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Instituto Chico Mendes de Conservao da Biodiversidade

SISTEMA GERENCIADOR DE DOCUMENTOS SGDOC

Manual de instrues para utilizao do


Sistema Gerenciador de Documentos SGDOC
- Verso 2 2012

Sumrio
Manual do Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC ...................................... 4
1.

Acesso ao Sistema ............................................................................................................. 4


1.2 Como acessar o sistema .................................................................................................. 4

2.

Botes de Navegao ........................................................................................................ 5

3.

Menu Principal .................................................................................................................. 9


3.1 rea de Trabalho ........................................................................................................... 10
3.1.1 Funcionalidades adicionais nas telas do Sistema. ...................................................... 11
3.2 Suporte Tcnico............................................................................................................. 12
3.3 Pesquisar ....................................................................................................................... 13
3.3.1 Pesquisar Documentos ............................................................................................... 13
3.3.2 Pesquisar Processos ................................................................................................... 16
3.3.3 Pesquisar Despachos e Comentrios de Documentos e Processos ........................... 18
3.3.3.1 Pesquisa Avanada de Despachos e Comentrios .................................................. 18
3.4 Seleo de Abas............................................................................................................. 20
3.5 Imprimir Etiquetas......................................................................................................... 21

3.6 Logoff............................................................................................................................. 22
4.

Funes da rea de Trabalho .......................................................................................... 23


4.1 Cadastrar Documentos .................................................................................................. 23
4.2 Botes de navegao auxiliares .................................................................................... 25
4.3 Cadastrar Processos ...................................................................................................... 26
4.4 Tramite .......................................................................................................................... 28
Nova regra de tramite ......................................................................................................... 28
4.4.1 Tramite Interno .......................................................................................................... 29
4.4.2 Tramite Externo.......................................................................................................... 29
4.4.3 Tramite de Processo ................................................................................................... 30
4.4.4 Tramite Mltiplo de Documentos .............................................................................. 33
4.4.5 Tramite Mltiplo de Processos................................................................................... 35
4.5 Autuar Processo ............................................................................................................ 38
4.6 Anexos e Apensos.......................................................................................................... 42
4.6.1 Definio de anexo ..................................................................................................... 42
4.6.2 Definio de apenso ................................................................................................... 42
4.6.3 Quando realizar uma Anexao? .............................................................................. 43

3
4.6.4 Quando realizar uma Apensao?............................................................................ 43
4.7 Tela de Anexao .......................................................................................................... 44
4.7.1 Visualizao de Anexos .............................................................................................. 45
4.8 Legendas de Vinculao dos cones de Anexos e Apensos de Documentos/ Processo 46
4.9 Tela de Apensao......................................................................................................... 47
4.9.1 Tela de visualizao Apensos ..................................................................................... 48
4.10 Inserir peas (documentos) a Processo....................................................................... 49
4.10.1Visualizar peas (Documentos) de Processos ........................................................... 50
5. Detalhar Documentos e Processos.................................................................................. 50
5.1 Legenda de Vinculao dos cones de Documentos ..................................................... 51
5.1.3 Telas de Histrico de Despacho de Documentos e Processos ................................... 56
5.1.3.1 cones de cadastro de despacho e comentrio....................................................... 56
5.1.3.2 Tela de Cadastro de Despacho de Documentos e Processos .................................. 56
5.1.3.3 Telas de Histrico de Comentrios de Documentos e Processos ........................... 58
5.1.3.4 Tela de Cadastro de Comentrios de Documentos e Processos ............................. 58
5.2 Legenda de Vinculao dos cones de Processo ........................................................... 59
5.2.1 Gerar Etiqueta de Processo ........................................................................................ 60
5.2.2 Comentar Volume de Processo .................................................................................. 61
5.2.3 Modelos de Termos.................................................................................................... 63
5.2.4 Visualizar imagens ...................................................................................................... 64
5.3 Caixa da rea de Trabalho............................................................................................. 66
5.3.1 Caixa de Entrada......................................................................................................... 66
5.3. 2 Caixa de Sada ............................................................................................................ 67
5.3.3. Caixa de Externos ...................................................................................................... 68
6. Caixa de Prazos ................................................................................................................ 69
7. Caixa de Chamados ......................................................................................................... 74
8. Contatos da Equipe CDOC ............................................................................................... 75

Manual do Sistema Gerenciador de Documentos e Processos - SGDOC

1. Acesso ao Sistema
Todos que tratam de documentos, bem como, os interessados em acompanhar informaes de
documentos e processos, podem solicitar acesso ao Sistema cadastrando-se pelo link:
https://spreadsheets.google.com/viewform?formkey=dDBVTWw3djlNaW16RUJLRjZ2TnJLaXc6MQ

1.2 Como acessar o sistema


Pelo navegador Mozilla Firefox na verso 8.0 ou superior, acesse o sistema pelo endereo
http://www3.icmbio.gov.br/sgdoc
Nota: O Sistema no permite ser acessado pelo navegador Internet Explorer.

1.2.1 Autenticao
4

Nesta tela o usurio dever inserir seu login e senha, composto pelo nome.sobrenome e
senha criada pelo gerenciador do sistema e enviada previamente ao e-mail do usurio.
No campo cdigo deve ser inserido o cdigo de segurana apresentado na tela composto de
.
nmeros e letras
Somente aps o preenchimento de todos os campos o usurio ter acesso ao sistema, clicando
sobre o cone avanar

5
1.2.2 Autenticao CPF
No primeiro acesso do usurio, ser solicitado a confirmao do CPF. O sistema ir validar e
atualizar o CPF na base de dados. Aps atualizao o usurio ir clicar no boto OK para confirmar a
ao e voltar ao menu principal.

1.2.3 Esqueceu sua Senha?


Na tela para acesso ao sistema, caso o usurio tenha esquecido sua senha, basta clicar sobre o
cone
recuperar senha que ir mostrar uma janela para informar o CPF e clicar no boto
.
Ser encaminhado um email com orientao para recuperao de senha.

2.

Botes de Navegao

Os Botes de Navegao possibilitam ao usurio a identificao visual das funcionalidades do


sistema e permite uma navegao mais intuitiva no sistema. Observe tambm os botes de navegao
auxiliares (item 4.2).

OPES

DESCRIO
MENU PRINCIPAL
Retorna ao menu principal do sistema.
REA DE TRABALHO
Exibe todos os documentos e processos que esto no seu setor.
SUPORTE TCNICO
Meio de comunicao para que o usurio reporte dvidas, problemas, elogios ou
sugestes ao gerenciador do sistema.
PESQUISAR
Exibe as opes de pesquisa para documentos ou processos cadastrados.
GERAR ETIQUETAS

Permite que os usurios emitam as etiquetas disponveis ao seu setor, mediante a


solicitao ao gerenciador da liberao do lote.

TROCAR SENHA DE ACESSO


Permite que o usurio realize a busca de recuperao de senha para acesso ao sistema.

LOGOFF
Opo para sair do sistema e voltar tela de acesso.
TRAMITAR DOCUMENTOS SELECIONADOS
Permite encaminhar os documentos selecionados para outra rea ou rgo,
simultaneamente.
TRAMITAR PROCESSOS SELECIONADOS
Permite encaminhar os processos selecionados para outra rea ou rgo,
simultaneamente.
CADASTRAR DOCUMENTOS
Permite o cadastro de um documento, apresentando os campos necessrios para efetuar
seu registro.

CADASTRAR PROCESSOS
Permite o cadastro de um processo, apresentando os campos necessrios para efetuar
seu registro.
AUTUAR PROCESSO
Permite a autuao/ou formao de processo.
DETALHAR
Exibe o registro do documento ou processo selecionado e disponibiliza outras opes de
ao sobre a digital.
CONFIRMAR
Confirma as aes realizadas, registrando as informaes no sistema.
CADASTRAR DESPACHOS
Permite cadastrar despachos contidos nos documentos ou processos selecionados.
HISTRICO DE DESPACHOS
Permite visualizar os despachos cadastrados, de acordo com o documento fsico,
seguindo sua cronologia.
IMPRIMIR FOLHA DE DESPACHO
Opo para imprimir a folha de despachos para compor o documento ou processo
selecionado.
ANEXAR DOCUMENTO
Opo para visualizar os anexos do documento ou processo selecionado.
CADASTRAR COMENTRIO
Opo que permite realizar o cadastro de um comentrio com informaes pertinentes
sobre o documento ou processo selecionado.
HISTRICO DE COMENTRIOS
Permite a visualizao dos comentrios cadastrados do documento ou processo.

HISTRICO DE TRAMITE
Apresenta todas as aes e tramites efetuado sobre os documentos ou processos.
UPLOAD DA IMAGEM
Realiza a insero das imagens digitalizadas do documento no sistema.
GERAR ETIQUETAS DE IDENTIFICACAO PARA ESTE PROCESSO (Capa)
Emite etiqueta para a capa do processo selecionado.
MODELOS DE TERMOS
Exibe modelos para elaborao de termos usuais em um processo.
PGINA ANTERIOR
Exibe a tela anterior do sistema.
PRXIMA PGINA
8

Exibe a prxima tela do sistema.


RECEBER DOCUMENTOS SELECIONADOS
Permite receber os documentos selecionados para a rea de trabalho simultaneamente.
RECEBER PROCESSOS SELECIONADOS
Permite receber os processos selecionados para rea de trabalho simultaneamente.
PESQUISAR DOCUMENTOS
Permite que o usurio realize a busca de todos os documentos cadastrados.

PESQUISAR PROCESSOS
Permite que o usurio realize a busca de todos os processos cadastrados.

PESQUISAR DESPACHOS E COMENTRIOS


Permite que o usurio realize a busca por comentrios e despachos cadastrados.

FECHAR / CANCELAR
Fecha telas e cancela aes no sistema.
FILTRO
O cone filtrar tem a finalidade de localizar com mais eficincia e atravs de fragmentos
a origem, destino e assunto, na hora de cadastrar um documento ou processo.
COMENTAR VOLUME
Este cone serve para indicarmos quantos volumes contm o processo.

3. Menu Principal
Ao entrar no sistema a tela MENU PRINCIPAL ser exibida com as seguintes opes:

REA DE
TRABALHO

SUPORTE
TCNICO

TROCAR DE
SENHA

LOGOFF

PESQUISAR

GERAR ETIQUETAS

Ao acessar algumas destas opes voc ter as seguintes informaes:

3.1 rea de Trabalho


Na rea de trabalho o usurio poder realizar aes como cadastrar documentos e processos,
tramitar, autuar processos, detalhar, anexar e visualizar imagens. A tela exibe todos os documentos que
esto no seu setor e por meio das abas o usurio poder visualizar os documentos e processos
separadamente.
A primeira informao apresentada nesta tela, conforme abaixo destacado, o nome do usurio,
seu setor e as caixas de entrada, rea de trabalho, de sada, externos, prazos e chamados. Logo em
seguida vem os cones de tramite, menu principal, suporte tcnico, cadastrar documentos, cadastrar
processos, pesquisar e logoff.

10

Os registros so apresentados em duas abas, sendo uma para documentos e outra para processo.
A aba que estiver destacada em verde escuro a que esta selecionada, conforme destacado a seguir.

Ateno: Observe a posio das abas na tela acima, no


canto superior esquerdo.

11

3.1.1 Funcionalidades adicionais nas telas do Sistema.


Outras funcionalidades nas telas do sistema, quando apresentado, so a quantidade de registros
por pgina, a pesquisa rpida, a ordenao em ordem alfabtica ou numrica do contedo das colunas,
a seleo de registro, o identificador de anexos/apensos e prazo, e o paginador.

Abaixo sero

apresentadas todas as possibilidades.

OPES

DESCRIO
QUANTIDADE DE DOCUMENTO POR PGINA
Permite que seja selecionada a quantidade de registros por
pgina, podendo ser 10, 25,50 ou 100 registros apresentado
na tela.
PESQUISA RPIDA
Permite que seja pesquisada qualquer palavra, nmero ou
fragmento que esteja contido na caixa selecionada. No caso
da tela de pesquisa, a busca por este campo por toda a
base de dados do sistema.
ORDENAO DE DADOS
Permite que ao clicar em qualquer um dos cabealhos das
colunas, o seu contedo seja ordenado por ordem
alfabtica ou numrica, crescente ou decrescente.

SELECIONAR REGISTRO
Permite que seja selecionado todos os registros de uma vez,
clicando no primeiro quadrado da coluna ou selecionar um
documento clicando no quadrado a frente do registro.

SINALIZAO DE ANEXOS/APENSOS
Sinalizao localizada na segunda coluna na tela de
trabalho, que indica que o documento contm
anexos/apensos. .
SINALIZAO DE PRAZO
Sinalizao localizada na terceira coluna da tela de trabalho,
que indica que o documento tem prazo. Quando verde o
prazo a vencer maior que trinta dias, quando amarelo o
prazo a vencer est entre 3 a 15 dias e vermelho o prazo

est vencendo com no Maximo 2 dias ou est vencido.

MOVIMENTAO DAS PGINAS


Permite alternar as pginas de registro da tela .
INDICADOR DE QUANTIDADE DE REGISTROS
Informa quantos documentos esto na caixa e a quantidade
que est sendo apresentada na tela.

Os registros so listados na horizontal e cada um tem suas opes para tratamento da


informao, so eles: Atuar documento
detalhar

, visualizar imagem

(quando for UP), tramitar

, anexar/apensar

Com estas funcionalidades o usurio poder tratar sua informao de maneira segura e ter a
garantia que as aes somente podero ser executadas se o documento/processos estiver na rea de
trabalho da pessoa logada.
12

Nota: As funcionalidades da coluna opes da rea de trabalho sero descritas a partir da


pgina 20.

3.2 Suporte Tcnico


O meio de comunicao para que o usurio reporte dvidas, problemas, elogios ou sugestes
equipe de gestores do sistema SGDOC. A cada pedido cadastrado o usurio ir receber um e-mail com o
nmero do protocolo e informaes do andamento do pedido. Ao clicar no cone do Suporte Tcnico o
usurio ir visualizar a tela do Atendimento Online, conforme ilustrao abaixo.

13

CAMPO

O QUE INSERIR

Assunto

Especificao da demanda

Descrio

Descrio da demanda, informando digital ou nmero do processo a ser alterado

Na tela do suporte tcnico, ao clicar no boto


possvel confirmar o envio da
demanda aos responsveis. Ao clicar no x no canto superior da tela ir retornar ao menu principal.
Nota: O primeiro e-mail chegar como spam. O usurio dever marclo como confivel e, ao
receber a finalizao do atendimento, dever avaliar o mesmo.
O que SPAM? So e-mails tidos como indesejveis de remetentes desconhecidos, so classificados
como SPAM e encaminhados diretamente para a caixa de SPAM do e-mail e no para sua caixa de
entrada.

3.3 Pesquisar
Esta opo que est no Menu Principal e na caixa da rea de Trabalho, permite ao usurio
escolher o que deseja pesquisar, por registro de Documentos, Processos ou Despachos/Comentrios de
documentos e processos.

3.3.1 Pesquisar Documentos


Nesta tela o usurio pode pesquisar por qualquer um dos campos, podendo utilizar de trechos
de uma informao. Existem duas abas que se complementam: Informaes bsicas e Datas. Ao clicar
sobre elas o campo expandido. Os dados inseridos em uma, no se apagam quando clicado e
preenchido em outra. A pesquisa realizada com base nas informaes constantes nas duas abas.

CAMPO

O QUE INSERIR

Digital

Nmero da digital do documento

Tipo

Tipo do documento

Nmero

Nmero do documento

Assunto

Resumo do assunto

Assunto
Complementar

Inserir assunto que corresponde ao assunto principal do documento

Cargo

Cargo de quem assinou o documento

Assinatura

Nome do assinante

Origem

Setor ou rgo de origem

Interessado

Nome do interessado

Destino

Setor para onde foi enviado o documento

Encaminhado
Para

Pessoa ou cargo (de acordo com o tipo de documento) destinatria do documento

Recebido Por

Pessoa que realizou o recebimento do documento

14

15

A pesquisa tambm pode ser feita por datas, opo que encontra-se na tela de pesquisar
documentos. Ao clicar sobre o campo datas, a tela de pesquisar por datas estar disponvel. O cone
serve para limpar o campo cadastrado.

CAMPO

O QUE INSERIR

Data Entrada

Informar a data de entrada do documento

Data do Cadastro

Data do cadastro do documento

Data Documento

Data do documento

Data do Prazo

Data do prazo

Buscar perodo
por

Selecionar o tipo de data

Data de inicio

A data que o documento foi cadastrado

Data Final

A data final do ms

Ao clicar no campo BUSCAR PERODO POR, o usurio poder escolher o tipo de data, conforme tela
abaixo, e em seguida informar data inicial e final como parmetro para pesquisa no sistema.

3.3.2 Pesquisar Processos

16

Permite que o usurio pesquise um processo no sistema, por qualquer informao


cadastrada, conforme descrito em pesquisa de documentos o usurio tem duas abas que se
complementam para realizar a sua pesquisa.

CAMPO

O QUE INSERIR

Nmero do
Processo

Nmero do processo

Assunto

Selecione o assunto

17

Assunto
Complementar

Inserir assunto correspondente ao assunto principal do


documento.

Interessado

Nome do interessado

Digital de
abertura

Informar a digital do memorando de autuao

A pesquisa tambm pode ser feita por datas. Ao clicar sobre o campo Buscar Perodo Por, os
campos de pesquisa estaro disponveis na aba, aps escolher o tipo desejado o usurio informa o inicio
e o final do perodo a ser pesquisado no sistema.

CAMPO

O QUE INSERIR

Data da
Autuao

Data de abertura do processo

Data do
Prazo

Data do prazo do processo

Data do
Cadastro

Data do cadastro do processo

Buscar
Perodo
por

Selecionar o tipo de data

Data
Inicial

Inserir a data inicial do intervalo de tempo que deseja pesquisar .

Data Final

Inserir a data finaldo intervalo de tempo que deseja pesquisar .

3.3.3 Pesquisar Despachos e Comentrios de Documentos e Processos


Permite a consulta dos despachos e comentrios presentes em documentos ou processos e
exibe, posteriormente, o detalhamento dos mesmos pesquisados.
No campo Pesquisa Rpida conforme em destaque na tela abaixo, o usurio pode informar
qualquer palavra, nmero ou fragmento dos despachos ou comentrios.

18

3.3.3.1 Pesquisa Avanada de Despachos e Comentrios

No canto superior direito da tela de pesquisa, ao clicar no cone de pesquisa avanada o


sistema ir apresentar uma tela com os campos passveis de busca. Esta tela apresenta duas abas
Filtrar Comentrio e Filtrar Despacho, lembrando que a aba que estiver selecionada estar em verde
escuro.
Pesquisar comentrio

19

CAMPO

O QUE INSERIR

Tipo

Escolher em que tipo de registro foi feito o comentrio, em um documento ou


processo.

Digital ou
processo

Inserir o numero da digital ou do processo.

Usurio

Informar o nome do usurio que cadastrou o comentrio.

Data do
cadastro

Informar a data do cadastro.

Comentrio

Inserir o texto, palavras ou fragmento contidos no texto.

Diretoria

Inserir o nome da diretoria a que se refere o documento.

Pesquisar despacho

CAMPO

O QUE INSERIR

Tipo

Escolher em que tipo de registro foi feito o comentrio, em um documento ou


processo.

Digital ou
processo

Inserir o numero da digital ou do processo.

Data do
cadastro

Inserir a data em que o despacho foi cadastrado

Usurio

Informar o nome do usurio que cadastrou o comentrio.

Data do
despacho

Data do Despacho

Assinatura

Assinante do Despacho

Despacho

Contedo do Despacho

Complemento

Complemento do Despacho

3.4 Seleo de Abas

20

Para identificar qual a aba est selecionada, basta observar a sua cor. Quando estiver na cor
verde escuro, esta a que tm seu contedo exposto na tela, as demais devero estar na cor verde
claro, conforme destacado abaixo.

21

3.5 Imprimir Etiquetas


Opo presente apenas no menu principal do sistema, que permite que os usurios visualizem
e imprimam as etiquetas
disponveis para o setor. Deve ser solicitada, ao gerenciador
do sistema (SGI), atravs do
cone suporte tcnico a liberao do lote e realizar as
seguintes aes:

Nota: S sero liberadas novas etiquetas quando todas as etiquetas relacionadas j estiverem sido
cadastradas no sistema, ficando assim o imprimir etiquetas todo em branco.
Ao clicar no cone

ser exibida a seguinte pgina de impresso:

Na pgina de configurao de impresso devero ser observados os seguintes itens, conforme


o exemplo a seguir:
1 na opo dimensionamento de paginas, selecionar nenhum
2 deve estar marcada a opo girar automaticamente e centralizar.
Ao clicar sobre a opo ok as etiquetas sero enviadas para impressora.
Nota: Antes de confirmar a impresso as etiquetas devem ser solicitadas ao centro de documentao.
Seguem as especificaes das etiquetas abaixo:

Tamanho folha: A4x351


Modelo: INKGET+LASER
Quantidade de etiquetas por folha: 65
Tamanho das etiquetas: 21,2mm x 38,2mm
O
sistema
previamente
configurado apenas ao modelo e
tamanhos descritos acima.
Nota: A folha dever ser colocada na
bandeja manual da impressora com as
etiquetas viradas para cima.

22

Abrir Bandeja Manual

3.6 Logoff

Opo para sair do sistema e retornar para a tela de acesso na pgina 04.

23

4. Funes da rea de Trabalho


Na tela rea de Trabalho, sero apresentadas as seguintes opes:

4.1 Cadastrar Documentos


Opo que estar disponvel somente na rea de trabalho. Nesta tela o usurio poder
cadastrar todos os documentos, produzidos ou recebidos.

Ao clicar no cone cadastrar documentos a seguinte tela estar disponvel:

24

CAMPO

O QUE INSERIR

*Digital

Nmero da digital do documento

*Tipo

Selecionar o tipo do documento

*Nmero

Nmero do documento

*Origem

rea de origem do documento

*Data do
Documento

Data de criao do documento

*Destino

Setor para onde ser enviado o documento

*Encaminhado
Para

Pessoa ou cargo (de acordo com o tipo de documento) destinatrio do


documento

*Assunto

Assunto principal do documento

Assunto
Complementar

Resumo do assunto do documento

Interessado

Interessado do documento

Assinatura

Quem assina o documento

Cargo

Cargo de quem assinou o documento

Data do Prazo

Prazo do documento (caso exista)

Procedncia

Selecionar a procedncia do documento (interno ou externo)

Data Entrada

Data de entrada de documentos externos.

Recebido Por

Pessoa que realizou o recebimento fsico do documento externo.

Nota: Os campos identificados com o smbolo * so obrigatrios.

25

4.2 Botes de navegao auxiliares

CONES

SIGNIFICADO DOS CONES


Filtro

Limpar
Gerar nmero de documento

No campo Nmero, o cone


serve para gerar automaticamente o nmero do documento
produzido na rea. O sistema controla o seqencial numrico de acordo com o tipo de documento
selecionado, considerando o setor do pessoal logado.
O cone

serve para limpar o campo cadastrado.

O
cone
serve para filtrar a origem, destino e assunto, tanto de documentos como de
processos. Ao digitar um fragmento o sistema ir rastrear o que estiver cadastrado no sistema conforme
tela em destaque abaixo:

Observaes: No ato do cadastramento o sistema verifica os campos Tipo, Nmero e Origem no


permitindo duplicidade.
Aps o cadastro, o Documento estar disponvel na rea de Trabalho do setor do usurio que o
cadastrou.

Caso o nmero da digital tenha sido cadastrado anteriormente, o sistema ir informar sua
indisponibilidade.

4.3 Cadastrar Processos

Opo que est disponvel na rea de trabalho. Nesta tela o usurio pode cadastrar
todos os processos recebidos.

26

CAMPO

O QUE INSERIR

*Nmero do
Processo

Nmero do processo respeitando o formato 00000.000000/0000-00

*Assunto

Selecionar o assunto do processo

Assunto
Complementar

Descrio do assunto

27

*Interessado

Selecionar interessado

*Origem

Empresa ou rgo de origem do processo

*Data da
Autuao

Informar a data da autuao do processo

Data do Prazo

Informar a data do prazo (caso exista)

Nota: Os campos identificados com o smbolo * so obrigatrios.

Ao cadastrar o nmero do processo no sistema, caso haja incoerncia no nmero do processo


com seu DV (Digito Verificador), o sistema apresentar o DV correto, sendo assim o usurio ir substituir
o antigo DV do processo pelo novo que o sistema informar. Essa substituio no ir alterar a
numerao do processo. Segue abaixo a tela em destaque:

Aps o cadastro, o processo estar disponvel na rea de trabalho do setor que o cadastrou.

Nota: Processo oriundo de Estados, Municpios, Prefeituras que no seguem o


padro do governo federal devero ser cadastrados como documentos.

Ao cadastrar um nmero de processo e o mesmo j tenha sido cadastrado anteriormente, o


sistema informar a indisponibilidade, conforme tela abaixo:

4.4 Tramite
Todos os documentos fsicos devem seguir o tramite virtual obrigatoriamente.
Esta opo encontra-se na rea de trabalho e permite que o usurio encaminhe seus documentos
virtualmente. O tramite pode ser feito como interno e externo.

Nova regra de tramite


Nesta nova verso do sistema est liberado o tramite entre Coordenaes Gerais, Diretorias e
Presi, considerando Procuradoria, Ouvidoria, Auditoria, Comisso de tica e DCOM. Todos acima de
Coordenao Geral pode tramitar entre si. As Coordenaes podem tramitar apenas para reas dentro
da sua Diretoria. As unidades descentralizadas permanecem da forma atual, entrada de documentos na
Sede feita pelo Protocolo Geral, bem como o envio para as mesmas.

PRESI, PFE, OUV/AUD,


COMISSO ETICA E DCOM

CR, UC E
UAAF
28

DIRETORIAS

PROTOCOLO GERAL
(SEDE)

COORDENAES
GERAIS

COORDENAO

29

4.4.1 Tramite Interno


Esta opo possibilita que o usurio encaminhe documentos para unidades do ICMBIO. Deve sempre ser
observada a aba em destaque na tela para realizar a ao desejada.

CAMPO

O QUE INSERIR

Documento

Nmero da digital

Unidade

Selecionar a unidade de destino

Filtro

Localizar por fragmentos

Ao tramitar o Documento ir para caixa de sada do usurio que realizou a ao e para caixa de
entrada do setor de destino.

4.4.2 Tramite Externo


Esta opo possibilita que o usurio registre o encaminhamento de documentos fsicos para
outro rgo. Observar a aba em destaque para realizar a ao desejada.

CAMPO

O QUE INSERIR

Documento

Nmero da digital do documento

Destinatrio

Nome ou cargo da pessoa que receber o documento

Local

Estado, empresa ou rgo de destino do documento

Endereo

Endereo do rgo ou empresa

Telefone

Nmero para contato com o destinatrio

CEP

Cdigo postal do estado, empresa ou rgo de destino

Prioridade

Selecionar a prioridade do documento

Nota: Para realizar um tramite externo todos os campos apresentados na tela acima, devero ser
preenchidos. Aps o preenchimento dos campos, para confirmar o tramite clique no boto

30

Todo o procedimento realizado no sistema lhe apresentar a seguinte mensagem:

Ao Confirmar clicando no boto ok ir mostrar uma tela com as informaes do tramite,


apresentando a Guia de Encaminhamento de Documento pelo o sistema SGDOC. A Guia s deve ser
impressa se o documento for ser entregue pessoalmente em outro rgo.
Ao tramitar o documento o mesmo ir para a caixa de externos podendo ser resgatado para a
rea de trabalho.

4.4.3 Tramite de Processo


Todos os processos fsicos devem seguir o tramite virtual obrigatoriamente.
Opo que est na rea de trabalho e permite que o usurio selecione e encaminhe processos
virtualmente para rea de destino. O tramite pode ser feito interno e externo.

31

Tramite Interno de processo: Esta opo permite que o usurio encaminhe processos para unidades
do ICMBio.

CAMPO

O QUE INSERIR

Processo

Nmero do processo

Unidade

Selecionar a unidade de destino

Filtro

Campo especfico de pesquisa por fragmentos

Nota: Para confirmar a ao do tramite interno, aps selecionar o destino, clique no boto tramitar
. Aps o processo tramitado ele ir para caixa de sada do remetente e para a caixa de entrada
do destinatrio.

Tramite Externo de processo: Esta opo permite que o usurio registre o encaminhamento dos
processos fsico para outros rgos.

CAMPO

O QUE INSERIR

Processo

Nmero do processo

Destinatrio

Nome ou cargo da pessoa que receber o processo

Local

Estado, empresa ou rgo de destino do processo

Endereo

Endereo do rgo ou empresa

Telefone

Nmero para contato com o destinatrio

CEP

Cdigo postal do estado, empresa ou rgo de destino

Prioridade

Selecionar a prioridade do processo

Nota: Para realizar um tramite externo todos os campos apresentados na tela acima devero ser
preenchidos. Para confirmar a ao de tramite externo, aps preencher todos os campos solicitados
clique sobre o boto
.

32

Ao tramitar ir mostrar uma Guia com informaes do tramite conforme tela abaixo. O
processo ao ser tramitado ele ir para a caixa de externos e podendo retorn-lo para a rea de trabalho
quando preciso.

33

4.4.4 Tramite Mltiplo de Documentos


Este cone permite que o usurio selecione e encaminhe mais de um documento para a mesma rea de
destino. Primeiro deve ser selecionado os documentos a serem encaminhados e depois clicado na
opo tramitar mltiplo, conforme destacado abaixo.

Existem duas possibilidades:

1.Tramite Mltiplo Interno de Documentos


Esta opo possibilitada que o usurio encaminhe os documentos selecionados de uma nica vez
para unidades do ICMBio.
O sistema apresenta todas as digitais que foram selecionadas no campo Documentos, conforme
destacado abaixo, devendo o usurio apenas selecionar destino e depois clicar em tramitar.

CAMPO

O QUE INSERIR

Processo

Nmero do processo

Unidade

Selecionar a unidade de destino

Filtro

Campo especfico de pesquisa por fragmentos

No campo filtro ao digitar um fragmento automaticamente ir aparecer o nome da unidade a qual


informou no fragmento.
Nota: Para confirmar a ao de tramite interno, aps selecionar o destino, clique no boto tramitar.

2.Tramite Mltiplo Externo de Documentos


Esta opo possibilita que o usurio registre o encaminhamento de mais de um documento fsico de
uma nica vez para outro rgo. O sistema apresenta todas as digitais que foram selecionadas no
campo Documentos, devendo o usurio preencher os demais campos e clicar em tramitar.

34

CAMPO

O QUE INSERIR

Digitais

Nmero das digitais dos documentos

Destinatrio

Nome ou cargo da pessoa que receber os documentos

Local

Estado, empresa ou rgo de destino dos documentos

Endereo

Endereo do rgo ou empresa

Telefone

Nmero para contato com o destinatrio

CEP

Cdigo postal do estado, empresa ou rgo de destino

Prioridade

Selecionar a prioridade dos documentos

35

Nota: Para realizar um tramite externo todos os campos apresentados devero ser preenchidos. Aps o
preenchimento de todos os campos clique no boto tramitar conforme na pgina 10.

4.4.5 Tramite Mltiplo de Processos

Esta opo possibilita que o usurio encaminhe mais de um processo de uma nica vez para unidades
do ICMBio. O usurio aps selecionar os processos desejados dever clicar no cone, conforme
destacado.

Existem duas possibilidades:

1. Tramite Mltiplo Interno de Processos


Esta opo possibilita que o usurio encaminhe os processo selecionados para uma unidade do
ICMBio. O sistema apresenta todos os processos que foram selecionados no campo Processo,
conforme destacado abaixo, devendo o usurio apenas selecionar destino e depois clicar em tramitar.

CAMPO

O QUE INSERIR

Processo

Nmero dos processos

Unidade

Selecionar a unidade de destino

Filtro

Campo especfico de pesquisa por fragmentos

2.Tramite Mltiplo Externo de Processo


Esta opo possibilita que o usurio registre o encaminhamento de uma s vez mais de um processo
para outro rgo. O sistema apresenta os nmeros dos processos que foram selecionados no campo
Processo, conforme destacado abaixo, devendo o usurio apenas selecionar destino e depois clicar em
tramitar.

36

CAMPO

O QUE INSERIR

Processo

Nmero dos processos

Destinatrio

Nome ou cargo da pessoa que receber os processos

Local

Estado, empresa ou rgo de destino dos processos

Endereo

Endereo do rgo ou empresa

Telefone

Nmero para contato com o destinatrio

CEP

Cdigo postal do estado, empresa ou rgo de destino

Prioridade

Selecionar a prioridade dos processos

37

Nota: Para realizao de um tramite externo todos os campos apresentados devero ser preenchidos.
Aps o preenchimento de todos os campos, para confirmar o tramite clica no boto tramitar.

Aps todo o procedimento realizado o sistema lhe apresentar a seguinte mensagem:

Ressaltamos que todos os documentos vinculados tambm sero tramitados. Aps clicar no ok
o sistema ir gerar uma guia de recebimento, observe tela abaixo.

4.5 Autuar Processo


cone que est na rea de trabalho e nesta tela o usurio poder autuar um documento para formar
um processo, sendo obrigatrio informar a digital do memorando de abertura. O sistema formar
apenas com digital que contiver imagem. Ressaltamos que vetada a retirada da primeira folha do
processo.

38

CAMPO

O QUE INSERIR

*Digital

Nmero da digital

*Assunto

Selecionar o assunto do processo

Assunto
complementar

Descrio do assunto

*Interessado

Informar o nome do interessado do processo

*Origem

Unidade ou coordenaes do ICMBio

Prazo

Informar a data do prazo (caso tenha)

Nota: Os campos identificados com smbolo * so campos de cadastro obrigatrio.


Esta opo apresentada apenas para UP (Unidade Protocolizadora), pois na composio dos nmeros
do processo identificado o cdigo NUP, controlado pelo MPOG, que representa cada UP do Governo
Federal. Os cinco primeiros numero do processo so o cdigo NUP. O cdigo NUP do Protocolo Geral
ICMBio 02070, que na composio do numero de processo aparece da seguinte forma:
02070.000000/2011-00. (observar portaria n 03 do MPOG)

4.5.1Como cadastrar um processo?


Ao clicar nos campos assunto, interessado e origem podemos observar o cone de filtro
(observar item 4.2), onde o usurio ir filtrar os nomes a partir de um fragmento.

39

Ao colocar um fragmento no campo que se abre automaticamente, uma palavra


correspondente aparecer, conforme exemplo dado na tela abaixo.

No campo interessado quando digitar o nome da pessoa ir abrir uma tela solicitando nome
do interessado e CPF do mesmo.

Para visualizar a lista de nomes completa o usurio dever clicar no campo interessado dentro
do filtro, caso o nome do interessado ainda no esteja cadastrado no sistema, o mesmo abrir uma tela
com uma mensagem perguntando se o usurio deseja cadastr-lo, conforme tela abaixo.

No campo de origem quando o usurio digitar os 5 primeiros caracteres desejados, o sistema


automaticamente apresentar uma relao com todas as origens correspondentes.

40

O campo de prazo no de preenchimento obrigatrio, salvo os casos em que venha prazo


determinado no prprio processo.

41

Aps preencher todos os dados o usurio dever clicar no boto salvar conforme destacado acima, o
sistema lhe enviar a seguinte mensagem.

Aps a confirmao, o sistema ir informar que o processo foi autuado com sucesso e
apresentar o nmero que foi atribudo ao mesmo. Ser perguntado na mesma mensagem se o usurio
deseja imprimir a etiqueta da capa do processo. Observe exemplo dado abaixo.

Observao: O usurio no deve clicar no cone bloquear novos alertas desta pgina, porque poder
bloquear algumas funcionalidades do sistema.

4.6 Anexos e Apensos


4.6.1 Definio de anexo
Ao anexar um documento a outro ser feita um juno definitiva, onde o documento que foi
anexado passa a ter sua identificao vinculada ao do documento principal, compondo sua estrutura. O
documento uma vez anexado no poder ser retirado, em hiptese alguma, garantindo que qualquer
pessoa que venha a analisar o documento tenha entendimento claro da ordem cronolgica dos fatos.

N2
N1

N1

ANEXADOS

4.6.2 Definio de apenso

42

A apensao de documentos ser feita de forma que a qualquer momento o documento


apensado poder ser desvinculado ao documento principal. O documento apensado permanece com
sua identificao e apenas segue o trmite do principal no podendo ser apensado ou receber apensos
enquanto estiver nesta situao.

N2

N1

N2

=
N2

N1

N2

N1

APENSADOS

N1

DESAPENSADOS

A regra de anexao e apensao, vale tanto para documentos quanto processos,


considerando que no caso de processos as aes so realizadas por meio de termos, conforme
Portaria Normativa n 5 de 19 de dezembro de 2002 do MPOG. No permitida a desanexao de
processos.

43

4.6.3 Quando realizar uma Anexao?


De Documentos: A anexao deve ser realizada quando um documento tiver desdobramento
do assunto tratado, produzindo respostas ao primeiro documento, gerando um histrico de informaes
e/ou aes que esclarecem uma deciso final.
A seqncia dos documentos deve seguir a mesma dos documentos inseridos em processos,
sempre o documento mais antigo estar acima de todos, e o mais recente abaixo de todos. A folha de
despacho que deve ser utilizada para encaminhar o bloco documental da primeira digital, mesmo
estando como ltima folha do bloco.
De Processos: A anexao deve ser realizada quanto o assunto e o interessado do processo
forem os mesmo, ou quando os processos tm o mesmo assunto tratando de interesse coletivo ou da
Administrao. A anexao de processo efetuada pela UP (unidade protocolizadora), por meio de
Termo de Anexao. O processo apensado deve compor o processo principal, seguindo sua numerao.
As capas ficam uma sob a outra, permanecendo a capa do principal em primeiro.

4.6.4 Quando realizar uma Apensao?


De Documentos: A apensao deve ser utilizada quando um documento contiver
informaes pertinentes a outro, auxiliando no esclarecimento de dados constantes no
documento principal ou servindo de embasamento para a concluso do mesmo,
podendo ser desapensado a qualquer momento. Um documento apensado NO PODE
SOFRE ALTERAO enquanto estiver junto a outro.

De Processos: A apensao de processos se d pela necessidade de obter informaes


pertinentes ao fato e que auxiliem na tomada de deciso. A UP lavra o Termo de
Apensao, inserido o termo no processo secundrio. No processo principal fica
apenas o despacho de solicitao. Um processo apensado NO PODE TER NOVAS
PEAS INSERIDAS OU SOFRE QUALQUER TIPO DE ALTERAO enquanto junto a outro
processo. A desapensao ocorre a qualquer momento por meio do Termo de
desapensao, sendo realizada por uma UP.

4.7 Tela de Anexao


Esta funcionalidade est disponvel na rea de Trabalho, na coluna Opes, cone
anexos e apensossendo a ao direcionada para cada documento/processo escolhido. No h seleo
mltipla para est ao.
Anexao de documentos se d com a juno definitiva de duas digitais.

44

Ao clicar no cone
anexos e apensos, ser apresentada esta tela, onde o usurio
dever escolher uma das abas (documento ou processo) de acordo com a ao que deseja realizar.

Aps selecionar o procedimento a ser realizado, o usurio dever selecionar qual o documento
que ser anexado/apensado a digital principal (digital acessada).

Ao preencher todos os campos, basta clicar no boto salvar, o sistema ir apresentar


mensagem (quadro abaixo) e aps confirmao o documento ser anexado automaticamente.
Ressaltamos que no h reverso desta anexao.

45

Observao: o usurio no deve clicar no cone bloquear novos alertas desta pgina, porque poder
bloquear algumas funcionalidades do sistema.

4.7.1 Visualizao de Anexos


Aps anexados, ainda na mesma tela, o usurio poder visualizar a ao realizada clicando na
aba anexos conforme tela abaixo. O sistema apresenta uma arvore de vinculao de documentos
documento principal
visualizado.

ao

. O documento principal no necessariamente o documento que esta sendo

O sistema apresenta na rvore de vinculao a localizao do documento visualizado por meio


do cone

, assim o usurio poder localizar rapidamente o seu documento e todas as

informaes pertinentes a ele.


Caso aparece na rvore o cone

o sistema estar informando ao usurio que o

documento no consta na sua rea de trabalho. Nestes casos o usurio deve localizar a digital e solicitar
que o documento seja tramitado para a rea de trabalho do setor. Ressaltamos que nestes casos devem
ser considerados que o documento principal da rvore est na sua rea de trabalho para que seja
solicitado ao outro setor a tramitao de suas peas.

Visualizao de documentos

Visualizao de processos
Para melhor identificao de cada digital/processo segue abaixo legenda dos cones
apresentados na abas.

4.8 Legendas de Vinculao dos cones de Anexos e Apensos de Documentos/


Processo
Os cones da legenda de documentos e processos so apenas para auxiliar o usurio na
diferenciao de tela quando na visualizao de documentos ou de processos.
46

DOCUMENTOS
OPES

DESCRIO

Neste cone, os documentos que no esto na mesma caixa do


documento principal sero tramitados automaticamente com o
principal somente quando estiver na mesma caixa

Este cone representa o documento principal, caso documento


escolhido no esteja subordinado a nenhum outro, este se
tornar o documento principal

Este cone representa o documento que no esta na sua rea de


trabalho.
Este cone representa o documento escolhido para ser visualizado
na lista de vinculao.

Este cone representa todos os documentos que esto


subordinados a outros documentos.

47

PROCESSOS
OPES

DESCRIO

Neste cone, os processos que no esto na mesma caixa do processo


principal sero tramitados automaticamente com o principal somente
quando estiver na mesma caixa

Este cone representa o processo principal, caso processo escolhido no


esteja subordinado a nenhum outro, este se tornar o processo
principal.

Este cone representa o processo que no esta na sua rea de trabalho.

Este cone representa o processo escolhido para ser visualizado na lista


de vinculao.

Este cone representa todos os processos que esto subordinados a


outros processos.

4.9 Tela de Apensao


anexos e apensos, o usurio tem
Na rea de Trabalho, na coluna Opes, cone
acesso a apensao de documentos e processos. No h seleo mltipla para est ao.

A ao de apensar segue o mesmo fluxo de anexar, devendo o usurio seguir orientaes do


Item 4.7, selecionando a aba Apensar. Os cones de vinculao so os mesmos e a nica diferena a
possibilidade de desapensar (destacado no quadro abaixo), onde o usurio poder selecionar a digital
que deseja desapensar do documento principal (digital acessada na rea de trabalho).

O desapensao uma ao que poder ser desfeita pelo o usurio a qualquer momento,
desde que os documentos estejam na sua rea de trabalho.

4.9.1 Tela de visualizao Apensos

48

Para acessar a tela de visualizao de Apensos, deve acessar o cone


anexos e apensos e selecionar a aba de apensos, conforme destacado abaixo. Nesta tela
estar disponvel a rvore de vinculao para visualizao de documentos e processos que
foram apensados. Os cones de vinculao apresentados nas telas so os mesmo constantes no
item 4.8.

Visualizao de documentos

Visualizao de processos

49

4.10 Inserir peas (documentos) a Processo

Para inserir um documento como pea de um processo o usurio dever selecionar a aba
processos, na sua rea de trabalho, e clicar no cone

anexos e apensos, conforme destacado no

item 4.9. Ao acessar a tela, o usurio dever clicar na aba adicionar pea e selecionar a digital que
deseja inserir, conforme destacado na tela abaixo.

Sero apresentadas todas as digitais que esto na rea de trabalho do usurio logado.

Aps localizada a digital basta clicar no boto adicionar. O sistema lhe informar as seguintes
mensagens:

4.10.1Visualizar peas (Documentos) de Processos


Para visualizar o documento que foi adicionado como pea, o usurio ir clicar na aba peas.
Sero apresentadas todas as peas do processo. Para acessar a esta tela, o usurio deve seguir
orientaes do item 4.9.

5. Detalhar Documentos e Processos

50

O usurio ir encontrar este cone na rea de trabalho em opes. Ao clicar no cone ser exibido o
registro do documento ou processo selecionado e disponibilizada outras opes de ao. Para realizar
algumas aes os documentos/processos devem estar na rea de trabalho do usurio, como por
exemplo, o cadastro de comentrio.

Tela de Detalhes de Documentos

51

Tela de Detalhes de Processo

5.1 Legenda de Vinculao dos cones de Documentos

OPES

DESCRIO
HISTRICO DE DESPACHO
Este cone permite que o usurio cadastre no sistema os despachos dados
em seus documentos
HISTRICO DE COMENTRIO
Este cone permite que o usurio cadastre seus comentrios.
IMPRIMIR FOLHA DE DESPACHO
Este cone permite que o usurio imprima uma folha de despacho
pertinente aquele documento.
ANEXOS/APENSOS
Este cone permite que o usurio anexe/apense um documento a outro.

HISTRICO DE DOCUMENTOS
Permite que o usurio visualize tudo o que j foi feito como documento e
onde o mesmo se encontra.
UPLOAD DE IMAGENS
Este cone permite que o usurio aps escanear seus documentos insira as
imagens digitalizadas no sistema.
SALVAR
Este cone permite que sejam salvas todas as alteraes feitas no
documento ou processo.

5.1.1 Imprimir Folha de Despacho de Processos e Documentos

52

Esta funcionalidade permite que o usurio imprima uma folha de despacho que ir compor o
documento ou processo fsico e posterior cadastro do despacho proferido no sistema. O formato padro
dessa folha traz o nmero da digital do documento ou processo, data, sua origem e assunto.
Deve ser seguida a seqncia numrica dos campos destinados para despacho, sendo datado e
assinado cada despacho inserido. A folha deve ser inserida atrs de cada documento ou de cada bloco
documental, impressa a partir da digital principal ou do processo principal.

53

5.1.2 Upload de Imagens

O procedimento para realizar o upload de imagens tornou-se ainda mais rpido e fcil. Sendo que cada
pgina digitalizada ir gerar um arquivo, no mais criando um nico arquivo com todas as pginas
digitalizadas.
Para inserir uma imagem no sistema, devem ser seguidas as orientaes abaixo:
1 Escolha o tipo de documento:
*Pblico: para documentos sem restrio de visualizao.
*Confidencial: para documentos com restrio de visualizao.
2 Para localizar os arquivos, clique sobre o boto
, ser aberta uma janela Enviar
arquivo, basta selecionar os arquivos correspondentes ao documento ( para selecionar as imagens na
ordem em que foram digitalizadas basta utilizar o atalho do teclado Crtl + A) e aps selecionar as clicar
no boto Abrir.
Nota: observe se os nomes dos arquivos esto em ordem crescente.

O sistema apresentar a lista com os arquivos das imagens selecionadas.

54

NOTA: Caso seja enviada imagem errada de um documento ou de forma desordenada, o usurio dever
entrar em contato com os administradores do sistema atravs do suporte tcnico.
Para efetuar o upload (envio) de todas as imagens, basta clicar no boto Enviar(localizado na parte
superior da tela), conforme ilustrao abaixo:

55

Nota: importante ressaltar que aps essa confirmao os arquivos digitalizados no mais podero ser
excludos.

O usurio ter a opo de enviar ou excluir um arquivo por vez, clicando nos botes iniciar e
cancelar, posicionados na lateral direita da tela. Estes botes tero aes referentes a cada arquivo
alinhados com eles, conforme apresentado no quadro abaixo.
Os trs botes superiores da tela destacados no quadro abaixo tem ao sobre dos os arquivos que
esto aparecendo na tela de apload.

5.1.3 Telas de Histrico de Despacho de Documentos e Processos


Est opo permite que o usurio visualize as telas de histrico de despacho de
documentos/processos, observe telas a baixo:

Documentos

56

Processos
5.1.3.1 cones de cadastro de despacho e comentrio

Os cones de cadastrar despacho


da tela de histrico de despacho

e cadastrar comentrio

e de comentrios

sero encontrados dentro

, no detalhar documento/processo e

estaro disponveis quando o documento ou processo estiverem na rea de trabalho do usurio.

5.1.3.2 Tela de Cadastro de Despacho de Documentos e Processos


Esta opo permite que o usurio insira despachos tanto para documentos quanto para
processos, conforme exemplo de tela dado abaixo:

57

Documentos e Processos

CAMPO

O QUE INSERIR

Despacho

Contedo do Despacho

Data

Data do Despacho

Complemento

Complemento do Despacho

Assinatura

Assinante do Despacho

Nota: As telas de cadastro de despacho para documentos e processos so similares.

5.1.3.3 Telas de Histrico de Comentrios de Documentos e Processos


Esta opo permite ao usurio visualizar todos os comentrios cadastrados para aquele
documento ou processo. Vejam telas a seguir:

Documentos

58

Processos

Nota: Os cones em destaque nas telas acima representam o cadastro de comentrios de documentos e
processos. Observar explicao no item cones de cadastro de despacho e comentrios (5.1.3.1).

5.1.3.4 Tela de Cadastro de Comentrios de Documentos e Processos


No cadastro de comentrio o usurio pode inserir qualquer informao que seja pertinente ao
documento ou processo, ou dados inerentes ao bom andamento com relao aos procedimentos
adotados. O comentrio s pode ser cadastrado se o documento estiver na rea de trabalho do usurio.
No histrico de comentrio fica registrado o nome da pessoa que realizou o cadastro.

59

CAMPO
Comentrios

O QUE INSERIR
Informaes Pertinentes

Nota: A tela de cadastro de comentrio de documentos e processos tambm so similares.

5.2 Legenda de Vinculao dos cones de Processo

OPES

DESCRIO
GERAR ETIQUETA DE PROCESSO
Este cone permite que o usurio imprima uma etiqueta para o processo
solicitado.
COMENTAR VOLUME
Este cone permite que o usurio informe quantos volumes o processo
tem.
MODELO DE TERMOS
Este cone permite que o usurio anexe/apense processos gerando com
isso termos como os de abertura e encerramento de processos.

Nota: Os cones histrico de despacho, histrico de comentrios, folha de despacho e histrico de


trmites j foram citados em seus itens respectivos (veja no sumrio).

5.2.1 Gerar Etiqueta de Processo


Esta opo, presente apenas no detalhamento do processo, permite a visualizao e impresso da
etiqueta do processo selecionado.
Ateno: Antes de ser feita a impresso da etiqueta de processo, dever ser feita a seguinte
configurao:

60

Antes da impresso da etiqueta o sistema


informar a seguinte mensagem:

61

Aps a confirmao a etiqueta estar disponvel para impresso.

5.2.2 Comentar Volume de Processo


o cone do sistema que possibilita que o usurio visualize a quantidade de volumes que possui
um processo.
Nova funcionalidade: Caso seja necessrio o envio em separado de algum volume do processo
para algum outro setor, o usurio pode poder clicar sobre o registro do volume, em destaque na tela
abaixo:

Aps clicar sobre o registro ir aparecer uma tela (ilustrao abaixo) onde o usurio
poder selecionar o setor e a pessoa que ficar responsvel pelo processo.

Aps salvar o registro a informao ir aparecer no comentrio do processo, conforme


destacado abaixo:
62

63

5.2.3 Modelos de Termos


Esta funcionalidade estar disponvel na tela de detalhar processos (item 5.2), apenas unidades
protocolizadoras tero acesso a todos os termos, para as demais unidades estaro disponveis o termo
abertura e encerramento e o de desentranhamento.
Na escolha de qual termo o usurio deseja utilizar, o sistema apresentar abas com o titulo dos
termos, ao clicar sobre a aba, o sistema abrir campos de cadastro onde o usurio ir inserir
informaes solicitadas e posteriormente o sistema ir apresentar o termo preenchido, no formato Br
office para impresso e a ao ficar registrada no sistema agregando informaes ao documento
tratado, localizados no histrico do documentos ou processo.
Os termos que estaro disponveis no sistema so:

OPES

DESCRIO

Deve ser utilizada quando o processo alcanar 200 folhas,


promovendo
primeiramente
seu
encerramento
e
posteriormente a abertura de um novo volume.

TERMO DE ABERTURA E
ENCERRAMENTO DE
VOLUME

O termo de encerramento a ltima folha do processo e o de


abertura a primeira folha do prximo volume.
O sistema j apresenta campos preenchidos com dados
pertinentes, devendo o usurio apenas informar na tela de
encerramento a data e o numero da ultima folha do volume.
Aps confirmar o encerramento e imprimir o termo, o sistema
apresenta automaticamente a tela de abertura, onde o usurio
dever inserir apenas a data do dia, sendo produzido o termo
automaticamente. O termo apresentado em formato Texto
passvel de ser alterado antes da impresso.

Termo a ser utilizado na juno de processos seja por anexao


ou apensao. Observar item 4.6 deste manual.

TERMO DE JUNTADA
POR ANEXAO
/APENSAO
(apenas para UP)

O pedido de anexao ou apensao deve ser feito no processo


principal. O termo de anexao ser aposto em seguida do
pedido de anexao, no processo principal e subseqente vm
as peas do processo apensado, tornando-se um nico
processo.
Na apensao o pedido vem no processo principal e o termo
entra no processo acessrio, ressaltando que aps o termo de
apensao no pode ser inserida nenhuma pea junto ao
processo acessrio at sua desapensao. Qualquer informao
dever ser inserida no processo principal.

TERMO DE
DESAPENSAO
(apenas para UP)

TERMO DE
DESENTRANHAMENTO

TERMO DE
DESMEMBRAMENTO
(apenas para UP)

Quando o processo acessrio (apensado) no for mais


necessrio para subsidiar o processo principal, utiliza-se deste
termo para separ-los.

Deve ser utilizado quando for necessria a retirada de alguma


pea do processo para efeito comprobatrio, ressaltando que
vetada a retirada da 1 folha do processo (memorando de
abertura). Este termo no numerado, mantendo o intervalo
das pginas representadas por ele.

Deve ser utilizado quando houver a necessidade de retirar peas


do processo para compor outro processo. Este termo no
numerado, mantendo o intervalo das paginas representadas por
ele.

64

5.2.4 Visualizar imagens


Este cone permite ao usurio a visualizao das imagens digitalizadas do documento selecionado.
Na tela so exibidas miniaturas de todas as pginas do documento, permitindo sua ampliao ao clicar
sobre elas.

65

Aps a ampliao de uma pgina, ser possvel a visualizao das demais, clicando sobre as
miniaturas exibidas na parte inferior da tela. Veja exemplo na tela abaixo:

Para documentos com vrias paginas os cones


sejam exibidas as demais miniaturas.

aqui representados devero ser usados para que

No canto superior direito so disponibilizados cones para retornar a pgina de miniaturas das imagens
; Salvar o documento no computador, em formato PDF de baixa qualidade
no computador, em formato PDF de alta qualidade

; Salvar o documento

; Fechar a visualizao de imagens

Nota: quando o documento pesquisado for confidencial, aparecer uma imagem com tarja
confidencial.

5.3 Caixa da rea de Trabalho


No canto superior direito da rea de trabalho, podemos observar as caixas de trabalho
disponveis para o usurio logado, so elas: Caixa de entrada, caixa de sada, caixa de externos,
caixas de prazo.
5.3.1 Caixa de Entrada
Esta caixa exibe todos os documentos e processos pendentes de recebimento, que foram
encaminhados rea do usurio.

66

O usurio tem duas opes para realizar o recebimento dos documentos/processos, pode ser
um documento por vez, clicando no cone alinhado ao registro no lado direito da Tela, ou clicando no
cone destacado no canto superior direito (conforme ilustrado na tela acima) para recebimento
mltiplo. No caso de mltiplos, o usurio deve selecionar os documentos ou processos que deseja
receber.

O cone para recebimento de documento


(verde) e para recebimento de processos
(amarelo). Os cones so os mesmos para recebimento, mudando apenas o local em que se apresentam.
Para mltiplo, no canto superior direito e para individual alinhado ao registro (observar destaques
abaixo). Ressaltamos que o usurio deve selecionar a aba que deseja (documento/processo),conforme
destacado a baixo.

67

Ao clicar no cone aparecer uma mensagem:

Aps a confirmao do procedimento a seguinte mensagem ser exibida:

Aps a confirmao, os mesmos sero encaminhados sua rea de trabalho.


Nota: Aconselha-se que somente sejam recebidos os documentos ou processos cujo fsico estejam com
o usurio.

5.3. 2 Caixa de Sada


Esta caixa exibe todos os documentos e processos enviados para outro setor ou unidade
pertencente ao ICMBio, que ainda no foram recebidos por seu destinatrio. Observe tela abaixo:

Caso o documento ou processo forem tramitados por engano para alguma rea, por meio do cone
possvel cancelar o trmite antes do recebimento pela rea de destino, retornando assim o
documento ou processo sua rea de trabalho.

Para confirmar essa ao, ser exibida a seguinte mensagem:

Aps a confirmao do procedimento o sistema informar a seguinte mensagem:

5.3.3. Caixa de Externos

68

Esta tela exibe a relao de documentos ou processos tramitados para outros rgos, dando a
possibilidade para que sejam recebidos novamente em caso de retorno ao instituto, conforme telas
abaixo:

O resgate de documentos pode ser feito ao clicar no cone de retornar


processos por meio do cone

, e o resgate de

69

Ao clicar nos cones de recebimento as seguintes mensagens sero apresentadas pelo sistema, observe
tela abaixo:

Os documentos ou processos ao retornarem ao instituto ficaram disponveis na rea de trabalho do


usurio.

Nota: na caixa de entrada, rea de trabalho, caixa de sada e caixa de externos o usurio poder fazer a
pesquisa rpida de um documento/processo atravs do cone pesquisar, como apresentado na seguinte
tela:

6. Caixa de Prazos
uma caixa para controle de todos os prazos do setor e do prprio usurio. O usurio pode
cadastrar uma solicitao de prazo para um setor ou usurio referente a um documento ou processo.
O controle da caixa de prazo feita por marcaes de cores, que funcionam da seguinte forma:
Quando um documento ou processo apresentar mais de 30 dias ele ficar na tela de prazos destacado
na cor verde. Na cor amarela quando o prazo estiver entre 3 a 15 dias. E na cor vermelha quando o
prazo est vencendo ou j venceu.
Na ltima coluna sero apresentados os cones de aes ou informaes sobre o andamento da
demanda.

Os cones so:

Responder prazo

Notificar destinatrio (aviso por email)

A caixa separada por abas, so elas:

1. Meus Prazos recebidos


So prazos estipulados ao usurio por outros setores ou usurios. O usurio que recebeu a
demanda dever utilizar o cone Responder Prazo
, conforme destacado na tela abaixo,
para responder a solicitao.

70

2. Meus prazos enviados


Esta aba mostra ao usurio todos os prazos enviados para outros usurios ou setores. O usurio
poder notificar o destinatrio da demanda utilizando o cone Notificao de Destinatrio
, ser
enviado automaticamente um email para o email institucional cadastrado no registro do usurio de
destino.

71

3.Meus Prazos Respondidos


Mostra ao usurio todos os prazos respondidos por ele, incluindo a visualizao das respondas
atribudas no atendimento da demanda.

4.Respostas dos Meus Prazos


Esta possibilita que o usurio visualize uma listagem com todos os prazos que ele demandou,
com a visualizao das respostas emitidas a suas demandas.

5.Prazos Recebidos no Setor


So todos os prazos que foram enviados ao setor, mais que ainda no foram respondidos, ocorrem
quando ao cadastrar um novo prazo no se informa o nome do destinatrio daquele setor, ficando a
disposio para que qualquer funcionrio do setor responda a demanda.

6.Prazos Respondidos do Setor


So todos os prazos respondidos pelo setor, com a possibilidade de visualizar as respostas
encaminhadas em nome do setor.

72

7.Alerta de Prazo
A partir do momento que for estipulado um prazo para o usurio ou setor, ao acessar o sistema
a seguinte tela ser apresentada para avisar sobre a situao de sua demandas de prazos pendentes.

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8. Novo Prazo
a funo que permite que o usurio envie prazos a outros usurios ou a um determinado
setor.

CAMPOS
Tipo
Referncia
Numero De
Referncia
Setor De
Destino

Destinatrio

Data Do
Prazo
Contedo Da
Solicitao

O QUE INSERIR

Deve ser informado se o prazo referente a um documentos ou processo.

Deve ser informado o numero da digital ou do processo de referncia.

Deve ser informado o setor de destino do prazo a ser solicitado.

A solicitao de prazo pode ser direcionada para um usurio especfico.

Deve ser informado o prazo final para atendimento da demanda.

Deve ser inserida a descrio da demanda a ser atendida.

7. Caixa de Chamados
Na caixa de chamados, localizada no canto superior direito da tela, o usurio poder
visualizar dos os chamados que j realizou ou os chamados que foram atendidos e aguardam
por avaliao quanto ao atendimento.

A caixa de chamados apresenta duas abas, so elas: Chamados sem Qualificao e


Histrico de Chamados, conforme imagem abaixo.
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No Histrico de Chamados so apresentados os dados: data de abertura, nome do


usurio que abriu o chamado, nome do atendente, data de finalizao da demanda, assunto
da demanda, descrio da demanda, comentrio do atendente e qualificao do atendimento.
A qualificao a ltima coluna da aba histrico.
O usurio tem a possibilidade de avaliar a equipe do SGI quanto ao atendimento da
sua demanda, conforme tela abaixo.

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O usurio dever escolher uma das opes apresentadas no campo selecione (tela
abaixo), so elas: Pssimo, Muito Ruim, Ruim, Bom, timo e Excelente. Para confirmar sua
escolha basta clicar no boto ok.

A qualificao fica registrada junto a demanda. possvel pesquisar rapidamente uma


demanda no campo Pesquisar (canto superior direito).
O objetivo aprimorar o atendimento aos nossos usurios, principalmente no que
tange no tratamento dos documentos e da informao e no apenas no sistema.

8. Contatos da Equipe CDOC


A equipe SGI do Centro de Documentao est a disposio para orientar o usurio
quanto ao uso do sistema e utilizao dos documentos.
Os contatos so:
Telefones: (61) 3341-9593, 3341-9568, 3341-9508 e 3341-9015.
Email: sgi.cdoc@icmbio.gov.br