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OIP-UEP

MEJORAMIENTO DE PROCESOS

GUIA DE PROCEDIMIENTOS
DE REUNIONES EFECTIVAS
EN LA UEP
Herramientas y Metodologías

0

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco

INDICE

Introducción

2

Antecedentes

3

Objetivo

3

Alcance

3

Etapas de la reunión

4

Antes de la reunión

5

Fase I: Determinar si es necesaria la
Fase ii: Planificar la reunión
Fase iii: Organizar la reunión

reunión

7
7
10

Fase iv:

iniciar

11

Fase v :

dirigir la reunión

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Fase vii:

dar seguimiento a los acuerdos de reunión.

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Descripción del proceso de reunión

INTRODUCCION

Los organismos del estado en la actualidad se enfrentan al reto de mantener su
competitividad para alcanzar los resultados a través de estrategias creativas y la
solución de los problemas. Uno de los elementos que los líderes deben maximizar es la
estructura de comunicación la cual incluye diferentes tipos de reuniones a diferentes
niveles y con diferentes propósitos. Todas las reuniones que un organismo del estado
1

La mayoría de los encuestados hizo saber la falta de variables que hace una reunión efectivamente productiva entre ellas se identificaron los siguientes problemas. preparar exitosamente una reunión requiere del conocimiento de los elementos que componen una reunión efectiva y alto sentido de responsabilidad. 2 . Dependiendo del tipo y tamaño de la empresa el canal de comunicación por reuniones puede ser simple o extremadamente compleja. pero no hay mayor satisfacción que completar la coordinación en el tiempo establecido y con la calidad requerida. Además. Para lograr esta comunicación. El proceso requiere de varias tareas y seguimiento. • Falta de una agenda a tratar en las reuniones. por ende. es recomendable que las organizaciones tengan una agenda de reuniones programadas organizadas periódicamente. La palabra reunión (reunión) significa reagrupamiento y unificación. como lo es: informar.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco realiza son con el objetivo de mejorar la comunicación transmitiendo mensajes en grupo. Antecedentes Ante la encuesta anónima realizada en la Unidad de Estudios y Proyectos como se observa en el Anexo 1. Además. obtener información. convencer. El éxito también depende de la actitud profesional. Además. resolviendo o mejorando sus operaciones. sensibilizar o motivar o resolver situaciones de trabajo. Por tal motivo la reunión es utilizada por los equipos de trabajo como método para la búsqueda de consenso y de estrategias para la solución de problemas. debemos tener presente que toda reunión suele tener un propósito claramente definido previo a la convocatoria. administrando efectivamente el tiempo y comunicándose asertivamente en beneficio de la organización y del equipo. las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las organizaciones. la creatividad y los modales que usted utilice para lograr la coordinación y convocatoria de la reunión. la precisión con la que se da a conocer esta . tomar decisiones. los parámetros o reglas de reuniones deben estar bien definidos y entendidos por los grupos. De esta manera se logra una dinámica de reuniones efectivas.el tiempo en que se da a conocer esta agenda. También.

El desconocimiento de las tecnologías de Informacion que ayudan a el mejor desarrollo de las reuniones. Se pasan horas y horas dando vueltas a un punto algunas veces sin alcanzar los objetivos. ETAPAS DE LA REUNION 3 . Hay una falta de confianza en los órganos de la asociación. Alcance Este manual es una guía para la organización de las reuniones regulares de la UEP con participantes con actitud participativa. colaborativa y comprometida. funciones de los órganos.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco • • • • • • • • • • • • • Durante la reunión No se Cumple el contenido de la agenda. Se confunden ideas con personas. de las diferentes especialidades que laboran en la UEP. Objetivo Organizar el sistema de reuniones regulares en la Unidad de Estudios y Proyectos para utilizar más eficazmente el tiempo de sus Especialistas. Se desconoce el tipo de reunión a que asistimos. La información no circula bien. Se fomentan rivalidades personales y desconfianza entre los asamblearios. La ausencia de Protocolos o normas que permitan el mejor desarrollo de la agenda a tratar. No existen Objetivos Definidos en las reuniones. Falta de participación en el día a día (excepto cuando hay polémicas). Existe desconocimiento de los estatutos. Se vota apresuradamente sin que nadie se entere de las ventajas e inconvenientes de lo decidido. metodología para plantear un problema. colaboradores y asistentes con el fin de sistematizar y dinamizar las comunicaciones internas y contribuir a la cordialidad y cooperación.

III. DESCRIPCION DEL PROCESO DE REUNION 4 . F AS E I I : D E T E R M I N AR SI ES N E C E S AR I A REUNION P L AN I F I C AR L A R E U N I O N F AS E I I I : O R G AN I Z AR L A R E U N I O N LA D U R AN T E L A R E U N I O N F AS E I V: I N I C I AR F AS E V : DIRIGIR LA REUNION DESPUES DE LA REUNION F AS E V I : D AR S E G U I M I E N T O A L O S AC U E R D O S D E REUNIÓN.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco I. AN T E S D E L A R E U N I O N F AS E I : II.

Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco 7 .

1 Analizar a) Propósito : Tener una razón que justifique la realización de una reunión: motivo. Las características de una reunión informativa son: 8 . efectos en las personas.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco I. b) Oportunidad : Evaluar el contexto en términos de clima interno. disponibilidad de la información. . responde a lo oportuno del momento en que se efectúa la reunión.F AS E I I : P L AN I F I C AR L A R E U N I O N . entre otros.F AS E I : D E T E R M I N AR REUNION.- SI ES N E C E S AR I A LA 1.1 Seleccionar tipo de reunión Seleccionar el tipo de reunión a realizar de acuerdo al tema y objetivo a alcanzar: 1. 1 .1. 2 . a través de la preparación y la planificación. el éxito de la reunión se determina antes que comience la misma. Reuniones Informativas Las reuniones informativas tienen su énfasis en el contenido y se diseñan para llevar un mensaje o idea. Algunas preguntas que nos pueden ayudar a trabajar efectivamente en la planificación de la reunión son: ¿Cuál es el propósito de la reunión? ¿Cuáles son los objetivos principales? ¿Cómo vamos a lograr los objetivos? ¿Qué vamos a hacer para asegurar la participación de todos? ¿Qué tipos de amonestación pondremos a los que incumplan o no asistan? 1. recursos y tiempo invertido. 1 . - Con frecuencia. .1.2.2.1. En definitiva. presentar los resultados de proyectos o dar a conocer a la audiencia cualquier política institucional. AN TES DE L A REUNION 1 . entre otras. Generalmente se citan para informar un servicio nuevo.

Las características comunes de estas reuniones son: El número de participantes es limitado (preferiblemente 12 ó menos). y el objetivo en sí. Reuniones para Toma de Decisiones Las reuniones para la toma de decisiones se clasifican según sus objetivos.2 Decidir el objetivo de la reunión.2. Se invitan a todos los que necesitan conocer independientemente al equipo que pertenezca. La comunicación se produce a partir de la interacción de todos los participantes.2. el rol de moderador. A continuación se presenta una tabla que clasifica los objetivos. El facilitador habla la mayor parte del tiempo con oportunidades para preguntas del grupo.2. 9 . La agenda se convertirá en una especie de guía de viaje para llegar ahí. Es necesario presentarse con una meta clara.1. El énfasis del líder se centra en establecer el ambiente adecuado y fomentar la participación. conjuntamente con las herramientas. 1. 1. la información.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco El contenido es específico y se presenta estilo informe oral.

Evaluar y toma de Se utilizan técnicas democráticas tales Decisiones como:  La votación  El consenso Establece las reglas y organiza grupos pequeños para evitar perder el control. Identificar la causa raíz o las posibles causas de cada problema. OBJETIVO DE HERRAMIENTAS REUNION Identificar Problemas  Tormenta de ideas  Diagrama de causa y efecto (espina de pescado)  Consenso ROL DEL MODERADOR Establece las reglas de participación y los procedimientos a seguir OBJETIVO Proponer alternativas para solucionar los problemas identificados. Se actualiza lo planificado. Establece las reglas y organiza grupos pequeños para evitar perder el control. Es establecer quién hará qué y cuándo Administrar Hay que programarlas regularmente. Objetivos de la Reunión. Presentan resultados. Puede haber una combinación de los tipos indicados. proyectos y planes de acción. Generar Soluciones  Tormenta de ideas  Diagrama de causa y efecto (espina de pescado)  Consenso  Negociación Identificar la causa raíz o las posibles causas de cada problema. 10 . Es evaluar y monitorear el cumplimiento de lo planificado.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco Cuadro 01. Planificar La planificación y administración de proyectos Facilita la participación del grupo.

ver si los asistentes están disponibles antes de invitarlos. Para asegurar un uso equitativo de sus instalaciones. anticipar cómo va a reaccionar el equipo de trabajo ante los contenidos de la reunión y defina cómo plantearlos para que lo anterior no obstaculice el logro de los objetivos de la reunión. Envíe la convocatoria por el cliente de correo Zimbra la cual tiene una aplicación para la reserva de reuniones. Desperdiciar el tiempo de las personas. Citar sólo a aquellas personas que resultan necesarias de acuerdo al tipo de reunión.3 Identificar a los asistentes necesarios. tales como: Desperdiciar el tiempo de reunión. Hoy día la tecnología nos ofrece herramientas electrónicas como los e-mails que podemos utilizar para avanzar en nuestro proceso de convocatoria. Elementos que afectan negativamente la reunión. El uso de las salas de estudio está limitado a dos veces al día.2 Convocar a la Reunión Para asegurar un resultado efectivo y un proceso eficiente debemos utilizar las herramientas para realizar la convocatoria de las reuniones. Puedes crear citas.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco 1.3. 11 .1 Reservar la Sala de Reunión Las reservaciones para las salas de reuniones se toman en consideración por orden de llegada. reuniones y eventos únicos o recurrentes. por el rol que desempeñan o porque pueden hacer una contribución efectiva a ella.2. El teléfono sigue siendo otra herramienta por excelencia. 1.3. el sistema se reserva el derecho de restringir el uso a tres (3) horas consecutivas por grupo y a no más de tres (4) reuniones al día en todo el sistema de reuniones por proyecto. con no más de dos (2) meses de anticipación. En caso de ser necesario. ya sea por sus conocimientos. tome en cuenta que este límite no puede eludirse usando los nombres de diferentes personas para registrar al mismo grupo o nombres diferentes para identificarlo. 3 . Por favor. F AS E I I I : O R G AN I Z AR L A R E U N I O N 1. experiencias. 1 . Reuniones sólo por el hecho de reunirse. o capacidad de análisis. reservar una sala y equipos y escribir un mensaje para que se envíen con las invitaciones. Reuniones aburridas que no llevan a ninguna parte.

1 . acotando el N° de páginas al tiempo disponible. Definir un formato y estructura única de presentaciones para todos los expositores. D U R AN T E L A R E U N I O N 2 . diagramas o representaciones visuales sintéticas.1.3 Reservar el Material Audio Visual Se le solicitara al Área de Informática para poder Reservar materia audiovisual.2 Ambientación Agradecer la puntualidad de los asistentes. Envíe la misma con semanas o días de anticipación para que los invitados o participantes puedan confirmar su asistencia con tiempo.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco Puedes guardar la invitación para enviarla más tarde y cuando hagas clic en Enviar.    II. Recurrir a gráficos. F AS E I V: I N I C I AR 2.1. Llamar a las personas que no han confirmado para verificar si existe alguna discrepancia. Mantenga un registro de las personas que han confirmado a la misma ya sea de manera electrónica o en manuscrito.1 Puntualidad Iniciar con puntualidad la reunión. 12 . 2. Conversar informalmente con los participantes para distender el ambiente en un momento inicial. Explicitar los objetivos del tema que aborda la presentación. es una forma de respetar a los asistentes y ganarse el respeto de estos. Establecer conclusiones o resumen. Escribir sólo los puntos principales en párrafos cortos. Este documento le ayudará a dar seguimiento por teléfono a aquellas personas que no han confirmado aún. se enviará un correo electrónico de invitación a los convocados y de reserva de los recursos que has solicitado.3. y también la asesoría para que todo funcione con normalidad. 1. dificultad o falta de información que al ser aclarada por teléfono lleve al participante a confirmar su asistencia.

buscas. No salirse del programa. 2. Repasar agenda para evaluar con el equipo si es necesario añadir o eliminar algún. No abandonar el tema. Aplazar para otra reunión los temas que no se relacionen con la agenda. Sea constructivo.1.Elaborado por Ing Edward Nole Nolasco 2. etc. Punto o modificar los tiempos estimados. Las personas deben hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que se discute. Entregar material de apoyo para consulta o lectura durante la reunión si fuese necesario y pertinente. Los mensajes (de teléfonos móviles.). 13 . deben esperar hasta los descansos.4 Definición De Normas De Reunión Respetar agenda y tiempos por tema. Hacer que participen todos.3 Revisión De La Agenda Exponer objetivos y resultados esperados de la reunión. Dar y pedir la palabra.1. Dejar que cada persona hable cuando sea su turno. Silenciar los celulares. Sólo una persona habla a la vez.

. a su vez. Mantener una actitud flexible frente al grupo y a los temas discutidos. Plazos Establecidos.2. donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate sin descalificación. con una actitud empática. Mirar a los ojos a todos los participantes. Otorgar un papel relevante al equipo en la toma de decisiones y medidas. reconociendo el valor de lo aportado por el funcionario.2. Periódicamente se resuman los acuerdos. Impedir que alguien monopolice la discusión: Prestar atención para interrumpir momento oportuno reconducir el tema. Estimular a los que no participan: Preguntar directamente a cada uno solicitando respuestas en lugar de limitarse a lanzar preguntas al aire. 2. Invitarlos.1 Registro De Acta Existirá una persona que registre en el acta todos los acuerdos que se tomen durante la reunión. Fomentar que el equipo analice los temas planteados.2 . F AS E V: D I R I G I R L A R E U N I O N . Al finalizar la reunión se resuman los objetivos y verifiquen los acuerdos. 2. 2 . Se debe registrar en el acta los siguientes ítems: Puntos Tratados Acuerdos Adoptados. Se propicie la participación activa de todos. Se evalúe la reunión y ofrezcan recomendaciones para mejorar. Responsabilidades asignadas. Atender y escuchar de manera explícita. a dirigirse a todos los participantes cuando hablan y a comunicarse de manera asertiva.2 Fomento de la Participación Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista.

Evitar diálogos o conversaciones que hagan perder la atención en los objetivos de la reunión o que excluyan a los demás asistentes. Presentarse y describir el rol que se tiene como facilitador.2. 2. Evitar continuar la discusión después de haber llegado a una conclusión acerca de un tema de la tabla. Evitar la introducción de algún tema que.  El tiempo de intervención para cada participante es de 2 minutos.4. las reuniones en las que a alguien se le permitió seguir y seguir hablando sobre el mismo tema.4 Manejo del Contenido 2.2.  Cuando hay un invitado especial.3 Focalización en los objetivos de la reunión.3 Vigilar el tiempo.1 Hacer presentaciones. aunque vinculado con la agenda de trabajo. . no interesa esencialmente a los fines de la reunión.  Es necesario ser cordial pero firme: las personas respetan las reuniones que avanzan bien y también recuerdan claramente.4.2. Informar al equipo cuando el tiempo asignado para un punto está próximo terminar.    El ponente tiene a lo máximo 15 minutos para realizar la exposición. 2.  No se debe permitir que alguien se desvíe de los temas de la agenda o hable demasiado tiempo.2. No se debe olvidar lo buenos que es “romper el hielo” para eliminar tensiones.2. la mayoría de las veces el moderador se encarga de hacer cumplir esta recomendación.  No se debe olvidar la hora de inicio y final.2. Esto también incluye hacer que todos se presenten.4. “Romper el hielo” significa hacer algo pequeño al principio de la reunión para ayudar a las personas a conocerse o recolectar algún dato de una manera divertida o interesante. el presentarlo ante el grupo es también  trabajo del facilitador.2 Mantener la discusión en su cauce. 2.

plazos y acciones a llevar a cabo. hasta que estos hayan sido cumplidos. Revisar cumplimiento de los compromisos asumidos en la reunión anterior para chequear su cumplimiento. en caso que sea necesario. Si se trata de una reunión de planificación. Delegar tareas a los participantes. mecanismos de apoyo (traspaso de conocimientos.) y tomar medidas con el equipo para resolverlas. 2. prácticas colaborativas. Priorizar las tareas que deben hacerse. Explicitar al equipo que los avances de los compromisos adquiridos seguirán en la agenda de cada una de las próximas reuniones. capacitación dentro del mismo equipo. Definir.licencias médicas.5 Definición de compromisos y acuerdos Planificar las tareas considerando plazos y responsables. Se deben respetar los límites de tiempo establecidos en la agenda.  Cada intervención o pregunta se realizara al final de la exposición.  Una oración como “Ya hemos usado todo el tiempo dispuesto para este asunto. Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados. Lograr que los participantes se comprometan con medidas. etc. capacitaciones. se debe preguntar si todos los miembros están de acuerdo. Decir: ¿Estarían todos de acuerdo en continuar con el tema por otros diez minutos o continuamos con el siguiente punto de la agenda?” puede ser una buena forma de medir el interés de todo el grupo en el asunto.  Si el grupo parece querer ir más allá del tiempo acordado en la discusión de algún asunto.2.  Si cualquiera de los oyentes tienen preguntas durante la exposición escribirlas en un papel y esperar que finalicen la exposición. entre otras). ver los avances o renegociar. establecer indicadores que permitan controlar periódicamente el avance de los compromisos y la superación de desafíos. Identificar las . capacitación cruzada. Anticipar posibles contingencias que afecten el cumplimiento de compromisos por ausencias de funcionarios (vacaciones.

 Identifica claramente a los responsables y asegúrate de que se comprometen a cumplir los acuerdos. Remite y recuerda los plazos de actuación. entrega de informes. Para darle un seguimiento exitoso a la reunión.  La persona que presidió la reunión (o alguna persona designada) puede hacer llamadas. Se debe recopilar información del grupo en referencia a qué opinan los participantes de la reunión. usualmente sirven como el adhesivo que mantiene al equipo unido. aquellas tareas.causas de no cumplimiento de compromisos. Solamente porque la reunión ha terminado. que no aportan valor a los objetivos. . garantizando que las personas tengan claras sus asignaciones.  Remite toda la documentación necesaria a los responsables de alguna     actividad. se debe: Recopilar todo tipo de retroalimentación por parte del grupo. Evalúa la reunión. qué puede ser mejorado.  Estas actividades para después de la reunión. Hacer llamadas de seguimiento. Convenio de Desempeño. no significa que el trabajo está hecho. como temas menos relevantes o tareas improductivas. etc. F AS E V I : D AR S E G U I M I E N T O A L A R E U N I Ó N . pero al menos de vez en cuando. enviar correspondencia y/o tomar acciones de seguimiento. o re-calendarizar. Revisar desarrollo de indicadores o hitos comprometidos. Archiva el acta. Informa sobre los resultados que se van obteniendo. analizar la posibilidad de flexibilizar. estableciendo o reafirmando la fecha de la próxima reunión y maximizando oportunidades para que las personas se queden un rato y conversen después de la reunión (lo cual es muy importante).: Balanced Scorecard. Probablemente no sea necesario hacer esto después de cada reunión. En caso que sea necesario. si esto ocurriera y re-definirlos. Ej. etc.

ANEXO I .