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MANUAL DE
USUARIO
SKINASCAN PPE

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Tabla de Contenido
ManualdeUsuarioSkinaScanPPE........................................................................................................3
1.Ingresoalaplicativo..........................................................................................................................3
2.ImprimirSticker................................................................................................................................5
3.Digitalizarunaimagendeunradicado..............................................................................................5
4.Enviarunanexoalservidor...............................................................................................................7
5.Descargarimagenenelequipo.........................................................................................................9
6.Imprimirstickerdeexpedientes....................................................................................................10
7.Digitalizarimagenparaunexpediente............................................................................................11
8.Recomendacionesparaladigitalizacindedocumentos...............................................................12

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Manual de Usuario SkinaScan PPE


La digitalizacin de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier
tipo de radicacin, generado en el Sistema de Gestin Documental ORFEO con la imagen
del documento fsico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en
pantalla.
El Programa de Punto de Entrada (PPE) se encuentra nicamente en los equipos que tienen
instalado un escner y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser
encadenada al registro radicado.
Por medio de este aplicativo, se puede tambin, generar el sticker del radicado y del
expediente, almacenar el documento y sus anexos, e inclusivo descargar la imagen del
servidor.

1. Ingreso al aplicativo

Ingrese al aplicativo por medio del ejecutable que se encuentra en el escritorio:


SkinaScan.

Ingrese su usuario y clave de ORFEO y de presione el botn Ingresar.

Figura1:IngresoaSkinaScan
Se despliega una ventana con las siguientes opciones:
1. Dependencia para la cual se buscan los radicados
2. Tipo de radicado
3. Buscar, Se visualizan los radicados que no han sido digitalizados de acuerdo a la
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seleccin realizado en 1 y 2.
4. Abrir una imagen guardada en el disco local para ser asignada a un radicado.
5. Imprimir Sticker
6. Digitalizar documento
7. Enviar imagen al servidor.
8. Descargar imagen al servidor.
9. Salir

Figura2:VentanadeSkinaScan

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2. Imprimir Sticker

Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado o Presione Buscar radicado
seleccionandoDependenciayTipoRadicado.

Digiteelnmeroderadicadoparaelcualvaaimprimirelsticker.

Figura3:Digiteelnmeroderadicado

Elradicadoaparecerenlapantallacentral,seleccinelocompletamentecomoseobservaenla
figura4.

Figura4:ImpresindeSticker

PresioneeliconoImprimirSticker.1

3. Digitalizar una imagen de un radicado

PresionelateclaF12delapartesuperiordeltecladoydigiteelnmeroderadicadoparaelcual
vaadigitalizaroPresioneBuscarradicadoseleccionandoDependenciayTipoRadicado.

Elradicadoaparecerenlapantallacentral,seleccinelocompletamentecomoseobservaenla
Figura4.

1 Laimpresoradeetiquetasdebeserlapredeterminadadelsistema
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Pongalashojasenelescaner.

Hagaclickenelbotn Escanear. (Figura5)

Figura 5: Ventana de escaneo

Sitienemasdeunescanerconfigurado,ingreseaArchivo Seleccionar Escaner,


seleccioneeldesupreferencia.

HagaclicknuevamenteenArchivoyseleccioneImportarimagen.Realiceelprocesode
digitalizacin.

Cuandoterminededigitalizar,ingreseaArchivoyseleccioneGuardar.Figura6.

PresioneelIconodeEnviarimagenalservidor.LapantalladerespuestaseraFigura7.

Figura 7. Envo correcto de una imagen

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Figura6:Escaneandoimagen

4. Enviar un anexo al servidor

Digitalicelaimagensiguiendolospasosdelpunto3.

Silaimagenseencuentraguardadoensucomputador,presioneeliconoAbririmagen.(Figura
8).

Busqueeldirectorioenelcualseencuentralaimagen,recuerdecambiarelfiltroenTipo.
Cuandolohayaencontrado,seleccineloyhagaclickenAbrir.

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Figura8.Abririmagendelequipo

Haga click en el botn Enviar Imagen. Al presionar el botn, el sistema le permitir


agregarelTipodeDocumentoyunaobservacinparaelanexo.(Figura9).

Figura9.Enviaranexoaunradicado.

FinalmentepulseAceptar.

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5. Descargar imagen en el equipo

Presione la tecla F12 de la parte superior del teclado o Presione Buscar radicado
seleccionandoDependenciayTipoRadicado.

Digiteelnumeroderadicadoparaelcualvaadigitalizar.

Elradicadoaparecerenlapantallacentral,seleccinelocompletamentecomoseobservaenla
Figura4.

PresioneelbotnDescargarimagendelservidor:

Guardeelarchivoeneldirectoriodesupreferencia.(Figura10)

Figura10.Ubicacinparadescargararchivo.

Debevisualizarunaventanadeconfirmacin.(Figura11)

Figura11.Confirmacindedescarga

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6. Imprimir sticker de expedientes

Presionelatecla F10pararealizar estabsqueda,semostrar unalistadelos expedientes


existentes.(Figura12)

Figura12Bsquedadeexpedientes

Presioneimpresindeetiquetasparalosexpedientes,verFigura13

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Figura13.Impresindeetiquetasparalosexpedientes

7. Digitalizar imagen para un expediente

Seleccionandounexpediente,muestralosradicadosquelepertenecen,comolomuestrala
Figura14

Realiceelprocesodedigitalizacindeacuerdoalpunto3.

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Figura14Radicadospertenecientesalexpediente

8. Recomendaciones para la digitalizacin de documentos


Paraquelacalidadenladigitalizacindelosdocumentosseaptimaygaranticelatotalidaddelos
datosenelsistema,serecomiendatenerencuentalassiguientessugerenciasalescanear:

Realizarunapreclasificacindelashojasdeldocumentoadigitalizar,teniendoencuentalas
hojasquenoseencuentrenenbuenestadoparadigitalizarlasseparadas.Sinotieneencuenta
estaobservacin,sepuedeatorarelpapelaldigitalizarlasengrupoyocasionaralgndaoenel
escaner.

Revisarqueenlashojasdeldocumentonoseencuentrenobjetosquepuedanimpedirelpaso
libredecadaunaenelescanercomoganchosdecosedora,cinta,hojaspegadas,pedazosde
papel,etc.

Numerarlosfoliosdeldocumentoantesdedigitalizar.
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Seleccionar la configuracin adecuada de acuerdo al escaner y la calidad de las hojas a


digitalizar.

Despusdedigitalizareldocumentoverificarlosfoliosnumeradoscontraelnmerodehojas
quequedaronenelsistemadigitalizadas.

Verificarlacalidaddeladigitalizacin.

Encasodeencontraralgunaimagenilegiblesedebedigitalizarlanuevamente.

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