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Sistema de Trmite Documentario


CNV - TRMITE
Manual de Usuario
Versin: 2016.1.0.0

MANUAL DE TRMITE DOCUMENTARIO - CNV


Versin: 2016.1.0.0

INTRODUCCIN
Toda organizacin moderna requiere tener informacin relevante en el momento
justo y adecuado para satisfacer las necesidades de informacin de sus usuarios
internos y externos y cumplir con los enunciados de eficiencia y eficacia que
actualmente se promueven pero que pocas veces se logran. El Sistema de
Tramite Documentario, nos permite hacer el registro y seguimiento de toda la
documentacin que se genera en una entidad, tanto por los usuarios externos
como por los usuarios internos, para lo cual tiene implementados una serie de
reportes y consultas que facilitan la bsqueda de la informacin.
Este manual es sencillo y nos ensea a utilizar de una manera clara el Sistema de
trmite documentario. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o
durante la visualizacin de las pginas, porque lo guiar paso a paso en el uso y
las funcionalidades del Sistema de Tramite documentario, con el fin de facilitar la
comprensin del manual, se incluye grficos explicativos.

1. OBJETIVOS

Llevar un control en tiempo real del estado de un documento que se haya


registrado, lo que permitir una administracin ms eficiente de los trmites.

Generacin automtica del correlativo de Expedientes por Ao.

Consulta va Web de todos los expedientes externos

2. MBITO DE ACCIN
Este manual est realizado para la Oficina de Tramite Documentario

3. DESCRIPCIN GENERAL
La suite de gestin de trmite documentario, brinda mdulos que administra toda
la documentacin que ingresa y egresa de su empresa, es un software con
tecnologa de punta que ofrece el acceso al sistema desde cualquier parte del
planeta a travs de una computadora, Tablet y Smartphone, es muy fcil de usar y
totalmente amigable. Muestra la trazabilidad del documento en tiempo real, lanza
alertas preventivas, evita el silencio administrativo y permite brindar una calidad
de atencin a nuestros usuarios internos y externos

24/02/2016

MANUAL DE TRMITE DOCUMENTARIO - CNV


Versin: 2016.1.0.0

4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA - USUARIOS INTERNOS


4.1.

Acceso al Sistema
Para acceder al sistema se debe contar con un usuario y contrasea de
acceso.

Figura 1: Pantalla de Acceso al Sistema

Para acceder se siguen los siguientes pasos:


1. Ingresar el usuario y contrasea correspondiente.
2. Hacer click en Inicio de Sesin.

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Recepcin de Documentos
4.1.1.

Recepcin de Documentos.

Esta pantalla se muestra automticamente al iniciar el sistema de trmite


documentario, visualizando los documentos que tenemos en nuestra
bandeja para la recepcin o el rechazo de la misma. Tambin podemos
visualizar esta pantalla al hacer click en el la opcin por recibir que est en
la ventana de trmites internos (si es que hubieses documentos por
recibir).

Figura 2: Pantalla Recepcionar Expedientes

Como se muestra en la figura 15, en esta pantalla se realiza la recepcin de los


documentos que nos han enviado por sistema. Se selecciona con un check, el
documento o los documentos, luego en recepcionar de la siguiente manera:
1. Hacer click en la casilla del expediente respectivo luego click en
recepcionar.

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Otra forma de recepcionar es de la siguiente manera:


1. Hacer click en el botn Por Recibir.

2. Se muestra la pantalla para recepcionar expedientes y se procede


como se explic anteriormente.
Esta seccin se explica la atencin y recepcin de expedientes que slo lo
realiza el usuario interno.

Figura 3: Pantalla de Recepcin de Documentos

4.1.2.

Atender Expediente

Para atender un expediente se realiza lo siguiente:


1. Hacer click en el botn Bandeja o Por Vencer.

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2. Hacer click en Atender del expediente respectivo.

Se muestra la pantalla para la atencin del expediente o trmite

Figura 4: Pantalla Atender Trmite

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3. Seleccionar el estado del documento.


a.

Observado: Si el trmite tiene alguna observacin se devuelve al


origen, agregando un comentario

b.

Respuesta: Al seleccionar este estado se muestra algunos y nos


obliga a registrar los datos del documento de respuesta, que son
campos adicionales a ingresar y/o seleccionar

c.

Derivado: Para derivar el sistema muestra un proveido y un campo


de observaciones para transcribir las observaciones indicadas por
el responsable de area

d.

Finalizado: SI el trmite ya ha concluido.

RESPUESTA

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DERIVADO

En esta figura muestra la derivacin de un documento:


1. Seleccionar Derivado
2. Marcar las opciones del provedo
3. Llenar el campo observacin segn corresponda
4. Seleccionar las reas a derivar, recuerde que primero tiene que seleccionar
la Unidad Organica y luego la Division: Ejm, Enviar a Gerencia General.
En unidad Orgnica seleccionamos Gerencia General

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En divisin Seleccionamos a la asistente o secretaria de Gerencia

En el caso de derivar a UN DEPARTAMENTO, en UNIDAD ORGANICA,


seleccionamos LA GERENCIA a la cual pertenece y en DIVISION,
seleccionamos EL DEPARTAMENTO.

En

el

caso

de

derivar

un

SUPERVISOR

CORDINADOR,

seleccionamos en UNIDAD ORGANICA LA GERENCIA y en DIVISION


seleccionamos LA SUPERVISION O CORDINADOR
5. Ha Hacer click en Atender y aceptar la ventana de confirmacin

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4. Se muestra el documento de cargo de la atencin del expediente.

Figura 5: Documento de cargo de atencin del trmite

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COMO GENERAR DOCUMENTOS INTERNOS


Hacer Click en la opcin Expedientes Internos.

Luego en nuevo expediente

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Luego Seleccionar tipo de documento

Luego registramos los datos solicitados. En el campo Nro Folio, est relacionado a la
cantidad de hojas que se escaneara y se adjuntara en el sistema, en Prioridad
tenemos la opcin normal y urgente. Si es urgente, en la opcin Fecha limite
seleccionar la fecha.

Una vez registrado, los datos del documento, le das clik en la opcin DIGITALIZACION
y subes o adjuntas el archivo previamente escaneado y se encuentra en tu
computadora. Luego en GRABAR y listo

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Una vez que se ha grabado, estar listo para

Luego enviar expediente, registrando todos los datos solicitados, no olvidar marcar el
provedo y para enviar dar click en enviar expediente

REPORTES

Figura 6: Pantalla de Reportes

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Para generar los reportes se realiza lo siguiente:


1. Seleccionar la Oficina.
2. Seleccionar el tipo de reporte. De acuerdo al tipo de reporte se
muestran algunos campos ms a seleccionar y/o ingresar.
Reporte

Datos a ingresar

Total
Documentos
Pendientes

Detalle
Mensual

de

Expediente

Expedientes
Procesados
y Pendientes

Resumen
General

de

Expedientes

Resumen de
Expedientes
por
Remitente

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3. Hacer click en Imprimir.

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