UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE AGRONOMIA

CURSO

: REDACCION TECNICA

DOCENTE

:

Ing. CALDERON INGA, Jorge

ALUMNA

:

VILLANUEVA QUISPE, Madelí T.

CICLO

:

I
ACOBAMBA-HUANCAVELICA
2015

INTRODUCCION
En la actualidad al igual que en casi todas partes tiene una idea totalmente distorsionada de
lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresión de
constituir un cumulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando sin
ningún criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para
desocupar o hacer espacio en la oficina.

Esto dificulta a los empleados las tareas de buscar. el contenido suele crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Almacenar y organizar documentos en un sitio del Centro de documentación .  Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no autorizados.  Administrar los metadatos de documentos. ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS La administración de documentos se centra en el almacenamiento y la organización de documentos para mejorar el trabajo activo en curso. los miembros del equipo usan control de versiones principal y secundaria para realizar un seguimiento del desarrollo de los documentos a través de sus diferentes versiones.  Garantizar la coherencia de los documentos. En el sitio del Centro de documentación. El equipo de documentación técnica de Adventure Works. organizar y localizar documentos. Microsoft Office SharePoint Server 2007 cubre las necesidades de administración de documentos de su organización al proporcionar un amplio conjunto de capacidades de administración de documentos que permiten:  Almacenar.  Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para la manipulación de los documentos.Todo esto lo hemos revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para transformar es imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar. Cuando las organizaciones no cuentan con ningún tipo de sistema de administración de documentos formal. usa muchas de las características de administración de documentos de Office SharePoint Server 2007. También usan desprotección obligatoria para asegurar que los miembros del equipo no sobrescriban accidentalmente el trabajo de otro. compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide a las organizaciones aprovechar la información y datos valiosos incluidos en el contenido. clasificando y ordenando de manera técnica y metódica. incluidos la creación de contenido y recursos compartidos dentro de una organización. como manuales de usuario y hojas de especificaciones de productos. por ejemplo. El equipo guarda todo el contenido que crea en un sitio creado con la plantilla del sitio del Centro de documentación. que produce publicaciones destinadas a los clientes.

El control de versiones es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en proyectos. el equipo puede tener la seguridad de que todos los manuales de usuario siguen los mismos procesos de comentarios y aprobación. creó dos tipos de contenido denominados Manual de usuario y Especificación de producto. Cuando los miembros del equipo van al Centro de documentación para crear un nuevo documento. El control de versiones permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en los documentos y ayuda a administrar el contenido a medida que lo revisa. De esta manera. Usar tipos de contenido para administrar documentos de forma coherente Un tipo de contenido es un grupo de parámetros reutilizables que describen los comportamientos compartidos de un tipo de contenido específico. El departamento de documentación técnica de Adventure Works. Sin embargo. Los sitios creados con la plantilla del sitio del Centro de documentación tienen características de administración de documentos especializadas como desprotección obligatoria y control de versiones principal y secundaria. Los tipos de contenido permiten a las organizaciones organizar. Cada tipo de contenido también especifica sus propias columnas personalizadas de modo que. dado que las especificaciones de los productos se incluyen en otro tipo de contenido. dado que sólo un usuario puede modificar un archivo a la vez. por ejemplo. o cuando la información pasa por varias fases de desarrollo y revisión. administrar y manejar el contenido de forma coherente en una colección de sitios. dichos documentos pueden seguir procesos diferentes y tener columnas que requieran metadatos diferentes. La desprotección obligatoria ayuda a evitar conflictos y confusión respecto de los cambios. Cada tipo de contenido especifica su propia plantilla. Administrar las propiedades del documento Una de las formas principales en que los usuarios pueden encontrar información que se ha guardado en un sitio web o en un sistema de administración de documentos es examinando o buscando los metadatos (propiedades del documento) que se han guardado junto con los archivos. usar y almacenar grandes volúmenes de documentos. por ejemplo. todos los manuales de usuario contienen metadatos acerca de los modelos de producto a los que se aplican los manuales. .La plantilla del sitio del Centro de documentación incluida con Office SharePoint Server 2007 puede usarse para crear sitios optimizados para crear. Cada tipo de contenido incluso contiene sus propios flujos de trabajo. cada uno de estos tipos de contenido aparece como una opción en el botón Nuevo en la biblioteca de documentos. activadas de forma predeterminada. Además. Puede definir un tipo de contenido para cada tipo de documento o producto de información que la organización cree para asegurarse de que estos diferentes tipos de documentos se manejen de forma coherente. de modo que todos los manuales de usuario y especificaciones de producto tengan el mismo formato. los empleados de organizaciones no suelen agregar ni actualizar las propiedades del documento de los archivos cuando los guardan.

Cuando se abre o edita un documento guardado en un sitio de Office SharePoint Server 2007 en un programa de escritorio de versión de 2007 Office. IRM permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se descargan de listas o bibliotecas de SharePoint. los programas de versión de 2007 Office facilitan a las organizaciones la tarea de mejorar la calidad de los metadatos de su contenido.Los programas y servidores disponibles en 2007 Microsoft Office system ayudan a los usuarios a crear y actualizar los metadatos de los documentos. Si se agregan las columnas predeterminadas al tipo de contenido de dicho documento o a la biblioteca en la que se guardan los documentos. las organizaciones pueden usar Microsoft Office InfoPath 2007 para crear paneles de información del documento personalizados que luego pueden agregar a tipos de contenido específicos. IRM puede ayudar a una organización a aplicar las directivas empresariales que rigen el control y la difusión de información confidencial o de su propiedad. IRM cifra los archivos descargados y limita el número de usuarios y programas a los que se permite descifrar esos archivos. De esta forma. Ayudar a proteger los documentos Office SharePoint Server 2007 también ofrece varias opciones para que las organizaciones puedan proteger los documentos guardados en un sitio de SharePoint contra el acceso o uso no autorizados. los valores de dichas columnas se muestran como campos de propiedad en el Panel de información del documento. se pueden editar las propiedades del servidor de dicho documento en el Panel de información del documento que aparece en la parte superior del archivo. Al integrar la experiencia de edición de propiedades del documento con la experiencia de edición del contenido. Las organizaciones pueden aplicar Information Rights Management (IRM) a una biblioteca de documentos entera para proteger un conjunto completo de documentos. . IRM también puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer los archivos de modo que no puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de los archivos. Asimismo. Excel o PowerPoint. como Word.

Otra forma de ayudar a proteger los documentos es mediante la configuración de permisos para carpetas. Los borradores son las versiones secundarias de archivos o elementos de listas que aún no están aprobados como principales. los borradores no se publicarán como versiones principales hasta que alguien con los permisos apropiados apruebe su publicación. aprobación de documentos y recopilación de firmas. Si configura la biblioteca para que requiera aprobación del contenido. crea tareas para ellos y realiza el seguimiento del estado de las tareas. El equipo de documentación técnica de Adventure Works. el autor puede iniciar un flujo de trabajo con el documento en uso directamente desde Office Word 2007. a continuación. . Si sólo hay uno o dos archivos en una biblioteca de documentos a la que desea restringir el acceso. puede configurar una biblioteca de documentos con control de versiones principales y secundarias y. especificar qué grupos de usuarios pueden leer las versiones secundarias (borradores). Si desea impedir que otros usuarios lean borradores de documentos en proceso. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a administrar procesos de negocio relacionados con documentos de forma más eficiente. Office SharePoint Server 2007 ofrece flujos de trabajo integrados que las organizaciones pueden usar para administrar tareas como revisión. Administrar procesos de documentos con flujos de trabajo Para mejorar los procesos de negocio relacionados con documentos comunes. El flujo de trabajo se encarga de administrar el proceso: envía notificaciones a los revisores. las organizaciones pueden desarrollar e implementar flujos de trabajo personalizados para administrar procesos de negocio exclusivos de sus organizaciones. con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. usa ampliamente el flujo de trabajo Recopilar comentarios. Un flujo de trabajo es el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso de negocio. puede editar los permisos para estos elementos individuales para modificar quién tiene permiso para verlos o editarlos. por ejemplo. ya que realizan un seguimiento automático de las tareas humanas implicadas en dichos procesos y las administran. elementos de lista o documentos individuales. En lugar de enviar mensajes de correo electrónico a los revisores. Asimismo.Office SharePoint Server 2007 también permite proteger archivos de otras formas. Los revisores pueden completar sus tareas en Word 2007 o en Microsoft Office Outlook 2007.

La firma del documento indica que el . Artículos relacionados  Procedimientos de auditoría para el efectivo  Procedimientos de contabilidad para el final del mes  Procedimientos de control interno en nómina  Los procedimientos por ley para reportarse enfermo en el negocio de restaurantes Los procedimientos para controlar documentos garantizan que los empleados en la parte operativa de una empresa utilicen los documentos adecuados para llevar a cabo su labor. el empleado responsable debe firmar el documento para identificarse como el autor. Controlar la documentación de manera efectiva deriva en que los empleados puedan encontrar los documentos que necesitan. Se debe realizar un seguimiento de la preparación y de la gestión de los documentos para asegurarse de que los empleados responsables de la documentación reemplacen los documentos obsoletos con las versiones actualizadas. Además de nombrar el documento de una manera establecida. Creación Los procedimientos para controlar los documentos especifican quién es responsable de la creación de cada documento en particular y cómo el autor lo debe identificar. Los procedimientos son un componente clave del proceso de garantía de calidad. modificado y aprobado el documento para que la empresa pueda determinar cómo evitar errores y mejorar la calidad de sus productos y servicios. Entre esos procedimientos están: los registros de los empleados que han creado.Procedimientos para el control de documentación .

Una vez integrados. Documentos externos Con frecuencia. Una vez que se haya completado la revisión. los procedimientos instruyen a los usuarios sobre cómo identificar la documentación relativa al material obsoleto y cómo se identifican las revisiones más recientes. . Control Aparte de los cambios realizados durante una revisión. Esos documentos no siguen los procedimientos internos apenas ingresan. Normalmente. Reemplazo Una parte fundamental del procedimiento para controlar los documentos detalla cómo la empresa se debe asegurar de que las versiones más recientes de los documentos reemplacen las versiones obsoletas donde se ubican los documentos en uso. y tiene que incluir la fecha para establecer cuándo se completó la obra. los cambios requeridos en la documentación suelen ser consecuencia de cambios que se han realizado en los proyectos u operaciones. Los procedimientos para controlar los documentos especifican quien inicia las revisiones y debe ser quien las finalice. si es necesario realizar una revisión y cómo se debe proceder con las revisiones en caso de resultar necesarias. el documento revisado recibirá una designación para que los empleados la identifiquen como la revisión más reciente a partir de una fecha determinada. Los procedimientos especifican quién es el responsable de renovar la documentación. Los procedimientos para controlar documentos especifican quién es responsable de integrar dichos documentos al sistema de la empresa.empleado considera la obra completa. El documento viejo recibirá una designación como obsoleto y una marca para identificar que no está actualizado. Los procedimientos del control de documentos detallan qué documentos deben ser revisados. por quién y cómo se debe registrar esa examen. el procedimiento de revisión especifica las competencias que un revisor debe tener. Revisión Los principios de control de calidad requieren que las empresas revisen muchos de sus documentos para controlar que sean exactos. Se detalla cómo se los debe identificar. quién con frecuencia es quien inició las revisiones. sobre todo los dibujos y las especificaciones técnicas. Por otra parte. los empleados responsables deben asegurarse de que los documentos externos relevantes estén disponibles para cuando se necesite utilizarlos. Se detalla el modo en que se deben registrar los cambios y dónde se debe firmar para indicar que se ha completado una revisión satisfactoriamente. las empresas deben usar documentos externos a la empresa. y cómo se deben realizar los cambios que sean necesarios en el documento.

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los diagramas de flujo. operación y mantenimiento. Otra tipo es el registro físico el cual consiste en un escrito que contiene los siguientes elementos: Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema. esta información sirve para darle a entender a las personas que vallan a trabajar con él y de esta forma se le pueda dar mantenimiento. Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo. su implantación. archivo y nuevos sistemas.Documentacion Tecnica La documentación Técnica consiste en toda la información que nos explica cómo funciona un sistema como está diseñado y con qué fin. Muchas organizaciones actualmente tienen lo que se conoce como un "programa de documentación". está la de los programas la cual explica la lógica de un programa e incluye descripciones. listado de programas y por último los requerimientos para que pueda ser usado de la manera más optima. . El diseño del sistema de información administrativo. Un documento de este tipo suele contener las características técnicas y la forma de operar del sistema. Existen varios tipos de documentación. el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo.

Siempre se debe documentar un sistema pensando en que no lo usaremos en mucho tiempo ya que si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación. sin embargo. frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención.Procedimientos para operar el sistema de información administrativo. Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo. ¿Porque es importante la documentación Técnica? La documentación adecuada y completa. mantener y actualizar en forma satisfactoria. es esencial en cualquier Sistema de Información. de una aplicación que se desea implantar. .