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4.4.

5 ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE


GESTIN DE SALUD Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para elaborar, estructura y control de los documentos y
formatos del Sistema de Gestin Salud y Seguridad Ocupacional (SGSYSO).
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos y formatos emitidos por los procesos de SGSYSO
incluyendo los documentos externos que afecten la SySO.
3. DEFINICIONES
Anexo, documento, instructivo, poltica, registro, entre otros necesarios.
4. DESCRIPCIN
4.1 GENERALIDADES
Todos los documentos deben ser aprobados en forma y contenido antes de
ingresar al sistema.
4.2 ELABORACIN DE LOS DOCUMENTOS
Deben contener: objetivo, alcance, definiciones, descripcin, referencias y anexos
como estructura bsica. Los documentos deben estar codificados con fecha de
elaboracin, revisin, aprobacin y sus respectivos responsables. Se debe indicar
al proceso que pertenecen.
4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
El control debe incluir revisin, aprobacin, personas responsables de elaborar,
revisar y aprobar documentos. As mismo se debe incluir revisin, descripcin de
modificacin y fecha de revisin.
VERSIN
Elabor:

DESCRIPCIN
Revis:

FECHA REVISIN
Aprob:

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Firma:

Firma:

Firma:

El encabezado debe ser:


NOMBRE DEL FORMATO

Cdigo:

PROCESO AL QUE PERTENECE

Versin:

4.4 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS


Son documentos externos: normas, protocolos de proveedores, dichas tcnicas,
entre otros, y se ingresan en la carpeta codificada: Doc_ext.
4.5 ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Se almacenarn en la ruta de servidor: N:/SIG/SYSO.

4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para la identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, retencin y disposicin de registros.
2. ALCANCE
Aplica a todos los registros utilizados en los diferentes procesos e inicia con la
identificacin del Registro hasta su disposicin final.
3. DEFINICIONES
Almacenamiento, archivo de gestin, carpeta, documento, disposicin, proteccin,
registro, trazabilidad, etc.
4. DESCRIPCIN
4.1 GENERALIDADES
Cuando sea necesario crear, modificar o anular un registro se debe remitir al
procedimiento de control de registros.
4.2 CONTROL DE REGISTROS

Identificacin de registros: Codificacin establecida.


Actualizacin de Listado maestro de registros: Responsable del proceso.
Diligenciamiento de los registros: Responsable del proceso o actividad
especfica.
Almacenamiento de los registros: Digital o en carpeta fsica.
Proteccin de registros: Back up y claves de acceso para registros digitales,
carpetas plsticas para registros fsicos.
Recuperacin de registros: Por medio de las copias de seguridad,
recuperacin por consecutivo, cronolgico, orden alfabtico.
Tiempo de retencin: El definido en el Registro Listado Maestro.
Disposicin de registros: Se descartan si son fsicos y si estn en el sistema
informtico se eliminan o se incorporan en almacenamiento histrico.

5. REQUERIMIENTOS TCNICOS
Se necesitan servidores informticos y archivadores fsicos.

DISPOSICIN

RETENCIN

RECUPERACIN

PROTECCIN

ALMACENAMIENTO

TIPO DE DOCUMENTO

SALIDA

ENTRADA

RESPONSABLE

PROCESO

NOMBRE

CDIGO

6. ANEXO. REGISTRO MAESTRO.