5 maneiras de debater soluções

para não conformidades
20
ago
2015
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O maior desafio em relação a não conformidades é descobrir a causa raiz. Quando
a gente descobre a causa raiz conseguimos gerar ações mais diretas agindo com mais
eficiência no problema. Mas é difícil encontrar boas soluções para os problemas,
principalmente conduzir uma reunião para que seja produtiva. Como criar um ambiente
criativo para chegar nas soluções?
Neste texto vou apresentar algumas formas de conduzir reuniões que buscam causas raiz
e soluções para não conformidades.

1 – O jogo dos porquês
Quem tem filhos ou já conviveu com uma criança em fase de conhecimento sabe como
funciona esse jogo sem técnica nenhuma. No geral é uma técnica bem simples que
Sakichi Toyoda chamou de 5 porquês. Ele diz que quando ocorre um problema, ao
perguntar o “porquê” 5 vezes você conseguirá chegar a raiz do problema. Nada impede
que você pergunte mais vezes, mas para termos algum limite, vamos seguir o conceito do
Toyoda.
Como aplicar?
Reúna a sua equipe e escreva seu problema em um quadro branco, uma cartolina na
parede, ou de qualquer forma que fique visível para todos. Focados no problema, comece
a perguntar “por quê?”. Por que gastamos tanto tempo nisso? Por que temos que fazer
isso? Por que o processo não funciona? Por que o cliente ficou irritado? Por que não foi
entregue no prazo? Por que a máquina estragou? E assim por diante.

2 – Categorizando as causas
Uma boa forma de categorizar as causas do seu problema é utilizando o Diagrama de
Ishikawa. Eu fiz um refletindo sobre meu problema de falta de tempo, mas quando
discutimos problemas que envolvem mais pessoas, é muito mais produtivo fazer uma
reunião com a equipe. Você categoriza as causas da não conformidades relacionadas

Isso torna as pessoas mais envolvidas com a solução e vai ajudar a resolver o problema. Como aplicar? Desenhe o Diagrama de Ishikawa em um lugar visível a todos. Dê um prazo e marque uma reunião onde cada um deve ter pelo menos 1 ideia sobre qual a causa daquele problema. Vamos supor que meu problema seja reclamação de cliente. Chame mais 3 pessoas e peça para elas explicarem a ideia delas para as outras 3 que já estão na reunião. por exemplo. medida. o que pode estar afetando negativamente o cliente? Em relação ao nosso método de fazer as coisas. Este método ajuda a todas as pessoas a falarem. Existem pessoas que são mais quietas. chame apenas 3 pessoas. você pode premiar equipes que consigam ter mais ideias relevantes. Processos. você pode simplifica-las em Pessoas. método. Geralmente pessoas tem medo de falar em público. Tópico a tópico discuta com a sua equipe o que pode influenciar o problema. Você vai se surpreender com o resultado. se você escolheu trabalhar com 4 categorias (Pessoas. Informações e Tecnologia. . Ou até criar categorias que para você seja mais interessante. comece pedindo para a mais silenciosa explicar sua ideia. se a sua equipe é grande. ou post-it. a pauta da reunião com antecedência. você pode dividir sua equipe pelo número de categorias. Se você não quer utilizar essas 6 categorias.a pessoas. Se as pessoas da sua empresa são competitivas. ou faça uma pré-reunião para apresentar o problema. ou até uma solução. não se sentem à vontade para falar em público e elas acabam sendo esquecidas nesses debates. pois você vai envolver pessoas progressivamente. se possível. ambiente e materiais. Envie um e-mail. máquina. Se a sua equipe é um pouco maior e estender essa discussão tópico a tópico irá deixar tudo mais extenso. mas se sentem bem em se expressar em uma reunião com no máximo 3 pessoas. As cores representarão as categorias. Em relação a pessoas. o que irrita o cliente? O que a gente está medindo ou não está medindo que deixou que o cliente reclamasse antes de percebermos que ele estava insatisfeito? E assim por diante. tímidas. Como aplicar? O primeiro passo é deixar todo mundo ciente do problema. Assim descobrirá os fatores que influenciam aquele problema. Comece com poucas e depois vai dando voz para outros. abafadas pelas pessoas mais desinibidas. 3 – Brainstorming de todo mundo Essa ferramenta é muito boa se você tem pessoas de diferentes personalidades na sua empresa. Processos. Uma por vez. Informações e Tecnologia) você organizará as pessoas em 4 equipes e vai dar a cada equipe uma cor diferente de papel. e assim simultaneamente. Dê 10 ou 15 minutos para as equipes discutirem e passe por cada grupo ajudando-as sem deixar que uma equipe influencie a outra. pode ser no seu computador ou a mão mesmo.

é uma experiência muito interessante. Depois disso. mas a direção é um pouco diferente. Como aplicar? Nesse caso. Se o seu problema está em processos de gestão de pessoas. O que nos atrapalha a entregar o produto no prazo? E deixe a lista correr… Neste caso você encontrará uma lista de ideias do que fazer para resolver tal problema onde cada item da lista pode se transformar em um plano de ação. por que e como. certo? O que faz um cliente ficar satisfeito? Entregar produto no prazo. Desta forma você dá voz a todos da equipe e não perde boas ideias. O objetivo é descobrir tudo o que atrapalha o resultado desejado. a situação e impactos. você vai inverter seu problema em solução. 4 – Ideias Transversais Buscar ideias de outros departamentos pode ser uma boa iniciativa.Mesmo que as equipes apresentem ideias semelhantes. Novas perspectivas podem gerar grandes ideias. Como aplicar? Convoque uma pessoa de quantos departamentos achar relevante e dê a eles o poder de darem ideias. Boas ideias podem vir de pessoas que não sabem exatamente o que. sempre há um ajuste ou uma nova forma de ver aquilo. deixe as pessoas falarem. a equipe de recursos humanos pode dar contexto explicando o problema. Vamos voltar para nosso exemplo de reclamação do cliente. 5 – O que nos atrapalha? É um pouco semelhante a descoberta de causas pelo 5 porquês e Diagrama de Ishikawa. Se você tem pessoas suficientes para fazer um brainstorming desses. . O objetivo é o cliente satisfeito.