L’avenir de la documentation.

Des enseignements issus d’études de cas dans des centres de ressources américains – Synthèse

Julien Cammas
Institute for Policy Studies, International Fellows Program, Johns Hopkins University Institut d’Aménagement et d’Urbanisme de la Région Ile-deFrance Ce projet s’inscrit dans le cadre d’un partenariat entre la Johns Hopkins University de Baltimore et l’Institut d’Aménagement et d’Urbanisme de la Région Ile-de-France. Il s’est concrétisé par une étude de 3 mois, de Mars à Mai 2007, sur les pratiques des documentalistes dans des centres de ressources aux Etats-Unis Problématique D’après une étude de l’INSEE1, un français sur quatre utilise quotidiennement Internet. C’est la première source d’information des français pour les besoins pratiques ( bricolage, aide aux devoirs …) et un foyer sur quatre est équipé d’une connexion. Le gouvernement français encourage le développement d’Internet en équipant les espaces publics de l’Internet sans fil (WIFI), ou encore en diffusant des informations civiques et des rapports publics téléchargeables gratuitement sur Internet. Récemment, le gouvernement a décidé de stopper l’édition papier du Journal Officiel pour ne proposer uniquement que sa version numérique, accompagné des services qu’offrent traditionnellement ce type de site Internet : classement thématique des documents, recherche dans le texte intégral, mise en exergue des derniers documents publiés … Cet exemple illustre les évolutions récentes que le développement d’Internet induit sur le monde de l’information documentation : l’utilisateur peut maintenant disposer instantanément des textes intégraux chez lui et sans avoir recours à un intermédiaire. Ainsi, le premier objectif de cette étude est de dresser le bilan actuel de l’offre d’Internet en terme de gestion de contenu. Le second objectif est de mesurer quel est l’impact de ce développement technologique sur le monde des bibliothèques : sur la fréquentation des bibliothèques ? sur le travail des documentalistes et bibliothécaires ? Le dernier objectif est de tenter d’avoir une vision prospective sur l’avenir des bibliothèques et des centres de ressources, en s’inspirant des pratiques de documentalistes américains. Ce travail est également l’occasion d’apporter à l'IAURIF des idées novatrices pour accompagner le projet de la médiathèque et peut-être, participer au développement du réseau Urbamet vers les USA.

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Internet au quotidien : un Français sur quatre.- Insee Première, n°1076, Mai 2006. www.insee.fr/fr/ffc/docs_ffc/IP1076.pdf

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Méthodologie En premier lieu, je me suis fixé comme objectif d’étudier les pratique des documentalistes américains, afin d’en extraire de nouvelles idées. Mais je me suis vite aperçu que le développement des technologies Web pour tous transformait considérablement la manière dont le public utilise les bibliothèques. Cette étude s’appuie sur plusieurs outils : - des entretiens effectués de Mars à Mai 2007 auprès de 8 documentalistes américains travaillant dans des bibliothèques universitaires, publiques ou privées. Les questions posées sont « fermées », mais les entretiens ont toujours débuté par une discussion ouverte. - une enquête réalisée en janvier 2007 auprès de 19 documentalistes du réseau de la FNAU. Cette enquête nous donne un aperçu concret de l’utilisation d’Internet par les documentalistes en France - des visites dans des grandes bibliothèques publiques américaines, pour analyser les infrastructures - des lectures, permettant de cerner le contexte général de l’étude et de proposer des données pour la mesure de l’impact d’Internet sur le monde des bibliothèques - des recherches sur le Web et de l’autoformation sur les nouveaux outils du Web 2.0 Les sciences de l’information à l’heure d’Internet Initié par le gouvernement américain en 1962, Internet connaît un développement exponentiel depuis les années 2000. En 2003, on comptait plus de 600 millions d’internautes dans le monde, soit 3 fois plus qu’en 1999. le réseau a connu récemment une évolution technologique majeure qui donne maintenant la possibilité à l’utilisateur de publier des informations sur Internet : le Web 2.0. Le consommateur d’information devient producteur, grâce à des outils simples et gratuit de publication de contenu sur le web : blogs, wikis, serveurs, personnalisation de pages Web … De nombreuses sociétés profitent de l’engouement des utilisateurs pour la production d’information pour proposer à l’internaute des solutions techniques sur le Web de recherche, de gestion et de diffusion de documents, à l’instar des bibliothèques et des centres de ressources. Amazon.com, numéro un mondial de la vente en ligne de livres, propose à l’utilisateur de nombreux services de personnalisation de la recherche d’ouvrage par la « longue-traîne », un service qui s’appuie sur des avis de consommateurs. Librarything est basé sur le principe de « Web social », et propose aux internautes amateurs de livres de constituer leur propre base de donnée bibliographique et d’interagir avec celle des autres lecteurs. Scribd.com est un serveur qui propose de publier, de gérer, d’organiser et de diffuser de façon très simple n’importe quel document au format numérique. Ainsi, plusieurs conclusions sont à extraire de l’analyse des nouveaux services gratuits du Web 2.0 :

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 la possibilité donnée à l’utilisateur de publier librement du contenu sur Internet aboutit à un développement exponentiel d’informations en temps réel  l’engouement des internautes pour ce type de services montre qu’ils correspondent aux attentes des utilisateurs  ces outils permettent à l’utilisateur d’avoir un rapport direct avec le document et limite les intermédiaires pour la recherche, l’organisation, la diffusion et le partage du document primaire  les bibliothèques ont perdu le monopole du savoir L ’impact d’Internet sur la fréquentation des bibliothèques Ces évolutions technologiques amènent-elles le public à bouder les bibliothèques ? Il semblerait que non. Le CREDOC2 affirme que la fréquentation des bibliothèques publiques a plus que doublé entre 1989 et 2007. Cependant, diverses sources s’accordent à dire que le développement des pratiques d’Internet a des incidences sur l’utilisation des bibliothèques. En effet, l’utilisateur semble surtout attiré par le service de consultation gratuite d’Internet dans les bibliothèques publiques et par l’emprunt de supports numériques (CD, DVD …). Ainsi, le livre n’est plus un support suffisamment attractif pour les bibliothèques. L’évolution de la fréquentation des bibliothèques serait conditionnée par :  L’accès à l’emprunt de nouveaux médias (DVD, CD, magasines) ;  De nouveau services : expositions, débats … ;  L’accès libre à Internet ;  La visibilité et la qualité de services de la médiathèque sur Internet Internet et les documentalistes La profusion d’informations publiées sur Internet devrait permettre d’assurer l’avenir des documentalistes. Cependant, les moteurs de recherches et les technologies permettent à l’utilisateur d’être plus autonome dans la recherche d’information. Le documentaliste va donc sûrement devoir être plus performant dans l’utilisation des technologies et le métier risque de devenir plus technique. D’après une enquête réalisée par IDP pour le magazine Archimag en 20063, on devrait donc assister à un fractionnement du métier en plusieurs spécialités dans les grandes structures (web manager, knowledge manager, veilleur ...) et à une demande de polyvalence des documentalistes dans les PME et les administrations locales. Ces scénarios montrent que l’avenir des sciences de l’information ne pourra être que numérique. Ainsi, on pourrait résumer les mutations des sciences de l’information à l’avenir par le syllogisme suivant : « la documentation est la science du document. Or le document à l’avenir sera numérique. Donc l’avenir de la documentation sera le numérique. »
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La fréquentation des bibliothèques publiques a doublé depuis 1989.- Consommation et Modes de vie, n°193, Mai 2006 : www.credoc.fr/pdf/4p/193.pdf 3 Les nouveaux horizons de l’infodoc. Etude prospective sur l'évolution des différentes fonctions de l'information-documentation.Archimag, 2006 .Communiqué de presse : http://www.forumdelageide.com/fileadmin/Forum_2006/Espace_Presse_actu_EXPOSANTS/CP_horizon s_infodoc_forum_geide.pdf

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Un aperçu des pratiques documentaires en France L’analyse de l’enquête réalisée auprès de 19 documentalistes du réseau de la FNAU fait ressortir que :  Internet est utilisé pour la recherche d’information essentiellement. La fonction de traitement de l’information n’est pas exploitée. La communication est assurée par e-mail  Les nouvelles technologies sont un moyen pour les documentalistes d’optimiser leur travail  Mais les NTIC doivent s’améliorer pour optimiser le temps de recherche et de traitement de l’information  Les documentalistes ont conscience de l’évolution du métier : volonté de repositionnement du documentaliste dans l’entreprise, demande de formation aux NTIC Les services des bibliothèques américaines Les centres de ressources professionnels visités sont les suivants : - Merriam Library, American Planning Association – Chicago - Le centre de ressources de l’Urban Land Institute – Washington - Le centre de ressources de l’Urban Institute - Washington Les bibliothèques publiques et universitaires sont les suivantes : - Geisel Library, Technology Service – University of California – San Diego - Graham Resource Center – Illinois Institute for Technology - New York Public Library - Sheridan Library – Johns Hopkins University – Baltimore - Young Research Library, Maps and GIS Department – University of California – Los Angeles La fréquentation des centres de ressources privés semblent stagner, mais les bibliothèques américaines n’ont pas enregistré de baisse significative de la fréquentation. L’American Library Association semble attribuer ce phénomène en grande partie au libre accès à Internet. Cependant, d’autres facteurs peuvent être identifiés : - L’accessibilité des bibliothèques : les bibliothèques publiques des grandes villes visitées se trouvent toutes dans le centre-ville. Elles sont dans des quartiers bien desservis en transports en commun et proches d’autres services ; - Le prestige des locaux : les bibliothèques sont souvent dans de vastes bâtiments historiques facilement identifiables et connus par les habitants ; - L’équipement : elles offrent une qualité d’équipement souvent remarquable. Le mobilier est en nombre suffisant et confortable, les accès à Internet par postes informatique dédiés ou par la WIFI sont nombreux et certaines collections sont accessibles sans intermédiaire ; - Des services pour le citoyen : les bibliothèques américaines ont su s’adapter aux demandes des utilisateurs. Elles offrent au visiteurs la possibilité de se connecter à Internet gratuitement, de découvrir des

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expositions, des manifestations, d’assister à des colloques, de voir des films, de suivre des cours de recherche d’information … La disponibilité des documentalistes : les documentalistes sont facilement accessibles et donnent des cours de recherche d’information

Cependant, le recours au documentaliste est moins fréquent, et les questions sont plus techniques : comment rechercher sur la base de données, comment accéder à Internet ? L’utilisateur est plus autonome. Le constat est donc similaire aux Etats-Unis et en Europe : le livre n’attire plus le public dans les bibliothèques, mais ce sont les services annexes qui garantissent la fréquentation : l’accès à Internet, à l’emprunt de supports multimédias, les expositions, les manifestations … Les américains développent donc ce type de services, car ils correspondent aux besoins des utilisateurs. Les bibliothèques publiques sont équipées de salles de spectacles, de salles de cours, de salons isolés pour la lecture … L’aménagement de l’espace a son importance. Les bibliothèques deviennent des lieux de socialisation, des « espaces civiques sacrés ». Sur Internet, la bibliothèque publique remplit pleinement son rôle de centralisation et de diffusion du savoir. Elle optimise l’utilisation de l’outil Internet pour remplir ses objectifs. - Le catalogue de la bibliothèque est en ligne et interconnecté à d’autres catalogues pour offrir du contenu enrichi. - Les ressources pertinentes payantes ou gratuites sur Internet sont organisées et mises à disposition - Des politiques de numérisation du savoir permettent aux bibliothèques de proposer de plus en plus de documents en texte intégral issus de leurs fonds sur le site Web des bibliothèques - Tous les nouveaux modes de communications sont exploités pour recueillir les impressions des utilisateurs : blogs, wikis, fils RSS, podcasts, longue-traîne, jeux en ligne … Il semble que ce soit un moyen de le fidéliser l’utilisateur et de mieux cerner ses besoins afin de faire évoluer les services de la bibliothèque et de faire vivre le catalogue. Le site Internet des bibliothèques n’est donc plus seulement une vitrine qui présente les services dont peut disposer l’utilisateur dans l’établissement. Les sites Internet des bibliothèques permettent maintenant à l’utilisateur d’élargir son champs de recherche en proposant l’accès direct au document. La puissance des moteurs de recherches et l’accès à une multitude de sources permettent à l’utilisateur d’acquérir plus d’autonomie et de faire ressortir de l’information qui était difficilement accessible auparavant . Internet est donc devenu l’outil privilégié des bibliothèques pour :  Présenter les services de la bibliothèque  Promouvoir les activités de la bibliothèque : les projets en cours, l’actualité …

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 Rechercher des informations bibliographiques ou des documents dans le catalogue de plusieurs bibliothèques et dans des bases de données payantes  Centraliser et organiser l’information numérique disponible sur Internet  Mutualiser le traitement de l’information  Interagir avec l’utilisateur : recueillir ses impressions, ses idées, ses recommandations  Diffuser des documents du fonds en donnant accès à des collections numériques Les pratiques des documentalistes américains Les documentalistes américains disposent de puissants outils de recherche sur Internet. Pour une recherche, ils vont en premier lieu sur leur base de données interne puis se rendent sur des bases externes auxquels les centres de ressources souscrivent. D’après eux, ils peuvent trouver la majorité des informations sur Internet. Ils recherchent de plus en plus le texte intégral en format numérique. Pour cela, certains utilisent des outils de signalement de nouveau contenu, comme les fils RSS. La nature des documents acquis par les bibliothèques a changé. Les utilisateurs demandent de plus en plus du format numérique : banques de données en texte intégral, données statistiques, supports multimédias, ebooks … Les tâches de traitement documentaires sont limitées. Les documentalistes ne font pas de résumé et d’indexation, et le catalogage est automatisé à partir d’un catalogue bibliographique partagé par des milliers de bibliothèques dans le monde : Worldcat, de l’OCLC. Pour cela, toutes les bibliothèques visitées disposent d’un logiciel de traitement documentaire qui permet le transfert de données entre les bases. Les bibliothèques mutualisent donc leur travail et développent des réseaux nationaux qui permettent d’élargir l’offre de services aux utilisateurs. La communication avec les utilisateurs se fait beaucoup par e-mail, et le Web est utilisé par les plus gros centres de ressources. Les petits centres de documentation sont souvent écartés des projets de communication de leur entreprise sur le Web. Les pratiques des documentalistes américains sont donc très orientées vers l’information numérique :  Les bibliothèques acquièrent de plus en plus de documents numériques, et numérisent des documents  Les tâches de catalogage sont mutualisées entre plusieurs bibliothèques, et simplifiées  Les recherches bibliographiques sont décentralisées : elles sont directement assurées par l’utilisateur, depuis son domicile. Le documentaliste reste le référent du « où chercher », mais a perdu sa légitimité du « comment chercher »  Les utilisateurs demandent de plus en plus de l’information numérique intégrale

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 Le traitement de l’information numérique est la principale tâche du documentaliste : il organise les accès à l’information pour simplifier et orienter les recherches des utilisateurs  Internet est un outil pertinent pour le documentaliste pour rechercher l’information, l’organiser, la sélectionner et la diffuser L ’avenir vu par les documentalistes américains Les bibliothécaires et les documentalistes semblent confrontés aux problèmes de budget. Cela pourrait constituer un frein pour le développement futur des centres de ressources, notamment à cause de la demande croissante d’achat de banques de données externes. Les documentalistes ont conscience de l’évolution de leur métier et de la spécialisation vers des tâches plus techniques. Cependant, ils considèrent que les nouvelles technologies sont une bonne chose pour leur métier, même si elles doivent encore évoluer pour mieux correspondre à leurs besoins. Ils expriment une forte attente par rapport aux moteurs de recherches qu’ils ne jugent pas suffisamment performants. Ils souhaiteraient pouvoir interroger plusieurs banques de données à travers une interface unique. Comme les documentalistes français, ils souhaitent être formés aux nouvelles technologies. Les enseignements  Les nouvelles technologies donnent une légitimité aux documentalistes pour être les principaux acteurs de projets innovants. Ils participent à des projets de développement de plateformes de documents numériques, notamment avec des partenaires privés ;  Le paysage du contenu numérique sur Internet tend de plus en plus vers une navigation simplifiée entre les sources d’information. A l’avenir, les catalogues des bibliothèques seront tous interconnectés et seront intégrés dans une offre globale d’information sur Internet ;  Le travail en réseau est la force première des bibliothèques américaines. Le travail en réseau est un moyen d’offrir des services plus performants à l’utilisateur et d’optimiser le travail documentaire. Internet est l’outil privilégié du travail en réseau. C’est pourquoi les bibliothèques américaines misent sur Internet pour leur émancipation ;  Les documentalistes utilisent Internet à tous les niveaux de la chaîne documentaire. En Europe, plusieurs phénomènes laissent présager un avenir similaire, très orienté vers l’information numérique. Les documentalistes et les bibliothèques devront s’adapter à ces changements ;  Le rôle du documentaliste a changé. Les tâches de traitement documentaire classiques sont automatisées et la recherche basique est déléguée à l’utilisateur.  La relation avec l’utilisateur a changée. Pour faire face à la demande d’autonomie des utilisateurs, le documentaliste est disponible, accessible et au service du lecteur dans les bibliothèques. Mais
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c’est maintenant sur Internet que les relations documentaliste-lecteur sont les plus abouties. Le documentaliste peut donc utiliser les technologies pour mettre en place un nouveau type de relation réciproque avec l’Internautelecteur. L ’utilisateur devient acteur de sa bibliothèque.  Le documentaliste va devoir acquérir des compétences plus techniques, il va diriger des équipes pour gérer des projets de développement. Il devra également s’occuper de tâches plus administratives, mais devra sans doute faire preuve d’inventivité et d’esprit d’initiatives pour faire face aux profondes mutations du monde de l’information-documentation. Remerciements Sandra Newman, Marsha Schachtel, Institute for Policy Studies, Johns Hopkins University, Baltimore MD Lynn Stuart, Jim Gillispie et David Reynolds – Sheridan Library, Johns Hopkins University, Baltimore MD Mary Logan – Baltimore Metropolitan Council, Baltimore MD Matt Cook – Illinois Institute for Technology, Chicago IL Shannon Paul – American Planning Association, Chicago IL David Deckelbaum – University of California, Los Angeles CA Denise Hibay et Robert Armitage – New York Public Library Luc Declerck - University of California, San Diego CA Joan Campbell et Rick Davis– Urban Land Institute, Washington DC Nancy Minter – Urban Institute, Washington DC Les documentalistes du club-doc FNAU L’IAURIF

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