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1 AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO................................................................
1.1 La pantalla principal.........................................................................................................
1.2 Cintas Bsicas..................................................................................................................
2 Estructura de un Archivo Excel ..........................................................................................
2.1 Desplazarse al interior de un Archivo...............................................................................
2.2 Introducir datos................................................................................................................
2.2.1 Escribir texto..............................................................................................................
2.2.2 Modificar y borrar el texto..........................................................................................
2.2.3 Introduccin de valores numricos............................................................................
2.2.4 Introduccin de valores de texto................................................................................
2.2.5 Introduccin de fechas y horas................................................................................
2.2.6 Dar nombres a las celdas.........................................................................................
2.2.7 Formato de celdas....................................................................................................
3 MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO........................................................................................
3.1.1 Creacin de series....................................................................................................
3.1.2 Pegado especial.......................................................................................................
3.1.3 Buscar y remplazar datos.........................................................................................

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3.1.4 Seleccionar todos los datos de la hoja.....................................................................
3.1.5 Tipos de datos..........................................................................................................
3.1.6 Formato De Celdas...................................................................................................
3.1.7 Unir y dividir Celdas.................................................................................................
3.1.8 Mensajes de error.....................................................................................................
4 FORMULAS Y FUSIONES........................................................................................................
4.1.1 Estructura de una Frmula.......................................................................................
4.1.2 Referencias absolutas y Relativas............................................................................
4.1.3 Funciones en Excel...................................................................................................
4.1.4 Sintaxis de una funcin............................................................................................
4.1.5 Algunas funciones Importantes................................................................................
4.1.5.1 Funcin =Suma(...................................................................................................
4.1.5.2 Funcin =PROMEDIO(............................................................................................
4.1.5.3 Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR(.....................................................
4.1.5.4 La funcin =SI()....................................................................................................
4.1.6 Funciones anidadas..................................................................................................
5 Ejercicio Prctico..................................................................................................................
6 REFERENCIAS.......................................................................................................................
Excel es un software incluido en los productos de Microsoft Office , en su
ultima versin 2010 , tuvo algunos cambios importantes como son el nombre
de algunas funciones, cambio en las ventanas de diseo (caso Tablas
dinmicas), nombre de la terminacin de archivos y seguridad en al manejo de
las macros.
La hoja de clculo es de una gran ayuda en operaciones simples y aplicaciones
ms complejas de datos donde la fuente de informacin sean tablas ordenadas.
Algunas actividades que se pueden hacer en una hoja de clculo son:
Bsico:
Generacin de Operacin Matemticas.
Uso de funciones Trigonomtricas, Estadsticas, financieras, entre otras
Graficas de datos y tendencias. Presentacin de tablas
Bsqueda y filtrado de datos
Intermedio:
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Formulacin de escenarios.
Anlisis de datos
Optimizacin de sistemas Solver
Manejo de macros

Avanzado:
Modelamiento de Datos -Tablas dinmicas
Personalizacin de Ventajas y acciones
Trabajo colaborativo
Plataforma de aplicaciones Visual Basic
Esta gua busca hacer una introduccin al manejo de este sencillo programa de
una forma prctica para personas que no estn muy familiarizadas con el uso
de hojas de clculo. La gua esta compuesta de cuatro partes:
1. Ambientes de trabajo de la hoja de calculo
2. Estructura de un archivo Excel
3. Grficos, Formulas y fusiones
4. Autofiltros

1 AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO


1.1 La pantalla principal
La pantalla principal de trabajo de Excel 2010 , es muy similar a la de
cualquier otra aplicacin Windows Office 2010. Es de recordar que La versin
2010 esta estructurada por cintas de trabajo que van cambiando dependiendo
la seleccin que se haga en el men principal. Las cintas se ubican en la parte
superior de la pantalla del programa, en el centro esta el rea de trabajo y
abajo algunas reas de localizacin y operaciones rpidas

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Ilustracin 1: Pantalla principal.

1.2 Cintas Bsicas


Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se
tengan abiertas o de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las
cintas por defecto son:
Archivo: Guardar, informacin del archivo, imprimir y Opciones
Inicio: Operaciones bsicas de visualizacin y formato

Insertar: Objetos de ayuda de visualizacin e insercin.

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Diseo de pgina: Configuracin de pgina y ajustes de impresin.

Frmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

Revisar: Proteger el documento y comentarios

Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar

2 Estructura de un Archivo Excel


Los archivos de Excel se pueden gravar por defecto con la terminacin *.xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores si existen macros o cdigo la terminacin
es *.xlsm. La estructura de un archivo de Excel , se compone de hojas
inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3), sin embargo
esto se puede configurar. Al interior de cada hoja est el rea de trabajo que es
la celda, organizadas por filas (identificadas con nmeros), y columnas
(identificadas con letras).
Los componentes de un archivo EXCEL son:
Hoja: es el rea de trabajo donde estn contenidas las filas y columnas. Las
Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2etc, sin embargo se
pueden cambiar el nombre con botn derecho del mouse o haciendo doble clic.
Celda: Las celdas son al unidad bsica de almacenamiento de informacin el
ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones . Su designacin bsica
es una letra y un nmero por ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45
la fila donde esta la celda. En algunos casos se puede dar nombre alas celdas
o rangos.
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Columna: Su denominacin se hace con letras la A a la Z y estn dispuestas en
vertical. Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna
AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. Y as hasta
la ltima columna que es la XFD en la versin 2010
Fila: Estn organizadas de forma horizontal, su denominacin es con nmeros,
se numeran desde la 1 hasta la 1048.576 que es la ltima en la versin 2010.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la
extensin *xlsx con todas las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden
vincular datos de otros archivos en importante que la fuente de los datos
conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.)
Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de
celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejara con el
siguiente nombre: A1:A15. El nombre de un rango siempre har referencia a la
primera y a la ltima celda seleccionadas. O en algunos casos colocarle un
nombre especfico. Esto puede ser de ayuda cuando tenemos muchas hojas y
tomamos informacin entere ellas.

Ilustracin 2: ejemplo de seleccin de rangos.

2.1 Desplazarse al interior de un Archivo


Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic
dentro de la celda que queremos ubicarnos. Otras formas son:

Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.
Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el
campo nombre de la celda actual. Ver ilustracin No.1

Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5

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Ilustracin 3: Ventana de Ir a.

2.2 Introducir datos


Existen diferentes tipos de datos que se pueden trabajan en Excel. Entre ellos
datos; numricos, texto, fecha, entre otros. Estos pueden ser constantes a
variables. Los constantes son datos que son nicos y no estn referenciados a
otra celda o celdas, los variables son aquellos que cambian dependiendo otros
datos.
Frmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc,
y que producen un resultado. Las frmulas comienzan siempre con el signo de
igual (=), algunas veces se pude empezar con el signo mas o menos pero no es
aconsejable. Si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est
haciendo referencia, el resultado de la frmula vara automticamente.
= SUMA(H3:H7) : ejemplo de dato variable
Ventas, 23/12/2011, : ejemplo de dato constante

2.2.1 Escribir texto


Nos situamos en la celda que queremos almacenar informacin y escribimos
directamente el texto, en algunos casos es importante revisar el idioma
configurado en el computador para otras operaciones de edicin por ejemplo
das semanas y meses del ao. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la
tecla Intro o bien en la barra de frmulas pulsar el botn Introducir.

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2.2.2 Modificar y borrar el texto
Para modificar el texto de una celda podemos, realizar varias operaciones :
Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.
Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de frmulas.
Pulsar doble clic en la celda del texto
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2
Para borrar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr
Ir a Edicin Borrar
Pulsar el botn derecho y escoger la opcin Eliminar

2.2.3 Introduccin de valores numricos


La presentacin de los datos numricos esta supeditada al tipo de formato que
utilicemos. Por ejemplo si introducimos en una celda 6000000 es posible que se
presente as o $6000.000,00 pesos. Ya que el tipo de dato condiciona las
operaciones que podemos hacer es muy importante el la definicin del mismo.
Algunos elementos del formato predefinido son:

El punto (.) para separar los millares


La coma (,) para expresar decimales
El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. stas se pueden indicar
tambin entre parntesis.
El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numricos


son:

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Lo datos fecha se pueden ingresar con signos de separacin como o /, sin


embargo es importante tener en cuenta que no se confundan con las fracciones y
que estn en el formato global de configuracin del software.

Algunos mensajes de error contiene el smbolo de #, a excepcin del mensaje


con ####### solamente, que informa que la celda que contiene un nmero es
muy corta para mostrar toda la extensin del mismo

Otro smbolo para informa a Excel que el dato es texto aunque este representado
por nmeros como es el caso de un telfono o una cedula. Se antepone el
smbolo (comilla) ejemplo 5936160. Esto llevar que este valor solo se podr
tratar como texto.

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2.2.4 Introduccin de valores de texto
Cuando introducimos un texto en alguna celda de Excel , el automticamente
reconoce que la cadena de caracteres introducida es un texto y habilita las
funciones de edicin para textos. Algunas funciones y aplicaciones tambin
reconocen algunos nmeros dentro de la cadena.

2.2.5 Introduccin de fechas y horas


El dato fecha u hora se almacenan como nmeros de serie que Excel cuenta
desde el da 1 de Enero de 1990 y dependiendo del formato que este definido
se presenta de diferentes formas. El usuario puede introducir y presentar las
fechas de varias formas:
dd/mm/aa = 12/01/2012,
dd-mmmm-aa
= 12diciembre-12

dd/mmm/aaaa
=
12/mar/2012 etc.
Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo:
2:10 pm , 14:10 con segundos o una integracin de fechas y horas en un
mismo dato o celda
TIPS: Algunos datos recurrentes pueden ser presentados rpidamente con
ayuda de la combinacin de teclas:
Ctrl+Maysc+; La fecha actual
Ctrl+Maysc+: La hora actual

2.2.6 Dar nombres a las celdas


En algunos casos es necesario dar nombres especficos a las celdas o rangos,
para diferentes fines como:
Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente
Utilizar los nombres en una frmula o una seleccin lista desplegable
Identificar mejor los rangos

Por ejemplo : TRM, salario mnimo, cedula de los trabajadores


Para dar nombre a una celda es posible hacer cualquiera de estos dos
procedimientos:
Ubicarnos
con el curso
Universidad
EANo con la seleccin del mouse en una celda o rango
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1.

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2.
3.

Ir al campo nombre de la celda actual, y colocar el nombre que identifica su contenido


y
Verificar que en la lista desplegable aparezca

Y otra forma es utilizar el rea de trabajo Nombres definidos de la cinta Formulas


1. Abrir la ventana de Nombres definidos dentro del rea de trabajo Administracin de
nombres

Y en la nueva ventana:

2.
3.

Seleccionar Nuevo
Llenar los datos de la Ventana Nombre de nuevo y Aceptar

2.2.7 Formato de celdas


Dependiendo de la informacin y de la forma como se ha de presentar la
informacin contenida en una celda es necesario configurarla segn las
necesidades. Esta configuraron puede contener tipo de dato, alineacin, fuente,
Bordes, tramas y proteccin del documento. Para seleccionar los parmetros
que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se quiere definir
el formato y botn derecho del mouse.

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Ilustracin 4: Cambio de formato de las celdas.

3 MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO


Cuando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un rango,
el puntero del mouse puede adquirir varias formas segn donde est situado.
Por ejemplo, si lo situamos (sin pulsar clic) sobre la seleccin, el puntero del
mouse adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa que estamos en
modo seleccin normal.

Cuando se sita el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la


celda o de la seleccin (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere
una forma de cruz negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o
modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botn izquierdo, realizaremos
un llenado de celdas. Y si se arrastra con el oprimiendo el botn derecho
aparece men de despliegue con diferentes acciones:

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Ilustracin 5: mtodos de arrastre.

3.1.1 Creacin de series


Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda
o celdas, ya sean nmeros, textos numerados o patrones de calendario.
Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel crear una serie
automtica. Se selecciona el rango o la celda y se arrastra, hasta donde se
quiere generar la secuencia.
Un ejemplo de ello es hacer el encabezado con los siguientes datos:

Arrastrarlos con botn izquierdo del mouse manteniendo oprimido el botn

Ilustracin 6: Generacin de series

Si se arrastra con botn derecho aparecer el meno de seleccin para escoger


el mtodo de llenado.

3.1.2 Pegado especial


Esta orden se encuentra ubicada en la cinta de Inicio en el men de pegar.

Esta accin nos permite realizar pegados ms especficos que con la orden
Pegar habitual. Y es el caso donde queremos copiar solo los datos sin copiar las
formulas Universidad
en otra posicin
EAN o en una hoja nueva.

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Otra posibilidad de este orden es copiar el formato de una celda sin su
contenido, transponer celdas verticales a Horizontales, pegar vnculos, etc. Esta
orden depender de los elementos que tenga en el portapapeles Existen, por
supuesto otras posibilidades de pegado especial.
Otras posibilidades de pegado de documentos se pueden seleccionar de la
ventana de pegado especial

Ilustracin 7: Ventana de pegado especial.

3.1.3

Buscar y remplazar datos

Una de las caractersticas importantes de edicin con Excel es la posibilidad


de buscar algn dato en el libro de trabajo desde Edicin Buscar. En esta
pantalla adems de buscar podemos remplazar datos o smbolos, una de
esas aplicaciones muy utilizada es la de cambiar puntos (.) por (,) comas.

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3.1.4 Seleccionar todos los datos de la hoja


Una opcin rpida para seleccionar para modificar el tamao de las celdas, formato,
copiar los datos o borrarlos , es utilizar la seleccin de toda la hoja de trabajo.
Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rtulos de las filas
y a la izquierda de los rtulos de las columnas). Vers que toda la hoja queda
seleccionada.

Ilustracin 8: seleccin de toda el rea de trabajo

Se obtiene el mismo resultado que con Ctrl+e

3.1.5 Tipos de datos


Ya se haba mencionado del tipo de formato de datos, ahora se explica los dos
tipos de datos dependiendo su relacin con la posicin, estos pueden ser
Valores Contantes y Valores Variables o frmulas.
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto, esta no varia cuando
cambian otras celdas.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica
bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores
y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar
siempre por el signo =.

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3.1.6 Formato De Celdas
Las caractersticas de formato de celdas son importantes para hacer una
buena presentacin o identificar valores que son importantes. Adems all
existe una posibilidad de proteger las celdas y bloquear su contenido. Las
carpetas de Formato de celdas son:

Numero: seleccin de formato de presentacin de los datos


Alineacin: direccin del texto
Fuente: tipo de carcter , tamao
Bordes: lneas de contorno y divisin de las celdas.
Relleno: Caractersticas de color y textura al interior de las celdas.
Proteger: seleccin de celdas a bloquear

Ilustracin 9: Ventana principal de Formato de celdas.

3.1.7 Unir y dividir Celdas


Cuando es necesario unir en un solo especio ms de una celda, para contener
un texto o dato. En la ventana de Formato de Celda, quede forma rpida lo
pueden llamar con botn derecho del mouse depuse de haber seleccionado el
rango unir .

Otra posibilidad es utilizar la ventana de formato de celda en el meno de


Control de texto, Combinar celdas.

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3.1.8 Mensajes de error
Cuando introducimos datos y formulas y Excel y no se encuentra una relacin
con su contexto o los datos de entrada, puede enviar mensajes de error.
Algunos de ellos se identifican por los mensajes que generan, por ejemplo:

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.


#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan .
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

El mensaje ##### no se considera como un mensaje de error, se produce


cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.

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4 FORMULAS Y FUSIONES
Las formulas y las funciones son uno de los elementos mas importantes en el
uso de Excel, la versin 2010 tiene grandes cambios con versiones anteriores.
Por ejemplo la funcin =Buscarv(, de gran ayuda para la bsqueda y
comparacin de datos y tablas cambio el nombre a =ConsultaV(.
Para escribir una formula es necesario conocer con claridad algunos elementos
de edicin y presentacin.

4.1.1 Estructura de una Frmula


La estructura de una formula puede tener la combinacin de varias fuentes
de datos integrados en una celda y que relaciona valores y frmulas de
otras celdas para producir un resultado. Una frmula comienza con el signo
igual (=), algunas vez puede introducir + o pero no es aconsejable
adems, puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc. En la
celda que contiene una frmula se visualiza siempre el resultado de la
misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas. La frmula
combina diferentes operadores para realizar los clculos. Estos operadores
son:
Aritmticos:
Suma
Resta
Producto
Divisin
Porcentaje
Exponente
De comparacin
Igual
Diferente
Mayor
Menor
Mayor o igual
Menor o igual

De texto
Concatenacin &
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+
*
/
%
^

=
<
>
>
<
>
=
<
=

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Ejemplos de frmulas seran:


=2+50 Suma los valores numricos 2 y 50 (Valores constantes)
=G1+G5 Suma el contenido de las celdas G1 y G5
=(C1+C5)-A2
Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo
resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos
=2^3
Eleva a la tres el nmero 2
Es muy recomendable que se establezca la secuencia de operaciones por
medio de parntesis ya que existe prioridades entre las formulas y el resultado
puede ser diferente al esperado.

4.1.2 Referencias absolutas y Relativas.


Cuando copiamos, el contenido de la frmula se actualiza a medida que
copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitas en las celdas C15 y D15
del ejemplo mostrado en la barra de frmulas, se observa que cada celda
contiene la frmula de su columna correcta. La referencia indica la
posicin de la celda contenida en la frmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera frmula de la celda C15 hemos sumado la


columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la
frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda D15 lo siguiente:
=D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel
ha copiado la frmula, pero tambin ha desplazado la referencia de la celda
C15 y ahora la ha convertido en D15.
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Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas
y las ha copiado hacia su derecha.
Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia
absoluta es decir, que aunque copiemos la frmula en otras posiciones, la
referencia a la celda C15 no cambie nunca.

Tipos de Referencia de celdas:


Celdas relativas: son celdas que su formulacin depende de la posicin donde se
comience a utilizar, la referenciacin. Por ejemplo una celda que tome la
informacin de datos a la derecha si se llegar a copiar a otra posicin tomara el
dato que se encuentre a la derecha de esta nueva celda.
Celdas absolutas:
referencian solamente una celda y su posicin
independientemente de la posicin donde sea llamada o solicitada siempre ser la
misma as se arrastren las formulas, el smbolo que se utiliza es ($). Por ejemplo
$C$4,
Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $C4,
C$4... Por ejemplo: C$4 O $C4 dependiendo que es lo que se quiere dejar variable
o fijo.
Una celda se convierte en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la
columna y escribiendo el smbolo pesos ($) o y pulsando la tecla F4. Esto aade
automticamente el signo pesos a la columna y la convierte en absoluta, si de
forma repetida pulsamos esta tecla el signo cambiara de posicin.

4.1.3 Funciones en Excel


Es una frmula ya programada y preparada para realizar clculos y reducir el
uso de frmulas extensas, algunas de ellas no son posibles ser construidas con
operaciones matemticas.
Las funciones tienen un nombre propio declarado en el idioma que se
encuentra el computador o la seleccin del idioma en la instalacin de
Programa, existen multitud de funciones clasificadas en categoras.

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La razn de las funciones frente a las ecuaciones es simplificar las operaciones


y su formulacin.

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