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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

Sistema de
Información Misional
Manual de Usuario
MUPI V 0.4

Diseño, desarrollo e implantación
del Sistema de Información Misional (SIM)
de la Procuraduría General de la Nación

Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis 

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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

ÍNDICE 

1. INTRODUCCIÓN 

2. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA 

2.1.  ¿QUÉ ES EL SIM? 

2.2.  ¿CÚAL ES OBJETIVO DEL SIM? 

2.3.  ¿CUÁLES SON SUS BENEFICIOS? 

3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO QUE APOYA EL SIM 

3.1.  DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO 
3.1.1  Actividades Comunes Obligatorias – COB 
3.1.2  Actividades Específicas Obligatorias – EOB 
3.1.3  Actividades Comunes Opcionales – COP 
3.1.4  Actividades Específicas Opcionales – EOP 
3.1.5  Instrumentos 



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3.2.  SIMBOLOGÍA Y NOMENCLATURA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE 
ACTIVIDADES 
DE LOS PROCESOS MISIONALES 

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4. DESCRIPCIÓN DEL SIM 

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4.1  SUBSISTEMAS DEL SIM 
4.1.1  SIMIP. Subsistema de Información Misional de la PGN. 
4.1.2  SIAM. Subsistema de Información de Apoyo a la Misión. 
4.1.3  SIREL. Subsistema de Información Legal y Relatoría. 
4.1.4  SIC. Subsistema de Información Ciudadana. 
4.1.5  SIRI. Subsistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades. 

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4.2  FLUJOS DE INFORMACIÓN ENTRE EL SIM Y OTROS SISTEMAS DE LA PGN 

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5. GUÍA DE NAVEGACIÓN 

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5.1  INGRESO 

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5.2  DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ GRÁFICA 

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5.3  ELEMENTOS EN LA INTERFAZ 
5.3.1  Cabezote 
5.3.2  Área de Trabajo 

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5.4  LISTA DE TRABAJO 

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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

5.5  FORMULARIOS 
5.5.1  Títulos 
5.5.2  Subtítulos 
5.5.3  Campos de Texto 
5.5.4  Áreas de Texto 
5.5.5  Listas Desplegables 
5.5.6  Campo Agregar Información 
5.5.7  Casilla de Verificación 
5.5.8  Campos Obligatorios 
5.5.9  Barras de Herramientas 
5.5.10  Botones 
5.5.11  Íconos 
5.5.12  Mensajes del Sistema 
5.5.12.1  Mensaje de Error 
5.5.12.2  Mensajes de Confirmación 
5.5.12.3  Mensajes de Advertencia 
5.5.12.4  Mensajes de Alerta 
5.5.12.5  Paginación 
6. 

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TAREAS COMUNES PROCESO MISIONAL  30 

6.1  PROCESOS COMUNES 
6.1.1  Asignar Servidores PGN Masivamente 
6.1.2  Eliminar Asociación Solicitudes o Casos 
6.1.3  Revisar Agenda 
6.1.4  Asignar Política, Programa y Prioridad 
6.1.4.1  Seleccionar Caso 
6.1.4.2  Políticas, Programa y Prioridad 
6.1.4.3  Datos Complementarios del Caso. 
6.1.5  Cambiar Tipo de Proceso Misional 
6.1.6  Desagregar Solicitud 
6.1.7  Cerrar Instrumento 
6.1.8  Registrar el Término para Responder Solicitud 
6.1.9  Cerrar Proceso Misional 
6.1.10  Iniciar Proceso Misional  por Consulta 
6.1.11  Generar Documento 
6.1.12  Registrar Agenda 
6.1.13  Registrar Observaciones Documento 
6.1.14  Radicar Demanda de Servicio SIM 
6.1.15  Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia 
6.1.16  Reparto Masivo de Casos 
6.1.17  Consulta de Radicaciones en SIAF 
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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

INTRODUCCIÓN
Este manual es una guía para el uso del sistema de información Misional (SIM) de La Procuraduría
General de la Nación (PGN), dirigido a todos los funcionarios (servidores) de la Entidad que
ejercen funciones misionales. En él se describen los aspectos más importantes para la utilización
fácil de esta herramienta.
El diseño y desarrollo de este sistema lo efectuó la firma Synapsis Ltda. con base en los productos
de la consultoría realizada por la Universidad de los Andes, mediante la cual se evaluaron los
sistemas de información actuales, se optimizaron los macro­procesos de la PGN, se recomendó
la arquitectura de sistemas de información para la Entidad en materia misional y se determinaron
los requerimientos funcionales y técnicos del nuevo sistema.
El manual se ha estructurado en los siguientes capítulos:
Aspectos generales del sistema – Capítulo 2: presenta la definición del SIM y describe los
beneficios que se obtendrán con su utilización.
Modelo de Procesos de Negocio que apoya el SIM – Capítulo 3: explica el modelo optimizado de
procesos para las áreas misionales que será soportado por el sistema de información.
Descripción del SIM – Capítulo 4: hace una breve descripción de los módulos que conforman el
SIM y los flujos de información de este sistema con otros sistemas de la PGN.
Guía de Navegación ­ Capítulo 5: explica la interfaz gráfica del sistema y la forma como el
usuario puede navegar por las distintas opciones del mismo.
Actividades comunes de los procesos misionales
­ Capítulo 6: presenta la descripción,
funcionamiento y navegación de cada una de las tareas comunes en los procesos misionales.
Descripción detallada del sistema para la función misional de intervención ­ Capítulo 7: describe
paso a paso el desarrollo de la actividad misional de intervención, explicando funcionalidad,
navegación y aplicabilidad de esta.
Instrumentos para el proceso de intervención – Capítulo 8: presenta cada uno de los instrumentos
que pueden ser relacionados en la función misional de intervención, explicando su
funcionalidad.
Descripción detallada del sistema para la función misional disciplinaria ­ Capítulo 9: hace un
recorrido por la actividad misional disciplinaria, analizando cada una de las tareas que la
componen y su aplicabilidad.
Instrumentos para el proceso disciplinario – Capítulo 10: explica los instrumentos que se pueden
relacionar en la función misional disciplinaria.
Descripción detallada del sistema para la función misional preventiva ­ Capítulo 11: detalla cada
una de las tareas que componen el proceso misional preventivo, analizando su funcionalidad y
aplicabilidad en el SIM.
Instrumentos para el proceso preventivo – Capítulo 12: describe los instrumentos que pueden ser
relacionados en la función misional preventiva, explicando las actividades en las que se pueden
iniciar y su navegación.

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Procedimientos homogéneos: La Entidad contará con un sistema diseñado bajo procedimientos estandarizados que le permitirá trabajar de una manera similar y más efectiva en todas las áreas misionales. en cualquiera de las otras misionales. Elaboración de documentos y Control documental: El sistema cuenta con funcionalidades que permite generar con la información almacenada en los diferentes casos de las áreas misionales todos aquellos documentos que sean necesarios para plasmar las decisiones adoptadas en las Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  5 . cual es su objetivo y cuáles son los beneficios que se obtendrán con su utilización. cuyo uso ofrece los siguientes beneficios para la Entidad: Integración de las funciones misionales: El sistema permitirá conocer a quienes ejercen funciones en una de las áreas misionales la gestión que ha realizado la Entidad en las otras áreas. Lo que a su vez facilitará la unificación de actividades y criterios al interior de la PGN y la capacitación de nuevos funcionarios. 2. Seguimiento efectivo: Se podrá realizar seguimiento a nivel de Caso. ¿QUÉ ES EL SIM? Es el Sistema de Información Misional (SIM) de la Procuraduría General de la Nación que apoya integralmente las funciones misionales de intervención. por razón de su temática. Es un software. integral y robusto que cubrirá las necesidades de información de la PGN en las diferentes dependencias que a nivel central y territorial componen actualmente en la entidad. Apoyo a la estrategia: Cada Caso que ingrese al SIM se podrá alinear con uno o varios objetivos de la estrategia de la Entidad. delegada. el conocimiento integral de la función constitucional que cumple la entidad. dejando disponible la información para hacer seguimiento a los avances obtenidos en los objetivos estratégicos.3. lo que permitirá contar con herramientas efectivas para adoptar los correctivos del caso cuando se requieran. 2. funcionario. cubriendo la mayoría del territorio nacional en donde hace presencia la PGN. antiguo o nuevo. disciplinaria y preventiva. dando al servidor PGN. moderno. integrando la información para que el usuario interno pueda consultarla on line con el fin de adoptar decisiones acorde con las tendencias de la PGN en los asuntos puestos a su consideración y cuyo trámite haya sido adelantado. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA En este capítulo se describe qué es el SIM.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  2. 2. provincial y regional generando reportes cuyos indicadores pueden ser generados de acuerdo a la necesidad.1. ¿CÚAL ES OBJETIVO DEL SIM? El objetivo principal del SIM es prestar el soporte tecnológico necesario a las funciones misionales de la PGN para tener una Entidad más efectiva en sus actuaciones en las tres áreas misionales sobre las cuales tiene cobertura el sistema. forjando en éstos una nueva cultura de manejo de la información.2. ¿CUÁLES SON SUS BENEFICIOS? El SIM es un sistema de información orientado a la Web.

Gestión del conocimiento: Con la utilización del sistema se alimentarán las bases de datos que conformarán la memoria institucional. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  6 . Información disponible y en línea: El sistema ofrecerá reportes y consultas que brindarán. índices de productividad. el sistema brindará consulta directa de información de doctrina. Homogenización en las actuaciones: La PGN contará con un sistema en el que cada Caso se clasifica bajo una única temática que orienta y apoya su desarrollo. y además ofrecerá información estadística de la gestión de la PGN de interés general. jurisprudencia y normatividad como herramienta de apoyo para unificar los criterios de actuación. desde información estadística completa de las actividades misionales adelantadas por la Procuraduría a nivel nacional. Durante el registro del Caso.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  dependencias. el registro de solicitudes y la consulta del estado en que éstas se encuentran. por ejemplo: cargas de trabajo. Acercamiento al ciudadano: El sistema apoyará la interacción con la ciudadanía facilitando. El sistema puede almacenar y referenciar la información digital (fotos ­ videos – documentos). alertas tempranas y notificación de vencimientos. además se tendrán controles efectivos de la información asociada a un Caso. hasta el control de actividades del día a día. a través de Internet.

quejas. éstos tienen entradas y salidas determinadas. las actividades de los procesos y la secuencia de las mismas son dinámicas. conceptos. requerimientos etc. etc. Ver Imagen 3­ 1.) para conseguir un resultado o salida de otro producto (fallos. Synapsis Ltda teniendo como punto de partida dicha propuesta.1. conceptos. Imagen 3­ 1 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  7 . informes. Sin embargo.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  3. actuaciones de oficio y comunicaciones de las autoridades. para hacer referencia a los procesos correspondientes a las funciones misionales de Intervención. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO En el contexto del Sistema de Información Misional de la Procuraduría General de la Nación.) que satisfaga las necesidades y expectativas del cliente. Dentro de las entradas se encuentran las quejas. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO QUE APOYA EL SIM La consultoría efectuada por la Universidad de los Andes propuso el Modelo de Procesos de Negocio optimizado que debe apoyar el sistema de información. Un proceso se define como una secuencia de actividades que generan un valor agregado sobre una entrada de un producto (peticiones. Respecto a las salidas. las solicitudes de parte. se utilizará el concepto de Proceso de Negocio. los cuales fueron validados y aprobados por las directivas y un grupo representativo de funcionario de la Entidad. Prevención y Disciplinaria. De acuerdo con el estudio de los procesos misionales de la PGN. acciones); Productos asociados (ejemplo: certificado de antecedentes); Información del proceso (ejemplo: información de seguimiento para validar cumplimiento de objetivos institucionales) e Información legal (ejemplo: relatoría). constituyéndose en la base para la construcción del SIM. A continuación se realiza un resumen del Modelo de Procesos de Negocio aprobado por la PGN para el Sistema de Información Misional (SIM): 3. en nuestro caso los ciudadanos. pueden clasificarse en: Productos principales de la función constitucional (ejemplo: fallos. estructuró los procesos que corresponden a las funciones misionales de la PGN.

Dicha gráfica muestra tres zonas principales: Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  8 . se construyó la matriz que se muestra en la Imagen 3­ 2 : Imagen 3­ 2 La matriz cruza dos tipos de variables representativas de los procesos: · Tipo: variable que mide si las actividades se realizan en todas las misionales o si son particulares para alguna de ellas. con el fin de determinar qué elementos son comunes y cuáles no. Con base en ese análisis se obtiene que los procesos misionales de la PGN se pueden representar a través de flujos de trabajo paralelos. Para su medición se definieron dos estados: § § · Común: es aquel que se realiza en todas las áreas misionales. Presencia: variable que mide el grado con el cual la actividad se realiza y para ello se definen dos estados. Es decir. Para ello. como se ilustra en la Imagen 3­ 3. Opcional: No siempre se presenta y depende de la dinámica del proceso y de las decisiones que tomen los actores.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Para el análisis de la dinámica de los procesos de negocio de la PGN. se utilizó la técnica de escenarios contrastados. clasifica las actividades independientemente de la función constitucional. § § Obligatorio: Debe realizarse para que el proceso sea válido. Específico: es aquel que se realiza en forma particular en un área misional y es exclusivo de ésta.

las actividades comunes opcionales y las actividades específicas opcionales que se identificaron en los procesos misionales. procesamiento de la información y salidas similares) y además es posible construir un marco general para ser el hilo conductor de las actuaciones de la Entidad.1. en razón a que las funciones constitucionales que le han sido encomendadas tienen un gran número de elementos comunes a nivel de los componentes de un proceso (entradas. a evaluar y asignar la dependencia competente para conocer la solicitud que da inicio al proceso. Esta zona constituiría la llamada “autopista” o flujo principal. Son las siguientes: Radicar y Valorar Solicitud Actividad orientada a radicar las solicitudes (demandas de servicio) que llegan a la PGN y a analizar si la Entidad es competente para tramitar la solicitud.1 Actividades Comunes Obligatorias – COB Las Actividades Comunes Obligatorias son aquellas que aplican para todas las áreas misionales y constituyen la autopista o flujo principal. Clasificar Asunto y Asignar Competencia Actividad dirigida a clasificar las solicitudes (demandas de servicio) radicadas. pero que no son obligatorios en todos los Casos. el cual es similar para todos los procesos misionales o de negocio. 3. y por las actividades específicas obligatorias (cuadrante 2 de la Imagen 2). si la competencia no es de la PGN se remite a la autoridad competente. las actividades específicas obligatorias. También se pueden radicar los trámites internos que se inician por diferentes eventos internos o externos tales como el inicio de de la actuación oficiosa emprendida por la PGN o derivada de la notificación ante una autoridad judicial. · Zona B: Representa las Actividades Comunes Obligatorias (cuadrante 1 de la Imagen 2) las cuales siempre tienen que realizarse en todas las áreas misionales. La asignación de la dependencia PGN competente corresponde a un reparto que se hará directo (cuando por especialidad solo exista una dependencia competente para actuar) o por distribución de cargas y prioridades (cuando existan varias dependencias competentes). A continuación se describen las actividades comunes obligatorias. es decir a los Procesos Específicos Opcionales (cuadrante 4 de la Imagen 2). Cuando se trata de demandas de servicio de origen externo. Del anterior análisis se concluye que es posible que la PGN trabaje como una organización orientada por procesos. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  9  . · Zona C: Se encuentran todas las actividades comunes opcionales (cuadrante 3 de la Imagen 2) como los instrumentos que por su naturaleza son dinámicos y no siempre están presentes. En esta actividad se debe revisar si existe asunto en trámite por los mismos hechos para no generar duplicidad.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 3­ 3 · Zona A: corresponde a todos aquellos procesos que son particulares de cada área misional.

verifica y confronta las pruebas.2 Actividades Específicas Obligatorias – EOB Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  10 . y determinar si amerita actuación de la PGN. justificaciones. la doctrina y la jurisprudencia bajo las cuales se evaluará y decidirá el Caso por parte del servidor PGN. Evaluar Asunto Actividad dirigida a valorar inicialmente los hechos que soportan el asunto registrado en la PGN. Cerrar Caso Actividad por medio de la cual se da por terminada toda la acción asociada a un Caso y cesa la actuación de la PGN. Establecer Marco Normativo Actividad dirigida a la identificación de las normas. 3. y con base en esa evaluación toma una decisión o define una actuación. Archivar Documentación Actividad que se presenta una vez se presenta el cierre del Caso y consiste en remitir la documentación asociada a éste (expediente) al archivo central de la Entidad. Evaluar y Decidir Caso Actividad mediante la cual el servidor PGN pondera y evalúa los hechos con los elementos de prueba recolectados y los confronta con el marco normativo.1. para comprobar el cumplimiento. evidencias o explicaciones relevantes. omisión o extralimitación de los mandatos legales. Abrir Caso Actividad mediante la cual el servidor PGN avoca el conocimiento de un asunto de su competencia e inicia la correspondiente actuación de la PGN. Verificar Hechos Actividad mediante la cual el servidor PGN obtiene.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Asignar Servidor Público Actividad orientada a designar el servidor PGN (perteneciente a una dependencia) o el equipo de trabajo (conformado por servidores de una o varias dependencias) que se hará cargo del asunto. argumentos.

3 Actividades Comunes Opcionales – COP Las actividades comunes opcionales son aquellas que se realizan en todas las áreas misionales pero que no siempre se presentan sino que dependen de la dinámica del proceso y de las decisiones que tomen los actores. Las siguientes son las actividades específicas opcionales identificadas: Aplicar Sanción Actividad orientada a registrar en el sistema de Información SIRI.5 se presentan los instrumentos identificados en los procesos misionales. En el numeral 3. en un proceso disciplinario. 3. 3. Dentro del proceso misional de intervención se identificó la siguiente actividad como específica obligatoria: Actuar ante Autoridad o Directamente Es el conjunto de actividades que dependiendo de cada procedimiento de intervención en particular. Ejecutar Acción Preventiva y Hacer Seguimiento Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  11 . Tomar Medidas Preventivas Esta actividad se genera cuando la PGN.4 Actividades Específicas Opcionales – EOP Las actividades específicas opcionales son aquellas que se realizan en forma particular en un área misional pero que no siempre se presentan sino que dependen de la dinámica del proceso y de las decisiones que tomen los actores. algunos de los cuales son comunes a todas las áreas y otros son específicos de alguna de ellas. (Artículo 160 Ley 734 de 2002).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Las actividades específicas obligatorias son aquellas que se realizan en forma particular en un área misional. contratos o su ejecución para que cesen los efectos y se eviten los perjuicios que se puedan causar al orden jurídico o al patrimonio público. desarrollará el servidor PGN teniendo siempre como sustento la evaluación realizada antes de la apertura del Caso y/o la verificación de hechos y definición del marco normativo que se realiza una vez se ha abierto el Caso. actos. considera necesario solicitar la suspensión del procedimiento administrativo. Los instrumentos son un conjunto de actividades que se desarrollan a partir de un evento que puede presentarse en el curso de los procesos misionales y que puede afectar el desarrollo de los mismos y generar actividades adicionales.1. pérdida de investidura o inhabilidad derivada de un fallo proferido en un proceso disciplinario.1. Dentro de estas actividades se encuentran las de adoptar y resolver instrumento. las cuales deben realizarse para que el proceso sea válido.1. una sanción.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Actividad donde se registra la ejecución de las acciones preventivas planeadas y el seguimiento efectuado sobre las acciones definidas con respecto a un Caso preventivo.1.5 Instrumentos En la Imagen 3­ 4 se muestra la clasificación de los instrumentos según el proceso misional. 3. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  12 . Algunos de ellos son comunes a todas las áreas misionales. pero otros son específicos de una de ellas.

Manual de Usuario  Matriz de  Instrumentos  Prorroga o Suspensión  SIM ­ Sistema de Información Misional  Proceso Disciplinario  Proceso de  Intervención  Proceso Preventivo  Instrum ento de  Suspensión  Instrum ento de  Pro rroga  Instrum ento de  Nul idad  Instrumen to para  De signa r  Ag encia Espe cia l  Asi gnaci ón de  Funcionario  Instrum ento pa ra Design ar  Nuevo Funcionario  Instrumen to para  De signa r  Nu evo Funcio nario  In strum ento p ara Desig nar  Nuevo Funcionari o  Instrum ento pa ra Design ar  Comisión Espe ci al  Instrumen to para  De signa r  Co misi ón Especial  In strum ento p ara Desig nar  Comisión  Instrum ento pa ra Comisión  pa ra Práctica de Prueba s  In strum ento d e Asigna ció n de  Funcionario  para Verifica ci ón y  Seguim iento  Instrum ento pa ra la  Habilita ci ón del Caso a  Funcionario  para la  Instrucci ón  y Juzgam iento  Instrum ento pa ra la Remisión  de l Caso a Funcionario para  la  Instrucción y Juzga miento  Causal es  Trasl ado de  Com petenci as  Recursos  Instrum ento de  Inhab ilidad  Instrumen to de Inhabil idad  Instrum ento de  Imped imento  Instrumen to de Impedi mento  Instrum ento de  Recusación  Instrumen to de Recusación  Instrum ento de  Incom patibi lidad  Instrumen to de  Incomp atibilid ad  Instrum ento de  Con flicto de  Interese s  Instrumen to de Conflicto de  Intereses  Instrum ento de  Con flicto de  Compe tencias  Instrumen to de Conflicto de  Co mpete ncias  Instrum ento T raslado de  Compe tencia Institucion al  Instrumen to T rasla do de  Co mpete ncia Instituciona l  In strum ento T raslado d e  Compe tencia In stitu cio nal  Instrum ento T raslado de  Compe tencia po r Dep enden ci a  Instrumen to T rasla do de  Co mpete ncia por Depe ndencia  In strum ento T raslado d e  Compe tencia p or De pende ncia  Instrum ento T raslado de  Compe tencia po r Funcion ario  Instrumen to T rasla do de  Co mpete ncia por Funciona rio  In strum ento T raslado d e  Compe tencia p or Funcio nario  Recurso  de Reposición  Recurso  de Apelación  Recurso  de Quej a  Instrum ento de  Con sulta  Otros Instrum entos  Instrum ento pa ra Revocatoria  Directa  Instrum ento pa ra Solicitud d e  Revocatoria  Dire cta  Instrum ento pa ra Variación  Pliego de Cargos  Instrum ento pa ra Incide ntes  Instrum ento pa ra Acu mulación  Instrum ento pa ra Cumplim iento  de  Fallos de T utela s  Imagen 3­ 4 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  13  .

Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  14 . desarrolló el diagrama de flujo de actividades correspondiente. Cancelación  Otra Activ idad  Bifu rcac ión  Vías de Salida (Gateways) Decisiones Actividad  Actividad  Bifurcacione s Uniones Un ión  Final  Con respecto a la nomenclatura de las actividades. Tales diagramas de flujo se muestran en los capítulos de este manual en los que se describe la utilización del sistema para cada función misional. Inic io  Inicio Ac tiv idad  Intermedios Finales • • ¿Decis ión?  [No]  [Si] Actividades Indican tareas que se deben ejecutar. un disparador o resultado de una acción. EOP: actividades específicas opcionales. COP: actividades comunes opcionales.Manual de Usuario  3. SIM ­ Sistema de Información Misional  SIMBOLOGÍA Y NOMENCLATURA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE ACTIVIDADES DE LOS PROCESOS MISIONALES Para cada uno de los procesos misionales. basado en el Modelo de Procesos de Negocio establecido. las cuales denotan el tipo de actividad así: COB: actividades comunes obligatorias. éstas van precedidas de tres letras. También pueden indicar subprocesos. Synapsis Ltda. EOB: actividades específicas obligatorias. La simbología utilizada en los diagramas en mención es la siguiente: • Eventos Indican que algo sucede en el proceso.2.

Subsistema de Información de Apoyo a la Misión. administración de información requerida por otros subsistemas SIM. Subsistema de Información Legal y Relatoría. el manejo de prioridades de actuación y la apertura y administración de los Casos. disciplinarias y de intervención. manejo del banco de plantillas y la administración de recursos y oficios. 4. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  15 .1.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  4.1.3 SIREL. Subsistema de Información Misional de la PGN. Su objetivo principal es facilitar la administración de recursos para adelantar la función misional.1. Es decir.1 SIMIP. Es el subsistema central de la Entidad. Ofrece administración del catálogo de áreas temáticas.2 SIAM. descriptores y restrictores. todos aquellos elementos e información para la atención de solicitudes y la ejecución de los Casos ofreciendo administración de información de los servidores públicos. Apoya la labor de relatoría y la de recopilación y clasificación de la información jurídica requerida por los servidores de nuestra Entidad para ejercer sus funciones misionales.1 SUBSISTEMAS DEL SIM  SIC S IR I S M IR IA E S L SIMIP SIC Imagen 4­ 1  4. DESCRIPCIÓN DEL SIM El SIM está conformado por los cinco subsistemas (ver Imagen 4­ 1) que se describen a continuación: 4. registro. Ofrece la administración de las solicitudes de actuación. el cual permite registrar y controlar las acciones y actuaciones de la PGN en las áreas preventivas. 4. velar por el debido proceso. minimizar la carga operativa y facilitar la unificación de criterios en las funciones misionales.

facilitará el registro de solicitudes por parte de los ciudadanos.1.1. 4. ejecución de procesos disciplinarios en oficinas de control interno de otras entidades.2 FLUJOS DE INFORMACIÓN ENTRE EL SIM Y OTROS SISTEMAS DE LA PGN El Sistema de Información Misional tendrá relación automática con el módulo de correspondencia del Sistema Administrativo y Financiero – SIAF. Apoya la atención y el contacto con la ciudadanía. Subsistema de Información Ciudadana. Ofrecerá registro y consulta de solicitudes. expedir certificados de antecedentes en condiciones de seguridad y generar reportes gerenciales de antecedentes.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  administración y consulta de legislación. pues tomará de este último la información básica y el número de radicado de las demandas de servicio que allí se registren. le informará la etapa del trámite en la cual se encuentren las demandas de servicio. Corresponde al actual Sistema de Información de la Entidad que se integra al SIM. Subsistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades. doctrina y jurisprudencia. generación de datos estadísticos para seguimiento y evaluación de servicio. registro y administración de información de decisiones sobre Casos de la Entidad.4 SIC. el cual permite llevar un registro ordenado de sanciones e inhabilidades. 4. y consulta de legislación y relatoría de la Procuraduría General de la Nación.5 SIRI. El SIC permite ajustar la información al carácter del solicitante y al estado de los procesos. 4. así como la retroalimentación sobre las actuaciones y el estado general de los Casos en la Entidad. Adicionalmente. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  16 . Mediante un sitio Web.

Se explica detalladamente el ingreso al SIM y se especifican cuales son los elementos de la interfaz gráfica incluyendo íconos. botones. se abre una ventana que muestra en la parte superior la siguiente barra frente a Dirección.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  5. el usuario debe hacer clic sobre el ícono del navegador de INTERNET EXPLORER. mensajes. GUÍA DE NAVEGACIÓN En este capítulo se describe la forma como el usuario puede navegar a través del sistema. formularios. que se encuentra en el Escritorio de Windows o al oprimir el Botón Inicio; (ver Imagen 5­ 1).1 INGRESO Para Ingresar al sistema SIM. Imagen 5­ 1 Una vez ejecutado este paso. (ver Imagen 5­ 2): Imagen 5­ 2 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  17 . opciones y tipos de cambios utilizados. 5.

Imagen 5­ 3 Nota: Los datos de usuario y la clave corresponden al inicio de sesión de Windows o del correo electrónico Institucional. Que se describen a continuación. (ver Imagen 5­ 4). Para ingresar al SIM. El usuario tendrá que volver a ingresar. el sistema mostrará un mensaje de error y no permitirá continuar.2 DESCRIPCIÓN DE LA INTERFAZ GRÁFICA La pantalla del sistema está dividida en 2 zonas “cabezote” y “área de trabajo”. digite en el campo correspondiente la dirección: http:// sim.co A continuación el sistema abre la pantalla Inicio de Sesión en la que el usuario debe escribir su usuario y clave en los espacios correspondientes y luego hacer clic en el botón Ingresar. 5.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Esta barra ofrece la opción de ingresar cualquier dirección o vínculo que lleva a la información que contiene un sitio en Internet. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  18 . de lo contrario.procuraduria. La sesión se cierra luego de 10 minutos de inactividad. (ver Imagen 5­ 3). El usuario debe ser autorizado y la contraseña debe corresponder.gov.

consultar documentos generados. Menú. o el contenido de estos.3 ELEMENTOS EN LA INTERFAZ 5. El usuario puede acceder a diferentes opciones según su perfil. Procesos: a través de esta opción el usuario puede acceder a las tareas comunes de cada uno de los procesos misionales o para todos los procesos comunes. Se definen de acuerdo al perfil del usuario. los cuales se describen más adelante.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 5­ 4 Cabezote Esta zona contiene información que permanecerá visible durante toda la navegación que el usuario realice. Área de Trabajo Esta zona corresponde al área en la cual el usuario interactúa con las diferentes actividades y opciones del sistema y varía de acuerdo a la actividad realizada. (ver Imagen 5­ 5 ). Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  19 .1 Cabezote A continuación se describen los diferentes elementos que el usuario va a encontrar en el cabezote. Consultas: permite realizar consultas relacionadas a las actividades desarrolladas. Íconos que permiten el acceso a las acciones que el usuario realiza con más frecuencia. Íconos de acceso directo. 2. Incluye: Nombre de usuario / Fecha / Menú Principal /Salida Segura/ Accesos directos. Administración: al hacer clic en esta opción el usuario accede a los recursos de seguridad dependiendo del perfil. Contiene espacios para la información como: la Ruta de ubicación/ Titulo principal/ Mensajes / Ayuda / Formularios / Lista de tareas. Relatoría: el usuario puede buscar y visualizar las actividades de relatoría que se han asignado como la administración de documentos. 5. Imagen 5­ 5 1. El menú está organizado de la siguiente forma: Inicio: Ubica al usuario en la pantalla Lista de Trabajo donde se muestra la lista de tareas que tiene a su cargo ese usuario.3. entre otros.

4. Ruta de Ubicación: informa al usuario en que sección y ruta del sistema está ubicado actualmente 2.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Reportes: al hacer clic en este botón el usuario puede buscar los reportes que se han generado o que puede generar en las diferentes actividades. Ícono Salir. Cuando el usuario ha ingresado aparecen los nombres y apellidos. Nombre del usuario que ingresó al aplicativo. En las listas. Permite al usuario salir del sistema y cerrar la sesión. Título indicando en que sección está ubicado el usuario 3. (ver Imagen 5­ 6 ). identificando la hora y la fecha actual. 5. Al ubicar el cursor sobre el ícono que se encuentra antes del nombre. Zona del contenido en el Área de Trabajo: corresponde a la Lista de Trabajo o a un formulario específico dependiendo de la actividad en que se encuentre el usuario.3. 3. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  20 . Imagen 5­ 6 1. fecha y hora. realizando previamente la verificación de la existencia de formularios abiertos para que se guarden o se cierren antes de ejecutar la salida. aparece el paginador que permite al usuario acceder a las diferentes páginas de las mismas.2 Área de Trabajo A continuación se explica cada uno de los elementos que componen el área de trabajo y su aplicabilidad. Ícono que permite al usuario acceder a la ayuda en línea. 4. 5. se despliega un recuadro con el perfil del usuario.

(ver Imagen 5­ 7). Imagen 5­ 7 1. Actividad: se refiere a cada una de las actividades que conforman el proceso misional. amarillo y verde el grado de prioridad o de importancia que tiene la demanda de servicio o el Caso. Proceso: este dato indica principalmente el área misional a la cual corresponde el caso: Preventivo. asignado por el SIM automáticamente cuando el funcionario decide Abrir el Caso. Descripción de la solicitud: Indica (con un recuadro) brevemente el asunto o materia sobre la cual versa la petición de servicio.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  5. En ella cada funcionario va a encontrar las demandas de servicio o Casos que le han sido asignados y los que se encuentra tramitando. ésta desaparece de la Lista de Trabajo y el sistema automáticamente le despliega la siguiente actividad. 5. 6. IUS: es el Identificador Único de Solicitud el cual corresponde al número de radicación en el Sistema SIAF. bandera amarilla: media y bandera roja: alta. IUC: es el Identificador Único del Caso. La utilidad de esta pantalla se asemeja a la que presta la bandeja de entrada del Outlook. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  21 .4 LISTA DE TRABAJO Esta es la primera pantalla que el usuario encuentra al ingresar al sistema y cada vez que finaliza una actividad. Intervención o Disciplinario. 3. Prioridad: indica con banderas de color rojo. 4. así: bandera verde: baja. 2. Los datos que se pueden visualizar en esta lista están organizados en columnas y son los siguientes. En la medida en que el funcionario va dando trámite a una actividad.

por Proceso. en las cuales debe ingresar la información correspondiente. Fecha Inicial.5 FORMULARIOS Al inicio de cada una de las actividades de su Lista de Trabajo. puede observar un formulario; este está compuesto por opciones. debe hacer clic en el título del campo correspondiente y el sistema muestra los datos de forma ascendente o descendente. (ver Imagen 5­ 9). Fecha Asignación: relaciona la fecha en que se inició la actividad. Imagen 5­ 8 Para ingresar a cada opción del formulario. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  22 . 8. el usuario. dependiendo del proceso misional en el que está trabajando. ubicar determinado asunto en trámite. el usuario debe hacer clic en la pestaña correspondiente. Fecha Final.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  7. (ver Imagen 5­ 8). Estado actual: indica el estado de la actividad. Control de Términos: Informa los vencimientos de los Casos asignados 10. a partir de criterios de búsqueda previamente establecidos en el sistema. IUS (Identificador Único de Solicitud) o IUC (Identificador Único de Caso). Si el usuario desea organizar la información. Búsqueda Avanzada de Tareas: Permite. 9. Actividad. 5.

5.5.3 Campos de Tex to En algunos casos el usuario encontrará espacios en donde debe diligenciar el campo con la información correspondiente.1 Títulos Corresponde al nombre de la tarea escogida de la Lista de Trabajo 5. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  23 . el usuario puede encontrar los siguientes elementos: 5.5.5. razones o anexos a las decisiones tomadas en las diferentes actividades.4 Áreas de Texto En estos campos el usuario debe ingresar información relacionada con motivaciones. 5. 5.2 Subtítulos El usuario puede ver la información contenida en los formularios agrupada por temas específicos detallados en los diferentes subtítulos; estos están identificados con un cuadro Azul previo al nombre del subtítulo.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 5­ 9 Una vez ingresa a la opción específica del formulario.

6 Campo Agregar Información En este campo el usuario debe seleccionar la opción adecuada y agregarla con el ícono >.7 Casilla de Verificación En algunas actividades el usuario debe seleccionar una sola opción.5 SIM ­ Sistema de Información Misional  Listas Desplegables En estas listas el usuario debe desplegar el menú y seleccionar la opción adecuada o pertinente.5.9 Barras de Herramientas Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  24 .5. si desea eliminar una selección debe hacer clic en el ícono <. 5.5. para activarla debe hacer clic dentro de la casilla de verificación.8 Campos Obligatorios El sistema muestra al usuario los campos que son obligatorios marcados con un asterisco de color rojo para cada proceso.Manual de Usuario  5. 5. 5.5. 5.5.

5.5. Para desplegar esta opción el usuario debe hacer clic en el ícono ubicado en la parte superior del formulario.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Esta barra está presente cuando el usuario necesita aplicar algún instrumento o función determinada dentro del área de trabajo en una Actividad. para minimizar y generar más espacio en el área de trabajo el usuario debe hacer clic en el ícono . · Inicio: Ubica al usuario en la pantalla Lista de trabajo donde se listan las tareas Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  25 . Lo primero que el funcionario encontrará serán los instrumentos agrupados en categorías según el área misional. estas se mostrarán a través de íconos y de la barra denominada Funciones.10 Botones En la siguiente tabla se relacionan los botones más utilizados en el sistema SIM. En una zona especial el usuario podrá tener funciones determinadas.

muestra la información requerida de personas. · Cancelar: Al hacer clic en este botón. · Guardar: Almacena temporalmente la información ingresada en los campos de cada una de las actividades · Buscar: Al hacer clic en este botón dependiendo del criterio de búsqueda. · Aceptar: Se utiliza para confirmar que el usuario desea finalizar la actividad misional que estaba realizando.Manual de Usuario  · Finalizar: Se utiliza para finalizar actividades de los procesos misionales. · Actualizar Selección: Se utiliza para actualizar la selección de una política al Caso. · Guardar Documento: Se utiliza para guardar el documento en el sistema. · Agregar: Permite adicionar al formulario de manera permanente la información digitada en un área de texto. etc. · Evaluar Duplicidad: Se realiza para revisar si existe un asunto en trámite asociado con los datos básicos de la solicitud. · Nuevo: Se utiliza cuando se desea crear o adicionar un nuevo documento. el Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  26 . funcionarios. · Generar: Al hacer clic en este botón el usuario genera documento. SIM ­ Sistema de Información Misional  las · Cancelar: Lleva al usuario fuera de la actividad que estaba realizando y lo ubica en la pantalla Lista de Trabajo. autoridades.

11 Íconos En la siguiente tabla se relacionan los íconos más utilizados en el sistema SIM. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  27 .5. · Elementos para personas: Permite buscar y/o seleccionar a Personas.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  usuario regresa al menú principal de la actividad misional. Intervinientes. Destinatarios o Apoderados de acuerdo a la actividad que se esté realizando · Elementos para Entidades: Permite Buscar y/o Seleccionar una Entidad de acuerdo a la actividad que se esté desarrollando · Elementos para Funcionarios: Permite Buscar y/o Seleccionar Funcionario de acuerdo a la actividad que se esté desarrollando 5.

se imprime el formulario que el usuario haya elegido como soporte al procedimiento realizado en el aplicativo. el usuario podrá modificar determinada información según el Caso. · Prioridad: Permite establecer la cercanía o lejanía de los términos de vencimiento de un caso o solicitud y se representa a través de banderas. · Imprimir: Al hacer clic en este botón. · Eliminar: Permite al usuario eliminar datos del formulario. · Generar Documento: Al hacer clic en este ícono el usuario genera el documento en formato PDF. · Buscar: Al hacer clic en este ícono. el sistema ubica donde corresponda el dato proporcionado. · Ver u Ocultar: Permite al usuario ver u ocultar los datos básicos de las actividades.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  · Salir: Ubica al usuario en la pantalla Inicio de sesión donde es posible cambiar de usuario. · Ayuda en Línea: Permite al usuario ver la ayuda de cada formulario. Media (color amarillo) o Baja (color verde) · Calendario: Permite introducir la fecha de alguna actividad Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  28 . · Editar: Haciendo clic en este botón. La Prioridad puede ser Alta (color rojo). · Agregar: Permite que el usuario pueda agregar datos al formulario.

5. (ver imagen).12. Estos son: Mensajes de Error. · Ventana de Mensajes: Muestra los mensajes del sistema y al oprimirlo nuevamente permite ocultarlos para poder Guardar o Finalizar una Actividad · Deseleccionar/Seleccionar Todos: Se utiliza cuando se desea Asignar Servidores de la PGN Masivamente. 5. Otra opción es hacer clic en la imagen del calendario.5.Manual de Usuario  · SIM ­ Sistema de Información Misional  Fecha: El usuario debe escribir la fecha en el espacio correspondiente de la siguiente manera: día/mes/año (en números). Se puede seleccionar la fecha en la pantalla que se abre de la siguiente manera.12 Mensajes del Sistema El sistema despliega diferentes tipos de mensajes de acuerdo con la acción que realice el usuario en el diligenciamiento de un formulario.12. de Advertencia o de Alerta. Imagen 5­ 10 5.1 Mensaje de Error Los mensajes de error del sistema son de color rojo e indican donde se cometió el error (ver Imagen 5­ 10). de Confirmación.5.2 Mensajes de Confirmación Los mensajes de confirmación se muestran cuando se avanza en las tareas (ver Imagen 5­ 11) Imagen 5­ 11 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  29 . 5.

de la decisión.4 Mensajes de Alerta Los mensajes de Alerta se muestran cuando se desea cerrar una actividad y es necesaria la confirmación Imagen 5­ 13 ).3 SIM ­ Sistema de Información Misional  Mensajes de Advertencia Los mensajes de Advertencia se muestran cuando la información solicitada no existe o cuando se ingresa de manera incorrecta la información.5. (ver Imagen 5­ 12) Imagen 5­ 12 5.(ver Imagen 5­ 13 5.5.12.Manual de Usuario  5.12.5 Paginación Se utiliza para visualizar toda la información de la lista de trabajo o de resultados (ver Imagen 5­ 14) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  30 .12.5.

(ver Imagen 5­ 15). La primera. (ver Imagen 5­ 16) Imagen 5­ 16 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  31 .Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 5­ 14 El usuario encuentra dos opciones de búsqueda. avanzando o retrocediendo la página con los íconos de desplazamiento. Imagen 5­ 15 En la segunda opción. el usuario debe ingresar el número de la página y hacer clic en el icono de búsqueda.

· Grupo de interés de los servidores. El usuario debe tener en cuenta los siguientes criterios para asignar un servidor: · Carga de Trabajo del Servidor. 10.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  6. los cuales provienen de la suma de las solicitudes y casos que tiene un servidor en el momento de ejecutar el programa de reparto. · Rol del Servidor. TAREAS COMUNES PROCESO MISIONAL 6.1 Asignar Servidores PGN Masivamente Acción orientada a determinar los servidores públicos PGN (pertenecientes a una Dependencia) que se harán cargo del asunto. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  32 . El sistema procede a asignar de manera masiva el servidor público PGN responsable del trámite de cada solicitud.1 PROCESOS COMUNES A continuación se describe detalladamente los procesos comunes. con base en la información de la carga de trabajo de los servidores. · Disponibilidad. · Prioridad de la Solicitud. (ver Imagen 6­ 1). el perfil del servidor y la clasificación de la solicitud. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.1. es decir asignar los titulares de las responsabilidades del trámite de los Casos. y hacer clic en la opción Asignar Servidores PGN Masivamente. Para utilizar esta opción.

Imagen 6­ 2 Para quitar selección de todo. (ver Imagen 6­ 3). por defecto todos están seleccionados. (ver Imagen 6­ 2).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 1 A continuación se despliega el listado de solicitudes radicadas y asignadas a la Dependencia pendientes por asignar el Servidor Público. el usuario debe hacer clic en el ícono Deseleccionar todos. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  33 .

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 3 Después de seleccionar las solicitudes correspondientes. el usuario debe hacer clic en el botón Asignar. para confirmar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  34 . (ver Imagen 6­ 4). si el listado es el correcto el usuario debe hacer clic en el botón Finalizar. el usuario debe hacer clic en el botón Aceptar. Imagen 6­ 4 Enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmación “El sistema realizará un procedimiento especial ¿Está seguro de continuar?”. Imagen 6­ 5 A continuación el sistema muestra el formulario Confirmar Asignación de Servidores PGN. (ver Imagen 6­ 6). (ver Imagen 6­ 5).

con base en una consulta realizada.2 Eliminar Asociación Solicitudes o Casos Tiene como propósito permitir reversar la asociación efectuada sobre una solicitud o un Caso. (ver Imagen 6­ 9). el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. Las relaciones que se pueden eliminar con solicitud a solicitud y solicitud a caso. y hacer clic en la opción Eliminar Asociación Solicitudes o Casos. Para utilizar esta opción. Imagen 6­ 7 A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación. (ver Imagen 6­ 8) Imagen 6­ 8 10. (ver Imagen 6­ 7).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 6 Enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmación “¿Está seguro de confirmar la asignación masiva?”. para confirmar.1. el usuario debe hacer clic en el botón Aceptar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  35 .

En la Lista de Resultados el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar y en la parte inferior del formulario se observará la selección. (ver Imagen 6­ 10).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 9 A continuación. Imagen 6­ 10 Nota: Si el usuario deja en blanco todos los campos de búsqueda. Si desea desagregar la Solicitud o Caso debe oprimir el botón Quitar. el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  36 . (ver Imagen 6­ 11). el sistema mostrará en la Lista de Resultados todos datos registrados.

Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

Imagen 6­ 11
Enseguida el usuario debe hacer clic en el botón Ver Asociaciones, (ver Imagen 6­ 12).

Imagen 6­ 12
El sistema muestra el Detalle de Información, el usuario debe hacer clic en el ícono Eliminar para
anular las Asociaciones, (ver Imagen 6­ 13).

Imagen 6­ 13
A continuación el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmación “¿Realmente
desea eliminar la asociación?”, para confirmar, el usuario debe hacer clic en el botón Aceptar,
(ver Imagen 6­ 14).

Imagen 6­ 14
Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis 

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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación, (ver Imagen 6­ 15).

Imagen 6­ 15
10.1.3 Revisar Agenda
Tiene como propósito consultar y mostrar al funcionario el listado de actividades de la agenda
que tiene registradas. A partir de la lista se permiten las opciones de Registrar actividad a la
agenda y Registrar el cumplimiento.
Para utilizar esta opción, el usuario debe acceder por el menú principal Procesos → Común
Procesos y hacer click en la opción Revisar Agenda, (ver Imagen 6­ 16)

Imagen 6­ 16
A continuación, para Revisar Agenda el usuario debe ingresar los datos de búsqueda
correspondientes y hacer click en el botón Buscar, si no existe ningún dato relacionado debe
oprimir el Botón Crear, (ver Imagen 6­ 17).

Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis 

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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 
Imagen 6­ 17

A continuación el usuario debe ingresar la Descripción y debe oprimir el Botón Asociar
Solicitud/Caso

Imagen 6­ 18
Se despliega el formulario la Actividad Caso Relacionado, el usuario debe ingresar los Criterios de
Búsqueda desplegando la Lista de Resultados. A continuación el usuario debe Agregar el caso
oprimiendo el ícono Agregar, (ver Imagen 6­ 19)

Imagen 6­ 19

Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis 

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Manual de Usuario 

SIM ­ Sistema de Información Misional 

Si el usuario desea eliminar la asociación debe oprimir el ícono Quitar, si desea continuar con la
actividad debe oprimir el Botón Asociar, (Imagen 6­ 20)

Imagen 6­ 20
El caso queda registrado en la parte inferior del formulario, para almacenar la información el
usuario debe hacer clic en el Botón Guardar, (ver Imagen 6­ 21)

Imagen 6­ 21

10.1.4 Asignar Política, Programa y Prioridad
Tiene como objetivo asignar prioridad a una solicitud, así como adscribir la solicitud a una
determinada política institucional y a un programa particular si es del caso.
·

Política es una clasificación por línea de acción, las cuales se encuentran definidas en el
mapa estratégico de la entidad. Vale la pena aclarar, que una solicitud puede
adscribirse a más de una política.

·

Programa se crea para el logro de un objetivo específico. Es un conjunto de actividades
estratégicas que se deben cumplir para el logro de las políticas de la entidad, por tal

Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis 

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Existen diferentes criterios para definir la prioridad. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. La asignación de solicitudes a programas puede ayudar a medir avances y logros al interior de la PGN. baja). Imagen 6­ 22 A continuación el sistema muestra el formulario Asignar Política. Para utilizar esta opción. así por ejemplo. Programa y Prioridad · Datos Complementarios del Caso 10. (Debe tenerse en cuenta que las prioridades son dinámicas. (ver Imagen 6­ 22).4. el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. hoy puede bajar de prioridad o viceversa). Programa y Prioridad. · Prioridad es el grado de importancia relativa para la PGN. y está determinada por el grado de connotación de la solicitud (alta. media. lo que inicialmente tenía una prioridad alta.1 Seleccionar Caso A continuación. El cual se subdivide de la siguiente manera: · Seleccionar Caso · Asignar Política. para focalizar esfuerzos.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  razón debe estar adscrito a una política.1. Programa y Prioridad. (ver Imagen 6­ 23) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  41 . y hacer clic en la opción Asignar Política.

el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. (ver Imagen 6­ 25). Para desagregar el Caso. el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar. Imagen 6­ 25 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  42 .Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 23 Para seleccionar Caso. (ver Imagen 6­ 24). Imagen 6­ 24 En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección.

Luego el usuario debe presionar clic en el botón Actualizar Selección. 10. (ver Imagen 6­ 26). El usuario debe ingresar la información correspondiente a la Razón de la Prioridad.1. Importancia para Organismos Internacionales. para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar. El usuario debe seleccionar proyecto y agregar con el ícono > . el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Confirma que desea continuar?” .3 Datos Complementarios del Caso.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  A continuación el usuario debe hacer clic en el botón Actualizar Caso.1. Importancia para la Sociedad.4. Imagen 6­ 26 Despliega la información de cada Política en el área de texto denominada Programas. para quitar una selección hacer clic en el ícono <. A continuación el usuario debe hacer clic en el botón Guardar.4.2 Políticas. También debe completar la Prioridad y el Grado de Complejidad (ver Imagen 6­ 27). Programa y Prioridad Políticas El usuario debe seleccionar la Política y agregar con el ícono > para quitar una selección debe hacer clic en el ícono <. Imagen 6­ 27 10. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  43 . (ver Imagen 6­ 28).

5 Cambiar Tipo de Proceso Misional Tiene como propósito cambiar el tipo de proceso misional iniciado antes de Abrir Caso. Imagen 6­ 30 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  44 . (ver Imagen 6­ 29).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 28 10. Imagen 6­ 29 A continuación. el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. y hacer clic en la opción Cambiar Tipo de Proceso Misional. (ver Imagen 6­ 30).1. Para utilizar esta opción.

el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar. debe hacer clic en el ícono Quitar. Si el usuario desea desagregar una solicitud.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Para seleccionar Caso. Enseguida el sistema muestra el número de la solicitud o Caso y el tipo de proceso. (ver Imagen 6­ 32). Para cambiar tipo de proceso misional el usuario debe seleccionar el tipo de proceso correcto. Imagen 6­ 32 A continuación el usuario debe hacer clic en el botón Seleccionar Solicitud. (ver Imagen 6­ 31). (ver Imagen 6­ 33) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  45 . Imagen 6­ 31 En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección.

1. el usuario debe hacer clic en el botón Guardar. sin perjuicio de que se pueda desagregar en otras solicitudes. (ver Imagen 6­ 35). (ver Imagen 6­ 34). Para utilizar esta opción. conservando la información de la solicitud original. enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Confirma que desea continuar?” . el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. y hacer clic en la opción Desagregar Solicitud. Imagen 6­ 34 10.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 33 Después de ingresar la información correspondiente.6 Desagregar Solicitud Tiene como propósito desagregar de una solicitud existente. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  46 . para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar.

Imagen 6­ 37 En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. (ver Imagen 6­ 36). el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  47 . Imagen 6­ 36 Para seleccionar la solicitud. Para desagregar una solicitud.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 35 A continuación. el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar. (ver Imagen 6­ 38). (ver Imagen 6­ 37).

el usuario debe hacer clic en el botón Desagregar Solicitud. para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar. (ver Imagen 6­ 39). enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Confirma que desea continuar?” . presionar el botón Seleccionar Solicitud A continuación el usuario debe seleccionar el tipo de proceso. (ver Imagen 6­ 40) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  48 . Imagen 6­ 39 Después de ingresar la información correspondiente.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 38 Para observar los datos básicos de la solicitud / Caso y tarea.

1.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 40 10. (ver Imagen 6­ 41). el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos →Común Procesos. Imagen 6­ 41 A continuación. Para utilizar esta opción.7 Cerrar Instrumento Tiene como objetivo modificar el estado del instrumento en el sistema. Imagen 6­ 42 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  49 . y hacer clic en la opción Cerrar instrumento. indicando que está cerrado. (ver Imagen 6­ 42).

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Para seleccionar el Caso. (ver Imagen 6­ 45). Imagen 6­ 43 En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. (ver Imagen 6­ 44). el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar. Para quitar la solicitud. Imagen 6­ 44 Luego el usuario debe hacer clic en el botón Seleccionar Instrumentos y después ingresar la justificación del cierre. (ver Imagen 6­ 43). Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  50 .

el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. el usuario debe hacer clic en el botón Guardar.8 Registrar el Término para Responder Solicitud Tiene como objetivo registrar el plazo en que la PGN debe responder determinada solicitud. para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar. (ver Imagen 6­ 47) Imagen 6­ 47 10. (ver Imagen 6­ 48).1.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 45 Después de ingresar la información correspondiente. (ver Imagen 6­ 46). enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Realmente desea registrar el cierre?” . Imagen 6­ 46 A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación. y hacer clic en la opción Registrar el Término para Responder Solicitud. Para utilizar esta opción. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  51 .

(ver Imagen 6­ 49). el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar. el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. (ver Imagen 6­ 50). Imagen 6­ 49 Para seleccionar Caso.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 48 A continuación. Imagen 6­ 50 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  52 .

Imagen 6­ 51 Para observar los datos básicos de la solicitud / Caso y tarea presionar el botón Actualizar Caso. (ver Imagen 6­ 51). (ver Imagen 6­ 53) Imagen 6­ 53 10. Para utilizar esta opción. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.1. (ver Imagen 6­ 52). A continuación el usuario debe ingresar la Cantidad de Tiempo y oprimir el Botón Calcular para establecer Fecha Final.9 Cerrar Proceso Misional Tiene como objetivo modificar el estado del proceso en el sistema. Para finalizar debe presionar el Botón Relacionar Término. Imagen 6­ 52 A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  53 . Para quitar solicitud.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. indicando que está cerrado. y hacer clic en la opción Cerrar Proceso Misional. el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. (ver Imagen 6­ 54).

(ver Imagen 6­ 56). el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar. Imagen 6­ 55 Para seleccionar Caso. (ver Imagen 6­ 55). Imagen 6­ 56 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  54 . el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 54 A continuación.

Para quitar solicitud. el usuario debe hacer clic en el botón Finalizar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  55 . Imagen 6­ 57 A continuación en la parte inferior del formulario el usuario debe ingresar la justificación del cierre del proceso y fecha de envío del archivo físico. (ver Imagen 6­ 57). el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. (ver Imagen 6­ 58). para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. Imagen 6­ 58 Después de ingresar la información correspondiente. enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Confirma que desea continuar?” . (ver Imagen 6­ 59).

1. (ver Imagen 6­ 61). y hacer clic en la opción Iniciar Proceso Misional por Consulta. (ver Imagen 6­ 60). Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  56 . Imagen 6­ 60 A continuación. el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 59 10.10 Iniciar Proceso Misional por Consulta Para utilizar esta opción. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.

(ver Imagen 6­ 62) Imagen 6­ 62 En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección. para continuar el usuario debe presionar el botón Aceptar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  57 . Para quitar solicitud.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 61 Para seleccionar Caso. (ver Imagen 6­ 64). (ver Imagen 6­ 63) Imagen 6­ 63 Para iniciar proceso el usuario debe hacer clic en el botón Finalizar y a continuación el sistema muestra una ventana con un mensaje “¿Realmente desea iniciar un nuevo proceso?” . el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar.

Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  58 . subprocesos o instrumentos. (ver Imagen 6­ 65). y hacer clic en la opción Generar Documento. disciplinario o preventivo). Imagen 6­ 66 A continuación. (ver Imagen 6­ 66).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 64 A continuación el sistema muestra un mensaje de confirmación.11 Generar Documento Tiene como propósito generar un documento asociado a un proceso misional (intervención. el usuario debe ingresar los criterios de búsqueda correspondientes y hacer clic en el botón Buscar.1. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. Imagen 6­ 65 10. Para utilizar esta opción. (ver Imagen 6­ 67).

Para quitar solicitud. el usuario debe hacer clic en el ícono Quitar. el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 67 Para seleccionar Caso. (ver Imagen 6­ 69). (ver Imagen 6­ 68). Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  59 . (ver Imagen 6­ 70). Imagen 6­ 69 A continuación el usuario debe hacer clic en el botón Aceptar y enseguida el sistema muestra un nuevo formulario en donde el usuario debe completar la información requerida. Imagen 6­ 68 En la parte inferior del formulario el sistema muestra la selección.

la opción Tipo Documento se encuentra dividida en tres tipos. (ver Imagen 6­ 71 ) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  60 . se despliega en Plantilla una lista de la cual debe escoger una opción. · Autos · Oficios · Otros Documentos Si el usuario selecciona Autos.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 70 En Detalle de información.

(ver Imagen 6­ 72). el Folio Inicial y el Folio Final. Si el usuario lo considera necesario puede ingresar información adicional en Anexos y Datos Abiertos del Auto. A continuación el usuario debe hacer clic en el ícono Generar. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  61 . Por favor haga clic en la imagen para ver el archivo. el Número de Cuadernos. en ella el usuario debe complementar la información sobre la Modalidad del Auto. Clase de Auto.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 71 En la parte inferior se despliega el área de trabajo denominado Proferir Auto. En la parte inferior de la pantalla aparece la creación del documento y el sistema muestra el mensaje de confirmación: “El documento ha sido generado correctamente.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 72 A continuación se visualiza el documento generado. (ver Imagen 6­ 73) Imagen 6­ 73 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  62 .

Número de Cuadernos. Si el usuario lo considera necesario puede ingresar información adicional en Anexos. en la parte inferior de la pantalla aparece la creación del documento y el sistema muestra el mensaje de confirmación: “La actualización de datos se hizo correctamente“. en ella el usuario debe complementar la información sobre Clase. Asunto Oficio. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  63 . A continuación el usuario debe hacer clic en el ícono Generar. Auto Relacionado. (ver Imagen 6­ 75). Folio Inicial y Folio Final.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Si el usuario selecciona Oficios se despliega en Plantilla una lista de la cual debe escoger una opción. (ver Imagen 6­ 74) Imagen 6­ 74 En la parte inferior se despliega el área de trabajo denominada Generar Oficio.

(ver Imagen 6­ 77). (ver Imagen 6­ 78). si el usuario selecciona Otros Documentos se despliega en Plantilla una lista de la cual debe escoger una opción. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  64 . (ver Imagen 6­ 76) Imagen 6­ 76 De igual forma.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 75 A continuación se visualiza el documento generado. en la parte inferior de la pantalla aparece la creación del documento y el sistema muestra el mensaje de confirmación: “La actualización de datos se hizo correctamente. Imagen 6­ 77 El usuario debe ingresar la información correspondiente a Texto Adicional si lo considera necesario y hacer clic en el Botón Generar.

1.12 Registrar Agenda Tiene como propósito registrar una actividad en la agenda del funcionario relacionada a una solicitud o caso misional. (ver Imagen 6­ 80).Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 78 A continuación se visualiza el documento generado. y hacer clic en la opción Registrar Agenda. Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  65 . Para utilizar esta opción. (ver Imagen 6­ 79) Imagen 6­ 79 10. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.

(ver Imagen 6­ 82) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  66 . el usuario debe ingresar los Criterios de Búsqueda desplegando la Lista de Resultados. A continuación el usuario debe Agregar el caso oprimiendo el ícono Agregar.(ver Imagen 6­ 81) Imagen 6­ 81 Se despliega el formulario la Actividad Caso Relacionado.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 80 A continuación el usuario debe ingresar la Descripción y debe oprimir el Botón Asociar Solicitud/Caso.

(ver Imagen 6­ 83) Imagen 6­ 83 El caso queda registrado en la parte inferior del formulario.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 82 Si el usuario desea eliminar la asociación debe oprimir el ícono Quitar. si desea continuar con la actividad debe oprimir el Botón Asociar. (ver Imagen 6­ 84) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  67 . para almacenar la información el usuario debe hacer clic en el Botón Guardar.

y hacer clic en la opción Registrar Observaciones Documento.1. Para utilizar esta opción. (ver Imagen 6­ 86) Imagen 6­ 86 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  68 .13 Registrar Observaciones Documento Tiene como propósito observaciones sobre un documento generado en el SIM. (ver Imagen 6­ 85) Imagen 6­ 85 El usuario debe seleccionar los criterios de Búsqueda y hacer clic en el Botón Buscar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 84 10. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.

Hora Observación y el Texto de la Observación que se desea ingresar. para almacenar la información ingresada se debe hacer clic en el Botón Guardar. si se desean crear observaciones se debe presionar el Botón Crear. (ver Imagen 6­ 89) Imagen 6­ 89 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  69 .Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  A continuación se despliega la Lista de Resultados que muestra todos los documentos asociados. (ver Imagen 6­ 87) Imagen 6­ 87 A continuación se despliega una nueva pantalla denominada Lista de Observaciones por Documento que reúne la información asociada al Caso. (ver Imagen 6­ 88) Imagen 6­ 88 Se despliega un nuevo Formulario donde se debe ingresar la Fecha de Observación.

El IUS lo asigna automáticamente el sistema cuando recibe la información de los documentos de SIAF (es decir cuando los documentos o solicitudes pasan del primer al segundo grupo a través de la integración entre SIAF y SIM). se da la constancia de recibido y se le asigna un numero para ser identificado al interior de la entidad. (ver Imagen 6­ 91) Imagen 6­ 91 El usuario debe ingresar los Datos Básicos de la Solicitud como son Fecha de Recepción y Hora de Recepción. (ver Imagen 6­ 90) Imagen 6­ 90 10. Los responsables de la radicación son los funcionarios de la división de registro y control y correspondencia que a su vez para efectos del SIM tienen dos grupos: el primero que se relaciona con el SIAF (que es el sistema que maneja la recepción de documentos) y el segundo compuesto por las personas de los grupos sustanciadores que se relacionan con la valoración de la solicitud y la asignación de competencia. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  A continuación aparece un mensaje de confirmación. Origen de la Demanda de Servicio; si el Origen de la demanda de servicio es de oficio se deben completar los datos requeridos en el formulario. en el marco del SIM. y hacer clic en la opción Radicar Demanda de Servicio SIM. Para utilizar esta opción. El proceso de radicación se extiende desde el momento en que es recibida la solicitud hasta cuando es remitida a la dependencia que le dará trámite. (ver Imagen 6­ 92) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  70 .14 Radicar Demanda de Servicio SIM Se define como el procedimiento a través del cual se recibe un documento o una solicitud en la PGN. a continuación se debe oprimir el Botón Finalizar.1.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 92 En la pantalla aparece el mensaje de confirmación: “Realmente desea finalizar la tarea?”. (ver Imagen 6­ 93) Imagen 6­ 93 Si el origen de la demanda no es de oficio en la parte superior del formulario el usuario debe ingresar la información correspondiente a los Remitentes. Fuente. Medio de Ingreso. Entidad. Peticionario. si el usuario desea confirmar la decisión debe oprimir el Botón Aceptar. Número de oficio. Tipo de Demanda de Servicio. Referencia. (ver Imagen 6­ 94) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  71 .

(ver Imagen 6­ 96) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  72 . donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Persona ( Grupo.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 94 Para anexar los Remitentes el usuario debe oprimir el Botón Buscar Personas. Jurídica/Organizacional. Natural) y a continuación debe oprimir el Botón Buscar. (ver Imagen 6­ 95) Imagen 6­ 95 Se despliega una nueva pestaña Personas.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 96 A continuación se despliega la Lista de Resultados. (ver Imagen 6­ 97) Imagen 6­ 97 Si el usuario desea eliminar el Remitente seleccionado debe oprimir el Botón Quitar. (ver Imagen 6­ 98) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  73 . el usuario debe oprimir el ícono Agregar para seleccionar el Remitente del Caso.

donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Persona ( Grupo. (ver Imagen 6­ 101) Imagen 6­ 101 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  74 .Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 98 La información seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM. (ver Imagen 6­ 99) Imagen 6­ 99 Para anexar el Peticionario el usuario debe oprimir el Botón Buscar Peticionarios. (ver Imagen 6­ 100) Imagen 6­ 100 Se despliega una nueva pestaña Personas. Jurídica/Organizacional. Natural). y a continuación debe oprimir el Botón Buscar.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  A continuación se despliega la Lista de Resultados. (ver Imagen 6­ 105) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  75 . (ver Imagen 6­ 102) Imagen 6­ 102 Si el usuario desea eliminar el Peticionario seleccionado debe oprimir el Botón Quitar. (ver Imagen 6­ 103) Imagen 6­ 103 La información seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM. (ver Imagen 6­ 99) Imagen 6­ 104 Para anexar la Entidad el usuario debe oprimir el Botón Buscar Entidad. el usuario debe oprimir el ícono Agregar para seleccionar el Peticionario del Caso .

(ver Imagen 6­ 106) Imagen 6­ 106 A continuación se despliega la Lista de Resultados.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 105 Se despliega una nueva pestaña Entidades. donde el usuario debe seleccionar los Criterios de Búsqueda. (ver Imagen 6­ 102) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  76 . el usuario debe oprimir el ícono Agregar para seleccionar la Entidad correspondiente. y a continuación debe oprimir el Botón Buscar.

Departamento. Tipo de Demanda de Servicio. Municipio. (ver Imagen 6­ 103) Imagen 6­ 108 La información seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM. Número de Oficio. (ver Imagen 6­ 99) Imagen 6­ 109 En la parte inferior del formulario de debe complementar la información correspondiente al Medio de Ingreso.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 107 Si el usuario desea eliminar la Entidad seleccionada debe oprimir el Botón Quitar. Fuente. Cantidad de Anexos. Lugar de de la Solicitud indicando País. para concluir el usuario debe oprimir el Botón Finalizar. Referencia. Tipo de Anexos. Detalle de la Solicitud y el Tipo de Proceso Misional a Iniciar. (ver Imagen 6­ 110) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  77 .

el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos. (ver Imagen 6­ 112) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  78 .1. y hacer clic en la opción Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia. (ver Imagen 6­ 111) Imagen 6­ 111 10. si el usuario desea confirmar la decisión debe oprimir el Botón Aceptar. “Asignación de Funcionario”. Para utilizar esta opción.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 110 En la pantalla aparece el mensaje de confirmación: “Realmente desea finalizar la tarea?”. “Causales” o “Traslado de Competencias” para cualquier tarea de los casos o solicitudes que estén asignados a la dependencia de la cual es Jefe o a las que tienen como Dependencia Superior a la misma.15 Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia Permite que el jefe de una dependencia pueda iniciar un instrumento de tipo: “Prorroga o Suspensión”.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 112 El usuario debe seleccionar los Criterios de Búsqueda y a continuación debe hacer clic en el Botón Buscar. para seleccionar el funcionario el usuario debe oprimir el ícono Agregar. (ver Imagen 6­ 114) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  79 . (ver Imagen 6­ 113) Imagen 6­ 113 Se despliega la Lista de Resultados.

el usuario debe hacer clic en Aceptar para confirmar la decisión.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 114 El usuario debe complementar la información sobre el Tipo de Instrumento y el Nombre de Instrumento. a continuación debe oprimir el Botón Iniciar Instrumento. (ver Imagen 6­ 116) Imagen 6­ 116 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  80 . (ver Imagen 6­ 115) Imagen 6­ 115 En la pantalla aparece el mensaje de confirmación: “¿Confirma que desea iniciar el instrumento?” .

(ver Imagen 6­ 117) Imagen 6­ 117 Se despliega la Lista de Resultados. la cual se subdivide en Información Básica y contiene la información relacionada anteriormente. (ver Imagen 6­ 118) Imagen 6­ 118 Si el usuario desea eliminar el Servidor seleccionado debe hacer clic sobre el Botón Quitar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Se despliega una nueva pantalla Registrar Información Básica del Instrumento. (ver Imagen 6­ 119) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  81 . para seleccionar el Servidor el usuario debe hacer clic en el ícono Agregar. para ingresar el Funcionario Solicitante el usuario debe hacer clic en el Botón Buscar.

(ver Imagen 6­ 122) Imagen 6­ 122 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  82 . el usuario para confirmar su decisión debe hacer clic sobre el Botón Aceptar (ver Imagen 6­ 121) Imagen 6­ 121 El sistema muestra el mensaje: “La actualización de datos se hizo correctamente” . para concluir el usuario debe hacer clic en el Botón Finalizar. (ver Imagen 6­ 120) Imagen 6­ 120 El sistema muestra el mensaje de confirmación: “¿Confirma que desea continuar?”.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 119 La información del Servidor se ingresa al formulario Registrar Información Básica del Instrumento.

En el sistema procede a asignar de manera masiva el servidor público PGN responsable del trámite de cada solicitud. (ver Imagen 6­ 124) Imagen 6­ 124 Se despliega la Lista de Resultados de la cual el usuario selecciona los casos y/o solicitudes a repartir.1. con base en la información de la carga de trabajo de los servidores.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  10. el perfil del servidor y la clasificación de la solicitud. es decir asignar los titulares de las responsabilidades del trámite de los casos. Para concluir el usuario debe oprimir el Botón Finalizar. (ver Imagen 6­ 123) Imagen 6­ 123 En el formulario Reparto a Servidores el usuario debe seleccionar los criterios de Búsqueda indicando la Dependencia y el Servidor y después debe hacer clic en el Botón Buscar. (ver Imagen 6­ 125) Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  83 . los cuales provienen de la suma de las solicitudes y casos que tiene un servidor en el momento de ejecutar el programa de reparto.16 Reparto Masivo de Casos Acción orientada a determinar los servidores públicos PGN (perteneciente a una dependencia) que se harán cargo del asunto. así como la Dependencia del Reparto y el Grupo de Reparto asociado.

Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  Imagen 6­ 125 El sistema muestra el mensaje: “¿Confirma que desea continuar?”.1. y hacer clic en la opción Consulta de Radicaciones en SIAF. (ver Imagen 6­ 127) Imagen 6­ 127 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  84 . el usuario debe hacer clic sobre el Botón Aceptar. (ver Imagen 6­ 126) Imagen 6­ 126 10. el usuario debe acceder por el menú principal en Procesos → Común Procesos.17 Consulta de Radicaciones en SIAF Para utilizar esta opción.

el usuario debe hacer clic en el Botón Consultar.Manual de Usuario  SIM ­ Sistema de Información Misional  En el formulario que despliega el sistema. (ver Imagen 6­ 129). Imagen 6­ 129 Procuraduría General de la Nación  ­  Synapsis  85 . (ver Imagen 6­ 128) Imagen 6­ 128 El sistema muestra el mensaje de confirmación en la Lista de Trabajo.