedimiento accin correctiva y procedimiento accin preventiva: se encuentra documentado con el
cdigo 1MC-PR-0005 Ejecutar acciones de mejoramiento en donde se establece la metodologa para la
identificacin y tratamiento de las oportunidades de mejoramiento que surgen en el desarrollo del Sistema
de Gestin Integral.
ARTCULO 51. GESTIN DOCUMENTAL. La gestin documental es el conjunto de actividades que
permiten el control de los documentos y registros requeridos en la gestin de la Institucin y el cumplimiento
de los requisitos de la normatividad legal aplicable (entre otros, Ley 594 del 2000, Decreto 4485 del 121109 NTCGP 1000, Resolucin No. 5237 del 021208 Ministerio de Defensa Nacional), determina el tiempo de
almacenamiento de los documentos y la disposicin final, convirtindose as en un factor clave para la
optimizacin de los procesos.
Permite determinar cules son las responsabilidades del personal que elabora, revisa y tiene autoridad para
aprobar los documentos, cuando se generan registros se aplica el procedimiento control de registros y las
tablas de retencin documental.
Establece claramente cada uno de los tipos documentales que la Institucin utiliza para el cumplimiento de
su misin y define en que caso se hace necesario su utilizacin.
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La Polica Nacional mediante Resolucin No 02764 del 26 de Junio 2008 Por medio de la cual se adopta
el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin permite soportar el
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional; para que se diseen y gestionen los procesos y
procedimientos, requeridos para efectuar un manejo efectivo y adecuado de la documentacin y registros en
la Polica Nacional, que permitan asegurar el desempeo de la entidad, mediante la operacionalizacin del
proceso de Gestin Documental.
Es as que la Polica Nacional tiene contemplados como archivos institucionales los archivos de gestin, los
archivos centrales y el Archivo Histrico, lo cual busca articular la gestin archivstica de cada unidad, con
las polticas globales de la administracin, en lo referente a la organizacin, conservacin y administracin
del patrimonio documental.
ARTCULO 52. TIPOS DOCUMENTALES DEL SGI. Se definen como tipos documentales controlados por el
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, los siguientes:
CD.
RG
MA
MP
CP
DP
PR
GU
FR

TIPO DOCUMENTAL
Reglamento
Manual
Mapa de Procesos
Caracterizacin Proceso
Despliegue de proceso
Procedimiento
Gua
Formatos para registro
Tabla 2. Tipos documentales

Para la creacin, modificacin o eliminacin de los tipos documentales se debe ejecutar el procedimiento
1DS-PR-0001 control de documentos.
Los documentos controlados por el Sistema de Gestin Integral, se encuentran debidamente codificados y
las versiones vigentes son las que se encuentran y pueden consultar en el aplicativo utilizado para tal fin por
la Institucin. (Modulo de documentos de la S.V.E.).
ARTCULO 53. APLICACIN PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS. A la totalidad de los
registros producidos por la Institucin en la ejecucin de las actividades y procedimientos dentro de los
procesos, se les debe aplicar el procedimiento control de registros de acuerdo a lo establecido por el dueo
del proceso Gestin Documental, garantizando su identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin y
disposicin final.
ARTCULO 54. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL (T.R.D.). Es el instrumento (registro, herramienta)
que rene toda la produccin documental de la Polica Nacional, organizada por dependencias, series y
subseries que establece el tiempo en que los documentos se conservan en cada fase de archivo.
Son responsables de la aplicacin de las T.R.D. todos los servidores pblicos de la Polica Nacional que
dentro de las actividades en las diferentes unidades policiales, les corresponda utilizarlas total o
parcialmente en la elaboracin de los documentos.
Las Tablas de Retencin Documental se actualizarn y ajustarn cada vez que la Institucin realice cambios
en su estructura orgnica y ser responsabilidad del dueo del proceso de Gestin Documental y el Comit
de Archivo General de la Polica Nacional.
ARTCULO 55. DOCUMENTOS. La Institucin determina como documentos controlados por el Sistema de
Gestin Integral los siguientes:

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ARTCULO 56. REGLAMENTO. Disposiciones de carcter general que norman el servicio de polica,
impactando la totalidad de la Institucin, por consiguiente, su aplicacin es de estricto cumplimiento para
todos los funcionarios de la Polica Nacional. Se soporta mediante acto administrativo (Resolucin), emitido
por el Director General.
ARTCULO 57. MANUAL. Disposiciones de carcter general que norman un mbito especfico del servicio
de Polica, por consiguiente, su mbito de aplicacin se circunscribe a los funcionarios que se desempean
en el mismo. Se soporta mediante acto administrativo, emitido por el Director General.

ARTCULO 58. MAPA DE PROCESOS. Es una representacin grfica de la forma como opera la Polica
Nacional por procesos para satisfacer las necesidades de sus clientes.
ARTCULO 59. CARACTERIZACIN DE PROCESO. La Polica Nacional establece que los procesos se
documentan a travs de caracterizaciones; formato donde se identifican y describen los procesos de la
Institucin que resultan determinantes de la calidad en la prestacin del servicio, facilitando el control
contino sobre la gestin.
Caracterizar es conocer y documentar los elementos requeridos para el funcionamiento de cada proceso en
la entidad y obedece a una serie de requisitos.
Nota: el listado maestro de procesos, procedimientos, formatos y guas est establecido por el aplicativo
utilizado por la Institucin para el control de documentos. (Modulo de documentos de la SUITE VISIN
EMPRESARIAL)
ARTCULO 60. DESPLIEGUE DE PROCESO. Documento que refleja la responsabilidad en la ejecucin de
las actividades asignadas por parte de los dueos de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel,
a las unidades policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de
mantener un enfoque sistmico.

ARTCULO 61. PROCEDIMIENTO. Es el conjunto de tareas requeridas para cumplir con una actividad
crtica de un proceso; establece la descripcin para realizarlas, la asignacin de responsabilidad en su
ejecucin, documentos de entrada y salida, puntos de control, documentos asociados y su marco legal.
Se debe documentar un procedimiento en los siguientes casos:
Cuando exista normatividad legal que describa como ejecutar una actividad.
Se documentan los procedimientos obligatorios de la norma.
Cuando se necesite controlar una actividad del proceso cuyo resultado impacta de manera directa el
servicio y la satisfaccin del cliente.
Procedimientos que siguen una secuencia lgica y que sin ese orden podra existir riesgo de fallar.
ARTCULO 62. GUA. Lineamientos a travs de los cuales se orienta el desarrollo de las actividades de los
diferentes procesos y tareas de los procedimientos institucionales.

ARTCULO 63. FORMATO. Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y
contenido) previamente definida y asociada a un tipo documental descrito en la S.V.E., que permita
evidenciar el cumplimiento de una actividad o tarea.
En los formatos que se carguen en el mdulo de documentos de la SVE, se eliminarn las casillas de
elabor, revis y aprob, esto se evidenciar en los archivos fsicos firmados.
Nota: La versin vigente de los tipos documentales anteriormente mencionados, est claramente
identificados en el mdulo de documentos de la Suite Visin Empresarial o el aplicativo que la Institucin
establezca para tal fin.

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ARTCULO 64. ASPECTOS GENERALES. Para la elaboracin de los documentos mencionados
anteriormente se deben observar las siguientes normas:

ARTCULO 65. MEMBRETE.


Primera lnea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Segunda lnea: POLICA NACIONAL
Tercera lnea: ESCUDO POLICA NACIONAL, dimensiones 2.0 cm por 2.0 cm
Cuarta lnea, UNIDAD QUE ORIGINA

ARTCULO 66. TIPO DE LETRA


Arial 10
Cuando se incluyan tablas o grficos se puede utilizar otro tipo de letra.
ARTCULO 67. MRGENES
El texto se debe escribir con los siguientes mrgenes:
Superior: 3 cm
Izquierdo: 3 cm
Inferior: 3 cm
Derecho: 2 cm
ARTCULO 68. CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS. Para la Codificacin de los documentos que
hacen parte del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional se deben realizar los siguientes pasos:

Identificar el nivel del proceso (1, 2, 3)


Identificar el proceso (dos letras maysculas)
Establecer el tipo de documento (dos letras maysculas)

Indicar el nmero consecutivo (cuatro dgitos) de acuerdo con la cantidad de documentos generados por el
Sistema de Gestin Integral y relacionado con el proceso y el tipo documental, es generado
automticamente por la Suite Visin Empresarial o el aplicativo utilizado para tal fin.
La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral estar a cargo del administrador funcional
de la Suite Visin Empresarial o del aplicativo utilizado para tal fin.
ARTCULO 69. CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCIN DE DOCUMENTOS. Los documentos controlados
por el Sistema de Gestin Integral debern estar debidamente codificados.
En ningn caso debern elaborarse dos tipos documentales que establezcan criterios de aplicacin respecto
a un mismo tema a menos que sea estrictamente necesario, que sean complementarios o que la
normatividad legal vigente obligue a ello.
ARTCULO 70. VIGENCIA DE LOS FORMATOS. Los formatos utilizados para la documentacin del
Sistema de Gestin Integral son los que estn establecidos en el mdulo de documentos de la Suite Visin
Empresarial, donde se encuentra la versin vigente, la cual debe ser actualizada cada vez que se genere un
nuevo documento aplicando el procedimiento control de documentos.
Todos los documentos impresos que se encuentren en los puntos de uso y hagan parte del Sistema de
Gestin Integral, se consideran copias no controladas.

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NOTA: los documentos que se encuentren en la versin anterior al formato, y no requieren de actualizacin,
son vlidos para el sistema hasta tanto no se genere una nueva versin del mismo y esta sea publicada en
el aplicativo utilizado por la Polica Nacional para tal fin.
Todos los documentos que se encuentren impresos o magnticos en versiones anteriores a la establecida
por el aplicativo utilizado por la institucin para su control, son declarados obsoletos y por lo cual se deben
sacar de circulacin inmediatamente. Lo cual es responsabilidad del dueo de proceso.
CAPTULO VIII

GESTIN DEL TALENTO HUMANO

ARTICULO 71. DEFINICIN GESTIN DEL TALENTO HUMANO. La Polica Nacional a partir del ao
2005 implement como herramienta gerencial para el direccionamiento del talento humano un modelo de
gestin por competencias laborales centrado en el conocimiento, experiencias y habilidades en el
desempeo laboral, desde un enfoque humanista, reconociendo la capacidad de aprendizaje y el desarrollo
de las potencialidades de los hombres y mujeres policas.
El enfoque humanista del servicio policial, tiene un impacto directo en el gerenciamiento del talento humano,
que conlleva al mejoramiento del desempeo, al incremento de comportamientos exitosos y al rescate de la
dignidad humana.
El modelo es el resultado de una construccin colectiva de las direcciones de la Polica que participan en el
direccionamiento del talento humano (Incorporacin, Nacional de Escuelas, Talento Humano, Bienestar
Social y Sanidad), buscando satisfacer requerimientos que surgieron al interior de la misma Institucin,
tendientes a: unificar y articular las polticas de gestin humana y de calidad de vida, fortalecer las
capacidades del personal, facilitar la obtencin de desempeos exitosos, promover la efectividad en el
servicio y facilitar el mejoramiento del clima institucional.

Gestin del
Talento Humano

Figura 11. Gestin del talento humano.


El Modelo de Gestin Humana alineado con la formulacin estratgica institucional a travs de la poltica
gestin humana y calidad de vida ptima se constituye en el eje articulador de los diferentes procesos que
implican y dan sentido a la gerencia del talento humano a travs de sus componentes de planeacin, gestin
y desarrollo:
Planeacin: definicin, proyeccin y optimizacin a corto, mediano y largo plazo de los procesos de
administracin del talento humano.
Gestin: seguimiento, medicin del desempeo y mantenimiento de las condiciones laborales que
permiten el desarrollo de la capacidad personal e institucional.
Desarrollo: indicadores, estrategias y experiencias de aprendizaje que potencian el talento humano, los
niveles de efectividad, el desempeo laboral y el crecimiento personal.

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Dentro del modelo se han establecido dos tipos de competencias: genricas y especficas. Las genricas
hacen referencia a las que todos los policas deben adquirir y desarrollar para el cumplimiento de la misin
institucional y las especficas son los comportamientos laborales de ndole tcnico y prctico, vinculados a
un rea laboral u ocupacional determinada.
Competencias genricas:
Orientacin del Servicio a la Comunidad: disposicin y compromiso para atender en forma efectiva las
necesidades, expectativas y requerimientos de la comunidad.
Liderazgo: capacidad de orientar y dirigir acertadamente equipos de trabajo y/o grupos sociales.
Trabajo en Equipo: capacidad de trabajar colectivamente en el logro de los objetivos institucionales.
Resolucin de Conflictos: capacidad para prevenir, disuadir e intervenir en situaciones que involucran
posiciones e intereses diferentes
Aprendizaje Continuo: capacidad para adquirir y asimilar constantemente conocimientos, habilidades y
valores.
Relaciones Interpersonales: capacidad de establecer vnculos e interacciones apropiadas con diferentes
personas o grupos, en diversas situaciones.
Efectividad en el Servicio: capacidad para cumplir las metas asignadas en su labor.
Adaptabilidad: capacidad para asimilar y responder adecuadamente a situaciones de cambio.
Condicin Fsica: capacidad para generar y mantener hbitos de cuidado fsico.

ARTCULO 72. RESPONSABILIDADES DEL COMPONENTE. El talento humano es el complemento


fundamental para que el Direccionamiento Estratgico y la Gerencia de Procesos se puedan desarrollar, en
razn a que este incluye un conjunto de caractersticas fundamentales que poseen los servidores pblicos
policiales para asegurar la viabilidad de lo planeado por la Institucin, es decir, requieren perfiles,
competencias, conocimientos, habilidades, experiencia y motivacin que genere en ellos cualidades
diferenciadoras frente a otros servidores pblicos.

ARTCULO 73. CARACTERSTICAS Y FUNCIONAMIENTO DEL COMPONENTE. La articulacin existente


entre la Gestin del Talento Humano con el Sistema de Gestin Integral, est enmarcada en la armonizacin
de los tres componentes: Direccionamiento Estratgico, Gerencia de Procesos y Gestin del Talento
Humano, el cual es ejecutado por un talento humano competente, fundamentado en una tica policial, con el
fin de alcanzar una cultura institucional, esta cultura incluye la historia, la doctrina, los hroes, los ritos y
ceremonias, los smbolos y la comunicacin reflejada en la gestin diaria.
La Gestin del Talento Humano, como tercer componente del SGI, se desarrolla a travs del Modelo de
Gestin Humana fundamentado en Competencias, para lo cual todos los procesos, actividades,
procedimientos, tareas, modelos, sistemas, metodologas y productos documentales de impacto
relacionadas con su administracin, se gestionan con los procesos de los componentes de planeacin,
gestin y desarrollo del Modelo de Gestin Humana fundamentado en Competencias, cuya funcionalidad es
la articulacin de los procesos y procedimientos del proceso Direccionamiento del Talento Humano,
permitiendo su despliegue en todos los niveles, su desdoblamiento se da en actividades y tareas, estas
ltimas documentadas con procedimientos descritos con cualquier otro tipo documental de los establecidos
en la Institucin.
Desde este marco, se forja la gestin del talento humano como el elemento vital para el desarrollo de la
estrategia y los procesos, por lo que su funcionamiento y caractersticas se aprecian en la descripcin de la
estructura del Sistema de Gestin Integral.

ARTCULO 74. CULTURA INSTITUCIONAL. La cultura Institucional se constituye dentro del Sistema de
Gestin Integral como el eje transversal que permite articular e integrar los elementos que dinamizan cada
uno de los componentes de este sistema; el Direccionamiento Estratgico, la Gerencia de Procesos y la
Gestin del Talento Humano.

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El modelo de cultura busca ser un modelo motivador y armonizador de todos los esfuerzos que hace y tiene
la Polica Nacional hoy en da, permitiendo coordinar todas esas acciones de manera integral, orientndolas
hacia la accin con una coherencia y operatividad tales que se puedan materializar y llegar a todos los
niveles de la Institucin.
Este modelo de cultura se soporta dos ejes de desarrollo, as: el primero, LA INSTITUCIN, se refiere a lo
que sta define como marco para lograr sus objetivos institucionales y el segundo, LOS INTEGRANTES DE
LA INSTITUCIN, define lo que ellos necesitan aportar para el logro de los objetivos institucionales.

El eje de LA INSTITUCIN se soporta en tres dimensiones: gestin, integracin y servicio:

Servicio: Es la responsabilidad y profesionalismo a nivel interno,


externo, nacional e internacional, para consolidar las relaciones con
la comunidad basadas en la solidaridad y afecto hacia los
ciudadanos: Prestar un servicio profesional, respetuoso, efectivo y
cercano. Es mantener el inters por tener una formacin para la
eficacia en el desempeo de los roles y estar disponible para
aportar al cumplimiento de los objetivos de la institucin.
Integracin: Es la vocacin policial materializada en los valores de
la institucin, en los comportamientos cotidianos, la conciencia y
valoracin de la profesin articulada en lo personal y laboral, para
lograr una dignificacin policial y un reconocimiento institucional a la
labor redundando en la calidad de vida.
Gestin: Es la planificacin integral con sustento en la continuidad,
basada en las realidades del contexto y en la capacidad de alcance,
ejecucin y cobertura de la doctrina hacia todos los niveles de la
Institucin. Esto con el fin de lograr efectividad, articulacin y
sinergia del talento humano y los recursos en funcin de los
objetivos institucionales.

Con base en este modelo se realiz la caracterizacin de la cultura para identificar los aspectos que frenan e
impulsan la consolidacin de la misma y a partir de ellos se definieron los siguientes 7 focos de accin:

Figura 12. Modelo de Cultura Institucional

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Apropiacin del conocimiento que los integrantes de la Polica
tienen sobre la Institucin, su doctrina, la legislacin, el plan de
gobierno, la realidad del pas y del contexto en el cual ejercen su
servicio policial, para facilitar y mejorar la gestin.
Unidad institucional a travs del fortalecimiento del trabajo en
equipo, espacios y procesos de articulacin e integracin de
esfuerzos para lograr efectividad y sinergia del talento humano y los
recursos en funcin del logro de los objetivos institucionales.
Estilo de liderazgo basado en el humanismo, la transparencia y la
disciplina con el fin de tomar decisiones equitativas que armonizan
los intereses de la Institucin, de sus integrantes y de la sociedad
para lograr confianza y credibilidad.
Coherencia del comportamiento cotidiano de los integrantes de la
Institucin con los valores y principios institucionales tanto en el
mbito personal como en su labor policial.
Valoracin de la familia de los integrantes de la Institucin como eje
de motivacin para el desarrollo, equilibrio y balance de su vida
personal y laboral.
Significado, valoracin y satisfaccin de ser Polica al ofrecer un
servicio profesional, respetuoso cercano y efectivo con su equipo de
trabajo y con la comunidad, a travs de acciones cotidianas como el
saludar, escuchar y actuar con responsabilidad.
Conciencia del valor de la vida y del respeto como persona a cada
integrante de la Institucin y de la comunidad: a travs de la
vivencia de los 4 principios institucionales: vida, excelencia,
dignidad, equidad y coherencia
En el eje de los INTEGRANTES DE LA INSTITUCIN, se contempla tres dimensiones:
Conocimiento: es la dimensin racional, referida
a lo que la persona conoce y sabe de diferentes
fuentes
para
informarse,
aprender
y
comprender.
Auto percepcin: es la dimensin referida a las
emociones y actitudes que se materializan en
la percepcin de cada integrante de la Polica
con respecto a su carrera, a la Institucin y a la
vocacin del servicio.
Comportamiento: es la dimensin referida a las
prcticas y conductas especficas que se
materializan en la efectividad, oportunidad,
profesionalismo y organizacin para el servicio.

Estos dos ejes son fundamentales para vincular y enlazar los esfuerzos institucionales como organizacin y
los individuales como funcionarios pblicos policiales, lo cual no implica generar un nuevo sistema, sino
entrar en una lgica de coherencia y articulacin para tener una visin proyectiva y de conjunto de la Polica
Nacional.
La coherencia entre cmo se trabaja, lo qu se siente y la manera cmo se presta el servicio, implica
trabajar en un sentido humanista, materializando las acciones cotidianas dentro del modelo de cultura como
marco de referencia para hacerlo operativo, posicionarlo y sincronizar los distintos procesos.
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CAPITULO IX
PRESTACIN DEL SERVICIO
La Institucin tiene una tarea fundamental en la consolidacin de un servicio de polica armnico con su
naturaleza, doctrina, misin, funcin y competencias.
ARTICULO 75. PLANIFICACIN DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO. La identificacin y planificacin del
servicio se desarrolla de forma ininterrumpida en el territorio nacional, a travs de la ejecucin de procesos
preventivos, disuasivos y de control, investigacin de delitos y contravenciones y procesos de inteligencia,
con el propsito de dar respuesta a los problemas que afectan la convivencia y la seguridad ciudadana,
asumiendo la prevencin y el control integral de todas las formas de incivilidad, violencia, delincuencia e
inseguridad, para garantizar la proteccin de los ciudadanos, el ejercicio de sus derechos y libertades, as
como la solidaridad e integridad social.
La Polica Nacional define los lineamientos institucionales a travs de diferentes documentos doctrinales,
enmarcados en manuales, procesos y procedimientos, con el fin de incrementar los niveles de productividad
y efectividad en las unidades policiales en los cuales se registran los criterios de operacin, as como las
actividades requeridas de verificacin, validacin, seguimiento, inspeccin y pruebas, segn sea necesario,
dejando evidencia del cumplimiento de requisitos en registros apropiados.
La planificacin cubre tanto los servicios misionales orientados a la ciudadana y otras Entidades del Estado,
como los servicios de educacin, salud y bienestar enfocados a la comunidad policial.
ARTICULO 76. PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES. La Institucin establece niveles de
despliegue operacional y determina los mecanismos de coordinacin interagencial, interinstitucional e
interinstitucional, orientados a la interaccin permanente de la Polica Nacional con la comunidad y otras
entidades pblicas, privadas, ONG nacionales e internacionales, entre otras, en busca de la articulacin y
sumatoria de esfuerzos que generen corresponsabilidad y satisfagan las expectativas de los ciudadanos, en
materia de seguridad y convivencia ciudadana1.
Fundamentada en su doctrina y en sus responsabilidades constitucionales la Institucin canaliza sus
esfuerzos hacia el incremento de la efectividad del servicio policial en las reas urbanas y rurales de
Colombia.
ARTCULO 77. COMUNICACIN CON EL CLIENTE. La Institucin, con el fin de promover la participacin
activa e integral de los habitantes, ha diseado estrategias que permitan una adecuada interaccin con la
ARTCULO 78. DISEO Y DESARROLLO. Se entiende por Diseo y Desarrollo el conjunto de procesos
que transforma los requisitos de una poltica, programa, proyecto o cliente en caractersticas especificas de
producto o servicio. En la Polica Nacional se aplican procedimientos especficos para el Diseo y Desarrollo
Curricular y el Diseo y Desarrollo de Proyectos de Investigacin, a cargo de la Direccin Nacional de
Escuelas y la Direccin de Bienestar Social, siendo opcional su aplicacin cuando se tienen proyectos
relacionados con el Diseo y Desarrollo de Proyectos de Infraestructura, Diseo y Desarrollo de Sistemas de
Informacin y Diseo y Desarrollo de Nuevas Modalidades o Especialidades de Polica, dependiendo de su
alcance, complejidad e impacto institucional.

ARTICULO 79. ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS. Con el objetivo de asegurar la conveniencia y


adecuacin respecto a la adquisicin de bienes y servicios como partes constitutivas de la prestacin de los
servicios en las unidades policiales, deben aplicarse los parmetros definidos en el marco normativo de
contratacin dispuesto por el Estado colombiano, reglamentos y los lineamientos definidos por la Institucin
para la adquisicin de bienes y servicios.

Lineamientos de Poltica 2 Gestin del Servicio sobre Resultados Efectivos. Tomo 2

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DISPOSICIONES
Para asegurar que los bienes y servicios adquiridos cumplen los requisitos de compra especificados, se
realizan actividades de seleccin, evaluacin, reevaluacin y seguimiento al desempeo de proveedores y
contratistas.

ARTICULO 80. PRESTACIN DE SERVICIOS MISIONALES. El despliegue operacional se realiza por


procesos a travs de las Unidades desconcentradas de la Polica Nacional segn los niveles de accin
Estratgico, Tctico y Operacional, como se explic en el Captulo 7 del presente manual, extendiendo el
servicio a nivel central en cada una de las Direcciones, pasando por las regiones, metropolitanas,
departamentos, distritos y estaciones, hasta llegar a la mnima unidad policial, en concordancia con su
misin, mbito de accin y conformacin.
La prestacin de los diferentes servicios misionales se desarrolla bajo condiciones controladas, que incluyen
adems de los procedimientos e informacin los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades, de
acuerdo con la programacin que realizan los comandantes de metropolitanas y departamentos de polica,
as como distritos especiales, de acuerdo con las necesidades de cada jurisdiccin.

ARTICULO 81. PROPIEDAD DEL CLIENTE. Todas las unidades, a travs de los procesos a su cargo
identifican los bienes e informacin que son propiedad del cliente, y que se encuentran bajo su
responsabilidad y custodia.
Segn los lineamientos establecidos se toman precauciones para el cuidado y proteccin de dichos bienes e
informacin y en caso de dao, prdida o deterioro se informa la situacin oportunamente al cliente, dejando
registro de dichas comunicaciones.

ARTCULO 82. CONTROL DE EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN. Se realiza el inventario de los


equipos de seguimiento y de medicin utilizados en las Unidades de Polica Nacional responsables de
proporcionar la evidencia de la conformidad con los requisitos de los procesos, productos o servicios
prestados.
As mismo se cuenta con programas de mantenimiento, verificacin o calibracin de equipos seguimiento y
medicin, los cuales se cumplen en los plazos establecidos, para asegurar la validez de los resultados.
Se asegura que los proveedores de los servicios de calibracin estn debidamente acreditados ante
organismos nacionales o internacionales o que cuentan con patrones calibrados ante entidades acreditadas
y se mantienen de forma apropiada los registros de mantenimiento, verificacin o calibracin
correspondientes.

CAPTULO X
MEDICIN ANLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
La verificacin del sistema es uno de los elementos que permite determinar el estado, aplicacin y
efectividad de los controles, as como el anlisis de los resultados de la gestin de la estrategia y los
procesos.
ARTCULO 83. MEDICIN. Para medir el desempeo del sistema, la Institucin y los procesos cuentan con
indicadores, encuestas, seguimiento a planes de accin, cronogramas entre otros, que permiten detectar
oportunidades de mejoramiento.
Las mediciones permiten tomar decisiones, materializadas en acciones como correcciones, acciones
preventivas, acciones correctivas, proyectos de avance significativo, proyectos de innovacin, ajuste de
indicadores, cambio de metas, cambio de indicadores, cambios en la planificacin, modificacin de
procesos, procedimientos, entre otros.

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DISPOSICIONES
La Polica Nacional ha establecido la medicin de indicadores a travs del aplicativo S.V.E., que permite
evaluar el cumplimiento de objetivos de carcter estratgico, tctico y operativo definidos en el mapa
estratgico y en los procesos del S.G.I.
Los lineamientos para la formulacin de indicadores en los despliegues son:

El primer nivel genera indicadores para las unidades de primer, segundo o tercer nivel.
Las unidades de segundo y tercer nivel pueden construir otros indicadores que le permitan
coadyuvar a medir la gestin de la unidad respectiva.
Los indicadores construidos o adoptados deben validarse por el comandante o director de la unidad,
cumpliendo la metodologa adoptada por la Institucin para la formulacin de indicadores.
Cada proceso es responsable de mantener la trazabilidad de los resultados de los indicadores en los
periodos pertinentes para facilitar el anlisis y toma de decisiones.

Respecto al desarrollo de la medicin en la gestin institucional es importante sealar, que se atienden los
lineamientos especificos de la norma NTCGP1000:2009 respecto al numeral 8.2.3 Seguimiento y medicin
de los procesos.

La entidad debe aplicar mtodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de
Gestin de la Calidad, y cuando sea posible, su medicin. Estos mtodos deben demostrar la
capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados (eficacia) as como el manejo
de los recursos disponibles (eficiencia).

El seguimiento y la medicin del impacto (efectividad) de la gestin tanto en el logro de los


resultados planificados como en el manejo de los recursos utilizados pueden realizarse por proceso,
por conjunto de procesos o en forma global para el Sistema.

NOTA 1 Para el seguimiento y la medicin de los procesos se pueden emplear mtodos como
indicadores, encuestas, seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre otros.

NOTA 2 Al determinar los mtodos apropiados, es aconsejable que la entidad considere el tipo y el
grado de seguimiento o medicin apropiado para cada uno de sus procesos en relacin con su
impacto sobre la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio y sobre la eficacia, la
eficiencia y la efectividad del Sistema de Gestin de la Calidad.

ARTCULO 84. REVISIN POR LA DIRECCIN. El Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional,
debe ser adecuado, conveniente, eficaz, eficiente y efectivo para los propsitos de la Institucin, para el
Estado colombiano y para la comunidad en general. Estos aspectos se soportan a travs de la demostracin
del cumplimiento de los requisitos legales asociados a la Institucin, la alineacin con los objetivos del
Estado y sector defensa definidos en el direccionamiento constitucional, a la prestacin de los servicios
misionales (eficacia); el adecuado uso de los recursos de la Institucin a favor de la prestacin de los
servicios (eficiencia) y la garanta que las actividades y servicios prestados por la Polica han contribuido a
generar condiciones de convivencia y seguridad ciudadana para los colombianos.
A partir del principio de toma de decisiones con base en hechos, la demostracin de la eficacia, la
eficiencia y la efectividad ofrecidas por la Institucin deben ser soportadas debidamente a travs de
diferentes instrumentos y registros que muestren de manera objetiva el cumplimiento de estos resultados
institucionales.
La Revisin por la Direccin es el instrumento gerencial por excelencia de la Polica Nacional que permite
realizar la evaluacin del desempeo institucional apoyado en los criterios de eficacia, eficiencia y
efectividad y para su realizacin se da cumplimiento a lo establecido en el procedimiento 1DS-PR-0006 y los
criterios definidos en instructivos complementarios, en ellos se tiene en cuenta entre otros aspectos, la
siguiente informacin:
1. Acciones de seguimiento de revisiones previas o anteriores efectuadas por la direccin.
2. Resultado de las auditoras (internas o externas).
3. Retroalimentacin del cliente (cuando sea procedente).
Quejas y reclamos.
ndice de satisfaccin.
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Sugerencias.
4. Estado de las acciones preventivas, correctivas y de mejora de los procesos.
5. Posibles cambios que puedan afectar el funcionamiento del Sistema.
Proyectos estratgicos.
Cambios en la normatividad.
Necesidades del cliente y partes interesadas.
Polticas institucionales.
Entorno poltico, econmico y social.
6. Recomendaciones para la mejora de los procesos.
7. Matriz de riesgos actualizados e identificados para la unidad, as mismo, los riesgos materializados si se
presentaron y los planes de manejo adoptados.
8. Desempeo de los procesos y la conformidad de los productos o servicios.
Para la realizacin de esta revisin, se tiene en cuenta la estructura de procesos y los diferentes niveles
existentes en ella; a nivel estratgico el mapa de procesos institucional; a nivel tctico las direcciones de la
Polica Nacional que tienen mapas de procesos de segundo nivel y en el nivel operativo, las policas
metropolitanas, departamentos de polica, escuelas de polica, centros vacacionales, centros sociales,
unidades de sanidad policial y colegios de la Direccin de Bienestar Social.
Esta revisin se realiza por lo menos una vez al ao y sus resultados y acciones de mejora propuestos
cierran el ciclo de la mejora continua, indicando, como se mencion, si el Sistema de Gestin Integral de la
Polica es adecuado, conveniente, eficaz, eficiente y efectivo para los propsitos de la Nacin y de la
Institucin.
Igualmente, la Institucin cuenta con la realizacin de los Subcomits de Mejoramiento Gerencial, exigidos
por el Ministerio de Defensa Nacional, de obligatorio cumplimiento, como una herramienta para el control en
la Institucin, siendo un escenario para verificar, revisar, evaluar, mediar realizar seguimiento y monitoreo a
cualquier tema del mbito institucional, para identificar oportunamente las debilidades, y promover la toma
de decisiones, a travs de la formulacin de acciones de mejoramiento, que permitan reencauzar en los
niveles estratgico, tctico y operacional, el normal desarrollo de los procesos, e incrementar el desempeo
de los mismos. Existiendo tres (03) tipos de subcomits en la Polica Nacional, subcomit central de
mejoramiento gerencial, subcomits regionales de mejoramiento gerencial y subcomits locales de
mejoramiento gerencial
ARTCULO 85. CONTROL DEL SERVICIO O PRODUCTO NO CONFORME. Consiste en identificar y
controlar el posible producto o servicio no conforme generado en los diferentes procesos desarrollados por
la Polica Nacional, a partir de la matriz de servicios caractersticas y estndares, se debe determinar si el
producto o servicio cumple estas especificaciones, en caso de presentarse incumplimiento a una de las
caractersticas y su estndar, esta debe ser registrada para su respectivo tratamiento.
ARTCULO 86. ADMINISTRACIN DEL RIESGO. Esta se defini a partir de la adopcin de la Gua para la
Gestin Integral del Riesgo en la Polica Nacional y consta de 5 fases:
Identificacin de Riesgos: en esta fase el objetivo es hacer una adecuada identificacin y descripcin de
los riesgos de forma que se facilite el desarrollo de las siguientes fases. Como aspectos relevantes se han
estandarizado factores y agentes generadores (en relacin con las causas), incluye la identificacin de
situaciones de materializacin para cada riesgo, la identificacin de controles de deteccin tanto de riesgos
materializados como de efectos y la estandarizacin de los efectos. Con la inclusin/estandarizacin de
estos aspectos se pretende que la labor de describir un riesgo sea mucho ms prctica y asertiva.
Definicin de la Gestin: Esta fase incluye el anlisis antes de controles, la valoracin de controles y el
anlisis despus de controles con el fin de priorizar los riesgos para su tratamiento.
La calificacin (anlisis) se hace con base en las situaciones materializadas (de la fase de Identificacin), la
identificacin / valoracin de controles se hace por causa o efecto dependiendo de si es un control
preventivo o correctivo. De esta forma se dan las herramientas para la formulacin de planes de tratamiento
coherentes con las causas ms relevantes y permiten obtener un panorama global de la Institucin con el fin
de formular planes que impacten de forma significativa la gestin.
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Gestin de Riesgos: En esta fase se registran las acciones ejecutadas de los planes de tratamiento y los
resultados del proceso, tomados de las herramientas del Sistema de Gestin Integral. Facilitando la
actualizacin de la descripcin de riesgos y la actualizacin del nivel de riesgos de manera constante y
objetiva.
Medicin de Resultados de la Gestin: Con base en la informacin registrada en resultados de gestin de
los procesos, se miden los resultados en trminos de la gestin del proceso. Muestra aspectos como
riesgos materializados, la medicin de la disminucin y/o el aumento del nivel de riesgos con su respectivo
anlisis y la medicin del desempeo de los planes de tratamiento de riesgos.
Cierre: En esta fase se consolidan los resultados trimestrales y se incluye la generacin y anlisis de
situaciones especficas que contribuyan a fortalecer los activos de la Institucin en trminos del conocimiento
en Riesgos: Lecciones Aprendidas.
La siguiente grfica muestra las fases, su secuencia y su relacin con el ciclo PHVA.
FASE DE
IDENTIFICACIN

FASE DE
DEFINICIN DE LA
GESTIN

FASE DE
GESTIN DE
RIESGOS

FASE DE MEDICIN
DE RESULTADOS
DE LA GESTIN

FASE DE
CIERRE

Identificacin de riesgos
con el plan inicial

Calificar riesgos

Actualizacin de riesgos
con base en la medicin
trimestral

Evaluar riesgos con


base en la valoracin de
los controles

Actualizacin de riesgos
con base en la medicin
anual y el contexto

Definir plan de
tratamiento

Ejecucin / control de la
ejecucin del plan de
tratamiento

Medir trimestralmente la
efectividad de la gestin
y aspectos por mejorar

Cierre anual

PLANEAR Y
ACTUAR

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

VERIFICAR

CAPITULO XI

MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO


ARTCULO 87. AUTOEVALUACIN DEL CONTROL. La autoevaluacin del control en la Polica Nacional
permite evaluar la calidad y efectividad de los controles en los procesos y procedimientos que buscan
asegurar el cumplimiento de sus objetivos.
La autoevaluacin del control adems, permite medir el estado de los elementos de control del Sistema de
Control Interno en la Institucin, estableciendo el grado de avance en la implementacin y la efectividad de
su operacin.
ARTCULO 88. AUTOEVALUACIN DE LA GESTIN. La autoevaluacin de la gestin permite el
monitoreo de elementos tales como logros relevantes, indicadores, riesgos, estado de acciones preventivas
y correctivas, anlisis de peticiones, quejas y reclamos, encuestas, producto o servicio no conforme, entre
otros, en cada unidad; al detectar desviaciones, permitiendo establecer las acciones correctivas que
garanticen el logro de los objetivos institucionales.
ARTCULO 89. MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. Es un sistema integrado por el esquema
de organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificacin y evaluacin adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de

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acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas trazadas por la direccin
y en atencin a las metas u objetivos previstos.
Sus objetivos son:

De Control al Cumplimiento (Legalidad).


De Control Estratgico
(Planeacin).
De Control de Ejecucin
(Operacin).
De Control de Evaluacin
(Verificacin).
De Control de Informacin (Comunicacin).

El seor Director General responde como representante legal ante el Estado y la sociedad por la efectividad,
eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, el cual a su vez debe garantizar el cumplimiento de los
objetivos de la Institucin.
Con el objetivo de dar cumplimiento a los elementos de control interno, la Institucin genera los siguientes
productos, as:
SUBSISTEMA
DE CONTROL

COMPONENTE

ELEMENTO

Ambiente de
control

Acuerdos,
compromisos o
protocolos
ticos
Desarrollo del
talento humano
Estilo
de
direccin
Planes
programas

ESTRATGICO

Direccionamiento
estratgico

Administracin
de riesgos

Modelo
de
operacin por
procesos
Estructura
Organizacional
Identificacin
de Riesgos
Definicin de la
Gestin
Gestin
de
Riesgos
Medicin
de
Resultados de
la Gestin
Cierre

SUBSISTEMA
DE CONTROL

COMPONENTE

ELEMENTO

GESTIN

Actividades de
control

Polticas de
operacin

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PRODUCTO
Cdigo de tica policial
Principios y valores
Modelo
de
gestin
humana
fundamentado en competencias
Lineamientos de la direccin general
Misin, Visin, Polticas Institucionales,
Lineamientos Institucionales.
Proceso gerencial de primer nivel
Direccionamiento Estratgico
CMI institucional y unidades
Manual del Sistema de Gestin integral
Capitulo Gerencia de Procesos
Decreto 4222 del 231106.
Decreto 216 de 2010

Gua para la Gestin Integral del Riesgo


en la Polica Nacional.
Mapa de riesgos institucional y por
procesos.
Plan de manejo de riesgos institucional
y por procesos.

PRODUCTO
Resoluciones,
Procedimientos
Guas, instructivos

Directivas,

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Procedimientos

Controles

Indicadores
Manual de
procedimientos
Informacin
primaria
Informacin
secundaria
Informacin
Sistemas de
informacin

Comunicacin
organizacional

Comunicacin
pblica

Comunicacin
informativa

Medios de
comunicacin

SUBSISTEMA
DE CONTROL

COMPONENTE

ELEMENTO

PRODUCTO

Autoevaluacin

Autoevaluacin
del control
Autoevaluacin
de la gestin

Evaluacin
independiente

Evaluacin del
sistema de
control interno

Proceso de primer nivel Control Interno


Informe de autoevaluacin
Proceso de primer nivel Control Interno
Informe de autoevaluacin
Proceso de primer nivel Control Interno
Actas del subcomit central de control
interno y calidad
Informe ejecutivo anual

EVALUACIN

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Procedimiento de 1DS-PR-0001 Control


de documentos.
Procedimiento 1GD-PR-0001 de control
de registros.
Procedimientos
documentados
asociados a los procesos.
Los
establecidos
en
los
procedimientos.
Los establecidos a traves del desarrollo
de la Metodologia para el desarrollo de
la gestin integral del riesgo.
Indicadores de estrategia
Indicadores de procesos
Procesos, procedimientos controlados y
cargados en el aplicativo usado por la
institucin para tal fin (S.V.E).
Proceso de primer nivel
de
Comunicaciones Estratgicas.
Protocolo externo
Proceso de primer nivel
de
Comunicaciones Estratgicas
Proceso de Gestin Documental
Proceso de primer nivel
de
Comunicaciones Estratgicas
Proceso
de
Direccionamiento
Tecnolgico
Aplicativos desarrollados para la
administracin de la informacin
Proceso de primer nivel
de
Comunicaciones Estratgicas
Polired, Exchange
Windows live personal
Boletn vocacional
Proceso de primer nivel
de
Comunicaciones Estratgicas
Pagina web, Rendicin de cuentas
Proceso de primer nivel
de
Comunicaciones Estratgicas
Pagina web, Emisora
Peridico institucional
Programa de televisin

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Auditora
interna

Institucional

Planes de
mejoramiento

Por procesos

Individual

Proceso de primer nivel Control Interno


1CI-GU-0002 Gua para el desarrollo de
auditoras
internas
y
plan
de
mejoramiento interno por procesos
(Procedimiento de auditora interna)
Informe de auditoria.
Gua
para
elaborar
planes
de
mejoramiento institucional
Procedimiento 1MC-PR-0005 Ejecutar
acciones de mejoramiento
Proceso de Mejora continua e
innovacin.
Gua
para
elaborar
planes
de
mejoramiento interno por procesos.
Procedimiento 1MC-PR-0005 Ejecutar
acciones de mejoramiento
Proceso de Mejora continua e
innovacin.
Formato plan de mejoramiento.
Gua
para
elaborar
planes
de
mejoramiento individual.
Procedimiento 1MC-PR-0005 Ejecutar
acciones de mejoramiento
Concertacin de la gestin
Evaluacin del desempeo

CAPTULO XII

GLOSARIO Y ANEXOS

ARTCULO 90. GLOSARIO. Para dar claridad a los trminos utilizados en el presente manual se enuncian
las siguientes definiciones
Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situacin no deseable.
Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situacin potencial no deseable.
Adecuacin. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
Adquisicin de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratacin, convenio, concesin o provisin
de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad.
Alta direccin. Persona o grupo de personas, del mximo nivel jerrquico que dirigen y controlan una
entidad.
Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.
Auditora interna. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al
evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con
los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegacin.

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DISPOSICIONES
Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
Calibracin. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones especficas, la relacin entre los
valores de las magnitudes que indique el instrumento de medicin o un sistema de medicin, o valores
representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes
determinados por medio de patrones.
Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar
un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio.
Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.
NOTA: Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el trmino cliente incluye a los
destinatarios, usuarios o beneficiarios.
Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
Concesin. Autorizacin para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los
requisitos especificados.
Confirmacin metrolgica. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medicin
cumple con los requisitos para su uso previsto.
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
Control de la calidad. Parte de la gestin de la calidad orientada a la verificacin y al cumplimiento de los
requisitos de la calidad.
Conveniencia. Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas de la
Institucin.
Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Despliegue de proceso. Documento que refleja la responsabilidad en la ejecucin de las actividades
asignadas por parte de los dueos de los procesos gerenciales y de soporte de primer nivel, a las unidades
policiales (operativa, administrativa o docente) de segundo y tercer nivel con el fin de mantener un enfoque
sistmico
Diseo y desarrollo. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una poltica, programa,
proyecto o cliente en caractersticas especificadas o en la especificacin de un proceso o sistema, producto
y/o servicio.
Documento. Informacin y su medio de soporte.
Efectividad. Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el
manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Enfoque basado en procesos. Gestin sistemtica de la interaccin e interrelacin entre los procesos
empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la
Ley 872 de 2003.
Equipo de medicin. Instrumento, software, patrn, material de referencia o equipos auxiliares, o
combinacin de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medicin.

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DISPOSICIONES
Estandarizacin. Actividad sistemtica de una organizacin para establecer y utilizar estndares.
Especificacin. Documento que establece requisitos.
Estructura de la entidad. Distribucin de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes
funciones generales, requeridas para cumplir la funcin de la entidad dentro del marco de la Constitucin y la
Ley.
Gestin. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una
entidad.
Lineamiento general de poltica. Concebido como los criterios generales que orientan el cumplimiento de
las polticas institucionales
Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una
entidad.
NOTA Los manuales de calidad pueden variar en cuanto a detalle y formato para adecuarse al tamao y
complejidad de cada entidad en particular.
Mapa de procesos. Es una representacin grfica de la forma como opera la Polica Nacional por procesos
para satisfacer las necesidades de sus clientes.
Mega: Meta estratgica grande y audaz, constituye el mximo norte estratgico de una organizacin en el
mediano plazo, es una visualizacin de la meta ms ambiciosa en la que se pueda pensar a largo plazo. La
MEGA es el gran propsito o sueo que une a la Visin, es decir, es lo que concreta la Visin y por ende
unifica los esfuerzos de todos los miembros de la Institucin con una fuerza superior. En resumen, la MEGA
es lo que conecta la Misin con la Visin.
Misin. La Misin responde al para qu fue creada la Polica Nacional, cul es su razn de ser, establece el
campo propio de actuacin de la institucin, es decir, a qu debe dedicarse para cumplir con el mandato
constitucional.
Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeo.
Niveles de despliegue. La Polica Nacional orienta su actividad de planeacin en concordancia el Plan de
Desarrollo Nacional, definido para este cuatrienio como Prosperidad para Todos y, de igual manera, alineado
con el Plan Estratgico Sectorial del Ministerio de Defensa Nacional denominado en este periodo Seguridad
para la Prosperidad, el cual orientar la accin del sector defensa. La anterior alineacin permitir el
despliegue al interior de la Polica Nacional a travs de sus tres niveles de accin.
Nivel Estratgico. Sobre el cual recae la responsabilidad primaria de direccionar el desarrollo de los
procesos de prevencin, disuasin y control de delitos y contravenciones, concentrando las capacidades de
las direcciones operativas en funcin de garantizar la seguridad y convivencia ciudadana. Conformado por la
Direccin y Subdireccin General, las Direcciones operativas y la Oficina de Planeacin.
Nivel Tctico. Responsable del despliegue de los objetivos estratgicos operativos y su materializacin;
cumple una tarea fundamental en la accin operacional territorial a partir del desarrollo del servicio de polica
y la conduccin de operaciones, mediante la efectiva coordinacin de sus unidades desconcentradas. Este
nivel est integrado por las Regiones, Metropolitanas, Departamentos y Distritos Especiales bajo el
gerenciamiento de la Direccin de Seguridad Ciudadana.
1DS - RS - 0001
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Aprobacin: 05-12-2008

RESOLUCIN
N. 00176
DEL
26
DE MARZO
DE
2013
HOJA N. 38
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES

Nivel Operacional. Responsable de planear y ejecutar las actividades, planes y programas, de acuerdo con
los procesos y procedimientos policiales, con el fin de garantizar la efectividad de las estrategias operativas
orientadas por el nivel tctico. Este nivel est conformado por los Distritos, Estaciones, Subestaciones, CA y
Puestos de Polica.
No conformidad. Incumplimiento de un requisito.
Objetivo de calidad. Concebidos como los logros inherentes a la calidad que la Institucin se ha propuesto
alcanzar para mejorar la calidad del servicio, deben estar alineados con la Poltica de calidad.
Parte interesada. Organizacin, persona o grupo que tiene un inters en el desempeo o xito de una
entidad.
Planeacin: definicin, proyeccin y optimizacin a corto, mediano y largo plazo de los procesos.
Polticas Institucionales. Son mandatos de obligatorio cumplimiento, de primer orden que determina el
sentido estratgico de la accin, desarrollado mediante objetivos identificados en el mapa estratgico
institucional y sus despliegues a segundo y tercer nivel.
Principios Institucionales. Son principios ticos, verdades universales que sirven de premisas para
fundamentar y orientar tanto la doctrina policial como el quehacer en el desarrollo de las funciones policiales;
Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por
qu y cmo.
Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
Proveedor. Organizacin o persona que proporciona un producto y/o servicio.
Poltica: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para
institucional y facilitar el proceso de toma de decisiones.

orientar

la

accin

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.
Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.
Revisin. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad
del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el desarrollo normal de las
funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
Satisfaccin del cliente. Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan con el fin de lograr un
propsito.
Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo
consideracin.
Validacin. Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos
para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.
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Aprobacin: 05-12-2008

RESOLUCIN
N. 00176
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DE MARZO
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2013
HOJA N. 39
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES
Visin. La Visin es un sueo con fecha. Est constituida por aquello en que es necesario que la
organizacin se convierta, cumpliendo su Misin, para garantizar su permanencia exitosa en el tiempo.
Verificacin. Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.
Verificacin (Metrolgica). Comparacin directa entre las caractersticas metrolgicas del equipo de
medicin y los requisitos metrolgicos del cliente.
ARTCULO 91. MBITO DE APLICACIN. La ejecucin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la
Polica Nacional, contemplada en el Artculo 2, ser realizada por los Servidores Pblicos de la Institucin
dentro del contexto del Sistema de Gestin Integral.
Pargrafo: El Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, da cumplimiento a las
normas NTCGP 1000:2009, ISO9001:2008 y MECI1000:2008 que establecen la existencia de un manual de
calidad y de operaciones para la entidad respectivamente.
ARTCULO 92. SUPRESIN, ADICIN O MODIFICACIN AL MANUAL. Las direcciones, oficinas
asesoras y unidades de Polica podrn presentar y solicitar a la Oficina de Planeacin, supresiones,
modificaciones y actualizaciones al Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional,
dependencia encargada de realizar el trmite para la aprobacin del seor Director General
ARTCULO 93. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIN. La responsabilidad de
desarrollar, implementar, mantener y revisar, estar a cargo de las direcciones, oficinas asesoras y sus
unidades desconcentradas, de acuerdo con el mbito misional que les corresponda.
ARTCULO 94. PUBLICIDAD Y DIFUSIN. La Oficina de Planeacin o la dependencia en que se delegue
esta responsabilidad, pondrn en funcionamiento los mecanismos de difusin necesarios para el
conocimiento y aplicacin del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional en las
unidades policiales. Igualmente, se pondr a disposicin de los usuarios de la Institucin en los sistemas de
comunicacin, consulta y publicidad disponibles para el efecto.
ARTCULO 95. APLICACIN EN PROGRAMAS DE FORMACIN. Los dueos y responsables de
procesos en coordinacin con la Direccin Nacional de Escuelas, implementarn actividades pedaggicas
para la enseanza del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, a travs de los
programas de formacin, actualizacin, entrenamiento y capacitacin del sistema educativo policial.
ARTCULO 96. OBLIGATORIEDAD. El manual adoptado mediante el presente acto administrativo, ser de
obligatorio cumplimiento en el desarrollo de las actividades relacionadas con el Sistema de Gestin Integral.
ARTCULO 97. VIGENCIA. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga la
Resolucin No. 02360 del 29/06/2012.
PUBLQUESE Y CMPLASE.
Dada en Bogot, D. C.

General JOSE ROBERTO LEN RIAO


Director General Polica Nacional de Colombia
Elabor:
Revis:
Aprob.
Fecha:

PT. Jhonnathan Cuellar Rozo


MY. Fabio alexander cano jimnez
TC. Olga Lucia Pineda Ortiz
BG. Janio len riao
20/03/13

Carrera 59 No 26 21 Piso 5 CAN Bogot


Telfonos 3159227 / 9192
dipon.areosp.sepri@policia.gov.co
www.policia.gov.co

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RESOLUCIN
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HOJA N. 40
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES
ANEXO 1
Tabla de Comparacin entre los Sistemas de Gestin y el SGI de la Polica Nacional
Modelo SGI de
la Polica
Nacional
Planteamiento
estratgico
Establecimiento
de polticas
Cuadros de
mando integral
Sistema
documental
Mapas de
procesos

Desarrollo y
aplicacin de
los procesos

Delegacin de
responsabilidad
y autoridad
Medicin de la
gestin
(autoevaluacin
de la gestin y
el control)
Acciones de
mejoramiento
Revisin por la
direccin y
Subcomit de
mejoramiento
gerencial
Auditora

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ISO 9001
NTCGP 1000
5.1, 5.2, 5.3,
5.4
5.1, 5.3

MECI
1000
1.1,
2.3
1.1,
2.3

1.2,
1.2,

Sistema de
Gestin
Ambiental
4.2, 4.4.1, 4.3.1,
4.3.2

NTC ISO/IEC 17025


4.2.2, 4.2.3, 4.4.1
4.2.2

4.2

4.10, 5.4, 5.9

4.5.1

5.4, 8.2.3

4.2.1, 4.2.2,
4.2.3, 4.2.4.

2.1, 2.2,

4.1

1.2, 1.1,
1.3, 2.2.

4.1, 6.1, 6.2


6.3, 6.4, 7,1,
7.2, 7.3, 7.4,
7.5,
7.6,
8.2.3
8.2.4
8.3

1.2,
1.3,
2.3,
3.1,

5.5

1.2, 2.3

4.1.5 a), f), h), i), 4.11.1,


4.2.4, 4.1.6

4.1, 4.4.1, 4.4.3

8.2.1, 8.2.2,
8.2.3, 8.2.4,
8.5.2, 8.5.3

2.2, 3.2,
2.1, 3.1,

4.10, 4.11.5, 4.14, 5.9, 4.5,


4.6, 4.9, 5.5.2, 5.5.9, 5.8,
5.8.3, 5.8.4

4.5.5
4.5.1 4.5.2

8.4,
8.5.3

8.5.2,

2.2

4.10, 5.9

4.5.1

5.6,
8.5.1,
8.5.3

8.4
8.5.2,

1.3,
3.1,
2.2

1.1,
2.2.
2.1,

3.2,
3.3,

4.2.2, 4.2.3, 4.3.1, 4.2.4, 4.3,


4.3.1, 4.12
4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4,
4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2,
4.12.1.2, 4.12.1.3, 5.3
4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4,
4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3,
4.2.4, 4.10, 4.7, 5.3, 4.12,
5.5, 4.9, 5.6, 5.1, 4.4.1, 4.4.2,
4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 5.4, 5.9,
5.10,5, 4.6, 5.1, 5.2, 5.4, 5.5,
5.6, 5.7, 5.8,

4.4.4, 4.4.5, 4.5.4


4.1, 4.4.1

4.1, 4.4.1, 4.4.6,


4.3.1, 4.3.2, 4.4.6

4.15, 4.10, 5.9

8.2.2

Aprobacin: 05-12-2008

RESOLUCIN
N. 00176
DEL
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DE MARZO
DE
2013
HOJA N. 41
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES
ANEXO 2
Tabla de alcances y exclusiones del sistema de gestin para propsitos de certificacin de calidad, de
acuerdo a los estndares de la norma tcnica de calidad para la gestin pblica NTCGP 1000:2009 y la
norma tcnica colombiana NTC ISO 9001:2008.
UNIDAD

Nivel
Estratgico

ALCANCE

EXCLUSIONES
La exclusin en el Numeral 7.3 Diseo y
desarrollo de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008, se determina por cuanto los
servicios misionales de la Polica Nacional, se
efectuan directamente sobre lo establecido en el
marco constitucional y normativo nacional.

Gestin estratgica de la
planificacin, evaluacin, control
y mejora de los servicios de
polica: prevencin, disuasin,
control,
inteligencia
e
investigacin
criminal,
encaminados a mantener la
convivencia
y
seguridad
ciudadanas de los habitantes
del territorio nacional.

Para el nivel estratgico no le es aplicable el


requisito incluido en el Numeral 7.5
Produccin y prestacin del servicio de la
norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, por
cuanto estos niveles no prestan
servicio
directamente a los usuarios; la exclusin NO
afecta la capacidad y la responsabilidad de la
Polica Nacional en la prestacin de los servicios
misionales.
Para el nivel estratgico no le es aplicable el
requisito incluido en el Numeral 7.6 Control de
los dispositivos de seguimiento y de
medicin de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que en este nivel no se
utilizan equipos o dispositivos de seguimiento o
medicin.
Para el nivel tctico NO le es aplicable el
requisito incluido en el Numeral 7.3 Diseo y
desarrollo de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que, la ejecucin y
conformidad de los productos o servicios se
determina por la aplicacin de criterios legales y
la exclusin NO afecta la capacidad y la
responsabilidad de la Polica Nacional en la
prestacin de los servicios misionales.

Nivel
Tctico
misional

Gestin
tctica
de
la
planificacin evaluacin, control
y mejora de los servicios de
polica: prevencin, disuasin,
control,
inteligencia
e
investigacin
criminal,
encaminados a mantener la
convivencia
y
seguridad
ciudadanas de los habitantes
del territorio nacional.

Se excepta del anterior numeral la Direccin de


Bienestar Social y la Direccin Nacional de
Escuelas, toda vez que por requisito legal
realizan diseo curricular para escuelas y
colegios respectivamente.
Para el nivel tctico no le es aplicable el
requisito incluido en el Numeral 7.5
Produccin y prestacin del servicio de la
norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, por
cuanto estos niveles no prestan
servicio
directamente a los usuarios; y la exclusin NO
afecta la capacidad y la responsabilidad de la
Polica Nacional en la prestacin de los servicios
misionales.

Para el nivel tctico no le es aplicable el


requisito incluido en el Numeral 7.6 Control de
los dispositivos de seguimiento y de
medicin de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que NO se utilizan equipos
o dispositivos de seguimiento o medicin.

1DS - RS - 0001
VER: 0

Aprobacin: 05-12-2008

RESOLUCIN
N. 00176
DEL
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DE MARZO
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HOJA N. 42
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES

Policas
Metropolitanas
y
Departamentos
de Polica

Prestacin de los servicios de


convivencia
y
seguridad
ciudadana,
prevencin,
inteligencia
e
investigacin
criminal

Centro
de
Conciliacin
MEBOG

Prestacin de los servicios de


orientacin jurdica, psicolgica
y audiencias de conciliacin
para la resolucin de conflictos.

Centros
Vacacionales y
Centro Sociales
de la Polica
Nacional

Prestacin de los servicios de


hospedaje,
alimentacin,
recreacin,
deportes,
y
organizacin de eventos.

ECSAN

Aplica a todas las actividades


involucradas en la prestacin de
los servicios de Formacin e
Investigacin Cientfica

DIASE

Prestacin de los servicios de


prevencin,
inteligencia
e
investigacin
criminal
para
combatir
los
delitos
del
secuestro y la extorsin.

POLFA

Gestin
tctica
de
la
planificacin, evaluacin, control
y mejora para los servicios de:
Apoyo y soporte operacional a
la direccin de aduanas e

1DS - RS - 0001
VER: 0

Para
las
Policas
Metropolitanas
y
Departamentos de Polica no le es aplicable el
requisito incluido en el Numeral 7.3 Diseo y
desarrollo de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que, el Diseo y Desarrollo
de programas, proyectos o estrategias que
afectan los servicios misionales se ejecuta en el
nivel tactico.
Para el Centro de Conciliacin no le es aplicable
el requisito incluido en el Numeral 7.3 Diseo
y desarrollo de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que, la ejecucin y
conformidad de los productos o servicios se
determina por la aplicacin de criterios legales y
la exclusin NO afecta la capacidad y la
responsabilidad de la Polica Nacional en la
prestacin de los servicios misionales.
Para el Centro de Conciliacin no le es aplicable
el requisito incluido en el Numeral 7.4
Adquisicin de bienes y servicios de la
norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008
dado que no se maneja presupue sto
directamente, debido a que los recursos son
asignados directamente por la direccin
administrativa y financiera.
Para el Centro de Conciliacin no le es aplicable
el requisito incluido en el Numeral 7.6 Control
de los dispositivos de seguimiento y de
medicin de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que no se utilizan equipos
o dispositivos de seguimiento o medicin.
Para los Centros Vacacionales y Centro
Sociales de la Polica Nacional no le es aplicable
el requisito incluido en el Numeral 7.3 Diseo
y desarrollo de la norma NTCGP 1000:2009 e
ISO 9001:2008 dado que, la ejecucin y
conformidad de los productos o servicios se
determina por la aplicacin de criterios legales y
la exclusin NO afecta la capacidad y la
responsabilidad de la Polica Nacional en la
prestacin de los servicios misionales.
Para la Escuela de Cadetes de Polica
Francisco de Paula Santander no le es
aplicable el requisito incluido en el numeral 7.6
control de los dispositivos de seguimiento y
medicin, se excluye porque en los procesos
de la Escuela de Cadetes no se realizan
seguimientos y/o mediciones que requieran este
tipo de equipos, para proporcionar evidencia de
la conformidad de los servicios misionales, ni se
requiere seguimiento trazable de mediciones
con el Sistema Mtrico Internacional.
Para la Direccin de Antiextorsin y
Antisecuestro no le es aplicable el requisito
incluido en el Numeral 7.6 Control de los
dispositivos de seguimiento y de medicin
de la norma NTCGP 1000:2009 e ISO
9001:2008 dado que no se utilizan equipos o
dispositivos de seguimiento o medicin.
Para la Comisin policial en la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo la
coordinacin de Polica Fiscal y Aduanera, no le
es aplicable el requisito incluido en el Numeral
7.3 Diseo y desarrollo de la norma NTCGP

Aprobacin: 05-12-2008

RESOLUCIN
N. 00176
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26
DE MARZO
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2013
HOJA N. 43
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES
impuestos nacional por la polica
fiscal y aduanera.

1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que, la


ejecucin y conformidad de los productos o
servicios se determina por la aplicacin de
criterios legales y la exclusin NO afecta la
capacidad y la responsabilidad de la Polica
Nacional en la prestacin de los servicios
misionales.
Para la Comisin policial en la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo la
coordinacin de Polica Fiscal y Aduanera, no le
es aplicable el requisito incluido en el 7.4.1
Proceso de Compras de la norma NTCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que no se
maneja presupuesto directamente, debido a que
los recursos son asignados directamente por la
direccin administrativa y financiera.
Para la Comisin policial en la Direccin de
Impuestos y Aduanas Nacionales, bajo la
coordinacin de Polica Fiscal y Aduanera, no le
es aplicable el requisito incluido en el 7.5.4
Propiedad del cliente de la norma NTCGP
1000:2009 e ISO 9001:2008 dado que las
aprehensiones de mercancia realizadas son
aplicacin de la normatividad y el ciudadano
pierde la propiedad y para los casos en los que
se puede presentar recurso de reconsideracin
la responsabilidad recae directamente en la
Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Colegios
Direccin
Bienestar
Social
Colegio Nuestra
Seora
de
Ftima Santa
Marta

Colegio Nuestra
Seora
de
Ftima

Santiago
de
Cali

Colegio Nuestra
Seora
de
Ftima

Sincelejo
Colegio Nuestra
Seora
de
Ftima Tunja
Colegio Nuestra
Seora
de
Ftima

Valledupar
Colegio Nuestra
Seora
de
Ftima

Barranquilla

1DS - RS - 0001
VER: 0

Servicios de educacin en los


niveles de preescolar bsica y
media acadmica.
Servicios de educacin en los
niveles de preescolar bsica y
media tcnica comercial con
especialidad en digitacin de
datos contables.
Servicios de educacin en los
niveles de preescolar bsica y
media
acadmica
en
las
modalidades de: documentacin
comercial,
registro
de
operaciones contables, pintura
artstica y msica e industrial en:
mecnica industrial electricidad
y
electrnica,
diseo
arquitectnico
y
salud
y
nutricin.
Servicios de educacin en los
niveles de preescolar bsica y
media modalidad comercial

Para los colegios de la Polica Nacional no le es


aplicable el requisito incluido en el Numeral 7.6
control de los equipos de seguimiento y
medicin, teniendo en cuenta que para ofrecer
el servicio de educacin en los Colegios de la
Polica Nacional, no se utilizan equipos que
requieran la implementacin de dispositivos de
medicin.

Servicios de educacin en los


niveles de preescolar bsica y
media acadmica
Servicios de educacin en los
niveles de preescolar bsica y
media tcnica comercial con
nfasis en informtica
Servicios de educacin en los
niveles de preescolar bsica
primaria y secundaria, y media
con especialidad en comercio.

Aprobacin: 05-12-2008

RESOLUCIN
N. 00176
DEL
26
DE MARZO
DE
2013
HOJA N. 44
CONTINUACION DE LA RESOLUCIN POR LA CUAL SE ADOPTA LA ACTUALIZACIN MANUAL
DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL PARA LA POLICA NACIONAL Y SE DEROGAN OTRAS
DISPOSICIONES
ANEXO 3
Listado de las unidades que poseen sistemas de gestin de calidad especficos complementarios al Sistema
de Gestin Integral de la Polica Nacional, que poseen manuales de calidad anexos a este.
Unidad
Manual del Sistema de Gestin Integral de la Direccin Nacional de Escuelas y Escuelas de
Polica
Colegios Direccin Bienestar Social
Centros sociales
Centros vacacionales
Manual de Calidad de la Escuela de Cadetes de Policia General Francisco de Paula Santader
ANEXO 4
MAPA DE PROCESO DE PRIMER NIVEL

Integridad
Policial

del Sistema de
Gestin Integral

Comunicacin
Pblica

SATISFACCIN DE LA COMUNIDAD Y PARTES NTERESADAS

NECESIDADES DE LA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS

PROCESOS GERENCIALES
Direccionamiento

Direccionamiento
Estratgico

Relaciones
Internacionales

Direccionamiento del Talento Humano


PROCESOS MISIONALES

50 PROCEDIMIENTOS

CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA


PREVENCIN

INTELIGENCIA

INVESTIGACIN CRIMINAL

16 PROCEDIMIENTOS

PROCESOS SOPORTE
Direccionamiento Tecnolgico

Administracin de
Recursos Financieros

Logstica y Abastecimiento

Actuacin Jurdica

Gestin Documental

PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA

Control Interno

Mejora Continua e innovacin

ANEXO 5
ESTRUCTURA ORGNICA
ESTRUCTURA ACTUAL DE LA POLICA NACIONAL
DECRETO 4222 DE 2006 Y DECRETO 216 DE 2010
MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL
DIRECCIN GENERAL DE LA POLICA
NACIONAL DE COLOMBIA

NIVEL ASESOR

MINISTERIO DE HACIENDA
POLICA FISCAL Y ADUANERA

OFICINA DE PLANEACIN
NIVEL DE CONTROL

OFICINA DE TELEMTICA
OFICINA DE COMUNICACIONES
ESTRATGICAS

INSPECCIN GENERAL
REA DE CONTROL INTERNO

SECRETARA GENERAL
SUBDIRECCIN GENERAL

DIRECCIN
DE SEGURIDAD
CIUDADANA

DIRECCIN
DE CARABINEROS
Y SEGURIDAD
RURAL

1DS - RS - 0001
VER: 0

DIRECCIN
DE INVESTIGACIN
CRIMINAL

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA

NIVEL
DOCENTE

NIVEL
ADMINISTRATIVO

NIVEL OPERATIVO

SUBSECRETARA DE POLICA
ANTE MINDEFENSA

DIRECCIN
DE TALENTO
HUMANO

DIRECCIN
DE INTELIGENCIA
POLICIAL

DIRECCIN DE
ANTINARCTICOS

DIRECCIN DE
SANIDAD

DIRECCIN
DE PROTECCIN
Y SERVICIOS
ESPECIALES

DIRECCIN DE
BIENESTAR
SOCIAL

DIRECCIN
ANTI SECUESTRO Y
ANTIEXTORSIN

DIRECCIN
DE TRNSITO Y
TRANSPORTE

DIRECCIN DE
INCORPORACIN

DIRECCIN NACIONAL
DE ESCUELAS

Aprobacin: 05-12-2008