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Unidad N°2.

El método Kaizen e Indicadores de Gestión
Actividad: Plan Kaizen
Nombre aprendiz:

EDISON DUEÑAS

Email:
Fecha:

06 DE ABRIL 2016

Descripción:
La actividad está compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre
el método Kaizen al interior de su empresa.
Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición, el análisis de las no
conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologías que implementadas
adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades
o dificultades en los procesos institucionales.
Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodología con miras a aplicarla en la empresa
donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos
institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:
1. Diseñe el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales más frecuentes en un proceso,
definiendo los siguientes parámetros:
Plan Kaizen
Fecha de planeación: O9 DE ENERO

Empresa: COMPENSAR
Proceso a mejorar: SERVICIO AL CLIENTE
Fecha de inicio: 01 DE ENERO 2016
Fecha de finalización: 15 DE JULIO 2016
Planteamiento del problema: En el laboratorio clínico Compensar, el cliente llega con su orden de exámenes de
laboratorio dados por su eps y es atendido por una recepcionista quien le da un turno para ser atendido por las
cajeras, cuando sea su turno este se dirige a la caja con su documento de identidad y su orden de exámenes
médicos, la persona encargada de la caja le hará un factura para recibir el dinero correspondiente al pago de la
prestación del servicio, y recibirá junto con la factura un sti8er con código de barras marcado con su n9mero de
identificación, y procederá a ingresar a la parte de toma de muestras del laboratorio, donde será atendido por un
profesional en el cargo el cual le hará una serie de preguntas para llenar un formato especial con sus principales
datos, que serán utilizados posteriormente para ingresar los datos en el formato de resultados además rectificara
nuevamente los exámenes ordenados para proceder con el proceso de toma de muestra y posterior análisis de la
misma , finalmente se le brindara al cliente todas las comodidades y seguridad en la toma de muestras y la privacidad
pertinente para cada procedimiento, los resultados serán entregado en un plazo máximo de /: horas dependiendo
dela urgencia de los mismo

Objetivo del plan Kaizen: lograr reducir el número de quejas por razones de demora en la prestación de servicios,
aumentando la eficiencia en la atención de los usuarios, disminuyendo la probabilidad de errores en la emisión de
resultados o tomas de muestras mejorando siempre la calidad en cada uno de los procedimientos
Líder del equipo Kaizen: Edison dueñas
Lista de miembros del equipo Kaizen:
Edison Dueñas: asesor

Cronograma para la ejecución del plan Kaizen
Actividad
Recursos necesarios
Responsable
Recepción del paciente
$ 500.000
Recepcionista
Pago de exámenes
$ 1.000.000
Auxiliar
Toma de Muestra y análisis de la
$ 8.000.000
Enfermera
muestra
Entrega oportuna de resultados
$ 2.000.000
Recepcionista

Fecha ejecución
20 de enero 2016
21 de enero 2016
21 de enero 2016
21 de enero 2016

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto
Entre los beneficios de implementar el plan de Kaizen está sin lugar a dudas el poder aumentar la productividad
de la empresa manteniendo altos estándares de calidad en la prestación de cada uno de los servicios,
disminuyendo reproceso y tiempos en la ejecución de procedimientos que ocasionan gastos adicionales. 5 su vez
mantener el orden de los clientes y Garantizar la seguridad y privacidad de los resultados obtenidos

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: Se cita a los encargados de la ejecución del método de Kaizen a
reuniones periódicas cada 15 días a partir de implantado el proceso con el fin de informar, evaluar y controlar cada
proceso buscando disminuir la probabilidad de errores y buscando la mejora continua del sistema de gestión de
calidad
Fecha de presentación final del plan: la presentación final de los resultados, análisis y conclusiones finales del
proceso serán presentadas a todo el personal encargado en 15 de julio del 2016

2. Identifique la medición del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecución:
Proceso: Atención al usuario en el laboratorio clínico Compensar
Líder del proceso:
Actividad

Indicador de gestión

Descripción

Responsable
del reporte

Meta

Recepción del paciente y Tiempo promedio de atención al
proceso de pago
usuario

Toma de muestras

Tiempo promedio de atención al
usuario

Lograr promediar
el tiempo normal
de atención
a
usuarios
Disminuir
tiempos
de
atención
de
usuarios
Recepcionista
identificando
posibles fallas ,
tiempos muertos
o reproceso
Atención
oportuna
y
efectiva brindando
al cliente calidad
y satisfacción por
el
servicio
prestado
Enfermera
Mejoramiento
tiempos
de
atención
oportuna
sin
desmejorar
la

65%

70%

Entrega de resultados

Tiempo promedio de entrega de
resultado de acuerdo
al
procedimiento

calidad
de
la
misma
Disminuir
el recepcionista
tiempo de entrega
de
resultados
manteniendo los
estándares
de
calidad exigidos

80%

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

El diseño estructurado y eficiente de un buen proceso mediante la aplicación de Kaizen, permite evidenciar los
errores en los procedimientos, procesos y actividades de una operación. Con esta identificación podemos
lograr corregir o rectificar los mismos alcanzando posteriormente celeridad en la ejecución de todos ellos y de
igual forma disminuir los tiempos de la operación.

La implementación del método de Kaizen deben ser llevado a cabo por personal capacitado que conozca muy
de cerca las metas, objetivos, misión, visión y política de la compañía, lo que puede garantizar el éxito en la
mejora continua de los procesos de una compañia.

Criterios de evaluación
Conoce la metodología de implementación del método kaizen.
Plantea indicadores de gestión para la medición de procesos o actividades.
Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.