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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral

Versión: 01
Fecha: 01/04/2013
Código:
GFPI

F004-P006-

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 04

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Programa de Formación:
Código: 431499
Técnico en Asistencia Administrativa
Versión: 102
Diseñar un modelo de administración para una
unidad de negocio productivas en el Municipio de
Código: 464697
Ipiales Nariño
Fase del proyecto:
Ejecución
Actividad (es) del Proyecto:
Actividad (es) de
Establecer el plan estratégico para una eficiente y
Aprendizaje:
eficaz administración del unidades de negocio
Realizar el análisis del mercado
productivas, con la elaboración de manual de
y de las empresas para definir
funciones, portafolio de servicios, estudio de
los eslabones de la cadena de
imagen corporativa, estudio de marketing, manual
abastecimiento.
de contratación, manejo de la seguridad industrial
y el estudio de métodos y procesos, realizando
visitas periódicas a la unidad de negocio y una
salida empresarial que facilite la ampliación de los
horizontes administrativos
Resultados de Aprendizaje:
Competencia:
Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el
Organizar la documentación
suministro de información de acuerdo con las normas, las
teniendo en cuenta las normas
técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente
legales y de la organización.
Resultados de Aprendizaje:
Competencia:
Despachar los documentos generados en la unidad
Organizar la documentación
administrativa, teniendo en cuenta las normas gramaticales y de teniendo en cuenta las normas
sintaxis, las normas técnicas colombianas para la elaboración y
legales y de la organización.
presentación de los documentos, las normas internas y la
legislación vigente.

Resultados de Aprendizaje:
Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el
despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con
las políticas institucionales.

Resultados de Aprendizaje:
Recibir los documentos de acuerdo con las políticas
organizacionales y la legislación vigente.

Duración de la guía ( en horas): 120

2. INTRODUCCIÓN

Competencia:
Organizar la documentación
teniendo en cuenta las normas
legales y de la organización.
Competencia:
Organizar la documentación
teniendo en cuenta las normas
legales y de la organización.

co/? idcategoria=2023# Conclusión : Página 2 de 12 . mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.gov.  El Documento de Apoyo se obtuvo de: www. Se recomienda que su participación en el progreso de la presente guía se realice de manera responsable. realizar la Lectura de la Ley 594 de 2000 disponible en la web y elaborar un mapa conceptual. si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta guía. impactará positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el del resto de su grupo como Técnicos en ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.archivogeneral. encontrará la orientación y fundamentación requerida para la fase de ejecución de la formación. En esta guía. al alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestión de su propio proceso de aprendizaje). autónoma y comprometida. labor importante en los procesos administrativos de las organizaciones del sector productivo. Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como persona. Recordemos que este proyecto nos compromete con las unidades de negocio productivas del sector de Ipiales. que tiene como objetivo ampliar la capacidad de consultar. Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestión ordenada y seguramente. desarrollando conocimientos y habilidades que hacen parte de su preparación.1 Actividades de Reflexión inicial. 3. le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias. Estrategia de aprendizaje: Una vez el Instructor imparte la formación correspondiente a la Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.Guía de Aprendizaje Usted ha iniciado un nuevo reto en su vida con el cual logrará un objetivo a nivel personal y profesional como corresponde a la formación en Asistencia Administrativa. a través del desarrollo de competencias en la organización de los documentos que se originen de las funciones administrativas siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. identificar e interpretar la información necesaria y pertinente para el excelente resultado de nuestro proyecto. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.

forma de hacer las cosas. Estrategias de aprendizaje: Mesa Redonda y Mapa Conceptual. 3.Guía de Aprendizaje El aprendiz lograra apropiar la terminología sobre la organización de documentos y archivo. 3. Participación en el Foro temático “Cuales son los criterios empresariales para el manejo de la documentación en las empresas del Municipio de Ipiales”. Objetivo: Levantar un diagnostico situacional de los estilos y sistemas Gestión Documental en el Municipio de Ipiales que facilite el planteamiento de estrategias de administración (Plan de mejoramiento) para elevar la capacidad. Estrategias de aprendizaje: prácticas de campo. enfocadas a la ley y normas vigentes. el crecimiento. Utilizando los instrumentos y herramientas necesarias para la recolección de información (Lista de chequeo. elabore un Diagnóstico del manejo de la gestión documental por equipos de Trabajo. Socialización del diagnóstico y el plan de mejoramiento ante las directivas de la empresa para su respectiva aprobación y ejecución.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Objetivo: Contribuir al crecimiento y desarrollo de las empresas de la región con personal altamente calificado. encuesta. documento diagnostico de los estilos y sistemas de Gestión Documental y plan de mejoramiento. observación directa). entrevista personal. Objetivo: Que el aprendiz apropie el conocimiento respecto al manejo de la gestión documental de las organizaciones.4 Actividades de transferencia del conocimiento. buscando fortalecer el crecimiento y desarrollo de la empresa visitada. Participación activa en la mesa redonda de la socialización del Mapa Conceptual “Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos” y compartir propias experiencias laborales. Socialización de experiencias. la productividad y el desarrollo sostenible de las empresas del sector. 3. Estrategias de aprendizaje: Elaboración y aplicación de técnicas de investigación. Página 3 de 12 .

Registra los documentos internos y externos por despachar. . las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente. manuales o automatizadas.Guía de Aprendizaje 3. Concepto e importancia.Documento.Documento de archivo . aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible. Procedimiento y herramientas. . . papelería. Clases de documentos . Manual de gestión documental. de acuerdo con el manual de operación. mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos teniendo en cuenta las políticas de la organización.5 Actividades de evaluación. Direcciona los documentos de acuerdo con el destinatario o dependencia correspondiente. Recepciona los documentos aplicando los procedimientos y la normatividad vigente. Aplica el procedimiento para la radicación de los documentos por despachar. de acuerdo con las normas de seguridad industrial y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones. Controla la vigencia de los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención documental. Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos.Documento electrónico de archivo. Concepto e importancia Legislación vigente para trámite de documentos. Ingresa los documentos aplicando el manual de gestión documental. utilizando la tecnología disponible. Conserva las copias de los Técnicas e Instrumentos de Evaluación TÉCNICA : Formulación de Preguntas. Estructura orgánicofuncional de la organización. para el recibo y el despacho de documentos. Clasifica la documentación recibida de acuerdo con las políticas de la organización. Tablas de retención documental.Gestión documental . Utiliza los elementos de protección.Comunicaciones oficiales. Canales o medios de ingreso de los documentos: Criterios de Evaluación Utiliza los útiles. . Unidad de correspondencia.Soportes documentales. Opera los equipos y aplicativos para el recibo y despacho de documentos internos y externos. Distribuye las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.Correspondencia Unidades de Información. Evidencias de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento : El aprendiz identifica claramente los conceptos de: Puesto de trabajo. INSTRUMENTO: Cuestionario 01 Página 4 de 12 . Equipos y aplicativos para la organización de archivos. elementos.

Interpretación.Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas. . . Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Formatos y aplicativos para el registro de los documentos recibidos.Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas.Guía de Aprendizaje Clasificación de la documentación recibida: . Comprueba el registro de los documentos recibidos y despachados. Distribución. .Elementos de protección para el desempeño de las funciones. para la radicación de documentos producidos y recibidos (Internos o externos). Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite.Transmisión de mensajes documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico. Concepto . de acuerdo con las normas y la legislación vigente. Aplica técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos. de acuerdo con el manual de gestión documental.Comunicaciones recibidas por fax. Comunicación. . Normas de seguridad industrial y salud ocupacional. análisis y síntesis de la información. Procedimiento para el registro de documentos recibidos. de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería. Página 5 de 12 . orientadas al recibo de documentos: Concepto y aplicación. Concepto y procedimiento.Folletos. manual o electrónico. . Concepto y procedimiento para la distribución de los documentos producidos y recibidos (Internos o externos). Radicación.Correspondencia personal. revistas y publicaciones seriadas .

Operar equipos y herramientas tecnológicas. Comunicación empresarial. Préstamo y recuperación de documentos (testigo. Mensajería.Procedimiento Evidencias de Desempeño: Alistar los útiles. Medios de consulta de documentos. ficha de afuera para préstamo de documentos). elementos. Normas de gestión documental vigentes.Guía de Aprendizaje Medios y Canales de comunicación. equipos y el puesto de trabajo para la radicación. Plantea idóneamente planes y programas de entrenamiento y capacitación de acuerdo con el diagnostico de las necesidades de capacitación y entrenamiento de la fuerza laboral y los principios y valores de la organización. manuales o automatizadas. Fase de descargue de la correspondencia. genera ideas para innovar y solucionar problemas en la organización mediante el fomento del trabajo en TÉCNICA: Observación INSTRUMENTO: Lista de chequeo 01 Página 6 de 12 . de acuerdo con los manuales de operación Ingresar los documentos para la Organización aplicando el manual de gestión documental.Concepto . recibo y el despacho de los documentos. . Concepto. empleadas para la radicación. Concepto y tipos. recepción y despacho de documentos.

Guía de Aprendizaje la legislación vigente. en lo relacionado con el recibo de documentos.Aplicar el manual de gestión documental. Diseña los planes de mejoramiento.Aplicar las tablas de retención documental. .Aplicar las normas de calidad durante el registro. la tecnología y el aplicativo disponible. .Aplicar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos. la legislación vigente. las normas técnicas y las de gestión de la calidad. el manual de gestión documenta. . .Interpretar la estructura orgánico-funcional de la empresa. procesos y procedimientos analizando las variables de medición del rendimiento del talento humano. durante un periodo de tiempo dado. de acuerdo con las responsabilidades individuales o grupales. . Aplicar las normas de seguridad industrial y salud ocupacional. reentrenamiento y capacitación para el mejor desempeño del talento humano según Página 7 de 12 . en lo relacionado con el recibo de documentos.Registrar los documentos producidos por la Organización. para su despacho.Interpretar el manual de gestión documental. . .Identificar formatos de registro y control de documentos producidos para su despacho. Interpreta los resultados de las evaluaciones de desempeño de acuerdo con los estándares y normas de calidad e indicadores de gestión en las diferentes tareas.Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos.Aplicar la legislación vigente para el recibo y despacho de documentos. aplicando la estructura Orgánico-funcional de la empresa. . la tecnología y el aplicativo disponible. Planifica adecuadamente las actividades inherentes a los cargos. Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. Interpreta cuidadosamente las políticas de contratación de personal según las características principales de los diferentes enfoques en la administración de personal. .Utilizar los elementos de protección para el desempeño de las funciones. Despachar los documentos producidos por la Organización aplicando el manual de gestión documental. Identifica las áreas de rendimiento del recurso humano y las características actitudinales susceptibles de ser evaluadas de acuerdo a las a las actividades programadas. . .Identificar los canales para el envío de los documentos producidos por la Organización. despacho y equipo como estrategia de interacción grupal e interpersonal de acuerdo con las normas de seguridad y políticas de la organización. la tecnología y el aplicativo disponible. .Direccionar los documentos que ingresan a la Organización. .

INSTRUMENTO: Lista de chequeo 02 Página 8 de 12 .Enviar los documentos producidos. el manual de gestión documental. . Evidencias de Producto: Técnicas de seguimiento y control al plan de mejoramiento de sistema de administración del R. entrevista personal. Dirigir el talento humano según actividades programadas. disponibilidad de tiempo y recursos. .Guía de Aprendizaje control de los documentos producidos por la Organización. observación directa. la legislación vigente. las normas de gestión de la calidad. políticas de la organización. Realizar el entrenamiento y la capacitación del talento humano teniendo en cuenta los principios y valores de la organización. Técnica de recolección de información utilizada: lista de chequeo.Diligenciar la información en el Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. la tecnología y el aplicativo disponible. Realizar planes de salud y TÉCNICA: Valoración de Producto. Controlar el préstamo y la recuperación de los documentos.H. Programar el talento humano de acuerdo con las necesidades de las unidades de negocio. encuesta. de acuerdo con la legislación vigente y normas organizacionales. aplicando las normas de correo y mensajería. a través de los canales y medios establecidos por la Organización.

Evaluar las relaciones interpersonales y el comportamiento del talento humano. Evaluar el comportamiento del talento humano. su sentido de pertenencia y su creatividad según el nivel de servicio establecido y los estándares de calidad. Biblioteca del Centro. Unidad de Emprendimiento y Unidades de Información del Entorno laboral.Video educativo . Computador . El aprendizaje depende Página 9 de 12 . Experiencias y actividades de los aprendices dirigidas a la adquisición de competencias.Fuentes de información – Biblioteca disponible. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Ambiente de Formación.Video beam .Guía de aprendizaje .Instrumentos de evaluación . GLOSARIO DE TERMINOS ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE. 5. 4. Estimular los buenos resultados del recurso humano reconociendo y retribuyendo su desempeño.Guía de Aprendizaje seguridad ocupacional de acuerdo con las normas y políticas de la organización. tareas y nivel de servicio. Evaluar la creatividad y la toma de decisiones según indicadores de gestión. conocimientos o habilidades. Analizar la evaluación de la gestión de procesos. identificando las variables de gestión y áreas de rendimiento según las normas y procedimientos establecidas.

En ella se expresa la planificación de la asignatura de forma estructurada. exposiciones de aprendiz. prácticas. El estudio de casos orienta la atención del alumnado hacia una situación singular que reúne las características adecuadas para ofrecer oportunidades para el aprendizaje. En este sentido. Además. informaciones. aunque sí el trabajo autónomo o cooperativo del estudiante(s) y la planificación y seguimiento del mismo por parte del docente. a diferencia de las dos formas de tomar la iniciativa. ESTUDIOS DE CASO Esta estrategia de enseñanza es una expresión del modelo de enseñanza activa. Conjunto de tareas que requieren de la asistencia personal del estudiante y el profesor. sin ambigüedades. ACTIVIDADES NO PRESENCIALES. Esta denominación. desde la Página 10 de 12 . ACTIVIDADES PRESENCIALES. capacidades. la estrategia es más esquemática que los programas o proyectos. y que se puedan objetivar y medir. Conjunto de tareas que no requieren de la asistencia personal del estudiante y el profesor. Serán estos criterios los que marquen la pauta. evalúe o decida. se pone de manifiesto actuando en una actividad compleja con un determinado grado de pericia. ENTORNOS O AMBIENTES PARA EL APRENDIZAJE El conjunto de factores que configuran el “ambiente” dispuesto para que una persona pueda aprender. etc. tarea o actividad en el ámbito profesional. es importante que lo que se haga. pero también pueden ser desiguales. no excluye que en su desarrollo haya otro tipo de situaciones de aprendizaje (cooperativo. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Descripción de lo que el estudiante debe realizar para demostrar que se ha conseguido el resultado del aprendizaje. de acuerdo al principio de publicidad (hacer visible qué. El estudio de casos puede utilizarse dentro del aprendizaje generativo o del aprendizaje por descubrimiento. habilidades y valores que posibilita desarrollar adecuadamente una función. ESTRATEGIAS DIDACTICA Definir una estrategia para la acción es algo diferente a la definición de un programa de acción o de un proyecto. cómo evaluar).) para actuar con pertinencia y eficacia en un conjunto de situaciones. Su principal finalidad es hacer visible/público. ya que la estrategia. sea conocido suficientemente y desde el principio por todos los implicados. El caso elegido es una ejemplificación del contenido que se desea transmitir. no de la transmisión de conocimientos por parte del profesor. está permanentemente abierta a la respuesta que puedan producir en la realidad las primeras decisiones adoptadas. dependiendo de las características de las personas. COMPETENCIAS Combinación compleja de conocimientos. Por ello. Es también una planificación operativa. dicho compromiso al tiempo que orientar el trabajo de profesor y aprendices para alcanzar los objetivos propuestos con garantía de éxito. deben estar redactados de forma clara. el compromiso que contraen instructores y aprendices en le proceso de enseñanza-aprendizaje. etc. CLASE PRESENCIAL Exposición de contenidos mediante presentación o explicación (posiblemente incluyendo demostraciones) por un profesor.). de manera tangible y realista. los niveles y las condiciones de logro que se pretenden alcanzar en los objetivos de la materia. puesto que es la que se concreta en el proceso de enseñanza-aprendizaje. trabajo individual. GUÍA DE APRENDIZAJE Documento de síntesis que concreta. Se caracterizan por la capacidad de movilizar recursos (saberes. Estas condiciones pueden ser distintas. dependiendo del “contexto” y de las “condiciones de entradas”.Guía de Aprendizaje de la actividad del estudiante. técnicas.

Los objetivos. en sentido específico. el almacenamiento y la recuperación de un gran volumen de información de forma rápida y para un gran número de personas. correo electrónico. BIBLIOGRAFÍA/ WEBGRAFÍA Gestión documental en las organizaciones. Los resultados del aprendizaje: no deben confundirse con los objetivos del aprendizaje. OBJETIVOS Las metas o propósitos de la enseñanza pueden ser amplios. los modelos de aprendizaje que se han de desarrollar. Patricia Russo Gallo. 6. Pero toma espacial sentido cuando se asimila al concepto de trabajo autónomo. sino que se ocupan de los logros del estudiante más que de las intenciones de conjunto del instructor TALLER/TRABAJO DE GRUPO Sesión supervisada donde los aprendices trabajan en tareas individuales y reciben asistencia y guía cuando es necesaria. bases de datos o espacios web. tanto sea en estudio en casa.Guía de Aprendizaje selección y organización de contenidos. la propuesta de desarrollo curricular. en consulta en biblioteca o base de datos o en clase. TRABAJO INDIVIDUAL Toda tarea o actividad que desarrolle el estudiante solo. foros y Chat). La expresión “aprendizaje activo” hace referencia a un modo de aprender en el que las personas se comprometen seriamente con su propio aprendizaje.evaluados. que serán -por ello. Los proyectos son la base sobre la que se organiza y orienta el aprendizaje de los aprendices. RESULTADOS DEL APRENDIZAJE Formulaciones que el estudiante debe conocer. El diseño y el desarrollo de proyectos pueden estar orientados por la resolución de algún problema o la aplicación de alguna tecnología. TRABAJO EN PROYECTOS Esta estrategia de enseñanza es una de las expresiones del modelo de enseñanza generativo. Editorial UOC. el espacio y el tiempo. se refieren a los aprendizajes que se quiere consigan los aprendices. TECNICAS DIDACTICAS ACTIVAS Las formas de enseñanza que se engloban dentro de estos modelos también suelen denominarse “aprender haciendo”. el papel del profesor y del estudiante. los mecanismos de control… PLATAFORMA VIRTUAL Espacio virtual que da soporte al proceso de enseñanzaaprendizaje a distancia y autodirigido (Blackboard). lugares de enlace o con nexos de red hacia otros recursos. Un programa de formación puede también definirse a través de un conjunto de resultados de aprendizaje logrados para la concesión de un número determinado técnicas de aprendizaje. con los aprendices o entre ellos (espacio personal. y espacios para la interacción didáctica con el profesor. Formulados de este modo expresan los criterios de nivel de aprendizaje requeridos. En ella hay lugares fijos para contenidos. entender y / o ser capaz de demostrar tras la finalización del proceso de aprendizaje. Este tipo de trabajo puede estar integrado en la propia dinámica de clase o en el reparto de tareas de un equipo de trabajo. Universidad Abierta de Cataluña. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC) El conjunto de recursos técnicos que facilitan la transmisión. Página 11 de 12 . PROGRAMA DE APRENDIZAJE Conjunto de competencias reconocidos para la concesión de un Título específico. los materiales curriculares. PROYECTO FORMATIVO Diseño de actividades concretas para la implantación de un Plan de mejoramiento o idea de negocio. los recursos didácticos. programado dentro de los resultados de aprendizaje de la estructura curricular del programa de formación.

com.edu. Revisado por: _____________________________________________ Página 12 de 12 . 2008.google. Edición Iluastrada.Guía de Aprendizaje http://books.co/books? id=AOkL0OYJp54C&printsec=frontcover&hl=es#v=onepage&q&f=false Gestión de Archivos Electrónicos. Ingeniera Industrial. Fecha de elaboración: 31 de Mayo de 2013. DOCUMENTOS RELACIONADOS 7. Correo electrónico: jsantacruz8@misena. No. Biblioteca Alfagrama. Inés Casanovas. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR) Instructor responsable: JACQUELINE SANTACRUZ TIMARAN. De páginas 246.co.