PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO EN GESTIN DE PROYECTOS PMBOK

Agenda

Objetivos de la sesin
Conceptos

Repaso Sesin Anterior

Captulo V: PMBOK: Gestin de Alcance
Preguntas Tipo Examen Certificacin

Conclusiones y Recomendaciones
2

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

5. Gestin del Alcance del Proyecto

5.1 Planificar la Gestin del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Objetivos de la Sesin:

Conocer la importancia de la gestin del

alcance del proyecto

Identificar la diferencia entre el alcance del

producto y el alcance del proyecto

Identificar los procesos de gestin de alcance

y conocer el detalle de cada uno

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

El alcance

Alcance del proyecto vs. Alcance del

producto

El alcance del producto se refiere a las

caractersticas y funciones del producto o
servicio. Por ejemplo, queremos producir una
computadora porttil que pese menos de 500
gramos, con 1000 Tbyte de disco, 40 Tbyte de
memoria y batera con autonoma para un ao.
Por su parte, el alcance del proyecto consiste
en definir todos los procesos y el trabajo
necesario para que el producto sea provisto
con todas las caractersticas y funciones
requeridas. Por ejemplo, definir todo el trabajo
y los procesos para tener esa computadora en
tiempo y forma.
6

reas de
Conocimiento

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin

Gestin de
Integracin

Desarrollar
el Acta de
Constitucin
del Proyecto

Planificacin
Desarrollar el Plan para la
Direccin del Proyecto

Ejecucin
Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto

Seguimiento y
Control
Monitorear y
controlar el trabajo
del proyecto
Realizar el control
integrado de
cambios

Gestin de
Alcance

Planificar la Gestin del

Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el alcance
Crear el EDT

Validar el alcance
Controlar el
alcance

Gestin de
Tiempo

Planificar la Gestin del

Cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las
actividades
Estimar la duracin de las
actividades
Desarrollar el cronograma

Controlar el
cronograma

Gestin de
Costos

Planificar la Gestin de los

Costos
Estimar los costos
Determinar el presupuesto

Controlar los
costos

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Cierre
Cerrar el
proyecto o
fase

5. Gestin del Alcance del Proyecto

Incluye los procesos necesarios para garantizar
que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y
slo el trabajo requerido, para completarlo con
xito
Alcance del Producto: Propiedades y funciones
que caracterizan a un producto, servicio o
resultado.
Alcance del Proyecto: Trabajo que se necesita
realizar para entregar un producto, servicio o
resultado con las propiedades y funciones
especificadas.

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Expectativas
El equipo de gestin del
proyecto traduce las
expectativas en requisitos

Cliente
El equipo de proyecto define
los entregables necesarios para
cumplir con los requisitos

Requisitos

Entregables

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.1 Planificar la Gestin del Alcance

Es el proceso de crear un plan de gestin del alcance
que documenta cmo se definir el alcance del
proyecto, validado y controlado.
La principal ventaja de este proceso es que
proporciona orientacin y direccin en la forma en
que se gestiona el alcance en todo el proyecto.
El plan de gestin del alcance es un componente del
plan de gestin del proyecto o programa que
describe cmo se define el mbito de aplicacin, se
desarrolla, supervisa, controla y verifica.
Este plan ayuda a reducir el riesgo de corrupcin del
alcance del proyecto.

Si no lo planificas, no lo podrs hacer!

10

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.1 Mapa del proceso

Plan de Direccin
del Proyecto

Juicio de
expertos

Acta de
Constitucin del
Proyecto

Reuniones

Plan de Gestin
del Alcance

Factores
Ambientales de la
Empresa

Plan de Gestin de
Requerimientos

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

11

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.1 Salidas
Plan de Gestin del Alcance
El plan de gestin del alcance es un documento donde se
definen los procedimientos que se llevarn a cabo para:

Preparar el enunciado o declaracin del alcance

Crear y aprobar la EDT
Realizar la verificacin del alcance
Procesar y aprobar los cambios en el alcance

Plan de Gestin de Requerimientos

El plan de gestin de requisitos es un componente del plan de
gestin del proyecto que describe cmo se analizarn los
requisitos, documentados, y administrados.
Cmo se documentarn e informarn los requisitos?; Cmo
ser el proceso de monitoreo y control de los requisitos?,
Quines y cmo realizarn cambios en los requisitos?, Cmo se
priorizarn los requisitos?

12

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Recopilar Requisitos

Proceso que consiste en definir y documentar las

necesidades de los interesados para lograr los
objetivos del proyecto.
El xito del proyecto depende directamente del
cuidado que se tenga en obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del producto.
Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y
expectativas cuantificadas y documentadas del
patrocinador, del cliente y de otros interesados.

13

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Mapa del proceso

Plan de Gestin
del Alcance

Entrevistas

Grupos de
Opinin

Talleres
Facilitados

Tcnicas
grupales de
creatividad

Tcnicas grupales de
toma de decisiones

Plan de Gestin
de
Requerimientos
Plan de Gestin
de Interesados

Acta de
Constitucin del
Proyecto

Cuestionarios y Observaciones
encuestas
Anlisis de
Documento
s

Prototipos

Benchmarking

Diagramas
de contexto

Documentacin
de Requisitos

Matriz de
Rastreabilidad de
Requisitos

Registro de
Interesados

14

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Entradas

Plan de Gestin de Interesados

Se utiliza para comprender las necesidades de comunicacin y

el nivel de participacin de los interesados, a fin de evaluar y
adaptar su participacin en las actividades de los requisitos.

Registro de Interesados

El registro de interesados se utiliza para identificar a los

interesados que pueden proporcionar informacin sobre los
requisitos.
El registro de interesados tambin captura las principales
necesidades y expectativas de los principales grupos de inters
puede tener para el proyecto.

15

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Herramientas y Tcnicas

Entrevistas

Se obtiene informacin de los interesados a travs de un

dilogo directo
Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontneas
y registrando las respuestas
Puede ayudar a identificar y definir las caractersticas y
funciones de los entregables esperados del proyecto

Grupos de Opinin

Renen a los interesados y expertos para conocer su

expectativas con respecto al producto o resultado
propuesto
Un moderador gua al grupo a travs de un discusin
interactiva diseada para ser ms conversacional que una
entrevista individual

16

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Herramientas y Tcnicas

Talleres Facilitados

Sesiones donde se rene a los interesados

interfuncionales clave para definir los requisitos del
producto
Tcnica primordial para definir rpidamente los requisitos
de funcionalidad compartida y conciliar las diferencias
entre los interesados
Permite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y
mejorar las comunicaciones entre los interesados
Dependiendo de la industria se denominan:

Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint

Application Development)
Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality Function
Deployment)
Cliente: Opinin del cliente (Voice of Client VOC)

17

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Herramientas y Tcnicas

Tcnicas grupales de creatividad

Lluvia de ideas
Tcnicas de grupo nominal

Proceso de votacin Jerarquizar

Mapa Conceptual/Mental

Se clasifican en un esquema nico

para reflejar los puntos en comn y
las diferencias de entendimiento

Diagrama de afinidad

Clasificacin de un grupo de ideas

para su revisin y anlisis

Anlisis de decisin multicriterio

18

Una tcnica que utiliza una matriz de

decisin para proporcionar un enfoque
analtico sistemtico para el
establecimiento de criterios, como el
nivel de riesgo, la incertidumbre y la
valoracin, para evaluar y clasificar
muchas ideas.

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Herramientas y Tcnicas

Tcnicas grupales de toma de decisiones

Proceso de evaluacin de mltiples alternativas con

relacin a un resultado esperado, en forma de acuerdo
para acciones futuras
Utilizadas para clasificar y dar prioridades a los requisitos
del producto
Los mtodos para llegar a una decisin:

Unanimidad
Mayora
Pluralidad
Dictadura

19

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Herramientas y Tcnicas

20

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Herramientas y Tcnicas

Prototipos

Mtodo para obtener retroalimentacin rpida de los

requisitos, generando un modelo operativo del producto
esperado antes de construirlo realmente.
Permiten a los interesados experimentar con un modelo
de su producto final
Sustentan el concepto de elaboracin gradual debido a
que se usan en ciclos iterativos para construir maquetas
modelos.
Estudios comparativos (benchmarking): comparar los
resultados o planes de nuestra empresa contra otras
empresas del mercado.
Diagramas de contexto: grfico que representa los
interesados fuera del sistema y su interrelacin con el
mismo.

21

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Ejemplo Diagrama de Contexto

22

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

23

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

24

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.2 Salidas

Documentacin de Requisitos

Describe cmo satisfacer las necesidades individuales de

la necesidad de la empresa para el proyecto.
Los requisitos pueden empezar en un nivel alto y ser
progresivamente ms detallada informacin sobre los
requisitos que se conoce. Antes de formar la lnea base,
los requisitos deben ser claros (medibles y
comprobables), rastreables, completos, coherentes y
aceptables para los interesados clave.

Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

Es una red que vincula los requisitos del producto desde

su origen hasta que los productos que las satisfagan. La
aplicacin de una matriz de trazabilidad requisitos
contribuye a garantizar que cada requisito agrega valor
para el negocio mediante la vinculacin a los objetivos de
la empresa y del proyecto.

25

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

26

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Pregunta tipo examen PMP

Durante una reunin del equipo del proyecto, un miembro del
equipo sugiere una mejora para el alcance que va ms all del
alcance del acta de constitucin del proyecto. El director del
proyecto seala que el equipo necesita concentrarse en finalizar
todo el trabajo y slo el trabajo solicitado. Este es un ejemplo de:

a)
b)
c)
d)

Proceso de gestin de los cambios.

Gestin del alcance.
Anlisis de calidad.
Desglose del alcance.

27

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.3 Definir el Alcance

Proceso que consiste en desarrollar

una descripcin detallada del
proyecto y del producto.
Preparar el enunciado detallado del
alcance del proyecto es fundamental
para su xito.
Durante el proceso de planificacin,
el alcance del proyecto se define y se
analizan los riesgos, supuestos y
restricciones existentes.

28

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 El enunciado del alcance del proyecto se

elabora a partir de:
Entregables principales

Enunciado del
Alcance del
Proyecto

Supuestos

Restricciones

29

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.3 Mapa del proceso

Plan de Gestin
del Alcance

Juicio de
expertos

Generacin
Anlisis del de
producto
alternativas

Talleres
Facilitados

Acta de
Constitucin del
Proyecto

Enunciado del
alcance del
proyecto

Documentacin
de Requisitos

ACTUALIZACIONE
S

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Documento
s del
Proyecto

30

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.3 Herramientas y Tcnicas

Anlisis del
producto

31

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.3 Herramientas y Tcnicas

32

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.3 Salidas
PROYECTO

Enunciado del
alcance del proyecto

Supuestos del
proyecto
Entregables
del proyecto

PRODUCTO

Descripcin del
alcance del
producto
Criterios de
aceptacin
del producto

Restricciones
del proyecto

Exclusiones del
proyecto

33

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Definir el alcance

34

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

35

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Un caso real Lecciones Aprendidas de Definicin del Alcance

Descripcin del caso: Un banco en el Per.
Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos de
Tecnologa realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.

Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI

2007
36
PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Un caso real Lecciones Aprendidas

Descripcin del caso: Un banco en el Per

Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos de
Tecnologa realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.

37

PMI, PMBOK
y PMP
una marca
registrada
del2007
Project Management Institute, Inc.
Fuente: Congreso
Nacional
deson
Gerencia
de Proyectos
PMI

Un caso real Lecciones Aprendidas

Lecciones aprendidas: Definiciones Iniciales

Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos PMI 2007

38

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Pregunta tipo examen PMP

Cada vez que finaliza un entregable del proyecto, formaliza la
aceptacin con el cliente y patrocinador. Qu herramienta ser de
MAYOR utilidad para esta aceptacin de los entregables?
a)
b)
c)
d)

UTP - FIIS

Observacin.
Anlisis de la variacin.
Juicio de expertos.
Inspeccin.

39

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

TC08

 5.4 Crear EDT

Proceso que consiste en subdividir los entregables

del proyecto y el trabajo del proyecto en
componentes ms pequeos y manejables.
La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS),
es una descomposicin jerrquica, basada en
entregables del trabajo que debe ejecutar el
equipo del proyecto.
La EDT organiza y define el alcance total del
proyecto y representa el trabajo especificado en el
enunciado del alcance del proyecto aprobado y
vigente.
WBS = Work Breakdown Structure

40

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

El trabajo planificado est contenido en el nivel ms bajo de los componentes

de la EDT, denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado,
controlado y su costo puede ser estimado
A cada componente de la EDT
incluidos los paquetes de trabajo se
les asigna una cuenta de control.
Por lo general, muchas organizaciones
cometen el error de saltearse este
proceso al momento de planificar sus
proyectos. En su lugar, comienzan a
descomponer el proyecto a nivel de
tareas y esto no favorece para un
proyecto exitoso.

41

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

La EDT
Descomposicin
jerrquica

Est orientado hacia

los entregables

Es una representacin del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para
lograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. En la EDT
no se incluyen tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo.
Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo de
cada sector de la EDT y es el punto en el que el costo y el
cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma fiable.
El nivel de detalle para los paquetes de trabajo variar segn
el tamao y la complejidad del proyecto.

Entregables que no estn en la

EDT, estn fuera del Alcance
del proyecto

 5.4 Mapa del proceso

Plan de Gestin
del Alcance

Descomposicin
Enunciado del
alcance del
proyecto

Juicio de
expertos

Documentacin
de Requisitos

Lnea Base del

Alcance

ACTUALIZACIONE
S

Factores
Ambientales de la
Empresa
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Documento
s del
Proyecto

43

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.4 Herramientas y Tcnicas

Descomposicin

Es la subdivisin del proyecto en componentes ms

pequeos y manejables.
Se divide hasta que el trabajo y entregables definidos a
nivel de Paquetes de Trabajo
El nivel de paquetes de trabajo es el nivel ms bajo de la
EDT y aqu el costo y duracin de las actividades puede
estimarse

El todo

Las partes

44

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.4 Salidas
El enunciado del alcance del proyecto, as
como su EDT y el diccionario de la EDT, una
vez aprobados constituyen la Lnea Base del
alcance del proyecto.

Declaracin del alcance

del proyecto

Lnea base del

alcance

EDT

Diccionario de la EDT

La lnea base del alcance puede cambiarse slo a travs

de los procedimientos de control de cambios formales
y que se utiliza como base para la comparacin.

45

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

EDT

 5.4 Salidas
Personal

Estimaciones

Lista de actividades

Cronograma
Control del Proyecto

EDT
Presupuesto
Diagrama de red

Gestin de Riesgos

46

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

La EDT es un elemento clave que conecta al proyecto!

GERENCIA DE PROYECTOS

EDT
COSTO

ALCANCE
CRONOGRAMA

47

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Ejemplo de EDT

Ejemplo de
EDT para
Sistema de
aeronave
militar

 5.4 Salidas

49

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Pregunta tipo examen PMP

La estructura de desglose de trabajo puede considerarse MEJOR
como una ayuda efectiva para las comunicaciones del _________
a)
b)
c)
d)

Equipo
Director de proyecto
Cliente
Interesado

51

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.5 Validar el Alcance

Es el proceso que formaliza la aceptacin de los

entregables del proyecto que se han completado.
Incluye revisar los entregables con el cliente o
patrocinador para asegurarse que se han
completado satisfactoriamente y obtener su
aceptacin formal.
Por lo general el control de calidad se lleva a cabo
antes de la verificacin del alcance, sin embargo
ambos pueden ejecutarse en paralelo.

52

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.5 Mapa del proceso

Entregables
aceptados

Plan de Direccin
del Proyecto
Inspeccin
Documentacin
de Requisitos

Tcnicas grupales
de toma de
decisiones

Solicitudes
de Cambio

Informacin
sobre el
desempeo
del trabajo

Matriz de
Rastreabilidad de
Requisitos
ACTUALIZACIONE
S
Entregables
Verificados

Documento
s del
Proyecto

Datos del
desempeo de
trabajo

53

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.5 Entradas

Entregables Verificados.- Son los resultados del

proyecto que se han completado y verificado su correccin

a travs del proceso de Control de Calidad.
Datos de desempeo del trabajo: Grado de
cumplimiento del entregable en relacin a la mtricas de
calidad, cantidad y severidad de no conformidades, etc.

54

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.5 Herramientas y Tcnicas

La inspeccin incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para
determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los
criterios de aceptacin del producto.

55

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.6 Controlar el Alcance

Proceso que monitorea el estado del alcance del

proyecto y el producto y gestiona cambios a la Lnea
Base del Alcance.
Asegura que todos los cambios solicitados o las
acciones preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a travs Realizar el control integrado de
cambios.
Tambin se utiliza para gestionar los cambios reales
cuando suceden y se integra a los otros procesos de
control
Los cambios no controlados se denominan
Corrupcin del Alcance

56

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Recordar!

A diferencia de validar el alcance donde se revisa

que se estn completando los entregables
satisfaciendo al cliente, el proceso de controlar el
alcance consiste en revisar que se estn
realizando los entregables definidos en el
proyecto, ni ms ni menos.

57

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.6 Mapa del proceso

Plan de Direccin
del Proyecto

Informacin
sobre el
desempeo
del trabajo

Anlisis de
Variacin
Documentacin
de Requisitos

Solicitudes
de Cambio
Matriz de
Rastreabilidad de
Requisitos
ACTUALIZACIONE
S
Datos del
desempeo
de trabajo
Activos de los
Procesos de la
Organizacin

Plan de Direccin
del Proyecto

58

Documento
s del
Proyecto

Activos de los
Procesos de la
Organizacin

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 5.6 Herramientas y Tcnicas

59

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

 Pregunta tipo examen PMP

El sistema de numeracin de una estructura de desglose del
trabajo permite al personal del proyecto:
a) Estimar en forma sistemtica los costos de los elementos de la
estructura de desglose de trabajo
b) Proporciona la justificacin del proyecto
c) Identificar el nivel en el cual se encuentran los elementos
individuales
d) Usarlo en un software para la direccin de proyectos

60

PMI, PMBOK y PMP son una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Procesos de gestin del alcance

61

Preguntas?

62