Algemeen

Copyright
Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor
eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die
worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden
gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV.
AccountView BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions,
BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent en het logo van AccountView BV zijn
handelsmerken van AccountView BV. Visma is een handelsmerk van Visma AS.
Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation.
Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

Versie 9.1, oktober 2011.
Copyright © AccountView BV, 2011.

Inhoud
Copyright

2

Inhoud

3

1. Over deze documentatie

9

1.1 Druk op F1 voor uitgebreide en actuele informatie
1.2 AccountView Cliënt-invoer, Solo, Team en Business
1.3 Structuur van de documentatie
1.4 Helpinformatie en productondersteuning
1.5 Symbolen en conventies

2. Instellingen en administraties
2.1 Functionaliteit instellingen en administraties
2.2 Werkwijze instellingen en administraties
2.3 Stamgegevens systeem vastleggen
2.4 Systeeminstellingen vastleggen
2.5 Persoonlijke instellingen vastleggen
2.6 Instellingen e-mail vastleggen
2.7 Algemene opties gebruiken

3. Grootboek
3.1 Functionaliteit grootboek
3.2 Werkwijze grootboek
3.3 Stamgegevens grootboek vastleggen
3.4 Grootboekrapporten opvragen

4. Debiteuren en crediteuren
4.1 Functionaliteit debiteuren en crediteuren
4.2 Debiteur- en crediteurgegevens opvragen
4.3 Debiteur- en crediteurkaarten opvragen
4.4 Openstaande posten beheren
4.5 BTW-nummers verifiëren
4.6 Buitenlandse adressen invoeren
4.7 Brieven versturen
4.8 Betalingskorting gebruiken
4.9 Kredietbeperking gebruiken

9
9
10
13
17

19
21
21
22
22
24
24
25

27
27
28
28
31

35
35
35
37
38
43
43
45
48
52

5. Dagboeken
5.1 Functionaliteit dagboeken
5.2 Werkwijze dagboeken
5.3 Saldi invoeren
5.4 Openstaande posten afboeken
5.5 Correcties invoeren
5.6 Boekingsinformatie invoeren
5.7 Boekingen sneller invoeren
5.8 Batchverwerking gebruiken

6. Journaal
6.1 Functionaliteit journaal
6.2 Journaalregels zoeken
6.3 Journaalrapporten opvragen
6.4 Journaal- en grootboekrapporten vergelijken
6.5 Analyserapporten opvragen
6.6 Journaalrapporten opvragen - voorbeelden

7. Verslaglegging
7.1 Functionaliteit verslaglegging
7.2 Werkwijze verslaglegging
7.3 Het venster Verslaglegging
7.4 Financiële gegevens weergeven
7.5 Rapporten afdrukken in verslaglegging
7.6 Verslagmodellen aanmaken
7.7 Rubrieken aanmaken
7.8 Verslagmodelregels invoeren
7.9 Verslagmodellen controleren

8. Relatiebeheer
8.1 Functionaliteit relatiebeheer
8.2 Werkwijze relatiebeheer
8.3 Instellingen relatiebeheer vastleggen
8.4 Stamgegevens relatiebeheer vastleggen
8.5 Relatiebeheer gebruiken
8.6 Gepersonaliseerde mailingen versturen
8.7 Relatiebeheer onderhouden
8.8 Activiteiten op basis van offertes aanmaken

9. Customer Relationship Management
9.1 Functionaliteit CRM
9.2 Werkwijze CRM

55
55
56
56
58
62
65
68
70

73
74
74
74
76
77
77

79
79
80
80
81
87
87
90
92
96

97
97
98
99
99
105
108
112
114

117
117
118

9.3 Voorbeelden van verkooptrajectanalyse binnen CRM
9.4 Stamgegevens CRM vastleggen
9.5 CRM gebruiken
9.6 Voortgang van opportunities bewaken
9.7 Offertes op basis van opportunities aanmaken
9.8 Opportunities analyseren
9.9 Hulpmiddelen voor relatiegegevens
9.10 Documentkoppelingen centraal beheren
9.11 Stamgegevens met invoersjablonen toevoegen
9.12 E-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit
9.13 Exporteren van activiteiten naar Microsoft Outlook
9.14 Exporteren van relaties naar Microsoft Outlook

10. Uitgebreide toegangsbeveiliging
10.1 Functionaliteit uitgebreide toegangsbeveiliging
10.2 Werkwijze uitgebreide toegangsbeveiliging
10.3 Overzicht rechtenstructuur
10.4 Standaardrollen en -gebruikers
10.5 Vereisten voor wachtwoorden
10.6 Uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik nemen
10.7 Instellingen uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen
10.8 Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen
10.9 Toegang tot dagboeken beperken
10.10 Toegang tot administratiebestanden afschermen
10.11 Toegangsbeveiliging in andere administratie overnemen
10.12 Wachtwoord wijzigen door gebruikers
10.13 Gebruikerstoegang tijdelijk blokkeren
10.14 Tijdelijke gebruiker inloggen

11. Betalingsfiattering
11.1 Functionaliteit betalingsfiattering
11.2 Werkwijze betalingsfiattering
11.3 Stamgegevens betalingsfiattering vastleggen
11.4 Inkoopfacturen registreren
11.5 Inkoopfacturen controleren en fiatteren
11.6 Fiatteringshistorie inzien
11.7 Betalingen voor gefiatteerde inkoopfacturen invoeren
11.8 Andere fiatteringsmedewerker kiezen

12. Audit Trail
12.1 Functionaliteit Audit Trail
12.2 Werkwijze Audit Trail

118
120
122
124
124
126
126
130
132
134
136
137

139
139
140
141
145
145
146
146
147
153
154
154
155
155
156

157
157
157
158
160
161
161
162
162

163
163
163

12.3 Audit Trail activeren
12.4 Audit Trail opvragen
12.5 Audit Trail verwijderen
12.6 Bestaande Audit Trail importeren

13. Centraal stambestand
13.1 Functionaliteit centraal stambestand
13.2 Werkwijze centraal stambestand
13.3 Werkwijze centrale administratie
13.4 Werkwijze abonnee-administraties
13.5 Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen
13.6 Berichten naar abonnee-administraties sturen
13.7 Berichten in abonnee-administraties verwerken
13.8 Administraties tijdelijk uitsluiten van berichten
13.9 Werken met berichten

14. Layouts
14.1 Werkwijze layouts
14.2 Layouts ontwerpen
14.3 Layouts opvragen en aanmaken
14.4 Layouts in niveaus indelen
14.5 Layoutgegevens bewerken
14.6 Vaste gegevens invoeren
14.7 Variabele gegevens invoeren
14.8 Layouts opmaken
14.9 Layouts controleren
14.10 Layouts afdrukken
14.11 Layoutproblemen oplossen

15. Artikelen
15.1 Functionaliteit artikelen
15.2 Werkwijze artikelen
15.3 Artikelen in groepen indelen
15.4 Artikelgroepen aanmaken
15.5 Artikelen coderen en registreren
15.6 Artikelen aanmaken
15.7 Artikeletiketten afdrukken
15.8 Artikelcatalogus afdrukken

16. Facturering
16.1 Functionaliteit facturering
16.2 Werkwijze facturering

163
165
167
167

169
169
169
170
171
173
175
175
176
176

179
179
180
180
182
185
188
189
196
200
200
201

205
206
206
206
208
209
211
211
211

213
213
214

1 Functionaliteit BusinessDimensions 17.4 Stamgegevens facturering vastleggen 16.4 Stamgegevens subadministraties vastleggen 17.2 Velden toevoegen 18.8 Verkoopfacturen controleren 16.5 Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen 17.4 Gebruikersrapporten opvragen 19.5 Taakgerichte interfaces toevoegen 19.11 Verkoopfacturen elektronisch versturen 16.6 Factuurlayouts koppelen 16.10 Verkoopfacturen afdrukken 16.2 Werkwijze subadministraties 17.9 BusinessReporter voor gevorderden 215 217 218 218 220 226 228 229 230 232 233 235 235 237 237 238 239 245 248 250 252 253 255 255 255 259 262 263 267 267 268 268 274 274 274 274 274 276 .16.8 Exportbestanden met BusinessReporter aanmaken 19.13 Betalingskorting direct verrekenen 16.4 Menu-opties toevoegen 18.3 Subadministraties opzetten en gebruiken 17.1 Functionaliteit BusinessModeller 18.15 Kopiedocumenten bekijken en beheren 17.8 Eindejaarsverwerking subadministraties 18. BusinessModeller 18.7 Gebruikersrapporten verwijderen 19.5 Gebruikersrapporten wijzigen 19.1 Functionaliteit BusinessReporter 19.6 Gebruikersrapporten verbergen 19.3 Instellingen facturering vastleggen 16.7 Verkoopfacturen invoeren 16.2 Werkwijze BusinessReporter 19.6 Boekingen op subadministraties invoeren 17.12 Verkoopfacturen achteraf journaliseren 16.14 Verkooprapporten opvragen 16.7 Rapportage subadministraties 17.3 Objecten toevoegen 18. BusinessDimensions 17.5 Factuurlayouts aanmaken 16.9 Verkoopfacturen verzamelen 16.3 Gebruikersrapporten aanmaken 19. BusinessReporter 19.

1 Functionaliteit BusinessAlerter 20. BusinessAlerter 20.4 Gebruikersactiviteiten en alerts 20. Index 295 .5 Stamgegevens BusinessAlerter vastleggen 20.6 Alerts kopiëren 20.3 Instellingen BusinessAlerter vastleggen 20. Begrippenlijst 291 22.7 Alerts uitvoeren 279 279 280 280 281 282 287 288 21.20.2 Werkwijze BusinessAlerter 20.

Met andere woorden: de gedrukte documentatie bevat het ‘hoe’. waarmee u uw aanpassingen automatisch kunt testen. Solo. voorraadbeheer. de helpinformatie bevat het ‘hoe’ en ‘wat’. Over deze documentatie In deze documentatie wordt de werking van AccountView Business. Globaal wordt de volgende indeling aangehouden: • Installatie: informatie om AccountView te installeren. AccountView Business AccountView Business is het vlaggeschip van AccountView.en relatiebeheer. De gedrukte documentatie kan niet zo snel worden bijgewerkt als de helpinformatie. in te richten en in gebruik te nemen • Algemeen: de basisfunctionaliteit van AccountView.of bedrijfsspecifieke gegevens. waarmee u AccountView kunt aanpassen aan uw eigen wensen.1. 1.1 Druk op F1 voor uitgebreide en actuele informatie De beschrijving van de opties en velden vindt u niet in de gedrukte documentatie. Het pakket bevat BusinessViews waarmee u uw eigen inrichting van AccountView kunt realiseren. Met elkaar vormen deze modules een uitgebalanceerd systeem waarmee u een volledige administratie kunt bijhouden. Customer Relationship Management. inclusief alle uitbreidingsmodules. inkoop. maar vaak ook actueler. uren of accountancy kunt u met AccountView een op maat gesneden systeem voor uw bedrijf samenstellen. De gedrukte versie van deze documentatie bestaat uit meerdere delen. BusinessDimensions en BusinessReporter. De gedrukte documentatie bevat dus de werkvolgorde en de achtergrondinformatie. Team en Business In deze paragraaf worden de verschillen tussen AccountView Cliënt-invoer. en de beschrijving verschijnt. Solo. Op deze manier kunt u de informatie snel opvragen: u drukt op F1 in het venster of in het veld. de Integrated Test Facility. productie en webwinkels • Projecten en uren: uitbreidingsmodules voor projectadministratie en -facturering. volledig toegesneden op complexe verkooptrajecten en omvangrijke bestanden. handel.2 AccountView Cliënt-invoer. Team en Business toegelicht. en uitbreidingsmodules die niet tot een bepaalde modulegroep behoren • Financieel: uitbreidingsmodules voor financiële administratie. urenregistratie en declaraties • Accountancy: uitbreidingsmodules voor accountants en administratiekantoren Deze indeling wordt ook toegepast in de contextgevoelige helpinformatie (F1 / Help/Onderwerp). Helpinformatie en productondersteuning (13) 1. Vandaar dat wij u aanraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de helpinformatie. Zodra nieuwe informatie beschikbaar komt (bijvoorbeeld over nieuwe modules of een gewijzigde procedure) wordt die opgenomen in de helpinformatie. maar in de helpinformatie. In combinatie met de verschillende modules voor financiële administratie. voor uitgebreid marketing. en bovendien met: • • • • de business-modules BusinessModeller. . projecten. telebankieren en automatische betalingen en incasso • Handel: uitbreidingsmodules voor facturering. of kunt inzetten als financieellogistieke bouwstenen in uw eigen applicaties. waarmee u AccountView kunt uitbreiden met uw branche. De helpinformatie bevat daarnaast ook het naslaggedeelte: de gedetailleerde informatie per optie en veld. met alle modules van AccountView Team. Team en Solo besproken. U kunt dit pakket uitbreiden tot een onbeperkt aantal gebruikers. De helpinformatie is niet alleen uitgebreider. de System Development Kit.

1. backups. Als gebruiker kunt u op elk gewenst tijdstip uw boekingen invoeren en controleren. Ook zorgt de accountant voor het afsluiten en aanmaken van boekjaren. overstappen van Solo naar Team. grootboek en subadministraties debiteuren en crediteuren. Daarnaast neemt de accountant natuurlijk de meeste administratieve taken voor zijn rekening. Op deze specifieke gebieden hoeft de cliënt dus geen expertise op te bouwen. een afgeslankte uitvoering die kan worden toegepast als de accountant over de module Centraal cliëntbeheer beschikt. zonder verlies van gegevens en met behoud van uw investering. In elk hoofdstuk komen de volgende onderwerpen aan de orde: • • de algemene functionaliteit. zonder verlies van gegevens en met behoud van uw investering. worden daar behandeld waar ze het meest worden gebruikt. die wordt beheerd door uw accountant. wachtwoordbeveiliging en verslaglegging. AccountView Solo wordt alleen in Nederland geleverd. AccountView Cliënt-invoer Naast AccountView Business. Hierdoor wordt AccountView-gebruikers veel werk uit handen genomen. U kunt dit pakket uitbreiden met alle beschikbare modules (met uitzondering van de modules genoemd onder AccountView Business) en tot maximaal vijf gebruikers. een internet-aansluiting volstaat. en eventueel aanvullende taken uitvoeren (voor zover mogelijk binnen uw licentie). Voor elk onderwerp worden de handelingen beschreven die nodig zijn voor het uitvoeren van specifieke taken. etc. De accountant zorgt immers voor installatie. vreemde valuta. De administratie wordt beheerd door de accountant. . updates en upgrades. U kunt taken en mededelingen snel uitwisselen met uw acountant met de ingebouwde berichtenuitwisseling. U kunt op elk moment. AccountView Solo Naast AccountView Team en Business is er ook een pakket ontwikkeld dat is toegesneden op het kleinbedrijf: AccountView Solo. en kan worden uitgebreid met de volgende modules: • Automatische betalingen Solo • Inlezen bankmutaties • Facturering Solo • Agrarische subadministratie • Cliënt-export en Cliënt-import (voor uitwisseling met uw accountant) • COM Client Access Licence (voor het koppelen met andere pakketten) Omdat dit pakket is afgeleid van AccountView Team.3 Structuur van de documentatie Aan de meeste modules is een apart hoofdstuk gewijd. de werkwijze in het kort. en de accountant kan de administratie makkelijk controleren en bewerken. U kunt op elk moment. die voor meerdere modules van belang zijn. Het pakket bevat Autocodering. Het pakket is geschikt voor één gebruiker en maximaal vijf administraties. Verdere investeringen zijn niet nodig. Als cliënt moet u beschikken over een AccountView-licentie. Dubbele invoer is niet aan de orde. Sommige onderwerpen. Het pakket bevat kostenplaatsen. overstappen van Team naar Business.10 Algemeen AccountView Team AccountView Team is het meestgebruikte pakket. zijn de boekingsprincipes en de bedieningsprocedures gelijk. Team en Solo is ook AccountView Cliënt-invoer beschikbaar. Accountants en cliënten werken in dezelfde AccountView-administraties.

Module Aanmaningen Abonnementen Accountants Toolkit Doc Fi Ha Ac AccountReporter Agrarische subadministratie Artikeleenheden Ac Fi Ha Artikelkaarten Audit Trail Automatische betalingen en Automatische incasso Automatische betalingen buitenland Baliefacturering Betalingsfiattering Budgettering I / Budgettering II BusinessAlerter I / BusinessAlerter II BusinessDimensions BusinessModeller BusinessReporter Centraal cliëntbeheer Centraal stambestand Cliënt-export / Cliënt-import Ha Al Fi Consolidatie / Consolidatie internationaal Contact Manager Controllers Desk Customer Relationship Management Declaratiehistorie Fi Al Fi Al Pr Dynamic Office eCatalogus Facturering / Facturering II Fiattering Ac Ha Al Ha Fi Ha Al Fi Al Al Al Al Ac Al Ac Opties Bestand/Debiteuren. De kolom Doc geeft aan in welke handleiding u de module kunt vinden: Algemeen. Bestand/Financieel/Automatische incasso / Bestand/Crediteuren. Bestand/Financieel/Automatische betalingen Rapporten/Baliefactuur Document/Stamgegevens administratie/Betalingsfiatteringen Bestand/Financieel/Budgetten Document/Stamgegevens systeem/Alerts Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties Opties/Gebruikersvelden Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken Document/Stamgegevens administratie/Cliëntadministraties Document/Stamgegevens systeem/Berichten Bestand/Administraties. Projecten en uren of Accountancy. die u kunt opvragen met Help/Onderwerp. Zoeken/Eenheden per artikel / Bestand/Handel/Artikelen Bestand/Handel/Artikelen. Bij deze procedures wordt alleen aangegeven welke opties u moet kiezen. Rapporten/Chi-kwadraat / Rapporten/Cumulatief journaal / Rapporten/Negatieve kascontrole / Rapporten/Random getallen / Rapporten/Steekproef / Zoeken/Chi-kwadraat Document/Stamgegevens administratie/Rapportagetaxonomieën Document/Stamgegevens administratie/Vennoten Document/Stamgegevens administratie/Eenheden. Bewerken/Inkooporders fiatteren .1 • • Over deze documentatie 11 de procedures voor het vastleggen van de instellingen en stamgegevens. en in welke volgorde. Modules zonder handleidingcode vindt u in de helpinformatie. Bewerken/Aanmaningen Bestand/Handel/Abonnementen Bestand/Journaal. Waar vindt u welke module? Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste optie(s) per module. Bewerken/Consolidatie Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven Bestand/Verslaglegging Bestand/Relatiebeheer/Opportunities Document/Stamgegevens administratie/Declaratiehistorie / Document/Stamgegevens administratie/Declaratiehistorie meerdere jaren Bewerken/Dynamic Office/Invoegen Document/Stamgegevens administratie/Webcatalogi Bestand/Handel/Verkoopfacturen Bestand/Handel/Verkooporders. Handel. Rapporten/Artikelkaarten / Zoeken/Artikelkaart Opties/Audit Trail Bestand/Debiteuren. Document/Exporteren/Cliëntgegevens / Document/Importeren/Cliëntgegevens Bestand/Administraties. de procedures voor het verrichten van bepaalde taken. Financieel. Bewerken/Verkooporders fiatteren / Bestand/Handel/Inkooporders. Bestand/Financieel/Automatische betalingen Bestand/Crediteuren.

Document/Stamgegevens administratie/Artikelhistorie.12 Algemeen Module G-rekening Doc Fi Goederenuitgifte Initiële cijferbeoordeling Ha Ac Inkoop I Inkoop II Inkoophistorie I / Inkoophistorie II / Inkoopanalyse Inlezen bankmutaties Intercompanyboekingen Intrastat Kostenverdeel I / Kostenverdeel II Kredietinformatie Magazijnlocaties Multicliënt telebankieren / Multirekening telebankieren Multi-Year Financials Mutatie-import Ha Ha Ha Fi Ac Ha Fi Fi Ha Ac Opties Bestand/Crediteuren/F6. Document/Journaalpost overnemen Bestand/Handel/Productieorders Bestand/Projecten en uren/Projecten Pr Document/Projectresultaten overboeken. Document/Status bepalen door controles Bestand/Handel/Inkooporders Bestand/Handel/Artikelen. Document/Voorschotten declareren Document/Stamgegevens administratie/Prijslijsten / Document/Stamgegevens administratie/Staffels Document/Stamgegevens administratie/Artikelsamenstellingen Opties/Samenstel-assistent Transitorische posten Fi Uitgebreide artikelomschrijving Uitgebreide kostenanalyse Ha Fi Fi Bestand/Administraties. Rapporten Bestand/Dagboekbladzijden. Bewerken/Intercompanyboekingen aanmaken Bestand/Administraties. Document/Importeren/Importdefinitie aanmaken/Mutaties / Document/Stamgegevens systeem/Importdefinities Bestand/Handel/Offertes Document/Stamgegevens administratie/Concept-bestellingen Bestand/Dagboekbladzijden/F6. Document/Importeren/Importdefinitie aanmaken/Stamgegevens / Document/Stamgegevens systeem/Importdefinities Bestand/Dagboekbladzijden/F6. Bestand/Debiteuren/F6 Bestand/Handel/Uitgifte-opdrachten Rapporten/Analyserapporten/Cijferbeoordeling. Bestand/Financieel/Bankafschriften Bestand/Administraties. Zoeken/Leveranciers per artikel Bestand/Handel/Artikelen. Document/Inkooporders aanmaken Bestand/Projecten en uren/Offertes Bestand/Projecten en uren/Projecten. Bestand/Dagboekbladzijden/F6. Rapporten/Intrastat-aangifte Document/Stamgegevens administratie/Verdeelsleutels Document/Kredietinformatie ophalen Document/Stamgegevens administratie/Magazijnen Document/Stamgegevens systeem/Multicliënt-telebankbladzijden Offertes Orderinkoop Periodieke boekingen Productiestuklijsten Projecten / Uitgebreide projectbudgettering Projecten onderhanden werk I / Projecten onderhanden werk II Projectfacturering Projecthiërarchie Projectinkopen Projectoffertes Projectvoorschotten Prijsafspraken Ha Ha Al Ha Pr Document/Stamgegevens administratie/Journaalhistorie meerdere jaren Bestand/Administraties. Bewerken/Dagboekregel/Transitorische post Document/Stamgegevens administratie/Uitgebreide artikelomschrijvingen Document/Stamgegevens administratie/Kostensoorten . Rapporten Pr Pr Pr Pr Pr Ha Samengestelde artikelen Samenstel-assistent I / Samenstelassistent II Stamgegevens-import Ha Ac Document/Declaratievoorstellen aanmaken Bestand/Projecten en uren/Projectgroepen Zoeken/Projectcalculatie.

Document/Inventarisatieopdracht maken Bestand/Handel/Artikelen. Is het helpsysteem eenmaal actief. Dit houdt in dat. Zo kunt u in alle invoervelden van AccountView het helpsysteem raadplegen om te achterhalen welke gegevens u kunt invoeren. Document/Mailing (Samenvoegbrieven) / Verkoophistorie / Inkoophistorie Bestand/Handel/Verkooporders Bestand/Handel/Voorraadbladzijden Bestand/Handel/Artikelen/F6. Team en Solo en alle uitbreidingsmodules. Druk op F1 om de helpinformatie op te vragen. Document/Stamgegevens administratie/Artikelhistorie. Bewerken/ABC-analyse / Bestand/Handel/Artikelen. Voorraadwaardering Document/Stamgegevens administratie/Taxonomie-elementen Al Ha Ac Tabel 1. Rapporten Bestand/Projecten en uren/Urenregistratie Document/Declaratievoorstellen aanmaken Fi Ac Ha Ha Verkooporders Voorraad Voorraadbeheer Ha Ha Ha Voorraadhistorie I / Voorraadhistorie II / Voorraadanalyse Voorraadwaardering XBRL/SBR Ha Bestand/Vaste activa Document/Stamgegevens administratie/Vennotenadministraties Document/Stamgegevens administratie/Artikelrelaties Bestand/Handel/Artikelen. Rapporten Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven. De indeling van de helpinformatie komt overeen met de indeling van de gedrukte documentatie. de gepresenteerde informatie altijd afhankelijk is van het veld of venster dat op dat moment actief is. of om informatie te zoeken over andere onderwerpen. de aangeboden informatie is steeds gerelateerd aan een bepaald onderwerp of een bepaalde module. Daarnaast biedt de website van AccountView actuele informatie en uitgebreide productondersteuning. Uitgebreide informatie vindt u in de helpinformatie. met als verschil dat de helpinformatie meer hoofdstukken bevat en altijd actueler is. Hierin vindt u informatie over AccountView Business. Het helpsysteem van AccountView is contextgevoelig. waar u in AccountView ook op F1 drukt. Zo is bijvoorbeeld alle informatie over het factureringsproces te vinden onder ‘Facturering’. 1. Document/Stamgegevens administratie/Artikelhistorie. Helpinformatie opvragen Het helpsysteem heeft een modulaire opbouw. .4 Helpinformatie en productondersteuning De gedrukte documentatie bevat de informatie die nodig is om AccountView te installeren en te gebruiken. Bestel / Bestand/Handel/Artikelen.1. Opties per module.1 Over deze documentatie 13 Module Uitgebreide toegangsbeveiliging I / Uitgebreide toegangsbeveiliging II / Uitgebreide toegangsbeveiliging III Uitgebreide vreemde valuta Uitwerken kolommenbalans Urenhistorie Urenregistratie Uren en Declaraties I / Uren en Declaraties II Vaste activa I / Vaste activa II Vennotenadministratie Verkoopadvisering Verkoophistorie I / Verkoophistorie II / Verkoopanalyse Verkoopinformatiesysteem Doc Al Opties Document/Stamgegevens systeem/Toegangsbeveiligingrollen Fi Ac Pr Pr Pr Document/Stamgegevens administratie/Valutacodes Bestand/Verslaglegging Document/Stamgegevens administratie/Urenhistorie. Rapporten Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Voorraad. dan kunt u door de helptekst bladeren om informatie op te zoeken over procedures waarin de optie of het veld voorkomt.

net voor de index. 4. Voer ‘Backups maken’ in en druk op ENTER.14 Algemeen Het helpsysteem gebruiken U kunt de helpinformatie op verschillende manieren opvragen. verschijnt er een venster waarin u een onderwerp kunt kiezen. Zo is ‘grootboekrekening’. 1. 2. Er wordt een overzicht van alle relevante helpinformatie gegeven.en veldbeschrijvingen opgenomen.of veldbeschrijvingen die in de begrippenlijst staan. maar ‘grootboekrekeningen’ niet. U kunt op deze manier snel meer informatie over gerelateerde onderwerpen terugvinden. De helpinformatie bevat deze afzonderlijke begrippenlijsten en daarnaast een algemene begrippenlijst waarin alle begripsomschrijvingen zijn verzameld. U hebt een vraag over een veld of menu-optie? U vraagt contextgevoelige helpinformatie op (F1). Die vindt u achterin.en veldbeschrijving: Woorden in optie. wordt een apart venstertje geopend met daarin de omschrijving uit de begrippenlijst. Dubbelklik op het trefwoord waar u meer over wilt weten om de helpinformatie op te vragen. Klik in de helptekst naast het venstertje om dat weer te sluiten. 3. Als u op het woord klikt. zijn blauw en onderstreept. U kunt met Help/Index ook alle menu-opties van AccountView terugvinden. ziet u in welk deel van de helpinformatie het getoonde onderwerp staat. dat in de begrippenlijst voorkomt. Daarin staan echter alleen begrippen die voor de onderwerpen van die handleiding relevant zijn. het trefwoordenregister (tab Index) of de zoekfunctie (tab Zoeken / Search) gebruiken om de informatie te vinden die u zoekt. “In de stamgegevens van mijn debiteur staat een veld Zoekcode. Als er meer dan één bijbehorend onderwerp is. zijn op deze manier in de optie. “Hoe kan ik een backup maken van een administratie?” 1. U hebt een vraag over een bepaald onderwerp? U vraagt het trefwoordenregister van de helpinformatie op. 5. Plaats de cursor in het veld Zoekcode. Zo vraagt u de betekenis van een woord op vanuit een optie. 2. U wilt weten wat een bepaald woord betekent? In de begrippenlijsten zijn omschrijvingen van belangrijke woorden opgenomen. Alleen woorden die letterlijk in de begrippenlijst voorkomen. Mocht er geen gedetailleerde beschrijving beschikbaar zijn. Kies Bewerken/Stamgegevens of druk op F6. waar kan ik dat voor gebruiken?” Kies Bestand/Debiteuren. Elke gedrukte handleiding bevat een begrippenlijst. U kunt in de helpinformatie beschrijvingen uit de begrippenlijsten op verschillende manieren opvragen. U krijgt informatie over het maken van een backup. Druk op ENTER om de helpinformatie te tonen. Kies Help/Onderwerp of druk op F1. 3. U krijgt informatie over het gebruik van het veld Zoekcode. 4. 5. Daar vindt u vaak ook hyperlinks naar onderwerpen waarin de optie voorkomt. wel aanklikbaar. Kies Help/Index. bijvoorbeeld als u meer informatie wilt over de menu-optie Document/Organiseren/Administratie. In vrijwel alle gevallen verschijnt een beschrijving van het veld of de optie waarin u bezig bent. . Als u de inhoudsopgave (tab Inhoud / Contents) kiest. dan kunt u de inhoudsopgave (tab Inhoud / Contents).

en toon de ‘onderliggende’ onderwerpen. kunt u ook de toets BACKSPACE in plaats van de knop Back gebruiken. Klik op het woord dat u zoekt. Er wordt een apart venstertje geopend met daarin de omschrijving. waar de hyperlink stond. U wilt in de helpinformatie zoeken? Met Help/Zoeken vraagt u de zoekfunctie van de helpinformatie op. Klik met de muis buiten het venstertje om het te sluiten. Klik op Begrippenlijst. De knoppen Vorige en Volgende onder de onderwerptitels in het rechterdeel van het venster De helpinformatie is geordend in de volgorde die u in de inhoudsopgave ziet. Kies daarna de knop Onderwerpen zoeken (List Topics) om de bijbehorende onderwerpen op te vragen. Gebruik deze knop bijvoorbeeld als u een hyperlink hebt gevolgd. Voer in het zoekveld ‘begrippenlijst’ in en kies List topics. Kies Help/Onderwerp of druk op F1. U bladert als het ware door het boek. als het onderwerp al is opengeklapt: ga naar het eerste ‘onderliggende’ onderwerp • ALT+*: klap het huidige onderwerp en alle ‘onderliggende’ onderwerpen open • PIJL LINKS: klap het huidige onderwerp dicht. Klik op Back om terug te gaan naar het onderwerp dat u hiervoor bekeek. kunt u Forward gebruiken om dat weer ongedaan te maken. Deze staat onderaan in de tab Inhoud / Contents. Zo kunt u snel informatie opvragen die met een onderwerp samenhangt. of kies de knop Weergeven (Display). Klik op deze knoppen om heen (Volgende) of terug (Vorige) te bladeren in de huidige paragraaf. 2. Klik op het woord dat u zoekt. 3. In het zoekveld kunt u een of meer zoektermen invoeren. De opgenomen begrippen staan op alfabet. Selecteer ten slotte een onderwerp en druk op ENTER. waardoor de ‘onderliggende’ onderwerpen niet meer worden getoond. Kies de begrippenlijst die u wilt raadplegen door erop te dubbelklikken of door deze te selecteren en op ENTER te drukken. . 3. In de inhoudsopgave kunt u ook de pijltoetsen gebruiken om door de helpinformatie te bladeren: • PIJL OMHOOG / PIJL OMLAAG: ga naar het vorige of volgende onderwerp dat zichtbaar is in de inhoudsopgave • PIJL RECHTS: klap het huidige onderwerp open. Documentatie afdrukken (16) Door de helpinformatie bladeren Het is belangrijk om het verschil tussen de bladerknoppen te kennen: • • De knoppen Back en Forward boven in het venster Het helpsysteem onthoudt de onderwerpen die u hebt bekeken. Zo zoekt u de betekenis van een woord op in de begrippenlijst uit een handleiding: 1.1 Over deze documentatie 15 Zo zoekt u de betekenis van een woord op in de algemene begrippenlijst: 1. als het onderwerp al is dichtgeklapt: ga naar het ‘bovenliggende’ onderwerp • ENTER: toon het geselecteerde onderwerp in het rechterdeel van het venster Hyperlinks volgen In de helpinformatie kunt u hyperlinks tegenkomen naar andere onderwerpen. waarmee u dan het voorgaande of volgende onderwerp van dezelfde paragraaf opvraagt. en terug wilt gaan naar het oorspronkelijke onderwerp. 4. Als u in het rechterdeel van het venster hebt geklikt. Als u Back hebt gebruikt. Kies Help/Zoeken. 2.

nl). U wilt handleidinginformatie afdrukken? Kies Help/PDF-handleiding om een AccountView-handleiding op te vragen in het formaat Adobe Acrobat Portable Document Format (PDF). U wilt helpinformatie afdrukken? In de helpinformatie zijn de afdrukmogelijkheden beperkt.en voetteksten (header en footer). Bovendien kan de gedrukte documentatie niet zo snel worden bijgewerkt als de helpinformatie. Ook in het venster Infoline (Help/Infoline) vindt u regelmatig nieuwe tips en trucs. Het onderwerp wordt getoond. Klik daarna op Print om het onderwerp af te drukken. drukt u een heel hoofdstuk af. supportinformatie en actuele informatie. U kunt dit oplossen door het helpvenster niet te maximaliseren. Kies achtereenvolgens Klanten. Als uw internetverbinding op een andere computer is geïnstalleerd kunt u daar het adres van de website van AccountView in de browser invoeren (http://www. In het algemeen raden we u dan ook aan om altijd eerst het onderwerp in de inhoudsopgave te selecteren. Help/PDF-handleiding (F1) Ondersteuning via internet AccountView biedt uitgebreide ondersteuning op haar website (http://www. U vindt er tips en trucs.16 Algemeen Hyperlinks zijn onderstreept en worden getoond in een afwijkende kleur. Als er meerdere hyperlinks mogelijk zijn. Vandaar dat wij u aanraden om zoveel mogelijk gebruik te maken van de helpinformatie. Vervolgens drukt u de informatie niet staand (portrait) maar liggend (landscape) af. Als u de velden Koptekst (Header) en Voettekst (Footer) leegmaakt. Documentatie afdrukken U kunt de helpinformatie afdrukken. gebruik dan de opties onder Help/AccountView op internet om rechtstreeks naar de betreffende pagina’s van de website te gaan.en eindpagina invoeren om de uitvoer te beperken. U kunt de uitvoer dan nog beperken met het paginabereik in het afdrukvenster van de printer.accountview. of u kunt de informatie afdrukken die in de handleiding staat. Dit geldt ook voor kop.en voetteksten afgedrukt als u helpinformatie van AccountView afdrukt. maar het wel zo groot te maken dat u alles kunt zien wat u wilt afdrukken (bijvoorbeeld schermafbeeldingen). en druk op ENTER. Klik op de hyperlink om de informatie op te vragen. Het afdrukken gaat overigens ook niet goed als u dit vanuit de index-tab of de zoek-tab doet. . U kunt er nu voor kiezen om alleen het getoonde onderwerp af te drukken (Print the selected topic). antwoorden op veelgestelde vragen. maar u kunt meerdere onderwerpen in één keer afdrukken. Selecteer een onderwerp en druk op ENTER (of kies de knop Display). verschijnt het venster Topics Found. Bij het afdrukken van één onderwerp kunnen de marges onjuist worden geplaatst omdat de help-programmatuur van Microsoft geen rekening houdt met de printermarges. Als u het onderwerp Bestand/Grootboek/F6 selecteert en alle ‘onderliggende’ informatie afdrukt. worden er ook geen kop.accountview.nl). of om ook alle ‘onderliggende’ informatie af te drukken (Print the selected heading and all subtopics). In beide gevallen kunt u in het afdrukvenster de begin. drukt u de optiebeschrijving en alle bijbehorende veldbeschrijvingen af. en bij het afdrukken altijd voor de tweede mogelijkheid te kiezen (Print the selected heading and all subtopics). Als u het onderwerp ‘Werken met AccountView’ selecteert en alle ‘onderliggende’ informatie afdrukt. Supportinformatie. naast verscheidene links naar de AccountViewwebsite. Het naslaggedeelte (de gedetailleerde informatie per optie en veld) staat alleen in de helpinformatie. Bij het afdrukken wordt gebruik gemaakt van de Bestand/Pagina-instelling (File/Page Setup) van Internet Explorer. In PDF kunt u makkelijk één of meer hoofdstukken tegelijk afdrukken. Als uw computer toegang heeft tot internet. Ook dit wordt veroorzaakt door fouten in de help-programmatuur van Microsoft. Selecteer in de inhoudsopgave het onderwerp dat u wilt afdrukken. Deze gedrukte documentatie in digitale vorm bevat de werkvolgorde en de achtergrondinformatie.

• Vetgedrukte cursieve tekst Wordt gebruikt om bepaalde woorden of tekstgedeelten te benadrukken of om opties en instellingen van Windows aan te duiden (zie ook Opties en instellingen van Microsoft Windows [18]). De volgende typografische conventies worden in deze documentatie gebruikt: • Vetgedrukte tekst Wordt gebruikt voor menu-opties. Daarnaast wordt er een aantal symbolen in de documentatie gebruikt. en voor gegevens die u met het toetsenbord moet invoeren.1 Over deze documentatie 17 Toch nog vragen? Mocht u desondanks nog vragen hebben waarop u geen antwoord kunt vinden in de documentatie of op de website. vensters. • Cursieve tekst Wordt gebruikt voor de namen van modules. AccountView installeren ( ). velden. Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Administratie (F1) Wordt gebruikt voor verwijzingen. Cursieve tekst wordt ook gebruikt voor journaalposten. Een plusteken tussen twee toetsen geeft aan dat u beide toetsen tegelijk moet indrukken. kolommen en opties in vensters. Bij het invoeren van deze namen kunt u echter zowel hoofdletters als kleine letters gebruiken. Het pijltje kunt u lezen als ‘Zie ook:’. . Het wordt vaak gebruikt om eventuele gevolgen aan te geven als u een bepaalde handeling al dan niet uitvoert. Een driehoekig pijltje betekent ‘Let op’. dan kunt u contact opnemen met de afdeling Support van AccountView BV. F1 geeft aan dat u optiebeschrijvingen in de helpinformatie vindt. • Schrijfmachineletters Worden gebruikt voor de namen van programma’s en bestanden. Een boekje geeft aan dat de informatie in een ander boek staat (en ook in de helpinformatie). Voor de duidelijkheid worden deze meestal in hoofdletters weergegeven. De naam van een menu-optie wordt samengesteld uit de menunaam in de menubalk (Help) en de keuze uit het menu (Inhoud). met daaronder een kleine toelichting. en de beschrijving van de optie Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Administratie. In de helpinformatie kunt u de verwijzing volgen door te klikken op een link in de vorm van een pijltje. Vetgedrukte tekst wordt ook gebruikt voor veelgestelde vragen. In de handleiding staat het paginanummer tussen haakjes erachter. zoals bijvoorbeeld Help/Onderwerp. Dus CTRL+F5 betekent dat u de toets CTRL ingedrukt moet houden en vervolgens op F5 moet drukken. Hier wordt voor meer informatie verwezen naar de paragraaf ‘AccountView installeren’. Help/Productondersteuning (F1) 1. Hieronder vindt u van elk symbool een voorbeeld. • CTRL+F5 Toetsen die u op het toetsenbord moet indrukken staan in kleinere hoofdletters. Kopieën van facturen worden alleen bewaard als u hier een map hebt opgegeven.5 Symbolen en conventies In de documentatie wordt voortdurend verwezen naar onderdelen van het programma.

De veldbeschrijvingen bevatten dezelfde symbolen. bijvoorbeeld “Crediteuren. staat bij de veldbeschrijving achter dit symbool de naam van de tab waar u het veld kunt vinden. betekent het: ‘Opgepast. Deze symbolen staan aan het begin van de beschrijving. . Als de velden van een optie over meerdere tabs zijn verdeeld. U kunt deze optie (of dit veld) alleen kiezen als u over de module Inlezen bankmutaties beschikt. Helaas is het in de helpinformatie niet mogelijk om de verwijzing als hyperlink op te nemen. achter een vierkantje met een kruisje. De aanduidingen van de opties en instellingen en de beschrijvingen waar u ze in Windows vindt. U kunt er in één oogopslag mee zien wat de optie doet. Verwijzingen in de index Om de index niet nodeloos te vergroten zijn verwijzingen opgenomen in de index. U moet het woord waarnaar wordt verwezen zelf opzoeken in de index. De verwijzingen worden voor de Nederlandstalige Windows-versie gegeven met daarachter tussen haakjes die voor de Engelstalige versie. vervalt de tekst tussen haakjes. éénregelige omschrijving ⌧ Daaronder staat. zijn gebaseerd op Windows XP. Maak altijd eerst een backup voordat u een update uitvoert. Deze zijn opgenomen als vetgedrukte cursieve tekst. blijft deze regel achterwege. U kunt de optie kiezen in de vensters Bankafschriften en Bankafschrift. Opties en instellingen van Microsoft Windows Sommige instellingen en opties van Microsoft Windows zijn belangrijk voor de juiste werking van AccountView. Veel Windows-instellingen zijn vast te leggen via Start/Configuratiescherm (Start/Control Panel). of de optie in uw licentie aanwezig is en waar u de optie kunt vinden. gevaar!’ Symbolen in optiebeschrijvingen Voor de beschrijving van de opties worden extra symbolen gebruikt. Een handje komt u zelden tegen. Als de optie altijd beschikbaar is blijft deze regel achterwege. Zie Debiteuren”. maar als u het ziet.18 Algemeen De administratiecode YR_GRD2011 is een duidelijke code voor administratie Your Garden Products 2011. De betekenis van bovenstaande symbolen is als volgt: De beschrijving van elke optie begint met een korte. gevolgd door de veldbeschrijvingen. ⌫ Achter een pijltje naar links met een kruisje staat het venster dat verschijnt nadat u de optie hebt gekozen. Nadat u de optie hebt gekozen. Algemene informatie van het huidige bankafschrift ⌧ Inlezen bankmutaties ⌦ Bankafschriften / Bankafschrift ⌫ Afschrift-informatie SHIFT+F5 Dan volgt een beschrijving van de optie. Als er geen venster verschijnt (en de optie meteen wordt uitgevoerd). In de documentatie komen daarom verwijzingen naar Windows voor. Optiebeschrijvingen verschijnen als u in AccountView op F1 drukt. Als u de optie ook met een toetscombinatie kunt kiezen. wordt die achter een toetsenbordje vermeld. verschijnt het venster Afschrift-informatie. ⌦ Achter een pijltje naar rechts met een kruisje staan de vensters waarin u de optie kunt kiezen. U kunt de optie kiezen met de toetscombinatie SHIFT+F5. Als de verwijzing in beide talen gelijk is. Hieronder vindt u een voorbeeld van het begin van zo’n optiebeschrijving. de module of de conditie waarvoor de optie (of het veld) beschikbaar is. Een ruitje met een vraagteken betekent ‘Voorbeeld’.

Drie belangrijke opties vindt u daarom niet in het venster Administraties. Instellingen en administraties Als u AccountView start. De opties in het hoofdvenster en in het venster Administraties zijn in te delen in een aantal groepen: • Systeemopties die betrekking hebben op de werking van heel AccountView. maar wel in het hoofdvenster en vrijwel alle andere vensters: • • • Bestand/Openen (CTRL+O) om een andere administratie te selecteren Document/Stamgegevens administratie om stamgegevens van de huidige administratie te bewerken Opties/Instellingen/Administratie om de instellingen van de huidige administratie te bewerken Afbeelding 2. In dit venster vindt u opties die in vrijwel alle vensters van AccountView beschikbaar zijn. bijvoorbeeld: Document/Stamgegevens programma Document/Stamgegevens systeem Opties/Instellingen/Systeem .2. In het venster Administraties maakt u administraties aan. dan verschijnt het hoofdvenster van AccountView. U kunt de geselecteerde administratie in het venster Administraties openen met CTRL+ENTER.1. In het venster Administraties (Bestand/Administraties) vindt u de beschikbare administraties. Een administratie is een boekhoudkundige eenheid: het bevat de financiële feiten van een organisatie voor een bepaald boekjaar. In het hoofdvenster van AccountView is Opties/Instellingen/Administratie beschikbaar. en voert u bewerkingen op (meerdere) administraties uit.

bijvoorbeeld: Bewerken/Administratiemap wijzigen Bewerken/Netwerk/stand alone Document/Administratie terugzetten Document/Backup Document/Controleren Document/Organiseren Document/Overnemen Document/Stamgegevens administratie Opties/Instellingen/Administratie Afbeelding 2. die vaak beschikbaar zijn in een groot aantal vensters van AccountView. die betrekking hebben op de werking van de huidige administratie (hoofdvenster). bijvoorbeeld: Opties/Exporteren Opties/Kalender Opties/Rekenmachine . of de geselecteerde administratie of meerdere administraties (venster Administraties). • Algemene opties. Administraties bewerkt u met de opties in het menu Document.20 • Algemeen Opties/Instellingen/Persoonlijk Opties/Taal Administratie-opties.2.

2 Werkwijze instellingen en administraties Zo gebruikt u het hoofdvenster en het venster Administraties: 1. voor zover noodzakelijk. en leg per administratie de bijbehorende instellingen vast. .en persoonlijke instellingen en stamgegevens vast. Backup en restore van administraties. Perioden sluiten en verdichten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om gebruikers. Flexibele jaarovergang (beginbalans onbeperkt over te nemen). Het venster Administratie-instellingen . Leg de systeem. AccountView Team / AccountView Business Onbeperkt aantal administraties. Maak de administraties aan die u nodig hebt. Afbeelding 2.2 Instellingen en administraties 21 2. Systeemgegevens over meerdere AccountView-installaties verspreiden. 2. AccountView Solo Maximaal vijf administraties. 2.Algemeen (Administratie) toont onder andere de administratienaam en de map van de administratie.3. AccountView Business Laatste weergave en regel automatisch herstellen per gebruiker.1 Functionaliteit instellingen en administraties In deze standaardfunctionaliteit kunt u onder andere beschikken over: • • • • ⌧ • ⌧ • • ⌧ • Administraties controleren. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten [ ]. Hierover vindt u meer in dit hoofdstuk. taal en weergaven.

AccountView . Urenregistratie (tab Uren). Koppelingen gebruikers-groepen . en kunnen die vervolgens snel en efficiënt op alle vestigingen installeren. zoals gebruikers.4 Systeeminstellingen vastleggen Systeeminstellingen in AccountView vastleggen De systeeminstellingen hebben onder andere betrekking op de modules Audit Trail. Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers (F1) 2. Centraal stambestand (169). etiketten en een aantal navigatie-onderdelen.3 Stamgegevens systeem vastleggen Gebruikersnamen gelden voor heel AccountView. Gebruikersgroepen. Uitgebreide toegangsbeveiliging (139). Daarom wordt dit in een aparte paragraaf beschreven. Voer de gegevens in het venster in en kies Volgende.NET Backoffice Server. 4. zodra u bepaalde stamgegevens nodig hebt. Gebruikers onderhouden ( ). om inrichtingstijd te besparen. Audit Trail (163). Algemeen Leg de stamgegevens per administratie vast met Document/Stamgegevens administratie. Instellingen e-mail vastleggen (24). Partners van AccountView kunnen zo bijvoorbeeld een standaardinstallatie naar al hun klanten distribueren. Kies Document/Setup Wizard. Instellingen kopiedocumenten vastleggen (216). en vallen dan ook onder de stamgegevens van het systeem. Het onderhoud van gebruikers wordt in het hoofdstuk Backups maken en administraties onderhouden [ ] beschreven. 3. makkelijk over meerdere AccountView-installaties verspreiden. Voor e-mailinstellingen zijn behalve systeeminstellingen ook persoonlijke instellingen nodig. Accountantskantoren hoeven zo de systeeminrichting maar één keer uit te voeren.NET Backoffice Server ( ). layouts. Centraal stambestand (tab Berichten) en AccountView . Daarom wordt dit in een aparte paragraaf beschreven. Uitgebreide toegangsbeveiliging II (tab Toegang). en worden in de gelijknamige hoofdstukken beschreven. Zo distribueert u systeemgegevens: 1. Dit wordt per hoofdstuk beschreven. Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Administratie (F1) 2. Urenregistratie ( ). Bestand/Administraties/F6 (F1). Administraties inrichten ( ). Administraties aanmaken ( ). Voor kopiedocumenten zijn behalve systeeminstellingen ook handelsinstellingen nodig. Opties/Instellingen/Systeem ( ) Systeemgegevens distribueren U kunt systeemgegevens. 2. en eventuele pictogrammen en afbeeldingen waarnaar wordt verwezen • Knoppenbalken • Gebruikersactiviteiten • Access Security: Users and User Groups: tabellen Gebruikers. Markeer de systeemgegevens die u wilt distribueren: • Layouts: alle bestanden uit de geselecteerde map • Navigatievenster: alle groepen.22 3. Kies Document/Stamgegevens programma/Data Dictionary. subgroepen en onderdelen.

Voor de laatste tabel worden ook eventuele pictogrammen en afbeeldingen meegenomen waarnaar wordt verwezen. Gebruikersgroeprollen. and Regional Options/Date and Time) De datum en tijd die in Windows is ingesteld bepaalt de systeemdatum van AccountView. tijd. navigatievenster. taal en landinstellingen/Datum en tijd (Date. Als de gegevens van uw administratie op \SERVER\VOLUME (schijfnaam F:) zijn vastgelegd. Hieronder vindt u de belangrijkste: • • • • • Netwerk. Ook importdefinities worden altijd gedistribueerd. zoals weergaven.2 Instellingen en administraties 23 Access Role Definitions: tabellen Toegangsbeveiligingrollen. kunt u aangeven of u die wilt distribueren of niet. kunt u die gegevens alleen benaderen als de verbinding met die server functioneert. waaruit in principe vrijwel alle wijzigingen worden gedistribueerd. De naam van de schijf (in het netwerk) waar de stamgegevens van de administratie staan. tijd. Als u niet met SDK-projecten werkt. raden wij u aan om voor de distributie van systeeminstellingen een aparte. Datum. datumnotatie en dergelijke stelt u in Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Algemeen en Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Bedrijf in. zoals standaardscheidingstekens op de modules Stamgegevens-import. decimalen. Met Rapporten/Add-Ins vraagt u een overzicht op van de geïnstalleerde uitbreidingen. Valuta. Sommige Windows-landinstellingen hebben wel invloed op AccountView. De lijst met lettertypen die u in AccountView ziet bevat alle de lettertypen die u in Windows hebt geïnstalleerd. Etiketten en AccountView Verkenner) worden altijd gedistribueerd. Time. Roldefinities Access Roles per User: tabellen Gebruikersrollen. layouts. Printers en andere hardware/Printers en faxapparaten (Printers and Other Hardware/Printers and Faxes) Rapporten en layouts worden afgedrukt met de printer die in Windows als standaardprinter is ingesteld. wordt in AccountView vastgelegd in het veld Map admin. Wel kunt u vanuit AccountView per rapport een andere printer selecteren of de printerinstellingen wijzigen. toegangsbeveiliging. ‘schone’ AccountViewinstallatie te reserveren. bijvoorbeeld de datum die wordt voorgesteld als u boekingen invoert of posten journaliseert. Dit veld kan alleen worden gemarkeerd als Users and User Groups en Access Role Definitions ook zijn gemarkeerd. Language. Drie andere tabellen (Sleutelveldseries. als die niet beschikbaar zijn. Voor een beperkt aantal onderdelen. Setup Wizard ( ) Systeeminstellingen in Windows vastleggen AccountView maakt ook gebruik van systeeminstellingen die u in Windows vastlegt met Start/Configuratiescherm (Start/Control Panel).en Internetverbindingen/Netwerkverbindingen (Network and Internet Connections/Network Connections) Uw netwerkinstellingen bepalen of u AccountView-bestanden kunt benaderen die op een server of een ander werkstation staan. knoppenbalken en gebruikersactiviteiten. maakt u gebruik van lettertypen. De Setup Wizard is bedoeld voor AccountView-ontwikkelprojecten (SDK-projecten). Language. moet u ook de schijfnaam in Map admin wijzigen. taal en landinstellingen/Landinstellingen (Date. Time. Mutatie-import en Inlezen bankmutaties. and Regional Options/Regional and Language Options) Vanwege de speciale eisen die aan financiële software worden gesteld. . Deze printer wordt in AccountView als afdrukvoorkeur bewaard. Rollen kunnen immers niet worden toegekend aan gebruikers en gebruikersgroepen. worden de landinstellingen van Windows niet gebruikt in AccountView. Vormgeving en thema’s/Lettertypen (Appearance and Themes/Fonts) Als u een layout opmaakt. Datum. De gedistribueerde systeemgegevens kunt u installeren met Document/Uitbreiding installeren in het venster Administraties. Als u de gegevens verplaatst naar G:.

7. Vensters worden dan altijd geopend met de laatste selectie. Kies Leegmaken om bewaarde weergaven of vensterinstellingen te verwijderen. en instellingen vastleggen voor weergaven. dat deze niet meer hoeven te worden getoond. Language. . 2. Hierdoor wordt de melding uitgeschakeld. sortering en kolomweergave. 3. Kies Leegmaken in Meldingen om de meldingen weer in te schakelen die u eerder hebt uitgeschakeld. Persoonlijke instellingen in Windows vastleggen AccountView maakt gebruik van persoonlijke instellingen die u in Windows vastlegt met Start/Configuratiescherm (Start/Control Panel). zie Backups aanmaken [ ]. Datum. Markeer Laatste weergave herstellen en Laatste regel herstellen (AccountView Business) als u uw eigen vensterweergaven wilt gebruiken. taal en landinstellingen/Landinstellingen/Talen/Details/Instellingen/Geïnstalleerde services (Date. 5. 2. U hebt onder andere de volgende mogelijkheden: • • Backups versturen. Zowel Microsoft Outlook als systemen die MAPI ondersteunen. worden door AccountView ondersteund. Hieronder vindt u de belangrijkste: • • Vormgeving en thema’s/Beeldscherm (Appearance and Themes/Display) U kunt de schermresolutie. De taal van de ingevoerde gegevens in de geselecteerde administratie wordt uiteraard niet gewijzigd. 6. 4. tot u Leegmaken kiest. installeert u het Duitse en het Nederlandse toetsenbord in Windows. Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Starten. Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Weergave. Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Afdrukken. zie Rapporten per e-mail versturen [ ].5 Persoonlijke instellingen vastleggen Persoonlijke instellingen in AccountView vastleggen Per gebruiker kunt u uw wachtwoord wijzigen. and Regional Options/Regional and Language Options/Details/Languages/Settings/Installed Services) Als u in een andere of in meerdere talen werkt. menu’s en rapporten worden getoond.6 Instellingen e-mail vastleggen U kunt AccountView integreren met uw e-mailsysteem. en met de cursor op de plaats waar u het venster had gesloten. Als u AccountView start wordt automatisch de situatie hersteld waarmee u AccountView de laatste keer afsloot. de kleuren en de lettertypen in Windows instellen. Kies Opties/Taal als u één of meer taaluitbreidingen hebt aangeschaft. tijd. kunt u de bijbehorende toetsenborden in Windows instellen. 8. Time. Met Beeld/Verversen kunt u de gegevens op het scherm handmatig actualiseren. Als u taaluitbreidingen hebt aangeschaft. Rapporten versturen. en markeer Laatste administratie opnieuw selecteren en Laatste vensters opnieuw openen. kunt u ook de taal vastleggen waarin u AccountView gebruikt. Stel de Verversingen in als u met meerdere gebruikers in AccountView werkt. en demarkeer eventueel Standaardprinter Windows gebruiken om rapporten of etiketten standaard op een andere printer naar keuze af te drukken. Hierdoor kunt u gegevens vanuit AccountView versturen. en afdrukvoorkeuren. Bij sommige meldingen kunt u zelf aangeven. vensters. U stelt hiermee de taal in waarin vensters. De gegevens in het venster worden dan regelmatig geactualiseerd. Als u zowel in het Duits als in het Nederlands met AccountView werkt. Deze worden dan automatisch toegepast in AccountView.24 Algemeen 2. U kunt dan van toetsenbord wisselen om ‘ß’ in te voeren. Zo legt u persoonlijke instellingen vast: 1.

Audit Trail (163) .NET Backoffice Server) Stamgegevens uitwisselen.Algemeen bepaalt u op welke manier u deze verbinding tot stand wilt brengen. Elektronische BTW. Hierna kunnen andere gebruikers niet meer inloggen. Wanneer Microsoft Outlook als e-mailsysteem is ingesteld: • E-mail importeren naar activiteiten en de e-mail in die activiteiten beantwoorden (module CRM). Kies Instellingen om het standaardlettertype voor e-mail in HTML-formaat in te voeren. weet u zeker dat u de enige gebruiker bent. omdat andere gebruikers dan niet in AccountView ingelogd mogen zijn.en ICP-aangiften ter controle naar een cliënt versturen (Accountants Toolkit) Berichten in uw postbus automatisch uitlezen en verwerken (module AccountView . 7. 5. Als dit niet het geval is. Gebruikers van Outlook kunnen gebruikmaken van Microsoft Exchange Server of een e-mailprofiel. Selecteer in E-mail instellen de manier waarop u een verbinding tussen AccountView en uw e-mailsysteem tot stand wilt brengen. Als dit aantal is bereikt.2 Instellingen en administraties 25 • • • • Uw postbus uitlezen om te controleren of er e-mailberichten met een backup zijn binnengekomen (Accountants Toolkit). U kunt via Ingelogde gebruikers controleren welke gebruikers zijn ingelogd. 2. Leg vervolgens per gebruiker de e-mailinstellingen vast in Persoonlijke instellingen . welke werkstations zij gebruiken en eventueel kunt u gebruikers verzoeken om uit te loggen. Opties/Kalender (F1). kunnen andere gebruikers niet meer inloggen.7 Algemene opties gebruiken De algemene opties worden beschreven in het hoofdstuk Werken met AccountView [ Gegevens invoeren ( ]. Zo legt u de e-mailinstellingen vast: 1. U kunt dit overzicht onder andere gebruiken als u een backup gaat maken of terugzetten. Kies Wijzigen onder E-mail instellen. Opties/Exporteren (F1). Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Starten. In het venster Systeeminstellingen . U moet eerst de verbinding tussen AccountView en uw e-mailsysteem instellen. 6. wordt gecontroleerd of u de enige gebruiker bent. De beschikbare velden zijn afhankelijk van de systeeminstellingen.Starten. Opties/Rekenmachine (F1) Ingelogde gebruikers opvragen U kunt een overzicht opvragen van alle gebruikers die in AccountView zijn ingelogd met Document/Stamgegevens programma/Ingelogde gebruikers. 3. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Algemeen. verschijnt er een melding. Geïmporteerde e-mail openen [136] en Geïmporteerde e-mail beantwoorden [136]. Door op te starten met /single en alle andere gebruikers te vragen uit te loggen. 2. Deze instelling geldt voor alle gebruikers en alle administraties. 4. ). Daarnaast kunt u een standaardhandtekening vastleggen. Gebruikers van het MAPI-protocol kunnen een e-mailprofiel instellen. als u gebruikmaakt van een centrale administratie die stamgegevens aanlevert aan andere administraties (module Centraal stambestand). Als u AccountView start met de parameter /single. Hiermee brengt u een verbinding tot stand tussen AccountView en uw postbus. Zie Exporteren van activiteiten naar Microsoft Outlook [136] en Exporteren van relaties naar Microsoft Outlook [137]. Voer uw persoonlijke instellingen in. Kies OK. tot u weer hebt uitgelogd. Zie E-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit [134]. Bovendien heeft elke AccountView-licentie een maximumaantal gelijktijdige gebruikers. • Activiteiten en relaties exporteren naar Microsoft Outlook (module CRM).

In de koppeling kan ook extracomptabele informatie worden opgenomen. Per mutatie wordt een aantal standaardgegevens opgenomen. Een auditfile is een uittreksel van uw grootboek waarin alle grootboekmutaties worden opgenomen. bijvoorbeeld in het jaarwerkpakket van de accountant. maar dit is niet verplicht. In dat geval kunt u eventueel extra gegevens opnemen zoals cijfers van de vorige twee boekjaren. 7. U mag uw administratieve gegevens aanleveren in auditfile-formaat. bijvoorbeeld op het gebied van rapportage. De XML Auditfile Financieel heeft echter niet alleen nut voor de belastingdienst. maar van de instellingen die voor de auditfile zijn gebruikt. maar kan ook voor andere toepassingen worden gebruikt. Kies Bestand/Administraties. 3. Dit is geen rapport van de auditfile zelf. Voor de controle door de belastingdienst maakt het niet uit welk formaat u kiest. zoals de dagboekcode. Daarnaast kunnen er eenvoudig koppelingen worden gemaakt met uiteenlopende pakketten. 5. de omschrijving van de rekening. Klik met de rechtermuisknop in het venster Auditfile en kies Properties om de weergave te wijzigen. Voer de naam van het exportbestand in. Kies Document/Exporteren/Auditfile of Document/Exporteren/XML Auditfile Financieel. de boekingsdatum. 4. Bij een controle door de belastingdienst kunt u hiermee echter veel tijd en dus kosten besparen omdat het bestand eenvoudig kan worden ingelezen en gebruikt om belastingcontroles op uit te voeren. Geef eventueel aan welke extra informatie u wilt opnemen en kies Volgende. Door het gebruik van XML is universeel vastgelegd hoe de datastructuur van een boekhouding eruit ziet. 6. het rekeningnummer. Zo maakt u een auditfile aan: 1. aangifte. Met Document/Exporteren/Auditfile of Document/Exporteren/XML Auditfile Financieel kunt u het grootboek exporteren naar één van de twee auditfile-formaten: ASCII of XML. de omschrijving van de mutatie en het mutatiebedrag. een rubriekindeling en aanvullende financiële informatie. Kies Volgende en druk eventueel een rapport af voor uw eigen administratie. of verstuur dit direct per e-mail. Selecteer de juiste administratie. . Hierdoor is het mogelijk gegevens uit AccountView eenvoudig te gebruiken in andere applicaties. 2.26 Algemeen Auditfile exporteren Door een auditfile te exporteren kunt u uw grootboekadministratie voor controles in elektronische vorm bij de belastingdienst aanleveren. financiële planning en pensioenberekeningen. Controleer het bestand met Inzien.

3. 3. De rekeningen in het grootboek verdelen uw administratie in logische onderdelen. Grootboekkaarten. In het venster Grootboek vindt u de saldi per grootboekrekening. kosten of afschrijvingen. via het journaal. In het venster Grootboek vindt u ook de saldi per grootboekrekening. Periodecijfers en BTW-aangifte .1 Functionaliteit grootboek Deze standaardfunctionaliteit bevat onder andere: • • • • • • Vrij indeelbaar rekeningschema Onbeperkt aantal grootboekrekeningen Standaardcode voor de BTW aan grootboekrekening te koppelen Invoeren BTW-code verplicht te stellen Grootboekkaart in venster Standaardrapporten. Verlies & winst.1. bijvoorbeeld omzet. U kunt de mutaties zover uitsplitsen als u wilt. De journaalregels (het venster Journaal) worden vervolgens verwerkt in het grootboek. te herleiden tot een boekingsregel van een dagboek. Dit is de basis van uw administratie. door meer rekeningen te gebruiken. Elke rekening bevat één soort mutaties. Grootboek In het venster Grootboek vindt u het rekeningschema. Boekingen die u invoert in het venster Dagboekinvoer worden verwerkt in het journaal. zoals Balans. Elk saldo in het grootboek is daarom. Afbeelding 3.

Leg de kostenplaatsen vast met Document/Stamgegevens administratie/Kostenplaatsen. waarna AccountView automatisch de mutatiegegevens invult. Dit is alleen noodzakelijk als u boekingen in vreemde valuta wilt invoeren. Deze codes worden op meerdere plaatsen gebruikt. valutacodes en kostenplaatscodes beschreven. 2. Zo maakt u autocoderingen aan: 1. dan kunt u dit proces met behulp van autocodering voor een groot deel automatiseren. Opeenvolgend wordt het vastleggen van autocodes. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten [ ]. en leg de koppelingen vast. . Leg de autocoderingen vast met Document/Stamgegevens administratie/Autocodering. 4. onder andere tijdens dagboekinvoer. zoals BTW-codes. Een rekeningschema aanmaken ( ). 3. De werkwijze voor het vastleggen van grootboekrekeningen en BTW-codes wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten [ ]. Met kostenplaatsen kunt u uw boekingen toewijzen aan afdelingen. Onder deze code legt u alle boekingsgegevens van een mutatie vast. en bij debiteuren en crediteuren (valutacodes). Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Meer informatie vindt u in de betreffende hoofdstukken. maakt u een autocode aan. Maak de grootboekrekeningen en BTW-codes aan die u nodig hebt. Autocoderingen aanmaken Als u regelmatig dezelfde mutaties invoert in een dagboek. hebt u een aantal andere stamgegevens nodig. BTW-codes aanmaken en koppelen ( ) 3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Autocodering. Leg de valutasoorten vast met Document/Stamgegevens administratie/Valutacodes.2 Werkwijze grootboek Zo gebruikt u het venster Grootboek: 1. Met autocoderingen kunt u veelgebruikte boekingen snel invoeren. Vervolgens hoeft u op de dagboekregel nog slechts de autocode in te voeren.en saldibalans en Kolommenbalans Multi-Year Financials Grootboekkaart vorig jaar 3.3 Stamgegevens grootboek vastleggen Om grootboekrekeningen te gebruiken. Een eenmaal aangemaakte autocode kunt u in elk dagboek gebruiken. Voor elke mutatie die u met behulp van autocodering wilt boeken. zoals Proef. waardoor u een extra invalshoek in het grootboekschema krijgt. In dit hoofdstuk vindt u de beschrijving van de bijbehorende opties. Bij de stamgegevens van een autocode legt u alle boekingsgegevens van een mutatie vast zoals het rekeningnummer en de mutatie-omschrijving.28 ⌧ • • • • ⌧ • Algemeen AccountView Team / AccountView Business Invoeren kostenplaats verplicht te stellen Periodecijfers in venster Vanuit venster Grootboekkaart 'inzoomen' op journaalposten Standaardrapporten. 2.

3 3. In dit voorbeeld betaalt u USD 1. kunt u gebruikmaken van valutacodes. maak dan een nieuwe valutacode aan. Voer de gegevens in het venster in. wanneer u correcties aanbrengt in de perioden voor de koerswijziging.100000 voor EUR 1. Als u een valutacode gebruikt. U kunt een nieuwe valuta als basisvaluta instellen door vanuit het venster Valutacodes of het venster Stamgegevens valutacode de optie Document/Basisvaluta te kiezen. Het valutabedrag wordt linksonder in het venster Dagboekinvoer getoond. Als u de omschrijving op de dagboekregel nog wilt kunnen wijzigen. Autocoderingen gebruiken (69) Als u beschikt over de module BusinessDimensions Financieel. Kies Document/Stamgegevens administratie/Valutacodes.2. moet u ervoor zorgen dat wat u invoert bij het veld Autocode niet ook voorkomt in het veld Omschr autocodering. wordt het factuurbedrag automatisch omgerekend naar de administratievaluta. De berekening gebeurt op basis van de koers en de eenheid die u vastlegt bij de stamgegevens van de valutacode. 2. U gebruikt dan één valutacode. terwijl de boekingsdatum de koers bepaalt. Autocodering gebruiken met BusinessDimensions ( ) Valutacodes aanmaken Om facturen in vreemde valuta in te voeren in dagboeken. De koers die u vastlegt bij de valutacode. Druk op F1 voor meer informatie. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Grootboek 29 Voer de gegevens in het venster in. dan kunt u subadministratiekenmerken automatisch aan dagboekregels koppelen via autocodering. . Druk op F1 voor meer informatie. Met Uitgebreide vreemde valuta is het mogelijk om meerdere koersen per valuta vast te leggen. is een gemiddelde koers voor het hele boekjaar. Afbeelding 3. 3. U voorkomt hiermee dat de nieuwe koersen onbedoeld worden gebruikt. Zo maakt u valutacodes aan: 1. Met Rapporten/Autocodering vraagt u een overzicht op van de autocoderingen. Bij de stamgegevens van een autocode legt u de boekingsgegevens van een mutatie vast. Wijzigt de koers teveel tijdens een boekjaar.

Per valuta legt u de koers en de eenheid vast. Uitgebreide vreemde valuta ( ) Kostenplaatsen aanmaken Kostenplaatsen zijn deelgebieden in de administratie waarvan u de kosten en baten apart wilt bijhouden. maakt u een kostenplaatscode aan. Met Rapporten/Valutacodes drukt u een overzicht af van de valutacodes. Kostenverdeling ( ) . maar ook op basis van de verdeling over de kostenplaatsen. Zo kunt u een post Inventaris toeschrijven aan een bepaalde afdeling. Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie. 2. Met Rapporten/Kostenplaatsen drukt u een overzicht af van de kostenplaatscodes. 3. Afbeelding 3. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Kostenplaatsen gebruiken (68).3. een tweede invalshoek. Voor elk deelgebied dat u wilt onderscheiden. Wanneer u een kostenplaatscode invoert op de mutatieregel.30 Algemeen Rek valutaherw is een onderdeel van de module Uitgebreide vreemde valuta. Kies Document/Stamgegevens administratie/Kostenplaatsen. Op deze manier kunt u kosten niet alleen analyseren op basis van de grootboekrekeningen. De velden ISO-valutacode en Geen decimalen in autom betalingen buitenland worden gebruikt door de module Automatische betalingen buitenland. een post Materiaalkosten aan de productie van een artikel of een post Autokosten aan een bepaald kenteken. Deze verdeling vormt als het ware een ‘verdieping’ van uw administratie. wordt deze code meegenomen naar de boekingsregel op de grootboekkaart. Een deelgebied kan bijvoorbeeld een artikel zijn of een afdeling van uw bedrijf. Zo maakt u kostenplaatscodes aan: 1.

2. Als u het rapport voor elke periode opvraagt.4. Selecteer een waarde in het veld Type. Kies Rapporten/Periodecijfers. Als u voor Balans of Verlies & winst kiest. Afbeelding 3. .3 Grootboek 31 3. Zo vraagt u periodecijfers op: 1. Het rapport bevat de debet. 6. Kiest u voor Beide. 3.en/of verlies.en winstrekening. 9 en 12 krijgt u cumulatieve kwartaalcijfers. en kies Volgende.en creditbedragen van balans. Kies Bestand/Grootboek.4 Grootboekrapporten opvragen In het menu Rapporten in het venster Grootboek vindt u onder andere menukeuzen voor de balans en de verlies. gesorteerd op rekeningnummer. 4. dan worden beide typen getoond in één lijst.en winstrekeningen. kunt u de perioden onderling vergelijken.en saldibalans. de gecombineerde balans en de kolommenbalans opvragen. Per grootboekrekening wordt het saldo voor de opgegeven periode en het cumulatief tot en met die periode afgedrukt. Door dit rapport bijvoorbeeld op te vragen voor periode 3. Dit rapport geeft u inzicht in uw financiële positie in en tot en met een bepaalde periode. Voer een waarde in het veld Bereik in. Rapporten in het venster Grootboek Jaarverslagen opstellen ( ) Periodecijfers opvragen In het venster Grootboek kunt u periodecijfers opvragen. worden alleen grootboekrekeningen van dat type getoond. In AccountView Team en Business kunt u daarnaast de proef.

8. 2. Kies Bestand/Administraties. De periodecijfers van de vergelijkende administratie worden toegevoegd aan de huidige administratie.en creditbedragen van de gekozen periode. Kies Overnemen. Kies Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers. In het venster Periodecijfers kiest u een periode in Bereik. 4. moet u eerst de grootboekcumulatieven van de andere administratie inlezen. 5. gesorteerd op grootboekrekening. Voordat u de vergelijkende cijfers kunt opvragen. De periodecijfers van de huidige administratie blijven ongewijzigd.5. Vergelijkende periodecijfers die u eerder had overgenomen worden overschreven. Vergelijkende periodecijfers opvragen Periodecijfers zijn beter te interpreteren in vergelijking met andere cijfers. Met Bestand/Verslaglegging en Rapporten/Verslaglegging kunt u periodecijfers afdrukken in elke door u gekozen weergave. • Zolang er geen mutaties plaatsvinden in de vergelijkende administratie hoeft u de vergelijkende cijfers niet opnieuw over te nemen. Rechts staan de totalen tot en met de gekozen periode. Zoeken/Periodecijfers (F1). Druk op F4 in Overnemen van en selecteer de administratie waarmee u wilt vergelijken (de vergelijkende administratie). 7. of periodecijfers tussen vestigingen onderling. Periodesaldi opvragen (76). 3. Kies Rapporten/Periodecijfers.32 Algemeen In het rapport ziet u links de debet. Rapporten/Periodesaldi (F1) Afbeelding 3. . 6. Nu de vergelijkende cijfers zijn overgenomen kunt u de cijfers vergelijken. • Als de stamgegevens van de vergelijkende administratie afwijken (bijvoorbeeld ontbrekende grootboekrekeningen) dan wordt dat gemeld. Kies Bestand/Grootboek. Zo vraagt u vergelijkende periodecijfers op: 1. Selecteer de administratie waarin u de cijfers wilt overnemen. U vergelijkt bijvoorbeeld kwartaalcijfers van dit jaar met die van vorig jaar. Selecteer een Type en voer een Bereik in.

Rapporten/Periodesaldi (F1). 10. Het Huidig boekjaar (bijvoorbeeld T/m derde kwartaal 2011) verschijnt links. kan het voorkomen dat het resultaat van de vergelijkende administratie (via vergelijkende cijfers) niet overeenkomt met het werkelijke resultaat (in het grootboek van de vergelijkende administratie). die boven de betreffende kolommen worden afgedrukt. . en het Vorig boekjaar (bijvoorbeeld T/m derde kwartaal 2010) verschijnt rechts. Met Bestand/Verslaglegging en Rapporten/Verslaglegging kunt u periodecijfers afdrukken in elke door u gekozen weergave. Grootboekkaart vorig jaar opvragen ( ) Veelgestelde vragen • Als ik vergelijkende cijfers overneem klopt het resultaat van de vergelijkende administratie niet. U kunt nu in de velden Huidig boekjaar en Vorig boekjaar titels opgeven.3 Grootboek 33 9. Als het grootboekschema van de vergelijkende administratie niet overeenkomt met het grootboekschema van de huidige administratie. Markeer Vergelijkende cijfers. Periodesaldi opvragen (76).

.

Met de module Aanmaningen kunt u aanmaningen versturen naar debiteuren. In deze twee vensters beheert u de openstaande posten. Met Bestand/Debiteuren en Bestand/Crediteuren vraagt u de debiteur. Met de module Automatische betalingen (crediteuren) en Automatische incasso (debiteuren) kunt u openstaande posten automatisch betalen en incasseren. vandaar dat de twee subadministraties hier in één hoofdstuk worden beschreven. en omgekeerd ⌧ Multi-Year Financials • Debiteur-/crediteurkaart vorig jaar opvragen 4.en crediteurgegevens op.4. met het saldo dat u aan hen verschuldigd bent. De uitbreidingsmodules Automatische incasso. In het venster Crediteuren vindt u uw leveranciers. Deze modules worden in aparte hoofdstukken beschreven. waaronder: • Saldilijst • Debiteur-/crediteurkaarten • Openstaande posten • Kredietruimte debiteuren en Kredietruimte crediteuren ⌧ AccountView Team / AccountView Business • Standaardkosten-/omzetrekening opgeven • Inzoomen op journaalposten via debiteur-/crediteurkaarten ⌧ AccountView Business • Debiteuren als crediteuren gebruiken. De twee vensters en de bijbehorende opties zijn vrijwel gelijk. U kunt gebruikmaken van G-rekeningen en geblokkeerde bedragen betalen of incasseren als u beschikt over de module G-rekening. wordt dat apart vermeld. de module Automatische betalingen is ook beschikbaar voor AccountView Solo. In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over het gebruik van de twee subadministraties. met het saldo dat zij nog aan u verschuldigd zijn. In het venster Debiteuren vindt u uw klanten.1 Functionaliteit debiteuren en crediteuren Deze standaardfunctionaliteit bevat onder andere: • • • • • Bezoek. en G-rekening zijn alleen beschikbaar voor AccountView Team en Business. Het inrichten van uw debiteuren. Nadat u een debiteur of crediteur hebt geselecteerd.en crediteurenbeheer zijn uitbreidingsmodules beschikbaar. kunt u met een paar sneltoetsen snel detailinformatie opvragen: .2 Debiteur. Debiteuren en crediteuren Dit hoofdstuk behandelt de subadministraties debiteuren (klanten) en crediteuren (leveranciers).en crediteurenadministratie wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten [ ].en postadressen Standaardcode voor de BTW aan debiteur en crediteur koppelen Debiteur-/crediteurkaart in venster Openstaande posten in venster Standaardrapporten. Voor het debiteuren. Als een optie maar voor één van de twee subadministraties beschikbaar is.en crediteurgegevens opvragen De vensters Debiteuren en Crediteuren bieden een overzicht op volgorde van nummer of zoekcode. 4. Aanmaningen.

. bijvoorbeeld door op deze crediteur een factuur te boeken in een verkoopboek.1. 5. Als u een crediteur als debiteur gebruikt. Selecteer een debiteur. dan wordt deze boeking verwerkt op de verzamelrekening crediteuren. De hoofdeigenschappen van de relatie blijven die van een debiteur. U kunt de debiteur dan selecteren als crediteur. Rapporten/Crediteuren (F1). Rapporten/Debiteuren (F1). Het omgekeerde. Debiteur-/crediteurkaart vorig jaar opvragen ( ) Debiteuren en crediteuren combineren ⌧ AccountView Business In sommige gevallen wilt u een debiteur ook als crediteur kunnen gebruiken. op plaatsen waar u normaal gesproken een crediteur zou selecteren. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER).36 • • • Algemeen F6: Stamgegevens Openstaande posten CTRL+F5: Debiteurkaart F5: Afbeelding 4. Markeer Ook als crediteur tonen. Kies de tab Instellingen. 3. Zo gebruikt u een debiteur ook als crediteur: 1. 2. Kies Bestand/Debiteuren. zoals het controleren van de BTW-code en dergelijke. In het venster Debiteuren (of Crediteuren) kunt u met sneltoetsen meer informatie opvragen. is ook mogelijk. Dit kunt u vastleggen in de stamgegevens van de debiteur. 4. een crediteur als debiteur gebruiken.

en kies Volgende.4 Debiteuren en crediteuren 37 4.en crediteurkaarten bevatten een specificatie van het saldo. Kies Bestand/Debiteuren. 2. 3. worden alle debiteurkaarten over alle perioden getoond. U kunt een kaart van één debiteur of crediteur in het venster opvragen.of crediteurkaart opvragen Als u het venster Debiteur-/crediteurkaart opvraagt hebt u snel een volledig overzicht van één debiteur of crediteur. Het venster Debiteurkaart (of Crediteurkaart) bevat een specificatie van alle mutaties. Meerdere debiteur.3 Debiteur.of crediteurkaarten opvragen Om meerdere debiteur. Selecteer de debiteur(en) en/of de periode(n) die u op het rapport wilt afdrukken.of crediteurkaart vindt u alle mutatieregels waaruit het saldo van de debiteur of crediteur is opgebouwd. De journaalpost opvragen waaruit de mutatieregel afkomstig is met Zoeken/Journaalpost (CTRL+F5). Zo vraagt u meerdere debiteurkaarten op: 1. 2. Zo vraagt u één debiteurkaart op: 1. Kies Bestand/Debiteuren. Als u niets selecteert.en crediteurkaarten opvragen Debiteur. In dit venster hebt u de volgende mogelijkheden: • • • • Alleen openstaande posten tonen (weergave Openstaande posten in Beeld/Weergaven beheren). kunt u gebruikmaken van een rapport.2. Met Facturen verdichten kunt u het overzicht beperken tot één regel per document-/factuurnummer. . Op een debiteur. of om de kaart(en) te beperken tot een aantal perioden. Eén debiteur. Selecteer een debiteur. Afbeelding 4. De kopiefactuur opvragen (module Facturering) met Zoeken/Kopiefactuur (SHIFT+F5). De kaart afdrukken met Rapporten/Debiteur-/crediteurkaart.of crediteurkaarten op te vragen. Kies Zoeken/Debiteurkaart (CTRL+F5). of u kunt een overzicht van meerdere kaarten en perioden tegelijk opvragen. 3. Kies Rapporten/Debiteurkaarten om het rapport op te vragen.

3. 2. Met de saldilijst kunt u snel vaststellen welke debiteuren een hoog saldo hebben. U kunt kiezen voor een uitgebreide lijst met informatie per post. Voer een datum in het veld Debiteuren die geen orders hebben geplaatst sinds in. 4. 4. Via de openstaande posten kunt u nagaan hoe dat saldo is opgebouwd. Zo vraagt u een saldilijst van debiteuren op: 1. . kunt u gebruikmaken van een rapport. Kies Rapporten/Saldilijst. of een samenvatting met één regel per openstaande post. 2. Zo vraagt u niet-actieve debiteuren op: 1. Aanmaningen controleren ( ) Openstaande posten opvragen De lijst met openstaande posten is een specificatie van de saldilijst. Op de saldilijst vindt u saldi van de debiteuren of crediteuren. U kunt eruit aflezen welke debiteuren of crediteuren een hoog saldo hebben. Het totaal van de saldilijst sluit aan op het totaal van de saldi van de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren. Saldilijsten opvragen Op de saldilijst vindt u een overzicht van debiteuren of crediteuren met openstaande posten.38 Algemeen Niet-actieve debiteuren opvragen Om na te gaan welke debiteuren al enige tijd niets meer hebben gekocht. U voert een datum in om dat begrip ‘enige tijd’ concreet te maken. en welke posten inmiddels zijn vervallen. Debiteuren of crediteuren waarvan het saldo nul is. Kies Bestand/Debiteuren. Kies Bestand/Debiteuren. Zo vraagt u een lijst met openstaande posten van één debiteur op: 1. komen niet op de saldilijst voor. Met de debiteurenanalyse kunt u ten slotte per debiteur de gemiddelde betalingstermijn nagaan. Kies Rapporten/Niet-actieve debiteuren om het rapport op te vragen. Selecteer een debiteur. Kies Zoeken/Openstaande posten (F5). Voer de gegevens in het venster in. Kies Bestand/Debiteuren. 3. Vervolgens maakt de ouderdomsanalyse het mogelijk om die openstaande posten per debiteur of crediteur te splitsen in een aantal termijnen.4 Openstaande posten beheren Het beheer van uw openstaande posten is de belangrijkste functie van de vensters Debiteuren en Crediteuren. en u ziet meteen wanneer die debiteuren hun laatste verkooporder hebben geplaatst. 2. op de lijst met openstaande posten vindt u vervolgens de bijbehorende posten die moeten worden betaald. of bij welke crediteuren u een grote schuld hebt. Op basis daarvan kunt u besluiten debiteuren te manen of crediteuren te betalen.

2. Kies Document/Controleren/Administratie in het venster Administraties. Ook deze kunt u bewerken. en markeer het veld Aansluiting subadministratie/openstaande posten. Stamgegevens openstaande post U kunt de stamgegevens van een openstaande post snel opvragen vanuit het venster Openstaande posten. Voer de gegevens in het venster in. en kies Volgende. Deze kunt u bewerken.4 Debiteuren en crediteuren 39 Afbeelding 4. Zie Aansluitingsverschillen oplossen [ ] voor de juiste werkwijze. Veelgestelde vragen • Het totaal van de openstaande posten van een debiteur komt niet overeen met het saldo. Kies Heden in Tijdsbestek. kies Geavanceerd. De openstaande posten afdrukken met Rapporten/Openstaande posten. Zie Stamgegevens openstaande post [39] voor meer informatie. Kies Rapporten/Openstaande posten. Het venster Openstaande posten bevat een specificatie van het saldo. Selecteer eventueel de gewenste debiteuren met Beeld/Selecteren. In dit venster hebt u de volgende mogelijkheden: • • • • De mutatieregels van de openstaande post opvragen met Zoeken/Mutatieregels openstaande post (F5). Zo drukt u openstaande posten van meerdere debiteuren af: 1. 3. De kopiefactuur opvragen (module Facturering) met Zoeken/Kopiefactuur (SHIFT+F5). Een overzicht van de gegevens van de openstaande post opvragen met Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER).3. Dit kan voorkomen als er tijdens het verwerken van de openstaande posten een stroomstoring of een computerstoring is opgetreden. Dit venster bevat: • • • • Algemene gegevens van de openstaande post Gegevens over aanmaningen (module Aanmaningen) Gegevens over betalingscondities en documenten van de openstaande post. Kies Bestand/Debiteuren. markeer in het tweede venster de groep Financieel. . Notities van de openstaande post.

Kies Bestand/Debiteuren. Betalingskorting en de Kortingstermijn wijzigen op de tab Condities Kies daarvoor de knop Bet. 2. Kies Gedetailleerd in Uitvoer. dan ziet u alleen de openstaande posten aan het eind van het eerste kwartaal. en u neemt voor Ouderdom 1 t/m 93 dagen. Om een lijst met historische openstaande posten op te vragen gaat u op dezelfde manier te werk als voor openstaande posten. • Documenten bewerken op de tab Documenten • Notities toevoegen op de tab Notities Deze is verdeeld in drie delen. De stamgegevens van een openstaande post Zo raadpleegt u de stamgegevens van een openstaande post van een debiteur: 1.40 Algemeen Afbeelding 4.cond of Bewerken/Betalingscondities. U hebt nu de volgende mogelijkheden: • Gegevens raadplegen • De Omschrijving of de Betalingsreferentie wijzigen Kies daarvoor Bewerken/Omschrijvingen. De gewijzigde peildatum geldt voor heel AccountView. Kies Zoeken/Openstaande posten (F5). Bovenaan worden de notities van de debiteur getoond. Daarna volgen de notities van de dagboekbladzijde en vervolgens de notities van de openstaande post. 5. Het enige verschil is dat u kiest voor Peildatum in Tijdsbestek. 3.4. Ook kan de lijst nuttig zijn bij verschil van mening met een debiteur over de betaling van een openstaande post. totdat u AccountView afsluit. Notities van openstaande posten kunnen worden afgedrukt met Rapporten/Openstaande posten. Uw accountant kan u vragen om deze lijst voor een bepaalde peildatum op te stellen. met behulp van een peildatum kunt u een lijst met historische openstaande posten opvragen. en niet de openstaande posten van daarvoor. en dat u de gewenste peildatum invoert. . Als u bijvoorbeeld een Peildatum neemt van 3103-2011. Selecteer de gewenste openstaande post en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). • De Betalingstermijn. In combinatie met Ouderdom hebt u de mogelijkheid om openstaande posten over een bepaalde periode op te vragen. Deze lijst kan dus posten bevatten die inmiddels zijn betaald. Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities/F6 (F1) Historische openstaande posten opvragen De lijst met openstaande posten gaat uit van de situatie van vandaag: welke posten zijn er vandaag nog niet betaald? Het is ook mogelijk om die vraag over een datum in het verleden te stellen: welke posten moesten er op 1 juni nog worden betaald? Deze datum wordt een peildatum genoemd. Selecteer de gewenste debiteur. 4. Zoeken/Openstaande posten/F6 (F1).

De termijnen legt u vast in het venster Administratie-instellingen . Als u met de module Aanmaningen werkt. 3. en welke nog niet zo lang open staan. De peildatum geldt tot u AccountView afsluit. Kies Bestand/Debiteuren. De peildatum geldt tot u AccountView afsluit. 2. Openstaande posten opvragen (38) Ouderdomsanalyse opvragen De ouderdomsanalyse geeft een overzicht van de openstaande posten. Kies Rapporten/Openstaande posten. In het venster Openstaande posten debiteuren geeft u aan hoe de lijst met openstaande posten moet worden getoond. Kies Bestand/Debiteuren. U kunt eruit aflezen welke openstaande posten dringend moeten worden betaald. Zo vraagt u een ouderdomsanalyse van debiteuren op: 1. De ouderdom wordt bepaald op grond van de huidige datum. Voer de velden onder Ouderdomsanalyse in om de ouderdomstermijnen vast te leggen. Kies Rapporten/Ouderdomsanalyse. Afbeelding 4. Kies Peildatum in Tijdsbestek. Veelgestelde vragen • De ouderdom in dagen van een openstaande post is niet berekend op basis van de huidige datum. dan kunt u vanuit het venster Openstaande postenanalyse ook een ouderdomsanalyse van uw openstaande posten bij crediteuren opvragen. 3. Dat is juist. verdeeld over een aantal ouderdomstermijnen. 5. en kies Volgende. Voer de gegevens in het venster in. • De ouderdom houdt geen rekening met de betalingstermijn.Algemeen (Algemeen). 4. Voer de gegevens in het venster in. . Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Algemeen. tenzij u eerder een peildatum hebt ingevoerd (bijvoorbeeld in Rapporten/Ouderdomsanalyse). 2.5.4 Debiteuren en crediteuren 41 Zo vraagt u een lijst met historische openstaande posten van debiteuren op: 1. voer de Peildatum en eventueel de Ouderdom in.

Kies Bestand/Debiteuren. in plaats van de huidige datum. Rapporten/Ouderdomsanalyse (F1) Kredietruimte opvragen Om na te gaan wat de kredietstatus van uw debiteuren (of crediteuren) is. of alleen posten die al zijn betaald. over alle posten. en per debiteur per maand. 3. Kies Rapporten/Analyse debiteuren. Zo vraagt u de debiteurenanalyse op: 1. . In het rapport wordt de kredietruimte als bedrag weergegeven en als percentage van de kredietlimiet. In de tabel vindt u de gemiddelde betalingstermijn. De gewijzigde peildatum geldt voor heel AccountView. Kies Bestand/Debiteuren. dan krijgt u een kruistabel met de gemiddelde betalingstermijn per debiteur. 4.42 Algemeen Historische ouderdomsanalyse opvragen Op dezelfde manier als voor openstaande posten kunt u ook voor de ouderdomsanalyse een historische ouderdomsanalyse opvragen door een peildatum te gebruiken. Dit betalingsgedrag wordt afgebeeld in een kruistabel. zowel voor posten die al zijn betaald als voor posten die nog moeten worden betaald. kunt u gebruikmaken van een rapport. 2. 2. 3. Om een historische ouderdomsanalyse op te vragen gaat u op dezelfde manier te werk als voor ouderdomsanalyse. met horizontaal de perioden en verticaal de debiteuren. U kunt er het gemiddeld aantal dagen uit aflezen waarin een debiteur betaalt. Ouderdomsanalyse opvragen (41). Historische openstaande posten opvragen (40). Het enige verschil is dat u in het venster Ouderdomsanalyse de gewenste Peildatum invoert. over verschillende perioden. Voer eventueel een percentage in Debiteuren met kredietruimte minder dan in. Zo vraagt u de kredietruimte van debiteuren op: 1. De kredietruimte is het verschil tussen de kredietlimiet die u bij een debiteur (of crediteur) hebt vastgelegd en het saldo van de posten dat de debiteur bij u open heeft staan (of dat nog u open hebt staan bij de crediteur). Zo kunt u snel zien wat de kredietstatus van uw crediteuren is. Debiteurenanalyse opvragen Met de debiteurenanalyse kunt u het betalingsgedrag van uw debiteuren nagaan. Voer de gegevens in het venster in. Als u bijvoorbeeld kiest voor Gemiddelde betalingstermijn debiteuren en voor Maand. Voer de gegevens in het venster in. totdat u AccountView afsluit. Kies Rapporten/Kredietruimte debiteuren om het rapport op te vragen. Druk op F1 voor meer informatie. per maand.

of BTW-nummers die opnieuw moeten worden geverifieerd. Kies Rapporten/BTW-verificatielijst. Hiertoe stelt u een lijst op van BTW-nummers van uw debiteuren. Bovendien kunt u dan ook een crediteurenanalyse opvragen. U voert een nieuwe debiteur uit het Verenigd Koninkrijk in.6 Buitenlandse adressen invoeren De indeling van adressen verschilt van land tot land. Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Elektr aangifte (F1) 4. Kies Bestand/Debiteuren. Via dit nummer geeft de debiteur aan dat hij een belaste intracommunautaire verwerving verricht. regelmatig verifieert. tab Financieel. Zo verifieert u BTW-nummers van debiteuren: 1. U moet het BTW-nummer van uw debiteur vermelden op de factuur. zodat u het debiteuradres in de indeling van het land van de debiteur kunt invoeren. 4.Algemeen (Elektr aangifte). De adresinvoer van debiteuren is afhankelijk van het ISO-land van de debiteur. Ook is het BTW-nummer noodzakelijk voor de opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties). 2. die uw debiteuren aan u opgeven. Deze lijst stuurt u naar de belastingdienst. Voer de gegevens in het venster in. Van de verificatie krijgt u schriftelijk bericht. Daardoor geldt de landcode van de . dan kunt u vanuit het venster Openstaande postenanalyse een uitgebreidere debiteurenanalyse opvragen. Met Bereik kunt u de lijst beperken tot ongeverifieerde BTW-nummers. Hierdoor kunt u onderscheid maken tussen verschillende buitenlandse adresindelingen. Zie ook het veld Fiscaal BTW-nr in het venster Administratie-instellingen . wordt het invoervenster Stamgegevens debiteur gewijzigd. zoals in Nederland gebruikelijk is).5 BTW-nummers verifiëren Bij levering van goederen naar een ander EU-land moet u beschikken over het BTW-nummer van uw debiteur om het nultarief te kunnen toepassen. De postcode wordt na het land ingevoerd. Hierdoor kan het adres worden ingevoerd als huisnummer + bijvoegsel + straatnaam (in plaats van straatnaam + huisnummer + bijvoegsel. Bij binnenlandse debiteuren voert u geen landcode in. De datum van verificatie registreert u in Verificatiedatum. Een tabel afdrukken van de gemiddelde betalingstermijn van debiteuren per jaar Als u met de module Aanmaningen werkt. in het venster Stamgegevens debiteur.4 Debiteuren en crediteuren 43 Afbeelding 4. U kunt in AccountView de adresindeling per land wijzigen.6. In verband hiermee is het noodzakelijk dat u de BTW-nummers. 3. Doordat u de landcode GB hebt gekozen.

U hebt de ISO-landcode FR gekoppeld aan een Franse debiteur. bijvoorbeeld op etiketten en facturen en in samenvoegbestanden.L. T. wordt de internationale Uitvoerlayout gebruikt.a. waardoor de Invoerlayout voor Nederlandse adressen automatisch wordt toegepast. enzovoort. . facturen. crediteuren en relaties worden volgens deze Uitvoerlayout afgedrukt. Dekker Stadhouderslaan 17 2517 HX DEN HAAG Tabel 4. Voorbeelden van adresindelingen. U hoeft verder geen land vast te leggen bij deze debiteuren: uw correspondentie met deze debiteuren vindt altijd binnen Nederland plaats. waardoor het land niet hoeft te worden vermeld op brieven. Die landcode hebt u vastgelegd in Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Adres. De adresgegevens worden afgedrukt in de indeling van de ISO-landcode van de debiteur: • • • U kunt de Uitvoerlayout van een adres vastleggen bij een ISO-land.44 Algemeen administratie.V. wordt deze indeling aangehouden. De adresgegevens worden ook volgens de Franse indeling afgedrukt. A. en de bijbehorende Invoerlayout. Ook in samenvoegbestanden (bijvoorbeeld voor het aanmaken van samenvoegbrieven in Microsoft Word). Uw bedrijf is in Nederland gevestigd en u hebt daarom de landcode NL gekozen in Administratie-instellingen . Nadat u tijdens het invoeren van een buitenlandse debiteur het juiste Land hebt geselecteerd. Afbeelding 4. Documenten en etiketten van debiteuren.Algemeen (Adres).7. Internationale indeling Haucket Attention to mr. Als een ISO-landcode geen Uitvoerlayout heeft. wordt de bijbehorende adresindeling weergegeven.v. Claes Frankrijklei 1 B-2000 ANTWERPEN BELGIË Britse indeling TMU Worldwide 12 High Road LONDON N22 8HG VERENIGD KONINKRIJK Duitse indeling Becker GmbH Brunnenkoppel 23 22041 HAMBURG DUITSLAND Nederlandse indeling De Koning B. de heer H. Bij het invoeren van Nederlandse debiteuren kiest u geen landcode.1. Vervolgens kunt de adresgegevens volgens de Franse adresindeling invoeren. De ISO-landcode van een debiteur bepaalt ook de Uitvoerlayout van adresgegevens. omdat deze indeling in de ISOlandcode FR is opgenomen.J.

.en crediteurenadministratie ook gebruiken om brieven en mailings te versturen. wordt standaard de internationale indeling gebruikt. De regels worden aaneengesloten afgedrukt (witregels worden onderdrukt). 6.L. 3. T. Selecteer de landcode van de administratie. en u kunt etiketten afdrukken. Hierdoor kan de eerste rij afgedrukte etiketten er bijvoorbeeld als volgt uitzien: Internationale indeling Haucket Attention to mr. Claes Frankrijklei 1 B-2000 ANTWERPEN BELGIË Britse indeling TMU Worldwide 12 High Road LONDON VERENIGD KONINKRIJK N22 8HG Duitse indeling Becker GmbH Brunnenkoppel 23 22041 HAMBURG DUITSLAND Nederlandse indeling De Koning B. Brieven versturen (45) 4. maar goederen worden geleverd aan het bezoekadres. Hierdoor kunt u de etiketten van binnenlandse en buitenlandse debiteuren tegelijk afdrukken: AccountView zorgt ervoor dat de gegevens in de juiste volgorde op de etiketten worden geplaatst. De adresindeling kan per debiteur verschillen. U kunt een standaardbrief in uw tekstverwerker samenvoegen tot een mailing met informatie per debiteur uit AccountView. de geaddresseerde het adres. In samenvoegbestanden worden de volgende gegevens opgenomen: adresgegevens (maximaal zeven gegevens).2. of u bezoekof postadressen gebruikt. Bij debiteur De Koning B.7 Brieven versturen U kunt uw debiteuren. Het invoervenster wordt dan gewijzigd volgens de bijbehorende Invoerlayout. dus de eerste drie velden in het samenvoegbestand zijn blanco. Als u nu een buitenlandse debiteur toevoegt. de heer H. 5.v. Kies de tab Adres en voer de instellingen in. In andere gevallen is dit meestal niet zo. waarop de adresgegevens aaneengesloten (zonder witregels) zijn afgedrukt.V. Kies Document/Stamgegevens administratie/ISO-landcodes. De adresgegevens worden aaneengesloten in het bestand geplaatst. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Adres. De velden ADDRESS4 t/m ADDRESS7 bevatten de naam. Bij het afdrukken van etiketten of het aanmaken van een samenvoegbestand voor uw tekstverwerker kunt u zelf bepalen. Deze adresindeling is gebaseerd op de Uitvoerlayout van de landcode van de debiteur. in de eerste zeven kolommen. A. Dekker Stadhouderslaan 17 2517 HX DEN HAAG Tabel 4. 4. Als u geen Land invoert. Hierdoor worden de adresgegevens aaneengesloten getoond. 2. kunt u het Land selecteren.a. De ISO-landentabel wordt geleverd door AccountView. Het is doorgaans niet nodig ISO-landen toe te voegen of te verwijderen. Correspondentie gaat naar het postadres. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). contactpersoon en zakelijk telefoonnummer. zijn vier adresvelden gevuld.V. De zeven adresvelden worden van achter naar voor gevuld. Controleer op dezelfde manier de landcodes van uw buitenlandse relaties. Hiermee wordt rekening gehouden bij het afdrukken van etiketten: de adresindeling van een debiteur is bepalend. 7. Deze kolommen worden van achter naar voor gevuld (van kolom ADDRESS7 naar ADDRESS1). Controleer het Land van de administratie en de adresgegevens. postcode en plaats worden samengevoegd. de postcode en de plaats.4 Debiteuren en crediteuren 45 Zo voert u buitenlandse adressen in: 1. Voorbeeld van een rij etiketten.J.

J. dan kunt u direct een etiket van de geselecteerde debiteur afdrukken met Rapporten/Enkel etiket afdrukken (F12). kunt u een specifieke functie selecteren en eventueel alle bedrijven zonder deze functie uitsluiten. 7. Becker” “12 High Road” ADDRESS5 “T. en selecteer een etiketdefinitie.” “z.H.L. Kies Document/Mailing. Als u Eén functie markeert. Voorbeeld van een samenvoegbestand van drie debiteuren. 4. hebt u geen etiketten nodig. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Hiervoor wordt de etiketlayout gebruikt die het laatst is gebruikt in Document/Mailing. Kies Alle als u een selectie hebt gedefinieerd. Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is.V. Als u gebruikmaakt van een samenvoegbestand en vensterenveloppen. T. Kies Geselecteerde alleen als u één etiket wilt afdrukken. Selecteer de debiteur die u wilt aanschrijven. 5. Zo verstuurt u brieven aan debiteuren met behulp van etiketten: 1. Kies Bestand/Debiteuren. Markeer Postadres gebruiken als u het postadres van de debiteuren wilt afdrukken. . Kies Volgende.a. 4. Document/Stamgegevens administratie/ISO-landcodes/F6 (F1) Zo verstuurt u één brief aan een debiteur: 1. H. 2. 3. Dekker” “Brunnenkop pel 23” “LONDON” ADDRESS6 “Stadhouders laan 17” “D-22041 HAMBURG” “GREAT BRITAIN” ADDRESS7 “2517 HX DEN HAAG” “GERMANY” “N22 8HG” DEAR “Geachte heer Dekker” “Sehr geehrter Herr Becker” “Dear Mr Bennett” Tabel 4.3. De beschikbare etiketdefinities in Selecteer een etiketformaat zijn afhankelijk van het Type dat u selecteert. Kies de knop linksonder in het venster. Bennett” ADDRESS4 “De Koning B. Kies Bestand/Debiteuren. ongeacht het aantal adresregels. Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is. 9. De naam van de contactpersoon staat altijd in de kolom DEAR en het zakelijke telefoonnummer staat in de kolom TEL_BUS. markeert u Activiteit automatisch aanmaken als u deze brief als activiteit in het subvenster Activiteiten wilt vermelden. Dit is afhankelijk van de inhoud van de brief. Het is in uitzonderingsgevallen mogelijk dat er meer dan zeven adresvelden bij een debiteur zijn ingevoerd. 2.46 Algemeen ADDRESS1 ““ ADDRESS2 ““ ADDRESS3 ““ ““ ““ ““ “TMU Worldwide” “Becker GmbH” “Attention to M. of als u alle debiteuren wilt aanschrijven. Open de brief in uw tekstverwerker en druk op CTRL+V om het adres in te voegen. In dat geval worden alleen de eerste zeven velden in het samenvoegbestand opgenomen. Selecteer de debiteuren die u wilt aanschrijven. 6. markeert u de contactpersoon die moet worden vermeld. Hierdoor wordt het adres altijd juist getoond. Voer in dat geval de benodigde gegevens voor deze activiteit in het volgende venster in. Kies Beeld/Selecteren.v. Selecteer het Type papier waarop u etiketten afdrukt. In uw samenvoegbrief neemt u velden op die verwijzen naar ADDRESS1 t/m ADDRESS7. Als u beschikt over de module Contact Manager. 3. 8. 5. Het etiket wordt direct afgedrukt op de printer die in Windows als standaardprinter is ingesteld of die met Opties/Instellingen/Persoonlijk/Afdrukken is vastgelegd in Afdrukvoorkeur etiketten. markeer Etiketten (AccountView Team en Business) en kies Volgende.

Gepersonaliseerde mailingen versturen (108) . en markeer Samenvoeg-gegevensbestand om de AccountView-informatie van de geselecteerde debiteuren op te slaan in een samenvoegbestand. 3. Als u een persoonlijke standaardbrief wilt versturen. De manier waarop u dit doet hangt af van uw tekstverwerker. Als u geen persoonlijke brieven wilt versturen kunt u ervoor kiezen om alleen etiketten afdrukken. Voer in dat geval de benodigde gegevens voor deze activiteit in het volgende venster in. Kies Afdrukken. Verlaat AccountView en start uw tekstverwerker. Kies Geselecteerde alleen als u informatie over één debiteur wilt opslaan. Kies Volgende.4 Debiteuren en crediteuren 47 10. 5. voegt u het samenvoegbestand samen met uw etikettenlayout tot etikettenvellen. kunt u een specifieke functie selecteren en eventueel alle bedrijven zonder deze functie uitsluiten. Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is. 6. Afbeelding 4. Kies Bestand/Debiteuren. 9. 11. Kies Beeld/Selecteren. Selecteer de debiteuren die u wilt aanschrijven. markeert u de contactpersoon die moet worden vermeld. Kies Document/Mailing. 8. Een samenvoeg-gegevensbestand aanmaken voor Microsoft Word 10. Dit is afhankelijk van de inhoud van de brief. of als u alle debiteuren wilt aanschrijven. Als een van de relatiebeheermodules beschikbaar is. 12.8. Als u etiketten wilt afdrukken. Kies Afdrukvoorb om de etiketten vooraf te controleren. U hebt dan geen samenvoegbestand nodig. voegt u het samenvoeg-gegevensbestand samen met de standaardbrief tot een mailing. 7. 2. Selecteer het Bestandstype en voer de naam van het Bestand in. Markeer Postadres gebruiken als u het postadres van de debiteuren wilt afdrukken. markeert u Activiteit automatisch aanmaken als u deze brief als activiteit in het subvenster Activiteiten wilt vermelden. Kies Alle als u een selectie hebt gedefinieerd. Als u Eén functie markeert. 4. Zo maakt u een samenvoeg-gegevensbestand voor uw tekstverwerker aan: 1.

en vervolgens voegt u het samenvoegbestand en de etiketinformatie samen tot etikettenvellen. Afbeelding 4. Als uw etiketformaat er niet bij zit. als deze betaalt binnen de vastgestelde kortingstermijn. 3. die zal worden toegevoegd aan de lijst met definties. Veelgestelde vragen • Hoe kan ik etiketten afdrukken met een afwijkende layout? Als u andere informatie op een etiket wilt afdrukken. U stelt de informatie op het etiket dan samen in uw tekstverwerker. kunt u gebruikmaken van een samenvoegbestand en uw tekstverwerker. U kunt ook etiketten wijzigen of toevoegen met Opties/Etiketten. Er is een groot aantal etiketdefinities beschikbaar waaruit u kunt kiezen.48 Algemeen Etiketdefinities aanmaken Met Document/Mailing kunt u standaardetiketten afdrukken voor debiteuren en crediteuren. Druk op F1 voor meer informatie. Op deze manier kunt u het voor debiteuren aantrekkelijk maken om snel te betalen. Wijzig eventueel het lettertype en dergelijke op de tab Opmaak. Voer de Naam en het aantal Kolommen in.8 Betalingskorting gebruiken ⌧ Facturering / Automatische betalingen / Automatische incasso U kunt een betalingskorting verlenen aan uw debiteur. Markeer Etiketten en kies Volgende. 2. Kies Nieuw. In de rest van deze paragraaf wordt betalingskorting toegelicht aan de hand van debiteuren. Een bestaande etiketdefinitie kunt u wijzigen met de knop Wijzigen. 4. kunt u direct zelf een nieuwe etiketdefinitie aanmaken met de knop Nieuw. Kies Document/Mailing in het venster Debiteuren of Crediteuren. Voer de velden onder Etiketformaat in de afbeelding in. 5. en selecteer het Type. Beschikbare etiketdefinities Zo maakt u een etiketdefinitie aan: 1. Selecteer de gewenste verzendinstellingen en kies Volgende. 4. . Ook voor crediteuren kunt u een betalingskorting invoeren: dit is het kortingspercentage dat u in mindering kunt brengen als u betaalt binnen de vastgelegde kortingstermijn. 6.9.

dan wordt dit percentage automatisch overgenomen. Voer de betalingskorting (Bet. een kortingstermijn en een betalingstermijn.10. Als u gebruikmaakt van de module Facturering of Inkoop I. Selecteer een debiteur. voert u met Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities in Bet. Kies Bestand/Debiteuren. of maak een nieuwe aan met Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities en Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Wel blijft het kortingsbedrag zichtbaar bij de openstaande post. Door de betalingskorting achteraf te verrekenen wordt de betalingskorting (en de BTW erover) niet in de factuur verwerkt. 4. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Financieel I. 2. Betalingskorting direct verrekenen (233) . U kunt de kortingsgegevens eventueel wijzigen in de dagboekbladzijde. Zo legt u de instellingen betalingskorting vast: 1. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Om betalingskorting te verlenen. tab Factuur. 5.kort %. de betalingskorting en de kortingstermijn vast. bijvoorbeeld omdat u met uw debiteur afwijkende afspraken hebt gemaakt.kort % een positief kortingspercentage in. In een betalingsconditie legt u de betalingstermijn.4 Debiteuren en crediteuren 49 Afbeelding 4. positief percentage) en de Kortingstermijn in. Betalingskorting en kredietbeperking invoeren (67) Instellingen betalingskorting vastleggen Bij de financiële gegevens van de debiteur kunt u een betalingsconditie invoeren. wordt de betalingsconditie automatisch overgenomen. Bij de instellingen van de administratie legt u het rekeningnummer vast waarop de betalingskorting moet worden geboekt als de debiteur de betalingskorting in mindering heeft gebracht bij de betaling. 3. Deze geldt voor de hele verkoopboeking. Selecteer een grootboekrekening in Kortingen deb. Als u een verkoopboeking voor de debiteur invoert. Hebt u voor de betreffende debiteur een kortingspercentage vastgelegd bij de financiële gegevens in Betalingsconditie. 6. dan is het mogelijk om de betalingskorting direct in de factuur te verwerken als factuurkorting. Deze bevat een kortingspercentage. Selecteer een Betalingsconditie. Betalingskorting achteraf verrekenen Volgens de standaardmethode verrekent u de betalingskorting achteraf.

(129.+ 139.11. dan moet u naast de algemene instellingen vastleggen dat de betalingskorting achteraf moet worden verrekend.+ 139. wordt deze niet verwerkt in de factuur.+ 139. Afbeelding 4. Zo verrekent u betalingskorting achteraf: 1.kort Totaal Berekening 129.92 Bedrag 268. 3. Berekening factuurbedrag bij betalingskorting achteraf verrekenen. Als de betalingskorting achteraf wordt verrekend... 19% BTW) 1 maal verkoop grasmaaier à 139. Zorg ervoor dat Directe verwerking betalingskorting inkoop niet is gemarkeerd.-) * 19% (129.50 Algemeen Instelling betalingskorting achteraf verrekenen Als u gebruikmaakt van de module Facturering of Inkoop I..+ 50.4. 4..92 -5. Voorbeeld berekening factuurbedrag bij betalingskorting achteraf • • • 1 maal verkoop elektrische heggenschaar à 129. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering. 2.36 318.. 19% BTW) Betalingskorting 2% Veld Subtotaal BTW Bet.. .(excl.-) * 2% 268. Zorg ervoor dat Directe verwerking betalingskorting verkoop niet is gemarkeerd.00 50.(excl.92 Tabel 4. Kies de tab Inkoop I.

Als u beschikt over de module Facturering kunt u dit voorkomen door de betalingskorting direct te verrekenen (zie het hoofdstuk Facturering [213]). betaalt de debiteur eigenlijk teveel en ontvangt u dus teveel. Als de debiteur op tijd betaalt. . Afbeelding 4.12. kunt u de betalingskorting achteraf verrekenen.92 Opmerking BTW bij betalingskorting achteraf Omdat er geen BTW over de betalingskorting wordt berekend. AccountView maakt de volgende boeking: 1100 Bank 8880 Verleende kortingen debiteuren Aan 1200 Debiteuren 313. dan betaalt hij eigenlijk teveel BTW (1. dan kan hij dit (te hoge) bedrag terugvorderen. De betalingskorting wordt geboekt op de rekening die u hebt ingevoerd in Kortingen deb in het venster Administratie-instellingen Financieel (Financieel).4 Debiteuren en crediteuren 51 Journaalpost verkoopfactuur bij betalingskorting achteraf 1200 Debiteuren Aan 1600 BTW af te dragen hoog Aan 8110 Omzet artikelgroep 3 Aan 8115 Omzet artikelgroep 4 318. zal hij de betalingskorting à 5.129.36 318. Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet de debiteur het BTW-bedrag betalen dat op de factuur vermeld staat. Het hierdoor ontstane betalingsverschil met de openstaande post kunt u wegboeken als betalingskorting in het venster Verschil afboeken. Betaalt de debiteur binnen de kortingstermijn.36 van het factuurbedrag 318.56 5.92 aftrekken.92 50. Is de debiteur BTW-plichtig.92 139. Zelf ontvangt u teveel BTW.02).- Betaling binnen kortingstermijn bij betalingskorting achteraf Als de debiteur binnen de kortingstermijn betaalt.

U zult de kredietbeperking ook moeten opnemen op uw factuurlayouts. Ook legt u het BTW-nummer van de administratie vast. dan gaat AccountView ervan uit dat het een buitenlandse debiteur is. Kies Bestand/Debiteuren. Selecteer een debiteur. Zo legt u de instellingen kredietbeperking vast: 1. 2. en tegen welk percentage.. voert u met Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities in Bet. Voor buitenlandse debiteuren wordt er geen BTW over de kredietbeperking berekend. Voer het BTW-nummer in.kort % een negatief kortingspercentage in. Voer het veld BTW-nummer in. Ook op deze manier kunt u het voor debiteuren aantrekkelijk maken om snel te betalen. vindt geen controle plaats. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Financieel I. Komen de eerste twee posities van dit BTW-nummer niet overeen met de eerste twee posities van het BTW-nummer van de debiteur. en de BTW over de kredietbeperking. negatief percentage) en de Kortingstermijn in. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Bedrijf. De betalingsconditie wordt automatisch gebruikt bij het invoeren van verkoopfacturen voor de debiteur.. 4. Voer de betalingskorting (Bet. 5.52 Algemeen 4. Bij de instellingen van de administratie legt u het rekeningnummer vast waarop de kredietbeperking moet worden geboekt en de BTW-code die bepaalt op welke rekening. AccountView geeft een melding als een binnenlandse BTW-code wordt gebruikt voor een buitenlandse debiteur of omgekeerd. wordt altijd direct verrekend in het factuurbedrag. De kredietbeperkingstoeslag wordt altijd opgenomen in de factuur. Voorbeeld berekening factuurbedrag bij kredietbeperking • • 1 maal verkoop elektrische heggenschaar à 129. 19% BTW) 1 maal verkoop grasmaaier à 139. Om een buitenlandse debiteur te kunnen herkennen. Vervolgens legt u het BTW-nummer vast van de debiteur.9 Kredietbeperking gebruiken ⌧ Facturering / Automatische betalingen / Automatische incasso In plaats van een betalingskorting kunt u ook een kredietbeperkingstoeslag toepassen. 6. 3. en wordt er geen BTW over de kredietbeperking berekend.(excl.kort %. Selecteer een grootboekrekening in Kortingen deb. 19% BTW) . die vervalt als de debiteur betaalt binnen de vastgestelde kortingstermijn. of maak een nieuwe aan met Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities en Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). De BTW-code deb wordt niet gebruikt voor boekingen in dagboeken. De kredietbeperking. Selecteer een Betalingsconditie op de tab Factuur. 9. Om kredietbeperking te verlenen. Betalingskorting en kredietbeperking invoeren (67) Instellingen kredietbeperking vastleggen Bij de financiële gegevens van de debiteur kunt u een standaardpercentage voor de kredietbeperking vastleggen in Betalingsconditie. Als het BTW-nummer van de debiteur niet is ingevoerd.of inkooporder. de BTW over de kredietbeperking moet worden geboekt. Hierbij past u een toeslag toe op de factuur. Dit heeft dan betrekking op alle orderregels van de betreffende verkoop. 7. tab Financieel. Koppel vervolgens de betalingsconditie aan de debiteur in Bestand/Debiteuren/F6.(excl. vergelijkt AccountView het BTW-nummer uit de stamgegevens van de debiteur met het BTW-nummer van de administratie. 8. Het kredietbeperkingspercentage kunt u op de order desgewenst wijzigen.

(129. Als u kredietbeperkingstoeslag toepast (een negatief percentage).129. De rekening die u hebt ingevoerd in Kortingen deb in het venster Administratie-instellingen .30 5.+ 139. Afbeelding 4.02 Bedrag 268.kort) Kredietbeperking (BTW Bet.Financieel (Financieel) loopt dan glad.- Betaling binnen kortingstermijn bij kredietbeperking Als de debiteur binnen de kortingstermijn betaalt. dan wordt deze verwerkt in de factuur. Hij betaalt dan 319. Journaalpost verkoopfactuur bij kredietbeperking 1200 Debiteuren Aan 8880 Verleende kortingen debiteuren Aan 1600 BTW af te dragen hoog Aan 8110 Omzet artikelgroep 3 Aan 8115 Omzet artikelgroep 4 325.36 van het factuurbedrag 325.+ 139.36 51.94 139.94..-) * 19% (129.30 aftrekken.02 325. Berekening factuurbedrag bij kredietbeperking. Het hierdoor ontstane betalingsverschil met de openstaande post kunt u wegboeken als betalingskorting in het venster Verschil afboeken. .30 Tabel 4.92 5. zal hij de kredietbeperking à 5..13.+ 139.92 + 5.36 1.* 2%) * 19% 268.36 + 1..+ 50.-) * 2% (268..00 50..5.kort) Totaal 53 Berekening 129.4 Debiteuren en crediteuren • • Kredietbeperking -2% 19% BTW over kredietbeperking Veld Subtotaal BTW Kredietbeperking (Bet.

36 325. kunt u de kredietbeperkingstoeslag achteraf wegboeken. Als de debiteur op tijd betaalt. Is de debiteur BTW-plichtig.94 5.02).54 Algemeen Afbeelding 4. Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet de debiteur het BTW-bedrag betalen dat op de factuur vermeld staat. . dan betaalt hij eigenlijk teveel BTW (1.30 Opmerking BTW bij kredietbeperking Betaalt de debiteur binnen de kortingstermijn. AccountView maakt de volgende boeking: 1100 Bank 8880 Verleende kortingen debiteuren Aan 1200 Debiteuren 319. dan kan hij dit (te hoge) bedrag terugvorderen. U kunt dit corrigeren door de debiteur een creditnota te sturen.14. Zelf ontvangt u teveel BTW.

bij het invoeren van deze code worden de gegevens van de boekingsregel ingevoerd). . bijvoorbeeld één per maand. Wisselen tussen bruto. Voor inkoop. 5.of nettoweergave. waarop u de boekingen invoert.5. De journaalregels (het venster Journaal) worden vervolgens verwerkt in het grootboek. Dagboeken In het venster Dagboekbladzijden vindt u de dagboeken waarin u de boekingen invoert. Elk dagboek bestaat uit dagboekbladzijden. Boekingen die u invoert in het venster Dagboekinvoer worden direct verwerkt in het journaal. BTW handmatig aan te passen. Afbeelding 5. Elk saldo in het grootboek is daarom. regelgeoriënteerde invoer. via het journaal.en verkoopdagboeken voert u een bladzijde per factuur in. U kunt zoveel dagboekbladzijden gebruiken als u wilt. bijvoorbeeld voor inkopen en voor verkopen. te herleiden tot een boekingsregel van een dagboek. U kunt zoveel dagboeken aanmaken als u wilt.1 Functionaliteit dagboeken Deze standaardfunctionaliteit bevat onder andere: • • • • • Onbeperkt aantal dagboeken aanmaken. In het venster Dagboekbladzijden vindt u de dagboeken waarin u boekingen kunt invoeren. per dag of per afschrift.1. Autocodering (veelvoorkomende boekingen vastleggen onder een code. Snelle. voor uw bankrekening en uw girorekening.

op het moment dat u de eerste dagboekbladzijde aanmaakt.2. Beginsaldi automatisch overnemen U kunt het beginsaldo automatisch overnemen als u de eerste bladzijde van het dagboek aanmaakt. Boekingen invoeren ( ). Bovendien kunnen boekingen direct na invoer worden geblokkeerd. en leg de gekoppelde rekeningen vast.en eindsaldi van het afschrift met hetzelfde nummer. Als het beginsaldo op de beginbalans juist is geboekt. Bovendien kunt u het bladzijdenummer gelijk laten lopen met het afschriftnummer. Periode-/datumcontrole achteraf uitvoeren (76) 5. Periode-/datumcontrole opzetten ( ). Invoervensters gebruiken ( ). U hoeft het beginsaldo dus in principe niet te wijzigen. die het gebruik van de verschillende dagboeken illustreren. De dagboekbladzijde kan pas worden geopend als deze is gedeblokkeerd. dan kunt u de invoer van uw bankrekeningen altijd gemakkelijk controleren: de begin.56 • • ⌧ • • Algemeen Saldocontrole instelbaar. als het beginsaldo van het dagboek onjuist is. wordt dit saldo automatisch overgenomen als u de eerste dagboekbladzijde aanmaakt in het dagboek dat gekoppeld is aan de rekening Bank. en u laat de bladzijdenummering van uw dagboek gelijk lopen met de nummering van de afschriften. Regels naar kostenplaats te boeken.en eindsaldi van de dagboekbladzijde moeten overeenkomen met de begin. Dit wordt toegelicht in het hoofdstuk Boekingen invoeren [ ] aan de hand van een paar voorbeelden. Dagboeken aanmaken en koppelen ( ).2 Werkwijze dagboeken Zo gebruikt u dagboeken: 1. Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging I hebt. De eerste bladzijde van een dagboek van het type Bank/Kas aanmaken . 5. waaronder Invoerverslag en Controle ingevoerde BTW. Afbeelding 5. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Administraties inrichten [ ]. Voer boekingen in de dagboeken in met Bewerken/Toevoegen in Bestand/Dagboekbladzijden. Als in het grootboek een saldo is vermeld op de rekening Bank. of boekingen mogen wijzigen of verwijderen. 2. U kunt het beginsaldo van een dagboek bijvoorbeeld wijzigen als u de beginbalans opnieuw hebt overgenomen uit het oude boekjaar. Standaardrapporten. Maak de dagboeken aan die u nodig hebt met Bewerken/Toevoegen in Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken. Toegang tot dagboeken beperken (153). kunt u per dagboek bepalen welke gebruikers in het dagboek mogen boeken. Dit wordt aangegeven in de kolom Blk. of na het uitvoeren van een batchverwerking. AccountView Team / AccountView Business Invoer in vreemde valuta. Dit hoofdstuk bevat aanvullende informatie over boekingen en de bijbehorende opties. als u halverwege het boekjaar AccountView in gebruik neemt.3 Saldi invoeren Het beginsaldo van dagboeken van het type Bank/Kas wordt automatisch overgenomen van het grootboeksaldo.

Ook is het mogelijk is om één rekening aan meerdere dagboeken te koppelen. Doe zonodig hetzelfde bij andere dagboeken. en daarna de beginbalans hebt overgenomen. 5. Dit kan voorkomen als u de eerste dagboekbladzijde hebt aangemaakt. in plaats van het beginsaldo van het dagboek. Beginsaldi wijzigen In principe komt het beginsaldo van uw dagboek overeen met het bedrag op de beginbalans voor de rekening die is gekoppeld aan het dagboek. Afbeelding 5. Veelgestelde vragen • Ik kan het beginsaldo niet wijzigen. dan wordt het beginsaldo niet automatisch bijgewerkt.5 Dagboeken 57 Als u nog geen beginbalans hebt ingevoerd als u gaat boeken in het nieuwe dagboek.3. kunt u het beginsaldo ook op een later tijdstip invoeren met Bewerken/Beginsaldo. Maar bij het aanmaken van de eerste dagboekbladzijde hebt u per ongeluk in beide dagboeken het beginsaldo van de rekening Kas overgenomen. Als u een dagboek KLK (Kleine kas) en een dagboek GRK (Grote kas) hebt. In dat geval gebruikt u Bewerken/Beginsaldo om de beginsaldi van de dagboeken te wijzigen. U kunt dit controleren met Rapporten/Invoerverslag. Selecteer het dagboek (type Bank/Kas). Kies Bestand/Dagboekbladzijden. Dit beginsaldo dient u dan ook apart in te voeren op de beginbalans.en eindsaldi van de dagboekbladzijden sluiten dan niet meer op elkaar aan. maar die nog niet hebt bewaard. zodat het totaal van die saldi overeenkomt met het saldo van de grootboekrekening 1000 Kas. 2. Het saldo is alleen een ‘teller’ in het dagboek. 4. 3. Kies Bewerken/Beginsaldo. kunt u beide dagboeken koppelen aan de grootboekrekening 1000 Kas. Maar als u in het oude boekjaar mutaties hebt toegevoegd. Bewaar de dagboekbladzijde. Open de eerste dagboekbladzijde van het dagboek (of selecteer de bladzijde in het venster Dagboekbladzijden). Als u deze optie niet op de eerste dagboekbladzijde kiest. en wijzig het beginsaldo. en kies de optie opnieuw. U kunt nu met Bewerken/Beginsaldo de beginsaldi van de dagboeken KLK en GRK wijzigen. De begin. . wijzigt u het beginsaldo van de dagboekbladzijde. Zo wijzigt u het beginsaldo van een dagboek: 1. en dan kan het zo zijn dat het totaal van de beginsaldi van die dagboeken niet overeenkomt met het bedrag op de beginbalans voor de rekening die is gekoppeld aan die dagboeken. Met Bewerken/Beginsaldo kunt u het beginsaldo van het dagboek wijzigen.

Kies eventueel Saldo deb/cred om saldo-informatie van de geselecteerde debiteur of crediteur op te vragen. Als u nog geen debiteur-/crediteurnummer had ingevoerd. 4. Druk op ENTER om de gegevens over te nemen op de dagboekregel.58 Algemeen Saldi automatisch controleren Het is mogelijk om het saldo van een dagboekbladzijde automatisch te laten controleren op het moment dat u de dagboekbladzijde verlaat. Voordat u dagboekregels invoert. Hierdoor kunt u precies zien welke bedragen moeten worden afgeboekt. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken.4 Openstaande posten afboeken Openstaande posten van debiteuren en crediteuren worden automatisch bijgehouden. 3. 2. 4. Op het moment dat u de bladzijde verlaat. en worden afrondingsverschillen voorkomen. Selecteer het dagboek (type Bank/Kas. voert u dan het Controlesaldo in. Het venster Openstaande posten verschijnt. 5. 3. 2. kunt u de bijbehorende openstaande post van de debiteur (of crediteur) ook meteen afboeken: de post is betaald en wordt afgevoerd van de openstaande postenlijst. Druk op F4 in de kolom Doc/Fac. wordt de openstaande post geregistreerd.of inkoopboeking invoert. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Zo gebruikt u automatische saldocontrole: 1. de rekening Debiteuren of Crediteuren en de lijst met openstaande posten automatisch bijgewerkt. wordt het saldo van de regels vergeleken met het ingevoerde Controlesaldo. U kunt het document-/factuurnummer ook rechtstreeks invoeren. 5. Selecteer de juiste openstaande post.of kasboek. Als u een verkoop. wordt ook dat ingevoerd. Als u de betreffende betaling ontvangt (of verricht) in het bank. De omschrijving en het openstaande bedrag wordt automatisch overgenomen op de dagboekregel. Eén openstaande post afboeken Zo boekt u een openstaande post af in het dagboekinvoervenster: 1. De tegenrekening en de mutatiedatum worden automatisch ingevoerd. . Markeer Saldocontrole. In dagboeken in vreemde valuta is aan het venster Openstaande posten een kolom met bedragen in de dagboekvaluta opgenomen. Als u nog geen debiteur-/crediteurnummer had ingevoerd. met de posten voor de betreffende debiteur of crediteur. kunt u kiezen uit alle openstaande posten. Selecteer het debiteur-/crediteurnummer in de kolom Db/Cr. Zodra u de bladzijde verlaat wordt het saldo van de rekening van het dagboek. Inkoop of Verkoop).

Meerdere posten tegelijk afboeken Als u meerdere facturen in één keer hebt betaald. dan kunt u de bijbehorende openstaande posten in één keer afboeken.4. Afbeelding 5. Elke post komt op een aparte regel te staan. Tijdens het afboeken beschikt u over gedetailleerde informatie van de openstaande posten.5. en daarna kunt u ze in één keer overnemen op de dagboekbladzijde.5 Dagboeken 59 Afbeelding 5. of als u één betaling ontvangt voor meerdere facturen. In het venster Openstaande posten markeert u alle posten die u gaat afboeken. Meerdere posten markeren en in één keer overnemen op de dagboekbladzijde .

Selecteer een openstaande post en druk op SPATIE om deze af te boeken. Het verschil wordt door AccountView automatisch opgemerkt. 3. Druk op ENTER om de gemarkeerde posten over te nemen op de dagboekbladzijde. 4. Kies de knop Verdeelbedrag en voer het totale ontvangen bedrag in. Afbeelding 5. 6. 2. Openstaande posten die volledig kunnen worden afgeboekt. Als de laatste post niet geheel kan worden afgeboekt. Verschillen automatisch afboeken Het betaalde bedrag hoeft niet altijd gelijk te zijn aan het bedrag van de openstaande post. Boek op deze wijze alle gewenste posten af. Een bedrag over diverse posten verdelen Eén bedrag kan automatisch worden verdeeld over de openstaande posten van een debiteur of crediteur. en er verschijnt een venster waarin u kunt aangeven hoe u het verschil wilt verwerken. 3. geeft u aan hoe deze moet worden afgehandeld. waarbij de oudste post het eerst wordt afgeboekt. 2. Kies OK om de betalingen over te nemen in de boekingsregels. Dit kan handig zijn als u geregeld betalingen ontvangt van grote aantallen openstaande posten. worden afgeboekt. Druk op F4 in de kolom Doc/Fac. Wijzig eventueel handmatig de afgeboekte bedragen met de knop Bedrag wijzigen. Een bedrag wordt verdeeld over de oudste openstaande posten.6. U kunt het verschil laten staan (als openstaande post) of u kunt het op een . Het ontvangen bedrag wordt automatisch over de openstaande posten verdeeld. In Totaalbedrag ziet u het totaal van de gemarkeerde posten. U hoeft dus niet handmatig te bepalen welke (of hoeveel) posten kunnen worden afgeboekt. Kies de debiteur of crediteur. Alle openstaande posten van de debiteur of crediteur verschijnen. Druk op F4 in de kolom Doc/Fac. Alle openstaande posten van alle debiteuren of crediteuren verschijnen. Dit verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door betalingskorting of bankkosten. 5.60 Algemeen Zo boekt u meerdere openstaande posten in het venster Dagboekinvoer af: 1. Zo verdeelt u een bedrag over diverse posten: 1.

bijvoorbeeld om een factuur te verrekenen met een creditfactuur.en valutaverschillen. dan hebt u meer mogelijkheden voor het afboeken van betalings. Kies Bedrag wijzigen en voer het ontvangen bedrag in. U kunt de regels in deze dagboekbladzijde uiteraard nog wijzigen. De verschillenrekeningen legt u van tevoren vast in het venster Administratie-instellingen . Het verschil wordt onderin het venster getoond. Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Financieel I (F1) Openstaande posten verrekenen Openstaande posten kunnen met elkaar worden verrekend. Als u Laten staan kiest wordt er geen boeking gemaakt. Er worden boekingsregels aangemaakt voor de (gedeeltelijk) betaalde openstaande posten. Druk op ENTER. worden deze automatisch tegengeboekt en in een memoriaalbladzijde getoond. U keert terug naar het venster Openstaande posten. U kunt een openstaande post ook direct overnemen vanuit het venster Openstaande posten.7. In het venster Verschil afboeken geeft u aan hoe u het verschil wilt afhandelen. Door de openstaande posten te verrekenen. kunt u die regels met SPATIE markeren. Zo boekt u betalingsverschillen af in het dagboekinvoervenster: 1. Als u de bladzijde verlaat. of een afwijkend bedrag invoeren met de bovenstaande methode. Als u meer betalingen hebt ontvangen. Met Document/Verschil afboeken kunt u achteraf eenvoudig de afhandeling van een betalingsverschil nog wijzigen. Als u gebruik maakt van de module Uitgebreide vreemde valuta. 5. en dan het regelbedrag wijzigen. 4. Voor Valutaverschil legt u de rekening vast in het veld Rek valutaversch in het venster Stamgegevens valutacode. Vervolgens bepaalt u de gewenste Afhandeling van het verschil.Financieel (Financieel). Kies de openstaande post in het venster Openstaande posten. Afbeelding 5. wordt het verschil automatisch op de juiste grootboekrekening geboekt. Bepaal in Afhandeling hoe het restbedrag moet worden afgehandeld. . Kies OK. 3.5 Dagboeken 61 verschillenrekening boeken. 2. Het systeemdagboek dat hiervoor wordt gebruikt legt u vast in Open posten verrek met Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Algemeen. en blijft het restant als openstaande post bestaan. 6.

kunt u een mutatie corrigeren zonder dat u een tegenboeking hoeft aan te maken. waarin de geselecteerde posten zijn tegengeboekt. AccountView adviseert u om perioden niet af te sluiten. Als een boekingsperiode is afgesloten kunt u een tegenboeking invoeren om een mutatie te corrigeren. Zolang een boekingsperiode nog niet is afgesloten. U kunt deze optie ook gebruiken om een openstaande post weg te boeken tegen een tussenrekening. Kies Document/Openstaande posten verrekenen. Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Algemeen (F1) 5. Er wordt een nieuwe memoriaalbladzijde aangemaakt in dagboek 900.8.62 Algemeen Afbeelding 5. 4. maar deze te blokkeren. Kies Zoeken/Openstaande posten (F5). maar u kunt deze blokkering nog terugdraaien.5 Correcties invoeren Soms is het noodzakelijk om een ingevoerde boeking te wijzigen. Hierdoor worden de dagboeken tot een bepaalde periode geblokkeerd. bijvoorbeeld als u op een andere grootboekrekening wilt boeken. Zo verrekent u diverse posten: 1. Maak een nieuwe regel aan in de memoriaalbladzijde en kies de gewenste tussenrekening. Dagboekbladzijden corrigeren ( ) . 2. Een creditnota in het memoriaal verrekenen ( ). Kies Bestand/Debiteuren (of Bestand/Crediteuren). Gebruik de bovenstaande methode. of als u een andere BTW-code wilt gebruiken. Een factuur wordt verrekend met een creditfactuur in het memoriaal. 3. Markeer de openstaande posten die u wilt verrekenen met SPATIE. maar markeer slechts één openstaande post.

6. U kunt de dagboekbladzijde pas corrigeren. Wijzig bijvoorbeeld 4700 in 4730 in de kolom Rekening.9. De oorspronkelijke mutatie wordt automatisch teruggeboekt en vervangen door de gecorrigeerde mutatie. Ingevoerde dagboekbladzijden kunnen direct na invoer worden geblokkeerd. Controleer de wijziging. Voer de gewenste wijziging in op de betreffende dagboekregel. De aankoop van postzegels is per abuis geboekt op rekening 4700 Kantoorbenodigdheden. Zo voert u een correctie in: 1. 5. als deze is gedeblokkeerd met Document/Bladzijde (de-)blokkeren. Het BTW-bedrag wordt bijvoorbeeld automatisch herrekend na elke wijziging. en vervolgens wordt de bladzijde opnieuw verwerkt. De correctie wordt direct verwerkt op het moment dat u de dagboekbladzijde verlaat. vindt u in alle vensters terug. Zoek de dagboekbladzijde van de boeking op. Afbeelding 5. inclusief de gewijzigde mutatie. kunt u de mutatie corrigeren door op de oorspronkelijke dagboekregel het rekeningnummer te wijzigen. Verlaat de bladzijde. bijvoorbeeld bladzijde 4 van het kasboek.5 Dagboeken 63 Mutaties corrigeren U keert terug naar de dagboekbladzijde waarop u de mutatie hebt geboekt en wijzigt de betreffende dagboekregel. Alle mutaties op de bladzijde worden teruggeboekt. Controleer de volledige mutatieregel. Het dagboek en de bladzijde waarop een mutatie is geboekt. 4. Ga naar de dagboekbladzijde waarop u de mutatie hebt ingevoerd (Bestand/Dagboekbladzijden). terwijl daarvoor een aparte rekening 4730 Portokosten bestaat. Als u het BTW-bedrag handmatig had gewijzigd (Bewerken/Regel wijzigen). 2. bijvoorbeeld op de grootboekkaart met Zoeken/Grootboekkaart in het venster Grootboek. bijvoorbeeld op de grootboekkaart of in het journaal. Als u bijvoorbeeld de kosten van postzegels op de rekening 4700 Kantoorbenodigdheden hebt geboekt. 3. . dan moet u die wijziging ook opnieuw doorvoeren.

Aan 1000 Kas 39. Dagboekbladzijden corrigeren ( ) Tegenboekingen invoeren Hebt u een periode afgesloten met Document/Periode sluiten. De grootboekkaarten van de afgesloten periode zijn definitief en de dagboekinvoer is verwijderd. U corrigeert een mutatie door de oorspronkelijke dagboekregel te wijzigen. In bovengenoemd voorbeeld zouden deze boekingen er als volgt uitzien: 1000 Kas 39.64 Algemeen Afbeelding 5. AccountView adviseert u om perioden niet af te sluiten. Hierdoor worden de dagboeken tot een bepaalde periode geblokkeerd. maar deze te blokkeren. Een foutieve mutatie kan dan alleen worden gecorrigeerd door een tegenboeking en vervolgens een correctieboeking. omdat er anders kastransacties worden geboekt die er niet zijn geweest: 4730 Portokosten 39.Aan 4700 Kantoorbenodigdheden 39. dan kunt u er niet meer in corrigeren.Aan 4700 Kantoorbenodigdheden 39.en 4730 Portokosten 39.Deze tegenboeking en correctieboeking worden meestal gecombineerd tot één correctiepost.- . maar u kunt deze blokkering nog terugdraaien.10. Toegang tot dagboeken beperken (153).

Voer het factuurbedrag op de dagboekregel in. 3. Zo voert u BTW-bedragen in het dagboekinvoervenster in: 1.en valutabedragen. BTW-bedragen invoeren Voor het boeken van BTW kunt u gebruikmaken van BTW-codes. Het BTW-bedrag wordt onder in het venster getoond en tijdens het verwerken van de bladzijde automatisch geboekt op de rekening die is gekoppeld aan de BTWcode. bijvoorbeeld in 820 Correctieboekingen. Het nettobedrag en het BTW-bedrag worden linksonder in het venster getoond. U kunt zowel netto. Als het BTW-bedrag op het venster niet overeenkomt met het bedrag op de factuur. U kunt een overzicht opvragen van gewijzigde BTW-bedragen met Rapporten/Controle ingevoerde BTW. wordt het BTW-bedrag automatisch berekend uit het factuurbedrag dat u invoert op de dagboekregel. kunt u het bedrag wijzigen met Bewerken/Regel wijzigen (CTRL+F6).11. Voer de BTW-code in de kolom BTW in. Een correctieboeking wordt ingevoerd in het Memoriaal.6 Boekingsinformatie invoeren In deze paragraaf vindt u informatie over het boeken van BTW. Gebruik het veld Bruto-invoer in het venster Stamgegevens dagboek om de standaardinstelling voor het dagboek vast te leggen. Als u een BTW-code gebruikt. en het gebruik van kostenplaatsen. 2.of juist brutobedragen in te voeren.als brutobedragen invoeren. Voor de margeregeling (alleen beschikbaar in speciale situaties) wijzigt u het Basisbedrag BTW in plaats van het BTW-bedrag.5 Dagboeken 65 Afbeelding 5. 4. De berekening gebeurt op basis van het percentage dat u vastlegt bij de stamgegevens van de BTW-code. . Gebruik Bewerken/Bruto/Netto (CTRL+F8) om netto. Dagboekbladzijden corrigeren ( ) 5.

66

Algemeen

Afbeelding 5.12. Het BTW-bedrag wijzigen met Bewerken/Regel wijzigen

Het BTW-bedrag wordt per dagboekregel berekend en afgerond op 2 decimalen. Door deze afronding per regel kan het voorkomen
dat de som van de BTW over een reeks dagboekmutaties afwijkt van het BTW-bedrag over de som van die mutaties. Bijvoorbeeld:

de som van de BTW (19%) over 2 mutaties van 0,50 is samen 0,20. Het BTW-bedrag van 0,095 wordt voor beide mutaties
afgerond op 0,10.
• de BTW over een totaalbedrag van 1,- is 0,19.
Dit is toegestaan door de fiscus, want je kunt geen halve cent BTW in rekening brengen. Op de BTW-aangifte worden de bedragen
afgekapt op nul decimalen.
U kunt een BTW-code ook als standaardinvoer vastleggen voor een grootboekrekening of een debiteur of crediteur. Zie BTW-codes
koppelen aan grootboekrekeningen [ ] en BTW-codes koppelen aan debiteuren [ ]. U kunt het gebruik van een BTW-code op een
grootboekrekening verplicht stellen door BTW-code verplicht te markeren in het venster Stamgegevens grootboek. Als u het nummer
van de grootboekrekening invoert op de dagboekregel, kunt u de regel niet verlaten voordat ook een BTW-code is ingevoerd.
BTW-codes aanmaken en koppelen (

)

Valutabedragen invoeren
Door valutacodes te gebruiken, kunt u tijdens het boeken bedragen invoeren in vreemde valuta. U kunt de valutacode rechtstreeks
invoeren op de dagboekbladzijde, maar als u een standaardvalutacode vastlegt bij de stamgegevens van uw buitenlandse debiteuren
en crediteuren, dan wordt deze automatisch overgenomen op de dagboekbladzijde als u het nummer van de debiteur of crediteur
invoert. U legt de valutacode vast in Valutacode in het venster Stamgegevens debiteur of Stamgegevens crediteur.
Het mutatiebedrag wordt direkt omgerekend naar de administratievaluta. Het Valutabedrag wordt onder in het venster getoond. In
andere vensters toont AccountView de valutacode en het valutabedrag van de oorspronkelijke mutatie.
Zo voert u valutabedragen in het dagboekinvoervenster in:
1. Selecteer een debiteur of crediteur waaraan een valutacode is gekoppeld, of voer de valutacode in Valuta in.
2. Voer de bedragen in de vreemde valuta in op de dagboekregel. Na bevestiging wordt het ingevoerde bedrag (in de vreemde
valuta) linksonder in het venster getoond. Het omgerekende bedrag (in de administratievaluta) verschijnt in de kolom Bedrag.
Bestand/Debiteuren/F6 (F1); Rapporten/Valuta-analyse (F1); Valutacodes aanmaken (29)

5

Dagboeken

67

Betalingskorting en kredietbeperking invoeren
Bij het invoeren van een factuur in een dagboek van het type Inkoop of Verkoop kunt u betalingskorting (positief percentage) of
kredietbeperking (negatief percentage) voor een factuur invoeren. Hebt u voor de betreffende debiteur of crediteur een
kortingspercentage (positief of negatief) vastgelegd bij de stamgegevens, dan wordt dit percentage overgenomen op de
dagboekbladzijde.
De betalingskorting wordt zonder financiële mutatie vastgelegd bij de openstaande post. Hoewel de betalingskorting wel wordt
bijgehouden door AccountView, wordt deze niet verrekend op de factuur. Dit is wel mogelijk als u beschikt over de module
Facturering.
Ook wordt er in Nederland over de betalingskorting geen BTW berekend.
Omdat u het bedrag op de dagboekregel inclusief de kredietbeperkingstoeslag invoert, wordt ook de BTW over de kredietbeperking
altijd direct (naar rato) verrekend in het factuurbedrag.
Zo voert u betalingskorting of kredietbeperking in het dagboekinvoervenster in:
1. Selecteer een dagboek van het type Inkoop of Verkoop en voer de mutatiegegevens in het venster Dagboekinvoer in. Voor
betalingskorting voert u het bedrag op de dagboekregel exclusief korting in, voor kredietbeperking inclusief de
kredietbeperkingstoeslag.
Hebt u bij de stamgegevens van de betreffende debiteur/crediteur een kortingspercentage vastgelegd, dan wordt dit percentage
automatisch overgenomen.
2. De betalingsconditie van de debiteur of crediteur wordt getoond, maar kan worden gewijzigd.
3. Kies de tab Cond met de muis of met ALT+2. In Bet.kort kunt u het percentage betalingskorting of kredietbeperking invoeren of
wijzigen.

Afbeelding 5.13. U kunt de betalingskorting en de kredietbeperking op de dagboekbladzijde wijzigen in het veld Bet.kort.

Hebt u voor een factuur mutatieregels waarvoor een verschillend BTW-percentage geldt, dan wordt de BTW over de
kredietbeperking naar rato berekend. Het is echter ook denkbaar dat u uitsluitend het BTW hoog tarief over de kredietbeperking wilt
berekenen. In dat geval voert u mutatiebedragen exclusief kredietbeperkingstoeslag in, en voert u een aparte mutatieregel in waarop u
de kredietbeperking boekt. Voor deze regel selecteert u de code voor het BTW hoog tarief.
Betalingskorting gebruiken (48); Kredietbeperking gebruiken (52)

68

Algemeen

Kostenplaatsen gebruiken
Door kostenplaatscodes te gebruiken tijdens het boeken, kunt u de mutaties later uitsplitsen naar kostenplaatsen. U kunt bijvoorbeeld
de telefoonkosten uitsplitsen naar de afdelingen kantoor, magazijn en verkoop. Tegelijkertijd kunt u per afdeling de gemaakte kosten
vergelijken met de gerealiseerde inkomsten.
U voert kostenplaatscodes in de kolom Kostenplaats in. In de uitbreidingsmodules Facturering, Urenregistratie en Uitgebreide
kostenanalyse wordt gebruikgemaakt van dezelfde codes.
Met Beeld/Selecteren in het venster Journaal kunt u mutaties selecteren op kostenplaatscode. De rapporten die u daarna
opvraagt in het Journaal hebben alleen betrekking op de geselecteerde mutaties. Zo kunt u bijvoorbeeld de gecombineerde
balans of de grootboekkaarten van een kostenplaats opvragen.
U kunt het gebruik van een kostenplaatscode op een grootboekrekening verplicht stellen door Kostenplaatscode verplicht te markeren
in het venster Stamgegevens grootboek. Als u het nummer van de grootboekrekening invoert op de dagboekregel, kunt u de regel niet
verlaten voordat ook een kostenplaatscode is ingevoerd.

Afbeelding 5.14. Als Kostenplaatscode verplicht is gemarkeerd, kan er niet zonder kostenplaatscode worden geboekt op de
rekening.

Bestand/Grootboek/F6 (F1); Rapporten/Kostenplaatsanalyse (F1); Kostenplaatsen aanmaken (30)

5.7 Boekingen sneller invoeren
Met behulp van autocodering en het kopiëren van dagboekbladzijden (module Periodieke boekingen) kunt u het invoeren van
boekingen aanzienlijk versnellen. Autocoderingen zijn zeer geschikt om het invoeren van een boekingsregel te standaardiseren: u
weet bijvoorbeeld zeker dat de juiste grootboekrekening of BTW-code wordt gebruikt. Het kopiëren van dagboekbladzijden is zeer
geschikt voor complexe of uitgebreide boekingen die uit meerdere regels bestaan, en die bijvoorbeeld iedere periode of iedere week
in dezelfde vorm terugkeren.
U kunt overigens ook sneltoetsen gebruiken.
Invoervensters gebruiken (

)

5

Dagboeken

69

Autocoderingen gebruiken
Met autocoderingen kunt u veelvoorkomende of regelmatig terugkerende boekingen vastleggen als autocode. Nadat u één of meer
autocodes hebt aangemaakt, kunt u op eenvoudige wijze een mutatie boeken. U voert op de dagboekregel de gewenste autocode in,
waarna AccountView alle boekingsgegevens invoert.
Zo gebruikt u een autocode in het dagboekinvoervenster:
1. Boven in het venster ziet u of autocodering is ingeschakeld. Kies Bewerken/Autocodering actief als Autocodering niet actief is.

2.
3.

Het in- of uitschakelen van de autocodering geldt alleen voor de dagboekinvoer. De autocodering van de autoherkenning voor
het inlezen van bankafschriften kunt u namelijk nooit uitschakelen.
Druk op F4 in de kolom Omschrijving regel.
Selecteer de juiste autocode en druk op ENTER om de gegevens over te nemen op de dagboekregel.
Als u al een rekeningnummer op de dagboekregel hebt ingevoerd, verschijnt er een melding of u de autocode alsnog wilt
gebruiken.
U kunt de autocode ook rechtstreeks invoeren in Omschrijving regel. De gegevens worden automatisch overgenomen op de
dagboekregel.

Afbeelding 5.15. Met autocodering kunt u een dagboekregel in één keer invoeren.

U kunt een ingevoerde dagboekregel direct omzetten in een autocode. Klik in de gewenste regel en kies Document/Autocode
aanmaken.
Autocoderingen aanmaken (28)
Als u beschikt over de module BusinessDimensions Financieel, dan kunt u subadministratiekenmerken automatisch aan
dagboekregels koppelen via autocodering.
Autocodering gebruiken met BusinessDimensions (

)

70

Algemeen

Dagboekbladzijden kopiëren
⌧ Periodieke boekingen
Beschikt u over de module Periodieke boekingen, dan kunt u het invoeren van regelmatig terugkerende journaalposten aanzienlijk
versnellen. Maandelijkse salarisposten of lease-afdrachten voert u één keer in op een dagboekbladzijde; daarna kunt u de bladzijde
steeds kopiëren. Nadat de mutaties zijn gekopieerd kunt u ze altijd nog wijzigen, en regels verwijderen of toevoegen.

Afbeelding 5.16. Met Document/Journaalpost overnemen kunt u een dagboekbladzijde steeds kopiëren.

Zo kopieert u een dagboekbladzijde:
1. Selecteer het dagboek waarin u een bladzijde wilt overnemen.
2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
3. Kies Document/Journaalpost overnemen.
4. Selecteer de administratie en het Dagboek waaruit u de journaalpost wilt overnemen. Door een andere administratie te
selecteren, kunt u een journaalpost uit een voorgaand boekjaar overnemen.
5. Selecteer het Bladzijdenummer dat u wilt overnemen en controleer de Mutatiedatum.
6. Voer de overige gegevens in en kies Volgende. Druk op F1 voor meer informatie.
7. De dagboekregels worden ter controle getoond, inclusief de eventuele bewerkingen die u hebt ingevoerd.
8. Kies Voltooien.
Het gebruik van de module Periodieke boekingen is alleen mogelijk als u gebruikmaakt van directe verwerking, omdat bij
batchverwerking de verwerkte dagboekbladzijden worden verwijderd.

5.8 Batchverwerking gebruiken
AccountView staat standaard ingesteld op directe verwerking van de dagboeken: zodra u de dagboekbladzijde verlaat waarop u
mutaties hebt ingevoerd of gewijzigd, worden de gegevens verwerkt in het grootboek en het journaal. Het voordeel hiervan is dat
AccountView altijd de actuele stand van zaken toont in alle vensters.
Als u wilt kunt u batchverwerking gebruiken in plaats van directe verwerking. De mutaties worden dan pas verwerkt in het grootboek
en het journaal als u daar expliciet opdracht toe geeft. Sommige gebruikers geven de voorkeur aan batchverwerking om de
verwerking in het grootboek en het journaal ’s ochtends of ’s avonds uit te voeren. Batchverwerking kent echter ook een aantal
nadelen:

5




Dagboeken

71

Uw administratie toont alleen in de dagboeken de actuele stand van zaken; niet in de grootboekkaarten en het journaal. Dit is
met name van belang als u AccountView in een netwerk gebruikt. Voor een actueel overzicht moet u altijd zowel het grootboek
als de dagboeken bekijken.
De mogelijkheid vervalt om verwerkte boekingen te corrigeren door boekingsregels rechtstreeks te wijzigen, omdat verwerkte
boekingen worden verwijderd uit de dagboeken. In plaats daarvan zult u correctieboekingen moeten invoeren als aparte
journaalposten.
Na het uitvoeren van een batchverwerking moeten de beginsaldi van dagboeken van het type Bank/Kas handmatig opnieuw
worden ingevoerd.
U dient verwerkingsverslagen af te drukken.
Het is niet mogelijk om de module Periodieke boekingen te gebruiken.

Batchverwerking inschakelen
U kunt batchverwerking alleen inschakelen nadat alle voorafgaande perioden zijn afgesloten en alle dagboekinvoer is verwijderd.

Afbeelding 5.17. U kunt de directe verwerking uitschakelen (batchverwerking).

Zo schakelt u over op batchverwerking:
1. Kies Bestand/Administraties.
Sluit de perioden waarin u al geboekt hebt. Dit wordt beschreven in het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten [
2. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Algemeen.
3. Demarkeer Directe verwerking dagboeken.
Veelgestelde vragen
• Ik kan batchverwerking niet uitschakelen.
Directe verwerking kan pas weer worden ingeschakeld nadat alle batches zijn verwerkt.

].

72 Algemeen Batchmutaties in dagboeken invoeren en verwerken U voert mutaties voor batchverwerking op dezelfde manier in als voor directe verwerking. om te voorkomen dat ze twee keer worden verwerkt. Kies Document/Batches verwerken. Er verschijnt een melding dat het invoerverslag moet worden afgedrukt. Nadat het invoerverslag is afgedrukt. 5. Kies Bestand/Dagboekbladzijden. Kies Document/Batchverwerking. Dit venster bevat alle dagboekbladzijden die nog niet zijn verwerkt. Markeer de bladzijden die u wilt verwerken met SPATIE. Kies Ja om de bladzijden te verwerken. . 4. 3. vraagt AccountView of u wilt doorgaan met verwerking. Zo verwerkt u de ingevoerde mutaties: 1. Ook kunt u geen gebruikmaken van de module Periodieke boekingen. 2. De dagboekbladzijden worden verwijderd nadat ze zijn verwerkt. Het is alleen niet meer mogelijk om boekingen te wijzigen na verwerking.

Rapportage Met name grotere bedrijven gebruiken het venster voor hun eigen managementrapportage. omdat het journaal meer gedetailleerde informatie bevat.1. Controleren Veel accountants en administratiekantoren gebruiken het venster naast het grootboek. In het venster Journaal vindt u de journaalposten per grootboekrekening. Het gebruik van het venster is in drie categorieën te onderscheiden: • • • Zoeken Voor de meeste bedrijven is het de plaats waar gegevens snel en efficiënt kunnen worden opgezocht.6. Hierdoor kunt u rapporten toespitsen op een bepaalde vraag. Selecties gebruiken ( ) . Afbeelding 6. U kunt bijvoorbeeld de gecombineerde balans van een kostenplaats afdrukken of de omzet per kostenplaats. Journaal In het venster Journaal vindt u alle journaalregels. Bovendien kunt u vooraf een selectie maken met Beeld/Selecteren. De journaalregels worden vervolgens verwerkt in het grootboek. Het venster geeft een volledig en gedetailleerd overzicht van de mutaties in uw administratie. Elke journaalregel is daarom te herleiden tot een boekingsregel van een dagboek. Boekingen die u invoert in het venster Dagboekinvoer worden verwerkt in het venster Journaal.

Maak een selectie op journaalregels met rekeningnummers die beginnen met ‘8’ zonder BTW-codes die ‘1’bevatten.. dan kunt u met de rechtermuisknop (optie Snelselectie) alle regels selecteren die in periode 2 zijn geboekt. en vervolgens telt u de mutaties.74 Algemeen 6.. .-).waarover u geen BTW-code 1 hebt berekend. Kies Beeld/Selecteren. bedragen kleiner dan 1. Als u andere informatie hebt over de journaalregel die u zoekt (bijvoorbeeld periode 2 en een bedrag tussen 100. dus u selecteert ‘Mutatiebedrag is groter dan -1. Over de mutaties die hieraan voldoen vraagt u vervolgens Rapporten/Tellingen op. 2. Als u een deel van de omschrijving weet (bijvoorbeeld STOEL). zowel debet als credit. omdat de journaalregels zijn gesorteerd op rekeningnummer.. dan kunt u Beeld/Selecteren gebruiken om het venster te beperken tot de journaalregels die aan die voorwaarden voldoen. 3. Degelijke controlefuncties voor al uw boekingen.000. Selecties gebruiken ( ) 6. zoals: • Rekeninganalyse • Afletteringsanalyse • Omzet • Debiteur-/crediteuranalyse • Valuta-analyse • Kostensoortanalyse.1 Functionaliteit journaal In deze standaardfunctionaliteit kunt u onder andere beschikken over: • • • Uitgebreide rapportagemogelijkheden op basis van selecties.en 200. Om bijvoorbeeld na te gaan voor welk bedrag u hebt omgezet aan bedragen kleiner dan 1. Het rapport toont totalen voor zowel bedragen als aantallen mutaties.en een BTW-code ongelijk aan 1. Als u weet dat de journaalregel een bepaalde waarde bevat (bijvoorbeeld periode 2). U selecteert eerst de mutaties die u wilt optellen.3 Journaalrapporten opvragen Mutaties selecteren en totaliseren In combinatie met Rapporten/Tellingen is Beeld/Selecteren een zeer veelzijdige mutatie-rekenmachine. 6.000. Markeer Alle criteria in Voldoet aan. Gegevens zoeken ( ). Zo vraagt u bovenstaande telling op: 1. Verkopen worden negatief geboekt.000’. selecteert u in Beeld/Selecteren de omzetrekeningen. Kies Bestand/Journaal. dan kunt u bijvoorbeeld Zoeken/Zoeken (en Zoeken/Verder zoeken) gebruiken om een Omschrijving mutatie te zoeken die ‘STOEL’ bevat.2 Journaalregels zoeken Het venster Journaal bevat al snel een zeer groot aantal journaalregels. Vandaar dat u verschillende mogelijkheden hebt om snel een journaalregel op te zoeken: • • • • Als u het rekeningnummer weet (bijvoorbeeld 4300) dan kunt u dat nummer direct invoeren. Krachtige zoekopties waarmee u snel boekingsgegevens kunt opzoeken.

U kunt het rapport onder andere gebruiken om uw BTW-aangifte te controleren. Op het rapport vindt u het totaalbedrag dat u hebt omgezet aan bedragen kleiner dan 1. Kies OK.2.3. De Omzet per BTW-code geeft de omzettotalen van verkoopboekingen waarbij een BTW-code is gebruikt. Een voorbeeld van een selectie in het Journaal 4.000. BTW-aangifte opvragen ( ). Rapporten/Omzet (F1) . 5. Afbeelding 6. In het venster Debiteuren kunt u met Beeld/Kolommen de kolom Omzet vorig jaar toevoegen.waarover u geen BTW-code 1 hebt berekend.6 Journaal 75 Afbeelding 6. Het overzicht Tellingen op basis van de gemaakte selectie Selecties gebruiken ( ) Omzetrapporten opvragen U kunt twee soorten omzetrapporten opvragen: totaalbedragen per debiteur en per BTW-code. Aan de hand van de Omzet per debiteur kunt u bepalen welke debiteuren grote afnemers zijn en welke niet. Het venster Journaal toont de journaalregels die aan de selectie voldoen. Kies Rapporten/Tellingen.

Kies Beeld/Selecteren en selecteer de journaalregels die u wilt controleren. U kunt achteraf de consistentie van periode en datum controleren vanuit het Journaal.4. 2. maar dit is niet verplicht. 3. Een vergelijking tussen de twee rapporten is een controle op het evenwicht tussen journaal en grootboek. Kies Rapporten/Periode-/datumcontrole. Normaal gesproken gebeurt dit al bij de invoer. Periode-/datumcontrole opzetten ( ) 6. De gecombineerde balans in het grootboek wordt opgebouwd uit de mutaties op de grootboekrekeningen. Het rapport is geschikt om de resultaten van verschillende perioden binnen het huidige boekjaar te vergelijken en te analyseren. Hetzelfde geldt voor de grootboekkaarten. op basis van de periode-/datumtabel die is vastgelegd met Document/Stamgegevens administratie/Perioden. Rapporten/Gecombineerde balans (F1). bijvoorbeeld om de periodesaldi voor bepaalde grootboekrekeningen of een bepaalde debiteur op te vragen. Periodecijfers opvragen (31). Rapporten/Debiteur-/crediteurkaarten (F1) . de debiteurkaarten en de crediteurkaarten. Rapporten/Grootboekkaarten (F1). Financiële gegevens weergeven (81). Met Rapporten/Periodesaldi kunt u resultaten tussen perioden onderling vergelijken. bijvoorbeeld de gecombineerde balans en de grootboekkaarten. Kies Bestand/Journaal.4 Journaal. Zo controleert u de consistentie van perioden en datums achteraf: 1. Rapporten/Periodecijfers (F1) Periode-/datumcontrole achteraf uitvoeren U kunt controleren of de periode en de datum(s) in een dagboekbladzijde overeenkomen. U kunt de periode of de datum wijzigen.en grootboekrapporten vergelijken In het venster Journaal kunt u een aantal dezelfde rapporten opvragen als in het venster Grootboek. Ook voor dit rapport kunt u van tevoren een selectie maken.76 Algemeen Periodesaldi opvragen Met Rapporten/Periodesaldi kunt u periodesaldi per grootboekrekening. kostensoort of debiteur/crediteur opvragen. Afbeelding 6. kostenplaats. Op het rapport worden alleen regels getoond waarvan de datum niet in de periode valt. wordt dit gemeld. De gecombineerde balans in het journaal wordt opgebouwd uit de journaalregels. Als periode en datum niet overeenstemmen.

Kies Saldilijst kostenplaatsen om de omzet per kostenplaats op te vragen. U kunt vooraf een selectie maken met Beeld/Selecteren. Maak een selectie van de mutaties op de omzetrekeningen (Beschikbare velden selecteren uit: Grootboek. Met deze optie kunt u vooraf een selectie maken. Kies Bestand/Journaal.6 Journaal 77 6. Rapporten/Kostenplaatsanalyse (F1). Door in het venster Journaal een selectie te maken op omzetrekeningen.5 Analyserapporten opvragen In het venster Journaal kunt u met behulp van vier verschillende opties een groot aantal rapporten opvragen waarmee u debiteuren.5. Conditie: Ja) 4. Rapporten/Rekeninganalyse (F1). grootboekrekeningen. Rapporten/Debiteur-/crediteuranalyse (F1). Veld: Omzetrekening. kunt u de omzet per kostenplaats afdrukken. Rapporten/Valuta-analyse (F1) 6. Zo vraagt u de omzet per kostenplaats op: 1. Beschikt u ook over de module Uitgebreide kostenanalyse. Een rapport op invalshoek debiteur/crediteur. Hierdoor kunt u rapporten toespitsen op een bepaalde vraag. Een rapport op invalshoek grootboekrekening. uitgesplitst naar kostenplaats (Kostenplaatsen per rekening). selecteert u eerst de omzetrekeningen. Selecties gebruiken ( ). Kostenanalyserapporten opvragen ( ). U kunt bijvoorbeeld de gecombineerde balans van een kostenplaats afdrukken of de omzet per kostenplaats. uitgesplitst naar grootboekrekening (Grootboekrekeningen per deb/cred). Selecties gebruiken ( ) . kostenplaatsen per kostensoort en kostensoorten per kostenplaats. De invalshoek die u wilt gebruiken bepaalt de optie die u kiest. dan kunt u ook rapporten opvragen uitgesplitst naar kostensoort. Omzet per kostenplaats opvragen Om bijvoorbeeld de omzet per kostenplaats te berekenen. daarna vraagt u het rapport Kostenplaatsanalyse op. Kies Rapporten/Kostenplaatsanalyse. vraagt u bijvoorbeeld op met Rapporten/Debiteur-/crediteuranalyse.6 Journaalrapporten opvragen . Kies Beeld/Selecteren. Rapporten/In-/verkoopanalyse (F1). Afbeelding 6. 3. Hierdoor kunt u rapporten toespitsen op een bepaalde vraag. crediteuren.voorbeelden Uw belangrijkste hulpmiddel bij het opvragen van rapporten is Beeld/Selecteren. vraagt u op met Rapporten/Rekeninganalyse. kostenplaatsen en valuta’s kunt analyseren. 5. 2.

en winstrekening en de balans naast elkaar afgedrukt. 2.of datumbereik op: 1. Kies Beeld/Selecteren. Op de kolommenbalans worden de proef. kunt u de balans van een kostenplaats afdrukken. Maak een selectie van de mutaties in een periode. 3. Door in het venster Journaal een selectie te maken op kostenplaatscode. 3. Kies Beeld/Selecteren. Kies Bestand/Journaal. Afbeelding 6. Selecties gebruiken ( ) . Maak een selectie van de mutaties op de kostenplaatscode met Kostenplaatscode.of datumbereik opvragen Met de optie Rapporten/Kolommenbalans is het mogelijk om een kolommenbalans op te vragen voor een periode. Kies Bestand/Journaal. Kies Rapporten/Gecombineerde balans. Selecties gebruiken ( ) Kolommenbalans voor periode.of datumbereik met bijvoorbeeld Periode of Mutatiedatum.of datumbereik. 4.en saldibalans. kunt u daarna standaardrapporten opvragen met de totalen van de kostenplaats.6. Kies Rapporten/Kolommenbalans. Zo kunt u bijvoorbeeld de Gecombineerde balans van een kostenplaats opvragen. 2. 4. Zo vraagt u de kolommenbalans voor periode.78 Algemeen De balans van een kostenplaats opvragen Door eerst alle mutaties te selecteren die op een kostenplaats zijn geboekt. door eerst alle mutaties te selecteren die geboekt zijn met de betreffende kostenplaatscode. de verlies. Zo vraagt u de balans van een kostenplaats op: 1.

vraagt u vervolgens eenvoudig op met een van de standaardweergaven. zoals periode of kostenplaats. Verslaglegging is met name bedoeld voor uw interne financiële rapportage. Zo kunt u grootboekrekeningen snel indelen op eerste aantal tekens van het rekeningnummer.7. waar u altijd uw actuele cijfers beschikbaar hebt. In Verslaglegging hebt u uitgebreide mogelijkheden om het grootboek naar eigen inzicht in te delen en te groeperen. een verlies. Voorbeelden hiervan zijn periodecijfers per kostenplaats of een vergelijking van de verlies.en winstrekening van vorig en dit jaar.en winstrekening of een kostenbudget. Verslaglegging Voor al uw interne financiële rapportage is in AccountView het venster Verslaglegging beschikbaar. U kunt naar eigen inzicht een onbeperkt aantal weergaven opvragen en afdrukken voor controle en managementrapportage. Voor externe rapporten bestaan uitgebreide opmaakmogelijkheden in de module AccountReporter.1 Functionaliteit verslaglegging Deze module bevat onder andere de volgende functionaliteit: • • • • • • • • • • Geheel naar eigen inzicht uw financiële rapportage opstellen Grootboekrekeningen groeperen op cijfers. Vensterweergave een-op-een overnemen en afdrukken als rapport In verslagmodellen volledig vrije indeling van rekeningschema in rubrieken Verslagmodellen opstellen in elke gewenste taal Administraties van derden inlezen en controleren (in combinatie met Uitwerken kolommenbalans) .en saldibalans Budgetcijfers in rapporten opnemen (in combinatie met Budgettering I of Budgettering II). Zo kan in AccountReporter elk onderdeel van de rapportage worden onderscheiden door een eigen opmaak. zoals bijvoorbeeld een balans. De cijfers die u wilt zien. maar voor rapportage op maat kunt u ook gebruikmaken van verslagmodellen.vj • Periodevergelijking • Percentagebasis • Proef. 7. of op basis van verslagmodellen Grootboekrekeningen groeperen op basis van rapportagetaxonomieën (in combinatie met Uitwerken kolommenbalans en AccountReporter) Eenvoudig de specificatie (brugstaat) van tussentotalen opvragen in één venster Standaardweergaven in het venster Verslaglegging: • Werkelijk hj • Werkelijk vj • Werkelijk hj . waarin u grootboekrekeningen geheel naar eigen inzicht kunt rubriceren. Het venster Verslaglegging is bij uitstek geschikt om belangrijke informatie gedetailleerd weer te geven. Het principe is simpel: de weergave en selectie die u in het venster opvraagt. of om juist sterk vereenvoudigde of verkorte rapportage mogelijk te maken. wordt op precies dezelfde manier afgedrukt op het rapport. Deze eerste indeling kunt u bovendien verder groeperen of ‘uitsplitsen’ op bijvoorbeeld periode en tegelijk beperken op basis van een aantal selectiecriteria.

5. maar ook van de grootte van uw onderneming. Dit maakt het bijvoorbeeld ook mogelijk een onderdeel van de administratie uit te lichten. is deze indeling daarom zeer bruikbaar. Op deze manier hoeft u geen tijd te besteden aan het vastleggen van ingewikkelde definities. Voer de instellingen voor het venster in met Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I) op de tabs Weergave en Selectie. U gebruikt dit venster dus niet alleen voor al uw interne financiële rapportage. Tussentotalen opnemen (81) . Kies Bestand/Verslaglegging. of kosten en omzet tegen elkaar af te zetten. waarin u de grootboekrekeningen volledig naar eigen inzicht kunt indelen in rubrieken. • Leg de stamgegevens van de rubrieken vast en koppel rekeningen aan rubrieken. Zo gebruikt u verslaglegging: 1.3 Het venster Verslaglegging Het venster Verslaglegging is dé plaats om uw financiële gegevens op te vragen. afhankelijk van wat u hiermee van plan bent. Voor controledoeleinden is het belangrijk over een totaaloverzicht te beschikken waarin afwijkingen snel kunnen worden geconstateerd. Zo zult u de uiteindelijke weergave van de gegevens in het venster én op papier volledig zelf bepalen. Alle voorbeelden kunt u terugvinden in de voorbeeldadministratie Your Garden Products. • Controleer de indeling van het verslagmodel.80 Algemeen 7. Het maken van een verslagmodel kan worden verdeeld in de volgende stappen: • Leg de stamgegevens van het verslagmodel vast. Deze verslagmodellen kunt u vervolgens gebruiken voor de indeling in het venster Verslaglegging. Het opvragen van uw financiële gegevens en het vastleggen van een verslagmodel worden uitgelegd aan de hand van eenvoudige voorbeelden. 4. afhankelijk van uw doeleinde. 2. Dit betekent ook dat u een duidelijk beeld moet hebben van de invalshoek van waaruit u uw gegevens wilt zien. 7. hebt u in feite een andere weergave van uw gegevens nodig. door middel van cijferbeoordelingen bijvoorbeeld. U kunt onder andere gebruik maken van verslagmodellen ingedeeld in rubrieken.of kostenrapportage. Aan de andere kant kan regelmatig terugkerende rapportage beter worden gebaseerd op een model dat u maar één keer hoeft te definiëren en steeds opnieuw kunt gebruiken. of binnen de kleinere onderneming. Echter. vóór het uitdraaien van de rapporten zullen de cijfers worden gecontroleerd en gecorrigeerd. Financiële gegevens weergeven (81). van waaruit u het definitieve rapport afdrukt. te controleren en te corrigeren. U bepaalt eenvoudig het aantal eerste cijfers waarop u de rekeningen wilt indelen. maar ook voor het controleproces dat daaraan voorafgaat. zoals omzet. Selecteer de juiste weergave in het venster Verslaglegging.voornamelijk financiële . Bepaal in welke weergave u uw financiële gegevens wilt opvragen en met welk doel. • Voer de verslagmodelregels in. voordat u met Verslaglegging aan de slag gaat.rapportage. Afhankelijk hiervan. 3. Veelal grotere ondernemingen hebben behoefte aan periodieke . Om die reden kunt u in het venster Verslaglegging deze weergave vrijwel volledig zelf bepalen. Ook voor niet-periodieke rapportage. Gebruik Verslaglegging als hulpmiddel om de cijfers te controleren en corrigeren of om uw financiële rapportage af te drukken. Hiervoor kunt u in AccountView verslagmodellen vastleggen.2 Werkwijze verslaglegging In het venster Verslaglegging bepaalt u zelf hoe u uw financiële gegevens wilt weergeven. en daarmee het niveau waarop u naar uw financiële gegevens wilt kijken. AccountView biedt de mogelijkheid om in Verslaglegging eenvoudig subtotalen op te nemen voor aaneengesloten grootboekrekeningen.

4 Financiële gegevens weergeven In het venster Verslaglegging beschikt u over een groot aantal mogelijkheden om de weergave van uw financiële gegevens te wijzigen. op de tab Weergave. dan worden alle cijfers automatisch opnieuw berekend. worden per gebruiker en per administratie onthouden. Wilt u subtotalen opnemen zonder van tevoren ingewikkelde definities vast te hoeven leggen. dan kunt u Volgens verslagmodel selecteren. Bent u echter bezig met een controle en hebt u een boeking gewijzigd. zie Verslagmodellen aanmaken [87]. zonder dat u nog extra instellingen hoeft te selecteren. De grootboekrekeningen worden ingedeeld naar grootboekrekeningnummer. bijvoorbeeld Werkelijk hj . of Bewerken/Instellingen verslaglegging hebt gekozen. terwijl u het zien of de financiële administratie zodanig is venster Verslaglegging nog hebt geopend. waardoor de bedragen in het venster Verslaglegging herrekend moeten worden. Rapporten afdrukken in verslaglegging (87). In het verslagmodel zijn grootboekrekeningen geheel naar eigen inzicht gerubriceerd. Kies Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I) of de knop Instellingen verslaglegging linksboven in het venster. Hebt u echter behoefte aan een meer flexibele manier om uw grootboekrekeningen in te delen. Vervolgens bepaalt u met een van de standaardweergaven in de werkbalk welke cijfers u precies wilt zien. voor u ziet: 1. kunt u de informatie in precies dezelfde weergave als rapport uitdraaien. De belangrijkste standaardweergave kiest u altijd links. Op de tabs Weergave en Selectie kunt u: • Grootboekrekeningen groeperen en tussentotalen opnemen • De getoonde gegevens beperken door middel van selectiecriteria • De bedragweergave wijzigen De instellingen die u hier kiest. Zo kunt u: • Cijfers van het huidig en het vorig jaar opvragen en vergelijken • Werkelijke cijfers met budgetten. Alleen als u beschikt over de module Budgettering II.vj. dan selecteert u Eerste aantal tekens.7 Verslaglegging 81 7. De knop Herrekenen wijzigt niet als een andere gebruiker gelijktijdig in dezelfde administratie werkt. en u maakt zo op een praktische manier gebruik van het bestaande rekeningschema. In twee stappen kunt u deze weergave zo wijzigen dat u precies de informatie die u nodig hebt. Bestand/Verslaglegging (F1) Veelgestelde vragen: • Hoe weet ik zeker dat de meest actuele cijfers worden getoond? Telkens als u het venster Verslaglegging opnieuw opent. 2. Deze vindt u met Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I) of de knop Instellingen verslaglegging linksboven in het venster. . Standaard worden in dit venster de cijfers van alle grootboekrekeningen afzonderlijk getoond. U hebt echter verschillende mogelijkheden om grootboekrekeningen te groeperen en tussentotalen op te nemen. Rechts verschijnt standaard Bedragen. bijvoorbeeld omdat u complexe rapportage moet leveren. dan kunt u in het selectieveld rechts kiezen uit Bedragen of Aantallen. Zodra u tevreden bent met hoe de gegevens in het venster worden getoond. In de eerste plaats bepaalt u met het veld Indeling hoe u de grootboekrekeningen wilt indelen. Tussentotalen opnemen Standaard worden in het venster Verslaglegging de cijfers van alle afzonderlijke grootboekrekeningen getoond. en budgetten onderling vergelijken (module Budgettering I of Budgettering II) In het venster Verslaglegging ziet u twee selectievelden voor weergaven in de werkbalk bovenin het venster. U kunt ook Document/Herrekenen (CTRL+R) kiezen. dan kunt u aan de knop gewijzigd dat de saldi moeten worden herrekend.

82 Algemeen Beschikt u over de modules AccountReporter en Uitwerken kolommenbalans. Als u een van de bovenstaande indelingen kiest. In het geval dat een horizontale groepering veel kolommen toont. Dus ook al deelt u uw grootboekrekeningen in in groepen. of klikt u direct op de regel. Het eindtotaal wordt alleen getoond als Grootboekrekeningen of Eerste aantal tekens is geselecteerd als Indeling. bijvoorbeeld voor perioden 1 tot en met 12. U kunt deze kleuren instellen met Opties/Instellingen/Persoonlijk/Verslaglegging. en de weergaven Proef. maar eenvoudiger dan de indeling in rubrieken. dan toont het venster Verslaglegging een kolom per groep in de breedte. Afbeelding 7. selecteert u de regel en kiest u Beeld/In/-uitklappen. u hebt altijd de mogelijkheid om de specificatie van elk (sub)totaal direct in het venster op te vragen. Horizontaal groeperen is niet altijd mogelijk.en saldibalans en Kolommenbalans kunnen niet horizontaal worden gegroepeerd. Om de specificatie van één regel op te vragen. bijvoorbeeld Periode. Dit is vergelijkbaar met. terwijl u de overige kolommen kunt verschuiven. dan kunt u in het venster Verslaglegging Beeld/Alle regels tonen of Beeld/Alleen subtotalen tonen kiezen. Weergave-instellingen van het venster Verslaglegging De functionaliteit die u ziet is afhankelijk van uw licentie In de tweede plaats kunt u een Groepering instellen op de tab Weergave. evenals het eindtotaal. kan het voorkomen dat een aantal kolommen buiten het beeld valt. Verticaal kunt u de geselecteerde groepering en bijbehorende tussentotalen duidelijk herkennen aan de afwijkende achtergrondkleur van de regel. dan kunt u grootboekrekeningen ook groeperen op basis van rapportagetaxonomieën. Op dat moment verschijnt automatisch een horizontale scrollbalk. De subtotalen van verticaal gegroepeerde rekeningen worden altijd op aparte regels getoond in een afwijkende kleur. Als u Horizontaal markeert. Zie ook Rapportagetaxonomieën vastleggen [ ]. Standaardweergaven waarin de kolom ‘tot en met periode n’ voorkomt.1. Deze groepering splitst als het ware de (ingedeelde) grootboekrekeningen uit naar de door u geselecteerde waarde. . Met Beeld/1e twee kolommen vastzetten zorgt u ervoor dat Rekening en Omschrijving altijd in beeld blijven. De groepering kan verticaal of horizontaal worden weergegeven.

2. Alle informatie kan worden weergegeven in het venster Verslaglegging. kwartalen of maanden. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat u niet langer meerdere selecties hoeft te maken of verschillende rapporten uit te draaien om alle gewenste gegevens te verkrijgen. Voorbeeld periodecijfers weergeven (84) Selecties in verslaglegging Het venster Verslaglegging toont standaard de cijfers over alle beschikbare informatie. dan kunt u een tweede groepering instellen.7 Verslaglegging 83 Als u beschikt over de modules Uitwerken kolommenbalans of Controllers Desk. Daarbij kunt u groeperen op kostenplaats of kostensoort. Voorbeeld periodecijfers weergeven (84) . of beperken tot een bepaalde kostenplaats. Met Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I) kunt u op de tab Selectie de getoonde gegevens beperken op basis van een aantal selectiecriteria: • • • • • Periode Budget (module Budgettering II) Budgethouder (module Budgettering II) Kostenplaats Kostensoort Afbeelding 7. op vennoot (in combinatie met Vennotenadministratie) of op de financiële dimensies die u zelf hebt ingesteld (in combinatie met BusinessDimensions Financieel en BusinessModeller Financieel). Selectie-instellingen van het venster Verslaglegging Op deze manier kunt u bijvoorbeeld rapporten over een deel van het jaar opvragen.

Hiervoor beschikt u over de weergaven Werkelijk-budget hj. Rapporten afdrukken in verslaglegging (87) Voorbeeld periodecijfers weergeven Om periodecijfers weer te geven in het venster Verslaglegging kiest u Periode als Groepering met Bewerken/Instellingen verslaglegging. Kies Bestand/Verslaglegging. 2. U kunt ook het aantal weer te geven perioden beperken door een bereik in te voeren op de tab Selectie. toont het venster Verslaglegging een kolom per periode. In het venster Verslaglegging ziet u de vergelijkende cijfers naast elkaar. en budgetten onderling vergelijken. Selecteer de weergave Werkelijk hj . dus in de breedte.en selectie-instellingen voor het venster Verslaglegging wilt wijzigen. plus de beginbalans. 4. Rechts verschijnt standaard Bedragen. als u de weergave. 3.vj. Als u Horizontaal markeert.vj linksboven in het venster Verslaglegging. Selecteer in de weergavenlijst rechts eventueel Aantallen (Budgettering II). kunt u de cijfers van het huidig en het vorig jaar heel eenvoudig vergelijken met de weergave Werkelijk hj . Werkelijk-budget vj.3. Zo kunt u vergelijkende cijfers weergeven in het venster Verslaglegging: 1. twee extra perioden en een totaal. Afbeelding 7. Kies OK. en aparte kolommen voor het Verschil en het percentage %. Budgetvergelijking en Budget hj . . Vergelijkende cijfers weergeven in het venster Verslaglegging Met de module Budgettering I of Budgettering II kunt u op dezelfde manier werkelijke cijfers met budgetten. Kies eventueel Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I).84 Algemeen Voorbeeld vergelijkende cijfers weergeven Als u met Document/Overnemen/Vergelijkende cijfers in het venster Administraties de cijfers van een ander boekjaar hebt overgenomen. Standaard wordt het aantal perioden getoond dat is vastgelegd in de administratie-instellingen.vj.

Gebruikt u dit verslagmodel vervolgens in het venster Verslaglegging. dan geldt het saldo van die rubriek als 100%: alle bedragen worden gedeeld door dit saldo en vermenigvuldigd met 100. Kies OK.7 Verslaglegging 85 Afbeelding 7. 5.4. . Ga naar de tab Selectie en voer in Periode het bereik in waarvoor u de periodecijfers wilt opvragen. 6. Selecteer de weergave Werkelijk hj linksboven in het venster Verslaglegging. Periodecijfers weergeven in het venster Verslaglegging Zo kunt u periodecijfers weergeven in het venster Verslaglegging: 1. Selecteer Periode in Groepering. 3. U koppelt rubriek P00000 (Omzet) als Percentagebasis in een verslagmodel voor de verlies. Kies eventueel Beeld/1e twee kolommen vastzetten. Om een bedrag uit te drukken in een percentage is het nodig om aan te geven welk bedrag als basis (100%) moet worden genomen.en winstrekening. 7. 2. Vervolgens gebruikt u hetzelfde verslagmodel als Indeling in het venster Verslaglegging. Rapporten afdrukken in verslaglegging (87). Selecteer eventueel een Indeling op de tab Weergave om het venster overzichtelijker te maken. bijvoorbeeld om kostenrubrieken weer te geven als percentage van de omzet. U kunt Percentagebasis bijvoorbeeld gebruiken om uw omzet (100%) af te zetten tegen de gemaakte kosten. Dit doet u door een rubriek in te voeren als Percentagebasis op de tab Algemeen van een Verslagmodel. Tussentotalen opnemen (81) Percentages weergeven Met de weergave Percentagebasis in het venster Verslaglegging kunt u bedragen uitdrukken in percentages. 4. Kies Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I). 8. Rechts verschijnt standaard Bedragen. Markeer Horizontaal als u de periodecijfers naast elkaar wilt weergeven. Kies Bestand/Verslaglegging.

Maak in het grootboek een rekening aan voor afrondingsverschillen. Bij een indeling op Grootboekrekeningen of Eerste . Selecteer Volgens verslagmodel als Indeling en selecteer het verslagmodel waarvoor u de percentagebasis hebt ingevoerd. Door bedragen af te ronden. 3. Bedragen afronden Als u beschikt over de module Uitwerken kolommenbalans of Controllers Desk. 4. Kies Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I). of dat u bijvoorbeeld alleen duizendtallen wilt tonen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Verslagmodellen en controleer of een rubriek is ingevoerd in Percentagebasis op de tab Algemeen van het venster Verslagmodel. Zo corrigeert u afrondingsverschillen: 1. 3. U selecteert een afronding in Afronden op met Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I of de knop linksboven in het venster). 5. De afrondingsverschillen worden niet daadwerkelijk geboekt. Selecteer de weergave Percentagebasis linksboven in het venster Verslaglegging. Selecteer deze rekening bij Afronding verslag in het venster Administratie-instellingen .5. Kies Bestand/Verslaglegging. 2. die het evenwicht tussen debet. dan kunt u in Verslaglegging bedragen laten afronden.86 Algemeen Afbeelding 7. ontstaan echter wel afrondingsverschillen. 2. U kunt aangeven of u decimalen wilt tonen. U kunt de afrondingsverschillen corrigeren door de rekening Afronding verslag op te nemen.en creditzijde kunnen verstoren. Kies OK.Financieel (Financieel). zorg er dan voor dat deze grootboekrekening voor afrondingsverschillen is gekoppeld aan een rubriek in dit verslagmodel. Alle bedragen uitgedrukt als percentage van de rubriek Omzet Zo kunt u percentages weergeven in het venster Verslaglegging: 1. Als u gebruik wilt maken van de indeling Volgens verslagmodel. Deze rekening wordt alleen gebruikt in de vensters Verslaglegging en Verslagmodellen.

Selecteer eventueel in Percentagebasis de rubriek die u wilt gebruiken als basis voor percentageberekeningen. kunt u in het afdrukvoorbeeld controleren of de kolommen goed uitkomen op het ingevoerde aantal pagina’s.7 Verslaglegging 87 aantal tekens (zonder selectie) wordt de rekening voor afrondingsverschillen automatisch opgenomen in het venster Verslaglegging. 5. brandstof en onderhoud. 4. Hierdoor kunt u gemakkelijk een rapport in een andere taal maken. Verlies & winst of Beide. Zo kunt u alle kolommen die u op het scherm ziet. U hoeft geen bereik van grootboekrekeningen in te voeren: u kunt precies die grootboekrekeningen selecteren die u wilt combineren in een rubriek. Zo drukt u een rapport af van het venster Verslaglegging: 1. 2. legt u bij de stamgegevens van het verslagmodel een unieke code en een omschrijving vast. 2. kan het voorkomen dat het rapport een groot aantal gegevens moet tonen. Om die reden kunt u kiezen voor een staande of liggende Afdrukstand. Voer de Verslagmodelcode en de omschrijving van het verslagmodel in op de tab Algemeen. Kies Volgende om een Afdrukvoorb op te vragen of het rapport af te drukken. met Bewerken/Instellingen verslaglegging en de standaardweergaven. 3. Aangezien u zelf bepaalt welke weergave u wilt afdrukken. Anders dan voor veel AccountViewrapporten hoeft u dus geen extra instellingen te selecteren. 5. Financiële gegevens weergeven (81) 7. Daarnaast hebt u de mogelijkheid om de kolommen juist over meerdere pagina’s in de breedte te verdelen. Daarna kunt u verslagmodelregels invoeren op de tab Indeling. kies Rapporten/Verslaglegging. Kies Bestand/Verslaglegging. Selecteer het Type rekeningen dat in het verslagmodel wordt gebruikt: Balans. Een verslagmodel bestaat uit regels waarop u een combinatie van rubrieken en vaste tekst kunt invoeren. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Selecteer de Afdrukstand Staand of Liggend. U kunt het grootboek geheel naar eigen inzicht rubriceren. zoals verzekeringen. U kunt een rapport tot maximaal 9 pagina’s breed afdrukken. U hoeft een verslagmodel maar één keer in te voeren. Bovendien worden zowel kolommen als lettergrootte automatisch aangepast aan de beschikbare ruimte. Zo maakt u een verslagmodel aan: 1. 4. Voordat u de daadwerkelijke indeling kunt invoeren. De rubricering vindt plaats met rubrieken en telrubrieken: in een rubriek worden meerdere grootboekrekeningen ondergebracht. Als u de juiste weergave hebt gekozen. maar die in het grootboek niet opeenvolgend genummerd zijn. Voer in Pagina’s breed eventueel het aantal pagina’s in waarover u de gegevens wilt verdelen. Voordat u afdrukt. kunt u precies zo als rapport afdrukken met Rapporten/Verslaglegging. Deze kunt u in het venster Verslaglegging opvragen met de weergave Percentagebasis. in een telrubriek wordt het saldo van meerdere rubrieken opgeteld. . Daarna kunt u het op verschillende manieren weergeven en afdrukken in het venster Verslaglegging.6 Verslagmodellen aanmaken In het venster Verslagmodel beschikt u over een heel flexibele manier om grootboekrekeningen in te delen. 7.5 Rapporten afdrukken in verslaglegging Alle mogelijke weergaven die u in het venster Verslaglegging kunt opvragen. namelijk op basis van rubrieken. Kies Document/Stamgegevens administratie/Verslagmodellen. Zo kunt u bijvoorbeeld rekeningen die betrekking hebben op autokosten. 3. ook op één pagina terugvinden. samenvatten in (verdichten tot) de rubriek Autokosten.

Zo kopieert u een verslagmodel: 1. Dat is van belang voor verslagmodellen met (alleen) rekeningen van het type Verlies & winst. Markeer Rubrieken overnemen als u een verslagmodel uit een andere administratie overneemt. Alle bestaande verslagmodellen en rubrieken worden dan verwijderd. Selecteer de Administratiecode waaruit u het verslagmodel wilt overnemen. Daarmee bereikt u dat in het venster Verslaglegging het eindtotaal van de rubrieken met het tegenovergestelde teken wordt weergegeven. 8. U maakt eerst de stamgegevens van het verslagmodel aan. U kunt ook verslagmodellen overnemen uit een andere administratie met Document/Overnemen/Verslagmodellen. Algemeen Desgewenst kunt u het veld Tegenovergestelde weergave eindtotaal markeren. 2. Gekoppelde rekeningen wijzigen (91) . Verslagmodellen overnemen Als u een nieuw verslagmodel wilt aanmaken dat lijkt op een bestaand model. Hier voert u tekst en rubrieken in. 7. 3. Selecteer het juiste verslagmodel voordat u de volgende optie kiest. Afbeelding 7. Dit scheelt u veel invoerwerk. dan kunt u het bestaande verslagmodel kopiëren. en selecteer het Verslagmodel dat u wilt overnemen. Controleer de gekoppelde rekeningen van de overgenomen rubrieken als het rekeningschema niet gelijk is. Kies Document/Stamgegevens administratie/Verslagmodellen. 4. Kies Document/Verslagmodel overnemen. Kies Bewaren (CTRL+S). Het geselecteerde model wordt overschreven met het over te nemen verslagmodel. of maak een nieuw verslagmodel aan met Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Kies de tab Indeling. Selecteer het model waarin u het verslagmodel wilt overnemen. Rubrieken die niet bestaan in de huidige administratie worden dan automatisch overgenomen.88 6.6.

U maakt een rubriek aan voor elke regel die is opgebouwd uit de saldi van grootboekrekeningen. Maak daarom eerst een globale indeling van uw verslagmodel. Groepeer de grootboekrekeningen tot rubrieken. Voorraden) salderen grootboekrekeningen.7. De telrubrieken maakt u aan tijdens het invoeren van de verslagmodelregels. 3. grootboekrekeningen aan de rubrieken koppelen. en saldeert één of meer grootboekrekeningen. Groepeer de rubrieken tot telrubrieken. #D) salderen rubrieken tot (sub)totalen. Rubrieken aanmaken (90). Behalve rubrieken kunt u ook telrubrieken salderen in een telrubriek. Met deze globale indeling in rubrieken en telrubrieken kunt u de stamgegevens van rubrieken snel aanmaken. Telrubrieken zijn speciale rubrieken die worden gebruikt om (tel)rubrieken te salderen tot een totaal of een subtotaal. Voor een globale indeling van uw verslagmodel is pen en papier nog steeds het handigst. Afbeelding 7. en saldeert één of meer rubrieken. Zo maakt u een globale indeling voor uw verslagmodel: 1. Kies Bestand/Grootboek. Elke rubriek bestaat uit een code en een omschrijving. Het verschil tussen rubrieken en telrubrieken is wat er wordt opgeteld.7 Verslaglegging 89 Een globale indeling maken Rubrieken groeperen grootboekrekeningen tot een saldo en een omschrijving. Kies Rapporten/Rekeningschema om een lijst af te drukken van de beschikbare grootboekrekeningen. Elke telrubriek bestaat uit een code en een omschrijving. Het verslagmodel bepaalt de rubrieken en telrubrieken die u nodig hebt. bijvoorbeeld om van een aantal subtotalen een totaal te berekenen. Rubrieken (bijv. 2. U maakt een telrubriek aan voor elke regel die rubrieksaldi totaliseert. zodat u snel kunt zien welke grootboekrekeningen nog niet zijn ingedeeld. Telrubrieken definiëren (94) . Als u alleen rekeningen met saldi wilt zien kunt u bijvoorbeeld ook Rapporten/Balans en Rapporten/Verlies & winst gebruiken. en verslagmodelregels invoeren. 4. Daarna kunt u rubrieken aanmaken. U kunt de rubriekcodes bijvoorbeeld noteren op het rapport. Telrubrieken (bijv.

Bij de stamgegevens van de rubriek kunt u het bereik opgeven van grootboekrekeningen die u in de rubriek wilt onderbrengen. Alle rekeningen binnen het opgegeven bereik worden automatisch opgenomen in de rubriek. Als u twee verslagmodellen hebt die gedeeltelijk dezelfde indeling hebben.8. Zo maakt u een rubriek aan: 1.7 Rubrieken aanmaken Rubrieken zijn beschikbaar voor alle verslagmodellen in een administratie. Afbeelding 7. . welke rekeningen nog niet zijn ingedeeld in het geselecteerde verslagmodel. 7. en neem eventuele nieuwe rubrieken op in verslagmodellen. Als de rekeningen die u in de rubriek wilt opnemen niet binnen één bereik vallen. Kies Rapporten/Verslagmodellen controleren om na te gaan. Neem nieuwe grootboekrekeningen op in nieuwe of bestaande rubrieken. 4. U hoeft een rubriek dus maar één keer aan te maken. Kies Rapporten/Niet-ingedeelde rekeningen in het venster Rubrieken om na te gaan. Bouw de rubrieken opnieuw op met Document/Rubrieken herrekenen. kunt u de betreffende rubrieken in beide modellen gebruiken. Maar als u een rubriek wijzigt. dan geeft u het bereik van grootboekrekeningen op in Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Rubrieken. ook als u ze pas in een later stadium toevoegt. dan geldt deze wijziging ook voor alle verslagmodellen waarin de rubriek wordt gebruikt.90 Algemeen Veelgestelde vragen • Hoe voeg ik nieuwe grootboekrekeningen toe aan verslagmodellen? Grootboekrekeningen worden niet als zodanig opgenomen in verslagmodellen. 3. Voer het veld Rubriekcode en het veld Omschr rubriek in en kies Bewaren. Bij de stamgegevens van een rubriek legt u een unieke code en een omschrijving vast. welke rekeningen nog helemaal niet zijn gekoppeld. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). De grootboekrekeningen koppelt u op één van de volgende twee manieren aan een rubriek: • • Als de rubriek een reeks grootboekrekeningen saldeert (bijvoorbeeld 1100 t/m 1140) kunt u het bereik van grootboekrekeningen opgeven. Voer de overige gegevens in het venster in: • Als de rubriek een reeks grootboekrekeningen saldeert (bijvoorbeeld 1100 t/m 1140). 2. kunt u de koppeling handmatig tot stand brengen door de gewenste rekeningen te selecteren.

Als u de automatisch gekoppelde rekeningen wilt wijzigen. Maak deze rubriek aan zonder een bereik in te voeren of grootboekrekeningen te koppelen. Het saldo in het venster Rubrieken wordt pas bijgewerkt als u Document/Rubrieken herrekenen (CTRL+F5) kiest. Als er geen bereik van grootboekrekeningen is ingevoerd in Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen.en winstrekeningen in één keer salderen? U kunt het resultaat van de verlies. In de voorbeeldadministratie Your Garden Products geldt dit bijvoorbeeld voor de rubriek M70000 (Overige schulden).9. Op de tab Algemeen kunt u een bereik opgeven van grootboekrekeningen die moeten worden gekoppeld. Aan deze rubriek zijn alleen de rekeningen 1900 Overige schulden. Afbeelding 7. . • Kan ik alle verlies. en u kiest Document/Rubrieken herrekenen. kunt u dit doen in het venster Stamgegevens rubriek. of als u de automatisch of afzonderlijk gekoppelde rekeningen wilt wijzigen. Rekeningen koppelt u afzonderlijk aan de rubriek in het venster Gekoppelde rekeningen. kunt u de grootboekrekeningen handmatig aan de rubriek koppelen. dan worden de rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen vervangen door de rekeningen die binnen het opgegeven bereik vallen. dan gelden de rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen. In de kolom Rekening kunt u met F4 grootboekrekeningen selecteren. Veelgestelde vragen • Wat is het verschil tussen een bereik en een gekoppelde rekening? Een gekoppelde rekening is een rekening die in een rubriek wordt gesaldeerd. of als de rekeningen die u in de rubriek wilt opnemen niet binnen één bereik vallen.en winstrekening (alle grootboekrekeningen van het type Verlies & winst) automatisch salderen in rubriek _UNALLOC. U kunt meerdere afzonderlijke grootboekrekeningen aan een rubriek koppelen op de tab Gekoppelde rekeningen in het venster Stamgegevens rubriek. 1940 Nog te betalen vakantietoeslag en 2000 Tussenrekening netto-lonen gekoppeld. gebruik dan Toevoegen op de tab Gekoppelde rekeningen. Gekoppelde rekeningen wijzigen Als u een bereik van gekoppelde rekeningen wilt omzetten in afzonderlijk gekoppelde rekeningen (of omgekeerd). als u een bereik van grootboekrekeningen hebt ingevoerd op de tab Algemeen. Als er wel een bereik is ingevoerd.7 Verslaglegging • 91 Als de rubriek afzonderlijke grootboekrekeningen saldeert (bijvoorbeeld 2200 t/m 2215 en 3000 t/m 3110). Dit geldt ook voor de tab Gekoppelde rekeningen.

8 Verslagmodelregels invoeren Nadat u de stamgegevens van een verslagmodel hebt aangemaakt. of een bereik wilt omzetten in afzonderlijk gekoppelde rekeningen. voer dan de rekeningnummers in Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen. of afzonderlijk gekoppelde rekeningen wilt omzetten in een bereik. U kunt ook de rubriek verwijderen en een nieuwe aanmaken. Rubrieken definieert u met Document/Stamgegevens administratie/Rubrieken. Verwijder de ingevoerde rekening weer uit Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen. Hoe kan ik die snel verwijderen? Voer één rekening die u wilt koppelen zowel in Vanaf rekening als T/m rekening in op de tab Algemeen. en voer de gewenste rekeningen in op de tab Gekoppelde rekeningen. In de kolom Rekening kunt u met F4 grootboekrekeningen selecteren. Telrubrieken definieert u in het verslagmodel zelf. kunt u de tab Indeling opvragen en de verslagmodelregels invoeren. 7. als de rubriek niet in een verslagmodel wordt gebruikt. Veelgestelde vragen • Op de tab Gekoppelde rekeningen staan tientallen rekeningen. • Als u afzonderlijk gekoppelde rekeningen wilt wijzigen. 2. Kies ten slotte Document/Rubrieken herrekenen (CTRL+F5) om de wijzigingen door te voeren en de rubrieksaldi bij te werken.92 Algemeen Zo wijzigt u de gekoppelde rekeningen van een rubriek: 1. 4. De rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen worden nu vervangen door die ene rekening. Kies Document/Stamgegevens administratie/Rubrieken. Vervolgens kunt u ze selecteren in de kolom Rubriek in het venster Verslagmodel. verwijder dan eerst eventuele de rekeningnummers uit Vanaf rekening en T/m rekening op de tab Algemeen. 3. Document/Stamgegevens administratie/Verslagmodellen/F6/Indeling (F1) . Kies Document/Rubrieken herrekenen (CTRL+F5) om er zeker van te zijn dat ook de tab Gekoppelde rekeningen is bijgewerkt. Selecteer de rubriek en druk op F6. Kies vervolgens Document/Rubrieken herrekenen. • Als u een bereik wilt wijzigen. Vervolgens kunt u de rekeningen op de tab Gekoppelde rekeningen wijzigen.

10. bijvoorbeeld om de tekst in te laten springen. Gebruik de knop Subvensters maximaliseren om het volledige venster te gebruiken voor het invoeren. 93 U kunt de standaardomschrijving van de rubriek aanpassen. Afbeelding 7.7 Verslaglegging Selecteer een rubriek in de kolom Rubriek om het saldo van één of meer rekeningen op te nemen. het huidige regelnummer staat midden boven het verslagmodel . Selecteer telrubrieken in de telkolommen. Definieer een telrubriek (#) in de kolom Rubriek om het totaal van één of meer rubrieken op te nemen. deze regel kan weer worden ingevoegd met Bewerken/Regel plakken Bewerken/Regel plakken: de regel die is verwijderd met Bewerken/Regel knippen toevoegen boven de geselecteerde regel Zoeken/Ga naar regel: rechtstreeks naar een regel in het verslagmodel gaan. Verslagmodelregels invoeren In het venster Verslagmodel hebt u de volgende opties om regels als geheel te bewerken. Deze opties zijn alleen beschikbaar als u een verslagmodelregel hebt geselecteerd. In de kolom Opmaak kunt u opmaakcodes invoeren. om aan te geven welke rubrieken moeten worden gesaldeerd. • • • • Bewerken/Regel tussenvoegen (CTRL+F3): een regel toevoegen boven de geselecteerde regel Bewerken/Regel knippen (ALT+X): de geselecteerde regel verwijderen.

2. Vervolgens kunt u de telrubriek selecteren in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2 om aan te geven welke rubrieken in de telrubriek moeten worden gesaldeerd. Als u de rubriek nog niet had aangemaakt. deze informatie kan weer worden ingevoegd met Bewerken/Plakken (CTRL+V) Bewerken/Kopiëren (CTRL+C): de geselecteerde informatie niet verwijderen maar onthouden. Daarnaast beschikt u over de standaardopties om informatie in een veld van een kolom te bewerken. Met behulp van een telrubriek voegt u de saldi van meerdere rubrieken samen tot één saldo. U kunt dus telrubrieken met dezelfde code maar met een andere definitie in twee verschillende verslagmodellen gebruiken (bijvoorbeeld #TOTAAL). Rubrieken aanmaken (90) Telrubrieken definiëren Telrubrieken definieert u in de verslagmodelregels zelf. U moet een telrubriek altijd definiëren onder de rubrieken die u wilt salderen. Voer de code van de telrubriek. Daarom zijn ze alleen beschikbaar in het verslagmodel waarin u ze definieert. Daarmee verwijdert u het hele verslagmodel in plaats van één regel. en een omschrijving in de kolom Omschrijving. Aan de hand van dit hekje maakt AccountView onderscheid tussen een rubriek en een telrubriek. in de kolom Rubriek in. Met Bewerken/Instellingen verslaglegging in het venster Verslaglegging kunt u aangeven of u de detailregels onder of boven de totaalregels wilt tonen. Druk op F4 in de kolom Rubriek. Voer de omschrijving van de telrubriek in de kolom Omschrijving in. Zo selecteert u een rubriek: 1. 2. Zo definieert u een telrubriek: 1. De code en de omschrijving worden automatisch overgenomen op de verslagmodelregel. • • • • Bewerken/Invoer ongedaan maken (CTRL+Z): De laatste invoerhandeling ongedaan maken Bewerken/Knippen (CTRL+X): de geselecteerde informatie verwijderen. Selecteer de rubriek en druk op ENTER. voorafgegaan door een hekje (#). . U gebruikt telrubrieken om subtotalen en totalen van rubrieken weer te geven in het verslagmodel. en niet in de andere verslagmodellen. kunt u een nieuwe rubriek aanmaken met Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) in het venster Rubrieken (Document/Stamgegevens administratie/Rubrieken). Telrubrieken bestaan uit een code.94 • • • Algemeen Zoeken/Huidige regel bewaren: de huidige regel in het geheugen plaatsen om te kopiëren met INS knop Toevoegen (ALT+T): een regel toevoegen aan het eind van het verslagmodel knop Verwijderen (ALT+V): de geselecteerde regel verwijderen Druk niet op CTRL+DEL (Bewerken/Verwijderen). deze informatie kan weer worden ingevoegd met Bewerken/Plakken (CTRL+V) Bewerken/Plakken (CTRL+V): de informatie die is onthouden met Bewerken/Knippen (CTRL+X) of Bewerken/Kopiëren (CTRL+C) toevoegen in het huidige veld Invoervensters gebruiken ( ) Rubrieken selecteren Selecteer een rubriek in de kolom Rubriek om één of meer grootboekrekeningen op te nemen in het verslagmodel. In het venster Verslagmodel legt u in de kolom Rubriek een unieke code vast voor de telrubriek. en worden onderscheiden van gewone rubrieken door het hekje (#) voor de code. Een voorbeeld van een telrubriek is de rubriek #ACTIVA in het verslagmodel Balans. Verslagmodellen met telrubrieken in Telkolom 2 kunnen niet worden gebruikt als Indeling in het venster Verslaglegging.

Ga naar regel met de rubriek die u wilt salderen in de telrubriek. en voert u alleen de kolom Omschrijving in. U moet een telrubriek altijd selecteren boven de plaats van de definitie. en ga naar de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2.1. Tekstregels invoeren Om tekstregels in te voeren laat u de kolom Rubriek leeg. U kunt ook lege regels invoeren door de kolom Omschrijving leeg te laten. U kunt de telrubriek selecteren in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2. 2. in te klappen. U moet een telrubriek altijd selecteren boven de plaats van de definitie. Telrubrieken selecteren Als u de telrubriek hebt gedefinieerd in de kolom Rubriek. Telrubrieken selecteren (95) Veelgestelde vragen • De telling van de telrubriek is onjuist. zie de tabel voor een overzicht. Elke opmaakvorm wordt in het verslagmodel met een code weergegeven. Gebruikt u Beeld/Alleen subtotalen tonen of Beeld/In/-uitklappen om de regels die bij een (sub)totaal horen. dan worden lege of tekstregels niet meegenomen. Zo saldeert u een rubriek in een telrubriek: 1. U kunt spaties gebruiken om omschrijvingen in te laten springen. De opmaak wordt toegepast in het venster Verslaglegging. bijvoorbeeld om van een aantal subtotalen een totaal te berekenen. Selecteer de telrubriek waarin de rubriek moet worden gesaldeerd. Opmaakcodes voor bedragen en tekstregels . Druk op F4. Behalve rubrieken kunt u op dezelfde manier ook telrubrieken salderen in een telrubriek.7 Verslaglegging 95 De telrubriek is nu gedefinieerd. U moet een telrubriek altijd selecteren boven de plaats van de definitie. 3. Verslagmodelregels opmaken In de kolom Opmaak van de tab Indeling van het venster Verslagmodel kunt u voor zowel bedragen als tekstregels een opmaakcode opnemen. • Controleer of de telrubriek op de juiste plaatsen voorkomt in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2. Misschien hebt u bij het wijzigen van een regel ook de telrubriek gewijzigd. Deze (gedeeltelijk) ingeklapte weergave is dan ook minder geschikt om af te drukken met Rapporten/Verslaglegging. • Controleer of de telrubriek voorkomt in Telkolom 1 of Telkolom 2 onder de plaats van de definitie in Rubriek. kunt u de telrubriek selecteren in de kolom Telkolom 1 of Telkolom 2 om aan te geven welke rubrieken in de telrubriek moeten worden gesaldeerd. Opmaakcode > < # (leeg) P = Bedrag/Tekstregel Bedrag Bedrag Bedrag Bedrag Tekstregel Tekstregel Opmaak Debetbedrag tussen haakjes Creditbedrag tussen haakjes Tegenovergestelde weergave (bedrag vermenigvuldigd met -1) Geen opmaak Paginascheiding na de regel Geen opmaak Tabel 7.

kunt u die ook met het toetsenbord invoeren. 3. Als u bekend bent met de betekenis van de codes. Met behulp van het venster Opmaak bedrag kunt u bedragen tussen haakjes zetten of van teken (debet of credit) veranderen. Ook de saldi van de grootboekrekeningen worden op dit rapport getoond.96 Algemeen Bedragen opmaken U kunt debet. Selecteer een tekstregel. Druk op F4. Als u bekend bent met de betekenis van de code. Zo maakt u bedragen op: 1. 7. Paginascheidingen na tekstregels toevoegen U kunt aan een tekstregel een opmaakcode meegeven waardoor die regel wordt gevolgd door een paginascheiding. Markeer Gekoppelde rekeningen afdrukken als u wilt zien uit welke rekeningen de rubrieken zijn opgebouwd. 2.11. en ga naar de kolom Opmaak. waarbij debetbedragen worden afgedrukt als creditbedragen en andersom. Selecteer de gewenste opmaak en druk op ENTER. of u kunt voor tegenovergestelde weergave kiezen. U kunt dit bijvoorbeeld gebruiken als een debetrubriek een creditsaldo heeft of omgekeerd (omzetrekeningen). 2. Selecteer het verslagmodel waarvoor u de indeling wilt afdrukken. Afbeelding 7. Selecteer een regel. Met het rapport Verslagmodelindeling kunt u gemakkelijk nagaan uit welke rekeningen een rubriek is opgebouwd. Zo voegt u een paginascheiding in: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Verslagmodellen.9 Verslagmodellen controleren Als u de verslagmodelregels hebt ingevoerd. Financiële gegevens weergeven (81) Zo drukt u de indeling van het verslagmodel af: 1. Kies Rapporten/Verslagmodelindeling. kunt u de indeling van het verslagmodel controleren op de tab Indeling. 3. Selecteer de gewenste opmaak en druk op ENTER. De opmaak wordt toegepast op het saldo in het venster Verslaglegging. Natuurlijk kunt u ook direct het effect van het zojuist aangemaakte verslagmodel bekijken in het venster Verslaglegging met Bewerken/Instellingen verslaglegging (CTRL+I).en creditbedragen tussen haakjes afdrukken. of op papier. Om verslagmodellen te controleren op niet of dubbel ingedeelde rekeningen kiest u Rapporten/Verslagmodellen controleren. kunt u die ook met het toetsenbord invoeren. 2. 4. . Druk op F4. De opmaak wordt toegepast op de tekstregel in het venster Verslaglegging. en ga naar de kolom Opmaak. 3.

Activiteiten op basis van offertes aanmaken. contactpersoon en activiteit hebt u uitgebreide mogelijkheden om gegevens vast te leggen. snelkoppelingen naar documenten. wordt dat vermeld. Voor die uitvoering is bovendien de module Customer Relationship Management beschikbaar. afbeeldingen en snelkoppelingen naar documenten. contactpersonen en medewerkers bijhouden.als aankruisvelden). Relatiebeheer Dit hoofdstuk beschrijft de modules Contact Manager en Verkoopinformatiesysteem. Bij een naamswijziging kunt u dan bijvoorbeeld ook de code wijzigen. Daarnaast is het mogelijk om samenvoegbrieven (gepersonaliseerde mailingen) rechtstreeks vanuit AccountView in Microsoft Word of in uw e-mailprogramma aan te maken. De module is uiterst flexibel opgezet. Hierdoor kunt u per relatie zien welke aanmaningen zijn verstuurd. Met de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS bent u hierin volledig vrij. Customer Relationship 8. en kunt u historische inkoop. die nog meer relatiebeheerfunctionaliteit bevat. Activiteiten op basis van offertes aanmaken. omdat u daarmee uw relaties flexibeler kunt beheren. In combinatie met de module Aanmaningen kunnen activiteiten worden aangemaakt op basis van het versturen van aanmaningen. Voor relaties en contactpersonen: notities.en aankruisvelden bij relaties en contactpersonen In AccountView Team is de module Verkoopinformatiesysteem een uitbreiding op de module Contact Manager. Activiteiten automatisch aanmaken voor selecties van relaties of contactpersonen. Deze modules zijn sterk verweven. Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS aan te schaffen. bedrijven. . en worden daarom in één hoofdstuk beschreven. Activiteiten voor aanmaningen aanmaken ( Management ( ) ). Met de module Contact Manager kunt u niet alleen alle contacten met uw relaties registreren. Per relatie. tientallen vrij definieerbare gebruikersvelden (zowel lijst. vensters en menu’s kunt toevoegen. De module Wijzigen sleutelvelden is een geschikte aanvullende module. De overige opties zijn beschikbaar voor beide modules.1 Functionaliteit relatiebeheer Deze uitbreidingsmodules bevatten onder andere de volgende functionaliteit: • • • • • • • Gegevens van activiteiten. Activiteiten aan medewerkers toekennen. meerdere telefoon. maar ook de openstaande activiteiten efficiënt bewaken. waarmee u uw eigen velden. Met deze module kunt u voor bedrijven en contactpersonen registreren of zij u hebben toegestaan hun e-mail voor mailings te gebruiken.en e-mailvelden. inclusief notities. Als opties alleen beschikbaar zijn voor de module Verkoopinformatiesysteem.8.en verkoopinformatie rechtstreeks opvragen vanuit het centrale relatievenster.en verkoopinformatie opvragen vanuit debiteuren en crediteuren. Onderlinge relaties tussen bedrijven. waardoor de volgende onderdelen volledig vrij definieerbaar zijn: • de activiteitenstructuur (hoofd.en subgebieden) en activiteitprioriteiten • de functie van contactpersonen bij uw relaties • de functie (verantwoordelijkheid) van uw eigen medewerkers ten opzichte van uw relaties • lijst. contactpersonen en medewerkers vastleggen. lijsten. Activiteiten structureren met activiteitprioriteiten en activiteithoofdgebieden. Met deze module kunt u inkoop. In combinatie met de module Offertes kunt u automatisch activiteiten aanmaken op basis van offertes.

Ook de gebruikersvelden moeten met zorg worden gekozen. tab Relatiebeheer. en Onbekend in met Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes/F6. E-mail sturen naar afzonderlijke relatie of contactpersoon. Uw activiteitenstructuur moet goed aansluiten op uw bedrijfspraktijk. Verkoopinformatiesysteem Extra relatiebeheerinformatie vanuit het venster Bedrijven. per post of per e-mail. Voer uw activiteitenstructuur in met Document/Stamgegevens administratie/Activiteithoofdgebieden. Werkwijze relatiebeheer inrichten De inrichting van de relatiebeheermodules is van groot belang. 2. • Historische verkoop. • Projectinformatie per bedrijf. Deze activiteithoofden subgebieden vormen het belangrijkste selectiemechanisme voor activiteiten. Een te grove (of te fijnmazige) structuur maakt het lastig om de juiste activiteiten te selecteren. contactpersonen en activiteiten invoeren. 4. Voer uw medewerkers in met Bestand/Relatiebeheer/Medewerkers. • • 8. Zo richt u uw relatiebeheer in: 1. Voer de relatiebeheerfuncties tussen bedrijven.of inkooporders per bedrijf. contactpersonen en medewerkers in. Kies Bewerken/Gebruikersvelden in Bedrijven en Contactpersonen om de gebruikersvelden in gebruik te nemen. Voer de titulatuur in voor Contactpersoon titel 1 en Contactpersoon titel 2 in met Document/Stamgegevens administratie/Vrije lijsten. Etiketten. zodat ze meerdere jaren ‘meegaan’. 5. maar de aard van de onderlinge relatie die kan worden geselecteerd. 6. Man. Gepersonaliseerde mailingen per e-mail voorkomen als geen toestemming is gegeven het e-mailadres voor dat doel te gebruiken.en medewerkerfuncties. • Verkoop. Pas daarna kunt u relaties. 3. Stamgegevens relatiebeheer vastleggen (99) . U legt hier niet de koppeling zelf vast. Bovenstaande werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven.98 Algemeen • • • • ⌧ • Vrij instelbare knoppenbalken. moet u de structuur vastleggen waarop u uw relatiebeheer baseert. • Voer uw eigen relatiebeheerfuncties voor Contactpersoonfuncties bij bedrijven en Medewerkerfuncties bij bedrijven in met Document/Stamgegevens administratie/Relatiebeheerfuncties.2 Werkwijze relatiebeheer Voordat u de modules kunt gebruiken. Voer de aanspreektitels voor Vrouw. bedrijfsprofiel en afbeeldingen afdrukken. Visitekaartje-wizard. zoals: • Openstaande posten per bedrijf.of inkoopinformatie per bedrijf. door Word-documenten samen te voegen met adresgegevens uit AccountView. • Leg voor beide typen relatiebeheerfuncties de standaardfunctie vast met Bewerken/Standaardfunctie. Gepersonaliseerde mailingen versturen. Hetzelfde geldt voor de contactpersoon. Hieronder vindt u de werkwijze in het kort. Deze werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven.

4. enzovoort. De stamgegevens van de relatiebeheermodules zijn van groot belang. U weet dan zeker dat deze consequent en foutloos worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor de contactpersoon. Mr en RA. Zo legt u titulatuur voor contactpersonen vast: 1. Voer de overige begintitels in. 2. zoals Drs. Een te grove (of te fijnmazige) structuur maakt het lastig om de juiste activiteiten te selecteren. Voer de map voor samengevoegde brieven in Samengev brieven in. Voer de map voor samenvoegbrieven in Samenvoegbrieven in. vooraf vast te leggen. Ook de gebruikersvelden moeten met zorg worden gekozen. Titulatuur voor contactpersonen vastleggen Wij raden u aan om veelgebruikte titulatuur. Als u een contactpersoon invoert. Dit is niet mogelijk als Alleen uit vrije lijsten selecteren in Opties/Instellingen/Administratie/Relatiebeheer/Algemeen gemarkeerd is. 6. moet u de structuur vastleggen waarop u uw relatiebeheer baseert. Doe hetzelfde voor titels die aan het eind van een adressering worden gebruikt (Contactpersoon titel 2). kunt u de meeste gegevens opvragen uit en invoeren in het venster Bedrijven. Relatiebeheer gebruiken (105). Relatiebeheer onderhouden (112) 8. 8. Daarnaast is het van belang dat u met enige regelmaat onderhoud verricht op uw relatiebeheersysteem: nieuwe activiteiten onderbrengen in de activiteitenstructuur. zodat ze meerdere jaren ‘meegaan’. gebruikersvelden herzien. automatisch worden vastgelegd. Voer een titel in die aan het begin van een adressering wordt gebruikt (bijvoorbeeld Drs) en kies OK. Overige titulatuur kan dan gaandeweg. Kies Document/Stamgegevens administratie/Vrije lijsten. kunt u de ingevoerde titels selecteren in de velden Titel 1 en Titel 2. kunt u er bij het bewaren van de contactpersoon voor kiezen om die titel aan de vrije lijst toe te voegen.3 Instellingen relatiebeheer vastleggen In de instellingen legt u mappen en een aantal algemene instellingen vast. Als u in die velden een nieuwe titel invoert. Bepaal of de omschrijving van het land van een relatie mag worden gewijzigd (bijvoorbeeld of ‘Great Britain’ mag worden gewijzigd in ‘Scotland’) en of uw medewerkers zelf extra titels mogen invoeren bij contactpersonen. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). . Selecteer Contactpersoon titel 1 in Type vrije lijst. tijdens het invoeren van contactpersonen.4 Stamgegevens relatiebeheer vastleggen Voordat u de modules kunt gebruiken. Uw activiteitenstructuur moet goed aansluiten op uw bedrijfspraktijk.8 Relatiebeheer 99 Werkwijze relatiebeheer gebruiken Als de relatiebeheermodules eenmaal zijn ingericht. Zo legt u de mappen en overige instellingen vast: 1. verouderde stamgegevens blokkeren of verwijderen.en medewerkerfuncties. Pas daarna kunt u relaties. contactpersonen en activiteiten invoeren. 4. 3. 2. 3. 5. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Relatiebeheer/Algemeen. Dr.

zodra u een contactpersoon (of een medewerker) bij een bedrijf invoert. maar ook de aard van de onderlinge relatie. Dat betekent wel dat u voor elke relatie een contactpersoon als ‘Directeur inkoop’ moet vastleggen. en geen relatiebeheerfuncties voor medewerkers gebruikt. hoeft u geen extra relatiebeheerfuncties in te voeren. Kies Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes. en die u bij een mailing kunt toepassen. Selecteer de taalcode waarvoor u aanspreektitels wilt vastleggen. bijvoorbeeld ‘Verkoop binnendienst’ of ‘Debiteurenbeheer’. Relatiebeheerfuncties vastleggen In AccountView legt u niet alleen vast dat een contactpersoon bij een bepaald bedrijf hoort. Zo legt u aanspreektitels vast: 1. Voer de aanspreektitels op de tab Relatiebeheer in Aanspreektitels relatiebeheer in. Als u vervolgens het geslacht van een contactpersoon selecteert. 3. Met relatiebeheerfuncties legt u dus niet de koppeling zelf vast. Als u in plaats van de relatiebeheerfunctie Hoofdcontact extra relatiebeheerfuncties ‘Algemeen directeur’. Dit zal meestal de functie of het werkgebied binnen het andere bedrijf zijn. . Deze komen dan overeen met de twee standaardrelatiebeheerfuncties die worden onderscheiden in het venster Stamgegevens bedrijf. maar de aard van de onderlinge relatie die kan worden geselecteerd. 4. 2. ‘Administratie’ of ‘Inkoop’. Deze relatiebeheerfuncties kunt u selecteren als u een contactpersoon bij een bedrijf invoert. wordt de bijbehorende aanspreektitel automatisch toegepast in de Aanhef. Hetzelfde geldt voor de relatie tussen uw eigen medewerkers en de contactpersonen en/of bedrijven. maak dan eerst een analyse van de contactpersoonfuncties en medewerkerfuncties die u binnen uw bedrijf onderscheidt.100 Algemeen Aanspreektitels vastleggen U legt per taal vast wat de standaardaanspreektitels zijn voor een mannelijke en een vrouwelijke contactpersoon. klantenservice) • de verantwoordelijkheden die uw bedrijf onderscheidt in het contact met relaties (debiteurenbeheer) Houd er rekening mee dat de relatiebeheerfuncties voldoende ‘dekkend’ moeten zijn. bijvoorbeeld ‘Directie’. ‘Directeur verkoop’ en ‘Directeur inkoop’ invoert. Doe hetzelfde voor andere taalcodes die u gebruikt. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Wij raden u aan om in ieder geval twee relatiebeheerfuncties in te voeren voor Contactpersoonfuncties bij bedrijven: Hoofdcontact en Administratiecontact. en voor iemand van wie u het geslacht niet kent. dan kunt u een gerichte gepersonaliseerde mailing versturen waarin een inkoopbeslissing wordt gevraagd. 5. Als u hiermee over voldoende relatiebeheerfuncties voor contactpersonen beschikt. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van: • de afdelingen van uw relaties waarmee uw bedrijf vaak contact heeft (verkoop. Kies Document/Stamgegevens administratie/Relatiebeheerfuncties. Voor hen zal dit meestal de verantwoordelijkheid zijn binnen het eigen bedrijf wat betreft het contact met het andere bedrijf (of de contactpersoon van dat bedrijf). inkoop) • de doelgroepen (geadresseerden) van de mailingen die u naar relaties verstuurt (directie) • de afdelingsstructuur binnen uw eigen bedrijf (magazijn. Als u extra relatiebeheerfuncties wilt vastleggen.

analyses uit te voeren en het werk te verdelen. Doe hetzelfde voor de andere extra relatiebeheerfuncties die u wilt vastleggen. en voer de activiteitenstructuur volledig in. . en de algemene taken per afdeling. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Er zijn geen vaste regels te geven voor een optimale structuur. Voorkom dat de helft van alle activiteiten op één activiteitsubgebied wordt geboekt. Deze omschrijving wordt getoond als u een relatiebeheerfunctie selecteert. Zo legt u extra relatiebeheerfuncties vast: 1. hoe makkelijker het is om prioriteiten te stellen.8 Relatiebeheer 101 Afbeelding 8.1. Selecteer het type relatiebeheerfunctie dat u invoert. Maak een grondige analyse van de activiteiten die u binnen uw bedrijf onderscheidt. 3. 5. Relatiebeheerfuncties onderhouden (112) Activiteitenstructuur vastleggen De activiteithoofd. Voer een omschrijving in het veld Relatiebeheerfunctie in. Leg voor beide typen relatiebeheerfuncties de standaardfunctie vast met Bewerken/Standaardfunctie.en subgebieden vormen het belangrijkste selectiemechanisme voor activiteiten. 6. het meerjaren-beleidsplan. In het venster Relatiebeheerfuncties legt u contactpersoon. 2.en subgebied per jaar. voordat u begint met het invoeren van activiteiten.en subgebied worden verdeeld. Hoe gelijkmatiger de activiteiten over hoofd.en medewerkerfuncties bij bedrijven vast. Kies Document/Stamgegevens administratie/Relatiebeheerfuncties. Baseer de structuur op de algemene doelstellingen van uw bedrijf. 4. Probeer een schatting te maken van het aantal activiteiten per hoofd. Maak de activiteitenstructuur evenwichtig. U kunt bij het vaststellen van de activiteitenstructuur de volgende punten in overweging nemen: • • Maak de activiteitenstructuur zo tijdloos mogelijk.

maar maak een activiteithoofdgebied VPRODINFO voor de verkoopafdeling. Klantenservice en Administratie. bijvoorbeeld in de eerste letter van de code van het activiteithoofdgebied. De standaardomschrijving wordt automatisch overgenomen in de notitie van de activiteit.subgebied. Als u relatief veel telefonische klantenservice biedt. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). zodat het makkelijker is om gelijksoortige activiteiten gezamenlijk af te werken. Voer de overige activiteithoofdgebieden op dezelfde manier in. SOFTWARE en MISC voor de gelijknamige artikelgroepen. 5. 4. De prioriteit kunt u selecteren als u een activiteit invoert. zodat het makkelijker is om prioriteiten te stellen.102 • • • • Algemeen Het kan handig zijn om de afdelingsstructuur binnen uw eigen bedrijf te verwerken in de activiteitenstructuur. maak dan niet één subgebied TELEFOON in activiteithoofdgebied KSERVICE. waarbinnen u alle tijdelijke acties als activiteitsubgebieden vastlegt. Kies Toevoegen (ALT+T) voor elk activiteitsubgebied binnen het huidige activiteithoofdgebied. Voor activiteitsubgebied ENEWS van activiteithoofdgebied VERK kunt u bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief per e-mail verstuurd’ als standaardomschrijving invoeren. 7. Houd vooraf rekening met ‘tijdelijke acties’. Voer de velden Act. SOFTWARE en MISC voor de gelijknamige artikelgroepen. Zo legt u uw activiteitenstructuur vast: 1. Maar u kunt ook binnen elk activiteithoofdgebied een activiteitsubgebied TIJDELIJK vastleggen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Activiteithoofdgebieden. Activiteithoofdgebieden die beginnen met een V. Omschrijving activiteitsubgebied en Standaardomschrijving activiteit in. en kan u veel invoerwerk besparen. MIDDEL en LAAG. Medewerkers kunnen dan de eerste letter van hun afdeling in het veld Activiteithoofdgebied invoeren. Kies Document/Stamgegevens administratie/Activiteitprioriteiten. met daarbinnen de subgebieden HARDWARE. maar maak een activiteithoofdgebied KSERVTEL voor de telefonische klantenservice. Splits zeer frequente activiteiten uit in categorieën. . Groepeer gelijksoortige activiteiten zoveel mogelijk als subgebieden in een activiteithoofdgebied. 3. 6. Leg de prioriteitsniveaus vast die u onderscheidt. K en A zijn respectievelijk voor de afdelingen Verkoop. I. Maak bijvoorbeeld een activiteithoofdgebied TIJDELIJK aan.hfdgebd in. Voorkom dat activiteiten die maar een paar weken of maanden duren uw structuur vertroebelen. Drie activiteitprioriteiten HOOG. 2. Wij raden u aan om drie tot maximaal zeven prioriteiten te onderscheiden. analyses uit te voeren en het werk te verdelen. met daarbinnen de subgebieden HARDWARE. Inkoop. en daarna met F4 snel de juiste code kiezen. Voer de velden Activiteithoofdgebied en Omschr act. Maak voor het versturen van productinformatie geen aparte hoofdgebieden PRINFHARD. PRINFSOFT en PRINFMISC.

2. een kerstkaart. medewerkers. Zolang u geen gebruikersvelden gebruikt. Met die optie kunt u ook voor beide soorten velden de standaardomschrijving wijzigen in een betekenisvolle omschrijving voor uw bedrijf. Hiermee kunt u bijvoorbeeld vastleggen of de relatie de nieuwsbrief ontvangt.8 Relatiebeheer 103 Afbeelding 8. of de branche. Kies Bestand/Relatiebeheer/Medewerkers. . Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Zo voert u uw medewerkers in: 1. In beide gevallen is het nodig dat u uw medewerkers in AccountView invoert. De standaardomschrijving wordt automatisch overgenomen in de notitie van de activiteit.2. Hiermee kunt u bijvoorbeeld de status van de relatie vastleggen (HOT. Aankruisvelden kunt u markeren (‘ja’ of ‘van toepassing’) of demarkeren (‘nee’ of ‘niet van toepassing’). 3. Een activiteithoofdgebied VERK voor het versturen van productinformatie. WARM. Kies Bewerken/Gebruikersvelden om gebruikersvelden in gebruik te nemen (markeer Aanwezig). Zij kunnen dan snel hun eigen activiteiten selecteren. is de tab niet zichtbaar. Medewerkergroepen. kostenplaatsen en afdelingen ( ) Gebruikersvelden vastleggen Op de tab Gebr. Als u al beschikt over de module Urenregistratie is dit waarschijnlijk al gebeurd. met daarbinnen verschillende subgebieden. In lijstvelden kunt u een waarde uit een lijst selecteren. COLD. enzovoort. Voer de gegevens in het venster in. Ook kunt u medewerkers via relatiebeheerfuncties aan bedrijven koppelen.velden van bedrijven en contactpersonen kunt u informatie vastleggen die u nodig hebt voor uw eigen bedrijfsvoering. U moet minimaal de velden Medewerker en Naam invoeren. Activiteitenstructuur onderhouden (113) Medewerkers invoeren Om uw activiteiten efficiënt af te werken kunt u ze aan medewerkers toekennen. LOST). met Medewerkerfuncties bij bedrijven.

Zo kunt u bijvoorbeeld een lijst met rayons aanmaken. Kies Opties/Gebruikerslijsten en voer een lijst in. dan moet u dat nu handmatig doen. en kies Voltooien. vensters en menu’s kunt toevoegen. Kies Opties/Gebruikerslijsten. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER).104 Algemeen Kies uw gebruikersvelden zorgvuldig. en voer voor elk veld de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw) in. waarmee u uw eigen velden. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven. en gericht op de lange termijn. 3-CUST (Klant) en 4-KEY (Key account). en voer voor elk veld de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw) in. Afbeelding 8. • Markeer Aanwezig voor de gebruikersvelden die u wilt gebruiken. Kies Bestand/Administraties. 5. 7. Maak een analyse van de essentiële kenmerken waarop u uw relaties en/of contactpersonen wilt kunnen selecteren. Voor het type klant kunt u bijvoorbeeld de lijst TYPE gebruiken. als u een lijst wilt gebruiken. en u hebt de bestanden niet automatisch laten organiseren. Houd ook een aantal gebruikersvelden vrij voor toekomstig gebruik. Markeer Aanwezig voor de gebruikersvelden die u wilt gebruiken. selecteer uw administratie. en doe hetzelfde voor die gebruikersvelden. Als u een gebruikersveld hebt ge(de)activeerd (kolom Aanwezig). tab Waarden. 6. 2. 8. 4. • Controleer de gewijzigde lijst. met de waarden 1-GEEN (Geen klant). • Kies Volgende. Zo legt u gebruikersvelden vast: 1.en aankruisvelden. als u een lijst wilt koppelen. Kies Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen. U kunt één lijst aan meerdere lijstvelden koppelen. U moet nu nog de mogelijke lijstwaarden vastleggen voor de gebruikerslijstvelden. en kies Document/Organiseren/Administratie. en deze koppelen aan de velden Rayon Verkoop en Rayon Marketing. Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS aan te schaffen. Kies Bewerken/Gebruikersvelden. • Kies een gebruikerslijst in Lijst. 3. 2-LEAD (Prospect).3. Selecteer een gebruikerslijstveld. . lijsten. Oud is gemarkeerd als u een veld hebt uitgeschakeld (omdat u dit veld niet wilt gebruiken).

8

Relatiebeheer

105

9. Voer één of meer waarden in voor het geselecteerde gebruikerslijstveld.
10. Doe hetzelfde voor de overige gebruikerslijstvelden die u hebt hernoemd.
Gebruikersvelden onderhouden (113)

E-mailsjablonen en e-mailactiviteitsjablonen
Het aanmaken van e-mails kunt u vereenvoudigen door e-mailsjablonen te definiëren voor veelvoorkomende e-mails (zie
Invoersjablonen aanmaken [132]). U kunt automatisch een activiteit laten genereren bij het versturen van e-mail. Met behulp van een
e-mailactiviteitsjabloon hoeft u de stamgegevens van een activiteit slechts één keer op te geven. De stamgegevens van deze
activiteiten legt u vast in e-mailactiviteitsjablonen. U maakt eerst een e-mailsjabloon aan en daarna een e-mailactiviteitsjabloon. In de
e-mailactiviteitsjabloon selecteert u de e-mailsjabloon en voert de stamgegevens van de activiteit in.
Zo gebruikt u e-mailactiviteitsjablonen:
1. Kies Document/Stamgegevens systeem/E-mailsjablonen.
2. Maak een e-mailsjabloon aan.
3. Kies Document/Stamgegevens administratie/E-mailactiviteitsjablonen.
4. Selecteer de E-mailsjabloon.
5. Leg de stamgegevens van de activiteit vast.
6. Kies Opties/E-mail.
7. Selecteer de E-mailsjabloon op de tab Bericht.
8. Markeer E-mail in activiteit bewaren op de tab Activiteit.
Op de tab Activiteit worden de stamgegevens van de activiteit ingevoerd.

8.5 Relatiebeheer gebruiken
Het basisvenster voor het gebruik van de relatiebeheermodules is Bedrijven (Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven). In de volgende
paragrafen leest u, hoe u efficiënt uw relaties en activiteiten invoert, activiteiten afwerkt en informatie opvraagt.
De relatiebeheermodules maken gebruik van combinatievensters, waarmee u gemakkelijk door uw gegevens kunt bladeren,
bijvoorbeeld activiteiten per bedrijf (Bedrijven - Activiteiten) of bedrijven per medewerker (Medewerkers - Bedrijven).
Combinatievensters gebruiken (

)

Zo gebruikt u combinatievensters in relatiebeheer:
1. Bepaal de informatie die u wilt opvragen, bijvoorbeeld contactpersonen per bedrijf.
2. Open het hoofdvenster Bedrijven met Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven.
3. Kies Zoeken/Contactpersonen (CTRL+P) of de knop bovenin het venster Bedrijven. Het subvenster Contactpersonen wordt
geopend.
4. Druk op CTRL+TAB om het hoofdvenster weer te activeren.
5. Met de pijltoetsen kun u nu gemakkelijk door de contactpersonen per bedrijf bladeren.
Op dezelfde manier kunt u zowel vanuit het hoofd- als subvenster nieuwe subvensters opvragen, zoals activiteiten per bedrijf, of
activiteiten per contactpersoon.
Kies Beeld/Venster-knoppenbalk wijzigen om de indeling van de knoppenbalk van het venster te wijzigen.

106

Algemeen

Relaties invoeren
Relaties (en de bijbehorende contactpersonen) kunt u het beste in het basisvenster Bedrijven invoeren
(Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven). U hebt meerdere mogelijkheden om dit te doen:

Een nieuwe relatie inclusief contactpersoon invoeren: Bewerken/Visitekaartje invoeren (module Verkoopinformatiesysteem)
U selecteert dan ook meteen de relatiebeheerfunctie (Relatiebeheerfunctie) tussen de relatie en de contactpersoon.
Een nieuwe relatie zonder contactpersoon invoeren: Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N)
Een nieuwe contactpersoon voor een relatie invoeren: Relatie selecteren; Zoeken/Contactpersonen; Bewerken/Toevoegen
(CTRL+INS/CTRL+N)
Wijzig zonodig de relatiebeheerfunctie (Relatiebeheerfunctie) tussen de relatie en de contactpersoon. De standaardfunctie wordt
automatisch ingevoerd.
Als u een nieuwe relatie invoert, kunt u ook alvast de debiteur/crediteur-informatie invoeren, zodat deze informatie al bestaat op
het moment dat een relatie wordt omgezet in een debiteur of crediteur. Hierdoor wordt bijvoorbeeld het aanmaken van offertes
eenvoudiger: Betalingsconditie, Prijslijst artikelprijzen, Prijslijst percentages, BTW-code en BTW-nummer (op tab Subadmin).
Met invoersjablonen kunt u het invoeren vereenvoudigen (zie Stamgegevens met invoersjablonen toevoegen [132]).
Als de module Verkoopinformatiesysteem beschikbaar is, kunt u met Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Financieel
II in Grb.rek debiteuren en Grb.rek crediteuren een standaardverzamelrekening voor debiteuren en crediteuren vastleggen. Als
een relatie in een debiteur of crediteur wordt omgezet, wordt deze rekening als standaardwaarde voorgesteld.
U kunt de velden met de debiteur/crediteur-informatie en de standaardverzamelrekeningen met Uitgebreide toegangsbeveiliging
eventueel beveiligen (zie Uitgebreide toegangsbeveiliging [139]).
Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven/F6 (F1); Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen/F6 (F1); Relaties onderhouden (112)

Activiteiten invoeren
U hebt meerdere mogelijkheden om activiteiten in te voeren. Natuurlijk kunt u algemene activiteiten altijd invoeren met
Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) in het basisvenster Activiteiten (Bestand/Relatiebeheer/Activiteiten). Maar als u
activiteiten invoert voor relaties of contactpersonen, of als u altijd activiteiten voor uzelf invoert, kunt u beter met combinatievensters
werken. Die informatie wordt dan automatisch ingevoerd.
Kies Document/Notitie maken in het venster Activiteiten als u snel een telefoontje als activiteit wilt invoeren. U kunt dan
meteen de relatie selecteren en de notitie invoeren. De overige gegevens kunt u rustig invoeren als u hebt neergelegd.
Relaties onderhouden (112)
Zo voert u een activiteit voor een relatie in:
1. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven.
2. Selecteer de relatie.
3. Kies Zoeken/Activiteiten.
4. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
5. Voer in ieder geval iets bij de velden Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Notitie activiteit en Medewerker in. Bij Bedrijf
is de geselecteerde relatie al ingevoerd.
6. Controleer de overige velden en kies OK.
7. Druk eventueel op CTRL+TAB om het hoofdvenster weer te activeren en een nieuwe activiteit voor een andere relatie in te voeren.
Zo voert u een activiteit voor een contactpersoon in:
1. Kies Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen.
2. Selecteer de contactpersoon.

8
3.
4.
5.
6.
7.

Relatiebeheer

107

Kies Zoeken/Activiteiten.
Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
Voer in ieder geval iets bij de velden Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Notitie activiteit, Bedrijf en Medewerker in. Bij
Contactpersoon is de geselecteerde contactpersoon al ingevoerd.
Controleer de overige velden en kies OK.
Druk eventueel op CTRL+TAB om het hoofdvenster weer te activeren en een nieuwe activiteit voor een andere contactpersoon in
te voeren.

Zo voert u meerdere activiteiten voor uzelf in:
1. Kies Bestand/Relatiebeheer/Medewerkers.
2. Selecteer uzelf.
3. Kies Zoeken/Activiteiten.
4. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
5. Voer in ieder geval iets bij de velden Activiteithoofdgebied, Activiteitsubgebied, Notitie activiteit en Bedrijf in. Bij Medewerker
is de geselecteerde medewerker al ingevoerd.
6. Controleer de overige velden en kies OK.
7. Druk eventueel op CTRL+TAB om het hoofdvenster weer te activeren en een nieuwe activiteit voor een andere medewerker in te
voeren.
⌧ Verkoopinformatiesysteem
Zo voert u meerdere activiteiten tegelijk in:
1. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven.
2. Kies Beeld/Selecteren of markeer de gewenste bedrijven waarvoor u de activiteiten wilt aanmaken. Op de laatste tab van het
venster Activiteiten genereren hebt u nog de gelegenheid om bedrijven toe te voegen of te verwijderen, voordat de activiteiten
worden aangemaakt.
3. Kies Bewerken/Activiteiten genereren.
4. Voer de gegevens in het venster in. Druk op F1 voor meer informatie.

Activiteiten afwerken
Activiteiten kunt u het beste in het basisvenster Activiteiten afwerken (Bestand/Relatiebeheer/Activiteiten).
⌧ Verkoopinformatiesysteem
Als medewerkers aan activiteiten zijn gekoppeld, kunt u activiteiten ook afwerken vanuit het venster Medewerkers - Activiteiten.
U beperkt de lijst dan automatisch tot uw eigen activiteiten.
Zo werkt u activiteiten af:
1. Kies Bestand/Relatiebeheer/Activiteiten.
2. Kies Beeld/Weergaven beheren, Niet afgewerkt, Toepassen. Het venster toont nu alleen niet afgewerkte activiteiten.
3. Kies eventueel Beeld/Selecteren om de getoonde activiteiten verder te beperken.
4. Dubbelklik eventueel op de kolommen in het venster om de activiteiten op een andere manier te sorteren.
5. Voer de eerste activiteit uit. Kies eventueel Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) om de volledige notitie op te vragen.
6. Kies Bewerken/Activiteit afgewerkt (SHIFT+F2). De activiteit wordt als Afgewerkt gemarkeerd in het veld Activiteitstatus. Het
veld Einddatum wordt automatisch ingevoerd.
7. U kunt nu de volgende activiteit uitvoeren en als afgewerkt markeren.

108

Algemeen

Extra relatiebeheerinformatie opvragen
⌧ Verkoopinformatiesysteem
Als u beschikt over de module Verkoopinformatiesysteem, kunt u extra relatiebeheerinformatie opvragen vanuit het basisvenster
Bedrijven (Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven). U hebt meerdere mogelijkheden om dit te doen:



Openstaande posten van een debiteur of crediteur opvragen:
Kies Zoeken/Openstaande posten (F5).
Verkoop- of inkoopinformatie van een debiteur of crediteur opvragen:
Kies Zoeken/Verkooporders of Zoeken/Inkooporders.
Projectinformatie van een debiteur of crediteur opvragen:
Kies Zoeken/Projecten.
Lopende of historische handelsgegevens van een debiteur of crediteur opvragen:
Kies Zoeken/Artikelregels (ook in de vensters Debiteuren en Crediteuren):
• Zoeken/Artikelregels, Verkooporders per debiteur
• Zoeken/Artikelregels, Uitgifte-opdrachten per debiteur
• Zoeken/Artikelregels, Verkoopfacturen per debiteur
• Zoeken/Artikelregels, Verkoophistorie per debiteur
• Zoeken/Artikelregels, Offertes per bedrijf
• Zoeken/Artikelregels, Offertehistorie per bedrijf
• Zoeken/Artikelregels, Inkooporders per leverancier
• Zoeken/Artikelregels, Ontvangsten per leverancier
• Zoeken/Artikelregels, Inkoopfacturen per leverancier
• Zoeken/Artikelregels, Inkoophistorie per leverancier
Artikelregels uit handelsstromen opvragen (

)

8.6 Gepersonaliseerde mailingen versturen
⌧ Verkoopinformatiesysteem
U kunt mailingen rechtstreeks vanuit AccountView versturen. U combineert een samenvoegbrief in Microsoft Word met
AccountView-bedrijfsgegevens tot gepersonaliseerde brieven of e-mails. Het werken met samenvoegbrieven kent vier stappen:

Per e-mailadres van bedrijven en contactpersonen toestemming voor gebruik voor mailings registreren
Deze stap is niet noodzakelijk, maar maakt het eenvoudiger te voorkomen dat u e-mailadressen ten onrechte voor mailings
gebruikt. In de vensters Stamgegevens bedrijf en Stamgegevens contactpersoon legt u vast of u expliciet toestemming hebt
gekregen om het e-mailadres voor dat doel te gebruiken. U kunt dan tijdens het genereren van de brieven adressen uitsluiten
waarvoor die toestemming ontbreekt.
Weergaven voor samenvoegbrieven aanmaken
Een nieuwe samenvoegbrief maakt u altijd aan op basis van een weergave in een venster, met name de relatiebeheervensters
zoals Bedrijven, Debiteuren of Opportunities. Alleen kolommen die in een weergave voorkomen, kunnen als samenvoegveld in
het Microsoft Word-document worden opgenomen.

8

Relatiebeheer

109

De layout van de samenvoegbrief aanmaken
Voordat u een gepersonaliseerde mailing de deur uit doet, maakt u een samenvoegbrief aan in Microsoft Word. Dit
hoofddocument bevat de algemene tekst, en samenvoegvelden op de plaats waar de gegevens uit AccountView moeten worden
overgenomen.
• De samenvoegbrieven genereren
Als u beschikt over een samenvoegbrief met de juiste layout, kunt u vanuit AccountView eenvoudig de daadwerkelijke brieven
of e-mails genereren. U kunt deze controleren in Microsoft Word voordat u alles afdrukt op per e-mail verstuurt.
Als u wilt, kunt u automatisch activiteiten aanmaken, waarin u registreert dat u de brief of de e-mail hebt verstuurd. Bovendien kunt
u een snelkoppeling naar de verstuurde brief laten aanmaken op de tab Documenten van het venster Stamgegevens activiteit.

Weergaven gebruiken voor samenvoegbrieven
Het maakt nogal wat uit of u een algemene mailing aan al uw relaties wilt sturen of bijvoorbeeld alleen de status van alle projecten
aan de opdrachtgevers wilt doorgeven. Door de weergaven uit AccountView-vensters te gebruiken, bepaalt u zelf welke
samenvoegvelden u in een samenvoegbrief kunt selecteren.
Ter ondersteuning is in de verschillende relatiebeheervensters de weergave Samenvoegbrief beschikbaar. Deze weergave toont altijd
een aantal kolommen die handig zijn als samenvoegvelden. In het venster Bedrijven zijn dat bijvoorbeeld de kolommen Adres,
Bezoekadres, Aanhef administratiecontactpersoon, Bedrijfsnaam en Contactpersoon.
Naast de standaardweergaven kunt u uiteraard zelf extra weergaven voor samenvoegbrieven aanmaken en bewaren.
Zo maakt u weergaven voor samenvoegbrieven aan:
1. Open het venster waarin u de nieuwe weergave wilt aanmaken, bijvoorbeeld Bedrijven.
2. Als u beschikt over AccountView Business, kies dan Beeld/Kolommen om kolommen toe te voegen of te verwijderen. De
kolommen die u in de weergave bewaart, zijn beschikbaar als samenvoegvelden in het Microsoft Word-document.
3. Kies eventueel Beeld/Selecteren om een gegevensselectie te maken. Bij het genereren van de samenvoegbrieven kunt u deze
gegevensselectie gebruiken door Selectie uit weergave samenvoegbrief te kiezen.
4. Kies Beeld/Weergave bewaren als en voer een naam voor de weergave in.
Werken met weergaven (

)

Samenvoegbrieven aanmaken
Omdat weergaven de basis zijn voor samenvoegbrieven, is het logisch dat u samenvoegbrieven rechtstreeks vanuit bepaalde vensters
kunt aanmaken. U kunt de wizard Samenvoegbrief aanmaken starten in de vensters Abonnementen, Activiteiten, Artikelhistorie,
Bedrijven, Crediteuren, Debiteuren, Opportunities en Projecten (afhankelijk van uw licentie).
U legt eerst een aantal gegevens vast in AccountView, waarna u de samenvoegbrief in Microsoft Word kunt opmaken en opslaan. Dit
is de layout, of het hoofddocument, die u later gebruikt voor een gepersonaliseerde mailing vanuit AccountView.
Het is ook mogelijk handmatig samenvoegbrieven aan te maken met Document/Stamgegevens
administratie/Samenvoegbrieven. Wij raden u echter aan om samenvoegbrieven aan te maken met de wizard. Het juiste
venster, en de gekozen weergave in het venster, zijn dan al automatisch geselecteerd, en het Microsoft Word-document wordt
direct gekoppeld.
Kies Document/Mailing en markeer Samenvoeg-gegevensbestand als u samenvoegbrieven wilt aanmaken in een andere
applicatie dan Microsoft Word.

110

Algemeen

Afbeelding 8.4. Eenvoudig samenvoegbrieven aanmaken met behulp van de wizard

Zo maakt u samenvoegbrieven aan:
1. Open het venster op basis waarvan u een samenvoegbrief wilt aanmaken, bijvoorbeeld Bedrijven.
2. Selecteer de juiste weergave, bijvoorbeeld Samenvoegbrief. Zo ziet u welke kolommen beschikbaar zullen zijn als
samenvoegvelden.
3. Kies Bewerken/Samenvoegbrieven/Aanmaken.
4. Voer Samenvoegbriefcode en Omschr samenv.brief voor de samenvoegbrief in.
5. Voer de bestandsnaam en de map van de samenvoegbrief in. We raden u aan om uw samenvoegbrieven op een centrale plaats op
het netwerk te bewaren (bijvoorbeeld F:\AV_Samenvoeg), zodat iedereen alle samenvoegbrieven kan selecteren en
bewerken.
Als u de samenvoegbrief als Word 2007-bestand wilt opslaan, gebruikt u de extensie *.docx, bijvoorbeeld mailing.docx.
6. Voer eventueel Uitgebreide omschr in.
7. Controleer of de juiste weergave is geselecteerd. U kunt hier nog een andere weergave kiezen.
8. Kies Volgende en Voltooien. De lege samenvoegbrief wordt aangemaakt in Microsoft Word. U kunt nu de brief opstellen en
opmaken. De AccountView-samenvoegvelden van de gekozen weergave vindt u onder de knop Samenvoegveld invoegen (Insert
Merge Field) op de werkbalk Afdruk samenvoegen (Mail Merge) van Microsoft Word. Zie voor meer informatie de
documentatie van Microsoft Word. Als u de brief hebt gemaakt, kunt u het bestand bewaren en Microsoft Word afsluiten. U
keert terug in AccountView.
Als u om een of andere reden de samenvoegbrief niet kunt afmaken, of u wilt de samenvoegbrief op een later moment wijzigen, dan
kunt u Bewerken/Samenvoegbrieven/Bewerken kiezen. In het venster Samenvoegbrieven ziet u alleen de brieven die horen bij het
geopende venster. Selecteer de samenvoegbrief en kies Bewerken/MS Word-samenvoegbrief om deze te openen in Microsoft
Word.
Als u een aangemaakte samenvoegbrief wilt verwijderen, dan kunt u dit doen met Document/Stamgegevens
administratie/Samenvoegbrieven en Bewerken/Verwijderen (CTRL+DEL). Overigens blijft het Microsoft Word-document wel
bestaan.

Samenvoegbrieven genereren
Op basis van de hoofddocumenten die u hebt aangemaakt in Microsoft Word, kunt u vanuit AccountView heel gemakkelijk de
daadwerkelijke brieven of e-mails genereren, waarin alle adresgegevens en andere velden zijn opgenomen. Als u kiest voor het
genereren van e-mails, dan worden die meteen ook verstuurd.
Om het aantal brieven of e-mails dat wordt gegenereerd te beperken, hebt u twee opties:

Als u Inhoud per e-mail of Bijlage per e-mail kiest. Afbeelding 8. en in deze weergave ook een selectie opgenomen.8 Relatiebeheer 111 • Selectie bewaard in weergave samenvoegbrief U hebt zelf een aparte weergave bewaard voor de samenvoegbrief in een van de relatiebeheervensters. wordt het bij het genereren overgeslagen. Voer Samenvoegbriefcode in. Selecteer in Samenvoegtype wat u met de samenvoegbrieven wilt doen. of de huidige selectie. • Er is sprake van dubbele gegevens (als Ontdubbelen was gemarkeerd). Kies daarom eerst In Microsoft Word tonen om de samenvoegbrief te controleren. worden alle brieven meteen afgedrukt of per e-mail verstuurt. 8. Samengevoegde brief bewaren en Ontdubbelen. Kies eventueel Beeld/Selecteren om het aantal samenvoegbrieven te beperken. Als u Afdrukken. Inhoud per e-mail of Bijlage per e-mail kiest. • Huidige selectie in venster U hebt op het moment dat u een mailing gaat versturen een selectie gemaakt in het venster. Markeer eventueel Activiteit automatisch aanmaken. 2. In de wizard Samenvoegbrief genereren kiest u dan Selectie uit weergave samenvoegbrief als bereik. 5. Kies Volgende en Genereren. 3. De wizard Samenvoegbrief genereren Zo genereert u samenvoegbrieven: 1. 7. In dit rapport ziet u bijvoorbeeld welke gegevens werden uitgesloten. Open het venster op basis waarvan de samenvoegbrief is aangemaakt. kunt u in een volgend venster Uitsluitend e-mailadressen waarvoor mailings is toegestaan markeren. 9. bijvoorbeeld Bedrijven. 6. In de wizard kiest u dan zoals gebruikelijk Geselecteerde.5. Kies Bewerken/Samenvoegbrieven/Genereren. . 4. Geef in Bereik aan of u de selectie uit de weergave wilt gebruiken. Druk op F1 voor meer informatie. Als in de vensters Stamgegevens bedrijf of Stamgegevens contactpersoon bij een e-mailadres niet is aangegeven dat gebruik voor mailings is toegestaan. Gemarkeerde of Alle gegevens als bereik. Kies Afdrukvoorb als u het resultaat wilt controleren. Redenen voor uitsluiting kunnen zijn: • Er is geen bedrijf gekoppeld. • Er is geen e-mailadres ingevoerd (als Samenvoegtype per e-mail was geselecteerd). nadat deze zijn gegenereerd.

• Relatiebeheerfuncties onderhouden In de loop van de tijd kan het voorkomen dat u de relatiebeheerfuncties wilt toevoegen of verwijderen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Relatiebeheerfuncties. of de documenten van alle relaties exporteren. • Controleren of er contactpersonen zijn waaraan geen bedrijf is gekoppeld: Kies Rapporten/Contactpersonen zonder bedrijf in het venster Contactpersonen. gebruikersvelden herzien. . hoe groter de noodzaak om uw relatiegegevens te onderhouden: nieuwe activiteiten onderbrengen in de activiteitenstructuur. Zo voegt u een relatiebeheerfunctie toe: 1. U kunt eventueel meerdere relaties selecteren met SPATIE. Bedrijven. verouderde stamgegevens blokkeren of verwijderen enzovoort.112 Algemeen 8. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) en voeg de relatiebeheerfunctie toe. Contactpersonen. • Selecteer de regel met het bedrijf en de contactpersoon (of medewerker) waarvan u de relatiebeheerfunctie wilt wijzigen. contactpersonen of activiteiten verwijderen: Hiervoor is de optie Bewerken/Gemarkeerde verwijderen beschikbaar. Markeer het veld Geblokkeerd op tab Algemeen. Bedrijven of contactpersonen (tijdelijk) blokkeren voor gebruik: Selecteer de relatie in het venster Bedrijven of Contactpersonen en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Het is niet mogelijk gegevens te verwijderen die ergens anders in AccountView nog worden gebruikt. Activiteiten. • Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). ⌧ Verkoopinformatiesysteem • Documenten (tab Documenten) van een relatie en/of de bijbehorende activiteiten en contactpersonen in een map plaatsen: Selecteer de relatie in het venster Bedrijven en kies Document/Documenten exporteren. bijvoorbeeld als een bedrijf dubbel voorkomt. • Activiteiten en contactpersonen bij een andere relatie onderbrengen (bijvoorbeeld na een fusie of overname): Selecteer de huidige relatie in het venster Bedrijven en kies Bewerken/Activiteiten en contactpers verplaatsen. Medewerkerfuncties bij bedrijven en als u over de module Verkoopinformatiesysteem beschikt ook in de vensters Bedrijffuncties bij projecten en Medewerkerfuncties bij projecten. Relaties onderhouden De relatiebeheermodules bevatten verschillende onderhoudsopties voor relaties: • • • Een relatie ‘promoveren’ tot debiteur of crediteur: Selecteer de relatie in het venster Bedrijven en kies Document/Relatie naar deb/cred omzetten. De relatiebeheerfunctie tussen bedrijven en contactpersonen (of medewerkers) wijzigen: • Kies Document/Stamgegevens administratie/Contactpersoonfuncties bij bedrijven (of Document/Stamgegevens administratie/Medewerkerfuncties bij bedrijven). In deze paragraaf vindt u in het kort hoe u dat kunt doen. Deze optie is beschikbaar in de vensters Bedrijven. • Wijzig het veld Relatiebeheerfunctie.7 Relatiebeheer onderhouden Hoe meer er met de relatiebeheermodules wordt gewerkt. Contactpersoonfuncties bij bedrijven. 2. Verplaats eventueel eerst contactpersonen en activiteiten naar een ander bedrijf voordat u een bedrijf verwijdert.

6. Wel kunt u het oude activiteithoofdgebied blokkeren voor verder gebruik. is het beschikbaar voor gebruik. ‘Postmaster’ en ‘Webmaster’ in plaats van alleen ‘Systeembeheerder’). 3. moet u dan wel de oude én de nieuwe activiteitcodes selecteren. 4. en u beschikt nog over ongebruikte gebruikersvelden.of subgebied hebt ingevoerd. Voor lijstvelden moet u daarna nog de mogelijke lijstwaarden vastleggen met Opties/Gebruikerslijsten. Controleer voor elke regel of de nieuwe relatiebeheerfunctie van toepassing is. Kies Bewerken/Verwijderen (CTRL+DEL). Zie Gebruikersvelden vastleggen [103]. Kies Document/Stamgegevens administratie/Relatiebeheerfuncties als het venster leeg is.of subgebiedcodes toevoegen. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) als dat het geval is. Als het toch nodig is om de activiteitenstructuur te wijzigen. zal het onderhoud voornamelijk bestaan uit het toevoegen van nieuwe activiteitsubgebieden.8 3. Kies voor elke regel Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Als u historische analyses wilt uitvoeren. 5. In tegenstelling tot relatiebeheerfuncties. en beperk het overzicht tot de relatiebeheerfunctie die u wilt verwijderen.of subgebiedcode voor die resterende activiteiten handmatig wijzigen. Zo blokkeert u een activiteithoofdgebied: 1. Vervolgens volgt u de voorgaande werkwijze voor verwijderen. Document/Stamgegevens administratie/Medewerkerfuncties bij bedrijven (F1) Activiteitenstructuur onderhouden Als de activiteitenstructuur goed is opgezet. voegt u eerst die nieuwe relatiebeheerfuncties toe in het venster Relatiebeheerfuncties. Zo verwijdert u een relatiebeheerfunctie: 1. Selecteer de relatiebeheerfunctie die u wilt verwijderen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Activiteithoofdgebieden. Als u een gebruikersveld wilt toevoegen. 2. 3. 4. en wijzig het veld Relatiebeheerfunctie. Daarvoor is het aantal activiteiten te groot. Kies Beeld/Selecteren. en vervolgens de activiteithoofd. In deze paragraaf vindt u in het kort hoe u dat kunt doen. 2. kunt u het gebruikersveld activeren en hernoemen met Bewerken/Gebruikersvelden. waarbij u de oude relatiebeheerfunctie steeds wijzigt in één van de nieuwe relatiebeheerfuncties. 4. . Gebruikersvelden onderhouden In de loop van de tijd kan het voorkomen dat u de gebruikersvelden wilt toevoegen of verwijderen. Voor de resterende activiteiten kunt u activiteithoofd. Kies het overzicht van de relatiebeheerfunctie (bijvoorbeeld Document/Stamgegevens administratie/Contactpersoonfuncties bij bedrijven). Relatiebeheer 113 Kies het overzicht van de relatiebeheerfunctie (bijvoorbeeld Document/Stamgegevens administratie/Contactpersoonfuncties bij bedrijven). Markeer het veld Geblokkeerd op tab Algemeen. en wijzig het veld Relatiebeheerfunctie. kunt u overwegen om de betekenis (de omschrijving) van één code zó te wijzigen. Om een relatiebeheerfunctie te splitsen in twee of meer nieuwe relatiebeheerfuncties (bijvoorbeeld ‘Netwerkbeheerder’. zal het in de meeste gevallen ondoenlijk zijn om de activiteitenstructuur met ‘terugwerkende kracht’ te wijzigen. Selecteer het activiteithoofdgebied dat u wilt blokkeren. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). en wellicht een enkel activiteithoofdgebied. Zodra u een nieuw activiteithoofd. dat die voor het grootste deel van de activiteiten van toepassing is.

Wijzig de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw). Kies Opties/Gebruikerslijsten. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven (of Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen) als het gebruikerslijstveld geen waarden meer heeft. Selecteer het gebruikersveld dat u wilt opofferen. 4. lijsten. tab Gebr. waarmee u uw eigen velden.114 Algemeen Als er geen ongebruikte gebruikersvelden meer zijn. 3. 2. Hernoem het gebruikersaankruisveld met Bewerken/Gebruikersvelden. Offertes op basis van opportunities aanmaken (124) . 5. In combinatie met de module Customer Relationship Management kunt u offertes aanmaken op basis van opportunities. Activiteiten worden automatisch geregistreerd. Selecteer voor elk bedrijf (of contactpersoon) de juiste waarde in het hernoemde gebruikersaankruisveld. Zo geeft u een bestaand gebruikerslijstveld een nieuwe betekenis: 1. • Selecteer het gebruikersaankruisveld in Veld.8 Activiteiten op basis van offertes aanmaken In combinatie met de module Offertes kunt u automatisch activiteiten aanmaken op basis van offertes. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven (of Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen). • het omzetten van de offerte in een verkooporder (de offerte is geaccepteerd door de debiteur). als de status van de offerte wordt gewijzigd door: • het afdrukken van een definitieve offerte. U moet nu nog de mogelijke lijstwaarden vastleggen voor het hernoemde gebruikerslijstveld. tab Gebr. Kies Opties/Gebruikerslijsten. Kies Bewerken/Verwijderen (CTRL+DEL). 4. moet u een bestaand gebruikersveld opofferen om een nieuw gebruikersveld toe te voegen. • Markeer Aankruisveld demarkeren in Actie. 8. Selecteer voor elk bedrijf (of contactpersoon) de juiste waarde in het hernoemde gebruikerslijstveld. Zo geeft u een bestaand gebruikersaankruisveld een nieuwe betekenis: 1. Met deze activiteiten kunt u het offertetraject volgen en eventueel vervolgacties inplannen.velden. Offertes worden altijd aangemaakt ten aanzien van relaties. • het wijzigen van een definitief afgedrukte offerte. 7. 10. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven (of Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen). Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven (of Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen). • Kies OK. De werkwijze is verschillend voor lijst. Voer één of meer waarden in voor het geselecteerde gebruikersveld. Selecteer het gebruikersveld. en actitiviteiten bij deze opportunities registreren. 9. 5. 11. vensters en menu’s kunt toevoegen. Voor AccountView Business is het mogelijk om de uitbreidingsmodule BusinessModeller VIS aan te schaffen.en aankruisvelden.velden. • het afwijzen van de offerte. 2. 6. 3. Hernoem het gebruikerslijstveld met Bewerken/Gebruikersvelden. Kies Document/Per groep wijzigen om het veld leeg te maken: • Markeer Alle in Bereik. Wijzig de omschrijving in Omschrijving veld (nieuw). 8. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).

zodat u deze vanuit de activiteiten kunt raadplegen. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Offertes. De documenten worden getoond in Stamgegevens activiteit. Zo stelt u standaardactiviteiten voor offertes in: 1. De Activiteitstatus is altijd Afgewerkt. op de tab Documenten. 4.8 Relatiebeheer 115 Standaardactiviteiten voor offertes instellen U bepaalt in de instellingen welke activiteiten automatisch worden geregistreerd. .6. Selecteer het gewenste activiteithoofdgebied en de gewenste activiteiten. U kunt alleen activiteiten gebruiken die tot hetzelfde activiteithoofdgebied behoren. De activiteiten hebben een standaardomschrijving die verwijst naar de gebruikte optie en het offertenummer. 2. Standaardactiviteiten voor offertes aanmaken Standaardactiviteiten worden automatisch aangemaakt bij het uitvoeren van de volgende opties in het venster Offertes: • • • • Rapporten/Definitieve offerte Document/Offerte wijzigen Document/Verkooporder aanmaken Document/Offerte afwijzen Afbeelding 8. 3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Activiteithoofdgebieden en maak het gewenste activiteithoofdgebied en de gewenste activiteiten aan. In combinatie met de module Verkoopinformatiesysteem worden definitief afgedrukte offertedocumenten ook aan de activiteiten gekoppeld. Markeer Activiteiten aanmaken.

.

9. 9. prospect-/klantanalyse. Hiermee kunt u eenvoudig meerdere documentkoppelingen wijzigen of kopiëren. Deze module biedt u verder uitgekiende hulpmiddelen voor het beheren en selecteren van relatiegegevens. Na afloop van een verkooptraject kunt u evaluerende analyserapporten opstellen. Voor deze trajecten legt u een aantal stadia vast. Of u kunt een geselecteerde verzameling regels in één keer verwijderen. Zo kunt u makkelijk activiteiten aan een opportunity koppelen. deze te analyseren en ze daardoor met succes om te zetten in verkoopresultaten. Het venster Opportunities is het centrale venster in CRM. of betrokken medewerkers toevoegen bij een opportunity. als u dit in de instellingen hebt vastgelegd. waarbij u de mogelijkheid hebt om een streefomzet of een streefaantal opportunities in te voeren. Snelkoppelingen naar bestanden of mappen buiten AccountView kunt u centraal beheren en bewerken in het venster Documentkoppelingen. Op elk moment gedurende het verkooptraject kunt u de actuele situatie toetsen aan deze ingevoerde streefwaarden. wordt een activiteit geregistreerd bij de opportunity.1 Functionaliteit CRM Deze module is een uitbreiding op AccountView Business en de modules Verkoopinformatiesysteem en BusinessModeller VIS. Als de status van de offerte wordt gewijzigd. en het offertetraject vanuit opportunities volgen. Met de rapporten Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities kunt u gedetailleerde informatie uit de vastgelegde opportunity-gegevens afleiden om zo uw verkooptrajecten te analyseren. zodat u uw verkoopapparaat in de toekomst efficiënter kunt inzetten. Dankzij combinatievensters kunt u eenvoudig verbanden aanbrengen tussen de verschillende relatiebeheergrootheden. zoals concurrentie-analyse. De module is gericht op bedrijven in het MKB die te maken hebben met langere verkooptrajecten. In combinatie met de module Offertes kunt u offertes aanmaken op basis van opportunities. zoals Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities Hulpmiddelen voor het beheren en selecteren van relatiegegevens Documentkoppelingen centraal beheren Snel stamgegevens invoeren met invoersjablonen . Binnenkomende e-mail wordt automatisch geïmporteerd en als activiteit gekoppeld aan bedrijven en medewerkers. marketinganalyse en afwijzingsanalyse Branche-analyses uitvoeren aan de hand van standaardtabellen met branchecodes Extra stamgegevens bij bedrijven bijhouden (bijvoorbeeld omzetcategorie en medewerkerklasse) voor uitgebreidere analysemogelijkheden Opportunities analyseren vanuit verschillende invalshoeken aan de hand van standaardrapporten. Bovendien helpt de intelligente ontdubbelingsfunctie in het venster Bedrijven u bij het opschonen van bedrijven die ondanks de controles dubbel voorkomen. Customer Relationship Management U kunt de module Customer Relationship Management (hierna: CRM) gebruiken om gegevens van verkoopkansen (opportunities) vast te leggen. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: • • • • • • • • • • • • E-mail automatisch importeren uit Microsoft Outlook en als activiteit laten registreren met de juiste stamgegevens Volledige en eenduidige registratie van uw verkooptrajecten met opportunities Verkooptrajecten indelen in stadia om de voortgang te bewaken. Daarmee kunt u bijvoorbeeld op eenvoudige wijze gecompliceerde selecties maken of voor een groot aantal gegevens de waarde van een veld in één keer wijzigen. onder andere aan de hand van een opportunity-grafiek Offertes toevoegen en beheren vanuit opportunities (module Offertes) Activiteiten aanmaken voor opportunities Diverse analysemogelijkheden.

Als u branche-analyses wilt uitvoeren. telefoontjes en brieven worden in CRM vastgelegd als activiteit. Concurrentie-analyse U wilt bijvoorbeeld weten bij welke opportunities u de slag van de belangrijkste concurrent hebt gewonnen. Leg het sjabloon vast waarmee e-mail uit Microsoft Outlook wordt geïmporteerd en geregistreerd als activiteit. Bedenk van tevoren welke gegevens u wilt vastleggen bij de opportunities en welke informatie u er uiteindelijk uit wilt kunnen afleiden. Zo richt u CRM in: 1. Vooral de rapporten Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities kunt u gebruiken om gedetailleerde informatie uit de vastgelegde opportunity-gegevens af te leiden en zo uw verkooptrajecten te analyseren. Leg opportunitystadia vast voor de opportunities met Document/Stamgegevens administratie/Opportunitystadia/F6. zijn de stamgegevens van CRM van groot belang. Stamgegevens CRM vastleggen (120) Werkwijze CRM gebruiken Als u de module CRM hebt ingericht. In het vervolg van deze paragraaf vindt u een aantal voorbeelden van gebruiksmogelijkheden. Hieronder vindt u de werkwijze in het kort. . Bovenstaande werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven. is het van groot belang dat u de ingevoerde opportunities regelmatig bijwerkt. De binnenkomende en uitgaande email. met daarbij vermeld welke stamgegevens relevant zijn. moet u de structuur vastleggen waarop u uw CRM baseert. neem dan de branchecode-tabellen over in uw eigen administratie met Document/Basisgegevens bijwerken. Leg de overige stamgegevens vast die u wilt gebruiken om informatie uit de opportunities te halen. Werkwijze CRM inrichten Evenals bij de overige relatiebeheermodules.118 • • • Algemeen Een invoersjabloon als standaardinvoersjabloon voor een tabel aanwijzen Automatisch e-mailadressen laten invullen en activiteiten registreren Contactpersonen en activiteiten exporteren 9. Bij iedere opportunity kunt u daarom de belangrijkste concurrent invoeren en het product waarmee deze concurrent u bestrijdt.3 Voorbeelden van verkooptrajectanalyse binnen CRM U kunt met de module CRM op heel veel verschillende manieren uw verkooptrajecten analyseren. Voor het opvolgen van de opportunities maakt u activiteiten aan met Zoeken/Activiteiten in het venster Opportunities. 3. Deze werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk in detail beschreven. In CRM kunt u de meeste gegevens invoeren en opvragen in het venster Opportunities en de bijbehorende combinatievensters. Om op elk moment correcte analyses te kunnen uitvoeren. 5. Voor uitgebreidere analysemogelijkheden van uw opportunities kunt u extra gegevens invoeren bij bedrijven met Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven/F6/Classificatie. Deze belangrijkste concurrent is gewoon één van de bedrijven die u hebt ingevoerd in uw administratie en waarbij u Relatie is mijn concurrent op de tab Classificatie hebt gemarkeerd. Neem de gewenste gebruikerslijsten over met Document/Overnemen/Gebruikerswaarden. is dat het hart van de externe en interne communicatie. 6.2 Werkwijze CRM Voordat u de module kunt gebruiken. Op die manier staat alle informatie over uw relaties overzichtelijk bij elkaar. welke concurrent dit is en welk product deze concurrent voert. 9. Pas daarna kunt u opportunities invoeren. 2. 4.

kunt u de bedrijven waarvoor u opportunities invoert groeperen op branchecode of branchegroep. Hiervoor kunt u bij een opportunity het concurrentieproduct bij Huidige oplossing invoeren. deze aan de bedrijven toekennen en het rapport Voortgangsanalyse opportunities groeperen op relatiegroepen.9 Customer Relationship Management 119 Het kan ook zo zijn dat de potentiële klant op dit moment al een ander product gebruikt. U kunt het rapport Breakdown-analyse opportunities opvragen voor alleen de afgewezen opportunities en dan respectievelijk de invalshoek Opportunitystadium of Afwijzingsredencode kiezen. afzetten tegen deze branches. Relevante stamgegevens: • • Document/Stamgegevens administratie/Afwijzingsredenen Document/Stamgegevens administratie/Opportunitystadia . Door een marketingactie als opportunitybron in te voeren.of marketinginspanningen te kunnen analyseren. U kunt het rapport zo instellen dat de openstaande. en welke reden daarvoor bestaat. Relevante stamgegevens: • Document/Stamgegevens administratie/Opportunitybronnen Afwijzingsanalyse Het kan erg leerzaam zijn voor toekomstige verkoopinspanningen om voor afgewezen opportunities achteraf te bezien in welk opportunitystadium de opportunities worden afgewezen. Met het rapport Voortgangsanalyse opportunities kunt u gerealiseerde (of juist afgewezen) opportunities. Op een wat eenvoudiger niveau zou u zelf relatiegroepen kunnen definiëren.status: Gerealiseerd) en hoeveel opportunities er zijn afgewezen. Door aan alle bedrijven een branchecode toe te kennen. Evenals de relatiegroep. Met het rapport Voortgangsanalyse opportunities kunt u bijvoorbeeld per concurrentieproduct zien hoeveel opportunities u uiteindelijk succesvol hebt afgesloten (Opp. gerealiseerde en afgewezen opportunities per concurrent of concurrentieproduct staan gegroepeerd (Invalshoek: Concurrent / Concurrentieproduct). hebt u de mogelijkheid om opportunitybronnen te definiëren en aan opportunities toe te kennen. kunt u achteraf eenvoudig nagaan tot hoeveel gerealiseerde en afgewezen opportunities deze marketingactie heeft geleid. zijn dit voorbeelden van gebruikerslijsten die u kunt overnemen in uw administratie. Voor een uitgebreidere klantanalyse kunt u informatie als aantal medewerkers en omzetcategorie bij de bedrijven invoeren. Relevante stamgegevens: • • Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven/F6/Classificatie Document/Stamgegevens administratie/Concurrentieproducten Prospect-/klantanalyse Op basis van de behaalde verkoopresultaten bij bedrijven in een bepaalde branche kunt u besluiten om in de toekomst uw verkoopapparaat anders in te zetten. Relevante stamgegevens: • • • Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven/F6/Classificatie Document/Stamgegevens administratie/Branchecodes Document/Stamgegevens administratie/Branchegroepen Marketinganalyse Om uw verkoop.

Dit is een codering die grotendeels overeenkomt met SBI ’93 (Standaard Bedrijfsindeling 1993.1. zijn de stamgegevens van CRM van groot belang. Deze branchecodetabellen kunt u overnemen in uw eigen administratie. Kies Bestand/Administraties. De manier waarop u de opportunities structureert moet goed aansluiten op de verkooptrajecten in uw bedrijfspraktijk. Zo neemt u de branchecodes over in uw eigen administratie: 1.1. Bedenk van tevoren welke gegevens u wilt vastleggen bij de opportunities en welke informatie u er uiteindelijk uit wilt kunnen afleiden. moet u de structuur vastleggen waarop u uw CRM baseert. De voorbeelden in de paragraaf Voorbeelden van verkooptrajectanalyse binnen CRM [118] kunnen u hierbij misschien op weg helpen. CRM is onder andere gericht op het afleiden van gedetailleerde informatie uit de ingevoerde opportunities. dan hebt u ongetwijfeld stamgegevens van bedrijven vastgelegd. Daarom is de tab Classificatie toegevoegd aan het venster Stamgegevens bedrijf. Afbeelding 9. Op de tab Classificatie kunt u extra stamgegevens voor een bedrijf vastleggen.4 Stamgegevens CRM vastleggen Voordat u de module kunt gebruiken. Ook de gebruikerslijsten moeten met zorg worden samengesteld. Selecteer de administratie waarin u de branchecodetabellen wilt gebruiken. zodat ze meerdere jaren kunnen ‘meegaan’. september 2002). zodat u ze niet allemaal handmatig hoeft in te voeren. kan de behoefte ontstaan om per bedrijf meer details vast te leggen dan voorheen mogelijk was.120 Algemeen 9. 2. CBS) en BIK ’95 (BedrijfsIndeling Kamers van Koophandel 1995). Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven/F6/Classificatie (F1) Branchecodes overnemen In de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice worden tabellen meegeleverd met daarin alle branchecodes en branchegroepen volgens DVBI ’95 van Cendris Business Information (versie 5. Omdat een opportunity altijd aan een bedrijf wordt gekoppeld. In deze paragraaf vindt u meer informatie over het vastleggen van de belangrijkste stamgegevens. Pas daarna kunt u opportunities invoeren. Evenals bij de overige relatiebeheermodules. Extra stamgegevens voor bedrijven vastleggen Als u al met de module Verkoopinformatiesysteem werkt. .

is het dus belangrijk dat u hebt vastgesteld aan de hand van welke opportunitystadia u de opportunities later wilt kunnen analyseren. Selecteer de gebruikerslijst die u wilt wijzigen en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Kies Overnemen. waarmee u verwacht uw totale omzetdoelstelling te behalen. afhankelijk van de manier waarop u te werk gaat. 2. . In veel gevallen zult u hier prima mee uit de voeten kunnen. De opportunitystadia kunt u gebruiken om de voortgang van de opportunities te bewaken. 3. U kunt meerdere gebruikerslijsten in één keer overnemen. 4. De waarden in de gebruikerslijst Relatiegroep is erg algemeen gehouden voor de voorbeeldadministraties. Kies Document/Overnemen/Gebruikerswaarden. In de stamgegevens vindt u een aantal opportunitystadia die u hiervoor kunt gebruiken. Druk op F1 voor meer informatie. 5. wijzigen of verwijderen. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). dan kan dit een vertekend beeld opleveren in uw analyses. zoals lead of prospect. U zou hier ook verschillende statussen van de potentiële klant kunnen invoeren.9 Customer Relationship Management 121 3. Gebruikerslijsten aanvullen of wijzigen Nadat u de gebruikerslijsten hebt overgenomen. Kies Document/Basisgegevens bijwerken. Omzetcategorie en Dealerkanaal op de tab Classificatie maken gebruik van zogeheten gebruikerslijsten. 6. maar het is natuurlijk mogelijk dat u extra waarden wilt toevoegen. Een opportunitystadium is het stadium in het totale verkooptraject waarin een potentiële klant zich bevindt. kunt u beschikken over de waarden die in de voorbeeldadministratie waren vastgelegd in deze lijsten. Kies Opties/Gebruikerslijsten. 3. Selecteer YR_GARDEN of YR_ADVICE bij Overnemen van en markeer de basisgegevens die u wilt bijwerken. bijvoorbeeld oriëntatiefase of onderhandeling. Zo wijzigt u gebruikerslijsten: 1. Voordat u de eerste opportunities gaat invoeren. Kies Document/Stamgegevens administratie/Opportunitystadia. Zowel de branchecode. Zo neemt u gebruikerswaarden over in uw eigen administratie: 1. 2. Op basis van historische informatie kunt u voor ieder opportunitystadium een streefomzet of een streefaantal opportunities invoeren. Kies Bestand/Administraties. Met de opportunity-grafiek kunt u dan op ieder moment zien of u ‘op schema ligt’. 4. in de zin dat u ze moet overnemen uit de voorbeeldadministratie Your Garden Products of Your Advice om ze te kunnen gebruiken in uw eigen administratie. Met Document/Stamgegevens administratie/Branchecodes en Document/Stamgegevens administratie/Branchegroepen kunt u de gegevens inzien en bewerken. Dit zijn hybride stamgegevens. Kies Volgende en markeer de lijsten die u wilt overnemen. Selecteer YR_GARDEN of YR_ADVICE in Overnemen van. eigenschappen van enkele waarden wilt wijzigen of bepaalde waarden wilt verwijderen. Selecteer de administratie waarin u de gebruikerswaarden wilt overnemen. Gebruikerswaarden overnemen De velden Relatiegroep.als de branchegroeptabel wordt overgenomen. Zo legt u opportunitystadia vast: 1. Druk op F1 voor meer informatie. Medewerkerklasse. Op de tab Waarden kunt u regels toevoegen. Opportunitystadia vastleggen U kunt een verkooptraject indelen in verschillende stadia. U kunt deze lijst beter zelf invoeren met Opties/Gebruikerslijsten/F6. Als u op een later moment extra opportunitystadia gaat toevoegen. 2.

Hiervoor kan het nodig zijn dat u de volgorde van de opportunitystadia wijzigt. Kies Document/Stamgegevens administratie/Opportunitystadia. 3. voert u in Streefomzet of in Streefaantal een waarde in. Afbeelding 9. De opportunitystadia die u misschien inmiddels zelf hebt ingevoerd. Bijvoorbeeld. Het registreren van opportunities kan u helpen om inzicht te krijgen in het verloop en de resultaten van een verkooptraject. Zo voert u opportunities in: 1. dan moet een nieuwe opportunity minstens 8 potentiële leads opleveren. zodat u niet teveel. Selecteer de regel die u wilt verplaatsen en kies Omhoog of Omlaag.5 CRM gebruiken Het basisvenster voor het gebruik van CRM is Opportunities. 4. De omschrijving vindt u terug in de keuzelijst in het venster Stamgegevens opportunity. maar ook niet te weinig eigenschappen vastlegt. Kies Bewerken/Volgorde wijzigen. De volgende paragraaf bespreekt hoe u met opportunities werkt. . Het is mogelijk. staan op volgorde van invoer. Om de voortgang van de opportunities met de opportunity-grafiek te kunnen bewaken. Zo wijzigt u de volgorde van opportunitystadia: 1. Bedenk van tevoren welke informatie u wilt kunnen afleiden uit de opportunities. Opportunities invoeren Een opportunity is een verkoopkans van een bepaald product (of van een bepaalde productgroep) voor een bepaald bedrijf. Kies Bestand/Relatiebeheer/Opportunities. Een nieuwe opportunity moet minstens 8 potentiële leads opleveren om de uiteindelijke omzetdoelstelling te behalen. Voortgang van opportunities bewaken (124) De volgorde van opportunitystadia wijzigen Het toekennen van een opportunitystadium aan een opportunity gaat het eenvoudigst als u het opportunitystadium kunt kiezen uit een keuzelijst waarin ze in de juiste volgorde staan. 2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). U kunt opportunities zo uitgebreid registreren als u zelf wilt. De meegeleverde opportunitystadia staan namelijk in een vaste volgorde. maar niet nodig. om in beide velden iets in te voeren. Algemeen Voer ten minste een code en een omschrijving in. Druk op F1 voor meer informatie. als u met uw bedrijf de uiteindelijke omzetdoelstelling wilt behalen. 2. 9.2.122 3.

Selecteer de relatie. Bedrijf en Medewerker. Druk op F1 voor meer informatie. Zo koppelt u een nieuwe activiteit aan een opportunity: 1. Kies Zoeken/Opportunities of de knop Opportunities. de overige gevraagde gegevens in. Voer. U wilt dan misschien een andere concurrent. Activiteiten afwerken (107).9 Customer Relationship Management 123 3. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven. Natuurlijk kunt u algemene opportunities altijd op deze manier invoeren. 5. waardoor een ander bedrijf de belangrijkste concurrent wordt voor deze opportunity. zodat u de opportunity kunt herkennen. Controleer de velden Opp. of als u altijd opportunities voor uzelf invoert. Het gelijknamige subvenster wordt geopend. Opportunities opvolgen CRM is een aanvulling op de module Verkoopinformatiesysteem. Kies Bestand/Relatiebeheer/Medewerkers. 6. In het veld Bedrijf is de geselecteerde relatie al ingevoerd. 2. en kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) om de volgende opportunity in te voeren. Met Bewerken/Activiteiten genereren kunt u in één keer activiteiten genereren voor een aantal gemarkeerde opportunities. Druk op F1 voor meer informatie. Het gelijknamige subvenster wordt geopend. 4. Kies Bestand/Relatiebeheer/Opportunities. 3. Zo kan er een verschuiving plaatsvinden in de markt. 4. 5. Maar als u opportunities invoert voor relaties. en kies OK. Voer ten minste iets in Omschr opportunity in. dan is het eenvoudiger om met combinatievensters te werken. Omschr opportunity is een verplicht veld. Selecteer de opportunity waaraan u een activiteit wilt koppelen. Controleer de overige velden. Controleer de overige velden. Combinatievensters gebruiken ( ) Zo voert u een opportunity voor een relatie in: 1. Kies Zoeken/Activiteiten of de knop Activiteiten. Selecteer uzelf. Voer ten minste iets in bij Activiteithoofdgebied. Die informatie wordt dan automatisch ingevoerd. Het gelijknamige subvenster wordt geopend. Als u al een bestaande activiteitenstructuur hebt. afhankelijk van uw informatiebehoefte. 3. 2. maar de verwevenheid is erg groot. met wellicht een ander concurrentieproduct. Bij Medewerker is de geselecteerde medewerker al ingevoerd. 5. kan het nodig zijn dat u deze herziet (zie Activiteitenstructuur onderhouden [113]). Activiteitsubgebied. 5. Zo voert u meerdere opportunities voor uzelf in: 1. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Kies Zoeken/Opportunities of de knop Opportunities. 2. 4. 3. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). aan de opportunity . Voer ten minste iets in bij Omschr opportunity. Voer in ieder geval een omschrijving in. 6. Bij Opportunity is de geselecteerde opportunity al ingevoerd. 4. Rapporten/Opportunities zonder activiteit (F1) Opportunities onderhouden Naarmate het verkooptraject vordert. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). zullen er zaken veranderen waardoor de gegevens die bij een opportunity zijn bewaard niet meer actueel zijn.stadium en Startdatum. Voor het opvolgen van een opportunity kunt u activiteiten aanmaken en deze koppelen aan de opportunity.

zijn: • • Opp. Activiteiten worden automatisch aangemaakt als u dit hebt ingesteld. U moet zich realiseren dat de mate waarin u deze gegevens bijwerkt van groot belang is voor de resultaten uit uw analyserapporten. 2. Zo vraagt u de opportunity-grafiek op: 1. 3. Maar het is natuurlijk ook goed denkbaar dat de verantwoordelijkheden voor een opportunity worden overgedragen aan een andere medewerker. Het streefaantal of de streefomzet hebt u ingevoerd met Document/Stamgegevens administratie/Opportunitystadia/F6. Als de status van een offerte wijzigt. Onder de staaf staat hoeveel procent van het streefaantal of de streefomzet van dit opportunitystadium u al hebt behaald. De opportunity-grafiek is een staafgrafiek waarmee u op elk moment kunt zien in hoeverre u het gewenste aantal opportunities of de gewenste omzet voor een bepaald opportunitystadium al hebt bereikt. Zo zijn er nog meer voorbeelden te bedenken van situaties waarin u de stamgegevens van een opportunity wilt bijwerken. en kunnen vanuit het venster Opportunities worden opgevraagd. Kies Volgende om de grafiek te zien. De offertes blijven gekoppeld aan de opportunities.status 9. De offerte kan vervolgens op normale wijze worden verwerkt. Dit verschilt niet van het aanmaken van activiteiten bij een relatie (bedrijf) op basis van offertes. Bij het wijzigen van de status van een offerte wordt een venster getoond waarin u de belangrijkste gegevens van de opportunity kunt wijzigen. waardoor u de omzetprognose zou willen bijstellen. Met deze informatie kunt u per opportunitystadium vaststellen hoeveel opportunities er nodig zijn om uw omzetdoelstelling te behalen. dan verschijnt de naam van het opportunitystadium.7 Offertes op basis van opportunities aanmaken U kunt offertes aanmaken op basis van opportunities (module Offertes). . dan hebt u de mogelijkheid om de voortgang van uw opportunities in de gaten te houden met de opportunity-grafiek.124 Algemeen koppelen. Iedere staaf in de grafiek stelt een opportunitystadium voor. kunt u de opportunity direct bijwerken.6 Voortgang van opportunities bewaken Als u gebruikmaakt van opportunitystadia en deze consequent aan opportunities koppelt. Of u ziet uw eigen slagingskans verminderen. Bovendien kan er automatisch een activiteit worden aangemaakt bij de opportunity. De belangrijkste velden om regelmatig bij te werken. Activiteiten op basis van offertes aanmaken (114) Opportunities en offertes invoeren en afhandelen U kunt per opportunity meerdere offertes invoeren en blijven volgen. U weet bijvoorbeeld dat er van iedere 100 leads 20 prospects overblijven en dat er dan uiteindelijk maar 5 orders worden afgesloten. Dit wordt apart toegelicht. 4. Kies Bestand/Relatiebeheer/Opportunities. Als u de muisaanwijzer boven de staaf houdt.stadium Opp. 9. U moet hiervoor standaardactiviteiten invoeren in Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Offertes. Kies of u naar aantallen opportunities per opportunitystadium wilt kijken of naar de omzet die met deze opportunities kan worden behaald. Kies Document/Opportunity-grafiek.

De status van een offerte kan vanuit het venster Offertes worden gewijzigd met de volgende opties: • Rapporten/Definitieve offerte • Document/Offerte wijzigen • Document/Verkooporder aanmaken • Document/Offerte afwijzen Bij het wijzigen van de status verschijnt een wizard. Dit zijn offertes die niet zijn omgezet in een verkooporder of zijn afgewezen. Kies Bestand/Relatiebeheer/Opportunities en voer de opportunity in. . als u dit hebt vastgelegd in de instellingen. U kunt de offertes van de geselecteerde opportunity opvragen met Zoeken/Offertes. Kies in Uitvoer voor Gedetailleerd. Opportunities worden ook vermeld op het rapport Offertes. 3. Na het bewaren van de offerte keert u terug naar het venster Opportunities. u kunt dit opvragen met Rapporten/Offertes in het venster Offertes.3. Hierin kunt u de opportunity direct bewerken. Afbeelding 9. Kies Document/Offerte aanmaken. Het venster Offerte verschijnt. Het invoeren van een offerte komt grotendeels overeen met het invoeren van een verkooporder. U kunt historische offertes van de geselecteerde opportunity opvragen met Zoeken/Offertehistorie. De opportunity wordt gewijzigd na het definitief versturen van de offerte. Bij het gebruik van de bovenstaande opties worden automatisch activiteiten aangemaakt ten aanzien van de opportunity waarop de offerte gebaseerd is. Met deze optie kunt u alleen lopende offertes opvragen. 2.9 Customer Relationship Management 125 Zo maakt u een offerte aan op basis van een opportunity: 1.

De desbetreffende optie is Bewerken/Gemarkeerde verwijderen. Met name de rapporten Voortgangsanalyse opportunities en Breakdown-analyse opportunities kunt u hiervoor goed gebruiken. zodat u tijdig kunt bijsturen of trajecten in de toekomst beter kunt inrichten. De werking van deze selectiemogelijkheden wordt met een voorbeeld toegelicht.8 Opportunities analyseren De belangrijkste reden om opportunities te registreren is de analyse van uw verkooptraject. 4.126 Algemeen 9. de mogelijkheid om regels te markeren en in één keer te verwijderen.stadium. Kies Rapporten/Voortgangsanalyse opportunities of Rapporten/Breakdown-analyse opportunities. Kies Bestand/Relatiebeheer/Opportunities. 3. In de meeste gevallen kunt u de mogelijkheden van de analyserapporten vergroten door vooraf in het venster Opportunities met Beeld/Selecteren een selectie te maken op een bepaalde opportunity-eigenschap. Maar we willen de bedrijven uitsluiten waarvoor een verkooporder loopt. Deze selectie wordt standaard overgenomen in het rapport. Door de juiste invalshoek te kiezen. 2. U kunt daarmee markeringen overzetten naar andere vensters. Kies Verwijssleutel in Markeerwijze. Maak een snelselectie op Gekwalificeerde lead in de kolom Omschr opp. 2. Regels in een ander venster markeren Het komt regelmatig voor dat u op basis van een bepaalde selectie een andere selectie wilt maken. In dit voorbeeld willen we in het venster Opportunities de gekwalificeerde leads selecteren en vervolgens in het venster Bedrijven de bijbehorende bedrijven markeren. is beschreven in Relaties onderhouden [112]. Bedrijffuncties bij opportunities en Medewerkerfuncties bij opportunities. 4. in sommige gevallen wordt u gevraagd of u de selectie wilt gebruiken. U gebruikt hiervoor de optie Zoeken/In ander venster markeren. In CRM is dat heel eenvoudig en zonder te programmeren mogelijk. Bedrijffuncties bij bedrijven.9 Hulpmiddelen voor relatiegegevens In vier lijstvensters van de module CRM hebt u. U maakt gewoon in het ene venster een selectie en markeert daarmee in een ander venster de daaraan gerelateerde regels. Zo vraagt u analyserapporten op: 1. Hiervoor is de voorbeeldadministratie Your Garden Products gebruikt. net als bij de modules Contact Manager en Verkoopinformatiesysteem. Kies eventueel Beeld/Selecteren om een selectie te maken op een bepaalde opportunity-eigenschap. 9. Hoe u daarmee werkt. kunt u een schat aan informatie afleiden uit uw opportunitygegevens. Zo markeert u regels in een ander venster (voorbeeld): 1. Druk op F1 voor meer informatie. Kies Zoeken/In ander venster markeren. De module CRM bevat bovendien geavanceerde hulpmiddelen voor het beheer en de selectie van relatiegegevens. Kies Bestand/Relatiebeheer/Opportunities. Dat zijn de vensters Opportunities. Vervolgens kunt u in een nieuw venster weer een selectie opgeven waarmee u de gemarkeerde regels verder filtert. Voer een tijdsbestek in en kies de juiste invalshoek. 3. . deze optie kunt u in alle vensters kiezen. veldwaarden in meerdere regels in een keer wijzigen en dubbel opgenomen bedrijven opsporen.

Voor ons voorbeeld is dit dus geen geschikte manier om regels te markeren in het venster Bedrijven (basisgegevens). Voor ons voorbeeld komt het goed uit dat Bedrijven (basisgegevens) een van de verwijssleutels in het bronvenster Opportunities is. Afhankelijk van de markeerwijze kunt u in Tabel kiezen in welk doelvenster de regels moeten worden gemarkeerd. 14. 5. 11. Kies Bedrijven (basisgegevens) in Tabel. Bovendien kunt u. 13. Deze is in de doelvensters Offertes en Activiteiten in gebruik. invoeren met welk Veld de relatie moet worden gelegd. Kies Bestand/Handel/Verkooporders. Op deze manier voorkomt u dat er selecties worden gestapeld. kies Bedrijf in Veld. U kunt dus Zoeken/In ander venster markeren kiezen in het venster Opportunities als u de bijbehorende bedrijven in het venster Bedrijven wilt markeren. Kies Alle in Bereik en kies Volgende. zijn nu gemarkeerd. De bedrijven die horen bij de gekwalificeerde leads. 7. dan bepaalt het bronvenster welke relaties u kunt leggen. 6. dan bepalen de doelvensters welke relaties u kunt leggen. Met Zoeken/Markering omdraaien kunt u de gemaakte markering omdraaien. Kies Bedrijven (basisgegevens) in Tabel. Kies Leegmaken in Doelmarkering. 10. Als u Verwijssleutel kiest. Kies Verwijssleutel in Markeerwijze. . In dit voorbeeld is de primaire sleutel Opportunities. 12. Er kunnen alleen regels worden gemarkeerd in doelvensters waarvan de verwijssleutel in het bronvenster aanwezig is. en kies Voltooien. moeten worden verwijderd. 8. Als u Primaire sleutel kiest. Kies Zoeken/In ander venster markeren. Met Verwijderen geeft u aan dat alle markeringen die niet binnen de selectie vallen die u nu opgeeft. en kies Voltooien. Met Leegmaken geeft u aan dat alle eventueel al bestaande markeringen in het doelvenster moeten worden opgeheven (leeggemaakt). De markeerwijze bepaalt hoe de relatie tussen de twee vensters wordt gelegd. indien van toepassing. U gaat verder met het uitsluiten van de bedrijven waarvoor een verkooporder loopt: 9. U ziet dat er in het venster Bedrijven één markering is verwijderd. Voor dat bedrijf liep dus een verkooporder. Na Voltooien wordt het doelvenster met de gemarkeerde regels geopend. Kies Beeld/Selectie gemarkeerd in het venster Bedrijven.9 Customer Relationship Management 127 Afbeelding 9. Kies Verwijderen in Doelmarkering. kies Verzenddebiteur in Veld. In ons voorbeeld bereiken we hiermee dat alleen de bedrijven met een opportunity worden geselecteerd waarvoor een verkooporder loopt.4. Kies Alle in Bereik en kies Volgende. Er kunnen alleen regels worden gemarkeerd in doelvensters waar de primaire sleutel in gebruik is.

Deze menu-optie is beschikbaar in de vensters Bedrijven. Het venster Stamgegevens contactpersoon bevat twee velden voor emailadressen: E-mail zakelijk en E-mail privé. Maak eventueel een selectie met Beeld/Selecteren. Op basis van deze registratie kunt u bijvoorbeeld bij het genereren van samenvoegbrieven de e-mailadressen zonder expliciete toestemming uitsluiten. Bedrijffuncties bij opportunities. Opportunities. E-mailadressen vastleggen en beheren Net als met de module Verkoopinformatiesysteem kunt u bij bedrijven en contactpersonen e-mailadressen vastleggen. Het vensters Stamgegevens bedrijf bevat daarvoor het veld E-mail zakelijk. het huisnummer en de postcode. • Uitdrukking: als u de waarde wilt vervangen met behulp van een formule. Bedrijffuncties bij projecten. Nadat u het rapport Ontdubbellijst hebt gemaakt. Daarin kunt u registreren of het bedrijf of de contactpersoon u toestemming heeft gegeven het adres te gebruiken voor het toesturen van mailings. Medewerkerfuncties bij opportunities en Medewerkerfuncties bij projecten. Bij elk van deze drie adresvelden hoort een apart veld Mailing. 3. . Contactpersoonfuncties bij bedrijven. Kies Formule wijzigen om de formule in te voeren. Voer in Uitdrukking de formule in die gebruikt wordt om de waarde van het veld te wijzigen. zodat u uw gegevens makkelijk kunt opschonen. Als de wijziging alleen moet worden toegepast op een beperkt aantal regels. Bedrijffuncties bij bedrijven. Contactpersonen. 5. Zo wijzigt u een veld in meerdere regels tegelijk: 1. opportunities en medewerkers met Bewerken/Activiteiten en contactpers verplaatsen samenvoegen met die van het duplicaat ervan. AccountView beschikt over een hulpmiddel om dergelijke gegevens te ontdubbelen. kunt u van dubbel opgenomen bedrijven de activiteiten. Lijsten met bedrijfsgegevens ontdubbelen Lijsten met bedrijfsgegevens bevatten na verloop van tijd vaak dubbele vermeldingen van dezelfde bedrijven. Kies Gemarkeerde of Alle in Bereik. Maak eventueel een selectie met Beeld/Selecteren. De uitkomst kan dan voor elke regel verschillend zijn. Zo ontdubbelt u lijsten met bedrijfsgegevens: 1. 2. Kies Bestand/Relatiebeheer/Bedrijven. Kies Bewerken/Veld wijzigen. Of u wilt alle velden waar als plaatsnaam ‘Den Haag’ is ingevoerd in één keer vervangen door ’s-Gravenhage. 2. In alle getoonde regels in het venster wordt de oude waarde vervangen door de nieuwe. 4. Het rapport toont de dubbele bedrijfsgegevens. Activiteiten.128 Algemeen Een veldwaarde in meerdere regels tegelijk wijzigen Het is efficiënt als u de waarde van een veld in meerdere regels tegelijk kunt wijzigen. 5. worden de bedrijven standaard met elkaar vergeleken op de klank van de bedrijfsnaam. Kies Rapporten/Ontdubbellijst. Als u niets wijzigt. Kies Nieuwe waarde of Uitdrukking in Vervangen door: • Nieuwe waarde: als de nieuwe waarde van het veld voor alle regels hetzelfde is. In het venster Bedrijven kunt u de optie Rapporten/Ontdubbellijst kiezen. Open het venster waarin u velden wilt wijzigen. 4. Selecteer het Veld dat u wilt wijzigen. dan maakt u eerst een selectie met Beeld/Selecteren. 3. U wilt bijvoorbeeld in de stamgegevens van geselecteerde bedrijven het veld Kerstkaart markeren. Voeg eventueel kolommen uit Beschikbare kolommen toe aan Geselecteerde kolommen en kies Volgende. Met Bewerken/Veld wijzigen kunt u de waarde van een veld in meerdere regels tegelijk wijzgen. contactpersonen. Medewerkerfuncties bij bedrijven.

U kunt deze optie kiezen in het venster Bedrijven voor een overzicht van de adressen van bedrijven. In het eerste geval wordt nagegaan of zakelijke adressen ook voorkomen als privéadres. U kunt een vergelijking uitvoeren tussen de typen e-mailadressen of juist binnen de typen. 5. en omgekeerd. Het uitgebreide rapport kunt u gebruiken als u de e-mailadressen per relatie en de daarbij geregistreerde status wilt bekijken. Voor het controleren op e-mailadressen voegt u in de wizard de kolom E-mail zakelijk aan toe aan Geselecteerde kolommen. Alle e-mailadressen en hun toestemmingstatus. Het samengevatte rapport bevat aantallen e-mailadressen per relatie en per toestemmingstatus. E-mailadressen die zowel bij een bedrijf als bij een contactpersoon zijn vastgelegd Hiervoor kiest u Rapporten/E-mailadressen vergelijken in het venster Bedrijven of Stamgegevens bedrijf. . 4. en in het venster Contactpersonen voor een overzicht van de adressen van contactpersonen. E-mailadressen die (al dan niet ten onrechte) bij meer dan één contactpersoon zijn vastgelegd Hiervoor kiest u Rapporten/E-mailadressen vergelijken in het venster Contactpersonen of Stamgegevens contactpersoon. Het venster Stamgegevens contactpersoon Met CRM beschikt u bovendien over enkele rapporten om deze e-mailadressen te beheren. E-mailadressen die (al dan niet ten onrechte) bij meer dan één bedrijf zijn vastgelegd Hiervoor kiest u Rapporten/Ontdubbellijst in het venster Bedrijven.5.9 Customer Relationship Management 129 Gepersonaliseerde mailingen versturen (108) Afbeelding 9. Met dit rapport kunt u ook nagaan of andere bedrijfsgegevens vaker voorkomen. 2. worden adressen met gelijke status weggelaten. U kunt kiezen of u de inhoud van het veld E-mail zakelijk van elk van de bedrijven wilt vergelijken met de inhoud van E-mail zakelijk of van Email privé van de contactpersonen. Als u daarbij in de wizard Alleen verschillende toestemmingstatus voor mailing markeert. U kunt zo overzichten met de volgende inhoud opvragen: 1. In het tweede geval bevat het overzicht (de Ontdubbellijst) de e-mailadressen die meer dan eens óf als zakelijk adres óf als privéadres voorkomen. zie Lijsten met bedrijfsgegevens ontdubbelen [128]. 3. E-mailadressen die meer dan eens zijn vastgelegd en waarvan de toestemmingstatus onderling verschilt U kiest hiervoor Rapporten/E-mailadressen vergelijken om een van de vergelijkingen uit te voeren zoals die hierboven zijn beschreven onder de punten 2 of 3. of e-mailadressen met een bepaalde status Kies daarvoor Rapporten/E-mailadressen voor mailing.

hebt u de mogelijkheid om snelkoppelingen naar bestanden of mappen buiten AccountView vast te leggen. laat u de muisknop los. houd de muisknop ingedrukt en versleep de selectie een klein stukje. In AccountView worden dit documentkoppelingen genoemd. Zo maakt u documentkoppelingen aan voor meerdere stamgegevens: 1. 2. aan een ander stamgegeven te koppelen. Stel dat u alle correspondentie met debiteuren in een bepaalde map bewaart. Het venster Documentkoppelingen toevoegen verschijnt. waarvoor u een documentkoppeling op een tab Documenten bij een stamgegeven hebt gemaakt. In dit geval zou u bij alle debiteuren een koppeling naar de correspondentiemap kunnen opnemen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Documentkoppelingen. Bovendien kunt u de bestanden of de mappen waar deze koppelingen naar wijzen direct openen vanuit AccountView.130 Algemeen 9. U koppelt alle documenten eerst aan één stamgegeven en vervolgens wijzigt u vanuit het venster Documentkoppelingen voor elke documentkoppeling het stamgegeven. 3. Meerdere bestanden aan meerdere stamgegevens koppelen In het venster Documentkoppelingen kunt u vrij eenvoudig een aantal bestanden aan een aantal stamgegevens koppelen. activiteiten of openstaande posten. zonder dat u hoeft te weten aan welke debiteur dat ene contract ook al weer is gekoppeld. 6.10 Documentkoppelingen centraal beheren Onder andere bij opportunities. Gebruik eventueel Zoeken/Zoeken (CTRL+F) om de juiste documentkoppeling te vinden. Houd de muisknop ingedrukt en druk op ALT+TAB om AccountView te activeren. Kies een type stamgegeven in Omschr tabel en voer in Waarde sleutelveld één van de stamgegevens in waaraan u de bestanden wilt koppelen. . 3. Zo wijzigt u een documentkoppeling: 1. U kunt ook snelkoppelingen naar mappen vastleggen in AccountView. Klik ergens in de selectie. is door gebruik te maken van het centrale overzicht van alle documentkoppelingen. De muisaanwijzer verandert in een rondje met een schuine streep erdoor. Voer bij Waarde sleutelveld en eventueel bij Omschr tabel een ander stamgegeven in. Wijzig daarna voor iedere documentkoppeling de debiteur. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). U kunt hiermee dus vanaf één centrale plaats uw documentkoppelingen beheren en bewerken. Hiervoor maakt u deze snelkoppeling eerst aan in Windows Verkenner (Windows Explorer) en deze sleept u vervolgens naar AccountView. U kunt snelkoppelingen naar deze brieven vastleggen in het venster Documentkoppelingen. In het venster Documentkoppelingen vindt u een overzicht van alle documentkoppelingen die u in AccountView hebt ingevoerd. Een documentkoppeling wijzigen De snelste manier om een bestand. Ze worden dan in eerste instantie aan één debiteur gekoppeld. Selecteer de documentkoppeling die u wilt wijzigen. maar bijvoorbeeld ook bij debiteuren. 2. zonder dat u al deze stamgegevens afzonderlijk hoeft op te zoeken en één voor één hoeft te openen. Open Windows Verkenner (Windows Explorer) en selecteer de bestanden die u in AccountView wilt koppelen. 5. Druk op F1 voor meer informatie. 4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Documentkoppelingen. 4. Als AccountView met het venster Documentkoppelingen wordt geopend.

) Selecteer een regel en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) om de documentkoppeling bij een ander stamgegeven vast te leggen. Markeer Documenten verplaatsen bij Actie. 7. Documentkoppelingen naar een ander stamgegeven kopiëren Vanuit het venster Documentkoppelingen kunt u eenvoudig kopieën maken van één of meer documentkoppelingen die u aan een ander stamgegeven wilt koppelen. U kunt deze bestanden natuurlijk verplaatsen vanuit Windows Verkenner (Windows Explorer) en vervolgens handmatig alle documentkoppelingen in AccountView wijzigen. dan worden alle documentkoppelingen verplaatst. Als er bestanden zijn die u aan meer dan een stamgegeven wilt koppelen. dan worden de betreffende koppelingen direct bijgewerkt. Als u Alle markeert bij Bereik. dus ook de documentkoppelingen die buiten de selectie vallen. als u de bestanden vanuit AccountView verplaatst. dan voert u in Map de locatie in waar de gekopieerde documenten moeten worden bewaard. 8. 9. 3. . Kies Volgende en controleer eventueel of de juiste documentkoppelingen klaarstaan om te worden gekopieerd. Markeer eventueel het veld Documenten kopiëren. is dus de documentkoppeling. 2. met voor elk bestand een aparte regel (documentkoppeling). Dezelfde actie kunt u herhalen voor andere stamgegevens waarbij u deze documentkoppelingen wilt vastleggen. Customer Relationship Management 131 Kies OK. 4. Zo kopieert u documentkoppelingen naar een ander stamgegeven: 1. Markeer Gemarkeerde bij Bereik. Markeer Kopiëren bij Actie. Als u Alle markeert bij Bereik. Markeer de documentkoppelingen waarvan u de bestanden wilt verplaatsen met SPATIE. U kunt nu de afzonderlijke documentkoppelingen aan het juiste stamgegeven gaan koppelen. In het venster Documentkoppelingen zijn de bestanden nu aan één stamgegeven gekoppeld. dan laat u het veld Map leeg. Kies Document/Documentkoppelingenbeheer. 5. 8. Bestanden vanuit AccountView verplaatsen Soms wilt u bestanden op een andere plaats bewaren dan u tot nu toe deed. (Het stamgegeven dat wordt gekopieerd. U kunt dit ook in één keer doen. 6. 2. Kies Document/Documentkoppelingenbeheer. Kies Document/Stamgegevens administratie/Documentkoppelingen. Hebt u Documenten kopiëren niet gemarkeerd. Markeer Gemarkeerde bij Bereik. Druk op F1 voor meer informatie. 4. U kunt ook eerst met Beeld/Selecteren een selectie samenstellen met daarin alle documentkoppelingen die u wilt wijzigen. dan kiest u Bewerken/Stamgegeven kopieren (F8) om de documentkoppeling te kopiëren. Zo verplaatst u bestanden vanuit AccountView: 1. dus ook de documentkoppelingen die buiten de selectie vallen. 5. Kies Document/Stamgegevens administratie/Documentkoppelingen. U kunt ook eerst met Beeld/Selecteren een selectie samenstellen met daarin alle documentkoppelingen die u wilt wijzigen. Als u Documenten kopiëren hebt gemarkeerd. Herhaal deze stap tot alle koppelingen goed zijn vastgelegd. Kies bij Omschr doeltabel en Doelsleutelveld het stamgegeven waarbij de kopieën van de documentkoppelingen moeten worden vastgelegd. Markeer de documentkoppelingen waarvan u de bestanden wilt kopiëren met SPATIE. Kies daarna Zoeken/Selectie markeren om alle documentkoppelingen in de selectie te markeren. Kies daarna Zoeken/Selectie markeren om alle documentkoppelingen in de selectie te markeren. 3.9 7. dan worden alle documentkoppelingen gekopieerd.

7. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoersjablonen. Het versturen van deze documentatie wordt door de medewerkers als activiteit geregistreerd. Afhankelijk van uw wensen bepaalt u zelf hoe uitgebreid uw invoersjablonen worden. maar ook voor mutatiegegevens (zoals dagboekbladzijden). Het volgende voorbeeld illustreert dit.hoofdgebd. 3. 9. 8. zorgt u ervoor dat bij het toevoegen van nieuwe stamgegevens een deel van de velden al een waarde heeft. Door invoersjablonen aan te maken.132 6. Algemeen Voer in het veld Map de nieuwe bestandslocatie in. dus bij het toevoegen van een nieuw stamgegeven op basis van deze sjabloon kunt u de reeds ingevoerde waarden altijd nog wijzigen. Een invoersjabloon is alleen beschikbaar voor gebruikers die aan de sjabloon zijn gekoppeld. bijvoorbeeld Act. waarin het activiteithoofdgebied (Verkoop). 7.sjabloon. Kies Volgende en controleer eventueel of de juiste documentkoppelingen klaarstaan om te worden gewijzigd. Met SHIFT en CTRL kunt u meerdere velden tegelijk selecteren.groepen om één of meer gebruikers aan de invoersjabloon te koppelen. de prioriteit (Middel). . Geef de sjabloon een duidelijke. Selecteer de tab Gebruikers of Gebr. Als u de gemarkeerde documentkoppelingen naar verschillende mappen wilt verplaatsen. unieke omschrijving in Omschr inv. Invoersjablonen aanmaken U kunt invoersjablonen aanmaken voor stamgegevens (zoals debiteuren en activiteiten). Selecteer in Beschikbare velden het veld dat u in de invoersjabloon een standaardwaarde wilt geven. 5.hoofdgebd. 9. hebt u de mogelijkheid om met invoersjablonen te werken.11 Stamgegevens met invoersjablonen toevoegen Het gebruik van de module CRM kan ertoe leiden dat u relatief veel nieuwe stamgegevens toevoegt die erg lijken op eerder toegevoegde stamgegevens. Selecteer het veld in Geselecteerde velden en bepaal hoe de standaardwaarde moet worden bepaald. 2. bijvoorbeeld Activiteiten. 6. Op de verkoopafdeling van Your Advice komen de hele dag aanvragen voor verkoopdocumentatie binnen. en kies Toevoegen. Selecteer de gewenste tabel in Tabelnaam. Markeer bijvoorbeeld Vaste waarde voor het veld Act. het activiteitsubgebied (Documentatie). Your Advice heeft hiervoor een invoersjabloon aangemaakt. Het veld verschijnt nu in Geselecteerde velden. Voor de verdere uitleg maken we gebruik van het eerdergenoemde voorbeeld. Herhaal deze stap voor alle velden die u in de invoersjabloon een standaardwaarde wilt geven. 4. U legt standaardwaarden vast. in dit geval door een activiteithoofdgebied te selecteren in de opvraaglijst. dan kun u in de kolom Nieuwe documentkoppeling de mappen wijzigen. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). de activiteitstatus (Afgewerkt) en de notitie Documentatie verstuurd al zijn vastgelegd. Selecteer de tab Definitie. Om het invoeren van deze gegevens zo efficiënt mogelijk te maken. De waarden die u relatief vaak in stamgegevens van een bepaald type gebruikt. Zo maakt u een invoersjabloon aan: 1. legt u dus vast in de sjabloon. Voer de vaste waarde in.

Een invoersjabloon als standaard instellen U kunt meerdere invoersjablonen aanmaken voor een tabel. . Gegevens met invoersjablonen toevoegen Als u invoersjablonen hebt gedefinieerd. 4. Selecteer de sjabloon die u wilt gebruiken en kies OK. 2. dan kunt u deze invoersjabloon als de standaardinvoersjabloon voor de tabel aanwijzen. Dit is ook de reden dat in het voorbeeld in deze paragraaf het veld Notitie activiteit in de sjabloon is gedefinieerd. Bij het invoeren van een activiteithoofdgebied in het venster Stamgegevens activiteit worden namelijk standaard een subactiviteitgebied en de omschrijving daarvan overgenomen. Een deel van de gegevens wordt immers automatisch ingevoerd. onder water worden de standaardantwoorden gekozen. Kies Bewerken/Toevoegen met invoersjabloon (CTRL+Y). Als er nu voor een tabel één invoersjabloon is die u in veruit de meeste gevallen gebruikt. Voer de overige gegevens in. U kunt dit omzeilen door dat veld alsnog in de sjabloon op te nemen en het zelf van een standaardwaarde te voorzien. Hierdoor kan het dus gebeuren dat in een veld dat u niet in de gebruikte sjabloon had gedefinieerd een andere standaardwaarde verschijnt dan u zou verwachten.6. Zo gebruikt u een invoersjabloon voor het toevoegen van stamgegevens: 1. Open het venster waarin u nieuwe stamgegevens wilt toevoegen. en deze desgewenst om de beurt gebruiken bij het toevoegen van gegevens. dan kan het toevoegen van nieuwe stamgegevens of mutatiegegevens in het vervolg sneller worden afgehandeld dan voorheen. Bij het toevoegen van gegevens hoeft u dan geen sjabloon te selecteren om de standaardsjabloon toe te passen.9 Customer Relationship Management 133 Afbeelding 9. dan kan er bijvoorbeeld een melding worden getoond die vraagt om te bevestigen of een omschrijving in een veld moet worden overgenomen. Er verschijnt een stamgegevensvenster waarin een deel van de velden al een waarde heeft. Omwille van het invoergemak en de tijdwinst worden deze meldingen niet getoond bij het gebruik van invoersjablonen. 3. Een vaste waarde selecteren voor het veld Activiteithoofdgebied Als u normaal gesproken gegevens in een stamgegevensvenster invoert.

invoersjabloon de invoersjabloon die u als standaardsjabloon voor deze tabel wilt aanwijzen. Kies Document/Microsoft Outlook-koppeling/E-mail importeren. Hiermee worden alle e-mails uit de ingevoerde map uit Microsoft Outlook opgehaald en opgeslagen in activiteiten met de door u ingevoerde stamgegevens. en de standaardwaarden uit de invoersjabloon zijn al ingevoerd. 2. 3. Kies Document/Standaardinvoersjablonen per tabel. dan gaat het toevoegen van nieuwe gegevens nog eenvoudiger. 4. U kunt daarvoor één of meer activiteitimportsjablonen aanmaken.134 Algemeen Zo maakt u van een invoersjabloon de standaardinvoersjabloon voor een tabel: 1. 9. zodat er ook slechts één activiteit van wordt gemaakt. Op basis van de Microsoft Outlook-map en de gegevens in de e-mail worden de velden van de activiteit automatisch gevuld. Open het venster waarin u een stamgegeven wilt toevoegen. Standaard wordt de laatst ingevoerde Microsoft Outlook-map getoond. 4. Hierdoor vindt het importeren regelmatig plaats en hebt u steeds een actueel beeld van de activiteiten die via e-mail binnenkomen of moeten worden uitgevoerd. Open het venster Activiteiten. E-mail handmatig importeren Hoewel u e-mail meestal als activiteit zult importeren met behulp van activiteitimportsjablonen. U kunt importeren uit zowel mappen met ontvangen berichten als uit mappen met verzonden berichten. Het stamgegevensvenster verschijnt. 2. U hoeft dan geen invoersjabloon meer aan te wijzen. Kies Document/Stamgegevens administratie/Invoersjablonen. Selecteer de regel waarin de tabel staat waarvoor u een standaardinvoersjabloon wilt aanwijzen. . afhankelijk van het aantal mappen dat u in Microsoft Outlook gebruikt voor het onderbrengen van binnenkomende e-mails. Kies Wijzigen als u nog geen Microsoft Outlook-map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Kies Leegmaken om de standaardinvoersjabloon bij deze tabel te verwijderen. Als u beschikt over de module BusinessAlerter.12 E-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit In het venster Activiteiten kunt u e-mail uit Microsoft Outlook importeren als activiteit met Document/Microsoft Outlookkoppeling/E-mail importeren. 3. Alle Microsoft Outlook-mappen worden getoond. is het ook mogelijk om handmatig te importeren. Gegevens met standaardinvoersjablonen toevoegen Als u een standaardinvoersjabloon hebt aangewezen voor een tabel. 2. kunt u het importeren automatiseren. 5. Markeer de map waaruit u e-mails als activiteit wilt importeren en kies OK. Selecteer in Std. Voer de overige gegevens in. Zo voegt u een stamgegeven toe met een standaardinvoersjabloon: 1. Kies Wijzigen. Markeer Handmatig. 3. E-mail conform sjablonen importeren (135) Zo importeert u e-mail handmatig als activiteit: 1. Een e-mail kan slechts eenmaal worden geïmporteerd. moet Microsoft Outlook als e-mailsysteem zijn ingesteld. Als u e-mail wilt importeren in AccountView. 5.

com). Alle Microsoft Outlook-mappen worden getoond. Voer het Bedrijf en de Contactpersoon in. haalt alle e-mails met informatieverzoeken uit die map. Voor elke Microsoft Outlook-map waaruit u wilt importeren maakt u een activiteitimportsjabloon aan. 6. Markeer eventueel Niet herkende afzender/ontvanger overslaan en kies Volgende. U kunt hiermee voorkomen dat voor een niet-herkende afzender/onvanger een activiteit wordt aangemaakt. Voer het Activiteithoofdgebied en Activiteitsubgebied in en kies Importeren. Het activiteitimportsjabloon dat u voor de map Info maakt. Een veelvoorkomende map is bijvoorbeeld Info. Kies Wijzigen als u nog geen Map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. E-mail handmatig importeren (134) Zo legt u een activiteitimportsjabloon vast: 1. dan wordt gezocht of het een e-mailadres van een contacpersoon in AccountView is. Als er meerdere relaties zijn die hetzelfde e-mailadres hebben. Dit is niet nodig als u Niet herkende afzender/ontvanger overslaan hebt gemarkeerd. 10. Geef in Verplaatsen naar de Microsoft Outlookmap op waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen. Voer een Omschrijving in voor de sjabloon. Markeer eventueel E-mail verplaatsen na importeren. 5. Kies Document/Stamgegevens administratie/Activiteitimportsjablonen. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Tijdens het importeren kan de relatie die hoort bij het e-mailadres van de afzender automatisch worden herkend en vervolgens worden vastgelegd in de activiteit die wordt aangemaakt. kan de medewerker in AccountView alle informatieverzoeken afhandelen. U kunt importeren uit zowel mappen met ontvangen berichten als uit mappen met verzonden berichten. 9. . Voer Medewerker in. dan wordt de eerst herkende relatie in de activiteit vastgelegd.9 Customer Relationship Management 135 6. Zo niet. E-mail conform sjablonen importeren Binnenkomende e-mail in Microsoft Outlook kunt u door middel van sjablonen in AccountView als activiteit importeren. Voer de Medewerker in die verantwoordelijk is voor de uitvoering van of het toezicht op deze activiteit. Markeer eventueel Afzender/ontvanger automatisch herkennen. Nadat deze e-mails zijn geïmporteerd en als activiteit voor een aangewezen medewerker in AccountView zijn vastgelegd. Voer het Activiteithoofdgebied en Activiteitsubgebied in. maar geblokkeerd is. Voer eventueel de Opportunity en het Project in. Het bedrijf en de contactpersoon die u invoert. Tab Classificatie 3. 7. Voer eventueel de Prioriteit en de Activiteitstatus in. Tab Sjabloon 8. Een verzoek om informatie zal gericht worden aan info@bedrijf. U kunt de e-mail in Microsoft Outlook verplaatsen nadat deze is geïmporteerd. • Geen relatie wordt herkend. 9.com en door middel van Microsoft Outlook-regels (“rules”) in de map Info terecht komen (raadpleeg de Microsoft Outlook-documentatie voor informatie over “rules”). AccountView controleert dan eerst of het een e-mailadres is van een bedrijf dat in AccountView is ingevoerd (bijvoorbeeld sales@bedrijf. 11. Voer het Bedrijf en eventueel de Contactpersoon in. worden in de activiteit vastgelegd als: • Een relatie wel wordt herkend. 2. 7. 8. 4.

. kiest u: • • Openen: De bijlage wordt geopend. Nadat u een bijlage hebt geselecteerd. U kunt hiermee voorkomen dat voor een niet-herkende afzender/onvanger een activiteit wordt aangemaakt. Op de tab Algemeen en Notitie van het venster Stamgegevens activiteit wordt de inhoud van de e-mail getoond. heeft geen opmaak (“platte tekst”). Taken die u al eerder naar Microsoft Outlook had geëxporteerd. De e-mail die u als antwoord stuurt.13 Exporteren van activiteiten naar Microsoft Outlook U kunt taken in Microsoft Outlook aanvullen met activiteiten die u in AccountView hebt aangemaakt door deze activiteiten te exporteren. Zo importeert u e-mail conform sjablonen: 1. In het venster E-mail kunt u in Bijlage een lijst met bijlagen tonen. Als u een bijlage wilt openen. worden automatisch uitgevoerd. Opslaan als: U kunt de map kiezen waarin de bijlage wordt opgeslagen. Alle activiteitimportsjablonen die u hebt aangemaakt.136 Algemeen 10. Geïmporteerde e-mail openen Nadat de e-mail handmatig of conform sjablonen is geïmporteerd en de activiteiten zijn aangemaakt. 11. Open het venster Activiteiten. Vervolgens kiest u Document/Microsoft Outlook-koppeling/E-mail openen. Markeer eventueel Afzender/ontvanger automatisch herkennen. U kunt er ook voor kiezen om eerst de map waarnaar u taken exporteert leeg te maken en vervolgens uw activiteiten naar die Microsoft Outlook-map te exporteren. 2. De e-mail wordt zonder opmaak getoond als “platte tekst”. worden op deze manier bijgewerkt. moet Microsoft Outlook als e-mailsysteem zijn ingesteld. dan wordt de eerst herkende relatie in de activiteit vastgelegd. kunt u de inhoud van de e-mail in het venster Activiteiten openen door de activiteit te selecteren en Bewerken/Stamgegevens (F6) te kiezen. AccountView controleert dan eerst of het een e-mailadres is van een bedrijf dat in AccountView is ingevoerd (bijvoorbeeld sales@bedrijf. U kunt de e-mail in Microsoft Outlook verplaatsen nadat deze is geïmporteerd. 3. Als er meerdere relaties zijn die hetzelfde e-mailadres hebben. Opties/E-mail (F1) 9. Kies Document/Microsoft Outlook-koppeling/E-mail importeren. Markeer Conform sjablonen en kies Volgende. Vaak wordt aan een e-mail een bijlage toegevoegd. Markeer eventueel Niet herkende afzender/ontvanger overslaan. Tijdens het importeren kan de relatie die hoort bij het e-mailadres van de afzender automatisch worden herkend en vervolgens worden vastgelegd in de activiteit die wordt aangemaakt. dan wordt gezocht of het een e-mailadres van een contacpersoon in AccountView is. Kies Bericht verplaatsen. selecteert u de activiteit in het venster Stamgegevens activiteit. Zo niet. U selecteert de activiteit en kiest Document/Microsoft Outlook-koppeling/E-mail beantwoorden. Als u activiteiten wilt exporteren uit AccountView.com). Geïmporteerde e-mail beantwoorden U kunt in het venster Activiteiten een activiteit beantwoorden die met een geïmporteerde e-mail is aangemaakt. 12. Geef in Verplaatsen naar de Microsoft Outlookmap op waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen.

3. Markeer een van de opties in Contactpersonen. moet Microsoft Outlook als e-mailsysteem zijn ingesteld. kunt u de contactpersonen in die map aanvullen met de AccountView-relaties of bestaande AccountView-relaties bijwerken. 6. Als u deze optie niet markeert. wordt geëxporteerd. worden alleen de bedrijven geëxporteerd die een contactpersoon hebben met de ingevoerde relatiebeheerfunctie. Markeer eventueel Alleen bedrijven met deze relatiebeheerfunctie exporteren en kies Volgende. Als u Alle taken in Outlook verwijderen markeert. Als u Bedrijfsgegevens exporteren markeert. 7. Als u relaties wilt exporteren uit AccountView. 5. Als u Alle contactpersonen in Outlook verwijderen markeert. Automatisch worden de contactpersonenmappen in Microsoft Outlook getoond. • Administratiecontact: De administratiecontactpersoon die is vastgelegd in de stamgegevens van het bedrijf. Markeer eventueel Bedrijfsgegevens exporteren. Open het venster Activiteiten. 9. Automatisch worden de takenmappen in Microsoft Outlook getoond.9 Customer Relationship Management 137 Zo exporteert u activiteiten naar Microsoft Outlook: 1. . Open het venster Bedrijven. 5. 8. Kies Wijzigen als u nog geen Microsoft Outlook-map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Kies Exporteren. Zo exporteert u relaties naar Microsoft Outlook: 1. 4. 3. • Alle: Alle contactpersonen van het bedrijf worden geëxporteerd. 2. Markeer Geselecteerde. worden alle Microsoft Outlook-taken en AccountView-activiteiten uit de map verwijderd die u in Map hebt ingevoerd. U geeft hiermee aan welke contactpersonen van het bedrijf moeten worden geëxporteerd: • Geen: Er worden geen contactpersonen geëxporteerd. • Eén functie: De contactpersonen met de ingevoerde relatiebeheerfunctie worden geëxporteerd. De AccountView-activiteiten worden naar de gekozen Microsoft Outlook-map geëxporteerd. Als u deze optie niet markeert. Markeer eventueel Alle contactpersonen in Outlook verwijderen. 6.14 Exporteren van relaties naar Microsoft Outlook Bedrijfsgegevens en contactpersonen die u in AccountView hebt vastgelegd. Kies Wijzigen als u nog geen Microsoft Outlook-map hebt ingevoerd of als u deze wilt wijzigen. Als u Alleen bedrijven met deze relatiebeheerfunctie exporteren markeert. 4. Gemarkeerde of Alles in Bereik. Voer de Relatiebeheerfunctie in als u Eén functie hebt gemarkeerd. Gemarkeerde of Alles in Bereik. wordt geëxporteerd. Kies Document/Microsoft Outlook-koppeling/Relaties exporteren. worden de bedrijven als contactpersoon aangemaakt in Microsoft Outlook. 2. Markeer Geselecteerde. Markeer eventueel Alle taken in Outlook verwijderen. 9. Kies Document/Microsoft Outlook-koppeling/Activiteiten exporteren. kunt u de Microsoft Outlook-taken in die map aanvullen met de AccountView-activiteiten of bestaande AccountView-activiteiten bijwerken. worden alle contactpersonen uit de map verwijderd die u in Map hebt ingevoerd. • Hoofdcontact: De hoofdcontactpersoon die is vastgelegd in de stamgegevens van het bedrijf. kunt u exporteren naar de contactpersonenlijst van Microsoft Outlook.

.

De toegangsrechten zijn in elke administratie hetzelfde. Iemand die het recht Opvragen op het object Debiteuren heeft. • Dagboeken afschermen per gebruiker. Met Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u ook de toegang op menukeuzeniveau regelen. 10. Uitgebreide toegangsbeveiliging III is een uitbreiding op Uitgebreide toegangsbeveiliging II. De module Uitgebreide toegangsbeveiliging I is in de eerste plaats gericht op een optimale bescherming van uw bedrijfsgegevens. boekingen en rapporten. De module Uitgebreide toegangsbeveiliging II is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I. kan alle debiteurrapporten opvragen. De beheerder wordt in de documentatie aangeduid met ‘Administrator’.1 Functionaliteit uitgebreide toegangsbeveiliging De module Uitgebreide toegangsbeveiliging II is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I.10. Hierdoor kunt u precies bepalen. Ook kunt u een aantal gebruikersinstellingen voor het gebruik van wachtwoorden opgeven. tot welke opties de gebruikers toegang hebben. Met Uitgebreide toegangsbeveiliging III hebt u de mogelijkheid om de administratiegegevens in AccountView ook te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik buiten het programma om. Uitgebreide toegangsbeveiliging II en Uitgebreide toegangsbeveiliging III. dan wordt dat vermeld. tot welke administraties deze toegang heeft en welke bedrijfsgegevens daadwerkelijk kunnen worden benaderd. De toegangsrechten kunnen per administratie worden vastgelegd. Daarnaast kunt u gebruikers indelen in groepen en per groep rechten verlenen. Uitgebreide toegangsbeveiliging I biedt toegangsbeveiliging op objectniveau: voorbeelden van objecten zijn grootboek. artikelen. • Standaardrapporten: • Gebruikers • Rollen . De overige opties zijn beschikbaar voor alle drie de modules. Ten slotte kunt u een aantal algemene instellingen voor het gebruik van wachtwoorden opgeven. en worden daarom in één hoofdstuk beschreven. Uitgebreide toegangsbeveiliging Dit hoofdstuk beschrijft de modules Uitgebreide toegangsbeveiliging I. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het imitatiemechanisme (impersonation) van Microsoft Windows. Een medewerker van de debiteurenadministratie zal alleen toegang hebben tot debiteurgegevens in de administratie waarin deze worden bijgehouden. U kunt per gebruiker en per gebruikersgroep aangeven tot welke administraties deze toegang heeft. • Meerdere toegangsbeveiligingrollen toekennen per gebruiker. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging I • Administraties afschermen per gebruiker. de financial controller zal vrijwel alle bedrijfsgegevens kunnen opvragen en heeft mogelijk toegang tot meerdere administraties. Als opties bijvoorbeeld alleen beschikbaar zijn voor de module Uitgebreide toegangsbeveiliging II. • AccountView-onderdelen afschermen per toegangsbeveiligingrol. Soms is het noodzakelijk onderscheid te maken tussen de beheerder van Uitgebreide toegangsbeveiliging I en andere gebruikers. Deze modules zijn sterk verweven. Met Uitgebreide toegangsbeveiliging I kunt u de functiescheiding in uw organisatie ook in AccountView doorvoeren. U kunt per gebruiker aangeven. U kunt per gebruiker aangeven tot welke administraties deze toegang heeft.

3. • Meerdere toegangsbeveiligingrollen toekennen per gebruiker per administratie. Zo richt u uitgebreide toegangsbeveiliging in: 1. menu-opties in het menu Zoeken (module BusinessModeller) en importdefinities (module Stamgegevens-import en/of Mutatie-import). Werkwijze uitgebreide toegangsbeveiliging inrichten U richt uw administratie in door instellingen vast te leggen en stamgegevens aan te maken. • Extra algemene wachtwoordbeveiligingen: minimumlengte. 4. Door deze systematisch op te zetten voorkomt u extra werk en bevordert u de veiligheid van uw bedrijfsgegevens. Voer ADMIN in het veld Gebruikersnaam in. deze hebben met name betrekking op het gebruik van wachtwoorden. U hebt toegang tot AccountView. Houd er rekening mee dat per gebruikersgroep of gebruiker meerdere rollen kunnen worden gekoppeld. zodat onbevoegden geen toegang hebben tot AccountView.2 Werkwijze uitgebreide toegangsbeveiliging De beveiliging van uw bedrijfsgegevens is uiteraard een belangrijke aangelegenheid. • Meerdere toegangsbeveiligingrollen toekennen per gebruikersgroep per administratie. Zo begint u met uitgebreide toegangsbeveiliging: 1. Maak de gewenste toegangsbeveiligingrollen aan. of het wachtwoord moet worden gewijzigd na inloggen. Wijzig van de overige standaardgebruikers het wachtwoord. Voer het Wachtwoord admin in (kleine letters). Start AccountView. • Standaardrapporten: • Gebruikersgroepen • Toegangsanalyse ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging III • Fysieke administratiebestanden beschermen tegen benadering buiten AccountView om • Inloggegevens van Windows gebruiken bij opstarten (Single Sign On) 10. maximale geldigheidsduur en het aantal oude wachtwoorden dat moet worden onthouden. De toegang van uw bedrijfsgegevens wordt bepaald door rollen. De gebruiker ADMIN heeft alle toegangsrechten die nodig zijn voor het beheer van Uitgebreide toegangsbeveiliging I. en of de gebruiker het wachtwoord zelf kan wijzigen. Verwijder de standaardgebruikers die u niet nodig hebt. Hetzelfde geldt voor het gebruik van groepen (Uitgebreide toegangsbeveiliging II). Wijzig de wachtwoorden en verwijder standaardgebruikers die u niet nodig hebt. 2. Werkwijze na installatie van uitgebreide toegangsbeveiliging Tijdens de installatie van Uitgebreide toegangsbeveiliging I worden er enkele standaardgebruikers en -wachtwoorden aangemaakt. .140 Algemeen ⌧ • • • Uitgebreide toegangsbeveiliging II Gebruikersgroepen. • Extra wachtwoordinstellingen per gebruiker: of het wachtwoord al dan niet verloopt. Menu-opties afschermen die u zelf hebt aangemaakt: gebruikersrapporten. 2. Menu-opties van AccountView-onderdelen afschermen per toegangsbeveiligingrol. Leg de instellingen vast.

Toegang tot opties (Uitgebreide toegangsbeveiliging II) In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan de toegang worden verfijnd door ook rechten per optie vast te leggen. verwijderen en wijzigen. 5. Uitgebreide toegangsbeveiliging 141 Maak de gebruikersgroepen aan. Dagboekbladzijden en Etiketten. Toegang tot fysieke administratiebestanden (Uitgebreide toegangsbeveiliging III) U kunt instellen dat netwerkgebruikers niet meer buiten AccountView om toegang kunnen krijgen tot de administratiebestanden van AccountView. gelden voor alle opties die met dat object samenhangen. Het bovenstaande geldt ook voor de volgende objecten. Toegang tot objecten Elk object bevat een bepaald type informatie. De rechten die voor een object worden toegekend. menu-opties in het menu Zoeken (module BusinessModeller) en importdefinities (module Stamgegevens-import en/of Mutatie-import). U kunt bijvoorbeeld bepalen dat een rol alleen toegang geeft tot de opties Rapporten/Saldilijst en Rapporten/Openstaande posten van het object Crediteuren. De toegang tot AccountView kan op de volgende niveaus worden vastgelegd: • • • • • • AccountView starten Na het starten van AccountView moet de gebruiker zijn Gebruikersnaam en Wachtwoord opgeven. Bovendien kunnen boekingen direct na invoer worden geblokkeerd. Rollen. 10. Hierdoor gelden de rechten voor een bepaald object dus niet meer automatisch voor alle opties die met dat object samenhangen. 4. Bij een onbekende Gebruikersnaam of een foutief Wachtwoord heeft de gebruiker geen toegang tot AccountView. Voorbeelden van objecten zijn Grootboek. Hierdoor krijgen de gebruikers toegang tot AccountView. Ken per groep de juiste rollen en administraties toe. die u zelf kunt toevoegen: gebruikersrapporten.10 3. Gebruikers kunnen deel uitmaken van meerdere groepen. Koppel per gebruiker de juiste groepen. verwijderen of toevoegen. Hierdoor krijgen leden van de groep toegang tot AccountView. gebruikersgroepen en gebruikers Er zijn enkele verschillen tussen Uitgebreide toegangsbeveiliging I en Uitgebreide toegangsbeveiliging II bij het opzetten van een rechtenstructuur en het toekennen van rechten aan gebruikers: . Voer de gebruikerswachtwoorden in. Een administratie openen De gebruiker kan alleen administraties openen waartoe hij toegang heeft. U kunt alleen gebruikersgroepen en rollen per groep gebruiken als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. U kunt eventueel ook rollen en administraties per gebruiker toekennen. Toegang tot dagboeken U kunt per dagboek bepalen welke gebruikers dagboekbladzijden mogen toevoegen. Standaardrollen en -gebruikers (145) Toegang op verschillende niveaus De mogelijkheden van een gebruiker in Uitgebreide toegangsbeveiliging I zijn altijd afhankelijk van de toegangsmogelijkheden en beperkingen die voor zijn Gebruikersnaam zijn vastgelegd door de Administrator. Maak de gebruikers aan.3 Overzicht rechtenstructuur Een goed inzicht in de rechtenstructuur is noodzakelijk voor het opzetten van Uitgebreide toegangsbeveiliging I. wijzigen. U kunt per object bepalen of de gebruiker gegevens mag opvragen.

geeft voor die tak toegang tot alle onderliggende niveaus tenzij ze expliciet zijn ingetrokken. dan kan een gebruiker die zowel rol A als rol B heeft. hetzelfde als waren die rechten in één rol toegekend en ingetrokken. Balans. Als op hetzelfde niveau rechten in twee rollen zijn toegekend. Daarnaast kan een gebruiker eigen rollen hebben. dan heeft een gebruiker met die rol automatisch recht om het rapport Balans op te vragen. De niveaus zijn. Een gebruiker heeft niet in alle administraties dezelfde rollen. die niet afhankelijk zijn van de groep waarvan hij deel uitmaakt. Integendeel. Uitgebreide toegangsbeveiliging II Ook in Uitgebreide toegangsbeveiliging II worden toegangsrechten vastgelegd in rollen. vervolgens tot de menu-optie Rapporten en tot slot tot het rapport Balans. Rollen kunnen worden toegekend aan groepen. van hoog tot laag: Financieel. Een rol die toegang verleent tot bepaalde tak op een bepaald niveau. Een gebruiker met een groot aantal rollen zal over het algemeen uitgebreide toegangsrechten hebben. Rappporten en Balans. Door rollen te combineren. dan zal een gebruiker die zowel rol A als rol B heeft. De rollen zijn administratie-onafhankelijk. . het rapport Balans niet kunnen opvragen. kunt u een recht dat in een rol op een bepaald niveau is toegekend. Grootboek. dan levert de combinatie van beide op dat de rechten zijn toegekend. Daarbij is van belang of rechten zijn toegekend of ingetrokken op hetzelfde of op verschillende niveaus. Door aan een gebruiker een rol toe te kennen. Daarvoor hoeft niet expliciet toegang te worden verleend tot Grootboek. Rollen combineren Een gebruiker kan een of meer rollen hebben. Als een gebruiker meerdere rollen heeft. Dat is echter ook het geval als ze op hetzelfde niveau in de ene rol zijn toegekend. Dus voor rechten op hetzelfde niveau geldt: Toekennen + Toekennen = Toekennen Toekennen + Intrekken = Toekennen Als rol A toegang verleent tot Grootboek en dat recht (dus op hetzelfde niveau) is in rol B ingetrokken. maar in een andere zijn ingetrokken. U kunt op verschillende niveaus van de boom en tot elk van de takken afzonderlijk toegangrechten verlenen of intrekken. Rollen (per groep of per gebruiker) worden per administratie vastgelegd. het is juist aan te raden om standaardrollen te gebruiken en per gebruiker de juiste rollen toe te kennen. is de uitkomst voor wat de gebruiker kan. Grootboek opvragen. Toegangsrechten worden vastgelegd in rollen. Geeft een rol toegang tot Financieel. Hier geldt: Bij het combineren van rollen waarin rechten op verschillende niveaus zijn toegekend en ingetrokken. die grotendeels overeenkomt met de menupaden. moet de gebruiker in een administratie toegang hebben tot de objectgroep Financieel en daarbinnen tot Grootboek. dan worden de bijbehorende toegangsrechten bij elkaar opgeteld. Om het rapport Balans te kunnen opvragen. Het maakt niet uit of de toegangsrechten zijn gebaseerd op de rollen van de gebruiker of de groep waartoe de gebruiker behoort. Als rol A toegang verleent tot Grootboek en rol B trekt de toegang tot Rapporten of tot Balans in. Hierdoor houdt u het overzicht en kunt u de rollen efficiënt en overzichtelijk indelen. De toegangsbeveiliging werkt volgens een boomstructuur. tot welke administraties deze toegang heeft.142 • • Algemeen Uitgebreide toegangsbeveiliging I Per gebruiker bepaalt u. met een andere rol inperken door rechten voor een of meer onderdelen op lager niveau in te trekken. In Gebruikersrechten controleren [152] staat beschreven hoe u kunt nagaan wat het resultaat is van toegekende rollen en combinaties daarvan. Het is dus niet nodig alle toegangsrechten voor een gebruiker in één rol onder te brengen. Rapporten. krijgt de gebruiker de bijbehorende toegangsrechten in alle administraties waartoe de gebruiker toegang heeft. Alle leden (gebruikers) van een groep beschikken automatisch over de rollen die aan de groep zijn toegekend.

Voorbeeld Uitgebreide toegangsbeveiliging I In dit voorbeeld worden toegangsrechten van de debiteurenadministratie behandeld. 2. Het is niet nodig alle toegangsrechten voor een bepaalde functie (zoals boekhouder of medewerker debiteurenadministratie) in één rol op te nemen. U kunt per gebruiker immers rollen combineren. toevoegen of verwijderen Uitsluiten: Aanmaningen wijzigen Uitsluiten: Incassoposten wijzigen Uitsluiten: Betalingscondities wijzigen. Om deze in te perken gebruikt u rollen met uitsluitingen. De rol DEB-UIT kan aan de senior medewerkers worden toegekend. 5. maar bepaalde gegevens kunnen nooit worden gewijzigd. . Deze rollen bevatten bijvoorbeeld het recht gegevens toe te voegen of te verwijderen. hebben senior medewerkers uitgebreide rechten.1. Hierdoor weet u zeker. Leg eerst rollen vast die voor alle gebruikers gelden. toevoegen en verwijderen Tabel 10. omdat de bijbehorende rechten zijn uitgesloten. Door het voorkomen van overlappingen tussen rollen houdt u het overzicht en voorkomt u extra onderhoudswerkzaamheden bij bijvoorbeeld het wijzigen van bevoegdheden binnen het rollensysteem. Leg extra rollen vast voor controllers. Zo zet u een rollensysteem op: 1. directieleden en andere gebruikers met uitgebreide bevoegdheden. Doordat de rolrechten bij elkaar worden opgeteld.Voorbeeld toegangsrechten Uitgebreide toegangsbeveiliging I. Leg per object extra rollen vast voor bijvoorbeeld senior medewerkers of managers. DEB-MED en DEB-SNR in de debiteurenadministratie. Hierdoor kunnen deze medewerkers debiteurgegevens en betalingscondities opvragen. Rol BASIS DEB-MED DEB-SNR Omschrijving Alle gebruikers Rechten Gebruikersvoorkeuren wijzigen Medewerker debiteurenadministratie Senior medewerker debiteurenadministratie Debiteurgegevens opvragen. verwijderd of toegevoegd. De rollen worden als volgt toegekend: • • • Medewerkers Medewerkers krijgen de rollen BASIS. 3. Leg per object een basisrol vast voor alle gebruikers van dat object. dat het toekennen van ‘normale’ rollen leidt tot het uitbreiden van bevoegdheden. 4. De rollen zijn in de tabel opgenomen.10 Uitgebreide toegangsbeveiliging 143 Rollen opzetten De rollen kunnen worden gezien als een systeem van bouwstenen. Manager De manager van de debiteurenadministratie krijgt alle rollen behalve de rol DEB-UIT. toevoegen en verwijderen Uitsluiten: Debiteurgegevens wijzigen. Senior medewerkers Deze krijgen de rollen BASIS. DEB-MED en DEB-UIT in de debiteurenadministratie. dat elke rol toegang geeft tot een afgebakend gebied van activiteiten in AccountView. Zorg ervoor. Aan deze medewerkers kan incidenteel de rol DEB-MAN worden toegekend. Voor senior medewerkers die regelmatig de manager vervangen kan dit achterwege blijven. Betalingscondities opvragen DEB-MAN Manager debiteurenadministratie DEB-UIT Uitsluitingen debiteurenadministratie Debiteurgegevens wijzigen en toevoegen Aanmaningen wijzigen Incassoposten wijzigen Debiteurgegevens verwijderen Betalingscondities wijzigen. Leg eventueel extra rollen vast voor het uitsluiten van toegangsrechten.

De manager is geen lid van de groepen. Zij zijn geen lid van de groep medewerkers. Uitzonderingen per gebruiker: • • Senior medewerkers Senior medewerkers die regelmatig de manager vervangen. De rechten van senior medewerkers zijn met name gericht op verslaglegging en voortgangsbewaking. Zij hebben ook de rol DEB-MAN. • Groep senior medewerkers Deze groep krijgt de rol DEB-SNR in de debiteurenadministratie. toevoegen of verwijderen Uitsluiten: Aanmaningen wijzigen Uitsluiten: Incassoposten wijzigen Uitsluiten: Betalingscondities wijzigen. Dit onderscheid is in dit voorbeeld buiten beschouwing gebleven. In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunnen rechten per administratie worden toegekend.Gegevens: opvragen. Enkel etiket afdrukken Rapport betalingscondities opvragen Debiteurgegevens opvragen. In die module kunnen toegangsrechten alleen op objectniveau worden vastgelegd.Voorbeeld toegangsrechten Uitgebreide toegangsbeveiliging II. De volgende groepen worden aangemaakt: • Groep medewerkers Deze groep krijgt de rollen BASIS. toevoegen. Manager De manager van de debiteurenadministratie krijgt alle rollen behalve de rol DEB-UIT. Rol BASIS Omschrijving Alle gebruikers DEB-MED Medewerker debiteurenadministratie DEB-SNR Senior medewerker debiteurenadministratie DEB-MAN Manager debiteurenadministratie DEB-UIT Uitsluitingen debiteurenadministratie Rechten Gebruikersvoorkeuren . hebben senior medewerkers uitgebreide rechten. Leden van deze groep beschikken over voldoende rechten voor de dagelijkse werkzaamheden op de debiteurenadministratie. omdat ze dan ook de rol DEB-UIT zouden hebben. zijn lid van de groep senior medewerkers. DEB-MED en DEB-UIT in de debiteurenadministratie. dezelfde rechten. toevoegen. wijzigen. Etiketten. Samenvoegbestand Aanmaningen: alle rechten Incassoposten: alle rechten Debiteurgegevens verwijderen Betalingscondities wijzigen. wijzigen Debiteurrapporten opvragen: Analyse debiteuren. Openstaande posten. toevoegen en verwijderen Tabel 10. Doordat de rolrechten bij elkaar worden opgeteld. Deze rol blokkeert de toegang tot objecten die voor de manager van belang zijn. Ouderdomsanalyse. . Senior medewerkers maken deel uit van zowel de groep senior medewerkers als de groep medewerkers. Debiteurenkaarten. Saldilijst.2. toevoegen en verwijderen Uitsluiten: Debiteurgegevens wijzigen. Gebruikers hebben dus niet in alle administraties waartoe zij toegang hebben. In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunnen toegangsrechten ook op optieniveau worden vastgelegd. verwijderen .144 Algemeen Voorbeeld Uitgebreide toegangsbeveiliging II ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II Dit voorbeeld is een uitgebreide versie van het voorbeeld van Uitgebreide toegangsbeveiliging I.Rapporten: geen rechten Debiteurrapporten opvragen: Debiteuren.

rapporten.4 Standaardrollen en -gebruikers De volgende standaardgebruikers zijn altijd aanwezig na het installeren van AccountView met Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II: Gebruikersnaam Wachtwoord Rollen ADMIN admin DEMO demo SUPER SYSTEM super PROGRAM SYSTEM SYSTEMMENU ADMIN PROGRAM SYSTEM SYSTEMMENU SUPER - - Tabel 10. Daarom is het belangrijk geen wachtwoorden te gebruiken die gemakkelijk kunnen worden gekraakt. Vaste gebruikersnamen. enz. zoals #. Het hergebruik van oude wachtwoorden is niet toegestaan. Gebruik na de installatie de Gebruikersnaam ADMIN om toegang te krijgen tot AccountView. enz.10 Uitgebreide toegangsbeveiliging 145 10. De volgende standaardrollen zijn altijd aanwezig na het installeren van AccountView met Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II: Rol ADMIN PROGRAM SUPER SYSTEM Toelichting Toegang tot administratie-objecten. 10. Deze groep kan worden verwijderd.3.4. artikelen. Er is één standaardgroep aanwezig. Tabel 10. De standaardgebruiker ADMIN wordt echter bij elke update opnieuw aangemaakt met het standaardwachtwoord admin en de standaardrollen. layoutontwerp. Bijvoorbeeld etiketten. Wijzig de wachtwoorden van de standaardgebruikers direct om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot AccountView.. $ en &. maar bevatten geen administratie-afhankelijke informatie. wachtwoorden en gebruikersrechten in AccountView. zoals het grootboek. Lege wachtwoorden zijn niet toegestaan. Toegang tot programma-objecten. boekingen.en systeemobjecten Deze rol is nodig voor technische doeleinden. de groep ADMINS. Gebruik zowel hoofdletters als kleine letters. gebruikersvoorkeuren. Deze objecten zijn nodig voor het voeren van administraties. Neem cijfers en speciale tekens op in wachtwoorden. Toegang tot programma. Dit zijn de objecten voor het voeren van een administratie in AccountView. . Vervang uw wachtwoord regelmatig (eens per maand) door een nieuw wachtwoord. Deze heeft de rol ADMIN. maar wordt bij een update weer toegevoegd. Vaste rollen en toegangsprofielen per rol. U kunt de standaardgebruikers eventueel verwijderen en/of hun toegangsrechten wijzigen. U kunt uw beveiliging optimaliseren door de volgende maatregelen: • • • • • Iedere gebruiker moet een wachtwoord van minimaal zes tekens invoeren.5 Vereisten voor wachtwoorden De wachtwoorden vormen de kern van de beveiliging per gebruiker.

Als u bepaalde standaardgebruikers niet wilt gebruiken. Herhaal de bovenstaande stap voor andere standaardgebruikers. Geef in Onthouden aan. Verwijder deze gebruiker niet. Vereisten voor wachtwoorden (145) 10. kunt u deze verwijderen.6 Uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik nemen Tijdens de installatie van Uitgebreide toegangsbeveiliging I worden er enkele standaardgebruikers en -wachtwoorden aangemaakt. Zo legt u de instellingen van uitgebreide toegangsbeveiliging vast: 1. Bewaarde wachtwoorden kunnen niet opnieuw worden gebruikt. Verwijder de standaardgebruikers die u niet nodig hebt. 3. Start AccountView. etc. 3. voert u het wachtwoord opnieuw in Nieuw wachtwoord in. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. Als beide wachtwoorden gelijk zijn.7 Instellingen uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen In de instellingen bepaalt u het gebruik van wachtwoorden. Voer een nieuw wachtwoord in en bevestig dit. Voer ADMIN in het veld Gebruikersnaam in. 2. Voor de eerste vijf vereisten zijn velden beschikbaar in Opties/Instellingen/Systeem/Toegang. Voer het Wachtwoord admin in (kleine letters). . U hebt toegang tot AccountView. Wijzig direct na de installatie de wachtwoorden van de standaardgebruikers. geboortedatum. maar gebruik deze om Uitgebreide toegangsbeveiliging I te beheren. ook niet als iemand anders onder uw naam in AccountView moet inloggen. Markeer eventueel extra beveiligingsinstellingen in Wachtwoord bevat verplicht. Standaardrollen en -gebruikers (145). Voer de Minimumlengte en Geldigheidsduur (in dagen) van de wachtwoorden in. Bevestig dit vervolgens nogmaals. 8.146 Algemeen • Gebruik geen voor de hand liggende wachtwoorden zoals voornaam. De gebruiker ADMIN wordt bij elke update weer toegevoegd. Herhaal deze stap eventueel voor andere gebruikers. 9. zodat onbevoegden geen toegang hebben tot AccountView. Als beide wachtwoorden niet gelijk zijn. Bij een update of upgrade van Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II wordt de gebruiker ADMIN automatisch aangemaakt als deze niet meer aanwezig is. achternaam. hoeveel wachtwoorden per gebruiker moeten worden bewaard. • Noteer het wachtwoord niet op een plaats die makkelijk toegankelijk is voor anderen. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Toegang. 6. Zo neemt u uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik: 1. Selecteer de gebruiker ADMIN. De toegangsrechten van de gebruiker ADMIN worden hersteld. Instellingen uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (146) 10. 7. kenteken. 4. wordt het nieuwe wachtwoord geaccepteerd. • Geef uw wachtwoord niet door aan anderen. 4. Selecteer de eerste gebruiker die u niet nodig hebt en kies Bewerken/Verwijderen (CTRL+DEL). Kies Bewerken/Wachtwoord wijzigen. 2. Dit komt de beveiliging van uw bedrijfsgegevens ten goede. 5.

4.10 Uitgebreide toegangsbeveiliging 147 10. en zie Overzicht rechtenstructuur [141]. Voer een code en de naam van de rol in. 7. Aan rol DEB-MAN (Manager debiteurenadministratie) wordt het recht toegekend om debiteuren te verwijderen. Een gebruiker kan daarnaast toegangsrechten op basis van de groepen waarvan hij lid is.1. Selecteer de tab Toegangsrechten. Als u bijvoorbeeld Financieel kiest in het onderdeel Administratie-objecten. Zo maakt u een rol aan: 1. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). Kies het gewenste Recht: . Afbeelding 10. 6. De naam van de rol wordt getoond bij het toekennen van rollen aan gebruikers en gebruikersgroepen. 8. Gebruik de plustekens om de boomstructuur uit te klappen tot u het niveau bereikt waarop u rechten wilt toekennen. voert u eerst een aantal voorbereidingen uit. Druk op F1 voor meer informatie. De rechten die u toekent. Standaardrollen en -gebruikers (145) Toegangsbeveiligingrollen vastleggen De toegangsrechten in AccountView worden bepaald door rollen. Kies Bewaren. Kies Document/Stamgegevens systeem/Toegangsbeveiligingrollen. De objecten in AccountView zijn opgenomen in een boomstructuur die qua werking veel overeenkomsten vertoont met Windows Verkenner. Elke gebruiker kan één of meer rollen hebben. Daarna legt u de instellingen vast. 2. Selecteer het gewenste onderdeel. gelden ook voor alle lager gelegen onderdelen. Overzicht rechtenstructuur (141). gelden de toegekende rechten voor alle objecten in het onderdeel Financieel. omdat ook aan groepen rollen kunnen worden toegekend. gebruikersgroepen en gebruikers vast te leggen. zie Uitgebreide toegangsbeveiliging in gebruik nemen [146].8 Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging I in gebruik neemt. Vervolgens kunt u AccountView gereedmaken voor andere gebruikers door toegangsbeveiligingrollen. 5. 3.

menu-opties in het menu Zoeken (module BusinessModeller) en importdefinities (module Stamgegevens-import en/of Mutatie-import). Leg vervolgens de uitzonderingen vast op de lagere niveaus. Toekennen: De gebruiker kan het onderdeel gebruiken. Rechten op een lager niveau hebben voorrang op rechten op een hoger niveau. Nadat u een nieuwe menuoptie hebt aangemaakt. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat een rol alleen toegang geeft tot de opties Rapporten/Saldilijst en Rapporten/Openstaande posten van het object Crediteuren. Het toekennen of intrekken van rechten verloopt hetzelfde als bij objecten en wordt niet apart toegelicht. Gebruikers met deze rol mogen de Batchverwerking echter niet gebruiken. tenzij dit uitgesloten is op grond van een andere rol die aan de gebruiker is toegekend. We raden u aan te beginnen met de hoogste niveaus en de daar geldende rechten vast te leggen. . Intrekken: De gebruiker kan het onderdeel niet gebruiken op grond van de huidige rol. Uitsluiten: De gebruiker kan het onderdeel. Hierdoor gelden de rechten voor een bepaald object dus niet meer automatisch voor alle opties die met dat object samenhangen. kunt u de toegangsrechten direct vastleggen in Stamgegevens toegangsbeveiligingrol. U hebt aan de rol ‘Controller’ (met de knop Toekennen) toegang op het onderdeel Financieel toegekend. nooit gebruiken.2. Overzicht rechtenstructuur (141) Toegangsrechten op menu-opties vastleggen In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan de toegang worden verfijnd door ook rechten per optie vast te leggen. Ga door tot alle rechten voor de huidige rol zijn toegekend.148 Algemeen • • • 9. bijvoorbeeld het object. De rechten op menu-opties voor medewerkers met de toegangsrol DEB-MAN U kunt ook rechten toekennen op menu-opties die u zelf hebt aangemaakt: gebruikersrapporten. Afbeelding 10. Selecteer het object Batchverwerking en kies het recht Intrekken.

of uitsluiten. kunt u met de wizard Toegangsbeveiligingrol aanmaken hiervoor snel een rol aanmaken. 4. 2. 3. De toegangsrechten hebben altijd betrekking op gegevens. Voer een code en de naam van de rol in. U kunt per rapport toegangsrechten toekennen in het venster Stamgegevens toegangsbeveiligingrol. Kies Bewaren. Zo gebruikt u de wizard Toegangsbeveiligingrol aanmaken: 1. Markeer op welke objectgroepen de rol van toepassing is en kies Volgende. Kies Document/Toegangsbeveiligingrol aanmaken. 3. Gebruikersgroepen zijn alleen beschikbaar als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Gebruikersgroepen vastleggen ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II Gebruikers kunnen deel uitmaken van meerdere groepen. Kies Document/Stamgegevens systeem/Toegangsbeveiligingrollen. 2. Eventueel kunt u handmatig nog uitzonderingen vastleggen. Selecteer welke toegangsrechten op de verschillende handelingen van toepassing zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld het verwijderen van gegevens in alle administratie-objecten in één keer uitsluiten. Gegevens in AccountView importeren ( ). Zo maakt u een gebruikersgroep aan: 1. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikersgroepen. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). 6. U hebt gebruikersrapporten aangemaakt in het venster Journaal. Gebruikersrapporten aanmaken (268).3. Voer een code en de naam van de groep in. 5. Kies Aanmaken en ten slotte Sluiten.10 Uitgebreide toegangsbeveiliging 149 Afbeelding 10. De naam van de rol wordt getoond bij het toekennen van rollen aan gebruikers en gebruikersgroepen. BusinessModeller (255) Toegangsrechten voor meerdere objecten tegelijk vastleggen Als u bepaalde toegangsrechten in meerdere objecten wilt toekennen. . 4. intrekken.

Deze rechten zijn gebaseerd op de rollen die aan de geselecteerde groepen zijn toegekend. voert u de instellingen voor het gebruik van wachtwoorden in op de tab Algemeen. 6. Kies de tab Rollen. Voer een code en de naam van de gebruiker in. 3.150 5. Markeer Geblokkeerd niet. kunt u voorkomen dat de gebruiker het wachtwoord blijft gebruiken dat hem door de Administrator is toegekend. 6. Gebruikers vastleggen Maak de gebruikers aan en bepaal de toegangsrechten per gebruiker. 8. Algemeen Kies de tab Rollen. . Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Selecteer eerst de administratie waarvoor u rollen wilt selecteren. medewerker’ toegekend in de administratie NL_YR_ADV. Afbeelding 10. Zo maakt u een gebruiker aan: 1. 7. Verplaats de juiste rollen naar het vak Geselecteerde rollen. 7. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).4. 4. 2. Verplaats de juiste groepen naar het vak Geselecteerde groepen. Kies Bewaren. Aan de gebruikersgroep DEB-MED wordt de rol ‘Debiteurenadm. Kies de tab Gebruikersgroepen (Uitgebreide toegangsbeveiliging II). Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. Herhaal deze stappen tot voor elke administratie de juiste rollen zijn geselecteerd. 5. Deze spreken over het algemeen voor zich. 8. Door Gebruiker moet wachtwoord wijzigen bij inloggen te markeren. De gebruiker krijgt alle rechten van de geselecteerde groepen.

11. voert u eerst opnieuw het nieuwe wachtwoord in. Selecteer de gebruiker in het venster Gebruikers. • Uitgebreide toegangsbeveiliging II Selecteer eerst de administratie waarvoor u rollen wilt selecteren. Maak eventueel eerst een gebruikersgroep aan en leg de toegangsrechten hiervan vast. U kunt de lijst met netwerkgebruikers beperken door gebruikers die al in AccountView bestaan niet te tonen en/of door een bepaalde netwerkgebruikersgroep te selecteren. kunt u ook de bestaande gebruikers van uw Windows-netwerk importeren in AccountView. kunnen de geïmporteerde gebruikers direct aan de slag. 5. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. Selecteer de administraties waar de gebruiker toegang toe heeft. De gebruiker heeft in alle administraties dezelfde rechten. Als beide wachtwoorden gelijk zijn. Voor wie inlogt met Opties/Tijdelijke gebruiker inloggen. Herhaal deze stappen tot voor elke administratie de juiste rollen zijn geselecteerd. 4. 6. sla dan het rapport op of druk dit af. Kies OK om de gebruikergegevens te bewaren. 12. Hierin staan namelijk ook de automatisch uitgedeelde wachtwoorden vermeld. . Kies Volgende. Kies Document/Netwerkgebruikers importeren. 7. Kies Voltooien om het importeren te starten. Markeer de gewenste Instellingen voor te importeren gebruikers. Deze kunt u in één moeite door aan een gebruikersgroep koppelen en er wachtwoorden aan toekennen. Als u in de eerste stap Automatisch wachtwoord aan nieuwe gebruikers uitdelen hebt gemarkeerd. ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging III Markeer eventueel Inloginformatie van Windows gebruiken in Opties/Instellingen/Systeem/Toegang om gebruikers AccountView in het vervolg te laten opstarten zonder dat ze opnieuw een gebruikersnaam en wachtwoord hoeven in te voeren.10 9. Kies Afdrukvoorb om een overzicht op te vragen van de geselecteerde instellingen en de te importeren gebruikers. Bevestig dit vervolgens nogmaals. gebaseerd op de eerder geselecteerde rollen. De wizard Netwerkgebruikers importeren verschijnt. Kies Bewerken/Wachtwoord wijzigen. Kies de tab Administraties (Uitgebreide toegangsbeveiliging I). wordt het nieuwe wachtwoord geaccepteerd. 8. Vereisten voor wachtwoorden (145) Windows-netwerkgebruikers importeren ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II In plaats van handmatig gebruikers aan te maken. Als beide wachtwoorden niet gelijk zijn. 3. Selecteer eventueel de gebruikersgroep waaraan u de geïmporteerde gebruikers wilt koppelen en kies Volgende. Verplaats de juiste rollen naar het vak Geselecteerde rollen. 13. Zo importeert u Windows-netwerkgebruikers in AccountView: 1. 2. Voer het nieuwe wachtwoord in en bevestig dit. 10. Deze rollen gelden voor alle administraties die u selecteert op de tab Administraties. Als u de gebruikersgroep vooraf volledig inricht. 14. Uitgebreide toegangsbeveiliging 151 Ken de juiste rollen aan de gebruiker toe: • Uitgebreide toegangsbeveiliging I Verplaats de juiste rollen naar het vak Geselecteerde rollen. Selecteer in Netwerkgebruikers de gebruikers die u wilt toevoegen aan AccountView en kies Toevoegen of kies Alle om alle netwerkgebruikers toe te voegen. is een wachtwoord wel altijd verplicht.

U kunt u ook per administratie aangeven. In Stamgegevens administratie ziet u de toegekende gebruikers per administratie. Verplaats de gebruikers (gebruikersgroepen) aan wie u toegang tot de geselecteerde administratie wilt verlenen van Beschikbare gebruikers (Beschikbare gebruikersgroepen) naar Geselecteerde gebruikers (Geselecteerde gebruikersgroepen). Leg per gebruikersgroep op de tab Administraties vast tot welke administraties deze toegang heeft. Deze gegevens worden echter vanuit verschillende invalshoeken getoond. 3. 5. 2. Snel toegang tot administraties en dagboeken verlenen ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II U kunt een nieuwe gebruiker snel toegang geven tot een administratie of dagboek. In Stamgegevens gebruiker ziet u de toegekende administraties per gebruiker. U gebruikt Stamgegevens administratie met name als u snel wilt zien welke gebruikers of gebruikersgroepen toegang hebben. Zo verleent u gebruikers snel toegang tot AccountView: 1. Het venster Toegangsanalyse geeft per administratie een overzicht van de toegangsrechten van de geselecteerde gebruiker.152 Algemeen Toegang per administratie vastleggen U kunt per gebruiker aangeven tot welke administraties deze toegang heeft. Voorwaarde hiervoor is dat aan gebruikersgroepen de juiste rollen zijn toegekend. Kies de tab Gebruikers om gebruikers toe te kennen of Gebruikersgroepen om gebruikersgroepen toegang te verlenen. Koppel deze aan de gebruikersgroep in Stamgegevens gebruiker (tab Gebruikersgroepen) of in Stamgegevens gebruikersgroep (tab Gebruikers).groepen vast welke gebruikersgroepen toegang hebben tot dit dagboek. en als u hierin wijzigingen wilt aanbrengen. Maak de nieuwe gebruiker aan. wordt gekeken naar de toegangsrechten voor dagboeken. Leg per dagboek op de tab Gebr. . Zo legt u de toegang per administratie vast: 1. Maak de juiste toegangsbeveiligingrollen aan. en of de toegangsbeveiligingrollen de gebruiker toestaan de geselecteerde functie uit te voeren. Het rapport geeft een overzicht van de toegangsbeveiligingsrollen per administratie en gebruiker. 2. en aan welke rollen een recht wordt ontleend of waardoor een recht wordt uitgesloten. 5. 6. Hetzelfde geldt voor gebruikersgroepen in de vensters Stamgegevens gebruikersgroep (tab Administraties) en Stamgegevens administratie (tab Gebruikersgroepen). Met name bij een uitgebreide rollenstructuur raden we u aan de toegangsrechten per gebruiker goed te controleren. Kies Bestand/Administraties. De toegangsrechten op administratieniveau hebben voorrang op de rechten die via toegangsbeveiligingrollen worden toegekend. 3. 4. Eerst wordt gecontroleerd of de gebruiker (of de groepen waartoe deze behoort) toegang heeft tot de administratie. en deze aan administraties en/of dagboeken zijn gekoppeld. welke gebruikers of gebruikersgroepen toegang hebben. 4. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Maak een of meer gebruikersgroepen aan en ken in Stamgegevens gebruikersgroep. De nieuwe gebruiker heeft dan meteen toegang tot de administraties en dagboeken die aan die gebruikersgroep zijn gekoppeld. Gebruikersrechten controleren De toegangsrechten per gebruiker worden bepaald door de rollen die aan de gebruiker of aan de groepen van de gebruiker zijn toegekend. op basis van de directe koppelingen. door deze te koppelen aan een of meer gebruikersgroepen. waarbij u kunt kiezen tussen verschillende sorteringen. tab Rollen hieraan de juiste rollen toe. U kunt dit op twee manieren doen: met Rapporten/Toegangsanalyse of met Document/Toegangsanalyse. Pas als dat het geval is. De vensters Stamgegevens gebruiker (tab Administraties) en Stamgegevens administratie (tab Gebruikers) bevatten dezelfde gegevens. Kies de gewenste administratie.

Klik met de rechtermuisknop op een element om de toegangsbeveiligingrollen op te vragen die erop betrekking hebben. Bovendien kunnen boekingen direct na invoer worden geblokkeerd. Geblokkeerde dagboekbladzijden kunnen niet worden heropend of verwijderd. Geef aan hoe het overzicht moet worden gesorteerd. Verplaats alle gebruikers (gebruikersgroepen) die het dagboek mogen gebruiken naar Geselecteerde gebruikers (Geselecteerde gebruikersgroepen). kunt u de toegangscontrole per dagboek tijdelijk uitschakelen om het controleproces te versnellen. Selecteer de Administratie waarvoor u de toegangsrechten van de gebruiker wilt analyseren. Kies Zoeken om op het volgende niveau een subelement van het geselecteerde element zoeken. voordat deze zijn gedeblokkeerd. Kies Volgende. . markeert u Bladzijde automatisch blokkeren in Stamgegevens dagboek. Zo controleert u de toegangsrechten per administratie per gebruiker: 1. Zo legt u toegangsinstellingen per dagboek vast: 1. 5. Geblokkeerde dagboekbladzijden kunnen niet worden heropend of verwijderd. Selecteer een dagboek. als dagboekbladzijden direct na invoer moeten worden geblokkeerd. Kies Document/Toegangsanalyse. Markeer Bladzijde automatisch blokkeren. Selecteer op gebruiker. 3. 3. Dagboektoegangscontrole tijdelijk uitschakelen ( ) Dagboekbladzijden blokkeren en deblokkeren Dagboekbladzijden kunnen worden geblokkeerd. als de toegang tot de opties Document/Bladzijde (de-)blokkeren en Document/(de-)Blokkeren wordt beperkt tot de juiste gebruikers. verwijderen en wijzigen. Als u beschikt over de module Accountants Toolkit. voordat deze zijn gedeblokkeerd. Het blokkeren van dagboekbladzijden heeft alleen zin. Kies Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken. Kies Rapporten/Toegangsanalyse. 6. 5. 5.10 Uitgebreide toegangsbeveiliging 153 Zo controleert u de toegangsbeveiligingsrollen per administratie en gebruiker: 1. 4. 2. U kunt dagboekbladzijden eventueel handmatig blokkeren of deblokkeren. Voor het controleren van de toegangsrechten van een gebruiker per administratie kiest u Rollen per gebruiker per administratie. 4. 2. 3.9 Toegang tot dagboeken beperken U kunt per dagboek bepalen welke gebruikers en/of gebruikersgroepen dagboekbladzijden mogen toevoegen. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. Kies de tab Gebruikers om gebruikers toe te kennen of Gebruikersgroepen om gebruikersgroepen toegang te verlenen. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) 4. Als dagboekbladzijden automatisch moeten worden geblokkeerd na invoer. gebruikersgroep en administratiecode. waardoor deze niet door onbevoegde gebruikers kunnen worden verwijderd of gewijzigd. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. 2. Overzicht rechtenstructuur (141) 10.

4. 3. Kies Document/(de-)Blokkeren om meerdere dagboekbladzijden in een keer te (de)blokkeren. dan kan uw netwerkbeheerder met Uitgebreide toegangsbeveiliging III de toegang tot de fysieke administratiebestanden van AccountView afschermen. 3. 2. de rollen die voor de administratie gelden. Kies Document/Bladzijde (de-)blokkeren. AccountView maakt hierbij gebruik van de mogelijkheid om in Windows te bepalen welke gebruikers en/of gebruikersgroepen rechten hebben om een bepaald bestand te lezen of te bewerken. 2. Kies Bestand/Dagboekbladzijden en selecteer de dagboekbladzijde die u wilt (de-)blokkeren. Markeer Imitatie voor toegang tot administratiebestanden gebruiken. kunnen de administratietabellen van AccountView niet meer met een programma als Microsoft Excel worden geopend. .10 Toegang tot administratiebestanden afschermen ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging III Als u bepaalde financiële gegevens niet voor iedereen via ODBC of andere vormen van bestandstoegang beschikbaar wilt stellen. 4. 5. 10. en de doeladministratie wordt opengesteld volgens de rechtenstructuur van de bronadministratie. Voer het wachtwoord van deze gebruiker in en bevestig dit.11 Toegangsbeveiliging in andere administratie overnemen ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II Als u in meerdere administraties dezelfde toegangsrechtenstructuur gebruikt. Voer de gebruikersnaam van deze netwerkgebruiker in Imitatie-gebruikersnaam in. ‘doet het programma zich voor als’ de imitatiegebruiker via het imitatiemechanisme (‘impersonation’) van Microsoft Windows. Tegelijkertijd kunt u gebruikers en gebruikersgroepen de toegang tot de bronadministratie ontzeggen. Deze optie werkt als een schakelaar: een geblokkeerde dagboekbladzijde wordt gedeblokkeerd en omgekeerd. Document/Stamgegevens administratie/Dagboeken/F6 (F1) 10. Kies OK. 5. Zorg ervoor dat alleen één netwerkgebruiker (de imitatiegebruiker) toegang heeft tot de administratiemappen en de map SYS_VFP. Doordat Windows nu de toegangscontrole uitvoert. kunt u snel rechten toekennen door deze te kopiëren van de ene naar de andere administratie. Start AccountView en kies Opties/Instellingen/Systeem/Toegang. Er wordt één netwerkgebruiker (de imitatiegebruiker) aangemaakt die rechten heeft op alle administratiebestanden van AccountView. Als een AccountView-gebruiker de gegevens in deze map wil benaderen. De rechtenstructuur wordt dan als het ware van de ene naar de andere administratie overgeheveld: de toegang tot de bronadministratie wordt ontnomen. Selecteer de dagboekbladzijden die u wilt deblokkeren en maak een keuze in Actie. Zo schermt u de toegang tot de fysieke administratiebestanden af: 1. en de toegang tot de dagboeken afzonderlijk overnemen.154 Algemeen Zo (de-)blokkeert u dagboekbladzijden: 1. U kunt de toegang tot de administratie. In aanvulling op de overige toegangsbeveiliging-modules wordt hiermee voorkomen dat netwerkgebruikers buiten AccountView om toegang kunnen krijgen tot gevoelige informatie. Voor elke AccountView-gebruiker is nu nog steeds alleen díe informatie zichtbaar waar hij via de toegangsbeveiligingrollen in AccountView rechten voor heeft gekregen heeft.

7. 3. Zo wijzigt u uw wachtwoord: 1. Als beide wachtwoorden gelijk zijn. . Als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Door de gebruiker te blokkeren. voert u eerst opnieuw het nieuwe wachtwoord in. heeft deze niet langer toegang tot AccountView. hoeft u de gebruiker niet te verwijderen. Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Starten. 3.13 Gebruikerstoegang tijdelijk blokkeren Als u de toegang van een gebruiker tijdelijk wilt blokkeren. Vereisten voor wachtwoorden (145) 10. Start AccountView en log in onder uw eigen naam. wordt het nieuwe wachtwoord geaccepteerd.5. 5. In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan het hergebruik van oude wachtwoorden zijn afgeschermd.10 Uitgebreide toegangsbeveiliging 155 Zo neemt u toegangsbeveiliging over: 1. kunt u uw wachtwoord alleen wijzigen als Gebruiker kan wachtwoord niet wijzigen in Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers niet is gemarkeerd. 2. 5. Voer uw oude wachtwoord in Oud wachtwoord in. 4. Kies Document/Overnemen/Toegangsbeveiliging. bijvoorbeeld omdat de werknemer langdurig afwezig is. Ook kan een minimumlengte voor wachtwoorden verplicht zijn. Markeer welke toegangsrechten u wilt overnemen. Kies Bestand/Administraties. 10. 8. druk eventueel het rapport af en kies Voltooien.12 Wachtwoord wijzigen door gebruikers Volg de onderstaande procedure voor het wijzigen van uw eigen wachtwoord. Voer uw nieuwe wachtwoord in Nieuw wachtwoord in en bevestig dit in Bevestiging. Kies Wijzigen bij Wachtwoord. Verplaats indien van toepassing de gebruikers die u de toegang tot de bronadministratie wilt ontzeggen van Gebruikers met rechten naar Rechten verwijderen en kies Volgende. Afbeelding 10. Kies Overnemen. 4. Bevestig dit vervolgens nogmaals. 2. Selecteer de doeladministratie. Als beide wachtwoorden niet gelijk zijn. 6. Verplaats indien van toepassing de gebruikergroepen die u de toegang tot de bronadministratie wilt ontzeggen van Gebruikersgroepen met rechten naar Rechten verwijderen en kies Volgende. Markeer eventueel of u de toegangsrechten in de bronadministratie wilt wijzigen en kies Volgende.

Om aan te geven dat een tijdelijke gebruiker is ingelogd. 3. zijn de toegangsrechten van die gebruiker actief. Stel de Kleur tijdelijke login in. 2. en kies als u klaar bent Opties/Tijdelijke gebruiker uitloggen.156 Algemeen Zo blokkeert u een gebruiker: 1. Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord en kies OK. Dit zullen meestal uitgebreidere rechten zijn. De achtergrondkleur van het hoofdvenster wordt weer wit en de rechten van de oorspronkelijk ingelogde gebruiker gelden weer. Voer de benodigde taken uit. 10. zonder AccountView opnieuw te starten. Let op bij het toekennen van rechten dat de gebruikers waarbij u tijdelijke login wilt mogelijk maken. bewaart de order en drukt de factuur af. toegang hebben tot de menu-optie Opties/Tijdelijke gebruiker inloggen onder Systeemobjecten. ze voor het inloggen in AccountView een wachtwoord gebruiken. Een medewerker kan een order niet bewaren omdat het orderbedrag groter is dan zijn fiatteringslimiet. . Markeer Geblokkeerd op de tab Algemeen. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Het is daarom belangrijk dat de tijdelijke gebruiker na het uitvoeren van de benodigde taken ook weer uitlogt. 4. Als een tijdelijke gebruiker is ingelogd. Zo gebruikt u tijdelijke login: 1. Kies Opties/Tijdelijke gebruiker inloggen. wijzigt de achtergrondkleur van het hoofdvenster van AccountView. 5. kunnen gebruikers alleen als tijdelijke gebruiker inloggen als: • • voor hen in het venster Stamgegevens gebruiker het veld Tijdelijke login toegestaan is gemarkeerd. Deze hoeft niet opnieuw in te loggen. Het afdelingshoofd logt tijdelijk in op het werkstation van de medewerker. De achtergrondkleur van het hoofdvenster wijzigt in de ingestelde kleur. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Toegang. 3. Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers. ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging III Als het veld Inloginformatie van Windows gebruiken in het venster Systeeminstellingen . U kunt deze kleur instellen in het venster Systeeminstellingen . 4. Het venster AccountView login verschijnt. zodat de (beperktere) toegangsrechten van de oorspronkelijk ingelogde gebruiker weer gelden.Toegang. 2.14 Tijdelijke gebruiker inloggen ⌧ AccountView Business & Uitgebreide toegangsbeveiliging II Met Opties/Tijdelijke gebruiker inloggen kan iemand tijdelijk inloggen in AccountView om taken uit te voeren waartoe de huidige gebruiker geen rechten heeft.Toegang is gemarkeerd. Selecteer de gebruiker. wordt de achtergrondkleur weer wit. Zodra de tijdelijke gebruiker is uitgelogd.

11. Inkoopfacturen die u hebt ingevoerd. Op deze manier kunt u in uw administratie heel eenvoudig een scheiding aanbrengen tussen de functies factuurinvoer en invoercontrole. kunt u hiervoor (automatische) betalingen uitvoeren. 11. Pas als de inkoopfacturen zijn gefiatteerd. Betalingsfiattering U kunt Betalingsfiattering gebruiken om een extra controle in te bouwen tussen de invoer van een inkoopfactuur en de betaling van de openstaande post die hieruit volgt. . Gefiatteerd of Niet akkoord. bijvoorbeeld alle facturen van een bepaalde crediteur. In combinatie met Automatische betalingen kunt u openstaande facturen blokkeren voor automatische betaling totdat ze zijn gefiatteerd. Werkwijze betalingsfiattering inrichten Voordat u de module Betalingsfiattering kunt gebruiken. worden automatisch opgenomen in het venster Betalingsfiatteringen. Meerdere fiatteringsstatussen bijhouden. Leg in de administratie-instellingen enkele standaardwaarden vast. Inkoopfacturen aan een fiatteringsmedewerker koppelen.1 Functionaliteit betalingsfiattering Deze module is een uitbreiding op de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I. Pas daarna kunt u inkoopfacturen gaan fiatteren. Openstaande posten kunnen alleen automatisch worden betaald na fiattering (in combinatie met Automatische betalingen). 11. In het venster Betalingsfiatteringen kunt u precies zien wat de huidige status is van de geregistreerde inkoopfacturen. Leg eventueel een inkoopfactuurlimiet vast bij de gebruiker.2 Werkwijze betalingsfiattering Hieronder vindt u in het kort de werkwijze van de module Betalingsfiattering. voer deze dan eerst in. Zorg ervoor dat bij iedere fiatteringsmedewerker een gebruikersnaam is ingevoerd en dat is vastgelegd tot welke facturen hij toegang heeft. U wijst medewerkers aan die als fiatteringsmedewerker optreden voor bepaalde inkoopfacturen. crediteur of financiële administratie-instellingen. Deze werkwijze wordt in de rest van dit hoofdstuk meer gedetailleerd beschreven. Flexibel instellen welke facturen een medewerker mag fiatteren. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: • • • • • • • Medewerkers aanwijzen als fiatteringsmedewerker via project (in combinatie met Projecten / Uren & declaraties I). 3. Als u nog geen gegevens van medewerkers bijhoudt in uw administratie. Zo richt u betalingsfiattering in: 1. Met behulp van het rapport Te fiatteren per leverancier hebt u aan het eind van een boekingsperiode snel inzicht in de openstaande bedragen per leverancier. namelijk: Binnengekomen. In behandeling. Fiatteringsstatus van meerdere inkoopfacturen tegelijk aanpassen. Vanuit dit venster controleert de fiatteringsmedewerker de ingevoerde gegevens aan de hand van de ontvangen facturen. Fiatteringshistorie bijhouden. moet u een aantal instellingen en stamgegevens vastleggen. 2.

kunt u in het venster Betalingsfiatteringen de fiatteringsstatus van alle inkoopfacturen inzien en wijzigen. Bij het toekennen van het project aan een factuur.158 4. controleer dan of bij ieder project een projectleider is ingevoerd. zodat u ze in de eerstvolgende fiatteringsronde kunt meenemen. wordt een waarschuwingsmelding getoond. Kies de tab Instellingen. De fiatteringsmedewerker controleert in het venster Betalingsfiatteringen de inkoopfacturen waartoe hij toegang heeft en wijzigt de status. krijgen automatisch de status Binnengekomen. Zo gebruikt u betalingsfiattering: 1. Voer in een kas. 3. . Inkoopfacturen controleren en fiatteren (161) 11. is het van groot belang dat de stamgegevens van de medewerkers die inkoopfacturen mogen fiatteren (de fiatteringsmedewerkers) goed zijn ingevoerd.3 Stamgegevens betalingsfiattering vastleggen Om met de module Betalingsfiattering te kunnen werken. kunt u van deze facturen eerst de status veranderen (zie Inkoopfacturen controleren en fiatteren [161]). Kies eventueel Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) om nieuwe medewerkers in te voeren. Zo kunt u de stamgegevens van een medewerker controleren en aanvullen: 1. Algemeen Bepaal welke medewerkers moeten kunnen fiatteren: • Als u met projecten werkt. Inkoopfacturen die u na het in gebruik nemen van deze module invoert. • Werkt u niet met projecten. Selecteer een medewerker en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) om de stamgegevens van een medewerker te controleren. Op basis van uw instellingen worden de inkoopfacturen aan een fiatteringsmedewerker gekoppeld. moet in ieder geval een gebruikersnaam zijn vastgelegd en de instelling die bepaalt welke facturen de medewerker mag fiatteren. 2. moet u ervoor zorgen dat zij toegang hebben tot de inkoopfacturen die zij moeten fiatteren. Voer de inkoopfacturen in het inkoopdagboek in. De inkoopfacturen die al open stonden in uw administratie hebben na installatie van de module automatisch de status Gefiatteerd gekregen. Nadat u hebt vastgesteld welke medewerkers dit zijn. Stamgegevens betalingsfiattering vastleggen (158) Werkwijze betalingsfiattering gebruiken Als u de module Betalingsfiattering hebt ingericht. wordt deze projectleider automatisch als fiatteringsmedewerker beschouwd. Bij het invoeren van een betaling voor een factuur die niet is gefiatteerd. voer dan een fiatteringsmedewerker in bij uw crediteuren of leg een standaardfiatteringsmedewerker vast in de administratie-instellingen. Stamgegevens medewerkers controleren en aanvullen Bij een medewerker die u als fiatteringsmedewerker wilt aanwijzen. 2. 3.of bankdagboek betalingen in voor de gefiatteerde inkoopfacturen. Met de module Automatische betalingen worden de gefiatteerde inkoopfacturen automatisch vrijgegeven voor betaling. Kies Bestand/Projecten en uren/Medewerkers. niet-gefiatteerde facturen zijn geblokkeerd voor automatisch betalen. Als u wilt.

Bij het invoeren van een inkoopfactuur zal AccountView deze volgorde gebruiken om een fiatteringsmedewerker aan de factuur te koppelen. . via de crediteur waarvoor de inkoopfactuur is ingevoerd of via de financiële administratie-instellingen. 5. Betalingsfiattering 159 Zorg ervoor dat in het veld Gebruikersnaam een (unieke) gebruiker is ingevoerd. kan deze medewerker niet worden herkend als hij is aangemeld. Deze medewerker wordt nu automatisch de fiatteringsmedewerker voor alle inkoopfacturen waarbij de code van dit project is ingevoerd.11 4. 2. Zo koppelt u een fiatteringsmedewerker aan een crediteur: 1. 3. Kies de tab Factuur. Selecteer een project en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). 3. De inkoopfacturen waarvoor hij fiatteringsmedewerker is worden dan niet getoond in het venster Betalingsfiatteringen. ⌧ Projecten / Uren & declaraties I Zo koppelt u een fiatteringsmedewerker aan een project: 1. De heer Baas is de fiatteringsmedewerker voor alle inkoopfacturen die worden geboekt op het project Marketingplan maken voor product X. Kies Document/Stamgegevens administratie/Projecten. Inkoopfacturen met een hogere waarde mogen dan niet door de medewerker met deze gebruikersnaam worden gefiatteerd. Kies in het veld Factuurweergave welke inkoopfacturen de medewerker mag fiatteren vanuit het venster Betalingsfiatteringen. Afbeelding 11. Selecteer een crediteur en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). 2.1. Als u bij een medewerker geen gebruikersnaam vastlegt. U zult dus medewerkers moeten aanwijzen als fiatteringsmedewerker. Voer bij Projectleider een medewerker in. Herhaal de voorgaande twee stappen voor alle projecten die u gebruikt. Dit kan op verschillende manieren: via de projectcode die bij de factuur is ingevoerd (alleen als u met Projecten of met Uren & declaraties I werkt). Fiatteringsmedewerkers toewijzen Een inkoopfactuur kan alleen worden gefiatteerd door een medewerker die daarvoor toestemming heeft. Kies Bestand/Crediteuren. Met Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers/F6 kunt u bij iedere gebruiker een inkoopfactuurlimiet vastleggen. 4.

Herhaal de voorgaande drie stappen voor alle crediteuren die u gebruikt. 5. 4. die u onder andere terugvindt in het venster Openstaande posten en. 6. • Hebt u ook geen fiatteringsmedewerker vastgelegd bij de crediteur. worden gefiatteerd. Voordat de openstaande post kan worden betaald. Dit gaat op de manier waarop u dat gewend bent. dan wordt de fiatteringsmedewerker gebruikt die hiervoor in het veld Fiatt. Een inkoopfactuur invoeren ( ) . moet de factuur worden gefiatteerd. Algemeen Voer bij Fiatt.medewerker bij Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Algemeen is ingevoerd. in het venster Automatische betalingen. 2. De inkoopfactuur van een advertentiecampagne wordt ten laste van het project 023.medewerker een medewerker in. 5.2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) om een nieuwe bladzijde aan te maken. Selecteer het inkoopdagboek waarin u de inkoopfactuur wilt invoeren. Van deze inkoopfactuur wordt automatisch een openstaande post aangemaakt. als u de module Automatische betalingen gebruikt. Kies Toevoegen (ALT+T) om de factuurregel(s) in te voeren. • Als u geen project invoert. of als bij het ingevoerde project geen projectleider is vastgelegd. Afbeelding 11. 3. Zo registreert u een inkoopfactuur met betalingsfiattering: 1. moet u nog wel rekening houden met de fiatteringsmedewerker. tenzij bij de factuur een code is ingevoerd van een project waarbij een projectleider is vastgelegd. Deze medewerker is nu de fiatteringsmedewerker voor alle inkoopfacturen bij deze crediteur.004 (Marketingplan maken voor product X) geboekt en moet dus door de heer Baas. de projectleider. Deze openstaande post wordt automatisch geblokkeerd voor betaling.160 4. Kies Bestand/Dagboekbladzijden. 11. dan wordt de fiatteringsmedewerker gebruikt die bij de crediteur is vastgelegd.4 Inkoopfacturen registreren Een inkoopfactuur voert u in een inkoopdagboek in. Selecteer de crediteur in Deb/Cred en voer een factuurnummer in bij Doc/Fac. maar als u Betalingsfiattering gebruikt. Voer bij Project een project in als u de projectleider als fiatteringsmedewerker aan de factuur wilt koppelen.

Selecteer eventueel een andere weergave met Beeld/Weergaven beheren om het aantal facturen dat in het venster Betalingsfiatteringen wordt getoond te beperken. Alle gemarkeerde inkoopfacturen worden gefiatteerd. 11. U kunt de fiatteringshistorie eenvoudig inzien. Afbeelding 11.11 Betalingsfiattering 161 11. Kies Document/Stamgegevens administratie/Betalingsfiatteringen. Kies de tab Notities. 3. Als u de facturen hebt gecontroleerd. Zo kunt u een inkoopfactuur controleren en fiatteren: 1. wanneer dat was en wat de nieuwe status is geworden. Kies Document/Stamgegevens administratie/Betalingsfiatteringen. Bij deze notities wordt bijgehouden welke medewerker de fiatteringsstatus heeft gewijzigd. 4. 5. Zo kunt u de fiatteringshistorie inzien: 1. Controleer de ingevoerde factuurgegevens aan de hand van de ontvangen facturen. U kunt de gewijzigde factuur dan opnieuw controleren en fiatteren.3. Met de weergave Te fiatteren worden bijvoorbeeld alleen de facturen getoond die de fiatteringsstatus Binnengekomen. In behandeling of Niet akkoord hebben. 2. Markeer alle inkoopfacturen waarvan u de status wilt wijzigen en kies Document/Fiatteringsstatus wijzigen (CTRL+F5). Fiatteringshistorie inzien (161) Veelgestelde vragen • Wat gebeurt er als ik een gefiatteerde inkoopfactuur wijzig voordat deze is betaald? De inkoopfactuur krijgt dan automatisch de fiatteringsstatus Binnengekomen toegekend. krijgen de status Binnengekomen toegekend. Alle gemarkeerde facturen krijgen nu deze status. wordt hiervan een notitie gemaakt. 3. In het veld Notitie staat de complete fiatteringshistorie van deze inkoopfactuur. Selecteer de betalingsfiattering waarvan u de historie wilt inzien en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Deze facturen moeten worden gecontroleerd.6 Fiatteringshistorie inzien Iedere keer als een inkoopfactuur een andere fiatteringsstatus krijgt. kunt u ze voorzien van een andere fiatteringsstatus. Kies de nieuwe status uit de keuzelijst en kies Wijzigen. 2. .5 Inkoopfacturen controleren en fiatteren Alle inkoopfacturen die zijn ingevoerd.

11.8 Andere fiatteringsmedewerker kiezen Het kan natuurlijk wenselijk zijn om tijdelijk een andere fiatteringsmedewerker aan te wijzen voor bepaalde crediteuren. U kunt deze blokkering alleen opheffen door de facturen te fiatteren. Markeer Alle en voer de nieuwe fiatteringsmedewerker in. 2. in het venster Automatische betalingen is de kolom Blk gemarkeerd. Zo koppelt u een andere fiatteringsmedewerker aan ingevoerde inkoopfacturen: 1. Inkoopfacturen die nog niet zijn gefiatteerd. dan krijgt u een waarschuwing te zien. zijn geblokkeerd voor betaling. in het venster Openstaande posten is de kolom Blk gemarkeerd. Kies Document/Fiatteringsmedewerker wijzigen (ALT+F5). 4. 3. Gebruik Beeld/Weergaven beheren om de weergave Te fiatteren de actieve weergave te maken en de reeds gefiatteerde facturen uit de lijst te filteren.162 Algemeen 11. ⌧ Automatische betalingen Ook het aanmaken van automatische betalingen gaat op de bekende manier (zie Automatische betalingen en incasso [ ]).7 Betalingen voor gefiatteerde inkoopfacturen invoeren Net als het invoeren van inkoopfacturen gaat het invoeren van betalingen voor inkoopfacturen zoals u gewend bent (zie Boekingen invoeren [ ]). . Inkoopfacturen die nog niet zijn gefiatteerd. bijvoorbeeld bij vakantie of ziekte van de huidige fiatteringsmedewerker. zijn geblokkeerd voor betaling. Kies Document/Stamgegevens administratie/Betalingsfiatteringen. Als u toch een betaling probeert te boeken voor een dergelijke openstaande post.

U bepaalt op systeemniveau welke logboekgegevens worden geregistreerd. Registratie van wijzigingen in uw administratie: • toegevoegde stamgegevens / mutaties / verwerkingsgegevens • verwijderde stamgegevens / mutaties / verwerkingsgegevens • gewijzigde stamgegevens / mutaties / verwerkingsgegevens • Registratie van datum. Audit Trail Met de module Audit Trail kunt u logboeken bijhouden van toevoegingen. werkstation. Van elke handeling wordt de administratie. Kies Rapporten/Audit Trail om een logboek af te drukken.1 Functionaliteit Audit Trail Deze module is een uitbreiding op Uitgebreide toegangsbeveiliging I. Markeer de handelingen die u wilt registreren met Opties/Instellingen/Systeem/Audit Trail. gebruikersnaam. en markeer de handelingen die moeten worden geregistreerd op tab Overig in het veld Audit Trail. type en medewerker. 4. medewerker. inclusief gedetailleerde gegevens. administratiewijzigingen en alle wijzigingen. Als u beschikt over de module System Development Kit. . datum en tijdstip vastgelegd. met sortering op datum.en uitzetten.3 Audit Trail activeren Zo activeert u de logboeken: 1. 12. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: • • Bestaande logboekgegevens importeren. tijd. • Logboek op elk moment te activeren. 12. het logboek uitschakelen of wissen. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Audit Trail. ⌧ Uitgebreide toegangsbeveiliging II • Alleen geautoriseerde medewerkers kunnen logboekinstellingen wijzigen. Markeer Audit Trail activeren met Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Algemeen in administraties waarvan u een logboek wilt bijhouden. uit te schakelen of te wissen. Kies dan Bewerken/Stamgegevens in het venster Data Dictionary. Administratielogboeken worden automatisch meegenomen in de administratie-backup.2 Werkwijze Audit Trail Zo gebruikt u Audit Trail: 1. en een administratielogboek met Document/Stamgegevens administratie/Audit Trail (administratie). Een logboek kunt u afdrukken op datum en op gebruikersnaam. wijzigingen en verwijderingen in stamgegevens en mutatiegegevens. kunt u het registreren van handelingen per bestand in plaats van per administratie regelen. 3. 12. Organiseer de administratie(s) waarvoor u een logboek wilt bijhouden en organiseer het systeem.12. 2. • Registratie in overzichtelijk logboek. type wijziging en omschrijving. inclusief eventuele oude en nieuwe waarde. U kunt het systeemlogboek opvragen met Opties/Audit Trail. • Logboekweergave mogelijk met systeemwijzigingen. Per administratie kunt u het bijhouden van een logboek naar wens aan.

6. Bij de instellingen voor Audit Trail legt u vast welke handelingen in het logboek worden geregistreerd. Het registreren van stamgegevens kost in het algemeen de minste tijd en schijfruimte. Kies Document/Organiseren/Administratie. 9. Kies OK.1.Algemeen (Algemeen) in de administratie(s) waarvan u een logboek wilt bijhouden. . Het registreren van handelingen in het logboek kost zowel tijd als schijfruimte. Kies Bestand/Administraties. Selecteer vervolgens een administratie waarvoor u een logboek wilt bijhouden. en organiseer bij voorkeur ’s avonds of in het weekend. Markeer het veld Audit Trail activeren in Administratie-instellingen . 5. Organiseren kan geruime tijd in beslag nemen. Afbeelding 12. Er verschijnt een melding dat u uw administratie(s) moet organiseren. Maak eerst een backup. Markeer alleen die handelingen die voor u noodzakelijk zijn.164 2. 7. 4. 3. Kies eerst Document/Organiseren/Systeem. 8. Zorg ervoor dat niemand in die administratie(s) werkt. Doe hetzelfde voor de andere administraties waarvoor u een logboek wilt bijhouden. of selecteer Alle in het venster Administratie organiseren. Algemeen Leg vast welke handelingen moeten worden geregistreerd in de logboeken.

12 Audit Trail 165 12. Zo vraagt u het systeemlogboek op: 1. Van elke gemarkeerde handeling legt AccountView de administratie. In dit venster ziet u de logboekgegevens van handelingen op systeemniveau. 4. Sluit alle vensters. 3. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) om gedetailleerde informatie op te vragen. 2. Kies Rapporten/Audit Trail om de logboekgegevens af te drukken. datum. tijd en gebruiker vast. Het systeemlogboek geeft een overzicht van de handelingen op systeemniveau. of de logboekgegevens per stamgegeven of mutatiegegeven.2. het administratielogboek. Kies Opties/Audit Trail. Afbeelding 12.4 Audit Trail opvragen U kunt het systeemlogboek opvragen. .

. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) om gedetailleerde informatie op te vragen. Het administratielogboek geeft een overzicht van handelingen op administratieniveau. Afbeelding 12.166 Algemeen Zo vraagt u het administratielogboek op: 1. Kies Rapporten/Audit Trail om de logboekgegevens af te drukken. 3. In dit venster ziet u de logboekgegevens van handelingen op administratieniveau.3. 2. Kies Document/Stamgegevens administratie/Audit Trail (administratie).

AccountView start automatisch een nieuw logboek. maar de logboeken zijn nog leeg. een dagboekbladzijde of een gebruiker). In elke administratie is Audit Trail standaard geactiveerd.6 Bestaande Audit Trail importeren Vanaf AccountView versie 6. Uw oude logboekgegevens blijven bewaard. Dit kan op elk willekeurig moment. 12. Als u geen bereik invoert. 4. 12. Kies Opties/Audit Trail om de logboekgegevens van de geselecteerde regel op te vragen. 2. Kies Document/Audit Trail verwijderen om de logboekgegevens te verwijderen.4. ook als het nieuwe logboek al gegevens bevat. worden alle logboekgegevens verwijderd.1 wordt uw bestaande logboek automatisch het nieuwe systeemlogboek. Als u wilt dat een administratielogboek ook de oude logboekgegevens bevat. 2. 3. Als u van een eerdere versie overstapt op AccountView 6. In dit venster ziet u de logboekgegevens met betrekking tot dit gegeven. waarin de verwijdering staat geregistreerd. Selecteer het bereik van logboekgegevens dat u wilt verwijderen en kies OK. Kies Opties/Audit Trail. Selecteer het gegeven waarvoor u logboekgegevens wilt opvragen (bijvoorbeeld een grootboekrekening in het venster Grootboek.1 kunt u per administratie een logboek bijhouden. In eerdere versies van AccountView werden de handelingen op systeemniveau en in alle administraties geregistreerd in één totaallogboek.12 Audit Trail 167 Zo vraagt u de loggegevens van een regel op: 1. . kunt u deze erin importeren uit het bestaande logboek. 3. Open het logboek dat u wilt verwijderen.5 Audit Trail verwijderen Zo verwijdert u een logboek: 1. Kies eventueel Beeld/Selecteren om een selectie te maken van de logboekgegevens die u wilt verwijderen. Afbeelding 12. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) om gedetailleerde informatie op te vragen.

Kies Document/Audit Trail (systeem) importeren. 2. . Kies Document/Stamgegevens administratie/Audit Trail (administratie).168 Algemeen Zo importeert u bestaande logboekgegevens in een nieuw administratielogboek: 1. Alleen de logboekgegevens met betrekking tot de huidige administratie worden geïmporteerd.

Wijzigingen in mutatiegegevens zoals Dagboekbladzijden en verwerkingsgegevens zoals Journaal in abonnee-administraties worden hierdoor niet beïnvloed. Voer de stamgegevens van de centrale administratie in. 13. genereert AccountView hiervan een bericht voor de abonnee-administraties. Telkens wanneer u een stamgegeven in de centrale administratie toevoegt. ontvangen en verwerken wanneer het uitkomt. Maak één of meer nieuwe modeladministraties aan en baseer deze op de centrale administratie. Berichten kunt u op elk gewenst moment versturen. Maak een lege administratie aan en geef deze de kenmerken Voorbeeldadministratie en Stamgegevens uitwisselen. zoals Grootboek. maar eigen mutaties. 5. Met de module Centraal stambestand synchroniseert u alleen stamgegevens. 13. een netwerkmap of beide. Werkwijze centraal stambestand inrichten Zo richt u een centrale administratie met abonnee-administraties in: 1. Dit kunnen lokale administraties zijn en/of administraties in andere installaties van AccountView. de berichtafhandeling voor externe abonnee-administraties in. op externe locaties. Elke administratie dezelfde stamgegevens. Stel. 4. Centraal stambestand Centraal stambestand gaat uit van een centrale administratie van waaruit de stamgegevens van afgeleide administraties worden bijgewerkt.13.1 Functionaliteit centraal stambestand Deze uitbreidingsmodule bevat onder andere de volgende functionaliteit: • • • • • • Met één druk op de knop stamgegevens bijwerken in meerdere administraties.2 Werkwijze centraal stambestand Begin met het aanmaken en inrichten van de centrale administratie en baseer hierop de afgeleide administraties. Daarmee bespaart u tijd en voorkomt u fouten. Dit is de centrale administratie. Wijzigingen versturen en ontvangen via e-mail. Centraal stambestand kan bijvoorbeeld door een accountantskantoor worden gebruikt om in een keer het rekeningschema van meerdere cliënt-administraties te wijzigen. Of door een handelsonderneming om gewijzigde verkoopprijzen in een keer door te voeren in alle nevenvestigingen. ontvangen en verwerken. Wijzigingen versturen. Probleemloze berichtuitwisseling door XML-technologie. Met deze module kunt u eenvoudig wijzigingen in stamgegevens doorvoeren in meerdere administraties tegelijk. . Net zo makkelijk wijzigingen doorvoeren in administraties op een andere netwerklocatie als op een ander continent. Abonneer de afgeleide administraties op de centrale administratie. 2. wijzigt of verwijdert. 3. indien van toepassing. De afgeleide administraties abonneert u vervolgens op berichten van de centrale administratie.

13. waarmee de abonnee-administraties kunnen worden gesynchroniseerd. voor meerdere abonnee-administraties. 2. Instellingen centrale administratie vastleggen U kunt een bestaande administratie gebruiken als centrale administratie. Selecteer de administratie die de centrale administratie moet worden.1. Ontvang en verwerk de berichten in de abonnee-administraties. Een administratie als centrale administratie instellen Berichten naar abonnee-administraties sturen (175). Wijzig stamgegevens in de centrale administratie. 4. Kies Bestand/Administraties. Selecteer de tab Instellingen en markeer het veld Voorbeeldadministratie. Afbeelding 13. zoals Grootboek of Debiteuren. Verstuur de berichten naar de abonnee-administraties. 3. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Administraties aanmaken ( ) Zo stelt u een administratie in als centrale administratie: 1.170 Algemeen Werkwijze centraal stambestand gebruiken Zo gebruikt u centraal stambestand: 1. 5. U kunt alleen stamgegevens synchroniseren. of u kunt hiervoor speciaal een nieuwe administratie aanmaken. Markeer ook het veld Stamgegevens uitwisselen.3 Werkwijze centrale administratie In een centrale administratie onderhoudt u stamgegevens. 3. en wordt de wijziging niet doorgevoerd in die abonnee-administratie. Druk op F1 voor meer informatie. Wanneer u in de centrale administratie stamgegevens verwijdert die in een abonnee-administratie worden gebruikt. zal de verwerking van het bericht resulteren in een fout. Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (173) . 2. AccountView genereert van elke wijziging in de stamgegevens een bericht.

Handmatige wijzigingen in de stamgegevens van de abonnee- . Deze kopie van de centrale administratie abonneert u op berichten van de originele centrale administratie. Hoofdinstallatie Centrale administratie Lokale abonnee-administratie 1 Lokale abonnee-administratie 2 Lokale abonnee-administratie 3 Externe installatie 2 Externe installatie 1 Kopie centrale administratie Lokale abonnee-administratie a Lokale abonnee-administratie b Lokale abonnee-administratie c Kopie centrale administratie Lokale abonnee-administratie x Lokale abonnee-administratie y Lokale abonnee-administratie z Afbeelding 13. De overige gegevens in de abonnee-administratie worden hierdoor niet beïnvloed. Om externe administraties te abonneren op een centrale administratie. Op deze manier is minder extern berichtenverkeer nodig. Een abonnee-administratie kan lokaal in dezelfde installatie als de centrale administratie staan.13 Centraal stambestand 171 13. kunt u het beste een kopie van de centrale administratie in de externe installatie plaatsen. beperkt u het aantal externe berichten dat hoeft te worden verstuurd.4 Werkwijze abonnee-administraties Een abonnee-administratie is afgeleid van en geabonneerd op berichten van een centrale administratie waarin de stamgegevens worden onderhouden. die u abonneert op de centrale administratie. maakt u twee kopieën van de centrale administratie. De externe abonnee-administraties abonneert u vervolgens op berichten van de kopie centrale administratie.2. en datzelfde doet u voor de drie administraties in externe installatie 2. synchroniseert u alleen de gewijzigde stamgegevens. Door berichten van de centrale administratie te verwerken. Er zijn nu slechts twee externe berichtstromen. in plaats van zes. In elk van de externe installaties wordt een kopie geplaatst. of extern in een andere installatie. In een situatie waarin twee externe installaties met ieder drie lokale administraties geabonneerd moeten worden op een centrale administratie. Door in externe installaties een kopie van de centrale administratie te plaatsen. Door berichten van de centrale administratie te verwerken in de abonnee-administratie kunt u de stamgegevens synchroniseren. De drie administraties in externe installatie 1 abonneert u op de kopie die in deze installatie is geplaatst.

Afbeelding 13. Markeer het veld Administratie is abonnee van voorbeeldadministratie. 2. Voer de gegevens van de nieuwe administratie in. 11. U kunt eventueel ook achteraf berichten tot een bepaalde datum annuleren met Document/Ingangsdatum instellen in het venster Berichten. Abonnee-administratie aanmaken Zo maakt u een abonnee-administratie aan: 1. Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (173). 6. Kies Volgende.Algemeen (Algemeen). Kies Aanmaken. Markeer dit veld niet als u nog niet alle berichten hebt verwerkt in de bronadministratie. 5. 10. Berichten in lokale abonnee-administraties worden automatisch ontvangen. Kies Volgende. 8. Administraties aanmaken ( ). Controleer de stamgegevens van de administratie. De administratie wordt aangemaakt en de gegevens worden overgenomen. De synchronisatie werkt één kant op: van de centrale administratie naar de abonnee-administratie(s). 4. Administraties tijdelijk uitsluiten van berichten (176) . Voer de code van de centrale administratie in het veld Overnemen van in. Kies Document/Administratie aanmaken. 7. Deze code wordt daarna overgenomen in het veld Centrale administratie in het venster Administratie-instellingen .172 Algemeen administratie worden zonder bericht overschreven door de verwerking van een bericht met wijzigingen in dezelfde stamgegevens in de centrale administratie. Abonnee-administratie aanmaken 9. Kies Bestand/Administraties.3. Markeer Berichten tot huidige datum voor administratie annuleren om de berichten die al tot de huidige datum en tijd waren gegenereerd niet alsnog naar de nieuwe administratie te sturen. 3. Kies Modeladministratie op basis van voorbeeldadministratie.

3. Zo stelt u de verzending in om berichten op één manier naar externe administraties te verzenden: 1. . Op de tab Vestiging in het venster Stamgegevens administratie geeft u dan aan dat de feitelijke administratie op een andere locatie aanwezig is en hoe u de berichten wilt versturen. Verzending van berichten aan alle externe abonnee-administraties instellen. Afbeelding 13. Verzending vanuit centrale administratie vastleggen Als u alle berichten op dezelfde manier aan externe administraties wilt versturen. Zo stelt u de verzending in om berichten op verschillende manieren naar externe administraties te verzenden: 1. 2. Als u berichten per e-mail aan meer dan één externe administratie wilt versturen. Is dit niet mogelijk. Voer de gegevens in het venster in. Voor de verzending en ontvangst van berichten binnen een installatie zijn geen extra instellingen nodig. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Berichten. Gebruik bij voorkeur een map die voor alle betrokken administraties bereikbaar is. Maak een lokale abonnee-administratie aan. Selecteer de zojuist aangemaakte abonnee-administratie. Druk op F1 voor meer informatie.Berichten. gebruik dan een groepsadres. 2. dan geeft u de verzendmethode aan in het venster Systeeminstellingen . 4.4. Als u berichten aan externe administraties op verschillende manieren wilt versturen.13 Centraal stambestand 173 13. Selecteer de verzendmethode achter Extern versturen via.5 Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen U kunt berichten van de centrale administratie naar externe abonnee-administraties sturen via een map of via e-mail. en vervolgens voegt u per externe administratie lokaal een administratie toe met dezelfde stamgegevens. kies dan voor e-mail.Berichten. Kies Bestand/Administraties. dan markeert u het veld Berichten aan alle één voor één versturen in het venster Systeeminstellingen . U kunt ook een combinatie van beide verzendmethoden gebruiken. 3. Kies Instellingen.

10. 7. 5. Berichten naar abonnee-administraties sturen (175) Ontvangst in externe abonnee-administraties vastleggen In de installatie van de externe abonnee-administratie geeft u in het venster Systeeminstellingen . Markeer het veld Administratie op andere vestiging. Markeer het veld Berichten aan alle één voor één versturen. Algemeen Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER) Selecteer de tab Vestiging. 11. Zo stelt u de ontvangst van berichten uit een externe centrale administratie in: 1.Berichten aan hoe u berichten van de externe centrale administratie wilt ontvangen. Kies Instellingen. Selecteer de ontvangstmethode achter Extern ontvangen via. 2. 9. Verzending van berichten naar administratie op andere locatie instellen 8. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Berichten.174 4. Druk op F1 voor meer informatie. 6. Voer de gegevens in het venster in. In iedere installatie waarin een administratie abonnee is van een externe centrale administratie moet dit worden ingesteld.5. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Berichten. Afbeelding 13. . Selecteer de verzendmethode achter Extern versturen via.

3. Het is hiervoor niet noodzakelijk dat een abonneeadministratie geopend is. 2.7 Berichten in abonnee-administraties verwerken Als een lokale abonnee-administratie wordt geopend.13 Centraal stambestand 175 Afbeelding 13. Druk op F1 voor meer informatie. 4. Hiervoor hoeft u alleen maar bevestigend te antwoorden op de melding die u krijgt. Berichten in abonnee-administraties verwerken (175) 13. Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (173) 13. . dus een abonnee-administratie die in dezelfde installatie staat als de centrale administratie. Kies Instellingen. Druk op F1 voor meer informatie. Ontvangst van externe berichten instellen 3. Kies Ja. Zo ontvangt u externe berichten: 1. Kies Document/Berichten versturen.6. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. Deze moet u eerst ontvangen. Berichten van een externe centrale administratie kunnen niet automatisch worden verwerkt. 3. en daarna verwerken. dan kunnen de berichten die voor deze administratie gereedstaan automatisch worden verwerkt.6 Berichten naar abonnee-administraties sturen U kunt op elk gewenst moment berichten versturen naar abonnee-administraties. Om berichten naar lokale abonnee-administraties te sturen. hoeft u geen verzendinstellingen vast te leggen. 2. Voer de gegevens in het venster in. Dit wordt intern in AccountView afgehandeld. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. Voer de gegevens in het venster in. Zo verstuurt u berichten aan abonnee-administraties: 1. Kies Document/Externe berichten ontvangen.

of een eventuele foutmelding bekijken. zodat alle volgende berichten wel verwerkt worden. kunnen afwijkingen in de stamgegevens optreden ten opzichte van de centrale administratie. zullen eventuele volgende berichten ook niet worden verwerkt. Selecteer het bericht waarvan u de stamgegevens wilt bekijken. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. 3. Probeer dan aan de hand van de informatie op de tab Antwoord de fout te herstellen. Instellingen voor externe verzending en ontvangst vastleggen (173) 13.9 Werken met berichten Stamgegevens bekijken In de stamgegevens van een bericht kunt u onder andere de inhoud van het bericht. of de fout verhelpen en het bericht opnieuw voor verwerking aanbieden. Zo bekijkt u de stamgegevens van een bericht: 1. U moet dan handmatig de overeenstemming herstellen. U kunt er binnen een installatie voor kiezen om berichten met fouten automatisch over te slaan. Als een bericht door een fout niet verwerkt kan worden. Berichten in abonnee-administraties verwerken (175) . Kies OK. Zo slaat u berichten met fouten over: 1. Voer in tot welke datum en tijd de berichten moeten worden geannuleerd. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). in XML-code. of kies Rapporten/Berichten en markeer het veld Foutmelding weergeven. Kies Opties/Berichten verwerken. Het is alleen zinvol berichten te annuleren die nog niet zijn verwerkt in de abonnee-administratie. 4. Zo annuleert u berichten voor een abonnee-administratie: 1. Berichten die zijn verstuurd na de ingangsdatum en tijd worden wel ter verwerking aangeboden. 2. Berichtstatus wijzigen (177). U kunt daarbij ook invoeren tot welke datum berichten moeten worden geannuleerd. zullen berichten die daarna ontvangen worden ook niet verwerkt kunnen worden. Selecteer de abonnee-administratie waarvoor u berichten wilt annuleren. 2. Als er een fout optreedt in de verwerking van een bericht.176 Algemeen Zo verwerkt u berichten: 1. 2. Om toch door te gaan met de verwerking van de overige berichten kunt u de status van het bericht met de fout wijzigen in Verwerking geannuleerd. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. 3.8 Administraties tijdelijk uitsluiten van berichten Het is mogelijk om specifieke abonnee-administraties uit te sluiten van berichten van de centrale administratie. Markeer het veld Berichten met fouten overslaan. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Berichten. Als u berichten overslaat. 13. 2. evenals nieuwe berichten. Kies Document/Ingangsdatum instellen.

U doet er verstandig aan dit rapport op te vragen voordat u berichten verwijdert. 5. 3. 3. Kies Voltooien. Berichten verwijderen Berichten die zijn verstuurd aan alle abonnee-administraties. Voer de gegevens in het venster in. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. Kies het bereik.13 Centraal stambestand 177 Berichtstatus wijzigen U kunt de status van een bericht wijzigen als u het bijvoorbeeld opnieuw wilt versturen of als u de verwerking ervan wilt annuleren. Kies Rapporten/Status van berichten aan alle. 4. 3. 4. 2. blijven in het venster Berichten staan met de status Verzonden. Eenmaal verwijderde berichten kunnen niet meer worden teruggehaald. 2. Kies Document/Status wijzigen. Selecteer de gewenste status in Nieuwe status. Druk op F1 voor meer informatie. moet u deze baseren op de actuele centrale administratie. Om er zeker van te zijn dat een bericht aan alle abonnee-administraties ook daadwerkelijk door alle abonnee-administraties is verwerkt. 2. Op een gegeven moment zult u de lijst met berichten willen opschonen door oude berichten die inmiddels verwerkt zijn te verwijderen. Zo verwijdert u berichten: 1. 4. Verwijder berichten alleen als u zeker weet dat u ze niet meer nodig hebt. Wanneer u later alsnog een nieuwe abonnee-administratie wilt aanmaken. Kies Document/Berichten verwijderen. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. Zo wijzigt u de status van berichten: 1. Selecteer of markeer de berichten die u wilt verwijderen. Kies Document/Stamgegevens systeem/Berichten. Kies Volgende. . Selecteer of markeer de berichten waarvan u de status wilt wijzigen. Status van berichten aan alle opvragen (177) Status van berichten aan alle opvragen Met het rapport Status van berichten aan alle kunt u controleren of berichten die verstuurd zijn aan alle abonnee-administraties ook daadwerkelijk door alle abonnee-administraties zijn verwerkt. kunt u eerst het rapport Status van berichten aan alle opvragen. Zo vraagt u een overzicht van de status van berichten aan alle op: 1.

.

In dit hoofdstuk wordt voor de duidelijkheid steeds uitgegaan van één formulier: de factuur.en datuminstellingen in Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Algemeen. raden we u aan de ontwikkeling van uw layouts uit te besteden aan uw leverancier. Aanmaningslayouts aanmaken en koppelen ( ). Layouts U drukt uw facturen. Verkooporders [ ]. In de hoofdstukken Facturering [213]. U kunt uw layout automatisch selecteren door een taalcode te koppelen aan de administratie. Aanmaningen [ ] en Abonnementen [ ] vindt u meer informatie over layouts voor de verschillende handelsformulieren. raden wij u aan een bestaande layout te kopiëren en aan te passen. en nieuwe layouts kunt aanmaken. Zo vraagt u layouts op: • Voor layouts voor facturen (module Facturering of Facturering Solo) kiest u Bewerken/Layout in het venster Verkoopfacturen (Bestand/Handel/Verkoopfacturen). en op welke plaats op de pagina deze gegevens worden afgedrukt. U hoeft uw layout niet elke keer opnieuw te selecteren als u een formulier afdrukt. De rest van dit hoofdstuk gaat er vanuit dat u zich in dit venster bevindt.1 Werkwijze layouts Als uw layout lijkt op een bestaande layout. Telefonische support op de ontwikkeling van layouts is slechts beperkt mogelijk. Werkwijze layouts opvragen U bewerkt layouts in het venster Layout. Dit is verreweg de gemakkelijkste en snelste manier. pakbonnen. Daarvoor moet u de mappen waarin u layouts hebt opgeslagen. maakt u aparte taalcodes aan waaraan u de afwijkende layouts koppelt. U kunt ze wel laten meenemen in de backup van systeembestanden. Voor groepen debiteuren of crediteuren waarvoor u afwijkende layouts wilt gebruiken. Alleen waar nodig wordt gerefereerd aan de andere formulieren. In dit hoofdstuk vindt u hoe u standaardlayouts kunt aanpassen. Baliefactuurlayouts aanmaken ( ). Alleen voor een formulier dat niet lijkt op een bestaand formulier kunt u beter een nieuwe layout aanmaken. Orderformulieren afdrukken ( ). Bestelbonlayouts aanmaken en koppelen ( ). . Hierin wordt gebruikgemaakt van uw bedrijfsgegevens en de decimaal. of de standaardtraining van AccountView te volgen. Met AccountView worden ook een aantal standaardlayouts meegeleverd die u zonder aanpassing kunt gebruiken. Layouts worden niet meegenomen in een backup van de administratie. Abonnementlayouts gebruiken ( ). In de layout van deze formulieren legt u vast welke gegevens worden afgedrukt. Aan deze taalcode koppelt u dan de layout. • Voor layouts voor aanmaningen (module Aanmaningen) kiest u Bewerken/Layout in het venster Aanmaningen (Bestand/Debiteuren. Als u een compleet nieuwe layout wilt maken. hoe de opmaak ervan is. of als u niet eerder een layout hebt aangemaakt.14. en niet bekend bent met layoutontwerp. Deze layouts herkent u aan de toevoeging NAW. Backups maken en terugzetten ( ) 14. Factuurlayouts aanmaken (218). opgeven als extra systeembackupmappen bij Opties/Instellingen/Systeem/Backup. Inkoop [ ]. Het maken van layouts is voor de meeste bedrijven een eenmalige gebeurtenis. Orderformulierlayouts aanmaken en koppelen ( ). Bewerken/Aanmaningen). • Voor layouts voor orders (module Verkooporders) kiest u Bewerken/Layout in het venster Verkooporders (Bestand/Handel/Verkooporders). aanmaningen en bestelbonnen af met formulieren.

Voer de vaste tekst van de layout op de juiste niveaus in. Maak een nieuwe layout aan. Bekijk welke layout het meest lijkt op die van uw bedrijf. 8. Koppel de layout aan de juiste taalcode(s) om ervoor te zorgen dat de layout automatisch wordt gebruikt. Koppel de layout aan de juiste taalcode(s) om ervoor te zorgen dat de layout automatisch wordt gebruikt. Bewaar de layout met Bestand/Bewaren als. en hoe u een nieuwe layout aanmaakt. Deel uw layoutontwerp in niveaus in (detailregels en pagina-. 3. Vul op uw ontwerp de gegevens in die u wilt vermelden. Zie de paragraaf Layouts opvragen en aanmaken [180]. Als u beschikt over de module BusinessModeller Compleet. Vervang bijvoorbeeld de adresgegevens door die van uw bedrijf. Werkwijze layouts aanpassen en gebruiken 1. Druk proefformulieren af om de layout op papier te controleren. 4. 6. 5. . 7. 10. kunt u nieuwe layoutsymbolen aanmaken voor gegevens waarvoor nog geen layoutsymbool bestaat. In de meeste gevallen gebruikt uw bedrijf al een standaardformulier. 5. 14. 6. Bedenk welke gegevens u wilt afdrukken. 14.en groepshoofden). en vraag deze op met Bestand/Openen in het venster Layout. en geef zo nauwkeurig mogelijk aan waar u de gegevens op de pagina wilt plaatsen. Maak een kopie van de layout door deze onder een andere naam te bewaren met Bestand/Bewaren als. Kies een herkenbare bestandsnaam. 2. Anders maakt u met de hand een schets van de layout die u wilt aanmaken.3 Layouts opvragen en aanmaken In deze paragraaf vindt u hoe u een bestaande layout snel kunt kopiëren en aanpassen. 3. Druk proefformulieren af om de layout op papier te controleren. lijnen en afbeeldingen om de layout op te maken. Gebruik layoutsymbolen om de variabele gegevens van de layout op de juiste niveaus in te voeren. Bewaar de layout met Bestand/Bewaren. Zie de paragraaf Vaste gegevens invoeren [188] en de daarop volgende paragrafen. 1. laat u dan adviseren door uw leverancier. Kies een herkenbare bestandsnaam. Pas de layout aan. Beschikt u niet over deze module.2 Layouts ontwerpen Zorg dat u een ontwerp op papier hebt voordat u begint. en op welke plaats op het formulier. Gebruik de opmaakwerkbalk. 2. Werkwijze layouts aanmaken De rest van dit hoofdstuk gaat ervan uit dat u een nieuwe layout aanmaakt. 4. Voor layouts voor abonnementen (module Abonnementen) kiest u Bewerken/Layout in het venster Abonnementen (Bestand/Handel/Abonnementen). Ontwerp uw layout op papier. 9. De stappen van onderstaande werkwijze worden hierna in aparte paragrafen in detail toegelicht.180 • • Algemeen Voor layouts voor bestelbonnen (module Inkoop I) kiest u Bewerken/Layout in het venster Inkooporders (Bestand/Handel/Inkooporders). en kunt u dat als ontwerp gebruiken. rapport.

De lijst met beschikbare voorbeeldlayouts verschijnt. maar maak een kopie waarin u de wijzigingen aanbrengt. AccountView levert een aantal standaardlayouts mee voor de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice. Markeer Bestand selecteren in Layout in het venster dat verschijnt.. 3. Doe hetzelfde voor de overige layouts die u wilt bekijken. Selecteer een layout en bekijk het afdrukvoorbeeld. Maak een factuur (order.14 Layouts 181 Wijzig de voorbeeldlayouts niet. aanmaning. Druk op F4 in Bestandsnaam. 4. kunt u er een kopie van maken. Zo vraagt u bestaande layouts op: 1. en vergelijk het resultaat met uw eigen ontwerp. We raden u aan om uw layouts in een vaste map te bewaren. en die kopie vervolgens bewerken. Bestand/Bewaren als (F1). Kies de optie om het formulier af te drukken. Bestand/Openen (F1) Layouts opvragen en bekijken Als u uw layout wilt baseren op een bestaande. . 2. U kunt de voorbeeldlayouts dan altijd raadplegen. wilt u eerst weten welke er beschikbaar zijn. die u kunt aanpassen en gebruiken. . bijvoorbeeld C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\AccountView BV\AccountView\Layouts. Aan de bestandsnamen (FACTUUR. PAKBON) kunt u aflezen wat voor soort layout het is.. Layouts controleren (200) Layouts kopiëren Als u weet op welke layout u uw eigen layout wilt baseren.) aan in de voorbeeldadministratie of in uw testadministratie.

boven de detailregels. Open het venster Layout en kies Bestand/Openen. Selecteer de layout (submap Layouts) waarop u uw eigen layout wilt baseren. Kies een herkenbare bestandsnaam. De bestandsnaam van een factuur zou dan bijvoorbeeld YGP_FACT. Links in het venster ziet u de standaardniveaus Paginahoofd tot en met Paginavoet. 14. Elk niveau heeft bepaalde eigenschappen. Zie hiervoor de volgende paragrafen. 2. Kies een herkenbare bestandsnaam. kunt u een nieuwe layout aanmaken.TM2 voor aanmaningen en . .TM1 voor verkooporders en overige layouts. U kunt hier bijvoorbeeld de adressering in opnemen.1..4 Layouts in niveaus indelen Om de layout te kunnen afdrukken moet u de gegevens verdelen in niveaus (rapportbanden). • • • Paginahoofd Wordt bovenaan elke pagina afgedrukt. Zo kopieert u een layout: 1. U krijgt een melding als de bestandsnaam al bestaat. Niveaus zijn van belang als uw layout over meerdere pagina’s wordt afgedrukt. zodat u de bestaande voorbeeldlayouts niet overschrijft.\layouts\Nederlands\Your Garden Products. Zo maakt u een nieuwe layout aan: 1. De namen worden niet afgedrukt. en kies OK. U kunt de layout nu wijzigen.182 Algemeen Afbeelding 14.TM1 zijn. Open het venster Layout en kies Bestand/Nieuw. of kolomtitels die alleen op de eerste pagina moeten worden afgedrukt. en is te vergelijken met de inleiding van een rapport. en hangt af van het type layout: . Hieronder vindt u een beschrijving van de niveaus. Zo is er bijvoorbeeld een paginahoofd en een detailregel.. Kies dan een andere naam. Nieuwe layouts aanmaken Als u uw layout niet op een bestaande wilt baseren. 2.TM3 voor bestelbonnen. Kies Bestand/Bewaren als. Kies Bestand/Bewaren als. Groepshoofd Wordt op alle pagina’s afgedrukt.en uitzetten met Beeld/Bandtitels. De bestandsnaam van een factuur zou dan bijvoorbeeld YGP_FACT.TM1 voor verkooporders en overige layouts. 3. om een kopie te maken van deze layout. Rapporthoofd Wordt alleen op de eerste pagina afgedrukt (na het paginahoofd). .TM1 zijn. . gescheiden door grijze lijnen.TM3 voor bestelbonnen. de titel of het transportbedrag in opnemen. en hangt af van het type layout: . 3. De bestandsextensie wordt automatisch toegevoegd. U kunt uw ontwerp nu invoeren en indelen in niveaus. Neem bijvoorbeeld de afkorting van uw bedrijfsnaam in de bestandsnaam op (YGP_FACT). Kies Bestand/Openen in het venster Layout om een voorbeeldlayout te openen in de map . Neem bijvoorbeeld de afkorting van uw bedrijfsnaam in de bestandsnaam op (YGP_FACT). en is te vergelijken met de kopteksten van een tekstverwerker. en voer een andere bestandsnaam in. U kunt de weergave van de niveaunamen aan. De niveaus worden altijd in onderstaande vaste volgorde vermeld in de layout. U kunt hier bijvoorbeeld de kolomtitels in opnemen. Zie hiervoor de volgende paragrafen. De namen van de niveaus (de ‘rapportbandtitels’) staan altijd linksboven in de band. De bestandsextensie wordt automatisch toegevoegd. U kunt hier bijvoorbeeld uw bedrijfslogo en bedrijfsgegevens.TM2 voor aanmaningen en .

lijnen) Detailregels (bv. onder de detailregels. U kunt de paginavoet ook gebruiken voor het afdrukken van acceptgiro’s. kolomtitels. kolomtitels. onder de groepsvoet. De positie is niet vast. op een vaste positie. U kunt meerdere detailregels gebruiken om gegevens van één orderregel af te drukken. orderregels 1-10) Paginavoet (vaste positie) (bv. U kunt hier bijvoorbeeld het BTW-bedrag en het factuurtotaal in opnemen. transportbedrag) Tabel 14.1. titel) Laatste pagina Paginahoofd (bv. factuurtotaal) Paginavoet (vaste positie) (bv. • Groepsvoet Wordt op de laatste pagina afgedrukt. orderregels 11-20) Detailregels (bv. als die op een vaste positie moeten worden afgedrukt. • Rapportvoet Wordt onderaan de laatste pagina afgedrukt. Welke niveaus worden op welke pagina’s afgedrukt? Het afdrukken van een gegeven op een layout wordt zowel beïnvloed door het niveau waarop het is geplaatst als door de Eigenschappen van het layoutgegeven. de medewerker of de kostenplaats afdrukken. Voor elke orderregel worden alle detailregels dan één keer afgedrukt: het totaal aantal regels dat wordt afgedrukt is het aantal orderregels maal het aantal detailregels. Ook kunt u hier het BTW-bedrag en het factuurtotaal in opnemen. logo. • Paginavoet Wordt onderaan elke pagina afgedrukt. maar is afhankelijk van de voorafgaande niveaus. betalingscondities. Als een orderregel meerdere regels beslaat in de factuur (bijvoorbeeld als u zeer lange omschrijvingen hebt vastgelegd met de module Uitgebreide artikelomschrijving).14 Layouts 183 • Detailregels De detailregel definieert u één keer. betalingscondities. lijnen) Detailregels (bv. transportbedrag) Groepsvoet (geen vaste positie) (bv. maar is afhankelijk van de voorafgaande niveaus. subtotaal en betalingskorting) Rapportvoet (geen vaste positie) (bv. maar wordt voor elk gegeven (elke orderregel of aanmaningsregel) uit AccountView herhaald. als die niet op een vaste positie moeten worden afgedrukt. adressering) Groepshoofd (bv. titel) Groepshoofd (bv. Daarin kunt u vastleggen dat een gegeven alleen op de eerste of laatste pagina moet worden afgedrukt. Op die manier kunt u bijvoorbeeld het transportbedrag op . Een layout die op bovenstaande manier in niveaus is ingedeeld. Zo kunt u bijvoorbeeld op de tweede detailregel de leverdatum. transportbedrag) Tussenpagina’s Paginahoofd (bv. wordt bijvoorbeeld op de volgende manier over de pagina’s verdeeld: Eerste pagina Paginahoofd (bv. U kunt hier bijvoorbeeld de betalingscondities of het transportbedrag in opnemen. betalingscondities. kolomtitels. of juist op de eerste of laatste pagina moet worden onderdrukt. titel) Rapporthoofd (bv. en waarmee een groot aantal orderregels wordt afgedrukt. orderregels 31-40) Paginavoet (vaste positie) (bv. U kunt hier bijvoorbeeld het subtotaal en betalingskorting of kredietbeperking in opnemen. lijnen) Detailregels (bv. moet u in de layout rekening houden met de maximaal benodigde lengte door voldoende ruimte tussen de detailregel met de omschrijving en de volgende detailregel te laten. De positie is niet vast. logo. orderregels 21-30) Groepshoofd (bv. logo.

is slechts een hulpmiddel bij het maken van de layout. 2. is een taak die meestal niet door eindgebruikers wordt uitgevoerd. Voeg een nieuwe printer toe (bijvoorbeeld ‘layoutprinter’). terwijl een gegeven dat wordt onderdrukt wel ruimte inneemt. als u wilt afwijken van de standaardinstellingen van de printer. met daarin het vaste papierformaat en de papierlade die bij het afdrukken van de layout moet worden gebruikt. zoals de Marges. Afbeelding 14.184 Algemeen de laatste pagina onderdrukken. Eigenschappen van layoutgegevens bewerken (187) Pagina-instellingen bewerken Voor elke layout kunt u een aantal pagina-instellingen vastleggen. Standaard worden marges van 2 cm rondom gebruikt. het Papierformaat en de Afdrukstand. . U kunt een printerlade kiezen voor de eerste pagina en een printerlade voor de volgende pagina’s. U legt de voorkeursladen per layout vast in de pagina-instelling. Het toevoegen van printers. Het verschil is dat een niveau dat niet wordt afgedrukt geen ruimte inneemt op de pagina. In Pagina-instelling kunt u als hulpmiddel bij het maken van de layout onder andere het papierformaat vastleggen. Daarmee kunt u tijdens het ontwerpen van de layout zien of velden op het papier passen. Voer de gegevens in het venster Pagina-instelling in. Druk op F1 voor meer informatie. De standaardinstellingen van deze printer worden dan automatisch toegepast. Zo wijzigt u de pagina-instellingen van een layout: 1. De instelling die u in de layout vastlegt.2. Kies Bestand/Pagina-instelling. Tijdens het afdrukken van een formulier worden de instellingen van de printer gebruikt. Instellingen van niveaus bewerken (185). met name in een netwerk. Een marge van 1 cm rondom is op de meeste printers nog mogelijk. Wij raden u aan om deze werkzaamheden door uw systeembeheerder of netwerkbeheerder te laten uitvoeren. Op het moment dat u een layout afdrukt kunt u de juiste ‘layoutprinter’ selecteren. en wordt de layout Staand afgedrukt op A4-formaat.

Gebruik de pijltoetsen of Bewerken/Eigenschappen om gegevens binnen een niveau op de millimeter nauwkeurig te plaatsen. Klik met de linkermuisknop op het gegeven dat u wilt verplaatsen. Als u een kopie van een bestaande layout aanpast. is de layout al ingedeeld in niveaus. Verplaats de muis naar de plek waar u het gegeven wilt neerzetten. Het gegeven wordt meeverplaatst. Eigenschappen van layoutgegevens bewerken (187) Zo verplaatst u één gegeven met de muis: 1. Afbeelding 14. U kunt het gegeven ook op een ander niveau plaatsen. en houd de knop ingedrukt. Per niveau kunt u de gewenste hoogte instellen. en kies het niveau waarvan u de eigenschappen wilt wijzigen. U kunt uw gegevens dan op de verschillende niveaus toevoegen. Zo verplaatst u meerdere gegevens met de muis: 1. 3. Laat de muisknop los. Kies Bewerken/Instellingen.14 Layouts 185 Instellingen van niveaus bewerken Zo wijzigt u de eigenschappen van een niveau: 1.3. 2. Het niveau verdwijnt dan uit het layoutvenster. en houd de knop ingedrukt. • Laat de muisknop los. Voor niveaus die u niet gebruikt. De breedte is afhankelijk van de pagina-instellingen en kunt u hier niet wijzigen. U kunt ook met de rechtermuisknop in het niveau klikken. U kunt gegevens met de muis verplaatsen binnen een niveau. • Verplaats de muis naar rechtsonder.5 Layoutgegevens bewerken Als u een nieuwe layout hebt aangemaakt. 2. Als de gegevens bij elkaar staan kunt u ze in één keer selecteren: • Klik met de linkermuisknop linksboven de gegevens die u wilt verplaatsen. . Pagina-instellingen bewerken (184) 14. zodat alle gegevens die u wilt selecteren binnen het vierkant vallen dat verschijnt. kiest u Bewerken/Instellingen en voert u een hoogte in. maar ook naar een ander niveau. Om het niveau weer te gebruiken. Voer de Hoogte van het niveau in het venster Instellingen in. is voor elk niveau een rapportband beschikbaar. kunt u een hoogte van nul instellen. Layoutgegevens verplaatsen U plaatst de gegevens op een bepaald niveau in de layout.

Houd de CRTL-toets ingedrukt om het gegeven sneller te verplaatsen. Zo verplaatst u gegevens met het toetsenbord: 1.186 Algemeen Afbeelding 14. en houd de knop ingedrukt. Er verschijnen grepen om de geselecteerde gegevens. De gegevens worden meeverplaatst. • Laat de SHIFT-toets los. 2. Selecteer de gegevens met de muis (zie de vorige paragrafen). U kunt de gegevens ook op een ander niveau plaatsen. Verplaats de muis naar de plek waar u de gegevens wilt neerzetten. Klik met de linkermuisknop op één van de geselecteerde gegevens. Laat de muisknop los. 3. . Gebruik de pijltoetsen op het toetsenbord om de gegevens te verplaatsen. 2. • Selecteer met de linkermuisknop één voor één de gegevens die u wilt verplaatsen. Er verschijnen grepen om de geselecteerde gegevens. 4. Er is Beeld/Voorbeeldgegevens gekozen om voorbeeldgegevens in plaats van invoermaskers te tonen.4. Anders kunt u de gegevens met de SHIFT-toets selecteren: • Houd de SHIFT-toets ingedrukt.

Selecteer het gegeven met de muis. De muisaanwijzer verandert in een dubbele pijl. De afmetingen worden gewijzigd. Kies Bewerken/Eigenschappen. en houd de knop ingedrukt. • Gebruik de pijltoetsen op het toetsenbord om de afmetingen te wijzigen. ). Voer de gegevens in het venster Eigenschappen in. om de globale structuur en indeling van de layout te zien) Beeld/Voorbeeldgegevens ( . Selecteer een randgreep als u alleen de hoogte of de breedte wilt wijzigen. u moet het opnieuw invoeren. U kunt ook met de rechtermuisknop op het . 2. afbeeldingen. Afmetingen van layoutgegevens onderling gelijktrekken (197) Layoutsymbolen weergeven Om het maken van een layout te vergemakkelijken. U kunt het verwijderen van een layoutgegeven niet ongedaan maken. Selecteer een hoekgreep als u zowel de hoogte als de breedte wilt wijzigen. Dit geldt voor teksten. Er verschijnen grepen om het geselecteerde gegeven. Druk op DELETE.14 Layouts 187 Layoutgegevens vergroten of verkleinen Zo wijzigt u de afmetingen van een layoutgegeven met de muis of met het toetsenbord: 1. Met het toetsenbord: • Houd de SHIFT-toets ingedrukt. 2. kunt u layoutsymbolen (velden) op drie verschillende manieren weergeven terwijl u layouts bewerkt: • • • Beeld/Invoermasker ( . Layoutgegevens verwijderen Zo verwijdert u een layoutgegeven: 1. Eigenschappen van layoutgegevens bewerken Elk gegeven op de layout heeft bepaalde eigenschappen die u kunt wijzigen. zoals de positie of de afmetingen. lijnen en layoutsymbolen (velden). 2. om te zien hoe uw layout eruit zal zien op papier) Beeld/Veldnaam ( . Met de muis: • Klik met de linkermuisknop op één van de grepen. • Laat de muisknop los. om te controleren welke velden van welke bestanden in de layoutsymbolen worden getoond) Om voorbeeldgegevens te zien moeten gegevens beschikbaar zijn in het venster waaruit u de layout opvraagt. 3. Selecteer het gegeven met de muis. Zo wijzigt u de eigenschappen van een layoutgegeven: 1. of kies de knop op de standaardwerkbalk ( gegeven klikken. • Verplaats de muis. Selecteer het gegeven met de muis.

Dit zijn bijvoorbeeld de kolomtitels. Gebruik Inpassen en Grootte om de afbeelding zo goed mogelijk op de layout af te beelden. Als u uw layout baseert op een bestaande layout. . De velden in het venster Eigenschappen zijn afhankelijk van het gegeven waarvoor u de optie kiest. 14.188 Algemeen Afbeelding 14. Als u alleen de positie of de afmetingen wilt wijzigen. Kies een knop op de standaardwerkbalk ( 2. 1.6 Vaste gegevens invoeren Vaste gegevens worden altijd en ongewijzigd op het formulier afgedrukt. de bedrijfsnaam. Zo voert u een afbeelding. De muisaanwijzer verandert in een kruis. lijn of tekst in: ). Zie Eigenschappen van layoutgegevens bewerken [187]. de tekst ‘FACTUUR’. u kunt niet de eigenschappen van meerdere gegevens tegelijk wijzigen. Zie Layoutgegevens verplaatsen [185] en Layoutgegevens vergroten of verkleinen [187]. een logo of een lijn. U wijzigt alleen de eigenschappen van het geselecteerde gegeven. Klik in de layout in het juiste niveau op de plaats waar het gegeven moet worden ingevoegd. en u hebt een eigen layout. U voert ze in met de knoppen op de standaardwerkbalk ( ). Kies Bewerken/Eigenschappen. 3. kunt u dat rechtstreeks met de muis of het toetsenbord doen.5. Ze zijn niet afhankelijk van de order of de aanmaning. of kies de knop op de standaardwerkbalk om de standaardwaarden te wijzigen: • Voor afbeeldingen: voer Bestand in. hoeft u vaak alleen de vaste gegevens te wijzigen: u wijzigt de bedrijfsnaam Your Garden Products of Your Advice en de adresgegevens met Bewerken/Eigenschappen.

Dit zijn bijvoorbeeld de adresgegevens van de debiteur.7 Variabele gegevens invoeren Variabele gegevens zijn afhankelijk van de factuur. Voor teksten: voer Tekst in. 14. 3. . Kies Beeld/Beschikbare velden. • • Voor lijnen: voer de Lijndikte in. Variabele gegevens worden afgedrukt met layoutsymbolen die verwijzen naar de AccountView-gegevens (velden). Zo voert u variabele gegevens in: 1. 2. of aanmaning waarvoor het formulier wordt afgedrukt. U voert ze in met Beeld/Beschikbare velden.6. U kunt ook meerdere layoutsymbolen in één keer selecteren met SHIFT of CTRL. Verwissel de Hoogte en de Breedte om de lijn verticaal af te beelden. of het BTW-bedrag van de factuur. de orderregels. De Hoogte heeft geen invloed op de lijndikte. Selecteer in het onderste deel van het venster Beschikbare velden de groep waaruit u een layoutsymbool wilt invoeren. Als u het venster Eigenschappen opvraagt voor een afbeelding. en hoe u de afbeelding wilt Inpassen. order.14 Layouts 189 Afbeelding 14. Selecteer een layoutsymbool in het bovenste deel van het venster Beschikbare velden. kunt u het Bestand invoeren.

6. Kies Beeld/Voorbeeldgegevens om te controleren of u het juiste layoutsymbool hebt geselecteerd. Kies eventueel Bewerken/Eigenschappen. maar geen bedragen of aantallen. en een aantal voorbeelden van geavanceerd gebruik van layoutsymbolen. Dit kunt u oplossen door het veld te vergroten. Sommige gegevens komen zowel voor in een verkooporder als in de stamgegevens. Als het veld te klein is om de waarde te tonen dan worden sterretjes weergegeven. Layoutgegevens vergroten of verkleinen (187) Layoutsymbolen kiezen Layoutsymbolen kunt u kiezen in het venster Beschikbare velden.190 Algemeen Afbeelding 14. 8.7. Markeer Nulwaarden onderdrukken als nulwaarden niet mogen worden afgedrukt. Als u deze gegevens wilt opnemen in uw layout selecteert u de groep Verkooporderregels. In deze groep is Aantal te factureren geselecteerd. In een orderregel voert u artikelen in. dat de waarde nul wordt afgedrukt voor regels die bijvoorbeeld alleen een toelichting bevatten. Klik met de linkermuisknop op het geselecteerde layoutsymbool in het venster Beschikbare velden. Deze gegevens zijn afkomstig uit vensters van artikelen. of kies de knop op de standaardwerkbalk om de Grootte of de Positie op band te wijzigen. Als u in de layout het veld Artikelomschrijving uit de groep Artikelen opneemt. In het onderste deel van het venster is de groep Verkoopfactuurregels geselecteerd. Naast ordergegevens kunt u ook stamgegevens in een layout opnemen. U kunt ook gebruikmaken van de optie AutoSize in de eigenschappen van het layoutsymbool. Veelgestelde vragen • Op de afdruk van mijn layout worden sterretjes weergegeven. Laat de muisknop los. 4. 5. Verplaats de muis naar het juiste niveau in de layout waar u het layoutsymbool wilt neerzetten. Hierbij wordt de artikelomschrijving uit de stamgegevens van een artikel automatisch overgenomen in Omschrijving orderregel. In een verkooporder voert u regels in op de tab Invoer. Deze omschrijving kunt u in de order wijzigen. In de volgende paragrafen vindt u hoe u een aantal veelgebruikte layoutsymbolen kunt gebruiken. en wordt dus niet doorgevoerd in de stamgegevens van het artikel. Dit venster bevat diverse groepen met layoutsymbolen. wordt de wijziging dus niet afgedrukt op het formulier. . Bij de keuze voor een symbool moet u hiermee rekening houden. Deze groepen zijn als volgt ingedeeld: • Op basis van de vensters in AccountView Layoutsymbolen die betrekking hebben op een specifieke order vallen in de groep Verkooporders. debiteuren/crediteuren (bedrijven) en kostenplaatsen. Hierdoor kunt u voorkomen. De wijziging geldt alleen voor de order. 7. en houd de knop ingedrukt. Het layoutsymbool wordt gekopieerd. hoe u zelf nieuwe layoutsymbolen kunt aanmaken.

Als het bezoekadres niet is ingevoerd. U gebruikt een Engelstalige layout. omdat de adresgegevens in het veld Adres in landafhankelijke indeling (memo) de adresindeling van de debiteuren volgen.14 Layouts 191 • Op basis van het soort veld Layoutsymbolen zijn ook per soort veld gegroepeerd in de groepen Veelgebruikte velden. maar de adresgegevens van de debiteur worden in de Duitse indeling getoond. Houd er rekening mee dat dit veld tijdens het afdrukken van formulieren (zoals facturen) meerdere regels kan bevatten. Adresvelden. in de administratie-instellingen kunt u voor de hele administratie vastleggen hoeveel decimalen u wilt gebruiken voor bedragen. Het postadres kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor een postbusnummer. wordt het bezoekadres gebruikt. Facturen voor deze debiteuren kunnen tegelijk worden afgedrukt. Als het postadres niet is ingevoerd. In getalvelden wordt elk cijfer weergegeven door een 9. wordt het postadres gebruikt. In dat geval is het handig om verschillende velden eerst te testen en zo te bepalen welke de juiste is. Doe dit alleen voor uitzonderingen. De adresindeling van een debiteur of crediteur is afhankelijk van het Land (ISO-land) van de debiteur (crediteur). Door deze opzet kunt u bijvoorbeeld een Engelstalige factuur sturen aan een Duitse debiteur. Daar kunt u ook de weergave van datums vastleggen. zoals verkoopfacturen en herinneringen. In tekstvelden wordt elk teken weergegeven door een X. • Postadres Het postadres wordt gebruikt voor overige correspondentie. wordt het woord ‘Postbus’ in de taal van de debiteur (of crediteur) toegevoegd tijdens het afdrukken van formulieren. Bedragvelden. Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Algemeen (F1) Adresgegevens afdrukken Voor het afdrukken van adresgegevens kunt u Adres in landafhankelijke indeling (memo) in Bedrijven gebruiken. In dit veld worden per debiteur of crediteur alle relevante adresgegevens afgedrukt. Bij elk layoutsymbool uit deze groepen wordt tussen haakjes vermeld uit welke ‘venstergroep’ het symbool afkomstig is. Het ontwerpen van een layout wordt een stuk inzichtelijker als u rekening houdt met de bovenstaande indeling. Soms is het lastig om uit de naam van een layoutsymbool af te leiden of dit het gegeven is dat u wilt gebruiken. Maskers gebruiken In de eigenschappen van variabele gegevens met tekst of getallen kunt u de weergave bepalen door het Masker te wijzigen. Deze kunt u niet beïnvloeden via het masker. prijzen en aantallen. Het veld Adres in landafhankelijk indeling (memo) volgt immers de adresindeling van de debiteur. Het type layout bepaalt welk adres wordt afgedrukt: • Bezoekadres Het bezoekadres wordt alleen gebruikt voor formulieren die betrekking hebben op de levering van goederen. U kunt meer of minder tekens weergeven door X-en toe te voegen of te verwijderen. Als in Postadres in Stamgegevens debiteur (of Stamgegevens crediteur) alleen een nummer is ingevoerd. Hierbij wordt de adresindeling van de debiteur of crediteur gebruikt. . en voor Britse debiteuren de Britse indeling. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld voor Nederlandse debiteuren de Nederlandse indeling gebruiken. Datum/tijdvelden en Intrastatvelden. Standaard wordt het masker gebruikt dat is vastgelegd in de stamgegevens van het betreffende veld. Zo ligt het voor de hand om in de detailregels layoutsymbolen uit de groepen Verkooporderregels en Artikelen te gebruiken. zoals pakbonnen. De groep Algemene uitdrukkingen wordt beschreven in Nieuwe layoutsymbolen aanmaken [193]. omdat die betrekking hebben op orderregels. U kunt een decimaal meer of minder weergeven door een 9 toe te voegen of te verwijderen achter de punt.

De stappen die u hiervoor moet volgen. of een van de datums in de groep Datum-/tijdvelden. Om deze bedragen onderaan de huidige en bovenaan de volgende pagina af te drukken voegt u twee layoutsymbolen toe: • Een layoutsymbool in Paginavoet. . Buitenlandse adressen invoeren (43) Datum en paginanummer afdrukken Voor het afdrukken van de datum kunt u Systeemdatum voluit in Algemene uitdrukkingen gebruiken. De datumnotatie legt u vast in Datumtype in het venster Administratie-instellingen . Het aantal decimalen van bedragen. De layout van de formulieren moet hiervoor worden aangepast. waarin u Veldwaarde optellen en Onderdrukken op Eerste markeert. zoals garantiebepalingen. Bedragen en valutasymbolen afdrukken Voor het afdrukken van bedragen kunt u een van de bedragen in de groep Bedragvelden gebruiken.Algemeen (Algemeen). Als er geen valutacode in de verkooporder is ingevoerd. Maskers gebruiken (191) Transportbedragen gebruiken Uw layout is langer dan één pagina. Gebruikersvelden opnemen U kunt gebruikersvelden toevoegen aan AccountView met BusinessModeller. aantallen en kortingspercentages legt u vast in Administratie-instellingen . De waarden van deze gebruikersvelden kunnen worden afgedrukt op formulieren. Het opnemen van een gebruikersveld in een layout wordt hieronder toegelicht voor een verkooporder. zoals verkoopfacturen. Het aanpassen van andere layouts werkt op dezelfde manier. Voor aanmaningen kunt u Valutacode of Valutacode betaling in Openstaande posten gebruiken. wordt de valutacode van de administratie gebruikt. • Controleer de indeling van het veld Uitvoerlayout in Document/Stamgegevens administratie/ISO-landcodes/F6. Voor bestelbonnen kunt u Valutacode van bestelbon of administratie in Inkooporderregels gebruiken. kunt u het valutateken ook als vaste tekst opnemen op de layout of het teken in het Masker van het bedragveld invoeren. • Controleer per debiteur (crediteur) of de juiste ISO-landcode is gekoppeld in Land in Stamgegevens debiteur (Stamgegevens crediteur).Algemeen (Algemeen). staan beschreven in Met layoutsymbolen rekenen [194]. Hierdoor is het bijvoorbeeld mogelijk om in verkooporders extra gegevens op te nemen. Als u voor verschillende landen verschillende layouts gebruikt. prijzen. Voor het afdrukken van paginanummers kunt u Paginanummer in Algemene uitdrukkingen gebruiken. • Een layoutsymbool in Paginahoofd. Voor het afdrukken van valutasymbolen op een factuur of order kunt u Valutacode van factuur of administratie in Verkooporderregels gebruiken. waarin u Veldwaarde optellen en Onderdrukken op Laatste markeert.192 Algemeen Veelgestelde vragen • Adressen van debiteuren en crediteuren worden niet correct getoond op formulieren. • Controleer per layout of het veld Adres in landafhankelijk indeling (memo) is opgenomen voor het afdrukken van adresgegevens. en u wilt transportbedragen afdrukken om de layout te verduidelijken.

3.14 Layouts 193 Afbeelding 14. Kies Bewerken/Layout. Alle algemene velden van verkooporders worden getoond. Het aanmaken van een algemene uitdrukking valt dan ook buiten het bereik van de gebruikersdocumentatie. inclusief eventuele gebruikersvelden. Document/Stamgegevens programma/Algemene uitdrukkingen/F6 (F1) . Een algemene uitdrukking wordt meestal door uw AccountView-leverancier aangemaakt. Kies Beschikbare velden in de werkbalk. Pas de afmetingen aan en voeg eventueel een tekstveld met een toelichting toe. 4. Nieuwe layoutsymbolen aanmaken Voor de meeste gegevens uit de administratiebestanden bestaat al een layoutsymbool.8. als de veldenlijst nog niet wordt getoond. Open de gewenste layout. bijvoorbeeld Verkooporders. Daarvoor gebruikt u Algemene uitdrukkingen. Selecteer onderin Beschikbare velden de juiste lijst. waarbij het veld Virtuele uitdrukking een geldige Visual FoxPro-uitdrukking moet bevatten. Maar u kunt ook zelf layoutsymbolen aanmaken voor die gegevens waarvoor nog geen layoutsymbool bestaat. 2. Het (eigen) veld Garantie in een verkoopfactuurlayout opnemen Zo neemt u een gebruikersveld op in een layout: 1. 5. Op deze manier kunt u vrijwel alle AccountView-gegevens op uw eigen manier in uw layouts opnemen. 6. Maak het gebruikersveld aan met Opties/Gebruikerslijsten. Kies Bestand/Handel/Verkooporders. zie BusinessModeller [255]. Selecteer het gewenste gebruikersveld en sleep dit in de layout.

maar u markeert Veldwaarde optellen. Selecteer in het onderste deel van het venster Beschikbare velden de groep waaruit u een layoutsymbool wilt invoeren (bijvoorbeeld Verkooporderregels).194 Algemeen Met layoutsymbolen rekenen Het is mogelijk om gegevens op te tellen die in detailregels worden afgedrukt op de layout. Ook hiervoor geldt dat het AccountView-gegeven wordt opgeteld zodra een regel wordt afgedrukt. of kies de knop op de standaardwerkbalk ( Markeer Veldwaarde optellen. Noteer de Omschrijving van het layoutsymbool (bijvoorbeeld Artikelbedrag).9. Selecteer het layoutsymbool in Detailregels dat u wilt optellen en kies Bewerken/Eigenschappen. 6. U gebruikt precies hetzelfde layoutsymbool als u wilt optellen. Zo vermeldt u bijvoorbeeld het transportbedrag in de paginavoet: 1. 9. Dit moeten dan wel gegevens uit de groepen Verkooporderregels of Artikelen zijn. wordt voor elke orderregel het AccountView-gegeven hierin opgeteld zodra de regel wordt afgedrukt. Zo kunt u bijvoorbeeld een cumulatief totaal (transportbedrag) in de Paginavoet afdrukken. Als u deze layoutsymbolen vermeldt in uw layout. of een subtotaal in de Groepsvoet. Selecteer het layoutsymbool met dezelfde naam (Artikelbedrag) in het bovenste deel van het venster Beschikbare velden. of kies de knop op de standaardwerkbalk ( ). . 2. 8. Kies Bewerken/Eigenschappen. Selecteer het layoutsymbool. 3. 5. Sleep het layoutsymbool naar het niveau Paginavoet. en plaatst het waar u de telling wilt afdrukken. ). Op dezelfde manier kunt u ook veldwaarden optellen van layoutsymbolen die niet in de detailregels zijn opgenomen. Kies Beeld/Beschikbare velden. Markeer Veldwaarde optellen als u een cumulatief totaal wilt afdrukken. Afbeelding 14. 4. 7.

Ook dit veld krijgt de voorwaarde so_line. U kunt orderregels met een negatief aantal bijvoorbeeld cursief afdrukken. op basis van de voorwaarden. markeer dan Lege regels onderdrukken om dergelijke lege regels op een niveau (rapportband) te onderdrukken. U neemt de layoutgegevens voor verkooporderregels tweemaal op in de factuurlayout: • Regels met een positief of negatief aantal Voorwaarde: so_line. . 2. Dit wordt toegelicht met een voorbeeld. Voorwaarde: so_line. Als u bijvoorbeeld een voorwaarde op een factuurregel wilt toepassen. of orderregels met een orderbedrag hoger dan 10. Het layoutgegeven wordt alleen afdrukt als aan de voorwaarde wordt voldaan. Als u Afdrukken als deze uitdrukking waar is toepast voor bepaalde layoutgegevens. waardoor altijd één van de regels zal worden afgedrukt. De voorwaarden sluiten elkaar uit. Als u de opmaak van een layoutgegeven afhankelijk wilt maken van een voorwaarde. U legt per layoutgegeven een voorwaarde vast. U wilt de volgende opmaak toepassen in verkooporderregels: • Regels met een positief of negatief aantal worden normaal afgedrukt. wordt het layoutgegeven afgedrukt. Hierdoor kunt u voor bepaalde gegevens een afwijkende opmaak toepassen. Klik met de rechtermuisknop op het gewenste layoutgegeven. Zo legt u een voorwaarde vast voor een layoutgegeven: 1. U kunt veldnamen van velden in layouts met Beeld/Veldnaam opvragen. moet u het layoutgegeven meerdere keren in de layout opnemen.. Als aan de voorwaarde wordt voldaan.ord_qty=0 Dit veld wordt cursief opgemaakt.000. Als dat het geval is. • Regels met aantal nul U voegt alleen een omschrijvingsveld in.14 Layouts 195 Layoutgegevens afhankelijk van voorwaarde afdrukken U kunt voor elk layoutgegeven een voorwaarde vastleggen. De voorwaarde moet per layoutgegeven (veld) worden vastgelegd. Eventueel kunt u een cursief tekstveld toevoegen met de tekst ‘(bestelhoeveelheid is nul)’. De bovenstaande regels moeten over elkaar heen op de factuurlayout worden geplaatst. • Bij regels met een aantal van nul wordt de omschrijving cursief afgedrukt.vet afdrukken.ord_qty=0. Voer de voorwaarde in Afdrukken als deze uitdrukking waar is in. en u voert de opmaak van het layoutgegeven in. dan kan het voorkomen dat er lege regels ontstaan. Tijdens het afdrukken wordt automatisch het juiste layoutgegeven met de juiste opmaak afgedrukt. of gegevens onderdrukken. moet u de voorwaarde vastleggen voor alle layoutgegevens in de factuurregel. Vervolgens plaatst u de regels met layoutgegevens boven op elkaar in de layout.ord_qty<>0 Deze regel krijgt de opmaak van normale factuurregels.

. Het is lastig om een onjuiste uitlijning weer ongedaan te maken.10. Dit veld Artikelcode. Dit wordt in de volgende paragrafen toegelicht.8 Layouts opmaken U hebt verschillende mogelijkheden om uw layout op te maken. De gegevens worden uitgelijnd op het uiterste gegeven (de zwarte balk in de knop). U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren.196 Algemeen Afbeelding 14. Selecteer twee of meer gegevens die op dezelfde positie moeten worden uitgelijnd. Onder uitlijnen kiest worden alle gegevens uitgelijnd op het onderste gegeven. of kies een knop op de uitlijningswerkbalk ( ). Links uitlijnen kiest worden alle gegevens uitgelijnd op het meest linkse gegeven. wordt alleen afgedrukt voor regels waarbij het bestelde aantal 0 is. met de opmaak die u daaraan hebt toegekend. Hiermee kunt u bijvoorbeeld: • • de gegevens op de detailregels of in de kolomtitel in één keer allemaal op dezelfde hoogte plaatsen de adresgegevens in het rapporthoofd in één keer allemaal op dezelfde linkerpositie laten beginnen Zo lijnt u layoutgegevens onderling uit: 1. 2. Bewerken/Instellingen (F1) 14. U kunt dan altijd uw uitgangssituatie weer opvragen. Als u Bewerken/Uitlijnen. 3. Layoutgegevens onderling uitlijnen In de uitlijningswerkbalk vindt u een aantal knoppen waarmee u meerdere gegevens op dezelfde horizontale of verticale positie kunt plaatsen. Deze optie is bijvoorbeeld geschikt om de adresgegevens links uit te lijnen. Kies Bewerken/Uitlijnen. en verplaatst in de richting van de pijl in de knop. Kies daarom eerst Bestand/Bewaren of Bestand/Bewaren als. Als u Bewerken/Uitlijnen. Deze optie is bijvoorbeeld geschikt om de detailregel of de kolomtitels horizontaal uit te lijnen. Bij regels met een besteld aantal ongelijk aan nul wordt een ander veld Artikelcode afgedrukt.

U kunt dan altijd uw uitgangssituatie weer opvragen. Als u Bewerken/Uitlijnen. Als u wel eens tekstregels in een factuur opneemt. als u de breedte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de breedte van het smalste gegeven. Alle velden met eigen tekst dezelfde hoogte geven. 5. Deze afmeting is bepalend voor de hoogte of breedte van de andere gegevens. Layouts 197 U kunt gegevens centreren op hun middelpunt met . Beeld/Uitlijningswerkbalk (F1) Afmetingen van layoutgegevens onderling gelijktrekken In de uitlijningswerkbalk vindt u een aantal knoppen waarmee u meerdere gegevens dezelfde hoogte of breedte kunt geven. Zo geeft u layoutgegevens dezelfde hoogte of breedte: 1. 4. Middenpunten verticaal centreren en Bewerken/Uitlijnen. Voer SO_LINE. of kies een knop op de uitlijningswerkbalk ( 5. 6.ART_AMT<>0 in bij Afdrukken als deze uitdrukking waar is. zodat de horizontale middenpunten van alle gegevens recht onder elkaar staan. 2. als u de hoogte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de hoogte van het hoogste gegeven. Selecteer twee of meer gegevens waarvan u de afmetingen wilt aanpassen. Kies Bewerken/Grootte.ART_DESC1) in bij Afdrukken als deze uitdrukking waar is. kunt u de hele groep gegevens nog met de pijltoetsen verplaatsen als dat nodig is. Selecteer de veldnaam SO_LINE.ART_CO in de band Detailregels. Voer in dat geval SO_LINE. Middenpunten verticaal centreren kiest worden alle gegevens verticaal gecentreerd. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren. Wijzig de hoogte met Naar hoogste of Naar laagste. Middenpunten horizontaal centreren. Herhaal de stappen 2 tot en met 5 voor alle veldnamen in de band Detailregels. Wijzig de breedte met Naar breedste of Naar smalste. dan heeft dit tot gevolg dat deze ook niet meer worden getoond. 6. 4. of met Bewerken/Uitlijnen. 2. Kies Naar smalste. dan kunt u dit instellen op uw layout. ). Kies Naar hoogste. Zo zorgt u ervoor dat lege regels niet worden afgedrukt: 1. 3. Als u de selectie handhaaft. . Hiermee kunt u bijvoorbeeld: • • Alle bedragvelden dezelfde breedte geven. Kies daarom eerst Bestand/Bewaren of Bestand/Bewaren als. Het is lastig om een onjuiste afmeting weer ongedaan te maken. Kies OK. Kies Beeld/Veldnaam in het venster Layout.14 4. 5. Kies Bewerken/Eigenschappen. Zorg ervoor dat de afmetingen van één gegeven goed zijn ingesteld. 3. Beeld/Uitlijningswerkbalk (F1) Lege regels niet afdrukken ⌧ Verkooporders Als u op facturen de regels met artikelen die in backorder staan niet wilt afdrukken.ART_AMT<>0 AND !EMPTY(SO_LINE.

Beeld/Uitlijningswerkbalk (F1) Veelgestelde vragen • Ik wil de afstand tussen de detailregels verkleinen. Kies Verticaal gelijkmaken aan grootste. In een tekstverwerker lijnt u meestal een gegeven ten opzichte van de marges uit. Hierdoor hoeft u de gegevens niet handmatig te verplaatsen. en sommige teksten wilt u misschien centreren. Zo trekt u de tussenruimte tussen gegevens gelijk: 1. de waarde wordt binnen het gegeven uitgelijnd. de velden minder hoog maken en/of het lettertype van de velden verkleinen. 2. omdat er al velden staan. Layoutgegevens in een groter of kleiner lettertype afdrukken (199) Layoutgegevens vet. Bedragen zult u vaak rechts willen uitlijnen. 2. cursief of onderstreept afdrukken. Zorg ervoor dat de grootste of kleinste tussenruimte tussen twee gegevens goed is ingesteld. Om dit op te lossen kunt u de velden bovenaan de rapportband plaatsen. cursief of onderstreept af: 1. Kies daarom eerst Bestand/Bewaren of Bestand/Bewaren als. Hierbij wordt telkens de hoogte van de rapportband gebruikt. Kies Horizontaal gelijkmaken aan kleinste.198 Algemeen Tussenruimte layoutgegevens gelijktrekken U kunt de tussenruimte van geselecteerde gegevens automatisch gelijktrekken. 4. Selecteer de gegevens waarvan u de tussenruimte wilt gelijktrekken. . Instellingen van niveaus bewerken (185). Kies Bewerken/Tussenruimtes. Zo drukt u teksten en layoutsymbolen vet. Kies Bewerken/Layout/Lettertype. tot de tussenruimtes precies gelijk zijn. of kies een knop op de opmaakwerkbalk ( Beeld/Opmaakwerkbalk (F1) Layoutgegevens centreren of rechts uitlijnen Teksten en layoutsymbolen worden standaard links uitgelijnd. Het is lastig om een onjuiste tussenruimte weer ongedaan te maken. Hiermee kunt u bijvoorbeeld alle adresvelden dezelfde tussenruimte geven. De positie van het gegeven ten opzichte van de paginamarges blijft ongewijzigd. Deze tussenruimte is bepalend voor alle andere tussenruimtes. dan komen de regels dus dichter op elkaar te staan. als u de tussenruimte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de grootste tussenruimte. Dit wordt door vrijwel alle printers ondersteund. ). cursief of onderstreept afdrukken U kunt teksten en layoutsymbolen vet. In dit geval lijnt u de waarde ten opzichte van de afmetingen (Hoogte en Breedte) van het gegeven uit. Als u de hoogte van de rapportband verkleind. Een detailregel wordt voor elke orderregel of aanmaningsregel herhaald. Dit komt niet overeen met de uitlijning van een tekstverwerker. 6. Soms is het niet mogelijk om de hoogte van de rapportband te verkleinen. U kunt dan altijd uw uitgangssituatie weer opvragen. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren. Selecteer één of meer gegevens waarvan u de weergave wilt wijzigen. Wijzig de tussenruimte van gegevens die onder elkaar staan met Verticaal gelijkmaken aan kleinste of Verticaal gelijkmaken aan grootste. als u de tussenruimte van alle geselecteerde gegevens gelijk wilt stellen aan de kleinste tussenruimte. Wijzig de tussenruimte van gegevens die naast elkaar staan met Horizontaal gelijkmaken aan kleinste of Horizontaal gelijkmaken aan grootste. 3. 5.

Zo drukt u teksten. Voor aanmaningen kunt u met elke aanmaning het kleurgebruik ‘opvoeren’. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren. 3. Selecteer één of meer gegevens waarvan u de weergave wilt wijzigen. 2. layoutsymbolen en lijnen worden standaard in zwart afgedrukt. De lettertypes die u kunt selecteren zijn afhankelijk van de lettertypes die op uw besturingssysteem zijn geïnstalleerd.14 Layouts 199 Zo lijnt u teksten en layoutsymbolen rechts of gecentreerd uit: 1. ). Als u AccountView in een netwerk gebruikt. Gebruik de lettertypes Arial en Times New Roman als u niet zeker weet welke lettertypes beschikbaar zijn. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren. Afhankelijk van het lettertype en de geselecteerde printer kunt u de puntgrootte vergroten of verkleinen. en in sommige gevallen van de lettertypes die uw printer ondersteunt. is het mogelijk dat een lettertype dat u selecteert niet op alle werkstations beschikbaar is. Kies Bewerken/Layout/Lettertype. 2. Selecteer één of meer gegevens waarvan u de weergave wilt wijzigen. kiest u Bewerken/Uitlijnen. Beeld/Opmaakwerkbalk (F1) . Beeld/Opmaakwerkbalk (F1) Layoutgegevens in een groter of kleiner lettertype afdrukken Teksten en layoutsymbolen worden standaard in negen punten afgedrukt. Selecteer een kleur (Basic color) in het venster Color. of selecteer een lettertype in de opmaakwerkbalk. Beeld/Opmaakwerkbalk (F1) Layoutgegevens in kleur afdrukken Teksten. Selecteer één of meer gegevens waarvan u de weergave wilt wijzigen. Kies Bewerken/Layout/Kleur. Centreren. Kies Bewerken/Layout/Lettertype. 2. Selecteer één of meer gegevens waarvan u de weergave wilt wijzigen. Zo drukt u teksten en layoutsymbolen in een ander lettertype af: 1. Deze lettertypes worden door vrijwel alle besturingssystemen en printers ondersteund. Gebruik geen kleuren als u geen kleurenprinter gebruikt. uw bankrekeningnummer of de betalingscondities in een opvallende kleur afdrukken. kunt u kleuren gebruiken om uw layout verder op te maken. U kunt bijvoorbeeld het totaalbedrag. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren. 2. U kunt gegevens in meerdere niveaus selecteren. omdat sommige gegevens dan slecht leesbaar worden. Als u uw formulieren op een kleurenprinter afdrukt. Als u een gegeven wilt centreren (en niet de waarde). of leg een nieuwe kleur vast met Define Custom Colors. of kies een knop op de opmaakwerkbalk ( U kunt de puntgrootte ook rechtstreeks als getal invoeren in de opmaakwerkbalk. Zo drukt u teksten en layoutsymbolen in een groter of kleiner lettertype af: 1. of kies de knop op de opmaakwerkbalk ( ). layoutsymbolen en lijnen in een andere kleur af: 1. Kies een knop op de opmaakwerkbalk ( ). Beeld/Opmaakwerkbalk (F1) Layoutgegevens in een ander lettertype afdrukken Teksten en layoutsymbolen worden standaard in lettertype Arial afgedrukt.

TM3. en afhankelijk van de module: aanmaningen hebben extensie . 3. .. waaraan u de afwijkende layouts koppelt. en vergelijk het resultaat met uw ontwerp. 2. Markeer Bestand selecteren in Layout in het venster dat verschijnt. 5. aanmaning. . Zo controleert u layouts: 1. en selecteer de layout die u zojuist hebt bewaard.) aan in de voorbeeldadministratie of in uw testadministratie. Kies een duidelijke bestandsnaam. De extensie is verplicht. Aan deze taalcode koppelt u dan de layout. bruto. en kloppen de totaaltellingen? Worden de niveaus op de juiste manier afgedrukt als het formulier met grotere aantallen orderregels over drie of vier pagina’s wordt verdeeld? Wordt de layout op dezelfde manier afgedrukt voor alle printers waarmee u layouts afdrukt? Misschien moet u de marges van de pagina aanpassen. Kies Bestand/Bewaren als in het venster Layout om uw layout op te slaan. Als uw layout nog niet correct is. Aanmaningslayouts aanmaken en koppelen ( )..200 Algemeen 14. Druk het formulier af met uw layout (of bekijk het afdrukvoorbeeld). kunt u de layout controleren. Het koppelen van andere layouts (orders.10 Layouts afdrukken Layouts automatisch selecteren U hoeft uw layout niet elke keer opnieuw te selecteren als u een formulier afdrukt. Hierin past u de layout aan en herhaalt u de bovenstaande stappen. 14. Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes/F6 (F1) ). dan vraagt u deze opnieuw op in het venster Layout. Kies de optie om het formulier af te drukken. Voor groepen debiteuren of crediteuren waarvoor u afwijkende layouts wilt gebruiken maakt u aparte taalcodes aan. Druk op F4 in Bestandsnaam. aanmaningen) gaat op dezelfde manier. Controleer uw layout op de volgende punten: • • • • • • Worden alle gegevens (ook alle detailregels) en alle niveaus afgedrukt? Worden de juiste gegevens afgedrukt (onjuiste BTW-code.TM1.9 Layouts controleren Als u uw layout hebt ingevoerd of aangepast. Factuurlayouts koppelen (218). Uw standaardlayout koppelt u aan de taalcode van de administratie. Om te voorkomen dat u daarbij ongewenste mutaties verwerkt in uw administratie. en alle overige layouts . Het automatisch selecteren van factuurlayouts wordt beschreven in het hoofdstuk Facturering [213].TM2. Deze wordt gebruikt als er geen taalcode is vastgelegd voor de debiteur of crediteur. Vervolgens koppelt u de taalcodes aan de debiteuren of crediteuren (veld Taalcode in het venster Stamgegevens debiteur of Stamgegevens crediteur) waarvoor de layouts moeten worden gebruikt. 4. Baliefactuurlayouts koppelen ( Bestand/Debiteuren/F6 (F1). Maak een factuur (order. kunt u dit het beste doen door de formulieren af te drukken in de voorbeeldadministratie of een testadministratie. U kunt uw layout automatisch selecteren door een taalcode te koppelen aan de administratie. bestelbonnen .in plaats van nettoprijzen)? Worden de gegevens op de juiste plaats afgedrukt (staat het adres op de juiste plaats voor de vensterenvelop)? Worden de bedragen op de juiste manier afgedrukt.

Kies Toevoegen. en tijdens het afdrukken van de layout voert u ‘2’ in. bijvoorbeeld als kolomscheiding in de detailregels. Open de layout die u over verschillende papierlades wilt verdelen. Zo kunt u de eerste pagina van de layout bijvoorbeeld op briefpapier afdrukken. tab Uitvoer. Open de layout die u op een extra printer wilt afdrukken.11 Layoutproblemen oplossen De combinatie van variabele gegevens. tab Kopie. In deze paragraaf vindt u antwoorden op vragen die vaak worden gesteld over layouts. niet als u proeffacturen. U kunt tijdens het afdrukken bepalen welke printer feitelijk wordt gebruikt. Deze kopieën worden alleen afgedrukt als u definitieve facturen. 3. 8. Selecteer de Printer die u voor deze layout gebruikt. 5. Layouts op meerdere printers afdrukken Het is mogelijk om een layout op meerdere printers af te drukken. . Markeer Papierlades vastleggen. Deze instelling is layoutafhankelijk. Selecteer de lade voor de Eerste pagina. en de overige pagina’s op vervolgvellen. 2. 7. zodat de verschillende exemplaren van een factuur goed uit elkaar kunnen worden gehouden. Markeer Prn gebr als u deze kopieën altijd op de geselecteerde Printer wilt afdrukken. moet u de horizontale lijnen omzetten in verticale lijnen. en voor Overige pagina’s. U legt hier alleen vast. De printer is alleen nodig omdat anders niet bekend is welke lades beschikbaar zijn. Herhaal bovenstaande stappen als u de layout op meer dan één printer wilt afdrukken. welke lades van deze printer moeten worden gebruikt. 4. pakbonnen en dergelijke afdrukt. 5. 2. Kies Bestand/Pagina-instelling. bovenop het aantal exemplaren dat u tijdens het afdrukken van de layout invoert. 4. Deze instelling is layoutafhankelijk. Zo kunt u kopieën van facturen op een andere kleur papier of met een andere opdruk afdrukken. dan worden er 5 exemplaren afgedrukt. U bepaalt tijdens het afdrukken welke printer feitelijk wordt gebruikt. De printer is alleen nodig omdat anders niet bekend is welke lades beschikbaar zijn. Zo drukt u een layout op een extra printer af: 1. en voor Overige pagina’s. proefpakbonnen en dergelijke afdrukt. 6. opmaak. kunt u standaard invoeren. 14. welke lades van deze printer moeten worden gebruikt. U legt hier alleen vast. niveaus en printers maken layouts tot een complex geheel. 3. Selecteer de lade voor de Eerste pagina. Zo verdeelt u een layout over verschillende papierlades: 1. Voer het Aantal kopieën in dat u wilt afdrukken. Kies Bestand/Pagina-instelling.14 Layouts 201 Layouts over verschillende papierlades verdelen Het is mogelijk om voor een layout verschillende papierlades te gebruiken. Dit is een extra aantal. Verticale lijnen afdrukken Horizontale lijnen. Als u verticale lijnen wilt gebruiken. bijvoorbeeld voor kolomtitels. Als u hier ‘3’ in Aantal invoert. Selecteer de Printer die u voor deze layout gebruikt.

U kunt de horizontale lijn ook met de muis verslepen tot een verticale lijn. en de verticale positie is nul. Als de lijn namelijk langer is dan de hoogte van de detailregels. en noteer de Hoogte. zodat de lijn aan de bovenkant van de detailregel begint. ten opzichte van de linkermarge en de bovenkant van het niveau. zal dit niveau automatisch worden vergroot om de lijn te kunnen bevatten. . Detailregels. Afbeelding 14. maar wij raden bovenstaande werkwijze aan.202 Algemeen Zo drukt u verticale lijnen in detailregels af: 1. zodat de lijn even hoog wordt als het niveau. Acceptgiro’s zijn eigenlijk een speciale vorm van voorbedrukte formulieren. zodat de gegevens maar één keer (op de laatste pagina) worden afgedrukt. Let daarom bij het maken van de layout goed op de volgende punten: • • Meet het formaat en de marges op van het voorbedrukte formulier en voer deze in Pagina-instelling in. De oorspronkelijke hoogte staat nu als Breedte ingevoerd. Voer de genoteerde Hoogte van de detailregel in de Hoogte van de lijn in. Neem deze maten exact over in de niveaus van uw layout. Kies Bewerken/Instellingen. Neem ook de juiste afmetingen over. Voer de Hoogte van de lijn in de Breedte in. 2. 3. Met AccountView wordt een standaardlayout meegeleverd voor een factuur en een aanmaning met een acceptgiro. Voeg een lijn in. Voorbedrukte formulieren gebruiken Als u uw layouts afdrukt op voorbedrukte formulieren. Vaste gegevens invoeren (188) Selecteer de lijn en kies Bewerken/Eigenschappen. is de plaats waar u de gegevens afdrukt van groot belang. 5. zodat de horizontale lijn wordt omgezet in een verticale. Voer nul in Verticaal in. Neem deze maten exact over in de eigenschappen van het layoutgegeven in Positie op band. De Hoogte van de detailregel (0. Bedenk welke niveaus u nodig hebt. Neem de acceptgiro op in de paginavoet en markeer Alleen afdr op Laatste voor alle layoutgegevens. Zet lijnen op het voorbedrukte formulier om de niveaus aan te geven en meet van elk niveau de hoogte.85 cm) is ingevoerd als Hoogte van de lijn. 4. • Meet de plaats op waar een layoutgegeven moet worden afgedrukt.11. 6.

De layouts die nog in de layoutvelden staan. verzendetiketten. voor paklijsten (extensie *.TM1 gebruiken. selecteer het gewenste veld uit (in dit voorbeeld) de groep Uitgifte-opdrachten en sleep dit naar de layout.\AccountView\Layouts kunt u voor elk van deze layouttypes één of meer voorbeeldlayouts vinden. kan contact opnemen met de afdeling Support om een wachtwoord aan te vragen (Persoonlijke instellingen . Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen of Bestand/Handel/Uitgifte-opdrachten. de layout voor paklijsten is nieuw. Kies OK. Om te zien welke layouts moeten worden omgezet. Uw overstap naar AccountView 8. Sommige layoutvelden moeten dus handmatig worden vervangen. 5. Klik met de rechtermuisknop op het veld om te zien om welk veld het gaat. De nieuwe pakbonlayouts zijn van het type Goederenuitgifte. maar die vertoont grote overeenkomsten met de layout voor de pakbon. 2. die de oude layouttypes vervangen: • • • Goederenuitgifte.Starten. en door de verschillende tabs bladeren.TM8) Verkoopfactuur.0 In versie 8. Wie niet beschikt over de System Development Kit. Kies daarna Beeld/Beschikbare velden.. en toch DOS-layouts wil converteren. .0 betekent dat sommige oude verkooplayouts (met extensie *. 3. waar u eenvoudig uw eigen layouts op baseren (zie Layouts kopiëren [181]). Layoutvelden kunnen alleen automatisch worden omgezet als het nieuwe veld precies dezelfde naam heeft. Uiteraard kunt u ervoor kiezen om uw eigen layouts na te maken op basis van de nieuwe voorbeeldlayouts. Layouts voor orderbevestigingen blijven de extensie *. Daarom is een extra menu-optie ingebouwd. u blijft dan de layouts met extensie *. voor verkoop. verzendetiketten en vrachtbrieven niet omgezet te worden. hoeven niet te worden omgezet. Zo zet u bijvoorbeeld een pakbonlayout om in een pakbonlayout van het nieuwe type: 1. 4.TM1 houden. Layouts uit AccountView DOS converteren ( ) Nieuwe verkooplayouttypes in AccountView 8. Als er roodomrande velden in de nieuwe layout staan. Vraag in Bestandsnaam de layout op die u wilt omzetten.TM9) In . dan konden deze niet worden omgezet. Deze optie is alleen beschikbaar in combinatie met de module System Development Kit.14 Layouts 203 Layouts converteren Om de overstap van AccountView DOS naar AccountView Windows te vergemakkelijken is een hulpmiddel beschikbaar waarmee partners van AccountView een basisconversie kunnen uitvoeren van een DOS-layout naar AccountView Windows. Als u de module Goederenuitgifte niet gebruikt. veld VFP-commandovenster oproepbaar).TM7) Paklijst.0 van AccountView zijn voor de modules Facturering en Goederenuitgifte drie nieuwe layouttypes gedefinieerd. vrachtbrieven en verkoop. kunt u het beste de stamgegevens van de gebruikte taalcodes opvragen (Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes).TM1) niet meer kunnen worden gebruikt. die het mogelijk maakt om bestaande layouts van het oude type om te zetten in layouts van het nieuwe type: • • layouts voor pakbonnen. dan hoeven ook de layouts voor pakbonnen. en hoeven niet te worden omgezet. maar in veel gevallen zullen uw layouts nogal afwijken van deze voorbeelden. Het venster Verkooplayouts converteren verschijnt.en baliefacturen (extensie *. dus u selecteert Goederenuitgifte in het veld Naar type. Kies Bewerken/Verkooplayouts converteren. voor pakbonnen..en baliefacturen kunnen worden gebaseerd op de oude gelijknamige layouts. verzendetiketten en vrachtbrieven (extensie *. De layout wordt getoond.

Zie voor informatie over backups: Backups maken en terugzetten [ ]. verwijdert u de bestanden FACTUUR. verzendetiketten en paklijsten vast. Kies Bestand/Bewaren als. U kunt ze wel laten meenemen in de backup van systeembestanden. en geef de layout een herkenbare naam. vrachtbrieven. Als de module Goederenuitgifte beschikbaar is. Is Goederenuitgifte niet beschikbaar.FRT. Om bijvoorbeeld de layout FACTUUR.FRX en . of F:\AccountView\Layouts als u AccountView in een netwerk gebruikt).204 Algemeen 6.TM#. Mocht achteraf blijken dat de layout toch werd gebruikt. dan moeten de layouts waarvan het layouttype is veranderd opnieuw aan de taalcode(s) worden gekoppeld: • • Op de tab Facturering van Stamgegevens taalcode legt u de layouts voor verkoop. Merk op dat deze pakbonlayout nu de extensie *. met extensies . dan legt u de layouts voor pakbonnen. Die vier bestanden hebben dezelfde naam. . 7. FACTUUR. Layouts worden niet meegenomen in een backup van de administratie.FPT.TM1 te verwijderen. Om een layout te verwijderen.FRT. . Pas waar nodig de tekstvelden aan. ook niet als u ze niet (meer) gebruikt. Als u in uw administratie standaardlayouts had vastgelegd bij één of meer taalcodes.TM7 heeft. Maak een backup voordat u layouts verwijdert. Daarvoor moet u de mappen waarin u layouts hebt opgeslagen. opgeven als extra systeembackupmappen bij Opties/Instellingen/Systeem/Backup. FACTUUR. moet u vier bestanden verwijderen uit de map waar u uw layouts bewaart (bijvoorbeeld C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\AccountView BV\AccountView\Layouts.FRX en FACTUUR. dan legt u op de tab Uitgifte de layouts voor pakbonnen. waarbij # een cijfer (1 tot en met 9) is.FPT. dan kunt u de layout weer activeren door de backup terug te zetten. De voorbeeldlayouts bevatten veel nuttige tips.en baliefacturen vast. vrachtbrieven en verzendetiketten vast op de tab Verkoop.TM1. . Layouts verwijderen In het algemeen raden wij u aan om layouts niet te verwijderen. die u misschien later nog van pas komen.

Voor consultancy-uren is het bijvoorbeeld niet nodig om voorraadaantallen en voorraadwaardering te registreren. voorraadmutaties en de verkoop. Een industriële onderneming produceert artikelen uit grondstoffen of materialen en verkoopt deze artikelen vervolgens. In dit venster kunt u de stamgegevens van artikelen en artikelgroepen invoeren en wijzigen. zoals bijvoorbeeld een uur consultancy of een halve dag zaalhuur. Een dienstverlenende onderneming verkoopt artikelen (diensten). De afbeeldingen in dit hoofdstuk zijn gebaseerd op de voorbeeldadministratie Your Garden Products. De administratie Your Advice is een voorbeeld van een dienstverlenende onderneming.en inkoophistorie. Artikelen De stamgegevens van artikelen zijn de basis voor alle handelsmodules. waarin u een overzicht hebt van de vaste gegevens van de artikelen en de artikelmutaties. U kunt uw artikelbestand volledig inrichten naar de eisen van uw onderneming. Voor het artikelbestand is in AccountView een apart venster opgenomen. Afbeelding 15. Het gebruik van artikelen hangt af van het type onderneming.15. In AccountView treft u twee voorbeeldadministraties aan. eventueel samengevoegd en weer doorverkocht. Een handelsonderneming koopt artikelen in. en verkoopt ze vervolgens weer. waarin diensten als artikelen zijn vastgelegd. Het venster Artikelen biedt een overzicht van artikelgegevens. die allebei een eigen artikelbestand hebben. bewerkt ze eventueel. . De administratie Your Garden Products is een voorbeeld van een handelsonderneming. Inkoop I of Voorraad heeft te maken met artikelen. artikelen in deze administratie worden ingekocht. U kunt er overzichten opvragen van de goederenstroom. Iedereen die beschikt over de modules Facturering.1.

U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: • • • • • Koppeling met het grootboek via zelf te definiëren artikelgroepen.1 Functionaliteit artikelen Artikelen behoort tot de basisuitvoeringen van AccountView als u ten minste één van de modules Facturering.en buitenlandse omzet. De indeling in artikelgroepen bepaalt in het grootboek de mate waarin u inzicht kunt krijgen in uw handelsadministratie. op basis van de BTW-code. bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen binnen. bijvoorbeeld voor omzet en kortingen.206 Algemeen In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u artikelgroepen en artikelen aanmaakt. en de bijbehorende grootboekrekeningen. Veel rapporten kunnen op basis van artikelgroepen worden opgevraagd. moet u eerst artikelgroepen aanmaken. kostprijs verkopen en kortingen verkopen per artikelgroep. wordt in een apart hoofdstuk besproken.en snijgereedschap’ en ‘Elektrisch en accugereedschap’. Bij de artikelgroep legt u de grootboekrekeningen vast waarop artikelmutaties moeten worden bijgehouden. Artikelgegevens zoals de verkoopprijs en waarderingsprijs worden automatisch overgenomen. Met een handige en systematische artikelcodering kunt u snel artikelen opzoeken en selecties uitvoeren. 15. In de voorbeeldadministratie Your Garden Products wordt onder andere gebruikgemaakt van de artikelgroepen ‘Besproeiing’. elk met een andere omzetrekening. 2.3 Artikelen in groepen indelen Voordat u artikelen kunt aanmaken. Voer de artikelen in. 3. Maak artikelgroepen aan. Artikelgroepen worden ook gebruikt om rapporten in te delen en om artikelmutaties te verwerken in de financiële administratie. Welke gegevens u kunt vastleggen bij artikelen is afhankelijk van uw licentie. 15. en van de mate waarin u de financiële informatie wilt uitsplitsen. waarmee u meerdere of extra lange artikelomschrijvingen kunt vastleggen. ‘Snoei. verkoopprijs en waarderingsprijs. Het aantal artikelgroepen dat u vastlegt. omschrijving. BTW-code. De artikelgroepen bevatten informatie voor de registratie van de waarde van de omzet en de voorraad in het grootboek. Bedenk een artikelgroepering. Dit vergroot niet alleen het overzicht bij grote aantallen artikelen. waardoor u veel tijd kunt besparen. vaste inkoopprijs. Standaardrapporten. Inkoop I of Voorraad gebruikt. hangt af van het soort onderneming. Uitsplitsen van omzet. Veel stamgegevens per artikel mogelijk. De module Uitgebreide artikelomschrijving. Daarnaast kunt u bepaalde bewerkingen per artikelgroep uitvoeren. waaronder: • Aansluiting grootboek • Etiketten • Artikelcatalogus 15.2 Werkwijze artikelen Zo richt u uw artikelbestand in: 1. zoals het verhogen van de verkoopprijs met een vast percentage. Ook kunt u de omzet splitsen op basis van BTW-code. Bij de artikelen legt u gedetailleerde informatie vast die kan worden gebruikt bij het invoeren van bijvoorbeeld bestelbonnen en verkooporders. zoals code. In combinatie met de module Voorraad per artikel voorraadaantallen bijhouden. Uw indeling in artikelgroepen bepaalt dus vaak of u bewerkingen op artikelen per artikelgroep kunt verrichten. Bedenk een artikelcodering. 4. waardoor de omzet automatisch op drie verschillende omzetrekeningen wordt geboekt. . Elk artikel behoort tot een artikelgroep.

elektriciteit en polsbewegingen. . Men is minder geïnteresseerd in het onderscheid tussen horloges op batterijen. Code DHORL HHORL STAAN STRT WAND WEKK Omschrijving Dameshorloges Herenhorloges Staande klokken Staartklokken Wandklokken Wekkers Tabel 15. Code BOUW BUIT COMP DIVRS PEUTR POP PUZZL SPELL Omschrijving Bouwdozen en constructie Buitenspelen Computerspellen Diversen Peuterspeelgoed Poppen en beren Puzzels Spellen Tabel 15. Bij de stamgegevens van de artikelgroep legt u de rekeningnummers vast voor de automatische verwerking van de artikelmutaties.15 Artikelen 207 Voorbeelden van artikelgroepen Een klokkenfabrikant wil snel inzicht hebben in omzetresultaten van dames. Er breken bijna dagelijks nieuwe rages uit. dus het is handiger om de artikelen onder te brengen in globale artikelgroepen. Voorbeeld van artikelgroepen voor een speelgoedfabrikant Afbeelding 15.1.2.en herenhorloges. Voorbeeld van artikelgroepen voor een klokkenfabrikant Een speelgoedfabrikant gebruikt grote artikelgroepen.2.

. is het mogelijk om voor alle artikelgroepen de binnen. Een groothandel in tuingereedschap levert zowel aan binnenlandse als buitenlandse klanten. Als de BTW-code niet aan de artikelgroep is gekoppeld. De indeling in artikelgroepen bepaalt in het grootboek de mate waarin u inzicht kunt krijgen in uw handelsadministratie: welke artikelgroepen zorgen voor de grootste omzet.en buitenlands) geboekt op de Omzetrekening. Per artikelgroep kunt u een aantal BTW-codes met de bijbehorende rekeningen vastleggen. Koppeling van aparte rekeningen aan BTW-codes voor leveringen aan buitenlandse klanten Als de groothandel dit ook voor de andere artikelgroepen doet. enzovoort. De omzet. 15. Hierdoor is in het grootboek het totaal van de verkregen en van de opgeofferde waarde (de waarde van de onderdelen) altijd duidelijk zichtbaar. Zonder gebruik van de verkoopsplitsing worden verkopen (binnen. kostprijs verkopen en kortingen verkopen wordt uitgesplitst over diverse rekeningen op de tab Verkoopsplitsing. op welke artikelgroepen wordt veel korting verstrekt. kostprijs verkopen en kortingen verkopen van buitenlandse klanten op aparte rekeningen moeten worden geboekt. dan is het handig om afzonderlijke artikelgroepen aan te maken voor het gereed product en voor de onderdelen. Laat u hierover vooraf informeren door uw leverancier. elk met een eigen voorraadrekening. Afbeelding 15. De omzet.4 Artikelgroepen aanmaken Het is van groot belang om uw artikelgroepen en de bijbehorende grootboekrekeningen goed te kiezen. Deze omzetrekening moet in Omzetrekening aan de artikelgroep worden gekoppeld. Tijdens het journaliseren wordt nagegaan of de gebruikte BTW-code aan de artikelgroep is gekoppeld. Op de tab Verkoopsplitsing is vastgelegd dat de omzet.208 Algemeen De omzet kan op verschillende manieren worden geboekt: • • De omzet van alle artikelen van de artikelgroep wordt op één bepaalde omzetrekening geboekt. Dit kan ook handig zijn bij de controle van uw BTW-aangifte. Deze rekeningen zijn vastgelegd in de artikelgroep. Rek kostprijs verk en Rek kortingen verk.en buitenlandse omzet. kostprijs verkopen en kortingen verkopen op te vragen. worden de rekeningen gebruikt die op de tab Verkoop zijn ingevoerd. kostprijs verkopen en kortingen verkopen wordt uitgesplitst aan de hand van BTW-codes.3. Werkt u met de module Productiestuklijsten. In dat geval worden de rekeningen gebruikt die aan de BTW-code zijn gekoppeld.

4. Voer de gegevens in het venster in. 3. voordat u artikelmutaties gaat invoeren. De vaste gegevens van een artikel legt u vast in de stamgegevens. Op de tab Verkoopsplitsing kunt u de omzet.5 Artikelen coderen en registreren Per artikel kunt u onder andere een vaste omschrijving vastleggen en een vaste inkoopprijs. Wij raden u aan de artikelgroepgegevens goed te controleren. 2.15 Artikelen 209 Zo maakt u artikelgroepen aan: 1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Artikelgroepen. Met Bewerken/Prijsmutaties in het venster Artikelen is het mogelijk om inkoop. Als dit mogelijk zou zijn. De grootboekrekeningen zijn bestemd voor het journaliseren van artikelmutaties. Het is niet mogelijk om achteraf de grootboekrekeningen van een artikelgroep te wijzigen.en verkoopkortingen moeten worden gejournaliseerd. Bij het invoeren van bijvoorbeeld bestellingen en verkooporders worden deze artikelgegevens overgenomen als invoervoorstel op de orderregel. U kunt ook aangeven hoe inkoop. . Houd er rekening mee dat de Artikelomschrijving op een groot aantal rapporten en layouts wordt afgedrukt. Afbeelding 15. kostprijs verkopen en kortingen verkopen op basis van BTW-codes over meerdere grootboekrekeningen verdelen.en verkoopprijzen per artikelgroep percentagegewijs te verhogen of te verlagen. en zouden aansluitingsverschillen kunnen ontstaan. Druk op F1 voor meer informatie. verkoopprijs en waarderingsprijs. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).en verkoopprijzen wijzigen per groep ( ) 15. dan zou dit de historische artikelgegevens onbetrouwbaar maken. De aansluiting tussen de artikelhistorie en de financiële administratie is dan niet meer te controleren. Inkoop. Met Rapporten/Artikelgroepen in het venster Artikelgroepen vraagt u een overzicht op van de artikelgroepen.

Hierdoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk om artikelen bij te bestellen op basis van de informatie (besteladviezen) in AccountView. Voorraadwaardering ( ). Bij inkoop of verkoop wordt de BTW-code van de crediteur of debiteur gebruikt als invoervoorstel. moet u voor de voorraadartikelen de beginvoorraad invoeren als u beschikt over de module Voorraad. Voor de artikelcode kunt u vijftien tekens gebruiken. Door uw artikelen systematisch te coderen. wordt de BTW-code gebruikt die aan het artikel is gekoppeld. Als u wilt kunt u eerst artikelen invoeren. groep. Van een Voorraadartikel worden voorraadaantallen bijgehouden in het artikelbestand. en niet meer te boeken op het oude artikel. Voor consultancyuren zult u geen aantallen of waarde willen bijhouden. Monsters of garantiekaarten hebben geen waarde. markeer dan ook Voorraadartikel om de voorraadaantallen bij te houden. dan kunt u deze gewoon overnemen. De BTW-code bepaalt de BTW-rekening waarop wordt geboekt. zowel cijfers als letters als een combinatie daarvan. zet de meest gebruikte categorieën vooraan en gebruik eventueel scheidingstekens tussen de categorieën. bijvoorbeeld de letters “PRN” gevolgd door een nummer voor alle artikelen die met printers te maken hebben. Bestand/Handel/Artikelen/F6 (F1) . dan moet u de voorraadwaarderingsmethode kiezen in Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Voorraad. dus daarvoor zijn aantallen voldoende. Voor computers zult u meestal zowel het aantal (Voorraadartikel) als de waarde (Voorraadwaarde bijhouden in grootboek) willen registreren. Beginvoorraad invoeren en verwerken ( ). Als die niet is gekoppeld. De eerste twee posities van een artikelcode bestaan uit letters. Voorraadwaardering en voorraadaantallen De velden Voorraadartikel en Voorraadwaarde bijhouden in grootboek in Stamgegevens artikel zijn belangrijk. en waar nodig ruimte te laten voor toevoegingen. wordt het afdrukken van overzichten en het zoeken van artikelen veel eenvoudiger. Voor elke mutatie op het artikelbestand (inkoop of verkoop van een artikel) worden dan automatisch mutaties aangemaakt op de voorraadrekening in het grootboek (voor de financiële administratie). Van de speciale tekens zijn de slashes (/ \). Hierdoor krijgt u meer inzicht in de financiële situatie van uw voorraad. Het gebruiken van spaties in artikelcodes wordt afgeraden. De enige mogelijkheid om deze instelling te wijzigen na boeken is door een nieuw artikel aan te maken. Beide instellingen kunnen niet meer worden gewijzigd als u eenmaal mutaties hebt ingevoerd voor het artikel. Door een combinatie van letters en cijfers te gebruiken kunt u in de artikelcode een deel van de omschrijving van het artikel opnemen. dan is de waarderingsmethode uiteraard niet meer te wijzigen. merk. de quotes (“ en ‘) en het apenstaartje niet toegestaan. Houd er bij het ontwerpen van een coderingssysteem rekening mee. Op deze manier kan een artikel zeer snel worden opgezocht door de groepsafkorting in te voeren. het oude artikel kunt u hiervoor blokkeren. voordat u mutaties gaat invoeren. die zijn afgeleid van de artikelgroep waarbij het artikel hoort. omdat u hierop niet kunt zoeken of selecteren. Op de overige posities staat het artikelnummer.210 Algemeen Artikelcodering opzetten De Artikelcode is een veld dat extra aandacht verdient. Als u gebruikmaakt van de module Voorraadwaardering. dat u op artikelcode kunt selecteren bij het opvragen van rapporten en bij het uitvoeren van bepaalde opties. Hebt u al een systematische codering van de artikelen opgezet. Hebt u eenmaal mutaties ingevoerd. Nadat u de artikelen hebt ingevoerd. en pas daarna de waarderingsmethode instellen. U kunt ook de waarde van de voorraad laten bijhouden. De code kan namelijk worden gebruikt bij het maken van selecties. In plaats van een spatie kunt u een underscore (_) gebruiken. Bedenk wat de meestgebruikte categorieën zijn (bijvoorbeeld type. In de voorbeeldadministratie Your Garden Products ziet u een voorbeeld van een codering. neem voor elke categorie een aantal afkortingen of cijfers. Als u beschikt over de module Voorraad. herkomst of kwaliteit). de vierkante haken ( [ ] ).

Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). 4. 4. Selecteer de artikelgroep. en indien beschikbaar de afbeelding van het artikel. De prijsafspraken worden ook afgedrukt. De catalogus wordt dan zonder afbeeldingen afgedrukt. . Als u geen valuta selecteert. Selecteer de artikelen waarvan u etiketten wilt afdrukken en kies Volgende. 3.8 Artikelcatalogus afdrukken Het is mogelijk een artikelcatalogus af te drukken met een overzicht van alle artikelen en verkoopprijzen of een selectie daarvan. met de afbeeldingen links of rechts van de tekst. tenzij u een debiteur hebt geselecteerd. Controleer de artikelinvoer voordat u de beginvoorraad gaat invoeren met Rapporten/Artikelen of Rapporten/Voorraadoverzicht. Daarnaast kunt u aangeven of u de prijzen inclusief of exclusief korting wilt afdrukken. Als u beschikt over de module Prijsafspraken kunt u er voor kiezen om alleen artikelen op te nemen waarvoor prijsafspraken gelden. de Artikelomschrijving. of als het etiket anders moet worden ingedeeld.6 Artikelen aanmaken Zo maakt u artikelen aan: 1. Druk op F1 voor meer informatie. Neem contact op met uw AccountView-leverancier als u andere velden op het etiket wilt afdrukken. 2. Alleen etiketdefinities van dit type worden weergegeven. U kunt selecteren op artikelgroep(reeks) en/of artikel(reeks). U kunt ook een debiteur selecteren. Kies Rapporten/Etiketten. 7. wordt automatisch de administratievaluta gekozen. Dan geldt de valutacode die in de stamgegevens van de debiteur is ingevoerd. Artikelomschrijving 2 en de Verkoopprijs worden afgedrukt. Controleer of u beschikt over het juiste etiketformaat. 5. Markeer eerst het juiste Type. Selecteer eventueel de gewenste artikelen met Beeld/Selecteren. De catalogus toont de Artikelcode. 15.7 Artikeletiketten afdrukken U kunt artikeletiketten afdrukken. zie verder Etiketdefinities aanmaken [48]. 6. waarop per artikel de Artikelcode. Zo drukt u artikeletiketten af: 1. Kies Nieuw om een nieuwe etiketdefinitie aan te maken of Wijzigen om een bestaande etiketdefinitie te wijzigen. 6. 8. 2. anders de factuurkorting. Deze datum geldt tevens voor de eventueel te hanteren prijsafspraken. Voer de code en de omschrijving van het artikel in. 5. U hebt de keuze uit vier verschillende layouts voor de catalogus: één of twee kolommen. 9. De artikelcode kan achteraf niet meer worden gewijzigd. Kies Bestand/Handel/Artikelen. zodat u een klantspecifieke aanbieding kunt afdrukken. 15. Kies Volgende om de etiketten af te drukken. Selecteer dan het gewenste etiketformaat. Omschrijving. U kunt de artikelcatalogus afdrukken in verschillende valuta. Kies Bestand/Handel/Artikelen. Als er prijsafspraken zijn geldt die korting. 3. Als u beschikt over de module Uitgebreide vreemde valuta kunt u door een valutadatum in te voeren aangeven welke dagkoers moet worden gebruikt. Prijs.15 Artikelen 211 15. Kies Opties/Etiketten. Voer de verkoopgegevens en eventuele overige gegevens in het venster in.

2. Kies Rapporten/Artikelcatalogus.212 Algemeen Zo maakt u een artikelcatalogus: 1. Voer de gegevens in het venster in. Uitgebreide vreemde valuta ( ) . Druk op F1 voor meer informatie. Prijsafspraken ( ).

• Definiëren van selecties op verkoopfacturen en artikelen. zijn de standaardlayouts klaar voor gebruik. • Layouts automatisch of handmatig selecteren. • Direct of batchgewijs bijwerken van de financiële administratie (dagboeken). dan worden automatisch de stamgegevens van de debiteur en van het artikel overgenomen in het venster Verkoopfactuur. De module is volledig geïntegreerd met de financiële administratie van AccountView. • Artikel. 16. Voordat u een definitieve factuur afdrukt. • Standaardlayouts en ingebouwde layoutontwerper. Hiermee kunt u bijvoorbeeld ook verzamelfacturen en elektronische facturen aanmaken. creditnota's en periodieke facturen. maar desgewenst ook achteraf. Met omzetsplitsingen kunt u de omzet op basis van de gebruikte BTW-codes op verschillende omzetrekeningen boeken. Facturering II is een uitbreiding op AccountView Business en de module Facturering. Er is ook een factuurlayout die u zonder aanpassing kunt gebruiken. • Proeffacturen. • Overgenomen stamgegevens (prijzen. worden de bedragen tijdens het journaliseren automatisch omgerekend in de administratievaluta. Hebt u uitgebreidere mogelijkheden nodig voor uw facturering. kunt u eerst een proeffactuur afdrukken om de factuur te controleren. omschrijvingen) wijzigen per factuur. De volgende keer kunt u de periodieke factuur weer wijzigen en opnieuw afdrukken. Nadat u de definitieve factuur van zo’n order hebt afgedrukt. kortingen. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: ⌧ Facturering • Facturen razendsnel invoeren op basis van artikel. AccountView Team en AccountView Business. definitieve facturen. blijft deze in het venster Verkoopfacturen staan. Facturering De module Facturering verzorgt de verkoopadministratie vanaf het moment dat een bestelling binnenkomt. zoals bijvoorbeeld onderhoudscontracten of leveringen op afroep. tot het moment dat de verkoopfactuur wordt verstuurd. • Automatisch bijwerken van de voorraadadministratie (artikelaantallen).16. Als u factureert in vreemde valuta. Regelmatig terugkerende facturen. Na enkele kleine wijzigingen. • Omzetsplitsingen in artikelgroepen vastleggen.en klantgegevens toevoegen en wijzigen tijdens invoeren van facturen. Hierin wordt gebruik gemaakt van uw bedrijfsgegevens in Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Adres. Als u een factuur invoert.en klantgegevens en/of op basis van vrije tekst. Bij de module Facturering worden een aantal standaardlayouts geleverd voor het afdrukken van verkoopfacturen. dan kunt u met een Business-uitvoering de uitbreidingsmodule Facturering II gebruiken. kunt u bewaren als ‘periodieke’ facturen. U kunt facturen direct journaliseren in de financiële administratie. zoals het toevoegen van uw eigen bedrijfsgegevens. • Standaardrapportages: . De module Facturering is ook volledig geïntegreerd met de module Voorraad. Met de modules Verkoophistorie en Verkoopanalyse kunt u de verkoopadministratie verder optimaliseren (zie Handelsrapportage [ ]).1 Functionaliteit facturering De module Facturering is een uitbreiding op AccountView Solo. Bij het invoeren van orders en het afdrukken van facturen wordt de voorraadadministratie automatisch bijgewerkt.

en hebt u de mogelijkheid om pakbonnen. Als u over uitbreidingsmodules beschikt. uw debiteuren en uw artikelen al ingevoerd. ook van selecties van artikelen en artikelgroepen • Artikelgroepen en gekoppelde grootboekrekeningen ⌧ Facturering II • Verkoopfacturen verzamelen. wordt de financiële administratie (debiteur) en eventueel de voorraadadministratie (artikelen) bijgewerkt.factuur. Dit kan tot gevolg hebben dat sommige vensters of gegevens uitgebreider zijn dan in uw licentie van AccountView. 5. ook van selecties op order. zoals Verkooporders of Goederenuitgifte. Factureren .en factuurdatum. en u drukt hiervan de definitieve factuur af. In de rest van dit hoofdstuk wordt ervan uitgegaan dat de licentie bestaat uit alle modules van de handelsadministratie van AccountView. dan hebt u meer mogelijkheden tijdens het factureren. 16.een eenvoudig voorbeeld Deze werkwijze gaat ervan uit dat u uitsluitend de module Facturering gebruikt. debiteurennummer en selectiecode • Proeffacturen en definitieve facturen • Factuurlayouts en layoutsymbolen • Layoutsymbolen • Artikelen. Ook de werkwijze wordt dan uitgebreider. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N) om een nieuwe verkoopfactuur in te voeren. te journaliseren.214 Algemeen • Orders. wordt die meteen gejournaliseerd. zonder uitbreidingsmodules. U hebt de stamgegevens. 2. Als u vervolgens de definitieve factuur afdrukt. U hebt een bestelling ontvangen voor vijf sproeislangsets voor De Koning B. De module Goederenuitgifte biedt een uitgebreide ondersteuning in het uitgifteproces. • Elektronische facturen aanmaken. .V. verzendetiketten en vrachtbrieven af te drukken. Bij het gebruik van Verkooporders wordt het verloop van het verkooptraject bijgehouden. U hoeft alleen de verkoopfactuur in te voeren. Het voorbeeld gaat ervan uit dat u de module Facturering gebruikt met de standaardinstellingen. Selecteer de tab Invoer (ALT+2). Druk op F4 in Verzenddebiteur in en selecteer de debiteur KONINGDE. lever.2 Werkwijze facturering De basiswerkwijze voor facturering is zeer eenvoudig: u voert een verkoopfactuur in (waarbij u de debiteur en de verkochte artikelen selecteert). Op het moment dat u de definitieve factuur afdrukt. Het gebruik van deze modules (in combinatie met Facturering) wordt in afzonderlijke hoofdstukken toegelicht. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen. U kunt het voorbeeld zelf uitvoeren in de voorbeeldadministratie Your Garden Products. en dat u sommige stappen of opties niet hoeft uit te voeren. Dit artikel en deze debiteur zijn al vastgelegd in uw administratie.en factuurnummer. te factureren en gefactureerd. U kunt de werkwijze veranderen door de instellingen te wijzigen. de standaardinstellingen zijn niet gewijzigd en u hebt al een layout aangemaakt en bij een taalcode ingevoerd. 3. Wijzig zonodig Omschr verk. Zo voert u de factuur in: 1. Hieronder vindt u een eenvoudig voorbeeld van de werkwijze voor facturering. Zo kunt u in de instellingen bijvoorbeeld vastleggen dat u de facturen achteraf zelf wilt journaliseren. 4.

3 Instellingen facturering vastleggen Om te beginnen legt u per administratie een aantal instellingen vast voor de automatische verwerking van gegevens met de module Facturering. • De grootboekrekening in Kortingen deb wordt gebruikt voor het boeken van factuurkortingen. Zo legt u factureringsinstellingen vast: 1. 2. De verkoopfactuur verdwijnt uit de lijst. 9. Het invoervenster wordt afgesloten en u keert terug in het venster Verkoopfacturen. Uw factuur is toegevoegd aan de lijst. Het aantal wordt vermenigvuldigd met de verkoopprijs en het totaal wordt getoond in Bedrag. 8. Met Bestand/Dagboekbladzijden kunt u in het bijbehorende dagboek (bijvoorbeeld 620) de gegenereerde journaalpost bekijken. Het systeemdagboek in Verkoopfacturen wordt gebruikt voor het journaliseren van verkoopfacturen. Plaats de selectiebalk op de nieuwe verkoopfactuur om deze te selecteren. 4. 3.16 6. Voer 5 in de kolom Aantal in.1. Open Financieel in de boomstructuur. . Kies OK om de factuur te bewaren. (Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Financieel I). 10. 16. Kies Rapporten/Definitieve facturen om de factuur af te drukken en de bestelling te factureren. Afbeelding 16. Als u doorgaat met de verwerking wordt de factuur meteen gejournaliseerd. Kies Algemeen in de boomstructuur. Het venster Verkoopfactuur zonder uitbreidingsmodules. en kies Financieel I. zodat de juiste standaardlayout voor verkoopfacturen wordt gebruikt (zie Factuurlayouts koppelen [218]). • De grootboekrekening in BTW-code deb wordt gebruikt voor het boeken van de BTW over de korting. Voer een waarde in het veld Taalcode in. Het gaat onder andere om de grootboekrekeningen voor het boeken van betalingskorting en de omzet van algemene kosten (via Artikelcode diversen) en de instelling van factuurnummers. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Bedrijf. U maakt voor elk artikel een regel aan met het bestelde aantal op de tab Invoer. 7. Facturering 215 Druk op F4 in Artikel en selecteer het artikel BS-9991.

U kunt deze kopiedocumenten niet bekijken op uw scherm. De kopiedocumenten worden niet afgedrukt. enzovoort). Om dit te bewerkstelligen kunt u PDF’s als achtergrond aan de kopiefactuur toevoegen. Alle instellingen in dit venster beïnvloeden het proces van invoer en verwerking van verkoopfacturen in belangrijke mate. en u bewaart de kopiefacturen zodat u deze later eventueel kunt raadplegen. Instellingen kopiedocumenten vastleggen Van aangemaakte verkoopfacturen. .Handel (Facturering). Druk op F1 voor meer informatie. volgende regel. Dit bestand bevat dus niet alleen de informatie van het kopiedocument. Hiermee kan het bestand in de oorspronkelijke opmaak worden bekeken en afgedrukt met Adobe Acrobat Reader.2. Afbeelding 16. Die achtergrond bevat bijvoorbeeld de informatie van het briefpapier waarop de originele factuur is afgedrukt. Algemeen Open Handel in de boomstructuur. Adobe Acrobat Reader is gratis en kan worden opgehaald vanaf http://www. zoals het bedrijfslogo. Kies Opties/Instellingen/Volgnummers. Deze PDF’s voegt AccountView tevens automatisch als achtergrond toe aan verkoopdocumenten (facturen. De belangrijkste instellingen voor de module Facturering vindt u in het venster Administratie-instellingen . maar bewaard als bestand. Voor meer informatie. Controleer het laatste volgnummer van de nummergroep Verkoopfactuur.216 5. U kunt kopiedocumenten op twee manieren bewaren als bestand: • • Kopiedocumenten bewaren als printerbestand U stuurt de informatie die u anders naar de printer zou sturen rechtstreeks naar een bestand.com of worden geïnstalleerd vanaf de AccountView-DVD. dan moeten deze identiek zijn met het papieren origineel dat u verstuurt. Kopiedocumenten bewaren als PDF-bestand PDF staat voor Portable Document Format. en kies vervolgens Facturering (Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering). pakbonnen en aanmaningen kunt u automatisch een kopie bewaren. zie Achtergrondafbeeldingen kopiedocumenten [ ]. maar ook de printerstuurcodes (vet. bijvoorbeeld een kopiefactuur.adobe. bestelbonnen. U stuurt de originele facturen naar uw klanten. maar wel afdrukken via AccountView. orderbevestigingen en aanmaningen) die u elektronisch verstuurt. Stem het eerst af met de Belastingdienst als u alleen nog elektronische kopieën als bewijsmateriaal wilt gaan bewaren. 6. Als u uitsluitend elektronische kopieën van uw facturen wilt bewaren.

Verkoopfacturen elektronisch versturen (230). 6. en open de administratie waarvoor u kopiedocumenten wilt bewaren. Ook kopie-aanmaningen kunnen worden geopend vanaf de tab Documenten in Stamgegevens openstaande post. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Algemeen. en voer het veld Map kopiedoc in.4 Stamgegevens facturering vastleggen Tijdens het invoeren van verkoopfacturen maakt u gebruik van andere informatie. Deze instelling geldt voor alle administraties van AccountView.16 Facturering 217 Kopiefacturen. Deze optie geldt alleen voor facturen. 7. Kopiedocumenten bekijken en beheren (235). . Deze vindt u terug op de tab Documenten in Stamgegevens abonnement. Veelgestelde vragen • De kopiedocumenten worden niet aangemaakt. Kies Bestand/Openen. Doe hetzelfde voor de andere administraties waarvoor u kopiedocumenten wilt bewaren. zoals artikelgegevens en debiteuren. 4. 8. Let erop dat alle gebruikers voldoende rechten moeten hebben voor deze map. Daarom kan de map AccountView\Kopiedoc op het ene werkstation bekend zijn als P:\AccountView\Kopiedoc en op een ander werkstation als M:\AccountView\Kopiedoc. Markeer Kopiedocumenten in backup meenemen om de kopiedocumenten mee te nemen als u een backup van de administratie maakt. Voer de volgende controles uit: • Controleer de instelling Kopiedocumenten instellen in Opties/Instellingen/Systeem/Algemeen. Selecteer het gewenste formaat in Kopiedocumenten instellen. op alle werkstations beschikbaar is. • Controleer of de map waarop de kopiedocumenten worden bewaard. Controleer of deze printer op alle werkstations is geïnstalleerd. Selecteer in Eerste achtergrond de PDF die als achtergrond moet dienen voor alle pagina’s. Druk op F1 voor meer informatie. 5. Als u voor de eerste pagina een andere PDF wilt selecteren dan voor de vervolgpagina’s. Orderbevestigingen elektronisch versturen ( ). 3. kopiebestelbonnen en kopiepakbonnen kunnen worden bekeken en beheerd in Document/Stamgegevens administratie/Kopiedocumenten. Aanmaningen elektronisch versturen ( ) Zo legt u de instellingen voor kopiedocumenten vast: 1. • Controleer of Kopiedocumenten aanmaken in Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Kopiedoc is gemarkeerd. In een netwerkomgeving kunnen gebruikers soms zelf bepalen. Deze stamgegevens moeten juist en volledig zijn. dan selecteert u in Eerste achtergrond de PDF voor de eerste pagina en in Tweede achtergrond de PDF voor de vervolgpagina’s. maakt u altijd gebruik van een bepaalde printer. 16. aan welke driveletter bepaalde mappen zijn gekoppeld. markeer het veld Kopiedocumenten aanmaken. Gebruik voor elke administratie een aparte map. behalve kopiefacturen vanuit Abonnementen. • Controleer of elke gebruiker voldoende rechten heeft in Map kopiedoc. • Als u kopiedocumenten bewaart als printerbestand. 2. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Kopiedoc. Markeer Kopiedocumenten meenemen bij administratie meenemen om de kopiedocumenten mee te nemen als u een administratie meeneemt. Gebruik PDF’s van één pagina in beide velden.

218

Algemeen

Zo kunt u factureringsstamgegevens invoeren en controleren:
1. Kies Bestand/Handel/Artikelen en Document/Stamgegevens administratie/Artikelgroepen.
De artikelinformatie (zoals de verkoopprijs en de BTW-code) wordt gebruikt tijdens het invoeren van verkoopfacturen. De
artikelgroepinformatie is met name van belang voor het journaliseren van de verkoopfacturen.
2. Kies Bestand/Debiteuren.
Het spreekt vanzelf dat ook de debiteurinformatie van groot belang is. Als u een BTW-code bij een debiteur invoert, dan wordt
deze tijdens het invoeren van facturen standaard gebruikt. Als u geen BTW-code bij een debiteur invoert, dan wordt de BTWcode van het gefactureerde artikel gebruikt. Voor binnenlandse debiteuren kunt u de BTW-code beter niet invoeren, omdat u
anders geen onderscheid kunt maken tussen een hoog en een laag BTW-tarief.
Ook de Taalcode van de debiteur is van groot belang: deze wordt gebruikt om te bepalen welke factuurlayout moet worden
gebruikt.
3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes. Controleer of bij elke taalcode de juiste factuurlayout is ingevoerd.
4. Kies Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities.
Betalingscondities kunnen voor zowel betalingskorting als kredietbeperking worden gebruikt. U kunt ook de betalingstermijn in
betalingscondities invoeren. Daarnaast kunt u aangeven hoe de vervaldatum van een factuur moet worden berekend.
5. Kies Document/Stamgegevens administratie/Vervoersmethoden.
Controleer of u beschikt over de benodigde vervoersmethoden.
Factuurlayouts aanmaken (218)

16.5 Factuurlayouts aanmaken
Voordat u gaat factureren, moet u zich afvragen welke layout(s) u voor uw facturen wilt gebruiken. Bij de module Facturering wordt
een aantal standaardlayouts geleverd dat u zo kunt gebruiken. De layouts worden tijdens de installatie van AccountView naar de
submap Layouts van de programmamap van AccountView gekopieerd (bijvoorbeeld C:\Documents and Settings\All
Users\Application Data\AccountView BV\AccountView); de layouts voor facturen hebben extensie TM9,
bijvoorbeeld FACTUUR.TM9. U kunt de standaardlayouts eenvoudig aanpassen aan uw eigen bedrijfssituatie.
Er is ook een factuurlayout die u zonder aanpassing kunt gebruiken. Hierin wordt gebruikgemaakt van uw bedrijfsgegevens in
Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Adres. Deze layout herkent u aan de toevoeging NAW.
Om een factuurlayout te testen kunt u een proeffactuur afdrukken. Dit doet u met Rapporten/Proeffacturen in het venster
Verkoopfacturen.
Layouts (179)

16.6 Factuurlayouts koppelen
U kunt zelf bepalen welke layouts worden gebruikt bij het afdrukken van facturen. Als u voor elke debiteur dezelfde layout wilt
gebruiken, dan koppelt u deze aan de taalcode van de administratie. Als u verschillende facturen wilt gebruiken, dan moet u
verschillende taalcodes gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als u verschillende talen wilt gebruiken, of als u de facturen
wilt afstemmen op bepaalde doelgroepen. Beide methoden worden hieronder toegelicht.
Zo legt u een standaardfactuurlayout vast voor alle debiteuren:
1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes.
2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
3. Maak een standaardtaalcode aan, bijvoorbeeld NLSTD (Standaardtaalcode NL).
4. Selecteer de gewenste layout in Verkoopfactuur op de tab Facturering.

16

Facturering

219

Afbeelding 16.3. Voor taalcode NLSTD zal factuurlayout factuur_euro.TM9 worden gebruikt.

5.
6.

Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Bedrijf.
Selecteer taalcode NLSTD in Taalcode.

Afbeelding 16.4. Taalcode NLSTD (en de daar ingevoerde factuurlayout) zal worden gebruikt voor alle debiteuren waarvoor geen
taalcode is ingevoerd.

Als u voor bepaalde groepen debiteuren een aparte layout wilt gebruiken, dan kunt u de factuurlayout via de taalcode koppelen aan
die debiteuren. Zo kunt u bijvoorbeeld facturen in de taal van de debiteur versturen, maar u kunt ook een aparte factuurlayout maken
voor bijvoorbeeld grossiers. Ook hier geldt dat dat alleen noodzakelijk is voor de afwijkende layouts: voor debiteuren waarvoor geen
taalcode is gedefinieerd (voor Nederlandse debiteuren, of voor detaillisten) blijft de taalcode van de administratie van kracht.

220

Algemeen

Door een factuurlayout aan een debiteur te koppelen, selecteert AccountView tijdens het afdrukken van de facturen voor elke
debiteur automatisch de juiste layout. De koppeling wordt gelegd via de taalcode. Bij de stamgegevens van een taalcode kunt u voor
elk verkoopformulier een standaardlayout vastleggen. Tijdens het afdrukken bepaalt AccountView aan de hand van de taalcode van
de debiteur welke layout moet worden gebruikt.
Zo koppelt u een factuurlayout per taal of doelgroep:
1. Kies Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes.
2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
3. Maak voor elke taal of doelgroep een aparte taalcode aan, bijvoorbeeld GRT (Groothandel), DET (Detaillisten), EIN
(Eindafnemers).
4. Selecteer per taalcode de gewenste layout in Verkoopfactuur op de tab Facturering.
5. Kies Bestand/Debiteuren.
6. Selecteer de eerste debiteur en kies Bewerken/Stamgegevens (F6).
7. Selecteer de gewenste Taalcode (tab Algemeen). De factuurlayout die bij deze taalcode is ingevoerd, wordt gebruikt voor het
afdrukken van facturen.
Voer op deze wijze bij alle debiteuren de juiste taalcode in. Voor debiteuren zonder taalcode wordt de factuurlayout van de
taalcode van de administratie gebruikt.
Bij het afdrukken van facturen kunt u altijd nog een andere factuurlayout kiezen.
Adresgegevens afdrukken (191)

16.7 Verkoopfacturen invoeren
Het venster Verkoopfactuur is ingedeeld in verschillende tabs. De belangrijkste zijn Algemeen, Invoer en Condities. Op de tab
Algemeen selecteert u enkele algemene gegevens die voor de hele factuur gelden (Verzenddebiteur, Verk.orderdatum en
Selectiecode). De artikelen en aantallen voert u in op de tab Invoer. Op de tab Condities voert u de gewenste betalingsconditie en
eventueel order- en vervoerskosten in.
Zo voert u verkoopfacturen in:
1. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen.
2. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N).
3. Het factuurnummer wordt getoond in het veld Factuurbladzijde op de tab Algemeen.
4. Selecteer de Verzenddebiteur en eventueel de juiste Valutacode.
De debiteurnotitie wordt getoond als Notitie tonen bij toevoegen verkooporder/-factuur voor die debiteur is gemarkeerd in
Bestand/Debiteuren/F6.

16

Facturering

221

Afbeelding 16.5. U kunt een groot aantal standaardwaarden vastleggen per debiteur, die door AccountView automatisch worden
overgenomen op de tab Algemeen van het venster Verkoopfactuur.

5.
6.

7.

Selecteer de tab Invoer (ALT+2).
Kies Toevoegen (ALT+T) om artikelen en hoeveelheden in te voeren. Maak voor elk artikel een regel aan met het bestelde aantal.
Druk op F4 om een Artikel te selecteren. In de opvraaglijst kunt u meerdere artikelen markeren met SPATIE. Voor elk gemarkeerd
artikel wordt een aparte regel aangemaakt.
Het bedrag wordt berekend door de verkoopprijs uit de stamgegevens van het artikel te vermenigvuldigen met het aantal. Met
Bewerken/Bruto/Netto (CTRL+F8) kunt u aangeven of de bedragen op de factuur inclusief of exclusief BTW moeten worden
weergegeven.
U kunt hier eventueel extra regels zonder artikelen aanmaken voor het factureren van kosten of artikelen die niet in uw
artikelbestand zijn opgenomen. Het aantal kunt u dan niet invoeren.
Selecteer de juiste Betalingsconditie op de tab Condities (ALT+3). Als u een betalingsconditie bij de debiteur hebt vastgelegd,
dan is deze hier automatisch ingevuld. U kunt hier eventueel ook order- en vervoerskosten invoeren voor de hele order. De
Vervaldatum wordt bepaald op basis van de Betalingsconditie.

222

Algemeen

Afbeelding 16.6. Op de tab Condities kunt u de betalingscondities en de order- en vervoerskosten invoeren.

⌧ Verkoopinformatiesysteem
Als u naast Facturering beschikt over de module Verkoopinformatiesysteem is het bovendien mogelijk om verkoopfacturen direct in
te voeren vanuit het venster Debiteuren met Document/Verkoopfactuur aanmaken.
Met Rapporten/Verkoopfacturen kunt u in het venster Verkoopfacturen de factuurgegevens opvragen.
Geblokkeerde factuurbedragen invoeren (

)

Brutoprijzen invoeren
U kunt zelf bepalen of u factuurbedragen inclusief of exclusief BTW invoert. Door Verkooporders/-facturen standaard bruto te
markeren in Administratie-instellingen - Handel (Facturering) worden de prijzen altijd inclusief BTW ingevoerd. De invoermodus
Bruto of Netto wordt rechtsboven in het venster Verkoopfactuur getoond.
Per verkoopfactuur kunt u deze instelling wijzigen met Bewerken/Bruto/Netto (CTRL+F8)
Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering (F1)

Factuurprijzen wijzigen
Als u een artikelcode selecteert op de factuurregel, wordt de verkoopprijs overgenomen uit de stamgegevens van het artikel. Als u het
artikel eenmalig voor een andere prijs verkoopt, dan kunt u in het venster Verkoopfactuur de factuurprijs wijzigen met
Bewerken/Regel wijzigen (CTRL+F6). Deze nieuwe prijs per artikel wordt vermenigvuldigd met het aantal en getoond in de
factuurregel. De verkoopprijs die is vastgelegd in het venster Stamgegevens artikel wordt niet gewijzigd. Ook andere factuurregels
blijven ongewijzigd.

16

Facturering

223

Afbeelding 16.7. Met Bewerken/Regel wijzigen kunt u onder andere de prijs van het artikel op de factuurregel wijzigen.

U kunt ook rechtstreeks het bedrag op de factuurregel wijzigen. Als u vervolgens Bewerken/Regel wijzigen kiest, ziet u dat de
eenmalige prijs per artikel is bepaald door het nieuwe totaalbedrag te delen door het aantal artikelen.

Algemene kosten invoeren
U kunt op verschillende manieren extra factuurkosten invoeren:

Voer de Orderkosten en Vervoerskosten in op de tab Condities. Deze kosten worden geboekt via de artikelcode die
respectievelijk bij de betalingsconditie en de vervoersmethode is ingevoerd. Voordat u order- en vervoerskosten kunt invoeren
moet u de bijbehorende artikelcodes invoeren in het venster Administratie-instellingen - Handel (Facturering).
U kunt extra kosten specificeren door extra factuurregels zonder artikel in te voeren, bijvoorbeeld voor stempel- of vrachtkosten.
Deze regels worden ook wel aangeduid met de term ‘tekstregels’. Ook kunt u op deze manier een eenmalige verkoop factureren
zonder een artikel aan te maken. Voer een omschrijving en het bedrag in en selecteer de juiste BTW-code.
De tekstregels worden geboekt op de omzetrekening van het artikel dat is ingevoerd in Artikelcode diversen in
Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering.
Document/Stamgegevens administratie/Betalingscondities (F1); Document/Stamgegevens
administratie/Vervoersmethoden (F1)

wordt de dagkoers gebruikt op basis van de koerstabel van de betreffende vreemde valuta. Ook kunt u de valutakoers dan per factuur wijzigen. De omrekening gebeurt op basis van de koers die u bij de stamgegevens van de vreemde valuta hebt vastgelegd. • Selecteer de valutacode rechtstreeks in het factuurinvoervenster. Als u beschikt over de module Uitgebreide vreemde valuta. Als u de factuur in de financiële administratie verwerkt. Dit kan op twee manieren: • Leg een valutacode vast per debiteur in Valutacode in het venster Stamgegevens debiteur. zoals verzendkosten. rekent AccountView het factuurbedrag (in de vreemde valuta) om naar de administratievaluta. Bewerken/Valutakoers wijzigen (F1) . Algemene kosten.8.224 Algemeen Afbeelding 16. kunt u invoeren zonder een artikelcode te gebruiken. tab Algemeen. AccountView rekent de verkoopprijs van de artikelen en het factuurbedrag (in de administratievaluta) automatisch om naar de vreemde valuta van de verkoopfactuur. Verkoopfacturen in vreemde valuta invoeren In AccountView is het standaard mogelijk om een verkoopfactuur in vreemde valuta in te voeren. De code wordt automatisch overgenomen in het factuurinvoervenster.

Zo genereert u creditfacturen of herhalingsfacturen: 1. De prijzen uit het artikelbestand worden omgerekend naar de vreemde valuta. Als u over één van de handelsrapportagemodules beschikt. Handelsrapportage ( ) Creditfacturen of herhalingsfacturen genereren Een verkoopfactuur die u eerder in dit boekjaar hebt aangemaakt kunt u eenvoudig nogmaals gebruiken of er een creditfactuur voor maken. Verkopers invoeren Het is mogelijk om per verkoopfactuur een verkoopmedewerker vast te leggen in Verkoper in het venster Verkoopfactuur (tab Algemeen). Het enige verschil is dat u negatieve aantallen en bedragen invoert. dan maakt dit veld het mogelijk om uw verkoopinformatie op te splitsen naar verkoper. of de brutomarge per artikel per verkoper. 5. Als u beschikt over de module Verkoophistorie II of Verkoopanalyse. Markeer Oorspronkelijke condities overnemen om voor een herhalingsfactuur de magazijnlocaties. Creditfacturen voor facturen uit het vorige boekjaar voert u op dezelfde manier in als gewone facturen. U kunt dan bijvoorbeeld de omzet per verkoper opvragen. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen. betalingscondities en eventuele kortingen en bedragen uit de oorspronkelijke factuur over te nemen.9. Als u dit veld niet markeert worden de betalingscondities van de debiteur gebruikt. 3. 4. . De Valutacode van de debiteur wordt automatisch overgenomen. Selecteer in Doc/Fac de factuur die u wilt herhalen of crediteren. Selecteer welk type Verkoopfactuur u wilt genereren: een Herhalingsfactuur of een Creditfactuur. kunt u ook facturen uit vorige boekjaren gebruiken. 2.16 Facturering 225 Afbeelding 16. Deze bedragen worden afgedrukt op de factuur. Kies Document/Verkoopfactuur genereren. BTW-codes.

of bij periodieke orders die met lange tussenpozen worden geplaatst. Verder behandelt u de periodieke factuur als een gewone factuur. Kies Voltooien om de factuur toe te voegen in het venster Verkoopfacturen. kunt u Periodieke orders nul stellen markeren in Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Verkooporders. dan is het belangrijk dat het veld Verkoopfacturen verzamelen per debiteur niet is gemarkeerd. Als u daarna bijvoorbeeld een . Een periodieke order die orderregels met aantallen artikelen bevat.226 6. wijzigt u de periodieke factuur. Om in die gevallen te voorkomen dat periodieke orders worden gereserveerd (of om te voorkomen dat oude aantallen en/of bedragen worden gefactureerd). Als de factuur na enige tijd opnieuw moet worden aangemaakt. Er worden dan geen voorraadreserveringen gemaakt in de voorraadadministratie. geen offerte. Deze instelling wordt overgenomen in de verkoopfactuur die u voor deze order genereert. Periodieke verkoopfacturen aanmaken Facturen die regelmatig terugkeren hoeft u niet telkens opnieuw in te voeren. wordt de factuur niet verwerkt. Verkoopfacturen transitorisch verwerken ⌧ Abonnementen & Transitorische posten In de stamgegevens van abonnementgroepen bestaat de mogelijkheid instellingen voor transitorisch verwerken vast te leggen. In een creditfactuur worden de regelbedragen automatisch negatief weergegeven. Deze velden bepalen samen het bereik van perioden waarover de opbrengsten evenredig moeten worden verdeeld. opdrachtbevestiging of factuur. maar ook meteen weer vrijgegeven. en factureert u opnieuw. Om fouten in facturen en correctieboekingen te voorkomen. dan kunt u in de verkooporder al aangeven dat het een periodieke factuur betreft. ⌧ Verkooporders Als u met de module Verkooporders werkt. Als u facturen genereert op basis van abonnementen of verkooporders naar aanleiding van abonnementen.en winstrekening. 7. In principe is dit juist. De Beginperiode is gelijk aan de abonnementperiode waarvoor de factuur wordt gegenereerd. Hierdoor worden bij het afdrukken van de pakbon voor een periodieke order alle bedragen en aantallen op de orderregels op nul gesteld. dan kunt u niet gebruikmaken van de opties Document/Verkooporders verzamelen of Document/Verkoopfacturen verzamelen. Hierbij wordt het op dat moment beschikbare factuurnummer wel uitgedeeld. Document/Stamgegevens administratie/Abonnementgroepen/F6 (F1) 16. In het venster Verkoopfactuur kunt u Periodieke factuur markeren om een periodieke factuur aan te maken. U ziet een overzicht van de blad. omdat de artikelen gereserveerd moeten worden voor de volgende keer dat de periodieke order moet worden uitgevoerd.8 Verkoopfacturen controleren Een factuur die u afdrukt (en verstuurt). Bij het verwerken van de verkoopfactuur worden deze instellingen overgenomen in alle dagboekregels met een verlies. Het enige verschil is dat de factuur niet wordt verwijderd uit het venster Verkoopfacturen nadat hij is gefactureerd. kunt u facturen controleren door proeffacturen af te drukken.en regelinformatie die in de herhalingsfactuur of creditfactuur wordt opgenomen. Een proeffactuur is alleen een tijdelijke proefafdruk. reserveert die artikelen (voorraadaantal In order). moet worden gecontroleerd voordat u deze in uw administratie verwerkt. Ook als u Document/Verkoopfacturen genereren hebt gekozen in het venster Verkooporders. kan dit uw voorraadaantallen ondoorzichtig maken. Als u een proeffactuur afdrukt. dan worden de instellingen voor transitorisch verwerken overgenomen in Bestand/Handel/Verkoopfacturen/F6/Condities. U kunt de factuur eventueel nog wijzigen en vervolgens op de gebruikelijke manier verwerken. Transitorische posten ( ). Wilt u verkooporders of verkoopfacturen transitorisch verwerken. De opbrengsten van de factuur worden automatisch toegeschreven aan het Aantal perioden. Algemeen Kies Volgende. Maar bij grote aantallen periodieke orders.

Als u proeffacturen wilt afdrukken van meer dan één factuur. Selecteer de factuur waarvan u een proeffactuur wilt afdrukken. Het factuurnummer daarentegen is wel uniek. Markeer Automatisch in Layout als de factuurlayout moet worden gebruikt die bij de taalcode van de debiteur is ingevoerd. • Met Zoeken/Selectie markeren markeert u de facturen die u eerst hebt geselecteerd met Beeld/Selecteren. Door eerst proeffacturen af te drukken voor uw verkoopfacturen. . Als u Bestand selecteren markeert. Zo drukt u proeffacturen af: 1. Afbeelding 16. Markeert u Automatisch in Layout. Kies Rapporten/Proeffacturen. dan wordt de factuurlayout gebruikt die u bij de taalcode van de betreffende debiteur hebt vastgelegd. U kunt dit ook met de spatiebalk doen. Wij adviseren u dan ook om geen proeffacturen (of facturen die niet definitief zijn verwerkt) naar klanten te sturen. 2. 4. 3.10. Als u gebruikmaakt van kopiedocumenten dan hebt u een prima mogelijkheid om facturen te archiveren. Dat nummer wordt daarna ook nooit meer vrijgegeven. zou die hetzelfde nummer krijgen als de zojuist afgedrukte proeffactuur.16 Facturering 227 definitieve factuur (van een andere verkoopfactuur) zou afdrukken. omdat dit nummer wordt uitgedeeld op het moment dat u een factuur toevoegt in het venster Verkoopfacturen. dan moet u deze facturen eerst markeren. Ook het archiveren van proeffacturen op factuurnummer raden wij af. Selecteer deze layout in Bestand. kunt u uw facturen controleren voordat ze worden verwerkt in de administratie. Als u een kredietlimiet hebt ingevoerd bij de financiële gegevens van de debiteur. In het menu Zoeken zijn hiervoor een aantal opties opgenomen: • Met Zoeken/Markeren/demarkeren (de-)markeert u de geselecteerde factuur. • Met Zoeken/Alles markeren markeert u alle facturen. • Met Zoeken/Met selectiecriteria markeren markeert u facturen op basis van zelfgekozen selectiecriteria. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen. dan verschijnt er een waarschuwing als de kredietlimiet wordt overschreden. wordt voor alle debiteuren dezelfde layout gebruikt.

) om te voorkomen dat u per abuis probeert om een verplicht gestelde fiatteringsslag over te slaan. Dit is bijvoorbeeld handig als u uw debiteuren één factuur per maand wilt sturen. tab Facturering om de omschrijving van de verzamelfactuur en/of een omschrijving voor tussengevoegde regels per verkoopfactuur in te voeren. enz. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen. bijvoorbeeld om verzendkosten te besparen. . Bij het samenvoegen van verkoopfacturen worden de oude (verzamelde) facturen verwijderd. Op grond van deze betalingsconditie wordt de betalingskorting of de kredietbeperking bepaald. Afbeelding 16. Voor de verzamelfactuur wordt de betalingsconditie van de debiteur gebruikt. Een deel van de factuurinformatie geldt voor de gehele verkoopfactuur. Zo voegt u facturen samen tot verzamelfacturen: 1. of Beeld/Selecteren gevolgd door Zoeken/Selectie markeren. Deze informatie moet hetzelfde zijn op alle verkoopfacturen die u verzamelt. Het is ook mogelijk om facturen voor één factuurdebiteur maar voor verschillende verzenddebiteuren samen te voegen.en orderkosten en de bruto/netto-instelling. Dit is het geval voor factuurdebiteur. en de vervaldatum van de verkoopfactuur en van de betalingskorting. In dergelijke gevallen kunt u meerdere verkoopfacturen van één debiteur samenvoegen tot één verzamelfactuur. omdat de verschillen niet op de verzamelfactuur tot uitdrukking kunnen worden gebracht. Kies Document/Verkoopfacturen verzamelen. Als u dergelijke verkoopfacturen toch in een verzameling wilt opnemen. Verzamel alleen verkoopfacturen met dezelfde status (ingevoerd. Markeer Verzenddebiteur leegmaken als u verkoopfacturen voor verschillende verzenddebiteuren. BTW-code verzend.9 Verkoopfacturen verzamelen ⌧ Facturering II In sommige gevallen is het handiger om verkoopfacturen van dezelfde debiteur te combineren. Als u de module Uitgebreide vreemde valuta gebruikt. waardoor de valutakoerswijziging ongedaan wordt gemaakt.228 Algemeen 16.11. percentage betalingskorting. Ook op de verzamelfactuur geldt dergelijke informatie immers voor de hele verkoopfactuur. 3. waar alle bestellingen van die maand op vermeld staan. 2. valutacode en koers. Kies Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes/F6. Als u voor een verkoopfactuur een andere valutakoers hebt ingevoerd met Bewerken/Valutakoers wijzigen. Periodieke verkoopfacturen kunnen niet worden verzameld. dan kunt u de valutacode opnieuw invoeren in de factuur. Markeer met SPATIE twee of meer verkoopfacturen die u wilt verzamelen. dan wordt voor de verzamelfactuur de dagkoers gebruikt. U kunt ook Zoeken/Met selectiecriteria markeren gebruiken. gefiatteerd. dan kan die factuur niet worden verzameld omdat de dagkoers dan niet mag worden toegepast. U kunt ook voor alle verkoopfacturen Bewerken/Valutakoers wijzigen kiezen om dezelfde valutakoers te gebruiken. maar voor dezelfde factuurdebiteur verzamelt.

U kunt een nieuwe factuurdatum invoeren door Eén factuurdatum gebruiken te markeren en de Factuurdatum in te voeren.10 Verkoopfacturen afdrukken Als uw factuurgegevens correct zijn. dan verschijnt er een waarschuwing als de kredietlimiet wordt overschreden. maar nog niet verwerkt (zie Verkoopfacturen achteraf journaliseren [232]). 16.Financieel (Algemeen) een systeemdagboek hebt ingevoerd. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen. Druk op F1 voor meer informatie. 2. . dan worden de facturen wel afgedrukt.en vervoerskosten van de laatste factuur overgenomen op de verzamelfactuur. Controleer ook de Periode. dan worden alleen de order. Kies Voltooien om de verkoopfacturen te verzamelen. Zo drukt u definitieve facturen af: 1. U kunt de facturen eventueel controleren met Rapporten/Verkoopfacturen in het venster Verkoopfacturen. Als u de verkoopfacturen verzamelt in de Laatste verkoopfactuur. Facturering 229 Voer de gegevens in het venster in. 5.en vervoerskosten van de eerste verkoopfactuur overgenomen op de verzamelfactuur. om te voorkomen dat u teveel order. Als u Order. Als u in Verkoopfacturen in het venster Administratie-instellingen . Kies Rapporten/Definitieve facturen.en vervoerskosten op de tab Condities nadat u de verkoopfacturen hebt verzameld. Als u Bestand selecteren markeert. Controleer de order. wordt voor alle facturen dezelfde layout gebruikt.en vervoerskosten boekt. Er wordt een nieuwe dagboekbladzijde voor de mutatieregels aangemaakt. dan kunt u er ook voor kiezen om uw verkoopfacturen elektronisch naar uw debiteuren te versturen (zie Verkoopfacturen elektronisch versturen [230]). 5. dan worden de order. Als Facturering II beschikbaar is. Nadat de facturen zijn afgedrukt worden deze automatisch verwerkt in de financiële administratie. 3. en kies Volgende. Als u meerdere facturen definitief wilt afdrukken. Als Directe verwerking verkoopfacturen niet is gemarkeerd. Selecteer het dagboek waarin de financiële mutaties moeten worden geplaatst. Markeer Automatisch in Layout als de factuurlayout moet worden gebruikt die bij de taalcode van de factuur (of de administratie) is ingevoerd. De nieuwe factuurdatum geldt voor alle facturen. Als u een kredietlimiet hebt ingevoerd bij de financiële gegevens van de debiteur.en vervoerskosten salderen niet hebt gemarkeerd. Selecteer deze layout in Bestandsnaam. als u Directe verwerking verkoopfacturen in Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering hebt gemarkeerd. Selecteer de factuur die u wilt afdrukken. 4. dan moet u deze facturen eerst markeren. kunt u het dagboek hier niet wijzigen.16 4. dan kunt u definitieve facturen afdrukken.

Markeert u Automatisch in Layout. 7. Hiervoor voert u het Dagboek en de Periode in. die beide als bijlagen in een e-mailbericht worden opgenomen. Kies Volgende en controleer of de juiste printer is geselecteerd. Verkoopfacturen controleren (226). De debiteur kan zelf kiezen welke bijlage hij het beste kan verwerken: . Controleer de afgedrukte facturen. Kies Afdrukken. Als u kopiedocumenten gebruikt.11 Verkoopfacturen elektronisch versturen ⌧ Facturering II In plaats van het afdrukken van verkoopfacturen op papier. 9.12.230 Algemeen Afbeelding 16. 8. De facturen worden gejournaliseerd. Deze facturen kunnen automatisch worden verwerkt in de financiële administratie. Hierbij worden de gemarkeerde facturen omgezet naar een PDF-bestand en een XML-bestand. als er een printerstoring is opgetreden. Kies Annuleren als de facturen niet in orde zijn. U kunt de facturen dan nogmaals afdrukken. De facturen worden niet verwerkt in de financiële administratie. wordt van elke definitieve factuur een kopiefactuur bewaard. De debiteur ontvangt dus een e-mail met twee bijlagen: de PDF èn de bijlage in UBL 2. De definitief afgedrukte facturen worden verwijderd uit het venster Verkoopfacturen. enzovoort. 6. dan wordt de factuurlayout gebruikt die u bij de taalcode van de debiteur hebt vastgelegd. bijvoorbeeld als ze niet of op verkeerd papier zijn afgedrukt. Nadat de proeffacturen zijn goedgekeurd kunt u definitieve facturen afdrukken. Kopiedocumenten bekijken en beheren (235) 16. hebt u ook de mogelijkheid om uw facturen elektronisch naar uw debiteuren te versturen.0-formaat. Kies Voltooien als de facturen juist zijn afgedrukt.

3. waarborgen door een digitaal certificaat aan uw elektronische factuur te koppelen.0 als berichtstandaard aangewezen. Op dezelfde wijze is het ook mogelijk om verkooporderbevestigingen (module Verkooporders) en aanmaningen (module Aanmaningen) elektronisch te versturen. Hiermee brengt u een verbinding tot stand tussen AccountView en uw postbus. 6.0. 7. 5. 8. Deze wordt automatisch toegevoegd aan elektronisch verstuurde facturen. of Bestand/Relatiebeheer/Contactpersonen als Verkoopinformatiesysteem beschikbaar is. Leg de aangemaakte e-mailsjablonen met Document/Stamgegevens administratie/Taalcodes/F6 vast in de taalcodes die u gebruikt. Deze gegevens worden nu aan al uw elektronische facturen gekoppeld. dan kunt u deze gegevens vastleggen in een e-mailsjabloon. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Kopiedoc om in Eerste achtergrond een achtergrond-PDF te selecteren. Kies Bestand/Debiteuren. Instellingen e-mail vastleggen (24) Bij het versturen van elektronische facturen doorloopt u grotendeels dezelfde stappen als met het afdrukken van facturen op papier. Op de tabs Facturering. Anders wordt het zakelijke e-mailadres van de debiteur gebruikt. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Algemeen om met E-mail instellen de e-mailinstellingen voor uw systeem te controleren. dan wordt het e-mailbericht verstuurd naar het adres dat in E-mail zakelijk in de stamgegevens van de contactpersoon is vastgelegd. Als u voor de eerste pagina een andere PDF wilt selecteren dan voor de vervolgpagina’s. Zo maakt u uw administratie gereed voor elektronische facturering: 1. Een digitaal certificaat kunt u zelf aanvragen bij één van de uitgevende instanties. Deze e-mailsjablonen kunt u vastleggen in de taalcode van de administratie of van de debiteur. al zijn vastgelegd. Als de module Verkoopinformatiesysteem beschikbaar is. Door de Nederlandse overheid is UBL 2. Kies eventueel Document/Stamgegevens systeem/E-mailsjablonen om één of meer e-mailsjablonen aan te maken. De NES-variant is de door Noord-Europese landen voorgestelde en gebruikte aanpassing van UBL 2. Deze instellingen gelden voor alle administraties.16 Facturering 231 • PDF-bestand U kunt de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een factuur die als een PDF-bestand wordt verstuurd. Daarmee zet u in feite een digitale handtekening die dit garandeert: de ontvanger heeft de garantie dat de afzender is wie hij beweert te zijn. 2. zodat bij het voltooien van de facturen de juiste sjablonen worden gebruikt. en controleer of e-mailadressen zijn vastgelegd in E-mail zakelijk. Als u voor het elektronisch versturen van verkoopfacturen altijd (deels) hetzelfde bericht wilt gebruiken. orderbevestigingen en aanmaningen. Gebruik PDF’s van één pagina in beide velden. als u Directe verwerking verkoopfacturen in . zoals een bepaalde disclaimer of een standaardonderwerpregel. en dat het bestand na het ondertekenen niet meer is gewijzigd. 4. Dit is een e-mailbericht waarin gegevens die kunnen worden hergebruikt. • XML-bestand Het XML-bestand van de elektronische factuur heeft een indeling volgens de NES-variant van UBL 2. Als achtergrond voor het PDF-bestand voegt AccountView automatisch de PDF’s toe die u in Eerste achtergrond en Tweede achtergrond hebt geselecteerd met Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Kopiedoc. wordt automatisch verwerkt in de financiële administratie. Kies Opties/Instellingen/Systeem/PDF om de gegevens van uw digitale certificaat vast te leggen. Kies Opties/Instellingen/Persoonlijk/Starten om met E-mail instellen uw persoonlijke e-mailinstellingen te controleren. Ook de verwerking in uw financiële administratie verloopt verder op dezelfde wijze. Een verkoopfactuur die u elektronisch verstuurt. Druk op F1 voor meer informatie. Aanmaningen en Verkoop vindt u hiervoor velden waarin u de e-mailsjablonen kunt invoeren. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Algemeen om met PDF-beveiliging instellen de standaardbeveiliging vast te leggen voor het bewaren en per e-mail versturen van PDF-bestanden. dan selecteert u in Eerste achtergrond de PDF voor de eerste pagina en in Tweede achtergrond de PDF voor de vervolgpagina’s.0.

dan wordt de factuur afgedrukt. 4. Selecteer de factuur die u wilt versturen.000. 16. Kies Rapporten/Definitieve facturen. dan wordt bij het afdrukken van de factuur niet het voorraadaantal Verwerkt maar het voorraadaantal Uitg gewijzigd. 2. Als u direct journaliseert. Op dat moment komt de voorraadwaarde dus ook overeen met de balanswaarde. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen. maar Directe verwerking verkoopfacturen is niet gemarkeerd.invoeren zonder dat u wordt gewaarschuwd dat de kredietlimiet wordt overschreden. Markeer Elektronisch factureren en kies Versturen. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering. Demarkeer Directe verwerking verkoopfacturen. dan worden de facturen wel verstuurd. dan is de factuur wel verwijderd uit de lijst met verkoopfacturen. maar nog niet verwerkt.232 Algemeen Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering hebt gemarkeerd. U kunt dan elke factuur afzonderlijk afdrukken. . is de eerste factuur afgedrukt.. Als u achteraf journaliseert. Stel bijvoorbeeld dat u voor een debiteur met een kredietlimiet van 1. Op het moment dat u journaliseert. Voer de gevraagde gegevens in (zie Verkoopfacturen afdrukken [229]). Als u met Opties/Instellingen/Administratie/Algemeen/Kopiedoc PDF’s hebt geselecteerd in Eerste achtergrond en Tweede achtergrond.. Verkoopfacturen journaliseren Als u definitieve facturen hebt afgedrukt. omdat er nog niet is gejournaliseerd. en er is nog niet gejournaliseerd. Dit kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor de controle op de kredietlimiet. U kunt dan een tweede factuur van 800. Het verstuurde XML-bestand wordt niet als kopiedocument bewaard in AccountView. Als u meerdere facturen elektronisch wilt versturen. Zo kiest u voor achteraf journaliseren: 1. moet op de tab Instellingen het veld Facturen per e-mail versturen zijn gemarkeerd. en bijvoorbeeld aan het eind van de dag alle afgedrukte facturen in één keer journaliseren.12 Verkoopfacturen achteraf journaliseren U kunt facturen achteraf journaliseren.een factuur hebt ingevoerd en gefactureerd van 800. 2. en kies Volgende. Als u facturen achteraf journaliseert. wordt het aantal Uitg opgenomen in het aantal Verwerkt. Zo kunt u facturen elektronisch versturen: 1. worden die als achtergrond aan het PDF-bestand toegevoegd.-. Bedenk wel dat bij achteraf journaliseren de saldi (bijvoorbeeld openstaande posten) niet meer op elk moment up-to-date zijn. en het journaliseren wilt uitstellen tot een rustiger moment. dan moet u deze facturen eerst markeren. maar nog niet verwerkt (zie Verkoopfacturen achteraf journaliseren [232]). zal bij het invoeren van een tweede factuur van 800. Dit kan wenselijk zijn als u facturen snel wilt afdrukken.een melding verschijnen dat de kredietlimiet wordt overschreden. 3. 5. Zo niet. Voor iedere gemarkeerde factuur wordt een e-mail klaargezet in Postvak Uit van uw e-mailprogramma. In de stamgegevens van de debiteur waaraan u een elektronische factuur wilt sturen. maar is het bedrag nog niet verwerkt in de financiële administratie. Er is nog geen nieuwe dagboekbladzijde met mutatieregels aangemaakt. maar vindt u terug in de verzonden emails van uw e-mailprogramma. Op dit moment komt de voorraadwaarde (Verwerkt * VVP) dus nog steeds overeen met de balanswaarde. Als Directe verwerking verkoopfacturen niet is gemarkeerd.

92-5. Betalingskorting achteraf verrekenen (49) Instelling betalingskorting direct verrekenen Door de betalingskorting direct te verrekenen wordt de betalingskorting (en de BTW erover) in de factuur verwerkt als factuurkorting.. De BTW over de betalingskorting wordt altijd naar rato berekend. is het systeemdagboek dat is ingevoerd in Verkoopfacturen in het venster Administratie-instellingen .+ 139.1. selecteert u een dagboek tijdens het afdrukken van definitieve facturen. Berekening factuurbedrag bij betalingskorting direct verrekenen . als deze betaalt binnen de vastgestelde kortingstermijn.-) * 19% (129. Met Rapporten/Te journaliseren kunt u een overzicht opvragen van de facturen die nog moeten worden gejournaliseerd. Op deze manier kunt u het voor debiteuren aantrekkelijk maken om snel te betalen. Deze methode is met name geschikt als er weinig gebruik wordt gemaakt van betalingskorting. Deze methode is met name geschikt als er veel gebruik wordt gemaakt van betalingskorting.Financieel (Algemeen).(excl. 19% BTW) Betalingskorting 2% Veld Subtotaal BTW subtotaal Bet.92 .13 Betalingskorting direct verrekenen U kunt betalingskorting verlenen aan uw debiteur.02 268. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Handel/Facturering..-) * 2% {(129.16 Facturering 233 Zo journaliseert u facturen achteraf: 1.+ 139. Als u daar geen verkoopdagboek hebt vastgelegd. Het dagboek dat wordt gebruikt. Markeer Directe verwerking betalingskorting verkoop.(excl..36 Bedrag 268.54 Tabel 16. Voorbeeld berekening factuurbedrag bij betalingskorting direct • • • 1 maal verkoop elektrische heggenschaar à 129. Kies Opties/Instellingen/Administratie/Financieel/Financieel I.. Zo verrekent u betalingskorting direct: 1. 19% BTW) 1 maal verkoop grasmaaier à 139.5. Voer BTW-code deb in om de rekening vast te leggen waarop de BTW over de betalingskorting moet worden geboekt. 2. 16..(129.* 2%) * 19%} 50.36 -1.90 312.. Deze methode wordt hierna uitgebreid besproken. De betalingskorting en de BTW over de betalingskorting worden direct verrekend als factuurkorting. In de rechterbovenhoek verschijnt een melding die aangeeft dat er nog te journaliseren facturen zijn.1.+ 49. 3. Er zijn in AccountView twee verschillende manieren om de betalingskorting over een verkoopfactuur te verwerken: • • De betalingskorting en de BTW over de betalingskorting worden achteraf verrekend. Kies Bestand/Handel/Verkoopfacturen.02 49.00 50.kort BTW betalingskorting BTW Totaal Berekening 129.+ 139. 2. 4. 3. Kies Document/Facturen journaliseren om de facturen te journaliseren..90 ..* 2%) * 19%} + {(139.

36 .129.90.54.92 139.36 moeten optellen bij het factuurbedrag 312. wordt deze verwerkt in de factuur als factuurkorting.234 Algemeen Afbeelding 16.90 5. Hij betaalt dan 317. Als de betalingskorting direct wordt verrekend.90 5.36 317.36 50. zal hij de betalingskorting à 5.13.54 1. Journaalpost verkoopfactuur bij betalingskorting direct 1200 Debiteuren 1625 BTW af te dragen belast met 0% 8880 Verleende kortingen debiteuren Aan 1600 BTW af te dragen hoog Aan 8110 Omzet artikelgroep 3 Aan 8115 Omzet artikelgroep 4 312.- Betaling buiten kortingstermijn bij betalingskorting direct Als de debiteur buiten de kortingstermijn betaalt.02 5. AccountView maakt de volgende boeking: 1100 Bank 1200 Debiteuren Aan 1200 Debiteuren Aan 8880 Verleende kortingen debiteuren 317. Het hierdoor ontstane betalingsverschil met de openstaande post kunt u wegboeken als (negatieve) betalingskorting in het venster Verschil afboeken.

Kies Document/Stamgegevens administratie/Kopiedocumenten. dan betaalt hij eigenlijk te weinig BTW (1. Daarnaast kunnen deze kopiedocumenten ook worden opgevraagd in andere vensters. Het opvragen van kopiedocumenten verloopt altijd hetzelfde en wordt alleen toegelicht voor kopiefacturen. U corrigeert dit door het sturen van een BTW-factuur. Dit geldt ook voor de kopiefacturen van Abonnementen. Kopie-aanmaningen kunnen worden geopend vanaf de tab Documenten in Stamgegevens openstaande post. kopiebestelbonnen en kopiepakbonnen kunnen worden opgevraagd in het venster Kopiedocumenten.02).14. 2.16 Facturering 235 Afbeelding 16. Kies Bewerken/Openen.Financieel (Financieel). Zo vraagt u een kopiedocument op: 1. Verkoophistorie II en Verkoopanalyse. U ontvangt dus ook te weinig BTW.15 Kopiedocumenten bekijken en beheren Kopiefacturen. kunt u de betalingskorting (die al op de factuur was verwerkt als factuurkorting). wegboeken op de rekening Kortingen deb die is vastgelegd in het venster Administratie-instellingen . Als de debiteur niet op tijd betaalt. zoals Verkoopfacturen en Inkooporders. . 3.14 Verkooprapporten opvragen Voor de module Facturering zijn drie verschillende rapportagemodules beschikbaar: Verkoophistorie I. Handelsrapportage ( ) 16. 16. Selecteer de juiste printer-driver als hierom wordt gevraagd. die u terugvindt op de tab Documenten in Stamgegevens abonnement. Opmerking BTW bij betalingskorting direct Betaalt de debiteur buiten de kortingstermijn. Selecteer het gewenste kopiedocument.

• Bestand/Debiteuren. • Bestand/Handel/Uitgifte-opdrachten: Zoeken/Kopiedocumenten. • Het document wordt niet correct getoond. • Bestand/Handel/Inkooporders: Zoeken/Kopiebestelbon. dat u de juiste printer-driver (stuurprogramma) selecteert. • Bestand/Debiteuren. Bij meerdere kopiedocumenten verschijnt het venster Kopiedocumenten waarin u het gewenste kopiedocument kunt selecteren. Deze kan worden ingesteld in Opties/Instellingen/Systeem/Algemeen. Bij het bewaren van kopiedocumenten als printerbestanden is het van belang. Zie Instellingen kopiedocumenten vastleggen [216]. • Bestand/Debiteuren. Zoeken/Openstaande posten (F5): Zoeken/Kopiefactuur (SHIFT+F5).236 Algemeen U kunt kopiedocumenten ook vanuit een aantal andere vensters opvragen: • Bestand/Handel/Verkoopfacturen: Zoeken/Kopiedocumenten. Bewerken/Aanmaningen: Zoeken/Kopiefactuur (SHIFT+F5). Voor de printerbestanden wordt altijd dezelfde printer-driver gebruikt. . Zoeken/Debiteurkaart (CTRL+F5): Zoeken/Kopiefactuur (SHIFT+F5). wordt dit direct geopend. Als er slechts één kopiedocument is. Kopiedocumenten die zijn opgeslagen als PDF-bestand worden direct getoond op het scherm en kunnen worden afgedrukt via Adobe Acrobat Reader. Veelgestelde vragen • De kopiedocumenten worden niet aangemaakt. Elke gebruiker moet deze printer lokaal installeren. • Bestand/Handel/Verkooporders: Zoeken/Kopiedocumenten en Zoeken/Kopiepakbon. Kopiedocumenten die zijn opgeslagen als printerbestand kunt u alleen afdrukken. Zoeken/Journaalpost (CTRL+F5): Zoeken/Kopiefactuur (SHIFT+F5). Voor het gebruik van PDFbestanden moet elke gebruiker Adobe Acrobat Reader lokaal installeren. Zoeken/Debiteurkaart (CTRL+F5). • Bestand/Debiteuren.

tekst. aantal. BusinessDimensions Handel en BusinessDimensions Projecten/uren kunt u zelf subadministraties aanmaken en extra gegevens in het grootboek registeren. Voor het gebruik van subadministraties in inkoop-. Zie Projectdimensies [ ] voor informatie over projectdimensies en hun toepassing. verbruik) of serienummers (verkoop. Hierdoor kunnen deze gegevens makkelijk worden gebruikt in overzichten. gaan deel uitmaken van het journaalbestand en de artikelhistorie (alleen logistieke boekingen). kan deze in alle administraties van AccountView worden gebruikt. BusinessDimensions Projecten/uren is een uitbreiding op de modules BusinessModeller Projecten/uren en BusinessDimensions Financieel.1 Functionaliteit BusinessDimensions Deze modules zijn een uitbreiding op AccountView Business: • • • BusinessDimensions Financieel is een uitbreiding op de module BusinessModeller Financieel. Deze module biedt een aantal extra mogelijkheden. In de subadministratie ‘Lease-auto’s’ kunt u bijvoorbeeld per kenteken alle kosten boeken: onderhoudskosten. BusinessModeller Projecten/uren en BusinessModeller Handel kunt u eventueel BusinessModeller Compleet gebruiken. De functionaliteit van subadministraties doet hierdoor niet onder voor normale mutaties in AccountView. Velden verplicht stellen. in combinatie met BusinessModeller Financieel en BusinessModeller Handel. vindt u in Projectadministratiescase: Inrichten projectdimensies [ ]. Subadministratiegegevens invoeren tijdens het boeken. In plaats van BusinessModeller Financieel. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het administreren van lease-auto’s (kentekens. kilometers. BusinessDimensions Met de modules BusinessDimensions Financieel. reparaties en brandstofverbruik. waardoor er geen gegevens worden overgeslagen. standaard in AccountView aanwezige tabel. in combinatie met bijvoorbeeld kostenplaatsen en kostensoorten. U kunt een goed algemeen overzicht van deze kosten krijgen door de relevante grootboekkaarten en kostenplaatsoverzichten te raadplegen. BusinessDimensions Handel is een uitbreiding op de modules BusinessModeller Handel en BusinessDimensions Financieel. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: • • • • Tot vijftig verschillende extra gegevens vastleggen in uw administratie. Het opzetten van subadministraties is eenvoudig: u bepaalt welke subadministraties u wilt gebruiken en welke gegevens u in de subadministraties wilt bijhouden. Door het gebruik van subadministraties kunt u echter de kosten per kenteken of per type auto opvragen. en in analyses die in het venster Journaal kunnen worden uitgevoerd. Hierdoor wordt uw database. bijzonder compleet. in combinatie met BusinessModeller Financieel. Als u een subadministratie hebt opgezet.en voorraadmutaties moet u BusinessDimensions Financieel en BusinessDimensions Handel hebben. datum. Een voorbeeld van hoe u met BusinessDimensions Projecten/uren zelf projectdimensies aanmaakt. De gegevens die in subadministraties worden ingevoerd.17. Verschillende soorten velden gebruiken: lijst. uitgave en garantiedatum per product). . Een subadministratie is een verzameling velden (kenmerken) waarin u tijdens het boeken extra gegevens kunt vastleggen. bedrag. verkoop. 17. U kunt subadministraties gebruiken in de financiële administratie als u BusinessDimensions Financieel hebt. Met de module BusinessDimensions Projecten/uren kunt u zelf projectdimensies definiëren.

Het is ook mogelijk om een AccountView-tabel aan een kenmerk te koppelen. 2. 4. Voor het kenmerk ‘Kenteken’ kunt u de kentekens van uw lease-autopark invoeren in de gebruikerslijst ‘Kenteken’. Demarkeer Vrij te kiezen in Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties/F6. Een gebruikerslijst wordt gebruikt om een reeks van mogelijke waarden voor een kenmerk van het type Lijst vast te leggen. en hoeft u het kenteken niet elke keer handmatig in te voeren. kunnen op facturen worden getoond. Voorbeelden van kenmerken in de Serienummeradministratie zijn ‘Serienummer’. 3. Markeer Alle velden verplicht. De kenmerken zijn de gegevens die in de subadministratie kunnen worden bijgehouden. Eén keer een subadministratie aanmaken. in elke administratie gebruiken. Gebruikerslijsten moet u wel per administratie invoeren. Het wijzigen van layouts wordt hier niet verder toegelicht. zodat altijd op de juiste subadministratie wordt geboekt. Gedetailleerde analyses uitvoeren door naadloze integratie in AccountView. ‘Datum uitgifte’ en ‘Datum einde garantie’. Werkwijze subadministraties inrichten Zo richt u een subadministratie in: 1. Kies Opties/Gebruikerslijsten/F6 om de lijstwaarden vast te leggen. Voer de gewenste kenmerken in Document/Stamgegevens systeem/Subadministratiekenmerken/F6 in. kunt u die in alle administraties in AccountView gebruiken. Subadministratiegegevens die in het venster Verkooporder zijn ingevoerd. Kies Lijst in Kenmerktype. 17. als u een lijst met standaardwaarden wilt gebruiken tijdens het invoeren van gegevens in de subadministratie.238 • • • • • • • Algemeen Invoervelden toevoegen in een dagboek met BusinessViews. Markeer Vrij te kiezen als de subadministratie in elke boeking mag worden gebruikt. als bij het invoeren van gegevens in de subadministratie alle velden moeten worden ingevoerd.2 Werkwijze subadministraties Als u een subadministratie hebt aangelegd. Voer de subadministratie met Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties/F6 in. Per administratie afwijkende gebruikerslijsten invoeren. Hierdoor kunt u tijdens het invoeren van boekingen voor lease-auto’s een kenteken kiezen uit een keuzelijst. Koppel de subadministratie aan elke grootboekrekening waarbij de subadministratie toegestaan (of verplicht) is in Subadministratie 1 op de tab Invoer. Subadministratiegegevens verder analyseren en rapporteren via draaitabellen in Excel. U kunt maximaal drie subadministraties aan een grootboekrekening koppelen. als de subadministratie alleen in combinatie met bepaalde grootboekrekeningen of artikelen mag worden gebruikt. Hiervoor moet u de factuurlayouts wijzigen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld medewerkers of artikelen kiezen in een subadministratie die u voert in het grootboek. Subadministraties probleemloos verder gebruiken na updates of uitbreidingen van AccountView. Koppel per subadministratie de gewenste kenmerken op de tab Kenmerken. Subadministraties koppelen aan grootboekrekeningen. Layouts (179). Gebruikersvelden opnemen (192) . Kies dan Bestand/Grootboek. Voor kenmerken van het type Lijst wordt automatisch een gebruikerslijst met de naam van het kenmerk aangemaakt. Kies het juiste soort kenmerk in Kenmerktype. Koppel de subadministratie ook aan de benodigde artikelen in Bestand/Handel/Artikelen.

Kies Bestand/Grootboek en dan Rapporten/Subadministratie om een draaitabel met gegevens van een subadministratie op te vragen in Excel. Tijdens het invoeren van facturen en onkostenvergoedingen kunt u een waarde uit een lijst kiezen. Bestand/Handel/Productieorders. en hoeft u kentekens en namen niet handmatig in te voeren. Bestand/Handel/Voorraadbladzijden en Bestand/Financieel/Bankafschriften. 4. ‘Brandstofkosten auto’ en ‘Overige autokosten’. In de dagboeken zijn dergelijke subadministraties daarom alleen beschikbaar als u eerst de juiste grootboekrekening hebt gekozen. Bestand/Handel/Verkooporders. Als u eenmaal een subadministratie hebt aangemaakt. Kies Bestand/Dagboekbladzijden en voer de boeking op de normale manier in. Autoparkbeheer . 2. U kunt veelgebruikte subadministratievelden toevoegen aan de boekingsregels met Beeld/Kolommen.17 BusinessDimensions 239 Werkwijze subadministraties gebruiken U kunt gegevens in subadministraties invoeren via de financiële administratie. Leg eerst de kenmerken (gegevens) vast. Dit is alleen mogelijk als deze tabel op grond van uw modulesamenstelling beschikbaar is. als Alle velden verplicht is gemarkeerd. is deze in elke administratie beschikbaar.voorbeeld Alle autokosten worden geboekt op de rekeningen ‘Leasekosten auto’. Hierdoor kunt u het boekingsproces versnellen. Door een subadministratie te gebruiken. die u in de subadministratie wilt bijhouden: • Kenteken • Chauffeur Elk kenmerk heeft een bepaald Kenmerktype. U bent vrij in de indeling van subadministraties. U maakt gebruik van de kostenplaatsen ‘Verkoopafdeling’. Kies Bewerken/Subadministraties tijdens het invoeren van een boekingsregel en voer de subadministratiegegevens in. kunt u de autokosten ook per auto (kenteken) en chauffeur registreren. Zo gebruikt u een subadministratie: 1. Alle velden van een subadministratie zijn verplicht. Hierdoor kunt u per kenmerk een lijst koppelen: een lijst met kentekens en een lijst met namen van chauffeurs. Verwerk (journaliseer) de logistieke mutaties. 5.3 Subadministraties opzetten en gebruiken Subadministraties bieden u de mogelijkheid om per boeking extra informatie in te voeren. of via diverse invoervensters van de logistieke modules (afhankelijk van uw modulesamenstelling). . Voor de bovenstaande kenmerken wordt het kenmerktype Lijst gebruikt. Als u beschikt over de relevante modules kunt u subadministratiegegevens ook opvragen in de artikelhistorie. U kunt gegevens van subadministraties ook opvragen met Bestand/Journaal. Selecteer de gewenste journaalregels met Beeld/Selecteren. U kunt kolommen met gegevens toevoegen aan het venster Journaal met Beeld/Kolommen. In logistieke mutaties moet u eerst het juiste artikel kiezen. ‘Serviceafdeling’. ‘Marketingafdeling’ en ‘Directie’ om de kosten te verbijzonderen. 3. maar u kunt maximaal 50 verschillende kenmerken (gegevens) gebruiken. U kunt subadministratiegegevens ook invoeren in Bestand/Handel/Inkooporders. U kunt het kenmerk ‘Chauffeur’ eventueel ook koppelen aan de AccountView-tabel Medewerkers. Kolomweergave wijzigen ( ) 17. waarmee het soort gegevens wordt aangeduid dat in het kenmerk kan worden ingevoerd.

maar tijdens het invoeren van de boekingsregels kunt u extra informatie voor de subadministratie ‘Autopark’ invoeren. U voert deze op de normale manier in het inkoopboek in.240 Algemeen Uw medewerkers tanken met een tankpas bij een plaatselijk benzinestation waarvan u eenmaal per week een factuur ontvangt. U legt hiervoor de volgende kenmerken vast: • Liters • Datum • Kilometerstand Leg vervolgens de subadministratie ‘Autopark’ vast. Bij deze subadministratie is het veld Vrij te kiezen niet gemarkeerd. anders kan in elke mutatie op deze subadministratie worden geboekt. De subadministratie is gekoppeld aan de rekeningen ‘Leasekosten auto’. De subadministratie ‘Autopark’ met alle benodigde velden U ontvangt een factuur van de leasemaatschappij. Afbeelding 17. De velden worden tijdens het invoeren van boekingen in dezelfde volgorde getoond als op de tab Kenmerken in Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties/F6. Op deze factuur staat per tankbeurt het kenteken. De asterisk achter de naam van de subadministratie (in het venster Subadministraties) geeft aan dat de velden van de subadministratie niet verplicht zijn.1. zodat alleen na het kiezen van deze rekeningen op deze subadministratie kan worden geboekt. het aantal liters benzine en de datum waarop is getankt. ‘Brandstofkosten auto’ en ‘Overige autokosten’. .

en alle regels moeten afzonderlijk worden ingevoerd. Het totaalbedrag per tankbeurt kan uiteraard in Bedrag worden ingevoerd. om de subadministratiegegevens in te voeren. Vervolgens ontvangt u een weekfactuur van de benzinepomp waar alle tankpashouders tanken. chauffeur en kilometerstand worden vastgelegd in de kilometeradministratie. kilometerstand. Een factuur van de leasemaatschappij invoeren voor een auto. Op deze factuur worden per tankbeurt de volgende gegevens vermeld: aantal liters. dit blijft in dit voorbeeld buiten beschouwing. BTW. de andere gegevens worden in de subadministratie ingevoerd. totaalbedrag excl. In het venster Dagboekinvoer wordt per tankbeurt een aparte boekingsregel ingevoerd.2. Hierdoor hoeft u niet in elke boekingsregel Bewerken/Subadministraties te kiezen. U kunt op de normale manier kolommen toevoegen aan de dagboekinvoer met Beeld/Kolommen en de weergave bewaren met Beeld/Weergave bewaren. Het aantal liters is in dit geval 0. datum en chauffeur. Om tijd te besparen.17 BusinessDimensions 241 Afbeelding 17. . Het aantal regels op een weekfactuur is aanzienlijk. Kenteken. kunt u velden van de subadministratie toevoegen aan de boekingsregels.

De velden uit de subadministratie ‘Autopark’ zijn toegevoegd aan het invoervenster om de invoer te versnellen.3. waardoor u deze met Bestand/Journaal kunt opvragen. . Het grote voordeel van deze optie is de mogelijkheid om regels te selecteren op basis van bijvoorbeeld het rekeningnummer. als mutaties in subadministraties via een logistieke module zijn ingevoerd. Dit valt buiten het bestek van dit voorbeeld.242 Algemeen Afbeelding 17. Subadministratiegegevens maken deel uit van journaalregels. Hierdoor kunt u alle kosten opvragen die ten aanzien van een bepaalde auto zijn gemaakt. Subadministratiegegevens maken ook deel uit van de artikelhistorie.voorbeeld [243] voor meer informatie. Tankbeurten invoeren op een weekfactuur van een tankstation. Zie Serienummerregistratie . U kunt echter ook een selectie maken op subadministratiekenmerken. U kunt de gegevens in de subadministratie op verschillende manieren opvragen: • • • Alle gegevens in een subadministratie kunt u opvragen in een draaitabel in Excel met Rapporten/Subadministratie vanuit het venster Grootboek. zoals het kenmerk ‘Kenteken’. Door de wijzigingen in de weergave te bewaren kan het invoervenster bij een volgende inkoopfactuur weer snel worden opgevraagd.

Alleen mutaties op de rekening ‘Brandstofkosten auto’ en op chauffeur BAAS zijn geselecteerd. en koppel de bovenstaande kenmerken. kunnen de PC’s gedurende het hele inkoop. die u in de subadministratie wilt bijhouden: • Serienummer (lijst) • Datum levering • Garantie 24/7 • Garantie next day • Garantie carry in Leg vervolgens de subadministratie ‘Serienummers’ vast.17 BusinessDimensions 243 Afbeelding 17. Serienummerregistratie .voorbeeld U verkoopt PC’s. Hierdoor worden fouten voorkomen. Het ligt voor de hand om een subadministratie te gebruiken die wordt ingevoerd vanuit het venster Verkooporder. Als ook tijdens het invoeren van inkooptransacties de serienummers worden bijgehouden. Per PC moet per garantieregeling de uiterste garantiedatum worden vastgelegd. en bovendien zou de serienummeradministratie later nog kunnen worden uitgebreid. Via Beeld/Kolommen zijn diverse kolommen uit de subadministratie ‘Autopark’ toegevoegd. Voor serienummers wordt een lijst aangelegd. Leg eerst de kenmerken (gegevens) vast. .en verkooptraject worden gevolgd.4. waarbij u verschillende garantieregelingen hanteert.

Afbeelding 17. waardoor alle mutaties ten aanzien van een bepaalde PC worden getoond. . U kunt de indeling van het venster wijzigen door kolommen toe te voegen en te verplaatsen. zodat u de gegevens van de serienummeradministratie altijd snel kunt opvragen.5.6. De gegevens kunnen uiteraard ook worden opgevraagd via het venster Journaal. kunnen de subadministratiegegevens worden opgevraagd in het venster Artikelhistorie. De weergave van het venster Artikelhistorie is gewijzigd. U kunt uw weergave bewaren. Garantiegegevens voor een verkochte PC Als de factuur definitief is afgedrukt. zodat de gegevens uit de Serienummeradministratie worden getoond. Er is een selectie uitgevoerd op één serienummer.244 Algemeen Afbeelding 17.voorbeeld [239]. zie Autoparkbeheer .

zoals ‘Serienummer’. en subadministraties aan grootboekrekeningen koppelen. U kunt de velden van een subadministratie verplicht stellen. zijn deze in elke administratie beschikbaar. Zoals alle handelingen die de opzet van uw administratie beïnvloeden.17 BusinessDimensions 245 17. U kunt subadministraties gebruiken in de vensters Dagboekinvoer. Subadministraties en kenmerken indelen Extra gegevens kunt u vastleggen in subadministraties. Zie Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen [248] voor meer informatie. Inkooporder. Over het algemeen wordt een kenmerk (exclusief) aan één bepaalde subadministratie gekoppeld. De instellingen per subadministratie bepalen hoe u op een subadministratie kunt boeken. Het opnemen van één kenmerk in twee subadministraties is meestal niet zinvol: per boekingsregel zou het kenmerk in beide subadministraties dezelfde waarde bevatten. is ook in dit geval een goede voorbereiding noodzakelijk: • Subadministraties gaan deel uitmaken van de bestandsstructuur van AccountView. u bepaalt de instellingen van de subadministratie en u koppelt de gewenste kenmerken. en AccountView kan tijdens het organiseren van bestanden niet voor andere taken worden gebruikt. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Hierdoor gaan de subadministratiegegevens volwaardig deel uitmaken van de database van AccountView en kunnen de gegevens worden gebruikt voor diverse overzichten en selecties. Daarom moeten uw bestanden worden georganiseerd na het vastleggen of wijzigen van een subadministratie. Hierdoor bepaalt u dus welke velden per subadministratie kunnen worden ingevoerd. Met andere woorden: elk kenmerk kan op een boekingsregel één gegeven bevatten. Elke subadministratie bevat een aantal kenmerken (velden) waarin u gegevens kunt invoeren. Dit is alleen zinvol als u op grond van uw modulesamenstelling beschikt over de optie Bestand/Projecten en uren/Medewerkers. Hiervoor moet u twee verschillende kenmerken te gebruiken. U kunt kenmerken koppelen aan gebruikerslijsten. ‘Garantiedatum’. Verkooporder. Productieorder. Als u subadministraties en kenmerken hebt vastgelegd in AccountView. ‘Garantiedatum’. koppelt u per subadministratie de juiste kenmerken. na ingebruikname van een subadministratie waarin het kenmerk voorkomt. Het wijzigen van de bestandsstructuur voor het gebruik van een subadministratie is uiteindelijk een van de grote voordelen van subadministraties in AccountView. Elk kenmerk kan op een boekingsregel één keer worden gebruikt. . Voorraadbladzijde en Bankafschrift. U kunt maximaal 50 kenmerken vastleggen. zoals Medewerkers of Artikelen. ‘Kenteken’ en ‘Kilometerstand’. In het bovenstaande voorbeeld kunt u aan de kenmerken ‘Declarant’ en ‘Gefiatteerd door’ de AccountView-tabel Medewerkers (EMPLOYEE) koppelen. Nadat u de kenmerken hebt vastgelegd. Elk kenmerk is geschikt voor een gegeven. U wilt in de subadministratie ‘Declaraties’ de naam van de declarant vastleggen. Voorbeelden van kenmerken zijn ‘Serienummer’. Kenmerken en gebruikerslijsten vastleggen Gegevens in subadministraties worden geregistreerd met behulp van kenmerken. Ook kunt u een kenmerk koppelen aan een AccountView-tabel. waardoor u tijdens het invoeren van gegevens in de subadministratie een gegeven uit een lijst kunt kiezen. ‘Kenteken’ en ‘Kilometerstand’.4 Stamgegevens subadministraties vastleggen Het opzetten van subadministraties in AccountView is een eenvoudig proces: U legt een subadministratie aan. en de naam van de persoon die de declaratie heeft goedgekeurd. bijvoorbeeld ‘Declarant’ en ‘Gefiatteerd door’. • Een kenmerk kan niet meer worden gewijzigd.

Kies Opties/Gebruikerslijsten. . 10. 8. Het overnemen van subadministratiegegevens van de beginbalans of beginvoorraad leidt tot extra boekingen. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw serienummeradministratie overnemen naar het nieuwe boekjaar. Markeer Beginvoorraad overnemen als u subadministratiegegevens van de beginvoorraad wilt overnemen in het nieuwe boekjaar. U hebt het kenmerk ‘Kenteken’ ingevoerd en Lijst in Kenmerktype gekozen.246 Algemeen Om de invoer van gegevens te vergemakkelijken. Afbeelding 17. Voer de omschrijvingen in. De Kolom-omschrijving wordt onder andere gebruikt als het kenmerk in het venster Dagboekinvoer wordt toegevoegd aan de boekingsregels op de tab Invoer. wordt de gebruikerslijst ‘Kenteken’ aangemaakt. Met Bewerken/Subadministraties kunt u de gegevens in een apart venster invoeren. 4. Selecteer het Kenmerktype. 9. 7.en tekstvelden. U kunt deze gebruikerslijst eenvoudig met keuzewaarden vullen. maakt AccountView een gebruikerslijst aan met dezelfde naam als het kenmerk. Als het kenmerk in kolomweergave wordt gebruikt. kunt u een gebruikerslijst aan een kenmerk koppelen. Zie Eindejaarsverwerking subadministraties [253] voor meer informatie. Kies Document/Stamgegevens systeem/Subadministratiekenmerken. In Stamgeg-omschr is een lange omschrijving ingevoerd voor Bewerken/Subadministraties. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld uw autoparkgegevens overnemen naar het nieuwe boekjaar. Subadministraties en kenmerken indelen (245) Zo legt u kenmerken en gebruikerslijsten vast: 1.7. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). wordt de Kolom-omschrijving getoond. Dit is niet mogelijk voor datum. 6. In dit venster wordt van elk kenmerk de Stamgeg-omschr getoond. 3. 5. In Kolomomschrijving staat een kortere omschrijving die geschikt is voor de kolomweergave. Nadat u het kenmerk hebt bewaard. 2.voorbeeld [239]. Kies een Accountview-tabel als u hebt gekozen voor Standaardtabel AccountView in Kenmerktype. Markeer Beginbalans overnemen als u subadministratiegegevens uit het Journaal wilt overnemen in het nieuwe boekjaar. U kunt de lijst met kentekens invoeren in Opties/Gebruikerslijsten/F6. Als u een kenmerk van het type Lijst hebt vastgelegd. Zie Autoparkbeheer . Bewaar het kenmerk. Voer een code voor het kenmerk in. Gegevens kunnen op twee manieren in subadministraties worden ingevoerd.

6. ‘Garantiedatum’. Zie Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen [248] voor meer informatie.8. Subadministraties en kenmerken indelen (245). Markeer Vrije lijst als lijstwaarden tijdens het boeken mogen worden toegevoegd. Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). ‘Kenteken’ en ‘Kilometerstand’. 4. 11. Document/Stamgegevens systeem/Subadministratiekenmerken (F1) . 13. Kenmerken verwijzen naar de gegevens die u in subadministraties wilt invoeren.17 BusinessDimensions 247 Kenmerken van het type Lijst zijn als gebruikerslijst aangemaakt door AccountView. 12. Als u dit veld niet markeert. 3. Markeer Vrij te kiezen als de subadministratie in alle boekingsregels (ook in logistieke boekingen) mag worden gebruikt. Kies Toevoegen en voer een waarde en de omschrijving van de waarde in. 5. Kies de tab Kenmerken. Kies Toevoegen en selecteer het gewenste kenmerk. Markeer Alle velden verplicht als alle kenmerken van een subadministratie tijdens het invoeren van gegevens verplicht zijn. Selecteer een kenmerk. en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Voer een code en een omschrijving voor de subadministratie in. U bepaalt per subadministratie de instellingen en u koppelt de juiste kenmerken. tab Waarden. moet u alle lijstwaarden hier vastleggen. zoals ‘Serienummer’. De velden staan in dezelfde volgorde als op de tab Kenmerken in Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties/F6. Subadministraties vastleggen en kenmerken koppelen Na het invoeren van de kenmerken legt u de subadministraties vast. Tijdens het invoeren van subadministratiegegevens met Bewerken/Subadministraties worden de kenmerken als velden getoond. We raden u aan om een kenmerk aan één bepaalde subadministratie te koppelen. Afbeelding 17. Als u dit veld niet markeert. 2. Kies Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties. moet u de subadministratie aan alle relevante grootboekrekeningen en artikelen koppelen. Subadministraties en kenmerken indelen (245) Zo legt u een subadministratie vast: 1.

moet u ook koppelingen leggen met alle relevante grootboekrekeningen. Koppeling met grootboekrekeningen Koppel de gewenste rekeningen Koppel de gewenste rekeningen n. Subadministraties hoeven niet te worden gekoppeld aan BTW-rekeningen (tegenrekeningen van BTW-codes).v.248 Algemeen 17. demarkeert u Vrij te kiezen in Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties/F6. Koppel de gewenste subadministratie in Subadministratie 1.t.1. Het bovenstaande overzicht heeft alleen betrekking op het venster Dagboekinvoer. Alleen mogelijk in combinatie met bepaalde rekening in het venster Dagboekinvoer.t. Altijd mogelijk. 2. Situatie voor boeken op subadministratie Alleen mogelijk in combinatie met bepaalde rekening in het venster Dagboekinvoer. Bepaal per subadministratie op welke manier op de subadministratie kan worden geboekt in het venster Dagboekinvoer. Daardoor kan op de subadministratie worden geboekt in de vensters Inkooporder. Daarom moeten ook de rekeningen die aan de artikelgroep zijn gekoppeld.v. dan wordt Alle velden verplicht automatisch gedemarkeerd. kan op deze subadministratie niet worden geboekt via logistieke boekingen. Velden niet verplicht.5 Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen Als een subadministratie alleen in combinatie met bepaalde grootboekrekeningen. worden gekoppeld aan de subadministratie. U kunt maximaal drie subadministraties koppelen per grootboekrekening. U kunt het boeken op een subadministratie bij bepaalde rekeningen verplicht stellen. Kies Bestand/Grootboek. Koppel de subadministratie aan de gewenste rekeningen en markeer Alle velden verplicht in Document/Stamgegevens systeem/Subadministraties/F6. Als u subadministraties aan artikelen wilt koppelen.subadministraties). Op dezelfde manier kunt u subadministraties verplicht stellen voor logistieke boekingen (koppeling artikelen . De subadministratie ‘Autokosten’ kan alleen tijdens het boeken op deze grootboekrekeningen worden gebruikt. Door deze subadministratie niet aan artikelen te koppelen. 4. . U kunt de subadministratie ‘Autopark’ bijvoorbeeld koppelen aan de rekeningen ‘Leasekosten auto’ en ‘Brandstofkosten auto’. nadat u het juiste artikel hebt geselecteerd. Alle velden verplicht. Productieorder en Voorraadbladzijde. Kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Gemarkeerd Gedemarkeerd Tabel 17. Velden niet verplicht. De subadministratiegegevens worden tijdens het journaliseren doorgesluisd naar het Journaal. Als u Vrij te kiezen markeert. 3. Zo koppelt u een subadministratie aan een grootboekrekening: 1. artikelen en projecten mag worden gebruikt. tab Invoer. Alle velden verplicht Gemarkeerd Vrij te kiezen Gedemarkeerd Gedemarkeerd n. Vervolgens koppelt u de subadministratie aan de gewenste grootboekrekeningen en artikelen. Selecteer de gewenste grootboekrekening. Verkooporder.

Andere koppelingen kunnen worden gelegd in Bestand/Handel/Artikelen/F6. U kunt eventueel selecteren op een bepaalde subadministratie met Beeld/Selecteren. 2. 5. . Hierdoor worden grootboekrekeningen zonder subadministraties niet getoond. 3. Tijdens het boeken op de rekening ‘Leasekosten auto’ kunt u ook op de subadministratie ‘AUTOPARK’ boeken. Als u alleen grootboekrekeningen wilt selecteren met minimaal één gekoppelde subadministratie. Kies Subadministratie 1 en kies Toevoegen om een kolom voor dit veld toe te voegen aan het venster Grootboek. Dit wordt alleen toegelicht voor het venster Grootboek. Kies Bestand/Grootboek. Voeg ook de kolommen toe voor Subadministratie 2 en Subadministratie 3. De kolommen worden getoond in het venster Grootboek. 4. U kunt in de vensters Grootboek en Artikelen controleren welke subadministraties zijn gekoppeld. kiest u Niet leeg in Conditie. Zo controleert u de koppelingen van subadministraties aan het grootboek: 1.9. Selecteer Grootboek in Kolommen selecteren uit. 6. Kies Beeld/Kolommen. en werkt voor de andere vensters op dezelfde manier.17 BusinessDimensions 249 Afbeelding 17.

U kunt ervoor zorgen. Verkooporder. Ook in dat geval worden subadministratiegegevens aan de betrokken BTW-rekeningen toegevoegd. Hierdoor kan het voorkomen dat subadministratiegegevens ook op BTW-rekeningen worden geregistreerd. worden deze op de grootboekrekeningen in de boekingsregels geregistreerd. Voor het invoeren van subadministratiegegevens in een boekingsregel moet u de invoervensters wijzigen.6 Boekingen op subadministraties invoeren U kunt boekingen op subadministraties invoeren tijdens het invoeren van boekingen. Deze subadministratiegegevens worden geregistreerd op de rekeningen ‘BTW af te dragen hoog’ en ‘Omzet’. maar niet op de verzamelrekening ‘Debiteuren’ (deze maakt namelijk deel uit van de kopregel van de boeking). De instelling Vrij te kiezen van deze subadministratie is gedemarkeerd. De andere rekeningen zijn de tegenrekening van de ingevoerde BTWcode en van de ingevoerde debiteur. net zoals bij het boeken op de subadministraties Crediteuren en Debiteuren. Als u de subadministratiegegevens invoert.Aan BTW af te dragen hoog 190. Voorraadbladzijde en Bankafschrift (afhankelijk van uw modulesamenstelling). U kunt subadministratiegegevens in een apart invoervenster invoeren. Beide varianten worden hier besproken. ontstaan er doorgaans drie regels in het venster Journaal: Debiteuren 1190.250 Algemeen Afbeelding 17. wordt ook de subadministratie Debiteuren gemuteerd. U kunt boeken op subadministraties in de vensters Dagboekinvoer. U hebt de rekening ‘Omzet’ gekoppeld aan de subadministratie ‘Serienummers’. Grootboekrekeningen selecteren waaraan minimaal één subadministratie is gekoppeld Bestand/Handel/Artikelen (F1) 17.10. Zie Subadministraties aan grootboekrekeningen en artikelen koppelen [248] voor meer informatie. of in een boekingsregel. zelfs als deze niet aan de subadministratie zijn gekoppeld. U kunt in de boekingsregel één set subadministratiegegevens invoeren. waardoor alleen op deze subadministratie kan worden geboekt nadat u de rekening ‘Omzet’ . Inkooporder. Als u bijvoorbeeld een boeking in een verkoopboek invoert. dat subadministraties alleen in combinatie met bepaalde grootboekrekeningen kunnen worden gebruikt.U hebt de rekening ‘Omzet’ in de boekingsregel ingevoerd. Productieorder. De instellingen per subadministratie bepalen hoe u op een subadministratie kunt boeken.Aan Omzet 1000. U kunt de velden van een subadministratie verplicht stellen. en subadministraties aan grootboekrekeningen koppelen. Als u bijvoorbeeld één boekingsregel invoert in een verkoopboek.

De beschikbare subadministraties worden in een apart venster getoond. Selecteer het gewenste dagboek. en kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). 8. Als u vaak gegevens in subadministraties moet invoeren. 3. 7. worden aangeduid met een uitroepteken (!). Als u deze rekening kiest in een verkoopboek worden eventuele subadministratiegegevens ook geboekt op de rekening ‘BTW af te dragen hoog’. zijn pas beschikbaar nadat u de betreffende grootboekrekening hebt ingevoerd. Markeer Vrije lijst als u nieuwe gegevens voortaan direct tijdens het boeken wilt invoeren. De asterisk (*) achter de subadministratienaam op de tab geeft aan dat deze subadministratie niet verplicht is. 6. 2. In vrije gebruikerslijsten kunt u zelf gegevens invoeren. Afbeelding 17. Het invoerproces in alle vensters verloopt op dezelfde manier. Invoervensters voor subadministraties wijzigen (252) Zo voert u via een dagboek gegevens in een subadministratie in: 1. ook al is deze rekening niet aan de subadministratie ‘Serienummers’ gekoppeld. Subadministraties die aan een bepaalde grootboekrekening zijn gekoppeld.11. Alleen het invoeren van gegevens via het venster Dagboekinvoer wordt toegelicht. Voer per subadministratie de gewenste gegevens in. Veelgestelde vragen • Ik wil een gegeven toevoegen aan een lijst. Kies Opties/Gebruikerslijsten en voer het ontbrekende gegeven in. U kunt de een nieuw gegeven direct in het invoerveld invoeren. Sluit het venster en rond de boeking op de normale manier af. kunt u de invoervensters wijzigen om de invoer te versnellen. Gekoppelde subadministraties waarvan alle velden verplicht zijn. Voer de algemene informatie over de boeking op de normale manier in.17 BusinessDimensions 251 hebt gekozen in een boekingsregel. . Kies Bestand/Dagboekbladzijden. maar dit is niet mogelijk. 4. De beschikbare gegevens worden getoond in een keuzelijst. Elke subadministratie staat op een aparte tab. Kies Bewerken/Subadministraties. Gegevens in subadministraties invoeren U kunt gegevens in subadministraties invoeren vanuit boekingsregels. 5. Kies Toevoegen en voer de eerste boekingsregel in.

Selecteer het gewenste dagboek. terwijl de minder gebruikte kenmerken verder naar rechts staan. 7. kiest u Zoeken/Grootboekkaart vanuit het venster Grootboek. 4. Grootboekkaart en Artikelkaart. Alle kenmerken worden getoond in Beschikbare kolommen. Controleer de kolomweergave in het venster Dagboekinvoer. Hierdoor kunt u verplichte kenmerken direct na het veld Bedrag opnemen. welke gegevens u wilt opvragen. 2. Kies Bestand/Dagboekbladzijden. Voer de gewenste subadministratie in en geef in Rekeningen aan. Kolomweergave wijzigen ( ) Subadministraties opvragen via het journaal U kunt subadministratiegegevens ook opvragen in het venster Journaal.en winstrekeningen. Verkooporder. 5. U selecteert in het veld Rekeningen de rekening die in een boekingsregel is gebruikt. Alleen het wijzigen van het venster Dagboekinvoer wordt toegelicht. Verplaats de gewenste kolommen naar Kolommen weergeven in deze volgorde en wijzig eventueel de volgorde. horen altijd bij een bepaalde boekingsregel. Om subadministratiegegevens in een grootboekkaart op te vragen. Gegevens die zijn ingevoerd in de vensters Inkooporder. 6. Dit venster bevat alle boekingen van het huidige boekjaar. 4. als de betreffende boekingen zijn verwerkt in de financiële administratie.7 Rapportage subadministraties U kunt snel een draaitabel met gegevens opvragen vanuit het venster Grootboek of Journaalhistorie meerdere jaren. Kies OK om de draaitabel aan te maken. De draaitabel wordt getoond in Microsoft Excel. Zo vraagt u snel een draaitabel op: 1. U kunt veelgebruikte velden (kenmerken) van subadministraties in boekingsregels opnemen als extra invoerkolommen. Productieorder. Artikelhistorie. Het wijzigen van de invoervensters Dagboekinvoer. Kies Bestand/Grootboek of Document/Stamgegevens administratie/Journaalhistorie meerdere jaren. 17. Daarnaast kunt u gegevens van subadministraties opvragen via de vensters Journaal. U hebt in dit venster de volgende mogelijkheden: . en kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). 9. Inkooporder. Daarnaast kunt u de volgorde van de kolommen wijzigen. Selecteer Aangepaste velden in Beschikbare kolommen. Voorraadbladzijde en Bankafschrift verloopt op dezelfde manier. Gegevens die in de subadministratie zijn vastgelegd. Voer de algemene informatie over de boeking op de normale manier in.252 Algemeen Invoervensters voor subadministraties wijzigen Bij grote aantallen mutaties in subadministraties kunt u de invoervensters wijzigen. In deze draaitabel kunt u de weergave van gegevens beperken tot balansrekeningen of verlies. Zie Kolommen toevoegen en verwijderen [ ] voor meer informatie. 3. Kies Beeld/Weergave bewaren om de weergave te bewaren. Voeg vervolgens kolommen voor de subadministratiekenmerken toe. Kies Toevoegen om een eerste boekingsregel aan te maken. Productieorder en Voorraadbladzijde worden alleen getoond in het venster Journaal. U kunt de volgorde eventueel wijzigen door kolommen te verslepen. Microsoft Excel wordt gestart en de draaitabel wordt getoond. Kies Beeld/Kolommen. Zo wijzigt u de kolomweergave van een dagboek: 1. 8. Kies Rapporten/Subadministratie. Verkooporder. 3. 2.

4.voorbeeld (243). Autoparkbeheer .8 Eindejaarsverwerking subadministraties De actuele volledige procedure voor de eindejaarsverwerking. Kolomweergave wijzigen ( ). Ook kunt u een draaitabel aanmaken in Microsoft Excel. Alle boekingen worden getoond. kunt u ook opvragen in de vensters Artikelhistorie en Artikelhistorie meerdere jaren. Kolomweergave wijzigen ( ) 17. Serienummerregistratie . De subadministratiegegevens worden nog niet getoond. Het werken met de Artikelhistorie wordt hieronder toegelicht. 2. 3. Kies Document/Stamgegevens administratie/Artikelhistorie of Bestand/Handel/Artikelen en vervolgens Zoeken/Artikelhistorie. U kunt selecteren op subadministratiegegevens. 3. Supportinformatie. U kunt selecties op subadministratiegegevens definiëren.accountview. De algemene procedure in het hoofdstuk Perioden en jaren afsluiten [ ] bevat alleen een globaal overzicht van de werkwijze. Eindejaarsverwerking. Supportnotes. U hebt in deze vensters de volgende mogelijkheden: • U kunt kolommen met subadministratiegegevens toevoegen. Na het uitvoeren van een selectie kunt u een draaitabel opvragen waarin alleen de geselecteerde gegevens worden getoond. Subadministraties opvragen via het journaal (252). U kunt selecties maken en kolommen toevoegen of de volgorde van kolommen wijzigen. Kies Bestand/Journaal. Verkooporder. U kunt de huidige weergave eventueel bewaren met Beeld/Weergave bewaren. inclusief extra informatie voor ‘BusinessDimensions’. Kies Beeld/Kolommen om kolommen toe te voegen of te verwijderen. 5. Hierdoor kunt u de weergave in het vervolg opvragen met Beeld/Weergaven beheren. 6.17 • • • BusinessDimensions 253 U kunt kolommen met subadministratiegegevens toevoegen. • Na het uitvoeren van een selectie kunt u een draaitabel opvragen waarin alleen de geselecteerde gegevens worden getoond. Kies Bewerken/Draaitabel in Microsoft Excel aanmaken om een draaitabel op te vragen. vindt u altijd op onze website (www. Kies Beeld/Selecteren om te selecteren op bepaalde veldwaarden.voorbeeld (239). • U kunt selecteren op subadministratiegegevens. Zo vraagt u subadministratiegegevens op in de artikelhistorie: 1.nl). Door de combinatie van het wijzigen van de kolomweergave en het toepassen van selecties kunt u precies die gegevens opvragen die u nodig hebt. De subadministratiegegevens worden nog niet getoond. Eindejaarsverwerking uitvoeren ( ) . Zo vraagt u subadministratiegegevens op in het journaal: 1. Kies achtereenvolgens Klanten. 2. Selecties definiëren ( ) Subadministraties opvragen via de artikelhistorie ⌧ BusinessDimensions Handel Subadministratiegegevens die zijn ingevoerd in de vensters Inkooporder. Alle logistieke boekingen worden getoond. Productieorder en Voorraadbladzijde.

18. BusinessModeller
De BusinessModeller biedt u de mogelijkheid om AccountView op verschillende niveaus uit te breiden. U kunt AccountView
uitbreiden met eigen velden op bestaande vensters. Deze mogelijkheid is bedoeld voor bedrijven die voor hun branche of voor hun
bedrijf een beperkte hoeveelheid extra informatie willen opslaan, die binnen de standaardstructuren van AccountView past.
Verzekeringsvelden toevoegen aan de stamgegevens van debiteuren, of kleur- of kwaliteitsinformatie toevoegen aan de
stamgegevens van artikelen.
Het is ook mogelijk om geheel nieuwe objecten toe te voegen, inclusief de bijbehorende vensters. Deze mogelijkheid is bedoeld voor
bedrijven die gegevens willen vastleggen die weinig raakvlakken hebben met de standaardgegevens in AccountView.
Een bestand met reisbestemmingen toevoegen voor een reisbureau.
Ten slotte bestaat de mogelijkheid om menu-opties toe te voegen. Met zo’n menu-optie kan dan programmacode worden uitgevoerd
of een apart venster worden opgeroepen.
De boeking van een reis verwerken in de financiële administratie.
U kunt de gebruikerstoegang tot deze menu-opties beperken als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Dit wordt apart toegelicht.
Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (147)

18.1 Functionaliteit BusinessModeller
BusinessModeller is een uitbreiding op AccountView Business. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit:








Toegang tot de Data Dictionary van AccountView.
Velden toevoegen aan AccountView.
Gebruikerslijsten en -menu’s.
Uitbreiding installeren.
Verwijzingen naar objecten, menu-opties en scripts toevoegen in de AccountView Verkenner.
De volledige functionaliteit van de module AccountView COM Server, waarmee u AccountView via COM kunt aanspreken
vanuit uw eigen applicatie (zie de aparte documentatie hierover).
Setup Wizard, inclusief gebruikersweergaven exporteren en importeren.
Tabellen toevoegen aan AccountView.
Technische ondersteuning door de afdeling Support (nadat de cursus is voltooid).

18.2 Velden toevoegen
U verkoopt bijvoorbeeld reizen, en u wilt de stamgegevens van debiteuren uitbreiden met een aantal velden die voor een reisbureau
van belang zijn. U bent namelijk verplicht om voor al uw klanten een telefoonnummer vast te leggen waarmee bij een ongeval de
familieleden kunnen worden gewaarschuwd.

256

Algemeen

Afbeelding 18.1. In het venster Stamgegevens debiteur wilt u uw reisinformatie op een aparte tab toevoegen.

Afbeelding 18.2. In het venster Gebruikersvelden (Opties/Gebruikersvelden) kunt u velden toevoegen aan de tabel met
debiteuren.

18

BusinessModeller

257

Afbeelding 18.3. Voor elk veld dat u toevoegt, kunt u kiezen uit verschillende veldtypen. Validaties worden automatisch toegepast.

Afbeelding 18.4. In het venster Gebruikersvelden ziet u de velden die u hebt toegevoegd. Zodra u dit venster verlaat, worden de
velden automatisch toegevoegd aan de standaardvelden van AccountView.

258

Algemeen

Afbeelding 18.5. In het venster Stamgegevens debiteur is nu automatisch een tab Reis toegevoegd, waarop de velden bovendien
automatisch zijn geplaatst in de opgegeven volgorde. Vanaf dit moment kunt u uw reisinformatie invoeren.

Afbeelding 18.6. Bovendien vormen uw reisvelden automatisch een integraal onderdeel van AccountView: u kunt erop selecteren
en zoeken, u kunt overzichten opvragen, en u kunt de velden standaard in de overzichtsvensters opnemen.

18

BusinessModeller

259

18.3 Objecten toevoegen
U verkoopt bijvoorbeeld reizen, en u wilt uw reizenprogramma opslaan in een apart bestand.

Afbeelding 18.7. In de Data Dictionary (Document/Stamgegevens programma/Data Dictionary) kunt u een aparte tabel
Bestemmingen aanmaken waarin u uw reisinformatie kunt opslaan.

Afbeelding 18.8. Nadat u de tabel hebt aangemaakt, wordt deze onmiddellijk een integraal onderdeel van de Data Dictionary van
AccountView.

9. Afbeelding 18.260 Algemeen Afbeelding 18. In de Veldendictionary (Zoeken/Velden) kunt u vervolgens de velden toevoegen voor de informatie die u wilt opslaan. .10. Desgewenst kunt u de volgorde wijzigen waarin de velden op vensters worden getoond (Bewerken/Volgorde gebruikersvelden wijzigen).

18 BusinessModeller Afbeelding 18.11. 261 .12. Uw tabel met reisbestemmingen maakt direct deel uit van de stamgegevens van uw administratie (Document/Stamgegevens administratie). Zowel het overzichtsvenster (de tabel) als het invoervenster zijn automatisch aangemaakt. U kunt uw bestemmingen meteen invoeren. Afbeelding 18.

Afbeelding 18. In het venster Stamgegevens gebruikersmenu (Opties/Gebruikersmenu’s) selecteert u het object en het menu waar u de optie wilt toevoegen. Zelfs de rapportage is automatisch geregeld met Rapporten/Lijst.262 Algemeen Afbeelding 18.14.13. .4 Menu-opties toevoegen U wilt bijvoorbeeld een menu-optie toevoegen waarmee u het venster Bestemmingen kunt opvragen vanuit het venster Artikelen: Afbeelding 18.15. 18. Op de tab Script selecteert u de taal waarin u het object Bestemmingen wilt aanroepen.

maar ook het bijbehorende virtuele object.5 Taakgerichte interfaces toevoegen Met taakgerichte interfaces kunt u bijvoorbeeld aparte vensters Medewerkers en Stamgegevens medewerker maken. dan ziet u dat de menu-optie beschikbaar is. Een ander voorbeeld is een apart onderhoudsvenster voor magazijnmedewerkers. op een paar medewerkers na die die informatie wel mogen zien. U selecteert in het venster Data Dictionary de tabel met stamgegevens waar u de taakgerichte interface op wilt baseren (bijvoorbeeld EMPLOYEE). Een nieuwe taakgerichte interface voegt u toe op basis van een bestaande administratietabel.maar geen inkoopgegevens mogen zien. . die wel artikel.18 BusinessModeller 263 Afbeelding 18. 18. waarmee u meteen aan de slag kunt. Als u het venster verlaat en vervolgens Bestand/Handel/Artikelen kiest.16. Vervolgens geeft u aan welke velden uit de bestaande tabel u wilt gebruiken. en kiest Document/Taakgerichte interface toevoegen. en u wijzigt waar nodig de veldinstellingen. waarin de salarisen tariefinformatie niet zichtbaar is. Met de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I of Uitgebreide toegangsbeveiliging II kunt u er dan voor zorgen dat iedereen deze aparte vensters gebruikt. Het resultaat is niet alleen een nieuwe taakgerichte virtuele tabel.

Om een taakgerichte interface voor adresgegevens van medewerkers te maken.. Afbeelding 18..264 Algemeen Afbeelding 18.18. …hoeft u alleen de velden te markeren die u wilt opnemen en Voltooien te kiezen… .17.

. en alleen Gewijzigde velden ... U kunt op de tweede pagina de volgende veldinstellingen wijzigen: • Nieuwe veldomschrijving: een vervangende omschrijving voor het veld • Wg: veld op overzicht.19. Het object (de vensters) wordt automatisch aangemaakt als u op de eerste pagina het (verplichte) veld Nieuwe objectcode invoert. In de meeloopinformatie onder in het venster ziet u meer informatie over het geselecteerde veld..om de menu-optie Document/Stamgegevens administratie/Medewerkeradresgegevens beschikbaar te maken.en stamgegevensvenster weergeven • Kol: veld is beschikbaar in Beeld/Kolommen in het overzichtvenster • Srt: veld is beschikbaar in Beeld/Sorteren in het overzichtvenster • Sel: veld is beschikbaar in Beeld/Selecteren in het overzichtvenster Als u in een kolom klikt. kunt u daarna met SPATIE en de pijltoetsen de instellingen ‘pijlsnel’ wijzigen.. Daar kunt u ook met Herstellen alle wijzigingen van een veld ongedaan maken. . dan wordt dat veld overgenomen in de taaktabel (de tabel die wordt aanmaakt in de Data Dictionary). dat u meteen kunt gebruiken..18 BusinessModeller 265 Afbeelding 18. . Zo ja. Afbeelding 18.inclusief stamgegevensvenster. Het veld Ap (Aangepast) geeft aan of de veldinstellingen zijn gewijzigd.20.

Daarom verschijnt er een waarschuwing als u Herstellen kiest in Taakgerichte interface wijzigen. zijn afkomstig uit de oorspronkelijke basistabel. wijzigingen aan te brengen in de taaktabel. . dan zelf nog verwijderen. en na Voltooien wordt het veld dan ook verwijderd uit de taaktabel. bijvoorbeeld om verschillende vormen van handelingen of rechten te implementeren voor verschillende groepen medewerkers. Dergelijke wijzigingen gaan verloren als u voor een veld Herstellen kiest in Taakgerichte interface wijzigen: de veldinstellingen worden gelijkgesteld aan die van de oorspronkelijke basistabel. maar de overige veldinstellingen nog wilt bewerken. U moet de onvoltooide taaktabel. uiteraard inclusief de instellingen die u hebt gewijzigd. aangevuld met de afwijkende velden en instellingen uit de taaktabel. De werkwijze komt grotendeels overeen met Document/Taakgerichte interface toevoegen. en vervolgens worden alle gewijzigde velden daarin één voor één overgenomen. De velden en instellingen die worden getoond. Mocht er tijdens dat proces onverhoopt iets misgaan. Dat laatste is bijvoorbeeld handig als u Wg hebt gemarkeerd voor de velden die u wilt opnemen.266 Algemeen weergeven. Taakgerichte interfaces wijzigen Nadat u een taakgerichte interface hebt toegevoegd. Voor elk gewijzigd veld worden alle instellingen overgenomen (Veldtype. Voor die laatste velden is de kolom Ap gemarkeerd. dan wordt dit gemeld en wordt het aanmaken gestopt. inclusief de velden die waren aangemaakt. Als u Voltooien kiest. Het is ook mogelijk om rechtstreeks in de Data Dictionary (buiten deze optie om). Veldbreedte enzovoort). wordt eerst de taaktabel aangemaakt in de Data Dictionary. kunt u wijzigingen aanbrengen met Document/Taakgerichte interface wijzigen. Zo kunt u taakgerichte interfaces ‘op elkaar stapelen’. Overigens kan een taakgerichte interface ook probleemloos op een virtuele tabel worden gebaseerd.

Boven. Uitgebreide selectie. lettertype. groepshoofd per niveau instelbaar. Afdrukvoorbeeld op elk moment tijdens definitie op te vragen om tussenresultaat te bekijken. BusinessReporter is volledig geïntegreerd met tabellen en velden die zijn toegevoegd met BusinessModeller. en (in AccountView Business) verzending per e-mail. Daarnaast kunt u BusinessReporter gebruiken om snel en eenvoudig exportbestanden te maken. export naar Microsoft Excel. Dit wordt in een aparte paragraaf behandeld. minimum en maximum. Mogelijkheid om gestandaardiseerde veldwaarden als omschrijving ('Balans') of waarde ('1') op te nemen. BusinessReporter Voor bedrijven die meer informatie uit hun administratie willen halen. Gebruikersrapporten maken deel uit van de stamgegevens van het programma en worden daarom niet beïnvloed door updates of uitbreidingen van AccountView. som.19. BusinessDimensions Financieel of System Development Kit. exporteren in verschillende formaten. eventuele venstersortering wordt automatisch vervangen door eventuele rapportsortering. voor alle administraties. of een geïntegreerde rapportage opstellen van AccountView-gegevens en gegevens uit een gekoppeld branche-pakket. Alle tabelvelden beschikbaar als mogelijke kolommen op het rapport. biedt BusinessReporter krachtige mogelijkheden om zelf professionele gebruikersrapporten te definiëren. Al dan niet toepassen van vensterweergave (sortering.en sorteringsfunctionaliteit ook binnen rapportdefinitie beschikbaar. maar ook voor eindgebruikers. daarom is de module niet alleen geschikt voor AccountView-consultants. Standaard kunt u alle rapporten in AccountView. dus ook gebruikersrapporten. Groeperen tot op twee niveaus. aan een venster is gekoppeld. Gegevens uit elke tabel opnemen die standaard. Rapporten op eigen tabellen krijgen automatisch de ‘look and feel’ van AccountView. en die door meerdere gebruikers te laten toepassen. selectie) per rapport instelbaar. inclusief de standaarduitvoerfaciliteiten zoals bewaren als PDF. Zowel gedetailleerde als samengevatte rapporten. Programmeren is niet nodig. samenvatting automatisch verdicht op groepsniveaus. Maar met BusinessReporter kunt u ook in één keer een volledige exportdefinitie volgens uw eigen specificaties vastleggen. BusinessReporter voor gevorderden (276) 19. . inclusief afdrukstand (staand/liggend). sortering op groepsniveau wordt automatisch toegepast. Daarmee kunt u de SQL Query verfijnen en krijgt u volledige controle over de rapportlayout. gemiddelde. Uitgebreide layoutmogelijkheden. In combinatie met de module System Development Kit komt een reeks faciliteiten voor gevorderden ter beschikking in het definitieproces van een rapport. -weergave en -grootte. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: • • • • • • • • • • • • Gebruikersrapporten voor elk venster van AccountView aanmaken.1 Functionaliteit BusinessReporter Deze module is een uitbreiding op AccountView Business. Zo kunt u bijvoorbeeld extra rapporten over uw BusinessDimensions Financieel maken. Deze definitie hoeft daarna alleen nog maar uit het menu gekozen te worden om de export uit te voeren. Met BusinessReporter kunt u in elk venster van AccountView rapporten definiëren met precies die informatie die u nodig hebt. Bijvoorbeeld om uw branche-pakket van actuele gegevens te voorzien of om uw website bij te werken.en onderbereikrapportage (bijvoorbeeld Top-10) op basis van aantallen of percentages van eerste sortering. direct of indirect. Veldberekeningen mogelijk per groep: aantallen. Een eenvoudige wizardinterface schermt de complexe gegevensstructuur van de onderliggende relationele Microsoft-database af.

. In de wizard worden de instellingen van het venster dan automatisch overgenomen als rapportinstellingen. Dit wordt behandeld in een aparte paragraaf. 3. groepshoofd. Per rapport kunt u een notitie invoeren. waarmee het straks in het menu Rapporten kan worden gekozen. 2. Dit wordt apart toegelicht. Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (147) 19. • In het submenu Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken. Om de wizard te starten. In Algemeen.268 • • • • Algemeen Onderscheid tussen rapporttitel (voor gebruiker) en uitgebreide toelichting (alleen voor beheerder). selecties en sorteringen toe te passen. Voer de gegevens in de wizard in. • In een lijst in het venster Gebruikersrapporten (optie Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken) Elk rapport ook definieerbaar als 'gebruikersexport'. waarmee relevante informatie over het rapport (bijvoorbeeld opzet of gebruik) kan worden vastgelegd voor andere medewerkers of voor later onderhoud. Open het venster waarin u een gebruikersrapport of exportbestand wilt maken.en layoutinstellingen worden automatisch overgeslagen. Rapporten in drie verschillende varianten aan gebruikers beschikbaar stellen: • In het menu Rapporten van het betreffende venster. het eerste venster van de wizard. 19.3 Gebruikersrapporten aanmaken Het aanmaken van een gebruikersrapport wordt uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. kiest u Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken. U kunt de gebruikerstoegang tot gebruikersrapporten beperken als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Kies Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken. geeft u het rapport een beschrijvende naam (‘Omzetanalyse per vestiging’). omdat we daar een overzicht van alle omzetmutaties hebben. Alle aangemaakte gebruikersrapporten beschikbaar en wijzigbaar vanuit een apart beheervenster. U kunt op een snelle manier een gebruikersrapport aanmaken door eerst de weergave van het venster te wijzigen.2 Werkwijze BusinessReporter Zo maakt u een gebruikersrapport of exportbestand aan: 1. In het voorbeeld maken we een rapport waarin men een overzicht van de omzetmutaties per vestiging wil opvragen. dat alleen een exportbestand oplevert. Basisgegevens vastleggen We maken het rapport aan in het venster Journaal (Bestand/Journaal). markeert u hier het veld Rapport alleen exporteren. Als u een exportdefinitie in plaats van een rapport wilt aanmaken. en vervolgens Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken te kiezen. Druk op F1 in de wizard Gebruikersrapport aanmaken voor meer informatie over de velden.

Leg de basisgegevens van het gebruikersrapport vast. Voor dit rapport kiest u Liggend. Eventuele intrastat-tabellen die gerelateerd zijn aan de hoofdtabel worden niet getoond. ‘bedragvelden’ of ‘veelgebruikte velden’. Exportbestanden met BusinessReporter aanmaken (274). Ook kunt u hier het standaardveldgroeperingssysteem van AccountView gebruiken. kunt u kiezen welke hoofdtabel met bijbehorende gerelateerde tabellen onderdeel wordt van het rapport. is de weergave niet van een zo’n standaardrapport te onderscheiden. Voor de omzetanalyse hebt u per journaalregel. de periode. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken (F1) Afdrukstand en lettertype kiezen In Weergave kiest u of het rapport staand of liggend wordt afgedrukt. waarmee u bijvoorbeeld gemakkelijk velden kunt selecteren uit alle ‘adresvelden’.1. U sleept ze eenvoudig naar de rechterkolom. Deze zijn wel beschikbaar om te gebruiken in het rapport. maar ook met de verplaatsknoppen links naast de velden in de rechterkolom. Als er meerdere hoofdtabellen beschikbaar zijn. het rekeningnummer. en welke lettertypen moeten worden gebruikt. Met lettertypen die standaard voor AccountView-rapporten worden gebruikt. Afbeelding 19. omdat u verwacht veel kolommen te presenteren. U kunt deze lijst uitbreiden met velden uit alle gerelateerde tabellen. De grafische weergave van de gerelateerde tabellen wordt steeds bijgewerkt op basis van de geselecteerde hoofdtabel. In dit geval is er slechts één hoofdtabel beschikbaar: Journaal. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Weergave (F1) Velden in detailregels bepalen Standaard worden in Detailregels de velden getoond die in de actieve weergave zichtbaar zijn. . De hoofdtabel plus de gerelateerde tabellen voor het actieve venster worden automatisch getoond. De volgorde kunt u wijzigen met de knoppen Omhoog en Omlaag. of u voegt ze met de knoppen toe. de omschrijving van de mutatie en het bedrag nodig.19 BusinessReporter 269 De gegevens in de vensters van AccountView zijn afkomstig uit tabellen.

Hier geeft u ook aan of u de gegevens op het rapport Gedetailleerd of Samengevat wilt weergeven. waarmee u de splitsing per vestiging realiseert. Met de knop Voorbeeld kunt u een afdrukvoorbeeld opvragen van uw rapport in wording. In ons rapport willen we alle mutaties kostenplaatscode tonen. Op dit moment toont het rapport alle journaalregels. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Detailregels (F1) Gegevens groeperen Nu bekend is welke velden u wilt weergeven.2. Bepaal welke velden in het rapport worden opgenomen. kunt u in Groepering de gegevens op twee niveau’s groeperen. Een groeperingsveld hoeft geen veld in het rapport zelf te zijn. dus we kiezen voor Gedetailleerd. In het laatste geval toont het rapport alleen het totaal per groep. Voor uw omzetanalyse groepeert u op kostenplaatscode.270 Algemeen Afbeelding 19. .

Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Groepshoofd 2 (F1) Gegevens selecteren Vervolgens kunt u in Selectie de gegevens voor het rapport selecteren. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Groepering (F1) Groepshoofd vastleggen Als u een groepering gebruikt. . Standaard wordt een eventuele selectie van de weergave overgenomen. Dit kan niet als u het rapport als exportbestand hebt gemarkeerd of als u de rapportweergave Samengevat hebt gekozen. worden die ook per groep weergegeven. Afbeelding 19. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Groepshoofd 1 (F1). dat wil zeggen. maar ook het saldo per kostenplaats. regels waarvoor een kostenplaatscode is ingevoerd.19 BusinessReporter 271 Als u berekende velden gebruikt (zie verderop). en waarvan de grootboekrekening een Omzetrekening is. maar in dit geval wilt u alleen omzetgegevens per vestiging tonen. Het rapport toont dan niet alleen het rapporttotaal. kunt u in Groepshoofd de titelvelden per groep vastleggen (bijvoorbeeld kostenplaatscode en omschrijving). Dat gaat op dezelfde manier als in Beeld/Selecteren. Groepeer de gegevens per kostenplaats.3.

Bij het opvragen van het rapport wordt dan eerst een venster met een invoerveld getoond. zodat alleen relevante gegevens worden getoond. som. De gebruiker kan hier een waarde invoeren of selecteren uit een opvraaglijst. 10. Met een Top-selectie vindt u soms meer regels op het rapport dan het opgegeven aantal.4. door in de volgende stap het rapport zo te sorteren dat de laagste waarden bovenaan staan. 5). 2. wordt daar automatisch op gesorteerd. Als u een groepering hebt vastgelegd. Zo wordt uw rapport automatisch op Kostenplaatscode (vestiging) gesorteerd. 10. In dit geval totaliseert u het mutatiebedrag. Binnen de vestiging kunt u de regels dan bijvoorbeeld op Periode sorteren. 20. Met dynamische selectiecriteria kunt u de selectie van gegevens door de gebruiker laten bepalen. Het voordeel van dynamische selectiecriteria is dat u één gebruikersrapport kunt definiëren. Maak een selectie. minimum of maximum. Als bijvoorbeeld een groep artikelen voorraadaantallen heeft van 20. Op basis van de ingevoerde waarde wordt vervolgens de selectie op het rapport toegepast. waarbij steeds een ander bereik van gegevens kan worden opgevraagd. U kunt ook Top-selectie gebruiken om alleen de meeste interessante waarden op een rapport te tonen: bijvoorbeeld de debiteuren top10. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Sortering (F1) Berekeningen toevoegen U kunt nog berekeningen aan het rapport toevoegen in Berekening: aantal. Het is zelfs mogelijk om de ‘bottom-10’ op te vragen. 5. Deze berekeningen kunt u toepassen op bedragen en numerieke velden in de detailregels. . 5. U voegt dynamische selectiecriteria toe aan een gebruikersrapport door in het veld Waarde een vraagteken (‘?’) in te voeren. 10. gemiddelde. Dit wordt boven in het venster weergegeven. Er kan immers niet een willekeurige regel met voorraadaantal 10 worden genomen. 2 dan zou een top-3 toch vijf regels opleveren (20. of de debiteuren top-10%. Zo zou u in dit rapport de vestiging kunnen laten kiezen door de gebruiker. 10. als de gebruiker geen code invoert. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Selectie (F1) Gegevens sorteren In Sortering sorteert u de gegevens van uw rapport. U kunt tot drie sorteringen aangeven. of de omzet waar geen vestiging aan is gekoppeld. wordt. Dit treedt op als er meerdere regels zijn met de laatste waarde. automatisch de omzet voor alle vestigingen getoond. 20. Afhankelijk van de conditie die u vastlegt.272 Algemeen Afbeelding 19.

Indien van toepassing. en daarmee een afdrukvoorbeeld opvragen op het scherm. en of het rapport de gewenste layout heeft. In Layoutbestand kunt u eventueel een andere locatie en naam voor het rapportlayoutbestand invoeren. en zeer geschikt voor veelgebruikte rapporten. Als dat nodig is. zonder dat zij worden geconfronteerd met de definitie ervan. Rapport-opties selecteren Ten slotte geeft u in Voltooien aan hoe andere gebruikers het rapport straks kunnen opvragen: • Menu: het rapport verschijnt onder in het menu Rapporten. U kunt bovendien aangeven of u het groepshoofd wilt tonen bij het groepstotaal. Voor de sortering geldt dat dit alleen kan als u geen sortering in het rapport hebt opgegeven. Uw rapport zal vaak worden gebruikt. kan een gebruiker (als hij daar de rechten voor heeft). of voor gebruikersrapporten die minder vaak worden opgevraagd. of de selectiecriteria en andere opties doen wat u wilt. of bij kleine aantallen gebruikersrapporten. dus u kiest voor Menu. Dit kan handig zijn in vensters waar het menu Rapporten al veel opties bevat. Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Voltooien (F1) .rapport). dan worden de berekende velden per groep getoond. maar in een ‘uitklapmenu’. Uw rapport is nu automatisch toegevoegd aan het menu Rapporten in het venster Journaal. in het object (venster) waarin het is gedefinieerd. Dit is standaard. • Venster: in het menu Rapporten verschijnt een optie Gebruikersrapporten.19 BusinessReporter 273 Mochten er meerdere groepen zijn gedefinieerd. Een totaaltelling toevoegen Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken/Berekening (F1) Voorbeeld opvragen Op elk moment kunt u Voorbeeld kiezen. Zo kan het snel en gemakkelijk door andere gebruikers worden opgevraagd. moet worden overgenomen in het rapport. Afbeelding 19. de rapportdefinitie bovendien rechtstreeks vanuit het afdrukvenster opvragen en wijzigen (knop Gebr. Kies Voltooien om het rapport op te slaan. Daarmee wordt het onderhoud van gebruikersrapporten sterk vereenvoudigd. • Submenu: het rapport verschijnt in het menu Rapporten. Daarnaast kunt u aangeven of een eventuele selectie en/of sortering die door de gebruiker op het venster is toegepast.5. Met deze optie opent de gebruiker een opvraaglijst met gebruikersrapporten in een apart venster. Zo kunt u altijd zien of het rapport in wording de juiste informatie toont. kunt u aangeven of het rapport numerieke waarden of omschrijvingen moet weergeven.

19. 2. U kunt een gebruikersrapport nadat u het hebt opgevraagd ook wijzigen vanuit het venster Rapport met de knop Gebr. Rapporten gebruiken ( ) 19. worden alleen overgenomen als dit in de rapportdefinitie is vastgelegd. 3. U kunt precies aangeven wat er in het exportbestand moet worden opgenomen. Kies Rapporten.5 Gebruikersrapporten wijzigen Zo wijzigt u een gebruikersrapport: 1. Selecteer het gebruikersrapport dat u wilt wijzigen in de lijst. 2. Zo verbergt u een gebruikersrapport: 1. Kies Bewerken/Gebruikersrapport. Markeer Verbergen op de tab Algemeen. 19. Kies Document/Stamgegevens programma/Gebruikersrapporten. Eventuele selecties en sorteringen die u hebt toegepast op het venster.7 Gebruikersrapporten verwijderen Zo verwijdert u een gebruikersrapport: 1. 3. 3.8 Exportbestanden met BusinessReporter aanmaken Met BusinessReporter kunt u niet alleen snel en eenvoudig uw eigen gebruikersrapporten maken. Selecteer het rapport dat u wilt verbergen en kies Bewerken/Stamgegevens (F6/ENTER). Gevorderde gebruikers kunnen eventueel de stamgegevens van een gebruikersrapport wijzigen door in het venster Gebruikersrapporten de optie Bewerken/Stamgegevens (F6) te kiezen. . Kies Document/Stamgegevens programma/Gebruikersrapporten.rapport. Open het venster waaraan het gebruikersrapport is gekoppeld dat u wilt opvragen. BusinessReporter voor gevorderden (276) 19. 2. Op deze manier kunt u in een handomdraai gegevens exporteren. Wijzig de gegevens in de wizard Gebruikersrapport aanmaken.4 Gebruikersrapporten opvragen Zo vraagt u een gebruikersrapport op: 1.274 Algemeen 19. Kies het gebruikersrapport uit het (sub)menu. 2. maar ook complete exportdefinities. Daarna hoeft de gebruiker alleen nog maar de optie in het menu Rapporten te kiezen en eventueel de naam van het exportbestand in te voeren. Kies Document/Stamgegevens programma/Gebruikersrapporten.6 Gebruikersrapporten verbergen U kunt een gebruikersrapport eenvoudig verbergen waardoor het (tijdelijk) niet meer opvraagbaar is. Selecteer het rapport dat u wilt verwijderen en kies Bewerken/Verwijderen (CTRL+DEL). 4.

Wijzig eventueel de volgorde van de velden en kies Volgende. moet u de groepering selecteren waarop de gegevens worden verdicht. verschijnt de ingevoerde naam alleen als suggestie en kan de gebruiker een andere naam invoeren. moet worden overgenomen in het exportbestand. Daarbij kunt u kiezen of het als optie in het onderin het menu moet verschijnen. Een exportbestand aanmaken . 4. of in een opvraaglijst in een apart venster. 6. 11. Markeer het veld Rapport alleen exporteren en kies Volgende. Bij Gedetailleerd wordt een eventuele groepering genegeerd. 3. Open het venster Artikelen. 2. Kies Volgende en geef in het venster Voltooien aan hoe andere gebruikers het rapport straks kunnen opvragen in het menu Rapporten. U kunt het veld Bestand ook leeglaten. Selecteer de velden Artikelomschrijving. 10. Als u dit veld niet markeert. Artikelcode. Indien van toepassing kunt u nog aangeven of het bestand numerieke waarden of omschrijvingen moet weergeven. Kies weer Volgende. Kies in het venster Exporteren als Bestandstype Microsoft Word. Daarnaast kunt u aangeven of een eventuele selectie die door de gebruiker op het venster is toegepast. Afbeelding 19. Kies Rapporten/Gebruikersrapport aanmaken. Ook bij een exportbestand kunt u een Top-selectie opgeven. Deze worden toegelicht aan de hand van een voorbeeld waarin de basisgegevens voor een nieuwe artikelbrochure worden geëxporteerd naar een Word-bestand. Sorteer in het venster Sortering de gegevens op verkoopprijs en kies Volgende.19 BusinessReporter 275 Het aanmaken van een exportbestand gaat grotendeels hetzelfde als het aanmaken van een gebruikersrapport. Voer in het venster Algemeen een omschrijving in (‘Artikelbrochure snoeigereedschap’) voor het exportbestand en voeg eventueel een notitie met extra informatie toe. 5. Verkoopprijs en Standaardafbeelding in het venster Detailregels. Kies Volgende en voer in het venster Selectie eventueel een selectie in. Er zijn echter een paar belangrijke verschillen. Markeer Vaste export-bestandsnaam als u wilt dat het bestand altijd onder dezelfde naam wordt opgeslagen. Als u voor Samengevat kiest. bijvoorbeeld Artikelgroepcode bevat ‘SN’ om alleen snoeigereedschap in de brochure op te nemen. 9. als optie in een submenu Gebruikersrapport. 8. Voer in Bestand de naam en locatie van het exportbestand in. Zo maakt u een exportdefinitie aan met BusinessReporter: 1.6. Kies in het venster Groepering of u de gegevens gedetailleerd of samengevat wilt exporteren. 7.

kleuren. lijnen.en datumnotatie. Volledige COM-interface. Weergave van de onderliggende SQL Query en informatie over de mate van query-optimalisatie. Ga in Microsoft Excel naar het tabblad Ontwikkelaars en klik in de groep Programmacode op Macro opnemen (Developer/Code/Record Macro). de layout wijzigen of een grafiek toevoegen. De te gebruiken SQL Query rechtstreeks bewerken. Een draaitabel is een interactieve tabel waarmee u gegevens snel vanuit meerdere invalshoeken kunt bekijken. telvelden en andere afgeleide gegevens toevoegen. Tijdens het exporteren van een gebruikersrapport naar een draaitabel in Microsoft Excel kunt u ook een macro laten uitvoeren. De mogelijkheid om gebruikersrapporten met de Setup Wizard naar andere gebruikers te exporteren. Maak het gebruikersrapport aan dat de gegevens bevat die u wilt exporteren. Bovendien biedt de BusinessReporter krachtige faciliteiten voor ontwikkelaars in System Development Kit. kaders en schaduwen toevoegen. zoals het toevoegen van een grafiek en stop de macrorecorder als u klaar bent. uitlijning. Selecteer Microsoft Excel Pivot Table in het venster Exporteren en voer eventueel een vaste bestandsnaam in. zowel binnen AccountView als vanuit andere toepassingen die COM ondersteunen. Wel kunt u kunt ze laten meenemen in de backup van systeembestanden.rapport in het venster Rapport om de rapportdefinitie te wijzigen. Lettertypen. Gebruikersrapporten worden niet beïnvloed door updates of uitbreidingen van AccountView. 2. Voer de gewenste bewerkingen op de draaitabel uit. om aanvullende opties toe te voegen of om de query te optimaliseren. Ze worden echter ook niet meegenomen in de backup van de administratie. waardoor zij de tijdrovende taak om een rapport te bouwen tot enkele minuten kunnen terugbrengen. en afbeeldingen zoals bedrijfslogo’s opnemen. waardoor rapporten over grote tabellen aanzienlijk kunnen worden versneld. Markeer het veld Rapport alleen exporteren in het venster Algemeen. Zo voegt u een macro toe aan een gebruikersrapport: 1. 8.276 Algemeen Macro automatisch op Excel-draaitabel uitvoeren U kunt een gebruikersrapport exporteren naar een draaitabel in Microsoft Excel. In combinatie met System Development Kit biedt de BusinessReporter de volgende aanvullende functionaliteit: • • • • • • • Berekende velden definiëren. zoals bijvoorbeeld de groepering van gegevens automatisch wijzigen. Door de rijen en kolommen van de tabel te verwisselen kunt u de gegevens steeds anders groeperen. Met deze exportmogelijkheid kunt u zeer specifieke voorgedefinieerde analyses van de gegevens in AccountView maken. . In de Visual Report Designer kunt u velden verplaatsen.en voetteksten bewerken. Volledige controle over de layout. 6. kop. 19. 3. Dit biedt u veel extra mogelijkheden. ‘word wrap’ en kolombreedte voor elk veld afzonderlijk instellen. kolomtitels.9 BusinessReporter voor gevorderden Gebruikers van BusinessReporter die ook over System Development Kit beschikken. getal. Aanvullende rapportgroepen. 7. krijgen toegang tot de krachtige Microsoft Report Designer. Vraag in AccountView nogmaals het gebruikersrapport op en kies de knop Gebr. Bewaar de macro in een bestand dat voor iedereen toegankelijk is die het gebruikersrapport kan opvragen. 5. 4. waardoor rapporten ook programmatisch kunnen worden opgebouwd en uitgevoerd. Voer in het venster Exporteren het Macrobestand en de naam van de Macro in en bewaar het rapport nogmaals. waarmee zij volledige controle krijgen over de uitstraling van hun rapporten. Repeterende waarden zijn met één muisklik te onderdrukken (‘suppress repeating values’). Vraag het rapport op zodat de draaitabel in Microsoft Excel verschijnt. formules.

Rapportlayout verfijnen Vanuit het afdrukvenster kunt u de Microsoft Visual Report Designer oproepen met de knop SDK-opties/Visual Report Designer. Er is altijd maar één definitie van de berekening. als extra systeembackupmap toevoegen bij Opties/Instellingen/Systeem/Backup. Ook is het mogelijk om berekende velden toe te voegen. U kunt velden verplaatsen. U kunt berekende velden op twee manieren toevoegen in een gebruikersrapport: • Een berekend veld in de Visual Report Designer toevoegen • Een virtueel gebruikersveld in de Data Dictionary toevoegen Stel dat er al twee gebruikersvelden bestaan voor de lengte en de breedte. door het virtuele veld op te nemen in een weergave. kleuren. kop. lijnen. In de Report Designer hebt u volledige controle over de rapportlayout. Hiermee kunnen gevorderde gebruikers snel controleren of de ingevoerde rapportdefinitie de gewenste gegevens ophaalt. Aan de hand van de omschrijving in de Data Dictionary is het veld ook gemakkelijk te herkennen voor andere gebruikers die hetzelfde gegeven in een rapport willen gebruiken. Repeterende waarden zijn met één muisklik te onderdrukken (‘suppress repeating values’). en ook de query-definitie en layout van alle gebruikersrapporten vanuit één punt bewerken. . en worden de gegevens in een venster getoond. dan zullen deze wijzigingen worden overschreven als de rapportdefinitie opnieuw wordt gewijzigd in de wizard. kolomtitels. SQL Query weergeven Gevorderde gebruikers kunnen in de wizard Gebruikersrapport aanmaken steeds het uit te voeren SQL-statement opvragen om te bepalen hoe de onderliggende SQL Query wordt opgebouwd. Vanuit de stamgegevens kiest u hiervoor Zoeken/SQL Query Expression. Een berekend veld is weliswaar snel in de Report Designer toegevoegd. De berekening kan ook gemakkelijk in een venster worden getoond. Lettertypen. Hierin kunnen gevorderde gebruikers systeembeheerfuncties starten. maar een gebruikersveld in de Data Dictionary biedt veel voordelen: • • • De berekening kan gemakkelijk op meerdere rapporten worden gebruikt: het virtuele veld staat altijd in de lijst beschikbare velden. SQL Query-gegevens opvragen Met de knop SDK-opties/SQL Query Results wordt de onderliggende SQL Query direct uitgevoerd.19 BusinessReporter 277 Daarvoor moet u de mappen waarin ze zijn opgeslagen. kaders en schaduwen toevoegen. U kunt dan de oppervlakte op beide manieren op een gebruikersrapport afdrukken. uitdrukkingen en formules in velden op te nemen en aanvullende rapportgroepen toe te voegen. uitlijning.en datumnotatie. SQL Query verfijnen Met Document/Stamgegevens programma/Gebruikersrapporten vraagt u een overzicht van alle gebruikersrapporten op. Zie Backups maken en terugzetten [ ] voor meer informatie over backups. getal. Vanuit de stamgegevens kiest u hiervoor Zoeken/SQL Query Results. Dit geldt ook als u de stamgegevens van een rapport wijzigt. ‘word wrap’ en kolombreedte zijn voor elk veld afzonderlijk in te stellen. Vanuit de stamgegevens kiest u hiervoor Zoeken/SQL Showplan. SQL Showplan Kies de knop SDK-opties/SQL Showplan om de ‘Filter optimization’ en ‘Join optimization’ van het gebruikersrapport in een apart venster weer te geven.en voetteksten bewerken. Dit is mogelijk met de knop SDK-opties/SQL Query Expression. en afbeeldingen zoals bedrijfslogo’s opnemen. Als u de rapportlayout handmatig wijzigt met de Visual Report Designer.

In een dergelijk interactief rapport wordt deze namelijk elke keer opnieuw opgebouwd. zijn hun klanten genoodzaakt om een (deel)module BusinessReporter aan te schaffen. en aan gebruikers verspreiden die alleen over SDK & BusinessModeller CAL (SDK Client Access Licence) beschikken. U kunt de SQL-informatie rechtstreeks wijzigen. .278 Algemeen In het venster Stamgegevens gebruikersrapport hebt u rechtstreeks toegang tot de verschillende elementen van het SQL-statement die door de wizard van de BusinessReporter worden gegenereerd. Omdat de volledige BusinessReporter-engine nodig is. Gebruikersrapporten verspreiden Rapporten die zijn ontworpen met de module BusinessReporter kunnen eenvoudig aan andere AccountView-gebruikers worden verspreid met de Setup Wizard. verandert er niets in de manier waarop zij rapporten kunnen bouwen. In gebruikersrapporten waarin dynamische selectiecriteria zijn toegepast is het niet mogelijk om de selectie-expressie aan te passen. zowel bij het bouwen van een gebruikersrapport als bij het opvragen daarvan. Op deze manier kunt u zeer gevorderde SQL-functionaliteit toevoegen voor situaties waar een standaardgebruikersrapport niet ver genoeg gaat. Alleen als zij gebruik willen maken van de krachtige nieuwe tijdbesparende faciliteiten van BusinessReporter. en de nieuwe SQL Query meteen uitvoeren en controleren. Voor Value Added Resellers (VAR’s) die met de System Development Kit werken. moeten zowel de leverancier van gebruikersrapporten als de gebruiker zelf over de module beschikken.

Rapporten kunnen automatisch worden aangemaakt en bewaard. dat bepaalde taken (op tijd) worden uitgevoerd. BusinessAlerter De module BusinessAlerter I kan worden gebruikt voor ‘Business Activity Monitoring’. .1 Functionaliteit BusinessAlerter De module BusinessAlerter I is een uitbreiding op AccountView Business. bijvoorbeeld Microsoft Excel. U kunt onder andere beschikken over de volgende functionaliteit: ⌧ BusinessAlerter I • Volledig geïntegreerd met de complete lijn van AccountView Business. Hierdoor kunt u processen automatisch laten uitvoeren. • Foutmeldingen in logbestand en eventueel naar e-mailadres sturen. op basis van een vooraf bepaalde planning.20. Hierdoor kunnen bepaalde medewerkers in uw organisatie bijvoorbeeld automatisch op de hoogte worden gesteld als debiteuren hun kredietlimiet hebben overschreden.of Visual FoxPro-scripts. BusinessAlerter II is een uitbreiding op BusinessAlerter I. Ook kunt u regelmatig rapporten laten aanmaken. • Resultaten exporteren naar andere formaten. U kunt met een script bijvoorbeeld ’s nachts facturen afdrukken. 20. of rapporten samenstellen op basis van gecompliceerde selecties. • Regelmatig terugkerende taken automatisch in AccountView laten uitvoeren. • Flexibel instelbare tijdstippen voor planning van taken en rapporten. zonder dat u hier persoonlijk voor zorg draagt. zoals XML-scripts en Visual FoxPro-scripts. bijvoorbeeld ’s nachts. • Automatisch worden geïnformeerd als administratiegegevens aan bepaalde criteria voldoen. BusinessAlerter I maakt de rapporten aan volgens een vooraf bepaalde planning. • Informatie en rapportage automatisch verspreiden in Portable Document Format (PDF). of worden verstuurd per e-mail. • Regels vastleggen voor één of voor alle administraties. Daarmee kunt u zich tijd besparen en bent u er zeker van. Alle ‘alerts’ worden gebaseerd op gebruikersactiviteiten. Hierdoor kunt u rapporten ook laten aanmaken als u niet aanwezig bent. ⌧ BusinessAlerter II • Gebruikersactiviteiten van het type Script vastleggen. bijvoorbeeld XML. • Resultaten per e-mail versturen of in een map bewaren. Dit houdt in dat gegevens in AccountView worden bewaakt op basis van criteria die u zelf hebt bepaald. Met BusinessAlerter II kunt u ook scripts automatisch laten uitvoeren. De mogelijkheden van scripts zijn veel ruimer dan van de standaardalerts die u in BusinessAlerter I kunt gebruiken. waarmee vrijwel alle processen in AccountView kunnen worden aangestuurd. Gebruikersactiviteiten van het type Script zijn alleen beschikbaar in BusinessAlerter II.

• Kies Document/Stamgegevens systeem/Gebruikers om de gebruiker aan te maken en de rol aan de gebruiker toe te kennen. Kies de gewenste instellingen in Opties/Instellingen/Systeem/Alerts. U geeft in de systeeminstellingen aan welke alert-gebruiker moet worden gebruikt voor het bepalen van de toegangsrechten bij het uitvoeren van alerts: • • De ingebouwde systeemgebruiker Deze gebruiker heeft alle toegangsrechten. Alerts zullen automatisch worden uitgevoerd op basis van de planningsgegevens die per alert zijn ingevoerd. . Alerts uitvoeren (288) 20. Deze zijn niet relevant voor het uitvoeren van alerts. waardoor er geen toegangsbeperkingen gelden voor het uitvoeren van alerts. Voer eventueel een aparte ‘alert-gebruiker’ in: • Kies Document/Stamgegevens systeem/Toegangsbeveiligingrollen om een rol voor de ‘alert-gebruiker’ aan te maken. Kies Bestand/AccountView Server. 3. In Gebruiker geeft u aan welke toegangsrechten worden gebruikt voor het uitvoeren van alerts. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Alerts. De toegang tot AccountView en objecten en opties in AccountView kan worden beperkt met toegangsrechten (module Uitgebreide toegangsbeveiliging I). Kies een werkstation dat u wilt gebruiken als AccountView Server. moet u de module inrichten. markeert u Geblokkeerd voor alerts in Stamgegevens administratie. Zo richt u BusinessAlerter in: 1.280 Algemeen 20. De toegangsrechten bij het uitvoeren van alerts worden afgeleid van een vaste ‘alert-gebruiker’. Deze toegangsrechten zijn ook van toepassing op alerts. Zo gebruikt u BusinessAlerter: 1. 2. Start AccountView en voer uw toegangsgegevens in. 3. Controleer elke alert met Nu uitvoeren of Document/Alert uitvoeren voordat u de alert daadwerkelijk in gebruik neemt. Voer alerts in met Document/Stamgegevens systeem/Alerts. 2. Bestand/Administraties/F6 (F1) Werkwijze BusinessAlerter gebruiken De vastgelegde alerts kunnen worden uitgevoerd op een AccountView Server. en op e-mailinstellingen. Een alert kan alleen worden uitgevoerd als de toegangsrechten voldoende zijn.3 Instellingen BusinessAlerter vastleggen De instellingen hebben betrekking op de toegangsrechten die worden gebruikt voor het uitvoeren van alerts. Markeer Alerts uitvoeren als alerts mogen worden uitgevoerd op basis van de planning die per alert is ingesteld. Geef ook aan tot welke administraties de gebruiker toegang heeft. Een aparte alert-gebruiker met toegangsrechten die u zelf hebt bepaald. 2. Maak hiervoor de gebruikersactiviteiten aan die u nodig hebt. Stamgegevens uitgebreide toegangsbeveiliging vastleggen (147) Zo legt u de systeeminstellingen vast: 1. 3.2 Werkwijze BusinessAlerter Werkwijze BusinessAlerter inrichten Voordat u alerts kunt uitvoeren. Als alerts niet mogen worden uitgevoerd in een bepaalde administratie.

Het type gebruikersactiviteit bepaalt of u één of meerdere acties kunt vastleggen.4 Gebruikersactiviteiten en alerts In AccountView Business is het standaard mogelijk gebruikersactiviteiten vast te leggen en op te nemen in het navigatievenster. als foutmeldingen per e-mail naar de beheerder moeten worden gestuurd. BusinessAlerter 281 Kies in Alerts uitvoeren als welke toegangsrechten voor het uitvoeren van alerts moeten worden gebruikt. Hiermee kunt u één actie ten aanzien van één venster opnemen. Dit wordt beschreven in Gebruikersactiviteiten vastleggen [ ]. De alerts worden op normale wijze uitgevoerd. Administraties van alerts uitsluiten Als alerts in bepaalde administraties nooit mogen worden toegepast. 3. 4. • Voer het e-mailadres van de beheerder in. dan voert u de gebruikersnaam en eventueel een wachtwoord in.. Kies Bewerken/Stamgegevens (ENTER/F6). De mogelijkheden van scripts zijn veel ruimer dan van standaardalerts. • • Standaardalerts Standaardalerts worden altijd gebaseerd op gebruikersactiviteiten van het type Standaardmenu of Geselecteerd menu. maar geblokkeerde administraties worden overgeslagen. Selecteer de administratie die u van alerts wilt uitsluiten. 2.of Microsoft Excel-bestand). Markeer Geblokkeerd voor alerts. Zo kunt u een administratie van alerts uitsluiten: 1. dan moet u per actie een aparte alert vastleggen. kunt u dit in de administratiegegevens vastleggen. Bestand/Administraties/F6 (F1) 20. gevolgd door de actie Rapporten/Saldilijst) • Een overzicht van ingelogde gebruikers (actie Rapporten/Ingelogde gebruikers in het venster Ingelogde gebruikers) De wijze van afdrukken wordt niet in de gebruikersactiviteit opgenomen. U kunt de uitvoer in een bepaald bestandsformaat opslaan op een vaste map (bijvoorbeeld als PDF. Bijvoorbeeld: • Een overzicht van debiteuren die een maand geen bestellingen meer hebben geplaatst (actie Rapporten/Niet-actieve debiteuren in het venster Debiteuren) • Een overzicht van debiteuren met een saldo hoger dan 100. en eventueel per e-mail verzenden. U kunt scripts bijvoorbeeld gebruiken voor afwijkende selecties. Kies Mail-instellingen. zoals het opvragen van een rapport. Deze gebruikersactiviteiten zijn ook de basis voor alerts.20 4. dit doet u tijdens het invoeren van alerts. U kunt ook een speciaal profiel gebruiken voor alerts. 5. 5.000. Als u De ingevoerde gebruiker hebt gekozen. berekeningen en het bewerken van gegevens. Het is niet nodig gebruikersactiviteiten voor alerts van tevoren vast te leggen. 6. • Markeer Standaardprofiel als het profiel moet worden gebruikt dat standaard in uw e-mailsysteem is ingesteld. . Als u beschikt over BusinessAlerter I en u wilt meerdere acties met alerts uitvoeren. Kies Bestand/Administraties. U geeft in de stamgegevens van de alert aan hoe de uitvoer moet worden afgehandeld.(Business-selectie op de kolom Saldo in het venster Debiteuren. De gebruiker Systeem heeft alle toegangsrechten. Selecteer de tab Instellingen. Script-alerts (BusinessAlerter II) Met gebruikersactiviteiten van het type Script kunt u gecompliceerde acties in een alert opnemen. zoals het maken van backups of het afdrukken van facturen.

planning en bestemming. 4. de uit te voeren acties. 2. of voor alle administraties. . Kies Bewerken/Toevoegen (CTRL+INS/CTRL+N). • Voor een systeemalert markeert u Systeemalert. Een alert kan gelden voor één specifieke administratie. Een systeemalert kan alleen worden gebruikt voor systeemtaken.5 Stamgegevens BusinessAlerter vastleggen Alerts worden gebruikt om administratieve handelingen automatisch uit te voeren. Als u alerts opneemt in een voorbeeldadministratie zoals Your Garden Products. Voer een code en een omschrijving voor de alert in. 3. Per alert legt u gegevens vast over administraties. 5. Daarnaast kunt u systeemalerts gebruiken voor het uitvoeren van systeemtaken zoals het maken van backups of het opvragen van een lijst van ingelogde gebruikers. zonder tussenkomst van een van uw medewerkers. Afbeelding 20. Markeer Geblokkeerd als u de alert nog niet automatisch wilt uitvoeren via een AccountView Server. Zorg ervoor dat u de juiste administratie geopend hebt. kunt u de alerts uitproberen zonder gebruik van uw bedrijfsgegevens. Geef aan voor welke administraties u een alert wilt invoeren: • Als de alert geldt voor een bepaalde administratie. voert u de administratiecode niet in. voert u de administratiecode in. Zo voert u de stamgegevens van een alert in: 1. • Als de alert geldt voor alle administraties. De alert KREDIET_10 wordt alleen voor Your Garden Products uitgevoerd.282 Algemeen 20. Kies Document/Stamgegevens systeem/Alerts. zoals het maken van een backup.1. 6.

Alerts kopiëren (287) Acties opnemen voor alerts Een alert is altijd gebaseerd op een gebruikersactiviteit. Vensterparameters betreffen onder andere de selectie. U wilt een alert opnemen waarmee een overzicht van niet-actieve debiteuren in Amsterdam wordt aangemaakt. Met een script kan een groot aantal verschillende handelingen worden uitgevoerd. Als u meerdere acties hebt opgenomen. Print of sla een gekozen rapport op naar een printerbestand om het opnemen van de gebruikersactiviteit te laten slagen. Kies Bestand/Debiteuren en pas een snelselectie toe op de kolom Plaats. Zo neemt u een actie voor een standaardalert op: 1. door een gebruikersactiviteit van het type Script te gebruiken. voer de vensterparameters in. zonder dat ik hoef te wachten op het volgende geplande alert-moment? Ja. U kunt de alert uitproberen met de knop Nu uitvoeren op de tab Actie of Bestemming. sortering en uitvoer van de gegevens in het venster. Hiermee opent u de tab Opname. dan wordt het opvragen van het rapport in de alert opgenomen. Kies de knop Actie opnemen achter Gebruikersactiviteit. en ervoor zorgen dat rapporten bij de juiste medewerkers terechtkomen. kunt u alleen de eerste geldige actie als alert bewaren. • Kan ik een alert vastleggen voor enkele (maar niet alle) administraties? Ja. meestal het opvragen van een rapport. Selecteer de tab Actie. In BusinessAlerter II kunt u gecompliceerde acties in een alert opnemen. Hierdoor kunt u de vaste rapportage automatiseren. Keer terug naar het venster Stamgegevens alert als u klaar bent met opnemen en kies Opname stoppen. 2. 4. ook al is een AccountView Server actief. 3. Kies vervolgens Rapporten/Niet-actieve debiteuren. Vervolgens kunt u de alert kopiëren naar andere administraties. Als u bijvoorbeeld een stamgegeven wijzigt en vervolgens een rapport opvraagt. De wijze van afdrukken wordt niet in de gebruikersactiviteit opgenomen. Voer de alert in en controleer of deze correct functioneert. Als u begint met het invoeren van een alert. Sluit het venster niet. blokkeert u dit in Stamgegevens alert. . Hierdoor wordt de alert niet volgens de planning uitgevoerd. of met Document/Alert uitvoeren in het venster Alerts. Het venster Opgenomen acties vastleggen wordt geopend. Voer de acties uit die u wilt vastleggen als gebruikersactiviteit. In Bestandsformaat in de stamgegevens van de alert geeft u aan hoe u het rapport wilt uitvoeren.20 BusinessAlerter 283 Veelgestelde vragen • Kan ik alerts uitproberen. Hiermee kunt u alle debiteuren uit Amsterdam selecteren. die standaard één actie bevat.

Zo neemt u een actie voor een script-alert op: ⌧ BusinessAlerter II 1. Keer terug naar het venster Stamgegevens alert als u klaar bent met opnemen en kies Opname stoppen. Kies Toevoegen om het veld aan de bestandsnaam toe te voegen. . Kies Uitdrukking wijzigen om velden aan de bestandsnaam toe te voegen. 8. Daarom wilt u de administratiecode toevoegen aan de bestandsnaam. Daar kunt u het opgenomen script eventueel verder bewerken. wordt het rapport opgeslagen als ‘YR_GARDEN Periodecijfers’. U kunt op verschillende manieren de vensterparameters wijzigen. In het venster Stamgegevens gebruikersactiviteit voert u een code en omschrijving in. 6. Kies Uitdrukking wijzigen en selecteer Administratie in de linkerlijst (Beschikbare velden).adm_code> <schedule. Kies de knop Actie opnemen als u eerst enkele stappen wilt opnemen in AccountView. Dit wordt apart toegelicht in een ander hoofdstuk. Vensterparameters wijzigen ( ) Kies OK en u keert terug naar de tab Actie.2. 7.284 Algemeen Afbeelding 20. U kunt de bestandsnaam ook handmatig bewerken. Selecteer de tab Actie. U maakt een alert dat geldt voor alle administraties. 2. De zojuist opgenomen gebruikersactiviteit wordt automatisch geselecteerd. 6. 3. Kies OK en u keert terug naar de tab Actie. Controleer de alert met Nu uitvoeren. Voer in Bestandsnaam een naam voor het uitvoerbestand in. Voer een code en omschrijving in. 5. Kies OK. In het venster Opgenomen acties vastleggen. 4. Als u de alert ‘Periodecijfers’ uitvoert in Your Garden Products. Het zojuist vastgelegde script wordt automatisch geselecteerd. Hierdoor kunt u de volgende omschrijving samenstellen: <schedule. De gebruikersactiviteit Rapporten/Niet-actieve debiteuren opnemen voor een standaardalert 5.sched_desc>. Kies OK en het venster Stamgegevens gebruikersactiviteit wordt geopend. leg de gebruikersactiviteit vast als Script en selecteer het Script-type.

Deze keuze is alleen beschikbaar als u een XML-script gebruikt.20 7. Kies Derde en woensdag en voer de rest van de gegevens in. . Ook het tijdstip kan worden ingesteld. 8. De alert moet elke maand op de derde woensdag worden uitgevoerd. en met welke regelmaat dit gebeurt. Voer de Begindatum in. Voer vervolgens de bestandsnaam voor het XML-antwoord in. Op de tab Bestemming geeft u aan hoe de uitvoer moet worden afgehandeld. De planning van alerts De planning bepaalt in welk tijdvak de alert wordt uitgevoerd. Kies Eenmalig om in Tijdstip en voer 10. kiest u het datumbereik 1 januari t/m 31 december 2011. BusinessAlerter 285 Markeer XML-antwoord bewaren als u het resultaat van de XML-verwerking in een apart bestand wilt opslaan. Als de alert eenmaal per kwartaal moet worden uitgevoerd. Zo voert u de planning van een alert in: Selecteer de tab Planning. U kunt met een frequentie aangeven dat een alert bijvoorbeeld dagelijks. wordt de alert met ingang van deze datum uitgevoerd. kiest u Maandelijks in Frequentie. Gebruik het Interval 1. Op deze tab geeft u aan gedurende welke periode en met welke frequentie de alert wordt uitgevoerd. Voer een Interval van 3 in. Afbeelding 20. Kies Wekelijks in Frequentie en markeer vrijdag. Kies Maandelijks in Frequentie en markeer Op. Druk op F1 voor meer informatie. hierdoor worden er geen weken overgeslagen. Als u de afhandeling wilt beperken tot de stappen in het script.00 uur de alert KREDIET_10 uitgevoerd.00 uur en om 12. Voer geen Einddatum in. Als u een alert bijvoorbeeld alleen wilt uitvoeren in 2011. Anders wordt de eerste vrijdag na de Begindatum genomen. Enkele voorbeelden: De alert moet elke vrijdag worden uitgevoerd om 10. Controleer de alert met Nu uitvoeren.00 uur. markeert u Niet versturen in Bestemming. wekelijks of maandelijks moet worden uitgevoerd.00 in. Als deze datum op een vrijdag valt. Met ingang van 1 januari 2011 wordt elke dag om 08.3.

. wordt na het uitvoeren van de alert een e-mailbericht aangemaakt. Als alle ontvangers toegang hebben tot uw netwerk. 6. bedrijven. als u E-mail met link hebt gekozen. Voer de Doelkoppeling in. In het e-mailbericht wordt een hyperlink naar het bestand opgenomen. Voer de geadresseerden in E-mailadres in. Kies Aan. 1. als u E-mail met link of Map hebt gekozen. De bestandsnaam legt u vast in Bestandsnaam op de tab Actie. Het rapport kan bijvoorbeeld als bestand worden bewaard op uw netwerk. geen bestandsnamen. Voer Onderwerp en Tekst in. contactpersonen of medewerkers. 4. Het bestand wordt op deze locatie opgeslagen. Afbeelding 20. Druk op F1 voor meer informatie. Op de tab Bestemming stelt u in wat met het resultaat van de alert moet gebeuren. bijvoorbeeld een rapport.286 Algemeen De bestemming van alerts Veel alerts hebben een bepaalde uitvoer. of als bijlage bij een e-mailbericht worden verzonden aan uw medewerkers. U kunt velden toevoegen aan de tekst met Uitdrukking wijzigen. 2. Selecteer de tab Bestemming. crediteuren. Hiermee kunt u variabele gegevens opnemen in de tekst.4. U geeft aan hoe het rapport moet worden afgehandeld. kunt u E-mail met link gebruiken. Voer de Doelmap in. Daarom verstuurt u het overzicht als bijlage bij een e-mailbericht. U voert in de bovenstaande velden alleen mappen in. 3. Geef in Bestemming aan hoe de uitvoer moet worden afgehandeld. zoals bedrijfsgegevens. Cc of Bcc om e-mailadressen te kiezen van debiteuren. Als u E-mail met bijlage of E-mail met link kiest. 5. U wilt elke nacht een overzicht in PDF-formaat sturen naar een persoon die geen toegang heeft tot uw netwerk.

Geblokkeerde alerts niet kopiëren. Als een set administratie-alerts ook geldt voor een andere administratie. en daarbij geblokkeerde alerts ook in Your Advice blokkeren 4. markeert u E-mail sturen als er geen gegevens zijn. Kies Document/Stamgegevens systeem/Alerts. 8. U hebt een set alerts gekopieerd van ADM_2010 naar ADM_2011. Kies Document/Alerts kopiëren. Aangezien de alerts alleen relevant zijn voor de administratie met het hoogste boekjaar. kunt u deze automatisch blokkeren. geeft u geen administratiecode op in Stamgegevens alert. 3. kunt u de alerts van ADM_2010 automatisch blokkeren. 2. ongeacht hun status in de bronadministratie. Als u een bepaalde alert wilt kopiëren.5. Hierdoor hoeft u de alert niet voor alle administraties afzonderlijk aan te maken. Voer vervolgens de tekst voor dit bericht in. Afbeelding 20. kunt u deze in één keer naar de andere administratie kopiëren. U hebt alerts vastgelegd in ADM_2010. De gekopieerde alerts in de doeladministratie deblokkeren. BusinessAlerter 287 Als gebruikers ook moeten worden gemaild als er geen gegevens zijn voor de uitvoer. Geef in Bereik aan welke alerts u wilt kopiëren.20 7. maar Document/Alerts kopiëren biedt enkele extra mogelijkheden: • • • • Alle alerts van een bepaalde administratie kopiëren naar een andere administratie. Als een alert geldt voor alle administraties. terwijl ADM_2011 al is aangemaakt. In de doeladministratie worden alle gekopieerde alerts gedeblokkeerd. Zo kopieert u alerts: 1. Hierdoor kunt u ook alerts overnemen in een administratie die u voor een nieuw boekjaar hebt aangemaakt. De gekopieerde alerts in de bronadministratie blokkeren. 20. Als de alerts na het kopiëren niet meer mogen worden gebruikt in de bronadministratie.6 Alerts kopiëren Voor het kopiëren van alerts is een aparte optie beschikbaar. . dan selecteert u de alert. U kunt alle administratie-alerts van ADM_2010 in één keer kopiëren naar ADM_2011. Controleer de alert met Nu uitvoeren. Alle alerts uit Your Garden Products naar Your Advice kopiëren. Alerts kunnen natuurlijk altijd worden gekopieerd met Bewerken/Stamgegeven kopiëren (F8).

“C:\Program Files\AccountView BV\AccountView\AVWIN. wordt deze gemarkeerd met een rode balk. 10. Als dit wel het geval is. 8. Bij het uitvoeren van alerts wordt gebruik gemaakt van de toegangsrechten die voor alerts zijn vastgelegd in het venster Systeeminstellingen . U hoeft uw eigen werkstation dus niet aan te laten staan. beschikt u niet over de uitgebreide functionaliteit van deze module. Hierdoor kunt u nagaan welke alerts zijn uitgevoerd. 7. Kies Opties/Instellingen/Systeem/Alerts. selecteert u de gewenste administratie. en wordt het werkstation in server-modus gezet. Als u Alle hebt gekozen in Bereik. 2. . De codes van de te kopiëren alerts mogen niet bestaan in de doeladministratie. Kies de Doeladministratie. Dit betekent dat u deze installatie van AccountView niet kunt gebruiken voor andere werkzaamheden. 9. Demarkeer Kopiëren voor de alerts die u niet wilt kopiëren. maar in de kolom Voltooid verschijnt een vinkje. U hoeft AccountView . Start AccountView en log in. De AccountView Server is ‘gelocked’ vanaf het moment dat deze wordt geactiveerd. U kunt in de volgende stap van de wizard bepaalde alerts eventueel uitsluiten. 5. Sorteer deze kolom eventueel op datum en tijd door te dubbelklikken op de kolomtitel. Kies Volgende.Alerts. Hierdoor wordt u uitgelogd. met de opstartparameter /server. Rapportage uitgevoerde alerts (289). tot de AccountView Server weer wordt gedeactiveerd.NET Backoffice Server kunt u diverse processen uitvoeren met een AccountView-server. Bovendien is het veld Kopiëren gedemarkeerd. Er wordt een lijst getoond van alle te kopiëren alerts. Dit wordt apart toegelicht.NET Backoffice Server niet hebt. Alle alerts van deze administratie worden gekopieerd. Controleer of Alerts uitvoeren gemarkeerd is en of de juiste alert-gebruiker is ingesteld.7 Alerts uitvoeren Alerts worden uitgevoerd vanaf een werkstation dat is ingesteld als AccountView Server.288 Algemeen 5. Druk eventueel een rapport af. Maak een snelkoppeling aan naar AVWIN. Geef aan hoe geblokkeerde alerts moeten worden afgehandeld. Zo voert u alerts uit: 1. 20. 11. 4. Zo weet u dat de alert niet meer zal worden uitgevoerd. In de kolom Gepland alertmoment wordt het eerstvolgende uitvoermoment getoond. Kies Document/Stamgegevens systeem/Alerts als u wilt controleren welke alerts zullen worden uitgevoerd. Hierdoor kunt u direct zien welke alerts 'aan de beurt' zijn. of met andere woorden: een werkstation dat is geactiveerd in server-modus. waardoor de alert niet zal worden gekopieerd. worden de betreffende alerts niet gekopieerd. of de alerts in de bronadministratie moeten worden geblokkeerd. 6. U gebruikt een AccountView-server dan alleen voor het uitvoeren van alerts. Kies Bestand/AccountView Server. Druk op F1 voor meer informatie. Acties met betrekking tot alerts worden geregistreerd in de Audit Trail.NET Backoffice Server ( ) Als een alert is afgerond kan de kolom Gepland alertmoment nog steeds een datum tonen. 3.EXE” /server. Als u AccountView .EXE en voeg de parameter toe aan het opstartcommando. Geef in Oorspronkelijke alert blokkeren aan. Als een alert al bestaat in de doeladministratie.NET Backoffice Server niet apart aan te schaffen als u BusinessAlerter wilt gebruiken. AccountView . Kies Volgende om het kopiëren uit te voeren. Wel moet de AccountView Server zijn ingelogd op uw netwerk. Als u beschikt over AccountView . U kunt een werkstation ook direct starten als AccountView Server. waardoor deze niet worden gekopieerd.

BusinessAlerter 289 In het venster AccountView Server wordt de voortgang van het uitvoeren van alerts getoond. welke codes voor alerts worden gebruikt. Hierbij geldt één beperking: als een alert op meerdere tijdstippen in het verleden moest worden uitgevoerd. De alerts worden uitgevoerd tot wordt geconstateerd dat de AccountView-rechten onvoldoende zijn. • Alerts worden niet uitgevoerd. Hierdoor kunt u zien welke alerts zijn uitgevoerd. Daarna wordt de volgende alert gestart. Hierdoor kan het voorkomen. Rapportage uitgevoerde alerts Acties die via alerts worden uitgevoerd. Controleer de tab Planning in Document/Stamgegevens systeem/Alerts/F6. Alerts kunnen alleen worden uitgevoerd als Alerts uitvoeren gemarkeerd is. • Het wachtwoord van de alert-gebruiker is verlopen.20 6. . terwijl een ander alert nog niet is afgerond? Alerts worden afgehandeld op volgorde van het Gepland alertmoment. Dit wordt geregistreerd in de Audit Trail met de code ALERT_SKIP. In de volgende tabel wordt aangegeven. heeft onvoldoende netwerkrechten. worden geregistreerd in de (systeem) Audit Trail. • De gewenste administratie is geblokkeerd voor het uitvoeren van alerts. De andere twee alerts worden overgeslagen. wordt dit in de Audit Trail geregistreerd. • De planningsgegevens zijn niet correct. In de Audit Trail wordt ook aangegeven waarom een alert niet is uitgevoerd. • De gebruiker van het werkstation waarop AccountView Server is geactiveerd. • De alert-gebruiker die in Opties/Instellingen/Systeem/Alerts is opgegeven. • De gewenste alerts zijn geblokkeerd. wordt de lopende alert eerst afgehandeld. moet u het nieuwe wachtwoord ook invoeren in Opties/Instellingen/Systeem/Alerts. wordt de achterstand ingehaald door het alert eenmaal uit te voeren. bijvoorbeeld omdat rapporten niet op de gewenste locatie kunnen worden opgeslagen. Deblokkeer de alerts in Document/Stamgegevens systeem/Alerts/F6. Als het wachtwoord van deze gebruiker wordt gewijzigd. Als de AccountView Server weer wordt geactiveerd. De alerts worden alsnog uitgevoerd als AccountView Server wordt geactiveerd. Mogelijke oorzaken: • Het veld Alerts uitvoeren in Opties/Instellingen/Systeem/Alerts is niet gemarkeerd. Bijvoorbeeld: een dagelijks alert is niet uitgevoerd. De verdere afwikkeling is afhankelijk van de opzet van de alert. Controleer ook of de drive-mapping naar de gewenste locatie bestaat op het werkstation. en welke problemen daarbij eventueel zijn opgetreden. • AccountView Server was niet actief toen de alerts moesten worden uitgevoerd. Veelgestelde vragen • Wat gebeurt er als een alert moet worden gestart. wordt de eerste alert uitgevoerd. U beëindigt AccountView Server door opnieuw in te loggen met CTRL+ENTER. Hierdoor kan de uitvoering van een alert worden afgebroken. wat zijn de mogelijke oorzaken? Als alerts niet worden uitgevoerd. heeft onvoldoende rechten in AccountView. Als een alert doorloopt terwijl een andere alert zou moeten worden gestart. omdat de AccountView Server drie dagen niet actief was. Kies Bestand/Administraties/F6 en demarkeer Geblokkeerd voor alerts. dat de alert later wordt gestart dan op het Gepland alertmoment.

Als een alert meerdere keren had moeten worden uitgevoerd. U vraagt de Audit Trail op met Opties/Audit Trail. Audit Trail opvragen (165) . Codes die kunnen voorkomen in de Audit Trail door het uitvoeren van alerts. Audit Trail (163).290 Algemeen Code ALERT_EXEC ALERT_ERROR ALERT_SKIP ALERT_NOEXEC ALERT_MAIL_ERR Toelichting Start uitvoeren alert Fout bij uitvoeren van alert Alert overgeslagen Dit kan voorkomen als alerts niet zijn uitgevoerd omdat AccountView Server niet actief was. Dit wordt apart toegelicht. Tabel 20. Uitvoeren is niet mogelijk (bijvoorbeeld omdat de administratie waarin de alert moet worden uitgevoerd niet bestaat) E-mail aan beheerder kan niet worden verstuurd. wordt alleen de eerste alert uitgevoerd nadat AccountView Server is geactiveerd.1. De overige alerts worden overgeslagen.

Begrippenlijst Abonnee-administratie Een abonnee-administratie is afgeleid van een centrale administratie waarin de stamgegevens worden onderhouden.en subgebieden vormen het belangrijkste selectiemechanisme voor activiteiten. Centraal stambestand (169) Extern opslagmedium Een apparaat of voorwerp dat geen deel uitmaakt van de computer zelf. Relatiebeheer (97) Administratievaluta De valuta waarin de administratie wordt gevoerd. Uitgebreide toegangsbeveiliging (139) Basisvaluta De valuta met koers 1.en subgebieden als u een activiteit invoert. Standaard is in het venster Administratie-instellingen . Administrator De Administrator is de beheerder van de module Uitgebreide toegangsbeveiliging I. . Ten opzichte van de basisvaluta worden de koersen van andere valuta ingevoerd.21. Subgebieden zijn een specificatie van hoofdgebieden. Door de abonnee-administratie te abonneren op berichten van de centrale administratie. Centraal stambestand (169) Activiteithoofdgebied De activiteithoofd. zoals een CD. U selecteert hoofd.Algemeen (Bedrijf) de euro (EUR) ingesteld als administratievaluta. waarop gegevens kunnen worden vastgelegd en bewaard. De administrator maakt gebruikers aan en legt per gebruiker de toegangsrechten in AccountView vast.00. Centrale administratie Een centrale administratie is een voorbeeldadministratie waarin de stamgegevens voor meerdere abonnee-administraties worden onderhouden. Abonnee-administraties kunnen in dezelfde installatie als de centrale administratie voorkomen. een DVD of een USB-stick. worden wijzigingen in de stamgegevens gesynchroniseerd. of in een installatie op een externe locatie. Wijzigingen in de stamgegevens worden via berichten doorgevoerd in de abonnee-administraties.

medewerkers. Variabele gegevens zijn afhankelijk van de AccountView-gegevens waarvoor het formulier wordt afgedrukt. Ze zijn afhankelijk van de order of de aanmaning. Er zijn ook standaardlayouts voor een factuur. en op welke plaats op de pagina deze gegevens worden afgedrukt. BusinessReporter (267) Grootboekrekening Grootboekrekeningen bieden de mogelijkheid om financiële mutaties te groeperen zoals een financieel geïnteresseerde (bijvoorbeeld de boekhouder. Medewerkergroepen. Layouts (179) Layoutgegeven Op uw layout neemt u de layoutgegevens op die moeten worden afgedrukt. bepalen de toegangsrechten in AccountView van de leden (gebruikers) van die groep. de orderregels. Uitgebreide toegangsbeveiliging (139) Gebruikersrapport Met BusinessReporter kunt u in elk venster gebruikersrapporten definiëren met precies die informatie die u nodig hebt. Dit zijn bijvoorbeeld de adresgegevens van de debiteur. gaan deel uitmaken van het journaalbestand en van de artikelhistorie (alleen logistieke boekingen). hoe de opmaak ervan is. door extra rollen op gebruikersniveau toe te kennen. zijn deze in elke administratie beschikbaar. kostenplaatsen en afdelingen ( ) Layout U drukt uw aanmaningen. de bedrijfsnaam. Gebruikersgroepen zijn alleen beschikbaar als u Uitgebreide toegangsbeveiliging II hebt. Vaste gegevens worden altijd en ongewijzigd op het formulier afgedrukt. pakbon en aanmaning die u zonder aanpassing kunt gebruiken. die verwijzen naar de AccountView-gegevens (velden). of het BTW-bedrag van de factuur. U kunt kostenplaatsen gebruiken om kosten te verbijzonderen naar bijvoorbeeld bedrijfsvestigingen. de tekst ‘FACTUUR’. die u kunt aanpassen en gebruiken. Layouts (179) . BusinessDimensions (237) Kostenplaats Een kostenplaats is een logische eenheid binnen een bedrijf waarvan u per boekjaar de kosten bijhoudt. AccountView levert een aantal standaardlayouts mee voor de voorbeeldadministraties Your Garden Products en Your Advice. Layoutgegevens kunnen zowel vaste als variabele gegevens zijn. Ze zijn niet afhankelijk van de order of de aanmaning. de accountant of de fiscus) naar deze mutaties kijkt. In de layout van deze formulieren legt u vast welke gegevens worden afgedrukt. facturen en bestelbonnen af met formulieren. Per gebruiker kunnen eventueel extra toegangsrechten worden vastgelegd. Als u subadministraties en kenmerken hebt vastgelegd in AccountView. De gegevens die in subadministraties worden ingevoerd.292 Algemeen Gebruikersgroep Gebruikers kunnen deel uitmaken van meerdere groepen. Dit zijn bijvoorbeeld de kolomtitels. De rollen die zijn toegekend aan een groep. Kenmerk De kenmerken zijn de gegevens die in de subadministratie kunnen worden bijgehouden. een logo of een lijn. Variabele gegevens worden afgedrukt met layoutsymbolen.

Dit zijn bijvoorbeeld de adresgegevens van de debiteur. totdat u AccountView afsluit. ‘Administratie’ of ‘Inkoop’. Het is ook mogelijk om een andere peildatum te gebruiken. Relatiebeheer (97) . maar ook de aard van de onderlinge relatie. Hetzelfde geldt voor de relatie tussen uw eigen medewerkers en de contactpersonen en/of bedrijven. of het BTW-bedrag van de factuur. Als u AccountView start is de peildatum gelijk aan de systeemdatum. Als u een peildatum gebruikt die een maand later ligt. ziet u hoe oud de openstaande posten toen waren (30 dagen minder). Layouts (179) Opportunity Een opportunity is een verkoopkans van een bepaald product (of van een bepaalde productgroep) voor een bepaald bedrijf. en het venster Openstaande posten markeren (module Aanmaningen) • de vensters Peildatum en Markeren voor betaling (module Automatische betalingen en Automatische incasso) De gewijzigde peildatum geldt voor heel AccountView. Met relatiebeheerfuncties legt u dus niet de koppeling zelf vast. de systeemdatum. Het registreren van opportunities kan u helpen om inzicht te krijgen in het verloop en de resultaten van een verkooptraject. Standaard wordt voor de peildatum de huidige datum gebruikt. bijvoorbeeld ‘Directie’. U kunt de peildatum op meerdere plaatsen wijzigen: • de rapporten Openstaande posten en Ouderdomsanalyse (venster Debiteuren en Crediteuren) • de rapporten Aanmaningen en Openstaande posten.21 Begrippenlijst 293 Layoutsymbool Variabele gegevens zijn afhankelijk van de AccountView-gegevens waarvoor het formulier wordt afgedrukt. De peildatum geldt voor heel AccountView. zodra u een contactpersoon (of een medewerker) bij een bedrijf invoert. Variabele gegevens worden afgedrukt met layoutsymbolen. bijvoorbeeld ‘Verkoop binnendienst’ of ‘Debiteurenbeheer’. die verwijzen naar de AccountView-gegevens (velden). Customer Relationship Management (117) Peildatum De peildatum bepaalt de ouderdom en de vervalduur van de openstaande posten. de orderregels. en als u een peildatum gebruikt die een maand eerder ligt. Relatiebeheerfunctie In AccountView legt u niet alleen vast dat een contactpersoon bij een bepaald bedrijf hoort. Dit zal meestal de functie of het werkgebied binnen het andere bedrijf zijn. Ze zijn afhankelijk van de order of de aanmaning. U ziet dan hoe oud de openstaande post vandaag is. Voor hen zal dit meestal de verantwoordelijkheid zijn binnen het eigen bedrijf wat betreft het contact met het andere bedrijf (of de contactpersoon van dat bedrijf). ziet u hoe oud de openstaande posten dan zijn (30 dagen meer). maar de aard van de onderlinge relatie die kan worden geselecteerd.

Pas als een rol wordt toegekend aan een gebruiker of een groep. Op het moment dat u de pakbon afdrukt. Elke gebruiker kan één of meer rollen hebben. Als u over de uitbreidingsmodule Goederenuitgifte beschikt. wordt bepaald voor welke administratie(s) de rol geldt. Een gebruiker kan daarnaast toegangsrechten hebben op basis van de groepen waarvan hij lid is.294 Algemeen Toegangsbeveiligingrol De toegangsrechten in AccountView worden bepaald door rollen. etiketten. grootboek. wordt de voorraadadministratie (artikelen) bijgewerkt. Rollen zijn administratie-onafhankelijk. dan kunt u ook uitgifte-opdrachten genereren en paklijsten afdrukken. Uitgebreide toegangsbeveiliging (139) Verkooporder Verkooporders kunt u invoeren in de module Verkooporders.). In een rol worden de toegangsrechten per object vastgelegd (debiteuren. Verkooporders ( ) . enz. Daarna kunt u de order factureren. In Uitgebreide toegangsbeveiliging II kan een rol ook afzonderlijke toegangsrechten tot bepaalde opties bevatten (bijvoorbeeld bepaalde rapporten). omdat rollen ook aan groepen kunnen worden toegekend.

285 Rapportnaam. 171 Abonnementen Layouts. 100 Aantallen Nulwaarden niet afdrukken. 24 Algemene kosten. 280 Datumbereik geldigheid. 216 Overzicht toegangsrechten. 106 Invoeren. 112 Notities. 237 Toegang overnemen. 45 Layouts. 87 Afdrukstand Gebruikersrapporten. 42 Kostenplaatsen. 288 XML-antwoord bewaren. 77 Grootboekrekeningen. 167 Overzicht. 286 Scripts. 107 Afwijzingsanalyse Voorbeeld CRM. 281 Kopiëren. 20. 190 Abonnee-administraties. 123 Prioriteiten. 86 Afrondingsverschillen Corrigeren. 285 Algemene instellingen. 288 AccountView-server Alerts. 154 Toegangsbeveiliging. 136 Genereren. 77 Artikelcodes Algemene kosten. 172 Afmetingen Layoutgegevens. 226 Acceptgiro’s Bedragen op layouts. 289 Blokkeren. 112 Administratie Alerts kopiëren. 25 Analyse Betalingstermijnen debiteuren. 113 Gebruikersvelden. 152 Snel toegang verlenen. 286 Gebruikersactiviteiten. 172 Alerts. 26 Centraal. 23 Afgeleide administraties. 9. 66 Verslaglegging. 202 Layouts. 216 Layouts. 182 Adressen Buitenland. 152 Gebruikerstoegang. 231 Activiteiten Afwerken. 282 Testen. 167 Administratie-opties. 170 Exclusief gebruiken. 113 Aanmaningen Instellingen kopie-aanmaningen. 61 Afdrukken Verslaglegging. 281 Systeemalerts. 163 Activeren. 287 Niet uitgevoerd. 172 Extern. 283 Planning. 58 Verschillen. 25 Gebruikersgroepentoegang. 141. 119 Alerts. 223 Algemene modulefunctionaliteit. 106 Offertes. 152 Kopiedocumenten. Index —A— Aanhef. 56 Afwerken Activiteiten. 288 Achtergrond-PDF's Verkoopfacturen. 86 Afschriften Beginsaldi. 103. 165 Historie importeren. 41 Valuta’s. 45 Debiteuren. 282 Audit Trail. 152 Administratievaluta. 100 Aankruisvelden (De)markeren. 42 Debiteuren / crediteuren. 282 Administratie blokkeren. 187 Afronden BTW-bedragen. 223 . 283 Toegangsrechten. 287 Administratielogboek. 152 Subadministraties. 273 Afdrukvoorkeuren. 188 Afboeken Openstaande posten. 183 AccountView Server Automatisch starten. 288. 285 E-mail. 106 Naar ander bedrijf. 280 Uitvoeren. 191 Afbeeldingen Layouts. 77 Ouderdom posten debiteuren/crediteuren. 163 Afdrukken. 224 Adres Layouts. 289 Opnemen. 113 Exporteren naar Microsoft Outlook. 10 Algemene opties.22. 44. 107 Blokkeren. 179 Transitorisch. 97 Opportunities. 76 Aanspreektitels Contactpersonen. 101 Verwijderen. 77 Historische ouderdom posten. 281 Administraties. 19 Afgeleid. 179 Aansluiting Journaal en grootboek. 269 Afdrukvoorbeeld Gebruikersrapporten. 281 Auditfiles. 165 Verwijderen. 20 Administraties. 77 Kostensoorten. 291 Verkopen. 282 Alerts blokkeren.

. 153 Dagboeken kopiëren. 239. 208 Balansartikelen. 61 Bewaren Layouts. 233 Instellingen. 273. 51 Verkopen. 128 Beeld Verversen. 112 Bedrijven ontdubbelen. 49. 165 Verwijderen. 182. 112 Stamgegevens CRM. 70 . 176 Fout. Zie de helpindex (druk op F1) Bewerken/Verkooplayouts converteren. 61 Batchverwerking. 120 Verwijderen. 253 Audit Trail. 165 Alerts. 69 —B— Balansartikelen. 42 Betalingsverschillen Afboeken.296 Artikelen Artikelgroep wijzigen. 136 Bladzijden Blokkeren. 179 Betalingscondities Debiteuren. 177 Via e-mail ontvangen. 203 Bijlage openen Geïmporteerde e-mail. 210 Bestand inrichten.. 30 Subadministraties. 61 BTW. 233 Voorbeeld. 106. 113 Bedrijven. 176 Status opvragen. 29. 176 Inhoud. 72 Beantwoorden E-mail.. 112 Contactpersonen. 211 Coderen. 210 Subadministraties. 210 Voorraadartikelen. 66 Bedrijfsgegevens Exporteren naar Microsoft Outlook. 209 Productiestuklijsten. 163 Afdrukken. 174 Via e-mail versturen. 210 Etiketten. 70 Instellingen. 26 Berekeningen Berekende velden. 206 Overzicht. 209 Voorbeeld. 210 Artikelgroepen. 273. 157 Historie. 207 Wijzigen. 24 Beeld/. 157 Werkwijze. 277 Gebruikersrapporten. 210 Voorraadwaardering. 126 Belastingdienst Auditfiles. 64 Boekjaar Journaalposten vorig bj overnemen. 57 Beheren Gegevens.. 233 Kortingstermijnen. 206 Financiële informatie splitsen. 210 Catalogus afdrukken. 56 Overnemen. 211 Selecteren. 51. 24 Beginsaldi Afschriften. 67 Achteraf verrekenen. 277 Groepsomschrijving tonen. 71 Mutaties verwerken. 167 Overzicht. 210 Banden Layouts. 175 Verwerken. 174 Via map versturen. 106 Omzetten naar debiteuren/crediteuren. 205 BTW-code. 202 BTW. 112 Relatiebeheerfuncties. 28 Dagboekinvoer. 49 Afboeken. 29 Boekingen Periode-/datumcontrole. 176 Verwijderen. 155 Boeken Automatisch.. 192 Nulwaarden niet afdrukken. 235 Direct verrekenen. 112 Gebruikerstoegang. 175 Stamgegevens. 26 XML. 70 Tegenboekingen. 56 Bankkosten Afboeken. 288. 250 Valuta’s. 48. 208 Artikelhistorie Subadministraties. 182 Bewerken/. 74 Valuta’s. 190 Totaal mutaties. 163 Activeren. 210 Voorraadwaarde. 157 Betalingskortingen. Zie de helpindex (druk op F1) Bestelbonnen Instellingen kopiebestelbonnen. 208 Verkoopsplitsing. 233 Betalingstermijnen Analyse debiteuren. 167 Auditfiles Exporteren. 65 Layoutsymbool.. 136 Algemeen Bedragen Afdrukken op acceptgiro’s. 76 Periodiek. 248 Voorraadaantallen bijhouden. 209 Prijzen wijzigen. 173 Via map ontvangen. 112 Invoeren. 28 Kostenplaatsen. 216 Layouts. 289 Historie importeren.. 161 Inrichten. 176 Ontvangen. 210 Voorraadwaarde bijhouden.. 273 Berichten Annuleren. 26 Autocoderingen. 100. 56 Wijzigen. Zie de helpindex (druk op F1) Beeldscherm Instellingen. 173 Bestand/. 49. 185 Bankafschriften Beginsaldi. 137 Bedrijven Blokkeren. 70 Blokkeren Activiteiten. 49 Betalingsfiattering. 177 Versturen. 177 Status wijzigen..

194 Cursief Layoutgegevens. 153 Valuta’s. 229 Detailregels Gebruikersrapporten. 45 Historische openstaande posten. 35 Standaardbrieven. 235 Betalingskortingen achteraf verrekenen. 182. 191 Layouts automatisch selecteren. 176 Berichten met fouten overslaan. 54. 43 Verkoopsplitsing. 35 Kredietruimte. 69 Bladzijden blokkeren. 112 Exporteren naar Microsoft Outlook. 45 Business Activity Monitoring. 28 Autocoderingen. 176 297 Centrale administratie. 35 Adressen. 170. 67 Kredietbeperkingen direct verrekenen. 200 Mailings. 153 Bladzijden kopiëren. 63 Tegenboekingen. 49 Creditnota’s. 175 Berichten versturen. 169 Abonnee-administraties. 46 Etiketten. 291 Externe berichten ontvangen. 108 Bruto Verkopen. 267 Gebruikersrapporten. 49 Kredietbeperkingen. 176 Berichten verwijderen. 210 Combinatievensters Relatiebeheer. 45 Omzet. 112 Saldilijst. 173 Stamgegevens berichten. 112 Standaardrelatiebeheerfuncties. 119 Voorbeelden. 191 Creditfacturen Verkopen. 76 Dagboeken Autocodering. 42 Informatie opvragen. 280 Inrichten. 192 Debiteuren. 137 Invoeren. 176 Berichten ontvangen. 211 Relaties omzetten naar. 172. 41 Prijsafspraken afdrukken. 45 Samenvoegen. 62 Mutaties. 208 BTW-bedrag Afrondingsverschil. 106 Naar ander bedrijf. 182 Periode-/datumtabel. 29 Verkoop. 291 Berichten annuleren. 30 Toegang. 269 Layouts. 45 Sneltoetsen. 17 Correcties. 112 Verkopen. 233 Verkopen. 52 Verificatie nummers. 292 —C— Centraal stambestand. 200 Controleren Contactpersonen. 70 Kostenplaatsen. 152. 38 Saldo. 76 Datums Layoutsymbool. 226 Conventies Typografisch. 177 Berichtstatus opvragen. 198 Coderen Artikelen. 229 Datum Layouts. 66 Buitenland Adressen. 75 Openstaande posten. 66 BTW-codes Omzet. 100 Titels. 42 Layouts adresindelingen. 51. 120 Branchegroepen Overnemen. 45 Adressen kopiëren. 100. 280 BusinessReporter. 118 Cumulatief Layoutsymbolen. 170 Centreren Layoutgegevens. 174 Externe berichten versturen. 112 Controleren. 118 Conform sjablonen importeren E-mail. 105 Concurrentie-analyse Voorbeeld CRM. 118 Werkwijze. 225 Creditnota’s Verrekenen. 38 Ouderdomsanalyse.22 Index Branchecodes Overnemen. 118 Voorbeeld klantanalyse. 35 Kredietruimte. 120 Brieven Adressen kopiëren. 185 . 112 Relatiebeheerfuncties. 45 Definitieve facturen. 106. 37 Samenvoegbestanden. 37 Etiketten. 198 —D— Dagboekbladzijden Periode-/datumcontrole. 135 Contactpersonen Blokkeren. 42 Layouts adresindelingen. 118 Voorbeeld afwijzingsanalyse. 75 Verplicht. 42 Betalingscondities. 210 Artikelen selecteren. 77 Analyse betalingstermijnen. 117 Inrichten. 46 Analyse. 119 Voorbeeld prospectanalyse. 65 Betalingskortingen. 222 BTW Bedragen. 64 Crediteuren. 175 Berichten verwerken. 99 Verwijderen. 66 BTW-bedragen Afronden. 177 Centrale administratie. 61 CRM. 119 Voorbeeld concurrentie-analyse. 177 Berichtstatus wijzigen. 44. 279 BusinessAlerter Gebruiken. 40 Historische ouderdomsanalyse. 112 Controle Layouts. 61 Debiteurkaarten. 119 Voorbeeld marketinganalyse.

271 Sortering. 71 Document/. 273 Notities. 152 Rollen toekennen. 277 Lettertype. 233 Fiatteren Inkoopfacturen. 273 Voorbeeld. 148 Business-selectie gebruiken. 24 Overzicht toegangsrechten. 274. 230 Achtergrond-PDF’s. 204 —F— Facturen Land en taal verschillend. 268 Berekeningen. 24 Mailings. 134 Importeren. 276 Selectiecriteria. 274. 268 Omschrijving. 204 FRT. 277 SQL Showplan. 276 Exporteren naar Microsoft Outlook Activiteiten. 268 Top-selectie. 142 Toegangsbeveiliging. 9 Documenten Exporteren. 272 SQL Query Expressions. 156 Toegang blokkeren. 130 Kopiëren. 137 Contactpersonen. 155 Toegang op grond van rollen. 281 Gebruikersgroepen Aan gebruikers toekennen.. 151 Standaard. Zie de helpindex (druk op F1) Documentatie Inhoud en structuur. 130 Draaitabellen Gebruikersrapporten. 273. 271 Exporteren. 24 Instellingen Windows. 252 Drill arounds Verkoop-/inkoophistorie. 270 Verspreiden. 108 —E— Eindsaldi. 269 Algemeen. 269 Layoutbestanden. 56 Elektronische verkoopfacturen. 108 E-mail importeren. 277 Voltooien. 274 Visual Report Designer. 179 Factuurkortingen Betalingskortingen gebruiken als. 159 Wijzigen. 112 Documentkoppelingen Beheren. 25 Instellingen. 277 Rapport alleen exporteren. 108 Toestemming voor mailing. 270 Gegevens. 202 FPT. 204 FRX. 273 Opmaak. 150 Standaard. 274 Verdichting. 117 E-mailactiviteitsjablonen. 136 Handmatig importeren. 24 Gebruikersgroepen toekennen. 272 Verbergen. 191 Layouts. 273 Layouts verfijnen. 112 Gebruikersrapporten. 292 Layouts. 76 Exporteren Gebruikersrapporten. 268 Omschrijvingen in plaats van nummers tonen. 149 Gebruikerslijsten Kenmerken. 278 Verwijderen. 161 Fiatteringshistorie. 268 Exporteren Documenten. 245 Gebruikersrapporten. 270 SDK-opties. 274 Queries verfijnen. 137 Algemeen Extensies Layouts. 276 Titel. 9. 10 Etiketten. 274. 273 Business-sortering gebruiken. 268 . 269 Gevorderd gebruik. 204 Fusies. 179 Voorbedrukte layouts. 277 SQL Query Results. 273 Weergave. 276 Subadministraties. 134 Instellingen. 269 Dynamische selectiecriteria. 269 Opvragen. 79 Formaat Layouts. 161 Fiatteringsmedewerkers Toewijzen. 269 Macro’s. 135 Geïmporteerde e-mail openen. 277 Stamgegevens. 140. 271 Groepstitel. 150 Importeren. 162 Financiële rapportage. 136 Bedrijfsgegevens. 276 Menutype. 277 Beveiliging. 276 Macro’s.298 Directe verwerking Uitschakelen. 276 Wizard.. 150. 105 Essentiële stamgegevens. 136 Bijlage openen. 268 Basisgegevens. 145 Tijdelijke login. 271 Groepsomschrijving. 131 Wijzigen. 268 Afdrukstand. 112 —G— Gebruikers E-mail. 268 Samengevat. 270 Groepshoofd. 151 Inloggen. 136 Conform sjablonen importeren. 45 Evenwicht Journaal en grootboek. 151 Gebruikersactiviteiten Alerts. 182. 271 Hoofdtabel. 137 Relaties. 271 Selecties. 145 Toegangsbeveiliging.. 184 Formulieren. 231 E-mail Beantwoorden. 269 Wijzigen. 276 Groepering. 267 Aanmaken. 276 Gedetailleerd. 70. 273 Detailregels.

108 Hoofdgebied Activiteiten. 76 Auditfiles. 280 CRM. 238. 205 Betalingsfiattering. 134 299 Help/. 247. 31 Valuta’s. 29 Vergelijken periode-/kwartaalcijfers. Zie de helpindex (druk op F1) Herinneringen Land en taal verschillend. 132 Aanmaken. 121 Gedetailleerd Gebruikersrapporten. 91. 32 Grootboekrekeningen Analyse. 196 —I— Identificatie BTW. 30 Periode-/kwartaalcijfers. 26 Autocodering. 108 Inkoopfacturen Fiatteren. 76 Draaitabellen subadministraties. 229.. 252 Periode-/datumcontrole. 92 Projecten.. 106 Invoermaskers Layouts. 269 Selecteren. 81 Hoofddocument. 9 Inkoop Relatiebeheer. 18 Inhoud Documentatie. 270 Gegevens Beheren. 9 Hoofdstuk. 187 Invoersjablonen. 291 Hoofdgebieden Activiteiten. 146 Intrekken Toegangsbeveiliging. 245 Indeling. 119 Klanten. 89 Index Verwijzingen. 77 Journaliseren Verkopen. 24 Gegevens invoeren Invoersjablonen.22 Index Gebruikersvelden. 271 Grootboek. 185 Layouts hoofd/voet. 126 Gebruikersrapporten. 197 —H— Handmatig importeren E-mail. 113 Layoutdefinities. 133 —J— Jaarovergang Alerts kopiëren. 77 Koppelen aan rubrieken. 45 Geïmporteerde e-mail openen. 136 Genereren Activiteiten. 271 Groepstitel Gebruikersrapporten. 10 Hoofdstukken. 245 Maximumaantal. 292 Gebruikerslijsten. 147. 140. 287 Journaal. 132 Gebruiken. 140. 103. 37 Kenmerken. 118 Relatiebeheer. 121 Overnemen. 43 Importdefinities Beveiliging. 209 Inkopen Layouts. 192 Gebruikerswaarden Aanvullen. 25 Inrichten Artikelbestand. 27 Aansluiting journaal.. 10 Hoofdvenster. 93 Knoppenbalken. 133 Gegevensbestanden. 248 Subadministraties. 182 Groepering Gebruikersrapporten. 35 Kleuren Layoutgegevens. 29 Wijzigen. 247 Klantanalyse Voorbeeld CRM. 19 Horizontaal Layouts uitlijnen. 245 Omschrijving. 31 Rapporten. 199 Kleurinstellingen. 101. 232 —K— Kaarten Debiteuren/crediteuren. 238. 76 Periodesaldi. 148 Importeren E-mail. 98 Installeren Toegangsbeveiliging. 270 Groepshoofd Gebruikersrapporten. 271 Groepsomschrijving Gebruikersrapporten. 9. 73 Aansluiting grootboek. 182 Inloggen Blokkeren. 149 Invoeren Activiteiten. 106 Groepen Layout hoofd/voet. 113 Hoofdstukken Inhoud en structuur. 24 Knippen Verslagmodelregels. 252 Voorbeeld. 248 Grootte Gelijktrekken van gegevens. 179 Inleiding Layouts. 126 Verversen. 134 In ander venster markeren. 191 Herrekenen Verslaglegging. 28 Kostenplaatsen. 246 Subadministraties. 126 Indelen Verslagmodellen. 76 Subadministraties. 29 . 105 Koersen Valuta’s. 157 BusinessAlerter. 161 Inkoopprijzen Per artikelgroep wijzigen.

227. 235 Kopiëren Adressen. 196 Centreren t. 197 Variabele gegevens. 182 Kopie-aanmaningen Opvragen. 201 Lijsten Saldi debiteuren/crediteuren.o. 184 Lijnen Layouts. 32 —L— Landscape Layouts. 67 Betalingskortingen gebruiken als factuurkortingen. 113 Logboek. elkaar. 53 Kosten Algemeen. 293 Tussenruimte gegevens. 35 Leveringen op afroep. 38 Lijstvelden Gebruikersvelden. 179 Verkopen. 187 Vensters. 188 Veldnamen. 167 Overzicht. 188 Verticaal in layouts. 191 Met layoutsymbolen rekenen. 180 Opmaak. teksten invoegen. 159 Opportunities invoeren. 167 —M— Macro’s Gebruikersrapporten. 100 . 165 Historie importeren. 181 Rubrieken. 103. 30. 182 Nieuwe layoutsymbolen. 184 Paginaverdeling. 199 Leveranciers. pagina. 88 Verslagmodelregels. 246 Subadministraties. 198 Uitlijnen. 199 Controle. 70 Layouts. 202 Adressen volgens indeling land. 51 Kredietbeperkingen. 191 Symbolen. 252 Kolomtitels Layouts. 127 Marketinganalyse Voorbeeld CRM. 208 Kortingstermijnen Betalingskortingen. 42 Algemeen Kwartaal Vergelijken cijfers grootboek. 77 Kostprijs Verkoopsplitsing. 181 Lettertypen Gebruikersrapporten. 179 Wijzigen. 235 Kopiepakbonnen Opvragen. 185 Nulwaarden niet afdrukken. 182 Centreren gegevens t. 165 Verwijderen. 185 Gegevens verwijderen. 100 MAPI Instellingen. 93 Kopteksten Layouts. 196. 180. 194 Nieuw.v. 292 Gegevens vergroten/verkleinen. 235 Kopiefacturen Opvragen. 112 Stamgegevens fiattering. 269 Instellingen.o. 273. 108 Genereren. 67 Direct verrekenen. 181 Marges Layouts.v. 158 Standaardrelatiebeheerfuncties. 200 Eigenschappen layoutgegevens. 24 Mappen Layouts. 24 Layoutgegevens. 187 Kopiëren. 68. 181 Voorbeeldgegevens. 52. 188 Automatisch selecteren. 181 Pagina-instellingen. 208 Kredietbeperkingen. 119 Maskers. 190 Ontwerpen. 187 Gegevens verplaatsen. 202 Voorbeelden. 52 Kredietruimte Crediteuren. 123 Relatiebeheerfuncties. 233 Instellingen. 100. 180. 180. 233 Verkoopsplitsing. 191 Medewerkers. 54. 46 Dagboekbladzijden. 197 Invoermaskers. 182. lijnen. 163 Afdrukken.300 Kolommen Kenmerken. 42 Debiteuren. 88 Verslagmodellen. 182 Kortingen Betalingskortingen. 68 Kostensoorten Analyse. 182. 184 Layouts. 229 Verwijderen. 52 Kortingstermijnen. 192 Gegevens. 45. 223 Kostenplaatsen. 184 Markeren in ander venster. 187 Grootte gelijktrekken. 235 Kopiedocumenten Instellingen. 179. 110 Man Contactpersonen. 277 Gebruikersvelden opnemen. 292 Analyse. 191 Afbeeldingen. 183 Postadressen. 216 Opvragen. 235 Kopiebestelbonnen Opvragen. 67 BTW. 193 Niveaus. 103 Fiattering. 181 Mappen. 181 Maskers. 226 Liggend Layouts. 77 Verplicht. 189 Vaste gegevens. 52. 200 Bewaren. 53 Voorbeeld. 196 Opvragen. 276 Mailbox. 189. 187 Werkwijze. 163 Activeren. 204 Voorbedrukte formulieren. 187 Extensies. 126 Markering omdraaien. 204 Gebruikersrapporten. 24 Mailings. 292 Acceptgiro’s. 218.

268 Notities Activiteiten.. 41 Historisch. 95 Opportunities. 182 Layoutverdeling. 29 —N— Netto Verkopen. 216 Peildatum. 24 Microsoft Word Standaardbrieven. 268 Omzet BTW-codes. 39 Bedragen verdelen. 273 Merge-bestanden. 60 Opgeofferde waarde Productiestuklijsten. 223 Verkoopsplitsing. 43 —O— Objecten Toegangsbeveiliging. 141 Opties/. 185 Layouts. 42 Percentage Kredietbeperking negatief. Zie de helpindex (druk op F1) Opvragen Layouts. 32 . 10 Beschrijvingen. 191 PDF Kopiedocumenten. 11 Mutaties Aantallen/bedragen tellen. 273 Vensters. 30 Valuta’s. 31 Perioden Overzicht.. 19 Toegangsbeveiliging. 88 Vergelijkende cijfers. 60 Documenten. 117. 122 Offerte-activiteiten. 175 Ontwerpen Layouts. 196 Opmaken Verslagmodelregels. 39 Stamgegevens. 56 Journaalposten vorig bj. 148 Modules. 185 Layoutgegevens onderdrukken. 45 Microsoft Outlook Instellingen. 180. 11 Systeem. 32 Verslagmodellen. 293 Activiteiten. 181 Organiseren Subadministraties. 76 Vergelijken cijfers grootboek. 176 —P— Pagina’s Layout hoofd/voet. 273 Submenu’s. 182 Optellen Layoutsymbolen. 194 Opties Administratie. 208 301 Omzetsplitsing. 76 Saldi journaal. 180. 31 Periode-/datumtabel. 63 Kostenplaatsen. 20. 74 Audit Trail. 140. 127 Omschrijvingen Gebruikersrapporten. 42 Peildatum. 192 Layouts hoofd/voet. 216 Land en taal verschillend.22 Index Menutypen Menu’s. 45 Modules Beschrijving. 124 Opportunitystadia Vastleggen. 269 Layoutgegevens. 123 Analyseren. 124 Offertes. 70 Rubrieken. 222 Niveaus Hoogte. 9. 9 Welke opties. 141 Offertes Activiteiten. 25 Beveiliging. 128 Ontvangen Berichten. 183 Paginanummers Layoutsymbool. 117. 208 Onderhoudscontracten. 75 Debiteuren. 88 Overslaan Berichten. 24 Overnames. 123 Voortgang bewaken. 106 Nummers BTW. 124 Onderhouden. 192 Pakbonnen Instellingen kopiepakbonnen. 180 Openen Layouts. 293 Historische openstaande posten. 147 Opmaak Gebruikersrapporten. 39 Totaalbedragen afboeken. 75 Tekstregels. 183 Notities Gebruikersrapporten. 97 Omdraaien markering. 39 Notities. 122 Opslaan Layouts. 126 Invoeren. 124 Opportunity-grafiek Opstellen. 226 Onderstrepen Layoutgegevens. 20 Algemeen. 52 Periodecijfers Overzicht. 163 Autocodering. 121 Volgorde wijzigen. 124 Opvolgen. 41 Ouderdomsanalyse Debiteuren/crediteuren. 208 Opheffen Toegangsbeveiliging. 181 Openstaande posten Afwijkende ouderdom. 245 Ouderdom Openstaande posten onjuist. 198 Ontdubbelen van bedrijven. 41 Afwijkende saldi. 182 Layoutverdeling. 112 Overnemen Beginsaldi.. 28 Correcties. 40 Historische ouderdom posten. 42 Outlook Instellingen.

149 Rubrieken Aanmaken. 24 Regels Bedragen wijzigen.302 Verslaglegging. 24 Refresh. 92 Selecteren. 281 Selecteren Gegevens. 101 Productiestuklijsten Artikelgroepen. 108 Samenvoegvelden. 142 Overzicht toegangsrechten. 112 Medewerkers. 277 SQL Query Results. 24 Plakken Verslagmodelregels. 130 Sneltoetsen Debiteuren/crediteuren.. 40 Openstaande posten debiteuren/crediteuren. 112 Opportunities invoeren. 277 SQL Showplan. 272 Snelheid Boekingen invoeren. 109 Scherm Instellingen. 37 Samengevat Gebruikersrapporten. 110 Weergaven. 208 Proef Layouts. 222 Per artikelgroep wijzigen. 38 Perioden. 92 Registreren Audit Trail. 93 Planning Alerts. 24 Rollen Aan gebruikers toekennen. 108 Prospectanalyse Voorbeeld CRM. 76 Saldo Debiteuren/crediteuren. 105 Inrichten. 285 Portrait Layouts. 24 Verversen. 137 Invoeren. 45 Indeling. 88 Overnemen. 91. 182 Rapporten/. 194 Relatiebeheer. 128 Verslagmodellen. 293 Bedrijven. 208 Opgeofferde waarde. 141 Records Verversen. 277 Staand Layouts. 46 Samenvoegbrieven Genereren. 98 Offertes. 222 Bewerken. 93 Veldwaarde wijzigen. 161 Historische openstaande posten. 112 Standaard. 185. 109 Samenvoegen Brieven. 163 Rekenen Layoutsymbolen. 185 Algemeen Rapporten Alerts. 68 Snelkoppelingen. 226 Periodieke boekingen. 98 Relatiebeheerfuncties. 106.. 270 Samenvoegbestanden. 106 Omzetten naar debiteuren/crediteuren. 23 Prioriteiten Activiteiten. 211 Prijzen Factuurbedragen wijzigen. 145 Toegangsbeveiliging. 84 Periodiek Verkopen. 200 Rubrieken. 182 Layouts hoofd/voet. 150 Combineren. 185 Layoutbanden. 187 Postadressen Layouts. 281 Grootboek. 91 —S— Saldi Beginsaldi. 90 Kopiëren. 151 Aan gebruikersgroepen toekennen. 88 Rekeningen koppelen. Zie de helpindex (druk op F1) Rechten Toegangsbeveiliging. 100. 184 . 73 Layouts automatisch selecteren. 70 Persoonlijk Instellingen Windows. 97. 100 Relaties Exporteren naar Microsoft Outlook.. 56 Lijsten debiteuren/crediteuren. 191 Posten Afboeken. 95 Selecties Gebruikersrapporten. 271 Top-selectie. 94 Telrubrieken. 23 Standaardinstellingen. 142. 126 Journaal. 61 Prijsafspraken Afdrukken per debiteur. 97 Combinatievensters. 112 Contactpersonen. 108 Verrekenen. 226 Projecten Relatiebeheer. 272 SQL Queries verfijnen. 94 Verlies & winst. 200 Proeffacturen. 94 Telrubrieken. 24 Wijzigen. 152 Standaard. 117 Werkwijze. 38 Relatiebeheer. 24 Scripts Alerts. 35 Sortering Gebruikersrapporten. 58 Fiatteren. 184 Positie Layoutgegevens. 119 —R— Rapportbanden Layouts. 209 Printers Instellingen. 277 SQL Query Expressions. 123 Resolutie-instellingen. 31 Layout hoofd/voet.

149 Uitwisselen Stamgegevens. 233 Systeemlogboek. 183 Totalen Layoutsymbolen. 152 Rechten toekennen. 281 Standaardbrieven. 149 Toestemming voor mailing E-mail. 229. 22 Instellingen Windows. 140. 101. 141 Administraties. 113 Symbolen Layoutgegevens.22 Index Stamgegevens Audit Trail. 167 Overzicht. 19 —T— Taal Instellingen. 193 Typografisch. 163 Afdrukken. 24 Taalcodes Layouts automatisch selecteren. 91 —V— Valuta Administratie. 134 Instellen. 147. 141 Status Berichten. 223 Tellen Mutaties. 204 Toegang AccountView. 196 Uitsluiten Toegangsbeveiliging. 170 Stamgegevens module. 190 Omzet. 218 Tabellen Gebruikersrapporten. 139 Toegangsrechten Alerts. 237. 247 Organiseren. 153 In gebruik nemen. 223 Structuur Documentatie. 230 Uitgebreide toegangsbeveiliging. 247. 149 Rechtenstructuur. 245 Projecten. 176 Gebruikersrapporten. 238. 194 Transitorische verwerking Abonnementen. 74 Telrubrieken Definiëren. 198 Typografische conventies. 177 Stempelkosten. 280 Toekennen Toegangsbeveiliging. 169 Systeem. 167 Systeemopties. 156 Toegangsbeveiliging. 23 303 Systeemalerts. 140. 45 Standaardinvoersjablonen Gebruiken. 253 Boeken. 200 Layouts verkoopfacturen. 22 Instellingen AccountView. 188 Tekstregels Algemene kosten. 146 Inrichten. 25 Overnemen. 182 Titels Gebruikersrapporten. 146 Maximumaantal gebruikers. 183 Layoutsymbolen. 226 Transportbedragen Layouts. 163 Berichten. 226 Verkoopfacturen. 99 TM1-2-3. 252 Kenmerken. 247. 269 Tegenboekingen. 292 Artikelen. 100 Standaardalerts. 170 Unalloc. 276 Synchroniseren. 9 Hoofdstuk. 147. 152 Dagboeken. 252 Grootboekrekeningen. 182. 17 Synchroniseren Stamgegevens. 152. 141 Tijdelijke gebruikers inloggen. 232 Uitlijnen Layoutgegevens. 133 Starten Toegangsbeveiliging. 282 Systeemdagboek Verkopen. 165 Verwijderen. 17 —U— UBL 2. 169 Uitwisselen. 238. 198 Layouts. 239. 84 Titel Layouts. 223 Nulwaarden niet afdrukken. 156 Tijdsbestek Weergave verslaglegging. 189 Met layoutsymbolen rekenen. 238. 252 Journaal. 95 Test Layouts. 239. 248 Rapporten. 94 Selecteren. 248 Invoervensters. 9 Subadministraties. 250 Draaitabellen.0. 10 Hoofdstukken. 9. 163 Activeren. 182. 64 Teksten Layouts. 248 Subgebied Activiteiten. 194 Nieuwe layoutgegevens. 140 Installeren. 165 Historie importeren. 291 Subgebieden Activiteiten. 252 Verplicht. 248 Artikelhistorie. 192 Tussenruimte Gelijktrekken van gegevens. 108 Toetsenbord Instellingen. 200 Tijdelijke gebruikers inloggen. 10 Standaard Relatiebeheerfuncties. 291 . 183 Layoutsymbool. 133 Verwijderen. 139 Uitgesteld Verkopen. 154 Overzicht per gebruiker. 24 Totaal Layoutsymbolen. 268 Titulatuur Contactpersonen. 147.

188 Veld wijzigen. 72 Berichten. 226 UBL 2. 32 Vergelijkende cijfers. 225 Verkregen waarde productiestuklijst. 96 Kopiëren. 83 Verslaglegging Afronden. 103. 220 Journaliseren. 229. 83 Specificatie regels tonen. 218. 61 Verslagen. 235 Periodiek. 230 Layouts. 208 Verlies & winst Rubrieken. 113 Met layoutsymbolen rekenen. 211 Verplaatsen Layoutgegevens. 202 . 66 Koersen wijzigen. 68 Verschillen Afboeken. 96 Regels bewerken. 93 Regels invoeren. 84 Rapportagetaxonomieën gebruiken. 226 Systeemdagboek. 196 Lijnen in layouts. 224 Verkopers. 87 Selectie. 213 Achteraf journaliseren. 214 Verkooporders. 84 Vergroten Layoutgegevens. 229 Overzicht. 66 Kostenplaatscodes. 43 Verkleinen Layoutgegevens. 88 Paginascheiding. 229. 113 Layoutsymbolen. 112 Verwijzingen Index. 194 Modules. 93 Verplicht BTW-codes. 187 Verkoop Relatiebeheer. 18 Verzamelfacturen Verkopen. 226 Proef afdrukken. 84 Vergelijkende cijfers.. 96 Controleren. 92 Regels opmaken. 81 Instellingen. 84 Verslagmodellen gebruiken. Zie de helpindex (druk op F1) Vensters Verversen. 228 Voorbeeld. 222 Controleren. 82 Tijdsbestek..en aankruisvelden. 82 Herrekenen. 229 Verwijderen Layoutgegevens.. 209 Verkooptraject. 82 Rapporten afdrukken. 81 Selecteren. 201 Verversen Scherm.0. 95 Versturen Berichten. 187 Layouts. 81 Witruimte. 108 Verkoopfacturen. 95 Sneltoetsen. 85 Periodecijfers. 222 Bruto/Netto. 225 Algemeen Instellingen. 185 Regels. 233 Vreemde valuta’s.304 Valuta’s. 88 Nieuwe pagina. 103. 93 Tekst opmaken. 227. 32 Periode-/kwartaalcijfers. 229 Algemene kosten. 226 Verkoopprijzen Per artikelgroep wijzigen. 226 Direct journaliseren. 10 Nieuwe layoutsymbolen. 9. 175 Verticaal Layouts uitlijnen. 232 Kopiefacturen. 29. 77 Bedragen. 29 Layoutsymbool. 192 Valutaverschillen Afboeken. 270 Vergelijken Overnemen periodecijfers. 61 Variabele gegevens Layouts. 24 Verdichting Gebruikersrapporten. 96 Verlies & winst. 198 Visitekaartjes Invoeren. 91 Verpakking Artikeletiketten. 232 Elektronisch versturen. 86 Groeperen. 230 Uitgesteld. 233 Transitorisch. 128 Velden Gebruikersvelden. 81 Percentagebasis. 187 Venster Hoofd. 81 Weergave. 106 Visual Report Designer. 223 Bedragen wijzigen. 187 Verificatie BTW-nummers. 19 Venster/. 228 Vet Layoutgegevens. 208 Artikelgroep. 91 Verslaglegging. 229 Verzamelen. 79 Instellingen. 232 Verwerken. 29 Analyse. 209 Verkoopsplitsing. 126 Verkopen Betalingskortingen. 230 Herhalen. 232 Achtergrond-PDF’s. 96 Indelen. 89 Indeling controleren. 189 Vaste tekst Layouts. 231 Afdrukken. 193 Veldnamen Layouts. 277 Voorbedrukt Layoutformulieren. 24 Verwerken Batchmutaties. 117 Analyseren. 216 Invoeren. 81 Verslagmodellen Aanmaken. 176 Verkopen. 215 Instellingen kopiefacturen. 204 Relatiebeheergegevens. 294 Transitorisch. 96 Overnemen. 189 Lijst. 87 Bedragen opmaken.

146 Vereisten. 95 Wizard Gebruikersrapporten aanmaken. 223 Vreemde valuta’s Verkopen. 45 WordPerfect Standaardbrieven. 99 Vrouw Contactpersonen.22 Index Voorbeeldadministratie. 268 Gebruikersrapporten wijzigen. 170 Voorbeelden Layouts. 25 Windows Instellingen gebruikers.. 208 Wachtwoorden Toegangsbeveiliging. 187 Voorraadaantallen. 274 Word Mailings. 155 Weergaven Gebruikersrapporten. 23 Witruimte Verslagmodellen. 109 Werkstations. 181. 26 XML-scripts Antwoord alert. 108 Standaardbrieven. 285 —Z— Zoeken/. 224 Vrije lijsten Titels contactpersonen. 210 Voorraadartikelen. 45 —X— XML Auditfiles. 210 Voorraadwaarde. 269 Instellingen. 145 Wijzigen door gebruiker. 70 Vrachtkosten. 24 Instellingen systeem. 24 Samenvoegbrieven. 210 Vorig boekjaar Journaalposten overnemen. 210 Voorraadwaardering Artikelen... Zie de helpindex (druk op F1) . 100 305 —W— Waarde Opgeofferd.