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Ao de la consolidacin del Mar Grau

Facultad DE Ciencias Contables Financieras Y


Administrativas.
Escuela Profesional De Administracin

ASIGNATURA: Administracin II
TEMA

: Documentos de Gestin

CICLO

: II

DOCENTE

: Mximo Bocanegra Cruzado

INTEGRANTES:

Liza Zarpan Nicanor


Marcelo Ruiz Gary
Iparraguirre Domnguez Judit
Paredes Villacorta Geovanna

TRUJILLO PERU
2016

DOCUMENTOS DE GESTION
1. DEFINICION.
Los documentos de Gestin empresarial son instrumentos tcnicos que regulan
el modelo de gestin interna de las empresas e instituciones y que permiten mantener
el control de la calidad en todos los mbitos de la organizacin, as como establecer
los lineamientos estratgicos de las acciones y las competencias entre las
autoridades, las oficinas, cedes, recursos humanos, procedimientos, operaciones y
todo lo relacionado a la empresa o institucin pblica del aparato funcional interno
que permitir obtener los objetivos centrales de la empresa o las entidades pblicas.
Entre algunos tenemos:
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MOF - Manual de Organizacin y Funciones.


ROF - Reglamento de Organizacin y Funciones.
TUPA - Texto nico de Procedimientos Administrativos.
PEI - Plan Estratgico Institucional.
POI - Plan Operativo Institucional.
MAPRO - Manual de Procedimientos Administrativos, Operativos.
Directrices Institucionales (Historia, Misin Visin, Objetivos, Cdigos de
tica, Buen Gobierno RSE, etc.)
Recursos Humanos y Comunicacin Interna.
Relaciones Exteriores y Comunitarias.
SHMA - Seguridad Higiene y Medio Ambiente.

2. OBJETIVOS DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION


Toda organizacin debe contar con sus documentos orgnicos y de gestin para
asegurar la calidad total y el cabal cumplimiento del aparato operativo y tener un
control responsable y bajo competencias cada factor de la administracin.

Contar con los instrumentos de gestin organizacional fundamentales para


asegurar la calidad interna y de su adecuado control permanente.

Contar con guas estandarizadas que permitan conceptualizar definiciones,


aprender, llevar a cabo operaciones, usos y cualquier aspecto que, mediante
documentos favorezcan la calidad interna de las empresas y organizaciones.

Contar con los reglamentos internos, lineamientos de control, manuales como


los de comunicacin interna y cdigo de tica y cualquier documento que
imvolucre la cultura de la organizacin asegurando el mejor clima laboral.

Contar con lineamientos polticos institucionales que describan el buen


gobierno corporativo, sus relaciones exteriores, su participacin en la
comunidad y compromiso con el medio ambiente.

3. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION


El Manual de Organizacin y Funciones, ms conocido como (MOF) por sus siglas,
es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma
de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.El
MOF contiene esencialmente la estructura organizacional, comnmente llamada
Organigrama, y la descripcin de las funciones de todos los puestos en la empresa.
Tambin se suele incluir en la descripcin de cada puesto el perfil y los indicadores
de evaluacin. Hoy en da se hace mucho ms necesario tener este tipo de
documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc),
lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de reas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Adems, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy
efectivos como: evaluacin de desempeo, escalas salariales, desarrollo de carrera y
otros.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por
ello se debe cuidar el proceso de su elaboracin. Aqu algunas recomendaciones para
este proceso:
Se necesita la participacin y compromiso de todos en la organizacin,
especialmente de los lderes como promotores.
Se necesita que los lderes que toman las decisiones separen unas horas (3 a 4)
semanales para la decisiones referentes a estos temas.
Se necesita formar un equipo tcnico que lidere el proceso (no es necesario la
exclusividad) y puede ser interno o externo a la organizacin.
Se necesita que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se
podr realizar el MOF.
Se necesita que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del
organigrama y para que el plan estratgico se refleje en las funciones; en mi libro
Metodologas para implantar la estrategia: Diseo organizacional de la empresa,
recomiendo y muestro algunas metodologas.
Se necesita finalmente hacer un plan de implantacin de este manual, especialmente
con los cambios fuertes.

Finalmente, poner el manual a plena disponibilidad para el personal, por ejemplo


colgarlo en la intranet institucional.
En nuestra experiencia en Perfil con diversas consultoras en estos temas, las
empresas al inicio, no conocen el verdadero valor e impacto de esta herramienta,
pero a medida que se elabora el manual, tambin se van resolviendo algunos grandes
problemas que se tenan y que en algunos casos los ha llevado a sufrir algunos golpes
fuertes, afectando la rentabilidad del negocio (descoordinaciones con el cliente,
fallas en las operaciones, demoras, etc.).
4. ESTRUSTURA DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION
MOF

MOF

EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo


Pasos para realizar un anlisis de cargo
Anlisis desde los objetivos institucionales
Elaborar la descripcin del puesto
Revisin del anlisis con los participantes
Llenar los formatos del MOF

ndice
Introduccin
Generalidades
Titulo Primero: De La Naturaleza, Finalidad, Objetivos Y Funciones
Generales.
Ttulo Segundo: De Las Funciones, Facultades Y Atribuciones
Titulo Tercero: De Las Relaciones Interinstitucionales.
Ttulo Cuarto: Disposiciones Complementarios, Transitorias Y
Finales
Organigrama General
Glosario De Trminos.

5. ANALISIS DE LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIN


Alta Direccion

Las funciones principales son; legislar polticas, crear y normas procedimientos que debe
seguir
la
organizacin.
As
como
tambin
realizar reglamentos, decretar resoluciones que permitan el mejor desenvolvimiento
administrativo y operacional de la empresa. Este organismo constituye el primer Nivel
jerrquico de la empresa, formado principalmente por la Junta General de Accionistas.

Nivel Intermedio
Es el segundo al mando de la organizacin, es el responsable del manejo de la
organizacin, su funcin consistente en hacer cumplir las polticas, normas, reglamentos,
leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. As como tambin planificar,
dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la empresa.
Este nivel, se encarga de manejar Planes, Programas, Mtodos y otras
tcnicas administrativas de alto nivel, en coordinacin con el nivel operativo y
auxiliares, para su ejecucin. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento
obligatorios y necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o Gerente.
Nivel asesor
No tiene autoridad en mando, nicamente aconseja, informa, prepara proyectos en
materia jurdica, econmica, financiera, contable, industrial y dems reas que tenga que
ver con la empresa.

Nivel auxiliar o de apoyo


Apoya a los otros niveles administrativos, en la prestacin de servicios, en forma
oportuna y eficiente.
Nivel operativo
Constituye el nivel ms importante de la empresa y es el responsable directo de la
ejecucin de las actividades bsicas de la empresa, siendo el pilar de la produccin
y comercializacin.

Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de las


actividades encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar autoridad, ms no
responsabilidad.
Coordinaciones
Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar autoridad, ms no
responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de departamentos independientes
para perseguir las metas de la organizacin con eficacia. El grado de coordinacin
depender de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que
existe entre las personas de las diversas unidades
Cuando el intercambio de informacin es menos importante, el trabajo se puede efectuar
con mayor eficiencia, con menos interaccin entre departamentos o secciones.
Un grado importante de coordinacin con toda probabilidad beneficiar un trabajo que
no es rutinario ni pronosticable,
Puestos operativos
Es la parte fundamental en la produccin o realizacin de tareas primarias y/o. No
tiene autoridad ni delega responsabilidad.