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PLAN DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIPUTACIN

PROVINCIAL DE CUENCA. INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE


CLASIFICACIN Y DEL PROGRAMA DE DESCRIPCIN.
Jos Ramn Rodrguez Clavel
Javier Barbadillo Alonso
Francisco Javier Gonzlez Garca

Actualizacin en abril de 2012

ndice

Instrucciones del sistema de clasificacin archivstica


o 1. Concepto y estructura del cuadro de clasificacin
o 2. Advertencias y aclaraciones
o 3. Estudio de casos
o 4. Bibliografa
Instrucciones del programa de descripcin
o 1. Introduccin
 1.1. Objetivos del programa
 1.2. Lmites del programa
 1.3. Estructura de datos
 1.4. Formato de entrada de datos
 1.5. Ordenacin de los registros
 1.6. Edicin de registros
 1.7. Formalizacin del contenido
o 2. Descripcin principal
 2.1. Referencia
 2.2. Unidad de descripcin
 2.3. Procedencia
 2.4. Clasificacin
 2.5. Ordenacin
 2.6. Ttulo
 2.7. Volumen y soporte
o 3. Descripcin complementaria
 3.1. Caractersticas fsicas
 3.2. Alcance y contenido
 3.3. Documentacin asociada
 3.4. Notas de descripcin
 3.5. Descriptores
 3.6. Texto asociado
o 4. Informacin archivstica
 4.1. Ingreso
 4.2. Signaturas y referencias anteriores
 4.3. Valoracin
 4.4. Acceso
o 5. Control de trabajo
 5.1. Notas de trabajo
 5.2. Fecha de creacin del registro
 5.3. Fecha de modificacin del registro
o 6. Bsqueda documental
 6.1. Operaciones lgicas
 6.2. Bsqueda de fechas
 6.3. Bsqueda general
o 7. Macros del programa
 7.1. Ficha documental
 7.2. Tabla de datos
 7.3. Portapapeles
 7.4. Listas y catlogos
 7.5. Notas de ayuda




o
o

7.6. Estructura de campos


7.7. Consulta de clasificacin
8. Gestin del programa
9. Bibliografa

PLAN DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIPUTACIN


PROVINCIAL DE CUENCA. INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE
CLASIFICACIN ARCHIVSTICA.
Jos Ramn Rodrguez Clavel y
Fco. Javier Gonzlez Garca

Con la colaboracin de
Yolanda Fernndez Valverde

1. CONCEPTO Y ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACIN.


El cuadro de Clasificacin de fondos documentales de Ayuntamientos de la provincia de
Cuenca es un desarrollo del cuadro propuesto por la Mesa de Trabajo de Archivos de
Administracin Local.
Partiendo del cdigo identificativo del fondo (vase el epgrafe 2.3. Procedencia de las Instrucciones
del Programa de Descripcin del Plan de Archivos Municipales de la Diputacin Provincial de Cuenca), se
codifican los tres primeros niveles de clasificacin inherentes a las secciones, subsecciones y
mbitos orgnicos o de competencia:
Ejemplo:
10 = AYUNTAMIENTO DE
10 300 = SERVICIOS
10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE
10 30606 = MEDIO AMBIENTE
La codificacin numrica de cualquier entrada de mbito de competencia u orgnico est
formada por cinco dgitos.
No obstante, por debajo de diversas entradas de subsecciones no hay ninguna subdivisin de
mbito orgnico o de competencia precedida de cinco dgitos. Se trata de casos en los que se
desciende directamente de la entrada clasificatoria de subseccin a la entrada de serie.
Ejemplos:
10 102 = ALCALDE

10 205 = SERVICIOS JURDICOS


10 301 = OBRAS Y URBANISMO
10 401 = INTERVENCIN ECONMICA
Los niveles de serie y subserie documental no poseen codificacin numrica propia.
Reproducen el mismo cdigo de la subseccin o del mbito en que se hallen enclavados:
Ejemplos:
Seccin: 10 300 = SERVICIOS
Subseccin: 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
Serie: 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
Subserie: 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES

Seccin: 10 300 = SERVICIOS

Subseccin: 10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE


mbito orgnico o de competencia: 10 30601 = SANIDAD
Serie: 10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD VETERINARIA
Subserie: 10 30601 = EPIZOOTIAS

Las principales novedades introducidas en este cuadro son:


a)

La codificacin de tercer nivel de clasificacin referente a los mbitos de competencia


u orgnicos existentes en algunas subsecciones.

b)

La apertura de nuevas entradas de subsecciones y mbitos, pero sobre todo, de


series y subseries documentales, suscitadas y acordadas en el marco de las
intervenciones archivsticas en Ayuntamientos de la provincia de Cuenca.

Este cuadro de clasificacin, con un desarrollo ms pormenorizado, se fundamenta en el


anlisis de la realidad documental de ms de treinta archivos municipales conquenses,
organizados y descritos sobre la base de la aplicacin informtica de FILE MAKER 6.0.
La metodologa de presentacin de la estructura del presente cuadro de clasificacin se halla
ntimamente ligada a la formalizacin del ingreso de datos en los campos descriptivos SC1,
SC2, SC3, SR1 y SR2 de la aplicacin informtica archivstica confeccionada a partir del
programa FILE-MAKER 6.0. En dichos campos hay que ingresar informacin pertinente a cada
uno de los niveles de clasificacin documental:
SC1:
SC2:
SC3:

SR1:
SR2:

Seccin.
Subseccin.
mbito orgnico o de competencia. En caso de tratarse de Juntas o Comisiones
locales, o de Centros y Fundaciones, tras la indicacin de la competencia
correspondiente en su caso, se expresa el nombre concreto de la Junta o
Comisin, del Centro o Fundacin.
Serie.
Subserie. En caso de que la subserie sea divisible en otras entradas an ms
especficas, estas ltimas se expresarn entre parntesis.

En otras palabras, el cuadro de clasificacin est estructurado y desarrollado de tal forma que
constituye una excelente gua de la sintaxis a seguir en la ejecucin de entradas descriptivas
en los distintos campos descriptivos inherentes a la clasificacin documental. Es decir, el
cuadro sirve de orientacin detallada de cmo hay que efectuar las entradas descriptivas en los
distintos niveles: los cdigos numricos precedentes, los espacios en blanco, el signo igual y
las denominaciones especficas de las entradas.
Los nombres de las subsecciones figuran en el campo SC2 en maysculas negrita.

Las denominaciones de mbitos orgnicos y competenciales, de Comisiones y Juntas, de


Centros y Fundaciones se contemplan en SC3 con maysculas negrita cursiva.
Las series genricas, enmarcadas en sus subsecciones y mbitos orgnicos y competenciales
correspondientes, aparecen expresadas en maysculas y en cursiva. Por ejemplo:
10 30201 = EXPEDIENTES DE AGRICULTURA
10 30201 = REGISTROS DE AGRICULTURA
10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD VETERINARIA
10 30601 = REGISTROS DE SANIDAD VETERINARIA
Las series son divisibles en subseries especficas producidas como consecuencia de la gestin
reiterada de actividades ms especializadas. A su vez, estas actividades especficas son
subdivisibles, en algunos casos, en subactividades mucho ms concretas. Este segundo
escaln del nivel de subserie se expresa entre parntesis justo detrs del primer escaln del
nivel de subserie:
Seccin: 10 300 = SERVICIOS
Subseccin: 10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE
mbito: 10 30601 = SANIDAD
Serie: 10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD MDICA
Subserie: 10 30601 = CONTROL SANITARIO (AGUAS)
En la disposicin formal de las series dentro de cada subseccin o mbito no se ha seguido
una lgica sistematizada basada en la secuencia de expresar primero las series directivas y
despus las series ejecutivas. Tampoco se ha aplicado la secuencia, dentro de cada uno de
esos dos bloques, de indicar, en primer lugar, los expedientes, y en segundo lugar los registros.
Esta ordenacin secuencial es lo ms deseable, pero se ha optado por no ponerla en prctica
para evitar un aumento de la codificacin numrica. En su lugar, se ha preferido una
ordenacin puramente alfabtica de las series, que es ejecutada automticamente por el
programa informtico.
El Cuadro de Clasificacin se ofrece en dos tablas. En primer lugar, aparece una tabla de
desarrollo de las secciones, subsecciones y mbitos. En segundo lugar, se presenta una tabla
de desarrollo completo con las secciones, subsecciones, mbitos, series y subseries. Por
ltimo, como instrumento clasificatorio complementario, se muestra una lista sistemtica de
denominaciones de Juntas, Comisiones, Centros y Fundaciones municipales.

2. ADVERTENCIAS Y ACLARACIONES.
En el proceso de clasificacin de un fondo documental es necesario ajustarse al mximo a las
entradas contempladas en el Cuadro para los distintos niveles de seccin, subseccin, mbito,
serie y subserie. No obstante, la archivstica no es una ciencia exacta y, en virtud de su
flexibilidad, hay que admitir la posibilidad de nuevas entradas en el cuadro de clasificacin,
sobre todo en los niveles de serie y subserie.
Adems, no podemos pensar que la documentacin custodiada en los ms de treinta archivos
municipales de la provincia de Cuenca, procesados mediante FILE-MAKER, sea representativa
de toda la tipologa documental municipal. Obviamente, con el transcurso del tiempo y a
medida que se vayan organizando y describiendo en el futuro nuevos archivos municipales,
puede detectarse la existencia de nuevas series o subseries hasta ahora no contempladas en
el Cuadro. Esto significa que el cuadro no termina nunca de enriquecerse ante la perspectiva
de albergar potencialmente nuevas entradas.
Lo que ocurre es que cuando una persona se halle trabajando en el proceso de clasificacin de
un fondo documental concreto, si observa la existencia de nuevos tipos documentales, que, a
su juicio, determinan la necesidad de apertura de nuevas entradas de series y subseries en el
cuadro, no se trata de que adopte decisiones unilaterales. Es preciso trabajar en equipo de
manera coordinada y consensuada y, para ello, es imprescindible preparar una propuesta
provisional de insercin de nuevas entradas en el cuadro y ponerse en contacto con el Servicio
archivstico de la Diputacin provincial.
El procedimiento a seguir para plantear propuestas de inserir nuevas entradas podra consistir
en indicar las siglas SN (serie nueva) en el botn situado en el margen superior derecho de la
ficha documental de la aplicacin informtica.
Es decir, el estilo de trabajo no consiste en tomar decisiones a priori sino contemplar de
entrada estos casos como dudas y cotejarlas con el Servicio archivstico de la Diputacin. De
este modo, se proceder a un estudio y valoracin en equipo de si es necesaria o no la
apertura de nuevas entradas en el cuadro.
La experiencia de descripcin archivstica realizada en los fondos documentales municipales
de la provincia de Cuenca desde hace aos, ha puesto de manifiesto que en bastantes
ocasiones han proliferado entradas de subseries que, en realidad, no eran tales, porque no
conllevaban la gestin reiterada de tipos documentales muy especficos o de subactividades
muy concretas, sino que ms bien suponen el contenido informativo de expedientes o registros
a inserir en el campo TRS (texto resumen) de la ficha documental de la aplicacin informtica.

Ejemplos:


Los cortes de suministro o los enganches a la red de abastecimiento de agua: se ha


estimado que no constituyen subseries de abastecimiento de agua dentro de la serie
genrica de EXPEDIENTES DE GESTIN DE SERVICIOS URBANSTICOS (301
OBRAS Y URBANISMO). Por tanto, no se manifiestan entre parntesis en SR2 a
continuacin de Abastecimiento de agua, sino que pasan a constituir asientos
informativos del campo TRS.
Las inspecciones veterinarias de animales enfermos en EXPEDIENTES DE SANIDAD
VETERINARIA. A nuestro juicio, la entrada de SR2 es INSPECCIONES
VETERINARIAS; a continuacin no se expresa nada entre parntesis, y cualquier
informacin complementaria como animales enfermos o mataderos particulares se

asienta en el campo TRS.


Los Estados de reconocimiento higinico-sanitario (carniceras) o (mataderos) en
REGISTROS DE SANIDAD VETERINARIA. La entrada de SR2 es ESTADOS DE
RECONOCIMIENTO HIGINICO-SANITARIOS. El resto de la informacin:
Carniceras o Mataderos pasa al campo TRS (texto resumen).
Libros auxiliares de cuentas corrientes (Recaudacin en periodo voluntario) o
(Recaudacin en periodo ejecutivo) en REGISTROS DE RECAUDACIN. En SR2 hay
que indicar: LIBROS AUXILIARES DE CUENTAS CORRIENTES. Las entradas
informativas Recaudacin en periodo voluntario o Recaudacin en periodo
ejecutivo son ms idneas en el campo TRS.

Lo mismo cabe decir de entradas realizadas en el campo SR2, considerando como series
especficas lo que, en realidad, son contenidos informativos de unidades documentales, a
incluir en TRS.
Ejemplos:


La contemplacin en SR2 de una entrada como Relacin de detenidos del ejrcito


rojo dentro de REGISTROS GUBERNATIVOS de 102 ALCALDE. No se trata de
ninguna serie, y hay que insertar esta informacin en el campo TRS.
Remisin de Estadsticas Presupuestarias no es ninguna entrada de SR2, es una
informacin especfica del campo TRS. La entrada de SR2 es: REMISIN DE
ENCUESTAS Y ESTADSTICAS, correspondiente a la entrada de SR1 REGISTROS
GUBERNATIVOS DE DELEGADOS DE AUTORIDADES SUPRAMUNICIPALES.
Subastas de trigo adulterado, dentro de los EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN
DEL PSITO, pasa a ser SUBASTAS DE TRIGO en el campo SR2, y en TRS se
hace constar trigo adulterado.
En REGISTROS DE QUINTAS, las Actas de entrega de cartillas militares dejan de
ser consideradas como serie con entrada en SR2, insertndose como informacin
especfica en TRS.
Entre los EXPEDIENTES DE COMUNICACIONES, se halla la entrada de SR2
REDES TELEMTICAS: sustituye a Internet que pasa a ser un asiento informativo
en TRS.
Un ejemplo de entrada informativa muy concreta como Adquisicin de planta con
destino a la creacin, regeneracin y mejora de zonas verdes hay que introducirlo en
TRS (texto resumen) dentro de los EXPEDIENTES DE PARQUES Y JARDINES
(SR2), a su vez inmersos en los EXPEDIENTES DE GESTIN DE SERVICIOS
URBANSTICOS (SR1), de 301 OBRAS Y URBANISMO.
Entre los REGISTROS DE RECAUDACIN, por su escassima frecuencia, se estima
que la entrada Relacin de fincas adjudicadas al Estado por dbitos no es adecuada
en SR2, por no constituir realmente una serie. Esta informacin se asienta en TRS.
Lo mismo sucede con una informacin especfica como Renovacin del catastro de
rstica. No constituye una serie especfica dentro de EXPEDIENTES DE
TRIBUTACIN. Por tanto, no se consigna en SR2 sino en TRS.
Otro caso similar: las Solicitudes de exencin en el pago de impuestos no forman
una serie especfica. Son informaciones concretas a inserir en el campo TRS. La
entrada correcta del campo SR2 es EXENCIONES TRIBUTARIAS.

Al mismo tiempo, en SR2 se han verificado entradas de series especficas con denominaciones
distintas, que se refieren a la misma actividad administrativa y, por ende, a idntica tipologa
documental, lo que implica la necesidad de unificar criterios y, as, evitar duplicaciones intiles.
Ejemplos:





Entre los REGISTROS GUBERNATIVOS DE DELEGADOS DE AUTORIDADES


SUPRAMUNICIPALES se han contemplado hasta ahora Estados de necesidades y
Fichas de datos y necesidades. Estas entradas han pasado a ser informaciones
recogidas en TRS dentro de la serie especfica REMISIN DE ESTADOS.
En Registros gubernativos de Alcalde aparecan separadamente Multas y
Sanciones. Se han unificado en una nica entrada Multas.
En REGISTROS GUBERNATIVOS de Delegados de Autoridades Supramunicipales

existan Remisin de Encuestas y Remisin de Estadsticas tambin se han


unificado en una nica entrada REMISIN DE ENCUESTAS Y ESTADSTICAS.
En EXPEDIENTES DE CAZA tenamos Cotos de caza y Cotos privados. Se han
unificado en la entrada COTOS DE CAZA, porque en realidad el concepto de cotos
privados est imbricado en cotos de caza.
Los expedientes de restauracin de bienes culturales y los expedientes de
restauracin del patrimonio histrico-artstico se fusionan bajo la denominacin ms
genrica: RESTAURACIN DE BIENES CULTURALES, dentro de EXPEDIENTES DE
CONSERVACIN DE BIENES CULTURALES, en 309 CULTURA.
Las declaraciones de existencias de ganado no se recogen como entradas en SR2;
quedan embebidas dentro de las DECLARACIONES DE COSECHAS Y
EXISTENCIAS: tipologa especfica de EXPEDIENTES DE POLICA DE ABASTOS.
En caso de darse, las declaraciones de existencias de ganado se contemplan en TRS.

Los errores citados pueden subsanarse teniendo la precaucin de mantener una dinmica de
trabajo en equipo que propicia decisiones de clasificacin documental debidamente
coordinadas y consensuadas. Para ello, insistimos en la necesidad de consultar y cotejar con el
servicio archivstico de la Diputacin todas las dudas y novedades de clasificacin y de
ejecucin de entradas descriptivas, soslayando la unilateralidad en la toma de decisiones por
parte de cada persona que est trabajando en la organizacin o actualizacin de un archivo
municipal.

3. ESTUDIO DE CASOS.
3.1. Juntas / Comisiones Locales
En relacin con la multiplicidad de Juntas y Comisiones Locales especializadas en la gestin
de diferentes competencias municipales, los desarrollos clasificatorios que ofrece el cuadro son
bsicos y sencillos.
No nos referimos a rganos colegiados propiamente municipales con representacin
corporativa y personal tcnico del Ayuntamiento (Ayuntamiento Pleno, Comisin Municipal
Permanente, Comisin / Junta de Gobierno, y Comisiones Municipales Informativas). S
estamos aludiendo a competencias y servicios cuya gestin fue encomendada ya en el siglo
XIX y, sobre todo, en el siglo XX, a Comisiones y Juntas locales especializadas, con
representacin no slo corporativa sino tambin representacin social y de otras instituciones
del respectivo territorio municipal.
En una tabla especfica de clasificacin se presenta como complemento un listado sistemtico
de todas las Juntas y Comisiones Locales, que hasta el momento presente han aparecido en
los archivos municipales procesados mediante FILE-MAKER. Este listado se ha obtenido a
partir de las entradas informativas realizadas en el campo SC3 de las bases de datos, que
recogen las descripciones de los archivos hasta ahora procesados mediante FILE-MAKER, y
se ha optado por respetar escrupulosa y literalmente la denominacin especfica, que cada
Junta / Comisin tiene en el seno de su propio Ayuntamiento. Las diferencias entre unas Juntas
y otras son solo de nombre, no obstante, nos hemos inclinado por respetar la literalidad de las
intitulaciones, para as, poder ofrecer un elenco lo ms amplio posible de las Juntas /
Comisiones creadas en los Ayuntamientos de cara a gestionar diferentes actividades, aun a
sabiendas de que en bastantes casos, al cotejar unos Ayuntamientos con otros, observamos
que se trata de Juntas con nombres distintos, pero concebidas para idnticos fines.
Cuando aparezca documentacin de Comisiones o Juntas Locales en las que se mezclan
competencias inherentes a subsecciones distintas, se clasificar por la competencia que
ostente mayor cantidad de representacin documental y, si esto no es posible, se optar por la
primera competencia expresada en el encabezamiento de la Junta.
As, por ejemplo, supongamos que en un fondo de Ayuntamiento se conservan dos libros de
actas de sesiones de la Junta Local de Beneficencia y Sanidad. La mayor cantidad de asientos
de actas en ambos libros corresponden a la competencia de Sanidad, por tanto, el reflejo
documental de esta Junta se debe clasificar en 306 SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE. Si la
representacin documental de ambas competencias fuera equivalente o idntica, entonces se
encuadrara en 307 BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL, por ser el primer concepto
indicado en el encabezamiento de la Junta. En cualquier caso, en el proceso descriptivo debe
constatarse una informacin detallada de las diversas competencias de dicha Junta Local en el
campo TRS de la ficha documental.
El encabezamiento de las Juntas Locales / Comisiones Locales en el campo SC3 ofrece tres
posibilidades de formulacin:
A)

B)

Si la Junta o Comisin hace referencia a una seccin, su nombre se escribe


directamente en SC3, expresndose as:


SC1 - 10 400 = HACIENDA

SC2 -

SC3 - 10 40001 = JUNTA MUNICIPAL DE ASOCIADOS

Si la Junta o Comisin dimana de una subseccin, tambin se hace constar en


SC3:


SC1 - 10 300 = SERVICIOS

C)

SC2 - 10 313 = ELECCIONES

SC3 - 10 31301 = JUNTA MUNICIPAL DEL CENSO ELECTORAL

Si la Junta o Comisin est enclavada en un mbito de competencia, se indica


as: Denominacin del mbito de competencia u orgnico [espacio] [espacio]
Denominacin concreta de la Junta Local. Por ejemplo:



SC1 - 10 300 = SERVICIOS


SC2 - 10 302 = SERVICIOS AGROPECUARIOS E INDUSTRIALES
PROMOCIN ECONMICA
SC3 - 10 30201 = AGRICULTURA - JUNTA AGRCOLA LOCAL

El desarrollo de series es el siguiente:


SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS
SR2 - CESE DE CARGOS
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - MEMORIAS
SR2 - PRESUPUESTOS
SR2 - CUENTAS
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS
En realidad, los expedientes de sesiones y los registros de Actas de sesiones de Juntas /
Comisiones Locales constituyen expedientes y registros de gobierno, pero los expresamos
separadamente para propiciar que sus entradas descriptivas se verifiquen en el campo SR1,
ganando un campo descriptivo de clasificacin. Por ejemplo, al aparecer en SR1 la entrada
REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES, en SR2 se contempla la entrada LIBROS DE
ACTAS.
En las series de expedientes y registros de administracin de recursos se consideran los
productos documentales de la gestin no slo de los recursos propiamente administrativos,
humanos, jurdicos o patrimoniales, sino tambin de los recursos econmico-financieros.

3.2. Centros y Fundaciones.


Los centros dependientes de ayuntamientos, con produccin documental que precisa
estructura especial de clasificacin, pueden ser sanitarios, benfico-asistenciales, educativos,
culturales y deportivos.
Las fundaciones suelen ser benficas.
En la tabla complementaria de clasificacin se ofrece, adems de los nombres de Juntas y
Comisiones Locales, las denominaciones de Centros y Fundaciones hasta ahora detectados en
los archivos municipales procesados mediante el programa FILE MAKER en la provincia de
Cuenca.
En el desarrollo de series de Centros y Fundaciones se suscitan unas propuestas semejantes a
las esgrimidas para Juntas / Comisiones Locales.
Las configuraciones especficas para cada tipo de centros son:

a)

Centros sanitarios
30602 = CENTROS SANITARIOS DENOMINACIN ESPECFICA DEL CENTRO
SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - ESTATUTOS
SR2 - NOMBRAMIENTOS DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS
SR2 - CESE DE CARGOS
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA
DIRECTIVA
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES
SR2 - CONTRATACIN DE SUMINISTROS
SR2 - CONTRATACIN DE SERVICIOS
SR2 - CONTRATACIN DE SEGUROS
SR2 - MEMORIAS
SR2 - PRESUPUESTOS
SR2 - LIBRAMIENTOS
SR2 - CUENTAS
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - INVENTARIOS DE BIENES
SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS
Ejemplo:
10 300 = SERVICIOS
10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE
10 30602 = CENTROS SANITARIOS HOSPITAL MUNICIPAL SAN
PANCRACIO

b)

Centros benfico-asistenciales
30702 = CENTROS BENFICO-ASISTENCIALES
ESPECFICA DEL CENTRO

DENOMINACIN

SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO


SR2 - ESTATUTOS
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS
SR2 - CESE DE CARGOS
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA
DIRECTIVA
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES

10

SR2 - CONTRATACIN DE SUMINISTROS


SR2 - CONTRATACIN DE SERVICIOS
SR2 - CONTRATACIN DE SEGUROS
SR2 - MEMORIAS
SR2 - PRESUPUESTOS
SR2 - LIBRAMIENTOS
SR2 - CUENTAS
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - INVENTARIOS DE BIENES
SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS
Ejemplo:
10 300 = SERVICIOS
10 307 = BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL
10 30702 = CENTROS BENFICO-ASISTENCIALES VIVIENDA
TUTELADA
c)

Centros educativos
30802 = CENTROS EDUCATIVOS DENOMINACIN ESPECFICA DEL
CENTRO
SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO
SR2 - ESTATUTOS
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - CREACIN DEL COLEGIO / ESCUELA
SR2 - REFORMA DEL COLEGIO / ESCUELA
SR2 - TRASLADO DEL COLEGIO / ESCUELA
SR2 - SUPRESIN DEL COLEGIO / ESCUELA
SR2 - CIERRE DEL COLEGIO / ESCUELA
SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS
SR2 - CESE DE CARGOS
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA
DIRECTIVA
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES
SR2 - MEMORIAS
SR2 - PROVISIN DE MATERIAL ESCOLAR
SR2 - PRESUPUESTOS
SR2 - CUENTAS
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - INVENTARIOS DE EDIFICIOS Y MATERIAL DE
ENSEANZA
SR2 - INVENTARIOS DE MUEBLES Y ENSERES
SR2 - ESTADOS DE INVERSIN DE FONDOS
SR2 - LIBROS DE INGRESOS Y GASTOS
SR2 - LIBROS AUXILIARES DE CAJA
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR2 - CALENDARIOS ESCOLARES
SR2 - CELEBRACIN DE EXMENES PBLICOS

11

d)

SR2 - EXPEDIENTES PERSONALES DE ALUMNOS


SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS
SR2 - EVALUACIONES
SR2 - INSPECCIONES
SR2 - MATRCULAS ESCOLARES
SR2 - RELACIONES DE ASISTENCIA DE NIOS
ESCOLARIZADOS
Ejemplo:
10 300 = SERVICIOS
10 308 = EDUCACIN
10 30802 = CENTROS EDUCATIVOS COLEGIO PBLICO SAN
MARTN
Centros culturales
30902 = CENTROS CULTURALES DENOMINACIN ESPECFICA DEL
CENTRO
SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO
SR2 - ESTATUTOS
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - CONCIERTOS
SR2 - CREACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS
SR2 - CESE DE CARGOS
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA
DIRECTIVA
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES
SR2 - CONTRATACIN DE SUMINISTROS
SR2 - CONTRATACIN DE SERVICIOS
SR2 - CONTRATACIN DE SEGUROS
SR2 - MEMORIAS
SR2 - PRESUPUESTOS
SR2 - CUENTAS
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - INVENTARIOS DE BIENES
SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR2 - ACTIVIDADES CULTURALES
SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS
SR2 - ACTIVIDADES CULTURALES
SR2 - ESTADSTICAS
Ejemplo:
10 300 = SERVICIOS
10 309 = CULTURA
10 30902 = CENTROS CULTURALES MUSEO ETNOGRFICO
MUNICIPAL LAS AGUADERAS

e)

Centros deportivos
31001 = CENTROS DEPORTIVOS DENOMINACIN ESPECFICA DEL
CENTRO

12

Desarrollo de series equivalente a los centros culturales.


Ejemplo:
10 300 = SERVICIOS
10 310 = DEPORTE
10 31001 = CENTROS DEPORTIVOS POLIDEPORTIVO
f)

Fundaciones benficas
30703 = FUNDACIONES BENFICAS DENOMINACIN ESPECFICA DE LA
FUNDACIN
SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO
SR2 - ACTAS FUNDACIONALES
SR2 - CONSTITUCIONES
SR2 - ESTATUTOS
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS
SR2 - CESE DE CARGOS
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA O
JUNTA RECTORA O CONSEJO RECTOR
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA
DIRECTIVA
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES
SR2 - MEMORIAS
SR2 - PRESUPUESTOS
SR2 - CUENTAS
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - INVENTARIOS DE BIENES
SR2 - LIBROS DE CONTABILIDAD
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS
Ejemplo:
10 300 = SERVICIOS
10 307 = BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL
10 30703 = FUNDACIONES BENFICAS PSITO PO

Por otra parte, en los municipios con un volumen de poblacin ms elevado los centros o
fundaciones que puedan existir, es ms probable que posean una estructura orgnico-funcional
ms compleja y variada, por ejercer una diversidad de competencias ms amplia. Todo ello
implica un desarrollo clasificatorio ms complejo.
Un ejemplo terico de desarrollo de series en centros o fundaciones con mayor envergadura de
competencias y actividades podra ser:
SR1 - EXPEDIENTES DE GOBIERNO
SR2 - ACTAS FUNDACIONALES
SR2 - CONSTITUCIONES
SR2 - ESTATUTOS
SR2 - REGLAMENTOS
SR2 - NOMBRAMIENTO DE CARGOS
SR2 - RENOVACIN DE CARGOS

13

SR2 - CESE DE CARGOS


SR2 -
SR1 - REGISTROS DE GOBIERNO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
SR2 - CONSTITUCIN
SR2 - RENOVACIN
SR2 - DISOLUCIN
SR2 - CESE
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES DE LA JUNTA
DIRECTIVA
SR2 - LIBROS DE ACTAS
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES (ADQUISICIN)
SR2 - BIENES PATRIMONIALES (ENAJENACIN)
SR2 - BIENES PATRIMONIALES (DONACIN)
SR2 - BIENES PATRIMONIALES (PERMUTA)
SR2 - BIENES PATRIMONIALES (TTULOS DE PROPIEDAD)
SR2 - MEMORIAS
SR2 - CONTRATACIN (SEGUROS)
SR2 - CONTRATACIN (SERVICIOS)
SR2 - CONTRATACIN (SUMINISTROS)
SR2 - GESTIN ECONMICA (PRESUPUESTOS)
SR2 - GESTIN ECONMICA (CUENTAS)
SR2 - GESTIN ECONMICA (LIBRAMIENTOS / MANDAMIENTOS DE PAGO)
SR1 - REGISTROS DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - BIENES PATRIMONIALES (INVENTARIOS DE BIENES)
SR2 - GESTIN ECONMICA (LIBROS DE CONTABILIDAD)
[Si los tipos de libros de contabilidad fueran diversos y
existiera cierto volumen representativo de cada uno de
ellos, entonces habra que especificar entre parntesis
cada tipo de libro:
- Ejemplos:
SR2 - GESTIN ECONMICA (LIBROS DE
INGRESOS Y GASTOS)
SR2 - GESTIN ECONMICA (LIBROS
AUXILIARES DE CAJA)]
SR1 - EXPEDIENTES DE SERVICIOS
SR1 - REGISTROS DE SERVICIOS

3.3. Unidad documental que compagina contenidos de dos series distintas.


Podemos encontrarnos con expedientes o registros en cuyo interior se mezclan reflejos
documentales inherentes a dos series especficas distintas. Por ejemplo: un expediente de obra
municipal que por su contenido documental se identifica de edificacin y conservacin. En
estos casos de combinacin de dos conceptos de series especficas distintas se clasifica el
expediente por la serie genrica: EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES. Esto significa
que, en la tarea descriptiva, en el campo SR1 de la ficha documental se indica el nombre de la
serie genrica: EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES, en SR2 no se contempla nada, y
en el campo TRS se explica la ambivalencia conceptual de series especficas que alberga
dicho expediente.

14

3.4.

Unidad documental que combina contenidos de dos subseries


distintas.

Asimismo, tambin pueden existir expedientes que internamente combinen contenidos relativos
a dos subseries concretas. Por ejemplo: un expediente de obra municipal, en concreto de obra
de urbanizacin, que simultanea contenidos documentales referidos tanto a abastecimiento de
agua potable como a saneamiento y alcantarillado. Este expediente debe clasificarse en su
serie especfica: EXPEDIENTES DE OBRAS DE URBANIZACIN. La subserie que, en caso
de existir, se expresa a continuacin entre parntesis, en estos casos de ambivalencia, no se
indica. Por tanto, al aplicar el mtodo descriptivo, en el campo SR1 de la ficha documental se
asienta la serie genrica: EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES; en el campo SR2 se
inscribe el nombre de la serie especfica: EXPEDIENTES DE OBRAS DE URBANIZACIN, y
seguidamente no se explicita ninguna subserie entre parntesis. La informacin sobre la
ambivalencia conceptual de las subseries se hace constar en el campo TRS.

3.5.

Subvenciones.

No existen expedientes de subvenciones recibidas, sino expedientes de gestin de actividades


financiadas con subvenciones.
Los Ayuntamientos habitualmente suelen recibir subvenciones, que constituyen financiaciones
para la realizacin de diferentes actividades. En realidad, no existen expedientes de
subvenciones recibidas sino expedientes que dimanan de la gestin de actividades financiadas
con subvenciones. Por ejemplo, los documentos relativos a una subvencin, recibida por un
ayuntamiento desde la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha para restaurar un puente
romano, deben formar parte de un expediente de obra de conservacin a clasificar en
EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES en el marco de la subseccin 301 OBRAS Y
URBANISMO.
Cuando solo se conserven los documentos referentes a la subvencin recibida y nada de la
actividad especfica que se promueve, se sigue considerando como expediente integrante de
su serie en el seno de la subseccin correspondiente. As, por ejemplo, en el caso antes
indicado no se conserva documentacin del proceso de ejecucin de la obra de conservacin y
solo se conservan los documentos de la subvencin recibida para tal fin: hay que tratarlo como
un expediente de obra de conservacin, dentro de los EXPEDIENTES DE OBRAS
MUNICIPALES en 301 OBRAS Y URBANISMO, haciendo constar explcitamente en el campo
AYC del sistema descriptivo la peculiaridad de que se conserva solo la documentacin relativa
a la subvencin recibida, despus de haber asentado en TRS la siguiente informacin:
Subvencin recibida para la realizacin de obra de restauracin de puente romano.
Otros ejemplos: las subvenciones recibidas para la realizacin de actividades escolares. La
entrada descriptiva de SR2 debe ser: 10 308 = ACTIVIDADES ESCOLARES, debajo de SR1
EXPEDIENTES DE EDUCACIN
A continuacin, en TRS se expresa: Subvencin recibida para la realizacin de actividad
escolar: .
En el campo AYC se puede complementar la informacin indicando: Solo se conserva la
documentacin referente a la subvencin recibida.

3.6.

Denuncias.

En general, el tipo documental Denuncia forma parte de los expedientes de infracciones y


sanciones que aparecen en diferentes competencias (Obras y Urbanismo, Montes, Sanidad,
Medio Ambiente, etc.). En caso de que se formulen denuncias y estas no den lugar a
expedientes de sanciones, entonces s deben contemplarse las denuncias como entradas
clasificatorias en el campo descriptivo SR2 del programa BARCA, en la subseccin o mbito de
competencia correspondiente en el marco del proceso de clasificacin y descripcin de cada
fondo documental especfico.

15

3.7.

Ordenanzas de Servicios y Ordenanzas Fiscales.

Aunque sera lgico y coherente imbricar cada ordenanza de servicios en su subseccin


correspondiente (por ejemplo, clasificar una ordenanza de sanidad veterinaria en 306
SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE), hemos preferido dar prioridad al carcter normativo, directivo
y planificador que denotan las ordenanzas de servicios, y por consiguiente, a nuestro juicio, es
ms relevante su esencia de documentos de gobierno municipal aprobados por el rgano
colegiado con principal poder decisorio: el Ayuntamiento Pleno.
Idnticas razones podemos aducir en relacin con las ordenanzas fiscales. Si bien en principio
es muy razonable su inclusin en 40202 = TRIBUTACIN como EXPEDIENTES DE
TRIBUTACIN, en nuestra opinin, sobresale su principal cualidad normativa como
documentos de gobierno aprobados por el Pleno, reguladores del rgimen tributario municipal.
Por consiguiente, las ordenanzas de servicios y las ordenanzas fiscales aparecen en el cuadro
dentro de los EXPEDIENTES DE NORMAS MUNICIPALES, en 101 CONCEJO /
AYUNTAMIENTO.

3.8.

Encuestas, estadsticas, cuestionarios, estados.

Se considerarn como registros.


Recorriendo el cuadro nos podemos encontrar en diferentes subsecciones y mbitos con tipos
documentales como Encuestas, Estadsticas, Cuestionarios y Estados. Hasta ahora, unas
veces se han clasificado como expedientes y otras veces como registros. Pensamos que es
necesario homogeneizar estas entradas considerndolas todas como registros en las
respectivas subsecciones en que aparezcan.
As por ejemplo:







3.9.

ESTADSTICAS AGRCOLAS en 30201 = REGISTROS DE AGRICULTURA


ESTADOS DE RECONOCIMIENTO-HIGINICO SANITARIO en 30601 =
REGISTROS DE SANIDAD VETERINARIA
CUESTIONARIOS en 309 = REGISTROS DE PROMOCIN CULTURAL
ENCUESTAS Y ESTADSTICAS en 308 = REGISTROS DE EDUCACIN
CUESTIONARIOS en 30701 = REGISTROS DE SERVICIOS DE LA JUNTA
MUNICIPAL DE BENEFICENCIA
ENCUESTAS Y ESTADSTICAS en 30606 = REGISTROS DE MEDIO AMBIENTE

Correspondencia.

En lneas generales y tomando las debidas precauciones, cabe aceptar en subsecciones,


mbitos, Juntas / Comisiones Locales y en Centros y Fundaciones, la insercin de entradas de
CORRESPONDENCIA como serie genrica a intercalar en el campo SR1 del sistema
descriptivo.
Una advertencia fundamental a la hora de clasificar documentos como correspondencia:
La correspondencia emitida o recibida en el proceso de tramitacin de un expediente debe
formar parte de ste, y no se puede clasificar de otra manera.
Solo en caso de tratarse de documentos emitidos o recibidos de correspondencia, que no
mantienen ninguna relacin con la tramitacin de ningn expediente, s pueden clasificarse
como correspondencia en el seno de su pertinente funcin.

16

3.10.

Partes.

Los partes son documentos simples que podemos encontrar en cualquier fondo municipal. En
lneas generales, pensamos que deben ser tratados como documentos secundarios que
forman parte de sus respectivos expedientes. Por ejemplo, puede haber expedientes de
disciplina urbanstica que recojan en su seno partes de la polica local, y tambin pueden
aparecer estos partes en expedientes de ocupacin indebida por particulares de terrenos de
propiedad municipal, que estn enclavados en 203 PATRIMONIO.
Otro ejemplo: los partes de sanidad mdica son documentos simples integrantes de
expedientes de asistencia mdica.
Lo mismo sucede con los partes de inspeccin de carniceras o de mataderos particulares, en
s mismos no constituyen series sino que forman parte de expedientes de INSPECCIONES
VETERINARIAS.

3.11.

Crcel del Partido y Crcel Municipal.

La documentacin relativa a crcel del partido solo aparece en los municipios cabecera de
partido. De todas formas, hay que aclarar que las nicas series documentales de origen
municipal referentes a crcel del partido son los expedientes y registros de actas de sesiones
de la Junta de Crcel del Partido, los presupuestos especiales carcelarios que est obligado a
formar el municipio cabecera del partido y las cuentas carcelarias que dicho municipio
cabecera est obligado a rendir al resto de municipios del partido, que anualmente efectuaban
una aportacin econmica (asentada como una partida de gasto en sus presupuestos
ordinarios respectivos) al municipio cabecera para sostenimiento de la crcel del partido. El
resto de la documentacin administrativa y penitenciaria relativa al funcionamiento de las
crceles de partido no es municipal sino extramunicipal, y por tanto debe recibir un tratamiento
clasificatorio aparte en cuadro independiente.
Por otra parte, en municipios que, sin ser cabecera de partido, tienen mayor volumen de
poblacin, es ms habitual la existencia de expedientes y registros derivados de la gestin del
depsito carcelario municipal.
En los archivos municipales hasta ahora procesados mediante FILE-MAKER no ha aparecido
hasta el momento la documentacin carcelaria municipal citada.
No obstante, ante la virtualidad futura de que se constatara esta realidad documental, el
desarrollo de series podra ser:
10 300 = SERVICIOS
10 305 = SEGURIDAD CIUDADANA
10 30502 = CRCEL
SR1 - EXPEDIENTES DE LA CRCEL MUNICIPAL
SR2 - INFORMES
SR2 - CONDUCCIN DE PRESOS
SR2 - TESTIMONIOS DE CONDENAS
SR1 - REGISTROS DE LA CRCEL MUNICIPAL
SR2 - INVENTARIOS DE EFECTOS
SR2 PRESOS
10 30502 CRCEL JUNTA DE CRCEL DEL PARTIDO
SR1 - EXPEDIENTES DE SESIONES
SR1 - REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES
SR1 - EXPEDIENTES DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
SR2 - PRESUPUESTOS ESPECIALES CARCELARIOS
SR2 - CUENTAS CARCELARIAS

17

3.12.

Elecciones.

En la subseccin 313 ELECCIONES, aparte de los reflejos documentales de las elecciones


propiamente locales, se incluye, adems, la documentacin generada en procesos electorales
que no constituyen iniciativa municipal sino un servicio que vienen prestando los ayuntamientos
al Estado desde el surgimiento del rgimen constitucional en 1812. No obstante, es preciso
aclarar que los expedientes originales de las elecciones actuales (generales, autonmicas,
municipales o europeas) figuran en las Juntas Electorales, quedando en los ayuntamientos solo
constancia documental de su participacin en cada proceso electoral.

3.13.

Diferencias entre Crdito presupuestario y Crdito financiero.

Es importante dejar bien clara la diferencia existente entre los conceptos de crdito financiero y
crdito presupuestario.
El crdito financiero que pueden obtener los Ayuntamientos se canaliza a travs de diversas
modalidades de operaciones de crdito:
1.

2.

Operaciones de crdito a largo plazo:


a.

Contratos de prstamos, que implica la amortizacin peridica y


regular de un capital inicial prestado al Ayuntamiento por una entidad
financiera, con abono de intereses.

b.

Contratos o plizas de crditos, que suponen la apertura de una


cuenta de crdito con un sistema de debe y haber y con un lmite fijado
de capital. En dicha cuenta el Ayuntamiento puede ir reintegrando e
ingresando dinero.

Operaciones de crdito a corto plazo: Entre otras, hay que destacar la


relevancia de las operaciones de tesorera, que constituyen crditos
concedidos por entidades financieras para cubrir desfases transitorios de
tesorera por falta de liquidez coyuntural.

La gestin documental de las distintas modalidades de operaciones de crdito se contemplan


en el cuadro dentro de la serie genrica 40201 EXPEDIENTES DE FINANCIACIN Y
OPERACIONES DE CRDITO, en cuyo seno se albergan series especficas tales como:
Contratos de prstamos, contratos o plizas de crditos, operaciones de tesorera, etc.
El crdito presupuestario hace referencia a las cuantas econmicas consignadas en las
diferentes partidas del presupuesto.
Lo que sucede es que en algunos casos se producen conexiones entre la obtencin de crdito
financiero y el establecimiento de crdito presupuestario. As, por ejemplo, la contratacin de
un prstamo con una entidad financiera conlleva como requisito indispensable o bien la
consignacin del capital objeto de prstamo en el presupuesto inicial, o bien la realizacin de
una modificacin del presupuesto, al implicar el capital prestado un suplemento de crdito
presupuestario.
En cambio, una operacin de tesorera no requiere una modificacin presupuestaria porque se
trata de una cuanta econmica contemplada en presupuesto, pero que se solicita a una
entidad financiera en una situacin puntual de falta de liquidez, con la obligacin de ser
devuelta en un plazo temporal muy breve (mximo de un ao).
Por consiguiente, en fondos documentales municipales se guardan, por un lado, expedientes
de contratos de prstamos con entidades financieras a clasificar en 40201 EXPEDIENTES DE
FINANCIACIN Y OPERACIONES DE CRDITO y, por otro lado directamente relacionados,
tambin hay expedientes de modificaciones del presupuesto, en concreto, suplementos de
crdito presupuestario, que son consecuencia de la obtencin de crditos financieros a largo
plazo (contratos de prstamos). Estos expedientes de modificacin de crdito presupuestario

18

se clasifican como 401 PRESUPUESTOS (MODIFICACIONES DE CRDITO) dentro de 401


EXPEDIENTES DE INTERVENCIN ECONMICA.

3.14.

Exaccin de Impuestos y exaccin de Tasas.

Los EXPEDIENTES DE TRIBUTACIN incardinados en 40202 = TRIBUTACIN hacen


referencia, por un lado, a la exaccin de impuestos y, por otro lado, a la exaccin de tasas.
Los expedientes de exaccin de impuestos que habitualmente se encuentran en los fondos
documentales municipales son:
-

Impuestos sobre el producto y la renta (expedientes de contribucin territorial


rstica, de urbana, de impuesto industrial, de impuestos a transportes,).

Impuestos sobre el capital (expedientes de impuestos municipales sobre el


incremento del valor de los terrenos: Plusvala y tasa de equivalencia, sobre
solares edificados y sin edificar, de recargo especial sobre el incremento del valor
de los terrenos, de recargos en general, y de la tasa de equivalencia).

Impuestos indirectos y gastos suntuarios (expedientes de circulacin de vehculos,


de cotos de caza y pesca, de pompas fnebres,).

Los expedientes de exaccin de tasas que usualmente se conservan en fondos documentales


municipales son:
-

Expedientes de contribuciones especiales


Expedientes de ingresos indeterminados e imprevistos
Expedientes de ingresos patrimoniales
Expedientes de ingresos por concesiones administrativas
Expedientes de ingresos por multas
Expedientes de operaciones de capital
Expedientes de tasas con fines no fiscales
Expedientes de tasas por aprovechamientos no fiscales
Expedientes de prestacin de servicios

-o0o-

En la gestin de las competencias tributarias municipales se constata la existencia de


diferentes Juntas y Comisiones. De todas ellas, queremos destacar el papel ejercido por la
Junta Pericial: Junta formada en los ayuntamientos para la gestin de la contribucin territorial
(rstica y urbana).
Por ltimo, recordamos que la consulta de la normativa vigente en materia de hacienda local
puede contribuir eficazmente a resolver las dudas que puedan surgir en relacin con la
clasificacin documental de los actuales regmenes presupuestario-contable, y financierotributario. Concretamente, nos referimos a la Ley 39/1988 de 28 de diciembre, reguladora de
las Haciendas Locales (BOE de 30-12-1988), y al Real Decreto Legislativo 2/2004 de 5 de
marzo, por el que se aprueba el Texto Refundido de Haciendas Locales (BOE de 9-03-2004).

19

4. BIBLIOGRAFA.
La presente bibliografa constituye una seleccin extrada del rico aparato
crtico y bibliogrfico publicado en el trabajo de Mariano Garca Ruiprez
intitulado Tipologa. Series Documentales. Cuadros de clasificacin.
Cuestiones metodolgicas y prcticas.
ALBERCH I FUGUERAS, Ramn: Els cuadres de classificaci per a arxius municipals a
lEstat Espanyol. Consideracions generals. En LLigall. Revista de Archivstica, 2 (1990), pp.
69-84.
ALBERCH I FUGUERAS, Ramn: La clasificacin uniforme de documentos. Ventajas y
lmites. En Boletn de ANABAD, XLIX (1998), n 2, p. 35-42.
ARCHIVOS municipales: propuesta de clasificacin de fondos de ayuntamientos / Mesa de
Trabajo sobre Organizacin de Archivos Municipales. Madrid: ANABAD [etc.], 1996.
ARQUIVOS municipais: proposta de cadro de clasificacin de fondos / Grupo de Traballo de
Arquitos da Administracin Local de Galicia; Mesa sobre Organizacin de Archivos
Municipales. Santiago de Compostela: Xunta de Galicia, 1998, 98 p.
CAYETANO MARTN, Carmen: La clasificacin como descripcin. Cuadros de clasificacin.
Descripcin documental e influencias de factores extra-archivsticos. En Irargi. Revista de
Archivstica, IV (1991), pp. 167-181.
CAYETANO MARTN, Carmen: Los cuadros de clasificacin en los archivos municipales.
En I Jornadas de Archivos Municipales de Cantabria. Santander: Asociacin para la Defensa
del Patrimonio Bibliogrfico y Documental de Cantabria, 1998, pp. 119-141.
COMPILACIN de manuales de tipologa documental de los municipios / Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid. Madrid: Consejera de Educacin y Cultura de la Comunidad de Madrid,
[1997].
DAZ GARCA, M E., PAREDES PREZ, M., GARCA MANTECN, E.: Cuadro de
clasificacin para los archivos municipales de la Comunidad Autnoma de Extremadura.
Cceres: Consejera de Cultura, 2003, 111 p.
FERNNDEZ HIDALGO, M del Carmen y GARCA RUIPREZ, Mariano: La clasificacin en
los archivos municipales espaoles: evolucin histrica y situacin actual. En Irargi. Revista
de Archivstica, II (1989) pp. 133-349.
FORTN, I. J. [et al.]: Cuadro de clasificacin para los archivos municipales y concejiles de
Navarra. Pamplona: Gobierno de Navarra, 2000, 63 p.
GARCA RUIPREZ, Mariano: Tipologa documental municipal. Toledo: Servicio de
Publicaciones de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, 2002.
GARCA RUIPREZ, Mariano: Tipologa. Series documentales. Cuadros de clasificacin.
Cuestiones metodolgicas y prcticas. Las Palmas de Gran Canaria: Anroart Ediciones, 2007.
[Coleccin Asarca Forma, 2], 118 p.. Bibliografa: pp. 105-118.
IZQUIERDO GONZLEZ, Santiago: De un cuadro indito a la bsqueda del Grial: las mesas
redondas sobre clasificacin de fondos, 1988-1996. En I Jornadas de Archivos Municipales
de Cantabria. Santander: Asociacin para la Defensa del Patrimonio Bibliogrfico y Documental
de Cantabria, 1998, pp. 143-179.

20

LATORRE TAFANELL, R.: El cuadro de clasificacin y los documentos de urbanismo. En


Actas de las IV Jornadas de Archivos Municipales de Cantabria. Santander, 2003, pp. 119-137.
MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria: Tcnicas de Archivo y tratamiento de la
documentacin administrativa. Guadalajara: ANABAD Castilla-La Mancha, 1996, 216 p.
MONTEJO URIOL, Angel: La clasificacin de fondos archivsticos administrativos. En
Mtodos de Informacin. Vol. 4. N 17-18. Marzo-Mayo 1997. p. 50-58.
PEZ GARCA, Mateo A.: El cuadro de clasificacin integrado: normalizacin de la
clasificacin archivstica. En Boletn del Instituto Andaluz de Patrimonio Histrico, n 47.
Febrero 2004. p. 84-95.

21

PLAN DE ARCHIVOS MUNICIPALES DE LA DIPUTACIN


PROVINCIAL DE CUENCA : INSTRUCCIONES DEL PROGRAMA
DE DESCRIPCIN
Jos Ramn Rodrguez Clavel
Javier Barbadillo Alonso
Con la colaboracin de:
Francisco Javier Gonzlez Garca
Amparo Mora Villanueva
Pilar Saiz de la Cruz

INDICE
1. Introduccin
1.1. Objetivos del programa
1.2. Lmites del programa
1.3. Estructura de datos
1.4. Formato de entrada de datos
1.5. Ordenacin de los registros
1.6. Edicin de registros
1.7. Formalizacin del contenido
2. Descripcin principal
2.1. Referencia
2.2. Unidad de descripcin
2.3. Procedencia
2.4. Clasificacin
2.5. Ordenacin
2.6. Ttulo
2.7. Volumen y soporte
3. Descripcin complementaria
3.1. Caractersticas fsicas
3.2. Alcance y contenido
3.3. Documentacin asociada
3.4. Notas de descripcin
3.5. Descriptores
3.6. Texto asociado
4. Informacin archivstica
4.1. Ingreso
4.2. Signaturas y referencias anteriores
4.3. Valoracin
4.4. Acceso
5. Control del trabajo

22

5.1. Notas de trabajo


5.2. Fecha de creacin del registro
5.3. Fecha de modificacin del registro
6. Bsqueda documental
6.1. Operaciones lgicas
6.2. Bsqueda de fechas
6.3. Bsqueda general
7. Macros del programa
7.1. Ficha documental
7.2. Tabla de datos
7.3. Portapapeles
7.4. Listas y catlogos
7.5. Notas de ayuda
7.6. Estructura de campos
7.7. Consulta de clasificacin
8. Gestin del programa
9. Bibliografa

23

1. INTRODUCCIN
La Diputacin Provincial de Cuenca mantiene un plan de asistencia tcnica a los archivos
municipales. En el marco de este plan, se ha adoptado el programa Barca para facilitar las
tareas bsicas de clasificacin y descripcin de dichos archivos.
Barca es un programa de archivo desarrollado con FileMaker 6.0. FileMaker es un gestor de
bases de datos que combina caractersticas y prestaciones relacionales y documentales. A
partir de este programa genrico se ha confeccionado esta aplicacin informtica para
archivos. Este programa se ha desarrollado en el Archivo Municipal de Guadalajara.

1.1. OBJETIVOS DEL PROGRAMA


- Clasificacin y descripcin de unidades documentales
- Bsqueda documental y ordenacin de sus resultados
- Produccin de instrumentos bsicos de descripcin
- Importacin y exportacin de datos

1.2. LMITES DEL PROGRAMA


Esta versin de Barca no incluye mdulos para la descripcin de agrupaciones documentales
ni un registro de consultas y servicios. Sin embargo, s permite la obtencin de informacin
bsica sobre las agrupaciones documentales y la exportacin de los datos de una ficha de
unidad documental a una aplicacin separada de control de consultas y prstamos.

1.3. ESTRUCTURA DE DATOS


La estructura de datos de Barca es una adaptacin de ISAD (G), la Norma Internacional de
Descripcin Archivstica propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, pero tambin tiene
en cuenta otras normas o manuales fundamentales. Con respecto a ISAD(G), la estructura de
Barca desarrolla algunos elementos bsicos (como la referencia), simplifica otros (las reas de
acceso y documentacin asociada) e incorpora otros (especialmente los campos de
clasificacin, considerados como un desarrollo sistemtico del elemento Ttulo).
En la tabla siguiente se presentan los campos de esta base de datos agrupados en cuatro
reas, segn su funcin principal. En la tercera columna se indica su correspondencia con las
reas o elementos de ISAD(G). Se emplean nombres de campo abreviados, para facilitar la
formulacin de instrucciones internas y el diseo de los formatos de entrada de documentos.
Todos los campos de entrada de datos, incluso las fechas, son de tipo texto, sin lmite de
longitud.

[Referencia]
CEN
RF1
RF2
ST1
ST2

Nombre del centro de archivo


Referencia del centro de archivo
Referencia de la unidad de descripcin
Signatura de la unidad de instalacin
Signatura de la unidad de descripcin

24

1.1
1.1
1.1
1.1
1.1

[Descripcin principal]
UDC
PCD
SC1
SC2
SC3
SR1
SR2
FEC
NTF
ODS
TRS
VYS

Unidad de descripcin
Procedencia
Primera seccin
Segunda Seccin
Tercera seccin
Serie
Subserie
Fechas de ordenacin
Notas a las fechas principales
Ordenacin secundaria
Ttulo o resumen indicativo
Volumen y soporte

1.4
2.1

Otras caractersticas fsicas


Alcance y contenido
Documentacin asociada
Notas de descripcin
Descriptores
Texto asociado

4.2
3.1
5
6

Fecha y forma de Ingreso


Signaturas y referencias anteriores
Valoracin y plazo de conservacin
Tipo de acceso

2.4

1.3
1.3
1.2
1.2
1.5

[Descripcin complementaria]
CFS
AYC
DAS
NTD
DES
TEX
[Informacin archivstica]
ING
STA
VAL
ACC

3.2
4

[Control de trabajo]
NTT
FDC
FDM

Notas de trabajo
Fecha de creacin del registro
Fecha de modificacin del registro

7.3
7.3

1.4. FORMATO DE ENTRADA DE DATOS


El formato bsico de entrada de datos presenta un registro por pantalla. Puede transformarse
en una tabla si abrimos el men "MACROS" y seleccionamos "Tabla de datos".
En la cabecera del registro, de izquierda a derecha se presentan los elementos siguientes:
- El nombre del programa. Si pulsa sobre este nombre obtendr los datos sobre la
versin del programa y su distribucin.
- Una ventana rectangular para llevar a cabo bsquedas generales.
- Los botones de ordenacin.

25

En el cuerpo del registro se disponen los campos en dos columnas. A la izquierda estn la
mayor parte de los campos de descripcin principal y a la derecha se encuentran los campos
de referencia, localizacin, descripcin fsica, descripcin complementaria e informacin
archivstica.
Esta presentacin de los campos en dos columnas intenta evitar el desplazamiento de la
pantalla durante la edicin o consulta del registro. Ha sido pensada para monitores de quince
pulgadas con una resolucin de 800x600 puntos.
Para monitores de 17 pulgadas y mayor resolucin se recomienda ampliar el zoom al 150%.
Para ello, utilice los controles situados en la lnea inferior de la pantalla.
1.5. ORDENACION DE LOS REGISTROS
Por defecto, el programa mantiene los registros en el orden de grabacin; pero los registros,
despus de cada consulta, pueden ordenarse por cualquier campo o combinacin de campos.
El programa incluye tres ordenaciones prefijadas, que pueden considerarse bsicas desde el
punto de vista archivstico. Para activar las ordenaciones prefijadas, pulse sobre los botones
OS, OC y OT, situados en la cabecera del registro.
Botn OS : Ordenacin sistemtica. El programa ordena todos los registros
seleccionados segn la siguiente secuencia de campos:
PCD + SC1 + SC2 + SC3 + SR1 + SR2 + FEC + ODS
Botn OC : Ordenacin cronolgica. El programa ordena los registros segn esta
secuencia de campos:
FEC + ODS
Botn OT : Ordenacin topogrfica. El programa ordena los registros segn esta
secuencia de campos:
ST1 + ST2
Para obtener otro tipo de ordenacin debe pulsar sobre "Records", en la barra superior de
herramientas del programa. Despus debe seleccionar "Sort". Esta opcin abre una ventana de
trabajo que permite seleccionar los campos de ordenacin.

1.6. EDICIN DE REGISTROS


En este apartado se describen las operaciones ms frecuentes relacionadas con la creacin,
edicin, eliminacin y reemplazo de contenidos de los registros de la base de datos.

Nuevo registro
Para crear un nuevo registro, pulse el botn NR, situado en la cabecera de la pantalla. El
programa inserta automticamente algunos datos: el nombre del archivo, la referencia y las
fechas de control.
Tambin puede crear un nuevo registro si pulsa el botn DP, que duplica parcialmente el
registro activo. Este botn crea un nuevo registro, inserta el nombre del archivo, la referencia,
las fechas de control y los datos de clasificacin del ltimo registro activo. El ltimo registro
activo es el ltimo registro sobre el cual haya pulsado el cursor en el interior de algn campo:
puede ser el registro anterior, pero tambin cualquier otro registro.

26

Edicin del registro


Para escribir en los campos del registro, pulse dentro del rectngulo de un campo y escriba
normalmente.
Si pulsa con el botn derecho dentro de un campo, se abre un men contextual con algunas
opciones de edicin. Sin embargo, no debe utilizar formatos especiales, como letra negrita, etc.
en este programa.
Si pulsa sobre un campo y a continuacin utiliza la combinacin de teclas "Control" + "Acento",
el programa copia automticamente el contenido del mismo campo correspondiente al ltimo
registro activo.
Finalmente, en el lado extremo derecho de la parte superior del registro hay un pequeo
rectngulo que puede utilizarse para marcar el estado de edicin del registro. Puede utilizar
distintas abreviaturas con este fin: por ejemplo, "PD" para indicar que el registro est pendiente
de revisin. Tambin puede utilizarse la abreviatura RV para expresar que el registro
descriptivo necesita una revisin, o la abreviatura C para indicar que hay que corregir algn
dato informativo.
En cualquier caso, cuando se exprese PD o RV u otra abreviatura en el botn de marca, es
necesario explicar en qu consiste dicha advertencia en el campo NTT (Notas de Trabajo) del
registro descriptivo.
Ejemplo:
Botn de MARCA: RV
UDC EXPEDIENTE
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 102 = ALCALDE
SC3 SR1 - 10 102 = EXPEDIENTES GUBERNATIVOS
SR2 - 10 102 = NOMBRAMIENTO DE GUARDAS JURADOS
FEC - 1959
ODS ST1 - 0012
ST2 040
NTT Hay que comprobar el expediente original para averiguar nombre y apellidos de
persona interesada a indicar en ODS.

Recuerde que el Plan de la Diputacin de Cuenca utiliza la abreviatura "SN" para marcar
los casos en los que se ha identificado una nueva serie, que no ha sido incorporada al
modelo de cuadro de clasificacin. Este requisito facilita la coordinacin posterior de
todos los inventarios.

Reemplazo de contenidos
Es posible reemplazar el contenido de un campo en muchos registros al mismo tiempo. Antes
de efectuar una operacin de este tipo debe actualizar siempre la copia de seguridad de los
datos. Recuerde que la operacin de reemplazo del contenido de un campo en muchos
registros al mismo tiempo no puede deshacerse. Pulse "Records" en la barra de herramientas y
a continuacin "Replace Contents". Esta opcin abre varias posibilidades:
La primera opcin, "Replace with", permite cambiar el contenido de un campo
determinado en todos los registros seleccionados por el contenido del campo sobre el
cual se encuentra situado el cursor.

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La segunda opcin, "Replace with serial number" permite asignar un nmero correlativo
a todos los registros seleccionados, a partir del primero que figura en la seleccin.
La tercera opcin, "Replace with calculated result" permite determinar la formula en que
se basar la operacin de reemplazo. Esta formula puede ser compleja y puede que
necesite la ayuda de los servicios del Archivo de la Diputacin Provincial para
determinarla.

Eliminacin de registros
Advertimos que los registros eliminados no pueden recuperarse: haga una copia de seguridad
antes de proceder a una eliminacin crtica.
Para borrar registros debe utilizar el men principal. Pulse "Records" y a continuacin elija
"Delete record", para eliminar un registro, o "Delete found records", para eliminar todos los
registros seleccionados.

1.7. FORMALIZACIN DEL CONTENIDO


Salvo las excepciones que se indican, se utilizar texto normal, siguiendo las pautas habituales
de acentuacin, uso de maysculas y minsculas, etc.
Los campos que se escriben con maysculas son PCD, SC1, SC2, SC3, SR1, SR2,
ODS, CEN, RF1, RF2, ST1 y ST2.
La puntuacin utilizada en los ejemplos no es preceptiva, salvo para los centros que utilicen
este programa dentro del plan de archivos de la Diputacin Provincial de Cuenca, con el fin de
garantizar la coherencia de los instrumentos comunes de informacin.

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2. DESCRIPCIN PRINCIPAL
2.1. REFERENCIA
Las referencias de identificacin y localizacin de la unidad de descripcin se indican en los
campos CEN, RF1, RF2, ST1 y ST2. Las referencias y signaturas anteriores que haya podido
tener una unidad de descripcin se indican en el campo STA, en el rea de informacin
archivstica, que se tratar ms adelante.

CEN : Centro de archivo


Este campo se emplea para indicar el nombre completo del centro de archivo. Por ejemplo:
ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA

RF1 : Referencia del centro de archivo


La referencia del centro de archivo se construir mediante la combinacin de los siguientes
cdigos:
- Identificacin del pas, mediante el cdigo ES (en maysculas),
- Identificacin de la provincia y de la localidad mediante los cinco primeros dgitos del
cdigo numrico establecido por el INE (Instituto Nacional de Estadstica). El sexto dgito
de este cdigo es slo un elemento de control que no se utiliza en esta aplicacin.
- Identificacin del tipo de archivo, mediante siglas alfabticas en maysculas. Por
ejemplo: AM (Archivo Municipal) o AP (Archivo Parroquial).
Por ejemplo:
CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA
RF1 - 16035 AM

RF2 : Referencia de la unidad de descripcin


La referencia de la unidad de descripcin es un nmero asignado de forma automtica por la
aplicacin informtica cuando se crea un nuevo registro descriptivo. Este nmero es nico e
invariable y est formado por 6 dgitos, contados a partir de 100001. Por ejemplo:
CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA
RF1 - 16035 AM
RF2 - 100237
En este sistema, la referencia de la unidad de descripcin no es significativa, es decir, no
incluye informacin sobre el fondo al que pertenece una unidad, ni sobre su clasificacin o
localizacin fsica.
La utilizacin de una referencia no significativa intenta evitar los problemas derivados de los
cambios en la identificacin del fondo, clasificacin o instalacin de una unidad documental. De
este modo, una unidad documental puede ser reclasificada o puede modificar su posicin fsica
en el depsito sin que estos cambios modifiquen su referencia principal.

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Por otra parte, no es aconsejable proporcionar la signatura topogrfica a cualquier persona que
consulte los registros de descripcin: la comunicacin de la referencia principal de los
documentos, pero no de la signatura, contribuye a garantizar la custodia documental. Este
aspecto puede ser de especial inters en el caso de documentos valiosos o de documentos
electrnicos.
ST1 : Signatura 1
En el campo ST1 se indica la localizacin en un depsito de archivo de la unidad de instalacin
que contiene a la unidad de descripcin. Esta localizacin se basar, preferentemente, en un
nmero correlativo. Por ejemplo:
CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA
RF1 - ES 16035 AM
RF2 - 100237
ST1 - 0099

ST2 : Signatura 2
En el campo ST2 se indica la posicin de una unidad de descripcin (un tem) dentro de la
unidad de instalacin indicada en el campo ST1, normalmente mediante un nmero de carpeta.
Por ejemplo:
CEN - ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA
RF1 - ES 16035 AM
RF2 - 100237
ST1 - 0099
ST2 - 012
La separacin en dos campos de la signatura topogrfica facilita el control de las unidades de
instalacin y la obtencin de listados topogrficos con distintos niveles de detalle.

Recomendaciones
La formalizacin de la signatura es un asunto interno de cada centro de archivo. Sin embargo,
es posible hacer dos recomendaciones generales:
- Una signatura basada en un nmero correlativo no significativo es siempre la mejor solucin.
- El objetivo de este campo es indicar la posicin de una unidad documental en un depsito,
pero tambin permitir la obtencin de listas o registros topogrficos. Tenga en cuenta este
segundo objetivo a la hora de decidir el modo en que llevar a cabo la formalizacin o entrada
de datos en este elemento.
- Los campos ST1 y ST2 son alfanumricos. Para conseguir una ordenacin correcta de las
signaturas numricas es preciso indicar tantos ceros a la izquierda como sea necesario.
La secuencia "0001, 0002... 0010, 0011" es correcta. Sin los ceros a la izquierda, la
ordenacin de un campo alfanumrico es incorrecta: "1, 10, 11, 2, 3..."

Estudio de casos
1) Cuando describimos en una misma ficha varias unidades documentales ubicadas en una
misma caja, que constituyen un grupo o fraccin de serie, la segunda signatura puede adoptar
esta forma:
ST1 - 0218
ST2 - 001 012
2) En el caso de una copia inserta de un documento en otro documento, cuya importancia
exige una ficha descriptiva separada, se indicar la signatura del documento principal y a

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continuacin, en el campo ST2, la abreviatura IN, separada por un espacio en blanco de la


segunda signatura:
ST1 - 0455
ST2 - 011 [IN]
La condicin de inserto de un documento se har constar tambin en el campo de
Volumen y Soporte, segn se indica ms adelante.
3) En el caso especial de documentos simples o expedientes originales que estn incorporados
fsicamente en otras unidades documentales se emplear la misma solucin y abreviatura. Por
ejemplo, suponga un reglamento cosido en un libro de actas:
ST1 - 0015
ST2 - 012 [IN]
Cuando se trata de varios documentos simples o expedientes originales que se hallan incluidos
en otro documento principal, conviene distinguir la signatura de cada uno de ellos aadiendo un
nmero correlativo a la abreviatura IN. Ejemplos:
ST1 0130
ST2 008
ST1 0130
ST2 008 [IN 1]
ST1 0130
ST2 008 [IN 2]
ST1 0130
ST2 008 [IN 3]
ST1 0130
ST2 008 [IN 4]
ST1 0130
ST2 008 [IN 5]
La condicin de documento incorporado en otro se har constar tambin en el campo de
Volumen y Soporte de la ficha de cada documento incorporado, segn se explica en el
apartado dedicado al VOLUMEN Y SOPORTE.
4) En el caso especial de un libro o cuaderno cosido que alberga en su seno muchas unidades
documentales dispares sin lugares comunes entre ellas y sin destacar ninguna como
documento principal, se procede en primer lugar a la foliacin de todas las hojas del cuaderno
o libro, a continuacin se realiza la ficha descriptiva separada de cada documento integrante
del cuaderno/libro: en el campo descriptivo ST2 se indicar el nmero de carpeta que ocupa el
cuaderno/libro dentro de su caja, seguidamente un espacio en blanco, se abre corchete, se
expresa la abreviatura FOL (folios), un espacio en blanco y despus el nmero de la hoja de
comienzo de cada documento seguido de la inicial r (recto) o v (vuelto), despus guin - y
a continuacin el nmero de la hoja de trmino del documento seguido de la inicial r o v.
Ejemplo: Supongamos un cuaderno cosido que recoge 37 unidades documentales diferentes
sin ninguna interrelacin entre s y tiene 112 hojas. El campo ST2 de la ficha descriptiva de uno
de los 37 documentos integrantes del cuaderno se expresa as:
ST1 0147
ST2 012 [FOL 49v-52r]
5) Finalmente, cuando en un centro existen depsitos separados, cabe la posibilidad de
mantener secuencias numricas diferentes para las signaturas de cada uno de ellos o de

31

mantener una sola secuencia. Esta ltima solucin parece ms recomendable, pues evita la
modificacin de las signaturas si se trasladan los documentos a un nuevo centro.
En tal caso, cuando se siga una sola secuencia numrica y existan varios depsitos, es posible
utilizar un indicador de depsito delante de la primera signatura. No es necesario que este
indicador se anote en las carpetas de documentos o unidades de instalacin, podr ser
eliminado si se unifican los depsitos:
ST1 - DA 0099
ST2 - 012

2.2. UNIDAD DE DESCRIPCIN

Dado que esta base de datos se destina tan slo a la clasificacin y descripcin de unidades
documentales simples o compuestas, se supone este nivel en todos los casos. Sin embargo,
con el fin de mejorar la comprensin de la descripcin se utiliza el campo UDC (Unidad de
descripcin) para precisar el tipo bsico de unidad documental, segn la siguiente tabla de
valores, que se abre al pulsar sobre el interior del campo:
- Documento
- Expediente
- Registro
- Grupo
Documento. - Este trmino se aplica a las unidades documentales simples. Su utilizacin en la
descripcin de documentos contemporneos es rara, porque la mayora de las unidades
documentales simples forma parte de un expediente. En cambio, en el caso de la
documentacin medieval y del Antiguo Rgimen, es frecuente la existencia de documentos
simples, que deben describirse individualmente.
Expediente. - Este trmino se utiliza cuando se realiza el asiento descriptivo de un nico
expediente, entendido como el conjunto de documentos que tratan de un mismo procedimiento
o asunto administrativo.
Registro. - Este trmino se utiliza para referirse a los registros administrativos, especialmente
en forma de libro, como los libros de actas, los libros registro de entrada y salida de
documentos, los libros de contabilidad o los protocolos de escrituras, considerados como
unidades documentales compuestas.
Grupo. - Este trmino, entendido como <<grupo de archivo>>, <<grupo de descripcin>> o
<<grupo documental>> se refiere a un grupo de unidades documentales que, por diversas
razones, son objeto de una descripcin conjunta. Utilizamos esta categora cuando
describimos, sin descender al nivel de unidad documental, las unidades de instalacin que
contienen expedientes de la misma serie o grupos de expedientes de una misma serie que
ocupan slo parte de una caja o de un legajo. Algunas normas de descripcin se refieren a
estos casos como <<fracciones de serie>> o <<unidades de localizacin>>.
Recomendaciones
La descripcin por grupos de archivo se corresponde en gran medida con el nivel comn de las
entradas descriptivas de un inventario tradicional, cuando se describe una serie mediante la
indicacin somera de los grupos que la forman. Por ejemplo:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 -

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SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL


SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MENORES
FEC - 1981
VYS - 1 caja.
ST1 - 0185
UDC - GRUPO
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MENORES
FEC - 1982
VYS - 1 caja.
ST1 - 0186
La formacin de estos grupos de descripcin obedece a necesidades prcticas y evita la
descripcin pieza a pieza cuando el valor informativo de las unidades documentales no es muy
alto o cuando es imposible por razones econmicas o prcticas alcanzar mayor nivel de detalle.
Tambin se forma grupo cuando describimos un conjunto de documentos simples fsicamente
agrupados en una misma carpeta:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 102 = ALCALDE
SC3 SR1 - 10 102 = DISPOSICIONES
SR2 - 10 102 = ANUNCIOS
FEC - 1983 1988
ST1 - 0058
ST2 - 015
UDC - GRUPO
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 201 = SECRETARA
SC3 SR1 - 10 201 = CERTIFICACIONES
SR2 FEC - 1984 1985
ST1 - 0132
ST2 - 010
En todo caso, un grupo de descripcin nunca debe abarcar ms de una unidad de instalacin,
no debe estar formado por menos de tres expedientes y no debe incluir documentos de fechas
alejadas entre s, sino que la secuencia cronolgica de los documentos integrantes del grupo
debe ser continuada, con escasas lagunas.

2.3. PROCEDENCIA
La determinacin de la procedencia archivstica de un documento, es decir, del fondo de
archivo al que pertenece, no siempre es sencilla. Si participa en el Plan de Archivos de la
Diputacin Provincial de Cuenca debe ponerse en contacto con sus servicios tcnicos
archivsticos. El estudio comparado de los distintos archivos municipales permitir resolver el
problema o, al menos, adoptar soluciones comunes.
En el campo PCD (Procedencia) se indica la procedencia archivstica de la unidad documental
- el nombre del productor del fondo o creador de la coleccin- y el cdigo de identificacin que
ha recibido dicho fondo en el centro de archivo.

33

El cdigo de procedencia es imprescindible para garantizar el buen funcionamiento del sistema


de clasificacin en esta aplicacin.
Antes de cumplimentar este campo debe haber creado el valor correspondiente en la
lista de valores de procedencia. Para ello, pulse sobre el botn NR (Nuevo Registro)
situado en la barra de herramientas de la aplicacin en el margen superior derecho de la
ficha documental. En el nuevo registro se escribe en el campo PCD el cdigo
correspondiente, espacio, signo igual, espacio, y el nombre del fondo que se va a
procesar.
Ms adelante podr modificar la lista de procedencias cuando lo desee, para aadir
nuevos nombres o cambiarlos. Recuerde que los cambios de nombre slo afectarn a
esta lista y que deber realizar manualmente el cambio de los nombres ya consignados
en las fichas de unidades documentales o utilizando la funcin de reemplazar. El uso de
la funcin reemplazar se ha explicado anteriormente en el apartado 1.6. EDICIN DE
REGISTROS.
En un archivo municipal que custodia un fondo documental de ayuntamiento y otros fondos
relativos al mbito territorial de la localidad, se podrn establecer los cdigos numricos y
nombre de los fondos de la siguiente forma:
10 = AYUNTAMIENTO DE BETETA
11 = JUZGADO DE PAZ DE BETETA
12 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE BETETA
13 = CMARA AGRARIA LOCAL DE BETETA
14 = [...]
Si en un mismo archivo municipal se custodian fondos procedentes de varios ayuntamientos y
otros fondos de mbito local, los cdigos numricos de procedencia pueden asignarse por
grupos, separados por una lnea, segn el archivo de origen:
10 = AYUNTAMIENTO DE.
11 = JUZGADO DE PAZ DE.
12 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE.
13 = CMARA AGRARIA LOCAL DE
20 = AYUNTAMIENTO DE.
21 = JUZGADO DE PAZ DE.
22 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE.
23 = CMARA AGRARIA LOCAL DE
30 = AYUNTAMIENTO DE.
31 = JUZGADO DE PAZ DE.
32 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE.
33 = CMARA AGRARIA LOCAL DE
-[...]

Advertencias y recomendaciones
- El campo PCD es obligatorio.
- Recuerde que el objetivo principal de este campo no es establecer un cuadro de fondos
(aunque pueda usarse con este fin), sino dotar a cada fondo de un cdigo y un nombre de
identificacin nicos e invariables dentro de un centro de archivo. Esta funcin es
independiente de las diversas presentaciones o clasificaciones que pueda adoptar una lista de
fondos.
- Si desconoce la procedencia exacta de un documento, debe crear un nombre de coleccin
que indique el centro de archivo en el cual se ha encontrado. Por ejemplo:

34

10 = AYUNTAMIENTO DE BETETA
11 = JUZGADO DE PAZ DE BETETA
12 = HERMANDAD SINDICAL DE LABRADORES Y GANADEROS DE BETETA
13 = CMARA AGRARIA LOCAL DE BETETA
[...]
19 = COLECCIN DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE BETETA
[...]
- Si al menos sabe que la unidad documental formaba parte de un fondo pero no puede fijar la
clasificacin de dicha unidad dentro de dicho fondo, puede abrir la coleccin en el nivel de
seccin.
PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE BETETA
SC1 - 10 500 = COLECCIN DE ARCHIVO
SC2 SC3 SR1 - 10 500 = DOCUMENTOS TEXTUALES
SR2 FEC - 1451-09-21
ODS TRS - Carta de censo otorgada por Juan de Torres a favor de Mara Rodriguez : una
casa en la colacin de San Miguel.
NTD - Es probable que este documento tenga relacin con alguna propiedad del
Ayuntamiento, pero su clasificacin no es segura.
- Escriba siempre el cdigo de identificacin del fondo separado del nombre por la siguiente
secuencia: espacio - signo igual - espacio. No utilice ms de dos dgitos. Si no sigue estas
instrucciones, el sistema de clasificacin no funcionar correctamente.
- Si su centro lo necesita y ha agotado la secuencia numrica, de 10 a 99, para asignar cdigos
de fondo, abra una nueva secuencia con las letras del alfabeto (A1, A2, etc.).
- Si, a pesar de todo, su centro necesita utilizar ms de dos caracteres deber ponerse en
contacto con los servicios tcnicos de la Diputacin Provincial de Cuenca.

2.4. CLASIFICACIN
Los campos SC1, SC2, SC3, SR1 y SR2 se utilizan para determinar la clasificacin de una
unidad documental dentro de un fondo. En la pantalla, a la derecha de cada campo hay un
pequeo rectngulo o botn que abre las listas de valores de cada uno de ellos.
Las listas de valores de clasificacin son listas condicionadas, que permiten crear una
clasificacin en cascada. Las opciones del campo SC1, dependen del valor asignado en el
campo PCD; las opciones del campo SC2 dependen del valor indicado en SC1, etc. Estas
listas se crean de forma automtica cada vez que se introduce un nuevo valor en un campo de
clasificacin.
La Diputacin de Cuenca utiliza unas reglas especiales para indicar los cdigos y nombres de
cada nivel de clasificacin. Por ejemplo:
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 302 = PROMOCIN ECONMICA
SC3 - 10 30208 = TRABAJO Y EMPLEO

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SR1 - 10 30208 = EXPEDIENTES DE TRABAJO Y EMPLEO


SR2 - 10 30208 = CURSOS DE FORMACIN OCUPACIONAL
En los campos de clasificacin es necesario cuidar especialmente la ortografa y la tipografa
de los nombres de las agrupaciones documentales, para garantizar la coherencia de las
bsquedas documentales y el buen funcionamiento de los listados.
Barca incluye una ayuda a la clasificacin de documentos municipales, basada en el cuadro de
clasificacin desarrollado por el Archivo de la Diputacin Provincial de Cuenca. El
funcionamiento de este sistema de ayuda se describe en el apartado 7.7 CONSULTA DE
CLASIFICACIN de estas instrucciones.

SC1 : Primera seccin


Es el primer campo de clasificacin de la unidad de descripcin. En SC1 hay que indicar la
seccin a la que pertenece segn el cuadro de clasificacin.
Las primeras secciones utilizadas en el Plan de Archivos de la Diputacin de Cuenca son las
siguientes, de acuerdo con la propuesta de la Mesa de Archivos de la Administracin Local:
- GOBIERNO
- ADMINISTRACIN
- SERVICIOS
- HACIENDA
En un archivo municipal que albergue un solo fondo, el del Ayuntamiento, el procedimiento
consiste en indicar el nombre de la seccin a la que corresponda la unidad de descripcin,
precedido de los dgitos identificativos del fondo:
10 100 = GOBIERNO
10 200 = ADMINISTRACIN
10 300 = SERVICIOS
10 400 = HACIENDA
El dgito 10 identifica el fondo principal de ese archivo.
El dgito 100 identifica a la seccin de GOBIERNO.
El dgito 200 identifica a la seccin de ADMINISTRACIN.
El dgito 300 identifica a la seccin de SERVICIOS.
El dgito 400 identifica a la seccin de HACIENDA.
Con el segundo fondo de Ayuntamiento, las alternativas a contemplar en SC1, segn la
documentacin que se est procesando, son:
20 100 = GOBIERNO
20 200 = ADMINISTRACIN
20 300 = SERVICIOS
20 400 = HACIENDA
En el procesamiento de la documentacin del tercer fondo de Ayuntamiento, las posibles
entradas descriptivas en SC1 seran:
30 100 = GOBIERNO
30 200 = ADMINISTRACIN
30 300 = SERVICIOS
30 400 = HACIENDA
El cdigo numrico que identifica cada fondo documental de ayuntamiento custodiado en un
mismo archivo municipal (10, 20, 30, 40, 50,) se establece en primer lugar en el campo PCD

36

(Procedencia) y despus se traslada a todos los campos del sistema descriptivo que
contemplan la clasificacin (SC1, SC2, SC3, SR1, SR2).

SC2 : Segunda seccin


Es el segundo campo de informacin sobre la clasificacin de la unidad de descripcin. En SC2
hay que indicar la subseccin a la que pertenece la documentacin que se est describiendo,
siguiendo el cuadro de clasificacin.
Cuando en un archivo municipal se custodia un nico fondo del Ayuntamiento o se trata del
fondo principal, el procedimiento de informacin en SC2 es:
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 202 = REGISTRO GENERAL

SC3 : Tercera seccin


Tercer campo de informacin sobre la clasificacin de la unidad de descripcin en que se
asienta, dentro de la correspondiente subseccin (SC2), el mbito orgnico o de competencia
especfico en el que est enclavada la documentacin que estamos describiendo.
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 103 = COMISIONES / JUNTAS DE GOBIERNO
SC3 - 10 10301 = COMISIN MUNICIPAL PERMANENTE
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 303 = ABASTOS Y CONSUMO
SC3 - 10 30304 = PSITO - JUNTA LOCAL DEL PSITO
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 309 = CULTURA
SC3 - 10 30902 = CENTROS CULTURALES - CINE CLUB

SR1 : Serie documental


En este campo se asientan las entradas referentes a las series documentales principales en el
contexto de su correspondiente subseccin o mbito.
En primer lugar, se reproduce la codificacin numrica expresada en SC2 (si la serie desciende
directamente de la subseccin) o en SC3 (si la serie est embebida en un mbito ms
especfico, una Comisin o Junta, un Centro o Fundacin).
En este campo SR1 tienen cabida las denominaciones de las series principales de carcter
general, que constituyen conjuntos de unidades documentales que testimonian una actividad
desarrollada por el Ayuntamiento en el ejercicio de una determinada funcin.
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 101 = CONCEJO / AYUNTAMIENTO
SC3 SR1 - 10 101 = EXPEDIENTES DE ALTERACIN Y DESLINDE DE TRMINOS
MUNICIPALES
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 203 = PATRIMONIO
SC3 SR1 - 10 203 = EXPEDIENTES DE DISFRUTE Y APROVECHAMIENTO DE BIENES

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SC1 - 10 300 = SERVICIOS


SC2 - 10 306 = SANIDAD Y MEDIO AMBIENTE
SC3 - 10 30601 = SANIDAD
SR1 - 10 30601 = EXPEDIENTES DE SANIDAD VETERINARIA
SC1 - 10 400 = HACIENDA
SC2 - 10 402 = FINANCIACIN Y TRIBUTACIN
SC3 - 10 40202 = TRIBUTACIN
SR1 - 10 40202 = REGISTROS DE TRIBUTACIN
Observe que en algunos casos no es necesario indicar la tercera seccin. Cuando el campo
SC3 est vaco, el sistema tomar los valores de serie dependientes del contenido del campo
SC2.

SR2 : Subserie documental


Las series genricas, recogidas en el seno del Cuadro de Clasificacin con letra cursiva en el
contexto de cada subseccin y mbito orgnico o de competencia, son divisibles en series
especficas producidas como consecuencia de la gestin reiterada de actividades ms
especializadas. A su vez, estas actividades especficas son subdivisibles, en algunos casos, en
subactividades mucho ms concretas.
En todos los casos, la apertura de nuevas entradas de series especficas y de subseries debe
ser prudente: es preciso asegurarse de que responden realmente a una gestin
suficientemente reiterada de una actividad especfica, o, por debajo de ella, de una
subactividad de cariz administrativo o econmico. Es decir, si no existe una gestin repetitiva
de una subactividad concreta, entonces no debemos crear una subserie. La informacin
correspondiente puede recogerse en el campo descriptivo TRS, de ttulo o resumen indicativo.
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 101 = CONCEJO / AYUNTAMIENTO
SC3 SR1 - 10 101 = EXPEDIENTES DE NORMAS MUNICIPALES
SR2 - 10 101 = ORDENANZAS DE BUEN GOBIERNO
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 101 = CONCEJO / AYUNTAMIENTO
SC3 - 10 10101 = GOBIERNO DE AUTORIDADES SUPRAMUNICIPALES
SR1 - 10 10101 = DISPOSICIONES Y EXPEDIENTES DE LA AUTORIDAD REAL
SR2 - 10 10101 = EXPEDIENTES DE NOMBRAMIENTO DE CARGOS (ALCALDES
ORDINARIOS)
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL
SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES DE SELECCIN Y PROVISIN DE PERSONAL
SR2 - 10 204 = CONCURSO-OPOSICIN

2.5. ORDENACIN
Los campos FEC (Fecha principal) y ODS (Ordenacin secundaria) se encargan de ordenar
una unidad documental dentro de la serie o subserie a la que pertenece.

Fechas
Este elemento est formado por dos campos:

38

- FEC Fecha principal


- NTF Notas a la fecha
El campo FEC (fechas) es el primer campo de ordenacin de las unidades documentales
dentro de su serie. Nunca debe quedar en blanco: recuerde que, como mnimo, siempre es
posible indicar el siglo aproximado.

Eleccin de las fechas


En este sistema, el objetivo esencial del campo "Fecha principal" es consignar la fecha o las
fechas de ordenacin de la unidad documental dentro de la serie. Segn el caso, estas fechas
pueden ser las fechas de formacin de la unidad documental, las fechas de creacin o las
fechas administrativas. Las fechas de formacin en otras normas de descripcin (MDM2,
CNEDA,) se denominan fechas de acumulacin.
Las fechas de creacin son las fechas de formalizacin por escrito de los documentos simples:
por tanto, se corresponden normalmente con el momento de la suscripcin:
UDC - DOCUMENTO
PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE GUADALAJARA
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 203 = PATRIMONIO
SC3 SR1 - 10 203 = EXPEDIENTES DE ADQUISICIN DE BIENES
SR2 - 10 203 = COMPRA (TTULOS ESCRITURAS DE PROPIEDAD)
FEC - 1852-05-14
ODS - LOZANO, EPIFANIO
TRS - Escritura de venta otorgada por Epifanio Lozano a favor de los Propios de la
Ciudad de Guadalajara : casa situada en el arrabal de la Puerta de Zaragoza.
Las fechas de formacin son las fechas del procedimiento administrativo que da origen a una
unidad documental compuesta. Con frecuencia, estas fechas no coinciden con las fechas de
creacin o formalizacin de los documentos que componen dicha unidad: un expediente puede
incluir documentos anteriores a su iniciacin, como requisitos o antecedentes del mismo. En tal
caso, desde el punto de vista de la ordenacin archivstica, prevalecen siempre las fechas de
formacin en el campo FEC:
UDC - EXPEDIENTE
PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE GUADALAJARA
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 205 = SERVICIOS JURDICOS
SC3 SR1 - 10 205 = EXPEDIENTES DE SERVICIOS JURDICOS
SR2 - 10 205 = PROCEDIMIENTOS CIVILES
FEC - 1835 - 1858
TRS - Pleito del Comn de hombres buenos contra los poseedores y tenedores de dos
fincas en Guadalajara e Iriepal, sujetas a un censo consignativo de 1786: pago de los
rditos.
VYS - 1 cuaderno.
AYC - Incorpora: 1786-04-28. Escritura de censo al quitar otorgado por Alfonsa Ortega,
viuda de Isidro Garca, a favor del Comn del Estado General de Hombres Buenos.
UDC - EXPEDIENTE
PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE GUADALAJARA
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 -

39

SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL


SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES
FEC - 1910-01-01 - 1910
ODS - GONZALO COBOS, EUGENIO
TRS - Construccin de 10 viviendas para obreros en el lado opuesto a la Estacin de
Ferrocarril, cerca del antiguo Camino de Cabanillas [calle Camino Viejo de Cabanillas,
16-24].
VYS - 1 cuaderno.
AYC - Incluye: Proyecto / Antonio Vzquez Figueroa. Guadalajara: 1909-12.
La fecha administrativa es la fecha del periodo legal, administrativo o econmico al cual se
refiere una unidad documental. Esta fecha prevalece como fecha de ordenacin en
determinadas series, cuando la ordenacin cronolgica basada en las fechas de formacin o
de creacin no sea significativa.
Considere una cuenta presupuestaria: la fecha del ejercicio econmico es 1955, por
ejemplo, y la fecha de creacin documental es 1956-01-27. En este caso, la fecha
principal, la fecha que ordena esta unidad documental dentro de la serie de cuentas, es
1955.
La fecha de creacin o formalizacin de la cuenta puede indicarse en lnea aparte, en el
campo "Notas a la fecha". En tal caso se puede emplear la abreviatura "FC" para marcar
el tipo de fecha:
FEC - 1955
NTF - FC 1956-01-27
Otro ejemplo:
SR1: 10 204 = EXPEDIENTES DE PRESTACIN SOCIAL.
SR2: 10 204 = COTIZACIN DE SEGUROS SOCIALES (LIQUIDACIONES DE
CUOTAS).
FEC: 1970 1971
NTF: FF 1969 1974
ODS: MUNPAL
AYC: Contiene extractos de situacin de la cuenta del Ayuntamiento con la MUNPAL y
estado demostrativo de partidas sin cancelar.
En este ltimo caso, la fecha principal asentada en el campo FEC es la fecha
administrativa inherente estrictamente a las liquidaciones de cuotas a la MUNPAL, y en
el campo NTF se hace referencia a las fechas de formacin de la actividad descrita, es
decir, las fechas extremas de documentos integrantes de este procedimiento.
Las distinciones entre fechas de creacin, fechas de formacin y fechas administrativas (fechas
de cobertura, en otros sistemas) no siempre son esenciales. Recuerde que la funcin principal
del campo FEC es la ordenacin lgica de los registros descriptivos.

Formalizacin de las fechas


Segn el caso las fechas pueden expresarse de forma ms o menos completa. Conviene
indicar la fecha completa de las unidades documentales simples. En otros casos, puede ser
suficiente la indicacin del ao o del ao y mes:
FEC - 1998
FEC - 1998-01
FEC - 1998-12-13

40

Para indicar un periodo continuo se deben separar las fechas extremas mediante esta
secuencia: espacio, guin, espacio:
FEC - 1998 - 1999
FEC - 1998-01 - 1998-03
FEC - 1999-01-13 - 1999-12-29
El grado de precisin de las fechas principales es optativo. Por ejemplo, en el caso de un
expediente puede indicarse la fecha completa de inicio y slo el ao de terminacin. Esta
solucin garantiza una correcta ordenacin cronolgica:
FEC - 1971-04-19 - 1971
FEC - 1945-12-03 - 1946
Para indicar un periodo discontinuo, con lagunas cronolgicas importantes entre los
documentos que componen la unidad de descripcin, se deben separar las fechas extremas
mediante esta secuencia: espacio, barra inclinada, espacio:
FEC - 1971 / 1975
FEC - 1851 / 1912
En estos casos, cuando sea necesario, se puede explicar la laguna cronolgica en el campo
NTF (Notas a la fecha) o en el campo AYC (Alcance y Contenido), indicando los aos que
faltan o que se conservan.
El campo FEC (Fecha principal) slo puede contener cifras numricas o signos ortogrficos. La
utilizacin de letras en este campo puede provocar errores en las bsquedas por rangos
cronolgicos.
Igualmente, la utilizacin de espacios en blanco para separar dos fechas seguidas es esencial.
La secuencia 1710 -1713, sin un espacio en blanco antes y despus del guin, no permitira
buscar el ao 1713 por separado.

Notas a las fechas


Este campo (NTF) sirve para precisar o explicar la fecha indicada en el campo "Fecha principal"
(FEC). Se utiliza, especialmente, en los casos de data archivstica, es decir, fechas atribuidas,
que no se toman directamente de los documentos, sino que se deducen de su contenido o de
fuentes externas.
En NTF se indicar la aproximacin de la data archivstica. En el campo NTD (Notas de
descripcin) se explican las razones que permiten deducir dicha data.

Para indicar una probabilidad

FEC - 18-NTF - Siglo XIX


FEC - 183NTF - Dcada aproximada.
FEC - 1839 [?]
NTF - Aproximadamente
FEC - 1830-01-21 [?]
NTF - Ao probable

41

FEC - 1830 - 1831 [?]


NTF - Fecha probable: 1830 o 1831
Un documento o varios documentos de fecha
anterior a la fecha principal de descripcin

FEC - 1766
NTF - Incluye un documento de 1718
FEC - 1834
NTF - Antecedentes desde 1766

Para precisar el alcance de un periodo


cronolgico

FEC - 1931 - 1950


NTF - Predomina la dcada de 1940
FEC - 1840 - 1877
NTF - Predomina 1854 - 1860
FEC - 1931 - 1950
NTF - Faltan 1936 - 1939, 1941 y 1947

Para indicar las fechas de creacin (FC) o de


formacin (FF), cuando son distintas a la
fecha principal.

FEC - 2001
NTF - FF 1998 - 2003
FEC - 1955
NTF - FC 1959-04-01

Para indicar la data tpica

FEC - 1479-06-23
NTF - Pastrana (Guadalajara)

En el campo NTF puede utilizarse las abreviaturas tradicionales "s.a.", "s.m.", "s.d. "s.f", para
indicar que en el documento falta el ao, el mes, el da o que no tiene data. Cuando esto
ocurra, es imprescindible asignar primero una data archivstica en el campo FEC.

ODS : Ordenacin secundaria


Este campo puede utilizarse para garantizar una ordenacin lgica de las unidades
documentales con la misma fecha principal. Por ejemplo, una ordenacin numrica:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 400 = HACIENDA
SC2 - 10 402 = FINANCIACIN Y TRIBUTACIN
SC3 - 10 40202 = TRIBUTACIN
SR1 - 10 40202 = EXPEDIENTES DE TRIBUTACIN
SR2 - 10 40202 = LIQUIDACIONES TRIBUTARIAS
FEC - 1984-04 - 1984-06
ODS - N. 0861 - 0935
O bien, una posible ordenacin alfabtica de las unidades documentales basada en nombres
de personas o en nombres de vas urbanas:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 308 = EDUCACIN
SC3 SR1 - 10 308 = EXPEDIENTES DE EDUCACIN
SR2 - 10 308 = CONCESIN DE BECAS
FEC - 2003
ODS - ALONSO - GARCA

42

UDC - GRUPO
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE GESTIN DE SERVICIOS URBANSTICOS
SR2 - 10 301 = ABASTECIMIENTO DE AGUA
FEC - 2003
ODS - MAYOR - MIGUEL HERNNDEZ
TRS - Fichas de contadores de agua
Este campo de ordenacin secundaria puede utilizarse tambin para indicar los nombres de las
personas fsicas o jurdicas que inician un expediente a instancia de parte. En estos casos, es
probable que esta informacin pueda heredarse directamente del Registro General de Entrada
de Documentos.
UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES
FEC - 1912-12-16 - 1912
ODS - HITA GARCA, FLIX DE
UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES
FEC - 2001-12-13 - 2002
ODS - CONSEDA, S.A.
Igualmente, tambin puede utilizarse para indicar los nombres de los principales interesados en
el caso de expedientes de oficio.
UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 206 = CONTRATACIN
SC3 SR1 - 10 206 = EXPEDIENTES DE CONTRATACIN
SR2 - 10 206 = CONTRATOS DE OBRA
FEC - 2000-02-01 - 2002
ODS - CONSTRUCCIONES ALFAOMEGA, S.L.
UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL
SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES PERSONALES
SR2 FEC - 1882 - 1918
ODS - NAVARRO CANALEJAS, CIRILO
Si fuera necesario, es posible recoger aqu los nombres de varios solicitantes, aunque nunca
ms de tres. El primer nombre ser el nombre del interesado principal o del primer interesado
que figura en la solicitud, si no se indica uno principal. En todo caso, la ordenacin alfabtica se
basar en el primer nombre expresado.

43

UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES
FEC - 1912-12-16 - 1913
ODS - VALBUENO GARCA, FLIX DE / VALBUENO GARCA, ANA DE / VALBUENO
GARCA, LEOPOLDO DE
La participacin de otras personas fsicas o jurdicas en un expediente, que no sean las
principales interesadas puede registrarse en el campo AYC (Alcance y Contenido).Uno de los
ejemplos ms claros de este caso es la posibilidad de indicar el nombre del autor del proyecto
de obras en un expediente de obra municipal o particular.
Otro ejemplo lo tenemos en la descripcin de un expediente de licencia de obra mayor, cuya
solicitud es presentada por diez personas. Las primeras tres personas solicitantes se expresan
en el campo ODS y las otras siete restantes en el campo AYC.

Formalizacin
La formalizacin de los nombres registrados en este campo de ordenacin secundaria debe
cumplir las reglas generales que se usan normalmente en las obras de referencia:
- Siempre se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos:
UNAMUNO, MIGUEL DE
VEGA, GARCILASO DE LA
VALLE-INCLN Y PEA, RAMN MARA DEL
- Siempre encabeza el artculo sin preposicin que precede al primer apellido:
LA GASCA, MARA
LAS HERAS, FEDERICO
- Los artculos que preceden a los nombres de entidades se posponen siempre:
EQUITATIVA, LA
UNIN Y EL FNIX, LA
- No conviene emplear abreviaturas de organismos, a no ser que stos sean ms conocidos
por el nombre abreviado que por el desarrollado. Las siglas se indican sin puntos entre las
letras.
AEG
CAMPSA
RENFE
UNESCO
Cuando sea necesario se pueden indicar las siglas o el acrnimo de una entidad a continuacin
del nombre de la misma y entre parntesis. De este modo, ambos trminos sirven como punto
de acceso:
PROMOCIONES TARACENA S.A. (PROTASA)
CONSEJO SUPERIOR DE INFORMTICA (CSI)

Casos especiales

44

La suma de los campos FEC y ODS debe garantizar en todo momento una ordenacin lgica
de la unidad de descripcin dentro de la serie a la que pertenece. Cuando se trata de grupos
de descripcin, el campo ODS refleja la ordenacin asignada a sus componentes dentro de la
unidad o unidades de instalacin:
a) Varias cajas de correspondencia de un mismo ao, cuyas unidades siguen una ordenacin
cronolgica:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 201 = SECRETARA
SC3 SR1 - 10 201 = CORRESPONDENCIA DE SECRETARA
SR2 - 10 201 = ENTRADAS
FEC - 1987-01-02 - 1987-02-28
VYS - 1 caja
ST1 - 0049
ST2 b) Varias cajas de correspondencia de un mismo ao, cuyas unidades se han ordenado por un
nmero del registro:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 201 = SECRETARA
SC3 SR1 - 10 201 = CORRESPONDENCIA DE SECRETARA
SR2 -10 201 = ENTRADAS
FEC - 1987
ODS - Nmeros 0001 0129
TRS VYS - 1 caja
ST1 - 0049
UDC - GRUPO
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 201 = SECRETARA
SC3 SR1 - 10 201 = CORRESPONDENCIA DE SECRETARA
SR2 -10 201 = ENTRADAS
FEC - 1987
ODS - Nmeros 0130 0290
TRS VYS - 1 caja
ST1 - 0050
c) La ordenacin numrica es frecuente en los grupos de mandamientos de pago o ingreso:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 400 = HACIENDA
SC2 - 10 401 = INTERVENCIN ECONMICA
SC3 SR1 - 10 401 EXPEDIENTES DE INTERVENCIN ECONMICA
SR2 - 10 401 PRESUPUESTOS (MANDAMIENTOS DE PAGO)
FEC - 2001
ODS - Nmeros 001 258
TRS VYS - 1 caja
ST1 - 0350

45

d) Sin embargo, hasta fechas recientes los mandamientos se ordenaban por trimestres y
partidas presupuestarias:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 400 = HACIENDA
SC2 - 10 401 = INTERVENCIN ECONMICA
SC3 SR1 - 10 401 = EXPEDIENTES DE INTERVENCIN ECONMICA
SR2 - 10 401 = PRESUPUESTOS (MANDAMIENTOS DE PAGO)
FEC - 1982-04 - 1982-06
ODS - Partidas 011.11.1 - 198.51.1
e) En el caso de los mandamientos de un mismo periodo que ocupan varias cajas, cuando
siguen un orden numrico:
SR2 - 10 401 = PRESUPUESTOS (MANDAMIENTOS DE PAGO)
FEC - 2001-12
ODS - Nmeros 08523 08650
VYS - 1 caja.
ST1 - 0837
SR2 - 10 401 = PRESUPUESTOS (MANDAMIENTOS DE PAGO)
FEC - 2001-12
ODS - Nmeros 08651 08760
VYS - 1 caja.
ST1 - 0838
f) En el caso de los mandamientos de un mismo periodo que ocupan varias cajas, cuando han
sido ordenados por partidas presupuestarias, es preciso asegurar la secuencia lgica de cada
parte:
SR1 - 10 401 = EXPEDIENTES DE INTERVENCIN ECONMICA
SR2 - 10 401 = PRESUPUESTOS (MANDAMIENTOS DE PAGO)
FEC - 1982-04 - 1982-06
ODS - Partidas 011.11.1 - 198.51.1 - Parte 1
VYS - 1 caja
ST1 - 0890
SR1 - 10 401 = EXPEDIENTES DE INTERVENCIN ECONMICA
SR2 - 10 401 = PRESUPUESTOS (MANDAMIENTOS DE PAGO)
FEC - 1982-04 - 1982-06
ODS - Partidas 011.11.1 - 198.51.1 - Parte 2
VYS - 1 caja
ST1 - 0891

2.6. TTULO
El campo TRS (Ttulo o resumen) se emplea para indicar el ttulo o resumen indicativo de la
unidad de descripcin. El ttulo ser siempre el mejor ttulo posible, determinado desde un
punto de vista archivstico, ya sea un ttulo formal o atribuido o una combinacin de un ttulo
formal y atribuido:
TRS - Real provisin al Concejo de Guadalajara que aprueba las ordenanzas del Psito
Municipal.
TRS - Libro diario de intervencin de ingresos.

46

Cuando sea necesario se indicar entre comillas la parte tomada de un ttulo formal o del texto
de la unidad de descripcin en la composicin de un ttulo atribuido:
TRS - Registro de escrituras otorgadas en Aldeanueva: censos "de las aldeas en el
tiempo de la pestilencia".
TRS - Bando del alcalde Gregorio Garca Martnez : disposiciones "para conservar
inalterable la tranquilidad del vecindario durante el presente Carnaval".
Se deben indicar entre corchetes los datos incorporados al ttulo que no figuran en la unidad de
descripcin pero que se conocen por fuentes secundarias:
TRS - Venta al Estado del edificio de la calle Generalsimo Franco, 17 [calle Mayor] y
plaza de Bradi, 1 [plaza de Alfonso Lpez de Haro].
TRS - Mandamiento del marqus [de Santillana, Iigo Lpez de Mendoza] al bachiller
Fernando Gonzlez de Carrin y a Gonzalo Fernndez de Sevilla, alcaide de Belea:
deslinde entre los trminos de Belea y Uceda.
El ttulo debe ser lo ms breve posible, pero debe contener todos los elementos que permitan
la identificacin de la unidad documental, con el fin de evitar la confusin con otras unidades
que puedan tener un ttulo semejante. Por ejemplo, la escala de un documento cartogrfico:
TRS - Plano de la ciudad de Cuenca. - Escala 1:5.000.
TRS - Plano de la ciudad de Cuenca. - Escala 1:1.000.
El autor de un documento simple puede indicarse mediante una barra inclinada, en sustitucin
de la preposicin "por":
TRS - Plano del Palacio del Infantado y jardines, Iglesia de Santiago y Escuela de
Magisterio [Convento de San Juan de Dios] / Instituto Geogrfico y Catastral. - Escala
1:500.
La informacin del campo TRS completa la informacin ya registrada en los campos que
indican la procedencia y la clasificacin. La suma de la informacin proporcionada por los
campos de clasificacin y por el campo TRS forma un ttulo archivstico de carcter sistemtico.
En consecuencia, en el campo ttulo no debe repetirse la informacin indicada antes, salvo
cuando sea necesario para evitar alguna ambigedad.
En algn caso, sobre todo en relacin con los grupos de descripcin, es posible que este
campo no sea necesario, cuando el nombre del grupo coincida exactamente con el nombre de
la serie o subserie a las que pertenece. Por ejemplo:
UDC - GRUPO
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 312 = QUINTAS Y PRESTACIN SOCIAL SUSTITUTORIA
SC3 SR1 - 10 312 = EXPEDIENTES DE QUINTAS
SR2 - 10 312 = RECLUTAMIENTO
FEC - 1912 -1921
ODS TRS VYS - 1 caja (10 expedientes).
La informacin de carcter explicativo, no identificativa, sobre el contenido de la unidad de
descripcin, sobre la creacin, desarrollo y resolucin de un expediente, participantes,
documentos incluidos, etc. debe consignarse en el campo AYC (Alcance y Contenido).

47

El expediente complejo
La descripcin de un expediente administrativo que ocupa varias unidades de instalacin
puede realizarse de dos formas.
Puede utilizarse un nico asiento descriptivo. En este caso, el campo ST1 debe recoger todas
las signaturas, el campo VYS debe indicar el nmero de unidades de instalacin y el campo
AYC debe emplearse para determinar el contenido de cada parte,
ST1 - 12000 - 12101 - 12102
ST2 UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL
SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES DE SELECCIN Y PROVISIN DE PERSONAL
SR2 - 10 204 = OPOSICIN
FEC - 1982 - 1983
TRS - Oposicin para 16 plazas de auxiliar administrativo.
VYS - 3 cajas
AYC - Contiene: Caja 12000: Procedimiento administrativo. Caja 12101 y 12102:
Solicitudes.
Ahora bien, cuando el expediente ocupa un gran nmero de unidades de instalacin o se
necesita un mayor control de las mismas, conviene preparar un registro descriptivo para cada
una de las unidades fsicas que componen el expediente. Esta solucin garantiza la coherencia
del registro topogrfico:
ST1 - 12000
ST2 UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL
SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES DE SELECCIN Y PROVISIN DE PERSONAL
SR2 - 10 204 = OPOSICIN
FEC - 1982 - 1983
TRS - Oposicin para 16 plazas de auxiliar administrativo. Parte 1/3 : procedimiento
administrativo.
VYS - 1 caja.
ST1 - 12101
ST2 UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL
SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES DE SELECCIN Y PROVISIN DE PERSONAL
SR2 - 10 204 = OPOSICIN
FEC - 1982 - 1983
TRS - Oposicin para 16 plazas de auxiliar administrativo. Parte 2/3 : solicitudes.
VYS - 1 caja
ST1 - 12102
ST2 UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL

48

SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES DE SELECCIN Y PROVISIN DE PERSONAL


SR2 - 10 204 = OPOSICIN
FEC - 1982 - 1983
TRS - Oposicin para 16 plazas de auxiliar administrativo. Parte 3/3 : solicitudes.
VYS - 1 caja.
En los ejemplos anteriores se ha creado un ttulo comn para todas las unidades fsicas que
componen el expediente y se han utilizado subttulos atribuidos para identificar el contenido de
cada parte. Con frecuencia, sobre todo en el caso de documentos tcnicos, las mismas
unidades de descripcin ya incluyen subttulos formales que conviene respetar:
TRS - Proyecto de liquidacin del modificado del proyecto de construccin de la Estacin
Depuradora de Aguas Residuales en Guadalajara : planos 2. Parte 3/8.
TRS - Proyecto de liquidacin del modificado del proyecto de construccin de la Estacin
Depuradora de Aguas Residuales en Guadalajara : planos 2. Parte 4/8.

2.7. VOLUMEN Y SOPORTE


Cuando se considere necesario informar sobre el volumen y soporte de la unidad documental
objeto de descripcin, pueden utilizarse el campo VYS (Volumen y soporte) y los elementos
informativos que se explican a continuacin
La secuencia normal de los datos es la siguiente:
- Tradicin documental.
- Extensin
- Soporte
- Dimensiones del soporte
- Otras caractersticas.
Puntuacin
Para separar los datos se emplean dos puntos, precedidos de un espacio en blanco para
facilitar la lectura. Cuando sea necesario precisar alguna informacin se utilizarn los
parntesis.
Reglas bsicas
- La mencin de la tradicin documental se separa del resto de la descripcin fsica mediante
punto seguido, espacio, guin y espacio:
VYS - Copia autorizada (1464-06-08). - 1 cuaderno.
- La extensin o volumen de la unidad de descripcin puede indicarse mediante el nmero de
unidades de longitud, el nmero de unidades fsicas, el nmero de unidades lgicas o una
combinacin de estos datos:
VYS - 3 m.
VYS - 3 carpetas.
VYS - 7 planos.
VYS - 3 carpetas (7 planos).
- Las unidades de medida que precisan el contenido de otras se indican entre parntesis:

49

VYS - Copia autorizada (1464-06-08). - 1 cuaderno (4 hojas).


- La indicacin del soporte, cuando sea distinto al papel, va precedida de espacio en blanco y
dos puntos:
VYS - Copia autorizada (1464-06-08). - 1 cuaderno (4 hojas) : pergamino.
- La indicacin de las dimensiones del soporte y de otros datos sobre el mismo va precedida de
espacio y dos puntos:
VYS - Copia autorizada (1464-06-08). - 1 cuaderno (4 hojas) : pergamino : 220x155 mm.

Tradicin documental
La tradicin documental es un dato esencial de identificacin de la unidad documental que
estamos describiendo, cuando dicha unidad es una versin previa al original definitivo o se
trata de una copia del mismo. La mencin de la tradicin documental precede al resto de la
descripcin fsica:
VYS - Borrador. - 1 hoja.
VYS - Minuta. - 1 hoja.
VYS - Copia autorizada por el escribano Juan Gutirrez de Celis (Madrid, 1651-06-05). 1 cuaderno (8 hojas).
VYS - Copia simple de la poca. - 1 cuaderno (4 hojas) : 215x145 mm.

Volumen y soporte de la unidad de descripcin


Los ejemplos siguientes intentan resolver los casos ms frecuentes. El soporte slo se indica
cuando es diferente al papel y, en estos casos, slo cuando sea necesario.

Extensin determinada en primer lugar por las dimensiones de la unidad de descripcin:


- 21 m.
- 21 m (9 cajas).
- 3 m de documentos textuales, 10 planos y 12 fotografas.
- 3 m de documentos textuales: incluye algunos planos y fotografas.
- 4 cm.
- 5 GB : fotografas.
- 2 GB (3 mapas).

Extensin determinada en primer lugar por el nmero de unidades fsicas:


- 1 carpeta.
- 2 hojas.
- 1 hoja : pergamino : 588x280 mm plegada en 290x140 mm.
- 3 cajas de planos y fotografas.
- 3 rollos de pelcula (57 minutos, 20 segundos) : nitrato, original.
- 10 rollos de microfilm : negativos.
- 1 CD (24 Mb).
- 2 CD : incluye planos : soporte electrnico.
- 8 disquetes : mapas y planos : soporte electrnico.

50

- 1 CD (41 fotografas) : soporte electrnico : jpg.


- 1 fichero electrnico (2.345 kb) : pdf.

Extensin determinada en primer lugar por el nmero de unidades lgicas:


- 80 planos (1,2 m).
- 1.000 fotografas aproximadamente.
- 4 mapas (1 hoja).
- 2 vdeos ( 2 horas, 59 minutos, 30 segundos).
- 24 fotografas: blanco y negro, color.
- 1 plano (2 hojas montadas sobre cartn) : color : hojas de 30x60 cm.
- 1 plano : impresin electrnica.
- 132 fotografas : negativos : blanco y negro : 6x6 cm y 35 mm.
- 1 dibujo: color : 48x90 cm. doblado en 24x15 cm.
- 1 cartel : 71x 56x56 cm : enrollado : 9 cm de dimetro.
- 41 fotografas : 1 CD : soporte electrnico : jpg.
- 7 fotografas : soporte electrnico : jpg.
- 3 fotografas : soporte electrnico : 140 ficheros tiff y 160 ficheros pdf.
- 7 fotografas : soporte electrnico : 3 ficheros jpg (260, 300, 212 kb) y 4 ficheros pdf ( 58, 77,
97, 103 kb).

Casos especiales
En ocasiones puede ser necesario describir de forma separada una copia de un documento
inserta en otro documento posterior. Este tipo de descripcin analtica se emplea normalmente
para reconstruir la secuencia completa de una serie.
Por ejemplo, un privilegio real cuya copia se inserta en una confirmacin de privilegio
puede ser objeto de una descripcin analtica para conseguir la reconstruccin completa
de la serie de disposiciones superiores recibidas por un ayuntamiento.
En estos casos, por tanto, se deben realizar dos fichas. En el campo VYS de la ficha del
documento inserto se indicarn los datos necesarios para identificar la unidad que lo contiene.
Estos datos podrn ser ms o menos detallados, pero siempre deben garantizar dicha
identificacin:
ST1 - 0049
ST2 - 012 [IN]
FEC - 1700-06-28
TRS - Real provisin a favor de la ciudad de Guadalajara: ttulo de escribano mayor de
las rentas reales de alcabalas, tercias, moneda forera y otros pechos y derechos de
Guadalajara y su arcedianazgo.
VYS - Copia inserta en: AMGU 101065 : Ayuntamiento de Guadalajara : Expedientes de
cargos y oficios municipales : 1819 06-17 - 1819.
Tambin podemos encontrarnos con unidades documentales simples o complejas incorporadas
fsicamente a otros documentos. Es el caso, por ejemplo, de documentos simples o
expedientes incorporados en los antiguos libros de actas de sesiones del Pleno del
Ayuntamiento: ordenanzas, disposiciones reales, expedientes de presupuestos, etc., cosidos
junto al acta correspondiente del Pleno.
En estos casos es imprescindible la foliacin de todas las hojas que abarca el documento
principal (por ejemplo, libro de actas).
Cuando se considere necesario realizar la descripcin analtica de un documento incluido en
otro principal, se har una ficha separada, y se indicarn en el campo VYS los datos de

51

identificacin de la unidad principal, llegando a concretar los nmeros especficos de las hojas
que contienen cada documento incluido. Ejemplo:
ST1 - 00325
ST2 - 014 [IN]
FEC - 1835
TRS - Reglamento de la Secretara del Ayuntamiento de Guadalajara.
VYS - Incluido en: AMGU 141590 : Registro de actas de sesiones : acta de 1835-12-30 :
hojas 132-135.

52

3. DESCRIPCIN COMPLEMENTARIA
3.1. CARACTERSTICAS FSICAS
CFS: Caractersticas fsicas
Puede emplearse este campo para expresar el estado de conservacin de la unidad
documental objeto de la descripcin, segn estas posibilidades:
- Mala conservacin
- Regular conservacin
- Psima conservacin
Cuando se introduzca esta informacin conviene expresar en el campo NTT (Notas de trabajo):
Precisa restauracin o Precisa restauracin urgente.
Cuando la unidad documental haya sido restaurada, hay que expresar: Restaurado y
seguidamente la fecha de restauracin entre parntesis.
Ejemplo:
CFS - Restaurado (2003).
Otras caractersticas materiales de la unidad documental se pueden indicar a continuacin del
estado de conservacin: la presencia de miniaturas, sellos, tipos de letra
CFS - Regular conservacin. Letra gtica cancilleresca. Sello pendiente perdido.
En el caso de documentos electrnicos, puede emplearse este campo para determinar las
caractersticas de los mismos y, especialmente, aquellas que puedan condicionar su consulta:
CFS - Sistema operativo: Windows XP.

3.2. ALCANCE Y CONTENIDO


AYC: Alcance y contenido
Este campo sirve para complementar la informacin somera aportada en el campo Ttulo
Resumen (TRS). Esta funcin puede cumplirse, sobre todo, mediante dos tcnicas:
- mediante el desarrollo, explicacin o ampliacin de la informacin proporcionada por los
campos de clasificacin y el ttulo.
- mediante la indicacin de la composicin documental de la unidad de descripcin.

Desarrollo de la informacin
En primer lugar, puede utilizarse para explicar o desarrollar el tema enunciado brevemente en
el ttulo de la unidad documental. Por ejemplo, es frecuente el uso de este campo para informar
sobre la resolucin de un expediente:
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE PLANIFICACIN DEL TERRITORIO
SR2 - 10 301 = PROGRAMAS DE ACTUACIN URBANSTICA
FEC - 2001
ODS - AGRUPACIN DE INTERS URBANSTICO EL SOTILLO
TRS - Programa de actuacin urbanizadora (PAU) del sector SP-01 : plan parcial.

53

AYC - Aprobado definitivamente en 2001-02-02.


SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE APERTURA DE ACTIVIDADES MOLESTAS,
INSALUBRES, NOCIVAS Y PELIGROSAS
FEC - 1930-01-13 - 1930
ODS - FARGE, SA
TRS - Negocio de trapos viejos en la calle Doctor Creus, 17.
VYS - 1 cuaderno.
AYC - Licencia denegada por inseguridad y falta de higiene.
Es frecuente la utilizacin del campo AYC para dar cuenta de las personas fsicas o jurdicas
relacionadas con un asunto, cuando no son los interesados principales:
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES
SR2 - 10 301 = OBRAS DE CONSERVACIN
FEC - 1990 1991
ODS - CONSTRUCCIONES HORMIGN, SA.
TRS - Reforma de la Casa Consistorial
AYC - Proyecto / Domingo Pacheco Martn. Madrid : 1990-01
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 307 = BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL
SC3 SR1 - 10 307 = EXPEDIENTES DE BENEFICENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL
SR2 - 10 307 = AYUDA Y COOPERACIN NACIONAL E INTERNACIONAL
FEC - 1999
ODS - DELEGACIN DIOCESANA DE MISIONES (SIGENZA).
TRS - Programa de atencin al menor carente y necesitado en la dicesis de Jequie
(Estado de Baha, Brasil).
VYS - 2 carpetas.
AYC - Cuanta de la ayuda: 3.182.270 ptas. - Instituciones receptoras: Sagrado Corazn
de Jess, Nossa Senhora das Gracas da Conceicao, Nossa Senhora das Gracas
(Maracas), Nossa Senhora de Lourdes (Nova Italana).
Cuando los interesados principales son muy numerosos, se seleccionan tres para expresarlos
en el campo ODS, y los dems se indican en AYC:
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 204 = PERSONAL
SC3 SR1 - 10 204 = EXPEDIENTES DE SELECCIN Y PROVISIN DE PERSONAL
SR2 - 10 204 = CONCURSO-OPOSICIN
FEC - 1998
ODS - CAMPOS PUERTA, ANTONIO / ESPINOSA MONTERO, LUISA / GARCA
LPEZ, MARA JOS
VYS - 1 caja
TRS - Concurso-oposicin de 10 plazas de auxiliares administrativos.
AYC - Obtienen tambin plaza: Manuela Rodrguez Prez, Esther Juncadilla Otero,
Pedro Mercader Atance, Encarnacin Snchez Mesa, Andrs Segura Palomeque,
Rafaela Olivares Montesinos y Pilar Moreno Fernndez.
En el campo AYC pueden facilitarse algunas explicaciones de carcter histrico o erudito, que
faciliten la comprensin o valoracin de la unidad que se describe:

54

UDC - EXPEDIENTE
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 312 = QUINTAS Y PRESTACIN SOCIAL SUSTITUTORIA
SC3 SR1 - 10 312 = EXPEDIENTES DE QUINTAS
SR2 - 10 312 = RECLUTAMIENTO
FEC - 1859
ODS TRS - Alistamiento y sorteo general de los mozos de la ciudad para la Milicia Provincial.
VYS - 1 carpeta.
AYC - Este reclutamiento se relaciona con la guerra de Marruecos de 1859-1860. Las
milicias provinciales se encargaron del servicio de guarnicin de la Pennsula, mientras
el Ejrcito activo era trasladado a frica.

Composicin de la unidad de descripcin


En segundo lugar, el campo AYC puede utilizarse para precisar la composicin de la unidad
documental, de manera ms o menos precisa, segn las necesidades informativas. As, puede
llamarse la atencin sobre parte del contenido informativo, sobre la presencia de copias o de
documentos de especial inters:
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 203 = PATRIMONIO
SC3 SR1 - 10 203 = EXPEDIENTES DE ENAJENACIN DE BIENES
SR2 - 10 203 = VENTA
FEC - 1939 - 1940
ODS TRS - Pastos de la masa comn
AYC - Incluye la constitucin de la Junta Local de Pastos, que se crea con el fin de
proceder a la enajenacin de estos bienes.
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 101 = CONCEJO / AYUNTAMIENTO
SC3 SR1 -10 101 = REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES
SR2 - 10 101 = LIBROS DE ACTAS DE SESIONES
FEC - 1671-01-01 1750-11-13
AYC - Incluye los nombramientos de alcaldes ordinarios y el arrendamiento de los
puestos pblicos.
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 101 = CONCEJO / AYUNTAMIENTO
SC3 SR1 - 10 101 = REGISTROS DE ACTAS DE SESIONES
SR2 - 10 101 = LIBROS DE ACTAS DE SESIONES
FEC - 1874-02-11 1874-10-15
AYC - Incluye las actas de sesiones de la Junta Municipal de Asociados (1874-04-05 1874-12-25).
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 203 = PATRIMONIO
SC3 SR1 - 10 203 = EXPEDIENTES DE DESLINDE DE BIENES
FEC - 1960 - 1972
TRS - Monte n. 150 La Fuenseca y otros con fincas de la Dehesa de los Vasallos y
Dehesa de El Poyal.

55

AYC - Acompaa: Copia del deslinde del monte (1924).


SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES
SR2 - 10 301 = OBRAS DE EDIFICACIN
FEC - 1990
TRS - Plan regional de Instalaciones deportivas : piscina municipal y vestuarios.
AYC - Incluye escritura pblica de donacin de los terrenos para la construccin de la
piscina municipal.
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 309 = CULTURA
SC3 SR1 - 10 309 = EXPEDIENTES DE FESTEJOS
SR2 FEC - 1877
ODS TRS - Ferias y Fiestas celebradas en los das 14 a 17 de octubre de 1877.
AYC - Incluye: Feria de Guadalajara [Impreso]: programa de los festejos que tendrn
lugar en los das 14, 15, 16 y 17 de octubre del corriente ao de 1877. Guadalajara:
Tipografa de Jos Ruiz y Hermano, 1877. 1 hoja ; 43x16 cm. 2 ejemplares.
En algunos casos, puede emplearse este campo para incluir la relacin completa del contenido
de un expediente:
UDC - EXPEDIENTE
PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE GUADALAJARA
SC1 - 10 100 = GOBIERNO
SC2 - 10 102 = ALCALDE
SC3 SR1 - 10 102 = DISPOSICIONES
SR2 - 10 102 = BANDOS
FEC - 1885-09-11 - 1885-09-14
TRS - Bando municipal por el que se prohbe la introduccin y venta en la ciudad de toda
clase de frutas, incluidos los melones y sandas, debido al recrudecimiento de la
epidemia [de clera] en algunas poblaciones.
VYS - 1 carpeta (7 h.).
AYC - Contiene:
1. 1885-09-11. Borrador del bando.
2. 1885-09-11. Borrador del oficio de Fernando Gici [alcalde de Guadalajara] dirigido a
Antonio de Cereceda [administrador de Hacienda de Guadalajara] por el que se
comunica la publicacin del bando.
3. 1885-09-13. Carta del administrador de Hacienda a Fernando Gici [alcalde de
Guadalajara]: altercados provocados por la prohibicin de introducir melones y sandas
en la ciudad.
4. 1885-09-14. Oficio de Toms Sancho y otros concejales por el que solicitan al alcalde
la convocatoria de una sesin extraordinaria, con el fin de "tratar asuntos relacionados
con la cuestin sanitaria".
5. 1885-09-14. Propuesta de Toms Sancho y otros concejales: cese de las medidas de
precaucin debido al estado sanitario satisfactorio, etc.
6. 1885-09-14. Minuta del oficio [del alcalde de Guadalajara] al administrador de
Hacienda de Guadalajara: acuerdo del Ayuntamiento que deja sin efecto el bando
publicado.
Otras veces, cuando falta algn documento que debera formar parte de una determinada
unidad documental, es preciso llamar la atencin sobre este hecho, con la precisin que sea
posible:

56

SC1 - 10 300 = SERVICIOS


SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE DISCIPLINA URBANSTICA Y RURAL
SR2 - 10 301 = LICENCIAS DE OBRAS MAYORES
FEC - 1990-02-20 - 1991
ODS - MINISTERIO DE EDUCACIN Y CIENCIA
TRS - Construccin de un polideportivo en el colegio Cristo de la Esperanza del barrio de
Marchamalo.
VYS - 1 carpeta.
AYC - Falta el proyecto tcnico de obras.
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE PLANIFICACIN DEL TERRITORIO
SR2 - 10 301 = ESTUDIOS DE DETALLE
FEC - 1984-03-02 - 1984
ODS - INSTITUTO DE PROMOCION DE LA VIVIENDA
TRS - Estudio de detalle de la parcela U-01 del polgono Balconcillo.
VYS - 1carpeta.
AYC - Faltan los planos A1 y B32.
SC1 - 10 200 = ADMINISTRACIN
SC2 - 10 201 = SECRETARA
SC3 SR1 - 10 201 = REGISTROS DE SECRETARIA
SR2 FEC - 1550
NTF - Aproximadamente.
ODS TRS - Registro de ordenanzas, privilegios, escrituras, censos, rentas, bienes de propios,
bienes muebles.
VYS - 1 libro : cubierta de cuero.
CFS - Restaurado (1990).
AYC - Incompleto por el principio y por el final.

3.3. DOCUMENTACIN ASOCIADA


DAS: Documentacin asociada
Cuando la unidad documental que se describe es una copia, se indicar la existencia,
localizacin y disponibilidad de los originales, tanto si se encuentran en el propio archivo como
en otro archivo distinto:
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES
SR2 - 10 301 = OBRAS DE URBANIZACIN (PAVIMENTACIN)
FEC - 1990
ODS - LADRILLOS Y PEDROLOS, S.A.
TRS - Pavimentacin de las calles Curato, Cauelo y Mellado.
VYS - 1 carpeta
AYC - Proyecto / Ignacio Snchez Prez. Madrid: 1989-10.
DAS - El proyecto original visado por el Colegio de Arquitectos se custodia en el Archivo
Histrico Provincial de Cuenca: COA 9523 / 05

57

UDC - REGISTRO
PCD - 10 = AYUNTAMIENTO DE BASCUANA DE SAN PEDRO
SC1 - 10 400 = HACIENDA
SC2 - 10 402 = FINANCIACIN Y TRIBUTACIN
SC3 - 10 40202 = TRIBUTACIN
SR1 - 10 40202 = REGISTROS DE TRIBUTACIN
SR2 - 10 40202 = PADRONES FISCALES
FEC - 1957
TRS - Padrn fiscal para la exaccin de la contribucin territorial rstica
VYS - 1 carpeta
DAS - El original se custodia en el Archivo Histrico Provincial de Cuenca: H 5754 / 07
Si lo que se describe es el original, se indicar la existencia, localizacin y disponibilidad de
copias de la unidad de descripcin expresando si la copia se encuentra en la misma institucin
o en cualquier otro archivo:
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 309 = CULTURA
SC3 SR1 - 10 309 = EXPEDIENTES DE FESTEJOS
SR2 FEC - 1985-08-10
TRS - Espectculo taurino
VYS - 1 carpeta
DAS - Existe copia en el Archivo Histrico Provincial de Cuenca: GC 1087 / 02
En este campo hay que resear tambin la informacin sobre otras unidades documentales,
conservadas en el mismo archivo o en cualquier otro archivo, que estn relacionadas por la
procedencia o por cualquier otro tipo de asociacin con la unidad de descripcin. Se trata de
explicar la naturaleza y el tipo de relacin, y tambin de identificar los archivos o instituciones
donde se conservan esas unidades documentales relacionadas, citando un nmero de
referencia o de control.
Los tipos de relacin que conviene resear son:
- Relacin completiva: otra parte de la misma unidad documental que la completa.
- Relacin antecesora: unidad documental que le ha antecedido en el tiempo.
- Relacin sucesora: unidad documental que le ha sucedido en el tiempo.
- Relacin complementaria: unidad/es documental/es que complementa/n a la unidad de
descripcin.
SC1 - 10 300 = SERVICIOS
SC2 - 10 301 = OBRAS Y URBANISMO
SC3 SR1 - 10 301 = EXPEDIENTES DE OBRAS MUNICIPALES
SR2 - 10 301 = OBRAS DE CONSERVACIN
FEC - 1989
ODS - CONSTRUCCIONES METEORITO, S.A.
TRS - Proyecto tcnico de ampliacin y reforma de la Casa Consistorial
ST1 - 0457
ST2 - 011
VYS - 1 carpeta
AYC - Contiene solo el proyecto tcnico / Fulgencio Pisn Ferrndiz: 1989-02
DAS - Completa al expediente de ejecucin de la obra de ampliacin y reforma de la
Casa Consistorial, custodiado en este archivo: 16035 AM 100937.
SC1 - 10 400 = HACIENDA
SC2 - 10 402 = FINANCIACIN Y TRIBUTACIN
SC3 - 10 40202 = TRIBUTACIN
SR1 - 10 40202 = EXPEDIENTES DE TRIBUTACIN

58

SR2 - 10 40202 = IMPOSICIONES DE TRIBUTOS


FEC - 1976
TRS - Imposicin de contribucin especial a los vecinos del Barrio de Santa Justa para la
realizacin de obras de reforma y mejora de la pavimentacin y acerado de sus calles.
VYS - 1 carpeta
DAS - Complementa al expediente de obra de conservacin de calles del Barrio de
Santa Justa, custodiado en este archivo: 16035 AM 101421.
La cumplimentacin de este campo es especialmente importante cuando se lleva a cabo la
descripcin de sellos, mapas, dibujos, planos y otros materiales especiales que hubieran sido
separados de la unidad documental.
Finalmente, puede incluirse en este campo la mencin de las ediciones impresas de la unidad
documental, previstas en el elemento "Nota de publicacin" de ISAD(G). La cita de la
publicacin puede abreviarse si el sistema incorpora una bibliografa auxiliar.
DAS - Editado en: LOPEZ VILLALBA, J.M. <<El cuaderno de condiciones del comn de
Guadalajara de 1405>>. ESPACIO, TIEMPO Y FORMA. Serie III, Historia medieval, t.3,
1990, p. 121-156.
DAS - Editado en: Layna, III, 415-416.

3.4. NOTAS DE DESCRIPCIN


En el campo NTD se insertan informaciones y aclaraciones especficas que no encajan en
otros campos de la ficha documental:
NTD - La procedencia de este documento es dudosa. Hay una nota relacionada con el
Hospital de la Misericordia, que aconseja esta clasificacin.
NTD - Ordenacin alfabtica de los documentos que componen el borrador.
NTD - Al dorso, pruebas de escritura con estos versos: "Buen amor tan deseado
adoleete de / my, no dygan que de pequeo por am- / ores me perd".
Este campo se usa con frecuencia para dar informacin complementaria sobre las fechas
documentales: Sobre todo, se utiliza para explicar las razones que permiten deducir la data
archivstica indicada y precisada en los campos FEC y NTF:
NTD - La data se toma de la diligencia de remisin que figura al dorso. Esta fecha sigue
el estilo de la Natividad, que se corrige al estilo actual.
NTD - La fecha se deduce de la letra de la ltima pgina, identificada con la del
escribano Garca de Sevilla: ver, por ejemplo, las actas de sesiones de 1485.
Igualmente, en el caso de documentos medievales, para transcribir la data completa, cuando
se siga esta regla tradicional de catalogacin:
NTD - Data: "Facta carta apud Sibilla, rege exprimente, XIII die aprilis. Iohannnes Petri
de Berlanga fecit. Era M CC LXXX nona".
NTD - Dada en Segovia, XVII das de jullio, era de mill e CCC e seze aos.
NTD - Data: "Dada en Illescas a primero de agosto, hera de mill y trezientos e sesenta e
nueve aos".

3.5. DESCRIPTORES

59

Normalmente, la mayor parte de las bsquedas pueden resolverse mediante la utilizacin


combinada de los campos de clasificacin, sometidos a un lenguaje controlado, y del resto de
los campos, redactados en texto libre.
Sin embargo, puede ser necesario utilizar descriptores o palabras clave en algunos casos.
Puede utilizarse el campo DES con esta finalidad.
El programa Barca no proporciona ninguna lista de trminos autorizados. Permite, tan slo, un
control mnimo de los trminos que se emplean: muestra una advertencia cuando un trmino
no ha sido utilizado con anterioridad.
Los descriptores debern escribirse en maysculas y en lneas separadas. Este campo no se
imprime en las listas o catlogos.
MURALLAS
IGLESIAS
CONVENTOS

3.6. TEXTO ASOCIADO


El campo TEX (Texto asociado) cumple una funcin auxiliar. Puede emplearse para insertar la
trascripcin de un documento o para recoger una cita documental muy amplia.
Este campo no se imprime con las fichas de catlogo ni esta incluido en el clculo de la
bsqueda general.

60

4. INFORMACIN ARCHIVSTICA
4.1. INGRESO
En el campo ING (Ingreso) se indica la fecha y forma o modalidad de ingreso de la unidad de
descripcin en el centro de archivo. Por ejemplo:
ING - 1999-12-12. Transferencia por la oficina de Alcalda.
ING - 2001-04-18. Compra por subasta a la Casa Damn.
ING - 2003-05-12. Donacin de Jos Montes.
O bien, si se utilizan hojas de transferencia o ingreso numeradas:
ING - 1999-12-12. Transferencia 023 : Alcalda.
Si no se conoce la fecha de ingreso, el campo puede quedar sin contenido. Cuando se conozca
una fecha, pero el ingreso se haya efectuado de forma irregular, por ejemplo, por rescate de
documentacin abandonada, puede utilizarse esta frmula:
ING - 2005-02-03. Traslado desde las dependencias del antiguo Psito municipal.
El programa Barca no incluye un campo separado para la historia archivstica o historia de la
custodia del documento, cuyo uso en el nivel de unidad documental es muy poco frecuente.
Pueden indicarse los datos que se conozcan sobre dicha historia a continuacin de los datos
de ingreso:
ING - 2001-04-18. Compra por subasta a la Casa Damn. - En la cubierta figura una nota
que indica su antigua pertenencia a Jos Contreras, regidor de Guadalajara en 1623.

4.2. SIGNATURAS Y REFERENCIAS ANTERIORES


Cuando estamos describiendo expedientes o documentos que hayan sido objeto de un
procesamiento anterior, podemos sealar en el campo STA la signatura topogrfica antigua u
otras referencias que haya tenido la unidad de descripcin, es decir, lo que los diplomatistas
denominan olim para indicar la signatura antigua de localizacin de un documento histrico:
STA - E15 / T5 / L7 = Estante 15 / Tabla 5 / Legajo 7
STA - Referencia de oficina: 2001/0041

4.3. VALORACIN
El campo VAL (Valoracin) recoge la informacin sobre los plazos de conservacin que la
unidad documental hereda de la valoracin general de la serie y sobre las operaciones de
seleccin documental que puedan llevarse a cabo en cumplimiento de dichos plazos.
Cuando la unidad documental debe conservarse de forma permanente no es necesario indicar
nada. Cuando la conservacin sea temporal se indicar este hecho y el plazo de conservacin,
a partir de la fecha de terminacin del procedimiento correspondiente:
VAL - Conservacin temporal: 10 aos.
Cuando se trate de documentos fotogrficos, audiovisuales, sonoros, visuales y electrnicos,
cuyo soporte o formato de grabacin pueda quedar obsoleto, se indicar esta caracterstica de
la forma ms detallada posible:

61

VAL - Conservacin permanente: migracin peridica de soporte y formato de grabacin.


VAL - Conservacin permanente: migracin de soporte y formato en 2010.
En un futuro ser necesario mantener en este campo un historial de todas las actuaciones de
conservacin tcnica de cada unidad documental. Si ya se ha llevado a cabo la eliminacin de
la unidad documental, se utilizar este campo para indicar la fecha de destruccin:
VAL - Conservacin temporal: 10 aos. - Destruido en 2006-08-14.

4.4. ACCESO
La informacin sobre las condiciones de acceso y reproduccin se indica en el campo ACC
(Acceso). Si el acceso a la consulta y reproduccin de la unidad de descripcin es libre no se
indica nada en este campo. Si el acceso es restringido, debe indicarse:
ACC - Acceso restringido.
ACC - Acceso restringido por razones de conservacin
Puede precisarse el plazo de acceso si es necesario:
ACC - Acceso restringido hasta 2005.

Recomendaciones
La informacin general sobre los plazos de acceso debe figurar en las correspondientes fichas
o estudios de series documentales. Sin embargo, parece necesario que en el nivel de unidad
documental se indique al menos la calificacin bsica de cada unidad, para evitar errores y con
el fin de que esta informacin se grabe en el cuerpo del registro.
Salvo excepciones, las explicaciones sobre los plazos de acceso y sus causas debern
consignarse, en un futuro, slo en el nivel de serie.

62

5. CONTROL DE TRABAJO
5.1. NOTAS DE TRABAJO
El campo NTT (Notas de trabajo) sirve para registrar notas internas, avisos, dudas y cuestiones
pendientes de resolucin, que se apuntan sobre la marcha, en relacin con cada registro
descriptivo. La informacin de este campo no se imprime en los instrumentos de descripcin
previstos por esta aplicacin ni es objeto de bsqueda general.

5.2. FECHA DE CREACIN


El contenido del campo FDC (Fecha de creacin) se graba de forma automtica en el momento
de creacin de un nuevo registro.

5.3. FECHA DE MODIFICACIN


El contenido del campo FDM (Fecha de modificacin) vara de forma automtica cada vez que
se modifica un registro.

63

6. BSQUEDA DOCUMENTAL
Para llevar a cabo una bsqueda o seleccin de registros pulse sobre el botn "SL", en la parte
superior derecha de la pantalla. Se presenta un formulario en blanco del registro descriptivo.
Recuerde que en todos los casos el programa lleva a cabo una bsqueda truncada. Es decir:
una bsqueda por la palabra "Consumo", busca tanto "consumo" como "consumos".
El programa no tiene en cuenta la ortografa de las palabras
Puede buscar al mismo tiempo en todos los campos y puede escribir una o varias palabras en
un mismo campo.
Despus de pulsar SL, si tecleo = (signo igual) en un campo especfico del formulario en
blanco, estoy buscando cuntos registros hay en la base de datos en los que en ese campo no
exista ninguna informacin y por lo tanto dicho campo est vaco en toda la base de datos.
Despus de pulsar SL, si tecleo * (asterisco) en un campo especfico del formulario en blanco,
estoy buscando cuntos registros hay en la base de datos en los que en ese campo exista
alguna informacin.
Para ejecutar la bsqueda que haya formulado, pulse el botn "Find", a la izquierda de la
pantalla, en el rea de estado del programa.

6.1 OPERACIONES LGICAS


Por ejemplo, si escribe "Beteta" y "Valsalobre" en el campo TRS, el programa buscar todos los
registros en los cuales estas dos palabras estn incluidas en el campo TRS al mismo tiempo.
El resultado es el conjunto documental que cumple estas condiciones lgicas:
BETETA .Y VALSALOBRE .EN TRS
Si, en modo de bsqueda, pulsa NR, en la parte superior de la pantalla, se crear una nueva
peticin. Esto permite acumular los resultados de varias peticiones. Por ejemplo, si escribe
"Beteta" en el campo TRS de la primera peticin y "Valsalobre" en mismo campo de la segunda
peticin, el resultado mostrar todos los registros que incluyan en TRS la palabra "Beteta" o la
palabra "Valsalobre". Es decir:
BETETA .O VALSALOBRE .EN TRS
Para omitir o restar determinados registros de un conjunto, tambin debe crear una nueva
peticin. Si en la primera peticin escribe "Beteta" en el campo TRS y en la segunda peticin
escribre "Valsalobre" en ese mismo campo y marca la opcin "Omit", "Omitir", a la izquierda de
la pantalla, en el rea de estado, el programa mostrar todos los registros en los cuales la
palabra "Beteta" figure en el campo TRS, pero omitir todos los registros en los cuales
aparezca "Beteta" al mismo tiempo que "Valsalobre":
BETETA .NO VALSALOBRE .EN TRS
No existe ninguna limitacin del nmero de peticiones ni del nmero de campos que pueden
intervenir en una consulta.

6.2. BSQUEDA DE FECHAS


Puede buscar directamente cualquier fecha incluida en el campo FEC. Tambin puede utilizar
una bsqueda truncada:

64

"19" encuentra todas las fechas que comiencen por esa cifra. "1901-04", encuentra todos
los documentos fechados en el mes de abril de 1901. "1901-04-12" encuentra todos los
documentos fechados en ese da.
Para buscar un rango de fechas puede emplear tres puntos seguidos:
"1909...1945" encuentra todos los documentos fechados entre ambos aos.
Para buscar una fecha concreta incluida en un periodo es preciso crear una nueva peticin. Por
ejemplo, para conseguir que un registro descriptivo cuya fecha sea "1850 - 1860", sea incluido
en el resultado cuando preguntamos slo por el ao 1854 se crean dos peticiones:
Escriba "1854" en el campo FEC de la primera peticin. Escriba en el campo FEC de la
segunda peticin esta frmula ">1854 <1854".

6.3. BSQUEDA GENERAL


Escriba una consulta en el rectngulo libre situado en la parte superior de la pantalla, a la
derecha del nombre del programa.
El programa busca la aparicin de palabra en cualquier campo, excepto en los campos
siguientes: RF1, RF2, CEN, TEX, ING, STA, VAL, ACC, NTT, FDC y FDM.
Puede utilizar este campo general para formular cualquier tipo de bsqueda y combinarlo con
el resto de los campos especficos.

65

7. MACROS DEL PROGRAMA


En la barra de herramientas del programa, si pulsa sobre "Macros" o "Scripts" se despliega una
lista de opciones que ayudan a utilizar la base de datos

7.1. FICHA DOCUMENTAL


Sirve para regresar a la ficha descriptiva en modo edicin desde cualquier estado o proceso del
programa. Por ejemplo, despus de presentar una lista en pantalla puede volver a la ficha
descriptiva mediante este recurso.

7.2. TABLA DE DATOS


Esta opcin muestra los registros y sus campos en filas y columnas. La vista de los registros en
forma de tabla puede ayudar en determinadas ocasiones: por ejemplo, cuando se editan o
revisan los datos de un campo determinado en un conjunto de registros al mismo tiempo.
- Si pulsa y mantiene el cursor sobre el nombre de las columnas puede cambiar su posicin en
la pantalla, a izquierda y derecha.
- Si pulsa sobre la lnea vertical que separa los nombres de las columnas puede variar su
anchura.
- Si pulsa sobre el nombre de una columna, los registros se ordenan segn el contenido del
campo correspondiente a esa columna.

7.3. PORTAPAPELES
Esta opcin abre una ventana en la cual se muestran los datos de descripcin y localizacin de
la ficha que est en la pantalla.
Esta opcin no muestra el contenido de los siguientes campos: RF1, RF2, CEN, TEX, ING,
STA, VAL, ACC, NTT, FDC y FDM.
Debe utilizar esta opcin cuando desee imprimir slo la ficha que se encuentra en la pantalla y
no una lista de fichas.
- Pulse sobre la palabra "Portapapeles": el programa copia el texto de la ficha, sin nombres de
campos, en la memoria temporal del sistema operativo.
- Tambin puede utilizar el cursor como en cualquier procesador de texto para seleccionar tan
slo parte del texto de la ficha y las teclas "Control + C" para copiar la parte seleccionada.
- Utilice la combinacin de teclas "Control + V "para pegar el texto de la ficha en otra aplicacin.
Por ejemplo, en un documento de un procesador de texto.

7.4. LISTAS Y CATLOGOS


"Listas y catlogos" abre una ventana en la que se muestran los instrumentos de informacin o
descripcin predefinidos por el programa.
Estos instrumentos slo incluyen los registros de la ltima seleccin que se haya realizado. Si
desea que incluyan todos los registros, debe pulsar antes el botn TD, en la parte superior de
la pantalla.

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Tablas de clasificacin
Bajo el epgrafe "Tablas de clasificacin" se accede a las listas sistemticas de los campos de
clasificacin, una por cada nivel de organizacin.
Es aconsejable revisar con frecuencia estas tablas, que muestran el estado real del cuadro de
clasificacin, para comprobar la coherencia del mismo y para detectar posibles errores. Pero no
hay que adoptar decisiones unilaterales. Cualquier propuesta de modificacin de las tablas de
clasificacin debe ser cotejada y consensuada con el Servicio de Archivo de la Diputacin
Provincial.
Listas de documentos y catlogos de documentos
Los instrumentos incluidos bajo "Listas de documentos" y "Catlogos de documentos" muestran
los registros seleccionados o, en su caso, todos los registros de la base de datos, ordenados
de forma sistemtica, cronolgica o topogrfica. Las listas incluyen slo los datos mnimos de
cada registro y los catlogos incluyen todos los campos.
Resmenes de datos
Estos resmenes presentan informacin acumulada de todos los registros o de una seleccin
de registros. Indican las fechas de la primera y de la ltima unidad documental de las
agrupaciones documentales y el nmero de registros que las componen.
Esta informacin puede utilizarse para preparar las guas de fondos, secciones y series del
archivo.

7.5. NOTAS DE AYUDA


Abre una ventana en la que se muestra un campo de texto libre, comn a todos los registros de
la base de datos. Puede utilizarse para tomar apuntes, para anotar tareas pendientes, etc. Es
un campo global, cuyo contenido es el mismo para todos los registros.

7. 6. ESTRUCTURA DE CAMPOS
Muestra una plantilla del registro de la base de datos con los nombres de los campos
desarrollados. Estos nombres aparecen en maysculas o en texto normal, segn las pautas de
formalizacin adoptadas por la Diputacin Provincial de Cuenca.

7.7. CONSULTA DE CLASIFICACIN


Los servicios del Archivo de la Diputacin de Cuenca han preparado un cuadro genrico de
clasificacin de fondos documentales de ayuntamientos.
Este cuadro es un desarrollo del cuadro propuesto por la Mesa de Organizacin de Archivos de
la Administracin Local, el cual ha sido completado con otras series detectadas en los archivos
municipales de la provincia de Cuenca.
Este cuadro slo incluye la clasificacin de las series y subseries que normalmente aparecen
en un fondo de ayuntamiento.
En cuanto al concepto y estructura del cuadro de clasificacin, a diversas advertencias y
aclaraciones en su aplicacin, as como al estudio de casos especiales, remitimos a la consulta
de las Instrucciones del Sistema de Clasificacin Archivstica del Plan de Archivos Municipales
de la Diputacin de Cuenca, que se contemplan al principio de este texto.

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Los nombres especficos de juntas, comisiones locales, centros, fundaciones, etc., que deben
indicarse en el campo SC3, no constan en el cuadro, que se limita a una indicacin genrica.
Por ejemplo: "Junta Municipal de... ", "Comisin Local de... ". Para determinar los nombres
especficos de estas agrupaciones documentales, que pueden variar en cada municipio, debe
consultarse la "Lista sistemtica de denominaciones de Juntas, Comisiones, Centros y
Fundaciones municipales", que acompaa como apndice a las tablas de clasificacin.

Consulta y utilizacin del modelo de clasificacin.


Pulse sobre "Macros" en la barra superior de herramientas o pulse sobre el botn "CSF" en la
parte inferior derecha del registro. Se abre una ventana con los campos de clasificacin.
Mediante los botones situados a la derecha de cada campo se lleva a cabo la seleccin
sucesiva de los trminos de clasificacin.
Si pulsa sobre "Copiar consulta" la secuencia de clasificacin se traslada a la ficha descriptiva.
Si pulsa sobre "Nueva consulta" puede repetir el proceso.
Para llevar a cabo el proceso de clasificacin debe haberse indicado antes el cdigo de fondo
en el campo PCD de la ficha descriptiva. Si no lo ha hecho, el programa muestra un mensaje
de error.

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8. GESTIN DEL PROGRAMA


En este apartado se describen las opciones de la barra de mens del programa autoejecutable.
En algunos casos se puede utilizar una combinacin de teclas para activar una opcin. Estas
combinaciones figuran a la derecha del nombre de cada opcin.

File = Archivo
Change Password. - Permite cambiar la contrasea que se ha utilizado para abrir la base de
datos. Esta aplicacin utiliza tres niveles de seguridad: administracin, edicin y consulta. El
nivel de administracin controla todos los elementos y utilidades del programa; el nivel de
edicin es el nivel normal de trabajo y permite crear registros, modificarlos aadiendo o
quitando informacin, etc.; el nivel de consulta slo permite la lectura, bsqueda, preparacin
de listados, impresin y exportacin de los registros, pero no puede alterar ningn dato de los
mismos.
El usuario puede cambiar las contraseas de los niveles de edicin y consulta, pero no las
pautas o limitaciones de acceso atribuidas a cada uno de estos niveles.
Print Setup. - Incluye las opciones habituales de configuracin de una impresora. Si durante la
utilizacin del programa se detecta algn error o algn resultado inesperado de impresin, es
posible que deba revisar esta configuracin.
Print. - Prepara la impresin. En la parte superior se puede desplegar una lista de opciones:
- Records being browsed. Imprime todos los registros seleccionados, segn el formato
presente en la pantalla y con la ltima ordenacin que hubieran recibido.
- Current record. Imprime slo el registro actual.
- Blank record, showing fields. Imprime un formulario con los campos del registro en
blanco.
Import Records. - Abre varias posibilidades de importacin de datos desde distintos tipos de
fichero electrnico. Las opciones de importacin desde ficheros .tab, .txt o .csv se utilizan con
frecuencia para importar desde otros programas gestores de bases de datos. Veamos un
supuesto prctico, utilizando un formato csv (comma-separated value).
En una oficina llevan un registro de expedientes de licencias de pasos de vehculos,
basado en el programa Access de Microsoft. Los campos de este registro son:
Nmero_Expediente, Signatura, Fecha_Inicial, Interesado y Emplazamiento.
La oficina puede preparar una seleccin de estos expedientes para transferir al Archivo y
al mismo tiempo, con Access, puede preparar un fichero csv que contenga los datos de
estos expedientes. El proceso de creacin de este tipo de ficheros puede encontrarse
bajo la denominacin "Guardar como o exportar" en el men "Archivo" de Access.
Una vez creado, el fichero csv, que podemos abrir con un procesador de texto, mostrar
algo parecido a esta secuencia de datos:
[...]
"2001 0012","Caja 01","2001-03-21","Castillo Mones, Jernimo del";"Calle de
Nuncio de Lima, 41"
"2001 0013","Caja 01","2001-04-01","Esteras Coello, Luca","Calle del Valle de
Tena, 41"
[...]

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Como vemos, en un fichero csv el contenido de cada campo de datos se encierra entre
comillas normales (""), la coma (,) separa los campos de cada registro y el salto de
prrafo separa un registro de otro. Normalmente los gestores de bases de datos pueden
reconocer esta secuencia de organizacin de la informacin, que es un estndar
internacional.
FileMaker reconoce la coma (,) como carcter separador de campos. Access utiliza por
defecto el punto y coma (;) con la misma finalidad. Cuando se prepara el fichero csv de
transferencia de datos es preciso tener en cuenta estas diferencias. El programa Access
permite seleccionar la coma (,) como carcter separador de campos, dentro de las
opciones avanzadas del proceso de exportacin o de "guardar como".
En nuestro ejemplo, la oficina debe comunicar al Archivo la estructura de su registro de
expedientes para que pueda establecerse la correspondencia entre sus campos y los
campos de Barca. Despus de que la oficina haya creado el fichero csv de expedientes,
el Archivo podr utilizar el programa Barca para importar los datos de la transferencia,
segn estas instrucciones:
Pulsar "Import records" - Pulsar "File" - Seleccionar y abrir el fichero que servir
como fuente de datos - En la ventana de importacin, establecer la
correspondencia entre la fuente de datos y nuestra estructura de campos - Pulsar
"Import".
Este mtodo de transferencia puede ahorrar mucho tiempo de trabajo, cuando no existan
sistemas unificados e integrados de gestin documental. Despus de cotejar los datos
importados desde el fichero csv, el Archivo puede preparar la hoja de transferencia con
facilidad. Podr utilizar los formatos de lista ya previstos en Barca, o podr exportar los
datos de la transferencia a un procesador externo de texto. Esta ltima opcin se explica
en Export Records.
Un segundo caso, ms sencillo: una oficina que tiene un registro de expedientes en
Access puede grabar los datos de este registro con facilidad en una hoja de clculo
Excel, es decir, en un fichero con extensin xls. FileMaker puede acceder directamente a
este tipo de ficheros:
Despus de crear el fichero xls con Access, abra el programa FileMaker - En el
men "File" pulse "Open" - Localice el fichero xls y pulse "Abrir": FileMaker se
encarga de crear automticamente un nuevo fichero con extensin fp5 a partir del
fichero xls. Este fichero incorporar al nombre original el trmino "Converted", es
decir, "convertido".
Finalmente, algunos procesos de importacin requieren tareas intermedias para
establecer la correspondencia entre estructuras de campos diferentes. Estos procesos
pueden requerir un estudio previo de cierta complejidad. En este punto, pueden solicitar
la colaboracin de los Servicios Tcnicos del Archivo de la Diputacin.
Export Records. - Permite exportar los datos a otros formatos que pueden ser ledos por otras
aplicaciones. Los formatos tab, txt o csv se emplean con frecuencia en estos casos. El formato
mer se emplea para combinar los datos con un documento de texto.
La utilizacin de un formato de exportacin tipo mer permite preparar en un procesador de
textos hojas de transferencia, listas o catlogos no previstos en Barca. A continuacin se
describen los pasos necesarios para realizar una combinacin de datos con Word 2003.
En Barca, se seleccionan todos los registros o el conjunto de registros cuya informacin
va a ser exportada. Se ordenan estos registros segn la combinacin de campos que
convenga. Se exportan los registros a un fichero con formato mer. Este fichero es la
fuente de datos que emplear el programa Microsoft Word 2003. Siga los pasos
siguientes para crear el fichero mer:

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Para ello abra el men File - Pulse "Export Records" - En la ventana de gestin de
archivos - Seleccione la carpeta donde quiere grabar el fichero de exportacin Escriba un nombre de fichero en el campo "Nombre" - Despliegue las opciones de
campo "Tipo" - Seleccione "Merge Files [*.mer] - Pulse "Guardar".
El formato mer es idntico al formato al csv, pero en este caso la primera lnea del
fichero se reserva para indicar los nombres de los campos de datos. Esta primera lnea
puede ser leda e interpretada por Word.
Despus de crear el fichero mer con Barca, abra un documento de Word en blanco. Elija,
en el Men, "Herramientas" - "Cartas y Correspondencia" - "Combinar correspondencia".
A continuacin, dentro del programa Word, en la ventana lateral de ayuda, siga estas
instrucciones:
"Seleccione el tipo de documento" - "Lista de direcciones" - "Siguiente" - "Utilizar el
documento actual" - "Siguiente" - "Utilizar una lista existente" - "Examinar" Seleccione el fichero mer (debe habilitar la bsqueda de todos los tipos de
archivo) - Abra el fichero - Revise la tabla de datos (Word est leyendo en este
momento el contenido del fichero .mer) - "Aceptar" - "Siguiente: Organice la lista" "Ms elementos".
Cuando se pulsa sobre "Ms elementos", se muestran los nombres de los campos del
fichero de datos en una pequea ventana titulada Insertar campo de combinacin. En
la ventana del nuevo documento de Word en blanco se compone la plantilla de
combinacin, insertando los nombres de los campos en el texto fijo del documento.
Pueden utilizarse tablas, tipos de letra, etc. Una vez que se inserta cada campo se pulsa
Cerrar en la ventana Insertar campo de combinacin. Esto es indispensable para
situar el siguiente campo en el nuevo documento de Word. Seguidamente, se vuelve a
pulsar Ms elementos, se selecciona el siguiente campo, se pulsa Insertar, se inserta
y se pulsa Cerrar. A continuacin, se ubica el siguiente campo en el nuevo documento
de Word, etc, y as sucesivamente hasta que se termina la plantilla de combinacin.
Despus de crear la plantilla de combinacin de datos se pulsa "Siguiente: Vista Previa" "Complete la combinacin" - "En nuevo documento".
Veamos algunos ejemplos de plantillas, que combinan texto fijo, una determinada puntuacin y
los campos de una base de datos. Los datos de los registros descriptivos son el punto de
partida. Por ejemplo, los siguientes registros:
REF - 102346
FEC - 1938
NTF - Aproximadamente.
TRS - Planos de refugios antiareos : parque de la Concordia, calle Mayor, etc.
ST1 - 00165
ST2 - 012
REF - 132001
FEC - 1939
NTF TRS - Medidas adoptadas para <<que no se destruyan los refugios contra aviacin
construidos por el enemigo>>.
ST1 - 00233
ST2 - 007
A partir de estos registros puede crearse un fichero mer como este, en cuya primera lnea se
muestran los nombres de los campos en el orden en que han sido exportados. En este caso,
FileMaker utiliza como separador el punto y coma (;), para facilitar la relacin directa con los
programas de Microsoft:
REF;FEC;NTF;TRS;ST1;ST2

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"102346";"1938";"Aproximadamente.";" Planos de refugios antiareos : parque de la


Concordia, calle Mayor, etc.";"00165";"012"
"132001";"1939";"";" Medidas adoptadas para <<que no se destruyan los refugios contra
aviacin construidos por el enemigo>>.";"00233";"007"
Ahora en un documento en blanco se puede preparar una plantilla de importacin como la
siguiente, siguiendo los pasos del proceso de combinacin que ya hemos indicado.
Referencia <<RF2>>. -- <<TRS>>. -- <<FEC>>. <<NTF>>. -- Signatura <<ST1>>
<<ST2>>.
Esta plantilla da como resultado una lista, en la cual se combinan los textos y la puntuacin
fijos con el contenido real de los campos:
Referencia 102346. -- Planos de refugios antiareos : parque de la Concordia, calle
Mayor, etc. -- 1938. Aproximadamente -- Signatura 0165 012.
Referencia 132001 -- Medidas adoptadas para <<que no se destruyan los refugios
contra aviacin construidos por el enemigo>>. -- 1939. -- Signatura 0233 007.
[...]
A partir de la misma fuente de datos, con otra plantilla, podemos obtener otro tipo de
documentos. Por ejemplo, podemos crear una plantilla para un registro cronolgico:
<<FEC>>. <<NTF>>. -- <<TRS>>. -- Ref. <<RF2>>. Sig. <<ST1>> <<ST2>>.
El resultado, despus de combinar los datos, es el siguiente:
1938. Aproximadamente. -- Planos de refugios antiareos : parque de la Concordia, calle
Mayor, etc. -- Ref. 102346. Sig. 0165 012.
[...]
Save a Copy As. - Salva una copia de la base de datos o de su estructura en otro fichero del
mismo tipo. Abre una ventana en la que debe escribirse el nombre de la copia (o usar el
nombre por defecto que ofrece el programa) y debe indicarse el tipo de copia que desea
realizarse. Los tipos de copia son:
Copy of current file. Crea una copia completa de la base de datos. Debe emplearse esta
opcin para crear copias de seguridad, sobre todo cuando vayan a ejecutarse
operaciones como importaciones o cambios masivos de datos, en las cuales exista
riesgo de cometer algn error.
Compressed copy (smaller). Hace una copia completa de la base de datos y comprime el
fichero resultante para que ocupe menos espacio. Esta opcin debe emplearse con
cierta frecuencia, pues durante el proceso de creacin de este tipo de copia se revisa la
consistencia del fichero electrnico. Siga este procedimiento:
Por ejemplo, a partir de un fichero con el nombre "Tipos.fmp" se puede generar
una copia comprimida (y una versin mejorada) del mismo, con el nombre
"Tipos_Copy.fmp". A continuacin, fuera del programa, desde el administrador de
ficheros del sistema, debe eliminarse el fichero "Tipos.fmp" y debe renombrarse el
fichero "Tipos_Copy.fmp" como "Tipos.fmp". Esta nueva versin del fichero
"Tipos.fmp" ocupa menos espacio y es ms consistente.
Clone (no records).Crea una copia vaca de la estructura de la base de datos. Esta
utilidad se emplea para trabajos especiales.
Exit. - Cierra el programa y todos los ficheros de datos.

72

Edit = Edicin
Este men incluye las opciones habituales de cualquier programa, como cortar, copiar, pegar
texto, etc. Recuerde que la herramienta de bsqueda y reemplazo debe utilizarse con cuidado
y que siempre conviene hacer una copia de seguridad antes de llevar a cabo una sustitucin
general de datos.

View = Ver
El programa trabaja en tres modos:
Browse Mode. Modo normal de lectura y edicin de datos.
Find Mode. Modo de bsqueda.
Preview Mode. Modo de vista previa antes de una impresin.

El programa permite ver los registros de tres formas:


View as Form. Muestra los registros uno a uno. Para pasar de un registro a otro debe
usar la libreta situada en el rea de estado, a la izquierda de la pantalla.
View as List. Muestra los registros como parte de una lista. Para pasar de un registro a
otro puede usar la libreta del rea de estado o la barra de desplazamiento vertical.
View as Table. Muestra los registros y sus campos como filas y columnas de una tabla.

Hay varias opciones que muestran u ocultan ciertos elementos de la pantalla:


Toolbars. Muestra u oculta la barra de herramientas bsica y la barra de formato de
texto. En realidad, en nuestro caso, es mejor deshabilitar estas dos barras.
Status bar. Muestra u oculta la barra de estado, en la parte inferior de la pantalla.
Conviene deshabilitar esta opcin.
Status Area. Muestra el rea de estado, a la izquierda de la pantalla. Conviene mantener
siempre presente esta informacin.
Text Ruler. Muestra u oculta una regla en la parte superior de la pantalla. No es
necesaria en nuestro caso y debe ocultarse.
Zoom In y Zoom Out. Estas opciones alejan o acercan el campo de visin de los
registros en la pantalla.

Insert = Insertar
Este men permite insertar diversos elementos en los campos del registro, como la fecha, la
hora o el nombre del usuario actual. Para utilizar estas opciones debe pulsar primero en el
interior de un campo concreto. El programa slo muestra las opciones posibles segn el tipo de
campo.
La opcin From Index muestra el ndice de todas las palabras o cifras utilizadas dentro de un
campo determinado en todos los registros, sobre el cual se encuentre pulsado el cursor. En
realidad, esta es una vista del fichero inverso del programa, en el cual se basan sus
posibilidades de bsqueda documental.

Format = Formato

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Este men incluye diversas opciones para dar formato al texto en el interior de un campo:
fuente, estilo, tamao, interlineado, etc. En nuestro programa, cada campo ya tiene definido su
formato de texto y no conviene cambiarlo en ningn caso.

Records = Registros
Este men agrupa las operaciones bsicas de gestin y ordenacin de los registros de la base
de datos. Algunas de estas opciones pueden activarse mediante los botones especiales del
programa.

New Record. - Crea un nuevo registro.

Duplicate Record. - Duplica el registro presente.

Delete Record. - Borra el registro presente. El registro borrado no puede recuperarse.

Delete Found Records. - Borra todos los registros seleccionados o todos los registros de
la base de datos, segn el caso. Los registros borrados no pueden recuperarse.

Modify Last Find. - Cambia al modo de bsqueda y presenta la ltima peticin que se
haya escrito en el formulario de consulta. Conviene utilizar esta posibilidad cuando se ha
preparado una bsqueda compleja y se necesita refinar la peticin de datos. De este
modo se evita tener que reescribir toda la consulta.

Show All Records. - Deshace una seleccin y presenta todos los registros en orden de
grabacin.

Omit Record. - Omite de una seleccin el registro que se muestra en la pantalla.

Omit Multiple. - Omite de una seleccin, a partir del registro que se muestra en la pantalla,
todos los registros restantes.

Sort. - Abre una ventana de trabajo para preparar una ordenacin de los registros mediante
uno o varios campos sucesivos.

Replace Contents. - Abre una ventana de trabajo para preparar una operacin de reemplazo. El
uso de esta funcin ya se ha explicado en otra parte de estas instrucciones.

Relookup Contents. - Actualiza los datos de un campo a partir de un campo relacionado,


normalmente a partir de otro fichero de datos. Esta herramienta no se usa en el programa
Barca.

Revert Record. - Revierte o borra todas las modificaciones que se hayan introducido en un
registro, siempre que se haya mantenido el cursor dentro de los campos de edicin. Si se ha
pulsado fuera de los campos, sobre el fondo del registro, esta opcin ya no es posible.

74

Macros
El men Macros presenta las utilidades de gestin de registros propias del programa Barca.
Estas utilidades ya se han explicado en otra parte de estas instrucciones.

Window = Ventana
Muestra varias opciones para mostrar las ventanas de visualizacin de los ficheros de datos.
Estas opciones son las mismas que en otros programas.

Help = Ayuda
Muestra informacin de ayuda. Esta herramienta no se utiliza en este programa.

75

9. BIBLIOGRAFA
Las normas del Consejo Internacional de Archivos
ISAD(G) : Norma Internacional General de Descripcin Archivstica : adoptada por el Comit de Normas
de Descripcin, Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre 1999 / [Versin espaola de Asuncin de
Navascus Benlloch...]. -- 2 ed. -- Madrid : Subdireccin de los Archivos Estatales, 2000.
http://www.mcu.es/archivos/oa/pdf/isad.pdf [Consulta: 2005-10-29].
ISAAR (CPF) : norma internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones,
personas y familias [Recurso electrnico] / [traduccin espaola de la versin original en lengua inglesa
por M. Elena Corts Ruiz y Blanca Desantes Fernndez]. -- 2 ed. -- Madrid : Ministerio de Cultura, 2004
http://www.ica.org/biblio.php?pdocid=144 [Consulta: 2005-10-29].

Lista cronolgica de propuestas de desarrollo y adaptacin de ISAD(G)


La HORA de la normalizacin en los archivos : una alternativa, desde Andaluca, a la norma ISAD(G). -En: PH. Boletn del Instituto Andaluz del Patrimonio Histrico, V (1997), n. 18 ; p. 134-140.
MANUAL de Descripcin Multinivel : Propuesta de adaptacin de las normas internacionales de
descripcin archivstica / Jos Luis Bonal Zazo, Juan Jos Generelo Lanaspa, Carlos Traves de Diego. -[Valladolid] : Junta de Castilla y Len, Consejera de Educacin y Cultura, 2000.
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