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Microsoft Excel

Introduccin
Microsoft Office Excel, conocido comercialmente como Microsoft Excel o simplemente como Excel, es
una aplicacin para administracin de planillas de clculo. Es utilizado normalmente en tareas financieras y
contables.
Al trabajar con Excel, encontraremos una grilla formada por columnas y filas. Las filas se numeran con
nmeros, justamente. Las columnas, por su parte se numeran con letras. Podemos decir que las columnas
estn numeradas, pues al llegar a la columna Z, las siguientes son AA, AB,AC, etc.
Los casilleros formados por la interseccin de una fila y una columna se llaman celdas. Dentro de cada
celda podremos escribir la informacin que necesitemos. De manera natural, en Excel se debera escribir
cada dato que necesitemos en una celda distinta.
Entre los aspectos ms destacados por los cuales las planillas de clculo en general son aplicaciones
sumamente tiles en cualquier lugar de trabajo, podemos destacar:

Se pueden realizar operaciones matemticas complejas, manejando nmeros muy grandes,


aproximadamente de 30 dgitos.

Se pueden manejar datos en forma similar a una base de datos, y realizar tareas sencillas de
procesamiento de la informacin. En Excel en particular, por ejemplo se pueden ordenar los datos
de distintas formas, o filtrar datos que momentneamente no sean relevantes.

Estn pensadas para aprovechar al mximo el tiempo de trabajo, permitiendo reutilizar el


procesamiento de datos. El modelo de la forma correcta de trabajar en Excel implica crear una
estructura con 3 partes: datos iniciales -> procesamiento -> resultado final. Al trabajar de esta forma,
se escriben primero los datos que sern utilizados como datos originales. Estos datos originales se
procesan en otras celdas (se suman, restan, multiplican, etc.) hasta llegar a un resultado final que
es el dato o los datos por los cuales se hace todo el trabajo. En un momento posterior, es posible
modificar los datos originales, e inmediatamente disfrutar del resultado final deseado, pues el
procesamiento es el mismo y se aplica automticamente, arrojando obviamente resultados
actualizados a los nuevos valores originales. Todo este concepto evita dos cosas: perder tiempo
repitiendo clculos, y minimizar la posibilidad de error que pudieran producirse al rehacer los
clculos.

Se pueden aplicar clculos matemticos a distintos datos de forma prcticamente inmediata, simple
y cmoda. Por ejemplo si tenemos una lista de 15000 valores a los que debe calcularse un recargo
del 21% de IVA, en una planilla de clculo correctamente armada es un trabajo de 30 segundos.

Este manual de Microsoft Excel estar apuntado a la versin 2003 del programa para el sistema operativo
Windows.
Algunas palabras importantes en Microsoft Excel:
Libro: En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como
cada libro puede contener varias hojas, permite organizar informacin relacionada en un nico archivo.
Hoja de clculo: Se utilizan hojas de clculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y
modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos
basndose en los datos de varias hojas de clculo. La hoja de clculo est organizada en filas y columnas.
Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos correspondientes o en una
hoja de grfico.
Ejecutar Excel
Hay 2 formas de ejecutar el Excel:
1. Desde el botn Inicio
situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla de su computadora. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio. Se despliega un
men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en su ordenador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar el
programa.
2. Desde el icono de Microsoft Excel del escritorio

Estas dos formas pueden variar ligeramente dependiendo de cmo est instalado el programa en su
computadora y del sistema operativo que usted posea.

Entorno de Trabajo
Al iniciar Excel aparece una pantalla como la siguiente:

Barras
Para facilitar el trabajo dentro de Excel, y como es cotidiano en cualquier otro programa de trabajo en
Windows, dispondremos de varias barras que nos facilitarn el trabajo al permitirnos acceder a las funciones
ms comunes.
Barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un
libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Barra de mens
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables.

Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos
que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las
cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de otras barras. El icono con la
cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de
elementos:
1. Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre
ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde
el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas.
2. Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a
su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen
porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar,
Imagen.
3. Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que completemos
algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el
nombre finaliza en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico...
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra
subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar.
Adems, al ver cada opcin del men, veremos a la derecha de cada opcin el atajo de teclado
correspondiente si tuviere. Por ejemplo, si hacemos clic en el men Edicin, y miramos un segundo la
opcin Pegar, veremos que a la derecha dice Ctrl + V. Esto quiere decir que si presionamos la tecla
Control y la tecla V al mismo tiempo estaremos realizando justamente la accin de pegar, igual que si
hiciramos clic en esta opcin del men. Leer estos atajos de teclado permite ir aprendindolos, y si los
incorporamos a nuestra forma de trabajar, se sentir una gran optimizacin del tiempo de trabajo.
Al final de la barra de men, se ha agregado en la versin 2003 un acceso rpido a la ayuda de Excel,
donde se puede escribir una pregunta para que Excel nos ofrezca temas de ayuda referidos. Por ejemplo
podra buscarse Cmo grabar un documento.
Barra de herramientas estndar
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como
Guardar, Copiar, Pegar, etc.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el
color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando
Cortar no estn disponibles.
Barra de formato
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de
fuente, etc.
Barra de frmulas
Muestra el contenido de la celda activa.
Muchas veces al trabajar en Excel deberemos utilizar frmulas para realizar clculos. En la pantalla central,
en la planilla propiamente dicha, veremos el resultado de esas frmulas. Pero para ver la frmula que arroja
se resultado, deberemos recurrir a esta barra. Por ejemplo, si en una celda vemos un nmero 11, es
posible que ese nmero aparezca porque fue simplemente escrito, porque se realiz una operacin 8+3, o
22/2, o raz cuadrada de 122, etc. La barra de frmula despejar las dudas de cmo hemos llegado a ese
nmero.
Panel de tareas
El panel de tareas fue la principal incorporacin de la versin XP de Excel y fue mejorado o ampliado en la
versin 2003. En el panel de tareas se mostrarn las opciones relevantes a las tareas que estemos
realizando en un determinado momento, como opciones al crear un documento nuevo, utilizar el
portapapeles o usar imgenes prediseadas. Cmo el panel de tareas se activa automticamente cuando
es realmente necesario su uso, puede cerrarse mientras se trabaja con otras herramientas de Excel.

Barra de etiquetas
Permite el movimiento por las distintas hojas del libro de trabajo.
Barras de desplazamiento
Permiten el movimiento a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que
desplazar la barra arrastrndola con el Mouse, o hacer clic en los tringulos.
Barra de estado
Muestra informacin general de Excel y de las celdas seleccionadas.

Moverse dentro del libro


Moverse y desplazarse por una hoja de clculo
Para desplazarse entre las celdas de una hoja de clculo, haga clic en cualquier celda o utilice las teclas de
direccin. Si se desplaza a una celda, sta se convertir en la celda activa. Para ver un rea diferente de la
hoja, utilice las barras de desplazamiento.
Para desplazarse
Una fila hacia arriba o hacia abajo
Una columna a la izquierda o a la
derecha
Una ventana hacia arriba o hacia
abajo
Una ventana a la izquierda o a la
derecha
Una gran distancia

Realice lo siguiente
Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical.
Haga clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal.
Haga clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la
barra de desplazamiento vertical.
Haga clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la
barra de desplazamiento horizontal.
Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la posicin relativa
aproximada. En una hoja de clculo de gran tamao, mantenga
presionada la tecla MAYS mientras arrastra con el Mouse (Mouse).

Cambiar a otra hoja en un libro


Para cambiar a otra hoja del libro, haga clic en la etiqueta de la hoja en la que posicionarse. Si no ve la
etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuacin, haga clic
en la etiqueta.

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo:
MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior

TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG

Movimiento rpido en la hoja


El siguiente cuadro muestra las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja:
MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo

FLECHA ABAJO

Celda Arriba

FLECHA ARRIBA

Celda Derecha

FLECHA DERECHA

Celda Izquierda

FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo

AVPAG

Pantalla Arriba

REPAG

Celda A1

CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa

FIN y luego FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa

FIN y luego FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa

FIN y luego FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa

FIN y luego FLECHA DERECHA

Trabajar con archivos


Crear un nuevo libro de trabajo
Cuando se entra en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero si se quiere crear otro
libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo.
Para crear un nuevo libro de trabajo, puede elegir una de estas dos opciones:
1.

Seleccione el men Archivo, y luego elija la opcin Nuevo...

2.

Haga clic sobre el botn Nuevo

de la barra de herramientas.

En caso de haber utilizado el men como se propone en la opcin 1, se activar el panel de tareas con el
ttulo Nuevo libro:

Haga clic en la opcin Libro en blanco y se abrir un nuevo libro de trabajo.


Abrir un libro de trabajo ya existente
Si quiere recuperar algn libro de trabajo ya guardado para continuar trabajando con l, la operacin se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente. Una de ellas consiste en utilizar el men, y otra en
usar el botn de la barra de herramientas estndar:
1. Seleccione la opcin Abrir del men Archivo, o
2. Haga clic sobre el botn Abrir

de la barra de herramientas.

Sin importar el mtodo que haya usado, aparecer la siguiente ventana:

Nota: el hecho de poder ver la extensin del archivo (.xls por ejemplo) en la lista de archivos de la parte
central, es una opcin que se activa desde Windows, y no desde Excel.
Lo primero que debe hacer usted es buscar el lugar o carpeta en donde se encuentra el archivo o libro que
desea abrirse. Para ello dispone de 5 botones a la izquierda de la ventana para acceder a las opciones ms
comunes. Normalmente todos los archivos estarn en la carpeta Mis documentos.
Si el documento no se encuentra en una de estas opciones, puede buscar libremente en todo el equipo
siguiendo estos pasos:
1. Haga clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en: que est arriba de todo. Se
desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador (C:\, D:\, E:\, etc.).
2. Elija la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro central, aparecern las distintas
carpetas de la unidad elegida.
3. Haga doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta,
sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro central aparecer toda la
informacin de dicha carpeta.
4. Haga clic sobre el archivo deseado.
5. Haga clic sobre el botn Abrir.
Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documentos
abiertos anteriormente.

Seleccione el men Archivo. Al final de la ventana del men, Excel presenta una lista con los cuatro
ltimos documentos abiertos.

Haga clic sobre el documento deseado.

El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.

Guardar un libro de trabajo


Cuando utilizamos un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo o
imprimirlo, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco. Esta operacin se denomina Guardar.
Siempre que un documento se guarde, ser obligatorio que dicho archivo posea una ubicacin y un nombre.
Es importante que preste atencin a la ubicacin que le da al archivo, para poder encontrarlo en un futuro.
En una misma ubicacin no pueden existir dos archivos con el mismo nombre.
Si hace clic en men Archivo, ver que hay dos opciones similares: Guardar y Guardar como.
Bsicamente realizan la misma tarea: guardar nuestro documento. Pero tienen una diferencia. Guardar
guarda nuestro documento utilizando su ubicacin y nombre actuales sin cambiar nada, hace el guardado
inmediatamente sin preguntar nada y el proceso es casi invisible. Guardar como nos mostrar una
ventana para que indiquemos la ubicacin y el nombre del archivo para nuestro libro.
Cabe destacar que si el archivo es nuevo, con lo cual nunca fue guardado previamente y por lo tanto no
tiene ubicacin ni nombre, la opcin Guardar no puede aplicarse, y de ser elegida se utilizar Guardar
como en su lugar.
Para Guardar el documento, puede:
1. Ir al men Archivo, y luego a Guardar.
2. Presionar las teclas Control y G al mismo tiempo. Esto es usar un acceso de teclado.
3. Hacer clic en el botn Guardar

de la barra de herramientas estndar.

Recuerde: si el documento nunca fue guardado previamente, al hacer cualquiera de estas acciones de
Guardar se ejecutar Guardar como en su lugar.
Para llamar a Guardar como slo tiene una opcin:
1. Ir al men Archivo, y luego a Guardar como...
Al ejecutarse el comando Guardar como aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el archivo ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de archivo: su


antiguo nombre.
1. En el recuadro Guardar en: que aparece arriba de todo, hacer clic sobre la flecha de la derecha
para seleccionar la unidad donde va a grabar su planilla. En el recuadro inferior aparecen las
distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
2. Hacer doble clic sobre la carpeta donde desea guardar el archivo.
3. En el recuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre que quiere darle a su archivo.
4. Hacer clic sobre el botn Guardar.
Cerrar Excel
Para cerrar Excel, puede utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
1. Haga clic en el botn cerrar ventana, o sea la famosa cruz de todas las ventanas de Windows.
2. Pulse la combinacin de teclas ALT+F4.
3. Haga clic en el men Archivo y elija la opcin Salir.
Cabe destacar que si cierra Excel y todava no guard su trabajo, o no guard cualquier pequeo cambio
realizado, el programa le preguntar si desea guardarlo antes de salir.

El botn Cancelar permite anular el cierre del programa, con lo cual Excel y el archivo permanecern
abiertos.

Trabajando en la hoja de clculo


Datos
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los
casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Tipear los datos.

Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la barra de frmulas, como se puede observar en el
dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puede utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
1. INTRO (tecla Enter del teclado): se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda
activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
2. TECLAS DE MOVIMIENTO: se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa
cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda
contigua hacia la derecha.
3. CLIC CON EL MOUSE EN OTRA PARTE: se valida el valor para introducirlo en la celda y adems
la celda activa cambiar a la celda donde se presion el clic.
4. CUADRO DE ACEPTACIN: es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida
el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay
que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn de cancelacin
de la barra de frmulas.
As no se introducen los datos y la celda seguir como estaba antes.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o luego de la
introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando
la tecla Retroceso () del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la
entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la celda adecuada.
2. Active la barra de frmulas pulsando la tecla F2 o vaya directamente a la barra de frmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar. La barra de estado cambiar de Listo a Modificar. En
la barra de frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma.
3. Modifique la informacin.
4. Pulse INTRO o haga clic sobre el Cuadro de Aceptacin.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla ESC del teclado o hacer clic sobre la caja de
cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que
ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre sta, como si estuviera vaca.

Celdas, filas, columnas


A continuacin se detallarn los pasos para manejar celdas, filas y columnas.
En una planilla de Excel existen 65536 filas y 256 columnas (la ltima columna es IV). Es importante que
sepa que siempre existirn esas cantidades. Si elimina una columna o fila, una nueva columna o fila se
agregar al final. Si inserta una columna o fila, la ltima columna o fila se eliminar. En todo caso, siempre
se mantiene el total de filas y columnas.
Seleccionar celdas, filas, columnas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel, se deben seleccionar
aquellas celdas sobre las que se quiere realizar la operacin.
Seleccin de una celda
1. Hacer clic sobre la celda a seleccionar.
Seleccin de un rango de celdas
1. Pulsar el botn del Mouse en la primera celda a seleccionar.
2. Mantener pulsado el botn del Mouse mientras se arrastra hasta la ltima celda a seleccionar.
Seleccin de una fila
1. Situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar.
2. Hacer clic sobre mismo
Seleccin de una columna
1. Situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.
2. Hacer clic sobre el mismo.

Se ha seleccionado la columna haciendo


clic en la letra A

Se ha seleccionado la fila haciendo clic en


el nmero 1

Seleccin de una hoja entera


1. Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el
de la fila 1.
2. Hacer clic sobre el mismo.
Aadir a una seleccin
Si quiere aadir celdas a una seleccin ya realizada, o realizar una seleccin de celdas no contiguas:
1. Realizar la nueva seleccin pulsando la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si quiere ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas,
realizar los siguientes pasos:
1. Pulsar la tecla MAYUS.
2. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la seleccin.
Borrar celdas, filas o columnas
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar.


Borrar el contenido, el formato o los comentarios de las celdas
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea borrar.
2. En el men Edicin, seleccione Borrar y a continuacin, haga clic en Todo, Contenido, Formatos
o Comentarios.
Insertar celdas vacas
1. Seleccione el rango de celdas existente en el que desea insertar las nuevas celdas vacas.
Seleccione en mismo nmero de celdas que desea insertar.
2. En el men Insertar haga clic en Celdas.
3. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
Insertar columnas
1. Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la
posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo para insertar una columna a la izquierda de la
columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las
columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas
columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar.
2. En el men Insertar, haga clic en Columnas.
Insertar filas
1. Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la
posicin en que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo para insertar una nueva fila por encima
de la fila 5, haga clic en una celda de la fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas
inmediatamente debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo
nmero de filas que desea insertar.
2. En el men Insertar, haga clic en Filas.
Eliminar columnas
1. Para eliminar una columna, seleccione la columna que desea eliminar. Si desea eliminar ms de
una columna, seleccione dichas columnas.
2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar.
Eliminar filas
1. Para eliminar una fila, seleccione la fila que desea eliminar. Si desea eliminar ms de una fila,
seleccione dichas filas.
2. En el men Edicin, haga clic en Eliminar.
Alto de fila
Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa
fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es
12,75. Si aplica Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila es
automticamente 15,75.
Si desea modificar la altura de alguna fila, puede utilizar dos mtodos:
1. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, debe seguir los siguientes pasos:
a. Seleccione las filas a las que desea modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna,
se realizar la operacin a la fila en la que se encuentra.
b. Seleccione el men Formato.
c.

Elija la opcin Fila. Se abrir otro submen.

d. Elija la opcin Alto...


Aparecer el cuadro de dilogo:

e. Escriba la altura deseada.


f.

Haga clic sobre el botn Aceptar.

2. El segundo mtodo consiste en utilizar el Mouse. Para ello:


a. Posicione el puntero del Mouse en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desea
modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del Mouse adopta la forma de una flecha de
dos puntas.
b. Mantenga pulsado el botn del Mouse, y arrastre la lnea a la nueva posicin.
c.

Observe como conforme se mueve aparece la altura de la fila.

d. Suelte el botn del Mouse.


Ancho de columna
En Excel el ancho por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, el
ancho estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.
Si desea modificar el ancho de alguna columna, puede utilizar dos mtodos:
1. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, debe seguir los siguientes pasos:
a. Seleccione las columnas que quiere modificar su ancho. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que se encuentre.
b. Seleccione el men Formato.
c.

Elija la opcin Columna. Se abrir otro submen.

d. Elija la opcin Ancho...


Aparecer el cuadro de dilogo:

e. Escriba el ancho.
f.

Haga clic sobre el botn Aceptar.

2. El segundo mtodo consiste en utilizar el Mouse. Para ello:


a. Posicione el puntero del Mouse en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna
que desee modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del Mouse adopta la forma de una flecha de dos puntas.
b. Mantenga pulsado el botn del Mouse, y arrastre la lnea a la nueva posicin.
Observe como conforme se mueve aparece el ancho de la columna.
c.

Suelte el botn del Mouse.

Formato de celdas
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao,
estilo y color de los datos de una celda.

Formato de Fuente
Para cambiar la fuente de los datos de la hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual quiere modificar el aspecto.

2. Seleccione el men Formato.


3. Elija la opcin Celdas...
4. Haga clic sobre la pestaa Fuente.
Aparecer el cuadro de dilogo:

5. Elija las opciones deseadas del recuadro.


6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Formato de Alineacin
Se puede asignar formato a las celdas para que los datos queden alineados u orientados de una forma
determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de la hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual desea modificar la alineacin.
2. Seleccione el men Formato.
3. Elija la opcin Celdas...
4. Haga clic sobre la pestaa Alineacin.
Aparecer el cuadro de dilogo:

5. Elija las opciones deseadas del recuadro.


6. Haga clic sobre el botn Aceptar.
Alineacin del texto Horizontal
Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, respecto de la anchura de las celdas. Al
hacer clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opcin de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo
de dato introducido, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.

IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas,


independientemente del tipo de dato.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.

DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas,


independientemente del tipo de dato.

RELLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda para
rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin
Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda.

JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la
derecha como por la izquierda.

CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.

DISTRIBUIDO: estira los espacios entre las palabras para que ocupen toda la celda.

Alineacin del texto Vertical


Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas.
Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer
clic sobre la flecha de la derecha podr elegir entre una de las siguientes opciones:

SUPERIOR: alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.

CENTRAR: centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

INFERIOR: alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.

JUSTIFICAR: alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por
la inferior.

DISTRIBUIDO: distribuye las palabras verticalmente para que ocupen todo el espacio desde el
borde superior al inferior

Orientacin
Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por
defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a
90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a
la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.
Ajustar texto
Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para
visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que
visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en
varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar
Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda.
Combinar celdas
Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.

Formato de Bordes
Excel permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos la hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual desea modificar el aspecto.
2. Seleccione el men Formato.
3. Elija la opcin Celdas...
4. Haga clic sobre la pestaa Bordes
Aparecer el cuadro de dilogo:

5. Elija las opciones deseadas del recuadro.


6. Haga clic sobre el botn Aceptar.
Preestablecidos
Se elegir una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

CONTORNO: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de
la seleccin.

Borde
Este recuadro se suele utilizar cuando se desea personalizar los bordes. Dependiendo del borde a poner o
quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. Es importante indicar
que el borde se dibujar de acuerdo a lo que tenga seleccionado en Estilo y Color, por lo que si desea
aplicar un Estilo o Color distinto de lo predeterminado, primero deber elegir el Estilo y Color, y luego
aplicarlo.
Estilo
Elija el estilo de lnea que quiera dibujar.
Color
Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un
color para los bordes.

Formato de Tramas
Excel permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo con algn color o trama. Para ello, seguir
los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual desea modificar el aspecto.
2. Seleccione el men Formato.
3. Elija la opcin Celdas...
4. Haga clic sobre la pestaa Tramas.
Aparecer el cuadro de dilogo:

5. Elija las opciones deseadas del recuadro.


6. Haga clic sobre el botn Aceptar.
Color
Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, elegir Sin Color.
Trama
Se elegir de la lista un estilo de trama, as como el color de la trama.

Formato de Nmeros
Excel permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango de celdas al cual desea modificar el aspecto de los nmeros.
2. Seleccione el men Formato.
3. Elija la opcin Celdas...
4. Haga clic sobre la pestaa Nmero.
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha:

5. Elija las opciones deseadas del recuadro.


6. Haga clic sobre el botn Aceptar.
Categora
Se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms
utilizadas son:

GENERAL: es el formato predeterminado. En la mayora de los casos, lo que introduce en una


celda a la que se ha aplicado el formato General se muestra en la pantalla. Sin embargo, si la celda
no es suficientemente ancha para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los
nmeros con posiciones decimales y utiliza la notacin cientfica para nmeros grandes

NMERO: permite definir la cantidad de decimales, aplicar separador de miles, y definir la forma de
visualizar los nmeros negativos.

MONEDA: se utiliza para nmeros que representan valores monetarios, permitiendo visualizar el
nmero con un smbolo monetario. Siempre se muestra el valor con el separador de miles. Permite
definir el signo monetario, la cantidad de decimales y la forma de visualizar los nmeros negativos.

CONTABILIDAD: se utiliza para nmeros que representan valores monetarios, permitiendo


visualizar el nmero con un smbolo monetario. Siempre se muestra el valor con el separador de
miles. Permite definir el signo monetario, la cantidad de decimales.

FECHA: se utiliza para valores que corresponden a fechas. Visualiza la fecha correspondiente al
nmero introducido en la celda, en forma de fecha. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y
as sucesivamente

HORA: se utiliza para valores que corresponden a horas.

PORCENTAJE: visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y
se le asigna el smbolo %

NOTACIN CIENTFICA: se utiliza para presentar los nmeros en formato cientfico, especialmente
cuando los nmeros tienen muchos dgitos.

Autoformato
Para aplicar un autoformato a una serie de celdas:
1. Seleccione el rango al que desee dar formato.
2. En el men Formato, haga clic en Autoformato.
3. Haga clic en el formato que desee. Para utilizar solamente partes seleccionadas del autoformato,
haga clic en Opciones y, a continuacin, desactive las casillas de verificacin correspondientes a
los formatos que no desee aplicar.
4. Haga clic en Aceptar.

Comentarios
Un comentario es un texto que usted puede adjuntar a una celda, para realizar una aclaracin que se ver
en pantalla pero no saldr impresa.
Para agregar un comentario a una celda
1. Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario.
2. En el men Insertar, haga clic en Comentario.
3. Escriba el texto del comentario en el cuadro.
4. Cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro.
Para modificar un comentario
1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea modificar.
2. En el men Insertar, haga clic en Modificar comentario.
Para eliminar un comentario
1. Seleccione la celda que contiene el comentario que desea eliminar.
2. En el men Edicin, seleccione Borrar y a continuacin, haga clic Comentarios.

Frmulas
Escribir frmulas
Una frmula es una ecuacin que realiza operaciones con los datos de una hoja de clculo. Las frmulas
pueden realizar operaciones matemticas, como suma y multiplicacin, o pueden comparar los valores de
una hoja de clculo o combinar texto. Las frmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja
de clculo, a celdas en otras hojas de clculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.
Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Microsoft Excel siempre
comienzan por un signo igual (=). El signo igual le indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen
una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos), que estn
separados por operadores de clculo.
= A1 + A2
= A1 * A2
= A1 + 10

Da como resultado la suma del contenido de la celda A1 ms el contenido de la


celda A2
Da como resultado el producto del contenido de la celda A1 por el contenido de
la celda A2
Da como resultado la suma del contenido de la celda A1 ms 10

Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadors,
comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejectutar el clculo utlizando
parntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo la siguiente
frmula da un resultado de 11. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin suma 5 al resultado.
= 5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin,
multiplica el resultado por 3, obtenindose 21
=(5+2)*3

Operadores de clculo de las frmulas


Operadores aritmticos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y
generan resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos:
Operador aritmtico Significado (Ejemplo)
+ (signo ms)

Suma (3+3)

- (signo menos)

Resta (3-1)
Negacin (-1)

* (asterisco)

Multiplicacin (3*3)

/ (barra oblicua)

Divisin (3/3)

% (signo de porcentaje)Porcentaje (20%)


^ (acento circunflejo)

Exponenciacin (3^2)

Operadores de comparacin
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos
operadores, el resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO.
Operador de comparacin Significado (Ejemplo)
= (signo igual)

Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que)

Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que)

Menor que (A1<B1)

>= (signo igual o mayor que) Igual


o
(A1>=B1)

mayor

que

<= (signo igual o menor que) Igual


o
(A1<=B1)

menor

que

<>(signo distinto de)

Distinto de (A1<>B1)

Referencia a celda y rango


Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu
celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Tambin puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en un mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las
referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros
programas se denominan referencias remotas.
El estilo de referencia A1 de forma predeterminada, se refiere a la celda que se encuentra en la interseccin
de la columna con letra A (hay un total de 256 columnas) y de la fila con nmero 1 (hay un total de 65.536
filas).
El estilo de referencia A1:C15, refiere a un rango de celdas especificado por la celda de la esquina superior
izquierda del rango (A1), dos puntos (:) y la esquina inferior derecha del rango (C15).
Para hacer referencia a
La celda de la columna A y la fila 10

Utilice
A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A2


0
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

B15:E1
5

Todas las celdas de la fila 5

5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.

5:10

Todas las celdas de la columna H

H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J

H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E2


0

Copiar y mover celdas


Copiar celdas
Existen diferentes formas de copiar celdas dentro de una hoja de clculo.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el
portapapeles hay 2 operaciones: Copiar y Pegar. La operacin de Copiar duplicar las celdas seleccionadas
al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles donde nos encontramos
situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas a copiar.
2. Seleccione el men Edicin.
3. Elija la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el
men.
O bien, hacer clic sobre el botn Copiar

de la barra de herramientas.

Aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicando la informacin situada en el
portapapeles.
4. Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.
5. Seleccione el men Edicin.
6. Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, situe primero sobre el botn para ampliar el men.
O bien, hacer clic sobre el botn Pegar

de la barra de herramientas.

Al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.
Para desactivar el rea de pegado, pulsar la tecla ESC del teclado. Mientras est activa el rea de copiado
puede volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Copiar celdas utilizando el Mouse
Para copiar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir
los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas a copiar.
2. Posicionarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del Mouse se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda.
3. Pulsar la tecla CTRL.
El puntero del Mouse se aadir el signo +.
4. Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del Mouse y mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta
donde quiera copiar el rango.
Aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del Mouse.
5. Suelte el botn del Mouse cuando est donde quiere copiar el rango.
6. Suelte la tecla CTRL.
Copiar en celdas con Relleno
Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la inicial, seguir
los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas a copiar.
2. Posicinese sobre la esquina inferior derecha de la seleccin.
El puntero del Mouse se convertir en cruz negra.
3. Pulse el botn del Mouse y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quiere copiar el rango.
Aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del Mouse.
4. Suelte el botn del Mouse cuando est donde quiere copiar el rango.

Mover celdas utilizando el Portapapeles


La operacin de mover, desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el
portapapeles hay 2 operaciones: Cortar y Pegar. La operacin de Cortar desplazar las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas a mover.
2. Seleccione el men Edicin.
3. Elija la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitate primero sobre el botn para ampliar el
men.
O bien, hacer clic sobre el botn Cortar
de la barra de herramientas.
Aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicando la informacin situada en el
portapapeles.
4. Seleccione las celdas donde quiere que se siten las celdas cortadas.
5. Seleccione el men Edicin.
6. Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre el botn para ampliar el
men.
O bien, haga clic sobre el botn Pegar

de la barra de herramientas.

Al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.
Mover celdas utilizando el Mouse
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, utilizando el Mouse, seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas a mover.
2. Posicinese sobre un borde de la seleccin.
El puntero del Mouse se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda
3. Pulse el botn del Mouse y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quiere mover el rango.
Aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del Mouse.
4. Suelte el botn del Mouse cuando hayas llegado a donde quieres dejar el rango.
Pegado especial
En algunas ocasiones puede ser necesario copiar el valor de una celda sin copiar la frmula, o copiar la
frmula pero no el formato o aspecto de la celda, eligiendo los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar este tipo de Pegado:
1. Seleccione las celdas a copiar.
2. Seleccione el men Edicin.
3. Elija la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, posicinese primero sobre el botn para ampliar el
men.
O bien, hacer clic sobre el botn Copiar
de la barra de herramientas.
Aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada
en el portapapeles.
4. Seleccione las celdas donde quiere copiarlas.
5. Seleccione el men Edicin.
6. Elija la opcin Pegado especial...
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

7. Active la opcin deseada.


8. Pulse Aceptar.
Las opciones que puede elegir son las siguientes:
Todo: copia tanto la frmula como el formato de la celda.

Frmulas: copia nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.

Valores: copia el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.

Formatos: aplica solamente el formato de las celdas copiadas.

Comentarios: copia comentarios asignados a las celdas.

Validacin: pega las reglas de validacin de las celdas copiadas.

Todo excepto bordes: copia las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de columnas: copia la anchura de la columna.

Formatos de nmeros y frmulas: Pega slo las frmulas y todas las opciones de formato de
nmeros de las celdas seleccionadas.

Formatos de nmeros y valores: Pega slo los valores y todas las opciones de formato de
nmeros de las celdas seleccionadas.

En el recuadro Operacin, elegir la operacin a realizar a partir de los datos copiados y de los datos
iniciales de la celda donde se copia. As por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la
celda A1 con valor 4 en B1 con la opcin Multiplicar, el resultado de B1 ser 2*4, es decir, 8.
La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que Excel ignore cualquier celda en blanco del rango
de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, stas se pegarn sobre las
celdas correspondientes al rea de pegado y quedarn vacas independientemente del valor inicial, pero si
activamos esta casilla, las celdas correspondientes al rea de pegado no se vern afectadas y seguirn
manteniendo su valor original.
La casilla Transponer sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado
seleccionado. Es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.

Referencias relativas y absolutas


Referencias relativas
Cuando se crea una frmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posicin
relativa respecto a la celda que contiene la frmula. En el siguiente ejemplo la celda B6 contiene la frmula
=A5; Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6.

Referencias absolutas
Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una frmula en una celda diferente, utilice una
referencia absoluta. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de peso
($) a la frmula como se indica a continuacin:
= $C$1

Cambiar entre referencias relativas y absolutas


Si ha creado una frmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa), seleccione la
celda que contenga la frmula. En la barra de frmulas seleccione la referencia que desee cambiar y, a
continuacin, presione la tecla F4.

Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados
argumentos, en un orden determinado o estructura. Por ejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos
de celdas y la funcin PAGO calcula los pagos de un prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin
del prstamo y el importe principal del mismo.
Argumentos
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO o referencias de
celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden
ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
Estructura
La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin, seguido de un parntesis de apertura,
los argumentos de la funcin separados por comas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una
frmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la funcin.

Insertar funcin
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda, pero Excel dispone de una
ayuda o asistente para utilizarlas, y as le resultar ms fcil trabajar con ellas.
Para introducir una funcin en una celda, seguir los siguientes pasos:
1. Posicinese en la celda donde desea introducir la funcin.
2. Seleccione el men Insertar.
3. Elija la opcin Funcin...
O bien, haga clic sobre el botn
Aparecer el cuadro de dilogo:

de la barra de herramientas.

4. En la lista desplegable O seleccionar una categora: debe elegir a qu categora pertenece la


funcin deseada.
Si no conoce en que categora est la funcin buscada, puede elegir Todas.
5. En el recuadro Seleccionar una funcin:, elija la funcin que desea haciendo clic sobre sta.
Segn seleccione una funcin, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos y una breve
descripci. El vnculo Ayuda sobre esta funcin le proporcionar ms informacin.
6. Haga clic sobre el botn Aceptar.
Una vez que haya elegido una funcin, aparecer justo por debajo de la barra de frmulas el cuadro de los
argumentos de la funcin. Este cuadro ayudar a escribir los datos que requiera la funcin, proporcionando
una breve descripcin para cada dato requerido.
En este ejemplo se eligi la funcin SUMA. El cuadro variar dependiendo de la funcin elegida, debido a
que cada funcin puede tener distintos argumentos.

1. En el recuadro Nmero1 debe indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o
rango de celdas tipo A1:B4.
Para ello, haga clic sobre el botn
para que el cuadro se haga ms pequeo y pueda ver toda
la hoja de clculo. A continuacin seleccione el rango de celdas deseadas como primer argumento y
pulse la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo.
2. En el recuadro Nmero2 podr indicar cul ser el segundo argumento, si es que deseara agregar
otro.
Si introduce el segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente,
hasta un mximo de 30 argumentos.
3. Cuando haya introducido todos los argumentos, haga clic sobre el botn Aceptar.

Funcin SUMA()
Devuelve la suma de los argumentos recibidos.
Sintaxis:
SUMA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo valor total o suma desea obtener.
Observaciones
Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que escriba directamente en
la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o referencia, slo se considerarn los nmeros en esa matriz o referencia.
Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.
Vea el tercer ejemplo a continuacin.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores.
Ejemplo
Si A1:A5 contiene los nmeros 5, 2, 3, 1 y 5
=SUMA(A1:A5) Devuelve como resultado 16

Funcin PROMEDIO()
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos recibidos.
Sintaxis:
PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; .. son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se
pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Sugerencia
Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacas y las que
contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificacin Valores cero de la ficha
Ver (comando Opciones del men Herramientas). Las celdas vacas no se cuentan pero s los valores
cero.
Ejemplo
Si A1:A5 contiene los nmeros 5, 10, 5, 10 y 5:
=PROMEDIO(A1:A5) Devuelve como resultado 7

Funcin MAX()
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea encontrar.
Observaciones
Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones textuales de
nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros, causan errores.
Si los argumentos no contienen nmeros, MAX devuelve 0.

Ejemplos
Si A1:A5 contiene los nmeros 2, 8, 10, 4, y 2:
=MAX(A1:A5) Devuelve como resultado 10

Funcin MIN()
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis:
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos desea encontrar.
Observaciones
Puede especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones
textuales de nmeros. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a
nmeros, causan errores.
Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.
Ejemplo
Si A1:A5 contiene los nmeros 2, 8, 10, 4, y 2:
=MIN(A1:A5) Devuelve como resultado 2

Impresin
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar la hoja antes de imprimirla. Permite
ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja.
Para ir a vista preliminar, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el men Archivo.
2. Elija la opcin Vista preliminar... Si esta opcin no aparece situarse primero sobre el botn para
ampliar el men.
O bien, haga clic sobre el botn Vista preliminar
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

de la barra de herramientas.

En el centro de la ventana aparecer una pgina de la hoja de clculo.


En la parte inferior de la ventana muestra el nmero de pgina del total de pginas (Ej: Vista previa: Pgina
1 de 1).
En caso de tener ms de una pgina, podr cambiar la pgina a visualizar utilizando los botones
Siguiente y Anterior. Tambin puede pulsar la tecla RE PAG y AV PAG del teclado. Si la hoja slo
tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.
Al situarse sobre la hoja dentro de vista preliminar, el puntero del Mouse se convierte en una lupa, de tal
forma que permite ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si se sita sobre cualquier parte de la pgina y hace clic, se ampliar la parte de la pgina donde se
encuentre posicionado. Y si vuelve a hacer clic se volver a visualizar la pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn Zoom.
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, haga clic sobre el botn Imprimir, para
que aparezca el cuadro de dilogo de Impresin. La impresin no se realiza directamente, sino que primero
Excel preguntar unos detalles especficos de impresin.
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, puede hacer clic sobre el botn
Configurar, para que aparezca el cuadro de Configurar pgina, explicado ms adelante.
En caso de desear volver a la hoja de clculo, haga clic sobre el botn Cerrar para cerrar la vista
preliminar.
Cuando vuelva a su hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que le indicarn donde har Excel
los saltos de pgina. Estas lneas no se imprimirn.

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel permite configurar factores que afectan a la presentacin de las
pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel, etc...
Si desea configurar algunos de los factores anteriores, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el men Archivo.
2. Elija la opcin Configurar pgina.
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina, que consta de 4 fichas o pestaas.

Ficha Pgina

Orientacin
Seleccione la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la
misma forma).
Ajuste de escala
En el recuadro Escala se puede determinar el zoom de impresin por un factor de escala (100%, 50%,
200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (1 pgina de ancho
por 1 de alto, y as se imprimira en una sola hoja, etc...).
Cabe aclarar que la opcin Ajustar a x pginas de ancho por x de alto no aumenta la impresin original,
sino que se aplica como limitante a la cantidad de pginas a imprimir. Por lo cual slo reduce la impresin
en caso de que la impresin normal exceda los lmites indicados. Nunca amplia la impresin para ocupar la
cantidad indicada.
Ficha Mrgenes

En esta ficha podr modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir.
Por defecto stos estn a 0.
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin permite indicar a cuntos centmetros del borde del
papel quiere que se site.
Si desea que la salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, active las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente.

Ficha Encabezado y pie de pgina

Si desea modificar el encabezado, haga clic sobre el botn Personalizar encabezado...


Si desea modificar el pie de pgina, haga clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...
Ficha Hoja:

rea de impresin
Puede modificar el rea de impresin, indicando el nuevo rango a imprimir, desde la opcin rea de
Impresin. Esto limitar la impresin al rea indicada, descartando cualquier otro contenido de la hoja de
clculos.
Imprimir ttulos
Puede imprimir ttulos fijos en todas las hojas, determinando las filas o columnas que quieren que aparezcan
de forma fija en todas las hojas. Para esto determine las filas o columnas que desea repetir, configurando la
opcin Imprimir ttulos. Puede combinar repeticin en filas y columnas a la vez.
Imprimir
Este bloque de opciones permite elegir varias opciones secundarias de impresin. Puede activar cualquiera
de las siguientes opciones:
LNEAS DE DIVISIN para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.

BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro.

CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de
la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

COMENTARIOS para imprimir los comentarios. Puede elegir la opcin Como en la Hoja, con lo que
se vern tal cual se ven en la planilla, o puede elegir la opcin Al final de la Hoja, con lo cual se
vern todos los comentarios al final de la impresin.

Orden de las pginas


Puede definir el orden de la impresin en el caso que la impresin requiera ms de una pgina. El orden
elegido afectar en la numeracin de las pginas.

Imprimir
Para imprimir la planilla, puede hacerlo de forma directa o configurando previamente algunas opciones en la
ventana de impresin.

Para imprimir directamente haga clic sobre el botn Imprimir

Para acceder a la ventana de impresin, haga clic en el men Archivo, y luego elija la opcin
Imprimir...
Aparecer el cuadro de dilogo:

de la barra de herramientas.

Impresora
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la que se va a imprimir.
En caso de desear cambiarla, haga clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la
lista desplegable que se abrir.
Intervalo de pginas
En el recuadro Intervalo de pginas, deber indicar si desea imprimir Todas las pginas, o bien slo un
rango, especificndolo a continuacin.
Imprimir
En el recuadro Imprimir, podr indicar si desea imprimir Todo el libro, o slo la hojas activas (seleccionadas
o la hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
Copias
En Copias, indique el nmero de copias a realizar.

INDICE
Introduccin...................................................................................................................................................... 2
Algunas palabras importantes en Microsoft Excel:....................................................................................2
Ejecutar Excel........................................................................................................................................... 2
Entorno de Trabajo........................................................................................................................................... 3
Barras........................................................................................................................................................... 3
Barra de ttulo............................................................................................................................................ 3
Barra de mens......................................................................................................................................... 4
Barra de herramientas estndar................................................................................................................ 4
Barra de formato........................................................................................................................................ 4
Barra de frmulas...................................................................................................................................... 4
Panel de tareas......................................................................................................................................... 5
Barra de etiquetas..................................................................................................................................... 5
Barras de desplazamiento......................................................................................................................... 5
Barra de estado......................................................................................................................................... 5
Moverse dentro del libro................................................................................................................................ 5
Moverse y desplazarse por una hoja de clculo........................................................................................ 5
Cambiar a otra hoja en un libro................................................................................................................. 5
Movimiento rpido en la hoja..................................................................................................................... 5
Trabajar con archivos.................................................................................................................................... 6
Crear un nuevo libro de trabajo................................................................................................................. 6
Abrir un libro de trabajo ya existente......................................................................................................... 6
Guardar un libro de trabajo........................................................................................................................ 7
Cerrar Excel.............................................................................................................................................. 8
Trabajando en la hoja de clculo...................................................................................................................... 9
Datos............................................................................................................................................................. 9
Introducir datos.......................................................................................................................................... 9
Para introducir el valor en la celda puede utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:.........................9
Modificar datos........................................................................................................................................ 10
Celdas, filas, columnas............................................................................................................................... 10
Seleccionar celdas, filas, columnas......................................................................................................... 10
Formato de celdas.......................................................................................................................................... 13
Formato de Fuente...................................................................................................................................... 13
Formato de Alineacin................................................................................................................................ 14
Formato de Bordes..................................................................................................................................... 16
Formato de Tramas..................................................................................................................................... 17
Formato de Nmeros.................................................................................................................................. 17
Autoformato................................................................................................................................................ 18
Comentarios................................................................................................................................................ 19
Frmulas......................................................................................................................................................... 19
Escribir frmulas......................................................................................................................................... 19
Operadores de clculo de las frmulas................................................................................................... 19
Referencia a celda y rango...................................................................................................................... 20
Copiar y mover celdas.................................................................................................................................... 21
Copiar celdas.............................................................................................................................................. 21
Copiar celdas utilizando el Portapapeles................................................................................................. 21
Copiar celdas utilizando el Mouse........................................................................................................... 21
Copiar en celdas con Relleno.................................................................................................................. 21
Mover celdas utilizando el Portapapeles................................................................................................. 22
Mover celdas utilizando el Mouse............................................................................................................ 22
Pegado especial...................................................................................................................................... 22
Referencias relativas y absolutas................................................................................................................... 24
Referencias relativas................................................................................................................................... 24
Referencias absolutas................................................................................................................................. 24
Cambiar entre referencias relativas y absolutas........................................................................................ 24
Funciones....................................................................................................................................................... 24
Insertar funcin........................................................................................................................................... 24
Funcin SUMA().......................................................................................................................................... 26
Funcin PROMEDIO()................................................................................................................................ 26

Funcin MAX()............................................................................................................................................ 26
Funcin MIN()............................................................................................................................................. 27
Impresin........................................................................................................................................................ 27
Vista preliminar........................................................................................................................................... 27
Configurar pgina........................................................................................................................................ 28
Ficha Pgina........................................................................................................................................... 29
Ficha Mrgenes....................................................................................................................................... 29
Ficha Encabezado y pie de pgina.......................................................................................................... 30
Ficha Hoja:.............................................................................................................................................. 30
Imprimir....................................................................................................................................................... 31