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Capitulo 5

Entrevista
Es importante destacar que la educación, el intelecto, el contexto cultural y las emociones del entrevistador
son poderosos filtros para lo que estará oyendo.
Tipos de información buscada:
En la entrevista se guarda un formato de preguntas y respuestas y lo que se quiere es obtener la opinión del
entrevistado y lo que se quiere es obtener la opinión del entrevistado y sus sentimientos acerca del estado
actual del sistema, objetivos personales, de la organización y los procedimientos informales.
Hay que observar las opiniones de las personas que pueden ser más importantes y reveladoras que los
hechos; viendo las opiniones se descubren cuales son los problemas a resolver.
Se debe tratar de capturar los sentimientos del entrevistado, esto ayuda a capturar la emoción, las actitudes
y grado de optimismo reinante.
Los objetivos: es información que puede surgir de una entrevista, estos permiten proyectar el futuro de la
organización.
La entrevista debe planearse ya que se establece una relación con alguien. Se debe dar confianza y
comprensión para así, no perder el control de la entrevista.
Planeación de la entrevista, 5 pasos:
1) Lectura del material a fondo: informarse a fondo respecto del entrevistado y su organización, de esta
manera se maximiza el tiempo de la entrevista evitando preguntas de fondo y además debo
sencibilizarme con el lenguaje de los miembros de la organización para redactar preguntas
comprensibles.
2) Establecer los objetivos de la entrevista: Usando el material de fondo estudiado y su experiencia se
establecen los objetivos de la entrevista.
3) Decidir a quién entrevistar: hay que tratar de entrevistar a personas claves de todos los niveles de la
organización. Se debe guardar una proporción entre las personas entrevistadas de cada nivel.
4) Preparar al entrevistado: Llamar al entrevistado con anticipación para pensar acerca de la entrevista. La
entrevista no debe durar mas de 45 minutos o una hora, aunque el entrevistado este deseoso de
extender sus respuestas.
5) Decida sobre los tipos de preguntas y estructuras: son tipos básicos de preguntas (abiertas o cerradas).
También se debe estructurar la entrevista (pirámide, embudo o rombo).
Tipos de preguntas:
 Abiertas: son las que permiten al entrevistado explayarse en su respuesta.
 Cerradas: son las que limitan las respuestas disponibles del entrevistado. Las preguntas cerradas de
tipo bipolar son aquellas que solo permiten contestar sobre dos extremos (si/no; verdadero/falso).
 Averiguaciones: el objetivo es ir mas allá de la respuesta inicial (¿por qué?).
Fallas en las preguntas:
 Preguntas conducentes: son las tienden a dirigir la respuesta del entrevistado hacia la respuesta que
uno parece querer.
 Preguntas dobles: son las preguntas en las que se usa una solo pregunta cuando en realidad son dos.
Ej. : ¿cómo toma las decisiones y qué es lo que decide?.
Estructuras de encuestas:
 Pirámide: se comienza con preguntas muy detalladas y cerradas, luego expande el tema haciendo
preguntas generalizadas y abiertas. Se utiliza cuando el entrevistador necesita ambientarse en el tema.
 Embudo: el entrevistador usa un sentido deductivo con preguntas abiertas y va estrechando las
respuestas con preguntas cerradas. Hace sentir cómodo al entrevistado.
 Rombo: es una combinación de las otras dos. La entrevista es entretenida, pero lleva mucho tiempo.
Registro de entrevista:
Hay que registrar los aspectos importantes de la entrevista. Se pueden tomar nota o usar una grabadora.

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Capitulo 6

Cuestionarios
Mediante los cuestionarios los analistas recolectan datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y
características de gente importante de la organización.
Los cuestionarios son útiles sí:
 Si los encuestados están muy dispersos
 El sistema involucra a mucha gente y se necesita saber la proporción de un grupo dado, si aprueba o no
el sistema
 Se hace un estudio exploratorio para saber la dirección que debe tomar el sistema
 Saber que problemas deben revelarse en las entrevistas
Definir el objetivo del cuestionario
Tipos de preguntas:
 Abiertas: deben ser lo suficientemente estrechas para que se de una respuesta especifica, evitando
respuestas demasiado amplias.
 Cerradas: se usa para grandes muestras de gente, y limitan las opiniones.
Uso de escalas en cuestionarios:
Es el proceso de designar números o símbolos a un atributo o característica para poder medirlo. Las
escalas son usadas por los analistas para medir las actitudes o características de las personas o cuando
quiere que éstas actúen como jueces de los temas propuestos en el cuestionario. Existen cuatro formas de
las escalas:
1) Nominal: se usan para clasificar cosas. Ej. : ¿qué programa usa? Excel, Word, PowerPoint.
2) Ordinal: también permiten clasificación pero implica un ordenamiento de rango; son muy útiles ya que
una clase es mayor o menor a otra.
3) De intervalos: los intervalos entre cada numero son iguales; esto permite hacer operaciones
matemáticas sobre los datos del cuestionario.
4) De relación: son muy similares a los de intervalo pero se usan cuando existe un cero absoluto. Son de
uso poco frecuente.
Las escalas deben tener como características principales validez y confiabilidad dado que si se realizan con
errores pueden traer problemas como: lenidad (blandura), tendencia central o efecto de halo.
Diseño y administración del cuestionario, formato:
 Dejar bastante espacio en blanco
 Dejar espacio para las respuestas
 Pedir que cierre las respuestas con un circulo
 Usar un objetivo que ayude a determinar el formato
 Ser consistente en el estilo
 El orden de las preguntas
 Las preguntas importantes primero
 Agrupar conceptos de contenido similar
 Emplear las tendencias asociativas del interlocutor
 Poner primero los conceptos menos controvertidos
Administración del cuestionario:


Reunir a todos los encuestados para asegurar que todos respondan y además todos recibirán las
mismas instrucciones ahorrando tiempo
Permitir que el encuestado maneje el cuestionario, esto le da mayor seguridad, así como también le
garantiza el anonimato, es menos efectivo que la recolección de datos
Enviar el cuestionario por correo es muy poco efectivo ya que no involucra al encuestado en forma
personal

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Capitulo 7

Observación directa
La observación se usa para obtener información acerca de los tomadores de decisiones así como también
del ambiente en el cual se desenvuelven, algo que es inaccesible para otro método. Esta observación debe
ser estructurada y sistemática si es que se quiere que la información se interpretable.
Observación de las actividades de un gerente:
Los medios adecuados para recaudar información sobre el trabajo de los gerentes es la entrevista o el
cuestionario. La observación me permite ver como los gerentes recopilan, procesan y usan la información
para hacer que el trabajo se realice. Entonces voy a seguir una serie de pasos:
 Decidir las actividades que voy a observar
 Determinar el nivel de concreción de las observaciones que voy a realizar, esto determinará la cantidad
de interpretación necesaria
 Crear categorías que capturen las actividades principales
 Prepara escalas, lista de verificación u otros materiales
 Decidir cuando observar
Muestreo de tiempos y evento:
El muestreo de tiempos permite que el analista ponga intervalos específicos en los cuales hará la
observación. La ventaja del muestreo de tiempos es que permite eliminar la subjetividad además permite
una vista representativa de las actividades desarrolladas con frecuencia. La principal desventaja es que
puede tomarse tiempos en los cuales no se llegue a desarrollar la totalidad de un evento u decisión.
El muestreo de eventos proporciona observaciones sobre un comportamiento completo en su contexto
natural, la desventaja es que no es una muestra representativa de sucesos frecuentes. Es recomendable
combinar estos dos tipos de muestreo para obtener óptimos resultados.
Observación del lenguaje corporal:
El análisis del lenguaje corporal permite comprender los requerimientos de información del tomador de
decisiones, pero hay que destacar que es muy difícil su comprensión ya que varia entre culturas.
Pares de adjetivos y categorías: son pares de adjetivos muy utilizados (deciso/indeciso). Los sistemas de
categorías son determinados antes que se hagan las observaciones. Lo que se logra es establecer los
comportamientos en cada categoría, la cantidad de veces que se repite, etc.
Guión del analista: se usa un guión para registrar el comportamiento observado, todas las actividades
desarrolladas por el actor se registran con verlos en acción. Este enfoque permite determinar la información
requerida para la toma de decisiones.
Observación del ambiente físico: esto hace referencia a la observación de la oficina del tomador de
decisiones, su lugar de trabajo ya que son influenciados por él. El método usado para la observación del
ambiente se llama STROBE, es sistematico ya que:
1. Proporciona una metodología y clasificación estándar para analizar los elementos
2. Permite que otros analistas apliquen el mismo marco a la misma organización
3. Limita el análisis de la organización a como exista en la etapa actual de su ciclo de vida
Elementos STROBE, son 7:
a) Ubicación de la oficina: las oficinas de fácil acceso permiten la interacción y el dialogo informal; los
grupos de oficinas motivan que se comparta la información
b) Ubicación del escritorio: proporciona pistas sobre el ejercicio de poder
c) Equipo de oficina fijo: Son los archiveros, muebles y libreros. Si estos abundan es probable que el
tomador de decisiones valore la información
d) Propiedades: hace referencia a los útiles que usa el tomador de decisiones
e) Revistas y periódicos del negocio: esto puede revelar que usa información externa para la toma de
decisiones
f) Iluminación y color de la oficina: una oficina iluminada incandescente indica tendencia a la comunicación
personal; en tanto una oficina cálidamente iluminada indica la informalidad del decisor
g) Vestimenta: determinará la credibilidad y el nivel de autoridad que quiere mostrar el tomador de
decisiones
Alternativas de aplicación del método STROBE
1) Análisis de fotografías
2) Enfoque de la lista de verificación: se desarrolla una escala de cinco puntos con relación a las 7
características del ambiente
3) Listas anecdóticas: es una forma menos estructurada. Se usa una lista de verificación anecdótica con
símbolos
4) Comparación de la observación/narrativa
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Capitulo 8

Prototipos
La elaboración de prototipos es una técnica de recopilación de información útil para complementar el ciclo
de vida de desarrollo de un sistema tradicional. Cuando el analista de sistemas usa prototipos está
buscando reacciones, sugerencias, innovaciones y planes de revisión del usuario para hacer mejoras al
prototipo y, por lo tanto, modificar los planes del sistema con un mínimo de gastos y trastornos.
Reacciones del usuario: son las reacciones respecto del funcionamiento del prototipo son recopiladas por la
observación, cuestionarios o entrevistas. El analista podrá ver las dificultades del sistema así como su grado
de aceptación.
Sugerencias del usuario: el analista está interesado en las sugerencias de los usuarios y la administración
para cambiar o refinar el prototipo. Las sugerencias son resultado de la interacción con el prototipo.
Innovaciones: son capacidades nuevas del sistema que no habían sido pensadas con el prototipo, añaden
algo nuevo al innovador.
Planes de revisión: ayudan a identificar prioridades cuando se debe construir un prototipo a continuación y
así abaratar gastos.
Tipos de prototipos
1) Prototipo parchado: es un modelo operable, un sistema que trabaja pero está creado de manera
ineficiente y desprolijo que eventualmente será mejorado. Es un sistema enlatado que para que sea
operacional deberá ser modificado
2) No operacional: es un modelo a escala no funcional con el objeto de probar determinados aspectos del
diseño. Ej. : un auto hecho a escala para las pruebas de túnel de viento pero no es operacional
3) Primero de una serie: elaboración de un primer modelo a escala de la aplicación, un piloto. El prototipo
es completamente operacional y es lo que se espera de serie con características idénticas. Si el
resultado de la evaluación de ese prototipo es satisfactorio se podrá implementar para su uso. Este
primer prototipo es testeado por los usuarios.
4) De características seleccionadas: es un modelo que incluye algunas pero no todas las características
que tendrá el sistema final. Cuando se construye éste modelo el sistema se va construyendo por
módulos que se van incorporando al sistema final a medida que reciben la aprobación del usuario.
Desarrollo de un prototipo:
Para tomar la decisión de crear el prototipo el analista tiene que evaluar si vale la pena, para ello el sistema
tiene que ser complejo y no tradicional, se tiene que desenvolver en un ambiente de cambios constantes ya
que los prototipos son evaluaciones y se los puede revisar. Por ultimo es importante estimar los costos del
prototipo y ver si están incluidos en el costo total. El prototipo permite la retroalimentacion.
Lineamiento para el desarrollo de un prototipo:
1) Trabajar con módulos manejables: No es necesario construir un sistema funcional completo para
efectos del prototipo. Al hablar de módulos manejables es el prototipo que nos permite interactuar con
las características principales del sistema.
2) Construcción rápida del prototipo: el prototipo acorta el tiempo que existe entre los requerimientos de los
usuarios y la presentación del sistema completo. Usando métodos tradicionales de recolección de
información (entrevista, cuestionario y observación) se debe construir el prototipo en menos de una
semana. El prototipo nos va a señalar los recursos que debemos asignar a la creación del sistema.
3) Modificación del prototipo: debe ser apto para ser modificado, creándolo en módulos muy
independientes. Cada modificación necesita una evaluación del usuario.
4) Enfatizar la interfaz con el usuario: Lo que trata de hacer el prototipo es hacer que los usuarios
muestren sus necesidades y requerimientos de información. Si las interfaces no son adecuadas en esta
etapa de prototipos, pueden ser fácilmente modificadas.
Desventajas del prototipo:
 El manejo del proceso de elaboración del prototipo es difícil
 Puede haber presiones para que sea puesto en servicio un prototipo incompleto
Ventajas:
 El potencial para cambiar el sistema en etapas tempranas de su desarrollo
 La oportunidad de detener el desarrollo de un sistema que no es funcional
 La posibilidad de desarrollar un sistema que satisfaga en mejor forma las necesidades y expectativas de
los usuarios
El usuario puede ser de ayuda en la elaboración del prototipo, tres formas:
 Experimentando con el prototipo
 Reaccionar abiertamente ante el prototipo
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 Sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo
Capitulo 9

Uso de diagramas de flujo de datos
El diagrama de flujo de datos (DFD) representarán gráficamente los procesos y flujos de datos en un
sistema de negocios. El DFD muestra el panorama más amplio posible de entradas, procesos y salidas del
sistema.
El enfoque de flujo de datos para la determinación de requerimientos
Mediante el DFD el analista de sistemas puede reunir una representación gráfica de los procesos de datos a
lo largo de la organización.
Ventajas del enfoque de flujo de datos:
a) Da libertad para realizar en forma muy temprana la implementación técnica del sistema
b) Una mayor comprensión de las interrelaciones de los sistemas y subsistemas
c) Comunicación del conocimiento del sistema actual a los usuarios por medio de DFD´s
d) Análisis de un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios
Convenciones usadas en DFD´s
Representa una actividad externa
Muestra el movimiento de datos de un punto a otro
Muestra un proceso
Representa un almacén de datos
Desarrollo de DFD´s
Estos deben ser trazados en forma sistemática. Los pasos son:
 Creación del diagrama de contexto: los diagramas se mueven de lo general a lo particular. El diagrama
de contexto inicial debe ser un panorama que incluya entradas básicas, el sistema en general y salidas.
 Cómo dibujar el Diagrama 0: El diagrama 0 es la explosión del diagrama de contexto y puede incluir
hasta nueve procesos.
 Creación de diagramas hijos: un diagrama hijo no puede producir salida o recibir entrada que el proceso
no produzca o reciba.
 Revisión de errores en los diagramas: los flujos de datos no deben dividirse en dos o más flujos de
datos diferentes. Todos los flujos de datos deben iniciarse o terminar en un proceso obligadamente. Los
procesos necesitan tener al menos un flujo de datos de entrada y un flujo de datos de salida.
DFD´s lógicos y físicos
Un DFD lógico se enfoca en el negocio y la manera en que se opera el negocio. No le importa la manera en
que el sistema será construido. En cambio, describe los eventos del negocio que suceden y los datos
requeridos y producidos por cada evento.
Un DFD físico muestra como será implementado el sistema
 Desarrollo de diagramas de DFD´s lógicos: los sistemas formados usando DFD´s lógico son más
estables que aquellos que no los son, ya que están basados en eventos del negocio y no en una
tecnología o método de implementación particular.
 Desarrollo de DFD´s físicos: se puede crear cuando el lógico está terminado. Éste muestra cómo será
construido el sistema.
Partición de DFD´s
La partición es el proceso de examinar un DFD y determinar cómo debe ser dividido en conjuntos de
procedimientos manuales y conjuntos de programas de computadora.
Hay seis razones para la partición de DFD´s:
a) Diferentes grupos de usuarios
b) Temporización
c) Tareas similares
d) Eficiencia
e) Consistencia de los datos
f) Seguridad
Uso de DFD´s
Los DFD´s puede ayudar a proporcionar un panorama de movimiento de datos a través del sistema,
prestando una perspectiva visual que no se encuentra disponible en los datos narrados.
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Capitulo 4

Muestreo e investigación de datos impresos
Muestreo
Es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población. Estos se
supone que darán información acerca de la población.
La necesidad del muestreo: el muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en
vez de todos los datos de la población completa. (bajo costo, agilidad, etc.)
Diseño del muestreo, cuatro pasos:
1º Determinar los datos a ser recolectados o descritos
2º Determinar la población a ser muestreada
3º Seleccionar el tipo de muestra, pueden ser: muestras de conveniencia, intencionadas, aleatorias
simples y aleatorias complejas
4º Decidir el tamaño de la muestra: el tamaño de la muestra depende del costo involucrado en el tiempo
requerido por el analista o hasta el tiempo disponible de las personas en la organización
Tipos de información buscada en la investigación
El analista de sistemas busca hechos y cifras, información financiera, contextos organizacionales y tipos de
documentos y problemas mediante el muestreo e investigación de datos relevantes.
Lo datos relevantes muestran donde ha estado la organización y hacia donde creen sus miembros que está
yendo.
El analista necesita examinar los datos impresos, tanto cuantitativa como cualitativamente, para ensamblar
una imagen precisa.
Análisis de documentos cuantitativos:
 Reportes usados para la toma de decisiones
 Reportes de desempeño
 Registros
 Formas para capturar datos
Análisis de documentos cualitativos:
Muchos de estos documentos son importantes para revelar las expectativas del comportamiento de otros y
de lo que pretendieron sus escritores
 Memorándums
 Consignas en un tablero de noticias o en áreas de trabajo
 Manuales
 Manuales de políticas
Recopilación de datos a partir de documentos archivados:
Cuando los datos cualitativos y cuantitativos no se encuentran en uso actualmente. Generalmente estos
fueron pagados a otras personas por lo cual es necesario tener precaución cuando se utilicen, una solución
es hacer revisiones cruzadas.

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