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MANAGEMENT DU PROJET

Ramnagement dun service au sein de lENCGO


Larchive

Ralis par :
LAOUD Kenza
ZEKRAOUI Imane
EL AFIFE Bouchra
GHARMAOUI Ikram
MERZOUQ Hanane
TROUGOUTY Asmae
Encadr par :
Mme AMANSOU Saida

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878
910

Archivage dun service au sein de lENCGO

Plan :
Introduction
I.

Les imprims Types.


1. Fiche dexpression des besoins.
2. Dossier dtude dopportunit.
3. Note de cadrage.
4. Tableau danalyse des alas.

II.

Lapproche processuelle.
1. Processus de dmarrage : charte de projet.
2. Processus de planification :
A. Management du contenu.
B. Management des dlais : PERT/ GANTT.
C. Management de qualit.
D. Management de ressources humaines.
E. Management de communication.
F. Management des risques de projet.
G. Management de lapprovisionnement.

Conclusion

Archivage dun service au sein de lENCGO

Introduction
Rapports de stages, PFE, dossiers des tudiants,
documents administratifs : derrire tous ces termes
se cachent des archives qui, avant de devenir les
sources de lhistoire de demain, sont au cur du bon
fonctionnement de ladministration d'aujourd'hui.
Une organisation rationnelle de l'information est
encore plus ncessaire et constitue un des enjeux de
la modernisation du service darchive au sein de
lENCGO afin de garantir lexistence et laccessibilit
des documents, leur authenticit, leur fiabilit et
leur intgrit, et de permettre quils soient
exploitables.
En effet, le dveloppement dun projet de
ramnagement de larchive prsente des enjeux et
des risques : modification, falsification, voire
disparition des donnes. La garantie de la fiabilit, de
l'exactitude et de l'authenticit des donnes devient,
dans ce cadre, cruciale.
Lidentification et la conservation des preuves
justifiant ses actes permettent toute administration
de limiter le risque de contentieux Leur conservation
permet galement de garantir les droits des
administrs. Les archives sont donc un vecteur de
transparence dmocratique et renforcent la confiance
dans ladministration.
En un mot, leur bonne gestion est un devoir de service
public.

Archivage dun service au sein de lENCGO

I.

Les imprims types :


1. Fiche dexpression des besoins :

Rdacteur : le groupe responsable du projet

La structure :

Personnes consults : Mme AMANSOU Saida

Leur structure :

Rappelle du contexte :
- Pendant plusieurs annes , larchive tait mal organis disant abandonn ce qui a donn
naissance une situation de dsordre et daccumulation des dossiers des diffrentes
sources : Administration, PFE, rapport de stage
Objet :
- Ramnagement et rorganisation de larchive de lcole nationale de commerce et de
gestion
Objectifs poursuivis :
- Mettre en ordre larchive en suivant une logique de classement.
- Eliminer les pices intitules (aucune valeurs)
Rappelle de lexistant :
- Local des archives en dsordre.
Gains attendus :
- Trouver facilement les documents en ca des besoins.
- Garder la traabilit.
Contraintes :
- Temps (charges horaires htrognes).
- Existence des pices avec des sources inconnues.
- Surcharge des dossiers.
- Des dossiers incomplets.
Risques :
- Pertes de documents.
- Non-respect des dlais.
- Mal placement des dossiers.

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2. Dossier dtude dopportunit :


Projet :
- Organisation dun service au sein de lcole nationale de commerce et de gestion.
Objet :
- Ramnagement et rorganisation de larchive de lcole nationale de commerce et de gestion

Objectifs et enjeux :
- Garantir une organisation optimale du service.
- Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la dure d'archivage lgale
Matriser les risques et prserver la prennit de lactivit

Description de lobjet de changement :


- Archivage alatoire /Dsorganis Archivage organis
Impact organisationnel et humains :
- Restructuration dun service important et compliqu au sein de lcole.
- Faciliter lexploitation de ce service par le personnel concern.
Exigence de qualit :
- Bonne planification.
- Engagement des parties prenantes.
- Respect des dlais.
- Optimisation des cots.
- Assurer une organisation continue du service.

Volumes prvus :
(volume qui dpend de)
- Type des documents.
- Volumes des dossiers.
- Nombre dannes darchivage.

Dlais de mise en uvre :


- 3semaines

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3. Note de cadrage :
Projet : Organisation dun service au sein de lcole nationale de commerce et de gestion.
Chef de projet : Mme AMANSOU Saida
Origine du projet : Ecole Nationale de Commerce et de Gestion
Objectifs :
- Ramnagement et rorganisation de larchive
Garantir une organisation optimale du service.
- Respecter les obligations en conservant les documents pendant toute la dure
d'archivage lgale
- Matriser les risques et prserver la prennit de lactivit
Primtre du projet :
- Local des archives.
Contraintes :
- Temps (charges horaires htrognes).
- Existence des pices avec des sources inconnues.
- Surcharge des dossiers.
- Des dossiers incomplets.
Description de lquipe du projet :
- Un groupe de six tudiantes de lENCGO (S8), faisant partie des options : ACG, GFC, MAC.
Le mode du pilotage du projet :
- Pilotage prsentiel (runions, travail sur terrain)
Les moyens :
- Les ressources humaines.
- Les ressources matrielles.
Dispositions particulires : voir calendrier page 23
Calendrier du projet :
- Date de dbut : 18 avril 2015
- Date dexcution :
- Date de fin :
- Dure totale :

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4. Tableau danalyse des alas :


Tches

Alas

Probabilit

Gravit
objectifs

Gravit
dlais

Actions de
Prvention

Action de
rgulation

Traitement des
dossiers.

Traitement
insuffisant.

20%

Faible

Eleve

Vrification
continue

Retraitement

Trie des
dossiers.

Confusion des
dossiers.

60%

Moyenne

Eleve

Contrle de
trie

Retrie

Indexation des
documents.

Redondance de
rfrence.

30%

Faible

Eleve

Vrification
continue

Corriger les
rfrences

20%

Moyenne

Eleve

Dfinition des
mthodes
alternatives

Application de
lune des
mthodes
alternatives

25%

Eleve

Eleve

Vrification
du
classement

Reclassement

Mthode
Conception
dune mthode inadquate a tous
de classement les dossiers.

Classement

Classement erron.

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II.

Approche processuelles :
1. Processus de dmarrage :

Charte de projet

Date dbut :
- Date de dbut : 18 avril 2015
- Date dexcution :
- Date de fin :
Parties prenantes :
- Administration (autorisation)
- Mme AMANSOU Saida (chef de projet)
- Etudiantes S8 (Groupe management de projet)
Exigences :
- Respect des dlais.
- Objectif : Rorganisation du service : archive
- Qualit : Garantir une rorganisation optimale.
- Cot
: Cot du matriel utilis.

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2. Processus de planification :
A. Management de contenu :
a. Recueil des exigences :
Lors de lexcution, il ya certaines exigences quil faut respecter telles que la veille ce quaucune pice
administrative ne se perd ou quitte le local des archives sans quelle ne soit envoye par les parties prenantes
dautres services. Ainsi quun respect du dlai li lexcution du projet.
b. Dfinition du contenu :
Notre projet rpond aux besoins suivants :

Accs facile aux diffrentes informations ;


Ordonnancement des dossiers ;
Gestion de la Croissance exponentielle des volumes de documents et des donnes ;
Numrisation et dmatrialisation des documents ;
Prservation du contexte lgal des documents.

Quant aux objectifs qui rpondent ces besoins, ils sont les suivants : Rorganisation de larchivage de lcole
dune faon qui permettra la fois un traitement des dossiers qui y sont cumuls pour en dduire lutilit, la
provenance , et un accs facile aux dossiers souhaits (que ce soit une recherche manuel base sur le
classement des dossiers au local ou une recherche informatis laide dune application informatique).
Sagissant des parties prenantes dans ce projet, elles sont formes par notre groupe de travail, et il est de notre
responsabilit de veiller la ralisation de ce projet, en remettant lordre ce service darchivage et y instaurer
un systme de classement qui permettra dviter une nouvelle situation danarchie dans les dossiers composant
larchive de notre cole.
Les rsultats attendus en fin de ce projet (livrables) seront un local darchivage bien organis avec des dossiers
bien classs en fonction de leur provenance. Autrement dit, les dossiers contenant des projets de fin dtude
seront envoys la bibliothque de lcole, les dossiers caractre administratifs et les dossiers des tudiants
resteront au local des archives.
Sil est important de bien dcrire les livrables attendus au terme du projet, il est tout aussi important de bien
dfinir les lments qui en sont spcifiquement exclus. Cest le cas des feuilles volantes, et des dossiers inutiles
qui nont aucune raison de rester larchive.
Finalement, et pour pouvoir valuer la russite du projet, des indicateurs de succs pouvant tre mesurs. Ces
indicateurs sont lis la qualit dordonnancement des dossiers, la rapidit quant lutilisation de ces dossiers et
la facilit de manipulation de lapplication qui remplacera la paperace.

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c. Structure de dcoupage du projet (SDP) :

4 )Classement :
-Classement des dossiers suvant la
mthode choisit.

4 )Conception d'une mthode de


classement:
-Une mthode qui facilitera aux
utilisateurs l'accs aux dossiers
recherchs.
3) Indexation des dossiers:
- Attribuer une rfrences a tout types
de documents.
2)Rangement des dossiers:
-En fonction de la date
- En fonction de l'ordre alphabtique
-En fonction des thmatiques
1)Traitement des dossiers :
-Tri par provenance
-Tri par anciennet
- Tri par utilit ( dossiers utilesdossiers eliminables)

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B. Management des dlais de projet :


Les activits de notre projet sont traites par ordre de postriorit-antriorit. A lintrieur de chaque activit, il
sagit dun ensemble de tches qui peuvent se faire dune manire simultanes.
a. Dfinition des activits
Elment dentre :
Les lments dentre de cette tape reprsentent les lments de sortie du management du contenu du
projet constitus par le rfrentiel du contenu de projet, la structure de dcoupage du projet (SDP) et
lnonc du contenu du projet.

Lnonc du contenu du projet est comme suit :

Besoins
-Accs facile aux diffrentes
informations
-Ordonnancement des dossiers
-gestion de la Croissance
exponentielle des volumes de
documents et donnes
- numrisation et
dmatrialisation
des documents
-Prservation de contexte lgal
des documents

Actif organisationnel
-Ressources humaines
-Local
-Equipement (meubles)
-Outils informatiques

Facteurs
environnementaux
-coopration de ladministration
-conception dapplication par un
spcialiste dinformatique.

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Elment de sortie :

Activits /tches

Dure

1) Traitement des dossiers :


- Tri par provenance

-Tri par anciennet

- Tri par utilit

2) Rangement des dossiers:


-En fonction de la date

- En fonction de l'ordre alphabtique


-En fonction des thmatiques

3
2

3) Conception d'une mthode de recherche informatise :


-Une application qui facilitera aux utilisateurs
l'accs aux dossiers recherchs

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4) La mise en uvre de l'application:


-Passage du pape race au format lectronique

Quant aux tches jalons, il nexiste quune seule qui est la tche dlimination des pices inutiles.

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b. Organisation des activits en squences :


La liste des activits avec leurs attributs et les activits jalons sont considrs comme nos lments dentre pour
cette tape de squenait des activits
Comme lments de sortie on a le diagramme de PERT, ce diagramme permet de faire apparatre la rpartition
des activits dans le temps et l'affectation attribue chaque tache, Il fournit ainsi une description dtaille des
dates pour chaque tche et pour chaque phase du projet

Taches

Dure

Date dbut
tt

Date
dbut tard

Fin tt

Fin tard

A Traitement des dossiers

B (Tri des dossiers par


provenance)
C (Tri des dossiers par
anciennet)

D (Tri des dossiers par


utilit)

E Indexation

F (rangement des dossiers 3


en fonction de la date)

J (rangement des dossiers


En fonction de l'ordre
alphabtique)

H (rangement des
dossiers en fonction des
thmatiques)

I (conception d'une
mthode de recherche
informatise)

14

14

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Archivage dun service au sein de lENCGO


c. Graphique PERT :

5 6

0 0

Ddd
ddd
QXKJ
QSK
CJKC
?ddd
dddd
dddd
dddd
dddd
dddd
dd

A (3)

Dd
J(2)
ddd
B (1)
dQ
XKJ
5 5
QS
Dd
3 3
8 8
C (2) KCJ
F (3)
ddd
KC
Dd
dQ
?dd
ddd
XKJ
Dddd D (1)
4ddd
5
dQ
QS
ddd
ddQ
H
(1)
XKJ
Dd
KCJ
ddd
XKJQ
QS
ddd
KCE(1)
Z(0)
ddd
SKCJ
KCJ
dQ
?dd
ddd
KC ?
KC
XKJ
ddd
5
7
ddd
dddd
?dd
QS
ddd
ddd
dddd
Dd
ddd
KCJ
ddd
dd
dddd
ddd
ddd
KC
ddd
dddd
dQ
ddd
?dd
ddd
dddd
XKJ
ddd
ddd
ddd
dddd
QS
ddd
ddd
ddd
dTache jalon (Elimination
des dossiers inutiles)
KCJ
ddd
ddd
dd
KC
ddd
ddd
?dd
dd
ddd
ddd
ddd
inutiles)ddd
ddd
ddd
dd
ddd
ddd
ddd
ddd
dd

I (6)

14 14

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d. Diagramme GANTT :

Diagramme de GANT

Taches critiques
A
0

C
2

F
4

I
8

10

12

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e. Estimer les ressources et dures ncessaires aux activits :


Calendrier des ressources et dlais :
Ce calendrier reprsente les besoins ncessaires aux activits ainsi que lestimation des dlais pour leur
ralisation.
Activits

Les ressources

Traitement des dossiers

Des ressources humaines (Chef


du projet, Equipe grante du
projet).
Des pochettes ; des parapheurs,
Choix des botes et chemises
solides pour assurer une bonne
et durable protection.
Un ingnieur en informatique,
Technicien, un outil
informatique.
Des spcialistes dans le domaine
informatique.

Rangement

Conception dune mthode de


recherche informatise
Mise en uvre de lapplication

Dlais
Date dbut Date de fin
Le
Le
29.04.2015 29.04.2015
14 :00
18 :00
Le 03 Mai
Le 03 Mai
2015
2015
partir de
17 :00
9 :00
Dans un dlai de 15 jours
(Aprs lachvement des
tapes traitement des
dossiers
et Rangement)

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Archivage dun service au sein de lENCGO

C. Management de qualit :
a. Les exigences :
1-Faire un tat de lexistant (un listing des types de documents existants)
2- Dfinir les priorits (un classement selon limportance)
3- Dfinir les actions mettre en uvre (les diffrentes taches dj dfinies)
b. Plan de management de qualit :
Pour assurer lamlioration continue de la qualit darchivage on choisit les outils
suivants :
La mthode des 5 S qui va nous permettre doptimiser en permanence les
conditions de ralisation du projet.
Elle prsente plusieurs avantages savoir moins de perte de documents et du
matriel et environnement de travail plus agrable.
Elle permet de rduire voire dviter le dsordre et la perte de document.
Elle permet doptimiser le temps de travail et les conditions de travail.
La roue de Deming qui va nous faciliter le reprage des tapes suivre pour
amliorer la qualit de notre projet.
Plan /planifier : Dfinir les objectifs de notre projets et lister les actions et les
taches pour y parvenir en se basant sur un planning.
Do/ Raliser : - Tester une mthode de classification et vrifier son efficacit.
- Modifier la mthode ou lappliquer lensemble des dossiers.
Check/ Vrifier, contrler : Dterminer lcart entre les objectifs de notre
projets et les rsultats obtenus aprs lexcution.
Act/ Agir : Analyser les taches quon peut encore amliorer puis recommencer
le processus depuis ltape plan.

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D. Management des ressources humaines :


Le projet de ramnagement de larchive de lENCGO sera planifi et excut par une
quipe de six tudiantes sous lencadrement de Mme Amansou Saida. Ce projet constitue
la rsultante dun objectif commun, dune volont commune ainsi que deffort commun
et constant de tous les membres qui la compose.
a. Management des ressources humaines du projet :
Llaboration dun plan de ressources humaines :
Les ressources humaines sont un des principaux facteurs du succs de ce projet. Donc il est ncessaire dtablir un
bilan de comptences de chaque personne.

Ressources Humaines

Qualits et Comptences

Chef de projet

-Capacit de grer et encadrer lquipe


existante du projet.
-Un sens de leadership
-Veille sur le bon droulement de toutes les
tches du projet.
-Etudiantes lENCGO ayant une exprience
de rorganisation des archives entant que
Stagiaires.
-Un esprit dquipe et de collaboration
-Endurance et patience
-Capacit de mettre en uvre un
logiciel/application pur une bonne gestion des
donnes.
-Conception dun dpliant en line qui sera
consult par tout le staff administratif
-Capable de veiller en permanence sur la
compatibilit des dossiers format lectronique
et ceux existants dans larchive
-Apte deffectuer des mises jour
-Suivi rgulier du logiciel
-Rpondre en temps rel aux besoins.
- Veiller sur la conservation des dossiers en
bon tat.
-Endurance et persvrance
- Vrification dautorisations et drogations
-Veille sur la scurit de larchive.
-Vrification dautorisations et drogations
(en cas de besoin)
-Ne permettre lentre au services quaux
personnes autorises.
-Veille sur la propret du local.

Lquipe organisatrice du projet

Ingnieur

Responsable darchives

Agent de scurit

Femme de mnage

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b. Management dquipe projet :

Selon la disponibilit des responsables de ce projet on va essayer daffecter les taches


dexcution selon le tableau suivant :
Taches

Responsable

chance

Rencontre/ date,
heure

Traitement des dossiers


Trie des dossiers
Conception dune
mthode de classement
Indexation des dossiers
Classification

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E. Management de communication du projet :


En archivistique, le terme communication regroupe l'ensemble des donnes et actions qui permettent aux
archives d'tre consultes. Il s'agit la fois de donnes thoriques, telles que la connaissance des dlais
rglementaires qui rgissent la communicabilit des documents, ou des procdures qui assurent leur
protection lors de leur consultation. Mais il s'agit aussi de considrations pratiques telles que l'amnagement
des espaces de travail, l'organisation de l'information du public, de la dlivrance des documents et de la
surveillance de leur utilisation.
Conditions gnrales et moyens pour une bonne communication des documents darchive

a. Moyens de communication :
-

L'envoi d'inventaires de bases de donnes aux personnes autorises davoir communication des archives.
Dpliant du service : Coordonnes, accs, horaires douverture, description rapide des fonds, rgles de
communicabilit et de reproduction..., ces pages sont extrmement utiles aux lecteurs.
Ajout dune rubrique archive sur le site de lcole.

b. Conditions gnrales de communication :


-

La consultation des documents se fait sous la surveillance et lencadrement du responsable darchive.


Mettre la disposition du public une information la plus complte possible sur les ressources
documentaires conserves.

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Archivage dun service au sein de lENCGO

F. Management des risques du projet :


a. Planifier le management des risques :
Les objectifs du management des risques du projet sont daugmenter la probabilit et limpact des
vnements positifs et de diminuer la probabilit et limpact des vnements dfavorables au projet. Ce
processus permet de dcider comment approcher, planifier et excuter les activits de management des
risques du projet.
Pour la russite du notre projet, lquipe a dcid de traiter le management des risques de manire
cohrente tout au long du projet, en passant par une identification des alas et la recherche des rponses
adaptes.

b. Approche de management des risques :


Nous avons choisi lapproche suivante : Essayer dliminer au maximum les risques, en se basant sur
ce qui a t tabli dans le management de qualit, tout en sinscrivant dans une logique damlioration
continue.
c. Identification des risques et des actions prventives :

Risques

Actions prventives/ Rgulatrices

A. Risques lis la rorganisation de larchive :


Non-respect des dlais

-Bonne gestion du temps.


-Consultation de lchancier en permanence.

Cout jug lev par ladministration


(cout des supports darchivage ou des
immobilisations)
Perte des pices
(dossiers incomplet)
Non adaptation de la mthode de classement a
tous les dossiers

-Optimisation des approvisionnements.


-vrification en permanence de lintgrit des
documents.
-recherche dune nouvelle mthode adapt a
tous les dossiers.

B. Risques lis lexploitation de larchive :


Risque intrinsques lis aux supports
(vieillissement naturel des supports)
Risques lis lenvironnement
(inondation, incendie, poussire)
Risques lis aux manipulations
(transports, consultations)

Risque lis la malveillance


(vols, perte des documents)
Risque intrinsques lis aux supports

-Dpoussirage et lentretien continu du service


archive.
-Mettre en place un extincteur
-Conditionnement impermable
-Vrification du retour des documents en bon
tat aprs utilisation.
-Restauration des documents par un archiviste
comptent et spcialis.

-Veill sur la scurit du service.


- Prvoir un renouvlement des supports)

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G. Management des approvisionnements :


On a besoin dune dtermination de la quantit de documents existants et du nombre des supports existants ainsi
que leur qualit pour avoir une ide sur lcart qui doit tre combl par un approvisionnement (Epi double face,

Classeurs et dossiers, Pochettes et cartons, Botes, Chemises, tiquettes)

Actifs

Disponibilit

Caractre

Epi double face

( vrifier)

Indispensable

Fournitures de bureau

( vrifier)

Indispensable

Classeurs et dossiers

( vrifier)

Indispensable

Pochettes et cartons

( vrifier)

Indispensable

Botes

( vrifier)

Indispensable

Chemises

( vrifier)

Indispensable

tiquettes

( vrifier)

Indispensable

Matriel informatique

( vrifier)

Accessoire

[En cas dapprovisionnement, les fournisseurs contacter et le budget consacrer seront dtermins
par la direction de lcole.]

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Archivage dun service au sein de lENCGO

Conclusion :
Lensemble des tapes de cette planification feront lobjet dune excution.
A ce stade on va mobiliser les ressources humaines et d'autres ressources pour effectuer
les activits comme dfini dans le plan de projet. Les livrables dans cette tape se
concentrent sur les changements approuvs, les mises jour du planning suivant
lavancement des tches, ainsi que la communication des informations du projet.

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