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Polticas de Privacidad y Proteccin de

Datos Personales
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En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre
proteccin de datos personales, NSG S.A.S. pone en conocimiento de los Titulares de datos
personales, la presente poltica de privacidad y proteccin de datos personales (en adelante la
poltica) la cual regula la recoleccin, almacenamiento, Tratamiento, administracin,
transferencia, transmisin y proteccin de la informacin recibida de terceros por medio de
cualquiera de los canales de recoleccin de informacin.

Marco Normativo

Constitucin Poltica de Colombia Artculo 15


Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013

Definiciones
En la aplicacin de este manual tendremos en cuenta las definiciones establecidas por la
normatividad vigente sobre la materia como son:

Autorizacin: Consentimiento previo expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de datos personales.


Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal. Cualquier informacin vinculada o que pueda asociarse a una o varias

personas naturales determinadas o determinables.


Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s

misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurdica, pblica o privada, que por s

misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operacin o conjunto de operaciones sobre datos personales,


tales como la recoleccin, almacenamiento, uso, circulacin o supresin.

Principios
Emplearemos los siguientes principios en el desarrollo, interpretacin y aplicacin de la
normatividad de forma armnica e integral en el proceso de tratar los datos personales por parte
de NSG S.A.S. como Responsable del
Tratamiento.

Responsable del Tratamiento


NSG S.A.S. sociedad legalmente constituida al amparo de las leyes colombianas e identificada
con el NIT 900.422.827-1 garantiza la proteccin de derechos como el Habeas Data, la
privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propsito todas las actuaciones se
regirn por los principios de buena fe, legalidad, libertad y transparencia. Quien en ejercicio de

cualquier actividad, incluyendo las comerciales, operacionales, informativas y laborales, sean


estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de informacin o dato
personal a NSG S.A.S. y en la cual est acte como encargada del Tratamiento o Responsable
del Tratamiento podr conocerla, actualizarla y rectificarla.
El domicilio social de NSG S.A.S. est ubicado en la Avenida Carrera 45 # 108-27, torre 2,
oficina 505 en la ciudad de Bogot D.C.
Como Responsable del Tratamiento de datos personales, NSG S.A.S. cumplir con los siguientes
deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hbeas

data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorizacin otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recoleccin y los derechos que le

asisten por virtud de la autorizacin otorgada.


Conservar la informacin bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su

adulteracin, prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


Garantizar que la informacin que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,

completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.


Actualizar la informacin, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,

todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las dems medidas necesarias para que la informacin suministrada a este se mantenga
actualizada.
Rectificar la informacin cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado

del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, segn el caso, nicamente datos cuyo

Tratamiento est previamente autorizado.


Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de

seguridad y privacidad de la informacin del Titular.


Tramitar las consultas y reclamos formulados.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada informacin se encuentra en

discusin por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamacin y no haya
finalizado el trmite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de proteccin de datos cuando se presenten violaciones a los

cdigos de seguridad y existan riesgos en la administracin de la informacin de los


Titulares.
Adoptar un manual interno de polticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atencin de consultas y reclamos, el
cual se podr consultar en la pgina web de la empresa.

Finalidad

La informacin que NSG S.A.S. recolecte por cualquiera de los canales previstos para tal fin
entre otros, pgina web, formularios, contratos comerciales, contratos laborales, entrevistas,
conversaciones, reuniones, foros, correo electrnico; ser tratada con la nica finalidad de dar
cumplimiento a su objeto social y principalmente para:

Anlisis de informacin por parte de NSG S.A.S., con el fin de desarrollar entre otros,

estudios de gestin sociopoltica, anlisis de entorno, diseo de estrategias de insercin


sociopoltica y outsourcing de la operacin de gestin social.
Prestacin de los servicios ofrecidos por parte de NSG S.A.S. as como Informar sobre el

estado de los productos o servicios contratados, sus modificaciones y novedades.


Incluir y darle Tratamiento a la informacin adquirida en virtud de la relacin existente

entre los Titulares y NSG S.A.S., cualquiera que sea su naturaleza jurdica (laboral, civil,
comercial).
Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales, reportar informacin

tributaria y cualquier otro que se derive de su relacin contractual con NSG S.A.S.
Mantener en sus bases de datos informacin y proporcionar la misma a un tercero

cuando sea necesario en lo referente a contacto para casos de emergencia, accidentes de


trabajo y formacin acadmica.
Desarrollo de protocolos de seguridad, proyectos capacitacin y actualizacin, remisin

de convocatorias, desarrollo de actividades internas, envo de comunicaciones referentes a


estadsticas, reformas y nombramientos.
Proporcionar a terceros referencias sobre las actividades desarrolladas en NSG S.A.S. de

acuerdo a lo estipulado en la ley laboral y en los periodos que all se enmarcan.


Realizar pedidos y pagos a sus proveedores y reportar informacin tributaria referente a
las compras. Dar cumplimiento a los contratos suscritos entre NSG S.A.S. y sus
proveedores.

Toda la informacin personal que sea recopilada por NSG S.A.S. solo ser tratada
exclusivamente con el propsito y finalidad para la cual fue suministrada.

Tipo de Datos
NSG S.A.S. solo recopila y recibe informacin personal voluntariamente suministrada por los
Titulares por medio de los canales dispuestos y diseados para tal fin. Generalmente recopila la
informacin correspondiente a sus empleados, proveedores, clientes y la relacionada a personas
naturales que concierna al desarrollo de cualquiera de los proyectos desarrollados por nuestros
clientes y los resultados de los estudios de campo en cada regin.

Datos Sensibles y Datos de los Nios,


Nias y Adolescentes

Cuando se requiera realizar el Tratamiento de datos sensibles, de datos de menores de edad,


afiliacin a organizaciones de cualquier tipo, orientacin sexual e informacin recolectada en los
exmenes mdicos sobre salud ocupacional, NSG S.A.S. con el fin de salvaguardar el inters
vital de los Titulares proteger con especial cuidado y estrictas medidas de proteccin los datos.
NSG S.A.S. ha implementado sistemas y estndares de tecnologa y de seguridad operacional
con el fin de proteger informacin personal de prdida, usos no debidos, alteraciones o
destruccin. Adicionalmente, todos nuestros empleados son conscientes del Tratamiento
adecuado que debe darse sobre los datos personales y sobre aquellos considerados como
sensibles, por lo que bajo una clusula de confidencialidad se comprometen a respetar polticas
de reserva, secreto profesional y seguridad de informacin.
Para el Tratamiento de este tipo de datos se requerir de autorizacin expresa de los Titulares
(en el caso de menores de edad de sus representantes legales) en la que se informe que se
responder y respetar el inters superior de los nios, nias y adolescentes y se asegurar el
respeto de sus derechos fundamentales (Art 12 Dcto 1377/2013) y las dems establecidas por la
ley.

Recoleccin
Los datos personales sern recolectados por los canales sealados para tal fin como son:

Contratos civiles, comerciales y laborales.

Formatos fsicos debidamente identificados con nuestro logo los cuales sealan

claramente los derechos de los Titulares, el fin o fines para los cuales se recolectan los
datos y la autorizacin.
Por medio de nuestro portal web www.nsg.com.co
Por medio de nuestras lneas telefnicas.

NSG tiene como poltica limitar la recoleccin de datos personales al mnimo requerido para cada
caso, evitando la recopilacin de informacin irrelevante; de igual manera evitar el uso de
informacin personal para actividades de envo y recibo de correos no solicitado as como de su
uso para fines no sealados en la autorizacin.
NSG S.A.S. se abstendr de utilizar medios engaosos y fraudulentos para obtener dicha
autorizacin y en general para realizar el Tratamiento de los datos personales de las personas
que tengan algn vnculo con NSG S.A.S.

Autorizacin
En todos los casos de recoleccin de datos, NSG S.A.S. solicitar la autorizacin por parte del
Titular para tratar sus datos personales indicando la finalidad para la cual se recopila, el trmino

por el cual se realizar el Tratamiento y si sus datos sern transferidos o transmitidos, salvo en
los siguientes casos:

Informacin requerida por una entidad pblica o administrativa en ejercicio de sus

funciones legales. Datos de naturaleza pblica.


Casos de urgencia mdica o sanitaria.
Tratamiento de informacin autorizado por la ley para fines histricos, estadsticos o

cientficos.
Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Prueba de la Autorizacin:
NSG S.A.S. de acuerdo al medio que se haya utilizado para obtener la autorizacin para realizar
el Tratamiento sobre los datos personales, mantendr en sus bases de datos y a disposicin de
los Titulares prueba de la autorizacin. La autorizacin podr ser revocada siempre y cuando no
lo impida una disposicin legal o contractual.

Titulares de los Datos


Sern todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte
de NSG S.A.S.

Derechos de los Titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NSG S.A.S. o los

Encargados del Tratamiento de los mismos. Los Titulares podrn ejercer este derecho
adems, frente a datos inexactos, parciales, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo Tratamiento est expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorizacin otorgada a NSG S.A.S., salvo sobre aquellos datos

sobre los que no se requiera autorizacin para su Tratamiento.


Presentar solicitudes, quejas, reclamos, consultas ante NSG S.A.S. o el Encargado del

Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales y que le sea
entregada la informacin solicitada.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por Tratamiento

indebido de sus datos e infracciones a la Ley.


Revocar su autorizacin y/o solicitar la supresin de sus datos personales de las bases
de datos de NSG S.A.S.

Ejercicio de los Derechos de los Titulares

Podrn solicitar cualquiera de los procedimientos sobre datos personales que responsen en las
bases de datos de NSG S.A.S., los Titulares o sus causahabientes. Para realizar cualquiera de los
trmites que se describen a continuacin, NSG S.A.S. ha habilitado los siguientes canales:

rea encargada: Gerencia

Personal encargado: Asistente de Gerencia

Direccin: Carrera 45 #108- 27 Torre 2 Oficina 505. Bogot-Colombia

Correo electrnico: info@nsg.com.co

Telfono: (57-1) 7443663

Consultas
Para realizar una consulta, acceso a datos personales y/o solicitud de prueba de la autorizacin,
por medio de cualquiera de los canales habilitados para tal fin, quien se encuentre habilitado
para realizar la consulta ante NSG S.A.S., deber identificarse y solicitar la informacin que
requiere. La consulta ser atendida en un trmino mximo de diez (10) das hbiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de
dicho trmino, se informar al interesado, expresando los motivos de la demora y sealando la
fecha en que se atender su consulta, la cual en ningn caso podr superar los cinco (5) das
hbiles siguientes al vencimiento del primer trmino.

Reclamos
Cuando se requiera realizar un reclamo, instaurar una queja o solicitarse la supresin de datos
personales, deber realizarse por los canales habilitados para tal fin por el Responsable,
mediante comunicacin en la que se describa los hechos que dan lugar al reclamo, la direccin y
acompaado de los documentos que se quisiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se
requerir al interesado dentro de los cinco (5) das siguientes a la recepcin del reclamo para
que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la informacin requerida, se entender que ha desistido del reclamo. Se
informar en el trmino mximo de dos (2) das al rea encargada para surtir el trmite.
Una vez se reciba el reclamo en debida forma por parte del rea encargada, se incluir en la
base de datos la leyenda reclamo en trmite y el motivo del mismo en el trmino mximo de
dos (2) das hbiles, leyenda que se mantendr hasta que el reclamo sea decidido. El reclamo
ser atendido en el trmino mximo de quince (15) das hbiles contados a partir del da
siguiente a la fecha de recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo en el trmino inicial,
NSG S.A.S. informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender su
reclamo, este segundo trmino ser mximo de ocho (8) das hbiles contados desde el
vencimiento del primer trmino.

Quien realice el reclamo deber identificarse plenamente con el fin de verificar si cuenta con la
capacidad para realizar este trmite y responder a su solicitud.

Vigencia
Esta poltica rige a partir del dieciocho (18) de Febrero de 2015. El periodo de vigencia de la
base de datos ser indefinido por el tiempo necesario y razonable de acuerdo al Tratamiento.
Sus modificaciones sern comunicadas oportunamente a los Titulares antes de implementar sus
cambios.