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MANUAL DE USUARIO SISTEMA AUTOMATIZADO DE CORRESPONDENCIA


UNIDAD DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

SISTEMA AUTOMATIZADO
DE CORRESPONDENCIA
Vias Bolivia - 2009

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS


VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN LA INTRANET

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UNIDAD DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

Contenido
Parte I Introduccin
1
2
3
4
5
6

...................................................................................................................................
6
Asignacin
de cuenta en el SIACO
...................................................................................................................................
6
Ingreso
al SIACO
...................................................................................................................................
8
Descripcin
de la Pagina principal
...................................................................................................................................
12
Configurar
Usuario
...................................................................................................................................
13
Cambiar
Password
...................................................................................................................................
13
Configurar
lista de derivacin

Parte II Recepcin de documentos


1
2
3
4
5
6
7

23

...................................................................................................................................
23
Generar
un documento
...................................................................................................................................
27
Asignar
Cite al Documento
...................................................................................................................................
27
Asignar
NUR o NURI pendiente
...................................................................................................................................
30
Asignar
NURI nuevo
...................................................................................................................................
32
Imprimir
documento
...................................................................................................................................
34
Buscar
documento
...................................................................................................................................
35
Modificar
documento
...................................................................................................................................
37
Asignar
nuevo cite
...................................................................................................................................
38
Corregir
asignacin de un documento (NURI o NUR)

Parte IV Derivacin de documentos


1
2
3
4

16

...................................................................................................................................
16
Revisin
de documentos antes de la recepcin
17
Ver la...................................................................................................................................
lista de documentos "Que deben llegar"
...................................................................................................................................
18
Buscar
documento
...................................................................................................................................
19
Recepcionar
Documento Manual
...................................................................................................................................
20
Recepcionar
documento Automaticamente
...................................................................................................................................
21
Recepcin
Fsica
21
Lista...................................................................................................................................
documentos no recepcionados

Parte III Generacin de documentos


1
2
3
4
5
6
7
8
9

40

...................................................................................................................................
40
Acceder
a la opcin de Derivar documento nuevo
...................................................................................................................................
41
Acceder
a la opcin de Derivar documento pendiente
...................................................................................................................................
41
Adjuntar
otros documentos
...................................................................................................................................
43
Derivar
Hoja de Seguimiento

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6
7
8

...................................................................................................................................
46
Imprimir
Hoja de Seguimiento Interna
...................................................................................................................................
49
Corregir
Derivacin
...................................................................................................................................
51
Agrupar
Hojas de Seguimiento
...................................................................................................................................
53
Devolucin
de documentos derivados a mis pendientes

Parte V Archivar Documentos


1
2
3
4

55

...................................................................................................................................
55
Archivar
hoja de seguimiento interno
...................................................................................................................................
57
Archivar
en nueva carpeta
...................................................................................................................................
57
Archivar
en una carpeta existente
...................................................................................................................................
58
Ver documentos
archivados

Parte VI Buscador y Seguimiento

61

Parte VII Reportes

67

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Parte

I
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Introduccin
El Sistema Automatizado de Correspondencia (SIACO), nos permite generar, recibir,
registrar, controlar, ubicar, transparentar, derivar y responder, de manera inmediata y
adecuada la correspondencia interna y externa.
El SIACO es tambin un Registro de Comunicaciones Oficiales, que permite registrar la
fecha y hora de recepcin y derivacin de la correspondencia para establecer el carcter
oficial de su trmite y transparentar los procesos que tienen que ver con los propsitos
administrativos de la Institucin. El SIACO es administrado por la Unidad de Tecnologas de
Informacin.
El SIACO hace uso de las hojas de seguimiento que no es ms que un registro impreso en
el cual se coloca la constancia de la recepcin de la correspondencia, contiene un NUR o
NURI, segn sea el caso, y las derivaciones y provedos correspondientes.
NUR, Nmero nico de Registro, asignado a cada una de las comunicaciones externas
ingresadas a la Institucin, de manera correlativa, siendo ventanilla nica la instancia que
puede generar NURs.
NURI, Nmero nico de Registro Interno, asignado a cada una de las comunicaciones
originadas en el interior de la Institucin (oficina central, regionales), de manera correlativa.
El presente documento es un manual de usuario cuya finalidad es ofrecer al usuario una
formacin bsica para que conozca y pueda utilizar de una manera ms eficaz el SIACO.
Con este manual conocer las diferentes funciones del SIACO y cmo utilizarlos,
conociendo todas las opciones que nos brinda.

1.1

Asignacin de cuenta en el SIACO


Para hacer uso del SIACO, se requiere tener asignada una cuenta y clave de acceso al
sistema, la cual es personal e intransferible.
Para obtener dicha cuenta, el inmediato superior del rea, deber realizar la solicitud
mediante nota interna o el registro en el Help indicando: Nombres y apellidos y cargo del
funcionario(s) para l (los) que se requiera la creacin de cuenta(s).
Cuando un funcionario se retire de la institucin, este debe dejar su cuenta sin documentos
pendientes.

1.2

Ingreso al SIACO
Para ingresar al SIACO, abrimos el explorador de Internet o el navegador Mozilla Firefox
tecleamos en el ordenador la siguiente direccin:
http://siaco.viasbolivia.gov.bo

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A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:

Figura 1. Ingreso al SIACO

Dicha pantalla le permite identificarse como usuario del SIACO, a travs de una cuenta de
usuario (normalmente apellido.nombre ejemplo: Juan Perez seria perez.juan) y un password,
inicialmente 123, que debe ser cambiado como se indicar ms adelante.
Utilizaremos los siguientes datos para el ejemplo de uso del SIACO:
Usuario: perez.juan
Password: 123
Nombre: Juan Perez
Cargo: Asistente
Oficina: Direccin de Planificacin y Desarrollo
email: perez.juan@viasbolivia.gov.bo

Figura 2. Autentificacin al SIACO


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Una vez digitados el usuario y password correspondiente presionar la tecla ENTER o hacer
clic con el botn izquierdo del mouse sobre el botn ENTRAR.
Si el usuario existe y es aceptado correctamente por el SIACO, ser automticamente
direccionado a la pgina que le corresponda segn su perfil de usuario: Administrador,
Usuario Normal, Ventanilla nica.

1.3

Descripcin de la Pagina principal


Una vez autentificado en el SIACO, el sistema nos presenta la siguiente pantalla:

Figura 3. Pgina Principal

A continuacin describiremos cada parte:


vMen de navegacin, en la parte superior podemos observar el men de navegacin,
que nos permite acceder a cada una de las pginas del SIACO.
Figura 4. Men de navegacin

vIdentificacin, el SIACO nos muestra la cuenta de usuario Activa.

Figura 5. Identificacin de cuenta usuario

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vMen de Reportes, en el SIACO se pueden generar diversos reportes (documentos


derivados, pendientes, archivados por direccin y usuario. Documentos pendientes desde
su creacin).

Figura 6. Men de Reportes

vQue deben llegar, en esta opcin el SIACO nos muestra el nmero de documentos
(oficiales y copias) derivados al usuario activo; para realizar la recepcin de un documento
se debe acceder a dicha opcin.

Figura 7. Que deben llegar

vPendientes, en esta opcin el SIACO nos muestra el nmero de Documentos


Pendientes (oficiales y copias), que se procedi con la recepcin y que estn a la espera
de una accin (responder o archivar), para realizar una derivacin o archivar documentos
se debe acceder a dicha opcin.

Figura 8. Pendientes

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v Archivados, en esta opcin el SIACO nos muestra el nmero de documentos archivados

y las carpetas creadas (se puede crear tantas carpetas fsicas se tenga), una vez que un
documento es archivado este no puede ser devuelto a "Pendientes".

Figura 9. Archivo

vGeneracin de documentacin, en esta opcin el SIACO nos muestra los documentos


que pueden ser creados, al hacer un click sobre el tipo de documento, el SIACO
desplegar el formato para la creacin del documento.

Figura 10. Generacin de Documentacin

Debajo del men principal tambin encontramos la opcin de la generacin de ms reportes


de uso ms frecuente:

Figura 11. Reportes

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vCITES ASIGNADOS EN LA OFICINA, nos permite ver una lista de todos los cites
generados en la direccin o unidad.
vREPORTE DE DOCUMENTACION DESPACHADA, nos permite generar un reporte e
imprimir el detalle de la documentacin despachada, que puede ser utilizada como
constancia de la recepcin de documentos.
vREPORTE DE DOCUMENTACION ARCHIVADA, nos permite generar un reporte e
imprimir el detalle de todos los documentos archivados.
En la parte inferior de la pgina encontramos las OPCIONES DISPONIBLES que
describiremos a continuacin:
Esta opcin empieza a parpadear y cambia de color cuando existe
"ALERTAS", lo que significa que se deriv documentos y estos no fueron recepcionados en
el SIACO.
Esta opcin permite mostrar y registrar todos los avisos y eventos
relacionados con el SIACO (ejemplo: A partir de hrs. 18:00 habr un corte del servicio por el
transcurso de media hora, tomar los recaudos necesarios).
Esta opcin nos muestra todos los NUR y/o NURIS creados con el
usuario activo, adems nos brinda la posibilidad de realizar bsquedas por diferentes
criterios.
Mediante el acceso a esta opcin se realiza la generacin de
documentos (Cartas, Notas Internas, Informes, Memorndums, Circular).

Esta opcin permite ver el Archivo digital, eso quiere decir, el achivo
de todos los documentos que fueron derivados a mi usuario en calidad de copia digital.

Esta opcin permite ver el listado de carpetas con los documentos


originales archivados.

Esta opcin nos permite realizar la configuracin de usuario, es


decir, nombre, mosca, contrasea y personalizar la lista de derivacin.
Esta opcin nos permite corregir la derivacin de un documento,
para ello el documento no debe ser recepcionado por el destinatario.

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Esta opcin podemos realizar el seguimiento


de un documento observando la trazabilidad del mismo, la bsqueda de documentos se la
puede realizar por diferentes criterios.
En esta opcin el SIACO nos muestra la lista
de las hojas de seguimiento internas (NURI) creadas por el usuario activo, que no fueron
derivados; adems nos permite derivar NURIs e imprimir hojas de seguimiento internas.

Nos permite ver la ayuda en pantalla activa.

1.4

Configurar Usuario
La primera vez que se ingresa al SIACO se debera configurar el usuario, en especial
cambiar el password predeterminado, a continuacin se explicarn cada una de las
opciones:
Para el ingreso a esta opcin es haciendo un clic(mouse) sobre
que se encuentra en la pgina principal.
A continuacin se desplegar la siguiente pantalla:

Figura 12. Configurar Usuario

Como se puede observar se presentan las opciones que permiten configurar los datos de un
usuario segn las necesidades que se presenten. Estas posibilidades son:

Cambiar nombre: corregir su nombre en caso de necesitarlo.


Cambiar inciales: cambiar las iniciales de elaboracin en la opcin generar documentos.
Cambiar email: para algunos comunicados en general que se enviar.
Cambiar password: en lugar de la opcin que por defecto es 123.
Cambiar lista de usuarios: lista de usuarios para derivacin.

Puede ingresar a la pantalla para configurar los datos de usuario cuantas veces necesite.

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1.5

Cambiar Password
Es muy importante que la primera vez que ingrese cambie el password y realizarlo de
manera frecuente, adems de no divulgarlo para evitar que otras usuarios ingresen con su
cuenta.
Para cambiar password se debe seguir los pasos explicados anteriormente, una vez que
se presiona el botn "Cambiar Password":

Figura 13. Acceso Cambiar Passw ord

A continuacin el sistema nos presenta la siguiente pantalla donde se debe escribir el nuevo
password y reconfirmar en el siguiente recuadro, para finalmente presionar el botn
"Cambiar".

Figura 14. Cambio de Passw ord

El sistema nos devolver a la pantalla de Configurar Usuario.

1.6

Configurar lista de derivacin


Para poder realizar la derivacin de documentos, se debe configurar la lista de usuarios
previamente, para realizar dicha tarea, se debe ingresar a la opcin de "Configurar Usuario"
como lo pudimos ver en la explicacin anterior.

Figura 15. Acceso cambio lista usuarios

Una vez que presionamos el botn "Cambiar Lista Usuarios", el sistema nos desplegar la
siguiente pantalla:

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Figura 16. Lista de Derivacin

Si ingresamos por primera vez solo nos mostrar la lista de usuario que "NO" estn en
nuestra lista de derivacin, para ir agregando usuarios a los cuales derivar documentos,
presionamos el botn "Agregar".
Deberamos agregar solo aquellos usuarios que pertenecen a la misma direccin, unidad,
oficina regional a la cual pertenecemos, dando cumplimento al "Manual de procesos y
procedimientos comunicacin y administracin de correspondencia".
Una vez que empecemos a agregar usuarios, en la lista de derivacin aparecer una divisin
en la que se muestra, por un lado, la lista de usuarios que SI estn en su lista de derivacin,
y otra, que muestra la lista de usuarios que NO estn en su lista de derivacin y que los
puede aadir, como se muestra a continuacin:

Figura 17. Lista de derivacin personalizada

Para quitar un usuario de la lista de derivacin presionar en el botn "Quitar", y este volver a
la lista de usuarios que "NO" estn en su lista de derivacin.
Para retornar a la pgina principal, es haciendo clic donde se encuentre la frase "ir a pgina
principal" o en la parte superior izquierda "Home".
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Parte

II
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Recepcin de documentos
Recepcin, es el acto de recibir el NURI o NUR fsicamente como en el Sistema
Automatizado de Correspondencia (SIACO). Es responsabilidad de la persona que recibe el
documento verificar que este se encuentre en la bandeja Que debe llegar, en caso
contrario no recibir el documento fsico. Adems de registrar la recepcin en la hoja de
seguimiento correspondiente (sello, firma, fecha y hora).

2.1

Revisin de documentos antes de la recepcin


Antes de proceder con la recepcin de documentos, debemos conocer algunos aspectos:
No realice la recepcin del documento fsico si aun este no se lo derivaron mediante el
SIACO, por lo tanto, debera encontrarse en la Lista de documentos que deben llegar, si
este no se encuentra en la lista solicite que se lo deriven por el SIACO para realizar la
recepcin.
Nos pueden derivar documentos originales, y en la lista de documentos que deben llegar
tienen una estrella
,dichos documentos siempre deben tener una hoja de ruta, la cual
debe estar llenada correctamente adems de tener un registro en blanco para que
podamos hacer la recepcin del mismo.
De la misma manera nos pueden derivar copias digitales, estos documentos no llevan
dicha estrella y tienen un fondo blanco, los cuales no necesariamente nos llegar
fsicamente el documento, por lo tanto no es necesario que tenga una hoja de seguimiento.
No se debera hacer la recepcin de documentos originales, si no tenemos el fsico y que
adems este incluya la hoja de seguimiento respectiva y los adjuntos que se mencionan
en la hoja de ruta o documento.
Los tipos de documentos se muestran con diversos colores, a continuacin se describen
cada uno:
Rojo, corresponde a un NURI

Figura 18. Registro de NURI

Azul, corresponde a un NUR

Figura 19. Registro de NUR

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Las copias digitales pueden ser de un NURI o NUR, se los distinguen por sus dos
caractersticas: El color de fondo(NUR azul y NURI rojo) y el botn "Recibir Copia Digital";
que significa que el usuario se da por notificado de la existencia del documento, cuya copia
le lleg.

Figura 20. Registro de NURI Copia

En los documentos que tienen un NUR independientemente si son originales o copias el


sistema nos permite observar el documento que se encuentra digitalizado y en el caso de
los NURI podemos observar el documento que fue redactado en el SIACO; se puede
observar dichos documentos antes de ser recepcionados en el sistema; sin que ello
signifique la recepcin del documento.

2.2

Ver la lista de documentos "Que deben llegar"


Para ver la lista de documentos que deben llegar, lo realizamos a travs de la siguiente
opcin:

Inmediatamente el sistema nos mostrar toda la lista de documentos que deben llegar:

Figura 21. Lista de Documentos que deben llegar

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Cada fila de la lista representa un documento derivado al usuario activo, en el cual


podremos encontrar informacin como: referencia, remitente, cargo del remitente, fecha y
hora de cuando nos fue derivado el documento (PDF que muestra la carta original
escaneada, o documento redactado en el SIACO).

2.3

Buscar documento
Para buscar un NUR o NURI en la "Lista de documentacin que debe llegar", debemos
ubicarnos en la parte superior de la lista y presionar las teclas Ctrl+F de manera
simultneamente y se desplegar la siguiente pantalla:

Figura 22. Buscar documento en la lista de documentacin que debe llegar

En la nueva ventana de bsqueda, escribir el nmero del NUR o NURI, en la casilla que sigue
a la palabra "Buscar" y luego presionar el botn "Buscar siguiente", el SIACO se desplazar
hasta donde se encuentra el registro del documento buscado en el caso que se encontrara
en la "lista de documentos que debe llegar", como se observa:

Figura 23. Buscar documento en la lista de documentacin que debe llegar

Si no es el documento que estamos buscando volvemos a presionar el botn "Buscar


siguiente".
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Una vez que encontremos el documento buscado presionamos el botn "Cancelar", para
cerrar la ventana de bsqueda.
Si el nmero no se encuentra en la lista, el SIACO nos mostrar el siguiente mensaje y no
realizar ningn desplazamiento.

Figura 24. Mensaje cuando no se encuentra el documento en la lista de documentacin que debe llegar

Si el documento no se encuentra en la lista de documentos que deben llegar, el usuario no


debe recepcionar el documento fsico.

2.4

Recepcionar Documento Manual


Para proceder con la recepcin de un documento, debemos haber seguido los pasos
descritos anteriormente, a continuacin un resumen:

Ingresar a la opcin "Que debe llegar".


El documento debe estar en la lista de documentos por llegar.
Si es documento original debe tener la hoja de seguimiento.
El documento debe tener todos los adjuntos que se mencionan.

Una vez que se localiz el registro del documento que se desea recepcionar, presionar el
botn "Recibir" el sistema guardar de manera automtica la hora y fecha de la recepcin
del documento.

Figura 25. Registro de recepcin de un documento

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Una vez que se procede con la recepcin el documento, este sale de la lista de documentos
"Que deben llegar", lo encontraremos en la lista de "Documentos pendientes".

2.5

Recepcionar documento Automaticamente


El SIACO permite realizar la recepcin de manera automtica, a continuacin se explicar el
proceso correspondiente:
Estar en la pantalla donde se muestra la Lista de documentos que debe llegar.
Si dispone de un lector de cdigos de barras, hacer de uso del cdigo de barras que se
encuentra en la esquina superior derecha de la hoja de seguimiento interna debajo del
NUR o NURI, como se muestra en la figura:

Figura 26. Nmero Unico de Registro Interno

En la parte superior de la lista de documentacin que debe llegar, en el recuadro digitar el


NUR (2009-00001) o NURI (I/2009-00001) que se desea recepcionar y luego presionar la
tecla ENTER, como se muestra a continuacin:

Figura 27. Lista de documentacin que debe llegar

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En ambos casos si el documento se encuentra en la lista de documentos que deben llegar,


el SIACO desplegar el registro correspondiente por un instante, para luego realizar la
recepcin de manera automtica, eso significa que el documento lo encontraremos en la
lista de documentos pendientes (originales o copias) dependiendo del documento.

2.6

Recepcin Fsica
Una vez que se realiz la recepcin del documento en el SIACO, se debe registrar la
recepcin en la hoja de seguimiento interno, como se observa en la siguiente figura:

Figura 28. Hoja de Seguimiento Interna

En la Hoja de Seguimiento Interna se debe registrar la firma, fecha y hora; debe ser la misma
de la recepcin del SIACO, por lo tanto debe ser de manera simultnea. Como tambin en la
constancia de recepcin de la persona que hace entrega del documento.

2.7

Lista documentos no recepcionados


Los documentos derivados y que no son recepcionados en el trascurso de 10 das hbiles el
SIACO restablece estos documentos pendientes del usuario remitente. Por lo tanto, el
SIACO desplegar una lista de hojas de seguimiento derivados al usuario activo y que se
restablecern al usuario remitente como se muestra a continuacin:

Figura 29. Lista de hojas de seguimiento no recibidas

Esta pantalla con la lista de hojas de seguimiento se desplegar cada vez que se acceda a
pgina principal, hasta que se proceda con la recepcin respectiva.

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Parte

III
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Generacin de documentos
Debido a que en todas las reparticiones de Vas Bolivia se elaboran comunicaciones con
destinos externos e internos el Sistema Automatizado de Correspondencia SIACO, nos
permite elaborar los siguientes documentos:
Cartas Externas. Documentos que se elaboran para comunicar algo a personas u
organizaciones externas a Vas Bolivia y son firmados por el director general ejecutivo,
directores de rea y jefes regionales (Manual de procesos y procedimientos comunicacin
y administracin de correspondencia). El nmero de cite es proporcionado por el SIACO
segn el correlativo de cada rea/unidad.
Memorndums. Documentos que se elaboran para comunicaciones verticales:
instrucciones expresas, nombramientos u otros asuntos a personas o unidades internas
de Vas Bolivia. El nmero de cite es proporcionado por el SIACO segn el correlativo de
cada rea/unidad.
Informes. Documentos que se elaboran para presentar datos o resultados de la
realizacin de una o varias actividades. El nmero de cite es proporcionado por el SIACO
segn el correlativo de cada rea/unidad.
Nota Interna. Documentos que se elaboran para comunicaciones horizontales, dirigidas a
personas, unidades internas y/o regionales de Vas Bolivia. El nmero de cite es
proporcionado por el SIACO segn el correlativo de cada rea/unidad.
Circular. Documentos que se elaboran para comunicar alguna informacin con carcter
masivo a las personas, unidades internas y/o regionales de Vas Bolivia. El nmero de cite
es proporcionado por el SIACO segn el correlativo de cada rea/unidad.
Toda comunicacin generada en oficina central y regionales, debe ir acompaada de una
hoja de seguimiento con su respectivo Nmero nico de Registro (NUR) o Nmero nico de
Registro Interno (NURI), el SIACO proporciona el nmero correlativo. Para mayor
informacin revisar el Manual de procesos y procedimientos comunicacin y administracin
de correspondencia.

3.1

Generar un documento
Para generar un documento, el SIACO brinda las siguientes opciones:
Haciendo clic sobre el tipo de documento que se desea generar en la siguiente opcin de

pgina principal

Ingresar por la opcin

de pgina principal, inmediatamente el SIACO


nos despliega la pantalla Gestin de Documentos :

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Figura 30. Gestin de documentos

En la parte izquierda del cuadro se elige el tipo de documento que se desea generar (Carta,
Nota Interna, Informe, Circular, Memorndum).
Una vez que se elige el tipo de documento, se despliega la pantalla para comenzar a
redactar el documento.
Dependiendo del tipo de documento seleccionado pueden existir diferentes campos, los
cuales deben ser registrados y en caso que no corresponda estos quedarn en blanco.

Figura 31. Encabezado del documento

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En la parte izquierda se despliega la lista de derivacin:

Figura 32. Lista de derivacin

Esta lista nos permite registrar los datos del destinatario automticamente sobre la casilla
correspondiente.
Para realizar dicha tarea se debe hacer clic (mouse) sobre el nombre "REAL" del
destinatario, el SIACO automticamente registra el nombre y cargo en las casillas
correspondientes del documento (ejemplo: al hacer clic sobre el nombre "Juan Enrique
Jurado Gutierrez).

Figura 33. Registro automtico del destinatario

Si por alguna razn se desea personalizar el nombre o cargo se debe usar un "Alias"
(ejemplo: Lic. Juan Enrique Jurado Mxima Autoridad Ejecutiva), para ello seguimos los
siguientes pasos:
Hacer clic (mouse) en el registro correspondiente sobre la letra "A" de alias.
El SIACO desplegar la siguiente pantalla en la cual escribiremos el nombre y el cargo que
se desea aparezca de aqu en adelante:

Figura 34. Registro de un Alias

Presionar botn "GRABAR".

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El SIACO nos devolver a la pantalla de redaccin del documento.


De ahora en adelante cuando hagamos clic (mouse) sobre el "Alias" (Ejemplo: DGE) el
SIACO desplegar los datos que se registraron para el alias introducido, como se muestra a
continuacin:

Figura 35. Utilizacin de un Alias

Este procedimiento solo se lo realiza una vez para configurarlo, pero se pueden hacer
cambios cuantas veces se requiera.
En el "Contenido" el SIACO nos brinda la posibilidad de redactar la nota en la parte superior
(del cuadro) encontramos diferentes herramientas, para darle el formato al documento:

Figura 36. Contenido del documento

No existe lmite en cuanto al tamao de la nota.


En la parte inferior podemos ver los datos del remitente, cargo remitente, detallar los
adjuntos, copias y mosca; donde cada campo se puede modificar, los datos que se
despliegan por defecto son los que se configuraron en la opcin Configurar Usuario.

Figura 37. Pie del documento

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3.2

Asignar Cite al Documento


Una vez redactado el documento, este debe ser registrado en la base de datos y asignar el
cite (cdigo alfanumrico generado automticamente por el SIACO de manera independiente
por cada una de las dependencias de Vas Bolivia), para poder realizar esta tarea se debe
presionar el botn "Crear Documento":

Figura 38. Crear Documento

El SIACO asignar el cite correspondiente y el documento ser registrado en la base de


datos, solo cuando se realiza esta accin el documento es guardado.

Figura 39. Documento con Cite asignado

3.3

Asignar NUR o NURI pendiente


Para asignar un NUR o NURI pendiente al documento generado se tienen las siguientes
opciones:
El SIACO inmediatamente despus de asignar un cite al documento despliega la pantalla
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"Asignar Documento a Hoja de Seguimiento".


Si se encuentra en la pantalla del documento debe presionar el botn "Asignar NURI" que
se encuentra en la parte superior de la pantalla:

Figura 40. Opciones al generar documento

Una vez que se presiona el botn "Asignar NURI", el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla:

Figura 41. Asignar documento a hoja de seguimiento

En algunas ocasiones el SIACO no despliega la "Lista de Hojas de Seguimiento Pendientes


en la unidad" (color plomo), debido a que el usuario activo no tiene documentos pendientes.
Si con el documento creado se dar continuidad a otro, se debe elegir de la lista que se
despliega el NUR o NURI correspondiente y posteriormente el botn "Asignar a NUR o NURI
Pendiente".

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Figura 42. Lista de Hojas de Seguimiento Pendientes en la unidad

Inmediatamente el SIACO solicita la confirmacin de la asignacin a esta Hoja de


Seguimiento:

Figura 43. Mensaje de confirmacin de asignacin de Hoja de Seguimiento

Al aceptar la asignacin, el SIACO asigna nuestro documento a NUR o NURI seleccionado, y


nos muestra la siguiente pantalla:

Figura 44. Documento con Cite y NUR o NURI

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3.4

Asignar NURI nuevo


Para asignar un NURI nuevo al documento generado se tienen las siguientes opciones:
El SIACO inmediatamente despus de asignar un cite al documento despliega la pantalla
"Asignar Documento a Hoja de Seguimiento".
Una vez redactado el documento y asignado el cite correspondiente, se debe asignar el
NUR o NURI, para esto se debe presionar el botn "Asignar NURI" que se encuentra en la
parte superior de la pantalla:

Figura 45. Opciones en la generacin de documento

Una vez que se presiona el botn "Asignar NURI", el SIACO nos presenta la siguiente
pantalla:

Figura 46. Asignar Documento a hoja de seguimiento

Cuando el documento creado es para dar origen a un nuevo trmite se debe elegir la opcin
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NUEVO en la parte inferior resaltada de color amarillo, debe elegir un proceso (identifica el
documento) y presionar el botn "Asignar NURI", como se muestra en la figura:

Figura 47. Eleccin de un proceso

Inmediatamente el SIACO solicita la confirmacin de la asignacin a una nueva Hoja de


Seguimiento:

Figura 48. Confirmacin de asignacin

Al aceptar la asignacin, el SIACO asigna nuestro documento a NUR o NURI seleccionado, y


nos muestra la siguiente pantalla:

Pagina 49. Asignacin de NURI nuevo

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3.5

Imprimir documento
Para imprimir un documento (debe tener su respectivo cite, NUR o NURI), presionar el botn
"GENERAR WORD", que se encuentra en la parte superior de la pantalla donde se visualiza
el documento, como se muestra en la figura:

Figura 50. Opciones de Generacin de documento

Inmediatamente el SIACO nos mostrar la siguiente pantalla:

Figura 51. Generacin de documento para impresin

En la parte superior de la pantalla se despliega un mensaje resaltado en color amarillo,


debemos hacer un clic (mouse) sobre cualquier parte del mensaje y nos desplegar el
siguiente cuadro:

Figura 52. Descargar archivo

Se debe elegir la primera opcin "Descargar archivo..", y el SIACO nos mostrar la siguiente
pantalla:
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Figura 53. Abrir documento

Al elegir la opcin "Abrir", el SIACO nos mostrar el documento en WORD, como se


muestra a continuacin:

Figura 54. Documento creado

El documento posee los formatos institucionales, no existe restriccin del nmero de copias,
si se realiza modificaciones al documento esto debe quedar registrado en el SIACO (se
explica ms adelante "Modificar documento").

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3.6

Buscar documento
Para buscar un documento este debe tener mnimamente el cite asignado, para ello se debe
ingresar por la opcin

de pgina principal.

Inmediatamente el SIACO nos despliega la pantalla Gestin de Documentos:

Figura 55. Gestin de documentos

En la parte inferior de la pgina se observa el texto "Ver lista de documentos generados


por el usuario: perez.juan". Debajo los tipos de documentos que se puede ver, debe elegir
el tipo de documento buscado (ejemplo: Nota Interna), para ello hacer un clic sobre el tipo de
documento y el SIACO nos desplegar una lista de todos los documentos creados por el
usuario activo, como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 56. Lista de documentos creados por el usuario

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De la lista se debe escoger el documento y presionar el botn "Ver/Modificar/Derivar", y el


SIACO nos mostrar el documento:

Figura 57. Vista del documento buscado

3.7

Modificar documento
Para realizar una modificacin a un documento, este debe estar creado (mnimamente tener
el cite correspondiente).
Se puede hacer modificaciones en el documento solo mientras este no sea recepcionado y
se puede hacer en cualquier parte del documento (encabezado, cuerpo, pie), para hacer las
modificaciones se debe estar en la pantalla de redaccin del documento, como se muestra
en la siguiente pantalla:

Figura 58. Vista del documento

Para guardar las modificaciones se debe presionar el botn "Modificar Documento" que se
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encuentra en la parte superior e inferior del documento, el SIACO nos mostrar el mensaje
de que se registraron las modificaciones, como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 59. Mensaje de modificacin del documento

Tambin se puede realizar modificaciones al contenido del documento, utilizando las


opciones "Copiar y Pegar" (documento o otro programa Word, excel, etc), al momento de
proceder con la opcin de "Pegar" el SIACO desplegar el siguiente cuadro como se
muestra en la siguiente pantalla:

Figura 60. Modificar documento

Debe presionar el botn "Cancelar", a continuacin el SIACO proceder con la accin


requerida para guardar las modificaciones debe presionar el botn "Modificar Documento"
de la parte superior e inferior de la pgina y la modificacin quedar registrada.
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3.8

Asignar nuevo cite


En muchas ocasiones es necesario asignar un nuevo cite a un documento ya creado (el
contenido es el mismo salvo algunas pequeas diferencias), el SIACO permite realizar este
proceso, para ello es necesario ingresar al documento al cual deseamos asignar un nuevo
cite, siguiendo los pasos que se vieron en el apartado "Buscar Documento".

Figura 61. Visualizacin del documento

Una vez visualizado el documento se debe presionar el botn "Asignar NUEVO CITE" que
se encuentra en la parta superior de la pantalla, y el SIACO asignar el nuevo cite
correspondiente:

Figura 62. Nuevo documento

De ahora en adelante podremos trabajar con el nuevo documento en base al anterior, el


SIACO brinda la posibilidad de poner un nuevo NUR o NURI, derivarlo, modificar el contenido
y/o destinario, remitente, etc., de manera independiente al documento origen.

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3.9

Corregir asignacin de un documento (NURI o NUR)


Si por alguna razn se ha asignado un documento a un NUR o NURI pendiente por error, se
puede corregir esta asignacin solamente si este contina en la lista de documentos
pendientes, se debe seguir los siguientes pasos:
Acceder a la "Lista de documentos pendientes".
Buscar el registro del NUR o NURI al cual se encuentra asociado el documento.

Figura 63. Lista de documentos pendientes

Debajo del botn "Aadir Respuesta" se encuentra el cite del documento creado y la
palabra "quitar" como se muestra a continuacin:

Figura 64. Registro del NURI con documento asignado

Hacer un click sobre la palabra "quitar" y el SIACO


elimina la asociacin del documento con el NUR o NURI correspondiente.

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Parte

IV
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Derivacin de documentos
Derivar, es el acto de despachar el NURI o NUR fsicamente como en el SIACO. Es
responsabilidad del funcionario registrar la derivacin en la hoja de seguimiento (destinatario,
firma, fecha y hora) y exigir la recepcin de la hoja de seguimiento en el SIACO.

4.1

Acceder a la opcin de Derivar documento nuevo


Para realizar la derivacin de un documento nuevo, este debe estar redactado (tener cite,
NUR), se puede derivar de dos maneras, a continuacin explicaremos cada una:
En la pantalla de generacin de documentacin, debe presionar el botn "Derivar" como se
muestra a continuacin:

Figura 65. Opciones de generacin de documento

El SIACO nos presentar la pgina para realizar la derivacin que se explica ms adelante.
La

otra

manera

de

derivar

un

documento

es

ingresar

la

opcin

de pgina principal y el SIACO nos presenta la siguiente


pantalla, donde se despliega la lista de hojas de seguimiento internas creadas por nuestro
el usuario activo:

Figura 66. Lista de hojas de seguimiento interna creadas

De la lista se debe elegir la hoja de seguimiento interna que se desea derivar y hacer un click
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sobre la palabra "Derivar" y el SIACO nos desplazar la pantalla para realizar la derivacin.

4.2

Acceder a la opcin de Derivar documento pendiente


Para derivar un NUR o NURI pendiente, debe estar en la lista de documentos pendientes; si
corresponda elaborar un documento este debe estar creado (tener cite y NUR o NURI ),
presionar el botn "Derivar" del registro correspondiente, como se muestra en la siguiente
pantalla:

Figura 67. Lista de documentacin pendiente

Inmediatamente el SIACO desplegar la pantalla para poder realizar la derivacin.

4.3

Adjuntar otros documentos


Muchas veces es necesario adjuntar ms de un documento (creados en el SIACO y no estar
asociados a otro NURI) a una misma hoja de seguimiento NUR o NURI, para realizar esta
tarea debemos ingresar a la opcin de derivar (como se explic en los apartados anteriores)
y el SIACO nos mostrar la siguiente pantalla:

Figura 68. Lista de posibles derivaciones

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En la parte superior tenemos la opcin "Adjuntar", para seleccionar los documentos a ser
adjuntados debe hacer un clic(mouse) sobre la palabra "SELECCIONAR DOCUMENTO", el
SIACO desplegar la lista de documentos que nuestro usuario ya cre con anterioridad, como
se muestra en la figura:

Figura 69. Lista de documentos creados

De la lista de documentos creados se debe elegir el documento a ser adjuntado y hacer un


clic(mouse) sobre la palabra "SELECCIONAR", inmediatamente el SIACO nos presentar la
siguiente pantalla, en la cual debe presionar el botn "Adjuntar" que se encuentra en la parte
derecha de cite del documento seleccionado.

Figura 70. Adjuntar documento

Una vez que presionado el botn de "Adjuntar", el SIACO adjunto al NUR o NURI el
documento seleccionado como se muestra en la pantalla, este proceso se puede realizar
cuantas veces se requiera.

Figura 71. Documentos adjuntos

Para eliminar un documento adjunto, se debe presionar el botn "eliminar" que se encuentra
en la parte derecha del cite del documento.

Figura 72. Eliminacin de documentos adjuntos

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4.4

Derivar Hoja de Seguimiento


Una vez que se presiona el botn "Derivar" independientemente del origen, el SIACO nos
desplegar la siguiente pantalla:

Figura 73. Lista de posibles derivaciones

Para proceder con la derivacin se debe realizar las siguientes tareas:


Elegir al destinatario de la lista desplegable "Derivar a" (todos los usuarios personalizados
en "Configurar lista de derivacin"), si no encuentra algn usuario deber configurar su lista
de derivacin previamente.

Figura 74. Lista de derivacin

Elegir la accin que se solicitada realice el destinatario:

Figura 75. Lista de Accin

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Digitar el provedo correspondiente:

Figura 76. Digitar Provedo

Presionar el botn "Derivar Doc. Oficial", y el SIACO nos mostrar la siguiente pantalla:

Figura 77. Lista de derivaciones realizadas

En caso de ser necesario la derivacin de una copia se debe repetir el proceso anterior
(las copias son solamente para conocimiento).

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Figura 78. Lista de derivaciones realizadas(copias)

Si por error se eligi usuario, accin, provedo incorrecto para corregir es suficiente con
presionar el botn "Eliminar" que se encuentra en la parte izquierda del registro que se
desea eliminar.
Para confirmar la derivacin debe presionar el botn "Confirmar y salir", mientras no
confirme la derivacin esta no podr ser recibida por el destinatario.

Figura 79. Confirmacin de derivacin

Presionar el botn "Aceptar" de la consulta para Confirmar la derivacin.

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4.5

Imprimir Hoja de Seguimiento Interna


La hoja de seguimiento interna no es ms que el registro impreso, en el cual se coloca la
constancia de la recepcin de la correspondencia, contiene un NUR o NURI, segn sea el
caso, y las derivaciones y provedos correspondientes.
Una vez que se realiza la derivacin de una hoja de seguimiento interno creado por usuario
activo, el SIACO nos muestra la siguiente pantalla la cual nos permite imprimir la misma,
como se observa nos despliega un mensaje que se encuentra en recuadro en la parte
superior de color amarillo y sobre el cual deber hacer click(mouse) y presionar sobre la
opcin "Descargar archivo":

Figura 80. Descargar archivo hoja de seguimiento interno

Una vez que elija la opcin "Descargar archivo", el SIACO mostrar la siguiente pantalla:

Figura 81. Descargar archivo

Al presionar el botn "Abrir", el SIACO mostrar la hoja de seguimiento interno en el


programa WORD, para proceder con la impresin, debiendo realizar dicha tarea anverso y
reverso eligiendo el tamao de papel a carta:

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Figura 82. Hoja de Seguimiento Interno

Una vez impresa la hoja de seguimiento interna, se debe firmar en la casilla "Firma de
Despacho".
Para

imprimir

hojas

de

seguimiento

debe

ingresar

la

opcin

de pgina principal, el SIACO desplegar la siguiente pantalla


y brinda dos posibilidades:

Figura 83. Hojas de seguimiento internas creadas

Si por alguna razn, no se realiz la impresin de la hoja de seguimiento en el momento de


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derivar, presionar con el mouse sobre la palabra "Imprimir OTRA Hoja de Seguimiento" o
sobre el icono de la impresora.
Si necesita imprimir una hoja de seguimiento en blanco para dar continuidad al trmite del
documento, presionar con el mouse sobre la palabra "Imprimir HOJA DE SEGUIMIENTO
EN BLANCO" o sobre el icono de la impresora.
En ambos casos el SIACO desplegar la siguiente pantalla:

Figura 84. Imprimir Hoja de Seguimiento

En la casilla que se encuentra en blanco, proceder a escribir el nmero nico de registro


unico NURI completo, y luego presionar el botn "Aceptar", y el SIACO nos desplegar la
pantalla:

Figura 85. Descargar archivo

Al presionar el botn "Abrir", el SIACO mostrar la hoja de seguimiento interno en el


programa WORD, para proceder con la impresin, debiendo realizar dicha tarea anverso y
reverso eligiendo el tamao de papel a carta:

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Figura 86. Hoja de seguimiento interno

Esta es la Hoja de Seguimiento en blanco para dar continuidad a un trmite y la hoja de


seguimiento donde se encuentra el cdigo de barras no existe espacio para continuar con el
registro respectivo

Figura 87. Hoja de Seguimiento en blanco

4.6

Corregir Derivacin
Se puede corregir la derivacin de una hoja de seguimiento, solamente cuando el
destinatario no realiz la recepcin del mismo, y solamente puede corregir la derivacin el
usuario que realiz la derivacin de la hoja de seguimiento, para ello se accede con la opcin
de pgina principal, una vez que se ingresa a esta opcin el SIACO
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mostrar la siguiente pantalla:

Figura 88. Lista de documentos derivados no recepcionados

El SIACO despliega la lista los documentos derivados y que no fueron recepcionados, debe
buscar el NUR o NURI que se desea restablecer y presionar el botn "Restablecer" del
registro correspondiente.
Al presionar el botn "Restablecer" el SIACO desplieg la pregunta de confirmacin de
restablecimiento, como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 89. Confirmacin de Restablecimiento de Hoja de Seguimiento

Al presionar el botn "Aceptar" la hoja de seguimiento se restablece a su estado antes de la


derivacin (Documentos Pendientes o Hojas de seguimiento creadas).

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4.7

Agrupar Hojas de Seguimiento


En ocasiones se tiene en la lista de documentos pendientes varios NUR o NURI del mismo
trmite, es decir, se puede dar continuidad al mismo con un solo documento, por lo tanto es
necesario el agrupar NURI, para ello todos los NUR o NURI deben estar en la lista de
pendientes y debe elegir uno de ellos para ser el NURI principal y que de ahora en adelante
se har seguimiento.
Una vez que se tiene el NURI o NUR principal en la lista de documentos pendientes se debe
hacer un click(mouse) sobre la frase "Agrupar NURI" que se encuentra en la parte derecha
del NUR o NURI, como se muestra a continuacin:

Figura 90. Agrupar NURI

Una vez que presiona "Agrupar NURI(s)" el SIACO mostrar la siguiente pantalla:

Figura 91. Agrupacin de NURIS

Se debe elegir de la lista los NUR o NURI que deseamos agrupar y luego presionar el botn
"AGREGAR", no existe lmite para la agrupacin solo la restriccin de que los documentos
deben corresponder a un mismo trmite.

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Figura 92. Lista de NURI agrupados

Para quitar un NUR o NURI se debe hacer antes de imprimir la cartula, y para ello es
suficiente con hacer un clic (mouse) sobre la palabra "QUITAR" correspondiente al registro
del NUR o NURI.
Es importante el imprimir la cartula, debido a que es la manera de confirma la agrupacin,
para realizar dicha tarea se debe hacer un clic(mouse) sobre la frase "IMPRIMIR
CARATULA" y el SIACO mostrar la siguiente pantalla:

Figura 93. Abrir el archivo de la caratula

Una vez que se presione el botn "Abrir", el SIACO mostrar la cartula respectiva, de ahora
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en adelante la cartula debe ir delante de las hojas de seguimiento, para identificar que
dichos documentos fueron agrupados.

Figura 94. Caratula de Agrupacin

Una vez impresa la cartula se vuelve a la lista de documentos pendientes y se procede con
la derivacin del NURI principal y los dems NUR o NURI agrupados no se mostrarn en
dicha lista.

4.8

Devolucin de documentos derivados a mis pendientes


Si en pgina principal, la opcin "Documentos Derivados no Recibidos" comienza a
parpadear, es una alerta del SIACO
, la alerta nos indica que
documentos derivados por el usuario activo no fueron recepcionados en el SIACO y al cabo
de 10 das hbiles estos volvern a la lista de documentos pendientes, razn por la cual se
debe solicitar al destinatario la recepcin de los mismos, para poder ver los documentos que
no fueron recepcionados ingresamos a la opcin "Documentos Derivados No Recibidos",
como se muestra a continuacin:

Figura 95. Lista de hojas de seguimiento despachadas, no recibidas

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Archivar Documentos
El SIACO permite archivar los documentos que se encuentran en nuestra lista de
documentos pendientes, solo cuando se tiene habilitado la opcin de archivo, se podr
contar con un archivo real de lo contrario solo ser un archivo digital donde estarn las
copias digitales.
Cuando se procede con la tarea de archivar, el documento archivado no se visualiza en la
lista de documentos pendientes, pero si no tenemos habilitada la opcin de archivo este
seguir en dicha lista, debido a que solo se archivar una copia digital.
Tendrn acceso a archivar documentacin el personal responsable del archivo fsico del
rea/unidad.
Para tener habilitado la opcin de archivo, se debe solicitar con nota interna justificando la
opcin de archivo y aprobada por su inmediato superior, dirigida a la Direccin de
Planificacin y Desarrollo.

5.1

Archivar hoja de seguimiento interno


Para archivar una hoja de seguimiento interno, se debe presionar el botn "Archivar" o
"Archivar Copia" (segn corresponda) del registro en la lista de documentos pendientes,
como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 96. Lista de documentacin pendiente

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Si se encuentra habilitada la opcin de archivo, el SIACO mostrar de la siguiente manera:

Figura 97. Lista de documentacin pendiente

Una vez que se presiona el botn "Archivar" o "Archivar Copia", el SIACO mostrar la
siguiente pantalla:

Figura 98. Archivar documentos

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5.2

Archivar en nueva carpeta


El SIACO permite crear carpetas para poder guardar documentos de una manera ms
organizada, para ello se debe elegir "NUEVO" de la lista desplegable en la opcin "una
carpeta" que se encuentra en la parte izquierda como se muestra en la siguiente pantalla:

Figura 99. Archivar en nueva carpeta

Luego en la parte derecha escribir el nombre de la carpeta (ej. DIRECCION


ADMINISTRATIVA), y debajo escribir alguna observacin (razn del archivo) y posteriormente
presionar el botn "Archivar", y el documento se archivar en la carpeta respectiva.
Se puede crear cuantas carpetas se necesita sin restriccin, para crear alguna carpeta se
debe archivar un documento.
Las carpetas creadas deben coincidir con los expedientes fsicos del rea/unidad.

5.3

Archivar en una carpeta existente


Para archivar un documento en una carpeta existente se presiona el botn "Archivar" o
"Archivar copia" de la hoja de seguimiento que se encuentra en la lista de documentos
pendientes, y el SIACO desplagar la pantalla de derivacin, debe elegir "EXISTENTE " de la
opcin "una carpeta" y se desplegar la lista de todas las carpetas creadas con el usuario
activo, que nos presenta en la parte derecha, como se muestra en la continuacin:

Figura 100. Lista de carpetas

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Una vez que se elige la carpeta, registraremos la observacin respectiva para luego
presionar el botn "Archivar".

5.4

Ver documentos archivados


Para ver las carpetas creadas y los documentos que se encuentran en cada uno de ellos
ingresar a una de las siguientes opciones:

Ingresar por la opcin


originales y

para ver los documentos

para las copias digitales.

En ambos casos el SIACO desplega la lista de las carpetas creadas como se muestra a
continuacin:

Figura 101. Lista de carpetas creadas

Debe elegir la carpeta que desea ver y hacer clic (mouse) y el SIACO desplegar el
contenido del mismo:

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102. Documentos Archivados en la una determinada carpeta

Una vez que archiva el documento solo se puede realizar modificaciones en el campo
observaciones o cambiar de carpeta, para ello se debe presionar en el botn "Modificar o
Mover" y el SIACO desplegar la siguiente pantalla:

103. Modificaciones a documentos archivados

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Buscador y Seguimiento
El SIACO permite realizar la trazabilidad y seguimiento a un documento. Para realizar
bsqueda de un documento se debe ingresar por la opcin
de pgina principal, el SIACO a continuacin mostrar la siguiente pantalla:

Figura 104. Buscador

Mediante el cual se puede realizar bsquedas por diferentes criterios, por defecto el criterio
de bsqueda es NUR o NURI, para cambiar de criterio se debe desmarcar de la casilla que
se encuentra a lado derecho de la opcin y escribir en el recuadro el criterio de bsqueda, a
continuacin se presentan algunos ejemplos:

Criterio de bsqueda

siendo el resultado:

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Figura 105. Lista de resultados

Criterio de bsqueda

siendo el resultado:

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Criterio de bsqueda

siendo el resultado:

Para ver la trazabilidad del documento se debe hacer un clic(mouse) sobre el cono
registro respectivo y el SIACO desplegar la trazabilidad respectiva:

Figura 106. Lista de resultados

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del

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Se puede observar todo el seguimiento al documento desde quin es el autor, dnde se


deriv, fecha, accin, provedo, fecha de recepcin, documentos creados y ver quin tiene el
documento y en qu estado se encuentra.
La estrella que se muestra sobre el usuario nos indica que es el usuario que tiene en su
poder el documento fsico.
Para documentos que fueron agrupados el SIACO nos muestra de la siguiente manera:

Figura 107. Lista de resultados NURI agrupado

En este caso solo muestra la trazabilidad del documento principal y en la parte inferior
muestra los NUR o NURI adjuntos, para ver la trazabilidad del mismo se debe hacer clic
(mouse) sobre el NUR, como a continuacin se muestra:

Figura 108. Lista de NURI agrupado

En el caso de las copias digitales ellos se muestran con un registro de color blanco, como
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se observa a continuacin:

Figura 109. Lista de resultados

En el caso que el documento hubiera registrado restablecimientos estos se mostrarn en la


parte inferior mostrando la fecha de restablecimiento al usuario remitente.

Figura 110. Lista de resultados

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VII
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Reportes
El SIACO brinda la posibilidad de generar diferentes reportes. El tipo de reporte mediante la

opcin

que se encuentra en el Men de Opciones.

Gestor de Reportes, el SIACO permite personalizar reportes con la utilizacin del gestor de
reportes, como ser:
Documentos recibidos,
Documentos derivados
En rangos de fechas, carcter del documento, una vez personalizado el reporte, presionar el
botn correspondiente para la generacin del documento:

Figura 111. Gestor de Reportes

Reporte Gerenciales 1, el reporte muestra el nmero de documentos


"Pendientes" y "Archivados" por oficina y por usuario.

"No recibidos",

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Figura 112. Reporte Gerencial

Reporte Gerenciales 2, el reporte muestra el nmero de documentos pendientes desde su


creacin en rangos de das "mayor a 50 das", "entre 20 y 50 das", "entre 10 y 20 das" y
"menor a 10 das" por oficina y por usuario.

Figura 113. Reporte Gerencial 2

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Debajo del men principal tambin encontramos la opcin de la generacin de ms reportes


de uso ms frecuente, para ingresar a cada uno de los reportes, debe hacer clic(mouse)
sobre el reporte necesario:

Figura 114. Reportes

CITES ASIGNADOS EN LA OFICINA, nos permite ver una lista de todos los cites

generados en la direccin o unidad. Al ingresar a esta opcin, el SIACO mostrar la


siguiente pantalla:

Figura 115. Cuadro resumen de tipo de documento

Se debe elegir el tipo de documento del cual desea ver los cites asignados sobre el nombre
del documento en la parte izquierda de la pantalla, el SIACO mostrara la lista de cites
asignados para el tipo de documento elegido, como se muestra a continuacin:

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Figura 116. Lista de Cites asignados "Cartas"

REPORTE DE DOCUMENTACION DESPACHADA, permite generar un reporte e

imprimir el detalle de la documentacin despachada, que puede ser utilizada como


constancia de la recepcin de documentos. Una vez que ingresa a la opcin el SIACO
mostrar el cuadro en el cual debe elegir el botn "Abrir" como se muestra a continuacin:

Figura 117. Abrir archivo

A continuacin el SIACO abrir el archivo en EXCEL, en la lista solo mostrar aquellos


documentos derivados no recepcionados en el SIACO, como se muestra en la figura:

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Figura 118. Lista de derivaciones

REPORTE DE DOCUMENTACION ARCHIVADA, permite generar un reporte e imprimir


el detalle de todos los documentos archivados, como se muestra en la siguiente figura:

Figura 119. Lista de documentos Archivados

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