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Gestión de Proyectos en Roxfarma.

PROYECTOS
Alcance

Introducción General a la Gestión de Proyectos
Pedro Herrera
Gerente de Planeamiento, Proyectos y Procesos

by PH

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Menos del 10% de las estrategias
formuladas logran ser ejecutadas
eficazmente.
Fortune. Revista estadounidense de negocios.

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Estrategia
Una estrategia es un plan por medio del cual la organización
busca alcanzar un objetivo determinado.

Proceso
Secuencia de actividades coordinadas que se realizan alternativa o
simultáneamente para lograr un objetivo determinado .
Proyecto
Conjunto temporal y organizado de tareas que crea un producto
o servicio único para lograr un objetivo determinado.

Estos fines son iguales? o al menos tienen la misma
orientación? Están alineados?
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En la gestión diaria, las empresas no
alinean ni sus procesos ni sus proyectos a
su estrategia.
La alineación de los procesos y proyectos no son los
únicos factores de éxito pero son factores que están
en nuestras manos.

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1.

Objetivos de la Presentación

Conocer la Gestión de Proyectos y su importancia en la
ejecución de la estrategia y de nuestras labores diarias.

2.

Tener el primer acercamiento a un Project Charter conociendo
sus secciones y contenido.

3.

Conocer la importancia de una PMO.

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Contenido

1. Introducción General a la Gestión de Proyectos
a. Situación actual.
b. El PMI y definiciones principales.
c. Procesos de la Gestión de Proyectos.

d. Áreas de Conocimiento.
e. La PMO (Project Management Office)

f. La PMO en Roxfarma.
g. El Rol de los líderes de Proyecto en Roxfarma.

2. El Acta de Nacimiento de un Proyecto (Project Charter).

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SITUACION ACTUAL

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Situación actual en Roxfarma…

• Se arrancan demasiados proyectos y se finalizan muy pocos.
• Los proyectos no terminan a tiempo casi siempre exceden ampliamente su
presupuesto.
• Las tareas de proyectos diferentes se cruzan y cada quien decide que tarea
priorizar perjudicando al proyecto postergado.
• Nuevos problemas siguen apareciendo en la empresa agobiando a
nuestros líderes quienes se encuentran continuamente en el rol de
bomberos.
• No hay suficiente tiempo para resolver todos los problemas que surgen.
• Siempre parecemos estar faltos de recursos, tiempo y presupuesto.
• Nuestros proyectos no están alineados con los objetivos estratégicos de la
empresa.
• Usamos MS Project para hacer el Gantt y al resultado le llamamos
“Proyecto”.
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Universidades de nuestro medio ya están dictando cursos de alto nivel en Gestión de
Proyectos…
UPC – Escuela de Postgrado.
Diplomado en Gerencia de Proyectos.

ESAN – Maestría.
Maestría en Project Management.

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GENERALIDADES

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PMI. Project Management Institute (USA).
Asociación sin fines de lucro, líder en la Industria de la Gestión de
Proyectos dedicada al progreso y fomento de su aplicación

efectiva a través de la práctica.
Fundada en 1969 en Pensilvania (USA). Actualmente está

presente en 172 países, con más de 420,000 miembros y
profesionales certificados, organizados en 250 Capítulos.

El instituto PMI es considerado líder mundial en mejores
prácticas de gestión de proyectos de cualquier tipo.

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PMI. Principales Objetivos
• Promover la dirección de proyectos como principal herramienta
para la ejecución de estrategias corporativas.

• Compartir la experiencia internacional a través del desarrollo de
profesionales.

• Desarrollar calidad en los recursos humanos para la dirección de
proyectos.

• Compartir conocimientos generalmente aceptados que dan
reconocimiento a la profesión.

• Consolidar estándares internacionales.
• Certificación de profesionales reconocidos a nivel mundial.

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PMBOK. Guía de Fundamentos para la Gestión de Proyectos.
Documento formal que describe normas, métodos, procesos y
prácticas establecidas.

Proporciona pautas para la dirección de proyectos. Define la
dirección de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe

el ciclo de vida de la dirección de proyectos y los procesos
conexos.
PMI recopiló información de profesionales experimentados en la gestión de
proyectos, la organizó y la ordenó y creó el PMBOK* como un compendio
organizado de procesos y áreas de conocimiento que constituyen las Buenas
Prácticas de la Gestión de Proyectos.

* PMBOK = Project Management Body Of Knowledgement.
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Definición de Proyecto.

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único.
Temporal: Principio y final definidos

.

El final se alcanza cuando:

Se logran los objetivos del proyecto.

Se cancela el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán.

Ya no existe la necesidad que dió origen al proyecto.

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La Gestión de Proyectos.
Aplicación de Conocimientos, Habilidades, Herramientas y
Técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los 42
procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente en
5 grupos de procesos .

Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos deban aplicarse
siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto
determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto,
siempre tiene la responsabilidad de determinar cuales son los procesos
apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.

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La Oficina de Gestión de Proyectos.
Una oficina de dirección de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una
organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección
centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su
jurisdicción. Las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden
abarcar desde proveer funciones de apoyo para la dirección de proyectos hasta la
responsabilidad de dirigir proyectos directamente.

Los proyectos a los que esta oficina brinda apoyo o dirige pueden no estar
relacionados, salvo por el hecho de ser dirigidos en conjunto. La forma, función y
estructura específicas de una oficina de dirección de proyectos dependen de las
necesidades de la organización que ésta apoya.

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La Oficina de Gestión de Proyectos.
• Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de
dirección de proyectos;
• Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y normas para la dirección
de proyectos;
• Instruir, orientar, capacitar y supervisar;
• Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la
dirección de proyectos mediante auditorías del proyecto;
• Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación
compartida del proyecto (activos de los procesos de la organización), y
• Coordinar la comunicación entre proyectos.

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PROCESOS Y CONOCIMIENTOS

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Procesos de la Gestión de Proyectos.
Conjunto de fases del proyecto, generalmente secuenciales y en
ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan

por las necesidades de gestión y control de la organización que
participa en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su

área de aplicación.

Inicio

Planificación

Ejecución

Monitoreo y
Control

Cierre

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Areas de Conocimiento.
Gestión de la Integración del Proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto

Gestión del Tiempo del Proyecto

Gestión de los Costos del Proyecto

Gestión de la Calidad del Proyecto

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
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Relación entre Procesos y Areas de Conocimiento

AREAS DE CONOCIMIENTO

F A S E S (Grupos de Procesos)

1

Gestión de la Integración

2

Gestión del Alcance

3

Gestión del Tiempo

4

Gestión de los Costos

5

Gestión de la Calidad

6
7

Gestión de los Recursos
Humanos
Gestión de las
Comunicaciones

Monitoreo y
Control

Iniciación

Planificación

Ejecución

1*

1*
3*
5*
2*
1*

1*

1*

3*
2*

1*
1*

1*

1*

1*

8

Gestión de los Riesgos

1*
5*

9

Gestión de las
Adquisiciones

1*

1*

2*
2*
1*
1*
1*

Cierre

1*

1*

* Cantidad de Procesos por cada área de conocimiento.
En total son 42 procesos.
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Matriz de Grupo de Procesos vs. Área de conocimiento – PMBOK® 2008

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GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento

Grupo de Procesos
de Iniciación

Grupo de Procesos de
Planificación

Grupo de Procesos de
Ejecución

Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
Dar seguimiento y
controlar el trabajo del
proyecto

Grupo de Procesos
de Cierre

Gestión de la
Integración del
Proyecto

Desarrollar el acta de
constitución del proyecto

Desarrollar el plan para la dirección del
proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución
del proyecto

Recopilar requisitos
Definir el alcance
• Crear EDT

Gestión del
Alcance del
Proyecto

Cerrar proyecto o fase

Realizar Control
integrado de cambios

Verificar el alcance
• Controlar el alcance

Definir las actividades
Secuenciar las actividades
• Estimar los recursos de las actividades
• Estimar la duración de las actividades
• Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

Estimar los costos
Determinar el presupuesto de costos

Controlar los costos

Gestión de la
Calidad del
Proyecto

Planificar la calidad

Gestión de los
RR.HH del
Proyecto

Planificar los RR.HH

Planificar las comunicaciones

Gestión del
Tiempo del
Proyecto

Gestión de
Costos del
Proyecto

Gestión de las
comunicaciones
del Proyecto

Realizar el aseguramiento de
calidad

Realizar Control de
calidad

Adquirir el equipo del proyecto
el equipo del proyecto
• Dirigir el equipo del proyecto

•Desarrollar

Distribuir la información
Gestionar las expectativas de los
interesados

•Identificar

interesados

Informar el desempeño

Planificar la gestión de riesgos
Identificar los riesgos
• Realizar Análisis cualitativo de riesgos
• Realizar Análisis cuantitativo de riesgos
• Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de los
riesgos del
Proyecto

Gestión de las
adquisiciones del
Proyecto

Planificar las adquisiciones

Dar seguimiento y
controlar los riesgos

Efectuar adquisiciones

Administrar las
adquisiciones

Cerrar las
adquisiciones

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D E TA L L E S D E L A G E S T I O N

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FASE 1. Iniciación
1. Gestión de la Integración
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Consiste en desarrollar un documento que
autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que
satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
7. Gestión de las Comunicaciones
Identificar a los Interesados. Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones
impactadas por el proyecto, y documentar información relevante relativa a sus intereses,
participación e impacto en el éxito del mismo.

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FASE 2. Planificación (1 de 3)
1. Gestión de la Integración
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. Consiste en documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
2. Gestión del Alcance
Recopilar Requisitos. Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de
cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el Alcance. Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
Crear la EDT*. Consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes
más pequeños y más fáciles de manejar.
3. Gestión del Tiempo
Definir las Actividades. Consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para
elaborar los entregables del proyecto.
Secuenciar las Actividades. Consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las
actividades del proyecto.
Estimar los Recursos de las Actividades. Consiste en estimar el tipo y cantidad de materiales,
personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
Estimar la Duración de las Actividades. Consiste en establecer aproximadamente la cantidad de
períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.
Desarrollar el Cronograma. Consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duración, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.
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FASE 2. Planificación (2 de 3)
4. Gestión de los Costos
Estimar los Costos. Consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto. Consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
5. Gestión de la Calidad
Planificar la Calidad. Se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el
producto, documentando la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los
mismos.
6. Gestión de los Recursos Humanos
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos. Se identifican y documentan los roles dentro de un
proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se
crea el plan para la dirección de personal.
7. Gestión de las Comunicaciones
Planificar las Comunicaciones. Determinar las necesidades de información de los interesados en el
proyecto y definir cómo abordar las comunicaciones con ellos.

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FASE 2. Planificación (3 de 3)
8. Gestión de los Riesgos
Planificar la Gestión de Riesgos. Se define cómo realizar las actividades de gestión de los riesgos
para un proyecto.
Identificar los Riesgos. Se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan
sus características.
Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. Consiste en priorizar los riesgos para realizar otros
análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el
impacto de dichos riesgos.
Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. Consiste en analizar numéricamente el efecto de los
riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.
Planificar la Respuesta a los Riesgos. Se desarrollan opciones y acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
9. Gestión de las Comunicaciones
Planificar las Adquisiciones. Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando
la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.

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FASE 3. Ejecución (1 de 2)
1. Gestión de la Integración
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. Consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan
para la dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
5. Gestión de la Calidad
Realizar el Aseguramiento de Calidad. Consiste en auditar los requisitos de calidad y los
resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de
calidad apropiadas y las definiciones operacionales.
6. Gestión de los Recursos Humanos
Adquirir el Equipo del Proyecto. Se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el
equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto. Consiste en mejorar las competencias, la interacción de los
miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del
proyecto.
Dirigir el Equipo del Proyecto. Consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del
equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar
el desempeño del proyecto.

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FASE 3. Ejecución (2 de 2)
7. Gestión de las Comunicaciones
Distribuir la Información. Poner la información relevante a disposición de los interesados en el
proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
Gestionar las Expectativas de los Interesados. Comunicarse y trabajar en conjunto con los
interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.
9. Gestión de las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones. Obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y
adjudicar un contrato.

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FASE 4. Monitoreo y Control (1 de 2)
1. Gestión de la Integración
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. Consiste en monitorear, revisar y regular el
avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan.
Realizar el Control Integrado de Cambios. Consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, y en
aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la
organización, en los documentos del proyecto y en el plan para la dirección del proyecto.
2. Gestión del Alcance
Verificar el Alcance. Consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se
han completado.
Controlar el Alcance. Consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y
en gestionar cambios a la línea base del alcance.
3. Gestión del Tiempo
Controlar el Cronograma. Se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del
mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.
4. Gestión de los Costos
Controlar los Costos. Consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

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FASE 4. Monitoreo y Control (2 de 2)
5. Gestión de la Calidad
Realizar el Control de Calidad. Se monitorean y registran los resultados de la ejecución de
actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar cambios
necesarios.
7. Gestión de las Comunicaciones
Informar el Desempeño. Recopilación y distribución de la información sobre el desempeño,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
8. Gestión de los Riesgos
Monitorear y Controlar los Riesgos. Se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean
los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se
evalúa la efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto.
9. Gestión de las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones. Gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución
de los contratos, y efectuar cambios y correcciones según sea necesario.

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FASE 4. Cierre
1. Gestión de la Integración
Cerrar Proyecto o Fase.
9. Gestión de las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones. Completar cada adquisición para el proyecto.

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I M P O R TA N C I A E N R OX FA R M A

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Sin embargo…
La Gestión de Proyectos como disciplina no solo aporta valor a los
proyectos grandes o formales.

Podemos usar los Conocimientos,
Habilidades, Herramientas y Técnicas que nos
proporciona PMBOK en nuestro trabajo
diario, en nuestros planes de trabajo.

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Gestión de Proyectos
De qué se trata la Gestión de Proyectos?
Alcance
La Gestión de Proyectos es la
disciplina de organizar y administrar
recursos de manera tal que podamos
culminar todo el trabajo requerido

Calidad

dentro del alcance, el tiempo, y

costos “predefinidos”.

Tiempo

Costos

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Gestión de Proyectos
De qué proyectos estamos hablando?
Ejecución de la Estrategia
1 …
2 …

3 …

Ejecución de la Estrategia
1 …

Implementación de
Iniciativas.

2 …

3 …

Mejora de Procesos
1 …

2 …
3 …

Implementación de
Recursos.

Proyectos de Nivel Táctico
1 …

Implementación de
Habilitadores

2 …

Planes de Trabajo.

3 …

(dashboards)

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Gestión de Proyectos
Qué otros beneficios se van a obtener?

• Orientación de Proyectos a la Estrategia.
• Visibilidad de la Ejecución de Proyectos.
• Reducción de Costos por Planificación deficiente.
• La organización incorpora Buenas Prácticas de Gestión de
Proyectos como parte de su funcionamiento habitual.

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Gerencia de Planeamiento, Proyectos y Procesos.
Octubre 2012.

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