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MANUAL ADMINISTRATIVO

Unidad Administrativa:

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN EN


LA SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL

PROCEDIMIENTO
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL
PARQUE VEHCULAR

Da

Mes

Ao

25

07

2007

MANUAL ADMINISTRATIVO

Da

Mes

Ao

25

07

2007

Unidad Administrativa:

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN EN


LA SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL

Pg.:

De:

11

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHCULAR

OBJETIVO GENERAL:
Mantener el Parque Vehicular de la Oficina de la Secretara de Desarrollo Social en optimas
condiciones de uso y operacin, mediante el establecimiento de un plan anual de
mantenimiento preventivo y diagnstico correctivo, observando en todo momento la
normatividad vigente en materia.
POLTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN:
Observar el cumplimiento al numeral 8.9 en materia de Mantenimiento y Conservacin del
Parque Vehicular de la Circular Uno del 2007, con el propsito de mantenerlo en
condiciones ptimas de operacin.
Toda contratacin de mantenimiento preventivo del Parque Vehicular deber estar
sustentada en la normatividad vigente, mediante los procedimientos sealados en materia
de adquisiciones.
Todo servicio de mantenimiento preventivo deber estar sustentado con el contrato de
servicio respectivo autorizado por el Comit de Adquisiciones.
Todo servicio de mantenimiento realizado al Parque Vehicular por el taller contratado,
deber apegarse a lo establecido en el contrato y a la ficha tcnica.
Elaborar orden de trabajo por el servicio a realizar al vehculo en el formato que esta
destinado para este caso.
Todas las refacciones y piezas que sean sustituidas al Parque Vehicular derivado del
servicio de mantenimiento preventivo, debern ser devueltas a la contratante y dichas
piezas debern ser originales de conformidad al contrato.
El taller contratado deber presentar un diagnstico del vehculo de conformidad con la
orden de trabajo.
El Jefe del rea ser el encargado de autorizar, supervisar y verificar que la reparacin se
realice de conformidad con la orden de trabajo y diagnstico respectivo.
En caso de que el proveedor (taller) no proporcione los servicios objeto del mantenimiento
preventivo dentro de los trminos y del plazo pactado, se aplicarn las sanciones
establecidas en el contrato.

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Ao

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07

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Unidad Administrativa:

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN EN


LA SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL

Pg.:

De:

11

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHCULAR

Establecer las Normas y Lineamientos de Control de Calidad en las reparaciones


realizadas por el taller.
Mantener actualizado el archivo de los mantenimientos y servicios realizados al Parque
Vehicular.
Llevar el registro y control de reparaciones y proponer ajustes necesarios.
Verificar la calidad de las reparaciones, refacciones y mano de obra que el taller realice al
Parque Vehicular.
Realizar pruebas a las reparaciones hechas por el taller, a fin de verificar su calidad.

LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS


J.U.D DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGSTICO

MANUAL ADMINISTRATIVO

Da

Mes

Ao

25

07

2007

Unidad Administrativa:

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN EN


LA SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL

Pg.:

De:

11

Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHCULAR

Unidad Administrativa

No.

Descripcin de Actividad

Tiempo

J.U.D. de Mantenimiento
y Apoyo Logstico

Elabora Plan del Mantenimiento Preventivo del


Parque Vehicular y lo turna a la Subdireccin
de Servicios Generales para su revisin.

1 da

Subdireccin
Servicios Generales

de

Recibe y revisa el Plan de Mantenimiento del


Parque Vehicular y lo enva a la Direccin de
Servicios Generales de la DGRMSG para su
validacin.

1 da

Direccin General de
Recursos Materiales y
Servicios
Generales
(Direccin de Servicios
Generales)

Recibe y valida el Plan del Mantenimiento del


Parque Vehicular.

1a3
das

Es correcto?

Subdireccin
Servicios
Generales

de

NO
Regresa a la Subdireccin Servicios Generales
indicando las inconsistencias para su
adecuacin. (conecta con la actividad No. 1)
SI
Valida Plan del Mantenimiento al Parque
Vehicular y emite dictamen favorable
remitindolo a la Subdireccin de Servicios
Generales.

Recibe dictamen e inicia trmites de


adjudicacin de servicio, conforme a la Ley de
Adquisiciones y turna solicitud a la
Subdireccin de Recursos Materiales.

1 da

1 da

1a3
das

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Nombre del Procedimiento: MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHCULAR

Unidad Administrativa

No.

Descripcin de Actividad

Tiempo

Subdireccin
de
Recursos Materiales

Recibe solicitud de contratacin de servicio y


procede a la adjudicacin conforme a la Ley de
Adquisiciones.

1 a 30
das

Notifica a la Subdireccin de Servicios


Generales del Proveedor ganador y entrega
copia del contrato.

5 das

de

Recibe notificacin del proveedor autorizado y


copia del contrato, remitiendo copia a la J.U.D.
de Mantenimiento y Apoyo Logstico.

1 Da

J.U.D. de Mantenimiento
y Apoyo Logstico

10

Recibe copia de contrato e instrumenta el Plan


de Mantenimiento Correctivo.

1 da

11

Avisa al taller autorizado de una orden de


servicio para mantenimiento preventivo.

1 hr.

12

Recoge vehculo de Oficinas junto con orden 3 Hrs.


de servicio y lo traslada a su taller para su
revisin y diagnstico.

13

Enva diagnstico a la J.U.D. de Mantenimiento


y Apoyo Logstico para su autorizacin.

1 da

J.U.D. de Mantenimiento
y Apoyo Logstico

14

Revisa y autoriza la reparacin de conformidad


con la orden de servicio y diagnstico emitido
por el taller.

1 da

Taller Autorizado

15

Procede a realizar la reparacin del vehculo.

1a3
das

16

Entrega vehculo reparado en oficinas.

5 hrs.

Subdireccin
Servicios Generales

Taller Autorizado

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No.

Descripcin de Actividad

Tiempo

J.U.D. de Mantenimiento
y Apoyo Logstico

17

Recibe vehculo por parte del taller y entrega al


usuario para su revisin y verificacin.

1 hr.

Usuario del Vehculo

18

Recibe y realiza las pruebas pertinentes al 2 hrs.


vehculo verificado que se encuentra en
condiciones adecuadas de operacin e informa
a la J.U.D. de Mantenimiento y Apoyo
Logstico.

J.U.D. de Mantenimiento
y Apoyo Logstico

19

Recibe el informe del vehculo por parte del 3 hrs.


usuario.

Conformes con los trabajos?

20

21

22

NO
Regresa el vehculo al taller
indicando
los
trabajos
que
satisfactorios.
(Conecta con la actividad No. 15)

autorizado
no
son

SI
Se procede a recibir las facturas por el servicio
efectuado y se elabora Orden de Trabajo por
los conceptos de servicio y costos, as como la
solicitud de pago correspondiente y la turna a
la Subdireccin de Servicios Generales para su
autorizacin.

Registra la fecha y los servicios realizados en


la Bitcora de Servicios del vehculo y se
anexa la documentacin al expediente del
mismo.

1 da

1 da

1 da

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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN EN


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Unidad Administrativa

No.

Descripcin de Actividad

Tiempo

de

23

Valida la solicitud de Pago y enva a la


Subdireccin de Recursos Materiales para su
visto bueno.

1 da

Subdireccin
de
Recursos Materiales

24

Recibe, valida y autoriza la solicitud de pago y


tramita el Vo. Bo. del Director General de
Administracin y turna a la Subdireccin de
Recursos Financieros para su pago.

5 das

Subdireccin
de
Recursos Financieros

25

Recibe, valida y procesa solicitud de pago de


conformidad con el contrato de servicio y
suficiencia presupuestal.

5 das

Subdireccin
Servicios Generales

FIN DE PROCEDIMIENTO

LIC. FERNANDO PENILLA ROSAS


J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y
APOYO LOGSTICO

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Nombre del Procedimiento:

Pg.:

De:

11

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO


LOGSTICO

SUBDIRECCIN DE SERVICIOS
GENERALES

DIRECCIN DE SERVICIOS
GENERALES DE LA
DGRMSG

Inicio
1
Elaborar Plan
del
Mantenimiento
Preventivo del
Parque Vehicular

Plan Mantto.Prev.

2
Recibe, revisa y
remite a la
DGRMSG

0
3

Plan Mantto.Prev.

Recibe y valida

Plan Mantto.Prev.

SI

Es correcto?

NO
4
Regresa para su 0
correccin
Plan Mantto. Prev.

5
Remite a la
0
Subdir. de Servs.
Grales. de la SDS
Plan Mantto. Prev.

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Nombre del Procedimiento:

Pg.:

De:

11

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

SUBDIRECCIN DE SERVICIOS
GENERALES

SUBDIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES

J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y
APOYO LOGSTICO

A
6
Recibe dictamen y
solicita a la
Subdir.Rec. Mat.
Iniciar trmite de
contratacin

Plan Mantto.Prev.

Recibe solicitud
e inicia trmites
de contratacin

Plan Mantto. Prev.

8
Notifica a la Subdir.
de Servs. Grales. 0
del proveedor
ganador
Contrato.

9
Recibe notificacin
y remite copia a la 0
JUD de Mant. Y
Apoyo Logstico
Contrato

10
Recibe copia de
contrato e
instrumenta el
Plan de Mantto.
Contrato

Da

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J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO LOGSTICO

TALLER AUTORIZADO

B
11
Da aviso al taller de
una orden de
servicio para
mantenimiento
preventivo

Orden de servicio

12
Recibe orden de
servicio, recoge
vehculo y traslada al
taller para su revisin 0
y diagnstico
Orden de servicio

13
Remite diagnstico
para la autorizacin
del servicio solicitado 0
14
Recibe diagnstico, revisa
y autoriza la reparacin de
conformidad con la orden 0
de servicio solicitado
Diagnstico

Diagnstico

Pg.:

De:

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Unidad Administrativa:

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LA SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL

Nombre del Procedimiento:

Pg.:

10

De:

11

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

TALLER AUTORIZADO

J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y APOYO


LOGSTICO

USUARIO DEL VEHCULO

C
15
Procede a
realizar la
reparacin del
vehculo

16
Procede a entregar
el vehculo en las
oficinas de la SDS 0
en la JUD de
Mant. Y Apoyo Log.
Facturas

17
Recibe y entrega
vehculo a usuario
para su revisin
y verificacin

18
Recibe el vehculo
y realiza pruebas
para verificar el
buen estado del
mismo e informa
JUD de Mant. Y Apoyo
Logstico
19
Recibe informe
del estado del
vehculo

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2007

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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN EN


LA SECRETARA DE DESARROLLO SOCIAL

Nombre del Procedimiento:

J.U.D. DE MANTENIMIENTO Y
APOYO LOGSTICO

Pg.:

11:

De:

11

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL PARQUE VEHICULAR

SUBDIRECCIN DE SERVICIOS
GENERALES

SUBDIRECCIN DE
RECURSOS MATERIALES

SUBDIRECCIN DE
RECURSOS FINANCIEROS

SI

Conformes
con los
trabajos?
NO
20
Regresa el vehculo
al taller autorizado
indicando los trabajos
no satisfactorios

1
21
Se remite facturas
y solicitud de
pago para
0
autorizacin
Solicitud de pago
22
Registra servicios
realizados en la
Bitcora de
0
Servicio del
Vehculo
Bitcora

23

Recibe, valida y
autoriza la solicitud

Valida la
solicitud
de pago y envia
a la
Subdirecccion
de Recursos
Materiales para su
vo.bo

de pago y tramita el
Vo.Bo del Director
General de
Administracin y turna
a la Subdireccin de
Recursos Financieros 0
para su pago

Solicitud de pago

LIC. FERNANDO PENILLA


ROSAS
J.U.D. DE MANTENIMIENTO
APOYO LOGSTICO

24
25
Recibe, valida y
procesa solicitud
de pago del servicio 0
realizado
CLC

Solicitud de pago

Fin