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PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Código : PSE.01

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Versión : 11

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Revisó: Director de Control Interno y Evaluación de Gestión
Vicerrector Administrativo

Aprobó: Vicerrector Académico

Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007
Resolución N° 1736

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer las pautas necesarias para realizar las auditorías internas
en la Universidad Industrial de Santander de acuerdo con los
lineamientos de la Institución y las normas aplicables según los
Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad.

Este procedimiento aplica a las actividades a desarrollar en las
auditorías Internas que se realicen a los procesos y elementos de
los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y a los
Laboratorios que se encuentren en el Programa de Acreditación
de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

Norma NTC GP 1000:2009
Norma NTC ISO 9001:2008
Norma NTC ISO 19011:2012

Norma NTC ISO 14001:2004
Norma NTC OHSAS 18001:2007
Norma NTC ISO 17025:2005

Norma NTC ISO 15189:2009

Norma NTC ISO 5906:2012

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS









Sistema de Gestión: Conjunto de elementos mutuamente relacionados, utilizados para establecer la política y además para definir y controlar una
Organización con respecto a la Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y Competencia de Laboratorios de Ensayo y Calibración.
Alcance de la Auditoría: El alcance describe la extensión y límites de la auditoría en términos de localización física, unidades organizacionales,
actividades y procesos por auditar, y el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.
Auditado: Organización o persona que se somete a una auditoría.
Equipo Auditor: Conformado por el Auditor Líder, el Auditor y el Auditor en formación quienes llevan a cabo una auditoría, con el apoyo de
expertos técnicos, si se requieren.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditor Líder: Persona externa o funcionario de la Organización que coordina y direcciona el desarrollo de la auditoría interna y que cumple con el
perfil establecido.
Auditor en formación: Persona que se encuentra en la fase de formación como Auditor y acompaña al Auditor en las Auditorías como parte de su
formación.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, objetivo e independiente realizado por la misma Organización.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Evidencia de la Auditoría: Registros. debe definir el programa de formación para los Auditores Internos que contribuyan al fortalecimiento de sus competencias y desempeño. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la auditoría. durante la preparación del Plan de Auditorías Internas. Seguridad y Salud Ocupacional Líder del Proceso de Talento Humano Ambiental Líder del Proceso de Gestión Ambiental Laboratorios Auditor Líder de Laboratorios .4 y el numeral 7 donde se orienta sobre la determinación de las competencias requeridas para el equipo auditor. teniendo en cuenta el alcance y complejidad de cada auditoría. teniendo en cuenta los siguientes parámetros : a) El perfil de Auditor Interno de los Sistemas de Gestión establecido en la Norma NTC – ISO 19011 numerales 5.01 Versión : 11 Página 2 de 10 DEFINICIONES     Conclusiones de Auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la misma Criterios de la Auditoría: Comprende la normatividad y documentos utilizados como referencia para realizar la auditoría. Unidad o Laboratorio. Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la auditoría.4. El equipo auditor realizará el seguimiento a las Acciones Correctivas resultado de las No Conformidades (NC) de Auditorías Internas y Externas.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Código : PSE. así mismo. NC de Auditoría Externa: Líder del Proceso Seguimiento Institucional. unidad o laboratorio y los tiempos registrados en los planes de auditoría anteriores. La asignación del tiempo de auditoría requerido por cada Proceso. cada proceso. debe ser determinado por el Auditor líder correspondiente junto con su equipo auditor. frente a los criterios de la misma. declaraciones de hecho u otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que sea verificable. CONSIDERACIONES El Director de Control Interno y Evaluación de Gestión. el cierre de dichas acciones estará a cargo de las personas relacionadas en el siguiente cuadro: ACCIONES CORRECTIVAS Calidad RESPONSABLE DE CIERRE NC de Auditoría Interna: Auditor Interno que identificó la No Conformidad. u oportunidades de mejora.

subprocesos.Informe de Auditorías previas. Para la programación de las auditorías internas. 2. según la Matriz de interrelación de requisitos incluida en el Manual del Sistema de Gestión Integrado o Manuales de Calidad de los Laboratorios.Caracterizaciones de Interno y Evaluación de los procesos. Director de Control . teniendo en cuenta los siguientes aspectos. d) Criticidad de los Riesgos.G. Subprocesos o Unidades del SGI-UIS o Laboratorios 2.01 Versión : 11 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Página 3 de 10 Inicio/Fin Actividad DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1.I (transversalidad). Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad.01 Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Anexo 1 Manual del Sistema de Gestión Integrado MDI.Matriz de Interrelación de Requisitos.01 Director de Control Interno y Evaluación de Gestión y Auditor Líder . Propuesta Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. e) Número de Accidentes/Incidentes. Elabora la propuesta del Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión.FSE. Gestión y Auditor Líder . b) Número de No Conformidades detectadas durante la auditoría anterior. Revisa el estado de los Procesos de los Sistemas de Gestión adoptados por la UIS o de los Laboratorios. . 1 Dec isión Documento Procesamiento en S. . o intranet Procedimiento predefinido DESCRIPCIÓN Conector RESPONSABLE Conector de página DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROGRAMACIÓN DE AUDITORÍAS 1. según aplique: a) Grado de intervención de los requisitos críticos de norma en cada uno de los procesos. f) Indicadores. c) Grado de intervención de determinado proceso en los demás procesos del S. Revisión del estado de los Procesos.F. es necesario considerar que todos los procesos.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE. g) Nivel de significancia de los Impactos Ambientales. y Laboratorios deben ser auditados por lo menos una vez al año.

Comité del SGI FSE. los siguientes aspectos:     Objetivo. el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión (FSE. 3.01 Programa Anual Interno y Evaluación de de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión Gestión. 5. No 4. FSE. Fechas y tiempos de realización de auditorías.01 Programa Anual Director de Control de Auditorías Internas Interno y Evaluación de de los Sistemas de Gestión Gestión. Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. realiza los respectivos ajustes al Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Versión : 11 Página 4 de 10 DESCRIPCIÓN DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 3. 5. Realiza los ajustes correspondientes. .02 Plan de Auditor Líder y equipo Auditorías Internas de auditor los Sistemas de Gestión. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión.01 Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Elabora el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. En caso de requerirse. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Equipo auditor. Director de Control FSE.02). de acuerdo a las observaciones efectuadas por Comité del SGI. Presenta al Comité del SGI el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Aprueba el Programa Anual de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Alcance. 2 6. Acta de Comité del SGI PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS 6. -FSE. Elabora conjuntamente con el equipo auditor. definiendo entre otros. ¿Requiere ajustes? Si 4.

-FSE. auditor subprocesos. 8.33 Control de Asistencia. Laboratorios PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS . Realiza reunión de apertura.02 Plan de Gestión.03 Lista de verificación. Aprueba y comunica el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión al líder del proceso. Prepara los documentos necesarios con base en la revisión de la información pertinente relacionada con sus asignaciones de auditoría. unidades o Laboratorios auditados. 7. Cualquier modificación al Plan de Auditoría Interna debe ser acordada entre las partes antes de continuar con el proceso de auditoría. Realiza la reunión de apertura. Entre dichos documentos se encuentran las listas de verificación creadas por cada auditor. en la cual se presenta el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Equipo auditor -FSE. Control de Asistencia a la reunión de apertura 3 10.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE. Auditor Líder y equipo auditor EJECUCIÓN DE LAS AUDITORÍAS 10.33 Control de Asistencia . Director de Control Interno y Evaluación de -FSE. Consulta los documentos pertinentes para el desarrollo de la auditoría. Se dejando evidencia de la reunión en el registro FTH.FTH. 8. y se resuelven las dudas existentes. 9. Comunicación del Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión.01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Versión : 11 Página 5 de 10 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 7. subproceso. jefe de unidad o director de laboratorio a auditar. según aplique. Prepara la documentación para la realización de auditorías internas de los Sistemas de Gestión. Auditorías Internas de los Sistemas de Auditor Líder de Gestión. Consulta los documentos del SGI pertinentes.02 Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. Aprueba y Comunica el Plan de Auditorías Internas de los Sistemas de Gestión. 9. .Documentos y/o registros de los Auditor Líder y equipo Procesos.

01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Versión : 11 Página 6 de 10 DIAGRAMA DE FLUJO 3 11.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE. Equipo Auditor -FSE. a través de la revisión de documentos y registros. Informa al líder del proceso. unidades o laboratorios auditados.04 13. Revisa los hallazgos y prepara el Informe de Auditoría. NOTA: Durante la auditoría. 4 14. Prepara el Informe de Auditoría. jefe de unidad o director de laboratorio los principales hallazgos. -FSE. confrontándolo con los criterios de auditoría para generar los hallazgos según corresponda. Esta información se presenta para que sea comprendida y reconocida por el auditado. observación directa y entrevistas al personal.04 Informe de Auditoría Interna. b) Las conclusiones de la auditoría. subproceso. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 11. subprocesos. según se requiera.04 Informe de Auditoría Interna. Realiza la reunión de cierre presidida por el auditor líder y las personas responsables de los procesos.03 Lista de Verificación. Nota2: En caso que el auditado presente alguna observación frente al informe. 12. Si es aceptada realiza el ajuste pertinente. Auditor Líder junto a su equipo auditor -FSE. Nota1: El director de Control Interno y Evaluación de Gestión podrá asistir a las reuniones de cierre. . subprocesos.03.03 Lista de Verificación. Realiza reunión de cierre. Recolecta y verifica la información de los procesos. Desarrollo de auditorías en el sitio. Equipo Auditor 13. diligenciando el Formato FSE. Auditor Líder FSE. diligenciando el Formato Lista de Verificación FSE. será revisado por el auditor interno y el auditor Líder. subproceso. evaluar el progreso de la auditoría y reasignar trabajo entre los auditores. Informe de Auditoría Interna de los Sistemas de Gestión. para presentar el Informe de Auditoría haciendo énfasis en: a) Los hallazgos de la auditoría. jefe de unidad o director de laboratorio y al personal involucrado los principales hallazgos una vez terminada la auditoría. de lo contrario en la reunión de cierre justifica la no aceptación . unidades o laboratorios que le sean asignados. 14. el auditor líder puede reunirse periódicamente con el equipo auditor para intercambiar información. Informa al líder del proceso. Lista de Verificación 12.

08 Evaluación de Líder del Proceso/ Desempeño del Subproceso Auditor Interno.08 Evaluación de Desempeño del auditor Auditor Interno. Auditor Líder .FSE.08 Evaluación de Desempeño del Auditor Interno. 15a.02 18. Jefe de Unidad Director de Laboratorio 16. Líder Proceso Seguimiento Institucional .02 .PSE. Procedimiento de Acciones Preventivas/ Correctivas PSE.02 Procedimiento Acciones Preventivas / Correctivas 15b.FSE. con su respectiva retroalimentación. Analiza resultados obtenidos de la Evaluación de Desempeño.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Versión : 11 Página 7 de 10 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4 SEGUIMIENTO Y MEJORA 15a. Analiza conjuntamente con el auditor líder el reporte de la Evaluación de desempeño aplicada al equipo auditor con el fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el proceso Auditor Líder y equipo . 16. 15b.FSE. Realiza la Evaluación de Desempeño a los miembros del equipo auditor. .Evaluación de desempeño al auditor líder 17.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Lider. Analiza los resultados obtenidos en la Evaluación de Desempeño del Auditor Interno para ser comentados con el equipo auditor y presentar reporte al líder de proceso de Seguimiento Institucional. Se remite al Procedimiento de Acciones Preventivas/ Correctivas PSE. 17. Líder Proceso Seguimiento Institucional . Análisis de la Evaluación de desempeño FIN 18. Realiza la evaluación de Desempeño al Auditor líder. Realiza evaluación de desempeño.FSE.

inclusión del Director de Laboratorio como responsable de la Actividad No. 16. 4. 18 y 19 por inclusión del PSE. 3.33. unidades y Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad. 3. Ajuste en la definición de Sistema de Gestión. 7. 4. Inclusión de los Laboratorios / Directores en las actividades No. 5. 17 el formato FSE. 2. 12 y 14 y eliminación de las Actividades No. Inclusión de la Normas NTC ISO 9001:2008. modificaciones en las Actividades No. 11.01 Versión : 11 Página 8 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Noviembre 19 de 2007 02 Octubre 03 de 2008 Cambio de la Norma NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Industrial de Santander 03 Marzo 11 de 2009 Ajuste en las Consideraciones. Ajuste del Objetivo y el Alcance referentes a los sistemas de gestión. 09 Enero 20 de 2014 Ajuste definiciones y consideraciones 10 Marzo 25 de 2014 Se ajusto al el nuevo nombre del formato de Informe de Auditorías FSE. relacionados con la inclusión de los Sistemas de Gestión adoptados por la Universidad y los líderes de proceso/subproceso y jefes de unidad. 1. 1. referente a la inclusión de laboratorios. como Anexo del Procedimiento PSE. 6. NTC OHSAS 18001:2007. 14. 5. 7. 8. 6.20 Evaluación de Desempeño del Auditor Líder como documento de referencia. Ajustes en las consideraciones en los literales a y d. Mayo 24 de 2011 Cambio del nombre del procedimiento. Ajustes en las Actividades No. 15b. 1. modificación de la Actividad No. actualización de la NTC GP 1000:2009. Inclusión del Perfil de Auditor Interno.01 Mayo 22 de 2013 Actualización de la Norma NTC ISO 19011:2012 y NTC 15189:2009. NTC ISO 15189:2007 y NTC ISO 17025. Inclusión de los Sistemas de Gestión en la Actividad No. . 02 y de las actividades 17 y 18 04 Abril 15 de 2009 Inclusión de la consideración relacionada con el seguimiento a las acciones correctivas resultado de las no conformidades de auditorías externas. 7.PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Código : PSE. 1. 10 con el reemplazo del Acta de Reunión de Apertura por el Registro FTH. 7.04 11 Junio 11 de 2014 Se cambió el responsable de la actividad 12 a Equipo Auditor. 1. así como los aspectos relacionados con seguridad y salud ocupacional y ambiental. 9 y 10 Ajuste en el perfil del auditor interno lo referente a formación en la Norma ISO 15089:2009 06 07 08 Noviembre 21 de 2013 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Creación del Documento Inclusión de la Norma NTC ISO 5906:2012 en el Item de normatividad y en el perfil del auditor. 11 y 12. inclusión del Auditor Líder como responsable de la actividad No. Inclusión de los Laboratorios en el Alcance. Pág. 10. NTC ISO 14001:2008. 17. 05 Septiembre 21 de 2009 Inclusión en el documento de referencia de la Actividad No.

Elaborar conjuntamente con el equipo auditor. las etapas del procedimiento. . resultado de la auditoría. Control de Asistencia . y se resuelven las . -Apoyar el Proceso de . el Plan de Auditorías Internas de Calidad (FSE.Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluación de desempeño. según corresponda.Preparar los documentos necesarios para la realización de las auditorías. en el Formato FTH33. Entre los que se encuentran las listas de verificación.Consultar los documentos Recolectar y analizar las pertinentes para el desarrollo evidencias de Auditoría que de la Auditoría. dejando acciones correctivas que son evidencia de los participantes. en la cual se presenta el Plan de Auditorías Internas de Calidad. . Ejecutar la Auditoría. . Participar en las capacitaciones y/o entrenamientos como Auditor.Realizar la reunión de apertura. sean pertinentes y suficientes para obtener conclusiones .Realizar seguimiento a las dudas existentes.Realizar los ajustes y formación de los auditores correcciones a los que haya en formación en cada una de lugar al informe de Auditoría.Planear y desarrollar las tareas asignadas por el Auditor Líder.Participar en las Actividades de Evaluación del desempeño de los Auditores en Formación.Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Líder.01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Versión : 11 Página 9 de 10 ANEXOS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PERFIL DEL AUDITOR INTERNO PLANEACIÓN PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y MEJORA . .02) . Verificar que la documentación esté a disposición y sea comprendida por el auditor en formación.Elaborar y entregar al Auditor Líder el Informe de Auditoría con sus respectivos soportes en los tiempos establecidos. . .PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE.

Conocer el Plan Auditorías Aprobado.Participar en la Reunión de pertinentes para el desarrollo apertura.Implementar las acciones de mejora que resulten de su evaluación de desempeño. en las y/o como de . AUDITORES EN FORMACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO Y MEJORA Participar -Consultar los documentos . Auditoría en sitio y capacitaciones entrenamientos de la Auditoría. Reunión de Cierre.01 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Versión : 11 Página 10 de 10 ANEXOS RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR PERFIL DEL AUDITOR PLANEACIÓN PREPARACIÓN . .PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código : PSE. .Preparar los documentos -Participar en la elaboración del necesarios con base en la Informe de Auditoría como revisión de la información soporte para el Auditor Interno. pertinente relacionada con sus asignaciones de Auditoría según orientaciones del Auditor Interno. .Asistir y participar en las reuniones programadas por el Auditor Líder. Auditor.