Last planner system

GE-211

Lectura: Last planner en práctica
TRADUCIDO Y ADAPTADO DE Last Planner® 5 + 1 crucial & collaborative
conversations for predictable design & construction delivery
En la construcción el LPS se usa:



Como ayuda para gestionar el proceso de diseño
Por sí mismo en un proyecto DBB o DB durante la etapa de
construcción
Como parte de una transformación Lean más amplia en el lugar de
trabajo
En contexto de un Entrega de Proyecto Integrada para gestionar el
proceso de diseño y la construcción

En una clase magistral de Last Planner que se dio en la Universidad
Nottingham Trent, Glenn Ballard reportó que el LPS se ha usado en los campos
de la construcción, sistemas de ordenamiento de trabajo, en construcción
naval y de aviones, en talleres mecánicos, en desarrollo de productos, en
ingeniería de software, en el cuidado de la salud, en gas y petróleo, en artes
escénicas.
Concluyó con decir que el LPS funciona en todas las situaciones que requieren
coordinación entre personas.

5+1 conversaciones cruciales – creando
confianza entre los actores clave
El LPS crea conversaciones de planeamiento y evaluación en el nivel adecuado
y en el momento adecuado para construir confianza entre los actores clave del
proyecto – es decir los últimos planificadores (aquellos con la autoridad y
función para programar actividades directas en el proyecto) y en general
gerentes de proyecto. Estas conversaciones aumentan la probabilidad de que
el trabajo fluya y reconoce que las relaciones personales y que la presión de
grupo son críticas para ese proceso.
Cinco conversaciones clave conforman el Last Planner System
Cada uno aporta sus propios beneficios. Cuando todos están trabajando juntos
se refuerzan entre sí y los beneficios generales son mayores. Las
conversaciones son:
1. Programación Colaborativa: Crear y
producción (y comprimirla si es necesario)

acordar

la

secuencia

de

2. MakeReady (puesta a punto): Preparar las tareas para que estén listas
en el período Lookahead (es decir, que no tengan restricciones) para que
puedan ser realizadas cuando queramos hacerlas.

Last planner system GE-211 3. Gestión de la Producción: En colaboración. Usando la planificación colaborativa durante las 42 semanas restantes del contrato y el gestionar los trabajos en el sitio con una evaluación semanal de producción y una reunión de planeamiento logró que el proyecto se entregara 13 semanas antes. El LPS permite a un equipo de proyecto centrarse en mantener todos los siete flujos críticos moviendo para que converjan en el lugar de trabajo donde se transforman los materiales y se crea valor. Se explicará posteriormente la importancia de los FRS como un escalón para las mejoras. Medición. Tan sólo implementar el planeamiento diario y semanal puede ayudar a estabilizar un proyecto para que otros elementos del LPS puedan ser introducidos progresivamente. Y aprenden de manera que puedan mejorar continuamente tanto en la planificación y producción. pero una implementación inicial puede comenzar ya habiendo comenzado el proyecto. Una implementación veterana del LPS probablemente inicia con un taller de programación y planeamiento colaborativos en la fase inicial del proyecto. se pueden evitar algunas crisis y mitigar otras. monitorear la producción para mantener las actividades encaminadas en plazo y en costo. ya que puede realizarse en cualquier momento. Un proyecto de la ampliación de un colegio en Escocia estaba atrasado por 4 semanas. el aprendizaje y la mejora continua Aprender en equipo acerca de los procesos del proyecto. Los últimos planificadores y la gerencia del proyecto planifican de manera colaborativa la secuencia del trabajo para cada fase del proyecto para que entiendan el proceso general antes de comenzar el trabajo. 5. El set de conversaciones cruciales adicionales son los First Run Studies (FRS). Gestión de la Producción: En colaboración. Esto es particularmente útil cuando un proyecto existente está atrasado respecto del cronograma base. Los últimos planificadores aseguran sistemática y rigurosamente que las tareas están listas para hacerse cuando se planifiquen y luego planifican y gestionan colaborativamente la producción de aquellas actividades que se pueden hacer semana a semana. del planeamiento y de la producción y mejorarlos. 4. Además crea una serie estructurada de conversaciones que facilitan el avance de los proyectos y proporciona la base de la formación de las relaciones del equipo para que cuando existan dificultades en el proyecto sea más fácil para el equipo reaccionar rápidamente y encontrar maneras de superar las crisis. acordar tareas de producción para el día o la semana siguiente. . El FRS no encaja de manera secuencial dentro de las conversaciones señaladas arriba. Al crear éstas conversaciones y posibilitar que los miembros del equipo puedan compartir errores y malas noticias de manera oportuna.

1. La comunicación entre las empresas y las especialidades es buena. First Run Studies: son una oportunidad para ensayar transferencias críticas y entender dónde es que podrían haber problemas o fallas para que se pueda planificar cómo responder ante ellas Reuniones diarias o semanales de producción: permiten confirmar interdependencias entre áreas antes de que se realicen las promesas. colchones. e inyectan ineficiencias (buffers. toman muchos supuestos. pero estos miembros difícilmente cederán las holguras cuando no saben con certeza con quienes trabajarán o qué trabajos comprende el proyecto. y es en estas intersecciones donde generalmente hay problemas. Los primeros planificadores pueden consultar con los miembros del equipo si los paquetes han sido recibidos. Para hacer estos planes.Last planner system GE-211 Los problemas surgen en las interfaces Los problemas surgen y usualmente hay averías en las interfaces entre especialidades y disciplinas. MakeReady (puesta a punto): ayuda a que el trabajo pueda realizarse cuando realmente se necesita que se haga. Usualmente estos planes requieren que se haga trabajo que no se puede completar según su programación inicial debido a una interrupción de los flujos críticos. Programación colaborativa Lo tradicional es que los planes de un proyecto sean realizados por planners profesionales y gerentes de proyecto – los primeros planificadores. Las 5+1 conversaciones del LPS están diseñadas para habilitar a los últimos planificadores a hacer promesas confiables y que puedan:       Planificar colaborativamente: ayuda al equipo del proyecto a conocerse. incluso entre aquellas pertenecientes a una misma empresa. pero las comunicaciones entre las diferentes especialidades. a identificar donde hay posibles problemas dentro del proyecto y puedan acordar cómo solucionarlos. . no son nada buenas. La gestión de la producción: ayuda a ajustar los planes en luz de información nueva y relevante y El elemento de aprendizaje fomenta el aprender de los casos de éxito y reduce la probabilidad de errores subsiguientes. Mantener una frecuencia en estas conversaciones dan a los equipos una advertencia temprana de que los parámetros del proyecto no están yendo bien y permiten tomar acción antes de que empeoren – tener malas noticias en tiempo oportuno es tener información útil. El plan del primer planificador generalmente es impuesto al proyecto y luego éste es gestionado en términos de lo que el plan dice que debería suceder. holguras) a los programas para compensar estas incertidumbres. y diseñar y entregar transferencias entre disciplinas.

Se acepta por lo general que existen dos clases de cliente: el usuario final y “la siguiente cuadrilla en la cola”. Sven Bertelsen. Una tarea fundamental para los equipos de diseño es descubrir y validar los requerimientos de los usuarios finales. La holgura se usa estratégicamente para proteger la predictibilidad del programa (a diferencia de la cadena crítica que crea incertidumbre en el programa al mover toda la holgura al final del plan y permitiendo que se deje llevar hacia la derecha). es decir. ingeniero danés y consultor en Lean construction. Dichas metas son establecidas en un proceso de programación colaborativa de tal modo que todos los proveedores principales y los contratistas especialistas son involucrados desde la primera etapa de desarrollo del cronograma maestro y por fases del proyecto. Una herramienta para el control del flujo de trabajo – cuándo queremos que se hagan qué tareas Una base para el monitoreo del avance Beneficios de la programación colaborativa:    Prepara a los miembros de equipo para el trabajo conjunto Los miembros del equipo discuten los detalles del plan de manera temprana Define la secuencia del plan y otros problemas que podrían ser difíciles de cambiar más adelante en el proyecto.       Un plan de trabajo de lo que se debería hacer Un organigrama funcional – quién hace qué Un acuerdo entre especialidades (o equipos de diseño) de cuando comienza y cuando termina cada uno Un plan logístico que define cuándo necesitamos materiales. Planear de la derecha a la izquierda. Cuando todos los actores principales se juntan en etapas tempranas del proceso es posible discutir interdependencias y riesgos críticos. ha listado los usos y beneficios de un programa producto de una esfuerzo colaborativo. desde el futuro. se lidia con los problemas sobre el papel y no sobre el lugar de trabajo . planos. más segura. probar supuestos y estar de acuerdos en lo que es una buena práctica.Last planner system GE-211 El LPS es una sistema de control de la producción y de coordinación de programas diseñado para asegurar el cumplimiento de metas pactadas. El análisis de riesgos sistemático es fundamental a la programación colaborativa. ¿Pero qué hay de los requerimientos de las siguientes cuadrillas (o equipos de diseño)? Hacer tiempo en la programación colaborativa para aclarar qué es lo que los equipos o cuadrillas necesitan de aquellos que los preceden para que se pueda trabajar de manera más rápida. ayuda a integrar las necesidades de las cuadrillas posteriores dentro de los planes de las cuadrillas anteriores. etc. es generalmente tiempo bien aprovechado. cuadrillas. etc.

Dos palabras clave Hay dos palabras que son importantes en Last Planner. la industria manufacturera ha aprendido cómo hacer cambios de producción en 4 minutos cuando originalmente tomaban 16 horas. 1 SMED (Single Minute Exchange of Die – Cambio de herramienta en un minuto) . En esta manera y a lo largo de muchos años. Piensen que “No sé” es un ejemplo de “tener malas noticias temprano es tener buena información”. Esto genera un enorme beneficio para su cliente: un hotelero. una constructora redujo a 14 semanas un plan que inicialmente tenía 20 semanas. se abre la posibilidad de explorar maneras de reducir el tiempo total. El problema para el que fue desarrollada era la gran duración de los cambios de herramientas en las máquinas al momento de pasar de producir A a producir B. la constructabilidad y la compresión del plan Identifica no-especificaciones de diseño y poca claridad en los detalles Integra compromiso en el plan y reduce en líneas generales el plazo del proyecto Compresión del plan Teniendo un plan definido en equipo. ya que se vuelven más competitivos pues reducir la duración del programa reduce el costo del proyecto y se puede generar mayores márgenes. puedes permitir que otras personas te ayuden a ser exitoso. identificar todo lo que se pueda hacer una vez que B esté en producción y hacerlo en ese momento y finalmente encontrar una manera de hacer lo que falta en el menor tiempo posible. El proceso involucra identificar todo lo que se pueda hacer mientras se está produciendo A y hacerlo en ese momento. En un caso del Reino Unido. Cuando no admites que no sabes puedes fallar solo. Esto también tiene beneficios para el contratista principal y sus proveedores. Reduciendo la duración de las actividades: SMED 1 para la construcción El SMED es una técnica de manufactura.Last planner system GE-211    Permite al equipo probar opciones para mejorar el flujo de trabajo. En una compresión subsiguiente pudieron reducir de 16 a 12 semanas. Son importantes en todas las conversaciones y a veces las personas harán lo que sea para evitar decirlas: “No sé” Toma valentía para evidenciar debilidad. Cuando se admite que no se sabe. ya que el edificio se entrega con mucha anticipación. Otro contratista mostró en un proyecto de una ampliación de un aeropuerto podía entregarse en 16 semanas en lugar de las 22 semanas que los primeros planificadores pensaron que tomaría.

Beneficios del MakeReady:    Las tareas están listas para su ejecución cuando se requiera Mayor seguridad – el planeamiento involucra análisis de riesgos y procedimientos de trabajo Mayor certeza en duraciones. El problema a ser atacado es cómo podemos reducir el tiempo necesario en el lugar de trabajo para completar una tarea en particular. No tiene sentido en avanzar con una actividad si alguno de los flujos está parado. este proceso de remoción de restricciones continúa a lo largo del proyecto. trabajo estandarizado.Last planner system GE-211 Resultados así innovación. contrato. rápido.ej. de dramáticos requieren dedicación. Buenas preguntas a hacer son:    ¿Qué podemos hacer antes de llegar al lugar de trabajo que hará que el trabajo sea más seguro. Trabajo previo es todo el trabajo necesario que necesitan hacer otras cuadrillas anteriores para poder realizar la actividad y los recursos cubren los demás flujos que se requieren para completar las actividades.) habilita a las cuadrillas para que reconozcan si están haciendo un trabajo de calidad. materiales y equipos – menos desperdicio La información (p. Como mínimo de manera semanal. planos. y que pueden inspeccionarlo ellos mismos. etc. Junto con la . El uso de un check list como el que se muestra abajo. MakeReady (o puesta a punto) Los siete flujos son elementos que deben fluir sin interrupciones para poder crear valor en la construcción. de una manera segura. barato. etc? ¿Qué podemos hacer mientras que las cuadrillas subsecuentes están en el lugar de trabajo? ¿Cómo podemos reducir el tiempo que pasamos en el lugar de trabajo? Una parte fundamental del LPS que ayuda con esto es el MakeReady o puesta a punto. perseverancia e Ahora eso es en manufactura. metodologías de trabajo. el proceso tiene aplicaciones en la construcción pero necesita pensarse de manera diferente. 2. facilita el saber que todo está en su lugar para cada una de las actividades dentro de la ventana del LookAhead.

En proyectos muy cortos podría ser necesaria una planificación más breve. teniendo en cuenta lo que se está haciendo ahora y el trabajo que se puede hacer. El proceso de MakeReady existe para asegurar que cuando el trabajo se programa para la producción se pueda hacer. pero generalmente la reunión PEP es semanal. los materiales y recursos pueden no estar disponibles o cualquiera de los 7 flujos puede estar interrumpido. en un entorno de proyecto colaborativo. Puede que haya información de ingeniería que está equivocada. Es de importancia que no suceda esto. no prometas hacerlo Beneficios de las reuniones PEP en el contexto del LPS:      Mantiene el compromiso hacia los objetivos del proyecto y las preocupaciones del cliente. Facilita el aprendizaje desde la experiencia – todas las semanas mejoramos juntos La reunión PEP por sí sola no hará que estos beneficios se den. negociarán antes de la reunión. Solo porque una tarea esté en el plan del proyecto no significa que se pueda realizar. Aun así. Una razón de las faltas de entrega en esta etapa es que los líderes de equipo se comprometen a más trabajo del que pueden hacer. Para esto hay dos reglas en el planeamiento colaborativo de la producción:   Si prometes hacerlo. tareas previas que no estén completas. los líderes de equipo analizan las interdependencias entre sus propuestas – p. El propósito de la reunión PEP es revisar y aprender del trabajo realizado en los periodos anteriores y el actual y planificar el trabajo que se hará en el siguiente periodo. A medida que los líderes ganan pericia con el LPS. . Generalmente tarda menos de una hora. Cada Last Planner/Líder de Equipo propone un plan de producción para su equipo/cuadrilla. Construye relaciones con y entre los líderes de equipo de proveedores. accesos o equipo.ej. el MakeReady tienen el potencial de mejorar la manera en cómo funciona el trabajo en un proyecto. conflictos de espacio. hazlo Si no se puede hacer. Planeamiento y evaluación de la producción A lo largo del proyecto hay una reunión PEP que involucra a todos los últimos planificadores. Concentra la atención en lo que realmente puede hacerse. 3. Los proveedores se preparan mejor porque saben qué se necesita de ellos. recursos.Last planner system GE-211 reunión de Planeamiento y Evaluación de la Producción (PEP). nada es completamente acordado hasta el final de la reunión PEP. Los capataces y supervisores solo deberían comprometer a su equipo a entregar un trabajo determinado únicamente si es que este puede ser realizado. y funcionan aún mejor. En la reunión PEP.

la 5ta conversación en el LPS – ayuda a mejorar la confiabilidad de promesas hechas y la predictibilidad de los planes de producción. Los últimos planificadores solo prometen que harán algo cuando tienen claras las condiciones de satisfacción. haciendo compromisos confiables Un contrato es una promesa muy formal que se hace a un cliente para entregar un proyecto para una fecha determinada en una condición solicitada. La mecánica de manejar promesas mejora la manera en que los supervisores/capataces y operativos forman parte del proyecto. y lanza una advertencia temprana de cualquier entrega tardía y habilita al equipo el poder renovar o ajustar las promesas basadas en ajustes de último minuto. El aprendizaje y la mejora continua. labor. el MakeReady y la negociación dentro y fuera de la reunión PEP. información. La presión de grupo funciona mientras que haya un sentimiento compartido de la responsabilidad para la entrega de un proyecto. para poder hacer el trabajo. Dentro del proyecto. Se vuelven miembros de un equipo que desea cumplir y entregar la promesa que se ha hecho al cliente. No se puede confiar en una promesa de alguien que no puede decir NO. El programa pactado defina cuando es que las tareas deberían ser realizadas y actúa como una solicitud al proveedor para que haga dicha tarea. el último planificador responsable declara el cumplimiento para el equipo encargado de la siguiente tarea pueda evaluar si cumple las condiciones de satisfacción o no. incluyendo la fecha en que se debe entregar y están seguros de que la tarea puede ser realizada – es decir. . Gestión de la producción La construcción es un proceso social. ayudan en conjunto para que los capataces puedan entregar promesas confiables. Sienten el efecto de la presión de grupo al momento de comprometerse a entregar algo y esto los alienta a demostrar iniciativa y proactividad en mantener las promesas y ajustarse al desempeño variable de los demás para que el proyecto sea exitoso. La programación colaborativa. Las conversaciones de programación colaborativa y planeamiento de la producción ayudan especialmente a desarrollar ese sentimiento. ayuda pensar que el plan de producción es un registro de promesas hechas al equipo del proyecto. 4. Una breve reunión en el sitio o una teleconferencia de los líderes de los equipos de diseño permite a todos saber lo que fue completado ayer. tienen la capacidad. materiales. Para que esto funcione es importante que los últimos planificadores tengan la libertad de decir no a una solicitud cuando sea necesario. etc.Last planner system GE-211 Asegurando promesas confiables. Una vez que la tarea esté completa.

Medición. El PPC mide la proporción de promesas hechas que se cumplen a tiempo. es una oportunidad para que el staff senior del proyecto pueda evaluar cómo se encuentra el clima para que puedan actuar rápidamente en mantener la moral elevada del proyecto al mismo tiempo que mantienen el avance acorde al plan. es otra métrica. aprendizaje y mejora continua Esta es la base para el proceso de evaluación en una reunión PEP. Un rol clave de los gerentes de proyecto es manejar el clima del proyecto. También contribuyen a la calidad del producto terminado ya que el proceso reduce sobresaltos en la producción y contribuyen a un flujo de trabajo más suavizado. Las mediciones sólo son indicadores de mejoras. Dentro del LPS hay una medida de la predictibilidad de la entrega de trabajo – PPC . la gestión y planeamiento de la producción se combinan en una sola reunión. Tasks Made Ready (TMR). cada líder de equipo promete completar una o más actividades para que cumplan las condiciones de satisfacción para un día determinado de la siguiente semana.Last planner system GE-211 Esta es una conversación vital. Esta reunión breve. para hacer el plan de trabajo más predecible. que generalmente no pasa de los 15 minutos. Esto es muy útil en temas de diseño e ingeniería y puede ser útil en etapa de montajes. y se usa para mejorar la confiabilidad de la producción. En algunos proyectos. Tareas Anticipadas (TA) es una medición excelente de la efectividad del proceso de planeamiento. Reportes anecdóticos de tanto Estados Unidos como Inglaterra sugieren la correlación es cierta también para construcción de edificios y muestran que hay cambios escalonados en la productividad y rentabilidad con un PPC de aproximadamente 75% y 90% como se muestra en la figura. Un estudio realizado para el reporte del Instituto de la Industria de la Construcción de Estados Unidos en el 2004 mostró que hay una correlación significativa entre el PPC y la productividad en proyectos de construcción de ingeniería. y es un gran medidor del PPC y de la calidad del proceso MakeReady. 5.el Porcentaje de Promesas Completadas a tiempo. Al final de la reunión PEP. . Todos los elementos de mejora continua contribuyen a un flujo de trabajo más predecible y confiable. Es solo cuando hacemos mejoras continuas de proceso que aprendemos sistemáticamente cómo hacer el trabajo en equipo de manera más efectiva.

Un rediseño simple hizo que el trabajo se completara en 36 horas en lugar de las 51 horas permitidas. Ambos caen dentro de la categoría de “entrega tardía de materiales”. pero esta no es su única aplicación. Parte de la conversación de aprendizaje es comprender profundamente las causas raíces de las razones más comunes de las demoras. es algo que se tiene que hacer razón por razón. – fluyen al lugar de trabajo para que las tareas puedan ser realizadas cuando se requieren. Usar herramientas como los 5 por qués y diagramas de causa efecto ayuda a un equipo a entender qué se necesita hacer para mejorar. El FRS es usado para aprender acerca de un proceso. Last Planner asegura que todos los siete flujos – información. La logística involucra más que sólo materiales. El material X puede llegar tarde porque alguien no lo pidió. Registrar las razones en un diagrama de Pareto muestra donde es que la atención a dichas razones generaría el mayor impacto. Esto no es algo que se pueda hacer para una categoría de razones.Last planner system GE-211 Parte de la mejora continua del TMR y el PPC y la predictibilidad del programa es un análisis de las razones por que las tareas prometidas en el plan de producción fueron entregadas tarde y por qué las tareas no son puestas a punto a tiempo. First Run Studies Los First Run Studies (FRS) son una parte integral del LPS. etc. materiales. planta. Algunas organizaciones utilizan el Análisis de Efectos de Modos de Fallas de Procesos (PFMEA por sus siglas en inglés) para averiguar por qué se dan ciertos Logística en la Construcción El LPS apoya el planeamiento de la logística. equipo. +1. se usó un FRS Virtual en una actividad con criticidad en tiempo usando un BIM que reveló que las partes no se podían ensamblar como se había diseñado. se pueda hacer de manera más segura y se pueda completar más rápido y/o al grado de la calidad requerida. para que pueda ser mejorado. . El FRS puede hacerse de manera digital (FRS Virtual). Pancras en Londres. Se puede utilizar FRS cuando algo que hará de manera repetida.ly/morethanmaterials patrones de falla en sus proyectos. seguridad o cuando la calidad podría ser un problema. Lectura recomendada – http://bit. en la Estación St. personas. el material Y porque hubo un incendio en un almacén Z. En uno de los contratos del Channel Tunnel Rail Link en el Reino Unido. Los pasos clave se muestran en la figura abajo. La etiqueta FRS sugiere que esto es algo que se hace para actividades que son repetidas. Los FRS se basan alrededor del ciclo de Shewhart o PDCA (Plan-Do-Check-Act). cuando se hace algo que es crítico en tiempo.

Last planner system GE-211 .