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MANUAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

MUNICIPIO DE RICAURTE

2014

1

CONTENIDO

Pág.

PRESENTACIÓN………………………………………………………………………

7

CAPITULO

1.

ASPECTOS

GENERALES

DE

LA

CONTRATACIÓN

ADMINISTRATIVA………………………………………………………………………

8

1.1 NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO DE RICAURTE………………….

8

1.2 ORGANIGRAMA…………………………………………………………………….

9

1.2.1

Despacho del Alcalde……………………………………………………………

9

1.2.1.1

Misión………………………………………………………………………

9

1.2.1.2

Objetivos…………………………………………………………………….

10

1.2.1.3

Funciones……………………………………………………………………

10

1.2.2

Enlace de educación…………………………………………………

16

1.2.2.1

Misión………………………………………………………………………

16

1.2.2.2

Objetivos…………………………………………………………………….

16

1.2.2.3

Funciones…………………………………………………………………….

16

1.2.3

Dirección Local de Salud……………………………………………………….

17

1.2.3.1

Misión…………………………………………………………………………

17

1.2.3.2

Objetivos……………………………………………………………………

17

1.2.3.3

Funciones…………………………………………………………………….

17

1.2.4

Oficina de Control Interno………………………………………………………

19

1.2.4.1

Misión………………………………………………………………………

19

1.2.4.2

Objetivos……………………………………………………………………

19

1.2.4.3

Funciones……………………………………………………………………

19

1.2.5

Secretaría de Gobierno………………………………………………………

19

1.2.5.1

Misión………………………………………………………………………

19

1.2.5.2

Objetivos…………………………………………………………………….

19

1.2.5.3

Funciones……………………………………………………………………

20

1.2.6

Secretaría de Obras e Infraestructura……………………………………….

22

1.2.6.1

Misión………………………………………………………………………

22

1.2.6.2

Objetivos……………………………………………………………………

22

1.2.6.3

Funciones…………………………………………………………………

23

1.2.7

Secretaría de Planeación……………………………………………………

25

1.2.7.1

Misión……………………………………………………………………….

25

1.2.7.2

Funciones…………………………………………………………………

26

1.2.8

Tesorería………………………………………………………………………

27

1.2.8.1

Misión………………………………………………………………………

27

1.2.8.2

Objetivos…………………………………………………………………….

27

1.2.8.3

Funciones…………………………………………………………………

28

CAPITULO 2. DE LOS CONTRATOS ESTATALES………………………………….

31

2.1

PRINCIPALES CONTRATOS………………………………………………………

31

2

2.1.1

Contrato de Obra……………………………………………………………….

31

2.1.1.1

Características………………………………………………………………….

31

2.1.1.2

Clasificación…………………………………………………………………….

32

2.1.1.2.1

Contrato de obra por un precio global o precio alzado…………………

32

2.1.1.2.2

Contrato de obra por precios unitarios……………………………………

32

2.1.1.2.3

Contrato de obra por administración delegada……………………………

32

2.1.1.2.4

Contrato de obra pública mediante el sistema de reembolso de gastos

32

2.1.1.2.5

Contrato llave en mano……………………………………………………….

33

2.1.1.2.6

Contratos mixtos………………………………………………………………

33

2.1.2

Contrato de Consultoría …………………………………………………………

33

2.1.2.1

cuantía del Contrato de Consultoría…………………………………………

33

2.1.2.2

Partes del Contrato de Consultoría………………………………………….

33

2.1.3

Contrato de Prestación de Servicios…………………………………………….

34

2.1.3.1

Elementos……………………………………………………………………….

34

2.1.4

Contrato de Suministro…………………………………………………………….

34

2.1.4.1

Partes del Contrato…………………………………………………………….

35

2.1.4.2

Características del Contrato de suministro………………………………….

35

2.1.4.3

Cesación del Vínculo Jurídico………………………………………………

36

2.1.5

Contrato de Interventoría………………………………………………………….

36

2.1.5.1

Finalidades de la Interventoría……………………………………………….

37

2.1.5.2

Facultades de la Interventoría………………………………………………

37

2.1.5.3

Facultades y Deberes de los Supervisores………………………………

37

2.1.6

Contrato de Adquisición de Inmuebles………………………………………….

38

2.1.6.1

Características…………………………………………………………………

39

2.1.6.2

Requisitos………………………………………………………………………

39

2.1.7

Contrato de Arrendamiento de Inmuebles……………………………………….

40

2.1.7.1

Cosas susceptibles de Arrendamiento………………………………………

40

2.1.7.2

Partes del Contrato……………………………………………………………

40

2.1.7.3

Obligaciones de las partes…………………………………………………….

40

2.1.7.4

Características…………………………………………………………………

41

CAPITULO 3. ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL………………………

42

3.1

EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN…………………………………………………

42

3.1.1 Composición del Comité de Contratación………………………………………

42

3.1.2 Funciones del Comité de Contratación…………………………………………….

42

3.1.3 Actividades……………………………………………………………………………

43

3.1.4 Obligaciones………………………………………………………………………….

44

CAPITULO 4. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DEL CONTRATO……………….

45

4.1 LA SUPERVISIÓN………………………………………………………………………

45

4.2 LA INTERVENTORÍA…………………………………………………………………

45

CAPITULO 5. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN………………………………

47

5.1

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES…………………………………………………

47

5.1.1 Elaboración…………………………………………………………………………

47

5.1.2 Elementos……………………………………………………………………………

48

3

5.1.3

Análisis………………………………………………………………………………

49

5.1.4 Adopción………………………………………………………………………………

49

5.1.5 Evaluación y seguimiento……………………………………………………………

49

5.1.6 Lineamientos………………………………………………………………………….

49

5.1.7 Pasos del procedimientos………………………………………………………….

50

CAPITULO 6. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN………………………………………

55

6.1

ETAPA CONTRACTUAL………………………………………………………………

57

6.1.1

Sección I Etapa de la Planeación…………………………………………………

57

6.1.1.1 Estudios y documentos previos…………………………………………………

57

6.1.1.2 Elementos…………………………………………………………………………

58

6.1.2

Sección II Modalidades de selección del Contratista………………………….

71

6.1.2.1 Licitación Pública………………………………………………………………….

71

6.1.2.2 Selección Abreviada……………………………………………………………

78

6.1.2.2.1

La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización………………

78

6.1.2.2.1.1 Subasta Inversa………………………………………………………………

79

6.1.2.2.1.2 Compra por acuerdo marco de precios…………………………………

89

6.1.2.2.1.3 Adquisición a través de bolsa de productos ……………………………

90

6.1.2.2.2

Contratación de menor cuantía……………………………………………….

91

6.1.2.2.3

Contratos para la prestación de servicios de salud……………………….

97

6.1.2.2.4

Por declaratoria de desierta de la licitación…………………………………

97

6.1.2.2.5

Enajenación de Bienes del Estado…………………………………………

97

6.1.2.2.5.1

Enajenación directa por oferta en sobre cerrado…………………

 

98

6.1.2.2.5.2

Enajenación directa a través de subasta pública………………………

102

6.1.2.2.5.3

Enajenación a través de intermediarios idóneos…………………………

102

6.1.2.2.6 Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria………. 6.1.2.2.7 Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las

103

 

Empresas Industriales y Comerciales del

Estado (EICE) y de las

Sociedades de Economía Mixta (SEM)………………………………………

103

6.1.2.2.8 Contratos

de

de

entidades

a

cargo de ejecución de Programas de

Protección

Personas

Amenazadas,

Desmovilización

y

 

Reincorporación,

Población

Desplazada,

Protección de Derechos

 

Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad………………….

103

6.1.2.2.9 Adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional….

104

6.1.2.3

Concurso de Méritos………………………………………………………………

104

6.1.2.3.1

Clases de concurso de méritos………………………………………………

105

6.1.2.3.1.1 Procedimiento de Precalificación…………………………………………….

105

6.1.2.3.1.2 Procedimiento de Selección…………………………………………………

107

6.1.2.4 Contratación Directa………………………………………………………………

111

6.1.2.5 Contratación de Mínima Cuantía…………………………………………………

113

6 . 1 . 2 . 5 . 1 Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima Cuantía…………………………………………………………………………

115

6.1.2.6

Buenas prácticas en el proceso de contratación………………………………

115

6.2

ETAPA CONTRACTUAL……………………………………………………………

126

6.2.1

El Contrato. ………………………………………………………………………….

126

6.2.1.1

Requisitos de suscripción. ………………………………………………………

127

6.2.1.2

Requisitos de perfeccionamiento………………………………………………

127

4

6.2.1.3

Requisitos de legalización……………………………………………………

129

6.2.1.4

Requisitos de ejecución………………………………………………………….

129

6.2.2 El Pago o Desembolso. ……………………………………………………………

131

6.2.3 Publicación del Contrato. …………………………………………………………

132

6.2.4 Pago de Impuestos………………………………………………………………….

132

6.2.5 Designación del Supervisor. ………………………………………………………

132

4.2.6 Inicio del Contrato……………………………………………………………………

132

6.2.7 Interpretación de los contratos…………………………………………………….

132

6.2.8 Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato…………

134

6.2.8.1 Modificación a los contratos estatales u otros……………………………….

134

6.2.8.2 Adición……………………………………………………………………………

135

6.2.8.3 Ampliación del plazo o prórroga………………………………………………

136

6.2.8.4 Cesión………………………………………………………………………………

137

6.2.8.4.1 Cesión de contrato……………………………………………………………

137

6.2.8.4.2 Cesión de derechos económicos. …………………………………………

139

6.2.8.5 Suspensión y Reinicio del contrato…………………………………………….

139

6.2.8.6 Resciliación o terminación anticipada………………………………………

140

6.3

ETAPA POSCONTRACTUAL………………………………………………………….

141

6.3.1

Liquidación del contrato…………………………………………………………

141

6.3.1.1

Formas de llevar a cabo la liquidación………………………………………

141

6.3.1.2

Extensión del plazo para la liquidación de los contratos……………………

142

6.3.1.3

Contenido mínimo del documento de liquidación…………………………….

143

CAPÍTULO 7. RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL.

 

146

CAPÍTULO 8. PROCEDIMIENTO PARA LA SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS CONTRATOS…………………………………………………………………………

145

CAPITULO 9. SOLUCIÓN

DE

CONTROVERSIAS

CONTRACTUALES

POR

MECANISMOS ALTERNATIVOS…………………………………………………………

158

9.1

EL ARREGLO DIRECTO………………………………………………………………

158

9.1.1 Noción………………………………………………………………………………….

158

9.1.2 Fundamento Jurídico………………………………………………………………

158

9.1.3 Procedimiento………………………………………………………………………

158

9.1.4 Decisión……………………………………………………………………………….

159

CAPITULO 10. REFORMA,

DEROGACIÓN, Y AJUSTES DEL MANUAL DE

CONTRATACIÓN…………………………………………………………………………

166

GLOSARIO……………………………………………………………………………

 

167

NORMOGRAMA……………………………………………………………………………

176

5

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Pasos del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones………………….

50

Cuadro 2. Etapas del proceso contractual……………………………………………

55

Cuadro 3. Actividades que se realizan en la etapa de Planeación………………….

57

Cuadro 4. Trámites necesarios para Licitación Pública……………………………

71

Cuadro 5. Trámites necesarios Subasta Inversa……………………………………

79

Cuadro 6. Trámites necesarios Adquisición a través de bolsa de productos….

 

90

Cuadro 7. Trámites necesarios contratación de menor cuantía…………

 

92

Cuadro 8. Trámites necesarios Enajenación directa por oferta en sobre cerrado

98

Cuadro 9. Trámites necesarios Procedimiento de Precalificación…………

 

106

Cuadro 10. Trámites Procedimiento de selección………………………………….

107

Cuadro 11. Disposiciones generales aplicables a la contratación directa……….

112

Cuadro 12. Trámites necesarios para contratación de mínima cuantía…………

113

Cuadro 13. Interpretación de los contratos…………………………………………

 

133

Cuadro

14.

Procedimiento

para

la

supervisión

y

seguimiento

de

los

contratos………………………………………………………………………………….

146

6

PRESENTACIÓN

A través de este manual se pretende establecer parámetros claros y coherentes que sirvan de guía para el desarrollo de la gestión contractual y de cada una de las etapas de los procesos de selección adelantados por la entidad, dentro del marco normativo consagrado en las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la Ley 1474 de 2011y demás normas que regulan la materia. Lo anterior implica, un importante esfuerzo en términos de innovación para alcanzar mayores niveles de productividad, competitividad, transparencia, legalidad e impacto en la inversión pública, Propugnando la cultura de la legalidad, transparencia y siempre dentro del marco de la ética pública.

Este Manual de Contratación permitirá conocer los aspectos más relevantes en materia de contratación pública, facilitando el conocimiento y comprensión de los aspectos teóricos y prácticos, la descripción de los procedimientos, los requisitos de carácter legal inherentes a cada una de las modalidades de selección, así como el quehacer de la entidad en materia contractual y con el cual se espera que contribuya de manera efectiva para alcanzar el cumplimiento de los fines estatales.

Por lo anterior, el Manual de Contratación se constituye en una herramienta de consulta en todas las actuaciones de los funcionarios que intervengan en la contratación con recursos públicos que se desarrollan con sujeción a los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, de conformidad con los postulados que orientan la función administrativa, teniendo en como precedente normativo el Decreto 1510 de 2013, “Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.”

7

CAPITULO 1 ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

1.1. NATURALEZA JURÍDICA

DEL MUNICIPIO DE RICAURTE

El Municipio de Ricaurte es un ente público del orden territorial, con personería jurídica obtenida por ordenamiento constitucional y legal, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que señalen la Constitución y la ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio.

Es preciso anotar que la Constitución Política de Colombia de 1991 consagró la autonomía de las entidades territoriales en su artículo 1 al señalar: “Colombia es un Estado social de derecho organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que la integran y en la prevalecía del interés general.”

El inciso segundo del artículo 209 de la Constitución Política establece que: “las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en lo términos que señale la ley”

Igualmente el artículo 311 de orden Constitucional contempló que: “Al municipio como entidad fundamental de la división político- administrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes.”

Entendiendo que dentro de la autonomía de las entidades territoriales y la obligación de estas para cumplir los cometidos estatales surgen una serie de principios, funciones y derechos contenidos en la legislación municipal que tiene por objeto dotar a los Municipios de un estatuto administrativo y fiscal que les permita, dentro de un régimen de autonomía, cumplir las funciones y prestar los servicios a su cargo, promover el desarrollo de sus territorios y el mejoramiento socio-cultural de sus habitantes, asegurar la participación afectiva de la comunidad en el manejo de los asuntos públicos de carácter local y propiciar la integración regional.

8

1.2 ORGANIGRAMA

A continuación se señalan las dependencias de la Estructura Orgánica de la Administración Municipal.

de la Estructura Orgánica de la Administración Municipal. 1.2.1 Despacho Del Alcalde 1.2.1.1 Misión. El programa

1.2.1 Despacho Del Alcalde

1.2.1.1 Misión. El programa de Gobierno de la administración municipal del periodo 2012 - 2015 denominado “Con Tu Mano y Mi Mano, Vivir Dignamente es Posible” apunta construir con el trabajo y la participación de todos, la vida digan que como indígenas, campesinos, afro descendientes, mestizos o blancos, colombianos ciudadanos de este país se merecen.

9

Trabajar conjuntamente con la comunidad para lograr la prosperidad de la región, minimizar en analfabetismo. Mejorar la calidad de vida de los habitantes, la oportuna gestión de los proyectos, la ejecución total del presupuesto traerán como consecuencia el incremento del presupuesto para la próxima vigencia, el mejoramiento en los servicios públicos y desarrollo.

La capacitación a los empleados, el cual se ve reflejado en el logro de objetivos, mejoramiento de las vías internas y externas, satisfacer las necesidades básicas insatisfechas.

La transparencia en el cumplimiento de las metas establecidas en plan de desarrollo al final de la vigencia.

1.2.1.2 Objetivos

Lograr que la Administración Municipal de RICAURTE cumpla con las metas, objetivos y estrategias que se encuentran contempladas en el Plan de Desarrollo Municipal y Plan de Vida de las Comunidades Indígenas AWA, en armonía con el Esquema de Ordenamiento Territorial y los Planes Sectoriales (Ambiental, Educativo, Local de Salud, Agropecuario, Cultural, etc.)

Aumentar y Mejorar la capacidad de Gestión de la Administración en los niveles regional, nacional e internacional, con el fin de conseguir apoyo económico y, técnico en las diferentes áreas.

Delinear puntualmente que la Administración Municipal de RICAURTE, sea una empresa autogestionaria a través de los procesos concertados de planificación, administrativos, organizativos, gerenciales y de selección y manejo de personal, con el fin de hacer más eficiente y eficaz en su administración.

1.2.1.3 Funciones. De conformidad con el artículo 315 de la C. N., Son funciones

del Alcalde las Siguientes:

1) Para cumplir y Hacer cumplir la Constitución, La Ley, Los Decretos del Gobierno, las Ordenanzas, Y los Acuerdos del Concejo .

2) Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la Ley y las instrucciones y órdenes que reciba del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. El Alcalde es la primera autoridad de Policía del Municipio. La Policía Nacional Cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que imparta el Alcalde por conducto del respectivo comandante.

3) Dirigir la acción administrativa del Municipio; Asegurar el cumplimiento de las

10

funciones y la prestación de servicio a su cargo; para representarlo Judicial y extrajudicialmente, nombrar y/o remover a los funcionarios bajo su dependencia. Y a los gerentes o directores de los establecimientos públicos, las empresas Industriales y Comerciales de carácter Local de acuerdo con las disposiciones pertinentes.

4) Suprimir o fusionar entidades y dependencias municipales, de conformidad con los Acuerdos respectivos para agilizar los procesos.

5) Presentar oportunamente al Concejo los proyectos de Acuerdo sobre planes y programas de desarrollo económico y social, obras públicas, presupuesto anual de rentas y gastos y los demás que estime convenientes para la buena marcha del municipio.

6) Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo objetar los que considere convenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.

y

7) Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado.

8) Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de las funciones, presentarle informes generales sobre su administración y convocarlo a sesiones extraordinarias, en las que solo se ocupara de los temas y materiales para los cuales fue citado.

9) Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversión y el presupuesto.

10). Los demás que la constitución y la ley los señalen.

De conformidad con el artículo 31 de la ley 136 de 1.994, las funciones del Alcalde son las siguientes:

A) EN RELACION CON EL CONCEJO :

1. Presentar Los proyectos de Acuerdo que juzgue convenientes para la buena marcha del Municipio.

2. Presentar oportunamente los proyectos de Acuerdo sobre planes y programas de desarrollo económico y social, y de obras públicas, que deberá estar coordinado con los planes departamentales y nacionales.

11

3. Presentar dentro del término legal el proyecto de Acuerdo sobre el presupuesto anual de rentas y gastos.

4. Colaborar con el Concejo para el buen desempeño de las funciones; presentarle informes generales sobre su administración en la primera sesión ordinaria de cada año, y convocarlo a sesiones extraordinarias en las que solo se ocupará de los temas y las materias para los cuales fue citado.

5. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y objetar los que considere convenientes o contrarios al ordenamiento jurídico.

6. Reglamentar los acuerdos municipales.

7. Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) días siguientes a su sanción o expedición los acuerdos del Concejo, los decretos de carácter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los concejales y los demás de carácter particular que el Gobernador le solicite.

8. Aceptar la renuncia o conceder licencia a los concejales, cuando el Concejo este en receso.

B) EN RELACION CON EL ORDEN PÚBLICO:

1. Conservar el orden público en el Municipio, de conformidad con la ley y las instrucciones del Presidente de la República y del respectivo Gobernador. La policía Nacional Cumplirá con prontitud y diligencia las órdenes que imparta el Alcalde por conducto del respectivo comandante.

2. Dictar para el mantenimiento del orden público o su restablecimiento de conformidad con la ley, si fuere el caso, medidas tales como:

a. Restringir y vigilar a las personas por vías y lugares públicos.

b. Decretar el toque de queda.

c. Restringir o prohibir el expendio o consumo de bebidas embriagantes.

d. Requerir el auxilio de la Fuerza Armada en los casos permitidos por la constitución y la ley.

e. Dictar dentro del área de su competencia, los reglamentos de policía local necesarios para el cumplimiento de las normas superiores, con forme el artículo 9 del decreto 1355 de 1.970 y demás disposiciones que lo

12

modifiquen o adicionen.

C) EN

RELACION

CON

LA

NACIÓN,

AUTORIDADES JURISDICCIONALES:

EL

DEPARTAMENTO

Y

LAS

1. Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados nacionales que ejerzan sus funciones en el Municipio, cuando no haya disposición que determine la autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza mayor o caso fortuito o cuando reciba tal delegación.

2. Coordinar y supervisar los servicios que presten en el Municipio entidades nacionales o departamentales e informar a los superiores de las mismas, de su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte de los funcionarios respectivos en concordancia con los planes y programas de desarrollo municipal.

3. Visitar periódicamente las dependencias administrativas y las obras públicas que se ejecuten en el territorio de la jurisdicción.

4. Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador.

5. Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando éstas requieren de su apoyo e intervención.

D) EN RELACION CON LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

1. Dirigir la acción administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento de sus funciones y de la presentación de los servicios a su cargo; representarlo judicial y extrajudicialmente.

2. Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los gerentes y directores de los establecimientos públicos y las empresas industriales y comerciales de carácter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes.

3. Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de conformidad con los acuerdos respectivos.

4. Crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. No podrá crear obligaciones que excedan el monto global fijado para gastos de personal en el presupuesto inicialmente aprobado.

5. Ordenar los gastos y celebrar los contratos y convenios municipales de acuerdo con el plan de desarrollo económico, social y con el presupuesto, observando las normas jurídicas aplicables.

13

6. Ejercer jurisdicción coactiva para hacer efectivo el cobro de las obligaciones a favor del municipio. Esta función puede ser delegada en la tesorería municipal y se ejercerá conforme a lo establecido en la legislación contencioso administrativo y de procedimiento civil.

7. Velar por el cumplimiento de las funciones de los empleados oficiales y dictar los actos necesarios para su administración.

8. Apoyar con recursos humanos y materiales el buen funcionamiento de las juntas administradoras locales.

9. Imponer multas hasta por diez (10) salarios mínimos diarios, según la gravedad, a quienes le desobedezcan, o le falten el respeto, previo procedimiento sumario administrativo donde se observe el debido proceso y el derecho de defensa de conformidad con los acuerdos correspondientes.

10. Ejercer el poder disciplinario respecto a los empleados oficiales bajo su Dependencia.

11. Señalar el día o los días en que deba tener lugar el mercado público.

12. Conceder licencias y aceptar renuncias a los funcionarios y miembros en las juntas, Concejo y demás organismos cuyos nombramientos correspondan al Concejo , cuando este no se encuentre reunido, y Nombrar Interinamente a quien deba reemplazarlos, excepto en los casos en que la Ley 136 de 1.994 disponga otra cosa.

13. Coordinar las actividades y servicios de los establecimientos públicos, Empresas industriales y comerciales, sociedades de economía mixta, Fondos rotatorios y unidades administrativas especiales del Municipio.

14. Distribuir los negocios, según su naturaleza, entre las secretarias, Departamentos administrativos y establecimientos públicos.

15. Conceder permisos a los empleados públicos municipales de carrera Administrativa para aceptar de carácter temporal cargos de la nación o Del Departamento.

16. Adelantar acciones encaminadas a promover el mejoramiento económico De los habitantes del Municipio.

17. Desarrollar acciones encaminadas a garantizar la promoción de la Solidaridad y la convivencia entre los habitantes del Municipio, Diseñando Mecanismos que permitan la participación de la comunidad en La Planeación del desarrollo,

14

la concertación y la toma de decisiones Municipales.

18. Velar por el desarrollo sostenible en concurrencia con las entidades que Determine la Ley.

19. Ejecutar acciones

tendientes

Indigentes y su integración a Comunitaria.

a

la

protección

la familia

y

a

E) EN RELACION CON LA CIUDADANIA

de

las

la vida

e

social, productiva y

personas,

niños

1. Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía, a través de bandos y medios de comunicación local de que disponga.

2. Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y socializar los proyectos más importantes que serán desarrollados por la administración.

3. Difundir de manera amplia y suficiente el Plan de Desarrollo del Municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general.

4. Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del Plan de Desarrollo Municipal.

OTRAS FUNCIONES ESPECIALES

1. Dirigir y participar en la prestación de los servicios de educación, salud y vivienda conforme a lo dispuesto en la ley 715 de 2001, en las normas técnicas de carácter nacional, en las Ordenanzas y en los respectivos Acuerdos Municipales.

2. Dirigir, ordenar y controlar, todas las actividades administrativas y operativas indispensables para atender las situaciones de prevención y atención de desastres.

3. Resolver, controlar y ordenar las acciones pertinentes, en relación con los Informes periódicos de que trata el artículo 54 de la ley 190 de 1.995.

4. Orientar la elaboración del Plan de Desarrollo Municipal, conforme al Programa de gobierno presentado al inscribirse como candidato, y a las Disposiciones de la ley 152 de 1.994.

15

5.

Ejercer las funciones de tránsito y transporte con forme a las disposiciones del código Nacional de tránsito y transporte y Estatuto Nacional de Transporte.

6. Las demás funciones que le señalen las Leyes, las ordenanzas y los acuerdos Municipales.

1.2.2 Enlace de educación

1.2.2.1 Misión. Es el deber de la construcción de una política educativa que sea

equitativa y participativa de los procesos de planificación, de planteles educativos, efectuar el seguimiento al cumplimiento, gestión e impacto de las actividades y

proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo Municipal en el desarrollo económico, social, político y urbanístico, como físico-biótico y cultural de los habitantes del Municipio de Ricaurte.

1.2.2.2 Objetivos Agilizar los trámites, las certificaciones que se ajustan a las

normas, se propende por el funcionamiento de los diferentes COMITES DE PARTICIPACION COMUNITARIA. Se asesora al Ejecutivo en los subsidios de salud. Educación y de vivienda. El cumplimiento de planes, programas y proyectos del Gobierno Municipal están acordes a los indicadores de gestión, El SISBEN y la ESTRATIFICACION SOCIO-ECONOMICA se encuentran actualizados y son un instrumento efectivo en la toma de decisiones

1.2.2.3

Funciones.

1. Dirigir el Desarrollo económico, social y el ordenamiento territorial.

2. Orientar, Coordinar y vigilar el cumplimiento de los Planes, Programas y proyectos de gobierno municipal.

3. Adelantar estudios de investigación para identificar necesidades de la población en el orden social, económico y de infraestructura para ser plasmadas en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.

4. Preparar, presentar y ejecutar los indicadores de gestión para el cumplimiento del Plan de desarrollo.

5. Preparar, presentar y gestionar proyectos de cofinanciación ante los diferentes organismos nacionales e Internacionales, sean públicos o privados

6. Evaluar permanentemente junto con la asesoría Financiera y Tesorería la Ejecución del Plan de Desarrollo.

16

7. Cooperar con las autoridades competitivas para prevenir calamidades públicas a fin de dar protección a la vida, honra y bienes de la comunidad.

8. Orientar la política de subsidios específicamente en el sector Educativo, de Salud.

9. Mantener actualizadas estadísticas en el sector educativo, para tramitar las respectivas soluciones.

10. Fomentar activamente la participación comunitaria a través de los diferentes comités que reglamentan las normas. Realizar campañas de moralización.

11. Las demás inherentes a la naturaleza de su cargo y las que le asigne o le delegue el Alcalde Municipal o las autoridades competentes.

1.2.3 Dirección Local de Salud

1.2.3.1 Misión. La Misión del Municipio de Ricaurte, a través de procesos de concertación busca fomentar la salud, prevenir las enfermedades, proteger y conservar el medio ambiente, garantizando el acceso a la seguridad social en la salud de toda la población del Municipio, ofrecer asesoría y asistencia técnica así como ejercer vigilancia y control hacia los componentes del sistema, acogiéndose a los principios de calidad, eficacia, transparencia, responsabilidad, respeto, equidad y compromiso.

1.2.3.2 Objetivos

Ampliar la cobertura y mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud, de acuerdo a los lineamientos del orden nacional y regional.

Garantizar el desarrollo del Sistema General de Seguridad Social en Salud pública y propender por la conservación y la protección de un medio ambiente sano en el Municipio de Ricaurte.

1.2.3.3 Funciones

1. Aplicar las políticas del sector salud para velar por el bienestar del Municipio.

2. Dirige y coordina el sector salud mediante mecanismos de planeación y control que garanticen el cumplimiento de las funciones.

17

3.

Coordinar y participar en los diferentes servicios que involucren al sector salud para su funcionamiento.

4. Promover, coordinar, apoyar y asesorar las actitudes que competen con la vigilancia del sector salud para su desarrollo.

5. Ser responsable de la información estadística de la Dirección local de salud para enviarlo a las diferentes A.R.S.

6. Ser responsable de la información estadística de la Dirección Local de salud como: (Régimen subsidiado, Plan de Atención Básica, Atención a vinculados, control y evaluación de los procesos de saneamiento básico), para ser enviado a las diferentes autoridades competentes de salud.

7. Asignar la distribución del trabajo, de acuerdo con las necesidades y el grado de capacitación que han recibido el diferente personal del centro.

8. Velar por la utilización racional de los recursos.

9. Servir como intermediario en las negociaciones que en tema de salud concierne con las diferentes EPS., A.R.S., e I.P.S entre otras.

10. Promocionar la participación de los funcionarios de la Dirección local de salud para las diferentes campañas de Prevención y promoción que se realicen en el Municipio.

11. Supervisar los programas de entrenamiento que se establezcan para el personal tanto profesional como auxiliar y administrativos.

12. Programar actividades de actualización científica del personal a su cargo.

13. Responder ante las autoridades legales competentes cuando se le solicite.

14. Ser responsable de mantener vigentes los registros y licencias requeridas por la ley para los diferentes establecimientos públicos de la jurisdicción del Municipio.

15. Estrechar los vínculos con el personal administrativo, médico y demás profesionales de la salud, buscando lograr una integración eficiente de la Dirección con el resto de la institución.

16. Elaborar e implementar Planes de Mejoramiento periódicos y permanentes en atención a vinculados, acciones de promoción y prevención, manejo del 4.01% de la UPC del Régimen subsidiado y acciones de saneamiento básico.

17. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza

18

de su cargo.

1.2.4 Oficina De Control Interno

1.2.4.1 Misión. Controlar, vigilar, verificar, revisar, que cada uno de los funcionarios cumplan con los procesos y procedimientos acorde a la ley, y realizar el seguimiento como el mejoramiento a los planes de acción enfocados al plan de desarrollo del Municipio de Ricaurte, por el fortalecimiento institucional administrativo.

1.2.4.2 Objetivos

Garantizar que los procedimientos administrativos se cumplan en cada una de las dependencias de la administración Municipal

1.2.4.3

Funciones

2. Vigilar, dirigir, controlar y evaluar los procesos administrativos, el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades de los funcionarios de cada dependencia y del personal a su cargo.

3. Dirigir, supervisar promover y participar en los estudios e investigaciones, que permitan mejorar la prestación de los servicios a cargo de la dependencia.

4. Adelantar dentro del marco de las funciones propias de la dependencia, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos.

1.2.5 Secretaria De Gobierno

1.2.5.1 Misión. Prestar asistencia político administrativa al Alcalde Municipal y de

la dirección y coordinación de programas relacionados con la implementación del Plan de Gobierno vigente. Llevar la conducción de asuntos relacionados con el orden público, en materia policiva, orden público y bienestar de la comunidad,

presentar las sugerencias y recomendaciones del caso como programas y acciones del Gobierno, manteniendo el orden dentro del municipio y su jurisdicción, Manejo y supervisión del Recurso Humano; y Recursos físicos (Suministros), y la Contratación Administrativa.

1.2.5.2 Objetivos. La agilización de trámites, Los contratos se ajustan a la normatividad en todo los aspectos., mantener un número consecutivo en los decretos y resoluciones, reactivación de los diferentes comités municipales. La puntualidad en el horario de trabajo, el cumplimiento de planes, programas y

19

proyectos del Gobierno Municipal. La nomina de pago de empleados de la entidad es exacta y se encuentran actualizados las prestaciones sociales y el pago de cesantías, los funcionarios de la Administración conocen sus funciones y son evaluados a tiempo, los actos administrativos expedidos por la Administración Municipal de Ricaurte están debidamente aprobados por Planeación Departamental, y se encuentran debidamente archivados.

1.2.5.3

Funciones

1. Dirigir la participación comunitaria de las comunidades y organizaciones comunitarias, inspecciones, juntas, y demás estamentos gubernamentales municipales.

2. Coordinar y vigilar el cumplimiento de los Planes, Programas y proyectos de gobierno municipal.

3. Con la coordinación del inspector de Policía Municipal, realizar visitas a establecimientos de comercio y proponer a este las sanciones del caso.

4. Atender, tramitar y resolver las peticiones, informaciones quejas y reclamos que formulen los ciudadanos en relación con el cumplimiento de funciones de la administración, realizar los informes de caso y tomar las medidas pertinentes.

5. Atender el proceso de contratación administrativa del municipio conforme a las exigencias y procedimientos de las disposiciones legales pertinentes, contratos de las formalidades plenas u órdenes de suministros, de trabajo, de servicios, incluido la LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS.

6. Suscribir las actas de recibo de bienes y/o servicios a entera satisfacción del Municipio por reunir las condiciones pactadas, o negarse, si hubiese lugar a ello.

7. Velar por la promulgación, divulgación o la publicación necesaria de los actos administrativos municipales, documentos oficiales y contratos, con sujeción a las normas legales pertinentes.

8. Sustanciar los asuntos policivos que en segunda instancia corresponden al Alcalde Municipal.

9. Hacer las veces de Jefe de Personal, llevar el registro de hojas de vida y conforme a las normas pertinentes proyectar las novedades de concesión, de permisos, licencias, vacaciones, renuncias, nombramientos, concursos, etc.

20

10. Asumir la competencia disciplinaria en primera instancia sobre las personas que cumplen funciones públicas municipales, conforme a las disposiciones legales pertinentes.

11. Llevar el control documental de los decretos, resoluciones acuerdos del Concejo, circulares, órdenes y demás documentos oficiales.

12. Realizar las notificaciones y comunicaciones de los actos administrativos emitidos por el Alcalde Municipal.

13. Elaborar conjuntamente con el Asesor Jurídico, Asesor Financiero y el Secretario de Obras Publicas el Manual de Contratación del Municipio para cada vigencia de acuerdo a los topes contractuales fijados por la ley de contratación.

14. Dictar los actos necesarios para la administración del personal que presta sus servicios en el Municipio de conformidad con el artículo 294 del Código de régimen Municipal.

15. Reportar oportuna y diligentemente las novedades de personal a la Tesorería Municipal y Presupuesto para efectos de elaboración de Nomina y liquidación de Prestaciones sociales y cesantías a que hubiere lugar.-

16. Despachar sin pérdida de tiempo los exhortos y oficios que dirijan las autoridades judiciales.

17. Ejercer acciones tendientes a la protección de las personas, niños e indigentes y su integración a la familia y a la vida social, productiva y comunitaria.

18. Servir de medio comunicativo entre el Alcalde y el Concejo Municipal, enviar al Gobernador, dentro de los cinco días siguientes a su sanción o expedición los acuerdos del Concejo , los decretos de carácter general que expida, los actos mediante los cuales se reconozca y decrete honorarios a los concejales y demás de carácter particular que el Gobernador le solicite.

19. Revisar las cuentas de cobro con sus respectivos anexos y remitirlos a la Tesorería Municipal para su pago.

20. Ejercer el control y vigilancia de las plazas de mercado, mataderos públicos así como ejercer la vigilancia y control de saneamiento ambiental y de los factores de riesgo del consumo, las cuales podrán realizarse en coordinación las autoridades agropecuarias o del sector salud, o con otros municipios y con el Departamento.

21

21. Expedir normas relativas, a rifas, juegos y espectáculos y velar por su cumplimiento.

22. Cooperar

con

las

autoridades

competentes

para

prevenir

calamidades

públicas a fin de dar protección a la vida, honra y bienes de la comunidad.

23. Bajo las directrices del Alcalde Municipal, atender las peticiones y demandas presentadas por los ciudadanos contra el Municipio.

24. Redactar los informes inherentes al cargo que le sean solicitados por el Alcalde.

25. Coordinar, Controlar y manejar el Archivo General del Municipio, propendiendo por su custodia.

26. Ejercer el control

sobre

la

legalidad

del funcionamiento

de vendedores

ambulantes: gas, gasolina, ventas estacionarias.

27. Con el apoyo de la policía Nacional controlar el ejercicio de la prostitución o venta de alucinógenos, en su consumo y distribución.

28. Representar al alcalde

cuando este lo delegue.

29. Realizar campañas

de moralización.

30. Citar al Concejo de seguridad ciudadana y presidir las reuniones.

31. Las demás inherentes a la naturaleza de su cargo y las que le asigne o le delegue el Alcalde Municipal o las autoridades competentes.

1.2.6 Secretaria de Obras e Infraestructura

1.2.6.1 Misión. Desarrollar acciones tendientes a mantener, mejorar, diseñar y construir la infraestructura del Municipio de Ricaurte, para satisfacer las necesidades y requerimientos de la Comunidad establecidos en el Plan de Desarrollo y en el P.O.T.

1.2.6.2 Objetivos. Nuestro reto es sensibilizar a la población sobre la importancia de la conciliación, la protección del espacio público y el cumplimiento de las normas para promover la convivencia y seguridad ciudadana, creando escenarios que permitan su expresión y participación en este proceso de cambio.

Conscientes de la importancia de nuestro recurso humano, proyectamos establecer políticas administrativas a nivel interno que estimulen el trabajo en

22

equipo para generar mayores niveles de productividad, bienestar y motivación.

1.2.6.3

Funciones

1. Dirigir la participación comunitaria en la administración pública con su intervención en la realización de obras.

2. Socializar ante la comunidad beneficiada la Obra a ejecutarse manteniendo permanente contacto propendiendo por que la Comunidad se convierte en veedora de la obra.

3. Coordinar y vigilar el cumplimiento de los planes y programas del Gobierno Municipal de obras civiles en el campo educativo, vial, de salud, de saneamiento básico, comunitario, cultural, deportivo y demás sectores.

4. Recibir a satisfacción las obras mediante acta suscrita con el contratista, cuando hubiese lugar a ello.

5. Expedir constancias, certificados, paz y salvos y demás documentos en ejercicio de sus competencias.

6. Planear, diseñar, coordinar, y ejecutar los proyectos de obras de infraestructura y dotación física del Municipio.

7. Ejecutar la construcción, dotación y mantenimiento de hospitales, centros de salud, planteles escolares, instalaciones deportivas de educación física y recreación.

8. Hacer la interventoría a los Contratistas del Municipio y de manera formal cuando el alcalde municipal lo determine.

9. Velar por la adecuada utilización y mantenimiento de la maquinaria y vehículos del Municipio

10. Con la permanente vigilancia del Alcalde municipal programar anticipadamente los trabajos a ejecutarse con la maquinaria del Municipio

11. Velar por la oportuna provisión de materiales de construcción, suministros, combustibles y demás elementos de trabajo.

12. Promover la adaptación de medidas de seguridad industrial para contratistas, empleados y trabajadores de las obras públicas.

13. Realizar las cotizaciones para los materiales y suministros que necesite en el

23

área de su trabajo.

14. Hacer presencia permanente en la ejecución de las obras Municipales para que contratistas, comunidad y funcionarios del Municipio cumplan oportunamente con sus objetos, deberes y responsabilidades y efectuar los informes del caso ante las autoridades competentes.

15. Cuidar que las obras públicas que ejecute el Municipio se realicen conforme a los planos, diseños, especificaciones o parámetros técnicos predeterminados y hacer los ajustes o recomendaciones del caso, de lo cual rendirá habida cuenta al Alcalde Municipal y a las autoridades competentes.

16. Suscribir las actas de recibo de las obras a entera satisfacción del Municipio por reunir las condiciones pactadas o negarse, si hubiese lugar a ello.

17. Asesorar al Alcalde Municipal y secretario de Gobierno en el proceso de licitación o concurso para la realización de obras.

18. Rendir los conceptos técnicos que se le solicite.

19. Velar

que

los

archivos

y

documentos

que

organizados y en buen estado.

la

dependencia

se

lleven

20. Formular proyectos de

construcción, conservación y mejoramiento de caminos

vecinales y representarlo ante los fondos o entidades de cofinanciación como FINDETER, fondo de cofinanciación de vías, el fondo de cofinanciación para la infraestructura Urbana, etc.

21. Gestionar ínter institucionalmente, con otros Municipios, asociaciones de municipios, secretaría de obras públicas Departamentales, etc., la realización de obras para el mejoramiento de la calidad de vida y las condiciones de los habitantes del Municipio.

22. En forma complementaria a la Ley 3º de 1991, con la cooperación del sector privado, comunitario y solidario, promover y apoyar programas y proyectos para otorgar subsidios a la vivienda de interés social, definida en la Ley, de conformidad con los criterios de focalización reglamentados por el gobierno nacional, conforme a la Ley.

23. Con el Alcalde Municipal otorgar permisos para desarrollar actividades de enajenación de inmuebles destinados a la vivienda y permiso para el desarrollo de planes y programas de vivienda realizados por autoconstrucción y de las actividades de enajenación de las soluciones de vivienda resultantes de los mismos planes.

24

24. Controlar el cumplimiento de las relaciones contractuales con los adquirientes y las personas que desarrollan las actividades de construcción de vivienda, para que no desmejoren las especificaciones de los planes arquitectónicos en cumplimiento a los reglamentos de propiedad horizontal y se ajusten a los modelos de contratos aprobados.

25. Asumir las tareas de ornato público a través de parques, jardines, plazas, monumentos, estatuas, bustos y demás obras de embellecimiento de la ciudad.

26. Proponer al alcalde municipal la adopción de políticas de vivienda de interés social y aplicar las normas de planeamiento y reforma urbana en sus aspectos físicos o territoriales, económicos, sociales, administrativo institucionales.

27. Dirigir la prestación del servicio de aseo público, recolección domiciliaria y disposición final de basuras por métodos que procuren su realización y prevenga la contaminación ambiental.

28. Coordinar las actividades que realizan los Funcionarios bajo su dependencia.

29. Mantener informado al Alcalde sobre el funcionamiento de su dependencia.

30. Coordinar y dirigir los trabajos que el Municipio, en razón de contratos o convenios, se comprometa ejecutar al servicio de particulares o de otras entidades públicas.

31. Representar a la Alcaldía en todos los aspectos relacionados con la secretaria de obras públicas.

32. Construir y conservar puentes, vías y edificaciones requeridas por los habitantes del municipio, ya sea por cuenta de la alcaldía o asociados en entidades públicas o privadas.

33. Las demás inherentes a la naturaleza de sus funciones o las que le asignen el Alcalde Municipal.

1.2.7 Secretaria de Planeación.

1.2.7.1 Misión. La Oficina de Planeación Municipal es la encargada de velar por la construcción equitativa y participativa de los procesos de planificación, efectuar el seguimiento al cumplimiento, gestión e impacto de las actividades y proyectos contemplados en el Plan de Desarrollo Municipal en el desarrollo económico, social, político y urbanístico, como fisico-biotico y cultural de los habitantes del

25

Municipio de Ricaurte.

1.2.7.2

Funciones

1. Dirigir el Desarrollo económico, social y el ordenamiento territorial.

2. Orientar, Coordinar y vigilar el cumplimiento de los Planes, Programas y proyectos de gobierno municipal.

3. Expedir normas y REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA sobre el ordenamiento territorial del Municipio.

4. Adelantar estudios de investigación para identificar necesidades de la población en el orden social, económico y de infraestructura para ser plasmadas en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.

5. Preparar, presentar y ejecutar los indicadores de gestión para el cumplimiento del Plan de desarrollo.-

6. Preparar, presentar y gestionar proyectos de cofinanciación ante los diferentes organismos nacionales e Internacionales, sean públicos o privados

7. Orientar, coordinar y vigilar el manejo del Sistema de Identificación de Beneficiarios SISBEN- y ajustarlo permanentemente de acuerdo a las necesidades del Municipio.

8. Diseñar el proceso y procedimientos de expedición de líneas paraméntales, licencias de construcción y nomenclatura de direcciones.

9. Evaluar permanentemente junto con la Dirección Financiera de Contabilidad y Presupuestal la Ejecución del Plan de Desarrollo.-

10. Ejercer el control y vigilancia de las licencias de Construcción conjuntamente con el Inspector de Policía.

11. Expedir las respectivas certificaciones de clasificación del Sisben para efectos de otorgamientos de subsidios.

12. Brindar las informaciones que los ciudadanos y público en general que lo soliciten sobre los temas de inherentes al Plan de Desarrollo.

13. Cooperar con las autoridades competitivas para prevenir calamidades públicas a fin de dar protección a la vida, honra y bienes de la comunidad.

26

14. Redactar los informes inherentes al cargo que le sean solicitados por el Alcalde.

15. Orientar la política de subsidios específicamente en el sector Educativo, de Salud y de Vivienda.-

16. Mantener actualizadas estadísticas en el sector educativo, de salud y de vivienda para tramitar las respectivas soluciones.

17. Elaborar la estratificación socio económica del Municipio y velar por su aplicación en el cobro de los servicios públicos

18. Fomentar activamente la participación comunitaria a través de los diferentes comités que reglamentan las normas. Realizar campañas de moralización.

19. Coordinar

y

manejar

el

Banco

de

Proyectos

del

Municipio

a

fin

que

permanentemente se cuente con proyectos para cofinanciar.

20. Las demás inherentes a la naturaleza de su cargo y las que le asigne o le delegue el Alcalde Municipal o las autoridades competentes.

1.2.8 Tesorería

1.2.8.1 Misión

Fomentar los cabildos abiertos, el diálogo, la concertación y la rendición de cuentas de los actos administrativos, como herramientas que permitan la toma de decisiones con la participación del pueblo.

Gestionar y administrar la consecución de los recursos económicos y financieros del Municipio de Ricaurte, asegurando la correcta asignación de los mismos entre las diferentes dependencias de la organización para contribuir al progreso, desarrollo económico y mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, la cual se cumplirá en un ambiente de respeto, compromiso e integridad que propenda por el fortalecimiento de valores individuales como la lealtad y honestidad donde se garantice el uso eficiente y eficaz de los recursos.

1.2.8.2 Objetivos. Ejecutar a cabalidad el Presupuesto Municipal.

Garantizar el buen manejo de los recursos financieros y económicos necesarios

para financiar los planes y programas establecidos en el plan de desarrollo orientados al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad y desarrollo social del Municipio de Ricaurte.

27

1.2.8.3

Funciones

1. Recaudar las rentas determinadas en el presupuesto del Municipio, lo mismo que los recursos extraordinarios de origen Departamental o Nacional.

2. Realizar el pago de las obligaciones autorizadas por el ordenador del gasto, previa verificación de los soportes legales respectivos y de la correcta identificación de los beneficiarios.

3. Atender por conducto de las distintas dependencias, la ejecución de los programas, la prestación eficiente de los servicios y responder por el efectivo cumplimiento y el correcto manejo de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros.

4. Administrar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de los programas, proyectos y las actividades de la dependencia y del personal a su cargo.

5. Dirigir, supervisar promover y participar en los estudios e investigaciones, que permitan mejorar la prestación de los servicios a cargo de la dependencia.

6. Adelantar dentro del marco de las funciones propias de la dependencia, las gestiones necesarias para asegurar el oportuno cumplimiento de los planes, programas y proyectos.

7. Distribuir los recursos cedidos por la Nación conforme a los porcentajes establecidos en la Ley 60/93, a fin de ordenar los pagos sobre estos recursos, conforme a las disponibilidades presupuéstales.

8. Manejar y controlar las cuentas bancarias donde se encuentren depositados los recursos del Municipio.

9. Mantener en custodia y bajo su responsabilidad los títulos de Inversión, certificados de cambio, garantías prendarías, especies venales y títulos valores que constituyan el patrimonio del Municipio.

10. Preparar y presentar la cuenta mensual y los informes financieros a la Contaduría General del Departamento, conforme a las metodologías e instrucciones que al respecto prescriban.

11. Constituir las reservas de caja de cuentas por pagar con obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y la entrega de bienes o servicios.

28

12. Realizar los análisis necesarios sobre el comportamiento de flujo de caja y efectivo.

13. Consignar diariamente en las cuentas los recursos que reciban en efectivo por concepto de Impuestos, tasas o contribuciones.

14. Rendir

informes

mensuales

sobre

el

Municipal y Alcalde Municipal.

estado

de

Tesorería,

al

Concejo

15. Establecer las responsabilidades mediante liquidaciones de los impuestos y obligaciones constituidas en mora, para efectos del cobro coactivo administrativo.

16. Recibir la estimación del avalúo catastral que hagan los propietarios poseedores de inmuebles o mejoras, o que los mismos presenten respecto de la fecha de adquisición de los inmuebles no incorporados al catastro o la determinación de la mejora, conforme a los artículos 183 y187 del Código de Régimen Municipal.

17. Rendir los informes al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de que trata el Artículo 248 del Código de Régimen Municipal.

18. Requerir

los deudores morosos del pago de impuestos, tasas o

contribuciones, para que se pongan al día o solicitar en caso contrario, la

iniciación del pago por jurisdicción coactiva.

a

19. Llevar el censo de los contribuyentes del fisco municipal, por concepto de los diferentes impuestos.

20. Llevar los libros de caja, bancos, control de presupuesto y los demás libros auxiliares que sean necesarios para el desarrollo y control respectivos.

21. Manejar y controlar las cuentas bancarias del municipio.

22. Efectuar las consignaciones y conciliaciones bancarias y preparar los boletines e informes correspondientes.

23. Efectuar

los

transferencias y aportes.

giros

oportunamente

a

las

entidades,

beneficiarias

de

24. Expedir los certificados de retención en la fuente.

25. Presentar a la Contraloría General del Departamento, los documentos exigidos para que ésta efectúe el control posterior, en cumplimiento de la función

29

fiscalizadora, de conformidad con la legislación vigente sobre la materia.

26. Efectuar oportunamente los pagos ordenados por el Alcalde con el lleno de los REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA establecidos.

27. Desarrollar programas tendientes a reducir él debido cobrar y el recaudo oportuno de los impuestos.

28. Llevar y mantener actualizados los registros de las diferentes operaciones de Tesorería.

29. Expedir Paz y salvos a los contribuyentes que se encuentran al día en sus obligaciones con el tesoro municipal.

30. Proferir los requerimientos especiales, los pliegos y traslados de cargos, los emplazamientos para corregir y declarar y las demás diligencias previas a la aplicación de sanciones, señaladas en el Estatuto de Rentas del Municipio.

31. Ejercer las facultades de fiscalización e investigación de los impuestos Municipales.

32. Identificar cada una de las fuentes u orígenes de los ingresos de la entidad.

33. Clasificar y agrupar cada ingreso según su origen y destinación.

34. Identificar y conocer las normas tributarias legales que regulan cada concepto de ingresos Tributario, No tributario y recursos del crédito.

35. Establecer claramente los mecanismos y procedimientos que se deben aplicar para el recaudo por cada concepto de ingreso.

36. Manejar los dineros recaudados, según su origen o destinación, en cuentas bancarias específicas.

37. Las demás funciones que señale el Alcalde Municipal.

30

CAPITULO 2 DE LOS CONTRATOS ESTATALES

2.1 PRINCIPALES CONTRATOS

El artículo 32 de la ley 80 de 1993, establece que son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere el presente estatuto, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen a continuación:

2.1.1 Contrato de Obra. Es el contrato orientado a la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, a la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Cuando estos contratos hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso público, la interventoría debería ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista.

2.1.1.1 Características

Se trata de un contrato formal, bilateral, oneroso, conmutativo, intuito personae; y como característica propia.

Se trata de un contrato de tracto sucesivo, por cuanto su ejecución se sucede en varios momentos en el tiempo.

Esta clase de contrato tiene como una más de sus características que durante su ejecución se pueden efectuar entregas parciales (mediante la suscripción de actas parciales de obra), sin perjuicio del resultado final.

La actividad material debe realizarse únicamente sobre bienes inmuebles

La selección del contratista siempre debe efectuarse por licitación pública, salvo que se trate de menor cuantía y mínima cuantía.

Se pactaran clausulas excepcionales, y adicionalmente que cabe la institución de la rescisión del contrato, que para la entidad es la capacidad para terminar unilateralmente el contrato, y para el contratista la de hacerlo cuando la administración efectúe modificaciones unilaterales al contrato que lo alteren en una cifra mayor del 20% del valor.

31

2.1.1.2 Clasificación. El

contrato de obra, según su forma de pago de la siguiente manera:

artículo 69

del Decreto 150 de 1976, clasifica al

2.1.1.2.1 Contrato de obra por un precio global o a precio alzado. Aquel en el

que el contratista, a cambio de las prestaciones a las que se compromete, obtiene como remuneración una suma global fija, en la cual están incluidos sus honorarios, y es el único responsable de la vinculación de personal, maquinaria, de la elaboración de los subcontratos y de la obtención de materiales, todo lo cual realiza en su propio nombre y por su cuenta y riesgo, sin que el dueño de la obra adquiera responsabilidad alguna por dichos actos . no obstante que el contrato es

a precio global, es decir, que anticipadamente se sabe cuál es el monto total de la ejecución del total de la obra, nada se opone a que la entidad estatal y el contratista, acuerden pagos por las cantidades de obras que se vayan ejecutando, hasta completar el total.

2.1.1.2.2 Contrato de obra por precios unitarios. Son aquellos

se pacta el precio por unidades o cantidades de obra y su valor total es la suma de los productos que resulten de multiplicar las cantidades de obras ejecutadas

por el precio de cada una de ellas, dentro de los límites que le mismo convenio fije. En este tipo de contratos como su nombre lo indica, el precio no está referido

al valor total de la obra, sino al de sus unidades o porciones.

en los cuales

2.1.1.2.3 Contrato de obra por administración delegada. Son aquellos en los

que el contratista, por cuenta y riesgo del contratante, de quien será representante para todos los efectos negóciales relativos a la obra, se encarga de la ejecución del objeto del contrato. El administrador delgado, tiene como obligación esencial, la de tomar bajo su responsabilidad la dirección técnica de la obra, de conformidad con las cláusulas del respectivo contrato, la cual es de propiedad de la entidad estatal.

No obstante, cuando el administrador delgado fuere una persona jurídica, deberá mantener por su cuenta, un representante suyo, arquitecto o ingeniero matriculado, según la naturaleza de la obra, con facultades suficientes para estudiar y resolver los problemas que surjan durante la ejecución del contrato.

2.1.1.2.4 Contrato de obra pública mediante el sistema de rembolso de gastos. En esta clase de contratos, el contratista con cargo a sus propios recursos, ejecuta las obligaciones a que se comprometió y con la periodicidad acordada, la entidad estatal le va reintegrando los gastos comprobados y los honorarios causados, estos últimos se señalaran de acuerdo con las tarifas que, con aprobación del gobierno nacional establezcan las asociaciones profesionales que tengan el carácter legal de “cuerpo consultivo del gobierno”, la generalidad de la doctrina coincide en señalar que la modalidad esencial bajo la cual gira este tipo de contratos, es la de concesión de obra pública.

32

2.1.1.2.5

Contrato llave en mano. En esta clase de contratos el contratista se

compromete a realizar las siguientes labores:

I. la totalidad de los anteproyectos, proyectos, estudios y diseños que la obra requiera.

II. la ejecución material de las obras, instalaciones y suministros.

III. la financiación de las actividades mencionadas en los numerales I y II.

Bajo esta modalidad de contratación las entidades estatales encuentran un alivio en sus finanzas públicas, sobre todo por el compromiso último de financiación tanto de los estudios de prefactibilidad y factibilidad como de la ejecución de la obra.

2.1.1.2.6 Contratos mixtos. Son aquellos en los cuales el objeto se ocupatanto

de los diseños como de la ejecución de la obra, lo cual no quiere decir que la entidad se excluya de la obligación siquiera de adelantar un estudio de prefactibilidad, con el cual contrate esta obra, incluidos los diseños.

2.1.2 Contrato de Consultoría. Este tipo de contrato está referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, diagnósticos, asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión, interventoría asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos (eventos todos en los que se reitera, el interventor deberá impartir sus órdenes o sugerencias por escrito, enmarcándolas dentro de los términos del respectivo contrato); lo mismo que los concursos para la selección de consultores de diseños, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos y así mismo el estudio del Mercado de acuerdo a los lineamientos del Decreto 1510 de 2013.

2.1.2.1 Cuantía del Contrato de Consultoría. La cuantía será el monto de los costos del trabajo de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos, más los costos de los estudios o labores técnicas fundamentales que apoyan el objeto del concurso, por lo que para el efecto, las propuestas se toman como una unidad.

2.1.2.2 Partes del Contrato de Consultoría. En el contrato de consultoría intervienes cuatro partes:

La entidad estatal promotora: como organismo interesado en adelantar el proceso de selección mediante el concurso arquitectónico.

El organismo asesor: es el que organiza y diseña los aspectos técnicos del concurso y actúa como coordinador de la entidad estatal promotora con el jurado calificador y de estos dos con los proponentes.

33

El jurado calificador: es cuerpo independiente que estudia, califica y recomienda la propuesta que de manera más idónea y favorable, se ajuste a las bases del concurso.

Proponentes: son las personas naturales o jurídicas, uniones temporales o consorcios, que se encuentran inscritas para participar y presentar sus propuestas de acuerdo con las bases del concurso.

2.1.3 Contrato de Prestación de Servicios. El contrato de prestación de servicios tiene por objeto realizar, con personas naturales, actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de una entidad pública, por el termino estrictamente indispensable, cuando ellas no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. Se lo conoce también esta tipo de contrato como tercerización o servicio tercerizado.

2.1.3.1 Elementos. Solo puede celebrarse en aquellos eventos en que las funciones propias de la entidad, no puedan ser cumplidas con personal de planta de la entidad oficial, o cuando es indispensable la vinculación de personas con conocimientos especializados, todo lo cual ha de reunir los siguientes elementos:

Obligación Con Prestación De Hacer: Debe contener una obligación con prestación de hacer, a cargo de una persona, natural o jurídica, con conocimientos profesionales, técnicos, especializados y experta en la albor contratada.

Autonomía e independencia técnica y científica del contratista: En atención a ello, la subordinación no está aparejada a la ejecución, pues el contratista, tiene alta y amplia discrecionalidad.

Excepcionalidad y temporalidad o duración limitada: El término del vínculo jurídico debe ser el estrictamente necesario para desarrollar el objeto contractual. si las funciones o actividades que requieren la vinculación de este tipo especializado de personas, se prolongan en el tiempo, demandando una permanencia mayor o indefinida, para convertirse en ordinaria y permanente, es imprescriptible que la entidad adelante los trámites correspondientes para incorporar a la planta de personal y al presupuesto, dicho empleo y su remuneración.

2.1.4 Contrato de Suministro. Contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

34

2.1.4.1

Partes del Contrato

Proveedor o Suministrante: es quien se obliga al cumplimiento de las prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

Consumidor o Beneficiario: es el destinatario de las prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.

2.1.4.2 Características del Contrato de Suministro

Solemnidad: igualmente y como esta reseñado, debiendo constar por escrito el contrato estatal, esta forma especial de vinculación jurídica es solemne, a diferencia de lo que ocurre en materia comercial, régimen en el cual es meramente consensual, por lo que basta acuerdo sobre precio y cosa para que se perfeccione.

Onerosidad: es oneroso por definición legal, dado que existe un vínculo obligacional a cambio de una contraprestación sin que esta sea necesariamente en dinero, pues bien puede serlo también mediante cosas (dinero o especie) o servicios.

De ejecución sucesiva: este tipo de contrato es de ejecución sucesiva. las prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios, los beneficios de tal régimen se predican de la conservación y almacenamiento de la mercancía, todo lo cual marca notable diferencias con otros tipos de obligaciones y derechos, especialmente con la compraventa. en efecto, en el contrato de compraventa (el cual es de ejecución inmediata), si la entidad estatal adquiere bienes, estos son entregados en forma inmediata, cesando la responsabilidad del vendedor y originándose automáticamente para la entidad estatal el deber de salvaguardarla.

En el suministro por el contrario, la preservación y conservación de los bienes corre a cargo del proveedor o suministrante. Los riesgos los asume él, puesto que ese régimen normativo, a diferencia de lo que ocurre en materia civil, la regla general es que las cosas perecen para el dueño, y el suministrante lo es hasta el momento de la entrega, lo cual tiene gran significación en materia económica y de responsabilidad. En este tipo de contrato, los pagos coinciden con la demanda que de la entrega de los bienes o servicios haga el consumidor, suministrado o beneficiario, precisando que si el suministro es de carácter periódico, el precio correspondiente se deberá por cada prestación y en proporción a su cuantía, y deberá pagarse en el acto, salvo acuerdo en contrario de las partes. Estas circunstancias son las que permiten en materia de contratación estatal, evaluar las condiciones presupuestales para demandar la entrega de los bienes. Los tiempos, la cantidad, el valor y en general, el marco obligacional, es determinado por los sujetos convencionales, lo que connota su libre discusión. La autonomía

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de la voluntad es el poder vinculante que diseña el objeto contractual. Por tal razón, la libre discusión permite establecer aspectos trascendentales tales como determinación del objeto, periodicidad de las entregas, cuantía de los pagos y solo en ausencia de ella, la ley nutre el contrato con sus previsiones y con las normas de otros contratos.

2.1.4.3 Cesación del Vínculo Jurídico. El vínculo jurídico que ata a ambos extremos puede hacerse cesar por dos vías:

Unilateralmente: en el evento de presentarse incumplimiento de una de las partes relativa a alguna de las prestaciones, conducta que autoriza a la otra para obrar en tal sentido, con la correspondiente indemnización de perjuicios cuya fijación será producto de una justa tasación. Es menester además que ese incumplimiento le haya ocasionado perjuicios graves o tenga cierta importancia, capaz por si sola de mermar la confianza de esa parte para hacer los suministros sucesivos.

Bilateralmente: solo en el evento de no haberse estipulado la duración del suministro. en esta hipótesis se hace imprescindible dar preaviso en el término convenido para ello, o en su defecto, lo establecido por la costumbre o con la antelación que la naturaleza del suministro dicte como razonable.

Ese marco general de terminación del contrato, queda exceptuado con la restricción consistente en que, en ningún caso, el que efectúa el suministro podrá poner fin al mismo, sin dar aviso al consumidor.

2.1.5 Contrato de Interventoría. El contrato de interventoría consiste en el examen y fiscalización de la ejecución de un contrato, que puede ser de obra pública.

Esta actividad se contrata con una persona independiente tanto de la entidad estatal como del contratista a quien se le va a ejercer la supervisión o fiscalización, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables, en lo penal, civil y administrativo.

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución técnicamente del objeto contratado a través de un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

36

2.1.5.1

Finalidades de la Interventoría

Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos.

Asegurar que el contratista se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas para la ejecución del contrato.

Mantener comunicación permanente con el contratista y suministrar a la entidad contratante los informes que ella requiera.

Propender porque no se generen conflictos entre las partes contratantes y adoptar las medidas tendientes a solucionar eventuales controversias de manera directa o en su defecto formular alas a las partes.

Velar porque la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

2.1.5.2 Facultades de la Interventoría

Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.

Impartir

las

obligaciones.

instrucciones

al

contratista

sobre

el

cumplimiento

de

sus

Exigir la información necesaria, así como recomendar lo que contribuya a la mejor ejecución del contrato y en general adoptar las medidas para la óptima ejecución del objeto contratado.

Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. las ordenes e instrucciones serán por escrito y son de obligatorio cumplimiento, siempre y cuando estén en concordancia con la Constitución, la ley y el contrato.

2.1.5.3 Facultades y Deberes de los Supervisores. La Supervisaría contractual

implica el seguimiento al ejercicio del cumplimento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

El supervisor que no haya informado oportunamente a la entidad de un posible

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incumplimiento parcial o total de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con este de los perjuicios que ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con este, de los perjuicios que ocasionen.

Uno de los principales deberes de los interventores es informar de manera oportuna sobre el incumplimiento del contrato, pues de no hacerlo será solidariamente responsable de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento. De igual manera, se presentara solidaridad si el interventor informa, y el ordenador del gasto no toma las medidas correctivas a tiempo.

2.1.6 Contrato de Adquisición de Inmuebles. Las Entidades Estatales pueden adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa, para lo cual deben seguir las siguientes reglas establecidas en el decreto 1510 de 2013 en su artículo 82:

Avaluar con una institución especializada, el bien o los bienes identificados que satisfagan las necesidades que tiene la Entidad Estatal.

Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

La Entidad Estatal puede ser parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo.

Adquisición que la Entidad Estatal, realizara bajo la figura regulada en el artículo 1849 del Código Civil, que define el Contrato de Compraventa como aquel contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. De acuerdo a lo expuesto por la doctrina es el dinero el que impone la característica fundamental de este acto jurídico; de ahí que el artículo 1849 señala que el dinero que el comprador da por la cosa se llama precio y respecto del verbo rector dar, no significa tan solo entregar, sino que exige, la transmisión del dominio del bien, por lo tanto si se hace la entrega pero no se transmite el dominio, no se ha cumplido con la obligación principal de dar.

38

2.1.6.1

Características

Bilateral. En este tipo de contrato nacen obligaciones reciprocas para las partes contratantes, en donde el vendedor se obliga a entregar una cosa y el comprador a pagar por esa cosa una suma de dinero.

Consensual. El contrato de compraventa se perfecciona y se reputa perfecto

desde el momento en que las partes han convenido en la cosa y el precio, por

lo tanto, el solo consentimiento de las partes perfecciona el negocio. Sin

embargo cuando se trata de bienes inmuebles, servidumbres, derechos de herencia y las ventas hechas por ministerio de la justicia, la ley ha determinado una solemnidad, esta solemnidad está asociada a la celebración de una

escritura pública.

Oneroso. En el contrato de compraventa ambas partes pretenden una utilidad, por cuanto las partes conocen el alcance de las prestaciones.

Principal. Es un contrato principal por cuanto no requiere de ningún otro acto jurídico para su conformación o subsistencia.

Nominado. El contrato de compraventa está definido en el Código Civil, le hace producir efectos y al contrato se entienden incorporadas todas aquellas normas que no son contrarias a su esencia o al querer de las partes.

De Ejecución Instantánea. Cuando las partes expresan su voluntad sobre la cosa y el precio, el contrato se perfecciona y empieza a ejecutarse, por cuanto

el contrato se cumple en un solo acto, aun cuando las prestaciones estén

sometidas a una regulación periódica.

2.1.6.2 Requisitos

Capacidad. De acuerdo al artículo 1502 del Código Civil, la capacidad legal de una persona consiste en poderse obligar por sí misma y sin el consentimiento

o autorización de otra. Al confrontar esta definición con el contrato de

compraventa, se señala que la capacidad se determina por la aptitud de derecho para comprar y vender. Por lo tanto, puede comprar o vender toda

persona que sea capaz para ese acto jurídico.

El artículo 1851 del Código Civil, establece que son hábiles para celebrar el

contrato de compraventa todas las personas que la ley no declara inhábiles para celebrarlo o para celebrar otro tipo de contrato.

Consentimiento. El consentimiento es la expresión de la voluntad de las partes acorde con el precio y el objeto. Este consentimiento no puede adolecer

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de ninguno de los vicios enunciados en el artículo 1508 del Código Civil, que

son error, fuerza o dolo voluntad.

y se produce bajo el principio de la autonomía de la

En lo que tiene que ver con los contratos estatales, la entidad estatal puede prestar su consentimiento para enajenar o adquirir bienes

2.1.7 Contrato de Arrendamiento de Inmuebles. Las Entidades Estatales, pueden alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa, para lo cual deben seguir las siguientes reglas establecidas en el decreto 1510 de 2013 en su artículo 83:

verificar las condiciones del mercado inmobiliario en el Municipio en la que la Entidad Estatal requiere el inmueble.

analizar y comparar la condiciones de lo bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

De acuerdo al artículo 1973 del Código Civil, el arrendamiento es un contrato en el que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa y la otra a pagar por este goce un precio determinado.

2.1.7.1 Cosas Susceptibles de Arrendamiento. Según lo establecido en el artículo 1974 del código civil, son susceptibles de arrendamiento todas las cosas corporales o incorporales, que pueden usarse sin consumirse, excepto aquellas que la ley prohíbe arrendar tales como:

Los bienes de uso publico

Los derechos personalísimos.

Las cosas consumibles.

2.1.7.2 Partes del Contrato:

Arrendador: Es la parte que da el goce de la cosa dada en arrendamiento.

Arrendatario: Es la parte que da el precio por el goce de la cosa arrendada.

2.1.7.3 Obligaciones de las Partes

Obligación del arrendador

Entregar al arrendatario la cosa arrendada.

Mantener la cosa en estado de servir para el fin que ha sido arrendada.

Librar al arrendatario de toda perturbación en el goce de la cosa arrendada.

Permitir el goce del bien objeto del contrato.

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Obligación del Arrendatario

Pagar la renta en el lugar y periodo pactado.

Usar la cosa según los términos del contrato.

Ejecutar las reparaciones locativas.

restituir la cosa arrendada al término del contrato en el estado en el que le fue entregada.

2.1.7.4 Características

Consensual. El contrato de arrendamiento se perfecciona y se reputa perfecto con el consentimiento de las partes.

Bilateral. En este tipo de contrato nacen obligaciones reciprocas para las partes contratantes.

Oneroso. En el contrato de compraventa ambas partes pretenden una utilidad.

Principal. No depende de la existencia de otro contrato para que surja a la vida jurídica y produzca efectos.

Nominado. El contrato de arrendamiento está definido en el Código Civil, y al contrato se entienden incorporadas todas aquellas normas que no son contrarias a su esencia o al querer de las partes.

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CAPÍTULO 3 ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

3.1 EL COMITÉ DE CONTRATACION

Se crea el Comité de Contratación con el propósito de definir los lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y post-contractual, que a su vez funcionará como órgano asesor y consultor de los diferentes procesos contractuales que la entidad adelante, respectivamente, y que garantizará el desempeño armónico de las distintas dependencias de las dependencias de la Administración Municipal en la gestión contractual, cuando se le convoque o se le requiera, quienes también deberán desempeñarse como Comité Evaluador de las ofertas para todos y cada uno de los procesos contractuales que la entidad adelante.

3.1.1 Composición del comité de contratación. El Comité de Contratación

estará integrado por un equipo interdisciplinario conformado de la siguiente manera:

a) Secretarios de Dependencias

b) El Asesor Jurídico(a).

c) El Asesor Financiero.

d) El Supervisor del contrato, de acuerdo al tema o temas que traten los funcionarios de las dependencias.

3.1.2 Funciones del Comité de Contratación. Son funciones del Comité de

Contratación:

1. Formular las políticas de contratación, los criterios y estrategias internas en materia de contratación que deben regir la actividad contractual en cada una de sus etapas, dentro del marco establecido por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013 y demás normas legales y reglamentarias que regulan la contratación del Estado, así como por el Manual de Contratación de la entidad, y demás normas concordantes y complementarias.

2. Asesorar la actividad contractual en materia de adquisición de bienes muebles, obras y servicios administrativos internos, de concursos públicos y licitaciones públicas y otras relacionadas con la misión del Municipio, buscando que se ajusten a las necesidades reales de la entidad y a la programación de adquisiciones aprobada para cada vigencia, dando aplicación a los principios de economía, transparencia y de responsabilidad y en especial al deber de selección objetiva establecidos en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, ley

42

1474 de 2011, Decreto

reglamentarias que regulan la contratación del Estado, así como por el Manual de Contratación de la entidad, y demás normas concordantes y complementarias.

y demás normas legales y

1510

de

2013

3. Estudiar y conceptuar sobre el restablecimiento de la ecuación económica de los contratos, el reajuste de precios y la procedencia de la suspensión, prórroga o adición de los mismos, que deban ser de conocimiento del Comité de Contratación por su complejidad o importancia.

4. Los Comités tendrán a su cargo la verificación de los requisitos habilitantes y calificación de las propuestas recibidas en desarrollo del proceso de contratación. Como resultado de la consolidación de la evaluación realizada a cada requisito: jurídico, técnico o de ponderación, se estructurará el informe de evaluación.

5. Realizar las evaluaciones de todos los procesos de selección (licitaciones, selecciones abreviadas, concursos de méritos, subastas, procesos de mínima cuantía) y emitir los correspondientes informes de evaluación, como las respuestas a las observaciones presentadas al informe de evaluación según sea el caso. Así mismo deberá recomendar al ordenador del gasto y de acuerdo con la evaluación la propuesta más benéfica para su adjudicación.

6. Todas las inherentes y relacionadas con la materia de Contratación Pública.

3.1.3 Actividades

a) Proyectar la verificación de los requisitos habilitantes de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones.

b) Evaluar las propuestas presentadas por los oferentes.

c) Interpretar y aplicar las disposiciones del pliego de condiciones.

d) Preparar las solicitudes de aclaración a los correspondientes proponentes.

e) Consolidar el informe de evaluación.

f) Preparar

la

evaluación.

respuesta

a

las

observaciones

formuladas

al

g) Asistir a la audiencia de adjudicación.

43

informe

de

3.1.4 Obligaciones

a) Ceñirse en su proceder a lo dispuesto en la ley y el pliego de condiciones y atendiendo los plazos fijados en el pliego. En caso que se requiera alguna aclaración del contenido de la oferta, deberá informar con la debida anticipación al funcionario de tramitar el proceso de contratación, a fin de que se tomen las medidas que correspondan.

b) Guardar estricta reserva y confidencialidad de toda la labor que adelanten, así como de las conclusiones que surjan como resultado de su actividad.

c) Informar cualquier anomalía detectada durante el desarrollo de los procesos de contratación.

d) Abstenerse de recibir naturaleza.

dádivas, obsequios o favores de cualquier índole o

e) Documentar debidamente todo el proceso de evaluación de manera que se pueda verificar y constatar la labor desarrollada y entregar toda la información, para su correspondiente archivo y custodia.

f) Velar por la integridad de las propuestas sin mutilarlas o afectarlas de tal manera que se comprometa su contenido.

g) De acuerdo con el resultado de la evaluación, recomendar al Ordenador del Gasto o su funcionario con actividades desconcentradas, la propuesta más conveniente para efectos de la adjudicación, o la declaratoria de desierta.

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CAPITULO 4 SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DEL CONTRATO

La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

4.1 LA SUPERVISIÓN

Consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

4.2 LA INTERVENTORÍA

Consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

En licitación pública obligatoriamente la interventoría debe ser externa. La designación del supervisor se efectuara acorde con las competencias de cada sector de la secretaría correspondiente.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y

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serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

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CAPITULO 5 PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

5.1 PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

El Plan Anual de Adquisiciones, es el plan general de compras el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto 1510 de 2013 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente.

El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del Municipio de Ricaurte y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año.

La planeación de las adquisiciones se fundamenta en el Plan de Desarrollo, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual.

El Plan Anual de Adquisiciones para el Municipio de Ricaurte, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control.

Las personas encargadas de elaborarlo son todos los funcionarios jefes de dependencias acorde al manual e instrucciones de Colombia Compra. el Plan específico, la consolidación, verificación y control del mismo se efectuara por parte de la Secretaria de Planeación del Municipio.

5.1.1 Elaboración. Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos

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de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización. De igual manera, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras, que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.

El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento de planificación y programación de las adquisiciones del Municipio de Ricaurte, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación. Permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que el Municipio de Ricaurte contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.

5.1.2 Elementos. El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:

Necesidad

Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador.

Valor y tipo de recursos.

Modalidad de selección

Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación.

Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web, Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y

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fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones).

5.1.3 Análisis. Después de su elaboración se remite a la Secretaria de

Planeación, para su análisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (genéricos), buscando economías de escala.

5.1.4 Adopción. El Plan Anual de Adquisiciones se presenta a la Secretaria de

Planeación, que es la responsable de su consolidación para su posterior

publicación en cumplimento a las normas establecidas.

5.1.5 Evaluación y seguimiento. La Secretaria de Planeación, debe hacer

seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones.

5.1.6 Lineamientos. Los Secretarios de Dependencias serán los responsables

de elaborar, revisar y suscribir el Plan Anual de Adquisiciones en lo que les corresponda, y de hacer seguimiento a su oportuno cumplimiento, solicitando en tiempo las modificaciones a que haya lugar.

Una vez radicado el Plan Anual de Adquisiciones en la Subdirección de Gestión Contractual, ésta lo deberá remitir en medio magnético a la Secretaria de Planeación, para que se proceda a emitir visto bueno en lo referente a la coherencia de los programas y metas contenidos en el Plan Anual de Adquisiciones los cuales deben corresponder a los planes de acción por cada dependencia.

Una vez se cuente con el Visto bueno de la Secretaria de Planeación, esta deberá verificar que los procesos de contratación que se adelanten se encuentren incorporados en el Plan Anual de Adquisiciones del Municipio o los Fondos a su cargo, de lo contrario no dará trámite a la solicitud.

Toda solicitud de modificación del Plan Anual de Adquisiciones debe ser debidamente justificada por el Secretario de Despacho, y de la misma deberá remitirse copia a la Secretaria de Planeación.

Todos los procesos de contratación que se adelanten en desarrollo del Plan Anual de Adquisiciones se someterán al Manual de Contratación del Municipio y a los procedimientos que lo desarrollan, salvo que el Manual expresamente los excluya de su campo de aplicación.

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Los documentos contractuales que se presenten sin el cumplimiento del Estatuto General de Contratación y las reglamentaciones internas sobre la materia no serán tramitados y en este caso será responsable la dependencia respectiva por el incumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones.

Las modificaciones de Plan Anual de Adquisiciones, para cada dependencia, no podrán ser más de doce (12) en la totalidad de la vigencia, pues cada dependencia responsable debe adelantar las acciones pertinentes para el oportuno cumplimiento del plan.

5.1.7 Pasos del Procedimiento.

Cuadro 1. Pasos del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones

     

Punto de

 

No.

Actividad

 

Tarea

 

Control

Responsable

 

Diligenciar el Formato para

El formato deberá contener como mínimo la información de presupuesto de las actividades de que cada dependencia desea, la modalidad de selección que se

 

Secretaría de

Planeación

1 el Plan Anual de Adquisiciones

empleará para ejecutar los recursos, los plazos estimados para la remisión de los estudios previos, la adjudicación y/o celebración del contrato o convenio, y el plazo de ejecución del contrato o convenio.

 

Revisión y aprobación 2 del Formato para el Plan Anual de Adquisiciones

   

Secretaría de

La Secretaría de Planeación, revisara

y aprobará el formato en el que se elaborará el Plan Anual de Adquisiciones del Municipio.

Planeación

   

Una vez aprobado el formato de Plan

   

Incluir información presupuestal

Anual de Adquisiciones por

la

Secretaría de Planeación, lo remitirá

a Tesorería, para que ésta incorpore en el mismo los rubros

Secretaría de

Planeación

3 en el formato de Plan Anual de Adquisiciones.

presupuestales

a

cargo

de

cada

dependencia y el

valor de los

Tesorería

mismos.

Una vez incorporada la información presupuestal en el formato, éste será devuelto a la Secretaria de Planeación.

 

50

Continuación Cuadro 1.Pasos del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones

 

Remitir

La Secretaría de Planeación, remitirá en medio físico y magnético el formato que contenga la información presupuestal a cada una de las dependencias que tengan a cargo la ejecución de los recursos.

   

4

formato a las dependencias responsables

Secretaría de

Planeación

 

Diligenciar formato por parte de las dependencias responsables

Las dependencias responsables diligencian el formato de Plan Anual de Adquisiciones en el formato establecido, dentro del término establecido en el Manual de Contratación.

   

5

 

Secretario de

En el caso en que las dependencias cuenten con recursos que no deban ser ejecutados a través de contratos o convenios, así deberán manifestarlo expresamente, indicando la forma en que serán ejecutados.

dependencias

   

La Secretaría de Planeación, revisará los formatos diligenciados de acuerdo con sus competencias

 

Secretaría de

Acta o memoria donde consten las decisiones de la reunión de revisión del proyecto de Plan Anual de Adquisiciones, suscrita por las dependencias participantes en la reunión

Planeación

Revisar los

La Secretaría de Planeación, convocara a una reunión con la presencia de cada uno de los

Secretarios de Dependencias y revisará los formatos diligenciados por las dependencias responsables.

 

formatos

6

presentados

por las

dependencias

Secretaría de

responsables

 

Planeación

En

el

marco

de

la

reunión

se

Secretarios de

revisará

la

viabilidad

de

los

Dependencias

cronogramas

propuestos,

las

modalidades

señaladas

para

los

procesos

de

selección

y

lo

 

relacionado

con

las

normas

presupuestales.

 
 

51

Continuación Cuadro 1.Pasos del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones

 

Suscribir el Plan Anual de

Una vez revisado el contenido del formato para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, este deberá ser suscrito por los Secretarios de Dependencias que tengan a su cargo la ejecución de los recursos.

   

7 Adquisiciones por parte de cada dependencia.

Secretarios de

Dependencias

 

Consolidar y

Con fundamento en los formatos suscritos por los Secretarios de Dependencias, La Secretaría de

 

Secretaría de

8 aprobar el Plan Anual de Adquisiciones.

Planeación, consolidará el plan en un solo documento y se remitirá para revisión y firma de los ordenadores de gasto, en lo que corresponda.

Planeación

   

El

Plan

Anual

 

de

Adquisiciones

Verificar que el Plan Anual de Adquisiciones consolidado se encuentre firmado por cada uno de los ordenadores del gasto

 

consolidado

 

y

suscrito

será

9 Publicar el Plan Anual de Adquisiciones.

divulgado

a

las

diferentes

dependencias del

Municipio

y

Secretaría de

publicado en la página web de la entidad y el SECOP.

Planeación

 

Realizar 10 Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones

Cualquier solicitud de modificación del Plan Anual de Adquisiciones debe ser formulada por el Secretario de Dependencia responsable de la ejecución de los recursos, mediante un memorando dirigido a la Secretaría de Planeación, en el cual señalará los argumentos que justifican la modificación del plan. Al memorando de solicitud de modificación deberá anexarse en medio magnético el formato de Plan Anual de Adquisiciones, y una vez cuente con visto bueno de la Secretaría de Planeación, debe ser remitido en su versión impresa, debidamente diligenciado con la modificación propuesta.

 

Secretarios de

Dependencias

52

Continuación Cuadro 1.Pasos del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones

   

La Secretaría de Planeación, convocará una reunión con la presencia del Secretario de Dependencia responsable, para revisar la modificación propuesta.

Secretaría de

Planeación

Secretario de

Dependencias

En

el caso

en que se apruebe la

 

modificación,

se

remitirá

el

Realizar Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones

documento

para

revisión

y

aprobación

Planeación,

a

finalmente realizada la

Secretaría de

la

Secretaria de

Planeación

revisión

se

procederá

a

la

10

 

aprobación de la Modificación del Plan Anual de Adquisiciones y se publicará.

En el caso que no se apruebe la modificación, se levantará un acta de la reunión, dejando constancia de las razones por las cuales no se modifica el plan.

Secretarios de

Dependencias

 

Las modificaciones de Plan Anual de Adquisiciones, se deben presentar de manera bimensual durante los 5 días hábiles de cada mes. Para cada dependencia, no podrán ser más de doce (12) en la totalidad de la vigencia.

 
   

La Secretaría de Planeación, deberá verificar permanentemente el cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones.

Secretaría de

Realizar seguimiento a

Planeación

11

la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones.

La Secretaría de Planeación, deberá verificar previo inicio de cualquier proceso de contratación, que el mismo se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisiciones del Municipio, una vez este se encuentre aprobado.

Secretaría de

Planeación

   

53

Continuación Cuadro 1.Pasos del Procedimiento Plan Anual de Adquisiciones

   

La Secretaría de Planeación, hará una verificación del cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones, como mínimo cada tres meses después de su aprobación, y requerirá a las dependencias que presenten incumplimientos. De estos oficios remitirá copia al

Secretaría de

Realizar seguimiento a

Planeación

11 la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones

Despacho del Señor Alcalde.

 

Cuando se presenten nuevas necesidades solicitar la modificación del Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con el procedimiento establecido en este documento, acorde al requerimiento realizado por la Secretaría de Planeación.

Secretario de

   

Dependencias

   

A

más tardar el 15 de diciembre de

 

Reportar el cumplimiento

12 del Plan Anual de Adquisiciones.

la

respectiva vigencia, la Secretaría

Secretaría de

de Planeación, reportará al

Despacho del Señor Alcalde el porcentaje de cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones, especificando el que corresponda a cada dependencia.

Planeación

 

54

CAPITULO 6 ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN

A continuación se indican las principales etapas del proceso contractual y los funcionarios responsables:

Cuadro 2. Etapas del proceso contractual

ACTIVIDAD

 

AREA

RESPONSABLE

El estudio de las necesidades de la Entidad Estatal.

 

Administración

 

Municipal

Secretarios de dependencias o Supervisor del contrato

Los estudios

del sector

Administración

Secretarios de dependencias o Supervisor del contrato

y estudios de mercado

 

Municipal

Los procedimientos presupuestales, financieros y de pago.

Administración

Supervisor y/o interventor

municipal

Tesorería

La estimación

y

Administración

Secretarios de dependencias o Supervisor del contrato

cobertura de los Riesgos

Municipal

La

definición

de

los

Administración

 

requisitos habilitantes.

Municipal

Secretarios de dependencias o Supervisor del contrato, y asesor jurídico y financiero

La definición

de los

Administración

Secretarios de dependencias o Supervisor del contrato, y asesor jurídico y financiero

criterios de evaluación de

Municipal

propuestas

 

55

Continuación Cuadro 2. Etapas del proceso contractual

Selección contratistas

 

Administración

Comité asesor y evaluador

 
 

Municipal

 

El

Manejo de los

Administración

Secretaría de Planeación y grupo de contratos. tesorería y archivo

Documentos del Proceso, incluyendo su elaboración, expedición, ubicación, archivo,

Municipal

mantenimiento y demás actividades de gestión documental

 

La

supervisión

y

Administración

Supervisor y/o interventor

 

seguimiento

a

la

Municipal

 

ejecución

 

de

los

contratos

 

La

comunicación

 

Administración

Comunicación

con

los

con

municipal

oferentes:

Comité

asesor

y

los

oferentes

y

evaluador

contratistas.

 
 

Comunicación con los contratistas:

Supervisor y/o interventor

 

El seguimiento a

las

Administración

Supervisor o interventor y

 

actividades posteriores a

municipal

 

la ejecución de los contratos.

Secretaría de Planeación

 
   

Ordenador del Gasto

 

El

trámite

de

Administración

 

procesos sancionatorios contra contratistas.

municipal

Supervisor y/o interventor

 

El

manejo

de

las

Administración

Comité asesor y evaluador

 

controversias

y

la

municipal

 

solución

de

conflictos

Supervisor o interventor de contrato.

 

derivados

de

los

Procesos

 

de

 

Contratación

 

Secretaría de Planeación

 
 

Asesor Jurídico del Municipio.

56

En todo caso, en la etapa precontractual deberá observarse los trámites relacionados en este manual para cada modalidad de contratación y su respectivo responsable.

6.1 ETAPA PRECONTRACTUAL

Constituye el período en que se

realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de

seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Municipio de Ricaurte.

6.1.1 Sección I Etapa de la Planeación.

Cuadro 3. Actividades que se realizan en la etapa de Planeación

 

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1

Designación del Comité Asesor y Evaluador (Acto administrativo).

Ordenador del Gasto

2

Elaboración de Estudios y Documentos Previos

Secretarios de dependencias o Supervisor del contrato.

3

Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

Ordenador del Gasto y Tesorería

4

Recomendación del inicio del proceso.

Secretaría de Planeación

 

Elaboración del Proyecto y Pliego de Condiciones

 

5

según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública.

Secretaría de Planeación

 

Desarrollo de la modalidad de selección:

 

Publicaciones, Resolución de Apertura,

Ordenador del Gasto, Comité Asesor y Evaluador, Secretaría de Planeación

6

observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas, evaluación, adjudicación o declaratoria de desierta.

6.1.1.1 Estudios y documentos previos. Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el

57

análisis que el Municipio de Ricaurte ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación acorde al artículo 25 numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1983, ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013.

Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto de Pliego de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el Municipio de Ricaurte, así como la distribución de riesgos que se propone.

6.1.1.2 Elementos. Los estudios previos deben ser elaborados por el Supervisor del Contrato, dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:

La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.

En este punto se debe consignar la historia del por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Debe describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.

Responder a las preguntas de qué necesito contratar, por qué necesito contratar, para qué necesito contratar y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto contratar.

En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:

La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.

Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado

58

Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.

Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos

Ubicación

del

proceso

en

Desarrollo Municipal

la

estructura

del

Plan

de

Indicar puntualmente a que proyectos(s) apunta esta inversión, enunciando la Línea Programa Proyecto del Plan de Desarrollo. (En caso de no corresponder a un proyecto de inversión, indicar que afecta recursos de funcionamiento)

Competencia

del

organismo

para

adelantar

el

proceso

En este punto se debe justificar la competencia del organismo para adelantar la contratación, soportado ya sea en su misión, objetivos y/o funciones, o regulación relacionada que identifique este proceso, indicando la norma que fundamenta la competencia.

La forma de satisfacer tal necesidad

Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o prediseño o la contratación de un servicio).

El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar

Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:

Objeto. Es la forma en que la Administración Municipal establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.

Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: identificar el tipo de contrato y los propósitos que se buscan con el proceso contractual, sin incluir cantidades, fechas o lugares específicos. También se recomienda evitar elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el

59

alcance del mismo.

Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual.

Especificaciones técnicas

La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos:

posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.

Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.

Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.

Cuando se trate de un proceso de selección para la selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:

a) Denominación de bien o servicio

b) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios;

c) La identificación adicional requerida

d) La unidad de medida

e) La calidad mínima

f) Los patrones de desempeño mínimos

60

Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.

Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.

Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.

Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que las entidades del Estado definen sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.

Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos.

Ver Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link:

Partes

Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal

61

o

promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6

y 7 de la Ley 80 de 1993).

Plazo

Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario.

Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.

No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados en las directrices y políticas expedidas cada año por Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS), o existe un régimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.

Lugar de ejecución del contrato

Es

desarrollar las obligaciones propias del contrato.

el

lugar

geográfico

o

sede

principal

en

el

cual

se

habrán

de

Identificación del contrato que se pretende celebrar

Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.

Obligaciones de las Partes

Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.

62

La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección

En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.

Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista. En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan (para el efecto este numeral deberá ser justificado por la Secretaria de Planeación.

Nota: Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.

El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen

Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:

Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de

63

Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes.

Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.

Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).

Para determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y políticas establecidas por el Consejo Municipal de Política Fiscal (COMFIS).

Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Municipio de Ricaurte, se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.

Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán también la forma como éste deberá amortizarse.

Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia.

Para la constitución de anticipos deberá tenerse en cuenta:

1) El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.

2) En los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato de fiducia mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera.

Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales. Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de

64

los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis del mercado adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.

Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Secretaría de Hacienda.

Rendimientos financieros. El Municipio de Ricaurte, no pactará reinversión de los rendimientos financieros en la celebración de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos públicos o por la Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economía mixta del Orden Municipal con los recursos transferidos por este. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo, pertenecerán al Municipio de Ricaurte.

Los criterios para seleccionar la oferta más favorable

En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.

Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta: a) el Riesgo del Proceso de Contratación; b) el valor del contrato objeto del Proceso de Contratación; c) el análisis del sector económico respectivo; y d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.

Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:

65

¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato?

¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras del mercado de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores del mercado que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?

¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?

Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique.

Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.

Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje otorgado debe estar comprendido entre el diez (10) y el veinte por ciento (20%), para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales. Tratándose de bienes o servicios extranjeros, la entidad contratante establecerá un puntaje comprendido entre el cinco (5) y el quince por ciento (15%), para incentivar la incorporación de componente colombiano de bienes y servicios profesionales, técnicos y operativos.

Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directa ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.

El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo

Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150 de 2007). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso

de Contratación o en la ejecución de un

El riesgo será previsible en la

66

medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.

El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza

del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.

En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.

Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.

De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.

El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del comité asesor evaluador, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los riesgos.

Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link:

Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el proceso de contratación

Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en el artículo 110 y siguientes del Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones, no serán obligatorias en:

67

a.

Los contratos de empréstito

b.

Los contratos interadministrativos

c.

Los contratos de seguro

d.

Los contratos que se celebren con grandes superficies

e.

Los contratos celebrados por contratación directa

f.

Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía

La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.

En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales

Se debe verificar:

1) Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.

2) Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.

3) Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación

Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.

La entidad para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el

68

proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema:

Trato Nacional y no discriminación

Plazos para la presentación de ofertas

Publicación del Pliego de Condiciones en Internet Accesibilidad

Especificaciones técnicas claras y necesarias

Condiciones de participación esenciales

Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en procesos de selección

Conservación de registros

Reglas de origen

Transparencia

Compensaciones

Revisión nacional de impugnaciones

En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.

Adicionalmente, el artículo 150 del Decreto 1510 de 2013, indica que el trato nacional se concederá a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes

de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link:

; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la

Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: http://www.comunidadandina.org/Quienes.aspx

Convocatorias Limitadas a Mipyme

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 152 y siguientes del Decreto 1510 de 2013.

En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y

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concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme cuando:

1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.

La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el municipio en donde se va a ejecutar el contrato.

Comité Asesor y Evaluador

La designación del comité se podrá hacer en acto administrativo para cada proceso o en general a todos los procedimientos. Si el Municipio lo estima pertinente el comité asesor y evaluador se señalará en el acto administrativo de apertura del proceso.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Véase Ley 80 de 1993 artículo 25).

Para el caso del Municipio de Ricaurte, se debe garantizar la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de Tesorería.

Autorización para contratar

En los términos de la Constitución Política de Colombia, corresponde al Concejo Municipal autorizar al Alcalde del Municipio para celebrar contratos.

Estudios técnicos y diseños

Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la

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iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar , gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.

Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.

El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.

6.1.2 Sección II Modalidades de selección del Contratista

6.1.2.1 Licitación Pública. La regla general para la escogencia de contratistas

es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y además, supera una cuantía superior a doscientos ochenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (280 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación Pública.

Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.

Cuadro 4. Trámites necesarios para Licitación Pública

ETAPA

TRÁMITES

 

TÉRMINOS

RESPONSABLE

NECESARIOS

 

Acto

administrativo

de

   

conformación

del

Comité

 

Discrecional

Supervisor

Asesor y Evaluador. (Artículo 27 del Decreto 1510 de 2013

Secretaría de

Estudios

y

documentos

Planeación

previos

Diseños

y

proyectos

de

Ordenador

1

factibilidad

y

prefactibilidad,

Gasto y

cuando sea procedente.

 

tesorería

Certificado de disponibilidad presupuestal

71

Continuación Cuadro 4. Trámites necesarios para Licitación Pública

   

Avisos

en

la

página

web

y

Dentro

de

los

10 a

Secretaría

de

en

el

SECOP:

Articulo

30

20

días

calendario

Planeación

numeral

3

de

la

Ley 80

de

anteriores a la apertura de

2

el

artículo 224 del Decreto 019

de 2012.

1993

modificad