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ESTRUCTURA Y ANLISIS DE PUESTOS

Conocer el nivel de competencias de su personal


Manuales de induccin que optimiza tiempos de aprendizaje
Relevar y reconocer necesidades de capacitacin
Armar, actualizar, corregir la funciones, responsabilices por puestos
Armar los perfiles de puestos
Realizar una correcta seleccin de personal
Cotejar el puesto con el ocupante
Determinar las competencias claves a nivel organizacional y por puesto.
Medir el desempeo de manera concreta. (DISEO DE EVALUACIONES DE
DESEMPEO)
Optimizar costos.

ANALISIS DE LA ESTRUCTURA DE PUESTO DE PUESTOS


Es la revisin comparativa de los requisitos intelectuales y fsicos que debe
tener el ocupante para desempear exitosamente el puesto, cuales son las
responsabilidades que el puesto le impone y como debe desempearse.

Ipos

TIPOS DE REQUSITOS Y FACTORES

REQUISITOS INTELECTUALES
Educacin necesaria
Experiencia necesaria
Iniciativa necesaria
Aptitudes necesarias

Comprenden las exigencias de los puestos en lo referente a los requisitos


intelectuales que deben tener el ocupante para desempear adecuadamente el
puesto

REQUISITOS FISICOS
Esfuerzo fsico necesario
Concentracin visual necesaria
Complexin fsica necesaria
Comprenden la cantidad y la continuidad de la energa y el esfuerzo fsico e
intelectual que se requiere y la fatiga que ocaciona

RESPONSABILIDADE ADQUIRIDAS
Por supervisin de personal
Por material y equipo
Por mtodos y procesos
Por dinero, ttulos o documentos
Por informacin confidencial
Consideran las responsabilidades que adems del desempeo normal de sus
atribuciones tiene el ocupante del puesto en relacin con la supervisin directa
de sus subordinados, del material, de las herramientas o equipo, el patrimonio
de la empresa, dinero, ttulos o documentos, prdidas o ganancias de la
empresa, relaciones internas o externas e informacin confidencial.

CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente de trabajo
Riesgos en el trabajo
Comprenden la condiciones de ambiente en que se realiza un trabajo si lo hace
desagradable, adverso o sujeto a riesgos, o si exige del ocupante un solidad
adaptacin para mantener la productividad y el rendimiento en sus funciones.

Robbins (1994) indica que es el proceso de determinar las actividades de un


puestos.
El anlisis de puestos da como resultado una descripcin escrita de las
actividades que abarca un puesto, determinando la relacin que tiene con otros
y definiendo los conocimientos, habilidades y capacidades que necesita un
empleado para realizar su trabajo, generando un informe de 20 o 30
actividades del puesto.
El objetivo primordial del anlisis de puestos es mejorar el desempeo y
productividad de la organizacin; as como ayudar y adaptar las capacidades
humanas a los requisitos del puesto.
Robbins (1994), seala los siguientes mtodos para el anlisis de puestos:
1-Mtodo de observacin: Un analista observa a los empleados, de manera
directa o analiza pelculas de los empleados trabajando.
2-Mtodo de entrevista personal: Los ocupantes de algunos puestos son
entrevistados de manera exhaustiva y los resultados de algunas entrevistas se
combinan en un solo anlisis del puesto
3-Mtodo de entrevista en grupo: Es igual que el anterior, pero se entrevista de
forma simultnea, a varios titulares del puesto.
4-Mtodo del cuestionario estructurado: Los trabajadores sealan o califican las
actividades que realizan en su trabajo en una larga lista de actividades
posibles.
4-Mtodo de conferencia tcnica: Se obtienen las caractersticas especficas de
los puestos por medio de expertos, que suelen ser supervisores que conocen el
tema a profundidad.
5-Mtodo de diario: Los titulares de los puestos anotan en un diario las
actividades cotidianas
La informacin reunida, usando uno o varios mtodos para el anlisis de
puestos, permite a la organizacin elaborar una descripcin del puesto y una
especificacin del puesto.
Descripcin de puestos: Es una descripcin escrita de lo que debe hacer la
persona que ocupe el puesto, cmo lo debe hacer y por qu se hace.

Especificacin de puestos:

Establece las calificaciones mnimas aceptables que debe tener el empleado


para realizar un trabajo dado con xito.
La descripcin y especificacin de los puestos sirven de gua en el proceso de
Seleccin, ya que la descripcin del puesto puede servir para describir el
trabajo a los posibles candidatos y las especificaciones ayudan a decidir si los
candidatos estn calificados o no.

ANALISIS DE NECESIDADES DE CAPACITACION


El entrenamiento es generalmente aceptado como una de las mejores
soluciones para incrementar la productividad de las organizaciones mediante la
mejora de las habilidades y el conocimiento de los empleados. En este sentido,
la planificacin de la capacitacin y el desarrollo del talento humano es clave
para la determinacin del destino de las organizaciones, que ms all de tomar
una postura reactiva frente al entorno cambiante donde el entrenamiento es
una solucin genrica para las contingencias, actan proactivamente.

Para que la capacitacin pueda tener un sentido estratgico es vital que se


ajuste a las necesidades de la organizacin. Con este propsito, el Anlisis de
Necesidades de Capacitacin (ANC) se aproxima a las necesidades del negocio,
las caractersticas del cargo actual y de las personas que ocupan el cargo,
presentando una visin tridimensional del proceso de capacitacin.

LOS MAPAS DE COMPETENCIAS


Entendemos por competencia aquella caracterstica que posee la persona y
que garantiza una actuacin de xito en su puesto de trabajo, distinguiendo
tres tipos: 9 Competencias de Conocimiento, lo que la persona sabe. Permiten
ser aprendidos. 9 Competencias de Habilidad, tanto lo que la persona sabe
hacer como su capacidad de relacin interpersonal. Permiten ser entrenadas. 9
Competencias de Actitud, lo que la persona es, el como se conduce ante las
situaciones y escenarios. Permiten ser fomentadas. A continuacin explicamos
su lectura y otros elementos que constituyen el mapa.
SU LECTURA Para facilitar la lectura de los mapas de competencias y para
establecer una identidad de los mismos, se recomienda establecer un formato
comn en cuanto a estructura, cdigo de colores, orden de la informacin,
cdigo para las competencias etc, de manera que sea ms fcil su

identificacin y por lo tanto la lectura y comprensin del mismo. En el modelo


de mapas de competencias de IAVANTE se ha establecido a cada competencia
un color identificativo y es el siguiente: Competencias de Conocimientos: En
el mapa aparecer siempre en color azul oscuro del programa EXCELL.
Competencias de Habilidades: En el mapa aparecer siempre en color verde,
del programa EXCELL Competencias de Actitudes: En el mapa aparecer
siempre en color rojo oscuro del programa EXCELL. En el mbito de la gestin
por competencias la necesidad de objetivar aspectos no tangibles, obliga a la
utilizacin de un lenguaje comn que garantice una unificacin de criterios.
Esto obliga a la utilizacin de un glosario de trminos o competencias
estandarizado. En la estructura del Glosario IAVANTE la literalidad de la
competencia viene precedida de un cdigo con una letra (C, H o A: diferencia
entre conocimientos, habilidades y actitudes), guin y cuatro cifras. El cdigo
debe ser nico, predefinido y no modificable ya que vuelca en una base de
datos preestablecida.

NIVELES DE DESARROLLO Y CRITERIOS DE PRIORIDAD Los Niveles de Desarrollo


y los Criterios de Prioridad, son elementos que completan un mapa y por lo
tanto a todas y cada una de las competencias elegidas, y vienen determinados
por el tipo de poltica que lleve la empresa. Como se presenta en la plantilla
propuesta para el diseo de mapas, a continuacin de la columna donde se
establecen las competencias, nos encontramos con tres columnas que definen
los tres Niveles de Desarrollo para cada competencia y se establecen de la
siguiente manera: 9 Primera columna: corresponde al profesional recin
incorporado a su puesto de trabajo, nivel ptimo 9 La segunda: corresponde al
profesional afianzado en el puesto (con experiencia de unos dos o tres aos en
el mismo), nivel Experto. 9 La tercera: corresponde al profesional que destaca
en su departamento por sus competencias extraordinarias, nivel Excelente. En
cada nivel de desarrollo estableceremos la necesidad de cada competencia de
la siguiente forma: 9 La letra D representar el carcter de deseable:
competencia que de manera tan slo deseable debe tener el profesional. 9 La
letra I representar el carcter de imprescindible: competencia que de forma
imprescindible debe poseer el profesional. Las cuatro columnas finales
determinan el Criterio de Prioridad para el desarrollo de cada competencia.
Estos criterios estn ligados a los planes de formacin/desarrollo en funcin de
las necesidades de la empresa. Entendemos la prioridad 4 como la mxima o
crtica y la prioridad 1 como la mnima.
. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO Para realizar con eficacia los mapas de
competencias de una organizacin, es necesario planificar el trabajo y formar
un equipo de profesionales que se encarguen de llevarlo a cabo. El grupo de
trabajo lo conformarn de 6 a 8 profesionales, que sern los encargados de
disear los mapas. Este grupo debe ser representativo de todos los puestos

cuyo mapa se va a trabajar ya que su aportacin, funciones, tareas,


responsabilidades sern imprescindibles para que los mapas sean eficaces; al
tiempo que favorece su implicacin en la empresa. Ese grupo ser conducido
por un coordinador que se encargar de orientar el trabajo. Se deber
establecer un plan de trabajo de forma que facilite la elaboracin de los mapas.
Este plan deber incluir una calendarizacin de reuniones o sesiones de
trabajo. Una vez planteado la forma de trabajo, decidiremos los mapas de
competencias a elaborar. Para ellos nos puede servir de ayuda una plantilla que
permite organizar la tarea y estructurar la elaboracin del mapa empezando
por definir las funciones y responsabilidades del puesto de trabajo, mapas que
se van a trabajar, etc. (Anexo 1 propuesta de plantilla) En una primera reunin
se har una tormenta de ideas sobre aquellas competencias que deber tener
el profesional que ocupe el puesto de trabajo elegido. Para ello se puede
recurrir a documentos que nos sirvan de ayuda como el Glosario de
Competencias y mapas de ejemplos. A partir de aqu y en siguientes sesiones,
el grupo de trabajo deber ir simplificando la informacin y recopilando los
resultados. Una vez elegidas las competencias, el grupo decidir los Niveles de
Desarrollo en funcin de la poltica de la empresa y de la realidad concreta de
los profesionales, as como decidir los Criterios de Prioridad acordes con las
necesidades especficas de la organizacin. En el Anexo 2 se presenta en forma
de Algoritmo, como sera el plan de trabajo.

DISEO DE MAPAS Entendidos los conceptos anteriores y que la finalidad que


se persigue con el grupo creado es la definicin de mapas de competencias,
para facilitar el trabajo de diseo de mapas, se facilitan los siguientes archivos
que servirn de referencia: 9 Glosario de Competencias. Este glosario
elaborado por la Consejera de Salud en colaboracin con Fundacin IAVANTE,
se ha adaptado para organizaciones no sanitarias. 9 Mapas ejemplos de
puestos de trabajo. 9 Plantilla de mapas de competencias. Archivo EXCEL con
un modelo de formato para los mapas. Para abordar la definicin de estos
mapas, debemos lograr un compromiso entre: La participacin de los
profesionales de nuestra empresa en la elaboracin de su propio mapa de
competencias, seleccionando tanto las competencias asociadas con su puesto
de trabajo como los niveles de desarrollo y los criterios de prioridad de las
mismas. La homogeneizacin de dichos mapas de competencias realizados
por los profesionales, identificando cuales son las competencias comunes
relacionadas con cada puesto de trabajo. Basndonos siempre en el glosario de
competencias definido Fundacin IAVANTE, la primera tarea a realizar es la
definicin del Mapa Tipo formado por las Core Competencias, es decir, un mapa
general que contempla aquellas competencias que todos los puestos
integrantes de la empresa deben tener. Ejemplo: en el caso de que

necesitemos que todos nuestros profesionales conozcan a fondo la cultura de


nuestra empresa, incorporaramos a nuestro Mapa Tipo la core competencia
siguiente: C-0008 Conocimiento de la cultura de la organizacin a la que
pertenece Descripcin: El/la profesional conoce la cultura organizacional de su
institucin.
Una vez definido el Mapa Tipo, como siguiente paso abordaremos la definicin
de las siguientes competencias: Competencias por cada uno de los puestos
profesionales dentro de la estructura orgnica de la empresa (niveles
jerrquicos que se reflejen en el organigrama), independientemente del rea o
departamento. Ejemplo: las competencias que todos los subdirectores de la
empresa deben tener por su carcter de subdirector. Competencias
especficas del puesto, determinadas por el rea o departamento donde se
ubica el mismo Ejemplo: las competencias especficas del departamento/rea
de marketing para el puesto de subdirector. Hecho esto, una vez definidos el
mapa tipo de toda la organizacin, las competencias de cada puesto
profesional y las especficas, el resultado final, es decir, el mapa de
competencias de un profesional determinado, vendr dado por la suma de:
Todas las Core competencias, es decir, las competencias que han de ser
comunes a TODA la organizacin Todas las competencias relacionadas con el
puesto o nivel jerrquico (p.ej, Director, Subdirector, Mando Intermedio, )
Todas las competencias especficas del puesto relacionadas con su rea o
departamento (p.ej., Econmico, Recursos Humanos, Marketing, ) A la hora
de establecer el criterio de deseable o imprescindible en una competencia,
habr que tener presente la ventaja de ofrecer al profesional un salto
cualitativo entre los diferentes grados de desarrollo (ptimo, experto,
excelente) que evidencie la progresin en la obtencin de competencias.
Definidas las competencias, los niveles de desarrollo y los criterios de
prioridad, tendremos completado el/los mapa/s de competencias.

EJECUCIN DE PROGRAMAS DE CAPACITACIN

Se deben tener en cuenta varias consideraciones al momento de la


implementacin de un Programa de Capacitacin:

El Diseo de un programa de Capacitacin debe incluir:

Nombre de la Actividad a capacitar.


Objetivos.
Participantes que incluir.
Lugar (Interna Externa)
Tiempo de Duracin Horarios.
Persona Responsable de la Capacitacin Instructor.
Metodologa Utilizada. (Tcnica de Capacitacin)
Recursos, Costos.
Bibliografa.
Evaluacin.

Analicemos algunos de los puntos mencionados:


Establecimiento de objetivos:
Del establecimiento adecuado de los objetivos generales y especficos del
programa depender que los jefes puedan determinar si esta capacitacin es la
que necesita su subordinado, de aqu su importancia, ser claros y precisos al
momento de establecerlos.

Contenido del programa:


Se debe tener presente, en todo momento, que el entrenamiento debe
satisfacer las necesidades de capacitacin que fueron detectadas y que le dio
origen, teniendo especial atencin si el entrenamiento es para preparar a un
nuevo empleado o para elevar, mejorar o perfeccionar tcnicas y
conocimientos del personal existente.

El material de entrenamiento
El contenido del programa ser determinado de acuerdo a las necesidades
detectadas, dicho material debe ser preparado con dedicacin tendido en
cuenta los objetivos del entrenamiento.

De este depende muchas veces el xito o el fracaso del objetivo de aprendizaje


buscado, ya que es el soporte del instructor, y si fue planeado de manera
eficiente colabora en la comprensin del aprendiz.

Los instructores
Seleccionar a las personas correctas determinara muchas veces el xito, el
criterio utilizado para elegir a los instructores juega un papel relevante ya que
estos deben cumplir con varios requisitos:

Capacidad Didctica.
Excelente relaciones interpersonales.
Conocimiento de la Especialidad.
Simplicidad en la Exposicin.
Asumir las responsabilidades de la Funcin.
Que el instructor cumpla con estos requisitos facilitara el logro del objetivo
buscado, es en gran medida responsable por la formacin de los Aprendices.

Los aprendices
La Seleccin adecuada de los Aprendices influye de en los resultados del
programa. Definir a las personas correctas para recibir entrenamiento
contribuye en gran medida a que se llegue a disponer del personal mas
adecuado para cada trabajo.

Algunas Tcnicas de Capacitacin:

En el lugar de trabajo:
Instruccin directa: Se utiliza en el sitio donde el empleado realizara su funcin,
es una tcnica que puede ser impartida por el supervisor, un compaero de
trabajo o un instructor determinado y consiste en demostraciones y practicas
reiteradas hasta que se domine la tcnica de la tarea o funcin. Debido a su
metodologa la misma necesariamente se debe realizar en horario laboral.

Rotacin de Puesto: Se realiza una instruccin directa en diferentes puestos


para que el empleado pueda ocupar otras posiciones en situaciones de
Ausencias, vacaciones o renuncias.

Instructor - Aprendiz: Consiste en una tcnica en donde el instructor lleva


adelante un transferencia directa de conocimientos, se da una relacin Maestro
aprendiz y el xito de la misma esta relacionada con la metodologa de
aprendizaje empleada por el Instructor y la seleccin del Aprendiz adecuado.

Fuera del sitio de Trabajo:


Videos, Pelculas y Conferencias: Es una tcnica relativamente econmica y se
puede disponer de menores periodos de tiempo para la instruccin en
comparacin con otras tcnicas. No requiere de una participacin importante
por parte del trabajador.

Simulacin de condiciones reales: El Trabajador aprende de manera prctica el


trabajo a realizar a travs de la simulacin de condiciones reales, requiere de
una alta participacin por parte de la persona, contando con las repeticiones
necesarias para su aprendizaje. Tcnica muy utilizada por las compaas
Areas.
Instruccin programada, Lectura individual: Estas tcnicas estn orientadas a
lecturas de determinados cursos de instruccin o grabaciones de instruccin
proporcionando elementos de participacin y repeticin.