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MÓDULO DE GESTIÓN DE

CORRESPONDENCIA ALFRESCO ECM
Quienes somos
Radar Información y
Conocimiento
Es una empresa dedicada a la
consultoría empresarial,
asesoría y capacitación en
gestión de información,
documentación y Gestión del
Conocimiento;
a
la
investigación, implementación y
desarrollo de software para la
administración de información y
documentación en entidades del
sector público y privado en
Colombia y el Área Andina.

Algunos de Nuestros
Clientes

OFERTA DE VALOR
La Investigación, Desarrollo e
Innovación I+D+I son pilares
estratégicos de Radar, esto
garantiza el cumplimiento de
estándares internacionales y las
mejores prácticas en el manejo
de información y conocimiento.
I S O 154 8 9 : 2 0 0 6 Información y Documentación:
Gestión de Documentos.
‣ ISO 23081 - Metadatos para
la Gestión de Documentos
‣ ISO 27001 - Sistemas de
Gestión de Seguridad de la
Información.

ISO 30300 - Sistemas de
Gestión para los Documentos.
‣ ISO 26122 - Análisis de
Procesos de Trabajo para la
Gestión de Documentos.

Líneas de Negocio
‣ Información y Conocimiento
‣ Mejoramiento y calidad
‣ Gestión Tecnológica
‣ Gestión de la innovación

en el ámbito electrónico como en soporte papel.correspondencia La gestión de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones dados los ahorros de recursos y tiempos que genera la adecuada gestión de la información y documentación de manera electrónica y centralizada. comunicaciones oficiales. la centralización del proceso de radicación de correspondencia.Contexto Gestión de Comunicaciones oficiales . flujos de trabajo. garantizamos la apropiación de conceptos y tecnologías por parte de los equipos de trabajo de la organización. y automaticen los procesos de registro y toma de decisiones sin descuidar el cumplimiento de la normatividad legal y las mejores prácticas en gestión y seguridad de la información de tal manera que se garantice la continuidad del negocio. derechos de petición. Mediante sesiones de sensibilización y actividades de Gestión del Cambio. Tecnologías de Información Implementamos las tecnologías que resuelvan las necesidades de información de las organizaciones. Nuestra metodología de implementación de tecnologías involucra los siguientes componentes: Talento Humano El componente más importante de los procesos de implementación de cambios organizacionales y de implementación de tecnologías. etc. definimos y socializamos procedimientos para realizar las actividades propias de la gestión de documentos para cada equipo de trabajo. salida e interna y la posibilidad de diferenciar los descriptores (metadatos) para el registro de los diferentes tipos de documentos (facturas. Normalización de Procesos Reglas de trabajo y acción claras facilitan la evaluación y mejora continua de los procesos asociados con la gestión de los documentos. el registro de las comunicaciones de entrada. La gestión de comunicaciones oficiales y correspondencia es una de las principales dificultades de la gestión de documentos en las organizaciones. .

E.Gerente Financiera Vatia S.Director de Tecnologías OPAIN SA La implementación de ORFEO en OPAIN permitió la centralización de la memoria documental del proyecto y de la compañía y evidenciar responsabilidades contractuales que no se habían identificado por los equipos de trabajo. Considero que el Sistema nos ha ayudado a mejorar el control de la documentación.Centro de Documentación Personería Mpal. Escalabilidad: El sistema Alfresco ECM permite implementar de manera escalonada cada funcionalidad. podemos hacer seguimiento a los trámites de cada documento dentro de la compañía.. Ruben Darío Barrera Díaz . Cali Recibimos un apoyo muy valioso por parte de Radar en la actualización de nuestras Tablas de Retención Documental. desarrollando cultura organizacional. creciendo y expandiéndose según las necesidades reales de los usuarios.Rector Corporación Universal Los Andes El Sistema y la metodología con la que se implementó el sistema KnowledgeTree nos permitió implementar la NTC 5555 y conseguir nuestra Certificación en Calidad ISO 9001/2008. de los instrumentos archivísticos desarrollados. Ruben Darío Narvaez . Otros Sistemas que implementamos Beneficios Los siguientes son algunos de los beneficios que se pueden obtener implementando el módulo de gestión de correspondencia: 1. notificación a los responsables y establecimiento de reglas de negocio y tiempos de respuesta. . su trámite y gestión hasta la disposición o preservación. Automatización de procesos documentales: El sistema permite la automatización de procesos mediante el movimiento de los documentos a través de las diferentes carpetas o dependencias involucradas.A. 4.P. 2. Mayk Ayala . Administración del ciclo vital del documento: Alfresco permite la gestión integral de la documentación a lo largo del ciclo vital del documento desde su producción e incorporación.S. Centralizar el proceso de correspondencia: La implementación del Módulo de gestión de correspondencia permite centralizar y controlar la entrada y salida de documentos. por cada tipo documental. dependiendo de la madurez de los procesos de cada organización. 5. 3. proceso que fortaleció la implementación de ORFEO en la Personería. Personalización de campos de descripción (Metadatos): Definir campos de descripción garantiza la recuperación eficiente y la adecuada gestión de los documentos. etc.Testimonios Los siguientes son testimonios de algunos de nuestros clientes sobre nuestros servicios Yolima Escobar .

reporte con listados de documentos por rango de fecha. Las siguientes son las características del módulo de gestión de correspondencia: • • • • • • • • • Sistema 100% Web Metadatos personalizados Vinculación de documentos (padre. correos electrónicos. sufijos extensión de caracteres. Diligenciamiento automático de datos (nombres de remitentes o destinatarios recurrentes. etc. Procesador Se recomienda procesador de cuatro cores 2.) Distribución de documentos a través de flujos de trabajo personalizados para la distribución de documentos y notificaciones. Almacenamiento Depende de la cantidad de documentos anexos que se definan para cada cliente 4. hijo. teléfonos. prefijos. alfanumérico. Servidor de Aplicaciones Web Apache Tomcat 5. direcciones. Otras funcionalidades de Alfresco ECM • • • • • • Control de versiones Flujos de trabajo avanzados Gestión de contenidos (Wiki. foro) Publicación automática en redes sociales Edición de documentos en línea con Google Drive Conversión de documentos a PDF/A en flujos de trabajo 1.5 Ghz o superior 2. Memoria Ram Se recomienda una memoria Ram de 6 Gb 3. Modalidad del Servicio En infraestructura del cliente o en nuestros servidores . etc. anexo).).Requerimientos tecnológicos: La siguiente es la configuración de Hardware recomendada para el módulo de correspondencia (hasta 100 usuarios) Descripción del Módulo El módulo de gestión de correspondencia permite el registro centralizado de la documentación de las organizaciones asignando un consecutivo único para cada documento. dependencia destinataria o remitente. Tipos de radicación definidos por el usuario Número de radicado personalizado (numérico. Personalización de etiquetas. información impresa y configuración de tamaño. Planillas de entrega. blog. Servidor de Base de datos PostgreSQL 6.

Ambalá
 57 + 3185270234 .vimeo.Valle Calle 20N No 3 N . Bogotá D.C.571 + 3202152 Cali .com/radarik Visítanos. www..37 Casa G Barrio Teusaquillo .com.Forma parte de www.co 
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