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AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO

1.1 La pantalla principal


La pantalla principal de trabajo de Excel 2010 , es muy similar a la de
cualquier otra aplicacin Windows Office 2010. Es de recordar que La versin
2010 esta estructurada por cintas de trabajo que van cambiando dependiendo
la seleccin que se haga en el men principal. Las cintas se ubican en la parte
superior de la pantalla del programa, en el centro esta el rea de trabajo y
abajo algunas reas de localizacin y operaciones rpidas

Ilustracin 1: Pantalla principal.

1.2 Cintas Bsicas


Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se
tengan abiertas o de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las
cintas por defecto son:
Archivo: Guardar, informacin del archivo, imprimir y Opciones
Inicio: Operaciones bsicas de visualizacin y formato

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Insertar: Objetos de ayuda de visualizacin e insercin.

Diseo de pgina: Configuracin de pgina y ajustes de impresin.

Frmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

Revisar: Proteger el documento y comentarios

Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar

2 Estructura de un Archivo Excel


Los archivos de Excel se pueden gravar por defecto con la terminacin *.xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores si existen macros o cdigo la terminacin
es *.xlsm. La estructura de un archivo de Excel , se compone de hojas
inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3), sin embargo
esto se puede configurar. Al interior de cada hoja est el rea de trabajo que es
la celda, organizadas por filas (identificadas con nmeros), y columnas
(identificadas con letras).
Los componentes de un archivo EXCEL son:
Hoja: es el rea de trabajo donde estn contenidas las filas y columnas. Las
Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2etc, sin embargo se
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EAN con botn derecho del mouse o haciendo doble clic.
pueden
el nombre
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Celda: Las celdas son al unidad bsica de almacenamiento de informacin el


ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones . Su designacin bsica
es una letra y un nmero por ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45
la fila donde esta la celda. En algunos casos se puede dar nombre alas celdas
o rangos.
Columna: Su denominacin se hace con letras la A a la Z y estn dispuestas en
vertical. Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna
AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. Y as hasta
la ltima columna que es la XFD en la versin 2010
Fila: Estn organizadas de forma horizontal, su denominacin es con nmeros,
se numeran desde la 1 hasta la 1048.576 que es la ltima en la versin 2010.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la
extensin *xlsx con todas las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden
vincular datos de otros archivos en importante que la fuente de los datos
conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.)
Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de
celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejara con el
siguiente nombre: A1:A15. El nombre de un rango siempre har referencia a la
primera y a la ltima celda seleccionadas. O en algunos casos colocarle un
nombre especfico. Esto puede ser de ayuda cuando tenemos muchas hojas y
tomamos informacin entere ellas.

Ilustracin 2: ejemplo de seleccin de rangos.

2.1 Desplazarse al interior de un Archivo


Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic
dentro de la celda que queremos ubicarnos. Otras formas son:

Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.
Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el
campo nombre de la celda actual. Ver ilustracin No.1
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Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5

Ilustracin 3: Ventana de Ir a.

2.2 Introducir datos


Existen diferentes tipos de datos que se pueden trabajan en Excel. Entre ellos
datos; numricos, texto, fecha, entre otros. Estos pueden ser constantes a
variables. Los constantes son datos que son nicos y no estn referenciados a
otra celda o celdas, los variables son aquellos que cambian dependiendo otros
datos.
Frmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc,
y que producen un resultado. Las frmulas comienzan siempre con el signo de
igual (=), algunas veces se pude empezar con el signo mas o menos pero no es
aconsejable. Si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est
haciendo referencia, el resultado de la frmula vara automticamente.
= SUMA(H3:H7) : ejemplo de dato variable
Ventas, 23/12/2011, : ejemplo de dato constante

2.2.1 Escribir texto


Nos situamos en la celda que queremos almacenar informacin y escribimos
directamente el texto, en algunos casos es importante revisar el idioma
configurado en el computador para otras operaciones de edicin por ejemplo
das semanas y meses del ao. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la
tecla Intro o bien en la barra de frmulas pulsar el botn Introducir.

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2.2.2 Modificar y borrar el texto
Para modificar el texto de una celda podemos, realizar varias operaciones :
Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.
Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de frmulas.
Pulsar doble clic en la celda del texto
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2
Para borrar el texto de una celda podemos:
Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr
Ir a Edicin Borrar
Pulsar el botn derecho y escoger la opcin Eliminar

2.2.3 Introduccin de valores numricos


La presentacin de los datos numricos esta supeditada al tipo de formato que
utilicemos. Por ejemplo si introducimos en una celda 6000000 es posible que se
presente as o $6000.000,00 pesos. Ya que el tipo de dato condiciona las
operaciones que podemos hacer es muy importante el la definicin del mismo.
Algunos elementos del formato predefinido son:

El punto (.) para separar los millares


La coma (,) para expresar decimales
El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. stas se pueden indicar
tambin entre parntesis.
El signo del porcentaje (%)

Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numricos


son:

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Lo datos fecha se pueden ingresar con signos de separacin como o /, sin


embargo es importante tener en cuenta que no se confundan con las fracciones y
que estn en el formato global de configuracin del software.

Algunos mensajes de error contiene el smbolo de #, a excepcin del mensaje


con ####### solamente, que informa que la celda que contiene un nmero es
muy corta para mostrar toda la extensin del mismo

Otro smbolo para informa a Excel que el dato es texto aunque este representado
por nmeros como es el caso de un telfono o una cedula. Se antepone el
smbolo (comilla) ejemplo 5936160. Esto llevar que este valor solo se podr
tratar como texto.

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2.2.4 Introduccin de valores de texto
Cuando introducimos un texto en alguna celda de Excel , el automticamente
reconoce que la cadena de caracteres introducida es un texto y habilita las
funciones de edicin para textos. Algunas funciones y aplicaciones tambin
reconocen algunos nmeros dentro de la cadena.

2.2.5 Introduccin de fechas y horas


El dato fecha u hora se almacenan como nmeros de serie que Excel cuenta
desde el da 1 de Enero de 1990 y dependiendo del formato que este definido
se presenta de diferentes formas. El usuario puede introducir y presentar las
fechas de varias formas:
dd/mm/aa = 12/01/2012,
dd-mmmm-aa
= 12diciembre-12

dd/mmm/aaaa
=
12/mar/2012 etc.
Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo:
2:10 pm , 14:10 con segundos o una integracin de fechas y horas en un
mismo dato o celda
TIPS: Algunos datos recurrentes pueden ser presentados rpidamente con
ayuda de la combinacin de teclas:
Ctrl+Maysc+; La fecha actual
Ctrl+Maysc+: La hora actual

2.2.6 Dar nombres a las celdas


En algunos casos es necesario dar nombres especficos a las celdas o rangos,
para diferentes fines como:
Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente
Utilizar los nombres en una frmula o una seleccin lista desplegable
Identificar mejor los rangos

Por ejemplo : TRM, salario mnimo, cedula de los trabajadores


Para dar nombre a una celda es posible hacer cualquiera de estos dos
procedimientos:
Ubicarnos
con el curso
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EANo con la seleccin del mouse en una celda o rango
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1.

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2.
3.

Ir al campo nombre de la celda actual, y colocar el nombre que identifica su contenido


y
Verificar que en la lista desplegable aparezca

Y otra forma es utilizar el rea de trabajo Nombres definidos de la cinta Formulas


1. Abrir la ventana de Nombres definidos dentro del rea de trabajo Administracin de
nombres

Y en la nueva ventana:

2.
3.

Seleccionar Nuevo
Llenar los datos de la Ventana Nombre de nuevo y Aceptar

2.2.7 Formato de celdas


Dependiendo de la informacin y de la forma como se ha de presentar la
informacin contenida en una celda es necesario configurarla segn las
necesidades. Esta configuraron puede contener tipo de dato, alineacin, fuente,
Bordes, tramas y proteccin del documento. Para seleccionar los parmetros
que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se quiere definir
el formato y botn derecho del mouse.

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Ilustracin 4: Cambio de formato de las celdas.

3 MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO


Cuando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un rango,
el puntero del mouse puede adquirir varias formas segn donde est situado.
Por ejemplo, si lo situamos (sin pulsar clic) sobre la seleccin, el puntero del
mouse adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa que estamos en
modo seleccin normal.

Cuando se sita el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la


celda o de la seleccin (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere
una forma de cruz negra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o
modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botn izquierdo, realizaremos
un llenado de celdas. Y si se arrastra con el oprimiendo el botn derecho
aparece men de despliegue con diferentes acciones:

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Ilustracin 5: mtodos de arrastre.

3.1.1 Creacin de series


Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda
o celdas, ya sean nmeros, textos numerados o patrones de calendario.
Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel crear una serie
automtica. Se selecciona el rango o la celda y se arrastra, hasta donde se
quiere generar la secuencia.
Un ejemplo de ello es hacer el encabezado con los siguientes datos:

Arrastrarlos con botn izquierdo del mouse manteniendo oprimido el botn

Ilustracin 6: Generacin de series

Si se arrastra con botn derecho aparecer el meno de seleccin para escoger


el mtodo de llenado.

3.1.2 Pegado especial


Esta orden se encuentra ubicada en la cinta de Inicio en el men de pegar.

Esta accin nos permite realizar pegados ms especficos que con la orden
Pegar habitual. Y es el caso donde queremos copiar solo los datos sin copiar las
formulas Universidad
en otra posicin
EAN o en una hoja nueva.

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Otra posibilidad de este orden es copiar el formato de una celda sin su
contenido, transponer celdas verticales a Horizontales, pegar vnculos, etc. Esta
orden depender de los elementos que tenga en el portapapeles Existen, por
supuesto otras posibilidades de pegado especial.
Otras posibilidades de pegado de documentos se pueden seleccionar de la
ventana de pegado especial

Ilustracin 7: Ventana de pegado especial.

3.1.3

Buscar y remplazar datos

Una de las caractersticas importantes de edicin con Excel es la posibilidad


de buscar algn dato en el libro de trabajo desde Edicin Buscar. En esta
pantalla adems de buscar podemos remplazar datos o smbolos, una de
esas aplicaciones muy utilizada es la de cambiar puntos (.) por (,) comas.

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3.1.4 Seleccionar todos los datos de la hoja


Una opcin rpida para seleccionar para modificar el tamao de las celdas, formato,
copiar los datos o borrarlos , es utilizar la seleccin de toda la hoja de trabajo.
Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rtulos de las filas
y a la izquierda de los rtulos de las columnas). Vers que toda la hoja queda
seleccionada.

Ilustracin 8: seleccin de toda el rea de trabajo

Se obtiene el mismo resultado que con Ctrl+e

3.1.5 Tipos de datos


Ya se haba mencionado del tipo de formato de datos, ahora se explica los dos
tipos de datos dependiendo su relacin con la posicin, estos pueden ser
Valores Contantes y Valores Variables o frmulas.
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una
celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto, esta no varia cuando
cambian otras celdas.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica
bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula
se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores
y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar
siempre por el signo =.

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3.1.6 Formato De Celdas
Las caractersticas de formato de celdas son importantes para hacer una
buena presentacin o identificar valores que son importantes. Adems all
existe una posibilidad de proteger las celdas y bloquear su contenido. Las
carpetas de Formato de celdas son:

Numero: seleccin de formato de presentacin de los datos


Alineacin: direccin del texto
Fuente: tipo de carcter , tamao
Bordes: lneas de contorno y divisin de las celdas.
Relleno: Caractersticas de color y textura al interior de las celdas.
Proteger: seleccin de celdas a bloquear

Ilustracin 9: Ventana principal de Formato de celdas.

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