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Harvard ManageMentor Plus | Gerenciando seu Tempo | Para Saber Mais

Harvard Management Update, fevereiro 1997

Insights duradouros sobre como gerenciar seu


tempo
Jim Billington
Por razes bvias, o incio do ano a melhor poca de vendas para os
fabricantes de calendrios, agendas pessoais e agendas eletrnicas. Mas
quanto dinheiro deve-se investir nesses artefatos? Talvez menos do que voc
imagina, dizem os especialistas. As melhores idias sobre a gesto do tempo
sugerem que muito embora voc no precise jogar fora esses instrumentos
bem elaborados, com certeza eles no deveriam ser sua principal preocupao.
Fazer uso sbio do seu tempo envolve prioridades outras do que agendas
eletrnicas, e requer mais foco do que atividade frentica.
Os livros lanados sobre o tema dificilmente so duradouros. O ltimo autor que
lanou um livro sobre esse assunto e que acabou entrando para a lista dos best
sellers foi Stephen Covey, cujo ttulo First Things First. Vamos sintetizar sua
filosofia, que evoca os aprendizados clssicos desse assunto: "A coisa principal
fazer com que a coisa principal continue sendo a coisa principal. " Ainda se
ouve o eco daquilo que Peter Drucker escreveu h mais de 30 anos em seu
livro The Effective Executive: "Fazer a coisa certa mais importante do que
fazer as coisas da maneira certa."
parte essa sabedoria, ainda temos uma grande variedade de literatura sobre
gesto de tempo que continua enfatizando como realizar mais coisas em
menos tempo em essncia, como lidar com as listas de coisas a fazer. Essa
convergncia de pensamento leva a grandes vendas de agendas e softwares
similares, o que, normalmente, resulta em papelada onerosa e gerentes
exauridos. Deve haver uma melhor maneira de abordar a questo da gesto do
tempo e, de fato, h. Fizemos uma pesquisa da literatura contempornea
sobre esse assunto e chegamos at a assistir a um dos seminrios de Stephen
Covey. Para satisfazer seu interesse e poupar-lhe... bem, voc sabe o qu,
fizemos uma triagem daquilo que nos parecem ser insights bem crticos:
Comece no mezanino
Ao iniciar qualquer trabalho importante, visualize o resultado final. Tente
conceber, tanto quanto possvel, o resultado esperado de seus esforos
individuais ou dos esforos de sua equipe. Se for de alguma ajuda, pense em
termos daquilo que Ronald Heifetz, co-autor do artigo "The work of leadership",
da Harvard Business Review, chama de posicionar-se no mezanino o que
permite ter uma viso ampla de todo o quadro e o lugar onde reside seu
empreendimento. quase certo que voc v querer consultar outras pessoas
medida que exercita esse raciocnio, particularmente as pessoas a quem voc
se reporta. Se voc e seu chefe esto procurando resultados diferentes,
nenhuma eficincia de sua parte ser suficiente para compensar essa
confuso. Na verdade, talvez voc possa acabar cavando mais depressa ainda
seu prprio buraco.

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Atualmente, as declaraes que as empresas fazem quanto sua misso tm


uma reputao de altos e baixos. No obstante, elas podem ajud-lo a manter
seus projetos de curto e mdio prazos em harmonia com suas metas de longo
alcance. Covey recomenda criar declaraes de misso, quer pessoais ou
profissionais, para, ento, verificar o que voc faz semanalmente para realizlas. Ao criar essas declaraes, utilize o princpio to familiar das lpides, a
saber: estabelea em sua vida metas que voc gostaria que se tornassem
memoriais ao final de sua vida, como se fossem uma sntese de sua existncia
profissional e pessoal.
Se no for necessrio fazer o trabalho, necessrio no faz-lo.
uma frase ambgua, porm verdadeira: Seu tempo precioso. Mais ainda,
seus talentos so muito valiosos para serem desperdiados com atividades que
no contribuem diretamente para a misso de sua empresa ou para sua vida
pessoal.
No livro intitulado 7 Survival Skills for a Reengineered World, William Yeomans
sugere que o modo mais acertado de selecionar o que necessrio repensar
todas as suas decises e atitudes em termos do efeito que tero sobre seus
clientes. importante que se tenha uma viso ampla de quem so seus
clientes no apenas aquelas pessoas para quem voc vende, seus colegas
ou seu chefe, mas tambm seus familiares e amigos.
Vena o vcio da urgncia.
Muitas pessoas gastam a maior parte de seu tempo no trabalho fazendo coisas
urgentes, porm relativamente no to importantes. Apagando incndios,
retornando telefonemas, respondendo memorandos, comparecendo a reunies
irrelevantes tudo isso consome o dia de um gerente, sem, contudo,
acrescentar valor duradouro. Essas atividades tm um atrativo de urgncia,
mas pouca importncia. O vcio do excesso de atividades e da urgncia vem,
em parte, da falta de auto-estima, dizem os especialistas se tenho tanta coisa
para fazer porque sou importante e, em parte, do mal-entendido popular, j
antigo, de que o trabalho tem de ser frentico para ser eficaz. (Voc j viu
Charlie Chaplin no filme Tempos Modernos?)
Um engenheiro vai lhe dizer que o trabalho dever ser definido como fora
aplicada versus deslocamento. Nenhuma ao no mundo vai produzir qualquer
trabalho se no tiver uma direo. O mesmo acontece com nossa vida
profissional. O alvo da gesto de tempo fazer com que voc possa gastar a
maior parte de seu tempo em atividades verdadeiramente importantes, porm
relativamente no urgentes.
Um dos modos mais prticos de focar no trabalho-chave reservar um tempo
cada dia, em horrios ou locais em que voc esteja sem a presso de
telefonemas e em que no seja interrompido. Durante esse tempo, dedique-se
sua tarefa que tem a mais alta prioridade. Se for necessrio, v para outra
sala. Mas no saia, a menos que sua presena seja solicitada em virtude de
uma emergncia genuna. Tente programar essa hora marcada consigo mesmo
durante o perodo do dia que corresponde ao seu horrio nobre, biologicamente
falando, quer dizer, dependendo de quando voc est em sua melhor forma

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durante o dia, seja pela manh ou noite. Dedique uma hora desse perodo de
pico de energia para se empenhar em sua atividade mais importante.
Voc poder, tambm, diminuir seu vcio de urgncia reduzindo sua
programao. Nossos autores concordam que apenas a metade do tempo de
uma pessoa deve ser comprometida. A outra metade deve ficar em aberto para
as necessidades do dia, abrindo assim um espao para as interrupes durante
o perodo em que voc estiver ocupado.
Equilibre os diferentes setores de sua vida.
A gesto do tempo no tem a ver apenas com seu trabalho. Assim como se d
com o trabalho, desperdia-se tambm muito tempo com o entretenimento
tempo que se gasta em atividades que no ajudam a cumprir sua misso
pessoal. Por exemplo, ver televiso pode ser um antdoto para as presses do
trabalho, mas talvez ajudem muito pouco em seu alvo de se tornar um melhor
cnjuge ou um melhor pai. Os mesmos exerccios utilizados para melhorar o
modo como voc gasta seu tempo no trabalho tambm podem ser usados em
sua vida pessoal uma verificao semanal de Como estou indo em relao
minha misso pessoal? A pgina da internet que sugerimos no final deste artigo
apresenta a idia certa: Se aprendemos a equilibrar a excelncia no trabalho
com a excelncia no entretenimento, nossas vidas se tornaro mais saudveis
e muito mais criativas.
Para que voc no pense que estamos entrando num campo filosfico,
queremos concluir apresentando seis dicas prticas, extradas de nossas
leituras, sobre como possvel incrementar sua eficincia, a partir do momento
que tiver selecionado o trabalho realmente importante a ser feito:
1. No interrompa seu trabalho com a chegada da correspondncia.
2. Se for necessrio dar ateno a um determinado documento, ento aja
no lide com o mesmo papel duas vezes.
3. Faa uma triagem de suas ligaes telefnicas.
4. Separe em blocos o retorno a telefonemas e o tempo gasto com
visitantes.
5. Ao final da semana, jogue fora todas as notas do tipo para sua informao
que voc recebeu.
6. Evite participar de reunies com mais de 12 pessoas. No se consegue
nada em reunies assim.
E lembre-se sempre de uma outra pergunta a fazer a si mesmo: O que poderei
fazer hoje que tornar minha vida melhor amanh?
Se voc quiser saber mais...
Covey, Stephen R. First things first. Simon and Schuster, 1994, 373 p.
Winston, Stephanie. The organized executive: a program for productivity.
Warner Books, 1994, 383 p.
Morgan, Rebecca. Salvaging sales scrap time. American Salesman, Oct. 1996
(National Research Bureau, Information Access Co).
Yeomans, William N. 7 survival skills for a reengineered world. A Dutton Book,
The Penguin Group, 1996, 343 p.
Mayer, Jeffrey J. Time management for dummies. IDG Books, 1995, 273 p.
Website: Time management ideas that work at

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www.combriefings.com/TMEdit.htm
Heifetz, Ronald and Laurie, Donald L. The work of leadership. Harvard Business
Review, Jan./Feb. 1997.

Copyright 1997 by the the President and Fellows of Harvard College. Citaes no so
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