TCS01150 Economia

DISEO DE UN SISTEMA PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA:
COLEGIO LOS NGELES DEL NORTE- CALI
GLORIA ISABEL MOLINA BLANDN
UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE COMUNICACIN SOCIAL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN
PROGRAMA COMUNICACIN SOCIAL PERIODISMO
SANTIAGO DE CALI
2012
DISEO DE UN SISTEMA PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA:

COLEGIO LOS NGELES DEL NORTE- CALI.
GLORIA ISABEL MOLINA BLANDN
Pasanta Institucional para optar ttulo de

Comunicador Social Periodista
Director
KARINA GALEANO
Comunicador Social-Periodista
Especialista en Comunicacin Organizacional
UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE COMUNICACIN SOCIAL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN
PROGRAMA COMUNICACIN SOCIAL PERIODISMO
SANTIAGO DE CALI
2012
Nota de aceptacin:
Aprobado por el Comit de

Grado en cumplimiento de
los requisitos exigidos por
la Universidad Autnoma
de Occidente para optar al
ttulo de Comunicador
Social - Periodista
JENNY MATURANA
Jurado
MARA FERNANDA
NAVARRO
Jurado
Santiago de Cali, 18 de Julio de 2012
CONTENIDO
RESUMEN
INTRODUCCIN
10
1.PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN ................................................. 11

1.1 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA .................................................... 11
1.2. RESEA HISTRICA ............................................................................... 12
1.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO..................................................... 13
1.3.1 Misin...................................................................................................... 13
1.3.2 Visin ...................................................................................................... 13
1.3.3 Valores .................................................................................................... 14
1.3.4 Estructura Organizacional .................................................................... 15
1.3.5 Descripcin de la estructura organizacional ....................................... 16
1.4 MEDIOS DE COMUNICACIN .................................................................. 17
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIN............................................................... 19
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................... 19
2.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA O PREGUNTA PROBLEMA ............. 22
3. OBJETIVOS .................................................................................................. 22
4. JUSTIFICACIN.. ........................................................................................ 23
5.INTERESES (ACADMICO, PROFESIONAL Y LABORAL)........................ 25
5.1 INTERS Y APORTE PRODUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DONDE

SE DESARROLL LA PROPUESTA .............................................................. 26
6. MARCOS DE REFERENCIA ....................................................................... 28
6.1 MARCO CONTEXTUAL ............................................................................. 28
6.1.1 Sector educativo colombiano ............................................................... 28
6.1.2 Contexto jurdico de la organizacin ................................................... 29
6.2 MARCO TERICO ..................................................................................... 30
6.2.1 El papel de la comunicacin en las organizaciones (comunicacin
interna)..35
6.2.1.1 Flujos de comunicacin
...38
6.2.2 Propsitos de la comunicacin interna
...46
6.2.3 Diagnstico de comunicacin interna: una introspectiva de la

organizacin. .. 48
6.2.3.1 La participacin el factor protagonista
...49
6.2.3.2 Diagnstico participativo de comunicacin
...51
6.2.3.3 Modelo de acreditacin EFQM
...53
6.2.3.4 Sistema participativo de comunicacin interna.
...54
7. DISEO METODOLGICO ......................................................................... 57

7.1 ENFOQUE .................................................................................................. 57
7.2 DESARROLLO DEL PLAN METODOLGICO....
...57
7.3 INSTRUMENTOS ....................................................................................... 58

7.3.1 FUENTES ................................................................................................ 58
7.4 TCNICAS.................................................................................................. 59
7.5 PROCEDIMIENTOS ................................................................................... 66
8. DESARROLLO DE LA PROPUESTA .......................................................... 68
9. PRESENTACIN DE RESULTADOS ......................................................... 72
9.1 DIAGNSTICO PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA .......... 72
9.1.1 Objetivo general .................................................................................... 72
9.1.2 Objetivos especficos ............................................................................ 72
9.1.3 Etapas y resultados del diagnstico participativo de comunicacin
interna. ............................................................................................................. 74
9.1.4 Anlisis de resultados
...74
9.1.4.1 Flujos de comunicacin..74

9.4.1.2. Medios internos de comunicacin..78
...79
9.4.1.3 Uso de las tic
9.1.4.4 Direccionamiento estratgico...82

...84
9.4.4.5 Proceso de induccin
9.1.4.6 Clima organizacional...86

9.1.4.7 Anlisis del grupo focal con estudiantes 89
9.2 DISEO Y PLANTEAMIENTO DEL PLAN ESTRATGICO DE

COMUNICACIN INTERNA ............................................................................ 91
9.2.1 Objetivos de comunicacin .................................................................. 93
9.2.2 Estrategia 1: ........................................................................................... 98
9.2.3 Estrategia 2: ......................................................................................... 105
9.2.4 Estrategia 3: ......................................................................................... 107
10.MODELO DE EVALUACIN Y CONTROL DEL PLAN ESTRATGICO DE
COMUNICACIN SISTEMA PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN
INTERNA ...................................................................................................... 115
10.1 OBJETIVO DEL MODELO DE EVALUACIN Y CONTROL ................ 116
10.2 ALCANCE Y METODOLOGA DEL MODELO DE EVALUACIN Y
CONTROL .................................................................................................... 117
10.3 VARIABLES PARA EL ANLISIS ........................................................ 117
10.4 RESULTADOS DEL SISTEMA DE EVALUACIN Y CONTROL .......... 118
10.5 CREACIN DEL COMIT DE COMUNICACIONES ............................ 118
10.5.1 Indicadores de gestin ...................................................................... 118
10.5.2 Testimonios ........................................................................................ 119
10.5.3 Observaciones ................................................................................... 121
10.5.3.1 Cumplimiento de objetivos ............................................................ 121
10.5.3.2 Plazos............................................................................................... 121
10.5.3.3 Grado de satisfaccin de los participantes en el proceso de

comunicacin ................................................................................................ 122
10.5.3.4 Control presupuestario .................................................................. 122
10.5.3.5 Anlisis de resultados ................................................................... 122
10.6 PLAN DE EDUCACIN Y CAPACITACIN TECNOLGICA TU CLAN
DIGITAL ........................................................................................................ 124
10.7 PROGRAMA DE ORIENTACIN A NUEVOS COLABORADORES
TRADICIONES CLAN ................................................................................. 124
10.7.2 Formatos............................................................................................. 125
11.ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ..................................................... 127
11.1 APOYO AL PROCESO DE ACREDITACIN INSTITUCIONAL EFQM 127
11.2 CAMPAA ACTUALIZA TUS DATOS................................................... 127
11.3 CAMPAA DE DIFUSIN EVENTO DE LOS 60 AOS MACRO
PROYECTO NGELES VOLANDO Y UN MENSAJE DEJANDO .............. ..128
11.3.1 Proceso para un plan de visibilizacin y difusin del macro
proyecto ngeles volando y un mensaje dejando .................................. 128
11.4. PROMOCIN DEL EVENTO COCTEL PARA TRABAJADORES 60
AOS: ........................................................................................................ 132
11.5.FIESTA DE EGRESADOS ..................................................................... 133
11.6 CREACIN Y MANEJO DE CUENTAS EN LAS REDES SOCIALES .. 135

12.PRODUCTOS A ENTREGAR QUE GENER LA PROPUESTA ............. 136
13.ELEMENTO INNOVADOR DE LA PROPUESTA ..................................... 137
14.CRONOGRAMA ........................................................................................ 138
15.RECURSOS............................................................................................... 140
15.1 TALENTOS HUMANOS ........................................................................ 140
15.3 RECURSOS FSICOS ............................................................................ 140
15.3 PRESUPUESTO ..................................................................................... 141
16.CONCLUSIONES ...................................................................................... 142
17.RECOMENDACIONES .............................................................................. 147
18.BIBLIOGRAFA ......................................................................................... 150
LISTA DE CUADROS
Cuadro 1. Inventario de medios de comunicacin institucional
Pg
.
18
Cuadro 2.Usabilidad de los medios de comunicacin en la institucin
36
Cuadro 3.Usabilidad de las acciones de comunicacin en la institucin
37
Cuadro 4. Barreras de comunicacin
43
Cuadro 5. Encuesta de comunicacin interna
63
Cuadro 6. Metodologa para la realizacin del diagnstico participativo.
68
Cuadro 6. Plan estratgico: objetivo 1 y 2.
94
Cuadro 7. Plan estratgico objetivo 3
95
Cuadro 8. Plan estratgico: objetivo 4 primera estrategia
96
Cuadro 9. Plan estratgico: objetivo 4 segunda estrategia.
97
Cuadro 11. Perfil del cargo, miembro del Comit de Comunicaciones.
98
Cuadro 12. Protocolo de Orientacin y Re Orientacin Tradiciones CLAN. 109

Cuadro 13. Indicadores de gestin por actividad planeada o ejecutada
118
124
Cuadro 16. Audiencias y medios acordados para cada una.
129
Cuadro 15. Cronograma de actividades por resultado
130
Cuadro 14. Productos a entregar
136
Cuadro 16. Cronograma de actividades realizadas.
138
Cuadro 17. Presupuesto establecido al iniciar este proyecto.
141
10
LISTA DE FIGURAS
Pg
.
15
Figura 1. Organigrama Institucional

Figura 2. Configuracin de un sistema de comunicacin interna
55
Figura 3. Formato de encuesta construido participativamente
60
Figura 4. Acta de entrega de informe de resultados del Diagnstico

Participativo de Comunicacin Interna.
73
Figura 5. Boletn Institucional Noticlan

Figura 6. Manual de Comunicacin Interna
103
104
Figura 7. Esquema del Sistema Participativo de Comunicacin Interna 105

Figura 8. Manual de funciones Dependencia Acadmica.
Figura 9. Esquema del Modelo de Evaluacin y Control
113
117
Figura 10. Encuesta de evaluacin del proceso de orientacin a nuevos

trabajadores Tradiciones CLAN
126
Figura 11. Pieza comunicativa para difusin del evento.
131
Figura 12. Evento en Facebook creado para invitar a egresados,

estudiantes y padres de familia.
132
Figura 13. Boleta para ingresar al evento.
132
Figura 14. Invitacin digital para todos los empleados.
133
Figura 15. Afiche promocional fiesta de egresados.

Figura 16. Fanpage de Facebook
134
135
11
LISTA DE IMGENES
Pg
.
Imagen 1. Estado en el que se encontraron las carteleras
47
de la institucin.
Imagen 2. Fotografa del grupo focal con estudiantes.
12
89
RESUMEN
El proyecto de pasanta institucional como opcin de grado: Diseo de un

Sistema Participativo de Comunicacin Interna en el Colegio los ngeles
del Norte - Cali. presenta detalladamente la problemtica de la comunicacin
al interior del Colegio los ngeles del Norte, soportada en aportes tericos que
ayudaron al planteamiento y ejecucin de una propuesta participativa de
comunicacin, desarrollada por los mismos colaboradores y estudiantes de la
institucin con la orientacin de la pasante.
Dicho trabajo tuvo como objetivo general, fortalecer los procesos de

comunicacin interna en la institucin, a partir del diseo de un sistema de
comunicacin participativa que, adems se relacionara con la motivacin e
inclusin de sus pblicos a dichos procesos. Todo esto tendra como
consecuencia la gestin formal de la comunicacin interna.
Para el fortalecimiento de dichos procesos era necesaria la realizacin previa

de un diagnstico de comunicacin. A travs del proceso de investigacin y
estudio del problema en el contexto de la institucin, se descubri que este
diagnstico deba ser de tipo participativo, pues de esta forma los
colaboradores y estudiantes aprenderan a identificar sus propias
problemticas lo que les sera ms til en un futuro para poder intervenirse a s
mismos. Posterior a esto, se puso en marcha el plan estratgico que fue
construido entre colaboradores, estudiantes y la pasante.
Con la ejecucin de dichas estrategias se logr posicionar el rol de la

comunicacin en la institucin ya que el espacio que qued establecido con el
proyecto se incluy dentro del organigrama y se legitim para que sea ocupado
por futuros colaboradores.
Al mismo tiempo que se realizaron todas las actividades planeadas para la

ejecucin del proyecto, se apoyaron actividades complementarias que
ayudaron a la consolidacin del papel de la comunicacin. Dichas actividades
permitieron el encuentro entre las posiciones tericas planteadas en la
academia y las acciones empresariales que deben tomarse en el quehacer del
comunicador.
Palabras Claves: comunicacin, educacin, educomunicacion, estrategia,

participacin, diagnstico.
13
INTRODUCCIN
El proyecto de pasanta institucional en el Colegio los ngeles del Norte

pretendi instalar un sistema participativo de comunicacin interna, a travs del
diseo de un plan estratgico que permitiera validar la comunicacin entre la
organizacin y su pblico interno. Para la elaboracin de dicho plan, fue
necesaria la realizacin de un diagnstico participativo de comunicacin, en
donde los colaboradores y directivos dieron cuenta de la situacin en la que se
encontraba la comunicacin al interior de la organizacin. En la primera parte
de este documento, se presenta a la organizacin Colegio ngeles del Norte,
desde su resea histrica hasta su situacin organizacional (organigrama,
direccionamiento estratgico).
A continuacin, se aborda la problemtica que orient esta pasanta, la cual

radica en la inexistencia de los protocolos que formalizaran los procesos de
comunicacin entre el pblico interno. Acto seguido, se definieron los objetivos
trazados para la culminacin exitosa de la labor, tomando como principal eje la
construccin de un sistema participativo de comunicacin guiado por un plan
estratgico de comunicacin interna, que se realiz despus de llevar a cabo
un exhaustivo diagnstico. Posterior a sto, se explica la razn que justifica la
pertinencia de la misma dentro de la organizacin.
Este documento es una recopilacin terica de los lineamientos que guiaron a

la pasante a disear, junto a los colaboradores de la institucin, el Sistema
Participativo de Comunicacin. Al mismo tiempo se presentan detalladamente,
los resultados de diagnstico y la forma en la que ste se llev a cabo.
Posterior a esto se explica la metodologa para la realizacin del plan
estratgico de comunicacin que surgi como respuesta a los hallazgos del
diagnstico. Se mencionan cada una de las estrategias de comunicacin
planeadas y se cuenta la puesta en marcha de la que se ejecut en su
totalidad. Para finalizar el documento, se estructura el modelo de evaluacin y
control que la pasante dise para la medicin de las estrategias de
comunicacin planteadas a lo largo de su pasanta.
Para el desarrollo de la propuesta se contempl un cronograma que cruz las

actividades con la fecha especfica en la que esta sera realizada dentro de la
organizacin. El proyecto se llev a cabo de agosto a diciembre de 2011. Y se
cont con el equipo de trabajo de la organizacin, quienes apoyaron el
proyecto con su labor y los recursos necesarios para el desarrollo del mismo.
14
1. PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN
1.1 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA
En la bsqueda bibliogrfica se encontr un trabajo que se realiz al interior de

una organizacin educativa. Este es el de la estudiante Gloria Arango realizada
en una institucin educativa de carcter religioso. De la misma manera en la
modalidad de trabajo de grado se realiz un anlisis en las estrategias de
comunicacin y su impacto en la imagen corporativa del Colegio Liceo Nuestra
Seora de Lourdes. Este trabajo fue realizado por la estudiante Marilu Lasso y
consiste en el anlisis de la comunicacin y cmo esta se evidencia en el rol de
las directivas, docentes estudiantes y padres de familia, adems de establecer
si el xito del colegio y su aceptacin por parte de la comunidad tiene relacin
con los procesos de comunicacin. 1 A su vez establece cmo todos estos
procesos comunicativos al interior de la organizacin han contribuido a la
imagen corporativa que se proyecta tanto interna como externamente.
Se encontraron trabajos que abordan la temtica del diagnstico de

comunicacin como una herramienta para identificar problemticas que ms
tarde pueden ser remediadas con el diseo de un plan estratgico de
comunicacin, este es el caso del trabajo realizado por Diana Vanessa Ospina
y Xiomara Belalcazar en Tabares Trading Ltda. El trabajo consta de un
diagnstico de comunicacin interna con nfasis en la cultura organizacional y
una propuesta de comunicacin interna. El enfoque de este trabajo fue
investigar el grado de apropiacin de la cultura organizacional que se gestaba
en la compaa. Para dicho anlisis hicieron uso de instrumentos como la
observacin, encuesta, entre otros. El posterior anlisis de resultados conllev
al desarrollo de un plan que contena seis estrategias de comunicacin que
apuntaban solo a lo interno, en temticas como medios y acciones,
direccionamiento estratgico, polticas de comunicacin y cultura
organizacional.
Por ltimo, aunque existen muchos otras pasantas enfocadas al trabajo que se
realiz en esta, se menciona el trabajo de Diana Marcela Escobar que, aunque
no es en una organizacin educativa, tambin busca la construccin
participativa de estrategias a modo de aprendizaje para todo el pblico de la
organizacin. Autodiagnstico integral de comunicacin, orientado a la
construccin participativa de estrategias que fortalezcan el sistema de gestin
1
LASSO, Maril. Anlisis de las estrategias de comunicacin y su impacto en la imagen

corporativa del Colegio Liceo Nuestra Seora de Lourdes. Santiago de Cali: Universidad
Autnoma de Occidente, 2008.p 14
15
de calidad de la empresa imgenes grficas S.A, presenta de manera

detallada y organizada la puesta en marcha de un modelo de autodiagnstico
para implementar un plan estratgico en una PYME perteneciente al sector de
las artes grficas, a partir de una matriz denominada Toolkit (aplicacin
diseada en Excel por un grupo interdisciplinario de profesionales en convenio
de cooperacin tcnica internacional con Dmos Comide ONG de Blgica). 2 En
este trabajo, los colaboradores aprendieron a evaluar sus propios procesos de
comunicacin mediante la herramienta Toolkit, pero adems se capacitaron en
comunicacin para que esta fuera una construccin asertiva entre toda la
organizacin y sus diferentes pblicos. Adicionalmente, se diseo un manual
de imagen e identidad corporativa para el manejo de esta con el pblico interno
y externo.
1.2. RESEA HISTRICA
El Colegio Los ngeles del Norte inici labores el 4 de Octubre de 1951 en

Santiago de Cali, en el barrio San Antonio, donde funcion durante 3 aos. Su
fundadora fue la Seorita Aura Herrera Mora quien dirigi el colegio hasta
Septiembre del ao 1987. El C.L.A.N. inici con 163 alumnas en los grados
kinder, primero, segundo, tercero, cuarto, quinto y sexto. Inicialmente la
institucin tena un nfasis en comercio. Por la poca, el calendario se iniciaba
en el mes de Octubre y se clausuraba en Julio. Lleva su nombre debido a que
en el santoral (libro teologal) el 4 de Octubre est destinado a los santos
ngeles custodios. El colegio prest el servicio de internado femenino que
para la poca era muy solicitado. En el ao 1953 1954 se gradu la primera
promocin con el ttulo de secretarias comerciales. Despus de cinco
traslados de sede, el colegio logr construir la estructura fsica en la que hoy
da funciona en la calle 44 Norte # 6 BN 22, barrio la Campia, donde sigui
prestando el servicio de internado para algunas estudiantes que lo solicitaban.
En el ao de 1962, se compr el lote en el que hoy funciona la institucin Se

construy la primera planta, en donde funcion inicialmente el bachillerato; la
primaria se traslado al edificio en donde hoy est Radio Todelar mientras se
construa la segunda planta que permitiera la ubicacin final que se logr entre
1970 y 1971. Mientras se instalaba en este ltimo lugar, el colegio se llam los
ngeles la Campia, estaba rodeado de amplias zonas verdes y fincas
ganaderas que se encontraban ubicadas en lo que hoy son los barrios la Flora,
La Merced y Vipasa. En la zona verde situada frente del colegio se realizaban
las actividades deportivas y las reuniones de los Scouts, grupo que tuvo gran
apogeo bajo la direccin de la seorita Benilda Herrera Mora.
2
ESCOBAR, Diana Marcela. Autodiagnstico integral de comunicacin, orientado a la

construccin participativa de estrategias que fortalezcan el sistema de gestin de calidad de la
empresa imgenes grficas s.a. Santiago de Cali: Universidad Autnoma de Occidente, 2008.
p.13
16
Durante esta poca, el C.L.A.N. Creci vertiginosamente en nmero de

estudiantes y en reconocimiento por parte de la sociedad. Se avanz en el
proceso de construccin de otras dependencias. Finalmente se cambi el
nombre por el Colegio los ngeles del Norte pensando en el sector de
influencia. En el ao 1978, inici el Calendario A en la jornada de la tarde, en
la actualidad ambos calendarios funcionan en jornada completa. El calendario
A se fund a raz de las necesidades de la comunidad estudiantil que viene de
otras ciudades donde funciona este calendario. Desde su funcionamiento el
colegio se ha distinguido por contar con un selecto grupo de maestros y
maestras que no slo se ha dedicado a la formacin acadmica sino tambin a
la formacin integral.
El espritu deportivo ha sido una de las caractersticas sobresalientes del

colegio. Se ha participado en torneos de diferentes deportes en diferentes
categoras a nivel municipal, departamental y nacional. En sus inicios la
formacin acadmica se imparta con una metodologa tradicional. En el
momento se empiezan a ver los frutos de una transformacin metodolgica
que invita a creer en una pedagoga que se basa, en la construccin del
aprendizaje a travs de un modelo dinmico en el que interactan el
estudiante y el docente en contextos reales. Desde Septiembre de 1987, la
rectora de la institucin fue la seora BENILDA HERRERA MORA quin muri
en octubre de 2007, razn por la cual el colegio es actualmente dirigido por la
seorita JOSEFINA HERRERA MORA.3
1.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
1.3.1 Misin. El Colegio los ngeles del Norte se proponen colaborar en la

formacin de las personas que nos confen. Ofrecemos la posibilidad de
desarrollar su personalidad como seres autnomos con principios, valores y
una preparacin intelectual; que les permita adems de lograr ejecutar su
proyecto de vida, participar en la transformacin de la sociedad, privilegiando
su integracin e identidad.4
1.3.2 Visin. El Colegio los ngeles del Norte continuar siendo una
reconocida institucin educativa formadora de bachilleres ntegros y lideres,
que contribuyan en la construccin de una sociedad justa. Formar bachilleres
lideres, autnomos, con las grandes virtudes fundamentales de ser humano
3
COLEGIO LOS NGELES DEL NORTE, Pacto de Convivencia Colegio los ngeles del Norte,
2003. p. 5
4
Ibid,. p.7
17
(los valores), espritu investigativo y la preparacin intelectual que les permita

llegar a ser profesionales idneos, comprometidos que contribuyan a la
construccin de una sociedad justa, donde prime el bien general sobre el
particular, respetuosa de la dignidad humana y de su medio ambiente.5
1.3.3 Valores. El Colegio ngeles del Norte ha establecido los siguientes

valores y principios como parmetros principales para la convivencia pacfica
entre los integrantes de la comunidad CLAN.
Respeto: Reconocer el comportamiento de los dems, valorar

sus opiniones, sin importar cual sea su punto de vista, es una de las
caractersticas que definen el perfil de la comunidad educativa del Colegio
ngeles del Norte.
La Solidaridad: El sentimiento de ayuda al prjimo y la

necesidad de trabajar en equipo para lograr soluciones eficientes, es uno de
los pilares fundamentales de nuestra institucin educativa, donde se reconoce
al otro como un complemento, reforzando los vnculos de la comunidad y se
contribuir con estrategias a la construccin de una sociedad justa.
La Honestidad: dentro de nuestra institucin la honestidad se

refleja el compromiso y el respeto hacia la dignidad humana. Mediante este
principio se asume que cada acto, se enmarca dentro de un criterio de verdad,
donde prime una actitud de sinceridad en el trato a los dems.
La Tolerancia: en nuestra institucin educativa, la actitud y

comportamiento, individual, social o institucional, se caracteriza por la
consciente permisividad hacia los pensamientos y las acciones de otros
individuos, pese a que los valores morales o ticos de aquellos no coincidan.
La Libertad: para el CLAN, la autoridad en el proceso formativo,

debe entenderse como gua, apoyo y resistencia en la construccin de
autonoma. No es posible formar ciudadanos libres si ellos no han aprendido a
ser autnomos, es decir, responsables de los efectos de su acciones y
actitudes.6
5
6
Ibid,. p.7
Ibid,. p.8
18
1.3.4 Estructura Organizacional
Figura 1. Organigrama Institucional
19
Figura 1 (continuacin).
Fuente: COLEGIO LOS NGELES DEL NORTE, Pacto de Convivencia

Colegio los ngeles del Norte, 2003. p.10
1.3.5 Descripcin de la estructura organizacional.

Junta de socios: es el organismo encargado de tomar las decisiones de
ms alto nivel en relacin con la empresa tales como, las de ndole
financiero e inversiones.
Junta directiva: es el rgano encargado de la discusin y toma de

decisiones en relacin con el funcionamiento de la institucin educativa.
Est conformada por los socios y los/las coordinadores(a)
20
Rectora: es la representante de la institucin educativa ante las

autoridades educativas tales como, Secretara de Educacin, Ministerio de
Educacin, ICFES y todas las entidades gubernamentales.
Consejo directivo: es el ente gubernamental establecido por orden

ministerial encargado de la toma de las decisiones sobre el adecuado
funcionamiento de las instituciones. Est conformado por el representante
de la rectora, representante de los docentes, representante de los padres,
el personero escolar, un representante del sector productivo y un
representante de los egresados.
Personero: es el representante de los estudiantes en el gobierno escolar

elegido por votacin popular.
Secretara acadmica: es la dependencia encargada de todo el manejo de

la informacin legal de la institucin educativa, da fe ante las entidades
gubernamentales de la legalidad del servicio prestado.
Coordinacin acadmica: es el ente de la organizacin encargado de

coordinar todas las acciones para garantizar la eficacia y efectividad de
servicio educativo ofrecido. Esta conformada por las coordinaciones de
preescolar, primaria, bachillerato y convivencia.
Gerencia administrativa: ente de la administracin encargado de la

consecucin y el manejo de todos los recursos necesarios para la
prestacin del servicio. Est conformado por los departamentos de
personal, financiero, informtico y promocin institucional.
Bienestar institucional: es la dependencia encargada de facilitar los

procesos que pretenden asegurar un adecuado clima organizacional y las
mejores condiciones para que todos los empleados puedan desempearse
eficientemente, cuidando la salud ocupacional. Conformada por el rea de
psicologa, enfermera, las brigadas de seguridad y el comit de salud
ocupacional.
21
1.4 MEDIOS DE COMUNICACIN
A continuacin se presentan un inventario de los medios de comunicacin que

hay en el Colegio los ngeles del Norte.
Cuadro 1. Inventario de medios de comunicacin institucional
Qu hay
Qu no hay
Circular
Video institucional
Reuniones de Padres
Manual de imagen corporativa
Carteleras
Intranet
Messenger interno
Correo interno
Tablero anuncios profesores
Telfono
Pgina Web
Jornadas
Pedaggicas
(Departamentos y Profesores)
Rituales y Actividades de integracin
Manual o Pacto de convivencia
Brochure
Gobierno estudiantil
Capacitaciones
Grupos o comits de mejoras
Boletn informativo
Peridico
informativa
Mural
cartelera
Manual de Comunicacin
22
Comit de Comunicaciones
Red de Corresponsales
23
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIN
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El colegio los ngeles del Norte es una organizacin que no tena, dentro de su
organigrama, un espacio formal para la comunicacin. Esto se deba a la poca
solvencia econmica para hacer el montaje de dicho departamento y todos los
gastos que esta implica. La problemtica estaba en que la comunicacin no era
asumida de manera estratgica, razn por lo cual no se contaba con un plan
que organizara el hacer de la comunicacin en la institucin. Sin embargo, en
la organizacin haba una conciencia de las necesidades de comunicacin, por
lo que ya se haban realizado anteriormente algunos acercamientos a un
posible diagnstico hecho por los mismos colaboradores de la empresa. Una
de las encuestas que componen este diagnstico revel que el 52,38% del total
de los colaboradores de la organizacin se senta poco satisfecho con la
comunicacin interna del Colegio. Esto permiti interpretar la necesidad de
una formalizacin de la comunicacin y la aplicacin de estrategias que
contribuyeran a la creacin de lineamientos comunicativos en la organizacin.
Como resultado de las observaciones y de las conversaciones realizadas

previamente con diferentes colaboradores, directivos, estudiantes y padres de
familia, para la formulacin de este proyecto, se encontraron las siguientes
necesidades de comunicacin interna.
Los espacios y las acciones de comunicacin existentes no eran efectivos

y en general no cumplan con su objetivo.
No haba flujo de informacin entre las diferentes dependencias (pblico

interno)
Haba una barrera que no permita la comunicacin fluida de los pblicos

externos e intermedios con los pblicos internos de la organizacin.
No haba apropiacin de los medios de comunicacin existentes, tales

como las circulares y las carteleras por parte de los estudiantes y la
institucin.
24
No haba uniformidad en los productos y medios de comunicacin y por

ello se daba un deterioro de la identidad corporativa.
Los productos de comunicacin estaban saturados de informacin poco

pertinente.
No exista una integracin de los padres en el proceso formativo de los

estudiantes a travs de la comunicacin.
Haba un bajo sentido de pertenencia por problemas de comunicacin.
Estas necesidades de comunicacin haban repercutido en la eficiencia de

comunicacin dentro de la organizacin. No exista una claridad en las rdenes
que eran dadas por los coordinadores a sus profesores y asimismo se
retardaban las correcciones o modificacin de decisiones sobre la
marcha en los procesos de los sus estudiantes. Haba un incremento del
nmero de errores, reduccin de la productividad y de la satisfaccin de los
directivos con los colaboradores en general. Esto se deba tambin a barreras
de comunicacin como el ruido, el cual dificultaba el desarrollo de las tareas.
Estas eran consecuencias de las deficiencias de comunicacin y de que los
colaboradores no conocieran qu opinaban sus superiores sobre su
desempeo para, de este modo, realizar ajustes y poder alcanzar los objetivos
propuestos en cada rea.
Otra necesidad de comunicacin que exista en la organizacin se encontr en

el proceso de acreditacin que el colegio est adelantando con el modelo de
gestin European Fundation for quality of mangement (EFQM). Este modelo
est catalogado como un instrumento eficaz para la autoevaluacin de la
gestin de las instituciones o centros educativos y que, a su vez, ordena los
aspectos ms relevantes y necesarios en la gestin de una organizacin, en
comits o reas de mejora7(*). Para dicho proceso de acreditacin no slo es
indispensable la creacin de protocolos comunicativos al interior de la
institucin, ya que el modelo as lo sugiere, sino que este tambin requiere de
un acompaamiento en donde, a travs de la comunicacin, se mantenga al
pblico interno informado sobre el modelo, el concepto de acreditacin y cmo
se pueden integrar todas las reas y colaboradores en el proceso.
(*) EUROPEAN FUNDATION FOR QUALITY MANAGEMENT. Modelo EFQM de excelencia

para instituciones y centros educativos. Colombia: editorial Santillana, 2003. p 14
25
El colegio, que lleva dos aos en este proceso, ha determinado la existencia de

las siguientes reas de mejora: comit de mejora de la satisfaccin al cliente,
con clientes internos (docentes, directivos, estudiantes y el otro personal) y
clientes externos (padres de familia y la comunidad); comit de mejora de
procesos, en los que se encuentran todos los procesos que se llevan a cabo en
la organizacin (proceso de matrcula, de recuperacin, de admisiones, de
evaluacin, cancelacin de matricula e ingreso de notas); comit de estmulos
al personal, en donde se plantean estrategias para estimular a los
colaboradores; y comit de mejora de comunicacin, que tena como objetivo
definir una propuesta para optimizar el proceso de comunicacin del colegio,
compuesto por colaboradores de misma organizacin y sin la asesora de un
profesional especializado. De este comit de mejora surgi el Comit de
Comunicaciones CLAN. Este progreso en el proceso de acreditacin
demuestra la conciencia de la necesidad de comunicacin y lo ms importante
de todo, la voluntad de los colaboradores por participar y aportar propuesta que
generen cambios dentro de la organizacin.
De esta manera, se entiende la importancia de un rea de mejora en

comunicacin dentro de la institucin educativa, ya que los modelos actuales
que gestionan la acreditacin en las instituciones de educacin bsica y media
estn exigiendo, dentro de sus requisitos, el componente comunicativo tanto
interno como externo, para el correcto funcionamiento de la organizacin. Por
lo anterior, se cree que la comunicacin es fundamental para el desarrollo de
una organizacin pero ms fundamental todava es que ella sea compartida por
todos los miembros de la misma8.
Por otro lado, fue necesario la realizacin de un diagnstico de comunicacin

ms profundo y exhaustivo, en donde se aplicaran, adems de la encuesta,
otras tcnicas de investigacin como la observacin, la entrevista y grupos
focales. A travs de estas se procur hacer ms minucioso el anlisis de las
necesidades de comunicacin interna que presentaba la organizacin Colegio
Los ngeles del Norte, para la posterior elaboracin y aplicacin de estrategias
que ayudaran a resolver dichas problemticas.
Ni la sociedad ni la naturaleza son trasparentes a una primera lectura, a una primera

interpretacin. Si fuera as no haran falta diagnsticos ni ningn esfuerzo cientfico.9
Dicho diagnstico debi ser de tipo participativo ya que la institucin, como se

ha mencionado anteriormente, no tena los recursos para establecer un
departamento de comunicaciones propiamente dicho. Esto obligara al colegio
8
PRIETO, Daniel. Diagnstico de comunicacin: mensajes, instituciones, comunidades. Quito:

editorial Beln, 1985 p 24
9
Ibd,. p.17
26
a contratar una empresa de consultora externa que ponga en marcha un

nuevo diagnstico para evaluar la efectividad de las estrategias propuestas
inicialmente. Adems, los colaboradores del colegio manifestaron disposicin y
voluntad para involucrarse en el proceso de mejoramiento de la comunicacin
en la institucin, lo que facilit enormemente la realizacin de este tipo de
diagnstico.
Como la labor del comunicador no est slo en identificar problemas si no

tambin en la propuesta y/o ejecucin de soluciones, el Colegio Los ngeles
del Norte necesitaba una intervencin, con la cual se pusiera en marcha un
Plan estratgico de comunicacin (PEC), diseado a partir de los resultados
arrojados por el diagnstico participativo, cumpliendo con las exigencias
realizadas por el Modelo de acreditacin EFQM. Todo esto enfocado a la
construccin de un sistema de comunicaciones que Harold Lpez,
comunicador y docente de la facultad de Comunicacin Social - Periodismo de
la universidad Autnoma de Occidente, define en el marco de la electiva
Consultora organizacional, como las redes formales (medios y acciones de
comunicacin) que se tejen en con el fin de formalizar y validar la comunicacin
al interior de una organizacin. Dicho sistema de comunicaciones debe ser
direccionado por un plan estratgico de comunicacin, ya que es a travs de l,
que se pueden configurar elementos estratgicos como, medios, acciones,
estrategias, polticas de comunicacin, que son los que le dan forma al sistema
de comunicaciones y lo sostienen dentro de una organizacin, de lo contrario y
sin la realizacin de una fase estratgica dentro de la propuesta, el sistema no
estara fundamentado y no sera aplicable a ninguna organizacin.
Para finalizar, se puede decir que El Colegio Los ngeles del Norte es una
institucin educativa privada, reconocida a nivel local por ser una de las pocas
en la ciudad que ofrecen los dos calendarios. Sin embargo, su imagen y
sistemas internos estaban deteriorados por la inexistencia de un ente regulador
que se encargara de mediar procesos de comunicacin interna entre las
dependencias y diversos pblicos de la organizacin y, adems, generar
medios y canales por los que se pudiera transmitir informacin que debera ser
de conocimiento de toda la organizacin.
2.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA O PREGUNTA PROBLEMA
Cmo, a partir del diseo de un sistema participativo de comunicacin interna,

se fortalecen los procesos de comunicacin interna en el Colegio los ngeles
del Norte?
27
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL

Fortalecer los procesos de comunicacin interna en el Colegio los ngeles del
Norte Cali a partir del diseo de un sistema de comunicacin participativa
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
Realizar un diagnstico participativo de comunicacin interna.

Determinar la configuracin de los elementos del sistema participativo de
comunicacin interna teniendo en cuenta las exigencias del modelo de
acreditacin EFQM
Disear el sistema participativo de comunicacin (SPCI)
Disear mecanismos de seguimiento y control del sistema participativo de
comunicacin
28
4. JUSTIFICACIN
Teniendo en cuenta que el Colegio Los ngeles del Norte es una organizacin
en crecimiento, se hizo indispensable la formalizacin de la comunicacin y la
creacin de un sistema de comunicaciones que regulara los procesos de
comunicacin interna que se realizan en el colegio, ya que esto hace posible
que la gente se organice, defina sus objetivos, ejecute sus tareas, comparta
sus ideas, tome decisiones, resuelva problemas y genere cambios. Al mismo
tiempo, la comunicacin hace posible que se cree un ambiente donde los
individuos se sienten valorados como personas10, aspectos que son
notablemente tenidos en cuenta dentro del proceso de acreditacin al que est
siendo sometida la organizacin. Pensando, entonces, en el proceso de
acreditacin era de vital importancia contar con un comunicador que diseara y
ejecutara las estrategias planteadas a travs de los resultados arrojados por el
diagnstico participativo.
La realizacin de este tipo de diagnstico es esencial para organizaciones

como el Colegio los ngeles del Norte, las cuales muestran inters en
educarse en la materia y seguir con el proceso de mejoramiento continuo,
haciendo participes a todos y cada uno de los integrantes de la institucin. En
este tipo de diagnstico, la gente misma identifica el problema, lo que les hace
tener mayor conciencia de el, reconoce su situacin, se organiza para buscar
datos y analiza estos ltimos para sacar conclusiones11. Es as como el
mismo diagnstico se convirti en una estrategia, que hizo que los pblicos
internos, en este caso, estudiantes, docentes, personal administrativo y
servicios generales, trabajen juntos y constituyeran un buen camino para
superar de alguna manera las falencias de comunicacin en la institucin. 12
Adicionalmente, la realizacin de esta pasanta le permiti a la organizacin

intervenir los principales problemas en materia de comunicacin y fortalecer los
espacios de mejoramiento continuo que vienen manejando desde hace dos
aos, aplicando las recomendaciones dadas por los asesores de Santillana
Formacin, entidad encargada de regular el modelo de gestin EFQM.
Por ello, la implementacin de un diagnstico participativo y el posterior diseo

de un sistema participativo de comunicacin interna (SPCI) era indispensable
en el Colegio los ngeles del Norte, ya que se encuentran en un proceso de
10
DAZ GAVILN, Yasmn Karn. Desarrollo de la imagen institucional del Colegio Santa Mara
de Matellini de Chorrillos a travs de la planificacin estratgica. Lima. 2001. p. 6
11
PRIETO, Op.cit, p. 59
12
ibid., p. 31
29
crecimiento tanto de infraestructura (planta fsica), como de estructuracin

interna motivada por el proceso de acreditacin.
30
5. INTERESES (ACADMICO, PROFESIONAL Y LABORAL)
El inters profesional de esta pasanta radicaba en la necesidad de incursionar

en el mundo laboral desde el rol de comunicador organizacional, lo que
permiti como pasante aplicar los conocimientos adquiridos mediante el estudio
y anlisis de la organizacin y sus procesos comunicativos, diseando
estrategias de mejoramiento que se reflejaron en el fortalecimiento de la
comunicacin en la organizacin. Todo inici por un inters meramente
acadmico, ya que previamente se haban realizado un trabajo con El Colegio
los ngeles del Norte, que ofreci la oportunidad de conocer la institucin y
acercarse a las oportunidades de mejora en materia de comunicacin que
enfrentaba la institucin acadmica.
De igual manera, se considera que la realizacin de la modalidad Pasanta

Institucional, no slo es una forma de obtener el ttulo profesional, sino tambin
una manera de poner en prctica las habilidades, destrezas y conocimientos
adquiridos en la academia. A su vez, esta modalidad contribuye a la formacin
como ser humano, al desenvolvimiento en un ambiente laboral y aprender a
vivir la cotidianidad de las organizaciones. Tambin era de inters para la
comunicadora poder defender su espacio en una organizacin pese a las
especulaciones sociales.
Se escogi realizar esta pasanta en el Colegio, gracias a un trabajo de la

electiva Estrategias de Comunicacin Organizacional, como ya se haba
mencionado anteriormente, en la que se solicit abordar una organizacin
desde la comunicacin con todos sus pblicos, hecho que despert inters, al
conocer la gran necesidad en comunicacin que presentaba dicha
organizacin. En ese entonces, el trabajo era realizado por tres estudiantes,
con los que se tena pensado realizar la pasanta, sin embargo fueron muchos
los obstculos que se presentaron en el camino. Despus de hablar con
muchos profesores quienes prestaron su asesora y coincidieron en que lo
mejor era separarse y hacer pasantas distintas, se decidi romper el
compromiso. Gloria Isabel Molina, por ser la ms cercana a la organizacin y
por tener ms que un inters profesional en la realizacin de este trabajo,
qued encargada de la realizacin de lo que inicio como un sueo de trabajo
de grado.
Al mismo tiempo, con el desarrollo de esta pasanta se dara paso al inicio de la

vida laboral, pues se cerrara el ciclo de la vida acadmica y la formacin como
profesional se clausurara de la manera esperada, haciendo a la pasante ms
competente frente a otros recin egresados que a lo largo de la carrera no han
tenido ningn contacto con el mundo organizacional. Por otra parte, la
31
formacin dentro de una organizacin es un excelente complemento para un

estudiante, ya que lo adiestra en cuento a cumplimiento de horarios,
cumplimiento de tiempos organizacionales, que son bastante diferentes a los
acadmicos; seguir ordenes, manejar relaciones de poder y conflicto con otros
compaeros de trabajo y potencializar todo eso a favor de la formacin como
profesional y usarlo como herramienta que a un futuro puede abrir muchas
puertas en el mundo empresarial.
5.1 INTERS Y APORTE PRODUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DONDE

SE DESARROLLAR LA PROPUESTA
El aporte productivo para la organizacin parti desde la elaboracin de un

sistema de comunicacin que validara el rol de la comunicacin y del
comunicador en la institucin, de tal manera que todos los procesos quedaron
formalizados, lo que disminuy el rumor y el ruido dentro de la organizacin,
pues ya existen canales formales de comunicacin para que esta informacin
sea verificada.
Tambin a travs de este sistema se fortaleci el
direccionamiento estratgico, as el pblico interno pudo apropiarlo y generar
un mayor sentido de pertenencia.
Otro aporte que hizo esta pasanta en la institucin fue la capacitacin,

inclusin y participacin del pblico interno en el proceso, lo que ayudo a que la
gente se interesara ms por el proyecto, se sintiera parte de el y colaborara con
mayor disposicin. Esto form a los colaboradores, estudiantes y dems para
que hicieran parte del comit de comunicaciones y pudieran realizar esta labor
ellos mismos con la asesora de un profesional, ellos fueron participes en cada
fase del proyecto, aportando sus ideas, estuvieron presentes en la construccin
de cada pilar de este proyecto lo que los hace tan dueos y creadores como la
pasante, ya que sin su ayuda el proceso no hubiera arrojado los mismos
resultados.
La realizacin de un diagnstico participativo de comunicacin interna dio a

conocer las necesidades de comunicacin que tena la organizacin y fue la
gua para la posterior elaboracin de estrategias que contribuyeron a la
construccin del sistema de comunicacin. El aporte del diagnstico sirvi para
conocer el estado en que estaba la institucin antes de la intervencin y las
estrategias que podan solucionar dichas problemticas halladas y potencializar
las habilidades y procesos en los que la organizacin haya estado trabajando
con anterioridad.
32
A su vez, se trabaj con los parmetros requeridos por el modelo de

acreditacin institucional de calidad que se estaba manejando y se prest
acompaamiento en lo que le compete a la comunicacin, en dicho proceso,
dejando establecido un sistema estructurado que certifica a la institucin con
canales establecidos para difundir su informacin, con polticas y lineamientos
que direccionan la planeacin estratgica de la comunicacin al interior del
colegio en la interaccin con sus diferentes pblicos.
33
6. MARCOS DE REFERENCIA
6.1 MARCO CONTEXTUAL
La pasanta institucional como opcin de grado se realiz en el Colegio Los

ngeles del Norte, ubicado calle 44 Norte 6B -22 barrio la campia, comuna
dos, estrato 3 de la ciudad de Cali. En el barrio no existen ms colegios, slo la
escuela pblica llamada Institucin Educativa Santa Cecilia, sede Repblica del
Brasil, a la cual le prestan el servicio de alfabetizacin y con la que se han
realizado proyectos de tipo social. Por ser un sector residencial, la mayora de
sus estudiantes pertenecen a este barrio o sus alrededores. Es un sector
silencioso y propicio para el aprendizaje. En la actualidad el colegio est
construyendo su nueva sede campestre va Montebello a 5 minutos de su
antigua sede, lo que no generar un fuerte impacto en la movilizacin de sus
estudiantes.
El proceso de pasanta se realiz en un periodo de cinco meses (20 semanas),

de Agosto a diciembre del ao 2011 con una intensidad horaria de 5 horas
diarias. La puesta en marcha de este trabajo se llev a cabo desde el
Departamento de Relaciones Pblicas.
6.1.1 Sector Educativo Colombiano. Toda la legislacin y la poltica

administrativa colombiana consagran el derecho fundamental de las personas a
acceder a educacin y asumen la responsabilidad de garantizar la calidad del
servicio educativo, lo mismo que su prestacin a todos los sectores y grupos
humanos. En la normatividad se perfila, igualmente, una poltica progresiva,
que asegure a todos un desarrollo personal y colectivo en beneficio de toda la
sociedad. 13 Bajo este propsito opera la institucin educativa Colegio los
ngeles del Norte regida por la ley general de educacin (Ley 115 de 1994) y
con una modificacin por medio de la ley 1013 de enero 23 de 2006, ambas
vigentes en la actualidad las cuales cobijan Educacin formal, preescolar,
bsica primaria, media y tcnica.
Segn el Informe Nacional sobre el Desarrollo de la Educacin en Colombia el

servicio educativo comprende el conjunto de normas jurdicas, los programas
curriculares, la educacin por niveles y grados, la educacin no formal, la
educacin informal, los establecimientos educativos, las instituciones sociales
13
46 CONFERENCIA internacional de educacin (CIE).Febrero de 2002. Informe Nacional

sobre el Desarrollo de la Educacin en Colombia:2001.
34
(estatales o privadas) con funciones educativas, culturales y recreativas, los

recursos humanos tecnolgicos, metodolgicos, materiales, administrativos y
financieros, articulados en procesos de estructuras para alcanzar los objetivos
de la educacin. La educacin formal es regulada principalmente por el
Ministerio de Educacin Nacional y se imparte en establecimientos educativos
aprobados, est organizada en niveles: preescolar, bsica, media y superior,
tiene por objeto desarrollar en el educando conocimientos, habilidades,
aptitudes y valores mediante los cuales las personas puedan fundamentar su
desarrollo en forma permanente.
Por otra parte, la educacin en Cali se ha destacado favorablemente y

ha logrado posicionarse ante el ICFES con un gran nmero de instituciones. El
colegio los ngeles del Norte ha obtenido excelentes resultados en esta
prueba, quedando en categora superior, esto se debe a que paralelo al
servicio de educacin formal, imparten cursos de PREICFES para estudiantes
de grados dcimo y undcimo de la misma institucin.
35
6.1.2 Contexto jurdico de la organizacin. El Colegio los ngeles del norte

est regido por la ley 115 o ley general de educacin formal en Colombia y sus
decretos reglamentarios. Ello significa que todos los procedimientos
institucionales y todas las decisiones que se toman deben enmarcarse en esta
reglamentacin establecida. Se encuentra aprobado para prestar el servicio
educativo por la Secretara de Educacin de Santiago de Cali segn
resoluciones 41432.2110053 para calendario A y 41432.2110054 para el
calendario B. Tambin est inscrito al Instituto Colombiano para el Fomento de
la Educacin superior ICFES segn resolucin 036889 para calendario B y
019992 para calendario A. 14
Se encuentra registrado en la notaria sptima de Santiago de Cali e inscrita en

la Cmara de Comercio de Cali con el Nit 80524573-2 con el nombre oficial de
Colegio los ngeles del Norte de Occidente S.A como sociedad comercial y
est registrado ante el DANE bajo la matrcula 376001010417.
La Cmara y Comercio de Cali certifica que dicha sociedad tiene por objeto
social el desarrollo de la educacin y la docencia a nivel preescolar, bsica
primaria, bsica secundaria, media vocacional y educacin superior y que para
desarrollar su objeto social estn autorizados a adquirir bienes de cualquier
naturaleza, celebrar contratos que les permita la explotacin econmica de las
actividades de su objeto social, exportar e importar bienes de consumo,
materias primas y mercancas en general. Tambin certifica que la sociedad
ser administrada por la asamblea general de accionistas, junta directiva y
gerencia.
6.2 MARCO TERICO
En la actualidad, resultara obsoleto hablar de comunicacin sin pensar en la

educacin como su complemento y disciplina que ha impulsado muchos de sus
logros y avances. Por esta razn, hablar de un proceso educativo conlleva a
pensar que ya existe implcitamente un proceso de comunicacin. Sin
embargo, este pensamiento ha sido coartado al establecer que su relacin se
limita a su contacto con los medios, ya que comunicacin, automticamente la
refiere a medios y tecnologas de comunicacin, por tanto, su correlacin parte,
segn muchos, al uso provechoso que la educacin y sus procesos puedan
sacar de las herramientas ofrecidas por la comunicacin.
14
CMARA DE COMERCIO DE Cali. Certificado de existencia y representacin Colegio

ngeles del Norte de occidente S.A. Santiago de Cali, mayo 2010
36
No obstante, Mario Kapln plantea que supone considerar a la comunicacin

no como un mero instrumento meditico y tecnolgico sino ante todo como un
componente pedaggico. En tanto interdisciplina y campo de conocimiento, en
la Comunicacin Educativa as entendida convergen una lectura de la
Pedagoga desde la Comunicacin y una lectura de la Comunicacin desde la
Pedagoga.15 Esto quiere decir que esta relacin ha trascendido hasta la
determinacin de una nueva disciplina, llamada comunicacin educativa en la
que se unen y se complementan. A su vez, esta se magnifica al considerar que
las instituciones educativas (colegios y universidades) existen por una razn
pragmtica la necesidad de atender simultneamente a una cantidad de
educandos en un mismo espacio fsico- pero en no menor medida por una
razn pedaggica: como el espacio generador de la socializacin y posibilitador
de las interacciones grupales, apreciadas como un componente bsico e
imprescindible de los procesos educativos. 16
Si se analiza el proceso de aprendizaje propuesto por Kapln, trabajo en

equipo, estudiantes organizados en redes de interlocuciones, la autoexpresin
y dems componentes de este modelo, estamos observando en gran medida el
proceso de comunicacin bsico enseado en la academia, pero que adems
es aplicado diariamente en las organizaciones y con mayor razn en las
organizaciones educativas. Es as como se puede afirmar que un colegio, por
su mera razn de ser: educar y comunicar conocimientos, debe tener
instaurado y validado un sistema de comunicacin. En el Colegio los ngeles
del Norte aun no haban validado esa red de vnculos entre los diferentes
actores, el contexto y la tarea. Un padre de familia poda enterarse primero por
la secretaria antes que por los docentes o por medio de un comunicado formal
que su hijo haba tenido dificultades con un compaero. La incorrecta emisin
de este mensaje no solo estaba desvirtuando el papel de la comunicacin
dentro de la institucin sino tambin el de la educacin, en donde este tipo de
conflictos deben ser tratados directamente con los padres de familia como
parte fundamental del proceso formativo de los estudiantes.
La modernizacin requerida se entiende como un tema de dotar de tecnologa

a las escuelas y no de desarrollar en ellas procesos de comunicacin como los
que se requieren para que los educandos se adapten a los desafos de una
sociedad cada vez ms determinada y modelada por la informacin y la
comunicacin audiovisual, que se desarrollan en el espacio pblico y en el
interior de los hogares.17 Aqu se presenta claramente el error planteado por
15
KAPLN, Mario. Procesos educativos y canales de comunicacin. En: Revista

Latinoamericana de comunicacin Chasqui. No 64 [en lnea]. Chile:1998. [consultado el 15 de
marzo de 2011] Disponible en internet en: http://chasqui.comunica.org/kaplun64.htm .
16
Ibd,. p.2
17
GUMUCIO DAGRON, Alfonso. Comunicacin y educacin: una deuda reciproca. En: La
hojarasca, alianza de escritores y periodistas. No.31 [en lnea]. [consultado el 15 de marzo de
2010] Disponible Disponible en internet:
http://www.escritoresyperiodistas.com/NUMERO31/alfonso.htm
37
Kapln y que este autor explica un poco ms a fondo, al aclarar que es

necesario el desarrollo de procesos de comunicacin para que los estudiantes
puedan enfrentarse a una sociedad y a su vez para que se sientan parte de la
escuela como miembros activos, que son tomados en cuenta dentro de
proceso pedaggico. De esta manera, el proceso educativo deja de serlo para
convertirse en un proceso educativo reciproco en el que no solo es el
estudiante el que est adquiriendo conocimientos, sino que el maestro tambin
est recibiendo crticas y aportes de sus estudiantes. Por eso es relevante la
postura de estos dos autores (Kapln y Gumucio) en la que se hace hincapi
no en lo indispensable de los canales de comunicacin, sino en la forma en que
esos canales contribuyan al proceso de socializacin de maestros y
estudiantes que se interrelacionan por medio de la comunicacin.
Esta modernizacin de la que habla Gumucio tambin se podra pensar como

en la de cambio de pensamiento, pensar que los estudiantes no son entes
pasivos que estn recibiendo informacin sin hacer nada con ella, es pensar
que el proceso de educacin vivido en nuestro pas y en Latinoamrica en
general cambi hace mucho y se transform en un espacio de
retroalimentacin en donde los educandos se convierten en el fin ltimo.
Aunque el Colegio los ngeles es reconocido por su nivel educativo, en la
etapa de diagnstico de este trabajo, los estudiantes que participaron en el
grupo focal, manifestaron su inconformidad al no ser tenidas en cuenta sus
ideas y al no escuchar sus opiniones. Luego de una evaluacin exhaustiva de
este argumento con la Coordinacin Acadmica y Disciplinaria se descubri
que todo radicaba en la inexistencia de un espacio de retroalimentacin en
donde ambas partes pudieran exponer sus argumentos y hacer entender sus
puntos de vista. Esta sera entonces, una modernizacin de pensamiento, en
donde se podran usar nuevas tecnologas para hacer posible el proceso de
comunicacin pero que al fin y al cabo, seran solo el medio para llegar a un
verdadero proceso de retroalimentacin y educacin.
Aplicado en el campo organizacional, no resulta difcil darse cuenta que sin

importar que sea una organizacin educativa, los miembros de la institucion
deben participar activamente de los diferentes procesos que se realicen en ella,
para que se sientan pieza importante en su funcionamiento y puedan generar
mejores resultados (igual en el caso de los estudiantes). Los piones deben
estar articulados para que funcionen sincrnicamente y la organizacin sea
cada vez ms productiva.
As mismo, se puede analizar la relacin y necesidad de complementarse de

estas dos disciplinas al prestar especial atencin a los objetivos finales que
cada una tiene. Segn lo muestra Gumucio en el texto citado, El informe
encomendado por la UNESCO a la Comisin Internacional sobre la Educacin
38
en el Siglo XXI, presidida por el ex ministro de Francia, Jacques Delors,

concluy que los cuatro pilares de la educacin son:
Aprender a conocer
Aprender a hacer
Aprender a convivir
Aprender a ser
De igual manera, Kapln, segn Gumucio, acua las mismas expresiones y

pilares refirindolas al campo de la comunicacin como es el caso de aprender
a emprender se aprende al comunicar, conocer es comunicar o del
educando oyente al educando hablante. Esto nos refleja la enorme relacin
entre la comunicacin y educacin ya que ambas estn regidas por pilares que
las hacen disciplinas complementarias. Volviendo al caso particular que se ha
venido analizando, El Colegio los ngeles del Norte, necesitaba hacer ver en
sus diferentes pblicos esa relacin inquebrantable entre la comunicacin y la
educacin, este sera entonces el primer paso para hacerlos parte fundamental
de un proceso participativo de comunicacin interna. Los estudiantes deban
aprender a emprender, para proponer proyectos en los cuales ellos pudieran
participar activamente, hacer valer sus derechos y necesidades; los docentes
deban aprender a comunicar, entendiendo la comunicacin como un proceso
de escucha y no slo de habla, esto implica tambin que todos aprendan a
conocerse entre s, los padres deben conocer a sus hijos para poder
entenderlos y saber cul es la mejor forma de llegar a ellos, al igual que los
docentes. Todo esto ha de transformar la mirada tradicional de la educacin
hacia una perspectiva donde la comunicacin es el pilar formador.
En la medida en que la educacin se concibe como un proceso de aprendizaje

de toda la vida, no puede sino acudir a la comunicacin como su complemento
directo.18 Por ende una organizacin que trabaje con la comunicacin como la
materia prima de su servicio, necesita vincular a la comunicacin no slo en el
proceso de aprendizaje de sus estudiantes, sino tambin en todos los procesos
que se lleven a cabo entre todos los miembros de la organizacin. la
comunicacin interna y hacia la comunidad educativa no siempre forma parte
de las tareas distribuidas en un colegio, era el caso de el Colegio ngeles del
Norte, en donde no haba responsables ni control sobre las comunicaciones y
las consecuencias de esa comunicacin distorsionada entre todos los pblicos
resultaba muy costosa para la institucin, aclarar malentendidos, sancionar
estudiantes o docentes que no saban que deban hacer algo, escuchar y
18
ibid., [consultado el 21 de marzo de 2011] Disponible en internet en:

http://www.escritoresyperiodistas.com/NUMERO31/alfonso.htm
39
discutir con los padres por las reclamaciones de algo que deba comunicarse y
no se comunic por las vas adecuadas. Estos nada ms son ejemplos que dan
cuenta de la necesidad de la insercin de un sistema de comunicacin en la
institucin, no slo desde la parte educativa sino tambin desde la parte
organizativa.
Daniel Prieto ya citado antes en este documento, expresa razones que son de
vital importancia para la validacin de la comunicacin en las organizaciones
educativas:
Es muy difcil aprender de alguien con quien poco me comunico, mal me

comunico o no me comunico;
Es muy difcil aprender de alguien con quien no comparto tiempos, porque ni l
ni yo los tenemos;
Es muy difcil aprender de alguien en quien no creo;
Es muy difcil ensear, promover y acompaar el aprendizaje de las jvenes y
los jvenes estudiantes si ha sido minada mi voluntad de aprender.19
Aunque Prieto se refiere a las instituciones universitarias tambin aplica para

otros niveles de la educacin como es el caso de la educacin bsica primaria
y media20. Esto nos deja saber que la comunicacin genera confianza y la
confianza hace que las personas sean ms abiertas para expresar sus
pensamientos, opiniones o inconformidades, lo que enriquece a la organizacin
y le da la oportunidad de crecer y ser mejor cada da. Precisamente este
conocimiento mutuo entre estudiantes y docentes o incluso entre los mismos
docentes era el que haca falta en el Colegio, hacer menos distante la relacin
estudiante maestro para que la comunicacin fluyera de una mejor manera.
Los estudiantes exponan sus puntos de vista y los docentes negaban sus
peticiones, sin darles la oportunidad de argumentar, a su vez, los estudiantes
se resentan con los docentes por no ser capaces de entender lo que ellos
estaban pidiendo.
Esta reflexin responde al firme propsito de entender a la comunicacin

desde la educacin, cuando se quiebra esa interdependencia, se debilitan las
posibilidades de aprendizaje as como las potencialidades de comunicacin.21
19
PRIETO, Op. cit, p. 32

ibd., Disponible en internet: http://www.escritoresyperiodistas.com/NUMERO31/alfonso.htm
21
ibd., Disponible en internet: http://www.escritoresyperiodistas.com/NUMERO31/alfonso.htm
20
40
Para concluir este captulo es necesario reflexionar acerca de la importancia de

un sistema de comunicacin en el Colegio los ngeles del Norte que funcionara
de manera clara y precisa, en la que los diferentes actores se relacionaran
entre s no slo desde lo acadmico y educativo para lo cual ya se discuti lo
imprescindible de la comunicacin- sino tambin desde lo organizativo; el
manejo de la rdenes, la claridad en las funciones a realizar, el cuidado de los
medios internos de comunicacin, el recorrido de los mensajes, son
fundamentales para que lo que se quera comunicar no se desvirtuara.
De esta manera se clarifica a partir de las posturas de los diferentes autores la

relacin inquebrantable entre la comunicacin y la educacin que por supuesto
deba ser validada en el Colegio los ngeles del Norte, para que mejoraran los
procesos administrativos internos (comunicacin interna), as como la calidad
de educacin que se le estaba brindando a los estudiantes (retroalimentacin).
El establecimiento de espacios donde los actores pudieran compartir ideas,
participar activamente de las dinmicas organizacionales y educativas era de
vital importancia para que la institucin cumpliera con el servicio que estaba
prometiendo a la sociedad calea y a los padres de familia, formar
generaciones de xito. Para que los docentes pudieran brindar ese servicio
educacional basado en la comunicacin que la institucin le ofreca a las
familias caleas, era necesario analizar y replantear las condiciones en las que
los docentes estaban trabajando, la manera en que se estaban comunicando
con sus superiores, con sus pares y con los educandos, para de esta manera
establecer un sistema participativo en donde todos estuvieran conformes con el
ambiente laboral y pudieran sin mucho esfuerzo responder a la misin de la
institucin.
6.2.1 El papel de la comunicacin en las organizaciones (comunicacin

interna). Despus de haber hecho un anlisis sobre la relacin entre la
comunicacin y la educacin y por ende la comunicacin en las organizaciones
educativas, es necesario estudiar tericamente el rol de la comunicacin en las
organizaciones.
Para comenzar, es necesario hacer hincapi en que la comunicacin es un

proceso social de gran importancia para el funcionamiento de cualquier grupo,
organizacin o sociedad22. Esta investigacin aplicada est direccionada
hacia la comunicacin interna de una organizacin, la cual se refiere a todas
las formas (formales e informales) que se usen dentro de la empresa, para
comunicar algo por medio de canales, medios y acciones de comunicacin.
22
EVERTT, Rogers. La comunicacin en las organizaciones. Stanford, California. Stanford

University. P. 6
41
Es normal que en todas las organizaciones se filtre informacin de manera

informal, lo que da pie a la especulacin y al rumor, pero sin importar cun
formalizada este la comunicacin, cada sistema tiene una estructura formal que
siempre est presente. Tanto los sistemas formales como los informales son
necesarios para la actividad de grupo, en la misma forma en que dos hojas son
esenciales para hacer que funcionen unas tijeras23. Esto se evidencia a diario
en todas las organizaciones, pero lo ms importante de esta referencia es que
los canales de comunicacin informales no son malos ni deberan ser
erradicados, como se expresa muchas veces; al contrario, deben ser
administrados de tal forma que puedan aportar a la comunicacin dentro de la
organizacin, creando un equilibrio entre lo formal y lo informal, lo importante
es como la organizacin lo asume y lo controle.
La estructura formal de una organizacin corresponde al organigrama a

descripciones de funciones, reglamento- y la formalidad de la comunicacin
hace referencia a que existan espacios formales de transmisin de informacin,
polticas que direccionen el papel de la comunicacin en la organizacin,
medios institucionales por medio de los cuales se emitan comunicados a todos
los pblicos, que deben estar claramente identificados; y la informal a los
rumores comunicacin clandestina, grupos de trabajo informales-. Todos
estos elementos deban ser articulados de manera correcta en el Colegio los
ngeles del Norte para que pudieran ser utilizados cuando sea ms
conveniente. Era necesario, establecer polticas que direccionaran la
comunicacin en la institucin, con los padres, con otras instituciones
educativas, con los medios de comunicacin dado el caso- establecer medios
institucionales adecuados para cada pblico, replantear los existentes dado
que no estaban cumpliendo con el fin de mantener informados a los
estudiantes, docentes y personal administrativo; as como potencializar los
espacios informales de comunicacin y usarlos estratgicamente a beneficio de
la institucin cuando se necesite enviar algn mensaje.
Por ejemplo, los grupos que se forman a la hora del almuerzo (informales de
cultura organizacional) pueden ser una valiosa fuente de informacin para
saber lo que ocurre en la organizacin y para emitir un mensaje que se quiera
difundir de manera rpida y efectiva por medio de ellos. Esta sera una
interesante manera de llegar a los estudiantes que se renen en los espacios
de descanso, al igual que a los docentes que almuerzan juntos en la cafetera
de la institucin, es un tiempo en el que estn relajados y dispuesto a conocer
cualquier informacin. Sin embargo, este tipo de comunicacin, sin la
administracin correcta, se convierte en una arma de doble filo ya que, si la
informacin no es confirmada o aclarada en un tiempo prudente, se puede
convertir en un rumor (mensaje no confirmado y transmitidos por canales
interpersonales) que afecte el ambiente organizacional y por tanto el
23
Ibid., p.86
42
desempeo de los colaboradores. Esto se debe a que en las organizaciones

priman los flujos de comunicacin horizontales (comunicacin entre
departamentos) debido a que los individuos se comunican de manera ms
abierta con sus pares que con sus jefes, como lo expresa Evert.
Es aqu en donde es necesaria la intervencin de la comunicacin vertical (de

jefes a colaboradores y viceversa) para que se aclaren esas dudas y los
rumores puedan ser erradicados. En uno de los diagnsticos realizados en el
Colegio los ngeles del Norte diseado y puesto en marcha por los miembros
del equipo de mejora en comunicacin, se les pidi a los colaboradores que
valorara los canales de comunicacin usados en la organizacin segn su uso.
Esto fueron los resultados:
Cuadro 2. Usabilidad de los medios de comunicacin en la institucin
Con mis compaeros de departamento:

Uso
Se usa
No se Se usa
Respuesta
adecuad en
Usa
poco
s total
o
exceso
3,33%
28,33 51,67%
% (17) (31)
16,67
60
% (10)
Correo electrnico
59,32 20,34 13,56%

% (35) % (12) (8)
6,78%
59
(4)
Telfono
27,12 37,29 25,42%

% (16) % (22) (15)
10,17
% (6)
Comunicacin informal
0% (0)
Grupos de trabajo
5,08% 23,73 59,32%

(3)
% (14) (35)
11,86
% (7)
Tablero de anuncios
11,86
% (7)
20,34
59
% (12)
Intranet
60,34 13,79
% (35) % (8)
Reuniones
(2)
43
13,56
% (8)
55,93%
(33)
16,95 50,85%
% (10) (30)
18,97%
(11)
59
30,51
59
% (18)
6,9%
(4)
59
58
Cuadro 2 (continuacin).
ICQ
64,29 16,07
% (36) % (9)
14,29%
(8)
5,36%
56
(3)
Fuente: Diagnstico interno de comunicacin, Colegio ngeles del Norte, 2010
En este cuadro de resultados se puede observar que el segundo canal ms

usado, despus de los grupos de trabajo (que tambin son construidos de
manera informal), es la comunicacin informal entre compaeros de
departamento (horizontal). Es aqu donde se vio reflejada la verdadera
necesidad de una intervencin, no para eliminar el rumor ni la comunicacin
informal, sino para establecer canales que pudieran verificar la informacin
presentada en los grupos informales y de esta manera evitar especulaciones
que pudieran generar un ambiente negativo. De igual manera, tambin se les
pregunto cmo era la comunicacin con sus superiores y estos fueron los
resultados:
Cuadro 3. Usabilidad de las acciones de comunicacin en la institucin
Lo
utiliza
poco
Le da un
uso
adecuado
Lo utiliza
Respuestas
en
total
exceso
Reuniones
6,9%
(4)
84,48%
(49)
8,62%
(5)
58
Correo electrnico
88,89%
11,11% (6) 0% (0)
(48)
54
Telfono
57,89% 42,11%
(33)
(24)
0% (0)
57
Comunicacin informal
7,14%
(4)
10,71%
(6)
56
7,14%
(4)
56
82,14%
(46)
Circulares, notas, comunicorreo, .

16,07% 76,79%
(9)
(43)
..
44
Cuadro 3 (continuacin).
21,82% 72,73%
(12)
(40)
5,45%
(3)
55
Tablero de anuncios
24,56% 68,42%
(14)
(39)
7,02%
(4)
57
Intranet ( ICQ )
56,25% 43,75%
(27)
(21)
0% (0)
48
Grupos de trabajo
Total respondentes
58
Filtros aplicados
Fuente: Diagnstico interno de comunicacin, Colegio ngeles del Norte, 2010
En este cuadro tambin se puede observar que la media por el cual los jefes se
dirigan a sus colaboradores de departamento es la comunicacin informal o
interpersonal. Esto era ms grave an ya que ellos deben formalizar sus
procesos para asegurarse de que sus indicaciones fueran atendidas
correctamente. La informacin dada de manera informal, en este caso, poda
dar pie a malas interpretaciones y evitar que el trabajo sea realizado de manera
exitosa.
Estos resultados dieron cuenta de la falta de formalizacin y establecimiento de

medios que incluso ya existan en la organizacin, slo que necesitaban ser
posicionados para que sean usados con mayor frecuencia.
6.2.1.1 Flujos de comunicacin. Todo el anlisis terico y pragmtico que se

ha estado realizando confluye en un tema que es fundamental para
diagnosticar el problema de comunicacin encontrado en el Colegio los
ngeles del Norte. Hacemos referencia a los flujos de comunicacin como
parte fundamental dentro de la transmisin de los mensajes que se emiten en
una organizacin. En los flujos no slo encontramos direcciones sino tambin
niveles que se plantean desde la relacin y comunicacin entre subordinados y
superiores (jefes). La primera dimensin a destacar de los flujos de
comunicacin, son la comunicacin formal y la comunicacin informal.
45
La comunicacin formal es la que transmite los mensajes reconocidos por la

organizacin, de forma explcita como oficiales de la organizacin; sta se
encuentra totalmente dibujada, ya que es la que sigue las lneas del
organigrama y da una visin clara de los cauces de traslado de informacin
planeados para la organizacin. 24
Gary Kreps, considera que la relacin entre la comunicacin formal e informal

se desprende de que la primera no logra satisfacer las necesidades de
informacin del personal, por esta razn, estos buscan satisfacer dicha
necesidad a travs de rumores y canales no formales de comunicacin. Es as
como la comunicacin informal surge de la interaccin social, siendo por ello,
tan variable, dinmica e inconstante con las personas.25 El principal problema
de esta comunicacin informal es el rumor. el rumor es la informacin informal
que se transmite sin que haya normas de evidencia fidedigna, podra ser
correcta por casualidad, pero casi siempre es incorrecta, de ah que sea
indeseable.26 La comunicacin informal es inherente a todas las
organizaciones, pues se constituye como una fuente importante de informacin,
por eso hay que tener presente que la comunicacin informal no se puede
eliminar, los gerentes deben manejarla como una fuente de informacin
importante y usarla como canal para conocer los asuntos que les interesan a
los colaboradores y as usar este medio para difundir informacin veraz. 27
En el Colegio los ngeles del Norte, una organizacin de tipo familiar, el flujo
de comunicacin se caracterizaba por su informalidad, ya que no haban
muchos medios de comunicacin establecidos para la comunicacin entre
dependencias y los que haban no satisfacen las necesidades comunicativas e
informativas de sus empleados razn por la que estos recurran al rumor de
pasillo para enterarse de situaciones puntuales que no eran comunicadas a
tiempo mediante mecanismos formales.
Dentro de estas dos clasificaciones principales, comunicacin formal e informal

se encuentran las direcciones y niveles de comunicacin. Cuando se habla de
24
ENRIQUE, Ana M. MADROERO, Gabriela. MORALES, Francisca. SOLER, Peter. La

planificacin de la comunicacin empresarial, Espaa. Editorial materias 202. 2001.P. 56
25
PUBLICACIONES VERTIC., Comunicacin interna: gestin de empresas, Espaa. editorial
vrtice. 2008. p. 23
26
Ibd,. p. 23
27
ROBBINS, Stephen P. CULTER, Mary. Administracin, octava edicin. Mxico, editorial
Prentice Hall. 2005. p.268
46
comunicacin entre personal que corresponde a un mismo estatus

organizacional se entiende como comunicacin horizontal; entre superiores y
subordinados, comunicacin vertical: ascendente o descendente; y entre
personas que tienen diferente estatus organizacional en diferentes lneas de
mando se habla de comunicacin diagonal.28
La comunicacin vertical: descendente. Es usado por los superiores para

comunicar a los subordinados requerimientos del trabajo, comentar las
metas, los objetivos y la filosofa corporativa. 29 Dentro de los medios de
comunicacin ms usados en la comunicacin descendente encontramos, la
pizarra de anotaciones, memorandos, circulares, reuniones, correo
electrnico, cartas, orden verbal, entre otros. La comunicacin descendente
(de la alta jerarqua a los empleados) en la institucin generalmente se
tomaba la forma de rdenes, tareas y acciones de mantenimiento que a su
vez, se emitan mediante circulares impresas, que se escriban en letra
mayscula y eran cargadas de texto o en un tablero de anuncios que est
ubicado en la sala de profesores, lo que significa que la dependencia de
servicios y administrativa no tenan acceso a l, problemtica que fue
reconocida por estos pblicos, quienes exigieron una mejora en la
comunicacin hacia ellos.
La comunicacin vertical: ascendente. La comunicacin ascendente surge

de los niveles bajos de la organizacin o institucin y su recorrido es justo el
contrario a la descendente, la importancia de este tipo de comunicacin radica
en que es la forma de verificar si la informacin transmitida en la
comunicacin descendente fue efectiva.30 Si no existe una correcta
vehiculacin de la comunicacin ascendente no existe retroalimentacin 31.
Un apunte importante a destacar dentro de este tipo de comunicacin es la
negativa retroalimentacin de los subordinados, quienes muchas veces,
segn Katz y Kahn, maquillan los mensajes que les emiten a sus superiores.
esto repercute en que la direccin recibe una retroalimentacin inexacta
respecto al funcionamiento y logro de los objetivos en los puestos inferiores y
medios de la empresa32. Los medios de comunicacin ms usados en la
comunicacin ascendente son: las reuniones, los formatos de sugerencias,
28
LEVIS, Diego. La comunicacin en la empresa: Apuntes bsicos . Argentina: Diego Levis comunicacin
y educacin. 2009, (online) disponible en internet,: http://diegolevis.com.ar/secciones/Articulos/interna.pdf
[consultado el 09 de septiembre 2011.]
29
Ibd,. p. 1
3030
ENRIQUE, Ana M. MADROERO, Gabriela. MORALES, Francisca. SOLER, Peter. Op.cit, P. 60
31
32
Ibd,. p.60
Ibd,. p.61
47
las encuestas, entre otros. Para concluir es necesario aclarar que, este tipo de
comunicacin estimula la participacin y el compromiso de todos los que
laboran en la organizacin, de este modo se intensifica la cohesin de la
organizacin.
En la institucin la comunicacin ascendente (de los empleados hacia la alta

jerarqua) no se facilitaba porque no existan espacios a los cuales, los
maestros, secretarias o personal de servicios pudieran acceder para comunicar
sus solicitudes o sugerencias, en una encuesta que se hizo como parte de la
etapa diagnstica de esta pasanta, se obtuvo como resultado que de 10
personas encuestadas en la dependencia de servicios, slo una persona crea
que sus solicitudes eran tenidas en cuenta, mientras que las otras nueve
consideraban que no eran tenidas en cuenta o que ni siquiera eran
escuchadas. Esto daba a entender la falta de retroalimentacin que exista a
los altos mandos.
La comunicacin transversal o diagonal. Este tipo de comunicacin abarca

toda la pirmide jerrquica de la organizacin, lo que significa que se produce
entre personas de diferente niveles organizacionales, sin relaciones directas de
dependencia, tiene como principal objetivo configurar el lenguaje comn entre
los distintos miembros de la organizacin.33 En el caso particular de los
ngeles del Norte, este tipo de comunicacin se daba de manera personal
pues no exista, como ya se ha mencionado antes, un medio que permitiera la
comunicacin entre dependencias.
La comunicacin horizontal. Este tipo de comunicacin es la que se

establece entre los pares, que trabajan en una misma dependencia, bajo el
mismo cargo. En la comunicacin vertical predomina el intercambio de
informacin de naturaleza ms formal; mientras que la comunicacin lateral y
horizontal tiende ms a lo informal.34 Este tipo de comunicacin se da entre
personas del mismo nivel jerrquico y es la que est ms presente en esta
institucin (altos directivos con sus homlogos; maestros, personal de
mantenimiento y personal de mandos intermedios con sus iguales en la
jerarqua). La comunicacin formal deja muchos vacos que tienden a ser
llenados con la comunicacin informal, este hecho se evidencia en una fuerte
presencia del rumor pues segn la encuesta anteriormente mencionada, tres
33
34
PUBLICACIONES VERTIC. Op.cit, P. 22
LEVIS, Diego. Op.cit, P. 2
48
de cada seis personas, se enteran de sucesos importantes gracias a los

rumores de pasillo.
La dependencia en donde estaba ms marcada la presencia de rumores era en

la de servicios, ya que no tenan un medio de comunicacin efectivo, al cual
pudieran recurrir para obtener informacin veraz, por lo que la comunicacin se
limita a lo personal con su jefe inmediato y con sus pares. Dentro de esta
dependencia se encuentra, la cafetera, que por estar aislada fsicamente de la
institucin haba sufrido las consecuencias de la incomunicacin.
Barreras de comunicacin. Las barreras de comunicacin son las que no

permiten que la informacin llegue a determinados puntos o miembros de la
organizacin. Esto no slo se limita a la parte informativa, tambin impiden que
la comunicacin fluya entre los diferentes departamentos, lo que termina
afectando de manera indirecta el clima organizacional. Diego Levis, ya
anteriormente citado en este documento, considera que las barreras que
obstaculizan el flujo de informacin pueden generarse por la sobrecarga de
mensajes (e-mails por ejemplo), o la escasez de informacin, la incertidumbre
del proceso de decisin, accin o en la misma transmisin.
En las organizaciones podemos encontrar este tipo de barreras que deterioran la

eficacia de las comunicaciones: ideas preconcebidas, rechazo de informacin
contraria, significados personalizados, motivaciones e intereses personales,
credibilidad de la fuente, habilidad para comunicarse, clima organizacional y
complejidad de los canales.35
Segn los mismos autores estas barreras pueden clasificarse de la siguiente

manera.
35
BOLAND, Lucrecia. CARRO, Fernanda. STANCATTI, Mara Jess. GISMANO, Yanina.

BANCHIERI, Luca. Funciones de la Administracin: teora y prctica. Buenos Aires, Ediuns.
2007. P. 86
49
Cuadro 4. Barreras de Comunicacin
Fuente: BOLAND, Lucrecia. CARRO, Fernanda. STANCATTI, Mara Jess.

GISMANO, Yanina. BANCHIERI, Luca. Funciones de la Administracin: teora
y prctica. Buenos Aires, Ediuns. 2007. P. 87
Por el contrario, Koontz y Weihrich destacan las siguientes barreras y fallos en

la comunicacin:
Escucha defectuosa. Para que la comunicacin sea eficaz es preciso saber

escuchar ponindose en el lugar de la persona que habla (empata).
Recelos en la comunicacin. La existencia de un mal clima laboral o una

cultura empresarial demasiado autoritaria hace que surjan desconfianzas y
temores que dificultan una buena comunicacin. Por tanto, si se quiere mejorar
sta, es preciso crear un ambiente franco y distendido, donde no haya temores
ni inhibiciones en la interrelacin personal.
Exceso de informacin. Con frecuencia, en ambientes demasiado

autoritarios se intenta que el jefe controle toda la informacin; esta forma de
actuar provoca una sobrecarga de mensajes en el receptor que le impide
asumir los datos recibidos y contestar de forma adecuada. Por tanto, la clave
del xito est en que cada cual reciba exactamente la informacin que
precisa, pero nunca ms de la necesaria, porque entonces la comunicacin
sera disfuncional.
50
Percepcin selectiva. Con cierta frecuencia las personas proyectan sus

deseos en la comunicacin y tienden a escuchar lo que quieren or. Este
fenmeno distorsiona los mensajes recibidos y entorpece el contacto
interpersonal.
Actitud predeterminada. A veces, en la comunicacin ascendente se

producen consultas, pero quien las efecta ya tiene una decisin tomada de
antemano o una notable predisposicin a actuar en determinado sentido. En
estos casos, la comunicacin resulta estril y frustrante para las personas
consultadas, que comprueban que sus opiniones no se han tenido en cuenta.
Mala seleccin del momento para establecer la comunicacin. La

oportunidad es una de las claves para el xito de las relaciones
interpersonales, sobre todo en la comunicacin ascendente, que nace a
instancias de los subordinados; conviene elegir el momento adecuado para
plantear cualquier cuestin. Del mismo modo, la eleccin del interlocutor vlido
es fundamental para que la comunicacin resulte efectiva.
Para finalizar se hace referencia de nuevo a Publicaciones Vrtice quienes

plantean otras posibles barreras que se pueden presentar al interior de una
organizacin.
Longitud excesiva de la cadena: cuando se tienen demasiados eslabones en

la cadena de comunicacin sta se vuelve lenta y sosa, por eso al final de la
cadena el mensaje suele ser interrumpido o distorsionado
Estilo de direccin: el estilo de direccin que tenga la compaa presupone

tambin, en muchas ocasiones una barrea de comunicacin, ya que la
informacin es sesgada por los directivos o ocultada a sus subordinados.
Las contraordenes: la primera comunicacin es la que se debe valer, ya que

emitir diferentes ordenes y mas que sean contradictorias entre ellas, pueden
51
producir que el empleado no termine haciendo nada, debido a la confusin que

esto le produce. Cada aadido o reajuste que se le haga a la orden debe ser
comunicado con doble intensidad que el previo
Sobrecarga de comunicacin: mayor comunicacin no significa mejor

comunicacin, por eso no se les puede abrumar a los empleados con cerros de
informacin, porque esto no es sinnimo de que entender mejor las cosas, ya
que se da una sobrecarga de comunicacin mayor a la que los empleados
pueden procesar o necesitar, la clave es la calidad y no la cantidad.
Las barreras de comunicacin que haban impedido que la informacin y la

comunicacin llegara hasta el personal acadmico, administrativo y de
servicios adems del espacio y la distancia, haban tenido que ver con la
escasez de informacin, pues pocas veces se les comunicaba de lo que
sucede en la institucin, con Longitud excesiva de la cadena, ya que en la
comunicacin descendente la cadena era muy larga y la informacin no
alcanza a llegar hasta estas instancias, adems no se contaba con un medio
directo que publicara, enviara o informara directamente a los pblicos de lo
pertinente y necesario para el buen desarrollo de su funcin. Por otro lado el
estilo de direccin haba impedido que se creara un medio en el cual ellos se
vieran incluidos. Las contraordenes tambin afectaban el sistema de
comunicacin entre la cafetera y el resto de la institucin, ya que se les
informaba de una situacin que posteriormente era cambiada por otro de los
jefes, pero no notificada, por tanto son ellos quienes terminaban sufriendo las
consecuencias de estos hechos.
Toda esta situacin de desinformacin e incomunicacin afect indirectamente

clima organizacional, pues el personal no se relaciona entre s, ms all de lo
laboral, lo que haba producido Recelos en la comunicacin; por la distancia
que haba entre ellos, no se haban estrechado lazos de confianza lo que
dificultaba an ms el flujo de la comunicacin.
6.2.2 Propsitos de la comunicacin interna. Segn Sal representa un

reto para las organizaciones poner en marcha un servicio de comunicacin
interna, puesto que debe proceder a crear un aparato para desarrollar esta
52
funcin, su servicio o unidad, sus estrategias36. En esta cita radica la

importancia de construir un sistema de comunicacin interna guiado por un
plan estratgico que formalizara los procesos y posicionara los medios de
comunicacin como herramientas y canales efectivos, entre dependencias y
entre colaboradores. A su vez Ramos Padilla afirma que el empleo verstil y
adecuado de los medios y sistemas de comunicacin permitir al emisor
encontrar en la comunicacin organizacional el mejor instrumento para cumplir
con sus propsitos, y para incrementar sustancialmente los niveles de
capacitacin y evolucin del conjunto humano al que se dirige 37
Pero para lograr que estos medios y acciones fueran apropiados de manera
correcta, ya que siempre existe la resistencia al cambio, fue necesario hacerlo
por medio de un proceso de comunicacin integradora. De esta manera el
trabajo que se desarrollara sera con mayor eficiencia debido a que hay una
informacin previa de la organizacin; por otra parte, las funciones se
desarrollan con mejor disposicin y con ms nimo porque la gente se siente
realmente integrada en su trabajo.38 Es por esta razn que se debi realizar
un proceso lento con el Colegio los ngeles del Norte, en donde se explicara
detalladamente cada paso de la metodologa que se pondra en marcha, de tal
manera que todos y cada uno de los integrantes de la institucin conocieran
primero que se iba a hacer y explicarles cmo ellos seran un elemento
fundamental dentro de ese proceso. Para esto se realizaron 8 reuniones con
estudiantes y 11 con colaboradores en diferentes etapas del proceso, de tal
manera que estos estuvieran integrados y pudieran realizar aportes que fueron
pilares importantes para la culminacin exitosa de esta propuesta.
No slo los medios y acciones de comunicacin deben ser apropiados al

interior de una organizacin sino tambin la organizacin misma. Si la
organizacin no est posicionada en cada miembro, ser una organizacin
vaca. esta responsabilidad no es de la comunicacin, ella slo es el puente
mediante el cual se puede lograr dicho posicionamiento, los directivos deben
ser coherentes entre lo que dicen y lo que hacen para dar credibilidad a la
organizacin39 lo anterior no suceda en el Colegio ngeles del Norte, ya que
era evidente la falta de apropiacin y sentido de pertenencia en el descuido de
los medios institucionales que se tenan, al no ver en ellos el potencial y la real
necesidad, estos eran descuidados y maltratados por estudiantes pues no
conocan lo importantes que podan llegar a convertirse en la institucin.
36
SAL, Nria. La comunicacin interna, instrumento fundamental de la funcin directiva [en

lnea]. Barcelona: Red Dircom Iberoamericana. Barcelona Management Review, 2005.
Disponible en Internet: http://www.reddircom.org/textos/salo.pdf. [consultado el 15 de marzo de
2011]
37
RAMOS PADILLA, La Comunicacin, un punto de vista organizacional, Mxico. Editorial
Trillas. 1991. p. 11
38
Ibid,. p.23
39
SAL, Op. cit, En: http://www.reddircom.org/textos/salo.pdf. p.2
53
Imagen 1. Estado en el que se encontraron las carteleras de la

institucin.
Sal seala que se debe fundamentar la gestin de la comunicacin interna

para lo siguiente: 40
Aumentar la cultura de la organizacin
La implantacin de nuevos instrumentos y mtodos de trabajo
Una definicin precisa y cualitativa de los puestos, tareas y funciones
Gestionar la integracin y sinergia de todos los servicios, trabajos y niveles de la
empresa
La adaptacin permanente a los cambios y a la toma de decisiones
Una buena estrategia de aplicacin a partir de los responsables a todos los niveles de
actuacin
Integracin de los colectivos que forman la empresa
Asegurar la calidad total
El conocimiento de las culturas que la componen
40
Ibid., disponible en internet: http://www.reddircom.org/textos/salo.pdf. p.38
54
Asegurar la gestin, el trato y la difusin de los sistemas de informacin y de

comunicacin
El uso de unos medios adecuados
Es as como estos fueron propsitos de gran ayuda dentro del desarrollo de la

propuesta, ya que direccionaron el accionar de la pasante, que a su vez gui
un equipo de comunicacin que siempre tuvo claro que se impactara la cultura
de la organizacin a travs de estrategias de las cuales ellos seran
responsables y en las que se integraran los diferentes colectivos o subgrupos
en la institucin, todo eso con el fin de mejorar las condiciones de trabajo para
que ellos se sintieran a gusto con el trabajo desempeado y se brindaran una
mejor calidad en el servicio educativo que se estaba prometiendo a los padres
de familia.
55
6.2.3 Diagnstico de comunicacin interna: una introspectiva de la

organizacin Porqu un diagnostico es una introspectiva de la
organizacin? Segn la psicologa contempornea la introspectiva es un
examen, un anlisis que hace un individuo de s mismo para investigar dentro
de l. Es exactamente eso lo que se quiere lograr con un diagnstico
participativo de comunicacin interna. Que sea la organizacin y cada individuo
los que se analicen a s mismos y como estn enfrentando cada proceso de la
organizacin. Podra decirse tambin que el diagnstico de comunicacin
interna deja al descubierto fallas que estn impidiendo la eficiencia el
funcionamiento adecuado de la organizacin y que su importancia radica en
que, al conocer exactamente cul es la enfermedad o problema que est
afectando el funcionamiento de la misma, se puede proceder a disear un plan
integral de comunicacin adecuado que resuelva, en forma atinada, las
situaciones problemticas detectadas.41
Ayala presenta un proceso de cuatro pasos para la realizacin de un buen

diagnstico participativo de comunicacin aprobados por la Universidad del
Mar: 1) entrevista con directivos de la organizacin, 2) observacin e
inventario de medios de comunicacin organizacional, 3) aplicacin de
cuestionarios y 4) anlisis de resultados. El paso 3 (la aplicacin de
cuestionarios) debe contemplar dimensiones de la organizacin que sean de
inters para los colaboradores informacin relacionada con la organizacin,
informacin acerca del trabajo e informacin sobre asuntos que afectan a la
vida personal y familiar. Esta metodologa fue un soporte fundamental para la
aplicacin del diagnstico participativo de comunicacin que se llevo a cabo en
el primer momento de la ejecucin de esta propuesta.
6.2.3.1. La participacin: el factor protagonista. El diccionario de la Real

Academia Espaola define la participacin como: Intervencin, junto con otros,
en un suceso o actividad y es precisamente esto lo que se esperaba de esta
propuesta, la intervencin de una problemtica de comunicacin que adems
fuera identificada por los principales actores de la institucin y que, junto con
otros, se realizaran estrategias que permitieran tejer un sistema de
comunicacin guiado por ellos mismos.
En el desarrollo de este trabajo la participacin se asumi desde la idea de que

la comunidad educativa del Colegio los ngeles del Norte, compuesta por
estudiantes, docentes, personal administrativo, servicios y padres de familia se
convirtieran en el principal agente de cambio para lograr la transformacin de
41
AYALA VZQUEZ, Dolores Eugenia. Diagnostico de la comunicacin interna en pequeas y

medianas empresas de Bahas de Huatulco [en lnea]. Mxico: Universidad del mar, 2007.
Disponible en internet en: www.alaic.net/alaic30/ponencias/cartas/com.../GT2_3ayala.pdf
56
su realidad que los tena en una situacin de inconformidad a todos. Con esto
se lograra un cambio real y concienzudo, a diferencia de la intervencin de una
consultora en donde, el profesional hace los cambios que considera
necesarios desde las teoras administrativas, pero sin dejar en los beneficiados
una enseanza y una actitud de cambio. Por la naturaleza de las instituciones
educativas, que la participacin fuera el factor protagonista de esta propuesta
era esencial, ya que a travs de ella se convocara a todos los miembros de la
institucin para que este fuera un proceso reciproco e interactivo como la
educacin misma.
Participar significa intervenir, hacer, y al mismo tiempo implica una
responsabilidad y un compromiso con lo que se hace42 Irene Alfiz, propone
una perspectiva de participacin en la que no slo el sujeto levanta la mano
para dar sus opiniones, sino aquel que est dispuesto a involucrarse con el
hacer. Por este motivo, tanto docentes, estudiantes y dems personal de la
institucin, estuvieron involucrados de lleno con este proyecto, no slo dando
sus opiniones sino participando con sus propias manos, escribiendo los
artculos para el boletn, analizando las grficas del diagnstico y escribiendo
las polticas de comunicacin. Convocar a la gente para escucharla no significa
participacin y desde esa postura se asume en el concepto en este trabajo.
Mara Teresa Sirvent dice que la participacin real depende por un lado de la
existencia de espacios institucionales de participacin y por el otro de la
capacidad de la poblacin para organizarse y usar dichos espacios o para crear
o para recrear nuevas instancias participativas.43 Es por esto que dentro del
proyecto propuesto se abrieron nuevos espacios de integracin y
retroalimentacin, pero tambin se empoderaron los estudiantes y docentes a
travs del Comit de Comunicaciones, para que una vez organizados siguieran
creando acciones comunicativas que involucraran cada vez a los dems
colaboradores.
Siempre que se hable de una institucin educativa, la participacin debe ser un

tema protagnico y este hace parte de un proceso que se aprende en la accin,
en el ejercicio. De ah la importancia de que los mismos colaboradores
dirigieran un equipo de comunicaciones, en donde aprenderan a ser
responsables por lo que se dice y por lo que se hace, aprenderan a escuchar a
los otros y a entender las necesidades de los dems, siendo solidario y
compartiendo las decisiones.
42
ALFIZ, Irene. La institucin escolar, el proyecto educativo institucional. Competencias

pedaggicas para el docente del siglo XXI. Mxico D.F. editorial Larousse. mayo de 2007.
p.102
43
SIRVENT, Mara Teresa. Educacin y formacin del ciudadano. Revista Educoo N 6,
noviembre de 1987.
57
Como participacin no implica indiscriminacin de roles y funciones

organizacionales, sino compromiso desde el lugar de cada uno, el proyecto que
se lleva a cabo dentro de la escuela debe asumir el riesgo de caer en falsos
ejercicios de participacin.
La apertura de las instituciones educativas

a verdaderos procesos
participativos rededunda en la democratizacin de los vnculos con la
comunidad educativa, da lugar al trabajo compartido de los distintos actores en
funcin de objetivos comunes.44 De esta manera puntual se aprende a
escuchar al otro con sus necesidades y visiones, a partir de donde se
establecen acuerdos que dan verdadera validez al proceso de participacin
dentro de la institucin educativa.
6.2.3.2 Diagnstico participativo de comunicacin. Dado que ya se haba

descubierto la necesidad de realizar un diagnstico de tipo participativo en El
Colegio los ngeles del Norte, ya que este proceso sera ms til para una
organizacin de tipo educativa, por su carga acadmica y didctica. De
acuerdo a Prieto45, un diagnstico participativo se constituye como un proceso
educativo pues los conocimientos y reflexiones son compartidos en discusiones
grupales. Esto fue de vital importancia, para poner en prctica el diagnostico
planteado ya que al tratarse de una institucin educativa, se magnificaron las
ventajas y potencialidades de la labor de diagnostico, lo que facilit tambin, la
posterior construccin del sistema de comunicaciones, que manejara estos
aspectos y pudiera llevarlos a cabo cuando sea necesario.
El diagnstico participativo, al mismo tiempo se convierte en una fuente

inagotable de informacin, porque permite planificar desde los problemas que
se necesitan solucionar y quin ms adecuado para conocer sus necesidades y
problemticas que la misma poblacin en la que se aplicar sta tcnica de
investigacin. De igual manera es un ejercicio que permite involucrar a los
participantes en las etapas posteriores a su realizacin, debido a que tienen
conciencia de las falencias encontradas y es ms sencillo as proponer desde
su realidad soluciones efectivas.
Las caractersticas principales de esta tcnica segn Cristina Zamora, en su

tesis doctoral Mtodos y herramientas para el trabajo comunitario, de la
Universidad de Nueva Esparta,46 son conocer mejor el lugar en donde se va a
44
Ibd., p. 104
PRIETO,. Op cit. p. 25
46
ZAMORA, Cristina. Mtodos y herramientas para el trabajo comunitario. Ideas, conceptos y
prcticas para compartir saberes. Caracas, 2008. tesis doctoral. Universidad de nueva Esparta.
Facultad de Ciencias Sociales. p. 59 - 73
45
58
desarrollar la propuesta, en el caso del Colegio los ngeles del Norte, la

realizacin de un diagnstico participativo de comunicacin, permiti a los
colaboradores y estudiantes hacer una introspectiva como se mencionaba
anteriormente, lo que les permiti evaluarse a s mismos, sus comportamientos
y prcticas, as como las de sus compaeros y jefes, al final de la propuesta
quienes participaron en este proceso estaban ms afianzados con la institucin
debido a que conocieron a fondo las problemticas que antes slo juzgaban,
sin conocer el trasfondo de las diferentes situaciones. La segunda
caracterstica, es priorizar los problemas con un criterio racional. En la
institucin, por la falta de informacin todos se quejaban, pero nadie los
escuchaban, razn por la cual ellos tampoco hacan nada para ser escuchados,
estas crticas y reclamaciones hacan parte de la efusividad del momento, de la
emocionalidad que generaban las situaciones presentadas a lo largo de la
cotidianidad, pero nadie se haba sentado a analizar el porqu de lo que
suceda ni mucho menos haba priorizado que era lo ms urgente a atender
para as avanzar y no estancarse en los problemas.
Como tercera y cuarta caracterstica tenemos la creacin de espacios para la

socializacin y para el intercambio de puntos de vista, as como identificar las
fortalezas y oportunidades de mejora de la comunicacin en la institucin. Esta
parte es sin duda la que le da el tinte de participacin, la que permite que todos
intercambien sus opiniones. Para esto durante el proceso se realizaron 11
reuniones con el equipo de mejora en comunicacin y un grupo focal con 14
estudiantes en donde se evaluaron esas oportunidades de mejora y se
propusieron diferentes actividades en las que la comunicacin iba a resultar
beneficiada.
Existen diferentes formas de configurar un diagnostico participativo, pero en lo

que se refiere a las etapas de la elaboracin Joel Mart propone el
conocimiento contextual del territorio y acercamiento a la problemtica a partir
de la documentacin existente y de entrevistas a representantes institucionales
y asociativos.47 Lo que se llevo a cabo en un primer momento de la puesta en
marcha del diagnstico (*), en un segundo momento propone la recogida de
informacin, seguida de la constitucin del Grupo de IAP (investigacin, accin,
participativa), la introduccin de elementos analizadores, inicio del trabajo de
campo (entrevistas individuales a representantes institucionales y asociativos) y
la entrega y discusin del primer informe.48 Esta metodologa se tuvo en
cuenta y se fusion con los pasos para la realizacin de un diagnstico de
comunicacin de Ayala, lo que permiti conjugar el concepto de comunicacin
organizacional, con el concepto de participacin visto desde la perspectiva IAP.
47
MART, Joel. investigacin Accin Participativa, Estructura y Fases. Universidad

Complutense de Madrid.
* ver metodologa de la propuesta.
48
Ibd., p. 2
59
6.2.3.3 Modelo de acreditacin EFQM, el Modelo Europeo de Excelencia

Empresarial. Todo lo anteriormente mencionado debi enmarcarse en los
lineamientos especficos del modelo europeo de excelencia empresarial,
modelo mediante el cual se estaba acreditando la institucin en su calidad
acadmica y de procesos.
Se trata de un modelo no normativo cuyo pilar fundamental es la

autoevaluacin, lo que sin duda cae muy bien con el proyecto participativo, en
donde todo es un proceso de aprendizaje en donde los actores de la institucin
aprenden a evaluarse a s mismos. La utilizacin sistemtica y peridica del
Modelo por parte del equipo directivo permite a ste el establecimiento de
planes de mejora basados en hechos objetivos y la consecucin de una visin
comn sobre las metas a alcanzar y las herramientas a utilizar. Es decir, su
aplicacin se basa en:
La comprensin profunda del modelo por parte de todos los niveles de

direccin de la empresa.
La evaluacin de la situacin de la misma en cada una de las reas49
El proceso de pasanta institucional que enmarc el proyecto de diseo de un

sistema participativo en el Colegio los ngeles del Norte, us estos los marcos
de referencia de este modelo para direccionar estrategias que ayudaran a que
todos los niveles de la institucin estuvieran enterados del proceso que se que
estaba atravesando la institucin.
Al mismo tiempo el modelo trabaja con base en:

Las personas que son lo ms valioso en la institucin. Lo importante son las
personas, el trabajo lo hace la gente. Humanista.
Capacidad de los directivos de guiar, ayudar a ir, dinamizar, impulsar a un

grupo de personas para alcanzar el direccionamiento estratgico. Liderazgo.
49
EUROPEAN FUNDATION FOR QUALITY MANAGEMENT. p. Cit. p 14
60
Estudio en profundidad de una organizacin, realizada por sus propios

actores. Autoevaluacin
Actitud de las personas y de las organizaciones para hacer cada vez mejor las
cosas. Mejora continua.
Satisfaccin de necesidades y expectativas y superacin de las mismas.

Calidad total.50
Fases de implementacin del modelo

En 60 horas presenciales de asesora y con el acompaamiento de un asesor
experto en la aplicacin del modelo, la institucin educativa desarrolla las
siguientes fases, en un lapso de hasta seis meses.
I. Sensibilizacin - motivacin: conceptos, fundamentos, estructura,

principios, fases y documentacin del modelo, aplicados a la institucin.
II: Formacin en el modelo: se hace a travs de un caso prctico para

desarrollar las competencias necesarias en los procesos evaluativos
(cualitativos y cuantitativos) y el uso de las herramientas propias del Modelo.
(en este fase inici el proyecto de pasanta institucional)
III. Autoevaluacin: de la gestin de la institucin por los propios actores de la

comunidad educativa interna.
IV. Divulgacin al resto de la comunidad educativa: del proceso de

implantacin y de los resultados de la priorizacin de reas de mejora y
organizacin de equipos de mejora.
50
Ibd., p. 10
61
V. Formacin en herramientas para la calidad: diseo de procesos, medicin

de hechos, satisfaccin de clientes, etc. (en esta fase quedo la institucin al
terminar el proyecto de pasanta institucional)
VI. Asesora y acompaamiento: a equipos de mejora para organizar planes

de accin y en temas especficos.51
6.2.3.4 Sistema participativo de comunicacin interna. Aunque el termino

aqu acuado Sistema Participativo de Comunicacin Interna no lo han
abordado directamente desde la teora, ya que fue un trmino creado por la
pasante al analizar las necesidades comunicacionales del Colegio los ngeles
del Norte, en este captulo se definen los sistemas internos de comunicacin y
como se articulan con la participacin.
Segn la teora sistmica propuesta por Robert Kahn, Daniel Katz, Talcon
Person y Robert Merton la organizacin se concibe como un conjunto de
subsistemas relacionados entre los cuales existen interconexiones clave que
permiten explicar el funcionamiento de la organizacin en trminos de
relaciones entre partes, causas y efectos, estmulos y respuestas, as como
vnculos permanentes con el exterior52, por lo que entendiendo la organizacin
desde el punto de vista sistmico, cada miembro forma parte de un subsistema
que debe relacionarse e interconectarse diariamente con sus compaeros de
subsistema, que a la vez se comunicar con otros subsistemas de la
organizacin para poder cumplir con el fin ltimo. Es as como se ve a la
institucin en el caso particular del Colegio los ngeles del Norte- como una
red de interconexiones que son articuladas diariamente, interconexiones que
podan ser potencializadas si se empoderaba a los colaboradores y dems
miembros de la organizacin, en pro de la mejora en su manera de
comunicarse.
Un sistema de comunicacin interna es reconocido por la participacin,

integracin y reconocimiento de las capacidades grupales e individuales53 lo
que significa que a travs de ellos es posible estudiar y conocer expectativas,
aspiraciones y motivaciones de los diferentes pblicos de una organizacin. De
esta manera se interconectan todas las redes comunicativas e interconexiones
51
Ibd., p. 14
FERNNDEZ, Javier. Sistemas organizacionales: teora y prctica. Bogot: editorial
Universidad Cooperativa de Colombia. 2005. p. 9
53
DURN, Manuela. Los sistemas internos de comunicacin en las organizaciones. Cuba:
editorial Unin Cuba petrleo. 2010. p. 12
52
62
que existen en ella por medio de sus miembros. A lo que se le llama el estudio
de expectativas, aspiraciones y puntos de vista, no es ms que el diagnstico
de comunicacin interna al que ya se ha hecho referencia conceptual
anteriormente y que busca escudriar en todos los procesos organizativos y la
influencia que la comunicacin tiene sobre ellos. Sin embargo el sistema de
comunicaciones interna no tendra sentido ni direccin sin estrategias de
comunicacin estructuradas en un plan que relacione criterios medida,
responsables, acciones y medios, son dichas estrategias las que le dan
formalidad y validez al sistema interno ya que deben apuntar al mejoramiento
continuo de todos los procesos misionales, en donde se plantan planes de
accin con un respectivo sistema evaluativo que medir constantemente la
efectividad de las estrategias ejecutadas. Todo lo aqu explicado se ilustra en la
siguiente figura.
Figura 2 Configuracin de un sistema de comunicacin interna.
Fuente: las
DURN,
Manuela. Los
sistemas
internos de comunicacin
las
Todas
organizaciones
poseen
intrnsecamente
un sistemaen de
organizaciones.
editorial
Cuba
2010. o instituciones se
comunicacin,
la Cuba:
cuestin
es queUnin
no todas
laspetrleo.
organizaciones
Los colaboradores se han organizado estratgicamente para planear la

comunicacin y convertirla en un elemento participativo e integrador. La
participacin, como se mencion antes, es la oportunidad para que los
miembros trasciendan a sus funciones y entiendan la organizacin desde
perspectivas diferentes a la econmica. En el Colegio los ngeles del Norte, ya
existan un sistema de comunicacin, unos medios internos, que les permitan
comunicarse entre s, sin embargo, como no haba quien planear la
comunicacin, la organizacin evolucion, sus miembros evolucionaron, pero
nunca se gestion para asumir esa evolucin de una manera positiva.
63
El sistema participativo de comunicacin interna propuesto por la pasante,

fusionaba entonces la teora sistmica y el modelo clsico de un sistema de
comunicacin, con la participacin e integracin de sus pblicos, donde fueran
ellos los mismos gestores de la comunicacin, con el fin de responder a la
necesidades comunicacionales de la institucin y sus miembros, pero con el fin
de que estos se visualizarn desde el ejercicio y produccin y no slo desde la
perspectiva de quien escucha y recibe informacin. Con esto cada miembro
que participara en el sistema y propusiera sus estrategias, estara orgulloso de
ser tenido en cuenta y que sus opiniones si fueron escuchadas y aplicadas,
esto redundara tambin en tener a un trabajador ms contento, motivado con
su organizacin, que le hara el ambiente ms sencillo a sus compaeros y
ofrecera un mejor servicio educativo a sus estudiantes. Cabe aclarar que la
columna vertebral del sistema participativo de comunicacin interna son las
estrategias de comunicacin que se plantearon participativamente.
Este sistema propuesto est estrechamente relacionado con el modelo de

acreditacin EFQM ya que con ambos la gente aprendi a autoevaluarse con
procesos, procedimientos y herramientas cualitativas y cuantitativas (en forma
individual y grupal) lo que involucr participativamente a las personas en la
consecucin de objetivos y metas establecidos por ellas mismas mejorando el
clima organizacional mediante el incremento de la satisfaccin de los miembros
de la comunidad educativa y el desarrollo del liderazgo. De igual manera se
foment el pensamiento creativo de la innovacin a travs del aprendizaje
continuo organizando equipos de mejoramiento que propiciaran la motivacin y
la participacin activa de las personas de acuerdo con sus intereses y
expectativas.
64
7. DISEO METODOLGICO
De acuerdo con el objetivo de esta pasanta que plante disear un sistema

participativo de comunicacin interna en el Colegio Los ngeles del Norte, la
metodologa que fue implementada abarc los siguientes aspectos:
7.1 ENFOQUE
Desde los estudios de comunicacin organizacional a partir de una

investigacin de tipo cualitativa con apoyo en tcnicas cuantitativas para el
procesamiento de encuestas y por lo tanto con un enfoque histrico
hermenutico, se abord este trabajo, ya que para la construccin del sistema
de comunicacin era necesaria, la realizacin de un diagnstico de
comunicacin mediante tcnicas de investigacin como la encuesta,
entrevistas, grupos focales, entre otras. Al mismo tiempo, los resultados fueron
confrontados por un proceso de profundizacin, anlisis y discusin
participativa con el pblico interno de la organizacin. Es as como despus de
un primer momento, (etapa cuantitativa) se inici el anlisis, para buscar las
causas de dichas problemticas en la observacin de las dinmicas de la
organizacin.
7.2 DESARROLLO DEL PLAN METODOLGICO
7.2.1 Qu se cumpli de lo pactado? Con respecto a lo pactado

inicialmente en la propuesta de anteproyecto, se cumplieron todos los objetivos
propuestos. La creacin de un sistema participativo de comunicacin que le
permitiera a la institucin Colegio los ngeles del Norte a fortalecer sus
procesos de comunicacin interna y que sirviera de apoyo dentro del proceso
de acreditacin con la firma EFQM.
La creacin de dicho sistema, se estructur posterior a la realizacin de un

diagnstico de comunicacin que visualiz cules eran los principales
problemas a atacar y que directrices o lineamientos deba tener la propuesta,
ya que sin esto hubiera sido imposible crear un sistema exitoso.
Tambin es importante mencionar que dentro de lo pactado siempre se

mencion el factor participacin como un elemento clave en el desarrollo de
65
este proyecto, lo que se mantuvo a lo largo de la ejecucin de la propuesta y

fue en parte uno de las mayores satisfacciones del trabajo realizado, la
inclusin y participacin del pblico interno.
7.2.2 Qu no se cumpli y porqu? Por lo general, cuando se planean

proyectos antes de ser ejecutados, quedan muchos cabos sueltos que no
permiten visibilizar las dificultades que se presentarn ms adelante. Uno de
estos cabos, en este caso, fue el factor tiempo. Se plane un trabajo
demasiado grande y ambicioso, con respecto al tiempo que la universidad da
para su ejecucin dentro de la organizacin.
En la propuesta se haba mencionado la construccin y ejecucin de un Plan

Estratgico de Comunicacin, que respondiera a las necesidades encontradas
en el diagnstico. Sin embargo, la realizacin del diagnstico fue minuciosa,
razn por la cual, tom ms tiempo del pensado y marcado en el cronograma
aprobado, fue as como se retras el proyecto y sumado a otras razones de
tipo organizacional, que se explican detalladamente en el desarrollo de cada de
las estrategias ms adelante, slo se pudo ejecutar en su totalidad la primera
estrategia del Plan Estratgico de Comunicaciones creado participativamente.
No obstante, la ejecucin completa de la primera, abre paso a que las otras dos
planteadas, la segunda ejecutada en un 50 % y la tercera, sin ejecutar, puedan
llevarse a cabo ms fcilmente y con un interesante grupo a la cabeza de su
realizacin.
7.3 INSTRUMENTOS
7.3.1 Fuentes Las primarias fueron las entrevistas que se lograron realizar
para el primer momento del diagnstico. Tambin se realizaron otras a actores
estratgicos de la organizacin como los lideres de departamento y de los
estudiantes, para as tener la voz de cada uno y contraponer opiniones. Otra
fuente importante lo fueron las conversaciones cotidianas que se dieron entre
diferentes actores de la organizacin, para conocer de manera ms informal
cules eran sus intereses y opiniones de los temas relacionados con el rol del
comunicador. El grupo focal fue fundamental para enfrentar opiniones y que los
directivos escucharn, de manera respetuosa, las sugerencias que los
colaboradores, estudiantes y dems pblicos internos tenan para dar acerca
de los procesos de comunicacin en la organizacin, a su vez los directivos
pudieron explicar porqu el funcionamiento de la organizacin es as, y qu
compromisos iban a adquirir para acoger sus sugerencias. La recoleccin de
todos estos datos fue confrontada con las voces de expertos en la materia,
como lo son los profesores de la facultad de comunicacin de la Universidad
66
Autnoma y otras universidades pioneras en el tema de comunicacin

organizacional.
Las fuentes fundamentales de registro fueron las grabaciones de audio y video
de las entrevistas y grupos focales, as como las fotos de las carteleras y otros
medios de comunicacin que se usan en la organizacin, tambin se
registraron fotogrficamente las acciones que se lleven a cabo dentro de la
organizacin y se hizo uso de fuentes secundarias como las bibliogrficas y
documentales, as como textos de internet y bibliotecas.
7.4 TCNICAS
Las tcnicas que se emplearon para la recoleccin de datos importantes para

el desarrollo de la pasanta institucional en el Colegio los ngeles del Norte
fueron:
Entrevistas (abierta semiestructurada): realizadas a lderes de opinin de la
institucin, estudiantes y directivos
Grupos focales (presenciales y grabados): realizados a estudiantes y equipo de

mejora en comunicacin.
Encuesta (mediante preguntas abiertas y cerradas): realizada a todo el

personal de la institucin.
Observacin participante (directa): realizada durante todo el proceso de

diagnstico.
Anlisis de documentos (Medios impresos, fotos, grabaciones de audio y video.

Internet.): realizados durante todo el proceso de diagnstico y durante el anlisis de
resultados.
7.4.1 El cuestionario. El instrumento diseado para el diagnstico estuvo

dividido de tal forma que se pudiera conocer la percepcin de los empleados
sobre cada una de las siguientes dimensiones: 54
54
AYALA,. p. Cit. p.6.t en: www.alaic.net/alaic30/ponencias/cartas/com.../GT2_3ayala.pdf.
67
Qu tanto conocen los empleados la empresa donde trabajan?

Qu percepcin tienen los empleados sobre la induccin que tuvieron cuando
Ingresaron a la organizacin?
Consideran los empleados que la informacin que se les proporciona para
desempear su trabajo es realmente til?
Qu medios de comunicacin interna tiene la empresa?
Cmo perciben los empleados su ambiente de trabajo?
Con qu frecuencia los empleados reciben informacin de la empresa a
travs de canales informales o rumores?
Este es el caso de un cuestionario que se respondi de forma annima, pero

existen otros autores que cuestionan esta imposicin ya que el comunicador en
ese momento todava no conoce bien la organizacin. Es por eso por lo que se
plante otro tipo de diagnstico; uno participativo que se constituye como un
proceso educativo pues los conocimientos y reflexiones son compartidos en
discusiones grupales. Por tanto, las preguntas las arrojan este tipo de
discusiones y son construidas de manera participativa. El colaborador aprende
a conocerlas, entenderlas y sabe que son el resultado de un proceso
constructivo en el cual fue involucrado y tenido en cuenta55
Figura 3. Formato de encuesta construido participativamente.
COLEGIO LOS ANGELES DEL NORTE

GENERACIONES DE XITO
60 AOS
La siguiente encuesta tiene como objetivo conocer su opinin con respecto estado de la comunicacin interna
en el Colegio Los ngeles del Norte. Todo esto como primer paso del Diagnstico Participativo de
Comunicacin Interna que est adelantando el Equipo de Mejora en Comunicacin. Conteste con la mayor
sinceridad posible. Los resultados sern revisados y tabulados por el Equipo de Mejora en Comunicacin y la
informacin recopilada ser manejada con total confidencialidad y objetividad, por lo cual no requerimos
su nombre. A la vez los resultados obtenidos se divulgarn con cada una de las reas involucradas para buscar
soluciones y realizar mejoras.
55
PRIETO, Op.cit, P.59
68
Gracias por su colaboracin y compromiso! Los puntos marcados con * son obligatorios
*Gnero: Femenino
Masculino
*Dependencia: Administrativa Servicios

Acadmica
*Edad: ______
1.
De las siguientes frases cul cree Ud. es la que

aparece en la misin del CLAN?
a) Desarrollo pluricultural
b) Desarrollo de la personalidad como seres
autnomos
c) Formacin religiosa
d) Competencias cognitivas y psicosociales
2. De las siguientes frases cules cree Ud. Son las que
aparecen en la visin del CLAN? (1 o ms repuestas)
a)
Ser una institucin reconocida a nivel
nacional
b)
Contribuir a la construccin de una sociedad
justa
c)
Ser una institucin bilinge.
3. De los valores institucionales del CLAN con cules se
siente identificado usted (1 o ms repuestas)
a) Libertad
b) Calidad en el trabajo
c) Armona
d) Competitividad
e) Honestidad
f) Respeto
g) Tolerancia
4.
Cuando Ud. entr a trabajar al CLAN tuvo proceso de
induccin?
a)
Si
b)
No
5. Si en su respuesta anterior marc si, Quin le realiz
esa induccin?
a) Su jefe inmediato
b) El coordinador acadmico
c) Un compaero de trabajo
d) Una secretaria
e) La coordinadora de convivencia
6.
La informacin que se le dio en esa induccin
a) Fue vital para empezar sus funciones
b) No le ayud en nada
c) No fue completa
d) Fue suficiente para desarrollar sus funciones
7. Cuando una persona entra a trabajar al CLAN Ud. se
entera porque:
a) Se lo presentan formalmente
b) al verlo trabajando cae en la cuenta de que as es
c) algn compaero le cuenta
d) l mismo se presenta
e)
Otra cul?
8. A qu medios de comunicacin tiene Ud. Acceso?

Puede marcar ms de una opcin.
a) Carteleras
a) Circulares
b) Correo electrnico personal
c) Correo electrnico institucional
d) Todos
e) Ninguno
9. Por cules de estos medios de comunicacin interna
le gustara recibir la informacin?
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Carteleras
Circulares
Correo electrnico personal
Correo electrnico institucional
Todos
Otro cul?
9.
De los siguientes medios de comunicacin a

cul acude Ud. Para obtener informacin de la
institucin?
a)
Reuniones de trabajo
b) Correo electrnico
c) Tablero de anuncios
d) Carteleras
e) ICQ (intranet)
f)
Circular
g) Personas que saben que le darn esa
informacin
h) Telfono fijo
i)
Telfono celular
10. De los anteriores medios de comunicacin
Cul(es) cree Ud. que es el ms usado por su
jefe inmediato?
11. De los anteriores medios

Cul(es) es el ms efectivo?
de
comunicacin
12. A la hora de comunicarse con compaeros de

otra dependencia lo hace por medio de:
a) Telfono fijo
b) Telfono celular
69
c) ICQ
d) Personalmente
e) Correo electrnico
f)
Circulares
g) Reuniones formales de trabajo
13. A la hora de comunicarse con los compaeros de
su misma dependencia lo hace por medio de:
a) Telfono fijo
b) Telfono celular
c) ICQ
d) Personalmente
e) Correo electrnico
f) Circulares
g) Reuniones formales de
trabajo
14. Cul es la dependencia que ms se comunica
con usted?
a) Administracin
b) Rectora
c) Relaciones Pblicas
d) Coordinacin acadmica bachillerato
e) Coordinacin Preescolar primaria
f) Coordinacin de Convivencia
g) Secretaria
h) Biblioteca
15. Generalmente cuando pasan cosas importantes
en la institucin Ud. se entera por:
a) Circulares
b) Telfono fijo
c) Telfono celular
d) Rumores
e) Porque su jefe le informa
f)
Otra cul?
Las siguientes preguntas requieren que Ud. aporte sus

opiniones y actitudes respecto al Colegio los ngeles del
Norte y su rea de trabajo.
22. Existe un ambiente de trabajo adecuado, que
propicia la comunicacin y permite que sta sea
gil y efectiva.
a) Si existe
b) No existe
c) Es Aceptable
23. Considera usted que la comunicacin con sus
compaeros de trabajo es (a) amistosa, (b)
distante, (c) laboral. Marque A,B C en cada uno
de las reas que se muestran a continuacin.
Administrativa
Servicios
Acadmica
24. Mis solicitudes son respondidas oportunamente

a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
25. Mis opiniones y sugerencias son tenidas en
cuenta
a) siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
26. Existe una comunicacin cordial con mi jefe
inmediato.
a) Si existe
b) No existe
c) Es aceptable
27. Mi jefe inmediato comunica efectivamente todos
los requerimientos de mi trabajo.
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
28. Existen a mi disposicin herramientas efectivas
para comunicarme con mi jefe y compaeros.
a) Si existen
b) No existen
c) Son aceptables
29. Mi jefe inmediato me comunica oportunamente
su aprobacin y satisfaccin con respecto al
desempeo de mi trabajo.
a) Siempre
b) Algunas veces
c) Nunca
30. La comunicacin con el administrador financiero
(en caso de no conocer quin es, pregnteselo
al encargado de la encuesta y especifique en
comentarios su desconocimiento)
a) Se facilita y es efectiva.
b) No se facilita pero es efectiva.
c) No se facilita y tampoco es efectiva.
d) Se facilita pero no efectiva.
31. La comunicacin con el administrador general
c) No se facilita y tampoco es efectiva.
d) Se facilita pero no es efectiva.
32. La comunicacin con la rectora encargada
c) No se facilita y no es efectiva.
d) Se facilita pero no es efectiva.
33. En general, cul es su grado de satisfaccin con
la comunicacin interna del CLAN?
a) Poco satisfecho
b) Satisfecho
c) Muy satisfecho
16. Considera Ud. qu sabe usar la nuevas

tecnologas?
(entindase
por
nuevas
tecnologas, el uso de la Internet, correo
electrnico, redes sociales, blogs)
a) Si
b) No
Si en su respuesta anterior marc SI responda la siguiente
pregunta.
17. Con qu frecuencia se conecta Ud. a Internet?
a) Todos los das
b) De una a tres veces por semana
c) Una vez al mes
d) Nunca
18. En qu grado est Ud. interesado en las nuevas
tecnologas?
(entindase
por
nuevas
tecnologas, el uso de la internet, correo
electrnico, redes sociales, blogs)
a) Muy interesado
b) Poco interesado
c) Nada interesado
19. Cree Ud. Que las nuevas tecnologas son:
a) Un til medio de comunicacin
b) Una prdida de tiempo
c) Slo para la gente joven
d) Para las personas de todas las edades.
20. Utiliza
Ud.
el
correo
institucional
frecuentemente?
a) Si
b) No
21. Si su respuesta anterior fue NO indique Por
qu no hace uso del correo institucional?
a) Porque no tengo correo institucional
b) no se me ha capacitado para hacerlo
c) Porque no me gusta
d) Porque no me funciona cuando intento
usarlo.
e) No tengo como acceder a l.
*Escriba al menos un comentario positivo o negativo sobre la comunicacin en CLAN
70
Muchas gracias por su colaboracin, ser muy til para nosotros.
El anterior cuestionario se aplic cuestionario al 100 % del personal

acadmico, de servicios y administrativo, para un total de 54 personas
encuestadas. La aplicacin de esta encuesta se hizo durante tres das, y para
la recepcin de las respuestas se construy un buzn donde podan depositar
el cuestionario, ya que haba muchos colaboradores intimidados por el hecho
de que fueran recogidos personalmente.
Cuadro 5. Encuesta de comunicacin interna
Encuestas entregadas
54
53 (*) 56
Encuestas recolectadas
No
identificados
Admn.
10
Servicios Acadmica
6
34
*La encuesta nmero 54 fue entregada a una docente quien en los das siguientes se present
enferma, por tanto nunca la lleno, ni la hizo llegar al buzn en donde se recogieron.
71
7.4.1.1 Anlisis de la poblacin. Se analiz el perfil demogrfico y poligrfico de

los colaboradores porque fue con ellos con quien se aplico el formato de encuesta.
Con los estudiantes se realiz un grupo focal y diferentes entrevistas
desestructuradas.
Perfil demogrfico del colaborador de ngeles del Norte:
Oscila entre los 25 y los 45 aos de edad, en su mayora son mujeres y depende
del estamento en donde estn ubicados. En la dependencia acadmica, se
encuentra una poblacin bastante juvenil, el docente con mayor edad tiene 39
aos. En esta dependencia la mayora son mujeres en el rea de primaria y
hombres en bachillerato, la mayora tienen ttulo universitario y los que no, estn
por graduarse, el 52% son casados con hijos y un 11 % tienen hijos pero ningn
compromiso matrimonial. La edad de los colaboradores en la dependencia
administrativa oscila de los 39 hasta los 55 aos, el 70 % son profesionales y el 30
% restantes son tecnlogos, todos con hijos y una relacin estable. En esta
dependencia la mayora son mujeres. En la dependencia de servicios la mayora
de los colaboradores estn por encima de los 50 aos a excepcin de un solo
colaborador que tiene 35 aos, el 100 % tienen algn compromiso matrimonial e
hijos y su formacin acadmica en algunos llega hasta el bachillerato en otros se
limita a la primaria, sin embargo todos saben leer y escribir y en su mayora son
mujeres.
Perfil psicogrfico del colaborador de ngeles del Norte:
Los colaboradores ms jvenes son activos, les gusta involucrarse en actividades

recreativas con los estudiantes y con sus compaeros a pesar de que la institucin
no les brinda espacios para compartir como equipo de trabajo; se involucran en
actividades deportivas, como partidos de futbol, baloncesto y vleibol y en
actividades artsticas como el teatro y la danza. La mayora hacen uso contante de
la tecnologa, Messenger, redes sociales y correo electrnico, Estas
caractersticas corresponden en su mayora a los docentes. El personal
administrativo no interacta mucho con el resto del personal debido a que trabajan
de tiempo completo en sus oficinas, hacen uso contante de la tecnologa, son
sedentarios y apticos a las actividades que los involucren con los estudiantes o
64
con el resto de la comunidad educativa. El personal de servicios, es un personal

activo que se encuentran en constante movimiento, porque as lo requiere su
trabajo, algunos de ellos se sienten aislados porque su puesto de trabajo est
alejado de la planta fsica y por tanto no les llega el flujo de comunicacin e
informacin, no participan en actividades deportivas o artsticas, porque tampoco
se les abre el espacio para que lo hagan, no hacen uso de la tecnologa pero
tienen grandes deseos por aprender e insertarse en este mundo.
Muestra representativa
El Colegio los ngeles del Norte cuenta con 56 colaboradores por tanto la muestra
representativa con que se trabaj es la totalidad del personal.
Variables a evaluar
Direccionamiento estratgico
Proceso de induccin
Medios internos de comunicacin
Uso de las TIC
Clima organizacional
Flujos de comunicacin
65
7.4.2 El grupo focal. La tcnica de los grupos focales es una reunin con
modalidad de entrevista grupal abierta y estructurada, en donde se procura que un
grupo de individuos seleccionados por los investigadores discutan y elaboren,
desde la experiencia personal, una temtica o hecho social que es objeto de
investigacin, por ejemplo, una deteccin de necesidades de capacitacin.57
Para una correcta realizacin de un grupo focal es necesario tener en cuenta el

nmero de participantes. En este caso se realiz con 14 estudiantes de los grados
5 de primaria a 11 de bachillerato, se eligi a la pasante como moderadora y se
cont con la presencia de dos de los miembros del equipo de mejora en
comunicacin y de la psicloga quien ayudo a nutrir el anlisis de los resultados
con la observacin de los comportamientos de los estudiantes.
Las variables para el anlisis del grupo focal fueron:
Comunicacin intergrupal
Comunicacin con otros cursos
Comunicacin y relacin con docentes
Comunicacin y relacin con directivos
Medios de comunicacin institucionales
Espacios de retroalimentacin
7.5 PROCEDIMIENTOS
7.5.1 Descripcin de los momentos de desarrollo de la pasanta.
57
MARTNEZ, Jos. Gua para la realizacin de grupos focales. Mxico Universidad

Iberoamericana Ciudad de Mxico. [online]. En:
http://investigacionparalacreacion.espacioblog.com/post/2007/03/30/la-tecnica-grupos-focales-aenconsiste-como-se-aplica-
66
7.5.1.1 Momento 1: Estuvo enmarcado por el reconocimiento de la organizacin,

observacin participante de la realidad organizacional y dinmicas de
comunicacin. Despus de esto se llev a cabo el diagnstico participativo de
comunicacin utilizando las tcnicas de investigacin mencionadas, que ayudaron
a cumplir el primer objetivo de este trabajo. Cabe resaltar que todas las tcnicas
usadas se hicieron de manera participativa, ya que los colaboradores escogidos
participaron en la construccin del cuestionario presentado y en las variables que
queran y consideraban necesitaban evaluarse.
7.5.1.2 Momento 2 Socializacin de los resultados con el pblico interno. Se

realiz una reunin con estudiantes, colaboradores y directivos (3 reuniones
distintas) para mostrar los resultados del diagnstico con presentacin audiovisual.
la socializacin de los resultados se hizo con el fin no slo de que conocieran el
estado de la comunicacin en su momentos sino con el fin de que estos hicieran
una lluvia de ideas sobre posibles soluciones a las problemticas arrojadas.
7.5.2.3 Momento 3 diseo del Sistema Participativo de Comunicacin Interna.

Con la lluvia de ideas y posibles soluciones que el pblico interno manifest, se
construy un Plan Estratgico de Comunicacin Interna (PECI) que fue la columna
vertebral del sistema ya que de l se desprendieron estrategias, medios y
acciones, elementos de comunicacin que configuraran el sistema en su totalidad.
Con la ejecucin de este momento en la investigacin se le apunt al logro del
segundo y tercer objetivo, establecer la configuracin de los elementos del sistema
participativo de comunicacin interna y disearlo a partir de estos.
7.5.2.4 Momento 4 ejecucin del Sistema Participativo de Comunicacin Interna.

Despus del diseo y aprobacin de los directivos y dueos de la institucin se
puso en marcha la primera estrategia de comunicacin, que corresponda a la
creacin y diseo del Sistema Participativo de Comunicacin Interna, segundo
objetivo especfico de este trabajo. Para esta estrategia se acord con el Comit
de Comunicaciones dejar un producto Manual de Comunicaciones que compilar
todos los lineamientos de dicho sistema.
7.5.2.5 Momento 5 evaluacin del sistema participativo de comunicacin interna.

En esta parte del proyecto se construy un Modelo de Evaluacin y Control para
cada una de las estrategias planteadas, este modelo estuvo soportado por
posiciones tericas.
67
7.5.2.6 Momento 6 entrega oficial del sistema participativo de comunicacin

interna. Hacer entrega del informe final que rena todo el proceso de este trabajo
con las recomendaciones y pautas para que se siga manejando tanto el comit
como la comunicacin al interior de la organizacin.
68
8. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
8.1 FASE DIAGNSTICA:
El momento uno estuvo enmarcado por el reconocimiento de la organizacin,

observacin participante de la realidad organizacional y dinmicas de
comunicacin. Posterior a esto se realiz la construccin participativa de
cuestionarios, como lo plantea Prieto, En este tipo de diagnstico, la gente misma
identifica el problema, lo que les hace tener mayor conciencia de l, reconoce su
situacin, se organiza para buscar datos y analiza estos ltimos para sacar
conclusiones58. En dicha construccin se identificaron los temas de mayor
importancia e impacto en la institucin; acto seguido cada miembro envi por
correo electrnico las preguntas con opciones de respuestas que crea necesaria
para cada tema. La pasante puli en trminos de coherencia y pertinencia las
preguntas, que fueron devueltas a los miembros para un segundo filtro. Despus
de dicha retroalimentacin, fueron presentadas al administrador financiero, quien
tambin aport mejoras a dicho cuestionario. Al final se hizo una socializacin
presencial del cuestionario, donde se realizaron los ltimos cambios y
posteriormente se aplic una prueba piloto con ocho colaboradores para descubrir
posibles ambigedades en las preguntas y procurar total claridad en los
enunciados. Todo este proceso se realiz siguiendo la metodologa planteada
inicialmente en la propuesta. Despus de esto se llev a cabo el diagnstico
participativo de comunicacin que tuvo los siguientes pasos: 59
Cuadro 4. Metodologa para la realizacin del diagnstico participativo.

Proceso de diagnstico segn Ayala Vsquez.
1. Entrevistas con directivos de

la organizacin. Que apunta al
logro de primer objetivo realizar
un diagnostico participativo de
comunicacin interna.
58
59
En este primer paso se entrevist a los

responsables de dirigir la organizacin
(dueos,
directores
o
gerentes
generales) as como a los directivos. La
intencin fue recopilar los datos
PRIETO, Op.cit, p. 59
AYALA VAZQUEZ. Op. Ocit. p 5
69
Cuadro 4. Continuacin
generales de la empresa, conseguir
una descripcin de cmo se lleva a
cabo la comunicacin dentro de la
organizacin y detectar si existe algn
problema
que
impida
su
funcionamiento eficiente. As mismo se
trat de identificar el tipo de cultura
organizacional con la que cuenta la
institucin y si existe una planeacin
estratgica que contemple misin,
visin, objetivos y metas.
2. Observacin e inventario de
medios
de
comunicacin
organizacional. Que apunta al
logro de primer objetivo realizar
un diagnostico participativo de
comunicacin interna
Inventario de que productos y acciones

hay en las organizaciones y cules no
hay y serian necesarios dentro de la
organizacin. Se procedi a solicitar
muestras de los materiales de
comunicacin interna con los que se
cuenta y se realiz un reconocimiento
fsico del lugar para identificar los
medios de comunicacin que se utilizan
para dar a conocer informacin a los
empleados.
3. Construccin participativa de
cuestionarios (colaboradores,
estudiantes Que apunta al logro
de primer objetivo realizar un
diagnostico
participativo
de
comunicacin interna
Colaboradores: En este paso, se

hicieron
cuatro reuniones con los
miembros del comit de mejora en
comunicacin, las dos primeras con el
fin de proponer diferentes preguntas y
variables a evaluar y las dos ltimas
para corregir y discutir los mtodos de
aplicacin de la tcnica. En ellas se
realizaron
dinmicas
participativas
donde los colaboradores expresaban
sus necesidades, estas permitieron
identificar las dimensiones que serian
importantes
evaluar
porque
representaban pilares comunicativos al
interior con los colaboradores
Estudiantes: con los estudiantes se
realiz un grupo focal con 14
estudiantes 2 por curso desde los
grados 5 de primaria hasta 11 de
bachillerato en l tambin se realizaron
70
dinmicas participativas en donde

pudieron expresarse, reunirse en
subgrupos para evaluar grupalmente,
segn los objetivos de la dinmica, las
falencias que se presentaban en
materia de comunicacin y cules eran
sus necesidades en este aspecto
4. Socializacin del cuestionario
5. Aplicacin
cuestionarios
de
6. Anlisis de resultados
Se socializ el cuestionario con el

comit de mejora en comunicacin que
particip en el proceso, para que ellos
evaluaran las preguntas y realizaran
propuestas que crean necesarias para
la aplicacin del cuestionario.
los Informacin de la empresa y

direccionamiento estratgico
Proceso de induccin a empleados
Medios de comunicacin organizacional
Percepcin sobre el uso de nueva
tecnologas
Clima laboral y cultural organizacional
Presencia de rumores
Fueron los temas que se identificaron
con ayuda del comit de mejora en
comunicacin y que se incluyeron en el
cuestionario
Despus de las entrevistas, el

inventario de medios y la aplicacin del
cuestionario, se procedi a vaciar los
resultados del cuestionario y darles un
valor numrico, y las respuestas se
agruparon en los 6 indicadores
(dimensiones sacadas de los grupos
focales) y se colocaron en una grfica
lineal con el fin de poder visualizar la
percepcin del publico interno sobre la
comunicacin de la institucin.
Despus de esto confront la

informacin obtenida en la encuesta
71
con los resultados obtenidos en las

entrevistas y grupos focales para
elaborar un anlisis apoyado en
posturas tericas.
8.2 FASE ESTRATGICA
Diseo del sistema participativo de comunicacin interna. Es necesario aclarar que

el diseo de todo el sistema propuesto por la pasante es una forma estratgica de
gestionar la comunicacin al interior de la institucin, por tanto la columna
vertebral es un plan estratgico de comunicacin, ya que a travs de l se
encontraron los elementos que configuraran el sistema al igual que su respectiva
evaluacin. Con la lluvia de ideas y posibles soluciones que el pblico interno
manifest, se construy el Plan Estratgico de Comunicacin Interna que dio
elementos para el diseo del sistema (estrategias, medios, acciones, redes,
pblicos). Posterior a esto se ejecut la primera estrategia del plan y se les dieron
las herramientas al Comit de Comunicaciones para que ejecute el resto de
estrategias cuando la direccin as lo decida, a travs de dos capacitaciones en
comunicacin en donde se esbozaron los lineamientos a tener en cuanto para la
aplicacin de las estrategias que ellos mismo disearon.
8.3 FASE EVALUATIVA
En esta parte del proyecto se construy un Modelo de Evaluacin y Control para

cada una de las estrategias planteadas lo que conllevara a la evaluacin final del
sistema, este modelo estuvo soportado por posiciones tericas.
72
9. PRESENTACIN DE RESULTADOS
9.1 DIAGNSTICO PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA
9.1.1 Objetivo general
Detectar las prcticas / el estado de la comunicacin interna en el Colegio

Los ngeles del Norte (CLAN) Cali, a travs de un diagnstico
participativo hecho por los colaboradores y estudiantes.
9.1.2 Objetivos especficos
Identificar el grado de apropiacin del direccionamiento estratgico de la

institucin por parte de los colaboradores y estudiantes.
Verificar la realizacin del proceso de induccin a colaboradores.
Evaluar la calidad de la induccin a colaboradores.
Definir los medios de comunicacin ms usados por cada rea de la
institucin.
Identificar el grado de satisfaccin de la calidad informativa de los medios
de comunicacin de la institucin.
Descubrir el grado de inters en las TIC de los colaboradores y
estudiantes.
Conocer la percepcin de los colaboradores sobre del clima laboral.
73
Figura 4. Acta de entrega de informe de resultados del Diagnstico

Participativo de Comunicacin Interna.
74
9.1.3 Etapas en las que se aplic el diagnstico participativo de

comunicacin. El diagnstico participativo de comunicacin interna en el Colegio
Los ngeles del Norte se dividi en tres etapas. La primera etapa comenz con el
proceso de observacin participante de la realidad organizacional donde se
observaron variables como, flujos de comunicacin, medios de comunicacin
institucional y uso y apropiacin de medios tecnolgicos. La segunda fase,
empez con una reunin del Comit de Mejora en Comunicacin. Con sus
integrantes se defini la construccin participativa de cuestionarios y su respectiva
aplicacin, las variables que se delimitaron para la evaluacin y posterior anlisis
fueron: Proceso de induccin, medios internos de comunicacin, comunicacin
entre dependencias, comunicacin con la misma dependencia, uso de las TIC,
clima organizacional y flujos de comunicacin. En esta misma etapa se llevo a
cabo el grupo focal con los estudiantes en donde se evaluaron variables como
comunicacin intergrupal, comunicacin con otros cursos, comunicacin y relacin
con docentes, comunicacin y relacin con directivos, medios de comunicacin
institucionales y espacios de retroalimentacin. La tercera y ltima fase consisti
en la tabulacin de los cuestionarios; sta fue realizada por la pasante con ayuda
de uno de los miembros del equipo de mejora en comunicacin, el profesor David
Palacios.
9.1.4 Anlisis de resultados. Los resultados y el respectivo anlisis que se

expone a continuacin est dividido en las variables que se usaron para la
realizacin del diagnostico. En l se mezclan las diferentes tcnicas y se articulan
con la teora del marco terico.
9.1.4.1 Flujos de comunicacin. En la etapa de observacin se lograron

identificar los espacios en los que se daba la comunicacin formal e informal. Gary
Kreps, considera que la relacin entre la comunicacin formal e informal se
desprende de que la primera no logra satisfacer las necesidades de informacin
del personal, por esta razn, estos buscan satisfacer dicha necesidad a travs de
rumores y canales no formales de comunicacin. Es as como la comunicacin
informal surge de la interaccin social, siendo por ello, tan variable, dinmica e
inconstante con las personas.60 Esto se evidenci claramente en la observacin
donde se marcaron los espacios informales de comunicacin que concurran los
colaboradores en sus momentos de descanso y esparcimiento, este fue el caso de
los pasillos, la sala de profesores, algunas oficinas y la cafetera, en estos lugares
se comparta informacin que deba haber sido dada de manera oficial, por
ejemplo, un docente se enter mientras caminaba por el pasillo que al da
60
PUBLICACIONES VERTIC., p. Cit . p. 23
75
siguiente haba una jornada pedaggica, se detuvo e indago sobre los detalles y
sigui su camino.
Articulando lo mencionado con los resultados de la encuesta aplicada al 96 % de

la institucin (54 colaboradores) de tres diferentes dependencias, servicios,
administracin y acadmica, se identific que en el colegio primaba ms la
comunicacin informal, ya que al indagarlos por cmo se enteran de las cosas
importantes de la institucin el 44 % tom la opcin del rumor como la que ms se
acondicionada a la manera como se enteraban de las cosas.
Grafico 1. Pregunta 15. Generalmente cuando pasan cosas importantes en

la institucin Ud. se entera por
25
25
20
15
10
5
0
16
10
Nmero de personas
Fuente: Encuesta participativa de comunicacin interna realizada en el Colegio lo
ngeles del norte
Gary Kreps, considera que el peligro del rumor, que es una de las ms comunes
expresiones de la comunicacin informal, recae en que este no tiene normas de
76
evidencia fidedigna, que podra ser correcta por casualidad, pero que casi
siempre es incorrecta, de ah que sea indeseable.61 Por tanto la comunicacin
informal se elevaba sobre la formal, debido a que la anterior no lograba suplir las
necesidades informativas y comunicativas de los colaboradores de la institucin.
Grfico 2 Pregunta 12. A la hora de comunicarse con compaeros de otra

dependencia lo hace por medio de
60
40
20
0
42
10
10
Nmero de veces
ngeles del norte
Otra prueba de que en la institucin imperaba la comunicacin informal es el

resultado que muestra la grfica 2 sobre cmo se comunicaban los colaboradores
con las otras dependencias del colegio, el 77, 7 % (42) de los empleados se
comunicaban personalmente con otras dependencias y el 83,3 % (45) lo hacan de
la misma manera con su misma dependencia. En la comunicacin vertical
predomina el intercambio de informacin de naturaleza ms formal; mientras que
la comunicacin lateral y horizontal tiende ms a lo informal.62 Sin embargo, era
61
PUBLICACIONES VERTIC., Comunicacin interna: gestin de empresas, Espaa. editorial

vrtice. 2008. P. 23
62
LEVIS, Diego. Op.cit, P. 2
77
preocupante la situacin del colegio, al descubrir que los temas que se trataban de
manera informan no slo hacan referencia a temas cotidianos o personales sino
tambin a temas laborales que deban ser tocados mediantes otros medios que
permitieran su soporte o confirmacin. Por otra parte en el grfico 1 fue posible
reconocer que a slo un porcentaje de 18.5 % sus jefes inmediatos les
comunicaban avisos importantes por lo que se observ una fuerte falencia la
comunicacin descendente.
Grfico 3. Preguntas 24,25, 26 y 27 sobre la comunicacin ascendente
60
50
40
30
20
10
0
28
32
25
22
18
22
3
28
17
Mis solicitudes Mis opiniones y

Mi jefe I.
Mi jefe I. me
son respondidas sug. Son tenidas comunica efect.
comunica su
oportunamente
en cuenta
Los
aprobacion y
requerimientos de satisfaccion con
mi trabajo
respecto al
desempeo de mi
trabajo
Siempre
Algunas veces
Nunca

ngeles del norte
Con respecto a la comunicacin ascendente la grfica 3 permite observar que la

opcin ms marcada fue algunas veces lo que significa el grado de confusin de
las personas al tratar de responder la pregunta, si existe esta duda significa que
no exista un espacio abierto (formal o informal) conocido por todos mediante el
cual se puedan hacer propuestas y que estas sean acogidas hay que recordar que
78
Si no existe una correcta vehiculacin de la comunicacin ascendente no existe

retroalimentacin63 y si no existe retroalimentacin tampoco es posible hablar de
un proceso de comunicacin.
De igual forma de los resultados de la encuesta se logr extraer que la

comunicacin formal se presentaba a travs de medios institucionalizados como lo
son el correo electrnico, el chat interno y las circulares en un bajo porcentaje,
debido a que no todos los colaboradores como lo son la dependencia de servicios
y la dependencia acadmica, tienen un espacio para acceder a dichos medios
mediante los cuales suele difundirse la informacin.
En la observacin participante y a travs de la pregunta 12 de encuesta, en el

grfico 2, se reconocieron espacios y medios formales de comunicacin como la
sala de reuniones y la sala de profesores en donde se conglomeraban para hacer
anuncios formales, al igual que los correos electrnicos, el messenger interno
(ICQ), las circulares y las reuniones. Es as, como se logr identificar a travs de
diferentes situaciones de comunicacin que se presentaron, que la comunicacin
formal en la institucin si se pensaba como tal, pero que haca falta que esta
fuera dibujada siguiendo las lneas del organigrama y que tuviera una visin clara
de los cauces de traslado de informacin planeados para la organizacin tal y
como lo plantean Ana Enrique, Gabriela Madroero, Francisca Morales y Peter
Soler en su libro la planificacin de la comunicacin empresarial 64 de esta
manera los medios y acciones de comunicacin tendran un fin especifico y
estaran pensados estratgicamente para cumplirlo.
9.4.1.2. Medios internos de comunicacin. Otra de las variables que tuvo el

diagnstico de este trabajo fueron los medios de comunicacin que se analizaron
a travs de su contenido y su forma. De este anlisis se pudo extraer que los
medios de comunicacin utilizados en la institucin estaban en desbalance, ya que
haba muchos que estn siendo sobrecargados como en el caso de las circulares
y el tablero de anuncios, en donde tomaban como mayor comunicacin mejor
comunicacin y se le abrumaba a los empleados con cerros de informacin,
dndoles una sobrecarga comunicativa mayor a la que los empleados pueden
procesar o necesitar, por lo que en vez de informar estaban desinformando
63
ENRIQUE, Ana M. MADROERO, Gabriela. MORALES, Francisca. SOLER, Peter. La

planificacin de la comunicacin empresarial, Espaa. Editorial materias 202. 2001.P. 56
ENRIQUE, Ana, MADROERO Gabriela, MORALES Francisca y SOLER Peter. p. Cit. P. 9
64
ENRIQUE, Ana, MADROERO Gabriela, MORALES Francisca y SOLER Peter. p. Cit. P. 9
79
convirtiendo esto en una barrera de comunicacin.65 Por otro lado las carteleras
principales estaban totalmente desaprovechadas y descuidadas, por no tener una
planeacin sobre qu se ubicara peridicamente. Por el contrario, el tablero de
anuncios de la sala de profesores, claramente necesario, estaba congestionado de
informacin que no estaba actualizada, por tanto los docentes no recurran a l
para adquirir informacin ya que haba perdido su credibilidad. En cuanto a
contenido, las circulares, el medio ms usado por la institucin para comunicarse
con empleados y estudiantes, incluan mucho detalle de la informacin, lo que las
haca muy completas, pero aburridas al leerlas. Por otra parte, stas eran escritas
en letra mayscula sostenida lo que las haca menos legibles y no manejaban
ningn tipo de diagramacin que hicieran ms agradable y llamativa la lectura, por
este motivo, se encontraban empapelando los pisos de la institucin
inmediatamente eran entregadas, ya que a los estudiantes no les llamaba la
atencin leerlas.
9.4.1.3 Uso de las TIC. En la fase de observacin se evidenciaron falencias en

cuanto al uso de la tecnologa como un indispensable medio de comunicacin, ya
que en las entrevistas, los directivos, lo plantearon como un factor de cambio ms
que necesario en la institucin. Los docentes no tenan un espacio fijo con
computadores donde pudieran hacer consultas, revisar trabajos, subir notas y si
no era el caso de los docentes, muchsimo menos era el caso del personal de
servicio que tambin deba recurrir al rumor para enterarse de los asuntos
institucionales.
Grafico 4. Pregunta Utiliza Ud. el correo institucional frecuentemente?
NO, 24
65
SI, 26
PUBLICACIONES VERTICE. p. Cit. p. 10
80

ngeles del norte
Grafico 5. Pregunta Porqu no hace uso del correo institucional?
25
20
15
10
5
0
22
1
11
Nmero de personas
ngeles del norte
Segn lo clarifica la grfica 4, el 48 % de los colaboradores no usan el correo

institucional, al indagarse sobre el porqu, la grfica 5 muestra que no han sido
capacitados para su uso. Por otra parte, el correo electrnico institucional no est
implementado para la totalidad de la organizacin y al mismo tiempo, quienes
tienen una cuenta institucional, consideran que la plataforma no es amigable, que
presenta muchas dificultades, que se llena muy fcil, se bloquea y adems, no se
les ha capacitado para su correcto manejo, por tanto no hacen uso de l y se
comunican por su correo personal. En la actualidad la capacitacin de los
recursos humanos es la respuesta a la necesidad que tienen las empresas o
instituciones de contar con un personal calificado y productivo. Razn de peso
para capacitar a su personal docente, administrativo y de servicios en
herramientas tecnolgicas que les permita no slo aplicar dichos conocimientos en
81
la operatividad de sus cargos, sino tambin usarlos como vinculo informativo y de

comunicacin. La importancia de las capacitaciones tecnolgicas radica en que
ella ayuda a la organizacin, conducindola a una mejor rentabilidad y fomenta
actitudes hacia el logro de los objetivos organizacionales; ayuda al individuo
dndole lugar a que interiorice y ponga en prctica las variables de motivacin,
realizacin, crecimiento y progreso. Todo esto fortalece las relaciones las
relaciones humanas entre el grupo de trabajo ya que fomenta la cohesin en el
grupo de trabajo mediante la mejora de la comunicacin entre grupos e
individuos. 66 esta preocupacin era compartida por el administrador financiero de
la institucin quien en una entrevista estructurada plante que entre sus objetivos
principales estaba hacer ms efectiva la comunicacin entre dependencias y hacer
uso del correo institucional a travs de la capacitacin de su personal.
Grfica 6. En qu grado est Ud. interesado en las nuevas tecnologas?
49
50
40
30
20
10
0
Muy
Poco
Nada
interesado interesado interesado
Nmero de personas
ngeles del norte
66
RODRIGUEZ, Joaqun. Administracin moderna del personal. Mxico: editorial Thomson. 2010.
p. 253
82
El 90.7% de los encuestados coincide en que las nuevas tecnologas de la

informacin son un excelente medio de comunicacin y que estn muy
interesados en ellas, pero que la institucin no les ha proporcionado las
capacitaciones para aprender a usarlos correctamente. Es indiscutible el inters y
la necesidad expresada por toda la comunidad de la institucin en cuanto a
capacitacin e implementacin de nuevas tecnologas dentro de los procesos
comunicativos, ya que la institucin est en un proceso de evolucin, y el personal
de servicios y el personal acadmico no estn entre los estndares necesarios
para este proceso.
9.1.4.4 direccionamiento estratgico. En general el direccionamiento estratgico

est bien posicionado y apropiado en las tres dependencias, tal cual lo muestra la
grafica 6. Sin embargo, hay valores que son reconocidos por el colectivo pero no
estn institucionalizados, esto quiere decir que por cultura organizacional el 44 %
de los colaboradores identifica, calidad en el trabajo, como uno de los valores
corporativos. No obstante, ste no est contemplado dentro de la plataforma
estratgica que ha sido difundida a lo largo de su existencia.
Grafica 7. De los valores institucionales del CLAN con cules se siente

identificado?
50
40
30
20
10
0
24
10
32
17
41
29
Nmero de veces
ngeles del norte
83
Grafica 8. De los valores institucionales del CLAN con cules se siente

identificado?
30
30
25
20
15
10
5
0
23
Ser una institucin Contribuir a la

Ser una institucin
reconocida a nivel construccin de
bilinge.
nacional
una sociedad justa
Numero de personas

ngeles del norte
Por otra parte, se puede analizar que en las tres dependencias se tiene
conocimiento y apropiacin de la misin y la visin, sin embargo, no se tiene claro
hacia dnde se proyecta la institucin, ya que no se han establecido claramente
las metas a alcanzar por departamento, lo que demuestra una desarticulacin
entre la visin institucional y las metas que persiguen los colaboradores (grfica
7). La prctica de la visin compartida supone aptitudes para configurar "visiones
del futuro" compartidas que propicien un compromiso genuino antes que mero
Acatamiento.67 Es importante reconocer la visin perseguida por los
colaboradores de manera que esta se unifique con la actual y como dice Peter
Senge esta visin pueda compartirse sin la necesidad de ser impuesta.
9.4.4.5 Proceso de induccin. Con respecto al proceso de induccin, los datos

arrojados por la encuesta en la grafica 9 evidencian que este proceso no est
institucionalizado, y son los mismos colaboradores quienes consideran que la
induccin es indispensable para desarrollar de forma adecuada sus funciones. Lo
que permite inferir que a las personas que no se les realiz dicho proceso se les
67
SENGE, Peter M. "The Practice of Innovation" Leader to Leader. 9. Chicago: junio 1998. p.
16-22
84
dificult la adaptacin a la dinmica organizacional, pues no tuvieron claras las

instrucciones de la labor que entraban a desempear dentro del colegio. El
margen de riesgo es porque el elemento nuevo, hasta no ser adiestrado e
introducido en las normas, polticas y reglas que existen en la organizacin,
cometer errores ya sean grandes o pequeos los cuales ocasionarn gastos
extras68 es as como los procesos de induccin al interior de la organizacin
minimizan errores en los procesos, pues un colaborador bien entrenado cometer
menos errores que uno que no lo est y de esta manera la organizacin no tendr
que hacerse cargo ni fsico ni monetario de dichos errores.
Considerando que las labores administrativas tienen una fuerte carga operativa y
estratgica, se considera ms que necesario la realizacin de una induccin,
preparada con anticipacin y la elaboracin de un manual de funciones o
procedimientos para que los colaboradores que ingresen al equipo de trabajo,
puedan tener acceso a la informacin necesaria para empezar sus funciones sin
mayores dificultades.
Grfica 9. Pregunta Cuando Ud. entr a trabajar al CLAN tuvo proceso de

induccin?
SI, 21
NO, 29

ngeles del norte
El proceso de induccin es vital para que los colaboradores ingresen con buena
disposicin de trabajo, pues de lo contrario, la incertidumbre y angustia por no
conocer la operatividad de los procesos a desarrollar, puede limitar su aprendizaje,
indisponerlo de inmediato con su trabajo, provocando insatisfaccin y posteriores
68
MERCADO, Salvador. Administracin aplicada: Teora y Prctica, Primera Parte. Limusa. Mexico 2004. p.
429
85
renuncias69.Como ejemplo de ello, est el retiro de un docente que haba

ingresado tres semanas a tras a la institucin como profesor de qumica, en el
proceso de observacin la pasante se dio cuenta que nunca fue presentado ante
quienes seran sus compaeros y sus estudiantes, por lo que la adaptacin a la
cultura de la institucin fue casi imposible, nadie lo acompaaba en el almuerzo,
los estudiantes no reconocan su figura como de autoridad por lo que a las tres
semanas de estar trabajando, decidi retirarse considerando que la enseanza no
era su futuro. Es posible que razones externas hubieran afectado al docente de
qumica y lo impulsarn a dejar su trabajo, pero con seguridad, de haber sido
inducido a la cultura de la institucin de una manera distinta, su corta participacin
en el colegio hubiera sido ms productiva y mucho ms agradable para l.
9.1.4.6 Clima organizacional. En general, el clima organizacional en el rea

administrativa es aceptable, como se aprecia en la grfica 10, lo que significa que
los miembros de esta dependencia no estn totalmente satisfechos con el
ambiente laboral, pero ello no influye directamente en sus labores diarias. La
comunicacin con los jefes inmediatos es cordial y efectiva, debido a que existen
herramientas como el ICQ (Messenger Interno), correo institucional, telfono y
acceso permanente a internet, que la propician y le dan agilidad. Cabe anotar que
existe disposicin de parte de los jefes inmediatos para que la comunicacin se
haga de manera cordial y respetuosa. En el proceso de observacin se evidenci
la distancia que hay entre esta rea y las otras dos, debido a que las condiciones
de trabajo son muy diferentes, en sentido de horarios y espacio fsico.
Grfica 10. Pregunta Considera usted que la comunicacin con sus
compaeros de trabajo es
rea Administrativa
10
0
5
1
4
Amistosa
69
6
0
4
distante
Ibd., p. 431
86
6
1
3
Laboral
En el rea de servicios, el clima organizacional propicia la comunicacin entre sus

miembros, sin embargo, los medios existentes no son efectivos con respecto a la
comunicacin de esta dependencia con otras, lo que hace que en los resultados
se evidencie inconformismo. La relacin entre los miembros del rea de servicios
y sus jefes inmediatos es buena, en ella se propician espacios de comunicacin,
que siempre se hacen de manera informal y verbal. Sin embargo, se nota una
contradiccin, ya que la pregunta que indaga si existen herramientas para la
comunicacin con su jefe, la mayora contesta que si, cuando en otras preguntas
ha contestado que la comunicacin se limita a lo que puede ser expresado
verbalmente. De esta contradiccin se puede analizar que las herramientas
existen en la institucin que pero esta dependencia no tiene acceso a ellas y por
tanto la comunicacin es meramente verbal. Un anlisis representativo de las
relaciones de comunicacin entre la dependencia de servicios y el resto de la
institucin, trae como conclusin que por ms de que sta sea un rea que tiene
contacto con todo el personal, no significa que sus miembros sientan que existe
una COMUNICACIN con todos. Esto quiere decir que el contacto del personal
de servicios con el resto de la institucin se limita a lo estrictamente laboral y que
no se les brinda un espacio en donde puedan establecer una comunicacin que
atraviese ese lmite.

rea de Servicios
6
4
2
0
3
2
1
amistosa
1
0
5
distante
6
0
laboral
Fuente: Encuesta participativa de comunicacin interna realizada

en el Colegio lo ngeles del norte
87
En el rea acadmica, las cosas son distintas, ya que hay distanciamiento entre
los docentes de primaria y de bachillerato; ya que el colegio no les brinda espacios
de integracin y de recreacin en donde puedan compartir. Sin embargo, en
repetidas ocasiones han intentado llevar a cabo diferentes actividades de este tipo
pero en horarios a los que los docentes no pueden acceder debido a que tienen
otros trabajos u otras responsabilidades. Por lo que el clima organizacional se ha
visto afectado, as mismo consideran que la comunicacin con los administrados
no es accesible, pues cuando logran acceder a estos espacios la comunicacin no
es efectiva, ya que no escuchan sus propuestas y sus sugerencias no son tenidas
en cuenta.

rea Acadmica
60
50
40
30
20
10
0
27
7
10
21
7
adminis
amistosa
0
1
4
servicio
distante
21
academico
laboral

ngeles del norte
88
9.1.4.7 Anlisis del grupo focal con estudiantes. Paralelo a la realizacin de la

encuesta y la observacin participante, se estaba trabajando en el diagnstico
participativo con los estudiantes para lo que se aplic un grupo focal, en donde
participaron 14 estudiantes. El grupo focal fue apoyado por el departamento de
psicologa, con quien se dise una actividad que adems de romper el hielo
sirviera como prueba diagnstica de las relaciones de los estudiantes con el resto
de la institucin.
El grupo focal se realiz con 14 estudiantes, dos por cada curso; se escogieron a
los voceros y suplentes de cada uno, por tener habilidades comunicativas, por ser
crticos y por ser la voz del resto de sus compaeros. La realizacin de esta
actividad fue exitosa, la respuesta fue muy positiva y se extrajeron resultados
significativos para esta fase diagnstica. Los resultados de esta actividad fueron
analizados con ayuda de la psicloga de la institucin Leidy Ramrez bajo la teora
de la psicologa del color.
Imagen 2. Fotografa del grupo focal con Estudiantes, actividad Teora del
Color (cuarto a onceavo grado)
Fuente: la pasante tom la fotografa durante el grupo focal.
89
Se encontr que la relacin de los estudiantes de primaria es bastante distante

con los de bachillerato, por lo que genera temor para los ms pequeos entrar a
sexto de bachillerato; se evidenci la independencia de cada curso, ya que no se
relacionan ni interactan de manera constante con sus compaeros de otros
cursos. Sin embargo, al interior de cada grado, por ejemplo, once, noveno,
sptimo, se encontr gran unin y capacidad para trabajar en equipo. la actividad
realizada con las tarjetas de colores daba la posibilidad de conocer las
percepciones de cada estudiante con respecto a los diferentes actores con
quienes interactan a diario.
Comunicacin y relacin con docentes. Dentro de los hallazgos se logr

determinar que todos los estudiantes identifican a
Las profesoras con la
materialidad, la dulzura, la escucha y la comprensin. Por su parte a los profesores
los ven como estrictos pero divertidos, a los coordinadores como estrictos e
impartidores de justicia y transparencia, por tanto fueron ubicados en el color gris por
su neutralidad. A la secretaria la consideraron amable, servicial, y dispuesta ayudar,
por lo que la clasificaron con el color azul, y a servicios lo clasificaron con el color
blanco, por ser creadores de conciencia, pulcritud, amabilidad, orden y calma. En el
debate los estudiantes sugirieron un mayor uso tecnolgico en la institucin para
comunicarse con los profesores y con el resto del personal; tambin se manifest
presencia del rumor entre los profesores con respecto a los estudiantes, situacin
que les provoca inseguridad con respecto a las personas con quienes comparten el
aula diariamente.
Medios de comunicacin institucional. Sobre las carteleras opinan que deberan

ser mejor aprovechadas y que sera bueno incluir fotografas, informacin de
actualidad y del acontecer cotidiano en la institucin, como estudiantes destacados,
por ejemplo, pero no slo por su excelencia acadmica. A su vez, piensan que no
existe quien filtre esa informacin, en cuanto a pertinencia, calidad informativa,
ortografa y redaccin. Tambin proponen la creacin de una revista o un peridico
mural en donde pueda participar toda la comunidad educativa, que sea amigable a la
lectura y que les permita expresarse frente al resto del colegio. De las circulares
opinaron que stas son reutilizadas, ya que se evidencian imprecisiones en muchas
de ellas, al igual que mala presentacin y psima ortografa, consideran que este
medio de comunicacin es sobrecargado de informacin y por esa razn da pereza
leerlo. Esta opinin se confronta con la encontrada al analizar este medio en cuanto
a su contenido, en donde tambin se descubri que estaba siendo sobrecargado lo
que creaba una barrera comunicativa que en vez de informar estaba desinformando.
90
Espacios de retroalimentacin. con respecto a estos espacios expresaron su

inconformidad sobre todo acerca del aula hogar, un espacio de comunicacin que
permite a los estudiantes hablar de sus problemas con otros compaeros, con
docentes, eventualidades de la institucin y temas concernientes al curso,
manifestaron que este espacio ha sido subvalorado y que los directores de curso lo
estn usando para calificar trabajos y para otros asuntos que no corresponden a lo
planteado por esta accin comunicativa. Es necesario recordar que el sentido
original de la retroalimentacin es compartir con una persona o un grupo de ellas, las
sugerencias, preocupaciones y observaciones identificadas en algn acto o proceso
con el fin de mejorar su funcionamiento. Es por ello que el tambin llamado feed
back es excelente para eliminar errores, fallas y vicios en los equipos de trabajo, las
personas y organizaciones enteras70. Los pilares de la educacin han cambiado y
por esta razn es ms que necesario que los espacios que se han creado para que
los estudiantes comuniquen sus dudas y sugerencias no pueden ser usados para
actividades diferentes, ya que como consecuencia de esto, los estudiantes se han
sentido desvalorizados y ha tomado resentimiento contra los directivos de la
institucin, perdiendo credibilidad en este espacio comunicativo llamado aula hogar y
en sus propios maestros.
9.2 DISEO Y PLANTEAMIENTO

COMUNICACIN INTERNA
DEL
PLAN
ESTRATGICO
DE
Como se mencion anteriormente la columna vertebral de Sistema propuesto fue

un plan estratgico denominado Sistema Participativo de Comunicacin
Interna (SPIC) que se formul teniendo en cuenta los resultados del diagnstico
hecho por colaboradores y estudiantes, buscando detectar el estado de la
comunicacin interna en la institucin.
Este tuvo tres fases principales. El primero fue de observacin por parte de la
pasante; durante este momento se analizaron diversas situaciones de
comunicacin y se identificaron las falencias ms relevantes, entre las que
destacan la debilidad de la comunicacin formal y la falta de capacitacin para
usar la tecnologa como medio de comunicacin. En un segundo momento, se
realizaron encuestas y grupos focales con miembros de la institucin (estudiantes
y colaboradores) para conocer su opinin sobre el funcionamiento de la
comunicacin. En el tercer momento, se tabularon los resultados de las encuestas
70
AYALA, Rafael. 10 ideas prcticas para tener una retroalimentacin efectiva en la empresa.
[online] en: http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/10-ideas-practicas-tenerretroalimentacion-efectiva-empresa.htm. [consultado el 10 de noviembre de 2011].
91
y se identificaron problemas con el proceso de induccin, los valores corporativos

y el acceso a medios tecnolgicos de comunicacin.
Los aspectos mencionados fueron analizados en conjunto con el Comit de

mejora en comunicacin. All se definieron los problemas prioritarios por audiencia,
se cruzaron y se identificaron los problemas constantes que afectaban a ms de
una dependencia:
Proceso de induccin
Integracin Intra-Inter dependencia
Puntos incomunicados
Capacitacin tecnolgica
Posteriormente, los miembros del comit plantearon algunas soluciones viables
para resolver estas dificultades de comunicacin.
Gestionar la comunicacin a travs de un espacio formal que maneje los

medios y la informacin.
Disear un programa de induccin con un medio que la regule.
Hacer capacitaciones tecnolgicas para todo el personal.
Abrir espacios de integracin para el rea acadmica y para todo el
personal.
Crear incentivos para todo el personal.
Crear nuevos medios de comunicacin e informacin para el rea
acadmica y de servicios.
Abrir espacios o nodos de informacin para que los acadmicos y el
personal de servicios puedan acceder a la informacin dada por el correo
institucional.
Considerando estos hallazgos empieza a construirse el Sistema Participativo de

Comunicacin Interna, el cual busc contribuir al proceso de mejoramiento
continuo de los espacios y medios de comunicacin usados por los colaboradores
de colegio. Adems, pretende sensibilizar al pblico interno sobre la importancia
de la participacin y la retroalimentacin en los procesos comunicativos, tanto con
sus compaeros de trabajo como con los directivos.
92
9.2.1 Objetivos de Comunicacin
9.2.1.1 Objetivo general de comunicacin
Generar sentido de pertenencia, compromiso y motivacin en el pblico interno del

Colegio los ngeles del Norte a travs del fortalecimiento de los canales de
comunicacin y sus prcticas comunicativas.
9.2.1.2 Objetivos especficos de comunicacin
Crear espacios formales de comunicacin que permitan al pblico interno

del Colegio ngeles del Norte participar activamente en las dinmicas de
comunicacin.
Contribuir al mejoramiento constante de los medios y acciones de
comunicacin usados por la institucin.
Motivar al pblico interno del Colegio los ngeles del Norte a que incursione
en el uso de las tecnologas de la informacin y la comunicacin como
medio indispensable para la comunicacin intra e inter dependencias.
Fortalecer e institucionalizar el proceso de induccin en ngeles del norte.
93
Cuadro 7. Plan estratgico: objetivo 1 y 2
94
Cuadro 8. Plan estratgico objetivo 3
95
Cuadro 9. Plan estratgico: objetivo 4 primera estrategia
96
Cuadro 10. Plan estratgico: objetivo 4 segunda estrategia.
97
9.2.2 ESTRATEGIA 1: Responde al objetivo: crear espacios formales de

comunicacin que permitan al pblico interno del Colegio ngeles del Norte,
participar activamente en las dinmicas de comunicacin.
9.2.2.1 Creacin del Comit de Comunicaciones y la Red de Periodistas

Escolares. La primera medida estratgica consisti en la creacin de un comit
de comunicaciones, este sera entonces la base de todo el sistema, el motor, para
que a travs de l pudieran echarse a andar los dems proyectos estratgicos que
se planearn y se ejecutarn en un futuro cercano, el objetivo era que dicho
comit dirigiera los procesos comunicativos dentro de la institucin. El comit es
el espacio formal desde donde se promueve el buen uso de medios y acciones de
comunicacin por parte de colaboradores y estudiantes, con el fin de potencializar
sus habilidades laborales y humanas, para lograr una mayor productividad. Est
compuesto por los principales emisores de comunicacin de la institucin,
abarcando todos los estamentos del colegio; quienes a su vez tienen a cargo una
Red de Corresponsales encargados de realizar la reportera, montaje y publicacin
de boletines, carteleras, entre otras actividades. Los corresponsales deben tener
una actitud receptiva y estar muy atentos a los sucesos y opiniones de sus
compaeros de dependencia para que la informacin brindada a travs de los
medios/acciones sea veraz y oportuna.

Cdigo RH
Versin 001
PERFIL DEL CARGO Y
MANUAL DE FUNCIONES
COMIT DE
COMUNICACIONES
NOMBRE DEL CARGO: Integrante del Comit de Comunicaciones
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Rectora.
98
OBJETIVO DEL CARGO:
Actualizar, desarrollar y evaluar los medios de comunicacin existentes en

IMECOL S.A, as como ser corresponsal activo de la direccin a la que pertenece
para gerenciar los procesos de comunicacin y relaciones interpersonales entre
los colaboradores.
RELACIONES INTERNAS:
Dependencia administrativa, dependencia acadmica y dependencia de servicios
PERSONAS EN EL CARGO:
Un miembro de la junta directiva

Un miembro del rea de Relaciones Pblicas.
PERSONAS A CARGO:
Red de corresponsales CLAN:

Un docente del rea de deportes
Un docente del rea de artes
Un docente de pre escolar y primaria
Un miembro de la administracin.
FUNCIONES DEL CARGO:

Ser corresponsal de su rea especfica para transferir informacin al comit que
sirva posteriormente en la construccin de contenidos de los medios de
comunicacin del Colegio los ngeles del Norte como boletines, carteleras, etc. y
a su vez mantener informados a sus pares de las principales novedades que
ocurren en la organizacin.
Desarrollar una mente despierta, curiosa y de carcter inquisitivo para con todas
las actividades a realizarse en CLAN
99
Tener la virtud de ser una persona ntegra, con fuerte personalidad y capacidad
de liderazgo ante sus pares y dems colaboradores de la organizacin.
Debe establecer una comunicacin continua entre las direcciones y los
colaboradores.
Ser voz de los colaboradores de su rea para manifestar quejas, reclamos, o dar
a conocer alguna informacin que sea de inters institucional.
Procurar que el pblico interno sienta que hacen parte fundamental del CLAN;
que sus opiniones son escuchadas y son tenidas en cuenta para la toma de
decisiones.
EDUCACIN:
FORMACIN:
HABILIDADES
EXPERIENCIA
HABILIDAD
Aptitud verbal
Aptitud receptiva
Aptitud social
Aptitud numrica
Aptitud para la
toma de
decisiones
Capacidad de
anlisis
Capacidad de
Trabajar bajo
presin
Memoria
Honradez
Puntualidad
Responsabilidad
PERFIL DEL CARGO

Capacitacin en comunicacin organizacional,
lectoescritura, comunicacin asertiva, gneros
periodsticos, entre otros.
Manejo de programas de office
Ver cuadro de habilidades y requerimientos
Llevar mnimo un ao en la organizacin
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTO
HABILIDAD
REQUERIMIENTO
x
Habilidad para
x
manejar personal
x
Creatividad
x
x
Dinamismo
x
Discrecin
x
x
Iniciativa
x
Liderazgo
Concentracin
Control
Flexibilidad
Atencin
Presentacin
personal
Tolerancia
x
x
x
Fuerza fsica
100
x
x
x
x
9.2.2.2 Red de corresponsales

Funciones del Cargo:
Ser corresponsal de su rea especfica para transferir informacin al comit

con base en la cual se construirn los contenidos de los medios de
comunicacin del Colegio los ngeles del Norte, como boletines, carteleras,
etc., y a su vez mantener informados a sus pares de las principales
novedades que ocurren en la institucin.
Desarrollar una mente despierta, curiosa para con todas las actividades a
realizarse en CLAN
Tener la virtud de ser una persona ntegra, con fuerte personalidad y
capacidad de liderazgo ante sus pares y dems colaboradores de la
institucin.
Establecer, fomentar y procurar una comunicacin continua entre los
directivos y los colaboradores.
Ser voz de los colaboradores de su rea para manifestar quejas, reclamos,
o dar a conocer alguna informacin que sea de inters institucional.
Procurar que el pblico interno sienta que hacen parte fundamental del
CLAN; que sus opiniones son escuchadas y son tenidas en cuenta para la
toma de decisiones.
9.2.2.3 Creacin de la Red de Periodistas Escolares. Adems del comit de
comunicaciones se cre tambin la Red de Periodistas Escolares, como un
espacio formal de comunicacin en el mbito estudiantil. Est compuesta por los
voceros de cada curso desde 4 de primaria hasta el grado undcimo de ambos
calendarios. De esta manera se involucra a los estudiantes en el proceso de
diseo y construccin de contenidos de comunicacin, se fomenta su compromiso
con la institucin y se les forma en una actividad extracurricular que mejorar sus
capacidades comunicativas.
9.2.2.4 Creacin del Boletn Noticlan. Una de la funcin del Comit de

Comunicacin y de la Red de Corresponsales es la creacin y publicacin del
boletn NOTICLAN: un boletn institucional para pblico interno y externo de
periodicidad bimensual (por cada periodo acadmico).
101
La primera edicin del boletn sali el da 06 de diciembre de 2011 y la segunda el

16 de febrero del 2012.
La Red de Corresponsales CLAN, compuesta por administrativos y docentes de

diferentes departamentos acadmicos de la institucin, fue la encargada de hacer
la reportera para cada seccin del boletn y estructurar las noticias para cada una.
Las secciones de NOTICLAN son: Editorial, donde el comit de comunicaciones

da un mensaje que competa a toda la comunidad CLAN; Logros, que cuenta los
logros ms destacados, tanto de estudiantes como de docentes; Extra, que cuenta
al detalle la noticia ms importante; Eventos, que cuenta los eventos que se
realizaron ya sean acadmicos o sociales y los que estn prximos a realizarse;
finalmente Sociales que habla de los personajes de la institucin y su actividad
dentro de ella.
Esta primera estrategia busca garantizar que la informacin que se transmita
dentro de la institucin llegue a su destino a tiempo y sin distorsiones
significativas. En este sentido, podra catalogarse como una estrategia de
acercamiento o franquiciamiento71 que debe perdurar en el tiempo para mantener
una comunicacin veraz y oportuna entre los diferentes actores de la institucin.
Tanto el Comit como la Red de Periodistas se constituyen como espacios

formales de comunicacin. Para ello fue necesaria una capacitacin en
comunicacin donde se les dejara claro cules eran los objetivos, la importancia
de su labor y la forma como deban operar de ahora en adelante.
71
ELIAS, Joan. MASCARAY, Jos. Ms all de la comunicacin interna: la intra-comunicacin. Gestin 2000.
Com. Barcelona. 2003. P. 162
102
Figura 5. Boletn Institucional Noticlan.
9.2.2.5 Manual de Comunicacin CLAN. Es el producto entregable de todo este

proyecto que contiene la configuracin de todos los elementos del Sistema
Participativo de Comunicacin Interna, as como, los diferentes medios de
comunicacin de la organizacin y el uso que se le debe dar a la informacin y a la
imagen de la institucin. Este tambin explica de manera clara, como queda
conformado todo el sistema, y es el mayor punto de referencia del Comit de
Comunicaciones.
103
Figura 6. Manual de Comunicacin Interna (ver CD adjunto)
9.2.2.6 Sistema Participativo de Comunicacin Interna. El siguiente esquema

explica como quedo esbozado el sistema participativo de comunicacin interna,
cuya columna vertebral son las estrategias de comunicacin planteadas en el plan
estratgico.
104
Figura 7. Esquema del Sistema Participativo de Comunicacin Interna
9.2.3 ESTRATEGIA 2. Responde al objetivo: Motivar al pblico interno del

Colegio los ngeles del Norte a que incursione en el uso de las tecnologas de la
informacin y la comunicacin como medio indispensable para la comunicacin
intra e inter dependencias.
9.2.3.1 Plan de Educacin y Capacitacin Tecnolgica, El CLAN digital. Esta

estrategia es una de las respuestas a las falencias y necesidades tecnolgicas
que se encontraron en el diagnstico de comunicacin realizado interna y
105
participativamente con los colaboradores. Esta estrategia se plante en conjunto

con el Comit de comunicaciones y tena como objetivo eliminar la brecha
educacional que haba entre una dependencia y otra, a nivel tecnolgico.
Al conocer las opiniones individualizadas de algunos colaboradores de rea de

servicios, se comprendi que para que esta estrategia fuera exitosa se necesitara
de un seguimiento continuo e inversin econmica. Es as como se pens en una
estrategia de Acompaamiento.
Una estrategia de acompaamiento consiste en programar acciones individualizadas y
personalizadas en las que un gua, lo ms confiable y objetivo posible, apoya el trnsito
de una situacin a otra, aclara las dudas que surgen y disipa incertidumbres"72.
Los colaboradores de la institucin, sobre todo los de la dependencia de servicios,

se sentan muy asustados con la medida que se tomara en adelante en cuanto a
recibir toda la informacin por va electrnica, ya que ellos no contaban con
capacitacin tecnolgica, ni con computadores a los cuales poder acceder para
conocer la informacin; sin embargo, tambin se descubri que para llevar a cabo
esta estrategia era necesario la instalacin de equipos de computacin en un lugar
al que tanto maestros como otros empleados pudieran tener acceso, por cuanto la
sala de sistemas, por lo general, es usada por los estudiantes.
De igual manera, haba que realizar una inversin en la contratacin de un

profesor especialista en personas que apenas se estn iniciando en el manejo y
funcionamiento de los sistemas tecnolgicos, pues ninguno de los profesores de la
institucin estaba capacitado para realizar este trabajo.
Este programa de capacitacin deba ir acompaado de una campaa de

promocin, con carteles y folletos que describieran la importancia de adquirir este
nuevo conocimiento y usarlo a favor de su trabajo y su vida.
9.2.3.2 Portafolio con el material de la capacitacin. Es una carpeta

corporativa o brochure institucional, que contendr un resumen de los temas
tratados en la capacitacin, al mismo tiempo describir detalladamente todos los
pasos que se deben hacer para ejecutar los procesos enseados por el
72
Ibd., P. 164
106
capacitador (instructor o profesor). De esta manera, el colaborador podr

consultarlos cuando los necesite hasta que adquiera la destreza requerida.
9.2.3.3 Tu Zona Digital. Este debe ser un espacio cmodo al que tanto profesores
como dems colaboradores puedan tener acceso en sus espacios libres, en este
espacio podrn acceder al correo institucional, a la pgina de la institucin y
podrn conocer los comunicados y mensajes que las dems dependencias tienen
para comunicarles. Este espacio estara acompaado de sealtica especial,
para el uso correcto de los elementos que ah se encuentren, carteles
motivacionales e informativos sobre como ingresar a la pgina web y al correo
electrnico.
Esta estrategia no lleg a su ejecucin debido a que era necesario, como se haba
mencionado antes, realizar una inversin econmica, que el colegio no poda
realizar en ese momento. Sin embargo, desde otras actividades complementarias
a la pasanta se implement el correo electrnico como medio de comunicacin
permanente con la dependencia administrativa y acadmica. El Comit de
Comunicaciones, continua trabajando para poder realizar esta estrategia ms
adelante.
9.2.4 ESTRATEGIA 3. Responde al objetivo, fortalecer e institucionalizar el
proceso de induccin en el colegio los ngeles del norte.
9.2.4.1 Programa de orientacin a nuevos colaboradores Tradiciones

CLAN. El ser humano necesita recibir instruccin sencilla e inteligente sobre lo
que se espera que haga, como lo puede hacer y que constituye un trabajo bien
hecho(Lawrence Appley).
Al diagnosticar que los colaboradores de la institucin no estaban recibiendo

instrucciones claras y precisas sobre sus funciones dentro de la organizacin, se
lleg a la conclusin de que era necesario implementar un programa de
orientacin y entrenamiento a los nuevos colaboradores. De acuerdo con el
diagnstico realizado a travs del cuestionario, el 25% de los encuestados
contest que la informacin que se le present en esa induccin fue incompleta,
es por esto que se puede inferir que, muy seguramente, la informacin que se les
brinda a los nuevos empleados no slo es precaria sino que tambin los mtodos
utilizados no han sido los ms adecuados para suministrar esta informacin, pues
la mayora de los entrevistas en el grupo focal reflej inconformidad, por las largas
y aburridas reuniones en las que se presentaba la informacin institucional al
107
ingresar a laborar. La induccin no es solamente un proceso en el que le se le

indica al trabajador que debe hacer, es tambin la oportunidad para que la
organizacin entrene a sus empleados de manera que disminuya la rotacin de los
mismos y los motive a conservar el empleo73. Asimismo, es necesario reconocer
que si el nuevo colaborador de la institucin no es entrenado durante su etapa de
adaptacin, es muy posible que la institucin deba incurrir en gastos para cubrir
los errores que este cometa. El margen de riesgo es porque el elemento nuevo,
hasta no ser adiestrado e introducido en las normas, polticas y reglas que existen
en la organizacin, cometer errores ya sean grandes o pequeos los cuales
ocasionarn gastos extras74. De esta manera podemos reiterar que un buen
proceso de induccin minimiza errores, perdidas y gastos, adems de crear en el
nuevo elemento agradables sentimientos de seguridad y de aceptacin que
encausarn sus actitudes de manera positiva75
Con la creacin del programa de orientacin a nuevos colaboradores tradiciones

CLAN, estos podrn conocer, al ingresar a la institucin, las condiciones en las
que van a trabajar y los detalles del cargo a desempear; adems encontrarn un
ambiente amable de trabajo, un ambiente en donde se piensa en ellos como base
de una pirmide. En el programa se decidi hablar de orientacin, debido a que la
palabra induccin podra generar prevencin por parte de los colaboradores, ya
que estos tienen la concepcin de que la induccin es una larga y aburrida
conferencia que deben aguantar para ingresar a una empresa76. Es por esta
razn que se decidi re direccionar el concepto a travs de un proceso orientativo,
dinmico y gil pero que le permitiera a los nuevos colaboradores conocer la
institucin a travs de su historia, su razn de ser, y posteriormente conocer las
particularidades de su labor a realizar.
El programa Tradiciones CLAN est planeado para una jornada en la que los
participantes podrn relacionarse con sus compaeros y contar quienes son a
travs de su experiencia en otras instituciones u organizaciones. Tendrn un
cuentero que narrar de forma divertida la historia de la organizacin y otras
actividades dinmicas que harn del programa un ameno aprendizaje.
9.2.4.2 Protocolo General del Programa. Este producto fue creado con el fin de
consignar todo lo que el proceso requiere; es un check list del proceso de
73
MONDY, Wayne. NOE, Robert. Administracin de Recursos Humanos. Pearson Prentice Hall.
Mexico 2005. P 122
74
MERCADO, Salvador. Administracin aplicada: Teora y Prctica, Primera Parte. Limusa. Mexico
2004. P429
75
Ibid,. P 430
76
*(tomado de grupo focal realizado para discutir los problemas prioritarios, octubre 21 de 2011)
108
orientacin que deber ser seguido por la Rectora encargada, quien ser la
responsable de la ejecucin de esta estrategia. El proceso vendr acompaado
de una metodologa de control y seguimiento, con el fin de evaluar continuamente
que se puede mejorar y re adaptar en cada nueva versin del programa; esta
parte es sin duda una de las ms importantes del proceso.
Cuadro 12: Protocolo de Orientacin y Re Orientacin Tradiciones CLAN
Cdigo: P-TH-13
Programa de orientacin
a nuevos empleados
Versin: 01
Fecha: 14/12/2011
TRADICIONES
OBJETO: Este programa tiene por objetivo establecer los lineamientos para la
realizacin de las actividades de induccin a todo el personal nuevo en la
institucin y a reorientar la integracin del personal antiguo a cambios que se
hayan realizado en la estructura organizacional o en el cargo desempeado.
DEFINICIONES.
Induccin: mtodo que se utiliza para informar a nuevos colaboradores sobre la

organizacin y sobre el cargo que van a desempear.
Re induccin: con este mtodo se refuerza a los colaboradores antiguos,

cambios que se hayan realizado en la estructura organizacional, plataforma
estratgica o en el cargo que estos desempean.
Programa de Orientacin a Nuevos Empleados.
109
El programa de orientacin a nuevos empleados, Tradiciones CLAN se realizar al

momento de ingreso de los colaboradores a la institucin. Esto les facilitar la
integracin a la cultura organizacional del colegio.
Protocolo de ejecucin. Orientacin a nuevos empleados.
TRADICIONES CLAN
El ser humano necesita recibir instruccin sencilla e inteligente sobre

lo que se espera que haga, como lo puede hacer y que constituye un trabajo bien
hecho.
(Lawrence Appley).
Presentacin cordial a los nuevos empleados a cargo del jefe de personal

de la institucin. (dinmica rompe hielo) explicacin de:
Horas de trabajo
Horas de comida
Solicitud de permisos
Llamadas telefnicas y correo personal
Polticas
Poltica salarial y de compensacin (primas, bonificaciones, prestaciones,
entre otros).
Vacaciones
Das de pago y procedimientos para recibir el pago
Presentacin corta de los jefes y dueos de la institucin.
Cuentero para que narre de manera divertida y agradable la historia de la
institucin.
Presentacin de la misin, la visin y valores con una presentacin
interactiva. A cargo del Coordinador Acadmico.
Presentacin del los nuevos miembros a la familia CLAN. Cada miembro
tendr un tiempo de 15 min para hacer una pequea presentacin Power
Point. en la sala de sistemas de la institucin, Word, video, sobre su
110
carrera, su experiencia laboral y la expectativas que tiene con el empleo y

la compartir con el resto del personal.
Refrigerio
Cada jefe inmediato se encargar de hacer la orientacin personalizada de
cada cargo. (Usar dinmicas y ejemplos para que la informacin sea ms
fcilmente comprendida), har entrega del manual de funciones y pacto de
convivencia de la institucin.
finalmente se evaluar si la informacin ha sido interiorizada por el nuevo
colaborador.
Se le entregar a cada colaborador nuevo un porta retrato con un avatar
(figura animada) para cada persona.
Ejecucin: la ejecucin de este programa est a cargo del jefe de personal
y los jefes inmediatos. Deben realizarlo cada vez que haya ingreso de
personal nuevo a la institucin.
Evaluacin: los jefes inmediatos tienen el deber de realizar una evaluacin

correspondiente, para comprobar el grado de aprendizaje de los temas
tocados en el programa de orientacin.
Protocolo de ejecucin. Reorientacin a colaboradores antiguos.
TRADICIONES CLAN
El programa de reorientacin debe ser aplicado a todos los colaboradores del

Colegio Los ngeles del Norte, cada que existan cambios institucionales a nivel
general o en el proceso de acreditacin que se est llevando a cabo.
Presentacin cordial a los empleados a cargo del jefe de personal de la
institucin. (dinmica rompe hielo)
Explicacin de los avances y actualizacin en el proceso de acreditacin.
111
Foro: Socializacin de experiencias de los equipos de mejora que ya

terminaron su intervencin. (ayudas audiovisuales)
Refrigerio.
Redefinicin de la misin institucional, establecimiento de metas y

procedimientos, simplificacin y sistemas de informacin, determinacin de
indicadores de gestin. (opcional)
Video experiencias tecnolgicas nete al CLAN DIGITAL cambios que se
hayan realizado en la plataforma tecnolgica.
Memorias de las diferentes actividades expuestas en la jornada.(cd con

videos, fotografas, presentaciones ppt)
Ejecucin: Este programa debe ser ejecutado por el jefe de personal y los jefes
inmediatos, cada que haya informacin relevante dentro de los procesos
mencionados.
Evaluacin: los encargados de la ejecucin del programa deben desarrollar algn

mecanismo de evaluacin del proceso realizado.
7.2.4.3 Manual de Funciones Dependencia Acadmica. Con el fin de hacer

ms gil y completo el proceso de induccin, se cre un manual de funciones de la
dependencia acadmica. Se realiz a travs del diligenciamiento de un formato de
funcin del cargo con todas las especificaciones; cada empleado lo llen y lo hizo
revisar de su jefe, para evitar inconsistencias en la informacin suministrada. Al
final, la pasante organiz un documento en donde se especificaba el nombre del
cargo, el cargo del jefe, el objetivo, las relaciones internas, las personas en el
cargo, las personas a cargo, las funciones y, finalmente, el perfil de quien ocupa
ese cargo, teniendo en cuenta la educacin, la formacin, las habilidades
requerida y la experiencia.
112
Figura 8 Manual de funciones Dependencia Acadmica. (Ver CD adjunto)
9.2.4.4 Programa de reorientacin a nuevos colaboradores Tradiciones

CLAN. El programa de reorientacin est pensado para socializar todos los
cambios institucionales (administrativos, acadmicos, etc.), a nivel general o en el
proceso de acreditacin que se est llevando a cabo, a los colaboradores del
Colegio Los ngeles del Norte; esto con el fin de facilitar la adaptacin de metas y
objetivos planteados en la nueva orientacin estratgica que se busca alcanzar.
113
Al mismo tiempo, se aprovechar el espacio de la re induccin para reafirmar la

cultura y el clima laboral, a partir de actividades de integracin y direccionamiento
estratgico. El proceso de induccin y reinduccin son procesos de formacin y
capacitacin dirigidos a facilitar y a fortalecer la integracin del empleado a la
cultura organizacional, a desarrollar en ste habilidades de servicio y a suministrar
informacin necesaria para el mejor conocimiento de la funcin pblica y de la
entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en
un contexto metodolgico flexible, integral, prctico y participativo. 77 Esto es lo
que se pretende con la implementacin de ambos procesos en la institucin,
estimular al empleado de ngeles del Norte a que resuelva las dudas que tiene
con respecto a los cambios institucionales o con respecto a su trabajo, de tal
manera que se propicie un espacio de retroalimentacin.
77
Manual de Induccin y re induccin. , Alcalda Municipal de Usiacur Departamento del Atlntico.

Usiacur, 2007.
114
10. MODELO DE EVALUACIN Y CONTROL DEL PLAN ESTRATGICO DE

COMUNICACIN SISTEMA PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA.
Tener en cuenta la importancia de la evaluacin y control de lo aplicado es uno de

los pasos ms importantes para verificar cun exitoso fue el proyecto aplicado.
El concepto de control interno hace referencia a un conjunto de principios,

fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que
ordenados entre s y unidos a las personas que conforman una organizacin, se
constituyen en un medio para lograr el cumplimiento de su funcin, sus objetivos y
la finalidad que persigue, generndole la capacidad de respuesta, ante los
diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender.78
Considerando que el Colegio los ngeles del Norte ha venido trabajando en pro de
su acreditacin con el sistema EFQM79, resulta pertinente mencionar que la
autorregulacin es un principio bsico de todo sistema de evaluacin y control; y
adems, es uno de los pilares del proyecto Sistema Participativo de
Comunicacin Interna, ya que ste busca, a travs de un sistema sencillo, que los
miembros del Comit de Comunicaciones CLAN, puedan evaluarse
constantemente y entrar en la dinmica de mejoramiento continuo que es premisa
del sistema de acreditacin.
Aunque el sistema de evaluacin sea efectivo y constante, ste debe ir

acompaado de un sistema de retroalimentacin, que debe hacerse a travs de
entrevistas formales o conversaciones informales, para identificar las desviaciones
de los objetivos, sus causas y disear acciones correctivas.
Para tener un balance de la efectividad de las estrategias de comunicacin

aplicadas en el Colegio los ngeles del Norte, se dise un modelo de evaluacin
y control. Dicho modelo est compuesto por indicadores de gestin de cada
producto y accin comunicativa, que se analizarn de forma cuantitativa y
cualitativa en esta seccin del trabajo. Al mismo tiempo, se usarn formatos de
evaluacin que permitirn tener una visin ms amplia de los resultados obtenidos
78
HOSPITAL DE USME I NIVEL. Modelo Estndar de Control Interno MECI. [en lnea]
<http://www.eseusme.gov.co/meci.pdf> citado el [ 13 de marzo de 2012]
79
Sigas de European Foundation for Quality Management.
115
y de la calidad de cada actividad o producto comunicacional realizado. Los

comentarios por escrito, correos electrnicos y observaciones que se hayan
realizado, tambin sern tenidos en cuenta, pues son una importante fuente de
informacin para el proceso de mejoramiento continuo.
Existen unas variables que han sido determinadas por la pasante y el asesor
acadmico para evaluar dichos indicadores de manera cualitativa, sin embargo,
refirindose a las teoras de la intracomunicacin encontramos que tambin es de
vital importancia, evaluar el proyecto desde los siguientes parmetros80
El cumplimiento de objetivos
Plazos
Grado de satisfaccin de los participantes en el proceso de comunicacin.
Control presupuestario.
10.1 OBJETIVO DEL MODELO DE EVALUACIN Y CONTROL.
El objetivo principal de este modelo de seguimiento es tener un control de las

acciones y medios de comunicacin implementados por el Comit de
Comunicaciones CLAN y la Red de Periodistas Escolares; esto con el fin de entrar
en un proceso de mejoramiento continuo y evaluar si las estrategias aplicadas
estn siendo exitosas o si despus de un determinado tiempo es necesario su
replanteamiento.
10.2 ALCANCE Y METODOLOGA DEL MODELO DE EVALUACIN Y

CONTROL.
El modelo se dise para qu tenga cobertura de todas las estrategias de

comunicacin implementadas o en proceso de implementacin. Como primera
medida, se analizarn los indicadores de gestin de cada producto o accin
ejecutada y se har el anlisis cualitativo. Posteriormente, se revisarn los
formatos de evaluacin (si los tiene) y se realizar un anlisis de los hallazgos.
80
ELIAS, MASCARAY, Op. Cit, P. 218.
116
Finalmente, se tendrn en cuenta los correos electrnicos y/o mensajes que hayan
quedado por escrito para hacer un anlisis ms completo de los resultados.
10.3 VARIABLES PARA EL ANLISIS
Las variables a tener en cuenta dentro del anlisis de los resultados arrojados por
el modelo son: los objetivos del plan estratgico, la integracin, participacin y
motivacin del personal a los procesos comunicativos de la institucin.
Por tanto el modelo de evaluacin para cada estrategia del plan queda establecido
de la siguiente manera:
Figura 9. Esquema del Modelo de Evaluacin y Control
Fuente: Autora de la pasante. Basado en ELIAS, Joan, MASCARAY, Jos. Ms

all de la comunicacin Interna: la Intracomunicacin. Gestin 2000.com,
Barcelona. 2003.
117
10.4 RESULTADOS DEL MODELO DE EVALUACIN Y CONTROL
Teniendo en cuenta que de las tres estrategias planteadas, se ejecut plenamente

la primera, debido al tiempo de realizacin y al proceso de diagnstico que fue
bastante minucioso, se realizar el anlisis completo de esta primera estrategia y
se dejarn planteadas las dems formas de control para las dos estrategias que
sern implementadas por el Comit de Comunicaciones CLAN ms adelante.
10.5 CREACIN DEL COMIT DE COMUNICACIONES

8.5.1 Indicadores de gestin:
Cuadro 13. Indicadores de gestin por actividad planeada o ejecutada.
Actividad y productos a evaluar

Indicador y resultado
Eleccin de los integrantes del
comit.
3 personas elegidas / 5 planeadas
*100 = 60 % de logro
Capacitacin en comunicacin a los
miembros*
6 asistentes / 6 asistentes esperados
* La capacitacin dada no fue solamente para los
*100= 100% de logro
miembros del comit sino tambin para los miembros
de la Red de Corresponsales
6 personas satisfechas / 6 personas

asistentes a la capacitacin *100
=100 % de satisfaccin (soporte:
mini encuesta realizada).
Indicador de satisfaccin.
Reuniones del comit

2 reuniones realizadas por mes/ 2
reuniones planeadas al mes *100=
100 % de logro
118

Boletn Institucional NotiCLAN
1 boletn realizado/ 1 boletn
planeado *100 =100 % de logro
Red de corresponsales CLAN
6 integrantes / 9 integrantes
planeados *100 = 60.6 % de logro
Red de periodistas escolares
12 integrantes / 14 integrantes
planeados *100 = 85% de logro
Cartelera informativa o peridico
mural
2 carteleras realizadas en dos
meses / 1 cartelera planeada al mes
*100 = 100 % de logro durante dos
meses consecutivos
5 notas publicadas / 6 notas

planeadas por cartelera *100 = 83,3
% de logro
10.5.2 Testimonios. Uno de los medios que ms fue impulsado por el Comit de
Comunicaciones CLAN y la pasante en comunicacin fue el correo electrnico. El
Colegio los ngeles del Norte contaba con una base de datos desactualizada de
su personal y de los padres de familia de ambos calendarios acadmicos, por
tanto el primer paso fue realizar una campaa de actualizacin de datos del
personal y de los padres de familia, posterior a esto se comenz el uso de este
medio para enviar informacin tanto a colaboradores como a pblico externo. De
esta manera, este medio se convirti en el espacio de retroalimentacin, mediante
el cual colaboradores y padres de familia contaban sus experiencias en la
institucin y cul era su opinin o sentir con respecto a las actividades de cambio
que se estaban realizando en materia de comunicacin.
Opiniones sobre la primera edicin del boletn NotiCLAN
Sres CLAN,
Muchas felicitaciones por ese boletn, le haca falta un medio as para
comunicarse con la comunidad de Padres y dems interesados,
Tambin muchas felicitaciones por el desempeo de los estudiantes de 11 en las
119
pasadas pruebas del saber, ah es donde se conoce la trayectoria de una

institucin.
Sugerencia: Por favor los prximos correos electrnicos envenlos con las
direcciones en copia oculta, para evitar que personas poco cautelosas utilicen
estas direcciones electrnicas para difundir cadenas, propagandas, archivos
infectados y correos no deseados.
Muchas Gracias
Un Saludo
Jos Damian Potes M.81 Padre de Familia.
________________________________________________________________
MUCHAS FELICITACIONES!!!!...
EL BOLETIN LES QUEDO MUY CHEVERE..
SIGAN CON ESE ENTUSIASMO Y DEDICACION!!!...
Daniel Jacobo Bedoya Medina (3B) y Flia.82 Estudiante y padres de familia.
Hola!!! Me siento muy orgullosa del trabajo realizado por tan maravilloso equipo,
comit de comunicaciones de nuestro querido colegio, espero que sigan
trabajando como hasta ahora para brindar cada da mejor calidad informativa a
nuestros padres de familia y a toda la comunidad angelina.
Cuenten con el apoyo de primaria para lo que necesiten, saben que en nosotros
encontrarn mucho material digno de ser difundido, un fuerte y caluroso abrazo
para los creadores de este hermoso trabajo.
Gloria Mercedes Martnez
Coordinadora de Preescolar y Primaria
Colegio los ngeles del Norte83 Colaboradora de la institucin.
Un placer haber trabajado con ustedes compaeros, mil gracias por el apoyo
esperamos les guste nuestro trabajo.
81
POTES, Jos Damin. Felicitacin por el nuevo boletn institucional. [correo electrnico].
Mensaje enviado a: comunicacionesclan@gmail.com. 12 de diciembre de 2011. [citado el 14 de
marzo de 2012]. Comunicacin institucional.
82
ANGEL, Manuel. Felicitacin por el nuevo boletn institucional. [correo electrnico] mensaje
enviado a : comunicacionesclan@gmail.com. 13 de diciembre de 2011.[citado el 14 de marzo de
2012]
83
MARTINEZ, Gloria Mercedes. Felicitacin por el nuevo boletn institucional. [correo electrnico]
mensaje enviado a: comunicacionesclan@gmail.com. 16 de diciembre de 2011. [citado el 14 de
marzo de 2012]
120
David Palacios84
Docente del Colegio los ngeles del Norte colaborador y miembro de la red de
corresponsales CLAN
10.5.3 Observaciones de la estrategia. Dentro de las observaciones de la

estrategia se analizaron las variables propuestas por Jos Mascaray y Joan Elas
en su libro Ms All de la Comunicacin: La Intracomunicacin y mencionados
anteriormente en esta seccin del informe.
10.5.3.1 Cumplimiento de objetivos. Con respecto a esta variable y tomando en

cuenta los indicadores de gestin desarrollados, se puede decir que los objetivos
de esta estrategia: 1. Crear espacios formales de comunicacin que permitan al
pblico interno del Colegio ngeles del Norte participar activamente en las
dinmicas de comunicacin y, 2. contribuir al mejoramiento constante de los
medios y acciones de comunicacin usados por la institucin, se cumplieron en un
87%. Cualitativamente tambin se puede observar que se lograron los objetivos,
ya que este fue un espacio de inclusin al pblico interno, en donde se particip
activamente de las dinmicas de comunicacin y se mejoraron los medios
existentes e incluso se crearon nuevos para un mejor desarrollo de la
comunicacin interna.
Para ejemplificar, es posible mencionar que el Comit de Comunicaciones CLAN,

est comprometido con la emisin constante de informacin, informacin que es
corroborada por los directivos de la institucin y por las fuentes implicadas, esto
fue un gran logro ya que anteriormente la informacin se transmita por medio del
rumor y nunca era validada por quienes la emitan.
Esta nueva condicin informativa, tambin ha mejorado el clima organizacional ya

que no existe tanta incertidumbre con respecto a las necesidades informativas de
los empleados. Otro punto para destacar, es que la adecuacin que se le est
realizando a las carteleras, la creacin de nuevos y ms modernos medios de
comunicacin en el colegio, hicieron replantearse a su pblico interno la esttica y
el contenido de sus carteleras, es por esta razn que ya se ha realizado una
cotizacin y se ha destinado un presupuesto para la adquisicin de nuevas
84
PALACIOS, David. Felicitacin por el nuevo boletn institucional. [correo electrnico] mensaje
enviado a: comunicacionesclan@gmail.com. 18 de diciembre de 2011. [citado el 14 de marzo de
2012]
121
carteleras, ms acordes con la imagen institucional y mucho ms adecuadas para

la publicacin de contenidos internos.
10.5.3.2 Plazos. Los plazos no se cumplieron tal cual como estaban establecidos
en el cronograma, ya que el proceso de seleccin de los integrantes del comit y
de la red, fueron ms largos de lo pensado inicialmente, esta actividad tuvo un
retraso de dos semanas y media debido a que esta decisin deba ser consultada
con la Junta Directiva, que se rene un mircoles cada 15 das. Sin embargo, se
logr publicar el boletn a tiempo, y se cumpli con las reuniones planeadas por
mes, aunque no fueron realizadas en las fechas estipuladas al inicio del proyecto.
10.5.3.3 Grado de satisfaccin de los participantes en el proceso de

comunicacin. Aunque la satisfaccin es una variable intangible y de difcil
medicin, a travs de la encuesta de satisfaccin que se realiz en la reunin
capacitadora de comunicacin, podemos observar un nmero de seis (6)
participantes satisfechos, de seis (6) asistentes a dicha reunin, lo que da un
resultado de 100% de satisfaccin en esta capacitacin; por otro lado, los
testimonios dados va correo electrnico permiten determinar la acogida del
producto realizado por los miembros del comit y de la red de corresponsales. Por
esta razn, podemos afirmar que existe un grado muy positivo de satisfaccin de
todos los participantes en el proceso realizado durante este proyecto.
810.5.3.4 Control presupuestario. Todos los contenidos fueron creados por los
miembros del comit y la red de corresponsales, el diseo y maquetacin estuvo a
cargo de la pasante en comunicacin y la relacionista pblica de la institucin. El
boletn fue enviado va correo electrnico y publicado en las carteleras de la
institucin, y se imprimieron cinco ejemplares para las publicaciones en los
tableros principales.
10.5.3.5 Anlisis de resultados. Segn los resultados encontrados en la etapa de

evaluacin y control de la primera estrategia, es posible afirmar que su ejecucin
fue exitosa y positiva. Si se tienen en cuenta los objetivos propuestos como se
mencion en la parte de observaciones, ambos objetivos fueron cumplidos a
cabalidad, ya que se pudo demostrar mediante testimonios escritos y voluntarios,
y mediante un sistema cualitativo, que as fue.
El Comit de Comunicaciones, la Red de Corresponsales y la Red de Periodistas

Escolares, se consolidaron en la institucin como espacios formales de
122
comunicacin a travs de los cuales, sus integrantes pueden interactuar y

participar activamente de las dinmicas y acciones comunicativas. La
participacin en las organizaciones es el poder de la empresa85 si el hombre se
une es capaz de realizar grandes cambios positivos. As mismo pasa en las
organizaciones, cuando a los colaboradores se les empodera, ellos pueden
realizar movimientos beneficiosos para la organizacin y hacerla crecer.
No se trata de oportunidades, sino de confianza, de creer que a partir de

pequeas cosas se pueden crear maravillas. En ngeles del Norte no haba
participacin antes de este proyecto, aunque falta mucho por mejorar, es preciso
resaltar que con la creacin de este sistema y el logro de que las publicaciones
emitidas por este grupo fueran de su total independencia, los colaboradores de la
institucin se sintieron incluidos dentro de ella, y sobretodo valorados, ya que
pueden ser tenidos en cuenta ms all de la labor que realizan a diario.
Se trata de dar a los empleados el poder para sentirse tambin dueos de la

institucin, as podrn participar de las decisiones y dar sus opiniones libremente
al resto de la comunidad educativa. En el libro Clientemana, Ken Blanchard, Jim
Ballard y Fred Finch, hacen referencia al gran maestro del crecimiento personal
Wayne Dyer, el gran maestro dijo hace aos que haban dos tipos de personas:
los patos y las guilas. Los patos actan como vctimas y graznan Cuac!. Las
guilas, en cambio, toman la iniciativa y se elevan sobre la multitud. 86 De esta
manera, no se deben de sumar ms eslabones a una cadena burocrtica, sino dar
poder a los empleados para que tomen decisiones que crean convenientes y as
participen activamente de la institucin, este tambin fue uno de los objetivos de la
estrategia, hacer inclusin.
De igual manera, con esto se logr integrar a los colaboradores, ya que en el

diagnstico se haba identificado una brecha entre primaria y bachillerato, con este
proyecto, integramos a docentes de ambas partes para trabajar en pro del diseo
del primer boletn institucional. Este tambin fue el caso de los estudiantes, que
haban manifestado una distancia muy grande entre sus compaeros de otros
cursos, y para sacar el peridico mural adelante debieron reunirse en descansos,
conversar, discutir y crear lazos de amistad, esto suaviz la relacin tan tensa que
existan entre ellos y ayud a mejorar el clima estudiantil.
85
ESTVEZ, Roberto M. La participacin es el poder en la empresa. tica empresarial [en lnea].

<http://www.stthomas.edu/cathstudies/cst/conferences/puebla/papers/estevez.pdf> [citado el 17 de
marzo de 2012]
86
DYER, Wayne. Citado en: Clientemana. Ken Blanchard, Kim Ballard y Fred Finch. Grupo
editorial NORMA, nueva york. 2004. P 87
123
A travs de todas las reuniones y actividades que se realizaron con docentes y

estudiantes, fue posible motivarlos para que siguieran efectuando los cambios y
continuaran participando de las actividades venideras; adicionalmente el personal
se sinti participe de la organizacin y por ende, motivado para escribir y dar sus
opiniones en los diferentes medios de la institucin.
10.6 PLAN DE EDUCACIN Y CAPACITACIN TECNOLGICA TU CLAN
DIGITAL
10.6.1 Indicadores de gestin

Actividades y productos a evaluar
Indicadores de Gestin
Capacitacin tecnolgica el CLAN # de asistentes/ 15 asistentes
digital
esperados *100
# de personas satisfechas / 15
asistentes *100 (soporte mini encuesta de
satisfaccin)
# de evaluaciones correctas / 15
evaluaciones
correctas
*100
(evaluacin de conocimientos al final de la
capacitacin)
Carteles de promocin
# de carteles publicados / # de
carteles impresos *100
Folleto informativo
# de folletos entregados /# de
folletos impresos *100
Portafolio con el material de la # de portafolios entregados / # de
capacitacin.
portafolios preparados *100
Tu zona digital
# de visitas semanales / 3 visitas
semanales *100 (registro de visitas)
Para complementar la evaluacin de esta estrategia, una vez sea ejecutada,

deber ser analizada desde los diferentes puntos especificados en el modelo de
evaluacin y control, tanto en formatos, correos electrnicos, como en los puntos
que se analizan en las observaciones de la estrategia.
124
10.7 PROGRAMA DE ORIENTACIN A NUEVOS COLABORADORES

TRADICIONES CLAN.
10.7.1 indicadores de gestin

Actividades y productos a evaluar
Indicadores de gestin
Plantilla de seguimiento por trabajador.
Protocolo General del Programa.
(ver formato)
# de asistentes
planeados
orientacin a nuevos colaboradores
/#
de
asistentes
# de personas satisfechas / # de
asistentes a la induccin
Reorientacin a colaboradores antiguos
# de asistentes
planeados
/#
de
asistentes
# de personas satisfechas / # de
asistentes a la induccin
10.7.2 Formatos
Plantilla de seguimiento por trabajador
Encuesta de evaluacin del proceso de orientacin a nuevos trabajadores
Tradiciones CLAN.
125
Figura 10. Encuesta de evaluacin del proceso de orientacin a nuevos

trabajadores Tradiciones CLAN
126
11. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Las actividades propias de la ejecucin del trabajo propuesto por la estudiante no

fueron las nicas realizadas en la institucin, ya que durante los cuatro meses de
ejecucin del proyecto, se apoyaron diferentes actividades desde la comunicacin
y logstica, aunque no eran responsabilidades de la estudiante, estas fueron
aceptadas, debido a que posicionaban el rol del comunicador al hacerlo participe y
responsable.
Todas las actividades que fueron asignadas o adquiridas voluntariamente por la

pasante, tenan que ver directamente con la puesta en marcha de la comunicacin
interna y externa. La realizacin de dichas actividades fue muy positiva ya que
gracias a esto, el rol del comunicador fue valorado desde otras perspectivas ms
all del proyecto que se estaba llevando a cabo. A continuacin se mencionan y
se describen las actividades apoyadas y se adjuntan los anexos de cada una.
11.1 APOYO AL PROCESO DE ACREDITACIN INSTITUCIONAL EFQM
Cuando la pasante ingreso a la institucin el Colegio estaba en proceso de

acreditacin con la firma EFQM. Por esta razn, todos los productos y estrategias
de comunicacin propuestas por el Comit de Comunicaciones, estuvieron
direccionadas al correcto cumplimiento de las polticas de la firma. Se realiz el
levantamiento del cargo de miembro del Comit de Comunicaciones CLAN,
registro de actas y presentacin formal de informes de los avances que la
institucin estaba teniendo en materia de comunicacin.
11.2 CAMPAA ACTUALIZA TUS DATOS
Esta campaa se realiz porque se descubri que era necesario conocer los
actuales correos electrnicos, direcciones y telfonos de los colaboradores de la
institucin y de los padres de familia y/o acudientes. Se elabor una pieza
comunicativa sencilla, que fue entregada a cada uno y devuelta con los datos
diligenciados.
127
11.3 CAMPAA DE DIFUSIN EVENTO DE LOS 60 AOS MACRO

PROYECTO NGELES VOLANDO Y UN MENSAJE DEJANDO
El macro proyecto es una actividad artstica y musical que realiza la institucin

cada dos aos para la celebracin de su cumpleaos. En esta ocasin, el macro
proyecto conmemoraba el sexagsimo aniversario de fundacin de la institucin.
Para la difusin del evento de elabor, con el apoyo de la asesora acadmica, un

plan de difusin y visibilizacin en medios internos.
11.3.1 Proceso para un Plan de Visibilizacin y Difusin del macro proyecto

ngeles Volando y un Mensaje Dejando.
11.3.1.1 Antecedentes: el colegio los ngeles del Norte es una institucin privada
que ha formado personas durante 60 aos, es por eso que ha querido celebrar su
cumpleaos con un macro proyecto en el cual su acto ms distintivo ser la
realizacin de un evento (teatro musical) que se llevar a cabo el da 4 de octubre
de 2011 en el teatro Jorge Isaacs. La comunicacin es vital para hacerle difusin a
este evento ya que es un acto que convocar a toda la comunidad estudiantil,
entre los que se encuentran, estudiantes, padres de familia y personal CLAN.
La obra es una hermosa puesta en escena del romance de una pareja dedicados
al arte y a la formacin de "generaciones de xito", una representacin msicoteatral en la que veremos algunos episodios de la historia de Santiago de Cali en
los ltimos sesenta aos y como el Colegio los ngeles del Norte ha participado
en su desarrollo cultural.
La estrategia propuesta desde la administracin fue manejar una preventa en

boletera hasta 26 de septiembre, que tendra un descuento y gozaran de
ubicacin preferencial en el teatro, al igual que de ingreso por fila rpida.
128
11.3.1.2 Objetivos:
Dar a conocer el evento de celebracin de los 60 aos del Colegio Los
ngeles del Norte.
Convocar a la comunidad CLAN a que asistan al evento de celebracin
Los ngeles Volando y un Mensaje Dejando
11.3.1.3 Resultados esperados. Se esperaba que la comunidad CLAN estuviera
enterada y asistiera al acto de celebracin organizado por la institucin.
11.3.1.4 Audiencias priorizadas. Se quera llegar a toda la comunidad CLAN,

padres de familia, estudiantes de ambos calendarios A y B (preescolar, primaria y
bachillerato), docentes de la institucin, coordinadores, personal administrativo y
personal de servicios.
11.3.1.5 Mensajes clave. El Colegio los ngeles del Norte, en el marco de sus 60
aos ha organizado un evento de celebracin el da 4 de octubre en el teatro
Jorge Isaacs, para esto ha puesto la boletera en preventa con ciertos privilegios
Cuadro 14. Audiencias y medios acordados para cada una.

Audiencia
Medio
Padres de familia
E mail, flyer informativo
Estudiantes primaria
Voz a Voz, Flyer informativo, Redes

Sociales, proyeccin en tablero digital.
Docentes de la institucin
Proyeccin
en
tablero
digital,
publicacin en tablero de anuncios, voz
a voz, flyers informativos, correo
electrnico.
Coordinadores
Correo electrnico
personal)
(institucional
Personal administrativo.
Correo electrnico
personal)
(institucional
Personal de servicios
Voz a Voz, flyers informativos.
129
11.3.1.6 Actividades por resultado:

Cuadro 15. Cronograma de actividades por resultado
ACTIVIDAD
FECHA
Consecucin de la base de datos de

padres de familia
14 de septiembre de 2011
Creacin del flyer informativo
15 de septiembre
Creacin de boleta para el evento
15 de septiembre
Creacin de la pieza comunicativa que

se va a proyectar en el tablero digital.
16 de septiembre
Imprimir flyers
19 de septiembre
Repartirlos
19 de septiembre
Enviar correos electrnicos
19 de septiembre
Hacer voz a voz
19 y 20 de septiembre
Publicar informacin en redes sociales
19 y 20 de septiembre
130
11.3.1.7 Recursos
Informacin de contacto de las diferentes audiencias

Redes sociales
Imgenes fijas y en movimiento.
flyers
Pginas web instituciones involucradas y otros medios.
Medios digitales
Correo electrnico
Pantalla LCD
11.3.1.8 Resultados. Los resultados de esta campaa se fueron totalmente
satisfactorios, ya que al evento asistieron 515 personas sobre un esperado de 535
personas, el 45 % de ellas adquirieron su boleta en preventa.
11.3.1.9 Pieza comunicativa enviada por Correo Electrnico, impresa y

proyectada en la pantalla digital.
Figura 11. Pieza comunicativa para difusin del evento.
Figura 12. Evento en Facebook creado para invitar a egresados, estudiantes

y padres de familia.
131
Figura 13. Boleta para ingresar al evento.
11.4. PROMOCIN DEL EVENTO COCTEL PARA TRABAJADORES 60 AOS

132
Esta celebracin se llev a cabo para los empleados de la institucin. Se realiz

la invitacin al evento que se entreg de manera impresa y va correo electrnico.
Figura 14. Invitacin digital para todos los empleados.
o FIESTA DE EGRESADOS
La fiesta de egresados fue una de las actividades que se realizaron para

celebrar el cumpleaos nmero 60 de la institucin. Para ello, se invitaron a
todos los egresados de la institucin por medio de un evento en Facebook,
cuas radiales en la emisora La Mega y se realiz una pieza comunicativa.
133
Figura 15. Afiche promocional fiesta de egresados.
134
11.5
CREACIN Y MANEJO DE CUENTAS EN REDES SOCIALES
Fan page en Facebook: mediante la creacin de esta pgina de la

institucin en la red social se pudieron rescatar los datos de muchos
egresados con los cuales se haba perdido contacto. Por medio de la
pgina, se difunden eventos de tipo social, reuniones de padres de familia,
eventos recreativos, entre otros. La pgina es actualmente administrada por
la relacionista pblica de la institucin.
Figura 16. Fanpage de Facebook
135
13. PRODUCTOS A ENTREGAR QUE GENER LA PROPUESTA
Cuadro 16. Productos a entregar
Producto
Fase que Involucra
Informe ejecutivo donde se presentan

los
resultados
del
diagnstico
participativo
Fase Diagnstica (momento 1 y 2)
Manual
de
comunicacin:
este
compone todos los lineamientos del
Sistema Participativo de Comunicacin
Interna, as como, las polticas de
comunicacin de la institucin.
Manual de Funciones rea Acadmica:
este hace parte de la estrategia de
orientacin a nuevos trabajadores, se
construy con el fin de que, se facilit el
proceso de seleccin, se oriente mejor
a quienes van a realizar induccin en el
cargo y a disminuir el porcentaje de
rotacin de los docentes en cada rea.
136
Fase Estratgica (momento 3 y 4)
14. ELEMENTO INNOVADOR DE LA PROPUESTA
El elemento innovador de esta propuesta es que todo se hizo fue desde la

participacin del pblico interno. Son ellos quienes elaboraron sus preguntas
diagnsticas, quienes dieron ideas para la propuesta, en cuanto ellos vieron que
eran valoradas sus opiniones y que el proceso haba sido constructivo, valoraron
el sistema de comunicacin y se apropiaron de cada estrategia. Una de las
estrategias que se plante fue la construccin del Comit de Comunicaciones
CLAN y la Red de Corresponsales, que cont con capacitaciones en comunicacin
y fueron ellos mismos los que elaboraron sus productos de comunicacin con la
asesora de la pasante, por tanto, aprendieron a hacerlos pero tambin a
apropiarlos y respetarlos dentro de la institucin. Todo el proceso fue un proceso
participativo en donde cada miembro de la institucin fue escuchado y acogido.
137
15. CRONOGRAMA
Cuadro17. Cronograma de actividades realizadas.
Mes
Semanas
Actividad
Reconocimiento de la
organizacin(observacin
participante)
Elaboracin Diagnostico
Entrevista a directivos de la
organizacin
Inventario de medios de
comunicacin
organizacional.
Construccin participativa de
cuestionarios
(colaboradores)
Socializacin del
cuestionario
Aplicacin de los
cuestionarios a
colaboradores y grupo focal
y tcnicas alternativas
diagnosticas para los
estudiantes)
Anlisis de los resultados
Realizacin de grupo focal
estudiantes
Realizacin de actividad
diagnostica psicologa del
color con estudiantes.
Socializacin de los
resultados
Reunin Colaboradores
Reunin estudiantes
Reunin Directivos
Diseo el plan estratgico
Reunin lluvia de ideas con
los lideres
Construccin del plan
Ejecucin del PEC
Agosto
Septiembre Octubre
Noviembre Diciembre
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
138

Construccin de manual de
recomendaciones para
instalacin del sistema de
comunicacin
Reunin para socializar el
manual de Comunicacin
con los directivos
Correcciones del manual
Presentacin del manual al
rea de relaciones publicas
y/o encargados/ capacitacin
en el manejo del manual y
del sistema.
Actividades complementarias
como celebraciones,
acompaamiento en el
mejoramiento del proceso de
acreditacin, entre otras.
139
16. RECURSOS
14.1 TALENTOS HUMANOS
Para el correcto desarrollo de esta pasanta se trabaj directamente con el

departamento de relaciones pblicas, que era el que se haba encargado de las
pocas actividades de comunicaciones que se realizaban en la institucin. A su vez
tambin se trabaj de la mano del grupo de mejora en comunicacin establecido
en el proceso de acreditacin del modelo EFQM. De igual manera se cont con el
apoyo constante de los miembros del Comit de Comunicaciones CLAN y la Red
de Corresponsales, una vez fueron conformados, Indirectamente trabaj con el
rea de psicologa que tambin colabor con las actividades y relaciones
interpersonales de los colaboradores y estudiantes, as como tambin de los
docentes, personal administrativo, directivos y dems integrantes del pblico
interno del Colegio los ngeles del Norte.
14.3 RECURSOS FSICOS
Para la realizacin de esta pasanta se necesit un espacio fsico en donde la

pasante pueda permanecer el tiempo que labor en la organizacin, a su vez se
hizo uso de un escritorio y un computador porttil en el que se registraron y
procesaron todas las etapas de la pasanta. Se cont constantemente con una
sala de reuniones con video beam en donde fueron proyectadas las
presentaciones de los avances realizados.
14.3 PRESUPUESTO
Cuadro 18. Presupuesto establecido al iniciar este proyecto.
tem
Precio Unitario
Talento humano
535.600
140
Total
3.213.600
5 personas
1diseador grfico
535.600
Recursos fsicos
1 computador
700.000
1 videobeam
1.200.000
1 grabadora de voz
159.999
Cmara fotogrfica
195.999
Papelera
100.000
Manual de comunicacin
caratulas opalina, 20 hojas)
(dos
complementarias
145.000
45.000
Transporte del pasante

Actividades
meses
2.255.998
TOTAL
63.600
63.600
500.000
500.000
5.741.798
141
17. CONCLUSIONES
Sobre el diagnstico:
Desde el hacer del comunicador organizacional, se descubri la ya

mencionada necesidad de realizar un diagnstico previo de comunicacin
para evaluar de fondo y desde diferentes perspectivas los problemas de
comunicacin de una organizacin. En el caso del Colegio los ngeles del
Norte, la puesta en marcha de un diagnstico participativo ayud a que los
colaboradores se involucraran con el proceso evaluativo y expresaran de
manera ms fluida y sin presiones sus opiniones, que fueron de vital
importancia para identificar las oportunidades de mejora y no quedarse
estancados en las problemticas.
Un diagnstico de comunicacin, bajo ninguna circunstancia puede

limitarse a la ejecucin de una sola tcnica de investigacin sea sta de tipo
cuantitativa o cualitativa, ya que los resultados pueden demostrar slo en
un pequeo porcentaje, la realidad de una gran masa, adems para el
anlisis de la complejidad de la comunicacin interna en un contexto
educativo institucional y la interaccin de sus diferentes actores dentro de
un panorama participativo, se necesita de un diagnstico estructurado y
complementado por diversas tcnicas. Fue por esto que, para este trabajo
se usaron entrevistas individuales estructuradas y semi estructuradas y
grupos focales, a travs de los cuales se elabor una interpretacin ms
acertada de lo que se haba logrado captar gracias a la observacin
participante, otra tcnica que se puso en prctica para conocer la realidad
organizacional y las dinmicas cotidianas de los participantes. Para
finalizar, y respaldar todo lo anterior, se realiz un cuestionario de manera
conjunta, en donde se compilaron todas las variables recogidas como
resultado a las anteriores tcnicas y se aplic a una muestra del 100% de
los colaboradores de la institucin.
Los resultados de dicha encuesta, confirmaron los obtenidos con las otras
tcnicas investigativas, que unidas, arrojaron soluciones viables y posibles
para la mejora de los problemas encontrados, esta es otra de las grandes
ventajas del diagnstico participativo de comunicacin, de sus resultados
surgen muchas soluciones, en los mismos problemas se pueden encontrar
las medidas apropiadas para ser aplicadas.
142
Sobre el diseo del sistema
Todo lo anterior permiti confirmar que la idea inicial de crear un Sistema

Participativo de Comunicacin Interna era una solucin creativa y necesaria
que, con la ayuda de la institucin, se consolidara para quedarse.
Este Sistema Participativo de Comunicacin Interna ayud a la institucin a

organizar de manera formal las redes de comunicacin existentes y a crear
las necesarias para fortalecer sus procesos comunicativos que estaban
afectando el fin ltimo del colegio: educar.
De dicho sistema surgi la necesidad de crear un ente administrador, que

dirigiera los procesos, este sera entonces el rol del comunicador
organizacional, el espacio para que un profesional direccionara de manera
estratgica el sistema, para que cada da fuera ms efectivo. Sin embargo,
ya se haba mencionado, que la institucin no est en circunstancias aptas
para la instalacin de una oficina de comunicacin, de ah la razn de ser
del sistema participativo, por esto se conform el Comit de
Comunicaciones CLAN, que est compuesto por la Relacionista Pblica de
la institucin, el Coordinador Acadmico y la Secretaria Acadmica, a su
cargo tienen la Red de Corresponsales CLAN compuesto a su vez por
docentes de diferentes reas.
Es as como el sistema cumple con sus objetivos, y al mismo tiempo se

convierte en un espacio alternativo para la interaccin de la comunicacin y
el enriquecimiento personal e institucional de cada uno de sus miembros.
Sobre el sistema de seguimiento o modelo de evaluacin
As como al inicio de todo proceso investigativo es indispensable la puesta

en marcha de un diagnstico para identificar las enfermedades que afectan
al objeto de investigacin, asimismo, es imprescindible el diseo de un
modelo de evaluacin o seguimiento acorde con las medidas que se hayan
tomado para solucionar dichas dificultades. Lo es para cualquier proceso
investigativo y lo fue tambin para este proyecto de pasanta. Se elabor
un modelo de investigacin para cada una de las estrategias propuestas
dentro del Plan Estratgico de Comunicacin planteado. Dicho sistema
est acompaado de Indicadores de gestin que son esenciales para medir
143
de manera lgica y cuantitativa los resultados y logros de una actividad;

formatos, opiniones y evaluaciones de cada una de las acciones tomadas
para retroalimentar el proceso de puesta en marcha.
Este modelo de evaluacin y seguimiento es uno de los pasos ms

importantes en este trabajo, ya que da cuenta de los resultados obtenidos
despus de haber puesto en marcha una de las estrategias, de no haberse
construido o al no haberse contemplado esta importante pieza en el
rompecabezas, no se hubiera podido conocer el alcance que tuvo el
proyecto en la institucin y el aporte productivo que el diseo del Sistema
Participativo de Comunicacin Interna gener al Colegio los ngeles del
Norte.
Sobre el fortalecimiento de los procesos de comunicacin
La puesta en marcha del PEC y del Sistema, logr fortalecer

significativamente los procesos comunicativos al interior de la institucin
educativa. Ahora la informacin es unificada y difundida en un medio que
se cre para este fin: el boletn informativo Noticlan. Existen nodos claros
de informacin, personas que son lderes informativos por eleccin y que
pueden validar cualquier informacin emitida por este o diferentes medios
de comunicacin.
Las personas tienen claridad sobre lo que sucede al interior del colegio
gracias a que las carteleras estn actualizadas con notas pertinentes y que
deben ser de conocimiento general. El Comit de Comunicacin CLAN y
su Red de Corresponsales, poco a poco se ha ganado un rol importante
dentro de la comunidad educativa, la gente los contacta con informacin
para que sea publicada, gracias a que se ha difundido una imagen clara de
este equipo por los medios de comunicacin de la institucin.
Todo lo anterior qued consolidado en el Manual de Comunicacin. Esta

es la gua que tiene el comit para regir su accionar y la que le vislumbra el
camino a seguir en materia de comunicacin. Este producto fue el
resultado de todo el trabajo en conjunto que se realiz con el comit y el
equipo de mejora en comunicacin, para que este fuera elaborado bajo las
directrices del modelo de acreditacin EFQM.
144
Como consecuencia de todo lo anterior, se mejor el clima laboral ya que

las personas sintieron que, por primera vez, sus opiniones estaban siendo
tomadas en cuenta, no solamente escuchadas, sino tambin aplicadas, con
lo que se sintieron valorados y e incluidos en las decisiones de institucin.
Asimismo, la red de corresponsales CLAN permiti la integracin de los
docentes de diferentes reas, con lo que se reinvent la existente entre
ellos y se rompieron las barreras que se haban creado debido a la
distancia entre los docentes que laboraban en bachillerato y primaria.
Con la red de periodistas escolares tambin se estn limando las asperezas

y los roces que existan entre los diferentes cursos y sobre todo se rompi
el mito de que los estudiantes de primaria y los de bachillerato no podan
trabajar juntos, pues ahora realizan mensualmente todo el proceso de
produccin, edicin y montaje de la cartelera informativa que es un espacio
exclusivo para dar su opinin.
Del proceso de acreditacin
Una de las conclusiones ms importantes de este trabajo es que se

corrobor que la comunicacin debe ser eficaz y estratgica. As lo
mencionan todas las firmas certificadoras y acreditadoras del mundo, por lo
que las empresas se estn viendo obligabas a sumirse en un proceso de
mejoramiento continuo en este aspecto.
Dentro de este proceso descubren por s solos la verdadera esencia de la

comunicacin y el aporte que sta realiza a los dems procesos de su
organizacin. En el colegio, el modelo EFQM, le ayud a la institucin a
descubrir la necesidad que posean, y al mismo tiempo los parmetros y
lineamientos de este modelo sirvieron de gua para establecer el sistema
que fuera de mayor conveniencia para ellos. Es por esto que se ve como la
comunicacin se abre paso da a da en el mundo empresarial y como se le
va dando el lugar que de verdad le corresponde dentro de los sistemas
organizacionales.
De la comunicacin en las instituciones educativas.
En una institucin educativa, la comunicacin ayuda a afianzar la imagen

institucional y a proporcionar coherencia con todos los mensajes que se
145
emiten, esta es una herramienta que los directivos de estas instituciones no

deben desconocer pues, a travs de ella, pueden llegar de una mejor
manera a todos los pblicos que se dirigen. Sumado a esto, siempre se ha
dicho que en un proceso educativo la comunicacin entre padres e hijos es
lo ms importante, pero con qu autoridad, maestros, directivos y
administrativos de una institucin educativa van a afirmar esto, si entre ellos
mismos no existe un verdadero proceso de comunicacin.
Aunque todo lo que gira en torno a un colegio es comunicacin, pues las
clases son un ejemplo claro de una tpica accin comunicativa, los colegios
no han sabido aprovechar todos los elementos comunicacionales que
tienen en su interior para usarlos a favor de su misin. Han aislado la
comunicacin de su direccionamiento estratgico, seguramente por el
hecho comn de que comunicarse es tan sencillo como hablar.
Podemos concluir, entonces, gracias a la ejecucin de esta pasanta

institucional, que todos esos elementos de comunicacin son factores
potencializadores de la razn de ser de un colegio: formar seres autnomos
y tiles a la sociedad. Dichos elementos se han venido mencionando,
como por ejemplo las interacciones comunicativas entre docentes,
directivos, padres de familia, administrativos y personal de servicios;
comunicacin de procedimientos, sistemas, cmo y por qu deben hacerse
las cosas, interaccin de la institucin con otras instituciones de su medio;
Todos son los pilares que mantienen viva la escuela, lo que le permite
funcionar como una comunidad organizada que aunque sin nimo de lucro,
tiene un fin determinado.
Todo lo mencionado son elementos propios de la comunicacin, los medios

y espacios donde surgen esas interacciones son espacios comunicativos, lo
que se logr en este trabajo fue concientizar al publico interno de esto y
escucharlo para que fueran ellos mismos los que buscaran las alternativas
para darle ese valor agregado a la institucin. Sin duda, un sistema
participativo es una de las mejores alternativas para una institucin
educativa pues su puesta en marcha constituye un proceso de aprendizaje
y educacin.
146
18. RECOMENDACIONES
Es importante aclarar que sin la entera colaboracin de las personas que

participaron activamente en este proyecto este nunca hubiera sido posible.
A manera de recomendacin para el Colegio los ngeles del Norte, es necesario

que el Comit de Comunicaciones CLAN se mantenga, ya que este es el eje
principal del sistema, pues son ellos el talento humano que elabora y teje todas las
redes del mismo. Para esto es fundamental que al Comit se le motive mediante
capacitaciones y talleres prcticos sobre comunicacin estratgica, asertiva y
efectiva, para que estos continen la formacin acadmica y puedan aplicarla
desde sus roles en la institucin. Un punto clave es darle la oportunidad a
diferentes colaboradores de que se vinculen y participen de esta experiencia
desde el rol de corresponsales, as sern cada vez ms los que se involucren con
los procesos de comunicacin interna desde una perspectiva diferente.
Una de las principales dificultades que present en el desarrollo de este proyecto

fue el factor tiempo, debido a que son muchos los conductos que se deben seguir
para la toma de una decisin, por esta razn slo se pudo ejecutar una estrategia
de las planteadas en el plan. Es por esto que se le debe dar cierta independencia
y libertad al Comit de que ejecute las actividades que ellos programen, ya que las
oportunidades pasan y es muy difcil despus llevar acabo estrategias o
actividades que en un momento crucial hubiera sido exitosas, pero si se deja
pasar esa oportunidad puede que despus no generen el mismo impacto en el
pblico interno.
Esta libertad ser mediada la polticas de comunicacin que se crearon para esto,
ah estn establecidos los parmetros y limites que deben tener los
corresponsales y los miembros del comit en cuanto a la informacin que se har
pblica. Darles esta libertad, tambin los har sentir un ente autnomo capaz de
promover la verdad entre sus compaeros y los motivar a seguir haciendo parte
de este equipo.
Para la ejecucin de la estrategia 2 y 3 es importante tener la asesora de un

profesional de la comunicacin ya que, a pesar de la oportunidad que tuvieron los
miembros del comit de llevar a cabo la primera estrategia, aun no tienen la
prctica para ejecutar dos estrategias sin asesora. Una vez, stas se hayan
147
puesto en marcha, el comit estar capacitado para hacer seguimiento y realizar

otras actividades.
Otro recomendacin importante, para un futuro es contratar un profesional de la

comunicacin, con el fin de que este direccione la comunicacin de una manera
estratgica hacia todos los pblicos de la institucin, as el comit tendr la
oportunidad de conocer nuevos aspectos de la comunicacin externa, de
establecer vnculos con otras instituciones y hacer free press en los medios de
comunicacin de la regin.
Es vital seguir todo lo escrito en el Manual de Comunicacin del que se hace

entrega, pues en l estn todos los lineamientos y polticas que debe seguir las
institucin de ahora en adelante para cumplir con el Sistema de Acreditacin
EFQM, este manual deber cambiarse cuando la institucin considere que ha
evolucionado en materia de comunicacin, que cumple a cabalidad con todos los
puntos y que debe seguirse exigiendo para mejorar.
Con respecto al Manual de Funciones, se debe completar las reas

administrativas y de servicios, ya que por cuestiones de tiempo, la pasante y los
miembros del Comit no pudieron recopilar la informacin necesaria para llevar a
cabo el manual de estas dos reas, sin embargo se considera indispensable para
cuando se vaya a ejecutar la estrategia 3.
148
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150

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DISEO DE UN SISTEMA PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA:

COLEGIO LOS NGELES DEL NORTE- CALI

GLORIA ISABEL MOLINA BLANDN

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

DISEO DE UN SISTEMA PARTICIPATIVO DE COMUNICACIN INTERNA:

GLORIA ISABEL MOLINA BLANDN

Pasanta Institucional para optar ttulo de

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE OCCIDENTE

Aprobado por el Comit de

Santiago de Cali, 18 de Julio de 2012

1.PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN ................................................. 11

5.1 INTERS Y APORTE PRODUCTIVO PARA LA ORGANIZACIN DONDE

6.2.2 Propsitos de la comunicacin interna

6.2.3 Diagnstico de comunicacin interna: una introspectiva de la

6.2.3.2 Diagnstico participativo de comunicacin

6.2.3.3 Modelo de acreditacin EFQM

6.2.3.4 Sistema participativo de comunicacin interna.

7. DISEO METODOLGICO ......................................................................... 57

7.3 INSTRUMENTOS ....................................................................................... 58

9.1.4.1 Flujos de comunicacin..74

9.4.1.3 Uso de las tic

9.1.4.4 Direccionamiento estratgico...82

9.4.4.5 Proceso de induccin

9.1.4.6 Clima organizacional...86

9.2 DISEO Y PLANTEAMIENTO DEL PLAN ESTRATGICO DE

10.5.3.3 Grado de satisfaccin de los participantes en el proceso de

11.6 CREACIN Y MANEJO DE CUENTAS EN LAS REDES SOCIALES .. 135

Cuadro 1. Inventario de medios de comunicacin institucional

Cuadro 2.Usabilidad de los medios de comunicacin en la institucin

Cuadro 3.Usabilidad de las acciones de comunicacin en la institucin

Cuadro 4. Barreras de comunicacin

Cuadro 5. Encuesta de comunicacin interna

Cuadro 6. Metodologa para la realizacin del diagnstico participativo.

Cuadro 6. Plan estratgico: objetivo 1 y 2.

Cuadro 7. Plan estratgico objetivo 3

Cuadro 8. Plan estratgico: objetivo 4 primera estrategia

Cuadro 9. Plan estratgico: objetivo 4 segunda estrategia.

Cuadro 11. Perfil del cargo, miembro del Comit de Comunicaciones.

Cuadro 12. Protocolo de Orientacin y Re Orientacin Tradiciones CLAN. 109

Cuadro 14. Indicadores de gestin por actividad planeada o ejecutada

Cuadro 16. Audiencias y medios acordados para cada una.

Cuadro 15. Cronograma de actividades por resultado

Cuadro 14. Productos a entregar

Cuadro 16. Cronograma de actividades realizadas.

Cuadro 17. Presupuesto establecido al iniciar este proyecto.

Figura 1. Organigrama Institucional

Figura 3. Formato de encuesta construido participativamente

Figura 4. Acta de entrega de informe de resultados del Diagnstico

Figura 5. Boletn Institucional Noticlan

Figura 7. Esquema del Sistema Participativo de Comunicacin Interna 105

Figura 10. Encuesta de evaluacin del proceso de orientacin a nuevos

Figura 12. Evento en Facebook creado para invitar a egresados,

Figura 13. Boleta para ingresar al evento.

Figura 14. Invitacin digital para todos los empleados.

Figura 15. Afiche promocional fiesta de egresados.

El proyecto de pasanta institucional como opcin de grado: Diseo de un

Dicho trabajo tuvo como objetivo general, fortalecer los procesos de

Para el fortalecimiento de dichos procesos era necesaria la realizacin previa

Con la ejecucin de dichas estrategias se logr posicionar el rol de la

Al mismo tiempo que se realizaron todas las actividades planeadas para la

Palabras Claves: comunicacin, educacin, educomunicacion, estrategia,

El proyecto de pasanta institucional en el Colegio los ngeles del Norte

A continuacin, se aborda la problemtica que orient esta pasanta, la cual