You are on page 1of 24

SUMRIO

1
2
3
4
5
6
7

Introduo ............................................................................................................................................................ 3
10 passos para uma reunio mais produtiva ............................................................................................. 4
Como controlar o horrio da reunio ....................................................................................................... 11
Como fazer reunies mais eficientes ....................................................................................................... 14
Passo a passo para ter reunies de gerenciamento de projeto super produtivas ................. 17
Concluso ........................................................................................................................................................... 22
Sobre a Project Builder ................................................................................................................................. 24

1.INTRODUO
Reunies so momentos preciosos e importantes para o
andamento de um projeto. No entanto, so tambm ralos por
onde escoam a produtividade da equipe e a sua. Sempre tem a
pessoa que foge do assunto em pauta, ou aquela que monopoliza
a discusso e no d oportunidade aos outros darem sua opinio.
Se o encontro presencial e exclusivo de um grupo de pessoas
for imprescindvel, sugerimos um planejamento prvio e uma
coordenao atenta, para que os assuntos sejam discutidos em
ordem de prioridade, e no de polmica que gera.
Para ajudar voc a ser cada vez mais produtivo, ns da Project
Builder elaboramos este e-book com dicas, indicao de
modelos e muitos contedos extras para evitar desperdcio
de tempo em um momento to crucial como uma reunio. As
informaes aqui valem para todo o tipo de reunio, no s as
sobre gerenciamento de projeto.
Boa leitura!

Introduo

Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente da Project Builder
3

2.

10 PASSOS
PARA UMA REUNIO
MAIS PRODUTIVA

Para conversar com os membros de sua equipe,


nada melhor do que marcar reunies semanais ou
mensais para discutir os principais pontos de um
projeto. Assim, todos tero um momento especfico para se atualizar e, alm de tudo, construir tticas para melhorar a comunicao entre a equipe.
Mas ateno, reunies devem ser sempre o mais
objetivas e informativas possvel. Ningum gosta de sair de uma com o meme Sobrevivi a mais
uma reunio que devia ter sido um e-mail na cabea. Para melhor aproveitamento delas, vamos
listar 10 passos para tornar esses encontros mais
produtivos:
4

1. Marque com antecedncia


No adianta marcar uma reunio para daqui a meia hora. Os envolvidos no tero tempo de
se preparar e o encontro, provavelmente, ser improdutivo. D tempo para que os participantes tomem cincia da pauta para que possam contribuir.
Se mesmo com antecedncia os colaboradores no contriburam, o problema pode ser falta de motivao ou ento um problema de gesto de tempo, uma boa soluo para isso a
implantao de timesheets.

2. Estabelea incio e fim


Geralmente, as reunies tm horrio para comear, mas no para acabar. O papo se estende
e, quando voc se d conta, foram para o ralo horas preciosas de sua equipe. Deixe claro no
agendamento do encontro qual o horrio previsto para encerrar a reunio. A pauta deve ser
pensada para se encaixar entre uma atividade e outra. Com prazo para terminar, as pessoas
internalizam a necessidade de ser mais objetivas.

3. Faa uma pauta prvia


Identificada a necessidade da reunio, faa uma lista simples dos assuntos que sero discutidos em grupo e trace um objetivo para o encontro. Pode ser comunicar uma alterao, fazer brainstorming ou tomar uma deciso. No precisa entrar em muitos detalhes nesse momento.
A pauta prvia serve para que os convidados saibam do que se trata, analisem a importncia de estarem presentes, verifiquem em suas agendas a possibilidade de comparecimento
e se preparem para o debate.

4. Faa a pauta completa


Com todos os confirmados, agora possvel fazer uma pauta mais detalhada. Acrescente
as sugestes de assuntos que os convidados tenham enviado, se for o caso. Faa a lista dos
participantes, d o horrio de incio e fim, e no esquea de informar o local. Caso seja um
lugar novo, esclarea como chegar ou d referncias e dicas de onde estacionar, por exemplo.

Recomende que as pessoas cheguem minutos antes para evitar atrasos. Importante: sempre
comece a reunio no horrio agendado. Isso educa os atrasadinhos a no repetir o comportamento. Para a pauta, no precisa fazer um documento formal, mas facilita bastante se tiver os seguintes itens:
Tema da reunio
Justificativa
Data, horrio, durao e local
Responsvel (se houver) e participantes
Tpicos em ordem de prioridade

5. Chame s os envolvidos
Quanto mais pessoas, h mais chances de fugir da pauta prevista. Convide quem est diretamente envolvido no projeto para ganhar produtividade, sejam gestores ou analistas. Para
manter outras pessoas informadas, ou abrir para opinies de terceiros, basta apresentar a
pauta e a ata.
Em outros casos, nem todos os convidados precisam estar presentes durante todo o pero7

do do encontro. s vezes, s interessa um ponto ou outro. Com a pauta bem desenhada,


voc pode convidar e dispensar pessoas para os momentos corretos.
Importante: no exclua os tcnicos para que a diretoria no tome decises fora da realidade
prtica do negcio.

6. Sugira que desliguem o celular


As reunies tm tanta fama de ser improdutivas que comum as pessoas levarem seus celulares para tratar de outros assuntos alheios ao encontro presencial em que esto. Isso
uma perda de tempo absurda, alm de ser deselegante com os outros. Se o grupo decidiu
reunir-se, de bom tom que todos estejam concentrados naquela atividade.
Claro que no d para contar apenas com o bom senso. Ento deixe claras as regras logo
de incio: pode atender o celular ou no, prefervel deixar o aparelho desligado, ou somente o envio de mensagens permitido e at mesmo se os celulares sero recolhidos no momento em que a reunio comear. Esclarea que para o bem de todos.

7. Evite entrar em detalhes prticos


Logo aps a tomada de uma deciso, bastante tentador para os tcnicos discutir como
ser feita a implantao. No fuja da pauta! Se o objetivo da reunio era discutir o que fazer e no como fazer, esclarea educadamente aos participantes e agende uma prxima
reunio para detalhar o assunto. Mas no deixe que a empolgao tome conta, ou vocs
no vero o fim do encontro to cedo.

8. Estimule a participao equilibrada


Por questo de caractersticas pessoais, uns gostam de falar mais e outros no se sentem
to vontade para dar sua opinio. Fique atento ao andamento do debate. Evite que pessoas dominem a discusso e estimule que os mais calados contribuam com seus pontos de
vista. Procure equilibrar a conversa.

9. Deixe assuntos extras para outra reunio


A dinmica do encontro possibilita que apaream outros assuntos que no estavam previstos anteriormente na pauta. Mesmo que sejam bastante pertinentes e envolvam diretamente
os participantes da reunio, no fuja da pauta. Assim como quando surgem assuntos de or9

dem prtica (n 7 desta lista) agende para um outro momento a discusso sobre os assuntos que surgiram.

10. Faa uma ata


No preciosismo. Fazer atas de reunies de suma importncia para que o encontro presencial vire um documento que possa balizar aes e ser comunicado aos que no estavam
presentes.
Voc ficar agradecido por ter esse registro, o que s refora a importncia do secretrio da
reunio. Pode ser um dos presentes ou um convidado especfico para isso. Ele deve: acompanhar a pauta, anotar as decises e comunicar aos presentes seus registros ao final, se
possvel.
Um modelo interessante de ata contm as seguintes partes: assunto; objetivo ou motivo; informaes de data, hora e local; participantes; itens discutidos, encaminhamentos e responsabilidades. Para ajudar nessa misso, separamos aqui um template gratuito de Ata de Reunio. Defina tambm se a ata ser assinada pelos participantes, se ser divulgada ou no.

10

3.

COMO
CONTROLAR
O HORRIO DA
REUNIO

Faz parte da cultura do brasileiro ser cordial.


um povo que gosta de conversar, de contar da
vida, de falar do futebol. Quando agendamos
uma reunio, bastante comum o assunto se
dispersar, especialmente se existe um nmero
grande de pessoas. De olho no relgio, os gerentes de projetos piram.
Mas no precisa ser assim. O hbito da disperso difcil de ser alterado, mas com persistncia possvel conseguir certo controle e
resultados positivos. Apresentando-os, voc
comprova sua teoria de que vale a pena respeitar o tempo precioso do encontro presen-

11

cial. Afinal, a hora/homem est contando, e no costuma ser barata. Conhea, a seguir, 4
tcnicas bastante teis para controlar o horrio das reunies e gastar menos o seu precioso
tempo e o de todos os envolvidos.
1) Avalie a real necessidade da reunio
O encontro estava marcado com os stakeholders, mas o fornecedor no entregou determinado componente. O assunto em pauta dependia dessa entrega. Nesse caso, vale pena
desmarcar a reunio. No consuma o tempo dos envolvidos com uma discusso infrutfera,
e remarque o encontro para uma outra oportunidade.
2) Informe os trs momentos da reunio
fortemente recomendvel que a reunio tenha um secretrio. Essa pessoa responsvel
pelo registro da ata, o que viabiliza a comunicao do que foi discutido. Alm de garantir
o andamento das decises tomadas, o secretrio pode ajudar a controlar o horrio do encontro. H 3 momentos-chave: os primeiros 20 minutos, os 15 minutos finais e os 5 ltimos.
Reserve esse ltimo momento para dar os encaminhamentos e responsabilidades. Um bom
exerccio tentar estimular o encerramento da reunio 5 minutos antes do previsto. Entenda
como um bnus de tempo para as amenidades.
12

3) Respeite o tempo do alto escalo


Os CEOs, presidentes, diretores e demais altos cargos executivos no alcanaram esse posto toa. Eles tm muito que fazer e a hora deles extremamente valiosa. Ento no faz
sentido envolver essas pessoas em reunies operacionais. Convide apenas quando for estritamente necessrio. A presena do alto escalo exige certa flexibilidade em relao aos horrios. Esteja pronto na hora marcada, mas tolere pacientemente o atraso do superior, se for
necessrio.
4) Tome as rdeas da reunio
Assuma o papel de liderana e faa o dever de casa: prepare a pauta, faa uma apresentao adequada, equilibre a participao de todos os convidados, proba a presena de smartphones, exera sua autoridade para no deixar o assunto sair da pauta, evite aprofundar
em detalhes que no dizem respeito a todos os presentes, registre a ata, d os encaminhamentos.
Tente delegar o que puder, mas lembre-se: Se voc convocou uma reunio, o sucesso desta
sua responsabilidade.
13

4.

COMO FAZER
REUNIES MAIS
EFICIENTES

Todo Gerente de Projetos (GP) sabe bem


como as reunies so importantes para alinhar
algumas questes, seja com o time envolvido na execuo, com patrocinadores ou com
quaisquer que sejam os stakeholders. Contudo, nem sempre estes encontros saem da
maneira esperada, tomando at mesmo horas
preciosas do dia, o que resulta na perda do
tempo produtivo na rotina. Afinal, com organizao, possvel tratar quaisquer questes de
forma mais dinmica.
Para que as reunies no consumam mais
tempo e energia que o esperado, selecionamos algumas dicas para auxili-lo a fazer reunies mais eficientes. Confira e adote-as o
14

quanto antes em sua rotina:

Evite distraes
No adianta: com uma rotina conturbada e muito trabalho a ser desenvolvido, comum que
o uso de smartphones durante a reunio, mesmo que seja para responder e-mails ou agilizar
tratativas, seja prejudicial. Com a disperso dos participantes, em alguns casos ser necessrio repetir o que foi dito ou mesmo toda uma linha de raciocnio, o que prejudica a eficincia e agilidade do encontro.
Outro problema, que infelizmente ainda precisa ser contornado, so as conversas paralelas.
Seja um resultado do futebol, uma novela em ascenso ou mesmo uma novidade na empresa, se no est na pauta os participantes devem encontrar um outro momento para aquele
debate.
Prepare-se para ter que voltar a discusso ao foco central da reunio
comum que em meio ao fervor de discusses para decidir algo, o foco central da reunio
seja perdido e algum tenha que retom-lo de onde parou. Isto fica a cargo do organizador
do encontro, que deve conduzir de forma saudvel as pautas, bem como retom-las, colocando ordem na casa, quando algo fugir do controle.
15

Evite atritos, mas controle a reunio ao mximo


Gritar no resolve. Por isso, mantenha a calma, v at os participantes e solicite-os que retomem o foco da discusso. Caso isso no ocorra, o melhor a fazer solicitar que eles no
mais participem da tomada de decises naquele momento e, em seguida, converse isoladamente com eles para tratar a respeito da postura que mantiveram.
Proponha reflexes sobre o que ser apresentado
A democracia nem sempre a melhor deciso para a eficincia das reunies. Por isso, o melhor a ser feito que, antes do pronunciamento dos participantes, seja proposta uma reflexo sobre a contribuio de cada opinio para a deciso. Para isto, pea-os que avalie:
Ser que o que ser apresentado agrega a reunio? Isso ser realmente necessrio para o
sucesso da reunio? De que forma isso contribuir para o aproveitamento dos participantes
no encontro? Separamos aqui outras dicas para ter reunies mais produtivas.

16

5.

PASSO A PASSO
PARA TER REUNIES
DE GERENCIAMENTO
DE PROJETO SUPER
PRODUTIVAS

Reunies de gerenciamento de projetos so eventos


indispensveis para qualquer gesto que se pretenda profissional e eficiente. Entretanto, so eventos
que, se no forem bem pensados e planejados, tomaro muito mais tempo que o previsto e no sero finalizadas com o sucesso esperado. Para ajudar
voc, apresentamos uma lista de passo a passo para
organizar uma reunio de gerenciamento de projetos super produtiva.

1. Presena
Em geral, logo nos primeiros minutos de qualquer
reunio, observa-se quem est presente e quem
17

se ausentou. Em relao ao segundo caso, temos de levar em conta suas justificativas e se


o respectivo setor se faz representado na reunio mesmo com a ausncia de um membro.
Caso seja enviada outra pessoa para substituir o ausente, deve-se ter a delicadeza de passar
alguns detalhes importantes do projeto para a pessoa, de modo a inteir-la e permitir sua
participao ativa no processo de gerenciamento deste projeto.

2. Reviso da ltima reunio


importante que a reunio tenha o esprito de continuidade no processo de construo de
um projeto. Para tal, uma pergunta essencial: O que concordamos em fazer no ltimo encontro?. Mais alguns minutos sero dedicados s respostas e observaes da equipe e, em
seguida, sero discutidas e apresentadas as aes para cada aspecto envolvido no processo.
Em alguns casos, possvel fazer esse tipo de recapitulao atravs de softwares de gerenciamento de projetos, como o da Project Builder, fazendo com que todos ganhem mais
tempo. Caso haja itens no conclusivos, ou ainda pendentes, estes devero ser novamente
contemplados nesta reunio, seja ganhando um novo responsvel ou mesmo sua importncia para o projeto reavaliada, para que o projeto possa ter continuidade como um todo.

3. Atualizao de status
18

Esta a fase que tomar mais tempo. Cada rea ir fornecer uma atualizao de seus feitos
no projeto e quais progressos foram atingidos at o momento. Para otimizar esse momento,
o ideal sempre focar no perodo entre a ltima reunio e a atual, analisando as possibilidades de trabalho para a prxima semana ou prximo encontro, dependendo do caso.
Contudo, exatamente por essa razo que se faz importante acontecer encontros semanais com os envolvidos no projeto, para que sempre possa haver correes de rota para se
adequar a necessidades que, eventualmente, surjam. essencial que as pessoas tenham a
noo de que, nesses encontros, importante dizer apenas o essencial, ou seja, cada equipe
precisa limitar seu tempo de fala para que todos consigam expressar suas ideias. Caso isso
no seja possvel, pode ser necessrio o uso de um timer, com 5 minutos programados para
cada explicao. Isso pode parecer frio, mas, em certos grupos, o nico modo de se respeitar a igualdade de direitos dos participantes.
Outra forma de passar o status de forma mais rpida, que todos mantenham atualizadas
o Status Report, importante documento que permite que qualquer um conhea as atualizaes de determinado projeto qualquer momento.

4. Anlise de riscos e danos


19

imprescindvel que se possa analisar os riscos do projeto regularmente. Alm disso, reservar um tempo para esse tipo de estudo, em cada encontro, permite a outros membros da
equipe sinalizar eventuais perspectivas de risco, em cada setor. Ressaltamos essa questo,
porque, em geral, as reunies so focadas nos danos efetivos ou seja, problemas que esto ocorrendo atualmente com o projeto. Fazer uso de um trabalho em equipe para a prevenir, solucionar e categorizar problemas a melhor atitude.
Para ajudar voc e sua equipe nisso, destacamos o artigo Preveno de riscos chave para
gerenciamento de projetos que faz se aprofunda na importncia dessa atividade para uma
gesto de projetos eficiente.

5. Reviso de oramento
Nem toda reunio ser sobre oramento, claro. Entretanto, muito importante que se reserve um tempo para uma espcie de prestao de contas, que ter a finalidade de apontar se o oramento est sendo adequado e se todo o projeto est caminhando da forma
planejada, em termos de recursos.
Neste template, destacamos o Planejamento para o oramento do seu escritrio de projetos
20

(PMO) para o ano.

6. Any Other Business


Como quase impossvel cobrir todos os pontos das agendas de cada profissional, deve-se
ter um momento aberto para que os profissionais coloquem seus pontos mais particulares,
fazer perguntas e compartilhar informaes a que tenham tido acesso em suas atividades.
Todos devem ter oportunidade ou chance de falar. Ao gestor do projeto cabe a distribuio de foco pelas vrias demandas, sem que seja dada demasiada importncia a apenas
uma colocao uma vez que as outras pessoas podem se sentir desprestigiadas.

7. Programar a prxima reunio


Embora, na maioria dos casos, as reunies j venham programadas em calendrio oficial,
sempre bom lembrar qual a data e horrio do prximo encontro. A importncia desse lembrete que, muitas vezes, as pessoas podem esquecer ou se depararem com algum eventual compromisso, e esse ser o momento em que se deve reforar a importncia da presena na prxima reunio.

21

CONCLUSO
Agora que voc conhece diversas tcnicas e dicas de gerenciamento de pessoas, projetos e tempo,
tem tudo para convocar reunies com mais objetividade e resultados. Acredite, todos sairo
ganhando. Para colocar as dicas em prtica, esteja atento s novidades se tratando de definio de
indicadores de desempenho, alm de contar com softwares eficientes e uma equipe bem treinada.
Lembrando: O tempo das pessoas envolvidas em reunies custa muito caro, especialmente quando
envolve a diretoria. preciso botar esse custo na ponta do lpis para comprovar a necessidade de
encontros mais objetivos.
Antes de tudo, analise se a reunio realmente necessria. Em alguns casos, um simples e-mail ou
contato por telefone pode resolver. Em tempos de facilidade de uso dos comunicadores gratuitos
distncia via web (Google Hangout, Skype, etc), vale mais a pena evitar gastos com deslocamentos.
Espero que este e-book tenha sido til

Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente
Project Builder

Voc quer simplificar sua gesto de projetos ?

ENTO, CLIQUE AQUI


22

SOBRE A PROJECT BUILDER


H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de
diversos portes a entender e aproveitar os benefcios da Gesto de Projetos, conseguindo assim
atingir a alta performance em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e,
por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o ganho de eficincia e a alta performance
em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de Projetos. Oferecemos
pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu
faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia e
desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars
gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa soluo atravs de uma demonstrao
por vdeo ou realize um teste gratuito.

23

Gostou?
Compartilhe!

24