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CURSO

INTERNO

EXCEL
Agosto, 2010

MDULO 1
1.

ALMACENAMIENTO EFECTIVO DE LOS DATOS


1.1.

Conceptos bsicos

Excel es una Hoja Electrnica, tambin conocida como hoja de clculo; permite manejar
diferentes tipos de datos (nmeros, texto, fecha, etc.) los cuales se pueden modificar, eliminar,
agregar, guardar y /o imprimir, permite realizar operaciones con datos organizados en una
cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.

Cuenta con funciones de clculo especializadas en diversas reas: financiera,


estadstica, matemticas, etc.
Permite dar formato a los datos y presentarlos en una forma clara y profesional.
Las frmulas registradas dentro de la hoja se actualizan automticamente cuando un
dato vara.
Pueden generar grficas, contando con una gran variedad de las mismas.

A continuacin se encuentran los conceptos ms bsicos que utiliza Excel.


Libro de trabajo:
Es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se
almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para ser reconocidos como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con
el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra
de ttulo en la parte superior de la ventana vers como pone Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo de Excel el nmero de libro ira variando
dependiendo de cuantos se hayan creado en la sesin. As si empezamos otro trabajo, el
nombre que se le asignar ser Libro2, el siguiente Libro3 y as sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado slo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se haya guardado, en ningn caso significa que el archivo ya se encuentre
guardado.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en un principio constar de 3 hojas
aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 256. Si miras en la parte inferior de la
ventana de Excel encontrars las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin ya que por ejemplo todas las
hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo:
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de nmeros y necesitan realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de
clculo estn formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo: A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de


celdas de una hoja de datos.

La interseccin de una columna y un fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de


la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera
celda pertenece a la columna A y ala fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha
celda se denomina Celda Activa y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango que es un bloque
rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la
Hoja de Clculo, ya que todo tipo operaciones se realizan a base de rangos.

1.2.

Procedimiento para acceder a Excel

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la


pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el
cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en
tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz
clic sobre Microsoft Excel, y se iniciar el programa.
1.3.

Componentes de la pantalla de Excel

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que
se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya
que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.

Barra de Men

Etiquetas de Hojas

Barra de Titulo

Barra de Estado

Barra Estndar

Encabezado
de Columnas

Barra de
Frmulas

La Barra de Ttulo

Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones
para minimizar, restaurar y cerrar.

La Barra de Men

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en


Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que
se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.
Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras
barras que veremos a continuacin. En el extremo de la derecha estn los botones para
Minimizar y Cerrar del libro de trabajo.
En Excel la barra de mens tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
bsicamente, en mostrar de los mens slo los comandos ms importantes y los que el usuario
va utilizando.
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien
aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el
men Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervnculo que se activa
pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.
Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms
opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la
derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.
Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de dilogo en el que nos
pedir que rellenemos algunos datos y que tendr botones para aceptar o cancelar la
accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en
el men Insertar, Grfico...
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado
pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el
men Insertar.
La Barra de Herramienta Estandar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms


habituales, como Guardar

, Copiar

, Cortar

La barra de formato

, etc.

Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,
elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono
Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

La barra de formulas:

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero
esto lo veremos ms adelante.
La barra de etiquetas:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


Las barras de desplazamiento:

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay
que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

1.4.

Uso del Zoom y las formas de ver un libro en pantalla

En el cuadro Zoom
10 al 400.

, haga clic en el tamao que desee o introduzca un nmero del

Para ampliar el rea seleccionada a fin de que llene la ventana, haga clic en Seleccin.
Nota Acercar o alejar no afecta a la impresin. Las hojas se imprimirn a 100%, salvo que
cambie la escala en la ficha Pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina (men Archivo).
Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo
ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el men Ver. Dos estn en el
men Ventana y una ms en el men Archivo. Adems el Zoom funciona en todas las vistas
para agrandar o achicar lo que se ve en la pantalla.

Opciones de Ver
Normal - la vista por defecto, que muestra una grilla y encabezados para las columnas
y filas.
Vista preliminar de Salto de Pgina - una vista reducida de la hoja con lneas azules
marcando donde se producir el salto y que es lo que se imprimir si se
imprimiera la hoja en ese momento. Las lneas de la grilla y los encabezados
todava se ven. A diferencia de los procesadores de palabras, Excel le
permitir bloquear parte de una hoja de manera que esa parte no se imprima.
Pantalla Completa - esconde todo en la pantalla excepto la hoja misma. No hay barras
de herramientas o men.
Impresin Preliminar - muestra como se veran las hojas sobre el papel. Disponible en
el men Archivo y como botn de la barra de herramientas.

1.5.

Administracin de las barras de herramientas

Para reorganizar y cambiar botones de barra de herramientas, mens y comandos de


men, utilice el mouse o bien el cuadro de dilogo Reorganizar comandos, al que puede
obtener acceso mediante el teclado. Las tareas que se pueden realizar utilizando el teclado se
identifican como accesibles desde el teclado.
a) En el men Herramientas, haga clic en Personalizar y, a continuacin, haga clic en la
ficha Barras de herramientas.
b) Haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de la barra de herramientas, escriba el nombre que desee y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
c) Haga clic en la ficha Comandos.
d) Siga uno de estos procedimientos:
Agregar un botn a la barra de herramientas
Haga clic en una categora del cuadro Categoras.
Arrastre el comando que desee del cuadro Comandos a la barra de herramientas
que se muestra.
Agregar un botn a la barra de herramientas (accesible mediante teclado)

Haga clic en Reorganizar comandos.


Haga clic en Barra de herramientas y, en la lista Barra de herramientas, haga clic en
la nueva barra de herramientas.
Haga clic en Agregar.
En la lista Categoras, haga clic en una categora.
En la lista Comandos, haga clic en el comando que desea.
Agregar un men integrado a la barra de herramientas
En el cuadro Categoras, seleccione Mens integrados.
Arrastre el men que desee del cuadro Comandos a la barra de herramientas.
Agregar un men integrado a la barra de herramientas (accesible mediante teclado)
Haga clic en Reorganizar comandos.
Haga clic en Barra de herramientas y, en la lista Barra de herramientas, haga clic en
la nueva barra de herramientas.
Haga clic en Agregar.
En la lista Categoras, seleccione Mens integrados.
En la lista Comandos, haga clic en el men que desea.

Una vez que haya agregado todos los botones y mens que desee, haga clic en Cerrar.

1.6.

Movilizar e inmovilizar paneles

Dividir paneles
En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la
barra horizontal, site el puntero sobre el cuadro de divisin.

Cuando el puntero adopte la forma de puntero de divisin


hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posicin elegida.

, arrastre el cuadro de divisin

Inmovilizar paneles
La inmovilizacin de paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez
separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) permite seleccionar los datos que
permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los
rtulos de las filas y las columnas mientras se desplaza.

Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:


Panel horizontal superior
aparezca la divisin.
Panel vertical izquierdo
que aparezca la divisin.

Seleccione la fila situada debajo de donde desee que


Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee

Paneles superior e izquierdo


Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de
donde desee que aparezca la divisin.
En el men Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles
Para restaurar una ventana que ha sido dividida en dos reas no inmovilizadas, haga doble
clic en cualquier parte de la barra de divisin que divida los paneles (panel: parte de la ventana
de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.).
Para quitar los paneles inmovilizados, haga clic en Movilizar paneles del men Ventana
1.7.

Configuracin de pgina

Configurar pgina.
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el men Archivo.


Elegir la opcin Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la


orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

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Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar


el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente
la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se
imprimir en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:

Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has


entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer.
Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.

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En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo:
de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel
nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.

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Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de

pgina.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay
ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos
recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina , hacer clic sobre el botn Personalizar pie de

pgina...

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Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite
definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.


En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
a.
b.

Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:

Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.

Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

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Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de
la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores)
de la hoja.
2.

CREAR y ABRIR LIBROS


2.1.

Cmo crear un nuevo libro

Botn: Nuevo
El botn Nuevo crea un nuevo documento en blanco usando su plantilla por defecto.
El comando Archivo | Nuevo en el men abre el panel de tareas Nuevo libro, el cual le
ofrecer opciones de plantillas

2.2.

Definicin de los tipos de datos

En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de
datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo

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como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres,
referencias a otras celdas, operadores y funciones.

2.3.

Insercin y edicin de datos

Introduccin de datos en una celda


La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que
se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos -texto, nmeros,
frmulas, ...- mediante el teclado o Pegando una seleccin previamente almacenada en el
Portapapeles.
Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia.
Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma
habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido
puede utilizarse el ratn o las flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se
hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir dando click sobre el botn de
validar en la Barra de Referencia, pulsando Enter, o simplemente cambiando de celda activa.
Recurdese que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de
clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.

Introduccin de datos en un rango de celdas


Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para introducir datos
en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona de la hoja est
seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez
que se pulsa Enter, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente de la
seleccin. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando
se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Enter vuelve a comenzarse otra vez por la
primera celda.
Es conveniente tener presente:
Para introducir un nmero o frmula como texto primero se teclea una comilla simple
antes del dato de entrada seguido de enter.
Si el dato es numrico y tiene una longitud mayor que la que tiene la celda en donde se
encuentra, excel muestra el dato en notacin cientfica (1.5 E2+3), para ver el dato tal y
como se ha tecleado basta con aumentar el tamao de la celda. Los nmeros se alinean a la
derecha.

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Si el dato es tipo texto se alinean a la izquierda y si excede en su tamao el dato al


tamao de la celda, en pantalla slo se observa parte del dato aunque el problema se
resuelve aumentando el tamao de la celda.

Modificar Datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o
ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda
del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora
es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn
Aceptar
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda
muestra la informacin que ya tena.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y
se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

2.4.

Modificar el ancho de una columna y la altura de una fila

Ancho de columna
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A
menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido
completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos.

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El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no


seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Columna. Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho...Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Escribir la anchura deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de
una flecha de dos puntas.
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa
como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.

Autoajustar a la seleccin
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms
ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para
ello:

Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.


Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Columna. Se abrir otro submen.
Eligir la opcin Autoajustar a la seleccin.

El segundo mtodo es mucho ms rpido.

Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la


cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se
convertir en una flecha de dos puntas.
Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto
que hayas introducido en la columna.

Ancho estndar de columna

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Excel nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que
tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el men Formato.


Elegir la opcin Columna, se desplegar un submen como el que te mostramos.
Elegir la opcin Ancho estndar...Aparecer un cuadro de dilogo.
Escribir la anchura estndar deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar. Todas las columnas pasan a tener la anchura
estndar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

Ocultar de columnas
Vamos a ver la posibilidad de ocultar columnas para que no se visualicen columnas sin
perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de clculo o
simplemente porque contengan frmulas intermedias y a continuacin volver a visualizarlas.
Ocultar columnas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser til si por
ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez
concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan las columnas de datos
intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las necesita para realizar
sus clculos.
La mecnica es:

Seleccionar las columnas ocultar.


Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Columna. Aparecer otro submen.
Elegir la opcin Ocultar
Mostrar columnas ocultas.

Si deseamos mostrar las columnas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de
clculo intermedio:

Seleccionar entre qu columnas se encuentran las columnas o mostrar. Es decir, si


queremos mostrar la columna C oculta, habr que seleccionar desde la columna B hasta
la D. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde B hasta D nunca
con CTRL ya que sino la columna C no estara incluida en la seleccin.
A continuacin seleccionamos del men Formato la opcin Columna. Aparecer otro
submen.
Elegimos la opcin Mostrar

Alto de fila
Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande
utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos,
la altura de esa fila es 12.75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la
fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15.75.

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Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:


El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna,
se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos.

Seleccionar del men Formato y la opcin Fila.


Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Alto...
Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila en el que tendrs que indicar el alto de la
fila.
Escribir la altura deseada, en este caso est 12.75 que es la altura que tiene la fila por
defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:

Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.

Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la
entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:

Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.


Despliega el men Formato. Elige la opcin Autoajustar.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido:

Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el
puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Ocultar y mostrar filas


Vamos a ver la posibilidad de ocultar filas para que no se visualicen filas sin perder su
contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de clculo o
simplemente porque contengan frmulas intermedias y a continuacin volver a visualizarlas.

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Ocultar filas
La ocultacin de filas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser til si
por ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez
concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan las filas de datos
intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las necesita para realizar
sus clculos.

Los pasos son los siguientes:

Seleccionar las filas ocultar.


Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Fila. Aparecer otro submen.
Elegir la opcin Ocultar Mostrar filas

Si deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de clculo
intermedio:

Seleccionar entre qu filas o columnas se encuentran las filas a mostrar. Es decir, si


queremos mostrar las filas ocultas 4 y 5, habr que seleccionar desde la fila 3 hasta la 6.
Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde 3 hasta 6 nunca con
CTRL ya que sino las filas a mostrar no estaran incluidas en la seleccin a mostrar.
A continuacin seleccionamos del men Formato la opcin Fila.
Aparecer otro submen.
Elegimos la opcin Mostrar.

2.5.

Guardar el documento

Guardar un libro de trabajo


Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste,
tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar.
Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios
permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:
Selecciona el men Archivo y elige la opcin Guardar como...

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Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nombre de


archivo su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo,
modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando.
Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has
realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad
seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo y por
ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

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Otro mtodo consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tena antes de la
modificacin. Para ello:

Selecciona la opcin Guardar del men Archivo.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar


mismo nombre que tena.

de la Barra de Herramientas, se guardar con el

Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl +G.


Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo Guardar como... que nos permitir
darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

2.6.

Procedimiento para cerrar un libro

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar
utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo Selecciona el men Archivo y elige la
opcin Cerrar.

23

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada,


Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn:


Cancelar Para no cerrar el documento.
No

Para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde
la ltima vez que guardamos.

Para almacenar el documento antes de salir de l.

En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de


dilogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el
nombre que tena.
Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de la barra
barra de ttulo que cerrara el programa Excel.

24

de men, cuidado no el de la

2.7.

Procedimiento para cerrar Excel

Vamos a ver la forma disponible en Excel para cerrar varios libros de trabajo al mismo
tiempo.
Cerrar todos los libros abiertos.
Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a Excel que cierre
automticamente todos ellos con una sola operacin. Para ello:
1. Pulsar la tecla MAYUS del teclado.
2. Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, seleccionar el men Archivo.
3. Soltar la tecla MAYUS.
4. Elegir la opcin Cerrar todo.
5. Si al cerrar algn libro encuentra alguna modificacin no guardada, nos avisar como
vimos en la operacin normal para cerrar un libro.
Se cerrarn automticamente todos los libros abiertos y la pantalla ser de color gris.
Despes de esto puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones para cerrar Excel:
Hacer clic en el botn cerrar, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Excel.
Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con esta combinacin de teclas
cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.

2.8.

Abrir libros existentes

Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir.


Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el men: Selecciona la opcin Abrir del men Archivo.

25

O bien, haz clic sobre el botn Abrir

de la Barra de Herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.


Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

26

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta.


En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro
inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir.

2.9.

Trabajando con varios archivos a la vez

Compaginar sesiones Excel


Aqu te explicaremos cmo conseguir tener la pantalla dividida en dos partes, Cada una con
libros diferentes. Al tener los dos libros abiertos, originalmente solo podemos ver una la vez.
Pulsar con el botn derecho sobre cualquier parte vaca de la barra de tareas, en la parte
inferior de la pantalla. Elegir la opcin Mosaico vertical.
Observa como la pantalla habr quedado dividida en dos partes. Una vez tenemos las dos
sesiones con el tamao adecuado basta hacer clic con el ratn para pasar de la una a la otra.
Para volver a dejar las ventanas con su tamao normal, hacer clic en el botn Maximizar de
la ventana correspondiente.
Esto va bien con monitores grandes (de 17" o ms), con monitores pequeos quizs
prefieras dejar las ventanas con su tamao normal e ir pasando de una a otra seleccionndolas
del men Ventana.

27

3.

EDICIN DE HOJAS DE CLCULO


3.1.

Seleccin de celdas, rangos, filas y columnas

Seleccin de celdas
Antes de realizar cualquier modificacin a una celda o a un rango de celdas con Excel,
tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operacin.
A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn
para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del
puntero del ratn a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como:

Seleccin de una celda


Para seleccionar una nica celda slo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con
el botn izquierdo del ratn.

Seleccin de un rango de celdas


Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botn izquierdo del ratn en la
primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botn del ratn mientras se arrastra hasta la
ltima celda a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen
con un marco alrededor y cambian de color.

Seleccin de una columna


Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la
columna a seleccionar
y hacer clic sobre ste.
Seleccin de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a
seleccionar y hacer clic sobre ste.

28

Seleccin de una hoja entera


Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna
A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste.

Si realizamos una operacin de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para
tenerla seleccionada.
Aadir a una seleccin
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo
pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos
seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila
manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una seleccin
Si queremos ampliar o reducir una seleccin ya realizada siempre que la seleccin sea de
celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic
donde queremos que termine la seleccin.

3.2.

Insertar y eliminar columnas y filas

Insertar columnas en una hoja


Excel tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna,
seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas
siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarn una posicin.

29

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos
situados como columna seleccionada.
Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso,
como columnas a aadir.
Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare,
seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como
columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las ltimas
columnas contienen algn dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecer el botn

para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la derecha
desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna serel mismo que la columna
de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al
seguir trabajando con la hoja de clculo.

Insertar filas en una hoja


En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que
nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se
aaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est situado el
cursor como fila seleccionada

Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas
a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn
habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas aadidas. Si
intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas contienen algn dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer el
botn

para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.

30

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la
derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el mismo que la fila
de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer al
seguir trabajando con la hoja de clculo.

3.3.

Deshacer y Rehacer

El botn Deshacer le permite revertir una accin que acaba de realizar. Rehacer le permite
cambiar de idea y ejecutar esa accin toda de nuevo.
Excel mantiene el seguimiento de solo 16 acciones.
La lista de las acciones brinda la referencia de celda existente para algunas de ellas. Hay
una sola lista para Deshacer, que cubre todas las hojas del libro de trabajo. Las referencias de
celdas no incluyen el nombre de la hoja de clculo. Es fcil confundirse

3.4.

Copiar y mover celdas y rangos

Copiar celdas utilizando el Portapapeles


La operacin de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de
Copiar duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.


Seleccionar el men Edicin.
Elegir la opcin Copiar.

O bien, hacer clic sobre el botn Copiar

de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la
informacin situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

31

Seleccionar el men Edicin.


Eligir la opcin Pegar.

O bien, hacer clic sobre el botn Pegar

de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas.
En el cuarto paso del segundo tiempo no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre
el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado
para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina
superior izquierda del rea pegada.
Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado,
mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad
de volver a copiar.
Copiar celdas utilizando el ratn
Para duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.


Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratn se transforma en


.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado,
arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de
soltar el botn del ratn.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes


Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo
utiliza el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas
que copiamos contienen frmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la
seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro,
es el controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz
negra.

32

Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.
Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.
Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el icono de Opciones de autorrelleno

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men


Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por
ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es
porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.
As si en la celda B3 tenemos la frmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta
ltima contendr la frmula =A3+3. A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a
la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las
ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante
del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y as aunque copiemos la
celda a otra, nunca variar la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la
columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valores constantes como fechas o series de
nmeros, Excel2003 rellenar las nuevas celdas continuando la serie.
Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la
frmula, o copiar la frmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

33

Para utilizar esta posibilidad:

Seleccionar las celdas a copiar.


Seleccionar el men Edicin y elegir la opcin Copiar, si esta opcin no aparece,
situarse primero sobre el botn para ampliar el men.

O bien, hacer clic sobre el botn Copiar


de la barra de herramientas.
Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas
indicndonos la informacin situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Seleccionar el men Edicin y elegir la opcin Pegado especial...

O bien, hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn Pegar


herramientas y elegir la opcin Pegado especial....

de la barra de

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado especial en el que tendrs que activar las opciones
que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda.


Frmulas: Para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar nicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validacin: Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este
curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes.

34

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.


Formato de nmeros y frmulas: Para copiar nicamente las frmulas y todas los opciones
de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.
Formato de nmeros y valores: Para copiar nicamente los valores y todas los opciones de
formato de nmeros de las celdas seleccionadas

Si hemos utilizado el botn de la barra de herramientas, al hacer clic sobre al flecha de la


derecha del botn aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opcin Pegado
especial, aparecen las opciones ms importantes de las estudiadas anteriormente.

Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.


Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operacin de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operacin de
Cortar desplazar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la
informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.


Seleccionar el men Edicin y elegir la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitate
primero sobre el botn para ampliar el men.

O bien, haz clic sobre el botn Cortar

de la barra de herramientas.

Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la
informacin situada en el portapapeles.
A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no
hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona
una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea
cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada).

35

Seleccionar el men Edicin, elegir la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitate
primero sobre el botn para ampliar el men.
O bien, hacer clic sobre el botn Pegar

de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de
stas ltimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a
la celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratn
Para desplazar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.


Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas, tal como esto:
.
Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres
mover el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de
soltar el botn del ratn.
Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algn rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.


Situarse sobre un borde de la seleccin.
El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas, tal como esto:
.
Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del
ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas
seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las
celdas.

Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija
automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una hoja
de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de clculo libres
de errores lo que las hace ms presentables.

36

3.5.

Ortografa y gramtica

Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura. Para
visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas por defecto,
seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el men Herramientas.


Sitarse sobre el botn para ampliar el men.

Eligir la opcin Opciones de Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que se muestra.

Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas , no permitir que a la hora de


escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula. Este es
un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est activada.
Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin , Excel
comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso de
que no lo est automticamente la cambiar. Si escribimos la frase toda con mayscula, no se
cambiar. Esta opcin tambin interesa que est activada.

37

Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das , en caso de encontrar


una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la primera
letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus , en caso de empezar
una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende que
BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el texto y
desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada.
La opcin Reemplazar texto mientras escribe , activa la lista de sustituciones de la parte
inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos comunes a
sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de la columna de la
izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.
Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro Reemplazar:
el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el recuadro Con: escribir
la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar.
Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el
botn Eliminar.
A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn Aceptar
para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.
Verificacin de la ortografa
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos
dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea.
Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante conviene
saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningn error no quiere decir que,
necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Excel no puede detectar puesto que
dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las dos palabras estn en el diccionario
si escribimos Esta hoja esta bien, no detectar el error en el segundo esta .
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos :

Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.


Seleccionar el men Herramientas y eligir la opcin Ortografa...

O bien haz clic sobre el botn Ortografa

38

de la barra de herramientas.

En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de dilogo


Ortografa.

Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para corregir la
ortografa, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o queremos utilizar
un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir el nuevo diccionario de la
lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:.
En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha
encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra
correccin.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el
recuadro Idioma del diccionario:
Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de Sugerencias: la
seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la

39

escribiremos directamente en el recuadro No est en el diccionario:, y a


continuacin utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que hemos escrito .
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por la que
hemos escrito .
AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la sustitucin se
aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el final,
si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje.
Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn

Aceptar.
Excel nos permite crear nuestro propio diccionario de palabras y aadir nuevas palabras a un
diccionario ya creado, bien sea uno que hayamos creado nosotros mismos o alguno de los
diccionarios que incorpora Excel.

Crear un nuevo diccionario

Si pulsamos en el botn Opciones..., se abrir la ventana que te mostramos a


continuacin.

40

De la lista desplegable de la opcin Idioma del diccionario podemos elegir el


diccionario que queremos utilizar para corregir nuestro documento (Espaol, Ingls,
Francs, etc).
En la lista desplegable Agregar palabras a: elegiremos el diccionario al cual se
agregarn las nuevas palabras, en el caso de querer crear un nuevo diccionario
unicamente tienes que escribir el nombre del nuevo diccionario, en nuestro caso hemos
creado un diccionario llamado "personal". Los diccionarios se guardan con la extensin
Dic como puedes apreciar.
Una vez creado el diccionario pulsar Aceptar.

Agregar una palabra nueva a un diccionario

Para agregar una nueva palabra a un diccionario habr que abrir la revisin ortogrfica,
para ello seleccionar del men Herramientas la opcin Ortografa.

O tambin se puede pulsar en el botn

o pulsando F7.

41

En la ventana que se abre seleccionar Agregar al diccionario. La palabra se aadir al


diccionario que hayamos creado o seleccionado en el apartado anterior.

4.

IMPRESIN DE DOCUMENTOS

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser
la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de
mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

4.1.

Vista previa de la hoja de clculo

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el
formato completo de la hoja.
Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el men Archivo.


Elige la opcin Vista preliminar. Si esta opcin no aparece ampla el men.

42

O bien, haz clic sobre el botn Vista preliminar

de la barra de herramientas

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como
en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total
de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los
botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.Al situarse sobre la
hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que
podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la
pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn
Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin.

43

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn

para cerrar la Vista

preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

4.2.

Ajustar a un porcentaje del tamao normal

Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el men Archivo.


Elegir la opcin Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

44

La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la


orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar
el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente
la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se
imprimir en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:

Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has


entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer.
Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.

Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.

En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo:
de las hojas a imprimir.

45

Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel
nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
pgina.

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay
ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos
recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no
hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.
Para modificar el pie de pgina , hacer clic sobre el botn Personalizar pie de
pgina...

46

Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite
definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.


En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra hoja.
Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

47

Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la
hoja.
4.3.

Comando imprimir

Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus,
seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botn Imprimir


de la barra de herramientas. Con ello se inicia
directamente la impresin.
Si queremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la impresora donde
queremos que imprima o el nmero de copias deseadas, lo podremos hacer desde el
cuadro de dilogo Imprimir que se abre desde la opcin Imprimir... del men Archivo.

En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en


nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir
otra impresora de la lista desplegable que se abrir.
Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas
las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta

48

En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas
activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los
objetos seleccionados de la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las
quieres Intercalar

MDULO 2
5.

LA HOJA DE CLCULO Y SU USO PROFESIONAL

5.1.
Formato a los datos
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena
presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma
con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones
de forma rpida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y
nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias,
de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar la barra
de mens o bien la barra de herramientas, a continuacin te describimos estas dos formas, en
cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se
quiere modificar el aspecto:
Utilizando la barra de mens:

De la barra de mens desplegar el men Formato.


Elegir la opcin Celdas...

Del cuadro de dilogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaa
Fuente, aparecer la ficha de abajo.

49

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un
modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elegir el
formato que ms se adapte a lo que queremos.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica
que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la
pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un
tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).
Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con
cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir
de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de
la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir un color para la letra.

50

Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y subndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se
encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel
tiene por defecto.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos
encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra
celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o
bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre
ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo
utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra
A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos
clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro
color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin.

Seleccionar el men Formato.


Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas.

51

Aparecer la siguiente ficha.

Elegir las opciones deseadas.


Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botnAceptar.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.


Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
General: Es la opcin de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los
textos a la izquierda.
Izquierda (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece
un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa
este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha,
para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda.
Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
Derecha (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de
stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece
un este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la
izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la
celda.

52

Llenar: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que repite el dato de la celda
para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y
elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta completar la
anchura de la celda.
Justificar: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto
por la derecha como por la izquierda.
Centrar En La Seleccin: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas
en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que
contiene datos.
Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,
es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura
de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la
derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.
Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las
celdas.
Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas.
Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en
horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel
ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no
ser que se fije explcitamente la altura de sta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin
el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello
incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la
celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir
hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola.
Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza
para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe,
hebreo, etc...
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirn modificar
algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como:
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar
a ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.

53

Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a
continuacin nos centrar los datos.
Bordes
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir
los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.


Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Bordes.

Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Elegir las opciones deseadas del recuadro.

54

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos:Se elegir una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior:

Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto


alrededor de la seleccin.

Borde:

Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al
utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que
elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.

Estilo:

Se elegir de la lista un estilo de lnea.

Color:

Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de
la derecha podr elegir un color para los bordes.

En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes
de forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste.
En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no
encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Tramas
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas de
las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.


Desplegar el men Formato. Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Tramas.

Aparecer esta ficha.

55

Elegir las opciones deseadas del recuadro.


Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar


nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de
sombreado, bastar con elegir Sin Color.
Trama: Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as
como el color de la trama.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botn que nos
permitir modificar el sombreado forma ms rpida:
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color
indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer
otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del
botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs
que utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

56

Nmeros
Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda. Para ello, seguir
los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros.


Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Celdas...
Hacer clic sobre la pestaa Nmero. Aparecer la ficha siguiente:

Elegir la opcin deseada del recuadro Categora:. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar
nuestra seleccin en la celda.
A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se
elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras
ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel
por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial
si la cifra no coje por completo en la celda.
Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales,
tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los
nmeros negativos.

57

Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se


puede escoger el smbolo monetario como podra ser $ y la forma de visualizar los
nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas
decimales en una columna.
Fecha:

Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora:

Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre


diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100
y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
nmero de decimales.
Texto:

Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero
de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos
permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida

Si se hace clic sobre el botn


, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a
formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la
configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo $).
Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo $ y dos decimales.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el
smbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de
alineacin).
Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
5.2.
Aplicar estilos
Si utiliza habitualmente las mismas opciones de formato para las celdas de las hojas de
clculo, tal vez considere conveniente crear un estilo de formato (un conjunto de opciones de

58

formato) que pueda guardar con su libro y utilizar siempre que aplique formato a los datos con
los mismos atributos. Despus de crear un nuevo estilo de formato, o modificar uno existente,
puede utilizarlo en cualquier hoja de clculo del libro, o puede copiarlo en otros libros abiertos.
En Excel, resulta muy sencillo:
Crear estilos propios
Aplicar estilos existentes
Copiar o combinar estilos de otros libros
Eliminar estilos personalizados

Crear estilos propios


Hay varias formas de crear estilos propios mediante el cuadro de dilogo Estilo (men
Formato, comando Estilos).

La forma ms sencilla de crear un nuevo estilo consiste en utilizar las celdas que tienen las
caractersticas de formato que desea asignar al estilo.
Este proceso se denomina crear un
estilo segn un ejemplo, ya que se utiliza el propio formato de la hoja de clculo para definir el
estilo.
Si no aplica formato a las celdas antes de crear un estilo, se mostrar el estilo Normal en el
cuadro Nombre del estilo. Excel contiene varios estilos predefinidos adems del estilo Normal,
entre los que se incluyen los estilos Millares, Moneda y Porcentual. Puede modificar cualquiera
de estos estilos (o cualquier otro que defina).
Crear un nuevo estilo a partir de un formato existente

En el men Formato, haga clic en Estilo.


En el cuadro de nombres Estilo, escriba un nombre para el nuevo estilo.

Crear un estilo desde el principio


a)
b)
c)
d)

En el men Formato, haga clic en Estilo.


En el cuadro de nombres Estilo, escriba un nombre para el nuevo estilo.
Haga clic en Modificar.
En El estilo incluye, especifique las caractersticas de estilo que desee.

59

e) Haga clic en Aceptar para guardar el estilo y aplicarlo al rango seleccionado, o haga clic en
Agregar para guardar simplemente el estilo.
Modificar un estilo existente
1)
2)
3)
4)

En el men Formato, haga clic en Estilo.


Haga clic en Modificar.
Actualice el estilo mediante las fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas.
Haga clic en Aceptar dos veces.

NOTA el estilo actualizado se cambiar en todo el libro.


Aplicar estilos existentes
Puede aplicar rpidamente un estilo existente en el libro, ya sea un estilo predefinido o uno
que haya creado. Los estilos comunes, como el Estilo millares

, Estilo moneda

y Estilo

porcentual
tambin estn disponibles en la barra de herramientas Formato. Se pueden
aplicar otros estilos mediante el comando Estilo del men Formato.
Aplicar un estilo
1.
2.
3.
4.

Seleccione la celda o el rango de celdas al que desea aplicar el estilo.


En el men Formato, haga clic en Estilo.
En la lista desplegable Nombre del estilo, haga clic en el estilo que desea aplicar.
En El estilo incluye, seleccione todas las clases de estilos que desea aplicar.

Combinar estilos de otros libros


Cuando crea un nuevo estilo, puede utilizarlo solamente en el libro donde lo crea: el nuevo
estilo se guarda en el libro actual y no se muestra en los dems libros. (De este modo, no
mezclar estilos de su cartera de valores con los del presupuesto de gastos de su compaero.)
Sin embargo, puede copiar o combinar estilos de otros libros en el libro actual.
La combinacin es una herramienta eficaz, pero debe utilizarla con cuidado. Si el libro en el
que combina estilos tiene nombres de estilos coincidentes, los nuevos estilos pueden
sobrescribir los estilos existentes y aplicarse a todo el libro.
Combinar estilos de otros libros de Excel
a) Abra el libro de origen (el libro del que desea copiar estilos) y el libro de destino (el libro en
el que desea copiar los estilos).
b) Active el libro de destino.
c) En el men Formato, haga clic en Estilo.
d) Haga clic en Combinar.
e) En el cuadro Combinar estilos de, seleccione el nombre del libro del que desea copiar
estilos (el libro de origen) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Excel copia todos los estilos del libro de origen al libro de destino. Si el libro de origen
contiene estilos de formato que tienen los mismos nombres que los estilos del libro de destino,
aparecer un mensaje de advertencia en el que se le pregunta si desea combinar los estilos
con nombres coincidentes. Si hace clic en S, se combinarn los estilos, y los estilos de origen
se aplicarn a todo el libro.

60

NOTA

El comando Deshacer no puede revertir los efectos de la combinacin. Asegrese de


que desea copiar todos los estilos del libro de origen en el libro de destino. Es posible
que desee eliminar tambin todos los estilos que no desee antes de iniciar el proceso
de combinacin.
Eliminar estilos personalizados
Puede eliminar todos los estilos personalizados que ya no necesite. No puede eliminar el
estilo Normal. Asimismo, si elimina el estilo Moneda, Millares o Porcentual, no podr utilizar el
botn Estilo millares
herramientas Formato.

, Estilo moneda

ni Estilo porcentual

de la barra de

Eliminar un estilo
a) En el men Formato, haga clic en Estilo.
b) En la lista desplegable Nombre del estilo, seleccione el estilo personalizado que desea
eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
6. FORMATO AL LIBRO
6.1.
Insertar hojas de clculo
Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir ms. El
nmero de hojas puede variar de 1 a 255.
Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se aadirn
a la izquierda de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Eligir la opcin Hoja de clculo.

6.2.
Renombrar una hoja de clculo
Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto
cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,....
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja
para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y
gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda Febrero,...
La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.


Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Hoja
Se abrir otro men.

61

Seleccionar la opcin Cambiar nombre. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre


Hoja1 se seleccionar.
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo mtodo consiste en utilizar el men contextual. Se debe seguir los siguientes
pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.


Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men contextual.
Seleccionar la opcin Cambiar nombre. Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre
Hoja1 se seleccionar.
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

6.3.
Mover una hoja de clculo
Si deseas cambiar de posicin una hoja de clculo, puedes utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men:

Estar situado en la hoja de clculo que queremos cambiar de posicin.


Seleccionar el men Edicin.
Elegir la opcin Mover o copiar hoja...

En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos moverla. (Para moverla a otro libro, los dos libros
deben estar abiertos antes de entrar en esta opcin).
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de la hoja
movida.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos mover la hoja dentro del
mismo libro de trabajo.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

62

Pulsar el botn del ratn y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos mover la hoja,

mientras mueves la hoja vers que aparece una flecha sobre las hojas
indicndote dnde se situar la hoja en el caso de soltar en ese momento el botn del
ratn.
Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botn del ratn.

El tercer mtodo consiste en utilizar el men contextual.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.


Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men contextual.

Seleccionar la opcin Mover o copiar hoja...

Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer mtodo.
6.4.

Copiar una hoja de clculo

A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posicin una hoja sino copiarla en otro libro o
en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men:

Estar situado en la hoja de clculo que queremos copiar.


Seleccionar el men Edicin.
Elegir la opcin Copiar o mover hoja.
Aparece el mismo cuadro de dilogo que para mover una hoja.
En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben
estar abiertos antes de entrar en esta opcin).
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de la
hoja copiada.
Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo
que haremos ser mover la hoja en vez de copiarla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos copiar la hoja dentro del
mismo libro de trabajo. Situarse en la hoja a copiar.

Pulsar la tecla CTRL del teclado.

63

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botn del ratn sobre la etiqueta de la
hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos copiar la hoja.
Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botn del ratn y a
continuacin la tecla CTRL.

El tercer mtodo consiste en utilizar el men contextual.

Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.


Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men contextual.
Seleccionar la opcin Mover o copiar hoja...
Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer mtodo de
este apartado.

6.5.

Eliminar una hoja de clculo

Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja a eliminar.


Seleccionar el men Edicin.
Situarse sobre el botn para que se ample el men.
Eligir la opcin Eliminar hoja.

El segundo mtodo consiste en utilizar el men contextual. Se debe seguir los siguientes
pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.


Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men contextual.
Seleccionar la opcin Eliminar.

7. HERRAMIENTAS DE BSQUEDA
7.1.
Bsqueda y Reemplazo de Datos
Esta herramienta es til sobre todo en hojas de clculo grandes en donde es difcil encontrar
una palabra.
Se puede hacer esta funcin de dos maneras:
1) Combinacin de teclas CONTROL+B
2) Men EDICIN-BUSCAR

64

Se captura la palabra a buscar y si se quiere reemplazarla con alguna otra palabra se


escribe en el espacio de Reemplazar con.
MDULO 3
8. PROCESAMIENTO Y USO EFECTIVO DE LA INFORMACIN
8.1.
Definicin de la precedencia de los operadores
La interpretacin de cualquier expresin est determinada por la precedencia y asociatividad
de los operadores en dicha expresin. Cada operador tiene una precedencia, y los operadores
en una expresin se evalan en orden de mayor a menor precedencia. La evaluacin de
operadores con la misma precedencia viene determinada por su asociatividad. Y, al igual que en
matemticas, los parntesis anulan las reglas de precedencia.
En la siguiente tabla se listan los operadores, su precedencia y su asociatividad. Los
operadores se listan en orden de prioridad decreciente (los situados ms arriba tienen mayor
prioridad). Los operadores en la misma lnea horizontal tienen la misma precedencia:

Prioridad

Operador

Espacio

Unin

Negativo

Porcentaje

Exponenciacin

* y /

Multiplicacin y Divisin

+ y -

Suma y Resta

&

Concatenacin

10

Operacin
Rango
Interseccin

= < > <= >= <> Comparacin

8.2.
Creacin de frmulas
Al construir una frmula se pueden definir dos tipos de valores:

Constantes: datos numricos, texto, fecha, hora y lgicos.


Referencia: al proporcionar la direccin de la celda, se toma el dato de ella. Al utilizar
referencias, si se modifica un dato, el resultado se actualiza automticamente.

Todas las frmulas deben de iniciar con el signo de = (igual). Coloque el cursor en donde
desea el resultado de la frmula.
Recuerde la precedencia de los operadores, para que el resultado sea el esperado utlice ( )
para que la operacin se realice en el orden adecuado

Ejemplo
Incorrecto

Correcto

204 + 35 / 5 * 9 = 267

(65
(204 + 35) / 5) * 9 = 430.2

Ejercicio
Obtenga el Total del precio con IVA por la cantidad.
Observe que la primera frmula utiliza constantes y las siguientes referencias
A
1

IVA

Total

ALMACENES DE ORIENTE

2
3

Producto

Teclado

Cantidad Precio
10

$125.00 15% =(125*1.15)*10

5 Computadora

25

$9,375.00 15% =(C5+(C5*D5))*B5

20

$2,500.00 15% =(C6+(C6*D6))*B6

Monitor

Funciones : Las funciones son frmulas que han sido predefinidas, realizan clculos
utilizando valores (constantes o de referencia). Existen ms de 200 funciones.
Todas las funciones tienen la misma forma bsica o sintaxis:
=FUNCIN(argumento1, argumento2, ...)

Signo = (igual)
Nombre de la Funcin (SUMA,PROMEDIO,etc.)
Argumentos(datos utilizados para realizar el clculo) separados por comas y contenidos
en un parntesis.

Se pueden utilizar rangos, que indican la direccin de la primera celda que inicia el rango y la
direccin de la ltima celda del rango, separadas por : (dos puntos).
Ejemplo:
=PROMEDIO(A1:A10)
8.3.
Copiar frmulas
En una hoja de clculo es importante poder copiar las frmulas, ya que esto permite realizar
en diversas celdas las mismas operaciones, sin necesidad de reescribir la misma frmula.
Si se necesita copiar el contenido de una celda, para colocarlo en otra, se puede realizar
utilizando el men Edicin.
Realice los siguientes pasos:

a) Seleccione la celda o celdas que desea copiar


b) Seleccione del men Edicin la opcin Copiar

66

c) Coloque el cursor en la celda en donde desea colocar la copia


d) Seleccione del men Edicin la opcin Pegar
e) Si necesita realizar otras copias, solo seleccione la celda indicada y repita del men
Edicin la opcin Pegar.
En una hoja de clculo, al referirnos a la direccin de una celda ya sea en una frmula,
funcin, etc. lo podemos hacer utilizando Referencias Relativas o Referencias Absolutas.
Referencias Relativas:
Cuando se utiliza una referencia de celda en una frmula, se busca la direccin de la(s)
celda(s) con respecto a la ubicacin de la celda que contiene la frmula.
Ejemplo
En la celda E4 tenemos la frmula =(C4+(C4*D4))*B4.
La frmula indica: al contenido de 2 celdas a la izquierda se le suma el producto de la 2a.
celda a la izquierda por la 1a. celda a la izquierda y todo este resultado se multiplica por el
contenido de la 3a. celda a la izquierda.
Esta frmula es general; es decir, si se copia la frmula a la celda E5, se realizan las mismas
operaciones, pero ahora con otras celdas; lo que se obtiene es =(C5+(C5*D5))*B5
Esto es lo que conocemos como formato de referencia relativa y es la manera en que
trabajan, por omisin, las hojas electrnicas.

A
1

Total

ALMACENES DE ORIENTE

2
3

Producto

Cantidad

Precio

IVA

Teclado

10

$125.00

15% =(C4+(C4*D4))*B4

Computadora

25

$9,375.00

15% =(C5+(C5*D5))*B5

Monitor

20

$2,500.00

15% =(C6+(C6*D6))*B6

Referencias Absolutas:
Cuando se hace referencia a una celda en una frmula utilizando referencias absolutas, se
utiliza la direccin fsica de la celda. Para indicar que ser este tipo de referencia la que se
utilizar, se antepone el signo ($) a la columna y tambin a la fila de la direccin de la celda.
Esto permite que al copiar una frmula siempre utilice el contenido de la celda que se volvi
absoluta, sin importar la nueva ubicacin de la frmula.
Ejemplo
Para obtener el total en la tabla, se suma al precio el IVA; el resultado se multiplica por la
cantidad de productos y con esto se obtiene el total.

67

Si esta frmula la copiamos como referencia relativa mandara un mensaje de error ya que
intentara multiplicar por B4 que contiene texto. Para forzar a la frmula a multiplicar siempre
por la celda B3 le ponemos el signo de ($) en la direccin $B$3.
De esta forma fijamos o anclamos la direccin de la celda B3, esto permite copiarla y que las
dems direcciones sean relativas.
A

ALMACENES DE ORIENTE

2
3

8.4.

IVA

15%

Producto

Teclado

Cantidad Precio

Total

10

$125.00 =(C5+(C5*$B$3))*B5

6 Computadora

25

$9,375.00 =(C6+(C6*$B$3))*B6

20

$2,500.00 =(C7+(C7*$B$3))*B7

Monitor

Calcular totales con el comando Autosuma

Para realizar una suma, coloque el cursor en la celda donde desea el resultado.
Para utilizar la funcin de SUMA, puede realizarse utilizando el botn de Autosuma
que
se encuentra el la barra de herramientas y presionando Enter para aceptar lo que se va a
sumar.
Otra forma es pegando la funcin desde el Men Insertar y la opcin Funcin:
a)
b)
c)
d)

Seleccione la categora Matemticas y Trigonomtricas


Seleccione la funcin SUMA
Presione el botn Aceptar
En el cuadro Nmero 1 introduzca la direccin de la celda con el primer valor, o el rango
que desea sumar si son contiguas las celdas que tienen los valores por sumar.
e) Continue introduciendo direcciones de celdas si no estn continuas o presione el botn
de Aceptar

235

68

110

=SUMA(A1:C1)

8.5.

Rellenar celdas con texto o valores secuenciales

Con frecuencia es necesario rellenar celdas con texto secuencial, es decir, das de la
semana, series de nmeros, texto ms un nmero (Da 1, Da 2 ). Esto se logra cuando se

68

copia una celda que contiene el primer valor o las primeras secuencias de valores
arrastrndola(s) con el ratn.

El mtodo consiste en:


Seleccionar la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuacin, introducir el
valor inicial de la serie.
1) Para incrementar la serie en una determinada cifra, seleccionar la siguiente celda del
rango e introducir el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos
elementos iniciales determinar la cifra de incremento de la serie.
2) Seleccionar la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. Arrastrar el
controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar.
a. Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.
b. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Para especificar el tipo de serie, utilice el botn secundario del ratn para arrastrar el
controlador de relleno sobre el rango y, a continuacin, haga clic en el comando pertinente del
men contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2002, haga clic en Rellenar
meses para la serie FEB-2002, MAR-2002, etc. Tambin puede hacer clic en Rellenar aos para
la serie ENE-2003, ENE-2004 y as sucesivamente.

69

Para controlar manualmente la creacin de una serie, se debe utilizar el comando Rellenar
del men EDICION, este comando permite rellenar la o las celdas seleccionadas con los
valores que se encuentran en las celdas que estn arriba, abajo, a la izquierda o a la derecha
de ellas, o con la opcin Series, especificar varios parmetros como son: el valor del
incremento, el lmite al que debe llegar la serie, si la serie ir en una fila o en una columna; si el
incremento es lineal (suma), geomtrico (multiplicacin), cronolgico (fechas) o si se
autorrellena con el mismo valor;.
8.6.

Ordenamiento de una lista de informacin

En ocasiones el orden de las filas de una lista no tiene importancia. Pero en otros casos, se
necesitar que las filas aparezcan en un orden concreto. Por ejemplo, ordenadas por
Departamento.
Para ordenar rpidamente una lista por un solo campo:
1. Posicionarse en una celda del campo por el que se quiere ordenar la lista
2. Seleccionar uno de los botones de la Barra de Herramientas Estandar: Orden
Ascendente u Orden Descente
Excel determinar los lmites de la Lista y ordenar todas las filas de la misma.
Cuando de desea ordenar por ms de un Campo se debe usar el comando Ordenar del
men DATOS:
1.
2.
3.
4.

Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.


En el men DATOS, haga clic en Ordenar.
En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.

Nota : Si la columna que se especifique en el


cuadro Ordenar por tiene elementos
duplicados, puede continuarse ordenando
los valores especificando otra columna en
el primer cuadro Luego por. Si hay
elementos duplicados en la segunda
columna, puede especificarse una tercera
columna para ordenar en el segundo
cuadro Luego por.

70

MDULO 4
9. GESTIN DE COMENTARIOS
Las hojas de trabajo grandes y complejas pueden ser difciles de comprender. En estos
casos puede ser til tener documentacin que explique ciertos elementos de la hoja de trabajo.
Una manera de hacerlo es aadir comentarios a las celdas. Esta funcin es til cuando se
necesita documentar un valor en particular o para recordar o explicar lo que hace una frmula.

9.1.

Aadir un comentario a una celda

Seleccionar la celda a la que se le aadir un comentario.


Seleccionar el comando Comentario del men INSERTAR.
Excel inserta un cuadro de comentario que apunta a la
celda seleccionada.

Introducir el texto del comentario dentro


del cuadro y hacer clic en cualquier
sitio de la hoja de trabajo para ocultar
el comentario.

Las celdas que tienen un comentario muestran un tringulo rojo en la esquina superior
derecha. Al poner el ratn sobre ste el comentario se hace visible.
9.2.

Modificar un comentario

Posicionarse en la celda que contiene el comentario


que se desea modificar.
Seleccionar el comando Modificar comentario del
men INSERTAR, lo cual desplegar el comentario.
Hacer los cambios necesarios.

71

9.3.
Eliminar un comentario
Posicionarse en la celda que contiene el comentario que se desea eliminar.
Desplegar con el botn derecho del ratn el men contextual y seleccionar el comando
Eliminar comentario.

10. CREACIN DE REPORTES PERSONALIZADOS


10.1. Recomendaciones para la organizacin de una lista de informacin
Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de informacin:
nombres, direcciones, telfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de informacin sencillas o
puede trabajar con listas ms complejas, tambin conocidas como bases de datos. Una base
de datos en Excel no es ms que una lista o una tabla que contiene una o ms columnas.
Con la capacidades que ofrece Excel la informacin de la lista se puede ordenar segn
diversos criterios, se pueden buscar datos especficos, y se puede incluso extraer copias de
informacin de grandes bases de datos ubicadas en una red.
Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de clculo, tambin ofrece capacidades de
gestin de listas, que pueden ser muy tiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de
un mercado, para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos
de existencias en los almacenes. La combinacin de funciones de lista, junto con las
capacidades de anlisis de hoja de clculo y de grficos, hace de Excel una gran herramienta
para el anlisis de negocios y sistemas de gestin que no sean excesivamente complicados.
Toda lista debe contener nombres de campo o field names en una fila situada en su parte
superior (llamados encabezamientos o headers), si se quiere usar las capacidades de filtrado
de datos. La lista deber tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los
nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura se muestra la nica parte
obligatoria de unalista: la fila de headers.

Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en
cuenta los puntos siguientes:

Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los
filtros de datos de Excel.

72

No se deben poner filas vacas debajo de los nombres de campo. Una vez definidos los
headers de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas.

Quizs el mtodo ms fcil sea la captura directa en las celdas para introducir datos en
una hoja de clculo. De todas formas el mtodo ms seguro de introducir datos (el
menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos (Form) generada
automticamente por Excel.

10.2.

Recomendaciones para el formato de una lista de informacin

Utilizar slo una lista por hoja de clculo Se debe evitar que haya ms de una lista en
una hoja de clculo. Algunas de las caractersticas de administracin de listas, como el
filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.

Colocar elementos similares en una columna Disear la lista de forma que las filas
tengan elementos similares en la misma columna.

Mantener la lista separada Dejar en blanco, como mnimo, una columna y una fila entre
la lista y los dems datos de la hoja de clculo. Excel podr detectar con mayor facilidad
y seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin, un filtrado o se inserten
subtotales automticamente.

Utilizar rtulos de columna con formato Crear rtulos de columna en la primera fila de
la lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as como para buscar y organizar
los datos. Utilizar una fuente, una alineacin, un formato, una trama, un borde o un estilo
de letras maysculas que sea diferente al formato que se asigne a los datos de la lista.
Dar a las celdas el formato de texto antes de escribir los rtulos de columna.

Utilizar bordes de celda Cuando se desee separar los rtulos de los datos, utilizar
bordes de celda no utilizar filas en blanco ni guiones para insertar lneas debajo de
los rtulos.

Evitar filas y columnas en blanco Evitar la colocacin de filas y columnas en blanco


para que Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.

No insertar espacios iniciales ni finales Los espacios adicionales al principio o al final


de una celda influyen en las clasificaciones y en las bsquedas. En lugar de insertar
espacios, aplique sangra al texto dentro de la celda.

Extienda formatos de lista y frmulas Al agregar nuevas filas de datos al final de una
lista, Excel utiliza frmulas y formatos coherentes. Para ello, tres de las cinco celdas
anteriores debern utilizar el mismo formato o la misma frmula.

11. USO DE AUTOFILTROS

73

Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

Autofiltro, que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples


Filtro avanzado, para criterios ms complejos
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente
las filas que no se deseen mostrar.
Cuando se utiliza el comando Autofiltro, aparecen unas flechas de Autofiltro a la derecha de
los rtulos de columna de la lista filtrada.
11.1.

Filtros aplicados a una columna

Uso de las flechas de Autofiltro Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra
una lista de todos los elementos visibles y nicos de la columna, incluidos los espacios en
blanco (todos los espacios) y los que no estn en blanco. Si se selecciona un elemento de una
lista de una columna especfica, se ocultan instantneamente todas las filas que no contengan
el valor seleccionado.
Ver una lista filtrada Excel
indica los elementos filtrados
con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro de la
columna
con
un
valor
seleccionado es azul y los
nmeros de las filas filtradas
tambin son azules.

Opciones de autofiltro

Para

Hacer clic en

Presentar todas las filas

Todas

Presentar todas las filas situadas entre los lmites superior e inferior
que especifique, ya sea por elemento o porcentaje; por ejemplo, los
importes hasta el 10% de las ventas

Las 10 ms

Aplicar dos valores de criterio de la columna actual o utilizar


operadores de comparacin distintos de Y (el operador
predeterminado)

Personalizar

Presentar slo las filas que contienen una celda vaca en la columna

Vacas

Presentar slo las filas que contienen un valor en la columna

No vacas

Nota: Las opciones Vacas y No vacas slo estn disponibles si la columna que desea filtrar
contiene una celda vaca.

74

11.2. Filtros aplicados a varias columnas


Se pueden aplicar filtros en varias columnas de manera simultnea, estos se van aplicando
en cascada, es decir despus de definir el primer filtro, las flechas de Autofiltro de las dems
columnas muestran una lista de todos los elementos visibles y nicos de dichas columnas (esto
es: solo los elementos disponibles despus de aplicar el primer filtro).

12. USO DE SUBTOTALES


12.1. Creacin de subtotales
Muchos de los elementos de una Lista estn relacionados de alguna forma. Por ejemplo,
dentro de la Lista que se est trabajando, ciertos Empleados pertenecen a ciertos
Departamentos. Esto permite poder agruparlos por Departamento y calcular el Salario de cada
Departamento, o sea, calcular subtotales por Departamento.
1. Ordene la lista por la columna cuyos subtotales
desee calcular. Por ejemplo, para resumir los
Salarios por Departamento, ordene la lista por la
columna Departamento.
2. Haga clic en una celda de la lista.
3. En el men DATOS, haga clic en Subtotales.
4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en
la columna que contenga los grupos cuyos
subtotales desee calcular. Deber ser la misma
columna por la que se haya ordenado la lista en el
paso 1.
5. En el cuadro Usar funcin, seleccione la funcin
que desee emplear para calcular los subtotales.
(Ver la Tabla de funciones en la pgina siguiente)
6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las
casillas de verificacin correspondientes a las
columnas que contengan los valores cuyos
subtotales desee extraer.

Notas:

75

Tambin se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos ms pequeos dentro de


grupos de subtotales. Para esto, no debe estar activada la casilla de verificacin
Reemplazar Subtotales Actuales

Se pueden quitar subtotales de una lista sin que afecte a los datos originales, con el
botn Quitar Todos.

12.2. Funciones de resumen para listas con subtotales


Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes funciones.
Usar esta funcin para obtener
Suma

La suma de los valores de una lista. Esta es la funcin predeterminada para datos
numricos.

Contar

El nmero de elementos de una lista. Esta es la funcin predeterminada para datos


no numricos.

Promedio El promedio de los valores de la lista.


Mx

El valor ms grande de una lista.

Mn

El valor ms pequeo de una lista.

Producto El resultado de multiplicar todos los valores de una lista.


Contar nmeros
Desvest

El nmero de registros o filas de una lista que contiene datos numricos.

Una estimacin de la desviacin estndar de una poblacin, donde la lista es la


muestra.

Desvestp La desviacin estndar de una poblacin, donde la lista es toda la poblacin.


Var

Una estimacin de la varianza de una poblacin, donde la lista es la muestra.

Varp

La varianza de una poblacin, donde la lista es toda la poblacin.

13. TABLAS Y GRFICOS DINMICOS


Una tabla dinmica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobacin
cruzada, de grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes
resmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o ver en
pantalla los detalles de determinadas reas de inters.

76

13.1. Uso del asistente para la creacin de tablas dinmicas


Las Tablas Dinmicas son una herramienta de Excel que permite resumir y analizar datos de
una Lista o una Base de Datos.
Se utilizan para consolidar datos o resumir datos sumando o aplicando alguna otra operacin
aritmtica o estadstica sobre los datos de la lista.
Para crear una Tabla Dinmica es necesario estar colocado en alguna celda de la lista y
seguir los pasos del Asistente para Tabas Dinmicas que se encuentra dentro del men DATOS

Primer Paso:
Aqu se define donde se encuentra
la Lista o Base de Datos y que tipo de
informe se desea crear

Segundo Paso:
En este paso se debe verificar
que el rango mostrado sea el
correcto.

Tercer paso:
Definir donde va a
quedar la Tabla Dinmica,
en una hoja nueva o en
una existente donde se
deber
especificar
la
celda donde se desea
que comience.

77

En este paso se puede disear la TD o dar Finalizar y disearla fuera del asistente.

DISEAR LA TABLA DINAMICA


Si en el paso 3 del
Asistente se seleccion el
botn Diseo, aparecer esta
pantalla
donde
se
seleccionan que campos
aparecern como filas, cuales
como columnas y que datos
se van a resumir(sumar,
contar etc.)
La opcin pgina se
muestra como una lista
desplegable que permite ver
una porcin de datos cada
vez.
Si no se uso el Asistente para disear la TD aparecer la hoja de clculo con el siguiente
diseo y la barra de herramientas de TD
En la Barra TD
aparecen todos los
campos de la Lista y
desde ah se pueden
arrastrar a la Tabla
Dinmica.
Si se decide quitar
algn campo, basta con
arrastrarlo fuera de la
TD.

78

Es este ejemplo, el campo Departamento esta como Fila, el


Salario est como Dato y se usa la funcin suma, la flecha al lado
de el campo Departamento nos permite elegir de que
departamentos se quieren ver la informacin.
13.2.
Modificar la funcin resumen de los campos de
datos
La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin de
resumen que especifique, como SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podr incluir automticamente
subtotales y totales generales, o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elementos
calculados.
13.3. Modificar el diseo de la tabla dinmica
Una tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales resume mltiples filas de
informacin de los datos originales. Arrastrando un botn de campo hasta otra parte de la tabla
dinmica, podr ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podr ver los nombres de los
vendedores en las filas o en las columnas.
13.4.

Actualizar una tabla dinmica

13.5.

Uso del asistente para la creacin de grficos dinmicos

MDULO 5
14. AUTOMATIZANDO LA OPERACIN
14.1. Recomendaciones para la creacin de un modelo

15. FORMULAS Y FUNCIONES


15.1. Creacin de formulas con referencias absolutas
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de
celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de
una hoja de clculo para realizar determinados clculos.

Una celda se referencia por su identificador de columna una letra o un conjunto de 2


letras y de fila un nmero -. Por ejemplo, la celda A21 es la que se encuentra en la
interseccin de la fila 21 con la columna A. La referencia de la celda activa se muestra
en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.

79

Referencias absolutas: una referencia absoluta de celda, en una frmula, especifica la


direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que
contiene la frmula. Una referencia absoluta tiene la forma $A$1, $B$1, etc. En otras
palabras, las referencias absolutas se usan cuando se van a copiar frmulas y se desea
conservar las referencias de celda o rangos de celdas, para ello se selecciona la celda
donde se encuentra la frmula a copiar y se pulsa la tecla F4, al hacer esto se le coloca
un signo de pesos antes de la letra del nombre de la celda y del nmero de la celda.
Ejemplo: $D$4:$E$5

Referencias relativas: una referencia relativa de celda, es una referencia de celda,


como A1, que indica a Microsoft Excel cmo buscar otra celda a partir de la que contiene
la frmula. Al copiar frmulas con referencias relativas excel cambia las direcciones de
celda o de rango automticamente adaptndolas a la posicin que ocupa la celda en
que se han copiado; por ejemplo, si se va a copiar en F6 la formula =B5*C5, la cual se
encuentra en D5 excel la actualiza de la siguiente manera =B6*C6.

El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn para
apuntar a la celda cuya referencia se desea insertar.

Referencias mixtas: las referencias mixtas son utilizadas en los casos en que se
pretende que tan slo una de las dimensiones, fila o columna, que se quieren mantener
invariables. Una referencia mixta contiene a la vez referencias absolutas y relativas. Por
ejemplo, la referencia $B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta
cada vez que se copia la frmula; con B$5 ocurrira lo contrario, la columna cambia
mientras que la fila 5 siempre permanecer constante.

Referencias de 3D: son aquellas que abarcan dos o ms hojas de un libro de trabajo,
es decir, tambin se pueden introducir referencias a celdas de otra hoja de clculo,
introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos
por el signo de admiracin (!). Por ejemplo: Hoja1!B5:C6 =SUMA(HOJA1:HOJA3!E9),
excel sumar las casillas E9 de las hojas 1 a 3.

15.2.

Funciones bsicas

Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos,
denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden
utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR
redondea un nmero en la celda A10.

Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin
separados por comas y un parntesis de cierre.

80

Nombre de funcin. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una
celda y presione MAYSC+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El
argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los
argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.

Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin,


aparece una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por
ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecer la informacin. La informacin sobre
herramientas slo aparece para las funciones integradas.

Escribir frmulas
Cuando cree una frmula que contenga una funcin, el cuadro de dilogo Insertar funcin le
ayudar a introducir las funciones de la hoja de clculo. A medida que se introduzca una funcin
en la frmula, el cuadro de dilogo Insertar funcin ir mostrando el nombre de la funcin, cada
uno de sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el resultado actual
de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.
Excel cuenta con funciones relativas a diferentes especialidades y se pueden clasificar en los
siguientes grupos:

Fecha y hora

Externas

Ingeniera

Financieras

Informacin

Lgicas

Referencia

Matemticas y trigonomtricas

Estadsticas

Texto y datos

15.3. Funcin Buscarv


Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis:

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o


FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a
100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como
FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.

81

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es


VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y
el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto
"Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra
VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero
puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por
ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento
prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido".
Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica
es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una
coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede
ser otra frmula.
Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos
siguientes.
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve
el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz (matriz: utilizada para crear frmulas
sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que
se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una
constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada
elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos
basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece
una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja
de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basndose en una cadena de texto o un
nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI. Obtenga informacin sobre
calcular un valor basado en una condicin.

15.4.

Funcin lgica SI

15.5.

Funcin lgica Sumar.SI

82

15.6.

Formatos condicionales

15.7.

Listado de Funciones Agrupadas

16. ESQUEMAS DE SEGURIDAD


16.1. Proteccin total de los datos contenidos en la hoja de clculo

16.2.

Proteccin parcial de los datos contenidos en la hoja de clculo

16.3.

Quitar la proteccin a la hoja de clculo

16.4.

Ocultar una hoja de clculo

16.5.

Mostrar una hoja de clculo

16.6.

Proteger un libro

16.7.

Quitar la proteccin al libro

16.8.

Asignar contrasea de apertura al libro

16.9.

Quitar la contrasea de apertura al libro

MDULO 6
17. VISUALIZANDO TUS RESULTADOS

83

Una de las mejores formas de analizar los datos de una hoja de clculo es por medio de
las grficas.
Es posible colocar grficas en hojas independientes, o como un objeto dentro de la
misma hoja. Podemos seleccionar entre una gran variedad de formatos para representar los
datos
17.1.

Tipos de grficos y sus propsitos

17.2.

Recomendaciones para la organizacin de los datos

18. USO DEL ASISTENTE PARA GRFICOS


18.1. Seleccionar la informacin a graficar

18.2.

Seleccionar el tipo de grfico

18.3.

Definicin del rango de datos y series

18.4.

Definicin de las opciones de grfico

18.5.

Ubicacin del grfico

18.6.

Principales componentes de un grfico

84

18.7. Modificacin del tipo de grfico


18.8. Modificacin de las series de grfico
18.9. Modificacin de las opciones de grfico
18.10. Modificacin de la ubicacin del grfico
18.11. Eliminar un grfico
19. FORMATO BSICO DEL GRFICO
19.1. Formato al rea del grfico
19.2. Formato al rea de trazado
19.3. Formato a las series de dato
19.4. Formato a los ejes
19.5. Formato a la leyenda
19.6. Formato a los ttulos
19.7. Formato a las lneas de divisin

85

MDULO 1.........................................................................................................................2
1. ALMACENAMIENTO EFECTIVO DE LOS DATOS...................................................2
1.1. Conceptos bsicos...........................................................................................2
1.2. Procedimiento para acceder a Excel...............................................................4
1.3. Componentes de la pantalla de Excel.............................................................4
1.4. Uso del Zoom y las formas de ver un libro en pantalla....................................7
1.5. Administracin de las barras de herramientas................................................8
1.6. Movilizar e inmovilizar paneles........................................................................9
1.7. Configuracin de pgina................................................................................10
2. CREAR y ABRIR LIBROS.......................................................................................15
2.1. Cmo crear un nuevo libro.............................................................................15
2.2. Definicin de los tipos de datos.....................................................................15
2.3. Insercin y edicin de datos...........................................................................16
2.4. Modificar el ancho de una columna y la altura de una fila.............................17
2.5. Guardar el documento...................................................................................21
2.6. Procedimiento para cerrar un libro.................................................................23
2.7. Procedimiento para cerrar Excel....................................................................25
2.8. Abrir libros existentes.....................................................................................25
2.9. Trabajando con varios archivos a la vez........................................................27
3. EDICIN DE HOJAS DE CLCULO.......................................................................28
3.1. Seleccin de celdas, rangos, filas y columnas..............................................28
3.2. Insertar y eliminar columnas y filas................................................................29
3.3. Deshacer y Rehacer.......................................................................................31
3.4. Copiar y mover celdas y rangos.....................................................................31
3.5. Ortografa y gramtica...................................................................................37
4. IMPRESIN DE DOCUMENTOS.............................................................................42
4.1. Vista previa de la hoja de clculo...................................................................42
4.2. Ajustar a un porcentaje del tamao normal...................................................44
4.3. Comando imprimir..........................................................................................48
MDULO 2.......................................................................................................................49
5. LA HOJA DE CLCULO Y SU USO PROFESIONAL.............................................49
5.1. Formato a los datos........................................................................................49
5.2. Aplicar estilos.................................................................................................58
6. FORMATO AL LIBRO...............................................................................................61
6.1. Insertar hojas de clculo................................................................................61
6.2. Renombrar una hoja de clculo.....................................................................61
6.3. Mover una hoja de clculo.............................................................................62
6.4. Copiar una hoja de clculo.............................................................................63
6.5. Eliminar una hoja de clculo..........................................................................64
7. HERRAMIENTAS DE BSQUEDA..........................................................................64
7.1. Bsqueda y Reemplazo de Datos.................................................................64
MDULO 3.......................................................................................................................65
8. PROCESAMIENTO Y USO EFECTIVO DE LA INFORMACIN............................65
8.1. Definicin de la precedencia de los operadores............................................65
8.2. Creacin de frmulas.....................................................................................65

86

8.3. Copiar frmulas..............................................................................................66


8.4. Calcular totales con el comando Autosuma...................................................68
8.5. Rellenar celdas con texto o valores secuenciales.........................................68
8.6. Ordenamiento de una lista de informacin....................................................69
MDULO 4.......................................................................................................................70
9. GESTIN DE COMENTARIOS................................................................................70
9.1. Aadir un comentario a una celda.................................................................71
9.2. Modificar un comentario.................................................................................71
9.3. Eliminar un comentario..................................................................................71
10.
CREACIN DE REPORTES PERSONALIZADOS..............................................71
10.1. Recomendaciones para la organizacin de una lista de informacin...........71
10.2. Recomendaciones para el formato de una lista de informacin....................73
11.
USO DE AUTOFILTROS.......................................................................................73
Opciones de autofiltro...................................................................................................74
11.1. Activar y desactivar autofiltros.......................................................................74
11.2. Filtros aplicados a una columna.....................................................................74
11.3. Filtros aplicados a varias columnas...............................................................74
11.4. Uso del filtro 10 Mejores................................................................................74
11.5. Personalizacin de filtros...............................................................................74
11.6. Uso de la funcin Subtotal.............................................................................74
12.
USO DE SUBTOTALES........................................................................................74
12.1. Creacin de subtotales..................................................................................74
12.2. Funciones de resumen para listas con subtotales.........................................74
13.
TABLAS Y GRFICOS DINMICOS...................................................................74
13.1. Uso del asistente para la creacin de tablas dinmicas................................74
13.2. Modificar la funcin resumen de los campos de datos..................................74
13.3. Modificar el diseo de la tabla dinmica........................................................74
13.4. Actualizar una tabla dinmica........................................................................74
13.5. Uso del asistente para la creacin de grficos dinmicos.............................74
8.1 Concepto...................................................................................................................74
8.2 Lista o base de datos...............................................................................................74
8.3 Botones de campo para reordenar los datos........................................................74
8.4 Datos resumidos......................................................................................................74
8.5 Tabla dinmica resultante.......................................................................................74
8.6 Partes de una tabla dinmica..................................................................................74
MDULO 5.......................................................................................................................74
14.
AUTOMATIZANDO LA OPERACIN..................................................................74
14.1. Recomendaciones para la creacin de un modelo........................................74
15.
FORMULAS Y FUNCIONES.................................................................................74
15.1. Creacin de formulas con referencias absolutas...........................................74
15.2. Funciones bsicas..........................................................................................74
15.3. Funcin Buscarv.............................................................................................74
15.4. Funcin lgica SI............................................................................................74
15.5. Funcin lgica Sumar.SI................................................................................74
15.6. Formatos condicionales.................................................................................74
15.7. Listado de Funciones Agrupadas...................................................................74

87

16.

ESQUEMAS DE SEGURIDAD.............................................................................74
16.1. Proteccin total de los datos contenidos en la hoja de clculo.....................74
16.2. Proteccin parcial de los datos contenidos en la hoja de clculo.................74
16.3. Quitar la proteccin a la hoja de clculo........................................................74
16.4. Ocultar una hoja de clculo............................................................................74
16.5. Mostrar una hoja de clculo...........................................................................74
16.6. Proteger un libro.............................................................................................74
16.7. Quitar la proteccin al libro............................................................................74
16.8. Asignar contrasea de apertura al libro.........................................................74
16.9. Quitar la contrasea de apertura al libro........................................................74
MDULO 6.......................................................................................................................74
17.
VISUALIZANDO TUS RESULTADOS..................................................................74
17.1. Tipos de grficos y sus propsitos.................................................................74
17.2. Recomendaciones para la organizacin de los datos...................................74
18.
USO DEL ASISTENTE PARA GRFICOS..........................................................74
18.1. Seleccionar la informacin a graficar.............................................................74
18.2. Seleccionar el tipo de grfico.........................................................................74
18.3. Definicin del rango de datos y series...........................................................74
18.4. Definicin de las opciones de grfico............................................................74
18.5. Ubicacin del grfico......................................................................................74
18.6. Principales componentes de un grfico.........................................................74
18.7. Modificacin del tipo de grfico......................................................................74
18.8. Modificacin de las series de grfico.............................................................74
18.9. Modificacin de las opciones de grfico........................................................74
18.10. Modificacin de la ubicacin del grfico........................................................74
18.11. Eliminar un grfico..........................................................................................74
19.
FORMATO BSICO DEL GRFICO....................................................................74
19.1. Formato al rea del grfico............................................................................74
19.2. Formato al rea de trazado............................................................................74
19.3. Formato a las series de dato..........................................................................74
19.4. Formato a los ejes..........................................................................................74
19.5. Formato a la leyenda.....................................................................................74
19.6. Formato a los ttulos.......................................................................................74
19.7. Formato a las lneas de divisin.....................................................................74

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