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Gua de Buenas Prcticas

SMETA

Sedex Members Ethical


Trade Audit (SMETA)
Gua de Buenas Prcticas

Gua de Buenas Prcticas


SMETA
CAPTULO 1 (secciones 1-3)................................................................................................................3
INTRODUCCIN ..................................................................................................................................3
1.

Antecedentes .........................................................................................................................3
1.1. Sedex y SMETA ....................................................................................................................3
1.2 SMETA y la Iniciativa de Comercio tico (ETI) Cdigo Bsico ................................................3
1.3. SMETA Auditoras de 2-Pilar y Auditoras de 4-Pilar ............................................................5
1.4 SMETA y los Principios Rectores de la ONU (marco Ruggie) .................................................5

2. APLICACIN de SMETA BPG .......................................................................................................6


3. DOCUMENTOS DE APOYO ..........................................................................................................8
CAPTULO 2 (secciones 4-5)................................................................................................................9
PLANIFICACIN DE AUDITORA ..........................................................................................................9
4. Evaluacin del riesgo ..................................................................................................................9
4.1 Cuestionario de Autoevaluacin Sedex (SAQ) ......................................................................9
4.2. Pre-Auditora Perfil del Sitio ..............................................................................................10
5. TIPOS DE AUDITORA ................................................................................................................11
5.1 Categora del Auditor .........................................................................................................11
5.2 Notificacin de la Auditora ................................................................................................12
5.3 Secuencia de Auditoras .....................................................................................................13
5.4. Auditoras de 4-Pilar SMETA ..............................................................................................14
CAPTULO 3 (secciones 6-7)..............................................................................................................16
EJECUCIN DE AUDITORA ...............................................................................................................16
6. DESCRIPCIN DEL PROCESO DE AUDITORA .............................................................................16
6.1 Solicitud de Auditora .........................................................................................................16
6.2 Preparacin para una Auditora (para Auditores) ...............................................................18
6.3. Seleccin del Auditor/ Equipo de Auditora .......................................................................19
6.4 Sistema de Gestin de un Cuerpo de Auditora .........................................................20
6.5. La comunicacin con el sitio ..............................................................................................21
6.6 Preparacin para la auditora (Sitio) ...................................................................................27
7. EJECUCIN DE AUDITORA .......................................................................................................30
7.1 Reunin de Apertura ..........................................................................................................31
1

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7.2 Visita de las instalaciones del Sitio .....................................................................................33
7.3 Gestin y entrevistas de trabajadores ................................................................................35
7.4 Revisin de documentos ....................................................................................................44
7.5 Reunin Previa de Cierre ....................................................................................................47
7.6 Reunin de Cierre y resumen de los hallazgos ...................................................................50
CAPTULO 4 (seccin 8) ....................................................................................................................54
INFORMES Y RESULTADOS DE AUDITORA .......................................................................................54
8. INFORME Y RESULTADOS DE AUDITORA .................................................................................54
8.1 Informe de Auditora ..........................................................................................................54
8.2 Describir Incumplimientos, Observaciones y buenos ejemplos ..........................................58
8.3 Sedex y carga de la Auditora .............................................................................................63
8.4 Informacin de Gestin ......................................................................................................66
8.5 Registros de auditora.........................................................................................................67
CAPTULO 5 (seccin 9) ....................................................................................................................68
AUDITORA DE SEGUIMIENTO ..........................................................................................................68
9.1 Seguimiento de Auditoras .....................................................................................................68
9.1.1 Propsito de una Auditora de Seguimiento ....................................................................68
9.1.2 Informes de Auditora de Seguimiento ............................................................................69
9.2 Apelaciones y Disputas .......................................................................................................69

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SMETA

CAPTULO 1 (secciones 1-3)


INTRODUCCIN
1. Antecedentes
Contiene una explicacin de cmo SMETA (Sedex Miembros de Auditora de Comercio tico)
encaja en el sistema Sedex, las normas utilizadas para una auditora SMETA y una visin general
de la auditora contenido.

1.1. Sedex y SMETA


Sedex es el nombre de la organizacin - SMETA es el nombre de una auditora.
El Proveedor de Intercambio de Datos ticos (Sedex) es una organizacin sin fines de lucro,
organizacin de membresa para las empresas comprometido con la mejora continua del
desempeo tico en sus cadenas de suministro. Sedex era fundada en 2001 por un grupo de
minoristas del Reino Unido para impulsar la convergencia de las normas de auditora y seguimiento
social prcticas. Los objetivos de Sedex son para aliviar la carga de auditora sobre los
proveedores a travs de la puesta en comn de los informes de auditora y para impulsar mejoras
en las normas de cadena de suministro.
SMETA (Sedex Miembros de Auditora de comercio tico) es la metodologa de auditora creado
por la pertenencia a Sedex dar un protocolo de auditora acordado central que puede ser
compartida con confianza. Creado por el Auditor de Grupo Asociados (AAG) y que implica una
consulta de mltiples partes interesadas, que se nutre de las prcticas definidas por los miembros
de Sedex y por el Programa Global de Cumplimiento Social (GSCP) www.gscpnet.com.
SMETA consta de cuatro documentos bsicos:
SMETA Mejor Gua Prctica (este documento)
SMETA Criterios de medicin
SMETA Informe de Auditora
SMETA Gua de Acciones Correctivas

1.2 SMETA y la Iniciativa de Comercio tico (ETI) Cdigo Bsico


SMETA utiliza la el Cdigo Base de la Iniciativa de Comercio tico y el derecho local como su
estndar de monitoreo.
SMETA se puede adaptar para su uso con otros cdigos basados en las convenciones de la
Organizacin Internacional del Trabajo, bajo ciertas circunstancias.
Nota: La ETI es una alianza de empresas, los sindicatos y las organizaciones de voluntarios que
trabajan en colaboracin para mejorar la vida de los trabajadores en todo el mundo. Ms
informacin se puede encontrar en www.ethicaltrade.org.

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SMETA
SMETA Gua Buenas Prcticas (SMETA BPG por sus siglas en ingles) describe los pasos claves
de la planificacin, ejecucin y documentacin de una auditora SMETA conforme a los siguientes
cuatro pilares de auditora:
A 2 SMETA auditora de 2-Pilares comprende:

Normas Laborales
Salud y Seguridad
o Elementos adicionales de Sistemas de Gestin
o El derecho al trabajo
o La subcontratacin y el trabajo a domicilio
o Medio Ambiente (abreviado)

A SMETA 4-Pilares contiene adems:

Medio Ambiente (extendida) - esto reemplaza el Medio Ambiente (versin abreviada) que
se detalla ms arriba
tica Empresarial

SMETA BPG (este documento) se ha producido en hacerle un procedimiento de auditora mundial


coherente, que los usuarios de Sedex pueden compartir con confianza con total transparencia
sobre las normas y protocolos utilizados.
Muchos tipos de auditora social se realizan como BSCI, WRAP, SA8000, ICTI y todas las
auditoras sociales pueden ser subidas a Sedex. Se encuentra con el miembro individual para
decidir qu auditora es aceptable para ellos; sin embargo, Sedex espera que al proporcionar
SMETA pblicamente, las empresas se reunirn cada vez ms en un protocolo de auditora
internacional.
SMETA auditora 2-pilar ha sido desarrollado para la auditora en conforme al Cdigo Base de la
Iniciativa de Comercio tico (ETI), las leyes locales, adems de los elementos adicionales que
aparecen arriba. La gua puede ser adoptado y adaptada para llevar a cabo auditoras frente a una
serie de otras normas con ciertas condiciones.
SMETA auditoras 4 pilar incluyen las evaluaciones adicionales de Medio Ambiente y tica
Empresarial.
SMETA ha sido desarrollado para proporcionar orientacin tanto para las auditoras de 2 pilares y 4
pilares que permiten cadenas alimentacin individual para elegir sus necesidades. La gua puede
ser adoptado y adaptada para llevar a cabo auditoras con respecto a una gama de otros cdigos
laborales basado en los convenios de la Organizacin Internacional del Trabajo (OIT).
Nota: Desde Sedex permite el intercambio de datos de auditora, cualquier empresa que pueda
subir una auditora SMETA debe seguir exactamente esto SMETA Gua de Buenas Prcticas
(BPG), sobre todo garantizar que los incumplimientos cargados en el sistema tienen han medidos
conforme al menos el Cdigo Bsico de la ETI y la ley local. Las empresas pueden utilizar esta
metodologa para un variedad de cdigos, pero no debe ser llamada una auditora SMETA a
menos que siga los criterios BPG y su medicin.
SMETA BPG se somete a una revisin peridica para garantizar que refleje los cambios en la
auditora social. Este proceso incluye informacin de los interesados. La ltima versin estar
disponible en el sitio web de Sedex.

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SMETA
En reconocimiento a algunos miembros que deseen utilizar la metodologa SMETA para su propio
cdigo de la compaa la AAG ha desarrollado un 'proceso versin modificada', en la que un
miembro puede ordenar una auditora SMETA que incluye su propio cdigo, siempre que sea
adems de la cdigo ETI y la ley local.
Nota: esta "versin modificada" slo est disponible para los miembros.
Detalles del Cdigo ETI y los elementos para ser investigados durante una auditora de SMETA se
encuentran en SMETA Criterios de medicin utilizando el cdigo base de la ETI.

1.3. SMETA Auditoras de 2-Pilar y Auditoras de 4-Pilar


Una introduccin a una evaluacin ambiental y tica en los negocios.
Una auditora SMETA 2-Pilar comprende el 2-pilar de Normas del Trabajo, Salud y Seguridad y
estos son mdulos obligatorios para cualquier auditora SMETA. Tambin contiene los elementos
adicionales de Sistemas de Gestin, El derecho al trabajo, la subcontratacin y el trabajo a
domicilio y una evaluacin abreviada de Medio Ambiente.
Una auditora SMETA 4-Pilar incluye todos los elementos anteriores: adems de los pilares
adicionales de Medio Ambiente (evaluacin extendida - sustituye a la evaluacin simplificada) y
tica Empresarial. Estos pilares adicionales pueden no ser requiere para todos los miembros de
Sedex y es importante que los sitios de trabajo y los auditores son claras cuando stos requieren
los mdulos adicionales. Para obtener ms informacin sobre las auditoras SMETA 4-Pilar, ver
"5.4 4-Pilar Auditoras SMETA.
Los bsicos 2-Pilares de una auditora SMETA se rigen por las normas contenidas en el cdigo
base de la ETI.
Los pilares adicionales de Medio Ambiente (versin extendida) y tica Empresarial en una
auditora de 4 Pilar se rigen por normas alcanzadas por un proceso de afiliacin y consulta de
mltiples partes interesadas.

1.4 SMETA y los Principios Rectores de la ONU (marco Ruggie)


Actualmente SMETA utiliza el cdigo Base de la ETI, la ley local y bajo ciertas circunstancias
cdigo propio de una empresa como normas de medicin. Dentro de estas normas el enfoque
clave para SMETA es derechos y normas laborales.
Los Principios Rectores de la ONU para Empresas y Derechos Humanos constituyen un marco
global para la prevencin y abordar el riesgo de impactos adversos sobre los derechos humanos
vinculados a la actividad empresarial. El marco se establece en un 3-pilar "Proteger, respetar y
remediar" marco que detalla:

El deber del Estado de proteger los derechos humanos.


La responsabilidad de las empresas de respetar los derechos humanos.
El acceso a un recurso (judicial y no judicial) para las vctimas de negocios relacionados
con violaciones de los derechos humanos.

Esta opinin SMETA incluye un enfoque en los derechos laborales (los derechos humanos en el
lugar de trabajo) para el pilar Respeto y ha reforzado la orientacin alrededor de mecanismos de
reclamacin y la libertad sindical (el pilar Remediar).

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SMETA
Partidas relacionadas con el deber del Estado de proteger y crear mtodos judiciales para acceder
a remediar (parte de la Pilar Remedio) estn fuera del alcance de este documento.
El alcance de la Naciones Unidas de Principios sobre las Empresas y los Derechos Humanos
(UNGPs por sus siglas en ingles) cubre impactos en los derechos humanos, causados directa o
indirectamente por un negocio propio de sus actividades y, por tanto, las organizaciones deben ser
conscientes de los impactos potenciales y reales dentro de su propio organizacin y en las
comunidades en las que operan.
Actores de derechos humanos que participan en esta revisin recomiendan que las empresas se
centren en las partes interesadas, compromiso sobre los impactos de los derechos humanos en el
lugar de los de auditora dentro de las comunidades locales. SMETA hace, sin embargo, orientar
sobre la oportunidad de una encuesta permetro opcional que puede proporcionar informacin
adicional al entender el contexto local del sitio y apoyar ideas sobre impactos especficos en las
comunidades locales.
Por lo tanto SMETA seguir centrndose en los derechos humanos dentro del lugar de trabajo
(derechos laborales) en lugar de los derechos humanos de la fuerza de trabajo fuera de los lugares
de trabajo o en los derechos humanos de las comunidades en las que un negocio opera.
Miembros de Sedex continan para examinar cmo los principios rectores de la ONU podran influir
SMETA e incorporar a voluntad las mejores prcticas emergentes en los exmenes posteriores.

2. APLICACIN de SMETA BPG


SMETA Gua de Buenas Prcticas ayuda al auditor para llevar a cabo una auditora SMETA
utilizando un protocolo estndar acordado.
SMETA Gua de Buenas Prcticas (SMETA BPG), junto con los criterios de medicin es una
recopilacin social a auditar en las mejores prcticas para ayudar a los auditores a lograr la
consistencia necesaria para las auditoras sociales a ser ampliamente aceptado por minoristas y
marcas. Tambin ayuda a las organizaciones que se encargan de auditoras para especificar la
metodologa requera de auditora. SMETA no pretende ser una descripcin independiente de
cmo llevar a cabo una auditora.
En su lugar, se propone establecer un conjunto de criterios comunes para complementar sistemas
propios de auditora.
SMETA puede ser utilizada por cualquier auditor o sociedad de auditora de la empresa, incluidos
los que no son miembros de Sedex. Es tambin aplicable a todos los tamaos y tipos de sitio de
empleo, incluidas las plantas de fabricacin, sitios agrcolas y de servicios proveedores.
La referencia a una auditora SMETA slo se utilizar cuando todos los criterios establecidos en
este documento han sido utilizados durante el proceso de auditora.
Sedex no certifica auditores o entidades de auditora y se basa en los controles y acreditaciones
que ya existen. Se recomienda que las empresas encargadas de auditoras deban asegurarse a s
mismos de las calificaciones y la competencia de los auditores y su capacidad para cumplir con los
requisitos SMETA, segn lo establecido en el documento SMETA sobre SMETA Gua de
Competencias del Auditor en Sistemas Sociales.

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SMETA
Esto est disponible en los recursos de los miembros de Sedex.
Vase tambin 6.3 Seleccin del Equipo Auditor / Auditora.
Gua tambin se puede encontrar para los no miembros en GSCP Auditor Competencias.

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3. DOCUMENTOS DE APOYO
Hay una serie de documentos adicionales que soportan una auditora SMETA.
SMETA BPG y criterios de medicin se utiliza junto con el formulario de SMETA Informe de
Auditora e Informe del Plan de acompaamiento de Acciones Correctivas (CAPR por sus siglas en
ingles). Todos estn disponibles en la seccin pblica del Sedex sitio web.

SMETA Gua de Buenas Prcticas; este documento (SMETA BPG).


SMETA Criterios de Medicin: el que da detalles de los elementos que deben examinarse
durante en una auditora de SMETA.
Informe SMETA; proporciona una plantilla para registrar los hallazgos de auditora en un
formato estandarizado que puede ser subido en Sedex.
Reporte sobre SMETA Plan de Acciones Correctivas (CAPR); una plantilla para la
grabacin de un resumen de las conclusiones de la auditora, junto con las
correspondientes acciones correctivas.
SMETA Paquete de informacin de Pre-Auditora: la que contiene la informacin que se
enviar a un sitio antes de que una Auditora SMETA.
Gua de informacin previa de Auditora, que contiene informacin que se enviar a un sitio
(SEDEX) antes de que una auditora SMETA.

Documentos adicionales que apoyan el proceso de auditora se pueden encontrar en los recursos
de los miembros de Sedex.
Estos incluyen:

SMETA Gua de Competencias del Auditor para Sistemas Sociales: - requisitos de


competencia para los auditores que practican auditoras sociales.
SMETA Gua
de No Conformidades: severidades recomendadas y mtodos de
verificacin.
SMETA Gua Acciones Correctivas: formas en que los lugares de fabricacin pueden hacer
mejoras.
SMETA Gua para Auditores para el Medio Ambiente extendido y Evaluacin tica
Empresarial: Medio Ambiente y Empresariales Evaluacin tica: controles de evaluacin
de Cuentas.
SMETA Gua para Proveedores de Medio Ambiente extendido y Evaluacin tica
Empresarial: Gua para Sitios Proveedor: Medio Ambiente y Empresariales evaluaciones
tica.

Todo lo anterior debe ser usado en conjuncin con los cuatro documentos bsicos.

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CAPTULO 2 (secciones 4-5)


PLANIFICACIN DE AUDITORA
4. Evaluacin del riesgo
Contiene ejemplos de diferentes enfoques para identificar riesgos potenciales ticos en las
cadenas de suministro, incluyendo el Sedex SAQ y la herramienta de evaluacin de riesgos.
Una empresa compradora suele implementar un proceso para identificar riesgos en su cadena de
suministro. Esto permite que se centre atencin en las reas clave de riesgo potencial y sus
recursos de auditora directas en consecuencia. Tambin puede influir en el tipo de auditora que
se necesita.
Las evaluaciones de riesgos para proveedores y sitios de empleo consideran varios criterios. Los
ejemplos incluyen: zona geogrfica, la funcin del lugar de trabajo, categora de producto / servicio,
tipo de compra, los patrones de empleo (migrantes, trabajadores ocasionales, etc.), el nivel y la
naturaleza de cualquier subcontratacin. Tambin de importancia puede haber; nivel de proveedor
de compromiso y / o resultados anteriores de auditora, la investigacin llevada a cabo por las
organizaciones no gubernamentales, as como las cuestiones planteadas por los medios de
comunicacin.
Dentro del sistema Sedex hay una auto-evaluacin en lnea (SAQ) para los sitios, que una vez
terminado, permite miembros A y AB a utilizar la herramienta de evaluacin de riesgos Sedex, para
que se conozca en las zonas de mayor probabilidad de riesgo y apoyar un enfoque de diligencia
debida para el abastecimiento responsable.

4.1 Cuestionario de Autoevaluacin Sedex (SAQ)


El Cuestionario de Autoevaluacin Sedex cuando est completado por el sitio permitir a sus
clientes a utilizar la herramienta de evaluacin de riesgos Sedex. Al examinar el detalle tanto los
proveedores como los clientes pueden identificar reas que pueden precisar abordar antes de que
la auditora se lleve a cabo.
La mejor prctica es para los sitios es completar el Cuestionario de Autoevaluacin (SAQ) y
hacerlo disponible a los clientes antes de decidir si se debe encargar una auditora. La SAQ, que
incluye informacin del perfil del sitio, tambin debe ponerse a disposicin de la empresa de
auditora para ayudar a planear la auditora y es una herramienta til para auditores para centrar
sus esfuerzos de auditora.
El propsito construido Sedex SAQ, creado en consulta con los miembros de Sedex est
disponible para los miembros a travs del Plataforma Sedex. El Sedex SAQ consta de 4 pilares
clave - Normas del Trabajo, Salud y Seguridad, Medio Ambiente y tica en los Negocios. Los
cuatro pilares, tienen en cuenta los requisitos legales, normas internacionales y buenas prcticas.
El sistema Sedex utiliza la informacin proporcionada por el sitio de trabajo, dentro de su SAQ,
para alimentar el Sedex.

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Herramienta de Evaluacin de Riesgos. Una indicacin de riesgo se crea mediante la combinacin
de riesgo inherente con el riesgo SAQ para apoyar la evaluacin de la probabilidad de un problema
que ocurre en la cadena de suministro.
La inteligencia detrs de la herramienta es proporcionada por expertos en riesgos globales,
Maplecroft.
Nota para los sitios: Si no se completa el Sedex SAQ puede resultar en un incumplimiento de alto
riesgo.
La finalizacin de la SAQ antes de una auditora dar al sitio informacin detallada sobre lo que el
auditor cubre durante una auditora de SMETA. Al completar y revisar su propio SAQ, un sitio ser
capaz de ver reas problemticas auto-diagnosticadas y corregir problemas antes de una auditora.
Adems, la SAQ (que contiene la informacin de perfil del sitio) permite a una empresa
compradora, proveedor o agente obtener informacin acerca de un sitio, cmo administra los
cumplimientos sociales, ambientales y normas de gobierno y los requisitos y su desempeo con
respecto a los estndares locales e internacionales.
Al sitio le es solicitado para completar el Cuestionario de Autoevaluacin un plazo determinado y
proporcionar documentacin de apoyo. La empresa compradora utiliza esta informacin como
parte de su evaluacin del riesgo. El auditor usa la informacin para planificar la auditora y
centrarse en reas de alto riesgo.

4.2. Pre-Auditora Perfil del Sitio


Describe la importancia del lugar de completar el perfil del sitio y SAQ, as como hacer estos a
disposicin del auditor.
El Sedex SAQ contiene informacin Perfil del Sitio esencial para que el auditor costee, planifique y
organice la auditora.
Por tanto, es esencial que el sitio complete el SAQ y de acceso al auditor por adelantado de la
auditora.
Clientes (Sedex A o miembros AB) suelen solicitar al sitio completar el SAQ y debe comunicar lo
siguiente:

La importancia de la precisin en la realizacin de la SAQ.


El plazo para la finalizacin de la SAQ.
Cmo hacer la SAQ visibles para el auditor?.
Cmo la evaluacin de riesgos y SAQ encajan con el proceso de auditora?.

Si el sitio de empleo no da acceso al SAQ, el auditor puede obtener informacin necesaria del perfil
del sitio por otros medios por ejemplo, el uso de una plantilla de pre-auditora del perfil del sitio de
empleo producida por el auditor. Esto se completa con el sitio de trabajo y regres al auditor.
Si no se proporciona la informacin previa a la auditora solicitada desde el sitio, la auditora no
debera normalmente tener lugar. El auditor debe dejar claro al sitio que esta informacin es
necesaria para que la auditora se lleve a cabo y establecer claramente una fecha lmite para su
presentacin.
Notas:

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SMETA

La informacin Pre-auditora enviado a un sitio debera pedir al sitio dar acceso a su


auditor completando el SAQ. El Sedex SAQ tambin contiene la informacin del perfil del
sitio necesario para que el auditor pueda planear la auditora.
Para ayudar en la planificacin y preparacin para una auditora de la AAG haber
producido "Gua de Informacin para la Pre-Auditora" Esto normalmente debe ser enviada
por el auditor al sitio para ser auditados y por delante de una auditora SMETA.
La Gua de Informacin de Pre-Auditora contiene slo sugerencias. El auditor debe
asegurarse de que los materiales son apropiados para el tamao del lugar y tipo de
produccin.

5. TIPOS DE AUDITORA
Se dan detalles de la clasificacin de los auditores segn lo acordado por los miembros de Sedex
as como la definicin de los diferentes tipos de auditora, tanto en su notificacin previa y
secuencia.
Parte de la informacin ms detallada se encuentra en el 4 pilar extendida auditora SMETA.
Hay una gama de diferentes tipos de auditoras y evaluaciones que puedan llevarse a cabo para
evaluar una sitio. El uso de stos puede variar dependiendo de factores tales como el resultado de
las evaluaciones de riesgos, la relacin de la empresa compradora con sus proveedores, costo de
la auditora y la historia de desempeo del sitio. Una empresa compradora puede implementar una
serie de diferentes metodologas en toda su cadena de suministro.
SMETA BPG slo cubre las auditoras formales sociales. Sin embargo, las empresas que compran
pueden comprometerse con yacimientos de empleo en una variedad de otras maneras de
promover la mejora, que pueden incluir visitas de campo, evaluaciones de seguimiento,
programas de mejora, talleres, proyectos de mltiples partes interesadas, etc.
Sitios registrados en Sedex, animan a tomar posesin de sus derechos su rendimiento social.
La AAG han creado una serie de documentos para ayudar a este proceso de apropiacin
incluyendo el 'Gua de Acciones Correctivas' disponible para los miembros en los recursos de los
miembros de Sedex.
Los siguientes criterios pueden ser utilizados para definir la naturaleza / tipo de auditora SMETA.
Cadenas individuales de suministro decidirn que tipos satisfacen sus necesidades.

5.1 Categora del Auditor


El nmero de miembros de Sedex ha definido los tipos de auditora sobre la base de su relacin
con el sitio auditado.
Todos los tipos de auditora social pueden ser subidos en Sedex.

Primera Parte: una empresa que "auto-audita" su propio sitio utilizando sus propios
recursos de auditora.
Segunda Parte: una auditora o evaluacin emprendido por un cuerpo con una relacin de
comercio con el sitio de tales como minorista, marca, fabricante o agente.
En Tercera Parte: una auditora o estudios de evaluacin realizados por una parte
independiente por ejemplo una empresa comercial auditora independiente, ONG o

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sindicato. Las auditoras tambin podrn llevarse a cabo colectivamente por un grupo de
estas partes interesadas (de mltiples partes interesadas).
Nota: Una auditora de de mltiples partes interesadas es una auditora llevado a cabo por un
grupo de las partes interesadas incluyendo ONG de y / o sindicatos donde la ONG y / o
cooperativa de han sido involucradas en un proceso toma de decisiones compartida en la
inspeccin mtodos.

5.2 Notificacin de la Auditora


Dependiendo de los resultados de las evaluaciones de riesgo y / o planificacin de la auditora,
aviso previo de la auditora puede ser o no ser dado.
Esto da lugar a tres posibles tipos de auditora:
1. Anunciada: fecha de la auditora se acord con el sitio auditado.
2. Semi-anunciada: fecha de la auditora se acord dentro de una "ventana" de tiempo.
3. Sin previo aviso: no se da aviso previo.
El uso o la combinacin de estos tipos de auditora dependern de las circunstancias particulares
dentro de cada suministro cadena. Sin una gua firme se da en su seleccin, sin embargo, algunos
ejemplos de cuando son utilizadas.

5.2.1 Auditoras Anunciados


El derecho a realizar una auditora anunciada debe ser una parte normal de la relacin comercial.
Sin embargo, hay el riesgo de que los sitios pueden hacer preparativos especiales para la auditora
y la mejor prctica es utilizar una mezcla de anunciadas, auditoras semi-anunciadas y no
anunciadas para mitigar este riesgo. Empresas que compran deben claramente comunicar su
poltica sobre las auditoras anunciadas a los proveedores y sitios de empleo. La poltica debe
incluir los siguientes puntos:
La empresa compradora estar de acuerdo en una fecha de la auditora con el sitio de
trabajo por adelantado.
Se requiere que el sitio proporcione una pre auditora al da y precisa y la autoevaluacin
antes de la auditora.
Auditores que cuenten con credenciales correctas en la fecha de la auditora se debe
permitir el pleno acceso a la sitio de empleo.
Los registros necesarios y el personal en cuestin debe estar disponible en el sitio en el da
de la auditora.

5.2.2 Las auditoras no anunciadas


Auditoras no anunciadas permiten a los auditores evaluar las condiciones en un lugar de trabajo
en su estado normal, ya que el sitio no ha tenido la oportunidad de hacer ninguna preparacin
especial. Sin embargo, hay un riesgo de que el sitio perciba la auditora no anunciada como
engaosa, que el auditor no podr tener acceso a el sitio y que la informacin y el personal
necesario puede no estar disponible en el da de la visita para completar la auditora.
Para minimizar estos riesgos, la empresa compradora debe comunicar claramente su poltica de
auditoras sin previo aviso a proveedores y sitios. La poltica debe establecer que:
Las auditoras pueden ocurrir en cualquier momento de manera inopinada.
Se requieren todos los sitios proporcionar la informacin de auto-evaluacin de manera
regular base y esta informacin debe ser precisa previo a la auditora.

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SMETA

Auditores que cuenten con credenciales correctas en la fecha de la auditora se debe


permitir el pleno acceso a la sitio de empleo.
Los registros necesarios deben estar siempre en el sitio o fcilmente disponible.
Nota: Mientras que las auditoras no anunciadas son extremadamente eficaces en la identificacin
de una imagen precisa de las condiciones de trabajo en el lugar de trabajo y puede ayudar a
descubrir problemas de alto riesgo, su uso puede socavar las relaciones a lo largo de la cadena de
suministro, lo que reduce la capacidad de la empresa compradora de remediar. La experiencia de
muchas empresas indica que las auditoras no anunciadas deben reservarse para los controles de
diligencia debida o para investigar temas especficos por ejemplo temas crticos sospechosos, la
falta de compromiso / participacin de los proveedores, la sospecha de fraude.

5.2.3 Auditoras Semi-Anunciados


Auditoras Semi-anunciado reducen los riesgos para la relacin comercial y aumentan la capacidad
de la empresa compradora a remediar. Empresas que compran deben comunicar claramente su
poltica sobre las auditoras semi-anunciada a proveedores y sitios de empleo. La poltica debe
incluir los siguientes puntos:

La empresa o cuerpo auditor especificar una ventana en la que una auditora puede tener
lugar. Ventanas de auditora puede oscilar entre 2 semanas y 2 meses, la recomendacin
de la AAG es que a la semana 3 ventana de resultados ptimos.
Se requiere que todos los sitios proporcionar al da y precisa una pre-auditora y
informacin de la autoevaluacin al comienzo de la ventana.
Auditores que cuenten con credenciales correctas en la fecha de la auditora se debe
permitir el pleno acceso a la sitio de empleo.
Los registros necesarios se debe mantener en el lugar de empleo durante la ventana
especificada.

5.3 Secuencia de Auditoras


Para mayor claridad del proceso de auditora SMETA los miembros de Sedex han acordado
definiciones para la secuencia de las auditoras
Un sitio de trabajo puede ser evaluado a travs de una combinacin de los siguientes mtodos:

Auditora Completa Inicial: Significa la primera vez que un sitio de trabajo es auditado.
Auditora peridica: Por lo general, una auditora completa usada para monitorear sitios de
proveedores sobre una base en curso. los intervalos entre las auditoras peridicas pueden
variar dependiendo del miembro.
Auditora de seguimiento: En funcin de los resultados de la auditora inicial, una auditora
de seguimiento puede ser requerida. Las auditoras de seguimiento normalmente se
utilizan para comprobar el progreso contra los problemas encontrados en la auditora
inicial, y as pueden tener una duracin ms corta que una auditora inicial o total.
o Auditora Completa de Seguimiento: Este trmino se utiliza para describir una visita
a las instalaciones cuando el alcance de las no conformidades encontrado en una
auditora anterior era tan amplia que una auditora completa estara obligado a
verificar acciones correctivas. En este caso, los mtodos y el alcance se asemejan
a una auditora inicial, pero tienen en cuenta los resultados de auditoras
anteriores.
o Auditora Parcial de Seguimiento: El trmino utilizado para describir una auditora
que el auditor visita un sitio, pero slo chequea los problemas encontrados durante

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
o

una
auditora
previa.
Esto
entonces
debe
registrarse
en
Sedex como una auditora de seguimiento parcial.
Escritorio de Seguimiento: Se puede utilizar para ciertas acciones correctivas que
no se requiera una visita al sitio y que son capaces de ser verificadas de forma
remota, por ejemplo, a travs de pruebas fotogrficas o documentos
proporcionados a travs del correo electrnico.

Nota: Cuando un auditor vuelve a visitar un sitio para comprobar todos los artculos del Cdigo de
Trabajo, entonces este debe registrarse como un completo de seguimiento, y sealar en el informe
de auditora.

5.4. Auditoras de 4-Pilar SMETA


A peticin de los miembros SMETA ahora se ha ampliado para incluir un entorno extendida y
Evaluacin tica en los negocios.

5.4.1. Antecedentes
Como reflejo de la naturaleza cada vez mayor de la responsabilidad corporativa, los miembros de
Sedex han creado una auditora SMETA de 4-Pilar, incluyendo los mdulos adicionales de Medio
Ambiente (evaluacin ampliada) y las prcticas comerciales. Esta Gua de Buenas Prcticas y los
informes asociados se han diseado para que los usuarios pueden incluir uno o ambos mdulos
adicionales y juntos tienen el propsito de tomar un total de 0,5 das de auditor, cuando se aade a
un 2-Pilar Procedimiento SMETA.
Para una auditora de 2-Pilar cubriendo las Normas del Trabajo y de Salud y Seguridad, adems
de otros elementos ver secciones 1- 10B2 en el Apndice Directrices A1 por la clusula da detalles
sobre las normas aplicables.
Para los otros 2-Pilares de Medio Ambiente (evaluacin ampliada) y las prcticas comerciales,
vase la seccin 10B4 y 10C en el interior, 10 Otros temas en el Apndice Directrices A1 por la
Clusula de detalles de las normas aplicables.
Nota: En vista de la asignacin de los tiempo adicionales de 2-pilares no pueden ser considerados
como sustituto de una completa Medio Ambiente y auditora Prcticas de Negocios, pero pueden
ayudar a las cadenas de suministro para decidir si las auditoras completas estn requerido.

5.4.2. Uso
Cuando un auditor est llevando a cabo una evaluacin de desempeo ambiental, van a evaluar si
el sitio de empleo est cumpliendo con las leyes locales aplicables.
En el caso de las prcticas comerciales, las leyes son menos claras. Por lo tanto el proceso de
evaluacin ser uno de la recopilacin de informacin con todos los hallazgos registrados como
nicas observaciones. Los datos generados permitir a la membreca de Sedex acordar
estndares aceptables en el tiempo.
Es esencial que los miembros de Sedex sean claros cuando se requiere una auditora de 4-pilar,
como el tiempo adicional tomado es probable en incurrir en un costo adicional.
El proceso de evaluacin participan en los pilares de entorno (versin extendida) y Prcticas
Comerciales incluye una verificacin de la SAQ completado, y debe dar al lector la opcin de:

No realizar ninguna accin adicional despus de la evaluacin


Decidir que es necesaria una auditora completa Prcticas Medio ambiente y
Empresariales

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SMETA

Identificar los riesgos y decidir sobre otras medidas apropiadas.

Nota: Para las evaluaciones ambientales slo se plantearn los incumplimientos en que un sitio de
trabajo no est cumpliendo con la legislacin local / nacional. Todas las dems conclusiones
ambientales sern registrados como observaciones. Para las Evaluaciones Practicas de Negocio
ninguno de los resultados sern registrados como observaciones, con un objetivo de definir las
normas sobre tiempo por un proceso de consulta de los miembros.

5.4.3. Aplicacin
A medida que el tiempo asignado es de 0. 5 das de auditor para los dos mdulos juntos es
probable que el nmero de entrevistas sea restringido y la revisin de documentos es probable que
sea una "autoevaluacin asistida" en lugar de una completa investigacin. Sin embargo los
miembros pueden encontrar el proceso til en reas donde no estn completos y / o auditoras de
las prcticas comerciales del medio ambiente.

5.5.4. Ejecucin de Medio Ambiente y Prcticas Comerciales Evaluaciones


5.5.4.1. Revisin de documentos: El auditor debera haber revisado el Sedex SAQ completado
antes de la auditora y debe utilizar el proceso de evaluacin para comprobar que las polticas y
procedimientos del sitio de acuerdo con la SAQ. Cualquier discrepancia debe ser anotado en el
informe de auditora.
5.5.4.2. Permisos y licencias: Estos debern contrastarse con los requisitos legales y los detalles
deben ser indicados en el informe. Esto tambin debe incluir una revisin de los procesos o
acciones legales pertinentes contra el sitio para temas ambientales.
5.5.4.3. Recursos Naturales de Uso: Donde sea posible el uso y disposicin de los recursos
naturales debe ser cuantificados en el informe de auditora, algunos ejemplos son los volmenes
de agua utilizados, reciclados, descargados - Ver seccin 10B4 en el Apndice A1 Orientacin por
la clusula para los detalles y el informe de auditora SMETA.
5.5.4.4. Entrevista de Gestin: El auditor comprueba pruebas documentales y las prcticas reales
de las entrevistas personal pertinentes. Como mnimo este debe incluir el individuo (s) identificado
por el sitio que el/la persona(s) responsable del desempeo de Prcticas Ambientales y
Empresariales.
5.5.4.5. Entrevista del Trabajador: El auditor busca verificar las prcticas en las reas de
cumplimiento legal como Medio Ambiente, el contenido de la descarga de aguas residuales.
Discusin con los empleados y encargados del control de estos contenidos, pueden ser evidencia
de procedimientos implementados correctamente. Para las prcticas comerciales las entrevistas
deben ser con los departamentos donde las polticas de Prcticas de Negocios son por ejemplo
ms apropiado en ventas, compras, control de servicios y logstica departamentos.
5.5.4.6 Entrevistas del sitio: Como mnimo, el auditor debe entrevistar al menos a uno de los
trabajadores de cada una de las reas de Medio Ambiente y las prcticas comerciales.
Nota: Cuando las polticas no existen un auditor debe utilizar el proceso de evaluacin como una
oportunidad para aumentar conciencia, especialmente en cuestiones prcticas de negocios, y para
ayudar a la AAG tener un marco de contenido sugerido, (Ver seccin: 10C del Apndice A1
Orientacin por la clusula).

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SMETA

CAPTULO 3 (secciones 6-7)


EJECUCIN DE AUDITORA
6. DESCRIPCIN DEL PROCESO DE AUDITORA
Para asegurarse de que los usuarios pueden compartir una auditora SMETA con confianza en el
protocolo, es importante que el auditor sigue todos los pasos que se detallan en el SMETA BPG y
Criterios de medicin. Una visin general detalla los pasos clave de solicitud de auditora una preauditora a preparacin de la auditora. Toda la informacin previa a la auditora pertinente debe
ser recibida por el sitio en al menos 2 semanas antes de la auditora.
Una auditora social se lleva a cabo habitualmente en el contexto de un programa de evaluacin y
remediacin ms amplio que incluye una evaluacin preliminar del riesgo (ver seccin 4) para
evaluar la necesidad de la auditora, y progresa a travs de la propia auditora para un programa
de mejora y seguimiento.
Las siguientes etapas son cubiertos por BPG SMETA:
1.
2.
3.
4.
5.

Solicitud de Auditora.
Preparacin.
Ejecucin de Auditora.
Productos de la Auditora
Los resultados de auditora y seguimiento.

Nota: Los sitios deberan participar tanto como sea posible en el proceso de auditora. Esto se
puede hacer mediante, por ejemplo

Compartir un paquete de pre auditora que detalla la preparacin necesaria de un sitio para
la auditora.
Compartiendo otros recursos encontrados en la seccin de recursos de los miembros de
Sedex, que incluye por ejemplo, detalles de incumplimientos comunes y las posibles
acciones correctivas.

6.1 Solicitud de Auditora


Para el proceso de iniciar una auditora una auditora deber ser solicitada. Cualquier empresa /
organizacin / sitio solicita una auditora que se denomina un "solicitante de auditora".
Cualquier empresa / organizacin / sitio que solicita una auditora se denomina un "solicitante de
auditora". Una auditora puede ser encargada y pagada por una empresa de compra, por un
proveedor, por el sitio de trabajo o por cualquier otra parte con un inters legtimo en el desempeo
social del sitio. Es esencial que todas las etapas de una auditora SMETA se entienden claramente
y que se hacen los costos de cada etapa transparente por la empresa de auditora, por adelantado
a la auditora.
El solicitante de auditora debe quedar claro si la auditora es un SMETA de 2-Pilar comprende
Normas y Trabajo Salud y Seguridad, o una auditora que contiene los pilares extra de Medio
Ambiente y / o las prcticas comerciales.

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SMETA
Las auditoras son generalmente pagadas por el Solicitante de Auditora, a menos que otros
arreglos contractuales estn en su lugar. Donde la auditora es pagada por el proveedor o el hotel,
es una buena prctica para el auditor para obtener el pago completo por adelantado de la
auditora, para mantener la plena independencia del resultado de la auditora.
La estructura de pago podr decidir la propiedad y la distribucin del informe de auditora. En
general, el organismo de auditora enviar el informe a la organizacin que paga por la auditora.
Estos aspectos se acordaron en la etapa de solicitud de auditora entre la empresa auditora, el sitio
y el solicitante de auditora.
Sea cual sea la parte que solicita la auditora, el auditor debe tener claro el propietario del informe y
los revisores del informe y asegurarse de que realizan la auditora en el mejor inters de todas las
partes interesadas.
Los auditores deben tener claro quin debe recibir los resultados de la auditora, as como se est
cargando la auditora en Sedex.
En un caso en que se requiere que el auditor enve una copia a terceros que no sean la parte que
paga la auditora, el auditor debe primero obtener la aprobacin.
Nota: Sedex recomienda que la auditora se carga en Sedex por la empresa auditora ya que esto
proporciona una mayor independencia. Tenga en cuenta que dentro de Sedex, el sitio aprueba el
informe, y controla su visibilidad.
Si la auditora va a proceder, el organismo auditor enva al sitio toda la informacin pertinente para
ayudarlos en la preparacin para una auditora. Esto debe incluir una copia de las prcticas
comerciales de los auditores / empresa auditora la poltica de ellos conforme a la corrupcin.
Los Sitios tambin deben ser dirigidos a las guas adicionales disponibles en Sedex. Esto les
ayudar a la preparacin para la auditora.
Las auditoras deberan tener lugar ideal durante un perodo en el sitio de trabajo se encuentra en
pleno funcionamiento (como el pico produccin o cosecha).
Notas:

Proporcionar un enfoque coherente de comprobar la validez de la informacin de auditora


AAG ha producido una "Gua de Informaciones para la Pre Auditora ".
Algunos miembros Compradores de Sedex (miembros A y AB) requieren que sus
proveedores slo utilicen los auditores de una lista aprobada. Al sitio, se recomienda
consultar con sus clientes antes de contratar a un auditor / empresa de auditora.

Ejemplo de proceso:

6.1.1. Auditora Solicitud de Iniciacin


6.1.1.1. El Solicitante de Auditora contacta con el rgano auditor para solicitar una auditoria.
6.1.1.2. Dado que una de las misiones de Sedex es fomentar el intercambio de auditora, el
organismo auditor debe preguntar si el sitio ya tienen una auditora anterior, si se carg en Sedex
y, en caso afirmativo, animarles a pedir a su cliente si van a aceptar la auditora, o si es necesaria
una nueva auditora.
6.1.1.3. El organismo auditor obtiene informacin suficiente sobre el sitio de trabajo para planificar
y ejecutar la auditora. Para los Miembros de Sedex, la seccin del perfil del sitio de la Sedex SAQ,

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
pueden ser utilizados para obtener esta informacin (si el l sitio da acceso al auditor). La
informacin mnima es necesaria:

Localizacin y datos de contacto.


Nmero y composicin de la fuerza de trabajo, incluidas las lenguas habladas.
Ubicacin y disponibilidad de documentacin sobre temas de auditora.
Los Miembros de Sedex suministrados por el sitio (para establecer si otros requisitos se
aplican por ejemplo, semi auditoras anunciadas).
Las solicitudes relativas a la fecha de la auditora.

6.1.2. Generacin Presupuesto e Informacin de Auditora


6.1.2.1. El organismo de auditora suministra el solicitante de auditora con una cita y los detalles
del contrato, incluyendo:

Los honorarios de auditora:


Las tasas relativas a subir del informe de la auditora Sedex, en su caso.
o Cualquier costo de las actividades posteriores, como la verificacin de escritorio.
o Todos los gastos pertinentes (incluidos los honorarios del traductor).
Una ventana de tiempo acordado en el caso de una auditora semi anunciada, fecha de
auditora propuesta si es anunciado, o auditora.
Longitud de la auditora.
Receptores del informe de auditora.
Aprobacin de liberacin de informe de auditora a terceros.
Una copia de la poltica de tica en los negocios de la empresa de auditora.
La informacin completa sobre los requisitos de los clientes (por ejemplo, tipo SMETA, los
auditores especficos, requisitos carga Sedex, etc.)

6.2 Preparacin para una Auditora (para Auditores)


Es esencial que todas las partes estn plenamente informadas sobre el alcance de la auditora
SMETA y la informacin que debe estar disponible en la auditora. La compaa auditora / auditor
es responsable de asegurar todos los requisitos sean claros al sitio.
Nota: Consulte tambin "6.6 Preparacin para una Auditora (lugar de trabajo)". lo que da detalles
de las acciones requiere del sitio antes de la visita de auditora.
Una vez que la auditora se ha acordado se requieren ciertas preparaciones del auditor. Estos
incluyen, pero no debe limitarse a:

6.2.1. Antecedentes y Resea


El auditor debe ser consciente de las condiciones imperantes, los retos y problemas que afectan al
sitio auditado. Esto debe incluir idealmente contacto con las organizaciones de la sociedad civil
locales que estn al tanto sobre las cosas que afectan a los trabajadores a nivel local. Adems, el
auditor debe estar al tanto de los temas de actualidad en los mercados de este comprador.
La organizacin auditora o auditor tambin deberan reunir peridicamente informacin en criterios
sociales, econmicos y cuestiones polticas que afectan a los trabajadores y la comunidad local de
una amplia gama de fuentes. Esto debe incluir legislacin aplicable a empleo, salud, seguridad,

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
agencias de empleo y de proteccin de datos. Debera tambin incluir una comprensin de los
costes salariales o costos de la vida en la regin.
Conocimiento del auditor de las condiciones de trabajo especficas y la legislacin debe ser
revisado por lo menos anualmente.

6.3. Seleccin del Auditor/ Equipo de Auditora


Las calificaciones y experiencia del auditor son vitales para una auditora eficaz. La eleccin de
auditor es la decisin de los miembros individuales; Sedex no certifica o acredita auditores ni
prescribir que tipo de auditor puede realizar una auditora.
Algunos miembros compradores en Sedex (miembros A y AB) requieren que sus proveedores slo
utilicen los auditores de un lista aprobada. Al sitio, se recomienda consultar con sus clientes antes
de contratar a un auditor / auditora compaa.
Los auditores pueden trabajar por cuenta propia o ser empleado por una organizacin comercial,
no gubernamental, sindical o parte de la industria.
Para ayudar a los miembros en su seleccin de los auditores de la AAG han producido una
SMETA Gua de Competencias del Auditor en Sistemas Sociales disponible en la seccin de
miembros de la Sedex. Tambin vea GSCP Herramientas de referencia para Competencia de
Auditora ", que est disponible pblicamente.
Auditores y los cuerpos de auditores deben ser elegidos basados en :

Formacin de habilidades y experiencia en Auditora


El conocimiento local y la industria
Habilidades de idioma
Gnero y origen tnico / nacional que refleja la fuerza de trabajo
Reputacin
Integridad
Compromiso con la mejora de cumplimiento social
Cualificaciones apropiadas que aumentar la fiabilidad de la informacin de auditora
Las listas de aprobados de las empresas de auditora / auditores de clientes relevantes (si
procede)

El organismo de auditora se asegura de que el auditor asignado a una auditora es consciente de


los antecedentes y el contexto y que cumplen con el nivel bsico de las competencias descritas
para los miembros en la "SMETA Gua de las Competencias del Auditor en los Sistemas Sociales
en los recursos de los miembros de Sedex.
Informacin adicional sobre las competencias del auditor est disponible pblicamente en GSCP:
GSCP Herramientas de referencia para Competencia de Auditora.
El auditor ms adecuado, en trminos de habilidades, la experiencia, el gnero, el origen tnico, la
capacidad lingstica, etc., debe ser cuidadosamente considerado en la etapa de planificacin de la
auditora, con la informacin proporcionada en el SAC y de otras fuentes.
Para los auditores independientes de terceros, no debe haber ninguna conexin entre el auditor (s)
y el sitio de evitar cualquier posible conflicto de intereses.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Para auditoras de mayor magnitud, puede ser necesario un equipo de auditora. Esto debe cumplir
con los siguientes criterios:

El equipo de auditora est dirigida por un jefe de equipo calificado.


El equipo incluye al menos un auditor que cumpla con los criterios de la "SMETA Gua de
las Competencias del Auditor en los Sistemas Sociales
El equipo posee o tiene acceso al conocimiento de las condiciones de trabajo locales es
decir, mediante el uso de un auditor experimentado o mediante el uso de notas de
orientacin.
El equipo se puede comunicar en los principales idiomas hablados por los directivos y
trabajadores del sitio. Cuando esto no es posible, se deben utilizar los traductores.
Dnde hay un idioma de la mayora de los trabajadores en el lugar (50% o ms), el
entrevistador de los trabajadores debe ser un hablante nativo de esa lengua, otras lenguas
minoritarias habladas as se pueden superar mediante un traductor.
El equipo tiene al menos un miembro que tenga conocimiento / experiencia de la industria
aplicable.
Todos los miembros del equipo debern estar calificadas en sistema de calidad del
organismo de auditora, incluyendo el uso de especialistas.
Se tendrn en cuenta el equilibrio de gnero de los trabajadores y las normas culturales
cuando se selecciona al equipo de auditora. Si esto no es posible, debe tenerse en cuenta
en la declaracin SMETA al inicio informe de auditora. Esto es especialmente importante
cuando slo un auditor va a llevar a cabo tanto la auditora como tambin las entrevistas a
los trabajadores. Si slo hay un auditor involucrado en entrevistas puede ser importante
(dependiendo de normas locales culturales) que no estn solos cuando se entrevista a una
persona del sexo opuesto.
Si un traductor u otro experto externo se va a utilizar el lder del equipo debe asegurarse de
que tienen cerciorado de que no hay conflicto de intereses.

6.4 Sistema de Gestin de un Cuerpo de Auditora


Es esencial que un auditor / organismo auditor tiene un sistema en el lugar para asegurar la calidad
de su produccin, que es la calidad de la auditora y la calidad de la documentacin producida para
grabar la auditora.
El organismo de auditora debera, como mnimo estar certificada contra un sistema de gestin de
calidad reconocida, como ISO9001: 2000 e idealmente debe ser acreditado a los requisitos de la
norma ISO / IEC Gua 62, 65 o ISO17020, ISO 17021, ISO 17065.

6.4.1 Monitoreo y Evaluacin del Auditor


Como parte de su desarrollo continuo profesional todos los auditores estn sujetos a un examen y
evaluacin de su rendimiento. Esto se logra mediante la combinacin de una serie de actividades
en parte, descrito en el "SMETA Gua de las Competencias del Auditor en los Sistemas Sociales
(disponible en los recursos de los miembros de Sedex) e incluye:

Recibir actualizaciones y sesiones de cada ao.


Asistir a un curso de Auditora Social completo de actualizacin cada dos aos.
Revisin peridica de la documentacin presentada por el auditor para la oficina.
Evaluaciones anuales.

20

Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Auditora observadas anuales (observar 2 auditoras cuando sea posible).

6.4.2 Control de Calidad y Consistencia Global


Estos son administrados por los siguientes procesos:

Produccin e implementacin de procedimientos operativos estndar para todas las


funciones relacionadas con la prestacin del servicio de auditora social.
El entrenamiento regular de personal en esos procedimientos normalizados de trabajo.
Asegurar el personal est adecuadamente entrenados y experimentados para su papel y
responsabilidades de trabajo.
Implantacin y mantenimiento del sistema de gestin del organismo de auditora.
Implementar y mantener un sistema interno de gestin del programa de auditora / calidad.
Produccin de indicadores clave de rendimiento y los objetivos y metas para asegurar la
mejora continua en la prestacin de servicios.
Implantacin y mantenimiento de procesos especficos para garantizar la coherencia global
de la prestacin de servicios.

Estos deben incluir:

Anlisis central de los informes de auditora de los clientes sociales / ticos para evaluar el
cumplimiento de los requisitos (anlisis central puede estar basado en un enfoque de
muestreo).
Evaluacin de la calidad de la carga de la auditora al sistema Sedex.
Sistema de comunicacin de retroalimentacin (interna y externamente).
Comunicacin a la red de los clientes requisitos y procedimientos normalizados de trabajo
de los clientes.
Mantenimiento de la informacin tcnica y de gestin del conocimiento.
Auditora de gestin / comunicacin de la accin correctiva y preventiva necesaria.
Revisin continua de su poltica de tica en los negocios, lo que garantiza "ajuste" para el
propsito por ejemplo, pertenencia a una apropiado cuerpo tica externos.

6.5. La comunicacin con el sitio


Es importante que el sitio tiene un papel activo en el proceso de auditora y que es responsabilidad
del auditor / empresa auditora para asegurarse de que el sitio tiene toda la informacin previa a la
auditora correspondiente al menos 2 semanas antes de la auditora se lleva a cabo.
Cuando se hace una solicitud de auditora, el auditor deber completar Perfil Sitio / SAQ (por
Sedex ambos son juntos en el SAQ), desde el sitio, ya sea directamente o a travs de Sedex.
Siempre que sea posible, el auditor tambin debe revisar las copias de los informes de auditora
recientes, incluyendo todas las acciones correctivas e incumplimientos pendientes. Esta
informacin permite a los auditores planificar la auditora, teniendo en cuenta aspectos tan
importantes como las horas de trabajo, turnos, de cualquier ampliacin recientes del terreno o
locales, el uso de la agenda de trabajo y la posible necesidad de intrpretes.
Cuando la auditora es una auditora de seguimiento del auditor / empresa auditor debe asegurar
que el sitio ha tenido una copia del Plan de Acciones Correctivas (CAPR) de la auditora anterior y

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
que son conscientes de la auditora de seguimiento ser en busca de pruebas para verificar estas
acciones correctivas. Una garanta de buena prctica establecida es enviar una copia con la
comunicacin previa a la auditora. Ver SMETA Paquete de Informacin de Pre-Auditora.
Una vez que una auditora es reservada, el auditor deber remitir, al menos, la siguiente
informacin al contacto principal del sitio:

El estndar o cdigo que el sitio ser auditado.


El alcance de la auditora acordada en trminos de empresas / sitios / edificios.
Documentacin que debe estar disponible durante la auditora (ver SMETA Paquete de
Informacin de Pre-Auditora).
Las personas clave que estn disponibles en el momento de la auditora.
Solicitud de la presencia del sindicato y / o representantes de los trabajadores en todas las
fases de la auditora, incluida la reunin de apertura.
Los arreglos para entrevistas a los empleados.
Confidencialidad / proteccin de datos.
Durante un seguimiento de auditora una copia de cualquier Plan de Acciones Correctivas
anterior en poder de la empresa de auditora.
Cdigo de tica de los negocios del auditor / compaa auditora.
Programa de auditora y el proceso para plantear cuestiones.
Circulacin del informe de Auditora y arreglos para subir a Sedex incluida la clarificacin
de los precios.
Materiales de comunicacin que permitan el sitio comunicar el cdigo de trabajo para su
empleados.

Nota: La AAG ha creado un SMETA Paquete de Informacin de Pre-Auditora que puede ser
utilizado en su totalidad o en parte, a informar al sitio a auditar, sobre el proceso de auditora
SMETA y para ayudarles en la preparacin para una auditora. Este normalmente debe ser enviado
por el auditor al sitio por delante de la auditora. Esta informacin se debe dar un mnimo de por lo
menos 2 semanas antes de la auditora.

6.5.1. Informacin para Trabajadores


Debe ser comunicada informacin clara acerca de la auditora por el sitio a los trabajadores que
explican el propsito de la visita y el proceso. Normalmente, dicha informacin es proporcionada
por el organismo de auditora al sitio para distribuir con anterioridad a la auditora. Tambin puede
ser proporcionado por una compaa de compra u otro solicitante de auditora.
La informacin debe estar disponible en los principales idiomas hablados por los trabajadores y
debe incluir:

Objetivo y alcance de la auditora.


Introduccin a los auditores y su papel (haciendo hincapi en que son independientes y
externos).
El proceso de auditora, incluida la confidencialidad de las entrevistas a trabajadores.
Materiales de educacin de los Trabajadores (folleto o DVD).
Detalles de contacto del auditor / empresa de auditora y para cualquier instalacin de
denuncia de irregularidades con el apoyo del solicitante de la auditora.

Nota: Para ver un ejemplo del tipo de informacin que debe darse a los trabajadores vea "Gua de
Informacin para la Pre-Auditora".

6.5.2. Planificacin de la auditora


22

Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Una vez que el auditor ha recibido toda la informacin previa a la auditora requerida, deben
planificar cuidadosamente la auditora. Para sitios de mayor tamao esto puede incluir la seleccin
de un equipo adecuado y el nombramiento de un auditor lder. El plan de auditora debera tener
cuenta los riesgos ya identificados en la informacin previa recibida a la auditora.
Se debe tener cuidado especial para asegurar que las entrevistas de los trabajadores se puede
llevar a cabo utilizando el protocolo descrito en '7.3 Gestin y trabajador Entrevista' que puede
incluir la necesidad de uno o ms traductores.
Nota: donde hay una lengua mayoritaria en el lugar de 50% ms de los trabajadores, el
entrevistador debe ser un hablante nativo de esta lengua. Las lenguas minoritarias pueden ser
cubiertos mediante traductores.

6.5.3 Auditora longitud, tamao de la muestra y del calendario


A continuacin est estableciendo una tabla "da auditor" el nmero de das de auditor, individuales
y entrevistas grupales, as como tamao de la muestra para la revisin de los archivos y registros
de tiempo / salarios.
El cuadro excluye preparacin de la auditora, los viajes, Sedex "Tiempo de Carga del informe de
auditora" e informe de auditora por escrito, pero incluye la produccin de un PAC (Plan de
Acciones Correctivas) en el sitio.
Para una mejor prctica en auditorias comerciales ticas auditoras, entrevistas a los trabajadores
deben incluir una muestra representativa de personas y departamentos dentro de la planta de
produccin incluyendo la agencia de contratacin, contratados y los trabajadores migrantes.
Estos das de auditor sugeridas son slo directrices. Los auditores utilizan su discrecin y
consideran la industria, ubicacin y el conocimiento individual al definir el nmero de empleados
para entrevistar.
6.5.3.1 Tabla de Das Auditor y tamao de la muestra inicial para Auditora Inicial y Auditora
Completa
Das
Auditor

Nmero de
trabajadores
excluyendo
los
de
Gestin

Entrevistas
Individuales

Entrevistas
Grupales

Total
de
Trabajadores
Entrevistados

Tiempo
efectivo
utilizado
en
entrevistas

10

Archivos
de
Trabajador
es / hora y
registros
de salarios
revisados
por mes *
10

1-100

1 grupo de 4

101-500

6 o el total te
los
trabajadores
menos de 5
6

501-1000

12

1001-2000

20

4 grupos de
5
6 grupos de
5
8 grupos de
4

26

26

6 hrs

42

42

8.5 hrs

52

52

12.5 hrs

2.5 hrs

23

Gua de Buenas Prcticas


SMETA
4

2001+

22

8 grupos de
5

62

62

14 hrs

* El nmero de archivos de los trabajadores respecto a la revisin se afirma por mes, es decir, de los archivos
de 10 trabajadores examinados en la primera lnea, en menos tres meses de registros para cada trabajador
debe ser revisado, actual (o ms reciente), pico y temporada de azar / baja.

Si un sitio tiene ms de 2.000 trabajadores, el nmero de entrevistas se determinar caso


por caso dependiendo de las circunstancias de la instalacin. Lo sugerido es como mnimo,
lo que debera aumentar a medida que el nmero de trabajadores aumenta. Esto es a
discrecin del auditor y de acuerdo con el solicitante de auditora.
Para los pequeos productores: Debe tomarse consideracin el tamao y se extensin y
el nmero de lugares en crecimiento para determinar los das de auditor requerido.
Mayor nmero de das de auditor pueden requerir el uso de ms de un auditor. Dos o ms
auditores en un equipo de auditora permitir un equilibrio de habilidades, o mejorar el
equilibrio de gnero. Sin embargo a la hora de decidir el tamao del equipo, se debe
prestar atencin al tamao del sitio y la interrupcin potencial causada por un equipo de
auditora grande.
Para un 4-Pilar SMETA Auditar la gua es un adicional de 0,5 das de auditor de los
procedimientos adicionales de Extended evaluaciones tica Ambiental y Negocios.
Cuando una cadena de suministro desea "top-up" una auditora existente SMETA 2-Pilar
realizando slo Medio Ambiente y tica Empresarial esto debe ser discutido entre el
solicitante de auditora y auditor. Ya que puede ser prctico efectuar un 0,5 das de auditor,
una solucin puede ser la de 'top-up' durante un seguimiento auditora.

Los entrevistados de las entrevistas individuales siempre deben ser incluidos en los trabajadores
para los archivos de los trabajadores y registros se comprueban. Los archivos y registros
adicionales de los trabajadores pueden ser muestreados al azar del resto de la fuerza de trabajo,
es decir, los trabajadores de agencias asegurar que se muestrean todos los tipos de trabajadores
(trabajadores temporales, trabajadores permanentes, trabajadores migrantes y los trabajadores
vulnerables, como los trabajadores jvenes, las trabajadoras embarazadas) teniendo en cuenta las
cuestiones de fondo, por ejemplo, turnos, rangos salariales, puesto de trabajo.
6.5.3.2 Tabla de Auditor Das y tamao de la muestra para un proceso de auditora de seguimiento
parcial
Se requiere una auditora de seguimiento cuando las acciones correctivas no pueden ser
verificadas a travs de la evidencia suministrada a travs de "seguimiento de escritorio" solamente.
Ejemplos de tales acciones incluyen salarios y horas de acciones correctivas donde un mnimo de
2 meses se requieren de registros para verificar las acciones correctivas.
A continuacin se muestra una gua sobre el plan de tiempo y toma de muestras para un parcial de
auditora de seguimiento:
Das de Auditor
1
1
1
2
TBC

Nmero de trabajadores
1-100
101-500
501-1000
1001-2000
2001 +

Durante la auditora de
seguimiento de una muestra
de entrevistas y revisin del
expediente se llevar a cabo.
El tamao de muestra de
estas
revisiones
se
determinar
por
la
naturaleza
y
correctivo

24

Gua de Buenas Prcticas


SMETA
acciones que
verificados.

se

estn

Un seguimiento de auditora parcial (ver "5.3 Secuencia de auditoras" para una definicin de un
seguimiento parcial) puede necesitar menos tiempo dependiendo de la naturaleza de las acciones
correctivas siendo verificada.
Nota: Las tablas son a ttulo indicativo y los miembros deben decidir, con sus auditores, el tiempo
deseado dependiendo de la naturaleza de la informacin requerida. SMETA Gua de Buenas
Prcticas s especifica lo anterior como requisito mnimo. Los auditores deben utilizar su
experiencia y juicio para aumentar el tamao de la muestra, segn sea necesario.
"Da de auditor" se especifican en unidades donde 1 es igual a 1 auditor en el sitio durante 1 da y
2 puede ser 1 auditor durante 2 das o 2 auditores para un da.
En las pginas siguientes son algunos horarios habituales de auditora que muestran cmo podra
funcionar en la prctica:
6.5.3.3 Programa Ejemplo para 1 Da Auditora Auditora de Comercio tico
Un auditor a lo largo de un da - ejemplo 50 trabajadores:
09:00 Sesin de apertura (equipo de gestin incluidos Salud y Seguridad, medio ambiente, unin y
Recursos Humanos, representantes de los trabajadores).
09:30 Visita de las Instalaciones (representante de Salud y Seguridad y representante del medio ambiente
que est disponible..); Salud y Seguridad, incluyendo seleccin de seis empleados para las entrevistas.
10:30 Entrevistas a los empleados (seis en total, quince minutos cada uno). Tambin inclusin de la
entrevista del representante sindical.
12:30 Documentacin Recursos Humanos(manuales / archivos de los empleados / nmina / registros de
tiempo), incluyendo el papeleo (cuando autorizado) de esos individuos entrevistados.
13:00 Almuerzo.
13:30 Un nuevo examen de los archivos de nmina / tiempo / empleado si es necesario.
15:15 Salud y Seguridad documentacin y entrevista en grupos (un grupo de cuatro personas).
16:00 Auditores preparan informe Acciones Correctivas para el cierre de la reunin.
16:30 Reunin de cierre con el equipo de gestin: elevar hallazgos, las buenas prcticas y los problemas
con gestin.
17:00 Finalizar.

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SMETA
6.5.3.4 Programa Ejemplo para 2 Das de Auditor de Auditora de Comercio tico
Dos auditores a lo largo de un da - ejemplo 500 trabajadores:
09:00 Sesin de apertura (equipo de gestin incluidos Salud y Seguridad, medio ambiente, unin y Recursos
Humanos, representantes de los trabajadores).
09:30 Visita de las Instalaciones (representante de Salud y Seguridad y representante ambiental. A estar
disponible) de Salud y Seguridad, incluyendo seleccin de los empleados para las entrevistas. Ambos
auditores.
10:35 Las entrevistas individuales a los empleados (cinco, quince minutos Tiempo total de cada uno), entre
ellos el representante de un sindicato entrevista de treinta minutos. Ambos auditores para realizar entrevistas
de acuerdo con conjunto de habilidades.
12:00 Ambos auditores. HR documentacin (manuales / archivos de los empleados / nmina / registros de
tiempo), incluyendo papeleo (cuando autorizado) de esos individuos entrevistados. Ambos auditores, seis
registros cada uno, 12 en total.
12:45 Almuerzo.
13:15 Entrevistas en grupos a los empleados (debe incluir representantes de los trabajadores / representantes
sindicales) y restante entrevista individual dividir entre los auditores como por conjunto de habilidades.
15:30 Documentacin de Salud y Seguridad, ms registros de recursos humanos como de turismo / entrevistas
necesarias y an ms si es requerido. Un auditor para la documentacin, uno para las entrevistas, en funcin
de conjunto de habilidades.
16:30 Auditores para preparar el informe de la Acciones Correctivas para el cierre de la reunin. Ambos
auditores.
17:00 Reunin de cierre con la direccin. Tanto los auditores y la gestin: elevar los resultados, mejores
prcticas y problemas con la gestin.

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6.5.3.5. Programa Ejemplo para 1 Persona 2 Da de Auditora de Comercio tico
Un auditor durante dos das - ejemplo 150 trabajadores:
Da 1:
09:00 Sesin de apertura (equipo de gestin incluidos Salud y Seguridad, medio ambiente, unin Recursos
Humanos, representantes de los trabajadores).
09:30 Visita de las Instalaciones (representante Salud y Seguridad y representante ambiental. A estar disponible)
de Salud y Seguridad, incluyendo seleccin cinco empleados para las entrevistas.
10:30 Las entrevistas individuales a los empleados (seis en total, quince minutos cada uno), entre ellos el
representante de un sindicato entrevista de treinta minutos.
12:00 El examen de la documentacin (manuales Recursos Humanos / archivos de los empleados / nmina /
registros de tiempo), incluyendo papeleo (cuando autorizado) de esos individuos entrevistados
13:00 Almuerzo.
13.30 entrevistas a los empleados del Grupo (cuatro grupos de cinco personas) y el resto de las entrevistas
individuales (dos en total, quince minutos cada uno). (Debe incluir representantes de los trabajadores /
representantes sindicales)
15:30 Documentacin de Salud y Seguridad, la documentacin de recursos humanos incluyendo los
entrevistados y ms Tour / entrevistas si es necesario.
16:30 Levante hallazgos, las mejores prcticas y los problemas con la direccin, con la presentacin de un plan
para el da siguiente.
Da 2:
09:00 Ms documentacin HR (manuales / archivos de los empleados / nmina / registros de tiempo), incluyendo
el papeleo (cuando sea autorizado) de esos individuos entrevistados.
11:00 Un nuevo examen de los archivos de nmina / tiempo / empleado si es necesario.
13:00 Revisin de documentacin de Salud y Seguridad y tursticos ms / entrevistas si es necesario.
15:00 Auditor para preparar el informe de la Acciones Correctivas para el cierre de la reunin.
16:00 Reunin de cierre con la gestin: elevar hallazgos, las mejores prcticas y los problemas con la
administracin.
17:00 Finalizar.

6.6 Preparacin para la auditora (Sitio)


Una vez que el sitio recibe la informacin pertinente del auditor (ver "6.5 Comunicacin con el
Sitio") que debe planificar su propia entrada a la auditora. Esto incluir, pero no se limitan a:

6.6.1 Comunicaciones Internos

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SMETA

Toda la administracin del sitio debe ser informado antes de la auditora, para garantizar
que comprendan el alcance que se requiere de auditora y lo de cada departamento.
Toda la administracin del sitio debe ser instruido sobre la importancia de contar con el
personal clave correctas y documentacin disponible en el da de la auditora (ver arriba) y
entender la importancia de liberando personal para entrevistas en el tiempo.
La mano de obra debe ser informado acerca de la auditora incluyendo el cdigo para que
se lleve a cabo la auditora. El personal debe recibir Materiales educativos (folletos o DVD)
como exige el Cdigo Bsico de la ETI que todos los empleados tengan pleno
conocimiento del cdigo.
Sindicato u otros representantes de los trabajadores deben ser informados acerca de la
auditora y para asegurar su disponibilidad y la comprensin.
Cualquier Proveedor (agencia) debe ser informado sobre la auditora y asegurarse de que
comprender la importancia de contar con el personal clave correctas y documentacin
disponible la da.
Debe haber un contacto dentro de la sede de la fuerza de trabajo si tienen alguna pregunta
o preocupaciones acerca de la auditora, por ejemplo, Gerente de Recursos Humanos.

6.6.2 Preparacin del sitio

Una habitacin tranquila libre de interrupciones y lo suficientemente grande para acomodar


tanto entrevistas grupales como individuales deben ser reservados para los auditores
durante toda la auditora (esto debe ser un lugar donde los trabajadores se sentirn
cmodos, cerca de un comedor o si se prefiere en el rea de los trabajadores).
Cualquier pregunta o puntos del sitio que pueden tener sobre la auditora debe ser referido
al auditor para aclaracin.

6.6.3. Lista de documentos Requerido


Para ayudar con estas preparaciones el auditor proporcionar una lista de documentos tpicos que
debe hacerse a disposicin del organismo de auditora en el da de la auditora y el sitio debe
preparar estos antes de la auditora:

Plano de las instalaciones.


Leyes y reglamentos aplicables.
Contratos de trabajo / contratos de trabajo por escrito.
Manual del Empleado (trminos y condiciones de empleo).
Convenios Colectivos (CBA).
Una lista de todos los productos qumicos y disolventes utilizados en este sitio.
Registros de Formacin/Capacitacin.
Permisos, licencias de explotacin, Certificados de Operaciones, etc. Informes de
Inspeccin del Gobierno, por ejemplo, saneamiento, seguridad contra incendios, seguridad
estructural, cumplimiento ambiental, etctera
Registros de inspeccin de Maquinaria / servicio.
Accidentes y registro de lesiones.
Procedimientos de actuacin de emergencia
Plan de evacuacin.
Registros de asistencia de los ltimos 12 meses.
Registros de nmina de los ltimos 12 meses.
Registros produccin durante los ltimos 12 meses (si aplica).

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SMETA

Seguros, impuestos y otros ingresos requeridos.


Registros de produccin.
Las actas de comits paritarios de OHS ejemplo asuntos disciplinarios.
Informes anteriores de auditora de comercio tico / registro de acciones correctivas.
Las certificaciones apropiadas por ejemplo OSHAS 18000, ISO 9000, Cadena de custodia,
etc.

Las polticas de las instalaciones:

Trabajo infantil
Salarios y horas de trabajo
Disciplinaria
Beneficios y prestaciones
Salud y Seguridad
Trabajo / Derechos humanos
Medio ambiente
Formacin/Capacitacin
La discriminacin y el acoso
Los trabajadores a domicilio, trabajadores externos y subcontratistas.

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SMETA

7. EJECUCIN DE AUDITORA
La informacin detallada de los procesos de auditora a realizar por el auditor durante la auditora.
Vase tambin " SMETA Criterios de medicin.
Ver tambin 6.5.3.1 Tabla Auditor Das y tamao de la muestra inicial para Auditora Inicial y
Auditora Completa
El objetivo de la auditora in situ es evaluar el rendimiento de un sitio de trabajo con respecto a un
cdigo de trabajo o norma, la ley local y / o requisitos adicionales. Esto debe incluir:

Entrevista de Gestin para determinar prcticas de la compaa


Un recorrido por las instalaciones
Una revisin detallada de los documentos
Entrevistas al empleado

El objetivo general de la auditora es proporcionar una cuenta exacta y clara del nivel de
cumplimiento del sitio en comparacin con las normas pertinentes.
SMETA Criterios de Medicin es una publicacin que acompaa a esta Gua de Buenas
Prcticas - da al auditor instrucciones claras sobre lo que ha de ser examinados en la auditora,
basado en el cdigo de la ETI y las leyes locales, as como criterios adicional creados por los
miembros y de mltiples consultas con los interesados.
El Informe de Auditora SMETA ha sido creado para permitir a un auditor registrar, cmo un sitio
gestiona todas las reas de las normas de medicin pertinentes. Sistemas actuales y pruebas
examinadas, aparecen en cada elemento de cdigo dentro de auditora Resultados por Clusula
del informe de auditora. Aqu el auditor debe incluir una descripcin clara del sitio como hace para
controlar cada rea del cdigo. A modo de ejemplo, dentro de la clusula 4 Trabajo Infantil NO
SERN Usados un auditor debe registrar cmo se comprueba la edad antes de la contratacin y
la forma en que los registros de edad son mantenidos y supervisados.
Adems los resultados reales notificados darn reas de buen desempeo, as como reas que
requieren mejora.
Estos hallazgos se describen a travs de una lista de no conformidades, observaciones y buenos
ejemplos (buena prcticas) para cada elemento del cdigo individual.
Un incumplimiento debe ser registrado en las prcticas del sitio donde no cumplen con los
requisitos de la ley o el cdigo aplicable. Dado que el sistema Sedex alienta a compartir la auditora
es muy importante que el procedimiento estndar es seguido y que es para grabar un
incumplimiento donde la prctica en el sitio no cumple con la ley o el cdigo aplicable, o ambos.
Una observacin puede ser registrada cuando hay una prctica en el sitio que no sea contrario a la
ley o estndar, pero si no se corrige, podra llevar al incumplimiento. Puede ser una oportunidad
para mejora.
Un ejemplo de buena prctica se grabar en la prctica del sitio cuando supera los requisitos y el
sitio se anima a mostrarlos al auditor.
Nota: Los ejemplos de los incumplimientos se pueden encontrar en 'SMETA Gua de No
Conformidades disponible en los recursos de los miembros de Sedex.

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SMETA
La auditora debe incluir lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Reunin de Apertura
Visita a las obras de empleo
Gestin y trabajadores entrevistas
Revisin de Documentos
Reunin Previa al cierre
Reunin de Cierre y resumen de los resultados

Nota; donde la evidencia adicional apropiada se puede buscar a travs de encuesta de permetro,
de entrevistas en el sitio, etc. que se detallan ms adelante en este documento.
Ver SMETA Criterios de Medicin para obtener informacin sobre los controles detallados.

7.1 Reunin de Apertura


Es esencial que el sitio tenga una parte tan activa como sea posible en el proceso de auditora. La
auditora tiene como objetivo para destacar las reas de gestin del sitio en el que se desempean
bien y adems de investigar, con su ayuda, reas que requieren mejoras. La sesin de apertura es
una parte importante de este proceso.
La sesin de apertura se llevar a cabo en un idioma comprensible para la gestin y en su caso,
los trabajadores representantes y es para asegurar que la direccin y los trabajadores del sitio
entiendan el propsito de el Cdigo. Debe cubrir los requisitos del sitio que est siendo evaluado y
debe tambin incluir el proceso de auditora, plazos y actividades del sitio, as como re-confirmar
las solicitudes de informacin.
Deben de asistir:

La alta direccin.
Gerentes que son responsables de las funciones clave de ejemplo Recursos Humanos y la
Produccin.
Sindicato o representantes de los trabajadores (si estn presentes en el lugar). Ambos
grupos deberan participar si ambos estn en el sitio.

Nota: donde los representantes sindicales y / o trabajadores estn presentes en el sitio, los
auditores deben solicitar encarecidamente que estn presentes en la sesin inaugural. Si esto no
se produce el auditor deber obtener una razn del sitio y hacerlo constar en el informe de
auditora.
LISTA DE CONTROL/CHEQUEO - REUNIN DE APERTURA
Un programa sugerido para la sesin de apertura se detalla a continuacin:
Introduccin:

Introducir el equipo de auditora a la gestin del sitio y explicar el propsito y el alcance de


la auditora, incluyendo los beneficios potenciales para el lugar.
Recuerde a la direccin la importancia de la labor que tienen los representantes sindicales
y cualquier otro representantes de trabajadores, presentes en todas las etapas de la
auditora, incluyendo la sesin de apertura (esto deben de haber sufragado en la
comunicacin previa a la auditora, pero se debe repetir en esta etapa si el representantes
de los trabajadores no estn presentes en la reunin).

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Aclarar que el propsito de una auditora es evaluar el rendimiento del sitio conforme a
normas pre-acordadas, la forma en que manejan cada rea del cdigo, as como las reas
de mejora.
Confirme la norma o cdigo con el cual se llevar a cabo la auditora.
Vuelva a confirmar la lista de los documentos que se requieren estar disponibles (esto
debera haber sido ya enviado al sitio con la informacin previa de la auditora al menos 2
semanas antes de la auditora). El sitio puede desear compartir otros documentos en la
auditora y puede ser necesario para acordar una lista ms detallada en la reunin de
apertura.
Obtener un plano de las instalaciones (si no lo ha visto) para cotejarla con las zonas que se
visitarn.
Discutir la necesidad de apertura y transparencia, indicando en su caso que los miembros
de Sedex prefieren trabajar con sitios en zonas difciles, como el exceso de horas de
tiempo extra, en lugar de un registro de "horas de trabajo donde no pudieron ser
verificadas" por los registros inconsistentes.
Establecer si el sitio tiene informacin de una auditora anterior y que estn dispuestos a
compartir. Por ejemplo, esto podra ser de sus propias auditoras internas. Asegurarles que
toda la informacin de la auditora anterior compartida no va a afectar los resultados de
esta nueva auditora, sino ms bien el auditor revisar todas las reas sin sesgo.
De acuerdo al proceso de comunicacin de temas durante la auditora. Es una buena
prctica comunicar a medida que surgen cosas para construir un acuerdo en torno a los
resultados y las acciones correctivas y para permitir la gestin de:
o Proporcionar evidencia adicional cuando sea necesario.
o Abordar los problemas de inmediato (se registrarn estos temas, pero donde se
toman las acciones correctivas de inmediato los problemas se registran como
nicas observaciones y las medidas positivas adoptadas por el sitio se registrarn)
o Formular preguntas e inquietudes relacionadas.
Confirme la confidencialidad de la auditora y cualquier otro receptor del informe de
auditora.
Examinar la informacin proporcionada en el perfil del sitio previo a la auditora, incluyendo
no conformidades anteriores y el seguimiento de las acciones, mediante el Reporte del
Plan de Acciones Correctivas en su anterior caso.
Si es necesario explicar el proceso de Sedex incluyendo el registro del sitio y el proceso de
carga (ver "8.3 Sedex y Carga de la Auditora").
Confirmacin del permiso para tomar fotografas.
Comprobar que todo el personal conozca de la auditora y establecen que el Cdigo
relevante ha sido comunicada a ellos.
Vuelva a confirmar la propia Poltica de tica Empresarial del auditor / empresa auditora.

Planificacin:

Discutir y acordar el programa de auditora.


Acordar los directivos responsables de cada rea del cdigo del trabajo, por ejemplo
Gerente de Recursos Humanos, Salud y Seguridad gerente y dnde realizan entrevistas
con estas personas relevantes.
Solicitar una lista de los trabajadores que estn programados para trabajar ese da junto
con cualquier detalle que pueda ser necesario para asegurar que una muestra
representativa puede ser elegido para la entrevista por ejemplo gnero, nacionalidad, tipo
de contrato, duracin del servicio.
Confirme la estructura de las entrevistas con los trabajadores y la disponibilidad de un
espacio apropiado.

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SMETA

Enfatizar el carcter confidencial de las entrevistas de los trabajadores y la expectativa de


que los trabajadores van a ser pagados por el tiempo que pasan en la entrevista.
Verifique que los trabajadores de la entrevista sern seleccionados por el auditor.
Confirmar las horas de trabajo de los empleados y los cambios de turnos.
Acuerdo tentativo de reunin de cierre e invitar a los asistentes. Si los representantes
sindicales y / o de los trabajadores estn presentes en el sitio, los auditores debera pedir
encarecidamente que estn presentes en la reunin de clausura. Asegurarse que el tiempo
sea suficiente para volver a investigar los incumplimientos, si alguna prueba adicional est
presente.
Estar de acuerdo quien apoyar la auditora y acompaar en la gira de las instalciones.
Confirmar periodos pico de produccin del sitio y explicar la necesidad de probar las horas
de trabajo de este periodo.
Confirme cualquier arreglo especial / precauciones para la gira del sitio y si se espera un
simulacro de incendio de rutina.
Revise el plano de las instalaciones del sitio, incluyendo dormitorio (s).
Revise la lista de productos qumicos disponibles en el sitio.
Pida a la gestin si tienen alguna pregunta.

Si la administracin del sitio no est de acuerdo con la participacin de representantes de los


trabajadores en la reunin de apertura o proceso de auditora, los auditores deben tener en cuenta
esto en el informe de auditora y los auditores siempre deben organizar una reunin por separado
con los representantes de los trabajadores, cuando existan.

7.2 Visita de las instalaciones del Sitio


Una lista detallada de lo que debe ser cubierto como parte de la gira del sitio.
El propsito del viaje del sitio es que el equipo de auditora pueda observar las condiciones fsicas
y las prcticas actuales en todas las reas y formar una visin de cmo se comparan con las
normas y cdigos. Al mismo tiempo, el auditor debe comprobar cmo el sitio cumple con sus
propias polticas y procedimientos.
Cuando un sitio est cumpliendo con el estndar requerido por la ley y el cdigo, pero no est
cumpliendo con sus propias normas internas, este se pueden registrar como una "oportunidad de
mejora" y se pueden registrar en el informe de auditora como una observacin.
La gira es tambin una oportunidad para mantener conversaciones no estructuradas con la
administracin y los trabajadores, busque evidencia para apoyar los hallazgos para ver los
registros basados en el sitio.
Los resultados de la gira se contrastan con la evidencia de la gestin, la revisin de documentos y
entrevistas de los trabajadores.
Como principio general, el auditor debe ser capaz de visitar todas las reas del sitio y debe
establecer el ritmo de la gira. En algunos casos, los sitios pueden prohibir a visitantes de caminar a
travs de algunas reas o prohibir la fotografa por razones de seguridad o confidencialidad
comercial. El auditor debe tener en cuenta las restricciones del acceso o la fotografa en el informe
de auditora y si las restricciones parecen irrazonables debe escalar segn la poltica del solicitante
de auditora.
La capacidad de la administracin para continuar la produccin en el lugar durante una visita es
crucial para lograr una idea exacta de las condiciones de trabajo y para asegurar la cooperacin de
la gestin para el resto de la visita. Los auditores deben hacer todo lo posible para asegurar que la

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
produccin no se interrumpe durante la gira del sitio, garantizando al mismo tiempo que son
capaces de ver el rea de la produccin durante los perodos de produccin muy ocupadas.
Debera ser posible para moverse en el sitio sin retrasar o detener la produccin.
Durante el recorrido por el sitio, el auditor debe encontrase con diversos gerentes / supervisores /
trabajadores a travs de todo el sitio de operaciones. El auditor no debe ser puramente guiado por
la gestin sobre las zonas a visitar y deben investigar libremente todas las reas que sienten son
necesarios para realizar la auditora.
El auditor debe plantear cuestiones que vayan surgiendo, dando a los gerentes la oportunidad de
pedir aclaraciones, responder y proporcionar explicaciones o ms pruebas.
La primera seleccin de los trabajadores debe tener lugar durante esta gira del sitio, auditor debe
tener cuidado de seleccionar una muestra representativa que incluya a los trabajadores que
pueden ser considerados ms vulnerables, tales como los trabajos peligrosos.
El recorrido del sitio es importante establecer una visin general de los temas de salud y seguridad;
sin embargo, es aconsejable que el tiempo dedicado a la gira del sitio no impacte demasiado de
manera desproporcione en el tiempo disponible para investigar otras reas del cdigo.
Para obtener informacin detallada sobre los nmeros para ser seleccionado ven "6.5.3.1 Cuadro
de das de auditor y tamao de la muestra".
Nota: Los auditores deben garantizar que los trabajadores no puedan ser identificados a partir de
fotos tomadas, especialmente los entrevistados.
OBJETIVOS DE UNA VISITA DEL SITIO
El auditor debe caminar alrededor de todas las reas del sitio a fin de:

Comprender los tipos de trabajo.


Evaluar Salud y Seguridad.
Identificar grupos potencialmente vulnerables de trabajadores.
Evaluar si algunas operaciones pueden ser subcontratados a otras unidades.
Observar los sistemas y prcticas de gestin, incluida la interaccin entre la direccin y
trabajadores.
Durante el recorrido sitio, el auditor deber incluir las siguientes reas de enfoque:

Puntos relacionados con el medio ambiente de trabajo, salud y seguridad:

Entorno de trabajo, por ejemplo, diseo, la temperatura, la limpieza.


Las estaciones de trabajo
Los planes de evacuacin y rutas de evacuacin.
Cualquier salida cerrada o salidas de emergencia prohibi.
Las seales en el idioma local, segn corresponda.
Equipo contra incendios y equipos de emergencia.
La construccin de edificios, el mantenimiento y los certificados.
Seguridad de las mquinas, la vigilancia y el mantenimiento.
Procedimientos de emergencia
Equipo de proteccin personal.
Equipo de primeros auxilios y personal cualificado.
Almacenamiento, manipulacin y eliminacin sustancias peligrosas de.
Advertencias y notificaciones en el idioma local.

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SMETA

Gestin de residuos.
Los aseos y saneamiento.
Agua potable.
Higiene del comedor y seguridad, en su caso.
Higiene de los Dormitorio y seguridad, en su caso.

Puntos relativos a las prcticas de empleo y de trabajo:

Los trabajadores de aspecto jven.


Los trabajadores que podran estar en riesgo, por ejemplo, las trabajadoras embarazadas o
aquellos que trabajan con equipos potencialmente peligrosos o productos qumicos.
Indicaciones de restricciones a la libertad de movimiento de los trabajadores.
Indicaciones sobre violacin de la dignidad de los trabajadores.
Identificacin de los trabajadores individuales para las entrevistas durante la gira del sitio, o
para entrevistas posteriores.
Cualquier indicio de la falta de proteccin de los derechos de los trabajadores.
Cualquier indicacin de la desigualdad, la discriminacin, el acoso o la intimidacin.

Busque los documentos y registros:

Procedimientos de emergencia
Registros sobre Calidad.
Registros de produccin.
Registros de Tiempos de los trabajadores.
Visualizacin de los cdigos de conducta o la legislacin laboral.
Visualizacin de informacin relacionada con los sindicatos o las reuniones del comit de
los trabajadores.
Las publicaciones legalmente requeridas.

ENCUESTA del PERIMETRO


Una encuesta del permetro opcional puede ser til para proporcionar informacin adicional sobre
el sitio y su contexto local, para identificar problemas de riesgo especfico por ejemplo, riesgos de
incendio relacionados con el almacenamiento de residuos, etc. Tenga en cuenta que este slo
debe llevarse a cabo si se dispone de suficiente tiempo. No debe restar el tiempo de estada dentro
de la sitio de empleo.
La encuesta del permetro se centra en:

El entorno circundante inmediato.


Instalaciones vecinas ejemplo hospitales, clnicas, restaurantes, tiendas, lugares de
recreacin, bomberos, la polica, eliminacin de residuos, etc.
Las percepciones locales del sitio, por ejemplo, las horas de trabajo, situaciones laborales,
el apoyo a la comunidad local, la descarga de desechos, etc.
Otras instalaciones ubicadas en el sitio por ejemplo, dormitorios, comedores, clnica,
tratamiento de aguas vs. descarga de agua externo.
La construccin fsica y el diseo del sitio por ejemplo, estructura del edificio, acceso,
transporte de los trabajador, etc.
Otras unidades de produccin o instalaciones en el sitio que no son parte del alcance de la
auditora.

7.3 Gestin y entrevistas de trabajadores


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SMETA
Es esencial que las polticas y procedimientos escritos sean confirmadas por la observacin de la
prctica en el sitio. Una parte clave de esta observacin es la informacin dada por los directivos y
los trabajadores en las entrevistas.

7.3.1 Gestin de Entrevistas


El equipo de auditora debe trabajar a travs de las leyes locales y cdigos pertinentes, hablar con
los gerentes de cada rea temtica.
Es fundamental establecer y registrar qu procedimientos en el sitio para gestionar todas las reas
de los criterios de medicin. Este es reportado por el auditor en el SMETA Informe de Auditora
en Sistemas actuales y los antecedentes examinados".
Las preguntas abiertas y tcnicas de discusin deben ser utilizadas. Es importante no slo para
hablar con los gerentes de mayor jerarqua, sino tambin con directivos de menor jerarqua que
pueden tener una perspectiva diferente.
Por ejemplo:
"Cmo se comprueban las edades en la contratacin de nuevos trabajadores?" Esta pregunta
permite mejores respuestas y, por tanto, mejor informacin que "se puede asegurar que todos los
trabajadores estn sobre la edad mnima de reclutamiento".
"Me puede mostrar la evidencia para apoyar la forma de comprobar esto?", es probable que
permita al sitio tomar un papel ms activo en volver a examinar sus propios procedimientos.
Esta afirmacin de las polticas y examinar procedimientos por los administradores y compartir sus
prcticas con el auditor permitir que el sitio pueda revisar sus propias prcticas durante la
auditora.
El equipo de auditora debe trabajar con el personal de la administracin en la combinacin de
entrevistas con la revisin de documentos.

7.3.2 Entrevista de Trabajadores


PRINCIPIOS DE LA ENTREVISTA
Es esencial que los trabajadores que son entrevistados escuchar directamente lo que piensan de
las condiciones de trabajo con el sitio. El nmero de trabajadores a ser entrevistadas se relaciona
con el nmero total de trabajadores en el sitio y la informacin sobre el tamao de la muestra se
puede encontrar en 6.5.3.1 Tabla de Das Auditor y tamao de la muestra inicial para Auditora
Inicial y Auditora Completa.
Las entrevistas individuales o grupales pueden plantear nuevas interrogantes, confirmar el
cumplimiento o confirmar sospechas de incumplimiento.
Esto es cuando las habilidades personales y la experiencia de un auditor son invaluables en la
creacin de confianza, necesaria para los trabajadores que se sientan cmodos a la hora de
revelar detalles sobre el lugar de trabajo.
Nota: Las identidades de los trabajadores no deben ser revelados a la gestin o escribir en el
informe de auditora. Ver para ms detalles 7.3.8 Proteccin de los entrevistados.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Los trabajadores deben ser entrevistados individualmente y en grupos sin la presencia de
miembros de la gestin y de preferencia en su lengua propia. Cuando sea necesario, se debe
utilizar un traductor independiente, profesional y cualificado (contratado).
La Gestin o sus representantes no deben actuar como traductores. Cuando un grupo de un solo
idioma conforma 50% o ms del total de los trabajadores, el entrevistador debe ser un hablante
nativo de esa lengua.
Los miembros del equipo de auditora que realice entrevistas a los trabajadores deben tener las
habilidades para hacer que los trabajadores se sientan a gusto. Lo mejor es practicar usar,
tcnicas de entrevista abierta para alentar a los entrevistados a identificar los temas que ms
tienen importancia para ellos. Es importante descubrir cualquier problema oculto tales como la
discriminacin y la intimidacin que no se encuentran fcilmente a travs de otras etapas del
proceso de auditora.
Entrevistas con los trabajadores deben llevarse a cabo en un lugar donde los trabajadores se
sientan cmodos, un ambiente relajado y un ambiente informal puede ser creado. Esto debera
estar lejos de las oficinas de gestin con ningn representante de gestin presente y donde la
entrevista no pueda ser vista o escuchada. Entrevistas informales tambin pueden llevarse a cabo
durante todo el recorrido del sitio de empleo, a la hora del almuerzo o durante los descansos.
Ubicaciones fuera del sitio para las entrevistas pueden ser ms apropiadas, especialmente si el
auditor considera que los trabajadores pueden estar entrenados o intimidados por el sitio.
Ubicaciones posibles pueden incluir hogares de los trabajadores o en las tiendas locales o
instalaciones utilizados por los trabajadores.
Los trabajadores deben ser entrevistados individualmente o en grupos, de preferencia utilizando
una combinacin de ambos.

7.3.3 Planificacin de las Entrevistas


Los trabajadores deben ser seleccionados slo por el auditor. Lo ideal sera que la seleccin de los
trabajadores debe ser equilibrada y proporcionada, teniendo en cuenta los tipos de trabajadores,
como local y migrante, los trabajadores de agencias, trabajadores provistos por servicio
proveedores, etc. Todos los tipos de los trabajadores en el lugar son de alcance y el auditor
tambin debe ser consciente de los problemas subyacentes por ejemplo turnos, rangos salariales,
la categora de los trabajadores, puesto de trabajo y los diferentes tipos de contratos.
Siempre que sea posible, la identidad de los entrevistados debe mantenerse confidencial. Cuando
esto no sea posible, un nmero suficiente de empleados debe ser seleccionado para la entrevista
para permitir la confidencialidad de la informacin a ser mantenido. Cuando se considera que la
confidencialidad no se puede conseguir, se debe tener cuidado en que los problemas que son
documentado en el Reporte del Plan de Acciones Correctivas y el informe final de auditora.
Las identidades de los trabajadores por ejemplo nombres o nmeros de identificacin no deben ser
incluidas en el informe de auditora.
En los pases donde las leyes de proteccin de datos, aplicables al auditor, debe asegurarse de
que los permisos obtenidos apropiados para poder ver los archivos de los trabajadores.
Los detalles de la cantidad de trabajadores que deben ser entrevistados y los mtodos de
seleccin de ellos se cubren en 6.5.3.1 Tabla de Das Auditor y tamao de la muestra inicial para
Auditora Inicial y Auditora Completa.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Nota: La primera seleccin de los entrevistados se hizo durante la gira del sitio como la seleccin
de la documentacin asume que todos los trabajadores de la obra estn documentados. Si las
entrevistas se llevan a cabo antes de la revisin de documentos, las interrogantes planteadas a
continuacin, se pueden comprobar con los registros de los empleados para obtener evidencia de
apoyo.
PUNTOS A TENER EN CUENTA - DISEO DE LA ENTREVISTA
Las siguientes prcticas deben considerarse al seleccionar los trabajadores y la planificacin de
entrevistas:

Los trabajadores entrevistados son representativos del tipo de trabajador y departamentos


dentro del sitio. Las muestras de la entrevista de los trabajadores tienen en cuenta la
proporcin de trabajadores locales y migrantes e incluyen diferentes tipos de contrato de
los trabajadores, es decir, trabajadores temporales, permanentes y de agencias, as como
diferentes turnos y tipos de trabajo cuando sea posible.
Los entrevistados deben ser seleccionados por el equipo de auditora y nunca por la
administracin; en la seleccin el auditor considera:
o El equilibrio de gnero de la mano de obra.
o El espectro de grupos tnicos, nacionales, lingsticas, migrantes o religiosas.
o Ms joven y los trabajadores de mayor edad.
o Los diferentes departamentos, incluida la seguridad, trabajadores del comedor,
productos de limpieza, as como los trabajadores de produccin.
o Los diferentes niveles / grados de los trabajadores y supervisores, que participan
en la produccin.
o Representantes de Sindicato y / o representantes de los trabajadores.
o Comit (s) de representante de Salud y Seguridad.
o Los nuevos empleados / alumnos (para evaluar la calidad de la formacin).
o Los trabajadores de todos los niveles de pago (es decir, categoras salariales ms
bajos, ms altos) con el fin de evaluar los salarios y las horas de trabajo.
o Las mujeres embarazadas.
o Los trabajadores en puestos de trabajo potencialmente peligrosos por ejemplo con
mquinas o productos qumicos.
o Los empleados de los diferentes turnos.
o Los trabajadores que no llevaba uniforme.
o Los trabajadores que han despedido recientemente.
o Los trabajadores cuyos registros muestran temas especficos, como acciones
disciplinarias.
La seleccin de los trabajadores se debe hacer lo ms tarde posible es decir, justo antes
de la entrevista, con el fin de minimizar el riesgo de los trabajadores que puedan estar
siendo entrenados.
El entrevistador debe tratar de hablar con una amplia gama de trabajadores, incluidos los
trabajadores potencialmente vulnerables y los que ocupan puestos de menor calificacin.

7.3.4 Realizar entrevistas


Entrevistas con los trabajadores deben ser manejados con discrecin y empata. El equipo de
auditora debe presentarse y comunicar el propsito de la auditora. Deben asegurar a los
entrevistados que toda la informacin compartida durante la entrevista permanecer annimo.
Ningn gerente o representante del sitio, adems de los trabajadores interesados, deben estar
presentes en cualquier entrevista de trabajo.
Ejemplos de una buena tcnica incluyen:

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El auditor debe hacer hincapi en el carcter confidencial de las entrevistas y nunca


debe mencionar la identidad del trabajador individual a la gestin.
El auditor debe realizar la entrevista utilizando una tcnica informal "conversacional"
usando preguntas abiertas que fomenten el dilogo. Un ambiente relajado y cmodo es
el objetivo.
Los auditores deben tratar de hacer que el entrevistado cmodo es decir, en la forma
de vestir, el enfoque de los entrevistados y organizar la sala de entrevistas. Puede ser
beneficioso organizar las sillas de modo que no hay obstculos entre los auditores y
los trabajadores, es decir, un escritorio puede crear una barrera artificial que interfiere
con la relacin.
Cuando dos auditores estn llevando a cabo entrevistas juntos puede ayudar a la
comunicacin si un auditor toma notas mientras el otro se concentra en el
establecimiento de una relacin con el entrevistado (s).
Cuando sea necesario los entrevistadores pueden trabajar a travs de un traductor.
Los traductores deben ser independientes y deben hablar el idioma en cuestin.
Dnde hay un 50% de lengua mayoritaria en el lugar, el entrevistador debe ser un
hablante nativo de esa lengua.
Cuando se est usando un traductor, debe estar completamente informado sobre la
necesidad de proteccin de los entrevistados y su confidencialidad.
El auditor debe proporcionar a los entrevistados con un contacto confidencial
adecuado, en el caso de que un trabajador desea agregar informacin fuera de la
entrevista o si bien no en el trabajo.

7.3.5 Entrevistas individuales y grupales


El auditor debe emitir un juicio sobre los mtodos de entrevista ms adecuados, teniendo en
cuenta las entrevistas individual y entrevistas de grupo, la muestra de entrevistados y la posibilidad
de lugares de entrevista fuera de las instalaciones. El mtodo elegido debe proporcionar la manera
ms eficaz de recopilacin de datos sobre el medio ambiente de trabajo y de debatir los problemas
como los salarios, el estilo de gestin, discriminacin, acoso, etc.
Los siguientes puntos son slo una gua y pueden ser modificados en funcin de las
circunstancias. Sin embargo, el nmero total de entrevistados que figuran en el 6.5.3.1 Tabla de
Das Auditor y tamao de la muestra inicial para Auditora Inicial y Auditora Completa deben ser
atendidas como un mnimo. Cuando el nmero de entrevistas difieren de esta gua, se debern
indicar en la " SMETA Declaracin' con las razones del por qu.
7.3.5.1 Las entrevistas individuales suelen durar entre 15 y 30 minutos. Se requerirn entrevistas
ms largas en algunas circunstancias. Los auditores deben responder a las seales (verbales y no
verbales) de los trabajadores y pueden optar por convertir una entrevista individual a una entrevista
de grupo o viceversa.
7.3.5.2 Las entrevistas en grupo permiten una consulta ms rpida con un nmero mayor de
personas. Las entrevistas en grupo pueden ser tiles en el inicio de una auditora para recopilar
informacin de forma rpida para informar el proceso de auditora. Los auditores no deben utilizar
las entrevistas de grupo para discutir asuntos personales tales como un individuo de los salarios.
7.3.5.3 Las entrevistas en grupo se deben manejar con sensibilidad. Algunos trabajadores pueden
ser alentados a hablar ms libremente en la presencia de colegas. Sin embargo, otras personas
tambin pueden llegar a ser introvertidos en situaciones de grupo, o pueden seguir la opinin de la
mayora en vez de expresar su propia.

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SMETA
7.3.5.4 Las entrevistas en grupo deben ser planificadas para durar entre 30 y 45 minutos, teniendo
en cuenta el tiempo adicional de los trabajadores a asistir y dar a todos la oportunidad de
expresarse. Si se descubren nuevas cosas, puede ser necesario ampliar el tiempo para explorar a
fondo el tema de la entrevista. Alternativamente, si los trabajadores estn proporcionando
constantemente la misma informacin, las entrevistas pueden ser el plazo mnimo.
7.3.5.5 Las entrevistas en grupo se beneficiarn de la participacin activa de los trabajadores. En
las regiones donde los niveles de alfabetizacin son bajos, puede ser beneficioso utilizar dibujos
para ayudar a la comunicacin, por ejemplo, el uso de papel y herramientas de dibujo para
describir lo que saben sobre las salidas de emergencia. De este modo los trabajadores que pueden
ser ms silenciosos se animan a tomar un papel ms activo. Otro ejemplo sera el uso de un
grfico de prioridades para establecer una visin de grupo en las situaciones ms problemticas
para los trabajadores en el lugar. Para obtener ms informacin sobre estas posibles tcnicas por
favor vea captulos sobre Impacto de medicin y Fomentar al trabajador / gestin al dilogo en
SMETA Criterios de Medicin.
7.3.5.6 A fin de complementar las entrevistas individuales y grupales, los auditores pueden optar
por proporcionar una encuesta escrita a un gran nmero de trabajadores en el lugar. Para animar a
que respuestas se les anima que estos puedan ser annimos, pero su xito depender de los
niveles de alfabetizacin.
7.3.5.7 Como se afirma en 5.4 4-pilar Auditora SMETA el auditor deber entrevistar a un mnimo
de un gerente y uno de los trabajadores de cada rea de Medio Ambiente y tica Empresarial.
Nota: Consulte 6.5.3.1 Tabla de Das Auditor y tamao de la muestra inicial para Auditora Inicial y
Auditora Completa para la gua en el nmero de entrevistados. El auditor debe seleccionar el
nmero total correcto pero las entrevistada individuales o en grupo puede ser flexible.

7.3.6 Entrevistas Fuera del Sitio


Puede ser til entrevistar a algunos trabajadores fuera de las instalaciones, donde se sientan ms
capaces de hablar libremente sobre cualquier preocupacin. Esto se utiliza a menudo donde hay
un ambiente de temor percibido que impide un debate abierto en el lugar. Sin embargo, este tipo
de entrevista slo debe llevarse a cabo por auditores muy experimentados, preferentemente en
parejas por razones de seguridad y para captar e interpretar la informacin con precisin.
Ejemplos de entrevistas fuera de las instalaciones podran estar en las instalaciones locales
frecuentados por los trabajadores, un dormitorio de un trabajador donde es fuera del lugar de
trabajo, un centro de trabajo, etc.
Dado que la gestin no es consciente de las entrevistas fuera del sitio, hay un riesgo de que
puedan percibir la prctica para ser incitar a los trabajadores o causar descontento. Esto puede
daar relaciones en la cadena de suministro si no se maneja con cuidado. Un auditor siempre debe
comprobar si se trata de una parte necesaria del programa de auditora.
En el perfil del sitio / SAQ previo a la auditora, indica que los procesos de produccin se llevan a
cabo por los trabajadores a domicilio, el auditor debe comprobar con el solicitante de auditora si
stos se van a incluir en el mbito de aplicacin de la auditora. Cuando se descubri el trabajo a
domicilio durante una auditora, el auditor, al menos, debe informar la presencia de trabajo a
domicilio y comprobar de nuevo con el solicitante de la auditora una visita a domicilio se encuentra
en su alcance.

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SMETA
En los casos en que esto no sea posible, por ejemplo, debido a las limitaciones de ubicacin, una
auditora independiente puede ser requerida a domicilio para verificar sus condiciones de trabajo.
Del mismo modo, si el sitio se encuentra que hay sub-contratistas el auditor debe tratar de
establecer si este se encuentra en el mbito de la auditora. Se les puede pedir que sistemas
establecen el sitio auditado para controlar a los subcontratistas, o pueden ser obligados a pagar
una visita a los subcontratistas. En cualquier evento de subcontratacin debe siempre ser
reportados en el informe de auditora SMETA.
Si se le pide hacer una visita a los subcontratistas que idealmente deberan ser previamente
acordados con anterioridad a la auditora y el alcance de la auditora se incrementa para dar
tiempo a las visitas a sitios externos para asegurarse de que la hora correcta se gasta sobre la
auditora SMETA en el sitio principal.

7.3.7 Otros Tipos de Entrevista


Entrevistas representativas de los Sindicatos y de los Representantes de los trabajadores (si est
presente).
El equipo de auditora debe incluir una seleccin de cualquier sindicato y / o representantes de los
trabajadores como los entrevistados. Se debe prestar atencin especial a cualquier formacin y
apoyo dado por el sindicato, as como tambin al conocimiento de los representantes concerniente
a los acuerdos de negociacin colectiva y los procedimientos para la participacin de los
trabajadores sindicalizados.
Es esencial establecer la efectividad de cualquier trabajador de la representacin actual,
especialmente donde hay un requisito legal para el dilogo formal de la gestin de los trabajadores.
Por ejemplo, en algunas zonas, donde puede no haber un requisito legal de tener un sindicato, sin
embargo puede haber una ley que requiere que un comit de trabajadores est en funcionamiento.
Es importante que el auditor establezca y registra las responsabilidades y funcin real de las
comisiones presente. Han sido elegidos por los co - trabajadores o seleccionados por la direccin.
Tiene slo el comit organizar actividades de ocio? O tambin que, en nombre de los
trabajadores.
Entrevistas externas con los sindicatos y las organizaciones no gubernamentales de la regin
pueden proporcionar informacin til sobre las condiciones que prevalece en el trabajo y las
principales situaciones para los trabajadores locales. Precaucin: detalles de un sitio no se
debatirn entre auditores y cualesquiera grupos locales (a menos que lo indique expresamente por
el solicitante de auditora), ya que esto es informacin confidencial del sitio y sus clientes (ver
tambin "6.2.1 Antecedentes y Resea).
El auditor debe obtener una comprensin de cmo se organiza el sindicato a nivel local y sus
relaciones con los trabajadores y la gerencia.
Nota: Es til pedir la mano de obra en general si saben quines son sus trabajadores /
representantes sindicales y cmo que los utilizan.

7.3.8 Proteccin de los entrevistados y el uso de informacin de la Entrevista


La proteccin de los trabajadores y otros con respecto a la posibilidad de represalias debe ser
primordial en toda la planificacin de la auditora y especialmente durante la entrevista.

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SMETA
Con el fin de proteger a los trabajadores contra las represalias, los nombres de los trabajadores
que participan en la identificacin de un problema nunca deben ser divulgados en el sitio,
proveedor o solicitante de auditora, ni deben ser incluidos en el informe de auditora.
Nota: El auditor puede necesitar para mantener la informacin de identidad por razones de
trazabilidad, pero esto no debe ser divulgada.
Ver tambin gua sobre temas sensibles en la seccin de miembros de los recursos de Sedex.
En circunstancias excepcionales en los mejores intereses del trabajador no pueden ser satisfechas
sin la revelacin de su identidad (por ejemplo, los nombres de los nios que trabajan y el auditor
teme que puedan ser despedidos sin ninguna remediacin) el auditor puede comunicar esta
informacin a los revisores de auditora apropiados usando una herramienta fuera de lnea.
Todas las cuestiones de carcter sensible, o informacin imprecisa no deben mencionarse al sitio
si esto pone en peligro a los trabajadores. Sin embargo, pueden ser reportados de forma
confidencial y por separado a la marca / minorista a travs de una notificacin de alerta.
Esto slo puede hacerse si se conoce el nombre de la marca / minorista y el auditor es consciente
de sus necesidades en el uso de notificaciones de alerta y / o informacin complementaria.
Siempre que sea posible esta informacin debe ser buscada con antelacin a la auditora.
Cualquier Notificaciones y Alerta / o informacin complementaria producida no debe poder
cargarse en Sedex, para proteger la confidencialidad del trabajador.
Ejemplos de herramientas adecuadas estn disponibles en el sitio web del Programa Mundial de
Cumplimiento Social (GSCP):

Informe de Auditora Complementaria para temas sensibles.

Los auditores pueden sentir la necesidad de producir un informe de auditora adicional separada o
notificacin de alerta para el revisor de la auditora (ver tambin "Directrices complementarias para
abordar situaciones delicadas planteadas en Auditora"). Estos deben contener:
Informe de auditora complementaria

La informacin demasiado sensible para el informe de auditora.


Las preocupaciones que no pueden corroborarse a travs de pruebas y / o entrevistas.
La actitud de la gestin hacia los incumplimientos o el proceso de auditora en su conjunto.

Los informes complementarios pueden ser apropiados:

Si los trabajadores parecen estar bajo una presin indebida de la gerencia sobre el da de
la auditora.
Si los trabajadores parecen haber sido entrenados.
Si la administracin era obstructiva o reacios a aceptar los resultados y la necesidad de
remediacin.
Cuando el auditor tiene preocupaciones sobre la posibilidad de libros dobles o registros
falsificados.
Dnde temas sensibles no podan ser discutidos durante la reunin de cierre debido a un
riesgo potencial para bienestar de los trabajadores.

Notificacin de alerta:
Donde la comunicacin inmediata es aconsejable.

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SMETA

Informacin urgente que el auditor siente que debe ser enviada rpidamente al solicitante
de auditora.

Nota: Este tipo de informe no puede ser apropiada cuando el solicitante de auditora es el sitio. El
auditor debe comprobar si esto es necesario, y estos informes por separado que contienen
informacin sensible no deben ser subidos a Sedex. Por favor, consulte la gua SMETA en temas
sensibles para los miembros. Por esta razn no existe una plantilla SMETA de estos documentos,
pero los ejemplos estn disponibles en GSCP. Herramientas de Referencia en proceso de
auditora y metodologa.
Recordatorio: El auditor debe comprobar siempre si se requieren notificaciones de alerta
formales o informes complementarios.
Estos no deben ser subidos a Sedex.
Si se requieren las notificaciones de alerta o informes complementarios estos deben estar
disponibles para los colaboradores adecuados dentro de las 24 horas de los temas que se
identificaron.
LISTA DE CONTROL/CHEQUEO - PROTECCIN DE ENTREVISTADOS
Los siguientes pasos son esenciales para proteger la identidad de los trabajadores que divulguen
informacin durante la entrevista:

Una muestra suficientemente amplia de los trabajadores tiene que ser entrevistado para
que las situaciones planteadas no sean atribuibles.
El auditor tambin debe considerar el uso de entrevista individual en lugar de entrevistas
grupales para lograr un mayor nivel de confidencialidad.
El auditor debe mantener una nota confidencial de que est siendo entrevistado para que
los trabajadores puedan ser protegidos en el futuro si es necesario.
Los auditores deben garantizar que los problemas planteados por los trabajadores se
discuten con la gestin en una manera no atribuible. Los auditores deben asegurarse de
que los comentarios que reportan no pueden remontarse a un trabajador individual.
Cuando los trabajadores plantean situaciones que podran ser directamente atribuibles a
un trabajador en particular y / o podra resultado en represalias a los trabajadores, stos se
puede informar directamente a los revisores de auditora apropiados a travs de un informe
complementario, disponible en el sitio web GSCP (auditores deben comprobar los
requisitos del revisor).La situacin no debe plantearse en la reunin de clausura, ni subido
a Sedex.
Siempre que sea posible un auditor debe intentar cruzar puntos de referencia planteadas
por los trabajadores a travs de controles documentales y de esta manera un problema se
puede levantar con una evidencia y no una informacin de un trabajador.
Auditores / trabajadores deben dejar un nmero de telfono de contacto, preferentemente
a su nmero de telfono mvil y / o su nmero de telfono de la oficina local, para que los
trabajadores entrevistados puedan alertar al auditor ser ms informacin voluntaria o para
alertar al auditor si hay represalias o intimidaciones.
Para proteger la confidencialidad de los trabajadores, las situaciones que no puedan
justificarse (por ejemplo, confirmados por revisin de documentos cuando sea posible)
puede ser compartida con el propietario del sitio cuando no hay riesgo de victimizacin. Un
ejemplo podra ser un problema de abuso verbal, donde un gran nmero de entrevistados
lo han planteado - imposible rastrear individuos. El auditor debe usar el juicio y sobre todo
proteger confidencialidad.

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SMETA
Nota: ver tambin "Directrices complementarias para abordar situaciones delicadas planteadas en
Auditora a disposicin de los miembros en la seccin de recursos de Sedex.

7.4 Revisin de documentos


La documentacin es clave para entender cmo un sitio gestiona todas las reas del cdigo
laboral. La lista de documentos requeridos debe ser enviada con la informacin previa a la
auditora de un mnimo de 2 semanas antes de la auditora. En esta seccin se detalla cmo se
deben revisar los principales documentos.

7.4.1 Disponibilidad de Documentos


La documentacin necesaria para la auditora debera haber sido solicitada durante las
comunicaciones iniciales con el sitio. A medida que la revisin de documentos es una parte
importante de la auditora, la necesidad de preparacin y disponibilidad de los documentos debe
hacerse hincapi en la comunicacin con el sitio, as como su importancia para el xito de la
auditora.
Como parte del fomento de un sitio a asumir la responsabilidad de su propio cumplimiento de los
cdigos, el auditor debe prestar atencin especial a las inspecciones locales llevadas a cabo, por
ejemplo, organizaciones gubernamentales. Ejemplos de ello seran licencias comerciales, los
controles sobre la Salud y Seguridad de los inspectores del gobierno local, como el departamento
de bomberos o controles de seguridad estructural. Cualquier certificaciones como OSHAS 18000,
ISO 9000, deben ser investigados y su nmero de referencia y fecha deben ser registrados. Estos
deben tenerse en cuenta y hay que destacarlas en el informe de auditora SMETA dentro de
"Sistemas Actuales y Pruebas Examinadas en su caso y las copias pueden ser incluida en el
Informe de Auditora SMETA.
En el da de la auditora, toda la documentacin debe estar disponible en el sitio de inspeccin,
incluida nmina y los registros de horas de trabajo. Todos los documentos deben estar disponibles
para un mnimo de 12 meses antes de la auditora. Si los registros de los ltimos 12 meses no
estn disponibles, el sitio debera explicar por qu este es el caso. Cualquier ausencia no legtima
de documentacin debe ser registrada en el informe de auditora como incumplimiento.
Para obtener una lista completa de los documentos que necesitan ser revisadas ver 6.6
Preparacin para la auditora (Sitio). Tambin se incluye en Paquete de Informacin de una Pre
Auditora.

7.4.2 Documento de muestreo para salarios y horas


Los auditores deben revisar por lo menos tres meses de registros del conjunto de 12 meses de los
datos (o los datos disponible de todos los meses de produccin cuando la fbrica est en
funcionamiento menos de 12 meses) y debe incluir registros para la temporada alta, el perodo ms
reciente disponible y la temporada baja / meses aleatorios. Adicionalmente los documentos deben
ser revisados con el derecho correcto a vacaciones / licencia. Particular nfasis se debe poner en
cmo el sitio maneja todos los aspectos del cdigo en cuestin, incluyendo la forma en que
especifica los salarios y las horas en contratos / cartas de compromiso.
Los auditores deben concentrarse en los operadores y los salarios y las horas de anlisis deben
abarcar:

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
7.4.2.1 Para completar el anlisis de los salarios del Informe de Auditora SMETA es necesario
examinar un rcord completo de salarios para los trabajadores seleccionados para un perodo
completo de 12 meses para establecer el pico de produccin y los extremos tanto de bajo y alto de
los niveles de salarios y las horas por ms de un ao.
7.4.2.2 Las horas de trabajo y los registros de salarios se seleccionan para la investigacin para
cubrir tanto picos y los niveles actuales de produccin y un mes bajo al azar.
7.4.2.3 Los registros de los trabajadores que han participado en las entrevistas individuales
siempre se debe comprobar. El resto de registros verificados deben tomar muestras de lo ms
amplio poblacin de empleados.
7.4.2.4 Para cada perodo de pago seleccionado, un mnimo de 10 registros para un sitio de hasta
100 trabajadores deben ser revisado. Para los sitios ms grandes el nmero de trabajadores
revisado debe seguir la tabla de tamao de la muestra detallados en este documento una muestra
ms grande se podrn revisar si se confirma que encuentran problemas en el muestra inicial. Un
mnimo de 3 perodos de pago se debe comprobar incluyendo picos, actual (o los ms reciente
disponible) y al azar un mes bajo.
7.4.2.5 Los salarios y las horas extraordinarias pagadas debe ser registrado en un nivel trabajador
individual (vase el anlisis de los salarios Tabla SMETA Informe de Auditora) y debe ser claro
para el lector si las tasas se encuentran dentro de los requisitos de las leyes locales y si se han
acordado con los representantes de la fuerza de trabajo.
7.4.2.6 Las horas trabajadas deben ser registrados a nivel individual por trabajador (tabla de horas
de trabajo de anlisis SMETA Informe de Auditora) y debe ser claro para el lector si las horas
renen los requisitos de la legislacin local, si se han acordado con los representantes de la fuerza
de trabajo.
Nota: El auditor debe extraer detalles suficientes como para ser capaz de completar el anlisis de
salarios y horas SMETA que requiere informacin de salarios ms altos, medios y bajos para los
operadores. En caso de discrepancias por ejemplo entre registros de produccin y registros de
nmina, el auditor an debe esforzarse por completar la tabla de los salarios y horas para los
trabajadores.
Ver 6.5.3.1 Tabla de Das Auditor y tamao de la muestra inicial para Auditora Inicial y Auditora
Completa para ms detalles.

7.4.3 Presencia de exenciones


Una renuncia es normalmente un acuerdo con una oficina de trabajo / gobierno local que permite
un sitio alguna flexibilidad, mientras que dejar de cumplir la ley, ejemplo las horas de trabajo. Si el
auditor se encuentra con una renuncia a los detalles debe ser documentado en el informe de
auditora y copias adjuntas (con traduccin al Ingls como sea necesario).
La aceptacin de las renuncias debe ser verificada. Por ejemplo, si una renuncia se presenta que
permite a los trabajadores trabajar en exceso de la jornada mxima legal, el auditor debe verificar
que los trabajadores han aceptado tal prctica y que se compensan adecuadamente a las tasas de
horas extra correctas con la aplicacin de las horas extraordinarias primas segn se requiera.
En el caso de una renuncia local que permite a un nmero total de horas anuales de horas extras
el auditor deber examinar (cuando sea posible) 12 meses registros horas para una muestra de
trabajadores con objeto de determinar sus horas reales trabajado satisfacer la renuncia.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Hay que dejar constancia con claridad si los incumplimientos son contrarios a la ley, as como el
Cdigo Bsico de la ETI.
La legalidad de tal renuncia se debe investigar y aprobar por parte del gobierno local debe
observarse.
Nota: Incluso si una exencin local est en el lugar que anula la ley local, todava puede ser un
incumplimiento contra la Cdigo de la ETI.

7.4.4 Proteccin de Datos


En los pases en que existan requisitos de proteccin de datos (por ejemplo, todos los pases de la
UE), los auditores pueden obtener el el permiso por escrito de los trabajadores para ver los
archivos del personal durante las entrevistas por ejemplo mediante el uso de formularios de datos
de consentimiento, o en avanzar con la gestin.
Ver SMETA Paquete de Informacin de Pre Auditora" para obtener ms detalles.

7.4.5 Inconsistencias de Documentos


La falsificacin o incompleta divulgacin de documentacin hace que sea difcil llevar a cabo una
auditora eficaz.
Tales acciones son a menudo debido a conceptos errneos que la administracin piensa que el
auditor "reprobara" el sitio si los problemas se encuentran. Para tratar de superar esta falta de
confianza, los auditores deben desarrollar una relacin con la gestin para explicar que las
auditoras SMETA los sitios no "pasan o fallan" y fomentar la gestin para proporcionar registros
precisos para tener un panorama completo de las operaciones del sitio. Tambin debe explicarse
que, dentro de la membreca de Sedex, informacin falsificada o retenido probablemente ser
considerada como un incumplimiento grave.
Las incoherencias entre los diferentes tipos de documentos y entrevistas a los trabajadores deben
ser reportados con la gestin del sitio lo antes posible durante la auditora. Es imperativo que se
establezca la naturaleza informacin inconsistente o desaparecida.
Una intencin sistmica o deliberada de inducir a error debe ser tratado con seriedad y constancia
en el Informe de Auditora SMETA. Este a menudo aparece como una "incapacidad para verificar"
en lugar de una acusacin por escrito de un intento de engaar. Un registro ms detallado puede
ser presentado en un informe de auditora complementaria o notificacin de alerta (Verifique el
requerimiento con el solicitante auditor).
Notas:

El auditor no debe usar "no se puede verificar" como una razn para no completar los
anlisis de salarios y las horas, sino que debe completar la tabla con la informacin
disponible. Al mismo tiempo la auditor deber indicar claramente en la seccin
correspondiente del Informe de Auditora SMETA si las inconsistencias eran un hecho
aislado o repetido.
Para asegurar que el sitio se hace consciente de que los clientes sern informados de las
discrepancias de los documentos que el auditor debe registrar en el apartado de
comentarios debajo de la tabla salarial y hora si la informacin en el anlisis de salarios y
anlisis horas de son "mejores disponibles" y no pudieron ser verificadas ya que no haba

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

acuerdo entre, por ejemplo, registros de produccin y registros de salarios y horas o en la


opinin de la auditora sean correctos que se han verificado mediante la comprobacin de
otros documentos por ejemplo, registro aguja rota, la registros de produccin etc. Los
miembros solicitan que la mayor cantidad de detalles se da sobre las incoherencias
ejemplo lo que los registros estn mostrando inconsistencias, cuntos trabajadores se
ven afectados, es que una sola aparicin o una prctica del sitio.
Si un sitio da informacin voluntaria sobre registros incompletos y contradictorios, esto
debera ser observado. Los Miembros de Sedex pueden degradar un incumplimiento a
menos grave en la gestin del sitio cuando han sido transparente sobre estas situaciones.

7.4.6 Prcticas de compra.


Mientras que los miembros de Sedex hacen todo lo posible para trabajar juntos con sus
proveedores de forma colaborativa, el proveedor puede sentir que hay circunstancias fuera de su
control que conducen a exceso de horas extras.
Los proveedores pueden tener varias razones para el exceso de horas de tiempo extra y deberan
ser alentados a compartir estos con el auditor y sus opiniones deben ser registrados al final de la
tabla Anlisis Horas de Trabajo bajo "Comentarios (por favor indicar aqu las razones /
circunstancias especficas que explican las altas horas de trabajo)" en el informe de auditora
SMETA.
Los proveedores pueden sentir que los clientes juegan un papel clave en la gestin de los niveles
de tiempo extra, haciendo que stos dan suficiente antelacin para que la produccin sea bien
planeada. Puede haber elementos de las prcticas del cliente o patrones de compra que aumentan
el riesgo de exceso de horas y en el inters de la mejora continua y colaboracin, es importante
que este sea capturado.
Cuando un proveedor afirma que esto est sucediendo y que los plazos de entrega indicados son
demasiado corto el auditor deber registrar esto y siempre que sea posible se debe buscar
evidencia por ejemplo sustantiva ordenar las fechas y plazos de entrega solicitados.
Este ejercicio a menudo puede dar al sitio una oportunidad para examinar sus propios sistemas
para establecer si sus propios sistemas de pedidos internos estn operando de manera eficiente.
Informacin registrada del auditor es de utilidad para los clientes, ya que comienzan a examinar su
propio papel en la gestin del tiempo de trabajo.

7.5 Reunin Previa de Cierre


Es importante que el equipo de auditora (aunque slo 1 auditor) confirma los hallazgos que han de
ser presentado en la reunin de clausura. Esto se hace en una reunin previa a la clausura.
El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para discutir los resultados de la
auditora e identificar inconsistencias, incumplimientos, observaciones y buenos ejemplos. El
anlisis de las pruebas reunidas obliga llevarse a cabo antes de la sesin de clausura, incluso si
hay un solo auditor que realice la auditora.
El equipo de auditora debe prepararse para la reunin de cierre mediante la revisin y discusin
de las pruebas presentadas y luego identificar y acordar:

Los incumplimientos

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Evidencia especfica
Las posibles acciones correctivas, cmo pueden ser verificados y un marco de tiempo
sugerido para la finalizacin
Problemas e interrogantes sistemticas
La causa raz de los problemas, cuando sea posible
Los buenos ejemplos
Posible priorizacin de temas
Las solicitudes de datos o pruebas adicionales

7.5.1 Clasificacin de No Conformidades


SMETA no da gua a los auditores a clasificar las no conformidades. Si el solicitante de auditora
requiere que el auditor clasifique los incumplimientos, el cuerpo de auditora debe utilizar la
estructura de calificaciones del solicitante de auditora. Gua para la clasificacin puede se
encuentran en el SMETA Gua de No Conformidades, en los recursos de los miembros de Sedex.
El sistema Sedex tambin permite a todos los miembros de A / AB / B asignar niveles de gravedad
de clasificacin para sus propias no conformidades en el sistema y el sistema suministra una lista
de clasificacin por defecto, aceptado por la mayora de los miembros de Sedex.

7.5.2 Informe del Plan de Accin Correctiva


El SMETA Informe del Plan de Acciones Correctivas (CAPR) ha sido diseado para proporcionar
una estructura para la auditora, las conclusiones del equipo ayudan al sitio a desarrollar un plan de
accin correctiva en la reunin de clausura.
Para todos los casos de incumplimiento y, especialmente, las relacionadas con las horas de trabajo
o los salarios, el equipo de auditora debe identificar el contexto de la situacin y su frecuencia, el
nmero de personas afectadas y el departamento (s) de que se trate, tanto en la reunin de
clausura y en la auditora.
El auditor debe completar un proyecto del Informe del Plan de Acciones Correctivas antes de la
reunin de cierre con el objetivo de los resultados que acuerdan y luego registrar las acciones
correctivas propuestas por el sitio en la reunin de clausura. Las No Conformidades confirman
donde las prcticas del sitio no cumplen con la ley y / o el cdigo aplicable.
Observaciones y ejemplos de buenas prcticas tambin se observan de manera que el Informe del
Plan de Acciones Correctivas ofrece una clara y equilibrada imagen de cmo el sitio gestiona
aspecto del cdigo laboral relevante.
Para las definiciones de las no conformidades, observaciones y buenos ejemplos, ver "7 Ejecucin
de Auditora".
Por cada incumplimiento o la observacin, el informe de auditora SMETA debe proporcionar:

Una descripcin de la situacin de incumplimiento o de observacin, su frecuencia y el


nmero de personas que se trate.
Si se trata de un incidente aislado o un problema ms sistmico.
Pruebas para justificar las conclusiones.
Referencia y detalles de la zona correspondiente del cdigo y / o leyes locales.
Accin Correctiva recomendado con un plazo de ejecucin, la responsabilidad y el mtodo
de verificacin requerido.

48

Gua de Buenas Prcticas


SMETA
El Informe del Plan de Acciones Correctivas (CAPR) debe:

Searclaro y presentado en el idioma local hablado por la direccin del centro de trabajo con
una copia proporcionado al solicitante de auditora en Ingls. Adems, el informe de
auditora y CAPR que se cargan en Sedex debe estar en Ingls, firmado por el auditor y
administracin de gestin del sitio.
Se distribuirn de la siguiente manera:
o Una original, copia firmada por el administrador del sitio (en un lenguaje
comprensible para el sitio).
o Una segunda copia original, firmado conservada por el auditor, junto con otra
documentacin de la auditora.
o

Una copia dura o blanda al solicitante de auditora y los revisores acordados.

Nota: Cuando las copias adicionales no pueden ser firmados en el da de los documentos deben
contener al menos los nombres de los firmantes como evidencia de firmas.
LISTA DE CONTROL/CHEQUEO PARA COMPLETAR UN Informe del Plan de Acciones
Correctivas
Nmero de Incumplimiento
Esto debe incluir una lnea independiente para cada incumplimiento con el nmero de cdigo de la
ETI para el elemento del cdigo laboral o local que no se ha cumplido y se numerarn segn el
Cdigo ETI es decir el nmero 2 es "la libertad sindical". Se recomienda que para cualquier No
Conformidad de Libertad de Asociacin la primera columna en el Informe del Plan de Acciones
Correctivas debe contener el nmero 2.
Detalles de incumplimiento
Esto se debe describir de manera clara y concisa, con referencia al elemento del cdigo de trabajo
y / o ley local que ha sido violada. La informacin del Plan de Acciones Correctivas puede ser ms
concisa que en el informe de auditora, pero es importante que la informacin es consistente con el
informe de auditora y claro que la accin No Conformidad se refiere a.
Causa principal
El objetivo principal del Informe del Plan de Acciones Correctivas es promover mejoras en el lugar.
El auditor debe fomentar al sitio a identificar las causas de los problemas por lo que es prctico
hacerlo. Esto se logra mejor preguntando repetidamente "por qu" para desarrollar una
comprensin ms profunda de las causas subyacentes y su relacin con el incumplimiento
identificado. Encontrar y eliminar una de las causas a menudo impide que se repita una no
conformidad (vase el SMETA Informe del Plan de Acciones Correctivas" documento para obtener
ms informacin sobre cmo identificar las causas).
Acciones Preventivas y Correctivas
Esta columna contiene detalles de las medidas que deben adoptarse para despejar la no
conformidad es decir, las acciones inmediatas y el cambio en el sistema para evitar que vuelva a
ocurrir es decir, las acciones a largo plazo. Las recomendaciones para las acciones correctivas
debern realizarse, por direccin de la gestin o por los trabajadores y, slo si es necesario, por el
auditor. Se anima a los auditores compartir las buenas prcticas y soluciones de su propia
experiencia, pero no deben dar acciones correctivas especficas al sitio. El auditor debe tratar de
garantizar que las recomendaciones se refieren a causas profundas en lo prctico.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Nota: Los auditores deben dirigir a los proveedores a la informacin disponible en Sedex por
ejemplo, Libro de Trabajo de Proveedor' y SMETA Informe del Plan de Acciones Correctivas.
Escala de tiempo
Este es el tiempo necesario para que las acciones correctivas recomendadas a ser implementadas
y la atribucin a ser cerrada. La escala de tiempo que aparece puede ser para una inmediata
correccin a tomar a lugar, pero el tiempo asignado para acciones correctivas para ser completado
debe ser, adecuado y realista. Medidas a largo plazo y recomendaciones sobre la manera de
abordar las causas fundamentales pueden requerir plazos extendidos que no se pueden decidir en
la reunin de clausura y no necesitan ser incluidas.
En los casos excepcionales en que no es posible acordar plazos por ejemplo, el sitio quiere tiempo
para considerar, entonces se deben discutir los plazos al menos en registro en el Informe del Plan
de Acciones Correctivas del auditor. Por ejemplo "Escalas de tiempo que se han confirmado por el
sitio".
Escalas recomendadas se dan en el "SMETA Gua de No Conformidades.
Mtodo de Verificacin
Esta columna debe ser completada por el auditor, de acuerdo con la direccin del sitio. Las
opciones son para "escritorio" o "seguimiento". El auditor debe asegurarse de que el sitio es claro
acerca de las implicaciones de la ruta verificacin seleccionada y los prximos pasos necesarios.
En el lugar se recomiendan las auditoras de seguimiento de los incumplimientos cuando las
acciones correctivas slo pueden ser evaluadas a travs de un viaje al sitio, entrevistas o una
revisin fsica de la documentacin.
Una basada en el seguimiento de escritorio se puede usar para verificar las acciones correctivas,
de ser convenidos por el solicitante de auditora. El mtodo de seguimiento de escritorio se puede
utilizar para verificar las acciones correctivas a travs de fotografas, copias de los certificados,
facturas, etc. presentados por el sitio. Seguimiento basado de escritorio no se puede usar donde
las acciones necesitan ser verificado a travs de testimonios de los trabajadores o evidencia fsicas
del sitio.
Nota: Para obtener una gua sobre el mtodo de verificacin, consulte SMETA Gua de No
Conformidades en los recursos de miembros de Sedex, que da ejemplos de los plazos y mtodos
de verificacin de las acciones correctivas.

7.6 Reunin de Cierre y resumen de los hallazgos


Es esencial que se permita el tiempo suficiente para una discusin completa en la reunin de
clausura. Las Acciones Correctivas sugeridas por el sitio debe ser un debate completo y registrado
una vez estuvieron de acuerdo. Mucha atencin se debe prestar a las sugerencias cuando son
prcticas y si es seguro de que se pueden completar en el sitio dentro del plazo acordado.
El objetivo de la reunin de cierre es informar y estar de acuerdo con el sitio, las conclusiones de la
auditora y verificar su confirmacin de los resultados a travs de la firma del Informe del Plan de
Acciones Correctivas y los plazos acordados. Ms de estos resultados deberan haber sido
comunicadas a la brevedad posible a lo largo de la auditora y la reunin de cierre es otra
oportunidad para que el sitio facilite cualquier informacin adicional an no vista.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Si el sitio es capaz de suministrar suficiente evidencia en la reunin de cierre para corregir un
incumplimientos identificado esto puede ser registrada como una observacin, pero es importante
que el tema original se registre en su totalidad junto con las pruebas presentadas como una accin
correctiva y que el auditor considera que la informacin siempre se asegura de que el problema no
vuelva a ocurrir.
El propsito de la reunin de cierre es acordar el plan de acciones correctivas sugerida que
establece reas de mejora, acciones y plazos. Esta reunin debe involucrar a todos los asistentes
a la sesin de apertura, idealmente incluyendo un representante de los trabajadores.
Esto debe ser comunicado en un idioma comprensible para la gestin / todos los presentes. Si
ningn representante de los trabajadores est presente, entonces los detalles de cmo la
informacin ser comunicada a los representantes de los trabajadores ser fijada, y anotarlo en el
Informe del Plan de Acciones Correctivas.
Al final el Informe del Plan de Acciones Correctivas debe estar disponible para el sitio en un idioma
que comprenda pero ser necesario suministrar una copia en Ingls - especialmente a los clientes
adecuados, Informe del Plan de Acciones Correctivas subido a la Sistema Sedex al menos se debe
subir en Ingls. Para auditorias de SMETA el Informe del Plan de Acciones Correctivas se debe
subir a la Sistema Sedex, una recomendacin es que se carga como un pdf, junto con el informe
de auditora.
Nota: En los casos en que la gestin no est de acuerdo que deben firmar la seccin de
"controversia" del Informe del Plan de Acciones Correctivas y exponiendo los motivos.

7.6.1 Acordar Acciones Correctivas


Las acciones correctivas deben centrarse en soluciones sostenibles a largo plazo que corrigen la
causa raz de cualquier problema.
El auditor debera alentar al sitio tomar el tiempo para formular un plan de acciones correctivas que
por ejemplo, crea una solucin permanente si varias salidas de emergencia estn bloqueados se
requiere un sistema para garantizar que permanezcan despejadas.
Para problemas endmicos a largo plazo por ejemplo las horas de trabajo excesivas, la direccin
del sitio puede necesitar formular un plan de acciones correctivas en colaboracin con sus clientes,
sino que debe reconocer su aceptacin del incumplimiento.
Si la gestin del lugar no est de acuerdo con cualquier hallazgo, el auditor debe indicar que se
muestre evidencia que el hallazgo es incorrecto, el equipo de auditora revisar. Si se produce tal
evidencia, este debe ser verificado a travs de otra ruta como entrevista a empleados, revisin de
documentos y la observacin antes de aceptar.

7.6.2 Correccin inmediata de las No Conformidades


Si se presentan pruebas que esclarece la no conformidad, esta puede ser registrada como una
observacin y las pruebas presentadas en la reunin de cierre debe ser registrada en el Informe
del Plan de Acciones Correctivas como accin correctiva inmediata completada, un ejemplo sera
un certificado de incendio producido en la reunin de clausura que tuvo anteriormente no visto por
los auditores.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Si un incumplimiento puede ser corregido inmediatamente por ejemplo, una pasarela bloqueada,
debe registrarse como una observacin, pero slo si el auditor muestra la prueba de un sistema
que puede garantizar que la ruta se mantendr despejada.
El auditor siempre debe investigar y documentar cmo se mantendr el cumplimiento antes de
registrar la observacin ms que una no conformidad.

7.6.3 Conclusin de la Auditora


Por ltimo, pedir a la equipo de gestin si tienen alguna pregunta. Explicar la distribucin acordada
del informe de auditora completa y que estar en contacto con el lugar con respecto a cualquier
seguimiento. Informar al sitio de la carga en Sedex y proceso de gestin de las acciones
correctivas y explicar sus responsabilidades.
Ver "8.3 Sedex y Carga de la Auditora" para obtener ms detalles.
LISTA DE CONTROL/CHEQUEO - REUNIN DE CLAUSURA:

Gracias a la gestin de su tiempo y su contribucin.


Vuelva a confirmar el objeto y alcance de la evaluacin.
Recordarles que ellos pueden impugnar los resultados en la reunin, pero cualquier
problema que han acordado no se puede consultar ms tarde.
Reconocer buenos ejemplos que se han observado durante el da.
Estar de acuerdo con las no conformidades y explicar que la auditora se bas en un
examen de la muestra de su sitio y puede haber algunos incumplimientos que no fueron
observados.
Pregunte al sitio identificar las causas profundas, sugerir acciones correctivas, el momento
y la persona responsable de las correcciones. Registrar las acciones correctivas.
Cancelar cualquier no conformidad donde la evidencia que lo respalda no es correcta,
asegurando que esto es verificado por otra ruta cuando sea necesario.
Registro de no conformidades que se pueden corregir inmediatamente.
Responder a cualquier pregunta que la gestin tenga.
Explique cundo se completar el informe de auditora completo y que se enviar a.
Resumen de los resultados y acciones correctivas debe ser firmado tanto por el auditor
principal y el representante del sitio.
Deje una copia comprensible del plan de medidas correctivas con la direccin.
Las acciones correctivas deben incluir un calendario para la finalizacin y el tipo de
verificacin necesaria.
Si el Resumen de las conclusiones y medidas correctivas no est de acuerdo, el auditor
deber pedir al sitio firmar el Informe del Plan de Acciones Correctivas en el cuadro de
disputa junto con las razones de la disputa. El auditor debe entonces dejar una copia en el
sitio y el informe de los puntos de disputada al solicitante de auditora, la copiando la sitio.
Informar a la instalacin de la carga en Sedex y el proceso de gestin de acciones
correctivas en el sistema Sedex, asegurndose de que sean conscientes de sus
responsabilidades. Ver 8: Informe de Auditora y Rendimiento" para ms informacin.

7.6.4 Diferencias de resultados


Existe la posibilidad, en el Informe del Plan de Acciones Correctivas para un sitio impugnar los
resultados de la auditora. Hay dos secciones en la pgina de confirmacin del Informe del Plan de
Acciones Correctivas:

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Seccin 1 Loas no conformidades discutido y acordado. El auditor debe hacer todo lo


posible por llegar a un acuerdo con el sitio y obtener la firma de su representante.
Seccin 2 - Cuando hay cualquier no conformidad en disputa, la direccin del sitio deben
ser invitados a completar la segunda parte del cuadro de firmas y de exponer sus razones
para cualquier conflicto.

Nota: El Informe del Plan de Acciones Correctivas siempre debe estar firmada por un representante
del sitio, ya sea en el "confirmando que el anterior hallazgos se han discutido y entendido por la
gestin firma de (usted): _________ "
O en el cuadro "por favor indicar a continuacin si, la direccin del sitio, disputa cualquiera de los
hallazgos firma: _________ "
Cuando no sea posible incluir una firma escrita a mano en la Subida del Informe del Plan de
Acciones Correctivas el documento debera al menos incluir nombres mecanografiados de los
signatarios como evidencia de firmas.
En caso de que el sitio se niega a firmar cualquiera de las secciones y en particular si el auditor
puede sentir que estn en riesgo como resultado de los hallazgos de la auditora debe registrarse
en la seccin de actitud de la direccin en el informe de auditora - asegurando que no hay riesgo
para el auditor.
Nota: El SMETA Informe del Plan de Acciones Correctivas invita a comentarios sobre el proceso
de auditora. Un enlace en la pgina final del Informe del Plan de Acciones Correctivas se da el
acceso a una encuesta que registra opiniones sobre la experiencia de auditora.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

CAPTULO 4 (seccin 8)
INFORMES Y RESULTADOS DE AUDITORA

8. INFORME Y RESULTADOS DE AUDITORA


El Informe de Auditora y SMETA el Informe del Plan de Acciones Correctivas son los resultados
ms importantes de una auditora como este es la informacin visible para los clientes del sitio. Es
esencial que tanto el informe de auditora y el Informe del Plan de Acciones Correctivas son claros
y contiene toda la informacin til posible. El auditor debe recordar que las partes que revisan la
auditora generalmente no estuvieron presentes en la auditora.

8.1 Informe de Auditora


Esta seccin incluye detalles sobre cmo un informe de auditora debe ser escrito incluyendo
plazos para la entrega.

8.1.1 Aspectos generales


El Informe de Auditora SMETA debe completarse lo antes posible despus de la auditora y
siempre debe cumplir con el Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA siglas en ingles) del auditor /
solicitante de la auditora. El informe de auditora debe ser escrito para presentar un completo y
equilibrad caso de los hallazgos. Para facilitar la cooperacin en la mejora continua del informe de
auditora debe compartirse con todas las partes interesadas por ejemplo el sitio / proveedor /
cliente, tan pronto como sea posible despus de la auditora.
Si el informe de auditora y SMETA el Informe del Plan de Acciones Correctivas son para ser
subidos a Sedex, al menos deben ser escritos en Ingls y debe utilizar la plantilla estndar SMETA
Informe de Auditora. Adems una copia del informe de auditora tambin debe estar disponible en
el idioma de la direccin del sitio (dos idiomas se pueden combinar en una sola copia si es
acordado por todas las partes pertinentes). Cualquier desviacin de la SMETA debe ser registrada
en la Declaracin SMETA en el frente del informe de auditora.
Es una buena prctica indicar todos los hallazgos en un lenguaje sencillo, indicando las situaciones
u observaciones claramente para que pueda ser entendido por alguien que no estuvo presente en
la auditora.
Para cada rea del Cdigo, el informe de auditora debe incluir:

Una descripcin de la situacin actual y cmo se gestionan los requisitos (ver "Los
sistemas actuales y La evidencia examinada" y "8.1.2. Puntos especficos).
Pruebas Cientficas e Informacin para fundamentar cualquier hallazgo.
Las fotografas para identificar el sitio y para ilustrar los resultados.
Por cada no conformidad o la observacin, el informe de auditora debe proporcionar:
Una descripcin de la situacin de la no conformidad o de observacin, su frecuencia y el
nmero de personas que se trate.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Si se trata de un incidente aislado o un problema ms sistmico.


Prueba para justificar las conclusiones.
Referencia y detalles de la zona correspondiente del Cdigo y / o leyes locales.
Sitio sugiri medidas correctivas con un plazo de ejecucin, la responsabilidad y la mtodo
verificacin que requiere.

Nota: suficiente detalle deben incluirse de manera que un revisor que no estuvo presente en la
auditora es capaz de entender con exactitud el tipo y escala del hallazgo.

8.1.2 Puntos Especficos


El propsito del informe de auditora es dar una imagen completa y equilibrada de los hallazgos en
el da de la auditora. Los lectores del informe de auditora deben ser capaces de construir una
imagen precisa de la planta del proveedor, tanto lo que es para trabajar all, as como cualquier
resultado de las pruebas examinadas por los auditores.
8.1.2.1 Realizacin de los sistemas actuales y Pruebas Examinadas

La mayora de los miembros de Sedex estn interesados en trabajar con sus proveedores en un
programa de mejora continua y entender esas oportunidades de mejora los lectores necesitan una
imagen detallada del actual sistema de un sitio del proveedor. Cuando se haya completado
correctamente un informe de auditora SMETA capturar suficiente informacin detallada para
facilitar una discusin sobre cmo se pueden hacer mejoras.
Lo ms importante es que el auditor debe rellenar "sistemas y pruebas actuales examinadas para
cada rea del cdigo. Esta es una oportunidad para que el auditor pueda informar al lector de
cmo de especfico es el cdigo administrado por el sitio. Es el lugar en el informe de auditora,
donde una descripcin detallada del sistema de gestin, que o bien previene o conduce a una
situacin de no conformidad se puede grabar. Como por ejemplo:
En esta seccin para cada clusula del auditor debe registrar los procesos para la gestin de cada
rea de la Cdigo del Trabajo, como ejemplos:

Cmo funciona el reclutar trabajadores en el sitio? (asociada a la edad mnima de


contratacin).
Cmo se confirme la contratacin? por ejemplo cartas de compromiso, contratos.
Cmo gestionar las horas de trabajo de cada trabajador individual?, qu sistema de
registro se utiliza, y cmo se gestiona el tiempo extra?
Cmo se pagan a los trabajadores, cmo se calculan los salarios, es por unidad o por
hora y de qu manera la gestin garantizar a se paga salario mnimo legal mnima para la
hora estndar?

Clusula 4: No se utilizar trabajo infantil


Menores de empleo se pueden prevenir al garantizar que slo los trabajadores por encima de la
edad mnima son contratados. Un sitio de trabajo debera haber detallado procedimientos eficaces
para la contratacin de trabajadores de la edad correcta.
En "Los sistemas y las pruebas actuales Examinados el informe de auditora SMETA debe
detallar:

Cmo se contrata a los trabajadores?

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Lo que se comprueba
Quin es responsable de comprobar
Est documentado? Alguien puede hacerse cargo de esta responsabilidad, si es
necesario?

La informacin anterior se debe revisar y registrar por el auditor, utilizando preguntas abiertas de la
gestin y permitiendo que el gerente responsable demostrar al auditor cmo se gestiona esta rea
del cdigo. Este puede ser justificado en la entrevista del trabajador mediante la confirmacin de
los procedimientos de contratacin, desde una perspectiva de los trabajadores.
Al detallar los procedimientos y prcticas anteriores y las pruebas comprobado en esta seccin el
responsable es el gerente y el lector puede juzgar en el informe de auditora si los problemas
encontrados es probable que ocurran o volver a ocurrir.
8.1.2.2 Cumplimiento de salarios y tablas de horarios

Los salarios y tablas de horas fueron creadas para proporcionar una visin general de pago y las
horas trabajadas por persona trabajadores. Los criterios de seleccin adicionales para los
trabajadores individuales se basa en sus niveles salariales y la tabla requiere un auditor para
identificar los peor pagados, medio pagados y mejor pagados. El objetivo de la tabla es dar en el
informe de auditora al lector una idea instantnea de los niveles de salarios, a un trabajador cada
nivel en particular en una situacin en la que no es posible verificar las horas de trabajo y los
salarios a causa de discrepancia entre los registros ejemplo registros produccin y registros de
salarios / hora.
Es importante que ambos estn llenos a cabo lo ms correctamente posible asegurndose de que
todos los intervalos de tiempo y monedas se incluyen, que es por hora / semana / por mes y las
unidades declaradas.
Tabla de Salarios
La tabla de salarios contiene una serie de preguntas que necesitan ser contestadas para tres
trabajadores individuales, en funcin de sus niveles de salarios. Los registros que se usan como
base para llenar la tabla de salarios deben ser seleccionados del registros de revisin en el mbito
de la auditora. Para los tres niveles de salarios que se presentan en la tabla, el mismo mes debe
revisarse (por ejemplo, de octubre).
Sin embargo, no hace ninguna diferencia que del pico, actual o al azar / bajo muestreado meses la
tabla salarios se basa en, pero se recomienda que el auditor elige un ejemplo meses que son
representativos para el sitio. El objetivo de la tabla de salarios es dar al lector la comprensin de
(entre otros):

El que los trabajadores reciban un salario mnimo o por encima / debajo del salario mnimo.
Lo que la propagacin de los niveles salariales son.
Si los trabajadores se les paga extra por las horas extras y cunto.
Si reciben prestaciones bsicas, como el seguro social.
Es esencial que las unidades de la moneda y el perodo de tiempo que se indica para cada
entrada.

Tabla de horas laborales


La tabla de horas de trabajo debe ser respondida por los registros de los trabajadores incluidos en
la muestra en la auditora y cuando sea necesario, de la fuerza de trabajo total. ETI ha actualizado

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
su estndar de horas de trabajo en abril de 2014, y estos cambios han sido incorporados en la
actualidad en SMETA (para ms informacin ver http://www.ethicaltrade.org/eti-base-code/workinghours).
El objetivo de la tabla de los horarios de trabajo es dar al lector la comprensin de (entre otros):

Cuntas horas normales los trabajadores hacen por da / semana / mes?


Cuntas horas extras (OT) horas los trabajadores hacen por da / semana / mes?
Cuntos das de descanso los trabajadores tienen en un periodo de 7 o 14 das.
Si hay desviaciones de la norma, cualquier razn especfica para ello.

Por tanto las dos tablas anteriores de informacin deben ser recuperadas mediante la
comprobacin de los registros previstos. Si la informacin no es clara, un nmero adicional de los
registros se puede comprobar para aclarar la situacin. Si los niveles de salarios o las horas
trabajadas no se pueden confirmar, debido a las inconsistencias en los registros, el auditor deber
informar sobre la conclusiones sobre la base de la informacin proporcionada, pero observaciones
sobre inconsistencias en otra parte aplicable del informe de auditora (sistemas actuales y
Evidencia revisada, no conformidades, informacin clave, sistemas de gestin). Solicitar a los
miembros que el auditor no diga "no se puede verificar" en las tablas salarios u horas.
8.1.2.3 Otras reas del Informe de Auditora SMETA

Adems, a partir de algunas encuestas recientes annimas de las auditorias SMETA, la AAG han
preparado la lista de malas interpretaciones de comunes cometidas por algunos auditores. La AAG
anticipan que se refiere a esta lista, mientras que completando un informe de auditora se reducir
el nivel de informacin poco clara:

Cualquier variacin al proceso norma SMETA debe ser registrado en la declaracin


SMETA en la pgina 2 el informe de auditora, por ejemplo, diferentes tamaos de muestra
o duracin de la auditora. Un error comn es una duracin ms corta de auditora que
describen en "6.5.3.3 Ejemplo de Programas, pero no hay explicaciones en el declaracin
de SMETA.
La informacin clave en el informe SMETA Informe de Auditora pregunta si el trabajador
peor pagado en el sitio es por debajo del salario mnimo, cumple salario mnimo o est por
encima del salario mnimo. El auditor debe comprobar la casilla correcta y tratar de estimar
a partir del anlisis salarial qu porcentaje de los trabajadores estn por debajo, conocer o
exceda del salario mnimo legal.
Nmero de trabajadores migrantes son necesarios en Anlisis del Trabajador en el
Informe de Auditora SMETA. Trabajadores Migrantes" definiciones varan segn el pas.
Los auditores deben tener claro pas / lugar de origen. Las definiciones incluyen:
o Un trabajador que se ha mudado a un pas, provincia o regin donde no son es
nativo y donde que no son elegibles para ser o no tienen la intencin de
convertirse en residentes permanentes.
o En algunos pases / reas que pueden ser definidos como aquellos que requieren
permisos especiales para trabajar en esa ubicacin.
Los anlisis de salarios y horas siempre deben indicar las unidades (de salarios) y el
intervalo de pago - por hora, por da, por semana, por mes. Durante horas analizadas el
auditor debe registrar si son todos los das, semanal, mensual tanto para horas estndar
excluyendo las horas extraordinarias, as como el perodo de tiempo registrado por horas
extras.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
8.1.2.4 Describiendo hallazgos de la clusula:

Debe enumerar las no conformidades de forma individual con la clusula del cdigo
apropiado o ley local y apropiadas las medidas correctivas que acompaa a cada caso de
no conformidad.
Sistemas actuales y pruebas examinadas por el auditor confirma cmo el sitio maneja el
clusula particular (vanse los puntos especficos 8.1.2 anterior).

Para mayor claridad en la produccin de un informe de auditora SMETA "buenas prcticas" de la


AAG ha producido una SMETA Gua para completar un Informe SMETA y el Informe del Plan de
Acciones Correctivas" y esto est disponible al pblico en la pgina web de Sedex.
Notas:

Gua sobre los plazos de finalizacin y el mtodo de verificacin se puede encontrar en los
miembros de Sedex seccin de recursos (ver SMETA Gua de No Conformidades).
El informe de auditora no debe incluir cualquier informacin que pueda ser utilizada para
identificar a los trabajadores especficos tales como nombres, nmeros de identificacin,
descripciones de puestos y / o lugar de trabajo.
Salvo pactado de antemano, el organismo de auditora no distribuir el informe de auditora
fuera Sedex a ninguna entidad excepto al solicitante de la auditora.

8.2 Descripcin de No Conformidades, Observaciones y Buenos Prcticas


Miembros de Sedex han proporcionado algunos ejemplos para fomentar la denuncia constante
sobre los problemas encontrados.

8.2.1 Descripcin de una No Conformidad


Miembros de Sedex sugieren proporcionar el mximo detalle en la accin de no conformidad en el
informe de auditora, que debe incluir una descripcin de la no conformidad, la ley local y / o
requisito de la ETI, la acciones correctivas recomendadas, as como la evidencia objetiva
observada.
Los siguientes son algunos ejemplos:
Ttulo: Suministro de PPE

Descripcin de no conformidad:
o No Conformidad de ETI o No Conformidad de la ley local.
Durante la visita se observ que los 6 trabajadores en el departamento
aerosol no llevaban guantes de goma, gafas y mscaras. El examen de la
que se trataba de base de solventes de pinturas y las precauciones
recomendadas eran para usarlos con la proteccin de equipo puesta (PPE
en ingles).

de pintura en
MSDS mostr
de seguridad
por sus siglas

Las leyes locales y / o requisito ETI: IET


ETI 3.1 Un entorno de trabajo seguro e higinico ser proporcionado, teniendo en cuenta el
conocimiento prevaleciente de la industria y de cualquier peligro especfico. Se tomarn las

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
medidas adecuadas para prevenir los accidentes y los daos para la salud que surjan de,
asociado con, o que ocurre en el curso del trabajo, por reduccin, en la medida en que sea
razonable y factible, las causas de los riesgos inherentes al trabajo medio ambiente.

Ley Ley de Seguridad del Fabricante artculo 37 de los Estados "unidades proporcionarn PPE
para los empleados y arreglar la correcta supervisin y la capacitacin ".

Medidas Correctivas recomendadas:


Gerente Sr. FFF de Salud y Seguridad ha discutido con el director de la fbrica que el PPE
debe obtenerse para los 6 trabajadores de la pintura a pistola y que l (el seor FFF) se
asegurara de que todos los trabajadores recibieron capacitacin en su uso correcto. l
crea que la formacin era directamente del proveedor de las pinturas y le hara visitar la
organizarse para dar una sesin de entrenamiento.

Accin Por: D. FFF. Periodo de ejecucin: 30 das.

Objetivo evidencia observada:


Gira del Sitio y MSDS de pinturas.

Ttulo: Los jvenes trabajadores no registrados o matriculados por los requisitos legales.

Descripcin de no conformidad:
No Conformidad con respecto a la ley local.
Durante una entrevista en la revisin de los archivos de todos los jvenes trabajadores, en
total 20 personas (16 a 18 aos.), Se indic que estos jvenes trabajadores no estaban
registrados en la oficina de trabajo local y no tenan controles de salud regulares.

La ley local o requisito ETI:


De conformidad con el Reglamento para la Proteccin Especial de Menores.
Trabajadores (Documento No.498) del artculo 9, "El empleo de los trabajadores de
menores debe ser registrado", Artculo 6: "Los empleadores deben proporcionar controles
peridicos de salud a los trabajadores menores de edad, antes de comenzar a trabajar con
la empresa, despus de un ao de trabajo y cuando llegan a 18 aos.

Medidas Correctivas recomendadas:


Se recomienda que la fbrica deba registrar a los trabajadores menores de edad en la
oficina de trabajo local y organizar controles de salud como lo indica la ley.

Accin Por: Gerente de Personal: marco de tiempo de 60 das.

La evidencia objetiva observ:


Entrevista del trabajador y revisin de documentos.

Ttulo: Eficacia de rgano de representacin.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Detalle de incumplimiento:
No Conformidad con respecto a ETI.
Los trabajadores expresaron su descontento con el desempeo del comit de bienestar
citando ineficaz representacin y demoras en recibir informacin de gestin.

La ley local o requisito ETI:


ETI 2.1 Los trabajadores, sin distincin, tienen el derecho de afiliarse o formar sindicatos
de comercio de su eleccin y de negociacin colectiva.

Medidas Correctivas recomendadas:


Se recomienda que el comit de bienestar se rena peridicamente, que las reuniones se
levante acta, de que minutos se comparten con la fuerza de trabajo.

Accin por el gerente de personal: marco de tiempo de 60 das.

La evidencia objetiva observ:


A raz de los resultados de la entrevista de los trabajadores, los auditores encontraron que
el comit de bienestar se reuni con muy poca frecuencia, no hablaron hicieron de los
temas sugeridos por los trabajadores y no realizaron actas de las reuniones.
Nota: La libertad sindical es un rea compleja de la auditora ya que las leyes y
reglamentos son diferentes entre los pases y tambin entre las zonas francas industriales.
La siguiente descripcin representa el nivel de detalle que los miembros de Sedex les
gustaran ver en un informe de auditora.

Los sistemas actuales y las pruebas examinadas:


"No hay ningn sindicato en la finca. Sin embargo, no es un medio paralelo de gestin de
acoplamiento, por uso de un comit de trabajadores de bienestar. El comit se rene con la
administracin para revisar el trabajo y condiciones de bienestar en el lugar de trabajo.
Comit de bienestar de los trabajadores tambin se utiliza para comunicar a los
trabajadores. Los trabajadores y la gestin discuten y acuerdan soluciones prcticas a los
problemas que puedan haber planteado, asignar responsabilidades y establecer plazos
para las acciones y el seguimiento de las acciones acordadas en reuniones anteriores.
Aparte del comit de bienestar, existe un gnero y un comit de salud y seguridad. Con
representacin de los trabajadores de todos los departamentos de la finca. Los
trabajadores eligen a sus propios representantes.
Los entrenamientos se llevan a cabo para permitir que estos comits desempeen
eficazmente sus funciones. Los comits tienen agendas de sus reuniones.
Las actas de todas las reuniones son documentadas y archivadas. Sus reuniones se
comparten durante reuniones de trabajadores y publicadas en los tablones de anuncios ".

Ttulo: La discriminacin por edad.

Detalle de incumplimiento:

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SMETA
No Conformidad con respecto a ETI.
Fbrica slo recluta a trabajadores rango de edad: igual o mayor de 18 aos.

La ley local o requisito ETI:


De conformidad con la Clusula Cdigo ETI Base 7.1 no haya discriminacin en la
contratacin, remuneracin, acceso a la formacin, promocin, despido o jubilacin por
motivos de raza, casta, origen nacional, religin, edad, discapacidad, gnero, estado civil,
orientacin sexual, afiliacin sindical o afiliacin poltica.

Medidas Correctivas recomendadas:


Se recomienda que la fbrica deba terminar esta regla y dejar de discriminar a candidatos
entre las edades de 16 a 18 aos a la hora de contratar.
Accin por el gerente de personal: marco de tiempo de 60 das.

La evidencia objetiva observ:


Se seal que del artculo 2 de reglamento de la fbrica, la fbrica slo puede contratar a
trabajadores con edades iguales o ms de 18 aos.

Ttulo: No da de descanso por cada 7 das.

Descripcin de incumplimiento:
No Conformidad con respecto a ETI / No Conformidad con respecto a la ley local.
Los trabajadores no se les proporcion un da de descanso en siete, (o 2 das de descanso
en 14) 0,25% del total de trabajadores, todos los cuales trabaj en el departamento de
embalaje haban trabajado sin un da de descanso en los ltimos 3 meses. Gestin dijo que
haban estado muy ocupados y la escasez de personal haba requerido de 7 das
laborables a cumplir rdenes.

La ley local o requisito ETI:


El Cdigo Bsico de la ETI establece que: ETI 6.2 En cualquier caso, en forma regular no
podr requerir que los trabajadores a trabajen ms de 48 horas por semana y estar
provisto de al menos un da libre por cada siete das perodo en promedio.

Medidas Correctivas recomendadas:


Los trabajadores debern disponer de un da libre en siete. Gestin propuso que era
posible entrenar a algunos de los otros trabajadores de otros departamentos a trabajar en
el embalaje de manera que el trabajo de embalaje podra ser compartida por ms
trabajadores y, por tanto, todos tendran un da libre.

Accin por el gerente de personal: marco de tiempo de 30 das.

La evidencia objetiva observado:


Con base en las observaciones hechas durante la revisin de documentos y entrevistas al
trabajador, se encontr que los trabajadores del departamento de embalaje estaban
trabajando 7 das consecutivamente durante un perodo de 3 meses.

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SMETA
Ttulo: No hay documentacin en el expediente y / o falta de documentacin.

Descripcin de incumplimiento:
No Conformidad con respecto a la ley local.
Los empleados no haban sido validados por el empleador por su derecho legal a trabajar
mediante la revisin de documentacin original.

La ley local o requisito ETI:


Derecho Civil: Artculo X, con efectos desde el 1 de mayo de 2004, se exigir a todos los
nuevos empleados para proporcionar pruebas de su derecho a trabajar en el Reino Unido
antes de comenzar el empleo.

Medidas Correctivas recomendadas:


El derecho a trabajar deber recogerse y validado la documentacin original.

Accin por el Personal encargado: plazo: Inmediato.

La evidencia objetiva observ:


Sobre la base de la documentacin revisada, se constat que la documentacin sobre el
derecho a trabajar no haba sido recogidos para los empleados que hayan iniciado el
trabajo despus del 1 de mayo de 2004 (2 casos).

8.2.2 Recopilacin de Observaciones


Descripcin de la observacin
Una observacin se registra cuando existe una prctica en el sitio que no sea contrario a la ley o
una norma, pero si no se corrige podra conducir al incumplimiento. Es una oportunidad para la
mejora por ejemplo:

Observacin de la libertad sindical.


Acta de la reunin del comit de trabajadores se producen pero no circulan.
Extintores de incendios todos parecen actualizados y correctos, pero no hay ningn
sistema en su lugar para su comprobacin.
Personal de manejo de productos qumicos estaban trabajando de manera satisfactoria,
pero no hay un sistema en el lugar para la formacin de nuevos trabajadores.

Las observaciones tambin pueden ser alcanzar a ser no conformidades si no corrige


inmediatamente, ver "7.6.2 Correccin Inmediata de No Conformidades.

8.2.3 Recopilacin de Buenos Ejemplos


Descripcin del Buenos Ejemplos
Un buen ejemplo es cuando el auditor siente que hay temas que estn por encima de las normas y
leyes aplicables conforme al sitio que fue auditado por ejemplo:

Guardera disponible para los trabajadores de los nios (donde no es obligatorio por ley).

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

Almacn para bicicletas e instalaciones de duchas.

Buenos ejemplos se pueden recoger a travs de en el lugar de observacin y entrevistas y se


pueden resumir bajo cada seccin de la Auditora Resultados por la clusula del Informe de
Auditora SMETA en Buenos ejemplos observados. El sitio no podr ser obligado a entrar en una
accin para un Buen Ejemplo (GE).
Beneficios para la Comunidad
El auditor debe preguntar al sitio si son compatibles con cualquier actividad de la comunidad local o
beneficios adicionales para los trabajadores que no hayan sido registrados y esto se debe indicar
en esta seccin. Los ejemplos seran:

El sitio es compatible con una escuela local y que donan su equipo de oficina de cierta
edad a la escuela cuando se sustituye su equipo propio con el nuevo esto se tradujo en
donaciones aproximadamente cada 6 meses y la donacin anterior haba sido 5
computadoras e impresoras que estaban todava utilizables.
La fbrica hace jornadas de puertas abiertas para los amigos de los trabajadores y familias
cuando estn todos invitados para la alimentacin y una visita alrededor de la fbrica para
que puedan estar tranquilos por las condiciones de trabajo de los miembros de la familia.
La fbrica organiza visitas a la fbrica con los alumnos de una escuela local que ensean a
los nios con la vista, discapacidades auditivas y del habla. Los alumnos aprenden sobre la
vida en la fbrica y siempre que sea posible la fbrica toma reclutas de la escuela en
puestos de trabajo que se ajusten a sus capacidades (aprox. 5% de la poblacin activa
haba llegado de la escuela).

8.3 Sedex y la carga de la Auditora


Los miembros de Sedex dependen y esperan recibir informacin de la auditora que sea de buena
calidad y que se cargan correctamente en el sistema Sedex. Para demostrar la imparcialidad
Sedex recomienda que la informacin de auditora se cargue por la empresa de auditora.
Algunas de las marcas y los minoristas tienen requisitos especficos sobre quienes deben cargar
una parte de la auditora, tanto al auditor y al sitio se les recomienda revisar estos requisitos y estar
de acuerdo en la etapa de la cotizacin de la auditora. Si no se revisan los requisitos de los
clientes puede resultar en haciendo ms de una auditora un sitio. Se recomienda que el sitio
investigue las necesidades de todos sus clientes y el objetivo de una auditora es que sea
satisfactoria para todos siempre que sea posible, para evitar la duplicacin de una auditora.
Incluso cuando el auditor carga el control de la visibilidad de la auditora de la informacin de
auditora queda en el sitio, ya que controlan el acceso de sus vnculos de los clientes.
A continuacin se presentan las directrices sobre cmo cargar las auditoras en Sedex, as como la
forma de agregar y revisar las acciones correctivas.
Donde enlaces relevantes para guiar paso a paso estn incluidos.
El auditor debe comunicar suficiente informacin a la instalacin auditada sobre Sedex, para
asegurarse de que comprenden las actividades que el sitio debe llevar a cabo en el sistema Sedex
(consulte la SMETA Paquete de Informacin de Pre Auditora).

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
La informacin debe incluir pero no limitarse a:

8.3.1. Beneficios de Sedex

Sedex, Intercambio de datos de Proveedores ticos (SEDEX por sus siglas en ingles) es
una organizacin sin fines de lucro de miembros de las empresas comprometidos con la
mejora continua de las prcticas ticas y responsables en sus cadenas de suministro.
Sedex promueve el intercambio de datos para facilitar la carga administrativa de los
proveedores cuando se negocia con mltiples minoristas / clientes de la marca que
requieren auditoras ticas. Los proveedores pueden cargar auditoras y compartirlos con
sus clientes, eliminando la repeticin, el costo, la administracin y reducir el nmero de
auditoras.
Sedex tambin permite el intercambio de buenas prcticas en el sitio: certificaciones del
sitio ahora se pueden cargar; detalles de los programas de formacin; participacin en
proyectos comunitarios y organizaciones no gubernamentales; buenos ejemplos en los
informes de auditora.
Miembros de Sedex incluyen marcas lderes mundiales y miles de proveedores ya
registrados en ms de 160 pases. La base de miembros est creciendo significativamente
cada mes y un nmero cada vez mayor de clientes es probable que esten en Sedex.

8.3.2 Proceso de Sedex


El organismo de auditora asesora al auditado sobre las necesidades del cliente y el proceso de la
carga en Sedex y tarifas asociadas a estos servicios. El auditor debe suministrar al auditado con
los paquetes de guas pertinentes que se pueden descargar aqu. Para cargar una auditora en el
sistema, son necesarios pocos pre-requisitos:

El auditado debe ser un miembro activo registrado en Sedex. Si el proveedor requiere


guas, vase: Paquete Gua del Proveedor Etapa 1- Instrucciones de registro para los
proveedores
El auditado debe haber creado su cuenta y registrado al menos un "lugar de trabajo". Por
Favor ver: "Paquete Gua del Proveedor Etapa 2 Gua de Preparacin de cuenta de
proveedores.
Se recomienda que el sitio tenga el Cuestionario de Autoevaluacin completo antes de la
auditora y que se comparte con el auditor antes de la auditora. Por favor, vea; Paquete
Gua del Proveedor Etapa 2 - Gua de Preparacin de cuenta de proveedores.
Se recomienda al auditado crear una "solicitud de carga" antes de la auditora. Esto le dar
el acceso al auditor al Cuestionario de Autoevaluacin. Por favor, consulte: "Paquete Gua
del Proveedor Etapa 3 - Cmo agregar una Auditora tica.

8.3.3 Carga de la Auditora: (Sitio Proveedor o Auditor)

Una vez que la auditora se ha realizado y completado, se recomienda el informe de


auditora y SMETA Informe del Plan de Acciones Correctivas sean compartidos en el
sistema para minimizar nuevas solicitudes de auditoras de los clientes. Cualquier auditora
tica de cualquier auditor puede ser subido a la plataforma de Sedex.
El Informe de Auditora y el Informe del Plan de Acciones Correctivas se puede cargar
como un archivo (un documento combinado), como una carpeta comprimida (incluyendo
los dos archivos) o como dos archivos, los clientes independientes pueden tener diferentes
preferencias. Sin embargo nosotros recomendaramos que se cargue en un mismo bloque
o archivo; ya sea como un archivo o una carpeta comprimida, ya que slo una carga puede
ser nombrado "Informe". Este informe ser visible en la primera pgina de la auditora en el

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

sistema, mientras que la carga posterior slo ser visible en la pgina de detalles de la
auditora.
Auditores: Por favor, consultar la "Paquete Gua del Auditor etapa 2 - Cmo subir una
auditora tica" para la plena instruccin.

Sitios: Por favor, consultar la "Paquete Gua del Proveedor Etapa 3 - Cmo agregar una
Auditora tica" para plenas instrucciones sobre cmo un sitio puede cargar su propia
auditora.

8.3.4 Agregando Acciones Correctivas (del Sitio)


Sedex requiere sitios para introducir las acciones que se han completado en respuesta a las
conclusiones de la auditora.

El sitio:
o Introduce las acciones correctivas.
o Una vez que estas acciones se han completado el sitio deber presentar los
resultados (con las acciones correctivas asociadas) al auditor para la verificacin.
Para detalles paso a paso sigue un enlace a Paquete Gua del Auditor Etapa 3 - Revisin
de No Conformidades y Acciones Correctivas.

8.3.5 Revisin de Hallazgos (Auditor)

Esto supone que el sitio ha presentado todas las acciones y los resultados asociados a la
auditora a travs de la Sistema Sedex:
El auditor revisa las acciones adjuntas que deben incluir pruebas documentales.
Para detalles paso a paso sigue un enlace a Paquete Gua del Auditor Etapa 3 - Revisin
de No- Conformidades y Acciones Correctivas.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
8.3.6 Otras recomendaciones:
Mientras Sedex no establece normas / requisitos, Sedex reconoce que cada cliente puede tener
sus propias normas / requisitos, por lo tanto:

Sedex recomienda que el auditor compruebe con los clientes sus necesidades de carga en
Sedex y las comunique claramente en la etapa de cotizacin al sitio. Esto incluira a sus
requisitos de los clientes sobre el tiempo de carga y la visibilidad de la informacin de
auditora en el sistema Sedex.
Sedex tambin recomienda encarecidamente que las auditoras externas son subidos por
la empresa de auditora como este proporciona una mayor independencia y una mayor
capacidad para cumplir con varios requisitos de los clientes simultneamente.

LISTA DE CONTROL/CHEQUEO - la subida de un informe de auditora en SEDEX


Para cargar una auditora en el sistema:

El sitio debe registrar la auditora en Sedex.


El auditor recibir una notificacin por correo electrnico y puede subir en el sistema la
auditora realizada.
El sitio debe aceptar los datos y publicar la auditora, por lo que puede ser visible para los
clientes. Tenga en cuenta que en el sitio que ha solicitado la auditora en el sistema Sedex,
el sistema publicar automticamente dentro de los 7 das de la carga la auditora.
El proveedor es capaz de entrar en las acciones contra los problemas en la lnea que luego
sern verificados por los auditores.
Sedex recomendamos encarecidamente que las auditoras externas son subidos por la
empresa de auditora ya que esto proporciona una mayor independencia.

Para ms detalles sobre cmo un sitio registra a un auditor para cargar su auditora, consulte "Gua
del Auditor Etapa 1 - Instrucciones de registro para los auditores.
La empresa de Auditora enva el informe de auditora al que paga la auditora y a los terceros
autorizados en un formato no editable y protegido. Una declaracin de liberacin de documentado
debe ser obtenida por el auditor antes de dicha liberacin.

8.4 Informacin de Gestin


Despus de cada auditora, el auditor deber presentar los siguientes documentos al solicitante de
auditora:

El Perfil de Pre-auditora del sitio (o que estn contenidos en el Sedex SAQ) no ser
necesario si el solicitante es el sitio o si el SAQ es visible en el sistema.
El informe de auditora completado (SMETA Informe de Auditora).
Resumen de los resultados y las acciones correctivas (CAPR).
Informacin de auditora complementaria (en su caso).

Nota: Si el solicitante de auditora no es el sitio, los permisos necesarios deben obtenerse antes de
compartir informacin. Por favor, consulte 6.1 Solicitud de Auditora" para los detalles de la
propiedad de la auditora.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
8.5 Registros de auditora
Los informes de auditora deben ser retenidos por el auditor como referencia por un mnimo de dos
aos, o ms si as lo acuerdan con el solicitante de auditora, o si es requerido por la ley.

Se recomienda que al auditor retener copias de al menos los siguientes documentos:


o Los documentos oficiales sobre el estatus legal de la empresa (licencia comercial).
o Polticas, Seguros / Certificados (correspondientes a los inmuebles y personas).
o Contratos de Trabajo en blanco (por lo menos en el formato en blanco).
o Muestra de Nmina (al menos en formato en blanco).
o Las muestras de las evaluaciones de riesgos del sitio, si est disponible.
o Acuerdo de Negociacin Colectiva.
o Prueba relativas a no conformidades, siempre que sea posible.
o La evidencia confirmando el nmero de trabajadores entrevistados y registros
revisados.

Leyes de datos y privacidad en algunos pases prohben que se hagan copias de determinados
documentos; en tales casos, los auditores deben respetar estas restricciones.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA

CAPTULO 5 (seccin 9)
AUDITORA DE SEGUIMIENTO
Encontrar temas durante una auditora es slo una parte de cualquier programa de auditora. Al
menos igual de importantes son las medidas adoptadas por el sitio para corregir los problemas
encontrados. Seguimiento de las auditoras son una parte importante del proceso de SMETA
dando tanto en el sitio y sus clientes confianza en las medidas adoptadas. Los auditores deben
recordar que estn auditando para mejora no slo el cumplimiento, sino tambin en el avance con
respecto a las acciones correctivas incompletas en el progreso tambin debe ser registrada en la
SMETA Informe de Auditora.

9.1 Seguimiento de Auditoras


Una auditora de seguimiento es el encargado de verificar el progreso en con respecto a los temas
que se encuentran en una auditora anterior. Es importante que el Informe del Plan de Acciones
Correctivas que se acord de la auditora anterior se utilice como base de cualquier seguimiento de
auditora.
Verificacin de las acciones correctivas adecuadas por el auditor, puede ser llevada a cabo por una
nueva visita al lugar para examinar las acciones correctivas que se han tomado en respuesta a las
no conformidades de una auditora previa. Esto se conoce como una auditora de seguimiento y
puede ser total o parcial (ver "5.3 Secuencia de Auditoras para ms detalles).
Se requiere una auditora de seguimiento cuando la accin correctiva no se puede verificar a travs
de la evidencia suministrada a travs de seguimiento de "escritorio" solamente.
Para salarios y horas las acciones correctivas, slo pueden verificadas por una auditora de
seguimiento y un mnimo de 2 meses de nuevos registros deben estar disponibles para su revisin.
Los das auditor y nmeros de muestreo necesarios para verificar el seguimiento ejemplo por
salarios o las horas de trabajo, puede ser inferior a la de una auditora completa. Para obtener una
gua especfica ver 6.5.3.1 Tabla de Das Auditor y tamao de la muestra inicial para Auditora
Inicial y Auditora Completa".
Una revisin de escritorio o una auditoria de seguimiento de escritorio se pueden utilizar para
verificar la informacin de forma remota tales como polticas o certificados.
Nota: La AAG ha sugerido ejemplos de situaciones que pueden ser verificados por los dos
mtodos anteriores.
Ver SMETA Gua de No Conformidades de los recursos de los miembros de Sedex. En caso de
duda, puede ser necesario consultar con el solicitante auditor.

9.1.1 Propsito de una Auditora de Seguimiento


La auditora de seguimiento se centra en las medidas correctoras acordadas durante la reunin de
la auditora y de cierre, de la auditora anterior. Es esencial que el sitio tenga una copia
comprensible del Plan de Acciones Correctivas, en su caso y es buenas prctica enviar una copia

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
adicional del Plan de Acciones Correctivas anterior al sitio por adelantado a la auditora de
seguimiento como recordatorio de lo que fue discutido y acordado. Esto debe hacerse a lo largo de
toda la informacin previa a la auditora, al menos, 2 semanas antes de la auditora de
seguimiento.
La sesin de apertura de cualquier auditora de seguimiento debe centrarse en el Informe del Plan
de Acciones Correctivas anterior donde est disponible. El auditor y el sitio deben utilizar el Informe
del Plan de Acciones Correctivas para asegurar:

El sitio se le da la oportunidad de describir y mostrar qu acciones se han completado en


lnea con el Informe del Plan de Acciones Correctivas acordado.
El auditor ser responsable de verificar que se han tomado acciones y registro de
verificacin de acciones.
Cuando se exija una auditora de seguimiento, por ejemplo en cuestiones de horas y
salarios de trabajo o donde la emisin original fue levantado por los trabajadores, el sitio
debe haber sido informado de que el perodo de tiempo tomada en el seguimiento estarn
relacionados con el nmero y la gravedad de los problemas a ser verificada.
Si slo un auditor est llevando a cabo tanto en los roles de auditor y entrevistador de los
trabajadores en el seguimiento de auditora, puede ser necesario tener en cuenta el sexo
del auditor, especialmente donde hay una mayora de gnero en el sitio.
Para las acciones correctivas cuando se juzga que la verificacin basada en el escritorio es
la adecuada, el auditor revisar pruebas presentadas.

9.1.2 Informes de Auditora de Seguimiento


El informe de auditora de seguimiento es una versin actualizada del informe de auditora original
con todos los nuevos elementos de relieve de manera que pueden verse claramente. Cuando se
han completado varios seguimientos del AAG recomienda destacar con diferentes colores, se
utilizan para el primer seguimiento como el segundo seguimiento etc. El nmero de entrevistas
realizadas y la toma de muestras mtodo utilizado deber indicarse claramente.
Para todas las secciones en las que previamente han sido planteadas incumplimientos debe haber
una explicacin clara de la evidencia revisada, los comentarios sobre la aplicabilidad, efectividad y
si el asunto se considera ahora:

Cerrada - pruebas suficientes se ha recibido para llevar a cabo una adecuada resolucin
de la no conformidad.
Abrir - insuficiencia de pruebas ha sido recibido y la no conformidad permanece activa.
Avances - algunas pruebas se han recibido que indican el progreso, pero esto no es
suficiente para completamente de cerrar la no conformidad hasta que nueva evidencia ha
sido puesto a disposicin.

Nota: Si se encuentran nuevos incumplimientos estos tambin deben ser indicados y destacarse
como en una auditora inicial. Un nuevo Informe del Plan de Acciones Correctivas se debe emitir.

9.2 Apelaciones y Disputas


Auditores / Empresas Auditoras deben tener un sistema de apelacin para los sitios que, previo
examen, creen que alguna informacin ha sido mal interpretado. Esto normalmente no puede ser
directo al auditor, sino un contacto para una posible comunicacin posterior con el sitio debe ser
dado.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
El Informe de Auditora SMETA y el Informe del Plan de Acciones Correctivas siguen siendo
propiedad del solicitante de auditora y slo sern compartidos con otras partes con previo acuerdo
con el solicitante de la auditora.
Carga y el acceso a los datos de auditora de Sedex permanece bajo el control del solicitante de la
auditora. Aunque Sedex recomienda que al auditor subir la informacin de la auditora en el
sistema Sedex, el solicitante de auditora conserva los derechos de acceso.
La metodologa SMETA recomienda que un auditor apuntar a un acuerdo del Informe del Plan de
Acciones Correctivas y firmar con la gestin del sitio, sin embargo si el acuerdo no se puede lograr,
se recomienda la firma de la gestin del sitio en el cuadro de disputa de la TACP, exponiendo los
motivos por qu no se lleg al acuerdo.
La metodologa SMETA establece que cuando el Informe del Plan de Acciones Correctivas se ha
acordado, normalmente no es posible elevar objeciones despus. Sin embargo puede haber casos
en los que, por ejemplo, informacin ha sido mal entendida y despus de reflexin el sitio tiene
preguntas que permanecen sin respuesta o preocupaciones referentes al registro de la
informacin.
Para hacer frente a este tipo de situaciones, es esencial que el auditor / organizacin auditora
tenga un sistema en el lugar para tratar con tales asuntos o conflictos potenciales.
La organizacin auditora o sociedad de auditora debe comunicar claramente a la pgina:

Ellos y / o su organizacin estn disponibles despus de la auditora para aclarar an ms


o explicar las decisiones a la sitio y / o solicitante de auditora, segn sea necesario.
Tienen un procedimiento de apelacin si el sitio o solicitante de auditora desafo uno de
los conclusiones y en caso de cualquier reclamacin presentada por el sitio en el empleo
contra el auditor.

Nota: Adems hay oportunidades en el sistema Sedex a ambos disputan la informacin cargada,
as como tener un dilogo en lnea con el auditor / Compaa auditora.
Adems cualquiera que vigile una auditora SMETA puede completar un breve cuestionario que les
permite dar informacin sobre la calidad de la auditora SMETA. Esto se puede encontrar siguiendo
el enlace al final del Informe del Plan de Acciones Correctivas.
Este SMETA Gua de Buenas Prctica (BPG) se debe utilizar en conjuncin con SMETA Criterios
de Medicin.

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Gua de Buenas Prcticas


SMETA
Los SMETA Gua de Buenas Prcticas y Los Criterios de Medicin, as como SMETA Informe de
Auditora y el Informe del Plan de Acciones Correctivas se ha producido slo como gua.
Otros formatos de presentacin del programa tambin sern reconocidos, incluyendo, pero no
limitado a, el WRAP, SA8000 e informes especficos compaa.

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