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- PLANIFICACION Y CONTROL DEL PROYECTO

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Departamento de Expresin Grfica y Proyectos de Ingeniera


Escuela Universitaria de Ingeniera de Vitoria-Gasteiz

Tema 8
SEGUIMIENTO, CONTROL Y CIERRE DEL
PROYECTO

ndice:
SEGUIMIENTO
1.- Introduccin
2.- Origen de los datos
3.-De donde obtenemos los datos para la planificacin?
3.1.- Procedimiento para la obtencin de los datos
iniciales
4.- Por que es necesario el seguimiento del proyecto?
4.1.- Dnde obtenemos los datos para la
actualizacin?
4.2.- Cmo los conseguimos?
5.- Comunicacin del programa
5.1.- Documentos
5.2.- Frecuencia de la actualizacin
CONTROL DEL PROYECTO
6.- Documentos necesarios para la informacin y toma de
decisin del jefe de proyecto
6.1.- Visualizacin de las desviaciones en plazos
6.2.- Diagrama para la comparacin de sucesivas
estimaciones de la fecha de realizacin de una
etapa
6.3.- Visualizacin de las desviaciones en gasto

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7.- CIERRE DEL PROYECTO


1.- Introduccin
En los captulos anteriores hemos presentado los aspectos "tericos" de
la planificacin de proyectos mediante grafos. En este capitulo vamos a
efectuar algunas puntualizaciones sobre la utilizacin de dicha teora junto con
otras consideraciones prcticas sobre el seguimiento. control y cierre de los
proyectos.
2.- Origen de los datos
Sin datos (tcnicos, histricos, estimaciones, etc) no es posible realizar
ninguna planificacin y menos su seguimineto. Aunque en los ejemplos
desarrollados hasta el momento, hemos supuesto que todos los datos
necesarios estaban disponibles, raramente es as en la prctica. Los datos, si
existen, estn dispersos y celosamente guardados por quienes se creen sus
propietarios, cuyo deseo ms claro es no compartirlos, a pesar de que se trata
de un bien que puede cederse sin dejar de poseerlo.
Por dicha circunstancia empezaremos tratando de cmo puede obtener
los datos, para el equipo de planificacin y seguimiento, a las ordenes del jefe
de proyecto
3.- De donde obtenemos los datos para la planificacin?
Los datos de partida para la realizacin de la planificacin tienen su
origen, fundamentalmente, en los elementos tcnicos implicados en el
desarrollo del proyecto, aunque la palabra "tcnicos" debe entenderse en una
acepcin muy amplia. Para la obtencin de los datos es conveniente proceder
de la siguiente forma:
3.1.- Procedimiento para la obtencin de los datos inciales
1.
Difundir informacin lo ms completa y extensa posible sobre los
objetivos, mtodos, procedimientos y herramientas del equipo de planificacin
a todos los niveles de los entes implicados, comenzando preferentemente por
los ms elevados. Se recurrir a reuniones, conferencias, cursillos, folletos,
manuales, demostraciones, etc. El objetivo es sensibilizar a todos los
participantes y hacerles comprender los fines perseguidos.
2. Descomponer el proyecto en partes o subproyectos coherentes. Los
criterios de descomposicin ms utilizables son: la funcionalidad, el tipo de
tecnologa involucrada en el diseo o en la construccin y la situacin
geogrfica en la realizacin. El organigrama tcnico puede servir de gua en la

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descomposicin. Cada parte se estudia aisladamente en detalle antes de


proceder a las consideraciones finales de conjunto.
3. Obtener datos sobre cada una de las partes, relativos a descripcin del
subproyecto, su funcionalidad, actividades principales que comprende su
realizacin, plazos de realizacin, problemas principales probables o posibles,
etc. La forma de obtener esta informacin es a travs de la informacin y
documentacin existente relativa a otros proyectos semejantes y que sin duda
habr sido recogida en la fase de definicin. El objetivo es tener un nivel de
conocimiento suficiente sobre el proyecto, para que las entrevistas que se
celebren a continuacin con los responsables de los distintos departamentos
sean fructferas, gracias al empleo de un mismo lenguaje.
4. Elegir una nomenclatura para la codificacin de la informacin que va a
obtenerse; en especial para decidir la codificacin de las actividades. Siendo
habitual el empleo de un ordenador en forma interactiva, las caractersticas del
programa disponible en el mismo influirn grandemente en dicha codificacin.
5. Celebrar entrevistas con los diferentes responsables de la construccin
para recabar la informacin correspondiente a la descomposicin en
actividades, precedencias y duracin. En las primeras entrevistas puede
centrarse el inters en las dos primeras cuestiones, a fin de evitar el efecto
pernicioso que puede tener la superposicin de los conceptos duracin y plazo.
6. Establecer actas de las entrevistas, en forma muy somera, en las que se
indiquen las conclusiones a que se ha llegado. De hecho estas conclusiones se
pueden reflejar de dos formas:
a) Fichas de actividad. Estas fichas estn destinadas a contener no
slo los datos necesarios para la planificacin, sino otros
auxiliares.
b) Grafos PERT o ROY (en principio, uno por subproyecto) con
indicacin de las precedencias. Tampoco aqu debe tenerse la
pretensin de alcanzar nunca un nivel definitivo, por lo que debe
utilizarse procedimientos rpidos de elaboracin y modificacin de
los grficos, incluso una va manual.

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Diagrama Gantt de seguimiento o simulacin:

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Difundir las actas y recoger las reacciones si no se producen
espontneamente, provocarlas.
8. Cuando se disponga de suficiente informacin realizar algunos supuestos
de planificacin, discutiendo los resultados con los entes implicados, con el fin
de llegar a un primer conjunto de datos depurados.

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4.- Por que es necesario el seguimiento del proyecto?


A medida que transcurre el tiempo y va avanzando la realizacin del mismo
van variando las estimaciones sobre las realizaciones futuras:
1. El conocimiento que se posee sobre estas tareas ha mejorado debido a la
experiencia o al incremento de atencin que les proporciona la inmediatez (que
las ha transformado de un asunto importante en un asunto urgente).
2. Han podido variar las condiciones existentes y por consiguiente haberse
decidido el empleo de un metodo diferente del inicialmente previsto, lo que
repercute en definiciones y duraciones.
3. La marcha del proyecto obliga a secuenciar las actividades en una forma
diferente a la establecida inicialmente.
4. Se han producido o se prevee que se producirn incidentes que han
repercutido en variaciones de la duracin de algunas actividades respecto a lo
previsto.
Todo esto provoca que el programa base no refleje la situacin real del
proyecto.
4.1.- Dnde obtenemos los datos para la actualizacin?
Los datos para la actualizacin se encuentran en:
1. La propia realizacin del proyecto
2. Los equipos tcnicos de los departamentos que intervienen en la
realizacin.
3. En los trabajadores directos que realizan una determinada tarea
4.2.- Cmo los conseguimos?
Las formas de conseguirlos son:
1. La observacin directa de la realizacin, siempre interesante por dar un
contenido fsico a algo que de otra forma se quedara en unas inscripciones en
unos papeles. La informacin obtenida sobre el terreno puede registrarse en
un estadillo ficha de obra.
2.

Entrevistas con los responsables.

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Las reuniones de seguimiento del proyecto.

FICHA DE OBRA
i

(nombre de la actividad)
EMPRESA
INCIDENCIAS

FECHA DE
COMIENZO
FECHA DE
TERMINACIN

ESTIMACION
DE EJECUCIN
A FIN DE MES
EN %

Observaciones:

5.- Comunicacin del programa


Tiene mucha menos importancia confeccionar la programacin, que la labor y
el esfuerzo de seguimiento durante el cual se detectan los problemas, se
analizan las soluciones y se toman decisiones.
5.1.- Documentos
Es conveniente que despus de cada actualizacin y en el plazo ms breve
posible el equipo de planificacin difunda ampliamente un documento que
podemos denominar estado de la planificacin.

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5.2.- Frecuencia de la actualizacin


Es til hacer coincidir la revisin de la programacin con la emisin del
documento: estado de la planificacin, con las reuniones de seguimiento del
proyecto.

ESTADO DE LA PLANIFICACIN
0.- Numero de documento y fechas de emisin y datos
1.- Situacin actual
1.1.- Actividades (importantes) terminadas desde el
documento anterior
1.2.- Actividades iniciadas
1.3.- Actividades que continan
1.4.- Problemas (relevantes) encontrados
1.5.- Desviaciones (relevantes) producidas, sus causas y
lneas de solucin adoptadas
2.- Previsiones para el plazo inmediato
2.1.- Etapas a alcanzar dentro de un horizonte cercano
(antes de la prxima revisin)
2.2.- Posibles problemas y soluciones. Actividades
criticas y subcriticas
2.3.- Modificaciones de la planificacin
3.- Previsiones a largo plazo
3.1.- Estimacin de la fecha de realizacin de las etapas
caractersticas
3.2.- Desviaciones respecto a la planificacin anterior
4.- Estimacin cualitativa del responsable de la planificacin (si no
es posible obtener la del jefe del proyecto) fundada en los aspectos
cuantitativos anteriores y otra informacin de que pudiera
disponerse
Para mejor comunicar dicha informacin debe recurrirse a
diversos procedimientos tabulares, grficos, etc.

6.- Documentos necesarios para la informacin y toma de


decisin del jefe de proyecto
Los documentos indispensables para la actuacin del jefe de proyecto
en su labor de seguimiento y control son de cuatro tipos:
1. Documentos sobre los costes, gastos y presupuestos. Compromisos y
pagos realizados desde el inicio del proyecto y desde inicio del ao en curso,

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presentado por bloques de actividades y conceptos; previsiones hasta fin de


aos y hasta fin del proyecto.
2. Documentos que muestran el estado de avance. Documento estado de la
planificacin vigente
3. Documentos sobre personal y plantilla. Personal existente, seleccionado
por especialidades y afiliacin; previsiones periodificadas hasta final de ao y
hasta final de proyecto.
4. Documentos sobre caractersticas tcnicas. Especificaciones y su
evolucin
Estos documentos deben permitir comparar las especificaciones
exigidas y previstas con las realizaciones concretas. Tanto en los que se
refiere a las caractersticas tcnicas, como a los datos fcilmente mesurables
de costes y plazos, es preciso cuantificar o por lo menos normalizar la
informacin, dndole la forma de tablas o grficos.
Estas tablas o grficos, adems de describir la situacin en el
momento de su emisin, deben permitir comparaciones y deben mostrar
tendencias de forma clara.
Podemos por tanto distinguir tres tipos de documentos (tablas y/o
grficos):
1. Documentos de base en el que se recoge la estimacin ms fiable en la
fecha de emisin.
2. Documentos de actualizacin en el que se recoge la nueva versin del
anterior, o la informacin que ha sufrido modificacin.
3. Documentos de comparacin que permite seguir y analizar la evolucin de
las estimaciones.
Documentos y/o grficos necesarios para el seguimiento de un
proyecto
Documentos de
Actualizacin
Anlisis
base
comparativo

Costes

Planes anuales
y mensuales
(presupuesto)

Nuevo presupuesto

Grficos de
desviacin

Estado de gastos
Curvas de gastos
Nuevas previsiones

Fechas

Estado de costes
estimados
Diagrama de Gantt
Grafo PERT

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Informes por
excepcin

Curvas de
tendencia
Diagrama
actualizado

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Plantilla Estadillo de plantillas


Tcnica Especificaciones

Modificacin del
Curvas de
grafo
evolucin
Estudio
de Curvas de
necesidades
y evolucin
previstas
Informes
Tablas
normalizados
evolucin

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de

6.1.- Visualizacin de las desviaciones en plazos


Peridicamente se realizan actualizaciones de la planificacin, y como
resultado se obtienen estimaciones, algunas veces iguales a las precedentes,
otras distintas, de las fechas en las que se alcanzarn ciertas etapas, hitos
importantes del proyecto. Estas estimaciones se difunden a los diversos
responsables, no slo para su informacin, sino para que acten en
consecuencia. Por ello es extremadamente til que aparezcan en forma clara
las desviaciones, si existen, en los plazos. Recordando que cada estimacin
de una fecha tiene asociada adems otra fecha, que es la de la realizacin de
la estimacin, una forma posible es la utilizacin de un diagrama en el que en
abscisas figure la fecha de realizacin de la estimacin, y en ordenadas el
valor estimado (fecha mnima, mxima o ambas).

6.2.- Diagrama para la comparacin de sucesivas estimaciones de la


fecha de realizacin de una etapa

La bisectriz del primer cuadrante constituye el lugar de los


puntos ciertos cuando se confunden estimacin y realizacin.

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1. Estabilidad completa
La etapa x presenta una estabilidad completa en cuanto a las
estimaciones. Prolongando la lnea de tendencia de las
mismas obtendremos el punto x

2. Inestabilidad imprevisible
No se aprecia una tendencia clara en el desarrollo de esta
actividad, que ha estado sujeta a continuas medidas
correctivas. Se hace imprescindible tener un especial cuidado
con las actividades de este tipo. Slo podremos bajar la
guardia cuando la proximidad del final de la actividad haga
casi imposible la desviacin con respecto a la estimacin.

3. Deslizamiento con tendencia


La etapa Z sufre un progresivo deslizamiento en su fecha de
realizacin estimada. Prolongando la tendencia alcanzaremos

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el punto Z, que presenta un retraso con respecto a la


estimacin inicial por lo que se hace necesario adoptar
medidas.

4. Deslizamiento uniforme
La etapa U se retrasa con el tiempo de forma uniforme, de
seguir las cosas como estn nunca se realizara. Aunque la
situacin parece incoherente, se han vivido situaciones de
este tipo. Este deslizamiento de las estimaciones oculta algn
problema crnico que conviene hacer aflorar y resolver.

No es necesario indicar que aqu la actuacin es absolutamente


necesaria y urgente, aunque no es fcil de encontrar.
6.3.- Visualizacin de las desviaciones en gasto
Ms difcil es presentar la evolucin de los gastos ocasionados por el
proyecto de forma que puedan adoptarse medidas correctoras rpidamente.

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* La lnea escalonada P
presupuesto acumulado

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corresponde

al

* La C al calendario de gastos acumulados


estimados
* La R a los gastos acumulados contabilizados
Dada la desviacin de R respecto de C, su prolongacin E constituye el
nuevo calendario de gastos estimados
Suele resultar conveniente representar tambin la evolucin del gasto
comprometido para tener una mejor referencia de la evolucin del proyecto.
La situacin se complica si tenemos en cuenta dos hechos que influyen en lo
anterior:
El valor aadido al proyecto no es proporcional al tiempo, y es respecto a
dicho valor que debemos evaluar la desviacin en el gasto.

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El calendario inicial de gastos acumulados se hizo de acuerdo con un


calendario de realizacin de actividades. En el momento actual pueden
haberse producido desviaciones en estas realizaciones (y tal vez un aumento
de la duracin estimada del proyecto). Los retrasos influyen en el valor
realizado del proyecto y en el calendario de gastos, que se extienden sobre
una duracin mayor.

Definicin Valor ganado ( ver ampliacin)


1. La definicin Valor Ganado como sistema de control, bsicamente requiere de la
instrumentacin de tres indicadores;
Costo Actual del Trabajo Realizado CATR (ACWP Actual Cost for Work Performed)
.
Costo Presupuestado del Trabajo Realizado CPTR (BCWP Budgeted Cost for
Work Performed).
Costo Presupuestado del Trabajo Planificado CPTP (BCWS Budgeted Cost for
Work Scheduled).
As como, de los siguientes ndices de ejecucin, los cuales nos permiten analizar la
productividad y eficiencia con la cual se est desarrollando el proyecto;
Productividad del Costo Actual PCA (CPI Cost Performance Index).
Efectividad sobre la Planificacin Realizada EPR (SPI Schedule Performance
Index).
Productividad del Costo al Fin del proyecto PCF (ACPI At Completion Cost
Performance Index).

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Proyeccin del calendario de gastos acumulados teniendo en cuenta las


desviaciones de duracin y de presupuesto.

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Monitorizacin estado del proyecto

7.- Cierre del proyecto

El cierre del proyecto incluye la aceptacin oficial del proyecto y la finalizacin del
mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la

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documentacin de todo lo aprendido a lo largo de la ejecucin del proyecto.


Se realiza travs de reuniones (videoconferencias) con el cliente, donde se levanta
acta de recepcin del proyecto y condiciones de garantas.
En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambio, que deben de valorarse y
adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del
proceso de ejecucin del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de las
necesarias modificaciones de diseo, las diferentes condiciones del lugar, la
disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniera y
de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Ms all de la ejecucin de los
cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar
lo que de hecho se construye. Por lo tanto, el propietario por lo general requiere de un
acta final para mostrar todos los cambios o, ms concretamente, cualquier cambio que
modifica la parte tangible de la obra terminada. El registro se hace en el pliego de
clusulas administrativas , por lo general, pero no necesariamente se limita a ello,
tambin se debe de reflejar en el diseo de los dibujos. El producto final de este
esfuerzo es lo que el cliente debe ver en el apartado de, "asbuilts.". Este es un
requisito que se debe de proporcionarse en los contratos de construccin.

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