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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD

DE LA VICEPRESIDENCIA DE EPS DEL INSTITUTO DE SEGUROS


SOCIALES

MARA JULIANA PEALOSA OTERO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTA
2006

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD


DE LA VICEPRESIDENCIA DE EPS DEL INSTITUTO DE SEGUROS
SOCIALES

MARA JULIANA PEALOSA OTERO

Trabajo de grado para optar el ttulo de Administradora de Empresas

Director
Ricardo Logreira Hyman
Administrador de Empresas

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
BOGOTA
2006

NOTA DE ACEPTACIN
_______________________________
_______________________________
_______________________________

_______________________________
Firma del Presidente del Jurado

_______________________________
Firma del Jurado

_______________________________
Firma del Jurado

Bogot, Mayo de 2006

CONTENIDO

GLOSARIO.....................................................................................................................................................7
INTRODUCCIN.......................................................................................................................................15
1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA..................................................................................................19
2. JUSTIFICACIN ................................................................................................................................24
3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN .....................................................................................27
3.1. OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................27
3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS .................................................................................................................27
4. MARCO DE REFERENCIA ..............................................................................................................28
4.1. MARCO GEOGRFICO................................................................................................................28
4.2. MARCO FILOSFICO ANTROPOLGICO...........................................................................28
4.3. MARCO TERICO..........................................................................................................................35
4.3.1. Evolucin del concepto.................................................................................................................35
4.3.2. El control del proceso...................................................................................................................37
4.3.3. El mejoramiento de procesos........................................................................................................38
4.3.4. Clasificacin de los procesos .......................................................................................................43
4.3.5. Manuales administrativos.............................................................................................................44
4.3.6. Manual de procesos.....................................................................................................................47
4.4. MARCO LEGAL ..............................................................................................................................63
4.5. MARCO INSTITUCIONAL...........................................................................................................69
4.5.1. Antecedentes .................................................................................................................................69
4.5.2. Visin del ISS.................................................................................................................................71
4.5.3. Misin del ISS ...............................................................................................................................72
4.5.4. Valores del ISS...............................................................................................................................72
4.5.5. Funciones del ISS .........................................................................................................................72
4.5.6. Visin de la EPS ............................................................................................................................73
4.5.7. Misin de la EPS ...........................................................................................................................73
4.5.8. Valores de la EPS ..........................................................................................................................73
4.5.9. El Instituto de Seguros Sociales Hoy ............................................................................................74
4.5.10. Estructura Orgnica del ISS.......................................................................................................76
4.5.11. Estructura Interna de la EPS......................................................................................................76
4.5.12. Estructura Interna de las Seccionales (Cundinamarca).............................................................77
5. METODOLOGA ..................................................................................................................................78
5.1. TIPO DE ESTUDIO.......................................................................................................................78
5.2. POBLACIN ...................................................................................................................................79
5.3. MUESTRA........................................................................................................................................80
5.4. RECOLECCIN DE INFORMACIN ........................................................................................80
5.4.1. Fuentes Primarias ........................................................................................................................80
5.4.2. Fuentes Secundarias.....................................................................................................................80
5.5. DESARROLLO DEL PROYECTO ..............................................................................................80
5.5.1. Programa de Mejoramiento..........................................................................................................81
5.5.2. Etapas ...........................................................................................................................................82

5.5.3. Formatos.......................................................................................................................................84
6. RESULTADOS......................................................................................................................................90
7. CONCLUSIONES ................................................................................................................................92
6.

RECOMENDACIONES ...................................................................................................................95

CRONOGRAMA DE TRABAJO.............................................................................................................97
BIBLIOGRAFA .........................................................................................................................................99
ANEXOS ......................................................................................................................................................102

LISTA DE ANEXOS

Pg.
Anexo A. Manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud.102

GLOSARIO

ACTIVIDADES: Parte o partes de un proceso. Secuencias ordenadas de tareas.


Acciones de corto plazo con las cuales se desarrolla y ejecuta una estrategia, e implica
la asignacin de recursos y la medicin de resultados.
ALCANCE: Delimitacin del objetivo. Describe la interrelacin entre el proceso y las
reas que lo deben aplicar.
CALIDAD: Atributo o caracterstica que distingue una cosa de otra, mediante un
patrn de comparacin, grado o clase. Conjunto de cualidades o caractersticas que
constituyen la esencia de un producto y/o servicio y respaldan el grado de beneficio
proporcionado al consumidor.
finura.

Una graduacin estndar o relacin de excelencia o

Conjunto de propiedades y caractersticas de un producto o servicio, que

confiere su aptitud para satisfacer las necesidades dadas1.

La totalidad de las

caractersticas de una entidad que le confieren la aptitud para satisfacer las


necesidades establecidas y las implcitas2.
CLIENTES EXTERNOS: Ajenos a nuestra organizacin. Pueden ser:
CLIENTES DIRECTOS: Clientes externos que reciben y utilizan nuestros servicios /
productos.

CLIENTES INDIRECTOS: Clientes externos que reciben el impacto de nuestros


productos / servicios, pero no necesariamente los utilizan.

1
2

Instituto Alemn para la Normalizacin, DIN 55 35011, 1979


Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin ICONTEC, NTCISO 8402, 1996

CLIENTE INTERNO: Personas, grupos o procesos de la institucin que requieren


como insumo el producto del proceso descrito y, en consecuencia, la calidad de ste
producto afecta la capacidad y calidad del desarrollo de aquellos.
CLIENTES USUARIOS: Son los destinatarios de los esfuerzos, es decir, aquellas
personas, rea u organizacin, que reciben los productos y a los cuales se satisface a
travs de respuestas a sus necesidades y expectativas. Es decir, el cliente es: Quien
recibe el impacto de nuestra actividad, el siguiente en el proceso.
CONTROL: Es la medicin y correccin de las actividades de los subordinados, con el
fin de asegurarse de que los hechos se ajusten a los planes. Mide el desempeo en
comparacin con las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones negativas
y al poner en marcha las acciones para corregirlas, ayuda a asegurar el logro de los
mismos.
CONTROL CORRECTIVO: Actividad manual o automtica que al ejecutarse en el
proceso registra una desviacin que se ha presentado en una etapa anterior del
proceso, y permite continuar con su desarrollo o ejecucin.
CONTROL DE CALIDAD: Intento de asegurar la presencia de factores de calidad en
un producto o en la prestacin de un servicio.
CONTROL DETECTIVO: Actividad manual o automtica que al operar o ejecutarse en
el proceso avisa inmediatamente se presenta la desviacin que se ha previsto debe
registrar, pero deja proseguir la ejecucin de la actividad o tarea, dejando la huella.
CONTROL PREVENTIVO: Actividad manual o automtica que al ejecutarse en el
proceso registra inmediatamente las desviaciones o acciones anormales y evita que se
contine con el proceso hasta tanto la actuacin se ejecute como ha sido prevista.
DIAGNSTICO: Identificacin y explicacin de las variables directas e indirectas
inmersas en un problema, ms sus antecedentes, medicin de los efectos que se

producen en su medio ambiente.

Proceso de investigacin y anlisis sistemtico de

eventos relacionados con una organizacin, que permite identificar las causas que los
generan en aras de formular planes mediante los cuales proponer soluciones que
propicien su crecimiento y desarrollo. Fase o etapa donde se identifican los procesos y
el estado en el que se encuentran y se hace un inventario de los mismos.
DOCUMENTACIN: Dejar constancia o disear ya sea en papel, medio magntico o
base electrnica de datos, cada uno de los componentes de un proceso, su flujo y sus
relaciones, con el propsito de facilitar un detallado anlisis del proceso y mantener
rcords actualizados para su uso en el futuro.
DOCUMENTO: Son datos que poseen significado y su medio de soporte.
EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.

Grado en que una organizacin alcanza sus objetivos y

metas. Consecucin de los objetivos, logro de los efectos deseados.


EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Medida
de la cantidad de recursos utilizados por una organizacin para dar lugar a una unidad
de produccin.

Logro de los fines con la menor cantidad de recursos; logro de los

objetivos al menor costo y otras consecuencias no buscadas.


EMPRESA DE SERVICIOS: Empresa que presta servicios o intangibles y no participa
en la produccin de bienes.
ENTRADA: Insumo necesario para la realizacin de la actividad. Las entradas de un
proceso son por lo general salidas de otros procesos o actividades.

Las materias

primas, los materiales, la informacin, las personas, los insumos, el dinero, entre
otros, son ejemplos de entradas a un proceso, que se conforma como suministro de los
recursos necesarios para realizar la actividad.

ESTNDAR: Consenso sobre lo que es ptimo en los objetivos, procesos o


actividades, documentado de una manera simple y unificada, que sea conveniente y
benfico para las personas involucradas. Es la base de comparacin o meta a las que
se deben hacer seguimiento a travs de los indicadores.
ESTRATEGIAS: Son actividades preestablecidas que buscan apoyar el cumplimiento
de objetivos y asegurar ventajas competitivas sostenibles. Programas generales de
accin y despliegue de recursos para lograr objetivos de una organizacin y sus
cambios, recursos usados para obtener estos objetivos y, polticas que gobiernan la
adquisicin, el uso y la disposicin de estos recursos; la determinacin de los objetivos
bsicos a largo plazo de una empresa y la adopcin de cursos de accin y la asignacin
de recursos necesarios para lograr esas metas. Arte de dirigir operaciones. Definicin
de accin preestablecida que busca apoyar el cumplimiento de objetivos y asegurar
ventajas competitivas sostenibles.

Manera de actuar ante determinada situacin.

Lneas maestras para la toma de decisiones que tienen influencia en la eficacia a largo
plazo en una organizacin. Acciones que permiten ejecutar y concretar los proyectos,
alcanzando los objetivos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es el resultado inmediato de los procesos de la
organizacin; consiste en una red de relaciones formales que definen la posicin de los
miembros de un equipo en relacin con su objetivo comn. Su propsito es ayudar en
la regulacin y direccin de los esfuerzos para fortalecer la organizacin. Se refiere a
las relaciones relativamente fijas existentes entre los puestos en una organizacin,
entendindose por stas la divisin del trabajo, departamentalizacin, esfera de control
y delegacin.
EXPECTATIVAS: Conjunto de valores de un bien (producto + servicios) que el cliente
espera recibir a cambio de un precio razonable y cuya adecuacin o bondad juzga para
decidir entre las diversas opciones de compra / prestacin.
FLUJOGRAMA: Es una herramienta de representacin grfica del proceso que permite
visualizar de una manera grfica las distintas actividades que, en forma secuencial, se

10

llevan a cabo al interior de un proceso. Ilustra cada paso o actividad, la generacin de


un documento, la toma de decisiones, los procesos automatizados.

Mtodo para

describir grficamente un proceso, mediante la utilizacin de smbolos, lneas y


palabras similares.

Permite conocer y comprender los procesos a travs de los

diferentes pasos, documentos y unidades administrativas comprometidas.


FORMATO: Documento con descripcin estructural de una secuencia de datos o
informacin relevante.
FUNCIONES: Distincin de un trabajo respecto de otro; contribuyen a la realizacin
del objetivo bsico de producir o servir de una empresa.
GERENCIA: rgano social cuyo rol es hacer productivos los recursos de una
organizacin, a travs de una eficiente y eficaz toma de decisiones que involucren a
individuos y grupos humanos, tanto en el mbito interno como externo, garantizando
la sustentabilidad y sostenibilidad tanto econmica como social de una organizacin.
GESTIN: Trmino utilizado para describir el conjunto de tcnicas y la experiencia de
la organizacin, planificacin, direccin y control eficientes de las operaciones de los
mismos. En la teora de la gestin, la organizacin tiene dos facetas esenciales. La
primera se refiere a la creacin de las denominadas lneas de responsabilidad; que de
modo habitual se reflejan en los organigramas de las empresas que especifican
quienes son los directivos, desde el presidente hasta el jefe de departamento,
especificando las funciones de cada uno. La otra faceta esencial se refiere a la creacin
y desarrollo de una plantilla de ejecutivos dotados de una alta cualificacin.
La planificacin dentro de la gestin tiene tres aspectos fundamentales. Uno consiste
en la creacin de polticas bsicas generales en torno a todas las reas funcionales de
la organizacin. El segundo aspecto fundamental tiene que ver con la aplicacin de
estas polticas. El tercero esta relacionado con la creacin de pautas de trabajo
uniformes en todos los departamentos. La direccin se ocupa en esencia de vigilar y
guiar la empresa; en este sentido se suele diferenciar entre alta direccin, cuya

11

naturaleza es la administracin y la direccin operativa, que se ocupa sobre todo de la


ejecucin de las distintas estrategias. El control se refiere a la utilizacin de registros e
informes para comparar lo logrado con lo planeado.
INTERRELACIONES: Correspondencia mutua entre actividades o procesos de otra
rea.
MACROPROCESO: Agrupacin de procesos relacionados entre s, con propsitos
afines. Los procesos, se pueden agrupar en Macroprocesos, teniendo en cuenta que
cumplan propsitos afines y exprese una cadena de adicin de valor completa. Esta
agrupacin suele coincidir con las principales funciones de la organizacin, o expresan
de forma resumida la misin de dichas funciones y deben estar claramente
identificados en el mapa de la Organizacin.
MANUAL DE PROCESOS: Documento que registra el conjunto de procesos,
discriminado en actividades y tareas que realiza un servicio, un departamento o la
institucin toda.
OBJETIVOS: Algo ambicionado o pretendido. Son los fines hacia los cuales se dirige
una actividad, constituyen el plan bsico de una organizacin. Se pueden definir como
los resultados a largo plazo que una organizacin aspira lograr a travs de su Misin
Bsica.
ORGANIGRAMA: Representacin grfica de las relaciones e interrelaciones dentro de
la organizacin, identificando lneas de autoridad y responsabilidad.
POLTICAS: Son declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan
el pensamiento en la toma de decisiones; proporcionan el medio para poner en
prctica los procesos directivos. Definen un rea dentro de la cual debe tomarse una
decisin y asegurarse de que sea congruente con un objetivo y contribuya a su
cumplimiento.

12

PROCESO: Conjunto o ssecuencia de acciones, actividades u operaciones repetitivas,


sistemticas y relacionadas, mediante las cuales convertimos una entrada en una
salida, que es un producto, bien o servicio predeterminado que agrega valor hacia los
clientes. Al decir repetitivo nos referimos a:
Acciones /operaciones consecutivas
Realizadas de manera Similar
Con determinada periodicidad.

Acciones/Operaciones:
Actividades observables y definibles.
Asociadas a un proceso.

Para su ejecucin se requiere mano de obra,

materiales, mquinas, mtodos,

medidas, medio ambiente, planeacin, equipos mdicos, protocolos, capacitacin.


Cualquier proceso (Macro, medio, operativo o de gestin) puede pasar a ser
denominado proceso clave o crtico cuando est relacionado intrnsecamente con la
consecucin de las prioridades estratgicas de la organizacin.
PRODUCTO: Es el resultado de una actividad especfica (fsica o mental), o de un
proceso; pueden ser bienes (cuando son tangibles) o servicios (cuando son
intangibles). Es a travs de los productos como se construyen las relaciones internas y
externas (al puesto de trabajo, al rea y a la organizacin) y son el punto de partida
del anlisis de los procesos.
PROGRAMAS:

Son

un

conjunto

de

metas,

polticas,

procedimientos,

reglas,

asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos


necesarios para llevar a cabo un curso de accin.
RESPONSABILIDAD: Es la obligacin de un individuo de desarrollar las funciones
que le han sido asignadas, con lo mejor de sus habilidades de acuerdo con las
instrucciones que le han sido dadas.

13

RESPONSABLE: rea o persona que es responsable o duea del proceso (lo ejecuta) y
lo asume como propio. Tiene la autoridad y autonoma al igual que la competencia
para responder por un proceso o actividad, es quien rinde cuentas frente a la gerencia
general con relacin al proceso que controla. Debe tener capacidad para prever los
cambios de la empresa y su impacto sobre los procesos; tambin debe contar con
recursos de muy diverso orden como: Humanos, fsicos y conocimiento del rea.
RETROALIMENTACIN: Medida para cuantificar de qu manera una organizacin
aprende mediante la retroalimentacin de un sistema de informacin derivada de su
propia actividad, capacitando a la organizacin a modificar el propio sistema.
SALIDA: Es el resultado de las actividades.
SUBPROCESO: Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos, nicamente con el
propsito

de

facilitar

el

levantamiento

de

la

informacin.

Si

se

establecen

procedimientos, estos deben satisfacer adecuadamente la definicin de proceso, es


decir, que sean secuencias de actividades, relacionadas lgicamente, permitiendo
lograr un resultado que agrega valor hacia los clientes. Son guas para la accin ya que
describen de manera exacta en qu deben realizarse ciertas actividades indicando la
secuencia lgica y cronolgica de las actividades requeridas.
TAREAS: Trabajos concretos a realizar o instrucciones especficas.

14

INTRODUCCIN

El Instituto de Seguros Sociales en Colombia tiene un papel muy importante en el


sector social, durante sus cincuenta y siete aos de existencia, ya que representa la
entidad promotora de la Seguridad Social en el pas.

La razn de su creacin es

asegurar a los trabajadores particulares, constituyndose en uno de los actores


principales en el campo de la Seguridad Social, con competencias en tres grandes
reas de gestin: Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales.
La misin de una EPS es encargarse del aseguramiento en salud de sus afiliados,
manteniendo la salud con base en la promocin y prevencin, recurriendo, cuando sea
necesario, a la curacin y rehabilitacin, fases de la atencin dirigidas a evitar las
complicaciones y la necesidad de acudir a niveles superiores de atencin velando por la
satisfaccin de los usuarios y la capacidad competitiva de EPS en el mercado3.

La

misin de aseguramiento de la EPS debe desarrollarse de tal forma que se empleen los
recursos necesarios y suficientes para atender las necesidades en salud del afiliado. El
impacto en la salud de los afiliados no solamente se evidencia en la atencin del
siniestro; para lo cual deber contar con una red de prestadores establecida y proveer
los medicamentos y suministros necesarios para la atencin, igualmente se evidencia
con la capacidad que tiene la EPS de desarrollar programas articulados con los
prestadores de servicios de salud que propendan por la promocin y mantenimiento de
la salud de sus afiliados en la bsqueda de la administracin efectiva del riesgo.
La atencin del siniestro de forma eficiente y costo efectiva y el desarrollo de
programas de promocin y prevencin que tengan impacto positivo en el bienestar de
la poblacin afiliada, se logran en parte a travs de procesos claros y efectivos de
contratacin de servicios de salud que garanticen:
1. La seleccin de prestadores idneos para la atencin de la poblacin afiliada
2. La prestacin de servicios de salud de acuerdo a las necesidades de la poblacin y
lo planeado por la EPS, y, finalmente,
3

DIRECCION DE PLANEACION CORPORATIVA, VEPS 2003, Procesos en la EPS.

15

3. La calidad e impacto positivo de la prestacin del servicio.


Por lo anterior, el fin de este trabajo de grado es elaborar el manual de procesos de
contratacin de servicios de salud, del rea de gestin Salud, responsabilidad de la
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud, de la Vicepresidencia de EPS.
La importancia de este documento radica en proveer procesos claros, concisos,
acordes a la normatividad vigente, que permitan el cumplimiento a cabalidad del rol de
asegurador de la EPS del ISS y, algunos elementos que la EPS ISS (nivel nacional y
seccionales)

apliquen en sus procesos de contratacin. Es un instrumento gua de

contratacin que se estructur tomando como base La Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios,

los documentos de contratacin administrativa para bienes obras y

servicios e interventora del ISS, (Acuerdo 269 de 2003 y Resolucin 4671 de 2002), y
finalmente los lineamientos en materia de aseguramiento en salud que se han venido
desarrollando por las diferentes reas de la EPS y que deben integrarse a todo proceso
contractual.
Fundamentalmente la investigacin se origina por la inexistencia de un Manual de
procesos de contratacin de servicios de salud, que garantice procesos de
contratacin estandarizados y ptimos en aras de la prestacin de servicios de salud y
la satisfaccin de los clientes externos del ISS, al igual que la adecuada coordinacin
entre la EPS (aseguramiento) y la red de prestadores de servicios de salud.
La elaboracin del Manual de procesos de Contratacin de Servicios de Salud, a cargo
de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de la Vicepresidencia
de EPS del Instituto de Seguros Sociales, se cie a la metodologa, formatos y etapas
que estn contenidas en la Gua de Mejoramiento de Procesos de La Direccin de
Planeacin Corporativa del Seguro Social.
El Instituto de Seguros Sociales enfrenta una problemtica por la falta de informacin
oportuna y confiable que le permita una adecuada toma de decisiones. Con el Decreto
Ley 1750 del 26 de junio de 2003, se escinde la prestacin de los servicios de salud

16

del Instituto de Seguros Sociales y se crean siete empresas Sociales del Estado que se
encargarn de cumplir esta funcin.
Los procesos de contratacin se realizan sin basarse en un manual de procesos que
estandarice y oriente dichos procesos aumentando la problemtica de falta de
informacin oportuna en la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud,
obstaculizando un control en dichos procesos y realizando procesos que pueden estar
en contraposicin con la normatividad legal y que pueden generar reprocesos y
desperdicios.
Primero se realiza la fase Preliminar donde se identifican los subprocesos del Proceso
de Contratacin de Servicios de Salud, para la Gerencia Nacional de Contratacin de la
Vicepresidencia de EPS; la identificacin y relacin de macroprocesos, proceso y
subprocesos. Enseguida se desarrolla la fase de Diagnstico (levantamiento de
subprocesos) y la fase de Mejoramiento (identificacin de riesgos).
Se procede a levantar la informacin para elaborar el manual de procesos, de acuerdo
a la metodologa y formatos de la Entidad, identificando alcance, producto o resultado
del proceso de contratacin, lineamientos, directrices generales y etapas para la
contratacin de servicios de salud.
Para obtener la informacin se recurre a fuentes de informacin primarias (entrevistas
con los ejecutores y responsables de los procesos) y a fuentes secundarias (libros,
leyes, documentos, revistas, internet) para la parte concerniente a legislacin, marcos
normativos,

ordenando coherente y lgicamente la informacin, dejando as en el

manual, una memoria de los procesos con cada una de sus actividades, tareas, rea
donde se realiza la tarea, ejecutores, insumos, producto o resultado.
Finalmente se presentan unas conclusiones y recomendaciones que surgieron a lo
largo de la investigacin.

17

El manual de procesos de contratacin de servicios de salud de la Vicepresidencia de


EPS, se constituir en una herramienta y gua de consulta, que optimice los recursos,
tiempo y procesos al interior de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud.

18

1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

El Instituto de Seguros Sociales es una empresa que ofrece servicios, entre los que
sobresale el de salud. Como organizacin el ISS debe ser competitivo y asegurar el
cumplimiento de su misin y sus funciones, siendo as una organizacin exitosa. Hoy,
es claro que la globalizacin de mercados y la libre oferta de servicios, estn obligando
a las empresas a ser ms competitivas, a adaptarse con mayor dinamismo a los
cambios, a incrementar la calidad de sus productos y/o servicios y a buscar
posicionarse con xito en un plano ms general y ms abierto.
La orientacin hacia los procesos forma parte de la cultura de las organizaciones
exitosas que logran el cumplimiento de estos requisitos.

Observamos esto en

empresas latinoamericanas, norteamericanas, europeas, japonesas.

No tiene nada

que ver con la cultura antropolgica, sino con la cultura empresarial. El investigador
Lester Thurow concluye que las firmas japonesas exitosas asignan dos tercios de sus
presupuestos de investigacin y desarrollo a nuevos procesos y solamente un tercio a
nuevos productos, que son las proporciones inversas que encuentra en las empresas
norteamericanas a las que no les ha ido muy bien. La idea implcita es que si existe
una buena gerencia de los procesos, los resultados son automticos.
El Instituto de Seguros Sociales ISS, desarrolla un sinnmero de actividades que con
frecuencia pasan desapercibidas ya que normalmente cada trabajador se concentra en
las que son propias de su puesto de trabajo, muchas veces sin tener claridad de por
qu y para qu las ejecuta y cual es su importancia en el contexto de las dems
actividades, de la misin y la visin de la Institucin.
En consecuencia, el Instituto de Seguros Sociales tiene dificultades en el desarrollo de
sus procesos, un gran porcentaje de los problemas que enfrenta tienen que ver con
procesos mal diseados o ejecutados, los cuales requieren ser revisados y rediseados
con miras a mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el uso de los
recursos, por esto se est desarrollando el Programa de Mejoramiento de Procesos.

19

El

objetivo

bsico

del

Programa

de

Mejoramiento

de

Procesos

es

lograr

la

documentacin y el mejoramiento de los procesos internos del ISS. El Programa de


Mejoramiento de Procesos, viene desarrollndose desde el 2003 y ha desarrollado una
gua que apunta al logro de este propsito, mediante el desarrollo de la metodologa
que el ISS aplica para ejecutar el diagnstico y mejoramiento de procesos.
La metodologa debe ser aplicada por los funcionarios del Instituto, quienes en el
desarrollo de su labor conocen el giro de la operacin y han identificado posibles
mejoras dentro del mismo; as mismo debe partir de la informacin y los esfuerzos
anteriores de documentacin de procesos en el ISS.

Pero, en el rea Gerencia

Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de la unidad estratgica


Vicepresidencia de EPS, no existen procesos documentados ni hay un Manual de
Procesos

de Contratacin

de Servicios

de

Salud,

para su

mejoramiento y/o

actualizacin. El proceso de Contratacin de Servicios de Salud y sus subprocesos, son


desarrollados por los funcionarios de sta rea cindose a la normatividad que rige
este proceso Ley 80 de 1993, - , que se encuentra condensada en el documento
titulado Manual de Contratacin Administrativa para bienes obras y servicios
Acuerdo 269 de Marzo 13 de 2003 -. Este documento no es un Manual de Procesos, ya
que no contiene los componentes que constituyen un Manual de Procesos, no cumple
con los objetivos que debe tener un manual de procesos ni rene las caractersticas de
un manual de procesos; no identifica, no diagrama ni describe los subprocesos, ni sus
actividades, tareas, ejecutores, entradas, salidas; solamente recoge la normatividad
que rige este proceso, y se constituye en un marco terico sobre la capacidad de los
entes pblicos para contratar, sujetos de contratacin (incapacidades e inhabilidades),
competencia para celebrar los contratos, participacin ciudadana en la contratacin
estatal, cindose a ser un soporte del marco legal de la contratacin estatal y sus
disposiciones generales. Aunado a esto, han surgido reformas en la normatividad
concerniente a la contratacin de servicios de salud decretos reglamentarios - y, el
citado documento, nica gua normativa y legal, est desactualizado.

Finalmente

existen lineamientos en materia de aseguramiento en salud que se han venido


desarrollando por las diferentes reas de la EPS y que deben integrarse a todo proceso
contractual. De otra parte, la diversidad de criterios en la aplicacin de las normas y

20

procedimientos ha dado paso en el ISS, y puntualmente en La Gerencia Nacional de


Contratacin de Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS al sndrome de la
contratacin.
Hemos aprendido que una diferencia enorme en los resultados de las compaas
alrededor del mundo radica en la concentracin que en ellas se hace por mejorar
sistemticamente sus procesos. Y aunque por supuesto no se trata del nico elemento
que explica la diferencia, s est presente en todas las organizaciones exitosas.
Existe una confusin comn entre unidades

organizacionales y procesos que surge

porque el paradigma predominante en las organizaciones es el de organigrama, donde


las lneas de responsabilidad, autoridad, y relaciones entre las personas estn
dibujadas y los colaboradores estn acostumbrados a las denominaciones de
Vicepresidencia,

Gerencia,

Direccin,

Departamento

equis,

pero

no

estn

establecidos ni dibujados los procesos.


Las unidades organizacionales tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es
as como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la
estructura organizacional y, lo que es ms grave, los procesos tienden a no tener
gerencia, ya que la alta gerencia responsabiliza a los gerentes por rendir cuentas de un
rea o departamento en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo
completo, esto es, por el proceso.
La consecuencia de la concentracin en funciones es que nadie es responsable del
proceso completo, pues hay muchos responsables por partes del mismo, afectando la
competitividad de la organizacin. La falta de un Manual de Procesos de Contratacin
de Servicios de Salud en la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y
en la Vicepresidencia de EPS, desemboca tambin en falta de conocimiento,
informacin, agilizacin, coordinacin en la ejecucin de los subprocesos propios y
necesarios por el rea, errores de trmite en el traslado de la informacin que
obstaculizan el oportuno y adecuado funcionamiento del rea, de la Vicepresidencia de
EPS y consecuentemente de la Institucin. Esto impide que la organizacin posea una

21

visin de conjunto, normalizada y actualizada sobre cmo se deben llevar a cabo los
procesos, subprocesos y actividades, los instrumentos (formatos, instructivos), los
recursos humanos, fsicos y financieros que son necesarios comprometer para
desarrollar y ejecutar los procesos.
Adems, al no contar con el Manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud
levantado y documentado, sumado a la rotacin del personal del rea Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y de las dems reas que intervienen
en los subprocesos, repercute negativamente en el cumplimiento de la misin y la
visin de la EPS y del Instituto de Seguros Sociales, porque al ser el recurso humano,
el conocedor y ejecutor de los procesos y subprocesos, este conocimiento se pierde
cuando un empleado deja de pertenecer al rea y/o a la EPS y, se pierden recursos
(tiempo, dinero), cuando llega el nuevo trabajador sin conocer los procesos y
subprocesos propios para contratar servicios de salud o compra de medicamentos y no
contar con un manual de procesos de Contratacin de Servicios de Salud para
desempear sus funciones adecuadamente. Lo anterior genera desorden al interior de
la organizacin y concentracin de la informacin en un nmero reducido de
empleados, que interpretan o aplican los procesos y subprocesos como les parece.
Los procesos y los subprocesos son uno de los elementos que conforman el Sistema de
Control Interno; por lo tanto estos deben ser plasmados en manuales prcticos que
sirvan para consulta permanente por parte de todos los funcionarios de la EPS del ISS,
puntualmente del rea Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud, con
procesos y criterios unificados y que les permitan un mayor desarrollo en la bsqueda
de la eficiencia, la eficacia, la calidad,

el Auto-Control y el control de los recursos

destinados a la contratacin de Servicios de Salud y de los lineamientos y servicios


estipulados en esta materia .
Adems, la misin de aseguramiento de la EPS parte de la separacin entre los
sistemas de financiacin y administracin y prestacin de servicios de salud.
(Originado en la Ley 100 de 1.993). En general, las empresas de salud han enfrentado
dificultades en esta transicin.

El Instituto de Seguros Sociales no ha sido la

22

excepcin, por el contrario se ha enfrentado a una problemtica agravada por la falta


de informacin oportuna y confiable que le permita una adecuada toma de decisiones.
Con el Decreto Ley 1750 del 26 de junio de 2003, el Presidente de la Repblica de
Colombia, escinde la prestacin de los servicios de salud del Instituto de Seguros
Sociales y crea siete empresas Sociales del Estado que se encargarn de cumplir esta
funcin.
Desafortunadamente en trminos de viabilidad financiera las IPS buscan facturar ms
por servicios prestados mientras que las EPS buscan estrategias de contencin de
costos, el equilibrio para el prestador y el asegurador se distorsiona. Por lo anterior, la
gestin del aseguramiento para la EPS del Instituto de Seguros Sociales se basa
tambin en la articulacin y levantamiento de procesos con las IPS, definiendo los
procesos de contratacin de prestadores de servicios de salud y de medicamentos.
Estos argumentos enfatizan la importancia de tener informacin sobre De qu manera
la elaboracin del Manual de Procesos de Contratacin de servicios de salud de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales beneficia al rea Gerencia
Nacional de Contratacin y consecuentemente a la entidad?

23

2. JUSTIFICACIN

Podemos decir que en la organizacin de salud de hoy, no existe producto o servicio


sin un proceso, de igual manera no existe proceso sin un producto o servicio. En el
desarrollo de su misin las instituciones deben realizar muy diversos procesos
operativos, cuyos resultados determinan el xito o fracaso de sus ms importantes
objetivos.
Hoy estamos frente a un nuevo paradigma puesto que la organizacin moderna,
orientada a los procesos, pone en ellos su centro de atencin; en cambio las
organizaciones tradicionales, por lo general los ignoran por completo.

Los procesos

son la arquitectura en los que est soportada una organizacin para entregar valor a
sus clientes. En consecuencia, es el cliente, interno o externo, el que est en mejor
posicin para evaluar la calidad de los procesos. La satisfaccin del cliente es uno de
los principios esenciales de la calidad total.

La organizacin internacional de

normalizacin ISO tambin ha establecido que la orientacin hacia los procesos es


esencial en la gestin y en el aseguramiento de la calidad.
El proceso de globalizacin econmica exige que las empresas redefinan sus
estrategias y sus procesos con la finalidad de lograr un uso eficiente de sus recursos y
el aumento de la productividad de modo que puedan competir con xito en el mercado.
La competencia mundial ha empujado hacia la estandarizacin, ante la necesidad de
uniformar las normas referentes a los sistemas de calidad a travs de los cuales se
asegura el cumplimiento de los requerimientos del cliente.
A raz de la puesta en vigencia de la Ley 100 de 1.993 y sus decretos reglamentarios,
y de Decreto Ley 1750 del 26 de junio de 2003, por el que se escinde la prestacin
de los servicios de salud del Instituto de Seguros Sociales, se ha producido un cambio
fundamental en esta organizacin de aseguramiento y prestacin de servicios de salud
de nuestro pas, presionando para que sta ponga en marcha acciones de
mejoramiento continuo, dirigidas a la mejor calidad del servicio y a una mayor

24

satisfaccin del usuario. La elaboracin del Manual de Procesos de Contratacin


de Servicios de Salud, a cargo del rea Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales, es
un elemento ms que podr contribuir a alcanzar esto. Conscientes de la importancia
que reviste el tema de los procesos y su repercusin en la calidad y bajo estos
parmetros, este estudio tiene repercusin prctica sobre la actividad del Instituto de
Seguros Sociales, porque todos los factores que contribuyen a aumentar la
competitividad de las organizaciones, en trminos de calidad, adquieren un papel
primordial. As, el Instituto de Seguros Sociales al elaborar un manual de procesos de
contratacin de servicios de salud, para la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS, responde a estos parmetros. Al
identificar, elaborar e implementar el manual de procesos con sus especificaciones, se
enfatiza una clara orientacin al cliente y al mercado, estableciendo una relacin
adecuada entre la calidad y los servicios, contando con una fuerza de trabajo
competente, motivada y segura, para dar soporte y garantizar que su sistema de
gestin de calidad esta firmemente establecido, los flujos de informacin sean claros y
la toma de decisiones acertada y soportada en informacin veraz,

contribuyendo a

posicionar al Instituto de Seguros Sociales, y a su Vicepresidencia de EPS como una


de las EPS con mejor calidad en la prestacin de servicios de salud, a travs de la
calidad en el desarrollo de los procesos.
Adems, una de las preocupaciones en el Instituto de Seguros Sociales es la de
mejorar la efectividad de la organizacin para entregar servicios que agreguen valor a
los ojos de sus clientes, de acuerdo con el mercado objetivo que la misin y visin de
la empresa han fijado. Para lograrlo es necesario la identificacin, implementacin y
desarrollo de procesos al interior de la institucin.

Ante esto, encontramos un

problema: La inexistencia de un manual de procesos de contratacin de servicios de


salud, responsabilidad del rea Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud,
Seguros

de la unidad estratgica de negocios Vicepresidencia de EPS del Instituto de


Sociales.

La

misin

de

una

EPS

es

bsicamente

encargarse

del

aseguramiento en salud de sus afiliados, velando por la satisfaccin de los usuarios y

25

la capacidad competitiva de la EPS en el mercado4 y sin la existencia de un manual de


procesos y la estandarizacin de los mismos, no se podr cumplir efectivamente esta
misin, generando adems, demoras en la contratacin y en consecuencia problemas
para su aplicacin, desrdenes por la falta de procesos y su documentacin, visin
fragmentada de operaciones individuales realizadas por unidades organizacionales
especficas, falta de optimizacin de las operaciones, sin un enfoque holstico de
procesos totales, falta de coordinacin, lo que acarrear limitaciones como dificultad
para controlar los procesos, falta de calidad, eficacia, eficiencia, productividad,
competitividad y desempeo excelente de la gestin de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud
Seguros Sociales, de la entidad

de la

Vicepresidencia de EPS del Instituto de

y los servicios que ofrece, en detrimento de sus

afiliados y usuarios.
Por lo anteriormente expuesto es necesario elaborar el manual de procesos de
Contratacin de Servicios de Salud de la

Vicepresidencia de EPS del Instituto de

Seguros Sociales, recogiendo en el toda la informacin de los procesos, actividades,


tareas, ejecutores, flujogramas, marco normativo, mapa de riesgos, acciones
correctivas, de forma clara y concisa para optimizar y mejorar la gestin de sta rea y
consecuentemente del Instituto de Seguros Sociales en aras de cumplir su misin y
generando beneficios como:

Eliminacin de reprocesos y actividades obsoletas,

calidad y mejoramiento en los procesos y servicios prestados, disminucin de tiempos,


toma de decisiones basada en informacin actual y verdica, eficacia y eficiencia del
rea y del Instituto de Seguros Sociales, satisfaccin de usuarios, capacidad
competitiva de la EPS en el mercado.

Documento Procesos en la EPS del Instituto de Seguros Sociales, Direccin de Planeacin, veps 2003.

26

3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

3.1. Objetivo general


Elaborar el manual de procesos de contratacin de servicios de salud

de la

Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales para asegurar un sistema de


gestin de calidad que garantice un servicio eficiente.

3.2. Objetivos especficos


1.

Establecer los procesos y subprocesos de contratacin de servicios de salud,


de la Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.

2.

Determinar las fases para la elaboracin del manual de procesos de


contratacin de servicios de salud, de la Vicepresidencia de EPS del Instituto
de Seguros Sociales.

3.

Indicar cules son los formatos e informacin bsica que deben conformar el
manual

de

procesos

de

contratacin

de

servicios

de

salud,

de

la

Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.


4.

Identificar los objetivos, entradas, resultados, ejecutores, actividades y tareas


del proceso y subprocesos de contratacin de servicios de salud

de la

Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.


5.

Estandarizar los subprocesos del proceso de contratacin de servicios de


salud, de la Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales

27

4. MARCO DE REFERENCIA

4.1. MARCO GEOGRFICO


Esta investigacin se desarroll en la Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros
Sociales, en el rea Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos de la EPS del Instituto, ubicadas en
la carrera 10 No. 27 00, pisos 9 y 10 de la ciudad de Bogot. Tambin se levant
informacin en el Departamento de Contratacin de Servicios de Salud de la Seccional
Cundinamarca, ubicada en la avenida 19 No. 14 21 de Bogot. La intensidad horaria
fue de 12 horas semanales y, la investigacin inici el 11 de Febrero de 2005 y finaliz
el 19 de octubre de 2005.

4.2. MARCO FILOSFICO ANTROPOLGICO


Las organizaciones son el medio por el cual se busca el logro de objetivos a travs de
diversos factores, pero tal vez el elemento mas importante que tienen las empresas lo
constituye el factor humano, elemento que a travs del tiempo ha sido tratado por
las diversas teoras administrativas y que a travs del tiempo, la accin del hombre se
ha percibido de maneras diferentes, lo que ha conducido a generar cambios de actitud
y de aptitud de los directivos frente al manejo de los recursos humanos.
El hombre es el elemento base de la organizacin, pero a su vez es un elemento
que no se presenta aislado, sino formando grupos en cuyas entraas nacen unas
relaciones que los organizan y que crean la necesidad de establecer contactos con
todos o parte de los grupos que lo rodean.

La totalidad de los individuos y de los

sistemas de relaciones humanas al interior de las organizaciones han sido objeto de


estudios, donde la variable hombre ha sido tratada de alguna forma, llegando a la
conclusin de que la perfecta convivencia de una pluralidad de personas exige un nivel
de conocimiento y participacin en la bsqueda de un objetivo en comn, el cual va de
la mano con la organizacin, y el cual no se puede conseguir sin la cooperacin de los

28

esfuerzos de todos, basada en una estabilidad de los lazos sociales y potenciada por
una autoridad que organice el trabajo.
Frederick Taylor fue un observador atento de las tareas realizadas por los obreros y
puso nfasis en los posibles caminos que conducan a aumentar la productividad.
Propuso

asimismo

un

mejor

aprovechamiento

de

la

energa

humana

y,

en

consecuencia producir con menores costos llevando a generar el concepto de Hombre


Mquina.
Posteriormente, Henry Fayol, al concebir al hombre como un agente de cambio, afirm
que el agente inferior de una empresa cumpla con una funcin administrativa,
mientras que el gerente de una empresa por el contrario se ve tan absorbido por las
tareas eminentemente administrativas que para l, gobernar es casi por completo
administrar y que la ejecucin de procesos y de acciones se dan en un ambiente social
determinado llamado organizacin, apareciendo el concepto Hombre social., donde la
colaboracin mutua y el manejo de las relaciones toma un papel importante, ya que a
partir

de la interaccin netamente laboral, surgen relaciones de simpata o apata

frente a las personas que conforman el grupo.


Las empresas para subsistir deben ser eficientes, Fayol las ve como el espacio
productivo donde las personas deben recibir un entrenamiento que les permita el
desarrollo adecuado de su labor, dicho entrenamiento conduce a las personas a la
especializacin, dentro de un ambiente donde el cumplimiento de los deberes y la
apropiacin de derechos, son dados por los niveles de responsabilidad y de autoridad
de acuerdo a las normas que rigen el grupo social; pero para que esta situacin se
lleve a cabo, debe haber unas directrices claras, un elemento que dirija, un objetivo
comn, una adecuada remuneracin, una lnea de autoridad soportada por un nivel de
mando adecuado y un orden establecido, todo esto con el fin de lograr la lealtad, y por
ende el bienestar del grupo social, dando estabilidad y permitiendo el desarrollo de la
iniciativa y la armona entre las personas de la organizacin.

29

Para la Burocracia, la persona en si no es factor determinante en el proceso


productivo, lo que es importante es el desempeo individual de las personas, dado por
factores relacionados nica y exclusivamente por el desarrollo de una labor o tarea
especfica, donde el hombre permanece y le es til a la organizacin mientras
desempee su funcin de manera sistemtica y de acuerdo a los patrones exigidos,
independientemente de los factores extra laborales que afecten su desempeo esto
de acuerdo a lo expuesto por Weber, donde afirma que la eficiencia se mide mejor de
acuerdo a las labores especficas (hombre organizacional), donde a partir de esta
concepcin no se pueden rehuir a las responsabilidades y donde lo importante son los
resultados.
Segn el enfoque burocrtico, es mas fcil que las personas se adapten a una
organizacin, que la organizacin a las personas, donde las relaciones informales son
solo un medio que permite la agilizacin o entorpecimiento de los procesos y todas las
actividades estn dadas a partir de una estructura (objeto inanimado) y no por las
personas (objeto dinmico), que deben tener solo la funcin de entender las decisiones
y ejecutarlas, buscando los objetivos planteados dentro de la misma estructura.
Para el enfoque de las relaciones humanas, la actividad laboral est determinada por
los grupos de personas (hombre social), que estn dentro de un ambiente regulado por
normas, donde la naturaleza del mismo grupo se convierte en un factor primordial en
los niveles de productividad, donde las personas surgen de acuerdo a las capacidades
y a la aceptacin del grupo, determinando en alguna medida que se formen grupos
diferentes a los naturalmente creados5, en los que se deben dar algunas pautas para el
desarrollo de las personas.
Dentro de stas pautas surgen fenmenos como el de la colaboracin, la cual se da por
un proceso no lgico, sino de carcter instintivo, las condiciones apropiadas de trabajo,
los niveles de confianza y la dinmica que se da por la conformacin de grupos que
llevan al desarrollo personal.

A partir de esta teora surge la preocupacin por la

Se entienden como grupos naturales aquellos como familia, grupos informales y religin.

30

creacin de medios que permitan el desarrollo de mtodos adecuados de comunicacin


y la relacin entre las personas.
La teora comportamental ve a las organizaciones como el medio que permite al
hombre satisfacer sus necesidades, donde se dan fenmenos como la expresin
adicionalmente que la organizacin muestra una serie de beneficios y ventajas para los
individuos, y se convierte entonces en una herramienta mas para que se de el
desarrollo de las personas, lo que a partir de este momento en la Teora General de la
administracin, se convierte en un elemento que ha cobrado mayor vigencia y se ha
reflejado en los enfoques administrativos que tienen su origen despus de la II guerra
mundial, mas conocidos como el enfoque de los sistemas y el enfoque de las
contingencias.
Estas dos ltimas teoras entonces, ya hacen referencia a que la capacidad del hombre
no est slo en su habilidad al realizar una accin determinada o un oficio especfico,
sino percibe al hombre como un elemento mucho mas complejo, afectado por
situaciones las cuales son externas a la organizacin y que en mayor o menor medida
tienen repercusiones directas en el proceso productivo.
La concepcin sistmica del hombre, sostenida por Bertalanffy6, concibe al hombre
como un elemento constitutivo de un sistema, es decir como un subsistema, que hace
parte de uno mas grande que para efectos de esta investigacin es la organizacin
ISS, aunque en su trabajo Bertalanffy, hace mas referencia a la parte social, menciona
los cambios en el ambiente como un elemento que afecta la percepcin de los
individuos, que a su vez afecta el sistema al que pertenecen, la empresa.
Como conclusin de lo mencionado anteriormente, es vlido afirmar que las relaciones
entre las personas que estn dentro de una organizacin, afectan el comportamiento
6

Ludwing Von Bertalanffy, Bilogo Alemn, 1913-1972, realiz la mayor parte de sus estudios en lo que
denomin Teora General de los sistemas, teora interdisciplinaria donde demuestra el isomorfismo de las
diversas ciencias, generaliza su modelo, sobre todo en el campo social donde se destacan las siguientes obras:
La Teora de los Sistemas Abiertos en la Fsica y la Biologa (1950); La Teora General de los Sistemas, una
nueva aproximacin a la unidad de la ciencia (1951); la primera parte de la Teora General de los Sistemas
(1956); y el trabajo completo de la Teora General de los Sistemas (1968).

31

de esta, adicionalmente que las relaciones humanas son un subsistema abierto, que
esta interrelacionado con otros, los cuales tambin se ven afectados con la actividad
que se desprende de ellos y el nivel de actividad que estos ltimos desarrollen,
afectando finalmente la gestin y gerencia de dicha organizacin
Con toda certeza se puede afirmar que las relaciones informales juegan un papel
preponderante en el funcionamiento del subsistema social dentro de la organizacin,
situacin que pone en tela de juicio lo expuesto en su momento por Frederick Taylor,
respecto a las concepciones de Hombre Mquina (donde la iniciativa del empleado se
ve coartada y ste solamente se debe limitar a recibir ordenes y a efectuar las
operaciones de la manera mas rpida posible, asegurando de esta forma una mayor
productividad y mayor agilidad en la labor desempeada) y de Hombre Econmico
(que en resumidas cuentas muestra al hombre nica y exclusivamente ligado al
trabajo por la consecucin de dinero, sin tener en cuenta otros factores los cuales
tambin son bastante relevantes como

lo puede ser la motivacin y el desarrollo

personal, al momento de hacer todas estas apreciaciones, lo que en otros trminos lo


reduce a mayor trabajo mayor cantidad de dinero, donde cabe destacar que esta
relacin trabajo-dinero, no es proporcional); y de lo expuesto tambin por Max Weber
respecto a la impersonalidad de las relaciones (la funcin humana se limita a hacer lo
que se debe hacer, el trabajador est en funcin de y para realizar lo que le
corresponde, no teniendo cabida en una organizacin burocrtica las relaciones
interpersonales).
Socilogos y siclogos disearon un modelo, el cual recibi en nombre de Modelo
Sociotcnico de Tavistock7, donde se dividi la organizacin en dos subsistemas, uno
llamado el subsistema tcnico, y otro llamado el subsistema social, donde reafirman la
intima interrelacin que tiene lo social con lo tecnolgico, siendo lo social, todo lo
relacionado con las expectativas, sentimientos y aspiraciones del hombre y lo
tecnolgico lo relacionado con el funcionamiento de la organizacin en lo referente a la

Lleva ste nombre, debido a que su desarrollo se dio en el Instituto Tavistock en Inglaterra, entre los
socilogos y siclogos mencionados, se encuentra a Emery y Trist, Churchman, Rice y Verhulst.

32

productividad, eficiencia y eficacia, de procesos y de actividades propias con el logro


de los objetivos de la organizacin
La teora de la contingencia, ve al hombre como un ser complejo, el cual se ve
afectado por las situaciones que ocurren a su alrededor, y parte del hecho que
cualquier accin desencadena una reaccin, pero teniendo en cuenta que la
reaccin es diferente dependiendo la persona. Estudios desarrollados por Claude
Bijon y Marie Walton indican que las reacciones del hombre son cada vez mas
complejas, debido a la creciente capacidad de anlisis.
El profesor Bijon define que las reacciones se suelen dar en las organizaciones por tres
causas principales:
Las directamente relacionadas con la labor: como lo son la responsabilidad, la posicin,
el impacto de las decisiones, y el mismo ambiente de trabajo, lo que el profesor
Richard Hall define como el ambiente tarea8.
Las que estn relacionadas con el ambiente: como lo son las costumbres, los ritos, y
las normas que regulan el comportamiento social del individuo, las cuales a travs de
las relaciones informales y por el constante intercambio con el ambiente, son
introducidas a la organizacin.
Las que estn relacionadas con el hombre en s: como lo son el nivel social, cultural,
econmico,

de

adiestramiento,

de

conocimiento,

de

instruccin

hasta

las

caractersticas sicolgicas que determinan el comportamiento frente a determinadas


situaciones.
Hombre complejo es el trmino con el que tal vez mejor se puede definir al hombre
dentro del concepto contingencial, y recibe esta caracterstica de complejo, por el
nmero de variables que afectan su comportamiento.

Richard H. Hall, Organizaciones: Estructura y proceso 1973: p.p. 250-300

33

Para concluir sta parte, es necesario destacar, que el hombre en la organizacin, a


diferencia de los otros componentes como las estructuras, procesos, procedimientos y
normas, es un elemento dinmico, con capacidad propia para crear situaciones, que le
permitan llegar a la organizacin al cumplimiento de sus metas, y por medio del
cumplimiento de estas cumplir las suyas propias haciendo que el hombre se convierta
en objeto y sujeto en las organizaciones.
El concepto hombre es una nocin universal, en el sentido de que todo est
comprendido en l. Su presencia en los rdenes del Universo, es de sujeto y no de
objeto.

Las cosas existen en l como objetos, porque hay un sujeto que las

determina, inclusive las produce y las maneja. Ellas son la inercia frente al impulso
creador, el soma frente al espritu. Como cosa, el hombre sera un fragmento de la
materia bajo el poder de sus leyes. Como sujeto domina a la materia y controla sus
leyes.
Con su facultad de discernimiento el hombre separa su propio mundo del mundo
exterior, y va a l como algo suyo. Su actitud lo ubica en el centro de la existencia,
con el sentido de que todo lo abarca, lo posee y lo ordena. Si llegara a rendirse en lo
objetivo, caera en la rutina, en la rigidez, en la inconsciencia, en la igualdad con la
mquina. Todo esto equivale a afirmar que las cosas existen para el hombre y por el
hombre, y no ste para ellas y por ellas9.
El presente trabajo est enmarcado en una concepcin de ser humano, como una
entidad compleja y paradjica, entidad unida al proceso social en evolucin, es
decir como proceso en s, concepcin que se opone a la de individuo como entidad
separada pero que participa de la estructura social, que implica tambin reconocer su
derecho a los derechos humanos. Socialmente, es el ser o entidad que sin tener
existencia individual fsica es, no obstante, capaz de derechos y obligaciones, como las
corporaciones, sociedades, asociaciones y fundaciones, y sobre todo como un ser
pluridimensional, ya que es un ser en si mismo, un ser en relacin con los otros seres

ROJAS BUENO, Gerardo, Nociones sobre Teora del Estado,EditoLser Ltda., Bogot 1987, captulo 1:
El Hombre, pgina 21.

34

humanos, un ser corpreo, espiritual, emocional, intelectual, cultural e histrico, libre,


trascendente y un ser en proyecto, que se construye y transforma el mundo en que
vive, un ser capaz de perfeccionarse, es un ser creativo y optimista para formarse en
una vida digna y humana. Es un ser afectivo que sufre y goza, un ser con limitaciones,
pero dispuesto a superarlas.

Es un ser capaz de mejorar cada da y de mejorar su

entorno, con la ayuda de los dems y que slo adquiere sentido y significacin en
relacin con otro.10
Dentro de este postulado, el hombre ha creado a las organizaciones. Es el hombre un
ser social por naturaleza, que no ha construido su mundo por un impulso caprichoso de
su voluntad ni por fatal determinismo de sus intereses utilitarios. La sociedad es la
razn necesaria e imperativa de su naturaleza y, en ella su ser total encuentra una
autntica y segura correspondencia. El ambiente en el que se desarrolla encuentra la
posibilidad de una plena satisfaccin, acorde con la dignidad humana que lo integra
enteramente.
Este marco bajo la concepcin de ser humano, debido a que es el hombre quien
gerencia y da vida a las organizaciones y, este dirige a personas, que son elementos
dinmicos que forman la empresa, la hacen, la construyen, llevan a cabo los procesos
y de la gestin de las personas, del hombre, depende su sobrevivencia y
sostenibilidad.

El hombre crece y se desarrolla en las organizaciones y las

organizaciones a su vez se desarrollan y crecen gracias a su principal elemento: El


hombre.

4.3. MARCO TERICO

4.3.1. Evolucin del concepto


La gerencia de procesos tuvo su origen en el movimiento de calidad. En los inicios del
siglo XX, se desarroll el concepto administrativo de procesos y se incluy como
prctica dentro de la disciplina de la calidad.

10

POLO, Leonardo, Quin es el hombre, editorial Rialp, Madrid, 1997, p.53

35

Hasta los albores del siglo XX, las organizaciones de todo el mundo, tanto industriales
como de servicios, tenan una orientacin hacia el producto, llmese bien o servicio.
Esto gener sistemas de produccin en las industrias y de operacin en las empresas
de servicios enfocados en aumentar su productividad con base en el incremento
incesante en el nmero de los bienes producidos o los servicios prestados.

La

estrategia se concentraba en tal objetivo y, por ende, las soluciones que surgieron de
la

consecuente

estructura,

se desarrollaron

en

tal

perspectiva.

La

prctica

predominante de calidad para entonces, era la inspeccin del producto final.


El enfoque de administracin cientfica desarrollado por Federick W. Taylor fue pionero
en el mejoramiento de la productividad.

El sistema Taylor logr aumentos

extraordinarios en la productividad de las industrias, asignando la responsabilidad del


planeamiento de la planta a ingenieros especializados y usando a los trabajadores y
supervisores de produccin desplazados en la ejecucin de los planes concebidos por
los ingenieros.
Sin embargo, el sistema Taylor de la administracin tena tambin varias desventajas,
las principales eran la prdida de poder y autonoma de los trabajadores en su lugar de
trabajo y la cada en la calidad del producto.

El primer problema nunca fue

solucionado por los practicantes de este sistema de administracin, que an, hoy, cien
aos despus, muchas organizaciones lo siguen aplicando sin mayor modificacin,
donde existe una dicotoma entre las personas educadas que planean a nivel central
y los trabajadores no educados que ejecutan los planes. Para solucionar el problema
de la baja calidad de producto, los gerentes de planta crearon los cargos de
inspectores, dentro de los departamentos de produccin, dedicados a detectar
mediante patrullas de inspeccin y auditorias, los productos defectuosos, de tal
manera que fueran nuevamente procesados o desechados antes de llegar a manos del
consumidor.
Si algn producto defectuoso llegaba al consumidor final, lo usual era que la alta
gerencia preguntara al jefe de inspectores Por qu dejamos pasar esto? En lugar de
preguntarle al gerente de produccin Por qu trabajamos de esta manera?,

36

generando grandes desperdicios de recursos y el potencial de la gente involucrada en


el sistema, ya que se pretenda inspeccionar el producto y no construir mejores
productos.

4.3.2. El control del proceso


El concepto de proceso, entendido en su forma ms sencilla, como un conjunto de
actividades que toman unas entradas, le aaden valor y entregan unas salidas fue
desarrollado en los Estados Unidos en las primeras cuatro dcadas del siglo XX.
Walter

Shewart,

prominente

estadstico

norteamericano,

que

trabaj

en

el

Departamento de Ingeniera de la compaa Western Electric Laboratorios Bell, hoy


Lucent Technologies (inventores del transistor, el rayo lser y el sistema Unix) fue el
pionero en el control de los procesos, dando origen al estudio cientfico moderno del
control de procesos. Se reconoce as que la calidad no solamente est presente en el
producto final, sino que se construye en el proceso y, por tanto, es necesario enfocarse
tambin en las actividades previas que crean los productos.
Cuando los gerentes de los laboratorios Bell aplicaron los conceptos de Shewart,
redujeron los productos rechazados hasta en un 50% y ahorraron millones de dlares
en costos innecesarios.
Shewart es tambin el autor del conocido ciclo PHVA planear, hacer, verificar y
actuar.

Ciclo denominado ciclo de mejoramiento, equivocadamente se le asign el

nombre de ciclo de Deming, discpulo y colega de Shewart, quien difundi


universalmente el conocimiento desarrollado por su maestro. Hoy ha evolucionado el
concepto del ciclo hacia PEEA, esto es, planear, ejecutar, estudiar, (en lugar de
verificar) y actuar.
El conocimiento aportado por estos pensadores en calidad fue, entonces, el escuchar la
voz de los procesos, analizando los datos por ellos generados para minimizar la
variacin existente en ellos, de tal manera que fueran estabilizados para continuar
luego con su mejoramiento.

37

En consecuencia, en una primera fase se debe controlar el proceso y una vez que ha
sido estabilizado, se debe iniciar su mejoramiento.

4.3.3. El mejoramiento de procesos


Sin duda alguna, las organizaciones japonesas fueron las que con mayor seriedad
aplicaron

de

manera

coherente

las

enseanzas

de

tres

emritos

profesores

norteamericanos: Joseph Juran, Edwards Deming y Peter Drucker, iniciando a partir de


la segunda mitad del siglo XX, el paradigma ms exitoso de administracin hasta ahora
conocido: El de calidad total, en el que la gerencia de procesos es uno de sus
fundamentos.
Otro aporte fundamental a la orientacin hacia los procesos en la organizacin, lo
realiz Kauro Ishikawa, conocido mundialmente por ser el padre de los crculos de
calidad, concepto desarrollado a partir de 1.962, segn el cual las personas pueden
aportar todo su conocimiento, experiencias y habilidades, trabajando en equipo,
estudiando y aplicando las herramientas bsicas de control y mejoramiento a sus
procesos de trabajo.

Pero, antes del nacimiento de los crculos de calidad en la

empresa de telfonos y telgrafos del Japn, Kauro Ishikawa contribuy al enfoque


sobre los procesos, ideando el conocido diagrama de causa efecto, denominado
tambin diagrama de Ishikawa en su honor.
La aplicacin de los principios y metodologas de control y mejoramiento de procesos
se extendi a las organizaciones prestadoras de servicios con mucha fuerza a partir de
los aos sesenta en el Japn, Estados Unidos, Europa y Amrica Latina.

Aunque

muchos han querido vender la idea que el servicio es un producto diferente a un bien,
se ha entendido que los principios son universales y se aplican por igual, ya sea que se
fabrique un bien o se preste un servicio. Hoy, las organizaciones de servicios exitosas
alrededor del mundo tales como universidades, bancos, aerolneas, restaurantes,
hoteles, hospitales, etc., aplican esquemas integrales de administracin, siendo la
orientacin hacia los procesos uno de los fundamentos de su esquema de gestin.

38

Toda empresa es un conjunto de procesos que de manera concatenada comienzan y


terminan con el cliente.11 El Instituto de Seguros Sociales no es la excepcin. Todo
lo que hacemos es un proceso.

En los ltimos tiempos se ha observado un gran

nfasis sobre la gestin de los procesos, dada su importancia en la consecucin de los


objetivos de la organizacin.

El concepto que hoy se acepta es tener en cuenta el

todo y concentrarse en el todo12, esto conlleva a unir las tareas o actividades


individuales, pensando en equipo y buscando superar las expectativas del cliente, lo
cual necesariamente conduce a un mayor crecimiento.
As, los problemas que acosan al Instituto de Seguros Sociales y a la Gerencia Nacional
de Contratacin de Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS, surgen de la falta
de

una

definicin,

diseo,

estandarizacin,

implementacin

control

de

los

correspondientes procesos.
Hay instituciones como el Seguro Social que se caracterizan por:

Falta de un plan estratgico

Pobres resultados financieros

Mala imagen ante el cliente externo

Clima organizacional inapropiado

Atraso tecnolgico

Aumento de costos

Mala atencin al usuario

Excesiva centralizacin

El cliente es visto como un estorbo

Proliferacin de trmites, firmas, sellos y vistos buenos

Gran nmero de quejas no atendidas

Falta de datos para tomar decisiones

11

MEJA GARCIA, Braulio, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Ecoe ediciones, 2003, pgina 3.
12
MEJA GARCIA, Braulio, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Ecoe ediciones, 2003, pgina 2

39

Todo lo anterior se debe a la falta de conocimiento de la organizacin y fallas en los


anlisis que ayuden a detectar las causas de los problemas o vacos. Es sta la razn
por la cual un manual de procesos y un plan de mejoramiento de procesos se torna
obligatoria en la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales para:

Hacer efectivos los procesos, generando los resultados esperados

Hacer eficiente los procesos, minimizando los recursos empleados

Hacer los procesos adaptables para adaptarnos al cliente y al entorno.

Los procesos se pueden definir como la organizacin de personas, procedimientos


(mtodos) y mquinas (tecnologa), flujos de informacin, dentro de una serie de
actividades

(funciones, decisiones) necesarias para transformar materiales y/o

informacin en un resultado final especfico.13 Podemos decir que no existe producto


o servicio sin que exista un proceso.

Igualmente no hay procesos sin producto o

servicio.
Entonces el proceso siempre tendr un objetivo. No es posible pensar que la gente
trabaja por trabajar, puesto que se pretende lograr algo, ya sea: Aseguramiento o
atencin de un usuario y, esto se logra a travs de los procesos de contratacin de
servicios de salud.
Todo proceso incorpora un conjunto de actividades que buscan satisfacer las
necesidades del cliente. Los procesos deben tener un comienzo y un final. Es preciso
determinar estos elementos, puesto que permitirn fijar responsabilidades en la
ejecucin del trabajo y definir acertadamente el proceso. Para el xito de los procesos
se requiere contar con el talento humano, su participacin, definir la calidad de su
diseo, ejecucin, evaluacin y control. As mismo, en todo proceso debe existir una
secuencia, un orden determinado, lo que es fundamental en la racionalizacin de los
procesos.

13

MEJA GARCIA, Braulio, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Ecoe ediciones, 2003, pgina 4.

40

En la sociedad postcapitalista planteada por Drucker, el gerente es visto como un


estratega que debe dirigir su accin hacia el cumplimiento de metas de innovacin, con
el fin de ser ms competitivo al igual que la organizacin que dirige. Este es el caso
del Instituto de Seguros Sociales, donde su futuro estar en manos de gerentes y
funcionarios que sepan innovar en funcin de las caractersticas de un entorno cada da
ms

complejo

en

lo

social,

tecnolgico

econmico,

generando

procesos

organizacionales acordes con esta dinmica y, que se reflejarn en el manual de


Procesos de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.
La gran cantidad de avances y cambios en el sector salud y en el Instituto de Seguros
Sociales, las funciones de aseguramiento y prestacin de servicios de salud, donde la
EPS debe definir el proceso de contratacin de prestadores de servicios de salud y de
medicamentos, los desarrollos de nuevos conocimientos, normatividad y tecnologas
generan otras formas de pensar y actuar, por lo cual la accin gerencial debe estar
atenta con el fin de ser ms eficiente y eficaz en la prestacin de los servicios.
Todo proceso debe ser abordado integralmente mediante el anlisis de sus diferentes
componentes, no se trata solamente de reducir los trmites, de mejorar los formatos o
disminuir los costos. Estos objetivos son importantes, pero no podemos mirarlos de
forma aislada, sino dentro de un contexto ms amplio que permitan la satisfaccin del
cliente interno y externo, mejorando as la organizacin y desarrollo del Instituto de
Seguros Sociales.
Los diversos componentes de un proceso son:
La misin: definicin del propsito fundamental del proceso, respondiendo a los
interrogantes del para qu del proceso y el porque es necesario el mismo. El
cumplimiento de la misin se realiza a travs de los diferentes procesos.
La organizacin: Hace referencia a la estructura orgnica de la Institucin de Salud,
teniendo en cuenta todos los niveles directivo, ejecutivo, operativo y asesor.

41

El talento humano: Aspecto fundamental de todo proceso, ya que son las personas
quienes desarrollan y mejoran los procesos. Se requiere una adecuada seleccin,
capacitacin para el desempeo, comprensin del resultado esperado, incentivos para
desarrollar las tareas, tiempo y herramientas necesarias para desempear las tareas.
Lmites del proceso: Una labor bsica del responsable o dueo del proceso es saber
el inicio y fin de un proceso, ya que all se establecen diferentes tipos de relaciones con
los proveedores y clientes internos y externos, para que el proceso se desarrolle
adecuadamente.
El ambiente laboral: Conformado por las condiciones fsicas, afectivas y emocionales
en las que se desarrollan los procesos. Permite el desempeo armnico dentro de un
clima de tranquilidad y comodidad.
Clima organizacional: Conjunto de situaciones internas que producen satisfaccin y
motivacin en el personal.
Asignacin de responsabilidades: Deben ser claramente definidas, si no es as
llevan a una mala gestin de los procesos generando insatisfaccin del cliente externo
quien paga las consecuencias del desorden administrativo.
Tecnologa: Sistematizacin y automatizacin de los procesos, que incide en la
eficiencia y eficacia, obteniendo informacin precisa y oportuna incrementando la
satisfaccin del cliente y la imagen institucional.
Normas: Para el adecuado cumplimiento de los objetivos de la institucin; existen una
serie de polticas, estrategias, normas, las cuales deben ser sometidas a un anlisis
riguroso, con el fin de reducirlas al mnimo, mirando siempre la misin institucional, el
cumplimiento del cliente interno, la satisfaccin de los clientes externos para generar
mayor eficiencia en los procesos.
Costos: Cualquier proyecto de mejora de un proceso tiene costos, representados en
papelera, tiempo, fotocopias, autenticaciones, etc.
Otros procesos: La puesta en marcha de cualquier proceso puede entrar en colisin
con otros procesos, hay que evitar las colisiones para no entorpecer los procesos.
Papelera: Se refiere a los formatos utilizados en la innovacin de procesos; estos
deben ser comprensibles, fciles de diligenciar, eliminar papelera sobrante y buscar
fusin de formatos en aras de la simplificacin.

42

Documentacin: Todo usuario debe iniciar el proceso con algunos documentos que
son vitales. Por esto deben ser de informacin pblica para que el usuario no pierda
tiempo en trmites con la documentacin incompleta.
Controles: Para que el proceso pueda tener lugar, se requieren de vistos buenos o
controles, pero slo los necesarios y determinado su nmero, para no entorpecer el
flujo del proceso14.
Frecuentemente se convive e interacta con muchos procesos los cuales imprimen la
dinmica a cada organizacin. Al reflexionar sobre la empresa Instituto de Seguros
Sociales, como un sistema en constante transformacin se encuentra que los procesos
se caracterizan por:

Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervencin de otro.

Se interceptan unos con otros y se retroalimentan en forma permanente.

Se agregan valor entre s.

Tienen cabeza o iniciacin que puede a su vez ser la finalizacin o cola de otros.

Bien ejecutados facilitan la ejecucin exitosa de los dems procesos.

Cruzan lneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con ms de una


dependencia.

Algunos tienen un impacto ms alto que otros sobre la organizacin y los clientes.

4.3.4. Clasificacin de los procesos


Segn la Gua de Mejoramiento de Procesos del ISS, surge la necesidad de
establecer una clasificacin de los procesos teniendo en cuenta su importancia relativa
con base en su contribucin al cumplimiento de las polticas del ISS y sus Unidades de
Actividad, para as poder clasificar el proceso de contratacin de servicios de salud y
sus subprocesos.
Esta clasificacin, teniendo en cuenta la estructura actual del Instituto es la siguiente:

14

MEJA GARCIA, Braulio, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Ecoe ediciones, 2003, pginas 33 - 38

43

Procesos Claves de la Unidad Estratgica

Los Procesos claves estn definidos como los procesos inherentes al producto o
servicio, as se caracterizan por:
-

Surgen en la actividad propia de la unidad

Guardan relacin directa con los clientes

Generan de manera autnoma servicios o productos

Son propios de la estructura logstica del negocio

As, son los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de cada rea,
ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el logro de los
objetivos. Ej: Proceso de Contratacin de Servicios de Salud.

Procesos Compartidos

Son vitales para las Unidades Estratgicas pero se ejecutan por las reas de apoyo
administrativo para ms de un rea de actividad.

Procesos de Soporte

Apoyan la ejecucin de los procesos claves y de los compartidos, ejecutados tambin


por las reas de apoyo.

Procesos Corporativos

Procesos comunes a toda la organizacin, orientados a garantizar el desarrollo


armnico del nivel corporativo y las Unidades de actividad15.

4.3.5. Manuales administrativos


Llamados tambin manuales de organizacin. Los manuales de organizacin o
administrativos, son elementos bsicos de referencia y de auxilio en la empresa para
obtener el control deseado de los esfuerzos del personal.

Por medio de estos

manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los

15

DIRECCION DE PLANEACION CORPORATIVA DEL ISS, Gua de mejoramiento de Procesos, Junio de


2003, pginas 8 9.

44

reglamentos de trabajo, polticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla,


directa y autorizada.
El manual de organizacin es un registro de informes e instrucciones que se utilizan
para orientar los esfuerzos humanos. Es aquel donde se tiene la tarea de organizar,
delegar, supervisar y vitalizar o estimular.
Los manuales administrativos no son duplicaciones de los instrumentos legislativos o
legales, tales como leyes, decretos, reglamentos u rdenes, que son muy especficos
por su naturaleza misma y estn desprovistos de explicaciones, antecedentes y
material de divulgacin.

Los manuales administrativos son instrumentos que

contienen informacin sistmica sobre la historia, objetivos, polticas, funciones,


estructura, y especificacin de puestos y/o procedimientos de una institucin o unidad
administrativa y, que conocidos por el personal sirven para normar su actuacin y
coadyuvar al cumplimiento de los fines de la misma; por lo anterior se puede decir que
los manuales administrativos constituyen instrumentos para la ejecucin de las tareas
de la oficina16. Los manuales administrativos son uno de los elementos ms eficaces
para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje de la
organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que
requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel
operativo o de ejecucin, pes son una fuente de informacin en las cuales se trata de
mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la mejor realizacin de
las tareas que se le han encomendado.

4.3.5.1. Ventajas del uso de manuales administrativos


Un manual bien concebido tiene entre otras las siguientes ventajas:

Logra y mantiene un slido plan de organizacin

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes

Facilita el estudio de los problemas de organizacin

16

CEJA GOMEZ GUILLERMO, Planeacin y organizacin de empresas, captulo 13: Manuales


administrativos, paginas 377 378, McGraw Hill, Mxico 1994, octava edicin

45

Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias


en la organizacin.

Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del
personal clave

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los dems de la


organizacin

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de funciones

Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos


niveles

La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin
de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada quien

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios ms


antiguos

Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.

4.3.5.2. Desventajas de los manuales administrativos


Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se encuentran los
siguientes:

Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un


manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un


manual y conservarlo al da

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

4.3.5.2. Tipos de Manuales Administrativos


Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa, para
saber con qu tipos de manuales se debe contar. Se hace la aclaracin de que pueden
abarcar dichos manuales a toda la empresa: una direccin, un departamento, una
oficina, una seccin, una mesa, un puesto, etc. Segn Guillermo Ceja Gmez, existen
diversas clasificaciones de los manuales administrativos, a los que se designa con
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

46

Por su alcance: Generales o de aplicacin universal, departamentales o de


aplicacin especfica, de puestos o de aplicacin individual.

Por su contenido:

De historia de la empresa o institucin, contienen informacin sobre la historia de


la empresa, sus comienzos, crecimiento, logros, administracin, y posicin actual,
dndole al empleado una vista de la tradicin y pensamiento que apoya a la
empresa.
De organizacin, exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los
puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican
la jerarqua, grados de autoridad y responsabilidad, funciones y actividades de los
rganos de la empresa.
De polticas, tambin llamados de normas. Pone por escrito las polticas de una
empresa, entendiendo como poltica una gua bsica para la accin; prescribe los
lmites generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
De Procesos o Procedimientos, tambin llamados de operacin, de prcticas; seala
el proceso o procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo el
personal o de cualquier grupo de trabajo que desempea responsabilidades
especficas.
De contenido mltiple,

contiene material de tipo diverso; por ejemplo puede

aglutinar el manual de organizacin, el de normas y el de procedimientos.


Manual de tcnicas, es un manual de contenido mltiple que trata acerca de los
principios y tcnicas de una actividad determinada.

Por su funcin especfica o rea de actividad: De personal; de ventas; de


produccin o ingeniera; de finanzas; Generales, que se ocupen de dos o ms
funciones especficas; otras funciones17.

4.3.6. Manual de procesos


Es de vital importancia garantizar que el proceso quede debidamente documentado,
que se implemente y que se mantenga actualizado, por esta razn es indispensable la
elaboracin de los manuales de procesos.

17

CEJA GOMEZ GUILLERMO, Planeacin y organizacin de empresas, captulo 13: Manuales


administrativos, paginas 379 386, McGraw Hill, Mxico 1994, octava edicin

47

Los manuales de procesos estn orientados a recoger sistemticamente los procesos


que faciliten al personal de la organizacin el cumplimiento de las actividades y la
forma como deben ser desarrolladas. Es por ello que deben ofrecer una descripcin
actualizada, clara y concisa de las actividades contenidas en cada proceso y de las
tareas que incluyen cada actividad.

4.3.6.1. Definicin
Para Braulio Meja Garca, el manual de procesos es un documento que registra el
conjunto de procesos, discriminado en actividades y tareas que realiza un servicio, un
departamento o la institucin toda18.

Se definen dos palabras claves:

Manual: Un manual es una recopilacin en forma de texto, que recoge en una


forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para
realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fcil
de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad
propuesta, sin temor a errores.

Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al


hablar del manual, decamos que recopilaba las instrucciones para realizar una
actividad, podemos definir de manera global que el manual es una recopilacin
de procesos.

Un manual de procesos es el documento que contiene la descripcin de actividades que


deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de
dos

mas

de

ellas.

El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen


precisando

su

responsabilidad

participacin.

Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos


necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda
18

GARCIA MEJIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas
de salud, captulo 11, pgina 55, ECOE ediciones, cuarta edicin, Bogot 2003.

48

auxiliar

al

correcto

desarrollo

de

las

actividades

dentro

de

la

empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica


referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores
de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

4.3.6.2. Importancia y Utilidad del Manual de Procesos


Independientemente del tamao de la institucin, hoy es prioritario contar con un
instrumento que aglutine los procesos, las normas, las rutinas y los formularios
necesarios para el adecuado manejo de la institucin.

Se justifica la elaboracin de

Manuales de procesos cuando el conjunto de actividades y tareas se tornan complejas


y se dificulta para los niveles directivos su adecuado registro, seguimiento y control.
La importancia y utilidad del manual de procesos radica en:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos,
delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben
hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.

49

Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos19.
El manual de procesos y procedimientos es mas importante de lo que aparenta ser, ya
que no es simplemente una recopilacin de procesos, sino tambin incluye una serie
de

estamentos,

polticas,

normas

condiciones

que

permiten

el

correcto

funcionamiento de la empresa. Los manuales de procedimientos, son comparables con


la constitucin poltica de nuestra patria, ya que al igual que en esta, el manual de
procedimientos rene la normas bsicas (y no tan bsicas) de funcionamiento de la
empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, polticas y todo
aquello en lo que se basa la gestin de la organizacin.
Para hablar de manera concreta, podramos decir que en una empresa en donde no se
aplique correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y
procedimientos, se presentarn seguramente uno o varios sntomas mencionados aqu
como los ms comunes:

Confusin en las responsabilidades: Al no existir una definicin y delimitacin


clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a
serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad
entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todo el
mundo buscar el mximo de provecho con el mnimo esfuerzo (simulacin de
trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el
mundo le echar la culpa al vecino.

No habr normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el


uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los
trabajadores. Por ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento
no especifica la hora de la llegada y la sancin por retrasos, el holgazn
seguramente alegar falta de reglas, y dir que el no saba.

No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos


permite controlar de manera gil todos los procesos y procedimientos que se
llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el

19

GOMEZ CEJA GUILLERMO. Sistemas Administrativos, McGraw Hill, Mxico 1997

50

momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se
realizan, lo cual simplifica al mximo el proceso de bsqueda del factor
deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los
procesos son vistos como un solo paso, y si algo sale mal seguramente
deber optarse por cambiar todo el proceso.

No hay un procedimiento establecido: Podramos referirnos a la administracin


cientfica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de
produccin y aplicar la administracin cientfica, se puede obtener el mximo de
bienestar. Al no existir un procedimiento pre-establecido, (es decir al concepto
de cada trabajador) habr un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores
usarn demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a
efectividad (los distintos mtodos utilizados por cada trabajador pueden no ser
los ms efectivos).

4.3.6.3. Objetivos del Manual de Procesos

Servir de gua para la correcta ejecucin de actividades y tareas para los


funcionarios de la institucin

Ayudar a brindar servicios ms eficientes

Mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, fsicos y financieros

Generar uniformidad en el trabajo por parte de los diferentes funcionarios

Evitar la improvisacin en las labores

Ayudar a orientar al personal nuevo

Facilitar la supervisin y evaluacin de labores

Proporcionar informacin a la empresa acerca de la marcha de los procesos

Evitar discusiones sobre normas, procedimientos y actividades

Facilitar la orientacin y atencin al cliente interno y externo

Establecer elementos de consulta, orientacin y entrenamiento al personal

Servir como punto de referencia para las actividades de control interno y


auditoria

51

Ser la memoria de la institucin20.

4.3.6.4. Caractersticas del Manual


Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lgico que permita
garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Deben estar
elaborados mediante una metodologa conocida que permita flexibilidad para su
modificacin y/o actualizacin mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las
polticas que emita la organizacin.
Los manuales de procesos y procedimientos deben contar una metodologa para su
fcil actualizacin y aplicacin. El esquema de hojas intercambiables permite
acondicionar las modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el
proceso de actualizacin se hace en forma automatizada, se debe dejar registrada la
fecha, tipo de novedad, contenido y descripcin del cambio, versin, el funcionario que
lo aprob, y el del que lo administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el
proceso, para su apropiacin, uso y operacin. Las dependencias de la organizacin
deben contar con mecanismos que garanticen su adecuada difusin. Los manuales
deben cumplir con la funcin para la cual fueron creados; y se debe evaluar su
aplicacin, permitiendo as posibles cambios o ajustes. Cuando se evale su
aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los manuales en las
dependencias de la organizacin
Los manuales de procesos deben reunir otras caractersticas que se pueden resumir
as:

Satisfacer las necesidades reales de la institucin

Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y conservacin de


procesos

Facilitar los trmites mediante una adecuada diagramacin

20

MEJIA GARCIA, Braulio, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas de
salud, Ecoe ediciones, pgina 55, Bogot 2003

52

Redaccin breve, simplificada y comprensible

Facilitar su uso al cliente interno y externo

Ser lo suficientemente flexible para cubrir diversas situaciones

Tener una revisin y actualizacin continuas

Es conveniente recalcar que un manual de procesos representa el paso a paso de las


actividades y tareas que debe realizar un funcionario o una organizacin. El manual de
procesos no debe confundirse con un manual de funciones, que es el conjunto de
actividades propias a un cargo para determinar niveles de autoridad y responsabilidad.
As mismo, no es un manual de normas agrupadas en reglamentos que constituyen el
conjunto de disposiciones generales, leyes, cdigos, estatutos que conforman la base
jurdica de la organizacin21.

4.3.6.5. Elaboracin del Manual


En la elaboracin del Manual de Procesos se deben tener en cuenta los siguientes
elementos:

Estructura orgnica (organigrama de la dependencia a la cual se le va a


elaborar o diagramar el manual de procesos)

Determinar los niveles de autoridad as:

Direccin

Jefes de departamento y servicios

Cargos subalternos (operarios, empleados, etc.)

Se toma toda la informacin relacionada con la naturaleza de cada funcin,


entendida sta como el conjunto de actividades y tareas definidas para el cargo

A cada empleado le pedimos que describa lo que hace

Se evalan las funciones y se clasifican las labores propias del cargo

Una vez determinadas las funciones, le solicitamos al empleado que describa el


proceso (cmo lo hace) paso a paso

Se evala el proceso, buscando claridad, simplificacin y secuencia lgica

21

MEJIA GARCIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas
de salud, Ecoe ediciones, captulo 11: Manual de Procesos, pginas 55 56, cuarta edicin, Bogot 2003

53

Esta informacin se diligencia en formatos22

4.3.6.6. Contenido del manual


Existen tres secciones que aparecen casi invariablemente en todos los manuales de
procesos. Estos son:
a. Texto: Todo manual de procesos requiere que las informaciones o instrucciones
que contenga se expresen en palabras, en un texto. ste describir el proceso
y/o los subprocesos si existieran, enumerando en orden cronolgico, las
operaciones de que se compone, en qu consiste cada operacin y quin debe
ejecutarla, cmo debe ejecutarla, cundo, dnde y para qu debe ejecutarse.
Conviene que el texto seale quin es el responsable del proceso, el objetivo
que se persigue con su ejecucin, as como las polticas que deben aplicarse. La
informacin o instrucciones que contenga el texto deben exponerse en un orden
lgico. Puede empezarse por los aspectos ms generales como el rgano
responsable del proceso descrito en el manual, los objetivos que se persiguen, y
las polticas aplicables, para continuar con la descripcin del proceso paso a
paso23. Adems debe incorporar:

Identificacin o portada: Con la siguiente informacin: Logotipo de la


organizacin,

nombre

oficial

de

la

organizacin,

denominacin

extensin (de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el


nombre de la misma), lugar y fecha de elaboracin, nmero de revisin
(en su caso), unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o
autorizacin.

ndice

contenido,

con

la

relacin

de

los

captulos

pginas

correspondientes que forman parte del documento.

Prlogo y/o introduccin, con la exposicin sobre el documento, su


contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y

22

MEJIA GARCIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas
de salud, Ecoe ediciones, captulo 11: Manual de Procesos, pginas 56 57, cuarta edicin, Bogot 2003
23
GOMEZ CEJA BRAULIO, Planeacin y organizacin de empresas, McGraw Hill, pginas 394 395,
octava edicin, Mxico 1994

54

actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las


reas comprendidas en el manual.

Objetivos de los procesos y/o subprocesos, con la explicacin del


propsito que se pretende cumplir con los procesos. Igualmente el
objetivo del manual.

reas

de

aplicacin

y/o

alcance

de

los

procesos,

esfera de accin que cubren los procesos.

Responsables, unidades administrativas y/o puestos que intervienen en


los procesos en cualquiera de sus fases.

Misin de la institucin

Organigrama

Marco Legal

Polticas o normas de operacin, en esta seccin se incluyen los criterios


o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita
para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias
que

participan

en

los

procesos.

Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que


precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la
operacin de los procesos.

Conceptos y/o glosario de trminos, lista de palabras o trminos de


carcter tcnico que se emplean en el proceso, las cuales, por su
significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o
ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la
consulta del manual.

Procedimiento (descripcin de las operaciones), presentacin por escrito,


en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realizan en un proceso, explicando en qu consisten, cundo, cmo,
dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables
de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del proceso es general, y por
lo

mismo

comprende

varias

reas,

debe

anotarse

la

unidad

administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una

55

descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que


indicarse el puesto responsable de cada operacin24.
b. Los diagramas o Diagramas de Flujo: Representacin grfica de la sucesin
en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de
formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento

general),

los

puestos

que

intervienen

(procedimiento

detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del


equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el
empleo de smbolos y/o grficos simplificados. EL Flujograma o Diagrama de
Flujo, consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. A continuacin se observar de
tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo,
caractersticas, tipos, simbologa.
Segn Gmez Ceja, Guillermo. Ao 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un
diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su
formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de
ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc25.
Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una
grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de
indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas y los
responsables de su ejecucin26.
24

MEJIA GARCIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas
de salud, Ecoe ediciones, captulo 11: Manual de Procesos, pgina 60, cuarta edicin, Bogot 2003
25
GOMEZ CEJA GUILLERMO, Sistemas Administrativos anlisis y diseo, editorial McGraw Hill,
Mxico 1997
26
CHIAVENATO, IDALBERTO, Iniciacin a la organizacin y control, Editorial McGraw Hill, Mxico
1.993.

56

Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la


representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo27.

Importancia

Segn Gmez Ceja, Guillermo. Ao 1.997; es importante ya que ayuda a designar


cualquier representacin grfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de
conocimiento o diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de
informacin de un procedimiento. En la actualidad los flujogramas son considerados
en las mayoras de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los
principales instrumentos en la realizacin de cualquier mtodos y sistemas28.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; los flujogramas son importantes en toda
organizacin y departamento, ya que permiten la visualizacin de las actividades
innecesarias y verifican si la distribucin del trabajo est equilibrada, o sea, bien
distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con
mucha holgura29.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo
son importantes para el diseador porque le ayudan en la definicin formulacin,
anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender
el sistema de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas,
le ayudar a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar
la existencia de sistemas de informacin para la administracin30.

Caractersticas de los Flujogramas

Segn Gmez Ceja, Guillermo. Ao 1.997:

27

GMEZ RONDN, FRANCISCO, Sistemas y procedimientos administrativos, Editorial McGraw


Hill, Mxico 1.995
28
GOMEZ CEJA GUILLERMO, Sistemas Administrativos anlisis y diseo, editorial McGraw Hill,
Mxico 1997
29
CHIAVENATO, IDALBERTO, Iniciacin a la organizacin y control, Editorial McGraw Hill, Mxico
1.993
30
GMEZ RONDN, FRANCISCO, Sistemas y procedimientos administrativos, Editorial McGraw
Hill, Mxico 1.995

57

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber


quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.
Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y
confusas en su interpretacin.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que
contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales31.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.
Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operar el nuevo procedimiento32.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
De uso, permite facilitar su empleo.
De destino, permite la correcta identificacin de actividades.
De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin.
De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin.
De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad.
De

diagramacin,

se

elabora

con

rapidez

no

requiere

de

recursos

sofisticados33.

31

GOMEZ CEJA GUILLERMO, Sistemas Administrativos anlisis y diseo, editorial McGraw Hill,
Mxico 1997
32
CHIAVENATO, IDALBERTO, Iniciacin a la organizacin y control, Editorial McGraw Hill, Mxico
1.993
33
GMEZ RONDN, FRANCISCO, Sistemas y procedimientos administrativos, Editorial McGraw
Hill, Mxico 1.995

58

Tipos de Flujogramas

Existe una gran variedad de flujogramas o diagramas de flujo, dentro de los que se
destacan:
o

Flujograma pictrico, refleja el flujo del proceso en forma grfica


simple, mediante dibujos que muestran los diferentes elementos del
proceso; est dirigido a pblico general, no hay elementos de ndole
tcnico.

Flujograma de bloques, es una forma sencilla de disear un proceso


mediante la utilizacin de bloques que muestran paso a paso el
desarrollo del proceso. Al lado de cada bloque se coloca el nombre del
encargado de la actividad. Se representan en trminos generales con el
objeto de destacar determinados aspectos.

Flujograma vertical, en este caso el flujograma se desarrolla de arriba


abajo utilizando smbolos estandarizados y ampliamente reconocidos, o
simplemente los bloques; los textos se pueden anotar en los mismos
smbolos. Tambin denominado grfico de anlisis del proceso. Es un
grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la
columnas verticales estn los smbolos o convencionales (de operacin,
transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la
rutina, el espacio recorrido para la ejecucin y le tiempo invertido. El
diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente til para armar una rutina o procedimiento para ayudar
en la capacitacin del personal y para racionalizar el trabajo.

Flujograma horizontal, el diagrama de estos procesos se hace en


sentido

horizontal.

No

se

recomienda

cuando

el

proceso

tiene

demasiados pasos, pes se complicara su lectura y comprensin. Es


diferente al anterior, al revs de la secuencia que se traslada
verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos
smbolos y convenciones que el vertical. El Diagrama de flujo horizontal
destaca a las personas u organismos que participan en una determinada
rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios
organismos o personas, ya que permite visualizar la parte que

59

corresponde a cada uno y comparar la distribucin de las tareas para


una posible racionalizacin o redistribucin del trabajo.
o

Flujograma geogrfico, es el diagrama de flujo de un plano geogrfico


o fsico, muestra el movimiento del cliente interno o externo en la
organizacin, a travs de una serie de pasos secuenciales. Este tipo de
flujograma permite visualizar los desplazamientos del cliente en la
institucin,

ahorrndole

tiempo

simplificando

los

trmites.

Es

importante este tipo de de diagrama para analizar patrones de trfico y


descongestionar reas que generan mala imagen institucional.
o

Flujogramas Combinados, emplean dos o ms diagramas en forma


integrada34.

Simbologa de los flujogramas

Los diagramas de flujo o flujogramas utilizan unos smbolos ampliamente


reconocidos. Estos han sido propuestos por la ANSI (American Nacional Standards
Institute), de Norteamrica. Los principales son35:
SIMBOLO

SIGNIFICADO
Terminal -Lmites, indica el principio y el
fin del proceso o flujo, dentro del smbolo
se escribe la palabra inicio o fin.
Actividad - Operacin - Accin, se utiliza
para representar la realizacin de una
actividad

operacin

procedimiento,

por

relativas
ejemplo

un

recibir,

elaborar, verificar, entregar, etc. Una


actividad se realiza cuando se crea, se
altera, se aumenta o se sustrae algo.

34

MEJIA GARCIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas
de salud, Ecoe ediciones, pginas 48 52, Bogot 2003
35
MEJIA GARCIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el control interno de empresas
de salud, Ecoe ediciones, pginas 46 47, Bogot 2003

60

Inspeccin, indica que el proceso se ha


detenido. Involucra una inspeccin por
alguien diferente a quien desarrolla la
actividad, este smbolo requiere una firma
de aprobacin. Tambin representa una
conexin o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte lejana
del mismo, actuando as como conector.
Decisin

alternativa,

plantea

la

posibilidad de elegir una alternativa para


continuar en una u otra va; indica un
punto dentro del flujo en que son posibles
varios caminos alternativos; incluye una
pregunta clave.
Documentacin, este rectngulo con la
parte inferior ondulada significa que se
requiere

una

documentacin

para

desarrollar el proceso, por ejemplo, una


autorizacin, un informe, etc.
Espera, este smbolo tambin llamado
bala se utiliza para indicar espera antes
de realizar una actividad, por ejemplo,
esperar una cita, espera de una ciruga,
dentro de l se debe escribir lo que se
espera
Conector, se utiliza para efectuar un
enlace de una pgina a otra donde se
contina el flujograma

61

Sentido del flujo, la flecha indica la


direccin del flujo, puede ser horizontal,
ascendente o descendente. Conecta los
smbolos sealando el orden en que se
deben realizar las distintas operaciones
Transmisin, la flecha quebrada se utiliza
para mostrar transmisin de los datos por
va telefnica o fax o electrnica.
Transporte,

la

flecha

ancha

significa

movimiento. Por ejemplo el envo de un


documento por correo.
Archivo, representa un archivo comn y
corriente de la oficina
Teclado en la lnea, representa el uso de
un dispositivo en lnea para proporcionar
informacin

una

computadora

obtenerla de ella.
Captura de datos, representa cualquier
tipo de captura de datos que se utilice en
el procedimiento.
Cinta magntica, indica cualquier tipo de
cinta magntica que se emplee en el
procedimiento.
Nota aclaratoria, no forma parte del
diagrama de flujo, se emplea para dar
una explicacin sobre una operacin o
actividad.
Fuente: MEJA GARCIA BRAULIO, Gerencia de Procesos para la organizacin y el
control interno de empresas de salud, captulo 10: Representacin grfica de los

62

procesos, pginas 46 47, Ecoe ediciones, Bogot 2003 y GMEZ CEJA


GUILLERMO, Planeacin y organizacin de empresas, McGraw Hill editores,
pginas 428 430, octava edicin, Mxico, 1994.
Estos son los smbolos mnimos que se requieren para diagramar adecuadamente
un proceso. A medida que se requieran nuevos smbolos de flujograma se debern
introducir con base en necesidades propias.

c. Formas o Formulario de Impresos: Formas impresas que se utilizan en un


proceso, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices.
Tambin

se

pueden

adicionar

instructivos

para

su

llenado36.

La publicacin del manual debe ser aprobada mediante Resolucin por la Presidencia
del ISS, paso seguido debe ser difundido y aplicado por todos los funcionarios y
servidores que participan en el proceso.
Cada proceso documentado debe conservar la misma estructura y formato para
facilitar a los usuarios la interpretacin y as mejorar el desarrollo y la aplicacin de los
mismos.
La mejora y/o rediseo de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia,
mejorando tambin los controles, reforzando los mecanismos internos para responder
a las contingencias. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura
tradicional y para sistemas jerrquicos convencionales.

4.4. MARCO LEGAL


Dentro del marco Jurdico que delimita el presente estudio se har referencia a las
siguientes normas, que le dan respaldo a los procesos:
36

GOMEZ CEJA GUILLERMO, Planeacin y organizacin de empresas, McGraw Hill, pgina 397,
octava edicin, Mxico 1994

63

1. Constitucin Poltica de Colombia de 1991: En el artculo 269, establece que las


Instituciones Pblicas, estn obligadas a poner en prctica normas, .mtodos, y
procedimientos de control interno.
2. Ley 87 de 1993 (Noviembre 29): "Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones.

Establece que el control es el sistema integrado por el esquema de

organizacin, el conjuntos de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y


mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen de acuerdo
con las normas constitucionales y legales vigentes.
El ejercicio del control interno debe consultar los principios de: igualdad, moralidad,
eficiencia, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoracin de costo
ambientales. Dentro de esta ley encontramos:
Artculo 2 plantea que el control interno se orientar a: Velar porque la entidad
disponga de procesos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y
desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y caractersticas
Artculo 4o. Elementos para el sistema de Control Interno.
El artculo 12 correspondiente a las funciones del Jefe de Control Interno, enfatiza la
necesidad de verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la
organizacin se cumplan por los responsables de su ejecucin. As mismo establece
verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas
de informacin de la entidad.
3. Ley 80 de 1993 (octubre 28): Por la cual se expide el Estatuto General de
Contratacin de la Administracin Pblica. Establece los lineamientos a seguir en los
diferentes contratos entre el estado y los particulares. Se destacan los principios de
celeridad,

eficacia,

economa

de

tiempo

recursos

financieros

as

como

de

documentos. Este estatuto otorga la capacidad para contratar a formas de asociacin o


colaboracin empresarial denominadas consorcios, uniones temporales y sociedades

64

con un nico objeto.

Este planteamiento a su vez, es el desarrollo de los dictados

establecidos en el artculo 38 de la Constitucin Poltica de 1991, el cual garantiza el


derecho de asociacin dentro del marco del Estado social de derecho y abre la
posibilidad para dar cumplimiento a otros preceptos constitucionales como la libre
iniciativa, la libre competencia econmica y el desarrollo empresarial. En el caso de los
consorcios y uniones temporales esa libertad de asociacin es tan amplia que permite
la articulacin conjunta de actividades empresariales especficas asociarse sin tener
que constituir una persona jurdica nueva. En efecto, la Ley 80 seala:

Artculo 6. De la capacidad para contratar. Pueden celebrar contratos con las


entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces en las
disposiciones vigentes.

Tambin podrn celebrar contratos con las entidades

estatales, los consorcios y uniones temporales.

Las personas jurdicas

nacionales y extranjeras debern acreditar que su duracin no ser inferior a la


del plazo del contrato y un ao ms.

Artculo 7. De los consorcios y uniones temporales. Para los efectos de esta ley
se entiende por:

Consorcio: cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma


propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato,
respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas
de la propuesta y del contrato.

En consecuencia, las actuaciones, hechos y

omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato


afectarn a todos los miembros que los conforman.

Unin Temporal: cuando dos o mas personas en forma conjunta presentan una
misma propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato,
respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del
objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones
derivadas de la propuesta se impondrn de acuerdo con la participacin en la
ejecucin de cada uno de los miembros de la unin temporal.

65

4.

Decreto 2170 de 2002, reglamenta la Ley 80

y "Modifica aspectos de

contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de trminos de referencia


desde

su

proyecto,

la

participacin

ciudadana

la

contratacin

por

medios

electrnicos"
5. Ley 100 de 1993, es la Ley marco del actual Sistema de Seguridad Social.
Establece los principios de eficiencia, universalidad, solidaridad, integralidad, unidad y
participacin comunitaria.
En el artculo 153, se determina: El sistema establecer mecanismos de control de
los servicios para garantizar a los usuarios la calidad en la atencin oportuna,
personalizada, humanizada, integral y continua de acuerdo a estndares aceptados en
procedimientos y prctica profesional.
As mismo establece las funciones del gobierno nacional y sus entes, en lo que
concierne a promover, desarrollar y reglamentar la auditoria de los servicios de salud,
la auditoria de gestin y el control interno en las instituciones de salud.
6. Decreto 2174 de 1996: Esta Norma define las principales caractersticas de la
calidad de la atencin en Salud: accesibilidad, oportunidad, seguridad y racionalidad
tcnica.

Igualmente las caractersticas adicionales de idoneidad y competencia

profesional, disponibilidad y suficiencia de recursos, eficacia, eficiencia, integridad,


continuidad, atencin humanizada y la satisfaccin del usuario con la atencin recibida.
Seala los cinco componentes que un sistema de garanta de la calidad debe tener:

Cumplimiento de los requisitos esenciales para la prestacin de los servicios de


salud.

Diseo y mejoramiento de un plan de mejoramiento de la calidad.

Desarrollo de un sistema de informacin que incluya componentes de oferta de


servicios, uso por parte de los usuarios, perfil epidemiolgico y situacin de
salud de los usuarios atendidos.

Procesos de auditoria mdica

66

Desarrollo de procesos que permitan conocer el nivel de satisfaccin de los


usuarios y atender las reclamaciones y sugerencias que le presenten.

7. Decreto 2753 de 1997: Mediante el cual se dictan las normas para el


funcionamiento de los prestadores de servicio de salud en el Sistema General de
Seguridad Social. Este decreto establece definiciones, complejidad de los servicios,
diseo, calidad, clasificacin segn tamao y complejidad y recurso humano.
8. Resolucin 4252 de 1997, por lo cual establece las normas tcnicas, cientficas y
administrativas que contienen los requisitos esenciales para la prestacin de servicios
de salud, se fija el procedimiento de registro de la declaracin de requisitos esenciales
y se dictan otras disposiciones. Entre los requisitos administrativos establecidos por
esta resolucin se destacan:

Declaracin de requisitos esenciales para la prestacin de servicios.

Estructura orgnica y funcional

Autonoma administrativa

Manual de procesos

Normas de procedimientos

Manual de funciones

Reglamento interno de trabajo

Revisor fiscal.

9. Decreto 1750 del 26 de junio de 2003 se separan las clnicas y los Centros de
Atencin Ambulatoria, CAA, del Instituto de Seguros Sociales y se crean 7 Empresas
Sociales del Estado (ESE). Dichas Empresas Sociales del Estado, ESE se constituyen
con una categora especial de entidad pblica descentralizada del nivel nacional, con
personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio, adscritas al
Ministerio de la Proteccin Social para la prestacin de servicios de salud.
Las Empresas Sociales del Estado (ESE), las cuales atendern a los afiliados, presentes
y futuros, del Seguro Social. Esas siete empresas cubrirn todo el pas con distribucin
regional. Las siete empresas son:

67

1. Almirante Jos Prudencio Padilla, cubre los departamentos de Magdalena, Atlntico,


Bolvar, Guajira, Sucre, Cesar y San Andrs.
2. Rafael Uribe Uribe, para los Departamentos de Antioquia, Choc y Crdoba.
3. Policarpa Salavarrieta, Atiende los departamentos de Cundinamarca, Meta, Tolima,
Huila, Caquet, Boyac y Casanare.
4. Francisco de Paula Santander, para Norte de Santander, Santander y Arauca.
5. Antonio Nario, que cubre Valle, Cauca, Nario y Putumayo.
6. Rita Arango lvarez de Pino, para Risaralda, Quindo y Caldas.
7. Luis Carlos Galn Sarmiento, para Bogot.
Estas siete Empresas Sociales del Estado (ESE) estarn regidas bajo criterios de
gestin, en servicio al usuario y viabilidad financiera. Su estabilidad y permanencia
dependern del cumplimiento de las metas y los resultados obtenidos, segn los
planes de desempeo fijados para cada una de estas empresas. La reestructuracin
incluye la alternativa para que los trabajadores, a travs de cooperativas, asociaciones
u otro tipo de agremiaciones de empleados, se constituyan en operadores de dichas
ESE. Esto va en la direccin de promover el sindicalismo participativo. La decisin es
un paso ms para garantizar los servicios de salud, pensiones y riesgos profesionales
de los actuales y futuros afiliados del Instituto de Seguros Sociales y para procurar la
viabilidad de la institucin.
10. Circular 536 de Marzo 03 de 2003, disposicin interna del ISS que trata sobre
los lineamientos para el desarrollo del programa de mejoramiento de procesos en el
lapso 2003 2006.
11. Circular 408 de Febrero 13 de 2001, disposicin interna del ISS, se estipulan
las directrices generales del programa de mejoramiento de procesos.
Circular 2185 de Octubre 19 de 2001, disposicin interna del ISS, enfatiza en la
necesidad de que las reas del ISS cuenten con procesos levantados utilizando la gua
diseada por la Direccin de Planeacin Corporativa del ISS.

68

12. Resolucin 0546 de Enero 19 de 1996, disposicin interna del ISS, establece
la organizacin interna de la Direccin de Planeacin Corporativa del ISS, creando las
Unidades de Investigaciones, Direccionamiento y Evaluacin de Gestin y de
Transformacin y Procesos.

4.5. MARCO INSTITUCIONAL

4.5.1. Antecedentes
El Instituto Colombiano de Seguros Sociales, fue establecido legalmente el da 19 de
junio de 1948, mediante decreto No. 2347 de 1.948 y su primer gerente fue el
abogado y economista Carlos Echeverri Herrera.
El Instituto fue creado como una institucin autnoma de derecho social, con
patrimonio independiente y al crearse, se dispuso que ste asegurara a los
trabajadores particulares.
Adems del gerente nacional del ICSS contaba con un consejo directivo integrado por
un delegado del presidente de la repblica, el ministro de trabajo o su delegado, el
director nacional de salubridad, un representante de los trabajadores asegurados, un
representante de los patronos y un delegado de la federacin.
El primer grupo de asegurados de la capital, en total fueron 31.500 trabajadores
(21.000 hombres y 10.500 mujeres). Tres meses despus de la primera afiliacin, las
empresas inscritas sumaban 6.181 y las personas vinculadas 45.627.
El 26 de septiembre se dio inicio a la prestacin de los servicios para enfermedades no
profesionales y de maternidad, para los asegurados de Bogot.
En 1.950 fue afiliado el segundo grupo de trabajadores, mediante decreto 146 del 19
de enero. Para esta poca la poblacin asegurada ascendi a 89.798 personas y 2.773
beneficiarios por riesgo.

69

A pesar de las dificultades econmicas el ICSS logr organizar la prestacin de los


servicios bsicos y la primera gran campaa de vacunacin masiva contra la difteria, el
ttano, la tos ferina, la fiebre tifoidea y la viruela.
La primera oficina seccional fue creada en Medelln en 1.948.

En 1.949 el Instituto

compr la clnica de maternidad de esa ciudad, convertida despus en la clnica Len


XIII. Es conveniente destacar que en los primeros diez aos del Instituto, se crearon
otras oficinas seccionales algunas de las cuales, fueron suspendidas por un tiempo y
establecidas despus definitivamente como cajas seccionales.
Actualmente, el Instituto de Seguros Sociales es una de las empresas ms grandes del
Estado y el principal actor en el campo de la Seguridad Social en Colombia; durante
ms de 50 aos ha brindado servicios de salud y garantizado las pensiones de millones
de colombianos.
El Decreto 2148 de 1992 establece que El Instituto de Seguros Sociales es una
Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden nacional, con personera jurdica,
autonoma administrativa y capital independiente, vinculada al Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social; adems, la Ley 100 de 1993 le asign competencias en tres grandes
reas de gestin: Salud, Pensiones, y Riesgos Profesionales, convirtindose en el
mayor holding empresarial con cubrimiento nacional en el rea de la Seguridad Social:
- Salud: Para cumplir con los objetivos establecidos por el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, en cuanto a regular el servicio pblico esencial de salud y
crear condiciones de acceso de toda la poblacin al servicio en todos los niveles de
atencin, el Instituto de Seguros Sociales cuenta con una cobertura nacional en ms
de 1014 municipios. Conforme al decreto 1750 de 2003, se separan las IPS (clnicas) y
los Centros de Atencin Ambulatoria (CAA), del Instituto de Seguros Sociales y se
crean siete empresas sociales del Estado (ESE).

El Instituto de Seguros Sociales

contrata los servicios de salud con las ESE y las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud (IPS), que ofrecen servicios de alta complejidad.

70

- Pensiones: El Sistema General de Pensiones est compuesto por dos regmenes que
coexisten, pero excluyentes entre s. El Rgimen de Ahorro Individual con Solidaridad,
manejado por las administradoras de Fondos de Pensiones, AFP; y el Rgimen
Solidario de Prima Media con Prestacin Definida, administrado por el ISS, mediante el
cual los afiliados o sus beneficiarios obtienen una Pensin de Vejez, Invalidez o
Sobrevivientes o en su defecto la Indemnizacin Sustitutiva, previamente definidas en
la Ley. Para la administracin de est ltimo Rgimen de Pensiones, el Seguro Social
cuenta con ms de 27 Centros de Atencin de Pensiones (CAP) a lo largo del territorio
colombiano.
- Riesgos Laborales: El Seguro Social cuenta en la actualidad a nivel nacional con 29
Centros de Atencin Bsica en Salud Ocupacional (CABSO), 4 Laboratorios de
Toxicologa Analtica y con la red de apoyo del ISS, para cumplir con los objetivos
establecidos por el Sistema General de Riesgos Profesionales en cuanto a establecer
actividades de promocin y prevencin tendientes a mejorar las condiciones de trabajo
y salud de la poblacin trabajadora; fijar las prestaciones de atencin de la salud de
los trabajadores y las prestaciones econmicas por incapacidad temporal, permanente,
por invalidez y muerte, por enfermedad o accidente de origen profesional; fortalecer
las actividades encaminadas a establecer el origen de los accidentes y las
enfermedades profesionales y el control de los agentes de riesgos ocupacionales.
Por todo esto y mucho ms, el Seguro Social es para todos los colombianos:
Siempre Salud, Siempre Futuro, Siempre Proteccin, Siempre Seguro!

4.5.2. Visin del ISS


En la prxima dcada, entre todos nos convertiremos en empresa altamente
competitiva en salud, pensiones y riesgos profesionales, orientada al afiliado.

71

4.5.3. Misin del ISS


Ofrecer excelentes servicios en el sistema de seguridad social con principios ticos y
de manera rentable, para reinvertir en toda la sociedad y en especial en los sectores
ms vulnerables de la poblacin
Trabajar incansablemente en el cambio organizacional y la consolidacin de una
cultura de servicio al cliente en toda la institucin
Asegurar el desempeo competitivo del seguro social a travs del mejoramiento
continuo y la medicin de la gestin de nuestros procesos y servicios, con el concurso
de todos sus servidores
Mantener la mayor participacin del mercado y liderar el estudio de la problemtica
de la seguridad social para orientar la bsqueda de soluciones y servir al estado de
moderador del sistema.

4.5.4. Valores del ISS


Competitividad, a travs de: Productividad, Rentabilidad, Eficiencia, Responsabilidad.
Excelencia,

travs

de:

Informacin,

Innovacin,

Liderazgo,

Conocimiento.

Cordialidad,

Oportunidad.

Honestidad, a travs de: Integridad, Veracidad, Inters.


Servicio,

travs

de:

Disponibilidad,

Entrega,

Solidaridad, a travs de: Respeto, Compromiso, Confianza.

4.5.5. Funciones del ISS


El Decreto 2148 de 1992, por medio del cual se reestructura el INSTITUTO DE
SEGUROS

SOCIALES,

otorg

al

ISS

las

siguientes

funciones:

1. Ejecutar los planes y programas sobre seguros sociales obligatorios fijados por la
ley, el Gobierno Nacional y su Consejo Directivo.
2. Efectuar la inscripcin de sus afiliados, la facturacin y el recaudo de los aportes
correspondientes

los

seguros

sociales

obligatorios,

cumplimiento de las disposiciones en esta materia.

72

fiscalizar

vigilar

el

3. Garantizar a sus afiliados y beneficiarios la prestacin de los servicios mdicoasistenciales integrales que por ley le corresponde, mediante acciones de prevencin,
curacin y rehabilitacin, de acuerdo con las normas del Ministerio de Salud y en
coordinacin con las entidades y organismos sujetos a las normas del Sistema Nacional
de Salud.
4. Garantizar a sus afiliados y beneficiarios el pago de las prestaciones econmicas a
cargo del Instituto, de acuerdo con las normas legales vigentes.
5. Evaluar, clasificar y certificar los grados de incapacidad permanente y de invalidez,
para reconocimiento de las prestaciones econmicas correspondientes a sus afiliados.
6. Elaborar y expedir, en coordinacin con los Ministerios de Trabajo y Seguridad
Social y de Salud, los reglamentos sobre higiene y seguridad industrial y prevencin de
accidentes y enfermedades profesionales.
7. Emitir los reglamentos generales sobre condiciones y trminos de los distintos
seguros de salud.
8. Las dems que le asignen la ley o los estatutos y reglamentos de la entidad.
4.5.6. Visin de la EPS
En el 2006 seremos una EPS organizada, moderna y funcional comprometida con el
aseguramiento de los afiliados y reconocida por la calidad de sus servicios
4.5.7. Misin de la EPS
Somos una empresa con un alto grado de compromiso social, que garantiza a sus
afiliados la prestacin de servicios de salud de calidad, bajo un modelo de atencin con
enfoque familiar y nfasis en la promocin y mantenimiento de la salud.
4.5.8. Valores de la EPS
1. Honestidad.
2. Compromiso.
3. Responsabilidad.
4. Respeto.
5. tica.

73

6. Sentido de la excelencia.
7. Solidaridad
4.5.9. El Instituto de Seguros Sociales Hoy

La Superintendencia Nacional de Salud expidi el Certificado de funcionamiento al


Instituto de Seguros Sociales Entidad Promotora de Salud mediante Resolucin No.
0024 de enero 18 de 1995 y con la Resolucin No.193 de 1995, se aprueba el rea
geogrfica de influencia a los 28 departamentos del pas.
Desde 1995 hasta Junio de 2003, la Empresa Promotora de Salud del Seguro Social
garantiz la prestacin de los servicios contemplados por la Ley 100 y definidos por el
Plan Obligatorio de Salud, a travs de una red propia de IPS (Instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud) conformada por 234 centros de Atencin Ambulatoria (CAA) y
37 clnicas en todo el pas pertenecientes en ese entonces al Seguro Social.
Mediante Decreto 1750 de Junio 26 de 2003 expedido por la Presidencia de la
Repblica, se escinde del Instituto de Seguros Sociales -Vicepresidencia de Prestacin
de Servicios de Salud (EPS ISS), todas las Clnicas y Centros de Atencin
Ambulatoria, quedando estas instituciones organizadas a travs de la figura de
Empresas Sociales del Estado - ESE (entidades pblicas descentralizadas del nivel
nacional, con personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio propio) de
acuerdo con la regionalizacin en el pas y adscritas al Ministerio de Proteccin Social.
De esta manera en el rea de Salud, se separ la funcin aseguradora de la
prestadora. La separacin se enfoc a delimitar las funciones de aseguramiento que
debe tener la EPS y concentrar las funciones de prestacin en los Centros de Atencin
Ambulatoria y en las clnicas.

Lo anterior, le permite a la EPS concentrarse en los

procesos de afiliacin, compensacin, comprobacin de derechos, en el sistema de


autorizacin de servicios, la contratacin de servicios de salud y la auditoria tanto
mdica como de cuentas mdicas.

Adems, esta determinacin busc generar una

relacin contractual entre la EPS y las empresas prestadoras de servicios y velar

74

porque la atencin sea eficiente, as como hacer mejor uso de sus recursos, ofreciendo
mejor calidad de servicios a sus afiliados.
Las Empresas Sociales del Estado tienen por objeto, la prestacin de los servicios de
salud como servicio pblico esencial a cargo del Estado o como parte del servicio
pblico de la seguridad social. Fueron creadas y organizadas a raz del Decreto 1750,
siete (7) E.S.E. as:

EMPRESA

SOCIAL

SEDE

SECCIONALES QUE CUBRE

Rafael Uribe Uribe

Medelln.

Antioquia, Crdoba y Choc.

Jos Prudencio Padilla

Barranquilla.

Antonio Nario

Cali.

Valle, Cauca, Nario y Putumayo.

Bogot

Bogot.

DEL ESTADO

Luis

Carlos

Galn

Sarmiento
Policarpa Salavarrieta
Francisco

de

Paula

Santander
Rita Arango lvarez del
Pino

Bogot

Atlntico,

Bolivar,

Magdalena,

Guajira,

Sucre, Cesar, San Andrs.

Cundinamarca,

Caquet,

Huila,

Meta,

Tolima, Boyac, Casanare.

Ccuta.

Norte de Santander, Santander y Arauca.

Pereira

Risaralda, Quindo y Caldas.

Fuente: www.iss.gov.co

A partir de la escisin, la EPS del Seguro Social, como Empresa Promotora de Salud,
contina garantizando la prestacin de servicios de salud a la poblacin que se
encuentra asegurada, travs de la figura de contratacin de servicios de salud con
las ESE o con las IPS externas a nivel del pas.

75

4.5.10. Estructura Orgnica del ISS

Fuente: Vicepresidencia Promotora de Salud EPS del ISS


4.5.11. Estructura Interna de la EPS
VICEPRESIDENCI
A PROMOTORA
DE SALUD EPS
-

DIRECCION
NACIONAL DE
PLANEACION DE
SALUD

GERENCIA
NACIONAL DE
CALIDAD DE
SERVICIOS DE

GERENCIA
NAL
CONTRATACION
DE
SERVICIOS
DE SALUD

GERENCIA
NACIONAL DE
MERCADEO DE
EPS

DEPARTAMENTO
NACIONAL DE
SERVICIOS
AMBULATORIOS

GERENCIA
NACIONAL DE
SERVICIOS
AMBULATORIOS

DEPARTAMENTO
NAL DE ATENCION
DOMICILIARIA y
REHABILITACION

Fuente: Vicepresidencia Promotora de Salud EPS del ISS

76

DEPARTAMENTO
NAL DE
PROMOCION Y
MTTO DE LA SALUD

4.5.12. Estructura Interna de las Seccionales (Cundinamarca)


GERENCIA SECCIONAL
DIRECCION DE PLANEACION OPERATIVA

DIRECCION SECCIONAL JURIDICA

DEPARTAMENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO BIENES Y SERVICIOS

DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO INFORMATICA

DEPARTAMENTO COMERCIAL

DPTO CONTRATACION SERVICIOS DE SALUD

DPTO. ATENCION AMBULATORIA

DPTO. MERCADEO Y CALIDAD

DPTO. ATENCION AL PENSIONADO

DPTO H. LABORAL Y NOM. PENSIONADOS

DPTO. ASEGURADORA ATEP

CENTRO VERDE

CENTRO DE ATENCION AL PENSIONADO

CENTRO ATENCION BASICA SALUD OCUPACIONAL

CENTRO ATENCION ESPECIALIZADA S. OCPCIONAL

Fuente: Vicepresidencia Promotora de Salud EPS DEL ISS.

77

5. METODOLOGA

5.1. TIPO DE ESTUDIO


El tipo de estudio enunciado en el proyecto denominado Manual de procesos de
Contratacin de Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS del Instituto de
Seguros Sociales, fue de orden funcional y no investigativo y de carcter descriptivo
debido a que su propsito fue identificar y describir los procesos de contratacin de
servicios de salud; el objeto de estudio fue de naturaleza mixta puesto que se emplean
herramientas de tipo institucional Gua de Mejoramiento de Procesos de Planeacin
Corporativa del Instituto de seguros Sociales - y la informacin es obtenida
directamente de la dependencia Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud, en funcin de otras reas de la entidad.
La investigacin propuesta se enmarc dentro de la lnea de investigacin de la
Facultad de Administracin de Empresas: Alta gerencia empresarial, y pertenece al
rea de Economa y produccin: Economa, empresa y sociedad, enfocando el tema de
investigacin hacia la: Competitividad de la empresa colombiana, porque la
elaboracin del manual de procesos de contratacin de servicios de salud de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales, constituye anlisis y
generacin de conocimientos que servirn al Instituto de Seguros Sociales para
mejorar y brindar beneficios sociales, a la

empresa, mejorando la calidad de sus

procesos y la sociedad clientes internos y externos - que dependen, trabajan y/o se


ven afectados por dicho manual y sus procesos.
El enfoque epistemolgico de la investigacin propuesta es Sistmico ya que se
busca que el objeto de investigacin Manual de Procesos de Contratacin de
Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS sea un elemento -(insumo) - del
sistema Instituto de Seguros Sociales.

78

5.2. POBLACIN
La poblacin objeto de esta investigacin est constituida por los funcionarios que
intervienen en el Proceso de Contratacin de Servicios de Salud y sus subprocesos. Se
entrevist directamente a los ejecutores quienes son:
Doctor Jairo Reynales Londoo, Vicepresidente de EPS.
Doctor Hugo Mario Len, Gerente Nacional de Contratacin de Servicios de Salud,
Vicepresidencia de EPS.
Doctor Sergio Ivn Mesa Macas, Profesional Abogado de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud
Doctor Manuel Emilio Martnez Rodrguez, Profesional Contador de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud.
Doctor Carlos Alberto Gmez Contreras, Profesional Mdico especialista en gerencia
de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud.
Doctora Ana Milena Caballero Castro, Profesional Mdico de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud.
Seor Jhon Alexander Pieros Beltrn, Profesional Enfermero jefe de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud.
Doctora Cielo Hernndez Cardona, Coordinadora de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos
Seor Winston Panqueva, Profesional Farmaceuta de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos.
Grupo Jurdico de la EPS, Doctor Juan Alberto Garca
Ingeniero Francisco Javier Pulido Fajardo,

gerente de la Gerencia Nacional de

Informtica del ISS


Doctor Carlos Arturo Vanegas Hernndez, Coordinador Administrativo y Financiero de
la EPS
Doctora Eliana Margarita Roys Garzn, Direccin Jurdica Nacional
Doctora Alba Yaneth Ceil, Gerencia Nacional de Calidad
Doctora Elizabeth Prada Nario, Jefe del Departamento Nacional de Presupuesto
Doctor Germn Fernndez, Jefe Contratacin Seccional Cundinamarca
Doctora Sandra Garavito, Contratista Direccin Nacional de Planeacin

79

5.3. MUESTRA
Para el presente trabajo no se realiz muestreo ni se seleccion ni utiliz una muestra
representativa.

5.4. RECOLECCIN DE INFORMACIN

5.4.1. Fuentes Primarias


Las fuentes primarias para la recoleccin de la informacin necesaria para la
investigacin, fueron directamente los funcionarios que ejecutan los procesos en las
reas de Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud, la Coordinacin
Nacional de Servicios Farmacuticos, en funcin de otras reas de la entidad, de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales y las seccionales; igualmente
de los directivos y dems funcionarios de stas reas. Esta informacin se recolect a
travs de entrevistas personales.
5.4.2. Fuentes Secundarias
Las fuentes secundarias para recolectar la informacin necesaria para la investigacin
estuvieron constituidas por referencias bibliogrficas, libros, manuales - Manual de
Contratacin Administrativa para bienes, obras y servicios (Acuerdo 269 de Marzo 13
de 2003) y Manual de Interventora del Seguro Social (Resolucin 4671 de Noviembre
25 de 2002) -, decretos, leyes, diccionarios, enciclopedias, revistas y dems
documentos

disponibles

en

las

bibliotecas

del

Instituto

de

Seguros

Sociales,

Universidad de la Salle, Universidad Jorge Tadeo Lozano y bibliotecas pblicas


destacndose la Luis Angel Arango.

Otra fuente de investigacin fue Internet.

La informacin se proces en los programas Microsoft Office Word y Microsoft Excel.

5.5.

DESARROLLO DEL PROYECTO

La elaboracin del manual de procesos de contratacin de servicios de salud de la


Vicepresidencia de EPS, se ci a las siguientes variables:

80

5.5.1. Programa de Mejoramiento

El Instituto de Seguros Sociales est llevando a cabo un programa de mejoramiento y


levantamiento de procesos a partir del ao 2.003, comandado por Direccin de
Planeacin Corporativa.

El Programa de Mejoramiento de Procesos esta orientado a

desarrollar de manera interna un proceso de anlisis, diagnstico y mejoramiento de


los procesos con base en el conocimiento de los funcionarios del ISS, con el objeto de
disear procesos mejorados.

Objetivos Generales del programa de mejoramiento:

Incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y servicios del ISS.


Promover e interiorizar en todos los trabajadores del Instituto una Cultura de
mejoramiento de los procesos.
Promover principios de eficacia, eficiencia y economa en los procesos del ISS.

Se

debe plantear un principio de economa.

Objetivos Especficos

Definir y aplicar una metodologa para el diagnstico y mejoramiento de los procesos


del Instituto de Seguros Sociales
Identificar y capacitar un grupo lder para el mejoramiento de los procesos en cada
rea.
Elaborar Manuales de Procesos y procedimientos.
Definir Planes de Mejoramiento de los procesos del Instituto de Seguros Sociales.
Lograr una cultura de mejoramiento de procesos orientada a la calidad del servicio y
uso eficiente de los recursos.
Proponer mejoras en aspectos organizaciones y funcionales del ISS

Alcance

El Programa de mejoramiento, fija las pautas para el levantamiento y mejoramiento de


los procesos de las reas del ISS. No obstante, su aplicacin se hace en primera

81

instancia en las reas en el nivel nacional y una seccional, para aquellos procesos que
son propios de las seccionales. Lo anterior por cuanto corresponde al Nivel Nacional
establecer procesos estandarizados para todas las seccionales.
Cada rea selecciona una o ms seccionales, de acuerdo con los criterios que juzgue
ms conveniente, por ejemplo, eficiencia, productividad en la ejecucin de uno o ms
procesos. La seccional elegida por el rea Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud para elaborar el manual, fue la de Cundinamarca, bajo el criterio de
eficiencia. Los manuales que actualmente se estn elaborando continuarn aplicando
la metodologa que para ellos se haya diseado; no obstante, debern tener en cuenta,
particularmente para la fase de mejoramiento, los contenidos de la presente Gua.

5.5.2. Etapas

El Programa de mejoramiento y/o levantamiento de procesos se desarroll en tres


etapas: una preliminar, una fase de diagnstico y finalmente el mejoramiento.

Etapa I: Etapa Preliminar

Implic las siguientes actividades:


Revisin de la metodologa y los instrumentos de trabajo.
Conformacin de los equipos de trabajo
Capacitacin equipos de trabajo en el programa de mejoramiento, dedicando un
captulo especial a la Administracin del Riesgo y taller sobre levantamiento del Mapa
de Riesgos.
Definicin de macro-procesos, y, procesos y procedimientos (subprocesos).
Seleccin de procesos crticos.
Elaboracin de cronograma de trabajo.
Los Productos obtenidos de esta etapa son los siguientes:
Metodologa e instrumentos de trabajo

82

Grupos de trabajo capacitados


Cronograma de trabajo
Listado de macro-procesos, procesos, subprocesos y procedimientos.
Listado de procesos crticos y su justificacin.

Etapa II: Fase de Diagnstico

Para dar inicio al programa fue necesario adelantar el diagnstico de los procesos
crticos seleccionados para desarrollar el proceso, as las actividades bsicas de esta
etapa fueron:
Inventario de manuales existentes o en elaboracin
Identificacin de los procedimientos, procesos y para cada proceso, se debe elaborar:
Marco normativo
Flujograma
Descripcin de actividades del proceso.
Mapa de Riesgos en las fases de Identificacin, Impacto, Probabilidad, Controles
existentes y Nivel de Riesgo segn la metodologa de la Funcin Pblica.
Los Productos obtenidos de esta etapa son los siguientes:
1.

Inventario y ubicacin de las normas vigentes

2.

Diagnstico sobre el estado del proceso y las estrategias a seguir.

La representacin grfica de los procesos tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

Identifica con facilidad los aspectos ms relevantes: la disposicin del equipo


humano genera calidad tcnica (estructura y proceso), costos racionales, servicio y
amplia seguridad para la satisfaccin total del cliente lo que genera supervivencia
de la organizacin.

Facilita el anlisis y mejoramiento

Muestra la dinmica del trabajo y los responsables

Permite visualizar en forma rpida las cargas de trabajo

Provee elementos que facilitan el control del trabajo

83

El Flujograma permite visualizar de una manera grfica las distintas actividades que,
en forma secuencial, se llevan a cabo al interior de un proceso. Ilustra cada paso o
actividad, la generacin de un documento, la toma de decisiones, los procesos
automatizados.

De los diferentes tipos de flujogramas existentes, Planeacin

Corporativa del Instituto de Seguros Sociales seleccion el de tipo vertical, indicando


en la primera columna la descripcin de la actividad, el ejecutor de la actividad, y el
smbolo correspondiente.

Etapa III: Fase de Mejoramiento

Una vez diagnosticado el proceso, se pas a la fase de mejoramiento en la cual se


busc incorporar las sugerencias, observaciones y controles identificados y cuya
implementacin se considera viable.

Las actividades desarrolladas en esta etapa

fueron:
Realizacin del Estudio. Identificacin de los riesgos, determinando la probabilidad de
ocurrencia y el impacto de sus consecuencias en las fases de acciones, responsables.
Elaboracin del Manual del Proceso y subprocesos.
El producto obtenido de esta etapa es el siguiente:
Mapa de riesgos
Rediseo de formas

5.5.3. Formatos

Los formatos utilizados para el desarrollo de las etapas II: Fase de Diagnstico y III:
Fase

de

Mejoramiento

fueron:

Identificacin

de

Procesos,

Flujograma, descripcin de actividades y mapa de riesgos.

IDENTIFICACIN DE PROCESOS.

84

Marco

normativo,

Identifica el Proceso y sus subprocesos, y el Macroproceso al cual pertenecen. Muestra


quines son los clientes de cada subproceso y el producto o resultado que se busca
obtener con cada subproceso.

MARCO NORMATIVO.

El Marco Normativo recoge las normas internas y externas (Convenios Internacionales,


Tratados, Constitucin Nacional, leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Directivas,
Circulares internas y Externas) que enmarcan cada subproceso y afectan o dan
lineamientos a las actividades, productos, insumos o resultados del mismo. Se incluye
adicionalmente la fuente y fecha de la norma.

FLUJOGRAMA.

El Flujograma elaborado para cada subproceso permiti visualizar la secuencia o


desarrollo del proceso indicando la descripcin de la actividad, el responsable directo
de la actividad y el smbolo correspondiente.

Para simplificar la visualizacin del

flujograma, Planeacin Corporativa seleccion un grupo bsico, que considera los de


uso ms frecuente para facilitar la comprensin del proceso. Los smbolos utilizados en
el presente manual son los siguientes:

Terminal: Indica la iniciacin o terminacin de un proceso o


subproceso.
Operacin: Indica la ejecucin de una actividad.
Decisin: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles
caminos alternativos. Indica la toma de decisin en actividades
que resultan en dos alternativas o vas que puede seguir el
proceso.
Documento: Representa la elaboracin de un documento y aporta
informacin para que este se pueda desarrollar.
Referencia de proceso: Cuando en el desarrollo del proceso, se
deba realizar otro proceso completo que requiere ser descrito en
forma separada, se utilizar este smbolo identificando claramente
tal proceso.

85

Conector: Smbolo que facilita la continuidad de las rutinas de


trabajo, evitando la interseccin de lneas. Normalmente se indica
la continuidad de una actividad con otra mediante letras
maysculas insertos en el smbolo. Si la conexin se hace entre
actividades dentro de la pgina o entre pginas se utiliza el
smbolo A.
Cuando el enlace se da al final de una pgina con otro paso al
inicio de la siguiente, se utiliza el smbolo B y un nmero.
Sentido de circulacin del trabajo: Conecta los smbolos
sealando el orden en que se ejecutan las distintas actividades.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

En esta seccin se describe detalladamente el proceso haciendo referencia a los


siguientes aspectos:
No: Consecutivo de actividades que debe coincidir con la numeracin usada en el
Flujograma.
Actividad: Se relacionan una a una de manera secuencial las actividades necesarias
para llevar a cabo el proceso. Responde a la pregunta QU?.
Ejecutor: Indica el cargo o rea encargada de realizar la actividad o tareas.
Tarea: Describe detalladamente las acciones puntuales para completar la actividad.
Responde a la pregunta CMO?.
C: Controles: En esta columna se indica si la actividad es o implica algn tipo de
control (preventivo, correctivo y detectivo).
Dnde: rea, dependencia, seccin, grupo

o lugar especfico en donde se realiza la

actividad.
Insumos: Columna que relaciona todos los elementos necesarios para llevar a cabo la
actividad o tareas (especficamente en trminos de informacin).
Productos/ Resultados de la actividad: El producto es aquello tangible que resulta de la
transformacin de los insumos, por ejemplo: Informes, listados, registros, etc.
Resultado es lo que se obtiene de la realizacin de la actividad y es la respuesta a la
necesidad del cliente, es decir, es el cumplimiento del objetivo para el cual se realiz la
actividad. No necesariamente todas las actividades tienen un producto, pero todas si
tienen un resultado.
VA: Valor agregado: Se identifica con una equis (X) las actividades que agregan valor.

86

Observaciones: Incluye aspectos que pueden profundizar en el desarrollo de la tarea,


excepciones, casos especiales, trminos o plazos.

MAPA DE RIESGOS

El mapa de riesgos permite definir acciones para evitar, mitigar, reducir o trasladar el
riesgo que pueda afectar el proceso. Incluye:
Riesgo: Todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce la
eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecucin de los objetivos con los
atributos y estndares previamente establecidos.
Causa: Razones por las cuales se presenta el riesgo.
Probabilidad: En esta casilla se evala la posibilidad de ocurrencia que tiene cada
riesgo, calificndola como alta, media y baja.
Consecuencias: Efectos producidos como consecuencia del riesgo y se corresponde
cualitativamente con la calificacin del IMPACTO.
Impacto: En esta casilla se evala la gravedad de que se presente cada riesgo,
calificndolo como alto, medio y bajo.
Nivel de riesgo: En esta casilla se evala el nivel de riesgo promediando la probabilidad
ms el impacto, calificndolo como alto, medio o bajo.
Controles existentes: Se relacionan las acciones existentes en el Instituto, tendientes a
reducir tanto la probabilidad de que ocurra el riesgo como el impacto del mismo.
Tipo de control: Se especifica si los controles existentes en el Instituto son preventivos
(antes) o correctivos (despus).
Acciones de mitigacin: Se relacionan las acciones tendientes a reducir tanto la
probabilidad de que ocurra el riesgo como el impacto del mismo.
En cuanto al formato, el Manual incluye:

Portada: La portada o cartula contiene: 1) El nombre de Instituto; 2)


Manual de Procesos (s es de toda la entidad, sino, indicar el rea o reas
a las que va orientado el manual); 3) Ciudad y fecha de realizacin del
manual.

87

Introduccin y Presentacin: debe motivar la consulta del manual de los


servidores pblicos de la entidad resaltando la utilidad del mismo como
herramienta de gestin y al beneficio que se obtendr en el desempeo de
las labores

Tabla de contenido: Debe presentar los ttulos de las secciones incluidas y


la ubicacin de las mismas, siendo claras en cuanto a la numeracin,
codificacin de las secciones, figuras, diagramas, tablas, etc.

Anexos: (al final del Manual)


Anexo: Incluye todas las formas, formatos o modelos que intervienen
en los procesos, con las instrucciones de diligenciamiento de cada uno.
Los formatos fueron diseados y realizados, cuando no existan, de
acuerdo a la necesidad del subproceso; en los casos en que existan
formatos, estos fueron revisados y actualizados.

Adems contiene

elementos adicionales que permitan una mejor comprensin del


manual, a travs de ejemplos especficos, formatos, frmulas, grficos,
modelos etc.
En cuanto a la estructura, en general se cont con un captulo de generalidades y otro
de descripcin General del Proceso. El contenido del primer captulo Generalidades,
tuvo como objeto instruir y orientar a los posibles usuarios acerca del uso del manual,
por lo tanto contiene la informacin bsica del proceso y el manual, de la siguiente
forma:

Resea del Manual:


Alcance y campo de aplicacin: Identificar a quienes esta dirigido el
manual especificando el rea o reas que tienen relacin con el mismo
Formalizacin Interna: Texto de la resolucin interna que adopta o
modifica el manual
Manejo y Conservacin del Manual: Dar orientaciones especficas sobre
la forma en que se debe manipular el manual, conservar y emplear. Esto
es,

como

deber

actualizarse,

88

como

se

llevarn

cabo

las

modificaciones, las responsabilidades de las oficinas que tienen que ver


con el uso del mismo, los medios de conservacin.
Simbologa utilizada: Presentar y describir los smbolos que se utilizan en
la elaboracin de los diagramas de flujo o flujogramas de los procesos,
que hacen parte del manual.
Glosario: Incluir el significado de las abreviaturas, siglas, cdigos y
trminos especiales utilizados en los subprocesos y actividades.

Resea del Proceso:


Objeto: Incluir el propsito para el cual se adelanta dicho proceso,
definido en el formato Identificacin de Procesos.
Alcance: Describir la interrelacin entre el proceso y las reas que lo
deben aplicar. En algunos casos especiales se requiere sealar desde
dnde empieza y hasta dnde termina para procesos ms complejos.
Definiciones: Incluir el significado de los trminos que se consideren
necesarios para una mejor comprensin del proceso.
Producto o Servicio: Indicar el resultado que se espera de la aplicacin
del proceso, definido en el formato Identificacin de Procesos.
Relacin de Macroprocesos y Procesos: Realizar una descripcin general
de la forma en que estn clasificados los macroprocesos y los procesos
dentro del manual.
Normatividad: Se incluye el marco legal, tanto interno como externo,
que da origen al proceso y que lo regula37.

37

PLANEACION CORPORATIVA INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Gua de Procesos,


Septiembre de 2.003.

89

6. RESULTADOS
El proceso de Contratacin de Servicios de Salud y sus subprocesos se enmarcan
dentro del Macroproceso de Administracin del Siniestro, que concierne a la gestin
encaminada a la vigilancia, supervisin y control de la ejecucin de los contratos de
prestacin de servicios de Salud, suscritos por el Instituto.
Los subprocesos que se identificaron y hacen parte del Proceso de Contratacin de
Servicios de Salud, que se incluyen en este manual son:
Subproceso de Contratacin directa por convocatoria pblica
Subproceso de Contratacin Directa Simple por invitacin
Subproceso de Interventora de Contratos
Subproceso de Incumplimiento e Imposicin de Multas.
Subproceso de Seguimiento al presupuesto asignado para la contratacin de servicios
de salud
El proceso de Contratacin de Servicios de Salud y sus cinco subprocesos son claves o
crticos porque estn relacionados intrnsecamente con la consecucin de las
prioridades de la EPS, su misin, visin y las del Instituto.
El Manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud, de la Vicepresidencia de
EPS contiene portada, introduccin, tabla de contenido, glosario, anexos y siete
captulos distribuidos as:
Captulo I. Generalidades del Manual de Procesos de Contratacin
Captulo II. Descripcin General del Proceso de Contratacin de Servicios de Salud
Captulo III. Subproceso de Contratacin Directa por convocatoria pblica
Captulo IV. Subproceso de Contratacin directa simple por invitacin
Captulo V. Subproceso de Seguimiento a la asignacin presupuestal
Captulo VI. Subproceso de Interventora de Contratos
Captulo VII. Subproceso de Incumplimiento e Imposicin de multas.

90

El manual de procesos de contratacin de servicios de salud se presenta como anexo


A.

91

7. CONCLUSIONES

1. Con la elaboracin y aplicacin del Manual de Procesos de Contratacin de Servicios


de Salud, de la Vicepresidencia de EPS, el rea encargada a nivel nacional (Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y, sus homlogas en las seccionales (Departamentos de contratacin de servicios de salud)-, esperan obtener y mantener
beneficios
Disminucin

como:
de

costos

operativos

de

la

prestacin

de

los

servicios,

Utilizacin ptima del recurso humano,


Mejoramiento de la calidad y oportunidad en la prestacin de los servicios,
Supresin de tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios,
Fomento de la cultura de autocontrol,
Disminucin del riesgo de uso inapropiado de los recursos,
Mantener una memoria institucional estandarizada que facilita la continuidad de la
gestin, ofreciendo un valor agregado.
Consecuentemente estos beneficios abarcarn tambin a la Vicepresidencia de EPS y a
la Institucin en general.

2. Con la aplicacin del Manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud, se


unifican y estandarizan los subprocesos propios de contratacin a nivel nacional (en la
Vicepresidencia de EPS) y seccionales del ISS, de manera que se adelanten las
actividades rutinarias de forma uniforme y respetando las secuencias, toda vez que
cada una de ellas obedece a una disposicin de ndole legal, ya que en materia de
contratacin, incluidos los servicios de salud objeto del manual, quien regula es el
Estatuto de contratacin Estatal (ley 80 de 1993) y sus decretos reglamentarios;
igualmente en salud, la Ley 100 de 1993 es quien regula.

3. Con la elaboracin y posterior aplicacin del Manual de Procesos de Contratacin de


Servicios de Salud, se contribuye a llevar a cabo el Programa de Mejoramiento de
Procesos, que viene adelantando el Seguro Social, a travs de la Direccin de

92

Planeacin Corporativa, con el fin de contribuir y promover el mejoramiento continuo


de los procesos que se desarrolla al interior del ISS, as mismo se facilita el flujo de
informacin, factor determinante para la toma de decisiones.

4. El Manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud, se ci a la


metodologa adoptada por el Instituto de Seguros Sociales, para la realizacin de este
tipo de documentos, siguiendo todos los lineamientos establecidos en la Gua
Metodolgica, factor que result en la elaboracin de un documento claro y completo.
El anlisis del riesgo y las alternativas de mitigacin planteadas en cada uno de los
subprocesos, se establecieron claramente en los formatos Mapa de Riesgos -, y
constituyen un aporte que permitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud, tomar decisiones para el mejoramiento continuo del proceso y de la
gestin de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud.

5.

La elaboracin del Manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud,

ayud a detectar errores en las tareas y actividades desarrolladas, falencias en la


interpretacin de la normatividad relacionada con la contratacin estatal, y ayud a
mejorar la comunicacin y el flujo de informacin entre las reas involucradas en los
subprocesos; as mismo, permiti el levantamiento de subprocesos claros, eficientes,
con actividades y tareas necesarias, se estableci quines seran los ejecutores de
cada una de las actividades y tareas de los subprocesos, responsabilizndolos y
comprometindolos de esta manera con el proceso y sus diferentes subprocesos, con
los resultados de los mismos y con su entidad.

6. De igual manera, al desarrollar el levantamiento del proceso y los subprocesos, se


pudieron aclarar y corregir muchos errores en la interpretacin de la normatividad y la
ejecucin de tareas y actividades, por parte de ejecutores y responsables, dejando
claro en ellos el proceso en su totalidad.

7.

Dentro del Programa de Transformacin de la Administracin Pblica existe un

compromiso del Instituto de Seguros Sociales en materia de control interno, con la

93

Vicepresidencia de la Repblica, ente que coordina dicho programa; en este mismo


sentido existen tambin convenios con la Contralora General de la Repblica y el
Ministerio de Trabajo. Al elaborar y posteriormente implementar el Manual de Procesos
de Contratacin de Servicios de Salud, se est dando cumplimiento a este
compromiso.

8. El Manual de Contratacin de Servicios de Salud, se constituye en parte de la base


de datos y Memoria Institucional

del Instituto de Seguros Sociales y en una

herramienta gua para la Vicepresidencia de EPS.

94

6.

1.

RECOMENDACIONES

Revisar peridicamente la normatividad que rige al Manual de Procesos de

Contratacin de Servicios de Salud, con el fin de actualizarlo y/o redisear los


subprocesos que as lo requieran, enfocndose en agregar valor a cada uno de los
pasos o actividades y eliminar aquellos que no den o no puedan dar ningn valor
agregado, siendo muy apropiada para mejorar el servicio, as como para mejorar la
motivacin y la participacin del personal, en aras de alcanzar el producto o resultado
esperado del proceso:

La seleccin gil y objetiva de los contratistas idneos para prestar los servicios de
salud de los afiliados

Contar con una red de prestadores que permita la atencin integral del afiliado

Garantizar que los prestadores contratados lleven a cabo su labor de acuerdo a las
necesidades de la poblacin afiliada a la EPS ISS y a lo planeado por la EPS.

Impactar de forma positiva en la salud de la poblacin afiliada mediante la


prestacin de servicios necesarios, suficientes, oportunos y de alta calidad.

2.

Socializar y dar a conocer el Manual de Procesos de Contratacin de servicios de


salud, a nivel nacional (Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
EPS-) y en las seccionales (especialmente en el personal de los Departamentos de
contratacin), para que conozcan cada subproceso, asegurando la comprensin del
mismo por parte de los ejecutores y responsables del Proceso y sus subprocesos.

3. Se recomienda que el Instituto de Seguros Sociales, la Vicepresidencia de EPS, la


Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y los Departamentos de
Contratacin de las seccionales, implementen y apliquen correctamente el Manual
de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud.

Para lograrlo se recomienda

que la Direccin de Planeacin Corporativa, rea encargada del Programa de


Mejoramiento de Procesos haga seguimientos peridicos asegurando este tem y,
estandarizando de esta manera los subprocesos, contribuyendo as a mejorar el
servicio de salud ofrecido a los clientes de la EPS del Instituto.

95

4. Es necesario monitorear los resultados del Proceso de Contratacin de Servicios de


Salud y sus subprocesos.

Para ello, se recomienda disear e implementar

indicadores de gestin propios que midan el impacto de los procesos y los niveles
de riesgo de los mismos, ejerciendo un control continuo que induzca a disminuir los
errores y aumentar la calidad.
5. Fomentar el manejo del Manual de Procesos de Contratacin en el rea Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y los Departamentos de
Contratacin

de

las

seccionales,

para

que

los

trabajadores,

ejecutores

responsables del proceso y sus subprocesos, lo hagan parte suya, de su trabajo y


de su cultura organizacional.
6. Estudiar la posibilidad de adquirir e implementar tecnologa ms actualizada
(software hardware), que permitan la correcta, oportuna y gil aplicacin y/o
desarrollo del Proceso de Contratacin de Servicios de Salud y sus subprocesos,
repercutiendo positivamente en el mejoramiento continuo de los procesos,
garantizando un servicio eficiente, en aras de hacer ms competitiva la EPS del
Instituto de Seguros Sociales en el mercado.

96

CRONOGRAMA DE TRABAJO

SEMANA

FECHA

ACTIVIDAD

SEMANA I - II

11 Febrero 2005
21 de Febrero 5
de Marzo

SEMANA III

10 de Marzo

SEMANA IV - V

14 25 de Marzo

SEMANA VI - VII

28 de Marzo 8 de
Abril
11 Abril 15 Abril
18 de Abril 3
Junio

REUNION INICIAL
Realizacin de una encuesta informal y preliminar para
identificar el proceso y los posibles subprocesos, en la que se
tuvo una idea general del objetivo del proceso, quienes
intervienen, dificultades actuales, lo que hacen en el rea en la
que se trabaj, etc. Debe tenerse claro: 1. Entradas al proceso,
2. Responsable de la entrada, 3. Resultado del proceso, 4.
Cliente o usuario final del proceso, 5. Entes externos que
intervienen en el proceso.
Reunin con la coordinadora del trabajo en la EPS DEL ISS,
Sandra Garavito, contratista de la Direccin Nacional de
Planeacin de Salud, para entregar listado de los subprocesos
identificados y la informacin recolectada.
Leer la normatividad ms relevante para el proceso. Diligenciar
formato de identificacin y Marco Normativo. Entrega de avance
de los formatos diligenciados a la coordinadora del trabajo en la
EPS DEL ISS, Sandra Garavito, contratista de la Direccin
Nacional de Planeacin de Salud
Definir los objetivos y alcance del proceso y sus subprocesos.

SEMANA VIII
SEMANA IX - XV

SEMANA XVI
SEMANA XVII XVIII
SEMANA XIX
SEMANA XX XXIII
SEMANA XXIV XXV
SEMANA XXVI

3 de Junio
7 de Junio 17 de
Junio
24 Junio
27 de Junio 22
de Julio
25 de Julio 5 de
Agosto
8 12 de Agosto

SEMANA XXVII

16 de Agosto

SEMANA XXVIII

17 de Agosto 19
de Agosto
22 - 26 de Agosto
29 de Agosto - 9
de Septiembre
12 16 de
Septiembre
19 - 20 de
Septiembre
20 - 23 de
Septiembre
23 de Septiembre

SEMANA XXIX
SEMANA XXX XXXI
SEMANA XXXII
SEMANA XXXIII
SEMANA XXXIII
SEMANA XXXIII

Iniciar con las definiciones glosario- pertinente del proceso.


Levantamiento de subprocesos. Entrega de primer avance
Formato descripcin de actividades el 13 de Mayo. Entrega de
segundo avance Formato descripcin de actividades El 3 de
Junio.
Reunin con el Vicepresidente de EPS para mostrar los avances
Realizacin de Formato Flujograma
Entrega de avance Formatos Flujogramas levantados.
Elaboracin de Formatos Mapa de Riesgos
Planteamiento de Acciones de mitigacin y controles
Reunin con el rea para plantear acciones de mitigacin y los
controles y establecer acciones de mejoramiento definitivas.
Reunin con el Jefe de Contratacin de la Seccional
Cundinamarca para que avale los avances, buscando la
unificacin de los subprocesos.
Revisin con el rea para avalar el proceso y los subprocesos.
Revisin de formatos (documentacin) usados en el proceso.
Rediseo de formatos
Complementar Generalidades (parte terica del manual de
procesos de contratacin de servicios de salud)
Revisin con el rea
Correcciones
Revisin con la Coordinadora del trabajo en la EPS DEL ISS,
Sandra Garavito, contratista de la Direccin Nacional de
Planeacin de Salud

97

SEMANA XXXIV

26 de Septiembre

SEMANA XXXV

5 de Octubre

XXXIII

23 de Septiembre

XXXIV

26 de Septiembre

XXXVII

19 de Octubre

Entrega del documento para aprobacin por el rea Gerencia


Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Vicepresidente
de EPS (en medio fsico y magntico).
Actualizacin de la Base de datos de Memoria Institucional del
Instituto de Seguros Sociales, con las normas que aplican al
proyecto y con el trabajo entregado.
Concepto del trabajo realizado por la estudiante en el
levantamiento de procesos, emitido por la coordinadora del
trabajo en la EPS DEL ISS, Sandra Garavito, contratista de la
Direccin Nacional de Planeacin de Salud y remitido al Gerente
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de la
Vicepresidencia de EPS
Concepto del trabajo realizado por la estudiante en el
levantamiento de procesos, emitido por el Gerente Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud de la Vicepresidencia de EPS
y remitido a la Direccin de Planeacin Corporativa del Instituto
de Seguros Sociales (adjuntando trabajo).
Concepto emitido por la Doctora Mara Luca Riao Crdenas
Directora de Planeacin Corporativa del Instituto de Seguros
Sociales y entrega del mismo a la estudiante, para entrega al
Doctor Hugo Leonardo Pabn, Comit de Investigaciones de la
Universidad de La Salle.

98

BIBLIOGRAFA

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Procedimientos de las reas Funcionales de Aduanas Ltda..

Tesis de Grado.

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Bogot: ICONTEC, 2000 (ISO 9000- 9001-9004).
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Evolucin Histrica del Seguro Social, Bogot,
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INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Manual de Procesos de la Direccin de
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INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Manual para la Contratacin de Servicios de
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Presentacin de Informes, Ecoe ediciones,

segunda edicin, Bogot, D.C., enero de 2005.


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Gerencia De Procesos para la Organizacin y el Control

Interno de Empresas de Salud, Ecoe Ediciones Ltda., Cuarta edicin, Bogot, Enero de
2.003.

100

MENDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo.

Metodologa Gua para Elaborar Diseos de

Investigacin en Ciencias Econmicas, Contables y Administrativas, 2da Edicin, Ed.


McGraw - Hill, Santaf de Bogot, 1.998.
PREZ JCOME, Mara Claudia. Evaluacin de la Gestin Presupuestal del Instituto
de Seguros Sociales en Colombia, Trabajo de Grado presentado para optar al Ttulo de
Administrador de Empresas, Bogot, 2004.
PLANEACION CORPORATIVA INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES. Gua para el
Mejoramiento de Procesos, Bogot, Septiembre de 2003.
ROJAS BUENO, Gerardo. Nociones sobre la Teora del Estado, 1ra edicin, Editolser
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Diccionario de Administracin y Finanzas, Biblioteca Master

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Hacia una Utopa por la Defensa de la Seguridad Social

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Diccionario de Economa, editores Limusa, Segunda

edicin, Mxico.
www.gestiopolis.com/gerenciadeprocesos
www.google.com.co
www.iss.gov.co
www.monografas.com/gerenciadeprocesos

101

ANEXOS.

102

ANEXO A

MANUAL DE PROCESOS
DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE
SALUD

VICEPRESIDENCIA EPS
SEGURO SOCIAL

SEPTIEMBRE DE 2005
103

INTRODUCCIN

La misin de aseguramiento de la EPS debe desarrollarse de tal forma que se empleen los recursos
necesarios y suficientes para atender las necesidades en salud del afiliado. El impacto en la salud de los
afiliados no solamente se evidencia en la atencin del siniestro; para lo cual deber contar con una red de
prestadores establecida y proveer los medicamentos y suministros necesarios para la atencin,
igualmente se evidencia con la capacidad que tiene la EPS de desarrollar programas articulados con los
prestadores de servicios de salud que propendan por la promocin y mantenimiento de la salud de sus
afiliados en la bsqueda de la administracin efectiva del riesgo.
La atencin del siniestro de forma eficiente y costo efectiva y el desarrollo de programas de promocin y
prevencin que tengan impacto positivo en el bienestar de la poblacin afiliada, se logran en parte a
travs de procesos claros y efectivos de contratacin de servicios de salud que garanticen:
1.

La seleccin de prestadores idneos para la atencin de la poblacin afiliada

2.

La prestacin de servicios de salud de acuerdo a las necesidades de la poblacin y lo planeado por la


EPS, y, finalmente,

3.

La calidad e impacto positivo de la prestacin del servicio

Este documento busca proveer algunos elementos que la EPS ISS (nivel nacional y seccionales) apliquen
en sus procesos de contratacin. Es un instrumento gua de contratacin que se estructur tomando como
base La Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, los manuales de contratacin e interventora del
ISS. (Acuerdo 269 de 2003 y Resolucin 4671 de 2002 ), y finalmente los polticas y lineamientos en
materia de aseguramiento en salud que se han venido desarrollando por las diferentes reas de la EPS y
que deben integrarse a todo proceso contractual.

Contiene 7 captulos distribuidos as:

Capitulo I. Generalidades del Manual de procesos de Contratacin.


Capitulo II. Descripcin General del Proceso de Contratacin de servicios de salud
Captulo III. Subproceso de Contratacin directa por convocatoria pblica
Capitulo IV. Subproceso de Contratacin directa simple por invitacin
Capitulo V. Subproceso de Seguimiento a la asignacin presupuestal
Capitulo VI. Subproceso de Interventora de contratos
Capitulo VII. Subproceso de Incumplimiento e imposicin de multas

104

MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE


SALUD
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN......................................................................................................104
CAPITULO I. GENERALIDADES................................................................................112
1

RESEA DEL MANUAL ........................................................................................113


1.1

OBJETIVO GENERAL: MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD........................................... 113

1.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD.............................. 113

1.3

MODIFICACIN Y ADMINISTRACIN DEL MANUAL ................................................................................ 113

1.4

SIMBOLOGA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS .................................................................................. 114

1.5

DEFINICIONES ................................................................................................................................. 115

1.1.1

Acta. ...........................................................................................................................................................115

1.1.2

Acta de iniciacin del contrato ..................................................................................................................115

1.1.3

Acta de terminacin del contrato ...............................................................................................................115

1.1.4

Actuaciones administrativas: .....................................................................................................................115

1.1.5

Adiciones presupuestales: ..........................................................................................................................115

1.1.6

Adjudicacin: .............................................................................................................................................115

1.1.7

Antecedentes del contrato ..........................................................................................................................116

1.1.8

Apropiacin presupuestal ..........................................................................................................................116

1.1.9

Audiencia pblica: .....................................................................................................................................116

1.1.10

Buenas practicas de manufactura..........................................................................................................116

1.1.11

Caducidad..............................................................................................................................................116

1.1.12

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) ..............................................................................116

1.1.13

Clusula penal .......................................................................................................................................116

1.1.14

Clusulas de interpretacin, modificacin y terminacin unilateral del contrato. ...............................116

1.1.15

Clusula de suspensin..........................................................................................................................117

1.1.16

Contratacin Directa.............................................................................................................................117

1.1.17

Contratista. ............................................................................................................................................117

1.1.18

Contrato Pblico....................................................................................................................................117

1.1.19

Contrato de prestacin de Servicios de Salud .......................................................................................117

1.1.20

Cuentas por pagar .................................................................................................................................118

1.1.21

Demanda inducida:................................................................................................................................118

1.1.22

Deteccin temprana:..............................................................................................................................118

1.1.23

Enfermedades de inters en salud pblica: ...........................................................................................118

1.1.24

Estado de cuenta del contrato................................................................................................................118

105

1.1.25

Etapa Precontractual.............................................................................................................................118

1.1.26

Etapa Contractual..................................................................................................................................118

1.1.27

Etapa postcontractual............................................................................................................................118

1.1.28

Glosa......................................................................................................................................................119

1.1.29

Interventora ..........................................................................................................................................119

1.1.30

Licitacin o concurso.............................................................................................................................119

1.1.31

Manual de tarifas: .................................................................................................................................119

1.1.32

Minuta del Contrato...............................................................................................................................119

1.1.33

Modificaciones presupuestales. .............................................................................................................119

1.1.34

Multa......................................................................................................................................................119

1.1.35

No POS ..................................................................................................................................................120

1.1.36

Objecin.................................................................................................................................................121

1.1.37

Obligaciones financieras .......................................................................................................................121

1.1.38

Ordenador del Gasto .............................................................................................................................121

1.1.39

rtesis....................................................................................................................................................121

1.1.40

Perfeccionamiento y Ejecucin del contrato. ........................................................................................121

1.1.41

Presupuesto............................................................................................................................................121

1.1.42

Pliza de garanta nica........................................................................................................................122

1.1.43

Procedimientos de alto costo .................................................................................................................122

1.1.44

Prrroga ................................................................................................................................................122

1.1.45

Proteccin especfica:............................................................................................................................122

1.1.46

Prtesis ..................................................................................................................................................122

1.1.47

Registro presupuestal (RP) ....................................................................................................................122

1.1.48

Resolucin de presupuesto.....................................................................................................................123

1.1.49

Sistema nico de habilitacin ................................................................................................................123

1.1.50

Trminos de referencia ..........................................................................................................................123

1.1.51

Traslados Presupuestales ......................................................................................................................123

1.1.52

Vigencias Futuras ..................................................................................................................................123

1.2

ALCANCE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD ............................................................... 124

1.3

PRODUCTO O RESULTADO DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD.................................................. 124

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD ...


..........................................................................................................................124

DIRECTRICES GENERALES PARA LOS PROCESOS DE

CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. .............................................................126


3.1

PLANEACIN........................................................................................................................................ 126

3.2

PRESUPUESTO ...................................................................................................................................... 126

3.3

CONTRATOS

........................................................................................................................................ 126

106

3.4

INFORMACIN ...................................................................................................................................... 127

3.5

MEDICAMENTOS Y SUMINISTROS ................................................................................................................ 127

3.6

PROMOCIN DE LA SALUD Y PREVENCIN DE LA ENFERMEDAD .............................................................................. 128

3.7

TRATAMIENTOS DE ALTO COSTO ................................................................................................................. 129

ETAPAS Y ALCANCE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE

SALUD.. ................................................................................................................130
4.1

ETAPA PRECONTRACTUAL .................................................................................................................. 130

4.1.1

Justificacin del contrato:..........................................................................................................................130

4.1.2

Trminos de referencia: Contenido de los Trminos .................................................................................131

4.1.3

Objeto del contrato. ...................................................................................................................................131

4.1.4

Caractersticas tcnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad.................................131

4.1.5

Presupuesto oficial.....................................................................................................................................131

4.1.6

Factores de escogencia de la oferta y la ponderacin matemtica precisa, concreta y detallada de los

mismos...131
4.1.7

Criterios de desempate...............................................................................................................................134

4.1.8

Requisitos o documentos necesarios para la comparacin de las ofertas, referidas a la futura

contratacin. ...........................................................................................................................................................134
4.1.9

Fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas....................................................................................134

4.1.10

Trminos para la evaluacin de las ofertas...........................................................................................134

4.1.11

Adjudicacin del contrato......................................................................................................................135

4.1.12

Plazo, lugar de ejecucin y forma de pago del contrato. ......................................................................135

4.1.13

Declaratoria desierta.............................................................................................................................135

4.2

ETAPA CONTRACTUAL........................................................................................................................ 135

4.2.1

Firma del contrato .....................................................................................................................................136

4.2.2

Registro Presupuestal ................................................................................................................................136

4.2.3

Aprobacin de la Pliza nica ..................................................................................................................136

4.2.4

Pago de los impuestos de timbre................................................................................................................137

4.2.5

Publicacin del Contrato en el diario nico de Contratacin ..................................................................138

4.3

ETAPA POSTCONTRACTUAL ................................................................................................................ 138

COMPETENCIA PARA LA CELEBRACIN DE CONTRATOS ....................................138

TIPOS CONTRACTUALES ....................................................................................138

6.1

LICITACIN O CONCURSO ................................................................................................................. 138

6.2

CONTRATACIN DIRECTA. ........................................................................................................................ 139

SUBPROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA......141


7.1

OBJETIVO........................................................................................................................................... 141

7.2

ALCANCE ........................................................................................................................................... 141

107

SUBPROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE..........................................141


8.1

OBJETIVO........................................................................................................................................... 141

8.2

ALCANCE ........................................................................................................................................... 141

PRESUPUESTO PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD ..................142

10 VALOR DE LOS CONTRATOS...............................................................................142


11 SUBPROCESO DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS ...........................................143
11.1 OBJETIVO........................................................................................................................................... 143
11.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ......................................................................................................................... 143
11.3 ALCANCE ........................................................................................................................................... 144
11.4 ASIGNACIN DEL INTERVENTOR................................................................................................................. 144
11.5 FUNCIONES DEL INTEVENTOR ................................................................................................................... 144
11.6 PARMETROS DE LA INTERVENTORA ........................................................................................................... 144

12 SUBPROCESO : INCUMPLIMIENTOS E IMPOSICIN DE MULTAS ........................145


12.1 OBJETIVO GENERAL ...............................................................................................................................145
12.2 ALCANCE ........................................................................................................................................... 145
12.3 CAUSALES DE INCUMPLIMIENTO................................................................................................................. 145

13 SUBPROCESO DE SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA


CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD ..............................................................146
13.1 OBJETIVO GENERAL ...............................................................................................................................146
13.2 OBJETIVOS ESPECFICOS ......................................................................................................................... 146
13.3 ALCANCE ........................................................................................................................................... 146

14 MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS ...............................................................146


14.1 ADICIONES Y PRORROGAS................................................................................................................. 146

15 ARCHIVO DE LOS CONTRATOS...........................................................................147


16 TERMINACION DE CONTRATOS..........................................................................148
17 LIQUIDACIN DEL CONTRATO...........................................................................148
17.1 LIQUIDACIN VOLUNTARIA....................................................................................................................... 148
17.2 LIQUIDACIN UNILATERAL ....................................................................................................................... 148
17.3 LIQUIDACIN JUDICIAL DEL CONTRATO ........................................................................................................ 149

CAPTULO II. DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO CONTRATACIN DE SERVICIOS


DE SALUD..151
RESEA GENERAL DEL PROCESO .............................................................................152
1.1 IDENTIFICACIN DE PROCESOS. ......................................................................................................... 152

108

1.2 MARCO NORMATIVO. .......................................................................................................................... 152


1.3 FLUJOGRAMA..................................................................................................................................... 152
1.4 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .......................................................................................................... 152
1.5 MAPA DE RIESGOS ............................................................................................................................. 153

CAPTULO III. SUBPROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA


PBLICA......................................................................................................................................155
1FORMATO IDENTIFICACIN..................................................................................156
2FORMATO MARCO LEGAL......................................................................................158
3FORMATO FLUJOGRAMA.......................................................................................162
4FORMATO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.............................................................166
5FORMATO MAPA DE RIESGOS................................................................................177
CAPTULO IV. SUBPROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE.........................183
1FORMATO IDENTIFICACIN..................................................................................184
2FORMATO MARCO LEGAL......................................................................................186
3FORMATO FLUJOGRAMA........................................................................................190
4FORMATO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES..............................................................192
5FORMATO MAPA DE RIESGOS................................................................................197
CAPTULO V. SUBPROCESO DE SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL199
1FORMATO IDENTIFICACIN..................................................................................200
2FORMATO MARCO LEGAL......................................................................................202
3FORMATO FLUJOGRAMA........................................................................................205
4FORMATO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES..............................................................207
5FORMATO MAPA DE RIESGOS.................................................................................216
CAPTULO VI. SUBPROCESO DE INTERVENTORA DE CONTRATOS...........................220
1FORMATO IDENTIFICACIN...................................................................................221
2FORMATO MARCO LEGAL.......................................................................................223
3FORMATO FLUJOGRAMA........................................................................................225
4FORMATO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES..............................................................228
5FORMATO MAPA DE RIESGOS................................................................................233
CAPTULO VII. SUBPROCESO DE INCUMPLIMIENTOS E IMPOSICIN DE MULTAS...235
1FORMATO IDENTIFICACIN...................................................................................236
2FORMATO MARCO LEGAL.......................................................................................238
3FORMATO FLUJOGRAMA........................................................................................240
4FORMATO DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES..............................................................242
5FORMATO MAPA DE RIESGOS.................................................................................245

109

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1. SUBPROCESOS: CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA Y


CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE ...........................................................................247
ANEXO A. FORMATO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIN ........................................................................ 248
ANEXO B. FORMATO ACTA DE APERTURA DE CONVOCATORIA Y CIERRE DE URNA ............................................ 251
ANEXO C. FORMATO ACTA DE CIERRE DE CONVOCATORIA............................................................................. 253
ANEXO D. FORMATO AGENDA DE CONECTIVIDAD.......................................................................................... 256
ANEXO E.

FORMATO MEMORANDO A INFORMTICA PARA PUBLICACIN DE RESOLUCIN DE ADJUDICACIN

CONVOCATORIA PBLICA .......................................................................................................................... 258


ANEXO F. FORMATO RESOLUCIN APERTURA DE CONVOCATORIA .................................................................. 259
ANEXO G. FORMATO RESOLUCIN DE ADJUDICACIN DE MEDICAMENTOS ...................................................... 261
ANEXO H. FORMATO RESPUESTA Y ACLARACIONES A LAS OBSERVACIONES DE TRMINOS DE REFERENCIA ....... 263
ANEXO I. FORMATO TRMINOS DE REFERENCIA ........................................................................................... 265
ANEXO J. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR AGENDA DE CONECTIVIDAD ........................................................ 286
ANEXO K. LISTADO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS ANTES DE LA ELABORACIN DEL
CONTRATO .............................................................................................................................................. 295
ANEXO L. MODELO APROBACIN DE PLIZA ................................................................................................298
ANEXO M. MODELO COMPROBANTE DE RECAUDO DE LA IMPRENTA NACIONAL................................................. 299
ANEXO N. MODELO GARANTA NICA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO A FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES ....... 300
ANEXO . MODELO IMPUESTO DE TIMBRE ................................................................................................... 301
ANEXO O. MODELO ACTA AUDIENCIA DE ADJUDICACIN .............................................................................. 302
ANEXO P. MODELO DE CONTRATO ............................................................................................................... 306
ANEXO Q. MODELO RESOLUCIN DE ADJUDICACIN PARA MEDICAMENTOS.................................................... 311
ANEXO R. MODELO RESOLUCIN APERTURA DE CONVOCATORIA.................................................................... 314
ANEXO S. MODELO RESULTADOS DE EVALUACIN........................................................................................ 317
ANEXO T. MODELO PLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL .............................. 326
ANEXO U. MODELO SOLICITUD DE PUBLICACIN DE ADENDO EN PGINA WEB................................................ 327
ANEXO V. MODELO TRMINOS DE REFERENCIA ............................................................................................ 328

ANEXO 2. SUBPROCESO: SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO ASIGNADO PARA LA


CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD ..............................................................349
ANEXO A. FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL ..................................................... 350
ANEXO B. FORMATO SOLICITUD CDP AL COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DE LA VICEPRESIDENCIA
DE EPS.................................................................................................................................................... 351
ANEXO C. FORMATO SOLICITUD DE CDP AL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PRESUPUESTO................................ 352
ANEXO D. FORMATO DESARROLLO Y EJECUCIN DE CONTRATOS ................................................................... 353
ANEXO E. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DESARROLLO Y EJECUCIN DE CONTRATOS................... 354

110

ANEXO F. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL .... 386
ANEXO G. LISTADO DE MEDICAMENTOS POS Y NO POS ................................................................................. 387
ANEXO H. ANEXO TCNICO INFORME SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD ............................................. 412
ANEXO I. ARCHIVO 01: INFORMACIN DE LA RED DE SERVICIOS .................................................................. 413
ANEXO J. ARCHIVO 02: INFORMACIN DE REA DE COBERTURA CONTRATADA ............................................... 414
ANEXO K. INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO INFORMACIN RED IPS (ARCHIVOS 01 Y 02) ............................... 415
ANEXO L. LISTADO DE SERVICIOS Y CDIGOS RESOLUCIN 1439 DE 2002 .................................................... 420
ANEXO M. LISTADO CDIGOS DE SECCIONALES Y MUNICIPIOS...................................................................... 424
ANEXO N. MODELO CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP .................................................................. 444
ANEXO . MODELO REGISTRO PRESUPUESTAL RP ................................................................................................. 445

ANEXO 3. SUBPROCESO: INTERVENTORA DE CONTRATOS ....................................446


ANEXO A. FORMATO ACTA DE INICIACIN MODELO DE INTERVENTORA ......................................................... 447
ANEXO B. FORMATO DE REVISIN DE ANTECEDENTES DEL CONTRATO ........................................................... 449
ANEXO C. FORMATO INFORME DE INTERVENTORA ....................................................................................... 452
ANEXO D. FORMATO ACTA DE LIQUIDACIN DE CONTRATOS ......................................................................... 457

ANEXO 4. SUBPROCESO: INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE MULTAS ................461


ANEXO A. FORMATO REQUERIMIENTO ......................................................................................................... 462

NOTA ACLARATORIA: Para ver los anexos remitirse al medio magntico ubicado en la Biblioteca.

111

CAPITULO I. GENERALIDADES.

112

1 RESEA DEL MANUAL


1.1

OBJETIVO GENERAL: MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE


SALUD

El objetivo principal del presente manual es establecer los procesos, alternativas,

lineamientos,

directrices, informacin y herramientas posibles y necesarias para la contratacin de servicios de salud en


la EPS del ISS. Lo anterior con el fin de unificar y estandarizar la contratacin de servicios de salud en la
Vicepresidencia de EPS y en las seccionales, sin dejar de fomentar la autonoma y responsabilidad que
cada seccional posee en la planeacin de los servicios a contratar, su continuo seguimiento y control.

1.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL MANUAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS


DE SALUD
Garantizar que los procesos de contratacin de servicios de salud se realicen siempre de conformidad
con la normatividad vigente en materia de contratacin estatal y aseguren

fundamentalmente los

principios de transparencia, economa y responsabilidad que regulan la contratacin en las entidades


estatales.
Identificar la problemtica que puede afectar la contratacin de servicios de salud con el fin de
establecer medidas preventivas que permitan eliminar o minimizar los riesgos de los procesos en
todas sus etapas.
Formalizar los informes, formatos y modelos de documentacin que faciliten el desarrollo o control de
los procesos contractuales.
Establecer criterios mnimos que garanticen la seleccin objetiva y transparente de los prestadores de
servicios de salud.
Establecer los procedimientos jurdicos y administrativos que hacen posible evaluar y garantizar la
ejecucin de los contratos de servicios de salud.
Fomentar en todas las seccionales la adopcin de procesos claros y giles que faciliten la labor de
aseguramiento de la EPS del ISS, especialmente en lo que se refiere a la administracin del siniestro
dado que es en las seccionales en donde se puede ejercer mayor control en la prestacin de los
servicios.

1.3

MODIFICACIN Y ADMINISTRACIN DEL MANUAL

La actualizacin y modificacin del manual de Procesos de Contratacin de Servicios de Salud ser


responsabilidad exclusiva de la Vicepresidencia de EPS. Para adicionarlo o actualizarlo, se indicarn el o

113

los procesos o subprocesos que deben variar y los responsables de hacerlo. Estas modificaciones pueden
originarse por cambios en la normatividad (interna y externa), cambios en las reas responsables, o
adiciones que se consideren necesarias para cumplir con nuevas normas o procedimientos. Las
actualizaciones deben ser registradas en el formato de actualizacin. Los formatos y las guas se podrn
actualizar cuando sea necesario, de acuerdo a los requerimientos de la EPS.

1.4

SIMBOLOGA UTILIZADA EN LOS FLUJOGRAMAS

El flujograma elaborado para cada subproceso permite visualizar la secuencia o desarrollo del proceso
indicando la descripcin de la actividad,

el responsable directo de la actividad y el smbolo

correspondiente. Los smbolos utilizados en el presente manual son los siguientes:


Terminal: Indica la iniciacin o terminacin de un proceso o subproceso.

Operacin: Indica la ejecucin de una actividad.


Decisin: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos
alternativos. Indica la toma de decisin en actividades que resultan en dos
alternativas o vas que puede seguir el proceso.
Documento: Representa la elaboracin de un documento y aporta informacin
para que este se pueda desarrollar.
Referencia de proceso: Cuando en el desarrollo del proceso, se deba realizar
otro proceso completo que requiere ser descrito en forma separada, se utilizar
este smbolo identificando claramente tal proceso.
Conector: Smbolo que facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la
A

interseccin de lneas. Normalmente se indica la continuidad de una actividad con


otra mediante letras maysculas insertos en el smbolo. Si la conexin se hace
entre actividades dentro de la pgina o entre pginas se utiliza el smbolo A.

Cuando el enlace se da al final de una pgina con otro paso al inicio de la


siguiente, se utiliza el smbolo B y un nmero.
Sentido de circulacin del trabajo: Conecta los smbolos sealando el orden en
que se ejecutan las distintas actividades.

114

dosificar

1.5

DEFINICIONES

la

ejecucin

de

las

operaciones

necesarias para obtener un mayor rendimiento


de ellas o para que produzcan un mejor efecto.

1.1.1

Acta.

La Interventora de contrato es una actuacin


en

administrativa, a travs de la cual se expresa la

documento escrito, en donde se deja constancia

voluntad de la administracin por el funcionario

de lo tratado o acordado entre varias partes

competente y dentro de las facultades que en su

respecto de uno o ms hechos, relacionados con

condicin de tal le asignan las disposiciones que

el contrato de prestacin de servicios de salud.

regulan la materia.

1.1.2

1.1.5

Declaracin

de

voluntad

expresada

Acta de iniciacin del contrato

Adiciones presupuestales:

Acta que formaliza el inicio de las labores que

Son aquellas modificaciones presupuestales que

constituyen el objeto del contrato de servicios de

aumentan el presupuesto inicialmente aprobado,

salud y que debe indicar los datos necesarios

que

para la identificacin plena del contrato al que se

apropiaciones

refiere,

necesidad

tales

como

su

nmero,

fecha

de

tienen

por

finalidad

complementar

las

existentes

de

acuerdo

con

la

servicio;

su

incorporacin

se

del

iniciacin, terminacin, valor del contrato, y

efectuar mediante resolucin de la Presidencia

dems que se consideren indispensables para su

del

individualizacin, en la cual el contratista se

trminos que la originaron y de acuerdo con las

compromete a asumir el desarrollo del contrato y

normas vigentes.

se deja plasmado el programa a seguir y las

la aprobacin por parte del Consejo Superior de

condiciones que se consideren necesarias para la

Poltica Fiscal CONFIS -, previo concepto

adecuada ejecucin del mismo. Dicha acta debe

tcnico-econmico

darse

Ministerio

una

vez

reunidos

perfeccionamiento,

los

legalizacin

requisitos
y

de

Instituto

de

de

Seguros

Sociales,

en

los

Estas adiciones requieren de

favorable

Proteccin

por

parte

Social

al

del

Consejo

Directivo. El concepto de adicin corresponde a

ejecucin

una modificacin en incremento del monto del

previstos en contrato.

contrato. Dicha adicin no puede superar el


1.1.3

Acta de terminacin del contrato

cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del

Acta en que se consigna el estado en que se

contrato1, expresado ste en salarios mnimos

prest el servicio, el recibo a entera satisfaccin

legales mensuales.

o las observaciones sobre las modificaciones o


servicios pendientes. Contiene una indicacin de

1.1.6

los aspectos financieros, jurdicos y tcnicos del

Acto en el cual el Instituto de Seguros Sociales

desarrollo

voluntariamente acepta la oferta que result ser

del

contrato,

as

como

las

ms

conclusiones generales.

Adjudicacin:

favorable,

objetivos
1.1.4

Actuaciones administrativas:

Ejercicio

donde

administrativas

se

ejecutan

(planeacin,

de

adjudicacin
las

funciones

atendiendo

seleccin.
se

debern

a
En

los
el

resolver

criterios
acto

de

todas

las

observaciones formuladas por los oferentes.

organizacin,

ejecucin, direccin y control) para graduar o


1

115

Ley 80 de 1993, inciso final del pargrafo del artculo 40.

1.1.7

1.1.11

Antecedentes del contrato

Corresponde

todos

aquellos

actos

Caducidad

La caducidad es la estipulacin en virtud de la

operaciones que sirvieron de preparacin del

cual

acuerdo de voluntades que constituye el contrato

constitutivos

propiamente dicho, y que se denomina fase o

obligaciones a cargo del contratista, que afecte

etapa precontractual. Entre otros pueden citarse

de manera grave y directa la ejecucin del

los siguientes antecedentes: estudios previos y

contrato y evidencie que puede conducir a su

justificacin,

Disponibilidad

paralizacin, la entidad por medio de acto

Presupuestal, Invitacin directa o convocatoria

administrativo debidamente motivado lo dar por

pblica a personas en capacidad de ejecutar su

terminado y ordenar su liquidacin en el estado

objeto,

en que se encuentre.

Certificado

ofertas,

adjudicacin

de

Calificacin
dems

de

propuestas,

parmetros

se

presenta
de

alguno

de

los

incumplimiento

hechos
de

las

de
1.1.12

contratacin.
1.1.8

si

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


(CDP)

Apropiacin presupuestal

Instrumento o documento pblico a travs del

Las apropiaciones son autorizaciones mximas

cual el funcionario competente de la entidad,

de gasto para ser comprometidas durante la

certifica

vigencia fiscal respectiva. Despus del 31 de

presupuestal para respaldar los compromisos

diciembre de cada ao estas autorizaciones

financieros que adquiere la entidad para la

expiran

celebracin

en

comprometerse,

consecuencia
adicionarse,

no

podrn

trasferirse

la

existencia

del

contrato

de

de

disponibilidad

prestacin

de

servicios de salud. Garantiza al prestador que se

ni

cuenta

contracreditarse.

con

los

recursos

financieros

para

respaldar la convocatoria.
1.1.9

Audiencia pblica:

Sesin en la que podrn participar los oferentes,

1.1.13

las organizaciones de veedura ciudadana, los

Es la tasacin anticipada de perjuicios que las

medios de comunicacin, y cualquier persona

partes estipulan dentro del contrato para el

que lo desee, en la cual se lleva a cabo la

evento de incumplimiento del mismo.

adjudicacin de una licitacin o concurso2.


1.1.10

1.1.14

Clusula penal

Clusulas de interpretacin, modificacin y


terminacin unilateral del contrato.

Buenas practicas de manufactura

Son las normas, procesos y procedimientos de

Son clusulas excepcionales al derecho comn, a

carcter tcnico que aseguran la calidad de los

travs de las cuales la entidad administrativa,

medicamentos,

las

con el exclusivo objeto de evitar la paralizacin o

preparaciones farmacuticas a base de recursos

la afectacin grave de los servicios pblicos a su

los

cosmticos

naturales .

cargo

base de Recursos Naturales, Productos de Aseo, Higiene y


Limpieza y otros productos de uso domstico y se dictan otras
disposiciones sobre la materia.

Artculo 3, Decreto 2170 de 2002


Decreto 677 de 1995 abril 26. Por el cual se reglamenta
parcialmente el Rgimen de Registros y Licencias, el Control
de Calidad, as como el Rgimen de Vigilancia Sanitaria de
Medicamentos, Cosmticos, Preparaciones Farmacuticas a

116

asegurar

la

inmediata,

continua

adecuada

los

excepcional para celebrar contratos de forma

documentos contractuales y las estipulaciones en

ms gil, pero preservando en todo caso el

ellos convenidas, introducir modificaciones a lo

deber de seleccin objetiva. Se puede realizar lo

contratado y, cuando las condiciones particulares

anterior a travs de invitacin o convocatoria.

de

prestacin,

prestacin

podrn

as

lo

interpretar

exijan,

terminar
1.1.17

unilateralmente el contrato celebrado. Dichas


potestades

administrativas

que

se

Contratista.

Persona natural o jurdica, Consorcio o

hacen

Unin

efectivas mediante acto administrativo motivado

Temporal que dentro del acuerdo de voluntades

siempre

adquiere la obligacin de ejecutar la prestacin

que

no

discrepancias

se

logre

sobre

modificacin,

en

acuerdo

en

interpretacin
se

reconocern

las

del servicio de salud objeto del contrato.

o
las

1.1.18

compensaciones e indemnizaciones a que tenga

Contrato Pblico

los

Un contrato pblico es un acuerdo de voluntades

mecanismos de ajuste con el fin de mantener la

entre un ente catalogado por la normatividad

ecuacin o equilibrio contractual.

legal

derecho

el

contratista

se

aplicarn

como

integrante

de

la

administracin

pblica y uno o varios sujetos de derecho, a


1.1.15

Clusula de suspensin.

travs del cual se adquieren derechos y se


contraen obligaciones, esto es, se constituye,

Es una clusula contractual a travs de la cual


se admite que en el evento en que se produzca

modifica

un hecho catalogado como fuerza mayor o caso

siempre con el fin de buscar el cumplimiento de

fortuito, no generado por el contratista y que

los

impidan de manera temporal la ejecucin del

prestacin

contrato, las partes puedan suspender por el

efectividad de los derechos e intereses de los

tiempo necesario para superar la circunstancia

administrados que colaboran con la entidad en la

imprevista, la ejecucin del contrato. Para tales

consecucin de dichos fines. El periodo de

casos requiere acta de suspensin en la que se

preparacin previo a la conformacin de dichas

determinarn con exactitud las causas que lo

voluntades,

generaron y

precontractual.

el tiempo durante el cual se

suspendern los efectos del contrato.


1.1.16

Procedimiento

mediante

fines

1.1.19

Contratacin Directa.

extingue

estatales,
de

los

es

una
la

relacin

continua

servicios

conocida

jurdica,
eficiente

pblicos

como

la

etapa

Contrato de prestacin de Servicios de Salud

Son los que celebren las entidades estatales para


el

cual

la

desarrollar

entidad

actividades

catalogadas

como

pblica, previo el anlisis de la concurrencia

servicios de salud. La ley admite la contratacin

provocada, si fuere el caso, y la exigencia de

directa para este tipo de contratos, pero debe

requisitos menos formales, como tambin ante el

hacerse previa obtencin de por lo menos dos

acaecimiento

ofertas de personas naturales o jurdicas que

circunstancias, por entendimiento directo, elige

presten dichos servicios y que se encuentren

al

inscritas en el registro especial nacional del

contratista.

de
Es

ciertas

situaciones

un procedimiento

reglado

Ministerio de la Seguridad Social de conformidad


con el artculo 20 de la Ley 10 de 1990.

117

1.1.20

Cuentas por pagar

diagnstico precoz, el tratamiento oportuno, la

Cuentas que al cierre fiscal no se han pagado

reduccin de su duracin y el dao causado,

porque no se han soportado por medio de

evitando secuelas, incapacidad y muerte7.

facturas. Constituye un pasivo para el ISS.


1.1.21
Hace

1.1.23

Demanda inducida:
referencia

la

Son aquellas enfermedades que presentan un alto


accin

de

impacto en la salud colectiva y ameritan una atencin y

organizar,

seguimiento especial.

incentivar y orientar a la poblacin hacia la


utilizacin

de

los

servicios

de

proteccin

1.1.24

especfica y deteccin temprana y la adhesin a


los programas de control4.

financiera en que se
contractual

poblacin afiliada, con el fin de dar cumplimiento


las

actividades,

intervenciones

de

procedimientos

proteccin

1.1.25

los

procedimientos

tratamiento

oportuno

1.1.26

la

actividades,

procedimientos

que

comprende la notificacin de la

adjudicacin , la aceptacin por el proponente

evitando secuelas, incapacidad y muerte6. Es el


de

Formalidades

Etapa Contractual.

Etapa que

reduccin de su duracin y el dao que causa


conjunto

administrativos.

preceden a la celebracin de los contratos.

enfermedad. Facilitan su diagnstico en estados


el

al

Etapa Precontractual.

contratos

que

identifican en forma oportuna y efectiva la


tempranos,

respecto

Etapa previa, preparatoria o de formacin de los

Deteccin temprana:
referencia

con

ejecucin de un contrato.

tcnicas.5

Hace

contratista

obligaciones de contenido econmico, frente a la

deteccin temprana establecidas en las normas

1.1.22

del

encuentra la relacin

Seguro Social, en relacin con los derechos y

especfica

Estado de cuenta del contrato

En el caso de la contratacin, es la situacin

Son todas las

acciones encaminadas a informar y educar a la


a

Enfermedades de inters en salud pblica:

seleccionado, la elaboracin y suscripcin del

contrato hasta el vencimiento del trmino de

intervenciones que permiten identificar en forma

ejecucin del mismo.

oportuna y efectiva la enfermedad, facilitan su

1.1.27

Etapa postcontractual.

Comprende desde la expiracin del plazo del

Acuerdo 117 de Diciembre 29 de 1998: Por el cual se


establece el obligatorio cumplimiento de las actividades,
procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la
atencin de enfermedades de inters en salud pblica.
Artculo 2.
5
Resolucin 412 de Febrero 25 de 2000: Por la cual se
establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de
demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan
las normas tcnicas y guas de atencin para el desarrollo de
las acciones de proteccin especfica y deteccin temprana y
la atencin de enfermedades de inters en salud pblica.
Artculo 5.
6
Acuerdo 117 de Diciembre 29 de 1998: Por el cual se
establece el obligatorio cumplimiento de las actividades,
procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la
atencin de enfermedades de inters en salud pblica.
Artculo 2.

contrato hasta que quede en firme su liquidacin


y en la cual acaece la terminacin normal o

Resolucin 412 de Febrero 25 de 2000: Por la cual se


establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de
demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan
las normas tcnicas y guas de atencin para el desarrollo de
las acciones de proteccin especfica y deteccin temprana y
la atencin de enfermedades de inters en salud pblica.
Artculo 7.

118

anormal

del

contrato

su

consiguiente

se encuentra codificado de acuerdo con la

liquidacin.

Clasificacin nica de Procedimientos en Salud


(CUPS), reglamentada mediante la Resolucin

1.1.28

Glosa.

Es

confirmacin

la

1896/01 por el Ministerio de Salud8.


total

parcial

de

las

objeciones que formula la Gerencia Nacional de

1.1.32

Minuta del Contrato

Contratacin de Servicios de Salud, el rea de

Documento

auditoria de cuentas a nivel nacional o seccional,

voluntades

la Gerencia seccional o la dependencia que haga

contraen obligaciones a travs del

sus veces en cada uno de los negocios, como

constituye una relacin jurdica

que
del

contiene
cual

el

surgen

acuerdo

derechos

de

se

cual

se

resultado de una inconsistencia no resuelta por


el

prestador

interno

externo

al

1.1.33

aclarar,

Modificaciones presupuestales.

sustentar y soportar la objecin o como producto

Cuando el Gobierno Nacional a travs de uno de

de objeciones no atendidas o aceptadas por ste,

sus organismo o el Consejo Superior de Poltica

que conlleva al no pago de los valores objetados.

Fiscal CONFIS o quien ste delegue


suspendido,

1.1.29

Interventora

reducido

haya

modificado

el

presupuesto del Instituto, podrn hacerse las

Proceso mediante el cual se supervisa, controla,

correspondientes modificaciones al presupuesto

vigila y reporta, las acciones del contratista, para

mediante adiciones, reducciones, traslados y

hacer

tcnicas,

cancelacin de apropiaciones de conformidad con

presupuestales,

las normas que regulen dichas modificaciones.

cumplir

las

especificaciones

administrativas,

legales

establecidas

los

en

contratos

convenios

La Presidencia emitir la respectiva resolucin de

celebrados.

modificacin
informar

1.1.30

Licitacin o concurso

al

al

presupuesto
Consejo

del

Instituto

Directivo

sobre

e
tal

.9

decisin

Es el procedimiento mediante el cual la entidad


estatal formula pblicamente una convocatoria

1.1.34

para que, en igualdad de oportunidades, los

Sancin de tipo pecuniario impuesta por el ente

interesados presenten sus ofertas y seleccione

pblico y generada por incumplimiento parcial

entre ellas la mas favorable. Se llamar concurso

del contratista, que tiene la finalidad de apremiar

cuando

y conminar a ste para procurar el cumplimiento

el

objeto

del

contrato

consiste

en

Multa

estudios o trabajos tcnicos, intelectuales o

oportuno

del

contrato.

No

procede

en

especializados

consecuencia para incumplimientos totales o


contratos de ejecucin instantnea.

1.1.31

Manual de tarifas:

El Manual de Tarifas de la EPS del Seguro Social,


es un instrumento de referencia de precios de
actividades, intervenciones y procedimientos en
salud, ajustados al Plan Obligatorio de Salud
(POS)

definido

por

el

Ministerio

de

Acuerdo 312 de Febrero 24 de 2004. Manual de Tarifas de


la Entidad Promotora de Salud del Seguro Social EPS-ISS

Salud,

mediante la Resolucin 5261/94. Este manual,

119

1.1.35

No POS

i.

Trasplante

de

rganos.

No

se

excluyen

Actividades, intervenciones y procedimientos, no

aquellos como el trasplante renal, de medula

autorizados expresamente en el Plan Obligatorio

sea, de crnea y el de corazn, con estricta

de Salud (P. O. S. ). El plan obligatorio de salud

sujecin a las condiciones de elegibilidad y

tendr exclusiones y limitaciones que en general

dems requisitos establecidos en las respectivas

sern

Guas Integrales de Atencin.

todas

aquellas

procedimientos,

actividades,

intervenciones

guas

J.

de

Tratamiento

con

psicoterapia

individual,

atencin integral que no tengan por objeto

psicoanlisis o psicoterapia

contribuir

excluye la psicoterapia individual de apoyo en la

rehabilitacin de la enfermedad; aquellos que

fase crtica de la enfermedad, y solo durante la

sean considerados como cosmticos, estticos o

fase inicial; tampoco se excluyen las terapias

suntuarios, y aquellos que expresamente se

grupales. Se entiende por fase crtica o inicial

definan por el Consejo Nacional de Seguridad

aquella que se puede prolongar mximo hasta

Social en Salud, incluyendo los que se describen

los treinta das de evolucin.

a continuacin:

k. Tratamiento para varices con fines estticos.

al

diagnstico,

tratamiento

prolongada. No se

i. Actividades, procedimientos e intervenciones


a. Ciruga esttica con fines de embellecimiento.

para las enfermedades crnicas, degenerativas,

b. Tratamientos nutricionales con fines estticos.

carcinonamatosis, traumticas o de cualquier

C. Tratamientos para la infertilidad.

ndole en su fase terminal, o cuando para ellas


las

no existan posibilidades de recuperacin. Podr

asociaciones mdico cientficas a nivel mundial o

brindarse soporte psicolgico, terapia paliativa

aquellos de carcter experimental.

para

e. Tratamientos o curas de reposo o del sueno.

disfuncionalidad o terapia de

f. Medias elsticas de soporte, corss, fajas,

mantenimiento.

plantillas, zapatos ortopdicos, sillas de ruedas,

intervenciones y procedimientos deben estar

lentes de contacto. Los lentes se suministrarn

contemplados en las respectivas Guas Integrales

una vez cada cinco aos en los adultos y en los

de Atencin.

nios

d.

Tratamientos

una

prescripcin

vez

no

reconocidos

cada

mdica

por

Medicamentos

encuentren

la

incomodidad

Todas

las

la

actividades,

siempre

por

j. Actividades, procedimientos e intervenciones

para

defectos

que

de

carcter

educativo,

instruccional

de

capacitacin que se lleven a cabo durante el

sustancias

expresamente

dolor,

ao,

disminuyan la agudeza visual.


g.

el

que

autorizadas

no
en

se

proceso de rehabilitacin, distintos a aquellos

el

necesarios estrictamente para el manejo mdico

Manual de Medicamentos y Teraputica.

de la enfermedad y sus secuelas.

h.

sustancias

k. Prtesis, ortodoncia y tratamiento periodontal

tipo

en la atencin odontolgica.

Tratamiento

experimentales

con
para

drogas

cualquier

de

i. Actividades, intervenciones y procedimientos

enfermedad.

no expresamente consideradas en el presente


Manual

de

Actividades,

Intervenciones

Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en


9

Acuerdo 149 de abril 8 de 1997; Estatuto Orgnico de


Presupuesto; Captulo V; artculo 42.

120

el Sistema General de Seguridad Social en Salud

cargos de nivel directivo o ejecutivo o en sus

10

equivalentes.

1.1.36

Objecin

1.1.39

rtesis

Se entiende por objecin los argumentos que el

Aparato

que

intenta

corregir

una

funcin

ISS, por intermedio del funcionario responsable

deficiente, en compensar una incapacidad o en

de la revisin o del revisor externo, en el

crear el rendimiento fisiolgico de un rgano o

respectivo negocio, se oponen a la aceptacin

de un miembro.

parcial o total de una factura, formato de

La dinmica es la

valoracin y/o de sus soportes. La objecin, solo

movimiento, aumentando la amplitud articular o

afectar el valor de la factura individual o del

mejorando la fuerza muscular. La pasiva es

formato de valoracin cuando ste corresponda a

aquella que inmoviliza una articulacin o un

un solo paciente. En el evento que la objecin se

miembro en una posicin dada.

Puede ser dinmica o pasiva.


rtesis que permite el

formule sobre una actividad, intervencin o


1.1.40

procedimiento, incluido en una factura global o

Perfeccionamiento y Ejecucin del contrato.

formato de valoracin por el valor de la atencin

El contrato se perfecciona cuando se logra

de

acuerdo sobre el objeto y contraprestacin,

un

grupo

de

pacientes,

sta

afectar

nicamente el valor total correspondiente a la

este se eleve a escrito. Para la ejecucin se

atencin del paciente en quin se identific el

requerir la aprobacin de la garanta y de la

error.

existencia de las disponibilidades presupuestales,


salvo que se trate de la contratacin con

1.1.37

Obligaciones financieras

recursos

de

vigencias

fiscales

futuras

de

Obligacin cierta porque el producto o servicio ya

conformidad con lo previsto en la ley orgnica

fue recibido. Constituye un pasivo para el ISS.

del presupuesto11.

1.1.38

1.1.41

Ordenador del Gasto

Presupuesto

Corresponde al Jefe o representante legal de la

En sentido amplio son las previsiones anuales de

entidad estatal. Es un concepto de capacidad y

ingresos y gastos de una organizacin, ya sea

competencia para la ordenacin de los recursos

pblica o privada. De manera ms explcita

financieros del presupuesto, que para efectos de

puede decirse que es la herramienta que le

este manual se hace extensivo a la facultad de

permite el sector pblico para satisfaccin de las

comprometer

de

necesidades de la poblacin de conformidad con

contratacin

de

Dicha

el rol asignado al Estado en la economa y

la

entidad

servicios

en
de

materia
salud.

facultad puede ser delegada total o parcialmente

sociedad del pas.

Es el instrumento para el

en los servidores pblicos que desempeen

cumplimiento de los planes y programas de


desarrollo econmico y social del ISS en la
respectiva vigencia fiscal y est constituido por

10
Artculo 18, Resolucin 5261 de 1.994, Manual de
Actividades, Intervenciones y
Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema
General de
Seguridad Social en Salud.

11

Ley 80 de 1993. Art. 41 Inciso 2; Decreto 115 de 1999.


Art. 21; Resolucin 4671 de 2002. Art. 3 Numeral.

121

el Presupuesto de Ingresos y de Gastos de las

proteccin frente al riesgo15. Es el conjunto de

Unidades Estratgicas de Negocios de Salud,

actividades,

Pensiones y Riesgos Profesionales y la Unidad de

tendientes a garantizar la proteccin de los

12

procedimientos

intervenciones

afiliados frente a un riesgo especfico, con el fin

Administracin General .

de evitar la presencia de la enfermedad16.


1.1.42

Pliza de garanta nica.

Documento expedido por compaa de seguros

1.1.46

debidamente autorizada para operar en dicho

Sustituto

ramo

Procedimiento

en

el

condiciones

pas,
de

en

el

que

expedicin

constan

de

la

las

garanta

Prtesis
artificial

de

una

mediante

parte

rgano.

cual

se

repara

el

artificialmente la falta la falta de un rgano o

solicitada contractualmente al contratista, los

parte de l.

riesgos o amparos cubiertos por la misma, los

refiere a los reemplazos de una parte faltante en

valores monetarios amparados, el tiempo de

una articulacin por un sustituto artificial, o se

cobertura y dems requisitos contemplados en el

refiere al sustituto artificial de una parte que

13

El trmino prtesis articulares se

artculo 1047 del Cdigo de Comercio .

falta en una articulacin.

1.1.43

1.1.47

Procedimientos de alto costo

Registro presupuestal (RP)

Se refiere a las patologas y procedimientos

El

ruinosos

como

certificado de disponibilidad presupuestal, que

enfermedades ruinosas o catastrficas, aquellas

afecta provisionalmente la apropiacin existente,

que representan una alta complejidad tcnica en

la afecta en forma definitiva. Esto implica que los

su manejo, alto costo, baja ocurrencia y bajo

recursos financiados mediante este registro no

catastrficos.

Se

definen

14.

costo efectividad en su tratamiento

registro

presupuestal,

diferencia

del

podrn ser destinados a ningn otro fin. En el


registro se deber indicar claramente el valor y

1.1.44

Prrroga

el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

Concepto relativo a la modificacin del contrato


que

las

partes

hacen,

en

el

sentido

Esta

de

operacin

constituye

un

requisito

de
17

perfeccionamiento de los actos administrativos .

incrementar el plazo del mismo.


1.1.45

Proteccin especfica:

Hace referencia a la aplicacin de acciones y/o


15

Acuerdo 117 de Diciembre 29 de 1998: Por el cual


se establece el obligatorio cumplimiento de las
actividades, procedimientos e intervenciones de
demanda inducida y la atencin de enfermedades de
inters en salud pblica. Artculo 2.

tecnologas que permitan y logren evitar la


aparicin inicial de la enfermedad mediante la

16

Resolucin 412 de Febrero 25 de 2000: Por la cual se


establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de
demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan
las normas tcnicas y guas de atencin para el desarrollo de
las acciones de proteccin especfica y deteccin temprana y
la atencin de enfermedades de inters en salud pblica.
Artculo 6
17
Acuerdo 149 de abril 8 de 1997; Estatuto Orgnico de
Presupuesto; Captulo V; artculo 33.

12

Acuerdo 149 de abril 8 de 1997; Estatuto Orgnico de


Presupuesto; Captulo 1; artculo 2
13
Ley 80 de 1993. Art. 25 Num. 19
14
Artculo 16, 17 y 117, Resolucin 5261 de 1.994, Manual
de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan
Obligatorio de Salud en el Sistema General de Seguridad
Social en Salud.

122

1.1.48

Resolucin de presupuesto

adicionar contratos de prestacin de servicios de

Documento a travs del cual se delega en las

salud que estn vigentes. Lo otorga el Consejo

seccionales

puedan

Superior

contratar y desagregar el presupuesto a nivel

asuncin

nacional.

presupuestos de vigencias futuras, se har de

la

opcin

de

que

ellos

de

Poltica

de

Fiscal

(CONFIS).

obligaciones

que

La

afecten

acuerdo con lo establecido en el Decreto 115 del


1.1.49
Es

el

Sistema nico de habilitacin


conjunto

procedimientos,

de

15 de enero de 1996 y la reglamentacin que

normas,

mediante

requisitos

cuales

se

los

sobre la materia expida el CONFIS. El presidente


del

instituto

fijar

las

directrices

establece, se registra, se verifica y se controla el

procedimientos que orienten las solicitudes y

cumplimiento de las condiciones bsicas de

autorizaciones

para

comprometer

vigencias

.20

futuras

capacidad tecnolgica y cientfica, de suficiencia


patrimonial y financiera y de capacidad tcnico

ABREVIATURAS

administrativa, indispensables para la entrada y


permanencia en el sistema, las cuales son de

CAA. Centro de Atencin Ambulatoria.

obligatorio

CISE.

cumplimiento

por

parte

de

los

como tales, las Entidades Promotoras de Salud,

Informacin

para

la

CNSSS. Consejo Nacional de Seguridad Social


en Salud

las Administradoras del Rgimen Subsidiado, las


Entidades Adaptadas y las Empresas de Medicina

1.1.50

de

contratacin estatal.

Prestadores de Servicios de Salud y los definidos

Prepagada.

Sistema

18

ESE. Empresas Social del Estado;

FOSYGA. Fondo de Solidaridad y Garanta.

INVIMA. Instituto Nacional de Vigilancia de

Trminos de referencia

Medicamentos y Alimentos. Ente dedicado al

Documento donde se aclaran las exigencias

control y a vigilancia de la calidad y seguridad

(requisitos necesidades), para la contratacin.

de los productos farmacuticos y alimenticios.

1.1.51

Traslados Presupuestales

IPS: Institucin prestadora de servicios de


salud

Son aquellas modificaciones presupuestales que

ISS. Instituto de Seguros Sociales.

disminuyen

P y P. Actividades de Promocin y Prevencin

el

monto

de

una

unas

apropiaciones para aumentar el de otra u otras

en Salud.

19.

apropiaciones, en la misma cuanta


1.1.52

POS.

Plan

Obligatorio

de

Salud.

Reglamentado por la Resolucin 5261 de

Vigencias Futuras

1994.

Contar anticipadamente con un presupuesto para

darle a las seccionales o a nivel nacional, para

NUR. Nmero nico de registro de queja,


originado

en

un

requerimiento

de

la

Superintendencia de Salud.
18
Decreto 2309 de 2002. Por el cual se define el Sistema
Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de Salud
del Sistema General de Seguridad Social en Salud

20

19

Acuerdo 149 de abril 8 de 1997; Estatuto Orgnico de


Presupuesto; Captulo V; artculo 31.

Acuerdo 149 de abril 8 de 1997; Estatuto Orgnico de


Presupuesto; Captulo V; artculo 44.

123

1.2

ALCANCE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD

El proceso inicia una vez se han definido las necesidades de los servicios de salud a contratar (plan de
salud Informe de necesidades de medicamentos) y finaliza con la liquidacin oportuna de los contratos.

1.3

PRODUCTO O RESULTADO DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE


SERVICIOS DE SALUD

El proceso de contratacin de servicios de salud busca:


1. La seleccin gil y objetiva de los contratistas idneos para prestar los servicios de salud de los
afiliados
2.

Contar con una red de prestadores que permita la atencin integral del afiliado

3. Garantizar que los prestadores contratados lleven a cabo su labor de acuerdo a las necesidades de la
poblacin afiliada a la EPS ISS y a lo planeado por la EPS.
4.

Impactar de forma positiva en la salud de la poblacin afiliada mediante la prestacin de servicios


necesarios, suficientes, oportunos y de alta calidad.

2 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CONTRATACIN DE


SERVICIOS DE SALUD
Los servicios de salud considerados en este manual comprenden la integralidad de la atencin en salud
a los afiliados a la EPS ISS. Consecuentemente, se entiende por servicios de salud todos aquellos que
incluyen:
1. La Atencin de Salud que se define como el conjunto de servicios que se prestan al usuario en el
marco de los procesos propios del aseguramiento, as como de las actividades, procedimientos e
intervenciones asistenciales en las fases de promocin y prevencin, diagnstico, tratamiento y
rehabilitacin que se prestan a toda la poblacin21. Las actividades de deteccin temprana, proteccin
especfica y atencin de las enfermedades de inters en salud pblica, hacen parte del Plan de Salud
de la EPS Seguro Social.
2.

Servicio farmacutico: es el servicio de atencin en salud responsable de las actividades,


procedimientos e intervenciones de carcter tcnico, cientfico y administrativo, relacionados con los
medicamentos y dispositivos mdicos utilizados en la promocin de la salud y la prevencin,

21

Decreto 2309 de 2002. Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema
General de Seguridad Social en Salud

124

diagnstico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, con el fin de contribuir de forma armnica


e integral al mejoramiento en la calidad de vida individual y colectiva.
3.

22

Prtesis, rtesis, aparatos y aditamentos ortopdicos o para alguna funcin biolgica. Se definen
como elementos de este tipo, aquellos cuya finalidad sea la de mejorar o complementar la capacidad
fisiolgica o fsica del paciente. Se suministran prtesis, rtesis y otros: marcapasos, prtesis
valvulares y articulares y material de osteosntesis, stent convencional, siendo excluidas todas las
dems. En aparatos ortopdicos se suministraran: muletas y estructuras de soporte para caminar,
siendo excluidos los zapatos ortopdicos, plantillas, sillas de ruedas, medias con gradiente de presin
o de descanso, corss, fajas y todos los que no estn expresamente autorizados23

Es as como constituyen estos servicios: los procedimientos e intervenciones quirrgicas y no quirrgicas,


las acciones de proteccin especfica, deteccin temprana y atencin de enfermedades de inters en salud
publica, los servicios intrahospitalarios, internacin, medicamentos y suministros.
Para los procesos contractuales que lleve a cabo la Vicepresidencia de EPS del ISS se debern considerar
en primer trmino los siguientes lineamientos fundamentales:

Todo contrato de servicios de salud deber regirse por la normatividad en materia de contratacin
estatal especialmente la Ley 80 de 1993.

Se deben garantizar ante todo los principios de

Transparencia, economa y responsabilidad.


La adecuada y oportuna planeacin de la contratacin y la seleccin objetiva de los prestadores de
servicios de salud son dos fundamentos bsicos para

garantizar la cobertura, accesibilidad24,

continuidad, calidad y oportunidad25 en la prestacin de los servicios a los afiliados. Por lo tanto,
todos los procesos de contratacin de servicios de salud estarn encaminados a cumplir estos
objetivos.
Para la contratacin de la atencin en salud, as como para la compra de medicamentos y
suministros, se hace indispensable exigir los estndares de calidad mnimos que certifiquen que los
prestadores y/o proveedores son los ms aptos para llevar a cabo el objeto contractual.
Establecer y mantener una relacin entre los prestadores de servicios y el Instituto que represente
y garantice beneficios sostenidos para ambas partes.

22 Decreto 2200 de 2005. Por el cul se reglamenta el servicio farmacutico y se dictan otras disposiciones.
23 Resolucin 5261 de 1994. Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan
Obligatorio de Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
24

Accesibilidad. Es la posibilidad que tiene el usuario de utilizar los servicios de salud que le garantiza el Sistema General de
Seguridad Social en Salud. (Decreto 2309 2002).
25

Oportunidad. Es la posibilidad que tiene el usuario de obtener los servicios que requiere, sin que se presenten retrasos que pongan
en riesgo su vida o su salud. Esta caracterstica se relaciona con la organizacin de la oferta de servicios en relacin con la demanda, y
con el nivel de coordinacin institucional para gestionar el acceso a los servicios. (Decreto 2309 2002).

125

Seleccionar la mejor oferta desde el punto de vista econmico sin ir en detrimento de la calidad del
servicio a contratar.

3 DIRECTRICES GENERALES PARA LOS PROCESOS DE


CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD.

3.1

PLANEACIN.
La

contratacin

en

atencin

en

salud

debe

siempre

estar

respaldada

por

un PLAN

DE

CONTRATACIN previamente elaborado por cada una de las seccionales y por la Gerencia Nacional
de Contratacin de servicios de salud. En este plan se determinan los servicios que sern contratados
en el periodo, contemplando las necesidades en la prestacin de servicios de salud de los afiliados a la
EPS del ISS y ajustndose al presupuesto asignado. El PLAN DE SALUD es una de las herramientas
que permite identificar la cantidad de actividades, intervenciones y procedimientos POS ambulatorios
y hospitalarios que requieren los afiliados de acuerdo con unas frecuencias de uso observadas en la
utilizacin de los servicios y el perfil epidemiolgico de la poblacin.

3.2

PRESUPUESTO
Los ordenadores del gasto no podrn contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en
exceso del saldo disponible, en consecuencia, todo contrato que celebre el instituto debe estar
respaldado presupuestalmente. La solicitud del correspondiente Certificado de Disponibilidad
presupuestal para los nuevos contratos es requisito indispensable para la contratacin.
Igualmente,

las adiciones, traslados o reducciones presupustales requerirn del CDP que

garantice la existencia de los recursos a utilizar.


El registro presupuestal es la actividad mediante la cual se perfeccionan los compromisos y se
afecta en forma definitiva la apropiacin presupuestal. Identifica claramente el valor, fecha inicio y
el concepto del gasto que se afecta. Es un requisito obligatorio para la iniciacin de la ejecucin de
los compromisos, en el caso de la contratacin de servicios de salud, el inicio de la ejecucin del
contrato. (Detalle del registro: formato descripcin de actividades procesos)

3.3

CONTRATOS
Se debern elaborar para todo contrato las actas de iniciacin con el fin de formalizar el inicio de
la ejecucin, indicando la fecha de iniciacin, terminacin, valor del contrato, entre otras, y en la
cual el contratista se compromete a asumir un compromiso con el desarrollo del contrato y se deja
plasmado el programa a seguir para la ejecucin del mismo. (Acuerdo 269 de 2003).

126

La adjudicacin del contrato de prestacin de servicios de salud deber realizarse por un comit
asesor conformado por los representantes de: planeacin, calidad, servicios ambulatorios y rea
de contratacin,

de tal forma que se determine de manera clara y se exponga desde la

competencia de cada rea las razones de la conveniencia o rechazo en la seleccin del prestador
ms apto para desarrollar el objeto contractual.
La vigilancia, estar en todo tiempo a cargo del interventor del contrato, el cual ser un servidor
pblico del Instituto de Seguros Sociales. La designacin del interventor corresponde al Ordenador
del gasto o en quien este delegue tal facultad, el cual ejercer las funciones de Interventora dentro
del contrato. En todo caso, no podr ejercer esta funcin un contratista (Acuerdo 269 de 2003).
Todo contrato de prestacin de servicios de salud que se finalice requiere una liquidacin oportuna,
ya sea en casos de cumplimiento del objeto contractual, ejecucin parcial o sobre ejecucin.
Igualmente para los casos que as lo requieran, se realizar la liquidacin unilateral. El Interventor
del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacin que formalice la culminacin de la
relacin contractual.
Adiciones y prrrogas. Los contratos no se pueden adicionar en ms del 50% del valor inicial del
contrato expresado este en salarios mnimos legales mensuales vigentes. Para los casos de
adiciones, prrrogas o

suspensiones, se exige la modificacin a las plizas, para lo cual el

interventor debe velar porque sean presentadas, renovadas y aprobados por el servidor pblico
competente en el SEGURO SOCIAL, toda vez que su aprobacin permite que se contine con la
ejecucin del contrato. (Acuerdo 269 de 2003).

3.4

INFORMACIN
Cada una de las seccionales y la gerencia Nacional de contratacin, mantendr una base de datos
de los oferentes con los datos mnimos de sus ofertas y archivar en medio fsico los soportes
correspondientes, facilitando la consulta para posteriores procesos de contratacin.
La Gerencia Nacional de contratacin y Todos y cada una de las seccionales contar con una base
de datos de todos y cada uno de los contratos y su informacin de tal forma que se facilite su
seguimiento, control, liquidacin y reporte de estados.

3.5

MEDICAMENTOS Y SUMINISTROS
La adquisicin de medicamentos se fundamenta en la informacin sobre necesidades reales de la
poblacin que se atiende en cada seccional. Todo el proceso del servicio Farmacutico debe
garantizar que se

mantenga

la continuidad en los tratamientos mdicos y evitar as estados

estacionarios del suministro de medicamentos que lleve al agravamiento de las patologas crnicas
y aun agudas que pueden ser tratadas ambulatoriamente.26

26

Convocatoria Pblica VEPS N006/2005.

127

Las alternativas que contemplan la compra de medicamentos son: 1. Adquisicin de medicamentos


ambulatorios a nivel nacional con la posibilidad de compras directas de las seccionales (nicamente
en los casos estipulados en el siguiente punto), para pacientes hospitalizados ser responsabilidad
de la ESE. Y 2. Adquisicin de medicamentos y contratacin de un operador logstico que se
encargue de la distribucin de los mismos. En cualquiera de los dos casos, se deber garantizar la
calidad del medicamento y su entrega oportuna.
La contratacin directa para adquisicin de medicamentos en las seccionales se realizar
nicamente cuando: 1. Se requieran medicamentos POS y/o No POS que no hayan sido adquiridos
en el nivel nacional, 2. se requieran medicamentos POS y/o No POS que hayan sido adquiridos en el
nivel nacional las existencias se hayan agotado y no exista la posibilidad de redistribucin desde
otra seccional y finalmente cuando se presente un fallo de tutela que obligue a la seccional al
suministro del medicamento.
Buscando la economa y continuidad en el suministro de oxigeno a los pacientes, la definicin de las
cantidades a contratar se realizar con la informacin mensual de cada seccional sobre
autorizaciones y los datos suministrados por el contratista encargado del suministro en los periodos
anteriores al inicio de una nueva contratacin. Se entregar al contratista un nmero estimado de
pacientes a atender en cada regin, no obstante, debido a que este nmero puede variar, se
buscar suplir las falencias de alguna de las seccionales con los excedentes que puedan existir en
otras, en los casos de un mismo proveedor.

3.6

PROMOCIN DE LA SALUD Y PREVENCIN DE LA ENFERMEDAD


Las Entidad Promotora de Salud deber garantizar en el municipio de residencia del afiliado a travs
de la red prestadora de servicios, la prestacin de la totalidad de las actividades, procedimientos e
intervenciones contenidos en27:
1. Las normas tcnicas para el obligatorio cumplimiento de las acciones de proteccin especfica y
de deteccin temprana establecidas en el Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud.
2. Las guas de atencin o documentos mediante el (los) cual(es) se establecen las actividades,
procedimientos e intervenciones a seguir y el orden secuencial y lgico para el adecuado
diagnstico y tratamiento de las enfermedades de inters en salud pblica establecidas en el
Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud a cargo de las Entidades
Promotoras de Salud.
Todas las acciones de proteccin especfica, deteccin temprana y atencin de enfermedades de
inters en salud pblica debern ser financiadas con cargo a la UPC (Acuerdo 117 de 1998, artculo

27

Resolucin 412 de Febrero de 2000. Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida
y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas tcnicas y guas de atencin para el desarrollo de las acciones de proteccin
especfica y deteccin temprana y la atencin de enfermedades de inters en salud pblica

128

20), los recursos por el rubro de Promocin y Bienestar de la Salud sern complementarios, en
busca de alcanzar las metas establecidas por cada una de las reas de Intervencin.28
Cuando la ESE no cuente con la capacidad necesaria para cumplir con las actividades de promocin
y prevencin requeridas para la poblacin perteneciente a la regin y para el cumplimiento de
metas, se asignarn los recursos de presupuesto necesarios para la contratacin de red
complementaria.
En aquellos municipios en donde no se cuente con presencia de la ESE y las actividades de
promocin y prevencin a desarrollar sean mnimas por el tamao de la poblacin afiliada en estos
municipios, se deber incluir dentro de la contratacin directa de la seccional los servicios de
Promocin y prevencin como parte de un paquete integral a contratar, y sern financiados por el
rubro compra de servicios de salud.
En todo contrato de servicios de salud que incluya la prestacin de actividades de promocin y
prevencin, se debern incluir las estrategias de induccin a la demanda de los programas
preventivos. Por esto, se debe fomentar y verificar que la red de prestadores de servicios de salud
(ESEs y Red Complementaria) en todo contacto que tengan con los usuarios, le informen y remitan
a los programas acorde con el grupo etreo y/o riesgo identificado. Lgicamente no como un
proceso aislado de atencin sino como un proceso que pretende lograr integralidad en la prestacin
de los servicios de salud.

3.7

TRATAMIENTOS DE ALTO COSTO


Las patologas o procedimientos considerados como ruinosos o catastrficos por la EPS-ISS son:
Dilisis Peritoneal, Hemodilisis, Tratamiento quirrgico del sistema nervioso central, Tratamiento
quirrgico para enfermedades del corazn, Reemplazos articulares, Tratamiento quirrgico para
enfermedades de origen gentico o congnitas, Manejo del Gran Quemado, Tratamiento mdico
quirrgico para el trauma mayor, tratamiento para el SIDA y sus complicaciones, tratamiento de
radioterapia y quimioterapia para el cncer, remisiones al Exterior, unidad de Cuidados Intensivos,
Neonatos y Trasplante Renal, Trasplante de Corazn, Trasplante de Mdula sea. Con el acuerdo
282 de Diciembre de 2004 se incluye en estos procedimientos el trasplante heptico.

28 lineamientos para el seguimiento a las acciones de proteccin especfica, deteccin precoz y enfermedades de inters
en salud pblica

129

4 ETAPAS Y ALCANCE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE


SERVICIOS DE SALUD
El resultado ptimo del proceso de contratacin depende de la coordinacin en la labor de las reas
involucradas las cuales participan en diferentes fases del proceso. Sin dejar de lado la integralidad y
continuidad del proceso contractual, en el presente manual se manejarn las etapas precontractual,
contractual y poscontractual de la contratacin para facilitar la descripcin de sus actividades.

4.1

ETAPA PRECONTRACTUAL

En trminos generales, en la etapa precontractual: (1) se identifica la necesidad del bien o servicio y se
lleva

cabo

una

exploracin

del

mercado,

(2)

se

elaboran,

por

escrito,

las

justificaciones

correspondientes, (3) se define cual de las alternativas contractuales establecidas en este Manual debe o
puede emplearse, (4) se tramita el certificado de disponibilidad presupuestal respectivo, (5) se elaboran
los trminos de referencia para la solicitud de ofertas, (6) se llevan a cabo las publicaciones o invitaciones
que correspondan segn la alternativa de contratacin, (7) se inicia el proceso de seleccin (8) se llevan a
cabo las aclaraciones previstas en el respectivo procedimiento, (9) se efecta la evaluacin de las
propuestas (10) se da respuesta a las observaciones presentadas a tales evaluaciones, (11) se sugiere la
contratacin, (12) se adjudica el contrato y (13) se elabora la minuta del contrato.
Las reas involucradas en esta etapa son: Gerencia Nacional de Contratacin de servicios de salud y en la
seccional el rea de contratacin. La coordinacin Nacional de servicios farmacuticos y el rea encargada
en la seccional. La direccin jurdica Nacional y el rea jurdica de las seccionales, la Vicepresidencia
Financiera (Presupuesto) y las reas de presupuesto de las seccionales. Finalmente la gerencia Nacional
de Informtica para los casos de publicacin de trminos de referencia en la pgina web del instituto.

4.1.1 Justificacin del contrato:


Los estudios previos a la contratacin permiten establecer la conveniencia y oportunidad de realizar el
proceso contractual. El resultado de estos estudios debe plasmarse en la justificacin del contrato que
contiene como mnimo29:
a.

La definicin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin.

b.

La definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad.

c.

Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecucin del mismo.

d.

El soporte tcnico y econmico del valor estimado del contrato.

29

Acuerdo 269 2003. Manual de contratacin administrativa para bienes obras y servicios.

130

e.

El anlisis de los riesgos de la contratacin y en consecuencia el nivel y extensin de los riesgos que
deben ser amparados por el contratista.

4.1.2 Trminos de referencia: Contenido de los Trminos


Es la denominacin que comnmente se le da al pliego de condiciones en la contratacin directa. Tanto el
pliego de condiciones como los trminos de referencia contienen los condicionamientos a los cuales se
deben ajustar los oferentes al elaborar sus ofertas en el proceso de seleccin del contratista, ya sea que
se trate de una licitacin o concurso de meritos o de una contratacin directa. Por tanto, es indiferente
hacer la distincin de los dos conceptos. Debe contener como mnimo los siguientes aspectos:

4.1.3 Objeto del contrato.


Se circunscribe al contenido mismo de la obligacin, lo constituye el efecto directo que el Instituto
proyecta alcanzar y los fines que busca con la contratacin.

4.1.4 Caractersticas tcnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la


entidad.
Deben establecerse con la mayor claridad las especificaciones de los servicios, medicamentos o
suministros a contratar y adquirir, incluyendo su descripcin en cantidad, calidad y dems caractersticas
que permitan garantizar que los oferentes interesados cuenten con todos los requisitos mnimos para el
desarrollo del contrato y se eviten posibles omisiones en las labores a cumplir por el contratista.

4.1.5 Presupuesto oficial.


Se indica la suma del presupuesto oficial destinado para la contratacin. Indicando el(los) nmero(s) de
CDP que respalda(n) la contratacin, su fecha y vigencia.

4.1.6 Factores de escogencia de la oferta y la ponderacin matemtica precisa,


concreta y detallada de los mismos.
La ley seala a titulo de ejemplo, algunos factores de escogencia pero esto no significa que sean lo nicos
factores que pueden ser considerados, el Instituto, de acuerdo a sus necesidades, o con la naturaleza del
contrato, puede establecer otros con los cuales se facilite la seleccin, pero que no sean discriminatorios o
constituyan un medio para vulnerar el principio de igualdad.

4.1.6.1 El precio o comparaciones econmicas


Es claro que el precio no puede ser el factor determinante de la favorabilidad de la oferta, especialmente
cuando puede ir en detrimento de la calidad del servicio a contratar, pero aunado a todos los dems,
permite seleccionar la oferta mas favorable al Instituto. Como factor de ponderacin, entonces no puede
ser valorado con el cien por ciento de la calificacin.

131

4.1.6.2 Experiencia Tcnica


La experiencia es un factor de calidad en el resultado del contrato y depender su ponderacin del tipo de
actividad que deba desempear el contratista escogido.

4.1.6.3 Cumplimiento en contratos anteriores.


El cumplimiento del contratista en sus obligaciones anteriores, permite al Instituto hacer la comparacin y
valoracin de la propuesta y determinar la probabilidad de terminacin normal del contrato.

4.1.6.4 Aseguramiento de la calidad


El numeral 5 del artculo 4 de la Ley 80 de 1993, ordena que debe exigirse de la calidad de los bienes y
servicios se ajuste a los requisitos mnimos previstos en las normas tcnicas obligatorias y en especial con
las normas tcnicas colombianas. El Decreto 679 de 1994, articulo 2, establece que cuando se establece
contratos por cuantas iguales o superiores a cien salarios mnimos legales mensuales, el Instituto deber
exigir al proveedor un certificado de conformidad de los bienes y servicios, expedido de acuerdo con las
exigencias del Decreto 2269 de 1993.
a) CALIDAD DE LA ATENCION DE SALUD.

La Calidad de la Atencin de Salud se entender como la provisin de servicios accesibles y equitativos,


con un nivel profesional ptimo, que tiene en cuenta los recursos disponibles y logra la adhesin y
satisfaccin del usuario30.

Uno de los componentes del Sistema obligatorio de garanta de calidad de la Atencin en salud del
Sistema general de seguridad social en salud es el sistema nico de habilitacin. (Definicin 1.1.49), los
requisitos bsicos a evaluar para la habilitacin son31:
Condiciones de capacidad tecnolgica y cientfica. Son requisitos bsicos de estructura y proceso
que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud y los definidos como tales por cada uno de
los servicios que prestan y que se consideran suficientes y necesarios para reducir los principales
riesgos que amenazan la vida o la salud de los usuarios en el marco de la prestacin del servicio de
salud
Suficiencia Patrimonial y financiera: Es el cumplimiento de las condiciones que posibilitan la
estabilidad financiera de las instituciones prestadoras de servicios de salud en el mediano plazo, su
competitividad dentro del rea de influencia y la liquidez y cumplimiento de sus obligaciones en el
corto plazo.

30

Decreto 2309 de 2002. Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de
Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud

31

Ibidem. .

132

Condiciones de capacidad tcnico Administrativa: 1. El cumplimiento de los requisitos legales


exigidos por las normas vigentes con respecto a su existencia y representacin legal, de acuerdo
con su naturaleza jurdica y 2. El cumplimiento de los requisitos administrativos y financieros que le
permitan demostrar que la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, cuenta con un sistema
contable para generar estados financieros segn las normas contables vigentes.
Los prestadores que cumplan con esas condiciones recibirn, previa verificacin de la entidad
departamental o distrital de salud correspondiente, la certificacin de cumplimiento de las condiciones
de habilitacin. Las entidades promotoras de salud podrn prestar servicios a sus afiliados a travs de
Prestadores de Servicios de Salud u otros definidos como tales que cumplan con la totalidad de las
condiciones de habilitacin que apliquen en cada caso.

b) CALIDAD DE MEDICAMENTOS32:
Los medicamentos a adquirir deben cumplir con las Especificaciones Tcnicas de las Farmacopeas
oficiales en Colombia33: As mismo, deben garantizar: la Seguridad Calidad y Eficacia del medicamento
durante todo el perodo de vida til. El medicamento ofrecido se debe fabricar de conformidad con los
requisitos exigidos en las Buenas Prcticas de Manufactura y Control de Calidad y las normas legales y
reglamentarias vigentes en la materia. Para constatar dicha informacin se solicita certificado de
cumplimiento de las buenas prcticas de manufactura vigente y expedido por el INVIMA para todos los
fabricantes involucrados y autorizados en el proceso de manufactura. El ISS tendr en cuenta las
propuestas para contratacin cuyo medicamento tenga VIGENTE el Registro Sanitario en el momento de
la evaluacin. El contratista garantizar que los productos mantendrn sus caractersticas de calidad,
teniendo en cuenta las condiciones de almacenamiento indicadas por el fabricante, durante el periodo de
vida til. El oferente junto con la propuesta deber entregar aparte la muestra fsica del medicamento
que ofertar.

4.1.6.5 Calidad de los subcontratistas


La complejidad de una obra puede evidenciar la ejecucin parcial de la misma, utilizando la
subcontratacin. Una forma de garantizar su calidad es asignndole una puntuacin por los
subcontratistas que cumplan con la especialidad que el Instituto requiere. Se presenta en el caso de
medicamentos, cuando los laboratorios requieren contratar el servicio de transporte y distribucin.

32

Convocatoria pblica VEPS 006 2005


Decreto 677 del 26 de abril de 1995, artculo 22, pargrafo segundo y dems disposiciones vigentes del Ministerio de la
Proteccin Social. Los productos importados deben cumplir con las normas de los artculos 72 literal i, pargrafo primero), 73 y 74
del Decreto 677 de 1995. El Seguro Social para productos importados verificar el certificado de BPM (Buenas prcticas de
manufactura) de acuerdo con los decretos 549 del 29 de marzo del 2001 y el decreto 162 del 22 de enero de 2004.

33

133

4.1.6.6 Plazo de entrega


El plazo de entrega no puede ser factor exclusivo, como no puede serlo el precio, para determinar la
favorabilidad, pero como factor de ponderacin que juega en la seleccin del contratista, puede
sealrsele una valoracin, atendiendo a la necesidad del Instituto.

4.1.6.7 Domicilio del Proponente


No puede incluirse como factor de escogencia, el hecho de que el proponente resida en el domicilio de la
Entidad contratante, pues ello viola la igualdad de los oferentes; tampoco puede incluirse en que el
proponente tenga una capacidad de contratacin, superior a una cifra base, dndole puntos por ese
excedente, por la misma razn, tampoco el hecho de ser nacional o pertenecer a la industria nacional,
pues no hay esa proteccin. Esas causales afectan la contratacin.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 816 de 2003, se asignarn diez (10) puntos a los proponentes
que ofrezcan productos nacionales, as como a los extranjeros que aporten los documentos que acrediten
la reciprocidad de que trata la Nota 1 de este acpite. En el caso de los consorcios o uniones temporales
en donde no todos sus componentes sean nacionales o extranjeros, se asignarn los puntos a prorrata de
la participacin que en el consorcio o unin temporal tenga el componente nacional.

4.1.7 Criterios de desempate.


Regla que facilita la adjudicacin en los eventos en que hecha la valorizacin de las ofertas, varias de ellas
resulten con el mismo puntaje, derivado de su ponderacin matemtica precisa, concreta y detallada,
como lo indica el mismo numeral 4 del artculo 10 del decreto 2170 de 2002, reglamentario de la Ley 80
de 1993.

4.1.8 Requisitos o documentos necesarios para la comparacin de las ofertas,


referidas a la futura contratacin.
Incluye carta de presentacin, certificaciones, certificados, garanta de seriedad y en general todos los
documentos que sean objeto de evaluacin. En esta seccin deben sealarse los documentos cuya
omisin no es subsanable.

4.1.9 Fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas.


Ninguna oferta se recibir fuera de los plazos o condiciones establecidas para la presentacin de las
ofertas.

4.1.10

Trminos para la evaluacin de las ofertas.

Los pliegos deben sealar las reglas que permitan hacer la evolucin global de la propuesta.

despojando en lo posible, el arbitrio de la Entidad, la que deber examinar todas la propuestas para
determinar si estn completas, si quienes las formulan estn habilitados o impedidos para hacerlo, de
acuerdo con los requisitos de participacin sealados en el pliego o exigidos por la ley si los documentos

134

requeridos, han sido presentados, si se ha constituido la garanta de seriedad, si hay desviaciones,


errores, etc.

4.1.11

Adjudicacin del contrato.

La fase de adjudicacin corresponde a la manifestacin de voluntad del Instituto, en la cual acepta la


oferta que result ser mas favorable, atendiendo a los criterios objetivos de seleccin. Se puede decir
que all culmina el proceso de licitacin, pues solo queda pendiente la suscripcin del contrato, en lo
eventos que ello es procedente, y su perfeccin.

4.1.12

El Comit asesor adjudica el contrato.

Plazo, lugar de ejecucin y forma de pago del contrato.

En la celebracin de contratos de prestacin de servicios de salud, las partes pactan y acuerdan, la


contraprestacin econmica surgida por el objeto contractual. Por lo general, las formas posibles de
pagos de contratos pueden dividirse en tres modalidades:
Contraprestacin econmica mensual o en cuotas fijas.
Contraprestacin econmica en la finalizacin de obra y/o servicio: Generalmente utilizado en
contratos de compraventa o suministro de medicamentos o instrumentos.
Contraprestacin con anticipos: En los contratos que celebre las entidades estatales, se podrn
pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podr exceder del 50% del
valor respectivo contrato34.

Se define igualmente la vigencia del contrato y el lugar(es) en donde se llevar a cabo el objeto
contractual.

4.1.13

Declaratoria desierta

Una licitacin solo puede declarase desierta en el evento que exista motivos que impidan la seleccin
objetiva del contratista. Esa seleccin objetiva no podra hacerse en eventos como cuando el Instituto
detecte la existencia de acuerdos entre los proponentes para manejar artificialmente la adjudicacin, o
cuando las propuestas sean incompletas, contengan precios artificialmente bajos o desproporcionados,
cuando las desviaciones sean sustanciales o cuando existe violacin de la reserva de las propuestas, etc.
Y tambin, cuando no se presente propuesta alguna a ninguna propuesta se ajuste al pliego de
condiciones, o trminos de referencia o, en general, cuando falte voluntad de participacin de acuerdo
con el articulo 12 del Decreto 855 de 1994.

4.2

ETAPA CONTRACTUAL

La etapa contractual se encuentra constituida (1) por la suscripcin del contrato, (2) por el Registro
Presupuestal correspondiente, (3) por la presentacin y aprobacin de la pliza, (4) por los dems

135

requisitos necesarios para la legalizacin del contrato,

(5) por la ejecucin contractual, (6) por la

Interventora del contrato.

Las reas involucradas en esta etapa son: Gerencia Nacional de Contratacin de servicios de salud y en la
seccional el rea de contratacin. La coordinacin Nacional de servicios farmacuticos y el rea encargada
en la seccional. La direccin jurdica Nacional y el rea jurdica de las seccionales, la Vicepresidencia
Financiera (Presupuesto) y las reas de presupuesto de las seccionales. Finalmente, cualquier persona
que haya sido delegada como interventor del contrato. En el proceso de Interventora actan tambin; la
gerencia Nacional de Calidad, el rea de calidad de las seccionales y el rea de auditoria de cuentas.

4.2.1 Firma del contrato


A las voces del artculo 41 de la Ley 80 de 1993, los contratos del Estado se perfeccionan cuando se
logre un acuerdo sobre el objeto y la contraprestacin, es decir cuando se suscriben por

las partes

intervinientes.

4.2.2 Registro Presupuestal


Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupustales, debern contar con los
certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender
estos gastos. (...)Igualmente, estos compromisos debern contar con registro presupuestal para que los
recursos no sean desviados a ningn otro fin. En este registro se deber indicar claramente el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operacin es un requisito de perfeccionamiento de
estos actos administrativos. (...)35

4.2.3 Aprobacin de la Pliza nica


La garanta nica consiste en una pliza expedida por compaas de seguros legalmente autorizadas para
funcionar en Colombia o una garanta bancaria, y que debe tener vigencia hasta la liquidacin del
contrato. Esta tiene el objetivo de avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato o de
cubrir los riesgos que entre las partes o frente a terceros se puedan presentar, la cual se mantendr
vigente durante su vida y la liquidacin y se ajustara a los lmites, existencia y extensin del riesgo
amparado36. Es labor del interventor cerciorarse de que la garanta presentada este acorde con lo
pactado en el contrato.
La garanta nica debe ser presentada por el contratista, para que el Instituto de Seguros Sociales de
conformidad a la normatividad vigente, legalice el contrato. El interventor no puede autorizar el inicio o
ejecucin del contrato sin haberse aprobado la garanta nica.37

34

Ley 80 de 1993 Art. 40

35

Artculo 21 del Decreto 115 de 1996,


36
Ley 80 de 1993. Art. 25 No.19
37
Resolucin 4671 de 2002. Art. No. 1

136

Amparos de la Garanta nica38


La garanta nica respalda el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de
los contratistas frente a la entidad, por razn de celebracin, ejecucin y liquidacin del contrato. Para
ello, la garanta nica se exige al contratista, a la suscripcin del contrato y tendr vigencia durante la
duracin del mismo y hasta su liquidacin, pudiendo en consecuencia extenderse ms all de la duracin
del contrato, segn el riesgo amparado. Es necesario entonces enunciar que riesgos amparan la garanta
nica,
a.

De cumplimiento del contrato: siempre se exigir cuando el Instituto de Seguros Sociales suscriba
contratos de obra pblica, suministro, compraventa y permuta de muebles y prestacin de servicios,
consultora y similares. Para efectos de contratos de prestacin de servicios de salud, su cubrimiento
equivale como mnimo al 10% del valor del contrato.

b.

De manejo y buena inversin del anticipo. Que le fuere entregado al contratista, igual al 100% del
valor de los dineros entregados anticipadamente, con una duracin que en todo caso no podr ser
inferior al trmino de ejecucin y liquidacin del contrato.

c.

De calidad del servicio no siendo inferior al 10% del valor del contrato y la duracin de dicho amparo
lo fijara el Instituto de Seguros Sociales, de acuerdo a los bienes obras, o servicios contratados.

d.

De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal, que haya de utilizar para la
ejecucin del contrato, no siendo inferior al 5% del valor del contrato, con una duracin mnima del
trmino del contrato y tres (3) aos ms.

e.

De correcto funcionamiento de los equipos que debe suministrar o instalar el contratista, no siendo
inferior al 50% del valor de los elementos suministrados, con una duracin no inferior a un (1) ao ni
superior a diez (10) aos.

f.

De la responsabilidad civil extracontractual, procede en aquellos contratos en donde se advierta


posibilidad de riesgo a terceros dentro de su ejecucin, a travs de un amparo autnomo, contenido
en pliza anexa.

Para contratos de servicios de salud, la garanta nica, incluir solamente riesgos por cumplimiento del
contrato, salarios prestaciones sociales e indemnizaciones, calidad del bien o servicio prestado y
responsabilidad civil extracontractual, as como de buen manejo y correcta inversin del anticipo o pago
anticipado cuando ste fuere pactado dentro del contrato.

4.2.4 Pago de los impuestos de timbre


A partir del 1 de enero de 1993, el impuesto de timbre que se cause con motivo de un contrato entre un
particular y la Administracin, deber estar a cargo del contratista (Artculo 130 de la Ley 6 de 1992).

38

Decreto 679 de 1994. Art. 17

137

4.2.5 Publicacin del Contrato en el diario nico de Contratacin


El Gobierno Nacional mediante el Decreto 1477 de Septiembre 5 de 1995, reglament la ley 190 de 1995,
el que dispuso, la creacin de un Extracto nico de Publicacin, el cual deber ser publicado en el Diario
nico de Contratacin Pblica, dentro de los dos (2) meses siguientes al pago de los derechos de
publicacin. El valor de tal publicacin estar a cargo del contratista.

4.3

ETAPA POSTCONTRACTUAL

Durante esta se proceda (1) a la liquidacin del contrato, (2) al pago o desembolso de los saldos
pendientes de pago y (3) a la adopcin de las medidas que correspondan segn el resultado de la
ejecucin contractual.
Las reas involucradas en esta etapa son: Gerencia Nacional de Contratacin de servicios de salud y en la
seccional el rea de contratacin. La coordinacin Nacional de servicios farmacuticos y el rea encargada
en la seccional. La direccin jurdica Nacional y el rea jurdica de las seccionales, la Vicepresidencia
Financiera (Presupuesto) y las reas de presupuesto de las seccionales. La (s) persona (s) que haya sido
delegada como interventor del contrato, y el rea de cuentas por pagar. EL proceso de pago de la cuenta
y liquidacin depende del proceso de auditoria de cuentas mdicas, el cual ha sido documentado en el
manual de procesos del mismo nombre.

5 COMPETENCIA PARA LA CELEBRACIN DE CONTRATOS


Actualmente rige la Resolucin 0631 de 2003 la cual determina la competencia para la celebracin de
contratos de servicios de salud de la siguiente manera:
Vicepresidente de EPS: Hasta 3750 SMMLV.
Gerentes seccionales: Hasta 500 SMMLV
Gerentes de seccionales Cundinamarca y D.C., Antioquia, Atlntico y Valle: hasta 1000 SMMLV.

6 TIPOS CONTRACTUALES

6.1

LICITACIN O CONCURSO

Invitacin publica que hace le Instituto para que los interesados en la ejecucin de un determinado
contrato, en igualdad de condiciones, garantizadas en las estipulaciones del pliego, presenten sus ofertas,
y de las cules selecciona la mas favorable. Segn la ley 80 de 1993, en el pargrafo del articulo 30,

138

defina la licitacin como el procedimiento mediante el cual el Instituto formula pblicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y selecciones
entre ellas la mas favorable. EL concurso es un procedimiento anlogo al de la licitacin, mediante el
cual se selecciona al mejor contratista para el Instituto, no basado en criterios econmicos, sino en la
mejor actitud que pueda tener desde le punto de vista intelectual, artstico o tcnico, que se requiere por
la calidad de la obra o servicio a prestar. En la ley 80 de 1993, en el pargrafo del articulo 30, despus de
dar el concepto de licitacin expresa:Cuando el objeto del contrato consista en estudios o trabajos
tcnicos, intelectuales o especializados, el proceso de seleccin se llama concurso y se efectuar tambin
mediante invitacin publica.

6.2

CONTRATACIN DIRECTA.

Procedimiento por el cual, el Instituto busca al contratante de la misma manera que en el sector privado.
Aunque es un procedimiento breve, gil, en l deben observarse los principios

de la contratacin, en

especial, el de la seleccin objetiva del contratista, mediante la formulacin de los criterios o factores de
ponderacin de la propuesta, que alejen toda posibilidad de seleccin subjetiva o discrecional del
Instituto. En esta se permite en los eventos en que en principio el tramite licitario se obstaculice, ya sea
porque no haya ocurrencia de oferentes, por la dificultad en el objeto de contratacin que desestimula
dicha participacin, cuando se declara desierta una licitacin, cuando la cuanta del contrato se considera
nfima, por razones de seguridad, o la existencia de una urgencia que exige la contratacin inmediata.
La Ley 80 de 1993, en el literal a) del articulo 24, seala los eventos en los cuales se aplica el tramite de
la contratacin directa, resaltando la Urgencia Manifiesta y la declaratoria desierta de la licitacin. Las
dems causales como la menor cuanta del contrato, atendiendo al presupuesto del Instituto, calculado
sobre salarios mnimos, cuando se trate de contratos interadministrativos, de emprstito, arrendamiento
o adquisicin de inmuebles, la falta de pluralidad de ofertas, bienes y servicios, o por tratarse de servicios
requeridos para el desarrollo de actividades cientficas o tecnolgicas, tienen en principio una operacin
lgica, ya sea porque no amerite el prolongado tramite de la licitacin o porque la naturaleza del asunto o
la exigencia del servicio obliguen a adelantar un procedimiento ms breve. Casos en los que se permite la
contratacin directa:
Contratos celebrados para la prestacin de servicios de salud
Urgencia Manifiesta
Se da en circunstancias en que no se puede darse espera a la decisin de contratar, ni a la escogencia del
contratista bajo las reglas estudiadas. Son contrataciones destinadas a conjurar una catstrofe, una
calamidad, la paralizacin de un servicio publico esencial, etc. En este caso opera la contratacin directa
simple, siempre mediante resolucin motivando la necesidad de la contratacin. La resolucin deber
ser aprobada por la Direccin Jurdica Nacional o por las reas jurdicas en las seccionales y firmada por el
Presidente del Instituto, el vicepresidente de EPS o el gerente seccional segn corresponda. Por lo dems,

139

el proceso de contratacin opera dentro de la contratacin directa simple, y por lo tanto, es indispensable
contar con el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal.
Cuando se declare desierta la licitacin o concurso
Ser en aquellos casos en los cuales no pueda hacerse una seleccin objetiva del contratista por alguno
de los eventos anteriormente mencionados, la Ley autoriza la contratacin directa, con el animo de hacer
ms gil la contratacin que ha fracasado y que de nimo de repetirse el trmite, a lo mejor ya no seria la
oportunidad para su ejecucin.
Inexistencia de pluralidad de ofertas
Cuando no se presente propuesta alguna, o ninguna e ajuste a l pliego de condiciones o trminos de
referencia o en general, cuando falte voluntad de participacin, previstos en el literal h) del articulo 24 de
la Ley 80 de 1993, los cuales conducen a la declaratoria de desierta de la contratacin, es necesario
adelantar el tramite previsto en el numeral anterior en la declaratoria desierta de la contratacin. Esta
causal puede vincularse con la sealada en el literal j) del articulo 24 de la Ley 80 de 1993, es decir,
cuando existe pluralidad de oferentes.
Contratos de menor cuanta
El monto de la contratacin es lo que justifica la contratacin directa, pues cuando es mnima, los costos
de un tramite de licitacin pueden ser mas gravosos que el contrato mismo, sin embargo, dentro del
marco de la menor cuanta, mirado el presupuesto del Instituto, pueden resultar cifras que realmente
ameritan la licitacin publica y son los eventos en los cuales el Instituto segn su criterio debe
seleccionar. La menor cuanta la constituye el valor (porcentaje) en funcin del presupuesto anual del
instituto, expresada en salarios mnimos legales mensuales vigentes.

(Actualmente es el 10%).

Conformacin dinmica de la oferta


Es el esquema de escogencia que posee la entidad para contratar la mejor oferta, a travs de los varios
ofrecimientos que puede efectuar el oferente, en las fechas determinadas por el ente pblico, sobre
aquellos factores de escogencia susceptibles de variacin: Aspectos tcnicos y econmicos39. Actualmente
para la adquisicin de medicamentos se utiliza este esquema permitiendo que por medio de la subasta
electrnica cada interesado oferte su mejor precio en Internet.
Contratos interadministrativos
Actualmente el ISS celebra este tipo de contratos con las ESEs creadas a partir del decreto 1750 de Junio
de 2003 por el cual se escinde el Instituto de Seguros Sociales y se crean 7 Empresas Sociales del Estado.
El artculo 24 de este decreto indica: con el objeto de garantizar la continuidad en la prestacin del
servicio, el Instituto de Seguros Sociales contratar la prestacin de servicios de salud con las empresas
de que trata el presente decreto, de acuerdo con el portafolio de servicios que estn en capacidad de

39

Acuerdo 269 de 2003. Manual de contratacin administrativa para bienes, obras y servicios.

140

ofrecer y, por un trmino mximo de treinta y seis (36) meses, contados a partir de la vigencia del
mismo. El Gobierno Nacional reglamentar los porcentajes en que se deber efectuar la contratacin con
las ESES

7 SUBPROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA POR


CONVOCATORIA PBLICA
7.1

OBJETIVO

El objetivo general de este proceso es realizar la contratacin directa como un procedimiento reglado
excepcional para celebrar contratos de forma ms gil, pero preservando en todo caso el deber de
seleccin objetiva. La convocatoria se dirige a todos aquellos que pueden participar, para entre varios,
elegir la propuesta de mejores condiciones para la entidad.

7.2

ALCANCE

Todos los procesos de contratacin de servicios de salud. Se involucran todas las reas definidas en el
alcance del Proceso de contratacin de servicios de salud.

8 SUBPROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE


8.1

OBJETIVO

Rige el mismo principio de la contratacin directa por convocatoria en cuanto a la seleccin objetiva. Sin
embargo, este proceso es excepcional y se aplica en casos de nico proveedor o urgencia manifiesta.

8.2

ALCANCE

Dependiendo de las necesidades de la contratacin, podrn presentarse casos en los que slo existe un
oferente vlido para presentar propuesta de cumplimiento del objeto contractual y por su calidad nica y
exclusiva se invita para que presente su oferta.
particulares del oferente.

Este tipo de contratacin se basa en las calidades

Igualmente cuando se trate de urgencia manifiesta. (Ver seccin 6.2). Se

involucran todas las reas definidas en el alcance del Proceso de contratacin de servicios de salud.

141

9 PRESUPUESTO PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD


La contratacin de servicios de salud hace parte de la programacin de gastos de la EPS del ISS. La
estimacin del presupuesto anual para la EPS se determina con lo proyectado en el presupuesto de
ingresos (principalmente por UPC) y de gastos como sigue:
Gastos de Operacin Comercial40
Rubros del presupuesto de gastos mdico asistenciales:
I.

Medicamentos

II.

Compra de servicios de salud


1.

Compra de servicios de salud

2.

Compra de servicios de salud a la ESE

3. Conciliaciones compra de servicios


III.

Urgencias

IV.

Oxigeno

V.

Promocin y bienestar de la salud

VI.

Otros Gastos

Equipos mdico quirrgicos


rtesis y prtesis
Referencia de pacientes

10 VALOR DE LOS CONTRATOS


Las tarifas fijadas en el Manual de tarifas vigente son las mximas que la EPS-ISS puede pagar por una
actividad, intervencin, procedimiento o Conjunto de Atencin en Salud por Tarifa Integral, que se brinde
a sus afiliados a travs de los prestadores externos; en consecuencia, en los contratos, aceptaciones de
oferta y acuerdos de gestin, no se podr pactar la prestacin de servicios de salud a valores superiores a
los determinados en este Acuerdo. Cuando se ofrezcan servicios a tarifas inferiores, en las condiciones de
calidad y oportunidad requeridas por el Instituto, dicha oferta tendr prioridad sobre las dems ofertas
presentadas por IPS externas. La unidad de medida utilizada para la facturacin del suministro de oxigeno
en los servicios de internacin o ambulatorios es el metro cbico (M3). El Seguro Social reconocer el
valor del consumo por hora o fraccin igual o superior de treinta minutos. 41
Para el caso de los medicamentos el estudio de precios de mercado de los medicamentos tiene como
referencia los precios CISE de acuerdo con lo estipulado con el Decreto del Ministerio de Comercio,

40

Erogaciones en que incurre la entidad con el fin de adquirir o usufructuar bienes o servicios destinados a comercializarse, o la
compra de insumos para garantizar la produccin o la prestacin de un servicio

142

Industria y turismo valores unitarios de las se basan. Actualmente, la compra de medicamentos tiene
como premisa la utilizacin de la Subasta Electrnica en la conformacin dinmica de la oferta, con lo que
se permitir una seleccin objetiva de oferentes y adquisicin a los mejores precios del mercado. La
presentacin de propuestas econmicas se realizar ofreciendo el valor unitario por tem Y en las
unidades de medida farmacuticas (Tabletas-cpsulas-mililitros-gramos-UI-MUI- entre otros), el cual no
podr ser superior al establecido como mximo por el ISS (PRECIO TECHO) por tem.

11 SUBPROCESO DE INTERVENTORIA DE CONTRATOS


11.1 OBJETIVO
El proceso de Interventora de los contratos de servicios de salud, se realiza con el fin de supervisar,
controlar y vigilar las acciones del contratista para hacer cumplir las especificaciones tcnicas, las
actividades administrativas, legales y presupuestales establecidas en los contratos o convenios celebrados
por el Instituto, cuyo objeto sea la prestacin de servicios de salud.

11.2 OBJETIVOS ESPECFICOS


Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Verificar

que

para

el

contrato

se

hayan

cumplido

en

su

totalidad

los

requisitos

de

perfeccionamiento y legalizacin antes de la iniciar la ejecucin del mismo.


Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato y de los amparos de la
garanta nica.
Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista
Supervisar la ejecucin de los recursos entregados por la entidad al contratista para el desarrollo
del contrato
Con el exclusivo objeto de evitar la paralizacin o la afectacin grave de los servicios pblicos a su
cargo y asegurar la inmediata continua y adecuada prestacin, el interventor podr solicitar y
sugerir que quien ostenta la representacin de la entidad en el contrato que es objeto de su
interventora, en los casos en que no se logre acuerdo directo con el contratista, proceda a ejercer
las potestades unilaterales de interpretacin de los documentos contractuales y las estipulaciones
en estos convenidas, modificacin a lo contratado o, cuando las condiciones particulares de la
prestacin as lo exijan, sugerir la terminacin del contrato celebrado

41

Acuerdo 312 de 2004. Manual de Tarifas del ISS

143

11.3 ALCANCE
El proceso se dirige a las reas y funcionarios involucrados en la labor de Interventora de los contratos
de prestacin de servicios de salud. Los modelos que se describen (flujogramas y descripcin de
actividades) sirven de gua al interventor pero pese a la rigurosidad en su aplicacin, no elimina la sana
discrecionalidad de las relaciones que rigen el mundo de los acuerdos de voluntades, y en consecuencia
puede ser flexible de acuerdo a las circunstancias que se puedan presentar en el desarrollo de un
contrato, en los casos en que as lo admite la ley.

11.4 ASIGNACIN DEL INTERVENTOR.


El ordenador del gasto asigna la Interventora de contratos. As, corresponde al ordenador del gasto o a
quien este delegue esta facultad, designar al servidor pblico que ejercer las funciones de Interventora
dentro del contrato. En todo caso, no podr ejercer esta funcin un contratista, salvo cuando se trata de
contratos de obra pblica42, caso obviamente no aplicable a los servicios de salud.

11.5 FUNCIONES DEL INTEVENTOR


Para cumplir con los objetivos anteriormente sealados, el interventor deber:
Suscribir el acta de iniciacin de los contratos, para formalizar el inicio de las labores.
Suscribir el acta de cumplimiento de las obligaciones.
Comunicar al contratista las observaciones o las recomendaciones que estime oportunas para el
mejor cumplimiento del servicio.
Servir de enlace entre el contratista y el Seguro Social.
Avisar oportunamente a las reas correspondientes, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial
o total de obligaciones durante la ejecucin del contrato, para que se adopten las medidas
oportunas.
Elaborar el proyecto de la liquidacin definitiva a la terminacin del contrato dentro de los plazos
establecidos.

11.6 PARMETROS DE LA INTERVENTORA


El Interventor para el ejercicio efectivo de sus funciones deber ceirse a:
a. Trminos de Referencia o Pliego de Condiciones:
b. Propuesta: Adems de los documentos que acreditan la representacin legal (Certificado de
Existencia y Representacin expedido por la Cmara y Comercio correspondiente, Registro
nico Tributario, cdula de ciudadana, etc.), y facultades para contratar, adems de las

42

Resolucin 4671 de 2002. Art. 4

144

condiciones exigidas por la entidad (jurdicas, financieras y tcnicas) debe contener las
condiciones especficas del ofrecimiento, precio, descuentos y valores agregados que
considere pertinente para procurar la escogencia de su oferta43.
c. Contrato, adicin, modificaciones44.
d. Garanta nica: Respalda el cumplimiento de todas las obligaciones a cargo del contratista,
los amparos cubiertos dependen de lo que se determine en el contrato.
e. Actos Administrativos que se produzcan en el desarrollo del contrato: Mediante los cuales
se imponen multas, modificacin o interpretacin unilateral, etc.

12 SUBPROCESO : INCUMPLIMIENTOS E IMPOSICIN DE MULTAS


12.1 OBJETIVO GENERAL
El subproceso de Incumplimiento e Imposicin de Multas, se realiza con el fin de determinar y verificar
incumplimientos por parte de los contratistas en las condiciones del contrato, busca definir las acciones a
seguir cuando se presenten incumplimientos parciales o totales del objeto contractual, para proceder a
sancionar o no, a travs de multas y, as apremiar a stos para procurar el cumplimiento oportuno y
eficiente de los contratos de servicios de salud.

12.2 ALCANCE
Se aplicar este subproceso cuando el interventor del contrato, apoyado por las reas involucradas en la
interventora,

detecte cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de obligaciones durante la

ejecucin del contrato, para que se adopten las medidas necesarias.

12.3 CAUSALES DE INCUMPLIMIENTO.


Las causales de incumplimiento de contratos de servicios de salud pueden incluir:
Incumplimiento en las actividades a desarrollar
Incumplimiento en los requisitos de calidad de los prestadores de servicios de salud. (disposicin de
equipos, materiales y personal)
Incumplimiento en los plazos de entrega (de medicamentos o suministros)
Incumplimiento en las garantas
Incumplimiento en la presentacin de informes
Incumplimiento en las especificaciones tcnicas de productos (medicamentos suministros)

43
44

Resolucin 4671 de 2002. Art. 5. Num 3


Resolucin 4671 de 2002.

145

13 SUBPROCESO DE SEGUIMIENTO AL PRESUPUESTO ASIGNADO


PARA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD

13.1 OBJETIVO GENERAL


Es fin principal de este subproceso permitir el seguimiento de los montos asignados para la atencin en
salud en las seccionales y en consecuencia el comportamiento del presupuesto en la EPS, de tal forma
que se permita la toma de decisiones en cuanto a presupuesto, especialidades a contratar, medicamentos
a adquirir en periodos definidos.

13.2 OBJETIVOS ESPECFICOS


Fortalecer las herramientas de anlisis que permiten realizar el plan de contratacin de servicios de
salud.
Llevar un control detallado acerca del estado del los contratos seccionales y Nacionales, que permita
definir porcentajes de ejecucin, montos a liquidar, montos de adiciones etc.
Por medio de indicadores de gestin, medir el desempeo de la seccional en el tema de contratacin.

13.3 ALCANCE
Se dirige principalmente a las reas de contratacin de las seccionales y a la Gerencia Nacional de
contratacin de servicios de salud. El producto de este subproceso es la informacin suficiente, necesaria
y de calidad para la toma de decisiones sobre la ejecucin de los contratos, la contratacin para la
siguiente vigencia y utilizacin de recursos por saldos liberados.

14 MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS


14.1 ADICIONES Y PRORROGAS
Las modificaciones y aclaraciones, deben hacerse durante el trmino del contrato y tienen por objeto
corregir errores, hacer aclaraciones o llenar vacos del contrato principal, en ningn caso podr
modificarse el objeto del mismo.
Es normal que dentro de la ejecucin de un contrato deban celebrarse contratos adicionales a este, con la
finalidad de lograr la ejecucin completa e idnea del objeto convenido, adicionando mayores cantidades
de obra a las previstas inicialmente, o estipulando la denominada obra extra del

contrato, que

corresponde a la inclusin de elementos no previstos en los pliegos, ni en el contrato, ni en los

146

documentos anexos a estos, como si ocurre con la mano de obra adicional, pero que hace parte de la obra
completa, necesarias para su adecuada y satisfactoria culminacin. En este manual se hablar sobre la
adicin al plazo (prrroga), a la cuanta.

Segn la naturaleza del objeto

contratado. La Ley 80 de

1993, solo hace referencia a las adiciones del contrato en el pargrafo del articulo 40 en los siguientes
trminos: los contratos no podrn adicionarse en mas del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial,
expresado este en salarios mnimos legales mensuales (SMMLV). En consecuencia, la sumatoria de las
adiciones podr superar el 50% del valor inicial. El valor mximo en que se puede adicionar el contrato
en SMMLV corresponde a:
VMximo (SMMLV) =

Valor inicial (SMMLV) / 2

Ambos casos, adicin y/o prorroga se debern justificar y soportar previamente. El interventor del
contrato deber emitir el correspondiente concepto o acta de justificacin con los soportes brindados por
las reas involucradas determinando la necesidad de la adicin o prrroga.

En cualquiera de las dos

situaciones, se debern requerir las plizas correspondientes por parte del contratista que cubran las
nuevas cuantas o plazos, las que debern ser aprobadas por la oficina jurdica correspondiente (Direccin
jurdica Nacional o rea jurdica de las seccionales).

15 ARCHIVO DE LOS CONTRATOS


Los contratos de servicios de salud debern ser archivados as:
Cuando el contrato ha sido suscrito por el Presidente del ISS: Archiva la direccin jurdica Nacional
Cuando el contrato ha sido suscrito por el Vicepresidente de la EPS: Archiva el grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de EPS
Cuando el contrato ha sido suscrito por la seccional, archiva el rea de contratacin de cada seccional.
Cada carpeta de los contratos deber contener la siguiente informacin:
Minuta del contrato
Acta de Iniciacin
Plizas con los correspondientes sellos de aprobacin
Consignacin de la publicacin diario oficial- diario nico de contratacin pblica duc
Certificado de disponibilidad presupuestal

Registro presupuestal
Certificado de pago de impuesto de timbre
Informes peridicos de las reas evaluadoras
En caso de adiciones el CDP y registro presupuestal correspondiente
En caso de incumplimientos la resolucin de la multa si es el caso.

147

En general, todo lo que tenga que ver con la ejecucin del contrato (incumplimientos,
requerimientos al contratista entre otros.)

16 TERMINACION DE CONTRATOS
Se define como la situacin jurdica de las partes del contrato en la que se establece su mutua liberacin
obligacional, bien porque hayan quedado cumplidas las obligaciones en forma satisfactoria, o bien porque
hayan quedado obligaciones pendientes, pero que partir de ese momento ninguna de ellas est con el
deber de cumplir ninguna prestacin original relativa al objeto del contrato frente a la otra. S se termino
el contrato y no concluyeron las obras, o no se prest la totalidad del servicio y no se terminaron las
obras , o no se presto la totalidad del servicio o no se efectu todo el suministro, solo queda la
responsabilidad del contratista de pagar los prejuicios que se concretarn en el monto de la clusula
penal, o mediante el ejercicio de la Accin Contractual por parte del Estado, si considera que ellos son
superiores.

17 LIQUIDACIN DEL CONTRATO


Con entrada en vigencia de la Ley 446 de 1998, se pude hablar de tres modalidades para la liquidacin de
contratos.

17.1 LIQUIDACIN VOLUNTARIA


La liquidacin por mutuo acuerdo, en colaboracin armnica para dejarse mutuamente a paz y salvo,
permite a las partes contratantes ajustar las obligaciones pendientes de reconocimiento entre ellas, pues
el acta contentiva del acuerdo es un vehculo apto para conciliar diferencias existentes, para transigirlas,
evitando pleitos futuros, toda vez que en este momento, el Instituto puede reconocer obras ejecutadas y
no pagadas, hacer compensaciones por extra costos, hacer reconocimientos, con las cuales las partes
ajusten y mantengan equilibrio econmico del contrato.

17.2 LIQUIDACIN UNILATERAL


Se presenta cuando, intentada por la Administracin la liquidacin voluntaria, el contratista se niega a
suscribirla. Esta liquidacin unilateral o puede hacerse dentro del plazo inicial previsto por las partes o
puede hacerse dentro del plazo inicial previsto por las partes o dentro del termino de cuatro meses que
establece la Ley 80 de 1993, pero si vence el plazo para liquidar el contrato, el Instituto cuenta con un
termino de dos meses a partir del vencimiento anterior para proceder a hacer la liquidacin unilateral,

148

plazo que trajo la ley 446 de 1998, al modificar el articulo 136 del C.C.A. y que surgi para llenar el
supuesto vaci legislativo que encontraron algunos al considerar que despus del vencimiento del plazo
para liquidar, la Administracin perda competencia para hacerlo.

17.3 LIQUIDACIN JUDICIAL DEL CONTRATO


Esta figura es trada por la reforma que introdujo la Ley 446 de 1998, la cual si bien constituye una
innovacin, deja un vaco importante en su regulacin, pues hace que la sola pretensin de liquidacin
judicial del contrato conduzca a la indicacin de un proceso ordinario, ya que no previ un tramite
especial para ellos, lo que en el fondo lo hace inoperante. De acuerdo a la Ley citada, el contratista, nico
legitimado para ello, puede presentar demanda de liquidacin judicial del contrato, cuando el Instituto
deja pasar el termino adicional de dos meses que se le confiere para hacer la liquidacin unilateral del
contrato, debido a que no logr la misma en el plazo acordado en el contrato o en el de cuatro meses por
la ley, sin que haya proferido el respectivo acto.

El acuerdo 269 de 2003 determina:


De conformidad con lo establecido en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con el
artculo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1.998 Los contratos de tracto sucesivo cuya
ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los dems que lo requieran, sern objeto de
liquidacin de comn acuerdo con las partes contratantes, procedimiento que se efectuar dentro del
trmino fijado en el pliego de condiciones o trminos de referencia o, en su defecto, a ms tardar antes
del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin del contrato o a la expedicin del acto
administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
A su turno,

se proceder a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del SEGURO SOCIAL,

mediante resolucin motivada, susceptible del recurso de reposicin,

cuando el contratista no se

presente a la liquidacin por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso sobre el
contenido de la misma. El trmino para la liquidacin unilateral, se sujeta a lo dispuesto en el
artculo 44, arriba citado: En los que requieran de liquidacin y sta sea efectuada
unilateralmente por la administracin, a ms tardar dentro de los dos (2) aos, contados desde
la ejecutoria del acto que la apruebe. Si la administracin no lo liquidare durante los dos (2)
meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del
establecido por la ley, el interesado podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en
sede judicial a ms tardar dentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la
obligacin de liquidar;...
En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacin del mismo, con
base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo contractual. Es por esto, que el
interventor es el funcionario que debe realizar toda la inspeccin y vigilancia del contrato estatal, para lo
cual deber presentar informe final ya tratado en precedencia, anexo al acta de liquidacin, la cual deber

149

contener: el objeto del contrato, el plazo de ejecucin del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el da de
aprobacin de la garanta nica, los datos de las adiciones, la informacin relacionadas con las prrrogas,
el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o bienes recibidos.
EL interventor del contrato debe contar con la siguiente informacin para realizar la liquidacin:
1.

El contrato y sus antecedentes

2.

Acta de iniciacin

3.

Informes de las reas tcnicas evaluadoras

4.

Informe final de Interventora

5.

Estado de cuenta del contrato suministrado por cuentas por pagar o rea de cuentas indicando
posibles objeciones y/o glosas, valores pagados o saldos sin ejecutar.

6. En los casos en los que se hayan realizado adiciones o prorrogas, el CDP y RP correspondiente.
7.

Certificado del Revisor Fiscal del CONTRATISTA, sobre el cumplimiento de las obligaciones de
seguridad social y parafiscales de que trata el artculo 50 de la Ley 789 de 2002.

150

CAPITULO II. DESCRIPCIN GENERAL DEL


PROCESO CONTRATACIN DE SERVICIOS
DE SALUD.

151

1. RESEA GENERAL DEL PROCESO


El proceso de Contratacin de Servicios de Salud y sus subprocesos se enmarcan dentro del Macroproceso
de Administracin del Siniestro, que concierne a la gestin encaminada a la vigilancia, supervisin y
control de la ejecucin de los contratos de prestacin de servicios de Salud, suscritos por el Instituto.
Los subprocesos que hacen parte del Proceso de Contratacin de Servicios de Salud y que se incluyen en
este manual son:
Subproceso de Contratacin directa por convocatoria pblica
Subproceso de Contratacin Directa Simple por invitacin
Subproceso de Interventora de Contratos
Subproceso de Incumplimiento e Imposicin de Multas.
Subproceso de Seguimiento al presupuesto asignado para la contratacin de servicios de salud
Cada subproceso se presenta en detalle en 5 formatos:
Los formatos son: Identificacin, marco normativo, Flujograma, descripcin de actividades y mapa de
riesgos.

1.1 IDENTIFICACIN DE PROCESOS.


Identifica el Proceso y sus subprocesos, y el Macroproceso al cual pertenecen. Muestra quines son los
clientes de cada subproceso y el producto o resultado que se busca obtener con cada subproceso.

1.2 MARCO NORMATIVO.


El Marco Normativo recoge las normas internas y externas (Convenios Internacionales, Tratados,
Constitucin Nacional, leyes, Decretos, Resoluciones, Acuerdos, Directivas, Circulares internas y Externas)
que enmarcan cada subproceso y afectan o dan lineamientos a las actividades, productos, insumos o
resultados del mismo. Se incluye adicionalmente la fuente y fecha de la norma.

1.3 FLUJOGRAMA
El Flujograma elaborado para cada subproceso permite visualizar la secuencia o desarrollo del proceso y
los responsables directos de cada actividad. (Ver Captulo 1: Generalidades, numeral 1.4: Simbologa
utilizada).

1.4 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES


En esta seccin se describe detalladamente el proceso haciendo referencia a los siguientes aspectos:

152

No: Consecutivo de actividades que debe coincidir con la numeracin usada en el Flujograma.
Actividad: Se relacionan una a una de manera secuencial las actividades necesarias para llevar a cabo el
proceso. Responde a la pregunta QU?.
Ejecutor: Indica el cargo o rea encargada de realizar la actividad o tareas.
Tarea: Describe detalladamente las acciones puntuales para completar la actividad. Responde a la
pregunta CMO?.
C: Controles: En esta columna se indica si la actividad es o implica algn tipo de control (preventivo,
correctivo y detectivo).
Dnde: rea, dependencia, seccin, grupo o lugar especfico en donde se realiza la actividad.
Insumos: Columna que relaciona todos los elementos necesarios para llevar a cabo la actividad o tareas
(especficamente en trminos de informacin).
Productos/ Resultados de la actividad: El producto es aquello tangible que resulta de la transformacin de
los insumos, por ejemplo: Informes, listados, registros, etc. Resultado es lo que se obtiene de la
realizacin de la actividad y es la respuesta a la necesidad del cliente, es decir, es el cumplimiento del
objetivo para el cual se realiz la actividad. No necesariamente todas las actividades tienen un producto,
pero todas si tienen un resultado.
VA: Valor agregado: Se identifica con una equis (X) las actividades que agregan valor.
Observaciones: Incluye aspectos que pueden profundizar en el desarrollo de la tarea, excepciones, casos
especiales, trminos o plazos.

1.5 MAPA DE RIESGOS


El mapa de riesgos permite definir acciones para evitar, mitigar, reducir o trasladar el riesgo que pueda
afectar el proceso. Incluye:
Riesgo: Todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso, que reduce la eficiencia, aumenta
el costo y amenaza la consecucin de los objetivos con los atributos y estndares previamente
establecidos.
Causa: Razones por las cuales se presenta el riesgo.
Probabilidad: En esta casilla se evala la posibilidad de ocurrencia que tiene cada riesgo, calificndola
como alta, media y baja.
Consecuencias: Efectos producidos como consecuencia del riesgo y se corresponde cualitativamente con
la calificacin del IMPACTO.
Impacto: En esta casilla se evala la gravedad de que se presente cada riesgo, calificndolo como alto,
medio y bajo.
Nivel de riesgo: En esta casilla se evala el nivel de riesgo promediando la probabilidad ms el impacto,
calificndolo como alto, medio o bajo.
Controles existentes: Se relacionan las acciones existentes en el Instituto, tendientes a reducir tanto la
probabilidad de que ocurra el riesgo como el impacto del mismo.
Tipo de control: Se especifica si los controles existentes en el Instituto son preventivos
correctivos (despus).

153

(antes) o

Acciones de mitigacin: Se relacionan las acciones tendientes a reducir tanto la probabilidad de que
ocurra el riesgo como el impacto del mismo.

154

CAPITULO III. SUBPROCESO DE


CONTRATACIN DIRECTA POR
CONVOCATORIA PBLICA.

155

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa simple

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de servicios de


salud a travs del seguimiento asesora y
CAA, ISS
apoyo de contratacin de servicios de
salud y medicamentos en sus etapas
precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del mismo
con las ESEs (Empresas Sociales del
Estado), cumpliendo as con la
obligatoriedad de contratar con ellas
durante tres (3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de Junio 26
de 2003, as como con otras empresas
pblicas de salud, para los casos de
proveedor nico o urgencia manifiesta.
Verificar que para el contrato se hayan
cumplido en su totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin antes de
iniciar la ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del
contrato.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de
salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa por
convocatoria pblica

Contratista: ESE, Garantizar la prestacin de servicios


de salud a travs del seguimiento
IPS, CAA, ISS
asesora y apoyo de contratacin de
servicios de salud y medicamentos
en sus etapas precontractual,
contractual y post-contractual hasta
la liquidacin del mismo con las IPS,
para los casos de los contratos cuyo
objeto es la prestacin de servicios
de salud no cubiertos por las ESEs
creadas por el Decreto 1750 de Junio
26 de 2003, asegurando as la
prestacin de servicios de salud.
Verificar que para el contrato se
hayan cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y
legalizacin antes de iniciar la
ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del
contrato.

156

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Interventora de contratos

Vicepresidencia de Verificacin del cumplimiento de las


EPS
condiciones del contrato. Evaluacin
sistmatica de los contratos para la toma
de decisiones.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso de seguimiento a la
asignacin presupuestal para la
contratacin de servicios de salud.

Usuario afiliado a ISS Proporcionar el soporte financiero a travs


(cotizante y su
de la asignacin y seguimiento
familia)
presupuestal (resolucin o CDPs), para
atender las necesidades de contratacin
de servicios de salud: Atencin en salud y
medicamentos, garantizando un ptimo
servicio a los usuarios de la EPS del
Instituto de Seguros Sociales.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Incumplimiento e Imposicin de Multas

ANEXOS:

157

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

Vicepresidencia de Establecer las acciones necesarias para


EPS - ISS
garantizar la reparacin y cumplimiento y
en el caso necesario la imposicin de la
multa correspondiente cuando se detecten
incumplimientos de los contratistas

Formato 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO
FUENTE JURDICA DEL PROCESO
(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".
Estatuto General de contratacin de la
Administracin Pblica

Decreto 115 de 1996 (15 de enero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional
Marzo 4 de 2005
PROCESOS POR MODALIDADES DE CONTRATACIN
DESCRIPCIN

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal: Por la cual se expide el Estatuto


General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.
Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.
Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, perfeccionamiento del contrato y la
urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias
Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin
de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).
Artculo 1: Campo de aplicacin
Artculo 2-11: Sistema presupuestal y sus principios.
Artculo 12-19: Del presupuesto y responsabilidad.
Artculo 20-28: Ejecucin del presupuesto.
Artculo 29-30: Plantas de personal.
Artculo 31: Disposiciones varias.

158

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Ley 446 de 1998 (julio 7): Fuente


Jurdica"Congreso de la Repblica".

Liquidacin de contratos.

Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y


se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999: "Modifica
aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de trminos
de referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la contratacin por
medios electrnicos".
Transparencia en la actividad contractual
Art. 1. De los trminos de referencia.
Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.
Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin directa.

Actividad contractual.

Decreto 855 de 1994 (abril 28): Fuente


"Presidencia de la Repblica".
Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente
jurdica "Presidencia de la Repblica".

ANEXOS

En el articulo 44 numeral 10 literal d) menciona que los contratos de tracto


sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser
objeto de terminacin o liquidacin de comn acuerdo entre las partes,
procedimiento que deber realizarse dentro del trmino de pliego de condiciones
o trminos de referencia o a ms tardar a cuatro meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la exposicin de la acto administrativo que ordene la terminacin
o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas


Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-2, Escisin de clnicas y centros de atencin del ISS y creacin de las
Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-5, Objeto, funciones generales y sede.
Art. 6-13, Estructura, rganos de direccin y administracin de las Empresas
Sociales del Estado, conformacin, funciones y actos de la Junta Directiva,
designacin del Gerente General y sus funciones.
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 16-19, Regimen de Personal
Art. 20-22, Conformacin del patrimonio.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.
Art. 1-3. Objeto, objetivos y funciones del interventor.
Resolucin 4671 de 2002. Manual de
Interventora del Seguro Social (Noviembre Art. 5-8. Parmetros de Interventora, Informes, prohibiciones responsabilidades y
25): Fuente Jurdica "Presidencia del ISS". sanciones.
Ley 446 de 1998 "Trminos de referencia
de la contratacin pblica" (Julio 7):
Fuente Jurdica "Congreso de la
Repblica".

Designa las reglas y procedimientos de liquidacin definitiva a la terminacin de


los contratos dentro de los plazos establecidos o cuando el cumplimiento de la
ejecucin de los mismos se prolongue.

159

Articulo 44 numeral
10 literal d) de la ley
446 de 1998. En
concordancia con los
artculos 60 y 61 de
la ley 80 de 1993.

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Por medio de la cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el


pargrafo 3o. del artculo 41 de la Ley 80 de 1993. Dispone que los contratos
debern publicarse en el Diario nico de Contratacin Pblica, o en su defecto en
la Gaceta Oficial y el derecho de cualquier ciudadano de conocerlos.
Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):
Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.
Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
'Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
de Seguros Sociales"
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
Acuerdo 269 de 2003. Manual de
mbito de aplicacin y fines de contratacin. Capacidad de entes pblicos para
contratacin Administrativa para bienes,
contratar.
obras y servicios, (Marzo 13): Fuente
Sujetos de contratacin. (Incapacidades e inhabilidades)
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de Inhabilidades e incompatibilidad sobreviniente.
Seguros Sociales".
Competencia para celebrar los contratos.
Registro de proponentes. Participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Licitacin Pblica. Contratacin Directa, declaratoria de Desierta.
Contenido contrato Estatal. Perfeccionamiento y legalizacin del contrato
administrativo. Ejecucin y liquidacin del contrato Estatal.
Decreto 327 de 2002 (28 de Febrero):
Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Resolucin 1449 de 1996 (Marzo 20):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales".
Resolucin 2640 de 2004 (Diciembre 24):
Fuente Jurdica "Presidencia del ISS".
Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5):
Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Reglamentacin interna, referente al Manual de Contratacin de servicios de salud


del ISS.
Referente al "Manual de Procesos de Interventora de Contratos de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.del ISS"
Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y
Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
Libro I. Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan
Obligatorio de Salud
Captulo I. Disposiciones Generales.
Captulo II. Definiciones y contenidos de las actividades, intervenciones y
procedimientos contemplados en el Plan Obligatorio de Salud
Captulo III. Servicios con internacin estancias, servicios profesionales derechos
de sala, materiales, suministros y equipos
Libro II. <Plan Obligatorio de Salud, POS>
Captulo I. Plan Obligatorio de Salud POS - Niveles de Complejidad

Resolucin 2816 de 1998 (Julio 31):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Modific en sus artculos 1 y 2 la Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5), sobre el


Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de
Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
160

ANEXOS

Artculo 2o. de la Ley


80 de 1993

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Decreto 2309 de 2002 (Octubre 15):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin


de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia.

Resolucin 3384 de 2000 (Diciembre 29):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se Modifican Parcialmente las Resoluciones 412 y 1745 de 2000 y se


deroga la Resolucin 1078 de 2000.

Ttulo I. Disposiciones Generales


Ttulo II. Organizacin del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la
atencin de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Ttulo III. Del Sistema de Habilitacin.
Ttulo IV. De los Procesos de Auditora para el mejoramiento de la Calidad de la
Atencin de Salud.
Ttulo V. Del Sistema nico de Acreditacin.
Ttulo VI. Del Sistema de Informacin para la Calidad.
Ttulo VII. Disposiciones Transitorias.
Acuerdo 228 de 2002 : Fuente Jurdica
Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos
"Ministerio de Salud y Consejo Nacional de del Plan Obligatorio de Salud y se dictan otras disposiciones
Seguridad Social en Salud"
Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
Acuerdo 282 de 2004 (Diciembre 22 ) :
Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin de Salud de los regmenes contributivo y subsidiado para el ao 2005 y se dictan
otras disposiciones: Se actualiza el Acuerdo 228 de 2002 y se incluyen otros
Social y Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud"
medicamentos POS.
Acuerdo 254 de 2003 (Diciembre 22):
Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin de Salud de los Regmenes Contributivo y Subsidiado para el ao 2004 y se dictan
Social y Consejo Nacional de Seguridad
otras disposiciones: Incluir en el Plan Obligatorio de Salud del Rgimen
Por el cual se establece el obligatorio cumplimiento de las actividades,
Acuerdo 117 de 1998 (Diciembre 29):
procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la atencin de
Fuente Jurdica "Ministerio de Salud y
enfermedades de inters en salud pblica
Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud"
Resolucin 412 de 2000 (Febrero 25):
Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de
Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"
demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas tcnicas y
guas de atencin para el desarrollo de las acciones de proteccin especfica y
deteccin temprana y la atencin de enfermedades de inters en salud pblica
definidas mediante Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud., a cargo de las Entidades Promotoras de Salud Entidades Adaptadas y
Administradoras del Rgimen Subsidiado. Igualmente se establecen los
lineamientos para la programacin, evaluacin y seguimiento de las actividades
establecidas en las normas tcnicas que deben desarrollar estas entidades.

Acuerdo 312 de 2004 (Febrero 24): Fuente Referente al "Manual de tarifas del ISS".
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

161

ANEXOS

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES


INFORMACIN
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA

DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

Inicio

Realizar estudios previos y justificacin del


contrato

Solicitar el CDP (Certificado de Disponibilidad


Presupuestal)

Emitir CDP

Recibir CDP

Coordinar elaboracin de los Trminos de


Referencia

Elaborar parmetros jurdicos de los Trminos de


Referencia

Elaborar parmetros financieros de los Trminos


7 de Referencia

Elaborar parmetros tcnicos de los Trminos de


Referencia

Consolidar documento Inicial de Trminos de


Referencia

10

Revisar el documento final de Trminos de


Referencia

11

Publicar en Pgina Web el Proyecto Trminos de


Referencia
2/4

162

CDIGOS

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

Interventor
del Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

1/4

13

Ejecutar la "Apertura de la Convocatoria"

14

Recibir observaciones de los trminos de


referencia y dar respuesta

15

Recibir Ofertas
SI
Se declar desierta la convocatoria?

16

Cerrar la Convocatoria

17

Revisar ofertas y enviar a reas evaluadoras

18

Realizar la evaluacin financiera de la oferta

19

Realizar la evaluacin tcnica de la oferta de


servicios de salud

20

Realizar la evaluacin de la oferta de


medicamentos

21

Realizar la revisin de la parte General y Jurdica


de las ofertas

22

Consolidar las evaluaciones de las ofertas

23

Publicar en la Pagina Web las Evaluaciones de la


Oferta

25

Recibir observaciones a las evaluaciones de la


oferta

NO

3/4

163

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

Interventor
del Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

2/4

26

Consolidar respuestas a las observaciones de las


evaluaciones

27

Realizar la adjudicacin del Contrato

28 Publicar en la pgina web el Acto de Adjudicacin

29

Notificar al contratista

30

Elaborar y suscribir la Minuta del Contrato

31

Asignar nmero consecutivo al Contrato

32 Realizar el correspondiente registro presupuestal

33 Aprobar las Garantas establecidas en el contrato

34

Elaborar Acta de Iniciacin del Contrato

35

Realizar Ejecucin, Interventora y Seguimiento del


Contrato

Fin
Nota: En la actividad No 1: "Realizar estudios previos y justificacin del contrato", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos.El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 2: "Solicitar el CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos.
En la actividad No 4: "Recibir CDP", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada
seccional.
En la actividad No 5: "Coordinar elaboracin de los Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 6: "Elaborar parmetros jurdicos de los Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional, y si no existe, el abogado de c
En la actividad No 7: "Elaborar parmetros financieros de los Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento Financiero de cada seccional.
En la actividad No 8: "Elaborar parmetros tcnicos de los Trminos de Referencia", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. Las reas que intervienen en las seccionales son el Departamento de Contratacin y el Departamento de Calidad de cada seccional.
En la actividad No 9: "Consolidar documento Inicial de Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 10: "Revisar el documento final de Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional, y si no existe, el abogado de
d
i
l

164

Interventor
del Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

La actividad No 11: "Publicar en Pgina Web el Proyecto Trminos de Referencia", no es llevada a cabo por las seccionales. En las seccionales se usa la figura de "Convocatoria Cerrada", que
consiste en enviar a travs de correo, el proyecto "Trminos de Referencia" a los posibles oferentes, invitndolos a participar en la convocatoria. Los oferentes son escogidos de una base de
datos que posee cada seccional y el rea encargada de invitar a los posibles oferentes es la Direccin Jurdica de cada seccional, y si no existe, el abogado de cada seccional.
En la actividad No 13: "Ejecutar la "Apertura de la Convocatoria", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional. Si la convocatoria es de nivel
central o excede el monto (3.000 SMLV), la Resolucin de Apertura la elabora directamente el Nivel Central (Direccin Jurdica Nacional) y firma el Presidente del ISS, y hay otros casos donde el
Nivel Central controla la convocatoria y elabora la Apertura de la misma.
En la actividad No 14: "Recibir observaciones de los trminos de referencia y dar respuesta", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 15: "Recibir Ofertas", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 16: "Cerrar la Convocatoria", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 17: "Revisar ofertas y enviar a reas evaluadoras", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 18: "Realizar la evaluacin financiera de la oferta", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento Financiero de cada seccional.
En la actividad No 19: "Realizar la evaluacin tcnica de la oferta de servicios de salud", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Calidad de cada seccional.
En la actividad No 20: "Realizar la evaluacin de la oferta de medicamentos", el rea que interviene en las seccionales es el rea de Servicios Farmacuticos de cada seccional y si no existe, el
Qumico o quien haga sus veces.
En la actividad No 22: "Consolidar las evaluaciones de las ofertas", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
La actividad No 23: "Publicar en la Pagina Web las Evaluaciones de la Oferta", no es llevada a cabo por las seccionales. En las seccionales se se envan directamente a travs de correo, las
evaluaciones de la oferta a los posibles oferentes. El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 25: "Recibir observaciones a las evaluaciones de la oferta", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 26: "Consolidar respuestas a las observaciones de las evaluaciones", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 27: "Realizar la adjudicacin del Contrato", la Presidencia del ISS o Vicepresidencia de EPS la realizan, cuando se encuentren delegadas para el efecto. El rea que interviene en
las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
La actividad No 28: "Publicar en la pgina web el Acto de Adjudicacin", no es llevada a cabo por las seccionales.
En la actividad No 29: "Notificar al contratista", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 30: "Elaborar y suscribir la Minuta del Contrato", las minutas que deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden elaborarr en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud - Asesor Jurdico-, previa revisn de la minuta por Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden ser directamente elaborados y aprobados por sta ltima. El rea que
interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional y si no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 31: "Asignar nmero consecutivo al Contrato", cuando es contrato suscrito por la Vicepresidencia de EPS, es el Grupo Jurdico de la Vicepresidencia de EPS quien asigna el
nmero consecutivo al contrato. El rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional y si no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 32: "Realizar el correspondiente registro presupuestal", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Presupuesto de cada seccional.
En la actividad No 33: "Aprobar las Garantas establecidas en el contrato", el rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional y si no existe, el abogado de la
seccional

165

Interventor
del Contrato

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Fecha:
Marzo de 2004
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No.

Actividad

FASE PRE - CONTRACTUAL


Realizar estudios previos y
justificacin del contrato

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA
Ejecutor
Gerente
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud/
Coordinador
Nacional de
servicios
Farmaceticos.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

Tarea

1. Una vez realizados los estudios tcnicos, plasmar p


documento que contenga los siguientes requisitos:
- Definicin de la necesidad
- Objeto y condiciones del contrato
- Indicaciones del posible contratista
- Soporte tcnico y econmico estimado del posible
contrato
- Forma de pago
- Beneficios esperados por el Instituto de Seguros
Sociales

donde
*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

Insumos

Producto y/o
Resultado

VA

Justificacin del
Plan de Salud;
Contrato
Presupuesto de
Ingresos y Gastos
de las Unidades de
Actividades de
Salud

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin:
Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /
NOTA: En los insumos, al mencionar
el documento "Presupuesto de
Ingresos y Gastos de las Unidades de
Actividades de Salud", al decir
Unidades estamos refirindonos a las
unidades de negocio del ISS, que
corresponden a: Pensiones,
Proteccin del riesgo laboral y Salud,
que es la que nos compete.

1.

Solicitar el CDP (Certificado de


Disponibilidad Presupuestal)

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos

1. Elaborar proyecto de solicitud del CDP


p
2. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero con consecutivo de correspondencia, que
se separe el monto para el contrato al
Departamento Nacional de Presupuesto.
3. Remitir la solicitud al Departamento Nacional de
Presupuesto con consecutivo de correspondencia.

2.

Vicepresidencia de
EPS
*Gerencia Nacional
de Contratacin

Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Solicitud del CDP

Para los medicamentos se realizan las


mismas tareas, pero las 1 y 2, son
llevadas a cabo directamente en la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos.

*Gerencia Nacional de Contratacin:


Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos
Los perfiles del profesional de la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud y del profesional
de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de
presupuesto.

166

No.

Actividad
Emitir CDP

Ejecutor

Coordinar elaboracin de los


Trminos de Referencia

donde

p
1. Emitir CDP.
2. Enviar CDP con memorando del Departamento
Nacional de Presupuesto a Grupo Administrativo y
Financiero de la Vicepresidencia de EPS.
3. Enviar CDP con memorando a Presupuesto de las
seccionales a travs de correo interno (lotus).

Vicepresidencia
Financiera

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

1. Recibir el CDP original con firma de recibido de


p
la copia, en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.
2. Guardar original en la carpeta del contrato.

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Asesor Jurdico
de Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

1. Coordinar con las dependencias respectivas, la


informacin de las condiciones tcnicas y
financieras que se solicitarn a los oferentes. El
asesor jurdico de la Gerencia Nacional de
Contratacin se encargar de elaborar las
condiciones y parmetros jurdicos.

Departamento
Nacional de
Presupuesto

Recibir CDP

Tarea

Solicitud del CDP


Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Producto y/o
Resultado
CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

Solicitud del CDP


Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

Insumos

VA

Observaciones

*Gerencia Nacional de Contratacin:


Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /

Para los medicamentos se realizan las


mismas tareas, pero son llevadas a
cabo directamente en la Coordinacin
Nacional de Servicios Farmacuticos.
Los perfiles del profesional de la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud y del profesional
de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de
presupuesto.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

NOTA: En el caso de las seccionales ser la


Direccin Jurdica de cada seccional quien se
encargue de elaborar las condiciones y parmetros
jurdicos.

167

Justificacin del
Contrato
CDP
Condiciones
Tcnicas de la
necesidad
Condiciones
Financieras.

Proyecto de
Trminos de
Referencia

La elaboracin y envo de las


condiciones estn a cargo de:
.- Tcnicas: En contratos de servicios
de salud por los mdicos de la
Gerencia Nacional de Contratacin y,
si son medicamentos por la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos.
.- Financieras: Vicepresidencia
Financiera
.- Jurdicas: Asesor Jurdico de la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.

No.

Actividad

Ejecutor

Elaborar parmetros jurdicos de


los Trminos de Referencia

Asesor jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Direccin
Jurdica de cada
seccional

Elaborar parmetros financieros de Vicepresidencia


los Trminos de Referencia
Financiera
Departamento
Financiero de
cada seccional

Elaborar parmetros tcnicos de


los Trminos de Referencia

Gerente
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud/
Coordinador
Nacional de
servicios
Farmaceticos.
Gerencia
Nacional de
Calidad
Departamento
de Calidad de
cada seccional

Tarea

donde

1. Elaborar y revisar que las condiciones y


parmetros jurdicos estn de acuerdo a lo que
estipula la ley. Al elaborar las condiciones y
paramtros jurdicos se incluirn:
.-Condiciones generales, que incluirn el marco
legal, objeto, justificacin, condiciones de los
participantes, informacin sobre el presupuesto
oficial que respaldar el proyecto de trminos de
referencia, publicaciones web, trminos,
cronograma, condiciones de apertura y cierre de la
convocatoria, condiciones de la forma de realizar
observaciones a los trminos de referencia,
condiciones del cierre de la convocatoria y apertura
de las propuestas, sujecin a los trminos de
referencia.
.- Condiciones para la evaluacin
.-Parte jurdica, que incluir informacin y
condiciones referentes a la documentacin exigida
para participar en la convocatoria: Carta de
presentacin de la propuesta aceptando los
trminos de referencia,, certificados de existencia y
representacin legal de los oferentes si son
personas jurdicas y, en el caso de personas
naturales certificado de la Cmara de Comercio,
Estatutos.
.-Causales de rechazo de las propuestas
.-Forma de calificar
.-Forma de adjudicar y fecha de adjudicacin.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica
de cada seccional

1. Elaborar las condiciones y parmetros


financieros. Al elaborar las condiciones y
paramtros financieros se incluirn:
Los requisitos y documentacin que informen sobre
la situacin financiera del oferente como: Balance
general y estados de resultados, notas a los estados
financieros, dictmen del revisor fiscal del oferente,
fotocopias legibles de tarjetas profesionales del
revisor fiscal y el contador pblico del oferente,
certificado de antecedentes disciplinarios para el
revisor fiscal y el contador, copia de la declaracin
de renta.

Vicepresidencia
Financiera
Departamento
Financiero de cada
seccional

1. Elaborar las condiciones y parmetros tcnicos. Al


elaborar las condiciones y paramtros tcnicos se
incluirn los requisitos y documentacin exigidos,
que informen sobre la situacin tcnica del oferente
e informacin para que el oferente elabore un
documento tcnico con los siguientes datos:
.-Portafolio de servicios del oferente
.-Cobertura, capacidad instalada y oferta de
actividades disponibles,
.-Documentos que acrediten la experiencia del
oferente en la prestacin del servicio a contratar,
.-Estadsticas de los procedimientos a contratar
.-Certificaciones exigidas.

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Gerencia Nacional
de Calidad
Departamento de
Calidad de cada
seccional

168

Insumos
Justificacin del
Contrato
CDP

Producto y/o
Resultado
Condiciones
Jurdicas

VA

Observaciones

Justificacin del
Contrato
CDP

Condiciones
Financieras

Justificacin del
Contrato
CDP

Condiciones
Tcnicas

*Gerencia Nacional de Contratacin:


Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /
X

No.

Actividad

Ejecutor

Consolidar documento Inicial de


Trminos de Referencia

Asesor jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

10

Publicar en Pgina Web el


Proyecto Trminos de Referencia

donde

Insumos
Justificacin del
Contrato
CDP
Condiciones
tcnicas
Condiciones
financieras
Condiciones
jurdicas

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

Asesor jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

p
1. Consolidar el documento final "Proyecto de
Trminos de Referencia"
2. Enviar a travs de Lotus (correo interno) o en
medio fsico a la Direccin Jurdica Nacional el
"Proyecto de Trminos de Referencia" para que sea
revisado.
3. Hacer los ajustes necesarios si es el caso.
4. Pasar el documento final "Proyecto de Trminos
de Referencia" al Vicepresidente de EPS para su
aprobacin.
5. Modificar o corregir, si es el caso, el "Proyecto de
Trminos de Referencia", por sugerencia del
Vicepresidente de EPS.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /

1. Llenar el formato "Agenda de Conectividad"


(formato en Excel), exigido como requisito por la
Gerencia Nacional de Informtica, para
publicaciones en la pgina web.
2. Elaborar memorando para solicitar la publicacin
del Proyecto Trminos de Referencia.
3. Remitir a travs de Lotus (correo interno) la
solicitud de publicacin, adjuntando el archivo
"Proyecto Trminos de Referencia" con sus anexos
y, el formato diligenciado "Agenda de Conectividad"
a la Gerencia Nacional de Informtica.
4. Verificar la publicacin consultando la pgina
web.

Gerencia Nacional
Proyecto de
de Contratacin de Trminos de
Servicios de Salud / Referencia

Revisar el documento final de


Trminos de Referencia

Tarea

1. Consolidar en un documento el "Proyecto Inicial p


de Trminos de Referencia" que contiene:
.- Condiciones- Parmetros jurdicos
.- Condiciones - parmetros financieros
.- Condiciones - parmetros tcnicos
.- Condiciones de Calificacin y valoracin de las
ofertas, del futuro contrato y de la convocatoria.
.- Cronograma
2. Revisar que las condiciones y parmetros estn
conformes con lo que estipula la ley.
3. Solicitar al personal mdico de la Gerencia de
Contratacin su revisin y observaciones pertinentes
para los servicios de salud..
4. Corregir con base en las observaciones. En el
caso de medicamentos solicitar a la Coordinacin
Nacional de Servicios Farmacuticos su revisin y
observaciones pertinentes y corregir si es el caso.
5. Solicitar a travs de memorando a la Gerencia
Nacional de Calidad su revisin y concepto para los
servicios de salud.

Producto y/o
Resultado
Proyecto de
Trminos de
Referencia

VA

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin:
Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /

Justificacin del
Contrato
CDP
Condiciones
tcnicas
Condiciones
financieras
Condiciones
jurdicas

Proyecto de
Trminos de
Referencia

La publicacin en la Pgina Web del


Proyecto de Trminos de Referencia
es por cinco (5) das calendario si es
por convocatoria y diez (10) das
calendario si es licitacin o concurso,
segn estipulacin del decreto 2170
de 2002.

Publicacin del
Proyecto Trminos
de Referencia en la
pgina web del
Instituto de Seguros
Sociales.
Formato Agenda de
conectividad
diligenciado.

11

En el caso que no haya sido


publicado
y se retras dicha
publicacin (en das), afectando el
cronograma del Proyecto Trminos de
Referencia:
1. Llamar telefnicamente a la
Gerencia Nacional de Informtica
para indagar la razn del retraso.
2. Correr fechas del cronograma del
Proyecto Trminos de Referencia
(modificarlo). - Volver a la actividad
tres (3) "Elaborar Trminos de
Referencia"-.
- Dentro de los trminos (das) de la
publicacin del Proyecto de Trminos
de Referencia, se pueden hacer
modificaciones al Proyecto, previo
aviso al Asesor Jurdico de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios
de Salud, para que las efecte si es el
caso.

Gerencia
Nacional de
Informtica

1.Publicar el Proyecto de Trminos de Referencia

169

Gerencia Nacional
de Informtica

Proyecto de
Trminos de
Referencia
Documento
"Agenda de
conectividad"
diligenciado.
Memorando de
solicitud de
publicacin

Publicacin del
Proyecto Trminos
de Referencia en la
pgina web del
Instituto de Seguros
Sociales.
Formato Agenda de
conectividad
diligenciado.

No.

Actividad

Ejecutor

Tarea

En las seccionales se usa la figura de "Convocatoria


Enviar el Proyecto Trminos de Direccin
Referencia a los posibles oferentes Jurdica de cada Cerrada", que consiste en enviar a travs de correo,
seccional
el proyecto "Trminos de Referencia" a los posibles
oferentes, invitndolos a participar en la
convocatoria. Los oferentes son escogidos de una
12
base de datos que posee cada seccional.

donde
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Insumos
Proyecto de
Trminos de
Referencia

Producto y/o
Resultado
Proyecto de
Trminos de
Referencia

VA

Observaciones
Esta actividad es slo para
seccionales, y reemplaza en ellas la
actividad 11: "Publicar en la Pgina
Web el Proyecto Trminos de
Referencia".

CONVOCATORIA
Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Direccin
Jurdica Nacional
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.
13

Ejecutar la "Apertura de la
Convocatoria"

1. Elaborar Resolucin de Apertura de la


Convocatoria para que la firme el Vicepresidente de
EPS. En las seccionales la firmar el Gerente de
cada seccional.
2. Remitir la resolucin de Apertura de la
Convocatoria firmada por el Vicepresidente de EPS,
a Secretara General para numeracin y
conservacin en dicha dependencia.
3. Conservar fotocopia de la Resolucin de Apertura
de la Convocatoria numerada y guardarla en la
carpeta del contrato.
4. Sellar Urna y elaborar "Acta de Apertura y Cierre
de Urna". Esta acta se suscribe por funcionarios de
la Gerencia Nacional de Contratacin o Coordinacin
de Servicios Farmacuticos si son medicamentos y
la firma el Gerente Nacional de Contratacin.
5. Colocar en carpeta del contrato el Acta de
Apertura de la Convocatoria y constancia de Cierre
de Urna.
6. Publicar el Proyecto definitivo de Trminos de
Referencia en la pgina web.

Proyecto de
Gerencia Nacional
de Contratacin de Trminos de
Servicios de Salud / Referencia
Direccin Jurdica
Nacional
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

.- Desde la actividad "Apertura de la


Convocatoria cualquier modificacin a
los Trminos de Referencia se har
mediante Adendo, y dicho Adendo se
publicar en la pgina web de la
entidad. Si este fuere el caso, se
pasar nuevamente a la actividad
"publicacin en la pgina web".

Resolucin de
Apertura de la
Convocatoria
Acta de Apertura y
Cierre de Urna
Adendo (si es el
caso)
Proyecto definitivo
de Trminos de
Referencia

.- Dichas modificaciones podrn


surgir por observaciones de posibles
participantes o por decisin de la
entidad para modificar los Trminos
de Referencia.

NOTA: Si la convocatoria es de nivel central o


excede el monto (3.000 SMLV), la Resolucin de

Apertura la elabora directamente el Nivel Central


(Direccin Jurdica Nacional) y firma el Presidente
del ISS, y hay otros casos donde el Nivel Central
controla la convocatoria y elabora la Apertura de la
misma.

Recibir observaciones de los


trminos de referencia y dar
respuesta

14

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

1. Recibir de los interesados las observaciones a los p


trminos de referencia dentro del plazo fijado por el
cronograma del documento "Trminos de
Referencia", publicado en la pgina web.
2. Dar respuesta a observaciones dentro de los
trminos del cronograma del documento "Trminos
de Referencia". La respuesta puede generar Adendo
si implica modificacin a los Trminos de
Referencia.
3. Publicar respuestas en la pgina web,
solicitndolo a la Gerencia de Informtica,
envandole por Lotus (correo interno) y memorando
haciendo la solicitud con archivos adjuntos de
respuestas. Si la respuesta ha generado Adendo,
este se anexa a los archivos adjuntos para que sea
publicado. En el caso de las seccionales, las
respuestas a las observaciones y el Adendo no se
publican en la pgina web; se envan por correo a
los oferentes.

170

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.
Departamento de
contratacin de
cada seccional

.- Si no hacen observaciones, esta


actividad se omite.

Respuestas
Trminos de
publicadas en la
Referencia,
pgina web
Observaciones
efectuadas por los Adendo publicado
en la pgina web, si
interesados.
es el caso

No.

Actividad

Ejecutor

Recibir Ofertas

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

p
1. Los oferentes llevan las ofertas hasta la fecha y
hora lmites de la convocatoria, especificadas en el
cronograma de los "Trminos de Referencia".
2. Depositar en urna las ofertas.
3. Relacionar en un Listado de Oferentes, las ofertas
depositadas en la urna, como control de recibido.

Gerente
Nacional de
Contratacin /
Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

1. Abrir la urna.
p
2. Elaborar Acta de Cierre de Convocatoria, donde
se relacionan las ofertas presentadas, el
representante legal, el nmero de folios de cada
oferta, el valor econmico de la oferta y datos de la
pliza de seriedad de la oferta.
3. Suscribir el Acta de Cierre por parte de los
asistentes.
4. Colocar en carpeta de la convocatoria.
(A solicitud de los oferentes se les entrega copia del
Acta de Cierre de la Convocatoria)

Ofertas, Acta de
Gerencia Nacional
de Contratacin de Cierre de la
Servicios de Salud o Convocatoria.
en el auditorio
dependiendo del
nmero de
oferentes (es usual
para el caso de
medicamentos)
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

p
1. Revisar y organizar las ofertas y separarlas por
sus diferentes componentes a evaluar.
2. Hacer la evaluacin econmica y puntaje por
componente nacional de las ofertas (a cargo de
Gerencia Nacional de Contratacin). En las
seccionales es a cargo del Departamento de
Contratacin de cada seccional.
3. Remitir a travs de memorandos la parte general
y Jurdica de las ofertas recibidas a la Direccin
Jurdica Nacional para que la revisen, la Financiera
a la Vicepresidencia Financiera, la Tcnica (de
servicios de salud) a la Gerencia Nacional de
Calidad y, en el caso de medicamentos, la parte
tcnica a la Coordinacin de Servicios
Farmacuticos, relacionando nmero de folios.
NOTA: En las seccionales se remite a travs de
memorandos la parte general y Jurdica de las
ofertas recibidas a la Direccin Jurdica de cada
seccional para que la revisen, la Financiera al
Departamento Financiero de cada seccional, la
Tcnica (de servicios de salud) al Departamento de
Calidad de cada seccional y, en el caso de
medicamentos, la parte tcnica al rea de farmacia
de cada seccional, relacionando

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

15

Cerrar la Convocatoria

16

Revisar ofertas y enviar a reas


evaluadoras

17

Tarea

donde
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Insumos
Trminos de
Referencia
Antecedentes de
Convocatoria

Producto y/o
VA
Resultado
Ofertas cerradas
introducidas en urna
sellada,
Listado de Oferentes
que han depositado
ofertas.
X

NOTA: Si no se presenta ninguna oferta, la


convocatoria se declara desierta y se inicia
nuevamente el proceso. (Va a la actividad 4:
"Elaborar los Trminos de Referencia").

Ofertas, Trminos
de Referencia.

Ofertas Fsicas,
Acta de Cierre de
Convocatoria

Evaluaciones de las
ofertas.

nmero de folios.

Realizar la evaluacin financiera


de la oferta

18

Vicepresidencia
Financiera
Departamento
Financiero de
cada seccional

Observaciones

Es conveniente exigir presentar en


tres (3) cuadernos diferentes las
ofertas para facilitar la labor de
evaluacin. La evaluacin econmica
de las ofertas, consiste en asignarle
un puntaje a cada oferente.
El puntaje oscila en el rango de 1 a
100 puntos mximo. El factor que se
tiene en cuenta para la evaluacin
econmica de la oferta es el precio y,
se asigna el mayor puntaje (100
puntos ) a la oferta que ofrezca el
precio ms bajo y, se van asignando
puntajes en orden sucesivo de
acuerdo al precio a las dems ofertas,
restndoles 10 puntos. As, la
segunda oferta que ofrezca el el
segundo precio ms bajo obtendr 90
puntos, la siguiente, 80 puntos y as
sucesivamente. Otro mtodo para la
evaluacin econmica de las ofertas
es la aplicacin de la frmula
matemtica: (Valor ofrecido/Mayor
puntaje) * 100, donde el mayor
puntaje es 100 puntos, siendo la
oferta que obtenga la mejor
evaluacin la que de el valor ofrecido
(precio) ms bajo. ste mtodo no se
usa y el

empleado actualmente es el de
puntaje.

p
1. Hacer la respectiva evaluacin financiera y
responder dentro de los plazos que estipula el
cronograma del documento "Trminos de
Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.

171

Vicepresidencia
Financiera
Departamento
Financiero de cada
seccional

Ofertas
Trminos de
Referencia

Evaluacin
financiera de la
oferta.

No.

Actividad
Realizar la evaluacin tcnica de
la oferta de servicios de salud

Ejecutor
Gerencia
Nacional de
Calidad
Departamento
de Calidad de
cada seccional.

Tarea

p
1. Hacer la respectiva evaluacin tcnica de
servicios de Salud y responder dentro de los plazos
que estipula el cronograma del documento
"Trminos de Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.
3. Verificar la habilitacin de la institucin a travs
de visita para comprobar que tiene el documento
"Inscripcin ante el Registro Especial de
Prestadores de Salud" vigente, otorgado por el ente
territorial encargado de dar la habilitacin a las
instituciones prestadoras de servicios de salud.

donde
Gerencia Nacional
de Calidad
Departamento de
Calidad de cada
seccional.

Producto y/o
Insumos
Resultado
Ofertas
Evaluacin tcnica
Trminos de
de la oferta.
Referencia
"Inscripcin ante
el Registro Especial
de Prestadores de
Salud"

19

Realizar la evaluacin de la oferta Coordinacin


de medicamentos
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
rea de
20
farmacia de
cada seccional

Realizar la revisin de la parte


General y Jurdica de las ofertas

21

22

VA

Direccin
Jurdica Nacional
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

1. Hacer la respectivas evaluacin de medicamentos p


y responder dentro de los plazos que estipula el
cronograma del documento "Trminos de
Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.

Coordinacin
Ofertas
Nacional de
Trminos de
Servicios
Referencia
Farmacuticos
rea de farmacia de
cada seccional

Evaluacin de
medicamentos de la
oferta.

p
1. Revisar la evaluacin de la parte general y
Jurdica de las ofertas, y responder dentro de los
plazos que estipula el cronograma del documento
"Trminos de Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.

Direccin Jurdica
Nacional
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Evaluacin de la
parte general y
Jurdica de las
ofertas.

Consolidar las evaluaciones de las Asesor Jurdico 1. Unificar en un slo documento las evaluaciones.
2. Guardar las evaluaciones en cada carpeta de
ofertas
Gerencia
oferentes junto con los memorandos remisorios.
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

Publicar en la Pagina Web las


Evaluaciones de la Oferta

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

1. Elaborar memorando para solicitar la publicacin


de las evaluaciones de la oferta en la pgina web,
las cuales estn unificadas en un slo documento.
2. Remitir a travs de Lotus (correo interno) el
memorando, adjuntando los archivos de
"Evaluaciones de la Oferta" a la Gerencia Nacional
de Informtica.
4. Verificar la publicacin consultando la pgina
web.

23

172

Ofertas
Trminos de
Referencia

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

Evaluaciones de las Evaluaciones de las


Ofertas
ofertas.
Trminos de
Referencia

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Gerencia Nacional
de Informtica

Evaluaciones de las Publicacin de las


evaluaciones de las
ofertas
ofertas en la pgina
Memorando de
web
solicitud de
publicacin

Observaciones
La habilitacin es concedida a las
instituciones prestadoras de servicios
de salud por entes territoriales y es
de caracter obligatorio para la
prestacin de servicios de salud. Los
entes territoriales encargados de dar
la habilitacin, son: La Secretara
Distrital de Salud para Bogot; en las
ciudades capitales de departamento
es la Secretara de Salud de cada
ciudad, si existe y si no, la Secretara
de Salud Departamental respectiva.
Las visitas para verificar la
habilitacin de las instituciones
prestadoras de servicios de salud, son
realizadas por la Gerencia Nacional de
Calidad del ISS y por los
Departamentos de Calidad de cada
seccional cada ao, o cuando va ha
llevarse a cabo una contratacin
nueva para servicios de salud, o
suscitada por una queja sobre el
servicio prestado o la institucin
contratada.

No.

Actividad

Ejecutor
Gerencia
Nacional de
Informtica

Enviar a los oferentes las


Evaluaciones de la Oferta
24

Recibir observaciones a las


evaluaciones de la oferta

25

Consolidar respuestas a las


observaciones de las evaluaciones

26

Tarea

1.Publicar el Proyecto de Trminos de Referencia

donde
Gerencia Nacional
de Informtica

Departamento
En las seccionales se envan directamente a travs
de Contratacin de correo, las evaluaciones de la oferta a los
de cada
posibles oferentes.
seccional.

Producto y/o
Resultado
Evaluaciones de las Publicacin de las
evaluaciones de las
ofertas
ofertas en la pgina
Memorando de
web.
solicitud de
publicacin
Insumos

Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

Evaluaciones de las Evaluaciones de las


ofertas
ofertas.

Evaluaciones de las Observaciones a las


evaluaciones de las
ofertas en la
pgina web (nivel ofertas
nacional).
Evaluaciones de las
ofertas en
seccionales

1. Los oferentes leen las evaluaciones en la pgina


web. En el caso de las seccionales no se utiliza
publicacin en pgina web; los oferentes han
recibido las evaluaciones por correo y las leen
directamente.
2. Los oferentes emiten si lo estiman pertinente
observaciones por escrito a las evaluaciones, y las
hacen llegar a la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud, dentro del plazo lmite
establecida en el cronograma de los Trminos de
Referencia para las "Observaciones". Para
seccionales las hacen llegar al Departamento de
Contratacin de cada seccional.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamentento de
Contratacin de
cada seccional.

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

1. Remitir a travs de memorandos, observaciones p


de los oferentes a las reas correspondientes ( la
parte general y Jurdica a la Direccin Jurdica
Nacional, la Financiera a la Vicepresidencia
Financiera, la Tcnica -de servicios de salud - a la
Gerencia Nacional de Calidad y, en el caso de
medicamentos, la parte tcnica a la Coordinacin de
Servicios Farmacuticos ) para que emitan
respuestas. En el caso de las seccionales: Se remite
a travs de memorandos la parte general y Jurdica
a la Direccin Jurdica de cada seccional, la
Financiera al Departamento Financiero de cada
seccional, la Tcnica (de servicios de salud) al
Departamento de Calidad de cada seccional y, en el
caso de medicamentos, la parte tcnica al rea de
farmacia de cada seccional, para que emitan
respuestas.
2. Recibir respuestas de las reas evaluadoras.
3. Emitir respuestas a las observaciones a la
evaluacin econmica y de puntaje por componente
nacional.
4. Unificar respuestas de las reas evaluadoras en
un documento. Si el oferente tena razn la
respuesta de las reas evaluadoras contendr

Observaciones de
Gerencia Nacional
de Contratacin de las evaluaciones de
Servicios de Salud / las ofertas
Direccin Jurdica
Nacional /
Vicepresidencia
Financiera /
Gerencia Nacional
de Calidad /
Coordinacin de
Servicios
Farmaceticos
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

173

Observaciones

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Departamentent
o de
Contratacin de
cada seccional.

la variacin en la evaluacin y calificacin

VA

Respuestas a las
observaciones a la
evaluacin de las
ofertas con la
variacin y nueva
calificacin si fuere
el caso /
Memorandos

Esta actividad es slo para


seccionales, y reemplaza a la
actividad 23: "Publicar en la Pagina
Web las Evaluaciones de la Oferta"

.- En medicamentos puede haber


conformacin dinmica de la oferta,
la cual a su vez puede ser por
subasta electrnica a la baja, entre
los oferentes que cumplen los
requisitos. Para tal efecto, se ha
contratado a una empresa externa
bajo la figura de outsourcing para
que realice la subasta electrnica. En
ella, la empresa contratada les asigna
y hace llegar a los oferentes un
cdigo para ingresar a la web y
participar en la subasta. Igualmente,
se les informa hora, da y fecha de la
subasta, para que ingresen a la
pgina web.

No.

Actividad

Ejecutor

Realizar la adjudicacin del


Contrato

Asesor Jurdico
de Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

Tarea

1. Adjudicar contrato mediante Acto Administrativo,


dando respuestas a las observaciones de las
evaluaciones.
2. Proyectar la resolucin de adjudicacin del
contrato o de declaratoria de desierta en el caso en
que no se hayan cumplido los requisitos por parte
de los oferentes o ninguno se hubiera presentado,
inicindose nuevamente el proceso.
3. Celebrar audiencia pblica de adjudicacin
cuando as se haya establecido en los Trminos de
Referencia o en los casos en que as lo exija la ley.

donde
Presidencia del ISS
o Vicepresidencia de
EPS cuando se
encuentre delegado
para el efecto.
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

Producto y/o
Insumos
Resultado
Evaluaciones de las Resolucin de
adjudicacin/
ofertas
Acta de Audiencia
Respuestas a las
observaciones de
las evaluaciones de
las ofertas.

27

Publicar en la pgina web el Acto


de Adjudicacin

28

Notificar al contratista

29

VA

Asesor Jurdico
de Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Gerencia
Nacional de
Informtica

1. Elaborar memorando para solicitar la publicacin


del Acto de Adjudicacin del Contrato y remitir el
memorando del acto de Adjudicacin a la Gerencia
Nacional de Informtica a travs de lotus (correo
interno) adjuntando el Acto de Adjudicacin para su
publicacin a la Gerencia Nacional de Informtica.
2. Verificar la publicacin consultando la pgina
web.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Gerencia Nacional
de Informtica

Secretaria
General de la
Direccin
Jurdica Nacional
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

1. Se comunica a travs de telegrama a quien se le


haya adjudicado el contrato, para que ste se
acerque y se le notifique la resolucin
personalmente. Si a los 5 das de recibido el
telegrama, no se ha acercado el interesado, se fija
edicto en lugar pblico por 10 das, al vencimiento
de este plazo se entiende por notificada la
resolucin de adjudicacin.

Direccin Jurdica
Nacional.
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

174

Resolucin de
Adjudicacin
Evaluaciones de las
ofertas,
observaciones a las
mismas y
respuesta
correspondiente;
Memorando

Publicacin de la
resolucin de
Adjudicacin del
contrato con las
respuestas a las
observaciones a las
evaluaciones de las
ofertas en la pgina
web /
Memorando

Resolucin de
Adjudicacin

Notificacin de la
resolucin

Observaciones
.- La adjudicacin del contrato es por
resolucin y puede darse o no por
audiencia.
.- Para los casos de medicamentos
donde se ha especificado en los
Trminos de Referencia que se
adjudicar el contrato por Audiencia,
en ella se responde y se adjudica el
contrato.
.- La audiencia es un acto por el cual
se hace la adjudicacin pblicamente.
Participan en ella los oferentes ya que
tienen inters propio, asociaciones de
usuarios y en general quien as lo
desee, ya que es pblica.
.- Los casos por ley en los que se
celebra audiencia son aquellos en que
las entidades de control as lo exigen
y est estipulado en el Artculo 273 de
la Constitucin Nacional: "A solicitud
de cualquiera de los proponentes,
contralor general de la repblica y
dems autoridades de control, fiscal
competentes, ordenarn que el acto
de adjudicacin de una licitacin
tenga lugar en audiencia pblica".

No.

Actividad
Elaborar y suscribir la Minuta del
Contrato

Ejecutor
Direccin
Jurdica Nacional
/
Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

30

FASE CONTRACTUAL
Asignar nmero consecutivo al
Contrato

Tarea

1. Remitir con memorando los antecedentes del


p
contrato a Direccin Jurdica Nacional para que
elaboren proyecto del contrato. Si se trata de
servicios de salud remitir Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y, si son
medicamentos remitir Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos. En el caso de seccionales
se remite con memorando los antecedentes del
contrato a la Direccin Jurdica de cada seccional
para que elaboren el proyecto del contrato.
2. Elaborar la minuta del contrato. Las minutas que
deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden
elaborar en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud, previa revisn de la minuta por
Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden ser
directamente elaborados y aprobados por sta
ltima.
3. Remitir la minuta del contrato con memorando
para firma de acuerdo a las delegaciones.
4. Firmar la minuta del contrato (por representante
legal o delegado).
5. Llamar al contratista para que se acerque a
firmar el contrato.
6. Firmar el contrato por parte del contratista.

1. Asignar un nmero consecutivo a cada contrato


Direccin
Jurdica Nacional
Grupo Jurdico
de la
Vicepresidencia
de EPS, cuando
es contrato
suscrito por la
Vicepresidencia
de EPS.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

donde

Insumos

Antecedentes del
Direccin Jurdica
Contrato /
Nacional /
Memorando
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Producto y/o
Resultado
Contrato

VA

Observaciones
Las minutas que deba firmar el
Vicepresidente de EPS se pueden
elaborarr en la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud Asesor Jurdico-, previa revisn de la
minuta por Jurdica Nacional para su
aprobacin, o pueden ser
directamente elaborados y aprobados
por sta ltima.

Direccin Jurdica
Contrato; Histrico Contrato numerado
Nacional
de numeracin.
Grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de
EPS, cuando es
contrato suscrito por
la Vicepresidencia
de EPS.
Direccin Jurdica
de cada seccional

Cuando es contrato suscrito por la


Vicepresidencia de EPS, es el Grupo
Jurdico de la Vicepresidencia de EPS
quien asigna el nmero consecutivo
al contrato.

31
Realizar el correspondiente registro Asesor Jurdico
Gerencia
presupuestal
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

Departamento
Nacional de
Presupuesto
Departamento
de Presupuesto
de cada
seccional.

1. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y


Financiero por medio de memorando, que haga el
registro presupuestal al Departamento Nacional de
Presupuesto.

1. El Departamento Nacional de Presupuesto hace el p


registro presupuestal y lo remite al Grupo
Administrativo y Financiero junto con memorando,
quien remite el contrato con la anotacin de
registro presupuestal original, con firma de recibido
a la copia, a la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud. En el caso de las seccionales
el Departamento de Presupuesto de cada seccional
hace el registro presupuestal y lo remite a la
Direccin Jurdica de cada seccional.

32

175

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica
de cada seccional

Contrato numerado Contrato numerado


/
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato /
Memorandos /

Vicepresidencia
Financiera

Contrato numerado Registro


presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

Cuando se trata de contratos


firmados por el presidente del ISS la
solicitud del registro presupuestal
esta a cargo de la direccin juridica.

No.

33

Actividad

Ejecutor

34

Realizar Ejecucin, Interventora y


Seguimiento del Contrato

donde

1. Despus del registro presupuestal archivar el


p
contrato. Si el original es firmado por la
Presidencia del ISS, se archivar en Jurdica
Nacional. En el caso de los contratos firmados por el
Vicepresidente de EPS sern archivados en el Grupo
Jurdico de la EPS. Los contratos firmados por los
Gerentes de las seccionales sern archivados en la
Direccin Jurdica de cada seccional.
2. Enviar copias fsicas de antecedentes del contrato
y del contrato numerado junto a memorandos, al
interventor del contrato, y dependencias a nivel
nacional y seccional, que tengan que ver con la
ejecucin o control del contrato.

Direccin Jurdica
Nacional /
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica
de cada seccional

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

1. Recibir de los contratistas la"Pliza nica" Garantas del Contrato -, la cual incluye:
.- Cumplimiento
.- Salarios y prestaciones sociales
.- Calidad del servicio
.- Responsabilidad civil contractual
2. Remitir y enviar a Jurdica Nacional la "Pliza
nica" - Garantas del Contrato - para aprobacin.
En el caso de seccionales se enva a la Direccin
Jurdica de cada seccional.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

Aprobar las Garantas establecidas


en el contrato
Direccin
Jurdica Nacional
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

Elaborar Acta de Iniciacin del


Contrato

Tarea

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

1. Aprobar la "Pliza nica" - Garantas del


Contrato - por la Direccin Jurdica Nacional. En las
seccionales, es la Direccin Jurdica de cada
seccional la encargada de aprobar la "Pliza nica" Garantas del Contrato - .
2. Enviar la "Pliza nica" - Garantas del Contrato"
aprobada a la Gerencia Nacional de Contratacin;
en el caso de las seccionales la Direccin Jurdica de
cada seccional la enva al Departamento de
Contratacin de la seccional.

Asesor Jurdico 1. Elaborar Acta de Iniciacin.


de la Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

35

176

Contrato Clasulas de
garantas Plizas expedidas
por compaias
autorizadas /

Plizas expedidas
por compaias
autorizadas /
Impuesto de timbre
(para entidades
privadas) /
Memorando /

VA

Direccin Jurdica
Nacional
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

1. Ir a los subprocesos "Interventora de Contratos"


y "Seguimiento a la asignacin presupuestal".

Producto y/o
Insumos
Resultado
Contrato numerado Registro
presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

Contrato
- Acta de Iniciacin
Clasulas
de
del Contrato
garantas Plizas expedidas
por
compaias
autorizadas
y
aprobadas/
Impuesto
de
timbre
(para
entidades privadas)
/

Observaciones

Formato 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:
Junio de 2.005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA
MAPA DE RIESGOS

No.

RIESGO

Causa

1. Es probable que el
estudio no quede bien
realizado por fallas de las
fuentes para conocer el
mercado o el clculo del
nmero de actividades o
precios

2. La solicitud del CDP no 1. Desorganizacin


llegue al destino final en administrativa.
el tiempo esperado.

Probabilidad

1. Incorrecto estudio
Media
tcnico
2. Factores externos
como la variacin natural
de actividades mdicas
sobre todo de alto costo.

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

1. Dejar de utilizar un
Alto
presupuesto asignado.
2. Insuficiencia de
presupuesto para cubrir
unas necesidades que se
requeran.
Desface en adquisicin
en materia de precios.

Alto, porque es la base


para la contratacin, ya
que indica qu
contratatar, a qu
precios, necesidades de
contratacin.

1. Autocontrol por parte Preventivo


de los funcionarios de las
dependencias
responsables.
2. Revisin del Gerente
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud.

1. Disponer de mayor
informacin a la mano de
contratos y precios
anteriores, y de ser
posible un registro
actualizado de
proveedores y precios.

Baja

1. Retardos en el proceso Alto


de contratacin

Medio, porque a pesar de 1. Seguimiento por parte Preventivo


que la frecuencia no es del ejecutor de la
tan alta, el impacto
actividad.
produce paralizacin en
el proceso de
contratacin.

1. Establecer trminos de
ejecucin: (2 3 das).

3. Prdida del CPD


1. Desorganizacin
original
administrativa.
4. Utilizacin de la cuenta
del rubro presupuestal
equivocada.

Baja

1. Reexpedicin del CDP Medio


2. Retraso en el proceso
de contratacin.

Medio, porque es
1. Se remite por
Preventivo
subsanable a travs de la correspondencia interna.
reexpedicin de otro CDP 2. Relacin temporal de
a pesar del retraso que CDPs que se lleva en la
genera en el proceso de Gerencia Nacional de
contratacin.
Contratacin de Servicios
de Salud, para saber
dnde est.

1. Verificar que la cuenta


del rubro presupuestal
utilizada sea la correcta.

5. Prdida del CDP


original

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Reexpedicin del CDP Medio


2. Retraso en el proceso
de contratacin.

Medio, porque es
1. Se remite por
Preventivo
subsanable a travs de la correspondencia interna.
reexpedicin de otro CDP 2. Relacin temporal de
a pesar del retraso que CDPs que se lleva en la
genera en el proceso de Gerencia Nacional de
contratacin.
Contratacin de Servicios
de Salud, para saber
dnde est.

1. Hacer seguimiento de
dnde est el CDP.

6. Dificultades en la
elaboracin de los
terminos de referencia

1. Realizacin de los
Media
trminos de referencia
en tiempos fuera de lo
planeado
2. Las reas
responsables de la
elaboracin de los
trminos de referencia
no cuentan con
informacin completa,
suministrada por quien
realiza la coordinacin de
la elaboracin de los
trminos de referencia (Asesor Jurdico de
Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios
de Salud y Departamento
de contratacin de cada
seccional).

1. Retraso en el proceso Medio


de contratacin

Medio, porque produce 1. La urgencia de la


retrasos en el proceso de contratacin (la labor
contratacin.
interna administrativa)
impide que ocurra.

Las reas que coordinan


esta actividad, llevarn el
control del cronograma y
los tiempos establecidos
para la elaboracin de los
trminos de referencia
por las diferentes reas
responsables de su
elaboracin.

7. No se da cumplimiento 1. No se solicitan los


Media
a lo estipulado en la ley documentos completos.
en cuanto a documentos, Las evaluaciones no son
condiciones o sistemas acordes a los parametros
de evaluacin.
legales y los sistemas de
evaluacin no respetan el
principio de evaluacin
objetiva

1. Incumplimiento legal
en las exigencias
solicitadas en materia
jurdica.

Dependiendo del
incumplimiento legal,
elnivel de riesgo puede
ser alto, medio o bajo
(porque las
consecuencias pueden
ser variables e
impredescibles).

Dependiendo del
incumplimiento legal, el
impacto puede ser alto,
medio o bajo.

177

Preventivo

1. Revisiones por
Preventivo
diferentes abogados y por
Jurdica Nacional.

Uso ms uniforme de
formatos aprobados por
la Direccin Jurdica
Nacional

No.

RIESGO

8. Los parmetros y
criterios de evaluacin
financieros, en ocasiones
pueden generar que
contratistas u oferentes
aptos tcnicamente para
ejecutar los contratos no
sean seleccionados, o
por el contrario que
contratistas u oferentes
que no tengan la
solvencia y no son aptos
para ejecutar los
contratos, cumplan con
los criterios financieros.

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

Medio, porque no se
1. Anlisis de
impide o paraliza el
Vicepresidencia
proceso de contratacin, Financiera.
slo se restringe la
posibilidad de
contratacin con algunos
oferentes aptos
tcnicamente.

1. Deficiencias, errores o Media


9. No contemplar la
totalidad de actividades y falta de profundizacin
procedimientos tcnicos en los estudios o falta de
necesarios para cumplir claridad en la redaccin.
el objeto del contrato con
la calidad que se
requiere. Igualmente en
medicamentos, ya que la
calidad del medicamento
que implica cmo viene
el empaque, condiciones
del producto, limita lo
que se necesita en el
objeto del contrato.

1. Deficiencias en los
servicios contratados.
2. Discrepancias con el
contratista en los
alcances del contrato medicamentos -.

Alto

Medio, porque hay


ciertos parmetros
tcnicos que estn
contemplados en
normas: "Protocolos y
Guas de manejo".

1. Revisin tcnica
Preventivo
mdica.
2. Protocolos y Guas de
Manejo: "Actividades,
intervenciones y
procedimientos,
diagnsticos y
teraputicos definidos en
el manual de Actividades,
Intervenciones y
Procedimientos del POS".

1. Revisin Tcnica.

10. Al establecer
1. Errores de contenido y Media
parmetros de
de orden en los formatos
calificacin, stos pueden pre-establecidos para la
no estar acordes con las presentacin de las
exigencias legales.
ofertas.
11. Fallas en la
2. Exceso de trabajo
redaccin.

1. Unos trminos de
referencia no claros o
defectuosos

Medio

Medio, porque se trata


de formatos que ya han
sido utilizados
anteriormente y
proporcionan la
experiencia de cmo se
debe realizar.

1. Revisin personal del Preventivo


documento (dado por la
naturaleza del proceso en
la siguiente actividad).

1. Realizar una revisin


ms profunda y
detallada.
2. Aumentar el nmero
de revisiones.
3. Establecer modelos de
formatos ms universales
y estandarizados.

10

12. No existe
coordinacin para las
actividades y tiempos
que se desarrollan con
la direccin jurdica
Nacional.

1. Retardos en el proceso Medio


de contratacin

Medio, porque no impide


el proceso de
contratacin, pero lo
retarda.

1. Remisin documental Preventivo


en algunos casos.
2. Seguimiento por parte
del ejecutor - Asesor
jurdico de la Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud -,
via lotus.

1. Establecer trminos
perentorios.

1. La distancia con
Media
Jurdica Nacional, ya que
se encuentra en otra
sede (Chapinero).
2. Fallas en la
coordinacin de las
labores de cada rea
implicada, que dan lugar
a que no se pueden
dedicar a las tareas de
esta actividad
inmediatamente.

178

Preventivo

Accin de Mitigacin

1. Cuando el contratista Medio


no cuenta con la
solvencia suficiente, se
pueden presentar
incumplimientos a las
labores contratadas.
Puede seleccionarse al
contratista menos apto
desde el punto de vista
tcnico, por condiciones
financieras.

1. Se usa un formato
Media
nico y no se analiza la
naturaleza del objeto a
contratar. Se tienen
indicadores financieros
nicos y no de acuerdo a
la naturaleza del objeto a
contratar.

1. Realizar un estudio
distintivo que tenga en
cuenta la naturaleza de
los contratos a realizar.

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

1. Error al no remitir bien Media


13. Retrasos en la
publicacin en la Pgina diligenciado el formato
"Agenda de
Web del Proyecto de
Trminos de Referencia: Conectividad" exigido
Que no se publique el da como requisito por la
que se tiene proyectado Gerencia Nacional de
en el cronograma (cinco - Informtica, para
5 - das calendario si es publicaciones en la
por convocatoria y diez - pgina web.
10 - das calendario si es 2. Fallas tcnicas o
desorden administrativo
licitacin o concurso,
segn estipulacin del
en la Gerencia Nacional
decreto 2170 de 2002.
de Informtica.

1. Modificar el
Medio
cronograma de la
convocatoria (correr
fechas), y la Agenda de
Conectividad.
2. Retrasos en el proceso
de contratacin.

Medio, porque retrasa el


proceso de contratacin
y genera una actividad
innecesaria.

13

14. Dificultades con las 1. Se elabora la


Media
resoluciones de apertura resolucin de Apertura
de la convocatoria
de la convocatoria pero
no se alcanza a firmar
por el Vicepresidente de
EPS
2. No haber elaborado
con suficiente
anticipacin la
"Resolucin de Apertura"
o no hacer la Resolucin
de Apertura (Por parte de
la Vicepresidencia de EPS
o la Presidencia del ISS,
dependiendo de la
delegacin).
3. Dificultades y retrasos
en el trmite y
numeracin de las
remisiones por parte de
la Direccin Jurdica
Nacional, debido a la
distancia (se encuentra
ubicada en Chapinero).

1. Retraso en el proceso Medio


de contratacin.
2. Modificacin en las
fechas del cronograma
de los Trminos de
Referencia" y,
modificaciones en la
Agenda de Conectividad.

Medio, porque retrasa el 1. La naturaleza de la


proceso de contratacin actividad

Preventivo

1. Elaborar la Resolucin
de Apertura con mayor
anticipacin.

14

15. Respuestas a las


observaciones del
oferente no se llevan a
cabo o son incompletas.

1. No dar respuesta e
Medio
incumplir el deber de
respuesta, lo que
ocasionara una
correccin al hecho con
una respuesta tarda.
2. Puede dar espacio
para que soliciten
derechos de peticin.
3. Si los oferentes tienen
razn en las
observaciones, pero
stas no llegan al
destinatario final o se
retrasan, se puede
perder la oportunidad de
aclarar puntos o alcance
de los Trminos de
Referencia.
4. Retraso en el proceso
de seleccin del oferente
y en el proceso de
contratacin, y posible
prrroga del cronograma
para las respuestas a las
evaluaciones.

Medio, porque no detiene 1. Labor y gestin de


el proceso de
correspondencia interna
contratacin pero puede de la entidad.
generar yerros con los
oferentes.

Preventivo

1. Establecer parmetros
claros de destinacin
entre la correspondencia
normal y la de
convocatorias.
2. Controlar la respuesta
a cada una de las
observaciones recibidas.

1. Problemas con la
Baja
correspondencia no
permiten que las
observaciones lleguen al
destinatario final o se
retrasen.
2. La respuesta a las
observaciones no es
completa por volmen de
trabajo o que no se
entienda la observacin.

179

1. Documento de solicitud Preventivo


de publicacin - Fecha -. Correctivo
2. La verificacin directa
de la publicacin en la
pgina web por parte del
Asesor Jurdico Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud

Accin de Mitigacin

11

1. Revisar en la pgina
web y si no ha sido
publicado y se retras
dicha publicacin (en
das), afectando el
cronograma del Proyecto
Trminos de Referencia:
2. Llamar
telefnicamente a la
Gerencia Nacional de
Informtica para indagar
la razn del retraso.

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

15

1. Desinformacin por
Baja
16. Presentacin de
parte del oferente y de
ofertas en
correspondencia y no en correspondencia interna
las urnas de ofertas,
de la entidad, respecto a
quedando por fuera de la los trmites de recepcin
convocatoria.
de las convocatorias.

1. Dejar de recibir ofertas Bajo


que pueden ser buenas
para la entidad.

Bajo

1. Avisar verbalmente en Preventivo


correspondencia, que all
no se reciben ofertas y
que deben ser
depositadas directamente
en las urnas de ofertas

1. Capacitacin bsica
para los funcionarios de
correspondencia sobre lo
que es la recepcin de
una oferta para
convocatoria.

16

17. No relacionar
1. No tener en cuenta
Baja
correctamente el valor o todos los parmetros de
alcance de una oferta en una oferta.
el acta de cierre de la
convocatoria, al
momento del cierre de la
convocatoria.

1. Discrepancias con los Medio


oferentes en el momento
de las evaluaciones.

Medio, porque genera


discrepancias en su
ejecucin.

1. Revisin minuciosa
Preventivo
inicial de las ofertas para
levantar el "Acta de Cierre
de la Convocatoria"

1. Hacer revisin ms
minuciosa de las ofertas.

17

18. Que las ofertas no


estn correctamente
organizadas, con la
informacin donde es y
debe ir.

Media

1. Incorrecta evaluacin Medio


de la oferta.

Medio

1. Revisin de los
Preventivo
documentos que
conforman la oferta para
remitirlos a las reas
evaluadoras.
2. Sacar copias de los
documentos que
necesitan en ms de un
rea evaluadora al
mometo de revisar y,
remitirlas a las reas
correspondientes.

1. Revisin ms
minuciosa de los
documentos.

18

19. Errores aritmticos


1. Exceso de trabajo y
en la evaluacin
nmero de ofertas a
financiera de las ofertas. evaluar.
20. Retardos en la
evaluacin financiera de
las ofertas (de acuerdo a
las fechas del
cronograma)

Baja

1. Generar incorrecta
Bajo
evaluacin financiera
2. Prrroga de la
convocatoria, adendo y
retardo en el proceso de
seleccin

Bajo, porque solo retrasa


el proceso de
contratacin, pero no lo
detiene.

No.

RIESGO

Causa

1. Mal diligenciamiento
por parte del oferente.

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

2. Prdida de buenas
oportunidades de
contratacin.

19

22. Retardos en las


evaluaciones tcnicas de
las ofertas.
23. Inconsistencia entre
la evaluacin tcnica y la
habilitacin legal del
oferente.

1. Dificultad en
programacin de visitas
de la Gerencia Nacional
de Calidad, para la
evaluacin tcnica.
2. Falta de claridad en
los Trminos de
Referencia.

1. Retardo en el proceso Medio


de seleccin
2. Discrepancias con los
oferentes afectados.

20

24. Retardo en la
evaluacin y concepto

1. Exceso de trabajo y
nmero de ofertas a
evaluar.

25. Inconsistencias entre 2. Falta de claridad en


requerimientos tcnicos y los trminos y
la licencia concedida por condiciones tcnicas.
el INVIMA para
medicamentos.

Media

Controles Existentes

Preventivo

1. Revisin de la
Medio, porque a pesar de Vicepresidencia Financiera
que no detiene el
proceso de contratacin
se pierden oportunidades
de contratacin que en
muchas ocasiones son
muy buenas.

Media
21. Rechazo de ofertas 2. No se ha definido ni
por errores subsanables. legal ni oficialmente
como parmetros nicos
por la Direccin Jurdica
Nacional, cules son
exactamente las fallas o
errores subsanables de
una oferta.

Media

Nivel de Riesgo

Alto

1. Retardo en el proceso
de seleccin

Medio

Medio

1. Labor, gestin y
revisin de la Gerencia
Nacional de Calidad

Medio

1. Gestin de la
Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos.

1. Revisin ms
minuciosa por parte de la
Vicepresidencia
Financiera.

2. Definicin por escrito


por parte de la Direccin
Jurdica Nacional de qu
aspectos concretos son
subsanables y cules no,
porque hoy en da estn
escritos pero en forma
global.

Preventivo

Preventivo

1. Mejor coordinacin de
revisin previa con la
Gerencia Nacional de
Calidad

1. Mayor prevencin del


clculo del nmero de
oferentes que
posiblemente se
presentar para que sea
congruente con el
cronograma - (preveer
fechas, trminos y
nmero de das para
evaluar) -.

2. Revisin ms
minuciosa de las
exigencias tcnicas.

2. Discrepancias con los


oferentes afectados.

180

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

21

26. Retrasos en la
revisin de las
evaluaciones de la parte
general y Jurdica de las
ofertas, y en las
respuestas de las
evaluaciones frente a los
plazos que estipula el
cronograma del
documento "Trminos de
Referencia".

1. Exceso de trabajo
2. Exceso de ofertas que
obstaculiza la revisin
total.

Baja

27. Incorrecta evaluacin


de la documentacin.

22

28. No se incluye por


1. Falta de revisin
error alguna evaluacin
en la consolidacin final.

Baja

23

29. Incumplimiento del


cronograma de la
publicacin de los
Trminos de Referencia

1. No remisin oportuna
del memorando para
solicitar la publicacin de
las evaluaciones de la
oferta en la pgina web,
por parte del Asesor
Jurdico Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud.
2. Errores y fallas
tcnicas en la Gerencia
Nacional de Informtica

25

30. Que las


observaciones no lleguen
al destinatario final o se
retrasen en el correo
interno del ISS, desde
que son radicadas por el
oferente.

1. Hecho de no
Media
diferenciar la
correspondencia de
convocatorias de la
correspondencia normal.

26

31. Alguna respuesta a 1. Falta de revisin


las observaciones de las
evaluaciones puede
quedarse por fuera de la
consolidacin.

Baja

Baja

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

1. Retardo en el proceso Bajo


de seleccin

Bajo

2. Habilitar ofertas que Medio


no tenan las condiciones
jurdicas para ello

Medio

1. Irregularidad en el
Medio
proceso de seleccin al
no publicar una
evaluacin que si se hizo,
y si es el caso se saca
adendo para prorrogar el
cronograma.

Medio

1. Incumplimiento del
cronograma de la
convocatoria y posible
prrroga del cronograma

Medio

Controles Existentes
1. Gestin de la Direccin
Jurdica Nacional de
acuerdo al cronograma
que se informa en oficio
remisorio.

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

Preventivo

1. Revisin ms profunda

1. Revisar al consolidar las Preventivo


evaluaciones de las
ofertas

Medio, porque genera


1. Remisin va lotus
inconvenientes dentro de adjuntando los archivos
la convocatoria y
de "Evaluaciones de la
retrasos.
Oferta" a la Gerencia
Nacional de Informtica.
2. Memorando solicitando
la publicacin, via lotus
3. La verificacin directa
de la publicacin en la
pgina web por parte del
Asesor Jurdico Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud

Preventivo

1. Mayor revisin al
consolidar las
evaluaciones de las
ofertas o una revisin
por parte de una
segunda persona.
2. Revisin y
confirmacin por parte
de los evaluadores de la
inclusin en el
documento final de su
evaluacin.

1. Mayor celeridad en las


evaluaciones y la
remisin del resultado
final.

1. Retraso en el proceso Medio


de seleccin del oferente
y en el proceso de
contratacin, y posible
prrroga del cronograma

Medio, porque retrasa el


proceso de contratacin,
pero no lo detiene, pero
genera realizar una
actividad ms:
Modificacin del
cronograma.

1. Informacin verbal al Preventivo


personal de
correspondencia, sobre la
importancia de que las
observaciones lleguen al
destinatario final y no se
retrasen en el correo
interno del ISS, desde
que son radicadas por el
oferente.

1. Capacitacin al
personal de
correspondencia sobre el
trmite, entrega y
eficiencia de la
correspondencia
relacionada con las
convocatorias, en este
caso "Las observaciones
a las evaluaciones de la
oferta".

1. Irregularidad en el
proceso de seleccin al
no dar la respuesta
correspondiente.

Medio

1. Revisar al consolidar las Preventivo


respuestas a las
observaciones de las
evaluaciones de las
ofertas

1. Mayor revisin al
consolidar las respuestas
a las observaciones de
las evaluaciones de las
ofertas o una revisin
por parte de una
segunda persona.

Medio

181

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

27

32. Que no se alcance ha


hacer el acto de
adjudicacin del contrato
el da en que estaba
programado

1. Exceso de
observaciones a las
evaluaciones.
2. Que el Vicepresidente
de EPS no pueda asistir
ese da.

Baja

Consecuencia
1. Generara adendo,
modificando y
prolongando fechas del
cronograma

Impacto

Nivel de Riesgo
Medio

Medio

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

1. Implcito en la gestin
Preventivo
y naturaleza de la labor de
evaluacin.

1. Oficializar Comit de
Sugerencias de
Adjudicacin al
"Ordenador del Gasto"

1. Determinar la
posibilidad legal de
notificar a travs de
pgina web o en
audiencia.

33. Adjudicacin de
3. Deficiente anlisis de
manera inconsecuente
las evaluaciones de las
con lo establecido en las ofertas.
evaluaciones.

2. Posibles demandas al Alto


acto de Adjudicacin

29

34. La notificacin no se 1. Deficiencias en el rea Baja


lleva a cabo o se realiza de Secretara General de
de forma deficiente.
la Direccin Jurdica
Nacional, en la labor de
notificacin.
2. Omisiones de
requisitos generales en el
acto Administrativo, por
parte de la elaboracin
del acto administrativo.

1. Tener al contratista
por no notificado

Medio

Medio

1. Gestin de Secretara
General de la Direccin
Jurdica Nacional.

30

35. La minuta del


contrato no se elabora
con la totalidad de las
condiciones establecidas
en los terminos de
referencia.

1. Futuras discrepancias Medio


con el contratista en la
interpretacin del
contrato y eventuales
litigios.

Medio

1. Revisin de las minutas Preventivo


por diferentes personas.

1. Formatos preaprobados y preestablecidos por


Direccin Jurdica
Nacional.

36. Que el contratista no 2. Incapacidad o


Baja
firme el contrato
deficiencias financieras o
tcnicas sobrevinientes
del contratista.

2. Se hace efectiva la
Alto
pliza de seriedad de la
oferta que presentan
siempre los contratistas y
se expide una resolucin
adjudicando al segundo
(2do.) mejor de la
convocatoria, siempre y
cuando tuviera las
calidades suficientes para
ser elegido; si no, se
saca nuevamente una
convocatoria.

Medio

2. Pliza de Garanta de
Seriedad de la oferta.

2. No aplica

31

37. Doble numeracin

1. Errores en la gestin
de numeracin

Baja

1. Generara
inconvenientes y
desrdenes de tipo
administrativo

Bajo, porque no detiene 1. Consecutivo en un libro Preventivo


el proceso.
columnario

32

38. Extravo de la
solicitud del registro
presupuestal con el
original del contrato

1. Desrdenes
administrativos o de
correo.

Baja

1. Retardo en ejecucin
del contrato

39. Hacer el registro


contra otro CDP.

2. Errores en la gestin Baja


del registro presupuestal

40. Aprobacin de
garantas sin estar
exactamente conformes
a lo establecido en el
contrato.

1. Deficiencia en la
Media
revisin de las plizas
frente a lo que establece
el contrato

33

1. Deficiencia en el
Media
estudio total de los
antecedentes del
contrato para elaborar la
minuta

1. Deficiente respaldo
ante la eventualidad de
un riesgo

Bajo

Medio

Medio

182

Medio

Medio

1. Reconstruir o volver a
firmar otro contrato.

Preventivo

Correctivo

Correctivo

1. Mayor control por


parte del ejecutor.
2. Que exista una base
de datos nica para
consultar los contratos
celebrados con el ISS.

1. Usar planillas de
control

2. Anular el registro y
volver a registrarlo contra
el CDP que lo respalda.

2. Proceso de revisin del


registro.

1. Revisin por parte del Preventivo


ajecutor de esta actividad:
Asesor Judico de la
Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios
de Salud.

1. Revisin adicional.

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa simple

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de servicios de


salud a travs del seguimiento asesora y
CAA, ISS
apoyo de contratacin de servicios de
salud y medicamentos en sus etapas
precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del mismo
con las ESEs (Empresas Sociales del
Estado), cumpliendo as con la
obligatoriedad de contratar con ellas
durante tres (3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de Junio 26
de 2003, as como con otras empresas
pblicas de salud, para los casos de
proveedor nico o urgencia manifiesta.
Verificar que para el contrato se hayan
cumplido en su totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin antes de
iniciar la ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del
contrato.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de
salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa por
convocatoria pblica

Contratista: ESE, Garantizar la prestacin de servicios


de salud a travs del seguimiento
IPS, CAA, ISS
asesora y apoyo de contratacin de
servicios de salud y medicamentos
en sus etapas precontractual,
contractual y post-contractual hasta
la liquidacin del mismo con las IPS,
para los casos de los contratos cuyo
objeto es la prestacin de servicios
de salud no cubiertos por las ESEs
creadas por el Decreto 1750 de Junio
26 de 2003, asegurando as la
prestacin de servicios de salud.
Verificar que para el contrato se
hayan cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y
legalizacin antes de iniciar la
ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del
contrato.

156

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Interventora de contratos

Vicepresidencia de Verificacin del cumplimiento de las


EPS
condiciones del contrato. Evaluacin
sistmatica de los contratos para la toma
de decisiones.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso de seguimiento a la
asignacin presupuestal para la
contratacin de servicios de salud.

Usuario afiliado a ISS Proporcionar el soporte financiero a travs


(cotizante y su
de la asignacin y seguimiento
familia)
presupuestal (resolucin o CDPs), para
atender las necesidades de contratacin
de servicios de salud: Atencin en salud y
medicamentos, garantizando un ptimo
servicio a los usuarios de la EPS del
Instituto de Seguros Sociales.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Incumplimiento e Imposicin de Multas

ANEXOS:

157

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

Vicepresidencia de Establecer las acciones necesarias para


EPS - ISS
garantizar la reparacin y cumplimiento y
en el caso necesario la imposicin de la
multa correspondiente cuando se detecten
incumplimientos de los contratistas

Formato 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO
FUENTE JURDICA DEL PROCESO
(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".
Estatuto General de contratacin de la
Administracin Pblica

Decreto 115 de 1996 (15 de enero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional
Marzo 4 de 2005
PROCESOS POR MODALIDADES DE CONTRATACIN
DESCRIPCIN

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal: Por la cual se expide el Estatuto


General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.
Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.
Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, perfeccionamiento del contrato y la
urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias
Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin
de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).
Artculo 1: Campo de aplicacin
Artculo 2-11: Sistema presupuestal y sus principios.
Artculo 12-19: Del presupuesto y responsabilidad.
Artculo 20-28: Ejecucin del presupuesto.
Artculo 29-30: Plantas de personal.
Artculo 31: Disposiciones varias.

158

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Ley 446 de 1998 (julio 7): Fuente


Jurdica"Congreso de la Repblica".

Liquidacin de contratos.

Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y


se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999: "Modifica
aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de trminos
de referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la contratacin por
medios electrnicos".
Transparencia en la actividad contractual
Art. 1. De los trminos de referencia.
Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.
Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin directa.

Actividad contractual.

Decreto 855 de 1994 (abril 28): Fuente


"Presidencia de la Repblica".
Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente
jurdica "Presidencia de la Repblica".

ANEXOS

En el articulo 44 numeral 10 literal d) menciona que los contratos de tracto


sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser
objeto de terminacin o liquidacin de comn acuerdo entre las partes,
procedimiento que deber realizarse dentro del trmino de pliego de condiciones
o trminos de referencia o a ms tardar a cuatro meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la exposicin de la acto administrativo que ordene la terminacin
o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas


Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-2, Escisin de clnicas y centros de atencin del ISS y creacin de las
Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-5, Objeto, funciones generales y sede.
Art. 6-13, Estructura, rganos de direccin y administracin de las Empresas
Sociales del Estado, conformacin, funciones y actos de la Junta Directiva,
designacin del Gerente General y sus funciones.
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 16-19, Regimen de Personal
Art. 20-22, Conformacin del patrimonio.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.
Art. 1-3. Objeto, objetivos y funciones del interventor.
Resolucin 4671 de 2002. Manual de
Interventora del Seguro Social (Noviembre Art. 5-8. Parmetros de Interventora, Informes, prohibiciones responsabilidades y
25): Fuente Jurdica "Presidencia del ISS". sanciones.
Ley 446 de 1998 "Trminos de referencia
de la contratacin pblica" (Julio 7):
Fuente Jurdica "Congreso de la
Repblica".

Designa las reglas y procedimientos de liquidacin definitiva a la terminacin de


los contratos dentro de los plazos establecidos o cuando el cumplimiento de la
ejecucin de los mismos se prolongue.

159

Articulo 44 numeral
10 literal d) de la ley
446 de 1998. En
concordancia con los
artculos 60 y 61 de
la ley 80 de 1993.

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Por medio de la cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el


pargrafo 3o. del artculo 41 de la Ley 80 de 1993. Dispone que los contratos
debern publicarse en el Diario nico de Contratacin Pblica, o en su defecto en
la Gaceta Oficial y el derecho de cualquier ciudadano de conocerlos.
Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):
Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.
Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
'Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
de Seguros Sociales"
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
Acuerdo 269 de 2003. Manual de
mbito de aplicacin y fines de contratacin. Capacidad de entes pblicos para
contratacin Administrativa para bienes,
contratar.
obras y servicios, (Marzo 13): Fuente
Sujetos de contratacin. (Incapacidades e inhabilidades)
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de Inhabilidades e incompatibilidad sobreviniente.
Seguros Sociales".
Competencia para celebrar los contratos.
Registro de proponentes. Participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Licitacin Pblica. Contratacin Directa, declaratoria de Desierta.
Contenido contrato Estatal. Perfeccionamiento y legalizacin del contrato
administrativo. Ejecucin y liquidacin del contrato Estatal.
Decreto 327 de 2002 (28 de Febrero):
Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Resolucin 1449 de 1996 (Marzo 20):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales".
Resolucin 2640 de 2004 (Diciembre 24):
Fuente Jurdica "Presidencia del ISS".
Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5):
Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Reglamentacin interna, referente al Manual de Contratacin de servicios de salud


del ISS.
Referente al "Manual de Procesos de Interventora de Contratos de la
Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.del ISS"
Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y
Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
Libro I. Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan
Obligatorio de Salud
Captulo I. Disposiciones Generales.
Captulo II. Definiciones y contenidos de las actividades, intervenciones y
procedimientos contemplados en el Plan Obligatorio de Salud
Captulo III. Servicios con internacin estancias, servicios profesionales derechos
de sala, materiales, suministros y equipos
Libro II. <Plan Obligatorio de Salud, POS>
Captulo I. Plan Obligatorio de Salud POS - Niveles de Complejidad

Resolucin 2816 de 1998 (Julio 31):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Modific en sus artculos 1 y 2 la Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5), sobre el


Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de
Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
160

ANEXOS

Artculo 2o. de la Ley


80 de 1993

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Decreto 2309 de 2002 (Octubre 15):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin


de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia.

Resolucin 3384 de 2000 (Diciembre 29):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se Modifican Parcialmente las Resoluciones 412 y 1745 de 2000 y se


deroga la Resolucin 1078 de 2000.

Ttulo I. Disposiciones Generales


Ttulo II. Organizacin del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la
atencin de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Ttulo III. Del Sistema de Habilitacin.
Ttulo IV. De los Procesos de Auditora para el mejoramiento de la Calidad de la
Atencin de Salud.
Ttulo V. Del Sistema nico de Acreditacin.
Ttulo VI. Del Sistema de Informacin para la Calidad.
Ttulo VII. Disposiciones Transitorias.
Acuerdo 228 de 2002 : Fuente Jurdica
Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos
"Ministerio de Salud y Consejo Nacional de del Plan Obligatorio de Salud y se dictan otras disposiciones
Seguridad Social en Salud"
Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
Acuerdo 282 de 2004 (Diciembre 22 ) :
Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin de Salud de los regmenes contributivo y subsidiado para el ao 2005 y se dictan
otras disposiciones: Se actualiza el Acuerdo 228 de 2002 y se incluyen otros
Social y Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud"
medicamentos POS.
Acuerdo 254 de 2003 (Diciembre 22):
Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin de Salud de los Regmenes Contributivo y Subsidiado para el ao 2004 y se dictan
Social y Consejo Nacional de Seguridad
otras disposiciones: Incluir en el Plan Obligatorio de Salud del Rgimen
Por el cual se establece el obligatorio cumplimiento de las actividades,
Acuerdo 117 de 1998 (Diciembre 29):
procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la atencin de
Fuente Jurdica "Ministerio de Salud y
enfermedades de inters en salud pblica
Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud"
Resolucin 412 de 2000 (Febrero 25):
Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de
Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"
demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas tcnicas y
guas de atencin para el desarrollo de las acciones de proteccin especfica y
deteccin temprana y la atencin de enfermedades de inters en salud pblica
definidas mediante Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud., a cargo de las Entidades Promotoras de Salud Entidades Adaptadas y
Administradoras del Rgimen Subsidiado. Igualmente se establecen los
lineamientos para la programacin, evaluacin y seguimiento de las actividades
establecidas en las normas tcnicas que deben desarrollar estas entidades.

Acuerdo 312 de 2004 (Febrero 24): Fuente Referente al "Manual de tarifas del ISS".
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

161

ANEXOS

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES


INFORMACIN
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA

DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

Inicio

Realizar estudios previos y justificacin del


contrato

Solicitar el CDP (Certificado de Disponibilidad


Presupuestal)

Emitir CDP

Recibir CDP

Coordinar elaboracin de los Trminos de


Referencia

Elaborar parmetros jurdicos de los Trminos de


Referencia

Elaborar parmetros financieros de los Trminos


7 de Referencia

Elaborar parmetros tcnicos de los Trminos de


Referencia

Consolidar documento Inicial de Trminos de


Referencia

10

Revisar el documento final de Trminos de


Referencia

11

Publicar en Pgina Web el Proyecto Trminos de


Referencia
2/4

162

CDIGOS

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

Interventor
del Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

1/4

13

Ejecutar la "Apertura de la Convocatoria"

14

Recibir observaciones de los trminos de


referencia y dar respuesta

15

Recibir Ofertas
SI
Se declar desierta la convocatoria?

16

Cerrar la Convocatoria

17

Revisar ofertas y enviar a reas evaluadoras

18

Realizar la evaluacin financiera de la oferta

19

Realizar la evaluacin tcnica de la oferta de


servicios de salud

20

Realizar la evaluacin de la oferta de


medicamentos

21

Realizar la revisin de la parte General y Jurdica


de las ofertas

22

Consolidar las evaluaciones de las ofertas

23

Publicar en la Pagina Web las Evaluaciones de la


Oferta

25

Recibir observaciones a las evaluaciones de la


oferta

NO

3/4

163

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

Interventor
del Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

2/4

26

Consolidar respuestas a las observaciones de las


evaluaciones

27

Realizar la adjudicacin del Contrato

28 Publicar en la pgina web el Acto de Adjudicacin

29

Notificar al contratista

30

Elaborar y suscribir la Minuta del Contrato

31

Asignar nmero consecutivo al Contrato

32 Realizar el correspondiente registro presupuestal

33 Aprobar las Garantas establecidas en el contrato

34

Elaborar Acta de Iniciacin del Contrato

35

Realizar Ejecucin, Interventora y Seguimiento del


Contrato

Fin
Nota: En la actividad No 1: "Realizar estudios previos y justificacin del contrato", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos.El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 2: "Solicitar el CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos.
En la actividad No 4: "Recibir CDP", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada
seccional.
En la actividad No 5: "Coordinar elaboracin de los Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 6: "Elaborar parmetros jurdicos de los Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional, y si no existe, el abogado de c
En la actividad No 7: "Elaborar parmetros financieros de los Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento Financiero de cada seccional.
En la actividad No 8: "Elaborar parmetros tcnicos de los Trminos de Referencia", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. Las reas que intervienen en las seccionales son el Departamento de Contratacin y el Departamento de Calidad de cada seccional.
En la actividad No 9: "Consolidar documento Inicial de Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 10: "Revisar el documento final de Trminos de Referencia", el rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional, y si no existe, el abogado de
d
i
l

164

Interventor
del Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

Asesor Juridico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

Vicepresidencia
Finanaciera

Gerencia
Nacional de
Informtica

Gerencia
Nacional de
Calidad

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Direccin
Jurdica
Nacional

La actividad No 11: "Publicar en Pgina Web el Proyecto Trminos de Referencia", no es llevada a cabo por las seccionales. En las seccionales se usa la figura de "Convocatoria Cerrada", que
consiste en enviar a travs de correo, el proyecto "Trminos de Referencia" a los posibles oferentes, invitndolos a participar en la convocatoria. Los oferentes son escogidos de una base de
datos que posee cada seccional y el rea encargada de invitar a los posibles oferentes es la Direccin Jurdica de cada seccional, y si no existe, el abogado de cada seccional.
En la actividad No 13: "Ejecutar la "Apertura de la Convocatoria", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional. Si la convocatoria es de nivel
central o excede el monto (3.000 SMLV), la Resolucin de Apertura la elabora directamente el Nivel Central (Direccin Jurdica Nacional) y firma el Presidente del ISS, y hay otros casos donde el
Nivel Central controla la convocatoria y elabora la Apertura de la misma.
En la actividad No 14: "Recibir observaciones de los trminos de referencia y dar respuesta", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 15: "Recibir Ofertas", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 16: "Cerrar la Convocatoria", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 17: "Revisar ofertas y enviar a reas evaluadoras", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 18: "Realizar la evaluacin financiera de la oferta", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento Financiero de cada seccional.
En la actividad No 19: "Realizar la evaluacin tcnica de la oferta de servicios de salud", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Calidad de cada seccional.
En la actividad No 20: "Realizar la evaluacin de la oferta de medicamentos", el rea que interviene en las seccionales es el rea de Servicios Farmacuticos de cada seccional y si no existe, el
Qumico o quien haga sus veces.
En la actividad No 22: "Consolidar las evaluaciones de las ofertas", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
La actividad No 23: "Publicar en la Pagina Web las Evaluaciones de la Oferta", no es llevada a cabo por las seccionales. En las seccionales se se envan directamente a travs de correo, las
evaluaciones de la oferta a los posibles oferentes. El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 25: "Recibir observaciones a las evaluaciones de la oferta", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 26: "Consolidar respuestas a las observaciones de las evaluaciones", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 27: "Realizar la adjudicacin del Contrato", la Presidencia del ISS o Vicepresidencia de EPS la realizan, cuando se encuentren delegadas para el efecto. El rea que interviene en
las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
La actividad No 28: "Publicar en la pgina web el Acto de Adjudicacin", no es llevada a cabo por las seccionales.
En la actividad No 29: "Notificar al contratista", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 30: "Elaborar y suscribir la Minuta del Contrato", las minutas que deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden elaborarr en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud - Asesor Jurdico-, previa revisn de la minuta por Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden ser directamente elaborados y aprobados por sta ltima. El rea que
interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional y si no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 31: "Asignar nmero consecutivo al Contrato", cuando es contrato suscrito por la Vicepresidencia de EPS, es el Grupo Jurdico de la Vicepresidencia de EPS quien asigna el
nmero consecutivo al contrato. El rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional y si no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 32: "Realizar el correspondiente registro presupuestal", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Presupuesto de cada seccional.
En la actividad No 33: "Aprobar las Garantas establecidas en el contrato", el rea que interviene en las seccionales es la Direccin Jurdica de cada seccional y si no existe, el abogado de la
seccional

165

Interventor
del Contrato

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Fecha:
Marzo de 2004
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No.

Actividad

FASE PRE - CONTRACTUAL


Realizar estudios previos y
justificacin del contrato

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA
Ejecutor
Gerente
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud/
Coordinador
Nacional de
servicios
Farmaceticos.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

Tarea

1. Una vez realizados los estudios tcnicos, plasmar p


documento que contenga los siguientes requisitos:
- Definicin de la necesidad
- Objeto y condiciones del contrato
- Indicaciones del posible contratista
- Soporte tcnico y econmico estimado del posible
contrato
- Forma de pago
- Beneficios esperados por el Instituto de Seguros
Sociales

donde
*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

Insumos

Producto y/o
Resultado

VA

Justificacin del
Plan de Salud;
Contrato
Presupuesto de
Ingresos y Gastos
de las Unidades de
Actividades de
Salud

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin:
Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /
NOTA: En los insumos, al mencionar
el documento "Presupuesto de
Ingresos y Gastos de las Unidades de
Actividades de Salud", al decir
Unidades estamos refirindonos a las
unidades de negocio del ISS, que
corresponden a: Pensiones,
Proteccin del riesgo laboral y Salud,
que es la que nos compete.

1.

Solicitar el CDP (Certificado de


Disponibilidad Presupuestal)

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos

1. Elaborar proyecto de solicitud del CDP


p
2. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero con consecutivo de correspondencia, que
se separe el monto para el contrato al
Departamento Nacional de Presupuesto.
3. Remitir la solicitud al Departamento Nacional de
Presupuesto con consecutivo de correspondencia.

2.

Vicepresidencia de
EPS
*Gerencia Nacional
de Contratacin

Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Solicitud del CDP

Para los medicamentos se realizan las


mismas tareas, pero las 1 y 2, son
llevadas a cabo directamente en la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos.

*Gerencia Nacional de Contratacin:


Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos
Los perfiles del profesional de la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud y del profesional
de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de
presupuesto.

166

No.

Actividad
Emitir CDP

Ejecutor

Coordinar elaboracin de los


Trminos de Referencia

donde

p
1. Emitir CDP.
2. Enviar CDP con memorando del Departamento
Nacional de Presupuesto a Grupo Administrativo y
Financiero de la Vicepresidencia de EPS.
3. Enviar CDP con memorando a Presupuesto de las
seccionales a travs de correo interno (lotus).

Vicepresidencia
Financiera

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

1. Recibir el CDP original con firma de recibido de


p
la copia, en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.
2. Guardar original en la carpeta del contrato.

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Asesor Jurdico
de Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

1. Coordinar con las dependencias respectivas, la


informacin de las condiciones tcnicas y
financieras que se solicitarn a los oferentes. El
asesor jurdico de la Gerencia Nacional de
Contratacin se encargar de elaborar las
condiciones y parmetros jurdicos.

Departamento
Nacional de
Presupuesto

Recibir CDP

Tarea

Solicitud del CDP


Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Producto y/o
Resultado
CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

Solicitud del CDP


Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

Insumos

VA

Observaciones

*Gerencia Nacional de Contratacin:


Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /

Para los medicamentos se realizan las


mismas tareas, pero son llevadas a
cabo directamente en la Coordinacin
Nacional de Servicios Farmacuticos.
Los perfiles del profesional de la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud y del profesional
de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de
presupuesto.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

NOTA: En el caso de las seccionales ser la


Direccin Jurdica de cada seccional quien se
encargue de elaborar las condiciones y parmetros
jurdicos.

167

Justificacin del
Contrato
CDP
Condiciones
Tcnicas de la
necesidad
Condiciones
Financieras.

Proyecto de
Trminos de
Referencia

La elaboracin y envo de las


condiciones estn a cargo de:
.- Tcnicas: En contratos de servicios
de salud por los mdicos de la
Gerencia Nacional de Contratacin y,
si son medicamentos por la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos.
.- Financieras: Vicepresidencia
Financiera
.- Jurdicas: Asesor Jurdico de la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.

No.

Actividad

Ejecutor

Elaborar parmetros jurdicos de


los Trminos de Referencia

Asesor jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Direccin
Jurdica de cada
seccional

Elaborar parmetros financieros de Vicepresidencia


los Trminos de Referencia
Financiera
Departamento
Financiero de
cada seccional

Elaborar parmetros tcnicos de


los Trminos de Referencia

Gerente
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud/
Coordinador
Nacional de
servicios
Farmaceticos.
Gerencia
Nacional de
Calidad
Departamento
de Calidad de
cada seccional

Tarea

donde

1. Elaborar y revisar que las condiciones y


parmetros jurdicos estn de acuerdo a lo que
estipula la ley. Al elaborar las condiciones y
paramtros jurdicos se incluirn:
.-Condiciones generales, que incluirn el marco
legal, objeto, justificacin, condiciones de los
participantes, informacin sobre el presupuesto
oficial que respaldar el proyecto de trminos de
referencia, publicaciones web, trminos,
cronograma, condiciones de apertura y cierre de la
convocatoria, condiciones de la forma de realizar
observaciones a los trminos de referencia,
condiciones del cierre de la convocatoria y apertura
de las propuestas, sujecin a los trminos de
referencia.
.- Condiciones para la evaluacin
.-Parte jurdica, que incluir informacin y
condiciones referentes a la documentacin exigida
para participar en la convocatoria: Carta de
presentacin de la propuesta aceptando los
trminos de referencia,, certificados de existencia y
representacin legal de los oferentes si son
personas jurdicas y, en el caso de personas
naturales certificado de la Cmara de Comercio,
Estatutos.
.-Causales de rechazo de las propuestas
.-Forma de calificar
.-Forma de adjudicar y fecha de adjudicacin.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica
de cada seccional

1. Elaborar las condiciones y parmetros


financieros. Al elaborar las condiciones y
paramtros financieros se incluirn:
Los requisitos y documentacin que informen sobre
la situacin financiera del oferente como: Balance
general y estados de resultados, notas a los estados
financieros, dictmen del revisor fiscal del oferente,
fotocopias legibles de tarjetas profesionales del
revisor fiscal y el contador pblico del oferente,
certificado de antecedentes disciplinarios para el
revisor fiscal y el contador, copia de la declaracin
de renta.

Vicepresidencia
Financiera
Departamento
Financiero de cada
seccional

1. Elaborar las condiciones y parmetros tcnicos. Al


elaborar las condiciones y paramtros tcnicos se
incluirn los requisitos y documentacin exigidos,
que informen sobre la situacin tcnica del oferente
e informacin para que el oferente elabore un
documento tcnico con los siguientes datos:
.-Portafolio de servicios del oferente
.-Cobertura, capacidad instalada y oferta de
actividades disponibles,
.-Documentos que acrediten la experiencia del
oferente en la prestacin del servicio a contratar,
.-Estadsticas de los procedimientos a contratar
.-Certificaciones exigidas.

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Gerencia Nacional
de Calidad
Departamento de
Calidad de cada
seccional

168

Insumos
Justificacin del
Contrato
CDP

Producto y/o
Resultado
Condiciones
Jurdicas

VA

Observaciones

Justificacin del
Contrato
CDP

Condiciones
Financieras

Justificacin del
Contrato
CDP

Condiciones
Tcnicas

*Gerencia Nacional de Contratacin:


Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /
X

No.

Actividad

Ejecutor

Consolidar documento Inicial de


Trminos de Referencia

Asesor jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

10

Publicar en Pgina Web el


Proyecto Trminos de Referencia

donde

Insumos
Justificacin del
Contrato
CDP
Condiciones
tcnicas
Condiciones
financieras
Condiciones
jurdicas

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

Asesor jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

p
1. Consolidar el documento final "Proyecto de
Trminos de Referencia"
2. Enviar a travs de Lotus (correo interno) o en
medio fsico a la Direccin Jurdica Nacional el
"Proyecto de Trminos de Referencia" para que sea
revisado.
3. Hacer los ajustes necesarios si es el caso.
4. Pasar el documento final "Proyecto de Trminos
de Referencia" al Vicepresidente de EPS para su
aprobacin.
5. Modificar o corregir, si es el caso, el "Proyecto de
Trminos de Referencia", por sugerencia del
Vicepresidente de EPS.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /

1. Llenar el formato "Agenda de Conectividad"


(formato en Excel), exigido como requisito por la
Gerencia Nacional de Informtica, para
publicaciones en la pgina web.
2. Elaborar memorando para solicitar la publicacin
del Proyecto Trminos de Referencia.
3. Remitir a travs de Lotus (correo interno) la
solicitud de publicacin, adjuntando el archivo
"Proyecto Trminos de Referencia" con sus anexos
y, el formato diligenciado "Agenda de Conectividad"
a la Gerencia Nacional de Informtica.
4. Verificar la publicacin consultando la pgina
web.

Gerencia Nacional
Proyecto de
de Contratacin de Trminos de
Servicios de Salud / Referencia

Revisar el documento final de


Trminos de Referencia

Tarea

1. Consolidar en un documento el "Proyecto Inicial p


de Trminos de Referencia" que contiene:
.- Condiciones- Parmetros jurdicos
.- Condiciones - parmetros financieros
.- Condiciones - parmetros tcnicos
.- Condiciones de Calificacin y valoracin de las
ofertas, del futuro contrato y de la convocatoria.
.- Cronograma
2. Revisar que las condiciones y parmetros estn
conformes con lo que estipula la ley.
3. Solicitar al personal mdico de la Gerencia de
Contratacin su revisin y observaciones pertinentes
para los servicios de salud..
4. Corregir con base en las observaciones. En el
caso de medicamentos solicitar a la Coordinacin
Nacional de Servicios Farmacuticos su revisin y
observaciones pertinentes y corregir si es el caso.
5. Solicitar a travs de memorando a la Gerencia
Nacional de Calidad su revisin y concepto para los
servicios de salud.

Producto y/o
Resultado
Proyecto de
Trminos de
Referencia

VA

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin:
Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /

Justificacin del
Contrato
CDP
Condiciones
tcnicas
Condiciones
financieras
Condiciones
jurdicas

Proyecto de
Trminos de
Referencia

La publicacin en la Pgina Web del


Proyecto de Trminos de Referencia
es por cinco (5) das calendario si es
por convocatoria y diez (10) das
calendario si es licitacin o concurso,
segn estipulacin del decreto 2170
de 2002.

Publicacin del
Proyecto Trminos
de Referencia en la
pgina web del
Instituto de Seguros
Sociales.
Formato Agenda de
conectividad
diligenciado.

11

En el caso que no haya sido


publicado
y se retras dicha
publicacin (en das), afectando el
cronograma del Proyecto Trminos de
Referencia:
1. Llamar telefnicamente a la
Gerencia Nacional de Informtica
para indagar la razn del retraso.
2. Correr fechas del cronograma del
Proyecto Trminos de Referencia
(modificarlo). - Volver a la actividad
tres (3) "Elaborar Trminos de
Referencia"-.
- Dentro de los trminos (das) de la
publicacin del Proyecto de Trminos
de Referencia, se pueden hacer
modificaciones al Proyecto, previo
aviso al Asesor Jurdico de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios
de Salud, para que las efecte si es el
caso.

Gerencia
Nacional de
Informtica

1.Publicar el Proyecto de Trminos de Referencia

169

Gerencia Nacional
de Informtica

Proyecto de
Trminos de
Referencia
Documento
"Agenda de
conectividad"
diligenciado.
Memorando de
solicitud de
publicacin

Publicacin del
Proyecto Trminos
de Referencia en la
pgina web del
Instituto de Seguros
Sociales.
Formato Agenda de
conectividad
diligenciado.

No.

Actividad

Ejecutor

Tarea

En las seccionales se usa la figura de "Convocatoria


Enviar el Proyecto Trminos de Direccin
Referencia a los posibles oferentes Jurdica de cada Cerrada", que consiste en enviar a travs de correo,
seccional
el proyecto "Trminos de Referencia" a los posibles
oferentes, invitndolos a participar en la
convocatoria. Los oferentes son escogidos de una
12
base de datos que posee cada seccional.

donde
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Insumos
Proyecto de
Trminos de
Referencia

Producto y/o
Resultado
Proyecto de
Trminos de
Referencia

VA

Observaciones
Esta actividad es slo para
seccionales, y reemplaza en ellas la
actividad 11: "Publicar en la Pgina
Web el Proyecto Trminos de
Referencia".

CONVOCATORIA
Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Direccin
Jurdica Nacional
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.
13

Ejecutar la "Apertura de la
Convocatoria"

1. Elaborar Resolucin de Apertura de la


Convocatoria para que la firme el Vicepresidente de
EPS. En las seccionales la firmar el Gerente de
cada seccional.
2. Remitir la resolucin de Apertura de la
Convocatoria firmada por el Vicepresidente de EPS,
a Secretara General para numeracin y
conservacin en dicha dependencia.
3. Conservar fotocopia de la Resolucin de Apertura
de la Convocatoria numerada y guardarla en la
carpeta del contrato.
4. Sellar Urna y elaborar "Acta de Apertura y Cierre
de Urna". Esta acta se suscribe por funcionarios de
la Gerencia Nacional de Contratacin o Coordinacin
de Servicios Farmacuticos si son medicamentos y
la firma el Gerente Nacional de Contratacin.
5. Colocar en carpeta del contrato el Acta de
Apertura de la Convocatoria y constancia de Cierre
de Urna.
6. Publicar el Proyecto definitivo de Trminos de
Referencia en la pgina web.

Proyecto de
Gerencia Nacional
de Contratacin de Trminos de
Servicios de Salud / Referencia
Direccin Jurdica
Nacional
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

.- Desde la actividad "Apertura de la


Convocatoria cualquier modificacin a
los Trminos de Referencia se har
mediante Adendo, y dicho Adendo se
publicar en la pgina web de la
entidad. Si este fuere el caso, se
pasar nuevamente a la actividad
"publicacin en la pgina web".

Resolucin de
Apertura de la
Convocatoria
Acta de Apertura y
Cierre de Urna
Adendo (si es el
caso)
Proyecto definitivo
de Trminos de
Referencia

.- Dichas modificaciones podrn


surgir por observaciones de posibles
participantes o por decisin de la
entidad para modificar los Trminos
de Referencia.

NOTA: Si la convocatoria es de nivel central o


excede el monto (3.000 SMLV), la Resolucin de

Apertura la elabora directamente el Nivel Central


(Direccin Jurdica Nacional) y firma el Presidente
del ISS, y hay otros casos donde el Nivel Central
controla la convocatoria y elabora la Apertura de la
misma.

Recibir observaciones de los


trminos de referencia y dar
respuesta

14

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

1. Recibir de los interesados las observaciones a los p


trminos de referencia dentro del plazo fijado por el
cronograma del documento "Trminos de
Referencia", publicado en la pgina web.
2. Dar respuesta a observaciones dentro de los
trminos del cronograma del documento "Trminos
de Referencia". La respuesta puede generar Adendo
si implica modificacin a los Trminos de
Referencia.
3. Publicar respuestas en la pgina web,
solicitndolo a la Gerencia de Informtica,
envandole por Lotus (correo interno) y memorando
haciendo la solicitud con archivos adjuntos de
respuestas. Si la respuesta ha generado Adendo,
este se anexa a los archivos adjuntos para que sea
publicado. En el caso de las seccionales, las
respuestas a las observaciones y el Adendo no se
publican en la pgina web; se envan por correo a
los oferentes.

170

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.
Departamento de
contratacin de
cada seccional

.- Si no hacen observaciones, esta


actividad se omite.

Respuestas
Trminos de
publicadas en la
Referencia,
pgina web
Observaciones
efectuadas por los Adendo publicado
en la pgina web, si
interesados.
es el caso

No.

Actividad

Ejecutor

Recibir Ofertas

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

p
1. Los oferentes llevan las ofertas hasta la fecha y
hora lmites de la convocatoria, especificadas en el
cronograma de los "Trminos de Referencia".
2. Depositar en urna las ofertas.
3. Relacionar en un Listado de Oferentes, las ofertas
depositadas en la urna, como control de recibido.

Gerente
Nacional de
Contratacin /
Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

1. Abrir la urna.
p
2. Elaborar Acta de Cierre de Convocatoria, donde
se relacionan las ofertas presentadas, el
representante legal, el nmero de folios de cada
oferta, el valor econmico de la oferta y datos de la
pliza de seriedad de la oferta.
3. Suscribir el Acta de Cierre por parte de los
asistentes.
4. Colocar en carpeta de la convocatoria.
(A solicitud de los oferentes se les entrega copia del
Acta de Cierre de la Convocatoria)

Ofertas, Acta de
Gerencia Nacional
de Contratacin de Cierre de la
Servicios de Salud o Convocatoria.
en el auditorio
dependiendo del
nmero de
oferentes (es usual
para el caso de
medicamentos)
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

p
1. Revisar y organizar las ofertas y separarlas por
sus diferentes componentes a evaluar.
2. Hacer la evaluacin econmica y puntaje por
componente nacional de las ofertas (a cargo de
Gerencia Nacional de Contratacin). En las
seccionales es a cargo del Departamento de
Contratacin de cada seccional.
3. Remitir a travs de memorandos la parte general
y Jurdica de las ofertas recibidas a la Direccin
Jurdica Nacional para que la revisen, la Financiera
a la Vicepresidencia Financiera, la Tcnica (de
servicios de salud) a la Gerencia Nacional de
Calidad y, en el caso de medicamentos, la parte
tcnica a la Coordinacin de Servicios
Farmacuticos, relacionando nmero de folios.
NOTA: En las seccionales se remite a travs de
memorandos la parte general y Jurdica de las
ofertas recibidas a la Direccin Jurdica de cada
seccional para que la revisen, la Financiera al
Departamento Financiero de cada seccional, la
Tcnica (de servicios de salud) al Departamento de
Calidad de cada seccional y, en el caso de
medicamentos, la parte tcnica al rea de farmacia
de cada seccional, relacionando

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

15

Cerrar la Convocatoria

16

Revisar ofertas y enviar a reas


evaluadoras

17

Tarea

donde
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Insumos
Trminos de
Referencia
Antecedentes de
Convocatoria

Producto y/o
VA
Resultado
Ofertas cerradas
introducidas en urna
sellada,
Listado de Oferentes
que han depositado
ofertas.
X

NOTA: Si no se presenta ninguna oferta, la


convocatoria se declara desierta y se inicia
nuevamente el proceso. (Va a la actividad 4:
"Elaborar los Trminos de Referencia").

Ofertas, Trminos
de Referencia.

Ofertas Fsicas,
Acta de Cierre de
Convocatoria

Evaluaciones de las
ofertas.

nmero de folios.

Realizar la evaluacin financiera


de la oferta

18

Vicepresidencia
Financiera
Departamento
Financiero de
cada seccional

Observaciones

Es conveniente exigir presentar en


tres (3) cuadernos diferentes las
ofertas para facilitar la labor de
evaluacin. La evaluacin econmica
de las ofertas, consiste en asignarle
un puntaje a cada oferente.
El puntaje oscila en el rango de 1 a
100 puntos mximo. El factor que se
tiene en cuenta para la evaluacin
econmica de la oferta es el precio y,
se asigna el mayor puntaje (100
puntos ) a la oferta que ofrezca el
precio ms bajo y, se van asignando
puntajes en orden sucesivo de
acuerdo al precio a las dems ofertas,
restndoles 10 puntos. As, la
segunda oferta que ofrezca el el
segundo precio ms bajo obtendr 90
puntos, la siguiente, 80 puntos y as
sucesivamente. Otro mtodo para la
evaluacin econmica de las ofertas
es la aplicacin de la frmula
matemtica: (Valor ofrecido/Mayor
puntaje) * 100, donde el mayor
puntaje es 100 puntos, siendo la
oferta que obtenga la mejor
evaluacin la que de el valor ofrecido
(precio) ms bajo. ste mtodo no se
usa y el

empleado actualmente es el de
puntaje.

p
1. Hacer la respectiva evaluacin financiera y
responder dentro de los plazos que estipula el
cronograma del documento "Trminos de
Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.

171

Vicepresidencia
Financiera
Departamento
Financiero de cada
seccional

Ofertas
Trminos de
Referencia

Evaluacin
financiera de la
oferta.

No.

Actividad
Realizar la evaluacin tcnica de
la oferta de servicios de salud

Ejecutor
Gerencia
Nacional de
Calidad
Departamento
de Calidad de
cada seccional.

Tarea

p
1. Hacer la respectiva evaluacin tcnica de
servicios de Salud y responder dentro de los plazos
que estipula el cronograma del documento
"Trminos de Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.
3. Verificar la habilitacin de la institucin a travs
de visita para comprobar que tiene el documento
"Inscripcin ante el Registro Especial de
Prestadores de Salud" vigente, otorgado por el ente
territorial encargado de dar la habilitacin a las
instituciones prestadoras de servicios de salud.

donde
Gerencia Nacional
de Calidad
Departamento de
Calidad de cada
seccional.

Producto y/o
Insumos
Resultado
Ofertas
Evaluacin tcnica
Trminos de
de la oferta.
Referencia
"Inscripcin ante
el Registro Especial
de Prestadores de
Salud"

19

Realizar la evaluacin de la oferta Coordinacin


de medicamentos
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
rea de
20
farmacia de
cada seccional

Realizar la revisin de la parte


General y Jurdica de las ofertas

21

22

VA

Direccin
Jurdica Nacional
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

1. Hacer la respectivas evaluacin de medicamentos p


y responder dentro de los plazos que estipula el
cronograma del documento "Trminos de
Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.

Coordinacin
Ofertas
Nacional de
Trminos de
Servicios
Referencia
Farmacuticos
rea de farmacia de
cada seccional

Evaluacin de
medicamentos de la
oferta.

p
1. Revisar la evaluacin de la parte general y
Jurdica de las ofertas, y responder dentro de los
plazos que estipula el cronograma del documento
"Trminos de Referencia".
2. Remitir a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud las respuestas de las
evaluaciones con memorando. En las seccionales se
remite al Departamento de Contratacin de cada
seccional.

Direccin Jurdica
Nacional
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Evaluacin de la
parte general y
Jurdica de las
ofertas.

Consolidar las evaluaciones de las Asesor Jurdico 1. Unificar en un slo documento las evaluaciones.
2. Guardar las evaluaciones en cada carpeta de
ofertas
Gerencia
oferentes junto con los memorandos remisorios.
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

Publicar en la Pagina Web las


Evaluaciones de la Oferta

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud

1. Elaborar memorando para solicitar la publicacin


de las evaluaciones de la oferta en la pgina web,
las cuales estn unificadas en un slo documento.
2. Remitir a travs de Lotus (correo interno) el
memorando, adjuntando los archivos de
"Evaluaciones de la Oferta" a la Gerencia Nacional
de Informtica.
4. Verificar la publicacin consultando la pgina
web.

23

172

Ofertas
Trminos de
Referencia

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

Evaluaciones de las Evaluaciones de las


Ofertas
ofertas.
Trminos de
Referencia

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Gerencia Nacional
de Informtica

Evaluaciones de las Publicacin de las


evaluaciones de las
ofertas
ofertas en la pgina
Memorando de
web
solicitud de
publicacin

Observaciones
La habilitacin es concedida a las
instituciones prestadoras de servicios
de salud por entes territoriales y es
de caracter obligatorio para la
prestacin de servicios de salud. Los
entes territoriales encargados de dar
la habilitacin, son: La Secretara
Distrital de Salud para Bogot; en las
ciudades capitales de departamento
es la Secretara de Salud de cada
ciudad, si existe y si no, la Secretara
de Salud Departamental respectiva.
Las visitas para verificar la
habilitacin de las instituciones
prestadoras de servicios de salud, son
realizadas por la Gerencia Nacional de
Calidad del ISS y por los
Departamentos de Calidad de cada
seccional cada ao, o cuando va ha
llevarse a cabo una contratacin
nueva para servicios de salud, o
suscitada por una queja sobre el
servicio prestado o la institucin
contratada.

No.

Actividad

Ejecutor
Gerencia
Nacional de
Informtica

Enviar a los oferentes las


Evaluaciones de la Oferta
24

Recibir observaciones a las


evaluaciones de la oferta

25

Consolidar respuestas a las


observaciones de las evaluaciones

26

Tarea

1.Publicar el Proyecto de Trminos de Referencia

donde
Gerencia Nacional
de Informtica

Departamento
En las seccionales se envan directamente a travs
de Contratacin de correo, las evaluaciones de la oferta a los
de cada
posibles oferentes.
seccional.

Producto y/o
Resultado
Evaluaciones de las Publicacin de las
evaluaciones de las
ofertas
ofertas en la pgina
Memorando de
web.
solicitud de
publicacin
Insumos

Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

Evaluaciones de las Evaluaciones de las


ofertas
ofertas.

Evaluaciones de las Observaciones a las


evaluaciones de las
ofertas en la
pgina web (nivel ofertas
nacional).
Evaluaciones de las
ofertas en
seccionales

1. Los oferentes leen las evaluaciones en la pgina


web. En el caso de las seccionales no se utiliza
publicacin en pgina web; los oferentes han
recibido las evaluaciones por correo y las leen
directamente.
2. Los oferentes emiten si lo estiman pertinente
observaciones por escrito a las evaluaciones, y las
hacen llegar a la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud, dentro del plazo lmite
establecida en el cronograma de los Trminos de
Referencia para las "Observaciones". Para
seccionales las hacen llegar al Departamento de
Contratacin de cada seccional.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamentento de
Contratacin de
cada seccional.

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

1. Remitir a travs de memorandos, observaciones p


de los oferentes a las reas correspondientes ( la
parte general y Jurdica a la Direccin Jurdica
Nacional, la Financiera a la Vicepresidencia
Financiera, la Tcnica -de servicios de salud - a la
Gerencia Nacional de Calidad y, en el caso de
medicamentos, la parte tcnica a la Coordinacin de
Servicios Farmacuticos ) para que emitan
respuestas. En el caso de las seccionales: Se remite
a travs de memorandos la parte general y Jurdica
a la Direccin Jurdica de cada seccional, la
Financiera al Departamento Financiero de cada
seccional, la Tcnica (de servicios de salud) al
Departamento de Calidad de cada seccional y, en el
caso de medicamentos, la parte tcnica al rea de
farmacia de cada seccional, para que emitan
respuestas.
2. Recibir respuestas de las reas evaluadoras.
3. Emitir respuestas a las observaciones a la
evaluacin econmica y de puntaje por componente
nacional.
4. Unificar respuestas de las reas evaluadoras en
un documento. Si el oferente tena razn la
respuesta de las reas evaluadoras contendr

Observaciones de
Gerencia Nacional
de Contratacin de las evaluaciones de
Servicios de Salud / las ofertas
Direccin Jurdica
Nacional /
Vicepresidencia
Financiera /
Gerencia Nacional
de Calidad /
Coordinacin de
Servicios
Farmaceticos
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

173

Observaciones

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud
Departamentent
o de
Contratacin de
cada seccional.

la variacin en la evaluacin y calificacin

VA

Respuestas a las
observaciones a la
evaluacin de las
ofertas con la
variacin y nueva
calificacin si fuere
el caso /
Memorandos

Esta actividad es slo para


seccionales, y reemplaza a la
actividad 23: "Publicar en la Pagina
Web las Evaluaciones de la Oferta"

.- En medicamentos puede haber


conformacin dinmica de la oferta,
la cual a su vez puede ser por
subasta electrnica a la baja, entre
los oferentes que cumplen los
requisitos. Para tal efecto, se ha
contratado a una empresa externa
bajo la figura de outsourcing para
que realice la subasta electrnica. En
ella, la empresa contratada les asigna
y hace llegar a los oferentes un
cdigo para ingresar a la web y
participar en la subasta. Igualmente,
se les informa hora, da y fecha de la
subasta, para que ingresen a la
pgina web.

No.

Actividad

Ejecutor

Realizar la adjudicacin del


Contrato

Asesor Jurdico
de Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

Tarea

1. Adjudicar contrato mediante Acto Administrativo,


dando respuestas a las observaciones de las
evaluaciones.
2. Proyectar la resolucin de adjudicacin del
contrato o de declaratoria de desierta en el caso en
que no se hayan cumplido los requisitos por parte
de los oferentes o ninguno se hubiera presentado,
inicindose nuevamente el proceso.
3. Celebrar audiencia pblica de adjudicacin
cuando as se haya establecido en los Trminos de
Referencia o en los casos en que as lo exija la ley.

donde
Presidencia del ISS
o Vicepresidencia de
EPS cuando se
encuentre delegado
para el efecto.
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

Producto y/o
Insumos
Resultado
Evaluaciones de las Resolucin de
adjudicacin/
ofertas
Acta de Audiencia
Respuestas a las
observaciones de
las evaluaciones de
las ofertas.

27

Publicar en la pgina web el Acto


de Adjudicacin

28

Notificar al contratista

29

VA

Asesor Jurdico
de Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Gerencia
Nacional de
Informtica

1. Elaborar memorando para solicitar la publicacin


del Acto de Adjudicacin del Contrato y remitir el
memorando del acto de Adjudicacin a la Gerencia
Nacional de Informtica a travs de lotus (correo
interno) adjuntando el Acto de Adjudicacin para su
publicacin a la Gerencia Nacional de Informtica.
2. Verificar la publicacin consultando la pgina
web.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Gerencia Nacional
de Informtica

Secretaria
General de la
Direccin
Jurdica Nacional
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional.

1. Se comunica a travs de telegrama a quien se le


haya adjudicado el contrato, para que ste se
acerque y se le notifique la resolucin
personalmente. Si a los 5 das de recibido el
telegrama, no se ha acercado el interesado, se fija
edicto en lugar pblico por 10 das, al vencimiento
de este plazo se entiende por notificada la
resolucin de adjudicacin.

Direccin Jurdica
Nacional.
Departamento de
Contratacin de
cada seccional.

174

Resolucin de
Adjudicacin
Evaluaciones de las
ofertas,
observaciones a las
mismas y
respuesta
correspondiente;
Memorando

Publicacin de la
resolucin de
Adjudicacin del
contrato con las
respuestas a las
observaciones a las
evaluaciones de las
ofertas en la pgina
web /
Memorando

Resolucin de
Adjudicacin

Notificacin de la
resolucin

Observaciones
.- La adjudicacin del contrato es por
resolucin y puede darse o no por
audiencia.
.- Para los casos de medicamentos
donde se ha especificado en los
Trminos de Referencia que se
adjudicar el contrato por Audiencia,
en ella se responde y se adjudica el
contrato.
.- La audiencia es un acto por el cual
se hace la adjudicacin pblicamente.
Participan en ella los oferentes ya que
tienen inters propio, asociaciones de
usuarios y en general quien as lo
desee, ya que es pblica.
.- Los casos por ley en los que se
celebra audiencia son aquellos en que
las entidades de control as lo exigen
y est estipulado en el Artculo 273 de
la Constitucin Nacional: "A solicitud
de cualquiera de los proponentes,
contralor general de la repblica y
dems autoridades de control, fiscal
competentes, ordenarn que el acto
de adjudicacin de una licitacin
tenga lugar en audiencia pblica".

No.

Actividad
Elaborar y suscribir la Minuta del
Contrato

Ejecutor
Direccin
Jurdica Nacional
/
Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

30

FASE CONTRACTUAL
Asignar nmero consecutivo al
Contrato

Tarea

1. Remitir con memorando los antecedentes del


p
contrato a Direccin Jurdica Nacional para que
elaboren proyecto del contrato. Si se trata de
servicios de salud remitir Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y, si son
medicamentos remitir Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos. En el caso de seccionales
se remite con memorando los antecedentes del
contrato a la Direccin Jurdica de cada seccional
para que elaboren el proyecto del contrato.
2. Elaborar la minuta del contrato. Las minutas que
deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden
elaborar en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud, previa revisn de la minuta por
Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden ser
directamente elaborados y aprobados por sta
ltima.
3. Remitir la minuta del contrato con memorando
para firma de acuerdo a las delegaciones.
4. Firmar la minuta del contrato (por representante
legal o delegado).
5. Llamar al contratista para que se acerque a
firmar el contrato.
6. Firmar el contrato por parte del contratista.

1. Asignar un nmero consecutivo a cada contrato


Direccin
Jurdica Nacional
Grupo Jurdico
de la
Vicepresidencia
de EPS, cuando
es contrato
suscrito por la
Vicepresidencia
de EPS.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

donde

Insumos

Antecedentes del
Direccin Jurdica
Contrato /
Nacional /
Memorando
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Producto y/o
Resultado
Contrato

VA

Observaciones
Las minutas que deba firmar el
Vicepresidente de EPS se pueden
elaborarr en la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud Asesor Jurdico-, previa revisn de la
minuta por Jurdica Nacional para su
aprobacin, o pueden ser
directamente elaborados y aprobados
por sta ltima.

Direccin Jurdica
Contrato; Histrico Contrato numerado
Nacional
de numeracin.
Grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de
EPS, cuando es
contrato suscrito por
la Vicepresidencia
de EPS.
Direccin Jurdica
de cada seccional

Cuando es contrato suscrito por la


Vicepresidencia de EPS, es el Grupo
Jurdico de la Vicepresidencia de EPS
quien asigna el nmero consecutivo
al contrato.

31
Realizar el correspondiente registro Asesor Jurdico
Gerencia
presupuestal
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

Departamento
Nacional de
Presupuesto
Departamento
de Presupuesto
de cada
seccional.

1. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y


Financiero por medio de memorando, que haga el
registro presupuestal al Departamento Nacional de
Presupuesto.

1. El Departamento Nacional de Presupuesto hace el p


registro presupuestal y lo remite al Grupo
Administrativo y Financiero junto con memorando,
quien remite el contrato con la anotacin de
registro presupuestal original, con firma de recibido
a la copia, a la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud. En el caso de las seccionales
el Departamento de Presupuesto de cada seccional
hace el registro presupuestal y lo remite a la
Direccin Jurdica de cada seccional.

32

175

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica
de cada seccional

Contrato numerado Contrato numerado


/
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato /
Memorandos /

Vicepresidencia
Financiera

Contrato numerado Registro


presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

Cuando se trata de contratos


firmados por el presidente del ISS la
solicitud del registro presupuestal
esta a cargo de la direccin juridica.

No.

33

Actividad

Ejecutor

34

Realizar Ejecucin, Interventora y


Seguimiento del Contrato

donde

1. Despus del registro presupuestal archivar el


p
contrato. Si el original es firmado por la
Presidencia del ISS, se archivar en Jurdica
Nacional. En el caso de los contratos firmados por el
Vicepresidente de EPS sern archivados en el Grupo
Jurdico de la EPS. Los contratos firmados por los
Gerentes de las seccionales sern archivados en la
Direccin Jurdica de cada seccional.
2. Enviar copias fsicas de antecedentes del contrato
y del contrato numerado junto a memorandos, al
interventor del contrato, y dependencias a nivel
nacional y seccional, que tengan que ver con la
ejecucin o control del contrato.

Direccin Jurdica
Nacional /
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica
de cada seccional

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

1. Recibir de los contratistas la"Pliza nica" Garantas del Contrato -, la cual incluye:
.- Cumplimiento
.- Salarios y prestaciones sociales
.- Calidad del servicio
.- Responsabilidad civil contractual
2. Remitir y enviar a Jurdica Nacional la "Pliza
nica" - Garantas del Contrato - para aprobacin.
En el caso de seccionales se enva a la Direccin
Jurdica de cada seccional.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

Aprobar las Garantas establecidas


en el contrato
Direccin
Jurdica Nacional
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

Elaborar Acta de Iniciacin del


Contrato

Tarea

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

1. Aprobar la "Pliza nica" - Garantas del


Contrato - por la Direccin Jurdica Nacional. En las
seccionales, es la Direccin Jurdica de cada
seccional la encargada de aprobar la "Pliza nica" Garantas del Contrato - .
2. Enviar la "Pliza nica" - Garantas del Contrato"
aprobada a la Gerencia Nacional de Contratacin;
en el caso de las seccionales la Direccin Jurdica de
cada seccional la enva al Departamento de
Contratacin de la seccional.

Asesor Jurdico 1. Elaborar Acta de Iniciacin.


de la Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

35

176

Contrato Clasulas de
garantas Plizas expedidas
por compaias
autorizadas /

Plizas expedidas
por compaias
autorizadas /
Impuesto de timbre
(para entidades
privadas) /
Memorando /

VA

Direccin Jurdica
Nacional
Direccin Jurdica
de cada seccional.

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

1. Ir a los subprocesos "Interventora de Contratos"


y "Seguimiento a la asignacin presupuestal".

Producto y/o
Insumos
Resultado
Contrato numerado Registro
presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

Contrato
- Acta de Iniciacin
Clasulas
de
del Contrato
garantas Plizas expedidas
por
compaias
autorizadas
y
aprobadas/
Impuesto
de
timbre
(para
entidades privadas)
/

Observaciones

Formato 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:
Junio de 2.005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA POR CONVOCATORIA PBLICA
MAPA DE RIESGOS

No.

RIESGO

Causa

1. Es probable que el
estudio no quede bien
realizado por fallas de las
fuentes para conocer el
mercado o el clculo del
nmero de actividades o
precios

2. La solicitud del CDP no 1. Desorganizacin


llegue al destino final en administrativa.
el tiempo esperado.

Probabilidad

1. Incorrecto estudio
Media
tcnico
2. Factores externos
como la variacin natural
de actividades mdicas
sobre todo de alto costo.

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

1. Dejar de utilizar un
Alto
presupuesto asignado.
2. Insuficiencia de
presupuesto para cubrir
unas necesidades que se
requeran.
Desface en adquisicin
en materia de precios.

Alto, porque es la base


para la contratacin, ya
que indica qu
contratatar, a qu
precios, necesidades de
contratacin.

1. Autocontrol por parte Preventivo


de los funcionarios de las
dependencias
responsables.
2. Revisin del Gerente
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud.

1. Disponer de mayor
informacin a la mano de
contratos y precios
anteriores, y de ser
posible un registro
actualizado de
proveedores y precios.

Baja

1. Retardos en el proceso Alto


de contratacin

Medio, porque a pesar de 1. Seguimiento por parte Preventivo


que la frecuencia no es del ejecutor de la
tan alta, el impacto
actividad.
produce paralizacin en
el proceso de
contratacin.

1. Establecer trminos de
ejecucin: (2 3 das).

3. Prdida del CPD


1. Desorganizacin
original
administrativa.
4. Utilizacin de la cuenta
del rubro presupuestal
equivocada.

Baja

1. Reexpedicin del CDP Medio


2. Retraso en el proceso
de contratacin.

Medio, porque es
1. Se remite por
Preventivo
subsanable a travs de la correspondencia interna.
reexpedicin de otro CDP 2. Relacin temporal de
a pesar del retraso que CDPs que se lleva en la
genera en el proceso de Gerencia Nacional de
contratacin.
Contratacin de Servicios
de Salud, para saber
dnde est.

1. Verificar que la cuenta


del rubro presupuestal
utilizada sea la correcta.

5. Prdida del CDP


original

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Reexpedicin del CDP Medio


2. Retraso en el proceso
de contratacin.

Medio, porque es
1. Se remite por
Preventivo
subsanable a travs de la correspondencia interna.
reexpedicin de otro CDP 2. Relacin temporal de
a pesar del retraso que CDPs que se lleva en la
genera en el proceso de Gerencia Nacional de
contratacin.
Contratacin de Servicios
de Salud, para saber
dnde est.

1. Hacer seguimiento de
dnde est el CDP.

6. Dificultades en la
elaboracin de los
terminos de referencia

1. Realizacin de los
Media
trminos de referencia
en tiempos fuera de lo
planeado
2. Las reas
responsables de la
elaboracin de los
trminos de referencia
no cuentan con
informacin completa,
suministrada por quien
realiza la coordinacin de
la elaboracin de los
trminos de referencia (Asesor Jurdico de
Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios
de Salud y Departamento
de contratacin de cada
seccional).

1. Retraso en el proceso Medio


de contratacin

Medio, porque produce 1. La urgencia de la


retrasos en el proceso de contratacin (la labor
contratacin.
interna administrativa)
impide que ocurra.

Las reas que coordinan


esta actividad, llevarn el
control del cronograma y
los tiempos establecidos
para la elaboracin de los
trminos de referencia
por las diferentes reas
responsables de su
elaboracin.

7. No se da cumplimiento 1. No se solicitan los


Media
a lo estipulado en la ley documentos completos.
en cuanto a documentos, Las evaluaciones no son
condiciones o sistemas acordes a los parametros
de evaluacin.
legales y los sistemas de
evaluacin no respetan el
principio de evaluacin
objetiva

1. Incumplimiento legal
en las exigencias
solicitadas en materia
jurdica.

Dependiendo del
incumplimiento legal,
elnivel de riesgo puede
ser alto, medio o bajo
(porque las
consecuencias pueden
ser variables e
impredescibles).

Dependiendo del
incumplimiento legal, el
impacto puede ser alto,
medio o bajo.

177

Preventivo

1. Revisiones por
Preventivo
diferentes abogados y por
Jurdica Nacional.

Uso ms uniforme de
formatos aprobados por
la Direccin Jurdica
Nacional

No.

RIESGO

8. Los parmetros y
criterios de evaluacin
financieros, en ocasiones
pueden generar que
contratistas u oferentes
aptos tcnicamente para
ejecutar los contratos no
sean seleccionados, o
por el contrario que
contratistas u oferentes
que no tengan la
solvencia y no son aptos
para ejecutar los
contratos, cumplan con
los criterios financieros.

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

Medio, porque no se
1. Anlisis de
impide o paraliza el
Vicepresidencia
proceso de contratacin, Financiera.
slo se restringe la
posibilidad de
contratacin con algunos
oferentes aptos
tcnicamente.

1. Deficiencias, errores o Media


9. No contemplar la
totalidad de actividades y falta de profundizacin
procedimientos tcnicos en los estudios o falta de
necesarios para cumplir claridad en la redaccin.
el objeto del contrato con
la calidad que se
requiere. Igualmente en
medicamentos, ya que la
calidad del medicamento
que implica cmo viene
el empaque, condiciones
del producto, limita lo
que se necesita en el
objeto del contrato.

1. Deficiencias en los
servicios contratados.
2. Discrepancias con el
contratista en los
alcances del contrato medicamentos -.

Alto

Medio, porque hay


ciertos parmetros
tcnicos que estn
contemplados en
normas: "Protocolos y
Guas de manejo".

1. Revisin tcnica
Preventivo
mdica.
2. Protocolos y Guas de
Manejo: "Actividades,
intervenciones y
procedimientos,
diagnsticos y
teraputicos definidos en
el manual de Actividades,
Intervenciones y
Procedimientos del POS".

1. Revisin Tcnica.

10. Al establecer
1. Errores de contenido y Media
parmetros de
de orden en los formatos
calificacin, stos pueden pre-establecidos para la
no estar acordes con las presentacin de las
exigencias legales.
ofertas.
11. Fallas en la
2. Exceso de trabajo
redaccin.

1. Unos trminos de
referencia no claros o
defectuosos

Medio

Medio, porque se trata


de formatos que ya han
sido utilizados
anteriormente y
proporcionan la
experiencia de cmo se
debe realizar.

1. Revisin personal del Preventivo


documento (dado por la
naturaleza del proceso en
la siguiente actividad).

1. Realizar una revisin


ms profunda y
detallada.
2. Aumentar el nmero
de revisiones.
3. Establecer modelos de
formatos ms universales
y estandarizados.

10

12. No existe
coordinacin para las
actividades y tiempos
que se desarrollan con
la direccin jurdica
Nacional.

1. Retardos en el proceso Medio


de contratacin

Medio, porque no impide


el proceso de
contratacin, pero lo
retarda.

1. Remisin documental Preventivo


en algunos casos.
2. Seguimiento por parte
del ejecutor - Asesor
jurdico de la Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud -,
via lotus.

1. Establecer trminos
perentorios.

1. La distancia con
Media
Jurdica Nacional, ya que
se encuentra en otra
sede (Chapinero).
2. Fallas en la
coordinacin de las
labores de cada rea
implicada, que dan lugar
a que no se pueden
dedicar a las tareas de
esta actividad
inmediatamente.

178

Preventivo

Accin de Mitigacin

1. Cuando el contratista Medio


no cuenta con la
solvencia suficiente, se
pueden presentar
incumplimientos a las
labores contratadas.
Puede seleccionarse al
contratista menos apto
desde el punto de vista
tcnico, por condiciones
financieras.

1. Se usa un formato
Media
nico y no se analiza la
naturaleza del objeto a
contratar. Se tienen
indicadores financieros
nicos y no de acuerdo a
la naturaleza del objeto a
contratar.

1. Realizar un estudio
distintivo que tenga en
cuenta la naturaleza de
los contratos a realizar.

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

1. Error al no remitir bien Media


13. Retrasos en la
publicacin en la Pgina diligenciado el formato
"Agenda de
Web del Proyecto de
Trminos de Referencia: Conectividad" exigido
Que no se publique el da como requisito por la
que se tiene proyectado Gerencia Nacional de
en el cronograma (cinco - Informtica, para
5 - das calendario si es publicaciones en la
por convocatoria y diez - pgina web.
10 - das calendario si es 2. Fallas tcnicas o
desorden administrativo
licitacin o concurso,
segn estipulacin del
en la Gerencia Nacional
decreto 2170 de 2002.
de Informtica.

1. Modificar el
Medio
cronograma de la
convocatoria (correr
fechas), y la Agenda de
Conectividad.
2. Retrasos en el proceso
de contratacin.

Medio, porque retrasa el


proceso de contratacin
y genera una actividad
innecesaria.

13

14. Dificultades con las 1. Se elabora la


Media
resoluciones de apertura resolucin de Apertura
de la convocatoria
de la convocatoria pero
no se alcanza a firmar
por el Vicepresidente de
EPS
2. No haber elaborado
con suficiente
anticipacin la
"Resolucin de Apertura"
o no hacer la Resolucin
de Apertura (Por parte de
la Vicepresidencia de EPS
o la Presidencia del ISS,
dependiendo de la
delegacin).
3. Dificultades y retrasos
en el trmite y
numeracin de las
remisiones por parte de
la Direccin Jurdica
Nacional, debido a la
distancia (se encuentra
ubicada en Chapinero).

1. Retraso en el proceso Medio


de contratacin.
2. Modificacin en las
fechas del cronograma
de los Trminos de
Referencia" y,
modificaciones en la
Agenda de Conectividad.

Medio, porque retrasa el 1. La naturaleza de la


proceso de contratacin actividad

Preventivo

1. Elaborar la Resolucin
de Apertura con mayor
anticipacin.

14

15. Respuestas a las


observaciones del
oferente no se llevan a
cabo o son incompletas.

1. No dar respuesta e
Medio
incumplir el deber de
respuesta, lo que
ocasionara una
correccin al hecho con
una respuesta tarda.
2. Puede dar espacio
para que soliciten
derechos de peticin.
3. Si los oferentes tienen
razn en las
observaciones, pero
stas no llegan al
destinatario final o se
retrasan, se puede
perder la oportunidad de
aclarar puntos o alcance
de los Trminos de
Referencia.
4. Retraso en el proceso
de seleccin del oferente
y en el proceso de
contratacin, y posible
prrroga del cronograma
para las respuestas a las
evaluaciones.

Medio, porque no detiene 1. Labor y gestin de


el proceso de
correspondencia interna
contratacin pero puede de la entidad.
generar yerros con los
oferentes.

Preventivo

1. Establecer parmetros
claros de destinacin
entre la correspondencia
normal y la de
convocatorias.
2. Controlar la respuesta
a cada una de las
observaciones recibidas.

1. Problemas con la
Baja
correspondencia no
permiten que las
observaciones lleguen al
destinatario final o se
retrasen.
2. La respuesta a las
observaciones no es
completa por volmen de
trabajo o que no se
entienda la observacin.

179

1. Documento de solicitud Preventivo


de publicacin - Fecha -. Correctivo
2. La verificacin directa
de la publicacin en la
pgina web por parte del
Asesor Jurdico Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud

Accin de Mitigacin

11

1. Revisar en la pgina
web y si no ha sido
publicado y se retras
dicha publicacin (en
das), afectando el
cronograma del Proyecto
Trminos de Referencia:
2. Llamar
telefnicamente a la
Gerencia Nacional de
Informtica para indagar
la razn del retraso.

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

15

1. Desinformacin por
Baja
16. Presentacin de
parte del oferente y de
ofertas en
correspondencia y no en correspondencia interna
las urnas de ofertas,
de la entidad, respecto a
quedando por fuera de la los trmites de recepcin
convocatoria.
de las convocatorias.

1. Dejar de recibir ofertas Bajo


que pueden ser buenas
para la entidad.

Bajo

1. Avisar verbalmente en Preventivo


correspondencia, que all
no se reciben ofertas y
que deben ser
depositadas directamente
en las urnas de ofertas

1. Capacitacin bsica
para los funcionarios de
correspondencia sobre lo
que es la recepcin de
una oferta para
convocatoria.

16

17. No relacionar
1. No tener en cuenta
Baja
correctamente el valor o todos los parmetros de
alcance de una oferta en una oferta.
el acta de cierre de la
convocatoria, al
momento del cierre de la
convocatoria.

1. Discrepancias con los Medio


oferentes en el momento
de las evaluaciones.

Medio, porque genera


discrepancias en su
ejecucin.

1. Revisin minuciosa
Preventivo
inicial de las ofertas para
levantar el "Acta de Cierre
de la Convocatoria"

1. Hacer revisin ms
minuciosa de las ofertas.

17

18. Que las ofertas no


estn correctamente
organizadas, con la
informacin donde es y
debe ir.

Media

1. Incorrecta evaluacin Medio


de la oferta.

Medio

1. Revisin de los
Preventivo
documentos que
conforman la oferta para
remitirlos a las reas
evaluadoras.
2. Sacar copias de los
documentos que
necesitan en ms de un
rea evaluadora al
mometo de revisar y,
remitirlas a las reas
correspondientes.

1. Revisin ms
minuciosa de los
documentos.

18

19. Errores aritmticos


1. Exceso de trabajo y
en la evaluacin
nmero de ofertas a
financiera de las ofertas. evaluar.
20. Retardos en la
evaluacin financiera de
las ofertas (de acuerdo a
las fechas del
cronograma)

Baja

1. Generar incorrecta
Bajo
evaluacin financiera
2. Prrroga de la
convocatoria, adendo y
retardo en el proceso de
seleccin

Bajo, porque solo retrasa


el proceso de
contratacin, pero no lo
detiene.

No.

RIESGO

Causa

1. Mal diligenciamiento
por parte del oferente.

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

2. Prdida de buenas
oportunidades de
contratacin.

19

22. Retardos en las


evaluaciones tcnicas de
las ofertas.
23. Inconsistencia entre
la evaluacin tcnica y la
habilitacin legal del
oferente.

1. Dificultad en
programacin de visitas
de la Gerencia Nacional
de Calidad, para la
evaluacin tcnica.
2. Falta de claridad en
los Trminos de
Referencia.

1. Retardo en el proceso Medio


de seleccin
2. Discrepancias con los
oferentes afectados.

20

24. Retardo en la
evaluacin y concepto

1. Exceso de trabajo y
nmero de ofertas a
evaluar.

25. Inconsistencias entre 2. Falta de claridad en


requerimientos tcnicos y los trminos y
la licencia concedida por condiciones tcnicas.
el INVIMA para
medicamentos.

Media

Controles Existentes

Preventivo

1. Revisin de la
Medio, porque a pesar de Vicepresidencia Financiera
que no detiene el
proceso de contratacin
se pierden oportunidades
de contratacin que en
muchas ocasiones son
muy buenas.

Media
21. Rechazo de ofertas 2. No se ha definido ni
por errores subsanables. legal ni oficialmente
como parmetros nicos
por la Direccin Jurdica
Nacional, cules son
exactamente las fallas o
errores subsanables de
una oferta.

Media

Nivel de Riesgo

Alto

1. Retardo en el proceso
de seleccin

Medio

Medio

1. Labor, gestin y
revisin de la Gerencia
Nacional de Calidad

Medio

1. Gestin de la
Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos.

1. Revisin ms
minuciosa por parte de la
Vicepresidencia
Financiera.

2. Definicin por escrito


por parte de la Direccin
Jurdica Nacional de qu
aspectos concretos son
subsanables y cules no,
porque hoy en da estn
escritos pero en forma
global.

Preventivo

Preventivo

1. Mejor coordinacin de
revisin previa con la
Gerencia Nacional de
Calidad

1. Mayor prevencin del


clculo del nmero de
oferentes que
posiblemente se
presentar para que sea
congruente con el
cronograma - (preveer
fechas, trminos y
nmero de das para
evaluar) -.

2. Revisin ms
minuciosa de las
exigencias tcnicas.

2. Discrepancias con los


oferentes afectados.

180

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

21

26. Retrasos en la
revisin de las
evaluaciones de la parte
general y Jurdica de las
ofertas, y en las
respuestas de las
evaluaciones frente a los
plazos que estipula el
cronograma del
documento "Trminos de
Referencia".

1. Exceso de trabajo
2. Exceso de ofertas que
obstaculiza la revisin
total.

Baja

27. Incorrecta evaluacin


de la documentacin.

22

28. No se incluye por


1. Falta de revisin
error alguna evaluacin
en la consolidacin final.

Baja

23

29. Incumplimiento del


cronograma de la
publicacin de los
Trminos de Referencia

1. No remisin oportuna
del memorando para
solicitar la publicacin de
las evaluaciones de la
oferta en la pgina web,
por parte del Asesor
Jurdico Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud.
2. Errores y fallas
tcnicas en la Gerencia
Nacional de Informtica

25

30. Que las


observaciones no lleguen
al destinatario final o se
retrasen en el correo
interno del ISS, desde
que son radicadas por el
oferente.

1. Hecho de no
Media
diferenciar la
correspondencia de
convocatorias de la
correspondencia normal.

26

31. Alguna respuesta a 1. Falta de revisin


las observaciones de las
evaluaciones puede
quedarse por fuera de la
consolidacin.

Baja

Baja

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

1. Retardo en el proceso Bajo


de seleccin

Bajo

2. Habilitar ofertas que Medio


no tenan las condiciones
jurdicas para ello

Medio

1. Irregularidad en el
Medio
proceso de seleccin al
no publicar una
evaluacin que si se hizo,
y si es el caso se saca
adendo para prorrogar el
cronograma.

Medio

1. Incumplimiento del
cronograma de la
convocatoria y posible
prrroga del cronograma

Medio

Controles Existentes
1. Gestin de la Direccin
Jurdica Nacional de
acuerdo al cronograma
que se informa en oficio
remisorio.

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

Preventivo

1. Revisin ms profunda

1. Revisar al consolidar las Preventivo


evaluaciones de las
ofertas

Medio, porque genera


1. Remisin va lotus
inconvenientes dentro de adjuntando los archivos
la convocatoria y
de "Evaluaciones de la
retrasos.
Oferta" a la Gerencia
Nacional de Informtica.
2. Memorando solicitando
la publicacin, via lotus
3. La verificacin directa
de la publicacin en la
pgina web por parte del
Asesor Jurdico Gerencia
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud

Preventivo

1. Mayor revisin al
consolidar las
evaluaciones de las
ofertas o una revisin
por parte de una
segunda persona.
2. Revisin y
confirmacin por parte
de los evaluadores de la
inclusin en el
documento final de su
evaluacin.

1. Mayor celeridad en las


evaluaciones y la
remisin del resultado
final.

1. Retraso en el proceso Medio


de seleccin del oferente
y en el proceso de
contratacin, y posible
prrroga del cronograma

Medio, porque retrasa el


proceso de contratacin,
pero no lo detiene, pero
genera realizar una
actividad ms:
Modificacin del
cronograma.

1. Informacin verbal al Preventivo


personal de
correspondencia, sobre la
importancia de que las
observaciones lleguen al
destinatario final y no se
retrasen en el correo
interno del ISS, desde
que son radicadas por el
oferente.

1. Capacitacin al
personal de
correspondencia sobre el
trmite, entrega y
eficiencia de la
correspondencia
relacionada con las
convocatorias, en este
caso "Las observaciones
a las evaluaciones de la
oferta".

1. Irregularidad en el
proceso de seleccin al
no dar la respuesta
correspondiente.

Medio

1. Revisar al consolidar las Preventivo


respuestas a las
observaciones de las
evaluaciones de las
ofertas

1. Mayor revisin al
consolidar las respuestas
a las observaciones de
las evaluaciones de las
ofertas o una revisin
por parte de una
segunda persona.

Medio

181

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

27

32. Que no se alcance ha


hacer el acto de
adjudicacin del contrato
el da en que estaba
programado

1. Exceso de
observaciones a las
evaluaciones.
2. Que el Vicepresidente
de EPS no pueda asistir
ese da.

Baja

Consecuencia
1. Generara adendo,
modificando y
prolongando fechas del
cronograma

Impacto

Nivel de Riesgo
Medio

Medio

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

1. Implcito en la gestin
Preventivo
y naturaleza de la labor de
evaluacin.

1. Oficializar Comit de
Sugerencias de
Adjudicacin al
"Ordenador del Gasto"

1. Determinar la
posibilidad legal de
notificar a travs de
pgina web o en
audiencia.

33. Adjudicacin de
3. Deficiente anlisis de
manera inconsecuente
las evaluaciones de las
con lo establecido en las ofertas.
evaluaciones.

2. Posibles demandas al Alto


acto de Adjudicacin

29

34. La notificacin no se 1. Deficiencias en el rea Baja


lleva a cabo o se realiza de Secretara General de
de forma deficiente.
la Direccin Jurdica
Nacional, en la labor de
notificacin.
2. Omisiones de
requisitos generales en el
acto Administrativo, por
parte de la elaboracin
del acto administrativo.

1. Tener al contratista
por no notificado

Medio

Medio

1. Gestin de Secretara
General de la Direccin
Jurdica Nacional.

30

35. La minuta del


contrato no se elabora
con la totalidad de las
condiciones establecidas
en los terminos de
referencia.

1. Futuras discrepancias Medio


con el contratista en la
interpretacin del
contrato y eventuales
litigios.

Medio

1. Revisin de las minutas Preventivo


por diferentes personas.

1. Formatos preaprobados y preestablecidos por


Direccin Jurdica
Nacional.

36. Que el contratista no 2. Incapacidad o


Baja
firme el contrato
deficiencias financieras o
tcnicas sobrevinientes
del contratista.

2. Se hace efectiva la
Alto
pliza de seriedad de la
oferta que presentan
siempre los contratistas y
se expide una resolucin
adjudicando al segundo
(2do.) mejor de la
convocatoria, siempre y
cuando tuviera las
calidades suficientes para
ser elegido; si no, se
saca nuevamente una
convocatoria.

Medio

2. Pliza de Garanta de
Seriedad de la oferta.

2. No aplica

31

37. Doble numeracin

1. Errores en la gestin
de numeracin

Baja

1. Generara
inconvenientes y
desrdenes de tipo
administrativo

Bajo, porque no detiene 1. Consecutivo en un libro Preventivo


el proceso.
columnario

32

38. Extravo de la
solicitud del registro
presupuestal con el
original del contrato

1. Desrdenes
administrativos o de
correo.

Baja

1. Retardo en ejecucin
del contrato

39. Hacer el registro


contra otro CDP.

2. Errores en la gestin Baja


del registro presupuestal

40. Aprobacin de
garantas sin estar
exactamente conformes
a lo establecido en el
contrato.

1. Deficiencia en la
Media
revisin de las plizas
frente a lo que establece
el contrato

33

1. Deficiencia en el
Media
estudio total de los
antecedentes del
contrato para elaborar la
minuta

1. Deficiente respaldo
ante la eventualidad de
un riesgo

Bajo

Medio

Medio

182

Medio

Medio

1. Reconstruir o volver a
firmar otro contrato.

Preventivo

Correctivo

Correctivo

1. Mayor control por


parte del ejecutor.
2. Que exista una base
de datos nica para
consultar los contratos
celebrados con el ISS.

1. Usar planillas de
control

2. Anular el registro y
volver a registrarlo contra
el CDP que lo respalda.

2. Proceso de revisin del


registro.

1. Revisin por parte del Preventivo


ajecutor de esta actividad:
Asesor Judico de la
Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios
de Salud.

1. Revisin adicional.

CAPITULO IV. SUBPROCESO DE


CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE POR
INVITACIN.

183

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de
salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa simple

Contratista: ESE, Garantizar la prestacin de servicios de salud


IPS, CAA, ISS
a travs del seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud y
medicamentos en sus etapas precontractual,
contractual y post-contractual hasta la
liquidacin del mismo con las ESEs
(Empresas Sociales del Estado), cumpliendo
as con la obligatoriedad de contratar con
ellas durante tres (3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de Junio 26 de
2003, as como con otras empresas pblicas
de salud, para los casos de proveedor nico o
urgencia manifiesta. Verificar que para el
contrato se hayan cumplido en su totalidad
los requisitos de perfeccionamiento y
legalizacin antes de iniciar la ejecucin del
mismo y el cumplimiento de las condiciones
del contrato.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa por convocatoria
pblica

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de servicios de salud a


CAA, ISS
travs del seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud y medicamentos
en sus etapas precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del mismo con las
IPS, para los casos de los contratos cuyo objeto es la
prestacin de servicios de salud no cubiertos por las
ESEs creadas por el Decreto 1750 de Junio 26 de
2003, asegurando as la prestacin de servicios de
salud. Verificar que para el contrato se hayan
cumplido en su totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin antes de iniciar la
ejecucin del mismo y el cumplimiento de las
condiciones del contrato.

184

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Interventora de contratos

Vicepresidencia de Verificacin del cumplimiento de las condiciones del


EPS
contrato. Evaluacin sistmatica de los contratos
para la toma de decisiones.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso de seguimiento a la
asignacin presupuestal para la
contratacin de servicios de salud.

Usuario afiliado a ISS Proporcionar el soporte financiero a travs de la


(cotizante y su
asignacin y seguimiento presupuestal (resolucin o
familia)
CDPs), para atender las necesidades de contratacin
de servicios de salud: Atencin en salud y
medicamentos, garantizando un ptimo servicio a los
usuarios de la EPS del Instituto de Seguros Sociales.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Incumplimiento e Imposicin de Multas

Vicepresidencia de Establecer las acciones necesarias para garantizar la


EPS - ISS
reparacin y cumplimiento y en el caso necesario la
imposicin de la multa correspondiente cuando se
detecten incumplimientos de los contratistas

ANEXOS:

185

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

Formato 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional
Marzo 4 de 2005
PROCESOS POR MODALIDADES DE CONTRATACIN

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal: Por la cual se expide el Estatuto


General de Contratacin de la Administracin Pblica.

Estatuto General de contratacin de la


Administracin Pblica

Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.

Decreto 115 de 1996 (15 de enero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.


Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, perfeccionamiento del contrato y la
urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias
Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin de
los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo

1: Campo de aplicacin
2-11: Sistema presupuestal y sus principios.
12-19: Del presupuesto y responsabilidad.
20-28: Ejecucin del presupuesto.
29-30: Plantas de personal.
31: Disposiciones varias.

186

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Ley 446 de 1998 (julio 7): Fuente


Jurdica"Congreso de la Repblica".

DESCRIPCIN

ANEXOS

Liquidacin de contratos.
En el articulo 44 numeral 10 literal d) menciona que los contratos de tracto
sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser
objeto de terminacin o liquidacin de comn acuerdo entre las partes,
procedimiento que deber realizarse dentro del trmino de pliego de condiciones o
trminos de referencia o a ms tardar a cuatro meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la exposicin de la acto administrativo que ordene la terminacin o
a la fecha del acuerdo que la disponga.

Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

Actividad contractual.

Decreto 855 de 1994 (abril 28): Fuente


"Presidencia de la Repblica".

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y


se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999: "Modifica
aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de trminos de
referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la contratacin por
medios electrnicos".
Transparencia en la actividad contractual
Art. 1. De los trminos de referencia.
Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.
Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin directa.

Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente


jurdica "Presidencia de la Repblica".

Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas


Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-2, Escisin de clnicas y centros de atencin del ISS y creacin de las
Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-5, Objeto, funciones generales y sede.
Art. 6-13, Estructura, rganos de direccin y administracin de las Empresas
Sociales del Estado, conformacin, funciones y actos de la Junta Directiva,
designacin del Gerente General y sus funciones.
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 16-19, Regimen de Personal
Art. 20-22, Conformacin del patrimonio.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.
Resolucin 4671 de 2002. Manual de
Art. 1-3. Objeto, objetivos y funciones del interventor.
Interventora del Seguro Social (Noviembre Art. 5-8. Parmetros de Interventora, Informes, prohibiciones responsabilidades y
25): Fuente Jurdica "Presidencia del ISS". sanciones.
Ley 446 de 1998 "Trminos de referencia
Designa las reglas y procedimientos de liquidacin definitiva a la terminacin de los Articulo 44 numeral 10 literal
d) de la ley 446 de 1998. En
de la contratacin pblica" (Julio 7): Fuente contratos dentro de los plazos establecidos o cuando el cumplimiento de la
ejecucin de los mismos se prolongue.
concordancia con los artculos
Jurdica "Congreso de la Repblica".
60 y 61 de la ley 80 de 1993.

187

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Decreto 327 de 2002 (28 de Febrero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Por medio de la cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el


pargrafo 3o. del artculo 41 de la Ley 80 de 1993. Dispone que los contratos
debern publicarse en el Diario nico de Contratacin Pblica, o en su defecto en
la Gaceta Oficial y el derecho de cualquier ciudadano de conocerlos.

Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales"

Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.


'Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
mbito de aplicacin y fines de contratacin. Capacidad de entes pblicos para
contratar.
Sujetos de contratacin. (Incapacidades e inhabilidades)
Inhabilidades e incompatibilidad sobreviniente.
Competencia para celebrar los contratos.
Registro de proponentes. Participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Licitacin Pblica. Contratacin Directa, declaratoria de Desierta.
Contenido contrato Estatal. Perfeccionamiento y legalizacin del contrato
administrativo. Ejecucin y liquidacin del contrato Estatal.

Acuerdo 269 de 2003. Manual de


contratacin Administrativa para bienes,
obras y servicios, (Marzo 13): Fuente
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

Resolucin 1449 de 1996 (Marzo 20):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales".

Reglamentacin interna, referente al Manual de Contratacin de servicios de salud


del ISS.

Resolucin 2640 de 2004 (Diciembre 24):


Fuente Jurdica "Presidencia del ISS".

Referente al "Manual de Procesos de Interventora de Contratos de la


Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.del ISS"

Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y


Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
Libro I. Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan
Obligatorio de Salud
Captulo I. Disposiciones Generales.
Captulo II. Definiciones y contenidos de las actividades, intervenciones y
procedimientos contemplados en el Plan Obligatorio de Salud
Captulo III. Servicios con internacin estancias, servicios profesionales derechos
de sala, materiales, suministros y equipos
Libro II. <Plan Obligatorio de Salud, POS>
Captulo I. Plan Obligatorio de Salud POS - Niveles de Complejidad

Resolucin 2816 de 1998 (Julio 31): Fuente Modific en sus artculos 1 y 2 la Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5), sobre el
Jurdica "Ministerio de Salud"
Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de
Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

188

ANEXOS

Artculo 2o. de la Ley 80 de


1993

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Decreto 2309 de 2002 (Octubre 15):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

DESCRIPCIN

Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin


de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia.

Ttulo I. Disposiciones Generales


Ttulo II. Organizacin del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la
atencin de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Ttulo III. Del Sistema de Habilitacin.
Ttulo IV. De los Procesos de Auditora para el mejoramiento de la Calidad de la
Atencin de Salud.
Ttulo V. Del Sistema nico de Acreditacin.
Ttulo VI. Del Sistema de Informacin para la Calidad.
Ttulo VII. Disposiciones Transitorias.
Acuerdo 228 de 2002 : Fuente Jurdica
Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos
"Ministerio de Salud y Consejo Nacional de del Plan Obligatorio de Salud y se dictan otras disposiciones
Seguridad Social en Salud"
Acuerdo 282 de 2004 (Diciembre 22 ) :
Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin
Social y Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud"

Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
de Salud de los regmenes contributivo y subsidiado para el ao 2005 y se dictan
otras disposiciones: Se actualiza el Acuerdo 228 de 2002 y se incluyen otros
medicamentos POS.

Acuerdo 254 de 2003 (Diciembre 22):


Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin
Social y Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud"

Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
de Salud de los Regmenes Contributivo y Subsidiado para el ao 2004 y se dictan
otras disposiciones: Incluir en el Plan Obligatorio de Salud del Rgimen
Contributivo la prueba de ayuda diagnstica de laboratorio Carga Viral y la prtesis
endovascular Stent Coronario Convencional.

Acuerdo 117 de 1998 (Diciembre 29):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud y
Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud"

Por el cual se establece el obligatorio cumplimiento de las actividades,


procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la atencin de
enfermedades de inters en salud pblica

Resolucin 412 de 2000 (Febrero 25):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de


demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas tcnicas y
guas de atencin para el desarrollo de las acciones de proteccin especfica y
deteccin temprana y la atencin de enfermedades de inters en salud pblica
definidas mediante Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud., a cargo de las Entidades Promotoras de Salud Entidades Adaptadas y
Administradoras del Rgimen Subsidiado. Igualmente se establecen los
lineamientos para la programacin, evaluacin y seguimiento de las actividades
establecidas en las normas tcnicas que deben desarrollar estas entidades.

Resolucin 3384 de 2000 (Diciembre 29):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se Modifican Parcialmente las Resoluciones 412 y 1745 de 2000 y se


deroga la Resolucin 1078 de 2000.

Acuerdo 312 de 2004 (Febrero 24): Fuente Referente al "Manual de tarifas del ISS".
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

189

ANEXOS

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES


INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

No.

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

RESPONSABLE
Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin

Direccin
Jurdica
Nacional

Inicio

1 Realizar estudios previos y justificacin del contrato

Solicitar el CDP (Certificado de Disponibilidad


Presupuestal)

Emitir CDP

Recibir CDP

Solicitar la Oferta

Recibir la Oferta

Realizar negociacin escrita de condiciones del


contrato a celebrar

Pedir Documentacin

Elaborar y suscribir Minuta del Contrato

10

Asignar nmero consecutivo al Contrato

11

Realizar el correspondiente registro presupuestal

12

Aprobar las Garantas establecidas en el contrato


2/2

190

Interventor del
Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

RESPONSABLE
Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin

Direccin
Jurdica
Nacional

Interventor del
Contrato

1/2

13

Elaborar Acta de Iniciacin del Contrato

14

Realizar Ejecucin, Interventora y Seguimiento del


Contrato

Fin
Nota: En la actividad No 1: "Realizar estudios previos y justificacin del contrato", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es el
Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 2: "Solicitar el CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos.
En la actividad No 4: "Recibir CDP", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 5: "Solicitar la Oferta", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de contratacin de cada seccional.
En la actividad No 6: "Recibir la Oferta", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de contratacin de cada seccional.
En la actividad No 7: "Realizar negociacin escrita de condiciones del contrato a celebrar", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de contratacin de cada seccional.

En la actividad No 8: "Pedir documentacin", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de contratacin de cada seccional.
En la actividad No 9: "Elaborar y suscribir minuta del contrato", las minutas que deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden elaborarr en la
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud - Asesor Jurdico-, previa revisn de la minuta por Jurdica Nacional para su aprobacin, o
pueden ser directamente elaborados y aprobados por sta ltima. El rea que interviene en las seccionales es Direccin Jurdica de cada seccional y, si
no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 10: "Asignar nmero consecutivo al Contrato", cuando es contrato suscrito por la Vicepresidencia de EPS, es el Grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de EPS quien asigna el nmero consecutivo al contrato. El rea que interviene en las seccionales es Direccin Jurdica de cada seccional
y, si no existe, el abogado de la seccional.

En la actividad No 11: "Realizar el correspondiente registro presupuestal", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Presupuesto
de cada seccional.
En la actividad No 12: "Aprobar las Garantas establecidas en el contrato", el rea que interviene en las seccionales es Direccin Jurdica de cada
seccional y, si no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 13: "Elaborar Acta de Iniciacin del Contrato", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada
seccional.

191

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Fecha:
Marzo de 2004

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No.

Actividad

FASE PRE - CONTRACTUAL


1.
Realizar estudios previos y
justificacin del contrato

Solicitar el CDP (Certificado de


Disponibilidad Presupuestal)

2.

Emitir CDP
3

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE

CDIGOS

Ejecutor

Tarea

donde

Gerente
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud/
Coordinador
Nacional de
servicios
Farmaceticos.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

1. Una vez realizados los estudios tcnicos plasmar


documento que contenga los siguientes requisitos:
- Definicin de la necesidad
- Objeto y condiciones del contrato
- Indicaciones del posible contratista
- Soporte tcnico y econmico estimado del posible
contrato
- Forma de pago
- Beneficios esperados por el Instituto de Seguros
Sociales

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmaceticos

1. Elaborar proyecto de solicitud del CDP


p
2. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero con consecutivo de correspondencia,
que se separe el monto para el contrato al
Departamento Nacional de Presupuesto.
3. Remitir la solicitud al Departamento Nacional de
Presupuesto con consecutivo de correspondencia.

Vicepresidencia de
EPS
*Gerencia Nacional
de Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto

1. Emitir CDP.
2. Enviar CDP con memorando del Departamento
Nacional de Presupuesto a Grupo Administrativo y
Financiero de la Vicepresidencia de EPS.

Insumos

Producto y/o
Resultado

Plan de Salud;
Justificacin del
Presupuesto de
Contrato
Ingresos y Gastos
de las Unidades de
Actividades de
Salud

Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Solicitud del CDP

VA
X

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas
son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /
NOTA: En los insumos, al mencionar el documento
"Presupuesto de Ingresos y Gastos de las Unidades de
Actividades de Salud", al decir Unidades estamos
refirindonos a las unidades de negocio del ISS, que
corresponden a: Pensiones, Proteccin del riesgo laboral y
Salud, que es la que nos compete.

Para los medicamentos se realizan las mismas tareas, pero


las 1y 2, son llevadas a cabo directamente en la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas
son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /
Los perfiles del profesional de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y del profesional de la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de presupuesto.

Vicepresidencia
Financiera

192

Solicitud del CDP


Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

No.

Actividad

Ejecutor

Recibir CDP

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

Tarea

1. Recibir el CDP original con firma de recibido de la p


copia, a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.
2. Guardar original en la carpeta del contrato.
3. Enviar CDP con memorando a Presupuesto de
las seccionales a travs de correo interno (lotus).

donde
*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Insumos
Solicitud del CDP
Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Producto y/o
Resultado
CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

VA

Observaciones

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /
Para los medicamentos se realizan las mismas tareas, pero
son llevadas a cabo directamente en la Coordinacin Nacional
de Servicios Farmacuticos.
Los perfiles del profesional de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y del profesional de la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de presupuesto.

5.

Solicitar la Oferta

Personal mdico 1. Solicitar por escrito o telefnicamente la oferta P


de la Gerencia (que siempre debe venir por escrito), de acuerdo a
Nacional de
protocolos de condiciones o guas de manejo.
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

*Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

6.

Recibir la Oferta

Personal mdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

*Gerencia Nacional Antecedentes del


de Contratacin de contrato
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

1. Recibir oferta.
2. Aceptar o rechazar la oferta dependiendo de las
condiciones requeridas y si se ajusta a los
protocolos o guas de manejo. Si la oferta es
rechazada buscar el servicio a travs de otra
entidad, salvo que sea una ESE (Dec. 1750/03) y
retorna a la actividad nmero 3 "Solicitud de la
Oferta". Si la oferta es aceptada, paso a la actividad
nmero 5 "Negociacin de la Oferta".

193

Oferta
Anlisis de
Necesidades.
Solicitud escrita si
es el caso.

Oferta

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud,
para servicios de salud y
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos para
medicamentos.

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /

No.
7.

8.

Actividad

Ejecutor

Realizar negociacin escrita de Personal mdico


condiciones del contrato a celebrar Gerencia
Nacional de
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

Pedir Documentacin

Elaborar y suscribir Minuta del


Contrato

Tarea

donde

Insumos

1. Llamar telefnicamente al Representante legal o


encargado comercial de la entidad a contratar para
discutir y acordar las condiciones especficas del
contrato y negociar descuentos si es posible, sobre
el manual de tarifas del ISS.
2. Pedir que se pase por escrito la transformacin
de la oferta que se ha acordado.
3. Concretar la oferta definitiva.

*Gerencia Nacional Antecedentes del


de Contratacin de contrato
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

1. Pedir documentacin a la entidad con la que se


efectuar el contrato. Esta documentacin incluye:
.- Certificado de Existencia y representacin legal
.- Nit
.- Copia de documento de identificacin del Gerente
o representante legal de la Entidad a contratar.
.- Acto Administrativo de nombramiento y Acta de
Posesin del Gerente o representante legal de la
Entidad a contratar.
.- Inscripcin en el Registro Especial Nacional de
que trata la Ley 10 de 1990 y art. 56 de la Ley 715
de 2001.
.- Radicacin de la Inscripcin ante el ente
territorial (Decreto 2309/02).
.- Certificado de Registro nico Tributario RUT.

1. Remitir con memorando los antecedentes del


Direccin
Jurdica Nacional contrato a Direccin Jurdica Nacional para que
elaboren proyecto del contrato. Si se trata de
/
Asesor Jurdico servicios de salud remitir Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y, si son
Gerencia
medicamentos remitir Coordinacin de Servicios
Nacional de
Contratacin de Farmacuticos.
2. Elaborar la minuta del contrato. Las minutas que
Servicios de
Salud.
deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden
Direccin
elaborarr en la Gerencia Nacional de Contratacin
Jurdica de cada de Servicios de Salud, previa revisn de la minuta
seccional
por Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden
ser directamente elaborados y aprobados por sta
ltima.
3. Remitir la minuta del contrato con memorando
para firma de acuerdo a las delegaciones.
4. Firmar la minuta del contrato (por representante
legal o delegado).
5. Llamar al contratista para que se acerque a
firmar el contrato.
6. Firmar el contrato por parte del contratista.

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

Producto y/o
Resultado
Oferta modificada
conforme lo
acordado.

VA

Observaciones

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /

*Gerencia Nacional Antecedentes del


de Contratacin de contrato
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Documentos de que X
trata la "tarea" de
este mismo
numeral.

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /

Direccin Jurdica
Antecedentes del
Nacional /
Contrato /
Gerencia Nacional Memorando
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Direccin Jurdica de
cada seccional

Contrato

Las minutas que deba firmar el Vicepresidente de EPS se


pueden elaborarr en la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud - Asesor Jurdico-, previa revisn de la
minuta por Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden
ser directamente elaborados y aprobados por sta ltima.

194

No.

Actividad

FASE CONTRACTUAL
10 Asignar nmero consecutivo al
Contrato

Realizar el correspondiente
registro presupuestal

11

Ejecutor

Tarea

Direccin
1. Asignar un nmero consecutivo a cada contrato
Jurdica Nacional
Grupo Jurdico
de la
Vicepresidencia
de EPS, cuando
es contrato
suscrito por la
Vicepresidencia
de EPS.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

donde

Insumos

Producto y/o
Resultado

VA

Direccin Jurdica
Contrato; Histrico Contrato numerado X
Nacional
de numeracin.
Grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de
EPS, cuando es
contrato suscrito
por la
Vicepresidencia de
EPS.
Direccin Jurdica de
cada seccional

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

p
1. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero por medio de memorando, que haga el
registro presupuestal al Departamento Nacional de
Presupuesto.

Gerencia Nacional Contrato


de Contratacin de numerado
Servicios de Salud
Direccin Jurdica de
cada seccional

Contrato numerado
/
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato /
Memorandos /

Departamento
Nacional de
Presupuesto
Departamento
de Presupuesto
de cada
seccional.

1. El Departamento Nacional de Presupuesto hace p


el registro presupuestal y lo remite al Grupo
Administrativo y Financiero junto con memorando,
quien remite el contrato con la anotacin de
registro presupuestal original, con firma de recibido
a la copia, a la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud. En el caso de las seccionales
el Departamento de Presupuesto de cada seccional
hace el registro presupuestal y lo remite a la
Direccin Jurdica de cada seccional.

Vicepresidencia
Financiera

Registro
presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

195

Contrato
numerado

Observaciones
Cuando es contrato suscrito por la Vicepresidencia de EPS, es
el Grupo Jurdico de la Vicepresidencia de EPS quien asigna el
nmero consecutivo al contrato.

Cuando se trata de contratos firmados por el presidente del


ISS la solicitud del registro presupuestal esta a cargo de la
Direccin Juridica Nacional.

No.

Actividad

Ejecutor
Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

12 Aprobar las Garantas establecidas Asesor Jurdico


en el contrato
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

13 Elaborar Acta de Iniciacin del


Contrato

14

Realizar Ejecucin, Interventora y


Seguimiento del Contrato

Tarea
1. Despus del registro presupuestal archivar el
contrato. Si el original es firmado por la
Presidencia del ISS, se archivar en Jurdica
Nacional. En el caso de los contratos firmados por
el Vicepresidente de EPS sern archivados en el
Grupo Jurdico de la EPS. Los contratos firmados
por los Gerentes de las seccionales sern
archivados en la Direccin Jurdica de cada
seccional.
2. Enviar copias fsicas de antecedentes del
contrato y del contrato numerado junto a
memorandos, al interventor del contrato, y
dependencias a nivel nacional y seccional, que
tengan que ver con la ejecucin o control del
contrato.

C
p

p
1. Recibir de los contratistas la"Pliza nica" Garantas del Contrato -, la cual incluye:
.- Cumplimiento
.- Salarios y prestaciones sociales
.- Calidad del servicio
.- Responsabilidad civil contractual
2. Remitir y enviar a Jurdica Nacional la "Pliza
nica" - Garantas del Contrato - para aprobacin.
En el caso de seccionales se enva a la Direccin
Jurdica de cada seccional.

donde

Insumos

Direccin Jurdica
Contrato
Nacional /
numerado
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica de
cada seccional

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

Direccin
1. Aprobar la "Pliza nica" - Garantas del
Jurdica Nacional Contrato - por la Direccin Jurdica Nacional. En las
Direccin
seccionales, es la Direccin Jurdica de cada
Jurdica de cada seccional la encargada de aprobar la "Pliza nica" Garantas del Contrato - .
seccional.
2. Enviar la "Pliza nica" - Garantas del Contrato"
aprobada a la Gerencia Nacional de Contratacin;
en el caso de las seccionales la Direccin Jurdica de
cada seccional la enva al Departamento de
Contratacin de la seccional.

Direccin Jurdica
Nacional
Direccin Jurdica de
cada seccional.

Asesor Jurdico 1. Elaborar Acta de Iniciacin.


de la Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

1. Ir a los suprocesos "Interventora de Contratos"


y "Seguimiento a la asignacin presupuestal".

Contrato Clasulas de
garantas -

Contrato Clasulas de
garantas Plizas expedidas
por compaias
autorizadas y
aprobadas /

Producto y/o
Resultado
Registro
presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

VA

Plizas expedidas
por compaias
autorizadas /
Memorando /

Acta de Iniciacin
del Contrato

196

Observaciones

Formato 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:
Junio de 2.005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO DE CONTRATACIN POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE
MAPA DE RIESGOS

No.

RIESGO

Causa

1. Es probable que el
estudio no quede bien
realizado por fallas de
las fuentes para
conocer el mercado o
el clculo del nmero
de actividades o precios

1. Incorrecto estudio
tcnico
2. Factores externos
como la variacin
natural de actividades
mdicas sobre todo de
alto costo.

2. La solicitud del CDP


no llegue al destino
final en el tiempo
esperado.

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Media

1. Dejar de utilizar un
presupuesto asignado.
2. Insuficiencia de
presupuesto para cubrir
unas necesidades que
se requeran.
Desface en adquisicin
en materia de precios.

Alto

Alto, porque es la base


para la contratacin, ya
que indica qu
contratatar, a qu
precios, necesidades de
contratacin.

1. Autocontrol por parte Preventivo


de los funcionarios de
las dependencias
responsables.
2. Revisin del Gerente
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud.

1. Disponer de mayor
informacin a la mano de
contratos y precios
anteriores, y de ser
posible un registro
actualizado de
proveedores y precios.

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Retardos en el
proceso de contratacin

Alto

Medio, porque a pesar 1. Seguimiento por parte Preventivo


de que la frecuencia no del ejecutor de la
es tan alta, el impacto actividad.
produce paralizacin en
el proceso de
contratacin.

1. Establecer trminos de
ejecucin: (2 3 das).

3. Prdida del CPD


original
4. Utilizacin de la
cuenta del rubro
presupuestal
equivocada.

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Reexpedicin del
CDP
2. Retraso en el
proceso de
contratacin.

Medio

Medio, porque es
subsanable a travs de
la reexpedicin de otro
CDP a pesar del retraso
que genera en el
proceso de
contratacin.

1. Se remite por
correspondencia interna.
2. Relacin temporal de
CDPs que se lleva en la
Gerencia Nacional de
Contratacin de
Servicios de Salud, para
saber dnde est.

Preventivo

1. Verificar que la cuenta


del rubro presupuestal
utilizada sea la correcta.

5. Prdida del CDP


original

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Reexpedicin del
CDP
2. Retraso en el
proceso de
contratacin.

Medio

Medio, porque es
subsanable a travs de
la reexpedicin de otro
CDP a pesar del retraso
que genera en el
proceso de
contratacin.

1. Se remite por
correspondencia interna.
2. Relacin temporal de
CDPs que se lleva en la
Gerencia Nacional de
Contratacin de
Servicios de Salud, para
saber dnde est.

Preventivo

1. Hacer seguimiento de
dnde est el CDP.

6. Deficiencias en la
informacin de qu se
requiere por parte del
ISS

1. Deficiencias en la
comunicacin

Media

1. Obtener una oferta


no clara o no acorde
con las necesidades del
ISS

Medio

Medio, porque produce No aplica


retrasos en el proceso
de contratacin.

Preventivo

1. Formatos previos
aprobados para solicitud
de ofertas (actualmente
no existen)

7. Aceptar una oferta


1. Deficiencias en el
que no rena los
estudio de la oferta
requisitos mnimos
legales o internos de la
entidad para contratar.

Media

1. Contratacin con
deficiencias en su
formacin

Medio

Preventivo
Correctivo

1. Implementacin de
Hojas de Ruta prcticas
para controlar los
requisitos.

197

Medio

Controles Existentes

Tipo de
control

Probabilidad

1. Revisin preliminar al
recibir documentos y
revisin posterior al
remitir por parte de la
Direccin Jurdica
Nacional, para elaborar
la minuta del contrato

Accin de Mitigacin

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

8. No lograr mejorar la 1. Deficiencia en las


oferta
tcnicas de negociacin

Baja

1. No lograr mejorar la
oferta

Bajo

Bajo

9. Omitir la solicitud de 1. Desconocimiento de


algn requisito
la norma
contemplado en la ley. 2. Omisin involuntaria
por la cantidad de
requisitos

Media

1. Contratar sin los


requisitos establecidos
en la ley.

Medio

10. La minuta del


contrato no se elabora
con la totalidad de las
condiciones
establecidas en los
terminos de referencia.

1. Deficiencia en el
estudio total de los
antecedentes del
contrato para elaborar
la minuta

Media

1. Futuras
discrepancias con el
contratista en la
interpretacin del
contrato y eventuales
litigios.

11. Que el contratista


no firme el contrato

2. Incapacidad o
deficiencias financieras
o tcnicas
sobrevinientes del
contratista.

Baja

10

12. Doble numeracin

1. Errores en la gestin
de numeracin

11

13. Extravo de la
solicitud del registro
presupuestal con el
original del contrato

12

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

No aplica

Preventivo

1. Capacitacin en
tcnicas de negociacin.

Medio

1. Revisin preliminar al
recibir documentos y
revisin posterior al
remitir por parte de la
Direccin Jurdica
Nacional, para elaborar
la minuta del contrato

Preventivo
Correctivo

1. Implementacin de
Hojas de Ruta prcticas
para controlar los
requisitos.

Medio

Medio

1. Revisin de las
minutas por diferentes
personas.

Preventivo

1. Formatos preaprobados y preestablecidos por Direccin


Jurdica Nacional.

2. Se hace efectiva la
pliza de seriedad de la
oferta que presentan
siempre los contratistas
y se expide una
resolucin adjudicando
al segundo (2do.)
mejor de la
convocatoria, siempre y
cuando tuviera las
calidades suficientes
para ser elegido; si no,
se saca nuevamente
una convocatoria.

Alto

Medio

2. Pliza de Garanta de
Seriedad de la oferta.

Correctivo

2. No aplica

Baja

1. Generara
inconvenientes y
desrdenes de tipo
administrativo

Bajo

1. Consecutivo en un
libro columnario

Preventivo

1. Mayor control por


parte del ejecutor.
2. Que exista una base
de datos nica para
consultar los contratos
celebrados con el ISS.

1. Desrdenes
administrativos o de
correo.

Baja

1. Retardo en ejecucin
del contrato

1. Reconstruir o volver a
firmar otro contrato.

Correctivo

1. Usar planillas de
control

14. Hacer el registro


contra otro CDP.

2. Errores en la gestin
del registro
presupuestal

Baja

15. Aprobacin de
garantas sin estar
exactamente
conformes a lo
establecido en el
contrato.

1. Deficiencia en la
revisin de las plizas
frente a lo que
establece el contrato

Media

Medio

Bajo, porque no
detiene el proceso.

Medio

2. Anular el registro y
volver a registrarlo
contra el CDP que lo
respalda.

1. Deficiente respaldo
ante la eventualidad de
un riesgo

Medio

198

Medio

1. Revisin por parte del


ajecutor de esta
actividad: Asesor Judico
de la Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.

2. Proceso de revisin del


registro.

Preventivo

1. Revisin adicional.

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de
salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa simple

Contratista: ESE, Garantizar la prestacin de servicios de salud


IPS, CAA, ISS
a travs del seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud y
medicamentos en sus etapas precontractual,
contractual y post-contractual hasta la
liquidacin del mismo con las ESEs
(Empresas Sociales del Estado), cumpliendo
as con la obligatoriedad de contratar con
ellas durante tres (3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de Junio 26 de
2003, as como con otras empresas pblicas
de salud, para los casos de proveedor nico o
urgencia manifiesta. Verificar que para el
contrato se hayan cumplido en su totalidad
los requisitos de perfeccionamiento y
legalizacin antes de iniciar la ejecucin del
mismo y el cumplimiento de las condiciones
del contrato.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa por convocatoria
pblica

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de servicios de salud a


CAA, ISS
travs del seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud y medicamentos
en sus etapas precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del mismo con las
IPS, para los casos de los contratos cuyo objeto es la
prestacin de servicios de salud no cubiertos por las
ESEs creadas por el Decreto 1750 de Junio 26 de
2003, asegurando as la prestacin de servicios de
salud. Verificar que para el contrato se hayan
cumplido en su totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin antes de iniciar la
ejecucin del mismo y el cumplimiento de las
condiciones del contrato.

184

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Interventora de contratos

Vicepresidencia de Verificacin del cumplimiento de las condiciones del


EPS
contrato. Evaluacin sistmatica de los contratos
para la toma de decisiones.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso de seguimiento a la
asignacin presupuestal para la
contratacin de servicios de salud.

Usuario afiliado a ISS Proporcionar el soporte financiero a travs de la


(cotizante y su
asignacin y seguimiento presupuestal (resolucin o
familia)
CDPs), para atender las necesidades de contratacin
de servicios de salud: Atencin en salud y
medicamentos, garantizando un ptimo servicio a los
usuarios de la EPS del Instituto de Seguros Sociales.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Incumplimiento e Imposicin de Multas

Vicepresidencia de Establecer las acciones necesarias para garantizar la


EPS - ISS
reparacin y cumplimiento y en el caso necesario la
imposicin de la multa correspondiente cuando se
detecten incumplimientos de los contratistas

ANEXOS:

185

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

Formato 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional
Marzo 4 de 2005
PROCESOS POR MODALIDADES DE CONTRATACIN

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal: Por la cual se expide el Estatuto


General de Contratacin de la Administracin Pblica.

Estatuto General de contratacin de la


Administracin Pblica

Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.

Decreto 115 de 1996 (15 de enero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.


Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, perfeccionamiento del contrato y la
urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias
Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin de
los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo

1: Campo de aplicacin
2-11: Sistema presupuestal y sus principios.
12-19: Del presupuesto y responsabilidad.
20-28: Ejecucin del presupuesto.
29-30: Plantas de personal.
31: Disposiciones varias.

186

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Ley 446 de 1998 (julio 7): Fuente


Jurdica"Congreso de la Repblica".

DESCRIPCIN

ANEXOS

Liquidacin de contratos.
En el articulo 44 numeral 10 literal d) menciona que los contratos de tracto
sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser
objeto de terminacin o liquidacin de comn acuerdo entre las partes,
procedimiento que deber realizarse dentro del trmino de pliego de condiciones o
trminos de referencia o a ms tardar a cuatro meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la exposicin de la acto administrativo que ordene la terminacin o
a la fecha del acuerdo que la disponga.

Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

Actividad contractual.

Decreto 855 de 1994 (abril 28): Fuente


"Presidencia de la Repblica".

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y


se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999: "Modifica
aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de trminos de
referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la contratacin por
medios electrnicos".
Transparencia en la actividad contractual
Art. 1. De los trminos de referencia.
Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.
Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin directa.

Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente


jurdica "Presidencia de la Repblica".

Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas


Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-2, Escisin de clnicas y centros de atencin del ISS y creacin de las
Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-5, Objeto, funciones generales y sede.
Art. 6-13, Estructura, rganos de direccin y administracin de las Empresas
Sociales del Estado, conformacin, funciones y actos de la Junta Directiva,
designacin del Gerente General y sus funciones.
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 16-19, Regimen de Personal
Art. 20-22, Conformacin del patrimonio.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.
Resolucin 4671 de 2002. Manual de
Art. 1-3. Objeto, objetivos y funciones del interventor.
Interventora del Seguro Social (Noviembre Art. 5-8. Parmetros de Interventora, Informes, prohibiciones responsabilidades y
25): Fuente Jurdica "Presidencia del ISS". sanciones.
Ley 446 de 1998 "Trminos de referencia
Designa las reglas y procedimientos de liquidacin definitiva a la terminacin de los Articulo 44 numeral 10 literal
d) de la ley 446 de 1998. En
de la contratacin pblica" (Julio 7): Fuente contratos dentro de los plazos establecidos o cuando el cumplimiento de la
ejecucin de los mismos se prolongue.
concordancia con los artculos
Jurdica "Congreso de la Repblica".
60 y 61 de la ley 80 de 1993.

187

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Decreto 327 de 2002 (28 de Febrero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Por medio de la cual se deroga el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta el


pargrafo 3o. del artculo 41 de la Ley 80 de 1993. Dispone que los contratos
debern publicarse en el Diario nico de Contratacin Pblica, o en su defecto en
la Gaceta Oficial y el derecho de cualquier ciudadano de conocerlos.

Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales"

Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.


'Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
mbito de aplicacin y fines de contratacin. Capacidad de entes pblicos para
contratar.
Sujetos de contratacin. (Incapacidades e inhabilidades)
Inhabilidades e incompatibilidad sobreviniente.
Competencia para celebrar los contratos.
Registro de proponentes. Participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Licitacin Pblica. Contratacin Directa, declaratoria de Desierta.
Contenido contrato Estatal. Perfeccionamiento y legalizacin del contrato
administrativo. Ejecucin y liquidacin del contrato Estatal.

Acuerdo 269 de 2003. Manual de


contratacin Administrativa para bienes,
obras y servicios, (Marzo 13): Fuente
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

Resolucin 1449 de 1996 (Marzo 20):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales".

Reglamentacin interna, referente al Manual de Contratacin de servicios de salud


del ISS.

Resolucin 2640 de 2004 (Diciembre 24):


Fuente Jurdica "Presidencia del ISS".

Referente al "Manual de Procesos de Interventora de Contratos de la


Vicepresidencia de EPS del Instituto de Seguros Sociales.del ISS"

Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se establece el Manual de Actividades, Intervenciones y


Procedimientos del Plan Obligatorio de Salud en el Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
Libro I. Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan
Obligatorio de Salud
Captulo I. Disposiciones Generales.
Captulo II. Definiciones y contenidos de las actividades, intervenciones y
procedimientos contemplados en el Plan Obligatorio de Salud
Captulo III. Servicios con internacin estancias, servicios profesionales derechos
de sala, materiales, suministros y equipos
Libro II. <Plan Obligatorio de Salud, POS>
Captulo I. Plan Obligatorio de Salud POS - Niveles de Complejidad

Resolucin 2816 de 1998 (Julio 31): Fuente Modific en sus artculos 1 y 2 la Resolucin 5261 DE 1994 (Agosto 5), sobre el
Jurdica "Ministerio de Salud"
Manual de Actividades, Intervenciones y Procedimientos del Plan Obligatorio de
Salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

188

ANEXOS

Artculo 2o. de la Ley 80 de


1993

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Decreto 2309 de 2002 (Octubre 15):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

DESCRIPCIN

Por el cual se define el Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin


de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud en Colombia.

Ttulo I. Disposiciones Generales


Ttulo II. Organizacin del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la
atencin de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Ttulo III. Del Sistema de Habilitacin.
Ttulo IV. De los Procesos de Auditora para el mejoramiento de la Calidad de la
Atencin de Salud.
Ttulo V. Del Sistema nico de Acreditacin.
Ttulo VI. Del Sistema de Informacin para la Calidad.
Ttulo VII. Disposiciones Transitorias.
Acuerdo 228 de 2002 : Fuente Jurdica
Por medio del cual se actualiza el Manual de Medicamentos
"Ministerio de Salud y Consejo Nacional de del Plan Obligatorio de Salud y se dictan otras disposiciones
Seguridad Social en Salud"
Acuerdo 282 de 2004 (Diciembre 22 ) :
Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin
Social y Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud"

Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
de Salud de los regmenes contributivo y subsidiado para el ao 2005 y se dictan
otras disposiciones: Se actualiza el Acuerdo 228 de 2002 y se incluyen otros
medicamentos POS.

Acuerdo 254 de 2003 (Diciembre 22):


Fuente Jurdica "Ministerio de la Proteccin
Social y Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud"

Por el cual se fija el valor de la Unidad de Pago por Capitacin del Plan Obligatorio
de Salud de los Regmenes Contributivo y Subsidiado para el ao 2004 y se dictan
otras disposiciones: Incluir en el Plan Obligatorio de Salud del Rgimen
Contributivo la prueba de ayuda diagnstica de laboratorio Carga Viral y la prtesis
endovascular Stent Coronario Convencional.

Acuerdo 117 de 1998 (Diciembre 29):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud y
Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud"

Por el cual se establece el obligatorio cumplimiento de las actividades,


procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la atencin de
enfermedades de inters en salud pblica

Resolucin 412 de 2000 (Febrero 25):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de


demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas tcnicas y
guas de atencin para el desarrollo de las acciones de proteccin especfica y
deteccin temprana y la atencin de enfermedades de inters en salud pblica
definidas mediante Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud., a cargo de las Entidades Promotoras de Salud Entidades Adaptadas y
Administradoras del Rgimen Subsidiado. Igualmente se establecen los
lineamientos para la programacin, evaluacin y seguimiento de las actividades
establecidas en las normas tcnicas que deben desarrollar estas entidades.

Resolucin 3384 de 2000 (Diciembre 29):


Fuente Jurdica "Ministerio de Salud"

Por la cual se Modifican Parcialmente las Resoluciones 412 y 1745 de 2000 y se


deroga la Resolucin 1078 de 2000.

Acuerdo 312 de 2004 (Febrero 24): Fuente Referente al "Manual de tarifas del ISS".
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

189

ANEXOS

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES


INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

No.

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

RESPONSABLE
Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin

Direccin
Jurdica
Nacional

Inicio

1 Realizar estudios previos y justificacin del contrato

Solicitar el CDP (Certificado de Disponibilidad


Presupuestal)

Emitir CDP

Recibir CDP

Solicitar la Oferta

Recibir la Oferta

Realizar negociacin escrita de condiciones del


contrato a celebrar

Pedir Documentacin

Elaborar y suscribir Minuta del Contrato

10

Asignar nmero consecutivo al Contrato

11

Realizar el correspondiente registro presupuestal

12

Aprobar las Garantas establecidas en el contrato


2/2

190

Interventor del
Contrato

No.

ACTIVIDAD

Gerencia
Nacional de
Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto Vicepresidencia
Financiera

RESPONSABLE
Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin

Direccin
Jurdica
Nacional

Interventor del
Contrato

1/2

13

Elaborar Acta de Iniciacin del Contrato

14

Realizar Ejecucin, Interventora y Seguimiento del


Contrato

Fin
Nota: En la actividad No 1: "Realizar estudios previos y justificacin del contrato", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas: Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es el
Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 2: "Solicitar el CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal)", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos.
En la actividad No 4: "Recibir CDP", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 5: "Solicitar la Oferta", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de contratacin de cada seccional.
En la actividad No 6: "Recibir la Oferta", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de contratacin de cada seccional.
En la actividad No 7: "Realizar negociacin escrita de condiciones del contrato a celebrar", la *Gerencia Nacional de Contratacin se refiere a las reas:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos. El rea que interviene en las seccionales es
el Departamento de contratacin de cada seccional.

En la actividad No 8: "Pedir documentacin", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de contratacin de cada seccional.
En la actividad No 9: "Elaborar y suscribir minuta del contrato", las minutas que deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden elaborarr en la
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud - Asesor Jurdico-, previa revisn de la minuta por Jurdica Nacional para su aprobacin, o
pueden ser directamente elaborados y aprobados por sta ltima. El rea que interviene en las seccionales es Direccin Jurdica de cada seccional y, si
no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 10: "Asignar nmero consecutivo al Contrato", cuando es contrato suscrito por la Vicepresidencia de EPS, es el Grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de EPS quien asigna el nmero consecutivo al contrato. El rea que interviene en las seccionales es Direccin Jurdica de cada seccional
y, si no existe, el abogado de la seccional.

En la actividad No 11: "Realizar el correspondiente registro presupuestal", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Presupuesto
de cada seccional.
En la actividad No 12: "Aprobar las Garantas establecidas en el contrato", el rea que interviene en las seccionales es Direccin Jurdica de cada
seccional y, si no existe, el abogado de la seccional.
En la actividad No 13: "Elaborar Acta de Iniciacin del Contrato", el rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada
seccional.

191

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Fecha:
Marzo de 2004

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No.

Actividad

FASE PRE - CONTRACTUAL


1.
Realizar estudios previos y
justificacin del contrato

Solicitar el CDP (Certificado de


Disponibilidad Presupuestal)

2.

Emitir CDP
3

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE

CDIGOS

Ejecutor

Tarea

donde

Gerente
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud/
Coordinador
Nacional de
servicios
Farmaceticos.
Departamento
de contratacin
de cada
seccional.

1. Una vez realizados los estudios tcnicos plasmar


documento que contenga los siguientes requisitos:
- Definicin de la necesidad
- Objeto y condiciones del contrato
- Indicaciones del posible contratista
- Soporte tcnico y econmico estimado del posible
contrato
- Forma de pago
- Beneficios esperados por el Instituto de Seguros
Sociales

*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional.

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmaceticos

1. Elaborar proyecto de solicitud del CDP


p
2. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero con consecutivo de correspondencia,
que se separe el monto para el contrato al
Departamento Nacional de Presupuesto.
3. Remitir la solicitud al Departamento Nacional de
Presupuesto con consecutivo de correspondencia.

Vicepresidencia de
EPS
*Gerencia Nacional
de Contratacin

Departamento
Nacional de
Presupuesto

1. Emitir CDP.
2. Enviar CDP con memorando del Departamento
Nacional de Presupuesto a Grupo Administrativo y
Financiero de la Vicepresidencia de EPS.

Insumos

Producto y/o
Resultado

Plan de Salud;
Justificacin del
Presupuesto de
Contrato
Ingresos y Gastos
de las Unidades de
Actividades de
Salud

Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Solicitud del CDP

VA
X

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas
son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /
NOTA: En los insumos, al mencionar el documento
"Presupuesto de Ingresos y Gastos de las Unidades de
Actividades de Salud", al decir Unidades estamos
refirindonos a las unidades de negocio del ISS, que
corresponden a: Pensiones, Proteccin del riesgo laboral y
Salud, que es la que nos compete.

Para los medicamentos se realizan las mismas tareas, pero


las 1y 2, son llevadas a cabo directamente en la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas
son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /
Los perfiles del profesional de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y del profesional de la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de presupuesto.

Vicepresidencia
Financiera

192

Solicitud del CDP


Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

No.

Actividad

Ejecutor

Recibir CDP

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

Tarea

1. Recibir el CDP original con firma de recibido de la p


copia, a la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.
2. Guardar original en la carpeta del contrato.
3. Enviar CDP con memorando a Presupuesto de
las seccionales a travs de correo interno (lotus).

donde
*Gerencia Nacional
de Contratacin
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Insumos
Solicitud del CDP
Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS

Producto y/o
Resultado
CDP
Original del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal.

VA

Observaciones

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /
Para los medicamentos se realizan las mismas tareas, pero
son llevadas a cabo directamente en la Coordinacin Nacional
de Servicios Farmacuticos.
Los perfiles del profesional de la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y del profesional de la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos, deben ser
con conocimientos en la parte de presupuesto.

5.

Solicitar la Oferta

Personal mdico 1. Solicitar por escrito o telefnicamente la oferta P


de la Gerencia (que siempre debe venir por escrito), de acuerdo a
Nacional de
protocolos de condiciones o guas de manejo.
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

*Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

6.

Recibir la Oferta

Personal mdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

*Gerencia Nacional Antecedentes del


de Contratacin de contrato
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

1. Recibir oferta.
2. Aceptar o rechazar la oferta dependiendo de las
condiciones requeridas y si se ajusta a los
protocolos o guas de manejo. Si la oferta es
rechazada buscar el servicio a travs de otra
entidad, salvo que sea una ESE (Dec. 1750/03) y
retorna a la actividad nmero 3 "Solicitud de la
Oferta". Si la oferta es aceptada, paso a la actividad
nmero 5 "Negociacin de la Oferta".

193

Oferta
Anlisis de
Necesidades.
Solicitud escrita si
es el caso.

Oferta

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud,
para servicios de salud y
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos para
medicamentos.

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /

No.
7.

8.

Actividad

Ejecutor

Realizar negociacin escrita de Personal mdico


condiciones del contrato a celebrar Gerencia
Nacional de
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

Pedir Documentacin

Elaborar y suscribir Minuta del


Contrato

Tarea

donde

Insumos

1. Llamar telefnicamente al Representante legal o


encargado comercial de la entidad a contratar para
discutir y acordar las condiciones especficas del
contrato y negociar descuentos si es posible, sobre
el manual de tarifas del ISS.
2. Pedir que se pase por escrito la transformacin
de la oferta que se ha acordado.
3. Concretar la oferta definitiva.

*Gerencia Nacional Antecedentes del


de Contratacin de contrato
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

1. Pedir documentacin a la entidad con la que se


efectuar el contrato. Esta documentacin incluye:
.- Certificado de Existencia y representacin legal
.- Nit
.- Copia de documento de identificacin del Gerente
o representante legal de la Entidad a contratar.
.- Acto Administrativo de nombramiento y Acta de
Posesin del Gerente o representante legal de la
Entidad a contratar.
.- Inscripcin en el Registro Especial Nacional de
que trata la Ley 10 de 1990 y art. 56 de la Ley 715
de 2001.
.- Radicacin de la Inscripcin ante el ente
territorial (Decreto 2309/02).
.- Certificado de Registro nico Tributario RUT.

1. Remitir con memorando los antecedentes del


Direccin
Jurdica Nacional contrato a Direccin Jurdica Nacional para que
elaboren proyecto del contrato. Si se trata de
/
Asesor Jurdico servicios de salud remitir Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud y, si son
Gerencia
medicamentos remitir Coordinacin de Servicios
Nacional de
Contratacin de Farmacuticos.
2. Elaborar la minuta del contrato. Las minutas que
Servicios de
Salud.
deba firmar el Vicepresidente de EPS se pueden
Direccin
elaborarr en la Gerencia Nacional de Contratacin
Jurdica de cada de Servicios de Salud, previa revisn de la minuta
seccional
por Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden
ser directamente elaborados y aprobados por sta
ltima.
3. Remitir la minuta del contrato con memorando
para firma de acuerdo a las delegaciones.
4. Firmar la minuta del contrato (por representante
legal o delegado).
5. Llamar al contratista para que se acerque a
firmar el contrato.
6. Firmar el contrato por parte del contratista.

Asesor Jurdico
de la Gerencia
Nacional de
Contratacin
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos
Departamento
de contratacin
de cada
seccional

Producto y/o
Resultado
Oferta modificada
conforme lo
acordado.

VA

Observaciones

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /

*Gerencia Nacional Antecedentes del


de Contratacin de contrato
Servicios de Salud
Departamento de
contratacin de
cada seccional

Documentos de que X
trata la "tarea" de
este mismo
numeral.

*Gerencia Nacional de Contratacin: Las reas involucradas


son:
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios Farmaceticos /

Direccin Jurdica
Antecedentes del
Nacional /
Contrato /
Gerencia Nacional Memorando
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Direccin Jurdica de
cada seccional

Contrato

Las minutas que deba firmar el Vicepresidente de EPS se


pueden elaborarr en la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud - Asesor Jurdico-, previa revisn de la
minuta por Jurdica Nacional para su aprobacin, o pueden
ser directamente elaborados y aprobados por sta ltima.

194

No.

Actividad

FASE CONTRACTUAL
10 Asignar nmero consecutivo al
Contrato

Realizar el correspondiente
registro presupuestal

11

Ejecutor

Tarea

Direccin
1. Asignar un nmero consecutivo a cada contrato
Jurdica Nacional
Grupo Jurdico
de la
Vicepresidencia
de EPS, cuando
es contrato
suscrito por la
Vicepresidencia
de EPS.
Direccin
Jurdica de cada
seccional.

donde

Insumos

Producto y/o
Resultado

VA

Direccin Jurdica
Contrato; Histrico Contrato numerado X
Nacional
de numeracin.
Grupo Jurdico de la
Vicepresidencia de
EPS, cuando es
contrato suscrito
por la
Vicepresidencia de
EPS.
Direccin Jurdica de
cada seccional

Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

p
1. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero por medio de memorando, que haga el
registro presupuestal al Departamento Nacional de
Presupuesto.

Gerencia Nacional Contrato


de Contratacin de numerado
Servicios de Salud
Direccin Jurdica de
cada seccional

Contrato numerado
/
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato /
Memorandos /

Departamento
Nacional de
Presupuesto
Departamento
de Presupuesto
de cada
seccional.

1. El Departamento Nacional de Presupuesto hace p


el registro presupuestal y lo remite al Grupo
Administrativo y Financiero junto con memorando,
quien remite el contrato con la anotacin de
registro presupuestal original, con firma de recibido
a la copia, a la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud. En el caso de las seccionales
el Departamento de Presupuesto de cada seccional
hace el registro presupuestal y lo remite a la
Direccin Jurdica de cada seccional.

Vicepresidencia
Financiera

Registro
presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

195

Contrato
numerado

Observaciones
Cuando es contrato suscrito por la Vicepresidencia de EPS, es
el Grupo Jurdico de la Vicepresidencia de EPS quien asigna el
nmero consecutivo al contrato.

Cuando se trata de contratos firmados por el presidente del


ISS la solicitud del registro presupuestal esta a cargo de la
Direccin Juridica Nacional.

No.

Actividad

Ejecutor
Asesor Jurdico
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Direccin
Jurdica de cada
seccional

12 Aprobar las Garantas establecidas Asesor Jurdico


en el contrato
Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

13 Elaborar Acta de Iniciacin del


Contrato

14

Realizar Ejecucin, Interventora y


Seguimiento del Contrato

Tarea
1. Despus del registro presupuestal archivar el
contrato. Si el original es firmado por la
Presidencia del ISS, se archivar en Jurdica
Nacional. En el caso de los contratos firmados por
el Vicepresidente de EPS sern archivados en el
Grupo Jurdico de la EPS. Los contratos firmados
por los Gerentes de las seccionales sern
archivados en la Direccin Jurdica de cada
seccional.
2. Enviar copias fsicas de antecedentes del
contrato y del contrato numerado junto a
memorandos, al interventor del contrato, y
dependencias a nivel nacional y seccional, que
tengan que ver con la ejecucin o control del
contrato.

C
p

p
1. Recibir de los contratistas la"Pliza nica" Garantas del Contrato -, la cual incluye:
.- Cumplimiento
.- Salarios y prestaciones sociales
.- Calidad del servicio
.- Responsabilidad civil contractual
2. Remitir y enviar a Jurdica Nacional la "Pliza
nica" - Garantas del Contrato - para aprobacin.
En el caso de seccionales se enva a la Direccin
Jurdica de cada seccional.

donde

Insumos

Direccin Jurdica
Contrato
Nacional /
numerado
Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Direccin Jurdica de
cada seccional

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

Direccin
1. Aprobar la "Pliza nica" - Garantas del
Jurdica Nacional Contrato - por la Direccin Jurdica Nacional. En las
Direccin
seccionales, es la Direccin Jurdica de cada
Jurdica de cada seccional la encargada de aprobar la "Pliza nica" Garantas del Contrato - .
seccional.
2. Enviar la "Pliza nica" - Garantas del Contrato"
aprobada a la Gerencia Nacional de Contratacin;
en el caso de las seccionales la Direccin Jurdica de
cada seccional la enva al Departamento de
Contratacin de la seccional.

Direccin Jurdica
Nacional
Direccin Jurdica de
cada seccional.

Asesor Jurdico 1. Elaborar Acta de Iniciacin.


de la Gerencia
Nacional de
Contratacin
Departamento
de Contratacin
de cada
seccional

Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud
Departamento de
Contratacin de
cada seccional

1. Ir a los suprocesos "Interventora de Contratos"


y "Seguimiento a la asignacin presupuestal".

Contrato Clasulas de
garantas -

Contrato Clasulas de
garantas Plizas expedidas
por compaias
autorizadas y
aprobadas /

Producto y/o
Resultado
Registro
presupuestal
Copias fsicas de
antecedentes del
contrato

VA

Plizas expedidas
por compaias
autorizadas /
Memorando /

Acta de Iniciacin
del Contrato

196

Observaciones

Formato 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:
Junio de 2.005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO DE CONTRATACIN POR MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA SIMPLE
MAPA DE RIESGOS

No.

RIESGO

Causa

1. Es probable que el
estudio no quede bien
realizado por fallas de
las fuentes para
conocer el mercado o
el clculo del nmero
de actividades o precios

1. Incorrecto estudio
tcnico
2. Factores externos
como la variacin
natural de actividades
mdicas sobre todo de
alto costo.

2. La solicitud del CDP


no llegue al destino
final en el tiempo
esperado.

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Media

1. Dejar de utilizar un
presupuesto asignado.
2. Insuficiencia de
presupuesto para cubrir
unas necesidades que
se requeran.
Desface en adquisicin
en materia de precios.

Alto

Alto, porque es la base


para la contratacin, ya
que indica qu
contratatar, a qu
precios, necesidades de
contratacin.

1. Autocontrol por parte Preventivo


de los funcionarios de
las dependencias
responsables.
2. Revisin del Gerente
Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud.

1. Disponer de mayor
informacin a la mano de
contratos y precios
anteriores, y de ser
posible un registro
actualizado de
proveedores y precios.

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Retardos en el
proceso de contratacin

Alto

Medio, porque a pesar 1. Seguimiento por parte Preventivo


de que la frecuencia no del ejecutor de la
es tan alta, el impacto actividad.
produce paralizacin en
el proceso de
contratacin.

1. Establecer trminos de
ejecucin: (2 3 das).

3. Prdida del CPD


original
4. Utilizacin de la
cuenta del rubro
presupuestal
equivocada.

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Reexpedicin del
CDP
2. Retraso en el
proceso de
contratacin.

Medio

Medio, porque es
subsanable a travs de
la reexpedicin de otro
CDP a pesar del retraso
que genera en el
proceso de
contratacin.

1. Se remite por
correspondencia interna.
2. Relacin temporal de
CDPs que se lleva en la
Gerencia Nacional de
Contratacin de
Servicios de Salud, para
saber dnde est.

Preventivo

1. Verificar que la cuenta


del rubro presupuestal
utilizada sea la correcta.

5. Prdida del CDP


original

1. Desorganizacin
administrativa.

Baja

1. Reexpedicin del
CDP
2. Retraso en el
proceso de
contratacin.

Medio

Medio, porque es
subsanable a travs de
la reexpedicin de otro
CDP a pesar del retraso
que genera en el
proceso de
contratacin.

1. Se remite por
correspondencia interna.
2. Relacin temporal de
CDPs que se lleva en la
Gerencia Nacional de
Contratacin de
Servicios de Salud, para
saber dnde est.

Preventivo

1. Hacer seguimiento de
dnde est el CDP.

6. Deficiencias en la
informacin de qu se
requiere por parte del
ISS

1. Deficiencias en la
comunicacin

Media

1. Obtener una oferta


no clara o no acorde
con las necesidades del
ISS

Medio

Medio, porque produce No aplica


retrasos en el proceso
de contratacin.

Preventivo

1. Formatos previos
aprobados para solicitud
de ofertas (actualmente
no existen)

7. Aceptar una oferta


1. Deficiencias en el
que no rena los
estudio de la oferta
requisitos mnimos
legales o internos de la
entidad para contratar.

Media

1. Contratacin con
deficiencias en su
formacin

Medio

Preventivo
Correctivo

1. Implementacin de
Hojas de Ruta prcticas
para controlar los
requisitos.

197

Medio

Controles Existentes

Tipo de
control

Probabilidad

1. Revisin preliminar al
recibir documentos y
revisin posterior al
remitir por parte de la
Direccin Jurdica
Nacional, para elaborar
la minuta del contrato

Accin de Mitigacin

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

8. No lograr mejorar la 1. Deficiencia en las


oferta
tcnicas de negociacin

Baja

1. No lograr mejorar la
oferta

Bajo

Bajo

9. Omitir la solicitud de 1. Desconocimiento de


algn requisito
la norma
contemplado en la ley. 2. Omisin involuntaria
por la cantidad de
requisitos

Media

1. Contratar sin los


requisitos establecidos
en la ley.

Medio

10. La minuta del


contrato no se elabora
con la totalidad de las
condiciones
establecidas en los
terminos de referencia.

1. Deficiencia en el
estudio total de los
antecedentes del
contrato para elaborar
la minuta

Media

1. Futuras
discrepancias con el
contratista en la
interpretacin del
contrato y eventuales
litigios.

11. Que el contratista


no firme el contrato

2. Incapacidad o
deficiencias financieras
o tcnicas
sobrevinientes del
contratista.

Baja

10

12. Doble numeracin

1. Errores en la gestin
de numeracin

11

13. Extravo de la
solicitud del registro
presupuestal con el
original del contrato

12

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

No aplica

Preventivo

1. Capacitacin en
tcnicas de negociacin.

Medio

1. Revisin preliminar al
recibir documentos y
revisin posterior al
remitir por parte de la
Direccin Jurdica
Nacional, para elaborar
la minuta del contrato

Preventivo
Correctivo

1. Implementacin de
Hojas de Ruta prcticas
para controlar los
requisitos.

Medio

Medio

1. Revisin de las
minutas por diferentes
personas.

Preventivo

1. Formatos preaprobados y preestablecidos por Direccin


Jurdica Nacional.

2. Se hace efectiva la
pliza de seriedad de la
oferta que presentan
siempre los contratistas
y se expide una
resolucin adjudicando
al segundo (2do.)
mejor de la
convocatoria, siempre y
cuando tuviera las
calidades suficientes
para ser elegido; si no,
se saca nuevamente
una convocatoria.

Alto

Medio

2. Pliza de Garanta de
Seriedad de la oferta.

Correctivo

2. No aplica

Baja

1. Generara
inconvenientes y
desrdenes de tipo
administrativo

Bajo

1. Consecutivo en un
libro columnario

Preventivo

1. Mayor control por


parte del ejecutor.
2. Que exista una base
de datos nica para
consultar los contratos
celebrados con el ISS.

1. Desrdenes
administrativos o de
correo.

Baja

1. Retardo en ejecucin
del contrato

1. Reconstruir o volver a
firmar otro contrato.

Correctivo

1. Usar planillas de
control

14. Hacer el registro


contra otro CDP.

2. Errores en la gestin
del registro
presupuestal

Baja

15. Aprobacin de
garantas sin estar
exactamente
conformes a lo
establecido en el
contrato.

1. Deficiencia en la
revisin de las plizas
frente a lo que
establece el contrato

Media

Medio

Bajo, porque no
detiene el proceso.

Medio

2. Anular el registro y
volver a registrarlo
contra el CDP que lo
respalda.

1. Deficiente respaldo
ante la eventualidad de
un riesgo

Medio

198

Medio

1. Revisin por parte del


ajecutor de esta
actividad: Asesor Judico
de la Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud.

2. Proceso de revisin del


registro.

Preventivo

1. Revisin adicional.

CAPITULO V. SUBPROCESO DE
SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN
PRESUPUESTAL.

199

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de las seccionales cuando participa la seccional.

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin y pago de prestadores

Subproceso por modalidad de


contratacin directa simple

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de


servicios de salud a travs del
CAA, ISS
seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud
y medicamentos en sus etapas
precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del
mismo con las ESEs (Empresas
Sociales del Estado), cumpliendo
as con la obligatoriedad de
contratar con ellas durante tres
(3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de
Junio 26 de 2003, as como con
otras empresas pblicas de salud,
para los casos de proveedor nico
o urgencia manifiesta. Verificar
que para el contrato se hayan
cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y
legalizacin antes de iniciar la
ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones
del contrato.

Administracin del Siniestro

Contratacin y pago de prestadores

Subproceso por modalidad de


contratacin directa por convocatoria
pblica

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de


servicios de salud a travs del
CAA, ISS
seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud
y medicamentos en sus etapas
precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del
mismo con las IPS, para los casos
de los contratos cuyo objeto es la
prestacin de servicios de salud
no cubiertos por las ESEs
creadas por el Decreto 1750 de
Junio 26 de 2003, asegurando as
la prestacin de servicios de
salud. Verificar que para el
contrato se hayan cumplido en su
totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin
antes de iniciar la ejecucin del
mismo y el cumplimiento de las
condiciones del contrato.

200

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de las seccionales cuando participa la seccional.

Fecha:

Marzo 4 de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin y pago de prestadores

Interventora de contratos

Administracin del Siniestro

Contratacin y pago de
prestadores

Administracin del Siniestro

Contratacin y pago de prestadores

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

Vicepresidencia de Verificacin del cumplimiento de


EPS
las condiciones del contrato.
Evaluacin sistmatica de los
contratos para la toma de
decisiones.

Subproceso de seguimiento a la
Usuario afiliado a Proporcionar el soporte
asignacin presupuestal para la ISS (cotizante y su financiero a travs de la
contratacin de servicios de salud.
familia)
asignacin y seguimiento
presupuestal (resolucin o
CDPs), para atender las
necesidades de contratacin
de servicios de salud:
Atencin en salud y
medicamentos, garantizando
un ptimo servicio a los
usuarios de la EPS del
Instituto de Seguros Sociales.

Incumplimiento e Imposicin de Multas

ANEXOS:

201

Vicepresidencia de Establecer las acciones necesarias


EPS - ISS
para garantizar la reparacin y
cumplimiento y en el caso
necesario la imposicin de la
multa correspondiente cuando se
detecten incumplimientos de los
contratistas

Formato 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
rea de Contratacin de la seccional cuando participa la seccional
Marzo 4 de 2005
PROCESO DE SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL PARA LA
CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal: Por la cual se expide el Estatuto


General de Contratacin de la Administracin Pblica.

Estatuto General de contratacin de la


Administracin Pblica

Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.
Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.
Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, del contenido y perfeccionamiento del
contrato y la urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias

Decreto 115 de 1996 (15 de enero): Fuente Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin de
Jurdica "Presidencia de la Repblica".
los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo
Artculo

1: Campo de aplicacin
2-11: Sistema presupuestal y sus principios.
12-19: Del presupuesto y responsabilidad.
20-28: Ejecucin del presupuesto.
29-30: Plantas de personal.
31: Disposiciones varias.

202

CDIGOS

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Acuerdo Nro. 149 de 1997 (Abril 8): Fuente Por el cual se dictan las normas orgnicas del presupuesto del ISS: Estatuto
"Consejo Directivo del Instituto de Seguros Orgnico de Presupuesto
Sociales"
Artculo 1-12: Contenido y campo de aplicacin, sistema presupuestal, objetivos y
principios presupuestales.
Artculo 13-15: Estructura del presupuesto,clasificacin del presupuesto de ingresos
yclasificacin del presupuesto de gastos.
Artculo 16-22: Programacin y elaboracin del presupuesto.
Artculo 23-26: Aprobacin y liquidacin del presupuesto.
Artculo 27-46: Ejecucin presupuestal, contabilizacin de ingresos, rgimen de
apropiaciones, ordenacin del gasto, exclusividad de las apropiaciones, vigencias
futuras, asuncin de compromisos, registro presupuestal, trmite de rdenes de
pago, ejecucin del programa anual de caja, contabilizacin de los pagos,
responsabilidades, cierre de vigencia, cuentas por pagar, informe de ejecucin
presupuestal, rendicin de informes, modificaciones presupuestales, adiciones
presupuestales, traslados presupuestales, suspensin y reduccin de apropiaciones
y aprobacin de las modificaciones.
Artculo 47-49: Control presupuestal, control interno de gestin, control
administrativo y control por otros organismos.
Artculo 50: De la planta de personal.
Artculo 51-57: Disposiciones varias, prohibicin de legalizar hechos cumplidos,
recaudos, recaudos de recursos de otras entidades, procedimientos de ejecucin y
control, de las cajas menores, descentralizacin del presupuesto y vigencia.
Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):
Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y


se dictan otras disposiciones en aplicacin de la Ley 527 de 1999: "Modifica
aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de trminos de
referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la contratacin por
medios electrnicos".
Transparencia en la actividad contractual

Actividad contractual.

Art. 1. De los trminos de referencia.


Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.

Decreto 855 de 1994 (abril 28): Fuente


Jurdica "Presidencia de la Repblica".

Reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratacin directa.


Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas
Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-2, Escisin de clnicas y centros de atencin del ISS y creacin de las
Empresas Sociales del Estado.
Art. 1-5, Objeto, funciones generales y sede.

Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente


jurdica "Presidencia de la Repblica".

Art. 6-13, Estructura, rganos de direccin y administracin de las Empresas


Sociales del Estado, conformacin, funciones y actos de la Junta Directiva,
designacin del Gerente General y sus funciones.
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.

203

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

DESCRIPCIN

Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.


Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):
Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.
Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto de Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Seguros Sociales"
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
Acuerdo 312 de 2004 (Febrero 24): Fuente Referente al "Manual de tarifas del ISS".
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".
Resolucin 1449 de 1996 (Marzo 20):
Reglamentacin interna, referente al Manual de Contratacin de servicios de salud
Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto de del ISS.
Seguros Sociales".

204

ANEXOS

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES (NIVEL SECCIONAL)


INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

No.

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO DE SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD
RESPONSABLE
Profesionales de
Vicepresidencia
Gerencia Nacional
Departamento de
Financiera de Contratacin
ACTIVIDAD
Contratacin de reas de Farmacia
Departamento
las seccionales
de las Seccionales
Nacional de
Presupuesto

Fecha:
Mayo de 2.005
CDIGOS

Interventor del
Contrato

Inicio

Asignar presupuesto

Solicitar la asignacin presupuestal o el CDP


(Certificado de Disponibilidad Presupuestal)

Emitir la asignacin presupuestal o CDP

Recibir la asignacin presupuestal o CDP

Realizar Seguimiento a Ejecucin de Desarrollo de


Contratos

Consolidar informacin de las seccionales

Analizar informes de seguimiento

Recibir retroalimentacin

Hacer seguimiento a a terminacin y liquidacin de


contratos

Fin
NOTA: En las actividades No.1: "Asignar presupuesto", No. 2: "Solicitar la asignacin presupuestal o el CDP, No. 4: "Recibir la asignacin presupuestal o CDP", No. 6:
"Consolidar informacin de las seccionales",No. 7: "Analizar informe de "Desarrollo y Ejecucin de Contratos", y No. 9: "Hacer seguimiento a a terminacin y liquidacin de
contratos", los Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin se refieren al Profesional de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y, al Profesional de
la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.

En la actividad No. 7: "Analizar informes de seguimiento", se refiere al "Informe de Desarrollo y Ejecucin de Contratos" y al "Informe seguimiento de la asignacin
presupuestal", ste ltimo contenido en el Plan Mensual de Medicamentos.

205

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES (NIVEL NACIONAL)


INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

No.

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO DE SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD
RESPONSABLE
Profesionales de la
Vicepresidencia
Gerencia Nacional de
Financiera ACTIVIDAD
Interventor del
Contratacin
Departamento
Contrato
Nacional de
Presupuesto

Fecha:
Julio de 2005
CDIGOS

Inicio

Asignar presupuesto

Solicitar la asignacin presupuestal o el CDP (Certificado de


Disponibilidad Presupuestal)

Emitir la asignacin presupuestal o CDP

Recibir la asignacin presupuestal o CDP

Consolidar informacin de las seccionales

Analizar informes de seguimiento

Hacer seguimiento a a terminacin y liquidacin de


contratos

Fin
NOTA: En la actividad No 1: "Asignar presupuesto", los "Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin " se refieren al Profesional de Contratacin de Servicios de Salud y al
Profesional de la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
En la actividad No 2: "Solicitar la asignacin presupuestal o el CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal)", los "Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin" se refieren
al Profesional de Contratacin de Servicios de Salud y al Profesional de la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
En la actividad No 4: "Recibir la asignacin presupuestal o CDP", los "Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin" se refieren al Profesional de Contratacin de Servicios de
Salud y al Profesional de la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos. El rea que interviene en las seccionales es el Departamento de Contratacin de cada seccional.
En la actividad No 6: "Consolidar informacin de las seccionales", los "Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin" se refieren al Profesional de Contratacin de Servicios de
Salud y al Profesional de la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
En la actividad No. 7: "Analizar informes de seguimiento", se refiere al "Informe de Desarrollo y Ejecucin de Contratos" y al "Informe seguimiento de la asignacin presupuestal", ste
ltimo contenido en el Plan Mensual de Medicamentos. Los "Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin" se refieren al Profesional de Contratacin de Servicios de Salud y al
Profesional de la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
En la actividad No 9: "Hacer Seguimiento a terminacin y liquidacin de contratos", los "Profesionales de la Gerencia Nacional de Contratacin" se refieren al Profesional de Contratacin
de Servicios de Salud y al Profesional de la Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.

206

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Fecha:
Abril de 2004

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO DE SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD

CDIGOS

SUBPROCESO:
No.

Actividad

FASE PRE - CONTRACTUAL


1
Asignar presupuesto

Ejecutor
Gerente Nacional
de Contratacin
Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /

Tarea

p
1. Sacar de datos histricos estudio promedio de
asignacin presupuestal, tomando como referencia el
ltimo ao y analizando variables como:
.- Poblacin
.- Ciclos de enfermedad.
NOTA: Va al subproceso de "Asignacin
Presupuestal"

donde

Insumos

Gerencia Nacional .- Datos histricos


de Contratacin de de asignaciones
Servicios de Salud presupuestales de
meses anteriores.
.- Base de datos
de poblacin de
cada seccional
proporcionada por
Planeacin.

Producto y/o
Resultado

VA

Cifra promedio gua X


para la asignacin
presupuestal
(archivo en excel)

Observaciones
El perfil del profesional de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud, debe ser con conocimientos en la
parte de presupuesto.
Quienes finalmente firman son el
gerente Nacional de Contratacinl y el
gerente seccional
En casos excepcionales las seccionales
hacen requerimientos y el Gerente de la
seccional
firma dicho requerimiento y el Jefe de
Contratacin de la seccional ejecuta el
requerimiento.

p
Profesional de la 1. A partir de los reportes mensuales de las
seccionales: "Informe plan mensual de
Coordinacin
medicamentos", que se reciben por transfer (correo
Nacional de
interno) los diez (10) primeros das de cada mes, se
servicios
analizan las variables:
farmacuticos
.-Costos de medicamentos
.-Consumos de medicamentos en seccionales,
para determinar la asignacin presupuestal de cada
seccional.
2. Tambin a partir de dar cumplimiento a solicitudes
y requerimientos de seccionales relacionadas con:
.- Tutelas
.-Derechos de peticin
.-Medicamentos NO POSS aprobados en Comit
Tcnico Cientfico.

207

Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos.

Informe Plan
mensual de
medicamentos /
Fallos de Tutelas,
derechos de
peticin /
Actas de Comit
Tcnico Cientfico

Valores de los
medicamentos o
ciclos de
tratamiento.

El perfil del profesional de la


Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos, debe ser con
conocimientos en la parte de
presupuesto.

No.
2

Actividad

Ejecutor

Solicitar la asignacin
Profesional de la
presupuestal o el CDP (Certificado Gerencia
de Disponibilidad Presupuestal) Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos /

Tarea

p
Para asignaciones presupuestales de
seccionales:
1. El ejecutor de esta actividad solicita a Coordinacin
Financiera y Administrativa que solicite a Presupuesto
Nacional la asignacin presupuestal, consecutivo de
correspondencia. En el caso de medicamentos es la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos
quien hace la solicitud de la asignacin presupuestal.
Para CDPs a nivel Nacional:
1. Elaborar proyecto de solicitud del CDP
2. Solicitar a travs del Grupo Administrativo y
Financiero por medio de memorando, que se separe
el monto para el contrato al Departamento Nacional
de Presupuesto.
3. Remitir la solicitud al Departamento Nacional de
Presupuesto por medio de memorando.

donde
Vicepresidencia de
EPS

Insumos
Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS
Cifra promedio
gua para la
asignacin
presupuestal
(archivo en excel)

Producto y/o
Resultado
Solicitud de
asignacin
presupuestal o de
CDP

VA
X

Observaciones
En casos excepcionales:
Las seccionales de acuerdo a su
necesidad o urgencia y, que no cuenten
con el recurso, harn un "Requerimiento
de presupuesto" a cargo del jefe de
contratacin de la seccional y firmado
por el Gerente, solicitando ms
presupuesto del asignado. Las
seccionales harn su gestin (repitiendo
las tareas de esta actividad) y
comunicarn la cifra cierta a travs de
solicitud por medio de celular, fax, a la
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud.
La Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud, estudia el caso
soportados por el grupo mdico y d
orden para nueva asignacin
presupuestal repitindose las tareas de
esta actividad.
Algunos casos excepcionales son:
Por accin de tutela, desacatos, o NUR.
El perfil de los profesionales de la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos y de la Gerencia Nacional
de Contratacin de Servicios de Salud,
debe ser con conocimientos en la parte
de presupuesto.

208

No.
3

Actividad

Ejecutor

Emitir la asignacin presupuestal Departamento


o CDP
Nacional de
Presupuesto

Tarea

p
Para asignaciones presupuestales de
Seccionales:
1. Presupuesto Nacional produce una resolucin por
medio de la cual hace la asignacin presupuestal a las
seccionales o a la Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos de acuerdo a la solicitud. Las
resoluciones son firmadas por el Vicepresidente
financiero.
2. Enva copias de la resolucin a las seccionales y a
la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud. En el caso de compra de medicamentos enva
la copia a la Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos.
3. Presupuesto Nacional publica mediante correo
interno (lotus o transfer), las resoluciones para
conocimiento de las seccionales, de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y de la
Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos.
Para CDPs a nivel Nacional:
1. Emitir CDP
2. Enviar CDP con memorando del Departamento
Nacional de Presupuesto a Grupo Administrativo y
Financiero, quien enva a la Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud en el caso de
servicios de salud y, a la Coordinacin Nacional de

Servicios Farmacuticos en el caso de medicamentos.

209

donde
Departamento
Nacional de
Presupuesto

Insumos
Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS
Cifra promedio
gua para la
asignacin
presupuestal
(archivo en excel)

Producto y/o
Resultado
Resolucin
Consecutivo de
Correspondencia
CDP

VA
X

Observaciones

No.
4

Actividad

Ejecutor

Recibir la asignacin presupuestal Profesional de la


o CDP
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos /
Departamento
de contratacin
de las
seccionales

5 Realizar Seguimiento a Ejecucin Departamento


de Desarrollo de Contratos
de Contratacin
de las
seccionales
Areas de
farmacia
seccionales

Tarea

p
Para asignaciones presupuestales de
Seccionales:
1. Se reciben las resoluciones o se imprimen;
dependiendo el medio de envio ms gil, se recibe la
resolucin por correspondencia o via lotus para
impresin.
2. Se relaciona en hoja excel a cada seccional, la
resolucin con monto y fecha, soportado por la
resolucin.
3. Archivar en A - Z.

donde

Insumos

*Gerencia Nacional
de Contratacin de
Servicios de Salud /
Departamento de
contratacin de las
seccionales

Justificacin del
Contrato
Presupuesto del
ISS
Cifra promedio
gua para la
asignacin
presupuestal
(archivo en excel)

Producto y/o
Resultado
Resolucin
Veps
CDP

dentro de los primeros diez (10) das del mes la


ejecucin presupuestal a travs del formato en excel
"Formato de seguimiento de la asignacin
presupuestal " a corte de cada mes. Enviar
memorando por fax a la Coordinacin Nacional de
Servicios de Salud, indicando va de envo (correo
interno - transfer o lotus -), a la Coordinacin
Nacional de Servicios de Salud.

210

Seccionales :
Departamentos de
contratacin o de
servicios
farmaceuticos

Contratos,
resoluciones de
presupuesto CDP, Informacin
de valores
ejecutados
provenientes de
cuentas por pagar.
Informe Plan de
Medicamentos

Observaciones
*Gerencia Nacional de Contratacin:
Las reas involucradas son:
Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud /
Coordinacin Nacional de servicios
Farmaceticos /
El perfil de los profesionales de la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos y de la Gerencia Nacional
de Contratacin de Servicios de Salud,
debe ser con conocimientos en la parte
de presupuesto.

Para CDPs a nivel Nacional:


1. Se recibe el CDP original con firma de recibido a la
copia, en la Gerencia Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud
2. Guardar original en la carpeta del contrato.
NOTA: En el caso de medicamentos se archiva en
carpeta por cada seccional, o en carpeta nacional
segn sea el caso.
Para servicios de atencin en salud y teniendo ya el
contrato firmado y registrado o la aceptacin de
oferta:
1. Diligenciar y revisar en excel el: "Informe de
desarrollo y ejecucin de contratos "
2. Analizar los datos del "Informe de desarrollo y
ejecucin de contratos " y estimar las necesidades y
el comportamiento presupuestal de los contratos para
el siguiente periodo.
3. Enviar mensualmente a la Gerencia Nacional de
contratacin el informe ""Informe de desarrollo y
ejecucin de contratos" dentro de los 5 primeros das
del mes siguiente al reportado. El informe se deber
enviar a en memorando por fax a la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud,
indicando va de envo (correo interno - transfer -), a
la carpeta EPS, carpeta Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de Salud, carpeta Ejecucin.
Si por alguna dificultad, el Transfer no funciona, se
enviar por lotus.
Para medicamentos, teniendo ya la compra de
medicamentos realizada se hace seguimiento de la
asignacin presupuestal:
1. Diligenciar el formato de seguimiento de la asignaci
2. Analizar los datos del informe y estimar las necesida
3. Las seccionales informarn mensualmente

VA
X

Informe de
desarrollo y
ejecucin de
contratos
Formato de
seguimiento de la
asignacin
presupuestal

La Informacin de valores ejecutados


proviene del rea de Cuentas por Pagar
y es referente a las facturas (valores)
que les llegan. A su vez Cuentas por
Pagar es la encargada de suministrar
esta informacin a la Gerencia Nacional
de Contratacin de Servicios de Salud.

No.

Actividad

Ejecutor

Consolidar informacin de las


seccionales

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /

Tarea

1. Revisar los "Informes de desarrollo y ejecucin de p


contratos " dentro de los primeros cinco (5) das de
cada mes.
2. Consolidar por seccional los informes en el "Cuadro
de Mando" para determinar el desarrollo del
presupuesto colocado en hoja excel. Se determina:
.- Cunto ha contratado
.- Qu monto
.-Cunto han comprometido (del monto)
.- Fechas (de inicio y finalizacin de contratos)
.- Ejecucin del contrato y/o aceptaciones de oferta.
.- En qu contratos estn representados los montos
que han comprometido las seccionales.

donde

Insumos

Gerencia Nacional .- Contratos


de Contratacin de .- Aceptacin de
Servicios de Salud/ ofertas

Producto y/o
VA
Observaciones
Resultado
.- Cuadro de Mando X
Los cuadros de mando son una
herramienta de seguimiento a la gestin
derivada del Plan Operativo de la
Vicepresidencia de EPS. La consolidacin
de los informes enviados por las
seccionales debe permitir contar con
informacin que es importante para la
gestin y toma de decisiones al interior
de la Vicepresidencia. Igualmente, debe
facilitar la respuesta a los requerimientos
de informacin de los organismos
externos (Contralora, Ministerio de
Proteccin social, Procuradura,
Superintendencia Nacional de Salud,
entre otros). All radica la importancia
de la calidad y confiabilidad de la
informacin.
El perfil del profesional de la Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud, debe ser con conocimientos en la
parte de presupuesto.

Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos

1. Revisar los informes de "Formato de seguimiento


de la asignacin presupuestal" (dentro de los cinco
(5) das siguientes de haber recibido los informes de
las seccionales, de cada mes.
2. Analizar:
.-Porcentaje de ejecucin
.-Que se hallan realizado las compras de acuerdo al
objeto para el cual se iban a realizar.
.-Que se hallan realizado las compras en las
cantidades y precios establecidos por el Manual de
Tarifas del ISS.
3. Consolidar la informacin en el formato
"Consolidacin Plan Mensual de Medicamentos"

211

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmaceticos

Consolidacin Plan
.-Formato de
seguimiento de la Mensual de
Medicamentos
asignacin
presupuestal

El perfil del profesional de la


Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos debe ser con
conocimientos en la parte de
presupuesto.

No.
7

Actividad

Ejecutor

Analizar informes de seguimiento Profesional de la


Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /

Tarea

1. Analizar mensualmente los informes de "Desarrollo p


y Ejecucin de Contratos", para determinar qu tipo
de contrataciones por especialidades, montos y
frecuencias se realizan para tomar decisiones :
.- Mdicas
.- Financieras
.- De Contratacin
.- Administrativas.
Se analiza qu se ha contratado, monto, con quines
y cmo se ha desarrollado la ejecucin del contrato y
se hace informe.
2. Hacer retroalimentacin mensual del anlisis a
cada seccional, para subsanar falencias; dicha
retroalimentacin se hace al Gerente de la seccional o
al jefe de Contratacin de cada seccional, va
telefnica. El anlisis y la retroalimentacin de
contratos nacionales (alto costo), son efectuados por
Cuentas mdicas y/o el mdico de Gerencia Nacional
de Contratacin de Servicios de Salud. Esto con el fin
de optimizar la informacin mdica y financiera.
3. Si las falencias son repetitivas y no se corrigen,
pedir que se efecte una visita de la Gerencia
Nacional de Calidad a la entidad contratada.
4. Si no se corrige y es muy grave la falencia se pide
en ltima instancia a Auditora Interna que
haga visita (Ir a proceso de auditora interna).

212

donde

Insumos

Gerencia Nacional Informe de


de Contratacin de "Desarrollo y
Servicios de Salud / Ejecucin de
Contratos"

Producto y/o
VA
Observaciones
Resultado
El perfil del profesional de la Gerencia
.-Liberaciones si las X
hay
Nacional de Contratacin de Servicios de
.- Acta de liberacin
Salud, debe ser con conocimientos en la
parte de presupuesto.

No.

Actividad

Ejecutor
Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Tarea

1. Se analizan los consumos y existencias de


p
medicamentos de todo el pas al igual que la
demanda insatisfecha.
2. Se analizan los informes anteriores contenidos en
el Plan Mensual de Medicamentos:
.-Consumo promedio mensual
.-Vencimientos
.-Demanda insatisfecha
.-Comit Tcnico Cientfico y tutelas
.-Seguimiento al presupuesto
.-Municipios sin farmacia
3. A partir de los resultados del anlisis se redactan
por escrito lineamientos e intrucciones para las
seccionales (para retroalimentar), indicndoles qu
tuvieron bueno, en qu estn fallando y cmo pueden
mejorar, para que implementen las recomendaciones.
4. Se envan los lineamientos e instrucciones para
plan de mejoramiento a las seccionales, va transfer,
lotus, fax y en medio magntico, con veps
(consecutivo).
5. Se programan visitas por cronograma a las
seccionales. Estas visitas sern efectuadas por el
Qumico farmacutico de la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos, quien elabora un Informe
con los hallazgos encontrados (si han implementado o
no los lineamientos e instrucciones -Plan de Mejoramie

donde
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmaceticos

Insumos
Plan Mensual de
Medicamentos

Producto y/o
VA
Resultado
X
Informe del Plan
con los ajustes
respectivos.
Informe de visita a
cada seccional.

Observaciones
El perfil del profesional de la
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos debe ser con
conocimientos en la parte de
presupuesto.

El informe es analizado y se enva a cada seccional; si


no han implementado las recomendaciones se enva
copia del informe a Auditora Interna y a Calidad.

Recibir retroalimentacin

Departamento
de Contratacin
de las
seccionales
reas de
farmacia
seccionales

1. A partir de los lineamientos e instrucciones para


plan de mejoramiento enviados a las seccionales
donde se indica qu tuvieron bueno, en qu estn
fallando y cmo pueden mejorar, se procede a
implementar las recomendaciones.
2. Se hacen los ajustes necesarios para la remisin de
los nuevos formatos, tanto en las seccionales como
en las IPS.

Informe del Plan


Lineamientos e
Departamento de
Contratacin de las instrucciones para con los ajustes
respectivos.
plan de
seccionales
reas de farmacia mejoramiento
seccionales

Hacer seguimiento a a
terminacin y liquidacin de
contratos

Profesional de la
Gerencia
Nacional de
Contratacin de
Servicios de
Salud /

1. Revisar informes de Desarrollo y Ejecucin de


Contratos.
2. Mirar fechas de terminacin de contratos para
determinar si es tiempo de su liquidacin y constatar
si han alimentado el informe de Desarrollo y Ejecucin
de Contratos corroborando si estn pendientes de la
liberacin de contratos.
3. Si no han liquidado contratos, pedir
telefnicamente que lo hagan para optimizar y liberar
recursos.

Gerencia Nacional Informe de


de Contratacin de Desarrollo y
Servicios de Salud / Ejecucin de
Contratos
Contrato original
soportado por
facturas

Informe de
Desarrollo y
Ejecucin de
Contratos
Contrato original
soportado por
facturas

213

El perfil del profesional de la Gerencia


Nacional de Contratacin de Servicios de
Salud, debe ser con conocimientos en la
parte de presupuesto.

No.

Actividad

Ejecutor
Interventor del
Contrato

Tarea

1. El Interventor realiza las Actas . Con las actas de


liquidacin finales de contratos, liberar sobre el
registro presupuestal que est sobre el CDP. As, los
recursos quedan liberados y la seccional es autnoma
para con el disponible realizar contrataciones nuevas.
NOTA: Quien realiza las actas es el Interventor del
Contrato. Estas Actas son indispensables para liberar
recursos. El Acta de liberacin pasa a Presupuesto y
con base en ella, d la orden final de liberacin de
recursos tanto a seccionales como a nivel nacional.

Profesional de la
Coordinacin
Nacional de
servicios
Farmacuticos

p
p
Compras Nacional:
1. Del rubro presupuestal de medicamentos analizar
cunto se ejecut, que en el proceso de convocatoria
se halla cumplido con los pasos de la misma y que la
justificacin para la realizacin de la compra, est de
acuerdo con el CDP; tambin se analizan cuntos
contratos se realizaron y por qu montos.
2. De los contratos, analizar cuntas distribuciones de
medicamentos estn programadas para cada
medicamento, que estn valoradas y cuantificadas.
3. Analizar y verificar cuntas entregas se han
realizado y cuntos pagos a proveedores.
4. Analizar cuntos contratos se han liquidado o no y
por qu montos.
5. A partir de los informes de interventora se hace
seguimiento de asignacin y ejecucin presupuestal
de medicamento por medicamento, su precio, formas
de presentacin, cantidades para comparar que lo
ejecutado est de acuerdo a los asignado
presupuestalmente.
6. Si est de acuerdo se firma el informe, si no, se
hacen conclusiones y ajustes junto a Jurdica
Nacional, quien decide qu hacer dependiendo del
caso.

214

donde

Insumos

Gerencia Nacional Informe de


de Contratacin de Desarrollo y
Servicios de Salud Ejecucin de
Contratos
Contrato original
soportado por
facturas

Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Producto y/o
VA
Observaciones
Resultado
X
El Interventor es nombrado de acuerdo
.- Liberaciones si
al tipo del contrato y el perfil que se
las hay
requiere para el dependiendo de si es
.- Acta de liberacin
para medicamentos, servicios de salud,
etc.

Liquidacin de
Informe
seguimiento de la Contratos
asignacin
presupuestal

El perfil del profesional de la


Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos debe ser con
conocimientos en la parte de
presupuesto.

No.

Actividad

Ejecutor

Tarea

P
Seccionales:
1. Revisar el Informe Plan de Medicamentos y
confrontar la informacin con Financiera: - Informe
de ejecucin presupuestal, -, validando que los saldos
y ejecuciones tengan el mismo valor y ejecuciones.

215

donde
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmacuticos

Insumos
Informe Plan de
Medicamentos
Informe de
ejecucin
presupuestal

Producto y/o
VA
Resultado
X
Liquidacin de
Contratos
Liberaciones si las
hay
Actas de liberacin

Observaciones
Si una seccional no ha ejecutado el total
del presupuesto asignado, y necesita
utilizar esos recursos que le quedan,
solicita a la Coordinacin Nacional de
Servicios Farmacuticos que autorice.
Coordinacin Nacional de Servicios
Farmacuticos analiza el caso y si
aprueba, pide a Financiera, liberar
recursos. Financiera a travs de una
resolucin nueva libera el CDP y emite
una nueva asignacin presupuestal a
travs de resolucin, solicitada
previamente por la Coordinacin
Nacional de Servicios Farmacuticos. Vuelve a la actividad 2.

Formato 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:
Junio de 2.005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
PROCESO DE SEGUIMIENTO A LA ASIGNACIN PRESUPUESTAL PARA LA CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD
MAPA DE RIESGOS

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

1
2

No aplica
1. La solicitud del CDP no
llegue a tiempo al destino
final

2. Prdida del original de la


asignacin presupuestal o
CDP.
3. Utilizacin de la cuenta
del rubro presupuestal
equivocada.
4. Que el Vicepresidente
Financiero no est para
firmar la resolucin, o que
el Jefe del Departamento
Nacional de Presupuesto
no est para firmar el CDP

1. Desorganizacin administrativa.
2. Mucho trmite para llegar a la
firma final de la resolucin
presupuestal o el CDP.

Baja

1. Reexpedicin del CDP


2. Retraso en el proceso
de contratacin.

Medio

Medio, porque es
subsanable a travs de la
reexpedicin de otro CDP a
pesar del retraso que
genera en el proceso de
contratacin.

Preventivo
1. Se remite por
correspondencia interna.
2. Relacin temporal de
CDPs que se lleva en la
Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de
Salud, para saber dnde
est.

1. Verificar que la cuenta del


rubro presupuestal utilizada sea
la correcta.
2. Darle mayor organizacin a
los trmites de los CDPs, para
que no intervengan tantas
personas.

5. Prdida o retraso del


original de la asignacin
presupuestal o CDP

1. Desorganizacin administrativa
2. Fallas y demoras en el correo
interno
3. Cada o fallas en el sistema
(correo interno).

Baja

1. Reexpedicin del CDP


2. Retraso en el proceso
de contratacin.

Alto

Medio, porque es
subsanable a travs de la
reexpedicin de otro CDP a
pesar del retraso que
genera en el proceso de
contratacin.

1. Se remite por
Preventivo
correspondencia interna y
hay una verificacin y
seguimiento por medio de
lotus o transfer, a cargo del
ejecutor.
2. Relacin temporal de
CDPs que se lleva en la
Gerencia Nacional de
Contratacin de Servicios de
Salud, para saber dnde
est.

1. Hacer seguimiento de dnde


est el CDP y verificacin del
mismo - (monto, destinacin,
objeto por el cual se pidi,
vigencia) -.

1. Desorganizacin administrativa. Baja


2. Cantidad de trabajo
3. Que el Vicepresidente de EPS no
est para firmar la solicitud

Alto
1. Retardos para que las
seccionales puedan realizar
el proceso de contratacin

216

Preventivo
Medio, porque a pesar de 1. Seguimiento por parte
que la frecuencia no es tan del ejecutor de la actividad.
alta, el impacto produce
paralizacin en el proceso
de contratacin.

1. Establecer trminos de
ejecucin: (2 3 das).
2. No aplica en condiciones
normales

No.

RIESGO

5 6. Informacin errnea o
incompleta al diligenciar
los informes de "Desarrollo
y Ejecucin de Contratos"
y del "Formato de
Seguimiento de la
asignacin presupuestal"

Causa
Alta
1. No se reconocen los beneficios
del diligenciamiento del informe de
"Desarrollo y Ejecucin de
Contratos" y del "Formato de
Seguimiento de la asignacin
presupuestal", para la asignacin de
recursos en los periodos siguientes.
2. Exceso de trabajo de funcionarios
en las reas de contratacin
3. Se d prioridad a otras
actividades.
4. Alta rotacin de funcionarios en
contratacin. No se brinda
capacitacin a los nuevos
funcionarios para el
diligenciamiento del informe de
"Desarrollo y Ejecucin de
Contratos" y del "Formato de
Seguimiento de la asignacin
presupuestal"
5. No hay retroalimentacin de
otras reas como cuentas mdicas.
6. Errores por parte de los
funcionarios en la digitacin.
7. No se utilizan las convenciones o
instructivos para diligenciar el
informe de "Desarrollo y Ejecucin
de Contratos" y el "Formato de
Seguimiento de la asignacin
presupuestal".
8. Desconocimiento de cdigos de
especialidades.

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Alto
1. No se dispone de
informacin confiable y
necesaria que permita
asignar nuevamente
recursos. Subestimacin o
sobreestimacin de
necesidades de
presupuesto para cada
seccional. .
2. Reprocesos al tener que
corregir las inconsistencias
detectadas por el nivel
nacional, lo que implica
desgaste y mayor tiempo
de dedicacin al informe
de "Desarrollo y Ejecucin
de Contratos" y al
"Formato de Seguimiento
de la asignacin
presupuestal".
3. No hay un control
estricto sobro cada uno de
los contratos que permita
la toma de decisiones.
(Adiciones, prorogas,
especialidades a contratar
etc)

217

Nivel de Riesgo
Alto, porque no se dispone
de informacin completa
para hacer control de la
contratacin ni se dispone
de una herramienta valiosa
para asignar nuevamente
recursos

Controles Existentes

Tipo de
control

1. Existencia de instructivos Preventivo


Correctivo
para el diligenciamiento
adecuado del informe de
"Desarrollo y Ejecucin de
Contratos" y el "Formato de
Seguimiento de la
asignacin presupuestal".

Accin de Mitigacin
1. Retroalimentacin de las
reas involucradas (Cuentas
mdicas), para que informen a
contratacin la liberacin de
recursos para que Contratacin
llene la ltima parte del
"Informe de desarrollo y
ejecucin de contratos ",
referente a Liberacin de
Contratos: Nmero de resolucin
de liquidacin, monto liquidado,
fecha, saldo liberado, valor final
del contrato
2. Creacin de una base de
datos para disminuir el riesgo de
errores en el diligenciamiento
del "Informe de desarrollo y
ejecucin de contratos " y del
"Formato de Seguimiento de la
Asignacin Presupuestal",
generados por fallas en la
digitacin. As, se minimiza la
digitacin y existiran menos
opciones de errores.
3. Capacitacin a los
funcionarios sobre el
diligenciamiento del "Informe de
desarrollo y ejecucin de los
contratos", y del "Formato de
Seguimiento de la Asignacin
Presupuestal",

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

Nivel de Riesgo

Controles Existentes

Tipo de
control

Accin de Mitigacin

6 7. Dificultades al revisar y
consolidar los informes
enviados por las
seccionales.

Alta
1. No se reciben los informes a
tiempo.
2. Las seccionales pueden tener
dificultades tcnicas para el envio
del informe o no envan el "Informe
de desarrollo y ejecucin de
contratos " por las vas habilitadas e
indicadas. Igualmente el "Formato
de seguimiento de la asignacin
presupuestal".
3. En las seccionales se modifican
los formatos "Informe de desarrollo
y ejecucin de contratos" y el
"Formato de seguimiento de la
asignacin presupuestal", lo que
dificulta la consolidacin (agregar o
quitar columnas, cambiar nombres
de columnas, etc)
4. Casillas sin diligenciar (espacios
en blanco)
5. Datos o caracteres no
estandarizados (no se siguien las
instrucciones de diligenciamiento)

Alto.
1. No se dispone de
informacin confiable que
permita asignar
nuevamente recursos.
2. No se conoce con
certeza las especialidades
en que utilizaron las
seccionales los recursos
para efectos de control en
contratacin y calidad del
servicio.

Alto, porque la Gerencia


Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud y la
Coordinacin Nacional de
Servicios Farmaceticos,
deben procesar, analizar y
presentar informes en las
fechas previstas con la
informacin que las
seccionales envian. Si no
es confiable la informacin,
los informes o anlisis
tampoco lo son y en
consecuencia la planeacin
de presupuesto a asignar
es inexacta.

1. Tiempos de recepcin de Correctivo


informes -(primeros 5 das
de cada mes para servicios
de salud y 10 primeros das
de cada mes para
medicamentos).
2. Seguimiento constante a
travs de correo interno o
llamadas telefnicas a
Gerentes y Jefes de
contratacin de las
seccionales por parte del
Profesional de la Gerencia
Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud y del
Profesional de la
Coordinacin Nacional de
Servicios Farmaceticos.
3.Memorandos firmados por
el Vicepresidente de la EPS
con consecuencias
disciplinarias que pueden
ocasionar control interno.

1. Si no hay respuesta al
seguimiento constante y es
repetitiva la falta de compromiso
de algunas seccionales, enviar
correos va lotus para saber qu
est pasando.
2. Que se tomen acciones
pertinentes por parte del
Gerente Nacional de
Contratacin de Servicios de
Salud y el Vicepresidente de la
EPS.
3. Concientizacin a los
funcionarios encargados de
elaborar el "Informe de
desarrollo y ejecucin de
contratos " y el "Formato de
seguimiento de la asignacin
presupuestal", sobre la
importancia de la informacin y
el buen y completo
diligenciamiento de los
formatos.

7 8. Analisis y decisiones en
el nivel nacional basadas
en informacin incompleta
o inconsistente

1.No hay informacin disponible de Alta


todas las seccionales (no se envia el
informe de desarrollo y ejecucin de
contratos y el formato de
seguimiento de la asignacin
presupuestal)
2. La informacin enviada por las
seccionales no siempre corresponde
al mismo periodo de anlisis.

Alto
1. Sobrestimar o
subestimar el presupuesto
para cada seccional
2. No se conocen las
verdaderas necesidades de
contratacin de servicios
de salud.
3. Los anlisis no se
pueden realizar de manera
oportuna o completos, o
simplemente no se realizan
por el desgaste que implica
la actividad de
consolidacin de la
informacin.

Alto, porque la informacin


enviada y
consecuentemente el
anlisis no v completo o
no v con las fechas de
corte esperadas y
enconsecuencia la
planeacin de presupuesto
a asignar es inexacta.

1. Seguimiento constante a Preventivo


travs de correo interno o Correctivo
llamadas telefnicas a
Gerentes y Jefes de
contratacin de las
seccionales por parte del
Profesional de la Gerencia
Nacional de Contratacin de
Servicios de Salud y del
Profesional de la
Coordinacin Nacional de
Servicios Farmaceticos.
2. Memorandos firmados
por el Vicepresidente de la
EPS con consecuencias
disciplinarias que pueden
ocasionar control interno.

1. Enviar correos va lotus para


saber qu est pasando.
2. Que se tomen acciones
pertinentes por parte del
Gerente Nacional de
Contratacin de Servicios de
Salud y el Vicepresidente de la
EPS.
3. Concientizacin a los
funcionarios encargados de
elaborar el "Informe de
desarrollo y ejecucin de
contratos " y el "Formato de
seguimiento de la asignacin
presupuestal", sobre la
importancia de la informacin y
el buen y completo
diligenciamiento de los
formatos.

218

No.
9

RIESGO
10. No se liquidan
contratos a tiempo para
liberar recursos.

Causa
1. Falta de comunicacin entre las Alta
reas de revisin de Cuentas
Mdicas y Cuentas por Pagar para
liquidar, con las reas de
Contratacin, para que ests ltima
diligencien la liquidacin.
2. No existe una base de datos
unificada ni un sistema unificado.
3. Exceso de trabajo y un nmero
de informes alto, donde no se ha
determinado qu tantos se repiten
para las mismas dependencias.
4. Insuficiente cantidad de recurso
humano

Probabilidad

Consecuencia

Impacto

1. Prdida de optimizacin Alto


de recursos escasos en la
prestacin de servicios de
salud para los usuarios de
la EPS del ISS.

219

Nivel de Riesgo
Alto, porque se est
hablando de recursos, de
dinero que no se pueden
utilizar hasta que no se
libere, adems se
compromete la vida y
salud de los usuarios.

Controles Existentes

Tipo de
control

Preventivo
1. Recae sobre la
Interventora del Contrato y Correctivo
el correcto proceso de
Interventora.

Accin de Mitigacin
1. Generar compromiso por
parte de los funcionarios de las
reas implicadas.
2. Posibilidad de programar
interventoras externas (pero no
hay recursos econmicos para
ello)
3. Generar el compromiso y la
concientizacin de las reas que
intervienen en el proceso y que
en el caso de medicamentos
son: Jurdica (Direccin Jurdica
Nacional y Grupo Jurdico de la
EPS), Grupo de Cuentas
Mdicas, Financiera
(Vicepresidencia Financiera y
Grupo Financiero de la EPS),
para entregar la informacin
respectiva para generar los
informes de interventora.

CAPITULO VI. SUBPROCESO DE


INTERVENTORA DE CONTRATOS.

220

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin:

rea de Contratacin de las seccionales cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005
MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa simple

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de servicios de salud a


CAA, ISS
travs del seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud y
medicamentos en sus etapas precontractual,
contractual y post-contractual hasta la
liquidacin del mismo con las ESEs
(Empresas Sociales del Estado), cumpliendo
as con la obligatoriedad de contratar con ellas
durante tres (3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de Junio 26 de
2003, as como con otras empresas pblicas
de salud, para los casos de proveedor nico o
urgencia manifiesta. Verificar que para el
contrato se hayan cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y legalizacin
antes de iniciar la ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del contrato.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de


contratacin directa por convocatoria
pblica

Contratista: ESE, IPS, Garantizar la prestacin de servicios de salud a


CAA, ISS
travs del seguimiento asesora y apoyo de
contratacin de servicios de salud y
medicamentos en sus etapas precontractual,
contractual y post-contractual hasta la
liquidacin del mismo con las IPS, para los
casos de los contratos cuyo objeto es la
prestacin de servicios de salud no cubiertos
por las ESEs creadas por el Decreto 1750 de
Junio 26 de 2003, asegurando as la prestacin
de servicios de salud. Verificar que para el
contrato se hayan cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y legalizacin
antes de iniciar la ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del contrato.

221

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin:

rea de Contratacin de las seccionales cuando participa la seccional

Fecha:

Marzo 4 de 2005
MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de
salud

Interventora de contratos

Vicepresidencia de Verificacin del cumplimiento de las


EPS
condiciones del contrato. Evaluacin
sistmatica de los contratos para la toma
de decisiones.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso de seguimiento a la
asignacin presupuestal para la
contratacin de servicios de salud.

Usuario afiliado a ISS Proporcionar el soporte financiero a travs de


(cotizante y su
la asignacin y seguimiento presupuestal
familia)
(resolucin o CDPs), para atender las
necesidades de contratacin de servicios de
salud: Atencin en salud y medicamentos,
garantizando un ptimo servicio a los usuarios
de la EPS del Instituto de Seguros Sociales.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Incumplimiento e Imposicin de Multas

Vicepresidencia de Establecer las acciones necesarias para


EPS - ISS
garantizar la reparacin y cumplimiento y en
el caso necesario la imposicin de la multa
correspondiente cuando se detecten
incumplimientos de los contratistas

ANEXOS

222

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

CUADRO 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO
FUENTE JURDICA DEL PROCESO
(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".
Estatuto General de contratacin de la
Administracin Pblica

Decreto 115 de 1996 (15 de enero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Ley 446 de 1998 (julio 7): Fuente


Jurdica"Congreso de la Repblica".

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
rea de Contratacin de las seccionales cuando participa la seccional
Agosto de 2005
INTERVENTORA DE CONTRATOS
DESCRIPCIN

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal


Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.
Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.
Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, perfeccionamiento del contrato y la
urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias
Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin
de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).
Liquidacin de contratos.
En el articulo 44 numeral 10 literal d) menciona que los contratos de tracto
sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser
objeto de terminacin o liquidacin de comn acuerdo entre las partes,
procedimiento que deber realizarse dentro del trmino de pliego de condiciones
o trminos de referencia o a ms tardar a cuatro meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la exposicin de la acto administrativo que ordene la terminacin
o a la fecha del acuerdo que la disponga.

223

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

DESCRIPCIN

ANEXOS

Modifica aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de


trminos de referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la
contratacin por medios electrnicos.

Transparencia en la actividad contractual


Art. 1. De los trminos de referencia.
Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.
Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas
Empresas Sociales del Estado.
jurdica "Presidencia de la Repblica".
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.
Art. 1-3. Objeto, objetivos y funciones del interventor.
Resolucin 4671 de 2002. Manual de
Interventora del Seguro Social (Noviembre Art. 5-8. Parmetros de Interventora, Informes, prohibiciones responsabilidades y
25): Fuente Jurdica "Presidencia del ISS". sanciones.

Actividad contractual.

Ley 446 de 1998 "Trminos de referencia Designa las reglas y procedimientos de liquidacin definitiva a la terminacin de
de la contratacin pblica" (Julio 7):
los contratos dentro de los plazos establecidos o cuando el cumplimiento de la
Fuente Jurdica "Congreso de la Repblica" ejecucin de los mismos se prolongue.

Decreto 327 de 2002 (28 de Febrero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica". 'Por medio del cual se deroga
el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta
el pargrafo 3o. del artculo 41 de la Ley
80 de 1993.
Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):
Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales".

Acuerdo 269 de 2003. Manual de


contratacin Administrativa para bienes,
obras y servicios, (Marzo 13): Fuente
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

Dispone que los contratos debern publicarse en el Diario nico de Contratacin


Pblica, o en su defecto en la Gaceta Oficial y el derecho de cualquier ciudadano
de conocerlos.

Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.


'Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.
mbito de aplicacin y fines de contratacin. Capacidad de entes pblicos para
contratar.
Sujetos de contratacin. (Incapacidades e inhabilidades)
Inhabilidades e incompatibilidad sobreviniente.
Competencia para celebrar los contratos.
Registro de proponentes. Participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Licitacin Pblica. Contratacin Directa, declaratoria de Desierta.
Contenido contrato Estatal. Perfeccionamiento y legalizacin del contrato
administrativo. Ejecucin y liquidacin del contrato Estatal.

224

Articulo 44 numeral
10 literal d) de la
ley 446 de 1998.
En concordancia
con los artculos 60
y 61 de la ley 80 de
1993.
Artculo 2o. de la
Ley 80 de 1993

CUADRO 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES


Fecha:

DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No. ACTIVIDAD

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
INTERVENTORA DE CONTRATOS
RESPONSABLE
ORDENADOR DEL
GASTO

INTERVENTOR

Asesora Jurdica

Asignar la Interventora
INICIO

FASE DE REVISIN DE ANTECEDENTES DEL CONTRATO


2

Recibir copia del contrato y sus anexos.

Verificar que se tenga el CDP y Registro Presupuestal

Revisar los antecedentes del contrato

Se ha logrado identificar todos los antecedentes del


contrato?

NO

FASE DE EJECUCIN DEL OBJETO CONTRACTUAL

Recibir documentos necesarios para la legalizacin


del contrato

Tramitar y coadyuvar el proceso de Legalizacin y


perfecionamiento del contrato

SI

Enviar a Direccin Juridica Nacional o Departamento


de Juridica Seccional
Se han establecido todos los antecedentes del
contrato? Y se ha legalizado y perfeccionado?

NO

SI

2/3

1/3
7

Suscribir el acta de iniciacin del contrato.

225

Departamento de
Calidad /
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmaceuticos

CUENTAS POR
PAGAR

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE
ORDENADOR DEL
GASTO

INTERVENTOR

Asesora Jurdica

Departamento de
Calidad /
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmaceuticos

CUENTAS POR
PAGAR

Notificar a areas ejecutoras

Procesos de reas ejecutoras del contrato segn tipo


del mismo (Centrales de Autorizaciones, Auditora de
Cuentas Mdicas, Gerencias o Grupos de Calidad,
Departamentos de Cuentas por Pagar, Coordinacin
de Servicios Farmacuticos, etc.)
Realizar Informes de supervisin del contrato

A
9

10

Monitorear la necesidad de adiciones o prrrogas en


la prestacin del servicio

Autorizar pago a contratista

Se presenta algun tipo de incumplimiento en la


vigencia del contrato, o los plazos contractuales o los
amparos de la garanta nica?

C
NO

11

SI

Enviar oficio de notificacin de incumplimiento a la


Direccin Juridica

Es necesario realizar algun tipo de adicin o


prrroga al contrato?
C
NO
SI

226

No.

ACTIVIDAD

RESPONSABLE
ORDENADOR DEL
GASTO

INTERVENTOR

Asesora Jurdica

SI

3/3

2/3
12

Elaborar y enviar acta de justificacin de adicin o


prrroga del contrato
El contratista acepta la adicin o prrroga y pago de
nueva pliza?

C
NO

13

Recibir la nueva pliza de cumplimiento ante


entidades estatales (nueva Garantia nica y pliza de
Responsabilidad Extracontractual)

14

Enviar documentacin de la prrroga o adicin a la


Direccin Jurdica Nacional

15

Aprobar la nueva garantia nica o pliza de


cumplimiento
ante
entidades
estatales
y
responsabilidad extracontractual.

SI

FASE DE CONCLUSIN DEL CONTRATO


16

17

Recibir informes de reas tcnicas evaluadoras y


C
ejecutoras

Recibir el estado de cuenta elaborado por contrato


B

18

Elaborar el informe final de Interventora o Acta


definitiva de recibo a satisfaccin del objeto
contractual.

19

Elaborar el proyecto de acta de liquidacin del


contrato

20

Enviar proyecto de acta de liquidacin a la Direccin


Juridica Nacional (o al Departamento de Juridica
Seccional)
Se aprueba el proyecto de acta de liquidacin
elaborado por el Interventor?
NO

21

Reelaborar el proyecto de acta de liquidacin

22

Enviar nuevo proyecto de acta de liquidacin a la


Direccin Jurdica

SI

FIN
227

Departamento de
Calidad /
Coordinacin
Nacional de
Servicios
Farmaceuticos

CUENTAS POR
PAGAR

CUADRO 4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No. Actividad
1

Asignar
Interventora

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
INTERVENTORA DE CONTRATOS
Ejecutor
Tarea
la Ordenador
del gasto

INFORMACIN

Informar al funcionario asignado su eleccin


como Interventor

donde
Insumos
Producto
Resultado
Presidencia Instituto Resolucin
0631de Oficio informativo
de
los
Seguros 2003, facultad natural
Sociales
del ordenador del Gasto

y/o VA

FASE DE REVISIN PRECONTRACTUAL


2

Recibir copia
contrato
y
anexos.

Verificar que
tenga el CDP

del Interventor Recibir oficio elaborado por Viceprecidencia de p


EPS con copia del contrato y anexos.
sus

Gerencia Nacional / Copia


del
contrato. Carpeta de Interventora
Seccional
de Oficio elaborado por la
Contratacin
Vicepresidencia de EPS

Dar bsqueda en la Gerencia Nacional de


Contratacin de la justificacin del contrato que
la Vicepresidnecia ha enviado en copia.

Justificacin del contrato


elaborado
por
la
Gerencia Nacional de
Contratacin

Guardar Copia del contrato y anexos, oficio p


informativo y copia de la justificacin del
contrato en Carpeta de Interventora.

Oficio informativo, la
justificacin del contrato
y Copia del contrato

se Interventor Verificar que el contrato se encuentre incluido p


dentro del presupuesto mediante la revisin del
CDP, y la constancia de registro presupuestal.
Solicitar se remita copia del Certificado de
Disponbilidad Presupuestal (CDP)
Guardar copia del CDP, y copia de oficio de p
solicitud

Gerencia Nacional / Oficio de solicitud


Seccional
de
Contratacin

Copia del Certificado de


Disponiblidad
presupuestal CDP

Copia del Certificado de Carpeta de Interventora


Disponiblidad
presupuestal CDP

228

Riesgos

Observaciones
El ordenador de gasto es por naturaleza el
representante legal del Instituto. Sin embargo,
en virtud de su facultad de delegacin,
actualmente rige la Resolucin 0631 de 2003, a
travs de la cual ejerci dicha potestad,
incluyendo la celebracin de contratos de
servicios de salud, de la siguiente manera:
Vicepresidencia de EPS: Hasta 3750 SMMLV.
Gerentes seccionales: Hasta 500 SMMLV
Gerentes de seccionales Cundinamarca y D.C,
Antioquia, Atlantico y Valle: hasta 1000 SMMLV.
Cada ordenador del gasto designado bajo este
criterio, establece quien sera el interventor
idneo para cada contrato.

No. Actividad
4

Revisar
antecedentes
contrato

Ejecutor

Tarea

los Interventor Identificar el contrato en el instrumento de P


Interventoria de Contrato. Anexo 1.
del

Revisar la justificacin del contrato. Comprende P


definicin de necesidad, objeto del contrato,
soportes tcnicos y econmicos, forma de pago,
anlisis de riesgo y certificado de insuficiencia
de servicios en la oferta de la ESE respectiva
creada por el Decreto 1750 de 2003.

donde

Insumos

Gerencia Nacional / Copia del contrato


Seccional
de
contratacin

Producto
y/o VA
Resultado
Anexo B: "Instrumetno
de
Interventora
de
Contrato"con
la
Identificacin
del
contrato

Riesgos

Observaciones

Anexo B: "Instrumento
Copia del contrato
Interventora
de
Oficio elaborado por la de
fase
de
Vicepresidencia de EPS Contrato"
revision antecedentes del
contrato
y
su
justificacin
Anexo B: "Instrumetno
de
Interventora
de
Contrato"con
cumplimiento
presupuestal del contrato

Establecer si el contratista fue designado por p


invitacin directa o por convocatoria pblica.

Copia del contrato.

Anexo B: "Instrumento
de
Interventora
de
Contrato"con
determinacin si fue por
invtacin
directa
o
convocatoria publica a
entidades oferentes

En caso de que el contratista haya sido p


designado por convocatoria publica, verificar la
realizacin de los tiempos y condiciones
establecidos en los Trminos de Referencia. Si
lo fue por Invitacin Directa a ofertar, verificar
que se encuentren las constancias de remisin
de las invitaciones y por lo menos dos ofertas.

Copia del contrato

Anexo a la carpeta de
Interventora, de los
actos bsicos de la
Convocatoria Pblica o
de
las
invitaciones
efectuadas.

Establecer los parmetros de contratacin. p


Razn Social y Nit. Representante legal. Objeto
de Contrato, plazo, No. de CDP, monto, tarifa,
anticipos y/o descuentos, formas de pago.

Copia
del
Certificado
Disponibilidad
Presupuestal

Si hay algun aspecto del formato 1 de C


"Instrumento de Interventora de Contratos" que
no se cumpla, entonces, se debe informar a la
Direccin Jurdica Nacional.

Anexo B: "Instrumetno Oficio informativo de


de
Interventora
de aspectos que no se
Contrato" diligenciado
cumplieron en la fase
precontractual.

Guardar Formato 1 de "Instrumento de P


Interventora de contratos" en la Carpeta de
Interventora

Anexo B: "Instrumento Carpeta de Interventora


de
Interventora
de
Contrato" diligenciado,
Oficio informativo de
aspectos que no se
cumplieron en la fase
precontractual

229

contrato, Anexo B: "Instrumetno


de de
Interventora
de
Contrato"con
los
parametros
de
contratacin

Archivar en carpeta de interventora

No. Actividad

Ejecutor

Tarea

Recibir documentos Interventor Recibir del contratista el recibo de caja por


necesarios para la
concepto de impuesto de timbre, pago de pliza
legalizacin
del
de garanta de cumplimiento ante entidadades
contrato
estatales (garantia unica), y de responsabilidad
extracontractual, copia de la consignacin de
recaudo realizada por concepto de publicacin
en el Diario Oficial.

Tramitar
y Interventor Enviar copia del contrato, CDP y pliza de P
coadyuvar
el
cumplimiento ante entidades estatales (garanta
proceso
de
nica) a la Direccin Juridica Nacional o
Legalizacin
y
Departamento de Juridica de Seccional, para
perfecionamiento
revisin y aprobacin. Adjuntar copia de recibo
del contrato
de caja de impuesto de timbre, y consignacin
de publicacin en el Diario Oficial.

Guardar copia de la pliza aprobada por la P


Direccin Juridica, copias del impuesto de
timbre y de la consignacin de la publicacin

Suscribir el acta de Inverventor Suscribir el acta de iniciacin por parte del P


iniciacin
del
interventor y el contratista
contrato.

Notificar a
ejecutoras

Guardar copia del acta de iniciacin del contrato


en carpeta de Interventora y registrar en base
de datos los datos del contrato.
rea Interventor Notificar a reas ejecutoras (Departamentos de
Cuentas por pagar, Calidad o Coordinacin
Farmacutica, Auditora de Cuentas Mdicas,
Direccin Juridica Nacional o Departamento de
Juridica Seccional, y Centrales de Autorizaciones
correspondientes)

donde

Insumos

Producto
y/o VA
Resultado
Gerencia Nacional / Garantia nica an no Documentos
para
Seccional
de aprobada, recibo de caja legalizar y perfeccionar
Contratacin
del impuesto de timbre y el contrato
consignacin del costo
de publicacin en Diario
Oficial

Riesgos

Observaciones

Gerencia Nacional / Garantia nica an no


Seccional
de aprobada, recibo de caja
Contratacin
del impuesto de timbre y
consignacin
de
la
publicacin en Diario
Oficial.
Copia
del
contrato y CDP

Si se enva la
Garanta
nica
para ser legalizada
a
la
Direccin
Jurdica mediante
entrega por Oficio,
la respuesta de
Jurdica a nivel
nacional
puede
tomar ms de una
semana, en virtud
del
trmite
ordinario de la
correspondencia.

A nivel seccional, tanto la legalizacin como


el perfeccionamiento se realiza por el
Departamento Juridico Seccional. A nivel
Nacional, el interventor se encarga de
recibirlo, pero, la Direccin Juridica
Nacional es la facultada para aprobarlo

Garantia
nica
es
aprobada, y el contrato
esta
pefeccionado
y
legalizado.

Copia de pliza de Carpeta de Interventora X


garanta nica, impuesto
de timbre y consignacin
de la publicacin en el
Diario Oficial.
Gerencia Nacional / Garantia
nica
es
Seccional
de aprobada, y el contrato
Contratacin
esta
pefeccionado
y
legalizado
Acta de iniciacin de
contrato. Ver modelo en
ANEXOS
Gerencia Nacional / Copia del contrato, copia
Seccional
de del acta de iniciaciacin
Contratacin

Acta de
contrato

iniciacin

En la seccional, el mismo departamento


juridico, se encarga de verificar el impuesto
de timbre y la consignacin de la
publicacin

de

Carpeta de Interventora

Notificacin
ejecutoras

reas

En seccional el Direccin Juridica es la


encargada en la actualidad de notificar las
demas reas.

FASE DE EJECUCIN DEL OBJETO CONTRACTUAL


9

Monitorear
la Interventor Establecer contra los contratos, si hay la C
necesidad
de
necesidad de realizar una adicin o prrroga en
adiciones
o
la prestacin del servicio. Si hay incumplimiento
prrrogas en la
se realiza un oficio a la Direccin Juridica
prestacin
del
Nacional o Seccional si fuere el caso, sobre los
servicio
posibles incumplimientos.

Gerencia Nacional / Seguimiento formal de la Si hay necesidad de X


Seccional
de ejecucin de contratos
adicin o prrroga se
Contratacin
elabora el acta de
justificacin
de
la
respectiva modificacin y
solicitud de aceptacin
de
la
misma
al
contratista. Igualmente,
el
inteventor deber
solictar un nuevo CDP.

10

Autorizar pago
contratista

Gerencia Nacional / Oficio elaborado


Seccional
de Cuentas por Pagar
Contratacin

a Interventor Recibir autorizacin aprobacin para pago a


contratista elaborado por cuentas por pagar.

Suscribir la
contratista

aprobacin

para

el

pago

al

por Autorizacin para pago


elaborado
por
el
Departamento
de
cuentas por pagar

Autorizacin para pago Autorizacin para pago


elaborado
por
el elaborado
por
el
Departamento
de Departamento
de
Cuentas por Pagar
Cuentas
por
Pagar

230

Inadecuado
Si no se encuentra la necesidad de realizar
seguimiento de los la adicin o prrroga, entonces se da
contratos
continuidad a la ejecucin del contrato
hasta su finalizacin.
Es ideal el
establecimiento
de
"Cuadros
de
Seguimiento"
Ver
Anexo:Informe
de
desarrollo
de
los
contratos
como
herramienta
de
monitoreo
formal.
Actualmente, la informacin necesaria para
realizar una adicin o prrroga no proceden
de las reas ejecutoras.

No. Actividad
11

Ejecutor

Tarea

de notificacin
de
Enviar oficio de Interventor Elaborar un oficio
incumplimiento a la Direccin juridica si se
notificacin
de
incumplen las obligaciones contraidas en el
incumplimiento a la
contrato: Tener en cuenta los plazos
Direccin Juridica
contractuales, la vigencia del contrato y los
amparos de la garantia nica contenidos en la
correspondiente pliza de cumplimiento ante
entidades estatales.
Enviar oficio de notificacin de incumplimiento a
la Direccin Juridica

12

Elaborar y enviar Interventor Elaborar el acta de justificacin, si se ha P


determinado la necesidad de realizar una
acta de justificacin
adicin o prrroga al contrato
de
adicin
o
prrroga
del
contrato
Solicitar al contratista la aprobacin de la p
justificacin, adems del pago de la nueva
garantia unica o poliza de cumplimiento ante
entidades estatales

13

14

15

donde

Insumos

Producto
y/o VA
Resultado
Gerencia Nacional / Cuadros de seguimiento Oficio de notificacin de X
incumplimiento
Seccional
de informal
Contratacin

Comunicado
contratista

La adicin no puede exceder el 50% del


valor incialmente contratado

del Respuesta
del
contratista, respecto a la
solicitud de adicin o
prorroga. Carpeta de
Interventora

Aprobar la nueva
garantia nica o
pliza
de
cumplimiento ante
entidades estatales
y
responsabilidad
extracontractual.

Direccion
juridica Poliza cancelada por el Aprobacin con sello de X
nacional o depto contratista enviada por el la poliza de Garantia
Interventor
Unica o de cumplimiento
juridico seccional
ante entidades estatales

FASE DE CONCLUSIN DEL CONTRATO


16 Recibir informes de Interventor Recibir cuadros de evaluacin de ejecucin del P
reas
tcnicas
contrato por parte de la Gerencia Nacional de
evaluadoras
y
Calidad o la Coordinacion Nacional de Servicios
ejecutoras
Farmacuticos, o de otras reas ejecutoras
cuando fuere el caso.

Los cuadros de
seguimiento deben
ser formales y
peridicos a un
mes. Se emplean
en la actualidad
cuadros informales

Gerencia Nacional / Acta de justificacin de Carpeta de Interventora


Seccional
de adicin o proroga del
contrato
contratacin

Gerencia Nacional / Respuesta afirmativa del


Seccional
de contratista, respecto a la
Contratacin
solicitud de adicin o
prrroga

Enviar al Interventor la pliza de cumplimiento P


ante entidades estatales con el sello de
aprobacin, si se trata de contratos celebrados
por la Vicepresidencia de EPS, y copia si lo son
por la Presidencia del ISS.

Observaciones

Oficio de notificacin de Evaluacin de juridica


incumplimiento

'Recibir la nueva Interventor Si el contratista ha aceptado la adicin o P


poliza
de
prrroga solicitada, entonces el interventor debe
cumplimiento ante
recibir la nueva pliza
entidades estatales
(nueva
Garantia
Unica)
Enviar
Interventor Enviar a la Direccin Juridica Nacional la nueva P
documentacin de
garantia, copia de la justificacin de adicin o
la
prrroga
o
prrroga elaborada, y nuevo contrato suscrito
adicin
a
la
por el contratista y el representante del
Direccin
Jurdica
Instituto.
Nacional
Direccin
Verificar que el contratista haya realizado el C
Juridica
pago de la poliza de cumplimiento ante
Nacional o entidades estatales por suscripcin del nuevo
Seccional
contrato

Riesgos

Obtencin de copias del


documento modificatorio
del contrato y de la
nueva garantia nica,
producto de la adicin o
prrroga
Gerencia Nacional / Nueva Garantia Unica. Nueva legalizacin del
Seccional
de Copia del nuevo contrato contrato,
con
la
Contratacin
recepcin de la Nueva
Garantia nica aprobada
y copia
del nuevo
contrato

de
Direccion
jurdica Aprobacin de la pliza Oficio
nacional o Dpto de Garantia nica o de Interventor
Jurdico Seccional
cumplimiento
ante
entidades estatales y de
responsabilidad
extracontractual
Gerencia Nacional / Copia del Contrato, acta
Seccional
de de iniciacin de trabajos
Contratacin
e informes de reas
ejecutoras
o
supervisoras.

231

envio

Enviar a la Direccin Juridica Nacional la


nueva garantia, copia de la justificacin de
adicin o prrroga elaborada, y nuevo
contrato suscrito por el contratista y el
representante del Instituto. Se sigue dando
continuidad al contrato.

al

Informe de tecnico de
Calidad
o
de
la
Coordinacin
famarceutica del Insituto
-. Informes de reas
ejecutoras.

En Seccional no
hay
informe
tecnico
alguno
entregado
al
Interventor

No. Actividad
17

Ejecutor

Tarea

Recibir el estado de Interventor Solicitar el estado de cuenta elaborado por el P


Departamento de Cuentas por Pagar, as como
cuenta
elaborado
el trmite de objeciones y glosas.
por contrato

Recibir el estado de cuenta elaborado por P


cuentas por pagar y estado de objeciones y
glosas.

donde

Insumos

Gerencia Nacional / Oficio de solicitud a


Seccional
de Gerencia Nacional
Cuentas por Pagar
Contratacin
Departamento
Cuentas por pagar
Seccional)

Producto
y/o VA
Resultado
de
cuenta
la Estado
de elaborado por contrato
(o
de
en

Elaborar el informe Interventor 'Elaborar el informe final de Interventora o Acta C


final
de
definitiva de recibo a satisfaccin del objeto
Interventora o Acta
contractual. Anexar aspectos tcnicos realizados
definitiva de recibo
por Calidad o la Coordinacin Farmacutica. El
a satisfaccin del
Acta debe contener: Aspectos financieros,
objeto contractual.
jurdicos, tcnicos y conclusiones generales.

Gerencia Nacional / Estado


de
cuenta
Seccional
de elaborado por contrato
Contratacin
aprobado.
Informe
Tcnico
presentado.
Anexo B: "Instrumento
de
Interventora
de
Contratos".

19

Elaborar el proyecto Interventor Elaborar el proyecto de acta de liquidacin del


de
acta
de
contrato. Ver modelo de acta de liquidacin en
liquidacin
del
los ANEXOS.
contrato
Registrar en la base de datos la liquidacin del
contrato, en el caso de seccionales enviar la
informacin de ejecucin de los contratos a la
Gerencia Nacional de Contratacin.

Gerencia Nacional / Acta


definitiva
de Proyecto de
Seccional
de recibido a satisfaccin liquidacin.
Contratacin
del objeto contractual o
Informe
Final
de
Interventora

20

Enviar proyecto de Interventor Enviar copia de proyecto de acta de liquidacin


acta de liquidacin
a la Direccin Jurdica Nacional o Seccional para
su aprobacin previo a su suscripcin por los
a
la
Direccin
Juridica Nacional (o
respectivos representantes legales.
al Departamento de
Juridica Seccional)

Gerencia Nacional / Informe de interventora Oficios de entrega y


Seccional
de y
documentos
del archivado de contrato y
Contratacin
contrato.
acta de liquidacin

21

Reelaborar
el Interventor Recibir de juridica notificacin de la necesidad
proyecto de acta de
de ajustar o reelaborar el proyecto de acta de
liquidacin
liquidacin del contrato.

Gerencia Nacional / Oficio de Juridica


Seccional
de
Contratacin

22

reelaborar

el

acta

de

Enviar
nuevo Interventor Enviar copia de nuevo proyecto de acta de
proyecto de acta de
liquidacin la Direccin Juridica Nacional o
liquidacin
a la
Seccional, para su aprobacin previo a su
Direccin Jurdica
suscripcin por los representantes legales.

Acta
definitiva
de X
recibido a satisfaccin
del objeto contractual o
Informe
Final
de
Interventora

acta

232

de X

Carpeta de Interventora

Acta
de
liquidacin Nueva
acta
realizada previamente y liquidacin
Carpeta de Interventoria complementada
ajustada

Gerencia Nacional / Nueva


acta
Seccional
de liquidacin
Contratacin
complementada
ajustada

Observaciones
El interventor establece si se present una
adicin de tiempo a partir del plazo pactado
para el desarrollo del objeto contractual
consignado en el contrato

Carpeta de Interventora

18

Revisar, ajustar
liqudacin

Riesgos

de
o

de Carpeta de Interventora
o

Se presenta liquidacin unilteral por parte


del Instituto mediante resolucin motivada
suscrita por el Presidente del ISS,
Vicepresidente de EPS o Gerente de
Seccional, segn sea el caso, si una vez
realizada el acta liquidacin, el contratista
no la suscribe en los trminos de tiempo
previstos en la ley 80 de 1993.

CUADRO 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:

SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
INTERVENTORA DE CONTRATOS

No.

RIESGO

Causa

Si se enva la Garanta La distancia en trminos espaciales y de logstica de la Alta


nica
para
ser entrega de correspondencia al no encontrarse la
legalizada a la Direccin Direccin Jurdica Nacional en la misma sede de la
Jurdica
mediante Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de
entrega por Oficio, la Salud, hace que el trmite de aprobacin de la garanta
respuesta de Jurdica a nica mediante remisin de oficios ordinarios de
nivel nacional puede correspondencia,
implique
prdida
de
tiempo
tomar ms de una indispensable para inicar la ejecucin del contrato.
semana, en virtud del
trmite ordinario de la
correspondencia.

En virtud de un trmite interno se pierde un Medio


tiempo muy valioso para la continuidad y calidad
del servicio que debe el Instituto a sus usuarios,
toda vez que hasta que no se apruebe la garanta
nica por parte de la Direccin Juridica, no se
suscribe el acta de iniciacin del contrato. As, la
demora en el inicio de los servicios contratados
puede conllevar a insatisfaccin del usuario,
empeoramiento de cuadros clnicos y en general
deficiencias en el servicio de salud.

En
el
informe
de P
interventora final se
resea, si hubo tiempos
de
demora
por
la
aprobacin tarda de la
garanta nica.

Medio

Inadecuado seguimiento Los cuadros de seguimiento son informales porque no Alta.


de los contratos
son estandarizados. Cada interventor, crea su propia
herramienta de apoyo de acuerdo a su experiencia y
teniendo en cuenta el contrato a intervenir. Cada
interventor toma su propio juicio de valor para elaborar
informes teniendo en cuenta el contrato.

La consecuencia puede ser la prdida de control Alto


para evitar la sobreejecucin del contrato, o
detectar a tiempo el incumplimiento o deficiencia
de la calidad del servicio prestado por el
contratista. El instituto corre el riesgo de pagar
contratos cuyo cumplimiento no ha sido ptimo
desmejorando la prestacin de los servicios de la
entidad.

Aunque
no
existe C
controles inminentes, el
interventor siempre toma
el "informe Final" para
autorizar el pago al
contratista.
Si
el
interventor
observa
inconsistencias,
no
autoriza pagos.

Alto

En
seccional
hay Los informes tcnicos se elaboran en dependencias que Alta.
deficiencias en remisin no necesariamente corresponden a la misma del
de informes tcnicos al interventor, dando posibilidad a que se realice unb
interventor.
trabajo desarticulado entre las reas ejecutoras y el
interventor.

Cada interventor toma su propio juicio de valor Alto


para elaborar informes teniendo en cuenta el
contrato. El Interventor puede tomar decisiones
sin herramientas tcnicas que respalden dicha
posicin; esto ocasiona por lo general
controversias entre el Instituto y el Contratista,
generando glosas en los pagos del contrato sin el
debido sustento y que a la postre podran generar
impacto econmico adverso al Instituto, en virtud
de reclamaciones judiciales o en general en
trmites de mecanismos de solucin de conflictos
establecidos en la ley.

No existe

Alto

DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:

Probabilidad

Consecuencia

233

Impacto

Controles Existentes

Tipo de Nivel
control Riesgo

de

No.

RIESGO

Causa

Probabilidad

No existen herramientas La forma en que opera el proceso de Interventora a Alta.


unificadas
para
el nivel seccional y nacional son diferentes. Estas
ejercicio efectivo de la diferencias radican en los montos de los contratos, la
interventora
trascendencia regional o geogrfica y por el numero de
funcionarios que Intervienen en el proceso. Las
diferencias hacen que existen procesos no homogneos,
sin suma de conocimientos, aprendizaje de experiencias
y prdida de memoria histrica ante la rotacin o salida
de personal encargado de la interventora.

Consecuencia

Controles Existentes

Tipo de Nivel
control Riesgo

Al no generarse procesos unificados de Alto.


interventora de Contratos, se presentan procesos
de
control
contractual
absolutamente
heterogneos dentro del mbito nacional y
seccional, con zonas que en virtud de desarrollos
individuales de funcionarios logran procesos
coherentes de interventora, y otros por el
contrario incoherentes con la normatividad
vigente. Un proceso unificado y estandarizado de
Interventora permitir no solo conservar la
memoria histrica, tambien no hacer depender
las bondades del mismo unicamente en las
labores individuales de los funcionarios.

No existe

Medio

Inadecuada aplicacin Las


consideraciones
planteadas
para
realizar Media
de las exigencias y interventora referidas en el Decreto 4671 de 2002, no
requisitos del Manual de son aplicadas en su totalidad especialmente a nivel
Interventora existente seccional, de manera que, parte de las actividades a
(normatividad)
realizar por el interventor son ejercidas por otras
dependencias muchas veces incluso, sin conocimiento
del Interventor.

Pueden presentarse anomalas, incoherencias y Bajo


fallas en las consideraciones tenidas en cuenta en
la evaluacin de los antecedentes de cualquier
contrato, sin que haya para stas una medida
correctiva oportuna.

Ninguno nominal

Medio

Inexistencia
o El interventor certifica cumplimiento para efectos del Alta
insuficiencia de informes trmite del pago, pero no obra en las carpetas
parciales y finales de contractuales el informe formal de interventora.
interventora

La ausencia de informes parciales dificulta el Medio


seguimiento del contrato que debe existir para
cualquier nivel de la organizacin.

La
exigencia
se P
encuentra contenida en
el
Manual
de
Interventora.

Medio

La
magnitud
de Ante la existencia de contratos de alta complejidad por Alta
actividades de salud en la cantidad de actividades de servicios de salud que
contratos con amplio implican el desarrollo de su objeto y la cuanta asignada
objeto y altas cuantas a los mismos, la labor de interventora para determinar
dificultan la labor de su cumplimiento y calidad se dificulta.
interventora en un solo
funcionario.

La falta de control de las actividades Alto


desarrolladas puede conllevar a sobreejecucin
del contrato, prestacin con deficiente calidad o
cancelacin de servicios no prestados.

Tericamente todos los P


contratos sin importar su
monto o cantidad de
actividades tienen la
misma reglamentacin.

Alto

234

Impacto

de

CAPITULO VII. SUBPROCESO DE


INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE
MULTAS.

235

FORMATO 1. IDENTIFICACIN DE PROCESOS


Unidad de Negocio:

Vicepresidencia de EPS

Dependencia:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud

Departamento o Seccin

rea de Contratacin de las seccionales cuando participa la seccional

Fecha:

Agosto de 2005

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de contratacin directa Contratista: ESE, IPS, CAA, Garantizar la prestacin de servicios de
simple
ISS
salud a travs del seguimiento asesora y
apoyo de contratacin de servicios de salud
y medicamentos en sus etapas
precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del mismo
con las ESEs (Empresas Sociales del
Estado), cumpliendo as con la
obligatoriedad de contratar con ellas
durante tres (3) aos de acuerdo a lo
dispuesto por el Decreto 1750 de Junio 26
de 2003, as como con otras empresas
pblicas de salud, para los casos de
proveedor nico o urgencia manifiesta.
Verificar que para el contrato se hayan
cumplido en su totalidad los requisitos de
perfeccionamiento y legalizacin antes de
iniciar la ejecucin del mismo y el
cumplimiento de las condiciones del
contrato.

SUBPROCESO

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso por modalidad de contratacin directa Contratista: ESE, IPS, CAA, Garantizar la prestacin de servicios de
por convocatoria pblica
ISS
salud a travs del seguimiento asesora y
apoyo de contratacin de servicios de salud
y medicamentos en sus etapas
precontractual, contractual y postcontractual hasta la liquidacin del mismo
con las IPS, para los casos de los contratos
cuyo objeto es la prestacin de servicios de
salud no cubiertos por las ESEs creadas
por el Decreto 1750 de Junio 26 de 2003,
asegurando as la prestacin de servicios
de salud. Verificar que para el contrato se
hayan cumplido en su totalidad los
requisitos de perfeccionamiento y
legalizacin antes de iniciar la ejecucin del
mismo y el cumplimiento de las
condiciones del contrato.

236

CLIENTE

PRODUCTO - RESULTADO

CDIGO

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CLIENTE

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Interventora de contratos

Vicepresidencia de EPS

Verificacin del cumplimiento de las


condiciones del contrato. Evaluacin
sistmatica de los contratos para la toma
de decisiones.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Subproceso de seguimiento a la asignacin


presupuestal para la contratacin de servicios de
salud.

Usuario afiliado a ISS


(cotizante y su familia)

Proporcionar el soporte financiero a travs


de la asignacin y seguimiento
presupuestal (resolucin o CDPs), para
atender las necesidades de contratacin de
servicios de salud: Atencin en salud y
medicamentos, garantizando un ptimo
servicio a los usuarios de la EPS del
Instituto de Seguros Sociales.

Administracin del Siniestro

Contratacin de servicios de salud

Incumplimiento e Imposicin de Multas

ANEXOS:

237

PRODUCTO - RESULTADO

Vicepresidencia de EPS - Establecer las acciones necesarias


ISS
para garantizar la reparacin y
cumplimiento y en el caso necesario
la imposicin de la multa
correspondiente cuando se detecten
incumplimientos de los contratistas

FORMATO 2. MARCO NORMATIVO


Unidad de Negocio
Dependencia:
Departamento o Seccin
Fecha
PROCESO
FUENTE JURDICA DEL PROCESO
(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Vicepresidencia de EPS
Gerencia Nacional de Contratacin de servicios de salud
Area de Contratacion de las seccionales cuando participa la seccional
Agosto de 2005
INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE MULTAS
DESCRIPCIN

Ley 80 de 1993 (Octubre 28): Fuente


Jurdica "Congreso de la Repblica".

Disposiciones Generales de Contratacin Estatal

Estatuto General de contratacin de la


Administracin Pblica

Art. 14-21. De los medios que pueden utilizar las entidades estatales para el
cumplimiento del objeto contractual. De las interpretaciones, modificaciones y
terminacin unilaterales y de la reciprocidad.
Art. 23-31. De los principios de contratacin publica.
Art.32. De los contratos estatales
Art. 39-43. De la forma de contratacin, perfeccionamiento del contrato y la
urgencia manifiesta.
Art.44-49. De la nulidad de los contratos
Art. 50-61. De la responsabilidad contractual.
Art. 68-75. De la solucin de las controversias contractuales.
Tipos de contratos estatales
Sobre la forma de los contratos (limitantes)
Forma de contratacin estatal
Causales de nulidad de los contratos
Responsabilidad contractual de las partes
Liquidacin de contratos
Control de la gestin contractual. (Control del Ministerio Pblico)
Solucin de controversias contractuales
Disposiciones varias

Decreto 115 de 1996 (15 de enero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica".

Por el cual se establecen normas sobre la elaboracin, conformacin y ejecucin


de los presupuestos de las empresas industriales y comerciales del estado.
Entre sus aspectos generales, seala las apropiaciones mximas de los
presupuestos comprometidos para las seccionales y por ende, a nivel nacional.
(estas deben ser tenidas en cuenta por el interventor para en caso de que se
modifiquen el valor total del contrato ya sean adiciones, traslados o reducciones
que modifiquen el valor original presupuestado).

Ley 446 de 1998 (julio 7): Fuente


Jurdica"Congreso de la Repblica".

Liquidacin de contratos.
En el articulo 44 numeral 10 literal d) menciona que los contratos de tracto
sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser
objeto de terminacin o liquidacin de comn acuerdo entre las partes,
procedimiento que deber realizarse dentro del trmino de pliego de condiciones o
trminos de referencia o a ms tardar a cuatro meses siguientes a la finalizacin
del contrato o a la exposicin de la acto administrativo que ordene la terminacin
o a la fecha del acuerdo que la disponga.

238

ANEXOS

FUENTE JURDICA DEL PROCESO


(NOMBRE, NMERO Y FECHA)

Decreto 2170 de 2002 (Septiembre 30):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica"

DESCRIPCIN

ANEXOS

Modifica aspectos de contratacin pblica directa estableciendo la publicidad de


trminos de referencia desde su proyecto, la participacin ciudadana y la
contratacin por medios electrnicos.

Transparencia en la actividad contractual


Art. 1. De los trminos de referencia.
Art. 10-15. Seleccin objetiva en la contratacin publica
Art. 20. De los contratos de prestacin de servicios de salud.
Decreto 1750 de 2003 (junio 26): Fuente Por el cual se escinde el Instituto de los Seguros Sociales y se crean unas
Empresas Sociales del Estado.
jurdica "Presidencia de la Repblica".
Art. 14. Rgimen jurdico de los actos y contratos.
Art. 24. Contratacin de servicios de salud.
Art. 1-3. Objeto, objetivos y funciones del interventor.
Resolucin 4671 de 2002. Manual de
Interventora del Seguro Social (Noviembre Art. 5-8. Parmetros de Interventora, Informes, prohibiciones responsabilidades y
25): Fuente Jurdica "Presidencia del ISS". sanciones.

Actividad contractual.

Ley 446 de 1998 "Trminos de referencia Designa las reglas y procedimientos de liquidacin definitiva a la terminacin de
de la contratacin pblica" (Julio 7):
los contratos dentro de los plazos establecidos o cuando el cumplimiento de la
Fuente Jurdica "Congreso de la Repblica" ejecucin de los mismos se prolongue.

Decreto 327 de 2002 (28 de Febrero):


Fuente Jurdica "Presidencia de la
Repblica". 'Por medio del cual se deroga
el Decreto 2504 de 2001 y se reglamenta
el pargrafo 3o. del artculo 41 de la Ley
80 de 1993.

Dispone que los contratos debern publicarse en el Diario nico de Contratacin


Pblica, o en su defecto en la Gaceta Oficial y el derecho de cualquier ciudadano
de conocerlos.

Resolucin 0631 de 2003 (Marzo 18):


Fuente Jurdica "Presidencia del Instituto
de Seguros Sociales".

Sobre delegacin de algunas facultades de ordenacin del gasto.


'Art. 1. Enunciacin de facultad de delegacin.
Art. 4. Delegacin en los gerentes seccionales la ordenacin del gasto.
Art. 7-9. Proceso de contratacin y del ordenamiento del gasto.
Art. 8. Delegacin a los Vicepresidentes del seguro social en relacin con los
contratos que deba suscribir el presidente por la naturaleza del asunto o por la
cuanta, bajo su exclusiva responsabilidad.

Acuerdo 269 de 2003. Manual de


contratacin Administrativa para bienes,
obras y servicios, (Marzo 13): Fuente
Jurdica "Consejo Directivo del Instituto de
Seguros Sociales".

mbito de aplicacin y fines de contratacin. Capacidad de entes pblicos para


contratar.
Sujetos de contratacin. (Incapacidades e inhabilidades)
Inhabilidades e incompatibilidad sobreviniente.
Competencia para celebrar los contratos.
Registro de proponentes. Participacin ciudadana en la contratacin estatal.
Licitacin Pblica. Contratacin Directa, declaratoria de Desierta.
Contenido contrato Estatal. Perfeccionamiento y legalizacin del contrato
administrativo. Ejecucin y liquidacin del contrato Estatal.

239

Articulo 44 numeral
10 literal d) de la
ley 446 de 1998.
En concordancia
con los artculos 60
y 61 de la ley 80 de
1993.
Artculo 2o. de la
Ley 80 de 1993

Formato 3. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES


Fecha:
Agosto de 2005

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE MULTAS

CDIGOS

RESPONSABLE
No.

ACTIVIDAD

Interventor del
contrato

Direccin Jurdica
Nacional

Contratista

Inicio

Detectar el incumplimiento

Recopilar la informacin necesaria de soporte al


incumplimiento

Requerir al contratista por escrito

Analizar los soportes del incumplimiento


NO

Soportes completos y pertinentes?

Recopilar la informacin necesaria de soporte de


cumplimiento de actividades

Presentar descargos ante el interventor

Programar y realizar reunin con las partes

Analizar los argumentos de las partes

10

Determinar si hay lugar a la multa

11

Comunicar al interventor

SI

2/2

240

Cuentas por pagar

SUBPROCESO:

INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE MULTAS


RESPONSABLE

No.

ACTIVIDAD

Interventor del
contrato

Direccin Jurdica
Nacional

Contratista

1/2

13

Emitir concepto
NO

14

Hay lugar a multa?

15

Comunicar al contratista por escrito

16

Proyectar correspondiente acto administrativo para


imponer la multa

17

Notificar al contratista

18

Informar al rea financiera

19

Realizar el correspondiente descuento de los pagos a que


haya lugar

SI

Fin
En el caso de las seccionales deber ser el Area jurdica o asesor juridico en lugar de la Direccin Jurdica Nacional.

241

Cuentas por pagar

Formato 4. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Fecha:
Agosto de 2005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:
No. Actividad

Gerencia Nacional de contratacin de servicios de salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE MULTAS
Ejecutor
Tarea

Detectar el incumplimiento

Interventor

Recopilar la informacin necesaria Interventor


de soporte al incumplimiento

Recolectar toda la informacin soporte del


incumplimiento.

Vicepresidencia de Informes de Calidad Soportes


EPS / Seccionales. Informes de auditora incumplimiento
reas involucradas de cuentas
recolectados.
en la interventora Quejas de los
del contrato.
afiliados
Informes de las reas
encargadas de
seguimiento o
evaluacin tcnica

Requerir al contratista por escrito Interventor

1. Requerir al contratista mediante oficio


indicando las labores incumplidas, las pruebas que
lo soportan y una tasacin de las misma. Se debe
indicar un plazo perentorio despues de la recepcin
del requerimiento para la respuesta del contratista.
2. Enviar copia de la comunicacin anterior a la
Direccin Juridica Nacional.

Vicepresidencia de EL incumplimiento y
EPS / Seccionales. sus soportes
reas involucradas (pruebas
en la interventora documentales) . En
del contrato.
caso de
comunicaciones
previas escritas
alertando sobre
posibles retrasos o
incumplimientos.

C donde

Producto
y/o VA
Resultado
1. Detectar el incumplimiento.
CC Vicepresidencia de Informes de las reas Incumplimiento
x
2. Indagar en cuanto al incumplimiento con las
EPS / Seccionales. involucradas en la detectado.
reas
correspondientes:
Calidad,
Grupo
Aras involucradas interventora
del
Farmaceutico.
en la interventora contrato:
calidad,
3. Identificar el tipo de incumplimiento y los
del contrato.
Auditora de cuentas,
periodos de incumplimiento.
Farmacia,
rea
encargada
de
autorizaciones
de
oxigeno etc.

242

Insumos

del x

Contratista
x
notificado e informe
a
la
Direccion
Juridica Nacional

Riesgos

Observaciones

1.'No existen
mecanismos de reporte
oportuno de
incumplimientos.
2.Los informes de
interventora no son
peridicos y se dan
unicamente al momento
de finalizar el contrato
3. No se reportan
oportunamente los
incumplimientos

Para
los
contratos
nacionales,
la
informacin
de
incumplimientos
de
prestacion de servicios
de salud proviene de la
informacin reportada
por las seccionales.

No
documentacin
soporte
incumplimiento.

existe
que
el

Se requiere igualmente
al representante lagal
de la aseguradora o
banco garante, (segn
sea el caso)

No. Actividad

Ejecutor

Tarea

C donde

Insumos

Producto
y/o VA Riesgos
Observaciones
Resultado
Anlisis
de
los
No se reciben los
soportes
del
soportes documentales
incumplimiento
necesarios

Analizar los soportes del


incumplimiento

Abogado
- 1. Revisar la documentacin recibida.
CP Direccin
Jurdica EL incumplimiento y
Asesor jurdico 2. Analizar la causa del incumplimiento con el
Nacional/ Grupos o sus soportes
objeto contractual y lo establecido en el contrato
asesores jurdicos (pruebas
como obligaciones
seccionales
documentales) .
3. Si es necesario, pedir la documentacin faltante
Cuando aplique,
o aclaraciones adicionales necesarias
comunicaciones
previas escritas
alertando sobre
pobibles retrasos o
incumplimientos.

Recopilar la informacin necesaria Contratista


de soporte de cumplimiento de
actividades

El contratista tendr un plazo perentorio para


recopilar la informacin necesaria que considere
debe presentar a la EPS ISS con respecto al
incumplimiento.

Contratista

Documentacin que Documentacin


puede demostrar que soporte completa.
no
procede
la
imposicin de una
multa.

Presentar descargos ante el


interventor

Contratista

EL contratista presentar por escrito los descargos


al interventor del contrato con copia a la Direccin
Jurdica Nacional.

Radicar en la
Vicepresidencia de
EPS o en las
seccionales.

Soporte documental y Respuesta


del
respuesta
al contratista radicada
Instituto.

Programar y realizar reunin con


las partes

Abogado Asesor jurdico

Programar una reunin y citar a las partes para


determinar si hay lugar a la multa. En este caso
deber estar presente el representante del ISS
que suscribe el contrato.

Direccin Jurdica
Nacional o Grupos
jurdicos
seccionales.

Soportes
Elementos para
documentales de las analizar si amerita
partes.
la imposicin de la
multa.

Analizar los argumentos de las


partes

Abogado Asesor jurdico

1, Efectuar un anlisis de los argumentos


esgrimidos por el contratista y
2, Determinar si hay lugar o no a la multa

Direccin Jurdica
Nacional o Grupos
jurdicos
seccionales.

'Soportes
Decisin de
documentales de las imposicin de la
partes.
multa.

Comunicar al interventor

Abogado Asesor jurdico

1, Comunicar al interventor la recomendacin


sobre la imposicin de la multa.

Direccin Jurdica
Nacional o Grupos
jurdicos
seccionales.

Decisin de
imposicin de la
multa.

Emitir concepto

Interventor

1, Emitir el concepto escrito sobre la decisin final


con la siguiente informacin:
a. Motivo del incumplimiento
b. Pruebas que soportan el incumplimiento
c. Concepto del asesor jurdico
d. Tasacin de las multas
2, Enviar el concepto a la Direccin Jurdica
Nacional dentro de los dos das hbiles siguientes
de la presentacin de los descargos por parte del
contratista.

Vicepresidencia de Recomendacin del


EPS / Seccionales. asesor jurdico.
reas involucradas
en la interventora
del contrato.

El Contratista posee
documentos que el ISS
ha entregado y no se
contemplaron en las
pruebas documentales
del instituto.

10

243

Decisin
comunicaada al
interventor
Concepto del
interventor

No. Actividad

Ejecutor

Tarea

C donde

Insumos

Comunicar al contratista por


escrito

'Interventor

Cuando no hay lugar a multa se comunica al


contratista por escrito la decisin.

Vicepresidencia de Concepto del


EPS / Seccionales. interventor
reas involucradas
en la interventora
del contrato.

Proyectar correspondiente acto


administrativo para imponer la
multa

Abogado asesor juridico

Proyectar acto administrativo en donde se declara


el incumplimiento y se imponen las multas a que
haya lugar

Direccin Jurdica
Nacional o Grupos
jurdicos
seccionales.

Notificar al contratista acorde con el procedimiento


y plazos establecidos en el Cdigo contencioso
Administrativo

Secretara General / Acto administrativo


Oficina encargada sancionatorio
en la seccional.

Producto
Resultado

y/o VA Riesgos

11

12
Notificar al contratista

Concepto del
interventor y
disreccin jurdica

Informar al rea financiera

Interventor

Informar al rea financiera con la resolucin CP Vicepresidencia de Acto administrativo


soporte los montos a descontar.
EPS / Seccionales. sancionatorio
reas involucradas
en la interventora
del contrato.

Realizar los correspondientes


descuentos

Cuentas por
pagar Nivel
Nacional o
seccional

Descontar los montos establecidos en el acto


administrativo de los pagos a favor del contratista
o con cargo al amparo de cumplimiento.

Acto administrativo x

Notificacin.

Areas financieras
conocen los montos
exactos a descontar

N se informa a tiempo
al rea financiera sobre
los descuentos a los
que haya lugar.

13

14

Vicepresidencia
Acto administrativo Montos
Financiera / rea
sancionatorio
efectivamente
Financiera Seccional Cuentas por pagar a descontados
los contratistas

244

No se realizan los
descuentos
correspondientes.

Observaciones

Formato 5. MAPA DE RIESGOS


Fecha:
Agosto de 2005
CDIGOS

INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud


Administracin del Siniestro
Contratacin de Servicios de Salud
INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE MULTAS

No.

RIESGO

Causa

Se
presentan 1.'No existen mecanismos de reporte Alta
incumplimientos que no oportuno de incumplimientos.
son detectados por la 2.Los informes de interventora no
son peridicos y se dan unicamente al
EPS
Se
detectan momento de finalizar el contrato
incumplimientos pero no 3. No se reportan oportunamente los
se actua rpidamente incumplimientos
para
reportarlos
y
establecer mecanismos
de sancin.

Se paga al contratista Alto


por
labores
no
cumplidas.
Insatisfaccin de los
afiliados

Manuales
Interventoria
contratos

de P
de

Alto

Difusin de los procesos de


interventora.
Elaboracin
de
informes
peridicos de Interventora de los
contratos.

Se
detecta
el
incumplimiento pero no
se tienen los soportes
vlidos para soportarlo

Se paga al contratista Alto


por
labores
no
cumplidas.
Insatisfaccin de los
afiliados

Manuales
Interventora
contratos

de P
de

Alto

Estabecer el contenido mnimo


de cada informe de interventora
y los posibles soportes en casos
de incumplimiento en la fase
precontractual: como anlisis de
riesgos.

Demora en el trmite de No se requiere al contratista por Medio


anlisis
del escrito a tiempo.
incumplimiento

Finalizacin de trminos Medio


de los contratos.
Pagos realizados sin
haber
cumplido
la
totalidad de las labores.

Medio

Una
vez
detectado
el
incumplimiento establecer un
tiempo lmite mximo para su
requerimiento.

Demora en el trmite de El asesor jurdico no cuenta con la Alto


anlisis
del informacin soporte necesaria
incumplimiento

Medio

Medio

Recopilar toda la informacin


soporte necesaria involucrando
en esta labor a todas las reas
que participan en el proceso.

Alto

1. La carpeta de los contratos


debe tener todos los soportes de
lo concerniente al desarrollo del
mismo.
2. Informe de las reas de
cuentas por pagar de los valores
pagados exactos al contratista.

MAPA DE RIESGOS

5 y 6 El Contratista posee
documentos que el ISS
ha entregado y no se
contemplaron en las
pruebas documentales
del instituto.

Probabilidad Consecuencia

1. No existen mecanismos de reporte Alta


oportuno de incumplimiento.
2. Dificil recoleccin de pruebas
documentales
como:
cuentas,
informes o datos que pueden probar
el incumplimiento
3. En los contratos de servicios de
salud es difcil por el nmero de
actividades establecer los soportes al
incumplimiento.
4. No existe comunicacin eficiente
entre las reas de la EPS. .

No se tiene un soporte completo de Alta


todos los documentos que se
relacionan con el contrato y se ha
podido
dar al
contratista un
documento que impida establecer el
incumpliminto.

Impacto Controles Existentes

Se realiza el trmite sin Alto


sustentacin vlida.
Deterioro
en
las
relaciones
con
el
contratista.

245

Tipo
control

de Nivel de Riesgo Acciones de mitigacin

MAPA DE RIESGOS
No.

RIESGO

Causa

Probabilidad Consecuencia

Impacto Controles Existentes

Demora en el trmite de Problemas para pactar la reunin con Medio


anlisis
del las partes .
incumplimiento

Contratos finalizados . Medio


Pagos realizados sin
haber
cumplido
la
totalidad de las labores.

Medio

Dificultad para tasar los Los contratos de servicios de salud Medio


valores
por presentan
dificultades
por
la
incumplimiento
complejidad del servicio mdico y
especialmente
el
nmero
de
actividades a
realizar
por
el
contratista.

Incumplimientos
valorados
incorrectamente.

Medio

Demora en el trmite de Volumen de trabajo en las reas Alto


elaboracin del acto jurdicas nacionales y seccionales.
administrativo.

Finalizacin de trminos Alto


de los contratos.
Pagos realizados sin
haber
cumplido
la
totalidad de las labores.

Alto

10

No
se
hacen
los Las reas de cuentas por pagar no Medio
son informadas a tiempo del
descuentos
correspondientes si hay descuento al que hay lugar.
lugar a ellos por algun
incumplimiento

Pagos realizados sin Alto


haber
cumplido
la
totalidad de las labores

Medio

Alto

246

Tipo
control

de Nivel de Riesgo Acciones de mitigacin

Los informes de interventora


deben igualmente servir como
garanta del cumplimiento de las
actividades al rea de cuentas
por pagar.
Enviar copia al rea de cuentas
por pagar del acto administrativo
en donde se especifican los
descuentos a realizar.

ANEXO 1. SUBPROCESOS: CONTRATACION


DIRECTA POR CONVOCATORIA PUBLICA Y
CONTRATACION DIRECTA SIMPLE

247

ANEXO A
FORMATO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

VICEPRESIDENCIA DE E.P.S. O SECCIONAL RESPECTIVA SEGN


SEA EL CASO
CONVOCATORIA PBLICA (insertar nmero consecutivo
correspondiente) DE 200_
(Insertar objeto de la convocatoria).
ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIN
En Bogot, D. C., a los (insertar en letras fecha del da) (insertar fecha del da en
nmero) das del mes de (insertar mes) del ao (insertar el ao en letras) (200_),
siendo las (insertar hora en nmeros) (insertar a.m o p.m. segn corresponda), en
cumplimiento a los Trminos de Referencia, se da inicio a la audiencia de
adjudicacin de la Convocatoria Pblica (insertar nmero consecutivo
correspondiente) de 200_ , la cual se lleva a cabo con la participacin de las
siguientes personas: (INSERTAR NOMBRE DEL ORDENADOR DEL GASTO), Insertar
Cargo del ordenador del gasto respectivo, (INSERTAR NOMBRES DE LOS
COMPARECIENTES, QUE CORRESPONDEN A REPRESENTANTES DE CADA UNA DE
LAS REAS ENCARGADAS DE LA EVALUACIN DE LAS OFERTAS), (insertar
seguido a cada nombre del compareciente su respectivo cargo).
Del mismo modo se deja constancia sobre la asistencia de los proponentes
relacionados en el anexo _ , el cual forma parte integral de la presente acta. (Este
anexo se usa en el caso de que el nmero de asistentes sea elevado y consiste en
un listado de los mismos)
A continuacin se informa a los asistentes el orden del da, de acuerdo con lo
sealado en el artculo 3 del Decreto 2170 de 2002, as:
1) Resumen del proceso de convocatoria pblica.
2) Respuesta a las observaciones oportunamente presentadas por los oferentes.
(Si no figuran observaciones, se insertar el siguiente prrafo...): En la medida en
que no figuran observaciones a la calificacin presentadas por los oferentes, se
concede la intervencin de los asistentes interesados por espacio de 5 minutos
como mximo cada uno, en caso de considerarse que existi alguna anotacin que
no lleg a su destino final y para la que en consecuencia sera necesario emitir
pronunciamiento expreso en la presente audiencia.

248

ANEXO A
FORMATO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

3) Intervencin de los oferentes


4) Adjudicacin del proceso. Lectura de la Resolucin correspondiente.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA
1) RESUMEN DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PBLICA
(Insertar resumen y antecedentes de la convocatoria.....)
2) RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES
(Insertar respuesta a las observaciones de los oferentes......).
3) INTERVENCIN DE LOS PROPONENTES
(En caso de no existir observaciones por parte de los oferentes, se insertan los dos
siguientes prrafos...)
Se le hace saber a los proponentes que solamente proceder su intervencin si se
refiere a la falta de respuesta por parte de la entidad a observaciones
eventualmente presentadas.
Ninguno de los asistentes manifest su deseo de hacer pronunciamiento dentro de
la audiencia, razn por la cual se dispuso por parte de la (insertar Vicepresidencia
de EPS o la seccional segn sea el caso) la continuidad del orden del da.
4) DECISIN FINAL
Acogindose a los informes de evaluacin realizados por la Direccin Jurdica
Nacional, la (insertar Vicepresidencia de EPS o la seccional segn sea el caso) y la
Vicepresidencia Financiera, para quienes conforme a los Trminos de Referencia
quedaron habilitados y a la calificacin final determinada por el ms bajo precio de
postura en la Conformacin Dinmica de la Oferta a travs del mecanismo de
Subasta Electrnica a la Baja, procedi el (insertar cargo del ordenador del gasto
respectivo) a dar lectura a la Resolucin del 11 de octubre de 2004, mediante la
cual se adjudican unos medicamento objeto de la Convocatoria Pblica (insertar
nmero consecutivo correspondiente) de 200_ , y a su vez se declaran desiertos

249

ANEXO A
FORMATO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

para aquellos que no fueron objeto de propuesta o ninguno de los oferentes


result habilitado para efecto.
Agotado as el orden del da se levanta la sesin de audiencia pblica, siendo las
5:10 p.m. y se firma la presente acta por quienes en ella participaron.

NOMBRE Y FIRMA DEL ORDENADOR


DEL GASTO RESPECTIVO

NOMBRE FIRMA Y CARGO DE


COMPARECIENTES

(Insertar Cargo del ordenador del gasto)

NOMBRE FIRMA Y CARGO DE


COMPARECIENTES

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005

250

ANEXO B
FORMATO ACTA DE APERTURA DE CONVOCATORIA Y CIERRE DE URNA

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

(INSERTAR VICEPRESIDENCIA DE E.P.S.


SECCIONAL SEGN SEA EL CASO)

CONVOCATORIA PBLICA
(INSERTAR NMERO DE VEPS/AO NMERO
CONSECUTIVO DE OFICIO SEGN CORRESPONDA)

URNA HABILITADA PARA DEPSITO DE OFERTAS

(OBJETO DE LA CONVOCATORIA)

________________________________________________________
251

ANEXO B
FORMATO ACTA DE APERTURA DE CONVOCATORIA Y CIERRE DE URNA

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES


(INSERTAR VICEPRESIDENCIA E.P.S. SECCIONAL SEGN SEA EL
CASO)
CONVOCATORIA PBLICA
(INSERTAR NMERO DE VEPS/AO NMERO CONSECUTIVO DE
OFICIO SEGN CORRESPONDA)
ACTA DE APERTURA DE CONVOCATORIA Y CIERRE DE URNA
(INSERTAR OBJETO DE LA CONVOCATORIA)
El da (insertar da de la semana en letras) _ _ de (insertar mes) de 200_ ,
siendo las (insertar hora en nmeros) (insertar a.m. o p.m. segn el caso), en la
oficina (insertar nmero de la oficina) de la Torre Sur del Edificio Residencias
Tequendama, Vicepresidencia de E.P.S. del ISS (para el caso de las seccionales se
cambian los datos relacionados con el lugar o sitio), se procede al cierre y
sellamiento de la urna dispuesta para la recepcin de las ofertas a la Convocatoria
Pblica indicada en el encabezado, previa verificacin por parte de los firmantes de
que la misma se encuentra vaca.
Para constancia, se suscribe por los intervinientes la presente acta, en la ciudad de
(insertar ciudad), en el sitio y hora anteriormente indicados.
(NOMBRE M.D. GNCSS)*
M.D. - Gcia Nal. de Contratacin

(NOMBRE DEL CONTADOR)*


Contador P. Gcia. Nal. de
Contratacin

(NOMBRE DEL ABOGADO GERENCIA DE CONTRATACIN )*


Abogado Gerencia de Contratacin.
* (Para las seccionales se omiten estos nombres y firmas y se insertan los nombres y firmas
de los responsables y comparecientes en cada una de ellas, con su respectivo cargo)
Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.
GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005

252

ANEXO C
FORMATO ACTA DE CIERRE DE CONVOCATORIA

CONVOCATORIA (NMERO CONSECUTIVO DE OFICIO DE LA CONVOCATORIA) DE 200__


ACTA DE CIERRE

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES


(INSERTAR VICEPRESIDENCIA E.P.S. SECCIONAL SEGN SEA EL
CASO)
(INSERTAR NMERO DE VEPS/AO NMERO CONSECUTIVO DE
OFICIO SEGN CORRESPONDA)
ACTA DE CIERRE DE CONVOCATORIA

Objeto: (Insertar objeto de la convocatoria).


En insertar ciudad., en el da previsto en el cronograma establecido dentro de los
Trminos de Referencia, se reunieron en la Oficina 905 de la Torre Sur del Edificio
Residencias Tequendama, Sede de la Vicepresidencia E.P.S. del ISS (para el caso
de las seccionales se cambian los datos relacionados con el lugar o sitio),
(INSERTAR NOMBRE DEL COMPARECIENTE Y GERENTE DE LA GERENCIA
NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD DEL JEFE DE
CONTRATACIN DE CADA SECCIONAL SI ES EL CASO), (insertar Gerencia
Nacional de Contratacin de Servicios de Salud Departamento de Contratacin de
la seccional respectiva), (*INSERTAR NOMBRE DEL COMPARECIENTE DE LA
GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD ABOGADO), de la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud
(*INSERTAR NOMBRE DEL COMPARECIENTE DEL GRUPO JURDICO), del
Grupo Jurdico de la E.P.S.,
y (INSERTAR NOMBRE(S) DE
REPRESENTANTE(S) DEL PROPONENTE(S) Y TESTIGO(S) DEL CIERRE DE
LA CONVOCATORIA) quien compareci a depositar una de las ofertas, con el fin
de proceder al cierre de la convocatoria (insertar nmero de VEPS/ AO nmero
consecutivo de oficio segn corresponda) , y a la apertura de los sobres
contentivos de las ofertas recibidas.
Una vez abierta la urna correspondiente en presencia de los asistentes, se
encontraron las siguientes ofertas:

253
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES VICEPRESIDENCIA DE E.P.S.
Carrera 10 No. 26-71 Residencias Tequendama Torre Sur Piso Noveno Tel: 2817251 / 53 / 56 / 62 / 69
BOGOT D.C.

ANEXO C
FORMATO ACTA DE CIERRE DE CONVOCATORIA

CONVOCATORIA (NMERO CONSECUTIVO DE OFICIO DE LA CONVOCATORIA) DE 200__


ACTA DE CIERRE

Representante
Legal
Insertar Insertar nombre
nmero completo
del
Insertar nombre o razn
de folios representante
social del proponente
de la
legal de la entidad
propuesta proponente
Insertar Insertar nombre
nmero completo
del
Insertar nombre o razn
de folios representante
social del proponente
de la
legal de la entidad
propuesta proponente
Proponente

Folios

Valor Oferta
Tarifas
ISS
menos
porcentaje
de
descuento si lo hay (en
letras y nmeros)
Tarifas
ISS
menos
porcentaje
de
descuento si lo hay (en
letras y nmeros)

Se aclara que ambas propuestas enunciadas contenan pliza de seriedad de la


oferta por el veinte por ciento (20%) del presupuesto de la convocatoria.
Una vez leda y aprobada por los intervinientes, se firma en la ciudad de (insertar
ciudad), a los insertar fecha del da de cierre de convocatoria en letras (insertar
fecha del da de cierre de convocatoria en nmeros) das del mes de ______ de
200_ .

NOMBRE Y FIRMA DEL COMPARECIENTE NOMBRE Y FIRMA DEL COMPAY GERENTE DE LA GNCSS*
RECIENTE Y ABOGADO DE LA
GNCSS*
Gerencia Nal Cont de Servicios de Salud.
Gerencia Nal Cont de Serv. Salud.

NOMBRE Y FIRMA DEL COMPARECIENTE DEL GRUPO JURDICO*


Grupo Jurdico EPS
254
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES VICEPRESIDENCIA DE E.P.S.
Carrera 10 No. 26-71 Residencias Tequendama Torre Sur Piso Noveno Tel: 2817251 / 53 / 56 / 62 / 69
BOGOT D.C.

ANEXO C
FORMATO ACTA DE CIERRE DE CONVOCATORIA

CONVOCATORIA (NMERO CONSECUTIVO DE OFICIO DE LA CONVOCATORIA) DE 200__


ACTA DE CIERRE

Asistentes:

NOMBRE COMPLETO Y FIRMA DEL REPRESENTANTE DEL PROPONENTE


Y TESTIGO DEL CIERRE DE LA CONVOCATORIA
Nombre o razn social del proponente
ACLARACIN:
* Para las seccionales se omiten estos nombres y firmas y se insertan los
nombres y firmas de los responsables y comparecientes en cada una de
ellas, con su respectivo cargo o rea)

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005

255
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES VICEPRESIDENCIA DE E.P.S.
Carrera 10 No. 26-71 Residencias Tequendama Torre Sur Piso Noveno Tel: 2817251 / 53 / 56 / 62 / 69
BOGOT D.C.

ANEXO D

MATRIZ ETAPAS PROCESOS


AGENDA DE CONECTIVIDAD

IDN_PROCESO

COD_ETAPA

INICIO

TERMINA

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota
2005

256

ANEXO D
INFORMACION PARA PUBLICAR AGENDA DE CONECTIVIDAD

ID
PROCESO

OBJETO : (MAXIMO 500


CARACTERES)

CUANTIA

FECHA
INICIO

FECHA
TERMINAC.

CODIGO
ESTADO

CODIGO
SECCIONAL

CODIGO
CIUDAD

CODIGO
NEGOCIO

CODIGO
PROCESO

BIEN
(Mximo 50
Caractares)

VALOR
PLIEGO

VALOR
COPIA
PLIEGO

FECHA
VISITA OBRA

FIN FECHA
VISITA DE
OBRA

TIPO
MONEDA

LUGAR DE
OBTENCION DE
DOCUMENTOS

LUGAR
PRESENTACIO
N
DOCUMENTOS

CIUDAD
ENTREGA
PROPUESTA

DIRECCION DE
ENTREGA
PROPUESTA

REQUISITOS
GENERALES

DOCUMENTOS
REQUERIDOS
PROPUESTA

CRITERIOS
EVALUACION

El SEGURO SOCIAL no ser responsable de la prdida, confusin o apertura prematura, si los sobres no estn cerrados y marcados segn lo dispuesto.
El proponente sufragar todos los costos tanto directos como indirectos relacionados con la preparacin y presentacin de su propuesta. El SEGURO SOCIAL no ser responsable en ningn caso de dichos costos cualquiera que sea el resultado que se derive de este proceso de contratacin.

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS. GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005

257

ANEXO E
FORMATO MEMORANDO A INFORMATICA PARA PUBLICACION DE
RESOLUCION DE ADJUDICACION CONVOCATORIA PUBLICA

Bogot D.C., (Insertar fecha DD/MM/AA)


V-EPS (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda / Ao)
Ingeniero
FRANCISCO JAVIER PULIDO FAJARDO (se usa el nombre del
titular de la Gerencia Nacional de Informtica del ISS)
Gerente Nacional de Informtica
Instituto de Seguros Sociales
Bogot D.C.
REF: Publicacin Resolucin de Adjudicacin, Convocatoria Pblica
(Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda / Ao)
(Insertar Objeto de la convocatoria).
Respetado Ingeniero:
Anexo al presente se remite para su publicacin en la pgina Web del
Instituto, en formato Word y va Lotus del Dr. (INSERTAR NOMBRE DEL
REMITENTE ASESOR JURDICO GNCSS -), la Resolucin No. _ _ _ _
del _ _ de (insertar mes) de 200__, por medio de la cual se adjudic la
Convocatoria Pblica (insertar nmero consecutivo de oficio de la
convocatoria segn corresponda) de 200__.
Cdigo de la Etapa: (insertar cdigo) (Insertar nombre de la etapa).
Atentamente,
(NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE DE LA GERENCIA
CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD)
Gerente Nacional de Contratacin de Servicios de Salud (E)

NAL.

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD.
Bogot 2005
______________________________________________
VICEPRESIDENCIA EPS
Carrera 10 No. 26-71 Piso 9 y 10
Telfono 3411415 5668767
Bogot, D. C Colombia

258

ANEXO F
FORMATO RESOLUCION APERTURA DE CONVOCATORIA
ANEXO F

RESOLUCIN No.
(

____

de 200_

INSERTAR FECHA DD/MM/AA )

Por medio de la cual se ordena la apertura de la


Convocatoria Pblica (insertar nmero consecutivo correspondiente) de 200_
EL (INSERTAR EL ORDENADOR DEL GASTO RESPECTIVO) DEL
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
En uso de sus facultades legales y en especial por las conferidas en el Decreto
2148 de 1992, la Ley 80 de 1993, y la delegacin conferida por el Presidente del
Instituto mediante artculos primero literal c) y sptimo de la Resolucin No. 631
del 18 de marzo de 2003, (o las que correspondan)
CONSIDERANDO
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 12 numeral 1 del Decreto 2148
de 1992 y el artculo 179 de la Ley 100 de 1993, el Instituto puede contratar los
servicios de salud con entidades prestadoras de estos servicios para garantizar
el Plan Obligatorio de Salud a sus afiliados
(Especificar antecedentes de la convocatoria)......
Que para mayor transparencia del proceso de escogencia del contratista idneo,
se abre la presente convocatoria al pblico, para que todos los que
tcnicamente se encuentren en capacidad de suministrar el servicio y sea su
voluntad presentar oferta en igualdad de oportunidades, lo hagan.
Que de conformidad con el pargrafo 1, artculo 1 del Decreto 2170 de 2002 los
trminos de referencia de esta convocatoria, se publican con el propsito de
suministrar al pblico en general la informacin sobre la misma.
Que para amparar la presente contratacin se cuenta con el certificado de
disponibilidad presupuestal No. _ _ _ _ del _ _ de (insertar mes) de 200_ ,
expedido por el Jefe del Departamento Nacional de Presupuesto del Instituto.

259

ANEXO F
FORMATO RESOLUCION APERTURA DE CONVOCATORIA
ANEXO F

RESOLUCIN No.
(

____

de 200_

INSERTAR FECHA DD/MM/AA )

Que en mrito de lo expuesto,


RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO.- Ordenar la apertura de la Convocatoria Pblica
(insertar nmero consecutivo correspondiente) de 200_ cuyo objeto es (insertar
objeto de la convocatoria), a partir del _ de (insertar mes) de 200_.
ARTCULO SEGUNDO.- El Instituto de Seguros Sociales tiene como
presupuesto oficial la suma de (INSERTAR CIFRA EN LETRAS) DE PESOS
($insertar cifra en nmeros) M/CTE.
ARTICULO TERCERO.- Ordenar la publicacin en la pgina web de la entidad
los actos y en los trminos previstos en el Decreto 2170 de 2002
ARTICULO CUARTO.- La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su
expedicin.
Dada en (insertar ciudad), el _ _ de (insertar mes) de 200_.
NOTIFQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

(Original Firmado por)


NOMBRE Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO
(Insertar cargo del ordenador del gasto respectivo).
Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.
GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota
2005

260

ANEXO G
FORMATO RESOLUCION DE ADJUDICACION DE MEDICAMENTOS

RESOLUCIN No. _ _ _ _ de 200_


(Insertar fecha DD/ MM/AA)
Por medio de la cual se adjudica la Convocatoria Pblica (insertar nmero
consecutivo correspondiente) de 200_ , y se declara desierta para algunos
medicamentos
EL (INSERTAR EL ORDENADOR DEL GASTO RESPECTIVO) DEL
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
En uso de sus facultades legales y en especial por las conferidas en el Decreto
2148 de 1992, la Ley 80 de 1993, la delegacin conferida por el Presidente
mediante Resolucin No. _ _ _ _de (insertar mes) _ _ de 200_ y,
CONSIDERANDO
Que el Instituto de Seguros Sociales dio apertura a la Convocatoria Pblica
(insertar nmero consecutivo correspondiente) de 200_ , el da _ _ de (insertar
mes) de 200_ , cuyo objeto es (INSERTAR OBJETO DE LA
CONVOCATORIA) que requieren los afiliados a la EPS del Instituto en el
territorio nacional, en los tems y descripcin que se presentaron en el ANEXO
correspondiente (insertar nmero de anexo) de los trminos de referencia.
Que la convocatoria pblica mencionada surgi como consecuencia de (insertar
el motivo que dio origen a la convocatoria)....... (especificar antecedentes de la
convocatoria)......
Que con fundamento en los resultados definitivos de la evaluacin y de la
calificacin, este despacho adjudicar la presente convocatoria.
Que en mrito de lo expuesto,
RESUELVE:

261

ANEXO G
FORMATO RESOLUCION DE ADJUDICACION DE MEDICAMENTOS

RESOLUCIN No. _ _ _ _ de 200_


(Insertar fecha DD/ MM/AA)
ARTCULO PRIMERO.- Adjudicar la Convocatoria Pblica (insertar nmero
consecutivo correspondiente) de 200_ a los proponentes, para los items,
cantidades y valores que se enuncian en el ANEXO correspondiente (insertar
nmero de anexo) que forma parte integrante de la presente Resolucin.
ARTCULO SEGUNDO.- Declarar desierta la presente convocatoria respecto de
los tems descritos en el ANEXO No. correspondiente (insertar nmero de
anexo) de la presente, el cual forma parte integral de esta Resolucin.
ARTCULO TERCERO.- Contra la presente resolucin procede el recurso de
reposicin respecto de lo resuelto en el artculo segundo, dentro de los cinco (5)
das siguientes a la notificacin; y ningn recurso contra lo resuelto en el
artculo primero.
ARTCULO CUARTO.- Notifquese y Comunquese la presente resolucin en
los trminos del numeral 11 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993.
Dada en (insertar ciudad), el _ _ de (insertar mes) de 200_.
NOTIFQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

NOMBRE Y FIRMA DEL ORDENADOR DEL GASTO


(Insertar cargo del ordenador del gasto respectivo).

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota
2005

262

ANEXO H
FORMATO RESPUESTA Y ACLARACIONES A LAS OBSERVACIONES DE TERMINOS DE
REFERENCIA

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES


(INSERTAR VICEPRESIDENCIA DE EPS SECCIONAL SI ES EL
CASO)
(INSERTAR GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE
SERVICIOS DE SALUD DEPARTAMENTO DE CONTRATACIN DE
LA SECCIONAL RESPECTIVA )

CONVOCATORIA PBLICA (insertar nmero consecutivo


correspondiente/ao)
Insertar objeto de la convocatoria

RESPUESTA OBSERVACIONES
A TRMINOS DE REFERENCIA

BOLETN No __

(INSERTAR MES) __ DE 200__


______________________________________________
VICEPRESIDENCIA EPS
Carrera 10 No. 26-71 Piso 9 y 10
Telfono 3411415 5668767
Bogot, D. C - Colombia

263

ANEXO H
FORMATO RESPUESTA Y ACLARACIONES A LAS OBSERVACIONES DE TERMINOS DE
REFERENCIA

Bogot, D.C., __ de (insertar mes) de 200__


V.EPS (insertar nmero de VEPS nmero consecutivo correspondiente)
Seores
(INSERTAR NOMBRE DEL POSIBLE PROPONENTE)
Bogot D.C.
Respetados seores:
REF: Observaciones a los Trminos de Referencia Convocatoria Pblica VEPS _ _
_ de 200__.
En atencin a su escrito en donde solicita aclaracin a los Trminos de Referencia
de la Convocatoria indicada en el asunto, nos permitimos dar respuesta, previa
transcripcin de su inquietud as:
SU SOLICITUD:
Se transcribe la solicitud u observacin.....
RESPUESTA:
Redactar respuesta a las observaciones....
Esperamos en los anteriores trminos haber resuelto las inquietudes por usted
planteadas. El contenido de la presente se comunica mediante publicacin en la
pgina Web de la entidad, tal como se previ en el numeral _ _ _ de los Trminos
de Referencia. (Si es de la seccional, se omite la ltima lnea de ste prrafo)
Atentamente,
(INSERTAR NOMBRE Y FIRMA DEL VICEPRESIDENTE DE E. P. S. O
GERENTE DE LA SECCIONAL RESPECTIVA SEGN SEA EL CASO)
(Insertar Cargo).
Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS. GERENCIA NACIONAL
DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005
______________________________________________
VICEPRESIDENCIA EPS
Carrera 10 No. 26-71 Piso 9 y 10
Telfono 3411415 5668767
Bogot, D. C - Colombia

264

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

COLOMBIA
(INSERTAR VICEPRESIDENCIA DE E.P.S. O
SECCIONAL SEGN CORRESPONDA)
CONVOCATORIA PBLICA
INSERTAR NMERO CONSECUTIVO DE OFICIO SEGN
CORRESPONDA/AO
TRMINOS DE REFERENCIA

(INSERTAR OBJETO DE LA CONVOCATORIA)

INSERTAR CIUDAD, INSERTAR MES DE 200__

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


200_
Pgina

265

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

1. CONDICIONES GENERALES

1.1

MARCO LEGAL:

Las normas que lo comprenden son: Ley 10 de 1990 y Decretos reglamentarios


1088/91 y 2704/93, Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios en especial el 2170
del 2002. Se trata de un proceso de CONTRATACIN DIRECTA conforme es
autorizado por el artculo 24 ordinal l) y artculo 20 del Decreto 2170 de 2002, pero
en aras de la transparencia se realiza a travs de CONVOCATORIA PBLICA
para que presenten su oferta todos aquellos que as lo deseen y estn en
capacidad tcnica, jurdica y financiera para desarrollar el objeto.
1.2

OBJETO:

El Instituto de Seguros Sociales est interesado en recibir propuestas para


(insertar objeto de la convocatoria).
1.3

JUSTIFICACIN:

.....(Deben establecerse con la mayor claridad las razones que sustentan el por
qu contratar estableciendo la conveniencia y oportunidad de realizar el proceso
contractual, definiendo la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con
la contratacin)......
.........En el Manual de actividades, intervenciones y procedimientos del POS, se
encuentra contemplada la (insertar objeto de la convocatoria), para lo cual la EPS
del ISS debe apropiar recursos presupuestales y garantizar la prestacin de estos
servicios a travs de la contratacin de IPS idneas que lo puedan realizar...........
....Por lo anterior la EPS del ISS adelanta este procedimiento de contratacin con
el fin de seleccionar la IPS que realice estos procedimientos con los criterios
tcnicos de calidad y oportunidad que el Instituto establece en estos trminos.
1.4

PARTICIPANTES:

Podrn participar las personas naturales, jurdicas, Uniones Temporales o


Consorcios, que tengan por actividad o contemplen dentro de su objeto social y su
experiencia la prestacin directa de (insertar objeto de la convocatoria) EN LA
CIUDAD DE ________________ y que estn en capacidad de ofertar los servicios
que se solicitan a travs de la presente convocatoria pblica en las condiciones de
los presentes trminos de referencia.
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
200_
Pgina

266

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

1.5

PRESUPUESTO OFICIAL:

El Instituto de Seguros Sociales (insertar Vicepresidencia E.P.S. o Seccional si


es el caso), cuenta para efectos de la presente convocatoria Pblica, con el
Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. _ _ _ _ del _ _ de (insertar mes) de
200_ , por un valor de INSERTAR VALOR EN LETRAS DE PESOS MONEDA
LEGAL COLOMBIANA ($insertar valor en nmeros).
1.6

PUBLICACIONES WEB, TRMINOS Y CRONOGRAMA.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2170 de 2002, los presentes trminos


de referencia estarn publicados durante el trmino de la convocatoria, para los
fines establecidos en la citada disposicin legal, convocatoria que seguir el
cronograma siguiente:
ACTIVIDAD
Publicacin prepliegos
Publicacin pliegos - Apertura
Observaciones a los Trminos
Respuesta a las Observaciones
Cierre de convocatoria
Evaluacin
Observaciones a la Evaluacin
Respuesta a las Observaciones
Adjudicacin
1.7

Fecha
Insertar mes y da a Insertar mes y da de
200_
Insertar fecha DD/MM/AA
Insertar mes y da a Insertar mes y da de
200_, insertar hora.
Hasta Insertar fecha DD/MM/AA
Insertar fecha DD/MM/AA, insertar hora.
Hasta Insertar fecha DD/MM/AA
Hasta Insertar fecha DD/MM/AA, insertar
hora.
Hasta Insertar fecha DD/MM/AA
Insertar fecha DD/MM/AA

CONSULTA Y ADQUISICIN TRMINOS.

Los presentes trminos podrn ser consultados en la pgina web, o reclamados


en medio magntico o impresos (en este ltimo caso previa cancelacin de su
costo a razn de $150 por folio, en virtud de la tarifa establecida en la Resolucin
1836 de 2003), en la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de
la E.P.S. del I.S.S., ubicada en la Oficina 905 de la Torre Sur de Residencias
Tequendama (Carrera 10 No. 26-71) en la ciudad de Bogot. (Para el caso de las
convocatorias de las seccionales, cambiar los datos e insertar los datos de la
seccional si es el caso)
1.8

APERTURA Y CIERRE.

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


200_
Pgina

267

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

Las propuestas debern ser presentadas con el lleno de los requisitos


establecidos en los presentes trminos en la Gerencia Nacional de Contratacin
de Servicios de Salud de la E.P.S. del I.S.S., ubicada en la Oficina 905 de la Torre
Sur de Residencias Tequendama (Carrera 10 No. 26-71) en la ciudad de Bogot,
dentro de los trminos, fechas y hora indicados en el cronograma; la hora se
tomar de acuerdo con el servicio telefnico del 117. (Para el caso de las
convocatorias de las seccionales, cambiar los datos e insertar los datos de la
seccional si es el caso)
No se aceptar ninguna propuesta que sea entregada en dependencia
diferente, o por fuera del plazo establecido o en otro medio que no sea fsico.
1.9. OBSERVACIONES A LOS TRMINOS DE REFERENCIA:
Los interesados en la convocatoria podrn solicitar aclaraciones adicionales sobre
los mismos hasta la fecha y hora indicados en el cronograma., dirigidas por escrito
y radicadas en la Vicepresidencia de E.P.S., Torre Sur de Residencias
Tequendama (Carrera 10 No. 26-71) en la ciudad de Bogot, Piso Noveno. (Para
el caso de las convocatorias de las seccionales, cambiar los datos e insertar los
datos de la seccional si es el caso)
Dichas aclaraciones sern resueltas y publicadas en la pgina Web de la entidad.
Si con ocasin de las mismas se requiere modificar los trminos de referencia el
Instituto lo har mediante Adendos.
1.10

CIERRE DE LA CONVOCATORIA Y APERTURA DE LAS PROPUESTAS.

En el da y hora sealados para el cierre de la convocatoria, se abrirn los sobres


que contienen las propuestas y que hayan sido introducidos en la urna sellada
desde el da de la apertura y dispuesta para el efecto.
Se levantar un acta en la que consten los nombres de los proponentes,
nmero de folios y los valores de las propuestas.

el

La apertura de las propuestas recibidas oportunamente se efectuar en presencia


de los proponentes que deseen asistir al acto de diligencia de apertura de las
propuestas.
1.11 SUJECIN A LOS TRMINOS DE REFERENCIA
Los proponentes deben estudiar la informacin contenida en los Trminos de
Referencia, en los adendos que se llegaren a producir, y a la vez deben analizar
todas las circunstancias y condiciones que puedan afectar los trminos de la
propuesta. Quien participa, al suscribir la Carta de Presentacin de la propuesta,
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
200_
Pgina

268

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

declara y acepta estar de acuerdo con los trminos de referencia y se sujeta a


ellos, razn por la cual no sern de recibo reclamaciones posteriores en este
sentido.
2. EVALUACIN.
Los aspectos jurdicos sern verificados por la Direccin Jurdica Nacional, los
financieros por la Vicepresidencia Financiera y los factores tcnicos y de
experiencia del proponente sern objeto de verificacin y calificacin por parte de
la Gerencia Nacional de Calidad y su respectivo Departamento Seccional Calidad
en Cundinamarca y Bogot D.C. (Si los trminos de referencia son de las
seccionales, cambiar los datos e insertar y acoplar los datos de acuerdo a la
seccional)
La entidad se reserva el derecho de estudiar conjuntamente los diferentes
aspectos a evaluar y abstenerse de continuar el estudio de los otros conceptos en
el evento en que uno de los requerimientos necesarios no sea satisfecho por la
oferta, que en consecuencia ser rechazada.
Las evaluaciones sern publicadas en la pgina Web en la fecha indicada en el
cronograma, y se recibirn observaciones a las mismas hasta la hora y fecha
publicadas en el cronograma. Las respuestas a las mismas sern publicadas en la
pgina Web en la fecha publicada en el cronograma o en el acto administrativo de
adjudicacin, a eleccin de la entidad.
EXIGENCIA GENRICA:
Toda propuesta deber presentarse en Original y Copia, debidamente
foliadas y en cuadernillos separados para la documentacin Jurdica,
Financiera y Tcnica, para facilitar su evaluacin. Igualmente debern
presentarse dentro de sobres cerrados e identificados externamente con el
nmero, objeto de la contratacin y nombre del proponente.
Se verificar lo siguiente:
2.1. JURDICO:

(CUMPLE O NO CUMPLE)

La propuesta deber contener los siguientes documentos:


Carta de Presentacin de la Propuesta suscrita por el proponente si este es
persona natural o por su representante legal o apoderado si es persona
jurdica, consorcio o unin temporal, indicando su aceptacin a los trminos de
referencia, y manifestando bajo la gravedad de juramento que no se encuentra
incurso en causal de incompatibilidad e inhabilidad para celebrar contratos ni
participar en Licitaciones, Concursos ni Invitaciones Pblicas, y
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
200_
Pgina

269

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

comprometindose a mantener la oferta por un trmino de tres (3) meses.


(ANEXO No. _ ).
Para personas jurdicas, Certificado de Existencia y Representacin Legal de la
respectiva Cmara de Comercio, con una fecha de expedicin no mayor a un
(1) mes.
Persona Natural. Anexar el certificado de la Cmara de Comercio de
inscripcin de persona natural o de matrcula mercantil, con fecha de
expedicin no mayor a un (1) mes.
En el caso de que los representantes legales tengan limitada su facultad de
contratacin, deber adjuntarse copia del acta del rgano competente segn
sus estatutos, en donde se autoriza para contratar en la cuanta determinada
en esta convocatoria.
Para las Uniones Temporales y Consorcios, debern presentar documento de
constitucin, Certificados de Existencia y Representacin Legal de la
respectiva Cmara de Comercio para cada una de las sociedades integrantes,
as como la autorizacin de las respectivas juntas para conformar consorcios y
Uniones Temporales si fuere el caso.
Garanta de Seriedad de la Oferta, en cuanta igual al 20% del valor del
Presupuesto Oficial de la presente convocatoria, por un trmino de cuatro
meses contados a partir del cierre de esta convocatoria.
Para las personas jurdicas, certificado expedido por el Revisor Fiscal o
Representante Legal, segn el caso, en donde conste que est a paz y salvo
en sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, I.C.B.F. y SENA.,
en los trminos y de conformidad con lo dispuesto en el artculo 50 de la Ley
789 de 2002.
Acreditar la inscripcin en el registro especial nacional de que trata la Ley 10
de 1990 y el Artculo 56 de la Ley 715 de 2001.
Presentar la radicacin de la inscripcin ante el ente territorial (SECRETARIA
DE SALUD EL DISTRITO CAPITAL) - Decreto 2309/02.
En los casos que se ofrezcan servicios por medio de IPS que no sean de
propiedad del oferente, es necesario anexar el documento que garantice dicha
prestacin (Contrato, Acuerdo o Acta de compromiso), as como los dems
documentos solicitados en este captulo para las personas jurdicas.
CERTIFICACIN DE ANTECEDENTES FISCALES Y BOLETN DE
DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO BDME. Certificacin de
Antecedentes Fiscales del proponente, expedida por la Contralora Delegada
para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva de la Contralora
General de la Repblica. (Ley 60/2000 art. 60, Resolucin 5149/2000 art. 5).
En el evento que la expedicin oficial de la Certificacin de Antecedentes
Fiscales sea posterior al cierre de la convocatoria, se podr adjuntar la copia
de la radicacin efectuada en la Contralora Delegada, y entregar la

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


200_
Pgina

270

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

certificacin definitiva una vez que sta sea expedida.


Paz y salvo de la Contadura General de la Nacional de conformidad con lo
establecido en el pargrafo del Artculo 66 de la Ley 863 de 2003. Para
acreditar este requisito deber adjuntar: Recibo de consignacin por valor
equivalente al 3% del S.M.L.V. ($11.445.oo para el ao 2005) la cual deber
efectuarse en el Bancaf, Cuenta Empresarial No. 018-99334-5 a nombre de
DTN-Boletn Deudores Morosos, e insertando como cdigo del consignante el
Nit. o cdula del oferente. Junto con el recibo de consignacin se deber
adjuntar declaracin juramentada (Anexo _ ).
Certificado Registro nico Tributario RUT: Se debe adjuntar Certificado de
Inscripcin expedido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,
donde conste la identificacin y clasificacin tributaria.
Fotocopia legible del documento de identificacin del representante legal.

2.2. FINANCIERO:

(CUMPLE O NO CUMPLE)

Los Oferentes deben presentar, los documentos que informan sobre su situacin
financiera en moneda colombiana, de conformidad con los artculos 50 y 51 del
Decreto 2649 de 1993 y Ley 222 de 1995, asi:

Balance General y Estado de Resultados de los ejercicios terminados a 31 de


diciembre de 2003 y 2004(corresponde al ao inmediatamente anterior),
ambos firmados por el Representante Legal, Contador Pblico y el Revisor
Fiscal cuando as lo obligue la ley. El oferente deber diligenciar los formatos
Balance y Estado de resultados del Anexo N_, el cual ser entregado en
medio magntico con la propuesta.
Notas a los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2004.
(corresponde al ao inmediatamente anterior).
Dictamen del Revisor Fiscal a los estados financieros con corte al 31 de
diciembre de 2004 (corresponde al ao inmediatamente anterior) cuando as
lo obligue la ley.
Fotocopias legibles de las tarjetas profesionales del Revisor Fiscal y del
Contador Pblico.
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de
Contadores, del Revisor Fiscal y del Contador Pblico vigentes a la fecha de
presentacin de la oferta.
Copia de la Declaracin de renta del ao 2004(corresponde al ao
inmediatamente anterior).

Para el caso de las uniones temporales o consorcios, los documentos


mencionados deben ser presentados por cada una de las empresas que los
conforman, especificando claramente el porcentaje de participacin de cada uno
de los integrantes. La evaluacin financiera se efectuar para cada uno de los
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
200_
Pgina

271

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

miembros de la Unin temporal o consorcio y sus indicadores se multiplicarn por


el porcentaje de participacin. Finalmente los porcentajes resultantes se sumarn.
La Evaluacin Financiera de las propuestas se efectuar para verificar el
cumplimiento de las siguientes condiciones, teniendo en cuenta para ello
indicadores financieros y el capital de trabajo:
INDICADORES FINANCIEROS:

NDICE

CONDICIN

1- ENDEUDAMIENTO TOTAL(%): PASIVO TOTAL / ACTIVO TOTAL


MXIMO 70 %
2- RAZN CORRIENTE (V) : ACTIVO CTE / PASIVO CTE
MNIMO 1.0 V
3- NDICE DE OPERATIVIDAD (%): CAPITAL DE TRABAJO /
VALOR DE LA PROPUESTA
MNIMO 20 %
Donde: Capital de trabajo = Activo cte Pasivo cte
Las propuestas que no cumplan con los indicadores mnimos, sern rechazadas y
no ser obligatorio para la entidad evaluarlas en ningn otro aspecto.
2.3. TCNICO:

(CUMPLE O NO CUMPLE)

...(Deben establecerse con la mayor claridad las especificaciones de los servicios,


medicamentos o suministros a contratar y adquirir, incluyendo su descripcin en
cantidad, calidad y dems caractersticas que permitan garantizar que los
oferentes interesados cuenten con todos los requisitos mnimos para el desarrollo
del contrato y se eviten posibles omisiones en las labores a cumplir por el
contratista)....
El proponente adjuntar a la propuesta un documento con los siguientes datos:
1. Portafolio de servicios de la IPS.
2. Cobertura indicando donde prestar los servicios ofrecidos, capacidad
instalada y oferta de actividades disponible al ISS en ciruga programada en las
patologas objeto de este proceso.

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


200_
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272

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

3. Certificacin por parte del Departamento de Calidad de la Seccional


_______________ ., sobre la verificacin de la habilitacin de dichos servicios.
Si este documento no se posee por el oferente, el Instituto se reserva el
derecho de efectuar una visita para verificar el cumplimiento de los requisitos
de habilitacin.
2.4. CALIFICACIN (MODELO NO OBLIGATORIO)
...(Se deben indicar las condiciones de calificacin que de forma clara y objetiva
determinen la puntuacin que se asignar al oferente)....
Luego de practicada la verificacin de requisitos habilitadores y una vez
conformadas las ofertas definitivas, se asignarn los puntajes a cada propuesta,
de acuerdo con el siguiente detalle.
El puntaje mximo a asignar es de _ _ _ puntos, distribuidos as:
ASPECTO

PUNTAJE

Calidad y Experiencia

ASIGNAR PUNTAJE

Oferta Econmica

ASIGNAR PUNTAJE

Oferta Nacional*
ASIGNAR PUNTAJE
*Si el oferente no es nacional pero incorpore componente colombiano
en ms del 50% del servicio ofertado, obtendr _ _ puntos.

CALIDAD Y EXPERIENCIA: (INSERTAR PUNTAJE TOTAL MXIMO


ASIGNADO).
...Se deben relacionar cada uno de los tems a calificar y la puntuacin que
se adjudicar a cada uno de ellos, indicando los parmetros que
determinarn dicha adjudicacin de puntaje.... A continuacin encontrar un
MODELO NO OBLIGATORIO....
Estadsticas de los procedimientos quirrgicos especficos incluidos en la
propuesta:
Nmero de procedimientos realizados en los ltimos 6 meses.
Morbilidad derivada de los procedimientos quirrgicos.
Infeccin y complicaciones postoperatoria.
Promedio de estancia hospitalaria.
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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273

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

Cada uno de los tems relacionados tiene un valor de _ _ puntos.


Se adjudicarn _ _ puntos para el oferente que haya realizado mayor nmero
de procedimientos en los ltimos _ meses y los restantes proponentes _ puntos
menos en orden de secuencia.
_ _ puntos recibir el oferente que presente menor morbilidad derivada en el
mismo periodo y ______ puntos menos los oferentes que presenten mayor
nmero de morbilidades derivadas en orden secuencial.
Recibir _ _ puntos el oferente que presente menor nmero de infecciones y
complicaciones postoperatorias y _ puntos menos los oferentes que presenten
mayor nmero de eventos derivados en orden secuencial.
Por ltimo recibir _ _ puntos la IPS que evidencia promedios de estancia
menores y _ puntos menos, los oferentes que presenten mayor nmero de das
de estancia en orden secuencial.
El mnimo puntaje a obtener es _ _ puntos, as que quien no obtenga este
puntaje ser inmediatamente descalificado.
En todos los casos esta informacin ser verificada por el Departamento
de calidad de la seccional ________________ y los soportes debern
estar disponibles para tal fin.
ECONMICO: (INSERTAR PUNTAJE TOTAL MXIMO ASIGNADO)
En la propuesta el oferente presentar un documento en el que se consigne la
tarifas a la cual prestar sus servicios.
Deber tenerse en cuenta que el manual tarifario vigente es el del 2004
(acuerdo 312/04) y estas son las tarifas mximas a las que el ISS esta
dispuesto a reconocer por cada servicio.
La Oferta que tenga el menor precio, incluyendo los descuentos que se ofrezcan al
I.S.S, obtendr _ _ puntos, y se descontarn insertar nmero de puntos a reducir
puntos a cada propuesta en orden descendente teniendo en cuenta el valor de su
oferta en los mismos trminos de la primera.
Los proponentes debern presentar su oferta econmica, incluyendo todos los
impuestos y gastos en que deben incurrir, as como debern calcular el descuento

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


200_
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274

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

que se ofrezca al Instituto, debe considerarse que para efectos del clculo de la
propuesta ms baja se tendr en cuenta dicho descuento.
INCENTIVO A LA INDUSTRIA NACIONAL (INSERTAR PUNTAJE TOTAL
MXIMO ASIGNADO)
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 816 de 2003, se asignarn insertar en
letras puntaje total mximo asignado (_ _) puntos a los proponentes que tengan
nacionalidad colombiana, o los extranjeros que aporten los documentos que
acrediten la reciprocidad de que trata la Nota 1 de este acpite. En el caso de los
consorcios o uniones temporales en donde no todos sus componentes sean
nacionales o extranjeros, se asignarn los puntos a prorrata de la participacin
que en el consorcio o unin temporal tenga el componente nacional.
Igualmente se asignarn insertar puntaje a asignar en letras (_ _) puntos a los
extranjeros que acrediten la incorporacin de por lo menos el 50% de componente
colombiano en el servicio ofrecido.
NOTA 1: RECIPROCIDAD: En caso de sociedades civiles o comerciales
extranjeras, o de personas naturales extranjeras no residentes en Colombia, los
Proponentes de origen extranjero recibirn igual tratamiento que los de origen
nacional, en los trminos previstos en la Ley 80 de 1993, siempre que exista un
acuerdo, tratado o convenio entre el pas de su nacionalidad y Colombia, en el
sentido que a las ofertas de servicios colombianos se les conceder en ese pas el
mismo tratamiento otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones,
requisitos, procedimientos y criterios para la adjudicacin de los contratos
celebrados con el sector pblico. En los trminos de la Ley 816 de 2003, la
reciprocidad se demostrar con la expedicin de un informe por parte de la Misin
Diplomtica Colombiana del pas de origen del Proponente.
NOTA 2: Todos los documentos otorgados en el exterior para acreditar lo dispuesto
en este numeral, debern presentarse legalizados en la forma prevista en el inciso 2
del numeral 22.4 del artculo 22 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con los
artculos 259 y 260 del Cdigo de Procedimiento Civil y el artculo 480 del Cdigo de
Comercio.
2.4

CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS


EXCLUSIN EN LA EVALUACIN DE PROPUESTAS)

(CRITERIOS

DE

a) No adjuntar la carta de presentacin de la propuesta o cuando la misma no se


encuentre firmada por el representante legal.
b) Cuando el Representante Legal no se encuentre debidamente facultado para presentar
propuesta.
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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275

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

c) Cuando no se alleguen los documentos o aclaraciones solicitadas por el Instituto dentro


del trmino perentorio sealado para tal efecto.
d) Cuando la propuesta se presente extemporneamente o en un lugar distinto al
sealado en los presentes trminos de referencia.
e) Cuando la propuesta o sus aclaraciones posteriores contengan informacin inexacta
que haya servido de base para mejorar el puntaje.
f) Cuando se compruebe que el proponente se encuentra incurso en alguna de las
causales de inhabilidad e incompatibilidad.
g) Cuando se compruebe que el oferente falt a la verdad en la informacin suministrada
en la propuesta.
h) Cuando no alcance los puntajes determinados por experiencia.
i) Cuando para esta misma Convocatoria se presenten varias propuestas por el
Proponente, por s o por interpuesta persona, en Consorcio, Unin Temporal o
individualmente. Se entiende que el proponente presenta varias propuestas cuando
cualquiera de los miembros principal o suplente de la junta directiva o de
representacin legal, coincide con los miembros principal o suplente de la junta
directiva o de representacin legal de otro proponente, caso en el cual se rechazarn
todas ellas.

De conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artculo 15 de la Ley 80


de 1993, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura
contratacin o al proponente, no necesarios para la comparacin objetiva de las
propuestas, no servir de ttulo suficiente para el rechazo del ofrecimiento. La
entidad determinar bajo los parmetros de la racionalidad, qu documentos se
encuadran dentro del mbito de la norma, y los podr solicitar por una vez al
contratista exigiendo un plazo perentorio para su cumplimiento, vencido el cual, si
no fueren aportados, ser causal de rechazo.
2.5 DESEMPATE:
En caso de que dos o ms proponentes obtengan el mismo puntaje se adjudicar
preferentemente al proponente nacional, o de origen de un pas con reciprocidad
frente a los oferentes colombianos. De persistir el empate, se adjudicar a aquel
oferente que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio tcnico. Si persiste se
dirimir por el ms alto puntaje en el criterio econmico y de persistir el empate se
harn contratos con los oferentes en empate dividiendo proporcionalmente el
presupuesto.

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


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276

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

2.6 ADJUDICACIN:
El insertar Vicepresidente de E.P.S Gerente de la seccional respectiva si es el
caso., adjudicar en la fecha publicada en el cronograma, la presente
Convocatoria Pblica, al oferente que una vez verificado los criterios mnimos
jurdicos y financieros, haya obtenido el mayor puntaje segn los criterios de
evaluacin expuestos en estos trminos de referencia.
De la decisin adoptada se le notificar al seleccionado, quien dentro de los tres
(3) das hbiles siguientes deber suscribir el contrato correspondiente. A los
dems oferentes se les informar por va electrnica mediante publicacin del acto
de adjudicacin en la Pgina Web.
2.7. DECLARATORIA DE DESIERTA DE LA CONVOCATORIA:
Dentro del trmino fijado para la adjudicacin, el ISS podr declarar desierta la
presente convocatoria, mediante acto administrativo debidamente motivado,
cuando no se presente propuesta alguna, ninguna cumpla con las condiciones
sealadas en los presentes trminos o no existan condiciones para una seleccin
objetiva.
CAPITULO III
DEL CONTRATO (MODELO NO OBLIGATORIO)
3.1.

Objeto: EL CONTRATISTA prestar insertar objeto del contrato y que le


indique EL INSTITUTO, a travs de la Gerencia de la Seccional
____________, en especial los pacientes que se encuentran en lista de
espera quirrgica para atencin en la Clnica __________________ y que
no sea posible atender con la celeridad requerida.

3.2.

Condiciones especiales del servicio: La atencin comprende la


realizacin de todas las actividades, intervenciones y procedimientos,
diagnsticos y teraputicos definidos en el Manual de Actividades,
Intervenciones y procedimientos del POS (Resolucin No. 5261/94 y
Acuerdo 256/01 del ISS) que con base en los protocolos y guas de manejo
que sean necesarios de acuerdo a los Paquetes de Atencin Integral
definidos para la solucin del problema de salud en las especificaciones
citadas en la clusula, los trminos de referencia y la oferta presentada por
EL CONTRATISTA. El suministro de medicamentos se har con sujecin al
Formulario de Medicamentos del POS, y a los contenidos en los Paquetes
de _________________. En caso que desde el punto de vista mdico se
prescriban medicamentos no incluidos en los Acuerdos 228 de 2002 y 282
de 2004 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud - CNSSS,
previo al suministro, EL CONTRATISTA deber solicitar la respectiva

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


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277

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

autorizacin
al
Comit
Tcnico
Cientfico
EPS-Seccional
_______________, con el lleno de los requisitos y formalidades
establecidos en las disposiciones legales.
3.3.

Plazo: El Contrato que se suscriba tendr una duracin de ________ (__)


meses contados a partir de su perfeccionamiento y legalizacin, sin
perjuicio de su finalizacin anticipada por agotamiento de su presupuesto.

3.4.

Forma de Pago: El I.S.S., pagar el contrato de acuerdo con lo establecido


por las resoluciones internas que regulan este procedimiento, pero en todo
caso contra presentacin de factura con los respectivos soportes y dentro
de los sesenta (60) das siguientes.

3.5.

Lugar de Ejecucin: Teniendo en cuenta la naturaleza de la prestacin de


los servicios que se prestarn por intermedio de la presente convocatoria,
stos debern ser prestados en la ciudad de _____________.

3.6.

Supervisin del Contrato: El contrato es firmado por el insertar ordenador


del gasto segn corresponda, por lo tanto el control sobre las
autorizaciones de servicio ser realizada por la insertar dependencia, la
Supervisin sobre la ejecucin ser adelantada por la insertar dependencia.
En todo caso el representante de la entidad puede modificar y designar
para la supervisin del contrato a persona diferente mediante modificacin
bilateral al contrato o resolucin motivada.

3.7.

Clusulas excepcionales y Multas: De acuerdo con lo establecido en el


artculo 14 de la Ley 80 de 1993, el contrato que se suscriba contendr las
clusulas excepcionales de Caducidad, Modificacin, Interpretacin y
Terminacin Unilateral, as como la inclusin de multas como apremio al
cumplimiento de las obligaciones del contrato.

3.8.

Obligaciones del Contratista: 1) Prestar los servicios y atencin objeto del


contrato con sujecin estricta al respectivo protocolo de manejo o gua de
atencin establecido por EL INSTITUTO o acordado en el contrato. 2)
Suministrar a los afiliados a la EPS-ISS exclusivamente la atencin objeto
de la orden y autorizacin de servicios expedida por funcionario competente
de la E.P.S. del INSTITUTO. 3) Prestar los servicios objeto del contrato
bajo los criterios de calidad y de las prcticas profesionales de general
aceptacin, conservando los principios de tica mdica, y brindando al
paciente atencin oportuna en la fecha y hora programadas, sin ningn tipo
de discriminacin, frente a otros pacientes que atienda y garantizando en
forma permanente, durante el trmino del contrato, la calidad de los
servicios prestados de acuerdo con los ofrecimientos de su propuesta; 4)

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


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278

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

Realizar u ordenar nicamente las actividades, procedimientos e


intervenciones, que se encuentran establecidos en el POS, salvo
autorizacin expresa para eventos contemplados en rdenes judiciales y
previa autorizacin del INSTITUTO. 5) Suministrar los medicamentos con
sujecin al Formulario de Medicamentos del POS. 6) Ajustarse al proceso
administrativo asistencial del INSTITUTO en la remisin de los pacientes
asignados, para la atencin de patologas no concomitantes con la
enfermedad en tratamiento. 7) Exigir a los afiliados el comprobante de pago
de cuotas moderadoras y copagos, cuando fuere pertinente. 8) Verificar la
identidad del paciente objeto de la orden de prestacin de servicios emitida
por EL INSTITUTO y establecer el derecho del paciente a los servicios del
ISS, en los casos de atencin inicial de urgencias. 9) Mantener informado al
afiliado sobre los aspectos relacionados con la salud y el proceso de
atencin. 10) Entregar al usuario copia de la factura correspondiente al
valor de los servicios prestados y que ser objeto de cobro al INSTITUTO.
11) Expedir los certificados de incapacidad a que diere lugar el proceso de
atencin del asegurado, dentro de un marco de racionalidad cientfica y con
base en las normas establecidas por el INSTITUTO. 12) Expedir rdenes
de servicio, frmulas mdicas y certificados de incapacidad en papelera
que se defina conjuntamente entre las partes. 13) Informar al INSTITUTO
cuando se presenten circunstancias no contempladas en el contrato. 14)
Suministrar al INSTITUTO los informes clnicos estadsticos y financieros,
relacionados con la atencin prestada, siguiendo las normas del Sistema
General de Seguridad Social en Salud y los lineamientos que se
establezcan por EL INSTITUTO. 15) Presentar la facturacin y contestar
las objeciones dentro de los trminos y con el lleno de los requisitos y
formalidades que establece el Manual para la Revisin de la Facturacin
por Servicios de Salud del ISS. 16) Conservar en sus archivos y a
disposicin del INSTITUTO los registros estadsticos, la historia clnica y
soportes administrativos correspondientes, debidamente diligenciados y
actualizados sobre los servicios prestados a los afiliados del INSTITUTO,
de conformidad con la ley. 17) Informar al INSTITUTO, cuando se detecten
anomalas por parte de los afiliados, tales como suplantaciones, mala
utilizacin de los servicios y en general el incumplimiento de los deberes
que tienen de conformidad con lo establecido en el artculo 160 de la Ley
100 de 1993. 18) Permitir y facilitar labores de supervisin, evaluacin,
control y auditora que EL INSTITUTO realice en forma directa o a travs de
terceros y atender sus recomendaciones. 18) Cumplir con las citaciones
del INSTITUTO, cuando el objeto de las mismas est relacionado con
aspectos inherentes al contrato; 19) Responder por las irregularidades y
reclamaciones que se presenten, en desarrollo de la atencin que se obliga
a prestar a los asegurados y aplicar las medidas correctivas pertinentes. 20)
Realizar los controles financieros a fin de no exceder bajo ninguna
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

circunstancia el monto establecido en el contrato 21) Asumir los gastos


derivados de los trmites de legalizacin del contrato, atinentes a la
constitucin de la garanta nica, pago del impuesto de timbre y de
publicacin en el Diario nico de Contratacin; 22) Conocer y aplicar, las
disposiciones que, en materia de salud, expida el Gobierno Nacional y EL
INSTITUTO.
3.9.

Obligaciones del Instituto: 1) Tramitar dentro de los trminos establecidos


en el Manual de Revisin de la Facturacin por Servicios de Salud del ISS,
la facturacin por los servicios prestados. 2) Pagar el valor de los servicios
prestados por el CONTRATISTA dentro de los trminos establecidos por las
resoluciones internas que regulan este procedimiento, pero en todo caso
contra presentacin de factura, certificado de cumplimiento por el
interventor y con los respectivos soportes dentro de los sesenta das
siguientes.

3.10. Garantas: EL CONTRATISTA deber constituir a su costa y en favor del


INSTITUTO, en una Compaa de Seguros o en una entidad Bancaria,
legalmente establecida en el pas, cuyas plizas matrices se encuentren
aprobadas por la Superintendencia Bancaria, garanta nica para avalar el
cumplimiento de las obligaciones surgidas de este contrato. La garanta
cubrir: a) El cumplimiento de sus obligaciones y el pago de las sanciones
que se le llegaren a imponer, en una cuanta igual al diez por ciento (10%)
del valor total del contrato por el plazo del mismo y cuatro (4) meses ms;
b) La buena calidad de servicio, en una cuanta igual al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato por el plazo del mismo y cuatro (4) meses
ms. c) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones al
personal que utilice EL CONTRATISTA en la ejecucin del contrato, en una
cuanta igual al cinco por ciento (5%) del valor total de este, por el plazo de
ejecucin del mismo y tres (3) aos ms; e) Una pliza de responsabilidad
civil extracontractual, en una cuanta igual al cinco (5%) del valor del
contrato, por el trmino del mismo y cuatro (4) meses ms. PARGRAFO:
La garanta deber constituirse dentro de los DOS (2) das siguientes a la
fecha que El CONTRATISTA reciba copia del contrato debidamente
firmado. La garanta se entender vigente hasta la liquidacin del contrato
garantizado y la prolongacin de sus efectos y, tratndose de pliza, no
expirar por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. La
garanta requiere aprobacin por parte del INSTITUTO
Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE
EPS. GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD.
Bogota
2005
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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280

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

ANEXOS:
A continuacin se presentan los Anexos 1 (Presentacin de la Propuesta) y 2
(Declaracin Juramentada de No Moroso con el Estado o de Acuerdo de Pago). El
Anexo 3 (Informacin Financiera) se presenta en archivo aparte por estar
consignada en formato diferente (Excel)

ANEXO No. 1
CONVOCATORIA PBLICA (INSERTAR NMERO CONSECUTIVO
DE OFICIO SEGN CORRESPONDA)
INSERTAR OBJETO DE LA CONVOCATORIA

CARTA DE PRESENTACIN DE LA PROPUESTA


Seores
Instituto de Seguros Sociales
Bogot D.C.
Yo
________identificado con cdula de ciudadana nmero __________
domiciliado en ______, actuando en nombre y representacin de
l___________________ (o en nombre propio para las personas naturales) tal y
como consta en el certificado de constitucin y representacin legal, afirmo bajo la
gravedad del juramento que conozco y acepto las siguientes condiciones:
1.Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, slo compromete al
Proponente.
2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene inters comercial en
esta propuesta ni en el contrato que de ella se derive.
3. Que no nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o
incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993 y dems normas sobre la materia
y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones
especiales para contratar.
4. Igualmente declaro que en caso de sobrevenir alguna inhabilidad, me har
responsable frente al ISS y ante terceros, por los perjuicios que se ocasionen y me
comprometo a ceder el contrato, previa autorizacin escrita del ISS, o si ello no fuere
posible, renunciar a su ejecucin.
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

5. Que conocemos y aceptamos los siguientes Adendos a los trminos de


referencia:
Adendos Nos.___________________ de fecha ______________________ (slo
diligenciar en caso de haberse producido).
6. Si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantas
requeridas y a suscribir stas y el contrato, dentro de los trminos sealados para
ello.
7. Que conocemos las leyes de la Repblica de Colombia que rigen la presente
contratacin.
8. Que los precios de la propuesta son vlidos por un trmino mnimo de tres (3)
meses contados a partir de la fecha y hora del cierre de la contratacin. Si se
amplan los plazos, la propuesta continuar vigente por dicha prrroga.
9. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados,
todos los cuales se entienden rubricados con la firma de la presente carta.
10. Que el monto de los servicios ofrecidos asciende a $ ________________
Los datos del oferente son:
Nombre o razn social:
Identificacin:

_____________________________

_____________________________(Clase y nmero)

Matrcula Mercantil _____________________________


Domicilio:

_____________________________

Ciudad y Pas:

_____________________________

Telfono:
_____________________________
Fax N:
_____________________________
Correo electrnico _____________________________
Con la firma del presente documento manifiesto bajo mi responsabilidad que la
informacin aqu consignada es veraz.
Atentamente,
Nombre del oferente o Representante Legal _______________________________
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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282

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

Cdula de Ciudadana No. _________________ de _________________


Cargo:
______________________________________
Direccin: ______________________________________
Telfono:
______________________________________
Correo Electrnico ______________________________________

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS. GERENCIA


NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


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283

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

ANEXO No. 2
CONVOCATORIA PBLICA (INSERTAR NMERO CONSECUTIVO
DE OFICIO SEGN CORRESPONDA)
INSERTAR OBJETO DE LA CONVOCATORIA

DECLARACIN JURAMENTADA
Ciudad ______________. Fecha ___________________

Seores

SEGURO SOCIAL
Ciudad de domicilio

Asunto : Declaracin de No Deudor Moroso del Estado.


Yo ______________________________, identificado como aparece al pie
de mi firma, obrando como representante legal de __________________, (o
en nombre propio si fuere el caso) declaro bajo la gravedad del juramento
no encontrarme en situacin de Deudor Moroso con el Estado.
Lo anterior con el fin de ______________________ (suscribir contrato de
Prestacin de Servicios de Salud).
Cordialmente,
______________________________
Nombre y Apellidos - Razn Social
Firma ____________________________________
Identificacin Nmero _______________________
Seleccione con una X segn corresponda
Cdula de Ciudadana
NIT
Cdula de Extranjera
Pasaporte
Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia

Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de


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284

ANEXO I
FORMATO TERMINOS DE REFERENCIA

Continuacin Anexo 2. Declaracin Juramentada para Acuerdos de


Pago
Ciudad ______________. Fecha ___________________

Seores

SEGURO SOCIAL
Ciudad de domicilio

Asunto : Declaracin de Acuerdo Vigente de pago con del Estado.


Yo ______________________________, identificado como aparece al pie
de mi firma, declaro bajo la gravedad del juramento, que suscrib acuerdo
de pago con la entidad ______________________el da ______, bajo las
siguientes condiciones:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_______________________________________________________
Lo anterior con el fin de ______________________ (suscribir contrato de
Prestacin de Servicios de Salud)
Cordialmente,
_______________________________
Nombre y Apellidos o Razn Social
Firma ____________________________________
Identificacin Nmero _______________________
Seleccione con una X segn corresponda
Cdula de Ciudadana
NIT
Cdula de Extranjera
Pasaporte
Sociedad Extranjera sin NIT en Colombia
Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.
GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogota 2005
Trminos de Referencia Convocatoria (Insertar nmero consecutivo de oficio segn corresponda) de
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285

ANEXO J
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR AGENDA DE CONECTIVIDAD
Fecha de Emisin:
Gerencia Nacional de Informtica
21 DE MAYO DE 2003
Departamento de apoyo a Usuarios
PROCEDIMIENTO RECOPILAR
INFORMACION PARA PUBLICAR
AGENDA DE CONECTIVIDAD

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RESPONSABLE:

Todas las Dependencias que manejan la contratacin en el ISS o que hayan sido
delegadas para tal fin.

RESULTADOS ESPERADOS

Envo de la informacin a publicar en la MATRIZ PROCESOS y en la MATRIZ


ETAPAS DE PROCESOS que son enviadas por la Gerencia Nacional de
Informtica dentro del archivo de Excel llamado MATRIZ AGENDA DE
CONECTIVIDAD.
Tambin deben anexar los documentos generales, (Trminos de referencia y los
anexos en formato .zip relacionado al cdigo de la etapa al que pertenece de forma
separada).

PREPARACIN Y MATERIALES NECESARIOS

Diligenciamiento de la matriz procesos y de la matriz etapas procesos, teniendo en


cuenta los anexos que se encuentran dentro del archivo de Excel llamado MATRIZ
AGENDA DE CONECTIVIDAD.
Tener disponible la informacin a publicar.
Revisar los ejemplos de diligenciamiento de las matrices los cuales se encuentran
en la hoja electrnica que se menciona anteriormente.

PRINCIPALES ACTIVIDADES
1. Ingresar los datos de la licitacin pblica, contratacin directa o convocatoria pblica, en la matriz
procesos enviada por la Gerencia Nacional de Informtica dentro del archivo de Excel llamado
MATRIZ AGENDA DE CONECTIVIDAD.
Para el ingreso de la informacin a la Matriz deben tenerse en cuenta los siguientes parmetros al
igual que los que aparecen en el Anexo1.

ELABORADO POR:

Ing. CLAUDIA GARAVITO REVISADO POR: Ing. JAIRO GUAYARA CORTES


MONTAEZ.

APROBADO POR: Ing. FRANCISCO JAVIER


PULIDO FAJARDO

ANEXO J
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR AGENDA DE CONECTIVIDAD
Fecha de Emisin:
Gerencia Nacional de Informtica
21 DE MAYO DE 2003
Departamento de apoyo a Usuarios
PROCEDIMIENTO RECOPILAR
INFORMACION PARA PUBLICAR
AGENDA DE CONECTIVIDAD

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Id_Proceso

Cdigo especifico del proceso el cual es asignado por el


rea encargada de la contratacin, por ejemplo VA-2002-03,
donde VA = Vicepresidencia Administrativa, 2002 = Ao, 03
= Nmero del proceso, (alfanumrico)

Objeto

Objeto del proceso de contraccin (texto)

Cuanta

Valor del proceso de contratacin, este dato debe ser


ingresado en formato de nmero.

FechaInicio

Fecha de Inicio del proceso de Contratacin, el dato es tipo


fecha con formato: dd/mm/aaaa (da/ mes/ ao)

FechaTermina

Fecha de finalizacin del proceso de Contratacin el dato es


tipo fecha con formato: dd/mm/aaaa (dd/ mes/ aaaa).

Cod_estado

Cdigo de los distintos estados por los cuales puede pasar


el proceso, teniendo en cuenta los siguientes parmetros
(numrico):
cod_estado
1
2
3
4
5
6
7
8

Cd_seccional

Cdigo de la seccional a la cual pertenece el proceso,


teniendo en cuenta los siguientes parmetros (numrico):
Cod_seccional

ELABORADO POR:

des_estado
En Proceso
Adjudicado
Desierto
Celebrado
Ejecutado
Liquidado
Fallido
Suspendido

nom_seccional

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5
8
11
Cod_seccional
13
15
17
18
19
20
23
25
27
41
44
47
50
52
54
63
66
68
70
73
76
81
85
86
88
91
94

ELABORADO POR:

Pgina 3de 9

ANTIOQUIA
ATLANTICO
BOGOTA
nom_seccional
BOLIVAR
BOYACA
CALDAS
CAQUETA
CAUCA
CESAR
CORDOBA
CUNDINAMARCA
CHOCO
HUILA
GUAJIRA
MAGDALENA
META
NARIO
NORTE DE SANTANDER
QUINDIO
RISARALDA
SANTANDER
SUCRE
TOLIMA
VALLE
ARAUCA
CASANARE
PUTUMAYO
SAN ANDRES
AMAZONAS
GUAINIA

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95
97
99

Pgina 4de 9

GUAVIARE
VAUPES
VICHADA

Cod_ciudad

Cdigo de la Ciudad que esta realizando el proceso, por


ejemplo 1 = Bogot, 78 = Baranoa), teniendo en cuenta los
parmetros del anexo1.

Cod_Negocio

Cdigo del Negocio al cual pertenece la contratacin, segn


los siguientes parmetros. (numrico)

Cod_negocio
1
2
3
4
5
6

cod_proceso

Nom_seccional
EPS
AFP
ARP
IPS
Administrativa
Financiera
Seguro Social (todos los
Negocios) cuando en un
proceso se afectan todos
los 6 negocios.

Es el cdigo que identifica el tipo de proceso que se esta


realizando, teniendo en cuenta los siguientes parmetros.

Cod_tipoproceso
Nom_tipoproceso
1
Licitacin Publica
2
Convocatoria Publica

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Contratacin directa

Bien

Identifica el bien o servicio el dato debe ser dado en formato


carcter de longitud mxima de 50.

valor_pliego

Valor total pliego, se debe teclear el formato numrico.


Cuando no exista o no aplique, el valor del pliego se debe
dejar en blanco.

Valor copia pliego

Valor copia del pliego, se debe teclear el formato numrico.


Cuando no exista o no aplique, se debe dejar en blanco
este campo.

Fecha visita obra

Se debe incluir la fecha de visita en formato dd/mm/aaaa


(dd/mes/aaaa). Cuando no aplique, o no exista este campo
se debe dejar en blanco.
Fin Fecha Visita de Obra: Se debe incluir la fecha en que finaliza la visita en
formato dd/mm/aaaa (dd/mes/aaaa). Cuando no aplique, o
no exista este campo se debe dejar en blanco.
Tipo moneda

Se debe llenar con el nombre del tipo de moneda con la


cual se va a pagar el proceso. Es de formato carcter,
ejemplo:
pesos,
dlares,
pesetas,
euros. Cuando este criterio no aplica se debe escribir N/A

Lugar obtencin documentos Direccin donde se obtienen los documentos del


proceso o trminos de referencia, viene dado en formato
carcter. Cuando este criterio no aplica se debe escribir N/A

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Lugar presentacin documentos Lugar y Direccin donde deben entregar los


documentos, viene dado en formato carcter. Cuando este
criterio no aplica se debe escribir N/A.

Ciudad entrega propuesta Nombre de la ciudad donde se deben entregar las


propuestas. Cuando este criterio no aplica se debe escribir
N/A.
Direccin entrega propuesta Direccin donde se deben entregar las propuestas.
Cuando este criterio no aplica se debe escribir N/A.

Requisitos generales
Se relacionan todos los requisitos generales para
participar, mximo 500 caracteres. Cuando este criterio no
aplica se debe escribir N/A.

Documentos requisitos proponentes Se relacionan todos los documentos que


son requisito para que los proponentes participen en el
proceso en mencin. Cuando este criterio no aplica se debe
escribir N/A.

Requisito para los proponentes Se escribe todos los documentos que son
requisito para que los proponentes participen en el proceso
en mencin. Cuando este criterio no aplica se debe escribir
N/A.

Criterios evaluacin

ELABORADO POR:

Se deben llenar con los diferentes criterios de evaluacin


que se aplicaran en el proceso que se esta abriendo.
Cuando este criterio no aplica se debe escribir N/A.

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2. A su vez un proceso de contratacin debe pasar por varias etapas y cada una de
ellas tiene una fecha de inicio y finalizacin, las cuales deben estar comprendidas
entre las fechas anteriormente sealadas como de inicio y finalizacin total del
proceso de contratacin.
Para poder suministrar la informacin deben diligenciar la matriz etapas de
procesos enviada por la Gerencia Nacional de Informtica dentro del archivo de
Excel llamado MATRIZ AGENDA DE CONECTIVIDAD, teniendo en cuenta los
siguientes parmetros:
id_proceso

Cdigo especifico del proceso el cual es asignado por el


rea encargada de la contratacin, por ejemplo VA-2002-03,
donde VA = Vicepresidencia Administrativa, 2002 = Ao, 03
= Nmero del proceso, el cual debe ser el mismo de la
matriz de procesos. (alfanumrico). Es el campo que
relaciona las etapas con el proceso.

cod_etapa

Cdigo de la etapa del proceso como se describe a


continuacin (numrico)

Cod_etapa
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

ELABORADO POR:

des_etapa
Publicacin Borrador Trminos
Publicidad de Acuerdo a Requisitos Oficiales
Publicacin de Trminos
Publicacin de Adendos, Aclaraciones
Recepcin de Propuestas
Calificacin
Resultados
Adjudicacin
Contratacin
Ejecucin
Publicacin. de resultados de evaluacin de propuestas
Presentacin de observaciones / aclaraciones a la

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27

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evaluacin.
En audiencia de adjudicacin
Suscripcin del contrato
Legalizacin del contrato
Preseleccin de Proponentes
Apertura del proceso y venta de trminos
Visita Obligatoria
Cierre entrega y radicacin de propuestas
Respuesta a Observaciones
Resolucin de Apertura
Aviso de prensa
Inicio de Venta de trminos
Aclaracin al contenido de pliegos.
Audiencia de conformacin dinmica
Observaciones al proyecto de Terminos de Referencia.
Apertura del proceso

Inicio

Fecha de Inicio de la etapa del proceso de Contratacin


(fecha a formato: (dd/mm/aaaa).

Termina

Fecha de finalizacin de la etapa del proceso de


Contratacin (fecha a formato: dd/mm/aaaa).

Para subir la informacin a la pgina WEB, debe ir totalmente diligenciada la matriz y en el orden
que esta el formato anexo a este documento.

3. Tambin deben anexar los documentos generales, (Trminos de referencia y los anexos en formato
.zip y relacionado el cdigo de la etapa al que pertenece en forma separada).

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Se sugiere que los nombres de los archivos estn estandarizados, haciendo


alusin a cada proceso asi; <<tipo de documento>>_cdigo del proceso_fecha en
el formato.zip
Ejemplo:

terminos_gnbs02_2003_03_03.zip
adendos_vips04_2003_03_15.zip

4. Para la recopilacin y envi de la informacin a la Gerencia Nacional de informtica, cada


Vicepresidencia debe hacerlo a travs de un delegado, con el cual la Gerencia diseara el
mecanismo ms adecuado para dicha recopilacin.

5. La Gerencia Nacional de Informtica publicara la informacin cuando la Vicepresidencia autorice


mediante oficio.

ACCIONES DE NO CONFORMIDAD

De no ser entendible la matriz puede comunicarse con el ingeniero Andrs Villamarin al telfono
3436420 Ext. 7177, de la Gerencia Nacional de Informtica, quien con gusto aclarara las inquietudes
que surjan al momento de ingresar la informacin a la matriz.

CUIDADOS

No ingresar informacin errada que pueda llegar a causar traumatismos en los procesos.
Seguir el orden correcto para el ingreso de la informacin a la matriz
No modificar el formato de la hoja electrnica que se entrega a ustedes por parte de esta Gerencia.

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS. GERENCIA


NACIONAL DE CONTRATACION DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005

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ANEXO K
LISTADO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS
ANTES DE LA ELABORACIN DEL CONTRATO

LISTADO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS


ANTES DE LA ELABORACIN DEL CONTRATO

Carta de Presentacin de la Propuesta suscrita por el proponente si este es


persona natural o por su representante legal o apoderado si es persona
jurdica, consorcio o unin temporal, indicando su aceptacin a los trminos
de referencia, y manifestando bajo la gravedad de juramento que no se
encuentra incurso en causal de incompatibilidad e inhabilidad para celebrar
contratos ni participar en Licitaciones, Concursos ni Invitaciones Pblicas, y
comprometindose a mantener la oferta por un trmino de tres (3) meses.
Para personas jurdicas, Certificado de Existencia y Representacin Legal de
la respectiva Cmara de Comercio, con una fecha de expedicin no mayor a
un (1) mes.
Persona Natural. Anexar el certificado de la Cmara de Comercio de
inscripcin de persona natural o de matrcula mercantil, con fecha de
expedicin no mayor a un (1) mes.
En el caso de que los representantes legales tengan limitada su facultad de
contratacin, deber adjuntarse copia del acta del rgano competente
segn sus estatutos, en donde se autoriza para contratar en la cuanta
determinada en esta convocatoria.
Para las Uniones Temporales y Consorcios, debern presentar documento
de constitucin, Certificados de Existencia y Representacin Legal de la
respectiva Cmara de Comercio para cada una de las sociedades
integrantes, as como la autorizacin de las respectivas juntas para
conformar consorcios y Uniones Temporales si fuere el caso.
Garanta de Seriedad de la Oferta, en cuanta igual al 20% del valor del
Presupuesto Oficial de la convocatoria, por un trmino de cuatro meses
contados a partir del cierre de la convocatoria.
Para las personas jurdicas, certificado expedido por el Revisor Fiscal o
Representante Legal, segn el caso, en donde conste que est a paz y salvo
en sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales,
pensiones y aportes a las Cajas de Compensacin Familiar, I.C.B.F. y
SENA., en los trminos y de conformidad con lo dispuesto en el artculo 50
de la Ley 789 de 2002.
Acreditar la inscripcin en el registro especial nacional de que trata la Ley
10 de 1990 y el Artculo 56 de la Ley 715 de 2001.
Presentar la radicacin de la inscripcin ante el ente territorial
(SECRETARIA DE SALUD EL DISTRITO CAPITAL) - Decreto 2309/02.
En los casos que se ofrezcan servicios por medio de IPS que no sean de
propiedad del oferente, es necesario anexar el documento que garantice
dicha prestacin (Contrato, Acuerdo o Acta de compromiso), as como los
dems documentos solicitados en este captulo para las personas jurdicas.
______________________________________________
VICEPRESIDENCIA EPS
Carrera 10 No. 26-71 Piso 9 y 10
Telfono 3411415 5668767
Bogot, D. C - Colombia

295

ANEXO K
LISTADO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS
ANTES DE LA ELABORACIN DEL CONTRATO

CERTIFICACIN DE ANTECEDENTES FISCALES Y BOLETN DE DEUDORES


MOROSOS DEL ESTADO BDME. Certificacin de Antecedentes Fiscales del
proponente, expedida por la Contralora Delegada para Investigaciones,
Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva de la Contralora General de la
Repblica. (Ley 60/2000 art. 60, Resolucin 5149/2000 art. 5). En el
evento que la expedicin

oficial de la Certificacin de Antecedentes Fiscales sea posterior al cierre de


la convocatoria, se podr adjuntar la copia de la radicacin efectuada en la
Contralora Delegada, y entregar la certificacin definitiva una vez que sta
sea expedida.
Paz y salvo de la Contadura General de la Nacin de conformidad con lo
establecido en el pargrafo del Artculo 66 de la Ley 863 de 2003. Para
acreditar este requisito deber adjuntar: Recibo de consignacin por valor
equivalente al 3% del S.M.L.V. ($11.445.oo para el ao 2005) la cual
deber efectuarse en el Bancaf, Cuenta Empresarial No. 018-99334-5 a
nombre de DTN-Boletn Deudores Morosos, e insertando como cdigo del
consignante el Nit. o cdula del oferente. Junto con el recibo de
consignacin se deber adjuntar declaracin juramentada.
Certificado Registro nico Tributario RUT: Se debe adjuntar Certificado de
Inscripcin expedido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales,
donde conste la identificacin y clasificacin tributaria.
Fotocopia legible del documento de identidad del representante legal.

Los Oferentes deben presentar, los documentos que informan sobre su


situacin financiera en moneda colombiana, de conformidad con los artculos
50 y 51 del Decreto 2649 de 1993 y Ley 222 de 1995, asi:

Balance General y Estado de Resultados de los ejercicios terminados a 31


de diciembre de 2003 y 2004 (corresponde a los dos aos inmediatamente
anteriores), ambos firmados por el Representante Legal, Contador Pblico y
el Revisor Fiscal cuando as lo obligue la ley. El oferente deber diligenciar
los formatos Balance y Estado de resultados, los cuales sern entregados
en medio magntico con la propuesta.
Notas a los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2004
(corresponde al ao anterior).
Dictamen del Revisor Fiscal a los estados financieros con corte al 31 de
diciembre de 2004 (corresponde al ao anterior), cuando as lo obligue la
ley.
Fotocopias legibles de las tarjetas profesionales del Revisor Fiscal y del
Contador Pblico.
______________________________________________
VICEPRESIDENCIA EPS
Carrera 10 No. 26-71 Piso 9 y 10
Telfono 3411415 5668767
Bogot, D. C - Colombia

296

ANEXO K
LISTADO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN ALLEGAR LOS CONTRATISTAS
ANTES DE LA ELABORACIN DEL CONTRATO

Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de


Contadores, del Revisor Fiscal y del Contador Pblico vigentes a la fecha de
presentacin de la oferta.
Copia de la Declaracin de renta del ao 2004 (corresponde al ao
anterior).

Para el caso de las uniones temporales o consorcios, los documentos


mencionados deben ser presentados por cada una de las empresas que los
conforman, especificando claramente el porcentaje de participacin de cada
uno de los integrantes.
El proponente adjuntar a la propuesta un documento con los siguientes datos:
1. Portafolio de servicios de la IPS.
2. Cobertura indicando donde prestar los servicios ofrecidos, capacidad
instalada y oferta de actividades disponible al ISS en ciruga programada en
las patologas objeto del proceso.
3. Certificacin por parte de la Gerencia Nacional de Calidad en el caso del
nivel central, o del Departamento de Calidad de la Seccional respectiva,
sobre la verificacin de la habilitacin de dichos servicios. Si este
documento no se posee por el oferente, el Instituto se reserva el derecho
de efectuar una visita para verificar el cumplimiento de los requisitos de
habilitacin.

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot
2005

______________________________________________
VICEPRESIDENCIA EPS
Carrera 10 No. 26-71 Piso 9 y 10
Telfono 3411415 5668767
Bogot, D. C - Colombia

297

ANEXO L
MODELO APROBACION DE POLIZA

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACION DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005

298

ANEXO M
MODELO COMPROBANTE DE RECAUDO DE LA IMPRENTA NACIONAL

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACION DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005

299

ANEXO N
MODELO GARANTIA UNICA DE SEGUROS DE CUMPLIMIENTO A FAVOR DE
ENTIDADES ESTATALES

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACION DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005
300

ANEXO
MODELO IMPUESTO DE TIMBRE

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACION DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005
301

ANEXO O
MODELO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

VICEPRESIDENCIA DE E.P.S.
CONVOCATORIA PBLICA V. EPS CD 008 DE 2004
Adquisicin de Medicamentos Ambulatorios para
pacientes afiliados a la E.P.S. del I.S.S.
ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIN
En Bogot, D. C., a los once (11) das del mes de octubre del ao dos mil cuatro
(2004), siendo las 4:00 p.m., en cumplimiento a los Trminos de Referencia, se da
inicio a la audiencia de adjudicacin de la Convocatoria Pblica VEPS CD 008 de
2004, la cual se lleva a cabo con la participacin de las siguientes personas:
GILBERTO QUINCHE TORO, Vicepresidente de E.P.S., ANA MILENA CABALLERO
CASTRO, Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud, CIELO
HERNNDEZ CARDONA, Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos EPS.,
WINSTON PANQUEVA, Coordinacin Nacional de Servicios Farmacuticos, SERGIO
IVN MESA MACAS, Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud y
KAREN MARA TERESA CAMACHO, de la Direccin Nacional de Auditora.
Del mismo modo se deja constancia sobre la asistencia de los proponentes
relacionados en el anexo 1, el cual forma parte integral de la presente acta.
A continuacin se informa a los asistentes el orden del da, de acuerdo con lo
sealado en el artculo 3 del Decreto 2170 de 2002, as:
1) Resumen del proceso de convocatoria pblica.
2) En la medida en que no figuran observaciones a la calificacin presentadas por
los oferentes, se concede la intervencin de los asistentes interesados por espacio
de 5 minutos como mximo cada uno, en caso de considerarse que existi alguna
anotacin que no lleg a su destino final y para la que en consecuencia sera
necesario emitir pronunciamiento expreso en la presente audiencia.
3) Adjudicacin del proceso. Lectura de la Resolucin correspondiente.
DESARROLLO DEL ORDEN DEL DA

302

ANEXO O
MODELO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

1) RESUMEN DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PBLICA


El Vicepresidente de EPS del ISS informa a los asistentes sobre el proceso de
convocatoria, destacando que la Adquisicin de Medicamentos Ambulatorios para
pacientes afiliados a la E.P.S. del INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, constituye
un elemento indispensable para el integral desarrollo de los fines que por ley est
destinado a desarrollar la entidad, en especial el suministro de medicamentos
contemplados en el Plan Obligatorio de Salud, habindose convocado para el
efecto sendos procesos de seleccin pblica que fueron designados con los
nmeros VEPS 001 y VEPS 005, ambos de 2004, dentro de los cuales fueron
objeto de declaratoria de desiertos los medicamentos que a la postre conformaron
la presente convocatoria. En tal virtud, se inici el trmite de adquisicin, que
tiene las caractersticas propias de una compra directa, sin perjuicio de que se
hiciera a travs del mecanismo de convocatoria pblica para los casos en que
existiera ms de un potencial proveedor del medicamento, y en tal virtud se
orden la apertura del proceso el da 30 de agosto de 2004, previa publicacin del
proyecto de Trminos de Referencia, comnmente conocido como pretrminos
desde el 25 de agosto de 2004. Dentro del trmino previsto para ello, los
interesados presentaron sus observaciones a los Trminos, los cuales fueron
resueltos en su oportunidad, y fruto de los cuales se emiti el Adendo No. 1, por el
cual se elimin la exigencia del Balance General y Estado de Resultados de Prueba
con corte a 31 de diciembre de 2003, y se prorrog, a solicitud de algunos de los
interesados, la fecha de cierre de la convocatoria, que se hizo en consecuencia
efectiva el 10 de septiembre de 2004, a las tres de la tarde (3:00 p.m.),
habindose presentado en tal fecha y hora un total de 27 oferentes, como consta
en el acta respectiva. Que luego de realizadas las evaluaciones correspondientes,
las cuales fueron emitidas por el personal designado para el efecto y previa
prrroga de dos (2) das hbiles para los pasos subsiguientes mediante Adendo
No. 2, se publicaron los resultados finales de evaluacin el 20 de septiembre de
2004, concedindose trmino para la formulacin de las observaciones que a bien
tuvieran hasta el 22 de septiembre de 2004, las que fueron contestadas y
publicadas oportunamente analizndose de manera oficiosa por la entidad las que
se presentaron de manera extempornea. En ese estado del proceso, se constat
que dentro de la evaluacin financiera haban sido descalificados algunos oferentes
por el requisito del certificado de antecedentes disciplinarios del revisor fiscal,
exigencia que sin duda no corresponda a un requisito necesario para la
comparacin objetiva de las ofertas y que en consecuencia se encontraba dentro
de la reglamentacin establecida para el efecto por el numeral 15 del artculo 25
de la Ley 80 de 1993, razn por la cual, en aras del restablecimiento del derecho

303

ANEXO O
MODELO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

de quienes por tal omisin haban sido objeto de descalificacin, se emiti el


Adendo No. 3, permitiendo a los mismos la postura del precio de cotizacin, e
igualando las condiciones de participacin para todos los oferentes habilitados.
Una vez establecidos stos conforme a las evaluaciones correspondientes, se
determin el precio de postura a travs del mecanismo de Conformacin Dinmica
de la Oferta en Subasta Electrnica a la Baja, que se realiz de manera exitosa el
da 30 de septiembre de 2004. Finalmente expuso, que este proceso se llev a
cabo en su totalidad conforme a lo reglado por la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios, en especial de lo dispuesto en el Decreto 2170 de 2002 en relacin
con cada una de las etapas del proceso, y as mismo, que se encuentra delegado
por la Presidente (E) del I.S.S., para adjudicar y/o declarar desierta la presente
convocatoria, tal como consta en la Resolucin No. 1778 del 22 de septiembre de
2004.
Dispone el numeral 2 del artculo 3 del Decreto 2170, que una de las finalidades
de la Audiencia de Adjudicacin, es la de presentar el proyecto de respuesta a las
observaciones de los oferentes frente a las evaluaciones de la administracin. En el
presente caso, se previeron dos tipos diferentes de observaciones, uno para las
evaluaciones jurdica, financiera y tcnica, que como se dijo, ya fueron objeto de
respuesta y publicacin, y otra para la calificacin final que fuera publicada el 5 de
octubre de 2004. Respecto a las observaciones a esta ltima, que seran las que
tendran respuesta en este acto, no hay acotacin especial que hacer, en la
medida en que no se present ninguna observacin sobre el particular.
2) INTERVENCIN DE LOS PROPONENTES
Se le hace saber a los proponentes que solamente proceder su intervencin si se
refiere a la falta de respuesta por parte de la entidad a observaciones
eventualmente presentadas.
Ninguno de los asistentes manifest su deseo de hacer pronunciamiento dentro de
la audiencia, razn por la cual se dispuso por parte de la Vicepresidencia de E.P.S.
la continuidad del orden del da.
3) DECISIN FINAL
Acogindose a los informes de evaluacin realizados por la Direccin Jurdica
Nacional, la Vicepresidencia de EPS y la Vicepresidencia Financiera, para quienes

304

ANEXO O
MODELO ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACION

conforme a los Trminos de Referencia quedaron habilitados y a la calificacin final


determinada por el ms bajo precio de postura en la Conformacin Dinmica de la
Oferta a travs del mecanismo de Subasta Electrnica a la Baja, procedi el
Vicepresidente a dar lectura a la Resolucin del 11 de octubre de 2004, mediante
la cual se adjudican unos medicamento objeto de la Convocatoria Pblica VEPS CD
008 de 2004, y a su vez se declaran desiertos para aquellos que no fueron objeto
de propuesta o ninguno de los oferentes result habilitado para efecto.
Agotado as el orden del da se levanta la sesin de audiencia pblica, siendo las
5:10 p.m. y se firma la presente acta por quienes en ella participaron.

GILBERTO QUINCHE TORO


Vicepresidente de E.P.S.

ANA MILENA CABALLERO C.


Gerencia Nacional de Contratacin

CIELO HERNNDEZ CARDONA


Coordinacin Nal de Serv. Farmacuticos

KAREN CAMACHO
Direccin Nacional de Auditora

WINSTON PANQUEVA
Coordinacin Nal. Serv. Farmacuticos

SERGIO IVN MESA MACAS


Abogado
Gerencia
Nal.
de
Contratacin

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005

305

ANEXO P

MODELO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD No.

CONTRATISTA:
NIT:
VALOR:
PLAZO:

DE 2005

CLNICA DE MARLY S.A.


860.002.541-2
$1.000000,000.oo
SEIS MESES A PARTIR DE SU PERFECCIONAMIENTO Y
LEGALIZACIN.

JAIRO REYNALES LONDOO, identificado con la cdula de ciudadana No. 16633.681 de


Cali, quien obra en nombre y representacin de la Empresa Industrial y Comercial del Estado
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, en su calidad de VICEPRESIDENTE DE E.P.S., de
conformidad con la Resolucin de nombramiento No. 0674 del 1 de abril de 2005 y Acta de
Posesin del 8 del mismo mes y ao, y en ejercicio de la delegacin que al efecto le fue
conferida mediante Resolucin 0631 de marzo de 2003, quien en el texto de este documento
se denomina en lo sucesivo como EL INSTITUTO de una parte, y de la otra, JORGE
CAVELIER GAVIRIA, identificado con la cdula de ciudadana nmero 76.638, quien acta
en nombre y representacin de la CLNICA DE MARLY S.A., sociedad con NIT.
860.002.541-2, quien en el texto de este documento se denominar en lo sucesivo como EL
CONTRATISTA, hemos acordado celebrar el presente contrato de Prestacin de Servicios
de Salud, que se regir por las clusulas que ms adelante se sealan, previas las
siguientes consideraciones: 1) Que para los efectos de este contrato, su ejecucin y
liquidacin, se regir por la Ley 80 de 1993, el Decreto Reglamentario 2170 de 2002 y las
disposiciones especficas que sobre el particular expida EL INSTITUTO, las normas del
Ministerio de Salud y dems normas pertinentes; 2) Que de conformidad con el artculo 12,
numeral 1, del Decreto 2148 de 1992 y el artculo 179 de la Ley 100 de 1993, EL INSTITUTO
puede contratar servicios de salud con entidades prestadoras de estos servicios para
garantizar el Plan obligatorio de Salud a sus afiliados; 3) Que en virtud de lo dispuesto en el
literal l del numeral primero del artculo 24 de la Ley 80 de 1993 y artculo 20 del Decreto
2170 de 2002, el presente contrato puede ser celebrado de forma directa. 4) Que para
garantizar los principios de transparencia, publicidad y procurar una pluralidad de
participantes en condiciones de igualdad de acceso para quienes estuvieren en capacidad
tcnica y jurdica de concurrir, se efectu una Convocatoria Pblica a ofertar, que fue
designada como VEPS CD 003 de 2005, fruto de la cual se adjudic a EL CONTRATISTA el
presente contrato; 5) Que para garantizar los recursos financieros de este contrato se cuenta
con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N 1662 del 21 de enero de 2005; 6) Que
EL CONTRATISTA manifiesta no encontrarse incurso en ninguna de las causales de
inhabilidades o incompatibilidades sealadas en la ley para celebrar y ejecutar este contrato;
7) Que en general se anexa la documentacin requerida para la presente contratacin, entre
ellas, la correspondiente justificacin para la celebracin del contrato y la respectiva oferta de
servicios, las cuales forman parte integral del presente documento. En virtud de lo expuesto
las partes acuerdan: CLUSULA PRIMERA.- OBJETO.- EL CONTRATISTA prestar
atencin quirrgica de pacientes adultos con patologa cardiovascular que se tienen en el
pas y que le indique EL INSTITUTO, a travs de la Gerencia de la Seccional Cundinamarca.
PARGRAFO: La atencin comprende la realizacin de todas las actividades, intervenciones
y procedimientos, diagnsticos y teraputicos definidos en el Manual de Actividades,
Intervenciones y procedimientos del POS (Resolucin No. 5261/94 y Acuerdo 256/01 del
ISS) que con base en los protocolos y guas de manejo que sean necesarios de acuerdo a
los Paquetes de Atencin Integral definidos para la solucin del problema de salud en las
especificaciones citadas en la clusula, los trminos de referencia y la oferta presentada por
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ANEXO P

MODELO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD No.

DE 2005

EL CONTRATISTA. El suministro de medicamentos se har con sujecin al Formulario de


Medicamentos del POS, y a los contenidos en los Paquetes de Atencin Integral
Cardiovascular. En caso que desde el punto de vista mdico se prescriban medicamentos no
incluidos en los Acuerdos 228 de 2002 y 282 de 2004 del Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud - CNSSS, previo al suministro, EL CONTRATISTA deber solicitar la
respectiva autorizacin al Comit Tcnico Cientfico EPS-Seccional Cundinamarca y D.C.,
con el lleno de los requisitos y formalidades establecidos en las disposiciones legales.
CLUSULA SEGUNDA.- PLAZO.- La duracin del presente contrato ser de seis meses
contados a partir del perfeccionamiento y legalizacin del mismo, esto es, a partir de la
aprobacin de la garanta nica, previo registro presupuestal y firma de las partes.
CLUSULA TERCERA.- VALOR.- El valor total del presente contrato, es de MIL
MILLONES DE PESOS MONEDA LEGAL COLOMBIANA ($1.000'000,000.oo) los cuales
se encuentran exentos de IVA. PARGRAFO: Los recursos indicados en esta clusula se
encuentran amparados con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal N 1662 del 21 de
enero de 2005. CLUSULA CUARTA. FORMA DE PAGO: El INSTITUTO efectuar el pago
por mensualidades vencidas o fraccin de mes si se trata de su finalizacin, dentro de los
sesenta (60) das siguientes a la presentacin de las facturas, una vez efectuadas las
revisiones y descontadas las glosas; el valor de los servicios objeto del contrato lo pagar el
INSTITUTO dentro del trmino estipulado en la Resolucin No. 0764 de 2002 o la norma que
lo complemente o sustituya, previo el lleno de los requisitos y formalidades que la norma
establece. CLUSULA QUINTA: TARIFAS.- EL INSTITUTO pagar los servicios objeto del
contrato tomando como referencia el Manual de Tarifas del ISS vigente a la fecha de
celebracin de este contrato, con un descuento del cinco por ciento (5%) sobre todos los
conceptos incluidos en la prestacin del servicio, excepto para medicamentos y elementos
mdico-quirrgicos facturados en procedimientos por evento o por el rompimiento de
paquetes, de conformidad con la oferta realizada por EL CONTRATISTA. CLUSULA
SEXTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El CONTRATISTA se obliga para con El
INSTITUTO a: 1) Prestar los servicios y atencin objeto del contrato con sujecin estricta al
respectivo protocolo de manejo o gua de atencin establecido por EL INSTITUTO o
acordado en el contrato. 2) Suministrar a los afiliados a la EPS-ISS exclusivamente la
atencin objeto de la orden y autorizacin de servicios expedida por funcionario competente
de la E.P.S. del INSTITUTO. 3) Prestar los servicios objeto del contrato bajo los criterios de
calidad y de las prcticas profesionales de general aceptacin, conservando los principios de
tica mdica, y brindando al paciente atencin oportuna en la fecha y hora programadas, sin
ningn tipo de discriminacin, frente a otros pacientes que atienda y garantizando en forma
permanente, durante el trmino del contrato, la calidad de los servicios prestados de acuerdo
con los ofrecimientos de su propuesta; 4) Realizar u ordenar nicamente las actividades,
procedimientos e intervenciones, que se encuentran establecidos en el POS, salvo
autorizacin expresa para eventos contemplados en rdenes judiciales y previa autorizacin
del INSTITUTO. 5) Suministrar los medicamentos con sujecin al Formulario de
Medicamentos del POS. 6) Ajustarse al proceso administrativo asistencial del INSTITUTO en
la remisin de los pacientes asignados, para la atencin de patologas no concomitantes con
la enfermedad en tratamiento. 7) Exigir a los afiliados el comprobante de pago de cuotas
moderadoras y copagos, cuando fuere pertinente. 8) Verificar la identidad del paciente objeto
de la orden de prestacin de servicios emitida por EL INSTITUTO y establecer el derecho del
paciente a los servicios del ISS, en los casos de atencin inicial de urgencias. 9) Mantener
informado al afiliado sobre los aspectos relacionados con la salud y el proceso de atencin.
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ANEXO P

MODELO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD No.

DE 2005

10) Entregar al usuario copia de la factura correspondiente al valor de los servicios prestados
y que ser objeto de cobro al INSTITUTO. 11) Expedir los certificados de incapacidad a que
diere lugar el proceso de atencin del asegurado, dentro de un marco de racionalidad
cientfica y con base en las normas establecidas por el INSTITUTO. 12) Expedir rdenes de
servicio, frmulas mdicas y certificados de incapacidad en papelera que se defina
conjuntamente entre las partes. 13) Informar al INSTITUTO cuando se presenten
circunstancias no contempladas en el contrato. 14) Suministrar al INSTITUTO los informes
clnicos estadsticos y financieros, relacionados con la atencin prestada, siguiendo las
normas del Sistema General de Seguridad Social en Salud y los lineamientos que se
establezcan por EL INSTITUTO. 15) Presentar la facturacin y contestar las objeciones
dentro de los trminos y con el lleno de los requisitos y formalidades que establece el Manual
para la Revisin de la Facturacin por Servicios de Salud del ISS. 16) Conservar en sus
archivos y a disposicin del INSTITUTO los registros estadsticos, la historia clnica y
soportes administrativos correspondientes, debidamente diligenciados y actualizados sobre
los servicios prestados a los afiliados del INSTITUTO, de conformidad con la ley. 17)
Informar al INSTITUTO, cuando se detecten anomalas por parte de los afiliados, tales como
suplantaciones, mala utilizacin de los servicios y en general el incumplimiento de los
deberes que tienen de conformidad con lo establecido en el artculo 160 de la Ley 100 de
1993. 18) Permitir y facilitar labores de supervisin, evaluacin, control y auditora que EL
INSTITUTO realice en forma directa o a travs de terceros y atender sus recomendaciones.
18) Cumplir con las citaciones del INSTITUTO, cuando el objeto de las mismas est
relacionado con aspectos inherentes al contrato; 19) Responder por las irregularidades y
reclamaciones que se presenten, en desarrollo de la atencin que se obliga a prestar a los
asegurados y aplicar las medidas correctivas pertinentes. 20) Realizar los controles
financieros a fin de no exceder bajo ninguna circunstancia el monto establecido en el
contrato 21) Asumir los gastos derivados de los trmites de legalizacin del contrato,
atinentes a la constitucin de la garanta nica, pago del impuesto de timbre y de publicacin
en el Diario nico de Contratacin; 22) Conocer y aplicar, las disposiciones que, en materia
de salud, expida el Gobierno Nacional y EL INSTITUTO. CLUSULA SPTIMA.OBLIGACIONES DEL INSTITUTO: El INSTITUTO se compromete: 1) Tramitar dentro de
los trminos establecidos en el Manual de Revisin de la Facturacin por Servicios de Salud
del ISS, la facturacin por los servicios prestados. 2) Pagar el valor de los servicios
prestados por el CONTRATISTA dentro de los trminos establecidos por las resoluciones
internas que regulan este procedimiento, pero en todo caso contra presentacin de factura
con los respectivos soportes dentro de los sesenta das siguientes. CLUSULA OCTAVA.FACTURACIN: Las facturas sern individuales por paciente y se presentarn
mensualmente dentro del trmino fijado en la Resolucin 0746/02 o en las normas que la
modifiquen o adicionen. CLUSULA NOVENA.- SANCIONES.- El incumplimiento de las
obligaciones por parte del CONTRATISTA ser sancionado de conformidad con las
siguientes estipulaciones: a) Si el incumplimiento es total por parte del CONTRATISTA o
llegare a declararse la caducidad del contrato, generar a ste la obligacin de pagar al
INSTITUTO, a ttulo de clusula penal pecuniaria una suma equivalente al diez por ciento
(10%) del valor total del contrato, sin perjuicio de las acciones judiciales si el perjuicio
eventual superare tal suma. b) Si el incumplimiento es parcial por parte del CONTRATISTA
ste reconocer y pagar al INSTITUTO una suma igual al uno por mil (1 x 1000) del valor
de la parte incumplida del contrato por cada da de retardo en el cumplimiento de la
respectiva obligacin, sin exceder el diez por ciento (10%) del valor total del contrato.
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MODELO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD No.

DE 2005

PARGRAFO. EL CONTRATISTA autoriza al INSTITUTO para que en el acta de liquidacin


de este contrato le sea descontado directamente, del saldo a su favor, el valor de las
sanciones que se llegaren a imponer. En este caso de no existir saldos a favor, se harn
efectivas las garantas constituidas para tal efecto. CLUSULA DCIMA.- GARANTIA: EL
CONTRATISTA se compromete a constituir a su costa y en favor del INSTITUTO, en una
Compaa de Seguros o en una entidad Bancaria, legalmente establecida en el pas, cuyas
plizas matrices se encuentren aprobadas por la Superintendencia Bancaria, garanta nica
para avalar el cumplimiento de las obligaciones surgidas de este contrato. La garanta
cubrir: a) El cumplimiento de sus obligaciones y el pago de las sanciones que se le llegaren
a imponer, en una cuanta igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el
plazo del mismo y cuatro (4) meses ms; b) La buena calidad de servicio, en una cuanta
igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato por el plazo del mismo y cuatro (4)
meses ms. c) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones al personal que
utilice EL CONTRATISTA en la ejecucin del contrato, en una cuanta igual al cinco por
ciento (5%) del valor total de este, por el plazo de ejecucin del mismo y tres (3) aos ms;
e) Una pliza de responsabilidad civil extracontractual, en una cuanta igual al cinco (5%) del
valor del contrato, por el trmino del mismo y cuatro (4) meses ms. PARAGRAFO: La
garanta deber constituirse dentro de los DOS (2) das siguientes a la fecha que El
CONTRATISTA reciba copia del contrato debidamente firmado. La garanta se entender
vigente hasta la liquidacin del contrato garantizado y la prolongacin de sus efectos y,
tratndose de pliza, no expirar por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. La
garanta requiere aprobacin por parte del INSTITUTO. CLUSULA DCIMA PRIMERA.NATURALEZA DEL CONTRATO: El presente contrato se rige por las normas de la ley 80
de 1993 y sus decretos reglamentarios, en especial 2170 de 2002, la Ley 10 de 1990, las
disposiciones del Cdigo de Comercio y del Cdigo Civil y dems pertinentes. Las partes
dejan expresa constancia que el presente acuerdo no constituye contrato de trabajo entre
ellas ni entre El INSTITUTO y los trabajadores dependientes del CONTRATISTA designados
para ejecutar el objeto de este contrato. Por lo tanto, los costos y riesgos de la contratacin
de empleados los asume EL CONTRATISTA bajo su exclusiva responsabilidad. CLUSULA
DCIMA SEGUNDA.- INTERVENTORA: La interventora del contrato estar a cargo del
Gerente Seccional Cundinamarca, quien ejercer sus funciones de conformidad con lo
sealado en la Resolucin No. 4671 de 2002.
CLUSULA DCIMA TERCERA.MODIFICACIONES CONTRACTUALES.- Las modificaciones que se requieran para su
ejecucin, de conformidad con las normas legales vigentes, se realizarn de comn acuerdo
por escrito entre las partes. CLUSULA DCIMA CUARTA: CESIN.- El CONTRATISTA
no podr ceder el presente contrato a persona alguna, salvo previa autorizacin expresa y
escrita del INSTITUTO.
CLUSULA DCIMA QUINTA: INTERPRETACIN,
MODIFICACIN Y TERMINACIN UNILATERALES.- El INSTITUTO podr acudir a alguna
de estas medidas por las circunstancias y bajo el procedimiento indicado en los artculos 15,
16 y 17 de la Ley 80 de 1993. CLUSULA DCIMA SEXTA: CADUCIDAD Y SUS
EFECTOS.- Si se presenta alguno de los hechos constitutivos de incumplimiento de las
obligaciones a cargo de El CONTRATISTA, que afecte de manera grave y directa la
ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir a su paralizacin, El INSTITUTO por
medio de acto administrativo debidamente motivado lo dar por terminado y ordenar su
liquidacin en el estado en que se encuentre conforme al artculo 18 de la Ley 80 de 1993.
CLUSULA DCIMA SPTIMA: LIQUIDACIN DEL CONTRATO.- La liquidacin del
contrato proceder en los siguientes casos: a) Cuando venza el plazo contractual o termine
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ANEXO P

MODELO CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD No.

DE 2005

la ejecucin del objeto del contrato; b) Cuando quede en firme la resolucin que declare la
terminacin unilateral o la caducidad; c) Cuando haya operado la condicin resolutoria
expresa; d) Cuando de comn acuerdo lo decidan las partes y e) En los dems casos en los
que no sea posible continuar con la ejecucin del contrato. Para efectos de la liquidacin se
tendrn en cuenta las previsiones de los artculos 60 y 61 de la ley 80 de 1993. CLUSULA
DCIMA OCTAVA.- RESPONSABILIDAD DERIVADA DE LA PRESTACIN DE LOS
SERVICIOS MDICO ASISTENCIALES: Para los efectos del presente contrato EL
CONTRATISTA desarrollar con plena autonoma cientfica, tcnica y administrativa, la
relacin Mdico-Paciente-Clnica; Por tanto cualquier responsabilidad surgida de dicha
relacin ser exclusiva del CONTRATISTA que presta los servicios. En el evento en que EL
INSTITUTO fuere condenado a responder por perjuicios causados a un paciente remitido,
ste podr repetir contra EL CONTRATISTA. CLUSULA DCIMA NOVENA.- DOMICILIO:
Para todos los efectos contractuales el domicilio es la ciudad de Bogot. CLUSULA
VIGSIMA.- REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIN Y EJECUCIN.Para su perfeccionamiento se requiere la suscripcin de las partes y el registro presupuestal
del contrato. Para su legalizacin se requiere por parte del CONTRATISTA constituir la
garanta nica dentro de los DOS (2) das hbiles siguientes a la entrega del contrato que
deber ser aprobada por el INSTITUTO, con lo cual se podr iniciar la ejecucin contractual.
El CONTRATISTA deber acreditar en la semana siguiente a la entrega de la copia del
contrato, el pago del Impuesto de Timbre y la publicacin en el Diario nico de Contratacin
Pblica en la cuanta que seala la Ley, requisito este que se entender cumplido con la
presentacin del recibo de pago de los derechos correspondientes. CLUSULA VIGSIMA
PRIMERA.- GASTOS.- Los gastos que ocasione la legalizacin del contrato, sern de cargo
del CONTRATISTA. Para constancia se firma en Bogot D.C. a los

EL INSTITUTO

EL CONTRATISTA

JAIRO REYNALES LONDOO


Vicepresidente de E.P.S. del I.S.S.

JORGE CAVELIER GAVIRIA


Gerente Clnica de Marly S.A.

JECL / EMRG / SIM

Fuente: INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES ISS. VICEPRESIDENCIA DE EPS.


GERENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN DE SERVICIOS DE SALUD. Bogot 2005

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ANEXO Q
MODELO RESOLUCION DE ADJUDICACION DE MEDICAMENTOS

RESOLUCIN No. 1924 de 2004


(Octubre 11 de 2004)
Por medio de la cual se adjudica la Convocatoria Pblica V.EPS CD 008 de 2004, y se declara
desierta para algunos medicamentos
EL VICEPRESIDENTE DE EPS DEL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
En uso de sus facultades legales y en especial por las conferidas en el Decreto 2148 de 1992, la
Ley 80 de 1993, la delegacin conferida por el Presidente mediante Resolucin No. 1778 de
septiembre 22 de 2004 y,
CONSIDERANDO
Que el Instituto de Seguros Sociales dio apertura a la Convocatoria Pblica VEPS CD 008 de
2004, el da 30 de agosto de 2004, cuyo objeto es LA ADQUISICIN DE MEDICAMENTOS
AMBULATORIOS que requieren los afiliados a la EPS del Instituto en el territorio nacional, en
los tems y descripcin que se presentaron en el ANEXO No. 1 de los trminos de referencia.
Que la convocatoria pblica mencionada surgi como consecuencia de la declaratoria de
desierta de unos medicamentos cuya adquisicin se procur a travs de las Convocatorias
Pblicas VEPS 001 y VEPS 005 de 2004, y que como consecuencia de ello, se trata de un trmite
precontractual para COMPRA DIRECTA, aunque por Convocatoria Pblica en la medida en que
existen en el mercado varias personas en capacidad de suministrarlos.
Que el da 10 de septiembre de 2004 se cerr la convocatoria pblica V.EPS CD 008 de 2004
presentndose para el efecto un nmero de 27 proponentes tal como consta en el acta de cierre
respectiva.
Que hecha la revisin de los requisitos habilitadores por parte de la Direccin Jurdica Nacional,
la Vicepresidencia Financiera y la Vicepresidencia de EPS, se establecieron los proponentes
habilitados para participar en la postura de precio de cotizacin y conformacin dinmica de la
oferta por el sistema de subasta electrnica a la baja, informacin que se puso en conocimiento
de los oferentes para que presenten las observaciones a que hubiese lugar.
Que se presentaron objeciones por parte de los proponentes a las mencionadas evaluacin
jurdica, financiera y tcnica, a las cuales se les dio respuesta en su oportunidad.
Que una vez resueltas las mismas, cumplindose adems con la totalidad de los requisitos de
publicidad, los proponentes habilitados presentaron sus ofertas econmicas o posturas, de
acuerdo con lo establecido en los trminos de referencia.
Que los Trminos de Referencia iniciales tuvieron modificaciones mediante tres adendos, a
travs de los cuales se ampli el plazo de presentacin de las ofertas y se elimin la exigencia
de Balance General y Estado de Resultados de Prueba con corte al 31 de diciembre de 2003
(Adendo No. 1), ampliacin del plazo en dos (2) das hbiles para la evaluacin en virtud del
nmero de proponentes que excedi las expectativas de la entidad (Adendo No. 2), y la
habilitacin financiera de los proponentes que no hubieren allegado el Certificado de
Antecedentes Disciplinarios del Revisor Fiscal, en la medida en que se consider, previo
concepto de la Direccin Jurdica Nacional expresado mediante memorando DJN-UAA 15744 del
27 de septiembre de 2004, que dicho requisito se encontraba dentro del presupuesto fctico
regulado por el inciso segundo del numeral 15 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, esto es, no
necesario para la comparacin objetiva de las propuestas, y en tal virtud se habilitaron los

311

ANEXO Q
MODELO RESOLUCION DE ADJUDICACION DE MEDICAMENTOS

RESOLUCIN No. 1924 de 2004


(Octubre 11 de 2004)
oferentes que de manera exclusiva hubieran sido inhabilitados por tal falencia, disponiendo las
medidas para igualar sus derechos con los otros proponentes (Adendo No. 3).
Que sin contratiempos se celebraron las diligencias de Postura de Precio de Cotizacin
(septiembre 27 y Octubre 1 de 2004) y Conformacin Dinmica de la Oferta a travs de subasta
electrnica a la baja (octubre 4 de 2004), por medio de las cuales los oferentes habilitados
concretaron su oferta de tipo econmico.
Que en consecuencia la evaluacin econmica determinada por el precio base de cotizacin por
item, es la contenida en la relacin de adjudicacin que se indica ms adelante en la presente
Resolucin.
Que los resultados del proceso de conformacin dinmica de la oferta con relacin a los tems
subastados electrnicamente generaron unos informes de evaluacin surgidos de la Audiencia
de Conformacin Dinmica, los cuales fueron puestos en conocimiento de los oferentes, tanto
en la Gerencia Nacional de Contratacin de Servicios de Salud de la Vicepresidencia de E.P.S.,
como en la pgina Web de la entidad, con el fin de que se presentaran las observaciones a que
hubiere lugar, sin que se hiciera acotacin alguna por parte de los integrantes de la
convocatoria, situacin que se puso de presente a los interesados en la audiencia de
adjudicacin celebrada en la misma fecha de emisin del presente acto.
Que las observaciones presentadas por los oferentes deben resolverse en el acto de
adjudicacin, de acuerdo con lo sealado en el Decreto 2170 de 2002.
Que en cumplimiento a lo ordenado en el artculo 3 del Decreto 2170 de 2002 se celebr
conjuntamente con la emisin del presente acto, audiencia de adjudicacin, y que no existiendo
observaciones a la calificacin final, no procede en consecuencia respuesta alguna por parte de
la Administracin.
Que de acuerdo con los Trminos de Referencia de la convocatoria citada, se determin en el
numeral 2.4. PRESENTACION DE OFERTA que: Las propuestas se presentarn en tres

momentos. Inicialmente se entregar la oferta con sus partes JURIDICA, FINANCIERA Y


TECNICA. Posteriormente se postular la oferta econmica y finalmente mediante la
conformacin dinmica de la oferta (subasta electrnica) se presentar el mejor precio por tem.
A los ltimos dos pasos solo podrn acceder quienes hayan sido habilitados luego de la
evaluacin jurdica, financiera y tcnica.
Que como se observa, la presentacin de las ofertas contemplan tres momentos, un primero
habilitador para presentar la propuesta, un segundo en el cual el interesado