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QUAL O NMERO IDEAL DE FUNCIONRIOS PARA UMA EQUIPE DE MANUTENO?

comum nos depararmos com essa dvida e mais comum ainda o pedido
constante, dos responsveis pela Manuteno, para contratar mais gente
porque a Equipe est enxuta. Como sabem?
Fazendo uma analogia com o jogo Argentina x Brasil, no primeiro
tempo as duas equipes comearam o jogo com o mesmo nmero de jogadores,
mas parecia que a Argentina tinha mais do que o Brasil e confesso que
cheguei a contar, pois estavam correndo muito mais e ocupando todos os
espaos do campo enquanto o Brasil caminhava improdutivamente.
Em Manuteno acontece a mesma coisa quando temos uma Equipe
motivada e que resolve os problemas rapidamente, com um Tempo Mdio de
Reparo de uma Ordem de Servio baixo, ela ocupa todos os espaos e se
multiplica, mesmo que esteja subdimensionada.
Outro dia falamos sobre qualificao e necessidade de treinamento,
mas no tocaremos nesse assunto novamente, pois entendemos que esse
conceito j foi apresentado para reflexo.
Ta bem, mas como devemos determinar o nmero ideal?
Em poca de crise industrial ou reduo da produo o problema fica
mais grave, simplesmente porque a Manuteno um dos primeiros setores
a reduzir pessoal, quase sempre sem nenhum critrio lgico, pelo
simples fato da necessidade de reduzir custos. Normalmente a deciso
vem de cima!
Depois que a produo retoma aos ndices anteriores, nem sempre a
Manuteno consegue recuperar os funcionrios perdidos e as
improvisaes crescem. A aparecem as horas extras, os jeitinhos
tcnicos e gambiarras para justificar o nmero reduzido de
funcionrios.
Ta bem, mas como devemos determinar o nmero ideal?
Existem vrias maneiras de se determinar o nmero ideal de
funcionrios de uma Equipe de Manuteno, comeando pelas seguintes
variveis abaixo, alm de outras naturalmente:
1. Horas trabalhadas por dia / turno. (8,0h - 16,0h - 24,0h).
2. Fator de utilizao da mo-de-obra disponvel. (40% - 50% - 60% 70%) - Varia para cada tipo de empresa.
3. Tempo Mdio de Reparo de uma Ordem de Servio.
4. Quantidade de Ordens de Servio atendidas por ms (mdia).

Nas horas trabalhadas por dia ou turno, no devemos considerar as


horas extras, apenas as horas normais e o Fator de Utilizao deve ser
determinado, tomando como base o tipo de empresa, o tamanho e o lay-out
da Planta, a distncia do almoxarifado at as reas produtivas ou as
oficinas de manuteno, a autonomia dos funcionrios para preencher
documentos e requisio de materiais, etc.. Quanto mais dependente do
Chefe ou Supervisor for a Equipe, maior ser a perda de tempo em
atividades menos nobres, aumentando o Tempo Mdio de Reparo de uma
Ordem de Servio.
O Tempo Mdio de Reparo de uma Ordem de Servio tambm deve ser o
menor possvel, do contrrio, alm de reduo da Disponibilidade de
Equipamentos o nmero de funcionrios tender a crescer.
A Quantidade de Ordens de Servio poder ser dividida em duas
partes, as Corretivas e as Planejadas, incluindo nessa ltima as
Manutenes Preventivas Sistemticas, Preditivas, Detectivas, Planos de
Inspeo, Modificaes de Equipamentos, Projetos de Automatizao,
etc...
E se no existir um controle confivel de Ordens de Servio e Tempo
Mdio de Reparo?
Nesse caso deve ser implantado esse tipo de controle antes de
qualquer avaliao mais detalhada do nmero ideal para uma Equipe de
Manuteno. Alis, desconfio da qualidade e gesto da Manuteno quando
no existe pelo menos esses dois controles.
Se todos esses controles existirem e forem confiveis, costumo
utilizar uma frmula matemtica em meus projetos, que no deve ser
encarada como a nica forma de determinar o nmero ideal, mas que
ajuda, junto com outras variveis e diagnstico da empresa, nmero de
equipamentos, priorizao de equipamentos em A, B e C, tipo de gesto,
etc...
Esse critrio que utilizo serve como parmetro inicial para
determinar o nmero ideal de funcionrios em cada Equipe de Manuteno,
turno de trabalho, setor produtivo, tipo de manuteno, etc...
EQUIPE IDEAL = Total de OS x Tempo Mdio de Reparo de cada OS/Fator
Utilizao x Horas Disponveis por dia x 21 dias teis (mdia mensal)
Exemplo: Vamos imaginar a seguinte situao, sem considerar os outros
fatores:
a) Uma fbrica que trabalha em um turno de 8,0h

----------

8,0 h/dia

b) Mdia de Ordens de Servio atendidas por ms --------- 850 OS's/ms

c) Tempo Mdio de Reparo de cada OS --------------------------- 2,5h


d) Fator de Utilizao da Mo-de-Obra ------------------55%(arbitrado)
EQUIPE IDEAL = 850 x 2,5 / 0,55 x 8,0 x 21
EQUIPE IDEAL = 23 Funcionrios.
Vamos conferir:
Horas Totais Disponveis = 23 Func. x 8,0 h x 21 dias = 3.864 horas
Total mdio mensal de Horas Trabalhadas = 850 OS`s x 2,5h = 2.125h
Dividindo as Horas Totais Disponveis pelas Horas Trabalhadas =
3.864h / 2.125h = 55%
Os outros 45% so considerados ociosos e provavelmente gastos em
refeies, ginstica laboral, cafs e lanches, banheiros, etc... Tempos
no considerados quando esto atendendo uma Ordem de Servio aberta.
Concluso:
O nmero de funcionrios aumentar ou diminuir proporcionalmente
ao volume de trabalho e ao tempo mdio de reparo de cada Ordem de
Servio, que por sua vez, ser menor quando a Equipe for treinada,
qualificada, motivada e supervisionada.
Ento, todos os esforos devem ser alocados para reduzir o tempo de
reparo e o volume de trabalho atravs da melhoria da qualidade da
manuteno, treinamento dos funcionrios, priorizao dos equipamentos
produtivos, reduo das manutenes corretivas nos principais
equipamentos e outras medidas gerenciais.
Espero sinceramente que tenha ajudado nessa reflexo rotineira e
que sempre deixa dvidas na hora de escolher qual a Equipe Ideal de
Manuteno.
Se acha muito complicado, solicite auxlio para um projeto de
Gesto da Manuteno.
Atenciosamente,
Marcio Cotrim
MC CONSULTORES LTDA