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Guia de Administrao Jurdica

Prof Samantha Albini


2014

SUMRIO
INTRODUO.......................................................................................................................................... 03
PARTE 1 SOFTWARE DE GESTO...................................................................................... 04
PARTE 2 DISTRIBUIO DE FUNES ENTRE OS SCIOS ........................ 10
PARTE 3 CALENDRIO ANUAL ............................................................................................ 12
PARTE 4 REUNIES ...................................................................................................................... 14
PARTE 5 CONTROLADORIA JURDICA .......................................................................... 20

INT RO DU O
Este Guia da Produo Jurdica visa trazer orientaes gerais e modelos
aplicveis gesto da produo jurdica em ambientes de escritrios de
advocacia, departamentos jurdicos de empresas e outras organizaes que
atuam na rea jurdica e judicial.

Parte 1
SO FT W AR E D E G E S T O
Como escolher o software de gesto do escritrio
O QUE E COMO FUNCIONA O SOFTWARE DE GESTO DO
ESCRITRIO:

O software de gesto de escritrio de advocacia o programa de computador


destinado a gerir todo o escritrio, integrando todas as informaes dos
clientes, fornecedores, colaboradores, processos, financeiro, etc.
Desse modo, uma das mais relevantes ferramentas de gesto, pois o
banco de dados do escritrio, sendo extremamente importante para a
organizao e integrao dos dados do escritrio.
Ele gerencia no somente os processos (contencioso), mas toda a atividade,
inclusive a fase pr-processual e a advocacia consultiva. Tambm gerencia a
agenda do escritrio e de todos os seus colaboradores. Integra todas as
informaes cadastrais, analticas e operacionais, com dados processuais e
financeiros tambm. Assim, permite o cruzamento de diversos dados, para
anlise e emisso de relatrios internos e para os clientes.
Por meio do software de gesto, possvel a emisso dos relatrios de anlise
de resultados financeiros e da produo jurdica, para leitura e medio dos
indicadores de desempenho, to cruciais para o melhor resultado do escritrio.
Alm disso, o software possibilita a viso sistmica do negcio e concede mais
tempo e qualidade aos profissionais.
Por tudo isso, deve ser usado ao mximo, explorando-se todos os aplicativos e
funcionalidades.

PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES DO SOFTWARE DE GESTO


DO ESCRITRIO:

- Cadastro de Clientes
- Cadastro de Fornecedores
- Cadastro de Colaboradores
- Cadastro de Atendimentos
- Cadastro de Processos (contencioso)
- Cadastro de Procedimentos Administrativos
- Cadastro da atividade consultiva (no contenciosa)
- Gerenciamento fsico de documentos (pasta fsica ou localizador)
- GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos-digitalizao e anexao de
documentos, inclusive digitalizao integral dos autos)
- Controle de Prazos
- Controle de Audincias
- Controle de Sustentaes Orais
- Controles de Pautas de Julgamento
- Controle de Agendas
- Controle de Cobranas
- Controle de garantias
- Controle de Depsitos Judiciais
- Captura (ou push) de andamentos dos sites dos tribunais
- Importao automtica e digital das publicaes
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- Gerador de documentos
- Anexao rpida de e-mails
- Criao ilimitada de relatrios
- Relatrios conversveis em tabelas e grficos
- BI (Business Inteligence = cruzamento de dados na tela)
- Acesso via web
- Acesso aos clientes (rea especfica do cliente)
- Controle Financeiro
- Contas a Pagar e Receber
- Fluxo de Caixa
- Conta Corrente
- Controle de Contratos de Honorrios e Custas Processuais
- Lanamento de horas (time sheet)
- Clculo Judicial
- Gerenciamento de Biblioteca
Etc.

PRINCIPAIS SOFTWARES DE GESTO DE ESCRITRIO NO


MERCADO:

H mais de 50 softwares especializados em gesto de escritrios de advocacia


no mercado atualmente.

Mas nenhum deles completo, nem muito superior aos demais. E nem mesmo
h algum preparado para o processo eletrnico.
O que se tem so os mais vendidos e com maior nmero de funcionalidades.
Mas possuem uma esttica e lgica de funcionamento muito diferentes uns dos
outros.
Por isso, recomenda-se que o escritrio solicite uma demonstrao e compare
dados, propostas e preos, a fim de tomar a deciso.
No se trata de uma escolha fcil, mas certamente decisiva para o futuro do
escritrio.
Em geral, o que se sugere, que o escritrio adote desde o incio (ou o quanto
antes) um software de esto, a fim de que possa iniciar as atividades j com
todos os dados padronizados e completos em seu banco de dados,
possibilitando que se tenha um histrico amplo de todos os contatos de
clientes, atendimentos, documentos recebidos, etc.
Trata-se de um investimento, dos mais importantes.
SOFTWARES NO MERCADO (Os dois primeiros so os mais vendidos. O
terceiro e quarto, empatam em terceiro lugar.)

CPJ fornecedora: Prembulo Informtica - PR


CPPRO fornecedora: Novaprolink (Thomson Reuters) - MG
LegalManager fornecedora: Legal manager - SP
LawOffice fornecedora: Lawsoft - SP
Projuris
API - Integra
Totvs
Gracco
Prawo
Tedesco
Themis
Etc.

PRINCIPAIS
ESCOLHA:

ASPECTOS

SEREM

CONSIDERADOS

NA

1) Preo deve ser visto como investimento! Mas h grandes diferenas.


2) Ateno ao prazo contratual e condies de manuteno mensal e
renovao de contrato.
3) Uso adequado s necessidades consultivas e contenciosas
4) Local da base de dados? Interno? No fornecedor? Na nuvem? H
pagamento extra para manter base de dados?
5) Formas de acesso internet, tablets, acesso remoto, etc. (acesso via
internet amplo?)
6) Permite acesso diferenciado ao cliente via internet?
7) Velocidade de processamento da informao/botes de atalho
agilidade no trabalho
8) Formas e custo de Back ups
9) Migrao e parametrizao do sistema fcil? Como funciona?
Custo?
10) GED anexa documentos em cadastro de pessoas (clientes) e em
processos ou servios? Anexa conforme o evento/andamento ou todos
os documentos juntos em um s local?
11) Integrao de dados entre os mdulos (pessoas, processos, financeiro)
12) Relatrios o usurio pode criar sozinho ou no? Tem limite?
13) Integrao com dados de sites de tribunais faz o push? (verificar, em
especial, se faz o push do (s) site (s) de processo eletrnico que o
escritrio usa)
14) Possibilidade de criao de campos variveis ou personalizveis e de
gerar relatrio por esses campos

15) Possibilidade de restrio/permisso de uso por usurios


16) Importao de publicaes como funciona de que fornecedores?
17) Assistncia tcnica facilidade de acesso, regras, etc.
Entre outros aspectos.

APS AQUISIO E ANTES DO USO:

FUNDAMENTAL antes de usar, configurar usurios e permisses/restries


adequadamente
PARAMETRIZAR os dados necessrios
Entre outros cuidados.
Ou seja, no adquirir e comear a usar, sem o devido procedimento
preparatrio.

Parte 2
DI ST R IB UI O
DE
ENTRE OS SCIOS

FUNES

A tcnica adequada para conhecer e distribuir as


funes entre os scios do escritrio
POR QUE DISTRIBUIR AS FUNES NUM ESCRITRIO:
Distribuio de funes entre os scios para uma gesto adequada do
escritrio, aconselha-se que os scios fiquem, cada vez mais, no nvel
estratgico de gesto. E, se o escritrio ainda no possui nveis gerenciais
desenvolvidos, no mximo, que atuem temporariamente nesses nveis
enquanto no se estabelecem as gerncias. Isso significa dizer que os scios
so devem se envolver em atividades operacionais e que precisam se envolver
em atividades gerenciais (se no houver gerentes ainda), bem como que
devem se envolver com as atividades estratgicas do escritrio. Note-se que as
atividades estratgicas so aquelas de verdadeira gesto estratgica, de traar
os rumos do escritrio, projetando e atuando no futuro e orientando a equipe
(gerentes e operacionais) para condio do trabalho no presente. E ainda,
analisando o passado (relatrios gerenciais) para observar o curso do escritrio
e eventual necessidade de correo, sempre tendo por base o planejamento
estratgico. Muitas vezes, cabe ainda aos scios, atender alguns principais
clientes, realizar algumas atividades complexas e muito relevantes do
escritrio, mas sempre se aconselha muito cuidado nesse sentido, para que o
scio no se torne muito mais um operacional e executor que um estrategista.
E note-se que a atividades estratgicas no pode ser delegada, ou seja, no
poder ser realizada por gerentes e corpo operacional, da a crucial
importncia de os scios a exercerem.

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QUAIS SO AS FUNES DOS SCIOS NUM ESCRITRIO:

Sugere-se ainda, que haja uma distribuio de tarefas entre os scios. As


principais atividades estratgicas so 3: a) as ligadas ao mercado e clientes,
chamada de relaes pblicas ou de prospeco ou marketing; b) as ligadas
gesto administrativa-financeira do escritrio; e c) as ligadas
responsabilidade tcnica do escritrio (rea tcnica jurdica) e de gesto
jurdica (controladoria jurdica). Desse modo, essas 3 funes devem ser
distribudas entre os scios, sempre de acordo com suas vocaes, claro.
Portanto, teramos uma situao ideal representada no grfico a seguir:

Relaes Pblicas

Responsabilidade
Tcnica

Institucional
Relacionamento
com clientes

Jurdico
Controladoria
Jurdica

Gesto
Administrativo
Financeiro

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Parte 3
C AL E N D R I O AN U AL
Como planejar reunies, feriados, emendas (pontes),
frias, folgas, recessos, etc., sem prejudicar o
andamento dos trabalhos no escritrio
O QUE E COMO FUNCIONA O CALENDRIO ANUAL DO
ESCRITRIO:
O calendrio anual do escritrio um calendrio que prev toda a
programao geral e individual (frias, etc.) do escritrio, para o ano seguinte.
Ele uma ferramenta de gesto fundamental para a organizao e
planejamento das atividades. E tambm muito benfico em termos de gesto
de pessoas, pois prev as reunies peridicas (que incentivam a comunicao)
e possibilita que a equipe se planeje (sem surpresas) em relao s frias ou
folgas anuais, necessrias para que todos recarreguem as energias.
Ele deve ser elaborado e divulgado amplamente, antes do ano vigente.
Recomenda-se o ms de outubro para isso.
O responsvel pela elaborao, bem como pelo cumprimento de todos os itens,
o setor administrativo-financeiro (Gerente ou responsvel administrativofinanceiro), e esse procedimento deve integrar o Manual Administrativo. Aps
elaborado, deve ser apresentado aos scios e aprovado, para em seguida ser
amplamente divulgado equipe, sempre dentro do ms de outubro.
Na primeira vez, o calendrio vai contemplar o restante do ano em curso e todo
o prximo ano. Dali em diante, sempre se referir ao ano seguinte.
Sugere-se que esse calendrio preveja:

- feriados (nacionais, estaduais e municipais)


- emendas (imprensas ou pontes)
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- feriados especficos da Justia


- recessos da Justia e de rgos administrativos em que, por exemplo,
tramitem procedimentos
- recesso de fim de ano do escritrio (se houver)
- frias de todos os funcionrios
- folgas (dos advogados e demais colaboradores no CLT)
- reunies de equipe (todas semanais, quinzenais, mensais, etc. de todas
as equipes)
- confraternizao de fim de ano
- seminrios internos
- primeiro dia til de outubro: agendar elaborao do calendrio anual (do ano
seguinte)
- terceiro dia til de outubro: agendar reviso de todos os documentos de
gesto do escritrio, tais como: Planejamento Estratgico, Regulamento
Interno, Plano de Carreira, Manuais (Administrativo, Jurdico, Financeiro, de
RH), Cdigo de Vestimenta, Plano de Marketing, etc. - e se houver alterao,
editar nova verso e divulgar a todos (obtendo o formulrio de cincia de
documento)
- quinto dia til de outubro: atualizao de acervo da biblioteca - rever
biblioteca, doar livros obsoletos, comprar novos, etc.
Tambm pode inserir nesse calendrio a data de aniversrio do escritrio, data
de aniversrio dos colaboradores, bem como outros principais compromissos
do escritrio.
Por fim, pode-se optar por inserir essa agenda no software de gesto do
escritrio, facilitando o acesso e consulta.
A responsabilidade por gerir esse calendrio e o manter atualizado e
devidamente comunicado equipe do administrativo-financeiro.

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Parte 4
REUNIES
A tcnica adequada para criar, realizar e manter uma
boa prtica de reunies no escritrio
POR QUE FAZER REUNIES:
As reunies so fundamentais ferramentas de gesto, j que se
constituem na forma mais oportuna e adequada para comunicao de
informaes importantes, possibilitando dar orientaes de forma
homognea equipe e oportunizar a todos os participantes o
envolvimento nos assuntos (criando mais responsabilidade na equipe),
construo e reforo do esprito de equipe; transparncia e clareza na
administrao, etc.
Se voc sente que h falta de comunicao no seu escritrio,
provavelmente esse isso decorre da falta de reunies peridicas
programadas. E, ao implant-las, vai resolver esse problema.
As reunies servem para manter os profissionais informados quanto
aos assuntos da gesto geral do escritrio e para que eles sintam
confiana quanto ao que acontece em todo o escritrio.
Reunies peridicas que tratem de assuntos de interesse geral, alm
de motivar, servem para integrao e despertam o esprito corporativo.
Reunies planejadas so cruciais para que os profissionais tenham
oportunidade de contato com as mudanas e crescimento do escritrio,
bem como para envolv-los e delegar tarefas significativas. Vale
ressaltar que, to importante quanto informar acompanhar a
assimilao das informaes passadas e dar abertura para que haja
um retorno e exposio quanto s perspectivas dos colaboradores.
A comunicao precisa ser objetiva, e presente tanto em momentos de
maiores mudanas quanto na rotina diria, o que favorecer o bom
clima organizacional e servir de fator motivacional. A equipe espera
tanto por ser ouvida quanto por ser informada. No adequado
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somente fazer reunies quando h um problema ou necessrio dar


broncas na equipe.

COMO FAZER REUNIES EFICAZES:


O segredo de uma reunio efetiva o uso da tcnica adequada, a
saber:
a) fixar as datas das reunies anualmente, em outubro, para o ano
seguinte (com objeto, participantes, dia, horrio e durao fixos, por
exemplo: Reunio dos advogados do setor tributrio - toda ltima
quinta feira do ms, s 10:30 h, com durao de 1 h);
b) durao de 1 h (ideal) ou no mximo 1,5 h (para reunies menos
freqentes e mais complexas). Se necessrio, indicar a durao da
discusso e deciso sobre cada tpico da pauta;
c) horrio dentro do expediente comercial;
d) toda reunio dever ter 1 condutor (para dirigir a reunio e fazer com
que a pauta seja observada e o horrio cumprido) e 1 secretrio (para
construir a pauta e fazer a ata e encaminhar a todos os participantes);
e) comunicar aos envolvidos o calendrio de reunies do ano seguinte
no final de outubro do ano anterior e recomendar que todos se
agendem, devido importncia das mesmas;
f) se a reunio contiver uma pauta fixa, j deixar comunicada, em
outubro, juntamente com as datas e horrios;
g) no caso de pautas no fixas, os participantes devero ter a
oportunidade de sugerir pautas, por e-mail, ao secretrio. Este dever
construir a pauta at 2 dias teis antes da reunio e comunicar a todos,
por e-mail, mediante o formulrio de pauta e ata adequado (para que
todos saibam de antemo a pauta e possam se preparar e colaborar
efetivamente);

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h) cuidar para que a pauta seja adequada durao da reunio;


i) relembrar os participantes por e-mail com antecedncia;
j) realizar a reunio, mesmo sem a presena de todos (para reforar o
carter obrigatrio e de importncia da reunio);
k) os lderes de equipe devem sempre dar o exemplo, agendando-se e
programando-se para comparecer s reunies e somente faltar de fato
em casos muito excepcionais, mediante justificativa prvia a toda
equipe, recomendando-se que a reunio seja realizada mesmo sem a
presena do lder (os colaboradores diretamente ligados liderana
devem conduzir os assuntos);
l) ao entrar na sala de reunio, todos devem deixar seus celulares e
tablets com a recepcionista ou deslig-los, a fim de manter o foco na
reunio;
m) aps a reunio, o secretrio dever encaminhar por mail at 1 dia
til depois, a ata da mesma;
n) sugere-se o emprego de um Formulrio de Pauta e Ata de Reunio,
que dever ser utilizado para toda e qualquer reunio realizada,
ordinria ou extraordinariamente, organizando as informaes. Deve
ser preenchido no computador, tanto antes da reunio para o envio
da pauta como completado depois para envio da ata. Segue abaixo
um modelo:

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TIMBRADO ou LOGOMARCA DO ESCRITRIO

PAUTA e ATA DE REUNIO INTERNA

Data: _____/_____/__________

(
)
ordinria
periodicidade:__________

Pauta:

( ) extraordinria
Ata/Direcionamentos:

1.

1.

2.

2.

3.

3.

4.

4.

Observaes complementares:

Participantes:

Prxima Pauta:

(Nome) (cargo ou funo)

1.
2.
3.
4.

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o) os formulrios de pauta e ata de reunio devero ser salvos no


servidor ou no software de gesto do escritrio, em local com acesso
disponibilizado a todos os participantes.

Portanto, recomenda-se a instituio das seguintes reunies no


escritrio, por exemplo:
1) Reunio Ordinria Geral
Participantes: todos os colaboradores do escritrio
Periodicidade: semestral (no incio em torno de maro ou abril - e
no fim do ano em torno de outubro ou novembro)
Durao: 1 a 1,5 h
Pauta: apresentao do planejamento estratgico, comunicao de
resultados, metas gerais, metas por departamento, questes gerais
(inclusive apresentao do calendrio do ano seguinte em outubro
ou novembro) *Esta reunio pode ser realizada na forma de
Seminrio Interno, j que muito mais expositiva que participativa.
E pode ser realizada em carter de confraternizao (com algum
evento especial, como participao de algum jurista, palestrante,
etc).*No caso de Seminrio Interno, pode ser feito em etapas, por
exemplo, inicialmente a reunio, depois a participao de algum
externo, depois a premiao de algum colaborador destaque,
seguida da palavra dos scios e, ao final, a confraternizao com
comes e bebes.
2) Reunio Ordinria Estratgica
Participantes: scios majoritrios e minoritrios
Periodicidade: mensal
Durao: 1 a 1,5 h
Pauta: acompanhamento do Planejamento Estratgico
3) Reunio Ordinria Gerencial
Participantes: scios majoritrios e minoritrios e gerentes (jurdico,
administrativo-financeiro, e da controladoria jurdica)
Peridiocidade: mensal
Durao: 1 a 1,5 h
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Pauta: questes gerenciais do escritrio


4) Reunio Ordinria Jurdica
Participantes: gerente jurdico + scios minoritrios e advogados de
cada departamento jurdico
Peridiocidade: semanal, quinzenal ou mensal (para escritrios
pequenos e mdios, sugerimos a semanal ou quinzenal)
Durao: 1 a 1,5 h
Pauta: questes tcnicas-jurdicas e de atendimento a clientes
5) Reunio Ordinria de Departamento
Participantes: entre os colaboradores de cada departamento
(departamentos jurdicos, administrativo, financeiro e controladoria
jurdica, inclusive)
Periodicidade: mensal (para escritrios pequenos e mdios,
sugerimos a semanal ou quinzenal)
Durao: 1 h
Pauta: questes gerais da equipe, acompanhamento de metas do
departamento
No caso de o escritrio ter os departamentos administrativo e
financeiro separados, mesmo que sob a gerncia de uma
mesma pessoa, pode ser realizada uma reunio para cada
equipe (at a fim de no prejudicar o funcionamento do
escritrio)

Sugere-se que os dias sejam bem escolhidos para este fim. Assim, por
exemplo, pode no ser muito interessante fixar reunies nas segundas
e sextas-feiras, pois nas segundas em geral o escritrio est
sobrecarregado de prazos e solicitaes de clientes e nas sextas os
colaboradores j esto mais cansados, ou ainda resolvendo
pendncias importantes que necessitam ser concludas antes do final
de semana. Por isso, talvez os dias entre as teras e quintas-feiras
sejam mais interessantes. Claro que isso vai depender de uma srie de
outros fatos internos do escritrio.

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Parte 5
CONT R OL AD O RI A J UR D IC A
A tcnica mais atual e inovadora de centralizao da
gesto jurdica do escritrio
O QUE E QUAIS AS FUNES DA CONTROLADORIA
JURDICA NUM ESCRITRIO:
A Controladoria Jurdica o setor do escritrio de advocacia responsvel pela
gesto centralizada dos servios jurdicos. Assim, ter uma Controladoria
Jurdica no escritrio significa destacar um departamento que vai realizar todas
as atividades de suporte administrativo ao setor tcnico (setor jurdico
propriamente dito ou de produo jurdica), bem como todo o trabalho de
anlise de resultados da produo jurdica.
A principal ideia na implantao de uma Controladoria Jurdica retirar do setor
tcnico jurdico todas as atividades de suporte, muitas vezes chamadas
administrativas, como cadastros no sistema, controle de prazos, distribuio
de agendas para estagirios externos, controle de audincias, entre outros.
Assim, todas as tarefas delegveis, podem ser assumidas pela Controladoria
Jurdica.
Com isso, procura-se concentrar no setor jurdico somente as atividades
efetivamente tcnicas, como atendimento aos clientes, peticionamento,
consultoria, pareceres, audincias e sustentaes, entre outras).
O efeito que surte da implantao de uma Controladoria Jurdica um
incremento na produo jurdica e na produtividade geral do escritrio. Assim,
no setor tcnico, temos os advogados e estagirios concentrados na atividade
puramente tcnica, aproveitando-os em todo o seu potencial (at porque esse
setor o mais caro para o escritrio). Ganha-se em volume, qualidade e
agilidade, ou seja, de fato obtm-se resultados melhores em todos os sentidos
desejveis.

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Ainda, ganha-se tambm na gesto da produo jurdica, j que passa-se a ter


um departamento especializado na gesto, na administrao da produo, com
pessoas que s fazem isso, e portanto fazem melhor que um corpo tcnico que
no faz s a administrao e que, muitas vezes, se for sopesar as tarefas, vai
priorizar as tcnicas em detrimento das atividades administrativas. Mais ainda,
a Controladoria tambm passa a realizar uma atividade que muito raramente
encontra-se nos escritrios de advocacia que de anlise de resultados da
produo jurdica, fundamental para a consecuo das metas e objetivos do
planejamento estratgico.
Portanto, a Controladoria poderia ser ilustrada da seguinte forma num
organograma de escritrio jurdico:

Scios

Scios

Gerentes

Jurdico

Operacional

Advogados

Estagirios

Estagirios 3 a
5 anos

AdministrativoFinanceiro

Controladoria

Assistente e
Funcionrios

Estagirios 1 a
3 anos

Funcionrios
Administrativos,
de Limpeza, etc

Funcionrios
Financeiro

Estagirios

Estagirios

Como se v, sugere-se que a Controladoria Jurdica seja composta por um


Controller Jurdico ou Gerente de Controladoria Jurdica, um assistente, e um
corpo operacional misto de funcionrios e estagirios.
Recomenda-se que o Controller Jurdico seja um (a) advogado (a), experiente,
que tenha atuado contenciosa e consultivamente, e que tenha vocao para a
gesto. imprescindvel que ele esteja disposto a deixar de atuar tecnicamente
e que tenha os requisitos subjetivos adequados como viso sistmica,
iniciativa, pr-atividade, organizao, capacidade de liderar sua equipe e boa

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interlocuo com os demais departamentos, notadamente o tcnico, sabendo


ao mesmo tempo impor-se quando necessrio.
O assistente pea fundamental no dia-a-dia e principalmente em caso de falta
do Controller (por qualquer motivo, como doena e nas frias ou eventual
desligamento), no havendo necessidade de ser advogado, nem bacharel,
podendo ser um assistente administrativo que detenha um bom conhecimento
jurdicos.
O restante da equipe, recomenda-se, seja misto, entre funcionrios (auxiliares
administrativos) e estagirios de incio do curso de Direito (entre 1 e 3 anos
ou 1 e 6 perodos, aproximadamente). Os funcionrios assumem em geral as
funes que requerem menos conhecimento jurdico, como digitalizao
fotocpias, arquivo fsico e digital, elaborao de guia de custas, etc. E os
estagirios aquelas tarefas que envolvem algum conhecimento jurdico, como
acompanhamento de processos, atividades externas de diligncias (protocolos,
cargas, etc.), insero de dados no sistema, etc.
Desse modo, a distribuio de funes entre os setores assim realizada:

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Scios

Scios

Gerentes

Jurdico

Operacional

Advogados

Estagirios

Estagirios 3 a
5 anos

AdministrativoFinanceiro

Controladoria

Assistente e
Funcionrios

Estagirios 1 a
3 anos

Funcionrios
Administrativos,
de Limpeza, etc

Funcionrios
Financeiro

Estagirios

Estagirios

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A Controladoria Jurdica possui diversas funes, todas ligadas gesto


jurdica do escritrio. Em resumo, pode-se dizer que a Controladoria Jurdica
realiza todo o trabalho de suporte rea tcnica jurdica e de anlise de
resultados da produo jurdica.
Assim, num primeiro plano, ela desempenha todas as atividades de suporte ao
setor jurdico propriamente dito, objetivando concentrar neste setor apenas o
trabalho puramente tcnico (atendimento ao cliente, peticionamento, consultas,
pareceres , advocacia consultiva como um todo, audincias e sustentaes
orais, etc.). Dessa forma, a Controladoria Jurdica toma para si todas as demais
questes ligadas atividade jurdica, causa e documentos do cliente, mas
que podem ser delegadas, por no serem puramente tcnicas.
Portanto, podemos enunciar as principais funes de suporte de uma
Controladoria Jurdica:
Eleger ou revisar o software de gesto do escritrio (em conjunto com os
scios)
Parametrizar ou re-parametrizar o software de gesto (ou configur-lo)
Ser a gestora do software de gesto
Cadastrar e gerir os usurios do software de gesto
Cadastrar novos clientes no software de gesto
Digitalizar documentos dos clientes (RG, CPF, Estatuto Social, Ata de
Eleies de Scios, etc) e anexar ao cadastro do cliente
Manter atualizados os cadastros e documentos dos clientes (em trabalho
conjunto com a recepo/telefonia/secretaria)
Cadastrar novos processos no software de gesto
Cadastrar todos os incidentes no software de gesto
Manter as fichas (ou pastas) dos processos no software de gesto atualizados
Protocolar todas as peties (de prazos ou no) em processos fsicos e
eletrnicos
Conferir todos os protocolos realizados
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Cadastrar todos os prazos


Controlar a agenda de todos os prazos
Cadastrar todas as audincias
Controlar a agenda de todas as audincias
Cadastrar todas as sustentaes orais
Controlar a agenda de todas as sustentaes orais
Realizar as cargas de autos fsicos (enquanto ainda existirem, obviamente)
Obter as fotocpias ou digitalizaes de peas de autos ou outros
documentos necessrios
Traar estratgias para acompanhamento dos processos (a)
acompanhamentos ativos: aquele em que acompanhamos os processos
frequentemente, independentemente de movimentao (push) ou intimao
determinar a frequncia desse acompanhamento; b) acompanhamentos
reativos: aquele em que no acompanhamos os processos, a no ser quando
recebemos uma intimao/publicao; c) acompanhamentos ativos
programados: aqueles prprios dos sistemas de processo eletrnico, em que
temos que acessar o site periodicamente para acompanhar e programar as
intimaes) (juntamente com scios ou gerente jurdico ou rea tcnica)
Acompanhar os processos, atualizando fases, etc.
Obter certides e outros documentos ou providncias junto ao Poder
Judicirio e outros rgos
Identificar momentos processuais de cobrana de honorrios e acionar o
Financeiro para tanto
Lanar ou controlar o lanamento de horas de trabalho (time sheet)
Elaborar guias de custas e enviar ao Financeiro para pagamento, agendando
para cobr-lo no prazo previsto
Conferir as guias de custas pagas pelo Financeiro
Solicitar documentos aos clientes, agendando para cobr-los no prazo
previsto
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Criar um banco de correspondentes slido e mant-lo atualizado


Solicitar documentos e providncias a escritrios e advogados
correspondentes, agendando para cobr-los no prazo previsto e sempre
acompanhar e conferir os atos
Criar um banco slido e atualizado de prestadores de servios relacionados
aos processos (como contadores, assistentes tcnicos, etc.)
Solicitar documentos e providncias a prestadores de servios relacionados
aos processos (como contadores, assistentes tcnicos, etc.), agendando para
cobr-los no prazo previsto e sempre acompanhar e conferir os atos
Recepcionar todos os documentos referentes aos clientes, processos e
causas, digit-los e anex-los ao software de gesto e garantir o fluxo gil e
seguro dos mesmos, seja fsica ou eletronicamente
Eventualmente montar peties ou auxiliar a rea tcnica na atividade
Elaborar relatrios para clientes (sugere-se sempre submeter rea tcnica
antes de envi-los)
Criar novos relatrios para clientes, sempre que possvel com anlises
percentuais e de resultado, grficos, etc.
Entre outras atividades, a depender da poltica do escritrio, advocacia
consultiva e/ou contenciosa, reas de atuao, tipos de clientes, etc.
Mas no s isso. A Controladoria Jurdica tambm realiza a anlise de
resultados da produo jurdica. E esse o grande pulo do gato para o
escritrio.
Eis a o grande plus da Controladoria quando em comparao a outras
estruturas de suporte existentes, como o Paralegal, ou outros nomes que se
queira dar afinal, como j dito, a nomenclatura nessa rea bastante diversa,
incluindo Secretaria Jurdica, GED, etc.
Essa anlise de resultados da produo jurdica significa a criao e gerao
peridica de relatrios de resultados, como por exemplo: clientes ativos,
clientes inativos, processos ativos, processos inativos, atendimentos realizados
a clientes, processos enviados ao morto (ou arquivados), novos processos,
novos clientes, processos encerrados, processos encerrados por acordo,
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processos encerrados sem julgamento do mrito, processos encerrados por


deciso judicial, fase dos processos, riscos dos processos, valores das causas
dos processos, anlise de contingenciamento geral, tipo de pedidos dos
processos, consultas realizadas para clientes, pareceres elaborados, peas
processuais elaboradas, entre tantos outros.
E todos esses relatrios podem e devem sempre elencar indicadores
quantitativos e qualitativos, valendo dizer que podem indicar a quantidade
(nmero, volume) e a qualidade (especificao). Assim, temos, por exemplo, o
relatrio de quantidade de processos ativos no momento, quantidade de
processos encerrados nos ltimos 30 dias, nmero de processos em fase de
pagamento, e assim por diante.
Mais que isso, essa anlise de resultado deve tambm ter um efeito
comparativo com perodos anteriores. Note-se que, realizando esse tipo de
comparao, podemos observar tendncias diversas, que nem sempre esto
aparentes. Se no fizermos essa anlise objetiva, por meio de indicadores
traduzidos em relatrios de anlise de resultado, muitas vezes no enxergamos
o cenrio real. Tendemos a ter distores decorrentes de expectativas, vises
otimistas (ou pessimistas).
Importante ressaltar, tambm que a anlise de resultados uma tima
ferramenta para o monitoramento do planejamento estratgico, j que por meio
dela, possumos indicadores concretos e podemos avaliar se estamos
alcanando nossas metas ou estamos aqum, ou ainda se as estamos
superando, ou desviando do curso objetivado. Assim, auxilia muito na tomada
de decises.
Ainda, a anlise de resultados nos ensina a respeito da sazonalidade na
produo jurdica. Essa sazonalidade existe de forma mais acentuada em
alguns escritrios jurdicos e de forma menos evidente em outros, ou at
inexiste e alguns poucos. Mas em geral, ela presente e tendo conhecimento
dela (como ocorre, quando ocorre, qual o impacto na produo, etc.), podemos
tambm tomar decises a respeito da produo, conduzindo melhor nossas
atividades.
Note-se, por fim, que a anlise de resultados proporciona tambm a anlise de
produtividade geral do escritrio, tambm chamada por alguns de anlise de
desempenho global, dado crucial para conhecimento a respeito de como esto

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sendo empregadas as variveis estrutura x pessoal x recursos em prol do


resultado almejado.
E, ento, a anlise de resultados tambm pode ser realizada a fim de identificar
a produtividade individual de cada membro da rea tcnica e da Controladoria
Jurdica, demonstrando de forma objetiva, livre de subjetivismos e outras
influncias, qual o desempenho produtivo de cada um, quantitativa e
qualitativamente (por exemplo, nmero de processos ativos ou volume da
carteira de cada advogado, nmero de peties iniciais elaboradas no ms,
quantidade de recursos elaborados, nmero de consultas a clientes realizadas,
quantidade de contratos analisados, e assim por diante lembrando que todas
essas anlises sempre devem, alm de se referir ao presente, buscar as
referncias passadas por meio de comparativos. Dessa forma, quantos
processos ativos tal advogado administra esse ms, em comparao com o
ms passado, numa evoluo dos ltimos seis meses e at comparando ao
mesmo ms do ano anterior, por exemplo, cruzando-se ainda sempre esse
nmero com o volume total de processos ativos no escritrio em todos esses
momento... e assim por diante.). E a produtividade da Controladoria Jurdica
tambm,
analisando-se, por exemplo, quantos agentes (funcionrios e
estagirios) da Controladoria Jurdica so necessrios para administrar a
carteira atual de XX de processos ativos, em detrimento de 6 meses atrs, em
que possuamos YY processo ativos... e assim por diante.
Nessa anlise de produtividade da Controladoria sempre importante levar em
conta as variveis mencionadas no captulo em que tratamos da composio
da controladoria, ou seja, tipo de processo, fase do processo, entre outros, a
fim de identificar o trabalho efetivo que cada um d.
Em razo de todo o dito, conclui-se que, tanto para realizar essa atividade de
gesto jurdica, dando o suporte atividade tcnica, quanto para poder efetuar
a anlise de resultados da produo jurdica de forma adequada e segura, a
Controladoria Jurdica deve contar com: 1) apoio dos scios; 2) controller
jurdico adequado; 3) software de gesto adequado.
Vale dizer que os scios devem compreender o conceito e a atividade da
Controladoria Jurdica, bem como sua importncia e devem disseminar isso
para os demais nveis do escritrio. Ainda, o Controller Jurdico precisa
efetivamente possuir os requisitos objetivos e subjetivos e ser sintonizado
cultura, poltica e necessidades do escritrio. E o escritrio precisar ter um
software de gesto eficiente, pois possuir um sistema que contenha um banco
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de dados completo e atualizado, com as ferramentas necessrias e


rapidamente acessvel a todos os colaboradores, a principal chave para a
gesto eficiente da Controladoria Jurdica. Claro que tambm a principal
responsabilidade dela, que a verdadeira guardi do software de gesto,
atuando de forma sistemtica na fiscalizao do uso por parte de todos os
colaboradores, garantindo que os mesmos operacionalizem adequadamente o
sistema.
Alm das vantagens j citadas, quando se implanta uma Controladoria Jurdica
tambm se ganha em reduo de custos, j que h uma absoro de maior volume
de trabalho pelo Jurdico, setor em que se concentram as maiores remuneraes.
Mesmo com a criao de mais um setor (Controladoria Jurdica), passa-se a ser
necessrio um menor contingente de pessoas para atender a um cliente ou carteira de
processos.

Alm disso, o pessoal do Jurdico mantm-se mais envolvido e conectado


rea tcnica e motivado com o trabalho.
Mais que isso, com a Controladoria Jurdica atuando de forma harmoniosa com
o Jurdico, propicia-se a identificao de riscos jurdicos e agilizao de
necessidades gerenciais dos clientes.

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