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Tutoriel d’utilisation

Paramétrage en ligne de la solution

Je suis en cours
Contrôle la présence des étudiants, génère les feuilles d'émargement
et les attestations pour les administrations et organismes de formation

Prise en main

Afin de pouvoir vous servir des tablettes liées au programme JeSuisEnCours.com il vous
faudra tout d’abord paramétrer votre compte sur JeSuisEnCours.com grâce aux onglets
« Formation » et « Référentiel ». Vous pourrez ensuite gérer vos informations
administratives grâce aux autres onglets.
Commencez par créer votre compte. Cliquez ensuite sur votre nom en haut à droite pour
accéder au tableau de bord de votre établissement.

A savoir avant de commencer







Les champs suivis d’une * sont des champs obligatoires.
Les colonnes « # » correspondent au code de la ligne permettant de l’identifier en informatique.
Dans vos grilles, vous trouverez les boutons suivants :
Le bouton importer, qui permet de télécharger le fichier à modifier sur votre ordinateur.
Le bouton exporter, permet de charger le fichier modifié sur votre grille.
Le bouton « + » permet d’ajouter manuellement la donnée que vous souhaitez créer.
Ces boutons permettent respectivement de modifier ou supprimer vos données.
Sous Excel : Les colonnes orange sont des champs obligatoires, les colonnes grises sont des champs
qu’il ne faut pas modifier. Ne modifiez pas non plus l’ordre des colonnes.
• Les dates sont toutes au format JJ/MM/AAAA, les horaires au format HH:MM

Les formats
• Dans Excel, les colonnes avec des dates doivent être absolument au format date,
pour cela, suivez les instructions sur les images suivantes :
1. Onglet données > Convertir
2. Etape 1 > Suivant
3. Etape 2 > Suivant
4. Etape 3 > Sélectionnez « Date: » puis « Terminer ».

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Etape 1 - Créer les campus et les salles

Dans « Paramétrage », choisir « Référentiel » puis « Campus et Salles ». Ici
apparaîtrons vos campus et salles déjà créés s’il y en a.
Vous pouvez créer des campus et des salles associées à chacun d’eux (ATTENTION :
Une salle ne peut être attachée qu’à un campus).

Etape 1 – Créer les campus et les salles
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Pour pouvoir ajouter une salle il vous faudra d’abord ajouter un campus, vous avez
deux manières de procéder :
1. Vous avez déjà une liste de campus sous Excel : Il vous suffit alors d’exporter la
liste, de la modifier puis de l’importer
.
2. Vous n’avez pas de liste de campus : créez-la manuellement
.

Etape 1 – Créer les campus et les salles
En exportant le fichier Excel
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Cliquez sur le bouton vous permettra d’importer sur votre ordinateur le fichier à
modifier. Une fois modifié, cliquez sur
et envoyez de nouveau ce fichier sur cette
même page. La liste est créée.

Etape 1 – Créer les campus et les salles
De façon manuelle

Il vous suffit d’ajouter le libellé du campus et, si vous le souhaitez, une description
associée. Cliquez sur Ajouter . Le campus est créé.
Vous pourrez par la suite modifier ou supprimer chaque salle ou campus selon vos
souhaits grâce aux boutons
.

Etape 1 – Créer les campus et les salles

Chaque salle appartient à un campus, pour en ajouter une, il vous faudra choisir le
campus à laquelle elle appartient.
Pour créer une salle, procédez de la même manière. Soit par ajout manuel : une par
une. Soit en exportant la liste : la modifier puis l’importer.

Etape 2 – Définir les horaires

Après avoir créé vos salles et campus, il vous faudra définir les horaires auxquels vos
cours ont lieu. Pour cela rendez vous dans « Paramétrage », choisir « Référentiel »
puis « Horaires de cours ».
Cette étape n’est pas obligatoire. Elle permet seulement de gagner du temps si votre
établissement dispose de plages horaires fixes de formation.

Etape 2 – Définir les horaires

Lorsque vous ajoutez un horaire manuellement, JeSuisEnCours.com vous propose une
heure d’ouverture et de fermeture qui correspondra au temps que vous laissez avant
puis après le cours à vos élèves pour signer.
Cela empêche toute fraude pour des élèves qui arriveraient en retard. Ces élèves
devront se rendre au secrétariat afin de signer sur une tablette prévue à cet effet.

Etape 3 – Choisir les intitulés de cours

Tout comme pour définir les horaires cette option est facultative, elle permet, encore
une fois, de pouvoir gagner du temps à l’avenir.
Une fois vos intitulés de cours ajoutés dans cette étape ils vous seront proposés lors
de la programmation de vos cours sur tablette, cela permet de ne pas avoir à réécrire
systématiquement le nom de vos cours.

Etape 3 – Choisir les intitulés de cours

Lors de l’ajout manuel des cours vous pourrez indiquer le libellé du cours ainsi que sa
description associée.
Vous pouvez également de nouveau les ajouter grâce à l’import/export si vous
disposez d’un fichier regroupant tous les intitulés de cours. Vous pourrez bien sûr
modifier ou supprimer ces informations plus tard si besoin.

Etape 4 – Créer les groupes

Cette étape permet de réunir les étudiants dans des groupes.
Cela facilite la création de cours en permettant d’y ajouter tous les étudiants d’un
groupe.
Comme pour les étapes précédentes vous avez possibilité d’ajouter des groupes
manuellement ou grâce à l’import/export.

Etape 5 – Créer les stagiaires/étudiants

Cette étape permet de définir les étudiants de l’établissement. Pour les écoles ayant
beaucoup d’étudiants, il sera préférable de les ajouter grâce au fichier Excel
téléchargeable, modifiable puis importable (gain de temps) plutôt que de façon
manuelle.

Etape 5 – Créer les stagiaires/étudiants

Si un élève arrive en cours d’année il est possible de l’ajouter manuellement. De
même si un élève quitte la formation il est possible de le retirer de la liste.
Le numéro de Conseil Régional, d’OPCA ou du Conseil Général permet de retrouver
l’étudiant à partir de la facture.

Etape 5 – Créer les stagiaires/étudiants

Chaque élève peut être joint à un groupe pour être retrouvé plus facilement lors de la
création de cours.
Il suffit alors de prendre le groupe à gauche avec la souris puis de le glisser vers la
colonne de droite.

Etape 6 – Créer les formateurs

• Pour créer les formateurs comme pour créer les étudiants, il est possible de modifier
et exporter une liste importée ou bien de les ajouter manuellement.

Etape 7 – Créer les cours
• Lorsque vous ajoutez un cours, son intitulé
peut être rempli à la main. Les intitulés
créés précédemment apparaîtront.
• La loupe permettra de retrouver les
intitulés des cours existants.

Etape 7 – Créer les cours
Pour les horaires également, vous pouvez les
entrer manuellement ou bien les choisir dans
la liste d’horaires. La durée peut se calculer
toute seule en faisant la différence entre les
horaires ou bien vous pouvez la rentrer en cas
de durée particulière.
L’ouverture et la fermeture correspondent au
temps qu’ont les élèves pour signer avant ou
après le cours, si cette période n’est pas
renseignée, la valeur par défaut sera de 15min
avant et après le début du cours.

Etape 7 – Créer les cours

Associez à cela un étudiant ou groupe d’étudiants ainsi qu’un formateur en glissant de
la colonne de gauche vers la colonne de droite le nom de la personne concernée, ou si
c’est un groupe, cliquez sur Ajouter tous pour ajouter tous les étudiants du groupe au
cours.

Etape 7 – Visualisation des cours

Lors de la visualisation des cours, seuls les cours des 10 prochains jours sont affichés,
si vous avez besoin d’en visualiser d’autres, vous pouvez choisir la période que vous
souhaitez dans les champs dédiés.

Etape 8 – Créer la nature des pièces

Cet onglet permet de pouvoir ajouter les causes les plus fréquentes d’absences afin
d’avoir des « absences types » et de pouvoir sélectionner le type d’absence et le
justificatif associé sans avoir à réécrire l’ensemble des éléments systématiquement.
Définir la nature des pièces permet d’ajouter des pièces au dossier de facturation.

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