Instr 0012016 Manual Geral Prest Contas

MANUAL DE INSTRUO
FDE/DRA N 001/2016:
MANUAL GERAL
PARA ELABORAR AS
PRESTAES DE CONTAS
DAS VERBAS REPASSADAS
PELA FDE
CONVNIO FDE /APM
2016
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Fundao para o Desenvolvimento da Educao
Departamento de Relaes com a APM
Rua Tenente Pena, 212 Bom Retiro 01127-020 So Paulo SP
Fones (11) 3335-5953 e 3335-5960
E-mail: drapm@fde.sp.gov.br Site: www.fde.sp.gov.br
1 - Apresentao
Ao repassar verbas para Associaes de Pais e Mestres APMs
conveniadas com a FDE, o Departamento de Relaes com a APM DRA,
publica Manuais de Instruo especficos e os divulga s APMs via Sistema
GDAE, s Diretorias Regionais de Ensino, por e-mail, e no Portal da FDE na
internet, conforme determina a Clusula Terceira do Termo de Convnio
celebrado entre as partes.
Os Manuais de Instruo contm:
Finalidade da verba repassada;
Prazo para utilizar a verba repassada;
Prazo para prestar contas da verba repassada;
Gastos permitidos e no permitidos com a verba repassada;
Orientaes para elaborar a Prestao de Contas da verba repassada;
Outros temas de interesse da APM.
Este texto apresenta os elementos comuns a todos os repasses de verbas, que
devem nortear a APM em relao aos procedimentos corretos para aquisio
dos produtos e servios, bem como para elaborar a respectiva Prestao de
Contas.
de fundamental importncia que seja conhecido por todas as pessoas da APM
e da Escola responsveis pelos gastos das verbas e lanamento das Prestaes
de Contas no Sistema GDAE Mdulo Financeiro.
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2 Finalidade das Verbas Repassadas

As verbas repassadas pela FDE s APMs s podem ser utilizadas na finalidade descrita no
Manual de Instruo correspondente, de acordo com os objetivos aprovados no plano de
atendimento da Secretaria de Estado da Educao e em funo de seus recursos
oramentrios.
3 Prazo para Utilizar as Verbas Repassadas

O prazo para utilizar cada verba inicia-se a partir da data do depsito na conta-corrente
especfica da APM e encerra-se na data estabelecida no Manual de Instruo
correspondente.
Eventuais saldos financeiros devem ser devolvidos FDE conforme disposies contidas no
item 12 deste texto.
4 Prazo para Entregar as Prestaes de Contas

Aps o prazo estabelecido para utilizar cada verba, a APM tem 15 (quinze) dias para elaborar e
concluir a Prestao de Contas no Sistema GDAE e encaminh-la com todos os documentos
obrigatrios Diretoria de Ensino. A Diretoria de Ensino juntar todas as prestaes de contas
da verba e as encaminhar ao Departamento de Relaes com a APM - DRA, da FDE, para
conferncia e anlise.
O prazo para prestar contas est determinado na Clusula Dcima do Termo de Convnio
celebrado entre a FDE e a APM1.
Gastos no permitidos, que no atendam finalidade da verba, fora dos prazos estabelecidos
no Manual de Instruo ou em desacordo com a legislao so glosados no trabalho de
conferncia/anlise das Prestaes de Contas, cabendo APM adotar as providncias para
regularizar a situao ou, na impossibilidade, devolver o valor FDE.
Do Convnio FDE/APM:
CLUSULA DCIMA Dos perodos e das pocas das prestaes de contas.
A APM prestar contas FDE das verbas recebidas segundo os critrios definidos na Clusula Nona e em instrues especficas, em
prazo mximo de 15 (quinze) dias aps o perodo estabelecido para aplicao dos recursos.
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5 - Verificao Prvia do Cadastro das Empresas

ANTES de ser concretizada qualquer aquisio ou realizao de servio com as verbas
repassadas, obrigatrio que a APM consulte a situao cadastral das empresas,
verificando seus status na Secretaria da Receita Federal do Brasil e no SINTEGRA. As
consultas devem ser realizadas nos seguintes sites da internet:
SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL ( www.receita.fazenda.gov.br ):

(Consultar sempre que a APM pretender adquirir produtos/mercadorias ou
contratar servios)
Aps acessar o site, clicar na opo Servios para a Empresa. Na prxima tela clicar
no cone Cadastros. Em seguida, clicar no link Comprovante de Inscrio e de
Situao Cadastral. Posteriormente, clicar no link Acesso direto ou com senha
especfica. Na prxima pgina, digitar o nmero do CNPJ da empresa a ser consultada
e os caracteres que aparecem na pgina.
Ser apresentado o Carto do CNPJ da empresa consultada, sendo que o campo
Situao Cadastral deve conter status ATIVA.
Imprimir o Carto do CNPJ e junt-lo
correspondente, na Prestao de Contas.
Nota
Fiscal
da
empresa
A ausncia do Carto do CNPJ na Prestao de Contas implica na glosa da Nota

Fiscal correspondente.
Atividade Econmica da Empresa a ser contratada:

As empresas s podem realizar atividades para as quais estejam legalmente
habilitadas. Assim, a venda das mercadorias ou realizao dos servios pretendidos
pela APM deve constar como atividade econmica da empresa a ser contratada em seu
Carto do CNPJ e Contrato Social.
No Carto do CNPJ da empresa, possvel verificar nos campos Cdigo e Descrio
da Atividade Econmica Principal e Cdigo e Descrio das Atividades
Econmicas Secundrias se est legalmente habilitada a vender a mercadoria ou
prestar o servio que a APM pretende contratar.
Se houver alguma dvida, os Cdigos das Atividades que constam no Carto do
CNPJ da empresa podem ser consultados na Classificao Nacional de Atividades
Econmicas - CNAE, que pode ser consultada tambm no site da Secretaria da Receita
Federal. Localizar Tabelas de Cdigos e Denominaes (CNAE completa) e procurar
os cdigos a serem consultados, que esto no Carto do CNPJ da empresa, e verificar
as atividades para as quais ela est habilitada a operar, compreendidas em cada
classe especfica.
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Na hiptese de continuar havendo dvidas, a APM deve consultar o site da Junta

Comercial do Estado de So Paulo, em www.jucesp.fazenda.sp.gov.br e
proceder conforme segue, para verificar as atividades econmicas que constam no
Objeto do Contrato Social da empresa:
a)- Na pgina inicial do site da Junta Comercial, informar o nome ou razo social da
empresa no campo apropriado e clicar no boto Buscar;
b)- Na pgina que se abre, clicar sobre o nmero do campo NIRE, ao lado do nome
da empresa a ser consultada;
c)- A prxima pgina informar os dados cadastrais da empresa consultada e o Objeto
de seu Contrato Social atualizado.
Se no momento da consulta o Objeto que consta no Contrato Social da empresa est
compatvel com a mercadoria a ser adquirida ou com o servio a ser prestado,
imprimir essa pgina do site e juntar respectiva Nota Fiscal, na Prestao de
Contas.
Caso contrrio, a APM no poder adquirir a mercadoria ou realizar o servio
pretendido com a empresa consultada.
No so aceitas em Prestaes de Contas Notas Fiscais com data de emisso anterior a
eventual alterao do Objeto do Contrato Social da empresa, permitindo-a a realizar a
atividade pretendida pela APM.
Se o usurio que est fazendo a consulta no site da Junta Comercial possuir cadastro
na Nota Fiscal Paulista, da Secretaria de Estado da Fazenda, possvel consultar e
imprimir a Ficha Cadastral Completa da empresa, com todas as eventuais
alteraes promovidas em seu Contrato Social.
Para tanto, basta digitar o nmero do CPF do usurio e a senha da Nota Fiscal
Paulista, nos campos apropriados do site da Junta Comercial a partir do item b
acima.
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SINTEGRA ( www.sintegra.gov.br )
(Consultar sempre que a APM pretender adquirir produtos/mercadorias. No
necessrio consultar quando se tratar de prestao de servio.)
Aps acessar o site indicado, clicar no mapa do Estado de So Paulo (ou do Estado onde
a empresa est estabelecida), digitar os caracteres que aparecem na tela, bem como o
n do CNPJ ou da Inscrio Estadual da empresa. Ser apresentada a Consulta
Pblica ao Cadastro do Estado de So Paulo (ou do Estado onde a empresa est
estabelecida), sendo que o campo Situao Cadastral Vigente deve apresentar status
HABILITADO.
Imprimir essa pgina da internet e juntar Nota Fiscal da empresa
correspondente, na Prestao de Contas.
A ausncia da pgina do Sintegra na Prestao de Contas implica na glosa da
Nota Fiscal correspondente.
Na hiptese de ser apresentado algum outro status nas consultas do Carto

do CNPJ ou do Sintegra, a APM no poder realizar a operao pretendida
com a empresa consultada (comprar o produto/mercadoria ou contratar o
servio), pois a informao indicar que a empresa mantm pendncia com o
fisco federal ou estadual.
6 - Pesquisa Prvia de Preos

Todas as despesas pagas com verbas repassadas pela FDE, relacionadas na Prestao de
Contas, devem conter a correspondente Pesquisa Prvia de Preos, de acordo com
2
exigncia do Decreto n 34.350 , de 11/12/1991, e sistemtica de digitao do Sistema
GDAE.
DECRETO N. 34.350, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1991

Dispe sobre pesquisa de preos para orientao das compras no servio pblico estadual.
Luiz Antonio Fleury Filho, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas atribuies legais e vista do disposto nos artigos 15,
inciso II, 41, inciso III e 44, 3, da Lei n. 6.544, de 22 de novembro de 1989,
Decreta:
Artigo 1 - As compras dos rgos da administrao pblica direta, das autarquias, das fundaes institudas ou mantidas pelo Poder
Pblico, das empresas em cujo capital o Estado tenha participao majoritria, bem como das entidades direta ou indiretamente
controladas pelo Estado, sero precedidas de pesquisa de preos, em pelo menos 3 (trs) estabelecimentos, cadastrados ou no, que
comercializam os bens objeto da licitao.
1 - Os resultados da pesquisa de preos de que trata este artigo, subscrito pelo servidor por ela responsvel, devero ser juntados
ao processo de compra anteriormente data designada para julgamento da licitao.
2 - Excetuam-se do disposto neste artigo as compras de gneros alimentcios perecveis, realizadas em localidades dotadas de
centro de abastecimento.
Artigo 2 - As comisses julgadoras de licitaes, permanentes ou especiais, qualquer que seja o critrio e o resultado do julgamento
da licitao, devero demonstrar, em ata, que os preos oferecidos no so incompatveis com os apurados na forma do artigo 1 deste
Decreto.
Artigo 3 - A exigncia contida nos artigos anteriores se aplica, tambm, nos casos de dispensa de licitao.
Artigo 4 - Este Decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
Palcio dos Bandeirantes, 11 de dezembro de 1991.
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As aquisies sempre devem ser efetuadas das empresas que oferecerem o menor
preo unitrio de cada item, e no daquela que oferecer o menor preo global apresentado
na planilha. Assim, para uma mesma Pesquisa Prvia de Preos poder haver mais de um
fornecedor, para aquisio dos itens pesquisados.
Por se tratar de recursos pblicos, todas as compras ou contratao de servios com
verbas repassadas pela FDE esto sujeitas s disposies contidas na Lei Federal n
8.666/933 e suas alteraes (Lei de Licitaes e Contratos da Administrao
Pblica). Portanto, necessrio que a APM verifique os limites de gastos
estabelecidos para a dispensa de licitao.
Aps realizar a Pesquisa Prvia de Preos, a APM deve lanar as informaes no Sistema
GDAE, adotando os seguintes procedimentos:
6.1 - Sistemtica de Digitao das Notas Fiscais

Importante: Para os lanamento de prestaes de contas no Sistema GDAE
Mdulo Financeiro, a APM deve utilizar o navegador (browser) Internet
Explorer.
Antes de lanar a Pesquisa Prvia de Preos, o usurio dever cadastrar a Nota Fiscal da
empresa, clicando no boto Nota Fiscal na tela Lista de Lanamentos de Prestao de
Contas:
Ser exibida a tela Cadastro de Lanamentos de Prestao de Contas e no campo Nmero

de itens da Nota Fiscal, o usurio dever lanar o total de itens relacionados pela
empresa em sua Nota Fiscal.
O texto completo da Lei n 8.666, de 21/06/1993, pode ser consultado no site da Casa Civil da Presidncia da Repblica, em
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8666cons.htm.
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6.2 Sistemtica de Digitao das Pesquisas Prvias de Preos

Concludo o cadastramento de todas as Notas Fiscais, o usurio poder efetuar o lanamento
das Pesquisas Prvias de Preos, clicando no boto Pesquisa Prvia da tela Lista de
Lanamentos de Prestao de Contas.
O Sistema exibir a tela Lista de Pesquisa de Preo e Convites a Fornecedores e o usurio

deve clicar no cone Alterar de cada item.
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Em seguida o Sistema exibir a tela Cadastro de Pesquisa Prvia, onde devero ser feitos os
lanamentos a seguir:
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Os dados correspondentes aos seguintes campos dessa tela sero gerados automaticamente
pelo Sistema: APM da EE, Diretoria, Objeto Repasse, Valor da Nota e N da Nota
Fiscal.
Bloco FORNECEDOR 1:
O Sistema gera automaticamente o nmero do CNPJ da empresa cuja Nota Fiscal foi
cadastrada previamente, de acordo com o item 2 deste texto.
Bloco FORNECEDOR 2:
No campo CNPJ, digitar o nmero do CNPJ do segundo participante da Pesquisa Prvia de
Preos. O Sistema gera automaticamente o nome da empresa previamente cadastrada.
Bloco FORNECEDOR 3:
No campo CNPJ, digitar o nmero do CNPJ do terceiro participante da Pesquisa Prvia de
Preos. O Sistema gera automaticamente o nome da empresa previamente cadastrada.
Os campos Prazo de Entrega, dos trs blocos, so campos numricos para o cadastro dos
prazos de entrega oferecidos pelas empresas.
Os campos Prazo de Pagamento, dos trs blocos, so campos alfanumricos para o cadastro
dos prazos de pagamento oferecidos pelas empresas.
Os campos Data da Pesquisa, dos trs blocos, so campos numricos para o cadastro da
data em que a Pesquisa foi realizada com cada empresa.
O campo Observao um campo texto com 150 caracteres, para a digitao de
observaes que a APM julgar convenientes (por exemplo: desconto concedido).
O campo ITEM tem numerao sequencial, gerada pelo Sistema, de acordo com o nmero de
itens informado pela APM no momento do cadastro da Nota Fiscal, conforme exposto no item 2
deste documento. Caso o usurio tenha informado que a Nota Fiscal tenha dez itens, nesta tela
tambm sero gerados dez itens para serem cadastrados.
O campo DESCRIO para descrever o item pesquisado.
O campo UNIDADE tipo combo, para o usurio selecionar a unidade de medida.
O campo QTDE para digitao da quantidade de cada item.
O campo VALOR UNITRIO para digitao do valor unitrio de cada item.
O campo VALOR TOTAL ser gerado automaticamente pelo Sistema, com a multiplicao da
quantidade pelo valor unitrio, informados nos respectivos campos.
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O campo TOTAL gerado automaticamente pelo Sistema, com a totalizao da Pesquisa

Prvia de Preos feita com cada fornecedor.
Essa tela contm, ainda os seguintes botes:
GRAVAR: grava os dados inseridos na Pesquisa Prvia de Preos;
FORNECEDOR: remete tela do Cadastro de Fornecedor;
FINALIZAR PESQUISA: finaliza a Pesquisa Prvia de Preos;
IMPRIMIR: Imprime a Pesquisa Prvia de Preos.
Ao encerrar os lanamentos, clicar nos botes GRAVAR e FINALIZAR PESQUISA.
6.3 Validaes Feitas pelo Sistema GDAE na Pesquisa Prvia de Preos
O Sistema faz as seguintes validaes, na medida em que os dados so digitados na Pesquisa

Prvia de Preos:
Verifica se o nmero do CNPJ do fornecedor j est cadastrado no Sistema. Caso
contrrio, o usurio dever cadastrar previamente o fornecedor.
Verifica se o mesmo nmero de CNPJ foi digitado mais de uma vez na mesma Pesquisa.
Em caso afirmativo surgir uma mensagem de advertncia, sendo que o usurio
dever digitar outro nmero de CNPJ;
Caso algum campo da Pesquisa Prvia de Preos no tenha sido digitado, o Sistema
exibir uma mensagem de advertncia, impedindo sua finalizao;
Verifica se algum item lanado na Pesquisa dos Fornecedores 2 e/ou 3 tem valor
inferior ao lanado no Fornecedor 1 (o Fornecedor 1 corresponde ao da Nota Fiscal
cadastrada). Em caso afirmativo surgir uma mensagem de advertncia, impedindo
sua finalizao. Neste caso o usurio deve regularizar a Pesquisa.
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Fornecedor 2 com valor inferior a Fornecedor 1
Mensagem de advertncia:
6.4 Impresso da Pesquisa Prvia de Preos

Aps finalizar a Pesquisa Prvia de Preos, o usurio deve clicar no boto Imprimir. O
Sistema exibir uma janela pop-up para digitao da data da finalizao e do responsvel pela
Pesquisa.
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O usurio deve preencher os campos Data e Responsvel pela Pesquisa e, em seguida,

clicar no boto Ok.
O Sistema exibir uma janela Download do Arquivo e, em seguida, o usurio deve clicar em
Abrir.
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Na sequncia, o Sistema exibe a Pesquisa Prvia de Preos para impresso.
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Esse documento dever ser assinado pelo Diretor Executivo ou Diretor Financeiro da APM, no
espao apropriado, e juntado correspondente Nota Fiscal, na respectiva Prestao de Contas
da verba repassada pela FDE.
A Pesquisa Prvia de Preos poder ser impressa de duas maneiras:
1)- atravs da tela Cadastro de Pesquisa Prvia, onde ser impressa a Pesquisa de cada
Nota Fiscal individualmente, ou
2)- atravs da tela Lista de Pesquisa de Preo e Convites a Fornecedores, onde sero
impressas todas as Pesquisas Prvias de Preos finalizadas, da respectiva Prestao de Contas.
6.5 Observaes Importantes

Caso o usurio grave a Pesquisa Prvia de Preos sem finaliz-la, esta ficar
disponvel para edio, porm no para impresso;
Ao finalizar a Pesquisa Prvia de Preos, o usurio no conseguir mais edit-la pela
tela Cadastro de Pesquisa Prvia. Apenas os botes Fornecedor e Imprimir ficaro
habilitados nesse momento, como demonstra a figura abaixo:
Caso ocorra a necessidade de alterar informaes digitadas na Pesquisa aps sua

finalizao, o usurio poder faz-lo pela tela Lista de Pesquisa de Preos e Convites a
Fornecedores, acionando o cone Reativar Pesquisa e em seguida o cone Alterar. Dessa
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forma, todos os itens da Pesquisa ficaro novamente habilitados para edio. Esse cone
ficar habilitado nessa tela apenas se a Pesquisa tiver sido finalizada.
Caso ocorra a necessidade de alterar o nmero de itens da Nota Fiscal, o usurio

poder faz-lo atravs da tela Lista de Lanamentos da Prestao de Contas, acessando o
cone Alterar. O Sistema exibir a tela Cadastro de Lanamento da Prestao de Contas
e o usurio poder alterar o nmero de itens da Nota Fiscal. Em seguida, deve acionar o
boto Gravar.
Aps essa ao, o nmero de itens da Pesquisa Prvia de Preos tambm ser alterado,
sendo que isso ocorrer apenas se o novo nmero de itens for maior do que o
anteriormente digitado.
Se houver necessidade de digitar um nmero menor de itens do que o anteriormente
digitado, a Pesquisa Prvia de Preos dever ser excluda e lanada uma nova, com os
itens corretos, uma vez que o Sistema j havia gravado os dados anteriores no banco de
dados.
Essa ao s ser permitida se a Prestao de Contas no tiver sido finalizada.
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Para alterar o nmero de itens para um n maior,

acione o cone Alterar na tela Lista de
Lanamentos de Prestao de Contas.
O Sistema exibir a tela Cadastro de Lanamento
de Prestao.
Na tela Cadastro de Lanamento de

Prestao, o usurio altera o n de
itens no campo Nmero de Itens da
Nota e aciona boto Gravar.
Depois s entrar na Pesquisa e
digitar o novo item acrescentado.
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7 - Notas Fiscais das Empresas Contratadas pela APM

Podero ser apresentadas nas Prestaes de Contas de verbas repassadas pela FDE as
seguintes modalidades de Notas Fiscais entregues por empresas contratadas pela
APM:
a Nota Fiscal convencional
Todas as Notas Fiscais convencionais apresentadas nas Prestaes de Contas devem ser
originais, primeiras vias e emitidas em nome e com o CNPJ da APM da Escola, constando
detalhadamente a mercadoria adquirida ou o servio prestado. No podem conter nenhum
tipo de rasura, emenda ou ressalva.
Devem conter no rodap ou na lateral direita os dados da grfica que imprimiu o talonrio
(nome, endereo, CNPJ, Inscrio Estadual e CCM), data e quantidade da impresso, o nmero
de ordem da primeira e da ltima Nota Fiscal impressa e o nmero da AIDF Autorizao de
Impresso de Documentos Fiscais.
Tambm devem conter o nmero do CNPJ da empresa emitente, impresso
tipograficamente. Somente com o nmero de CNPJ possvel realizar a consulta da situao
cadastral da empresa no site da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Se na Nota Fiscal apresentada pela empresa no constar o nmero do CNPJ
impresso tipograficamente, mas o nmero do CPF do emitente, trata-se de
documento de Pessoa Fsica e, nesse caso, deve ser observada a legislao que
regula a contratao de profissionais autnomos, a saber:
-
o profissional autnomo deve possuir matrcula no INSS;

o profissional autnomo deve possuir inscrio no Cadastro de Contribuintes da
Prefeitura Municipal;
para a APM efetuar o pagamento ao profissional autnomo deve-se exigir
previamente cpia do seu recolhimento do ISS do ms anterior;
se o profissional autnomo no estiver inscrito no Cadastro de Contribuintes da
Prefeitura Municipal e/ou no apresentar o recolhimento do ISS do ms anterior, a
APM deve reter na fonte e providenciar o recolhimento do ISS, de acordo com a
legislao do municpio onde o servio for prestado, descontando esse valor do
pagamento ao profissional autnomo;
do pagamento ao profissional autnomo tambm devem ser retidos 11% do INSS
(Cdigo 2100) e o IRRF (Cdigo 0588) na fonte sobre o servio executado,
observadas as legislaes aplicveis, e recolhidos pela APM na rede bancria atravs
das guias prprias;
a APM deve pagar ao INSS mais 20% a ttulo de contribuio (Cdigo 2100), sobre
o valor total do servio.
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necessrio verificar no Manual de Instruo da verba correspondente

se permitido contratar Pessoas Fsicas (profissionais autnomos)
para a realizao de servios.
Nas aquisies de mercadorias, todas as empresas so obrigadas emisso de Nota Fiscal de
Venda.
Quando se tratar da realizao de servios, as empresas so obrigadas emisso de Nota
Fiscal de Servios.
OBSERVAO IMPORTANTE: Nas Prestaes de Contas de verbas repassadas pela

FDE so aceitas Notas Fiscais convencionais, exceto se houver determinao legal
(municipal ou estadual) que obrigue a empresa a emitir Nota Fiscal Eletrnica.
b Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) de aquisio de mercadorias

Empresas credenciadas pela Secretaria da Fazenda podero emitir Notas Fiscais Eletrnicas
(NF-e), cujo arquivo digital obrigatoriamente ter que ser enviado pela empresa APM. Para
acompanhar a mercadoria em trnsito, a empresa dever fornecer o DANFE Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica APM.
A empresa emitente da NF-e e a APM devero conservar o arquivo digital da NF-e pelo prazo
previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentao ao fisco, quando
4
solicitado. A APM, alternativamente, poder conservar o DANFE em seus arquivos pelo prazo
descrito.
De acordo com o artigo 11, 1 da Portaria CAT-104, de 14/11/2007, publicada no Dirio
Oficial do Estado em 16/11/2007, o destinatrio da NF-e (no caso, a APM), dever
verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e,
mediante
consulta
aos
sites
www.fazenda.sp.gov.br/nfe
e
www.nfe.fazenda.gov.br.
O DANFE Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica ser o documento que a APM
dever apresentar em suas Prestaes de Contas como comprovante da despesa.
A Nota Fiscal eletrnica e o DANFE devero ser emitidos em nome e com o CNPJ da APM
da Escola detalhando a mercadoria adquirida.
Artigo 202 do Regulamento do ICMS de So Paulo:

Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto,
devero ser conservados, no mnimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos e, quando relativos a operaes ou prestaes objeto de processo
pendente, at sua deciso definitiva, ainda que esta seja proferida aps aquele prazo (Lei 6.374/89, artigo 67, 5).
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c Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) de prestao de servios

Empresas prestadoras de servios estabelecidas em alguns municpios tambm podero
fornecer Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) APM.
Impressas no prprio computador da empresa prestadora de servio, essas Notas Fiscais
eletrnicas trazem um campo, geralmente chamado de Cdigo de Verificao. Cabe APM
a responsabilidade de verificar a autenticidade e idoneidade desse documento no site da
Prefeitura do municpio onde a empresa est estabelecida, utilizando-se da informao
apresentada no campo Cdigo de Verificao.
A Nota Fiscal eletrnica dever ser emitida em nome e com o CNPJ da APM da Escola,
detalhando os servios prestados.
Carta de Correo de Notas Fiscais:
De acordo com o Ajuste Sinief 01 , do Conselho Nacional de Poltica Fazendria

(Confaz), de 30/03/2007, publicado no Dirio Oficial da Unio em 04/04/2007, so permitidas
Cartas de Correo de Notas Fiscais apenas quando houver necessidade de regularizar a
descrio da mercadoria adquirida ou do servio prestado.
5
Nas prestaes de contas no so aceitas Cartas de Correo para informar alterao

de outros dados da Nota Fiscal.
ATENO: No so aceitas Cartas de Correo de Notas Fiscais em Prestaes de

Contas para informar alterao de item glosado pelo DRA/FDE em anlise anterior da
Nota Fiscal.
Ajuste SINIEF CONSELHO NACIONAL DE POLTICA FAZENDRIA - CONFAZ n 1 de 30.03.2007

Dirio Oficial da Unio de 04/04/2007
Altera o Convnio S/N, que institui o Sistema Nacional Integrado de Informaes Econmico-Fiscais.
O Conselho Nacional de Poltica Fazendria - CONFAZ, na sua 125 reunio ordinria, realizada em Natal, RN, no dia 30 de maro de
2007, tendo em vista o disposto no art. 199 do Cdigo Tributrio Nacional (Lei n 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolve celebrar o
seguinte AJUSTE
Clusula primeira:
Fica acrescentado o 1-A ao art. 7 do Convnio S/N, de 15 de dezembro de 1970:
" 1-A Fica permitida a utilizao de carta de correo, para regularizao de erro ocorrido na emisso de documento fiscal, desde que
o erro no esteja relacionado com:
I - as variveis que determinam o valor do imposto tais como: base de clculo, alquota, diferena de preo, quantidade, valor da
operao ou da prestao;
II - a correo de dados cadastrais que implique mudana do remetente ou do destinatrio;
III - a data de emisso ou de sada.".
Clusula segunda:
Este ajuste entra em vigor na data de sua publicao no Dirio Oficial da Unio.
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Portanto, s so aceitas Cartas de Correo de Notas Fiscais que atendam as

determinaes legais e quando forem encaminhadas na primeira anlise da Nota
Fiscal apresentada na Prestao de Contas.
Por isso, antes de efetuar o pagamento s empresas, cabe APM verificar se a

Nota Fiscal foi emitida corretamente:
data da emisso;
nome e n do CNPJ da APM;
descrio, quantidade, valor unitrio e total dos produtos ou
servios.
Na hiptese de ser apurado qualquer erro na emisso da Nota Fiscal, a APM
deve devolv-la empresa emitente, para ser substituda por outra correta,
antes do pagamento ser efetuado.
Pelas disposies contidas no artigo 19 da Portaria CAT 162, de 29/12/2008 (DOE de
30/12/2008), Notas Fiscais Eletrnicas de venda s podem ser corrigidas por meio de
Cartas de Correo Eletrnica CCe, que deve ser obrigatoriamente transmitida
Secretaria da Fazenda do Estado pela empresa emitente.
No caso de Notas Fiscais de Servio Eletrnicas, necessrio que a APM verifique as
disposies da legislao do municpio onde a empresa est estabelecida.
8 - Atestado de Recebimento dos Materiais e Servios

Todas as Notas Fiscais includas em prestaes de contas devero estar acompanhadas de um
atestado de recebimento dos materiais ou servios nela descritos.
Poder ser, por exemplo, um carimbo
MATERIAL/SERVIO DESCRITO NESTA NF.
com
texto:
ATESTO
ENTREGA
DO
Ter que conter a data que a APM recebeu os materiais/servios, identificao e assinatura da
pessoa que recebeu o materiais/servios.
9 Pagamento s Empresas Contratadas pela APM

As Notas Fiscais no tm valor como recibo de quitao da transao comercial, servindo
apenas como suporte fiscal da circulao da mercadoria e/ou da execuo do servio.
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Portanto, devem ser quitadas pela empresa emitente, com a aposio de carimbo de
recebimento, autenticao mecnica ou recibo, informando que o valor foi devidamente pago.
As APMs devem pagar as empresas somente mediante a apresentao de sua Nota

Fiscal, aps a aquisio da mercadoria ou realizao do servio contratado.
Todos os pagamentos devem ser obrigatoriamente feitos atravs de cheque da contacorrente do Convnio FDE/APM, cruzado e emitido nominal a cada favorecido.
No so permitidos saques em dinheiro para a realizao de qualquer pagamento,
bem como emisso de cheque nico para pagamento a empresas diferentes.
Alternativamente, para empresas que possuem conta-corrente no Banco do Brasil S/A.,
a APM poder realizar transferncias eletrnicas, atravs dos servios financeiros via internet
oferecidos pelo banco. Nesse caso haver um dbito na conta-corrente da APM e um crdito na
conta-corrente da empresa contratada, comprovando o pagamento da Nota Fiscal. O
comprovante do depsito obrigatoriamente dever trazer a indicao do nome da empresa
contratada, que deve ser o mesmo que consta na Nota Fiscal. O comprovante do depsito
deve ser impresso e juntado Nota Fiscal correspondente, na Prestao de Contas.
Boletos bancrios tambm podem ser pagos atravs da internet, utilizando-se dos mesmos
servios financeiros oferecidos pelo Banco do Brasil S/A. O comprovante de quitao
sempre dever apresentar dbito na conta-corrente da APM, especfica do Convnio.
Consultar o gerente da agncia do Banco do Brasil S/A. onde a APM mantm sua contacorrente do Convnio FDE/APM, para verificar as exigncias para o cadastramento e
procedimentos para realizar operaes financeiras via internet.
Compra de produtos pela internet exige o pagamento antecipado empresa, atravs de
boleto bancrio ou depsito em sua conta-corrente. Nesses casos, a empresa se compromete a
entregar a mercadoria acompanhada da Nota Fiscal alguns dias aps confirmar o pagamento.
Em funo dos riscos envolvidos nesse tipo de transao, que sero assumidos pela APM caso
opte por essa modalidade de compra, necessrio se cercar de todas as cautelas e procurar se
certificar quanto a idoneidade e tradio da empresa. Na prestao de contas deve ser juntada
toda a documentao relativa aquisio.
10 - Reteno e Recolhimento de Impostos

Alguns servios que a APM necessita contratar podem exigir a necessidade legal de se
proceder reteno de impostos na fonte e o seu recolhimento na rede bancria. As
legislaes que definem a matria atribuem ao tomador do servio (APM) a responsabilidade
tributria pela reteno e recolhimento dos impostos.
Reter na Fonte significa descontar determinado valor de um pagamento a ser

realizado.
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O valor descontado do pagamento deve ser recolhido ao seu titular (INSS,

Secretaria da Receita Federal do Brasil ou Prefeitura Municipal), pelo tomador do
servio (APM), atravs de guia apropriada.
Dependendo do servio que a APM contratar, os impostos a serem retidos na fonte so:
INSS: contribuio para o Instituto Nacional de Seguridade Social (Instruo

Normativa RFB n 971/09, de 13/11/2009);
IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte (Decreto n 3.000, de 26/03/1999
(Regulamento do Imposto de Renda);
PIS/COFINS/CSLL: contribuies para o Programa de Integrao Social,
Contribuio para o Financiamento da Seguridade Social e Contribuio Social sobre o
Lucro Lquido (Instruo Normativa SRF n 459, de 18/10/2004);
ISS: Imposto sobre Servios (Lei Complementar Federal n 116, de 31/07/2003. Deve
ser verificada em conjunto com a legislao do municpio onde o servio foi prestado).
Depois de analisada a Nota Fiscal de Servio (convencional ou NFe), verificado e efetuado os

clculos dos impostos a serem retidos, necessrio providenciar a emisso das guias
correspondentes (GPS, DARF e guias de recolhimento do ISS), sendo que cabe APM a
responsabilidade legal de realizar o(s) recolhimento(s) na rede bancria, com cheque da
conta-corrente especfica do Convnio com a FDE.
Essa atividade jamais pode ser delegada ao prestador do servio, pois assim
acontecendo no haver nenhuma reteno de imposto na fonte.
E a empresa prestadora do servio, quando faz seus recolhimentos de impostos, preenche as
Guias de Recolhimento com Cdigos diferentes daqueles que devem ser utilizados quando
estes devem ser retidos na fonte pelo tomador do servio.
Na hiptese de eventual fiscalizao, caso a APM no tenha efetuado a reteno e o
recolhimento na forma acima descrita, poder ser autuada pelo rgo fiscalizador e notificada
a recolher o valor principal acrescido de multa, juros e atualizao monetria.
(OBS: Se a APM estiver cadastrada no banco para realizar operaes financeiras pela internet,
o recolhimento de GPS e DARF poder ser efetuado por esse meio. Os dbitos sempre devero
ocorrer na conta-corrente especfica do Convnio e as guias quitadas devem ser impressas e
juntadas s respectivas Notas Fiscais, na Prestao de Contas).
Ao prestador do servio sempre deve ser pago o valor lquido, ou seja, o valor
total da nota fiscal descontado o valor dos impostos retidos. Por isso o
pagamento s empresas sempre deve ser realizado mediante a apresentao da Nota Fiscal,
aps a realizao total dos servios, para que a APM possa verificar eventual necessidade de
reteno de impostos na fonte.
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O valor total da Nota Fiscal deve ser exatamente o valor do servio prestado. Eventuais
indicaes de impostos a serem retidos na fonte podem ser mencionadas pela empresa no
corpo da Nota Fiscal, meramente para fins de controle, sem que essas retenes sejam
deduzidas do valor total da Nota Fiscal.
Somente guias de recolhimento de impostos originais, devidamente quitadas pelo
estabelecimento bancrio, so aceitas nas Prestaes de Contas. Na hiptese de ocorrer
extravio, deve ser solicitado um extrato oficial ao rgo responsvel pelo tributo (INSS,
Secretaria da Receita Federal do Brasil ou Prefeitura Municipal), com todos os dados do
recolhimento, comprovando que este foi efetuado.
Lembramos que, em vista da solidariedade com o prestador do servio, que recai
sobre a APM nas questes relativas ao recolhimento das contribuies fiscais e previdencirias,
as Notas Fiscais e os comprovantes originais de recolhimento dos impostos devem ser
mantidos sob guarda da APM pelo prazo de, no mnimo, 10 (dez) anos, contados da aprovao
da prestao ou tomada de contas do gestor do rgo concedente relativa ao exerccio da
concesso.
Posies oficiais sobre reteno de impostos na fonte so expedidas apenas pelos
rgos responsveis pelos tributos: Secretaria da Receita Federal do Brasil (IRRF,
PIS/COFINS/CSLL), Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e Prefeituras
Municipais (ISS).
Em caso de dvidas quanto a essa questo, sugerimos formalizar consulta oficial a esses
rgos. Suas respostas escritas tero carter legal e devero ser acatadas.
Solicitamos que cpia dessas respostas seja encaminhada a este Departamento, para
conhecimento e arquivo.
Sobre este assunto, imprescindvel seguir as orientaes contidas nos Manuais de

Instruo especficos que tratam sobre reteno de impostos na fonte, emitidos pelo
DRA/FDE.
11 Novos Atos Legais ou alterao dos existentes

A instituio de novos atos legais ou alterao dos existentes (Leis, Decretos, Instrues
Normativas, Portarias, etc.) tm o incio de sua vigncia determinado em publicao nos
Dirios Oficiais da Unio, Estado ou Municpio. Devem ser cumpridos a partir da data neles
indicados, independente de qualquer comunicao do Departamento de Relaes com a APM DRA, da FDE.
12 Devoluo de Verba para a FDE

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Quando houver necessidade de devolver valores, por qualquer motivo, relativo a saldo
financeiro de verbas repassadas pela FDE, necessrio providenciar o mais breve possvel
um depsito identificado na Conta C da FDE abaixo indicada, no Banco do Brasil S/A.:
Agncia 1897-X
Conta n 139735-4
Para isso, necessrio se dirigir a qualquer agncia desse banco e, no guich do caixa,
informar ao funcionrio do banco:
ITEM
Identificador 1
Identificador 2
Identificador 3
INFORMAO
Nmeros da Agncia e Conta C da FDE, acima indicados
Nmero do CNPJ da APM
2016
APM EE XXXXXXXXXXX (nome da APM que est depositando)
Nome e ano da verba repassada pela FDE. Por exemplo:
Manuteno do Prdio 2016.
Identificador 4
(OBS: Solicitamos informar de forma correta e nada mais do que

o nome da verba e ano do repasse, para que possamos
identificar a prestao de contas a que se refere. No
necessrio nenhuma outra informao nesse campo).
As informaes acima devem constar no Recibo de Depsito fornecido pelo banco APM, de
acordo com o seguinte modelo:
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Deve ser feito um depsito especfico para cada verba repassada, pois ser
obrigatrio incluir o original do Recibo do Depsito em cada uma das prestaes de
contas.
O valor depositado dever ser lanado imediatamente na prestao de contas da verba
correspondente, no Sistema GDAE Mdulo Financeiro, acessando a tela Lista de Lanamento
de Prestao de Contas e clicando no boto Devoluo de Verba.
Dessa forma, o Relatrio de Prestao de Contas dever ficar com o saldo regularizado.
No dia seguinte ao depsito, a FDE receber um relatrio do Banco do Brasil S/A., com as
informaes contidas nos depsitos, que devero ser compatveis com os lanamentos do
Sistema GDAE. Assim, poderemos conciliar a entrada do recurso na Conta da FDE com o
lanamento no Sistema GDAE, identificando a APM depositante e contabilizando o
recurso corretamente na verba de origem.
Caso o depsito e o lanamento no Sistema GDAE no sejam efetuados de acordo com
estas orientaes, a APM poder ficar prejudicada na conferncia e anlise de sua Prestao de
Contas at que a situao seja devidamente elucidada.
Aps o lanamento do depsito, a APM dever encaminhar a Prestao de Contas ao DRA/FDE,
acompanhada dos demais documentos obrigatrios, para anlise.
A Prestao de Contas deve ser encaminhada ao DRA/FDE mesmo quando a APM devolver o
valor integral repassado, para que a Prestao de Contas possa ser Aprovada no Sistema
GDAE (verificar o item 18 deste Manual de Instruo, que trata dos status das Prestaes de
Contas).
13 Como consultar a Agenda de Eventos Financeiros da

APM no Sistema GDAE
A Agenda de Eventos Financeiros da APM no Sistema GDAE (1 tela aps serem inseridos
login e senha e selecionado o Mdulo Financeiro) uma importante fonte de informaes dos
repasses efetuados pela FDE, bem como onde a APM pode ler e imprimir os textos com
Instrues e Comunicados de seu interesse, emitidos e distribudos rede de ensino a
partir de 2008, alm de poder verificar o status de cada Prestao de Contas.
Ao entrar na Agenda sero relacionados todos os repasses, Instrues, Comunicados e
Prestaes de Contas ativos, ou seja, aqueles que a APM ainda no deu cincia.
Para dar cincia em cada um dos itens, clicar no cone
correspondente.
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Consulta dos repasses efetuados APM:

- No campo Descrio Aviso selecione Repasse;
- No campo Visualizar selecione Todas;
- Clique no boto Pesquisar e sero relacionados todos os repasses recebidos pela APM no
Perodo da Agenda indicado para consulta;
- Clicando no cone
correspondente, a APM dar cincia do repasse e poder verificar sua
finalidade, data do repasse, perodo de utilizao do repasse, data limite da emisso da
Prestao de Contas, valor repassado e conta-corrente onde o valor foi creditado;
- clicando no boto Manual de Instruo e, na prxima tela no boto Download, a APM ter
acesso ao texto Manual Geral para Elaborar as Prestaes de Contas das Verbas
Repassadas pela FDE.
Consulta dos textos com Manuais de Instruo e Comunicados:

- No campo Descrio Aviso selecione Instrues/Comunicados;
- Clique no boto Pesquisar e sero relacionados todos os textos com Manuais de Instruo e
Comunicados de interesse da APM, emitidos pela FDE no Perodo da Agenda indicado para
consulta;
- Clicando no cone
correspondente, a APM dar cincia do texto e, na prxima tela, clicando
no boto Download poder ler, imprimir e/ou salvar o texto no computador.
Consulta do status e saldo financeiro das Prestaes de Contas da APM:

- No campo Descrio Aviso selecione Prestao de Conta;
- Clique no boto Pesquisar e sero relacionadas todas as Prestaes de Contas do Perodo
da Agenda indicado para consulta;
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- Clicando no cone
das Prestaes de Contas, entra-se na tela Lista de Lanamentos de
Prestao de Contas, onde possvel realizar os lanamentos (quando permitido), verificar
itens glosados, etc.
14 Lanamentos no Sistema GDAE - Mdulo Financeiro

Todas as Prestaes de Contas devem ser lanadas no Sistema GDAE Mdulo
Financeiro, registrando os gastos realizados com a verba, recolhimentos de impostos
e eventual devoluo de valores FDE.
Os lanamentos devem obedecer s orientaes abaixo, para que a Prestao de Contas seja
concluda corretamente:
Acessar o Sistema GDAE (www.gdae.sp.gov.br) utilizando o navegador (browser) Internet
Explorer. Com o login e senha fornecidos pela Diretoria de Ensino, selecionar o item
Prestao de Contas na barra de tarefas e, em seguida, o item Fornecedores.
Efetuar o cadastro das empresas fornecedoras das mercadorias adquiridas, das que prestaram
servios, bem como daquelas que devero constar na Pesquisa Prvia de Preos (especial
ateno quanto a idoneidade das empresas, para que as Notas Fiscais no sejam rejeitadas na
Prestao de Contas).
Em seguida, acessar a tela Agenda de Eventos Financeiros. Localizar a Prestao de
Contas correspondente, clicar no cone
(Executar, ltima figura direita). Ser aberta a
tela Lista de Lanamentos de Prestao de Contas, podendo ser iniciada a digitao das
informaes abaixo:
1) O boto Nota Fiscal deve ser utilizado para informar os dados da Nota Fiscal da
empresa contratada (n, data de emisso, n do CNPJ, valor pago), alm da data de
emisso, n do cheque utilizado para o pagamento e n de itens da Nota Fiscal;
2) O boto Pesquisa Prvia deve ser utilizado para o lanamento de todas as
Pesquisas Prvias de Preos que deram origem s aquisies feitas pela APM;
3) O boto Tributao / Outras Sadas deve ser utilizado para o lanamento dos
recolhimentos de impostos retidos na fonte (INSS, IR, ISS, PIS, COFINS, CSLL),
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despesas autorizadas com registros em cartrio, informando, tambm, o n do

cheque utilizado para o pagamento/recolhimento e data de sua emisso. No campo
Descrio informar o n da Nota Fiscal e nome da empresa a que se refere o
recolhimento do imposto retido;
4) O boto Recurso Prprio deve ser utilizado para o lanamento de valores de
pagamento de despesas que excederam o valor repassado. Esse valor dever ter sido
depositado previamente pela APM na conta-corrente especfica do Convnio;
5) O boto Rendimentos deve ser utilizado para o lanamento de valores obtidos
com a aplicao financeira do recurso recebido e no utilizado imediatamente aps o
recebimento;
6) O boto Devoluo de Verba deve ser utilizado para o lanamento de valores
devolvidos FDE por no ter sido gasto ou por conta de glosa de documentos que
no mais sero aceitos na Prestao de Contas;
7) Aps o lanamento de todos os itens acima, clicar no boto Verificar. Ser
aberta a tela Ocorrncias de Fechamento da Prestao de Contas. Se
porventura ocorreu algum erro na digitao dos dados, ser apresentada a
mensagem Verificao Apresenta Erros. Voltar e Corrigir os Erros Apontados. Se
tudo foi feito corretamente, ser apresentada a mensagem Verificao No
Apresenta Erros.
8) Finalmente, clicar no boto Concluir no final da pgina. A Prestao de Contas
ser encerrada e no ser mais possvel inserir nenhum documento. O status da
Prestao de Contas ser alterado para Aguardando Avaliao.
9) Clicar no boto Imprimir Prest.Contas e digitar as informaes solicitadas
na tela que se abre (Local, data e nome dos Diretores Executivo e Financeiro da
APM). Ao clicar no boto OK, ser aberto para impresso o Relatrio de Prestao
de Contas que, para ser enviado ao DRA/FDE, deve estar, obrigatoriamente, com o
campo Situao Atual indicando Aguardando Avaliao.
OBSERVAO IMPORTANTE: Antes de clicar no boto Concluir, checar se todos os
lanamentos foram feitos de forma correta (n de cheque, n de Nota Fiscal, datas, valores,
etc.) e se no ficou faltando documentos a serem lanados.
O Sistema GDAE impedir que a Prestao de Contas seja analisada pelo DRA/FDE se no
constar o status Aguardando Avaliao no Relatrio de Prestao de Contas.
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Os funcionrios da FDE no tm permisso de acesso para incluir, alterar ou excluir qualquer

item lanado pela APM em sua Prestao de Contas no Sistema GDAE. No trabalho de anlise
da Prestao de Contas permitido apenas Aprovar ou Reprovar o item lanado pela APM e
s quando o status apresentado for de Aguardando Avaliao.
Sugerimos que o responsvel pelo preenchimento da Prestao de Contas no Sistema GDAE
organize um rascunho com todas as informaes que sero lanadas, salvando a cada item
digitado, de modo a evitar perda de dados.
Sugerimos, ainda, que os lanamentos sejam feitos no Sistema na medida em que os gastos
forem concretizados. Isso evitar eventuais problemas de ltima hora e os saldos podero
sempre ser checados e conciliados com o valor disponvel na conta-corrente especfica para o
recebimento dos recursos do Convnio.
Recomendamos no deixar essa tarefa para os ltimos dias do prazo estabelecido, pois o
Sistema GDAE pode ficar sobrecarregado, dificultando o trabalho.
Ao receber a Prestao de Contas de volta, depois de analisada pelo DRA/FDE, a APM
deve consultar seu status no Sistema GDAE e no bloco Exclusivo FDE do Relatrio
de Prestao de Contas. Se o status no for de APROVADA, verificar no Sistema
GDAE as providncias que devem ser adotadas.
Os documentos aceitos como comprovao dos gastos recebero um carimbo com os
dizeres Verificado FDE-APM. Aqueles que no contiverem esse carimbo foram
glosados. Nesse caso, verificar como proceder no item 19 deste Manual de Instruo.
15 Documentos Obrigatrios nas Prestaes de Contas

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Para a anlise da Prestao de Contas das verbas repassadas, devero ser encaminhados ao
DRA/FDE, obrigatoriamente, os seguintes documentos:
1 - Relatrio de Prestao de Contas, impresso via Sistema GDAE, apresentando status
Aguardando Avaliao, devidamente datado, com nome e assinatura dos srs. Diretores
Executivo e Financeiro da APM;
2 - Notas Fiscais originais (1 via), comprovando gastos na finalidade da verba, emitidas em
nome e com o CNPJ da APM, devidamente quitadas pela empresa, acompanhadas de cpia do
Carto do CNPJ da empresa e, quando for o caso, da pgina do Sintegra e de originais das
Guias quitadas de impostos retidos na fonte, recolhidos pela APM; (todos esses documentos
devem ser carimbados de acordo com o item 16 deste texto, alm de conter o atestado de
recebimento dos materiais/servios, de acordo com o item 8);
3 - Pesquisa Prvia de Preos com trs cotaes de preos, impressa via Sistema GDAE, de
acordo com sistemtica de digitao contida no item 6 deste Manual de Instruo. Pesquisas
Prvias de Preos feitas em desacordo com essas orientaes ocasionaro a glosa da Nota
Fiscal correspondente;
4 - Extrato Bancrio do perodo de utilizao da verba, demonstrando o depsito do recurso
repassado e a compensao de todos os cheques emitidos para o pagamento das despesas
(cpia);
5 - Recibo de Depsito do valor devolvido FDE, quando for o caso;
6 - Conciliao Bancria do perodo, emitida em planilha Excel, quando exigida;
7 Parecer do Conselho Fiscal da APM, devidamente datado, com nome legvel e assinatura
dos srs. conselheiros fiscais, recomendando a aprovao das aquisies de mercadorias e
servios pagos com a verba durante o perodo. A ausncia deste documento acarreta a
reprovao total da Prestao de Contas (ATENO: Este documento no pode conter data
anterior da ltima aquisio de mercadoria ou prestao de servio feita pela APM com a
verba, e que consta em Nota Fiscal apresentada nas Prestaes de Contas).
Antes do encaminhamento da Prestao de Contas Diretoria de Ensino, checar se

todos os documentos acima esto juntados. A ausncia de qualquer um deles
acarretar a devoluo da Prestao de Contas para regularizao, atrasando o
processo de anlise e prejudicando a APM, a Escola e os alunos.
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16 Carimbo Obrigatrio nas Notas Fiscais e Guias de

Recolhimento de Impostos Retidos na Fonte
Para atender ao estabelecido no inciso V, artigo 218, das Instrues n 01/2008 6, do Tribunal
de Contas do Estado, todos os documentos comprobatrios de despesas, apresentados nas
Prestaes de Contas das verbas repassadas APM pela FDE, devero conter obrigatoriamente
um carimbo de acordo com o seguinte modelo e informaes:
rgo Concessor: FDE FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO
Norma Autorizadora: Convnio n __________

Despesa em conformidade com o Manual de Instruo n _________
Despesa Paga com o Cheque n ________________
O carimbo dever ser aposto na frente ou verso de todas as Notas Fiscais, guias de
recolhimento de impostos ou outros documentos comprobatrios de despesas, que
forem includos nas Prestaes de Contas. Na hiptese de o carimbo ser aposto no verso dos
documentos, a parte carimbada no poder ser colada em folha de papel, para permitir sua
leitura.
O preenchimento das informaes no carimbo dever obedecer ao que segue:
Norma Autorizadora: Convnio n
informar o n do Convnio celebrado entre a APM e

a FDE (pode ser verificado no Termo de Convnio ou no Relatrio de Prestao de Contas).
Despesa em conformidade com o Manual de Instruo n

Despesa Paga com o Cheque n
XXX/2016
informar o n do cheque utilizado para o pagamento
do documento.
17 - Montagem do Processo de Prestao de Contas

Para o encaminhamento dos documentos das Prestaes de Contas Diretoria de Ensino,
sugerimos junt-los na ordem abaixo, com o objetivo de facilitar o controle do que
encaminhado e sua anlise, quando chegar no DRA/FDE:
1) Relatrio de Prestao de Contas;
6
O texto completo das Instrues n 01/2008, do TCE, pode ser lido no site www.tce.sp.gov.br, clicando no link
Instrues do bloco Legislao e Normas.
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2) Nota Fiscal
2.1 Carto do CNPJ da empresa que forneceu a NF acima;
2.2 Pgina do Sintegra com o cadastro da empresa que forneceu a NF acima;
2.3 Guias de recolhimento dos impostos sobre a Nota Fiscal acima;
2.4 Pesquisa Prvia de Preos relativa Nota Fiscal acima;
3) Extrato Bancrio;
4) Conciliao bancria (quando solicitada no Manual de Instruo);
5) Recibo de Depsito (se for o caso);
6) Parecer do Conselho Fiscal da APM.
Sugerimos, tambm, numerar sequencialmente todas as folhas includas na Prestao de
Contas, de forma legvel, de preferncia no lado superior direito, sendo que o Parecer do
Conselho Fiscal dever receber o ltimo nmero.
As Prestaes de Contas devem ser encaminhadas para o Departamento de Relaes

com a APM - DRA, da FDE, atravs da estrutura da Diretoria de Ensino para que as
partes tenham controle do encaminhamento e recebimento dos documentos.
Jamais incluir originais de documentos de Prestaes de Contas em outros
expedientes cujo destinatrio expresso no seja o Departamento de Relaes com a
APM - DRA, da FDE, e a finalidade no seja sua anlise (por exemplo, expediente de
resposta a cobranas).
Nesses casos, deve-se tirar cpia dos documentos para instruir tais expedientes e
manter os originais sob guarda da APM.
Os documentos originais s devem ser encaminhados ao DRA/FDE acompanhados de
todos os documentos obrigatrios da Prestao de Contas, para anlise ou quando
solicitados formalmente e por escrito.
18 Situao (Status) das Prestaes de Contas

As Prestaes de Contas podero apresentar as seguintes situaes (status) no Sistema GDAE
Mdulo Financeiro:
Em Cadastramento: indica que o prazo para a concluso dos lanamentos da
Atrasada: indica que a APM no concluiu os lanamentos das despesas na Prestao
Prestao de Contas no Sistema GDAE ainda no est esgotado (o prazo deve ser
verificado no Manual de Instruo correspondente);
de Contas no prazo determinado no Manual de Instruo correspondente. A

manuteno desse status pode impedir a APM de receber futuros repasses;
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Aguardando Avaliao: indica que o DRA/FDE ainda no analisou a Prestao de

Contas aps ser concluda pela APM no Sistema GDAE. A documentao pode estar no
DRA/FDE para ser analisada ou ainda na APM, na Diretoria de Ensino ou na Secretaria
da Educao, para ser enviada ao DRA/FDE;
Aprovada: indica que todos os documentos enviados para anlise foram verificados e
considerados Aprovados. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada;
Parcialmente Aprovada: este status s ocorre em Prestaes de Contas da verba

Manuteno do Prdio e indica que a Prestao de Contas foi aprovada com
ressalvas, ocorrendo a glosa de algum item que poder ou no ser corrigido e
reapresentado no prximo repasse da mesma verba, no mesmo exerccio fiscal.
A Prestao de Contas no pode mais ser alterada. Esse status tambm permanece
inalterado, para manter o histrico das avaliaes;
Reprovada: indica que, avaliada pelo DRA/FDE, a Prestao de Contas teve um ou

mais itens glosados. Deve ser refeita pela APM com as devidas correes, concluda e
encaminhada ao DRA/FDE para nova anlise. A manuteno desse status pode impedir
a APM de receber futuros repasses.
Para verificar a situao (status) de cada Prestao de Contas da APM no Sistema

GDAE, a partir de sua implantao em janeiro de 2006, tambm podem ser seguidos os
seguintes procedimentos:
- Na barra de tarefas do Sistema GDAE, selecione Utilitrios e, em seguida, Consulta;
- No prximo menu selecione Resumo Financeiro da Entidade;
- No campo Perodo da prxima tela, digite o ano inicial e final da consulta a ser realizada;
- Em seguida, clique no boto Pesquisar;
- A prxima tela relacionar todos os repasses recebidos pela APM no perodo indicado para a
consulta, com as informaes do status de cada Prestao de Contas, valores repassados,
valores das despesas aprovadas, devolues e saldo atual;
- possvel gerar uma planilha em Excel com essas informaes, clicando no boto Gerar
Planilha no final da pgina.
19 Regularizao de Prestao de Contas Reprovada

Para verificar o motivo da glosa de documentos, que levou reprovao da Prestao de
Contas (ou aprovao parcial), abri-la no Sistema GDAE e, na tela Lista de Lanamentos
de Prestao de Contas verificar os itens que foram glosados.
Para conhecer a razo da glosa, clicar no cone
(ltima figura da linha: Observao de
avaliao), acessando a tela Observao de item glosado. Nessa pgina haver a indicao
do motivo da glosa e possvel soluo para regularizao.
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Fones (11) 3335-5953 e 3335-5960
Se a indicao for de EXCLUDO DEFINITIVAMENTE, a Nota Fiscal no poder ser

reapresentada ou substituda.
Toda indicao de item glosado trar no Sistema GDAE, em seguida, um lanamento
automtico do Retorno da Glosa, que corresponde devoluo do valor glosado para o saldo
da prestao de contas.
Ateno: se diversos itens do documento forem glosados e tratarem do mesmo erro, a figura
estar habilitada s uma vez, pois a mesma informao vale para as demais.
Caso a mesma Nota Fiscal seja encaminhada para reanlise, atendida a recomendao para
possvel soluo, necessrio relan-la no Sistema GDAE e juntar outros eventuais
documentos obrigatrios, acompanhados do novo Relatrio de Prestao de Contas (com
status Aguardando Avaliao), devidamente datado e assinado.
Para manter o histrico dos lanamentos e das avaliaes, os itens glosados

no so alterados nem excludos do Sistema.
Se no houver possibilidade de soluo para regularizar o item glosado, o valor
correspondente dever ser devolvido FDE, de acordo com orientaes contidas no item 12 Devoluo de Verba para a FDE, deste Manual de Instruo.
Quando a APM enviar Prestaes de Contas ao DRA/FDE para reavaliao, no

necessrio encaminhar os documentos j aprovados. Encaminhar apenas as Notas
Fiscais relanadas e outros documentos solicitados (Pesquisa Prvia de Preos, guias
de recolhimento de impostos, cpia do extrato bancrio, etc.), acompanhadas do novo
Relatrio de Prestao de Contas devidamente datado, assinado e com status
Aguardando Avaliao.
20 Conta Bancria do Convnio FDE/APM

A conta-corrente aberta pela APM e mantida no Banco do Brasil S/A., do Convnio
FDE/APM, exclusiva para recebimento de recursos repassados pela FDE e
pagamento das despesas do Convnio, autorizadas em Manual de Instruo especfico.
No permitido receber nessa conta-corrente depsitos de outras origens, exceto aqueles de
recursos prprios da APM para cobrir eventuais diferenas em despesas com valor superior ao
repassado pela FDE ou outros dbitos no autorizados.
Os dbitos da conta-corrente devem ser comprovados com a juntada dos respectivos
documentos nas Prestaes de Contas correspondentes.
Em todas as Prestaes de Contas, a APM deve juntar cpia do extrato bancrio,
demonstrando os recursos recebidos e os pagamentos realizados no perodo de utilizao da
verba.
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Fones (11) 3335-5953 e 3335-5960
No so permitidos saques em dinheiro da conta-corrente do Convnio FDE/APM

para realizar qualquer pagamento ou recolhimento de impostos.
Recursos prprios da APM, de outros Convnios ou com outras finalidades devem ser
movimentados e controlados em contas bancrias separadas.
Se ocorrer a necessidade de mudana da conta-corrente do Convnio, a APM dever
notificar o DRA/FDE por e-mail, para que seja emitido Ofcio a ser entregue na agncia
bancria, com autorizao para abertura de nova conta-corrente, isentando-a da cobrana de
tarifas previstas em Acordo de Cooperao Mtua celebrado entre a FDE e o Banco do Brasil.
Depois de aberta a nova conta, a APM deve informar os dados ao DRA/FDE, para que sejam
adotadas medidas de alterao cadastral nos sistemas GDAE e SIAFEM.
Somente aps estar alterada e habilitada nesses Sistemas a APM receber crditos na nova
conta-corrente.
A conta-corrente antiga no deve ser encerrada antes de se certificar com o
DRA/FDE se a nova conta-corrente aberta j est habilitada a receber recursos.
Na hiptese de vir a ser determinado bloqueio judicial de recursos da conta-corrente do
Convnio FDE/APM, necessrio informar imediatamente o DRA/FDE, encaminhando
mensagem para o e-mail que consta no item 24 deste Manual de Instruo. O mesmo
procedimento deve ser adotado quando vier a ocorrer o desbloqueio judicial.
21 Ata de Eleio da Diretoria e Conselhos da APM

O Estatuto Padro das APMs determina a forma de eleio, vigncia de mandatos e
mecanismos de alterao na composio de sua Diretoria e Conselhos. As atas que informam a
respeito dessas alteraes devem ser registradas em cartrio, para produzirem os efeitos
legais.
Quando ocorrer alterao na composio da Diretoria ou Conselhos, necessrio encaminhar
ao DRA/FDE, preferencialmente de forma digitalizada, cpia da ata registrada em cartrio, com
a qualificao completa dos eleitos (nome legvel, n do RG e do CPF, nacionalidade,
estado civil, profisso, endereo residencial ou domiciliar), para que os dados cadastrais
da APM sejam atualizados.
22 Municipalizao, Desativao ou Extino da Unidade

Escolar
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Fones (11) 3335-5953 e 3335-5960
Na hiptese de ser determinada a municipalizao, desativao ou extino da Unidade

Escolar, a APM deve prestar contas imediatamente de todas as verbas
pendentes. Somente com a aprovao de todas as prestaes de contas da APM, no
restando nenhuma pendncia, ser emitido o Termo de Encerramento do Convnio, que
dever ser assinado pelas diretorias da FDE e da APM, encerrando as obrigaes legais entre
as partes.
Na ocorrncia de algum dos eventos acima, o DRA/FDE tambm dever ser comunicado
imediatamente, atravs de mensagem para o e-mail que consta no item 24 deste Manual de
Instruo, para que no sejam repassados novos recursos APM.
23 Auditorias nas Prestaes de Contas e Guarda de

Documentos
Por se tratar de recursos pblicos, as Prestaes de Contas das verbas repassadas pela FDE
so auditadas por rgos de controle, tais como Tribunal de Contas do Estado, Secretaria
da Fazenda do Estado, auditorias interna e externa, etc.
O rigoroso cumprimento das orientaes contidas neste Manual de Instruo evitar que a APM
receba notificaes desses rgos para justificar e/ou sanar eventuais irregularidades.
Todos os documentos que compem as Prestaes de Contas devem ser mantidos
sob guarda da APM e arquivados por, no mnimo, 10 (dez) anos a contar da
aprovao das contas da FDE. Comprovantes de recolhimento Previdncia Social
(GPS) e GFIP devem permanecer arquivados por, pelo menos, 30 (trinta) anos.
Esses documentos devem estar disposio e serem apresentados, quando solicitados, FDE,
aos rgos da Secretaria da Educao, aos rgos de controle acima citados, bem como
fiscalizao federal, estadual ou municipal.
24 Esclarecimento de Dvidas e Consultas

Esclarecimentos sobre utilizao das verbas repassadas pela FDE ou elaborao das
prestaes de contas podem ser objeto de consulta atravs dos fones (11) 3335-5953 e
3335-5960 ou pelo envio de mensagem remetida pelo e-mail institucional da Escola ou
Diretoria de Ensino para drapm@fde.sp.gov.br, contendo:
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Fones (11) 3335-5953 e 3335-5960
Detalhamento da dvida a ser esclarecida;

Nome do(a) remetente da mensagem e cargo ocupado na APM, Escola ou
Diretoria de Ensino;
Nome da APM/Escola;
Nome da Diretoria de Ensino;
Nmero do Convnio celebrado com a FDE e n do CIE da Escola .
A consulta deve ser realizada antes que a APM tenha adotado a medida objeto da
dvida.
Aps o fato consumado, o Departamento de Relaes com a APM - DRA, da FDE, no
ter como oferecer alternativas para colaborar na soluo do problema.
Se for necessria alguma autorizao especfica para a utilizao da verba, que atenda sua
finalidade e no conste do respectivo Manual de Instruo, encaminhar o pedido por
escrito para o e-mail acima informado, com justificativa detalhada da solicitao. O
DRA/FDE analisar e responder para o e-mail institucional da Escola ou da Diretoria
de Ensino que fez a consulta, sendo que a ao s poder ser realizada aps a APM ter
recebido autorizao por escrito.
A autorizao dever ser juntada aos documentos da Prestao de Contas correspondente.
O Departamento de Relaes com a APM - DRA no fornece informaes, instrues e
orientaes a empresas e pessoas fsicas contratadas pela APM, escritrios de
contabilidade, etc.
(Texto distribudo por e-mail s Diretorias Regionais de Ensino e inserido na Agenda de
Eventos Financeiros de cada APM conveniada, no Sistema GDAE. Tambm disponvel para
consulta no Portal da FDE na internet, em www.fde.sp.gov.br, clicando em Rede de Ensino,
em seguida em Escolas e Manuais de Instrues e Comunicados APMs).
DEPARTAMENTO DE RELAES COM A APM DRA

FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO FDE
06 de Janeiro de 2016
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Instr 0012016 Manual Geral Prest Contas

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MANUAL DE INSTRUO

2 Finalidade das Verbas Repassadas

3 Prazo para Utilizar as Verbas Repassadas

4 Prazo para Entregar as Prestaes de Contas

5 - Verificao Prvia do Cadastro das Empresas

SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL ( www.receita.fazenda.gov.br ):

A ausncia do Carto do CNPJ na Prestao de Contas implica na glosa da Nota

Atividade Econmica da Empresa a ser contratada:

Na hiptese de continuar havendo dvidas, a APM deve consultar o site da Junta

Na hiptese de ser apresentado algum outro status nas consultas do Carto

6 - Pesquisa Prvia de Preos

DECRETO N. 34.350, DE 11 DE DEZEMBRO DE 1991

6.1 - Sistemtica de Digitao das Notas Fiscais

Ser exibida a tela Cadastro de Lanamentos de Prestao de Contas e no campo Nmero

6.2 Sistemtica de Digitao das Pesquisas Prvias de Preos

O Sistema exibir a tela Lista de Pesquisa de Preo e Convites a Fornecedores e o usurio

O campo TOTAL gerado automaticamente pelo Sistema, com a totalizao da Pesquisa

6.3 Validaes Feitas pelo Sistema GDAE na Pesquisa Prvia de Preos

O Sistema faz as seguintes validaes, na medida em que os dados so digitados na Pesquisa

Fornecedor 2 com valor inferior a Fornecedor 1

6.4 Impresso da Pesquisa Prvia de Preos

O usurio deve preencher os campos Data e Responsvel pela Pesquisa e, em seguida,

Na sequncia, o Sistema exibe a Pesquisa Prvia de Preos para impresso.

6.5 Observaes Importantes

Caso ocorra a necessidade de alterar informaes digitadas na Pesquisa aps sua

Caso ocorra a necessidade de alterar o nmero de itens da Nota Fiscal, o usurio

Para alterar o nmero de itens para um n maior,

Na tela Cadastro de Lanamento de

7 - Notas Fiscais das Empresas Contratadas pela APM

o profissional autnomo deve possuir matrcula no INSS;

necessrio verificar no Manual de Instruo da verba correspondente

OBSERVAO IMPORTANTE: Nas Prestaes de Contas de verbas repassadas pela

b Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) de aquisio de mercadorias

Artigo 202 do Regulamento do ICMS de So Paulo:

c Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) de prestao de servios

Carta de Correo de Notas Fiscais:

De acordo com o Ajuste Sinief 01 , do Conselho Nacional de Poltica Fazendria

Nas prestaes de contas no so aceitas Cartas de Correo para informar alterao

ATENO: No so aceitas Cartas de Correo de Notas Fiscais em Prestaes de

Ajuste SINIEF CONSELHO NACIONAL DE POLTICA FAZENDRIA - CONFAZ n 1 de 30.03.2007

Portanto, s so aceitas Cartas de Correo de Notas Fiscais que atendam as

Por isso, antes de efetuar o pagamento s empresas, cabe APM verificar se a

8 - Atestado de Recebimento dos Materiais e Servios

9 Pagamento s Empresas Contratadas pela APM

As APMs devem pagar as empresas somente mediante a apresentao de sua Nota

10 - Reteno e Recolhimento de Impostos

Reter na Fonte significa descontar determinado valor de um pagamento a ser

O valor descontado do pagamento deve ser recolhido ao seu titular (INSS,

INSS: contribuio para o Instituto Nacional de Seguridade Social (Instruo

Depois de analisada a Nota Fiscal de Servio (convencional ou NFe), verificado e efetuado os

Sobre este assunto, imprescindvel seguir as orientaes contidas nos Manuais de

11 Novos Atos Legais ou alterao dos existentes

12 Devoluo de Verba para a FDE

(OBS: Solicitamos informar de forma correta e nada mais do que

13 Como consultar a Agenda de Eventos Financeiros da

Consulta dos repasses efetuados APM:

Consulta dos textos com Manuais de Instruo e Comunicados:

Consulta do status e saldo financeiro das Prestaes de Contas da APM:

14 Lanamentos no Sistema GDAE - Mdulo Financeiro

despesas autorizadas com registros em cartrio, informando, tambm, o n do

Os funcionrios da FDE no tm permisso de acesso para incluir, alterar ou excluir qualquer

15 Documentos Obrigatrios nas Prestaes de Contas

Antes do encaminhamento da Prestao de Contas Diretoria de Ensino, checar se