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MANUAL DE

INTERVENTORIA

ALCALDIA MUNICIPAL
YAGUARA
HUILA

2008-2011

YAGUARA, TIERRA SOBERANA

DECRETO No 043
(14 de Agosto de 2008)

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE INTERVENTORIA DEL


MUNICIPIO DE YAGUARA HUILA

El alcalde municipal de Yaguar Huila, en ejercicio de sus facultades constitucionales y


legales, en especial las conferidas por el numeral 3 del articulo 315 de la Constitucin
Poltica y, el articulo 91 de la Ley 136 de 1994, el articulo 11 de la Ley 80 de 1993 y la Ley
1150 de 2007 y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo dispuesto en el artculo 311 de la Constitucin Poltica, al


Municipio como la entidad fundamental de la divisin poltica administrativa del Estado le
corresponde prestar los servicios pblicos que determine la ley, construir las obras que
demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participacin
comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las dems
funciones que le asignen la Constitucin y las leyes.
Que de acuerdo a lo preceptuado en el artculo 315 numeral 3 ibdem, corresponde al
alcalde municipal dirigir la accin administrativa del municipio; asegurar el cumplimiento
de las funciones y la prestacin de los servicios a su cargo.
Que el artculo 3 de la Ley 80 de 1993 establece que con la contratacin, las entidades
estatales buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestacin
de los servicios pblicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados
que colaboran con ellas en la consecucin de dichos fines.
Que de conformidad con el artculo 14 ibdem, dentro de los medios que puedan utilizar
para el cumplimiento de los fines en la contratacin, las Entidades Estatales tienen a su
cargo la direccin general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la
ejecucin del contrato.
Que de acuerdo con los principios consagrados en la Constitucin Poltica y el Estatuto de
Contratacin Pblica, en todo contrato o convenio suscrito por el municipio, se debe
designar una persona natural o jurdica, que verifique la ejecucin de los mismos, con
miras a determinar su cumplimiento, los fines de la contratacin y la satisfaccin de los
intereses de la Entidad, mediante la obtencin del fin perseguido.
Que es necesario dar lineamientos sobre las actuaciones que deben seguir los
funcionarios o personas encargadas del control, supervisin y seguimiento a los contratos
que celebre el municipio de Yaguar.

Que para garantizar la debida ejecucin de los contratos y, por tanto, el cumplimiento de
los fines de la contratacin estatal, las entidades estatales ejercen, de manera directa o
indirecta, la interventora de aquellos.
Que se requiere plasmar en un solo documento las recomendaciones y orientaciones
generales que ilustren a los interventores de los contratos o convenios, constituyndose
en una gua que para el proceso de interventora, que consagre sus deberes,
prohibiciones, responsabilidades y facultades, buscando que el municipio cuente con
mecanismos eficientes que respondan a la adecuada vigilancia, control y supervisin de
los contratos suscritos por la Entidad.
Que de acuerdo con lo anterior, mediante el presente decreto se adopta el manual de
interventora del sector central del municipio de Yaguar.

RESUELVE

ARTCULO PRIMERO: Adoptar el siguiente Manual de Interventora para la


Administracin Central del municipio de Yaguar Huila, el cual hace parte integrante del
presente Decreto.
ARTCULO SEGUNDO: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y
deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Yaguar

Huila, a los 14 das del mes de Agosto de 2008.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLACE

Original firmado
LUIS ERNESTO ORTIZ CORTES
Alcalde Municipal

MANUAL DE INTERVENTORIA
MUNICIPIO DE YAGUAR HUILA
1. OBJETO
El presente Manual de Interventora tiene como objetivo establecer los lineamientos,
reglas y responsabilidades que debern cumplir las personas o servidores pblicos que
ejercen el proceso de interventora en los contratos que celebre el municipio de Yaguar.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el ejercicio de la interventora a los contratos que celebre
el Municipio de Yaguar. Inicia con la celebracin del contrato y concluye con la
liquidacin del mismo, la entrega del informe final y la incorporacin de los registros
generados en el archivo central.

3. CONDICIONES GENERALES
Todo contrato que celebre la Administracin Municipal de Yaguar tendr por lo menos un
interventor o supervisor.
La Interventora puede ser ejercida directamente por el Municipio a travs de sus
funcionarios, o por contratistas que ejerzan funciones administrativas y/o tcnicas,
siempre y cuando esta funcin est permitida expresamente en el contrato o la Ley. La
designacin del interventor se realizar en el mismo contrato mediante una clusula que
se denominar Interventora.
La designacin del Interventor debe recaer en una persona idnea, con conocimientos,
experiencia y perfil apropiado al objeto de la Interventora. Para tal efecto, el funcionario
responsable de designar al interventor deber tener en cuenta que el perfil profesional de
la persona designada o seleccionada, se ajuste al objeto del contrato, as como la
disponibilidad y logstica para desarrollar las funciones.
La designacin es de obligatoria aceptacin. Cuando el interventor considere que no
puede ejercer dicha interventora, as lo har saber a quien lo haya designado mediante
oficio motivado. Quien haya realizado la designacin analizar objetivamente los motivos
expuestos y en caso de aceptarlos proceder a dictar acto administrativo motivado
designando nuevo interventor, decisin que se notificar al nuevo interventor y se
comunicar al contratista.
Ya sea en el contrato o con la notificacin del Acto Administrativo al interventor designado
se le har saber que debe darle cumplimiento al presente Decreto. Copia del contrato le
ser entregada por la oficina de origen del mismo, en el cual se le har saber que la
totalidad del proceso contractual est a su disposicin para su examen.

En caso en que el interventor sea un servidor publico y que el mismo deba separarse
temporalmente de sus funciones, deber entregar al ordenador del gasto un informe
detallado del estado de los contratos, indicando como mnimo el numero de contrato,
nombre del contratista, ao, valor y estado en que se encuentra el contrato; sin la entrega
de dicho informe el funcionario no podr separarse del cargo; el alcalde o su delegado,
mediante acto administrativo que contendr los contratos a vigilar y el tiempo designar la
persona que lo reemplazar por el trmino de la ausencia. En caso de retiro definitivo se
realizar el mismo procedimiento. El incumplimiento de esta disposicin ser objeto de
investigacin disciplinaria.
Iniciado el contrato se elaborar un acta firmada por el contratista y el interventor, en la
que se consignar como mnimo el numero del contrato, el nombre del contratista, fecha
de iniciacin, fecha de terminacin, plazo, objeto, valor, valor del anticipo, si hubiere lugar
a ello.
El acta debidamente diligenciada ser remitida inmediatamente a la oficina en la que
repose el contrato para que haga parte del mismo. En caso de que ella no se remita, el
ordenador del gasto requerir al interventor para este fin.
En el ejercicio de sus funciones el interventor deber tener en cuenta que la actividad del
Municipio de Yaguar, se enmarca dentro de los principios constitucionales contenidos en
el artculo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos
reglamentarios.

3.1 ORIGEN DE LA INTERVENTORIA


La interventora y la supervisin de contratos se originan en la obligacin de carcter legal
y la estipulacin contractual para adelantar la verificacin de la ejecucin de cualquier tipo
de contrato o convenio. En este sentido y considerando el esquema que se presenta, a
continuacin se describe el papel que ejerce cada uno de los actores que intervienen en
el presente Manual de Interventora y que son fundamentales para el entendimiento y
cumplimiento del mismo.

ALCALDE MUNICIPAL
SECRETARIO DE DEPENDENCIA
SUPERVISOR
INTERVENTOR
CONTRATISTA

3.2 ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIN


El presente Manual se desarroll para dar soporte a las dependencias involucradas en el
proceso de de interventora que se realiza a los contratos o convenios que celebre el
Municipio, con el fin de supervisar, controlar y vigilar las acciones del contratista para
verificar el cumplimiento las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas,
legales y presupuestales, establecidas en los mismos. El presente Decreto se aplica al
sector central del Municipio de Yaguar Huila.

3.3 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA INTERVENTORA


La interventora se desarrollar de acuerdo con los principios que rigen la administracin
pblica consagrados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica; los de transparencia,
economa y responsabilidad estipulados en el estatuto general de contratacin estatal; las
normas que reglan la conducta de los servidores pblicos; los principios de interpretacin
de la contratacin, los
generales del derecho y los particulares del derecho
administrativo; de acuerdo con lo cual le corresponde al interventor:
a) Colaborar con el Municipio y el contratista en el logro de los objetivos contractuales
pactados, conformando de esa manera un grupo de trabajo de profesionales idneos
en cuya labor conjunta se resuelvan dificultades con razones de orden tcnico,
administrativo, ambiental y jurdico.
b) Velar por que los contratos se ejecuten cumpliendo con la programacin y el flujo de
inversin establecido, mantenindolos debidamente actualizados.
c) Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada y de acuerdo a las
asignaciones presupuestales de los contratos.
d) Responder por los resultados de su gestin y de las decisiones tcnicas,
administrativas y financieras tomadas durante la vigencia del contrato.
e) Verificar el cumplimiento de las condiciones tcnicas, administrativas, financieras y
legales del contrato.
f)

Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en la


ejecucin del contrato y su liquidacin.

g) Verificar los requerimientos exigidos en cada uno de las licencias o permisos dados
por las entidades competentes para el desarrollo de los contratos.
h) Certificar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la
realidad de la ejecucin contractual.

3.4 FINALIDAD DE LA INTERVENTORA


La finalidad de la interventora consiste en:
a) Garantizar la eficiente y oportuna inversin de los recursos establecidos en los
contratos o convenios;
b) Asegurar que el contratista en la ejecucin del contrato se cia a los plazos, trminos,
condiciones tcnicas y dems condiciones pactadas;
c) Mantener permanente comunicacin con el contratista y con el Municipio.
d) Propender por evitar los conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a
solucionar eventuales controversias;
e) Estudiar y emitir los conceptos tcnicos del caso ante las sugerencias, consultas y
reclamaciones presentadas por el contratista, o cuando el Municipio lo requiera.
f)

Revisar las solicitudes de adicin en dinero y en tiempo requeridas por el contratista y


emitir un concepto tcnico al respecto.

g) Informar oportunamente al Municipio acerca del incumplimiento del contratista con el


fin que la entidad tome las medidas sancionatorias del caso y realice las
reclamaciones a que haya lugar.
h) Velar porque la ejecucin del contrato no se interrumpa injustificadamente.
i)

Garantizar que el contratista presente la totalidad de los documentos exigidos por


Municipio para proceder a la liquidacin del contrato, y que mantenga actualizadas la
vigencia de las garantas contractuales y post contractuales.

3.5 CLASES DE INTERVENTORA.


La interventora puede ser interna o externa.
La interventora interna o supervisin es aquella que realiza un funcionario de la entidad;
la interventora externa es la que realiza una persona contratada, un tercero, contratista
independiente de la entidad, que no pertenece a la planta de cargos de la misma.
La interventora a los contratos de obra pblica celebrados como resultado de un proceso
de licitacin pblica, ser externa.

3.6. TIPOS DE INTERVENTORA


Segn el tipo de labor de la interventora, sta se clasifica as:
a) Interventora del proyecto: Consiste en la asesora durante la etapa de diseo y
estudios del proyecto para garantizarle a la entidad que los planos interpreten su

voluntad, cumplan con sus requisitos dentro de la disponibilidad de recursos y estn


debidamente coordinados y completos para la ejecucin de la obra.
Adems, implica la vigilancia del cumplimiento de las actividades previas, control de
plizas, control a los contratos de estudios tcnicos y control sobre trmites
municipales.
b) Interventora tcnica: Comprende las funciones propiamente tcnicas y
administrativas, complementarias e inseparables durante la ejecucin del contrato, por
lo que deben ser realizadas por la misma persona.
Funcin tcnica: Se encamina a velar por el cumplimiento de las normas de
calidad.
En los contratos de obra pblica, implica adems vigilar el correcto desarrollo de
los planos y el cumplimiento de las normas de seguridad y economa adecuadas a
la obra.
Funcin administrativa: Busca el cumplimiento del contrato. Adems, vigila el
cumplimiento del otorgamiento de la garanta en favor de la entidad, de los pagos
de prestaciones sociales, fiscales y parafiscales y de las dems obligaciones
contractuales y legales.
c) Interventora econmica y financiera: Implica la verificacin de la inversin de los
recursos provenientes del contrato hecha por el contratista, de acuerdo a la necesidad
y los principios de economa, eficiencia y efectividad.
d) Interventora legal: Comprende la revisin de la legalidad de los actos realizados por
el contratista para la ejecucin del contrato.
El tipo de Interventora debe guardar correspondencia con la naturaleza del contrato
objeto de la misma.

3.7 REQUISITOS DEL INTERVENTOR


La designacin o contratacin del interventor debe recaer en una persona idnea, con
conocimientos, experiencia y perfil apropiado al objeto del contrato y de la interventora.
Tratndose de la interventora externa a los contratos de obra pblica, sta slo puede ser
ejercida por arquitectos o ingenieros civiles, debidamente titulados y matriculados y con
experiencia, en su propio nombre o en el de las personas jurdicas en donde preste sus
servicios como socio o empleado y comprometa su responsabilidad tcnica.
3.8. RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR
De conformidad con lo dispuesto en el artculo 53 de la ley 80 de 1993, el interventor
responder civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del
contrato de interventora, de ser el caso, como por los hechos u omisiones que les fueren
imputables y que causen dao o perjuicio a la entidad, derivados de la celebracin y

ejecucin de los contratos respecto de los cuales haya ejercido o ejerza la funcin de
interventora.
As mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artculos 25 y 53 de la Ley 734 de
2002, indistintamente de la clase de interventora, los interventores son sujeto
disciplinables y responden disciplinariamente.
3.9. FUNCIONES COMUNES A LA INTERVENTORA
Entre otras, funciones comunes a los tipos de interventora son las siguientes:
a) Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato y en
las leyes, decretos y normas que le apliquen;
b) Impartir de manera oportuna y clara las instrucciones al contratista sobre el
cumplimiento de las obligaciones;
c) Exigir la informacin que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya
a la mejor ejecucin del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por
la ptima ejecucin del objeto contratado;
d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las rdenes e instrucciones que
imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estn en concordancia con
la ley y lo pactado;
e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecucin del objeto
pactado.
f)

Exigir al contratista entregar todos los documentos requeridos para la liquidacin del
contrato, as como mantener vigentes las garantas contractuales y post contractuales
indicadas en el contrato.

g) Suscribir las diferentes actas.


h) Elaborar la ficha tcnica de la interventora.
i)

Recomendar por escrito a las partes los ajustes o modificaciones que requiera el
contrato en trminos de plazo, cumplimiento o cualquier otro aspecto que lo modifique.

j)

Resolver las consultas que presente el contratista y hacer las observaciones que
estime conveniente. Si durante la ejecucin se presentan dudas o diferencias que no
puedan ser resueltas de acuerdo con las especificaciones de los estudios, pliegos de
condiciones o trminos de referencia y la propuesta, debern ser aclaradas con el
responsable del proyecto.

k) Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar que se le asigne para


ejercer las funciones de interventora.
l)

Realizar los informes necesarios de acuerdo a la clase de interventora y la naturaleza


del contrato objeto de la misma.

m) Informar a la entidad sobre la materializacin de las causales de aplicacin de las


clusulas exorbitantes pactadas o incorporadas al contrato por ministerio de la ley,
para que proceda de conformidad.
n) Dar oportunamente la informacin requerida e informar a los organismos de control las
irregularidades que puedan dar lugar a investigaciones por parte de estos de acuerdo
a sus competencias.
o) Requerir al contratista sobre los hechos que puedan constituir incumplimiento del
contrato e informar sobre los mismos a la entidad.

3.9.1. FUNCIONES ESPECFICAS DE LA INTERVENTORA DEL PROYECTO


En la interventora del proyecto, el interventor tendr, entre otras, las siguientes funciones
especficas:
a) Asesorar a la entidad durante la etapa del estudio y diseos del proyecto para
garantizarle que los planos interpreten la voluntad de sta, guarden correspondencia
con la disponibilidad de recursos y estn coordinados y completos para la ejecucin
de la obra.
b) Vigilar el cumplimiento de las actividades previas.
c) Ejercer el control de las plizas.
d) Controlar la ejecucin de los contratos de estudios tcnicos.
e) Vigilar el cumplimiento de los trmites que se deban hacer ante las distintas
autoridades para obtener los permisos, licencias y autorizaciones que se deban
obtener
f)

Hacer revisar, de ser necesario, los proyectos y estudios tcnicos por especialistas. El
costo de la revisin ser asumido por el contratista de los proyectos o estudios
tcnicos.

g) Asesorar a quienes realizan presupuestos y elaboran pliegos de condiciones o


trminos de referencia para que las condiciones reales de construccin, los materiales
y dems requerimientos de la obra estn acorde con lo que se consigna en los
contratos.

3.9.2. FUNCIONES ESPECFICAS


ADMNISTRATIVA.

DE

LA

INTERVENTORA

TCNICA

En la interventora tcnica y administrativa, entre otras, son funciones especficas del


interventor las siguientes:
a) Velar por el cumplimiento de las normas de calidad, seguridad y economa adecuadas
al bien, el servicio o la obra objeto de la interventora.

b) Exigir, cuando sea necesario, la realizacin de ensayos y pruebas.


c) Llevar un control a las especificaciones de materiales, pruebas a las instalaciones y
puesta en marcha de los equipos.
d) Conocer plenamente el objeto del contrato y las especificaciones tcnicas con el fin de
garantizar la adecuada ejecucin del contrato.
e) Vigilar el cumplimiento de las condiciones fijadas en los pliegos de condiciones o
trminos de referencia, estudios previos y especificaciones generales para la debida
ejecucin del contrato, teniendo en cuenta que en caso de discrepancias prevalecern
los pliegos de condiciones o trminos de referencia.
f)

Si hubiere anticipo, solicitar al contratista el plan de inversin del anticipo, aprobarlo y


manejarlo, en representacin del municipio, conjuntamente con el contratista.

g) Suscribir con el contratista, cuando sea necesario, el acta de iniciacin de la ejecucin


del contrato.
h) Exigir al contratista, previamente al acta de iniciacin,
programacin de los trabajos entregados en la propuesta.

la actualizacin de la

i)

Exigir al contratista, cuando se requiera, copia de la hoja de vida y de la matricula de


los profesionales que de acuerdo con la propuesta presentada por ste van a laborar
en la ejecucin del contrato, y verificar que los mismos cumplan con los requisitos
exigidos y ofrecidos.

j)

Organizar los comits tcnicos o administrativos necesarios para garantizar el debido


cumplimiento del contrato.

k) Cuando la naturaleza del contrato lo exija, realizar con la periodicidad pactada los
cortes de ejecucin del contrato, en el que se especifique el concepto ejecutado, su
unidad, cantidad y valor.
En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, ste se har quincenal
o mensualmente.
l)

Elaborar, con base en los cortes anteriores, las actas de recibo parcial del contrato.

m) Evaluar la ejecucin del contrato previamente a su finalizacin e indicar al contratista


las faltantes y deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el
periodo restante para el vencimiento del plazo contractual.
n) Elaborar la solicitud de suspensin temporal del contrato por circunstancias de fuerza
mayor o caso fortuito, la que debe justificarse, ser visada por el funcionario
responsable del proyecto y sometida a la aprobacin de la entidad.
o) Aprobada la suspensin, el interventor conjuntamente con el contratista y la entidad
suscribir la respectiva acta.

p) Elaborar el acta de reiniciacin de la ejecucin del contrato, la que se debe suscribir


conjuntamente con el contratista y la entidad, dejando constancia del tiempo total de
suspensin temporal y del vencimiento final del contrato.
q) Cuando de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato fuere pertinente, exigir al
contratista los planos de la obra ejecutada o equipos entregados, memorias o
manuales de operacin, los cuales se anexaran al control de interventora.
r) Cuando de acuerdo con la ley se requiera, liquidar los contratos.
s) Verificar la aprobacin de las plizas exigidas as como de las modificaciones
realizadas a las mismas durante la ejecucin del contrato.

3.9.3. FUNCIONES ESPECFICAS DE LA INTERVENTORA


ADMNISTRATIVA A LOS CONTRATOS DE OBRA PBLICA

TCNICA

En la interventora tcnica y administrativa a los contratos de obra pblica, entre otras,


son funciones especficas del interventor las siguientes:
a) Velar por el correcto desarrollo de los planos as como solicitar al diseador, cuando
sea necesario completar o introducir modificaciones al proyecto, la elaboracin de los
planos y de las especificaciones pendientes.
b) Realizar visita previa al sitio de la obra en compaa de quienes realizaron los
presupuestos y los diseos con el fin de conocer las caractersticas del sitio y las
condiciones de ejecucin de la obra.
c) Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones particulares
del proyecto estn debida y completamente definidas.
d) Suscribir, antes de dar inicio a los trabajos, con el contratista y propietarios de
inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar,
complementndolas con registros fotogrficos si fuere necesario.
e) Registrar con el contratista o el representante de aquel en la bitcora o libro de obras
las acciones realizadas; los inventarios peridicos de materiales, equipo y personal;
las actas de los comits tcnicos o administrativos de obras que se realicen; las
novedades que se presenten; los conceptos tcnicos emitidos por consultores
externos a la obra y dems observaciones que a su juicio sean necesarias hacer.
f)

Participar al inicio de la obra en el control de la ejecucin de la localizacin y el


replanteo del proyecto, el diseo y ubicacin de los campamentos, los sitios de
almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las actividades
preliminares de la construccin.

g) Efectuar mediciones peridicas de los tems ejecutados, las cuales deber hacer
constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificacin del tem medido,
unidad y cantidad medida.

h) Con base en lo anterior, efectuar con la periodicidad pactada, los cortes de obra.
En caso de que el contrato no mencione los periodos de cortes, ste se har quincenal
o mensualmente.
i)

Elaborar, con base en los cortes de obra, las actas de recibo parcial de obra.

j)

Exigir para la ejecucin del contrato, materiales, mano de obra y elementos de primera
calidad que estn conforme con las normas y especificaciones establecidas en los
planos, pliegos de condiciones y la propuesta.

k) Ordenar todos los anlisis y pruebas necesarios para establecer las condiciones
tcnicas o de uso que demande el correcto desarrollo del objeto contractual, y con
base en los resultados efectuar, de ser necesario, las recomendaciones pertinentes y
dar las rdenes necesarias para garantizar la debida ejecucin del contrato.
l)

En los ensayos de los concretos, se deber tener en cuenta lo establecido en el


Cdigo Colombiano de Construcciones Sismo Resistente.

m) Para los ensayos y aceptacin de los materiales se deber tener en cuenta las
condiciones estipuladas en las normas de calidad que regulen la materia.
n) Aportar copia de todas las pruebas o ensayos que sern conservados en el flder del
proyecto, discriminando la ubicacin, orden y fecha de ejecucin.
o) Aprobar o improbar la iniciacin o terminacin de los tems contratados, teniendo en
cuenta la programacin establecida y su secuencia tcnica.
p) Ordenar la remocin y reemplazo de la obra mal ejecutada o no aprobada, fijando
para el efecto un plazo.
q) Verificar y exigirle al contratista que realice las obras con el equipo y maquinaria que
ofreci en la propuesta, as como sus buenas condiciones de servicio.
r) Verificar que el contratista cuente con todos los medios y recursos para mantener la
seguridad dentro de la obra.
s) Ordenar lo necesario para que la ejecucin del contrato se lleve a cabo sin ocasionar
perjuicios a terceros.
t)

Exigir el total cumplimiento de la programacin de la obra pudiendo recomendar


modificaciones cuando se haga necesario, sin cambiar el plazo.
Estas modificaciones debern acompaarse de la respectiva programacin y el flujo
de caja correspondiente, si lo hubiere.

u) Presentar con anticipacin suficiente los estudios que indiquen la necesidad de mayor
cantidad de obra, obras complementarias o adicionales, estipulando el plazo adicional
que pueda ser requerido para la ejecucin de las mismas.

v) De presentarse obras extras adicionales, suscribir en forma conjunta con el contratista


actas donde consten los precios para los tems cuyos valores no aparezcan en la
propuesta inicial, respaldadas por los respectivos anlisis de precios unitarios y
remitirlos como parte integral de los estudios que presente para la aprobacin del
funcionario responsable del proyecto, quien anexar a stos el correspondiente
certificado de disponibilidad presupuestal.
w) Evaluar la obra previamente a su finalizacin e indicar al contratista las faltantes y
deficiencias de la misma, con el fin de que sean subsanadas en el periodo restante
para el vencimiento del plazo contractual.

3.10. PROHIBICIONES DE LA INTERVENTORA


Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las
prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendr de designar interventor a quien se
encuentre en situacin de conflicto de intereses definidos en el Manual de tica y
conducta que puedan afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventora o est
incurso en alguna conducta contemplada en la ley 734 de 2002. A los interventores les
est prohibido:
a) Adoptar decisiones que le corresponden al Municipio tales como la aprobacin de
adiciones, prrrogas, suspensiones y dems que impliquen modificaciones del
contrato.
b) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para un tercero, ddivas,
favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o
del contratista.
c) Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
d) Obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los
particulares en relacin con el contrato.
e) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o
indirectamente en el contrato.
f)

Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del contrato.

g) Gestionar indebidamente a ttulo personal asuntos relativos con el contrato.


h) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
i)

Participar en procesos de seleccin en el Municipio con el contratista persona natural


o jurdica, el cual le est ejerciendo la interventora.

j)

Autorizar la ejecucin de tems no previstos, obras adicionales o mayores cantidades


de obra sin la autorizacin del Municipio, formalizada mediante la celebracin de
contratos adicionales que as lo establezca.

k) Autorizar la ejecucin del contrato por fuera de los plazos contractuales sin haber
realizado la modificacin del contrato.
3.11. RELACIN CON LA ENTIDAD
El interventor es el delegado de la entidad ante todas las personas o entidades que
intervienen en la ejecucin del contrato objeto de la interventora. En consecuencia, la
entidad slo podr intervenir por el conducto regular del interventor. De no ser as, releva
a ste del cumplimiento de sus funciones y de la responsabilidad correspondiente, sin que
implique disminucin de los honorarios pactados.

3.12. RELACIN CON EL CONTRATISTA


El interventor mantendr una relacin directa con el contratista de la entidad para dar su
opinin y sugerencias sobre la forma en que se ejecute el contrato. El interventor slo
podr dar rdenes escritas al contratista o su representante y no a sus empleados o
subcontratistas. Adems, podr ordenar por escrito labores parciales al contratista o a su
representante, cuando considere que no se estn cumpliendo las especificaciones del
contrato.

4. OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR


4.1. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS
Las siguientes son las obligaciones administrativas del interventor:
a) Solicitar al Municipio la documentacin e informacin necesaria para desarrollar
adecuadamente la interventora.
b) Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la interventora a su
cargo.
c) Revisar y estudiar los documentos e informacin suministrados por el Municipio que
dieron origen al contrato, con el propsito de establecer criterios claros y precisos
sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores
encomendadas; solicitando al Municipio las aclaraciones del caso.
d) Verificar la existencia de las licencias y/o permisos necesarios para la ejecucin del
contrato, as mismo revisar los requisitos exigidos por las entidades competentes a
travs de dichos permisos con el fin de garantizar su implementacin antes del inicio
del contrato.
e) Exigir al contratista la entrega de los anlisis de precios unitarios de las actividades
estipuladas en las reglas de participacin. Considerar la informacin contenida en los
anlisis de precios unitarios para la aprobacin y fijacin de los precios unitarios no
previstos que se requieran en el desarrollo del proyecto.

f)

Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas
de participacin, relacionada con los requisitos exigidos para los perfiles profesionales
del recurso humano y el tiempo de dedicacin de los mismos al contrato, as como el
equipo exigido para la ejecucin de los trabajos.

g) Programar y coordinar con el contratista y con el Municipio las reuniones de


seguimiento a la ejecucin del contrato. En estas reuniones se debe presentar el
estado de avance del contrato, se tratan y analizan temas y problemas relacionados
con el desarrollo del proyecto y se convienen soluciones prcticas y oportunas.
h) Elaborar, revisar, suscribir y radicar las actas y dems documentos necesarios para la
ejecucin del contrato.
i)

Mantener actualizada la documentacin de los contratos y el archivo de los mismos,


conforme a la composicin documental establecida en la Ley.

j)

Solicitar cuando se requieran los cambios respectivos de personal de los equipos de


trabajo del contratista; aprobar conforme a las reglas de participacin los cambios del
equipo de trabajo del mismo, dejar registro de dicha aprobacin e informar al
Municipio.

k) Cumplir y hacer cumplir al contratista en que todo el personal a su cargo se encuentre


afiliado al Sistema General de Seguridad Social (Salud, pensiones y riesgos
profesionales) de acuerdo con lo dispuesto en la ley, as como el cumplimiento de
pago de obligaciones parafiscales, cuando corresponda.
l)

Cumplir con la entrega de los informes de ejecucin fsica, financiera y legal adems
de los semanales, mensuales y finales requeridos por el Municipio en los cuales se
presente el estado de ejecucin avance y terminacin del contrato.

m) Realizar cualquier otra actividad


administracin del contrato.

administrativa

requerida

para

la

correcta

n) Verificar y exigir que se otorguen las garantas exigidas y velar por que estas
permanezcan vigentes de acuerdo con las condiciones estipuladas en el contrato.
o) Suscribir las actas de inicio, recibo parcial de obra, seguimiento a los contratos,
terminacin, entrega y recibo final, el proyecto de liquidacin y las dems que se
produzcan con ocasin de la ejecucin del contrato y en desarrollo de la interventora.
p) Cumplir y hacer cumplir al contratista las obligaciones laborales que se generen con
relacin al contrato suscrito.
q) Estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el contratista y
emitir un concepto al Municipio para la resolucin final de las mismas.
r) Si es necesario suspender el contrato de ejecucin, o si se establece posteriormente
ampliar el plazo pactado para la suspensin, la interventora deber emitir un concepto
tcnico previo sobre la suspensin.

s) Revisar las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones,


suspensiones, del plazo de ejecucin del contrato, presentadas por el contratista y
emitir un concepto tcnico al Municipio. Revisar y remitir dichas solicitudes al
Municipio para su aprobacin con una antelacin mnima de 10 das a la fecha
requerida para su implementacin, las cuales deben estar suficientemente justificadas.
t)

Verificar y adelantar las acciones pertinentes para que las adiciones y prorrogas se
realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

u) Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares
o las autoridades en relacin con el desarrollo del contrato.
v) Revisar permanentemente la vigencia de las plizas del contrato y efectuar al
contratista los requerimientos del caso, cuando sea necesario su ampliacin en valor o
en plazo.
w) En caso de cualquier tipo de incumplimiento del contrato, el interventor deber enviar
al Municipio, copia de los requerimientos realizados al contratista, de los cuales
siempre se deber allegar copia a la compaa aseguradora. No obstante el
requerimiento - el cual deber establecer un trmino para el cumplimiento de la
obligacin -, el Contratista persiste en el incumplimiento, el interventor deber informar
de inmediato al Municipio con el fin de proceder a declarar el siniestro y comunicar a la
compaa aseguradora dentro de los tres das siguientes a la ocurrencia del mismo de
conformidad con el Cdigo de Comercio. Una vez se de aviso del siniestro a la
compaa aseguradora, el interventor deber enviar al Municipio un informe tcnico
sobre el incumplimiento del contratista y una tasacin de los perjuicios ocasionados.
4.2. OBLIGACIONES TCNICAS
Las siguientes son las obligaciones tcnicas del interventor:
a) Verificar y aprobar la localizacin de los trabajos y de sus condiciones tcnicas para
iniciar y desarrollar el objeto del contrato, igualmente constatar - segn el caso - la
existencia de planos, diseos, licencias, autorizaciones, estudios, clculos,
especificaciones y dems consideraciones tcnicas que estime necesarias para
suscribir el acta de iniciacin y la ejecucin del objeto pactado;
b) Controlar que el contratista cuente con la infraestructura fsica y el recurso humano
suficiente para adelantar la implementacin de los requerimientos exigidos por las
entidades competentes a travs de las licencias y/o permisos otorgados para el
desarrollo del contrato.
c) Verificar oportuna y permanentemente los tems y las cantidades de obra establecidas
en el contrato, a partir de la informacin suministrada y presentar un informe al
Municipio sobre los aspectos que repercutan en el normal desarrollo de los contratos y
que puedan implicar modificaciones al contrato.
d) Verificar que el contratista cumpla las normas y especificaciones tcnicas establecidas
por el Municipio para el desarrollo del contrato. En caso de advertir la necesidad de
introducir modificaciones a las especificaciones, el interventor deber informar al
Municipio para su evaluacin y aprobacin.

e) Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales,


bienes, insumos y producto. Para lo anterior, el interventor exigir al contratista
efectuar los ensayos de laboratorio o pruebas necesarias para el control de calidad de
los mismos, igualmente realizar los ensayos de laboratorio o pruebas requeridas para
verificar y aprobar que el contratista est cumpliendo con las normas y
especificaciones tcnicas establecidas para el contrato. En caso que estas pruebas o
ensayos no cumplan con los resultados, el interventor deber dejar registro de la
implementacin y verificacin de las acciones correctivas pertinentes.
f)

Velar por el cumplimiento del cronograma y flujo de inversin del contrato, efectuando
controles peridicos de las actividades programadas y recomendar los ajustes a los
que haya lugar. En caso de incumplimiento, el interventor deber informar
oportunamente a Municipio y sugerir si es el caso la aplicacin de los procedimientos
sancionatorios establecidos en el contrato.

g) Estudiar y decidir los requerimientos de orden tcnico que no impliquen


modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones stas debern
someterse al estudio del Municipio, previo concepto de la interventora.
h) Recibir y estudiar los anlisis de precios unitarios de tems no previstos presentados
por el Contratista. Cuando se requiera, el interventor debe soportar la revisin
efectuada a los anlisis de precios unitarios de los tems no previstos con mnimo dos
cotizaciones. Una vez se revisen por parte del Interventor los precios no previstos,
ste debe remitir al Municipio el concepto de aprobacin de tems y precios no
previstos. Si el incumplimiento conlleva adems, a un indebido manejo de recursos, el
interventor deber informar al Municipio para que se inicien las acciones a las que
haya lugar.
i)

Elaborar el proyecto de liquidacin del contrato objeto de la interventora en un tiempo


mximo de 2 meses contados a parir de la fecha de terminacin y remitir al Municipio
para su revisin y aprobacin final junto con la totalidad de los soportes.

j)

Verificar que el contratista presente los paz y salvos a los que haya lugar segn la
naturaleza del contrato.

k) Las dems actuaciones que de conformidad con la normatividad vigente y con su


naturaleza correspondan a la funcin de interventora.

4.3. OBLIGACIONES DE CONTROL PRESUPUESTAL


Las siguientes son las obligaciones de control presupuestal del interventor:
a) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por el Municipio para la
entrega del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversin del
anticipo, para este efecto deber exigir segn corresponda la programacin de los
trabajos, el flujo de inversin del contrato y el plan de inversin del anticipo.
b) Cuando lo estipule el contrato, la interventora deber abrir con el contratista una
cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deber ser manejada

en conjunto (contratista
interventor) y debe ser independiente de sus cuentas
particulares. Esta cuenta deber estar a nombre del proyecto y contendr el nombre
del contratista y el nmero del contrato.
c) Verificar y aprobar mensualmente los informes de buen manejo del anticipo y
remitirlos al Municipio. Los informes de buen manejo del anticipo debern estar
soportados como mnimo por los siguientes documentos:
Extracto bancario.
Conciliacin bancaria.
Plan de inversin vigente.
Comprobante de egresos con la respectiva fotocopia del cheque girado, debidamente
diligenciado. El comprobante de egreso debe contener el nmero de la cdula de
ciudadana o NIT del beneficiario, discriminar el concepto de pago y dejar constancia
de los descuentos tributarios.
Los comprobantes de egresos deben estar debidamente soportados con facturas, las
cuales deben cumplir lo establecido por la ley.
Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de
nmina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el
nmero de identificacin, nombre y cargo.
No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.
d) Verificar que no haya diferencia entre los saldos que se registren en el extracto, con el
registro de gastos o el plan de inversin del anticipo. En el caso en que se compruebe
que el contratista otorg a los dineros provenientes del anticipo una destinacin
diferente a la autorizada, ser causal para hacer efectiva la garanta de buen manejo y
correcta inversin del mismo, debiendo informar inmediatamente al Municipio.
e) Garantizar que se est llevando a cabo la amortizacin del anticipo en las cuentas
presentadas por el Contratista, as mismo que el contratista transfiera al Municipio de
acuerdo al procedimiento establecido para ello, los rendimientos financieros
generados por el anticipo.
f)

Revisar y aprobar las solicitudes de pago formuladas por el contratista y llevar un


registro cronolgico de los pagos, y ajustes econmicos del contrato - BALANCE DE
EJECUCIN PRESUPUESTAL DEL CONTRATO.

g) Cuando este establecido, el interventor debe calcular los ajustes de precios del
contrato de acuerdo a lo indicado en las clusulas contractuales.
h) Verificar y controlar el balance de ejecucin del contrato, para garantizar el
cumplimiento del objeto dentro del presupuesto asignado.
i)

Efectuar el balance presupuestal de ejecucin del contrato para efectos de la


liquidacin del mismo.

5. RDENES DEL INTERVENTOR


Las rdenes o sugerencias del interventor deben darse por escrito y dentro de los lmites
del respectivo contrato y el tipo de interventora.

6. INFORMES DE INTERVENTORIA
En cumplimiento de sus funciones el interventor debe elaborar informes de interventora,
los cuales de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de interventora
pueden ser: de ejecucin fsica, ejecucin financiera y ejecucin legal.
Dichos informes pueden darse durante la etapa de ejecucin o al final, es decir, pueden
ser informes de ejecucin parcial o definitivos.
6.1. INFORME DE EJECUCIN FSICA
En l se compara la cantidad del objeto contratado, item por item, con la cantidad
ejecutada a la fecha del informe.
6.2. INFORME DE EJECUCIN FINANCIERA
En l se refleja la aplicacin de los recursos econmicos de conformidad con los tems y
cantidades contratadas y los precios pactados, de modo que en todo momento se pueda
verificar la ejecucin de los recursos.
6.3. INFORME DE EJECUCIN LEGAL
En l se refleja la legalidad de los actos realizados por el contratista para la ejecucin del
contrato.
6.4. INFORME SEMANAL
Este documento sirve de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo del
contrato. Debe contener la localizacin exacta donde se desarrolla el contrato, la
descripcin de las licencias y/o permisos requeridos para el contrato, Informacin
contractual, control a la programacin y ejecucin del contrato, avance fsico del contrato
expresado en costos, avance o atraso del contrato en tiempo, acciones implementadas
por la interventora para recuperar el atraso de la obra en el caso que se presente,
informacin de actividades realizadas en la semana, las actividades a realizar en la
prxima semana, actividades crticas del contrato, comentarios del estado del contrato,
registro fotogrfico del avance del contrato, acciones y recomendaciones que hace la
interventora para la supervisin del contrato.
El informe semanal se debe presentar a partir de la primera semana de iniciacin del
proyecto y debe ser elaborado por la interventora y entregado al supervisor del contrato
el primer da hbil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe.
6.5. INFORME MENSUAL
El informe mensual esta conformado por un resumen ejecutivo y un informe bsico. En el
informe ejecutivo, se presenta la informacin general del contrato, el control de la
programacin, las actividades ejecutadas en el periodo, el control presupuestal y legal del
contrato y los comentarios y recomendaciones de la Interventora.
El informe bsico esta conformado por tres apartes que son:
1. Anexo Administrativo.
2. Anexo Tcnico.
3. Anexo Presupuestal.

6.5.1. DOCUMENTOS DEL ANEXO ADMINISTRATIVO


Estado general de los contratos.
Control de la programacin.
Actas de veedura.
Actas de seguimiento al contrato.
Control del personal del contratista y del interventor.
Actas suscritas durante el periodo.
Correspondencia entre el contratista y el interventor.
6.5.2. DOCUMENTOS DEL ANEXO TCNICO
Anlisis de precios unitarios.
Relacin de planos.
Relacin de documentos.
Concepto aprobacin de tems y precios no previstos.
Seleccin de equipos de medicin.
Control de inspeccin o ensayos.
Actas de reunin con la comunidad.
Control de equipos,
Control de seguridad industrial.
Registro fotogrfico.
Informe meteorolgico o control diario del estado del tiempo.
Cumplimiento ambiental y social.
Adicional de lo anterior, en el anexo tcnico la interventora debe adjuntar los resultados
de ensayos de laboratorio y dems documentos que soporten la informacin presentada
en cada uno de los formatos.
6.5.3. DOCUMENTOS DEL ANEXO PRESUPUESTAL
Informe de buen manejo del anticipo.
Balance presupuestal.
Acta de recibo parcial.
El supervisor designado por el Municipio deber aprobar cada uno de los informes
mensuales entregados por la Interventora, el cual le servir para verificar el cumplimiento
del contrato.
6.6. INFORME FINAL
Una vez terminado el proyecto, la interventora debe elaborar un informe que haga
memoria descriptiva del proyecto. Este informe final deber contener los siguientes
captulos:
Captulo I: Antecedentes y descripcin general del contrato.
Capitulo II. Licencias y /o permisos requeridos para el desarrollo del contrato, as
como paz y salvos con las diferentes empresas de servicio pblico o con las entidades
requeridas para la aprobacin final del contrato.

Capitulo III: Cantidades de obra ejecutadas, discriminando las mayores cantidades de


obras ejecutadas y obras adicionales. Relacin de metas fsicas ejecutadas y no
ejecutadas.
Captulo IV. Control de calidad. En este captulo se deben anexar los formatos
relacionados con el cumplimiento de especificaciones tcnicas, control equipos de
medicin, resultados de ensayos de laboratorio, etc.
Captulo V. Aspectos logsticos: Personal del contratista, equipo utilizado por el
contratista, cumplimiento de seguridad industrial y salud ocupacional.
Captulo VI. Cumplimiento de aspectos ambientales y sociales requeridos en el
desarrollo del contrato.
Captulo VII Aspectos presupuestales y legales del contrato - Balance de ejecucin
presupuestal y facturacin del contrato. Modificaciones realizadas al contrato.
Capitulo VIII- Contrato de interventora. En este captulo se deben presentar
generalidades, facturacin, recursos del interventor, control de calidad.
Captulo IX- Anexos. Estos deben ser:
Presupuesto general del contrato.
Anlisis de Precios Unitarios de los tems originales as como de los tems de
precios extras fijados durante la ejecucin del contrato.
Licencias y permisos obtenidos.
Paz y salvos con las empresas de servicios pblicos y/o empresas requeridas para
la aprobacin final del contrato.
Planos rcord del proyecto donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no
ejecutado; perfiles estructurales etc.
Actas suscritas (acta de iniciacin, suspensin, reiniciacin, terminacin, entrega y
recibo final de obra).
Registros fotogrficos y/o flmicos en ejecucin y finales tanto de lo ejecutado
como de lo no ejecutado (con fechador).
Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que sean
necesarios para la conservacin de los bienes entregados.
Libro o bitcora del contrato.
Evaluacin de proveedores.
Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte del
MUNICIPIO DE YAGUARA.
7. ACTAS
Las actas son documentos protocolarios donde se registra el desarrollo del contrato y los
compromisos, acuerdos o discrepancias entre las partes o sus representantes.
Dentro del seguimiento de los contratos existen una serie de actas, las cuales deben
llevar una numeracin con su respectivo consecutivo como se muestra a continuacin:

Las actas que se generen dentro del procedimiento de seguimiento a la ejecucin de


contratos y de liquidacin de contratos tendrn una numeracin consecutiva que va desde
el nmero uno (1) acta de iniciacin hasta el acta (n) de liquidacin.
Para el caso de las actas de recibo parcial se debe colocar una numeracin consecutiva
que va des de el ACTA DE RECIBO No 1 hasta el ACTA DE RECIBO No ( n ):
Para las actas de seguimiento de contratos y de recibo parcial se puede manejar un
consecutivo independiente de las otras actas que se generen durante la ejecucin de los
contratos, es decir se tendr un consecutivo paralelo como se muestra a continuacin:
Acta No. 1 de seguimiento de contrato
Acta No. 2 de seguimiento de contrato
Acta No. 3 de seguimiento de contrato
7.1. TIPOS DE ACTAS
Las actas surgidas en desarrollo de la interventora pueden ser:
a) Acta de inicio: documento que determina el primer da de ejecucin del contrato,
sealando el inicio del desarrollo fsico del mismo y, por tanto, el punto de partida para
el control del plazo y seguimiento por parte del interventor.
b) Acta de vecindad: documento donde se deja consignado el estado actual de las
edificaciones, vas y dems elementos existentes en la vecindad directa del proyecto,
que puede ir acompaado de fotografas y videos. Adems del interventor y el
contratista, la deben firmar los vecinos existentes.
c) Acta de obra, de bien o de servicio ordinaria: su finalidad es registrar la ejecucin
de la obra, bien o servicio que se pact desde el inicio del contrato.
d) Acta de obra, de bien o de servicio extra: se registra en ella la obra, bien o servicio
que no es objeto del contrato, pero que es necesario incluirlo en l para dar
cumplimiento a la finalidad pretendida con la celebracin del contrato.
Previamente a la suscripcin del acta, el interventor debe obtener el certificado de
disponibilidad presupuestal.
e) Acta de obra, de bien o de servicio adicional: en ella se consigna la obra, bien o
servicio que se pact en el contrato principal pero cuya cantidad exceden las
contempladas en l.
Previamente a la suscripcin del acta, el interventor debe obtener el certificado de
disponibilidad presupuestal.
f)

Acta de compensacin de obra, de bien o de servicio: en sta se consigna la


reduccin de las cantidades de algunos de los tems contratados y el incremento de
otros igualmente pactados o el establecimiento de tems extras o no contemplados
inicialmente. En este ltimo caso se tendr en cuenta lo previsto en el literal h) del
presente artculo.

Si la modificacin supera el monto inicialmente contratado, previamente a la


suscripcin del acta el interventor debe obtener el certificado de disponibilidad
presupuestal.
g)

Acta de pago parcial: registra el pago que se efecta una vez ejecutado un
determinado porcentaje del objeto contratado o transcurrido un lapso determinado.

h) Acta de convenio de precios no previstos: en ella se consigna el acuerdo de los


precios correspondientes a los tems no contemplados inicialmente. Para la fijacin de
los mismos, ha de tenerse en cuenta los precios indicativos o de referencia del SICE o
del mercado, segn el caso.
i)

Acta de suspensin: en sta se consignan la suspensin de la ejecucin del contrato


por un determinado tiempo, indicndose la circunstancia que origina la misma.

j)

Acta de reiniciacin: en ella se consigna el reinicio de la ejecucin del contrato una


vez superada la circunstancia que diera inicio a su suspensin.

k) Acta de recibo parcial: en ella se registra el recibo por parte del interventor de la
ejecucin parcial del objeto del contrato intervenido, registrndose las cantidades de
obra, bienes o servicios recibidos.
l)

Acta de recibo final: en sta el interventor y el contratista declaran que el contrato se


ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrndose las cantidades de obra, bienes o
servicios recibidos.

m) Acta de liquidacin final: en sta se declara que se dio cumplimiento al objeto


contratado, consagrndose el valor de lo ejecutado, lo pagado parcialmente y el saldo
a favor del contratista o de la entidad.
Adems, en ella se acordarn los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya
lugar, y constarn los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaran las
partes para poner fin a la diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
7.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS
7.2.1. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE INCIACIN
Las actas de iniciacin deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Nmero del contrato.


Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Plizas, riesgos amparados, valores amparados y vigencias.
Relacin del personal del contratista para la ejecucin del contrato.
Declaracin completa de iniciacin del contrato.
Nombre del interventor.
Firmas del interventor y el contratista.

7.2.2. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE VECINDAD


Las actas de vecindad deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Nmero del contrato.


Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Enumeracin y caractersticas de los elementos vecinos.
Fotografas y videos si se consideran necesarios.
Firmas del interventor, contratista y los vecinos.

7.2.3. CONTENIDO DE LAS ACTA DE OBRA, BIEN O SERVICIO ORDINARIO


Las actas de obra, bien o servicio ordinario deben contener como mnimo la siguiente
informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Nmero de contrato.
Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Descripcin, cantidad, valor unitario y total de la obra, bien o servicio ejecutado.
Firmas del interventor y el contratista.

7.2.4. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE OBRA, BIEN O SERVICIO EXTRA O


ADICIONAL
Las actas de obra, bien o servicio extra o adicional deben contener como mnimo la
siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Nmero del contrato.


Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Descripcin de la obra, bien o servicio extra o adicional, cantidad, valor unitario y
total.
h) Justificacin de la obra extra o adicional.
i) Firmas del interventor y contratista.

7.2.5. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE COMPENSACIN DE OBRA, DE BIEN O


SERVICIOS
Las actas de compensacin de obra, de bien o servicio deben contener como mnimo la
siguiente informacin:
a) Nmero del contrato.

b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Objeto del contrato.


Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Descripcin de las obras, bienes o servicios compensados,
cantidad, valor unitario y total.
Justificacin de la compensacin.
Firmas del interventor y contratista.

7.2.6. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE PAGO PARCIAL


Las actas de pago parcial deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)

Nmero de contrato u orden.


Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Nmero del acta de pago.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Fecha de corte.
Item y cantidad de labor ejecutada.
Precios unitarios.
Unidad de medida.
Valor total.
Cantidad ejecutada acumulada.
Grado de ejecucin fsica.
Firmas del interventor y contratista.

7.2.7. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE CONVENIO DE PRECIOS NO PREVISTOS


Las actas de convenio de precios no previstos deben contener como mnimo la siguiente
informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Nmero del contrato.


Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Nmero del certificado de registros de precios en el SICE por parte del contratista, de
ser necesario.
h) Precio indicativo o de referencia en el SICE, de ser necesario.
i) Precio unitario o global acordado.
j) Unidad de medida.
k) Anlisis de precios unitarios, de ser necesarios.
l) Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.8. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE SUSPENSIN


Las actas de suspensin deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

Nmero del contrato.


Fecha del acta.
Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Mvil y justificacin de la suspensin.
Plazo estimado de la suspensin, de ser posible.
Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.9. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE REINICIACIN


Las actas de reiniciacin deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)

Nmero del contrato.


Fecha del acta.
Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Fecha de la suspensin.
Fecha de la reiniciacin.
Fecha de vencimiento del plazo para la ejecucin del contrato.
Declaracin expresa de que el motivo que gener la suspensin ha cesado, con la
explicacin correspondiente, de ser necesario.
Firmas del interventor, contratista y la entidad.

7.2.10. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE RECIBO FINAL


Las actas de recibo final deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)

Nmero del contrato.


Fecha del acta.
Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Fechas de suspensin y reiniciacin, de existir stas.
Fecha de vencimiento del plazo para la ejecucin del contrato.
Fecha de corte.
Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados.
Precios unitarios.
Unidad de medida.

n) Valor total.
o) Item, cantidad, unidad de medida, valor unitario y total reconocido en actas de pago
parcial.
p) Grado de ejecucin fsica.
q) Firmas del interventor y contratista.
7.2.11. CONTENIDO DE LAS ACTAS DE LIQUIDACIN FINAL
Las actas de liquidacin final deben contener como mnimo la siguiente informacin:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
m)
n)
o)
p)
q)
r)
s)
t)
u)

Nmero de contrato u orden.


Fecha del acta.
Objeto del contrato.
Nombre del contratista.
Nombre de la entidad.
Valor y plazo del contrato.
Fecha de iniciacin de la ejecucin del contrato.
Fechas de suspensin y reiniciacin, de existir stas.
Fecha de vencimiento del plazo para la ejecucin del contrato.
Fecha de recibo de la obra, bien o servicio.
Item y cantidad de obra, bienes y servicios ejecutados, sealando si son ordinarios,
extras o adicionales.
Precios unitarios.
Unidad de medida.
Valor total.
Grado de ejecucin fsica.
Valor de lo pagado parcialmente.
Saldo a favor de la entidad o del contratista.
Declaracin expresa de que se dio cumplimiento al objeto contratado.
Acuerdos sobre ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.
Acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaron las partes para poner fin a las
diferencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Firmas del interventor, contratista y la entidad.

8. MODIFICACIONES AL CONTRATO Y CONTRATO ADICIONAL


Cuando de las actas de la interventora o de la labor de sta se desprenda la modificacin
o adicin del contrato, quien ejerza aquella as lo comunicar al funcionario competente
de la entidad para que proceda de conformidad, debiendo velar por que ello ocurra.
En el evento de contrato adicional, el interventor tendr en cuenta al momento de la
suscripcin del acta que d lugar a aquel, que de conformidad con lo dispuesto en el
inciso 2 del pargrafo nico del artculo 40 de la Ley 80 de 1993 Los contratos no podrn
adicionarse en ms del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado ste en
salario mnimos legales mensuales .
9. COMPOSICIN DOCUMENTAL DEL CONTRATO
El interventor o supervisor deber allegar oportunamente los registros y documentos al
Municipio, con el fin de que ste pueda realizar el control correspondiente.

Cabe mencionar, que el supervisor por parte del Municipio debe verificar que la
interventora entregue el original de las actas suscritas y dems registros del contrato, as
como tiene la responsabilidad de remitir en el mismo orden de conformacin que se
describe en los numerales a continuacin, al Archivo Central del Municipio de acuerdo a
los procedimientos internos establecidos:

X X
X
X

Suministro

Estudios diseos
y construccin

Lista de chequeo de asesora jurdica


Acta de iniciacin contrato de interventora
Acta de iniciacin contrato
Acta de iniciacin contrato de estudio, diseo y construccin
Acta de aprobacin de estudios y diseos e iniciacin de
ejecucin de construccin
Plan de inversin de anticipo
Informe de buen manejo e inversin del anticipo
Balance de ejecucin presupuestal
Acta de conformacin e inicio de veedura
Anlisis de precios unitarios
Acta de cambio de especificaciones
Relacin de documentos
Relacin de planos
Acta de recibo parcial
Comparacin y concepto de aprobacin de tem no previstos
Acta de seguimiento de contrato
Solicitud de adicin y prorroga
Control de equipos de medicin
Control de inspeccin y ensayos
Informe semanal de interventora
Informe ejecutivo mensual de interventora
Informe estado general del contrato
Control de la programacin del contrato
Control de equipos
Control de personal
Control de seguridad industrial
Acta de recibo de veedura
Correspondencia
Registro fotogrfico
Evaluacin de proveedores de bienes y servicios

Interventora

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Estudios y
diseos
Construccin

APLICACIN
SEGN TIPO DE
CONTRATO

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Acta de recibo y aprobacin de estudios y diseos


Acta de aprobacin de cambio de personal mnimo requerido
para la ejecucin del contrato
Acta de modificacin de mayores y menores cantidades e
tems no previstos

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10. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS CONTRATADOS


El recibo y aceptacin de los bienes y servicios contratados se realizar de conformidad
con las especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, y dentro de los
trminos all sealados.
Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las
cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio. En el
evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo recibido, se
proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Lo anterior debe efectuarse de
inmediato. Corresponde al funcionario encargado, hacer la confrontacin del bien o
servicio que recibe respondiendo por las irregularidades presentadas.
En el procedimiento de recibo, deben agotarse todos los pasos que se encuentran
descritos o que se implementen en el Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios para
el Municipio.
11. TERMINACIN DEL CONTRATO
Es el acto mediante el cual cesan las obligaciones para ambas partes, una vez verificado
el cumplimiento del objeto contractual, situacin que ocurre en circunstancias normales;
pero puede suceder que el contrato termine en forma unilateral tal como lo seala el
artculo 17 de la Ley 80 de 1993 (causales provenientes del contratista como la muerte, la
incapacidad fsica permanente, la disolucin de la persona jurdica, la interdiccin judicial,
concordato preventivo, la cesacin de pagos, concurso de acreedores o embargos
judiciales que afecten de manera grave el cumplimiento del contrato).
As mismo pueden presentarse otras circunstancias ajenas al contratista consistentes en
exigencias del servicio pblico o del orden pblico que requieran una terminacin
unilateral. La terminacin unilateral, debe ordenarse mediante acto administrativo
motivado, contentivo de la justificacin y la comprobacin de la causal que dio origen a la
terminacin. Cuando la causal es ajena al contratista, en el mismo acto administrativo y si
a ello hay lugar, se debe ordenar el pago de la indemnizacin, as como la liquidacin del
contrato.
Cuando las partes no llegan a un acuerdo sobre las condiciones de liquidacin del
contrato, debe decretarse la liquidacin del mismo. La terminacin del contrato debe
contener en tratndose de obra pblica:
a)
b)
c)
d)
e)

Verificacin previa al recibo.


Acta de recibo del bien o servicio o el visto bueno de quien recibi.
Planos actualizados (cuando a ello hubiere lugar).
Trmite protocolario de recibo en el sitio.
Cierre del acta de vecindad (cuando a ello hubiere lugar).

f)

Entrega del contratista de la bitcora, del registro fotogrfico, de los ensayos de


laboratorio que todava tenga en su poder, del paz y salvo de la cancelacin realizada
a los trabajadores por concepto de salarios y prestaciones sociales.
g) Entrega final al usuario.

12. LIQUIDACIN DEL CONTRATO


El interventor deber elaborar el proyecto de liquidacin definitiva a la terminacin del
contrato dentro de los plazos establecidos para este efecto.
De conformidad con lo establecido en los artculos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 en
concordancia con el artculo 44 numeral 10 literal d) de la Ley 446 de 1998: Los contratos
de tracto sucesivo cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los dems
que lo requieran, sern objeto de liquidacin de comn acuerdo con las partes
contratantes, procedimiento que se efectuar dentro del trmino fijado en el pliego de
condiciones o trminos de referencia o, en su defecto, a ms tardar antes del vencimiento
de los cuatro (4) meses siguientes a la finalizacin del contrato o a la expedicin del acto
Administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga .
A su turno, se proceder a liquidar el contrato en forma unilateral por parte del Municipio,
mediante resolucin motivada, susceptible del recurso de reposicin, cuando el contratista
no se presente a la liquidacin por mutuo acuerdo, o las partes no lleguen a consenso
sobre el contenido de la misma.
El trmino para la liquidacin unilateral se sujeta a lo dispuesto en el artculo 44, arriba
citado: En los que requieran liquidacin y esta sea efectuada unilateralmente por la
administracin, a ms tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del
plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley, el interesado
podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar
dentro de los dos (2) aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar;...
En todo caso, el Interventor del contrato debe proyectar la respectiva acta de liquidacin
del mismo, con base en todo el seguimiento y recorrido que se ha realizado del desarrollo
contractual. Es por esto que el interventor es el funcionario que debe realizar toda la
inspeccin y vigilancia del contrato estatal, para lo cual deber presentar informe final ya
tratado en precedencia, anexo al acta de liquidacin, la cual deber contener: el objeto del
contrato, el plazo de ejecucin del mismo, la fecha de perfeccionamiento, el da de
aprobacin de la garanta nica, los datos de las adiciones, la informacin relacionada con
las prrrogas, el valor, los pagos efectuados, obras ejecutadas o servicios prestados o
bienes recibidos.
El interventor tendr la responsabilidad de remitir al Municipio los documentos
relacionados a continuacin, con el fin de que hagan parte de la carpeta del contrato
dentro del procedimiento de liquidacin de contratos.

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Interventora

Suministro

Acta de terminacin del contrato


Acta de entrega y recibo final del contrato
Proyecto de liquidacin del contrato
Acta de terminacin del contrato de interventora
Acta de entrega y recibo final de interventora
Proyecto de liquidacin contrato de interventora
Evaluacin de proveedores
Informe final de interventora con sus respectivos soportes
Garantas actualizadas
Otros que se requieran de acuerdo a las reglas del contrato

Estudios y
diseos
Construccin

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Estudios diseos
y construccin

APLICACIN
SEGN TIPO DE
CONTRATO

13. REGISTROS

NOMBRE DEL DOCUMENTO


Lista de chequeo de asesora jurdica
Acta de iniciacin contrato de interventora
Acta de iniciacin contrato
Acta de iniciacin contrato de estudio, diseo y construccin
Acta de aprobacin de estudios y diseos e iniciacin de ejecucin de construccin
Plan de inversin de anticipo
Informe de buen manejo e inversin del anticipo
Balance de ejecucin presupuestal
Acta de conformacin e inicio de veedura
Anlisis de precios unitarios
Acta de cambio de especificaciones
Relacin de documentos
Relacin de planos
Acta de recibo parcial
Comparacin y concepto de aprobacin de tem no previstos
Acta de seguimiento de contrato
Solicitud de adicin y prorroga
Control de equipos de medicin
Control de inspeccin y ensayos
Informe semanal de interventora
Informe ejecutivo mensual de interventora

Informe estado general del contrato


Control de la programacin del contrato
Control de equipos
Control de personal
Control de seguridad industrial
Acta de recibo de veedura
Correspondencia
Acta de terminacin del contrato
Acta de entrega y de recibo final del contrato
Proyecto de liquidacin del contrato
Acta de terminacin del contrato de interventora
Acta de entrega y recibo final del contrato de interventora
Proyecto de liquidacin contrato de interventora
Registro fotogrfico
Evaluacin de proveedores de bienes y servicios
Acta de recibo y aprobacin de estudios y diseos
Acta de aprobacin de cambio de personal mnimo requerido para la ejecucin del
contrato
Acta de modificacin de mayores y menores cantidades e tems no previstos

14. CONTROLES
Con el fin de establecer oportunamente las irregularidades e inconvenientes que se
presenten durante la ejecucin del contrato, y aplicar las medidas correctivas necesarias,
el interventor, de acuerdo a la naturaleza de la interventora, puede ejercer controles
sobre:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

El presupuesto.
Los costos.
La programacin.
La calidad de los materiales, bien o servicio.
La mano de obra.
Las herramientas y equipos.
Los aspectos legales.
Los aspectos financieros.
La calidad.

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