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ADMINISTRACIN DE INVENTARIO:

ANALIZAR EL INVENTARIO PARA MAXIMIZAR LA RENTABILIDAD

Jon Schreibfeder
Effective Inventory Management, Inc

SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO

Todas las compaas buscan mejorar su rentabilidad. Se


invierten innumerables horas en reuniones ideando
formas para reducir los costos operativos al tiempo de
incrementar las ventas y los mrgenes brutos.
Desafortunadamente, la administracin en muchas
compaas supone que:

Todo el material que se encuentra en este


momento en inventario es necesario para dar un
buen servicio a los clientes.
Los costos se pueden bajar mejor al reducir los
salarios, disminuir las prestaciones y aprovechar
cualquier monto posible dentro del presupuesto
de operaciones.
El personal de ventas debe enfocarse en
incrementar el dinero en ventas y el dinero en las
utilidades de margen bruto. Los compradores
deben pedir todo lo que el personal de ventas
solicite para ayudarles a lograr esos objetivos.
La nueva tecnologa de almacn es un gasto que
no se puede costear fcilmente.

En la bsqueda por maximizar el retorno sobre la inversin,


muchas organizaciones no examinan su inversin en el
inventario. Esto es desafortunado debido a que mejorar la
manera en que usted controla y administra su inventario puede
tener el mayor potencial para mejorar las utilidades de su
organizacin.

PROBLEMAS COMUNES DE INVENTARIO


Los distribuidores a menudo sufren en forma
simultnea de quejas conflictivas relacionadas al
inventario:

Muchsimo inventario muerto en el almacn.


Falta frecuente de inventario y pedidos
incompletos de productos populares.
Demoras en completar y enviar pedidos a los
clientes.

Tienen demasiado producto equivocado y no cuentan con


el suficiente producto necesario para proporcionar un
nivel ms alto de servicio al cliente. Adems, las bodegas
de la compaa pueden no estar diseadas y organizadas
para reducir los costos de surtir los pedidos de los
clientes. Cmo afectan estos desafos de inventario a la
rentabilidad de la compaa?

El inventario muerto no proporciona un retorno


sobre la inversin.
El dinero invertido en un inventario excesivo no
est disponible para otras oportunidades para
ganar utilidades.
La falta de inventario da como resultado prdida
de utilidades debido a que las solicitudes de los
clientes para los productos no se pueden surtir.
Las operaciones ineficientes de la bodega
requieren de excesiva mano de obra y equipo.

Hay algunos que no estaran de acuerdo en que resolver


estos problemas es muy im portante. Este documento
analiza diferentes ideas que le ayudarn a mejorar la
productividad y rentabilidad de su inversin en el inventario.

ENTENDER QUE EL INVENTARIO MUERTO


TAN SLO VALE SU VALOR DE
SALVAMENTO
Cuando los inversionistas compran acciones en una
compaa, no ganan utilidades sobre su inversin. Es
hasta cuando venden esas acciones en ms de lo que
pagaron por ellas que adquieren un retorno sobre su
desembolso. De la misma manera, un distribuidor no
obtiene utilidades hasta que el material adquirido haya sido
revendido a un cliente a un precio mayor al de su costo.
El inventario muerto est compuesto por artculos de
inventario almacenado que no se han vendido dentro de un
tiempo razonable (por lo general 12 meses). Es
equivalente a acciones de una compaa en quiebra.
Muchas compaas han invert ido decenas de miles, cientos
de miles o incluso millones de dlares en material que sus
clientes simplemente no quieren. El impacto del inventario
muerto en el retorno sobre la inversin de una compaa
puede ser devastador. Veamos una mtrica de anlisis
comn, el retorno sobre la inversin del margen bruto
(ROIMB). El ROIMB se calcula al dividir los dlares de
utilidad bruta anual del distribuidor entre su inversin
promedio en inventario:
ROIMB = Dlares de utilidad bruta anual Inversin
promedio en inventario
Uno de nuestros clientes gan US$2,340,610 en dlares de
utilidad bruta en los ltimos 12 meses y logr una inversin
promedio de inventario de US $1,843,000. Esto produjo un
ROIMB de 1.27 (US$2,340,610
US$1,843,000). En otras
palabras, la compaa gan US$1.27 por ao por cada
dlar de su inversin promedio en inventario. Pero el 12%
del valor total del inventario (US$221,160) se invirti en
material que no se vendi en los ltimos 12 meses. Esto es
el valor del "inventario muerto" tan slo al valor de
liquidacin. Si nunca se hubiera adquirido este inventario
muerto, el ROIMB de la compaa hubiera sido
sustancialmente mayor:
US$2,340,610 (US$1,843,000 US$221,160) = 1.44
Esto representa un incremento en el retorno sobre la
inversin de 13.4% [(1.44 1.27) 1.27]. Esta mejora
importante en la rentabilidad sugiere que vale la pena que
las compaas se enfoquen en reducir su inventario muerto.
Cul es el valor de su inventario que no se ha vendido en
los ltimos 12 meses o ms? En cunto se podra
incrementar su retorno sobre la inversin si estas cosas
no estuvieran en su almacn?

SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO

Es comn manejar el inventario muerto despus de los


hechos, esto es, tratar de liq uidar aqul inventario que no
se ha movido por un valor de "salvamento" tan alto como
sea posible. Pero es mucho ms efectivo evitar que el
"inventario muerto" llegue a su almacn. Algunas personas
se sorprenden al saber que una gran cantidad del inventario
muerto ya est muerto des de que llega; est compuesto
por cantidades remanentes de un embarque inicial de un
nuevo artculo de inventario. Este fenmeno por lo general
se debe a varios factores:

Cantidad de remanentes de artculos de pedidos


especiales.
Si necesita solicitar un producto que no tiene en inventario
ms de lo que su cliente desea comprar o de lo que puede
pagar por l; terminar con un inventario remanente que
reducir de manera significativa su rentabilidad en una
venta fuera de inventario o in cluso le har perder dinero.
Veamos un ejemplo:
Un cliente desea 15 piezas de un producto que no tiene en
inventario que le cuestan US$10 cada una y las vende con
un margen bruto del 25%. Se debe solicitar el producto a
un proveedor en cajas de 24 piezas. Luego, se entrega al
cliente y, al observar la fa ctura, parece que tiene una buena
utilidad:
Costo
unitario

Precio
unitario

Cant.

Art.

Extensin

MBUS$

US$10.00

US$13.33

15

A100

US$199.95

US$49.95

Pero qu suceder con las nueve piezas de producto A10


que no se vendieron al cliente? No son productos
normales de inventario y probablemente terminarn como
inventario muerto y se tendr que liquidarlos en algn
momento en el futuro. Si cons ideramos el costo de este
inventario muerto futuro dentro del anlisis de la operacin,
su utilidad de inmediato se convierte en prdida:
Costo total del
material

Extensin de
precio

GMUS$

US$240.00

US$199.95

-US$40.05

MB%
-20%

Esta situacin es an peor si pagamos una comisin a los


vendedores con base en el margen bruto. El vendedor
logra una comisin mientras que la compaa de hecho
pierde dinero. Para evitar esta situacin, es necesario
asegurar que ocurra alguna de las siguientes acciones
cuando se hace un pedido de algn producto que no sea de
inventario para un proveedor:

El cliente compra la cantidad total del producto


que se debe solicitar al proveedor.

El precio de venta al cliente se basa en el costo


total del material que la compaa debe adquirir.

El costo total de un producto fuera de inventario


que se adquiere se carga a la comisin del
vendedor.

Se ignora el inventario especfico del cliente.


Muchos distribuidores almacenan un producto
especficamente para un client e nico. Con frecuencia, no
se dan cuenta que un cliente ha dejado de comprar uno de
estos artculos hasta que se realiza un inventario fsico y
alguien pregunta: cundo fue la ltima vez que la
Compaa ABC compr esto? Tenemos demasiado en el
anaquel".
Es muy caro mantener un invent ario para el uso exclusivo
de un cliente. Se debe adquirir el producto con regularidad
en las cantidades que el cliente haya acordado comprar.
Es vital para los distribuidores revisar el estado de las
existencias de todo inventario especfico de un cliente al
menos una vez al mes para evitar la posibilidad de que este
material muera lentamente en el anaquel.

Cantidades remanentes de productos obsoletos.


Introducir nuevos productos al mercado es emocionante.
Con frecuencia, el inventario remanente de artculos que
ahora son obsoletos por un nuevo producto, es algo que no
se toma en cuenta. Cuando finalmente se descubre este
inventario activo, la nica manera de liquidar estas
existencias es venderlas por su valor de desperdicio. Como
parte de su poltica para introducir nuevos productos,
asegrese de insistir en un plan para liquidar el inventario
restante de cualquier existencia obsoleta. Cuanto ms
tiempo permanezca un inventario obsoleto en su almacn,
menos posibilidades tendr de encontrar un comprador que
pueda dar un uso prctico a ese material.

NO EXAGERE EL MARGEN BRUTO


Debemos comprar una cantidad importante para tener un
menor costo unitario. Necesitamos tener un mayor margen
bruto. Ha escuchado esto en su organizacin? Muchas
compaas se enfocan en maximizar sus mrgenes brutos.
Probablemente, la gerencia de ventas, conozca mejor sus
mrgenes brutos actuales y los objetivos de mrgenes
brutos que la fecha de cumpleaos de sus cnyuges. Pero,
es adecuado dar tanto nfasis
al margen bruto? Es una
verdadera medicin de la rentabilidad corporativa? De
nuevo, veamos un ejemplo:

SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO

Las condiciones del mercado requieren que los


Distribuidores ABC vendan el Producto #A100 en
US$25.00 cada uno. Este producto se puede adquirir
en tres cantidades:
Cantidad

Cantidad
adquirida

Costo por unidad

Margen bruto

50

US$20.00

20.0%

100

US$19.00

24.0%

250

US$18.50

26.0%

La demanda de esta parte es de 50 piezas al mes. El


personal de ventas presiona al comprador para que
adquiera 250 piezas de una vez. Desea tener un margen
de 26.0%. Pero, comprar 250 piezas de una vez
maximizar la utilidad neta de la compaa?
Para determinar qu cantidad de compras da como
resultado una mayor utilidad para la compaa, debemos
comparar el descuento que se recibe en cada uno de los
niveles de compras contra el costo de mantener una mayor
cantidad de este producto por un periodo ms largo.
Supongamos que el costo anual de mantener un inventario
es de 24% o 2% al mes (24% 12 meses) para los
Distribuidores ABC. * Esto significa que cuesta 24 centavos
mantener el valor de un dlar de inventario en la oficina de
los Distribuidores ABC durante un ao completo. Cul es
el costo de mantener cada cantidad posible de compra
durante el tiempo necesario pa ra vender todo el embarque?
Primero, determinemos cunto tiempo se requiere para
vender la cantidad total y la cantidad promedio que tendr
a la mano durante ese periodo:
Cantidad
adquirida

Suministro para
el mes

Cantidad
promedio a
la mano

Costo neto
Valor
por unidad promedio a la
mano

50

25

US$20.00

US$500.00

100

50

US$19.00

US$950.00

250

125

US$18.50

US$2312.50

La cantidad promedio a la mano durante el tiempo que se


requiere para vender toda la c antidad comprada es la mitad
de la cantidad de compra. Por qu? Porque en la
mayora de los casos la mitad del tiempo usted tendr ms
de la mitad de la cantidad de compra en el anaquel, y la
otra mitad del tiempo tendr menos de la mitad de la
cantidad de compra en el anaquel. El costo de mantener
cada cantidad comprada se calcula al multiplicar el valor
promedio a la mano por el costo de manutencin mensual
por el nmero de meses en que cualquier parte del
embarque se mantendr en existencia:

Valor
promedio
de
inventario

Costo de
manejo
por mes

Suministro
por mes

Costo de
mantener el
embarque

50

US$500.00

2%

US$10.00

100

US$950.00

2%

US$38.00

250

US$2, 312.50

2%

US$231.25

Al dividir el costo de mantener cada embarque entre la


cantidad de compra, determinamos el costo de mantener
cada pieza de inventario. Al sumar esta cantidad al
costo neto unitario, podemos determinar el costo total de
comprar cada pieza y mantener la en inventario antes de
su venta:
Cantidad
adquirida

Costo de
mantener el
embarque

50

US$10.00

Costo de
mantener
cada pieza
US$0.20

Costo
Costo total
neto por por unidad
unidad
US$20.00

US$20.20

100

US$38.00

US$0.38

US$19.00

US$19.38

250

US$231.25

US$0.93

US$18.50

US$19.43

Observe que debido al alto costo de mantener un


inventario de 250 piezas en ex istencias durante el tiempo
necesario para vender todo es te embarque, la cantidad de
100 piezas, o intermedias, resulta el costo total ms bajo
y por lo tanto el que produce la mayor rentabilidad.
Muchos distribuidores se sorprenden al saber que la
rotacin del inventario es muy importante para la
rentabilidad general corporativa al igual que lo son los
mrgenes brutos. La rotacin de inventario mide el
nmero de veces que usted vende su inversin promedio
en inventario cada ao, y se calcula con la siguiente
ecuacin:
Costo de los bienes vendidos durante los 2 meses
anteriores
Inversin promedio de inventario sobre los 12 meses
anteriores
Otra manera de expresar la rotacin de inventario es el
nmero de oportunidades que tiene para ganar una utilidad
por cada dlar que ha invertido en inventario. Por ejemplo,
si el costo total de los bienes vendidos en los ltimos 12
meses es de US$10 mil y el valor promedio de inventario es
de US$5 mil, el valor de rotacin anual del inventario es de
2.0 (US$10 mil US$5 mil). El valor promedio de US$5 mil
se vendi dos veces en los ltimos 12 meses. Si el precio
total de ventas para el material es de US$13 mil, la
compaa gan un retorno anual de US$3 mil en una
inversin promedio de US$5 mil. Si la compaa adquiri
pequeas cantidades con mayor frecuencia y redujo la
inversin promedio de inventario a US$2,500, habr ganado
los mismos US$3 mil con la mitad de inversin.

SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO

Los restantes US$3 mil se podran invertir en otros


productos que proporcionen ot ras oportunidades para
generar utilidades.

pueden tener un efecto significativo sobre la rentabilidad


total de la empresa.

A pesar de ser una forma muy popular de medir la


rentabilidad de las ventas, al margen bruto no lo afectan los
cambios en la inversin en inv entario. Esta caracterstica
tan desafortunada puede dar informacin engaosa para la
administracin. Los costos de capital y operativos por lo
general se reducen a medida que disminuye la inversin de
un distribuidor en el inventario. Despus de todo, no hay
tanto dinero atado en las exis tencias, no existe tanto
inventario al cual se le deba dar seguimiento y una cantidad
menor de material est sujeta a mermas y obsolescencia.

Los productos se deben almacenar para reducir


los costos de surtir los pedidos.

Un margen ajustado es similar al margen bruto en la


medida en que son dlares de utilidades anuales divididas
entre los dlares de ventas anuales. Pero para lograr una
medicin ms significativa y completa de la rentabilidad, el
clculo del margen ajustado resta el costo anual de
manutencin de una inversin promedio en el inventario de
los dlares de utilidad bruta:
Margen ajustado = [Dlares de margen bruto anual
(Promedio del costo anual de manutencin x Inversin
anual de inventario)] Dlares de ventas anuales.
En el ejemplo anterior, si la compaa tuvo un costo anual
de transportar inventario de 24 % y un inventario promedio
de US$10 mil, se obtendra un margen ajustado de 4.6%:
[US$3 mil (0.24 x US$10 mil)] US$13 mil = 4.6%
Si la inversin promedio en inventario se reduce en US$5
mil, el margen ajustado se triplicara a 13.8%:
[US$3 mil (0.24 x US$5 mil)] US$13 mil = 13.8%
Muchos distribuidores han descubierto que el margen
ajustado es una de las mejores herramientas disponibles
para medir la rentabilidad de las ventas al tiempo que les
permite mantener el control de su inversin en el inventario.

LAS PRCTICAS EFICIENTES DE


ALMACN MEJORAN LA
RENTABILIDAD
El inventario se almacen en una bodega o en alguna otra
instalacin de almacenamiento antes de utilizarse para
surtir los pedidos de los clientes. La eficiencia con la cual
se almacena este inventario, afecta directamente la
rentabilidad corporativa. Por qu? Porque recibir el
material al igual que procesar y surtir los pedidos de los
clientes constituyen costos del negocio.
Mientras que un solo factor de costos de almacn podra no
tener un efecto significativo sobre la rentabilidad
corporativa, el costo total adicional en que incurra una
empresa por las operaciones ineficientes de un almacn

Si paga a un bodeguero US$15 por hora (incluyendo


prestaciones) y esta persona puede surtir, empacar y enviar un
promedio de 20 artculos de lnea por boleta por hora, le
cuesta US$0.75 elegir cada artculo de lnea (US$15 por hora
20 artculos de lnea). Esto es uno de los gastos que se
debe restar de sus dlares de utilidad bruta para determinar la
utilidad neta. Si el inventario se puede almacenar de una
manera ms eficiente para reducir el costo de surtir los
pedidos, este mismo trabajador podra elegir 10 artculos de
lnea ms por hora (80 artculos de lnea ms por da), lo cual
reduce los costos de surtir cada artculo de lnea a US$0.50
(US$15 por hora 30 artculos de lnea). Si la bodega surte
300 pedidos por da con un promedio de cuatro artculos de
lnea cada uno, los ahorros reales seran de US$300 por da
(1,200 lneas @ US$0.25 por lnea) o US$75 mil anuales
(asumiendo 250 das hbiles al ao.)
Cmo se puede almacenar un inventario de manera ms
eficiente?

Asignar las ubicaciones principales de seleccin


para los productos que se solicitan con mayor
frecuencia (sin importar la cantidad) en las
ubicaciones de almacenamiento ms accesibles.
La mayora de las bodegas estn organizadas en la "forma
tradicional"; los artculos similares se almacenan juntos
dentro de una "secuencia lgica". Por ejemplo, un grupo
especfico de productos se p uede acomodar con base en el
nmero de parte del fabricante o se pueden organizar por
tamao o color.
Pero los productos similares no necesariamente se venden o
utilizan a la misma velocidad. Para la mayora de los
distribuidores, un porcentaje muy pequeo de los productos
representa una gran cantidad de las solicitudes de los
mismos. Y muchas lneas de productos diferentes tienen
algunos de estos artculos "Sper A". Si los productos se
almacenan en la manera tradicional, la persona que
selecciona los artculos tendr que caminar por todo el
almacn, pasando de artculos de menor movimiento e
incluso por inventario muerto para poder llegar a la ubicacin
de almacenamiento en donde se encuentra un producto muy
popular. Y el espacio especfico en el cual se encuentra este
producto de rpido movimiento puede ser un anaquel alto o
una ubicacin accesible slo mediante el uso de una
escalera o un montacargas.

SU RENTABILIDAD EST ENLAZADA A SU INVENTARIO

Si estos productos de rpido movimiento se almacenan en


las ubicaciones de ms fcil acceso en el almacn, las
personas que surten los pedidos no necesitan recorrer todo
el almacn o ir a los anaqueles altos para surtir los pedidos
de los clientes. La mayora de las actividades de
recoleccin se pueden confinar a una pequea rea del
almacn. Como resultado, se pueden surtir ms pedidos en
el mismo tiempo.

Utilice las tecnologas de cdigo de barras y otras de


gestin de almacenes para reducir errores y mejorar
la rentabilidad.

Con qu frecuencia alguno de sus clientes recibe la


cantidad incorrecta de un producto solicitado o incluso el
artculo equivocado? Observe que cada vez que se genera
un error de seleccin, ste reduce las utilidades netas de su
compaa:

El costo de surtir un pedido se duplica por lo


menos conforme se selecciona, empaca y enva
un pedido de reemplazo.
La cantidad a la mano de un producto que se ha
seleccionado de manera incorrecta no es precisa.
En otras palabras, su PC no tiene la indicacin
exacta sobre lo que realmente est disponible
para la venta. Esto puede dar como resultado
que el material prometido a los clientes no exista
de hecho en su almacn, o creer que falta un
producto cuando en realidad hay muchsimo en el
anaquel.
Su cliente probablemente no est contento con
su servicio y podra llevarse su negocio a otro
lado.

Los cdigos de barras pueden confirmar que se haya


seleccionado el producto correcto para surtir un pedido de
un cliente, al igual que para ofrecer beneficios para ahorrar
costos, incluyendo:

Actualizacin automtica de las cantidades a


la mano. Esto ahorra tiempo y elimina la costosa
captura de datos con errores.
Actualizacin continua de las cantidades a la
mano. Esto proporciona a los vendedores
informacin al segundo de disponibilidad del
inventario. Se puede responder rpidamente a la
consultas de los clientes con muy poco esfuerzo.
El conteo de ciclo se incorpora dentro del
proceso normal de surtido de pedidos.
Su
compaa puede ahorrar gastos de llevar a cabo
el inventario fsico y las sesiones de conteo de
ciclo despus de horas hbiles.

Es una pena que la administracin de muchas compaas


est convencida de que la clave principal para incrementar
la rentabilidad corporativa sea alentar a los vendedores a
que incrementen sus ventas y sus mrgenes brutos. Esta
accin es importante pero no es el nico camino para el
xito. De hecho, la efectividad en la administracin de su
inversin de inventario puede contribuir mucho o incluso
ms a la utilidad de su organizacin. No tiene nada que
perder y mucho que ganar al admin istrar de manera activa
alo probablemente sea su mayor activo. Por qu no dar
los primeros pasos e iniciar una administracin efectiva del
inventario hoy mismo?
*Al llenar un simple cuestionario, puede hacer que
EIM
calcule el costo especfico de su compaa por tener un
inventario y le permite saber si sus costos especficos son
relativamente altos o bajos. Contacte a su representante

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