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PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


CDIGO: 000-P-CUC-01
Emisin: 31/08/04

Edicin: 11

Fecha de Edicin: 02/10/12

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PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
CDIGO: 000-P-CUC-01

RESPONSABLE

ELABOR/ACTUALIZ

APROB

Jefe de SGC&SI

Gerente de Cultura de Calidad

La versin aprobada del presente documento se encuentra en el Portal documental y/o en Centros Documentales,
cualquier copia adicional tendra nicamente fines de estudio.

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TABLA DE CONTENIDO
1. PROPSITO ................................................................................................................................................................. 3
2. ALCANCE ..................................................................................................................................................................... 3
3. RESPONSABILIDAD................................................................................................................................................... 4
4. DESARROLLO ............................................................................................................................................................. 5
4.1. Requisitos para elaborar documentos del sistema de gestin de calidad. ................................................................. 5
4.1.1 Codificacin de documentos: ............................................................................................................................. 5
4.1.2 Contenido de los documentos ............................................................................................................................. 6
4.1.3 Definicin de responsabilidad de elaboracin, revisin, aprobacin y eliminacin. .......................................... 8
4.1.4 Descripcin del contenido de los documentos.................................................................................................... 9
4.2 Descripcin del control de documentos................................................................................................................... 10
4.2.1 Elaboracin de los documentos ........................................................................................................................ 10
4.2.2 Aprobacin de los documentos......................................................................................................................... 11
4.2.3 Almacenamiento, proteccin, disponibilidad y distribucin de los documentos .............................................. 12
4.2.4 Actualizacin de documentos. .......................................................................................................................... 13
4.3. Descripcin del control de registros. ...................................................................................................................... 14
4.3.1 Identificacin de Registros ............................................................................................................................... 14
4.3.2 Almacenamiento, proteccin y recuperacin de los registros. ......................................................................... 14
4.3.3 Tiempo de retencin y disposicin de los registros. ......................................................................................... 14
5. GUA PARA CREAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS ............................................................. 15
5.1 Creacin de documentos nuevos ............................................................................................................................. 15
5.2 Actualizacin de los documentos. ........................................................................................................................... 16
5.3 Eliminacin de documentos. ................................................................................................................................... 17
6. DEFINICIONES.......................................................................................................................................................... 19
7. REFERENCIAS .......................................................................................................................................................... 20
8. ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 20
DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO 000-P-CUC-01............................................................... 20
BITCORA DE ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO ............................................................................... 20

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1. PROPSITO
Establecer un sistema para controlar los documentos y registros de los sistemas de gestin del grupo
industrial EEC, normando su elaboracin, aprobacin, revisin, actualizacin, eliminacin,
identificacin, almacenamiento, proteccin, legibilidad y disponibilidad, y para el caso especial de
los registros tomando en cuenta adems, la recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los
mismos. (Ref. 1). Prevalece el sistema documental original del SGC ISO 9001 adaptndose los
nuevos sistemas sobre esta estructura segn aplique.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos que se elaboran o gestionan dentro de los
sistemas de gestin del grupo industrial EEC, clasificados de acuerdo a la estructura documental
adjunta (como referencia) y listados en el Portal documental de la Intranet del grupo industrial
EEC.

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3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la actualizacin del presente procedimiento es el Jefe de SGC&SI.
Los responsables del seguimiento del cumplimiento del presente procedimiento son los
Representantes de la Direccin/ Jefe de SGC&SI.
As mismo comparten la
responsabilidad sobre el control de las copias controladas de los documentos.
El Jefe de SGC&SI tiene a su cargo la administracin del Portal documental de la Intranet
del grupo industrial EEC, en su ausencia la administracin pasa al Gerente de Cultura de
Calidad.
El responsable de aprobar el presente documento es el Gerente de Cultura de Calidad.
Todo el personal de la organizacin que elabora, revisa, aprueba, elimina, custodia usa los
documentos incluidos en el alcance de este procedimiento, tiene la responsabilidad de
cumplir este procedimiento, as como reportar cualquier No Conformidad detectada.
En el caso de que se presenten situaciones que no estn contempladas en el presente
procedimiento, es responsabilidad del Jefe de SGC&SI indicar cmo proceder considerando
la integridad y coherencia con el sistema documental, y actualizar el procedimiento segn
aplique.

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4. DESARROLLO
4.1. REQUISITOS PARA ELABORAR DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD.
4.1.1 Codificacin de documentos:
Los documentos de los sistemas de gestin son identificados siguiendo la codificacin que se
muestra en la tabla 4.1.1.(a).
TABLA 4.1.1.(a) FORMA DE CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

000

CDIGO

523
202
201
524
802
910
000
414
601
915
914

P - CUC CDIGO DEL

DE EMPRESA

TIPO DE
DOCUMENTO

3 NMEROS

1 LETRA

PROVESA
PICASA
IPSA
RECICLA
CEMSA
EPP CR
DISAC 1
DISPASA
Grupo Agroindustrial
EPP Honduras
EPP Nicaragua

Si no aparece en este listado se utiliza


el cdigo de la empresa segn la
nomenclatura contable

001

CDIGO DEL
PROCESO

NMERO CORRELATIVO POR


TIPO DE DOCUMENTO

3 LETRAS

MNIMO DE 2 DGITOS

Ver tabla 4.1.1.(c)

Ver tabla 4.1.1.(b)

Nota: lo habitual es
utilizar 3 letras, sin
embargo pueden
haber casos donde
se utilicen mayor
nmero de letras.

Segn orden de elaboracin

1
DISAC. Divisin de Servicios Administrativos y Cultura de Calidad. son los departamentos de rea, comunes del Grupo EEC (RRHH, Suministros,
Informtica, Crditos y Cobros, Cultura de Calidad)

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TIPO DE
DOCUMENTO

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TABLA 4.1.1.(b) CDIGOS SEGN TIPO DE DOCUMENTO


Documentos Documentos
Manual
Planes
Procedimientos Instructivos
generales
especiales

CDIGO

Registros

Crditos y Cobros

HACCP

PRY

Seguridad Industrial

INF

PLA CON HSI

CRE

HACCP

Contabilidad

Proyectos /
Asistencia Tcnica

MAN BOD REH

Planificacin

Informtica

SUM

RRHH

Bodega / Logstica

Suministros

CDIGO GER CUC COM PRO

Mantenimiento /
Ingeniera

Produccin /
Preprensa / Arte

Comercializacin

Cultura de Calidad

Gerencia

PROCESO

TABLA 4.1.1.(c) CDIGOS DE PROCESOS

NOTA: Ante la falta de un cdigo de proceso, el Administrador del Portal Documental se encarga de definir dicho
cdigo y aplicarlo en el Portal Documental. Ser agregado a este listado en futura actualizacin.

4.1.2 Contenido de los documentos


Cada Tipo de documento cuenta con un contenido especfico, de acuerdo a la tabla 4.1.2.(a).

CONTENIDO
Propsito
Alcance
Responsabilidades
Desarrollo
Definiciones
Referencias
Anexo: Documentos
asociados (Registros,
planes y/o instructivos)
Anexo: Bitcora 2
actualizacin

TABLA 4.1.2.(A) CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS


Documentos Documentos
Planes Procedimientos
Instructivos
generales
Especiales
NA
S
S
NA
O
NA
S
NA
NA
O
S
S
S
NA
O
S
S
S
NA
S
NA
O
O
NA
O
NA
O
O
NA
O

Registros
NA
NA
NA
NA
NA
NA

NA

NA

NA

S 3

En la bitcora de actualizacin al menos deben aparecer los cambios realizados en el documento durante el ao en
curso, el ltimo cambio del ao anterior y la primera edicin.

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FORMATO DE
IDENTIFICACIN
Logotipo Grupo
industrial EEC
Logotipo Optima
Ttulo
Cdigo
Fecha de emisin
Nmero de edicin
Fecha de la edicin
Nmero de pgina
Elabor / Actualiz
Aprob

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Planes 4

Procedimientos

Instructivos

Documentos
generales

Documentos
especiales

Registros 5

NA

T
T
T
T
T
T
T
NA
NA

T
T
T
T
T
T
T
C
C

T
T
T
T
T
T
T
C
C

NA
C
C
NA
NA
NA
NA
NA
NA

T
T
T
T
T
T
T
C
C

O
C
C
I
I
I
O
O
I

Notas:
El contenido del Manual de Calidad es autorregulado.

NA: No aplica
T: Identificacin en cada pgina del documento
C: Identificacin en la cartula primera pgina del documento
O: Opcional
I: posicin indistinta, debe aparecer
Este es el contenido mnimo del formato de identificacin, los documentos hechos bajo las
ediciones anteriores pueden tener datos adicionales, mismos que sern ajustados cuando se
hagan actualizaciones.

Los formatos de registros deben describir nicamente el ltimo cambio sufrido, no es una bitcora acumulativa como
en el caso del resto de los documentos.
4
Los registros y planes que se encuentran automatizados en el sistema de informacin, no se sujetan como obligacin, a
los requisitos de esta tabla. Los correos internos y externos son registros que no requieren cumplimiento del formato y
que se conservan a criterio del dueo del proceso. En el caso de que el registro sea de origen externo no se sujeta a los
requisitos anteriores.
5
En el caso de los registros, las referencias de emisin, edicin y actualizacin estn enfocadas al formato vaco. Los
registros cuyos formatos vacos son impresos, requieren la debida identificacin en todas sus pginas

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4.1.3 Definicin de responsabilidad de elaboracin, revisin, aprobacin y eliminacin.


Cada Tipo de documento tiene definidas la responsabilidad de elaboracin, revisin, aprobacin y
eliminacin segn la tabla 4.1.3.(a).
Tabla 4.1.3.(a) Responsabilidad de elaborar y aprobar
Elaborar / Actualizar

Aprobar 6 / Eliminar

Manual de sistema de
gestin

Representante de la Direccin

Gerente

Planes

La responsabilidad de elaboracin de La responsabilidad de aprobacin de planes


planes est especificadas en su
est especificadas en su respectiva tablas de
6
respectiva tabla de control de planes,
control de planes, por proceso
por proceso

Dueo del Proceso

Representante de la Direccin

Instructivos

Opcional

Dueo del Proceso

Documentos generales

No aplica

(dueo de proceso avala su inclusin o


eliminacin)

Procedimientos

No aplica

Documentos especiales

La responsabilidad de elaboracin de La responsabilidad de aprobacin de planes


est especificadas en su respectiva tablas de
planes est especificadas en su
6
control de planes, por proceso
respectiva tabla de control de planes,
por proceso

Dueo del proceso


Registros
(formatos vacos)

Opcional

La inclusin de nuevos registros o eliminacin de los


mismos se realiza actualizando la Tabla de Control de
Registros del proceso.

El responsable de aprobar debe de ser diferente al responsable de elaborar; si siguiendo la tabla 4.1.3 (a) se presenta un
caso especial que incumpla lo anterior, la responsabilidad de aprobacin se traslada al representante de la direccin al
Gerente, segn amerite.

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4.1.4 Descripcin del contenido de los documentos


Propsito: Establece para qu sirve el documento. En el caso de los procedimientos se
puede hacer una referencia a los principales requisitos del sistema de gestin
correspondiente que se cubren con el documento
Alcance: Establece los lmites dentro de los cuales impacta y tiene validez el documento.
Responsabilidades: Establece las responsabilidades de los involucrados en el documento, a
nivel de puestos o cargos.
Desarrollo: Establece las etapas y explicaciones que sirven para poner en prctica el
documento. En esta seccin se pueden utilizar descripciones narrativas y / grficas
(diagramas y fotografas)
Definiciones: Establece el significado que se le da en la organizacin a los trminos propios,
especiales muy relevantes.
Referencias: Establece relaciones con otros documentos, sistemas materiales, cuya
consulta puede aclarar o profundizar algn tema tratado.
Anexos: Permite adjuntar documentos y materiales cuya consulta directa es conveniente. Se
pueden incluir la bitcora de actualizacin del documento, y los registros asociados.
Ttulo: Identificacin especfica del documento, mediante la asignacin de un nombre.
Cdigo: Identificacin alfanumrica del documento, segn tabla 4.1.1.(a)
Fecha de emisin: fecha en la cual se cre el documento, coincide con la fecha de la
primera edicin. Esta fecha no cambia durante la vida de documento. Es equivalente a su
fecha de nacimiento.
Nmero de Edicin o Versin: Nmero correlativo que indica cuntas aprobaciones
(despus de la revisin pertinente) se han realizado a partir de la creacin del documento.
Fecha de la edicin: Establece la fecha a partir de la cual un documento, o una nueva
versin del mismo est aprobado y puesto en marcha, debe tomar en cuenta la fecha de
actualizacin en el portal documental.
Nmero de pgina: Permite identificar y ordenar cada pgina que compone el documento,
haciendo referencia al nmero total de pginas
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Elabor / Actualiz: Indica el cargo (opcional tambin el nombre) de la persona


responsable de la elaboracin/ actualizacin del documento vigente, cuya asignacin debe
respetar las disposiciones indicadas en la tabla 4.1.3.(a). la actividad de revisin del
documento est implcita durante su elaboracin o actualizacin.
Aprob: Indica el cargo de la persona (opcional tambin el nombre) responsable de revisar
y aprobar el documento elaborado, cuya asignacin debe respetar las disposiciones indicadas
en la tabla 4.1.3.(a).

4.2 DESCRIPCIN DEL CONTROL DE DOCUMENTOS


4.2.1 Elaboracin de los documentos
Cuando se detecta la necesidad de un nuevo documento que puede impactar en la eficacia de un
sistema de gestin, el responsable del documento, (segn tabla 4.1.3 (a)), lo elabora, cumpliendo los
requisitos establecidos en la seccin 4.1 (codificacin, contenido, formato) del presente
procedimiento y considerando la eficacia del sistema de gestin involucrado y la base documental
existente en el portal documental
Si el documento genera un registro, el responsable del documento disea el formato del registro
vaco y hace referencia de l en el anexo de documentos asociados. Los registros reciben un
control especial, detallado en la seccin 4.3 del presente documento.

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4.2.2 Aprobacin de los documentos


Antes de su difusin y puesta en marcha, los documentos deben ser aprobados por el personal
autorizado, (segn asignaciones de tabla 4.1.3 (a) ), tras verificar su adecuacin a los requisitos de
codificacin, contenido y forma, y considerando la eficacia del sistema de gestin involucrado.

DOCUMENTOS
GENERALES

PLANES

DOCUMENTOS
ESPECIALES

REGISTROS

El ingreso de documentos generales (de origen externo o propiedad del


cliente) al sistema de gestin, es controlado por el Representante de la
Direccin mediante el documento 000-E-CUC-02 Tabla de control de
documentos generales, el cual incluye 1) cdigo, 2) nombre, 3) identificacin del
tipo de documento general, 4) responsable y 5) ubicacin .
Los planes son aprobados por el personal autorizado y controlados por el
Representante de la Direccin mediante el documento 000-E-CUC-03 Tabla de
control de planes, el cual incluye 1) cdigo, 2) nombre, 3) responsable de
elaborar y de aprobar, 4) ubicacin.
El ingreso de documentos especiales al sistema de gestin de calidad es
controlado por el Representante de la Direccin mediante el documento 000-ECUC-04 Tabla de control de documentos especiales, el cual incluye 1) cdigo,
2) nombre, 3) responsable de elaborar y de aprobar y 4) ubicacin.
El ingreso o salida de registros (vacos, ejemplos o llenos) al sistema de gestin de
calidad es controlado mediante las correspondientes tablas de control de registros
000-E-CUC-01 Tabla de control de registros.

El personal autorizado para aprobar un documento, enva el documento aprobado al Jefe de


SGC&SI, quien tras verificar el debido proceso de aprobacin, lo actualiza en el Portal documental,
garantizando que los documentos vigentes han sido debidamente aprobados.

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4.2.3 Almacenamiento, proteccin, disponibilidad y distribucin de los documentos


Los manuales, los procedimientos y los instructivos aprobados son ingresados al Portal
documental por el Jefe de SGC&SI, quien puede asesorar sobre el uso del sistema.
Los planes, documentos especiales y registros, (formatos vacos, ejemplos llenos), tambin son
ingresados al Portal documental por el Jefe de SGC&SI. La ubicacin y responsabilidad de los
documentos generales, planes y registros estn definidas en sus respectivas tablas de control.
En el Portal documental se garantiza la identificacin y legibilidad de los documentos, as como
su adecuada proteccin mediante el proceso de respaldo del sistema de gestin de calidad. (Ref 2).
Los documentos se mantienen en formato PDF, con los debidos controles de seguridad para evitar
su impresin y restringir su acceso, cuando es requerido.
Por ser una herramienta de trabajo constante, los formatos de registros poseen, cuando es requerido,
una versin incrustada de su archivo original para que sea descargado desde el portal documental y
facilitar su uso o impresin.
La consulta de los documentos, se puede hacer mediante el acceso al Portal documental y/o
mediante el acceso a los centros documentales que tienen copias impresas controladas y distribuidas
por los Representantes de Direccin o Jefe de SGC&SI. Los planes, documentos generales y los
documentos especiales pueden ser consultados en la ubicacin referida en sus respectivas tablas de
control
Para identificar las copias impresas controladas los Representantes de Direccin /Jefe de SGC&SI le
agrega a todas las pginas del documento el sello COPIA CONTROLADA y mantiene
actualizado el 000-R-CUC-02 Registro de copias controladas.
Cada dueo de proceso coordina la divulgacin de los documentos aprobados entre los interesados y
valida su uso, cuando aplica.

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4.2.4 Actualizacin de documentos.


Los documentos y formatos de registros elaborados bajo el presente procedimiento, son revisados y
actualizados, por cualquiera de los siguientes motivos, sin ser limitantes: No Conformidades,
auditoria interna/externa, cambios en los procesos, maquinaria, tecnologa o por conveniencia de los
sistemas de gestin existentes.
La revisin de los planes se realiza de acuerdo al propsito para el cual fueron creados. Los planes
de calidad son actualizados para evidenciar el cumplimiento de actividades y objetivos, o si se
requiere la implementacin de cambios.
Cada vez que se actualiza un documento, se somete nuevamente a las etapas de aprobacin,
almacenamiento y distribucin. Los documentos actualizados aprobados, se identifican con un
nuevo nmero de edicin, modificando as mismo la fecha de la edicin, e incluyendo como anexo,
la bitcora de los cambios efectuados, cuando aplica.
Los cambios que se registran en las bitcoras de actualizacin de los documentos que se publican en
el portal documental, son comunicados a los dueos de proceso involucrados, por medio de un
correo electrnico, y el responsable del documento lo comunica en las sesiones del Comit de
Calidad (o Equipo de Inocuidad, Comisiones de Seguridad, Comit Ambiental, etc., segn
corresponda) como medio que facilita su divulgacin.
Los cambios en documentos especiales y planes que no se publican en el portal documental, y que
deben de ser conocidos por otros interesados, son divulgados a stos por los dueos de proceso
responsables de su actualizacin
La actualizacin de un documento del portal documental, se realiza en el archivo editable vigente, el
cual es puesto a disposicin del interesado por el Jefe de SGC&SI, tras recibir la respectiva
solicitud.
Los documentos obsoletos en el Portal documental son eliminados, reemplazndolos con la
nueva versin actualizada. Las copias impresas controladas obsoletas son retiradas y eliminadas por
el Representante de la Direccin / Jefe de SGC&SI cuando distribuye la versin actualizada.
Cualquier documento obsoleto que se mantiene con fines de historial, se guarda en carpetas
identificadas como obsoletas
Los registros son un tipo especial de documento cuyo control incluye las actividades establecidas en
la seccin 4.3 que se muestra a continuacin.

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4.3. DESCRIPCIN DEL CONTROL DE REGISTROS.

4.3.1 Identificacin de Registros


Los registros se identifican con cdigo, ttulo de registro ms un identificador que le da
caractersticas nicas para cuando sean llenados, por ejemplo puede ser un correlativo, un nombre,
la fecha en que se llena, un cdigo de producto terminado, un cdigo de materia prima, etc.

4.3.2 Almacenamiento, proteccin y recuperacin de los registros.


Los registros de los sistemas de gestin, sujetos al alcance de este procedimiento, son
responsabilidad de las personas asignadas en la 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros del
Portal documental.
Los registros que se conservan en el sistema informtico, estn protegidos por el sistema
de copias de respaldo que garantiza la posibilidad de recuperacin.
Los registros que se conservan fuera del sistema informtico, estn protegidos
archivos, minimizando los riesgos de deterioro prdida.

en

4.3.3 Tiempo de retencin y disposicin de los registros.


El tiempo de retencin de los registros de los sistemas de gestin, sujetos al alcance de este
procedimiento, est definido en la 000-E-CUC-01 Tabla de control de registros. Los correos
internos y externos no se incluyen en dicha tabla y se conservan a criterio del dueo de proceso.
Durante el plazo de conservacin definido, los registros estn a disposicin de los interesados,
solicitndolos previamente al responsable de la documentacin, segn 000-E-CUC-01 Tabla de
control de registros. (Salvo aquellos registros que por su importancia estratgica puedan representar
un riesgo para la organizacin si son utilizados por terceros).
Una vez vencido el plazo de conservacin definido, los registros pueden eliminados por los
responsables de su custodia, almacenados en carpetas separadas. Si por motivos histricos
permanecen en el lugar, debern contar con identificacin clara para evitar confusiones.

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5. GUA PARA CREAR, ACTUALIZAR Y ELIMINAR DOCUMENTOS


5.1 CREACIN DE DOCUMENTOS NUEVOS
No.

3
4
5
6
7
8
9
10

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Se detecta la necesidad de un nuevo


documento que puede impactar en la eficacia
del sistema de gestin

Se elabora el documento cumpliendo los


requisitos establecidos en la seccin 4.1 y
considerando la eficacia del sistema de
gestin
Si el documento genera registro, se disea el
formato del registro vaco y se hace
referencia de l en el anexo de documentos
asociados
El documento es enviado al aprobador por
medio de correo electrnico
Se aprueba el documento tras verificar su
adecuacin a los requisitos de codificacin,
contenido y forma.
Se enva el documento aprobado al Jefe de
SGC&SI solicitando la publicacin
Tras verificar el debido proceso de
aprobacin, el documento es publicado en el
portal documental
Se comunica la publicacin del documento
por medio de un correo electrnico dirigido al
comit de gestin involucrado
Se coordina la divulgacin de los
documentos aprobados entre los interesados
y se valida su uso, cuando aplica
Cuando aplica, se solicitan copias
controladas al Representante de la Direccin
o al Jefe de SGC, quienes las emiten y
actualizan el 000-R-CUC-02 Registro de
copias controladas.

OBSERVACIONES

Si el documento es un
registro, plan, documento
especial, documento general.
Requerir que sea modificada
su correspondiente tabla de
control para avalar la creacin
Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)

Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)

Cumplir los requisitos de


codificacin, contenido,
formato. Seccin 4.1
Los nuevos registros
requieren actualizar la tabla de
control de registros

Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Jefe de SGC&SI

Jefe de SGC&SI

Por medio de correo


electrnico
Si hubiera inconveniente, se
rechaza la solicitud y se
explica la razn al aprobador
Se almacenan las evidencias
respectivas que amparan la
publicacin y aprobacin

Dueo de proceso

El derrame de los documentos


asegura su implementacin

Dueo de proceso

Las copias controladas se


identifican con un sello de
Copia Controlada en todas
sus pginas

La versin aprobada del presente documento se encuentra en el Portal documental y/o en Centros Documentales,
cualquier copia adicional tendra nicamente fines de estudio.

PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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Emisin: 31/08/04

Edicin: 11

Fecha de Edicin: 02/10/12

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5.2 ACTUALIZACIN DE LOS DOCUMENTOS.


No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Se detecta la necesidad de un modificar uno


o varios documentos. Se analiza la relacin
con otros documentos de los sistemas de
gestin que puedan verse afectados y que
tambin pudieran requerir cambios

Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)

Se solicita el archivo digital vigente al Jefe de


SGC&SI por medio de correo electrnico.
(puede pedirse ms de un documento)

Elaborador
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)

Se realiza la actualizacin o modificaciones


registrando los cambios en la bitcora de
actualizacin del documento.

Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)

Se actualiza el nmero de edicin y fecha de


la edicin del documento

Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)

El documento es enviado al aprobador por


medio de correo electrnico

Elaborador
Tabla 4.1.3 (a)

6
7
8
9
10
11

Se aprueba el documento tras verificar los


cambios descritos en la bitcora de
actualizacin y considerando la eficacia del
SGC
Se enva el documento aprobado (o los
documentos aprobados) al Jefe de SGC&SI
solicitando la publicacin
Tras verificar el debido proceso de
aprobacin, el documento es sustituido en el
portal documental. Se trasladan los archivos
obsoletos a carpetas de almacenamiento de
obsoletos.
Se comunica la publicacin del documento
por medio de un correo electrnico dirigido al
comit de gestin involucrado
Se coordina la divulgacin de los
documentos aprobados entre los interesados
y se valida su uso, cuando aplica
Cuando aplica, se solicitan nuevas copias
controladas al Representante de la Direccin
o al Jefe de SGC, quienes las emiten y
actualizan el 000-R-CUC-02 Registro de
copias controladas.

OBSERVACIONES

Esto reduce el riesgo de usar


un archivo obsoleto para
hacer modificaciones, y se
mantiene la trazabilidad sobre
los cambios.
En la bitcora se coloca una
breve pero concisa explicacin
del cambio realizado.

Se incluyen los documentos


adicionales que se hayan
modificado

Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)
Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)

Por medio de correo


electrnico

Jefe de SGC&SI

Si hubiera inconveniente, se
rechaza la solicitud y se
explica la razn al aprobador

Jefe de SGC&SI

Se almacenan las evidencias


respectivas que amparan la
publicacin y aprobacin

Dueo de proceso

El derrame de los documentos


asegura su implementacin

Dueo de proceso

Las copias controladas se


identifican con un sello de
Copia Controlada en todas
sus pginas

La versin aprobada del presente documento se encuentra en el Portal documental y/o en Centros Documentales,
cualquier copia adicional tendra nicamente fines de estudio.

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5.3 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS.


No.

ACTIVIDAD

Se detecta la necesidad de eliminar uno o


varios documentos. Se analiza la relacin
con otros documentos de los sistemas de
gestin que puedan verse afectados y que
pudieran requerir cambios

RESPONSABLE

Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)

Cuando el documento a ser eliminado est


amarrado a una Tabla de Control, ser por
medio de la actualizacin de dicha tabla que
se realizar la eliminacin describindolo en
su bitcora de actualizacin

Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)

Se solicita la eliminacin del documento por


correo electrnico dirigido al Jefe de SGC&SI

Aprobador
Tabla 4.1.3 (a)

4
5
6

Se realiza la eliminacin y traslado de los


archivos digitales a las carpetas de
almacenamiento de obsoletos
Se comunica la eliminacin del documento
por medio de un correo electrnico dirigido al
comit de calidad involucrado
Cuando aplica, se hace eliminacin de las
copias controladas del documento,
destruyndolas. Se actualiza el registro
000-R-CUC-02 Registro de copias
controladas

OBSERVACIONES

Debe considerarse como


mnimo:
Mapa de proceso
Tablas de control (de
registros, de planes, de
documentos especiales,
documentos generales)
Procedimiento o
instructivos relacionados
Aplica a:
Registros
Documentos especiales
Documentos generales
Planes

Jefe de SGC&SI

Jefe de SGC&SI
Dueo de proceso
Representante de
la Direccin
Jefe de SGC&SI

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DIAGRAMA DEL PROCESO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Necesidad de
documento SG

Representante de la
Direccin / Jefe de
SGC&SI

Responsable de
elaborar/actualizar
Ver tabla 4.1.3 (a)

4.2.1 Elaboracin del


documento.
Cumplir requisitos del SG y
cumplir formato y contenido
establecido en tabla 4.1.2 (a)

Responsable
de aprobar
Ver tabla 4.1.3 (a)

Custodio de registro.
Ver registro
000-E-CUC-01

Elabora

Revisa
4.2.2 Aprobacion del
documento.
Verificar cumplir requisitos
del SG y cumplir formato y
contenido establecido en
tabla 4.1.2 (a)

No

Cumple

S
Aprueba

4.2.3 Almacenamiento,
proteccin, disponibilidad
y distribucion de los
documentos.
000-E-CUC-02 Tabla de control
de documentos generales
000-R-CUC-02 Registro de
copias controladas

Actualiza Portal con


documento aprobado,
asigna accesos, distribuye
y controla copias
controladas y coordina
divulgacin. Elimina
copias obsoletas cuando
actualiza documentos.

Registro?
No

4.2.4 Actualizacin de los


documentos
5.3 Eliminacin de
documentos

4.3 Control de los


registros
000-E-CUC-01 Tabla de control
de registros

Requiere
actualizar o

No

S
Define modificaciones.
S
Actualiza # de edicin, fecha de
la edicin y resumen cambios.
Si es eliminacin obtiene toda la
informacin para la eliminacin
y solicita al aprobador

Almacena registros y
mantiene disponibles y
protegidos.
Controla tiempos de
vigencia y disposicin.

Soporte documental
SG

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6. DEFINICIONES
Portal documental: Sitio de la Intranet que contiene los documentos de los sistemas de gestin del
grupo industrial EEC.
Tipo de documento: Cada una de las clases en que se organizan los documentos del sistema de
gestin de calidad: Manual de Calidad (M), Plan (L), Procedimiento (P), Instructivo (I), Documento
general (G), Documento Especial (E) y Registro (R).
Manual (M): Documento que especifica determinado sistema de gestin de la organizacin.
Plan (L): Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
especfico.
Procedimiento (P): Documento que especifica la forma para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Instructivo (I): Documento que explica cmo se realiza una tarea especfica.
Documento general (G): Documento, de origen externo propiedad del cliente, que sirve de apoyo
al sistema de gestin de calidad.
Documentos Especiales (E): Contempla especificaciones, listados y otros, dentro de esta categora
se encuentra la Poltica de Calidad
Registro (R): Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeadas.
Dueo de proceso: Responsable de un proceso.
Jefe de SGC&SI: nombre corto para el puesto de Jefe de Sistemas de Gestin de Calidad &
Seguridad Industrial.

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7. REFERENCIAS

Ref. 1:

Norma ISO 9001; Seccin 4.2.3: Control de documentos y Seccin 4.2.4: Control de
registros.
o Norma ISO 22000; seccin 4.2.2: Control de los documentos y Seccin 4.3: Control de
los registros.
o OSHAS 18000; Seccin 4.4.5: Control de Documentos y Seccin 4.5.4: Control de los
Registros.
o Norma ISO 14000; Seccin 4.4.5: Control de documentos y Seccin 4.5.4: Control de
los Registros.
Ref. 2: Instructivo Recuperacin de back up servidor Saeecweb(000-I-INF-10)
o

8. ANEXOS
7.1

ANEXO 1

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO 000-P-CUC-01

CDIGO
000-E-CUC-01
000-E-CUC-02
000-E-CUC-03
000-E-CUC-04
000-R-CUC-02

NOMBRE DEL DOCUMENTO


Tabla de Control de Registros
Tabla de control de Documentos Generales
Tabla de Control de Planes
Tabla de Control de Documentos Especiales
Registro de copias controladas
7.2

ANEXO 2

BITCORA DE ACTUALIZACIONES DEL DOCUMENTO


Edicin
1

Fecha
31/08/2004

Estatus y cambios
Primera versin con enfoque en ISO 9001 y utilizando el Portal de documentos de Provesa

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
CDIGO: 000-P-CUC-01
Emisin: 31/08/04

02/06/2006

19/09/2006

08/12/2006

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Seccin 4.2.3: Se menciona el uso de controles de seguridad para evitar la impresin de documentos PDF y
restringir su acceso, cuando es requerido.
Se especifican controles ms detallados para los planes:
o
Seccin 4.2.2 y Anexo 1: Se incorpora registro 08: Tabla de control de planes
o
Seccin 4.2.4: Se especifica que los planes de calidad y los planes de mejora de satisfaccin de
clientes reduccin de brecha de competencias, son actualizados para evidenciar el cumplimiento de
actividades y objetivos, o si se requiere la implementacin de cambios.
o
Seccin 4.1.2: Se habilita la opcin de usar en los planes el anexo documentos asociados, adems de
bitcora de actualizacin
Se realizan leves cambios de forma (redaccin y ubicacin de prrafos) para facilitar la comprensin del
procedimiento.
Se modifica el formato de planes de calidad, estableciendo una referencia genrica para los objetivos generales
de calidad (aplicables en todos los SGC), e incorporando como anexos bitcora de actualizacin y documentos
asociados, est ltimo para hacer referencia a registros que evidencian cumplimiento de objetivos.
Se modifica el formato de planes de mejora de satisfaccin de clientes reduccin de brecha de competencias y
de programas de auditoras, incorporando como anexo bitcora de actualizacin
Seccin 3: Se establece que el nuevo responsable de elaborar/revisar el presente procedimiento es el Jefe de
SGC&SI y que el responsable de revisar/aprobar es el Gerente de Cultura de Calidad. Todas las versiones
anteriores fueron elaboradas por el Gerente CUC.
Seccin 3: Se asigna al Jefe de SGC&SI como corresponsable de seguimiento del cumplimiento del presente
documento y de la administracin del portal documental. Este cambio es debido a la incorporacin del Jefe de
SGC&SI al Depto. de Cultura de Calidad, quien gradualmente asumir dichas responsabilidades en los diferentes
SGC del grupo industrial EEC.
Seccin 4.1.3: se cambia Jefe del proceso por Dueo del proceso y se recalca el requisito de que el
responsable de aprobar sea diferente al responsable de elaborar.
Se realizan cambios en la cartula, desarrollo y definiciones del presente documento para ser coherentes con las
modificaciones anteriormente descritas.
Seccin 4.2.4: se elimina la obligatoriedad de revisin anual de los documentos y se establecen las razones que
motivan la revisin de los documentos.
Se agreg el tipo de documento especial (E) el cual contempla especificaciones, listados y otros documentos. Se
detallaron requerimientos de forma y contenido, y se completaron las fases para su gestin (elaboracin,
aprobacin, almacenamiento, proteccin, disponibilidad, distribucin y actualizacin)
Se reforz la identificacin de los registros, agregando requisitos de edicin de los formatos vacos en la tabla 4.1.2
(a) y aadiendo un identificador que le da caractersticas nicas cuando se llenan

Seccin 4.1: Se realizaron las siguientes modificaciones:


o
Se cambi el termino revisin por edicin
o
Mnimo de 2 dgitos para cdigo del documento (pueden ser ms)
o
Las responsabilidades de elaboracin y de aprobacin de planes y documentos especiales se especifican
en sus respectivas tablas de control por proceso.
o
En la bitcora de actualizacin deben aparecer los cambios realizados en el documento durante el ao, el
ltimo cambio del ao anterior y la fecha de la primera edicin.

Seccin .4.2.4: Se realizaron las siguientes modificaciones:


o
Se agreg el requisito de divulgacin de cambios, por medio de correo electrnico, cuando se actualiza
un documento en el portal documental; as como establecer un mecanismo de divulgacin de cambios
en los documentos que no se publican en el portal.
o
Se agreg que para actualizar un documento publicado en el portal documental se debe solicitar el
archivo editable vigente al responsable del portal, para trabajar sobre la ltima versin aprobada.

12/03/2010

Fecha de Edicin: 02/10/12

Edicin: 11

Se re-codificaron como documentos E los documentos asociados a este procedimiento que lo requeran.
A partir de esta edicin, el Jefe de SGC&SI tiene a su cargo la administracin del Portal documental de la
Intranet del grupo industrial EEC, y el control de las copias autorizadas de los documentos.
Se realizan cambios de redaccin/forma en la cartula, desarrollo y definiciones del presente documento para ser
coherentes con las modificaciones anteriormente descritas.
Se elimin la referencia a la versin 2000 de la norma ISO

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PROCEDIMIENTO DE
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CDIGO: 000-P-CUC-01
Emisin: 31/08/04

10

11

08/02/2011

02/10/12

Edicin: 11

Fecha de Edicin: 02/10/12

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Revisin general de documento, con modificaciones de formato asociadas.


Inclusin de un ndice vinculado para facilitar la navegacin en este documento y facilitar que el usuario encuentre
temas de inters.
Incorporacin de una seccin gua para referencia rpida sobre creacin, actualizacin, eliminacin de documentos
Se agreg la seccin 5.3 que explica cmo se eliminan los documentos.
Se generaliza el documento para que pueda ser aplicable a cualquier sistema de gestin del Grupo Industrial EEC
que est certificado con normas tales como ISO 9001, ISO 22000, OSHAS 18000, ISO 14000, etc.
Revisin general del documento.

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