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EJO DE lA

CO
SPONDENCIA
y CONFORMACIN
DE EXPEDIENTES
La correspondencia escrita es la piedra angular de las comunicaciones para los negocios.
De acuerdo con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la organizacin de la
correspondencia depende de la recepcin, registro, jerarquizacin y seguimiento que se le
da, con base en el procedimiento de archivo que consiste en inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

'JO correspondencia escrita es la piedra angular de la comunicacin en los negocios. La cantidad de correspondencia enviada y recibida vara de acuerdo con el
Hunao de la empresa y la clase de sus negocios';
Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia, y otro docuIIltl1tos,se manejen de tal manera que puedan ser consultados rpidamente ..
-!I!----------------------------------------
DEFINICiN

DE CORRESPONDENCIA

HHta puede ser clasificada de acuerdo con la fuente en: recibida, enviada e interna.
Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.
Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compaas exI~rnas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una copia al carbn o
ftltocopia del original.
.
Correspondencia interna (interdepartamental) es la que incluye aquella correstmndencia entre departamentos de la misma empresa.

ORGANIZACiN

DE LA CORRESPONDENCIA

I,I~IIqu forma se organiza la correspondencia? El tipo de sistema y los ttulos utiliza-

los dependern de la informacin que requiere el negocio. Un mdico est interesado


principalmente en la informacin sobre sus pacientes; por lo tanto, los ttulos sern los
IIIHtlbres,y los documentos que pertenezcan a ellos debern ser guardados juntos.
35

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Sin embargo, un agente de compras, estar interesado primordialmente en los


artculos que compra. Es probable que emplee un sistema por asunto. Los ttulos
sern los nombres de los productos Y todos los documentos que pertenezcan a un
artculo sern conservados juntos.

RECEPCiN

DE LA CORRESPONDENCIA

En la mayor parte de las grandes organizaciones existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidaq de distribuir Yentregar la correspondencia a los departamentos o individuos indicados. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se
entregan sin abrir y sus respectivas asistentes ejecutivas o secretarias abren este correo Y
lo leen, excepto aquellos sobres marcados con "confidencial" o "personal".
Adems, en lo que se refiere a la correspondencia, las asistentes o secretarias
deben:
Sellarla Yregistrarla .
Leerla y verificar que sea para la oficina .
Jerarquizarla: la que puede contestar ella y la que debe atender su jefe.
Contestar Ymecanografiar la que nosotros atendemos .
Sintetizar la informacin de la otra .
Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen .
Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado .
Mecanografiarla o capturarla y revisarla antes de presentarla a firma .
Separar y repartir las copias; o sacarlas .
Colocar la copia e "pendientes", para su seguimiento .
Elaborar un acuse de recibo, si es necesario .
Archivar la copia.

Las cartas que no estn dirigidas a personas o departamentos especficos deben


ser abiertas por el Departamento receptor de correspondencia, a fin de determinar a
quin se le debe entregar la correspondencia.
Quien quiera que sea la persona que abra el correo, debe revisar en primer lugar
que haya direccin del remitente en la correspondencia. Si no existe sta, el sobre con
la direccin del remitente debe engraparse a la correspondencia. La persona que abre
el correo debe tambin marcar en l la fecha y la hora en que fue recibida. Una razn
importante para registrar stas es proporcionar un control interno de la corresponden-cia. Donde se maneja un gran volumen de correo, se utilizan mquinas automatizadas
para abrir y sellar la correspondencia. En las oficinas pequeas se utiliza el sello
fechador
manual.
Despus
de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de
la fecha, procede a:
1.
2.
3.
4.

Registrarla
Colocarla en su bandeja de entrada.
Transferirla a su jefe, para que ste la lea, y pueda dictar una respuesta.
Archivar el documento, una vez cumplidos los pasos anteriores; para ello lo
marca y autoriza su archivo. Esta anotacin se conoce como iniciales de autorizacin para archivar un documento, Yva en la esquina superior izquierda
(vase figura 3.1).

36

CAPTULO

3. MANEJe)

\)I~ LA CORRESPONDENCIA

y CONFOHiVI\( 'j'\N I lE L~XPEDIENTES

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H~lll i1 : 1.

atiende la correspondencia

',()cesos de seguimiento de la correspondencia recibida.

RECEPCIN

DE LA CORRESPONDENCIA

37
,;.,.~

Las copias al carbn de cartas l:Ilviadas y documentos internos no requieren las


iniciales de autorizacin para ser archivadas.
La asistente ejecutiva o secretaria cngrapa las copias de la respuesta al original de
la carta; si ella se ocupa de los archivos, coloca la correspondencia en su carpeta
rotulada "para archivar". Si los archivos los llIancjan especialistas, ella pone la correspondencia en su charola de archivo rotulada "salida".
Muchas notas de acuse de recibo rutinarias a las comunicaciones poco importantes, se descartan despus de que han sido ledas y contcstadas.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO

DE ARCHIVO

Despus de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:
1. Inspeccin.
2. Clasificacin.
3. Codificacin.
4. Distribucin.
5. Archivo.

Inspeccin
Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las
iniciales de autorizacin. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorizacin, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.

Clasificacin
La clasificacin es una tcnica para la identificacin y agrupacin sistemtica de documentos semejantes, con caractersticas comunes, que pueden ser posteriormente
diferenciados segn su tipologa fundamental.
La clasificacin de documentos es uno de los trabajos ms importantes en una oficina, y exige el establecimiento de un plan previo y UTlaatencin minuciosa.
Se ha dicho que la identificacin del nombre es el fin principal de la clasificacin, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase
genrica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una
clasificacin; sta puede hacerse con base en los siguientes criterios:
a) Por el nombre del membrete (correspondencia recibida).
b) Por el nombre de la persona o compaa a quien la carta est dirigida (copias de

correspondencia enviada).
c) Por el nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).
d) Por el nombre del documento que ha sido clasificado.
e) Por el asunto del que trata o se refiere el documento.
f) Por la fecha en que el documento se ha recibido, enviado o redactado.
g) Por el nmero asignado a los documentos clasificados.
A cada uno de los criterios indicados corresponde un tipo especial de ordenacin.
Los ms comunes son los siguientes:

38

CAPTULO

3. MANEJO

DE LA CORRESPONDENCIA

y CONFORMACIN

DE EXPEDIENTES

l las
L1 de

peta
. co-

Numrico.
Alfabtico.
Cronolgico.

Geogrfico.
Por asuntos.

En el grado de exactitud de una clasificacin

pueden influir los siguientes

factores:

tan-

eta-

a) El volumen de documentos que se posee y los criterios de bsqueda que normalmente se aplican.
b) El ritmo medio de incremento de la documentacin.
e) La frecuencia con que se utiliza el archivo.
La correspondencia debe clasificarse bajo el encabezamiento ms probable (vase figura 3.2). Cuando un documento puede solicitarse de varias formas, se deber
hacer una referencia cruzada, que veremos en el captulo 4.

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Puebla, 24 de l)dubre de 1996.
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11 de Diciembre

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Col. Centro
01614 Mxico, D.F.
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En Al cll11 del da 19 recibi el pro bmc.-io No.


34356190-8 11 cargo de Bita\. S.A., Y CIOdOS8do
11 los
.mores Zab.leta y Mendibll1 de z..catlilll. Pue . por
SI1S 200.00 (Cillll.toquio~ mil doscielltos peso.)
importe de uuem-&I rae:turll Niunl. 567 Y 130 el.
fechn27 de julio y 11 de octubre,respectiVltllente.
l..IgrMlezcolaaebnciooq
mepuedapropoiciooar
alrelpOCto.
At &ID

C.P.
ItinPe1mbert
OllrentedllContabilidadJ.R.

e dolente

cuerdo con su peticin le inform que BACO,


h. sido cliente de ste banco duuntc los
timos cinco aos. El crdito y solvencia de que esa
tnn_ disfruta en el territorio del estado y su
seriedad, son constantemente
reiteradas por quienes
han tenido o tienen con ell. relaciones comerciales.
Lamento no poder proporcionarte
cifras exactas
rcl~ion.d.s I nuestrasopenciones con esta inn'
por prohibirlo

nuestros

estatutoS.

A;'
C.P. Agustn

Peimbert

a ofificafrase
runa

Figura 3.2. Clasificacin de la correspondencia para archivo.

Codificacin
El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar (vase figura 3.3). Existen tres mtodos comu-

.asde

nes de codificar la correspondencia.


a) El nombre seleccionado para clasificar se subraya, de preferencia con lpiz

rojo.

b) Si el encabezamiento

lcin.

bajo el cul deba archivarse la correspondencia no se


menciona en el cuerpo del mensaje, o no aparece en parte alguna del documento, se debe escribir en la esquina superior derecha.
e) Si es necesario hacer una referencia cruzada de la correspondencia, el encabezamiento seleccionado se debe subrayar o escribir y, adems, se debe colocar
una X al final de la lnea para indicar que es una referencia.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO

DE ARCHIVO

y)

Figura 3.3. Carta con


codificacin en el destinatario
y en la esquina superior derecha.

Distribucin
En el procedimiento general para archivar encontramos que la cuarta operacin es
distribuir. Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el
grupo de una letra, un nmero, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificacin
preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores, que se fabrican en distintos tamaos, modelos y materiales y sus usos son diversos; como por ejemplo: para
organizar tarjetas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios, etctera. Observa
los ejemplos que aparecen en la figura 3.4.

Figura 3.4. Diferentes tipos de clasificadores de documentos.

40

CAPTULO

3. MANEJO

DE LA CORRESPONDENCIA

y CONFORMA<J(lN

DE EXPEDIENTES

Archivo
El ltimo paso en el procedimiento de archivo es la colocacin de los documentos en
los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.
A continuacin indicarnos, paso a paso, las instruccines para guardar documentos en un expediente, as corno el expediente mismo (vase figura 3.5).
1. Abrir la gaveta del archivador rotulada con el encabezamiento adecuado (a).
2. Utilizar los encabezamientos de las guas para localizar y encontrar el expediente que lleva el ttulo bajo el cual debe ser guardada la correspondencia (h).
3. Sacar el expediente y dejarlo descansar sobre el borde de la gaveta cerca del
sitio de donde s~ extrajo (e).
4. Asegurarse de que se ha extraido el expediente buscado. Comparar el encabezamiento del documento con el del expediente (d).

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Figura 3.5. Procedimiento para colocar documentos


en los expedientes y archivarlos en las gavetas.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO

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i

DEARCIIIVO

41

5. Colocar el documento cuidadosamente en el expediente con el ttulo hacia la


izquierda cuando se est frente al archivador, de tal manera que el lado izquierdo del documento descanse sobre el fondo del expediente. Recordar que un
expediente demasiado lleno provoca que el contenido resbale hacia arriba (e).
6. Colocar el expediente en su sitio, de tal manera que descanse sobre el fondo de
la gaveta con sus dos lados en posicin vertical y con su encabezamiento plenamente visible (j).

CONFORMACiN

DE EXPEDIENTES

Tambin es importante que cuando estarnos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tornemos en consideracin ciertos lineamientos
generales, que siempre sern de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y
ordenados:
En cada expediente no deben guardarse ms de 100 documentos .
El material siempre debe mantenerse ordenado y bien colocado dentro de los
expedientes para evitar que los bordes se deterioren .
No se debe utilizar sujetapapeles ("c1ipes"), ganchos o alfileres para sujetar
los documentos .
Al retirar un expediente de la gaveta se debe asir por la parte media y no por la
cejilla .
Los documentos rotos deben remendarse con cinta engomada transparente antes
de guardarlos en el expediente.
Si los documentos son de un tamao menor al usual, se deben pegar en un papel
tamao carta, cuidando de que no quede oculto ningn contenido del documento.